Kadr sənədləri - bu, işçilərin olduğu hər hansı bir şirkətdə və ya fərdi sahibkarda olması lazım olan sənədlərin kifayət qədər böyük bir siyahısıdır. Onlardan bəziləri korporativ kadr məsələlərinə, digərləri əmək haqqının hesablanması və ödənilməsinə, digərləri isə şəxsi məlumatların mühafizəsinin aktual probleminə aiddir. Müvafiq olaraq, müxtəlif təşkilatlar belə kadr sənədlərini yoxlaya bilərlər. dövlət strukturları bu və ya digər "şəxsi" məsələyə nəzarət etmək: əmək müfəttişliyi, Roskomnadzor və əlbəttə ki, Federal Vergi Xidməti və fondlar.

Bu arada, bu və ya digər sənəd olmadıqda kadr qeydləri Müfəttişlərdən tələblər və cərimələr mümkündür.

Şirkət rəhbərinin və ya sahibinin ilk növbədə hansı kadr sənədlərini yoxlamalı olduğunu anlayaq, çünki. onlar MMC-nin məcburi sənədləridir.

Əmək müqavilələri . Hər bir işçi ilə yazılı şəkildə əmək müqaviləsi bağlanmalıdır. Əvvəldən 3 gün müddətində müqavilə tərtib edib imzalamaq lazımdır əmək fəaliyyəti. Əmək müqaviləsi 2 nüsxədə tərtib edilir və onlardan biri işçiyə verilir. Müqavilədə iş yeri, vəzifə, ödəniş, müqavilənin müddəti, müddəti göstərilir Sınaq müddəti və s. İş şəraiti ilə bağlı bütün dəyişikliklər (məsələn, əmək haqqının artırılması) əmək müqaviləsinə əlavə razılaşmada qeyd olunur.

Vacibdir! Sığorta haqlarına qənaət etmək üçün çoxları əmək müqaviləsi deyil, mülki hüquq müqaviləsi bağlayır. Təcrübə göstərir ki, müfəttişlər bu qənaət üsulu ilə çoxdan tanışdırlar, buna görə də əvəzediciləri müəyyən etmək üçün müqavilələri diqqətlə öyrənirlər. əmək münasibətləri sivil qanun. Bir pozuntu aşkar edilərsə, cərimə olacaq: bir şirkət üçün - 100 min rubla qədər, fərdi sahibkarlar üçün - 10 min rubla qədər.

İşçilərin şəxsi kartları . Bütün işçilər üçün tamamlanmalıdır. Kart T-2 nömrəli vahid forma (Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 05.01.2004-cü il tarixli 1 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir) və ya rəhbər tərəfindən təsdiq edilmiş öz-özünə hazırlanmış forma (bir şərtlə ki,) əsasında aparıla bilər. bütün lazımi detalları ehtiva edir) istifadə edilə bilər. Şəxsi kart məcburi kadr sənədidir. Lakin 2013-cü il yanvarın 1-dən ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının albomlarında olan ilkin uçot sənədlərinin formaları mühasibat sənədləri, məcburi deyil.

Təcrübədə bir çoxları T-2-ni saxlamağa davam edəcək və öz formalarını inkişaf etdirmirlər, çünki o, mühasibat proqramlarına avtomatik yüklənir (Rusiya Maliyyə Nazirliyinin № PZ-10/2012 məlumatı).

Əmək kitabçaları . Bir qayda olaraq, kitablar müəssisə rəhbəri tərəfindən saxlanılır və ya onun əmri ilə məsul şəxs təyin edilir. Əmək kitabçası işçinin iş stajını təsdiq edən əsas kadr sənədidir və bütün işəgötürənlər istisnasız olaraq onları saxlamalıdırlar. Əvvəllər heç bir yerdə işləməmiş işçi üçün işçinin yazılı tələbi ilə işəgötürən tərəfindən əmək kitabçasının yaradılması və verilməsi tələb olunur. İşçiyə əmək kitabçası verilərkən işəgötürən ondan rüsum alır, məbləği onun alınması üçün çəkilən xərclərin məbləği ilə müəyyən edilir (Hökumətin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş Qaydaların 47-ci bəndi). .

Kitabların özlərinə əlavə olaraq, şirkətdə olması məcburi olan kadr sənədlərinin siyahısına hərəkətin uçotu kitabı daxildir. iş dəftərləri və onlara əlavələr, habelə əmək kitabçası və əlavələrin formalarının uçotu üçün gəlir və xərclər kitabı (Rusiya Əmək Nazirliyinin 10.10.2003-cü il tarixli, 69 nömrəli qərarı). İşdən çıxarıldıqdan sonra əmək kitabçası işçiyə işinin son günündə verilir. İşçiyə əmək kitabçasının verilməsi faktı əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkətinin uçotu kitabında əks olunur. 12-ci sütunda kitabın verilmə tarixi, 13-cü sütunda isə işçinin imzası göstərilir.

Vacibdir!Əmək kitabçalarının mövcudluğu və onların saxlanması qaydası əmək müfəttişliyi və FIU tərəfindən yoxlanılır. Kitabın verilməsi şərtlərinin pozulmasına və ya səhv doldurulmasına görə verilir maddi məsuliyyət(Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 234-cü maddəsi).

İşdən çıxarılan işçiyə əmək kitabçasını poçtla göndərmək mümkündürmü?
İşçi işdən çıxarıldığı gün işdə olmadıqda və ya onu almaqdan imtina edərsə, əmək kitabçası poçtla göndərilə bilər (işçinin göstərilən ünvana göndərilməsinə razılığı ilə). Belə bir vəziyyətdə, işəgötürən işçiyə əmək kitabçasına gəlməyin zəruriliyi barədə bildiriş göndərməli və ya onu poçtla göndərməyə razılaşmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 84.1-ci maddəsinin 6-cı hissəsi, Əmək Məcəlləsinin 36-cı bəndi). iş dəftərlərinin saxlanması və saxlanması).

kadr təminatı . “Heyət” strukturunu, tərkibini və işçilərin sayını göstərir: siyahı struktur bölmələri, vəzifələrin adları, ixtisasları göstərən peşələr (siniflər, kateqoriyalar və s.). Bu baxımdan kadr ofisi işiştat cədvəli məcburi kadr sənədlərinə daxil edilir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 15, 57-ci maddələri).

Vacibdir! Praktikada ştat cədvəli əmək haqqı ilə bağlı müxtəlif mübahisələrin həllində, sübutda çox faydalı ola bilər vergi ofisi kənardan kadrların cəlb edilməsi xərclərinin əsaslandırılması və s.

İş təsvirləri . Bir tərəfdən, iş təsviri məcburi sənədlərə daxil edilmir kadr xidməti, çünki onu inkişaf etdirib-işlətməyəcəyinə şirkət qərar verir. Digər tərəfdən, işçi ilə mübahisə zamanı çox faydalı ola bilər. Məsələn, bir işçi haqsız yerə intizam tənbehi verildiyini iddia edirsə, göstərişlər olmadan heç nəyi sübut etmək çətin olacaq.

Vacibdir! Baxmayaraq ki iş təsvirləri tələb olunan sənədlər arasındadır kadr işi, hələ də onları hazırlamaq daha yaxşıdır, çünki onlar işçinin səlahiyyətlərini məhdudlaşdırmaq üçün istifadə edilə bilər. Məsələn, o, satış menecerinin müştərilərə endirimlərin və müəyyən məbləğdən artıq əməliyyatların idarə olunması ilə əlaqələndirilməsi məsuliyyətini təyin edə bilər. Həmçinin, təlimatlarda saxtakarlıq hərəkətlərinin qarşısını almaq üçün şirkətin mühasibat proqramına giriş hüquqlarını məhdudlaşdırmaq lazımdır.

Daxili əmək qaydaları . Bu kadr sənədi işçilərin işə qəbulu və işdən azad edilməsi qaydasını, tərəflərin hüquq və vəzifələrini, iş rejimini, istirahət vaxtını, həvəsləndirmə və cərimələri və s. (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189-cu maddəsi) müəyyən edir. Yeni işçi imzaya qarşı Qaydalarla tanış olmalıdır.

Tətil cədvəli . Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsinə uyğun olaraq məcburi kadr sənədidir. Cədvəl kadrlar şöbəsinin müdiri (əgər varsa) tərəfindən tərtib edilir və baş direktor tərəfindən imzalanır. Üstəlik, bu, dekabrın ortalarından gec olmayaraq edilməlidir, yəni. yeni təqvim ilinin başlanmasına iki həftə qalmış. Bütün işçilər sənədlə tanış olmalıdırlar. Cədvəl tərtib edərkən yadda saxlamaq lazımdır ki, tətilləri hissələrə bölərkən hissələrdən biri ən azı 14 təqvim günü olmalıdır.

Şəxsi məlumatlar haqqında Əsasnamə . O, həmçinin hər hansı bir şirkətdə mütləq olması lazım olan kadr sənədlərinin siyahısına daxil edilmişdir (27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ Federal Qanunu, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 88-ci maddəsi). Əsasnamə fərdi məlumatların tərkibini, onların emalı və üçüncü şəxslərə ötürülməsi qaydasını, emal zamanı işçilərin hüquq və vəzifələrini və s.-ni müəyyən edir.Sənəd istənilən formada tərtib edilir, lakin istənilən halda onun məzmunu aşağıdakılara uyğun olmalıdır. 152-FZ saylı Qanunun tələbləri. Şirkətin bütün işçiləri imza əleyhinə Əsasnamə ilə tanış olmalıdırlar.

Şəxsi məlumatların emalına razılıq . İşçi onların işlənməsinə razılıq verənə qədər bir işçinin şəxsi məlumatlarını emal edə bilməzsiniz. Hər bir işçidən yazılı razılıq alınmalıdır.

İşçinin məlumatların işlənməsinə razılıq verməməsinə görə cəzalar
Şəxsi məlumatların emalına razılığın olmaması üçün cərimələr nəzərdə tutulur: şirkətlər üçün - 15 ilə 75 min rubl arasında, vəzifəli şəxslər üçün - 10 ilə 20 min rubl arasında. (Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 13.11-ci maddəsi).

Əmək haqqı haqqında Əsasnamə . Əmək haqqı haqqında əsasnamə, təşkilat əmək haqqına əlavə olaraq digər ödənişləri (məsələn, bonuslar, bonuslar) və ya müxtəlif mükafatlandırma sistemlərini təmin etdikdə tərtib edilir. Əsasnamə əmək haqqının ödənilməsi prinsiplərini, əmək haqqının indeksləşdirilməsi qaydasını, ezamiyyət xərclərinin ödənilməsi, əlavə iş vaxtının ödənilməsi, bonusların ödənilməsi şərtlərini və s. (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 135-ci maddəsi) müəyyən edir. Bütün bunlar, prinsipcə, daxili əmək qaydaları ilə izah edilə bilər, lakin praktikada əmək haqqı şərtləri ayrıca bir müddəa ilə seçilir - bu şəkildə tənzimləyici orqanlar tərəfindən yoxlamalar zamanı daha az suallar olacaq.

Vaxt cədvəli . Şirkət hər bir işçinin işlədiyi vaxtın uçotunu aparır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91-ci maddəsi). Bunun üçün bir vaxt cədvəli istifadə olunur - T-12, T-13 No şəklində və ya işəgötürən tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanmışdır. Vaxt cədvəli əsasında əmək haqqı hesablanır və ödəniş vərəqələri doldurulur. Yəni hesabat kartı təşkilatın əsas kadr sənədlərinə daxildir.

Ödəniş qəbzinin formasını təsdiq edən sənəd . İşəgötürən əmək haqqını ödəyərkən hər bir işçiyə müvafiq dövr üçün ona ödənilməli olan əmək haqqının tərkib hissələri, tutulmaların məbləği və əsasları, habelə ödənilməli olan pulun ümumi məbləği barədə yazılı məlumat verməyə borcludur. Qanunvericilik əmək haqqı vərəqəsinin vahid formasını nəzərdə tutmadığından, bu forma işəgötürən tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır və əmr və ya digər daxili kadr sənədi ilə təsdiq edilir.

Sifarişlər . Məcburi kadr sənədlərinə şirkət tərəfindən təkbaşına tərtib edilən müxtəlif qeyri-unifikasiya edilmiş sifariş formaları da daxil edilə bilər. Əsas fəaliyyət üçün əmrlər təşkilatın hüquqi şəxs kimi işi ilə bağlı məsələlər üzrə verilir (məsələn, yanğın təhlükəsizliyinə cavabdehlərin təyin edilməsi, hesabatların verilməsi vaxtı, təşkilat haqqında əmr). hərbi qeydiyyat və s.). Sifarişlər kadr(bir qayda olaraq, vahid) təşkilatın işəgötürən kimi fəaliyyəti ilə bağlı məsələlərdə (işə qəbul, köçürmə, işdən çıxarılma, mükafatlar və s.) dərc olunur.

