Biznes yazısı haradan başlayır? iş məktubları nümunələri

Son onilliklərdə e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar böyük populyarlıq qazandı və əsas yollardan birinə çevrildi. işgüzar ünsiyyət. Bu gün şəxsiyyətlərarası ünsiyyət praktikasında e-poçtdan istifadə etməyən bir insan tapmaq çətindir. Buna baxmayaraq, bu gün çoxları sual verir: bütün qaydalara əməl olunsun? Ünvanda formalaşdırmaq üçün səlahiyyətli məktubdan necə istifadə etmək olar yaxşı təəssürat göndərən haqqında?

Bu məqalə elektron poçtla işgüzar yazışmaların qaydalarını təsvir edir və praktiki məsləhət Məqalədə təqdim olunan , e-poçt yazarkən düzgün işgüzar ünsiyyəti öyrənməyə kömək edəcək.

Bir çox insan iş gününə poçt qutusunu yeni mesajlar üçün yoxlamaqla başlayır. Ancaq təəssüf ki, bu məlumat mübadiləsi metodunun geniş yayılmasına baxmayaraq, bir çoxları qeyri-rəsmi ünsiyyət üsulu üçün e-poçtları götürərək işgüzar yazışmaların dilindən düzgün istifadə etməyi bilmirlər.

Çatdırılma sürətinə görə mühüm rəsmi sənədlərin, blankların, ərizələrin mübadiləsini asanlaşdırır, lakin burada da insanlar məktub göndərərkən səhvlərə yol verirlər. Çox vaxt belə olur e-poçt hər hansı fayl mübadiləsi zamanı ünvançılar nədənsə müşayiət edən esselər tərtib etmirlər və mövzuları daxil etmirlər ki, bu da alıcıların işini çətinləşdirə bilər. Bu məqalənin məqsədi suala cavab verməkdir: elektron poçtu necə göndərmək və elektron poçtla işgüzar yazılı ünsiyyətin bütün qaydalarına riayət etmək?

E-poçt məktublarını tərtib edərkən, təqdim olunan bütün sahələr doldurulmalıdır

İşgüzar elektron poçt yazışmalarının qaydaları məktubu göndərən şəxsə e-poçtda göstərilən bütün sahələri, məsələn, alıcının və məktubu göndərənin ünvanı və adı kimi doldurmağa məcbur edir. Göndərilən məktubun mahiyyətini qısaca təsvir edən mövzunu təsvir etməyinizə əmin olun. Çox vaxt göndərilən məktubun taleyi və orada göstərilən problemin həlli sürəti düzgün təsvir olunan mövzudan asılıdır. İş e-poçtu salamla başlamalıdır - alıcıya bu sadə hörmət aktı yazışmalarda çox vacibdir. Salamlamadan sonra "məktubun əsas hissəsi" adlanan bir mətn izlənməlidir və sonunda bir imza qalır, məsələn, "Hörmətlə, Brisov Petr İvanoviç".

İşgüzar yazışmalarda salamlar

Bu məqamda diqqətinizi daha da cəmləməyə dəyər, çünki işgüzar ünsiyyətin istənilən aspektində hörmət jesti çox vacibdir. Optimal təbrik ifadəsi "Axşamınız xeyir" və ya "Salam"dır. E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması göndərənin "Axşamınız xeyir" və ya " ifadələrindən istifadə etməsini məhdudlaşdırır. Sabahınız xeyir”, çünki alıcı məktubu alandan çox gec oxuya bilər. Salamlaşma zamanı istifadə olunan danışıq ifadələrindən istifadə etmək də düzgün deyil.

Bir söz və ya təbrik ifadəsindən sonra, alıcıya ad və ata adı ilə müraciət etməlisiniz və ad göndərənə məlum deyilsə, bu anı atlaya bilərsiniz. Bundan sonra məktubun məqsədinin təqdimatına keçə bilərsiniz.

İşgüzar e-poçt yazışmalarında əlavələr

Əgər əsas məqsəd Məktub yalnız yazılı bir hekayə və məsələnin mahiyyətinin ifadəsi deyil, həm də faylın göndərilməsi olduğundan, ilk növbədə göndərilən obyekti əlavə etmək daha yaxşıdır. Tez-tez olur ki, bir çox göndərənlər diqqətsizlik üzündən məktubun mətnində məsələnin mahiyyətini ifadə edərək, lazımi əlavəni əlavə etməyi unudurlar. Bu cür səhlənkarlıq mənfi təsir göstərə bilər işgüzar nüfuz iş məktubu göndərən.

E-poçt ünvanı tanınan və qısa olmalıdır.

İşgüzar e-poçt yazışmalarının qaydaları göndəricini tanınan elektron ada malik olmağa məcbur edir, bu ada göndərənin adı haqqında doğru məlumatlar olmalıdır. E-poçt ünvanında qeyri-rəsmi ifadələr və ya sözlər, məsələn, “limon_petya” e-poçt ünvanı göstərildikdə rəsmi məktublar və müraciətlər çox qısa və axmaq görünür. Yetkinlər üçün çox ləyaqətsiz görünür. İşgüzar yazışmalar üçün ayrıca e-poçt yaratmaq və işgüzar e-poçt yazışmalarının etiketinə riayət etmək daha yaxşıdır.

Əvvəllər alınan e-poçtlara cavab vermək üçün Tez Cavab (Cavab) funksiyasından istifadə

Cavab və ya Cavab funksiyası (qısaldılmış Re :) istifadəçiyə kömək edir sürətli yol göndərəndən əvvəl göndərilmiş mesajlara cavab verin. Bu funksiya həm də verilmiş mövzu üzrə həmsöhbətlə əvvəlki yazışmaları oxumaq üçün universal imkana malikdir. Lakin işgüzar elektron poçt yazışmalarının qaydaları, yazışma zamanı müzakirənin mahiyyəti dəyişdirilərsə, göndəricini iş məktubunun mövzusunun adını dəyişdirməyə məcbur edir.

İş məktubu göndərməzdən əvvəl orfoqrafik və durğu işarələri səhvlərini yoxlayın.

E-poçt məlumat mübadiləsini asanlaşdırır, lakin işgüzar yazışmalarda rus dilinin qaydalarını laqeyd etməməlisiniz, çünki ehtiyatsızlıqla edilən səhv göndərənin səlahiyyətinə təsir göstərə bilər. Məktub göndərməzdən əvvəl mətni bir neçə dəfə nəzərdən keçirməli və orfoqrafik və durğu işarələri səhvləri üçün diqqətlə yoxlamalısınız. Bir çox e-poçt müştərisində orfoqrafiya yoxlayıcısı var, buna görə də qırmızı ilə vurğulanmış sözlərə diqqət yetirin. Düzgün yazımla bağlı hər hansı bir şübhəniz varsa, İnternetdə kömək axtarmalı və ya orfoqrafiya lüğətindən istifadə edərək orfoqrafiyanı yoxlamalısınız.

