Baş direktorun köməkçisi hansı kateqoriyaya aiddir? Menecer köməkçisinin iş təsvirində nə olmalıdır. Menecer köməkçisinin iş təsvirini tərtib edərkən hansı nüansları nəzərə almaq lazımdır

Katib, müavin və ya şəxsi köməkçi? Vəziyyətdən asılıdır! 2018-ci il menecer köməkçisinin iş təsvirində olmalı olan tələbləri, vəzifələri və şərtləri nəzərdən keçirin.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

Rəhbərin köməkçisi şirkətin birinci şəxsinin əsl “sağ əli”dir. Belə bir işçiyə tapşırılan vəzifələrin dairəsi, bir qayda olaraq, genişdir. Əgər daxil kadr təminatı mövqe şəxsi köməkçi direktoru, onun funksionallığını mümkün qədər ətraflı təsvir etməyə çalışın əmək müqaviləsi və iş təsviri.

Düzgün tərtib edilmiş təlimatlar əmək münasibətlərinin hər iki tərəfi üçün faydalıdır. Yeni vəzifədə işə başladığı ilk gündən işçi ondan nə tələb olunduğunu başa düşəcək. İşəgötürən, yerinə yetirilməməsinə görə intizam məsuliyyətinə cəlb edilə bilən və ya işçinin natamam rəsmi uyğunluğu məsələsini qaldıra bilən rəsmi səlahiyyət və vəzifələrin spektrini müəyyənləşdirəcəkdir. Bundan əlavə, CI bütün təcrübə tələblərini sadalayır. praktiki iş və mütəxəssisin ixtisasları (bax. : bütün işçilər üçün daxil edilməli olan şərtlər”).

Qaçırmayın: Əmək Nazirliyinin və Rostrudun aparıcı mütəxəssislərindən ayın əsas məqaləsi

Bütün fəaliyyət sahələri üçün iş təsvirlərinin tam arayış kitabı.

Əlaqədar sənədləri yükləyin:

İş təsviri "Menecer köməkçisi": struktur və məzmun

Bütün işəgötürənlər üçün məcburi olan iş təsvirinin vahid forması yoxdur.

Bununla belə, bir neçə bölmədən ibarət lazımlı bir şablon var:

1. ümumi müddəalar;
2. funksional məsuliyyətlər Və ixtisas tələbləri;
3. hüquq və səlahiyyətlər;
4. məsuliyyət;
5. təftiş təlimatları.

Ümumi müddəalara təsvir olunan vəzifənin aid olduğu kateqoriya, vəzifəyə təyin edilmə və ondan azad edilmə qaydası haqqında məlumatlar daxildir. Burada işçinin birbaşa CEO-ya hesabat verdiyini də göstərə bilərsiniz peşəkar fəaliyyətşirkət tərəfindən hazırlanmış qaydaları rəhbər tutur. Əsas sənədləri sadalayın - iş təsviri, daxili əmək qaydaları, kollektiv müqavilə, əməyin mühafizəsi üzrə təlimatlar.

Effektiv iş üçün lazım olan bilik və bacarıqlar vəzifə öhdəlikləri bölməsində və ya ayrıca qeyd edilə bilər. Menecer köməkçisi bilməlidir:

• müəssisənin strukturunu və sənayenin xüsusiyyətlərini;
• ofis işinin və arxiv işinin normalarını;
• təşkilati və inzibati sənədlərin, iş məktublarının və qeydiyyatı sistemi üçün standartlar kommersiya təklifləri;
• rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyi;
• işgüzar ünsiyyət qaydaları və iqtisadiyyatın əsasları.

CI-də direktor köməkçisinin əsas hüquq və vəzifələrini əks etdirməyi unutmayın. Hər hansı digər işçi kimi onun da hüququ var:

• rəsmi səlahiyyətləri müəyyən edən sənədlərlə tanış olmaq;
• əmək funksiyasının tam yerinə yetirilməsi üçün zəruri olan məlumat və sənədləri almaq və bunun üçün zəruri şəraitin yaradılmasını tələb etmək;
• qanunvericilik və yerli qaydalarla nəzərdə tutulmuş bütün sosial təminatları almaq;
• öz ixtisaslarını təsdiq etmək və təkmilləşdirmək;
• rəhbərliyin fəaliyyəti ilə bağlı qərarları ilə tanış olmaq.

Müdir köməkçisi nəzərdə tutulmuş hədlər daxilində maddi və intizam məsuliyyəti daşıyır əmək hüququ RF. Bu vəzifə rəhbər vəzifə olduğundan, işçi çox vaxt məxfi məlumatlarla və məhdud sənədlərlə məşğul olur. Belə sənədlərlə işləmə qaydalarının pozulmasına, kommersiya sirrinin açıqlanmasına və digər hüquqpozmalara görə iş vəzifələri inzibati, mülki və cinayət məsuliyyəti. Kadrlar işçisinə kömək etmək - məqalə " bütün işçilər tərəfindən daxil edilməlidir.

Son bölmə təlimatlara yenidən baxılma qaydası və tezliyi, onunla tanışlıq qaydaları, nüsxələrin sayı haqqında məlumatlarla doldurulur.

İşçilərin DI ilə tanışlığı

Bu vəzifəni tutan bütün işçilərin imzasına qarşı CI ilə tanış olmaq lazımdır. Əgər şirkət direktorunun bir neçə köməkçisi varsa, hər kəs təlimatın öz nüsxəsini əlinə almalı və gələcəkdə öz iş yerində saxlamalıdır.

Menecer köməkçisinin vəzifə öhdəlikləri

Təlimatın ən vacib bölməsini ehtiva edir iş funksiyasının təsviri. Direktor köməkçisinin həll etdiyi gündəlik vəzifələri, vəzifə öhdəliklərini və tabeliyində olanlarla qarşılıqlı əlaqə qaydasını mümkün qədər dəqiq təsvir edən ifadələrdən istifadə etmək tövsiyə olunur. Burada işçinin səlahiyyətlərinin həcminə təsir edən obyektiv amillər, məsələn, menecer köməkçilərinin ümumi sayı və onlar arasında vəzifələrin bölüşdürülməsi prinsipləri nəzərə alınır. Məsələn, direktor köməkçisinin vəzifələri aşağıdakıları əhatə edə bilər:

• telefon danışıqlarının və işgüzar görüşlərin təşkili;
• , iş məktubları və digər sənədlər;
• konfransların və iclasların hazırlanması;
• istinad materiallarının toplanması;
• hesabatların, təkliflərin hazırlanması, ;
• ziyarətçilərin qəbulu, əməkdaşların arzu və istəklərinə baxılmasında köməklik;
• hakimiyyət orqanları adından dövlət qurumlarına səfərlər;
• ərizələrin, qeydlərin, sorğuların qəbulu;
• rəhbərin işgüzar səfərlərinin müşayiəti (biletlərin sifarişi, yaşayış yerinin bron edilməsi).

Məlumatı peşəkar standartdan iş təsvirinə ötürməzdən əvvəl onların uyğun olduğundan əmin olun əmək fəaliyyəti müəyyən bir şirkətin rəhbərinin köməkçisi tərəfindən həyata keçirilir. Təfərrüatlar "Necə peşəkar standartları nəzərə alaraq.

Menecer köməkçisinin iş təsviri: qeydiyyat proseduru

JI layihəsinin effektiv olması üçün o təsdiqlənməlidir. Təsdiqləmə proseduru yerli qaydaların işlənib hazırlanmasında istifadə olunan sxemlə eynidir (bax: “Necə işlənib hazırlanmalı və təşkilatda"). İşəgötürən haqqında məlumat və "Təsdiq edirəm" möhürü blankın yuxarı hissəsində yerləşdirilə bilər, sonra şirkətin rəhbəri sənədi imzalamalıdır. Başqa, daha az yaygın olmayan mexanizm sifarişlə təsdiqdir. Bir və ya bir neçə Dİ-nin qüvvəyə mindiyi ayrıca inzibati sənəd verilir.

İş təsviri müəyyən bir vəzifə tutan şəxsin yerinə yetirməli olduğu vəzifələrin və işin həcmini göstərir. İşin təsviri uyğun olaraq Ümumrusiya təsnifatçısı idarəetmə sənədləri və ya OKUD, OK 011-93 (Dövlət Standartının 30 dekabr 1993-cü il tarixli 299 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir) təşkilatın fəaliyyətinin təşkilati-tənzimləyici tənzimlənməsinə dair sənədlər kimi təsnif edilir. Bu cür sənədlər qrupuna vəzifə təlimatı ilə yanaşı, xüsusən də daxili əmək qaydaları, struktur bölmə haqqında əsasnamə və ştat cədvəli daxildir.

İş təsviri tələb olunurmu?

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi işəgötürənləri vəzifə təlimatlarını tərtib etməyə məcbur etmir. Həqiqətən, işçi ilə əmək müqaviləsində onun əmək funksiyası həmişə açıqlanmalıdır (ştat cədvəlinə, peşəsinə, ixtisasına uyğun vəzifəyə uyğun olaraq, ixtisasları və ya ona həvalə edilmiş xüsusi iş növü göstərilməklə) (maddə 57). Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi). Ona görə də vəzifə təlimatlarının olmamasına görə işəgötürənin məsuliyyətə cəlb edilməsi mümkün deyil.

Eyni zamanda, adətən işçinin əmək funksiyasının göstərildiyi sənəd olan iş təsviridir. Təlimatda istehsalın, əməyin və idarəetmənin təşkilinin xüsusiyyətləri, işçinin hüquqları və onun məsuliyyəti nəzərə alınmaqla işçinin əmək vəzifələrinin siyahısı (30 noyabr 2009-cu il tarixli, 3520-6-1 nömrəli Rostrud məktubu) əks olunur. ). Üstəlik, iş təsviri adətən işçinin əmək funksiyasını açıqlamır, həm də tutduğu vəzifəyə və ya yerinə yetirilən işə aid olan ixtisas tələblərini təmin edir (24 noyabr 2008-ci il tarixli Rostrud məktubu No 6234-TZ).

Vəzifə təlimatlarının olması işçi ilə işəgötürən arasında əmək funksiyasının məzmunu, işçinin hüquq və vəzifələri və ona olan tələblər üzrə qarşılıqlı əlaqə prosesini asanlaşdırır. Yəni, həm mövcud işçilərlə, həm də yeni işə götürülən işçilərlə, həm də müəyyən bir vəzifəyə müraciət edənlərlə münasibətlərdə tez-tez yaranan bütün məsələlər.

Rostrud hesab edir ki, iş təsviri həm işəgötürənin, həm də işçinin maraqları üçün zəruridir. Axı, iş təsvirinin olması kömək edəcək (Rostrudun 08/09/2007-ci il tarixli 3042-6-0 məktubu):

• sınaq müddəti ərzində işçinin fəaliyyətini obyektiv qiymətləndirmək;
• işə qəbul etməkdən əsaslı şəkildə imtina etmək (axı, təlimatlarda işçinin işgüzar keyfiyyətləri ilə bağlı əlavə tələblər ola bilər);
• əmək funksiyalarını işçilər arasında bölüşdürmək;
• işçini müvəqqəti başqa işə köçürmək;
• işçinin əmək funksiyasını yerinə yetirməsinin vicdanlılığını və tamlığını qiymətləndirmək.

Buna görə də təşkilatda vəzifə təlimatlarının hazırlanması məqsədəuyğundur.

Belə bir təlimat əmək müqaviləsinə əlavə ola bilər və ya müstəqil sənəd kimi təsdiq edilə bilər.

İş təsviri necə tərtib edilir

İş təsviri, bir qayda olaraq, ixtisas arayış kitablarında (məsələn, Əmək Nazirliyinin əmri ilə təsdiq edilmiş menecerlərin, mütəxəssislərin və digər işçilərin vəzifələri üçün İxtisas Məlumat Kitabçasında) olan ixtisas xüsusiyyətləri əsasında tərtib edilir. 21 avqust 1998-ci il tarixli, 37 nömrəli).

İşçilərin peşələrinə görə işə qəbul edilən işçilər üçün onların əmək funksiyasını müəyyən etmək üçün müvafiq istehsalat sahələrində işçilərin iş və peşələrinin vahid tarif və ixtisas arayış kitabçalarından istifadə edilir. Belə arayış kitabları əsasında hazırlanmış təlimatlar adətən istehsalat təlimatları adlanır. Bununla belə, bir təşkilatda daxili sənədləri birləşdirmək və sadələşdirmək üçün işçi peşələri üçün təlimatlar tez-tez vəzifə təlimatları kimi də adlandırılır.

Vəzifə təlimatlarını tərtib edərkən təşkilatlar da peşəkar standartları rəhbər tuturlar.

İş təsviri daxili təşkilati və inzibati sənəd olduğundan, işəgötürən işçini işə qəbul edərkən (əmək müqaviləsi bağlanmazdan əvvəl) imzası ilə tanış etməyə borcludur (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsinin 3-cü hissəsi).

Baş menecer köməkçisi üçün nümunə iş təsviri

Bir köməkçinin iş təsvirinin doldurulmasına bir nümunə CEO. Təlimat menecer köməkçisinin tipik vəzifə öhdəliklərini təsvir edir.

Menecer köməkçisinin iş təsviri əmək münasibətlərini sadələşdirmək üçün yaradılmışdır. Sənəddə işçinin funksional vəzifələri, məsuliyyətləri, hüquqları göstərilir.

