Počas služobnej cesty som išiel na ďalšiu služobnú cestu. Ako zohľadniť náklady na pracovnú cestu, ak si ju zamestnanec spojil s dovolenkou? Neskoré podanie zálohového hlásenia môže poškodiť len samotného zamestnanca

Existujú dve možnosti rezervácie dvoch služobných ciest za sebou:

• Každá pracovná cesta je zdokumentovaná v samostatnom balíku dokumentácie.
• Zdokumentované sú dve pracovné cesty spojené do jednej.

Zabezpečujeme dve služobné cesty

Pri plánovaní odchodu zamestnanca podniku alebo organizácie z jednej pracovnej cesty na druhú (odchod na novú pracovnú cestu v deň príchodu z inej) sa pre každého z nich vypracuje:

• Organizačný poriadok.
• Pridelenie služby.
• Cestovné osvedčenie (okrem prípadov vyslania zamestnanca do krajín SNŠ).

V účtovnom výkaze sa nalepí poznámka o prítomnosti zamestnanca na pracovisku v deň príchodu a odchodu v súlade s internými regulačné dokumenty alebo po dohode s vedením. Výpočet úhrady denných výdavkov sa vykonáva v súlade s čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie, ako aj kolektívna zmluva podniku alebo iný miestny dokument, ktorý nie je v rozpore so Zákonníkom práce.

Výplata denných diét v situáciách „dvoch pracovných ciest v jeden deň“ prebieha úplne rovnako ako pri bežnej pracovnej ceste: zamestnancovi sa preplácajú peniaze za každý deň, keď je na pracovnej ceste.

Ťažkosti pri zabezpečovaní dvojitých pracovných ciest sú spôsobené najmä tým, že hlavné predpisy upravujúce tieto vzťahy („Predpisy o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty“ resp. Zákonníka práce), konkrétne opísaná situácia sa vôbec nezohľadňuje. V dôsledku toho vzniká otázka: v akej výške a ako sa majú vypočítať denné diéty pre zamestnancov v deň príchodu a odchodu? V súlade s odporúčaniami Ministerstva financií Ruskej federácie možno v tomto prípade uvažovať o dvoch metódach:

• Vyplácať dvojnásobok dennej diéty, pričom sa vychádza z toho, že sa platí prvý deň novej pracovnej cesty aj posledný deň tej, z ktorej zamestnanec prišiel.
• Denné výdavky zamestnanca uhrádzajte jednou sumou, nie však podľa počtu pracovných ciest ako takých, ale podľa celkového počtu dní, ktoré zamestnanec strávil na dvoch pracovných cestách spolu.

Pri použití oboch možností pre reklamácie zvonku daňové úrady by nemala vzniknúť.

Kombinujeme služobné cesty

Pri predbežnom plánovaní pracovných ciest zamestnancov môžete poskytnúť možnosť, v ktorej sa budú kombinovať. Z hľadiska predchádzania prípadným nárokom zo strany daňových úradov je tento spôsob registrácie najbezpečnejší. Pri tomto usporiadaní dvojitej pracovnej cesty nebude mať zamestnávateľ problémy s vyplatením dvojnásobnej dennej diéty zamestnancovi. Tu môžu vzniknúť nuansy súvisiace s prípravou cestovných dokladov. Ale tento problém sa dá jednoducho vyriešiť tak, že zamestnancovi vydáte jedno pracovné zadanie, v ktorom budú načrtnuté všetky zadania a úlohy, ktoré musí zamestnanec v každom z nich vyriešiť. Príkaz na takúto pracovnú cestu v rámci organizácie sa vydáva samostatne s uvedením miest, kam je zamestnanec vyslaný, účelov a celkovej dĺžky trvania pracovnej cesty.

