Bazar tipli iqtisadiyyata keçid müasir şəraitə cavab verən idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi sisteminə vahid norma və tələblərin yaradılması məsələsini qoyur. İdarəetmədə iqtisadi amilin və sənədlərin hüquqi qüvvəsinin əhəmiyyətinin artırılması, sənədlərin işinin ənənəvi üstünlüyündən, klassik sənədləşmə bölgüsündən uzaqlaşmağa yönəlmiş sənədlərin idarə edilməsi sahəsində alimlər tərəfindən müvafiq tədqiqatlar və praktiki təcrübələr aparır. sistemlər üzrə” və istənilən təşkilatda, xüsusən də dövlət idarəetmə aparatında strateji və operativ idarəetmə məqsədlərinə nail olmaq üçün bütün informasiya və sənədləşmə resursları kompleksi üçün idarəetmə sistemlərinin yüksək səmərəli, müasir texniki və texnoloji nailiyyətlərindən istifadə edərək yaradılmasına keçid istiqamətində.

Sənədlərin idarə edilməsi DOW-dan fərqlidir. Qərb və rus ədəbiyyatında mövcud olan bu mövzu ilə bağlı bəzi fikirləri nəzərdən keçirək.

Qeyd etmək lazımdır ki, xarici ölkələrdə sənəd dövriyyəsi fərqli şəkildə təşkil olunsa da, eyni zamanda onun təsiri altında formalaşmış bəzi ümumi xüsusiyyətlər də vardır. Beynəlxalq əlaqələr və beynəlxalq təşkilatların tövsiyələri (UNESCO - RAMP Proqramı, Beynəlxalq Arxivlər Şurası - Beynəlxalq Qeydlərin İdarə Edilməsi Şurası, Beynəlxalq Qeydlərin İdarə Edilməsi Federasiyası; Beynəlxalq Standartlaşdırma Təşkilatı ISO - texniki komitə ISO / TC 154 “İdarəetmədə sənədlər və məlumatlar: ticarət və sənaye”) .

J. Rhodes qeyd edir ki, qeydlərin idarə edilməsi sənədlərin doğulduğu andan onların müvafiq idarəetmə tapşırıqlarının yerinə yetirilməsindən, məhv edilməsinə və ya arxivə təhvil verilməsinə qədər olan həyat dövrünü əhatə edir.

Qeydlərin idarə edilməsi dörd əsas komponentdən ibarətdir ki, bunlar birlikdə "sənədli" fəaliyyətin səmərəliliyinə nail olmağa imkan verir və sənədləşdirilmiş məlumatların sistemli istifadəsi ilə təşkilatın inkişafına töhfə verir. Sənədlərə nəzarət sənədlərin tam həyat dövrünü əhatə edir.

1. Sənədlərin yaradılması. Bu element istifadə olunan sənədlərin zəruri siyahısının, onların adlarının və funksional təyinatının müəyyən edilməsi, sənəd formalarının dizaynı, onların istifadəsinə nəzarət, sənədlərin tərtibi üçün müasir informasiya texnologiyalarından istifadə kimi başa düşülür.
2. Sənədləşdirilmiş məlumatların saxlanması və istifadəsi. Bu element faylların formalaşdırılması (rus terminologiyasında), sənədlərin və məlumatların axtarışı üçün faylların və sistemlərin yaradılması, məlumatın ötürülməsi, telekommunikasiya, sənədlərin surətinin çıxarılması və təkrarlanması sistemlərinin inkişafı kimi başa düşülür; sənədlərin saxlanması mərkəzlərinin və ya inzibati arxivlərin yaradılması (rus terminologiyasında - cari arxivlər).
3. Sənədlərin daimi (dövlət) saxlanmasına verilməsi. Bu element saxlama müddətləri olan sənədlərin siyahılarının tərtib edilməsi, sənədlərin qiymətləndirilməsi, hər bir sənədin və sənədlər toplusunun müəyyən edilməsi və təsviri kimi başa düşülür. Mövcud əməliyyatları sübut etməyə və ya tarixi araşdırma aparmağa xidmət edə bilən sənədlərin dəyəri və qorunma ehtiyacı tanınır.
4. Arxiv idarəçiliyi. Bu element dedikdə arxivlərin layihələndirilməsi və qurulması, konservasiya və bərpa üsullarının təkmilləşdirilməsi, arxiv fondlarının sistemləşdirilməsi və təsviri, sənədlərə çıxış, arayış vasitələrinin tərtibi və arxiv haqqında məlumatların cəmiyyətdə yayılması başa düşülür.

J. Rodosun məruzəsi tədqiqatın mövzusu haqqında ümumi təsəvvür yaradır. Ancaq bu, problemin mahiyyətinə nüfuz etmək və onun hərtərəfli öyrənilməsi üçün açıq şəkildə kifayət deyil. Bu səbəblərdən məsələnin epistemologiyasına müraciət edək.

Tarixən “rekordların idarə edilməsi” termini Amerika Birləşmiş Ştatlarında yaranmışdır. Amerikalı müəlliflər F.V. Horton və K. Lennon qeyd edirlər ki, qeydlərin idarə olunmasının vacibliyi anlayışı ABŞ-da İkinci Dünya Müharibəsindən sonra, “ölkə sənədləşmə işləri bataqlığında” və “bütün sənədləri qaydaya salmaq zərurəti yarananda” yaranıb. Sənədlərin idarə edilməsi probleminin həllində dövlət orqanlarında sənədlərlə işləmək üçün əmək xərclərini azaltmaq yollarını tapmaq vəzifəsi ilə üzləşən Huver Komissiyası mühüm rol oynadı. Sənədlərin idarə edilməsi üçün mühüm tənzimləyici çərçivə 1950-ci il Qeydlər Aktı və 1984-cü il Milli Arxiv Aktı, 1980-ci il Qeydlərin Azaldılması Aktı və onun yeni nəşr 1989

Sənəd idarəetməsi probleminin inkişafında amerikalı mütəxəssislərin mühüm rolunu nəzərə alaraq, tədqiqat mövzusunu daha ətraflı öyrənmək üçün əlimizdə olan bəzi işlərə diqqət yetirək. Əvvəlcə konsepsiyanın mövzu sahəsini, onun mahiyyətini nəzərdən keçirin, çünki ədəbiyyatda var müxtəlif nöqtələr görmə. Qeyd etmək lazımdır ki, müxtəlif müəlliflər təşkilatın idarə edilməsində sənəd idarəetməsinin yerini birmənalı şəkildə başa düşürlər.

Horton və Lennon qeydlərin idarə edilməsini qeydlərin həyat dövrünü, o cümlədən onların yaradılması, “xidmətdən keçməsi”, müvəqqəti saxlanması, daimi saxlanmaya köçürülməsi və məhv edilməsini əhatə edən idarəetmə funksiyası kimi müəyyən edir. Onlar hesab edirlər ki, qeydlərin idarə edilməsi təşkilatın informasiya resurslarının idarə edilməsinin tərkib hissəsidir və təşkilatlarda əsas idarəetmə funksiyalarından biri adlandırılmağa layiqdir.

Sənədlərin idarə edilməsinin idarəetmə funksiyası kimi tanınması digər tədqiqatçılar tərəfindən də dəstəklənir. Məsələn, K. Har və D. McLeod hesab edir ki, qeydlərin idarə edilməsi təşkilatın strateji funksiyalarından biridir və Con Summerville sənəd idarəetmə funksiyasının effektiv həyata keçirilməsini birbaşa qazanc əldə etməklə əlaqələndirir: “Biz informasiya menecerləriyik... biz artıq təşkilatımızın ümumi büdcəsinə əlimizi qoymuruq, əksinə, informasiya mütəxəssisləri olaraq, əslində özümüz təşkilatımız üçün pul qazanırıq”.

Uçotların idarə edilməsinə başqa bir baxış onun təşkilatdakı fəaliyyət sahəsidir (sahəsidir). Bu vəziyyətdə, əksər hallarda, iş növləri, əməliyyatlar, texnologiyalar və s. ilə sənəd idarəetməsinin spesifik məzmunundan danışırıq, yəni bir təşkilatda sənəd idarəetməsinin praktiki əhəmiyyəti vurğulanır.

Belə yanaşmanın tipik nümunəsi M. Baklandın “Sənədlərin idarə edilməsi nəzəriyyəsi əsasında” (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, S. 346–351) əsərində verilmişdir. Müəllif iddia edir ki, qeydlərin idarə edilməsi nəzəriyyə deyil, uçot menecerlərinin praktiki fəaliyyətidir ki, bura məlumatların axtarışı, onların saxlanma müddətlərini göstərən sənədlərin siyahılarının tərtib edilməsi, sənədlərin təsviri, sənədlərin indeksləşdirilməsi və təsnifləşdirilməsi, sənədlərə girişin təşkili, informasiya texnologiyaları, və personal işi.. Digər tərəfdən, müəllif vurğulayır ki, “uçotların idarə edilməsi xidmətinin missiyası bütövlükdə təşkilatın missiyası ilə əlaqəli olmalıdır”. Başqa sözlə, qeydlərin idarə edilməsi bütövlükdə təşkilatın məqsəd və vəzifələri ilə əlaqəli olmalıdır. Beləliklə, sənəd idarəetməsini praktiki fəaliyyət kimi xarakterizə edən M.Balkland təbii olaraq təşkilatda sənəd idarəetməsinin funksional əhəmiyyəti ideyasına gəlir.

Məşhur amerikalı məsləhətçi mütəxəssis D.O. Stephens həmçinin qeydlərin idarə edilməsini praktik fəaliyyət kimi görür. Bununla belə, qeyd edir ki, qeydlərin idarə edilməsi çox yaxşı inkişaf perspektivləri olan müstəqil güclü peşəkar elmi intizam ola bilər.

Yerli sənədşünaslıqda sənəd idarəetməsi konsepsiyasına ilk müraciət edən A.N. Sokov. O, “İdarəetmədə biznes sənədləri” adlı əsərində sənəd idarəetməsi haqqında anlayışını açıqlayıb. Onun fikrincə, sənəd idarəetməsi aşağıdakılardan ibarətdir:

• müəssisələrin fəaliyyətinin tam və dəqiq sənədləşdirilməsinin təşkili, müvafiq sənəd formalarının yaradılması;
• yaradılmış sənədlərin həcminə və keyfiyyətinə nəzarət mexanizminin saxlanılması;
• sənədlərin yaradılması, toplanması və istifadəsi üzrə fəaliyyətin sadələşdirilməsi;
• sənədlərin təhlükəsiz saxlanması və lazımsız sənədlərin vaxtında aradan qaldırılması;
• qeydlərin idarə edilməsinin bütün aspektləri üçün hüquqi əsas.

Ümumiyyətlə, A.N.-nin mövqeyi. Sokova olduqca məntiqlidir, onun ofis işinə baxışlarının təkamülünü əks etdirir və mümkün yollar onun nəzəriyyə və praktikada təkmilləşdirilməsi. Lakin bu ideyalar uzun müddət dəstəksiz qaldı və daxili sənəd idarəetməsi istiqaməti çərçivəsində inkişaf etmədi. Ölkədə arxiv işinin 70 illiyinə həsr olunmuş konfransda çıxış edən və sənədşünas alimlərin mövqeyini əks etdirən A.N. Sokova, SSRİ-nin davam edən yenidən qurulması kontekstində aktual hesab edərək yenidən sənəd idarəetmə probleminə diqqət çəkir.

1990-cı illərdə “sənədlərin idarə edilməsi” anlayışı elmi nəşrlərdə, xüsusən də ingilis terminlərinin hərfi tərcümələrindən tez-tez istifadə olunan kompüter nəşrlərində getdikcə daha çox rast gəlinir. Bununla belə, yalnız bir neçə nəşr bu geniş konsepsiyanın məzmununu, elmi bir intizam kimi sənəd idarəetməsi və bu terminin praktiki tətbiqi üçün əhəmiyyətini anlamağa çalışır. Beynəlxalq Arxivlər Şurasının terminologiya qrupunun hazırladığı tərifdən sitat gətirmək yerinə düşər: “sənədlərin idarə edilməsi dedikdə, onların işlənməsi zamanı sənədlərin qənaətli və səmərəli yaradılması, istifadəsi və saxlanmasına yönəlmiş ümumi inzibati idarəetmə sahəsi başa düşülür. həyat dövrü”.

Bu konsepsiya ilə rus və sovet praktikasında ümumiyyətlə qəbul edilən müddətli ofis işi arasında fərq nədir? Ən son dövlət standartına uyğun olaraq işgüzarlıq sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsi kimi müəyyən edilir. Bu GOST ilə ofis işi eyni zamanda idarəetmə üçün sənədli dəstək kimi başa düşülür.

Beləliklə, müasir ofis işi, sanki, yüksəlir yeni səviyyə, və onun əhatə dairəsi təşkilatın bütün sənədlərini əhatə edir. Bununla belə, dövlət standartında bu anlayışların formal eyniliyi yalnız onu tərtib edənlərin mövqeyidir. Onların düzgünlüyünü təsdiqləmək üçün nəzəri müddəalar ofis işinin idarəetmənin sənədli dəstəyinə çevrilməsi üçün müvafiq mexanizmlərdə yerləşdirilməlidir. Məsələn, A.N. Sokova, DOE-ni sənəd dövriyyəsini azaltmaq, sənədlərin keyfiyyətini artırmaq və müasir texnologiya və yeni informasiya texnologiyalarından istifadə kontekstində qərar qəbul etmək üçün zəruri olan aktual məlumatları vaxtında təmin etmək üçün sənədləşməni sadələşdirmək və bütün sənədləşdirmə sistemlərini idarə etmək kimi hesab edir. . Bu ifadədən ofis işi ilə məktəbəqədər təhsil müəssisələri arasında ən azı iki əhəmiyyətli fərqi çıxarmaq olar:

1. Rəhbərliyin sənədləşdirmə təminatı təşkilatın bütün sənədlərini əhatə edir və ofis işi əsasən yalnız təşkilati və inzibati sənədlərə aiddir;
2. DOW, sənədlərlə işləmək üçün informasiya texnologiyaları komponentindən daha çox istifadə etməyə imkan verir.

Fikrimizcə, yuxarıdakı mövqelər elmi baxımdan çox həssasdır sistem təhlili. Aydındır ki, ofis işi və DOW haqqında danışarkən həlledici olan sənədlərin həcmi və növləri deyil. Bu anlayışların yalnız fəaliyyət sahəsini ifadə etməsi ehtimalı azdır. Belə görünür ki, nəzərdən keçirilən anlayışların öyrənilməsində əsas məsələ onların idarəetmə proseslərində əhəmiyyəti, idarəetmədə sənədlərlə işin payı olmalıdır. Fikrimizcə, ofis işi texniki idarəetmə funksiyası, DOW isə təminat kimi müəyyən edilməlidir. Fərqlərin mahiyyəti təkcə ofis işini və ya DOW-u tənzimləyən sənədlərin həcmində deyil, həm də ofis işindən DOW-a keçid zamanı onun məlumat komponentinin gücləndirilməsindədir. DOW idarəetmə prosesinin informasiya təminatını təkmilləşdirir, yalnız təşkilatın bütün sənədlərini informasiya sahəsinə daxil etməklə deyil, həm də daha çox effektiv texnologiyalar onun emalı.

Üstəlik, biz hesab edirik ki, ofis işi və məktəbəqədər təhsil bir-birini istisna edən anlayışlar kimi başa düşülməməlidir. Ofis işi daha formal anlayışdır (tənzimləmə, qayda, şərt, tikinti), sənədlərlə işləmə qaydasını (işgüzar iş üçün təlimat) sərt şəkildə müəyyən edir. İdarəetmənin sənədləşdirmə dəstəyi fərqli bir anlayışdır. Onun mahiyyəti idarəetmə prosesini (qərarların qəbulunu) sənədləşdirilmiş informasiya ilə təmin etmək, eyni zamanda ona analitik komponentləri daxil etmək, idarəetmə funksiyalarının onlara xidmət edən sənədlərlə əlaqələndirilməsindən ibarətdir. İdarəetmənin sənədli təminatı, fikrimizcə, ənənəvi ofis işindən sənəd idarəetməsinə keçid mərhələsini xarakterizə edən termindir.

Beləliklə, yuxarıda göstərilənlərə əsaslanaraq, biz sənəd idarəetməsini bir təşkilatın tam hüquqlu idarəetmə funksiyası kimi başa düşürük, onun həyata keçirilməsi sənədlərin mövcudluğunun həyat dövrünün bütün mərhələlərini əhatə edir (sənədlərin görünüşündən onların məhv edilməsinə və ya köçürülməsinə qədər). arxivlərə), bütün növ sənədlər və təşkilatın sənədləşmə sistemi. Sənədlərin idarə edilməsi qənaət və səmərəlilik prinsiplərinə və tam hüquqlu idarəetmə resursu kimi təşkilatın sənədlərinə münasibətdə yüksək keyfiyyətli idarəetməni təmin edən yeni informasiya texnologiyalarından geniş istifadəyə əsaslanır. Bu idarəetmədə sənədləşdirmə və məlumat əlaqəsini vurğulayır.

Mixail Larin, Beynəlxalq İnformasiyalaşdırma Akademiyasının akademiki, Ümumrusiya Elmi-Tədqiqat Sənədləşmə və Arxivçilik İnstitutunun (VNIIDAD) direktoru

"Sənəd" konsepsiyasının inkişafı

M.V. Larin,VNIIDAD-ın direktoru

Mənbə: jurnal "Atelye". 2000. № 1.

Sənədlərin idarə edilməsinin təkmilləşdirilməsi problemi və idarəetmə sənədinin təkamülü "sənəd" anlayışının özünü, onun təkamülünün tarixi və metodoloji xüsusiyyətlərini başa düşməyi tələb edir. Məlumdur ki, sənədlər insanı yazının meydana çıxdığı andan müşayiət edir - məlumatın təsbit edilməsinin təsviri yolu. Sənədlər insan fəaliyyətinin müxtəlif sahələrində, bilik sahələrində, həyat sahələrində istifadə olunur.

Formal məntiqi əlaqələrlə bir-birinə bağlı olan sənədlər toplusu kimi sənəd və sənədləşmənin tarixi sənədşünaslığın ən maraqlı mövzularından biridir və bu günə qədər kifayət qədər öyrənilməmişdir. Eyni zamanda, sənədin tarixi təşkilatlarda sənəd idarəetməsinin bugünkü problemlərinin əksəriyyətinin mənşəyini aça bilər. Tarix bizə sənədin təkamülünü və onun cəmiyyətdə baş verən sosial-siyasi və iqtisadi dəyişikliklərlə əlaqəsini izləməyə imkan verir. Sənədin transformasiyası prosesinin əsas xüsusiyyətləri arasında sənəd formalarının yaranması, dəyişdirilməsi və qorunub saxlanması səbəbləri, müxtəlif növ sənədlərin sosial və idarəetmə proseslərində payının dəyişməsi, yeni texnologiyaların sənədə təsiri, xarici görünüşü və s. və fərdi sənəd rekvizitlərinin yoxa çıxması və s.

VƏ. İstrin sənədin işlənməsini birbaşa yazının yaranması ilə əlaqələndirir, çünki yazılı, mətn, məzmun hissəsi hər hansı bir sənədin əsasını təşkil edir. Razılaşmaq lazımdır ki, yazının tarixi perspektivdə meydana çıxmasına səbəb olan amillər (ictimai tələbatın formalaşması, dil xüsusiyyətlərinin təsiri, əvvəlki yazı sistemləri) sənədin formalaşmasında da öz əksini tapmışdır*1.

*1 Istrin V.I. Yazının yaranması və inkişafı. M., 1965. S. 28.

Ədəbiyyatın təhlili göstərir ki, sənədin əsas funksiyaları zaman və məkanda sonrakı ötürülməsi ilə məlumatın saxlanması (fiksasiyası) prosesi ilə bağlıdır. Yazılı sənədin formalaşmasının ilkin mərhələsində bunlara aşağıdakılar daxildir: elmi, dini, maarifləndirici və digər məqsədlər üçün onun mühafizəsi və yayılması üçün uçotun aparılması, hesablanması, hiylə ilə mübarizə, əmrlərin ötürülməsi, məlumatların qeydə alınması*1. Bu funksiyaların həyata keçirilməsi praktikada qrafik sənədlərin (xəritələr və çertyojlar), tibbi, mühasibat uçotu və digər sənədlər növlərinin yaranmasına səbəb olmuşdur. Belə nəticəyə gəlmək olar ki, sənəd və sənədləşmə insanın sosial ehtiyacları və dövlət tapşırıqları ilə əlaqədar yaranır. İstənilən sənəd sənədin yaradılması məqsədinə görə müvafiq funksiyaya və ya onların birləşməsinə malikdir.

*1 Bax: Banasyukeviç V.D., Larin M.V., Sokova A.N. Sənədləşdirmə sistemlərinin vəziyyəti və təkamülü. Araşdırma hesabatı. SIF VNIIDAD.

Gəlin özümüzə sual verək ki, sənəd idarəetməsi baxımından sənəd nədir? Aydındır ki, “sənəd” termininin optimal tərifinin işlənib hazırlanması ümumilikdə idarəetmə sənədlərinin təkamülü probleminin öyrənilməsinin tamlığından asılıdır. Təəssüf ki, bu günə qədər sənədşünaslıqda və arxivşünaslıqda aydın, birmənalı və hamı tərəfindən qəbul edilmiş “sənəd” termini işlənməmişdir. Eyni zamanda belə bir tərif sənəd idarəetməsi nəzəriyyəsinin inkişafı üçün zəruridir.

“Sənəd” anlayışı bir çox bilik sahələrində istifadə olunur və bir sıra elmi fənlərin tədqiqat obyektidir. Bu elmlərin demək olar ki, hər biri hansı meyarların əsas götürülməsinə əsaslanaraq sənədin tərifinə öz yanaşmasını irəli sürür: sənədin məqsədi, forması, məlumatın qeydə alınması və çoxaldılması üsulu və s. Fikrimizcə, sənədşünaslıqda “sənəd” termininin zəruri semantik mənasının tapılması probleminin həlli yalnız sənədin tərifinə müxtəlif yanaşmaların müqayisəli təhlili əsasında mümkündür.

Sənəd ümumi elmi anlayış olmaqla, müxtəlif fənlər üzrə təfsirində müəyyən fərqlərə malikdir*1, onların mövzu və vəzifələrini əks etdirir.

*1 Stepansky A.D. Dövlət saxlanması üçün sənədli materialların seçilməsinin nəzəri əsasları haqqında // SSRİ-də arxiv işi məsələlərinə dair elmi konfransın materialları. - M. 1965; Elpatevski A.V. Sənəd informasiyasının təşkili sahəsində tədqiqata sənəd sistemləri nöqteyi-nəzərindən yanaşmanın bəzi məsələləri // “Sənəd informasiyası sahəsində tədqiqata sistemli yanaşma məsələləri” adlı nəzəri seminar üçün məruzələrin tezisləri. - M. 1972; Meduşovskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin S.P. SSRİ dövlət arxivinin sənədli mənbələrlə təminatı problemlərinə həsr olunmuş elmi konfransın materialları üzrə. - M. 1976. 1-ci hissə; Sokova A.N. Sənədləşmə və onun dövlət idarəçiliyində və tarix elmində rolu. - M. 1985. SIF OTSNTI VNIIDAD. N 039-86; Avtokratlar V.I. Arxivləşdirmə obyektinin və subyektinin öyrənilməsinin bəzi aspektləri // VNIIDAD-ın materialları. - M. 1976. V.6. 4.1; İlizarov B.S. Sovet arxiv elminin aktual nəzəri və metodoloji problemləri. - M. 1984 və s.

Sənədləşməni müxtəlif mövqelərdən öyrənən elmi fənlər arasında sıx əlaqə onların konseptual aparatında özünü göstərir. Əgər sənədşünaslıq idarəetmə vasitəsi kimi sənədin keyfiyyətinin yüksəldilməsini əsas vəzifə kimi qarşıya qoyursa və bu baxımdan onun funksiyalarını və tarixi inkişafdakı rolunu öyrənirsə, arxivşünaslıq, mənbəşünaslıq, sosiologiya sənədi informasiya daşıyıcısı hesab edir. keçmiş və ya indi haqqında. Qeyd etmək lazımdır ki, sənədin tarixi-sosioloji mənbə kimi qiymətləndirilməsi bilavasitə həmin sənədin hansı yeri tutmasından və ilkin funksiyalarını yerinə yetirməkdə hansı əhəmiyyətə malik olmasından irəli gəlir*1.

