E-poçt yazışmalarının nümunələri. İşgüzar Yazışma Qaydaları

Elektron poçt vasitəsilə işgüzar ünsiyyət hər bir müasir insanın həyatının ayrılmaz hissəsidir: biz işdəki həmkarlarımıza, rəhbərliyə, müştərilərə, biznes tərəfdaşlarına, bizi tanıyanlara və hələ də tanımayanlara yazırıq. Elektron yazışmalarda biznes etikası nədir, uğurlu biznes üçün nə qədər lazımdır?

Hər bir məktub bizim vizit kartımızdır və biznes mövqeyimizi əks etdirir. Və əgər bizim üçün bu vizit kartının layiqli görünməsi vacibdirsə və işgüzar mövqe ünsiyyətin rahatlığına və məhsuldarlığına töhfə verirsə, o zaman yaxşı davranışın əsas qaydalarını bilmək və gündəlik yazışmalarda onlara riayət etmək uğurun ən vacib şərtidir.

Elektron işgüzar yazışmalara gəldikdə, eyni qaydalar və qaydalar tətbiq olunur ki, biznes ictimaiyyəti hər hansı digər işgüzar qarşılıqlı əlaqə formasında fəaliyyət göstərir: telefon əlaqəsi, danışıqlar və s. Fikrimcə, işgüzar e-poçt yazışmalarının etikası bir neçə sarsılmaz prinsiplərə əsaslanır:

1. Rəqiblərin bir-birinin şəxsiyyətinə və işgüzar mövqeyinə qarşılıqlı hörməti.
2. Rəqibin biznes maraqlarına diqqət.
3. Məxfilik məsələlərinin əhəmiyyətini dərk etmək.
4. Məlumat mübadiləsində punktuallıq.

Bu prinsipləri həyata keçirmək üçün praktiki vasitələri nəzərdən keçirin

1. Bacarıqlı və aydın şəkildə tərtib edilmiş sahə "Mövzu" / "Mövzu"

Mövzunun dəqiqləşdirilməsi ünvançının vaxtına qənaət edir, ona daxil olan məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirməyə və oxuyarkən onun prioriteti barədə tez qərar verməyə imkan verir.

2. Ünvana/ünvana salam və şəxsi ünvan

Etibar yaradır və məktuba şəxsi diqqət yetirir. Ünvan sahibinin adına məhəl qoymamaq yanlışlıq kimi qəbul edilir.

3. Ünvanlama dəqiqliyi

"To", "Cc", "Bcc" sahələrinin düzgün doldurulması ünsiyyətin səmərəliliyi və etikası üçün ən vacib vasitədir. Bu sahələrlə işləməkdə səhvlərə yol verməmək üçün müasir biznes mühitində ümumiyyətlə qəbul edilən məqsədlərini bilməlisiniz:

• adınız birbaşa ünvan sahəsindədirsə (“Kimə”), bu o deməkdir ki, məktubu göndərən şəxs sizdən sualına cavab gözləyir;
• bu sahədə bir neçə alıcı yerləşdirilibsə, bu o deməkdir ki, məktubu göndərən hər birindən və ya hər hansı bir alıcıdan cavab gözləyir;
• adınız "CC" sahəsinə yerləşdirilibsə, bu o deməkdir ki, göndərən sizdən cavab gözləmədiyi halda, məsələdən xəbərdar olmanızı istəyir. Adınız "Kopyala" sahəsindədirsə, yazışma mövzusuna daxil olmamalısınız. Əgər hələ də yazışmalara girmək qərarına gəlsəniz, yaxşı forma əlaməti ifadələrdən birini yazmağa başlamaq olacaq: “İcazə verin, müzakirəyə qoşulum bu məsələ…”, “Müdaxilə etdiyim üçün üzr istəyirəm…”, “İcazə verin, fikrimi bildirim…”.

Etika aspektinə xüsusi diqqət "Bcc" sahəsinə aiddir. Bu, biznes etikası baxımından ən “zəif” e-poçt vasitəsidir. bu sahə adətən gizli nəzarət və informasiya vasitəsi kimi qəbul edilir. Nömrəyə yerləşdirilmiş alıcılar digər alıcılara görünmür. Bəzi etik cəhətdən həssas şirkətlər bu alətin korporativ ünsiyyətdə istifadəsini qadağan edir. İstisna kütləvi poçt göndərişləridir (məsələn, dəvətnamələr). Onlar çoxlu sayda alıcıya göndərilir, halbuki e-poçt ünvanları hər kəsə görünməməlidir.

Aşağıdakı universal qaydalara riayət edərək, "Bcc" sahəsinə daha sakit yanaşıldığı şirkətlər var:

• “Gizlətmə” sahəsində yazışmalardan xəbərdar olmalı, lakin onların xəbərdarlığı birbaşa ünvançılara aydın olmamalıdır;
• doldurulmuş "Bcc" sahəsi ilə məktubun göndərilməsi ilkin razılaşmanı və ya məktubun müəllifinin və gizli alıcıların bu cür məlumatlandırma formasının səbəbi və məqsədləri barədə sonrakı məlumatlılığını nəzərdə tutur;
• gizli ünvançı yazışma mövzusuna “Gizlətmə” sahəsindən daxil olmamalıdır.

4. Tez cavab

Məktubun cavab müddəti tərəfdaşların və müştərilərin biznes maraqlarına münasibətdə mövqeyinizin göstəricilərindən biridir. Bunun üçün şirkətlərin fərqli standartları var. Məktuba qəbul edilən cavab/cavab müddəti iki-üç saat ərzindədir. Məktubu aldıqdan və oxuduqdan sonra 24 saat ərzində ona cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşsəniz, yaxşı forma qaydası ünvançıya məktubunu aldığınız barədə məlumat göndərmək və ona cavab vermək olacaq: “Məktub aldım. Bu gün gün ərzində cavab verəcəm” və ya “Məktub aldım. Cavab vermək tələb olunur əlavə informasiya. Daha sonra cavab verməyə çalışacağam...”.

