Personálne dokumenty - to je pomerne veľký zoznam dokumentov, ktoré by mali byť v každej spoločnosti alebo individuálnom podnikateľovi, kde sú zamestnanci. Niektoré z nich sa týkajú personálnej problematiky firiem, iné sa týkajú výpočtu a vyplácania miezd a ďalšie aktuálneho problému ochrany osobných údajov. V súlade s tým môžu rôzne organizácie kontrolovať takéto personálne dokumenty. štátnych štruktúr kontrola tej či onej „osobnej“ otázky: inšpektorát práce, Roskomnadzor a, samozrejme, Federálna daňová služba a fondy.

Medzitým pri absencii tohto alebo toho dokumentu personálne záznamy Nároky od inšpektorov a pokuty sú možné.

Poďme zistiť, ktoré personálne dokumenty musí vedúci alebo majiteľ spoločnosti skontrolovať ako prvé, pretože. sú záväznými dokumentmi LLC.

Pracovné zmluvy . Pracovná zmluva musí byť uzatvorená s každým zamestnancom písomne. Dohodu je potrebné vypracovať a podpísať do 3 dní od začiatku pracovná činnosť. Pracovná zmluva sa vyhotovuje v 2 vyhotoveniach, pričom jedno z nich dostane zamestnanec. V zmluve je uvedené miesto výkonu práce, pozícia, platba, doba trvania zmluvy, doba trvania skúšobná doba atď. Všetky zmeny týkajúce sa pracovných podmienok (napríklad zvýšenie miezd) sa zaznamenávajú v dodatku k pracovnej zmluve.

Dôležité! Aby ušetrili na poistnom, mnohí uzatvárajú nie pracovnú, ale občianskoprávnu zmluvu. Ako ukazuje prax, inšpektori sú už dlho oboznámení s týmto spôsobom sporenia, takže starostlivo študujú zmluvy, aby identifikovali náhradu Pracovné vzťahy civilné právo. Ak sa zistí porušenie, bude uložená pokuta: pre spoločnosť - do 100 000 rubľov, pre individuálnych podnikateľov - do 10 000 rubľov.

Osobné karty zamestnancov . Vyplní sa pre všetkých zamestnancov. Kartu možno viesť podľa jednotného formulára č. T-2 (schváleného vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1) alebo vlastného formulára schváleného vedúcim (za predpokladu, že obsahuje všetky potrebné podrobnosti). Osobná karta je povinným personálnym dokladom. Ale od 1. januára 2013 tlačivá prvotných účtovných dokladov obsiahnuté v albumoch jednotných tlačív prim. účtovná dokumentácia, nie sú povinné.

V praxi mnohí budú naďalej udržiavať T-2 a nevyvíjajú svoj vlastný formulár, pretože sa automaticky nahráva do účtovných programov (informácia Ministerstva financií Ruska č. PZ-10/2012).

Pracovné knihy . Účtovné knihy vedie spravidla vedúci podniku alebo na jeho príkaz určí zodpovednú osobu. Pracovná kniha je hlavným personálnym dokumentom potvrdzujúcim dĺžku služby zamestnanca a všetci zamestnávatelia bez výnimky ich musia viesť. Zamestnancovi, ktorý doteraz nikde nepracoval, je povinný pracovný zošit vyhotoviť a vydať zamestnávateľ na základe písomnej žiadosti zamestnanca. Zamestnávateľ mu pri vystavení pracovnej knihy zamestnancovi účtuje odmenu, ktorej výška je určená výškou výdavkov na jej obstaranie (článok 47 Pravidiel schválených nariadením vlády SR č. 225 zo 16. apríla 2003) .

Okrem samotných účtovných kníh obsahuje zoznam osobných dokladov, ktorých prítomnosť v spoločnosti je povinná, aj účtovnú knihu pohybu. pracovné knihy a príloh v nich, ako aj knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a príloh (uznesenie Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003 č. 69). Po prepustení sa pracovný zošit vydá zamestnancovi v posledný deň jeho práce. Skutočnosť vystavenia pracovnej knihy zamestnancovi sa odráža v knihe účtovania pohybu pracovných kníh a príloh v nich. V stĺpci 12 je uvedený dátum vydania knihy a v stĺpci 13 je podpis zamestnanca.

Dôležité! Dostupnosť pracovných zošitov a postup ich vedenia kontroluje inšpektorát práce a FIU. Za porušenie podmienok na vydanie knihy alebo nesprávne vyplnenie sa poskytuje hmotnej zodpovednosti(článok 234 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Je možné poslať pracovný zošit poštou prepustenému zamestnancovi?
Zošit je možné zaslať poštou (po súhlase zamestnanca so zaslaním na uvedenú adresu), ak zamestnanec nebol v deň prepustenia neprítomný alebo ho odmietol prijať. V takejto situácii musí zamestnávateľ poslať zamestnancovi oznámenie o potrebe dostaviť sa do zošita alebo súhlasiť s jeho odoslaním poštou (časť 6 článku 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 36 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh).

personálne obsadenie . „Personál“ označuje štruktúru, zloženie a počet zamestnancov: zoznam štrukturálne členenia, názvy pozícií, profesie s uvedením kvalifikácie (triedy, kategórie atď.). Z pohľadu práca personálnej kancelárie tabuľka zamestnancov je zahrnutá v povinných personálnych dokumentoch (články 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Dôležité! V praxi môže byť personálna tabuľka veľmi užitočná pri riešení rôznych sporov o mzdách, pri dokazovaní daňový úrad zdôvodnenie nákladov na prilákanie personálu zvonku atď.

Popis práce . Na jednej strane nie je pracovná náplň súčasťou povinných dokumentov personálna služba, pretože spoločnosť sa rozhodne, či ho vyvinie alebo nie. Na druhej strane v prípade sporu so zamestnancom to môže byť veľmi užitočné. Ak napríklad zamestnanec tvrdí, že bol disciplinárne potrestaný neprávom, tak bez poučenia bude ťažké niečo dokázať.

Dôležité! Hoci popisy práce patria medzi požadované dokumenty v personálna práca, je predsa len lepšie si ich pripraviť, keďže môžu byť použité na obmedzenie právomocí zamestnanca. Môže napríklad predpísať zodpovednosť obchodného manažéra za koordináciu s riadením zliav pre zákazníkov a transakcií nad určitú sumu. Taktiež, aby sa predišlo podvodným konaniam v pokynoch, je potrebné obmedziť prístupové práva do účtovného programu spoločnosti.

Vnútorné pracovné predpisy . Tento personálny dokument predpisuje postup prijímania a prepúšťania zamestnancov, práva a povinnosti strán, spôsob prevádzky, čas odpočinku, stimuly a sankcie atď. (článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie). Nový zamestnanec musí byť oboznámený s Pravidlami proti podpisu.

Rozpis dovoleniek . Ide o povinný personálny dokument podľa článku 123 Zákonníka práce Ruskej federácie. Harmonogram zostavuje vedúci personálneho oddelenia (ak existuje) a podpisuje ho generálny riaditeľ. Navyše to treba urobiť najneskôr v polovici decembra, t.j. dva týždne pred začiatkom nového kalendárneho roka. Všetci zamestnanci musia byť oboznámení s dokumentom. Pri zostavovaní harmonogramu je dôležité pamätať na to, že pri rozdeľovaní dovoleniek na časti musí byť jedna z častí aspoň 14 kalendárnych dní.

Nariadenie o osobných údajoch . Je tiež zahrnutý v zozname personálnych dokumentov, ktoré musia byť v každej spoločnosti (federálny zákon z 27. júla 2006 č. 152-FZ, článok 88 Zákonníka práce Ruskej federácie). Nariadenie predpisuje skladbu osobných údajov, postup pri ich spracúvaní a odovzdávaní tretím stranám, práva a povinnosti zamestnancov pri spracúvaní a pod. Dokument je vyhotovený v akejkoľvek forme, v každom prípade však musí jeho obsah zodpovedať požiadavky zákona č. 152-FZ. Všetci zamestnanci spoločnosti musia byť s Nariadením oboznámení proti podpisu.

Súhlas so spracovaním osobných údajov . Osobné údaje zamestnanca nemôžete spracúvať, kým zamestnanec nedá súhlas s ich spracúvaním. Súhlas je potrebné získať písomne ​​od každého zamestnanca.

Sankcie za nedostatok súhlasu zamestnanca so spracovaním údajov
Za nedostatok súhlasu so spracovaním osobných údajov sa poskytujú pokuty: pre spoločnosti - od 15 do 75 tisíc rubľov, pre úradníkov - od 10 do 20 tisíc rubľov. (článok 13.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Predpisy o mzdách . Predpis o odmeňovaní sa vypracúva vtedy, keď organizácia okrem miezd zabezpečuje aj iné platby (napríklad prémie, prémie) alebo fungujú odlišné systémy odmeňovania. Nariadenie predpisuje zásady odmeňovania, postup pri indexovaní miezd, náhrady cestovných výdavkov, vyplácanie nadčasov, podmienky vyplácania prémií atď. (článok 135 Zákonníka práce Ruskej federácie). Toto všetko je v zásade možné upresniť vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch, v praxi sú však podmienky odmeňovania uvedené v samostatnom ustanovení - pri kontrolách zo strany regulačných orgánov tak bude menej otázok.

Časový výkaz . Spoločnosť vedie záznamy o odpracovanom čase každého zamestnanca (článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie). Na tento účel sa používa pracovný výkaz - vo forme č. T-12, T-13 alebo vypracovaný zamestnávateľom samostatne. Na základe dochádzky sa vypočítajú mzdy a vyplnia výplatné pásky. To znamená, že vysvedčenie je súčasťou hlavných personálnych dokumentov organizácie.

Dokument potvrdzujúci formu výplatnej pásky . Zamestnávateľ je povinný pri vyplácaní mzdy písomne ​​oznámiť každému zamestnancovi zložky mzdy, ktoré mu prislúchajú za rozhodné obdobie, výšku a dôvody vykonaných zrážok, ako aj celkovú peňažnú sumu na výplatu. Keďže legislatíva nestanovuje jednotnú formu výplatnej pásky, túto formu vypracuje zamestnávateľ samostatne a schvaľuje ju objednávkou alebo iným interným personálnym dokumentom.

objednávky . Do povinných personálnych dokladov môžu byť zahrnuté aj rôzne nezjednotené formy objednávok, ktoré si firma zostavuje sama. Príkazy na hlavné činnosti sa vydávajú v otázkach súvisiacich s prácou organizácie ako právnickej osoby (napríklad príkaz o vymenovaní osôb zodpovedných za požiarnu bezpečnosť, o načasovaní podávania správ, o organizácii vojenská registrácia atď.). Objednávky podľa personál(spravidla zjednotené) sa zverejňujú o otázkach súvisiacich s činnosťou organizácie ako zamestnávateľa (o prijatí do zamestnania, pri preložení, prepustení, odmenách atď.).

