Kiçik biznes üçün elektron sənəd idarəetməsi. Pulsuz elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin icmalı. İnteqrasiya edilmiş iş axını avtomatlaşdırma sistemləri

Heç kimə sirr deyil ki, hər hansı bir işin uğurlu aparılması ilk növbədə sənədlərin sadələşdirilməsi mexanizminin necə işləməsindən asılıdır. Axı, sənədləşmə ilə işləmək, zövq gətirməsə də, şirkətin idarə edilməsində vacib bir əlaqədir.

Bundan əlavə, sənədlərlə vaxtında məşğul olmaq lazımdır, əks halda o, yığılmağa və itirilməyə başlayacaq. Mümkün itkilərin qarşısını almaq üçün elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq edilib.

Bu yazıda izah edəcəyik: EDMS nədir? Onun növləri, üstünlükləri və mənfi cəhətləri hansılardır?

İnternetin inkişafı ilə qalın qovluqların və tozlu arxivlərin vaxtı keçmişdə qaldı. İndi sənədlərlə işləmə prosesi tam avtomatlaşdırılıb. Lazımi sənədləri bir kliklə tapmaq olar və arxivləşdirmə ümumiyyətlə insan müdaxiləsi olmadan həyata keçirilir. EDMS müəssisələr üçün belə imkanlar açır.

Elektron sənəd idarəetmə sistemi (EDMS) sənədlərin işləndiyi xüsusi proqram təminatıdır elektron formatda. Başqa sözlə, EDMS sayəsində işçilər arasında sənədlərin ötürülməsi, fərdi tapşırıqların verilməsi, arxiv və s.

Şübhəsiz ki, bir çox təşkilat yarada bilir elektron sənədlər, onları saxlamaq və köçürmək. Bununla belə, sadəcə elektron formatın heç bir hüquqi təsiri olmayacaq. Elektron kağızın kökəlməsi üçün onun hər iki tərəf tərəfindən imzalanması vacibdir. Bu halda sənədlər xüsusi elektron imza ilə möhürlənməlidir.

Beləliklə, SED iki növə bölünə bilər:

1. Şirkət daxilində işçilər arasında sənəd dövriyyəsi;
2. arasında sənəd axını müxtəlif müəssisələr və xüsusi rabitə kanalları vasitəsilə təşkilatlar.

EDMS-dən təşkilat daxilində istifadə etmək üçün xüsusi proqram təminatı tələb olunur. Adətən belə bir proqram EDI platforması adlanır. Bundan əlavə, üçün fasiləsiz əməliyyat belə proqram təminatı tələb olunur isteğe bağlı avadanlıq. Məsələn, serverlər, şəbəkə kanalları və s.

İki fərqli şirkət arasında sənədlərlə işləmək lazımdırsa, elektron sənəd idarəetmə operatoruna ehtiyacınız olacaq. Belə bir operator yaxşı köməkçi olacaq. Axı o, mesajları necə çatdırmağı bilir, sənədlərin hansı formatda göndərildiyini yoxlayır, elektron imzanın qoyulmasını tələb edir və ona nəzarət edir, sənədləri özü saxlayır və arxivləşdirir və s.

Beləliklə, EDMS bütün biznesin "qan dövranı sistemi" dir. Bu, çox vaxta qənaət edir və təbii ki, bütövlükdə təşkilatın işinə müsbət təsir göstərir. Ancaq bu cür məlumatların emalının həmişə faydası varmı? Və EDMS bir işə zərər verə bilərmi? Bu suallara cavab vermək üçün elektron sənəd dövriyyəsinin müsbət və mənfi cəhətlərini nəzərə almaq lazımdır.

EDI-nin müsbət və mənfi cəhətləri

Hər hansı digər proses kimi, EDI-nin də müsbət və mənfi tərəfləri var. Əsas parametrlər aşağıdakı cədvəldə təqdim olunur.

Üstünlüklər

Qüsurlar

Sifariş vermək. Sistem avtomatik olaraq sənədlərə nömrələr əlavə edir ki, bu da hər cür səhvləri aradan qaldırır İzləmə. İstənilən vaxt sənədlə kimin işlədiyini öyrənə bilərsiniz Qoruma. İşçi elektron sənədi itirə və ya zədələyə bilməyəcək Bərpa. Silinmiş sənəd istənilən vaxt bərpa edilə bilər Müvəqqəti ehtiyatların qorunması. Sənədin elektron forması yerindən asılı olmayaraq hər bir işçiyə bir neçə saniyə ərzində çatır. İşləmək üçün əlverişlidir. Lazım gələrsə, işçi sənədin orijinal versiyasını dəyişə bilər. EDO onların hər birini bərpa etməyə imkan verir. Bundan əlavə, kağız üzərində işləyən mütəxəssislərin adlarını izləyə bilərsiniz. Mövcudluq. EDI sistemi 24/7 işləyir. Üstəlik, İnternet vasitəsilə ona qoşulduqda, işçi xəstəxanada və ya məzuniyyətdə olsa belə, istənilən vaxt sənədlərlə işləyə bilər. Planlaşdırma. Sistem mütəxəssisə sənədlərlə işin gedişatını planlaşdırmağa imkan verir. Tarixi, icra vaxtını, həmçinin sifarişi təyin edə bilərsiniz. Və lazımi anda, proqramın özü işçini işini başa çatdırmağın zəruriliyi barədə məlumat verəcəkdir. Rahat axtarış. Proqram elə qurulub ki, onu tapmaq mümkün olsun tələb olunan sənəd yalnız adı ilə deyil, həm də açar sözlə. Kağıza qənaət. Sənədləri çap etməyə, qovluqlara bağlamaya və inventar aparmağa ehtiyac yoxdur. Bütün məlumatlar elektron formada saxlanılır və istənilən vaxt lazımi sənədi kağıza çıxarmaq olar.

Pul xərcləmələri. EDI-nin yaradılması müəyyən maliyyə xərcləri tələb edəcəkdir. Proqram və aparat üçün pul lazımdır. Xərclərin miqdarı bağlı işçilərin sayından asılı olacaq. Orta hesabla bu məbləğ təxminən 100.000 rubl olacaq (*). Dərhal SED-dən istifadə edin - işləməyəcək. Proqramı satın aldıqdan sonra quraşdırmaq, həyata keçirmək və sazlamaq çox vaxt, eləcə də xüsusi bacarıq tələb edir. Təlim. EDMS-dən düzgün istifadə etmək üçün bütün cəlb edilmiş işçilər xüsusi təlim keçməlidirlər. Təhlükəsizlik. İnformasiyanın təhlükəsizliyi üçün şirkət rəhbərləri təhlükəsizliyə xüsusi diqqət yetirməlidirlər. Daha doğrusu, buraxın Elektron imza, işçilərin hansının və hansı sənədlərə girişin olacağını müəyyənləşdirin və proqramı xaricdən nüfuzdan qorumaq da lazım olacaq. Administrator tələb olunur. Təşkilatın heyətində EDMS-də işləməyin cari vəzifələrini həll edə biləcək bir şəxs olmalıdır. Məhz, serverdə debug etmək, istifadəçilərə kömək etmək, sistemin işinə nəzarət etmək. Daimi ehtiyat nüsxə tələb olunur. Məlumatı qorumaq üçün istifadəçilər sənədləri daimi saxlamalıdırlar. Bəzi hallarda elektron və kağız sənədin olması tələb olunur. Məsələn, tərəfdaşda EDMS quraşdırılmayıbsa, onunla işləyərkən sənədlər həm elektron, həm də kağız şəklində olmalıdır.