Biz təklif edirik

5. Məlumatla düzgün işləmək (həcmi, dili, strukturu, formatı)

Məktubun mətnində məlumatın təqdim edilməsinin xarakteri və özəlliyi həm də sizin ünvanınıza münasibətdə mümkün qədər düzgün və hörmətlə yazışmaq bacarığınızın və istəyinizin aləti və göstəricisidir:

• "bir ekrana" uyğun gələn məktubun həcmi, maksimum - A-4 formatının bir vərəqinin mətninin həcmində oxuyarkən ən rahatdır;
• göndərilən əlavələrin həcmi 3 MB-dan çox olmamalıdır (böyük fayllar problem yarada bilər, çünki onlar alıcının poçt serverindən keçməyə bilər);
• göndəriləcək faylları universal kodlaşdırmada "paketləmək" daha yaxşıdır: Zip və ya rar (digər uzantılar köçürmə zamanı bloklana və ya kəsilə bilər və ünvançı üçün problemlər yarada bilər);
• ünvan sahibinin məktubuna cavab verərkən, cavabınızın mətni məktubun aşağısında deyil, yuxarısında (əvvəlində) yerləşdirilməlidir (bu, ünvan sahibini əvvəlki yazışma mətnini "sürüşdürmək" məcburiyyətindən xilas edir. yazdığınız cavabın axtarışı);
• ünvan sahibinin məktubuna yeni məktub kimi cavab verməyə başlamamalısınız (yazışma tarixini saxlamadan). Belə bir cavab qəbul edən ünvanı orijinal mesajı axtarmağa vaxt sərf etməyə məcbur edər;
• ünvana daha çox başa düşülən dildə yazmaq lazımdır. Hər bir konkret halda peşəkar, daxili korporativ lüğətdən, jarqonlardan, abreviaturalardan və anglikizmlərdən (borc götürmək) istifadənin məqsədəuyğunluğu məsələsi ingiliscə başqa dildə).

Əgər jarqon və abreviaturadan istifadə yazışmaların sürətini və səmərəliliyini artırırsa, o zaman jarqondan istifadə məqbul və etikdir. Beləliklə, şirkət daxilində daxili yazışmalar demək olar ki, həmişə jarqonlarla zəngindir: yazışmaların bütün iştirakçıları üçün tanış və başa düşüləndir və vaxta qənaət edir. Ancaq xarici biznes tərəfdaşları / müştəriləri ilə yazışmalarda - bu ehtiyatlılıq tələb edən bir məsələdir.

Bəzən terminologiya əvəzolunmaz olur. Məsələn, bir şirkət müştərilərə onlayn reklam kimi məhsul/xidmət təqdim edir və “media-kontekstual banner”, “açar sözlər”, “neqativ açar sözlər”, “ctr” kimi anlayışlar heç nə ilə əvəz edilə bilməz, onlar təqdim edilməlidir. biznes kontekstinə daxil edin və müştəriyə onlarla işləməyi öyrədin. Bu vəziyyətdə hər iki tərəfin səbirli olması və izah etmək və öyrənmək istəyi vacibdir.

Bununla belə, abreviatura və terminlərin istifadəsindən qaçınmaq olar və edilməli olduğu hallar var.

MÜSƏL:

Dostum 2 gündür suala cavab axtarırdı: ASAP nədir. O, nəşriyyat üçün materiallar hazırlayırdı və son məktubunda ona yazırdılar: “ Maşa, zəhmət olmasa bütün materialları tez göndər". Maşa qərara gəldi ki, bu, ona məlum olmayan bir formatın təyinatıdır və mətni "tərcümə etmək" lazımdır. Maşanın "deşifrə" və naşirin istəyini təmin etmək üçün sərf etdiyi vaxt 2 gün çəkdi. Təsəvvür edin ki, Maşının 2 gündən sonra sirli “asap” sözünün arxasında ingilisdilli mühitdə geniş istifadə olunan abbreviatura olduğunu biləndə qıcıqlandı”. mümkün olduğu qədər tez» – « mümkün qədər sürətli».

MƏSLƏHƏT: xarici müştərilər və tərəfdaşlarla yazışmalarda anglicisms, xüsusi terminlər və şirkətdaxili abbreviaturalardan sui-istifadə etməyin.

6. İmza və əlaqə məlumatlarının mövcudluğu

Bu, hər bir məktubunuzu bitirməli olan zəruri atributdur. İmza blokunda aşağıdakılar yerləşdirilməlidir:

1. Adınız və soyadınız.

Bu, yazışmaları fərdiləşdirir, bu da ünsiyyətin effektivliyinə və psixoloji rahatlığına təsir göstərir. İmzada abbreviaturalardan istifadə edilməməlidir. T.L əvəzinə. Vorotyntsev, imzamda Tamara Leonidovna Vorotyntseva (və ya Tamara Vorotyntseva) yazacağam ki, ünvançı cavab məktubunda mənimlə necə əlaqə quracağını başa düşsün.

1. Vəzifənizin göstəricisi.

Bununla siz ünvanlıya məsələlərin həllində səlahiyyətinizin və peşəkar səriştənizin hüdudlarını anlamağa imkan verirsiniz.

1. Əlaqə məlumatları (telefon, e-poçt ünvanı, şirkətin adı və ünvanı, veb-saytı).

Bu, zərurət yarandıqda, alıcıya əlavə əməliyyat rabitəsi imkanı verəcəkdir.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısını ümumiləşdirərək və eyni zamanda müxtəlif şirkətlərdə yazışmaları müşahidə etməkdə çoxillik təcrübəyə malik olmaqla, əminliklə deyə bilərəm: müasir işgüzar cəmiyyətdə etik normalar qaydaların təkcə nominal atributları deyil, həm də o qədər də çox deyil. onlar işgüzar ünsiyyəti düzgün, səmərəli, rahat və son nəticədə təsirli etməyə imkan verən praktiki alətlərdir.

Tamara Vorotyntseva tərəfindən aparılan təlimə diqqət yetirin.

