İqtisadiyyatın inkişafı informasiya axınlarının və təsərrüfat subyektində tərtib edilən sənədlərin həcminin qaçılmaz artmasına səbəb olur. Üstəlik, bütün sənədlər qanunvericilik normalarına uyğun tərtib edilməli, lazımi sayda il üçün optimal şəraitdə saxlanılmalıdır, çünki iş axını təşkilatın idarə edilməsinin vacib elementi hesab olunur. Buna görə çoxları ştat cədvəlləri Sənədlər üzrə mütəxəssis vəzifəsi var. Bu kimdir, işə qəbul üçün hansı tələblər var, hansı vəzifələr qoyulur və nəyə görə məsuliyyət daşıyır? Bu barədə və yalnız daha çox deyil.

Sənəd idarəetmə mütəxəssisi peşəsi haqqında ümumi məlumat

Sənəd idarəetməsi üzrə mütəxəssis (təşkilati və sənəd dəstəyi, sənəd meneceri, sənəd meneceri və ya kargüzar, buna da deyilir) - təsərrüfat subyektində sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə məşğul olan ştat vahidi. Onun səlahiyyətlərinə sənədlərin hazırlanması, onların qeydiyyatı, daxil edilməsi daxildir elektron məlumat bazası məlumatların, onlarda göstərilən təlimatların yerinə yetirilməsinə nəzarət, habelə saxlama. Kiçik və orta sahibkarlıq subyektlərində bunu bir işçi, böyük olanlarda isə müxtəlif işçilər edə bilər.

2016-cı il iyulun 1-dən Rusiya Federasiyasının ərazisində federal qanun, inkişaf prosedurunu tənzimləyən və Art. onların tətbiqi mexanizmini tənzimləyən qüvvədə olan Əmək Məcəlləsinin 195.2.

Peşəkar standart müxtəlif fəaliyyət sahələrinə aid bir sıra müddəaları sintez edən aktdır. Çox vaxt bu, birdən çox vəzifəyə aiddir, məsələn, 447 nömrəli peşə standartı, bu, yalnız sənəd mütəxəssisləri üçün deyil, həm də kitabxanaçılar, biblioqraflar, ziyarətçiləri qəbul edən və məlumatlandıran işçilər və ya 1044 nömrəli peşə standartı üçün aktualdır.

Baxmayaraq ki, bu gün yuxarıda göstərilən standartların menecer tərəfindən sənəd idarəetməsi mütəxəssisi vəzifəsinə işçilər axtararkən tətbiqi məsləhət xarakteri daşıyır, standartların müddəaları nəzərə alınmalıdır:

• sənəd idarəetməsi üzrə mütəxəssis hazırlayarkən;
• bu vəzifəyə iddiaçı ilə müsahibə təşkil edilərkən onun sonrakı hazırlığı və əldə etdiyi biliklərin qiymətləndirilməsi;
• daha yüksək səviyyədə - kadr siyasətinin formalaşdırılmasında, əməyin tarifləşdirilməsinin hesablanmasında, əməyin haqqının ödənilməsi mexanizminin işlənib hazırlanmasında.

Sənəd menecerinin bu iki peşəkar standartı imkan verir:

• vəzifənin adını düzgün tərtib etmək;
• ərizəçinin təhsilinə, təcrübəsinə, bacarıq və qabiliyyətlərinə dair tələbləri təqdim edir;
• onun iş funksiyalarının siyahısını yaradın.

Onların fikrincə, bir şəxs:

• ali, natamam ali və ya orta ixtisas təhsili,
• altı ay oxşar iş təcrübəsi.

Ərizəçi bilməlidir:

Ondan hüquqi arayış və avtomatlaşdırılmış uçot, qeydiyyat və nəzarət sistemlərini mənimsəmək, habelə sənəd dövriyyəsi üçün müasir informasiya-kommunikasiya texnologiyalarını tətbiq etmək bacarığı tələb olunur.

Fəaliyyətində kateqoriyaya aid olan sənəd dövriyyəsi üzrə mütəxəssis texniki icraçılar, əməl etməlidir:

• müxtəlif səviyyəli hüquqi aktlar, təsərrüfat subyektində uçotun aparılmasına dair digər rəhbər materiallar;
• təsərrüfat subyektinin nizamnaməsi;
• ofis işləri və arxiv işi üzrə yerli təlimatlar;
• inzibati əmr və sərəncamlar;
• hazırlanmış iş təsviri (olmadıqda, müddəalar).

İşin təsviri gələcək işçiyə işinə başlamazdan əvvəl baxılmaq üçün verilir. Onun bəndlərini təhlil etdikdən sonra üzərinə qoyulan vəzifələrlə, hüquqlarla və onlara məhəl qoyulmadıqda və ya pozulduqda məsuliyyət həddi ilə razılaşdığını təsdiq edərək imza qoyur.