Menecer köməkçisi vəzifəsi müxtəlif təşkilatlar başqa cür adlandırmaq olar: direktorun şəxsi köməkçisi, rəhbərin köməkçisi, katib.

Menecer köməkçisi üçün iş təsviri nümunəsi

I. Ümumi müddəalar

1. Rəhbərin köməkçisi təşkilat rəhbərinin əmri ilə vəzifəyə təyin edilir və vəzifədən azad edilir.

2. Rəhbərin köməkçisi birbaşa müəssisə rəhbərinə hesabat verir.

3. Rəhbər köməkçisi olmadıqda, onun hüquq və funksional vəzifələri təşkilat üçün əmrdə göstərildiyi kimi başqa vəzifəli şəxsə verilir.

4. Müdir köməkçisi vəzifəsinə ali təhsilli və bir il oxşar iş stajı olan şəxs təyin edilir.

5. Müdir köməkçisi öz fəaliyyətində aşağıdakıları rəhbər tutur:

• rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi;
• Şirkətin daxili əmək qaydaları, Nizamnaməsi və digər normativ hüquqi aktları;
• rəhbərliyin əmr və göstərişləri;
• bu iş təsviri.

6. Müdir köməkçisi bilməlidir:

• təşkilatda sənədlərlə işləməyin müəyyən edilmiş qaydası;
• işgüzar ünsiyyət və etiket qaydaları;
• hesabat sənədlərinin aparılması qaydası;
• ofis texnikasından, rabitə vasitələrindən istifadə qaydalarını;
• işin əsasları mətn redaktoru, elektron cədvəllər;
• ofis işinin əsaslarını;
• şirkətin təşkilati strukturu;
• müqavilələrin bağlanması və icrası qaydası.

II. Menecer köməkçisinin vəzifə öhdəlikləri

Menecer köməkçisi aşağıdakı vəzifələrə malikdir:

1. Rəhbərin iş gününün planlaşdırılması: görüşlərin, səfərlərin, çağırışların, qəbulların və digər tədbirlərin qrafikinin hazırlanması və əlaqələndirilməsi.

2. İclaslarda, qəbullarda, səfərlərdə rəhbərin şəxsi müşayiəti.

3. Rəhbərin işinə texniki dəstək: bilet sifarişi, nəqliyyat; danışıqların, görüşlərin təşkili.

4. Görüşlərin, görüşlərin, danışıqların gedişatını və nəticələrini müəyyən edən protokolların və digər sənədlərin aparılması.

5. İşçiləri xəbərdar etmək struktur bölmələri göstərişlərin, rəhbərliyin göstərişlərinin təşkili və onların icrasına nəzarət.

6. Məlumatların toplanması, analitik, informasiya, arayış və digər hesabatların hazırlanması və rəhbərliyə təqdim edilməsi.

7. Uçotların aparılması, rəhbərə göndərilən yazışmaların qəbulu.

8. Ziyarətçilərin rəhbərlə şəxsi qəbula yazılması, onların qəbulunun təşkili.

9. Rəhbərin imzası üçün sənədlərin və ərizələrin qəbulu, onların qeydiyyatı, uçotu və rəhbərə verilməsi.

10. Rəhbərlik adından məktubların, sorğuların, digər sənədlərin tərtib edilməsi.

11. Rəhbər tərəfindən keçirilən müşavirələrin, iclasların, iclasların hazırlanması. Lazımi materialların toplanması, onların keçirilmə vaxtı, yeri, gündəliyi barədə iştirakçılara bildiriş.

12. Rəhbərin rəsmi göstərişlərinin yerinə yetirilməsi.

III. Hüquqlar

Menecer köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

1. Tapşırıqları yerinə yetirmək üçün lazım olan miqdarda məlumat alın.

2. Rəhbərliyə onların işini yaxşılaşdırmaq və şirkətin fəaliyyətini rasionallaşdırmaq üçün təkliflər göndərmək.

3. Öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün zəruri olan sənədləri əldə etmək üçün təşkilatın şöbələrinə (rəhbərin adından və ya şəxsi təşəbbüslə) sorğular göndərin.

4. Müəssisə rəhbərliyindən onun həyata keçirilməsi üçün zəruri şərait yaratmağı tələb etmək rəsmi vəzifələr.

5. Öz səlahiyyətləri daxilində müstəqil qərarlar qəbul etmək.

6. Biznes ehtiyacı yarandıqda məxfi məlumatlara çıxış əldə edin.

IV. Məsuliyyət

Menecer köməkçisi aşağıdakılara cavabdehdir:

1. Təşkilatın işçilərinə yalan məlumatların verilməsi.

2. Öz xidməti vəzifələrini lazımınca yerinə yetirməmək.

3. Təşkilata, dövlətə, onun tərəf müqabillərinə, işçilərinə maddi ziyan vurmaq.

4. Tapşırıqların yerinə yetirilməsi müddətlərinin pozulması.

5. Təşkilatın rəhbər sənədlərinin, qərarlarının, sərəncamlarının müddəalarının pozulması.

6. Kommersiya sirrinin, şəxsi məlumatların, məxfi məlumatların açıqlanması.

7. Onun səlahiyyətindən kənara çıxan hərəkətlər.

8. Əmək intizamının, təhlükəsizlik qaydalarının, daxili əmək qaydalarının, yanğından mühafizənin pozulması.

9. Qaydaların pozulması işgüzar etiket, kobud rəftar biznes tərəfdaşları, ziyarətçilər, təşkilatın əməkdaşları.

İş təsviri menecer köməkçisi

İcraçı köməkçisinin iş təsviri şablonu

TƏSDİQ EDİN
CEO
Soyadı I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Ümumi müddəalar

1.1. Menecer köməkçisi mütəxəssislər kateqoriyasına aiddir.
1.2. Rəhbərin köməkçisi şirkətin baş direktorunun əmri ilə vəzifəyə təyin edilir və vəzifədən azad edilir.
1.3. İcraçı köməkçi birbaşa şirkətin baş direktoruna hesabat verir.
1.4. Rəhbər köməkçisi olmadıqda, onun hüquq və vəzifələri təşkilat üçün əmrdə elan edilən başqa vəzifəli şəxsə keçir.
1.5. Müdir köməkçisi vəzifəsinə aşağıdakı tələblərə cavab verən şəxs təyin edilir: təhsil - ali və ya natamam ali, bir ildən analoji işlərdə təcrübə, ofis texnikası (faks, surətçıxarma, skaner, printer), Microsoft proqramları Ofis (Word, Excel), ofis işləri.
1.6. Müdir köməkçisi öz fəaliyyətində aşağıdakıları rəhbər tutur:
- Rusiya Federasiyasının qanunvericilik aktları;
- Cəmiyyətin Nizamnaməsi, Daxili Əmək Qaydaları, cəmiyyətin digər normativ hüquqi aktları;
- rəhbərliyin əmr və göstərişləri;
- bu iş təsviri.

2. Vəzifə öhdəlikləri
2.1. Rəhbərin iş gününü planlaşdırır (görüşlər, zənglər, qəbullar və s.).
2.2. Rəhbərin fəaliyyətinə texniki dəstək göstərir (nəqliyyat, biletlərin sifarişi; görüşlərin, danışıqların təşkili və s.)
2.3. Müdiri görüşlərdə, səfərlərdə və s. müşayiət edir.
2.4. Danışıqlarda, işgüzar görüşlərdə, xüsusi qəbullarda iştirak edir; görüşlərin və danışıqların gedişatını və nəticələrini sənədləşdirən protokolları və digər sənədləri aparır.
2.5. Rəhbərin tapşırığı ilə müəyyən məsələləri struktur bölmələrin əməkdaşları ilə razılaşdırır, onlara rəhbərin göstəriş və sərəncamlarını gətirir; göstəriş və sərəncamların icrasına nəzarət edir.
2.6. Baş direktor tərəfindən tələb olunan materialları və məlumatları toplayır, analitik, məlumat, arayış və digər materiallar hazırlayır və rəhbərə təqdim edir.
2.7. Ofis işlərini aparır, rəhbərə baxılmaq üçün daxil olan yazışmaları qəbul edir, sənədləri və şəxsi çıxarışları rəhbərin imzası üçün qəbul edir, uçot və qeydiyyat aparır, rəhbərə təhvil verir.
2.8. Rəhbərlə görüş təyin edir, ziyarətçilərin qəbulunu təşkil edir.
2.9. Rəhbərin adından məktublar, sorğular və digər sənədləri tərtib edir.
2.10. Rəhbər tərəfindən keçirilən müşavirələrin və iclasların hazırlanması (zəruri materialların toplanması, iclasın vaxtı və yeri, gündəliyi, onların qeydiyyatı barədə iştirakçılara məlumat verilməsi) üzrə işləri həyata keçirir, iclas və iclasların protokollarını aparır və tərtib edir.
2.11. Rəhbərin fərdi rəsmi tapşırıqlarını yerinə yetirir.

3. Hüquqlar
3.1. Təyin edilmiş vəzifələri həll etmək üçün lazım olan dərəcədə məlumatı, o cümlədən məxfi məlumatları əldə edin.
3.2. Rəhbərliyə öz işini və şirkətin işini yaxşılaşdırmaq üçün təkliflər verin.
3.3. Öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün zəruri olan məlumat və sənədləri şəxsən və ya rəhbərin adından müəssisənin bölmələrindən və digər mütəxəssislərdən tələb etmək.
3.4. Yaratmaq üçün rəhbərlik tələb edir normal şərait rəsmi vəzifələrin yerinə yetirilməsi və şirkətin fəaliyyətindən irəli gələn bütün sənədlərin təhlükəsizliyi üçün.
3.5. Öz səlahiyyətləri daxilində qərarlar qəbul edin.

4. Məsuliyyət
4.1. Öz vəzifələrini yerinə yetirmədiyinə və/və ya vaxtında, səhlənkarlığına görə.
4.2. Kommersiya sirrinin və məxfi məlumatların mühafizəsi üzrə cari göstərişlərə, sərəncamlara və sərəncamlara əməl edilməməsinə görə.
4.3. Daxili əmək qaydalarının, əmək intizamının, təhlükəsizlik texnikası və yanğından mühafizə qaydalarının pozulmasına görə.

Rəhbərin köməkçisi - müəssisə rəhbərinə müxtəlif növ, o cümlədən iqtisadi, hüquqi və texniki yardımların göstərilməsi ilə bağlı məsul inzibati vəzifə.

Əslində, menecer köməkçisi katibdir, kompüter mütəxəssisi, kadrlar şöbəsinin əməkdaşı, hüquqşünas və iqtisadçı hamısı bir yerdədir. Heç bir menecer iş üçün ən əlverişsiz vaxtlarda kömək etməyə hazır olan, unudulmuş sənədləri vaxtında çatdıran, vacib görüşü xatırladan, dinləyən və düzgün qərar qəbul etməkdə çevik olan birinci köməkçisiz edə bilməz.

Bu vəzifənin aktuallığı və inkişaf perspektivləri

Müəssisələr arasında əlaqələrin genişlənməsi, gündəlik həyatda və işdə fəal istifadə, işgüzar tərəfdaşlarla daim əlaqə saxlamaq ehtiyacı səbəbindən bir çox sahibkar köməkçilər əldə etməyə məcbur olur.

Köməkçi vəzifə son dərəcə aktualdır müasir dünya. Çay süfrəsi verən və zənglərə cavab verən adi katibdən inkişaf yolu keçərək, verilən peşə hazırda böyük məsuliyyət və müəyyən biliklərin mövcudluğu ilə bağlıdır.

Bu mövqeyi tutun təkcə məsuliyyətlə deyil, həm də çox perspektivlidir, çünki patron yüksəliş üçün ayrıldıqdan sonra onun yerini almaq imkanı var. Assistent vəzifəsində qazanılan praktiki və nəzəri təcrübə daha yüksək rəhbərlik üçün ən yaxşı tövsiyə olacaq və gələcəkdə xidmətdə yaxşı irəliləməyə kömək edəcəkdir.

Köməkçi kimi işləməyin üstünlükləri və mənfi cəhətləri

Menecer köməkçisi vəzifəsinin həm üstünlükləri, həm də mənfi cəhətləri var.

TO müsbət cəhətləri tutduğu vəzifələrə aşağıdakılar daxildir:

• rəhbərlərə yaxınlıq;
• aktual məlumatlara daimi çıxış;
• şirkətin digər işçilərindən bir qədər yüksək olmaq qabiliyyəti;
• görüşmək imkanı maraqlı insanlar yeni faydalı tanışlıqlar etmək;
• rahat şəraitdə işləmək.

Mənfi tərəflər Menecer köməkçisinin vəzifələri bunlardır:

• tez-tez işgüzar səfərlər;
• qeyri-müntəzəm iş qrafiki;
• stresli vəziyyətdə olmaq;
• hakimiyyətin emosional pozulmaları;
• karyera və iş naminə şəxsi həyatdan imtina etmək zərurəti.

Müdir köməkçisi stresə qarşı müqavimətini artırmalıdır. Menecerlər həmişə işdə pis gündən sonra yaranan emosiyaların öhdəsindən gələ bilmirlər, çünki onların köməkçiləri tez-tez isti əlin altına düşürlər.