Kiçik biznes üçün elektron sənəd dövriyyəsinin real dəyəri

(*) Əgər şirkət kiçikdirsə və biznesin sahibi (və ya fərdi sahibkarın özü) sənədləri şəxsən imzalamaq niyyətindədirsə, o zaman xərclər minimal olacaqdır. Onlar elektron rəqəmsal imzanın alınmasından ibarətdir - 1500 rubl və elektron sənəd idarəetmə xidmətinə giriş - 100 rubldan.

Kiçik həcmlər üçün redaktorlarımız Kontur.Diadoc xidmətini tövsiyə edir. Tarifi seçsəniz Universal", onda xərclər göndərilən sənəd üçün cəmi 9 rubl olacaq. Orijinal sənədlərin poçtla göndərilməsi ilə müqayisə edildikdə, burada bir göndərilir qeydə alınmış məktub bölgə daxilində ən azı 50 rubl olacaq. Fərq göz qabağındadır:

Sistem bütün yeni istifadəçilərə elektron sənədlərin 50 xoş bonus köçürməsini verir.

Cədvəldən göründüyü kimi, SED-in müsbət cəhətlərinə baxmayaraq, mənfi cəhətləri də var. Əsasən, onlar maddi xərclərə düşürlər, göründüyü kimi, kiçik olmaya bilər.

Şirkət yalnız proqram təminatının quraşdırılması və lazımi avadanlıqların alınması üçün əhəmiyyətli xərclərə məruz qalmayacaq, həm də xüsusi bacarıqları olmadan elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sadəcə işləməyəcək bir işçi işə götürməlidir. Belə bir işçi də maaş verməlidir. Və bu başqa bir xərc maddəsidir.

Ancaq unutmayın ki, sərf olunan səylər gələcəkdə öz bəhrəsini verəcək və EDMS ilə işləyən firmalar yalnız fayda verəcəkdir. Axı, onlar yalnız məlumatların işlənməsi vaxtına qənaət edəcəklər, həm də xidmətlərin, məsələn, arxivçinin ödənişinin dəyərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldacaqlar. Hər şeyə əlavə olaraq, elektron arxiv əlavə binalar, əlavə dəftərxana ləvazimatlarının alınması və digər nöqtələr tələb etmir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi nədir?

Bir qayda olaraq, bu, elektron sənədləri yarada, göndərə, qəbul edə və imzalaya biləcəyiniz elektron sənəd idarəetmə sistemidir (EDM). Onlar əlyazma imzası olan kağıza bərabərdir. Elektron sənəd dövriyyəsini həyata keçirmək üçün sizə elektron imza sertifikatı lazımdır.

İnterfeys adətən podratçılar (sizin partnyorlarınız və EDI-də iştirak edən müştərilər) və əsas tab - Sənədlər daxil olmaqla 2-3 tabdan ibarətdir. Bu tabda Gələn və Gedən bölmələri sizin tərəfinizdən göndərilən və qəbul edilən sənədləri ehtiva edir.

EDI növləri

Şübhəsiz ki, elektron sənəd dövriyyəsini tətbiq edərkən təşkilatlar səmərəliliyə böyük önəm verirlər. Müəyyən bir təşkilat üçün hansı EDI növünün ən təsirli olacağını söyləmək çətindir. Hamısı müəssisənin istiqamətindən və onun iş proseslərindən asılıdır.

Bununla belə, funksionallıq, idarəetmə texnologiyası, tərkib komponentləri və s. baxımından EDI-nin ümumi kvalifikasiyası mövcuddur. Bu baxımdan SED-in əsas növlərini ayırd etmək olar:

• Ofis sistemi. Bu növ müəssisənin ofis işlərinin aparılması üçün nəzərdə tutulmuşdur. Üstəlik, iş şaquli nəzarət ilə bütün qəbul edilmiş qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir, yəni. yuxarıdan tabeçiliyə;
• Elektron arxivlər. əsas məqsəd belə bir sistem sənədlərin saxlanması üzrə işin təşkilidir. Digər şeylər arasında, proqram istifadəçiyə lazımi kağızı asanlıqla tapmağa imkan verir. Bununla belə, belə bir sistemdə sənədlərin ötürülməsi mümkün olmayacaq;
• İş axını sistemləri. Bu tip sistem istifadəçilər arasında geniş yayılmışdır, çünki onun əsas vəzifəsi biznes proseslərinin təşkili və avtomatlaşdırılmasıdır. Bu cür proqram təminatı ilə iş görmək asandır və iş axını yalnız iş anlarının mövcudluğu üçün bir bəhanədir;
• ECM sistemləri. Proqram təminatı istifadəçiyə təşkilatın idarəetmə sisteminə yeniliklər təqdim etməyə imkan verir. Mürəkkəb sistemlərin köməyi ilə idarə etmək mümkündür: sənədlər, imzalar, iş axını, işçilərin bilikləri və s. Bu tip EDI daha bahalı olacaq, çünki o, istifadəçiyə qabaqcıl funksionallıq təklif edir.

Qeyd etmək lazımdır ki, hər bir EDMS növü əvvəlkindən ən iddialı olur və verir daha çox imkanlar istifadəçilər. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin tam üstünlüklərini qiymətləndirmək üçün düzgün seçim etməlisiniz.

Doğru SED-i necə seçmək olar

Artıq qeyd edildiyi kimi, EDMS seçimi xüsusi diqqət tələb edən mürəkkəb bir prosesdir. Digər şeylər arasında, şirkətin rəhbərliyi müəssisənin istiqaməti, işçi heyəti və s. kimi çox sayda həlledici amilləri nəzərə almalıdır.

Məsələn, üçün kommersiya təşkilatı həm işçilər arasında, həm də tərəfdaşlar arasında EDMS quraşdırmaq düzgün olacaq. Yalnız bu yolla müəssisə lazımi iqtisadi səmərə əldə edə biləcək.

üçün ictimai qurum onun işinin səciyyəvi xüsusiyyətlərinə diqqət yetirmək, elektron arxivlərin yaradılmasına daha çox diqqət yetirmək daha yaxşıdır. Həm də işçiləri onlarla işləmək üçün öyrətmək tələb olunur.

Bu və ya digər EDMS seçərkən, sistemin qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini nəzərə almaq vacibdir. Bunlara daxildir:

• Funksionallığın tamlığı;
• İstifadə rahatlığı;
• Bu sistemin iş prosesinə hansı sürətlə daxil ediləcəyi;
• Parametrlərin olması və onlar çevik olmalıdır;
• Sistemin funksionallığı genişləndirmək imkanı varmı;
• EDMS-ni müəssisənin mövcud proqram təminatına uyğunlaşdırmaq mümkündürmü;
• Uyğunlaşma asanlığı;
• Texniki dəstəyin mövcudluğu. Bu cür yardımın yüksək səviyyədə olması vacibdir;
• İstehsalçının reputasiyası və s.