My Vám zase vieme ponúknuť službu vedenia personálnej dokumentácie. Tým, že nám zveríte personálne regulačné dokumenty a personálne záznamy vo všeobecnosti, budete sa môcť nenechať rozptyľovať papierovými záležitosťami, ale pokojne podnikať.

Volajte, píšte - sme vždy pripravení pomôcť vám s akýmkoľvek personálnym problémom alebo personálnym dokumentom!

Obráťte sa na odborníka

Automatizovaný systém v podniku dnes nie je poctou móde, ale naliehavou potrebou. Jednej z obchodných spoločností sa podarilo zrealizovať projekt automatizácie doslova od nuly. V čase realizácie mala organizácia viac ako päťsto ľudí. Zároveň sa v personálnej službe nenachádzal ani jeden softvérový produkt.

Bolo ťažké nadviazať komunikáciu medzi oddeleniami spoločnosti. Túžba po odstránení tohto problému, ako aj vyriešenie naliehavej úlohy vytvorenia spoločnej databázy zamestnancov, sa stali hlavnými dôvodmi automatizácie obchodných procesov. Projekt iniciovali dve divízie: finančné oddelenie a personálna služba. Boli to oni, kto sformuloval hlavné parametre automatizácie a odpovedal na tri základné otázky:

Čo by ste chceli získať ako výsledok projektu?

Aké finančné náklady v súvislosti s tým firme vzniknú?

Ako dlho bude trvať príprava a implementácia automatizácie?

Na prácu na projekte bola vytvorená iniciatívna skupina, ktorá zahŕňala odborníkov z troch oddelení:

služby informačných technológií - medzi jej úlohy patrila analýza programov na trhu, posúdenie možnosti ich interakcie s IT produktmi, ktoré spoločnosť plánovala zaviesť v budúcnosti, ako aj riešenie otázok súvisiacich s ďalšou údržbou programu;

finančné oddelenie- definícia rozsahu automatizačných úloh súvisiacich so mzdovou agendou;

personálne služby – formulovanie úloh projektu z hľadiska riadenia zamestnancov.

V prvom rade iniciatívna skupina analyzovala trh informačných služieb. Ukázalo sa, že z hľadiska úloh, pred ktorými spoločnosť stojí, takmer všetky softvérové ​​produkty potrebujú zlepšenie. Výber toho najpohodlnejšieho z nich si vyžiadal poriadne zdĺhavú diskusiu, ktorá prebiehala počas niekoľkých okrúhlych stolov. Tieto udalosti odhalili klady a zápory rôzne riešenia. V dôsledku toho bola voľba urobená v prospech programu „1C: Plat a personál 7.7“. V tom čase ešte neobsahoval blok „1C: Ľudské zdroje a mzdy“, takže bolo potrebné vykonať určité vylepšenia, ktoré vykonali externí špecialisti.

Projekt bol vypracovaný a schválený podrobný plán s uvedením termínov a zodpovedných za implementáciu každej položky. Celý projekt (vývoj, testovanie, implementácia a školenie personálu) mal 4 mesiace (tabuľka 3.1). V prvom rade sa zamestnanci jednotlivých divízií personálnej služby rozhodli, aké údaje potrebujú v elektronickej podobe. Pre HR inšpektora - personálne dokumenty, pre HR manažéra - databáza kandidátov (predtým sa zbierala na papieri), pre špecialistu na školenia - zoznamy tých, ktorí boli na školeniach (všetci zamestnanci spoločnosti sú vyškolení). Pre personálnu službu bolo teda potrebné nakonfigurovať niekoľko blokov:

• 1. „Výber personálu“. Bol vytvorený špeciálny adresár na uchovávanie najúplnejších informácií o všetkých kandidátoch pozvaných na pohovor, ako aj o potenciálnych zamestnancoch spoločnosti, ktorí by ju mohli zaujímať, ak by sa uvoľnili nejaké pracovné miesta.
• 2. „Tréning“. Pre zaznamenávanie informácií o absolvovaní školení bola vylepšená už existujúca referenčná kniha „Zamestnanci“. Zahŕňal zoznam všetkých, ktorí pracujú (a pracovali) pre spoločnosť. Ukázalo sa, že je to výhodné, pretože obsahuje informácie o každom zamestnancovi - dátum narodenia, adresu, údaje z pasu, pracovnú pozíciu a oddelenie, rozvrh, plat atď. Preto bol tento adresár vybraný na revíziu. Teraz je možné zadať informácie o dátume a názve školenia, jeho výsledkoch, ako aj o tom, aký druh školenia je potrebný ďalší vývoj zamestnanca – nového aj existujúceho.
• 3. „Personálna kancelárska práca“. Tento blok sa zároveň finalizoval za účelom rozšírenia jeho možností, najmä zadávania dovolenkového plánu, kontroly jeho dodržiavania a uzatvárania pracovných zmlúv.
• 4. "Vykazovanie a štatistiky". Práve príprava správ a zber štatistických údajov nám umožňuje analyzovať vykonanú prácu a vytvárať plány do budúcnosti. Na tieto účely boli vytvorené nasledujúce elektronické prehľady:

"Procentik" - zhromažďuje informácie v percentách: miera fluktuácie zamestnancov, pomer počtu kandidátov, ktorí prešli pohovorom, a počtu prijatých zamestnancov;

"Zaujímavá štatistika" - každý mesiac personálne oddelenie oboznamuje všetkých zamestnancov spoločnosti s údajmi tejto správy. Obsahuje informácie o počte mužov a žien v organizácii, štatistiky o vzdelávaní, rodinný stav, priemerná dĺžka služby v spoločnosti.

Tabuľka 3.1

Plán realizácie projektu

Po nainštalovaní programu a otestovaní nastavení prišla na rad najťažšia etapa – implementácia. Na začiatku boli všetci zamestnanci vyškolení na používanie nového programu. Konalo sa v r tréningové centrum vývojová spoločnosť v dvoch fázach: najprv - pre personálnu službu, potom - pre finančné oddelenie (v tom čase už personalisti zadávali informácie do programu). Vyučovanie prebiehalo cez týždeň každé ráno od 9. do 11. hodiny. Proces osvojovania si programu medzi zamestnancami prebiehal rôznym tempom, no všetci boli presvedčení, že automatizácia im umožňuje pracovať efektívnejšie.

Po zaškolení boli všetky informácie zadané do systému (obr. 3.1).

Ryža. 3.1

Po zavedení automatizácie boli výsledky zhrnuté. Analýza získaných výsledkov ukázala nasledovné:

• 1. Výrazne znížené mzdové náklady na najjednoduchšie personálne postupy (tabuľka 3.2).
• 2. Zjednodušená interakcia medzi personálnou službou a finančným oddelením.
• 3. Stalo sa pohodlnejšie ukladať a používať informácie o zamestnancoch.

Tabuľka 3.2

Zmeny v procese prijímania zamestnancov

Personálna služba by si mala byť vedomá nasledujúcich ťažkostí pri automatizácii personálnych procesov:

dobrý a kvalitný projekt si vyžaduje veľké Peniaze(najmä ak je potrebné výrazne zmeniť alebo doplniť konfiguráciu programu);

Personalisti zapojení do projektu automatizácie budú musieť komunikovať s vývojármi softvéru. Medzitým nie všetci personalisti môžu hovoriť „rovnakým jazykom“ s programátormi (ako aj naopak), preto sa to budú musieť naučiť;

proces zadávania všetkých potrebných informácií si bude vyžadovať maximálnu koncentráciu pozornosti personálu personálnej služby.

Ak uvažujeme o práci so zamestnancami organizácie holisticky, s použitím takých filozofických kategórií, ako je forma a obsah, potom môže byť personálny manažment reprezentovaný ako obsah a manažment personálnych záznamov - ako forma personálnej politiky organizácie. Tieto obsahy a formy nemôžu existovať jedna bez druhej. Pozrime sa, ako môžeme vybudovať efektívne aktuálna práca s personálom, berúc do úvahy špecifiká podniku a povahu práce zamestnancov.

Spoločnosť našla správneho zamestnanca. Ďalej to musia personalisti správne zostaviť. Koniec koncov, s neúplným alebo nesprávnym vedením personálnej správy je organizácia vystavená finančné riziká a zároveň môže vedúci podniku očakávať pôsobivú osobnú pokutu.

Ak personálna politika Keďže spoločnosť sa vyznačuje úsporou nákladov a výraznou fluktuáciou zamestnancov (najmä pracovníkov), je potrebné venovať veľkú pozornosť otázke optimalizácie personálnej administratívy, zvyšovaniu efektivity personálneho oddelenia. Práve touto úlohou bol poverený vedúci personálneho oddelenia skupiny bezpečnostných organizácií 1 .

Príbehy, alebo Príbehy spoločnosti as

Predpoklady na realizáciu projektu

V roku 2012 skupinu spoločností tvorilo 500 ľudí. Vedenie personálnej evidencie vykonávali traja pracovníci personálneho oddelenia (dvaja špecialisti a manažér). Neexistovali žiadne špeciálne dokumenty, ktoré by upravovali prácu oddelenia, všetko prebiehalo ústnou dohodou. Účtovanie bolo vykonané v štandardnom programe "1C". S každým zamestnancom sa zaobchádzalo osobne. Žiadosti ľudia prinášali priamo na personálne oddelenie. Tu ich najali a vyhodili. Zamestnanci prešli a čakali na uvoľnenie jedného zo špecialistov, skopírovali svoje dokumenty, zadali údaje do 1C, vytlačili potrebné dokumenty, potom dokumenty podpísali a zoznámili sa s miestnymi predpismi proti podpisu ...

Objednávkou prijatou organizáciou začiatkom roka 2013 zabezpečilo náborové oddelenie prílev pracovníkov do šiestich mesiacov, v súvislosti s tým sa počet zamestnancov zvýšil na 3 000 ľudí. Zloženie zamestnancov bolo nasledovné: 100 ľudí - administratívny a riadiaci personál, 2900 - pracovný personál (strážcovia a kontrolóri). Fluktuácia medzi pracujúcim personálom bola 10 %.

Organizácia využívala rotačný spôsob práce, každé dva týždne prebiehali smeny: hromadné prepúšťanie zamestnancov, ktorí odpracovali zmenu a nechceli ďalej pracovať, masívne najímanie novoprichádzajúcich ľudí. Denne bolo treba urobiť až 50 termínov a rovnaký počet výpovedí (pre porovnanie: v bežné dni sa urobí 10-15 termínov a rovnaký počet výpovedí).