V takejto situácii má zamestnanec ekonomickú výhodu, čo znamená, že daň z príjmu fyzických osôb musí byť zrazená z nákladov na spiatočnú letenku (článok 41 ods. 1 doložka 2, článok 211 daňového poriadku Ruskej federácie). Podobné závery vyplývajú z listov Ministerstva financií Ruska z 8. novembra 2013 č. 03-03-06/1/47813 a zo dňa 3. septembra 2012 č. 03-03-06/1/456. Ak sa zamestnanec zdržiava na mieste pracovnej cesty krátkodobo (napríklad cez víkendy alebo sviatky) dni pracovného pokoja), potom úhrada za cestu z miesta pracovnej cesty (dovolenky) do miesta výkonu práce nevedie k vzniku ekonomických výhod. V tomto prípade nie je potrebné zrážať daň z príjmu fyzických osôb z ceny letenky. Rovnaké pravidlá platia, ak zamestnanec odíde na pracovnú cestu skôr, ako je dátum uvedený v objednávke. Napríklad s cieľom pripraviť sa na úlohu na služobnej ceste. Podobné závery vyplývajú aj z listov ruského ministerstva financií z 20. júna 2014.

Zamestnanec meškal na pracovnej ceste, zdaňovanie

To znamená, že náklady na spiatočnú letenku je možné zohľadniť pri zdaňovaní zisku aj v prípade, ak zamestnanec meškal na mieste pracovnej cesty z dôvodu dovolenky alebo pracovného voľna (za predpokladu, že boli vyhotovené so súhlasom vedúceho zamestnanca, potvrdzujúce realizovateľnosť týchto výdavkov).

Info

Takéto závery vyplývajú z ustanovení článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie a listov Ministerstva financií Ruska z 11. augusta 2014.

Návrat zo služobnej cesty – kedy odísť?

Ak sa teda zamestnanec dlhodobo zdržiava na mieste pracovnej cesty na dovolenku, aby sa predišlo sporom s daňovým úradom, a tiež vzhľadom na chýbajúcu rozsiahlu pozitívnu rozhodcovskú prax v tejto otázke, bude pre organizáciu je bezpečnejšie zdaniť náklady na cestu späť daňou z príjmu fyzických osôb.

V súlade s paragrafmi. 12 odsek 1 čl. 264 Daňového poriadku Ruskej federácie ostatné výdavky spojené s výrobou a predajom zahŕňajú výdavky na pracovné cesty vrátane výdavkov na cestu zamestnanca do miesta pracovnej cesty a späť. trvalé zamestnanie.

Zamestnanec sa v mieste pracovnej cesty zdržiaval cez víkend alebo dovolenku

Petrohrad Áno, Gennady, spoločnosť má právo zohľadniť výdavky, ale daň z príjmu fyzických osôb nie je povinná zrážať.

Pozornosť

Spoločnosť má právo odpisovať cestovné náklady zamestnanca na pracovnú cestu a späť (pod.

Hlavná vec je, že riaditeľ súhlasí s oneskorením. Preto sa oplatí získať po návrate od zamestnanca vyjadrenie, že v deň skončenia pracovnej cesty nemohol ísť domov a riaditeľ uvedie na žiadosť povoľovacie vízum (list Ministerstva financií Ruska z augusta 26, 2013 č. 03-03-06/1/34813).

Z ceny letenky nie je potrebné zrážať daň z príjmu fyzických osôb.

Prednalog.ru

Sú situácie, keď sa vyslaný zamestnanec s povolením vedúceho organizácie zdržiava na mieste pridelenia cez víkendy, dni pracovného pokoja. prázdniny alebo počas dovolenky.

K zálohovému hláseniu na pracovnú cestu vyhotovenému zamestnancom spolu s ďalšími dokladmi je pri nástupe priložený spiatočný lístok s neskorším dátumom nástupu ako je koniec pracovnej cesty uvedený v objednávke odosielajúcej zamestnanca na pracovnú cestu. výlet.

Podliehajú náhrady cestovných výdavkov zamestnancovi z miesta pracovnej cesty do miesta trvalého výkonu dani z príjmov fyzickej osoby, ak sa zdržiava v mieste pracovnej cesty cez víkendy, dni pracovného pokoja alebo počas dovolenky? Je možné pri výpočte dane z príjmov zohľadniť ako výdavky výšku náhrady výdavkov zamestnancovi za spiatočnú cestu v uvedenej situácii? Skúsme si na tieto otázky odpovedať.

Zamestnanec sa vrátil z pracovnej cesty v deň voľna

Účelnosť môže byť potvrdená napríklad tým, že pre nedostatok cestovných lístkov nebolo možné včas odísť z pracovnej cesty.