Məqalələr

Qohumlara və dostlara məktub yazmaq iş dünyasındakı məktublardan çox fərqlidir. Düzgün tərtib edilmiş məktub həmsöhbətə onu göndərən şirkətin nüfuzu və imici haqqında düzgün fikir formalaşdırmağa imkan verir, həm də gələcək əməkdaşlıq istəyinə böyük dərəcədə təsir göstərir.

E-poçt İstifadəsi

İnternet texnologiyalarının inkişafı şirkətlərin müştəriləri və kontragentləri - biznes tərəfdaşları, təchizatçıları, topdansatış müştəriləri ilə işi xeyli asanlaşdırdı.

İndi hər bir şirkətin elektron poçt qutusu var və demək olar ki, dərhal kommersiya təklifləri göndərməyə, tərəfdaşlara və yuxarı orqanlara hesabat verməyə, ərizə və müqavilələrə imkan verir.

E-poçtun üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir:

• əməliyyatlar və əməliyyatlar prosesini xeyli sürətləndirən sürətli mesaj çatdırılması;
• aşağı qiymət. Adi poçtla müqayisədə və ya kuryer çatdırılması e-poçt xərcləri daha azdır. Poçt göndərərkən siz tamamilə pulsuz ola biləcək xidmətlərdən istifadə edə bilərsiniz və sizə hər gün minlərlə məktub göndərməyə imkan verəcək;
• şirkətdə idarəetmə səviyyələrinin azaldılması - şirkətin hər hansı bir işçisi hər hansı bir ideya təklifi ilə birbaşa menecerlə əlaqə saxlaya bilər. Beləliklə, e-poçt innovasiyaları stimullaşdırır və təşkilatların daha sürətli böyüməsinə imkan verir. Amma bu halda elə etmək lazımdır ki, e-poçt bir növ “şikayət kitabı”na ​​çevrilməsin, nə vaxtsa işçilər hər hansı səbəbdən şirkət rəhbərinə məktublar yazıb, onu həqiqətən vacib məsələlərdən yayındırsınlar;
• böyük miqdarda məlumat ötürmək imkanı. Bütün poçt xidmətlərində bir e-poçt ünvanından digərinə asanlıqla və problemsiz şəkildə ötürülən böyük həcmli məlumatların saxlanmasını və istifadəsini dəstəkləyən bulud xidmətləri var;
• təhlükəsiz məlumat ötürülməsi və məlumatın ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq imkanı. Fakslar və ya adi poçtlar daha həssasdır;
• müştəri ehtiyaclarına daha sürətli cavab vermək imkanı - e-poçt istehlakçıların şikayət və ya təkliflərinə tez cavab verməyə imkan verir.

Bununla belə, bu ünsiyyət növünün çatışmazlıqları da var. Əvvəla, bu, məktub göndərən mütəxəssislərin səriştəsizliyi və nəticədə şirkətlə müştəriləri arasında koordinasiyanın pozulması ilə bağlı ola bilər. Etikanın əsaslarını bilmək işgüzar ünsiyyət- təşkilatda siyahıların göndərilməsinə cavabdeh olan şəxslər üçün əsas tələb.

Rəsmi elektron poçt yazışmalarının qaydaları və etiketi

Dostlar və tanışlarla e-poçt vasitəsilə ünsiyyət işgüzar məktublardan çox fərqlidir, burada jarqon, "sizə" müraciət, abreviaturalardan istifadə (yalnız bunlar ümumi qəbul edilmədikdə və ümumi istifadə olunan abbreviaturalar) qəbuledilməzdir. Şirkətin reputasiyası, ona müştəri loyallığı və onun fəaliyyət göstərdiyi bazardakı ümumi imici məktubun nə qədər savadlı və peşəkarlıqla yazılmasından asılıdır.

Yüksək keyfiyyətli və uyğun iş etikası məktubları yaratmağa imkan verəcək əsas qaydaları nəzərdən keçirin:

• Həmişə məktubun əsas məzmununa uyğun gələn mövzunu göstərmək lazımdır. Məsələn, bu, tərəfdaşlar üçün ziyafətə dəvətdirsə, məktubun mövzusu "Rəhbər üçün dəvət" olmalıdır (və ya adını və atasının adını göstərin). Təşkilatların çoxlu sayda məktub aldığını başa düşmək vacibdir və məktubun mövzusu kimin üçün nəzərdə tutulduğunu göstərirsə, təşkilatın katibi üçün onu köçürmək daha asan olacaq;
• məktuba cavab verərkən, əvvəlki yazışmaların tarixini saxlamaq vacibdir - buna görə də alıcı, lazım gələrsə, əvvəllər göndərilmiş mesajları yenidən oxuya bilər. İşgüzar mühitdə çoxlu məktublar gəlib-gedən olduğundan, tərəfdaşlardan gələn bütün məlumatları yadda saxlamaq çətindir, çünki məktuba belə bir cavab müzakirə olunanlarla bağlı yaddaşınızı təzələməyə imkan verəcək;
• “Sizə” müraciət etmək işgüzar yazışmaların əsas qaydasıdır, o cümlədən hər hansı məktubun salamla başlaması və “Hörmətlə, tam ad, vəzifə” ifadəsi ilə bitməsi;
• cavab mümkün qədər operativ olmalıdır, çünki bu, şirkətin nüfuzuna birbaşa təsir edir. İş dünyasında e-poçtlara bir neçə saat ərzində cavab vermək və cavabı bir gündən çox gecikdirməmək adətdir.

Müştərilərlə işgüzar e-poçt yazışmalarını necə aparmaq olar

İşgüzar yazışmalar illər ərzində öyrənilən bütöv bir sənətdir və yalnız tərəfdaşlarla ünsiyyət təcrübəsi ilə inkişaf etdirilir. müəyyən üslub mesajlar yazmaq.

Məktubların məzmununu ayrıca qeyd etmək lazımdır: mesajın əhatə dairəsindən kənara çıxmamalı, yığcam olmalıdır. Uzun müddət əsas suala rəhbərlik etmək lazım deyil, problemi dərhal müəyyən etmək daha yaxşıdır, bu da məktub yazmağı zəruri edir.