Okrem registrácie recepcií (do 300 mesačne) a prepúšťaní (rovnaký počet) funkcie oddelenia zahŕňali: evidenciu dovoleniek (do 200 mesačne); vydávanie potvrdení z miesta výkonu práce a kópií pracovných kníh (do 100) zamestnancom na ich žiadosť; organizovanie vydávania bankových kariet na prijímanie miezd (do 300 mesačne); dokumentačná podpora pohybu zamestnancov z jedného bezpečnostného zariadenia do druhého (do 500 mesačne); registrácia nových pracovných kníh (asi 80 mesačne); zhromažďovanie informácií pre manažment o náborových nástrojoch (ako sa kandidáti dozvedeli o dostupnosti voľných pracovných miest) a dôvodoch prepustenia; príprava denných, týždenných a mesačných správ o počte, prijímaní a prepúšťaní zamestnancov.

Personálne oddelenie spolupracovalo s bezpečnostnou službou (útvar, ktorý priamo strážil objekty a mal nasledovnú štruktúru: vedúci oddelenia bezpečnosti, zástupcovia náčelníka, vedúci oblastí, vedúci zmien, strážcovia a kontrolóri), ako aj s oddelením ochrany. učtáreň. Zároveň bol zachovaný predchádzajúci pracovný poriadok (žiadne predpisy, účtovanie v štandardnom programe 1C, osobná práca s každým zo zamestnancov). Výpovede zamestnancov z bezpečnostného oddelenia boli prenesené bez opravných dokladov a často sa stratili, nebolo možné skontrolovať, či boli prevedené. Pracovníci často chodili na personálne oddelenie a svoje žiadosti si odovzdávali sami bez akejkoľvek fixácie. Formát a termín odovzdávania dokladov pracovníkmi personálneho oddelenia účtovnému oddeleniu boli teda ľubovoľné.

Napriek doplneniu personálneho oddelenia o troch špecialistov (teraz je ich päť, nerátajúc náčelníka) bolo zrejmé, že útvar stále nestíha. To sa prejavilo v nasledujúcom. V dňoch zmennej zmeny zamestnanci zostali v práci do 22:00, v bežných dňoch - do 20:00, za ktoré boli pravidelne platené nadčasy. Šesť mesiacov nikto nešiel na dovolenku, lebo to nebolo možné. Na personálnom oddelení sa zvýšila fluktuácia zamestnancov: za posledných šesť mesiacov sa vymenili traja ľudia. Denne prichádzali sťažnosti z účtovného oddelenia. Chyby v dokumentoch (papierových alebo elektronických) predstavovali 18-20%, porušenie lehôt na poskytovanie dokumentov (objednávky na dovolenky a výpovede, dokumenty na výrobu bankových kariet atď.) - 20-25%. Od bezpečnostnej služby sa vyskytli sťažnosti (na zdĺhavú evidenciu prijímania a prepúšťania zamestnancov, meškanie pri vybavovaní žiadostí, stratu podaných žiadostí, predčasnú evidenciu dovoleniek a potvrdení). To všetko prispelo k vzniku konfliktov medzi personálnymi špecialistami, ako aj medzi personálnym oddelením, účtovnými a bezpečnostnými službami. Začali sa hlásiť zamestnanci organizácie, súčasní aj bývalí inšpekcia práce a súd so žiadosťami o nekvalitné a predčasné vyhotovenie dokumentov.

Implementácia základných princípov HR oddelenia

Pre nového vedúceho personálneho oddelenia bola stanovená úloha: založiť efektívnu prácu jemu zverená jednotka bez navýšenia rozpočtu na mzdy zamestnancov. V rámci tejto úlohy bolo potrebné zastaviť prijímanie sťažností od bezpečnostných a účtovných služieb, dosiahnuť vyhotovenie dokumentov v zákonom ustanovených lehotách, vylúčiť sťažnosti zamestnancov na riadiace a kontrolné orgány týkajúce sa neuspokojivého výkonu personálu. Dokumenty.

Na preštudovanie situácie šéf požiadal svojich podriadených, aby dva týždne pracovali ako predtým (v období medzi zmenami a počas zmien). Vzhľadom na všetky tieto problémy a s prihliadnutím na požiadavku vedenia nezvyšovať počet zamestnancov na personálnom oddelení zvolil šéf intenzívny spôsob zmeny práce, a to maximálne skrátenie času spracovania dokumentov znížením neproduktívnych časových nákladov. Zároveň boli vypracované tieto zásady činnosti oddelenia:

• plynulá kancelárska práca;
• pracovať s priamymi nadriadenými zamestnancami;
• regulácia činnosti personálneho oddelenia;
• maximálna automatizácia úloh riešených pomocou programu 1C.

Uvažujme, ako prebehlo zavedenie týchto princípov do pracovného toku a aký efekt sa dosiahol.

Zefektívnite vedenie záznamov o ľudských zdrojoch

Jedna vec je variť kašu pre jednu rodinu a niečo iné pre rotu vojakov: jedna vec je, ale prístupy sú odlišné. Rovnako je to s kancelárskou prácou: jedna vec je riadiť ju vo firme so 100 zamestnancami a fluktuáciou zamestnancov 10 % ročne a niečo iné je vo firme s 3 tisíc zamestnancami a obratom. vo výške 10 % mesačne.

Podstata in-line personálnej kancelárskej práce spočíva v nepretržitom (ako na dopravníku) papierovačke. To znamená, že špecialista nevypracuje jedno prepustenie a potom jeden prenájom, ale veľké množstvo dokumentov rovnakého typu v konkrétnom časovom období. Zároveň vykonáva mnoho homogénnych operácií za sebou, sústreďuje sa na to a nerozptyľuje sa inými problémami.

Vedúci personálneho oddelenia pri pozorovaní práce podriadených zaznamenal neproduktívnu stratu času. V tejto súvislosti boli identifikované problémy, ktoré znižovali efektivitu využívania času a boli prijaté opatrenia na ich odstránenie. (Stôl 1).

Tabuľka 1. Opatrenia na zavedenie princípu pracovného toku

Práca s priamym nadriadeným

Od osobnej práce s každým zamestnancom musel byť opustený. Uskutočnil sa prechod na koncepciu práce s priamymi nadriadenými. Ide o vedúcich zmien a vedúcich bezpečnostných oblastí. Zamestnanci personálneho oddelenia sú v kontakte s pracovným personálom len pri prijímaní a prepúšťaní. Je to dohodnuté s vedením bezpečnostnej služby, keďže je potrebná ich asistencia. Na implementáciu tejto zásady sa prijímajú osobitné opatrenia (Tabuľka 2).

Tabuľka 2. Opatrenia na implementáciu princípu spolupráce s priamymi nadriadenými

Regulácia činnosti personálneho oddelenia

Spolu so všetkými sa dodržiava zásada regulácie práce personálneho oddelenia a regulačná formalizácia jeho vzťah s účtovným oddelením a bezpečnostnou službou. To si vyžiadalo vypracovanie a implementáciu množstva podnikových predpisov. Po preštudovaní vlastností interakcie medzi oddeleniami vedúci personálneho oddelenia navrhol nariadenie o interakcii medzi personálnym oddelením a bezpečnostnou službou a nariadenie o interakcii medzi účtovným oddelením a personálnym oddelením, v ktorom boli striktne opísané termíny predloženie dokladov.

Bol vyvinutý štandard pre personálny pracovný tok so vzormi papierovania; bol vypracovaný harmonogram činnosti oddelenia, ktorý stanovuje určitý rytmus práce a lehoty na vybavovanie určitých dokumentov; pripravený návod krok za krokom práca v programe 1C na hlavných registračných postupoch v modifikácii používanej v organizácii; bol zostavený zoznam správ personálneho oddelenia s uvedením zodpovedných osôb (neistota v tejto veci je odstránená); bola vypracovaná schéma hlavných obchodných procesov na registráciu pracovnoprávnych vzťahov (prepúšťanie, prijímanie do zamestnania, presuny zamestnancov, dovolenky), ktorá odráža postupnosť práce všetkých zainteresovaných oddelení.

Počas realizácie projektu boli pripravené nasledovné predpisy:

• Firemný štandard riadenia personálnych záznamov.
• Predpisy pre súčinnosť personálneho oddelenia a bezpečnostnej služby (Príloha 1).
• Predpisy pre interakciu účtovných a personálnych oddelení (príloha 2).
• Predpisy pre prípravu správ personálnym oddelením (príloha 3).
• Zoznam hlásení. Pokyny pre prácu s programom "1C".
• Opis obchodných procesov formalizácie pracovných vzťahov.

Návrh predpisov bol odsúhlasený s dotknutými útvarmi a vedením.

Maximálna automatizácia operácií vykonávaných v "1C"

Ďalšou myšlienkou bola dodatočná automatizácia v programe 1C s cieľom znížiť počet dokumentov vytvorených vo Worde a písaných rukou. Do procesu identifikácie operácií, ktoré bolo potrebné automatizovať, bolo zapojené celé oddelenie. Pracovníci aktívne ponúkali automatizáciu jedného alebo druhého. To všetko si však vyžiadalo určité materiálne náklady. Organizácia má medzi zamestnancami programátora 1C. Aby ho zapojili do tohto projektu, vedenie požiadalo, aby určilo trvanie rozptýlenia tohto zamestnanca s cieľom vypočítať budúce náklady. V dôsledku toho bol spolu s týmto špecialistom stanovený plán automatizácie a počet požadovaných hodín práce. (Tabuľka 3).

Tabuľka 3. Zoznam automatizovaných úloh a trvanie práce na nich

Náklady na implementáciu automatizácie predstavovali: 150 tis. c.u. napr.: (plat programátora) / 168 (počet pracovných hodín za mesiac) x 78 = 69 640 mj.

Úspora z preplácania nadčasov zamestnancom personálneho oddelenia po vykonaní všetkých opatrení predstavovala:

72 hodín (v mesiaci meškali 3 zamestnanci 3x týždenne po 2 hodiny) x (42 tis. USD (mzda personalistu) / 168 (počet odpracovaných hodín za mesiac) = 18 tis. USD mesačne.

Náklady sa teda vyplatili za štyri mesiace.

Implementácia aktivít pokračovala šesť mesiacov, pričom všetky štyri princípy boli implementované paralelne.

Výsledky projektu

V dôsledku prijatých opatrení sa prakticky prestalo prijímať sťažnosti od bezpečnostnej služby (nie viac ako jedna za mesiac), 96% dokumentov je vyhotovených kvalitne, 98% - v r. pevný čas. Výrazne sa znížil počet sťažností z účtovníctva (2–4 %), zamestnanci sa prestali obracať na kontrolné orgány (za posledných šesť mesiacov neprišla ani jedna sťažnosť). Šesť mesiacov po implementácii opatrení zostávajú ukazovatele stabilné, je potrebné len dodržiavať implementované princípy práce.

Príloha 1. Predpisy pre interakciu personálneho oddelenia a bezpečnostnej služby (fragment)

Tento predpis bol vypracovaný s cieľom určiť postup interakcie medzi personálnym oddelením a bezpečnostnou službou.

