Hərflərin növləri. İş məktublarının növləri. Kommersiya yazışmalarının növləri və onların xüsusiyyətləri

Termin tərifi

Dil strukturlarından istifadə edən insanlar arasında ünsiyyət formalarından biri nitq fəaliyyətidir. Bu, müəyyən bir məqsədə çatmağa yönəlmiş bəzi insan səylərini təmsil edir. Eyni zamanda nitq fəaliyyətinin nitq, oxuma, tərcümə, yazı və s. növləri vardır ki, bunların hamısı insanlar arasında ünsiyyət vasitəsidir.

Məktub köməkçi işarə sistemidir. Səs dilini düzəltmək üçün istifadə olunur. Ancaq eyni zamanda, yazı yalnız ona xas olan bir sıra funksiyaları olan müstəqil bir ünsiyyət sistemidir. Nitq fəaliyyətini təyin etməklə yanaşı, bəşəriyyətə əvvəlki nəsillərin biliklərini mənimsəmək və ünsiyyət dairəsini genişləndirmək imkanı verir. Başqa sözlə desək, yazı insanları zaman və məkan baxımından bir-birindən ayırdıqlarına görə birbaşa ünsiyyət imkanı olmayanda birləşdirir.

Bu termin 18-ci əsrin rus ədəbi dili tərəfindən bir qədər fərqli şərh edilmişdir. O günlərdə əlavə olaraq "məktub" sözünün altında poçt göndərişi kağız üzərindəki mətnlə müəlliflərin yazdığı esse və ya əsər də başa düşülürdü. Bu şərh bu terminə o dövrdə baş vermiş polyak dilinin rus dilinə əhəmiyyətli təsiri ilə əlaqədar verilmişdir.

Bu gün məktub öz əsasını qoruyub saxladı - məlumat funksiyası. Bununla belə, müəyyən bir mesajı çatdırmaq yollarının siyahısı əhəmiyyətli dərəcədə genişlənmişdir. Beləliklə, məktublar bu gün elektron poçtla, eləcə də müxtəlif multimedia elementlərindən (şəkillər, audio və ya video kliplər) istifadə edilə bilər.

Mesajların təsnifatı

Bu gün hərflərin müxtəlif növləri var. Əvvəla, onlar ənənəvi və elektron olan kağıza bölünürlər.

Birinci tip məktublar zərfdə möhürlənmiş fərqli xarakterli yazışmalardır. Bu cür mesajlar göndərəndən ünvana qədər uzun bir yol gedir.

Müasir kommunikasiya vasitələrindən istifadə etməklə (elektron poçt, çat, video və s. vasitəsilə) ötürülən müxtəlif növ e-poçt məktubları ənənəvi olanlardan mahiyyət etibarilə heç də fərqlənmir. Onlar, sələfləri kimi, göndərənin və alanın ünvanına, əsas məlumat mətninə, imzaya, tarixə və s. Onların köməyi ilə insanlar dialoq, telekonfrans və s. rejimində ünsiyyət qura bilirlər.Yəni elektron poçt bəşəriyyətə böyük imkanlar verir, istənilən məlumatı yalnız bir daxiletmə düyməsini sıxmaqla bir neçə saniyə ərzində ötürür.

Başqa bir təsnifat var, ona görə hərflərin əsas növləri aşağıdakılardır:

1. mehriban. Onlar, bir qayda olaraq, başqa bir ərazidə yaşayan tanış insanlara yazılır.
2. sevgi. Onları hələ tərcümə etməmiş romantiklər yazır müasir dünya. Hisslərlə dolu bu cür məktublar köhnə dövrlərdə olduğu kimi evdən-evə uçmaqda davam edir, rayonların, ölkələrin, qitələrin sərhədlərini aşmaqdadır.
3. Reklam. Onların əsas məqsədi satışla bağlıdır. Bu gün Rusiyada bu cür məktublar yenicə populyarlaşmağa başlayır, həcmi artır və ildən-ilə inkişaf edir. Bu, müxtəlif daxil ola bilər kommersiya təklifləri, promosyonlar haqqında elanlar və s.
4. Biznes. Bunlar müştərilər və tərəfdaşlar, məmurlar və vəzifəli şəxslər üçün nəzərdə tutulmuş məktublardır. Belə yazışmaların göndərilməsi ciddi nəzarət altındadır. Məktub ünvanına vaxtında çatmalıdır ki, ona vacib məlumatı çatdırsın.

Digər növ mesajlar da var. Belə ki, CV-yə əlavə edilən, konsulluğa, redaksiyaya, səfirliyə, eləcə də texniki dəstək xidmətinə göndərilən məktublar var.

İşgüzar yazışmalara ehtiyac

Rəsmi məktub tərtib edərkən insan onun dizayn və təqdimat üsullarının əsrlər boyu cilalanmış olması barədə düşünmür. İşgüzar mesajlar, köhnə günlərdə olduğu kimi, müxtəlif qurumlar arasında vacib ünsiyyət vasitəsidir. Eyni zamanda, onların hamısı vahid ümumiləşdirilmiş bir ad daşıyır - "rəsmi məktub". Bu konsepsiya mövcud QOST-a uyğun tərtib edilmiş və faks, poçt və ya başqa yolla göndərilən müxtəlif məzmunlu sənədlər daxildir. Belə yazışmaların mətni düzgün, savadlı və dəqiq olmalıdır. Bu və ya digər məsələnin həlli, deməli, bütövlükdə müəssisənin uğuru birbaşa bundan asılı olacaqdır.

İşgüzar yazışmaların tarixi

Sənəd nümunələrindən ibarət kolleksiyaların (“məktublar”) tərtibi Rusiyada 18-ci əsrin əvvəllərində başlamışdır. Bu nəşrlərin öncülləri Qərbdə hələ 7-ci əsrdə istifadə edilən "formalar" idi.

Həm bu, həm də digər kataloqlarda sənədlərin təfərrüatlarının təsviri, eləcə də onların xüsusi ardıcıllığı var idi. Bunlar katiblər üçün orijinal doğaçlama kolleksiyaları idi. Onlardan həm sənədin konstruksiyası haqqında məlumat çəkmək, həm də rəsmi etiketin tərkib hissəsi olan ifadə və ifadələrin şablon topluları ilə tanış olmaq mümkün olub.

“Yazıçılar” növlərindən biri də “titul” idi. Bu kolleksiyada tam kral titulu necə yazıldığı haqqında məlumatlar var idi.

“Ssenari dəftəri”ndə katibin dəst-xəttinə, kağızın rənginə və keyfiyyətinə dair tələblər də var idi. Bütün yazışmalar möhürlənmiş mum və ya vafli ilə möhürlənmiş zərflərdə göndərildi.

SSRİ-nin mövcud olduğu dövrdə çar Rusiyasında qəbul edilmiş işgüzar yazı janrı sadəcə olaraq keçmişin yadigarları kimi rədd edilirdi. Sovet hökuməti işgüzar yazışmaların əhəmiyyətini lazımınca qiymətləndirmirdi. Bundan əlavə, rəqabətin olmaması və sərbəst sahibkarlıq tərəfdaşın əməkdaşlığa başlaması üçün natiqlik və inandırıcı arqumentlərə ehtiyacı aradan qaldırdı.

İş məktublarının növləri

Hazırda heç bir təşkilat rəsmi yazışma olmadan edə bilməz. Kommersiya və idarəetmə fəaliyyətində yaranan bir çox əməliyyat məsələlərinin həllində rəsmi yazışmalardan istifadə olunur.

Hər hansı iş məktubu- bu, protokol xarakterli məlumat mesajından başqa bir şey deyil. Buna görə də bu cür yazışmalar qeydiyyata alınır və tərəfdaşlarla şifahi ünsiyyət onu poçtla göndərmək ehtiyacını aradan qaldırmır.

Müxtəlif növlər var.Bundan başqa, onların təsnifatı onlara xas olan xüsusiyyətlərdən asılıdır. Beləliklə, ayırın:

• Cavab verilməli olan rəsmi məktublar. Bu və s.
• Cavab tələb etməyən işgüzar yazışmalar. Buraya xəbərdarlıq məktubları, xatırlatma məktubları və s.

İşgüzar yazışmaları struktur xüsusiyyətlərinə görə də təsnif etmək olar. Onlara uyğun olaraq xidməti məktubların standart və ad hoc kimi növləri mövcuddur. Bunlardan birincisi müntəzəm iqtisadi və hüquqi vəziyyətlərlə bağlı məsələlərin həlli üçün nəzərdə tutulub. Məlumat belə bir mesajda standart tipli sintaktik konstruksiyalar şəklində təqdim olunur. Tənzimlənməmiş, qəbul edilmiş etiket çərçivəsində yazılmış müəllifin formal-məntiqi povestini ehtiva edir.

Rəsmi yazışmaların tematik atributu işgüzar və kommersiya yazışmalarını fərqləndirir. Belə ki, müəssisə fəaliyyətinin hüquqi, iqtisadi, maliyyə və digər formalarını əhatə edən məktublar mövcuddur. Onlar işgüzar yazışmalar kimi təsnif edilir. Məktubun mətnində satış və ya logistika məsələləri varsa, o zaman kommersiya xarakterli hesab olunur.

Ünvan sahibinin xüsusiyyətlərinə görə işgüzar yazışmalar dairəvi və adi yazışmalara bölünür. İkinci tip məktublar eyni mətnin bir mənbədən bir neçə ünvana göndərilməsi ilə fərqlənir.

Birölçülü və çoxölçülü də var işgüzar yazışmalar. Bu iki növdən birincisi yalnız bir məsələ və ya problemlə məşğul olur. Çoxölçülü mətn eyni anda bir neçə istiqaməti (mesajlar, təkliflər, sorğular) vurğulayır.

İş məktublarının hazırlanması

Bütün rəsmi yazışmalara bir neçə struktur element daxildir. Vərəqin ən yuxarı hissəsində başlıq sahəsi var. Onun sol hissəsində şirkətin adını, habelə poçt və digər rekvizitlərini göstərən müəssisənin künc möhürü yerləşdirilir. Buraya çıxan sənədin nömrəsi və qeydiyyat tarixi də qeyd olunur.

Bu künc möhüründən bir qədər aşağıda məktubun mətninin adı, sonra mətnin özü gəlir. Belə bir sənəd yazarkən aşağıdakı qaydalara əməl edilməlidir:

• mətn ya bir, ya da bir-biri ilə əlaqəli bir neçə məsələyə toxunmalıdır;
• mətnin birinci hissəsində onun yazılma səbəbi, ikinci hissəsində isə təkliflər, nəticələr, qərarlar və s. göstərilməlidir;
• yazışmalar A5 və ya A4 formatlı vərəqlərdə yerləşdirilməlidir;
• ərizələr varsa, onlar əsas mətnin altında göstərilir.

Aşağıda imza sahəsi var. Burada sənədi imzalayan şəxsin vəzifəsi, habelə soyadı və baş hərfləri göstərilir.

Əgər ingilis, alman və digər dillərdə müxtəlif növ məktublar yazmaq lazımdırsa, o zaman onları hazırlayarkən tərəfdaş ölkədən rəsmi məktubların tərtibinin xüsusiyyətlərini nəzərə almaq lazımdır. Beləliklə, müxtəlif ştatlarda tarixlərin, ünvanların və digər konkret məqamların yazılması üçün ayrıca qaydalar mövcuddur.