Alebo nákup letenky na neskorší (skorší) termín vám umožnil znížiť cestovné náklady. V tomto prípade by malo byť príslušné povolenie od manažéra vydané písomne ​​(napríklad objednávkou). Dôvodom omeškania môže byť napríklad skutočnosť, že zamestnanec bezprostredne po pracovnej ceste nastúpi na dovolenku a strávi ju v mieste pracovnej cesty alebo jednoducho zostane na víkend. V tejto súvislosti predstavitelia ruského ministerstva financií poznamenávajú nasledovné. Pri posudzovaní realizovateľnosti obdobných nákladov treba vychádzať zo skutočnosti, že cestovné výdavky osoby z miesta pracovnej cesty by vznikli v každom prípade bez ohľadu na čas strávený zamestnancom v cieľovom mieste.

Platba za cestovné: služobná cesta alebo osobný záujem

V súlade s čl. 166 Zákonníka práce Ruskej federácie pracovná cesta je cesta zamestnanca na príkaz zamestnávateľa na určitý čas na vykonanie služobného pridelenia mimo miesta trvalého výkonu práce.

Zamestnancovi sa zároveň zaručuje zachovanie miesta výkonu práce (funkcie) a priemerného zárobku, ako aj náhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou, najmä výdavkov spojených s cestou do miesta pracovnej cesty a späť (čl. .

Zákonník práce Ruskej federácie). Postup a výšku náhrad výdavkov spojených s pracovnými cestami určuje kolektívna zmluva alebo miestne predpisy.

Táto norma je zakotvená aj v čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie a bod 11 Predpisov o špecifikách vysielania zamestnancov na služobné cesty, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 (ďalej len „Nariadenia“). .

Príprava podkladov v prípade meškania zamestnanca na pracovnej ceste

Zamestnanec sa vracia z pracovnej cesty v deň pracovného voľna na podnet zamestnávateľa. Ak sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty v deň pracovného voľna na podnet zamestnávateľa, čl. 153 Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý určuje, že ak sa návrat z pracovnej cesty uskutoční v deň pracovného voľna, potom sa vypláca ako práca v deň pracovného voľna - najmenej dvojnásobok mzdy (pri výpočte zárobku podľa tarify ), t.j. za čas strávený na pracovnej ceste v tento deň pred dátumom nástupu sa platí dvojnásobná sadzba vozidlo. Návrat zamestnanca z pracovnej cesty v deň pracovného voľna z vlastnej iniciatívy. Ak sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty v deň voľna z vlastnej iniciatívy, nie je povinnosťou zamestnávateľa za tento deň zaplatiť.
Pred odchodom na pracovnú cestu podal zamestnávateľovi žiadosť so žiadosťou o umožnenie z osobných dôvodov stráviť v mieste pracovnej cesty „predĺžený víkend“ od 12. júna do 15. júna 2014.

So súhlasom zamestnávateľa sa vráti z pracovnej cesty v pondelok 16. júna 2014. Môže firma zohľadniť náklady na úhradu cestovných nákladov vyslaného zamestnanca z mesta.

Petrohrad do Moskvy? Je úhrada za cestu do miesta trvalého výkonu práce uznaná ako príjem zamestnanca zdaneniu dane z príjmov fyzických osôb? Riešenie Zamestnanec sa so súhlasom vedúceho zdržiaval cez víkend na mieste pracovnej cesty. Preto náklady na nákup lístka na cestovanie P.R.

Ak sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty po víkende

Tento deň sa platí dvojnásobne. Ak zamestnanec požiada o deň voľna, tento deň sa stále vypláca, ale v jednotnej sadzbe (článok 153 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ak sa teda zamestnanec vráti z pracovnej cesty so súhlasom vedúceho zamestnanca v deň pracovného voľna, vypláca sa mu: - denné diéty za 5 dní pracovnej cesty od 15. do 19. mája 2013 ( 168 Zákonníka práce ZP. Ruská federácia); - priemerný zárobok za 3 dni od 15. do 17. mája 2013 (článok 167

Zákonník práce Ruskej federácie); - dvojnásobok (najmenej) hodín pred príchodom spiatočného vozidla do mesta na miesto vašej organizácie 19. mája.