*1 Banasyukeviç V.D. İdarəetmə sənədlərinin terminologiyası məsələləri // Sovet arxivləri, 1974, N 4. S. 17.

Sənədin ən geniş anlayışı sənədli filmdə verilir - istənilən dildə və hər hansı bir şəkildə sabit məlumatı olan hər hansı maddi daşıyıcı kimi*1. Sənədşünaslıqda sənəd faktlar, obyektiv reallıq hadisələri və insanın psixi fəaliyyəti haqqında xüsusi materialda müxtəlif üsullarla məlumatların təsbit edilməsi vasitəsidir*2. Mənbəşünaslıqda sənəd məlumat ötürmək üçün xüsusi hazırlanmış obyektdir*3.

*1 Bax Vorobyov G.G. Sənəd: məlumat təhlili. - M. 1973. S. 7.

*2 GOST 16487-70. Ofis işləri və arxivləşdirmə. Şərtlər və anlayışlar.

*3 Meduşovskaya O.M. Müasir mərhələdə mənbə araşdırması // Sovet arxivləri. 1979. N 2. S. 5.

Arxiv işində “arxiv sənədi” terminindən istifadə olunur - arxivdə saxlanılan sənəd*1.

*1 Sosialist ölkələrinin müasir arxiv terminologiyasının lüğəti. - M. 1982. Art. 22. Əvvəllər arxiv materialları, daha sonra sənədli materiallar, daha sonra (1971-ci ildən) sənədlər termini işlədilirdi.

Hüquq elmində sənədlər hüquqi münasibətlərin sənədləşdirilməsi və sübut edilməsi vasitəsi kimi öyrənilir. Tarix elmi sənədi ən mühüm tarixi mənbə kimi müəyyən edir, sənədlilik isə hər hansı sabit məlumatı sənəd hesab edir*1.

*1 İlyuşenko M.P., Kuznetsova T.V., Livşits Ya.3. Sənəd idarəetməsi. Sənəd və sənədləşmə sistemləri. Dərslik. - M., MGIAI, 1977. S. 7.

İdarəetmə mütəxəssisləri sənədi idarəetmə qərarlarının təsbiti və ötürülməsi vasitəsi kimi qəbul edirlər*1.

*1 Kuznetsova T.V., Losev V.I. İdarəetmə sənədləri. - M.: İqtisadiyyat, 1985. S. 10.

İlizarov B.S. sənədin bütün fənlərin tədqiqat obyekti kimi müəyyən edilməsini təklif etmişdir: sənəd zaman və məkanda ötürülməsi üçün məlumatın məqsədyönlü şəkildə tutulmasının (sənədləşdirilməsinin) nəticəsidir*1.

*1 İlizarov B.S. Sovet arxiv elminin aktual nəzəri və metodoloji problemləri. - M., 1984. S. 32.

"Sənəd" anlayışının ən dəqiq, ümumiləşdirici tərifi, fikrimizcə, insan fəaliyyətinin müxtəlif sahələrində sənədlərin formalaşdırılması, qatlama və sənədləşdirmə sistemlərinin inkişafı qanunlarını öyrənən elmi intizam - sənədşünaslıq tərəfindən verilir. .

Onun inkişafında "sənəd", "sənədləşmə" anlayışları əhəmiyyətli dəyişikliklərə məruz qalmışdır. Əvvəlcə latınca doceo "öyrətmək", "bildirmək" mənasını verirdi. Sonrakı törəmə forması documentum sözün dar mənasında “sübut”, “sübut” mənasını verən elmi və praktiki fəaliyyətin bir çox sahələrində özünü çoxdan təsdiq etmişdir.

Rus dilində "sənəd" anlayışı 18-ci əsrdə ortaya çıxdı. I Pyotr onu "yazılı sübut" kimi tərcümə etdi *1 və bununla da, ilk növbədə, sənədin hüquqi əhəmiyyətini vurğuladı. 19-cu əsrdə yeni bir cəhət vurğulanır: idarəetmədə sənədin mənası. Sənəd formada təsbit edilmiş və idarəetmə prosesinin həyata keçirilməsi üçün nəzərdə tutulmuş məlumat hesab olunur*2. Hüquqi qüvvəyə malik olan yazılı mənbə kimi sənəd anlayışı 20-ci əsrə qədər gəlib çatmışdır. "Sənəd - 1) qanunla tərtib edilmiş və bir şeyə hüquqların və ya hər hansı bir öhdəliyin yerinə yetirilməsinə sübut kimi xidmət edə bilən hər hansı bir sənəd, 2) ümumiyyətlə, hər hansı yazılı sübut" * 3.

*1 Sənədli film – 60. Sənədli film üzrə Birinci Ümumittifaq Simpoziumunun materialları, 1-ci hissə. – Vilnüs, 1970. S. 45.

*2 İlyuşenko M.P., Kuznetsova T.V., Livşits Ya.Z. Sənəd idarəetməsi. Sənəd və sənədləşmə sistemləri. Dərslik. - M., MGIAI, 1977. S. 11.

*3 Bax: Pavlenkov F. Ensiklopedik lüğət. - SPb., 1913. S. 687.

Bununla belə, inqilabdan əvvəlki Rusiyanın normativ aktlarında XIX - XX əsrlərdə. idarəetmənin və işgüzar işin təşkilində “sənəd” termini demək olar ki, işlədilməyib. Qurumların praktik fəaliyyətində sənəd anlayışı həm də “işgüzar kağız”, “akt”, “iş” anlayışları ilə eyniləşdirilirdi. “İşgüzar kağız” və “sənəd”i müəyyən edən bu tendensiya 1920-ci illərə qədər davam etdi. 20-ci əsr Tədricən "işgüzar kağız" termini "rəsmi sənəd" ilə əvəz olunur. Belə ki, Mərkəzi İcraiyyə Komitəsinin və Xalq Komissarları Sovetinin 7 iyul 1932-ci il tarixli Fərmanında “rəsmi sənədlərin” saxlanması qaydalarına istinad edilir*1. 1934-cü il tarixli “Rus dilinin izahlı lüğəti”ndə sənəd “taşıyıcının şəxsiyyətini təsdiq edən yazılı rəsmi arayış” adlanır*2.

*1 SZ SSRİ, 1932, N 53, maddə. 319.

*2 Rus dilinin izahlı lüğəti. Ed. D.N. Uşakova, cild 1. - M., 1934. S. 751.

Yuxarıdakı təriflərdə sənədin iki komponentini ayırd etmək olar: məlumat (sənəd zamanla və məsafədə ötürülən sabit məlumatdır) və hüquqi (sənəd məlumatın etibarlılığının sübutu kimi xidmət edir və ifadə formalarından birini təmsil edir) hüquq).

İnsan fəaliyyətinin müxtəlif sahələrində sənədlərin və sənədləşmənin formalaşdırılması qanunauyğunluqları haqqında biliklərin toplanması ilə, eləcə də yeni maddi media növlərinin meydana çıxması ilə “sənəd” anlayışı yeni məzmunla dolu yeni bir anlayış aldı.

KQ. Mityaev öz əsərlərində qeyd edirdi ki, in geniş mənada"sənəd", "sənədli materiallar" anlayışları sənədli olan hər şeyi ifadə edir, yəni. faktları, hadisələri, hadisələri yazının, təsvirin, səs yazısının köməyi ilə tutmaq, təsbit etmək, qeydə almaq yolu ilə obyektiv reallığın əks olunmasına əsaslanır*1.

*1 Mityaev K.G. SSRİ-də ofis işinin tarixi və təşkili. Fərman. op., s. 8.

K.G.-nin sonrakı tərifi. Mityaev, obyektiv reallıq hadisələri haqqında məlumatların müxtəlif üsullarla şüurlu şəkildə tutulması (sənədləşdirilməsi) nəticəsində bu məlumatı vaxtında və uzaqdan etibarlı şəkildə ötürmək, dildə çap olunan sözlərin məcburi eyniləşdirilməsi ilə sənəd konsepsiyasını inkişaf etdirmişdir. , “Arxiv terminologiyasının qısa lüğəti”ndə işlənib hazırlanmışdır. Orada “sənəd” anlayışı təsvir obyekti kimi informasiya anlayışını ehtiva edir: “Sənəd faktların, hadisələrin, əşyaların, obyektiv reallıq hadisələrinin və insanın psixi fəaliyyətinin yazı, qrafika, rəsm, fotoqrafiya vasitəsilə nümayiş etdirilməsinin nəticəsidir. , səs yazısı və ya başqa üsulla xüsusi materialda (papirus, perqament, kağız, plyonka və s.)" * 1. “İnformasiya” və “daşıyıcı” anlayışları olmasa da, onlar tərifdə öz xüsusiyyətləri ilə açılır.

*1 Arxiv terminologiyasının yığcam lüğəti. - M. - L., 1968. S. 19-20.

Sonralar QOST 16487-70 "Sənədləşmə və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər" (M., 1971) "sənəd" termininə dəyişikliklər edir: "Sənəd faktlar, hadisələr, hadisələr, sənədlər və sənədlər haqqında xüsusi maddi məlumatların müxtəlif yollarla təsbit edilməsi vasitəsidir. obyektiv reallıq hadisələri və insanın psixi fəaliyyəti»*1. Bu tərifdə ətraflı məlumat anlayışı verilir, lakin "nəticə" (informasiyanın konsolidasiyası) sözü "vasitə" sözü ilə əvəz olunur, bu da nə semantik, nə də məntiqi cəhətdən əsaslandırılmır.

*1 Sənəd işləri və arxiv. Şərtlər və anlayışlar. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1. S. 2.

Yuxarıdakı tərifdə aşağıdakılara diqqət yetirilməlidir: 1) Sənəd ilk növbədə şüurlu insan fəaliyyətinin nəticəsidir. Məlumatın fiksasiyası şəxs sənəd yaratdıqda onun bilavasitə iştirakı ilə və ya məlumat şəxs tərəfindən yaradılmış texniki vasitələrlə fiksasiya edildikdə dolayı iştirakı ilə həyata keçirilir.

2) Şüurlu şəkildə sabitlənmiş məlumat reallığın zehni təsviri olduğundan sözlər və ya hər hansı işarə və ya simvol (maşın kodları) olmadan ifadə edilə bilməz.

Beləliklə, sənədin əsas semantik mənası onun məlumatı fiksasiya vasitəsi kimi tərifində ümumiləşdirilmişdir*1. Eyni zamanda, sənədin yeni xüsusiyyətləri konsepsiyanın özündə, məsələn, məlumatın fiksasiyası üçün üsullar və material, sənədin məcburi identifikasiyası kimi fərqlənir.

*1İlyuşenko M.P., Kuznetsova T.V., Livşits Ya.Z. Sənəd idarəetməsi. Sənəd və sənədləşmə sistemləri. Dərslik. - M., MGIAI, 1977. S. 13.

“Sosialist ölkələrinin müasir arxiv terminologiyası lüğəti”ndə * 1 əksini tapmış arxiv terminologiyasının sonrakı inkişafı “sənəd” termininin əvvəlki tərifinə düzəlişlər etdi. Əsas yükü daşıyan “informasiya” anlayışı “informasiyanın sabitləşməsinin nəticəsi” ifadəsinin tərkib hissəsi kimi məntiqi-semantik əlaqədə qalmışdır. Müvafiq məlumatların təsbit edildiyi əlavə olaraq təqdim edilən "daşıyıcı" anlayışı tərifə bitmiş görünüş verdi: "Sənəd obyektiv reallıq obyektləri və insanın zehni fəaliyyəti haqqında məlumatların yazı, qrafika, fotoqrafiya, səs yazısı və ya hər hansı digər şəkildə hər hansı bir mühitdə" * 2 .

*1 M., 1982. Nəşr. 1; 1988. Buraxılış. 2.

*2 Sosialist ölkələrinin müasir arxiv terminologiyasının lüğəti. - M., 1982. Nəşr. 1. S. 59.

Təqdim olunan müxtəlif media anlayışları və məlumatın fiksasiyasının müxtəlif yolları - "sənəd" və "sənəd məlumatı" anlayışlarını terminoloji olaraq ayırdı.

GOST 16487-83 "Ofis işi və arxiv işi. Terminlər və təriflər" (M., 1983), materialı ayıraraq təsvir obyekti ideyasını tamamlayan "sənəd" termininin tərifinə düzəlişlər edilmişdir. üzərindəki məlumatlardan “sənədin” daşıyıcısı. “Məlumatlı maddi obyekt” lüğət konstruksiyası terminin semantik mənasını tamamlayır və konkretləşdirir; eyni məqsəd "vasitələr" və ya "nəticə" anlayışlarının tərifdən çıxarılması və müxtəlif maddi daşıyıcılarda məlumatların fiksasiya yollarını sadalamaqdan imtina etməkdir: "Sənəd insan tərəfindən hazırlanmış məlumatda sabitlənmiş maddi obyektdir. zaman və məkanda onun ötürülməsi yolu” * 1 .

*1 Sənəd işləri və arxiv. Şərtlər və anlayışlar. GOST 16487-83. - M., 1983. S. 5.

A.V. Elpatyevski arxiv elminə “sənədli məlumat” anlayışını daxil etmişdir. Onun 70-ci illərin əvvəllərində verdiyi tərif bütün növ sənədli məlumatları, o cümlədən arxiv məlumatlarını ən dəqiq əks etdirən hesab olunurdu: “Sənədli informasiya sosial (yəni insan təfəkkürü səviyyəsində yaradılmış) informasiya kimi başa düşülməlidir və ya bu zaman emal edilməlidir. emalı və saxlanması üçün maddi daşıyıcılarda qeydə alınan bioloji məlumatların, cansız və süni xarakterli məlumatların səviyyəli (emal oluna bilən) növləri və formaları" * 1.

*1 Elpatyevski A.V. Leninin əks etdirmə nəzəriyyəsi işığında “sənədli informasiya” anlayışının müəyyənləşdirilməsi məsələsinə dair // “Sənədşünaslıq və arxivşünaslıq sahəsində terminoloji problemlər (yanvar 1974)” nəzəri seminarı üçün məruzələrin tezisləri. - M.: VNİIDAD, 1973. S. 27.

Beləliklə, sənəd təriflərinin ardıcıl inkişafının təhlili "sənəd" termininin formalaşdırılmasına üç əsas yanaşmanı müəyyən etməyə imkan verir:

1) sənəd maddi obyektdir;

2) sənəd - məlumat daşıyıcısı;

3) sənəd - sənədləşdirilmiş məlumat.

Sənədşünaslıq nöqteyi-nəzərindən ən çox yayılmış olanı sənədin maddi obyekt kimi təyin edilməsidir, üzərində məlumat mətn, səs yazısı və ya təsvir şəklində qeyd olunur, saxlama və ictimai istifadə üçün zaman və məkanda ötürülməsi nəzərdə tutulur*. 1.

*1 "Sənədlərin məcburi surətləri haqqında" 23 noyabr 1994-cü il tarixli Federal Qanun // SZ RF. 1995. N 1. Maddə. 1.

Sənədə bu cür yanaşmanın əsas mənbəyi Paul Otletin “Sənədləşmə haqqında traktat”*1 əsəri ola bilər. SSRİ-də informatika üzrə mütəxəssislər bu terminin tərəfdarlarına çevrildilər, onlar 60-cı illərdə sənədə bir sıra təriflər vermişdilər*2. Bu zaman söhbət informasiya proseslərindən, informasiyanın bir subyektdən digərinə ötürülməsindən gedir.

*1 Otle P. Sənədləşməyə dair traktat. Brüssel, 1934.

*2 Məsələn, “Elmi informasiyanın nəzəriyyəsi və praktikasına dair terminoloji lüğət”də (M., 1964) aşağıdakı tərif verilir: “Sənəd – məlumatı sabit formada olan maddi obyektdir”; Mixaylov A.İ., Çerni A.İ., Gilyarovski R.S. “İnformatikanın əsasları” kitabında (M.: Nauka, 1968, s. 46) aşağıdakı tərif verilir: “Sənəd – məkanda və zamanda ötürülməsi üçün xüsusi olaraq nəzərdə tutulmuş və sosial sahədə istifadə olunan sabit məlumatları ehtiva edən maddi obyektdir. təcrübə"; QOST 16487-83 "Sənədləşmə və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər" (M., 1983, s. 5) də müəyyən etdi ki, "sənəd zaman və məkanda ötürülməsi üçün texnogen üsulla sabitlənmiş informasiyaya malik maddi obyektdir. " Bu tərif sənədin yaradılmasında insanın iştirakına diqqət yetirir.

“Sənəd” anlayışının bu təfsirinin variasiyası “maddi obyekt” ifadəsinin terminində “material daşıyıcısı”, “daşıyıcı”, “xüsusi material” ilə əvəz edilməsidir. İlk dəfə belə bir yanaşma arxiv terminologiyasının qısa lüğətində * 1 göstərildi və GOST 16487-70 * 2-də işlənib hazırlanmışdır. Vorobyov G.G., Rudelson K.I., Kiba Yu.I., alim və mütəxəssislər arasında bu fikrə ardıcıl olaraq sadiq qaldılar. və Tsibizov N.İ., Felzer A.B. və Misserman M.A., İlyuşenko M.P., Petrakov A.V. və başqaları*3.

*1 Bax: Arxiv terminologiyasının qısa lüğəti. - M. - L, 1968. S. 19-20.

*2 GOST 16487-70. Ofis işləri və arxivləşdirmə. Şərtlər və anlayışlar. - M.: Standartlar nəşriyyatı, 1971. S. 2.

*3 Bax: Vorobyov G.G. Sənəd: məlumat təhlili. - M.: Nauka, 1973. S. 7 (Sənəd - hər hansı dildə və hər hansı bir şəkildə sabit məlumatı olan istənilən maddi daşıyıcı); Rudelson K.I. Müasir sənəd təsnifatları. - M.: Nauka, 1973. S. 19 (Sənəd informasiya daşıyıcısıdır, biliyi, faktları, obyektiv reallığın hadisə və hadisələrini təsdiq edir və onlar haqqında zaman və məkanda informasiyanın ötürülməsinə xidmət edir); həmçinin bax: Kiba Yu.İ., Tsibizov N.İ. Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərində istifadə olunan sənədlərin unifikasiyası və standartlaşdırılmasının təşkilati-metodoloji prinsipləri // Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərində sənədlərin unifikasiyası və standartlaşdırılması. - Podolsk, 1974. S. 3; Felzer A.B., Misserman M.A. Ofis işi. İstinad təlimatı. - Kiyev, Vişça məktəbi, 1977, s.6; İlyuşenko M.P. Sənəd dövriyyəsinin təşkili. - M., MGIAI, 1981. S. 38; Petrakov A.V. E-poçta giriş. - M.: FiS, 1993. S. 23 və s.

Son zamanlar sənədin tərifində semantik yükün maddi komponentdən informasiyaya keçidi baş verir. Hüquqşünas V.A.-nin fikrincə, “sənədləşdirilmiş məlumat (sənəd)” anlayışının qanunvericilik vasitələri ilə praktikaya tətbiqi. Kopylov, məlumatın (informasiyanın) və maddi daşıyıcının (simvollar, işarələr, hərflər, dalğalar və s. şəklində) ikili vəhdətinə əsaslanır. Sənədləşmə nəticəsində informasiyanın bir növ maddiləşdirilməsi və refikasiyası baş verir. İnformasiya maddi daşıyıcıda “sabit” və ya hətta ona “ilişdirilir” və beləliklə, informasiyanı yaradandan təcrid olunur... Sənədləşdirilmiş informasiya... maddi obyektdir və bu, müəyyən şərtlər daxilində onu aşağıdakı kimi təsnif etməyə əsas verir. əşyalar kateqoriyası və qurumu ona mülkiyyət hüquqlarını genişləndirir*1. Sənədin ikitərəfli bütövlük ideyası da M.N. Kostomarov haqlı olaraq qeyd edir ki, bu birlikdə uzun müddət birincilik daşıyıcıya məxsus olub, o, sanki sənədlərin ümumi adı (məsələn, “kağız”) olub*2.

*1 Kopylov V.A. Bir obyekt kimi məlumat hüquqi tənzimləmə- elmi-texniki məlumat. Seriya 1. İnformasiya işinin təşkili və metodikası. - M., VİNİTİ, 1996, N 8. S. 2. Düşüncə V.A. Kopılovun sənədləşdirilmiş məlumatların maddi obyekt kimi tanınması haqqında, fikrimizcə, arxiv aləmində arxiv sənədlərinin qiyməti və maddi qiymətləndirilməsi ilə bağlı gedən müzakirələrdə nəzərə alınmalıdır.

*2 Kostomarov M.N. "Çox üzlü Janus" - informasiya idarəetmə sistemində sənəd. -#M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 12493800395 12493872492, S Office 12493872492. .

"Sənəd" anlayışının təhlilini davam etdirərək belə bir nəticəyə gələ bilərik ki, o, üç əsas komponentə əsaslanır: məlumat, məlumatın maddi daşıyıcısı və təfərrüatlar vasitəsilə identifikasiya imkanı ilə məlumatın fiksasiyası. Qeydə alınmış məlumatları müəyyən etmək qabiliyyəti sənədi digər məlumat daşıyıcılarından əsaslı şəkildə fərqləndirir. Bunda biz ukraynalı alim S.G. ilə həmrəyik. Kuleşov monoqrafiyasında sənədin mətnin oxunmasının fizioloji imkanlarına uyğunlaşdırılmış (nitq və qeyri-nitq əlamətlərinin məntiqi ardıcıllığı kimi) məkan və zamanda informasiyanın saxlanması və ötürülməsi üçün şəxs tərəfindən yaradılmış xüsusi maddi struktur olduğunu qeyd edir. )*1.

*1 Bax: Kuleşov S. Sənədli dzherela elmi məlumat anlayışı, tipologiyası, tarixi, tipoloji sxemləri. - Kuiv, 1995. S. 26.

Sənədin identifikasiyası anlayışının idarəetmə və arxiv işində tətbiqi baxımından terminə daxil edilməsi xüsusilə vacibdir. Beləliklə, təkamül nəticəsində sənəd anlayışı özünün müasir rəsmi şərhinə gəlir: “Sənədləşdirilmiş məlumat (sənəd), onu müəyyən etməyə imkan verən detallarla maddi daşıyıcıda qeydə alınmış məlumat”*1. Fikrimizcə, sənədşünaslıq bu təriflə işləyə bilər.

*1 "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatın mühafizəsi haqqında" Federal Qanun. GOST R 51141-98 "Ofis işi və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər".

-- [ Səhifə 1 ] --

RUSİYA FEDERAL ARXİV XİDMƏTİ

Ümumrusiya Tədqiqat İnstitutu

sənədləşmə və arxivləşdirmə

(VNIIDAD)

M.V. LARIN

NƏZARƏT

SƏNƏDLƏR

TƏŞKİLATLARDA

Moskva 2002

Larin M.V. Orqanlarda sənəd idarəetməsi

s. - M.: Elmi kitab. 2002. - 288 s.

Kitab idarəetmənin nəzəriyyəsi və praktikasından bəhs edir

metodologiyadan istifadə edən təşkilatlarda sənəd idarəetməsi məlumatların idarə edilməsi. Tarixin sualları və ən müasir sənədləşmə işləri, sənəd idarəetməsi və informasiya idarəçiliyi münasibətləri, sənəd idarəetməsi ilə bağlı yeni informasiya texnologiyaları, onun avtomatlaşdırılması və dizaynı məsələləri.

Kitab sənədlərin idarə edilməsi sahəsində alim və peşəkarlar üçün nəzərdə tutulub və kimi istifadə oluna bilər təhsil bələdçisi sənədləşdirmə ixtisaslarının tələbələri üçün.