Müştərilər şirkətdə baş verənlərdən xəbərdar olmalıdırlar, lakin siz onların vaxtından sui-istifadə etməməli və tez-tez göndərişlər etməməlisiniz - bu yolla siz asanlıqla spam kateqoriyasına düşə və müştərilərin inamsızlığına səbəb ola bilərsiniz. Daimi poçt göndərişləri aşağıdakı hallarda həyata keçirilə bilər: şirkət haqqında xatırlatma, promosyonlar və xüsusi təkliflər, yeni məhsulların buraxılması, təşkilatın koordinatlarının dəyişdirilməsi (yer, telefon, poçt).

Tərəfdaşlarla e-poçt yazışmalarının etikası

• nida və ya sual işarələrindən sui-istifadə;
• müxtəlif rəng və şriftlərdən, həmçinin böyük hərflərdən həddindən artıq istifadə;
• hərflərə ifadələr və ya digər gülməli şəkillər daxil edin.

Məktub həm orfoqrafiya, həm də durğu işarələri baxımından savadlı olmalıdır.

iş e-poçt nümunələri

Aşağıdakılar e-poçtla göndərilən yaxşı yazılmış məktubların nümunələridir:

• Salam İvan İvanoviç. Sorğunuza cavab olaraq sizə özümüzü göndəririk Kommersiya təklifi. Bütün suallarınız üçün məhsul meneceri ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz: 500-50-50 (Peter);
• Axşamınız xeyir, Petr Petroviç. Ivanov & Partners məmnuniyyətlə sizə bildirir ki, biz indi şəhərin tam mərkəzində - Sidorova küçəsi, ev 5, ofis 100 ünvanında yerləşən yeni müasir ofisdə yerləşirik. Hörmətlə, İvanov İ.İ., şirkətin rəhbəri.

Expocentre sərgilərində iş adamlarının əlaqə və ünvanlarını toplayın

Gələcəyin əlaqə və ünvanlarını toplamaq üçün effektiv üsullardan biri biznes tərəfdaşları Expocentre Sərgi Meydanlarında sərgiləri ziyarət edir. Bu işi yerinə yetirməzdən əvvəl çoxlu sayda öz ehtiyatınızı saxlamaq lazımdır vizit kartları iş adamları ilə görüşərkən onları dəyişdirmək üçün. Bunun müqabilində təkcə vizit kartları vermək və almaq deyil, həm də öz sorğu kitabçanızı hazırlamaq vacibdir, ona əsasən sərgi iştirakçısının təmsil etdiyi müəssisə və ya şirkət haqqında ümumi təsəvvür əldə etmək daha yaxşı olar. Anketdə əlaqə məlumatları, şirkət profili haqqında məlumatlar, təchizat və satınalmalar üzrə əsas məqamlar göstərilməli və şirkət nümayəndəsinin təşkilatdakı rolu əks olunmalıdır.

İştirakçıların siyahısı və ekspozisiyanın tərtibatı ilə sərginin saytında tanış olmaq olar. Yalnız sərgi iştirakçılarından deyil, həm də sərgiyə gələn qonaqlardan əlaqə toplamaq daha yaxşıdır, çünki Demək olar ki, bütün ziyarətçilər bu və ya digər şəkildə tədbirin mövzusu ilə bağlıdır.

İnsanlar arasında ünsiyyət təbii və həyati bir prosesdir. Bir vaxtlar epistolyar janr yeganə idi əlçatan yol bir-birindən uzaq olan insanlar arasında ünsiyyət.

Poçt şöbəsi əvvəllər olmasa da, qədim Romadan bəri mövcuddur. İnsanlar yazışırdılar. Ədəbiyyatda hətta məktublarla yazılmış romanlar, hekayələr belə məlumdur.

Texnologiyanın müasir inkişafı yeni, daha yaxşı ünsiyyət yolları təklif edir.

Bu halda, poçt yazışmaları saxlanılır. Bu, özünəməxsus keyfiyyətlərə malik olan köhnə, lakin etibarlı ünsiyyət üsuludur. Poçt yazışmalarının müasir formatı e-poçt, əks halda E-poçt ilə təmsil olunur.

Elektron poçt, adi poçtdan fərqli olaraq, alıcılarla demək olar ki, dərhal ünsiyyət qurmağa imkan verir. “Göndər” (məktub) düyməsini basdım və bir neçə saniyədən sonra alıcı bu məktubu öz poçtunda, Gələnlər qutusu qovluğunda görür.

İstifadəçilər arasında mövcud və geniş yayılmış elektron poçt yazışmaların aparılması üçün müəyyən qaydalara malikdir. Bu cür qaydalar qəbul edilmiş mədəni və məzmun çərçivəsində yazışmaları təşkil etməyə və aparmağa imkan verir biznes qaydaları. “Elektron poçt” yazışmaları üçün sistemləşdirilmiş qaydalar toplusu danışılmamış “Elektron poçt etiketi” adlanırdı.

Elektron yazışma etiketinə dizayn xüsusiyyətləri, məktubların yazılması, habelə ünvanlıların ünsiyyət prinsipləri daxildir. Qaydaların siyahısı ilə başlayaq:

Qayda 5. Qəbul edənin poçt ünvanını ən son daxil edin.

Qayda 7. Məktubun mətni müəyyən tələblərə cavab verməlidir.

İndi on qaydanın hər biri haqqında daha çox.

Qayda 1. E-poçtda bütün sahələri doldurun.

Aydınlıq üçün Yandex poçtunda yeni məktubun necə göründüyünü göstərən (Şəkil 1) istifadə edirik ("Yaz" düyməsini basdıqdan sonra):

Demək olar ki, bütün poçt xidmətlərində (Yandex poçt, Mile ru, Google, Rambler və s.) e-poçt aşağıdakı məlumatları ehtiva edir:

1. Poçt ünvanı (e-poçt) və göndərənin adı (bəlkə də soyadı) - Şəkil 1-də. 1.
2. Məktubu alanın poçt ünvanı (elektron poçtu) - Şəkildə 2 nömrə. 1.
3. Məktubun mövzusu (sərlövhə, başlıq) - Şəkildəki 3 nömrə. 1.
4. Məktubun məzmunu (Şəkil 1-də 4-cü rəqəm), o cümlədən:
   • salamlar,
   • əsas mətn,
   • nəticə,
   • imza.
5. Məktuba əlavə (əlavə edilmiş fayllar və ya əlavələr) - Şəkildə 5 nömrəli. 1.