Ak zamestnanec žaluje z dôvodu, že deň návratu z pracovnej cesty je vyplácaný z dvojnásobku hodinovej časti priemerného zárobku, a nie zo mzdy, existuje možnosť, že súd jeho nároku vyhovie (Rozhodnutie Mestského súdu v Moskve č. 4g/3-7846/11 zo dňa 09.09.2011 Odvolací rozsudok Krajského súdu Tyumen č.33-1500/2012 zo dňa 18.04.2012).

Inak daňový úrad O potrebe cesty a dennej diéte vyplácanej zamestnancovi môžu vzniknúť pochybnosti. Úlohu, ktorú musí zamestnanec splniť na pracovnej ceste, preto zapíšte priamo do príkazu na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu.

Komerčná organizácia môže podľa vlastného výberu: Ale v jednotnej forme neexistuje žiadny špeciálny stĺpec, v ktorom by bolo možné opísať účel cesty.

Preto, ak oficiálne neschválite oficiálne zadanie samostatne, je lepšie vypracovať objednávku vo vlastnej forme. Služobný záznam Situácia: je potrebné vyhotoviť záznam o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu?Nie, nie je to potrebné. Oznámenie sa však musí vydať, ak:

• Zamestnanec ide na pracovnú cestu (alebo späť) osobnou, prenajatou alebo firemnou dopravou.

Jednoznačnú odpoveď nedávajú ani finančníci s odôvodnením, že ak sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty neskôr, ako je ustanovený termín uvedený v príkaze na pracovnú cestu, úhradu jeho cesty v niektorých prípadoch nemožno považovať za náhradu výdavkov spojených s pracovnou cestou.

Ako kritérium na posúdenie účelovosti cestovných výdavkov z pracovnej cesty sa navrhuje použiť dĺžku doby, počas ktorej sa zamestnanec zdržiaval v mieste pracovnej cesty. Najmä ak doba pobytu v mieste pracovnej cesty výrazne presiahne dobu ustanovenú príkazom na pracovnú cestu (napr. ak sa zamestnancovi bezprostredne po skončení pracovnej cesty poskytne dovolenka, ktorú strávi na pracovisku miesto pracovnej cesty), zamestnanec poberá ekonomické výhody ustanovené v čl.

Zamestnanec sa môže v mieste pracovnej cesty zdržiavať cez víkend alebo na dovolenku. Alebo bez návratu domov choďte rovno na miesto svojej dovolenky. Je možné v daňovom účtovníctve uznať výdavky na takéto pracovné cesty?
Pracovná cesta je cesta zamestnanca na príkaz zamestnávateľa na určitý čas na splnenie služobného pridelenia mimo miesta trvalého výkonu práce (článok 166 Zákonníka práce Ruskej federácie). So súhlasom priameho nadriadeného resp generálny riaditeľ V organizácii má zamestnanec právo spojiť pracovnú cestu a svoju dovolenku. Do cieľovej destinácie tak môže ísť ešte pred začiatkom služobnej cesty a stráviť tam dovolenku alebo víkend. Alebo sa, naopak, po skončení pracovnej cesty nevracajte na miesto výkonu práce a zostaňte na dovolenke v meste, kam vás vyslali.

V týchto prípadoch sa dátum jedného z cestovných lístkov (do destinácie alebo späť) líši od dátumu začiatku alebo konca pracovnej cesty uvedeného na cestovnom liste. Daňové úrady často používajú túto skutočnosť ako základ pre vylúčenie nákladov na takýto lístok z cestovných nákladov. Okrem toho požadujú zrážku dane z príjmu fyzických osôb zo spornej sumy, ak bola zamestnancovi vrátená.

Existujú však argumenty, ktoré môžu inšpektorov presvedčiť. Tieto argumenty budú užitočné aj pre organizáciu na ochranu svojich záujmov na súde.

Prvá situácia - zamestnanec sa v mieste pracovnej cesty zdržiaval na odpočinok
Daň z príjmu. Koniec pracovnej cesty je v tomto prípade posledný pracovný deň pred dovolenkou. Ukazuje sa, že dátum spiatočnej letenky nepripadá na pracovnú cestu, ale na obdobie budúcu dovolenku zamestnanca. Napriek tomu má zamestnávateľská organizácia právo zahrnúť náklady na spiatočnú letenku do nákladov, ktoré znižujú zdaniteľný zisk (pozri rámček na strane 57). Správnosť svojho postoja ale bude musieť s najväčšou pravdepodobnosťou dokázať na súde. Na tento účel môžete použiť nasledujúce argumenty.