1. Postup interakcie pri registrácii zamestnanca na prácu

1.1.Vedúci oddelení/oddelení/sekcií (ďalej len vedúci) bezpečnostnej služby po dohode o prijatí zamestnanca do pracovného pomeru musia vyplniť tieto časti Zamestnaneckého dotazníka:

1.2. Na vyplnenie časti „Kontrola dokladov (podpis úradníka)“ pošlú manažéri zamestnanca na generálnemu riaditeľovi alebo vedúcemu bezpečnostnej služby.

1.3.V prípade opätovného prijatia zamestnanca do pracovného pomeru personálne oddelenie vyšle zamestnanca vedúcemu bezpečnostnej služby, aby sa dohodol na opätovnom prijatí.

1.4. Po odsúhlasení prijatia zamestnanca musia vedúci zamestnanci vyplniť nasledujúce časti Oznámenia pre zamestnanca:

Po registrácii je zamestnanec odoslaný

1.5 Personálne oddelenie poskytuje bezpečnostnej službe zoznamy zamestnancov k 3. a 17. dňu v mesiaci.

1.6 Bezpečnostná služba do 4. a 18. dňa aktuálneho mesiaca predkladá personálnemu oddeleniu správu o počte kľúčových zamestnancov a brigádnikov na pozíciách.

2. Postup pri interakcii pri vydávaní dovoleniek, potvrdení, práceneschopnosti pre zamestnancov

2.1 Žiadosti o čerpanie dovolenky (na schválenom tlačive alebo vo forme rukou písaného textu podľa tlačiva) predkladá bezpečnostná služba na personálnom oddelení najneskôr 10 kalendárnych dní pred nástupom na čerpanie dovolenky.

2.2.Žiadosti o poskytnutie potvrdení a kópií dokladov predkladá bezpečnostná služba na personálnom oddelení (na schválenom tlačive alebo vo forme rukou písaného textu podľa tlačiva) najneskôr 3 pracovné dni pred požadovaným termínom. podania. Termín vyhotovenia certifikátov a kópií personálnym oddelením je 3 pracovné dni.

2.3 Lehota na podanie žiadosti o dovolenku je od 1. do 6. dňa v mesiaci a od 15. do 21. dňa v mesiaci. Lehota na podávanie žiadostí o certifikáty je od 1. do 10. a od 15. do 25. dňa v mesiaci.

2.4 Vedúci oddelenia a zástupca vedúceho bezpečnostnej služby opatria žiadosť o povolenie súhlasným vízom. Dovolenka sa poskytuje, ak zamestnanec odpracoval aspoň 6 mesiacov.

2.5 Personálne oddelenie predkladá bezpečnostnej službe za e-mail zoznam dovoleniek na schválenie do 8. a 24. dňa v mesiaci. Bezpečnostná služba skontroluje zoznam dovoleniek do jedného pracovného dňa, v prípade nesúhlasu poskytne príslušné informácie, ak je dohodnutý, zoznam koordinuje e-mailom.

2.6 Zoznamy ZŤP poskytuje bezpečnostná služba do dvoch pracovných dní od prijatia od zamestnanca.

3. Postup interakcie pri vybavovaní výpovedí

3.1.Žiadosti o uvoľnenie (na schválenom tlačive alebo vo forme rukou písaného textu podľa tlačiva) sa vypisujú na pracovisku počas zmeny, potvrdené vedúcim oddelenia a oddelením bezpečnosti alebo zamestnancami odovzdané oddeleniu bezpečnosti. osobné oddelenie. V prípade dostavenia sa na úrad na spísanie žiadosti dostane zamestnanec tlačivo od referenta prevádzkovej služby a potvrdí žiadosť na oddelení bezpečnosti od vedúceho oddelenia (zástupca vedúceho oddelenia bezpečnosti). Následne žiadosť prenesie zamestnanec priamo na personálne oddelenie. Vedúci oddelení (zástupcovia náčelníka bezpečnostnej služby) uvedú počet odpracovaných zmien, dátum poslednej zmeny a tarifu a žiadosť schvália.

3.2 Obchádzkový list (schválený formulár) vydá zamestnancovi prevádzkový dôstojník, keď sa dostaví na spracovanie výpovede. Zamestnanci preukážu obchádzkový list u referenta prevádzkovej služby, na oddelení licencií a povolení a na administratívnom oddelení.

3.3.Pri prepustení počas zmeny obchádzkový list potvrdí vedúci oddelenia po schválení žiadosti zamestnanca a predloží ho na personálnom oddelení. Obchádzkové hárky sú počas zmeny potvrdené oddelením bezpečnosti a odovzdané 3. a 18. v mesiaci na personálne oddelenie.

4. Postup pri interakcii pri presunoch personálu

4.1 Personálne pohyby v rámci organizácie (od objektu k objektu, zo smeru k smeru) sa uskutočňujú na základe prípisov vedúcich oddelení / oddelení.

4.2 Ak je zamestnanec neprítomný v práci dlhšie ako jeden mesiac, bezpečnostné oddelenie predloží správu o jeho preradení do kategórie „Neprítomný“.

4.3 Keď sa zamestnanec vráti, bezpečnostné oddelenie odovzdá do troch pracovných dní od okamihu odchodu správu o jeho pokyne do objektu.

7. Postup pri odovzdávaní dokladov medzi personálnym oddelením a bezpečnostným oddelením

7.1.Prenos žiadostí o dovolenku, potvrdenia, potvrdenia o práceneschopnosti, žiadosti o uvoľnenie v priebehu zmeny preberá námestnícka bezpečnostná služba v priebehu dňa a odovzdáva na personálne oddelenie do 10:00 nasledujúceho dňa podľa evidencie. proti podpisu.

7.2 Dokumenty pripravené na podpis zamestnancami odovzdáva personálne oddelenie oddeleniu bezpečnosti v podnosoch (podľa pokynov) podľa registra proti podpisu.

Príloha 2. Predpisy pre interakciu účtovného a personálneho oddelenia

TOTO NARIADENIE JE VYPRACOVANÉ NA URČENIE PORADIA INTERAKCIE PERSONÁLNEHO A ÚČTOVNÉHO ODDELENIA.

1. Registrácia dokumentov v databáze 1C zamestnancami personálneho oddelenia by mala byť vykonaná v deň ich prijatia. Informácie o osobných účtoch zamestnancov v databáze 1C vypĺňa personálne oddelenie po prijatí bankovej karty, najneskôr však nasledujúci pracovný deň.

2.Doklady v určitej lehote odovzdáva personálne oddelenie účtovnému oddeleniu.

2.1 Podklady na prihlásenie sa na dovolenku sa predkladajú najneskôr päť pracovných dní pred nástupom na dovolenku podľa zoznamu a náležitostí na vyplnenie.

2.1.1 Príkaz na dovolenku (kópiu) podpisuje generálny riaditeľ.

2.2 Dokumenty na registráciu výpovede sa odovzdávajú najneskôr tri pracovné dni pred dňom výpovede v súlade so zoznamom a požiadavkami na vyplnenie.

2.2.1 Rozkaz o prepustení (kópiu) podpisuje generálny riaditeľ.

2.2.2 Musí byť vyplnený obtokový list.

2.2.3 Musí sa vyplniť časový výkaz pre aktuálny mesiac.

2.2.4 Musí byť k dispozícii žiadosť zamestnanca s uvedením osobného účtu (v prípade absencie bankovej karty v rámci mzdového projektu), vo výnimočných prípadoch - žiadosť zamestnanca o platbu z pokladne len po dohode s hlavným účtovníkom .

2.3 Pri prepustení zamestnanca v ten istý deň (podľa dátumu žiadosti), doklady podľa zoznamu uvedeného v bode 2.2 je potrebné predložiť najneskôr do 15:00 aktuálneho dňa.

2.4 Dokumenty na registráciu práceneschopnosť treba odovzdať najneskôr v deň prevzatia na personálnom oddelení.

2.5 Pracovný výkaz pre výpočet a výplatu miezd za aktuálny mesiac je potrebné predložiť v termíne určenom osobitným miestnym regulačným aktom organizácie schváleným najneskôr v prvý pracovný deň aktuálneho mesiaca.

4. Na prenos dokladov z personálneho oddelenia do účtovného oddelenia sú stanovené určité požiadavky.

4.1.Zamestnanci personálneho oddelenia odovzdávajú doklady podľa registra (Príloha 1 k tomuto nariadeniu) denne o 12:00 a 15:00. Register sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach: jedno pre personálne oddelenie, druhé pre účtovné oddelenie.

4.2.Doklady personálneho oddelenia so zápisom relevantných údajov do databázy programu 1C ZUP musia byť vyplnené včas a kvalitne.

4.3 V prípade porušenia lehoty na odovzdanie dokladov sa k registratúre prikladá zápisnica overená vedúcim personálneho oddelenia s odôvodnením.

4.4 V prípade zistenia chýb alebo iných pripomienok k poskytnutým informáciám/zapísaným do 1C sa dokumenty vrátia na prepracovanie podľa registra v súlade s prílohou 1 s uvedením príslušných pripomienok.

Príloha 3. Predpisy pre vypracovanie správ personálnym oddelením

Bol venovaný jeden z celoruských online seminárov, ktoré pravidelne organizuje spoločnosť Garant pracovné záležitosti vznikajúce v moderné podmienky. Valentina Ivanovna Andreeva, Ph.D. PhD, profesor katedry pracovné právo a práva sociálne zabezpečenie Ruská akadémia spravodlivosti (zakladatelia: najvyšší súd Ruská federácia a Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie).

Súčasný Zákonník práce upravuje pracovnoprávne vzťahy a vzťahy súvisiace s kontrolou a dozorom nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov a ochranou práce. Aplikácia noriem tohto dokumentu zároveň odhalila určité rozpory, nedostatky a medzery v úprave pracovnoprávnych vzťahov. Niektoré z nich lektor počas podujatia vyzdvihol. Okrem toho povedala, aké dokumenty by mal zamestnávateľ vypracovať pri prijímaní zamestnancov, ako správne vyplniť pracovnú knihu a vykonať zmeny v tomto dokumente.

Medzery v pracovnom práve

Množstvo ustanovení Zákonníka práce je vnútorne rozporuplná. Niektoré z nich nie sú dostatočne jasne stanovené, prípadne obsah iných noriem nie je pri ich formulácii plne zohľadnený. pracovné právo. V dôsledku toho môže existencia takýchto konfliktov skomplikovať činnosť orgánov činných v trestnom konaní a vyvolať vznik pracovných konfliktov.