B B K 65.050. Haqqında M.V. Larin. ISBN 5-7671-0026- MÜNDƏRİCAT Giriş Fəsil 1. İdarəetmə resursu kimi sənədləşdirilmiş məlumat 1.1. İdarəetmədə informasiyanın rolu 1.2. Təşkilatın informasiya infrastrukturu 1.3. Təşkilatların informasiya resursları Fəsil 2. İnzibati sənədin təkamülünün bəzi problemləri 2.1. “Sənəd” konsepsiyasının hazırlanması 2.2. İdarəetmə sənədləri 2.3. Elektron sənədləşmə Fəsil 3. Sənədləşmədən sənəd dövriyyəsinə qədər 3.1. Məişət işinin tarixinin dövrləşdirilməsi və onun inkişafının inqilabdan əvvəlki mərhələsi 3.2. Sovet sənədləşmə işləri 3.3. Müasir qanunvericilik və normativ baza sənədlərin idarə edilməsinə dəstək 3.4. Sənədlərin idarə edilməsi Fəsil 4. Sənədləşmənin idarə edilməsinin avtomatlaşdırılması problemləri 4.1. 70-80-ci illərdə idarəetmənin sənədli təminatının avtomatlaşdırılması 4.2. Avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərinin inkişafı üçün müasir şərait və ilkin şərtlər 4.3. Avtomatlaşdırılmış sənəd dövriyyəsi sistemlərinin sistemləşdirilməsi, seçilməsi və qiymətləndirilməsi problemləri Fəsil 5. Sənəd idarəetməsində informasiyanın idarə edilməsi metodologiyası 5.1. İnformasiya idarəçiliyinin yaranması üçün ilkin şərtlər 5.2. İnformasiyanın idarə edilməsi konsepsiyası ... 5.3. Təşkilatda informasiya idarəçiliyinin vəzifələri, funksiyaları və strukturu Nəticə Mənbə və ədəbiyyat siyahısı Əlavə Giriş Giriş Ölkəmizdə yaradılması qanunun aliliyi Nümayəndəlik, icra, məhkəmə hakimiyyəti, istehsalat, elm və təhsil institutlarının səmərəli fəaliyyət göstərməsi təkcə onların fəaliyyətinin hüquqi əsaslarının qəbulu ilə deyil, həm də onların fəaliyyəti üçün rasional, konkret qayda və prosedurların, o cümlədən sənədlərlə işləmə sahəsi.

Bütün dünyada sənədləşmənin həcminin davamlı artması, elektrondan istifadənin artması kompyuter elmləri informasiya emal edilərkən, onun qeyri-kağız daşıyıcılarından istifadə və digər obyektiv amillər mütəxəssisləri sənədləşdirilmiş məlumatların mənimsənilməsi və idarə edilməsi imkanlarını axtarmaq lazım olduğu qənaətinə gətirir.

Sənədləşdirilmiş məlumat idarəetmənin əsasını təşkil edir, onun effektivliyi daha çox informasiyanın istehsalı və istehlakına əsaslanır. Müasir cəmiyyət şəraitində informasiya tam hüquqlu istehsal resursuna, etibarlı silaha çevrilmişdir rəqabət bütün sahələrdə iqtisadi fəaliyyət, cəmiyyətin sosial və siyasi həyatının mühüm elementi. İnformasiyanın keyfiyyəti idarəetmənin keyfiyyətini müəyyənləşdirir, çünki məlumat, qan dövranı sistemi kimi, bütün idarəetmə orqanlarına nüfuz edir, onları enerji potensialı ilə təmin edir və onları məqsədyönlü hərəkətə gətirir.

Məlumatın məlumat verən sənədlərdə cəmləşdiyi məlumdur təşkilati forma, onu zaman və məkanda hərəkət etdirən, onun əsasında duran sənədlər və sənədli məlumatlardır idarəetmə qərarları və onların maddi təcəssümüdür, hüquqi qüvvə verir və beləliklə, onların qeyd-şərtsiz icrasına töhfə verir.

İdarəetmənin sənədləşdirilməsi və onun sənədləşdirmə təminatının təşkili problemləri sənədlərin və idarəetmənin özü qədər qədimdir. Lakin müxtəlif amillərin təsiri altında, xüsusən də elmi-texniki tərəqqinin təsiri ilə biz bu mövzuya dönə-dönə qayıtmağa məcbur oluruq. Hazırda bu problem yeni informasiya texnologiyalarının sürətli inkişafı, cəmiyyətin sürətləndirilmiş informasiyalaşdırılması ilə aktuallaşır. Bu proseslər sənədşünaslar üçün dərhal cavab tələb edən bir sıra suallar yaradır. Bunlardan birincisi sənədşünaslığın dünya informasiya proseslərinin qloballaşması kontekstində sənədi öyrənən elmi fən kimi necə dəyişməli olmasıdır. İkincisi, yeni informasiya texnologiyalarının sənədlərlə işin praktiki sahəsində vəziyyətə necə təsir etməsidir. Üçüncüsü, tədqiq olunan mövzu ilə bağlı əvvəlki fikirlərimiz nə dərəcədə düzgün idi və onun yaxın gələcəkdə inkişaf tendensiyaları nədən ibarətdir, sənəd idarəetməsi sahəsində hansı strateji hədəflər irəli sürülməli və aktual praktiki həlli üçün hansı taktiki sxemlər həyata keçirilməlidir? bu sahədə problemlər.

Əlbəttə ki, qaldırılan suallar yerli sənəd mütəxəssislərinin birgə səylərini tələb edir və ayrıca bir işdə tam həll edilə bilməz. Diqqətimizi təşkilatlarda sənəd idarəetməsi probleminə yönəltməklə biz elmi tədqiqatların müasir mərhələdə aktual olan nəzəri və praktiki əhəmiyyət kəsb edən istiqamətini seçmişik.

Etiraf etmək lazımdır ki, “islahatqabağı” şəraitdə sənədşünaslıq idarəetmə strukturlarını normativ və normativ sənədlərlə adekvat şəkildə təmin edirdi. metodoloji inkişaflar və mövcud informasiya sistemlərinin imkanlarından fəal şəkildə istifadə etmişdir.

IN Bu an Rusiyada sənəd idarəetməsi sahəsində ziddiyyətli vəziyyət mövcuddur. Bir tərəfdən, əvvəllər qəbul edilmiş təşkilati-metodik sənədlər köhnəlmişdir: 70-80-ci illərdə alim və mütəxəssislər tərəfindən hazırlanmış idarəetmənin dövlət sənədləşdirmə sistemi və digər standartlar. Sənədləşmə və arxiv işi sahəsində elmi tədqiqatlar sahəsindən müxtəlif səbəblərdən, o cümlədən müvafiq maliyyə çatışmazlığından kadrların (xüsusilə gənclərin) axını müşahidə olunur. Sənədləşməyə dəstək xidmətləri işçilərinin hazırlanmasına və ixtisasartırmasına diqqət azalıb, bu məsələlərə dair müasir tədris-metodiki ədəbiyyat çatışmazlığı var. Sənəd dövriyyəsi məsələlərində elmi araşdırmalarda müəyyən durğunluq yaranıb, işdə parçalanma müşahidə olunur. təhsil müəssisələri, ixtisaslı mütəxəssislər və elmi təşkilatlar istehsal edir. Vəziyyətə böyük dərəcədə işçilərin tərkibinin yenilənməsi, müəyyən edilmiş sənəd idarəetmə ənənələrindən uzaqlaşması və sənədlərlə işləmək mədəniyyətinin əldə edilmiş səviyyəsinin itirilməsi təsir etdi.

Digər tərəfdən, idarəetməyə yeni texnikanın və yeni texnologiyaların daxil olması ilə əlaqədar sənəd dövriyyəsinin strukturunda dəyişiklik baş verir. Cəmiyyətin həyatının iqtisadi əsaslarının dəyişməsi müəyyən növ sənədlərin dəyərinin və onların idarəetmə prosesində rolunun transformasiyasına gətirib çıxarır. Bununla belə, köhnəlmiş qayda və standartların tətbiq olunmağa davam etdiyi təşkilatlarda bu dəyişikliklər idarəetmə sənədləşdirmə sistemləri tərəfindən zəif nəzərə alınır.

Rusiya dövlətçiliyini və deməli, dövlət qulluğunu gücləndirmək üçün sabitlik və idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyi zonalarının sərhədlərini genişləndirmək lazımdır. Fikrimizcə, sənədləşmənin rasional təşkili dövlət aparatının möhkəmləndirilməsi üçün mühüm istinad nöqtələrindən biri və onun dayanıqlığının mühüm elementi ola bilər.

Buna görə də təşkilatların ehtiyaclarına cavab verən informasiya ehtiyatlarının fəal, məqsədyönlü formalaşdırılması ehtiyacından irəli gələn sənədləşmənin idarə edilməsi problemini aktual hesab edə bilərik. Müasir informasiya texnologiyalarının imkanlarını onların sənəd dövriyyəsində istifadəsi nöqteyi-nəzərindən öyrənmək müasir sənədlərin idarə edilməsi üçün son dərəcə vacibdir. Sənəd idarəetməsinin nəzəriyyəsi və təcrübəsi sahəsində toplanmış nailiyyətləri təhlil etmək, onların işində tendensiyaları müəyyən etmək lazımdır. gələcək inkişaf və bu əsasda yeni elmi nəticələrin əldə edilməsi.

Bu tədqiqatın mövzusunun seçimi bir neçə amillə bağlıdır:

birincisi, idarəetmə, ilk növbədə dövlət sahəsində sənədli mühitin rasionallaşdırılması zərurəti ilə əlaqəli cəmiyyətin sosial sifarişinin olması;

ikincisi, dövlət arxiv xidmətinin arxiv işinin və sənəd dövriyyəsinin bir-biri ilə əlaqəli problemlərinin tətbiqi elmi işlərə çevrilməsi üçün dərindən öyrənilməsinin zəruriliyi;

üçüncüsü, Rusiyanın informasiyalaşdırılmasına və onun dünya informasiya məkanına daxil olma yollarına, o cümlədən sənəd idarəetməsi sahəsinə marağın artması.

Müasir şəraitdə sənəd dövriyyəsi probleminin həlli, fikrimizcə, təşkilatların informasiya ehtiyatlarını məqsədyönlü şəkildə formalaşdırmağa, onların səmərəli fəaliyyətini təmin etməyə, istehlakçılar üçün ən az vaxt, əmək və pul sərf etməklə informasiya resurslarına çıxışı açmağa imkan verəcəkdir. .

Mövzunun işlənmə və öyrənilmə dərəcəsini qiymətləndirərkən qeyd etmək lazımdır ki, yerli ədəbiyyatda sənəd idarəetməsi məsələləri indiyədək müstəqil olaraq gündəmə gətirilməmişdir. Ona görə də problemin tarixşünaslığı çox zəifdir.

Yalnız A.N.-nin bəzi əsərlərində. Sokovanın fikrincə, sənəd idarəetməsini istehsal planında araşdırma predmeti kimi təqdim etmək cəhdlərini görmək olar: xarici təcrübənin əksi və yerli sənəd dövriyyəsinin və işgüzar işin təşkilinin inkişafı üçün perspektivli bir istiqamət kimi 1.

Bu arada, kompüter texnologiyası və kommunikasiyasının “ilkin toplanması” mərhələsini çoxdan keçmiş inkişaf etmiş ölkələrdə, indi “post-sənaye” və ya “informasiya” kimi xarakterizə olunan cəmiyyətdə informasiya texnologiyalarının inkişafına daha çox diqqət yetirilir. sənəd idarəetmə problemləri. Bu tendensiya xüsusilə 70-ci illərin sonlarında özünü büruzə verdi, o zaman aydın oldu ki, kompüterlər (o cümlədən şəxsi olanlar) “kağızsız ofislərin” yaradılmasına səbəb olmayıb, əksinə, kağız iş axınının həcmini artırıb.

Bu şəraitdə Qərb alimləri diqqətlərini sənədlərin idarə edilməsinin elmi aspektlərinə yönəltmiş və bu bilik və inzibati fəaliyyət sahəsində tədqiqatları gücləndirmişlər. YUNESKO və digər beynəlxalq təşkilatlar vasitəsilə hətta alimlərin işini əlaqələndirmək üçün səylər göstərildi müxtəlif ölkələr nəzəri və praktiki nəticələr verən bu istiqamətdə. RAMP-in yekun hesabatı (müəllif J. Rhodes) qeydlərin idarə edilməsini təşkilatların həyat dövrünün bütün mərhələlərində sənədlərlə işi əhatə edən ümumi idarəetmə funksiyası kimi xarakterizə edir 2.

Qərb, ilk növbədə Amerika və Almaniya mütəxəssislərinin əsərlərinin tədqiqi göstərir ki, hətta onların arasında qeydlərin idarə edilməsini elmi kateqoriya kimi başa düşməkdə tam birlik yoxdur. Bununla belə, əksər alimlər sənəd idarəetməsini təşkilatın idarə edilməsinin tam hüquqlu funksiyası, informasiya resursu kimi tanımağa meyllidirlər (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens və s.) 3. Vurğulamaq vacibdir ki, bir çox alim və mütəxəssislər Sokov A.N. Xaricdə sənəd dövriyyəsi (elmi-analitik icmal) - “Kompyuter texnikası vasitəsi ilə sənədlərin yaradılmasının və xalq təsərrüfatında istifadəsinin təşkilati-hüquqi məsələləri” mövzusunda Ümumittifaq elmi-praktik konfransı: Materiallar. hesabat - M.: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No. Br. 2081, səh. 120-158;

Odur. İdarəetmə sahəsində biznes sənədləri. - M.: Bilik, 1985 və s.

Rhodes J. Milli informasiya sistemlərində arxiv və qeydlərin idarə edilməsinin rolu. Per. ingilis dilindən. V.N. Qarmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD, - No 1064 "p". 1989.

Horton F.A., Lennon K. Sənəd idarəetməsi və informasiya idarəçiliyi, bizim dövrümüzdə onların arasında hansı əlaqə var. Per. ingilis dilindən. V.N. Qarmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 1196 "p", səh. 5, 6;

Mordel, A. Böyük Britaniya hökumətinin yeni sənəd idarəetmə proqramı. - SIF OTSNTI VNIIDAD. № 894 "p";

Har K., McLeod J. İnformasiya əsrində sənəd idarəetməsi. Per. ingilis dilindən. V.N. Qarmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD. — sts sənədləri təşkilatın informasiya resurslarının mühüm hissəsi kimi qiymətləndirərək, təşkilatlarda sənəd idarəetməsi və məlumat idarəetməsi arasında qarşılıqlı əlaqənin vacibliyini başa düşür. Bu qiymətləndirmə əsasında sənədləşmə ilə işdə yeni informasiya texnologiyalarından daha dərindən istifadə edilməsi və sənəd idarəetmə strukturlarının təşkilatların ümumi infrastrukturuna daxil edilməsi tələbi irəli sürülür.sənədlərin saxlanması.

Aydındır ki, Rusiyanın sənədlərlə işləmək sahəsində öz ənənələri var və birbaşa Qərb təcrübəsindən və Qərb yanaşmalarından istifadə etmək mümkün deyil. Buna görə sənədlərlə işin təşkilinin əldə edilmiş səviyyəsini və bunda milli adət-ənənələrin orijinallıq dərəcəsini qiymətləndirmək məqsədi ilə Rusiyada yerli sənədləşmənin təkamülü və ofis işinin inkişafı problemlərini öyrənməyə müraciət etdik. sənəd dövriyyəsinin əsas prinsip və üsullarının tətbiqinin mümkünlüyü məsələsini həll etmək üçün.

Bu günə qədər yerli sənəd dövriyyəsi nəşr olunan monoqrafiyalarda, MGIAI və VNIIDAD-ın elmi məqalələr toplularında, məqalələr toplularında, tədris və metodik vəsaitlərdə, konfransların materiallarında və digər elmi tədbirlərdə əks olunan əhəmiyyətli miqdarda bilik topladı. Təəssüf ki, hələ də böyük monoqrafik tədqiqatlar yoxdur. Nəşr olunan əsərlər əsasən dərsliklər və dərsliklərdir (Andreeva V.İ., Kuznetsova T.V., Livşits Ya.Z., Mityaev K.G., Minqalev B.C., Pshenko A.V., Sokova A. N., Sənədləşmə və Sənədləşdirmə Departamentinin müəlliflər komandasının əsərləri. Dövlət İdarəetmə Universitetinin İdarəetmə ixtisası)3. Qeyd edək ki, bir sıra hallarda təhsil No 1241 “p”. 1998, səh. 6;

Summerville, JR Sənəd İdarəetmə: Yeniliklər. - Per. ingilis dilindən. Zolotuxina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - № 1159 "p". 1994, səh. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und Offentliche Verwaltung: Getriebe-də Sand istəyərmisiniz? - Deutscher Documentartag. 1994. Proseslər, DGD, 1994.

McDonald D. Müasir bir müəssisədə sənəd idarəetməsi.

SIF OTSNTI VNIIDAD. - № 1220 "p";

Roberge M. İnformasiya dövründə - inzibati məlumatların qlobal sistemli və sistemləşdirilmiş idarə edilməsi. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - No 1144 “p” və s.

Hyves Cr. Firmalarda sənədləşmə, məlumat və arxivlərin idarə edilməsi. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 889 "p";

Horton F., Lennon K. Fərman. op.;

Rix A. Arxiv funksiyası kimi işin istehsalı. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - No 946 "p" və s.

Livşits Ya.Z. Sənədlərin idarə edilməsi. - M.: Bilik, 1975.

Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Kağız işləri və texniki vəsaitlər, xüsusən 70-80-ci illərdə nəşr olunanlar öz müəlliflərinin elmi işlərinin nəticələrini əks etdirdiklərinə görə tədqiqat ədəbiyyatı kimi xidmət edə bilərlər. Heç kimə sirr deyil ki, monoqrafik əsərlərin nəşri ilə bağlı çətinliklər alimləri elmi tədqiqatların nəşrinin belə bir formasına müraciət etməyə məcbur etdi. xüsusi kurslar. Buna baxmayaraq, sənəd idarəetməsi üzrə monoqrafik əsərlərin yaradılması hələ də aktual vəzifə olaraq qalır.

K.G.-nin əsərləri. “Sənədşünaslıq” terminini ilk dəfə irəli sürən və sənədşünaslığın elmi bir elm kimi inkişafına böyük nəzəri və praktiki töhfə verən Mityaev. Dərsliklərdə, məqalələrdə, konfranslarda çıxışlarında o, sənəd dövriyyəsinin vəzifələri, sənədləşmə sistemləri, sənədlərin funksiyaları ilə bağlı əsas müddəaları qeyd etmiş, sonradan işlənib hazırlanmış və əlavə edilmişdir. Dərslik K.G. Mityaev hələ də bu gün bir sıra mövqelərdə aktual olan konseptual tədqiqatdır 1.

KQ. Mityaev ilk dəfə olaraq inqilabdan əvvəlki Rusiyada və SSRİ-də biznes istehsalının tarixini sistemli şəkildə təsvir etdi, onun inkişafının əsas dövrlərini, müxtəlif biznes istehsalının xüsusiyyətlərini vurğuladı, ofis işinin müvafiq tikinti sistemləri ilə əlaqəsini göstərdi. dövlət aparatı, işgüzarlıq və arxiv işinin inkişafının qarşılıqlı asılılığı.Arxiv institutu əsasən təqdim olunan materialistik sənədlərin həcmini yalnız artırmışdır: Proc. müavinət. - M.: Daha yüksək. məktəb, 1991. - 159 s;

Soko vaA.N. İdarəetmə sahəsində biznes sənədləri. - M.: Bilik, 1985. - 64 s.;

Minqalev B.C. Sosial-iqtisadi idarəetmə sistemlərində sənədlərin formalaşmasının ümumi qanunauyğunluqları və meylləri. (Təhsil problemləri): Proc.

müavinət / MGIAI. - M., 1983. - 83 s;

Larin M.V., Minqalev B.C. İdarəetmə üçün müasir sənədləşdirmə sistemləri: Proc. müavinət / MGIAI.

M., 1982. - 99 s;

Andreeva V.I. Ofis işi: Şirkətin sənəd dövriyyəsinə dair tələblər (Rusiya Federasiyasının GOST-ları əsasında). - 3-cü nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M.: ASC Biznes Məktəbi "Intel-Sintez", 1996. - 222 s.;

Pshenko A.V. Ofis işi və sənədlər üçün əsas normativ tələblər: Proc. müavinət. M.: YuK MGU, 1994;

Sənədlərlə işin təşkili: Dərslik / Dövlət. İdarəetmə Akademiyası.

Moskva: İnfra-M, 1998;

Sənəd işi (idarəetmə üçün sənədli dəstəyin təşkili və texnologiyası): Dərslik / Ed. T.V. Kuznetsova. - M.:

BİRLİK-DANA, 2000. - 359 s. və s.

Mityaev K.G. SSRİ-də ofis işinin tarixi və təşkili: Proc. müavinət / MGIAI. - M., 1959. - 359 s.

Mityaev K.G. Arxivləşdirmənin nəzəriyyəsi və təcrübəsi: Proc. müavinət / MGIAI. - M., 1946. - 248 s;

Odur. SSRİ-də ofis işinin tarixi və təşkili. Fərman.

Odur. Sənədləşmə, onun vəzifələri və inkişaf perspektivləri // Arxiv işi. - 1964. - No 2 və s.

ofis işinin tarixinə dair, əhatə etdiyi dövrün xronoloji çərçivəsini genişləndirərək 1.

Eyni zamanda, 1970-1980-ci illərdə T.V.-nin elmi tədqiqatlarının nəticələrini təqdim edən dərsliklər meydana çıxdı. Kuznetsova, Ya.Z. Livşits, M.P. İlyuşenko və sənədşünaslığı elmi fən kimi inkişaf etdirən və sənədlərin terminologiyası və sənədləşmə sistemləri, sənədlərin funksiyaları və onların inkişafı məsələlərini əks etdirən digər alimlər, idarəçilik proseslərində sənədləşmənin rolu ofis işi üçün kompüter texnologiyası 3.

1966-cı ildə institut yaradılandan indiyədək sənəd dövriyyəsi, işgüzar işin təşkili və idarəetmənin sənədləşmə təminatı, sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması problemlərini ardıcıl şəkildə həll edən VNİİDAD alimlərinin əməyini qeyd etməmək mümkün deyil.

Sənədləşmə elminin əsas kateqoriyalarının öyrənilməsinə mühüm töhfə A.S. Malitikov, V.D. Banasyukeviç, K.I. Rudelson və digər alimlər 4.

Təəssüf ki, son onillikdə nəzəri tədqiqatlarla metodoloji inkişaflar arasında balans sonuncunun xeyrinə pozulub. Çoxluğu bunu sübut edir tədris vəsaitləri və biznes işçiləri üçün təlimatlar SSRİ-də ofis işinin tarixi: Proc. müavinət / Ed. YAZ. Livşits, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s;

İlyuşenko deputat. İnqilabdan əvvəlki Rusiyada ofis işinin tarixi / RGGU. - M., 1993.

İlyuşenko M.P., Kuznetsova T.V., Livşits YaZ., Tsikulin V.A. Sənədləşdirmə sistemləri: Proc. müavinət / MGIAI. - M., 1977. - 87 s;

İlyuşenko deputat., Kuznetsova T.V., Livşits Ya.Z. Sənədləşdirmə / MGIAI. - M., 1977. - 83 s.;

İlyuşen deputata, Kuznetsova T.V. Sənəd forması / MGIAI. - M., 1986. - 86 s;

Kuznetsova TV., Losev V.I. İdarəetmə sənədləri. - M.: İqtisadiyyat, 1985 və s.

Minqalev B.C. Sosial-iqtisadi idarəetmə sistemlərində sənədlərin formalaşmasının ümumi qanunauyğunluqları və meylləri. (Təhsil problemləri): Proc. müavinət / MGIAI. - M., 1983;

Larin M.V., Minqalev B.C. İdarəetmə üçün müasir sənədləşdirmə sistemləri / MGIAI. - M., 1982 və s.

Malitikov A.S. Müəssisələr, təşkilatlar və müəssisələr üçün Vahid dövlət uçotunun aparılması sisteminin vəzifələri və işlənib hazırlanmasının təşkilati yolları // Arxiv işi. - 1965. - No 1;

Özünün. EGSD sahəsində elmi işin təşkili və məzmununun bəzi məsələləri // VNIIDAD / VNIIDAD materialları. - M., 1971. - T. 2;

Banasyukeviç VD, Sokova AN. Qeydlərin idarə edilməsi nəzəriyyəsinin formalaşması məsələləri // Sovet sənədlərinin idarə edilməsinin inkişafı (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983;

Banasyukeviç V.D., Zonov V.M. Nazirlik və idarələrin mərkəzi aparatının sənədli təminatının tipik sistemi // Sovet arxivləri. - M., 1986. - No 4;

Rudelson K.I. Müasir sənədli təsnifatlar. - M.: Nauka, 1973 və s.