V prvom rade je potrebné upozorniť súd na skutočnosť, že bez ohľadu na dĺžku pobytu zamestnanca v mieste pracovnej cesty je zamestnávateľ povinný uhradiť mu všetky cestovné výdavky v oboch smeroch. Táto požiadavka zakotvené v článku 168 Zákonníka práce Ruskej federácie a odseku 11 Nariadení o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č.749 (ďalej len ako Nariadenia).

To, že sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty neskôr, vo väčšine prípadov nevedie k zvýšeniu celková suma náklady na jeho cestu. Tieto výdavky by totiž organizácii aj tak vznikli, aj keby sa zamestnanec počas dovolenky nezdržiaval v mieste pracovnej cesty. V dôsledku toho spoločnosť, ktorá zamestnancovi preplatila cestovné náklady, nenafúkla výšku cestovných nákladov.

Daňový poriadok navyše neobsahuje podmienku, že náklady na spiatočný cestovný lístok možno zahrnúť do cestovných výdavkov len vtedy, ak sa dátum tohto cestovného lístka a dátum skončenia pracovnej cesty zhodujú (ods. 12 ods. 1 § 264 ods. Daňový poriadok Ruskej federácie).

Ruské ministerstvo financií súhlasí s tým, že by organizácia musela aj tak zaplatiť cestu vyslaného zamestnanca z miesta pracovnej cesty do miesta jeho trvalého pôsobiska. V tomto prípade nehrá rolu čas strávený zamestnancom v cieľovej destinácii a dôvody jeho meškania. Tento záver je obsiahnutý v listoch tohto oddelenia zo dňa 31. decembra 2010 č. 03-04-06/6-329, zo dňa 16. augusta 2010 č. 03-03-06/1/545 a zo dňa 26. marca 2009 č. 03-03-06/1/ 191.

Odborníci z ruského ministerstva financií však upozorňujú, že neskorší odchod zamestnanca z pracovnej cesty musí povoliť vedúci. Takéto povolenie môže byť vydané samostatným príkazom alebo príkazom generálneho riaditeľa organizácie alebo môže byť zahrnuté v príkaze na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu. Približné znenie: „Povoliť N.P. Kuznecov sa na konci svojej služobnej cesty nevráti do Nižného Novgorodu a nezostane v Astrachane 10 kalendárnych dní, aby si vzal ďalšiu platenú dovolenku. Účtovné oddelenie odškodní N.P. Kuznecov, náklady na cestu z miesta pracovnej cesty do miesta trvalého výkonu práce (z Astrachanu do Nižného Novgorodu) podľa predloženej správy a spiatočnej letenky.“

Rozhodcovské súdy sa spravidla zhodujú v tom, že nezrovnalosti v dátumoch na cestovnom liste a cestovnom lístku nie sú prekážkou pre uznanie výdavkov na pracovné cesty. Koniec koncov, takáto požiadavka nie je stanovená normami daňového poriadku Ruskej federácie. Príklady podobného súdne rozhodnutia- uznesenia Federálnej protimonopolnej služby Uralského okresu zo dňa 19. júna 2007 č. Ф09-3838/07-С2 a zo dňa 4. mája 2007 č. Ф09-3119/07-С2.

Ak je teda organizácia pripravená viesť súdny spor, má pomerne veľkú šancu na súdnu výhru.

Manažér LLC "Company" (Moskva) S.A. Gerasimov bol od 29. augusta do 31. augusta 2011 na služobnej ceste v Kaliningrade. Po skončení pracovnej cesty zostal v Kaliningrade ešte dva týždne (od 1. do 14. septembra) na ďalšiu platenú dovolenku. Toto má povolenie od generálneho riaditeľa spoločnosti LLC „Company“, ktoré sa odráža v objednávke na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu. Spiatočná letenka na trase Kaliningrad - Moskva je s dátumom 14.9.2011. Zamestnanec sa vrátil do práce z dovolenky 15. septembra a v ten istý deň podal aj zálohový výkaz na pracovnú cestu. Cena spiatočnej letenky (spiatočnej cesty) bola 6 800 rubľov. (DPH sa nepripisuje).