Ünvan sahəsi sonuncu doldurulmalıdır.

Yarımçıq və ya redaktə olunmamış məktubların göndərilməməsi üçün iş məktubunu qəbul edənin ünvanı göndərilməzdən əvvəl ən son anda daxil edilməlidir. Bu qayda işgüzar elektron poçt yazışmalarının əsaslarına da daxildir. Belə olur ki, ünvan alanını doldurarkən e-poçt əvvəllər istifadə edilmiş alıcıların siyahısını təklif edə bilər, burada tərtib edilmiş iş məktubunu səhvən üçüncü tərəf ünvanına göndərməmək üçün diqqətinizi də cəmləməlisiniz.

İş məktubunun strukturlaşdırılması

Mətnin strukturlaşdırılması qaydaları təkcə kağız daşıyıcılara deyil, həm də elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydalarına aiddir. Qəbul edənin monitor ekranında böyük həcmli mətn mesajlarını oxuması həmişə əlverişli deyil. Bu məqamı sadələşdirmək üçün mətni məntiqi şəkildə formalaşmış kiçik abzaslara bölməli və icazə verməməlisiniz iş məktubları mürəkkəb cümlələr. İş məktubunda bir cümlənin optimal uzunluğu on beş sözdən çox olmamalıdır.

İşgüzar məktubun mahiyyəti mahiyyəti üzrə açıqlanmalıdır

İş məktubunun göstərilən mövzusuna əlavə olaraq, alıcı əsas mətnin aydın şəkildə ifadə edilmiş birinci və ikinci cümlələri ilə də maraqlanmalıdır. Göndərənin vəzifəsi məktubun əvvəlində alıcıya müraciət etdiyi problemin və ya məsələnin mahiyyətini bildirməkdir. Birinci cümlə iş məktubunun hansı məqsədlə göndərildiyini göstərməlidir. Nümunə: “Məlumat veririk ki, “Toplu materialların tədarükü haqqında” 02.01.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilə üzrə öhdəliyin müddəti başa çatmaq üzrədir. Müqaviləni uzatmaq üçün yeni sənədlər paketi təqdim etməlisiniz. Təyin olunmuş məqsəd sayəsində alıcının dərinləşmək imkanı var Əsas fikir iş məktubu. Məktubun mətni çox böyükdürsə, o zaman mətn sənədi şəklində bir obyekti əlavə kimi əlavə etmək funksiyasından istifadə etmək daha yaxşıdır, lakin eyni zamanda mətn sahəsində əhatəli esse buraxılmalıdır. iş məktubunu işıqlandırır. Nümunə: “Biz sizə “Mak-Stroy” MMC-dən məktubun elektron surətini baxılmaq üçün göndəririk. “Tökmə materialların tədarükü haqqında” 2 yanvar 2017-ci il tarixli 45 nömrəli Müqavilənin müddətinin məktubda göstərilən müddətə qədər uzadılması ilə bağlı qərarınızı bizə bildirməyinizi xahiş edirik”.

Hər bir biznes e-poçtu cavablandırılmalıdır.

İşgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var ki, alıcı nədənsə iş məktubuna məhəl qoymur. Bəzən həqiqətən də müəyyən vəziyyətlərə görə cavabın verilə bilməyəcəyi hallar ola bilər, məsələn, problemin həlli müddəti bir neçə gün çəkə bilər və ya alıcı fikirləşir və verilən suala dərhal cavab verə bilmir. Bu halda, bu məsələ ilə bağlı qısa şərh verilməlidir, məsələn, “Salam, Petr İvanoviç. Məktubunuzu almışam, lakin bu gün cavab verməkdə çətinlik çəkirəm, çünki yuxarı rəhbərlərlə məsləhətləşməliyəm. Probleminizi bildirəcəyəm baş direktoraşirkətimizə müraciət edəcək və həftə sonuna qədər rəsmi cavab verəcək. Hörmətlə, satış meneceri Belov İvan Gennadieviç.

Yadda saxlamaq lazımdır ki, cavab üç iş günü ərzində verilməsə, iş məktubu alanın səssizliyi göndərici ilə ünsiyyətə məhəl qoymamaq və ondan imtina etmək kimi qiymətləndirilə bilər.

Cavab məktubları yazarkən, verilən bütün suallara cavab verməlisiniz.

Əgər alıcıya göndərilən məktub sorğu xarakteri daşıyırsa, məktubu tərtib edərkən suallara cavablar iş məktubunun qəbul olunmuş mətnində mövcud olan ardıcıllıqla verilməlidir. Əgər suallar verilibsə, göndərən onlara konkret cavab alacağına ümid edir. Məktub tərtib edərkən cavablar nömrələnməməlidir, sadəcə fikri ardıcıllıqla bildirmək lazımdır. Verilən bütün suallara cavab vermək üçün əvvəlcə alınan iş məktubunu bir neçə dəfə yenidən oxumaq lazımdır və suallarınız çox olarsa, qaçırmamaq üçün onları ayrıca yazmaq daha yaxşıdır. Əgər verilən bəzi suallara cavab vermək mümkün deyilsə, bunu qeyd etməyə dəyər Bu an nədənsə cavab vermək olmur.

İxtisarlar, emosional dizayn və böyük hərflərdən sui-istifadə etməyin

Göndərənlər ifadələr şəklində qeyri-rəsmi işarələrdən istifadə edərək onu sulandırdıqda işgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var. Onların istifadəsi ünsiyyətdə məşhurdur sosial şəbəkələrdə, bununla belə, işgüzar yazışmaların qaydaları emosiyaların bu cür təzahürlərini alqışlamır, çünki alıcı onların əsl mənasını bilməyə və başa düşmədiyi bir sıra durğu işarələri səhvləri kimi qəbul edə bilər.

Mətni böyük hərflərlə yazmaqdan da imtina etməyə dəyər. İnternetdə böyük hərflərlə yazılmış sözlər toplusu "qışqıran ifadələr" adlanır və daha çox belə ifadələr mənfi məna daşıyır. Alıcı, iş e-poçtunu oxuyarkən, belə bir şrifti mənfi qiymətləndirə bilər, bu da məna qavrayışına mənfi təsir göstərəcəkdir. Əgər işgüzar məktubda hər hansı bir məqamın vacibliyini vurğulamaq lazımdırsa, daha yaxşı olar ki, giriş ifadələri işləsin, məsələn, “Qeyd edək ki, müqavilənin müddətini uzatmaq üçün sənədlər paketini 02.10.2019 tarixindən gec olmayaraq təqdim etməlisiniz. 2017” və ya “Qeyd edək ki, müqavilənin müddətinin uzadılması üçün sənədlər 10 fevral 2017-ci il tarixinədək təqdim edilməlidir.