Biz də öz növbəmizdə sizə kadr sənədlərinin aparılması xidmətini təklif edə bilərik. Kadrların normativ sənədlərini və ümumilikdə kadr uçotunu bizə həvalə etməklə, siz kağız məsələlərindən yayınmayaraq, sakit şəkildə bizneslə məşğul olacaqsınız.

Zəng edin, yazın - istənilən kadr məsələsi və ya kadr sənədi ilə bağlı sizə kömək etməyə hər zaman hazırıq!

Bir mütəxəssislə əlaqə saxlayın

Bu gün bir müəssisədə avtomatlaşdırılmış sistem modaya hörmət deyil, təcili ehtiyacdır. Ticarət şirkətlərindən biri avtomatlaşdırma layihəsini, sözün əsl mənasında, sıfırdan həyata keçirməyi bacardı. Tətbiq olunan vaxta qədər təşkilatın heyəti beş yüz nəfərdən çox idi. Eyni zamanda, kadr xidmətində bir dənə də olsun proqram məhsulu yox idi.

Şirkətin departamentləri arasında əlaqə yaratmaq çətin idi. Bu problemi aradan qaldırmaq istəyi, habelə işçilərin ümumi məlumat bazasının yaradılması kimi təxirəsalınmaz vəzifənin həlli biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasının əsas səbəbi oldu. Layihə iki bölmənin təşəbbüsü ilə həyata keçirilib: maliyyə şöbəsi və kadrlar xidməti. Üç əsas suala cavab verərək avtomatlaşdırmanın əsas parametrlərini tərtib edən onlar idi:

Layihə nəticəsində nə əldə etmək istərdiniz?

Bununla bağlı şirkət hansı maliyyə xərclərini çəkəcək?

Avtomatlaşdırmanı hazırlamaq və həyata keçirmək nə qədər vaxt aparacaq?

Layihə üzərində işləmək üçün üç şöbənin mütəxəssislərinin daxil olduğu təşəbbüs qrupu yaradıldı:

informasiya texnologiyaları xidmətləri - onun vəzifələrinə bazardakı proqramların təhlili, şirkətin gələcəkdə təqdim etməyi planlaşdırdığı İT məhsulları ilə qarşılıqlı əlaqənin mümkünlüyünün qiymətləndirilməsi, habelə proqramın sonrakı saxlanılması ilə bağlı məsələlərin həlli daxildir;

Maliyyə şöbəsi- əmək haqqı ilə bağlı avtomatlaşdırma tapşırıqlarının diapazonunun müəyyən edilməsi;

kadr xidmətləri - işçilərin idarə edilməsi baxımından layihənin vəzifələrini formalaşdırmaq.

Təşəbbüs qrupu ilk növbədə informasiya xidmətləri bazarını təhlil edib. Məlum oldu ki, şirkətin qarşısında duran vəzifələr baxımından demək olar ki, hamısı proqram məhsulları təkmilləşdirilməyə ehtiyacı var. Onlardan ən əlverişlisinin seçilməsi bir neçə dəyirmi masa zamanı kifayət qədər uzun müzakirə tələb edirdi. Bu hadisələr müsbət və mənfi tərəflərini ortaya qoydu müxtəlif həllər. Nəticədə seçim "1C: Əmək haqqı və Kadrlar 7.7" proqramının lehinə edildi. O dövrdə hələ "1C: İnsan Resursları və Əmək haqqı" bloku daxil deyildi, buna görə də kənar mütəxəssislər tərəfindən həyata keçirilən bəzi təkmilləşdirmələr edilməli idi.

Layihə hazırlanmış və təsdiq edilmişdir ətraflı plan hər bir bəndin yerinə yetirilməsi üçün son tarixləri və məsuliyyətini göstərən tədbirlər. Bütün layihəyə (inkişaf, sınaq, tətbiq və kadr hazırlığı) 4 ay vaxt verilmişdir (Cədvəl 3.1). Kadrlar xidmətinin hər bir bölməsinin əməkdaşları ilk növbədə elektron formada hansı məlumatlara ehtiyac duyduqlarına qərar veriblər. HR müfəttişi üçün - kadr sənədləri, HR meneceri üçün - namizədlərin məlumat bazası (əvvəllər kağız üzərində toplanmışdır), təlim mütəxəssisi üçün - təlimlərdə olanların siyahıları (şirkətin bütün işçiləri öyrədilir). Beləliklə, kadr xidməti üçün bir neçə bloku konfiqurasiya etmək lazım idi:

• 1. “Kadr seçimi”. Müsahibəyə dəvət olunmuş bütün namizədlər, eləcə də bəzi vakansiyalar açılarsa, onun üçün maraqlı ola biləcək şirkətin potensial işçiləri haqqında ən dolğun məlumatı saxlamaq üçün xüsusi kataloq yaradılmışdır.
• 2. "Təlim". Təlimlərin keçməsi haqqında məlumatların qeydə alınması üçün artıq mövcud olan “İşçilər” məlumat kitabçası təkmilləşdirilmişdir. Buraya şirkətdə işləyən (və işləmiş) hər kəsin siyahısı daxildir. Rahat oldu, çünki orada hər bir işçi haqqında məlumat var - doğum tarixi, ünvanı, pasport məlumatları, işin adı və şöbəsi, iş qrafiki, əmək haqqı və s. Ona görə də bu kataloq yenidən nəzərdən keçirilmək üçün seçildi. İndi təlimin tarixi və adı, onun nəticələri, eləcə də hansı növ təlim üçün lazım olduğu barədə məlumatları daxil etmək mümkündür. gələcək inkişaf işçi - həm yeni, həm də mövcud.
• 3. “Kadrlar üzrə ofis işi”. Bu blokun da imkanlarını genişləndirmək, xüsusən məzuniyyət cədvəlinə daxil olmaq, ona əməl olunmasına nəzarət etmək, əmək müqavilələri bağlamaq məqsədilə yekunlaşmaq üzrədir.
• 4. “Hesabat və statistika”. Məhz hesabatların tərtibi və statistik məlumatların toplanması bizə görülən işləri təhlil etməyə və gələcək üçün planlar formalaşdırmağa imkan verir. Bu məqsədlər üçün aşağıdakı elektron hesabatlar yaradılmışdır:

"Procentik" - məlumatı faizlə toplayır: kadr dəyişikliyi dərəcəsi, müsahibədən keçmiş namizədlərin sayına və işə qəbul edilmiş işçilərin sayına nisbət;

"Maraqlı statistika" - hər ay kadrlar şöbəsi şirkətin bütün işçilərini bu hesabatın məlumatları ilə tanış edir. Təşkilatda neçə kişi və qadın olduğu, təhsillə bağlı statistik məlumatlar, ailə vəziyyəti, şirkətdə orta iş stajı.

Cədvəl 3.1

Layihənin icra planı

Proqramı quraşdırdıqdan və parametrləri sınaqdan keçirdikdən sonra növbə ən çətin mərhələyə - həyata keçirməyə çatdı. Başlamaq üçün bütün işçilər yeni proqramdan istifadə etmək üçün təlim keçiblər. -də baş verib təlim mərkəzi inkişaf şirkəti iki mərhələdə: ilk növbədə - kadr xidməti üçün, sonra - maliyyə şöbəsi üçün (bu zaman kadr zabitləri artıq proqrama məlumat daxil edirdilər). Dərslər həftə ərzində hər səhər saat 9-dan 11-ə kimi keçirilirdi. İşçilər arasında proqramın mənimsənilməsi prosesi müxtəlif templərlə gedirdi, lakin hamı əmin idi ki, avtomatlaşdırma onlara daha səmərəli işləməyə imkan verir.

Təlimdən sonra bütün məlumatlar sistemə daxil edilmişdir (şək. 3.1).

düyü. 3.1

Avtomatlaşdırmanın tətbiqindən sonra nəticələrə yekun vurulub. Əldə edilən nəticələrin təhlili aşağıdakıları göstərdi:

• 1. Ən sadə kadr prosedurları üçün əmək xərclərinin əhəmiyyətli dərəcədə azaldılması (Cədvəl 3.2).
• 2. Kadrlar xidməti ilə maliyyə şöbəsi arasında sadələşdirilmiş qarşılıqlı əlaqə.
• 3. İşçilər haqqında məlumatları saxlamaq və istifadə etmək daha rahat olub.

Cədvəl 3.2

İşə qəbul prosesində dəyişikliklər

Kadrlar xidməti kadr proseslərinin avtomatlaşdırılmasında aşağıdakı çətinliklərdən xəbərdar olmalıdır:

yaxşı və keyfiyyətli layihə böyük tələb edir Pul(xüsusilə proqram konfiqurasiyasını əhəmiyyətli dərəcədə dəyişdirmək və ya əlavə etmək lazımdırsa);

Avtomatlaşdırma layihəsində iştirak edən HR mütəxəssisləri proqram tərtibatçıları ilə əlaqə saxlamalı olacaqlar. Eyni zamanda, bütün kadr zabitləri proqramçılarla "eyni dildə" danışa bilmirlər (həm də əksinə), buna görə də onlar bunu öyrənməli olacaqlar;

bütün zəruri məlumatların daxil edilməsi prosesi kadr xidmətinin işçilərindən maksimum diqqət cəmləşməsini tələb edəcəkdir.

Forma və məzmun kimi fəlsəfi kateqoriyalardan istifadə edərək, təşkilatın işçiləri ilə işi bütöv şəkildə nəzərdən keçirsək, kadrların idarə edilməsi məzmun kimi, kadr uçotunun idarə edilməsi isə təşkilatın kadr siyasətinin bir forması kimi təqdim edilə bilər. Bu məzmun və forma bir-biri olmadan mövcud ola bilməz. Gəlin görək necə effektiv qura bilərik cari iş müəssisənin xüsusiyyətlərini və işçilərin əməyinin xarakterini nəzərə alaraq kadrlarla.

Şirkət düzgün işçi tapıb. Sonra, HR mütəxəssisləri onu düzgün tərtib etməlidirlər. Axı, kadr uçotunun natamam və ya düzgün aparılmaması ilə təşkilat, maliyyə riskləri, və eyni zamanda, müəssisə rəhbəri təsir edici şəxsi cərimə gözləyə bilər.

Əgər kadr siyasətiŞirkət xərclərə qənaət və əhəmiyyətli kadr dəyişikliyi (xüsusilə işçilər) ilə xarakterizə olunduğundan, kadrların idarə edilməsinin optimallaşdırılması, kadrlar şöbəsinin səmərəliliyinin artırılması məsələsinə böyük diqqət yetirmək lazımdır. Məhz bu vəzifə mühafizə təşkilatları 1 qrupunun kadrlar şöbəsinin rəisinə həvalə edilmişdi.

Storytelling, ya da Company Stories kimi

Layihənin həyata keçirilməsi üçün ilkin şərtlər

2012-ci ildə şirkətlər qrupu 500 nəfərdən ibarət idi. Kadr uçotunun idarə edilməsi kadrlar şöbəsinin üç əməkdaşı (iki mütəxəssis və bir menecer) tərəfindən həyata keçirilirdi. Şöbənin işini tənzimləyən xüsusi sənədlər yox idi, hər şey şifahi razılıq əsasında həyata keçirilirdi. Mühasibat uçotu "1C" standart proqramında aparılmışdır. Hər bir işçiyə fərdi münasibət göstərilib. İnsanlar ərizələrini birbaşa kadrlar şöbəsinə aparırdılar. Burada onları işə götürüb, işdən çıxarıblar. İşçilər keçdi və mütəxəssislərdən birinin buraxılmasını gözlədi, sənədlərini köçürdü, məlumatları 1C-yə daxil etdi, lazımi sənədləri çap etdi, sonra sənədləri imzaladı və imzaya qarşı yerli qaydalarla tanış oldu ...

2013-cü ilin əvvəlində təşkilata daxil olan sifarişlə işə qəbul şöbəsi altı ay ərzində işçi axınını təmin etmiş, bununla əlaqədar olaraq işçilərin sayı 3 min nəfərə yüksəlmişdir. İşçilərin tərkibi aşağıdakı kimi olub: 100 nəfər - inzibati və rəhbər işçilər, 2900 - işçi heyət (mühafizəçilər və nəzarətçilər). İşçi heyətin dövriyyəsi 10 faiz təşkil etmişdir.

Təşkilat növbəli iş metodundan istifadə etdi, növbəli növbələr hər iki həftədən bir baş verdi: növbələrində işləyən və daha da işləmək istəməyən işçilərin kütləvi şəkildə işdən çıxarılması və yeni gələnlərin kütləvi şəkildə işə götürülməsi. Gün ərzində 50-yə qədər təyinat və eyni sayda işdən azad edilməli idi (müqayisə üçün: adi günlərdə 10-15 təyinat olur və eyni sayda işdən çıxarılma).