Elektron məktubların yazılması qaydaları

Bu günə qədər çoxsaylı poçt siyahılarının və bloqların müəllifləri oxucuları ilə əlaqə saxlamağa çalışır, onlara müntəzəm olaraq məktublar göndərirlər. faydalı məsləhətlər. Ancaq bu məsələdə bir insanın sadəcə kompüterində görmək istəmədiyi paylama ilə bağlı müəyyən qaydalar var.

Qeyri-adi təsnifat

Tamaşaçılara ötürməməli olduğunuz 5 növ e-poçt var. Bunlara daxildir:

1. Monitorun birdən çox ekranının həcmini tutan "Hərflər-vərəqlər".
2. İnadkar bir tezlikdə göndərilən "Lazımsız məktublar".
3. Müəllifin faydalı bir şeylə "tanış olmaq" üçün məsləhət verdiyi "İstiqamət məktubları". Bu cür məlumatları əldə etmək üçün oxucu linkə daxil olur və orada növbəti dərsi və ya təlimi görür. Xarici sayta olan bu cazibə orijinal auditoriyanın ölçüsünü sürətlə azaldır.
4. Müxtəlif poçt siyahılarının müəllifi tərəfindən eyni müştəri bazasına göndərilən "partizan məktubları".
5. "Qorxu məktubları". Bunlara e-poçt göndərilərkən xoşagəlməz görünən yazışmalar daxildir mobil telefon və ya tabletdən. Buna görə də, hər hansı bir mətn hazırlayarkən, onun müxtəlif cihazlardan eyni dərəcədə yaxşı oxunacağına əmin olmaq lazımdır.

İnsan inkişafında yazı

İnsanlar məktəb yaşında olanda qrafik simvolların kağıza köçürülməsinin əsas anlayışlarını öyrənməyə başlayırlar. Məhz bu illərdə yazı bir fəaliyyət kimi xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Fikirlərini kağız üzərində aydın və tez əks etdirmək istəyi insanın savadını artırdığından xəbər verir. Bundan əlavə, bir çox psixoloqlar qeyd edirlər ki, kağıza köçürülən nitqin orijinallığı onun təkcə barmaqların və əllərin vərdişi olmamasındadır. Yazı fəallıq vasitəsidir koqnitiv fəaliyyət, onun mənimsənilməsi isə şəxsiyyətin formalaşması prosesi ilə sıx bağlıdır.

İbtidai məktəbdə yazı

ilə tanış olmaq gözəl dünya uşaqlar birinci sinifdən kağız üzərində nitq göstərməyə başlayırlar. Eyni zamanda, şagirdlər hərflərin müxtəlif növlərinin olduğunu başa düşməyə başlayırlar. Bu mövzuda müəllim dərsin məqsədlərini ehtiva etməlidir. Onlar uşaqları yazı janrı ilə tanış etmək, ardıcıl nitqin, orfoqrafik sayıqlığın, nitq-eşitmə və vizual yaddaşın, incə motor bacarıqlarının və emosional sferanın inkişaf etdirilməsindən ibarətdir.

Belə bir dərsdə müəllim yazının insanların həyatında oynadığı rolu şagirdlərinə izah edir. Bu, məktəblilərin kommunikativ keyfiyyətlərini inkişaf etdirməyə imkan verir. Uşaqlarda kollektivizm tərbiyə olunur, məktublar üzərində düşünmək, tərtib etmək və yazmaq kimi ilkin təcrübə toplanır.

Qeyri-adi esse

Məktəbdə orta məktəbdə rus dili və ədəbiyyatından dərslər, bəzən çox maraqlı tapşırıq. Müəllim uşaqları məktub şəklində inşa yazmağa dəvət edir. Bundan istifadə edərək, şablon ifadələrdən və sərt çərçivələrdən qaça bilərsiniz. Eyni zamanda, tələbəyə verilən mövzu çərçivəsində qalaraq, təxəyyülünə uçuş vermək imkanı verilir.

Təbii ki, yazı hər şeydən əvvəl fikir azadlığıdır. Ancaq bu esseni tərtib etməzdən əvvəl onun planı üzərində düşünmək zərər vermir. Bu, fikirlərinizi kağız üzərində aydın şəkildə ifadə etməyə və təqdim olunan tezislərdə çaşqınlıq yaratmağa imkan verəcək. Belə bir məktub təkcə onun nəzərdə tutulduğu şəxsə aydın olmayacaq. İstənilən oxucu onun əsas fikrini başa düşəcək.

Korreksiya məktəblərində təhsil

Müəyyən xəstəliklərdən əziyyət çəkən uşaqlar üçün xüsusi təhsil müəssisələri müxtəlif növlər (1-dən 8-ə qədər). Onların əsas məqsədi tələbələri böyüklər həyatına hazırlamaqdır.

Ən çətini 8-ci tipli məktəblərdə təhsildir. Buraya əqli qüsurlu uşaqlar qəbul edilir. Təliminin birinci mərhələsində müəllim ilkin oxu və səslərin qrafik nümayişi bacarıqlarını formalaşdırmalıdır. Belə şagirdlər üçün yazı (1-ci sinif, 8-ci tip məktəb) sintezi və səs-hərf təhlilinin formalaşması üçün əsas rolunu oynayır. Birinci sinif şagirdləri söz və hecalarla, qısa mətnlərlə, eləcə də ən sadə cümlə növləri ilə işləyirlər.

Belə məktəblərin yaradılmasında əsas məqsəd uşaqlara oxuyub yazmağı, eləcə də sosial şəraitdə oriyentasiyanı öyrətməkdir.

Yazışmalar

Artıq 18-ci əsrdə "yazışma" anlayışı rus jurnalistlərinə yaxşı məlum idi, lakin yalnız bir əsr sonra müəyyən bir janrla əlaqələndirilməyə başladı. Əvvəla, bu, heç bir mesaj deyildi, baş verənlərin qatlanmış təkrarı deyildi. Yazışmaların əsas məqsədi hadisənin baş vermə səbəblərini şərh etmək, aydınlaşdırmaq, onun əhəmiyyətini, dəyərini müəyyən etmək, inkişafının proqnozlaşdırılması və s. Buna görə də bu janr analitik janr kimi təsnif edilir.

Bununla belə, tədqiqatçılar vurğulayırlar iki növ yazışma.

IN məlumat yazışmaları müəllif faktları qruplaşdırmağa, onları birləşdirməyə çalışaraq gedən proseslərdən ətraflı danışır ümumi mövzu. Onun vəzifəsi diqqəti hadisəyə cəlb etmək və onun inkişaf tendensiyalarını göstərməkdir. Təbii ki, informasiya yazışmalarında davam edən hadisələrin təhlili də var, lakin jurnalistika nəzəriyyəçiləri tərəfindən ikinci tip kimi seçilən analitik yazışmalardan xeyli azdır.

Burada müəllif artıq hadisəyə diqqəti cəlb etmir, onun digər hadisələr silsiləsində yerini müəyyənləşdirir. ^ analitik yazışmalar, verilmiş mövzudan başlayaraq situasiyanın təhlilini təqdim edir, hadisələrin, faktların səbəb əlaqəsini açır. Jurnalist əsl tədqiqatçı kimi cəmiyyətdə baş verən prosesləri öyrənir konkret misallar həyatın fərdi fraqmentləri. Bu cür yazışmalarla, sanki, bütün cəmiyyət üçün ümumiləşdirilə, sistemləşdirilə və ümumi qanunauyğunluqlar çıxara bilən faktların toplanması var.

Ancaq yazışmaların hər iki növünün ortaq cəhətləri var - dərin məzmun, materialın canlı təqdimatı, aydın nəticələr. Yazışmalarda düşüncə real faktlardan hərəkət edir və onların təhlilini təmsil edir. Bəli və yazışmaların hər iki növündə nümayiş predmeti həm vəziyyətlər, həm proseslər, həm də informasiya hadisələridir.

Bir sözlə, yazışmalar üçün əsas şey nisbətən kiçik miqyasda müəyyən bir material üzrə müvafiq mövzunun işlənməsidir. Və hər şey vəziyyətin təbiətindən asılıdır. Yazışmaların mərkəzi mövzusu mühüm faktdır, bütün digər təfərrüatlar, nümunələr, mülahizələr onun hərtərəfli işıqlandırılması üçün köməkçi material rolunu oynayır.

^ Yazışma bir sıra spesifik xüsusiyyətlərə malikdir.

İlk olaraq, yazışma müəllifləri lokal xarakterli, yəni təhlil edilən hadisə, hadisə, faktdan kənara çıxmayan nəticə və ümumiləşdirmələr aparırlar. Ayrı-ayrı kollektivdə yaranmış problemli vəziyyəti öyrənən müəllif hadisə yerindən baş verənlər haqqında məlumat verir və öz təhlili əsasında ilkin nəticələr çıxarmağa çalışır.

İkincisi, yazışmalardakı faktlar yalnız ən vacib, prioritet problemləri təklif edir, lakin müəllif üçün əsas olan mövcud vəziyyətin təhlilidir. Bu o deməkdir ki, jurnalist konkret hadisələrə arxalanaraq, onları az-çox təfərrüatlı şəkildə təkrarlamaq məqsədi güdmür. Onları izah edərək, o, hadisələrlə onların istisnasız olaraq hamısının tabe olduğu ümumi qanun arasında əlaqə yaratmağa çalışır.

Buna görə də, hər hansı bir hadisənin səbəbini aşkar edərək, yazışma müəllifi alınan məlumatların hərtərəfli yoxlanılmasını, araşdırılan faktlar arasındakı daxili əlaqəni aydınlaşdırmağı hədəfləyir ki, bu da sonda ona məntiqdə səhvlərdən qaçmağa kömək edəcəkdir. səbəb-nəticə əlaqələrinin qurulması.

Təbii ki, jurnalist bütün açıqladığı faktlardan istifadə etmir. Mövzunun aydın konsepsiyasını inkişaf etdirməyə kömək edəcəkləri seçir. Hər şeydən sonra Vəziyyəti düzgün təhlil etmək üçün o, bir sıra əməliyyatlar etməlidir.

Birincisi, bunun nə olduğunu müəyyənləşdirin, mətndə bu təsviri düzəldin. İkincisi, bu vəziyyətdə yaranan əsas sosial vəzifəni və əlavə vəzifələri müəyyənləşdirin. üçüncü, bu vəziyyətin əsas səbəblərini və bununla bağlı müvafiq vəzifələri tapın. Dördüncü, əsas problemin həllinin bağlı olduğu əsas problemi formalaşdırmaq. Beşinci, bu vəziyyətlə əlaqəli əsas problemin həlli üçün əsas şərtləri formalaşdırmaq, bu ilkin şərtləri yaratmaq yollarını göstərmək. VƏ Altıncıda, vəziyyətin əlverişli inkişafı və problemin həlli üçün bu ilkin şərtlərin yaradılmasında situasiyanın əsas iştirakçılarının maraqlarının rolunu öyrənin.

İstənilən analitik mətn fakt və şərhdən ibarətdir. Fakt nitq müəllifini maraqlandıran mövzu haqqında bir mesajdır: ayrıca hadisə, fenomen, fenomen, proses və ya vəziyyət. Şərh - nümayiş predmetinin qiymətləndirilməsi, onun səbəb-nəticə təhlili, inkişaf proqnozu və ya müəllifin fikrincə həyata keçirilməli olan fəaliyyət proqramı.