Sənədlər üzrə mütəxəssisin vəzifə və məsuliyyətləri

İş günü ərzində mütəxəssis aşağıdakıları etməlidir:

İşçi əmək, inzibati, cinayət və mülki qanunvericilik çərçivəsində aşağıdakılara cavabdehdir:

• yuxarıda göstərilən vəzifələrə məhəl qoymamaq və ya lazımınca yerinə yetirməmək;
• məxfi məlumatların və ticarət sirlərinin təhlükəsizliyi ilə bağlı yerli müddəalara məhəl qoymamaq;
• PWTR, vərəm və yanğınla mübarizə, əmək intizamının təxribatı.

Sənəd meneceri hüquqları

Bu işçinin hüququ var:

• təsdiq etdiyi qərarların layihələri ilə sonrakı tanışlıq üçün inzibati aparatdan tələb etmək;
• işinin təkmilləşdirilməsi üçün rəhbərliyə təkliflər verir və onun həyata keçirilməsində kömək tələb edir;
• digər ştat vahidlərindən öz funksiyalarını yerinə yetirmək üçün zəruri olan məlumatları almaq.

1. Ümumi müddəalar

1.1. VSPDO orta menecerlər kateqoriyasına aiddir. VSPDO vəzifəsinə ali təhsilli şəxs təyin edilir ixtisaslaşdırılmış təhsil və iri şirkətlərdə ən azı 3 il vəzifədə iş təcrübəsi (sayı 100 nəfərdən çox), o cümlədən ən azı 2 il rəhbər iş təcrübəsi.

1.2. VSPDO-nun vəzifəsinə təyin edilməsi və ondan azad edilməsi inzibati direktor və kadrlar və təşkilati inkişaf direktorunun təqdimatı ilə şirkətin idarəedici direktorunun əmri ilə həyata keçirilir.

1.3. VSPDO birbaşa İnzibati Direktora hesabat verir. VSPDO funksional olaraq şirkətin bütün birgə müəssisələrinin katiblərinə (uçotların aparılması vəzifələri həvalə edilmiş işçilər) və katiblərə tabedir. VSPOD xətti olaraq kargüzarlığa və şirkətin arxiv xidmətinin rəhbərinə tabedir.

1.4. VSPOD bilməlidir:

1.4.1. Fərmanlar, sərəncamlar, sərəncamlar, digər göstərişlər və qaydalar cəmiyyətin fəaliyyətinə və xüsusilə katibliyin fəaliyyətinə aid olan yuxarı və digər orqanlar.

1.4.2. Birləşmiş dövlət sistemi işgüzar iş, sənədlərin saxlanması, arxivləşdirilməsi, sənədlərin yoxlanılması, məhv edilməsi, müəssisənin və dövlət arxivlərinin arxivinə verilməsi qaydaları, habelə təşkilati-inzibati sənədləşmənin vahid sisteminin standartları.

1.4.3. Şirkətin sənəd dövriyyəsi və katiblik sahəsində işini tənzimləyən əsasnamələr, təlimatlar, digər normativ sənədlər.

1.4.4. təşkilati strukturu, şirkətin idarə heyəti və onun struktur bölmələri(SP).

1.4.5. Şirkətin fəaliyyətinin ixtisaslaşması, şirkət sənayesinin sənədləri ilə işin xüsusiyyətləri.

1.4.6. Sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsulları.

1.4.7. Kifayət qədər yaxşı komanda Ingilis dili(səviyyə Pre-Intermediate səviyyəsindən aşağı olmamalıdır); tərcümə metodologiyasını, tərcümələrin koordinasiyası üzrə mövcud sistemi, ədəbi redaktənin əsaslarını bilməli və protokol tərtib etməkdə mükəmməl bacarıqlara malik olmalıdır.

1.4.8. Fərdi kompüter: proqramlar - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, İnternet, e-poçt.

1.4.9. Ofis avadanlıqlarından və domofonlardan istifadə qaydaları (mini-ATS - ən azı 50 daxili abunəçi, modem, faks, skaner, printer, surətçıxaran, parçalayıcı, laminator, tikiş maşını, səs yazıcı).

1.4.10. Sənəd axını sxemləri.

1.4.11. İşlərin nomenklaturasının, daimi və müvəqqəti saxlama işlərinin inventarlarının, müəyyən edilmiş hesabatların tərtibi qaydası.

1.4.12. İşlərin arxivə verilməsinin müddətləri və prosedurları.

1.4.13. Sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili sistemləri.

1.4.14. Ofis avadanlığı və idarəetmə işinin digər mexanikləşdirilməsi vasitələri.

1.4.15. İqtisadiyyatın əsasları, istehsalın, əməyin və idarəetmənin təşkili.

1.4.16. Əmək haqqında qanunvericilik (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi) və Rusiya Federasiyasının əməyin mühafizəsi.

1.4.17. Kompüter texnologiyasının istismarı qaydaları.

1.4.18. Şirkətin daxili əmək qrafiki qaydaları.

1.4.19. Öz səlahiyyətləri daxilində maliyyə planlaşdırması və hesabatların verilməsi.

1.4.20. Tabeliyində olan kadrların hazırlanmasının planlaşdırılması.

1.4.21. Motivasiya sistemləri.

1.5 VSPDO öz fəaliyyətində aşağıdakıları rəhbər tutur:

1.5.1. VSPDO haqqında əsasnamə, təlimatlar, şirkətin katibliyi haqqında əsasnamə.

1.5.2. Şirkətin sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə.