Qəbulların (ayda 300-ə qədər) və işdən çıxarılmasının (eyni sayda) qeydiyyatı ilə yanaşı, şöbənin funksiyalarına aşağıdakılar daxildir: məzuniyyətlərin qeydiyyatı (ayda 200-ə qədər); işçilərin tələbi ilə iş yerindən arayışların və əmək kitabçalarının surətlərinin (100-ə qədər) verilməsi; əmək haqqı almaq üçün bank kartlarının verilməsinin təşkili (ayda 300-ə qədər); işçilərin bir mühafizə obyektindən digərinə hərəkəti üçün sənədli dəstək (ayda 500-ə qədər); yeni əmək kitabçalarının qeydiyyatı (təxminən 80 aylıq); işə qəbul alətləri (namizədlərin vakansiyaların mövcudluğu haqqında necə öyrəndikləri) və işdən çıxarılma səbəbləri barədə rəhbərliyə məlumatların toplanması; işçilərin sayı, işə qəbulu və işdən azad edilməsi haqqında gündəlik, həftəlik və aylıq hesabatların hazırlanması.

Kadrlar şöbəsi mühafizə xidməti ilə (obyektləri bilavasitə mühafizə edən və aşağıdakı struktura malik bölmə: mühafizə şöbəsinin rəisi, rəis müavinləri, sahə rəisləri, böyük növbələr, mühafizəçilər və nəzarətçilər), habelə mühasibat şöbəsi. Eyni zamanda, əvvəlki iş qaydası qorunub saxlanıldı (qaydalar yoxdur, standart 1C proqramında mühasibat uçotu, işçilərin hər biri ilə fərdi iş). Mühafizə şöbəsinin əməkdaşlarının ifadələri sənədləri qaydaya salınmadan ötürülürdü və tez-tez itirilirdi, onların köçürülüb-ötürülmədiyini yoxlamaq imkanı yox idi. İşçilər tez-tez kadrlar şöbəsinə gedib ərizələrini heç bir fiksasiya etmədən özləri verirdilər. Belə ki, kadrlar şöbəsinin əməkdaşları tərəfindən sənədlərin mühasibatlığa verilməsi formatı və müddəti özbaşına olub.

Kadrlar şöbəsinin üç mütəxəssislə doldurulmasına baxmayaraq (indi onlar beş nəfərdir, rəis nəzərə alınmasa), bölmənin hələ də işə yaramadığı açıq-aydın görünürdü. Bu özünü aşağıdakılarda göstərdi. Növbəli növbə günlərində işçilər saat 22:00-a qədər, adi günlərdə - saat 20:00-a qədər işdə qaldılar, bunun üçün mütəmadi olaraq əlavə iş vaxtı ödənilirdi. Altı ay ərzində heç kim məzuniyyətə getmədi, çünki bu mümkün deyildi. Kadrlar şöbəsinin kadr dövriyyəsi artıb: son altı ayda üç nəfər dəyişdirilib. Hər gün mühasibatlıqdan şikayətlər olurdu. Sənədlərdəki səhvlər (kağız və ya elektron) 18-20%, sənədlərin təqdim edilməsi müddətlərinin pozulması (məzuniyyət və işdən çıxarılma haqqında sərəncamlar, bank kartlarının istehsalı üçün sənədlər və s.) 20-25% təşkil edib. Mühafizə xidmətindən şikayətlər (işçilərin qəbul və işdən çıxarılmasının uzun müddət qeydiyyata alınması, müraciətlərin icrasının gecikdirilməsi, verilən ərizələrin itməsi, məzuniyyət və arayışların vaxtında rəsmiləşdirilməməsi) olub. Bütün bunlar kadr mütəxəssisləri, eləcə də kadrlar şöbəsi, mühasibatlıq və təhlükəsizlik xidmətləri arasında münaqişələrin yaranmasına səbəb olub. Təşkilatın həm indiki, həm də keçmiş işçiləri müraciət etməyə başladılar əmək müfəttişliyi sənədlərin keyfiyyətsiz və vaxtında icra edilməməsinə dair ərizələrlə məhkəmə.

Kadrlar şöbəsinin əsas prinsiplərinin həyata keçirilməsi

Kadrlar şöbəsinin yeni rəhbərinin qarşısına vəzifə qoyuldu: yaratmaq səmərəli işüçün büdcəni artırmadan ona həvalə edilən vahid əmək haqqı işçilər. Bu tapşırığın tərkib hissəsi kimi mühafizə və mühasibat xidmətlərindən şikayətlərin qəbulunun dayandırılması, sənədlərin qanunla müəyyən edilmiş müddətdə icrasına nail olunması, kadrların qeyri-qənaətbəxş icrası ilə bağlı işçilərdən rəhbərliyə və təftiş orqanlarına daxil olan şikayətlərə yol verilməməsi zəruri olub. sənədlər.

Vəziyyəti öyrənmək üçün müdir tabeliyində olanlardan iki həftə əvvəlki qaydada (növbələrarası dövrdə və növbələr arasında) işləməyi xahiş etdi. Bütün bu problemləri görən və rəhbərliyin kadrlar şöbəsində kadrların sayını artırmamaq tələbini nəzərə alan rəis işin dəyişdirilməsinin intensiv yolunu, yəni məhsuldar olmayan vaxt xərclərini azaltmaqla sənədlərin işlənməsi vaxtının maksimum azaldılmasını seçdi. Eyni zamanda, şöbənin aşağıdakı fəaliyyət prinsipləri hazırlanmışdır:

• axın ofis işi;
• işçilərin bilavasitə rəhbərləri ilə işləmək;
• kadrlar şöbəsinin fəaliyyətinin tənzimlənməsi;
• 1C proqramından istifadə edərək həll olunan vəzifələrin maksimum avtomatlaşdırılması.

Gəlin bu prinsiplərin iş prosesinə daxil edilməsinin necə baş verdiyini və hansı effektin əldə edildiyini nəzərdən keçirək.

HR qeydlərinin aparılmasını sadələşdirin

Bir ailə üçün sıyıq bişirmək bir şeydir, bir dəstə əsgər üçün başqa şeydir: bu bir şeydir, amma yanaşmalar fərqlidir. Ofis işində də belədir: 100 nəfərlik işçi heyəti və ildə 10% kadr dövriyyəsi olan bir şirkətdə onu idarə etmək bir şeydir, 3 min nəfərlik işçi heyəti və dövriyyəsi olan şirkətdə isə başqa şeydir. ayda 10%.

Kadrlar üzrə ofis işinin mahiyyəti davamlı (konveyerdə olduğu kimi) sənədləşmə işindədir. Yəni, mütəxəssis bir işdən çıxarılma və sonra bir işə qəbul deyil, müəyyən bir müddət ərzində eyni tipli çoxlu sayda sənəd tərtib edir. Eyni zamanda, bir çox homojen əməliyyatları ardıcıl olaraq yerinə yetirir, diqqətini buna cəmləyir və başqa məsələlərdən yayınmır.

Tabeliyində olanların işini müşahidə edən kadrlar şöbəsinin rəisi məhsuldar olmayan vaxt itkisini qeyd edib. Bununla bağlı vaxtdan istifadənin səmərəliliyini aşağı salan problemlər müəyyən edilmiş və onların aradan qaldırılması üçün tədbirlər görülmüşdür. (Cədvəl 1).

Cədvəl 1. İş axını prinsipinin tətbiqi tədbirləri

Birbaşa rəhbərlə işləmək

Hər bir işçi ilə şəxsi işdən imtina etmək lazım idi. Dərhal nəzarətçilərlə işləmək konsepsiyasına keçid edildi. Bunlar yüksək səviyyəli növbələr və təhlükəsizlik sahələrinin rəhbərləridir. Kadrlar şöbəsinin əməkdaşları yalnız işə qəbul və işdən azad edilərkən işçi heyəti ilə əlaqə saxlayırlar. Bu, təhlükəsizlik xidmətinin rəhbərliyi ilə razılaşdırılır, çünki onların köməyi tələb olunur. Bu prinsipin həyata keçirilməsi üçün xüsusi tədbirlər görülür (Cədvəl 2).

Cədvəl 2. Birbaşa rəhbərlərlə iş prinsipinin həyata keçirilməsi üzrə tədbirlər

Kadrlar şöbəsinin fəaliyyətinin tənzimlənməsi

Hər kəslə birlikdə kadrlar şöbəsinin işinin tənzimlənməsi prinsipi və tənzimləmənin rəsmiləşdirilməsi onun mühasibatlıq şöbəsi və təhlükəsizlik xidməti ilə əlaqələri. Bu, bir sıra korporativ qaydaların hazırlanmasını və həyata keçirilməsini tələb edirdi. Şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin xüsusiyyətlərini öyrəndikdən sonra kadrlar şöbəsinin müdiri kadrlar şöbəsi ilə təhlükəsizlik xidməti arasında qarşılıqlı əlaqə haqqında əsasnamə və mühasibat şöbəsi ilə kadrlar şöbəsi arasında qarşılıqlı əlaqə haqqında əsasnamə təklif etdi, burada son müddətləri ciddi şəkildə təsvir etdi. sənədlərin təqdim edilməsi.

Sənəd işlərinin nümunələri ilə kadrların iş axını üçün standart hazırlanmışdır; müəyyən iş ritmini və müəyyən sənədlərin işlənməsi müddətlərini təyin etməklə şöbənin fəaliyyət cədvəli tərtib edilmişdir; hazırlanmışdır addım-addım təlimat təşkilatda istifadə olunan modifikasiyada əsas qeydiyyat prosedurları üzrə 1C proqramında işləmək; məsul şəxslər göstərilməklə kadrlar şöbəsinin hesabatlarının siyahısı tərtib edilib (bu məsələdə qeyri-müəyyənlik aradan qaldırılıb); bütün cəlb edilmiş şöbələrin iş ardıcıllığını əks etdirən əmək münasibətlərinin (işdən çıxarılma, işə qəbul, kadrların köçürülməsi, məzuniyyətlər) qeydiyyatı üçün əsas iş proseslərinin sxemi hazırlanmışdır.

Layihənin icrası zamanı aşağıdakı əsasnamələr hazırlanmışdır:

• Kadr uçotunun idarə edilməsinin korporativ standartı.
• Kadrlar şöbəsinin və mühafizə xidmətinin qarşılıqlı əlaqəsi qaydaları (Əlavə 1).
• Mühasibat uçotu və kadrlar şöbələrinin qarşılıqlı əlaqəsi qaydaları (əlavə 2).
• Kadrlar şöbəsi tərəfindən hesabatların hazırlanması qaydaları (Əlavə 3).
• Hesabat siyahısı. "1C" proqramı ilə işləmək üçün təlimatlar.
• Əmək münasibətlərinin rəsmiləşdirilməsi iş proseslərinin təsviri.

Əsasnamə layihələri aidiyyəti idarə və rəhbərliklə razılaşdırılıb.

"1C" də həyata keçirilən əməliyyatların maksimum avtomatlaşdırılması

Növbəti fikir Word-də tərtib edilmiş və əl ilə yazılmış sənədlərin sayını azaltmaq üçün 1C proqramında əlavə avtomatlaşdırma idi. Bütün şöbə avtomatlaşdırılması lazım olan əməliyyatların müəyyən edilməsi prosesinə cəlb edilib. İşçilər bu və ya digərinin avtomatlaşdırılmasını fəal şəkildə təklif etdilər. Lakin bütün bunlar müəyyən maddi xərclər tələb edirdi. Təşkilatın heyətində 1C proqramçısı var. Onu bu layihəyə cəlb etmək üçün rəhbərlik diqqətin yayınma müddətini müəyyənləşdirməyi xahiş edib bu işçi gələcək xərcləri hesablamaq üçün. Nəticədə, bu mütəxəssislə birlikdə avtomatlaşdırma planı və tələb olunan iş saatlarının sayı müəyyən edilmişdir. (Cədvəl 3).

Cədvəl 3. Avtomatlaşdırılmış tapşırıqların siyahısı və onların üzərində işlərin müddəti

Avtomatlaşdırmanın həyata keçirilməsi üçün xərclər: 150 min c.u. e .: (proqramçının əmək haqqı) / 168 (ayda iş saatlarının sayı) x 78 = 69,640 c.u.

Bütün tədbirlər həyata keçirildikdən sonra kadrlar şöbəsinin işçilərinə iş vaxtından artıq ödənişdən qənaət aşağıdakıları təşkil etdi:

72 saat (ay ərzində 3 işçi həftədə 3 dəfə 2 saat gecikdirilib) x (42 min ABŞ dolları (HR mütəxəssisinin əmək haqqı)) / 168 (ayda işlənmiş saatların sayı) = ayda 18 min ABŞ dolları.

Beləliklə, xərclər dörd ay ərzində özünü doğrultdu.

Fəaliyyətlərin icrası altı ay davam etdi, bütün dörd prinsip paralel olaraq həyata keçirildi.

Layihənin nəticələri

Görülən tədbirlər nəticəsində mühafizə xidmətinə şikayətlərin qəbulu praktiki olaraq dayandırılıb (ayda birdən çox olmamaqla), sənədlərin 96 faizi keyfiyyətli, 98 faizi isə müvafiq qaydada icra olunub. sabit vaxt. Mühasibatlıq şöbəsindən şikayətlərin sayı əhəmiyyətli dərəcədə azalıb (2-4%), işçilər yoxlama orqanlarına müraciət etməyi dayandırıblar (son altı ayda bir dənə də olsun şikayət daxil olmayıb). Tədbirlərin həyata keçirilməsindən altı ay sonra göstəricilər sabit qalır, yalnız həyata keçirilən iş prinsiplərinə riayət etmək tələb olunur.

