Müasir kədər. Elektron sənədlərin mübadiləsi haqqında nə bilmək lazımdır. Sənədlərin işlənməsi prosesləri

Bu gün sənədlərin əksəriyyəti ilkin olaraq yaradılmışdır elektron formatda. Təşkilata kağız üzərində daxil olanlar çox vaxt rəqəmsallaşdırılır. Ona görə də sənəd idarəçiliyindən danışarkən təkcə kağız sənədləri deyil, həm də hərəkətin rəsmiləşdirilməsini nəzərə almalıyıq. elektron versiyaları, yəni EDO.

Mövcüd olmaq fərqli növlər, təşkili yolları elektron sənəd idarəetməsi– daxili poçt və ya digər rabitə sistemlərindən istifadə edərək serverdə paylaşılan fayl yaddaşının yaradılması. Ancaq həll edilməli olan vəzifələrin müəyyən bir səviyyəsinə və şirkətin fəaliyyət miqyasına qədər işləyir. Daha da irəli gedərək, kağız sənədlər və elektron sənədlərlə işi asanlaşdıracaq bir sxem tətbiq etməliyik. Bu, müxtəlif növ EDI yaratmağa imkan verir.

Elektron sənəd dövriyyəsinin məqsədi səmərəlilikdir!

EDMS-in tətbiqinin modaya hörmət ola biləcəyi vaxtlar geridə qaldı. İndi EDI-yə keçən təşkilatlar ilk növbədə səmərəliliyi düşünürlər. Onun artırılması iki yolla mümkündür - nəticənin artması, xərclərin azalması ilə. Müasir EDMS bu üsulların hər ikisi istifadə olunur.

Beləliklə, xərcləri azaltmaq üçün:

• Azaldılmış kağız xərcləri (çap, surət çıxarma, poçt göndərişi və s.).
• İşçilərin iş vaxtının qeyri-məhsuldar xərclərinin azaldılması. Qərbin fikrincə konsaltinq şirkətləri, sənədlər üzrə adi, məhsuldar olmayan əməliyyatların yerinə yetirilməsi üçün vaxtın payı ümumi iş vaxtının 20-30%-ni (və praktikada isə 60-70%-ə qədər) təşkil edə bilər. Bu cür xərclərin azaldılması EDMS-in həyata keçirilməsinin ən mühüm məqsədlərindən biridir.

EDMS-in tətbiqinin effektivliyinə aşağıdakılar təsir edir:

• İnformasiya axınının sürətləndirilməsi (daha səmərəli İnformasiya dəstəyi idarəetmə - daha yüksək qərar qəbuletmə sürəti).
• Korporativ mədəniyyətin dəyişdirilməsi (işçi heyətinin informasiya texnologiyalarına hazırlığının artırılması, innovasiyaların daha yaxşı qavranılmasına töhfə vermək).

Əsas məqsədlər

EDI-ni həyata keçirən təşkilatlar ən çox aşağıdakı vəzifələri həll etməyi planlaşdırırlar:

• icraata nəzarətin avtomatlaşdırılması yolu ilə idarəetmənin səmərəliliyinin artırılması, şöbələrin, ayrı-ayrı işçilərin fəaliyyətində şəffaflığın artırılması;
• biznes proseslərinin eyni vaxtda optimallaşdırılması ilə avtomatlaşdırılması;
• korporativ məlumatların, biliklərin toplanması, idarə edilməsi və əldə edilməsinin təşkili üçün dəstəyin təmin edilməsi;
• bütövlükdə şirkətin, onun ayrı-ayrı bölmələrinin, işçi qruplarının, qərarların qəbulunu dəstəkləmək üçün bu məlumatlardan istifadə edən işçilərin fəaliyyətinin qeydə alınması və s.;
• kağız sənədlərin dövriyyəsinin azaldılması (xərcləri azaltmaq üçün);
• operativ elektron arxivin yaradılması yolu ilə cari fəaliyyətdə istifadə olunan sənədlərin saxlanması xərclərinin sadələşdirilməsi, azaldılması.

EDMS seçiminə təsir edən amillər

EDMS seçən hər hansı bir təşkilat müəyyən meyarları rəhbər tutur. Seçim təşkilatın özünü və iş axınını xarakterizə edən amillərdən təsirlənir. Onlar xüsusiyyətlərə aiddir təşkilati strukturu, biznes prosesləri, sənəd dövriyyəsi üçün mövcud tələblər, məzmun növləri, sistemin zəruri funksionallığı, həyata keçirmə üsulları, dəstək, inkişaf, inteqrasiya və s. Daha çox
Ümumi təsnifat

İstənilən təsnifat şərtlidir. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin növləri funksionallıq və həll edilməli olan vəzifələr, müəssisələrin miqyası, arxitekturasına görə və s.

Funksionallıq və həll edilməli olan vəzifələrə görə aşağıdakılar fərqlənir:

• Biznes sistemləri. Sərt şəkildə rəsmiləşdirilmiş iş axını qaydaları və şaquli idarəetməsi olan təşkilatlar üçün nəzərdə tutulmuşdur.
• Elektron arxivlər. Onlar sənədlərin hərəkətini dəstəkləmək üçün nəzərdə tutulmayıb, əsas məqsəd lazımi məlumatların saxlanmasını və axtarışını təşkil etməkdir.
• İş axını sistemləri. Onların mərkəzində avtomatlaşdırdıqları biznes prosesləri, sənədlər və iş axını isə iş axınının həyata keçirilməsi vasitəsidir.
• ECM sistemləri. Bu, bir anda bir neçə funksiyanı həyata keçirən korporativ məzmun idarəetmə kompleksidir - idarəetmə: sənədlər; sənədlərin şəkilləri (Sənəd Görüntüsü); qeydlər; iş axını (İş axını); veb məzmunu (WCM); multimedia məzmunu (DAM); bilik (Knowledge Management); kollektiv qarşılıqlı əlaqə (Əməkdaşlıq).