Zamestnanec sa zdržiaval v mieste pracovnej cesty s povolením generálneho riaditeľa spoločnosti. Preto organizácia kompenzovala zamestnancovi celé náklady na spiatočnú cestu (na trase Moskva-Kaliningrad-Moskva). V septembri 2011 zahrnula do výdavkov, ktoré znižujú zdaniteľný zisk, 6 800 rubľov. 1 Náhrada zamestnancovi za ostatné druhy výdavkov (náklady na ubytovanie v mieste určenia, diéty a pod.) súvisiace s pracovnou cestou, v r. v tomto príklade neuvažuje sa.

Daň z príjmu jednotlivcov. Výška náhrady zamestnancovi za cestovné výdavky do miesta pracovnej cesty a späť nie je jeho príjmom a nepodlieha dani z príjmov fyzických osôb (odsek 10 ods. 3, článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie). V daňovom poriadku nie je uvedené žiadne ustanovenie špecifikované pravidlo platí len v prípadoch, keď sa dátum skončenia pracovnej cesty a dátum spiatočnej letenky zhodujú.

Napriek tomu sa ruské ministerstvo financií domnieva, že ak sa uvedené dátumy nezhodujú, je potrebné vziať do úvahy, ako veľmi sa tieto dátumy líšia. Ak sa zamestnanec zdrží na mieste pracovnej cesty len niekoľko dní, napríklad cez víkendy alebo sviatky, preplatením nákladov organizácie na spiatočnú letenku nevzniká príjem podliehajúci dani z príjmov fyzických osôb. Tento záver je obsiahnutý v listoch Ministerstva financií Ruska z 31. decembra 2010 č. 03-04-06/6-329, zo 16. augusta 2010 č. 03-03-06/1/545 a zo dňa 10. júna , 2010 č. 03-04-06/6-111.

Iná situácia je, že pobyt zamestnanca v mieste pracovnej cesty výrazne presiahol dobu stanovenú v príkaze na jeho vyslanie na pracovnú cestu. Najčastejším príkladom je, že zamestnanec zostáva na dovolenke v cieľovom mieste. Ruské ministerstvo financií je presvedčené, že v tomto prípade zamestnanec, ktorému zamestnávateľ kompenzoval náklady na spiatočnú letenku, dostal naturálny príjem (listy z 31. decembra 2010 č. 03-04-06/6-329 a zo dňa 10. júna 2010 č. 03-04-06/ 6-111).

Výška takéhoto príjmu sa rovná nákladom na cestu z miesta dovolenky do miesta trvalého výkonu práce vrátane DPH (článok 1 a odsek 1 článku 2 článku 211 daňového poriadku Ruskej federácie). Organizácia je povinná z tejto sumy zraziť daň z príjmu fyzických osôb a previesť ju do rozpočtu (články 1 a 4 článku 226 daňového poriadku Ruskej federácie).

Rozhodcovské súdy majú iný názor. Domnievajú sa, že náhradu nákladov na cestu na pracovnú cestu a späť zo strany zamestnávateľa nemožno v žiadnom prípade uznať za príjem zamestnanca (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Uralského okresu zo dňa 19.06.2007 č. F09-3838/ 07-S2). Výška takejto kompenzácie nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb na základe článku 217 ods. 3 ods. 3 článku 217 daňového poriadku Ruskej federácie. V tomto prípade nezáleží na dôvodoch a dĺžke meškania zamestnanca v mieste pracovnej cesty.

Pokračujme v predchádzajúcom príklade. S.A. Gerasimov, manažér spoločnosti Company LLC, je daňovým rezidentom Ruskej federácie.

Na základe vysvetlení ruského ministerstva financií spoločnosť uznala náklady na spiatočnú letenku ako príjem zamestnanca zo služobnej cesty prijatý v naturáliách. Výška uvedeného príjmu bola 3 400 rubľov. (6800: 2), daň z príjmu fyzických osôb z nej - 442 rubľov. (3400 rub. × 13 %). Organizácia teda vyplatila zamestnancovi 6 358 rubľov. (6800 - 442).