Bu faktı nəzərə alaraq, istifadəçi aşağıdakı hərəkətlərə əməl etməlidir:

1. Funksionallığı araşdırın. “İmkanlar” fəslinə xüsusi diqqət yetirilməlidir. İstehsalçının proqram tərəfindən yerinə yetirilən vəzifələrin siyahısını xüsusi olaraq göstərməsi vacibdir. Xüsusi bir xüsusiyyət yoxdursa, belə bir EDMS sistemindən imtina etməyə dəyər;
2. Tematik təqdimatların mövcudluğu. Proqramın demo materialı olması vacibdir və bununla da istifadəçiyə funksionallıqdan necə istifadə edəcəyini izah edir;
3. Ekran görüntülərini öyrənin. Beləliklə, menecer funksionallığın həqiqətən sadə olub-olmadığını və qeyd olunan tələblərə cavab verib-vermədiyini yoxlaya biləcək;
4. Həqiqi istifadəçilərin rəylərini oxumağınızdan əmin olun. Ən çox ən yaxşı variantdır- YouTube-da videolara baxır;
5. Bir çox istehsalçı rəhbərlərə pulsuz sınaq təklif edir. Beləliklə, istifadəçi seçilmiş məhsulun uyğun olub olmadığını başa düşə biləcək;
6. Malın qiymətinə gəlincə, bu maddənin alıcını həyəcanlandırmaya bilməyəcəyi aydındır. EDMS-in real dəyərinin nə qədər olacağını müəyyən etmək çətindir, lakin bu və ya digər rəqəmin nəyə əlavə olunduğunu araşdırmağa dəyər. Buna görə də, qiymət siyahısının ətraflı öyrənilməsi alıcıya gözlənilməz xərc və xərclərdən qaçmağa kömək edəcəkdir.

Nə edəcəyinizi xatırlamağa dəyər düzgün seçim yalnız bir mütəxəssis kömək edəcəkdir. Buna görə də, bir EDMS seçilməsi və quraşdırılması yalnız xüsusi bacarıqları olan bir şəxsin yaxından diqqəti altında aparılmalıdır.

Yüksək qiymətə görə, ölkəmizdəki bütün təşkilatlar EDMS ilə işləmir. Hal-hazırda, yalnız böyük firmalar elektron sənədləşmə işləri aparın. Ancaq işlər dəyişir və çox güman ki, yaxın gələcəkdə bir EDMS köməyi ilə işləmək ehtiyacı təqdir ediləcək və bir çox firmalar həyata keçirə biləcəklər. e-biznes. Beləliklə, onlar ən təsirli və uğurlu olacaqlar!

Kiçik biznes mənə bazar üçün vacib görünür, çünki böyük federal müştərilərin sayı məhduddur və demək olar ki, hamısı platforma və proqram təminatı seçiminə qərar verib. Və orada işləyən mexanizmlər çox da bazar əsaslı deyil.

Beləliklə, əgər konkret olaraq bazar haqqında danışsaq, müştəri bazasının genişləndirilməsi üçün əsas potensial sadəcə kiçik biznesdir. Kiçik müəssisələr elektron sənəd dövriyyəsinin real faydalarını gördükdə və EDMS-in funksionallığı onların real ehtiyaclarını əks etdirməyə başlayanda və nazirliyi miniatür şəklində təkrarlamadıqda, bu bazar mühasibat uçotu kimi kütləvi olacaqdır. EDMS təchizatçılarından biri 1C-nin uğurunu təkrarlaya bilərmi?

Beləliklə, kiçik müəssisələr üçün EDMS haqqında 5 mif:

Son bir neçə ildə elektron sənəd dövriyyəsinə hazırlığın artmasına baxmayaraq, insanlar hələ də texnologiyanın bəzi aspektlərini başa düşmürlər. Onlar tez-tez ECM-nin bir hissəsi sayıla bilən Müəssisə Məzmun İdarəetmə və ya EDMS üçün fayl idarəçiliyini səhv salırlar. Burada xüsusilə kiçik biznes problemlərinin diqqət mərkəzində olan beş mifi dağıtmağa çalışacağıq.

Mif №1: Mənim Fayl Explorer var, ona görə də ayrıca EDMS-ə ehtiyacım yoxdur
Həqiqətən, Windows Explorer faylları idarə etməyə imkan verir, lakin bu yalnız əsas vasitədir, onun əhəmiyyətli məhdudiyyəti iyerarxik qovluq quruluşudur.

Sənədləri məhsullara və müştərilərə görə qovluqlardan istifadə edərək qruplaşdırmaq istədiyiniz zaman belə elementar bir məsələ həll edilmir - müştəri A X və Y məhsulları sifariş edir. Müştəri B - X və Z məhsulları. Biz məhsullar və müştərilər tərəfindən sifarişləri görmək istəyirik. istənilən DBMS və ya hətta Excel bunu etməyə imkan verir. Ancaq sənədləri bu şəkildə qovluqlara çeşidləmək işləməyəcək.

Teorik olaraq, etiketlərdən və bağlantılardan istifadə edə bilərsiniz, amma əslində bu əlverişsizdir. Belə çıxır ki, fayl sisteminin köməyi ilə sənədlərin təsnifatı və axtarışı üçün rahat sistem qurmaq mümkün deyil.

Mif №2. Kiçik bizneslərin EDMS-ə ehtiyacı yoxdur
Heç bir şey həqiqətdən uzaq deyil. Kiçik biznes ciddi resurs məhdudiyyətləri altında fəaliyyət göstərir, heç kim işə götürməyəcək əlavə heyət sənədlərlə müntəzəm əməliyyatların aparılması, onların yerləşdirilməsi, təsnifatı və axtarışı üçün. Hətta olan işçilər də daha məhsuldar işləməlidirlər. Bir təşkilatda EDMS-nin olması bunu təmin edə bilər tələb olunan sənədlər bir siçan klikləməklə mümkün olacaq.
(Yaxşı, bəlkə iki və ya üç, bu hələ sənədləri və ya fayl anbarını dolaşmaqdan daha sürətlidir.)

Mif №3. EDMS kiçik müəssisələr üçün çox mürəkkəbdir
Kiçik biznesdə sənəd dövriyyəsi üçün tələblər adətən daha sadədir və sahiblər onları podratçının qarşısında tərtib edə bilərlər. Bazarda tətbiqi asan olan kifayət qədər məhsul var. Hesabın idarə edilməsi kimi bir şöbə və ya funksiya ilə başlaya bilərsiniz. Bunun səmərəliliyə necə təsir etdiyinə baxın. Sonra bütün təşkilatı genişləndirə bilərsiniz. EDMS-in aşağıdakı tələblərə cavab verdiyinə əmin olun: sadə istifadəçi interfeysi, quraşdırma və konfiqurasiya asanlığı, başa düşülən və tam bələdçi və yüksək keyfiyyətli texniki dəstəyin mövcudluğu.
(Özümdən əlavə edəcəyəm - böyük bir bürokratik ofis kimi olmağa çalışmayın! İş tərzinizə qənaət edin. Yaxşı olar ki, işçiləri yetişdirin, buna qənaət etməməlisiniz. Biznes proseslərini təhlil edib, cizgiləri çəkməyə qənaət etmək daha yaxşıdır. Onları artıq başa düşürsən. Əgər belə deyilsə, çox güman ki, biznes artıq kiçik deyil.)

Mif sayı 4. EDMS kiçik müəssisələr üçün çox bahadır
Kiçik bizneslər adətən böyük korporasiyalarda tətbiq olunan həddən artıq inkişaf etmiş kompleks inteqrasiya edilmiş həllərə ehtiyac duymurlar. Çox genişlənməyə ehtiyacınız yoxdur, çünki istifadəçilər az olacaq. Buna əsaslanaraq, qiymət baxımından olduqca münasib olacaq bir həll seçə bilərsiniz. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsinə keçid çap xərclərini azaltmağa kömək edəcək. (Ancaq buna şüurlu yanaşmaq və idarə etmək lazımdır, əks halda kağızın qiyməti yalnız artacaq.)
(Və yenə də bunu özüm üçün söyləyəcəyəm - EDMS tətbiq edərkən ROI hesablanması qaranlıq məsələdir. Analitiklər sizə hər şeyi deyəcəklər. İntuisiyanıza etibar edin. Ümumiyyətlə, EDMS xərcləri azaltmağa və məhsuldarlığı artırmağa kömək etməlidir.)

