Moderné smutné. Čo potrebujete vedieť o výmene elektronických dokumentov. Procesy spracovania dokumentov

Dnes je väčšina dokumentov pôvodne vytvorená v v elektronickom formáte. Tie, ktoré vstupujú do organizácie na papieri, sú často digitalizované. Preto, keď hovoríme o správe dokumentov, mali by sme mať na pamäti nielen papierové dokumenty, ale aj formalizáciu pohybu elektronické verzie, teda EDO.

Existovať odlišné typy, spôsoby organizácie elektronická správa dokumentov– vytvorenie zdieľaného úložiska súborov na serveri pomocou internej pošty alebo iných komunikačných systémov. Ale funguje to do určitej úrovne úloh, ktoré treba riešiť a rozsahu aktivít firmy. Ak ideme ďalej, musíme zaviesť schému, ktorá zefektívni prácu s papierovými a elektronickými dokumentmi. To vám umožňuje vytvárať EDI rôznych typov.

Cieľom elektronickej správy dokumentov je efektívnosť!

Časy, keď zavedenie EDMS mohlo byť poctou móde, sú preč. Teraz organizácie, ktoré prechádzajú na EDI, myslia predovšetkým na efektivitu. Jeho zvýšenie je možné dvoma spôsobmi – prostredníctvom zvýšenia výsledku, zníženia nákladov. Moderné EDMS používajú sa obe tieto metódy.

Ak chcete znížiť náklady, prispejte k:

• Znížené náklady na papier (tlač, kopírovanie, odosielanie atď.).
• Zníženie neproduktívnych nákladov na pracovný čas zamestnancov. Podľa Western poradenské spoločnosti, podiel času na vykonávanie rutinných, neproduktívnych operácií na dokumentoch môže byť až 20-30% z celkového pracovného času (a v praxi - až 60-70%). Zníženie týchto nákladov je jedným z najdôležitejších cieľov implementácie EDMS.

Účinnosť implementácie EDMS je ovplyvnená:

• Zrýchlenie informačných tokov (efektívnejšie Informačná podpora riadenie – vyššia rýchlosť rozhodovania).
• Zmena firemnej kultúry (zlepšenie informačno-technologickej pripravenosti zamestnancov, príspevok k lepšiemu vnímaniu inovácií).

Hlavné ciele

Implementáciou EDI organizácie najčastejšie plánujú vyriešiť tieto úlohy:

• zlepšenie efektívnosti riadenia automatizáciou kontroly výkonu, väčšia transparentnosť v činnosti oddelení, jednotlivých zamestnancov;
• automatizácia obchodných procesov s ich súčasnou optimalizáciou;
• Poskytovanie podpory pre zhromažďovanie, riadenie a organizáciu prístupu k podnikovým informáciám, znalostiam;
• zaznamenávanie činnosti podniku ako celku, jeho jednotlivých divízií, pracovných skupín, zamestnancov využívajúcich tieto informácie na podporu rozhodovania a pod.;
• zníženie obratu papierových dokumentov (s cieľom znížiť náklady);
• zjednodušenie, zníženie nákladov na uchovávanie dokumentov používaných pri bežných činnostiach prostredníctvom vytvorenia prevádzkového elektronického archívu.

Faktory ovplyvňujúce výber EDMS

Každá organizácia, ktorá si vyberie EDMS, sa riadi určitými kritériami. Výber ovplyvňujú faktory, ktoré charakterizujú samotnú organizáciu a jej pracovný postup. Týkajú sa funkcií Organizačná štruktúra, podnikové procesy, existujúce požiadavky na tok dokumentov, typy obsahu, potrebná funkcionalita systému, spôsoby implementácie, podpory, jeho vývoja, integrácie a pod. Viac
Všeobecná klasifikácia

Akákoľvek klasifikácia je podmienená. Typy elektronických systémov správy dokumentov sa líšia funkčnosťou a úlohami, ktoré je potrebné vyriešiť, rozsahom podnikov, architektúrou atď.

Podľa funkčnosti a úloh, ktoré sa majú vyriešiť, sa rozlišujú:

• Obchodné systémy. Navrhnuté pre organizácie s prísne formalizovanými pravidlami pracovného toku a vertikálnym riadením.
• Elektronické archívy. Nie sú určené na podporu pohybu dokumentov, hlavným cieľom je zorganizovať ukladanie a získavanie potrebných údajov.
• Systémy pracovného toku. V ich centre sú obchodné procesy, ktoré automatizujú, a dokumenty a pracovný tok sú prostriedky, pomocou ktorých sa pracovné toky vykonávajú.
• ECM systémy. Ide o podnikový redakčný komplex, ktorý implementuje niekoľko funkcií naraz - správa: dokumenty; obrazy dokumentov (Document Imaging); záznamy; pracovné postupy (Workflow); webový obsah (WCM); multimediálny obsah (DAM); znalosti (Knowledge Management); kolektívna interakcia (Collaboration).