Valentina Andreeva:
- Napríklad v § 128 Zákonníka práce sa výslovne uvádza, že neplatené voľno sa poskytuje na základe písomnej žiadosti zamestnanca. A článok 255 zákonníka uvádza, že zamestnankyňa môže dostať materskú dovolenku na základe žiadosti a ak existuje potvrdenie o práceneschopnosti. Slovo „napísané“ nie je zahrnuté v tomto pravidle. Pri doslovnom výklade sa ukazuje, že v prvom prípade je potrebné písomné vyhlásenie, zatiaľ čo v druhom to nie je jasné: stačí ústne vyhlásenie alebo je potrebné aj písomné vyhlásenie, ktoré sa mimochodom akceptuje v r. prax. Z týchto nejasností vyvstáva otázka, či sa dá súhlasiť s autormi článkov, ktorí píšu: „Pracovníčka musí napísať vyhlásenie so žiadosťou o priznanie materského a priložiť k nemu doklady.“ Ukazuje sa, že by to nemala robiť, ale možno, pretože tento typ dovolenky sa poskytuje práve s potvrdením o práceneschopnosti, a to nielen na základe žiadosti.
Ďalší príklad súvisí so situáciou, keď pri vykonávaní akýchkoľvek úkonov musí dôjsť k dohode medzi stranami. Napríklad pri prepúšťaní alebo delení dovolenky na časti. V prvom prípade je potrebné spísať dohodu o skončení pracovného pomeru. Je v druhom prípade potrebné vypracovať dohodu? Domnievam sa, že stačí napísať vyhlásenie s požiadavkou na časť dovolenky. Podľa niektorých autorov je potrebná dohoda.
Upozorňujeme tiež, že pri zostavovaní akýchkoľvek dokumentov by ste mali vedieť, či majú jednotnú formu. Napríklad formuláre T-3 (obsadzovanie zamestnancov), T-7 (plán dovoleniek) a mnohé ďalšie majú poradný charakter (s čím niektorí inšpektori práce nesúhlasia). Nepoužitie týchto tlačív nevedie k porušovaniu práv zamestnancov, a preto ich nemožno považovať za porušenie pri dokumentovaní pracovnoprávnych vzťahov (upozorňujeme, že tieto tlačivá sú pre účtovníka povinné, čo poukazuje na závažné nezrovnalosti v normách v rôznych legislatívnych aktoch). ). Vyžaduje sa však formulár T-2 - osobná karta zamestnanca.
V praxi často dochádza k takej situácii ako nahradenie podpisu hlavy v jeho neprítomnosti. Podľa usmernenia, schválené Federálnym archívom pre federálne výkonné orgány, ak nie je riaditeľ, a namiesto neho - námestník, dokumenty by mali písať "zastupujúci riaditeľ". S tým však nemôžeme súhlasiť. Na odstránenie takýchto chýb sa v súčasnosti vytvára návrh zákona o dokumentovaní vzťahov v pracovnej sfére. Uvádza, že v dokumentoch by mala byť uvedená funkcia osoby, ktorá nahrádza prednostu: zástupca riaditeľa, Hlavný inžinier.

Nábor

Každá organizácia čelí potrebe získať kvalifikovaných pracovníkov. Na jednej strane si zamestnávateľ môže slobodne vybrať personál a môže si vybrať kandidátov voľné pozície najlepšie vyhovujú špecifikám práce, na ktorú sú prijatí. Na druhej strane Ústava Ruskej federácie a Zákonník práce hlásajú princíp slobody práce, čo znamená, že každý má právo slobodne nakladať so svojimi schopnosťami pracovať, zvoliť si povolanie a povolanie.

Valentina Andreeva:
- Personálne dokumenty organizácie možno rozdeliť do 2 skupín: súvisiace s uchádzačmi o pozíciu a súvisiace so zamestnancami. Oznámenie o potrebe personálu teda možno priradiť k prvej skupine. Zamestnávatelia veľmi často uvádzajú ako jednu z požiadaviek na kandidáta prítomnosť trvalej alebo dočasnej registrácie v regióne, kde spoločnosť pôsobí. Pracovné právo však takúto požiadavku jednoznačne definuje ako diskriminačnú. V tomto ohľade je odmietnutie najať ruského občana z dôvodu jeho nedostatočnej registrácie v mieste bydliska alebo pobytu nezákonné, pretože porušuje právo na slobodu pohybu, výber miesta bydliska a pobytu.
Čoraz častejšie sa objavuje aj taký dokument ako pracovná ponuka. Na jednej strane nezakladá povinnosť konateľa zamestnať osobu, na druhej strane naznačuje dosiahnutie určitých dohôd. Ak však bola pracovná zmluva napriek tomu vypracovaná a podmienky v nej uvedené nezodpovedajú tým, ktoré boli navrhnuté predtým, odborník má dôvody na spor so zamestnávateľom.
Uchádzač o prácu si musí skontrolovať doklad totožnosti. V tomto prípade nesmie byť platnosť pasu expirovaná. Existencia takejto skutočnosti však nemôže slúžiť ako odmietnutie prijatia do zamestnania. Zamestnanca môžete prihlásiť dočasným preukazom totožnosti. Po výmene pasu by sa mali vykonať príslušné zmeny na karte formulára T-2 a pracovnej zmluve.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať pracovnej knihe. Musí byť vystavený na formulári z roku 2003. Ak zamestnanec začal svoju seniority do roku 2004, potom bude mať listina podobu vzoru z roku 1938 alebo 1973 a príloha v nej musí byť moderná - 2003. Ak zistíte, že pracovný zošit nie je zostavený na správnom formulári, mali by ste urobiť jeho duplikát alebo vydať nový.
Ak v zošite jedného zo zamestnancov personalista odhalil chybu, ktorú urobil predchádzajúci zamestnávateľ, existujú 2 spôsoby, ako postupovať. Prvým je, že zamestnanec sa nezávisle prihlási do organizácie, ktorá urobila chybu v zošite, a tam sa opraví predpísaným spôsobom. Druhý spôsob - firma, kde človek teraz pracuje, pošle žiadosť predchádzajúcemu zamestnávateľovi a na základe jeho oficiálnej odpovede urobí opravy v zošite. Zároveň je potrebné vykonať opravné zápisy v súlade s Pokynom na vypĺňanie zošitov. Po poslednom zázname uveďte ďalšie sériové číslo a dátum vykonania opravy. A potom sa pod jedno poradové číslo zadajú 2 frázy: "Zápis pre číslo ... je neplatný" a správny zápis.
V zošite musí byť okrem celého názvu organizácie uvedený aj jej skrátený názov. Ak má spoločnosť nielen úplný, ale aj skrátený názov, potom sa v zošite zaznamenajú oba.
Evidencia výpovedí v tomto doklade musí byť osvedčená pečiatkou zamestnávateľa, ktorej súčasťou môže byť aj pečiatka personálnej služby organizácie, ak spĺňa všetky náležitosti pečiatky organizácie, a to: musí byť okrúhla a obsahovať nasledujúce podrobnosti:

• celý názov organizácie;
• jeho umiestnenie.

Okrem menovaných údajov môže pečať organizácie obsahovať nápis „Personálne oddelenie“.
Ak po zázname o prepustení zamestnanca neexistuje pečať, vzniká problém s jeho prijatím na hlavné miesto výkonu práce, pretože skutočnosť skončenia práce na predchádzajúcom hlavnom mieste výkonu práce nie je potvrdená (nepotvrdená tuleň). Tento problém nevzniká, ak zamestnanec pred príchodom k vám pracoval pre individuálny podnikateľ keďže nemusia mať pečať.
Do skupiny dokumentov týkajúcich sa zamestnanca patria najmä miestne predpisy (napríklad nariadenie o príplatkoch, náplni práce, vnútorný pracovný poriadok a pod.), pracovná zmluva, tabuľka obsadzovania, dochádzka a pod. vedúcim organizácie alebo inou ním poverenou osobou.
Osobný spis nie je povinný na registráciu, s výnimkou osobných spisov štátnych zamestnancov. Ale ak ste to rozbehli, tak začínajú platiť požiadavky Základných pravidiel pre prácu archívov organizácií. Doba uloženia osobného spisu je 75 rokov.

Odmietnutie zamestnania

Zamestnávateľ môže odmietnuť zamestnanie v prípadoch, keď sa odvolal na ustanovenú podmienku federálny zákon, alebo svoje odmietnutie odôvodnil tým, že žiadateľ nemá potrebné obchodné vlastnosti.

Valentina Andreeva:
- Berieme na vedomie, na ktoré podmienky sa možno odvolávať pri odmietnutí uzatvorenia pracovnej zmluvy:

Pri odmietnutí uzatvorenia pracovnej zmluvy s konkrétnym uchádzačom je zamestnávateľ povinný vysvetliť mu dôvod odmietnutia a na žiadosť uchádzača ho písomne ​​uviesť. Ak je podľa názoru žiadateľa odmietnutie prijatia do zamestnania nezákonné, má právo sa proti nemu odvolať na súde.

Poslucháči sa pýtajú...

Ako už býva zvykom, aj v druhej časti online seminára sa publikum pýtalo lektora na svoje otázky. Uvažujme o niektorých z nich.

Aké dôsledky čakajú zamestnávateľa, ak zamestnancovi, ktorý skončí pracovný pomer, nevydal včas pracovnú knihu?

Podľa § 234 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný v prípade omeškania s vydaním pracovného zošita zamestnancovi nahradiť mzdu, ktorú nedostal. Okrem toho môže bývalý zamestnanec žalovať zamestnávateľa o náhradu škody. morálna škoda. Samozrejme, že spôsobenie morálnej ujmy musí zamestnanec najskôr preukázať. Súd môže ako dôkaz akceptovať veľa vecí: potvrdenie o chorobe, ktorá vznikla v súvislosti so stratou zamestnania, morálne utrpenie v dôsledku neschopnosti nájsť si prácu, získanie statusu nezamestnaného z dôvodu oneskoreného vydania pracovnej knihy atď. Vo všetkých prípadoch spôsobenia morálnej ujmy zamestnancovi nezákonným konaním alebo nečinnosťou zamestnávateľa sa mu vypláca peňažná náhrada.

Organizácia sa rozhodla znížiť počet zamestnancov. V súvislosti s odchodom zamestnankyne na materskú dovolenku sa však objavuje dočasne voľné miesto. Mal by to zamestnávateľ ponúknuť prepusteným pracovníkom?

V prípade výpovede z dôvodu zníženia počtu zamestnancov alebo zamestnancov je zamestnávateľ povinný ponúknuť zamestnancovi inú voľnú prácu. Keď zamestnankyňa odíde na materskú dovolenku, ponecháva si svoje pracovisko, preto je dočasne voľné a nie voľné. Manažér nemá právo takéto pracovisko nielen ponúknuť prepusteným zamestnancom, ale ani im dať, ak o to požiadajú. Môžete to urobiť: prepustiť zamestnanca, ktorý sa zmenšuje, a na druhý deň ho najať, aby na ňom pracoval zmluva na dobu určitú na dočasné voľné miesto.

Zamestnanec dal výpoveď z práce vlastnej vôle. Odmietol však dostať pracovnú knihu s odôvodnením, že bol nesprávne vypočítaný. Je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi mzdu za všetky dni omeškania s vydaním pracovnej knihy?