Mif sayı 5. EDMS tətbiq edildikdən sonra kağız sənədlərdən tamamilə qurtula bilərsiniz
Beləliklə, siz kiçik biznesinizdə EDMS tətbiq etdiniz. Təbrik edirik! Ancaq yeni bir parçalayıcıya tələsməyin. Kağız sənədlər hələ də lazımdır. Onları üç qrupa ayıraq:
1) Qanunla kağız şəklində olması lazım olan sənədlər. Məsələn, müqavilələr və digər rəsmi sənədlər.
2) Biznes prosesləri bu şəkildə qurulduğu üçün kağız şəklində qalan sənədlər. Nə qədər ki, kuryerləriniz iPad ilə təchiz olunmayıb, onlara sənədlər lazımdır.
3) Kağız şəklində olması mütləq olmayan sənədlər. Hər cür hesabatlar, qeydlər, ərizələr və s. - ilk iki qrupa daxil olmayan hər şey. Şerderdə təhlükəsiz şəkildə daşına bilərlər.

Aylar və illərdən sonra ilk iki qrupdan olan sənədlər tədricən üçüncü qrupa keçəcək. Qanunvericilik dəyişir və texnologiyalar inkişaf edir, tezliklə hər kuryerə bir planşet vermək və kağızla aldatmamaq daha asan ola bilər. Nə vaxtsa kağızsız ofisə belə çatacağıq.

) NauDoc - bütün səviyyəli menecerlərin və mövzu mütəxəssislərinin sənədləri ilə işləmə prosesini keyfiyyətcə təkmilləşdirmək, sənədlərlə müntəzəm iş vaxtını azaltmaq, başqa sözlə, müəssisədə iş axınının avtomatlaşdırılması.

NAUDOC, NAUMEN tərəfindən hazırlanmış ofis işlərinin, iş axınının və biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün proqram məhsuludur. NAUDOC, tapşırıqların icrası haqqında hərtərəfli məlumat almaqla sənədlərin işlənməsini idarə etməyə və icra intizamına nəzarət etməyə imkan verir.

NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi orta və kiçik biznesin, idarəetmə şirkətlərinin iş axınının avtomatlaşdırılması üçün optimaldır. dizayn təşkilatları, holdinq strukturlarının bölmələri, habelə bölmələrin qarşısında duran iş axınının avtomatlaşdırılması üzrə konkret vəzifələrin həlli üçün böyük şirkətlər uyğun olaraq normativ sənədlərlə işin təmin edilməsi ISO tələbləri 9001:2000, işçilər və kadr xidməti arasında qarşılıqlı əlaqə və s.).

NAUDOC-dan istifadə edərək, işçilərə sənədlərə istənilən vaxt və istənilən vaxt daxil olmaq imkanı verən rollara əsaslanan giriş hüquqlarına malik sənədlərin vahid deposunu təşkil etmək mümkündür. mümkün olduğu qədər tez sənəd sahibinin iş yerində olmasından asılı olmayaraq bütün lazımi məlumatları tapın. Jurnal kitabçaları müəssisə daxilində sənədlərin kağız nüsxələrinin hərəkətini izləməklə daxil olan, daxili və gedən sənədləri qeydiyyata almağa imkan verir.

NAUDOC-un fəaliyyət intizamı nəzarətləri sistemdəki işçilərə tapşırıqlar təyin etməyə, onların icrasına nəzarət etməyə, son tarixləri izləməyə, sənədləri təsdiq üçün göndərməyə və təsdiq edilmiş sənədləri sistemin digər istifadəçiləri tərəfindən nəzərdən keçirilməsi üçün göndərməyə imkan verir. Parametr həyat dövrü sənəd kateqoriyaları üçün sənədlərin hərəkəti üçün tipik marşrutları təyin etməyə, onların avtomatik marşrutunu və tapşırıqların təyin edilməsini konfiqurasiya etməyə imkan verir.

Sənədlər və tapşırıqlarla bütün hərəkətlər veb-interfeys vasitəsilə həyata keçirilir, dünyanın istənilən yerindən sistemə qoşulur və bununla da təşkilat üçün, o cümlədən uzaq filiallar və mobil işçilər üçün vahid informasiya məkanı yaradılır.

NauDoc elektron sənəd idarəetmə sisteminin istifadəsinin təmin etdiyi üstünlüklər:

Vəzifəli şəxslər tərəfindən sənədlərin təsdiqi prosedurunun sadələşdirilməsi

• Sənəd yaradıldıqdan sonra işçi təşkilatda qəbul edilmiş sənədin təsdiqi proseduruna uyğun olaraq onu müəyyən insanlar dairəsinə təsdiq üçün göndərir.
• Kollektiv işləyərkən bütün hərəkətlər sənədin bir nüsxəsində həyata keçirilir. Sənədi təsdiq edən NauDoc istifadəçiləri işləyərkən ona giriş əldə edirlər.
• İstənilən mərhələdə təsdiq hesabatı yaradıla bilər (təsdiq edənin adı və vəzifəsi və sənədin təsdiq edildiyi dəqiq vaxt göstərilməklə).

Elektron və kağız sənədləri sistemdə qeydiyyatdan keçirmək imkanı

• Sənədin qeydiyyat jurnalında qeydiyyatı sənədlə işin müəyyən mərhələsində avtomatik olaraq baş verir.
• Kağız sənədlər üçün sistemdə xüsusi elektron kart yaradılır, sənədin skan edilmiş surəti karta əlavə edilə bilər.

Təfərrüatlar və məzmun üzrə sənədlərin axtarışını sürətləndirmək

• NauDoc sistemi sizə müəyyən bir atribut (məsələn, qeydiyyat nömrəsi və ya qısa təsvir) üzrə bütün sənədləri dərhal tapmaq imkanı verəcək.

Təşkilati və inzibati sənədlərlə işin sadələşdirilməsi

• İstifadəçi əvvəlcədən müəyyən edilmiş şablona uyğun olaraq NauDoc sistemində sənəd yaradır. Sənəd yaratmaq üçün onun qeydiyyat kartındakı detalların dəyərlərini dəyişdirməlisiniz, onlar avtomatik olaraq sənədin mətninə daxil ediləcək. Lazım gələrsə, istifadəçiyə şablon mətnini dəyişməyə icazə verə bilərsiniz.
• Sənəd yaradıldıqdan sonra işçi təşkilatda qəbul edilmiş prosedura uyğun olaraq onu müəyyən insanlar dairəsinə işə göndərir.
• Sistem təsdiqləmə qaydasını "bilir": mərhələlərdə planlaşdırılan son tarixlərə nəzarət edir, xəbərdar edir məsul şəxslər, sistem həmçinin sənədin mərhələdən mərhələyə köçürülməsi barədə bildirişlər göndərir.
• Sənədin qeydiyyat jurnalında qeydiyyatı sənədlə işin müəyyən mərhələsində avtomatik olaraq baş verir. Bu zaman sənədə qeydiyyat nömrəsi verilir və qeydiyyat tarixi təyin olunur.

Prosesin idarə edilməsi

• NauDoc sistemi istehsalı avtomatlaşdırmağa imkan verir və ya idarəetmə proseslərişirkətlər. Mərhələləri, məsul şəxsləri, tənzimləmə müddətlərini vurğulamağa imkan verir. Bu, prosesin hər bir instansiyasının hansı mərhələdə olduğu barədə hesabat verməyə, “darboğazları” və son tarixlərin qaçırıldığı məsul şəxsləri tapmağa, dəyişiklik etməzdən əvvəl prosesi həyata keçirməyə imkan verir.