Väčšina EDMS na trhu obsahuje prvky niekoľkých typov EDMS naraz.

Ako si vybrať „správny“ EDMS?

Takže výber systému správy dokumentov je zložitý proces, ktorý závisí od mnohých vecí. Ak toto obchodná spoločnosť, rozhodujúca váha má možný ekonomický efekt z realizácie. Ak ide o verejnú inštitúciu, dôraz sa kladie na podporu všetkých úloh riešených organizáciou a vlastnosti týchto úloh súvisiace so špecifikami činnosti. Špecialisti našej spoločnosti sú vždy pripravení vziať do úvahy všetky faktory, aby vám pomohli s výberom „ARCHÍVNY BUSINESS“ je špecializovaný systém na automatizáciu údržby rezortných papierových a elektronických archívov.

Zamestnanci EOS vám pomôžu s výberom EDMS pre vaše úlohy

Základné pojmy správy elektronických dokumentov

Základné princípy správy elektronických dokumentov

• Jednorazová registrácia dokumentu, ktorá umožňuje jednoznačne identifikovať dokument v akejkoľvek inštalácii tohto systému.
• Možnosť paralelného vykonávania operácií, čo umožňuje skrátiť čas pohybu dokumentov a zvýšiť efektivitu ich vykonávania
• Kontinuita pohybu dokumentu, ktorá umožňuje identifikovať osobu zodpovednú za vykonanie dokumentu (úlohy) v každom okamihu životnosti dokumentu (procesu).
• Jednotná (alebo koordinovane distribuovaná) databáza dokumentárnych informácií, ktorá umožňuje vylúčiť možnosť duplikovania dokumentov.
• Efektívne organizovaný systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimálnymi informáciami o ňom.
• Pokročilý reportovací systém pre rôzne stavy a atribúty dokumentov, ktorý vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentov cez workflow procesy a akceptovať manažérske rozhodnutia na základe údajov zo správ.

Ruské systémy správy elektronických dokumentov

Vlastný EDMS

SED hradila z rozpočtu

• EDMS pre organizácie zúčastňujúce sa rozpočtového procesu zabezpečuje federálna pokladnica

Platený EDMS

pozri tiež

• ECM (business) - Systémy riadenia podnikových informačných zdrojov

Odkazy

• Len o elektronickej správe dokumentov, obchodných procesoch a interakcii. Blogy. Diskusie.
• Výber systémov automatizácie riadenia podniku podľa kritérií

Nadácia Wikimedia. 2010.

Pozrite sa, čo je „SED“ v iných slovníkoch:

SED- Elektronický systém správy dokumentov SEDO tech. SED konsolidované ekonomické oddelenie fin. Systém EDMS „Elektronická demokracia“ http://e democratia.ru/ …

SED UD- systém elektronickej správy dokumentov a riadenia interakcií tech. Zdroj: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Príklad použitia EDMS UD Directum ... Slovník skratiek a skratiek

Elektronický systém správy dokumentov je automatizovaný viacužívateľský systém, ktorý sprevádza proces riadenia práce organizácie s cieľom zabezpečiť výkon jej funkcií. Slovník obchodných pojmov. Akademik.ru. 2001... Slovník obchodných podmienok

EDMS GO UR- Elektronický systém správy dokumentov vládne agentúry Udmurtská republikaštát., Udmurtia Zdroj: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Slovník skratiek a skratiek

EDMS PD- systém elektronického obehu dokladov prvotnej účtovnej dokumentácie fin. Zdroj: http://mskit.ru/news/n57353/ … Slovník skratiek a skratiek

Systém automatizácie pracovného toku typu SEDO Chancellor, SEDO Developer IBA, Minsk Website www.kancler.by www.iba.by Tento výraz má iné významy, pozri Chancellor. Kancelár ... Wikipedia

SEDO- Technológia elektronického systému správy dokumentov EDMS SEDO ... Slovník skratiek a skratiek

- - elektronický systém správy dokumentov vyvinutý špecialistami ukrajinskej spoločnosti "Bankomsvyaz", ktorý je určený na vybudovanie kompletného systému riadenia obchodných procesov na spracovanie dokumentov a sledovanie ich implementácie. AO ... ... Wikipedia

Typ EDMS, Vývojár podnikových informačných systémov OAO Priemyselné informačné systémy Napísané na ... Wikipedia

LanDocs je softvérová platforma pre budovanie podnikových redakčných systémov a elektronickej správy dokumentov (ECM / EDMS). Vlastný vývoj firmy LANIT. LanDocs Type ECM, Document Management System, EDMS Developer ... ... Wikipedia

knihy

• Moderné technológie kancelárskej práce a toku dokumentov č. 9 (45) 2014, nedostupné. " Moderné technológie kancelárska práca a tok dokumentov“ – časopis pre vedúcich kancelárskych oddelení. Naučíte sa, ako efektívne implementovať a optimalizovať elektronické ...