Bazardakı EDMS-lərin əksəriyyəti eyni anda bir neçə növ EDMS elementlərini ehtiva edir.

"Doğru" EDMS-i necə seçmək olar?

Beləliklə, sənəd idarəetmə sisteminin seçimi çox şeydən asılı olan mürəkkəb bir prosesdir. Əgər bu kommersiya şirkəti, həlledici çəki həyata keçirilməsindən mümkün iqtisadi təsirə malikdir. Əgər bu ictimai qurumdursa, təşkilatın həll etdiyi bütün vəzifələri və bu vəzifələrin fəaliyyət xüsusiyyətləri ilə bağlı xüsusiyyətlərini dəstəkləməyə diqqət yetirilir. Şirkətimizin mütəxəssisləri seçiminizdə sizə kömək etmək üçün hər zaman bütün amilləri nəzərə almağa hazırdırlar.“ARXİV BİZNESİ” idarənin kağız və elektron arxivlərinin aparılmasının avtomatlaşdırılması üçün ixtisaslaşmış sistemdir.

EOS işçiləri tapşırıqlarınız üçün EDMS seçimində sizə kömək edəcəklər

Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas anlayışları

Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas prinsipləri

• Sənədin birdəfəlik qeydiyyatı, bu sistemin istənilən quraşdırılmasında sənədi unikal şəkildə müəyyən etməyə imkan verir.
• Sənədlərin hərəkət vaxtını azaltmağa və onların icrasının səmərəliliyini artırmağa imkan verən əməliyyatların paralel icrası imkanı
• Sənədin (prosesin) ömrünün hər anında sənədin (tapşının) icrasına cavabdeh olan şəxsi müəyyən etməyə imkan verən sənəd hərəkətinin davamlılığı.
• Sənədlərin təkrarlanması imkanlarını istisna etməyə imkan verən vahid (və ya əlaqələndirilmiş paylanmış) sənədli məlumat bazası.
• Səmərəli şəkildə təşkil edilmiş sənəd axtarış sistemi, onun haqqında minimal məlumatı olan sənədi tapmağa imkan verir.
• Sənədlərin müxtəlif statusları və atributları üçün iş prosesləri vasitəsilə sənədlərin hərəkətinə nəzarət etməyə və qəbul etməyə imkan verən təkmil hesabat sistemi. idarəetmə qərarları hesabat məlumatlarına əsaslanır.

Rusiya elektron sənəd idarəetmə sistemləri

Mülkiyyət EDMS

SED büdcədən ödənilir

• Büdcə prosesində iştirak edən təşkilatlar üçün EDMS Federal Xəzinədarlıq tərəfindən təmin edilir

Ödənişli EDMS

həmçinin bax

• ECM (biznes) - Müəssisə informasiya resurslarının idarə edilməsi sistemləri

Linklər

• Sadəcə elektron sənəd idarəetməsi, biznes prosesləri və qarşılıqlı əlaqə haqqında. Bloqlar. Müzakirələr.
• Müəssisə idarəetməsinin avtomatlaşdırılması sistemlərinin meyarlara uyğun seçilməsi

Wikimedia Fondu. 2010.

Digər lüğətlərdə "SED" nə olduğuna baxın:

SED- SEDO elektron sənəd idarəetmə sistemi texnologiyası. SED fin birləşdirilmiş iqtisadi şöbəsi. EDMS "Elektron Demokratiya" sistemi http://e democratia.ru/ …

SED UD- elektron sənəd dövriyyəsi və qarşılıqlı əlaqə idarəetmə texnologiyası sistemi. Mənbə: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum-dan istifadə nümunəsi ... İxtisarlar və abbreviaturalar lüğəti

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi, funksiyalarının yerinə yetirilməsini təmin etmək üçün təşkilatın işinin idarə edilməsi prosesini müşayiət edən avtomatlaşdırılmış çoxistifadəçili sistemdir. Biznes terminləri lüğəti. Akademik.ru. 2001... Biznes terminlərinin lüğəti

EDMS UR- Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi dövlət qurumları Udmurt Respublikası dövlət., Udmurtiya Mənbə: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … İxtisarlar və abbreviaturalar lüğəti

EDMS PD- ilkin uçot sənədlərinin elektron sənəd dövriyyəsi sistemi fin. Mənbə: http://mskit.ru/news/n57353/ … İxtisarlar və abbreviaturalar lüğəti

SEDO Kansleri Tipi İş axınının avtomatlaşdırılması sistemi, SEDO Developer ABB, Minsk Veb saytı www.kancler.by www.iba.by Bu terminin başqa mənaları da var, bax Kansler. Kansler ... Vikipediya

SEDO- EDMS SEDO elektron sənəd idarəetmə sistemi texnologiyası ... İxtisarlar və abbreviaturalar lüğəti

- - Ukraynanın "Bankomsvyaz" şirkətinin mütəxəssisləri tərəfindən hazırlanmış elektron sənəd dövriyyəsi sistemi, sənədlərin işlənməsi və onların icrasına nəzarət üçün iş proseslərinin idarə edilməsi üçün tam sistem qurmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. AO ...... Vikipediya

EDMS növü, Korporativ İnformasiya Sistemi Developer OAO Sənaye İnformasiya Sistemləri Yazılı ... Wikipedia

LanDocs korporativ məzmun idarəetmə sistemləri və elektron sənəd idarəetməsi (ECM / EDMS) yaratmaq üçün proqram platformasıdır. LANIT şirkətinin öz inkişafı. LanDocs Type ECM, Sənəd İdarəetmə Sistemi, EDMS Developer ... ... Vikipediya

Kitablar

• Ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin müasir texnologiyaları No 9 (45) 2014, Mövcud deyil. " Müasir texnologiyalar ofis işi və sənəd dövriyyəsi” – idarə şöbələrinin rəhbərləri üçün jurnal. Elektron texnologiyanı effektiv şəkildə tətbiq etməyi və optimallaşdırmağı öyrənəcəksiniz ...