1.5.3. Bu iş təsviri.

1.5.4. Qaydalar daxili qaydalarşirkət tərəfindən təsis edilmişdir.

1.5.5. Məxfi məlumatlarla işləmə qaydaları.

1.5.6. Əmək müqaviləsi.

1.5.7. İşçi Qaydaları.

1.5.8. VSPDO-nun fəaliyyəti ilə birbaşa əlaqəli digər sənədlər.

1.6. VSPOD birbaşa şirkətin inzibati direktoruna hesabat verir.

1.7. WSPDO katibliyin əməkdaşlarına nəzarət edir.

1.8. VSPDO olmadıqda (ezamiyyət, məzuniyyət, xəstəlik və s.) onun vəzifələrini müvafiq hüquqlar əldə edən və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi şəkildə yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan deputat yerinə yetirir.

2. Vəzifə öhdəlikləri

2.1. Şirkətin sənəd dövriyyəsinin işini və şirkətin katibliyinin və arxiv xidmətinin işini təşkil edir, iş yükünü tabeliyində olan işçilər arasında bölüşdürür. Aparır maliyyə planlaşdırması və katibliyin işində və şirkətin sənəd dövriyyəsində hesabatların verilməsi.

2.2. Şirkətin sənəd dövriyyəsinə (kağız və elektron) nəzarəti, daxil olan və gedən yazışmaların vaxtında işlənməsini, təyinat yerinə çatdırılmasını təmin edir.

2.3. Sənədlərin icra müddətlərinə və onların yerinə yetirilməsinə nəzarət edir düzgün dizayn. Şirkət möhürlərinin saxlanmasını təmin edir.

2.4. Katibliyin işini planlaşdırır, katibliyin iş planlarını təsdiq və təsdiq üçün təqdim edir. Cari işgüzarlıq sənədlərinin, o cümlədən rəhbərliyin əmr və sərəncamlarının uçotu, uçotu, saxlanması və müvafiq struktur bölmələrinə təhvil verilməsi, işlərin formalaşdırılması və onların depozitə verilməsi üzrə işləri təşkil edir.

2.5. Müəssisədə ofis işlərinin aparılması üçün təlimatlar hazırlayır və onların icrasını təşkil edir. yaradır tək sistemşirkətdə sənəd idarəetməsi (ESDO) (elektron və kağız DO). Şirkətin sənəd dövriyyəsi sahəsində fəaliyyətini tənzimləyən sənədləri işləyib hazırlayır.

2.6. Katibliyin əməkdaşlarının lazımi təlimat və arayış materialları, habelə inventar, dəftərxana ləvazimatı, avadanlıq, ofis texnikası, idarəetmə işinin texniki vasitələri ilə təmin edilməsi üçün tədbirlər görür.

2.7. Cəmiyyətin struktur bölmələrində işgüzar işlərə metodiki rəhbərliyi, işlərin düzgün formalaşdırılmasına, saxlanmasına və arxivə vaxtında təhvil verilməsinə nəzarəti, sənədlərin icra müddətlərinə riayət olunmasına dair arayışların hazırlanmasını həyata keçirir.

2.8. Ofis sənədlərinin çapını və çoxaldılmasını təmin edir.

2.9. Rəhbərlik tərəfindən çağırılan yığıncaqların, direktorlar şurasının iclaslarının və səhmdarların yığıncaqlarının hazırlanmasında iştirak edir və onların saxlanılmasını təşkil edir.

2.10. Sənədlərə giriş və onlarda olan məlumatlardan istifadənin müvafiq rejimini təmin edir.

2.11. Yenilərin işlənib hazırlanmasında və həyata keçirilməsində iştirak edir texnoloji proseslər sənədlərlə iş, avtomatlaşdırılmış işlərin təkmilləşdirilməsi informasiya sistemləri və texnologiyalar (kompüter texnologiyasından istifadə nəzərə alınmaqla).

2.12. Katibliyin fəaliyyəti üçün daxili və xarici telefon nömrələrinin məlumat bazasını aparır.

2.13. Dövlət, kommersiya və xidməti sirləri təşkil edən məlumatların mühafizəsi üzrə iş aparır.

2.14. Birbaşa rəhbərin - şirkətin inzibati direktorun və idarəedici direktorunun göstərişlərini yerinə yetirir.

2.15. ESDO-nu təkmilləşdirmək üçün tədbirlər hazırlayır və təşkil edir.

2.16. Öz səlahiyyətləri daxilində maliyyə planlamasını və hesabatını aparır.

2.17. Tabeliyində olan işçilər üçün təlimlər planlaşdırır və keçirir.

2.18. Tabeçiliyində olan işçilər üçün motivasiya sistemini hazırlayır.

VSPDO hüququna malikdir:

3.1. Sənəd dövriyyəsi fəaliyyətinin, katibliyin - sənədlərlə işin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi üzrə təklifləri şirkətin idarəedici direktoru, inzibati direktoru və struktur bölmələrinin rəhbərləri tərəfindən baxılmaq üçün təqdim etmək.