Sonuncu (Şəkil 1-də 5 nömrə) - məktuba əlavələr istisna olmaqla, sadalanan maddələrin hamısının doldurulması tələb olunur. Məktubun mətnini izah edən hər hansı bir faylı məktuba əlavə etmək lazım deyilsə, bu elementi unuda bilərsiniz.

Qayda 2. Poçt ünvanı və göndərənin adı başa düşülən olmalıdır.

Yazışmalar iki tərəfin olmasını nəzərdə tutur, buna görə də şəxsi məlumatlara diqqət yetirməlisiniz. Şəxsi məlumatlar başa düşülən və mümkün qədər tam olmalıdır ki, ünvanda anlaşılmazlıq, diqqətlilik və sirr yaratmasın.

Soyadı və adı olan poçt ünvanı ən etibarlıdır, məsələn, [email protected]

Göndərənin blogu varsa, o zaman saytın domeni ilə ünvanı qeyd etmək faydalı olacaq, məsələn, [email protected] vebsayt. Məsələ burasındadır ki, @ işarəsindən sonra göstərilən sayta (sayta) daxil olmaqla, orada təqdim olunan materiallardan saytın müəllifi haqqında çox şey öyrənə bilərsiniz.

Əgər poçt ünvanı olarsa [email protected], onda belə bir ünvandan məktub alan hər bir şəxs bu məktubu açmağa qərar verməz. Bəs kompüteri bloklayan bir virus və ya belə bir məktubu açdıqdan sonra sonsuz bir axınla gedəcək spam varsa?

Qayda 3. Məktubun mövzusu (sərlövhə, başlıq) həmişə göstərilməlidir.

Məktubun başlığı məktub gələndə onu alanın gördüyü yeganə şeydir. Çox vaxt onun sonrakı taleyi məktubun adından asılıdır:

• alıcı onu açacaq
• və ya baxmadan silin.

Ona görə də məktubun başlıqlarına xüsusi ehtiramla (yəni ehtiramla) yanaşmaq lazımdır.

Başlığından asılı olaraq alınan məktubun taleyi üçün seçimlər:

• məktub bir yığın digər məktublar arasında fərq edilməyəcək,
• yararsız hesab edilir və buna görə də açılmır,
• tərəddüd etmədən dərhal "" və ya "Silinmiş" qovluğuna göndərəcəklər,
• qismən və ya tam oxuyun
• hətta cavab verə bilər.

Məktubun başlığı alıcını məktubu açmaqda maraqlı etmək, daha doğrusu, “qarmaq” etmək, diqqəti cəlb etmək üçün açardır. Kiməsə ilk dəfə məktub yazırsınızsa, bu xüsusilə vacibdir. “Kapitan Vrungelin sərgüzəştləri” kitabından (“gəmini necə çağırırsınızsa, o, belə gedəcək”) sözləri təkrarlayaraq deyə bilərik ki, “məktubu necə çağırırsınızsa, o da çatacaq”.

Beləliklə, məktubun başlığı qısa (50 simvoldan çox olmamaqla), maraqlı və əsaslı (məktubun mahiyyətini ifadə edən) olmalıdır.

Eyni zamanda, yazışmalar zamanı məktubu alan şəxs müəllifə cavab verirsə, məktubun başlığı dəyişməməlidir. Məktub bu və ya digər istiqamətə dəfələrlə göndərildikdə, təkrar yazışmalar zamanı da dəyişməməlidir.

Yazışma zamanı müzakirə mövzusu dəyişirsə, məktubun mövzusunu dəyişdirmək və ya bəlkə də sonrakı yazışmalar üçün yeni bir mövzu ilə yeni bir məktub yaratmaq məna kəsb edir.

Qayda 4. Hər hansı bir məktuba cavab verərkən məktubun mövzusunu dəyişdirməyiniz lazım olub-olmadığını düşünün.

Əksər hallarda məktubun mövzusunu dəyişdirməyə ehtiyac yoxdur, səbəbləri aşağıda izah edəcəyəm. Ancaq bildiyiniz kimi, qaydanın bəzi istisnaları var. Bununla belə, ilk şeylər.

Cavab məktubunu necə yazmaq olar

Bir çox təcrübəsiz istifadəçi məktuba səhv cavab verir, yəni məktubu aldıqdan sonra onu oxuyur və cavab vermək üçün “Yaz” düyməsini sıxır. Bu, kökündən yanlışdır.

Məktuba cavab verərkən, yazışmaların necə başladığını və haradan gəldiyini başa düşmək üçün "Cavab ver" düyməsini sıxmalısınız. Bunun üçün:

• Məktubu açmaq lazımdır. Bu, yuxarıda və ya aşağıda "Cavab ver" düyməsini çıxaracaq. açıq məktub(Şəkil 2-də 1 nömrə).
• "Cavab ver" düyməsini basın.
• “Re: …” avtomatik olaraq məktubun mövzusunda (başlıqda) görünəcək (Şəkil 2-də 2 nömrə). “Re” hərfləri məhz bu məktubun cavabı olduğuna işarədir.
• Cavabınızı məktubun əvvəlinə yazın ki, cavab birinci, mətn isə aşağıda olsun əvvəlki məktub.

Bir çox texniki dəstək xidmətləri problem barədə e-poçt göndərərkən “Cavab ver” düyməsini sıxmağınızı xahiş edir. Və eyni zamanda, yazışmalarda əvvəlki hərflərdə heç nəyi dəyişməyin. Daha doğrusu, istənilən texniki dəstək “cavab verərkən sitatı yadda saxlamağı” xahiş edir. Çünki problemi necə həll etməyə başladıqlarını və nəyə gəldiklərini başa düşmək daha asandır.