ümumiyyətlə sənəd idarəetməsinin toplanmış elmi və metodoloji potensialını praktikantlar üçün əlçatan formada şərh edən istehsal. Lakin onların bəzilərində xüsusilə idarəetmənin sənədli təminatının ümumi institusional sistemlərinin yaradılması və kompüter texnologiyalarından kompleks istifadə ilə bağlı dəyərli müşahidələr və fikirlər var. Bu nəşrlər arasında T.V. Kuznetsova 3.

Qeydlərin idarə olunmasının inkişafına mühüm töhfə MGIAI və VNIIDAD-da müdafiə olunan doktorluq və namizədlik dissertasiyalarıdır ki, bu da bu tədqiqat üçün vacibdir. A.N.-nin doktorluq dissertasiyası. K.G.-dən sonra ilk dəfə olan Sokovoy 4. Mityaev, yeni informasiya texnologiyalarının praktikaya tətbiq olunmağa başladığı şəraitdə sənəd idarəetmə nəzəriyyəsinin bəzi sahələrini formalaşdırmaq üçün uğurlu cəhd edilir.

Fəlsəfə doktoru dissertasiyaları, bir qayda olaraq, sənəd dövriyyəsinin nəzəriyyəsi və təcrübəsinin müəyyən aspektlərini nəzərdən keçirir. Ən çox inkişaf etdirilənlər arasında milli tarixin sovet dövrünün sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq tarixi məsələləri (Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukeviç V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N., Kremera B.I. əsərləri. , Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskoy I.A., Reich zauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. və başqaları. ) 5.

Məsələn, bax: Handbook of işgüzar yazışmalar. - M.: Mezhregionservis, 1996;

Steniukov MB., Kiçik bir müəssisədə ofis işi. M.: Əvvəlki, - 224 s.;

Peçnikova T.V., Peçnikova A.V. Təşkilatın fəaliyyətinin sənədli təminatı: Proc. müavinət / "Tan dem" Müəlliflər və Nəşriyyatçılar Birliyi. - M.: Ekmov nəşriyyatı, 1998. - 208 s;

Kuznetsova T.V. Katiblik işi. - 2-ci nəşr, düzəldilib. və əlavə / ZAO Biznes Məktəbi. - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 s.

Kuznetsov S.L., Kompüterdə ofis işi. - M.: Intel-Sintez, 1999. - 208 s;

Kirsanova MB., Aksenov Yu.M. Ofis işi kursu: Proc. müavinət. - M.;

Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 s.;

Stenyukov MB. Sənədlər. Sənəd işi: Müəssisənin məktəbəqədər fəaliyyətinə praktiki bələdçi. - M.:

Prior, 1998. - 144 s.;

Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Mühasibat uçotunda sənədləşmə işləri. Praktik bələdçi. - M.: Mühasibat bülleteni, 1996.- 218 s. və s.

Kuznetsova T.V. Ofis işi (idarəetmənin sənədli dəstəyi) - 2-ci nəşr. - 2000. - 328 s.

Sokova A.N. Elmi-texniki inqilab şəraitində sovet sənəd dövriyyəsinin inkişafı (1960-1980): Dissertasiyanın avtoreferatı .... Dr. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. SSRİ dövlət aparatının idarəçilik işinin və işgüzarlığının elmi təşkilinin əsas istiqamətləri (1920-ci illərin dövri mətbuat jurnallarının materialları əsasında): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s;

Banasyukeviç V.D. İdarəetmə sənədləri tarixi mənbə kimi (SSRİ Kömür Sənayesi Nazirliyinin 1971-1975-ci illər üçün materialları əsasında): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist elmləri. 25.05.02 / İnqilabdan əvvəlki dövr daha az öyrənilmişdir (Vyalova L.M., Lukaşeviç A.A.) 1.

Dissertasiya işinin bir hissəsi sənədləşmə sistemlərinin və fərdi idarəetmə funksiyalarının sənədləşdirilməsinin öyrənilməsinə həsr edilmişdir (Bıkova T.A., Gerasimova İ.V., Emelyanova N.Yu., Efanova İ.B., Krasavin A.S., Potapova L.V. ., Çukovenkova A.Yu. əsərləri) , digər dissertasiyalar ayrı-ayrı obyektlərin, eyni tipli MGIAI müəssisəsinin sənədli təminatı məsələlərini əhatə edir. - M., 1977. - 25 s;

Baginsky I.M. V.V.-nin fəaliyyəti. Kuybışev SSRİ Fəhlə və Kəndli Müfəttişliyi Xalq Komissarlığının aparatını və ofis işini təkmilləşdirmək. mücərrəd dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s;

Dodonova M.İ. 1920-ci illərin sovet ədəbiyyatında ofis işi problemi: dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

Kostomarov M.N. Moskva Fəhlə-Kəndli Müfəttişliyinin idarəetmə aparatının və ofis işinin təkmilləşdirilməsi üzrə fəaliyyəti (1920-1929): Dissertasiyanın xülasəsi. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976.

Larin M.V. İdarə səmərələşdirici orqanlar və onların dövlət aparatının və ofis işinin təkmilləşdirilməsi üzrə fəaliyyəti (1923-1932): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s;

Podolskaya I.A. SSRİ-də təsərrüfat istehsalının rasionallaşdırılmasının metodoloji əsaslarının inkişaf tarixi: Dissertasiyanın xülasəsi. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s;

Reichtsaum A.L. SSRİ-də idarəetmə aparatının və istehsalat işinin idarəsiz səmərələşdirici orqanlar tərəfindən təkmilləşdirilməsi (1924 1931): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s;

Tamm I.E. Sovet dövlət idarə işinin formalaşması. 1917-1923: Müəllifin avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 s;

Vyalova L.M. Qanunvericilik aktlarında mərkəzi dövlət orqanlarının işinin təşkili rus imperiyası 19-cu əsrin birinci yarısı: Müəllif.

dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s;

Lukaşeviç A.A.

70-90-cı illərin əyalət idarə sənədlərinin inkişafı: Dissertasiyanın avtoreferatı.

dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 s.

Bykova T.A. İdarəetmə sənədləri sisteminin formalaşdırılması sosial inkişafəmək kollektivləri. 1965-1985 (elektrik sənayesi nümunəsində): Dissertasiyanın xülasəsi. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s;

Gerasimova I.V. Ali təhsilin elmi-tədqiqat fəaliyyətinin idarə edilməsi üçün sənədləşdirmə dəstəyi (1917 - 1980-ci illərin sonu):

Emelyanov N.Yu. Sənaye elmi-tədqiqat institutlarında elmi-tədqiqat fəaliyyətinin təşkilinin sənədləşdirilməsi (1970-1980): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər.

25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s;

Efanova İ.B. Dövlət standartlarının hazırlanması üçün sənədləşmənin inkişafı (1940-1980):

Krasa şərabları A.S. Sənədlər əmək fəaliyyəti dövlət idarəetmə orqanlarının işçiləri (tarixi və hazırkı vəziyyəti): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis....

cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s;

Potapova L.V. Moskva Şəhər Sovetinin İcraiyyə Komitəsində vətəndaşların müraciətləri ilə işin təşkili və onların fəaliyyətinə təsiri (1960-1980-ci illərin əvvəlləri): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər.

25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s;

Çukovenkov A.S. İdarəetmə sahəsində maşınla oxunan sənədlərin saxlanması və istifadəsinin təşkili: Dissertasiyanın avtoreferatı.

dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 s. və s.

(Arxipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Sənədlərin unifikasiyası və standartlaşdırılması məsələləri kifayət qədər dərindən işlənmişdir (Vasilyev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

Bəzi dissertasiya işlərində (Malitikov A.S., Predein E.V., Schensnoviç G.G.)3 sənəd idarəetməsinin təminatı xidmətlərinin fəaliyyət göstərməsinin ümumi və xüsusi problemlərinə baxılır.

Dissertasiya tədqiqatlarının tədqiqi göstərir ki, sənəd dövriyyəsi problemləri onlarda dərin əksini tapmayıb, müasir tələblər tələb edir inteqrasiya olunmuş yanaşma və nəzərə alınması. Sənəd idarəetməsi ilə əlaqəli elmi sahələr üzrə ədəbiyyatın təhlili də bunu sübut edir.

Arkhipova N.I. Hesablama mərkəzlərinin idarə edilməsi üçün sənədləşdirmə dəstəyi (tarix, mövcud vəziyyət və inkişaf perspektivləri). mücərrəd

dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s;

Mozhaeva N.G. Moskva quberniyasının (bölgəsinin) yerli Sovetlərində inzibati aparatın və sənədləşmənin təkmilləşdirilməsi üzrə Fəhlə, Kəndli və Qırmızı Ordu Sənədləri Sovetinin İcraiyyə Komitəsinin fəaliyyəti (1921-1930): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.

Morozov E.A. 1925-1980-ci illərdə RSFSR Dövlət Plan Komitəsinin kollegial fəaliyyətinin təşkili və sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsi: Dissertasiyanın avtoreferatı.

dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s;

Pshenko A.V. Müasir mərhələdə arxiv xidmətinin fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi: Avto ref. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s;

Sirotkin A.N. Sənəd dəstəyi dövlət fondu alqoritmlər və proqramlar (1966-1987-ci illərdə tədqiqat və inkişaf). mücərrəd dis.... cand.

ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s;

Stepanov E.A. SSRİ-də ali və orta ixtisas təhsilinin idarəetmə sistemində sənədləşmə proseslərinin təkmilləşdirilməsi (tarixi və hazırkı vəziyyəti): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s. və s.

Vasiliev M.A. Sovet müəssisələrinin iş işində istifadə olunan idarəetmə sənədlərinin mətnlərinin unifikasiyası problemi (tarix və indiki vəziyyət): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s;

Kokorev V.I. İdarəetmə sənədlərinin unifikasiyası və standartlaşdırılması üçün modellər sisteminin işlənib hazırlanması və tədqiqi: Dissertasiyanın avtoreferatı. tezi .... Texniki Dr.

Elmlər. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s;

Sankina A.V. Standartlaşdırma və unifikasiya əsasında idarəetmə sənədlərinin formalarının təkmilləşdirilməsi (1917-1980): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1983. - 24 s;

Sokova A.N. SSRİ-də sənədlərin unifikasiyası və standartlaşdırılması tarixi (1917-1970): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s;

Yankova V.F. İdarəetmə sənədlərinin mətnlərinin optimallaşdırılması ( nəzəri aspekt): Xülasə. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 s. və s.

Malitikov A.S. SSRİ-də sənədli və arxiv tədqiqatının əsas istiqamətləri (1956-1970): Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər 05.25.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 s;

Predein E.V. Nəzarət aparatında sənədlərin icrasına nəzarət. Tarix və indiki vəziyyət: Dissertasiyanın avtoreferatı. dis... cand. ist. Elmlər. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 s;

Schensnoviç GG. Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri şəraitində sənədləşmə sisteminin təşkilinin əsas prinsiplərinin işlənməsi: Dissertasiyanın avtoreferatı. dis.... cand. ist. Elmlər. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 29 s.

Son illərdə pozulmuş tarazlığın tədricən bərpası və idarəetmənin sənədli təminatı sahəsində nəzəri tədqiqatların gücləndirilməsi tendensiyası müşahidə olunur. “Daxili arxivlər”, “Arxivçinin bülleteni”, “Sənədli iş”, “Katib iş” jurnallarının bir çox nəşrləri, elmi konfranslar topluları problemlərin həllinə yönəlmişdir. aktual problemlər müasir şəraitdə sənədlərlə iş, sənədləşdirilmiş məlumatların mühafizəsi, terminoloji problemlər, işgüzar işin tarixi, inzibati aparatın fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin hüquqi təminatı, yeni informasiya texnologiyalarının sənəd dövriyyəsinin və sənədləşmənin təşkilinə təsiri, elektron sənədlərin problemləri. 1.

Böyük dəyərinə baxmayaraq, bu əsərlər sənəd idarəetməsi probleminin yalnız müəyyən aspektlərini əhatə edir və sonrakı analitik və sintetik emal üçün yaxşı tədqiqat materialı hesab edilə bilər.

Sənədləşmənin idarə edilməsi probleminə arxiv ədəbiyyatının təhlili olmadan baxmaq olmaz. Alimlər - arxivçilər ciddi iş görüblər tədqiqat, sənədin qnoseologiyasını, sənədləşmə sistemlərinin formalaşması və inkişafı, sənəd idarəetməsinin terminoloji sistemi (A.V. Elpatievskii, V.P. Kozlov, A.D. Stepanskii) anlamaq üçün vacibdir. Mütəxəssislər Baxın, məsələn: Eremchenko V.A. İnzibati islahat şəraitində ofis işi və sənədlərin şöbə saxlanması: əsas problemlər // Otech. arxivlər. - 1999. - No 1. - S. 9-18;

Tixonov V.İ., Yuşin İ.F. Elektron arxivlərin müasir konsepsiyaları // Yenə orada. - S. 18-27;

Onlar. Elektron arxivlər və elektron sənəd idarəetməsi// Orada. - 1999. - No 2. - S. 17-26;

Yankova V.F. İdarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyi terminologiyası (QOST R 51141-98 Ofis işi və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər) // Sənəd işi. - 1999. - No 1. - S. 41-46 .;

Kostomarov M.N.

"Çox üzlü Janus" - məlumat idarəetmə sistemindəki sənəd // Sənəd işi. - 1998. - No 1. - S. 22-31 .;

Matveenko V.A. İdarəetmənin sənədli təminatının hüquqi və təşkilati problemləri // İnformasiya cəmiyyətində sənədləşmə: elektron uçotun aparılması və elektron arxiv: Dokl. və altıncı stajçıya mesajlar. elmi-praktik. konf.

Ənənəvi sənəd idarəetməsindən elektron sənəd dövriyyəsinə: keçidin bəzi problemləri // Yenə orada. - S. 69-72;

Kulesov S.G. "Elektron sənəd" anlayışı haqqında / Yenə orada. - S. 54-57;

Banasyukeviç V.D., Larin M.V. İnkişaf dövlət sistemi idarəetmənin sənədləşdirmə dəstəyi - təcili tapşırıq / Ofis işi. - 1998. - No 1. - S. 5-8;

Sankina L.V. Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün xidmətlərin təşkili. Normativ sənədlərin problemləri / İnzibati strukturlarda sənəd: Hesabatların tezisləri. və performans beynəlxalq üçün konf. 27-28 oktyabr 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 və b.

Kozlov V.P. Müasirlik baxımından arxeoqrafiyanın nəzəri əsasları // Otech. arxivlər. - 2001. - No 1. - S. 10-29;

Stepansky AD. Dövlət saxlanması üçün sənədli materialların seçilməsinin nəzəri əsasları haqqında // arxivşünaslıq sahəsində sənədin informasiya xassələrini başa düşmək, sənəd massivləri ilə informasiya resursları arasındakı əlaqəni göstərmək üçün çox işlər görülmüşdür. Arxiv işinə dair ayrı-ayrı əsərlərdə (V.N.Avtokratov, K.B.Gelman-Vinoqradov) informasiyanın emalı proseslərinin oxşarlığı həm operativ idarəetmə, və səhnədə arxiv anbarı sənədlər 1.

Arxiv işi ilə arxiv işinin qarşılıqlı əlaqəsini, işgüzarlığın tədricən arxiv orqanlarının yurisdiksiyasına keçməsi prosesini göstərən arxivşünaslıq2, diqqət çəkən əsərlər maraq doğurur. Xarici təcrübə(E.V.Starostin, SSRİ-də arxiv işinə dair elmi konfransın materialları. – M., 1965;

Elpatevski A.V. Sənəd informasiyasının təşkili sahəsində tədqiqata sənəd sistemləri nöqteyi-nəzərindən yanaşmanın bəzi məsələləri // “Sənəd informasiyası sahəsində tədqiqata sistemli yanaşma məsələləri” adlı nəzəri seminar üçün məruzələrin tezisləri. - M., 1972;

Sokova A.N. Sənədləşdirmə və onun dövlət idarəçiliyində və tarix elmi üçün rolu. - M., 1985. - SIF OTSNTI VNIIDAD. № 039-86;

Avtokratlar V.N. Arxivləşdirmə obyektinin və subyektinin öyrənilməsinin bəzi aspektləri // VNIIDAD-ın materialları. M., 1976. - T. 6. - 1-ci hissə;

İlizarov B.S. Sovet arxiv elminin aktual nəzəri və metodoloji problemləri. - M., 1984 və başqaları;

Meduşevskaya O.M. Müasir mərhələdə mənbə araşdırması // Sovet arxivləri.

1979. - No 2. - S. 5;

Elpatevski A.V. Leninin əks etdirmə nəzəriyyəsi işığında “sənədli informasiya” anlayışının tərifi məsələsinə // “Sənədşünaslıq və arxivşünaslıq sahəsində terminoloji problemlər” nəzəri seminarı üçün məruzələrin tezisləri (yanvar 1974) / VNIIDAD . - M., 1973. - S. 27;

Elpatievskiy A.V., Xanpira E.İ. Bir daha "sənəd" termini haqqında // Sovet arxivləri. - 1987. - No 1. - S. 54 və s.

Rudelson K.I. Müasir sənəd təsnifatları. - M., 1973. - S. 24-29;

Avtokratlar V.N. Arxiv işinə informasiya kateqoriyalarının cəlb edilməsi problemi haqqında // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - S. 251-263;

Arxiv elminin obyekti və predmetinin bəzi aspektləri // VNIIDAD-ın materialları. - T. VI. - 1-ci hissə. - M., 1976;

Gelman-Vinoqradov K.B. Sənədli yaddaş noo sahələri kimi yeni obyekt bilik // İnformasiya və Sənədləşdirmə üzrə Beynəlxalq Forum. - 1992. - T. 17. - No 1. - S. 12;

Özünün. Qlobal Fenomen kimi Sənədlərin Məkan Odisseyi // Otech. arxivlər. - 1992. - No 6. - S.24-29 və b.

Elpatevski A.V. Rusiyada və SSRİ-də vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının sənədləşdirilməsi tarixi haqqında (18-ci əsrdən bu günə qədər) // Aktov mənbə araşdırması. - M., 1979. - S. 67;

Belova E.V., Elpatievskiy A.V., Kolosova E.V. “SSRİ dövlət arxivinə qəbul ediləcək sənədlərin siyahısı” // Sovet arxivi. - 1973. - No 2. - S. 20;

Mityaev K.G. Sənədləşmə, onun vəzifələri və inkişaf perspektivləri // Sovet arxivləri. - 1964. - No 2. - S. 68;

Sorokin V.V. SSRİ qurumlarının arxivləri (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982;

Şahzadə Zev GA. Arxiv işinin nəzəriyyəsi və təcrübəsi (Sistemli idarəetmə təcrübəsi). - L., 1935;

Malitikov A.S. EGSD sahəsində elmi işin təşkili və məzmununun bəzi məsələləri // VNIIDAD-ın materialları. - Cild 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6;

Eremchenko V.A. İnzibati islahatlar kontekstində sənədləşmə işləri və sənədlərin şöbə saxlanması;

əsas problemlər // Vətən. arxivlər. - 1999. - No 1, - S. 10;

Elpatevski A.V. Daxili arxivin əsas normativ-metodiki sənədlərinin formalaşma tarixindən İ.V. Karapetyants) 1. Arxiv tədqiqatı tarixi inkişaf prosesində müəyyən növ sənədlərin dəyərinin dəyişməsini aşkar edir, dövlətin inkişafı ilə əlaqədar sənədləşmə sistemlərinin təkamülünü və onun təşkili yollarını aşkar edir 2.

Sənədlərin idarə edilməsi elmi kateqoriya kimi informasiya və idarəetmədə informasiya proseslərinin təşkili ilə sıx bağlıdır, ona görə də informasiya nəzəriyyəsi, informasiya sistemləri, sənədlərlə işin informasiyalaşdırılması və kompüterləşdirilməsi məsələlərinə dair ədəbiyyat böyük maraq doğurur.

Əvvəla, bunlar sənədli massivlərin təşkili üçün ilkin maddə kimi məlumatın əsas xüsusiyyətlərinin dərk edilməsi ilə bağlı problemləri əks etdirən tədqiqatlardır. Əsərləri A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Çernyak, V.G. Afanasyev və başqaları müxtəlif illərdə yazılan nəzəri əsas yaratmağa imkan verdilər ki, burada işin əsas ideyası informasiya və sənədləşdirmə arasında ayrılmaz əlaqə və informasiya idarəetmə metodologiyasının sənədləşmənin idarə edilməsinə tətbiqi imkanları üzərində qurulur. K.B.-nin əsərlərində. Gelman-Vinoqradov, G.G. Artamonov, G. Volfram, A.D. Ursula və digər elm adamları həm qlobal mənada, həm də ayrı-ayrı təşkilatlar daxilində informasiya resurslarının formalaşması və istismarının prinsipial mühüm problemlərini dərindən inkişaf etdirdilər. İnformasiya resursları problemi hələ də yekun həllini tapmamışdır, lakin bu əsərlərdə bu tədqiqat üçün vacib olan konseptual kateqoriyalar, əsas metodoloji və konseptual müddəalar tərtib edilmişdir.

iş // Vətən. arxivlər. - 1998. - No 4, - S. 16-24;

Kozlov V.P. Rusiya və Rusiya dövlətçiliyinin arxiv xidməti: 80 illik təcrübə // Otech. arxivlər. - 1998. - No 6. - S. 9-18 və s.

Starostin E.V. Xarici arxivşünaslıq: tarix, nəzəriyyə və metodologiya problemləri: Dissertasiyanın avtoreferatı. tezis .... Dr. Elmlər. 25.05.02 / RSUH. - M., 1995;

Karape Tyanc I.V. Qərbi Avropa və ABŞ-ın iqtisadi arxivləri (1905-1995): Müəllif avtoreferatı. tezis .... Dr. Elmlər. 25.05.02 / RSUH. - M., 1998.

Bax: Banasyukeviç V.D. Müasir ədəbiyyatda arxiv işinin əsas problemləri // Müasir tarixin arxivşünaslığı və mənbəşünaslığı. Müasir mərhələdə qarşılıqlı əlaqə problemləri: Dokl. və tezislər. danışdı ikinci Ümumrusiya Konf. 12-13 mart 1996 / VNİIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

Baxın Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Müasir informatika: elm, texnologiya, fəaliyyət / VINITI. - M., 1998. - S. 15 16;

Fəlsəfi ensiklopedik lüğət. - M.: Sovet Ensiklopediyası, 1983.- S. 217-218;

Ursul A.D. Noosferə gedən yol. - M.: Luç, 1993. - S. 81;

Çernyak Yu.I. Məlumat və idarəetmə. - M., 1974. - S. 58;

Jukov N.I. Kibernetikanın fəlsəfi əsasları. - M., 1976. - S. 124-137;

Afanasyev V.G. Sosial məlumat və cəmiyyətin idarə edilməsi. - M., 1975. - S. 37 və b.

Ursul A.D. Informasiya problemi müasir elm. Fəlsəfi esselər.

M., 1975. - S. 194;

Mixaylov A.I. Problemlər informasiya dəstəyiİnformatika mütəxəssislərinin işlərində sənəd idarəetmə problemləri əsas deyil, tabeçiliyindədir, 1, onların əhəmiyyətli çatışmazlığı var - ən son informasiya texnologiyalarının inkişafı kontekstində sənədləşdirmə məsələlərinin və sənədləşdirmə dəstəyinin işlənməməsi. “İnformasiyanın emalı”, “informasiyaya çıxış”, “informasiya kommunikasiyaları”, “informasiyanın saxlanması”, “informasiyadan istifadə” kimi bir sıra anlayışlarda bu problem heç bir şəkildə əksini tapmamışdır, baxmayaraq ki, bütün bu “informasiya” sənədlərdir. müxtəlif, əsasən kağız daşıyıcıları.

Ədəbiyyatda və elektron sənəd məsələlərində zəif işlənib. Ciddi terminoloji uyğunsuzluqlar, elektron sənədlərin mahiyyətinin, onların texnotronik, maşınla oxunan və ənənəvi sənədlərlə əlaqəsinin düzgün başa düşülməməsi var. Buna baxmayaraq, bu tədqiqat qrupunun təhlili məsələ ilə bağlı sənəd idarəetmə anlayışını formalaşdırmağa və bu əsərlərdən sənəd idarəetməsinin elmi problemini həll etmək üçün istifadə etməyə imkan verir 2.

idarəetmə prosesləri // İkinci Ümumittifaq elmi-texniki konfransı “Sosialist sənayesinin idarə edilməsinin elmi təşkili problemləri”. - Oturdu. № 1. - II hissə. - M., 1972. - S. 102-103;

Gelman-Vinoqradov K.B.

