Vo forme elektronických vzorových dokumentov. Zdrojové dokumenty. Elektronická správa dokumentov ako súčasť implementácie integrovaného systému podnikovej automatizácie

Článok 6

1. Informácie v elektronickej podobe, podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom, sú uznávané ako elektronický dokument, rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom a môžu byť použité v akomkoľvek právnom vzťahu v súlade so zákonom Ruská federácia, okrem prípadu federálne zákony alebo regulačné právne akty prijaté v súlade s nimi stanovujú požiadavku, aby bol dokument vyhotovený výlučne na papieri.

2. Informácie v elektronickej podobe, podpísané jednoduchým elektronickým podpisom alebo nekvalifikovaným elektronickým podpisom, sa uznávajú ako elektronický dokument rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom, v prípadoch ustanovených federálnymi zákonmi, regulačnými právnymi aktmi prijatými v súlade s alebo dohoda medzi účastníkmi elektronická interakcia. Regulačné právne akty a dohody medzi účastníkmi elektronickej interakcie, ktoré stanovujú prípady na uznávanie elektronických dokumentov podpísaných nekvalifikovaným elektronickým podpisom za rovnocenné s papierovými dokumentmi podpísanými vlastnoručným podpisom, by mali ustanoviť postup overovania elektronického podpisu. Normatívne právne akty a dohody medzi účastníkmi elektronickej interakcie stanovujúce prípady uznania elektronických dokumentov podpísaných jednoduchým elektronickým podpisom za rovnocenné s papierovými dokumentmi podpísanými vlastnoručným podpisom musia spĺňať požiadavky článku 9 tohto spolkového zákona.

3. Ak v súlade s federálnymi zákonmi, regulačnými právnymi aktmi prijatými v súlade s nimi alebo obchodnou praxou musí byť dokument certifikovaný pečaťou, elektronický dokument podpísaný vylepšeným elektronickým podpisom a uznaný ako rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným s vlastnoručným podpisom sa považuje za rovnocenný s listinou na papieri, podpísanou vlastnoručným podpisom a potvrdenou pečaťou. Federálne zákony, regulačné právne akty prijaté v súlade s nimi alebo dohoda medzi účastníkmi elektronickej interakcie môžu ustanoviť dodatočné požiadavky na elektronický dokument, aby bol uznaný ako rovnocenný s dokumentom na papieri, potvrdeným pečaťou.

3.1. Ak federálne zákony a regulačné právne akty prijaté v súlade s nimi stanovujú, že dokument musí byť podpísaný viacerými osobami, elektronický dokument musia byť podpísané osobami (oprávnenými predstaviteľmi orgánu, organizácie), ktorí tento dokument pripravili, s uvedením druhu podpis, ktorý je ustanovený právnymi predpismi Ruskej federácie na podpísanie pripraveného elektronického dokumentu elektronickým podpisom.

4. Jedným elektronickým podpisom je možné podpísať viacero vzájomne prepojených elektronických dokumentov (balík elektronických dokumentov). Pri podpisovaní balíka elektronických dokumentov elektronickým podpisom sa každý z elektronických dokumentov zahrnutých v tomto balíku považuje za podpísaný elektronickým podpisom typu, ktorý podpísal balík elektronických dokumentov. Výnimkou sú prípady, keď balík elektronických dokumentov osobou, ktorá balík podpísal, obsahuje elektronické dokumenty vytvorené inými osobami (orgánmi, organizáciami) a nimi podpísané typom elektronického podpisu, ktorý je ustanovený právnymi predpismi Ruskej federácie pre podpisovanie takýchto dokumentov. V týchto prípadoch sa elektronický dokument, ktorý je súčasťou balíka, považuje za podpísaný osobou, ktorá takýto elektronický dokument pôvodne vytvorila, a to typom elektronického podpisu, ktorým bol tento dokument podpísaný pri vytváraní, bez ohľadu na typ elektronického podpisu podpísaného osobou. balík elektronických dokumentov.