Automatizácia je skvelá. Čas hrubých šanónov s hromadami obchodných papierov je preč a elektronické dokumenty sa vytvárajú, vykonávajú a archivujú niekoľkými kliknutiami alebo dokonca samostatne. Nie, nechceš? Je teda čas vážne sa zapojiť do organizácie správy elektronických dokumentov. Vyberte si dobrý softvér, a všetko bude dobré. Určite lepšie ako teraz.

Čo je SED?

EDMS alebo elektronický systém správy dokumentov je počítačový softvérový systém, ktorý je potrebný na organizáciu práce s elektronickými neštruktúrovanými dokumentmi. Druhou (ale nemenej dôležitou) úlohou EDMS je organizovať interakciu medzi zamestnancami prostredníctvom prenosu dokumentov, vydávania jednotlivých úloh a iných podobných akcií. Stručne povedané, tento systém vám umožňuje vytvárať, upravovať, vyhľadávať, prideľovať a prenášať akékoľvek zmysluplné akty v elektronickej forme.

S pojmom EDMS úzko súvisí aj ďalší pojem – „ECM-systém“. Systém ECM je súbor technológií, nástrojov a metód, ktoré sa používajú na zhromažďovanie, zhromažďovanie a uchovávanie informácií, ich spravovanie a poskytovanie všetkým príjemcom v rámci organizácie. Tieto dve definície by sa nemali zamieňať. ECM je globálnejší systém. Aby sa EDMS rozvinul na úroveň ECM, musí rozšíriť svoju funkcionalitu (t. j. obsahovať skenovacie nástroje, podporovať pravidlá skladovania papierov, garantovať ich bezpečnosť atď.).

Jedným slovom, elektronická správa dokumentov je obehovým systémom spoločnosti.

Čo dáva EDMS vodcovi?

EDS výrazne zjednodušuje činnosť spoločnosti.

1. Poskytuje transparentnosť väčšiny obchodných procesov. Manažér jasne vidí každú fázu procesu pracovného toku a môže ju efektívnejšie kontrolovať.
2. Výrazne sa zlepšuje výkonová disciplína. Spravidla viac ako 20 % pridelených a rozdelených úloh nevykonávajú zamestnanci, ktorí sú za ne zodpovední. SED tiež umožňuje znížiť toto percento na nulu (v ideálnom prípade, samozrejme).
3. Čas strávený všetkými rutinnými operáciami s dokumentmi je skrátený. Hľadanie, koordinácia, vytváranie určitých úkonov – to všetko sa dá zvládnuť v priebehu niekoľkých sekúnd. V dôsledku toho sa urýchlia všetky ostatné procesy. Ako si pamätáme, čas sú peniaze.
4. Dôvernosť informácií je zabezpečená. Každý zamestnanec má svoje limity prístupu, s každým dokumentom pracujú len tí ľudia, ktorí by to mali robiť v súlade so svojimi povinnosťami a kvalifikáciou. Okrem toho sa zaznamenávajú všetky akcie (nielen podpisovanie či zmeny, ale aj čítanie).
5. Požiadavky sú splnené medzinárodné normy ISO 9000. Jednou zo základných požiadaviek týchto noriem je transparentnosť toku dokumentov a dopad informácií.
6. Implementácia inovácií je jednoduchá a bezbolestná. Na nové pravidlá práce sa takmer okamžite dostanú všetci zamestnanci a výrazne sa skráti čas školenia nováčikov. Keď každý môže rýchlo nájsť potrebné poučenie, neexistujú takmer žiadne „zastavovacie“ momenty.
7. Rozvíjanie firemná kultúra. Interakcia zamestnancov je optimalizovaná, horizontálne prepojenia sú stanovené, zodpovednosti sú jasne definované - v takýchto podmienkach je tím spájaný do efektívneho, bezchybného mechanizmu. A to nie je taká maličkosť.

Hlavnou úlohou všetkých automatizačných systémov je nahradiť človeka systémom. SED nie je výnimkou. Zvyčajne je vo firme niekoľko „zlatých“ zamestnancov, na ktorých všetko spočíva. Všetko vedia, všetko vedia robiť a len čo prestanú, miniatúrne nastáva kolaps. V tomto je málo dobrého. Na druhej strane automatizácia rozdeľuje bremeno zodpovednosti rovnomerne medzi všetkých a umožňuje vám kontrolovať, čo sa deje online. V dôsledku toho sa zvyšuje rýchlosť a kvalita služieb zákazníkom. Ako globálny dôsledok sa zvyšuje konkurenčné výhody spoločnosti.

V ktorých prípadoch EDMS nepomôže?

Chápeme, že neexistujú žiadne magické pilulky. SED nie je všeliekom, je to len pohodlný nástroj s vlastným účelom. Maticu neutiahnete kladivom a EDS vám nepomôže s niektorými dôležitými úlohami.