Avtomatlaşdırma əladır. İşgüzar sənədlərin qalaqlandığı qalın qovluqların vaxtı bitdi və elektron sənədlər bir neçə kliklə, hətta öz-özünə yaradılır, icra edilir və arxivləşdirilir. Xeyr, yox? Beləliklə, elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə ciddi məşğul olmağın vaxtıdır. Yaxşı birini seçin proqram təminatı və hər şey yaxşı olacaq. Şübhəsiz ki, indikindən daha yaxşıdır.

SED nədir?

EDMS və ya elektron sənəd idarəetmə sistemi elektron strukturlaşdırılmamış sənədlərlə işi təşkil etmək üçün lazım olan kompüter proqram sistemidir. EDMS-nin ikinci (lakin daha az vacib) vəzifəsi sənədlərin ötürülməsi, fərdi tapşırıqların verilməsi və digər oxşar hərəkətlər yolu ilə işçilər arasında qarşılıqlı əlaqəni təşkil etməkdir. Bir sözlə, bu sistem istənilən mənalı aktları elektron formada yaratmağa, dəyişdirməyə, axtarmağa, təyin etməyə və ötürməyə imkan verir.

EDMS anlayışı ilə sıx əlaqəli olan başqa bir anlayışdır - "ECM-sistemi". ECM sistemi məlumatı toplamaq, toplamaq və saxlamaq, idarə etmək və təşkilat daxilində bütün alıcılara çatdırmaq üçün istifadə olunan texnologiyalar, alətlər və metodlar toplusudur. Bu iki tərifi qarışdırmaq olmaz. ECM daha qlobal sistemdir. ECM səviyyəsinə qədər təkamül etmək üçün EDMS funksionallığını genişləndirməlidir (yəni skan alətlərini ehtiva etməli, sənədlərin saxlanma qaydalarını dəstəkləməli, onların təhlükəsizliyinə zəmanət verməlidir və s.).

Bir sözlə, elektron sənəd dövriyyəsi şirkətin dövriyyə sistemidir.

EDMS liderə nə verir?

EDS şirkətin fəaliyyətini xeyli asanlaşdırır.

1. Əksər biznes proseslərinin şəffaflığını təmin edir. Menecer iş prosesinin hər bir mərhələsini aydın görür və ona daha effektiv nəzarət edə bilər.
2. Performans intizamı əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdırılır. Tipik olaraq, verilən və paylanmış vəzifələrin 20% -dən çoxu onlara cavabdeh olan işçilər tərəfindən yerinə yetirilmir. SED də bu faizi sıfıra endirməyə imkan verir (ideal olaraq, əlbəttə).
3. Sənədlərlə bütün rutin əməliyyatlara sərf olunan vaxt azalır. Axtarış, koordinasiya, müəyyən aktların yaradılması - bütün bunları bir neçə saniyə ərzində etmək olar. Nəticədə bütün digər proseslər sürətlənir. Xatırladığımız kimi, vaxt puldur.
4. Məlumatın məxfiliyi təmin edilir. Hər bir işçinin öz giriş məhdudiyyətləri var, hər bir sənədlə yalnız öz vəzifələrinə və ixtisaslarına uyğun olaraq bunu etməli olan insanlar işləyir. Bundan əlavə, bütün hərəkətlər qeyd olunur (yalnız imzalamaq və ya dəyişdirmək deyil, həm də oxumaq).
5. Tələblər yerinə yetirilir beynəlxalq standartlar ISO 9000. Bu standartların əsas tələblərindən biri sənəd axınının şəffaflığı və məlumatlara təsirdir.
6. Yeniliklərin tətbiqi asan və ağrısızdır. Yeni iş qaydaları demək olar ki, dərhal bütün işçilərin diqqətinə çatdırılır və yeni gələnlər üçün təlim vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldılır. Hər kəs tez tapa bildiyi zaman zəruri göstəriş, demək olar ki, "dayanma" anları yoxdur.
7. İnkişaf edir korporativ mədəniyyət. İşçilərin qarşılıqlı əlaqəsi optimallaşdırılır, üfüqi əlaqələr qurulur, məsuliyyətlər aydın şəkildə müəyyən edilir - belə şəraitdə komanda effektiv, səhvsiz mexanizmə lehimlənir. Və bu, belə bir xırda şey deyil.

Bütün avtomatlaşdırma sistemlərinin əsas vəzifəsi bir insanı bir sistemlə əvəz etməkdir. SED istisna deyil. Adətən şirkətdə hər şeyin üzərində dayandığı bir neçə "qızıl" işçi olur. Onlar hər şeyi bilirlər, hər şeyi necə edəcəyini bilirlər və işdən çıxan kimi miniatürdə çökmə baş verir. Bunun xeyri azdır. Avtomatlaşdırma isə məsuliyyət yükünü hamı arasında bərabər bölüşdürür və sizə onlayn rejimdə baş verənlərə nəzarət etməyə imkan verir. Nəticədə müştəri xidmətinin sürəti və keyfiyyəti yüksəlir. Qlobal nəticə olaraq, artır rəqabət üstünlüklərişirkətlər.

Hansı hallarda EDMS kömək etməyəcək?

Sehrli həblərin olmadığını başa düşürük. SED panacea deyil, sadəcə öz məqsədi olan rahat bir vasitədir. Bir qozu çəkiclə sıxa bilməzsiniz və EDS bəzi vacib işlərdə sizə kömək etməyəcək.