Bir çox təcrübəsiz istifadəçi əvvəlki məktubu tapa bilmir və ya başqa bir səbəbdən tez-tez CAVAB VERMİR (yəni "Cavab vermək" düyməsini istifadə etmir), lakin yeni məktub yazır ("Yaz" və ya "Yarat" düyməsini basın. düyməsi). Hər dəfə yeni məktub alanda yeni məktubu alan şəxs üçün “dan təmiz şifer» yazışmaları xeyli çətinləşdirən əvvəlki məktubun bütün təfərrüatları.

Və peşəkar texniki dəstək səhv formatlaşdırılmış məktublara ümumiyyətlə cavab verməyə bilər.

Qeyd edək ki, "Re:" ingiliscə "Reply:" və ya "Response:" sözlərinin abbreviaturasıdır və tərcümədə "Mənim cavabım:" deməkdir. Məktubun mövzusu dəyişibsə, bu "Re:" silmək və yazmaq lazımdır yeni mövzu hadisələrin yeni dönüşünün mahiyyətini əks etdirən məktublar.

Qayda 5. Qəbul edənin poçt ünvanını (Kimə) axırıncıya qədər daxil edin.

“Kimə” sahəsi məktub yazıldıqdan və yoxlandıqdan sonra ən yaxşı şəkildə sonuncu doldurulur. Bu, məktubu göndərən şəxs səhvən "Cavab vermək" düyməsini basaraq onu tamamlamamış ünvana göndərdikdə tez-tez təkrarlanan səhvlərdən qaçmağa kömək edəcəkdir.

Əgər "Cavab ver" düyməsini klikləsəniz, klikləməzdən əvvəl ilk növbədə məktubu ünvana göndərib-göndərmədiyinizi yoxlayın. Məktub, xüsusən də şəxsi və ya məxfi məlumatları ehtiva edirsə, göndərmək istədiyiniz yerə getmədikdə çox məyus ola bilər.

Qayda 6. Məktubu göndərməzdən əvvəl məktubun mətnini ayrıca faylda saxlayın.

Təəssüf ki, bu qayda yalnız nə vaxt xatırlanır

• E-poçt göndərilməsi gözlənilmədən uğursuz oldu,
• və ya məktub hansısa səbəbdən alınmadığı üçün yenidən göndərilməsi xahiş edildikdə.

Mühüm e-poçtları bir yerdən köçürmək əvəzinə əl ilə yazılmış “mətn divarı” ilə göndərərkən bu, çox yaxşı qayda. Həyatı çox asanlaşdırır.

Qayda 7. Məktubun mətni aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

1) Məktubun mətnində salam olmalıdır.

Ən azından "Salam". və ya "Axşamınız xeyir". Əgər adı bilirsinizsə, o zaman "Hörmətli (ci) Ad (bəlkə atasının adı)". İnternetdə ünsiyyət qurarkən "Xeyirli günlər" əvəzinə tez-tez istifadə olunur. Sabahınız xeyir”, “Axşamınız xeyir” və ya “Axşamınız xeyir”. Bu onunla bağlıdır ki, məktubu göndərən şəxs onun məktubunu alan şəxs tərəfindən nə vaxt açılacağını heç vaxt dəqiq bilə bilməz. Göndərən və alıcı Yerin müxtəlif yerlərində, müxtəlif saat qurşaqlarında yerləşə bilər. Həmçinin, göndərən heç vaxt alıcının məktubunu nə vaxt açıb oxuyacağını dəqiq bilmir.

2) Məktubun mətni savadlı olmalı və səhvlər olmamalıdır.

Nədənsə savadlılığa o qədər də önəm verilmir. Səhvlərə ciddi şirkətlərin rəsmi saytlarında rast gəlmək olar, məktubları demirəm ki, burada bəzən təkcə ayrı-ayrı sözləri deyil, həm də bütöv ifadələri başa düşmək çətin olur, onlar belə savadsız və səhvlərlə tərtib oluna bilər. Yadda saxlamaq lazımdır ki, savadsız yazılar pis mədəniyyətdir və internetdə yer yoxdur.

3) Məktubun mətni məzmunca başa düşülən olmalıdır.

Göndərən hər zaman nə haqqında yazdığını bilir, lakin alıcı bunu yalnız məktubun mətnindən anlaya bilər. Göndərən heç də həmişə öz problemi haqqında alıcıya başa düşülən şəkildə yazmır. Məzmunu başa düşülməyən məktublar qəbul edəndə ancaq qıcıq və qıcıq yarada bilər, çünki o, məktubu oxumağa vaxt sərf edir, lakin göndərənin ona nə demək istədiyini başa düşmür.

4) Məktubun mətni bir mövzunun əhatəsini əhatə etməlidir.

Əgər göndərənin alıcıya müxtəlif mövzularda deməyə sözü varsa, o zaman hər mövzu üçün bir məktub göndərmək daha yaxşıdır. Bu, alıcının məlumatı qavramasını asanlaşdıracaq və sizə dəqiq və hərtərəfli cavab verməyə imkan verəcək.

5) Məktubun mətni məzmun və xarici qavrayış baxımından strukturlaşdırılmalıdır.

Strukturlaşdırılmış mətni oxumaq asandır. Və məktubun müəllifinin nəzərdə tutduğu kimi qəbul edilir. Düşüncə sıçrayışları olan, faktlardan çox emosiyaların üstünlük təşkil etdiyi, anlaşılmaz bağlarla və s. məktubu göndərən tərəfindən nəzərdə tutulduğu kimi, məktubu alan şəxs tərəfindən tamamilə fərqli şəkildə qəbul edilə bilər. Nəticədə e-poçt vasitəsilə əlaqə işləməyəcək. Bu, ümumiyyətlə baş tutmayacaq və ya telefon, Skype və digər ünsiyyət vasitələrinə ehtiyacınız olacaq.

6) Məktubun mətni optimal ölçüdə olmalıdır.

5-7 sözdən ibarət olduqca qısa hərflər, əlbəttə ki, oxumaq üçün xoşdur, lakin bu sözlərə əsas fikri çatdırmaq üçün çox istedadlı yazıçını başa düşmək lazımdır. Təcrübəsiz məktub yazarının ünvana göndərilən məlumatı və ya məlumatı mümkün qədər dəqiq çatdırmaq üçün daha çox yazması daha yaxşıdır.