3.2. Şirkətin struktur bölmələrinin rəhbərlərindən və digər məsul işçilərindən lazımi qaydada yerinə yetirilməsini tələb etmək müəyyən edilmiş qaydalarşirkətdə sənədlərlə işləmək.

3.3. Müəyyən edilmiş qaydalar pozulduqda sənədləri icraçılara qaytarın və onlara yenidən baxılmasını tələb edin.

3.4. Struktur bölmələrdə ofis işinin təşkilinə nəzarəti həyata keçirmək.

3.5. Katibliyin fəaliyyəti ilə bağlı sənədləri imzalamaq və təsdiq etmək.

3.6. Katibliyin əməkdaşları üçün məcburi olan göstərişlər vermək; vaxtında və keyfiyyətli icrasını tələb edir.

3.7. Katibliyin fərqlənən işçilərinin həvəsləndirilməsi, istehsalat və əmək intizamını pozanlara qarşı cərimələrin tətbiq edilməsi barədə şirkətin inzibati direktoruna və idarəedici direktoruna baxılması üçün təkliflər vermək.

4. Məsuliyyət

VSPDO aşağıdakılara cavabdehdir:

4.1. Sənədlərin itirilməsi və zədələnməsi, qərar qəbul etmədə səriştəsizliyə görə peşəkar fəaliyyət bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş xidməti vəzifələrini lazımınca yerinə yetirmədikdə və ya yerinə yetirmədikdə - qüvvədə olan qanunla müəyyən edilmiş həddə əmək hüququ Rusiya Federasiyası.

4.2. Fəaliyyətlərini həyata keçirərkən törədilmiş cinayətlərə görə - Rusiya Federasiyasının mövcud inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

4.3. Səbəb olduğu üçün maddi ziyan- Rusiya Federasiyasının mövcud əmək və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş məhdudiyyətlər daxilində.

5. Digər strukturlarla qarşılıqlı əlaqə

şirkət bölmələri

VSPDO öz fəaliyyətində digər struktur bölmələrlə qarşılıqlı əlaqədə olur:

5.1. Cəmiyyətin bütün struktur bölmələrinin rəhbərləri ilə - uçotun aparılması, katibliyin göstərişlərinin yerinə yetirilməsinə nəzarətin və yoxlanışın təşkili, zəruri sənədlərin hazırlanması və təqdim edilməsi məsələləri üzrə.

5.2. Hüquq şöbəsi ilə - sənədlərin hazırlanması ilə bağlı hüquqi məsələlər üzrə.

5.3. Şirkətin təsərrüfat xidməti ilə - ofis texnikası, sənəd blankları, dəftərxana ləvazimatları və s.

5.4. Kadrlar və təşkilati inkişaf şöbəsi ilə - şöbənin işçilərinin seçilməsi, işə qəbulu, işdən azad edilməsi və yerdəyişməsi, habelə təlim, ixtisasartırma, həvəsləndirmə və cərimələr sisteminin işlənib hazırlanması üzrə.

5.5. İnformasiya texnologiyaları və elektron sənəd dövriyyəsinin mütərəqqi üsulları sahəsində İT şöbəsi ilə katibliyin işində ən son metodlardan istifadə (ofis avadanlığı və s.).

TƏSDİQ EDİN

Direktor

_____________________
İŞİN TƏSVİRİ

Sənəd dövriyyəsi xidməti üzrə mütəxəssis

TƏSDİQ VƏQİQƏSİ

QEYDİYYAT VƏRƏQƏSİ DƏYİŞİR
Maddə No.

əvəzedici səhifələr

bildirişi dəyişdirin

dəyişikliklər həyata keçirilmişdir

vəzifə,

bölmə

Ümumi müddəalar
1. Sənəd Dövriyyəsi Xidmətinin mütəxəssisi menecerlər kateqoriyasına aid deyil.

2. Sənəd dövriyyəsi xidməti üzrə mütəxəssis vəzifəsinə ali peşə (texniki) təhsili olan şəxs təyin edilir.

3. Sənəd Dövriyyəsi Xidmətinin Mütəxəssisi vəzifəsinə təyin və ondan azad edilmə direktorun _________ əmri ilə həyata keçirilir.

4. Sənədlərə nəzarət xidmətinin mütəxəssisi bilməlidir:

4.1. İqtisadiyyatın əsas istiqamətlərini müəyyən edən sənədlər və sosial inkişaf cəmiyyət.

4.2. Tənzimləyici və tədris materialları texniki sənədlərin dövriyyəsi və işgüzar işlərlə bağlı məsələlər üzrə.

4.3. Şirkətdə fəaliyyət göstərən sənədlərin dövriyyəsinin təşkili sistemi.

4.5. Əməyin mühafizəsi qaydaları və normaları. .

5. Sənəd dövriyyəsi xidmətinin mütəxəssisi Sənəd dövriyyəsi xidmətinin rəhbərinə hesabat verir

6. Sənəd dövriyyəsi xidməti üzrə mütəxəssis olmadıqda (ezamiyyətdə, məzuniyyətdə, xəstəlikdə və s.) onun vəzifələrini müvafiq hüquqlar əldə edən və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi səviyyədə yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan, müvafiq qaydada təyin edilmiş şəxs yerinə yetirir. .