Yazışma, bir qayda olaraq, müəllifin məntiqi-emosional monoloqudur. Amma son zamanlar informasiya janrlarının xüsusiyyətlərini özündə birləşdirən yazışma-müsahibə kimi formalar yaranmağa başlayıb. Yaxud, deyək ki, başqa hallarda mövzunun əxlaq prizmasından işlənməsi tələb olunur. Burada isə jurnalist bədii-publisistik yaradıcılıq elementlərinə, o cümlədən oçerk və ya felyetonun yazışma işarələrinə müraciət edir.

Amma istənilən halda jurnalist yazışma janrında materiallar yaradarkən neytral toplu ifadələrdən, xarici alınmalardan, bircins epitetlərdən, sinonimik silsilələr, idiomatik ifadələr, metaforalar və ritorik suallardan istifadə edir. Və sözsüz ki, jurnalist elmi terminlərdən həvəslə istifadə edir, bununla da öz çıxışının elmi və publisistik statusunu yüksəldir.

Yazışmaların, artıq aşkar etdiyimiz kimi, öz “arxitekturası” var: əvvəlcə - mərkəzi hadisə haqqında povest, sonra - oxucunu materialın müəllifinin düzgünlüyünə inandırmağa imkan verən təhlil və şərh və nəhayət - mərkəzi hadisənin nəticələrinin təsviri. Təbii ki, tez-tez olur ki, faktın xəbəri bütün mətnə ​​səpələnir, faktiki keçidlər şərhlərlə kəsişib. Hər şey jurnalistin niyyətindən asılıdır.

Əgər jurnalist özünü alimə bənzədirsə, o zaman mətnin strukturu istər-istəməz, reallığın idrak gedişatının obyektiv təsviri nəticəsində yaranır. O, xronologiyaya fikir vermədən məlumatları ardıcıl olaraq bəzi meyarlara görə qruplaşdırır. Yaxud o, əldə etdiyi məlumatları tipləşdirmək üçün jurnalistin tədqiq etdiyi faktiki vəziyyətlərin, hadisələrin, hadisələrin, hadisələrin xassələrinin sabit kumulyativ xüsusiyyətlərini axtarır.

Amma jurnalist öz tədqiqatının nəticələrini oxucunun adekvat qavrayışını nəzərə alaraq mətn qura bilər. O, təsvir etməyi deyil, izah etməyi qarşısına vəzifə qoyur. Və sonra yazışmalar bədii və publisistik janrlara daha çox xas olan qanunlara uyğun olaraq qurula bilər.

Bütün bunlar materialın həcminə təsir göstərir. Beləliklə, yazışma yüzdən yüz iyirmi sətirə qədər bütöv bir qəzet səhifəsinə qədər uzana bilər.

Burada jurnalistin məharətinin əlamətləri faktları seçmək, əsası ikinci dərəcəlidən ayırmaq, gündəlik həyatda baş verən faktları və hadisələri təhlil etmək, onları ümumiləşdirmək, nəticə çıxarmaq və problemə öz həllini təklif etmək bacarığıdır.

Yazışmaların nə olduğunu və jurnalistikada bu janrın xüsusiyyətlərinin nə olduğunu öyrənəcəksiniz. Orfoqrafiya sxemini və qəzetlərdən bir neçə nümunəni də təhlil edəcəyik.

Dərhal deməliyəm ki, bu janrın hərflərlə heç bir əlaqəsi yoxdur. Adı latın sözündən olsa da yazışma (yazışma).

Amma bu halda biz bu sözlə jurnalistikanın analitik janrını nəzərdə tuturuq. Orada çoxlu yeni faktiki məlumatlar və yazılı mənbələr var.

Çox güman ki, televiziyada gördüklərinizdən danışırıq. Bu zaman müxbir hansısa hadisəni işıqlandırır. Yəni burada məktublardan yox, müxbirlərdən başlayırıq.

Yazışmalar- Bu, publisistikanın janrıdır, mövzusu konkret sosial vəziyyətdir, məkan və zamanla məhdudlaşır.

Danışsa sadə dillə desək, onda bu hadisə ilə bağlı təhlilimiz. Bu analitik janrdır, çünki hər şey bizim qavrayış prizmasından keçir. Biz hadisələri təhlil edirik və kənardan məlumatları cəlb edirik. Ona görə də bu janr çoxluğu ilə xarakterizə olunur xarici mənbələr.

Yazarkən öz fikrimizə, mühakiməmizə, intellektimizə arxalanırdıq. Əsas mənbə biz idik.

Bununla belə, bu janrda biz artıq özümüzü cəlb edirik xarici mənbələr və şəkil verməyə çalışın müxtəlif tərəfdən. Buna görə də bu, nəticələrinizin olduğu analitik janr olacaq. Axı istənilən hadisəni həm mənfi, həm də müsbət tərəfdən təqdim etmək olar.

İstənilən faktı istədiyiniz kimi şərh edə bilərsiniz. Ona görə də bu janrda jurnalist araşdırmaları aparılır.

Həqiqəti gördüyün kimi göstərirsən. Və bildiyiniz kimi, hər kəsin öz həqiqəti var. Ona görə də burada təkcə arqumentlərin deyil, həm də faktların olması vacibdir. Hər hansı bir ifadənizi tapdığınız faktlarla təsdiqləməlisiniz.

Bəlkə də hadisənin obyektiv mənzərəsini göstərmək məqsədiniz olacaq. Bəlkə də kiminsə nöqteyi-nəzərini müdafiə edəcəksiniz. Tərəflərdən birinə qalxın. Buna daha sonra nəzər salacağıq. Bu yalnız sizin sualınız olacaq. Yazışma janrı buna imkan verir.

Xəbərdarlığa dəyər yeganə şey arqumentlər və faktlardır.

Eyni adlı nəşrimiz var. Onun fərqli xüsusiyyəti ondadır ki, orada faktlar çox azdır. Yəni, sarı mətbuat və bir vaxtlar klassik olan, artıq yolu gedir sarı vəsiləsiylə tamaşaçı, tez-tez hər hansı bir mühakimənin faktlarla dəstəklənməsi lazım olduğunu unudur.

Gərəkdir ki, verilən əsərlər təkcə əsassız bəyanatlara və mühakimələrə ixtisar olunmasın. Yəni şərh yazırıqsa, o zaman orada mübahisə edirik. Ancaq burada hamımız faktları təsdiqləməliyik.

Yazışma növləri

Amma dərsliklərdə belə yazılıb.

Əslində, nəyin informasiya, nəyin analitik olduğunu aydın şəkildə ayırmaq çətindir. Axı hətta informasiya yazışmalarında faktlarla yanaşı, qiymətləndirmə və proqnoz elementləri də var.

Beləliklə, sırf informasiya yazışmaları sadəcə mövcud deyil. Analitikanın bəzi elementləri həmişə olacaq. Buna görə də, o, hələ də məlumat xarakterli deyil, daha çox analitik janrdır.

Yazışmaların yaxşı nümunəsi

Gəlin nəzər salaq yaxşı nümunə dərhal aydın olması üçün yazışma. Bu nəşrdən material olacaq " Arqumentlər və Faktlar". Budur link. Diqqət etsəniz, onların resursunda bir bölmə var " İstintaq". Bu janrda mətnlər burada nəşr olunur.

Ancaq bunların hamısı eyni dərəcədə uğurlu deyil! Məqalədə həm uğurlu, həm də təhlil edəcəyik pis nümunə. Yaxşıdan başlayaq.

Burada vəziyyətimiz var. Zamanla, məkanla, məkanla məhdudlaşmalıdır. Bizim nümunəmizdə bu, Moskva metrosunda wi-fi bağlantısının olmamasıdır. Budur hadisə sizin üçün! Bir fenomen kimi bir hadisə deyil.

Beləliklə, əvvəlcə giriş (1) gəlir. Yəni başlıqda göstərilən problemin dekodlanması.

Burada problemi həll etdik. İndi görək niyə şərh yox, bu yazışmamız var.

Bu bir şərh olsaydı, indi müəllif sadəcə olaraq niyə belə pis olduqlarından danışardı. Ancaq xarici mənbələri cəlb etmədən belə bir mövzuda yalnız öz başınızdan danışmaq olduqca çətindir.

Adi müxbir mobil operatorların fikirləri haqqında nə bilə bilər? Ona görə də operatorların özlərinə müraciət edib, onların niyə metroya getmək istəmədiyini öyrənmək məntiqlidir.

Nümunədə alt başlıqlar var. Birincisi " Sosial WiFi».

Alt başlıqdan sonra birinci və ikinci abzaslar bizə konkret təfərrüatlar verir. Onların mənbəyi metroda şəbəkə infrastrukturunun qurulmasına dair müqavilə layihəsi olub. Bu tender ona əsaslanır. Yəni nizamnamə var müqavilə layihəsi). Bu işdə Moskva hakimiyyətinin istədiyi şey var.

Mənbəmiz budur. Bu eksklüziv deyil və canlı deyil. İnsan internetdə tapa bilərdi.

Burada məlumatı bizə canlı mənbə verib. Yəqin ki, departamentin hansısa əməkdaşıdır. Ümumiyyətlə, bu, artıq ikinci mənbədir.

Növbəti altyazı " Bahalı və maraqsız».

Birinci abzas sualın arxa planıdır. Burada da yəqin ki, hansısa mənbədən istifadə olunub. Yenə də bu faktiki şeydir.

İkinci paraqraf başqa bir əlavə canlı mənbədir. Bu halda, bu, jurnalistlərə açıqlama verən Artem Yermolayevdir.

Sevgilimiz onunla görüşdü? Bəlkə də yox. O, bu məlumatı internetdə tapa bildi. Məsələn, bir növ press-reliz var idi. Ancaq buna baxmayaraq, başqa bir canlı mənbəyidir.

Gəlin növbəti alt başlığa keçək. bu " İş yenidən açılır».

İki məlumat mənbəyi də var. Birinci paraqrafda bu, İnternetdəki saytdır. İkincisi, şöbədir. Qeyd edək ki, ikinci abzasda birbaşa çıxış da var.

İndi bu mövzuda operatorların özlərinə sual vermək daha məntiqlidir. Onlar növbəti məlumat mənbəyi olacaqlar. Beləliklə, keçək altyazıya. Operatorlar susur».

Burada MTS, Megafon və VimpelCom nümayəndələrinə müraciət edilib. Təbii ki, bunun üçün nəzərdə tutulan şirkət rəhbərlərindən yox, mətbuat katiblərindən soruşdular. Son abzasda mənbə Yevgeni Mixaylovdur.

Gördüyünüz kimi, burada çoxlu məlumat mənbələrimiz var. Müxbirin işi kifayət qədər görülüb.

Ola bilsin ki, o, qaçıb materialdakı bütün insanlarla görüşməyib. Çox güman ki, məlumatların çoxunu İnternetdə tapıb. Ancaq yenə də onu tapmaq asan deyil.

Operator şirkətlərə də zənglər olub. Sonuncu abzas göstərir ki, “Arquments and Facts” üçün mətbuat konfransı olub.

Ümumiyyətlə, belə kiçik materialı yazmaq üçün əslində bir çox mənbələrlə işləmək lazım idi. Gördüyünüz kimi, bu janr kifayətdir əmək tutumlu.

Ancaq buna baxmayaraq, o, çox populyardır. Axı bu, vəziyyəti vurğulamaq imkanı verir fərqli nöqtələr görmə. Bütün şöhrəti ilə və ya yalnız jurnalist üçün faydalı olan bir nöqteyi-nəzərdən göstərin. Ancaq eyni zamanda, mövqeyiniz üçün fərqli sübutlar verin.