Noosferin sənədli yaddaşı yeni bilik obyekti kimi // İnformasiya və Sənədləşmə üzrə Beynəlxalq Forum. - 1992. - T. 17. - No 1. - S. 12;

Artamonov G.G. İnformatika: nəzəriyyə və təcrübə (kitab üçün qaralamalar) // NTI. - Ser. 1. Org. və informasiya işinin üsulları. - 1998. - No 6. - S. 31.

Artamonov G.T. İnformatika: nəzəriyyə və təcrübə (kitab üçün qaralamalar) // NTI. - Ser. 1. Org. və metodologiya məlumat verir. iş. - 1998. - No 4. - S. 31.

Wolfram G. İnformasiya İdarəetmələrinin Təşkilati Gestaltung.

Verlag Losf Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35;

Artamonov G.T. Kompyuter elmləri:

nəzəriyyə və təcrübə (kitab üçün hazırlıq) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - No 1. - S. 32;

Kuhlen R. İnformasiya Markt. Konstanz Universiteti. 1995 və s

Bax: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektron sənədlərdə korporativ şəbəkələr: Qutenberqin ikinci gəlişi. M.: Ankey - EK Trends, 1999;

Humanitar elmlər üçün informasiya texnologiyaları / Moskva Dövlət Universiteti. - M.;

Saransk, 1998. - S. 67-102 və s.

Tixonov V.İ., Yuşin İ.F. 1960-1980-ci illərdə maşınla oxunan məlumatların arxivlərinin formalaşması və inkişafı // Otech. arxivlər. - 1998. - No 6. - S. 41;

Kopylov V.A. İnformasiya mülkiyyəti məsələsinə dair // NTI. Ser. 1. İnformasiya işinin nəzəriyyəsi və metodologiyası / VİNİTİ. - M., 1998. - No 3. - S. 4;

Tixonov V.İ., Yuşin İ.F. Elektron arxiv və elektron sənəd dövriyyəsi // Otech. arxi sen. - 1999. - No 2. - S. 19-20;

Bax: Kurilo A.P. Banklararası elektron hesablaşmalar sistemində elektron sənədin hüquqi rejimi haqqında // İnformasiyalaşdırma problemləri. - 1999. - No 3. - S. 76;

Semiletov S.İ. İnformasiya xüsusi hüququn obyekti kimi // İnformasiyalaşdırma problemləri. - 1999. - No 3. - S. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. İnformasiya sistemlərində elektron rəqəmsal imzadan istifadənin hüquqi tənzimlənməsi probleminə dair // İnformasiyalaşdırma sahəsində qanunvericiliyin problemləri: Proseslər. hesabat 7-ci Ümumrusiya Konf. - M.: GUP "VIMI", 1999. - S. 6 və s.

İnformasiya cəmiyyəti ilə yanaşı inkişaf etmiş ölkələrdə formalaşmış yeni elmi intizam olan informasiyanın idarə edilməsinə dair əsərlərin öyrənilməsi fundamental əhəmiyyət kəsb edirdi. Yerli ədəbiyyatda informasiya idarəçiliyi çox zəif əks olunub. Yalnız A.V-nin işində. Kostrov, dərslik şəklində hazırlanmış, məlumat idarəetməsinin mahiyyətini, təəssüf ki, istinad etmədən sistematik şəkildə ifadə etməyə cəhd edilmişdir. Rusiya şərtləri 1. Bizim işimizdə ilk dəfə olaraq sənəd idarəetməsi nöqteyi-nəzərindən informasiya idarəçiliyinin tədqiqinə başlanmış və yeni informasiya texnologiyalarından istifadə etməklə sənəd idarəetməsinin inkişafında informasiya idarəçiliyini perspektivli istiqamət kimi qiymətləndirməyə imkan verən nəticələr çıxarılmışdır 2. In bir sıra digər işlərdə informasiyanın idarə edilməsi problemləri digər problemlərin həlli çərçivəsində dolayısı ilə nəzərdən keçirilir. Yalnız bu yaxınlarda nəşr olunmuş “İnformasiya dəstəyi hökumət nəzarətindədir»

Rusiya Elmlər Akademiyasının akademiki Yu.V.-nin redaktorluğu ilə. Qulyayevin sözlərinə görə, son on ildə ilk dəfə olaraq ali dövlət orqanlarının informasiya təminatı sisteminin yaradılması və istismarı ilə bağlı problemlər, konseptual müddəalar və praktiki təcrübə hərtərəfli nəzərdən keçirilir. Rusiya Federasiyası 3.

Yerli ədəbiyyatda informasiyanın idarə edilməsi probleminin kifayət qədər işıqlandırılmamasını nəzərə alaraq, müəllif bu boşluğu informasiya idarəçiliyinə dair xarici tədqiqatlarla doldurmağa çalışmışdır. R.Kulen, J.Herget, Q.Versiq, V.Volfram, T.Seeger, E.Foqel və başqa alimlərin əsərləri informasiya idarəçiliyinin elmi intizam və praktiki idarəetmə sahəsi kimi mahiyyətini açır. eyni zamanda Kostrov A.V. İnformasiya idarəçiliyinə giriş: Proc. müavinət / Vladi Mirsk. dövlət texnologiya. un-t. - Vladimir, 1996. - 132 s;

həmçinin bax: Perel I.S., Slavin V.N. Xaricdə informasiya fəaliyyəti və informasiyanın idarə edilməsi problemləri / NPO Poisk. - M., 1992. - 65 s;

Kostomarov M.N. Xaricdə informasiya sistemlərinin idarə edilməsi / RGGU. - M., 1996. - 88 s.

Larin M.V. Sənəd idarəetməsi və yeni informasiya texnologiyaları.

M.: Elmi kitab, 1998. - 137s.

Nikitov V.A., Orlov E.İ., Starovoitov A.V., Savin G.İ. Dövlət idarəetməsinin informasiya təminatı. M.: Slavyan dialoqu, 2000. -425 s.

Attinger M.L. İnteqrasiya edilmiş İnformasiya İdarəetmə: Real Dünya Nəzəriyyəsi. - Records Management Rüblük. - 1993, iyul. Cild. 27, No 3, - S. 12-16, 30-31;

Məlumat İdarəetmə Müəssisələri Tədqiqat İdarəsi. - Europa xəzinə dair məlumat. Proseslər. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187;

məlumat marketi. - Konstanz, 1995. 608 s;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker's Verlag, Q.Şenk.Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. - KQ. Saur, vurğulamaq lazımdır ki, bu işlərin, demək olar ki, heç birində informasiya idarəçiliyi müddəalarını qeydlərin idarə edilməsinə tətbiq etməyə belə cəhd edilməmişdir.

Sənəd idarəetməsi probleminin tam həlli onu öyrənmədən mümkün deyil. hüquqi dəstək. Burada hüququn rolunun gücləndirilməsi göz qabağındadır müasir Rusiya edir zəruri şərt dövlətin daha da möhkəmləndirilməsi və dövlət idarəçiliyinin səmərəliliyi. İnformasiya və sənədləşmə sahəsi son illərdə hüquqşünas alimlərin müstəqil tədqiqat obyektinə çevrilmiş, hətta yeni bir sahə - informasiya hüququ formalaşmışdır. V.A.-nın əsərində. Kopılov informasiyanın, sənədləşmənin, sənədlərin arxiv saxlanmasının tənzimlənməsinə aid bütün mövcud hüquqi aktları sistemləşdirmişdir1. Müəllif, onun fikrincə, mövcud qanunvericilikdə kifayət qədər əksini tapmayan “sənədləşdirilmiş informasiya” kateqoriyasına diqqət çəkir və elektron sənədlərlə bağlı problemlərin hüquqi həlli, onların hüquqi qüvvəsi vəzifəsini irəli sürür.

İ.L. Bachilo. Onun əsərləri alimin dövrün çağırışlarına adekvat reaksiyasının bariz nümunəsidir və bu tədqiqat üçün böyük dəyərə malikdir 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. İnformasiya Resurslarının İdarə Edilməsi. - Nyu-York, 1981;

Vogel E. İnformasiyanın idarə edilməsi. - Grundlagen der praktischen Məlumat və Sənədləşdirmə. Qrup 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927;

Wersig G. Organizations - Communication: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 s.;

Wolfram G. Informationsman Gements-in Təşkilati Gestaltung. - Verlag Losf Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. İnformasiya hüququ. - M.: Hüquqşünas. 1997;

Odur. Məlumat hüquqi tənzimləmə obyekti kimi // NTI / VINITI. - M., 1996. - No 8. - S. 2;

Odur. İnformasiya mülkiyyəti məsələsinə dair // NTI. Ser. 1. İnformasiya işinin nəzəriyyəsi və metodologiyası // VINITI. - M., 1998. - No 3. - S. 4.;

Odur. Sənədləşdirilmiş məlumatların mülkiyyəti haqqında // İnformasiya cəmiyyətində sənədləşmə: elektron uçotun aparılması və elektron arxiv.

Fərman. op. - S. 18-23.

Şərh federal qanun informasiya, informasiyalaşdırma və informasiyanın mühafizəsi haqqında” / Red. İ.L. Bachilo, A.V. Volokitina və başqaları / IGP RAS. - M., 1996;

Bachilo I.L. İnformasiya resurslarının mülkiyyəti haqqında // Rusiyanın İnformasiya Resursları. - M., 1997. - No 4;

Odur. İnformasiya resursları hüquq obyekti və Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsi ilə tənzimlənən münasibətlərin obyekti kimi // Yenə orada.

1999. - № 1;

Odur. İnformasiyanın sənədləşdirilməsinin müasir hüquqi problemləri // İnformasiya cəmiyyətində sənədləşmə: elektron biznes istehsalı və elektron arxiv. Fərman. op. - S. 8-17;

Odur. İnformasiyalaşdırma şəraitində sənədləşmənin hüquqi məsələləri // Qanunvericilik problemləri İdarəetmə funksiyası kimi təşkilatlarda seçilmiş məqsədə nail olmaq üçün qərarların qəbulu prosesi kontekstində sənədləşmənin idarə edilməsi həyata keçirilir. Məhz buna görə də sənəd idarəetməsi idarəetmə problemləri, təşkilati strukturlar, onların layihələndirilməsi, həyata keçirilməsi və istismarı, idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılması məsələləri ilə sıx bağlıdır.

Təşkilatların idarə edilməsinə dair müasir tədqiqatlar strateji və əməliyyat məqsədlərə çatmaq üçün rasional məlumat emalının böyük əhəmiyyətini göstərir. Dünya iqtisadi, sosial və informasiya proseslərinin qloballaşması idarəetmənin keyfiyyətinə birbaşa təsir göstərir. Müasir geosiyasi reallıqlar fonunda və informasiya cəmiyyətinin inkişafını nəzərə alaraq təşkilatlarda idarəetmə problemlərinin həlli üsulları bir sıra əsas monoqrafik tədqiqatlarda və məqalələrdə, yerli və Qərb ekspertlərinin müasir dərsliklərində öz əksini tapmışdır.

Sənədin təkamülü, uçot sistemləri və sənəd idarəetmə dəstəyi konkret tarixi şəraitdə baş verir və onlar tərəfindən müəyyən edilir. Milli tarix tədqiqatçılarının, xüsusilə dövlət qurumları tarixçilərinin əsərlərində idarəetmə islahatları ilə işgüzar islahatların sıx əlaqəsi və onların konkret dövrün sosial-iqtisadi və siyasi şəraitinə uyğunluğu vurğulanır. rus tarixi. N.P.-nin işi. Eroshkin və T.P. Korzhixina, eləcə də T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov və digər alim və mütəxəssislər 2 informasiyalaşdırma mühitində dövlət tarixi: Yeddinci Ümumrusiya Konf. / SUE "VIMI". - M., 1999 və s.

Təşkilat menecmenti: Dərslik / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva.

ÜSTÜNDƏ. Salamatina. - M.: İnfra, 1998. - 669 s;

Kulba V.V., Malyugin V.D., Şubin A.N., Vus M.A. İnformasiya idarəçiliyinə giriş. - Sankt-Peterburq, 1999;

Mark D., McGoun K. Struktur təhlili və dizayn metodologiyası / Per. ingilis dilindən. - M.: MetaTexnologiya, 1993. - 240 s;

Kaufman H.R. Biznesdə və elmdə uğurun taktikası. - M.: İntellekt, 1993. - 157 s.;

Şapiro V.D. və s. Layihənin idarə edilməsi. Xarici təcrübə. - Sankt-Peterburq: İki.Üç, 1993. - 443 s.;

Gerchikova I.A.

İdarəetmə: Dərslik / UNITI. - M.: Banklar və birjalar, 1994. - 685 s.;

Vikhansky O.S. Strateji idarəetmə: Dərs kitabı. - M.: Moskva Dövlət Universitetinin nəşriyyatı, 1995;

Layihə İdarəetmə Dünyası / Ed. X.Reşke, X.Şelle. - M.: Alane, 1994. - 304 s;

Meskon M.Z., Albert M., Hedouri F. İdarəetmənin əsasları. - M.: Delo, 1992;

Hoyer V. Avropada necə biznes qurmaq olar. - M.: Tərəqqi, 1992;

Merser D.

IBM: dünyanın ən uğurlu korporasiyasında idarəetmə / Per. ingilis dilindən. - M.:

Tərəqqi, 1991. - 455 s.;

Kotler F. Marketinqin əsasları / Per. ingilis dilindən. - M.: Tərəqqi, 1990. - 736 s. və s.

Bax: Eroshkin N.P. Hekayə dövlət qurumları inqilabdan əvvəlki Rusiya. - M.: Üçüncü Roma, 1997. - 357 s.;

Korzhikhina T.P. SSRİ dövlət qurumlarının tarixi: Proc. müavinət. - M.: Ali məktəb, 1986. - 399 s.;

Schmidt SO. Rus mütləqiyyətinin mənşəyində. - M.: Tərəqqi, 1996;

Arkhipova T.T., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Rusiyada hərbi qurumların dövlət qulluğunun tarixi müəyyən bir tarixi dövrdə idarəetmə sisteminin qurulmasını aydın şəkildə nümayiş etdirir və beləliklə, inzibati aparatda ofis işinin təşkilini araşdırmaq imkanı verir.

Mənbəşünaslıq elmi bir fən kimi tarixi inkişafda sənədli massivin sistemli öyrənilməsi problemlərinin həlli baxımından sənədşünaslığa kifayət qədər yaxındır. Bu baxımdan L.İ.Borodkinin, S.V.Vorokovanın, A.Q.Qolikovun, S.K.Kaştanovun, V.P.Kozlovun, O.M.Slavko T.İ., Şmidt S.O. və başqaları müasir kompüter metodlarından istifadə də daxil olmaqla, sənədlərin və sənədləşdirmə sistemlərinin təkamülünü təhlil etmək üçün mənbə tədqiqatları ilə toplanmış təcrübədən istifadə etməyə imkan verdi.

Beləliklə, ortaya çıxan problemin əlaqəli sahələrində aparılan əhəmiyyətli tədqiqatlara baxmayaraq, sənədləşmənin idarə edilməsi probleminin özünün çox zəif inkişafını qeyd etməliyik.

Belə ki, dövlət idarəçiliyi islahatları ilə işgüzar işin əlaqəsi, sənədli mühitin dövlət tənzimlənməsinin rolu ilə bağlı suallar işlənməyib, sənədin terminoloji problemlərinin, onun təkamülünün dərindən sistemli öyrənilməsini tələb edir. Tarixi baxımdan şübhəsiz maraq doğuran məqam, Rusiyanın qlobal informasiya məkanına daxil olması problemlərinin həlli ilə bağlı ofis işinin və sənədli idarəçiliyin postsovet dövrüdür.

Bu günə qədər tətbiq olunan yeni informasiya texnologiyalarının təhlili nəzərə alınmaqla qeydlərin idarə edilməsinin hərtərəfli və hərtərəfli tədqiqi yoxdur. XVIII-XX əsrlərin sənətinə bənzəyir. - M.: RGGU, 1999. - 230 s;

Strekopytov SP. SSRİ-də elmə dövlət rəhbərliyi (1936-1958) Prok. müavinət. - M., RGGU, 1991 - 92 s.

Bax: Medushovskaya O.M. Arxivşünaslıq və mənbəşünaslıq: birlik və fərqlər fənlərarası qarşılıqlı əlaqə problemi kimi // Milli tarixin arxivşünaslığı və mənbəşünaslığı. Müasir mərhələdə qarşılıqlı əlaqə problemləri: Dokl. və tezislər. 12-13 mart 1996-cı il ikinci Ümumrusiya konfransında çıxışlar / Rusiya Federal Arxiv Xidməti, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 11-15;

Voronkova SV. Müasir sənədlərin mənbəşünaslıq inkişaf səviyyəsi və müasir mərhələdə onların nəşri // Yenə orada.

Sokolov A.K. Sosial tarix, mənbə və arxivşünaslıq problemləri // Yenə orada. - S. 57-63;

Schmidt SO. Arxeoqrafiya. Arxivləşdirmə. Mənbə araşdırması / RGGU. Rusiyanın qazı. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s;

Kaştanov S.M. Rus diplomatiyası haqqında esselər. - M.: Nauka, 1970. - 503 s.;

Şabalıd SM. Rusiya diplomatiyası: Proc. universitetlər üçün xüsusi müavinət. "Hekayə".

M .: Daha yüksək. məktəb, 1988. - 231 s;

Kozlov V.P. Rusiya arxivləri / ROSSPEN. - M., 1999.

aşağıdakılar texnologiyanın imkanlarının kağız ofis işinin üstünlükləri ilə birləşməsinə əsaslanan sənəd və informasiya idarəçiliyi konsepsiyasının qurulmasına səbəb olmalıdır. Belə bir anlayışı informasiya menecmenti adlandırmaq olar.

Bu işin tədqiqat obyekti idarəetmə sistemlərində sənədləşdirilmiş məlumatdır. İdarəetmə prosesində sənədləşdirilmiş məlumatlar təşkilatların informasiya ehtiyatlarının doldurulmasını təmin edən mühüm rol oynayır. İnformasiya ehtiyatlarının strukturunun və məzmununun mürəkkəbləşməsi, onların həcminin kəskin artması ilə əlaqədar olaraq, onların rasional idarə edilməsinin ən mühüm vəzifəsi ortaya çıxır ki, bu da öz əhəmiyyətinə görə sənaye məhsulları istehsalının modernləşdirilməsi vəzifəsi ilə müqayisə edilə bilər 1.

Sənədli mühitin hazırkı vəziyyəti təkcə sosial-iqtisadi dəyişikliklərlə deyil, həm də informasiya texnologiyalarının inkişafı ilə bağlıdır. Mövcud qanunvericilik əsasında məlumatın təsbit edilməsinin, toplanmasının, emalının, axtarışının və ötürülməsinin səmərəliliyini, onun saxlanmasının etibarlılığını, uzaqdan əldə edilməsini, lazımi vaxtda məlumatın verilməsini təmin edən kompüter texnologiyaları və vasitələri böyük əhəmiyyət kəsb edir. psixoloji və nəzərə alınmaqla düzgün orta və düzgün formada erqonomik tələblər. Dünya informasiya ehtiyatlarına çıxış, elektron sənədləşməyə keçid, sənədlərin saxlanması və ötürülməsi, yəni. informasiyanın təşkilinin və ona çıxışın prinsipial olaraq yeni üsullarına keçid sənədşünaslıq, arxiv işi, sənədşünaslıq, kitabxanaşünaslıq və tədqiqat obyekti kimi sənədi olan digər elmi fənlər üçün prinsipial olaraq yeni elmi və tətbiqi problemlər yaradır. Onların həlli sənədin informasiya daşıyıcısı kimi təkamülünün zəngin tarixi təcrübəsini dərk etməyi, ofis işinin inkişafı, media və texnologiyaların dəyişdirilməsini və müvafiq asılılıqların formalaşdırılmasını tələb edir.

Tədqiqatın mövzusu təşkilatlarda sənəd idarəetməsidir. Sənəd dövriyyəsi tədqiqat predmeti kimi yeni elmi kateqoriyadır. Bununla belə, o, əvvəlki təcrübəyə və ənənəvi olaraq sənədləri, sənədləşdirmə sistemlərini, IL-nin sənədləşdirilməsi proseslərini öyrənən yerli sənəd elminin nəzəri və metodoloji əsaslarına əsaslanır. Baçilo bununla bağlı qeyd edir ki, “məhsuldar qüvvə kimi informasiya resursu hüquqi münasibətlərin obyekti kimi dərk edilməyə, qiymətləndirilməyə, strukturlaşmaya və tənzimlənməyə məruz qalır”. - NTI. Ser. 1. Org. və metodologiya məlumat verir. iş. - 1998. - No 3. - S. 13.

idarəetmə fəaliyyəti və idarəetmədə sənədlərlə işin təşkili. Sənədlərin idarə edilməsi bizim tərəfimizdən ofis işi və sənəd idarəetməsi kimi konsepsiyaların inkişafında daha yüksək mərhələ kimi qəbul edilir.

Qeydlərin idarə edilməsi universal bir termin kimi beynəlxalq tanınma və yayılmasına malikdir. Tam idarəetmə resursu kimi sənədlərə münasibətdə keyfiyyətin idarə edilməsini təmin edən yeni informasiya texnologiyalarından istifadə edərək, qənaət və səmərəlilik prinsipləri əsasında təşkilatın sənədlərinin yaradılması, istifadəsi və saxlanmasının inzibati idarəetmə sahəsini təyin edir. . Əgər ofis işinə texniki idarəetmə funksiyası, idarəetmənin sənədləşdirilməsi isə köməkçi funksiya rolu verilmişdirsə, təşkilatda sənədləşmənin idarə edilməsi əsas idarəetmə funksiyası rolunu oynayır.

Sənədlərin idarə edilməsi bizim tərəfimizdən mücərrəd deyil, təşkilatların fəaliyyətinin konkret şərtlərində nəzərdən keçirilir.

Təşkilat hər hansı bir məna daşıyır idarəetmə strukturu iyerarxik səviyyəsindən, funksional oriyentasiyasından və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq təşkilat anlayışına uyğundur.

İşin məqsədi müxtəlif tipli təşkilatlarda yeni informasiya texnologiyaları kontekstində sənəd idarəetməsinin elmi problemini öyrənmək, tarixi inkişafda və metodoloji aspektdə informasiya idarəetməsi əsasında qərar qəbul etmək üçün sənədli resursların idarə edilməsi konsepsiyasını formalaşdırmaqdır. .

Bu məqsədə çatmaq üçün aşağıdakı əsas vəzifələri həll etmək lazımdır:

1) idarəetmədə məlumatın rolunun və təşkilatlarda müasir informasiya ehtiyatlarının strukturunun təhlili;

2) məişət işinin tarixinin və müasir sənəd dövriyyəsinin əsası kimi sənədin təkamülünün öyrənilməsi;

3) elektron sənədlərin xüsusiyyətlərinin öyrənilməsi;

4) ümummilli sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması prinsiplərinin işlənib hazırlanması və onun qanunvericiliklə təminatı məsələləri;

5) müasir informasiya texnologiyalarının və sənəd idarəetməsinin dəstəklənməsi üçün avtomatlaşdırılmış sistemlərin sənəd idarəetmə təhlili;

6) təşkilatda sənəd idarəetmə sisteminin qurulması üçün metodoloji əsas kimi məlumat idarəetməsinin öyrənilməsi.

Tədqiqatın xronoloji çərçivəsi seçilmiş mövzunun xüsusiyyətləri ilə müəyyən edilir. Bəzi sahələrdə onlar Rusiyanın mərkəzləşdirilmiş dövlətinin yarandığı andan bu günə qədər olan tarixi dövrü əhatə etsə də, işin əsas hissəsində son onilliyin sənəd dövriyyəsi problemləri işıqlandırılır.