Platba za nútenú neprítomnosť za dni omeškania v zošite sa vykoná, ak k takémuto oneskoreniu došlo vinou zamestnávateľa. Keďže zamestnanec odmietol prijať pracovnú knihu, nútená neprítomnosť by sa mu nemala vyplácať.

Učiteľ vykonáva pre organizáciu prácu na základe občianskoprávnej zmluvy. Má právo odísť? Mám takémuto zamestnancovi založiť pracovnú knihu?

Špecialistovi, ktorý vykonáva prácu na základe občianskoprávnej zmluvy, sa dovolenka neposkytuje, pretože právo na dovolenku vzniká až uzavretím pracovnej zmluvy. Pre takýchto zamestnancov nie je potrebné vytvárať pracovný zošit.

Firma sa rozhodla personálne zredukovať celú divíziu. Jedna zo zamestnankýň je však na rodičovskej dovolenke. Môže organizácia takéhoto zamestnanca prepustiť?

Nie je možné prepustiť zamestnanca na podnet zamestnávateľa počas jeho pobytu na dovolenke vrátane starostlivosti o dieťa. Okrem toho v súlade s § 256 ods. 4 Zákonníka práce po dobu rodičovskej dovolenky zostáva zamestnankyni miesto výkonu práce (pozícia). Odstráňte jej pozíciu z personálne obsadenie tiež nie je možné. Je potrebné počkať do konca dovolenky a upozorniť zamestnanca na blížiace sa prepustenie z dôvodu zníženia stavu. A až po 2 mesiacoch je možné ukončiť pracovnú zmluvu. S písomným súhlasom zamestnanca to možno urobiť aj skôr. Zamestnávateľ je v tomto prípade povinný doplatiť zamestnancovi náhradu mzdy v sume priemerného zárobku za čas, ktorý zostáva do uplynutia výpovede. Okrem toho si ponecháva platby stanovené v článku 178 Zákonníka práce: odškodné vo výške priemerného mesačného zárobku a priemerného mesačného zárobku za dobu zamestnania, najviac však 2 mesiace odo dňa prepustenia.

Organizácia sa zlikviduje a vytvorí sa nová subjekt. Je zamestnávateľ povinný presunúť pracovníčky na materskú do novovzniknutej spoločnosti? Ak nie, ako ich možno prepustiť?

Zamestnávateľ má v tomto prípade právo (nie však povinnosť) ponúknuť materskú dovolenku v poradí prechodu do novovzniknutej spoločnosti. V prípade likvidácie organizácie sa pracovné zmluvy so zamestnancami na materskej dovolenke rušia v súlade s odsekom 1 časti 1 článku 81 Zákonníka práce.

T.V. Sudareva,
senior finančný konzultant advokátska kancelária"daňovník"

V článku 125 Zákonníka práce sa ustanovuje možnosť rozdeliť dovolenku za kalendárny rok na časti so vzájomným súhlasom zamestnanca a zamestnávateľa. Zákon nedefinuje formu takejto dohody. To znamená, že rozdelenie dovolenky na časti sa vykonáva na žiadosť zamestnanca, ktorý vyjadril želanie zdieľať dovolenku, a so súhlasom administratívy. Naopak, ak príde podnet od zamestnávateľa, tak písomne ​​ponúkne zamestnancovi čerpanie časti dovolenky a ten buď s touto ponukou súhlasí, alebo vypíše žiadosť na celé obdobie. budúcu dovolenku.
Ak je však v pracovnej zmluve alebo popri nej pevne stanovené rozdelenie dovolenky za kalendárny rok na časti, bude to vyzerať ako nátlak zo strany zamestnávateľa a povedie to k nedodržiavaniu noriem pracovnoprávnych predpisov, tj. , poruší právo zamestnanca na dlhodobý nepretržitý odpočinok. Zamestnancom sa napokon poskytuje ročná základná platená dovolenka v trvaní 28 kalendárnych dní (článok 115 Zákonníka práce Ruskej federácie). Výmena peňažnú náhradu povolené len na dovolenky presahujúce 28 kalendárnych dní (článok 126 Zákonníka práce Ruskej federácie). Dovolenka ako druh času odpočinku je povinná pre zamestnávateľa aj zamestnanca. Keďže v § 114 Zákonníka práce sa uvádza, že zamestnancom sa poskytuje ročná dovolenka so zachovaním miesta výkonu práce (polohy) a priemerného zárobku. Iba vo výnimočných prípadoch je dovolené presunúť dovolenku do budúceho roka, ak je to z dôvodu výrobných potrieb a zamestnanec s takýmto prevodom súhlasí (článok 124 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ten istý článok ukladá zákaz neposkytnúť zamestnancovi dovolenku na 2 po sebe nasledujúce roky.

Pripravené
E.N. Podlipalina,
odborník na časopisy

1 s. 1 čl. 77 Zákonníka práce Ruskej federácie
2 polievkové lyžice. 125 Zákonníka práce Ruskej federácie
3 príkaz Spolkového archívu z 23. decembra 2009 N 76
4 polievkové lyžice. 37 Ústavy Ruskej federácie
5 st. 2 Zákonníka práce Ruskej federácie
6 vyhláška Ministerstva financií Ruska z 22. decembra 2003 N 117n
7, odsek 27 poriadku, schválené. rýchlo. Vláda Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225
8 Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov, schválené. rýchlo. Ministerstvo práce Ruska zo dňa 10.10.2003 N 69
9 st. 63 Zákonníka práce Ruskej federácie
10 ods. 2, 3, 4 st. 63 Zákonníka práce Ruskej federácie
11 čl. 65 Zákonníka práce Ruskej federácie
12 st. 266 Zákonníka práce Ruskej federácie
13 pod. "b" čl. 44, čl. 47 Trestného zákona Ruskej federácie
14 čl. 64 Zákonníka práce Ruskej federácie
15 ods. 6 čl. 64 Zákonníka práce Ruskej federácie
16 čl. 237 Zákonníka práce Ruskej federácie
17 čl. 81 Zákonníka práce Ruskej federácie
18 čl. 233 Zákonníka práce Ruskej federácie
19 čl. 81 Zákonníka práce Ruskej federácie

Vyhlásenie o probléme toku dokumentov a moderné softvérové ​​a hardvérové ​​riešenia

Nastavenie úloh pre správu dokumentov v podniku

V súčasnosti existuje veľa elektronických systémov na správu dokumentov, a preto je potrebné, aby ste úspešne vybrali potrebný softvér a hardvér, analyzovať úlohy, ktoré sa s jeho pomocou vyriešia. Všetky úlohy vyriešené pomocou systému elektronická správa dokumentov, musí spĺňať nasledujúce zásadné princípy:

· Jednotná registrácia dokumentu;

Možnosť paralelného vykonávania operácií;

Kontinuita pohybu dokumentu;

· Jednotná databáza dokumentárnych informácií;

· Efektívne organizovaný systém vyhľadávania dokumentov;

· Vyvinutý systém reportovania pre rôzne stavy a atribúty dokumentov.

Na základe týchto zásad zvážte úlohy ktoré je potrebné vyriešiť pomocou toho či onoho softvéru.

1. Vypracovanie ustanovenia o službe dokumentačnú podporu manažment (DOE) v podniku

Vývoj organizačno-právneho postavenia služby PEI, jej štruktúry a zloženia, určenie funkcií, práv, povinností a zodpovednosti obslužných zamestnancov s prihliadnutím na špecifiká podniku.

2. Analýza pracovného toku, ktorý existuje v podniku. Vývoj a implementácia opatrení na jej optimalizáciu

Vykonajte analýzu všetkých fáz toku dokumentov spoločnosti: od prijatia dokumentov až po odovzdanie prípadov do štátneho archívu; systémy registrácie, vyhľadávania a kontroly.

3. Preskúmanie formulárov a štandardných formulárov dokumentov z hľadiska súladu s GOST, Pravidlami pre správu dokumentov organizácií a obchodnými procesmi organizácie

Analyzujú sa všetky typy dokumentov organizácie, identifikujú sa nepresnosti a chyby pri vykonávaní dokumentov. V dôsledku toho sa v súlade s GOST vyvíjajú nové formy dokumentov a štandardné formuláre.

HR odbornosť. Optimalizácia pracovného toku HR office

V procese poskytovania služby sa kontroluje súlad personálnych dokladov platná legislatíva berúc do úvahy špecifiká vonkajšie prostredie kde sa spoločnosť nachádza. Na základe výsledkov auditu je vypracovaný záver o stave systému riadenia personálnych záznamov spoločnosti, je vypracovaný a implementovaný pracovný plán na úpravu systému riadenia personálnych záznamov v súlade s požiadavkami regulačných predpisov.

Organizácia ukladania (prevádzkového a archívneho) firemných dokumentov

V procese poskytovania služby sa vypracúvajú dokumenty a predpisy, ktoré upravujú archiváciu firemných dokumentov:

nomenklatúra prípadov;

popisy prípadov;

postup pri vytváraní a výkone vecí;

postup pri odovzdávaní súborov na archívne uloženie štátnym archívnym inštitúciám.

Moderné elektronické systémy na správu dokumentov

Systém BOSS-Referent je navrhnutý tak, aby automatizoval pracovný tok riadenia a kancelársku prácu. Vytvorené v roku 1996.

Na platforme BOSS-Referent boli vo Federal vybudované najväčšie EDMS v Rusku daňová služba RF (FTS) - viac ako 85 000 používateľov a v spoločnosti MTS - systém združuje viac ako 25 000 zamestnancov.

Používateľmi elektronického systému správy dokumentov BOSS-Referent sú federálne a regionálne orgány, štát unitárne podniky, obchodné spoločnosti, vrátane holdingov s veľkou odvetvovou štruktúrou, ako aj malých organizácií.

Úlohy, ktoré sa riešia pomocou EDMS BOSS-Referent:

organizácia efektívnej práce so zmluvami;

· automatizácia obehu dokumentov podniku;

Zabezpečenie kontroly kvality pri vykonávaní príkazov manažérov;

Zlepšenie efektívnosti práce s aplikáciami;

Implementácia možnosti tímovej práce;

Správa dokumentov v rámci systému manažérstva kvality.

Výsledky z implementácie EDMS BOSS-Referent

zvýšenie ovládateľnosti;

rýchla reakcia na zmeny;

Zvyšovanie konkurencieschopnosti firmy na trhu. Na základe materiálov zo stránky http://www.boss-referent.ru/

Popis systému Delo

Systém DELO vyvinutý spoločnosťou Electronic Office Systems (EOS) je komplexné priemyselné riešenie, ktoré poskytuje automatizáciu kancelárskych pracovných procesov, ako aj udržiavanie plne elektronickej správy dokumentov organizácie.