Ümumiyyətlə, bu, yazışmaların yaxşı nümunəsi idi.

Yeganə odur ki, nəticə bir az bulanıqdır. Amma bunun əvəzində material Nəqliyyat Departamentinin rəhbərinin açıqlaması ilə tamamlanır. Prinsipcə, məntiqli və olduqca tam görünür.

Pis nümunə

İndi eyni saytdan analitik yazışmaların pis nümunəsinə baxaq. Budur link. Başlıq və ya giriş birinci abzasda birinci olur ( başlığın dekodlanması).

Burada sadəcə bir neçə hekayə var. Biri moskvalı haqqında, biri fahişəxana təşkilatçısı haqqında və s.

Bununla belə, materialda heç bir ifadə yoxdur ( rəsmi və qeyri-rəsmi). Şərhlər və müxtəlif qərarlar yoxdur. Fahişəxanaların təşkilatçıları və müstəqil ekspertlərlə söhbət belə yoxdur. Və ya heç olmasa, moskvalılarla bu barədə nə düşündüklərini danışdıq.

Ümumiyyətlə, heç bir baxış nöqtəsi yoxdur. Sadəcə sadə bir hekayə və bir yığın fakt var. Bu materialın ümumi nəticəsi nədir?

Oh, nə dəhşətli həyat!

Bu, mətnlərinizdə olmamalı olan nəticədir. Ən azından bu nəticə tək olmamalıdır. Söhbət hansı kabus olduğuna və necə ola biləcəyinə gəlirsə, bu, nəticə deyil. Bu, yalnız sarı mətbuatın çoxluğudur.

IN bu misal növbəti çıxış budur.

Bu tam cəfəngiyatdır! Metropolun bütün mənzillərini tam yoxlamaq real deyil. Nəticənin özü də böyükdür” ümid". Necə ki, gəlin ən yaxşısına ümid edək, vəssalam.

Ümumiyyətlə, bu, məsələnin jurnalist araşdırması deyil. Əvvəlki versiya ilə bu versiya arasındakı fərqi özünüz görə bilərsiniz.

Qəzetdən yazışma nümunəsi

Qəzetdən yazışmaların başqa bir nümunəsini təhlil edək. Bu hələ başlanğıcdır natamam material).

Burada müxtəlif mənbələr iştirak edir. Nümunədə onların altı çizilir. Problemin müxtəlif tərəflərini göstərmək cəhdi olub. Bir tərəfdən, şəhər rəhbərliyidir. Digər tərəfdən sakinlər

Bu mətn genişləndirilsə və təkmilləşdirilsəydi, nə etmək olardı?

Məsələn, mənbələrdən danışırıqsa, o zaman şəhər rəhbərliyi olmalıdır. Aydındır ki, böyük ehtimalla şəhər rəhbəri ilə danışmayacağıq. Çox güman ki, bu məsələ ilə məşğul olan mətbuat katibi və ya köməkçisi ilə.

Bununla belə, bizdə bir az olmalıdır dövlət məmuru. Mənbə təbii ki, məhkəmənin qərarı idi. Burada hətta bu qərarı hardasa sitat gətirə bilərsiniz.

Mənbələr də özləri olacaq sakinləri. Üstəlik, sakinlər fərqli olmalıdır. Sakinlərlə görüşmək və müxtəlif hekayələri görmək lazımdır.

Axı kimsə, məsələn, qayıq qarajı düzəldir və onu mehmanxanaya çevirir. Onun üçün bu, biznesdir. O, orada yaşamır, sadəcə olaraq, istirahət edənlərə icarəyə verir.

Anlamaq lazımdır ki, qayıq evləri dəniz sahilində tikilir. Və əlbəttə ki, əla otellər düzəldirlər.

Digərləri bir dəfə bu qayıq qarajını aldılar və nəticədə orada ikinci mərtəbə tikdilər. Onlar orada yaşayırlar. Onlar üçün bura yeganə yaşayış yeridir. Bu, aztəminatlı təbəqənin mənzil problemini həll etmək cəhdidir.

Həm də dövlət hesabına deyil. Çox övladı var, hər şeyə borcludur tələbi ilə idarənin astanasını tapdalamaqla yox. Onlar mənzil problemindən çıxmaq üçün öz yolu ilə gedirlər.

Üçüncü vəziyyət də ola bilər.

Həm də bu məsələdə sizin fikriniz önəmlidir. Nə göstərmək istəyirsən? Bu sakinlərin həyasızlaşaraq qanunu pozaraq şəhərin işinə qarışması. Onlar qayıq qarajlarının ərazisində qanunsuz olaraq yaşayış binaları tikirlər. Onlar bizneslə belə məşğul olurlar.

Bu baxımdan problemi göstərmək istəyirsiniz?

Yaxud da öz problemlərini özü həll edən insanların hansısa sosial ədalət və qəhrəmanlıq nöqteyi-nəzərindən göstərmək. Fərqli vəziyyətləri göstərə bilərsinizmi?

Ümumiyyətlə, bütün bunlar sizdən asılı olacaq. Arzunuz və seçiminiz harada olacaq.

Bura başqa kimlər gətirilə bilər? Məsələn, məsləhətləşmə vəkillər, müstəqil ekspertlər və s. Ümumiyyətlə, siz bütün bunları bir yerə toplayır və nəticələrinizlə tamamlayırsız. Baş verən budur.

Bu qanun pozuntusudur? Doğrudanmı bu qayıqxanalar şəhərin inkişafına mane olur, turistlər qarşısında bizi biabır edir? Yoxsa torpağı seçmiş və pul qazanmaq istəyən konkret inşaatçılara mane olur?

Ümumiyyətlə, bu, müzakirə mövzusudur, amma faktların cəlb olunması ilə.

Yazışmaları necə yazmaq olar

İndi isə jurnalistikada yazışmaların necə yazılmasından danışaq. Mətn üzərində işin bütün sxemi budur:

1. Vəziyyət ( fürsət)
2. Mənbənin identifikasiyası
3. Mənbələrlə işləmək
4. Mənbələrdən məlumatların qeydə alınması
5. Nəticə

Birincisi, işləyəcəyiniz bir vəziyyət və ya səbəb olmalıdır. Sonra, mənbələri müəyyənləşdiririk. Bu məsələdə nəyisə izah edənlər olacaq.

Burada qayıqxanalar haqqında danışdıq. Burada mənbələr şəhər rəhbərliyi, hüquqşünaslar və hadisələrin iştirakçıları olacaq.

Daxil olan məktubların (və ümumiyyətlə daxil olan yazışmaların) işlənməsi sənədin təşkilatınıza gəldiyi andan başlayır. Bu iş prosesini təsvir etməyə başlamaq üçün onun təşkilinə birbaşa təsir edən amillərin təhlili aparılmalıdır. Mənim fikrimcə bunlar:

• yazışmaların çatdırılma üsulu;
• sənədin məzmunu;
• sənədin müəllifi;
• son tarixlər sənədin icrası.

Poçt çatdırılması üsulu

Yazışmaların çatdırılma üsulları bizim əlimizdə olan yazışmaların göndərilməsi üsullarına bənzəyir. Aydındır ki, sənəd necə göndərilibsə, elə də alınıb.

Yazışmaların çatdırılmasının ən qədim üsuludur Kuryer. Bunun altında həm "tapşırıq oğlanı", həm də xüsusi rabitə zabiti gizlənə bilər.

Adətən xüsusi rabitə xidmətlərindən istifadə olunur dövlət qurumları, dövlət əhəmiyyətli “göndərmələri” istiqamətləndirir.

Misal 1

Şou yığcamlaşdırın

Bu yolla Rusiya Xarici İşlər Nazirliyi ilə Rusiya Federasiyasının müxtəlif xarici ölkələrdə yerləşən səfirlikləri arasında poçt yazışmaları həyata keçirilir. Unutmayın, belə bir sovet filmi var idi - "Dipkurye". Və bu gün də, sizin qurumun astanasında yaşıl papaqlı bir adam peyda olanda, adi bir faninin ürəyi daha tez döyünməyə başlayır: bəli, mən ən mühüm dövlət işlərinin həllində iştirak edirəm (zarafat edir)!

Ancaq hər zarafatda bir həqiqət var, çünki zərfi açaraq möhür vərəqindəki ölməz klassikin mətnini asanlıqla oxuya bilərsiniz: "Auditor sizi görməyə gəlir."

Əgər təşkilatınızın çatdırılma xidməti varsa ( Daşıyıcı xidməti), onda siz xüsusilə vacib və təcili sənədlərin (doğma şəhəriniz daxilində) çatdırılmasını yalnız ona həvalə edəcəksiniz. Bu, sənədlərin çatmasını təmin edəcək mümkün olduğu qədər tez və necə deyərlər, əldən-ələ keçəcək.

Sənədlərin başqa bir şəhərə çatdırılması, bir qayda olaraq, ixtisaslaşmışlar tərəfindən etibar edilir poçt şirkətləri. Xoşbəxtlikdən bu gün bizim seçimimiz var. Hamısı şirkətin nüfuzundan, pul kisəsinin ölçüsündən və tələb olunan çatdırılma müddətindən asılıdır. Həmçinin, poçt şirkətlərinə kütləvi poçt göndərişlərinin, məsələn, Yeni il bayramları üçün hədiyyələrin təşkili həvalə olunur.

Rəsmi məktubların həm ölkə daxilində, həm də xaricə çatdırılmasının klassik yolu poçtdur FSUE Rus Postu: sadə, sifarişli məktublar, alındığını bildirən məktublar, qiymətli məktublar və s. Yalnız birinin belə geniş bir şəbəkə olduğuna təəssüf etmək lazımdır ki, bu dövlət müəssisəsi, bu gün yaradılmayan belə bir brend poçt bazarında gənc və çox vaxt Qərb şirkətlərindən geri qalır. O, geridə qalır mühüm göstəricilərdir xidmət mədəniyyəti və iş texnologiyası kimi.

By e-poçtçox vaxt müxtəlif növ informasiya materialları, dəvətnamələr, reklamlar və s.

Lakin bu gün bir çox dövlət qurumları rəsmi qurumlararası əlaqəni təşkil etmək üçün elektron poçtdan (xüsusi rabitə kanallarından) istifadə edirlər. Məsələn, bir məktub ola bilər elektron formatda, EDS ilə imzalanmış, EDMS-də qeydiyyatdan keçmiş və bir düyməni basmaqla müxbirə göndərilmişdir. Gözəllik.

Bəzən elektron poçtla təcili sənədlərin elektron nüsxələrini alırsınız, onların kağız üzərində çatdırılması daha sonra adi poçt vasitəsilə həyata keçiriləcək (bunun üçün müasir ofis işində "göndərmə" kimi bir termin istifadə olunur).

Beləliklə, biz bunu görürük müasir təşkilat yazışmalar qəbul edilə bilər fərqli yollar. Və seçilmiş seçim birbaşa sənədin məzmunundan, aktuallığından / aktuallığından asılıdır ki, bu da onun sonrakı işlənməsinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərir.

Yazışmaların çatdırılması üçün belə bir sıra müasir vasitələr yalnız göndərən tərəf üçün əlverişlidir. Lakin yazışmaları qəbul edən işçilər bu, "yüklənə" bilər.