P. Məsuliyyətlər

Sənədlərə Nəzarət Mütəxəssisi:

Faksların göndərilməsi və qəbulu
Sənədlərin təkrarlanması
Məktubların hazırlanması və qeydiyyatı
Subpodratçılara təhvil verilməsi üçün sənədlərin hazırlanması
III. Hüquqlar

Sənəd idarəetmə xidməti üzrə mütəxəssis aşağıdakı hüquqlara malikdir:

1. Sənədlərin dövriyyəsi ilə bağlı Xidmətinizin rəhbəri ilə qarşılıqlı əlaqə saxlayın.

2. Öz səlahiyyətləri daxilində sənədləri imzalayır və təsdiq edir.

3. Müəssisənin işçilərindən vəzifə və hüquqlarının yerinə yetirilməsində maksimum köməklik göstərmələrini tələb etmək.
IV. Məsuliyyət

Sənədlərə nəzarət üzrə mütəxəssis aşağıdakılara cavabdehdir:

1. Bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş rəsmi vəzifələrini lazımınca yerinə yetirmədikdə və ya yerinə yetirmədikdə - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

2. Fəaliyyətlərini həyata keçirərkən törədilmiş hüquqpozmalara görə - Rusiya Federasiyasının mövcud inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hədlər daxilində.

3. Maddi zərərin qeydinə görə - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

İş təsviri ____________________________ uyğun olaraq hazırlanmışdır.

(sənədin adı, nömrəsi və tarixi)
Mən təlimatlarla tanışam:

______ ___________________________

(imza) (soyadı, baş hərfləri)

"___"_______________ G.

Sofya Fedoseeva Kənardan tez-tez HR işinin xüsusi bacarıq tələb etmədiyi görünür. Vakansiyalar göndərin, mütəxəssislər işə götürün - bu qədər çətin nədir? Amma bu ideal dünyadadır. Reallıqda effektiv işə hər cəhətdən mane olan nəhəng amillər kütləsi mövcuddur....

TƏSDİQ EDİN
İqtisadiyyat üzrə direktor P.P. Nağdsız
"Trest" ASC
____________ P.P. Petrov

"___" ___________ 2013.

İşin təsviri
sənədlərlə iş üzrə mütəxəssis
"Trest" ASC

1. Ümumi müddəalar

1.1 Bu iş təsviri "Trest" ASC-nin (bundan sonra müəssisə) inzibati şöbəsinin sənədləri ilə iş üzrə mütəxəssisin hüquqlarını, vəzifələrini və vəzifələrini müəyyən edir.

1.2 Orta göstəricisi olan şəxs peşə təhsili iş stajına və ya ilk peşə-ixtisas təhsilinə və ixtisası üzrə ən azı 3 il iş stajına dair tələblər qoyulmadan.

1.4 Mütəxəssisin təyin edilməsi, yerdəyişməsi və vəzifədən azad edilməsi mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada - inzibati şöbə müdirinin təklifi ilə baş direktorun əmri ilə həyata keçirilir.

1.5 Mütəxəssis müvəqqəti olmadıqda, onun vəzifələri bu iş təsviri ilə məcburi tanış olmaqla Baş direktorun əmri ilə təyin edilmiş şəxs tərəfindən yerinə yetirilir.

1.6 Rəsmi vəzifələrin icrası üzrə mütəxəssis aşağıdakıları rəhbər tutur:

Rusiya Federasiyasının qanunvericilik aktları;
- Baş direktorun əmrləri, göstərişləri, göstərişləri;
- ofis işləri və arxiv işi üzrə təlimatlar;
- müəssisədə müəyyən edilmiş norma və qaydaları;
- Şirkətin keyfiyyət sahəsində siyasəti, şirkətin keyfiyyət idarəetmə sisteminin sənədləşdirilməsi;
- bu iş təsviri və əmək müqaviləsi;
- inzibati şöbə haqqında əsasnamə.

2 Vəzifə öhdəlikləri

Mütəxəssis etməlidir:

2.1 Lazımi sənədləri hazırlayın.

2.2 Daxil olan və gedən yazışmaların uçotunu və qeydiyyatını aparmaq.

2.3 Daxil olan sənədlərin qəbulunu, uçotunu, qeydiyyatını, icrasına nəzarəti və mühafizəsini təmin etmək.

2.4 Rəhbərliyin tapşırığı ilə surət çıxarma və təkrarlama işlərinin vaxtında və keyfiyyətli yerinə yetirilməsini təmin etmək.

2.6 Sənədlərin illik seçimini aparın arxiv anbarı və ya məhv.

2.7 Təşkilati və inzibati sənədlərin icrası, qeydiyyatı və uçotu ilə bağlı tələblərə riayət olunmasına nəzarət etmək.

2.8 Məktubları, bağlamaları, bağlamaları qəbul etmək və göndərmək.

2.9 Dövlət, kommersiya və rəsmi sirri təşkil edən məlumatların mühafizəsi üzrə işlərin görülməsi.

3 Peşəkar tələblər

Mütəxəssis bilməlidir:

Müəssisənin strukturu;

Müəssisədə ofis işinin təşkili;

Sənəd axını sxemləri;

işlərin nomenklaturasının, daimi və müvəqqəti saxlama işlərinin inventarının, müəyyən edilmiş hesabatın tərtibi qaydası;

İşlərin arxivə verilməsi müddətləri və prosedurları;

Kompüter və təşkilat texnologiyalarının tətbiqi;

Daxili əmək qaydaları;

əməyin mühafizəsi, təhlükəsizlik tədbirləri, istehsalat sanitariyası və yanğından mühafizə qaydaları və normaları;

Keyfiyyət idarəetmə sənədləri.