Hələ bir təşkilatı qeydiyyatdan keçirməmisinizsə, o zaman ən asan bu, bütün lazımi sənədləri pulsuz yaratmağa kömək edəcək onlayn xidmətlərdən istifadə etməklə edilə bilər: Əgər artıq bir təşkilatınız varsa və mühasibat uçotu və hesabatı necə asanlaşdırmaq və avtomatlaşdırmaq barədə düşünürsünüzsə, aşağıdakı onlayn xidmətlər köməyə gəlir. zavodunuzda mühasibi tamamilə əvəz edəcək və çoxlu pul və vaxta qənaət edəcəkdir. Bütün hesabatlar avtomatik olaraq yaradılır, imzalanır Elektron imza və avtomatik olaraq onlayn göndərilir. Sadələşdirilmiş vergi sistemi, UTII, PSN, TS, OSNO üzrə fərdi sahibkar və ya MMC üçün idealdır.
Hər şey bir neçə kliklə, növbə və stress olmadan baş verir. Bunu cəhd edin və təəccüblənəcəksiniz necə də asan oldu!

Bu vəzifə üçün müraciət edənlərə tələblər

yaxşı köməkçi olmalıdır müxtəlif sahələrdə biliklər. Çox vaxt bu vəzifəni işə qəbul sahəsində mütəxəssislər, hüquqi, iqtisadi, texniki və humanitar təhsili olan şəxslər tutur.

İcraçı köməkçinin belə olması son dərəcə vacibdir keyfiyyətlər, Necə:

• ünsiyyətcillik;
• özünə inam;
• dəyişən şərtlərə tez cavab vermək bacarığı;
• düzgün nitq;
• müəyyən bir sərtlik;
• möhkəm həyat mövqeyi.

Əgər danışırıq tikinti, texnoloji və digər konkret sahələrdə müəssisə haqqında rəhbər köməkçisi xüsusi bilik və bacarıqlara malik olmalıdır. Assistent seçilərkən namizədin biliyinə xüsusi diqqət yetirilir Xarici dillər və kompüter proqramlarından istifadə bacarıqları.

Vəzifə öhdəlikləri

Köməkçinin mövqeyi müxtəlifdir, ofisdə oturub vaxtaşırı lazımi sənədləri çap edə biləcəyinizə arxalana bilməzsiniz.

Hüquq və vəzifələr

Köməkçinin ən vacib hüquqlarından biri rəhbərlikdən onun üçün uyğun iş şəraitinin yaradılmasını tələb etmək bacarığıdır:

• iş yeri ilə təmin etmək;
• iş yerinin kompüter, faks, printer və skanerlə təchiz edilməsi;
• iş üçün lazım olan yazı və digər materialların verilməsi.

CV dizaynının xüsusiyyətləri

Menecer köməkçisi vəzifəsinə müraciət dəqiqləşdirməlisiniz təşkilatın direktoruna göndərilən xülasədə:

CV tərtib edərkən, kommunikativ keyfiyyətlərin mövcudluğunu, artan tonla bağlı emosiyaların olmamasını və qeyri-müntəzəm iş gününə hazır olmasını maneəsiz şəkildə göstərmək lazımdır.

Fəaliyyətin müxtəlif sahələrində işin xüsusiyyətləri

Deputatın ictimai qəbulunda

Köməkçi müavini sadəcə son dərəcə ünsiyyətcil olmalısınız. Bundan başqa, o, rəhbərinin müavini olduğu rayon, rayon, rayonda yaşayan bütün fəalların adlarını, soyadlarını və telefon nömrələrini bilməlidir.

Deputat köməkçisinin öz seçici bazası, həmçinin həll edilməli olan rayon problemlərinin siyahısı olmalıdır. Köməkçi mümkün qədər çox faydalı insanla tanış olmalı, mətbuatın və ictimaiyyətin suallarına cavab verməyə hazır olmalı, danışıqlar aparmalı və təşkil etməlidir.

Deputat köməkçisi hüquqi biliklərə malik olmalı, humanitar təhsilli, psixologiya bacarığına malik olmalıdır. Qeyri-müntəzəm iş qrafiki və istirahət günlərinin olmaması üçün əvvəlcədən hazırlaşmalısınız.

İnsan Resursları Departamenti

Kadrlar şöbəsinin müdirinin köməkçisinin vəzifələri sənədləri hazırlamaq, təmin etmək, çap etmək, daxil olan zənglərə cavab vermək və iş sənədlərini saxlamaqdan ibarətdir. Vəzifənin üstünlükləri - standart iş qrafiki.

Satış şöbəsi

Satış şöbəsinin müdirinin köməkçisi ticarət sənətinin əsaslarını bilməli, alıcı və tədarükçüləri tapmağı, müştərilərlə və ticarət sahəsi ilə məşğul olan digər sahibkarlarla ünsiyyət qurmağı bacarmalıdır.

Əsas keyfiyyət ünsiyyətcillik və stresə davamlılıqdır.

Bədii rəhbər

Bədii rəhbər köməkçisi bədii zövqə, incəsənət xadimləri və mədəniyyət xadimləri ilə ünsiyyət qurmaq bacarığına, sənədləşmə işlərini idarə etmək və təqdimatlar, sərgilər, müxtəlif press-relizlər təşkil etmək bacarığına malik olmalıdır.

Vəzifə yalnız sənətə meylli və humanitar təfəkkürlü insanlar üçün uyğundur.

Menecerin şəxsi köməkçisi kimi işləməyin üstünlükləri və mənfi cəhətləri aşağıdakı videoda təsvir edilmişdir:

Menecer köməkçisinin funksiyalarını tam şəkildə formalaşdırmaq bəlkə də mümkün deyil: direktor köməkçisi vəzifəsinə namizəd üçün tələblərin dəqiq siyahısı əsasən şirkətin fəaliyyətinin xüsusiyyətləri ilə müəyyən edilir və həm də menecerin subyektiv üstünlüklərindən asılıdır. . Bir şey əmindir: köməkçi özünü daim təkmilləşdirməyə çalışmalı və qüsursuz əxlaqi və əxlaqi keyfiyyətlərə sahib olmalıdır, çünki o, təkcə korporativ deyil, həm də yüksək səviyyəli rəhbərlik haqqında şəxsi məlumatlara demək olar ki, məhdudiyyətsiz çıxış əldə edəcəkdir.

Təəccüblü deyil ki, belə bir vakansiyanın təvazökar təcrübəsi olan, lakin ilkin mərhələdə lider üzərində qələbə qazana bilməyən parlaq bir mütəxəssisdənsə, müdirin "dalğasını tutmağı" bilən namizədə getməsi təəccüblü deyil. tanışlıq.

“Başın şəxsi köməkçisi” kimdir və nə edir?

Yaxşı katiblər, katiblər, ofis menecerləri tez-tez menecerin köməkçiləri olurlar, yəni birbaşa funksionallıq səviyyəsini üstələyən, lakin ənənəvi şaquli irəliləyiş üçün imkanları olmayan işçilər. təşkilati diaqramşirkətlər. Çox vaxt menecerə kömək etmək digər vəzifələrin, məsələn, vəkil və ya tərcüməçinin yerinə yetirilməsi ilə birləşdirilir.

İstənilən şirkətdə direktor köməkçisinin rolu çox böyükdür: müəssisənin birinci şəxslərinin iş vaxtının səmərəliliyi onun peşəkarlıq səviyyəsindən asılıdır. Köməkçinin işi o deməkdir ki, CEO öz iş gününü şəxsi iştirakını tələb etməyən işlərin əhəmiyyətli bir hissəsindən onları köməkçiyə keçirərək boşalta bilər.

Təkcə universitet məzunları üçün deyil, hətta daha təcrübəli abituriyentlər üçün də şəxsi köməkçi vəzifəsi ilk növbədə cansıxıcı katibə işi ilə bağlıdır, amma əslində köməkçi müxtəlif inzibati rolları yerinə yetirə bilər.

1. Ofis meneceri: Qeydlərin aparılmasına cavabdehdir, bu işçi katiblik və arxivçi vəzifələrini qismən birləşdirə bilər.
2. Ofis meneceri: bu vəzifə orta şirkətlər və ya otuz və ya daha çox işçi heyəti olan şöbələr üçün uyğundur.; ofis meneceri müəssisənin/filialın rəhbərinə və idarəetmə komandasının digər üzvlərinə hesabat verir; işçi ilkin sənədlərə nəzarət edir, katiblik funksiyalarının bir hissəsini yerinə yetirir (zənglər, görüşlərin əlaqələndirilməsi, qonaqlara kömək edir), "ofis sahibəsi" rolunu oynaya bilər - bütün ofis xidmətlərinin maddi-texniki təminatına dəstək verir (istehlak materiallarının sifarişi, kiçik cari təmir və s.).
3. Katib köməkçisi: köməkçilər ümumiyyətlə "mexaniki" işlə məşğul olurlar: sənədlərin idarə edilməsi, daxil olan / gedən yazışmaların işlənməsi, telefon zəngləri.
4. Katib köməkçisi: Katib köməkçisinin vakansiyasını dolduran işçi yalnız birbaşa rəhbərə hesabat verir, katib funksiyalarını bir sıra sadə şəxsi tapşırıqlarla birləşdirir.
5. Biznes köməkçisi: bu, sözün əsl mənasında top menecerin, baş direktor və ya biznes sahibinin sağ əlidir və buna görə də bu vəzifəyə tələblər çox yüksəkdir; şəxsi köməkçi yalnız öz bilavasitə rəhbərinə hesabat verir, tam hüquqlu direktor müavini hesab edilə bilər, bir sıra məsələlərdə müstəqil qərarlar qəbul etmək iqtidarındadır və səlahiyyətinə malikdir.

Peşənin xüsusiyyətləri

Yəqin ki, nadir bir mövqe, tələblərin uyğunsuzluğu və qeyri-müəyyənlik səviyyəsi baxımından müqayisə edilə bilər, məsələn, bir peşə deyil, bir peşə olmalıdır.

"Şəxsi köməkçi" vəzifəsinin xüsusiyyətləri elədir ki, bütün nüansları, xüsusiyyətləri, tam funksionallığı əvvəlcədən hesablamaq mümkün deyil, çünki vəzifələrin konkret həcmi əksər hallarda işəgötürənin fərdi ehtiyaclarından asılıdır. Gah direktora onu “kağız işindən” xilas edəcək adam lazımdır, bəzən köməkçi şəxsi tapşırıqlarla məşğul olur. Bəzi direktorlar müxtəlif fəaliyyətlər üçün iki köməkçi işə götürməyə üstünlük verirlər və böyük şirkətlərdə köməkçi xüsusi şöbənin müdiri vəzifəsini yerinə yetirə bilər və hətta öz tabeliyində olanlar da ola bilər.

Bu fəaliyyət sahəsi ilə məşğul olan işçilərin funksional öhdəliklərinə bir çox məqamlar daxildir:

1. direktor üçün strukturlaşdırılmış iş gününün təmin edilməsi: görüşlərin, səfərlərin təşkili, qrafikin tərtibi, zəruri sənədlərin imzalanmasına hazırlıq;
2. menecerin qayğısına qalmaq: təmizliyin, səssizliyin, rahatlığın, ofis avadanlıqlarının normal işləməsinin təmin edilməsi;
3. direktorun sənəd axını ilə işləmək: məktublar, telefon mesajları;
4. ilkin danışıqların aparılması, rəhbərlərdən gələn sorğuların işlənməsi və ötürülməsi;
5. menecerin psixoloji rahatlığının qayğısına qalmaq: rahat cədvəl tərtib etmək, mühüm hadisələri, görüşləri xatırlatmaq, tələb olunan məlumatı direktor üçün əlverişli formatda axtarmaq və təqdim etmək.

Bəzi şirkətlərdə köməkçi bütün təşkilatın sənəd dövriyyəsinə cavabdeh ola bilər və ya katibliyin şöbəsini idarə edə bilər.

Əlavə İcraçı Köməkçi Xüsusiyyətləri

Adətən, bir iş köməkçisinin vəzifələrinin siyahısı katib və ya idarəçinin funksiyalarından daha genişdir. Məsul şəxsi köməkçi əlavə məsuliyyətlər, bu sənayedə çox yayılmışdır.

Çox vaxt menecer müxtəlif qabiliyyət və istedadlara malik işçiyə ehtiyac duyur. Şəxsi köməkçi vəzifəsinin vəzifələrinə sənədlərin xarici dildən tərcüməsi, habelə meneceri işgüzar görüşlərdə tərcüməçi kimi müşayiət etmək daxil ola bilər: bəzən danışıqlar zamanı üçüncü tərəfə etibar edilə bilməyən belə məlumatlar səslənir. Direktorun gündəlik ehtiyaclarını təmin etmək köməkçiyə həvalə edilə bilər: taksi, mehmanxana otağı sifariş etmək, iaşə vermək, səfər üçün lazım olan sənədləri emal etmək. Bir sözlə, hər bir menecer şirkətin birinci şəxsinin sağ əli roluna namizəd üçün öz xüsusi tələblərini qoyur.

Rəhbərin şəxsi köməkçisi vəzifəsi üçün ərizəçiyə peşəkar sorğular

Köməkçi peşə tez-tez karyera başlanğıcı, idarəetmə təcrübəsi qazanmaq və seçilmiş sənayenin praktiki incəliklərini araşdırmaq imkanı kimi qəbul edilir. Gənc məzunun orta təşkilatlardan gələn təklifləri nəzərdən keçirməsi məntiqlidir, çünki ciddi bir top menecer, şübhəsiz ki, müəyyən həyat təcrübəsi və peşəkar bacarıqları olan namizədə üstünlük verəcəkdir. Bununla belə, istisnasız qaydalar yoxdur, bəzən böyük bir korporasiyada vakansiya gənc, lakin istedadlı müraciət edənlərə gedir.