Daxil olan və gedən yazışmalarla işin sadələşdirilməsi

• NauDoc e-poçt müştərisi kimi konfiqurasiya edilə bilər ki, bu da sistemdəki adi sənədlərdə olduğu kimi daxil olan və gedən sənədlərlə işləməyə imkan verir.
• Daxil olan yazışmaların işlənməsi zamanı məktublar katib tərəfindən qəbul edilir, məktubları Daxil olan Yazışmaların Reyestrində qeydə alır, sənədə avtomatik qeydiyyat nömrəsi verilir. Hazırlandıqdan sonra sənəd təşkilatda qəbul edilmiş qaydada qərarın qəbul edilməsi üçün rəhbərə göndərilir. Baxıldıqdan sonra sənəd təşkilatın işçilərinə tanış olmaq və ya icra etmək üçün göndərilir.
• Çıxan yazışmaları emal edərkən, işçi təşkilatda qəbul edilmiş şablona uyğun olaraq məktub yaradır, təşkilatda qəbul edilmiş qaydada təsdiq üçün rəhbərə göndərir. Sənəd təsdiq edildikdən sonra avtomatik olaraq katibə göndərilir. Katib məktubu Reyestrdə qeyd edir və ona göndərir e-poçt. Bu halda, bütün sənədlər sistemdə saxlanılır və axtarış üçün əlçatan olur.

Şirkətin korporativ internet portalının və internet resursunun yaradılması

• NAUDOC sizə İnternet və intranet saytları yaratmağa və məzmunun yerləşdirilməsini idarə etməyə imkan verir (MÜHƏRHƏR funksionallığı). Məzmun kağız ola bilər, qrafik şəkillər və digər NAUDOC obyektləri.
• Daxili WISYWIG redaktorunda resurs səhifələrinin rahat inkişafı və redaktəsi, versiyaya nəzarət.
• Xəbərlərin, anketlərin və səsvermənin nəşrinə rəhbərlik.
• Resurs səhifələrinin daxili inkişafı və yenidən dizaynı.
• Resursun bölmələrində mərkəzləşdirilmiş giriş nəzarəti, veb resursda dərc edilməzdən əvvəl sənədləri əlaqələndirmək imkanı.

Sistemin texnoloji xüsusiyyətləri

• 100% veb interfeysi təşkilat, onun uzaq filialları və mobil işçiləri üçün vahid informasiya məkanı yaradaraq, dünyanın istənilən yerindən sistemə qoşulmağa imkan verir.
• ilə qurulmuş sistemdir proqram təminatı skan etmək və mətnin tanınması üçün ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• sistem LDAP və ya Microsoft Active Directory kimi xarici kataloq xidmətlərində olan insanların autentifikasiyasına və avtorizasiyasına imkan verir;
• sistem elektron rəqəmsal imza () ilə işləmək üçün modula malikdir və Microsoft CRYPTOAPI interfeysini dəstəkləyən istənilən kriptoprovayderin rəqəmsal imzasını idarə etmək mümkündür.

NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi orta və kiçik biznesin, idarəetmə şirkətlərinin, layihə təşkilatlarının, holdinq strukturlarının bölmələrinin iş axınının avtomatlaşdırılması, eləcə də iri şirkətlərin bölmələrinin qarşısında duran iş axınının avtomatlaşdırılması üzrə konkret vəzifələrin həlli üçün optimal şəkildə uyğundur. İSO 9001:2000 tələblərinə uyğun normativ sənədlər, işçilər və kadr xidməti arasında qarşılıqlı əlaqə və s.

NauDoc elektron sənəd dövriyyəsi sistemi ildə 5000-ə qədər sənəd yarada bilən 50-yə qədər istifadəçinin rahat işləməsi üçün nəzərdə tutulub. Bunlar məhsulun inkişaf etdirildiyi Zope proqram platformasının texnoloji məhdudiyyətləridir.

Praktiki müşahidələrdən aşağıdakı amilləri ayırd etmək olar:

• Yüksək sistem etibarlılığı. 4 illik istismarda bir dənə də olsun nasazlıq olmayıb.
• Yüksək dərəcə sistemin haker hücumlarından qorunması
• Pulsuz sistem üçün yaxşı funksionallıq, lakin ödənişli sistem üçün olduqca zəifdir
• Kiçik verilənlər bazası ilə belə serverdə yüksək yük. Zəif mövzu optimallaşdırılması günahkar kimi görünür. Ona görə də sənədlərlə iş ləng gedir.
• Verilənlərin verilənlər bazasına daxil edilməsinin əlverişsizliyi.
• Bu kimi istifadə imkanları yoxdur , deyəsən proqramçılar sistemi satış üçün yox, özləri üçün yazıblar.
• Sistemin inkişaf etməməsi təəssüratı.
• Forumda zəif (yavaş) texniki və məlumat dəstəyi, hətta ödənişli müştərilər üçün
• -dən başlayaraq pulsuz versiyada müəyyən məbləğ yığılmış tapşırıqlar - axtarış səhv cavabları qaytarır.
• Ödənişli versiyada, müəyyən sayda yığılmış tapşırıqlardan başlayaraq - axtarış axtarış sahəsini seçərkən səhvlər etməyə başlayır, sənədləri səhv yerdə axtarır, standart məntiqi axtarış şərtlərini başa düşmür.
• Sistem kodu açıqdır, lakin əl ilə nəyisə dəyişmək qeyri-realdır.

Platforma: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC 2 nəşrdə mövcuddur: NAUDOC Pulsuz və NAUDOC Enterprise

Şərhinizi buraxın!

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin cavab verməli olduğu əsas tələblər:

• Etibarlı saxlama və sənədlərin asan axtarışı.
• Kargüzarlıq işlərinin dəstəklənməsi və icrası.
• Sənədlərin icrasına və onların marşrutlaşdırılmasına vaxtında nəzarət.
• Analitik hesabatların yaradılması.
• İnformasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi.

Müasir EDMS, həmçinin müştərilərlə qarşılıqlı əlaqə, onların sorğularının işlənməsi və əlavə funksiyalara malikdir faydalı alətlər bir çox tətbiq olunan problemləri həll etməyə imkan verir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin növləri

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin təsnifatının müxtəlif növləri var, lakin ən göstərici təsnifat EDMS-nin başlıq funksionallığına görə bölünməsidir. İstənilən EDMS, ilk növbədə müəyyən bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün nəzərdə tutulduğu kimi tərtibatçı tərəfindən yerləşdirilir. Bu o demək deyil ki, o, "qardaşların" əksəriyyətinə xas olan heç bir əlavə texnologiyanı təmin etmir. Hər bir elektron sənəd idarəetmə sisteminin yalnız bir dəsti öz güclü və güclü tərəflərinə malikdir zəif tərəfləri. Funksional başlığa görə təsnifatda sadəcə nəzərə alınır güclü tərəflər SEDov.

Beləliklə, belə görünür:

• EDMS yaratmaq və işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur elektron sənədlər, həmçinin kağız sənədlərin rəqəmsal analoqları.
• Hadisələrin və sənədlərin bütün həyat dövrü ərzində qeydiyyatını avtomatlaşdıran mühasibat uçotu sistemləri (elektron fayl şkafları).
• Əsas vəzifəsi böyük korporativ məlumat anbarları ilə işi avtomatlaşdırmaq olan EDMS.
• Elektron arxivləri sənədləşdirmə ilə idarə edən sistemlər.
• EDMS, funksionallığı ekstraksiyada ixtisaslaşmışdır zəruri məlumatlar arxivlərdən və digər elektron mənbələrdən.
• Korporativ prosesləri, sənədlərin işlənməsini və təşkilatın iş sənədləri ilə işləməkdə iştirak edən işçilərinin fəaliyyətini idarə edən sistemlər.
• Məlumat saxlama cihazlarını idarə edən məlumat EDMS.