Ide o to, že toto elektronický systém„nabrúsené“ na prácu s neštruktúrovanými informáciami. Zapojte sa preto s pomocou SED vedenie personálnej evidencie alebo daňová/účtovná je nezmyselná. Napríklad pri práci s personálom sa nezaobídete bez štruktúrovaného výberu personálu (podľa špecialít, dátumov prijímania do zamestnania a prepúšťania, vzdelania, kvalifikácie). Takéto vzorky by mali byť uložené v databáze, ale nie vo forme chaotického „oblaku“. To isté platí pre finančné úkony: nákladné listy, faktúry a iné doklady musia byť jasne štruktúrované. A to si vyžaduje špecializované účtovné systémy (teda užšie a špecifickejšie nástroje). Pri analýze a modelovaní obchodných procesov by ste sa nemali o to viac spoliehať na EDMS.

Typy EDMS

Existuje niekoľko klasifikácií – podľa všeobecnej a špeciálnej funkcionality, technológie správy obsahu, komponentov... Ale celá táto teória má význam len pre vývojárov. Chcete praktické riešenia, nie technické zoznamy? V tomto prípade si dajme pozor na to najpálčivejšie – množstvo implementovaných funkcií. Podľa tohto parametra sa medzi EDMS rozlišujú tieto typy:

• obchodné systémy;
• elektronické archívy;
• systémy pracovného toku;
• komplexné alebo ECM systémy.

Každá ďalšia úroveň je väčšia a strmšia ako predchádzajúca.

Ako si vybrať?

Hlavná nevýhoda vývojárov automatické systémy tok dokumentu - zotrvačnosť. Z popisov sa často dá pochopiť málo, propagačných materiálov je málo, je to ťažké pochopiť... Budete musieť byť trpezliví a skontrolovať niekoľko EDMS pomocou šesťkrokového algoritmu.

Čo tak konkrétnejšie?

Nedá sa povedať, ktorý EDMS na trhu je lepší a prečo. Toto je stále softvér a vývojári ho pravidelne menia a dopĺňajú. Systém, ktorý bol dnes neefektívny, bude zajtra vyzerať veľmi dobre v porovnaní s konkurentmi, ktorí to pokazili (a naopak). Neexistujú žiadne univerzálne riešenia a stále musíte testovať systémy pre každý zo šiestich uvedených parametrov.

Medzi najväčšie a najznámejšie SED patria:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• docsVision;
• DIPLOMOVÁ PRÁCA;
• MOTÍV;
• 1C-Správa dokumentov;
• directum;
• CASE;
• dokumenty WSS;
• E1 Eufrat;
• BOSS-Referent;
• DocLogix.

V čase písania tohto článku posledných 5 z nich vyzerá úprimne nedokončených - slabá funkčnosť, príliš zložité a zmätené riadenie. Spomedzi ostatných nebude možné vyčleniť lídra. Každý systém elektronickej správy dokumentov má svoje pre a proti.

Áno, urobte komparatívna analýza bude to trvať dlho a je to bezútešná záležitosť. Ale aj tak si doprajte čas. Pamätajte, že nepotrebujete univerzálne riešenie a viac funkcií neznamená lepšie. Hľadajte systém, ktorý je ideálny na riešenie problémov spojených s činnosťou vašej spoločnosti. Ak je to potrebné, neobmedzujte sa na štúdium stránok pre vývojárov. Zavolajte na uvedené čísla, pošlite správu podpornej službe a požiadajte o kontaktovanie cez Skype alebo iným pohodlným spôsobom. Tento CRM systém je možné vyzdvihnúť do pol hodiny, toto nebude fungovať s EDMS.

Nie je žiadnym tajomstvom, že úspešné vedenie každého podnikania závisí predovšetkým od toho, ako funguje mechanizmus zefektívnenia dokumentácie. Práca s papierovaním, hoci neprináša potešenie, je totiž dôležitým článkom v riadení firmy.

Okrem toho by sa dokumentácia mala riešiť včas, inak sa začne hromadiť a strácať. Aby sa predišlo prípadným stratám, bol zavedený systém elektronickej správy dokumentov.

V tomto článku vysvetlíme: Čo je EDMS? Aké sú jeho typy, výhody a nevýhody?

S rozvojom internetu je doba hrubých šanónov a zaprášených archívov minulosťou. Teraz je proces práce s dokumentmi plne automatizovaný. Potrebné papiere nájdete na jedno kliknutie a archivácia prebieha úplne bez ľudského zásahu. EDMS otvára takéto príležitosti pre podniky.

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je špeciálny softvér, prostredníctvom ktorého sa dokumenty spracúvajú elektronicky. Inými slovami, vďaka EDMS je možné prenášať dokumenty medzi zamestnancami, vydávať jednotlivé úlohy, archivovať atď.