Druhá situácia - zamestnanec odišiel do miesta pracovnej cesty pred jej začiatkom
Daň z príjmu. Za deň nástupu na pracovnú cestu sa v tomto prípade považuje prvý pracovný deň, v ktorom mal zamestnanec začať plniť svoje pracovné povinnosti. Dátum cestovného lístka do miesta pracovnej cesty sa však nezhoduje s dátumom nástupu. Zamestnávateľ preto môže mať problémy s uznaním nákladov na takýto lístok v daňovom účtovníctve.

Rovnako ako v predchádzajúcej situácii má organizácia právo zahrnúť náklady na cestu do miesta pracovnej cesty do výdavkov, ktoré znižujú zdaniteľný zisk. V takom prípade musí skorší odchod zamestnanca do cieľa schváliť vedúci spoločnosti. Ale ani s takýmto povolením nie je organizácia imúnna voči daňovým nárokom. S najväčšou pravdepodobnosťou bude môcť obhájiť svoje postavenie iba prostredníctvom súdu. Argumenty, ktoré pomôžu spoločnosti v súdnych sporoch, sú uvedené vyššie.

Daň z príjmu. S prihliadnutím na stanovisko ruského ministerstva financií je pre zamestnávateľa bezpečnejšie zraziť daň z príjmov fyzických osôb z nákladov na cestu do miesta pracovnej cesty, ak zamestnanec pred začiatkom pracovnej cesty trávil dovolenku v r. toto miesto a nevrátil sa na miesto trvalého pôsobiska. prirodzene, hovoríme o o tých prípadoch, keď organizácia kompenzuje zamestnancovi plné náklady na cestu v oboch smeroch (listy Ministerstva financií Ruska z 31. decembra 2010 č. 03-04-06/6-329, zo dňa 16.8.2010 č. 03-03-06/1/545 a zo dňa 10.06 .10 č. 03-04-06/6-111).

Povedzme, že zamestnanec odišiel na pracovnú cestu len o niekoľko dní skôr. Napríklad pracovná cesta sa začína v pondelok, ale s povolením vedúceho zamestnanec odišiel v piatok stráviť víkend v cieľovej destinácii. V tomto prípade náklady na cestu do miesta pracovnej cesty, preplatené zamestnancovi, nie sú jeho príjmom. To znamená, že organizácia nie je povinná z tejto sumy zraziť daň z príjmu fyzických osôb. Podobné vysvetlenia sú uvedené v listoch Ministerstva financií Ruska z 31. decembra 2010 č. 03-04-06/6-329 a zo 16. augusta 2010 č. 03-03-06/1/545.

Situácia tretia - zamestnanec je odvolaný z dovolenky a vyslaný na pracovnú cestu
Stáva sa, že organizácia zavolá zamestnancovi pred koncom jeho dovolenky, aby ho urýchlene poslala pracovná cesta. Zamestnanec sa v takejto situácii väčšinou nevracia domov, ale okamžite odchádza z miesta, kde dovolenkoval, na pracovnú cestu. Často sa po dokončení pracovnej úlohy vracia na miesto dovolenky.

Daň z príjmu. V týchto prípadoch sa miesto nástupu na pracovnú cestu alebo miesto nástupu z nej a často ani oba body nezhodujú s miestom trvalého výkonu práce vyslaného zamestnanca. Na základe toho inšpektori vylučujú cestovné náklady. Okrem toho sa odvolávajú na odsek 4 nariadenia. V uvedenom paragrafe sa uvádza, že dňom odchodu na pracovnú cestu je deň odchodu vlaku, lietadla, autobusu alebo iného vozidla z miesta trvalého výkonu práce vyslaného zamestnanca. Deň príchodu zo služobnej cesty je deň príchodu vozidla do miesta trvalého výkonu práce.

Bez ohľadu na to, odkiaľ zamestnanec odišiel na pracovnú cestu a kam sa vrátil, je však zamestnávateľ povinný nahradiť mu všetky cestovné výdavky (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie a článok 11 predpisov). A má právo si sumu náhrady zahrnúť do výdavkov, ktoré znižujú zdaniteľný zisk. Koniec koncov, je zrejmé, že zamestnanec bol predčasne odvolaný z dovolenky, pretože bola nevyhnutná výroba. Daňový poriadok navyše nestanovuje, že pre uznanie cestovných výdavkov do miesta pracovnej cesty a späť sa miesto nástupu a miesto nástupu musí zhodovať s miestom trvalého výkonu práce vyslaného zamestnanca.