Həssas məlumatları e-poçt vasitəsilə göndərməyin

Şəxsi və ya məxfi məlumatları ötürmək üçün elektron poçt qutularından imtina etmək daha yaxşıdır, çünki müdaxilə edənlər tərəfindən öz eqoist məqsədləri üçün məlumatların tutulması təhlükəsi var. Bu cür məlumatlara aşağıdakılar daxil ola bilər: telefon nömrələri, parollar bank kartları, şəxsi bank hesabları və s. Yadda saxlamaq lazımdır ki, məlumat poçt agentinin serverində saxlanılır və sındırma halında oğurlana bilər.

Məktubun sonunda göndərənin imzası olmalıdır.

Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, göndərilən hər bir e-poçt xüsusi imzadan ibarət olmalıdır. Çox vaxt poçt qutusu tərtibatçıları, mövqe, ad və əlaqə telefon nömrəsi haqqında məlumatlarınızı daxil edə biləcəyiniz bir imza blokunun funksiyasını təqdim edirlər. Sonradan bu blok avtomatik olaraq hər hərfin sonunda göstəriləcək ki, bu da yazmağı asanlaşdıracaq. İmzanın düzgün yazılması vacibdir ki, alıcı məktubu cavablandırarkən göndərənə düzgün müraciət etmək imkanı əldə etsin. İmza nümunəsi belə görünə bilər: "Hörmətlə, Nikolay Aleksandroviç Petrov, +79810000000."

Nəticələr çıxararaq qeyd etmək olar ki, e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların necə aparılacağını başa düşmək üçün əlavə və mürəkkəb əsasları mənimsəməyə ehtiyac yoxdur. Yalnız elementar etiket qaydalarına riayət etmək və rus dilinin normalarına riayət etmək lazımdır.

Məktublarda ağıllı insanünvanlandığı şəxslərin xarakterini əks etdirir.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Almaq istədiyiniz məktubları yazın.

[Antik aforizm]

Yazı iş dünyasında güclü bir arqumentdir.

[Bekhtereva Viktoriya]

1. Nə üçün işgüzar yazışmalarda vahid korporativ standartlar var?

E-poçt mütləqdir işgüzar ünsiyyət hər hansı bir şirkət. E-poçtdan istifadə etməyən şirkətlər praktiki olaraq yoxdur. Ancaq özünüzə aşağıdakı sualları verin:

• Həmkarınıza e-məktub göndərdiyiniz zaman qara dəliyə e-poçt göndərdiyinizi hiss edirsiniz və cavab ala bilməyəcəksiniz?
• İşçilər bir-birinə zəng edib təcili e-poçtu oxumağı xahiş etdikdə və bu, bütün gün baş verir
• Bir e-poçtda sizdən tam olaraq nə istədiklərini tamamilə başa düşmədiyiniz zaman
• Mürəkkəb və çətin məsələlər elektron poçtla müzakirə olunduqda məlumat, təfərrüat dənizində boğularaq məsələ həllini tapmır.

Əgər bu suallar sizin üçün aktualdırsa, o zaman vahid qaydaları tətbiq etməklə hər gün çox vaxt qazana bilərsiniz. e-poçt. Bu yazıda işgüzar yazışmaların etiketindən danışacağıq.

2. İşgüzar yazışma etikasının yeddi əsas qaydası

İşgüzar yazışmaların qaydalarını şərti olaraq ayırırıq etika qaydaları haqqında Və ünsiyyət və məlumat mübadiləsi qaydalarını.

Ünsiyyət qaydaları biznes prosesləri və layihələr çərçivəsində məlumat mübadiləsi qaydaları ilə tənzimlənir. Onlara ayrıca məqalə həsr edəcəyik. Etika qaydaları şirkət işçilərinin daxili münasibətlər tərzini formalaşdırır və istər-istəməz şirkətinizin tərəfdaşlar arasında imicinin formalaşmasına təsir göstərir. Məsələn, mən bu yaxınlarda tərəfdaşlarımızdan birindən “Axşamınız xeyir, Bekhterev” sözləri ilə başlayan məktub aldım. Əməkdaşlığımız haqqında nə düşünürsünüz?

İşgüzar yazışmalar apararkən şirkətin “simasını itirməmək” üçün işgüzar yazışmalar etikasının “qızıl qaydalarına” riayət etmək lazımdır:

1. Biz həmişə məktuba müraciətlə başlayırıq
2. E-poçtun mövzu sətri olmalıdır
3. Göndərməzdən əvvəl orfoqrafik, durğu işarələri və nitq səhvlərini yoxlayın.
4. Məktub strukturlaşdırılmalıdır (su YOX!)
5. Məktubda düzgün ifadə olmalıdır
6. Bir məktubda əlavələr göndərsək, onda mütləq əlavə edilmiş fayllar olduğunu yazacağıq (bu hərəkət məktub göndərdiyiniz və fayl əlavə edilmədiyi vəziyyətlərdən qaçmağa kömək edəcək; məktubu oxuyan və əlavəni tapmayan alıcı sənəd, tez cavab verə və məktubda göstərdiyiniz əlavə sənədlərin çatışmadığını yaza bilər).
7. Mesajları heç vaxt silmirik. Ən vacib məqamlardan biri. Mesaj tarixçəsi heç vaxt silinməməlidir, çünki məktub sənəddir. Lazım gələrsə, həmişə yazışma tarixini yüksəltməyi bacarmalısan. Radislav Qandapas, məsələn, hətta yazışma tarixçəsinin silinməməsi ilə bağlı xahişi imzasına daxil edib.

3. Hərflərin növləri

Çox var müxtəlif təsnifatlar, hərfləri dizayn quruluşuna görə ayırmağı təklif edirik:

1. Əlaqə məktubu (imtina məktubu, iddia məktubu, tanınma məktubu, əsaslandırma məktubu və s.)
2. Razılaşma məktubu

Məktub rabitəsi

Bu tip məktublara işçinin peşə fəaliyyəti zamanı istifadə etdiyi bütün növ məktubları daxil edirik.

Hərf quruluşu

Məktub bir mətndə formatlaşdırılmamalıdır. O, aydın şəkildə qurulmalı və yaxşı formalaşmalıdır ki, alıcı vacib məlumatı əldən verməsin. Məktubun strukturu aydın komponentlərdən ibarətdir:

Məktub mövzusu

Məktubun mövzusunda cavabdehdən gözlədiyiniz konkret hərəkət olmalıdır: “müqavilə üzrə danışıqlar aparın”, “baxılmaq üçün məsələlər təklif edin”, “hesabat göndərin” və s.

Sənədləri göndərirsinizsə, mövzu sətirində məktub əlavəsində olan sənədlərin aydın mətni olmalıdır.

Düzgün mövzu xəttini yazmaq niyə vacibdir?

Məktubun mövzusuna görə, gündəlik məlumat axınında lazımi məktubu tapmaq çox asandır. Heç bir məktub itirilməyəcək.