Mnohé organizácie sú určite schopné vytvárať elektronické dokumenty, ukladať ich a prenášať. Samotný elektronický formát však nebude mať žiadny právny účinok. Aby elektronický papier nabral na váhe, je dôležité, aby bol podpísaný oboma stranami. V tomto prípade musia byť dokumenty zapečatené špeciálnym elektronickým podpisom.

Preto možno SED rozdeliť do dvoch typov:

1. Tok dokumentov v rámci spoločnosti medzi zamestnancami;
2. Tok dokumentov medzi rôznych podnikov a organizácie prostredníctvom špeciálnych komunikačných kanálov.

Používanie EDMS v rámci organizácie vyžaduje špeciálny softvér. Zvyčajne sa takýto program nazýva platforma EDI. Okrem toho pre neprerušovaná prevádzka takýto softvér je potrebný voliteľná výbava. Napríklad servery, sieťové kanály atď.

Operátor elektronickej správy dokumentov bude potrebný, ak potrebujete pracovať s papiermi medzi dvoma rôznymi spoločnosťami. Takýto operátor bude dobrým pomocníkom. Vie predsa doručovať správy, kontroluje formát, v akom sa dokumenty posielajú, vyžaduje a kontroluje pripojenie elektronického podpisu, sám ukladá a archivuje papiere atď.

EDMS je teda „obehovým systémom“ celého biznisu. Šetrí veľa času a, samozrejme, má pozitívny vplyv na prácu organizácie ako celku. Existuje však vždy nejaký prínos pre tento typ spracovania informácií? A je EDMS schopný poškodiť podnikanie? Ak chcete odpovedať na tieto otázky, musíte zvážiť pozitívne a negatívne aspekty správy elektronických dokumentov.

Výhody a nevýhody EDI

Ako každý iný proces, aj EDI má svoje klady aj zápory. Hlavné parametre sú uvedené v tabuľke nižšie.

Výhody

Nedostatky

Objednávanie . Systém automaticky priraďuje čísla k dokladom, čím eliminuje najrôznejšie chyby Sledovanie . Kedykoľvek môžete zistiť, kto s dokumentom pracuje Zachovanie. Zamestnanec nebude môcť elektronický dokument stratiť ani poškodiť Obnova . Vymazaný dokument je možné kedykoľvek obnoviť Zachovanie dočasných zdrojov. Elektronická podoba dokumentu sa dostane ku každému zamestnancovi v priebehu niekoľkých sekúnd bez ohľadu na to, kde sa nachádza. Pohodlné do práce. V prípade potreby môže zamestnanec zmeniť pôvodnú verziu dokumentu. EDO umožňuje obnoviť každý z nich. Okrem toho môžete sledovať mená tých špecialistov, ktorí pracovali na papieri. Dostupnosť . EDI systém funguje 24/7. Navyše, po pripojení k nej cez internet môže zamestnanec pracovať s dokumentáciou kedykoľvek, aj keď je v nemocnici alebo na dovolenke. Plánovanie. Systém umožňuje špecialistovi plánovať postup práce s papiermi. Môžete si nastaviť dátum, čas vykonania, ako aj objednávku. A v správnom čase samotný program upozorní zamestnanca na potrebu dokončiť svoju prácu. Pohodlné vyhľadávanie. Program je navrhnutý tak, že umožňuje nájsť požadovaný dokument nielen podľa názvu, ale aj podľa kľúčového slova. Úspora papiera. Nie je potrebné tlačiť dokumentáciu, viazať ju do šanónov a robiť inventúru. Všetky informácie sú uložené elektronicky a kedykoľvek požadovaný dokument možno vytlačiť na papier.

Výdavky peňazí. Vytvorenie EDI si vyžiada určité finančné náklady. Peniaze sú potrebné na softvér a hardvér. Výška nákladov bude závisieť od počtu pripojených zamestnancov. V priemere bude táto suma asi 100 000 rubľov (*). Okamžite použite SED - nebude to fungovať. Po zakúpení si inštalácia, implementácia a ladenie programu vyžaduje veľa času, ako aj špeciálne zručnosti. Školenie. Na správne používanie EDMS musia všetci zapojení zamestnanci absolvovať špeciálne školenie. Bezpečnosť. Kvôli bezpečnosti informácií musia vedúci predstavitelia spoločností venovať osobitnú pozornosť bezpečnosti. Totiž uvoľnenie elektronický podpis, určiť, ktorí zo zamestnancov, a aký prístup k papierom budú mať, a tiež bude potrebné chrániť program pred prienikom zvonku. Vyžaduje sa správca. Personál organizácie musí mať osobu, ktorá bude schopná riešiť aktuálne úlohy práce v EDMS. Konkrétne na odladenie servera, pomoc používateľom, sledovanie fungovania systému. Vyžaduje sa trvalá záloha. Aby sa uchovali informácie, používatelia musia natrvalo ukladať dokumenty. V niektorých prípadoch sa vyžaduje existencia elektronického a papierového dokumentu. Ak napríklad partner nemá nainštalovaný EDMS, tak pri práci s ním musí byť dokumentácia v elektronickej aj papierovej forme.