Eyni zamanda təkrarlarla, əlavə izahatlarla, mövzudan kənar lazımsız məlumatlarla və s.-lə dolu lazımsız uzun məktub alıcı tərəfindən “mətn divarı” kimi qəbul edilir, onu yorur və mənfi reaksiyaya səbəb olur. Hər şeyin ölçüyə ehtiyacı var;

7) Məktubun mətninin şrifti bütün poçt xidmətlərində göstəriləcək ümumi tipdə olmalıdır.

Ekzotik şriftlərin pərəstişkarları, məsələn, tünd qələm ilə əlyazma mətninə bənzəyənlər, alıcının məktubun mətni əvəzinə oxunmayan abrakadabra ilə nəticələnə biləcəyini xatırlamalıdırlar. Ekzotik pərəstişkarları istifadə etdikləri ekzotik şriftin mətnlə birlikdə məktubda göndərilməsinə əmin olmalıdırlar.

8) Məktubun mətnində şrift ölçüsü vahid olmalıdır.

Kiçik çapda hər hansı kiçik qeydlər yaza bilərsiniz, qalan hər şey eyni ölçülü şriftlə edilməlidir. Bəzi poçt xidmətləri ümumiyyətlə vahid universal şriftdən istifadə edir. Bu, həmişə xatırlanmalıdır, çünki göndərənin bütün incəliklərinə uyğun olaraq bəzək mətn şriftləri müxtəlif ölçülərdə sonda alıcı monoton mətn kimi görünəcək. Bəs niyə bu qədər səy göstərməlisən?

9) Məktubun mətnində böyük və kiçik hərflərdən sui-istifadə etməməlisiniz.

Bütün hərflərin kiçik olduğu, hətta cümlənin əvvəlində və ya əksinə, bütün hərflərin BÖYÜK olduğu hərfləri oxumaq çətindir. Yadda saxlayın ki, İNTERNETDƏ BÖYÜK HƏRFLƏRLƏ YAZILAN VƏ BÖYÜK HƏRFLƏRDƏN İBARƏT OLAN MƏKTUB QIYYAT KİMİ QƏBUL EDİLİR və yalnız qışqırıq mənasını verir, başqa heç nə demək deyil.

10) Məktubun tonunda heç bir halda aqressivlik, əsəbilik xüsusiyyətləri olmamalıdır.

Məktubun mətnində söyüş və təhqir olmamalıdır. Balanslı və ağlabatan vəziyyətdə olarkən məktub yazmaq daha yaxşıdır. Yüngül oynaqlıq və uyğun yumor, əgər alıcı belə bir ünsiyyət tonunu dəstəkləyirsə və onu qiymətləndirə bilirsə, xoşdur.

11) Sonda həmişə həmsöhbətə mümkün istəkləri olan bir imza (ad, soyad, ləqəb, iş məktubları üçün vəzifə) qoymalısınız.

Arzulara daxildir: Hörmətlə, Minnətdarlıqla və s.

Qayda 8: E-poçtlara cavab verilməlidir.

Məktuba cavab vermək həmişə adətdir, ona görə də göndərənlərə qarşılıqlı diqqət və hörmət göstərmək üçün vaxt və fürsət tapmaq lazımdır.

Elektron poçt durğunluğa dözmür. Elektron poçtla işləmək, alıcının intizamından və təşkilatçılığından çox asılıdır. Bu, müntəzəm olaraq poçt qutunuza nəzarət etmək, daxil olan yazışmalarla tanış olmaq, onu öyrənmək, cavabları sistemləşdirmək və tərtib etməkdən ibarətdir.

Biri mühüm məqamlar vaxtında verilən cavabdır ki, bu da özlüyündə alıcı haqqında müsbət danışır və onun məsuliyyət və maraq dərəcəsini xarakterizə edir.

E-poçt poçtalyonlar, avtomobillər, təyyarələr, qatarlar olan adi kağız poçt deyil. E-poçtlar saniyələr ərzində çatdırılır və göndərənlər tez cavab gözləyirlər. Elektron ünsiyyətdə tamamilə fərqli templər qəbul edilir, bunun "burada və indi" olduğunu söyləyə bilərik. Vaxtın gecikməsi müzakirə olunan mövzunun aktuallığını itirməsinə səbəb ola bilər.

Qayda 9: Məxfi məlumatı e-poçtla göndərməyin.

E-poçt, təəssüf ki, sındırıla bilər, tutula bilər. Və sonra qeyd edildi e-poçtlar parollar, nömrələr bank kartları, pin kodları və s. onlardan şəxsi maraqları üçün istifadə edə bilən üçüncü şəxslər üçün əlçatan ola bilər. Ona görə də bu cür məlumatlara e-poçtla etibar etmək olmaz.

Qayda 10. Şəxsi məktublardan məlumatları göndərənlərin razılığı olmadan dərc etməyin.

Başqasının məxfi məlumatlarına hörmət etməklə siz həm özünüzə, həm də məxfilik hüququnuza hörmət edirsiniz.

Qarşılıqlı vizual və eşitmə əlaqəsi olmadan elektron poçt vasitəsilə ünsiyyət etiket qaydalarına riayət etməyi tələb edir ki, bu da öz növbəsində insanlar arasında səriştəli və mədəni dialoqun qurulmasına kömək edir.

Məktubların birində Antuan Sent-Ekzüperi qeyd edirdi:

"Yazdıqlarımda məni axtarın."

Bu, çox münasib ifadədir, o cümlədən e-poçt vasitəsilə ünsiyyət zamanı yuxarıda qeyd olunan etiket prinsipləri ilə bağlı.

Elektron poçtla işgüzar yazışmalar sahibkarlıq subyektləri arasında yazılı ünsiyyətin rahat üsuludur. Çoxlu məktublar yazmaq və qəbul etmək lazımdır və ünsiyyətin sürəti və düzgünlüyü komponentlərdən biridir uğurlu iş firmalar. İşgüzar yazışmaların bəzi qaydaları.