4 Hüquqlar

Mütəxəssis hüququna malikdir:

4.1 Xidməti vəzifələrin icrası üçün zəruri olan iş şəraitinin təmin edilməsi.

4.2 Funksional xidmətlərdən lazımi materialları, habelə tapşırıqların yerinə yetirilməsində gecikmənin səbəbləri ilə bağlı izahatları və rəhbərlikdən göstərişləri tələb edin.

4.3 Sənədləri nəzərdən keçirmək və icra üçün müəssisənin rəhbərlərinə və mütəxəssislərinə göndərmək.

4.4 İfaçılardan onların hazırlanması və icrası üçün müəyyən edilmiş qaydaları pozmaqla hazırlanmış sənədləri yekunlaşdırmağı tələb edin (GOST 6.38-90).

4.5 Müəssisənin sənəd təminatının təkmilləşdirilməsi, elektron texnologiyanın tətbiqi əsasında idarəetmə işinin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təklifləri rəhbərliyin baxılmasına təqdim etmək.

4.6 Yaradıcılıq normal şərait xidməti vəzifələrin yerinə yetirilməsi və müəssisənin fəaliyyətində yaranan bütün sənədlərin təhlükəsizliyi üçün.

4.7 Öz səlahiyyətləri daxilində qərarlar qəbul edir.

4.8 Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş və müəssisənin kollektiv müqaviləsində işçilər üçün nəzərdə tutulmuş güzəştlərdən istifadə edin.

5 Xidmət əlaqələri

5.1 Mütəxəssis sənəd dövriyyəsi və uçotun aparılması məsələləri üzrə müəssisənin bütün struktur bölmələrinin rəhbərləri ilə qarşılıqlı əlaqədə olur.

6 Məsuliyyət

6.1 Mütəxəssis bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş vəzifələri yerinə yetirməməsinə görə Rusiya Federasiyasının qanunları ilə müəyyən edilmiş qaydada məsuliyyət daşıyır.

İnzibati şöbənin müdiri A.A. Rublev

Razılaşdı:

Hüquq şöbəsinin müdiri S.S. Sergeyev

Kadrlar şöbəsinin müdiri İ.İ. İvanov

Aparıcı QMS mühəndisi V.V. Vasilyev

1. Ümumi müddəalar

1.1. VSPDO mütəxəssislər kateqoriyasına aiddir. VSPDO vəzifəsinə ali ixtisas təhsili və vəzifədə ən azı 3 il iş təcrübəsi olan şəxs təyin edilir.

1.2. VSPDO-nun vəzifəsinə təyin edilməsi və ondan azad edilməsi əmrlə həyata keçirilir Baş direktorşirkətin inzibati şöbə müdirinin təqdimatı ilə.

1.3. VSPDO birbaşa inzibati şöbənin rəhbərinə hesabat verir. VSPODO funksional olaraq şirkətin bütün struktur bölmələrinin kargüzarlarına (mühasibat uçotu vəzifələri həvalə edilmiş işçilər) və katiblərə tabedir. VSPOD xətti olaraq kargüzarlığa və şirkətin arxiv xidmətinin rəhbərinə tabedir.

1.4. VSPOD bilməlidir:

1.4.1. Cəmiyyətin fəaliyyətinə, xüsusən də katibliyin fəaliyyətinə aid olan fərmanlar, sərəncamlar, sərəncamlar, yuxarı və digər orqanların digər rəhbər və normativ sənədləri.

1.4.2. Vahid dövlət işgüzar sistemi, sənədlərin saxlanması, arxivləşdirilməsi, sənədlərin yoxlanılması, məhv edilməsi, müəssisənin və dövlət arxivlərinin arxivinə verilməsi qaydaları, habelə vahid təşkilati və inzibati sənədləşmə sisteminin standartları.

1.4.3. Şirkətin sənəd dövriyyəsi və katiblik sahəsində işini tənzimləyən əsasnamələr, təlimatlar, digər normativ sənədlər.

1.4.4. Təşkilatın strukturu, şirkətin və onun struktur bölmələrinin (BM) idarə edilməsi.

1.4.5. Şirkətin fəaliyyətinin ixtisaslaşması, şirkət sənayesinin sənədləri ilə işin xüsusiyyətləri.

1.4.6. Sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsulları.

1.4.7. İngilis dilini kifayət qədər yaxşı səviyyədə bilməli (səviyyə Pre-Intermediate səviyyəsindən aşağı olmamalıdır); tərcümə metodologiyasını, tərcümələrin koordinasiyası üzrə mövcud sistemi, ədəbi redaktənin əsaslarını bilməli və protokol tərtib etməkdə mükəmməl bacarıqlara malik olmalıdır.