Ofis işinin tarixinə nəzər salmaqla biz dövlət idarəçiliyi islahatları ilə işgüzar islahatların qarşılıqlı asılılığını izləmək, müxtəlif tarixi dövrlərdə işgüzarlıq sistemlərinin davamlılığını və xüsusiyyətlərini müəyyən etmək, işgüzarlığın sənədli təminata çevrilməsi prosesini göstərmək məqsədi güdürdük. idarəetmə və cəmiyyətin informasiyalaşdırılması müasir şəraitdə sənəd idarəetməsinə keçid üçün ilkin şərtlərin yaradılması üçün. Sənədin sənəd dövriyyəsinin əsas obyekti kimi öyrənilməsi bir elmi fən kimi sənədşünaslığa çevrilmə prosesi ilə əlaqədar olduğundan, biz sənədşünaslığın elmi bir elm kimi yarandığı 1960-cı illərdən başlayaraq daha çox diqqəti cəlb etdik. ilə bağlı məsələlərlə bağlı əhəmiyyətli miqdarda araşdırmalar ortaya çıxdı. sənədin ictimai həyatın bütün sahələrində fəaliyyət göstərməsi. Ofis işinin avtomatlaşdırılması məsələləri bizim tərəfimizdən cəmiyyətin informasiyalaşdırılması ilə sıx əlaqəli şəkildə nəzərdən keçirilir, bunun başlanğıcı əsrimizin 60-70-ci illərinin əvvəllərində elektron kompüterlərin yayılması və avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin inkişafı ilə qoyulmuşdur. . İnformasiyanın idarə edilməsi problemi elmi bir fən kimi Qərb praktikasında 1970-ci illərin əvvəllərində meydana çıxdı və biz bu problemi nəzərdən keçirmək üçün bu illəri başlanğıc nöqtəsi kimi götürdük.

Beləliklə, tədqiqatın fənlərarası xarakteri bu işin məqsədləri üçün nə dərəcədə zəruri olduğundan asılı olaraq müxtəlif dərinlikdə tarixi retrospektivləri tələb edirdi.

Əsər, ilk növbədə, müasir Rusiya dövlətinin problemlərini əhatə edir. Lakin lazım gəldikdə keçmiş SSRİ, Rusiya imperiyası tarixindən, dünya təcrübəsindən lazımi materiallar cəlb edilərək tədqiqatın sərhədləri genişləndirilib. Bu, kifayət qədər tədqiqat bazası yaratmağa və optimal elmi həllər tapmaq üçün müqayisəli metodu tətbiq etməyə imkan verdi.

İşçi bir fərziyyə olaraq, Rusiya Federasiyasında ölkənin əldə edilmiş informasiyalaşdırılması səviyyəsinə və elmi məlumatlara uyğun olaraq, məlumat idarəetmə metodologiyasına əsaslanan təşkilatlarda sənəd idarəetməsinin geniş tətbiqi üçün zəruri ilkin şərtlərin yetişdiyi mövqeyini irəli sürdük. və texnoloji tərəqqi, sosial-iqtisadi şərait, təşkilatların idarəetmə və təsərrüfat fəaliyyətinin səmərəliliyinə nail olmaq üçün sənədlərlə işin tam hüquqlu informasiya resursu kimi təşkili üsulu kimi.

Tədqiqat metodologiyasının əsasını faktların məcmusunu nəzərə alaraq və problemin tarixinə ideolojiləşdirilmiş doqmatik baxışı rədd edərək, qeydlərin idarə edilməsinin inkişafının təhlilinə real və hərtərəfli yanaşma, onu hərtərəfli və dinamik şəkildə nəzərdən keçirmək təşkil edir. İş metodologiyası yaradıcı qarışıqdır müxtəlif üsullar: ümumi elmi, digər elmlərin metodları və müvafiq sənədləşdirmə üsulları. Qarşıya qoyulan vəzifələrin həlli üçün ənənəvi tədqiqat metodlarından istifadə edilmişdir: tarixi, sistemli, müqayisəli tədqiqatlar (müqayisəli tədqiqatlar), struktur-funksional, sənəd idarəetməsində geniş istifadə olunan təsnifat və modelləşdirmə üsulları, statistik, eləcə də digər özəl metodlar.

Etiraf etmək lazımdır ki, bu gün sənəd idarəetməsinin metodoloji problemləri mərkəzi problemlər sırasındadır və hələ də həllini tapmamışdır. Oxşar vəziyyət arxiv elmində də müşahidə olunur, burada alimlər yeni metodoloji əsasın yaradılmasında daha çox işlər görüblər. Bu, müasir cəmiyyətdə sənədlərin və arxivlərin rolunun dərk edilməsinə yeni ümumi yanaşmanın işlənib hazırlanması vasitəsi kimi arxiv işinin fəlsəfəsi məsələsini ortaya qoyur. Təsadüfi deyil ki, V.P. Kozlov tarixçi və arxivçi peşələri arasındakı əlaqəyə dair əsərində arxiv işinin fəlsəfəsini dərk etmək vəzifəsini 1, T.İ. Khorhordina, elm, fəlsəfə (mədəniyyət) və informatika elminin metodologiyası və nəzəriyyəsinin kəsişməsində yerləşən yeni elmi intizam "arxivosofiya" 2-nin inkişafına çağırır. E.V. Starostin hələ 1991-ci ildə arxivləşdirmə metodologiyasını dəyişdirmək zərurətini hiss edərək, elmi intizam mənasını verən "arxivologiya" terminini təklif etdi, Kozlov V.P. Tarixçi və arxivçi: ümumi və xüsusi peşələr // “Tarixçilər və arxivçilər: bu günün və gələcəyin maraqları naminə keçmişin qorunub saxlanılması və bilinməsində əməkdaşlıq” Beynəlxalq elmi konfransı. 27-28 noyabr 1997-ci il Moskva: Konfransın materialları - M., 1998. - S. 15-28.

Bax: Horhordina T.I. Arxiv elmindən arxivşünaslığa? // Tarix-Arxiv İnstitutunun materialları. - T. 33 / RSUH. - M., 1996.- S. 185.

insan cəmiyyətinin çoxşaxəli həyatının sənədləşdirilməsi prosesi ilə bağlı bütün problemlərin öyrənilməsi \ Arxiv işində olduğu kimi, sənədləşmə elmində də fəlsəfə elmin ümumi metodologiyası kimi çıxış edir. Sənəd idarəetməsi problemlərinin fəlsəfi başa düşülməsinə ehtiyac xüsusilə 1980-ci illərin ortalarında, idarəetmə sahəsində yeni informasiya texnologiyalarının meydana çıxması, idarəetmə informasiya dəstəyinə “kağızsız” alternativin meydana çıxması, informasiya texnologiyalarının kütləvi istifadəsi ilə özünü büruzə verdi. idarəetmə personalı üçün ciddi sosial nəticələrə səbəb olan əmək aləti kimi kompüterlərin. İlk dəfə olaraq bu vəzifəni A.N. informasiya cəmiyyəti). Bu şəraitdə metodologiyanın rolunu çətin ki, qiymətləndirmək olar.

Fənlərarası metodlar, bir qayda olaraq, fəlsəfi mənşəyə malik deyildir. Onlar başqa elmlərin (riyaziyyat, informasiya nəzəriyyəsi, kibernetika, sosiologiya və s.) dərinliklərində və onların kəsişməsində yaranmışdır. Bu metodlar ümumi elmi xarakter daşıyır 3. Bunlara tarixi və məntiqi tədqiqat metodları, sistemli metod, informasiya, ehtimal-statistik, struktur-funksional metodlar, təsnifat metodları daxildir. Ümumi istifadə elmi metodlar sənədşünaslıqda digər bilik sahələrinin nailiyyətlərindən daha geniş istifadə etməyə imkan verir, tədqiqat imkanlarını və idrak aparatını genişləndirir. Lakin onları tətbiq edərkən, fikrimizcə, O.M.-nin ifadəsini nəzərə almaq son dərəcə vacibdir. Meduşovskaya deyir ki, “fənlərarası dialoqun effektiv olması üçün əsas odur ki, bəzən fərqli yanaşmalar daha həcmli, çox yönlü və sistemli görünməyə imkan verən ümumi obyekt haqqında aydın təsəvvür yoxdur” 4.

Starostin E.V. Arxivologiya. Tarixi təfəkkürün reallaşması // Feodalizm dövrünün milli tarixinin problemləri: Materiallar. hesabat / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Həmçinin bax: Otech. arxivlər. - 1999. - No 3. - S. 123.

Sokova A.N. Sənədləşdirmə elmi bir fən kimi: obyekt, mövzu, əsas vəzifələr // İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi: Sat. elmi

Proseslər / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 24-25.

Ursul A.D. Fəlsəfə və inteqrativ-ümumi elmi proseslər. M.: Nauka, 1981. - S. 163-177.

Meduşovskaya O.M. Arxivşünaslıq və mənbəşünaslıq: birlik və fərqlər fənlərarası qarşılıqlı əlaqə problemi kimi // Milli tarixin arxivşünaslığı və mənbəşünaslığı. Müasir mərhələdə qarşılıqlı əlaqə problemləri: Dokl. və tezislər. danışdı ikinci Ümumrusiya Konf. 12-13 mart 1996-cı il

/ Rusiya Federal Arxiv Xidməti, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

Sənədləşmənin idarə edilməsi metodologiyasında aparıcı rolu tarixin özünəməxsus müxtəlifliyi ilə öyrənilməsinə, tarixi prosesi əqli şəkildə yenidən yaratmaqla nəzərdən keçirilən hadisələrin mahiyyətinin müəyyən edilməsinə əsaslanan tarixi metod oynayır. Tarixi metod mənbəşünaslıq metodu ilə sıx bağlıdır. Tarix elmi nəyi öyrənmək istədiyini birbaşa müşahidə etməkdə əskikdir.

Mənbəşünaslıq keçmiş reallığın insanın qavrayışı vasitəsilə öyrənilməsi metodu kimi çıxış edir, mənbələrdə, o cümlədən sənədlərdə qeydə alınır 1. Tarixçilərin işində yeni informasiya texnologiyalarından istifadə kompüter mənbəşünaslığının və ya tarixi informatikanın yaranmasına səbəb olmuşdur 2.

Bu işdə əsas rolu obyektlərin sistem kimi nəzərdən keçirilməsinə əsaslanan elmi biliklərin istiqaməti kimi sistem metodu oynayır, yəni. obyektin bütövlüyünü üzə çıxarmaq, ondakı müxtəlif növ əlaqələri üzə çıxarmaq və onları vahid mənzərədə birləşdirmək.

Funksional təhlil metodu təşkilatların fəaliyyətində formalaşan və müvafiq sənəd sistemlərində birləşdirilən idarəetmə sənədlərinin rolunu və əhəmiyyətini öyrənməyə imkan verir 3. Struktur- funksional analiz hadisələri və prosesləri strukturun hər bir elementinin idarəetmə fəaliyyətində konkret məqsədə (funksiyaya) malik olduğu sistemlər kimi öyrənməyə imkan verir. Onun tətbiqi V.N.-nin klassik nümunələrindən biri ilə təsvir edilə bilər. Avtokratov, fond yaradıcısının fəaliyyəti ilə fond yaradıcısının fəaliyyətinin “informasiya kütləsini” təmsil edən üzvi ayrılmaz sənədlər fondunun formalaşması arasında səbəb-nəticə əlaqəsinə işarə etmişdir.

Danilevski İ.N., Kabanov VV., Meduşevski O.M., Rumyantseva M.F. Bilik mənbəyi: Nəzəriyyə. Hekayə. Metod. Rusiya tarixinin mənbələri: Proc. müavinət / RGGU. - M., 1998. - S. 23-24.

Sokolov A.K. Maşınla oxunan sənədlər arxivi ilə işin hazırkı vəziyyəti və perspektivləri haqqında. - Fikirlər dairəsi: Tarixi informatikada yenilik // "Tarix və kompüter" Assosiasiyasının I Konfransının materialları / Moskva şəhər arxivi. - M., 1994. - S. 71.

Sənədlərin dəyərinin araşdırılması və SSRİ dövlət arxivlərinin əldə edilməsi nəzəriyyəsi və təcrübəsi // VNIIDAD-ın materialları. - M., 1974. - T. IV. - 1-ci hissə;

Avtokratlar V.N., Elpatievskiy A.V. Dövlət arxivlərinin müasir sənədlərlə təminatı problemləri (mənbəşünaslıq aspekti) // Milli tarixin mənbəşünaslığı: Sat. məqalələr. - M.: Nauka, 1976;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Sənədlərin dəyərinin araşdırılması və dövlət arxivlərinin əldə edilməsi problemləri // Tarixin sualları. - 1983. - No 2. - S. 56-69.

Avtokratlar V.N. Arxiv elmində mənşə anlayışı // 1978-ci il üçün Arxeoqrafiya İlliyi. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

Sənəd dövriyyəsində struktur-funksional metodun məntiqi inkişafı elmin müxtəlif sahələrində geniş tətbiq olunan modelləşdirmə üsuludur. Modelləşdirmə obyektin (orijinalın) orijinalı əvəz edən surətinin (modelinin) yaradılması və öyrənilməsi yolu ilə tədqiqatçını maraqlandıran müəyyən cəhətlərdən öyrənilməsi üsuludur 1. Model öz strukturuna və funksiyasına malik olan sistemdir. orijinal sistemin strukturu və funksiyaları, o, nəzəriyyə ilə reallıq arasında aralıq əlaqədir 2. Buna görə də model yalnız orijinalın xüsusiyyətlərini deyil, həm də onun arzu olunan parametrlərini əks etdirməyə qadirdir. Modelləşdirmə metodu sənəd idarəetməsi və sənəd idarəetməsində geniş istifadə olunur.

Bu üsul sənədşünaslıqda informasiya metodu ilə sıx bağlıdır, yəni. informasiya nəzəriyyəsinin müddəalarının sənədlərə və sənəd hərəkətlərinə tətbiqi ilə. Akademik N.P. Erşov haqlı olaraq qeyd etmişdir ki, “informasiya modeli informatikanın özəl elmlərlə birləşmədən və eyni zamanda onları mənimsəmədən əlaqəyə girdiyi interfeysdir” 3. Sənədlərə informasiya yanaşması informasiyanın keyfiyyətinin qiymətləndirilməsi məqsədinə xidmət edir. onlarda məzmun məlumatı, idarəetmədə onun sənədləşdirilmiş informasiyaya çevrilməsi proseslərinin öyrənilməsi. Sənəd sistemlərinin informasiya sistemləri kimi tədqiqi idarəetmədə informasiyanın rabitə kanalları vasitəsilə yayılmasının xüsusiyyətlərini, habelə bu prosesin qanunauyğunluqlarını müəyyən etməyə imkan verir 4.

İnformasiya metodu sənədli məlumatların parametrlərinin ölçülməsi metodologiyasının tətbiqini nəzərdə tutur. Sənədli informasiyanın ölçülməsinin əsas problemi keyfiyyət xüsusiyyətlərinin kəmiyyət xüsusiyyətlərinə çevrilməsi ilə bağlıdır 5. Müddəalar Fəlsəfi ensiklopedik lüğət. - 2-ci nəşr. - M.: Sovet Ensiklopediyası, 1989.- S. 373.

Avtokratlar V.N. Arxivləşdirmə metodologiyası məsələsinə dair // 1969-cu il üçün Arxeoqrafiya İlliyi - M .: Nauka, 1971. - S. 27.

Erşov N.P. İnformatika: mövzu və konsepsiya // Kibernetika. İnformatikanın formalaşması. - M., 1986. - S. 30.

Avtokratlar V.N. Sənədlərin ekspertizası nəzəriyyəsində mənbəşünaslıq və informasiya yanaşmaları (Arxiv dəyər meyarlarının təhlili məsələləri) // Elmi məqalələr. konf. SSRİ Dövlət Arxivlərinin sənədli mənbələrlə əldə edilməsi problemləri haqqında. - M., 1976. - 1-ci hissə;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Sənədlərin dəyərinin araşdırılması və dövlət arxivlərinin əldə edilməsi problemləri // Tarixin sualları. - 1983. - No 2;

Elpatevski A.V. Müasir arxiv elmində informasiya nəzəriyyəsi anlayışlarının istifadəsi haqqında // VNIIDAD-ın əsərləri. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271;

Şapiro V.D. və s. Layihənin idarə edilməsi. Xarici təcrübə. - Sankt-Peterburq: İki..Üç, 1993;

Marka D., McGowan K. Struktur Analiz və Dizayn Metodologiyası / Metatexnologiya. - M., 1993 və s.

İlizarov B.S. Sənədlərin dəyərinin müəyyən edilməsində mənbəşünaslıq və məlumat yanaşmalarının vəhdəti məsələsinə dair // VNIIDAD-ın materialları. - M., mənbə ölçüləri sonrakı inkişaf tapmadı, baxmayaraq ki, onların informasiya metodu çərçivəsində istifadəsi ölkənin yazılı mənbə fondunun keyfiyyətcə təhlilinə, habelə sənədlərin formalaşmasının proqnozlaşdırılması və arxiv fondunun doldurulması metodlarının işlənib hazırlanmasına imkan verə bilərdi.

Mövzunun kifayət qədər inkişaf etdirilmədiyini nəzərə alaraq işdə geniş mənbələrdən istifadə edilmişdir ki, onları aşağıdakı əsas qruplara bölmək olar: informasiyalaşdırma, arxiv işi, sənəd dövriyyəsi, işgüzarlıq və standartlaşdırma üzrə qanunvericilik və hökumət aktları;

normativ və tədris materialları, dövlət standartları;

OTsNTI VNIIDAD-ın arayış informasiya fondunda saxlanılan lüğətlər, metodik ədəbiyyat, elmi hesabatlar, tədqiqat materialları və arxiv sənədləri.

Bundan əlavə, müəllif əsərin hazırlanması prosesində sənəd dövriyyəsi, idarəetmənin sənədləşdirmə təminatı (ofis işi), xarici təcrübənin nəticələri ilə bağlı elmi tədqiqat və təşkilati layihələndirmə sahəsində öz təcrübəsindən istifadə etmişdir.

Bütövlükdə elmi bir intizam kimi sənəd dövriyyəsi Rusiya və Sovet işinin aparılması sahəsində bütün əvvəlki tədqiqat və təcrübələrə, xarici təcrübəyə əsaslanır. Diqqət yetirmək vacibdir tarixi köklər müəyyən edilmədən sənəd idarəetməsinin mövcud vəziyyətini və aktual vəzifələrini düzgün başa düşmək mümkün olmayan problemlər.

Bu baxımdan, öyrənilməsi təkamülü izləməyə imkan verən bir qrup qanunvericilik və normativ hüquqi akt maraq doğurur. dövlət tənzimlənməsi Ofis işi.

İnqilabdan əvvəlki Rusiyada nizam-intizam qaydalarını və kollegial ofis işini təsbit edən bir sıra hüquqi aktlar ardıcıl olaraq fəaliyyət göstərirdi1. əsas prinsiplər iki əsrə yaxındır.

1976. - T. 6. - 1-ci hissə. - S. 257;

Odur. Mənbə və arxivşünaslıqda ölçü problemləri (Əsas mənbə və sənəd ölçüləri) // Sənədşünaslığın, arxivşünaslığın, arxeoqrafiyanın metodoloji məsələləri: Sat. hesabat

metodoloji seminar VNIIDAD. - M., 1978. - Nəşr. 2. - S. 62-110;

Odur. Arxivləşdirmənin mənbə metrik problemləri (Yazılı məlumatların həcminin ölçülməsi üsulları): Proc. müavinət / MGIAI. - M., 1981.

Sudebnik XV-XVII əsrlər. - M.;

Ümumrusiya İmperiyasının əyalətlərini idarə edən qurumlar // PSZ Sovet dövründə sənədləşdirmə və onların qanunvericilik icrası məsələlərinə də diqqət yetirilirdi. Sovet hökumətinin kontor işi ilə bağlı ilk dekretləri idarəetmə hərəkətlərinin sənədləşdirilməsinin aktual məsələlərinə dair ayrı-ayrı hüquqi aktlar xarakteri daşıyırdı. Onların əksini normativ aktların nəşr edilmiş toplularında tapmaq olar 1.

İşdə istifadə edilmiş hüquqi aktların növbəti qrupu 1920-ci və 30-cu illərin əvvəllərində SSRİ NK RKT-nin və onun tabeliyində olan orqanların işgüzar işin təkmilləşdirilməsi üzrə fəaliyyəti ilə bağlıdır 2.

Sovet hökumətinin tarixin sovet dövründə işgüzarlıq işinin arxiv orqanlarının tabeliyinə verilməsini, onların vəzifə və funksiyalarının dəyişdirilməsini ardıcıl şəkildə ortaya qoyan əsasnamələri, habelə tarixin inkişafı ilə bağlı sənədlər xüsusi diqqət tələb edirdi. Vahid Dövlət Ofis İşi ​​Sistemi3.

Müasir dövlət siyasətini və Rusiya vətəndaşlarının məlumat və sənəd mübadiləsi sahəsində hüquqlarını müəyyən edən əsas hüquqi akt Rusiya Federasiyasının Konstitusiyasıdır. Orada deyilir: “Hər kəsin istənilən qanuni yolla sərbəst şəkildə informasiya axtarmaq, almaq, ötürmək, istehsal etmək və yaymaq hüququ var...” (4-cü hissə, maddə 29).

Rusiyanın informasiya cəmiyyətinə keçidinin başlanğıcı, eləcə də son on beş ildə ölkəmizdə baş verən dərin sosial-siyasi və iqtisadi transformasiyalar sosial və humanitar elmlər sahəsində bir çox ənənəvi ideyaların yenidən nəzərdən keçirilməsi ilə müşayiət olunur. , əvvəllər yerli elmi fikrin periferiyasında olan bir sıra problemlərin aktuallaşması. Bütün bunlar sənəd idarəetməsi kimi nisbətən gənc elmi intizam üçün tam şəkildə aiddir. Sənədşünaslığın sənədlərlə işləmə təcrübəsi ilə sıx əlaqəsi bu sahədə tədqiqatlara əlavə stimul verir. Bundan əlavə, qeyd etmək lazımdır ki, sənəd mütəxəssisi peşəsi postsovet Rusiyasında ən çox tələb olunan peşələrdən biri oldu. Təsadüfi deyil ki, 1990-cı illərin ikinci yarısından etibarən Rusiyanın təxminən əlli universiteti “Sənədşünaslıq və idarəetməyə sənədləşmənin dəstəklənməsi” ixtisası üzrə tələbə hazırlığına başlamışdır. Bu ixtisasın əsas fənlərindən biri sənədləşmənin idarə edilməsi kursudur. Bu arada, Rusiya Federasiyası Təhsil Nazirliyi tərəfindən təsdiqlənmiş bu kursun təxmini proqramı mükəmməl deyil. İndiyə qədər bir neçə əlvan və kiçik dərslikdən başqa sənəd dövriyyəsi üzrə bir dənə də olsun yerli dərslik yoxdur.

Nə ilə bağlıdır? Hər şeydən əvvəl, ən azı iki əsas səbəbə görə sənəd idarəetməsinin nəzəri məsələlərinin inkişafında ciddi geriləmə ilə. Birincisi, ölkəmizdə bu məsələ ilə məşğul olan tədqiqatçıların dairəsi kifayət qədər dardır. İkincisi, və bu, bəlkə də ən vacib şeydir, Rusiyada sənəd və sənəd fəaliyyəti nəzəriyyəsinin öyrənilməsi, tərəfdarları öz tədqiqatlarını əsasən idarəetmə sənədləri, kargüzarlıq sahəsi ilə məhdudlaşdıran idarəetmə, inzibati sənəd elminin dar çərçivəsi ilə məhdudlaşır. .

Sənədləşmənin idarə edilməsi obyektinin və subyektinin belə məhdudlaşdırılması ilk növbədə onun ölkəmizdə təcrid olunmuş şəkildə, dəmir pərdə arxasında baş vermiş formalaşma və inkişafının tarixi xüsusiyyətləri ilə bağlıdır. Sovet İttifaqında sənəd dövriyyəsi elmi bir intizam kimi yalnız 20-ci əsrin ikinci yarısında tanındı. Bundan əvvəl, təcrübi materialın toplandığı və onun dərk edilməsinə yanaşmaların formalaşdığı zaman, praktiki qeydlər adlanan uzun bir dövr baş verdi. Rusiyada bu, keçən əsrin birinci yarısındakı sosial kataklizmlər də daxil olmaqla, süründü. Uzun onilliklər ərzində sənədli problemləri tədqiq edən alimlər bolşevik hakimiyyətinin sosial sifarişini yerinə yetirmək məcburiyyətində qaldılar. 1930-cu ildə Moskvada yaradılmış Dövlət Tarix-Arxiv İnstitutu (DQİİ) uzun müddət ərzində bütün dövlət arxivləri sistemi ilə birlikdə Azərbaycan Xalq Cümhuriyyəti Daxili İşlər Komissarlığının tərkibində olub. elmi fikrin inkişafına heç bir töhfə verməyən SSRİ.