Skutočné náklady na správu elektronických dokumentov pre malé podniky

(*) Ak je spoločnosť malá a majiteľ podniku (alebo samotný podnikateľ) bude podpisovať dokumenty osobne, náklady budú minimálne. Pozostávajú z nákupu elektronického digitálneho podpisu - 1 500 rubľov a prístupu k službe elektronickej správy dokumentov - od 100 rubľov.

Pre malé objemy naša redakcia odporúča službu Kontur.Diadoc. Ak zvolíte tarif Univerzálny“, potom budú náklady iba 9 rubľov za odoslaný dokument. V porovnaní s odosielaním originálnych dokumentov poštou, tu posielame jeden registrovaný list v rámci regiónu bude najmenej 50 rubľov. Rozdiel je zrejmý:

Systém poskytuje všetkým novým používateľom 50 uvítacích bonusových prenosov elektronických dokumentov.

Ako vidno z tabuľky, napriek pozitívnym stránkam má SED aj negatívne stránky. V podstate ide o náklady na materiál, ktoré, ako sa ukázalo, nemusia byť malé.

Spoločnosť vynaloží značné náklady nielen na inštaláciu softvéru a nákup potrebného vybavenia, ale musí najať zamestnanca, bez ktorého špeciálnych zručností systém elektronickej správy dokumentov jednoducho nebude fungovať. Takýto zamestnanec potrebuje zaplatiť aj mzdu. A to je ďalšia nákladová položka.

Nezabúdajte však, že vynaložené úsilie sa v budúcnosti vyplatí a firmy pracujúce s EDMS z toho budú len profitovať. Koniec koncov, ušetria nielen čas spracovania informácií, ale tiež výrazne znížia náklady na zaplatenie služieb, napríklad archivára. Elektronický archív navyše nevyžaduje ďalšie priestory, nákup ďalších písacích potrieb a ďalšie body.

Čo je to elektronický systém správy dokumentov?

Spravidla ide o elektronický systém správy dokumentov (EDM), v ktorom môžete generovať, odosielať, prijímať a podpisovať elektronické dokumenty. Sú rovnocenné s papierom s vlastnoručným podpisom. Na správu elektronických dokumentov potrebujete certifikát elektronického podpisu.

Rozhranie sa zvyčajne skladá z 2-3 záložiek, vrátane dodávateľov (vašich partnerov a klientov participujúcich na EDI) a hlavnej záložky – Dokumenty. Na tejto karte budú časti Došlé a Odchádzajúce obsahovať vami odoslané a prijaté dokumenty.

Typy EDI

Organizácie pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov nepochybne kladú veľký dôraz na efektivitu. Je ťažké povedať, ktorý typ EDI pre konkrétnu organizáciu bude najefektívnejší. Všetko závisí od smerovania podniku a jeho obchodných procesov.

Existuje však všeobecná kvalifikácia EDI z hľadiska funkčnosti, technológie riadenia, základných komponentov atď. V tomto ohľade možno rozlíšiť hlavné typy SED:

• Kancelársky systém. Tento typ je určený na vykonávanie kancelárskych prác podniku. Okrem toho sa práca vykonáva podľa všetkých prijatých pravidiel s vertikálnou kontrolou, t.j. od nadriadeného k podriadenému;
• Elektronické archívy. hlavným cieľom takýmto systémom je organizácia práce na ukladaní dokumentácie. Program okrem iného umožňuje užívateľovi jednoducho nájsť potrebný papier. Prenos dokumentácie v takomto systéme by však nebol možný;
• Systémy pracovného toku. Tento typ systému je medzi používateľmi rozšírený vďaka tomu, že jeho hlavnou úlohou je organizácia a automatizácia obchodných procesov. S takýmto softvérom sa ľahko obchoduje a pracovný postup je len ospravedlnením existencie pracovných chvíľ;
• ECM systémy. Softvér umožňuje používateľovi zaviesť novinky do systému riadenia organizácie. Používaním komplexné systémy prípadne spravovať: dokumenty, podpisy, pracovné postupy, znalosti zamestnancov a pod. Tento typ EDI bude oveľa drahšie, pretože používateľovi ponúka pokročilé funkcie.

Stojí za zmienku, že každý typ EDMS sa stáva najambicióznejším z predchádzajúceho a dáva viac možností používateľov. Aby ste však mohli naplno využiť výhody elektronickej správy dokumentov, musíte sa správne rozhodnúť.

Ako si vybrať správny SED

Ako už bolo uvedené, výber EDMS je zložitý proces, ktorý si vyžaduje osobitnú pozornosť. Vedenie spoločnosti musí okrem iného brať do úvahy veľké množstvo rozhodujúcich faktorov, ako je smerovanie podniku, personál atď.

Napríklad pre obchodná organizácia bude správne inštalovať EDMS medzi zamestnancami aj medzi partnermi. Len tak bude podnik schopný získať potrebné ekonomické úžitky.