Elektron poçt işgüzar yazışmalarda öz üstünlüklərinə - gecə-gündüz əlçatanlığına, səmərəliliyinə və istifadəsinin asanlığına görə öz yerini möhkəm tutmuşdur. Bu yazıda biz onlayn işgüzar yazışmaların bəzi nüanslarına baxacağıq.

Məktubların qəbulu

1. Özünüzü yoxlamalısınız Poçt qutusu iş günü ərzində bir neçə dəfə. Əks təqdirdə, vacib məsələlərin həllini gecikdirə və digər insanların işini dayandıra bilərsiniz.
2. Əgər məktub almısınızsa, onu oxumaq lazımdır, çünki kimsə göndərib. Təbii ki, burada spamdan söhbət getmir.
3. Əgər menecersinizsə, iş gününüz poçtunuzu yoxlamaqla başlamalıdır. Rahatlıq üçün e-poçt müştərinizi hər 10-20 dəqiqədən bir poçtu avtomatik çatdırmaq və ya göndərmək üçün təyin edin.
4. Məşğul olsanız və e-poçt alırsınızsa, onun kimdən olduğuna, e-poçtun mövzusuna baxın və e-poçtun əhəmiyyətini ölçmək üçün başlığa tez baxın.
5. E-poçtlara dərhal cavab verməyə çalışın - bu, poçtda tıxanmaların qarşısını almağa kömək edəcək.

Kimə, Cc və Bcc sahələrindən düzgün istifadə edin

1. "Kimə". Sual göndərirsinizsə və ya izahat istəsəniz, məlumatı "to" sahəsində göstərilən ünvançıdan cavab gözləyirsiniz. Siz alıcı olduğunuz zaman suala cavab verməlisiniz. Yəni bu sahədə alıcının məlumatları var.
2. "Kopyala". Məlumatları bu sahədə göstərilən alıcı, sanki, “dəvət olunmuş şahidlərdir”. Bu halda alıcı məktuba cavab verməməlidir. Bundan əlavə, əgər belə bir məktub göndərmək lazımdırsa, o, nəzakətdən ötrü “müdaxilə etdiyim üçün üzr istəyirəm” sətirləri ilə başlamalıdır.
3. "Gizli surət". Məktubun məlumatları "kor surət" sahəsində göstərilən ünvana göndərilməsi əsas alıcıya məlum deyil. Bundan əlavə, bu sahə kütləvi poçt üçün istifadə olunur.

Cavab verərkən "hamısına cavab ver" düyməsini unutma, bu, bir alıcını qaçırmamağa kömək edəcək. İstənilən vaxt arzuolunmaz alıcıları silə və yenilərini əlavə edə bilərsiniz.

Mövzu sahəsi. Bu sahə həmişə doldurulmalıdır. Məktubun ünvanlandığı şəxs gündə böyük miqdarda poçt ala bilər və bu sahə ilə o, məktubun əhəmiyyət dərəcəsini qiymətləndirə biləcək. Məktubun mövzusu onun məzmununu qısa və informativ şəkildə əks etdirməlidir.

“Yazının əhəmiyyəti”. Məktubda təcili nəzərdən keçirilməli olan vacib və ya təcili məlumat varsa, bunu göstərin, əhəmiyyətini "yüksək" olaraq təyin edin. Bu, e-poçtunuzu gələnlər qutunuzda fərqləndirəcək. Ancaq bu xüsusiyyətdən çox istifadə etməyin.

E-poçta necə cavab vermək olar

Aşağıda məktuba cavab yazmaq üçün kiçik bir təlimatı nəzərdən keçirəcəyik.

1. Həmişə bir salamla başlamalısınız - nəzakətə hörmət, heç nə etmək olmaz.
2. Bir insanla onun dilində ünsiyyət qurmaq lazımdır. Və bu, təkcə dilçiliyə deyil, həm də ünsiyyət formasına aiddir. Qeyri-rəsmi ünsiyyət hörmətsizlik və hətta həmsöhbəti incitmək cəhdi kimi qəbul edilə bilər.
3. Məktub göndərmək istisna olmaqla, transliterasiyadan istifadə etməməlisiniz mobil telefon. Əgər poçt müştərinizdə rus dili yoxdursa, ərizədə məktubun mətnini göndərin.
4. İş məktubu təmkinli, dəqiq və yığcam olmalıdır. Dəqiqlik istinad etdiyiniz məlumatların (tarix, yer, vaxt və s.) aydın şəkildə göstərilməsi deməkdir. Spesifiklik - məktubu alan şəxs ondan tam olaraq nə tələb olunduğunu ilk sətirlərdən başa düşməlidir. Qısalıq. Əgər aydın düşüncəlisinizsə, fikirlərinizi aydın ifadə edə bilirsiniz. Həmsöhbətiniz bunu dərhal görəcək və qiymətləndirəcək. Ona görə də məsələnin mahiyyətini bir neçə cümlə ilə ifadə edə bilsəniz, bir neçə səhifə “su”dan çəkinməlisiniz.
5. Məktubda bir neçə sual, tapşırıq və ya mövzu olduqda, onları strukturlaşdırmaq və bir-birindən ayırmaq lazımdır. Davamlı fikir axınını oxumaq çətindir və ondan vacib məqamları çıxarmaq daha çətindir.
6. Məktublarla edilən müraciətlərə mümkün qədər ətraflı cavab verilməlidir. "Görüləcək" kimi cavablar qəbuledilməzdir.
7. Məktubun mətnində heç bir səhv olmamalıdır. Bir və ya iki xırda hərf səhvinin olması qorxulu deyil. Ancaq hərfdən hərfə xroniki savadsızlıqdan əziyyət çəkirsinizsə, o zaman həmsöhbət sizin haqqınızda ən yaxşı təəssürat yaratmayacaq.
8. Həmişə məktublarınızı yoxlayın! Məktubu bir neçə dəfə oxuyun və heç nəyi qaçırmadığınıza əmin olun, səhvləri yoxlayın, alıcının məlumatlarının düzgün olub-olmadığını və s. və s.