Məsələ ondadır ki, bu elektron sistem strukturlaşdırılmamış məlumatlarla işləmək üçün "kəskinləşdirilmiş". Buna görə də, SED köməyi ilə məşğul olun kadr uçotunun idarə edilməsi və ya vergi/mühasibat mənasızdır. Məsələn, kadrlarla işləyərkən kadrlar tərəfindən strukturlaşdırılmış seçimlər olmadan (ixtisaslar, işə qəbul və işdən çıxarılma tarixləri, təhsil, ixtisaslar üzrə) edə bilməzsiniz. Belə nümunələr verilənlər bazasında saxlanılmalıdır, lakin xaotik "bulud" şəklində deyil. Eyni şey maliyyə aktlarına da aiddir: yol sənədləri, qaimə-fakturalar və digər sənədlər aydın şəkildə strukturlaşdırılmalıdır. Və bunun üçün xüsusi uçot sistemləri (yəni daha dar və daha spesifik alətlər) tələb olunur. Biznes proseslərini təhlil edərkən və modelləşdirərkən, EDMS-ə daha çox etibar etməməlisiniz.

EDMS növləri

Bir neçə təsnifat var - ümumi və xüsusi funksionallığa, məzmunun idarə edilməsi texnologiyasına, komponentlərə görə ... Lakin bütün bu nəzəriyyə yalnız tərtibatçılar üçün vacibdir. Texniki siyahıları deyil, praktik həllər istəyirsiniz? Bu vəziyyətdə, ən çox yanan şeyə - həyata keçirilən funksiyaların sayına diqqət yetirək. Bu parametrə görə, EDMS arasında aşağıdakı növlər fərqlənir:

• biznes sistemləri;
• elektron arxivlər;
• iş axını sistemləri;
• kompleks və ya ECM sistemləri.

Hər növbəti səviyyə əvvəlkindən daha böyük və dikdir.

Necə seçmək olar?

Tərtibatçıların əsas çatışmazlığı avtomatik sistemlər sənəd axını - ətalət. Çox vaxt təsvirlərdən çox az şey başa düşülə bilər, tanıtım materialları azdır, başa düşmək çətindir ... Siz səbirli olmalı və altı addımlı alqoritmdən istifadə edərək bir neçə EDMS yoxlamalı olacaqsınız.

Daha konkret desək?

Bazarda hansı EDMS-nin daha yaxşı olduğunu və nə üçün olduğunu söyləmək mümkün deyil. Bu hələ də proqramdır və tərtibatçılar mütəmadi olaraq ona dəyişikliklər və əlavələr edirlər. Bu gün səmərəsiz olan sistem, uğursuzluğa düçar olmuş rəqiblərlə müqayisədə sabah çox yaxşı görünəcək (və əksinə). Universal həllər yoxdur və siz hələ də sadalanan altı parametrin hər biri üçün sistemləri sınaqdan keçirməlisiniz.

Ən böyük və ən məşhur SED-lərə aşağıdakılar daxildir:

• Verdoks;
• Optima İş Akışı;
• docsVision;
• TEZİS;
• MOTIVE;
• 1C-Sənədlərin idarə edilməsi;
• birbaşa;
• CASE;
• WSS Sənədləri;
• E1 Fərat;
• BOSS-Referent;
• DocLogix.

Bu yazı zamanı onlardan son 5-i açıq şəkildə yarımçıq görünür - zəif funksionallıq, həddindən artıq mürəkkəb və qarışıq idarəetmə. Qalanlar arasında lider seçmək mümkün olmayacaq. Hər bir elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin müsbət və mənfi cəhətləri var.

Bəli, et müqayisəli təhlilçox vaxt aparacaq və bu, darıxdırıcı bir işdir. Ancaq yenə də vaxtınızı ayırın. Unutmayın ki, sizin hər kəsə uyğun bir həllə ehtiyacınız yoxdur və daha çox funksiya daha yaxşı demək deyil. Şirkətinizin fəaliyyəti ilə bağlı problemlərin həlli üçün ideal bir sistem axtarın. Lazım gələrsə, özünüzü inkişaf etdirici saytlarını öyrənməklə məhdudlaşdırmayın. Göstərilən nömrələrə zəng edin, dəstək xidmətinə mesaj göndərin və Skype vasitəsilə və ya başqa rahat şəkildə sizinlə əlaqə saxlamağı xahiş edin. Bu CRM sistemi yarım saat ərzində götürülə bilər, bu EDMS ilə işləməyəcək.

Heç kimə sirr deyil ki, hər hansı bir işin uğurlu aparılması ilk növbədə sənədlərin sadələşdirilməsi mexanizminin necə işləməsindən asılıdır. Axı, sənədləşmə ilə işləmək, zövq gətirməsə də, şirkətin idarə edilməsində vacib bir əlaqədir.

Bundan əlavə, sənədlərlə vaxtında məşğul olmaq lazımdır, əks halda o, yığılmağa və itirilməyə başlayacaq. Mümkün itkilərin qarşısını almaq üçün elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq edilib.

Bu yazıda izah edəcəyik: EDMS nədir? Onun növləri, üstünlükləri və mənfi cəhətləri hansılardır?

İnternetin inkişafı ilə qalın qovluqların və tozlu arxivlərin vaxtı keçmişdə qaldı. İndi sənədlərlə işləmə prosesi tam avtomatlaşdırılıb. Lazımi sənədləri bir kliklə tapmaq olar və arxivləşdirmə ümumiyyətlə insan müdaxiləsi olmadan həyata keçirilir. EDMS müəssisələr üçün belə imkanlar açır.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi (EDMS) sənədlərin elektron şəkildə işləndiyi xüsusi proqram təminatıdır. Başqa sözlə, EDMS sayəsində işçilər arasında sənədlərin ötürülməsi, fərdi tapşırıqların verilməsi, arxiv və s.

Şübhəsiz ki, bir çox təşkilatlar elektron sənədlər yaratmaq, saxlamaq və köçürmək imkanına malikdirlər. Bununla belə, sadəcə elektron formatın heç bir hüquqi təsiri olmayacaq. Elektron kağızın kökəlməsi üçün onun hər iki tərəf tərəfindən imzalanması vacibdir. Bu halda sənədlər xüsusi elektron imza ilə möhürlənməlidir.