1.4.8. Fərdi kompüter: proqramlar - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, İnternet, e-poçt.

1.4.9. Ofis avadanlıqlarından və domofonlardan istifadə qaydaları (mini-ATS - ən azı 50 daxili abunəçi, modem, faks, skaner, printer, surətçıxaran, parçalayıcı, laminator, tikiş maşını, səs yazıcı).

1.4.10. Sənəd axını sxemləri.

1.4.11. İşlərin nomenklaturasının, daimi və müvəqqəti saxlama işlərinin inventarlarının, müəyyən edilmiş hesabatların tərtibi qaydası.

1.4.12. İşlərin arxivə verilməsinin müddətləri və prosedurları.

1.4.13. Sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili sistemləri.

1.4.14. Ofis avadanlığı və idarəetmə işinin digər mexanikləşdirilməsi vasitələri.

1.4.15. İqtisadiyyatın əsasları, istehsalın, əməyin və idarəetmənin təşkili.

1.4.16. Əmək haqqında qanunvericilik (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi) və Rusiya Federasiyasının əməyin mühafizəsi.

1.4.17. Kompüter texnologiyasının istismarı qaydaları.

1.4.18. Şirkətin daxili əmək qrafiki qaydaları.

1.4.19. Öz səlahiyyətləri daxilində maliyyə planlaşdırması və hesabatların verilməsi.

1.4.20. Tabeliyində olan kadrların hazırlanmasının planlaşdırılması.

1.4.21. Motivasiya sistemləri.

1.5 VSPDO öz fəaliyyətində aşağıdakıları rəhbər tutur:

1.5.1. VSPDO haqqında əsasnamə, təlimatlar, şirkətin katibliyi haqqında əsasnamə.

1.5.2. Şirkətin sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə.

1.5.3. Bu iş təsviri.

1.5.4. Şirkət tərəfindən müəyyən edilmiş daxili qaydalar.

1.5.5. Məxfi məlumatlarla işləmə qaydaları.

1.5.6. Əmək müqaviləsi.

1.5.7. İşçi Qaydaları.

1.5.8. VSPDO-nun fəaliyyəti ilə birbaşa əlaqəli digər sənədlər.

1.6. VSPDO birbaşa inzibati şöbənin rəhbərinə hesabat verir.

1.7. WSPDO katibliyin əməkdaşlarına nəzarət edir.

1.8. VSPDO olmadıqda (ezamiyyət, məzuniyyət, xəstəlik və s.) onun vəzifələrini müvafiq hüquqlar əldə edən və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi şəkildə yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan deputat yerinə yetirir.

2. Vəzifə öhdəlikləri

2.1. Şirkətin sənəd dövriyyəsinin işini və şirkətin katibliyinin və arxiv xidmətinin işini təşkil edir, iş yükünü tabeliyində olan işçilər arasında bölüşdürür. Katibliyin fəaliyyətində və şirkətin sənəd dövriyyəsində maliyyə planlaması və hesabatı aparır.

2.2. Şirkətin sənəd dövriyyəsinə (kağız və elektron) nəzarəti, daxil olan və gedən yazışmaların vaxtında işlənməsini, təyinat yerinə çatdırılmasını təmin edir.

2.3. Sənədlərin icra müddətlərinə və onların düzgün rəsmiləşdirilməsinə nəzarət edir. Şirkət möhürlərinin saxlanmasını təmin edir.

2.4. Katibliyin işini planlaşdırır, katibliyin iş planlarını təsdiq və təsdiq üçün təqdim edir. Cari işgüzarlıq sənədlərinin, o cümlədən rəhbərliyin əmr və sərəncamlarının uçotu, uçotu, saxlanması və müvafiq struktur bölmələrinə təhvil verilməsi, işlərin formalaşdırılması və onların depozitə verilməsi üzrə işləri təşkil edir.

2.5. Müəssisədə ofis işlərinin aparılması üçün təlimatlar hazırlayır və onların icrasını təşkil edir. Şirkətdə vahid sənəd idarəetmə sistemini (USDO) yaradır (elektron və kağız DO). Şirkətin sənəd dövriyyəsi sahəsində fəaliyyətini tənzimləyən sənədləri işləyib hazırlayır.

2.6. Katibliyin əməkdaşlarının lazımi təlimat və arayış materialları, habelə inventar, dəftərxana ləvazimatı, avadanlıq, ofis texnikası, idarəetmə işinin texniki vasitələri ilə təmin edilməsi üçün tədbirlər görür.

2.7. Cəmiyyətin struktur bölmələrində işgüzar işlərə metodiki rəhbərliyi, işlərin düzgün formalaşdırılmasına, saxlanmasına və arxivə vaxtında təhvil verilməsinə nəzarəti, sənədlərin icra müddətlərinə riayət olunmasına dair arayışların hazırlanmasını həyata keçirir.

2.8. Ofis sənədlərinin çapını və çoxaldılmasını təmin edir.

2.9. Rəhbərlik tərəfindən çağırılan yığıncaqların, direktorlar şurasının iclaslarının və səhmdarların yığıncaqlarının hazırlanmasında iştirak edir və onların saxlanılmasını təşkil edir.