Misal 2

Şou yığcamlaşdırın

Deyək ki, siz kiçik, lakin kifayət qədər fəal inkişaf edən bir ofisdə işləyirsiniz. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidmətində iki, ən çoxu üç nəfər var. Və bütün günü qəbula qaçırsan, kuryerlərdən məktub alırsan, Outlook-a baxırsan (qeyd edək ki, kuryerlər və e-poçtlar qrafik üzrə işləmir). Siz hələ də yerli poçt şöbəsindən alınan yazışmalar dağını sıralamamısınız (yaxşı ki, heç olmasa Rusiya Postu yazışmaları gündə bir dəfə çatdırır; eyni zamanda, bir çox təşkilatlar poçt şöbəsində yazışmaları özləri alır, yox. belə bir vacib proseduru bir şəxs olan poçtalyona etibar etmək : xəstələnə bilər, tətilə gedə bilər və ya sadəcə görünməməlidir).

Və sonra eşikdə bir kuryer görünür. Hər şeyi atırsınız - və ona, iş gününün qalan hissəsini işləyəcəyiniz xüsusilə vacib bir sənəd almaq üçün ...

Sənədin Müəllifi

İkinci mühüm amildir, daxil olan yazışmaların emalı prosesinə təsir edən sənədin müəllifidir. Təbii ki, sənayenizin nazirinin adından daxil olan sənədlər təcili işlənməli və baxılmaq üçün dərhal rəhbərliyə verilməlidir.

Müasir kargüzarlıq prosesləri müəyyən məzmunlu sənədlər üçün xarakterik olan xüsusi marşrutların müəyyən qrupları üçün işlənib hazırlanmasını nəzərdə tutur.

Misal 3

Şou yığcamlaşdırın

Sistemdən istifadə edirsinizsə elektron sənəd idarəetməsi, onda siz alınan standart sənədi müvafiq marşrut üzrə eyni vaxtda bütün maraqlı tərəflərə göndərə və ya sənədin marşrutunu elə qura bilərsiniz ki, o, avtomatik olaraq bir işçidən digərinə ötürüləcək.

Həmçinin, müəyyən sənəd qrupları üçün "əks" marşrutları inkişaf etdirə bilərsiniz, yəni. rəhbərdən ifaçılara deyil, ifaçılardan rəhbərə qədər.

• hər hansı tələbi, tələbi, təklifi, şikayəti ehtiva edən məktublar, yəni. hər hansı hərəkət və ya qərarın qəbul edilməsini tələb edən sorğu məktubları;
• göndərdiyiniz təşəbbüs sənədlərinə cavab məktubları;
• istinad məktubları.

Yalnız adı ilə sorğu məktubları» aydındır ki bu növ sənədlərin diqqətlə öyrənilməsi tələb olunur və bu qrupun sənədi ilə işləmək qeydiyyatdan tutmuş icraya nəzarətə qədər daxil olan yazışmaların işlənməsinin bütün mərhələlərini əhatə edə bilər. Bu tip məktublar sözdə daxildir dairəvi yuxarı təşkilatlardan tabeliyində olanlara göndərilir. Bu məktublarda təşkilatınıza məcburi, bəzən isə təcili icra tələb edən bəzi tapşırıqlar verilir. Buna görə də, bu kateqoriya xidməti məktubları üçün iki amil vacibdir: icra ehtiyacı və nəticədə icra müddətləri.

Cavab məktubları hər hansı probleminizin həlli üçün digər təşkilatlara göndərilən sorğu, sorğu, təklif, tələb və digər təşəbbüs məktublarınıza cavab sənədləridir. Çox vaxt cavab məktubları bu məsələyə baxılmasına təşəbbüs göstərən işçilərə verilməsi istisna olmaqla, əlavə tədbirlər tələb etmir.

İstinad və məlumat məktubları mahiyyət etibarilə "edam zərurəti" elementini ehtiva etmir və çox vaxt icraya məruz qalmırlar - onların qısa ömürləri var: oxudular, nəzərə aldılar və zibil qutusuna atdılar.

İcra müddəti

Siz hansı andan icra müddətini hesablamağa başlayırsınız (sərəncamın verildiyi gündən və ya ondan sonrakı gündən)? Təqvim və ya iş günləri ilə hesablanmalıdır? Bəs həftə sonları verilməli olan sənədlər? Bəs ümumiyyətlə son tarix yoxdursa? Bu sualların cavabını “Məhdləri necə müəyyənləşdirmək olar? » 2011-ci il, 8-ci jurnalın 12-ci səhifəsində

Son tarixlər təyin edilə bilər standart təlimat uçotun aparılması üçün və 1 aya qədər uzanır. Amma üçün müəyyən növlər sənədlərin icrası üçün son tarixlər xüsusi qaydalarla müəyyən edilir, buna görə onlar günlərlə hesablana bilər, məsələn, məktub təşkilat tərəfindən alındığı andan. Buna görə də, müxtəlif müddətləri olan sənədlər üçün onların işlənməsi üçün müxtəlif proseslərin hazırlanması məqsədəuyğundur.

Bu mühüm mövzunu ilin son yarısında jurnalımızda ətraflı işıqlandırdıq, bir neçə məqalə dərc etdik.

İndi isə daxil olan yazışmalarla işləmə prosesini qurarkən nələrə diqqət etməli olduğunuzu göstərdik. Sərt müddətlərin və qaydaların, nəhəng informasiya axınının hökm sürdüyü müasir dünyada bu informasiya axınının hərəkətini bir istiqamətə yönəltmək yolverilməzdir, bu sürətli və coşqun dağ çayında boğulmaq çox asandır.

Daxil olan yazışmalarla işləmə prosesinin mərhələləri

Daxil olan yazışmalarla işləmə prosesini bölmək olar mərhələləri:

• qəbul;
• çeşidləmə;
• yazışmaların qeydiyyatı;
• idarəetmə qərarının qəbul edilməsi üçün sənədlərin ünvançılara göndərilməsi;
• sənədlərin icraya göndərilməsi;
• sənədlərin icrası;
• sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili;
• hallarda icra edilmiş sənədlərin formalaşdırılması.

Daxil olan yazışmalarla işləmə prosesi, hər hansı digər iş prosesi kimi, onun tərkib elementlərinə əlavə olaraq, mütləq təsvir edir və ya tənzimləyir. istehsal fəaliyyəti onun iştirakçılar. Prosesdə hər bir iştirakçının xüsusi rolu var. Bu vəziyyətdə rollar aşağıdakı kimi bölünə bilər:

• Nəzarətçi- qurumun və ya struktur bölmənin rəhbəridir. Onun adına daxil olan sənədlərə baxır, onlar haqqında idarəetmə qərarı qəbul edir, icrasının nəticəsini qiymətləndirir.
• Məsul icraçı- Rəhbərin qərarında “Məsul icraçı” kimi göstərilən qurumun işçisi. Rəhbərin qərarına uyğun olaraq onun sonrakı icrası üçün sənəd qəbul edir, birgə icraçıların işini təşkil edir, sənədin icrasının gedişi barədə Nəzarətçiyə hesabat verir.
• icraçı- Rəhbərin qərarında “Podratçı” kimi göstərilən qurumun işçisi. Rəhbərin qərarına uyğun olaraq onun sonrakı icrası üçün sənəd qəbul edir, sənəd üzrə göstərişlərin icrasının gedişi barədə Rəhbərə və ya Nəzarətçiyə hesabat verir. Məsul icraçı varsa, o, birgə icraçıdır.
• Nəzarətçi- Rəhbərin qərarında “Nəzarətçi” kimi göstərilən və ya daxili nizamnamə əsasında belə olan qurumun işçisi; normativ sənədlər təşkilatlar. Məsul icraçıdan və birgə icraçılardan sənədin icrasının gedişi haqqında hesabatlar alır. Sənəd üzərində işi başa çatdırmaq və onu nəzarətdən çıxarmaq qərarına gəlir.
• katib- baş katib. Rəhbərə sonrakı hesabat vermək üçün sənədləri kağız üzərində qəbul edir, qeydiyyat materiallarında sənədlərin hərəkəti barədə qeydlər aparır.
• katib- DOE xidmət zabiti. Sənədin qəbulu, çeşidlənməsi, qeydiyyatı, qeydiyyat materiallarına sənəd haqqında məlumatların daxil edilməsi, sənədin həlli üçün göndərilməsi, sənədin icraya göndərilməsi, sənədin işinin gedişatına nəzarət edilməsinə cavabdehdir. Sənədin icrası üzrə işlərin başa çatdırılması barədə podratçılardan hesabatlar alır, Nəzarətçiyə hesabatlar göndərir. Nəzarətçi adından sənədləri yoxlanılmaq üçün qaytarır və ya onları nəzarətdən çıxarır.

kimi anlayışları da mənim fikrimcə təqdim etmək lazımdır mərhələ həyat dövrü rəsmi məktub və ya sənəd statusu, prosesdə hər bir iştirakçının öz aydın şəkildə müəyyən edilmiş funksiyaları/məsuliyyətləri ola biləcəyindən asılı olaraq (Cədvəl 1-ə baxın).

Daxil olan məktubların qəbulu

Təşkilata sənədlərin qəbulunun üç mənbəyini nəzərdən keçirəcəyik: Rusiya Post Federal Dövlət Unitar Müəssisəsinin poçt şöbəsi, kuryer və e-poçt.

Yazışmaların çatdırılması poçt şöbəsindən Bir qayda olaraq, gündə bir dəfə, ən çox səhər həyata keçirilir.

Poçt şöbəsindən gələn sənədlər ünvanınıza çatdırılan poçt göndərişlərinin ümumi sayını göstərən poçt reyestrinə əlavə oluna bilər. Əgər təşkilatınızın adına sifarişli poçt göndərilibsə, o zaman onlar üçün ayrıca poçt reyestri tərtib ediləcək. Bir qayda olaraq, bu registrlərə yalnız başqa təşkilatlardan sizə göndərilən yazışmalar deyil, həm də sizin tərəfinizdən göndərilən, lakin hər hansı səbəbdən ünvanınıza qaytarılan yazışmalar daxildir. Qaytarmanın səbəbləri alıcının səhv göstərilən ünvanı, məktubun ünvan sahibinə çatdırılması barədə poçt bildirişlərinin çatdırılması və s.

Əgər siz sifarişli məktublar alırsınızsa, o zaman unutmayın ki, müxbirinizin sənədin təşkilatınıza çatdırıldığını yoxlamaq hüququ və imkanı var. Ona görə də sizə imza, çatdırılma tarixi və vaxtını qoymazdan əvvəl qəbul edilmiş zərfləri reyestrlə diqqətlə müqayisə etməyi tövsiyə edirəm. Bu cür işlərin gündəlik yerinə yetirilməsi lazım olduğundan, bu cür sənədlərin doldurulma müddətini azaldacaq xüsusi bir möhür edə bilərsiniz. Bəzən poçt reyestrindəki imzanızın möhürlənməsi tələb olunur. Sənədlərin göndərilməsi üçün xüsusi möhürünüz varsa, möhür axtarışında hər bir reyestrlə getməli olmayacaqsınız. Bir qayda olaraq, kuryerlər və poçt işçiləri üçün möhür çapı üzərində yazışmaları göndərən/qəbul edən təşkilatın adı kifayətdir.

Misal 4

Ekspedisiya möhürü və möhür nümunələri

Şou yığcamlaşdırın

Əgər məşğul olursan kuryer çatdırılması , onda siz də sənədin alınması üçün imza atmalı və bəzi hallarda (məsələn, sənəd xüsusi rabitə işçisi tərəfindən çatdırılıbsa) imzanızı möhürlə təsdiq etməli olacaqsınız.