Qeyd: şirkət daxilində məktub göndərirsinizsə, məktubun mövzusu verilmiş standarta uyğun formatlaşdırılır; şirkətdən kənar məktub göndərirsinizsə, mövzunu şablona uyğun formatlaşdırmaq məsləhətdir: Şirkətin adı: məktubun məqsədi.

Məktubun mətni nə qədər konstruktiv olsa, bir o qədər yaxşıdır! İşgüzar yazışmalarda işçilərinizdə inkişaf etdirməli olduğunuz əsas bacarıqlardan biri fikirlərinizi aydın və qısa şəkildə ifadə etmək bacarığıdır.

P.S. Əgər məktub tərtib edərkən həmsöhbətin məktubundan faktı qeyd etsək, onu rəng və ya şriftlə ayıraraq sitat gətirmək lazımdır.

Korporativ İmza

Korporativ imza dizayn şablonu şirkətin bütün işçiləri üçün eyni olmalıdır.

İmzada ünvan sahibinin bütün əsas təfərrüatları olmalıdır ki, lazım gələrsə, məktubu alan şəxs sizinlə asanlıqla əlaqə saxlaya bilsin.

Hörmətlə,

Tam adı, vəzifəsi.

P.S. Bir tərəfdaş / müştəri ilə isti münasibət istəyiriksə, o zaman şəxsi imza verməyə dəyər. İstənilən şəxs hətta rəsmi yazışmalarda belə şəxsi münasibətlə məktub almaqdan məmnundur.

Şəxsi imza həmişə məktubun mətninə istinad edir. Misal: Yaxşı gününüz olsun/ Təşəkkür edirəm / Bu gün danışmaq xoş oldu / Belə vacib bir məsələyə vaxt ayırdığınız üçün təşəkkür edirəm / Ailəyə və uşaqlara salamlar və s.

Kimə/Cc

Məktubu hələ hazır olmayanda təsadüfən göndərməmək üçün "To" və "Cc" sahələrini ən son doldururuq.

"To" və "Cc" sahələri arasında fərq nədir?

"Kimə" sahəsinə hansısa hərəkəti yerinə yetirmək istədiyimiz şəxsin ünvanını daxil edirik.

"Kopyala" sahəsinə məktubun məzmununu oxumaqdan faydalanacaq şəxsin ünvanını daxil edirik.

P.S. Təcrübəmiz sübut etdi ki, "Kopyala" sahəsi çox faydalıdır. Adi bir işçi ilə danışıqlar aparırıqsa, vacib məsələləri müzakirə edirik, lakin mahiyyəti və işində cavab almırıqsa. sabit vaxt, sonra yazışmalar konstruktiv şəkildə başlayan kimi direktorun və ya yuxarı menecerin məktubunun surətinə daxil etməyə dəyər.

Təəssüf ki, bir çox şirkətlərdə səviyyə korporativ mədəniyyət lazımi səviyyədə deyil, bunun nəticəsində işçinin işini yaxşı yerinə yetirməsi üçün idarəetmə komandası tərəfindən ciddi nəzarətin zəruri olduğu vəziyyətlər yaranır.

Həm də Outlook-da "Gizli Göndərmə" kimi bir funksiya var - maraqlı tərəflərə məktub haqqında məlumat verməyə imkan verən, eyni zamanda məktubun yalnız ona ünvanlanmadığı üçün alıcını utandırmamaq üçün vacib bir vasitədir!

Razılaşma məktubu

Görüşün nəticələrini yekunlaşdırmağa, yazılı razılaşmalar yaratmağa, tamamlanma vaxtını göstərməyə və aydınlaşdırmağa imkan verən vacib bir məktub növü: hər iki tərəf nə etməli olduqlarını düzgün başa düşdülərmi?

Yazılı razılaşmalara və onların həyata keçirilməsinə ümumi baxışa malik olmaq üçün görüşdən, danışıqlardan və görüşlərdən sonra belə məktubların yazılması faydalıdır.

Hərf quruluşu:

1. Müzakirə iştirakçılarına salamlar, müraciət və təşəkkürlər.
2. Razılaşmaların formalaşdığı iclasın məqsədinin təkrarlanması.
3. Müzakirə olunan bütün məsələlərin siyahısı, onlar üzrə qəbul edilmiş qərarlar və icraya məsul şəxsin təyin edilməsi ilə birlikdə.
4. Tarix üçün təcili həyata keçirilməsini tələb etməyən ideyaların düzəldilməsi.
5. Qəbul edənlərə sual: Hər şey nəzərə alınırmı? Hər hansı şərh və ya əlavələr varmı?

Misal üçün:

Məktub dizaynı

Şrift

Məktubun şrifti vahid olmalıdır, mətndə, başlıqlarda əsas məqamları vurğulamaq üçün kursivdən istifadə edilə bilər, lakin vahid dizayn tərzinə riayət etmək vacibdir.

P.S. Həmişə yadda saxlamalısınız ki, böyük hərflərlə yazılmış sözlər tonun yüksəlməsi kimi qəbul edilir. Onlardan çəkinmək lazımdır.

Paraqraf

Mətnin daha asan qavranılması üçün hər bir ayrı-ayrı fikrin ayrıca bir abzasda yerləşdirilməsi arzu edilir.

girinti

Paraqraflar bir-biri ilə birləşməməlidir. Məktubu daha oxunaqlı etmək üçün abzas salamdan sonra, hər abzasdan əvvəl və imzadan əvvəl olmalıdır:

Məktubu vizual olaraq daha cəlbedici etmək üçün məktubun mətnindəki bağlantıları hiperlink kimi formatlaşdırmaq daha yaxşıdır:

Yazı tərzi

Sizi Sergey Bekhterev tərəfindən master-klassa dəvət edirik.

Bu təlimlə hər gün ən azı 1 saat boş vaxt qazanın!

Master-klassda siz öyrənəcəksiniz:
✓ Tapşırıqları necə idarə etmək olar ki, bütün tapşırıqlar 100% və vaxtında yerinə yetirilsin
✓ Görüşləri necə səmərəli hazırlamaq və keçirmək
✓ Bir ofisdə işçilərin məhsuldar işini necə təşkil etmək olar

Çox vaxt iş dünyasında ilk əlaqə yazılı ünsiyyətdən - iş məktublarından başlayır. Amma işgüzar məktub etiketi qaydalarına əməl edilmədən yazılıbsa, o zaman yeni başlayan əlaqələr kəsilə bilər və müştərini və ya iş ortağını itirəcəksən. Buna görə də, şəxsən sizin haqqınızda və bütövlükdə şirkətiniz haqqında xoş təəssürat yaratmağa kömək edəcək iş məktubları yaza bilməyin nə qədər vacib olduğuna heç kəsi inandırmaq məcburiyyətində olmayacaqsınız.