Əlavə 1. Kadrlar şöbəsi ilə mühafizə xidmətinin qarşılıqlı əlaqəsi qaydaları (fraqment)

Bu reqlament kadrlar şöbəsi ilə mühafizə xidməti arasında qarşılıqlı fəaliyyət prosedurunu müəyyən etmək məqsədi ilə hazırlanıb.

1. İşçinin işə qeydiyyatı zamanı qarşılıqlı əlaqə qaydası

1.1.Mühafizə xidmətinin şöbə/şöbə/bölmə rəisləri (bundan sonra rəislər) işçinin işə qəbulu barədə razılığa gəldikdən sonra İşçilərin sorğu vərəqəsinin aşağıdakı bölmələrini doldurmalıdırlar:

1.2.“Sənədlərin yoxlanılması (vəzifəli şəxsin imzası)” bölməsini doldurmaq üçün menecerlər işçini baş direktora və ya mühafizə xidmətinin rəhbərinə.

1.3.İşçi yenidən işə qəbul olunduqda, kadrlar şöbəsi işçini yenidən qəbula razılaşdırmaq üçün mühafizə xidmətinin rəhbərinə göndərir.

1.4.İşçinin qəbulu ilə bağlı razılığa gəldikdən sonra rəhbərlər Memorandumun işçi üçün aşağıdakı bölmələrini doldurmalıdırlar:

Qeydiyyatdan sonra işçi göndərilir

1.5.Kadrlar şöbəsi ayın 3-də və 17-də mühafizə xidmətini işçilərin siyahıları ilə təmin edir.

1.6.Mühafizə xidməti cari ayın 4-cü və 18-nə qədər kadrlar şöbəsinə əsas işçilərin və vəzifələrdə yarımştat işləyənlərin sayı barədə hesabat təqdim edir.

2. İşçilərə tətil, şəhadətnamə, xəstəlik məzuniyyəti verilərkən qarşılıqlı əlaqə qaydası

2.1.Məzuniyyət üçün ərizələr (təsdiq olunmuş blankda və ya blanka uyğun olaraq əlyazma mətni şəklində) məzuniyyətin başlanmasına ən geci 10 təqvim günü qalmış mühafizə xidməti tərəfindən kadrlar şöbəsinə verilir.

2.2 Arayışların və sənədlərin surətlərinin təqdim edilməsi üçün ərizələr tələb olunan tarixə ən geci 3 iş günü qalmış mühafizə xidməti tərəfindən kadrlar şöbəsinə (təsdiq olunmuş blankda və ya forma üzrə əlyazma mətni şəklində) verilir. təqdim edilməsi. Kadrlar şöbəsi tərəfindən arayışların və surətlərin hazırlanması müddəti 3 iş günüdür.

2.3.Məzuniyyət üçün müraciət müddəti ayın 1-dən 6-dək və ayın 15-dən 21-dəkdir. Sertifikatların verilməsi üçün ərizələrin verilməsi müddəti ayın 1-dən 10-a və 15-dən 25-dəkdir.

2.4.İdarə rəisi və mühafizə xidmətinin rəis müavini məzuniyyət ərizəsinə təsdiq vizası qoyurlar. İşçi ən azı 6 ay işlədikdə məzuniyyət verilir.

2.5.Kadrlar şöbəsi mühafizə xidmətinə təqdim edir e-poçt ayın 8-dən və 24-nə qədər təsdiq edilmək üçün məzuniyyətlərin siyahısı. Mühafizə xidməti məzuniyyətlərin siyahısını bir iş günü ərzində yoxlayır, fikir ayrılığı yarandıqda müvafiq məlumatı təqdim edir, razılaşdırıldıqda isə həmin siyahını elektron poçtla razılaşdırır.

2.6.Əlillik vərəqələri işçidən alındıqdan sonra iki iş günü ərzində mühafizə xidməti tərəfindən verilir.

3. İşdən çıxarılma hallarına baxılarkən qarşılıqlı əlaqə qaydası

3.1.İşdən çıxarılma haqqında ərizələr (təsdiq olunmuş blankda və ya forma üzrə əlyazma mətni şəklində) növbə ərzində iş yerində tərtib edilir, şöbə müdiri tərəfindən təsdiq edilir və mühafizə şöbəsi və ya işçilər tərəfindən idarəyə verilir. kadrlar şöbəsi. Ərizə yazmaq üçün ofisdə göründüyü halda, işçi əməliyyat növbətçisindən blank alır və mühafizə şöbəsindəki ərizəni şöbə müdirindən (mühafizə şöbəsinin rəis müavini) təsdiqləyir. Sonra ərizə işçi tərəfindən birbaşa kadrlar şöbəsinə ötürülür. Şöbə rəisləri (mühafizə xidməti rəisinin müavinləri) işlənmiş növbələrin sayını, sonuncu növbənin tarixini və tarifini qeyd edir, həmçinin ərizəni təsdiqləyirlər.

3.2 Dolama vərəqəsi (təsdiqlənmiş forma) işçi işdən çıxarılma ilə bağlı iş gördüyü zaman operativ növbətçi tərəfindən ona verilir. İşçilər bypass vərəqini əməliyyat növbətçisi, lisenziyalaşdırma və icazə şöbəsində və inzibati şöbədə təsdiqləyirlər.

3.3.Növbə müddətində işdən çıxarıldıqda dolama vərəqəsi işçinin ərizəsi təsdiq edildikdən sonra şöbə müdiri tərəfindən təsdiq edilir və kadrlar şöbəsinə təqdim edilir. Növbə müddətində yan keçid vərəqələri mühafizə şöbəsi tərəfindən təsdiq edilir və ayın 3-ü və 18-də kadrlar şöbəsinə təqdim olunur.

4. Kadrların yerdəyişməsi zamanı qarşılıqlı fəaliyyət qaydası

4.1.Təşkilat daxilində kadrların yerdəyişməsi (obyektdən obyektə, istiqamətdən istiqamətə) idarə/şöbə rəhbərlərinin qeydləri əsasında həyata keçirilir.

4.2.İşçi bir aydan artıq müddətdə işdə olmadıqda, mühafizə şöbəsi onun “Yoxlar” kateqoriyasına keçirilməsi haqqında arayış təqdim edir.

4.3.İşçi geri qayıtdıqda, mühafizə şöbəsi çıxdığı andan üç iş günü müddətində onun obyektə göndərilməsi barədə arayış təqdim edir.

7. Kadrlar şöbəsi ilə mühafizə şöbəsi arasında sənədlərin ötürülməsi qaydası

7.1.Növbə müddətində məzuniyyət ərizələrinin, arayışların, əmək qabiliyyətsizliyi haqqında arayışların, işdən çıxarılma ərizələrinin köçürülməsi gün ərzində müavin mühafizə xidməti tərəfindən toplanaraq növbəti gün saat 10:00-dək reyestr üzrə kadrlar şöbəsinə verilir. imzaya qarşı.

7.2.İşçilər tərəfindən imzalanmaq üçün hazırlanmış sənədlər kadrlar şöbəsi tərəfindən imza qarşılığında reyestr üzrə nimçələrdə (istiqamətlər üzrə) mühafizə şöbəsinə verilir.

Əlavə 2. Mühasibat uçotu və kadrlar şöbəsinin qarşılıqlı fəaliyyəti haqqında Əsasnamə

BU QAYNAMAZ KADR VƏ MÜHASİBAT ŞÖHBƏTİNİN QARŞI FƏALİYYƏTİNİN TƏRKİBİNİN MÜƏYYƏNDİRİLMƏK ÜÇÜN HAZIRLANIB.

1. Kadrlar şöbəsinin əməkdaşları tərəfindən sənədlərin 1C bazasında qeydiyyatı onların qəbul edildiyi gün həyata keçirilməlidir. 1C verilənlər bazasında işçilərin şəxsi hesabları haqqında məlumatlar bank kartı alındıqdan sonra, lakin növbəti iş günündən gec olmayaraq kadrlar şöbəsi tərəfindən doldurulur.

2.Sənədlər kadrlar şöbəsi tərəfindən müəyyən müddət ərzində mühasibatlığa verilir.

2.1.Məzuniyyətin verilməsi üçün sənədlər siyahıya və doldurulma tələblərinə uyğun olaraq məzuniyyətin başlanmasına ən geci beş iş günü qalmış təqdim edilir.

2.1.1 Məzuniyyət əmri (surəti) Baş direktor tərəfindən imzalanır.

2.2.İşdən azad edilmənin qeydiyyatı üçün sənədlər siyahıya və doldurulma tələblərinə uyğun olaraq işdən çıxarılma gününə ən geci üç iş günü qalmış köçürülür.

2.2.1.İşdən azad edilmə əmri (surəti) Baş direktor tərəfindən imzalanır.

2.2.2 Dolama vərəqi doldurulmalıdır.

2.2.3 Cari ayın vaxt cədvəli doldurulmalıdır.

2.2.4.İşçinin şəxsi hesabı göstərilməklə ərizəsi (əmək haqqı layihəsinin tərkib hissəsi kimi bank kartı olmadıqda), müstəsna hallarda işçinin kassadan ödəniş üçün ərizəsi yalnız baş mühasiblə razılaşdırılmaqla olmalıdır. .

2.3.İşçi həmin gün işdən çıxarıldıqda (ərizənin verildiyi tarixə uyğun olaraq) 2.2-ci bənddə göstərilən siyahı üzrə sənədlər cari günün saat 15:00-dan gec olmayaraq təqdim edilməlidir.

2.4 Qeydiyyat üçün sənədlər xəstəlik məzuniyyəti daxil olduğu gündən gec olmayaraq kadrlar şöbəsinə təqdim edilməlidir.

2.5 Cari ay üçün əmək haqqının hesablanması və ödənilməsi üçün vaxt cədvəli cari ayın birinci iş günündən gec olmayaraq təşkilatın ayrıca yerli normativ aktı ilə müəyyən edilmiş müddətdə təqdim edilməlidir.

4. Sənədlərin kadrlar şöbəsindən mühasibatlığa verilməsi üçün müəyyən tələblər var.

4.1.Kadrlar şöbəsinin əməkdaşları sənədləri reyestr üzrə köçürürlər (Bu Əsasnaməyə 1 nömrəli əlavə) hər gün 12:00 və 15:00. Reyestr iki nüsxədə tərtib edilir: biri kadrlar şöbəsi üçün, ikincisi mühasibatlıq şöbəsi üçün.

4.2.1C ZUP proqramının məlumat bazasına müvafiq məlumatların daxil edilməsi ilə kadrlar şöbəsinin sənədləri vaxtında və yüksək keyfiyyətlə doldurulmalıdır.

4.3.Sənədlərin təhvil verilməsi müddəti pozulduqda, reyestrə səbəbləri əsaslandırılmaqla kadrlar şöbəsinin müdiri tərəfindən təsdiq edilmiş arayış əlavə edilir.

4.4.1C-yə verilən/daxil edilən məlumatlarda səhvlər aşkar edildikdə və ya başqa şərhlər olarsa, sənədlər müvafiq şərhlər göstərilməklə 1-ci Əlavəyə uyğun olaraq reyestr üzrə yenidən baxılmaq üçün qaytarılır.

Əlavə 3. Kadrlar şöbəsi tərəfindən hesabatların hazırlanması qaydaları

Garant şirkəti tərəfindən mütəmadi olaraq keçirilən Ümumrusiya onlayn seminarlarından biri bu mövzuya həsr olunub əmək məsələləri-də yaranır müasir şərait. Valentina İvanovna Andreeva, t.ü.f.d. fəlsəfə doktoru, kafedranın professoru əmək hüququ və hüquqlar sosial təminat Rusiya Ədliyyə Akademiyası (təsisçiləri: Ali Məhkəmə Rusiya Federasiyası və Rusiya Federasiyasının Ali Arbitraj Məhkəməsi).

Mövcud Əmək Məcəlləsi əmək münasibətlərini və əmək qanunvericiliyinə əməl olunmasına və əməyin mühafizəsinə nəzarət və nəzarətlə bağlı münasibətləri tənzimləyir. Eyni zamanda, bu sənədin normalarının tətbiqi zamanı əmək münasibətlərinin tənzimlənməsində müəyyən ziddiyyətlər, çatışmazlıqlar və boşluqlar aşkar edilib. Mühazirəçi tədbir zamanı onlardan bəzilərini vurğuladı. Bundan əlavə, işçiləri işə götürərkən işəgötürənin hansı sənədləri tərtib etməli olduğunu, əmək kitabçasını necə düzgün doldurmalı və bu sənədə dəyişiklik etməli olduğunu söylədi.