Köməkçi Təcrübə və Təhsil Tələbləri

Şəxsi köməkçi vəzifəsinə iddiaçının ən azı orta ixtisas təhsili, idarəetmə və ya (bəzi hallarda) müəssisənin xüsusiyyətləri ilə bağlı ali təhsili olmalıdır.

Namizədlər adətən aşağıdakı peşəkar tələblərə cavab verirlər:

• qüsursuz savadlılıq;
• çıxış nitqi;
• inzibati və aidiyyəti qanunvericiliyin zəruri bölmələrinin əsaslarını bilməsi istehsal fəaliyyətişirkətlər;
• Bütün əsas ofis proqramlarında bacarıq;
• sənəd idarəetmə bacarıqları;
• həyata keçirilməsi işgüzar yazışmalar və tənzimləyici, korporativ və peşəkar etik standartlara uyğun danışıqlar;
• danışıq (bəzən texniki) səviyyədə xarici dil biliyi;
• direktor müavini səviyyəsində köməkçidən danışırıqsa, təşkilatın xüsusiyyətlərini və əsas iş proseslərini tam başa düşmək tələb olunur.

Şəxsi köməkçi vəzifəsi üçün ərizəçi üçün tələblərin minimum siyahısı müəyyən bir şirkətin ölçüsündən, əhatə dairəsindən və digər xüsusiyyətlərindən asılı olaraq uzadıla bilər. Bir çox təşkilat zəng edir rəqabət üstünlüyüərizəçinin müxtəlif biznes sahələrində əlavə kursları və ya təhsili var.

Şirkət rəhbərinin köməkçisi üçün zəruri olan şəxsi keyfiyyətlər

Rəhbərin şəxsi köməkçisi kimi belə məsuliyyətli və çoxşaxəli peşənin spesifikliyi xüsusi xarakterli anbar tələb edir. Köməkçi gündəlik iş rejiminə, psixoloji xüsusiyyətlərinə, müdirin şəxsi üstünlüklərinə uyğunlaşa bilməlidir. Köməkçi üçün əsas tələb odur ki, onun xasiyyəti və davranış nümunələri liderin şəxsiyyətini tamamlamalı, dissonansa girməməlidir.

İcraçı köməkçisi aşağıdakı keyfiyyətlərə malik olmalıdır:

• stress müqaviməti, tabeliyində olanların narazılığı və eyni soyuqqanlılıqla rəhbərlərin qıcıqlanmasının öhdəsindən gəlmək bacarığı;
• multitasking: eyni zamanda bir neçə şeyi nəzarət altında saxlamaq bacarığı şəxsi köməkçinin əvəzsiz keyfiyyətidir;
• yüksək mədəniyyət səviyyəsi: baş direktorun köməkçisi və ya biznes sahibi üçün nümayəndəlik keyfiyyətləri böyük əhəmiyyət kəsb edir;
• müsbət münasibət: şəxsi köməkçinin fəaliyyətini aydın sərhədlərə sığdırmaq çox vaxt qeyri-mümkündür, buna görə də müxtəlif növ sürprizlərə nikbin münasibət olmadan, hətta perspektivli bir mütəxəssis tez bir zamanda emosional tükənmə hiss edəcək;
• yüksək öyrənmə qabiliyyəti: şirkət rəhbərinin maraq dairəsi ən gözlənilməz istəkləri əhatə edə bilər, etibarlı məlumat vermək üçün köməkçi tanış olmayan məlumatları tez başa düşməyi, ondan əsas şeyi vurğulamağı və mahiyyəti strukturlaşdırmağı bacarmalıdır. rahat forma.

Bununla belə, şəxsi köməkçinin ən mühüm üstünlüyü qeyd-şərtsiz sadiqlik və işəgötürənin maraqlarına hörmət etmək istəyidir.

Kvalifikasiya Təlimatında şəxsi köməkçi vəzifəsi rəhbər vəzifə kimi təsnif edilir. Nəticə etibarı ilə, köməkçinin inzibati və təşkilati vəzifələri idarəetmənin funksionallığına bənzər şəkildə (ən azı xətti səviyyədə) nəzərə alınır və tənzimlənir.

İş rejimi

Şəxsi köməkçinin iş gününün uzunluğu çox vaxt onun menecerinin iş qrafikindən asılıdır. Normativ sənədlərdə nəzərdə tutulmuş çərçivəyə ciddi riayət etmək Əmək günü bəlkə də yalnız ofis meneceri kimi köməkçi vəzifələr üçün və daha yüksək rütbəli köməkçi adətən öz cədvəlini rəhbərlərinin rejimi ilə uyğunlaşdırmağa məcbur olur.

İş gününün bulanıqlığı, həmçinin həmişə əlaqə saxlamaq və "ayıq-sayıq" vəziyyətdə olmaq zərurəti tez-tez namizədləri söndürür, baxmayaraq ki, ümumilikdə iş saatları hər hansı digər yaxşı maaşlı vəzifədən çox deyil. Bununla belə, nəzərə almaq lazımdır ki, hər bir rəhbər vəzifədə olduğu kimi, iş və şəxsi vaxt arasındakı sərhəd nəzərəçarpacaq dərəcədə bulanıq olur.

İşin təsviri

Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi iş təsvirinin hazırlanması prosesini tənzimləmir və onun məzmununa ciddi tələblər qoymur. Buna görə, əksər işəgötürənlər müəyyən bir vakansiya üçün tapşırıqların və səlahiyyətlərin həcmini müstəqil olaraq müəyyənləşdirirlər.

İş təsviri müəyyən bir vəzifənin mənasının strukturlaşdırılmış izahıdır, bu normativ sənəd yalnız vəzifələri deyil, həm də işçinin hüquqlarını ehtiva edir.

1. Ümumi müddəalar- bu bölmədə namizədə qoyulan tələblər haqqında məlumat var; əmək müqaviləsinin bağlanması və ona xitam verilməsi qaydasını müəyyən edir; tabeçilik iyerarxiyasını müəyyən edir; işçinin olmadığı müddətdə dəyişdirilməsi qaydasını tənzimləyir.
2. Vəzifə öhdəlikləri - iş gününün planlaşdırılması; həyata keçirilməsi texniki dəstək menecerin fəaliyyəti; iclaslarda, səfərlərdə direktoru müşayiət etmək; danışıqların, görüşlərin, digər işgüzar görüşlərin protokollarının aparılması; rəhbərin tapşırığı ilə fərdi məsələlərin həlli və digər tapşırıqlar.
3. Menecerin şəxsi köməkçisinin hüquqları - köməkçinin öz funksiyalarını yerinə yetirmək üçün kifayət qədər miqdarda məlumat, o cümlədən məxfi məlumat almaq hüququ vardır; öz fəaliyyətlərini təkmilləşdirmək üçün rəhbərə təkliflər verir; öz adından və ya direktorun adından müəssisənin şöbə və şöbələrindən sənədlər tələb etmək; normal şəraitin təmin edilməsi üçün rəhbərlik tələb edir əmək fəaliyyəti; öz səlahiyyətləri və səlahiyyətləri daxilində qərarlar qəbul edir.
4. Müdir köməkçisi aşağıdakılara görə məsuliyyət daşıyır: öz vəzifəsinə səhlənkar münasibət; standartlara, təlimatlara, nizamnamələrə, direktorun əmr və sərəncamlarına əməl edilməməsi; qaydalara məhəl qoymamaq daxili qaydalar, təhlükəsizlik tədbirləri, əmək intizamı.

Köməkçinin fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, iş təsvirinin hazırlanmasına son dərəcə diqqətlə yanaşmaq lazımdır. Müəyyən bir müəssisədə işləməyin bütün nüanslarını nəzərə ala bilməyən tipik bir nümunə ilə kifayətlənməməlisiniz. Bundan əlavə, şəxsi köməkçi və layihə menecerinin köməkçisi vəzifələrini ayırd etmək vacibdir: sonuncunun vəzifələri adətən müvəqqəti olur.

Bir qayda olaraq, ərizəçilər CEO və ya biznes sahibinin şəxsi köməkçisinin vakansiyaları üçün təklifləri nəzərdən keçirirlər. Təcrübəsizsinizsə və ya icraçı köməkçinin vəzifələrini və məsuliyyətlərini öhdəsindən gəlmək bacarığınıza şübhə edirsinizsə, o zaman karyeranıza satış şöbəsinin müdiri kimi köməkçi menecer kimi başlamağa dəyər ola bilər. Baxmayaraq ki, bu o qədər də prestijli bir mövqe deyil, lakin lazımi təcrübə qazanmaq üçün əla fürsət verir.

CV-də nə yazmaq lazımdır

Əvvəla, İnternet axtarış sistemində müəyyən bir bacarığın dəyərini gözdən keçirərək şablon ifadələrdən CV hazırlamamalısınız. Təcrübəli işəgötürən sizi telefonla ekspress müsahibə mərhələsində müəyyənləşdirəcək. Təcrübə çatışmazlığı şəxsi nailiyyətləriniz, faydalı xarakter xüsusiyyətləriniz və peşəkar bilikləriniz haqqında bir hekayə ilə kompensasiya edilə bilər.

Yadda saxlamaq lazımdır ki, şəkli olan rezyumelər ilk növbədə işlənir, lakin sənədə ilk avtoportreti əlavə etmək lazım deyil: ziyafətdən çəkilmiş, tünd eynək taxmış, həddən artıq retuş edilmiş və digər qəribəliklərlə çəkilmiş fotoşəkil daha çox olur. Namizədliyinizə diqqəti cəlb etməkdənsə xəbərdar edə bilər.

Misal CV nöqtələri:

1. vakansiyalar: köməkçi; şəxsi köməkçi; katibin köməkçisi;
2. şəxsi məlumatlar: adınızı, atanızın adını, soyadınızı, doğum tarixinizi daxil edin;
3. təhsil: siyahı təhsil müəssisələri tərs xronoloji ardıcıllıqla;
4. iş təcrübəsi: əvvəlki paraqrafla eyni şəkildə doldurun, işdən çıxarılma səbəbini göstərmək məsləhətdir; ixtisas üzrə təcrübə yoxdursa, iştirak sosial layihələr, könüllü proqramlar, təhsil təcrübəsi və s.;
5. ailə vəziyyəti: qeyri-müntəzəm iş qrafiki nəzərə alınmaqla işəgötürən üçün çox vacib bir maddə;
6. əlavə bacarıqlar: xarici dil bilik səviyyəsini göstərmək, sürücülük vəsiqəsinin mövcudluğunu göstərmək, əlavə təhsilin tamamlanmış kurslarının siyahısını göstərmək;
7. şəxsi keyfiyyətlər: özünüzə obyektiv qiymət verməyə çalışın, “ünsiyyətcil-stressə davamlı-öyrənilə bilən” darıxdırıcı xüsusiyyətlərinə fərdi xüsusiyyətlər əlavə edin.

"Əlaqə" sütununu doldurarkən, sizinlə əlaqə qurmağın bütün mümkün yollarını sadalayın: telefon, e-poçt ünvanı, sosial internet portallarındakı səhifələrə keçidlər. Yeri gəlmişkən, ciddi işəgötürənlər müraciət edənlərin şəxsi səhifələrinə çox diqqət yetirdiyi üçün səhifəni qaydasına salın. Şok məzmunu təmizləyin, şübhəli fotoşəkilləri silin, qeyri-müəyyən ifadələrdən xilas olun.

Şəxsi köməkçi karyerası

Menecerin şəxsi köməkçisi vəzifəsinə xas olan paradoks ondan ibarətdir ki, işçi nə qədər yaxşı işləyirsə, karyera qurma ehtimalı bir o qədər az olur. Yaxşı köməkçi adətən rəhbərinin yanında olur. Bu vəzifənin işçisi ilk növbədə peşəkar bacarıqlardan fərqli olaraq öyrədilə bilməyən şəxsi keyfiyyətlərinə görə dəyərli olduğundan, direktorlar və top menecerlər öz köməkçilərinin karyera qurmasına imkan verməkdən çox çəkinirlər.

Bununla belə, meneceriniz sizi qiymətləndirirsə, mümkünsə, narahatlığınızı kompensasiya etməyə çalışacaq: maaşları artırmaq, əlavə müavinətlər vermək, iş şəraitini yaxşılaşdırmaq, komanda qarşısında statusunuzu vurğulamaq. Buna "üfüqi karyera" deyilir: eyni mövqe ilə önəminiz artır.

Nəticə

Hər bir peşə kimi, şəxsi köməkçi olmağın da müsbət və mənfi cəhətləri var. Biz artıq qeyri-müntəzəm iş saatlarını qeyd etdik; Yaş məhdudiyyətləri də mənfi cəhətlərə aid edilə bilər: bir çox işəgötürən ən azı iyirmi beş yaşında olan işçiləri işə götürməyə üstünlük verir.

Bununla belə, yüksək səviyyəli menecerlə yaxından işləmək fürsəti əldə etmək üçün əvəzolunmaz bir fürsətdir liderlik təcrübəsi, hər hansı bir fəaliyyət sahəsində faydalı olan və bəlkə də öz işinizi aça bilərsiniz.