İşgüzar yazışmaların əsas qaydaları. Müasir yazışma formaları 150 ildən çox əvvəl inkişaf etmişdir. Onların vətəni işgüzar yazışmaların tərtibi qaydalarının ilk dəfə tətbiq olunduğu İngiltərə olduğu ümumiyyətlə qəbul edilir.

Yazışmaların ümumi qaydaları

1. Bir iş ortağınıza məktub yazmağa başlamazdan əvvəl özünüz üçün aşağıdakı məqamları başa düşməlisiniz:

Məktubun növü (əlaqə məktubu, əmr məktubu, bildiriş məktubu, xatırlatma məktubu, təqdimat məktubu, imtina məktubu, zəmanət məktubu və s.);

Məktubunuza cavab gözlənilirmi (məktuba cavab gözlənilməyən şərtlər var, məsələn, təqdimat məktubu);

Məktubun məzmunu ünvan sahibi tərəfindən aydın başa düşüləcəkmi, yazışma məsələsi ilə bağlı hər hansı qeyri-müəyyənliklər buraxacaqmı;

Poçtla göndərilən məktubun vaxtında çatacağına əminsinizmi (əgər yoxsa, telefaks, DHL xidmətlərindən istifadə etmək və ya İnternet vasitəsilə məktub göndərmək daha yaxşıdır).

2. Məktubun tonu həmişə düzgün qalmalıdır.

3. Lüğət ehtiyatını diqqətlə seçmək, qeyri-dəqiqliklərə, qeyri-müəyyənliyə, peşəkar sözlərdən həddindən artıq istifadəyə yol verməmək lazımdır. Məktubun mətni asan başa düşülən olmalıdır.

4. İş məktubu yalnız adından danışdığınız təşkilatın blankında yazılmalıdır. Çünki görünüş blank sizin şirkətinizin bir növ vizit kartıdır, onda rəsmi blankın dizaynına xüsusi diqqətlə yanaşmaq lazımdır. Antetli blank nə qədər rəsmi olsa, məktubun tonu da bir o qədər rəsmi olmalıdır.

Sənədləri hazırlayarkən istifadə etmək tövsiyə olunur mətn redaktoru Microsoft Word (proqram təminatı Microsoft Corporation) istifadə edərək Times New Roman Cyr şrift ölçüsü № 12 (cədvəl materialları üçün), 13, 14, 15, Times DL ölçüsü № 12, 13, 14 1-2 intervalla.

İş məktubu tərtib edilərkən səhifənin nömrələri vərəqin sağ tərəfində, digər iş sənədləri tərtib edilərkən isə vərəqin yuxarı kənarının ortasında göstərilir.

Məktubun özünün A4 vərəqlərində 1,5-2 sətir aralığında, A5 və daha kiçik formalarda - bir sətir intervalında çap edilməsi tövsiyə olunur. Bir neçə sətirdən ibarət olan sənədin təfərrüatları (mətn istisna olmaqla) bir sətir intervalı ilə çap olunur.

Yazılı müraciətlər alındıqdan sonra 10 gün ərzində cavablandırılmalıdır.

Faks və e-poçtlara həftə sonları istisna olmaqla 48 saat ərzində cavab verilməlidir

Rusiyada iş məktubu yazmaq qaydaları

Rusiyada rəsmi formaların dizaynı tənzimlənir normativ sənədlər və ilk növbədə, GOST 6.30-2003 “Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə Tələbləri.

GOST sənəd formaları üçün iki standart format yaratdı - A4 (210 x 297 mm) və A5 (148 x 210 mm). Sənədin həm blankda deyil, həm də formada tərtib edilmiş hər bir vərəqində kənarlar ən azı 20 mm olmalıdır - sol; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - aşağı.

Sənədləşmə üçün bu tələblər Rusiya qanunvericiliyində təsbit edilmişdir, lakin müəllif xarici tərəfdaşa iş məktubu tərtib edərkən onlardan istifadə etməyi tövsiyə edir.

Müxbirinizlə yaxınlıq dərəcəsindən asılı olaraq müraciət “Hörmətli + soyadı (ad, atasının adı)” və ya “Hörmətli + adı və atasının adı (ad)” sözləri ilə başlaya bilər. "Hörmətli", "Cənab", "Xanım", "Direktor müavini", "Şöbə müdiri" kimi sözlər və s. heç bir halda azaldılmamalıdır. Əks təqdirdə, alıcının həqiqətən ona çox hörmət etmədiyinizi düşünmək hüququ var. Və məktub əməkdaşlığa görə təşəkkür sözləri ilə bitməlidir. Və sonra imzanızdan əvvəl ifadə qoyulur: "Hörmətlə, ..." və ya "Hörmətlə...".

Həyatda siz və bu şəxs təkcə işgüzar deyil, həm də mehriban münasibətdə olsanız belə, rəsmi məktublarda "sən" sözünü işlətmək yolverilməzdir.

Tipik olaraq, bir iş və ya xidmət məktubu bir neçə tipik struktur elementdən ibarətdir:

1. Başlıq sahəsi.
Məktubun bu hissəsində təşkilatın adı, onun poçt və digər rekvizitləri, habelə məktubun çıxış sənədi kimi qeydiyyat nömrəsi və qeydiyyata alınma tarixi göstərilməklə, sol tərəfdə təşkilatın künc ştampı qoyulur. Əgər xidməti məktub cavab məktubudursa, bu məktubun hansı sənədə cavab verdiyi də göstərilir.
Ünvan sahibinin təfərrüatları başlığın sağ tərəfində yerləşdirilir.

Künc ştampının altında sənədin mətninin başlığı var. Başlıq dili strukturu belə görünə bilər:

ü ön söz "O" + isim. ön sözdə: “Avtomobillərin tədarükü haqqında”;

ü sualında "haqqında" + isim. ön sözdə: “Ehtiyat hissələrinin təchizatı məsələsinə dair”;

ü ilə bağlı + isim. genitiv halda: "Satınalma sifarişinə dair" və s.

2. Məktubun faktiki mətni. Məktubun mətninin tərtibatının əsas xüsusiyyətləri aşağıdakılardır.

ü İş məktubunun mətni, bir qayda olaraq, bir məsələyə və ya əlaqəlidirsə, bir neçə sual və nəzərə alınacaq bir struktur vahidi təyinat təşkilatı.

ü Məktubun mətni, bir qayda olaraq, iki hissədən ibarətdir. Birinci hissədə məktubun tərtib edilməsinin səbəbi, əsası və ya əsaslandırılması göstərilir, məktubun hazırlanması üçün əsas olan sənədlərə keçidlər verilir. Paraqrafla başlayan ikinci hissədə nəticələr, təkliflər, xahişlər, qərarlar və s.