Beləliklə, məktub qəbul edildi. Siz poçt reyestrlərini əlinizdə olan sənədlərlə müqayisə etmisiniz. Reyestrlə sənədlərin faktiki mövcudluğu arasında uyğunsuzluq aşkar edilərsə, bu barədə dərhal yazışmaları çatdıran təşkilata məlumat verilməli və müvafiq akt tərtib edilməlidir.

Diqqət! Siz reyestrləri yalnız orada göstərilən bütün sənədlərin təhlükəsiz və sağlam çatdırılmasına tam əmin olduqda imzalaya bilərsiniz.

Bütün zərflərin təşkilatınıza ünvanlandığını yoxlayın. Səhv göndərilmiş poçt göndərişləri dərhal poçt şöbəsinə və ya onları çatdıran kuryerə qaytarılır ki, bu da reyestrdə qeyd olunur. Misal üçün, « Sifarişli məktub 120320113516 səhvən çatdırılıb”.

Sənədlərin çatdırılması Elektron-poçt ilə həm idarələrarası elektron sənəd dövriyyəsi çərçivəsində, həm də müxtəlif təşkilatlar və bu prosesdə iştirak etməyən vətəndaşlar arasında həyata keçirilə bilər.

Elektron poçtla sənədlərin qəbulu həm də yazışmaların tamlığının və bütövlüyünün yoxlanılmasından başlayır. Hər şeydən əvvəl, alıcının adının düzgün olub olmadığını yoxlamaq lazımdır. Axı, yalnız zərflərdə səhvlər ola bilməz. Bunu tapsan e-poçt səhv ünvana çatdırıldıqda və ya mesajda kifayət qədər əlavə yoxdursa, bu barədə dərhal müxbirə məlumat verin.

Daxil olan məktubların ilkin çeşidlənməsi

Daxil olan yazışmaların işlənməsinin ikinci mərhələsi onun ilkin olaraq alıcılara, sonra isə qeydiyyatdan keçmiş və qeydiyyata alınmamış yazışmalara bölünməsidir.

Bildiyimiz kimi, sənədlərin qeydiyyatı təşkilatda qəbul edilmiş işgüzar iş formasından asılıdır. Mərkəzləşdirilmiş forma ilə təşkilata daxil olan bütün sənədlər bir struktur bölməsində qeydiyyata alınır. Mərkəzləşdirilməmiş ilə - hər bir bölmə müstəqil olaraq "öz" sənədlərini qeydiyyata alır. Ofis işinin qarışıq forması ilə bu mümkündür müxtəlif variantlar, məsələn, qeydiyyat yeri yalnız sənədin kimin adına alındığından deyil, həm də onun məzmunundan asılı ola bilər.

Beləliklə, zərflərin üzərindəki ünvan sahibinin adını diqqətlə oxuyun və məktubu yerləşdirin. üçün poçtun çeşidlənməsi xanalar, qovluqlar, poçt qutuları və s. olan xüsusi rəflərdən istifadə edə bilərsiniz. Əlbəttə ki, oxşar bir şey adi bir şeyə xasdır poçt qutuları. Bu, ən əlverişli çeşidləmə üsuludur: əmin ola bilərsiniz ki, ünvandan başqa heç kim onun məktubunu oxuyub götürməyəcək. Bu məqsədlə qovluqlardan istifadə edirsinizsə, sənədlərdə çaşqınlığın qarşısını almaq üçün onların ciddi şəkildə təyin olunmuş yerdə yerləşdirilməsinə əmin olun.

Poçt göndərildi, yalnız qeydiyyatı sizin struktur bölmənizdə aparılan sənədlər qaldı. İndi isə zərfləri açıb içindəkilərlə tanış olaq. Yeri gəlmişkən, "Şəxsən" yazısı olan zərflər, bir qayda olaraq, heç kim tərəfindən açılmır, lakin ünvan sahibinə ötürülür.

Hər bir təşkilatda olmalıdır qeydiyyata alınmayan sənədlərin siyahısı. Təbii ki, qeydiyyat tələb olunmur. tanıtım materialları, təbriklər və s. Bu siyahıya abunə nəşrlərini əlavə etmək istədim, lakin təcrübə göstərir ki, qeydiyyatdan keçməsə, onların qeydiyyatı hələ də lazımdır.

Eyni şəkildə mühasibat sənədləri - hesab-fakturalar, aktlar və s. qeydiyyata alınmır. Ancaq buna bənzər sənədlərlə artıq rastlaşmısınızsa, bilməlisiniz ki, qeydiyyata alınmayan hər şey itəcək. Və sənədlərin itirilməsi təşkilatınız üçün müxtəlif cəzalara səbəb ola bilər. Buna görə də, mühasibat sənədləri də qeydiyyata alına bilər, lakin onları ayrıca qrupa ayırmaq və müasir EDMS bizə imkan verdiyi kimi, onların işlənməsi üçün xüsusi marşrutları modelləşdirmək məqsədəuyğundur.

Ona görə də çox təəssüf edirəm ki, qeydiyyata alınmamış sənədlərin siyahısı son dərəcə qısadır.

Bundan əlavə, təcrübəmi rəhbər tutaraq məsləhət verəcəyəm qəbul edilmiş sənədlərin ümumi sayından seçin rəhbərliyə dərhal hesabat verilməli olanlar. Əvvəlcə onları qeydiyyatdan keçirəcəksiniz. Sonra sənədləri seçin, müddəti bəzi normativ hüquqi aktla müəyyən edilmiş və çox qısa, məsələn, 3 iş günüdür.

Bir qayda olaraq, təşkilatınızla bağlı hər hansı təlimat və ya tələbləri ehtiva edən yuxarı və ya nəzarətçi təşkilatlardan alınan sənədlər dərhal hesabata tabedir.

Həm də qeyd edirik ki, imza möhürü olan sənədlər, məsələn, "çipboard" ən çox ayrı-ayrı mühasibat registrlərində qeydə alınır.

Beləliklə, siz bütün daxil olan yazışmaları nəzərdən keçirdiniz, onun ilkin çeşidlənməsini həyata keçirdiniz. İndi biz onun qeydiyyatına başlamağa hazırıq.

Daxil olan məktubların qeydiyyatı

Daxil olan sənədlərin qeydiyyatı DOE xidmətinin işçilərinə, mərkəzləşdirilməmiş ofis işində isə katiblərə və ya kargüzarlara həvalə edilir. struktur bölmələri.

Qeydiyyat, sənədin təşkilat tərəfindən alınması faktını qeyd etmək üçün qeydiyyat materiallarına müəyyən sənəd metaməlumatlarının daxil edilməsini nəzərdə tutur ki, bu da gələcəkdə yalnız struktur bölmələr arasında sənədin hərəkətini və onun saxlanma yerini izləməyə imkan verəcək, həm də onun icrasının nəticəsidir.

Qeydiyyat həyata keçirilə bilər:

• kağız üzərində olduğu kimi (bu halda daxil olan sənədlərin qeydiyyatının standart reyestri aparılır və ya nəzarət və qeydiyyat kartları (bundan sonra - RK) verilir),
• və elektron formada:
  • EDMS istifadəçisi üçün bu, eyni Jurnalda və ya ayrıca qeydiyyat kartında qeydə alınmış sənədin metadatasının doldurulması kimi görünə bilər;
  • bir EDMS üçün hələ pul yoxdursa, onda bizə tanış olan Qeydiyyat jurnalı şəklində elektron cədvəl saxlayaraq geniş istifadə olunan MS Excel ofis proqramından istifadə edə bilərsiniz. Orada, o zaman sizi maraqlandıran məlumatları tez çeşidləmək, filtrləmək və tapmaq mümkün olacaq.

Əlbəttə ki, SED rahatdır. Birincisi, müxtəlif kataloqlardan (məsələn, müxbirlər kataloqu, poçt çatdırılması növlərinin kataloqu, bir təşkilatın işçilərinin kataloqu və s.) istifadə etməyə imkan verir. İkincisi, EDMS-in köməyi ilə sənədin həyat dövrünü izləmək, istənilən hesabat formalarını yaratmaq və ən əsası sənədlərlə kollektiv işi təşkil etmək asandır.

Daxil olan yazışmaları qeydiyyata alarkən, bir qayda olaraq, daxil olan məktubun işlənməsinin birinci mərhələsində qeydiyyat jurnalına və ya RK-ya uyğun gələn standart təfərrüatlar dəsti istifadə olunur:

• daxil olan sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• sənədin qeydiyyata alındığı (qəbul edildiyi) tarix;
• qəbul edilmiş sənədin tarixi və qeydiyyat nömrəsi;
• müxbir haqqında məlumat (təşkilatın adı - sənədin müəllifi; məktubu imzalayan şəxsin vəzifəsi və tam adı);
• xülasə hərflər;
• çatdırılma üsulu (məktub sifarişli poçtla çatdırılıbsa, qeydiyyat materiallarını və sifarişli poçtun nömrəsini daxil edə bilərsiniz, bu, bir zərfdə bir neçə sənəd gəldikdə rahatdır);
• alınan məktubun nüsxələrinin sayı;
• alınan nüsxənin nömrəsi;
• ünvan sahibi haqqında məlumat (adına məktubun daxil olduğu şəxsin tam adı və vəzifəsi, baxmayaraq ki, konkret vəzifəli şəxs göstərilmədən təşkilatın özünə də ünvanlana bilər);
• idarəetmə qərarının qəbul edilməsi, tanışlıq və ya icra üçün daxil olan sənədin kimə (tam adı və vəzifəsi) ötürülməsi.

Həmçinin, müasir EDMS-in köməyi ilə daxil olan məktubların qeydiyyatının əsas elementi onun elektron təsvirinin sənədinin RK-ya əlavə edilməsidir. Əgər sənəd təşkilat tərəfindən kağız üzərində qəbul edilibsə, o zaman skan edilir və nəticədə yaranan fayl AC-yə əlavə edilir. Sənəd elektron formada alınıbsa, onun faylı sadəcə qeydiyyat kartına əlavə olunur. Müasir EDMS-dən daxil olan sənədləri avtomatik qeydiyyatdan keçirməyə imkan verir E-poçt və ya açıq elektron sənədin özündən.

Təşkilatınız idarələrarası elektron sənəd dövriyyəsinin üzvüdürsə və ya siz və müxbiriniz eyni EDMS-dən istifadə edirsinizsə, qeydiyyat (yəni sisteminizdə RK sahələrinin ilkin doldurulması) avtomatik olaraq həyata keçirilə bilər.

Alınan məktubla bağlı bütün məlumatları qeydiyyat materiallarına daxil etdikdən sonra ona “Qeydiyyatdan keçmiş” statusunu verək. Bundan sonra, kağız üzərində alınan sənədlərə qeydiyyat möhürü vurmağı unutmayın. O, adətən sənədin birinci səhifəsinin aşağı sağ küncündə yerləşdirilir və aşağıdakı elementlərdən ibarətdir:

• təşkilatın adı;
• sənədin qeydiyyata alınma tarixləri (bəzən alınma vaxtı əlavə olunur);
• daxil olan qeydiyyat nömrəsi (müəllifi tərəfindən sənədə verilən nömrə ilə qarışdırılmamalıdır).

Misal 5

Şou yığcamlaşdırın

Misal 6

Şou yığcamlaşdırın

Qəbul edilmiş sənədin təfərrüatlarından (Nümunə 6-dan) və qeydiyyat materiallarından (Nümunə 5-dən jurnal) gördüyünüz kimi, biz nəinki yeni qəbul edilmiş sənəd haqqında metadata daxil etdik, həm də alınan məktubun cavab olduğunu bildirdik (bax sütuna). Jurnalın 6).