Əmək qanunvericiliyində boşluqlar

Bir sıra müddəalar Əmək Məcəlləsi daxili ziddiyyətlidir. Onların bəziləri kifayət qədər aydın göstərilməyib, yaxud digər normaların məzmunu onların tərtibində tam nəzərə alınmayıb. əmək hüququ. Nəticə etibarı ilə belə münaqişələrin mövcudluğu hüquq-mühafizə orqanlarının fəaliyyətini çətinləşdirə və əmək münaqişələrinin yaranmasına səbəb ola bilər.

Valentina Andreeva:
- Doğrudan da, məsələn, Əmək Məcəlləsinin 128-ci maddəsində açıq şəkildə göstərilir ki, ödənişsiz məzuniyyət işçinin yazılı ərizəsi əsasında verilir. Məcəllənin 255-ci maddəsində isə göstərilir ki, işçi ərizəsi əsasında və əmək qabiliyyətini itirmə şəhadətnaməsi olduqda analıq məzuniyyəti ala bilər. “Yazılı” sözü bu qaydaya daxil edilmir. Hərfi şərhlə belə çıxır ki, birinci halda yazılı bəyanat lazımdır, digərində isə aydın deyil: şifahi ifadə kifayətdir və ya yazılı bəyanat da lazımdır ki, bu da yeri gəlmişkən qəbul edilir. təcrübə. Bu qeyri-müəyyənliklər belə bir sual doğurur: “İşçi analıq məzuniyyətinin verilməsi xahişi ilə ərizə yazmalı və ona sənədləri əlavə etməlidir” yazan məqalə müəllifləri ilə razılaşmaq olarmı? Məlum oldu ki, o, bunu etməməlidir, amma ola bilər ki, bu tətil növü yalnız ərizə ilə deyil, iş qabiliyyətini itirmə şəhadətnaməsi ilə təmin edilir.
Başqa bir misal, hər hansı bir hərəkəti yerinə yetirərkən tərəflər arasında razılığın əldə edilməli olduğu vəziyyətlə bağlıdır. Məsələn, tətili işdən çıxararkən və ya hissələrə bölərkən. Birinci halda, əmək müqaviləsinə xitam verilməsi haqqında müqavilə tərtib etmək lazımdır. İkinci halda müqavilə tərtib etmək lazımdırmı? Hesab edirəm ki, məzuniyyətin bir hissəsini tələb edən bəyanat yazmaq kifayətdir. Bəzi müəlliflərin fikrincə, razılaşma lazımdır.
Nəzərə alın ki, hər hansı sənədləri tərtib edərkən onların vahid formasının olub-olmadığını bilməlisiniz. Məsələn, T-3 (kadrlar), T-7 (məzuniyyət cədvəli) və bir sıra digər formalar məsləhət xarakteri daşıyır (bəzi əmək müfəttişləri bununla razılaşmırlar). Bu formalardan istifadə edilməməsi işçilərin hüquqlarının pozulmasına səbəb olmur və buna görə də əmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsində pozuntu kimi qiymətləndirilə bilməz (qeyd edək ki, bu formalar mühasib üçün məcburidir və bu, ayrı-ayrı qanunvericilik aktlarında normalarda ciddi uyğunsuzluqlar olduğunu göstərir. ). Amma T-2 forması - işçinin şəxsi kartı tələb olunur.
Praktikada tez-tez başçının imzasını onun yoxluğunda əvəz etmək kimi bir vəziyyət var. görə təlimatlar, federal icra hakimiyyəti orqanları üçün Federal Arxiv tərəfindən təsdiq edilmiş, direktor yoxdursa və onun yerinə - bir deputat, sənədlərdə "müdir vəzifəsini icra edən" yazılmalıdır. Bununla belə, biz bununla razılaşa bilmərik. Bu cür səhvləri aradan qaldırmaq üçün hazırda əmək sahəsində münasibətlərin sənədləşdirilməsi haqqında qanun layihəsi hazırlanır. Orada göstərilir ki, sənədlərdə rəhbəri əvəz edən şəxsin vəzifəsi göstərilməlidir: direktor müavini, Baş mühəndis.

İşə qəbul

Hər bir təşkilat ixtisaslı kadrları işə götürmək ehtiyacı ilə üzləşir. Bir tərəfdən, işəgötürən kadr seçməkdə sərbəstdir və namizədləri seçə bilər vakant vəzifələr işə götürüldükləri işin xüsusiyyətlərinə ən uyğundur. Digər tərəfdən, Rusiya Federasiyasının Konstitusiyası və Əmək Məcəlləsi əmək azadlığı prinsipini elan edir ki, bu da hər kəsin öz əmək qabiliyyətlərindən sərbəst istifadə etmək, peşə və peşə seçmək hüququna malikdir.

Valentina Andreeva:
- Təşkilatın kadr sənədlərini 2 qrupa bölmək olar: vəzifə üçün müraciət edənlərə aid və işçilərə aid. Beləliklə, kadrlara ehtiyacın elan edilməsini birinci qrupa aid etmək olar. Çox vaxt işəgötürənlər namizəd üçün tələblərdən biri kimi şirkətin fəaliyyət göstərdiyi bölgədə daimi və ya müvəqqəti qeydiyyatın olmasını göstərirlər. Bununla belə, əmək qanunvericiliyi belə bir tələbi ayrı-seçkilik kimi açıq şəkildə müəyyən edir. Bununla əlaqədar olaraq, Rusiya vətəndaşının yaşayış yeri və ya olduğu yerdə qeydiyyatı olmaması səbəbindən işə qəbuldan imtina edilməsi qanunsuzdur, çünki bu, sərbəst hərəkət etmək, yaşayış yeri və yaşayış yeri seçmək hüququnu pozur.
Getdikcə iş təklifi kimi bir sənəd də var. Bu, bir tərəfdən, menecerin bir insanı işə götürmək öhdəliyinə səbəb olmur, digər tərəfdən, müəyyən razılaşmaların əldə edilməsindən xəbər verir. Lakin əmək müqaviləsi buna baxmayaraq tərtib edilibsə və onda olan şərtlər əvvəllər təklif olunanlara uyğun gəlmirsə, mütəxəssisin işəgötürənlə mübahisə etmək üçün əsasları var.
İş üçün müraciət edən şəxs şəxsiyyətini təsdiq edən sənədi yoxlamalıdır. Bu halda pasportun müddəti bitməməlidir. Ancaq belə bir faktın mövcudluğu işə qəbuldan imtina kimi xidmət edə bilməz. Bir işçini müvəqqəti şəxsiyyət vəsiqəsi ilə qeydiyyatdan keçirə bilərsiniz. Pasport dəyişdirildikdən sonra T-2 forma kartına və əmək müqaviləsinə müvafiq dəyişikliklər edilməlidir.
Əmək kitabçasına xüsusi diqqət yetirilməlidir. 2003-cü il blankında verilməlidir. Əgər işçi iş stajına 2004-cü ildən əvvəl başlamışsa, onda sənədin forması 1938 və ya 1973-cü il nümunəsi olacaq və içindəki əlavə müasir olmalıdır - 2003. İş kitabının düzgün formada tərtib edilmədiyini görsəniz, onun dublikatını etməli və ya yenisini verməlisiniz.
İşçilərdən birinin əmək kitabçasında kadr məmuru əvvəlki işəgötürənin etdiyi səhvi aşkar edərsə, hərəkət etmək üçün 2 yol var. Birincisi, işçinin əmək kitabçasında səhvə yol vermiş təşkilata müstəqil şəkildə müraciət etməsi və orada müəyyən edilmiş qaydada düzəldilməsidir. İkinci yol, adamın işlədiyi şirkət indi sorğu göndərir əvvəlki işəgötürən və onun rəsmi cavabı əsasında əmək kitabçasına düzəlişlər edir. Eyni zamanda, iş dəftərlərinin doldurulması üçün Təlimatlara uyğun olaraq düzəldici qeydlər aparılmalıdır. Son girişdən sonra növbəti seriya nömrəsini və düzəlişin edildiyi tarixi göstərin. Və sonra, bir seriya nömrəsi altında 2 ifadə daxil edilir: "Nömrənin girişi ... etibarsızdır" və düzgün giriş.
Əmək kitabçasında təşkilatın tam adı ilə yanaşı, onun qısaldılmış adı da göstərilməlidir. Şirkətin yalnız tam deyil, həm də qısaldılmış adı varsa, hər ikisi əmək kitabçasında qeyd olunur.
Bu sənəddəki işdən çıxarılma qeydləri işəgötürənin möhürü ilə təsdiqlənməlidir ki, bu da təşkilatın möhürü üçün bütün tələblərə cavab verərsə, təşkilatın kadr xidmətinin möhürü də daxil edilə bilər, yəni: yuvarlaq və ehtiva etməlidir. aşağıdakı təfərrüatlar:

• təşkilatın tam adı;
• onun yeri.

Adı çəkilən detallara əlavə olaraq, təşkilatın möhüründə "Kadrlar şöbəsi" yazısı ola bilər.
İşçinin işdən çıxarılması haqqında qeyddən sonra möhür olmadıqda, onun əsas iş yerinə qəbulu ilə bağlı problem yaranır, çünki əvvəlki əsas iş yerində işin dayandırılması faktı təsdiqlənməyib (təsdiqlənməyib). möhür). Əgər işçi sizə gəlməmişdən əvvəl işləmişsə, bu problem yaranmır fərdi sahibkarçünki onların möhürü olmaya bilər.
İşçi ilə bağlı sənədlər qrupuna, xüsusən, yerli normativ aktlar (məsələn, mükafatlar haqqında əsasnamə, vəzifə təlimatları, daxili əmək qaydaları və s.), əmək müqaviləsi, ştat cədvəli, iş qrafiki və s. daxildir. Kadr sənədləri imzalanır. təşkilatın rəhbəri və ya onun səlahiyyət verdiyi digər şəxs tərəfindən.
Dövlət qulluqçularının şəxsi işləri istisna olmaqla, şəxsi iş qeydiyyat üçün məcburi deyil. Ancaq buna başlamısınızsa, o zaman Təşkilatların Arxivlərinin İşinin Əsas Qaydalarının tələbləri tətbiq olunmağa başlayır. Şəxsi işin saxlanma müddəti 75 ildir.

İşdən imtina

İşəgötürən nəzərdə tutulmuş şərtə istinad etdiyi hallarda işə qəbuldan imtina edə bilər federal qanun və ya imtinasını ərizəçinin lazımi işgüzar keyfiyyətlərinin olmaması ilə əsaslandırır.

Valentina Andreeva:
- Əmək müqaviləsi bağlamaqdan imtina edərkən hansı şərtlərə istinad edilə biləcəyini qeyd edirik:

Müəyyən bir ərizəçi ilə əmək müqaviləsi bağlamaqdan imtina edildikdə, işəgötürən ona imtinanın səbəbini izah etməyə və ərizəçinin tələbi ilə bunu yazılı şəkildə bildirməyə borcludur. Ərizəçinin fikrincə işə qəbuldan imtina qanunsuzdursa, o, bundan məhkəməyə şikayət etmək hüququna malikdir.

Dinləyicilər soruşur...

Onlayn seminarın ikinci hissəsində həmişə olduğu kimi dinləyicilər mühazirəçiyə öz suallarını verdilər. Onlardan bəzilərini nəzərdən keçirək.

İşdən çıxan işçiyə əmək kitabçasını vaxtında vermədikdə işəgötürən hansı nəticələrə səbəb ola bilər?

Əmək Məcəlləsinin 234-cü maddəsinə əsasən, işəgötürən işçiyə əmək kitabçasının verilməsi gecikdirildiyi halda ona almadığı qazancı kompensasiya etməyə borcludur. Bundan əlavə, keçmiş işçi işəgötürənə təzminat tələb edə bilər. mənəvi zərər. Təbii ki, işçi ilk növbədə mənəvi zərər vurduğunu sübut etməlidir. Məhkəmə bir çox şeyi sübut kimi qəbul edə bilər: işin itirilməsi ilə bağlı yaranmış xəstəlik haqqında arayış, iş tapa bilməmək səbəbindən mənəvi iztirablar, əmək kitabçasının verilməsində gecikmə səbəbindən işsiz statusu almaq və s. İşəgötürənin qanunsuz hərəkətləri və ya hərəkətsizliyi ilə işçiyə mənəvi zərər vurulduğu bütün hallarda ona pul kompensasiyası ödənilir.

Təşkilat işçilərin sayını azaltmaq qərarına gəlib. Bununla birlikdə, işçinin analıq məzuniyyətinə getməsi ilə əlaqədar olaraq, müvəqqəti boş yer yaranır. İşəgötürən onu işdən çıxarılan işçilərə təklif etməlidirmi?

İşçilərin sayının və ya ştatının azalması səbəbindən işdən çıxarıldıqda, işəgötürən işçiyə başqa mövcud iş təklif etməyə borcludur. Bir işçi analıq məzuniyyətinə getdikdə iş yerini saxlayır, buna görə də boş deyil, müvəqqəti olaraq pulsuzdur. Müdirin nəinki işdən çıxarılan işçilərə belə bir iş yeri təklif etmək, hətta xahiş etsələr də vermək hüququ yoxdur. Bunu edə bilərsiniz: ixtisar edilən işçini işdən çıxarın və ertəsi gün onu işə götürün müddətli müqavilə müvəqqəti vakansiyaya.