İş məktubunun strukturu

1. Göndərən təşkilatın adı.

3. Məktubun yazıldığı tarix.

4. Məktubu alan şəxsin ünvanı.

5. Konkret bir şəxsin göstəricisi.

6. Açılış ünvanı

7. Məktubun ümumi məzmununun göstəricisi, yəni. məktub mövzusu.

8. Məktubun əsas mətni.

9. Nəzakətin yekun formulu.

10. İmza.

11. Ərizənin göstərilməsi.

Rus tərəfdaşına iş məktubu yazarkən, yadda saxlamaq üçün daha bir neçə qayda var.

Sənədin ünvanlandığı şəxsin mövqeyi dativ halda göstərilir, məsələn:

baş direktora
ASC "Alfa Business"
V.A. Proxorov

"Beta Holdinq" ASC
Baş mühasib
V.M. İvanov

Əgər “Cənab”, “Xanım” abreviaturalarını qoysanız, əvvəlcə cavabdehin soyadı, sonra isə baş hərflər yazılır.

Sənəddə dörddən çox alıcı olmamalıdır. İkinci, üçüncü, dördüncü ünvandan əvvəl “Kopyala” sözü göstərilmir. Daha çox sayda alıcı ilə sənədin poçt siyahısı tərtib edilir.

Təşkilata məktub göndərərkən adını, sonra poçt ünvanını göstərin.

Sənədi təqdim edərkən bir şəxsə alıcının adını və inisiallarını, sonra poçt ünvanını göstərin

Məktubun mətnində göstərilən ərizənin olması barədə işarə aşağıdakı kimi tərtib edilir:

Tətbiq: 5 litr üçün. 2 nüsxədə .

Məktubda mətndə adı olmayan əlavə varsa, onun adını, vərəqlərin sayını və nüsxələrinin sayını göstərin; bir neçə ərizə varsa, onlar nömrələnir, məsələn:

Ərizələr bağlanırsa, vərəqlərin sayı göstərilmir.

Ərizə sənəddə göstərilən bütün ünvanlara göndərilməyibsə, onun mövcudluğu haqqında işarə aşağıdakı kimi aparılır:

Tətbiq: 3 litr üçün. 5 nüsxədə. yalnız birinci ünvanda.

“İmza” rekvizitinə sənədi imzalayan şəxsin vəzifəsinin adı (sənəd blankda verilmədikdə tam, qısaldılmış şəkildə isə şirkətin rəsmi blankında verilmiş sənəddə) göstərilir; şəxsi imza; imzanın dekodlanması (baş hərflər, soyad), məsələn:

Təlimlər

Ofis yazışmaları çox xüsusi bir janrdır ki, korporativ nərdivanı dırmaşmaq istəyirsənsə, onu mənimsəməlisən. Yaxşı işgüzar yazı bacarıqları sizə sədaqətlə xidmət edəcək: onlar sizə tabeçiliyində olanlar, rəhbərlər və tərəfdaşlarla ünsiyyət qurmağa, təhsilinizi və dünyagörüşünüzü vurğulamağa kömək edəcək. Ünsiyyət üslubu təmkinli, məqsədyönlü, verilmiş mövzudan kənara çıxmadan olmalıdır.

İşgüzar ünsiyyətin xüsusiyyətləri

İstənilən ünsiyyət, istər şəxsi, istərsə də yazılı, məlumat mübadiləsi, təəssürat yaratmaq və danışıqlar aparmaq üçün insanlarla qarşılıqlı əlaqədir. Bizə heç bir insan yad deyil, biz bəzən emosiyalara hava veririk, lakin iş sferasında hisslərimizin, xarakter xüsusiyyətlərimizin və temperamentimizin zorakı təzahürünə yer olmamalıdır.

Prezidentlərin beynəlxalq görüşdə olmasını təsəvvür etmək mümkün deyil müxtəlif ölkələr mahnı oxudu, yüksək səslə güldü və ya şəxsi bəyənmədiyini bildirdi. Həyatımızı mümkün qədər rahat və nizamlı etmək üçün etiket var.

İşgüzar ünsiyyətin mühüm xüsusiyyəti ondan ibarətdir ki, onu cümlənin ortasında kəsmək olmaz. Aldığınız hər məktub üçün xoşunuza gəlməsə belə, cavab yazmalısınız. Əgər sizə zəng gəlirsə və telefonu götürməyə vaxtınız yoxdursa, mütləq geri zəng edin. Təbii ki, bəzi insanlarla ünsiyyət xoşagəlməzdir. Buna görə bir menecerin məcburi keyfiyyətləri siyahısına stress müqaviməti daxildir.

İşgüzar görüş, telefon danışığı və ya işgüzar e-poçt yazışmaları, şübhəsiz ki, müəyyən məqsəd daşıyacaq. Nəticədə tərəflər nəticəyə gəlməli, layihəni müzakirə etməli, strateji tərəfdaşlıq haqqında razılığa gəlməlidir və s.

E-poçt Qaydaları

Yazılı nitqdə bəlkə də şifahi nitqdən daha çox məhdudiyyətlər və konvensiyalar var. Həmsöhbətlə birbaşa ünsiyyətdə, şəxsi görüşdə bu və ya digər fakta intonasiya vurğu edə, həmsöhbət bizi başa düşmədiyi təqdirdə nəyisə aydınlaşdıra bilərik. Əgər nitq xətası olarsa, onu dərhal düzəldə bilərik. Amma in rəsmi məktubçox aydın və dəqiq olmalıyıq ki, sözlər ikiqat təfsir mənasına gəlməsin.

“Kağız hər şeyə dözər” deyirdilər, hətta etibarsız faktları belə yazmaq olar. Biz bu fikirdəyik işgüzar yazışmalar mümkün qədər dürüst olmalıdır. Yeri gəlmişkən, indi kağız məktublar getdikcə daha az göndərilir. Əsasən, müqavilələri və digər sənədləri nəql edirlər. Bu halda, blanklar təşkilatın yüksək statusunun sübutu kimi istifadə olunur.

Hazırda əksər hallarda işgüzar yazışmalar virtual məkanda baş verir və onun özünəməxsus xüsusiyyətləri var. Dialoq yeni başlayanda etiketə uyğun bir salam yazmaq adətdir, məsələn: “Salam, əziz Oleq Sergeeviç! ". Və iş günü ərzində sonrakı ünvanda salamlama buraxıla bilər.

Savadlılıq

Yazılı ünsiyyət, o cümlədən e-poçt vasitəsilə, dil normalarına riayət etmək və qüsursuz savad tələb edir. Axı yazışmalar sizin boşluqlarınızı savadlı həmsöhbətinizə üzə çıxaracaq. Buna görə də, öz biliklərinizdən tam əmin deyilsinizsə, xüsusi xidmətlərin köməyi ilə yazılanları yoxlamağı məsləhət görürük.