Pre verejnoprávna inštitúcia je lepšie zamerať sa na špecifiká jeho práce a venovať väčšiu pozornosť tvorbe elektronických archívov. A tiež je potrebné zaškoliť zamestnancov na prácu s nimi.

Pri výbere jedného alebo druhého EDMS je dôležité zvážiť, či systém spĺňa uvedené požiadavky. Tie obsahujú:

• Úplnosť funkčnosti;
• Jednoduchosť použitia;
• Akou rýchlosťou bude tento systém zavedený do pracovného toku;
• Prítomnosť nastavení a musia byť flexibilné;
• Má systém schopnosť rozšíriť funkčnosť?
• Je možné prispôsobiť EDMS existujúcemu softvéru podniku?
• Jednoduchosť prispôsobenia;
• Dostupnosť technickej podpory. Je dôležité, aby takáto pomoc bola na vysokej úrovni;
• Povesť výrobcu atď.

Berúc do úvahy túto skutočnosť, používateľ by mal dodržiavať nasledujúce akcie:

1. Preskúmajte funkčnosť. Osobitná pozornosť by sa mala venovať kapitole „Príležitosti“. Je dôležité, aby výrobca konkrétne špecifikoval zoznam úloh vykonávaných programom. Ak neexistujú žiadne špecifiká, potom stojí za to opustiť takýto systém EDMS;
2. Dostupnosť tematických prezentácií. Je dôležité, aby program obsahoval ukážkový materiál, čím sa používateľovi vysvetlí, ako túto funkcionalitu používať;
3. Preštudujte si snímky obrazovky. Manažér sa tak bude môcť uistiť, či je funkčnosť skutočne jednoduchá a či má stanovené požiadavky;
4. Nezabudnite si prečítať recenzie od skutočných používateľov. Väčšina najlepšia možnosť- pozerá videá na YouTube;
5. Mnoho výrobcov ponúka manažérom bezplatné skúšobné verzie. Používateľ tak bude môcť pochopiť, či je vybraný produkt vhodný alebo nie;
6. Pokiaľ ide o cenu tovaru, je zrejmé, že táto položka nemôže len nadchnúť kupujúceho. Je ťažké určiť, aké by mali byť skutočné náklady na EDMS, ale stojí za to preskúmať, aký je súčet toho či onoho čísla. Preto podrobné preštudovanie cenníka pomôže kupujúcemu vyhnúť sa neočakávaným nákladom a výdavkom.

Stojí za to pamätať, čo robiť správna voľba pomôže len odborník. Výber a inštalácia EDMS by sa preto mala vykonávať iba pod prísnou pozornosťou osoby, ktorá má špeciálne zručnosti.

Vzhľadom na vysoké náklady nie všetky organizácie v našej krajine pracujú s EDMS. Momentálne len veľké firmy robiť papiere elektronicky. Veci sa však menia a je pravdepodobné, že v blízkej budúcnosti oceníme potrebu pracovať s pomocou EDMS a mnohé firmy si budú môcť dovoliť e-business. Takže sa stanú najúčinnejšími a najúspešnejšími!

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je systém ( počítačový program. softvér a pod.), ktorý umožňuje organizáciu a automatizáciu práce s elektronickými dokumentmi (t. j. elektronickú správu dokumentov) v celom ich rozsahu životný cyklus. Hlavná funkcionalita EDMS by mala zahŕňať schopnosť vytvárať, upravovať, ukladať a smerovať dokumenty, ako aj množstvo funkcií služieb, ako je vyhľadávanie, klasifikácia atď.

SED, je navyše určený na organizáciu a automatizáciu procesov interakcie medzi zamestnancami (prenos dokumentov, vydávanie úloh, zasielanie upozornení atď.). Zamestnanci môžu rýchlo získať všetky potrebné informácie o zákazníkoch spoločnosti. Dokumenty môžu byť zároveň štruktúrované objekty informačného systému, ktoré majú určitý súbor štandardných detailov, ako aj neštruktúrované (súbory Word, Excel, .pdf, .jpg atď.). SED môže zahŕňať elektronický archív dokumentov, ktorý umožňuje kolektívne spracovanie informácií, a systém na automatizáciu obchodných procesov (workflow). Taktiež EDMS je jednou z možností využitia systému BPM.

Tradične sa pojem automatizácia pracovného toku spája s prácou s korešpondenciou, administratívnymi a organizačnými dokumentmi atď. Avšak SED vám tiež umožňujú priradiť každý dokument k akciám, ktoré by sa s ním mali vykonať. Vďaka tomuto systému je možné sledovať výkon zamestnancov určité diela. SED teda poskytuje nielen efektívne riadenie toky dokumentov a informačná bezpečnosť vo firme, ale aj zvýšiť kontrolu nad vykonávaním prác na dokumentoch a produktivitu zamestnancov.