İşçi işdən çıxdı öz iradəsi. Lakin o, səhv hesablandığını əsas gətirərək əmək kitabçasını almaqdan imtina edib. İşəgötürən əmək kitabçasının verilməsində gecikən bütün günlər üçün işçiyə əmək haqqını ödəməyə borcludurmu?

Əmək kitabçasında gecikmə günləri üçün məcburi işdən çıxma üçün ödəniş, belə bir gecikmə işəgötürənin təqsiri üzündən baş verdikdə edilir. İşçi əmək kitabçasını almaqdan imtina etdiyi üçün ona məcburi işdən çıxma haqqı ödənilməməlidir.

Müəllim təşkilat üçün mülki-hüquqi müqavilə əsasında iş görür. Onun getməyə haqqı varmı? Belə bir işçi üçün əmək kitabçasına başlamalıyam?

Mülki hüquq müqaviləsi ilə iş görən mütəxəssisə məzuniyyət verilmir, çünki məzuniyyət hüququ yalnız əmək müqaviləsi bağlandıqda yaranır. Belə işçilər üçün əmək kitabçası yaratmağa ehtiyac yoxdur.

Şirkət bütün bölmənin işçilərini ixtisar etmək qərarına gəlib. Lakin işçilərdən biri valideyn məzuniyyətindədir. Təşkilat belə bir işçini işdən çıxara bilərmi?

İşəgötürənin təşəbbüsü ilə işçinin məzuniyyətdə olduğu müddətdə, o cümlədən uşaq baxımı zamanı işdən azad edilməsi mümkün deyil. Bundan əlavə, Əmək Məcəlləsinin 256-cı maddəsinin 4-cü bəndinə uyğun olaraq, valideynlik məzuniyyəti müddətində işçinin iş yeri (vəzifəsi) saxlanılır. Onun mövqeyini çıxarın kadr təminatı həm də mümkün deyil. Tətilin sonuna qədər gözləmək və işçilərin ixtisarı ilə əlaqədar işçini qarşıdan gələn işdən azad etmək barədə xəbərdarlıq etmək lazımdır. Və yalnız 2 aydan sonra əmək müqaviləsinə xitam verilə bilər. Bu, işçinin yazılı razılığı ilə əvvəllər edilə bilər. Bu halda, işəgötürən işçiyə xitam bildirişinin bitməsinə qədər qalan müddət üçün orta qazanc məbləğində əlavə kompensasiya ödəməlidir. Bundan əlavə, o, Əmək Məcəlləsinin 178-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş ödənişləri özündə saxlayır: davamlılıq təzminatı orta aylıq qazancın və işlədiyi dövr üçün orta aylıq qazancın məbləğində, lakin işdən çıxarıldığı gündən 2 aydan çox olmayaraq.

Təşkilat ləğv edilir, yenisi yaradılır qurum. İşəgötürən analıq işçilərini yeni yaradılmış şirkətə köçürməyə borcludurmu? Yoxdursa, onları necə işdən çıxarmaq olar?

Bu halda, işəgötürən yeni yaradılmış şirkətə köçürmə qaydasında analıq məzuniyyəti təklif etmək hüququna malikdir (lakin məcburi deyil). Təşkilat ləğv edildikdə, analıq məzuniyyətində olan işçilərlə əmək müqavilələrinə Əmək Məcəlləsinin 81-ci maddəsinin 1-ci hissəsinin 1-ci bəndinə uyğun olaraq xitam verilir.

T.V. Sudareva,
baş maliyyə məsləhətçisi hüquq firması"Vergiçi"

Əmək Məcəlləsinin 125-ci maddəsi illik məzuniyyətin işçi ilə işəgötürənin qarşılıqlı razılığı ilə hissələrə bölünməsinin mümkünlüyünü nəzərdə tutur. Qanun belə bir müqavilənin formasını müəyyən etmir. Bu o deməkdir ki, məzuniyyətin hissələrə bölünməsi məzuniyyəti bölüşmək arzusunu bildirmiş işçinin müraciəti və müdiriyyətin razılığı ilə həyata keçirilir. Əksinə, təşəbbüs işəgötürəndən gəlirsə, yazılı şəkildə işçiyə məzuniyyətin bir hissəsini təklif edir və o, ya bu təkliflə razılaşır, ya da bütün müddət üçün ərizə yazır. növbəti tətil.
Bununla belə, əgər illik məzuniyyətin hissələrə bölünməsi əmək müqaviləsində və ya ona əlavə olaraq göstərilibsə, bu, işəgötürənin məcburiyyəti kimi görünəcək və əmək qanunvericiliyinin normalarına əməl edilməməsinə səbəb olacaq, yəni. , bu, işçinin uzun müddət fasiləsiz istirahət etmək hüququnu pozacaq. Axı, işçilərə 28 təqvim günü olan illik əsas ödənişli məzuniyyət verilir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 115-ci maddəsi). Yerdəyişmə pul kompensasiyası yalnız 28 təqvim günündən çox olan məzuniyyət dövrləri üçün icazə verilir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 126-cı maddəsi). İstirahət vaxtının bir növü kimi məzuniyyət həm işəgötürən, həm də işçi üçün məcburidir. Çünki Əmək Məcəlləsinin 114-cü maddəsində işçilər təmin edilir illik məzuniyyət iş yerinin (vəzifəsinin) və orta qazancının qorunması ilə. Yalnız müstəsna hallarda məzuniyyətin növbəti ilə keçirilməsinə icazə verilir, əgər bu, istehsal ehtiyacları ilə əlaqədardırsa və işçi belə bir köçürməyə razıdırsa (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 124-cü maddəsi). Eyni maddə işçiyə ardıcıl 2 il məzuniyyət verilməməsinə qadağa qoyur.

Hazırlandı
E.N. Podlipalina,
jurnal eksperti

1 səh. 1 sənət. 77 Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi
2 osh qaşığı. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 125-i
Federal Arxivin 23 dekabr 2009-cu il tarixli 76 nömrəli 3 əmri
4 osh qaşığı. Rusiya Federasiyası Konstitusiyasının 37-si
5 st. 2 Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi
Rusiya Maliyyə Nazirliyinin 22 dekabr 2003-cü il tarixli 117n nömrəli 6 əmri.
Qaydaların 7, 27-ci bəndi, təsdiq edilmişdir. sürətli. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı
8 Əmək kitabçalarının doldurulması üçün təlimatlar, təsdiq edilmişdir. sürətli. Rusiya Əmək Nazirliyi 10.10.2003 N 69
9 st. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 63-cü maddəsi
10 bənd. 2, 3, 4 st. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 63-cü maddəsi
11-ci maddə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 65-ci maddəsi
12 st. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 266-cı maddəsi
13 alt. "b" Art. 44, maddə. Rusiya Federasiyası Cinayət Məcəlləsinin 47
14-cü maddə. 64 Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi
15 bənd. 6 bənd. 64 Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi
16-cı maddə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 237
17-ci maddə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 81-i
18-ci maddə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 233-cü maddəsi
19 Maddə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 81-i

Sənəd axını problemi və müasir proqram və aparat həlləri haqqında bəyanat

Müəssisədə sənəd idarəetməsi üçün tapşırıqların qoyulması

Hal-hazırda bir çox elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri mövcuddur, buna görə də lazımi proqram və aparat vasitələrini uğurla seçmək üçün onun köməyi ilə həll ediləcək vəzifələri təhlil etmək lazımdır. Bütün tapşırıqlar sistemin köməyi ilə həll olunur elektron sənəd idarəetməsi, aşağıdakı əsaslara uyğun olmalıdır prinsiplər:

· Sənədin vahid qeydiyyatı;

Əməliyyatların paralel icrası imkanı;

Sənədin hərəkətinin davamlılığı;

· Sənədli məlumatların vahid bazası;

· Səmərəli təşkil olunmuş sənəd axtarış sistemi;

· Sənədlərin müxtəlif statusları və atributları üçün hazırlanmış hesabat sistemi.

Bu prinsiplərə əsaslanaraq düşünün tapşırıqlar bu və ya digər proqram vasitəsi ilə həll edilməli olan.

1. Xidmət haqqında müddəanın hazırlanması sənəd dəstəyi müəssisədə idarəetmə (DOE).

PEI xidmətinin təşkilati-hüquqi statusunun inkişafı, onun strukturu və tərkibi, şirkətin xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla xidmət işçilərinin funksiyalarının, hüquqlarının, vəzifələrinin və məsuliyyətinin müəyyən edilməsi.

2. Müəssisədə mövcud olan iş axınının təhlili. optimallaşdırılması üçün tədbirlərin işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi

Şirkətin sənəd dövriyyəsinin bütün mərhələlərinin təhlilini aparmaq: sənədlərin qəbulundan tutmuş işlərin dövlət arxivinə təhvil verilməsinə qədər; qeydiyyat, axtarış və nəzarət sistemləri.

3. Sənədlərin formalarının və standart formalarının GOST-a, təşkilatların sənəd dövriyyəsi qaydalarına və təşkilatın iş proseslərinə uyğunluğunun yoxlanılması

Təşkilatın bütün növ sənədləri təhlil edilir, sənədlərin icrasında qeyri-dəqiqliklər və səhvlər müəyyən edilir. Nəticədə GOST-a uyğun olaraq yeni sənədlər formaları və standart formalar hazırlanır.

HR ekspertizası. HR ofis iş axınının optimallaşdırılması

Xidmətin göstərilməsi prosesində kadr sənədlərinin uyğunluğu yoxlanılır mövcud qanunvericilik xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla xarici mühitşirkətin yerləşdiyi yer. Yoxlamanın nəticələrinə əsasən şirkətin kadr sənədlərinin idarə edilməsi sisteminin vəziyyəti haqqında nəticə tərtib edilir, kadrların idarə edilməsi sisteminin normativ aktların tələblərinə uyğun olaraq tənzimlənməsi üçün iş planı hazırlanır və həyata keçirilir.

Şirkət sənədlərinin saxlanmasının (əməliyyat və arxiv) təşkili

Xidmətin göstərilməsi prosesində şirkət sənədlərinin arxiv saxlanmasını tənzimləyən sənədlər və qaydalar hazırlanır:

işlərin nomenklaturası;

iş təsvirləri;

işlərin formalaşdırılması və icrası qaydasını;

işlərin arxiv saxlanması üçün dövlət arxiv müəssisələrinə verilməsi qaydasını.

Müasir elektron sənəd idarəetmə sistemləri

BOSS-Referent sistemi idarəetmə iş axını və ofis işini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. 1996-cı ildə yaradılmışdır.

BOSS-Referent platformasında Rusiyada ən böyük EDMS Federaldə quruldu vergi xidməti RF (FTS) - 85 000-dən çox istifadəçi, MTS şirkətində isə sistem 25 000-dən çox işçini birləşdirir.

BOSS-Referent elektron sənəd idarəetmə sisteminin istifadəçiləri federal və regional hakimiyyət orqanları, əyalətdir unitar müəssisələr, kommersiya şirkətləri, o cümlədən həm böyük filial strukturuna malik holdinqlər, həm də kiçik təşkilatlar.

EDMS BOSS-Referent köməyi ilə həll olunan vəzifələr:

müqavilələrlə səmərəli işin təşkili;

· müəssisənin sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması;

Rəhbərlərin əmrlərinin icrasına keyfiyyətə nəzarətin təmin edilməsi;

Tətbiqlərlə işin səmərəliliyinin artırılması;

Komanda işi imkanlarının həyata keçirilməsi;

Keyfiyyət idarəetmə sistemi çərçivəsində sənəd idarəetməsi.

EDMS BOSS-Referent tətbiqinin nəticələri

idarəetmə qabiliyyətinin artması;

dəyişikliklərə operativ reaksiya;

Bazarda şirkətin rəqabət qabiliyyətinin artırılması. http://www.boss-referent.ru/ saytının materialları əsasında

Delo sisteminin təsviri

Elektron Ofis Sistemləri (EOS) şirkəti tərəfindən hazırlanmış DELO sistemi ofis iş proseslərinin avtomatlaşdırılmasını, habelə təşkilatın tam elektron sənəd idarəetməsini təmin edən hərtərəfli sənaye həllidir.

Sənəd idarəetmə sistemi həm kiçik həcmdə səmərəli istifadə olunur kommersiya şirkətləri, və paylanmış holdinq və ya departament strukturlarında. Sistem işçilərin elektron sənədlərlə işinin səmərəliliyini və keyfiyyətini yüksəltməyə yönəlib.

DELO sisteminin ilk versiyası 1996-cı ildə buraxılmışdır.

Funksionallıq:

· Sənədlərlə işin tam dövrünün avtomatlaşdırılması - layihədən işə silinməyə qədər.

· Sənəd idarəetməsi sahəsində bütün əsas funksiyalara dəstək: qeydiyyat, icraya nəzarət, marşrutlaşdırma, müxtəlif hesabatlar, tam hüquqlu axtarış, silinmə.