Systém správy dokumentov sa efektívne využíva aj v malom obchodné spoločnosti a v distribuovaných holdingových alebo rezortných štruktúrach. Systém je zameraný na zvýšenie efektívnosti a kvality práce zamestnancov s elektronickými dokumentmi.

Prvá verzia systému DELO bola vydaná v roku 1996.

Funkčnosť:

· Automatizácia celého cyklu práce s dokumentmi - od projektu až po odpis do prípadu.

· Podpora všetkých základných funkcií v oblasti správy dokumentov: evidencia, kontrola vykonávania, smerovanie, rôzne zostavy, plnohodnotné vyhľadávanie, odpis.

· Zabezpečenie celého cyklu práce s návrhmi dokumentov vrátane smerovania a tvorby verzií.

· Možnosť delegovať právomoc na prácu so systémom úradníkom.

· Efektívne mechanizmy na obmedzenie prístupu k dokumentom a systémovým funkciám. na základe materiálov zo stránky http://www.eos.ru

Popis systému EFRAT - Správa dokumentov

Systém EUFRATS umožňuje implementovať rôzne schémy na automatizáciu práce s dokumentmi a automatizáciu kľúčových obchodných procesov organizácie. Implementácia systému tak môže zabezpečiť prevádzku ako v súlade s domácimi princípmi riadenia (funkčný prístup), tak aj v súlade so západnými štandardmi (procesný prístup).

EUFRATS implementuje automatické spracovanie dokumentov a udalostí v rámci obchodných procesov (na základe metódy kognitívneho mapovania). Vďaka tomu okruh úloh riešených systémom okrem kancelárskej práce a správy dokumentov zahŕňa aj automatizáciu kľúčových obchodných procesov. Vylúčenie z rutinných ľudských operácií zároveň umožňuje dosiahnuť väčšiu hĺbku a tým aj efektívnosť automatizácie obchodných procesov v porovnaní s inými systémami. Automatizačné obvody systému Eufrat:

· Elektronická správa dokumentov

· Elektronický archív

· Riadenie zákazky

· Práca s finančnými dokumentmi

Automatizácia obchodných procesov na základe materiálov zo stránky http://www.evfrat.ru/

Popis systému LETOGRAF

LETOGRAF je komplexné riešenie obsahujúce všetko v jednom produkte potrebné schopnosti na riešenie problémov:

Správa dokumentov – ECM (Enterprise Content Management)

Automatizácia obchodných procesov - BPM (Business Process Management)

Integrácia podnikových aplikácií - EAI (Enterprise Application Integration)

Organizácii, ktorá sa snaží rozvíjať a upevňovať svoju pozíciu na trhu, systém LETOGRAF zrýchli prácu s dokumentmi, zvýši kontrolu nad výkonnostnou disciplínou, zvýši transparentnosť, ovládateľnosť a následne aj hodnotu podnikania spoločnosti.

Pomocou systému LETOGRAF je možné riešiť ako tradičné úlohy správy dokumentov, tak aj špecializované úlohy správy na modernej úrovni (obr. 2).

Ryža.

Popis systému "Motiv".

Systém MOTIV je efektívny organizačný nástroj pre riadenie akejkoľvek spoločnosti bez ohľadu na jej rozsah a rozsah. MOTIVE je vhodný pre podniky s akýmkoľvek druhom Organizačná štruktúra manažment s počtom zamestnancov 10 až niekoľko tisíc. MOTIV umožňuje rôznym spoločnostiam patriacim do tej istej holdingovej skupiny vykonávať spoločné riadenie spoločné projekty a interné papierovanie. Ak štruktúra spoločnosti zahŕňa vertikálnu alebo horizontálnu podriadenosť, MOTIV pomôže obnoviť usporiadanie podniku, pričom zopakuje reťazec interakcie medzi riadiacimi pracovníkmi a podriadenými a naopak.

Príležitosti, ktoré poskytuje MOTIVE:

Vytvorenie jednotného informačného priestoru spoločnosti;

organizácia a údržba internej elektronickej správy dokumentov spoločnosti;

Možnosť tímovej práce na projektoch;

schopnosť zvládnuť veľké množstvo úloh a úloh;

kontrola zamestnávania zamestnancov;

správa veľkého objemu dokumentov;

Zabezpečenie dôvernosti informácií;

· rýchle a pohodlné vyhľadávanie informácií v súlade s právami užívateľa v systéme;

vedenie archívov projektov, úloh a dokumentov. na základe materiálov zo stránky http://www.motiw.ru

Popis systému CompanyMedia

Univerzálny elektronický systém správy dokumentov CompanyMedia je zameraný na:

vytvorenie kvalitatívne novej úrovne riadenia na základe elektronických administratívnych predpisov s využitím formálnych metód na popis procesov a meranie procesných ukazovateľov;

Zlepšenie efektívnosti riadenia dokumentovaním všetkých činností organizácie, prísna kontrola dodržiavania personálu úradné povinnosti, predpisy a postupy, zvyšovanie transparentnosti obchodných procesov na všetkých úrovniach riadenia;

Zníženie cyklov odovzdávania dokumentov a času vykonávania kontrolných funkcií;

Zabezpečenie maximálnej transparentnosti procesu spracovania dokumentov a úloh a možnosť operatívnej kontroly všetkých etáp riadiacich procesov;

vytvorenie jednotného informačného priestoru, ktorý združuje zamestnancov všetkých podnikov, inštitúcií, spoločností, územných objektov, ktoré sú súčasťou organizácie / holdingu na úrovni bežných obchodných procesov a tímovej práce;

· systém poskytuje nástroje, ktoré zabezpečujú prácu s dokumentmi v súlade s požiadavkami štátnych noriem a špecifikami dokumentových tokov organizácií rôznej veľkosti a odvetvovej príslušnosti. Na základe materiálov zo stránky http://www.intertrust.ru

Popis podnikového obchodného systému

Efektívny systém riadenia bb workspace (Corporate Business Edition) je navrhnutý pre komplexnú, komplexnú automatizáciu: správu dokumentov, rozpočtovanie, interakciu s klientmi v komerčných organizáciách.

Komplexná správa elektronických dokumentov s edíciou Corporate Business je len technologickou inováciou, vďaka ktorej je bb workspace jedným z lídrov v oblasti komplexného softvéru.

Hlavné výhody pracovného priestoru bb (Corporate Business Edition):

Ergonomické moderné rozhranie postavené na princípe „všetko na prvý pohľad“;

Integrácia s textovými a tabuľkovými editormi z balíka Microsoft Office;

Smerovanie a skladovanie elektronické verzie dokumenty, používanie EDS;

Dynamické zobrazovanie informácií v reálnom čase v rôznych sekciách;

Popis systému Directum

Systém DIRECTUM je v súlade s koncepciou ECM (Enterprise Content Management) a podporuje celý životný cyklus správy dokumentov, zatiaľ čo tradičná „papierová“ kancelárska práca bez problémov zapadá do správy elektronických dokumentov. DIRECTUM poskytuje efektívna organizácia a riadenie obchodných procesov na báze workflow: koordinácia dokumentov, spracovanie zložitých objednávok, príprava a vedenie stretnutí, podpora predajného cyklu a ďalšie interakčné procesy.

Riešenie problémov zabezpečujú moduly systému DIRECTUM:

· Správa elektronických dokumentov. Vytváranie a ukladanie rôznych neštruktúrovaných dokumentov (textov Microsoft Word, tabuľky Microsoft Excel, diagramy Microsoft Visio, kresby CorelDraw, videá atď.); rozšírená podpora pre verzie dokumentov a EDS; štruktúrovanie dokumentov do priečinkov; prideľovanie prístupových práv k dokumentom; história práce s dokumentmi; fulltextové a atribútové vyhľadávanie dokumentov.

· Riadenie obchodných procesov. Podpora procesov schvaľovania a spracovania dokumentov vo všetkých fázach životný cyklus(docflow); vydávanie elektronických úloh a kontrola ich vykonávania; interakcia medzi zamestnancami v priebehu obchodných procesov; podpora voľných a ťažkých trás; bohaté rozšíriteľné knižnice blokov na vytváranie trás (workflow).

· Správa zmlúv. Organizácia procesu schvaľovania a evidencie zmlúv a súvisiacich dokumentov, ako aj operatívnej práce s nimi (vyhľadávanie, analýza, editácia a pod.).

· Riadenie stretnutí. Organizácia prípravy a konania stretnutí (koordinácia miesta a času, zloženie účastníkov, program); tvorba a distribúcia protokolu; monitorovanie plnenia rozhodnutí schôdze.

· Riadenie vzťahov so zákazníkmi. Vedenie jednotnej databázy organizácií a kontaktných osôb; vedenie histórie stretnutí, hovorov a korešpondencie s klientmi; podpora procesu predaja v súlade s regulovanými fázami; plánovanie marketingových aktivít; analýza efektívnosti predajných a marketingových vplyvov.

· Kancelária. Registrácia papierových dokumentov v súlade s požiadavkami Štátny systém podpora riadenia dokumentácie (GSDM); udržiavanie nomenklatúry prípadov s flexibilnými pravidlami číslovania; distribúcia a kontrola umiestnenia papierových dokumentov; organizovanie výmeny elektronických dokumentov s EDS s inými organizáciami.

· Výzvy občanov a organizácií. Organizácia práce s odvolaniami občanov v súlade s federálnym zákonom č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“ v r. vládne organizácie a vo veľkých podnikoch.

· Riadenie výkonnosti. Operatívna kontrola a analýza podnikových procesov podniku kľúčové ukazovatele efektívnosť s podporou vyvážený systém indikátory (BSC).

Popis systému DocsVision

DocsVision poskytuje tesnú integráciu všetkých aplikácií vytvorených na báze platformy a jednotný priestor pre správu dokumentov a procesov v organizácii.

Hlavné funkcie EDMS DocsVision:

Automatizácia riadenia podniku

Podpora procesného prístupu v organizácii riadenia

Automatizácia systémov manažérstva kvality

Automatizácia procesov koordinácie a schvaľovania dokumentov

· Prostriedky kontroly vykonávania dokumentov a úloh

Smerovanie a doručovanie dokumentov na užívateľské pracoviská

Riadenie procesov spracovania dokumentov

· Organizácia interakcie s dodávateľmi a zákazníkmi

automatizácia kancelárie

· Vytvorenie elektronického archívu dokumentov. Na základe materiálov zo stránky http://www.docsvision.com

Popis systému Globus Professional

Firemný systém Globus Professional v2.5 umožňuje plne automatizovať činnosť spoločnosti. Automatizácia riadenia podniku pokrýva tok dokumentov a všetko kľúčové smery ktoré ovplyvňujú efektívnosť obchodných procesov v organizácii.