Təəssüf ki, yalnız elektron qeydiyyat formaları ən tam qeyd etməyə imkan verir zəruri məlumatlar sənəd haqqında.

Məsələn, EDMS bizə yalnız alınan məktubun cavab olduğunu göstərməyə deyil, həm də paketlər sistemindən istifadə edərək iki sənədin RC-ni bir kompleksdə birləşdirməyə imkan verəcəkdir.

İndi təsəvvür edin ki, cavab məktubu əvvəlcə vergi idarəsinə poçtla deyil, elektron mesaj şəklində göndərilib və artıq vergi EDMS-də qeydiyyata alınıb. Sistem özü yeni qeydiyyatdan keçmiş sənədi müəyyən parametrlər üzrə təhlil etdikdə və bu sənədin artıq qeydiyyatdan keçdiyini və hazırda yenidən qeydiyyata alındığını qeydiyyatçıya bildirdikdə elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlüklərini qiymətləndirəcəksiniz. Təsəvvür edin ki, qeydiyyat kitabını vərəqləmək və dublyajı müəyyən etmək sizə nə qədər vaxt aparacaq!

Həmçinin, EDMS bir müxbirdən alınan eyni tipli məktubların “n-ci” sayını qeydiyyata almağa kömək edəcək. Məsələn, bank aldı vergi ofisi Eyni zamanda trafik məlumatı üçün 15 sorğu Pul bank müştərilərinin hesablarında. Bir-birindən yalnız qeydiyyat nömrəsi və haqqında məlumat tələb olunan bank müştərisinin adı ilə fərqlənən 15 ədəd eyni hərf. EDMS təkrar məlumatları Qazaxıstan Respublikasının müvafiq sahələrinə köçürməklə artıq qeydiyyatdan keçmiş sənəd əsasında asanlıqla yeni sənəd yaradacaq. İstifadəçi yalnız şəxsi məlumatlarını daxil etməlidir.

Qapaq məktublarının qeydiyyatı. Bildiyiniz kimi, müşayiət məktublarının köməyi ilə mühüm sənədlər göndərilir və ya yönləndirilir (müqavilə sənədləri, sirkulyar məktublar və s.). Bununla əlaqədar olaraq, katiblər tez-tez özlərinə hansı sənədi qeydiyyatdan keçirməyi soruşurlar - əhatə məktubu Yoxsa onu müşayiət edən sənəd? Bu vəziyyətdə suala cavab verməlisiniz: gələcəkdə sənədləri axtarmaq üçün hansı parametrlərdən istifadə edəcəksiniz? Çox vaxt bu, "müşayiət olunan" sənədin məlumatlarına əsasən aparılmalıdır. Buna görə də, "müşayət olunan" sənədi əsas sənəd hesab etmək və formada əlavə məktubu əlavə etmək daha rahatdır. əlaqəli sənəd. Məsələn, daxil olan "CASE" EDMS sənədinin qeydiyyat kartında bu məqsədlə "müşayiət sənədi" adlanan xüsusi nişan nəzərdə tutulmuşdur.

Rəhbərin baxılması üçün sənədlərin təqdim edilməsi

Kağız daşıyıcıda qeydə alınmış daxilolma sənədlərinin əsli rəhbərə sonrakı hesabat üçün katibə verilir. Böyük şirkətlərdə sənədlər köməkçinin rəhbərinə təhvil verilməzdən əvvəl "qaçışçılar" adlanan xüsusi blanklarda tərtib olunan qərar layihələri hazırlanır. "Qaçışçı" yalnız başın təfərrüatlarını ehtiva edə bilər: onun vəzifəsi və soyadı, adı, atasının adı və ya standart bir formaya sahib ola bilər. “Qaçışçı”nın standart formasını hazırlayarkən qətnamənin məzmununa xüsusi diqqət yetirilməli, qətnamənin mətninin yazılması üçün yer təmin edilməli, həvalə olunacaq vəzifəli şəxsin adı göstərilməlidir. bu sənədin icrasına nəzarət, habelə məsul icraçı və birgə icraçıların adları. Sənədin nəzarətə götürülməsinə işarə qoymaq üçün yer və sənədin icrası üçün son tarix (onu günlərlə deyil, müəyyən bir tarix şəklində göstərmək daha yaxşıdır) təmin etmək də arzu edilir. Növbəti səhifədəki Misal 7-ə baxın.

Bu yaxınlarda təqdimatı ilə böyük təşkilatlar Kağız üzərində olan SED sənədləri rəhbərə verilmir, ona yalnız elektron surəti göndərilir. SED, qərar layihəsinin hazırlanması ilə problemi həll etməyə imkan verir, bu da menecer köməkçisi tərəfindən elektron formada hazırlanır və daha da inkişaf etdirilməsi və təsdiqlənməsi üçün menecerə göndərilir.

Ancaq sənədləşməyə qayıt.

An sənədlərin kargüzardan rəisin katibinə verilməsiçox vacibdir, çünki tez-tez baş ofisində sakitcə yatarkən "itkin sənədlərin axtarışı" elan etmək lazımdır. Buna görə də sənədlərin kargüzardan katibə və geriyə ötürülməsi faktı ən ciddi uçotu tələb edir.

Bunun üçün hələ də lazımdır menecerdən icraçıya sənədlərin hərəkəti üçün yalnız bir marşrut buraxın: başçı - katib - katib - ifaçı. Əks halda sənədləri bilavasitə icraçılara “əldən-ələ” ötürən müdir özü sənədlərin nəzarətsiz hərəkəti üçün zəmin yaradır ki, bu da nəinki vaxtında icra olunmamasına, hətta sənədlərin itməsinə səbəb olur.

Yalnız "kağız" ofis işləri aparırsınızsa, sənədlərin rəhbərə (və ya onun katibinə) təhvil verilməsi faktını düzəltmək üçün yeganə seçim köçürülmüş sənədlərin siyahısı (rəqəmlərin siyahısı) olacaqdır.

Əgər EDMS-də işləyirsinizsə, o zaman daxil olan yazışmaları qəbul edən katibə yalnız sistemdə qeydiyyatdan keçmiş sənədlərlə kağız üzərində ötürülən sənədlərin mövcudluğunu yoxlamalıdır. Elektron sənədin həyat dövrünün mərhələlərindən istifadə etmək də rahatdır. Xatırlayırsınız ki, qeydiyyatdan sonra sistemdə qeydiyyatdan keçmiş sənədlər üçün “Qeydiyyatdan keçmiş” mərhələsini təyin etdik. Katib sənədləri kağız üzərində qəbul edərək və sistemin məlumatları ilə yoxlayaraq onları təyin edə bilər yeni status: "Diqqət üçün."

Sənədi qəbul edən menecer bu barədə qəbul edilmiş idarəetmə qərarını qətnamə şəklində tərtib edir, bu sənədin özündə yazılır (Nümunə 8-də daxil olan məktubun fraqmentində kursivlə yazılmış mətnə ​​baxın) və ya ona əlavə edilmiş "slayder" (Nümunə 7). Başın qətnaməsini ehtiva edən "qaçış" sənədin ayrılmaz hissəsidir və onunla əlavə saxlanmalıdır.

Misal 7

Şou yığcamlaşdırın

Qətnamənin mətnində kimə, nəyi və nə vaxt ediləcəyi aydın göstərilməli, həmçinin onun verilmə tarixi və rəhbərin imzası olmalıdır. Yeri gəlmişkən, əgər "qaçışçı" blankında yekun qərarda fərqli olmalı olan məlumatlar varsa (məsələn, menecer köməkçinin artıq qərar layihəsinə daxil etdiyi Petrovanı deyil, İvanovu icraçı təyin etmək qərarına gəldi) "qaçışçı"), sonra "qaçışçı" nı yenidən çap etmək və ya əl ilə düzəlişlər etmək əvəzinə sənədin özündə bir qətnamə tərtib edə bilərsiniz.

Misal 8

Şou yığcamlaşdırın

Rəhbərin qərarı ilə kağız sənədlər katib tərəfindən daha sonra icra edilmək üçün məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin şöbəsinə verilir, bu barədə katibliyin mühasibat sənədlərində müvafiq qeyd aparılır və ya sənədlərin geri qaytarılması faktı dəyişdirilməklə qeyd edilir. aşağıdakı statusu verilən sənədin həyat dövrünün mərhələsi - "İcra üçün".

Sənədlərin icraya göndərilməsi

Daxil olan yazışmalarla işin bu mərhələsində DOW xidmətinin işçilərinin iki vəzifəsi var:

• ilk növbədə, qeydiyyat materiallarına rəhbərin qərarını (qərarın mətnini (yəni rəhbərin göstərişi), habelə sənədin icrası və icrası üçün göndəriləcək vəzifəli şəxslərin adlarını köçürün. nəzarət funksiyası);
• ikincisi, sənədləri icra və ya tanışlıq üçün struktur bölmələrə vermək.

Unutmayın ki, sənədin icrası üçün son tarix rəhbərin qərarında göstərilibsə və ya "Nəzarət üçün" / "Nəzarət" işarəsi qoyulubsa, DOW xidməti bu sənədin icrasına nəzarət etməlidir. Qeydiyyat jurnalında nəzarət nişanı “Qeydiyyat nömrəsi” sütununda (birinci olur və dərhal görünür) və ya “Qətnamə” qrafasında (9-cu nümunədə olduğu kimi) və ya “Qeydiyyat nömrəsi” qrafasında qeyd oluna bilər. bu.

Müasir EDMS, qeydiyyat materiallarına müəyyən parametrlər, məsələn, sənədin icrası üçün planlaşdırılan tarix daxil edildikdə sənədləri avtomatik rejimdə nəzarət altına almağa imkan verir. Bundan əlavə, bu vəziyyətdə, "Nəzarət altında" mərhələsini təyin edərək, sənədin həyat dövrünün mərhələlərindən istifadə edə bilərsiniz.

Kağız daşıyıcıları ilə işləyərkən kargüzarlıq işçiləri sənədləri hansısa şəkildə ifaçılara ötürməlidirlər. Məsələn, kargüzarlıq işçiləri onları struktur bölmələrin eyni qovluqlarına, hücrələrinə və ya poçt qutularına qoyur və bu bölmələrin işçilərinin sənədlər üçün gəlməsini gözləyirlər. Bəzi təşkilatlarda müəyyən edilmiş qrafikə uyğun olaraq sənədləri çatdıran şöbələr arasında sənədlərin çatdırılması üçün daxili kuryerlərdən istifadə olunur.

Və EDMS-də işləyərkən ifaçılara poçt göndərilir elektron sənədlər rəhbərin qərarının icrasından dərhal sonra avtomatik olaraq həyata keçirilir. Və sənəd sehrli "OK" düyməsini basdıqdan sonra bir neçə saniyə ərzində ifaçıya çatır.

İndi biz gələn məktubun nümunəsini nümayiş etdirəcəyik və emalın hansı mərhələlərində onun üzərində hansı işarələrin göründüyünü və eyni zamanda Qeydiyyat jurnalına hansı məlumatların daxil edildiyini göstərəcəyik.

Misal 8

Daxil olan sənədin işlənməsi mərhələlərinin özündə və Qeydiyyat jurnalında əks olunması

Şou yığcamlaşdırın

Sənədlərin icrası

Sənədlərin (daxil olan məktublar və onlar haqqında göstərişlər) icrası üçün məsuliyyət aşağıdakılara uyğun olaraq icraçılar tərəfindən təyin edilmiş təşkilatın işçilərinin üzərinə düşür:

• başın həlli;
• rəsmi vəzifələr;
• təsdiq edilmiş iş prosesi.