Yalnız Rusiyada istifadə olunan mənşə ölkəsi üzrə SED-lərin qısa təsnifatı da mövcuddur. Buna əsasən, ölkəmizdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri xarici Lotus/Domino platformasında hazırlanmış yerli, idxal və Rusiyaya bölünür. İcmalımıza yalnız iki xarici EDMS nümunələri daxildir - EMC Documentum və Lotus Domino.Doc. Bütün digər EDMS-lərin Rusiya "vətəndaşlığı" var.

TOP-10 elektron sənəd dövriyyəsi sistemi

Bir müəssisədə sənəd idarəetməsini avtomatlaşdırmaq üçün EDMS seçərkən həlledici olan beş parametrin müqayisəsinə diqqət yetirərək elektron sənəd idarəetmə sistemlərini qiymətləndirdik. Şkala on ballıqdır.

Qeyd: Cədvəldəki sistemin yekun qiymətləndirilməsi 100% obyektiv olduğunu iddia etmir və bu mövzunun dərin təhlili əsasında müəllifin fikrini əks etdirir. Elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin bu nəzərdən keçirilməsi yalnız müxtəlif biznes növlərində istifadə üçün təhlükəsiz seçilə bilən yüksək keyfiyyətli proqram məhsulları arasında aparılır.

İŞ

Bu elektron sənəd dövriyyəsi sistemi bütün postsovet məkanında öz seqmentində tanınmış liderdir. Həm iri holdinqlər, həm korporasiyalar, həm də kiçik müəssisələr orada sənəd dövriyyəsini və ofis işlərini uğurla həyata keçirirlər. Bu sistemə münasibətdə tautologiyanı tətbiq etmək məqsədəuyğundur: “DELO” öz işini bilir. Həqiqətən, bu proqram ofis işinin və iş axınının dərin avtomatlaşdırılması üçün idealdır.

pros

• İstənilən elektron sənədin hərəkətinin bütün mərhələlərini izləmək imkanı.
• Sənədləşdirmə layihələrinin yaradılmasında sadəlik və rahatlıq.
• Sistemin ümumi sazlanması və funksionallığı.

Minuslar

• "Uzanmış" mənfi cəhətlərə bir qədər arxaik interfeys və mənimsənilməsində müəyyən çətinlik daxildir.

qiymət neçədi?

Bir iş yeri daxilində "DELO" sistemindən istifadə etmək üçün lisenziyanın qiyməti (DBMS - Oracle) bu yerlərin planlaşdırılan ümumi sayından asılıdır və 11.000 rubl (201-500 r / m) ilə 13.400 rubl (1-5 r) arasında dəyişir. /m). Təşkilat Microsoft SQL Server DBMS-dən istifadə edirsə, o zaman biri üçün lisenziya iş yeri müvafiq olaraq 7200 ilə 9500 rubla başa gələcək.

Məntiqlər

Logic SED proqramı 2012-ci ilə qədər Boss-Referent adlanırdı və ən populyar proqramlardan biri idi. Rus sistemləri elektron sənəd idarəetməsi, Delo EDMS üçün ciddi bir rəqibdir. Adın dəyişdirilməsi bu proqram məhsulunun keyfiyyətinə təsir etmədi və hələ də etibarlıdır və funksional sistem istənilən növ və ölçüdə olan müəssisələrdə ofis idarəçiliyi üçün.

pros

• Sənədin təsdiqi üçün mürəkkəb çoxsəviyyəli marşrutlar qurmaq imkanı.
• İstifadəçi məlumatlarının yüksək səviyyədə qorunması.
• Sistemin əsas komponentlərinin mənimsənilməsinin nisbi asanlığı.
• Çevik və fərdiləşdirilə bilən sənəd emal prosesləri.

Minuslar

• Ciddi kadr dəyişikliyi ilə giriş hüquqlarının əlverişsiz diferensiallaşdırılması.
• Texniki dəstəyin ən vicdanlı işi deyil.
• Arxaik interfeys.

qiymət neçədi?

Bu proqramdan istifadə etmək üçün bir lisenziyanın qiyməti ona qoşulmuş işçilərin sayından asılıdır. Əgər onların sayı 49 nəfərdən çox deyilsə, onda qiymət hər iş yeri üçün 5900 olacaq; 50-dən 199-a qədər əlaqəli işçilər - 5200 rubl; və 200-dən çox iş yeri varsa, bir lisenziyanın qiyməti minimal olacaq - 4900 rubl.

Fərat

Bu elektron sənəd dövriyyəsi sistemi standartın tələblərinə tam uyğun olaraq hazırlanmışdır ISO keyfiyyəti Ofis işi sahəsində 9000 və Rusiya QOST-ları. "EUFRATS" öz "həmkarlarından" rəqabət aparan EDMS-də tapıla bilməyən bir çox özünəməxsus proqram təminatının mövcudluğu ilə fərqlənir. Sırf texnoloji bu sistem müasirin ən "qabaqcıl"larından biridir Rusiya bazarı SEDov.

pros

• Bu sistemin çatdırılma paketinə avtomatik olaraq istifadəçi təşkilatını əlavə proqram təminatı almaqdan azad edən daxili Nika DBMS daxildir.
• Gözəl yaddaqalan dizaynla dostluq interfeysi.
• Giriş hüquqlarını idarə etmək üçün daxili rol mexanizmi.

Minuslar

• Xüsusilə zəif kompüterlərdə olduqca yavaş sürət.
• İşdə vaxtaşırı uğursuzluqlar və yavaş texniki dəstək.

qiymət neçədi?

Sistemin təşkilatın öz serverində quraşdırılması ilə standart lisenziya bir iş stansiyası üçün 5200-dən 7300 rubla qədərdir, daha çox istifadəçi - qiymət daha aşağıdır. Bununla belə, server komponentini istehsalçının avadanlıqlarına yerləşdirmək variantı da var. Bu halda, abunə haqqı sistemi tətbiq olunur - ayda 10.000-dən 95.000 rubla qədər olan dörd tarif.

1C: Arxiv

Bu, müəssisə sənədlərinin idarə edilməsi üçün ən yaxşı və şübhəsiz ki, ən çox yönlü proqramlardan biridir. 1C:Arxiv müxtəlif formatlı biznes sənədlərinin etibarlı və ən əsası mərkəzləşdirilmiş saxlanmasını təmin edir, ona sənədləri redaktə edə bilən səlahiyyətli işçilər tərəfindən daxil olur.

pros

• İncə tənzimlənmiş alqoritm cəld axtarış zəruri məlumatlar.
• İstənilən növ sənədləri - mətn və qrafikadan tutmuş audio və video fayllarına qədər saxlamaq imkanı.
• Bu proqram təminatından həm böyük, həm də kiçik müəssisələrdə uğurla istifadə etməyə imkan verən ən geniş miqyaslılıq.
• Bu proqramı rəqiblərdən fərqləndirən 1C:Arxiv-in əsas üstünlüyü məhsulun qiymətinin və onun funksional imkanlarının optimal birləşməsidir.
• Xarici proqramlarla inteqrasiya üçün dəstək.