Bir şirkətin baş direktorunun çoxlu məsuliyyəti var. Təşkilat böyüdükcə bu məsuliyyətlər dairəsi genişlənir. Menecerin birbaşa şirkətin inkişafına yönəlmiş problemləri həll etmək əvəzinə vaxt sərf etməli olduğu bir çox "çarpışma" var. Bu, mütəxəssisin səmərəliliyini azaldır. Yüksək ixtisas tələb etməyən bəzi tapşırıqlar baş direktorun köməkçisinə həvalə edilə bilər.

Baş direktor köməkçisi vəzifəsi: Əsas xüsusiyyətlər

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsinə müəyyən xüsusiyyətlər vermək çətindir. Məsələ burasındadır ki, bu mütəxəssisin səlahiyyətləri baş direktorun ehtiyacları əsasında müəyyən edilir. İşçinin fəaliyyəti bir aspektə yönəldilə bilər. Köməkçilərin praktikada işlədiyi vəzifələri nəzərdən keçirin:

• katib. Bu mütəxəssis sənədlərlə işləmək üçün məsuliyyət daşıyır. Onun məsuliyyət sahəsində zənglər, müxtəlif gündəlik tapşırıqlar var.
• Şəxsi köməkçi. Baş direktorun iş gününün, işgüzar görüşlərin və konfransların təşkili üzrə ixtisaslaşmışdır. Mütəxəssis həm də meneceri ezamiyyətlərdə müşayiət edir.
• Baş direktorun müavini.İşçinin məhdud bir sıra məsələlər üzrə qərar qəbul etmək hüququ var.

Bir qayda olaraq, əslində köməkçi bir neçə mütəxəssisin funksiyalarını birləşdirir. Böyük şirkətlərdə CEO-nun iki köməkçisi ola bilər. Məsələn, biri təşkil edir iş vaxtı müdir, digəri isə kağız işləri ilə məşğuldur.

Köməkçi liderlər kateqoriyasına aiddir. O, birbaşa baş direktora hesabat verir. Adətən işçiyə qoyulan tələblər:

• Ali təhsil müvafiq profilə uyğun olaraq (məsələn, hüquqi).
• Üç il iş təcrübəsi.

Bir qayda olaraq, digər işçilər baş direktorun köməkçisinə tabedirlər. Onun geniş səlahiyyətləri var: əmr vermək hüququndan tutmuş müxtəlif şöbələrin işinə nəzarət etmək.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Köməkçinin təyin edilməsi heç də həddindən artıq iş deyil. Bu tədbir menecerin diqqətini yüksək peşəkarlıq və yaradıcılıq tələb edən problemlərin həllinə yönəltməyə imkan verir. “Kilsə” köməkçiyə həvalə edilir. Bu, həm CEO-nun, həm də şirkətin özünün səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

Hüquqi tənzimləmə

Baş direktorun köməkçisinin fəaliyyəti aşağıdakı qaydalarla tənzimlənir:

• metodik tövsiyələr.
• Nizamnamə.
• Əmək müqaviləsi.
• Rəhbərin əmrləri.
• İş təlimatı.

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri hansılardır?

Baş direktor köməkçisinin vəzifələri şirkətin ölçüsündən asılı olaraq dəyişir. Kiçik şirkətlərdə işçilər kuryerlərin, menecerlərin işinə və ofisin həyat təminatına nəzarət edirlər. Böyük təşkilatlarda CEO-nun adətən iki köməkçisi olur. Bir şəxsi köməkçi menecerin iş gününü təşkil edir, ikincisi bütün digər işlərlə məşğul olur. Bir mütəxəssisin vəzifələrinin siyahısı əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər. Hər halda, vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. Nümunə siyahısını nəzərdən keçirin:

• Danışıqların təşkili, o cümlədən telefonla.
• Yazışmaların qəbulu.
• İclas və iclasların təşkili: aidiyyəti materialların hazırlanması, reqlamentə riayət olunmasına nəzarət, protokolların rəsmiləşdirilməsi, stenoqram.
• Baş direktorun tapşırıqlarının icrasına nəzarət.
• Rəhbərə imza üçün sənədlərin verilməsi.
• Baş direktorun ziyarətçilərinin qəbulu.
• İşgüzar səfərlərin təşkili (məsələn, otaqların bron edilməsi, biletlərin sifarişi).
• CEO-nun səmərəliliyinin təmin edilməsi.
• Gün üçün plan tərtib etmək.
• CEO-nun məlumat dəstəyi.
• Görüşlərdə və işgüzar görüşlərdə iştirak.
• İşgüzar görüşlərin təşkili.
• Təqdimatların təşkili.
• Xərc hesabatlarının hazırlanması.
• Şəxsi sifarişlərin yerinə yetirilməsi.
• Kompüterdən istifadə etməklə verilənlər bazalarının, virtual təqdimatların yaradılması.

Köməkçi baş direktora ən yaxın adamdır. Çox vaxt onun iş günü standartlaşdırılmır. İşçi çox müxtəlif vəzifələri həll edir, ona görə də müvafiq şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

İşçilərin hüquqları

Baş direktorun köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

• Köməkçinin fəaliyyəti ilə bağlı rəhbərin layihələri və qərarları ilə tanışlıq.
• Uyğunluq zəruri məlumatlar.
• Rəsmi səlahiyyətlər çərçivəsində qərar qəbul etmək hüququ.

Baş direktorun köməkçisinə böyük səlahiyyətlər verilə bilər. Məsələn, işçinin sənədləri imzalamaq hüququ ola bilər.

Köməkçi Məsuliyyət

Köməkçiyə həvalə edilmiş məsuliyyət iş təsvirində göstərilməlidir. İşçi aşağıdakılara görə məsuliyyət daşıyır:

• İş təlimatlarına əməl edilməməsi.
• Rusiya Federasiyasının qanunlarını pozan hərəkətlər.
• Zərər törətmək.

Köməkçi qanun pozuntusuna yol veribsə, onun üzərinə məsuliyyət qoyulmazdan əvvəl araşdırma aparılır. Günahın dərəcəsini müəyyən etmək lazımdır. Araşdırmaya şirkətin əsas işçiləri cəlb olunub. Nəticədə sənəd tərtib edilir. Təqsirinin dərəcəsindən asılı olaraq işçiyə cəza təyin oluna bilər. Köməkçi də işdən çıxarıla bilər.

Köməkçidən hansı şəxsi keyfiyyətlər tələb olunur?

Şəxsi köməkçiyə ən geniş tapşırıqlar verilir. Bəzi mütəxəssislər bir istiqamətdə işləyirlər, lakin bu köməkçiyə aid deyil. Bu, çoxşaxəlilik, çox yönlülük tələb edir. Baş direktor köməkçisinin malik olması lazım olan şəxsi keyfiyyətləri nəzərdən keçirin:

• Təşəbbüskar, təşəbbüskar.
• Öncədən görmə qabiliyyəti gələcək inkişaf vəziyyətlər.
• Fəsadların qarşısının alınması.
• Çox yönlülük.
• Sürətlə dəyişən mühitə uyğunlaşma.
• Bir və ya bir neçə xarici dildə sərbəst danışıq qabiliyyəti.
• İnformasiya axınları ilə işləmək bacarığı.
• Məxfiliyi qorumaq bacarığı.
• Bacarıq sistem təhlili vəziyyətlər.
• Eyni anda bir neçə həll təklif etmək bacarığı.
• Orta və qabaqcıl səviyyədə PC biliyi.
• Vaxtın idarə edilməsinin əsaslarını bilmək.
• Bir neçə işçinin fəaliyyətini koordinasiya etmək bacarığı.
• Diplomatiya.
• Ünsiyyət bacarıqları və münaqişələri həll etmək bacarığı.
• Böyük həcmli məlumatlarla əməliyyat işi.
• Yaxşı yaddaş.
• Prioritet vermək bacarığı.

Köməkçi bacarıqlı, stresə davamlı olmalıdır. Əlaqədar ixtisaslar üzrə biliklərin olması arzuolunandır (məsələn, hüquq elminin əsaslarını bilmək).

Baş direktora nə vaxt şəxsi köməkçi lazımdır?

Baş direktorun böyük bir məsuliyyət siyahısı varsa, köməkçi işə götürülür. Menecer qarşısında duran vəzifələrin öhdəsindən gəlsə belə, əksər "çarpma" işi ləngidə bilər. Məhz gündəlik işlərlə işləmək üçün köməkçi işə götürülür. Bir qayda olaraq, bu işçilər dəvət olunur böyük şirkətlər. Kiçik təşkilatların baş direktorları bütün işləri təkbaşına idarə edə bilirlər.

Şəxsi köməkçinin vəzifələri

Əlaqədar Məqalələr

Menecerin şəxsi köməkçisi təşkilatda mühüm fiqurdur və əslində sağ əldir. O, hər zaman bütün mühüm hadisələrdən və fəaliyyətlərdən, eləcə də birbaşa rəhbərinin yerləşdiyi yerdən xəbərdardır. Eyni zamanda, ona müəyyən bacarıqların olması öhdəsindən gəlməyə kömək edəcək böyük bir məsuliyyət verilir. Bu yazıda biz şəxsi köməkçinin vəzifə öhdəliklərinə və bu iş üçün tələb olunan keyfiyyətlərə baxacağıq.

Bu məqalədən öyrənəcəksiniz:

• rəhbərin şəxsi köməkçisi kimdir;
• iş vəzifələri;
• Şəxsi keyfiyyətlər;
• peşəkar keyfiyyət.

Başın şəxsi köməkçisi kimdir

Belə ki, menecerin şəxsi köməkçisi- bu kimdir? Rusiya əmək bazarında bu mövqe nisbətən yaxınlarda yaranıb. Vəzifə öhdəliklərinə əsasən ümumiləşdirilə bilər ki, şəxsi köməkçi rəhbərin eyni katibidir, lakin geniş məsuliyyətlərə malikdir.

Fakt budur ki, şəxsi köməkçinin işi təkcə katibin vəzifələri ilə məhdudlaşmır: onlar həm də cədvəlin planlaşdırılması, tədbirlərin təşkili və s. Deyə bilərik ki, şəxsi köməkçinin əsas vəzifəsi başı boşaltmaqdır. Yəni menecerin işinin çox hissəsini yerinə yetirən şəxsi işçidir (təbii ki, əhatə dairəsi hər bir müdir tərəfindən fərdi olaraq müəyyən edilir).

Hətta elə hallar olur ki, müdir köməkçisi yerinə yetirdiyi işi nəzərə alsaq, əslində, müavindir. Əksər hallarda, iş təsvirində təsbit edilmiş şəxsi köməkçinin vəzifələri praktikada olduğundan daha azdır.

Vəzifə öhdəlikləri

Katibin vəzifə vəzifələri peşəkar standartlarla tənzimlənir. Bundan əlavə, bu sənəddə baş katibin köməkçisi və katib kimi işçilərin vəzifələrinin siyahısı da var. Məlumdur ki, bələdiyyə və dövlət mülkiyyətində olmayan şirkətlərdə peşəkar standarta riayət edilməsi məcburi deyil. Bununla belə, bu sənədləşmədəki tövsiyələr özəl şirkətlərdə katiblərin vəzifə təriflərində öz əksini tapıb.

Rəhbərin katibinin səlahiyyətlərinin müəyyən edilməsi haqqında peşəkar standartın nə dediyinə baxaq.

Peşəkar standartda şəxsi köməkçi kimi bir peşə yoxdur. Bununla belə, onun vəzifə öhdəlikləri rəhbərin katibi üçün peşəkar standartda ən tam şəkildə əks olunur. Əvvəlcə onlar 2 hissəyə bölünür:

1. Rəhbərin fəaliyyətinə təşkilati dəstək;
2. Təşkilat rəhbərinin fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi.

Öz növbəsində təşkilati dəstək aşağıdakılardan ibarətdir:

• rəhbərin katibi üçün iş günü planının formalaşdırılması;
• zənglərin qəbulunun təşkili telefon danışıqları) lider;
• işgüzar səfərlərin təşkili;
• rəhbərin qəbul otağında ziyarətçilərin qəbulunun təşkili;
• müxtəlif tədbirlərin (görüşlər, işgüzar görüşlər, görüşlər və s.) təşkili, hazırlanması və onlara xidmət göstərilməsi;
• əmrlərin icrasına nəzarət;
• qəbul zonasında və menecerin kabinetində funksional iş sahəsinin təşkili və saxlanması.

Yuxarıda göstərilən vəzifələr həm də menecerə inzibati dəstək kimi tanınır, çünki onların icrasında katib əslində inzibati işləri yerinə yetirir.

Sənədləşdirmə dəstəyinə aşağıdakıların hazırlanması və icrası daxildir:

• təşkilati sənədlər;
• idarəetmə sənədləri;
• Sənədlərlə işin təşkili;
• Cari faylların saxlanması;
• Sonrakı saxlama üçün işlərin işlənməsi.

Həmçinin, şəxsi köməkçinin vəzifələrinə PC ilə işləmək bacarığı daxildir, bu vəziyyətdə bacarıq səviyyəsi də fərdi olaraq müəyyən edilir.