Beləliklə, SED iki növə bölünə bilər:

1. Şirkət daxilində işçilər arasında sənəd dövriyyəsi;
2. arasında sənəd axını müxtəlif müəssisələr və xüsusi rabitə kanalları vasitəsilə təşkilatlar.

EDMS-dən təşkilat daxilində istifadə etmək üçün xüsusi proqram təminatı tələb olunur. Adətən belə bir proqram EDI platforması adlanır. Bundan əlavə, üçün fasiləsiz əməliyyat belə proqram təminatı tələb olunur isteğe bağlı avadanlıq. Məsələn, serverlər, şəbəkə kanalları və s.

İki fərqli şirkət arasında sənədlərlə işləmək lazımdırsa, elektron sənəd idarəetmə operatoruna ehtiyacınız olacaq. Belə bir operator yaxşı köməkçi olacaq. Axı o, mesajları necə çatdırmağı bilir, sənədlərin hansı formatda göndərildiyini yoxlayır, elektron imzanın qoyulmasını tələb edir və ona nəzarət edir, sənədləri özü saxlayır və arxivləşdirir və s.

Beləliklə, EDMS bütün biznesin "qan dövranı sistemi" dir. Bu, çox vaxta qənaət edir və təbii ki, bütövlükdə təşkilatın işinə müsbət təsir göstərir. Ancaq bu cür məlumatların emalının həmişə faydası varmı? Və EDMS bir işə zərər verə bilərmi? Bu suallara cavab vermək üçün elektron sənəd dövriyyəsinin müsbət və mənfi cəhətlərini nəzərə almaq lazımdır.

EDI-nin müsbət və mənfi cəhətləri

Hər hansı digər proses kimi, EDI-nin də müsbət və mənfi tərəfləri var. Əsas parametrlər aşağıdakı cədvəldə təqdim olunur.

Üstünlüklər

Qüsurlar

Sifariş vermək. Sistem avtomatik olaraq sənədlərə nömrələr əlavə edir ki, bu da hər cür səhvləri aradan qaldırır İzləmə. İstənilən vaxt sənədlə kimin işlədiyini öyrənə bilərsiniz Qoruma. İşçi elektron sənədi itirə və ya zədələyə bilməyəcək Bərpa. Silinmiş sənəd istənilən vaxt bərpa edilə bilər Müvəqqəti ehtiyatların qorunması. Sənədin elektron forması yerindən asılı olmayaraq hər bir işçiyə bir neçə saniyə ərzində çatır. İşləmək üçün əlverişlidir. Lazım gələrsə, işçi sənədin orijinal versiyasını dəyişə bilər. EDO onların hər birini bərpa etməyə imkan verir. Bundan əlavə, kağız üzərində işləyən mütəxəssislərin adlarını izləyə bilərsiniz. Mövcudluq. EDI sistemi 24/7 işləyir. Üstəlik, İnternet vasitəsilə ona qoşulduqda, işçi xəstəxanada və ya məzuniyyətdə olsa belə, istənilən vaxt sənədlərlə işləyə bilər. Planlaşdırma. Sistem mütəxəssisə sənədlərlə işin gedişatını planlaşdırmağa imkan verir. Tarixi, icra vaxtını, həmçinin sifarişi təyin edə bilərsiniz. Və lazımi anda, proqramın özü işçini işini başa çatdırmağın zəruriliyi barədə məlumat verəcəkdir. Rahat axtarış. Proqram elə qurulub ki, onu tapmaq mümkün olsun tələb olunan sənəd yalnız adı ilə deyil, həm də açar sözlə. Kağıza qənaət. Sənədləri çap etməyə, qovluqlara bağlamaya və inventar aparmağa ehtiyac yoxdur. Bütün məlumatlar elektron şəkildə və istənilən vaxt saxlanılır istədiyiniz sənəd kağız üzərində çap oluna bilər.

Pul xərcləmələri. EDI-nin yaradılması müəyyən maliyyə xərcləri tələb edəcəkdir. Proqram və aparat üçün pul lazımdır. Xərclərin miqdarı bağlı işçilərin sayından asılı olacaq. Orta hesabla bu məbləğ təxminən 100.000 rubl olacaq (*). Dərhal SED-dən istifadə edin - işləməyəcək. Proqramı satın aldıqdan sonra quraşdırmaq, həyata keçirmək və sazlamaq çox vaxt, eləcə də xüsusi bacarıq tələb edir. Təlim. EDMS-dən düzgün istifadə etmək üçün bütün cəlb edilmiş işçilər xüsusi təlim keçməlidirlər. Təhlükəsizlik. İnformasiyanın təhlükəsizliyi üçün şirkət rəhbərləri təhlükəsizliyə xüsusi diqqət yetirməlidirlər. Daha doğrusu, buraxın Elektron imza, işçilərin hansının və hansı sənədlərə girişin olacağını müəyyənləşdirin və proqramı xaricdən nüfuzdan qorumaq da lazım olacaq. Administrator tələb olunur. Təşkilatın heyətində EDMS-də işləməyin cari vəzifələrini həll edə biləcək bir şəxs olmalıdır. Məhz, serverdə debug etmək, istifadəçilərə kömək etmək, sistemin işinə nəzarət etmək. Daimi ehtiyat nüsxə tələb olunur. Məlumatı qorumaq üçün istifadəçilər sənədləri daimi saxlamalıdırlar. Bəzi hallarda elektron və kağız sənədin olması tələb olunur. Məsələn, tərəfdaşda EDMS quraşdırılmayıbsa, onunla işləyərkən sənədlər həm elektron, həm də kağız şəklində olmalıdır.