Klassik ofis işinin qaydalarını rəhbər tutmaqla ifaçının sənədlə işinin gedişi və onun nəticəsi qeydiyyat materiallarında (məsələn, “İcranın gedişi” və “İcra haqqında hesabat” sütunlarında/sahələrində) əks etdirilir. Sənədin özündə, bir qayda olaraq, icra prosesinin təfərrüatları göstərilmədən yalnız sənədin icrasına dair bir işarə qoyulur (müvafiq qeyd sənədin aşağı kənarında aparılır)

Bu mərhələdə kargüzarın vəzifəsi yalnız icraçılardan irəliləyiş hesabatlarını qəbul etmək və zəruri hallarda onları qeydiyyat formalarına köçürməkdir. Sənədin icrasının gedişi haqqında qeydlərin aparılması üçün məsul icraçının görülmüş işlər haqqında yazılı və ya şifahi hesabatı əsasdır.

"İcranın gedişi" sütununda sənədlə işin əsas mərhələləri və ya sənədin icrası üçün son müddətin uzadılması (təxirə salınması) üçün əsas olmuş səbəblər göstərilir. Misal üçün, “2011-ci il avqustun 25-də tərəfdaşla görüş keçirilib, ilkin razılıq əldə olunub, əməkdaşlıq sazişinin hazırlanması üçün sənədlər göndərilib” və ya “Ehtiyacdan dolayı əlavə yoxlama və 11.08.2011-ci il tarixində ödəniş sənədlərinin surətləri tələb olundu, icra tarixini 20.08.2011-ci ilə təxirə salmağınızı xahiş edirəm ".

"İcra nişanı" sütununda sənədin bütövlükdə icrası haqqında məlumat daxil edilir: “15.08.2011 “Alatyr” ASC-də stolüstü yoxlama aparılıb. Audit hesabatı 18.08.2011-ci il tarixdə rəhbərliyə təqdim edilmişdir”.. Sənədin icrası cavab məktubu ilə həyata keçirilirsə, cavab sənədinin tarixi və nömrəsi göstərilir, məsələn, "Məs. 25.08.2011-ci il tarixli, 1561/12 nömrəli".

Bir EDMS-də işləyirsinizsə, sözdə "boş" hesabatlara xüsusi diqqət yetirilməlidir: icra üçün sənədləri almış işçilər sənədin icrası barədə hesabat verdiklərini düşünmədən sadəcə "Tamamlandı" qeyd etdikdə, oxuyarkən. Yalnız orada qaldırılan bütün məsələlərin həll edildiyi sənəd icra edilmiş sayılır. Məsul icraçının “Tamamlandı” və ya “Tamamlandı” kimi mətnli, kargüzar tərəfindən icrası barədə konkret məlumat göstərilmədən “boş” hesabatı qəbul olunmamalı, əmr baxılmağa göndərilməlidir.

Sənədi icra etdikdən sonra ifaçı ona icra işarəsi qoymağa borcludur (sənədin aşağı sahəsində). Əgər hər hansı bir hərəkət yerinə yetirilirsə, o zaman ifaçı icra hesabatında bu hərəkəti təsvir edir, hərəkətin tarixini, şəxsi imzasını və icra nişanının qeydiyyata alınma tarixini qoyur. Misal 9-a baxın. Sənədləşmə işləri belə aparılır. EDMS-də işləyərkən bu cür məlumatlar dərhal sistemə daxil edilə bilər və ya yenidən icraçı tərəfindən kağız sənəddə öz imzası ilə rəsmiləşdirilə bilər və sonra onlar da özü və ya məmur tərəfindən EDMS-ə ötürülür. Bu zaman sənəd öz həyat dövrünün növbəti mərhələsinə - “Performans Hesabatı”na keçir.

İcra nəzarətinin təşkili

Sənədlərin icrasına nəzarət mahiyyətcə tamamilə nəzarətçi tərəfindən təyin edilmiş işçinin çiyninə düşür. DOW xidmətinin işçiləri yalnız nəzarətin "texniki" tərəfini saxlamaq üçün məsuliyyət daşıyırlar: sənədin "tamamlanmış / yerinə yetirilməmiş" icrası faktının yoxlanılması, habelə son tarixlərə uyğunluğu.

Təəssüf ki, mövzuların qeydiyyatının jurnal forması əlverişsizdir ki, bu da sənədlərin icrasına operativ nəzarət etməyə imkan vermir. İdarəetmə funksiyasının avtomatik rejimdə saxlanması EDMS-in üstünlüklərindən biridir ki, bu da müxtəlif bölmələrdə nəzarətdə olan sənədlər haqqında məlumat əldə etməyə imkan verir: həm ayrı-ayrı işçilər, həm də müəyyən bir bölmə tərəfindən icra olunan sənədləri görmək. bütünlüklə; müəyyən tarixdə müddəti bitən sənədlər və s.

Əlbəttə ki, cari nəzarəti həyata keçirmək, son tarixlərə diqqət yetirmək, sənədləri müvafiq olaraq çeşidləmək ən əlverişlidir. Müəyyən edilmiş son tarixdən bir neçə gün əvvəl həyata keçirilən aralıq nəzarəti unutma. Bu gün aralıq nəzarət üçün avtomatik olaraq ifaçılara göndərilən “xatırlatmalar” sistemindən istifadə olunur.

Bir sənəd bir neçə sənəd qəbul edə bilər idarəetmə qərarları, bir neçə təlimat şəklində veriləcək. Və onların fərqli son tarixləri ola bilər! Və hər bir əmr nəzarət altına alınmalıdır ki, bu da gələcəkdə təkcə bütövlükdə sənədin deyil, həm də hər bir əmrin ayrıca icrasına nəzarətə səbəb olacaqdır.

Buna görə də bu gün “sərəncam” və “qətnamə”, adi “qətnamə” və “nəzarət qərarı”, adi “sərəncam” və “nəzarət əmri” və ya “nəzarət sənədi” anlayışları fərqləndirilir. Bir sənəddə eyni vaxtda bir neçə müntəzəm və nəzarət əmri ola bilər. Bu halda, məsələn, yuxarı rəhbərin qərarında vahid nəzarət əmri yoxdursa, sənədin özü bütövlükdə nəzarət sayılmayacaq.

Əgər sizdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemi yoxdursa, o zaman Qeydiyyat jurnalını kağız şəklində deyil, heç olmasa MS Excel və ya MS Access proqramlarında elektron cədvəldə saxlamağınızı tövsiyə edirik. Bir sənəd altında verilmiş bir neçə təlimata nəzarət etmək lazımdırsa, onları cədvələ ayrı-ayrı sətirlərdə daxil edə bilərsiniz:

• birincisində bütün sütunları doldurursan,
• və bütün sonrakılarda yalnız sənədin daxil olan nömrəsini və alınma tarixini (onun eyniləşdirilməsi üçün) təkrarlayın, həmçinin verilmiş əmr və onun icrası haqqında fərdi məlumatları ehtiva edən sütunları doldurun.

DOW xidməti tərəfindən nəzarət funksiyalarının həyata keçirilməsi, həm daxil olan, həm də gedən sənədlərin işləndiyi üçün göstərişlərin yerinə yetirilməsi haqqında məlumat vaxtında daxil edilərsə, daha az yük olacaq. Məsələn, hansısa daxil olan sənədə cavab məktubu olan gedən sənədi qeydiyyata alırsınızsa, o zaman tənbəllik etməyin və gələn məktubun qeydiyyat materiallarına məlumat daxil edin və mümkünsə onu nəzarətdən çıxarın.

Sənəd nəzarətdən yalnız nəzarətçi tərəfindən çıxarılır. Podratçı sənədin icrası haqqında məlumat verərək, yalnız onun nəzarətdən çıxarılmasını xahiş edir (9-cu nümunədən daxil olan məktubda 3 nömrəli işarəyə baxın). Həmçinin, digər işçilər vəziyyətin dəyişməsini “görərək” bunu “xahiş edə” bilərlər.

Qeydiyyat materiallarında sənəd nəzarətdən çıxarıldıqdan sonra nəzarət nişanı “nəzarətdən çıxarıldı” işarəsi ilə əvəz olunur: elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərində nişan parlaq (çox vaxt qırmızı) rəngini itirir, qeydiyyat jurnalında isə parlaq hərf sadəcə üstündən xətt çəkə bilər. Sənədə vurulmuş nəzarət nişanı dəyişdirilmir (9-cu nümunəmizdə bu, “Nəzarət” möhürüdür, üstündən xətt çəkilməyib).

Bu anda sənəd üçün yeni bir status təyin edilə bilər - “Tamamlandı. Nəzarətdən çıxarılıb.

İşlərdə sənədlərin formalaşdırılması

Ofis işində icra edilən mədaxil məktubları aşağıdakı əlamətlərə görə işlərə formalaşdırılır:

• sənədlərin məzmununa (mövzusuna) görə (məsələn, bir halda hesabatların göndərilməsi/qəbul edilməsi haqqında yazışmalar formalaşır);
• coğrafi əsasda (bir bölgədən alınan / göndərilən sənədlər bir halda formalaşır);
• müxbir əsasda (bir müxbirlə yazışma bir halda formalaşır) və s.

"Gələn" və "Gedən" adları ilə işlərin formalaşdırılmasına yalnız bu müxtəlif hallarda formalaşan sənədlər arasında sıx əlaqə qurulduğu halda icazə verilir. Məsələn, daxil olan sənəddə cavab sənədinin nömrəsi və tarixi, habelə onun verildiyi işin nömrəsi göstərilməlidir. Qeydiyyat materiallarında tam olaraq eyni məlumatlar olmalıdır. Əks halda, uzun müddət ya sorğu məktubu, ya da ona cavab axtarmalı olacaqsınız.

Sənədin icradan sonra veriləcəyi nomenklaturaya uyğun iş nömrəsi onun qeydiyyat nömrəsinin bir hissəsi ola bilər. Bu, həm sənədin müəllifinin təyin etdiyi nömrəyə, həm də məktubu alan şəxs tərəfindən təyin edilmiş daxil olan nömrəyə eyni dərəcədə aiddir.

Katib sənədə müvafiq qeyd edir: “01-15-ci işdə” və eyni məlumat qeydiyyat materiallarına köçürülür (9-cu Nümunədə Jurnalın 15-ci qrafasının sonuncu sütununa və № 4 altındakı işarəyə bax). gələn məktub).

Daxil olan yazışmalarla işləyərkən tez-tez müxtəlif növ analitik hesabatlar tərtib edilir:

• sənədlərin icrasına nəzarət haqqında hesabat (həm kəmiyyət, həm də keyfiyyət göstəriciləri verilir);
• ümumilikdə və struktur bölmələr üzrə daxil olmuş sənədlərin sayı barədə hesabatlar;
• daxil olan sənədlərin mövzuları və ya yazışmaların aparıldığı bölgələr üzrə hesabatlar və s.

Ona görə də bu gün kağız üzərində sənədlərlə işləməyin köhnəlmiş formaları arxa plana keçərək öz yerini elektron sənəd dövriyyəsinə verir. Qeydiyyatın jurnal forması yalnız xüsusi məxfi qurumlarda yaşamaq üçün qalır və biznes proseslərində onun yerini inamla elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri və “bütün peşələrin ceki” MS Excel tutur.