Minuslar

• Çoxlu sistem resurslarının istehlakı.
• Təcrübəli istifadəçilər üçün belə mənimsənməkdə artan çətinlik.

qiymət neçədi?

Bu proqramın "yığılmasının" qiyməti 12.000 ilə 57.000 rubl arasında dəyişir və ilk məbləğ yalnız 1C: Arxivin əvvəlki versiyasını təkmilləşdirmək üçün ödənilməli olacaq.

DIRECTUM

Sadə və funksional EDMS DIRECTUM kiçik və orta biznes üçün əla həll olacaqdır. Bu sistem sayəsində təşkilatı DIRECTUM-da işə tam şəkildə “ağrısız” köçürmək üçün elektron sənəd idarəetməsi ənənəvi kağız iş axını ilə uğurla birləşdirilə bilər. Qabaqcıl İş axını texnologiyası ofis iş proseslərinin səmərəli avtomatlaşdırılmasını təmin edir.

pros

• Sənədlərin axtarışını və identifikasiyasını mümkün qədər asanlaşdıran xüsusi proqram vasitələrinin mövcudluğu.
• Xüsusi tapşırıqlar üçün sistemin müstəqil modifikasiyası üçün geniş imkanlar.
• Digər proqramlarla geniş inteqrasiya imkanları.

Minuslar

• Sistemin müəssisənin rəhbərliyinə yönəldilməsi - adi kargüzarların orada işləməsi daha çətindir.
• Bir qədər çaşqın və qeyri-şəffaf qiymət siyasəti.

qiymət neçədi?

Bu EDMS-dən istifadə üçün lisenziyalar həm fərdi, həm də paket təkliflərinin bir hissəsi kimi alınır. Ən ucuz əsas müştəri lisenziyası 7800 rubla başa gəlir. Lisenziya paketlərinin qiyməti 148.200 rubldan (20 işçi üçün əsas) başlayır və 2.010.000 rubla (200 işçi üçün) qədər artır.

OPTIMA-İş axını

Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi öz seqmentində güclü orta kəndlidir. Daim inkişafdadır və indiyə qədər bazarın tanınmış mastodonları ilə bərabər şərtlərdə rəqabət apara bilmir. Bununla belə, OPTIMA-WorkFlow-un bir sıra "hiylələri" var - unikal texnologiyalar bu onu izdihamdan fərqləndirir.

pros

• Eyni növ sənədlərin və onların qeydiyyat məlumatlarının ardıcıl daxil edilməsi funksiyasının həyata keçirilməsi.
• Antivirus proqramı ilə tarama.
• Seçdiyiniz müntəzəm və şifrəli sənədlərin indeksləşdirilməsi.
• Çoxdilli istifadəçi interfeysi.

Minuslar

• Tipik çatışmazlıqlar funksionallıq, gedən yeniləmələr tərəfindən həmişəlik aradan qaldırılır.

qiymət neçədi?

Bu platformaya əsaslanan tipik həllərin qiyməti 55.000-dən 75.000 rubla qədərdir.

EMC Sənədi

İş proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün bu platforma İT sənayesinin dünya lideri EMC tərəfindən hazırlanmışdır. Fərdi alətlərin çevik fərdiləşdirilməsi ilə birlikdə güclü funksionallıq EMC Documentum-u Rusiya bazarında mövcud olan ən yaxşı xarici EDMS edir.

pros

• Dizayn sənədlərinin idarə edilməsində yüksək dərəcədə rahatlıq.
• Giriş hüquqlarının bölüşdürülməsini idarə etməyə imkan verən giriş/çıxış mexanizminin tətbiqi.
• Təsdiq prosedurunu bir neçə səviyyədə həyata keçirməyə imkan verən funksiyanın olması.
• Skan və sənəd tanıma cihazları üçün dəstək.

Minuslar

• Yalnız Internet Explorer brauzeri ilə işləyir.
• Sistemdə ictimaiyyətə açıq texniki və praktiki sənədlərin olmaması.
• Tez-tez "əyləclər" və yüksək sistem yükü ilə gecikmələr.

qiymət neçədi?

Bu platformadan istifadə üçün sabit qiymətlər yoxdur. Onun həyata keçirilməsinin dəyəri hər bir müştəri ilə fərdi olaraq razılaşdırılır.

LanDocs

1997-ci ildə yerli şirkət LANIT tərəfindən hazırlanmış, sənəd idarəetməsini avtomatlaşdırmaq üçün bu platforma bu günə qədər bir çox müəssisə və qurumlar tərəfindən tələb olunur. LanDocs sizə rahat iş axını və iş axını mühiti yaratmağa imkan verir, bütün kateqoriyalı istifadəçiləri onu idarə etmək üçün lazımi alətlər dəsti ilə təmin edir.

pros

• İnteqrasiya edilmiş kriptoqrafik mühafizə vasitələrinin mövcudluğu.
• Uzaq filiallardan işçiləri iş axını prosesinə daxil etmək imkanı.
• Kağız sənədlərinin toplu skan edilməsi funksiyasının olması.

Minuslar

• Olduqca ümumi performans problemləri.
• Funksionallığı genişləndirmək üçün zəif imkanlar.
• Sistemi sıfırdan mənimsəməkdə çətinlik.

qiymət neçədi?

Server lisenziyasının qiyməti 30.000 ilə 216.000 rubl arasında dəyişir. İstifadəçi lisenziyalarını 5600-dən 8400 rubla qədər qiymətə almaq olar.

CompanyMedia

CompanyMedia tam dəstdir proqram həlləri biznes prosesləri, iş axını və ofis işlərini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Bu EDMS, parametrlərin misilsiz çevikliyi və ayrıca quraşdırıla bilən müstəqil modulların olması ilə rəqiblərdən fərqlənir.

pros

• Fürsət uğurlu iş kompleks korporativ struktura və ərazi quruluşuna malik müəssisələrdə sistemlər.
• İlin 365 günü gecə-gündüz aktiv işləməyə imkan verən sistemin misilsiz etibarlılığı.
• Bir neçə növ iş ilə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış dəstək.
• Uyğun olaraq giriş hüquqlarının diferensiallaşdırılması iyerarxik quruluş təşkilatlar.

Minuslar

• Veb interfeysi bəzi brauzerlər, xüsusən də FireFox üçün məhdud dəstəyə malikdir.
• Sistemin diqqəti əsasən orta və böyük biznesə yönəlib.

qiymət neçədi?

Bu proqram təminatının son qiyməti işçilərin təlimi, əlavə modulların quraşdırılması və sistemdən istifadə hüquqlarının ötürülməsi daxil olmaqla bir çox komponentlərdən ibarətdir. Yuxarı həddümumi məbləğ 99.000 rubl təşkil edir. Ən ucuz tematik modul 4000 rubla başa gələcək.

Lotus Domino.Doc

Bu EDMS yüksək səviyyəli məlumat təhlükəsizliyi sisteminə malik olan məşhur Notes/Domino platforması üçün proqramdır. Lotus Domino.Doc həmçinin korporativ sənədlərin böyük repozitoriyasını həyata keçirməyə imkan verən təkmil elektron arxivə malikdir.

pros

• Paylanmış mühitdə sənəd axınının idarə edilməsi məsələlərinin kompleks həlli üçün nəzərdə tutulmuş unikal təkrarlama sistemlərinin mövcudluğu.
• Məlumat anbarının ayrı-ayrı hissələrində sənədlərin axtarışı imkanı.
• LDAP kataloqları korporativ səviyyəyə qədər genişlənir.