Elektron ünsiyyət etikasını tələb edən ümumi qaydaları sadalayırıq. Onlar olduqca sadədir, lakin çoxları təəssüf ki, onlara məhəl qoymur:

• hər cümlənin əvvəli böyük hərflə yazılır;
• cümlənin sonuna nöqtə qoyulur ki, oxunanların mənası aydın olsun;
• problemi çeşidləmək və həll yollarını təklif etmək üçün markerli və ya nömrələnmiş siyahıdan istifadə etmək faydalıdır;
• aydınlıq üçün cədvəllərdən, qrafiklərdən, diaqramlardan istifadə etmək yaxşıdır;
• xüsusi olaraq ağıllı, savadlı həmsöhbət kimi görünməyə çalışmayın, sadə fikirləri həddindən artıq iştirakçı və iştirakçı növbələri ilə çətinləşdirməyin;
• fikirlərinizi nə qədər sadə ifadə etsəniz, bir o qədər yaxşıdır;
• gündəlik nitqdə mədəniyyət jarqondan qaçınmağı tələb etsə də, işgüzar mühitdə peşəkar jarqon və ingilis dilindən alınan borclar indi yaxşı forma hesab olunur (lakin onu aşma!).

İş məktublarının növləri

Onların quruluşu demək olar ki, eynidir. Həcmə gəlincə, məktubun mətnində uzun mətn yaxşı görünmür. Yaxşı olar ki, onu ayrıca fayl kimi çıxarıb əlavə kimi əlavə edəsiniz. Bu halda, məktubun özündə, salamdan sonra, əlavənin nədən ibarət olduğunu qısaca göstərməlisiniz.

Hərf quruluşu (başlanğıc)

İstisna ümumi qaydalar, biznes yazısının bəzi təfərrüatlarını bilmək vacibdir. Biz işlərin böyük əksəriyyətində uyğun olacaq qaydaları verəcəyik.

E-poçtun başlanğıcı başlıq adlanır. Təşkilatın loqosu var. Həmişə əlinizdə (yəni kompüterinizin iş masasında) bu loqonun daxil olduğu bir şablonun olması faydalıdır.

Oflayn ünsiyyətdən fərqli olaraq, müasir qaydalar onlar ünvanı alan şəxslə salamlaşmaq məcburiyyətində deyillər və siz dərhal onu ad və ata adı ilə çağıraraq məsələnin mahiyyətini bildirə bilərsiniz. Bununla belə, çoxları mesajın əvvəlində yazmağa davam edir: “Sabahınız xeyir! ", "Salam! ", "Axşamınız xeyir! ' və ya 'Salamlar'. Bunda da normadan kənaraçıxma yoxdur.

Məktubun mətninə olan tələblər, yazışmaların mənasının məhz onda olduğunu göstərir. Mətni paraqraflara bölmək yaxşı forma, həmsöhbətə diqqətli münasibətin əlaməti hesab olunur. Hər bir abzasda mövzunun bu və ya digər tərəfi adlanır və açıqlanır. Problemi müəyyən etməklə yanaşı, onun həlli yollarını təklif etmək adətdir. Belə desək, miniatürdə biznes ideyasını açmaq.

Məktubun strukturu (nəticə)

Biznes mesajını necə göndərmək olar?

Ofis işçilərinin əksəriyyəti elektron formada çox geniş məktublar arxivini saxlayır. poçt qutusu. Həmsöhbətin uzun yazışmalarda çaşqın olmaması üçün cavab şəklində məktub göndərmək tövsiyə olunur. Məktubun mövzusunun əvvəlində müvafiq xananı tıkladığınız zaman ingiliscə “Re…” abreviaturası görünür. Bu, çox rahatdır, çünki ünvan alan yazışmaların gedişatını dərhal xatırlayacaq.

Bu həmsöhbətlə virtual ünsiyyətin bütün tarixini saxlaya bilərsiniz və ya yalnız son və ya ən əhəmiyyətli sitatları tərk edə bilərsiniz. Müasir iş etiketi e-poçtlara tez cavab vermənizi tələb edir. Axı biz günümüzün əhəmiyyətli bir hissəsini iş kompüterində keçiririk. Bundan əlavə, poçtu mobil cihazlardan yoxlamaq olar.

Məktubun ünvana çatıb-çatmadığından narahatsınızsa, demək olar ki, bütün poçt serverlərində mövcud olan rahat "Qəbz bildirişi" funksiyasından istifadə edin. Beləliklə, məktubun nəzərdən keçirildiyi sizə aydın olacaq.

Qohumlara və dostlara məktub yazmaq iş dünyasındakı məktublardan çox fərqlidir. Düzgün tərtib edilmiş məktub həmsöhbətə onu göndərən şirkətin nüfuzu və imici haqqında düzgün fikir formalaşdırmağa imkan verir, həm də gələcək əməkdaşlıq istəyinə böyük dərəcədə təsir göstərir.

E-poçt İstifadəsi

İnternet texnologiyalarının inkişafı şirkətlərin müştəriləri və kontragentləri - biznes tərəfdaşları, təchizatçıları, topdansatış müştəriləri ilə işi xeyli asanlaşdırdı.

İndi hər bir şirkətin elektron poçt qutusu var və demək olar ki, dərhal kommersiya təklifləri göndərməyə, tərəfdaşlara və yuxarı orqanlara hesabat verməyə, ərizə və müqavilələrə imkan verir.

E-poçtun üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir:

• əməliyyatlar və əməliyyatlar prosesini xeyli sürətləndirən sürətli mesaj çatdırılması;
• aşağı qiymət. Adi poçtla müqayisədə və ya kuryer çatdırılması e-poçt xərcləri daha azdır. Poçt göndərərkən siz tamamilə pulsuz ola biləcək xidmətlərdən istifadə edə bilərsiniz və sizə hər gün minlərlə məktub göndərməyə imkan verəcək;
• şirkətdə idarəetmə səviyyələrinin azaldılması - şirkətin hər hansı bir işçisi hər hansı bir ideya təklifi ilə birbaşa menecerlə əlaqə saxlaya bilər. Beləliklə, e-poçt innovasiyaları stimullaşdırır və təşkilatların daha sürətli böyüməsinə imkan verir. Amma bu halda elə etmək lazımdır ki, e-poçt bir növ “şikayət kitabı”na ​​çevrilməsin, nə vaxtsa işçilər hər hansı səbəbdən şirkət rəhbərinə məktublar yazıb, onu həqiqətən vacib məsələlərdən yayındırsınlar;
• böyük miqdarda məlumat ötürmək imkanı. Bütün poçt xidmətlərində bir e-poçt ünvanından digərinə asanlıqla və problemsiz şəkildə ötürülən böyük həcmli məlumatların saxlanmasını və istifadəsini dəstəkləyən bulud xidmətləri var;
• təhlükəsiz məlumat ötürülməsi və məlumatın ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq imkanı. Fakslar və ya adi poçtlar daha həssasdır;
• müştəri ehtiyaclarına daha sürətli cavab vermək imkanı - e-poçt istehlakçıların şikayət və ya təkliflərinə tez cavab verməyə imkan verir.