Qeyd edək ki, vəzifələri yuxarıda göstərilənlərlə üst-üstə düşən müdir köməkçisi çox vaxt bir sıra şəxsi tapşırıqları yerinə yetirməyə məcbur olur. Bu vəzifələr dairəsini işə müraciət edərkən birbaşa müəyyən etmək tövsiyə olunur.

Yeni Məqalələr

Menecer köməkçisinin şəxsi keyfiyyətləri

Şəxsi köməkçi onların həyata keçirilməsinə həm əqli, həm də fiziki cəhətdən mümkün qədər hazır olmalıdır. Şəxsi köməkçinin olması lazım olan ən vacib şəxsi keyfiyyətlərə baxaq.

• Stress müqaviməti. Bu keyfiyyət, böyük iş həcmi və şəxsi köməkçinin vəzifələri səbəbindən məcburidir. Yalnız soyuq bir ağıl və xarici stimullara və ya fövqəladə iş rejiminə reaksiya verməmək bacarığı şəxsi köməkçiyə iş gününün ən əvvəlində gücünü itirməməyə kömək edəcəkdir.
• Ünsiyyətcillik. Məlumdur ki, başçının gözləmə zalında heç vaxt sakit olmur: həmişə orada gözləyən qonaqlar olur, ya da telefon zəng çalır. Liderlə auditoriya toplamaq istəyən hər bir şəxslə ünsiyyət qurmağa məcbur olan menecer köməkçisidir. Eyni zamanda, müxtəlif sualları, məqsədləri və əhval-ruhiyyəsi olmaq istəyən hər kəs, hamısı üçün tapmaq lazımdır. qarşılıqlı dil və onların etimadını qazan. Əmin olun ki, qəzəbli müştəri ofisinə daxil olarsa, meneceriniz çətin ki, məmnun olsun. Buna görə də, bu vəziyyətdə şəxsi köməkçinin vəzifəsi ünsiyyət bacarıqları olmadıqda mümkün olmayan belə halların qarşısını almaq olacaq.
• Diqqətlilik. Bu keyfiyyət sənədlərlə işləməkdə böyük əhəmiyyət kəsb edir. Şəxsi köməkçi bir baxışda konkret sənədin tərtib edilməsinin və hazırlanmasının düzgünlüyünü qiymətləndirə bilməlidir. Üstəlik, sənədlərdəki səhvlərin əsas səbəbi sadəcə diqqətsizlikdir.
• Yaddaş. Məlumdur ki, sənədlərlə işləmək şəxsi köməkçinin bilməli olduğu çoxlu sayda qaydalar və qanunlarla bağlıdır. Bundan əlavə, qəbula hər gün çoxlu sayda zənglər daxil olur ki, bunu da unutmaq olmaz. Həm də bütün vacib tərəfdaşların adlarını, mövcud vəziyyət haqqında məlumatları və s. xatırlamaq lazımdır. Bütün bunlar katibədən yaxşı yaddaşa və məlumatla tez işləmək bacarığına malik olmasını tələb edir.

Menecer köməkçisinin peşəkar keyfiyyətləri

Rəhbərin şəxsi köməkçisinin işində tələb olunan peşəkar keyfiyyətlər təsirli bir siyahı təşkil edir. Onları müəyyən etmək üçün də istifadə edə bilərsiniz. rəhbərin katibi üçün peşəkar standart, müəyyən iş vəzifələrini yerinə yetirmək üçün hansı bacarıqların tələb olunduğunu aydın şəkildə göstərir.

Beləliklə, rəhbərin fəaliyyətinə təşkilati dəstəyi həyata keçirmək üçün şəxsi köməkçi bir çox peşəkar keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

• Təşkilatın istehsal fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini başa düşmək;
  • sənaye xüsusiyyətləri;
  • Təşkilat və arasında qarşılıqlı əlaqə nümunələri xarici mühit;
• Təşkilatın rəhbərliyi və onun şöbələri ilə ünsiyyət qurmağı bacarmalı;
• Əməyin elmi təşkili üsullarını bilmək;
  • Özünüidarəetmə funksiyaları;
  • İş vaxtının planlaşdırılmasının prinsip və qaydalarını;
• Məqsədləri necə təyin edəcəyinizi bilin. Planlaşdırmanın əsasları;
• Prioritetləşdirmə prinsiplərini bilin. Məqsəd növləri.

Sənədləşmə fəaliyyəti üçün peşəkar keyfiyyətlərə aşağıdakılar daxildir:

• idarəetmənin hüquqi əsasları (inzibati, əmək və iqtisadi hüquq);
• idarəetmənin sənədli təminatı qaydasını müəyyən edən qüvvədə olan hüquqi aktları, normativ-metodiki sənədləri, dövlət standartlarını;
• təşkilat strukturu. Təşkilat və bölmələrin rəhbər heyəti, sənədləri imzalamaq və təsdiq etmək hüququ olan şəxslərin imza nümunələri, onların məsuliyyət sahələrinə qoyulan məhdudiyyətlər;
• təşkilatın fəaliyyətinin sənədli təminatı qaydalarını;
• sənədlərlə işləmə qaydası;
• normativ aktlara uyğun olaraq sənədlərə tələblər və dövlət standartları;
• təşkilati sənədlərin tərtibi qaydaları (əsasnamələr, təlimatlar, əsasnamələr və s.) Sənəd növləri, onların məqsədi;
• sənədli dilçiliyin əsasları.

Eyni zamanda, peşə təhsili və iş təcrübəsinin məcburi mövcudluğunu unutma.

Baş direktor üçün şəxsi köməkçini necə seçmək olar

"Baş direktor" jurnalı

Şəxsi köməkçinin işinin mahiyyəti, menecerinin fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini və xüsusiyyətlərini bilməklə, işinin əhəmiyyətli bir hissəsini öz üzərinə götürməkdir. Məsələn, şəxsi köməkçinin vəzifələrinə menecerin iş qrafikinin planlaşdırılması və optimallaşdırılması, baş direktorun hərəkətlərinin əlaqələndirilməsi, yığıncaqların və danışıqların təşkili, səhmdarların, direktorlar şuralarının iclaslarının təşkili, menecer üçün işgüzar səfərlərin hazırlanması daxildir (bax: Şəxsi köməkçinin funksiyaları). menecer köməkçisi).

Başın şəxsi köməkçisinin funksiyaları

Baş menecer köməkçisinin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• telefon danışıqlarının təşkili;
• rəhbərə ünvanlanmış mesajların, məktubların qəbulu, lazım gəldikdə isə rəhbərə çatdırılması;
• yığıncaqların, yığıncaqların, o cümlədən səhmdarların, direktorlar şuralarının yığıncaqlarının, danışıqların hazırlanması (şəxsi köməkçi materialları seçir, tədbirin keçirilmə yeri və vaxtı barədə iştirakçılara məlumat verir, habelə normativ sənədlərə riayət olunmasına nəzarət edir, protokollar aparır, nəticələri tərtib edir) , stenoqrafiya edir);
• daxil olanların qəbulu işgüzar yazışmalar, onun qeydiyyata alınması və rəhbərə verilməsi, sonra isə - Baş direktorun qərarlarının konkret icraçılara çatdırılması və ya müstəqil şəkildə cavabın hazırlanması;
• şirkətin struktur bölmələrinin əməkdaşları tərəfindən rəhbərin tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi müddətlərinə nəzarət;
• sənədlərin imzaya qəbulu və vaxtında təqdim edilməsi;
• rəhbərin ziyarətçilərini qarşılamaq və qəbul etmək;
• işgüzar səfərlərin hazırlanması (viza dəstəyi, biletlərin sifarişi, otellərin bronlaşdırılması);
• maksimum dərəcədə əlverişli şəraitin yaradılması səmərəli iş menecer (iş yerinin təşkilinə, dəftərxana ləvazimatlarının mövcudluğuna, lazımi ofis avadanlığına, müdirin kabinetində təmizliyə nəzarət edir).

Sizə hansı şəxsi köməkçi lazımdır

Baş katib. 25 nəfərə qədər şirkətlərin menecerləri üçün uyğundur. Bu şəxs rəhbərin katibinin funksiyaları ilə şirkətin katibinin funksiyalarını birləşdirir. Menecer üçün o, yalnız müəyyən sadə tapşırıqları yerinə yetirir (məsələn, qonaqlarla görüşür, onlara içki təklif edir, məktublar çap edir, yazışmaları emal edir).

Tələblər. Bu, qərar qəbul etməkdə müstəqillik, təşəbbüskarlıq tələb olunmayan intizamlı ifaçı olmalıdır. Digər tələblərə aşağıdakılar daxildir: ali və ya natamam ali təhsil (təhsillərin işə təsir etməməsi vacibdir), yüksək sürətçap, ofis avadanlıqlarından istifadə bacarığı, bir il oxşar təcrübə arzuolunandır. Bu vəzifəyə müraciət edən şəxsin monoton işlərə meylli olması lazımdır.

İnzibati köməkçi, biznes meneceri. Böyük sənəd dövriyyəsi olan şirkətlərin rəhbərləri üçün, əsasən menecer və onun tabeliyində olanlar arasında ünsiyyət üçün lazımdır. Bu növ şəxsi köməkçi öz işində həm texniki funksiyaların, həm də ondan müstəqillik və məsuliyyət tələb edən funksiyaların yerinə yetirilməsini birləşdirməlidir, məsələn: rəhbərin iş cədvəlinin planlaşdırılması, səfərlərin təşkili, bəzi sənədlərin müstəqil tərtib edilməsi, danışıqlar, görüşlər üçün materialların hazırlanması. , səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuraları.

Tələblər. Ali təhsil, iki ildən oxşar işlərdə təcrübə, nümayəndə görünüş, xarici dil biliyi (lazım olduqda), yaxşı təşkilatçılıq bacarığı, o cümlədən danışıqların təşkili bacarıqları, müstəqil qərar qəbul etmək bacarığı.

Peşəkar köməkçi. Bu, bir qayda olaraq, böyük müəssisələrin rəhbərləri üçün lazımdır. Kişilər tez-tez bu vəzifəyə dəvət olunur. Belə bir baş menecer köməkçisi işin bir hissəsini menecer üçün və onun üçün yerinə yetirir və menecer nəticələrdən həzz alır. Peşəkar köməkçi menecerin fəaliyyətinin mövzu sahəsində xüsusi biliyə və təhsilə malik olmalıdır. O, menecer üçün texniki işləri yerinə yetirmir, məsələn, inzibati köməkçi kimi.

Tələblər. Ali təhsil (profil), iki il oxşar iş təcrübəsi, xarici dil biliyi (lazım olduqda), şirkət sahəsində bilik və təcrübə, məsuliyyət, təşəbbüskarlıq. Bu işçi üçün həddindən artıq ambisiyaların olmaması çox vacibdir, çünki menecer çoxlu saatlıq zəhmətinin bəhrəsini alacaq və bütün uğurları özünə uyğunlaşdıracaqdır.

Başın şəxsi işləri müdiri. Bu tip şəxsi köməkçi başqalarına nisbətən daha az yayılmışdır. Həm kiçik, həm də böyük şirkətlərdə tələb oluna bilər. İşdə çox vaxt sərf edən, eyni zamanda ofisdən kənarda çox aktiv həyat tərzi keçirən, çoxuşaqlı ailəsi olan, tez-tez xaricə tətilə gedən və təşkilatçılıq funksiyalarının bəzilərini həvalə etməyə hazır olan lider üçün lazımdır. şəxsi işlərini köməkçisinə. Məsələn, şəxsi işlər müdiri teatrlara, konsertlərə bilet sifariş edə və ala bilər, dostlar, qohumlar və vacib tərəfdaşlar üçün hədiyyələr ala bilər. Aparat rəhbərinin menecer və onun ailəsi üçün səyahət təşkil etməsi də qeyri-adi deyil (bax: Baş aşpazın alt paltarı).

Aşpaz alt paltarı

Şəxsi köməkçi vəzifəsinə müraciət edənlərdən biri müsahibədə əvvəlki menecerlə iş öhdəliklərindən danışdı. İş vaxtının aslan payını şəxsi tapşırıqlar tuturdu (müalicə edən həkimin bütün tövsiyələrini nəzərə alaraq yaşlı bir ana üçün sanatoriya seçin; yeniyetmə oğlundan doğum günü və sifarişi üçün hansı hədiyyə almaq istədiyini öyrənin. İnternet vasitəsilə; piknik üçün təzə quzu alın).

Bir dəfə onun meneceri yola düşməzdən bir neçə saat əvvəl ezamiyyətə getdiyini bildi. Alt paltarını dəyişmək üçün evə getməyə vaxtı yox idi. Sonra sadiq köməkçi ən yaxın mağazaya getdi və aşpaz üçün bir dəst alt paltarı, onun üçün növbəli köynək və qalstuk aldı. Belə bir tapşırıq onun üçün işin qaydasında idi.

Tələblər. Ali təhsil, yaxşı kompüter bilikləri, ofis avadanlıqlarından istifadə bacarığı, xoş görünüş, dil bilikləri (menecerin şəxsi tapşırıqlarının xüsusiyyətlərindən asılı olaraq), İnternetdə lazımi məlumatları tez və səmərəli axtarmaq bacarığı, məxfi məlumatları saxlamaq bacarığı. məlumat. Nəzakət hissi xüsusilə liderin qohumları ilə münasibətdə çox vacibdir.