Minuslar

• Bu sistemin çatışmazlıqları əsasən onun Qərb mənşəli olmasından irəli gəlir - interfeys və bəzi funksiyaların həyata keçirilməsi ilə bağlı müəyyən suallar var.

qiymət neçədi?

İstifadəçi və server lisenziyalarının qiyməti platformanın saytında fərdi olaraq hesablanır.

Nəhayət

İcmal altında müəyyən bir xətti yekunlaşdıraraq qeyd etmək istərdim mühüm nüans: biznesinizə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi onun gəlirliliyinin dərhal artmasına zəmanət vermir və bəzi hallarda zərər verə bilər. Təşkilatınız EDMS olmadan uğurla işləyir və qazanc əldə edirsə, onları həyata keçirməyə qərar verməzdən əvvəl min dəfə düşünün. "Mütərəqqi moda" təqib etmək və onlara ciddi ehtiyac olmadan bu sistemləri quraşdırmaq lazım deyil. Bununla belə, biznesin genişlənməsi və işçilərin yüksək iş yükü ilə elektron sənəd dövriyyəsi sistemi şirkətə sənədləşmə girdabından çıxmağa kömək edəcək bir növ xilasedici ola bilər.

Son bir neçə ildə elektron sənəd dövriyyəsi haqqında məlumatlılıq artıb, lakin onun bir çox aspektləri hələ də geniş ictimaiyyətə aydın deyil. Çox vaxt onu faylların idarə edilməsi, müəssisənin informasiya ehtiyatlarının idarə edilməsi (elektron sənəd idarəetməsi onun bir hissəsidir), ofis işinin təşkili və s. ilə qarışdırılır.

Burada kiçik biznes nöqteyi-nəzərindən elektron sənəd idarəetməsi ilə bağlı beş mifi təkzib etməyə çalışacağıq.

Mif №1: Mənim O varCWindowsfaylları idarə etmək və mənə ehtiyac yoxdur ayrı sistem elektron sənəd dövriyyəsi.

Reallıq: Windows Explorer, şübhəsiz ki, fayllarınızı/sənədlərinizi idarə etməyə kömək edir, lakin bu, sadəcə olaraq, iyerarxik qovluq strukturunda faylların saxlanması ilə məhdudlaşan əsas vasitədir. Digər tərəfdən, yaxşı bir sənəd idarəetmə sistemi təşkilatınızın unikal tələblərinə əsaslanaraq sənəd növünə aid metaməlumatları saxlamağa imkan verəcəkdir. Beləliklə, hesab-fakturanın hər bir skan edilmiş şəkli üçün siz saxlama üçün metadata təyin edə bilərsiniz: faktura tarixi, faktura məbləği, şirkət, status (ödənilmiş/ödənilməmiş) və s. Bu, sənədləri axtarmaq və qruplaşdırmaq yollarının sayını xeyli artırır. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri tez-tez sənədlər arasında əlaqə yaratmağa, onlara annotasiyalar yaratmağa və sənədlərə müxtəlif giriş hüquqlarını təyin etməyə imkan verir (məsələn, istifadəçi baxa bilər, lakin redaktə edə bilməz). Gördüyünüz kimi, bu, əməliyyat sisteminizin təklif etdiyindən daha çoxdur.

Mif 2: Kiçik biznesin elektron sənəd dövriyyəsinə ehtiyacı yoxdur

Reallıq: Bu yəqin ki, ən çox böyük aldanma. Kiçik biznes sahibləri məhdud resursları idarə edir və buna görə də tez-tez adi sənədləşmə işləri ilə məşğul olmaq üçün işçiləri işə götürə bilmirlər: möhürləmə, sənədləşdirmə, arxivləşdirmə, sənədlərin tapılması və geri qaytarılması, hər baxışdan sonra yenidən qeydiyyat. Onsuz da kiçik bir şirkətin işə götürülən işçiləri işə götürüldüklərindən daha çox bu vəzifələrə əlavə vaxt sərf edirlər. Yaxşı elektron sənəd idarəetmə sisteminə malik olmaq bir siçan ilə bütün sənədlərə çıxışı təmin edir.

Mif 3: Elektron sənəd idarəetməsi həyata keçirmək çox çətindirkiçik şirkətlərdə.

Reallıq: Kiçik bir biznes olaraq, firmanızın əsas sənəd idarəetmə ehtiyacları haqqında aydın olmalısınız. Bu ehtiyaclar müəyyən edildikdən sonra əlverişli və asanlıqla həyata keçirilən həllər dərhal aydın olacaq. Ən çox Ən yaxşı yol həlli həyata keçirmək - şirkətin bölmələrindən birində başlanğıc üçün və ya biznes tapşırıqlarından birinin həlli üçün "sınayın" (məsələn, daxil olan və çıxan fakturaların idarə edilməsini təşkil edin). Bir-iki aydan sonra yenidən yoxlayın və adamlarınızın sənəd idarəçiliyində nə qədər effektiv olduğunu görün. Faydaları bir şöbədə gördükdən sonra, həlli təşkilatın qalan hissəsinə təkrarlaya bilərsiniz.

Həllin aşağıdakı xüsusiyyətlərə malik olmasını təmin etmək üçün diqqətli olmaq lazımdır: quraşdırmaq və konfiqurasiya etmək asandır, sadə istifadəçi interfeysinə malikdir, ətraflı bələdçi e-poçt və ya telefon vasitəsilə istifadəçi və texniki dəstək.

Mif 4: Elektron sənəd idarəetməsi kiçik biznes üçün çox bahadır

Reallıq: Kiçik bizneslərin adətən böyük müəssisələr tərəfindən tələb olunan təkmil, hərtərəfli EDMS imkanlarına ehtiyacı olmaya bilər. Həm də bu proqram məhsulu ilə işləyəcək istifadəçilərin sayı çox güman ki, daha az olacaq böyük təşkilatlar. Bununla belə, var proqram məhsulları kiçik biznes üçün səmərəli olan elektron sənəd idarəetməsi üçün. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsinə keçid kağız və digər dəftərxana ləvazimatlarının istehlakını azaltmağa və bununla da cari xərclərinizi əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa imkan verir. Əslində, kiçik biznes elektron sənəd idarəetmə sistemi üçün investisiyanın gəlirliliyini (ROI) hesabladığınız zaman, ona investisiya etməyin əslində ən yaxşılarından biri ola biləcəyini görəcəksiniz. gəlirli investisiyalar orta və uzunmüddətli perspektivdə şirkətiniz.

Mif 5: Elektron sənəd dövriyyəsi sistemim olan kimi bütün kağız sənədləri ləğv edə bilərəm.

Reallıq: Siz sənəd idarəetmə sistemini tətbiq etmək qərarına gəldiniz. Təbrik edirik! Ancaq dərhal parçalayıcıya qaçmayın! Bu sənədlərin çoxu lazımdır kağız şəklində saxlamaq.

Bütün sənədlərinizi 3 qrupa bölün:

1. Qanunla kağız şəklində saxlanmalı olan sənədlər, məsələn, imzalı müqavilələrin əsli.

2. Rutin iş zamanı hələ də kağız şəklində lazım ola biləcək sənədlər.

3. Artıq kağız formada mütləq ehtiyacınız olmayan sənədlər.

Parçalayıcıya doğru hərəkət etməzdən əvvəl bu 3 qrupdan yalnız sonuncunu tuta bilərsiniz. Aylar/illər sonra üçüncü və ikinci qrupların kağız sənədlərini saxlamağa ehtiyac qalmayacaq ki, bu da sizi sənədsiz iş axınına daha da yaxınlaşdıracaq.

Tərcümə: Ananina Anna (DIRECTUM).