Bununla belə, bu ünsiyyət növünün çatışmazlıqları da var. Əvvəla, bu, məktub göndərən mütəxəssislərin səriştəsizliyi və nəticədə şirkətlə müştəriləri arasında koordinasiyanın pozulması ilə bağlı ola bilər. İşgüzar ünsiyyət etikasının əsaslarını bilmək təşkilatda siyahıların göndərilməsinə cavabdeh olan şəxslər üçün əsas tələbdir.

Rəsmi elektron poçt yazışmalarının qaydaları və etiketi

Dostlar və tanışlarla e-poçt vasitəsilə ünsiyyət işgüzar məktublardan çox fərqlidir, burada jarqon, "sizə" müraciət, abreviaturalardan istifadə (yalnız bunlar ümumi qəbul edilmədikdə və ümumi istifadə olunan abbreviaturalar) qəbuledilməzdir. Şirkətin reputasiyası, ona müştəri loyallığı və onun fəaliyyət göstərdiyi bazardakı ümumi imici məktubun nə qədər savadlı və peşəkarlıqla yazılmasından asılıdır.

Yüksək keyfiyyətli və uyğun iş etikası məktubları yaratmağa imkan verəcək əsas qaydaları nəzərdən keçirin:

• Həmişə məktubun əsas məzmununa uyğun gələn mövzunu göstərmək lazımdır. Məsələn, bu, tərəfdaşlar üçün ziyafətə dəvətdirsə, məktubun mövzusu "Rəhbər üçün dəvət" olmalıdır (və ya adını və atasının adını göstərin). Təşkilatların çoxlu sayda məktub aldığını başa düşmək vacibdir və məktubun mövzusu kimin üçün nəzərdə tutulduğunu göstərirsə, təşkilatın katibi üçün onu köçürmək daha asan olacaq;
• məktuba cavab verərkən, əvvəlki yazışmaların tarixini saxlamaq vacibdir - buna görə də alıcı, lazım gələrsə, əvvəllər göndərilmiş mesajları yenidən oxuya bilər. İşgüzar mühitdə çoxlu məktublar gəlib-gedən olduğundan, tərəfdaşlardan gələn bütün məlumatları yadda saxlamaq çətindir, çünki məktuba belə bir cavab müzakirə olunanlarla bağlı yaddaşınızı təzələməyə imkan verəcək;
• “Sizə” müraciət etmək işgüzar yazışmaların əsas qaydasıdır, o cümlədən hər hansı məktubun salamla başlaması və “Hörmətlə, tam ad, vəzifə” ifadəsi ilə bitməsi;
• cavab mümkün qədər operativ olmalıdır, çünki bu, şirkətin nüfuzuna birbaşa təsir edir. İş dünyasında e-poçtlara bir neçə saat ərzində cavab vermək və cavabı bir gündən çox gecikdirməmək adətdir.

Müştərilərlə işgüzar e-poçt yazışmalarını necə aparmaq olar

İşgüzar yazışmalar illər ərzində öyrənilən bütöv bir sənətdir və yalnız tərəfdaşlarla ünsiyyət təcrübəsi ilə inkişaf etdirilir. müəyyən üslub mesajlar yazmaq.

Məktubların məzmununu ayrıca qeyd etmək lazımdır: mesajın əhatə dairəsindən kənara çıxmamalı, yığcam olmalıdır. Uzun müddət əsas suala rəhbərlik etmək lazım deyil, problemi dərhal müəyyən etmək daha yaxşıdır, bu da məktub yazmağı zəruri edir.

Müştərilər şirkətdə baş verənlərdən xəbərdar olmalıdırlar, lakin siz onların vaxtından sui-istifadə etməməli və tez-tez göndərişlər etməməlisiniz - bu yolla siz asanlıqla spam kateqoriyasına düşə və müştərilərin inamsızlığına səbəb ola bilərsiniz. Daimi poçt göndərişləri aşağıdakı hallarda həyata keçirilə bilər: şirkət haqqında xatırlatma, promosyonlar və xüsusi təkliflər, yeni məhsulların buraxılması, təşkilatın koordinatlarının dəyişdirilməsi (yer, telefon, poçt).

Tərəfdaşlarla e-poçt yazışmalarının etikası

• nida və ya sual işarələrindən sui-istifadə;
• müxtəlif rəng və şriftlərdən, həmçinin böyük hərflərdən həddindən artıq istifadə;
• hərflərə ifadələr və ya digər gülməli şəkillər daxil edin.

Məktub həm orfoqrafiya, həm də durğu işarələri baxımından savadlı olmalıdır.

iş e-poçt nümunələri

Aşağıdakılar e-poçtla göndərilən yaxşı yazılmış məktubların nümunələridir:

• Salam İvan İvanoviç. Sorğunuza cavab olaraq sizə özümüzü göndəririk Kommersiya təklifi. Bütün suallarınız üçün məhsul meneceri ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz: 500-50-50 (Peter);
• Axşamınız xeyir, Petr Petroviç. Ivanov & Partners məmnuniyyətlə sizə bildirir ki, biz indi şəhərin tam mərkəzində - Sidorova küçəsi, ev 5, ofis 100 ünvanında yerləşən yeni müasir ofisdə yerləşirik. Hörmətlə, İvanov İ.İ., şirkətin rəhbəri.

Expocentre sərgilərində iş adamlarının əlaqə və ünvanlarını toplayın

Gələcəyin əlaqə və ünvanlarını toplamaq üçün effektiv üsullardan biri biznes tərəfdaşları Expocentre Sərgi Meydanlarında sərgiləri ziyarət edir. Bu işi yerinə yetirməzdən əvvəl çoxlu sayda öz ehtiyatınızı saxlamaq lazımdır vizit kartları iş adamları ilə görüşərkən onları dəyişdirmək üçün. Bunun müqabilində təkcə vizit kartları vermək və almaq deyil, həm də öz sorğu kitabçanızı hazırlamaq vacibdir, ona əsasən sərgi iştirakçısının təmsil etdiyi müəssisə və ya şirkət haqqında ümumi təsəvvür əldə etmək daha yaxşı olar. Anketdə əlaqə məlumatları, şirkət profili haqqında məlumatlar, təchizat və satınalmalar üzrə əsas məqamlar göstərilməli və şirkət nümayəndəsinin təşkilatdakı rolu əks olunmalıdır.

İştirakçıların siyahısı və ekspozisiyanın tərtibatı ilə sərginin saytında tanış olmaq olar. Yalnız sərgi iştirakçılarından deyil, həm də sərgiyə gələn qonaqlardan əlaqə toplamaq daha yaxşıdır, çünki Demək olar ki, bütün ziyarətçilər bu və ya digər şəkildə tədbirin mövzusu ilə bağlıdır.