Kiçik biznes üçün elektron sənəd dövriyyəsinin real dəyəri

(*) Əgər şirkət kiçikdirsə və biznesin sahibi (və ya fərdi sahibkarın özü) sənədləri şəxsən imzalamaq niyyətindədirsə, o zaman xərclər minimal olacaqdır. Onlar elektron rəqəmsal imzanın alınmasından ibarətdir - 1500 rubl və elektron sənəd idarəetmə xidmətinə giriş - 100 rubldan.

Kiçik həcmlər üçün redaktorlarımız Kontur.Diadoc xidmətini tövsiyə edir. Tarifi seçsəniz Universal", onda xərclər göndərilən sənəd üçün cəmi 9 rubl olacaq. Orijinal sənədlərin poçtla göndərilməsi ilə müqayisə edildikdə, burada bir göndərilir qeydə alınmış məktub bölgə daxilində ən azı 50 rubl olacaq. Fərq göz qabağındadır:

Sistem bütün yeni istifadəçilərə elektron sənədlərin 50 xoş bonus köçürməsini verir.

Cədvəldən göründüyü kimi, SED-in müsbət cəhətlərinə baxmayaraq, mənfi cəhətləri də var. Əsasən, onlar maddi xərclərə düşürlər, göründüyü kimi, kiçik olmaya bilər.

Şirkət yalnız proqram təminatının quraşdırılması və lazımi avadanlıqların alınması üçün əhəmiyyətli xərclərə məruz qalmayacaq, həm də xüsusi bacarıqları olmadan elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sadəcə işləməyəcək bir işçi işə götürməlidir. Belə bir işçi də maaş verməlidir. Və bu başqa bir xərc maddəsidir.

Ancaq unutmayın ki, sərf olunan səylər gələcəkdə öz bəhrəsini verəcək və EDMS ilə işləyən firmalar yalnız fayda verəcəkdir. Axı, onlar yalnız məlumatların işlənməsi vaxtına qənaət edəcəklər, həm də xidmətlərin, məsələn, arxivçinin ödənişinin dəyərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldacaqlar. Hər şeyə əlavə olaraq, elektron arxiv əlavə binalar, əlavə dəftərxana ləvazimatlarının alınması və digər nöqtələr tələb etmir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi nədir?

Bir qayda olaraq, bu, elektron sənədləri yarada, göndərə, qəbul edə və imzalaya biləcəyiniz elektron sənəd idarəetmə sistemidir (EDM). Onlar əlyazma imzası olan kağıza bərabərdir. Elektron sənəd dövriyyəsini həyata keçirmək üçün sizə elektron imza sertifikatı lazımdır.

İnterfeys adətən podratçılar (sizin partnyorlarınız və EDI-də iştirak edən müştərilər) və əsas tab - Sənədlər daxil olmaqla 2-3 tabdan ibarətdir. Bu tabda Gələn və Gedən bölmələri sizin tərəfinizdən göndərilən və qəbul edilən sənədləri ehtiva edir.

EDI növləri

Şübhəsiz ki, elektron sənəd dövriyyəsini tətbiq edərkən təşkilatlar səmərəliliyə böyük önəm verirlər. Müəyyən bir təşkilat üçün hansı EDI növünün ən təsirli olacağını söyləmək çətindir. Hamısı müəssisənin istiqamətindən və onun iş proseslərindən asılıdır.

Bununla belə, funksionallıq, idarəetmə texnologiyası, tərkib komponentləri və s. baxımından EDI-nin ümumi kvalifikasiyası mövcuddur. Bu baxımdan SED-in əsas növlərini ayırd etmək olar:

• Ofis sistemi. Bu növ müəssisənin ofis işlərinin aparılması üçün nəzərdə tutulmuşdur. Üstəlik, iş şaquli nəzarət ilə bütün qəbul edilmiş qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir, yəni. yuxarıdan tabeçiliyə;
• Elektron arxivlər. əsas məqsəd belə bir sistem sənədlərin saxlanması üzrə işin təşkilidir. Digər şeylər arasında, proqram istifadəçiyə lazımi kağızı asanlıqla tapmağa imkan verir. Bununla belə, belə bir sistemdə sənədlərin ötürülməsi mümkün olmayacaq;
• İş axını sistemləri. Bu tip sistem istifadəçilər arasında geniş yayılmışdır, çünki onun əsas vəzifəsi biznes proseslərinin təşkili və avtomatlaşdırılmasıdır. Bu cür proqram təminatı ilə iş görmək asandır və iş axını yalnız iş anlarının mövcudluğu üçün bir bəhanədir;
• ECM sistemləri. Proqram təminatı istifadəçiyə təşkilatın idarəetmə sisteminə yeniliklər təqdim etməyə imkan verir. İstifadə etməklə mürəkkəb sistemlər bəlkə idarə edə bilər: sənədlər, imzalar, iş axınları, işçilərin bilikləri və s. Bu tip EDI daha bahalı olacaq, çünki o, istifadəçiyə qabaqcıl funksionallıq təklif edir.

Qeyd etmək lazımdır ki, hər bir EDMS növü əvvəlkindən ən iddialı olur və verir daha çox imkanlar istifadəçilər. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin tam üstünlüklərini qiymətləndirmək üçün düzgün seçim etməlisiniz.

Doğru SED-i necə seçmək olar

Artıq qeyd edildiyi kimi, EDMS seçimi xüsusi diqqət tələb edən mürəkkəb bir prosesdir. Digər şeylər arasında, şirkətin rəhbərliyi müəssisənin istiqaməti, işçi heyəti və s. kimi çox sayda həlledici amilləri nəzərə almalıdır.

Məsələn, üçün kommersiya təşkilatı həm işçilər arasında, həm də tərəfdaşlar arasında EDMS quraşdırmaq düzgün olacaq. Yalnız bu yolla müəssisə lazımi iqtisadi səmərə əldə edə biləcək.