Əvvəlcə yeni istiqamət MGIAI-da arxivşünaslıq kursunda ümumi işgüzarlıq bölməsi kimi təqdim olundu, sonra isə müstəqil “SSRİ-də işgüzar işin tarixi və təşkili” kursuna ayrıldı. 1943-cü ildə yeni bir fənni təyin etmək üçün ortaya çıxan "sənəd idarəetməsi" termini əslində ona əsasən kargüzarlıq problemlərini təyin etdi. Sənədlərin idarə edilməsi mövzusunun belə dar bir anlayışı üstünlük təşkil etdi və sonrakı onilliklər boyu davam etdi. Sanki Qoqol şinelindən, arxiv işindən və işgüzarlıqdan çıxan və ilk növbədə sovet inzibati-amirlik sisteminin sənədləşmə işinin aktual operativ məsələlərini həll etməyə çağırılan sənəd dövriyyəsi hələ də bu dədə-baba izini daşıyır. hələ də idarəetmə sənədlərinə, ofis işlərinə diqqət yetirir.

Bu arada, 19-20-ci əsrlərin sonlarında, haqlı olaraq sənədşünaslığın atası hesab edilən belçikalı alim Paul Otlet, sənəd və sənəd elmi haqqında daha geniş elmi anlayışı formalaşdırdı. P. Otlet sənəd anlayışına çap olunmuş və əl ilə yazılmış kitablar, qəzetlər, jurnallar, məktublar, rəsmlər, xəritələr, fotoşəkillər, rəsmlər və s., habelə muzeylərdə olan təbii və texniki obyektləri daxil etmişdir. O, idarəetmə sənədlərini yalnız “biblioqrafiyanın, kitabxanaşünaslığın, arxivşünaslığın və hətta muzeyşünaslığın yaxınlaşması və sonra birləşməsi nəticəsində yaranmış “ümumbəşəri sənədlərin” qollarından biri hesab edirdi”. P.Otle və onun həmfikirlərinin fikrincə, sənədşünaslıq bütün sənədli məlumat mənbələrini, ictimai həyatın bütün sahələrində sənədli fəaliyyəti öyrənməyə çağırılır.

Sənədin belə geniş təfsiri hətta inqilabdan əvvəlki dövrdə də rus mütəxəssisləri arasında anlayışla qarşılandı, xüsusən də F.A. Brockhaus və I.A. Efron. Müvafiq məqalədə (müəllif – A.Göyhbərq) sənəd anlayışının nəinki o dövr üçün ənənəvi dar, hüquqi mənada, həm də geniş, P.Otlenin təklif etdiyi ilə kifayət qədər uzlaşan tərifi var idi: “Sənəd geniş mənada insan təfəkkürünün və fəaliyyətinin izlərini ehtiva edən hər hansı cansız obyektdir.

1920-ci illərdə bu yanaşma tanınmış yerli biblioloq M.N. Kufayev isə "sənəd" termini əvəzinə "kitab" terminindən istifadə edərək, sonuncunu "insan düşüncələrinin və sözlərinin vəhdətində qəbul edilən və görünən əlamətlərlə ifadə edilən anbar" hesab edirdi. Buna görə də o, “sfenkslər və ya məbəd daşları üzərindəki heroqlifləri və papirus tumarını” kitablar, eləcə də vərəqələr, qəzetlər, fonoqrafik rulonlar və qrammofon valları hesab edirdi.
Ancaq cəmi bir neçə onillikdən sonra, informasiya elmlərinin sürətli inkişafı başlayanda, yerli alimlər yenidən sənədin geniş şərhinə müraciət etdilər. Bu, 20-ci əsrin ikinci yarısında sənədin tədqiqinə sistemli yanaşmanın fəal şəkildə tətbiq olunmağa başlaması, sənədin informasiya xarakterinə ciddi diqqət yetirilməsi ilə əlaqədar idi ki, bu da nəinki daha da genişlənməsinə, lakin, ən əsası, onun konsepsiyasının dərinləşməsinə. Buradakı ton kompüter elmləri, kibernetika və sənədli filmlər sahəsində mütəxəssislər tərəfindən müəyyən edilmişdir.

Bütün bunlar sənədləşmənin inkişafına müəyyən təsir göstərməyə bilməzdi. Xüsusilə, 1968-ci ildə nəşr olunan “Arxiv terminologiyasının qısa lüğəti”ndə artıq sənəd “faktların, hadisələrin, əşyaların, obyektiv reallıq hadisələrinin və insanın psixi fəaliyyətinin yazı, qrafika, rəsm, fotoqrafiya, səs yazısı və ya başqa bir şəkildə xüsusi materialda (papirus, perqament, kağız, foto film və s. " sənəd idarəetməsinin elmi maraqlarının əhatə dairəsi demək olar ki, yalnız idarəetmə sənədlərinə aiddir.

Düzdür, 1980-ci illərdə ayrı-ayrı sovet sənəd mütəxəssisləri (B.İ.İlizarov, A.N.Sokova) P.Otlenin ideyalarının inkişafında buna baxmayaraq, sənəd dövriyyəsinin subyekti və obyekti haqqında ənənəvi fikirlərdən kənara çıxmağın zəruriliyi məsələsini qaldırırdılar. . Onlar “inteqrasiya edilmiş elmi intizam”ın yaradılması perspektivindən, sənədin əsas obyekti olan fənlərin fənlərarası inteqrasiyası prosesində yaranan “sənədin ümumi nəzəriyyəsinin formalaşdığı bilik sahəsinin” meydana çıxmasından yazırdılar. təhsil sahəsi, yəni: arxivçilik, arxeoqrafiya, sənədşünaslıq, informatika, kitabşünaslıq, mənbəşünaslıq".

Bununla belə, yalnız 20-21-ci əsrlərin sonunda problemin tərtibindən onun həyata keçirilməsinə keçid başlandı və bu istiqamətdə ilk addımlar, xüsusən də N.B. Zinovieva, Yu.N. Stolyarov, ukraynalı professor N.N.Kuşnarenko. Bu müəlliflərin hamısının mədəniyyət universitetlərində işləməsi diqqət çəkir. Başqa sözlə, sənədşünaslığın obyekti və predmetinin geniş şəkildə dərk edilməsinin ən fəal və ardıcıl tərəfdarları kitabşünaslıq, kitabxanaşünaslıq və biblioqrafiya sahəsinin mütəxəssisləridir. Bu, 20-ci əsrin ikinci yarısında yeni informasiya texnologiyalarının inkişafı ilə ənənəvi kitabın yeni material daşıyıcıları - maqnit lentləri, maqnit, optik, maqnito-optik disklər və s. Elektron kitabxanalar reallığa çevrilib. Bir sıra səbəblərə görə, hazırda kitabxanalar digərlərindən daha sürətli, daha intensivdir sosial institutlar sənədli fəaliyyətlə məşğul olanlar kompleksə çevrilir məlumat mərkəzləri müxtəlif material daşıyıcılarında müxtəlif sənədlərlə işləmək. Kitabxanalar yeni informasiya texnologiyalarından daha fəal və səmərəli istifadə edir, kitabxanaçılar yaranmaqda olan vahid qlobal informasiya məkanı şəraitində fəaliyyət göstərən sənədin geniş başa düşülməsinə və hərtərəfli elmi tədqiqinə ehtiyacı daha kəskin hiss edirlər. İndi isə biblioqrafiyanın tədricən sənədşünaslığa, kitabşünaslıq fənlərinin sənədşünaslığın alt fənlərinə çevrilməsi ilə bağlı səslər artıq getdikcə daha yüksək səslənir.

Eyni zamanda, belə bir təəssürat yaranır ki, sənədə yeni yanaşmalar, sənədli fəaliyyətin dərk edilməsi arxiv elmində, xüsusən də “ənənəvi” inzibati sənədlərin idarə olunması sahəsində mütəxəssislər arasında daha ləng mənimsənilir, baxmayaraq ki, onların bir çoxu sənəd və sənədli fəaliyyətin ümumi nəzəriyyəsini inkişaf etdirmək lazımdır. Belə bir ehtiyac, xüsusən də arxiv işçilərinin əlaqəli sahələrə daxil olmaq cəhdləri, tədqiqatın fənlərarası sahələrinin yaradılması təklifləri - arxivologiya (T.I.Khorhordina, E.V.Starostin), sənəd fenomenologiyası (V.A.Savin) və s. Rusiyanın aparıcı arxivçilərinin narahatlığı bir neçə il əvvəl T.T. Xorxordina qeyd edirdi: “Daxili arxiv fikri həm Rusiyada, həm də xaricdə humanitar sahədə elmi-nəzəri təfəkkürün müasir səviyyəsindən geri qalır”; “Rus arxiv elmi nəzəri müzakirələr zövqünü itirib” .

Beləliklə, hazırda dar mənada sənəd idarəetməsi ilə yanaşı, yəni. Əsasən idarəetmə, inzibati sənədləri öyrənən "ənənəvi", sənədin daha geniş başa düşülməsinə əsaslanaraq nəzəri, ümumi sənəd elminə yol açır. Bu elmi intizamın obyekti (Yu.N.Stolyarov onu "sənədşünaslıq" adlandırmağı təklif edir) bütün sənədləşdirilmiş məlumatlardır, yəni. sosial məkanda və zamanda ötürülməsi məqsədi ilə şəxs tərəfindən yaradılan şəkildə maddi daşıyıcıda qeydə alınan məlumat.

Yerli sənəd mütəxəssisləri arasında tədricən yaranan sənədin ümumi nəzəriyyəsinin dərindən işlənməsi zərurətinin dərk edilməsi hələ belə bir nəzəriyyənin yaradılmasına səbəb olmayıb. Bununla belə, bunun üçün zəruri ilkin şərtlərin formalaşması arxayındır ki, bunlar arasında məlumatın ikili birliyi və maddi daşıyıcı olan çoxsəviyyəli informasiya sistemi kimi sənədə yaranan yanaşmanın adını çəkmək olar; sənədin ciddi funksional təhlili; sənədləşdirilmiş informasiyanın xassələrinin tədqiqi və s.

Eyni zamanda, nəzəri sənəd dövriyyəsinin formalaşması və inkişafı prosesində kifayət qədər çətinlikləri, o cümlədən tam işlənməmiş metodoloji vasitələri və hələ də yaxşı qurulmamış konseptual aparatı və bir çox problemlərin mübahisəliliyini aradan qaldırmaq lazımdır. Artıq yuxarıda qeyd olundu ki, sənəd mütəxəssisləri arasında hətta sənəd kimi əsas anlayışla bağlı yekdil fikir yoxdur. "Elektron sənəd", "texnotronik sənəd", "sənəd dəyəri" və bəzi digər anlayışlar mübahisəlidir.

Yerli sənəd mütəxəssisləri ənənəvi olaraq "sənəd sistemi" və "sənədləşdirmə sistemi" anlayışları arasında bərabər işarə qoyurlar. Eyni zamanda, ümumi qəbul edilmiş tərifdən çıxış etsək, sənədləşdirmə müəyyən qaydalara uyğun olaraq maddi daşıyıcıda məlumatların qeyd edilməsidir, onda etiraf edilməlidir ki, bu halda sənədləşmə sistemi sənədləşdirmə sistemi ola bilməz. Sənədləşmə sisteminə sənədlər daxil deyil, onların yaradılması üsulları və vasitələri daxildir fiziki xüsusiyyətlər və informasiyanın maddi daşıyıcısının forması, habelə istifadə olunan işarələrin xüsusiyyətləri. Başqa sözlə, sənədləşdirmə sistemi anlayışı ilk növbədə və əsasən material daşıyıcısında məlumatların fiksasiyası texnologiyası ilə əlaqələndirilir. Bu halda əsas sənədləşmə sistemlərinə aşağıdakılar daxildir: qrafik qeyd sistemləri, mexaniki qeyd sistemləri, foto, elektromaqnit, optik, maqnito-optik, elektrostatik.

Sənəd dövriyyəsinin predmeti və obyekti ilə bağlı həll edilməmiş məsələ, onun bir çox nəzəri məsələlərinin zəif öyrənilməsi arxiv işi, diplomatiya, mənbəşünaslıq və arxeoqrafiya sahələrinin mütəxəssisləri arasında son vaxtlar alovlanan bir sıra müzakirələrə səbəb olmuşdur.

Sənədin tarixi mənbəyə çevrilməsi problemi xüsusilə mübahisəlidir. Belə ki, Rusiya Federal Arxiv Xidmətinin rəhbəri, Rusiya Elmlər Akademiyasının müxbir üzvü V.P.Kozlov hesab edir ki, hər hansı bir sənəd tarixi mənbəyə çevrilməzdən əvvəl mövcudluğun üç mərhələsindən keçir - yaranma, proseslərin tənzimləyicisi kimi mövcudluq və s. reallıq hadisələri, arxivdə saxlanması. Və yalnız arxiv sənədinin təsvirindən sonra, ona daxil olmaq üçün məhdudiyyətlərin aradan qaldırılması, yəni. onu ictimai sənədə çevirdikdən sonra sənəd mövcudluğunun dördüncü mərhələsinə - tarixi mənbə kimi keçir. Rəqiblər V.P. Kozlova, eləcə də bir çox xarici tədqiqatçılar hesab edirlər ki, “sənəd təsvir edildikdən sonra, tarixçi onun üzərində əyildikdən sonra deyil, doğulduğu andan tarixi mənbəyə çevrilir”.

Birinci nöqteyi-nəzər tərəfdarlarının fikirləri səhnəyə əsaslanır, yəni. sənədlərlə işləməyə mahiyyətcə texnoloji yanaşma, ikinci halda isə bu, sistematik, informasiya-funksional yanaşmadır ki, ona görə hər hansı sənəd ilkin olaraq yaradıldığı andan məlumatı zaman və məkanda ötürmək və saxlamaq funksiyasına malikdir. . Hələlik, hələlik, sənədin tarixi mənbə funksiyası gizlidir, qüvvədə qalır. Beləliklə, sənədin sosial yaddaşın daşıyıcısı kimi aktivləşdirilməsi və yenilənməsi təkcə arxiv saxlama mərhələsində deyil, həm də sənədin operativ fəaliyyəti zamanı həyata keçirilə bilər. Başqa sözlə, mövcud olduğu mərhələdən asılı olmayaraq istənilən sənəd tarixi mənbə kimi çıxış edə bilər.

Sənədlərin dəyərinin araşdırılması nəzəriyyəsi sənədin tarixi mənbəyə çevrilməsi problemi ilə sıx bağlıdır. Bəzi ekspertlər haqlı olaraq qeyd edirlər ki, hazırda “insan” amili bu nəzəriyyədən kənardadır və “sənədlərin daimi saxlanması üçün seçilməsi üçün hələ iyirminci və altmışıncı illərdə formalaşmış sənaye (sənaye konveyeri kimi) yanaşması qalmaqdadır. tədqiqatçı və arxivçinin fərdiliyini nəzərə almayan üstünlük təşkil edir”. Belə yanaşmanın acı nəticələri sovet dövrünün tarixini araşdıran tədqiqatçılara yaxşı məlumdur. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidmətlərinin işçilərinə və arxiv işçilərinə saxlanmaq üçün sənədlərin seçilməsi zamanı rəhbərlik edən siyahıların və digər normativ-metodiki sənədlərin məzmunu tarixçiləri qane edə bilməz. Nəticədə bəzi arxiv və arxiv fondlarında (məsələn, Daxili İşlər İdarəsi) insanlar haqqında “canlı” məlumat tapmaq demək olar ki, mümkün deyil. Sənədlərin dəyərinin tədqiqi metodologiyasının və metodologiyasının çatışmazlıqları, yenə də, fikrimizcə, onunla bağlıdır ki, o, inzibati sənədlərin idarə edilməsi və arxivşünaslıq elminin dərinliklərində, inzibati sənədlərin çərçivələrindən kənarda inkişaf edib və inkişaf etdirilməkdə davam edir. humanitar komponentin ən mühüm yer tutduğu sənədin ümumi nəzəriyyəsi.

Sənəd idarəetməsinin kifayət qədər öyrənilməmiş nəzəri problemləri arasında sənədlərin ümumi təsnifatı da var. İndiyədək yaradılmış təsnifat sxemləri əsasən ayrı-ayrı iri sistemləri, sənədlər komplekslərini əhatə edir. Ən çox inkişaf etmişlər, xüsusən də kitabxana təsnifatları (Dui Kitabxana Təsnifatı, Vahid Onluq Təsnifat, Kitabxana və Biblioqrafik Təsnifat), həmçinin idarəetmə sənədlərinin təsnifatları (İdarəetmə Sənədlərinin Ümumrusiya Təsnifatçısı), tarixi mənbələrin təsnifatlarıdır.

Ümumi təsnifat sxemlərinə gəlincə, onların hamısı hələ də mükəmməllikdən uzaqdır. Xüsusilə, sənədin informasiya və maddi komponentlərini, habelə onun mövcudluğu şəraitini nəzərə alan "faset-blok təsnifatı" sxeminin müəllifləri. xarici mühit, əsassız olaraq sənəd blok-fasetinin “Sənədləşdirmə üsulu ilə sənəd növü” informasiya komponentinə istinad edir. Bu halda söhbət informasiyanın özündən deyil, maddi daşıyıcıda məlumatın qeyd edilməsi metodundan gedir ki, bu da onu müstəqil xüsusiyyətlər bloku kimi ayırmağa əsas verir. Ayrı-ayrı təsnifat bloklarında bir sıra qeyri-dəqiqliklər və çatışmazlıqlar da var. Beləliklə, sənədin fiziki (maddi) komponentinə görə təsnifat material daşıyıcısının işçi təbəqəsinin xüsusiyyətlərini ümumiyyətlə nəzərə almır. “Yayılma dərəcəsinə görə sənəd növü” informasiya komponentinə deyil, onun xarici mühitdə mövcud olma şəraitinə aiddir. Lakin, bəlkə də, bu təsnifat sxeminin əsas çatışmazlığı onun dərinlikdən ayrılmasıdır sosial varlıq sənəd, sənəddə olan sosial məlumatların xarakterini və növlərini nəzərə almır - kütləvi, xüsusi, şəxsi.
Sənəd sistemlərinin təsnifatı daha zəif işlənmişdir. Mövcud təsnifat sxemləri əsasən sənədlərlə işin müəyyən sahələrini əhatə edir. Xüsusilə, ənənəvi, inzibati uçotun aparılmasında sənədləşdirmə sistemləri funksional (40-dan çox) və korporativ (idarə, sənaye) sistemlərə bölünür. Son zamanlar sosial informasiyanın mənşəyini nəzərə alaraq funksional-informasiya yanaşması əsasında “biznes, ictimai-siyasi, elmi, texniki, iqtisadi və maliyyə məlumatlarının sənədli sistemlərini müəyyən etməyə” cəhdlər edilmişdir. Bununla belə, təklif olunan təsnifat irəliyə doğru bir addım olsa da, əslində kütləvi sənədləşdirilmiş məlumatları (estetik, dini, məişət və s.), eləcə də şəxsi sənədləri (məktublar, gündəliklər və s.) kənara qoyaraq, yalnız xüsusi sənədləri əhatə edir. Beləliklə, sənədlərin bütün çeşidini, onların bütün növlərini, formalarını, janrlarını, əməliyyat və retrospektiv mühitdə mövcudluq şərtlərini əhatə edəcək kifayət qədər əsaslandırılmış təsnifatların mövcud olmadığını qeyd etməliyik.

Nəzəri sənədşünaslıqda ciddi diqqət tələb edən digər problem son vaxtlara qədər əsasən yenə də sənədlərlə işin ayrı-ayrı sahələri və mərhələləri çərçivəsində öyrənilən sənəd kommunikasiyasıdır. Eyni zamanda, informasiya proseslərinin qloballaşması sənəd axınının, sənəd kanallarının, kommunikasiya maneələrinin öyrənilməsinə, sənəd kommunikasiyasının yer və rolunun aydınlaşdırılmasına daha çox diqqət yetirməyi tələb edir. ümumi sistem sosial ünsiyyət.

Sənəd, bildiyiniz kimi, məlumatın ikili birliyi və maddi daşıyıcıdır. Bununla belə, sənədin bu iki komponentinin hər birinin xarici mühitdə mövcudluğu özünəməxsus xüsusiyyətlərə malikdir. Beləliklə, sənədin maddi daşıyıcı kimi hərəkəti üçölçülü məkanda və astronomik zamanda baş verir, sənədləşdirilmiş informasiyanın hərəkəti isə sosial zaman və sosial məkanda fərqli sürətlə, müxtəlif informasiya məzmun əmsalları və tezaurus həcmləri ilə həyata keçirilir. müxtəlif alıcılar üçün. Eyni zamanda, ənənəvi inzibati sənədlərin idarə edilməsi praktiki olaraq bu problemlə məşğul olmur, xarici mühitdə sənədlərin hərəkətini sənəd idarəetmə problemlərinə və ən müasir kompüter texnologiyalarından istifadə edilsə belə, sırf texnoloji əməliyyatlara azaldır.

Nəzəri sənədşünaslıq sənəd ünsiyyəti problemindən yan keçə bilməz, çünki əlaqəli elmlərdə onun nəzərdən keçirilməsi bəzən tənqidə məruz qalır. Xüsusilə, A.V.-nin məlumatlandırıcı kitabında. Sokolovun 2002-ci ildə nəşr olunan "Sosial ünsiyyətin ümumi nəzəriyyəsi", sənədli ünsiyyətə həsr olunmuş bölmələrdə inzibati, istehsal-texniki, şəxsi sənədlər faktiki olaraq tədqiqat obyektindən çıxarılmışdır. Bundan əlavə, sənədli və elektron rabitəni ayırmağa çalışan müəllif bu bölgü üçün nəinki aydın meyarlar vermir, hətta elektron sənəd kimi belə bir termin və anlayışı qeyd etmir. Nəticədə məlum olur ki, internetdə yer alan və ya televiziya ekranlarında görünən informasiyanın, sanki, maddi daşıyıcısı yoxdur. Eyni zamanda, elektron sənədlər problemi, onların mahiyyəti, təsnifatı, həqiqiliyi, dəyərinin yoxlanılması, icazəsiz girişdən qorunması və s. son iki onillikdə sənəd elmində ən vacib sahələrdən birinə çevrilmişdir.

Ənənəvi sənəd idarəetmə yanaşmalarının darlığı, bir sıra nəzəri problemlərin həll olunmaması ümumilikdə informasiya və sənədləşmə proseslərinin optimallaşdırılmasına mənfi təsir göstərir. Cəmiyyətdə yaradılan və fəaliyyət göstərən bütün sənədləşdirilmiş məlumatların vahid bir bütöv olan və onun idarə edilməsi prosesinə vahid yanaşma tələb edən mürəkkəb çoxsəviyyəli sistem olduğunu dərindən başa düşmək yoxdur.

Təbii ki, sənədşünaslıqda həll olunmamış və ya mübahisəli mövzu və süjetlərin siyahısı göstərilən problemlərlə tükənməkdən uzaqdır. Eyni zamanda, kifayət qədər aydın bir tendensiya var, onun mahiyyəti humanitar komponentin inzibati, ənənəvi sənəd idarəetməsində çox məhdud şəkildə təmsil olunmasından ibarətdir. Eyni sözləri ümumilikdə “Sənədşünaslıq və İdarəetmə üzrə Sənədləşdirmə” ixtisasının Dövlət Təhsil Standartı haqqında da böyük ölçüdə demək olar.

Bu arada, informasiya cəmiyyətinə keçid kontekstində sənəd mütəxəssisi, bizim anlayışımıza görə, inzibati sənəd idarəetməsi ilə məşğul olmamalıdır. Onun daha fundamental, o cümlədən humanitar təlimə ehtiyacı var ki, bu da ona informasiya və sənədləşmə fəaliyyətinin bütün əsas sahələrində işləməyə imkan verir. Bu cür təlimlər ilk növbədə klassik universitetlər tərəfindən həyata keçirilə bilər və elə bir şəkildə həyata keçirilə bilər ki, sənədləşdirmə mütəxəssisləri öz divarlarını tərk edərək nəinki əmək bazarında tələbat olsunlar, həm də informasiya və sənədləşdirmə fəaliyyətinin müxtəlif sahələrinə məqsədyönlü və yaradıcı təsir göstərsinlər. XXI əsrin sivil informasiya məkanını formalaşdırmaq.