Kedysi sa úradníci bránili prechodu z papierových denníkov na elektronické systémy správy dokumentov. Vo väčšine organizácií sa interná koordinácia dokumentov už vykonáva v systéme EDMS (elektronický systém správy dokumentov) a nevyvoláva obavy. Teraz máme nové príležitosti, ktoré dávajú ešte viac vyhliadok na prechod na plne elektronické dokumenty. Zároveň nás však začínajú premáhať nové obavy.

Niektorí môžu mať pri čítaní slovného spojenia „elektronický dokument“ nepríjemný pocit neistoty a pochybností. Okamžite vám napadne toľko otázok: Je to spoľahlivé? Ako skladovať? Prijmú to súdy?

Prečo však nikto nekladie rovnaké otázky pri práci s papierom, ale jednoducho preto, že je známy a zdá sa spoľahlivý. Hoci „papierová“ legislatíva je nedokonalá a dajú sa nájsť nedostatky. Áno, normatívna základňa o elektronickej správe dokumentov má tiež ďaleko od dokonalosti a stále sú tam biele miesta, no vyvíja sa a neustále sa zlepšuje, pričom „papierová“ legislatíva postupne zastaráva.

Ale čo naše otázky? Musíme na ne hľadať odpovede. Elektronický dokument-, uschovajte a dvorte.

Teraz je čas rozhodnúť o prechode na elektronické dokumenty a nie žiť svoj život s papierom. Je čas získať odpovede na svoje otázky a obavy, aby ste neskôr neboli v úlohe dobiehania.

Právny význam elektronického dokumentu

Aby sme pochopili, čo môžu dokumenty robiť bez papiera, je potrebné najprv zistiť, ako sa z právneho hľadiska považuje elektronický dokument.

Elektronické dokumenty však dobývajú aj túto konzervatívnu oblasť. Aj taká zdanlivo neotrasiteľná papierová vec ako história zamestnaní, zákonodarcovia plánujú čoskoro previesť do elektronickej podoby.

Existujú však dokumenty personálne záznamy, ktorú je už možné plne previesť do elektronickej podoby:

• protokol registrácie pracovných zmlúv a ich dodatkov;
• evidencia objednávok na zamestnanie;
• tlačivo T-60 (poznámka o poskytnutí dovolenky zamestnancovi);
• formulár T-61 (výpočet poznámky pri ukončení (zrušení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (prepustenie));
• časový výkaz atď.

Čo sa týka uchovávania týchto dokumentov, podľa legislatívy sa elektronické dokumenty uchovávajú rovnako dlho, čo je spôsobené ich papierovými náprotivkami. Avšak vzhľadom na to, že nejde len o dokument, ktorý možno rovnako ako papier jednoducho vybrať z police, je prekrytý dodatočná požiadavka na zálohu, poskytovanie reprodukcie elektronických dokumentov, ako aj prostriedkov na overenie pravosti elektronického podpisu. Doba uloženia týchto prostriedkov sa rovná dobe uloženia dokumentu.

Pri prechode na elektronické dokumenty treba pamätať na to, že musia byť pripravené na prenos protistranami, regulačnými orgánmi a v prípade potreby aj súdnymi orgánmi. Federálna daňová služba kladie najmä prísne požiadavky na formát a spôsob výmeny. S protistranami je výmena jednoduchšia.

V tabuľke nižšie sú uvedené všetky možné dokumenty, ktoré Federálna daňová služba akceptuje v čase písania tohto článku (podľa príkazu Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/465@ z 29. júna 2012). Dokumenty sa delia na tie, ktoré musia byť odoslané striktne v špecifickom formáte (xml) a tie, ktoré je možné odoslať ako naskenované obrázky.

Elektronické dokumenty generované podľa schválených formátov, ktoré je možné predložiť inšpekcii v xml súbore (formalizované dokumenty)

Elektronické dokumenty v akomkoľvek formáte (alebo dokumenty na papieri), ktoré je možné predložiť inšpekcii cez internet v grafickom formáte jpg, tif, pdf alebo pgn (surové dokumenty)

Po nadobudnutí účinnosti nariadenia Federálnej daňovej služby č. MMV-7-6/16@ zo dňa 18. januára 2017, ktorým sa schválil nový formát súboru xml súpisu dokumentov, bolo možné predkladať súbory xml aj papier dokumenty vo forme naskenovaných obrázkov (vo formátoch jpg, tif, pdf). Nová inventúra je platná od 1. júna 2017. Prostredníctvom TCS je tak možné posielať nielen elektronické dokumenty, ale aj dokumenty pôvodne vyhotovené na papieri.