Systémy elektronickej správy dokumentov (EDMS) sa v súčasnosti využívajú v IT infraštruktúre takmer každej spoločnosti – súkromnej aj verejnej. Vo väčšine spoločností je EDMS už implementovaný, alebo sa plánuje jeho implementácia v blízkej budúcnosti. Elektronické systémy správy dokumentov sú čoraz viac veľký rozsahúlohy, integrované s účtovnými systémami, umožňujú riadiť výkonnosť podniku (vybudovať KPI alebo BSC systémy).
Používaním SED podnik sa stáva transparentným a zvládnuteľným: všetky najjednoduchšie obchodné transakcie (napríklad odoslanie tovaru zo skladu alebo presun materiálu do výroby) sú sprevádzané ich odrazom v účtovnom systéme vo forme elektronických dokumentov. Obchodné operácie môžu byť sprevádzané účtovnými a fixačnými ukazovateľmi obchodných procesov. Nahromadené informácie o ukazovateľoch sú integrované do EDMS do ukazovateľov špičková úroveň, a tak získame vyvážený prehľad výsledkov, ktorý sa odráža na manažérskom dashboarde.

Elektronické systémy správy dokumentov majú množstvo výhod, medzi ktoré patrí možnosť jedinej registrácie elektronického dokumentu, súbežné vykonávanie potrebných operácií so sledovaním osoby zodpovednej za ich vyhotovenie, ako aj dostupnosť efektívne organizovaného systému vyhľadávania dokumentov a vyvinutého ohlasovací systém.

okrem toho SED, spravidla obsahujú nástroje pre skupinovú prácu na dokumentoch a projektoch, plánovanie a nakladanie zamestnancov do práce s dokumentmi, udržiavanie histórie práce s dokumentmi a zabezpečenú prácu so vzdialenými pracoviskami a divíziami podniku. Na najbežnejšej platforme v Rusku „1C:Enterprise 8“ príklad SED je . S príchodom platformy 1C:Enterprise 8 sa distribúcia programov rodiny 1C preorientovala z malých na stredné a korporátne segmenty podnikov. Elektronická správa dokumentov je atribútom plnohodnotného informačného systému pre takéto podniky, kým systémy tried workflow a pokročilejšia verzia BPMS sú štandardným modulom podnikového informačného systému podniku, v ktorom počet zamestnancov úradu dosahuje viac ako 50 ľudí.

Nemalo by byť špecifické pre dané odvetvie. Hlavnou a najbežnejšou verziou elektronickej správy dokumentov sú krabicové produkty a výnimkou nie je ani EDMS na platforme 1C.

V podmienkach moderný vývoj Podnik EDMS by mal riešiť problémy súvisiace s optimalizáciou nákladov s možnosťou šetrenia vnútorných zdrojov podniku. Zároveň najviac najlepšia možnosť je takouto situáciou pre podnik, kedy implementované informácie elektronický systém správy dokumentov umožňuje rýchlo (za 2-3 mesiace) vrátiť náklady na realizáciu. Nevyhnutná podmienka pre takúto implementáciu je prítomnosť v podniku zamestnanca, ktorý má znalosti v oblasti procesného riadenia, zručnosti v konštrukcii diagramov zápisov popisu obchodných procesov a celkom dobre reprezentuje obchodné procesy vyskytujúce sa v podniku implementujúcom EDMS. Formalizované diagramy obchodných procesov môžu byť dôležitým pomocníkom.

Implementácia SED by mala vždy riešiť otázku optimalizácie podnikových procesov a šetrenia mzdových nákladov vedenia a radových zamestnancov podniku. Maximálny efekt z implementácie je zároveň dosiahnutý, keď elektronická správa dokumentov funguje v jednom informačnom priestore s manažérskym a účtovným systémom. Takýto kombinovaný systém umožňuje riešiť oveľa väčší počet problémov.

Existuje množstvo štandardných aplikácií SED na platforme 1C napríklad automatizácia zmluvných prác. Ale riešenie takých úloh ako personálna správa dokumentov, práca so služobnými cestami a predbežné správy, prihlášky pre hotovosť, procesy podpory predaja, nákupu, výrobného a skladového workflow je možné vyriešiť iba v jednom informačný systém s účtovným systémom. Napríklad na platforme 1C 8 elektronický systém správy dokumentov "PiterSoft: Process Management" alebo

Napríklad na platforme 1C 8 elektronický systém správy dokumentov môže pracovať v jednej databáze s produktom „1C: Mzdový a personálny manažment“ alebo „1C: Manažment výrobného podniku“, ktorý vám umožňuje komplexne riešiť funkčné úlohy (napríklad nábor), ako aj účtovníctvo (výpočet miezd) a manažment (motivačné rozhodnutie o zvýšení platu alebo pokute) a úlohy interakcie a prenosu informácií (prechod dokumentu po trase spojený s včasným informovaním všetkých zainteresovaných účastníkov procesu v súlade s vopred schváleným postupom ).