CEO danışır
Yuri Vodilov Sibribprom-un baş direktoru, Tümen

"Sibrybprom" MMC balıq məhsullarının istehsalı üzrə ixtisaslaşmış çoxşaxəli müəssisədir. Onun diri balıq yetişdirildiyi və yetişdirildiyi üç müəssisə, üç balıq emalı zavodu, siqaret çəkmə və qurutma sexi, anbarlar, gəmiqayırma zavodu var.

Şəxsi köməkçim səkkiz ildir yanımdadır. Əvvəlcə onu katibə kimi işə götürdülər. Təbii ki, işçi buna köklənmişdi karyera, ona görə də zaman keçdikcə o, mənim şəxsi köməkçim ola bildi.

Mənim üçün xüsusilə vacib olan nədir və niyə bu namizədi seçdim? Əla yaddaş, yüksək nizam-intizam, tapşırıqları vaxtında yerinə yetirmək bacarığı, insanlarla ünsiyyət qurmaq bacarığı, bu peşənin xüsusiyyətlərini bilmək, rəhbərlik tərəfindən tələblərin adekvat qavranılması və təbii ki, etik normalara riayət etmək davranış standartları.

Şəxsi köməkçim ziyarətçiləri qəbul edir, rəhbərin müsbət imicini yaradır və şirkətin yüksək reputasiyasını qoruyur. İş günümü planlaşdırmaq, danışıqların, görüşlərin, görüşlərin təşkili, lazımi sənədlərin hazırlanması, ofis işlərinin aparılması və bəzi məsələlərin müstəqil həlli - bütün bunlar mənim şəxsi köməkçimin üzərinə düşür. Belədə işləyərkən yaxın təmas qarşılıqlı anlaşma, ünsiyyət prosesində rahat daxili vəziyyət çox vacibdir, çünki köməkçi artıq yaxın insandır!

CEO danışır

"Qalakta" şirkətlər qrupu - rus istehsalçısı araq markaları "Poltina" və "Frost and Sun". Şirkət ilk 10 araq istehsalçısı sırasındadır. Məhsulların paylanması şəbəkəsi Rusiya Federasiyasının bütün bölgələrini əhatə edir və 100-dən çox distribyutordan ibarətdir. Qrupun regional nümayəndəlikləri 24 ən böyük rayonda yaradılıb. 2006-cı ildə qrupun müəssisələrinin ümumi istehsal həcmi 2520 min ABŞ dolları təşkil etmişdir. Şəxsi heyətin sayı 600 nəfərdir.

Köməkçimin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• rəhbərin iş gününün planlaşdırılması;
• görüşlərin və konfransların təşkili;
• işgüzar yazışmalar;
• əmrlərin icrası və təbii ki, baş direktorun əmrlərinin icrasına nəzarət.

Şəxsi köməkçi menecerin sağ əlidir və katibdən fərqli olaraq o, müəyyən səlahiyyətlərə və daha geniş məsuliyyət sahəsinə malikdir. Baş direktorun köməkçisinin əsas işgüzar keyfiyyətləri ünsiyyət bacarıqları, iş etiketi bilikləri, punktuallıq, dəqiqlik, diqqətlilik və təşkilatçılıqdır.

Köməkçi ilə Emosional Uyğunluq Nə üçün Vacibdir?

Baş direktorun işi çox sayda insanla təmasda baş verir, bəzən onlarla ünsiyyət sərt əsasda qurulur və çox vaxt emosional narahatlığa səbəb olur. Buna görə də, şəxsi köməkçi vəzifəsinə seçdiyiniz şəxsin yalnız bütün lazımi peşəkar bacarıqlara malik olması deyil, həm də sizinlə emosional olaraq uyğun olması çox vacibdir.

Təbii ki, müsahibə zamanı namizədlə uyğunluğu müəyyən etmək çətindir. Yalnız bir çıxış yolu var - intuisiyanıza qulaq asmaq lazımdır. Şübhəsiz ki, özünüzü bir dəfədən çox bu vəziyyətdə tapmısınız: görünür, namizəd bütün lazımi bilik və bacarıqlara malikdir və təcrübəsi əladır və əmək haqqı hər şey sizə yaraşır, ancaq bir insanla danışmaq sizin üçün xoşagəlməzdir, onun ən qısa müddətdə ayrılmasını istəyirsiniz və hissləriniz üçün heç bir xüsusi izahat tapmırsınız. Hər şey çox sadədir - bu, eyni emosional uyğunsuzluqdur.

CEO danışır
Regis Lomm, Pfizer-in Rusiyadakı rəhbəri, Moskva

1849-cu ildə yaradılmış Pfizer şirkəti yeni nəsil antibiotiklər də daxil olmaqla, tibbin müxtəlif sahələri (kardiologiya, onkologiya, urologiya, psixiatriya, oftalmologiya, endokrinologiya, dermatovenerologiya) üçün əczaçılıq məhsulları hazırlayır və istehsal edir. Pfizer-in dünya üzrə 150-dən çox yeri var. Hər il şirkət yeni dərmanların tədqiqi və inkişafı üçün əhəmiyyətli sərmayələr qoyur. Şirkətin Rusiya nümayəndəliyi (Pfizer International MMC) 1992-ci ildən fəaliyyət göstərir.

Şəxsi köməkçim bu vəzifə üçün standart vəzifələri yerinə yetirir: gündəlik iş qrafikini tərtib edir, təşkil edir işgüzar səfərlər Bu cür fəaliyyət üçün peşəkar bacarıqlarla yanaşı, şəxsi keyfiyyətlər də çox vacibdir: yüksək psixoloji uyğunlaşma, xoş niyyət, punktuallıq, detallara diqqətli olmaq bacarığı, mükəmməl ünsiyyət bacarığı. Köməkçi həmişə rəhbərin iş şəraitini yaxşılaşdırmaq üçün başqa nə etmək lazım olduğunu hiss etməlidir.

Yaxşı bir icraçı köməkçinin əlaməti, bu problemin həlli müqavilədə göstərilməsə belə, kömək etməyə səmimi və sarsılmaz hazırlıqdır. Bu daimi dəstək lider üçün çox vacibdir, xüsusən də o, özünün olmayan bir ölkədə işləyirsə və həmişə onun bütün xüsusiyyətlərini və adətlərini bilməyən bir ölkədə işləyir.

İndi mənim şəxsi köməkçim olan şəxs bir ilə yaxındır ki, şirkətdə işləyir. Rəhbər və köməkçi yaxından işlədikləri üçün ünsiyyət onların hər ikisi üçün rahat olmalıdır. Mən tam əminəm ki, işçi seçərkən təkcə onun peşəkar keyfiyyətlərini deyil, həm də sizin aranızda intuitiv səviyyədə qarşılıqlı anlaşmanın yaranıb-yaramadığını, instinktiv olaraq bu insana etibar edə biləcəyinizi hiss edib-etməməsini də nəzərə almaq lazımdır. 30 ildən çox iş təcrübəmdə mən vacib bir dərs aldım: bəzən məntiqin arqumentlərindən çox intuisiyanıza etibar etməlisiniz.

Şəxsi köməkçi axtarışını kimə həvalə etmək

İki seçim var: axtarışı ya kadrlar departamentinizə, ya da işə qəbul agentliyinə həvalə edin (həmçinin bax: Köməkçi tapmaq üçün kimə etibar etmək olmaz).

Köməkçi tapmaq üçün kimə etibar etmək olmaz

Çox vaxt iki şəxsi köməkçiyə ehtiyacı olan menecer ikinci işçi axtarışını artıq işləyən köməkçiyə həvalə edir. Bu vəziyyətdə, o, cüt-cüt işləyəcəklərini rəhbər tutur, buna görə də bir-birinə uyğun olmalıdırlar. Lakin bu ideya uğurlu sayıla bilməz. Rəhbərin etibarını və diqqətini tələb edən rəqiblə çiyin-çiyinə işləmək istəmədiyi üçün birinci köməkçi sadəcə olaraq texniki katib seçə bilər. O, bütün rutin işləri yerinə yetirəcək, lakin lazım gələrsə, birinci köməkçini tamamilə əvəz edə bilməyəcək.

Şəxsi köməkçi axtarmağı tapşıran baş direktor, ona hansı insana ehtiyacı olduğunu mümkün qədər ətraflı (ən xırda detallara qədər) söyləməlidir. Eyni zamanda, təkcə vəzifələri deyil, həm də namizədlərə qoyulan tələbləri müəyyən etmək lazımdır. Hansı tələblərin sizin üçün əsas və məcburi, hansının isə isteğe bağlı olduğunu (yəni seçərkən, bütün əsas vacib tələblər yerinə yetirilərsə, gözlərinizi bağlaya bilərsiniz) dəqiqləşdirməyə əmin olun. Bu şərtlər yerinə yetirilərsə, seçimə cavabdeh olan şəxs, bir tərəfdən, ərizəçiləri fundamental əsaslarla yoxlayacaq və meneceri arzuolunmaz namizədlərə vaxt itirməyə məcbur etməyəcək, digər tərəfdən, tələb olunmayan namizədləri rədd etməyəcək. yalnız bir və ya iki parametrə uyğundur.

CEO danışır
Julia Konelskaya, Qalakta Group-un baş direktoru, Moskva

Köməkçi vəzifəsinə namizəd seçərkən biz daxili imkandan da istifadə etdik kadr ehtiyatı, Və xarici mənbələr. Məni ilk növbədə menecerlərin köməkçisi işləyən insanlar maraqlandırırdı böyük şirkətlər, habelə inzibati şöbənin rəhbərləri (bir qrup layihələrin birdəfəlik idarə edilməsi təcrübəsi ilə).

Namizədlərin ilkin seçimini kadrlar xidməti həyata keçirib. Mütəxəssisin qeyd olunan tələblərə cavab verib-verməməsi yoxlanılıb: bacarıqlar yoxlanılıb, potensial, motivasiya aşkarlanıb. Müsahibə zamanı namizəddən real iş şəraiti ilə bağlı halların həlli tapşırılıb və nəticələrə əsasən onun peşəkar uyğunluğu, həmçinin əvvəlki menecerin namizədinə etimad dərəcəsi müəyyən edilib - 2007).

Seçim edərkən namizədin standartlarımıza uyğun olmasına diqqət etdik korporativ mədəniyyət. Həm də onun müəyyən səviyyədə məsuliyyət götürməyə hazır olması çox vacibdir. Namizəd icraçıdırsa, tapşırıq qoyarkən onun həyata keçirilməsi metodologiyasını izah etməyə vaxt sərf etmək lazımdır. Tapşırığın öhdəsindən təkbaşına gələ bilən bir köməkçi seçdim zəruri resurslar və lazımi kommunikasiyaların qurulması.

Yaradıcı komandanın rəhbəri üçün katibə seçmək texnologiyası

Sergey Alekseev icraçı direktor"Kvartet-I" komik teatrı, Moskva

"Kvartet-I" komik teatrı 1993-cü ildə GİTİS-in estrada fakültəsinin bir qrup məzunu tərəfindən yaradılmışdır. Teatr kollektivi həmişə tamaşalarının müəllifi kimi çıxış edir (hətta başqa müəllifin ədəbi materialına əsaslansa belə). Teatr teatr, radio və televiziya layihələri çərçivəsində davamlı olaraq yaradıcılıq və ədəbi fəaliyyətlə məşğul olur.

Teatrda katib işinin özünəməxsus xüsusiyyətləri var. Bu, bir tərəfdən məşhur aktyorların məclisi, pərdə arxasında yaradıcı ab-havadır, digər tərəfdən isə katibə bu mühitdə iş görməlidir və iş sırf texniki xarakter daşıyır. Gənc qızların başları çox vaxt belə bir kontrasta tab gətirmir. İldə bir dəfə katibi dəyişməli olduğum faktı ilə az qala barışmışam. İndi, məsələn, mən artıq son iki ildə üçüncü köməkçidə işləməyə başlamışam. Seçim texnologiyası belədir:

Şəxsi köməkçi axtarışı ilə bağlı elanlar yerləşdirirəm.Bunu saytımızda və bir neçə iş saytlarında edirəm. Adətən çoxlu cavablar olur - teatrda istənilən vakansiya adi ofisdəki oxşar işdən daha cəlbedici görünür. Amma təəssüflər olsun ki, namizədlər bir dəfə teatra işə getsələr, bunun əyləncəli olacağını düşünür və unudurlar ki, burada əylənmək yox, işləmək lazımdır.

CV-mə əsasən ilkin seçim edirəm. Aktrisaların, sənətçilərin, jurnalistlərin, yəni yaradıcı karyeraya xüsusi yönümlü olan insanların CV-lərini dərhal atıram. Çünki bu mövqe onlar üçün açıq-aydın yalnız teatr görüşünə girmək baxımından maraqlı ola bilər. Texniki təhsil, eləcə də böyük miqdarda məlumatın işlənməsi təcrübəsi, əksinə, namizəd üçün bir kozırdır. Sonra qazanılan təcrübə ardıcıllığını qiymətləndirirəm. Məsələn, ilk dəfə layihə meneceri işləyən və hazırda katibə kimi iş axtaran bir insanın motivasiyası nə ola bilər?

Namizədlərlə əlaqə saxlanılır e-poçt və telefonla danışın. Yazışmalarda ilk təəssürat insanın fikirlərini ifadə etmə tərzidir. Sonra görüş üçün bəyəndiyim beş-altı namizəd seçirəm.