Zároveň je potrebné pripomenúť, že v kontajneri prenesenom do daňový úrad môže obsahovať súbory s príponou xml aj naskenované súbory v príslušných formátoch.

Zoznam dokladov uvedený v tabuľke vyššie je (momentálne) taxatívny a ak sú od daňovníka požadované iné údaje, nie je možné na ich prenos použiť osobný účet daňovníka ani systém elektronickej správy dokumentov. V tomto prípade je potrebné použiť akúkoľvek inú metódu uvedenú v článku 93 daňového poriadku Ruskej federácie.

Namiesto výstupu

Ak chcete držať krok s dobou, musíte vždy ísť a niekedy bežať ruka v ruke s novými produktmi. A aby bol tento beh nenáročnou chôdzou, musíte použiť všetky dostupné nástroje. V tomto prípade je najdôležitejším nástrojom elektronický systém správy dokumentov (interný) a právne významné elektronické výmenné služby (externé). Predajcovia a prevádzkovatelia držia krok s legislatívou a technológiou, vedia vám poradiť a pomôcť správne vybudovať bezpapierovú prácu. Práve s ich podporou bude váš prechod na elektronické dokumenty bezbolestný.

O postupe pri zasielaní prostredníctvom informačných a telekomunikačných sietí oznámenia vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom a o použití federálneho ...

VLÁDA RUSKEJ FEDERÁCIE

ROZHODNUTIE

O postupe pri zasielaní, využívaní informačných a telekomunikačných sietí, oznámení vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom a o použití spolkovej krajiny informačný systém„Jednotný portál štátnych a komunálnych služieb (funkcií)“ na podávanie petícií, vysvetlení, výziev a sťažností

Dokument v znení:
(Oficiálny internetový portál právne informácie www.pravo.gov.ru, 7.12.2017, N 0001201712070005);
(Oficiálny internetový portál právnych informácií www.pravo.gov.ru, 23. novembra 2018, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________

V súlade s federálnym zákonom „o exekučnom konaní“ vláda Ruskej federácie

rozhoduje:

1. Schváliť priložené Pravidlá zasielania oznámení prostredníctvom informačných a telekomunikačných sietí vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom, podľa ktorého sa osoba zúčastňujúca sa exekučného konania považuje za notifikovanú.

2. Federálna exekútorská služba a Ministerstvo digitálneho rozvoja, komunikácií a masmédií Ruskej federácie poskytujú osobám zúčastňujúcim sa na exekučnom konaní prostredníctvom federálneho štátneho informačného systému „Jednotný portál štátnych a komunálnych služieb (funkcie)“ po ukončení registračného konania vo federálnom informačnom systéme „Jednotný systém identifikácie a autentifikácie v infraštruktúre zabezpečujúcej informačnú a technologickú interakciu informačných systémov slúžiacich na poskytovanie služieb štátu a samosprávy v elektronickej podobe“:
(Odsek v platnom znení, účinnosť nadobudol 1. decembra 2018 uznesením vlády Ruskej federácie z 20. novembra 2018 N 1391.

možnosť zasielania petícií, vysvetlení, výziev a sťažností formou elektronického dokumentu v súlade s;

prístup k informáciám (vrátane obsahu, dátumu a času uverejnenia) o oznámeniach, petíciách, vysvetleniach, výzvach, sťažnostiach, ako aj o odvolaniach podľa pravidiel schválených týmto uznesením;

schopnosť skopírovať (uložiť) špecifikované informácie na vymeniteľné médium v ​​strojovo čitateľnom formáte.

premiér
Ruská federácia
D.Medvedev

Pravidlá zasielania, používania informačných a telekomunikačných sietí, oznámení vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom, podľa ktorých sa osoba zúčastňujúca sa exekučného konania považuje za oznámenú