Popis systému LanDocs

Riešenia informačných technológií vytvorené pomocou softvéru LanDocs vám umožňujú vybudovať efektívne a pohodlné prostredie pre podporu celého radu obchodných procesov na jedinom systéme. moderný podnik. Základná funkcionalita, skladba modulov a programové rozhrania umožňujú poskytnúť používateľom všetkých kategórií nástroje, ktoré potrebujú na prácu s elektronickými dokumentmi. Riešenia založené na LanDocs sa vyznačujú dobrou škálovateľnosťou: do systému toku dokumentov, ktorý systém obsluhuje, môžu byť zahrnutí používatelia lokálnej siete centrály aj zamestnanci vzdialených oddelení.

Príklady kompletných podnikových riešení implementovaných v krátkom čase na technologickej platforme LanDocs:

koordinácia dokumentov v elektronickej forme;

organizácia rýchleho spracovania externých požiadaviek;

kontrola vykonávania dokumentov a úloh;

príprava vizuálnych správ o pohybe dokumentov;

organizácia koordinovaného pracovného toku v systéme geograficky rozmiestnených kancelárií;

organizácia bezpečného podnikového archívu elektronické dokumenty.

Softvér LanDocs je certifikovaný na dodržiavanie ruštiny štátne normy GOST R (certifikát č. ROSS RU.ME20.N01957).

Popis systému OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow je softvérová platforma na vytváranie komplexných automatizovaných systémov správy dokumentov používaných na automatizáciu:

Podpora správy dokumentácie;

kontrola vykonávania disciplíny;

· archívne uloženie papierové a elektronické dokumenty;

riadenie procesov spracovania dokumentov na základe ich elektronických administratívnych predpisov;

prevod papierových dokumentov na elektronickej forme a práca na „technológii bez papiera“;

· medziúzemná a medzirezortná výmena dokumentov;

Tvorba regulačného výkazníctva a podpora procesov prijímania manažérske rozhodnutia;

ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

OPTIMA-WorkFlow existuje od roku 1997, je jedným z popredných systémov správy dokumentov v USA ruský trh, ktoré získalo viac ako 340 zákazníkov. Aktuálna verzia produktu je 1.19.

Popis systému PayDox

Elektronická správa dokumentov PayDox je implementovaný na webových technológiách firemný portál, ktorá využíva elektronickú správu dokumentov ako nástrojovú základňu so širokou škálou štandardných funkcií potrebných pre každý podnik a neobmedzenými možnosťami rozšírenia a integrácie.

Jednoduchá správa obchodných procesov (AJAX), webový prístup k firemnému archívu súborov (AJAX)

· Efektívne riadenie tímová práca zamestnancov a podpora firemných diskusných fór.

Elektronická koordinácia, schvaľovanie a kontrola vyhotovenia dokumentov, tvorba uznesení, oboznamovanie sa s dokumentmi zamestnancov, automatické zasielanie správ e-mailové oznámenia a dokumenty, tvorba vecí.

· Správa zmlúv, platobných dokladov, rozpočtovanie workflow, vedenie celej histórie práce s dokladmi, plánovanie.

· Integrácia s MS Office, integrácia s existujúcimi aplikáciami v podniku, vytváranie ľubovoľného reportingu, využitie jednoduchých štandardných nástrojov na prispôsobenie nových typov dokumentov.

· Bezpečná práca so vzdialenými divíziami podniku cez webový prehliadač, e-mail a SMS

· Podpora geograficky distribuovaného workflow pre veľké holdingové a viacodvetvové štruktúry, jednoduchá inštalácia elektronického systému správy dokumentov pre malé a stredné podniky.

· Jednoduchá obsluha pre koncového užívateľa, jednoduchá údržba.

Porovnávacie charakteristiky EDMS

V tomto príspevku porovnáme systémy elektronickej správy dokumentov, ktoré sú v súčasnosti v Rusku najrozšírenejšie.

Pri dirigovaní komparatívna analýza zohľadnili sa funkčné, nákladové a užívateľské vlastnosti systémov, ako aj ich kombinácia, čo v konečnom dôsledku určilo pozíciu každého systému na ruskom trhu.

Funkčné porovnanie systémov bolo vykonané v jednotlivých oblastiach práce s dokumentmi: kancelária, smerovanie dokumentov, analytika a správa, archív, informačná bezpečnosť. Analýza nákladov bolo zhodnotiť tú či onú funkcionalitu vývojármi: pre jeden systém môže byť schopnosť zahrnutá v štandardnom balíku a pre druhý to môže byť dodatočná možnosť zakúpená za ďalšie peniaze.

Výsledky porovnania systému sú uvedené v tabuľkách nižšie. Používajú sa na to nasledujúce hodnoty:

0 - Možnosť nerealizovaná

0,5 - implementácia pomocou softvéru tretej strany, dodatočného vývojárskeho softvéru alebo neúplná implementácia funkcie,

1 - realizovaná príležitosť.

Smer "Kancelária"

Automatizácia kancelárie je východiskovým bodom pre nasadenie elektronického systému správy dokumentov v podniku. Automatizácia kancelárie označuje automatizáciu práce s dokumentmi v súlade s pravidlami domácej kancelárskej práce. To vám umožňuje urobiť z toku dokumentov spoločnosti efektívny nástroj riadenia vo vzťahu k špecifikám. ruských podnikov. Tabuľka 1 "Kancelária" poskytuje prehľad "kancelárskych" schopností posudzovaných systémov.

Tabuľka "Routovanie a riadenie vykonávania"

Jednou z hlavných úloh EDMS je riadenie procesov pohybu a spracovania dokumentov. V modernom EDMS existujú nástroje na modelovanie procesov workflow a podpora riadenia workflow (technológia workflow). Pokročilé možnosti systému na organizovanie rôznych schém na pohyb dokumentov umožňujú zabezpečiť efektívnu interakciu zamestnancov v procese práce na dokumentoch, výrazne skrátiť čas na koordináciu dokumentov a rozhodovanie a kontrolovať vykonávanie úloh. podľa dokumentov.

Tabuľka "Analytika a správa"

Zlepšenie efektívnosti podniku po zavedení EDMS sa dosahuje najmä vďaka novým príležitostiam na spracovanie a analýzu informácií. Tabuľka „Analytika a manažment“ obsahuje hodnotenia schopností systémov, ktoré umožňujú zvýšiť transparentnosť práce pre manažment podniku (hodnotenie záťaže zamestnancov a oddelení, hodnotenie efektívnosti základných podnikových procesov atď.). .) a výrazne znížiť množstvo rutinnej práce vykonávanej radovými zamestnancami (vyhľadávanie dokumentov príprava rôznych certifikátov a správ).

Tabuľka "Archív"

Dokumenty, pre ktoré bolo ukončené vykonanie všetkých pokynov a prešli všetky stupne schválenia, už nie sú v aktívnom obehu. To však neznamená, že práca s týmito dokumentmi pre organizáciu skončila. Archívne dokumenty sú súčasťou základne skúseností a znalostí spoločnosti; a je dôležité zabezpečiť efektívnu prácu s nimi. Na tento účel musí byť v rámci samotného EDMS alebo samostatného modulu implementovaná možnosť organizácie elektronického archívu.

tabuľka " Informačná bezpečnosť»

Význam informácií spracovávaných v EDMS kladie osobitné požiadavky na zabezpečenie bezpečnej prevádzky systému. Najväčší efekt sa prejavuje pri použití komplexných prostriedkov ochrany, ktoré zahŕňajú technologické aj metodické opatrenia. Tabuľka "Bezpečnosť informácií" poskytuje hodnotenie bezpečnostných nástrojov implementovaných v skúmanom EDMS.

tabuľka " Všeobecné charakteristiky»

V súčasnosti dostupné riešenia ponúkajú rôzne formy implementácie EDMS v podniku. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené charakteristiky, ktoré neprispievajú ku konečnému posúdeniu funkčnosti systémov, ale poskytujú dôležitý pohľad na vlastnosti implementácie týchto systémov a možnosti ich využitia.

Tabuľka "Cena"

V tabuľke sú uvedené náklady na EDMS na základe rôznych balíkov pre 10, 30 a 100 licencií, ktoré spĺňajú požiadavky používateľov zastupujúcich malé, stredné a veľké organizácie resp. Na takéto upozorňujeme dôležitý aspekt pri posudzovaní nákladov systému ako konkurencieschopnosti licencií. Ak sú licencie konkurencieschopné, tak s akvizíciou určitú sumu licencie v systéme sú obmedzené počtom súbežných používateľov, nie počtom nainštalovaných miest. V prípade nekonkurenčných licencií je maximálny počet inštalovaných pracovných staníc aj počet súbežných používateľov obmedzený ich počtom. Tabuľka „Náklady“ zobrazuje náklady na systémy v rubľoch, s výnimkou nákladov na DBMS.

Komplexné hodnotenie funkčnosti systému a preskúmanie zistení

Výsledné hodnotenie funkčnosti systému je určené ako priemerná hodnota pre všetky tabuľky s výnimkou tabuľky „Všeobecné charakteristiky“. Výsledná hodnota je v rozsahu od 0 do 1; pre väčšiu prehľadnosť výsledkov sa násobí 100. Čím je skóre systému bližšie k 100, tým je jeho funkčnosť vyváženejšia a tým pravdepodobnejšie patrí tento systém k „ideálnym“ EDMS v rámci tejto porovnávacej techniky.

Výsledky porovnania funkčnosti najpopulárnejších systémov používaných na automatizáciu práce s dokumentmi nám umožňujú rozlíšiť 3 skupiny systémov: vysokofunkčné, stredne funkčné a nízkofunkčné.

Vysoko funkčné EDMS sú: Case (EOS), EUFRATS-Document Management (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) a Optima-Workflow (UpScale Soft).Najrozvinutejšiu funkcionalitu ukázal systém EUFRATS-Document Management, ktorý na rozdiel od iných lídrov stabilne dosahoval vysoký počet bodov v každej z oblastí práce s dokumentmi.

Do skupiny stredne funkčných systémov patrili Boss-Referent (Aplana), Letograf (Letograf), CompanyMedia (InterTrust) a LanDocs (Lanit). Tieto systémy preukázali významné výsledky len v niektorých oblastiach prezentovaných v prehľade a štandardne nemajú vyváženú funkčnosť.

Medzi nízkofunkčné systémy patria: Motive (Motive), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Industrial Informačné systémy) a Paydox (Paybot), ktoré sú z hľadiska konečného skóre oveľa horšie ako ostatní účastníci výskumu. ich funkčnosť umožňujú riešiť len časť úloh súvisiacich so zabezpečením elektronickej správy dokumentov v podniku. Výsledky štúdia týchto systémov nám neumožňujú hovoriť o nich ako o plnohodnotných riešeniach triedy EDMS. Potvrdzujú to najmä údaje tabuľky „Office“, kde tieto systémy vykazovali najnižšiu zhodu s požiadavkami na moderný EDMS, pričom sa zistilo, že ostatné EDMS majú podobnú, ale rozvinutejšiu funkcionalitu na zabezpečenie prevádzky kancelárskej služby.