· Marşrutlaşdırma və versiyalaşdırma da daxil olmaqla, layihə sənədləri ilə tam iş dövrünün təmin edilməsi.

· Məmurlar tərəfindən sistemlə işləmək üçün səlahiyyətlərin verilməsi bacarığı.

· Sənədlərə və sistem funksiyalarına girişi məhdudlaşdıran səmərəli mexanizmlər. http://www.eos.ru saytının materialları əsasında

EFRAT sisteminin təsviri - Sənədlərin idarə edilməsi

EUFRATS sistemi sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması üçün müxtəlif sxemləri həyata keçirməyə və təşkilatın əsas biznes proseslərini avtomatlaşdırmağa imkan verir. Beləliklə, sistemin tətbiqi həm daxili idarəetmə prinsiplərinə (funksional yanaşma), həm də Qərb standartlarına (proses yanaşmasına) uyğun olaraq fəaliyyətini təmin edə bilər.

EUFRATS biznes prosesləri daxilində sənədlərin və hadisələrin avtomatik işlənməsini həyata keçirir (Koqnitiv Xəritəçəkmə metodu əsasında). Bunun sayəsində sistem tərəfindən həll edilən tapşırıqlar sırasına ofis işləri və sənəd idarəetməsi ilə yanaşı, əsas biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması daxildir. Eyni zamanda, adi insan əməliyyatlarından kənarda qalma, digər sistemlərlə müqayisədə iş proseslərinin avtomatlaşdırılmasının daha dərinliyinə və deməli, səmərəliliyinə nail olmağa imkan verir. Fərat sisteminin avtomatlaşdırma sxemləri:

· Elektron sənəd dövriyyəsi

· Elektron arxiv

· Müqavilələrin idarə edilməsi

· Maliyyə sənədləri ilə işləmək

http://www.evfrat.ru/ saytından materiallar əsasında iş proseslərinin avtomatlaşdırılması

LETOGRAF sisteminin təsviri

LETOGRAF hər şeyi bir məhsulda ehtiva edən kompleks həlldir zəruri imkanlar problemləri həll etmək üçün:

Sənəd idarəetməsi - ECM (Müəssisə Məzmununun İdarə Edilməsi)

Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması - BPM (Business Process Management)

Korporativ proqramların inteqrasiyası - EAI (Enterprise Application Integration)

Bazarda öz mövqelərini inkişaf etdirmək və möhkəmləndirmək istəyən təşkilatlar üçün LETOGRAF sistemi sənədlərlə işi sürətləndirəcək, icra intizamına nəzarəti artıracaq, şəffaflığı, idarəolunanlığı və nəticədə şirkətin biznesinin dəyərini artıracaq.

LETOGRAF sisteminin köməyi ilə həm ənənəvi sənəd dövriyyəsi tapşırıqlarını, həm də müasir səviyyədə ixtisaslaşmış idarəetmə tapşırıqlarını həll etmək mümkündür (şək. 2).

düyü.

"Motiv" sisteminin təsviri

MOTIV sistemi əhatə dairəsindən və miqyasından asılı olmayaraq istənilən şirkətin idarə olunması üçün effektiv təşkilati vasitədir. MOTIVE istənilən növ biznes üçün uyğundur təşkilati strukturu 10 nəfərdən bir neçə minə qədər heyətlə idarə. MOTIV eyni holdinq qrupuna daxil olan müxtəlif şirkətlərə birgə idarəetmə aparmağa imkan verir ümumi layihələr və daxili sənədləşmə işləri. Şirkətin strukturu şaquli və ya üfüqi tabeçiliyi nəzərdə tutursa, MOTIV idarə heyəti ilə tabeliyində olanlar və əksinə qarşılıqlı əlaqə zəncirini təkrarlayaraq, müəssisənin planını yenidən yaratmağa kömək edəcəkdir.

MOTIVE tərəfindən təqdim olunan imkanlar:

Şirkətin vahid informasiya məkanının yaradılması;

şirkətin daxili elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili və aparılması;

Layihələr üzərində komanda ilə işləmək imkanı;

çox sayda tapşırıq və tapşırıqları idarə etmək bacarığı;

işçilərin işə qəbuluna nəzarət;

böyük həcmdə sənədlərin idarə edilməsi;

Məlumatın məxfiliyinin təmin edilməsi;

· istifadəçinin sistemdə hüquqlarına uyğun olaraq sürətli və rahat məlumat axtarışı;

layihələrin, tapşırıqların və sənədlərin arxivini saxlamaq. http://www.motiw.ru saytının materialları əsasında

CompanyMedia sisteminin təsviri

Universal elektron sənəd dövriyyəsi sistemi CompanyMedia diqqət mərkəzindədir:

proseslərin təsviri və proses göstəricilərinin ölçülməsi üçün formal metodlardan istifadə etməklə elektron inzibati reqlamentlər əsasında idarəetmənin keyfiyyətcə yeni səviyyəsinin yaradılması;

Təşkilatın bütün fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi yolu ilə idarəetmənin səmərəliliyinin yüksəldilməsi, kadrlara riayət olunmasına ciddi nəzarət rəsmi vəzifələr, qaydalar və prosedurlar, idarəetmənin bütün səviyyələrində biznes proseslərinin şəffaflığının artırılması;

Sənədlərin ötürülməsi dövrlərinin və nəzarət funksiyalarının yerinə yetirilməsi vaxtının azaldılması;

Sənədlərin və tapşırıqların işlənməsi prosesinin maksimum şəffaflığının və bütün mərhələlərə operativ nəzarət imkanlarının təmin edilməsi idarəetmə prosesləri;

təşkilatın/holdinqin tərkibinə daxil olan bütün müəssisələrin, idarələrin, şirkətlərin, ərazi obyektlərinin işçilərini ümumi biznes prosesləri və komanda işi səviyyəsində birləşdirən vahid informasiya məkanının yaradılması;

· sistem dövlət standartlarının tələblərinə və müxtəlif ölçülü və sənaye mənsubiyyətli təşkilatların sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq sənədlərlə işləməyi təmin edən alətlər təqdim edir. http://www.intertrust.ru saytının materialları əsasında

Korporativ Biznes sisteminin təsviri

Effektiv idarəetmə sistemi bb iş sahəsi (Korporativ Biznes Buraxılışı) hərtərəfli, hərtərəfli avtomatlaşdırma üçün nəzərdə tutulmuşdur: sənədlərin idarə edilməsi, büdcələşdirmə, kommersiya təşkilatlarında müştərilərlə qarşılıqlı əlaqə.

Korporativ Biznes nəşri ilə hərtərəfli elektron sənəd idarəetməsi sadəcə olaraq bb iş sahəsini mürəkkəb proqram təminatının liderlərindən birinə çevirən texnoloji yenilikdir.

bb iş sahəsinin (Korporativ Biznes Edition) əsas üstünlükləri:

"Hər şey bir baxışda" prinsipi əsasında qurulmuş erqonomik müasir interfeys;

Microsoft Office paketindən mətn və cədvəl redaktorları ilə inteqrasiya;

Marşrutlaşdırma və saxlama elektron versiyaları sənədlər, EDS-dən istifadə;

Müxtəlif bölmələrdə real vaxt rejimində məlumatların dinamik nümayişi;

Directum sisteminin təsviri

DIRECTUM sistemi ECM (Müəssisə Məzmununun İdarə Edilməsi) konsepsiyasına uyğundur və sənəd idarəetməsinin tam həyat dövrünü dəstəkləyir, ənənəvi "kağız" ofis işi isə elektron sənəd idarəetməsinə mükəmməl uyğunlaşır. DIRECTUM təmin edir səmərəli təşkilat və iş axınına əsaslanan biznes proseslərinə nəzarət: sənədlərin koordinasiyası, mürəkkəb sifarişlərin işlənməsi, iclasların hazırlanması və keçirilməsi, satış dövrünün və digər qarşılıqlı fəaliyyət proseslərinin dəstəklənməsi.

Problemin həlli DIRECTUM sisteminin modulları tərəfindən təmin edilir:

· Elektron sənədlərin idarə edilməsi. Müxtəlif strukturlaşdırılmamış sənədlərin yaradılması və saxlanması (mətnlər Microsoft Word, masalar Microsoft Excel, Microsoft Visio diaqramları, CorelDraw rəsmləri, videolar və s.); sənəd versiyaları və EDS üçün genişləndirilmiş dəstək; sənədlərin qovluqlarda strukturlaşdırılması; sənədlərə giriş hüququnun verilməsi; sənədlərlə iş tarixi; sənədlərin tam mətnli və atributiv axtarışı.

· Biznes proseslərinin idarə edilməsi. Bütün mərhələlərdə sənədlərin təsdiqi və işlənməsi proseslərinə dəstək həyat dövrü(docflow); elektron tapşırıqların verilməsi və onların icrasına nəzarət; iş proseslərinin gedişində işçilər arasında qarşılıqlı əlaqə; pulsuz və çətin marşrutlar üçün dəstək; marşrutların (iş axını) formalaşması üçün blokların zəngin genişlənən kitabxanaları.

· Müqavilələrin idarə edilməsi. Müqavilələrin və müvafiq sənədlərin təsdiqi və qeydiyyatı prosesinin, habelə onlarla operativ işin (axtarış, təhlil, redaktə və s.) təşkili.

· Görüşlərin idarə edilməsi. İclasların hazırlanması və keçirilməsinin təşkili (yerin və vaxtın razılaşdırılması, iştirakçıların tərkibi, gündəliyi); protokolun formalaşdırılması və paylanması; iclasın qərarlarının icrasına nəzarət etmək.

· Müştəri münasibətlərinin idarə edilməsi. Təşkilatların və əlaqəli şəxslərin vahid məlumat bazasının aparılması; müştərilərlə görüşlərin, zənglərin və yazışmaların tarixçəsinin aparılması; tənzimlənən mərhələlərə uyğun olaraq satış prosesinin dəstəklənməsi; marketinq fəaliyyətinin planlaşdırılması; satış və marketinq təsirlərinin effektivliyinin təhlili.

· Ofis. Tələblərə uyğun olaraq kağız sənədlərin qeydiyyatı Dövlət sistemi sənəd idarəetmə dəstəyi (GSDM); çevik nömrələmə qaydaları ilə işlərin nomenklaturasının aparılması; kağız sənədlərin paylanması və yerləşməsinə nəzarət; digər təşkilatlarla elektron sənədlərin EDS ilə mübadiləsinin təşkili.

· Vətəndaşların və təşkilatların müraciətləri. "Rusiya Federasiyası vətəndaşlarının müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında" 59-FZ saylı Federal Qanuna uyğun olaraq vətəndaşların müraciətləri ilə işin təşkili. dövlət təşkilatları və iri müəssisələrdə.

· Performansın idarə edilməsi. Müəssisənin biznes proseslərinin operativ nəzarəti və təhlili əsas göstəricilər dəstəyi ilə səmərəlilik balanslaşdırılmış sistem göstəricilər (BSC).

DocsVision sisteminin təsviri

DocsVision platforma əsasında yaradılmış bütün proqramların sıx inteqrasiyasını və təşkilatda sənədlərin və proseslərin idarə edilməsi üçün vahid məkanı təmin edir.

EDMS DocsVision-un əsas funksiyaları:

Müəssisə idarəetməsinin avtomatlaşdırılması

İdarəetmənin təşkilində proses yanaşmasına dəstək

Keyfiyyət idarəetmə sistemlərinin avtomatlaşdırılması

Sənədlərin razılaşdırılması və təsdiqi proseslərinin avtomatlaşdırılması

· Sənədlərin və tapşırıqların icrasına nəzarət vasitələri

Sənədlərin marşrutlaşdırılması və istifadəçinin iş yerlərinə çatdırılması

Sənədlərin işlənməsi proseslərinin idarə edilməsi

· Podratçılar və müştərilərlə qarşılıqlı əlaqənin təşkili

ofis avtomatlaşdırılması

· Sənədlərin elektron arxivinin yaradılması. http://www.docsvision.com saytından materiallar əsasında

Globus Professional sisteminin təsviri

Globus Professional v2.5 korporativ sistemi şirkətin fəaliyyətini tam avtomatlaşdırmağa imkan verir. Biznesin idarə edilməsinin avtomatlaşdırılması həm sənəd axınını, həm də hər şeyi əhatə edir əsas istiqamətlər təşkilatda iş proseslərinin səmərəliliyinə təsir edən.

LanDocs sisteminin təsviri

LanDocs proqram təminatından istifadə etməklə yaradılmış informasiya texnologiyaları həlləri sizə vahid sistem əsasında biznes proseslərinin bütün spektrini dəstəkləmək üçün effektiv və rahat mühit yaratmağa imkan verir. müasir müəssisə. Əsas funksionallıq, modulların tərkibi və proqram interfeysləri bütün kateqoriyalardan olan istifadəçiləri elektron sənədlərlə işləmək üçün lazım olan alətlərlə təmin etməyə imkan verir. LanDoc-a əsaslanan həllər yaxşı miqyaslılığı ilə seçilir: həm baş ofisin lokal şəbəkəsinin istifadəçiləri, həm də uzaq şöbələrin işçiləri sistemin xidmət göstərdiyi sənəd dövriyyəsi sisteminə daxil edilə bilər.