1. Oznámenie vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom, ako je ustanovené v odseku 4 časti 2 článku 29 spolkového zákona „o exekučnom konaní“ (ďalej len „oznámenie“). , možno zaslať osobe zúčastnenej na exekučnom konaní len pri splnení týchto podmienok:

a) osoba zúčastnená na exekučnom konaní bola zaregistrovaná v federálnom informačnom systéme „Jednotný portál štátnych a komunálnych služieb (funkcie)“ (ďalej len jednotný portál) s použitím federálneho informačného systému „Jednotný identifikačný a autentifikačný systém“ v Infraštruktúre poskytujúcej informácie - technologická interakcia informačných systémov slúžiacich na poskytovanie služieb štátu a samosprávy v elektronickej forme“ (ďalej len jednotný identifikačný a autentifikačný systém);

b) sa osoba zúčastnená na exekučnom konaní obrátila na prevádzkovateľa jednotného portálu s vyjadrením o možnosti zasielania právne významných oznámení v elektronickej forme od orgánov verejnej moci.

2. Federálna exekútorská služba zabezpečuje zverejnenie oznámenia, ktorého obsah je v súlade s požiadavkami článku 25 federálneho zákona „o exekučnom konaní“, na jednom portáli v osobnom účte osoby zúčastňujúcej sa na exekučnom konaní ( ďalej - Osobná oblasť).

3. Výpoveď sa považuje za doručenú okamihom, keď osoba zúčastnená na exekučnom konaní vstúpila do osobného účtu jednotný systém identifikácia a autentifikácia. Oznámenie o skutočnosti doručenia sa prenáša na Federálnu súdnu službu, aby súdny vykonávateľ rozhodol o exekučnom konaní.

4. Osoba zúčastnená na exekučnom konaní má právo požiadať prevádzkovateľa jednotného portálu so žiadosťou, aby jej prestal zasielať právne významné oznámenia v elektronickej forme od orgánov verejnej moci.

Dňom ukončenia vytvárania zo strany prevádzkovateľa jednotného portálu oznámení o skutočnostiach doručenia podľa bodu 3 týchto pravidiel je dátum umiestnenia uvedené vyhlásenie vo svojom osobnom účte alebo zaslaním doporučeným listom prevádzkovateľovi jedného portálu.

Osoba zúčastňujúca sa exekučného konania má právo opätovne podať žiadosť prevádzkovateľovi jednotného portálu so žiadosťou uvedenou v odseku 1 písm. b) týchto pravidiel.

5. Osoba zúčastňujúca sa exekučného konania môže použiť osobný účet na zasielanie petícií, vysvetlení, výziev a sťažností vo forme elektronického dokumentu ako odpoveď na oznámenie prijaté v súlade s článkom 50 federálneho zákona „o exekučnom konaní“. Smerovanie týchto dokumentov sa uskutočňuje prostredníctvom infraštruktúry, ktorá zabezpečuje informačnú a technologickú interakciu informačných systémov slúžiacich na poskytovanie služieb štátu a samosprávy a plnenie funkcií štátu a samosprávy v elektronickej forme (ďalej len infraštruktúra interakcie). Absencia tejto možnosti v čase odoslania zodpovedajúceho elektronického dokumentu z dôvodu technickej chyby v interakčnej infraštruktúre môže byť základom pre obnovenie a predĺženie lehôt predpísaným spôsobom v súlade a 20 spolkového zákona „O exekučnom konaní“. ".

6. Na určenie možnosti zasielania upozornení osobe zúčastňujúcej sa na exekučnom konaní si Federálny súdny exekútor od prevádzkovateľa jednotného portálu vyžiada informácie o možnosti zasielania právne významných upozornení v elektronickej forme určenej osobe od orgánov verejnej moci.

7. Ak je osobou zúčastnenou na exekučnom konaní orgán verejnej moci, orgán miestna vláda, iné subjekt alebo individuálny podnikateľ a špecifikovaná osoba má technické schopnosti na interakciu Federálna služba súdnych vykonávateľov prostredníctvom interakčnej infraštruktúry, potom môže byť takejto osobe zaslané oznámenie prostredníctvom interakčnej infraštruktúry.