Qeydlər:

1. Ümumrusiya Elmi-Tədqiqat Qeydlər və Arxivlər İnstitutunun direktoru M.V.Larin narahatlıqla qeyd edir ki, “hazırda Rusiyada... elmi tədqiqat sahəsindən kadrların (xüsusilə gənclərin) axını müşahidə olunur. müxtəlif səbəblərə görə qeydlər və arxivlər, o cümlədən müvafiq maliyyə çatışmazlığı səbəbindən ”(Larin M.V. Təşkilatlarda sənədləşmənin idarə edilməsi. M .: Elmi kitab, 2002. S. 6).
2. Bunu indiki dövlət sübut edir təhsil standartı“Sənədşünaslıq” kursu (Bax: Sənədşünaslıq və sənədləşmə. İxtisas 350800: Ali Təhsilin Dövlət Təhsil Standartı peşə təhsili və federal komponentin fənlərinin nümunəvi proqramları (ümumi peşə fənləri və ixtisas fənləri dövrləri). M.: RGGU, 2001). Həmçinin bax: Kuznetsova T.V. İxtisas üzrə yeni təhsil standartı // Sənəd işi. 2000. No 1. S. 19; Odur. Sənədləşmə ilə mənbəşünaslığın əlaqəsi problemləri // Tarix-Arxiv İnstitutunun materialları. T. 35. XX-XXI əsrlərin əvvəllərində arxivşünaslıq. M., 2000; Larin M.V. "Sənəd" anlayışının inkişafı // Sənəd işi. 2000. No 1. S. 9; Fionova L.R., Artemova S.G. Sənəd idarəetməsinin əsasları üzrə elektron dərslik qurmaq variantı // Sənəd işi. 2001. No 2. S. 63–66 və s.
3. Hotel Paul. İdarəetmə təlimatı. 2-ci nəşr. M.-L.: "İdarəetmə texnologiyası" nəşriyyatı, 1931. S. 19.
4. Yeni ensiklopedik lüğət. SPb.: B.g. T. 16. S. 532–533.
5. Kufayev M.N. Sevimlilər. M.: «Kniqa», 1981. S. 21, 37, 42–43, 48. Təsadüfi deyil ki, sonralar sovet biblioloqları M.N. Kufayev o qədər də marksist deyil (Bax: Yenə orada, səh. 7).
6. Bax: Vorobyov G.G. Sənəd: məlumat təhlili. M., 1973. S. 7 və başqaları.
7. Arxiv terminologiyasının qısa lüğəti. Moskva-Leninqrad, 1968, səh. 19–20.
8. Bax: Sokova A.N. Elmi və texnoloji inqilab şəraitində sovet sənəd dövriyyəsinin inkişafı (1960-1980). mücərrəd diss. müsabiqə üçün alim. doktorluq dərəcələri. ist. Elmlər. M., 1986; İlyuşenko M.P. "Sənəd" anlayışına (termin təkamülü və sənədləşmə predmeti) // Sovet arxivləri. 1986. No 1. S. 31.
9. Matyaş İ.B., Kuleşov S.G. Müasir mərhələdə Ukraynanın arxiv elmi və sənəd idarəetməsi // Otechestvennye arxivləri. 2002. No 6. S. 55.
10. Xorxordina T.İ. Əsrin əvvəllərində arxivləşdirmə // Tarix-Arxiv İnstitutunun materialları. M., 2000. T. 35.
11. “İndiyədək” VNIIDAD-ın direktoru M.V. Larin, - aydın, birmənalı və ümumi qəbul edilmiş "sənəd" termini sənədşünaslıqda və arxiv elmində işlənməmişdir. Eyni zamanda, belə bir tərif sənəd idarəetməsi nəzəriyyəsinin inkişafı üçün zəruridir” (Larin M.V. “Sənəd” konsepsiyasının işlənməsi // Sənəd işi. 2000. No 1. S. 5).
12. Bax: Pleşkeviç E.A. Sənəd haqqında biliklər: məsələnin tarixinə // Otechestvennыe arxivləri. 2003. № 4. S. 27–29.
13. Kozlov V.P. Müasirlik nöqteyi-nəzərindən arxeoqrafiyanın nəzəri əsasları // Müasirlik nöqteyi-nəzərindən arxeoqrafiyanın nəzəri əsasları: Müzakirə materialları. M., 2003. S.7.
14. Starostin E.V. Terminoloji müdaxilə // Arxeoqrafiyanın nəzəri əsasları ... S. 51; Savin V.A. Sənəd fenomeni: problem bəyanatına doğru // Tarix və Arxiv İnstitutunun materialları. M., 2000. T. 35.
15. Savin V.A. Sənədin fenomenologiyası: Problemin ifadəsi // Arxiv işçisinin bülleteni. 2001. No 1. S.171.
16. Bax: Kuşnarenko N.N. Sənəd idarəetməsi. Kiyev: Bilik, 2000. S. 93–117.
17. Stepanov E. Sənəd nədir? Sənədlərin növləri və sistemləri // Kadrlar xidməti. 2001. № 11. S. 82–83.
18. Pleşkeviç E.A. Fərman. op. S. 28.

Dəyişən dünyada sənəd: Birinci Ümumrusiya Elmi-Praktik Konfransının materialları (27-28 noyabr 2003-cü il) / Ed. red. Professor N.S. Larkov. Tomsk: Nəşriyyat Cild. un-ta, 2004. - S. 3-13.

İdarəetmə qərarları məlumatların toplanması, işlənməsi və təhlili əsasında qəbul edilir. İnformasiyanın etibarlılığı, aktuallığı və tamlığı idarəetmənin effektivliyinin ən mühüm şərti, idarəetmə qərarlarının keyfiyyətinin açarıdır. Sənəd məlumatın təqdim edilməsinin əsas üsullarından biridir. Demək olar ki, sənəd idarəetmə qərarlarının qəbulu vasitəsidir və bu alətdən səmərəli istifadə etmək üçün eyni zamanda informasiya təhlükəsizliyi tələblərinə əməl etməklə sənədin həyat dövrünün maksimum avtomatlaşdırılmasını təmin etmək lazımdır.

Sənədlər idarəetmə, elmi, texniki, statistik və digər sosial əhəmiyyətli məlumatların daşıyıcısıdır. Bu, 20 fevral 1995-ci il tarixli, 24-FZ nömrəli "İnformasiya, informasiyalaşdırma və informasiyanın mühafizəsi haqqında" qanunda verilmiş sənədin tərifində öz əksini tapmışdır: "Sənəd maddi daşıyıcıda qeyd olunan, ona rekvizitləri olan məlumatdır. müəyyən olunsun”.

Ofis işində idarəetmə obyekti rəsmi sənədlərdir. Ədəbiyyat sənədlərin çox sayda təsnifatını təklif edir. Beləliklə, idarəetmə üçün sənəd dəstəyi sistemində aşağıdakı sənədlər sinifləri var:

idarəçilik;

Elmi;

Texniki;

texnoloji;

İstehsalat və s.

İdarəetmə sənədləri institusional sənədlərin əsasını təşkil edir. Onlar təşkilat daxilində obyektlərin idarə olunmasını təmin edir və ofis işinin əsas mövzusudur.

İdarəetmə sənədlərinə aşağıdakı növ sənədlər daxildir:

Təşkilati və inzibati;

Məlumat və arayış;

Personal tərəfindən;

Planlaşdırılmış;

Hesabat.

Bildiyiniz kimi, sənəd dövriyyəsi (kargüzarlıq) sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsidir. Sənəd idarəetmə dəstəyi (DOW) termini sənədlərlə işləmək sahəsində kompüter texnologiyasının tətbiqi ilə əlaqədar yaranmışdır.

Ofis idarəetmə sistemində nəzarət obyekti sənəd olduğundan, onun işlənməsinin bütün mümkün mərhələləri eyni vaxtda ofis işinin vəzifələrini təsvir edir. Eyni zamanda, sənədi ümumiyyətlə, hər hansı təsnifatdan kənar hesab etsək, onda müvafiq vəzifələr onun həyat dövrünü təşkil edir: sənəd layihəsinin tərtib edilməsi, sənəd layihəsinin razılaşdırılması, sənədin qeydiyyatı, rəhbər tərəfindən baxılması, monitorinq sənədin icrası, işlərin nomenklaturalarının formalaşdırılması, cari saxlanması və istifadəsi, arxiv anbarına verilməsi.

İstənilən ofis işi sonda aşağıdakıları təmin etmək üçün yerinə yetirilir:

Sənəddə məlumatın keyfiyyətli təqdim edilməsi;

Sənədin vaxtında icrası.

Bu ayırmaya əsaslanaraq, ofis işi sistemində iki alt sistem - sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili fərqləndirilir.

Sənəddə olan məlumatın qavranılması onun təqdim edilməsinin keyfiyyətindən asılıdır ki, bu da təqdimat tərzinə, sənəd layihəsinin hazırlanmasına, dizaynına və təsdiqinə dair tələbləri özündə cəmləşdirən sənədləşdirmə altsisteminin qaydalarını yerinə yetirməklə əldə edilir.

Sənədləşdirmə altsisteminin vəzifələrindən biri sənədlərin tərkibini və formasını optimallaşdırmaq, məsələn, təkrar idarəetmə tapşırıqlarında həll texnologiyasını və məlumat təqdimetmə formasını standartlaşdırmaqdır. Sənədlərin tərkibinin və formalarının unifikasiyası onların işlənməsi xərclərini azaldır.

Sənədlərlə işin təşkili alt sistemi, icrası tələb olunan sənəd dərhal işçiyə verildikdə və işçi onun vaxtında icrasında maraqlı olduqda sənədlərin icrasının vaxtında aparılmasını təmin etməlidir.

Sənədlərin, xüsusən də elektron sənədlərin sayının artırılması problemi son dərəcə aktualdır.

Təbii inkişaf və təşkilatların vəziyyətinin dəyişməsi ilə bağlı sənədlərin sayının artmasının obyektiv səbəbləri arasında aşağıdakıları qeyd etmək lazımdır:

Yeni qurumların yaradılması, istehsal və ticarət əlaqələrinin genişləndirilməsi və s.;

Replikasiya imkanlarını asanlaşdıran kompüter texnologiyasının tətbiqi;

Sənədlərin mülkiyyəti maddi-texniki ehtiyatlar üçün xarakterik olduğu kimi kiçilmək əvəzinə artırmaq üçün istifadə edildikdə. Cəmiyyət nə qədər inkişaf edir və informasiyaya ehtiyac duyursa, bir o qədər də onu istehsal edir.

İş axınının artmasına da təsir edən subyektiv amillər də var. Əsas odur ki, göstərişlərin, müqavilə öhdəliklərinin vaxtında və ya keyfiyyətsiz icrası əlavə sənədlərin yaranmasına səbəb olur: xatırlatmalar, iddialar və s.

İşgüzarlıq qaydalarına əsasən, əksər idarəetmə sənədlərinin hərəkəti yalnız onların qeydiyyata alınmasından sonra başlayır ki, bu da sənədlərin axtarışına, uçotuna və icrasına nəzarət etməyə imkan verir. Qeydiyyatın növbəti məqsədi sənədə hüquqi qüvvə vermək, onun yaradılması və ya alınması faktını təsdiq etməkdir.

Sənədi qeydiyyata alarkən, məlumatların daxil edildiyi bir qeydiyyat və nəzarət kartı (RCC) daxil edilir: müəllif, növü, tarixi, sənəd indeksi, adı və ya xülasə sənəd, qətnamə, son tarix və s. Qeydiyyat mərkəzləşdirilməmiş qaydada, lakin məlumatın məxfiliyi müddəalarına riayət etməklə vahid sistem və qeydiyyat məlumatlarının universal əlçatanlığı əsasında həyata keçirilir.

Sənəddə həyata keçirilən hər hansı hərəkətlər haqqında məlumat, məsələn, icraçılar arasında sənədin ötürülməsi ardıcıllığı RRC-yə daxil edilir. Bu, onu itirmək şansını azaldır. Qeydiyyat-nəzarət kartı və ya onun dublikatı (nəzarət forması) daxili iş sistemində sənədin vaxtında icrası üçün stimul olan icraya nəzarətin texniki vasitəsi kimi xidmət edir. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidməti və ya rəhbərliyin təyin etdiyi hər hansı işçi tərəfindən həyata keçirilir. Çox vaxt onlar nəzarət etdikləri sənədin icrasında iştirak etmirlər və sənədin təsir etdiyi fəaliyyət sahəsini başa düşmürlər. Yəni tənzimləyici orqanlar icra müddətinə rəsmi nəzarəti həyata keçirirlər. Nəzarət formaları xüsusi fayl şkaflarında qruplaşdırılır. Eyni zamanda, sənədin daxili, daxilolma və ya xaric olmasından asılı olmayaraq, belə fayl şkaflarında sənədlər son müddətlərə görə təsnif edilir.

Təşkilat strukturunda nəzarət xidmətinin yerindən asılı olmayaraq, konkret sənədlərin icrasına nəzarətin nəticələri haqqında məlumat nəzarətə ehtiyacı müəyyən etmiş rəhbərlərə göndərilir. Beləliklə, nəzarətçinin işi vaxtaşırı nəzarət formalarını nəzərdən keçirmək, icraçılara son tarixlərin yaxınlığı barədə xatırlatmaq və müddətlərin pozulması barədə rəhbərliyə məlumat verməkdən ibarətdir.

Belə nəticəyə gəlmək olar ki, prinsipcə ofis işi sistemi üç subyektdən ibarətdir:

1. Baş. Menecerin funksiyası müəssisənin əsas məqsədlərinə çatmaq üçün idarəetmə qərarları qəbul etmək və işçilərin işini təşkil etməkdir. Rəhbər sənədlərdən idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün məlumat mənbəyi və müəssisənin fəaliyyətinin təşkili üçün bir vasitə kimi istifadə edir. Sənədlərlə işləməkdə menecerin tipik rolu sənəd axınının təşəbbüskarıdır.

2. İşçi (ifaçı). Onun üçün əsas olan əsas vəzifələrin əhatəsinə daxil olan konkret vəzifələrin həllidir. Sənədlərlə işin bir hissəsi olaraq, bu vəzifələrin icrası nəticəsində yaranan və ya onunla əlaqəli sənədlərin hazırlanması, icrası, əlaqələndirilməsi ilə məşğul olur. Yəni, podratçı tərəfindən aparılan sənədlərlə əsas iş sənədləşmə ilə bağlıdır. Bundan əlavə, ifaçı iş axınının iştirakçısıdır.

3. Xidmət məktəbəqədər təhsil. Xidmət üçün əsas şey onun funksiyalarını və vəzifələrini müəyyən edən sənədlərlə işləməkdir. Ofis işi sisteminin, xüsusən də iş axını alt sisteminin işləməsini təmin edir, yəni məlumatın hərəkətini və saxlanmasını təşkil edir - yaradır məlumat Sistemi müəssisələr. Maraqlıdır ki, çox vaxt sənədlərin icrasına nəzarət etmək səlahiyyəti olan bu bölmə icraçının - rəhbəri ilə ünsiyyətini, rəhbər üçün - onun idarəetmə funksiyalarından birini təmin edir. Yəni, məişət işgüzar sistemində ifaçı öz peşə vəzifəsini həll edərkən məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidməti ilə də qarşılıqlı əlaqədə olmalıdır. Bu, Rusiya ofis işinin bir xüsusiyyətidir və Rusiyada və Qərbdə sənədlərlə işin təşkilindəki fərqləri müəyyənləşdirir.

Rusiyada sənədlərin ötürülməsi və icrasına vahid nəzarətin həyata keçirilməsi üçün sənədlərin işlənməsinin mərkəzləşdirilməsi planlaşdırılır. Sənədlər əvvəlcə qərarda əks olunan müvafiq Zshravlensky qərarını təşkil edən rəhbərə məruzə edilir. Bu qərar tədricən hakimiyyət orqanlarından - konkret icraçılara qədər enir, getdikcə daha çox qanuniləşir. Sənədin icrası sənədin əslinin və ya onun surətinin bir vəzifəli şəxsdən digərinə verilməsi ilə bağlıdır. Sənədlə bağlı hər hansı hərəkət müvafiq xidmətlər və işçilər tərəfindən onun qeydiyyat kartında və ya qeydiyyat jurnalında qeydlər edilməklə qeydə alınır. Qeydiyyata alındığı andan sənədin qeydiyyat kartı fayl şkafına daxil olur və sənəd arxivə silinənə qədər orada qalır. İşlərin vəziyyəti haqqında arayış almaq zərurəti yarandıqda, iş kabinetinə müraciət edilməlidir, müvafiq sənəd kartları yerləşdirilir və onlara daxil edilmiş məlumatlar əsasında sənədlərin icra dərəcəsi barədə nəticə çıxarılır. (sənədlərin icrasına nəzarət olunur).

Sənəd idarəçiliyinə Qərb yanaşması hüquq və vəzifələrin əsaslı şəkildə daha çox mərkəzsizləşdirilməsi ilə xarakterizə olunur. Bu, qurumda müəyyən məsələlərin həllinə cavabdeh olan vəzifəli şəxslərin müvafiq sənədlərlə işləmək üçün bütün lazımi səlahiyyətlərə malik olması ilə ifadə olunur. Məsələn, qeydiyyatdan və təqdim edilmədən daxil olan sənəd birbaşa podratçıya göndəriləcək və onun sonrakı taleyi yalnız işçinin vicdanlılığından asılı olacaq. Belə bir təşkilatla sənədlərin işlənməsini mərkəzləşdirilmiş şəkildə izləmək daha da çətindir, lakin bu ehtiyac yaranmır, çünki qeydiyyat və icraya nəzarət funksiyaları müstəqil şəkildə saxlanmasına diqqət yetirən, effektiv məlumat axtarışını təşkil edən bir işçiyə həvalə olunur. ona göndərilən sənədlərin mövcudluğunu, habelə onların mühafizəsini təmin edən sistem.

Qərb işçisi suallarla, problemlərlə işləyir. Bu, müəyyən bir problemi həll edir, ona uyğun olaraq bir sıra sənədlər qoyula bilər. Tapşırıqların dairəsi işçinin səlahiyyətləri ilə müəyyən edilir və aydın şəkildə məlumdur. İşçinin sənədləri ilə işinə görə məsuliyyət yalnız onun üzərinə düşür. Sənədlərlə işin avtomatlaşdırılmasının da özünəməxsus xüsusiyyətləri var. Müəyyən bir işçiyə münasibətdə həyata keçirilir və onun iş yerinin avtomatlaşdırılmasından ibarətdir. bir sistem Sənəd idarəetməsi, buna görə də, bütün istifadəçilərə sənədlərlə işləmək üçün vahid ideologiya və eyni interfeysi təmin edən sənəd idarəetmə proqram təminatı sistemi əsasında yaradılmış avtomatlaşdırılmış iş stansiyalarının "kərpicindən" qurulur.

Rusiyada ofis işi sənədlərlə işi tənzimləyən bütöv bir sistemdir, buna görə də sənədə, ümumiyyətlə, daha çox əhəmiyyət verilir. Fərqli xüsusiyyətlər Rusiya modeli, artıq qeyd edildiyi kimi, sənədlərin məcburi qeydiyyatı və icraya paylanmış nəzarətdir. Birinci xüsusiyyət sənədin icrası zamanı iki məlumat axınının baş verməsini müəyyən edir. Birinci axın, sənəddə qeyd olunan məlumatların həyat dövrünün mərhələlərindən keçən hərəkəti ilə əlaqələndirilir: məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidmətində qeydiyyata alınır, qərar qəbul edilməsi üçün rəhbərə göndərilir, icraçılara gedir, işə silinməsi və s.

İkinci axına sənədin həyat dövrü ərzində baş verənlər haqqında məlumat daxildir və aşağıdakıları ehtiva edən qeydiyyat kartı ilə əlaqələndirilir: təfərrüatların dəyərləri, qətnamə qeydi, sənədin icrası haqqında məlumatlar, qeyd. sənədin işə silinməsi və s. RKK-da məlumatların düzəldilməsi sənədin itirilməsi ehtimalını azaltmağa imkan verir.

Nəzəri olaraq hər iki axın paralel işləməlidir, yəni sənəddə hər hansı bir hərəkət yerinə yetirildikdə (birinci axın), bu barədə məlumat onun RCM-nə (ikinci axın) sinxron şəkildə daxil edilməlidir. Praktikada bu cür eyni vaxta nail olmaq çətindir və qeydiyyat kartı, bir qayda olaraq, hazırda onunla nə baş verdiyini deyil, sənədin tarixini əks etdirir.

Sənədlərin işlənməsi prosedurunun çətinləşməsi ilə əlaqədar bir sıra problemlər yaranır. Onlardan biri sənədlərin icrasına nəzarət və icra prosesi arasında ziddiyyətdir. İcraya nəzarət formal əsaslarla həyata keçirilir və mərkəzləşdirilmiş qaydada həyata keçirilir. Sənədin icrası mahiyyətcə mərkəzləşdirilməmiş bir prosesdir, çünki o, çox vaxt yaradıcılıq elementini ehtiva edir, yəni icra prosesi rəsmiləşdirilə bilməz. Eyni zamanda, son tarixlər arasındakı fasilələrdə sənədlə nə baş verdiyini yalnız podratçı bilir. Sənəd müəssisənin şöbələri vasitəsilə "səyahət edir" və ya eyni şöbənin işçiləri arasında ötürülürsə, vəziyyət daha da mürəkkəbləşir. Sənədin RKK-da və bölmələrin qeydiyyat jurnallarında məlumatların sabitləşdirilməsi problemi əlavə olunur. Nəticədə, təşkilatda sənədlərin hərəkətini real vaxt rejimində mərkəzləşdirilmiş şəkildə izləmək praktiki olaraq mümkün deyil, çünki bu, müvafiq məlumatların operativ birləşməsi üçün böyük əmək xərcləri tələb edir.

Ofis işindəki çatışmazlıqlar tələblərə və tövsiyələrə etinasızlıqla bağlı ola bilər dövlət qurumları sənədlərlə işin təşkili sahəsində tədqiqatlarla məşğul olur. Digər tərəfdən, "müasir şəraitdə sənədləşmə sahəsi sənədlərlə işin keyfiyyətinin aşağı olması, mövcud sənəd idarəetmə sisteminin qeyri-kamilliyi, normativ-metodiki sənədlərin işlənməsinin geridə qalması ilə ifadə olunan bir çox çatışmazlıqlardan əziyyət çəkir. təbiət informasiya texnologiyalarının inkişaf tempindən, dövlət idarəçiliyinin “şaquli və “üfüqi” istiqamətləri boyunca sənəd dövriyyəsinə vahid tələblərin olmaması.

Ənənəvi ofis işinin səmərəliliyinə bəzi məhdudiyyətlər informasiya daşıyıcısının - kağız sənədin təbiətinə xasdır. Kağız sənədlərin istifadəsi ilə bağlı aşağıdakı problemlər qeyd olunur:

1. Kağız sənədlərin sayında eksponensial artım. Bu artımın səbəbləri yuxarıda verilmişdir.

2. Axtarış çətinlikləri tələb olunan sənədlər. Mütəxəssislərin fikrincə, qurumun əməkdaşlarının iş vaxtının 30%-ə qədəri axtarışa sərf olunur, eyni zamanda tapılmasına zəmanət verilir. tələb olunan sənəd itkin, sənədlərin 10%-ə qədəri həmişəlik itirilir və yenidən yaradılır. Axtarışda yaranan çətinliklər zərurət olmayan yerlərdə sənədlərin təkrarlanması probleminə səbəb olur.

3. Sənəd mətnlərinin formalaşdırılması və redaktə edilməsi üçün çevik olmayan sxem.

4. Sənədin hazırlanması ilə onun nəşri arasında uzun müddət.

5. Sənədlərin təkrarlanmasının çətinliyi (bu, xüsusilə çapı çətin olan sənədlər üçün doğrudur).

6. Səs və video əlavələrin imkanının olmaması.

Ofis işinin problemlərinin həlli vasitəsi kompüter texnologiyalarının istifadəsi, xüsusən də sənəd idarəetmə sistemlərinin tətbiqidir. Məhz kompüter sistemləri artan miqdarda məlumatı idarə edə bilir, onlar prinsipcə yeni yaradırlar texnoloji mühitüçün effektiv idarəetmə sənəd axını. Paxomov E.V.

Xidmətlərimizdən istifadə etmək istəyirsinizsə, bizimlə əlaqə saxlayın - biz sizə mütləq kömək edəcəyik!