LanDocs texnologiya platformasında qısa müddət ərzində həyata keçirilən tam biznes həllərinə nümunələr:

sənədlərin elektron formada əlaqələndirilməsi;

kənar sorğuların operativ işlənməsinin təşkili;

sənədlərin və tapşırıqların icrasına nəzarət;

sənədlərin hərəkəti üzrə vizual hesabatın hazırlanması;

coğrafi olaraq paylanmış ofislər sistemində əlaqələndirilmiş iş axınının təşkili;

təhlükəsiz korporativ arxivin təşkili elektron sənədlər.

LanDocs proqram təminatı Rusiya dövlət standartlarına uyğunluq sertifikatına malikdir GOST R (sertifikat No. ROSS RU.ME20.N01957).

OPTIMA-WorkFlow sisteminin təsviri

OPTIMA-İş axını avtomatlaşdırılması üçün istifadə olunan mürəkkəb avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərinin yaradılması üçün proqram platformasıdır:

Sənədlərin idarə edilməsinə dəstək;

icra intizamına nəzarət;

· arxiv anbarı kağız və elektron sənədlər;

onların elektron inzibati reqlamentləri əsasında sənəd emalı proseslərinin idarə edilməsi;

kağız sənədlərə çevrilməsi elektron forma və “kağızsız texnologiya” üzərində işləmək;

· ərazilərarası və idarələrarası sənədlərin mübadiləsi;

Tənzimləyici hesabatın formalaşdırılması və övladlığa götürmə proseslərinə dəstək idarəetmə qərarları;

informasiyanın icazəsiz girişdən qorunması.

OPTIMA-İş axını 1997-ci ildən fəaliyyət göstərir, dünyanın aparıcı sənəd idarəetmə sistemlərindən biridir Rusiya bazarı, 340-dan çox müştəri tərəfindən alınıb. Cari məhsul versiyası 1.19-dur.

PayDox sisteminin təsviri

Elektron Sənəd İdarəetmə PayDox veb texnologiyaları üzərində həyata keçirilir korporativ portal, hər bir müəssisə üçün zəruri olan geniş spektrli standart funksiyaları və qeyri-məhdud genişləndirmə və inteqrasiya imkanlarına malik alət bazası kimi elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə edir.

Sadə iş prosesinin idarə edilməsi (AJAX), korporativ fayl arxivinə veb girişi (AJAX)

· Effektiv komanda işinin idarə edilməsi və korporativ müzakirə forumlarına dəstək.

Sənədlərin icrasına elektron qaydada koordinasiya, təsdiq və nəzarət, qərarların yaradılması, işçilərin sənədləri ilə tanışlıq, avtomatik poçt göndərişləri e-poçt bildirişləri və sənədləri, İşlərin formalaşması.

· Müqavilələrin, ödəniş sənədlərinin idarə edilməsi, iş axınının büdcələşdirilməsi, sənədlərlə işin bütün tarixinin aparılması, qrafikin qurulması.

· MS Office ilə inteqrasiya, müəssisədə mövcud proqramlarla inteqrasiya, ixtiyari hesabatların yaradılması, yeni növ sənədlərin fərdiləşdirilməsi üçün sadə standart alətlərdən istifadə.

· Veb-brauzer, e-poçt və SMS vasitəsilə müəssisənin uzaq bölmələri ilə təhlükəsiz iş

· Böyük holdinq və çoxşaxəli strukturlar üçün coğrafi olaraq paylanmış iş axınına dəstək, kiçik və orta müəssisələr üçün elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin sadə quraşdırılması.

· Son istifadəçi üçün istismar asanlığı, texniki xidmətin asanlığı.

EDMS-in müqayisəli xüsusiyyətləri

Bu yazıda hazırda Rusiyada ən çox yayılmış elektron sənəd idarəetmə sistemlərini müqayisə edəcəyik.

Apararkən müqayisəli təhlil sistemlərin funksional, qiymət və istifadəçi xüsusiyyətləri, habelə onların birləşməsi nəzərə alındı, nəticədə hər bir sistemin Rusiya bazarındakı mövqeyini müəyyənləşdirdi.

Sistemlərin funksional müqayisəsi sənədlərlə işin ayrı-ayrı sahələrində aparılmışdır: ofis, sənədlərin marşrutlaşdırılması, analitika və idarəetmə, arxiv, informasiya təhlükəsizliyi. Xərclərin təhlili tərtibatçılar tərəfindən bu və ya digər funksionallığı qiymətləndirmək idi: bir sistem üçün qabiliyyət standart paketə daxil edilə bilər, digəri üçün isə əlavə pul üçün alınmış əlavə seçim ola bilər.

Sistemin müqayisəsi nəticələri aşağıdakı cədvəllərdə göstərilmişdir. Bunun üçün aşağıdakı dəyərlər istifadə olunur:

0 - Ehtimal həyata keçirilməyib

0,5 - üçüncü tərəf proqram təminatından, əlavə proqram təminatından istifadə etməklə həyata keçirilməsi və ya funksiyanın natamam icrası,

1 - imkan həyata keçirilir.

İstiqamət "Ofis"

Ofisin avtomatlaşdırılması müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi üçün başlanğıc nöqtəsidir. Ofisin avtomatlaşdırılması məişət işinin aparılması qaydalarına uyğun olaraq sənədlərlə işin avtomatlaşdırılmasına aiddir. Bu, şirkətin sənəd dövriyyəsini spesifikasiyalar baxımından effektiv idarəetmə alətinə çevirməyə imkan verir. Rusiya müəssisələri. Cədvəl 1 "Ofis" nəzərdən keçirilən sistemlərin "ofis" imkanlarının icmalını təqdim edir.

Cədvəl "Marşrutlaşdırma və icraya nəzarət"

EDMS qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri sənədlərin hərəkəti və işlənməsi proseslərinin idarə edilməsidir. Müasir EDMS-də iş axını proseslərinin modelləşdirilməsi üçün alətlər və iş axınının idarə edilməsinə dəstək (iş axını texnologiyası) mövcuddur. Sənədlərin hərəkəti üçün müxtəlif sxemlərin təşkili sisteminin qabaqcıl imkanları sənədlər üzərində işlərin görülməsi prosesində işçilərin səmərəli qarşılıqlı əlaqəsini təmin etməyə, sənədlərin əlaqələndirilməsi və qərarların qəbulu üçün vaxtın əhəmiyyətli dərəcədə azaldılmasına və tapşırıqların icrasına nəzarət etməyə imkan verir. sənədlərə əsasən.

Cədvəl "Analitika və idarəetmə"

EDMS-in tətbiqindən sonra müəssisənin səmərəliliyinin yüksəldilməsi, əsasən, məlumatların emalı və təhlili üçün yaranan imkanlar hesabına əldə edilir. "Analitika və idarəetmə" cədvəlində müəssisənin idarə edilməsi üçün işin şəffaflığını artırmağa imkan verən sistemlərin imkanlarının qiymətləndirilməsi (işçilərin və şöbələrin iş yükünün qiymətləndirilməsi, əsas biznes proseslərinin effektivliyinin qiymətləndirilməsi və s.) .) və adi işçilərin yerinə yetirdiyi gündəlik işlərin həcmini əhəmiyyətli dərəcədə azaldır (müxtəlif sertifikatların və hesabatların sənədlərinin hazırlanması üçün axtarış).

Cədvəl "Arxiv"

Bütün göstərişlərin icrası başa çatdırılmış və təsdiqlənmənin bütün mərhələləri keçmiş sənədlər artıq aktiv dövriyyədə deyil. Amma bu o demək deyil ki, təşkilat üçün bu sənədlərlə iş bitib. Arxiv sənədləri şirkətin təcrübə və bilik bazasının bir hissəsidir; və onlarla səmərəli işin təmin edilməsi vacibdir. Bunun üçün elektron arxivin təşkili imkanları EDMS-in özü və ya ayrıca modul çərçivəsində həyata keçirilməlidir.

Cədvəl " İnformasiya təhlükəsizliyi»

EDMS-də emal olunan məlumatların əhəmiyyəti sistemin təhlükəsiz işləməsini təmin etmək üçün xüsusi tələblər qoyur. Ən böyük effekt həm texnoloji, həm də metodoloji tədbirləri əhatə edən kompleks mühafizə vasitələrinin istifadəsində görünür. “İnformasiya təhlükəsizliyi” cədvəlində tədqiq olunan EDMS-də həyata keçirilən təhlükəsizlik vasitələrinin qiymətləndirilməsi verilmişdir.

Cədvəl " Ümumi xüsusiyyətlər»

Bu gün mövcud olan həllər müəssisədə EDMS-nin həyata keçirilməsinin müxtəlif formalarını təklif edir. Aşağıdakı cədvəldə sistemlərin funksionallığının yekun qiymətləndirilməsinə kömək etməyən, lakin bu sistemlərin həyata keçirilməsinin xüsusiyyətləri və onlardan istifadə imkanları haqqında mühüm fikir verən xüsusiyyətlər verilmişdir.

Cədvəl "Qiymət"

Cədvəldə 10, 30 və 100 lisenziyalar üçün müxtəlif paketlər əsasında EDMS-in qiyməti göstərilir ki, bu da kiçik, orta və böyük təşkilatlar müvafiq olaraq. Belələrinə diqqət çəkirik mühüm aspekt sistemin dəyərini qiymətləndirərkən, lisenziyaların rəqabət qabiliyyəti kimi. Lisenziyalar rəqabətlidirsə, o zaman əldə etməklə müəyyən məbləğ sistemdəki lisenziyalar quraşdırılmış yerlərin sayı ilə deyil, eyni vaxtda işləyən istifadəçilərin sayı ilə məhdudlaşır. Qeyri-rəqabətli lisenziyalar halında, həm quraşdırılmış iş stansiyalarının maksimum sayı, həm də eyni vaxtda işləyən istifadəçilərin sayı onların sayı ilə məhdudlaşdırılır. "Xərc" cədvəli DBMS-nin dəyərini nəzərə almadan sistemlərin dəyərini rublla göstərir.

Kompleks Sistem Funksionallığının Qiymətləndirilməsi və Nəticələrin Nəzərdən keçirilməsi

Sistemin funksionallığının yekun qiymətləndirilməsi "Ümumi xüsusiyyətlər" cədvəli istisna olmaqla, bütün cədvəllər üçün orta qiymət kimi müəyyən edilir. Nəticədə dəyər 0-dan 1-ə qədərdir; nəticələrin daha aydın olması üçün o, 100-ə vurulur. Sistem balı 100-ə nə qədər yaxın olarsa, onun funksionallığı bir o qədər balanslaşdırılmışdır və bu müqayisə texnikası çərçivəsində bu sistemin “ideal” EDMS-ə aid olması ehtimalı bir o qədər yüksəkdir.

Sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması üçün istifadə edilən ən məşhur sistemlərin funksionallığının müqayisəsinin nəticələri 3 sistem qrupunu ayırmağa imkan verir: yüksək funksional, orta funksional və aşağı funksional.

Yüksək funksional EDMS bunlardır: Case (EOS), EUFRATS-Sənəd İdarəetmə (İdrak Texnologiyaları), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) və Optima-Workflow (UpScale Soft). Ən inkişaf etmiş funksionallıq EUFRATS-Sənəd İdarəetmə sistemi tərəfindən göstərilmişdir, digər liderlərdən fərqli olaraq, sənədlərlə işin hər bir sahəsində ardıcıl olaraq çoxlu bal topladı.

Orta funksional sistemlər qrupuna Boss-Referent (Aplana), Letograf (Letograf), CompanyMedia (InterTrust) və LanDocs (Lanit) daxildir. Bu sistemlər yalnız icmalda təqdim olunan bəzi sahələrdə əhəmiyyətli nəticələr göstərmişdir və standart olaraq balanslaşdırılmış funksionallığa malik deyildir.

Aşağı funksional sistemlərə aşağıdakılar daxildir: Motive (Motiv), Korporativ Biznes (BB Softwear), Globus (Sənaye İnformasiya sistemləri) və Paydox (Paybot), yekun ballarına görə digər tədqiqat iştirakçılarından xeyli aşağıdır. Onların funksionallıq müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi ilə bağlı vəzifələrin yalnız bir hissəsini həll etməyə imkan verir. Bu sistemlərin tədqiqinin nəticələri onlardan EDMS sinfinin tam hüquqlu həlləri kimi danışmağa imkan vermir. Xüsusilə, bu, bu sistemlərin tələblərə ən aşağı uyğunluğunu göstərdiyi "Ofis" cədvəlinin məlumatları ilə təsdiqlənir. müasir EDMS, digər EDMS isə ofis xidmətinin fəaliyyətini təmin etmək üçün oxşar, lakin daha inkişaf etmiş funksionallığa malik olduğu aşkar edilmişdir.