2.10. Sənədlərə giriş və onlarda olan məlumatlardan istifadənin müvafiq rejimini təmin edir.

2.11. Sənədlərlə işləmək üçün yeni texnoloji proseslərin işlənib hazırlanmasında və həyata keçirilməsində, avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərinin və texnologiyalarının təkmilləşdirilməsində (kompüter texnologiyasından istifadə nəzərə alınmaqla) iştirak edir.

2.12. Katibliyin fəaliyyəti üçün daxili və xarici telefon nömrələrinin məlumat bazasını aparır.

2.13. Dövlət, kommersiya və xidməti sirləri təşkil edən məlumatların mühafizəsi üzrə iş aparır.

2.14. Birbaşa rəhbərin - inzibati şöbə müdirinin və şirkətin baş direktorunun göstərişlərini yerinə yetirir.

2.15. ESDO-nu təkmilləşdirmək üçün tədbirlər hazırlayır və təşkil edir.

2.16. Öz səlahiyyətləri daxilində maliyyə planlamasını və hesabatını aparır.

2.17. Tabeliyində olan işçilər üçün təlimlər planlaşdırır və keçirir.

2.18. Tabeçiliyində olan işçilər üçün motivasiya sistemini hazırlayır.

3. Hüquqlar

VSPDO hüququna malikdir:

3.1. Sənəd dövriyyəsi, katiblik - sənədlərlə işin forma və üsulları işinin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflərini şirkətin baş direktoruna, inzibati şöbəsinin müdirinə və struktur bölmələrinin rəhbərlərinə təqdim etmək.

3.2. Cəmiyyətin struktur bölmələrinin rəhbərlərindən və digər məsul işçilərindən şirkətdə sənədlərlə işləmək üçün müəyyən edilmiş qaydalara lazımi qaydada riayət etməyi tələb etmək.

3.3. Müəyyən edilmiş qaydalar pozulduqda sənədləri icraçılara qaytarın və onlara yenidən baxılmasını tələb edin.

3.4. Struktur bölmələrdə ofis işinin təşkilinə nəzarəti həyata keçirmək.

3.5. Katibliyin fəaliyyəti ilə bağlı sənədləri imzalamaq və təsdiq etmək.

3.6. Katibliyin əməkdaşları üçün məcburi olan göstərişlər vermək; vaxtında və keyfiyyətli icrasını tələb edir.

3.7. Katibliyin fərqlənən işçilərinin həvəsləndirilməsi, istehsalat və əmək intizamını pozanlara qarşı tənbeh tədbirlərinin tətbiqi ilə bağlı təkliflərini cəmiyyətin inzibati şöbəsinin müdirinin və baş direktorunun baxılmasına təqdim etmək.

4. Məsuliyyət

VSPDO aşağıdakılara cavabdehdir:

4.1. Sənədlərin itirilməsi və zədələnməsi, peşə fəaliyyətində qərar qəbul etməkdə səriştəsizlik, bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş rəsmi vəzifələrini lazımınca yerinə yetirməməsi və ya yerinə yetirməməsi üçün - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

4.2. Fəaliyyətlərini həyata keçirərkən törədilmiş cinayətlərə görə - Rusiya Federasiyasının mövcud inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

4.3. Maddi ziyana görə - Rusiya Federasiyasının mövcud əmək və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.

5. Şirkətin digər struktur bölmələri ilə qarşılıqlı əlaqə

VSPDO öz fəaliyyətində digər struktur bölmələrlə qarşılıqlı əlaqədə olur:

5.1. Cəmiyyətin bütün struktur bölmələrinin rəhbərləri ilə - uçotun aparılması, katibliyin göstərişlərinin yerinə yetirilməsinə nəzarətin və yoxlanışın təşkili, zəruri sənədlərin hazırlanması və təqdim edilməsi məsələləri üzrə.

5.2. Hüquq şöbəsi ilə - sənədlərin hazırlanması ilə bağlı hüquqi məsələlər üzrə.

5.3. Şirkətin təsərrüfat xidməti ilə - ofis texnikası, sənəd blankları, dəftərxana ləvazimatları və s.

5.4. Kadrlar və təşkilati inkişaf şöbəsi ilə - şöbənin işçilərinin seçilməsi, işə qəbulu, işdən azad edilməsi və yerdəyişməsi, habelə təlim, ixtisasartırma, həvəsləndirmə və cərimələr sisteminin işlənib hazırlanması üzrə.

5.5. İnformasiya texnologiyaları və elektron sənəd dövriyyəsinin mütərəqqi üsulları sahəsində İT şöbəsi ilə katibliyin işində ən son metodlardan istifadə (ofis avadanlığı və s.).

5.6. Təhlükəsizlik şöbəsi ilə - informasiya və iqtisadi təhlükəsizlik məsələləri üzrə.

"Mən iş təsviri ilə tanışam":

Şirkətin inzibati şöbəsinin sənəd idarəetməsi üzrə aparıcı mütəxəssisi

Tarix: "__" __________ 20__ ________________