8. Osobe zúčastnenej na exekučnom konaní možno oznámenie zaslať aj doporučene poštou zasielané vo forme elektronického dokumentu, v súlade s pravidlami poskytovania poštových služieb. V tomto prípade sa osoba zúčastnená na exekučnom konaní považuje za vyrozumenú od okamihu doručenia doporučenej zásielky jej.
(Odsek bol dodatočne zaradený od 15.12.2017 nariadením vlády Ruskej federácie z 5.12.2017 N 1473)

Revízia dokumentu, berúc do úvahy
pripravované zmeny a doplnky
JSC "Kodeks"

O postupe pri zasielaní, využívaní informačných a telekomunikačných sietí, oznámenia vo forme elektronického dokumentu podpísaného súdnym exekútorom vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom a o používaní federálneho informačného systému „Jednotný portál štátnych a komunálnych služieb“. (Funkcie)“ na podávanie petícií, vysvetlení, výziev a sťažností (v znení z 20. novembra 2018)

V praxi sa podpisovanie dokumentov elektronickým podpisom pevne udomácnilo v obehu. No v súvislosti s tým neustále vyvstáva otázka, či je elektronický podpis rovnocenný s vlastnoručným. Odpovedáme naň podľa pravidiel platná legislatíva o EDS.

Čo hovorí zákon

Hlavné podmienky uznávania elektronických dokumentov ako rovnocenných s papierovými dokumentmi sú uvedené v čl. 6 federálneho zákona zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ „o elektronickom podpise“ (ďalej len zákon č. 63-FZ).

Právne prístupy k používaniu elektronického podpisu v elektronických dokumentoch sú nasledovné.

Čo sa deje s tlačou

Niekedy v súlade s federálnymi zákonmi, regulačnými právnymi aktmi prijatými v súlade s nimi alebo obchodnou praxou musí byť dokument potvrdený pečaťou. Potom sa elektronický dokument podpísaný vylepšeným EDS a uznaný ako rovnocenný s dokumentom na papieri, podpísaný vlastnou rukou, považuje za rovnocenný s dokumentom na papieri, podpísaný vlastnoručným podpisom a overený pečaťou.

Okrem toho to môžu ustanoviť federálne zákony, regulačné právne akty prijaté v súlade s nimi alebo dohoda medzi účastníkmi elektronickej interakcie dodatočné požiadavky na elektronický dokument, aby bol uznaný ako rovnocenný s papierovým dokumentom overeným pečaťou. Systém elektronického podpisu dokumentov fungujúci v podniku by mal túto zásadu zohľadňovať.

Ak viacerí podpisujúci

Niekedy federálne zákony a regulačné právne akty prijaté v súlade s nimi stanovujú, že dokument musí byť podpísaný niekoľkými osobami.

To znamená, že elektronický dokument musia byť podpísané osobami (oprávnenými činiteľmi orgánu/organizácie), ktoré tento dokument pripravili, typom podpisu, ktorý je ustanovený legislatívou Ruskej federácie pre podpísanie pripraveného elektronického dokumentu elektronickým podpisom. podpis.

Je to jedna z podmienok uznávania elektronických dokumentov.

Ak balík dokumentov

Jedným elektronickým podpisom možno podľa zákona podpísať viacero vzájomne prepojených elektronických dokumentov (balík elektronických dokumentov).

Potom sa každý z elektronických dokumentov zahrnutých v tomto balíku považuje za podpísaný elektronickým podpisom typu, ktorým je podpísaný samotný balík.

Výnimkou sú prípady, keď balík elektronických dokumentov od osoby, ktorá ho podpísala, obsahuje elektronické dokumenty:

• vytvorené inými osobami (orgánmi, organizáciami);
• nimi podpísané typom elektronického podpisu ustanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie na podpisovanie takýchto dokumentov.

V týchto prípadoch sa elektronický dokument priložený v balíku považuje za podpísaný osobou spočiatku kto takýto elektronický dokument vytvoril, podľa typu EDS, ktorým bol tento dokument pri vytváraní podpísaný. Nezáleží na tom, akým typom elektronického podpisu je balík elektronických dokumentov podpísaný.