Müsahibə. Bütün namizədləri bir axşam müsahibəyə dəvət edirəm, əlavə olaraq, işə qəbul agentliyinin direktoru olan dostuma zəng edirəm. Mən bir insan haqqında subyektiv mühakimə nöqteyi-nəzərindən suallar verirəm və o, peşəkar psixoloq kimi, məsələn, namizədin motivasiyasını müəyyən etməyə kömək edən suallar verir.

Mən bir neçə sınaq hekayəsi (biznes hadisələri) ilə gəldim. Mən təklif edirəm ki, ərizəçi müəyyən bir vəziyyətdə necə hərəkət edəcəyi mövzusu üzərində düşünsün. Cavablarda sağlam düşüncə və gözləntilərimlə üst-üstə düşmə axtarıram. Məsələn: “İlk iş günündə çox yatdınız - işə başladıqdan yarım saat sonra oyandınız. İlk addımlarınız hansılardır? Təbii ki, adamın deyəcəyini gözləyirəm ki, ilk iş menecerinə, yəni mənə zəng etməkdir. Amma elə olur ki, namizəd uzun müddət bundan imtina edir və bunun heç vaxt onun başına gələ bilməyəcəyini deyir. Başqa bir misal. Mən elə bir vəziyyəti təsvir edirəm ki, bir şəxsə bilavasitə rəhbər tərəfindən tapşırıq verilir və onun həyata keçirilməsi üçün düz bir saat verilir. Bundan sonra, daha yüksək bir patron başqa bir tapşırıq verir, bunun da tamamlanması tam bir saat çəkir və dərhal işə salınmalıdır. Hər iki işi eyni vaxtda yerinə yetirmək mümkün deyil. Sonra namizədin bu vəziyyətdə özünü necə aparacağını soruşuram. Mənim üçün ideal cavab vəziyyəti xəbərdar etmək və məsləhət istəmək üçün birbaşa rəhbərimə qaçmaq olardı.

Müsahibədə qarşımda necə bir insan olduğunu başa düşmək üçün ailəni, valideynlərin fəaliyyətini soruşuram. Axı adətən müsahibəyə gələn qızlar gənclərdir (18-23 yaş) və heç bir iş təcrübəsi yoxdur (yaxud minimaldır). Buna görə də, sahib olduqlarının çoxunu ailə qoyur, başqa təsir hələ olmayıb və özləri də yetkin fərdlərə çevrilə bilməyiblər.

Bütün müsahibələrdən sonra işə qəbul agentliyinin direktorunun fikrini nəzərə alaraq qərar verirəm. Onun fikrincə, kimin daha həvəsli olduğunu, kimin nə istədiyini və kimin istəmədiyini söyləyir. Bir insanla təmas hissi və onun varlığından rahatlıq da çox vacibdir. Bir qız gəldi, deyəsən məntiqli və tutarlı danışdı, bütün iş işlərindən keçdi, amma hiss edirəm ki, məni bezdirir, tez getməsini istəyirəm. Şəxsi köməkçi seçərkən bu subyektiv amili nəzərə almaq olmaz.

Bizdə yenicə işləməyə başlayan qızdan nə xoşunuza gəldi? Birincisi, çox başa düşülən savadlı formulalar. İkincisi, o, Moskva Aviasiya İnstitutunu yeni bitirib və bu, yaxşı texniki təhsildir. Üçüncü artı odur ki, o, axşamlar mühasib işləyirdi, ona görə də böyük həcmdə məlumatları sistemləşdirmək və emal etmək bacarığına malikdir.

Menecer köməkçisinin iş təsviri: tərtib xüsusiyyətləri

Vəzifə təsviri işçinin yerinə yetirdiyi vəzifələri müəyyən edən, onun əmək vəzifələrini və məsuliyyətinin hüdudlarını müəyyən edən sənəddir.
Baxmayaraq ki, hər bir peşə və ya vəzifə üçün iş təsvirlərinin hazırlanması Rusiya Federasiyasıəmək qanunvericiliyi ilə tənzimlənməyən, işəgötürənlərin böyük əksəriyyətində (həm dövlət, həm də özəl) bu sənəd mütləq mövcuddur.

Təlimat nə üçündür?

Menecer köməkçisinin iş təsviri maksimum məlumatı ehtiva edir

Vəzifə təsvirinin hazırlanmasının məqsədəuyğunluğu onunla izah olunur ki, məhkəmə araşdırması baş verərsə, onsuz işçinin öz vəzifələrini yerinə yetirmədiyini sübut etmək çətin olacaq (və onların tam siyahısı təlimat sənədində göstərilmişdir), çünki Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-ci maddəsinin 2-ci hissəsinə uyğun olaraq işçi ilə əmək müqaviləsi yalnız vəzifəni və onun ümumi əmək funksiyasını ehtiva edir.

İş təsviri işəgötürənə imkan verir:

1. İş axtaranın orada müəyyən edilmiş tələblərə uyğun gəlmədiyinə görə imtinasını əsaslandırın
2. Fərdi işçilər arasında məsuliyyətləri aydın şəkildə müəyyənləşdirin
3. İşçilərin həm sınaq müddəti ərzində, həm də ondan sonrakı fəaliyyətini qiymətləndirin
4. İşçinin tutduğu vəzifəyə uyğunsuzluğunu əsaslandırmaq (attestasiyanın nəticələrini nəzərə almaqla).

İş təsvirinin olması işçinin özü üçün də faydalıdır, çünki bu, onun vəzifə və öhdəliklərinin hüdudlarını müəyyən edir və heç kim nə əmək müqaviləsində, nə də əmək vəzifələrində nəzərdə tutulmayan funksiyaları yerinə yetirməməlidir.

İnkişaf və təlimat bölmələri

Təlimat müəyyən bir tarixdən qüvvəyə minir və işçi imzası qarşısında onunla tanış olmalıdır. İşçiyə bu sənədin surətini (həmçinin imzaya qarşı) vermək məsləhətdir. Müəyyən edilmiş təcrübəyə görə, təlimatlara tipik alt bölmələr daxildir:

1. Ümumi müddəalar
2. Vəzifə öhdəlikləri
3. Hüquqlar
4. Məsuliyyət

Təlimatın hər hansı bir işçi üçün deyil, müəyyən bir vəzifə / peşə üçün tərtib edildiyini xatırlamaq vacibdir. Buna görə də, müəyyən bir vəzifənin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, təlimat işçinin bu xüsusi vəzifədə yerinə yetirəcəyi vəzifələrin həcmini müəyyən edir.

Menecer köməkçisinin iş təsvirinin xüsusiyyətləri

Menecer köməkçisi - məsul vəzifə

Menecer köməkçisi xüsusi bir vəzifədir. Menecer köməkçisinin əmək funksiyası onun menecerinin işini həm texniki, həm də təşkilati cəhətdən qurmaqdır.

Görüşlərin və tədbirlərin planlaşdırılması, iş gününün, həftənin, daha uzun müddətin planlaşdırılması, səfərlərin və tədbirlərin təşkili, mühüm sənədlərin icrasına nəzarət - bunlar ixtisaslı menecer köməkçisinin vəzifələrinin yalnız kiçik bir hissəsidir.

Katibin, köməkçinin, ofis müdirinin və müdir köməkçisinin vəzifələrini və buna uyğun olaraq yerinə yetirdiyi vəzifələri müəyyən etmək yanlışdır. Birinci vəzifələr daha çox köməkçi funksiyaları nəzərdə tutursa, menecer köməkçisindən təşkilati və inzibati funksiyalar tələb olunur. Təsadüfən deyil, ixtisas bələdçisi bu vəzifəni lider kimi təsnif edir.

Müvafiq olaraq, menecer köməkçisi vəzifəsinə işə götürülən işçi üçün müəyyən edilmiş tələblər rəhbərlik üçün olduğu kimi təqdim olunur: təhsil səviyyəsindən ixtisas və təcrübəyə qədər. əvvəlki iş. Şəxsi keyfiyyətlər də çox vacibdir.

Nə əmək müqaviləsində, nə də digər sənədlərdə menecer köməkçisinin səlahiyyətlərinin müfəssəl ifadəsi olmadığından, onlar iş təsvirində mümkün qədər dəqiq əks etdirilməlidir. "Rəhbərin köməkçisi" vəzifəsi üçün təlimatın xüsusiyyətləri:

• Ətraflı texniki tapşırıqlar
• Rəhbərin göstərişlərinə bənzətmə ilə təlimatların tərtib edilməsi (əlbəttə ki, birbaşa idarəetmə və tək qərarların qəbulu funksiyası istisna olmaqla)
• Müəyyən vəzifələrin məxfi mahiyyətinin uçotu
• Pis niyyətə görə artan məsuliyyət (işəgötürənə zərər vurmağın mümkün nəticələrini nəzərə alaraq)
• Rəhbərin həvalə etdiyi funksiyaları əlavə olaraq yerinə yetirmək bacarığı.

Menecer köməkçisi üçün ümumi tələblər

Tez-tez menecer köməkçisi vəzifəsinə xüsusi tələblər qoyulur

“Ümumi müddəalar” bölməsinə təcrübə və təhsil üçün tələblərin sadalanmasından əlavə, zəruri bacarıqlar, tabeçilik və əvəzetmə proseduru da daxil ola bilər. Ən ümumi şərtlər bunlardır:

1. Ali təhsil
2. Təcrübə (adətən ən azı 1 il, bəzən daha çox)
3. Xarici dil biliyi.
4. İşgüzar ünsiyyət, yazı və etiket bacarıqları
5. Ofis avadanlıqlarına sahiblik
6. Stress müqaviməti

Bundan əlavə, bu vəzifədə olan işçi müəssisənin yerli aktlarını bilməli, işçilərlə və rəhbərliklə anlaşmalıdır. Xarici dillərə gəlincə, bilikdən yalnız köməkçinin öz vəzifələrini yerinə yetirərkən praktiki olaraq istifadə edəcəyi hallarda tələb etməyə dəyər.

Menecer köməkçisinin vəzifəsi məxfi məlumatlardan istifadə etməyi və saxlamağı bacarmalıdır.

Vəzifələr və Hüquqlar

Tipik olaraq, menecer köməkçisinin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• Rəhbərliyin birbaşa tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi
• Menecerin iş vaxtının planlaşdırılması və əlaqələndirilməsi
• Danışıqlara nəzarət və təşkili (həm telefon, həm də şifahi)
• Biznes sənədlərinin hazırlanması və redaktə edilməsi
• Sənədin məxfiliyinə və təhlükəsizliyinə nəzarət

Kopyalama, məlumat bazalarının saxlanması və digər texniki və köməkçi işlər kimi funksiyaları adətən katib (katib-referent) yerinə yetirir. üçün uğurlu iş Menecer köməkçisi kifayət qədər geniş hüquqlara malikdir:

1. Görüşlərdə və telefon danışıqlarında təşkilatın maraqlarını təmsil etmək
2. Rəhbərin göstərişlərini yerinə yetirmək üçün işçilərdən lazımi məlumatları, sənədləri tələb edin
3. Verilmiş səlahiyyətlər çərçivəsində cari məsələlərin həlli üçün yazışmalar və danışıqlar aparmaq, sənədləri təsdiq etmək.

Əlbəttə ki, hər bir təşkilat, fəaliyyətinin xarakterini nəzərə alaraq, işçiyə verilən hüquqların siyahısını tamamlayır və ya dəyişdirir.

Məsuliyyət hədləri

İcraçı köməkçisi İş təsviri Gələcəkdə məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını alır

Məsuliyyət təyin edərkən qanunun normalarını xatırlamaq lazımdır:

• Rəsmi vəzifələri yerinə yetirməməyə görə - uyğun olaraq Əmək Məcəlləsi
• Hüquq pozuntularına görə - inzibati, mülki və cinayət qanunvericiliyi çərçivəsində
• Arxada maddi ziyan- Əmək və Mülki məcəllələrin normalarına uyğun olaraq.

Mövcud qanunvericiliyin normalarını və müəyyən bir təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq menecer köməkçisi üçün iş təsviri hazırlayaraq, nəinki belə bir məsul vəzifə üçün ən uyğun işçini seçə, həm də mümkün məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını ala bilərsiniz. gələcəkdə.

Bir insanın iş şəraiti və onun effektivliyi təfərrüat və spesifikasiya dərəcəsindən asılı ola bilər. Nəhayət, liderə əsl vicdanlı köməkçi lazımdır. Oxucularımızın diqqətini ona da cəlb etməliyik ki, bir menecerin bir neçə köməkçisi ola bilər. Onların ixtisası ola bilər, texniki məsələlərdə, maliyyə məsələlərində və s.

Elə rəhbərlər var ki, ştatda müavinləri yoxdur. Hər şeyi özü edir və bir neçə köməkçi ona bu işdə kömək edir. Bütün qərarları tək qəbul edir. Menecer köməkçisi üçün yüksək keyfiyyətli iş təsviri hazırlamaq üçün menecerin özünü prosesə cəlb etmək lazımdır. Əks halda, bu, sadəcə bir kağız parçası olacaq.

Video material sizə özünə inamlı olmağı və iş müsahibəsindən keçməyi öyrədəcək:

Səhv qeyd etdiniz? Onu seçin və vurun Ctrl+Enter bizə bildirmək üçün.

Məqalə www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com saytlarının materialları əsasında yazılmışdır.