üçün ictimai qurum onun işinin səciyyəvi xüsusiyyətlərinə diqqət yetirmək, elektron arxivlərin yaradılmasına daha çox diqqət yetirmək daha yaxşıdır. Həm də işçiləri onlarla işləmək üçün öyrətmək tələb olunur.

Bu və ya digər EDMS seçərkən, sistemin qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini nəzərə almaq vacibdir. Bunlara daxildir:

• Funksionallığın tamlığı;
• İstifadə rahatlığı;
• Bu sistemin iş prosesinə hansı sürətlə daxil ediləcəyi;
• Parametrlərin olması və onlar çevik olmalıdır;
• Sistemin funksionallığı genişləndirmək imkanı varmı;
• EDMS-ni müəssisənin mövcud proqram təminatına uyğunlaşdırmaq mümkündürmü;
• Uyğunlaşma asanlığı;
• Texniki dəstəyin mövcudluğu. Bu cür yardımın yüksək səviyyədə olması vacibdir;
• İstehsalçının reputasiyası və s.

Bu faktı nəzərə alaraq, istifadəçi aşağıdakı hərəkətlərə əməl etməlidir:

1. Funksionallığı araşdırın. “İmkanlar” fəslinə xüsusi diqqət yetirilməlidir. İstehsalçının proqram tərəfindən yerinə yetirilən vəzifələrin siyahısını xüsusi olaraq göstərməsi vacibdir. Xüsusi bir xüsusiyyət yoxdursa, belə bir EDMS sistemindən imtina etməyə dəyər;
2. Tematik təqdimatların mövcudluğu. Proqramın demo materialı olması vacibdir və bununla da istifadəçiyə funksionallıqdan necə istifadə edəcəyini izah edir;
3. Ekran görüntülərini öyrənin. Beləliklə, menecer funksionallığın həqiqətən sadə olub-olmadığını və qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini yoxlaya biləcək;
4. Həqiqi istifadəçilərin rəylərini oxumağınızdan əmin olun. Ən çox ən yaxşı variantdır- YouTube-da videolara baxır;
5. Bir çox istehsalçı rəhbərlərə pulsuz sınaq təklif edir. Beləliklə, istifadəçi seçilmiş məhsulun uyğun olub olmadığını başa düşə biləcək;
6. Malın qiymətinə gəlincə, bu maddənin alıcını həyəcanlandırmaya bilməyəcəyi aydındır. EDMS-in real dəyərinin nə qədər olacağını müəyyən etmək çətindir, lakin bu və ya digər rəqəmin nəyə əlavə olunduğunu araşdırmağa dəyər. Buna görə də, qiymət siyahısının ətraflı öyrənilməsi alıcıya gözlənilməz xərclərdən və məsrəflərdən qaçmağa kömək edəcəkdir.

Nə edəcəyinizi xatırlamağa dəyər düzgün seçim yalnız bir mütəxəssis kömək edəcəkdir. Buna görə də, bir EDMS seçilməsi və quraşdırılması yalnız xüsusi bacarıqları olan bir şəxsin yaxından diqqəti altında aparılmalıdır.

Yüksək qiymətə görə, ölkəmizdəki bütün təşkilatlar EDMS ilə işləmir. Hal-hazırda, yalnız böyük firmalar elektron sənədləşmə işləri aparın. Ancaq işlər dəyişir və çox güman ki, yaxın gələcəkdə bir EDMS köməyi ilə işləmək ehtiyacı təqdir ediləcək və bir çox firmalar həyata keçirə biləcəklər. e-biznes. Beləliklə, onlar ən təsirli və uğurlu olacaqlar!

Elektron sənəd idarəetmə sistemi (EDMS) sistemdir ( kompüter proqramı. proqram təminatı və s.), bu elektron sənədlərlə (yəni elektron sənəd idarəetməsi) işin təşkilinə və avtomatlaşdırılmasına imkan verir. həyat dövrü. EDMS-nin əsas funksionallığına sənədlərin yaradılması, dəyişdirilməsi, saxlanması və yönləndirilməsi, habelə axtarış, təsnifat və s. kimi bir sıra xidmət imkanları daxil edilməlidir.

SED, əlavə olaraq, işçilər arasında qarşılıqlı əlaqə proseslərini (sənədlərin ötürülməsi, tapşırıqların verilməsi, bildirişlərin göndərilməsi və s.) təşkili və avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuşdur. İşçilər şirkətin müştəriləri haqqında istənilən lazımi məlumatı tez bir zamanda ala bilərlər. Eyni zamanda sənədlər həm müəyyən standart rekvizitlər toplusuna malik olan informasiya sisteminin strukturlaşdırılmış obyektləri, həm də strukturlaşdırılmamış (Word, Excel, .pdf, .jpg faylları və s.) ola bilər. SED məlumatların kollektiv şəkildə emalına imkan verən sənədlərin elektron arxivi və biznes proseslərin (iş axını) avtomatlaşdırılması sistemi daxil ola bilər. Həmçinin, EDMS BPM sistemindən istifadə variantlarından biridir.

Ənənəvi olaraq, iş axınının avtomatlaşdırılması anlayışı yazışmalar, inzibati və təşkilati sənədlərlə və s. Lakin SED həm də hər bir sənədi onun üzərində yerinə yetirilməli olan hərəkətlərlə əlaqələndirməyə imkan verir. Bu sistem sayəsində işçilərin fəaliyyətini izləmək mümkün olur müəyyən əsərlər. Beləliklə, SED təkcə təmin etmir effektiv idarəetmə sənəd axını və informasiya təhlükəsizliyişirkətdə, həm də sənədlər üzrə işlərin yerinə yetirilməsinə və işçilərin məhsuldarlığına nəzarəti artırmaq.

Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemləri (EDMS) Hal-hazırda demək olar ki, hər hansı bir şirkətin İT infrastrukturunda istifadə olunur - həm özəl, həm də dövlət. Əksər şirkətlərdə ya EDMS artıq tətbiq olunub, ya da yaxın gələcəkdə həyata keçirilməsi planlaşdırılır. Elektron sənəd idarəetmə sistemləri getdikcə genişlənir geniş diapazon mühasibat uçotu sistemləri ilə inteqrasiya olunmuş tapşırıqlar müəssisənin fəaliyyətini idarə etməyə imkan verir (KPI və ya BSC sistemlərini qurmaq üçün).
İstifadə etməklə SED müəssisə şəffaf və idarəolunan olur: bütün ən sadə təsərrüfat əməliyyatları (məsələn, malların anbardan göndərilməsi və ya materialların istehsalata ötürülməsi) onların mühasibat uçotu sistemində elektron sənədlər şəklində əks olunması ilə müşayiət olunur. Biznes əməliyyatları mühasibat uçotu və iş proseslərinin göstəricilərinin müəyyən edilməsi ilə müşayiət oluna bilər. Göstəricilər üzrə toplanmış məlumatlar EDMS-ə indikatorlara inteqrasiya olunur üst səviyyə, və beləliklə, menecerin tablosunda əks olunmuş balanslaşdırılmış hesab kartı əldə edirik.

Elektron sənəd idarəetmə sistemləri elektron sənədin vahid qeydiyyatının mümkünlüyü, onların icrasına cavabdeh olan şəxsin izlənməsi ilə zəruri əməliyyatların paralel yerinə yetirilməsi, habelə səmərəli təşkil edilmiş sənəd axtarış sisteminin və işlənmiş sənəd axtarış sisteminin mövcudluğu bir sıra üstünlüklərə malikdir. hesabat sistemi.

Bundan başqa, SED, bir qayda olaraq, sənədlər və layihələr üzərində qrup işi, sənədlərlə işləmək üçün işçilərin cədvəli və yüklənməsi, sənədlərlə işləmə tarixinin aparılması və müəssisənin uzaq ofisləri və bölmələri ilə təhlükəsiz iş üçün alətləri ehtiva edir. Rusiyada ən çox yayılmış platformada "1C: Enterprise 8" nümunəsi SED edir . 1C: Enterprise 8 platformasının yaranması ilə 1C proqramlar ailəsinin paylanması müəssisələrin kiçikdən orta və korporativ seqmentlərinə istiqamətləndirildi. Elektron sənəd dövriyyəsi bu cür müəssisələr üçün tam hüquqlu informasiya sisteminin atributudur, iş axını sinif sistemləri və BPMS-in daha təkmil versiyası ofis işçilərinin sayının 50-dən çox olduğu müəssisənin korporativ məlumat sisteminin standart moduludur. Xalq.

Sənayeyə xas olmamalıdır. Elektron sənəd idarəetməsinin əsas və ən çox yayılmış versiyası qutulu məhsullardır və 1C platformasındakı EDMS istisna deyil.

Şəraitdə müasir inkişaf EDMS biznesi müəssisənin daxili resurslarına qənaət etmək imkanı ilə xərclərin optimallaşdırılması ilə bağlı problemləri həll etməlidir. Eyni zamanda, ən çox ən yaxşı variantdır bir müəssisə üçün belə bir vəziyyət həyata keçirildikdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemi həyata keçirmə xərclərini tez (2-3 ay ərzində) geri qaytarmağa imkan verir. Lazımi şərait belə bir tətbiq üçün müəssisədə proseslərin idarə edilməsi sahəsində biliyə, iş prosesinin təsviri qeydlərinin diaqramlarını qurmaq bacarığına malik olan və EDMS-ni həyata keçirən müəssisədə baş verən biznes proseslərini kifayət qədər yaxşı təmsil edən bir işçinin olmasıdır. Rəsmiləşdirilmiş iş prosesi diaqramları mühüm kömək ola bilər.

İcra SED müəssisənin həm rəhbərliyinin, həm də sıravi işçilərinin iş proseslərinin optimallaşdırılması və əmək məsrəflərinə qənaət edilməsi məsələsini həmişə həll etməlidir. Eyni zamanda, elektron sənəd dövriyyəsi idarəetmə və uçot sistemi ilə vahid informasiya məkanında fəaliyyət göstərdikdə tətbiqdən maksimum effekt əldə edilir. Belə birləşmiş sistem daha çox sayda problemləri həll etməyə imkan verir.

Bir sıra standart tətbiqlər var SED 1C platformasında, məsələn, müqavilə işlərinin avtomatlaşdırılması. Lakin kadr sənədlərinin idarə edilməsi, ezamiyyətlərlə işləmək və kimi vəzifələrin həlli qabaqcadan hesabatlar, üçün müraciətlər nağd pul, satış, satınalma, istehsal və anbar iş axınının dəstəklənməsi prosesləri yalnız bir şəkildə həll edilə bilər. məlumat Sistemi mühasibat uçotu sistemi ilə. Məsələn, 1C 8 platformasında Elektron sənəd idarəetmə sistemi "PiterSoft: Proseslərin İdarə Edilməsi" və ya

Məsələn, 1C 8 platformasında elektron sənəd dövriyyəsi sistemi həm funksional vəzifələri (məsələn, işə qəbul), həm də mühasibat (əmək haqqının hesablanması) və idarəetməni hərtərəfli həll etməyə imkan verən "1C: Əmək haqqı və kadrların idarə edilməsi" və ya "1C: İstehsal müəssisələrinin idarə edilməsi" məhsulu ilə vahid məlumat bazasında işləyə bilər. (əmək haqqının artırılması və ya cərimə ilə bağlı motivasiya qərarının qəbul edilməsi) və qarşılıqlı əlaqə və məlumat ötürülməsi vəzifələri (əvvəlcədən təsdiq edilmiş prosedura uyğun olaraq prosesin bütün maraqlı iştirakçılarının vaxtında məlumatlandırılması ilə əlaqəli marşrut üzrə sənədin keçməsi) ).