Ruské ministerstvo financií potvrdilo, že pri odvolaní zamestnanca z dovolenky si organizácia môže zahrnúť do nákladov náklady na jeho cestu z miesta dovolenky na miesto pracovnej cesty a späť (listy zo dňa 12.08.2010 č. 03 -03-06/1/762 a zo dňa 08/16/10 č. 03 -03-06/1/545). Takéto výdavky totiž vznikajú zamestnávateľovi bez ohľadu na to, kde sa zamestnanec bezprostredne pred nástupom na pracovnú cestu nachádzal.

Upozorňujeme, že ak náklady na cestu zamestnanca z miesta dovolenky na miesto výkonu pracovnej cesty výrazne prevyšujú náklady na cestovný lístok tam z miesta trvalého výkonu práce, daňové úrady môžu prevyšujúcu sumu vylúčiť z výdavkov. V takejto situácii sa organizácia bude musieť s najväčšou pravdepodobnosťou obrátiť na súd.

Spoločnosť musí mať príkaz na predčasné odvolanie zamestnanca z dovolenky s uvedením dôvodov odvolania, ako aj príkaz alebo príkaz na jeho vyslanie na pracovnú cestu. V tomto príkaze alebo nariadení môžete uviesť, že organizácia prepláca zamestnancovi všetky cestovné výdavky z miesta odpočinku do miesta pracovnej cesty, a ak je to potrebné, späť do miesta, kde pokračuje dovolenka. Úplný zoznam dokumentov potrebných na potvrdenie cestovných výdavkov je uvedený v poli vyššie.

Daň z príjmu. Keďže zamestnanec je odvolaný z dovolenky z pracovných dôvodov, neprináleží mu ekonomické plnenie z náhrady nákladov zamestnávateľa na cestu do miesta pracovnej cesty a späť do miesta odpočinku.

To znamená, že náklady na cestovné lístky, ktoré organizácia kompenzovala zamestnancovi, nie je potrebné zahrnúť do jeho príjmu a musí sa z neho zraziť daň z príjmu fyzických osôb (odsek 10, odsek 3, článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie). ). Podobné vysvetlenia sú obsiahnuté v listoch Ministerstva financií Ruska z 8. decembra 2010 č. 03-03-06/1/762 a zo 16. augusta 2010 č. 03-03-06/1/545

Poznámka

Doklady, bez ktorých nie je možné započítať cestovné náklady

Vzorový zoznam doklady, ktoré sú potrebné na uznanie cestovných výdavkov v daňovom účtovníctve, sú obsiahnuté v listoch Ministerstva financií Ruska zo dňa 19. novembra 2009 č. 03-03-06/1/764 a zo dňa 14. septembra 2009 č. 03-03- 05/169, ako aj v liste Federálnej daňovej služby Rusko z 25. novembra 2009 č. MN-22-3/890. Požadované dokumenty zahŕňajú:

—predbežná správa vyslaného zamestnanca, ktorú musí schváliť vedúci organizácie. Táto správa je zostavená podľa formulára č. AO-1 (schváleného uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 1. 8. 2001 č. 55);

— cestovné osvedčenie na formulári č. T-10 (schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1). Osvedčenie sa nemusí vydávať, ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu mimo Ruskej federácie (článok 15 predpisov). Výnimkou z tohto pravidla je cestovanie do členských štátov SNŠ, s ktorými sú uzatvorené medzivládne dohody, na základe ktorých pohraničné orgány nerobia poznámky o prekročení štátnej hranice vo vstupných a výstupných dokladoch. V prípade pracovnej cesty do týchto krajín SNŠ je potrebné vydať cestovný doklad;

—doklady o skutočných výdavkoch na prenájom ubytovania a cestu na pracovnú cestu a späť;

—doklady o ostatných výdavkoch zamestnanca súvisiacich s pracovnou cestou.

Prítomnosť ďalších dokladov, ktoré sa vyhotovujú v súvislosti s pracovnou cestou, nie je potrebná na uznanie výdavkov na ňu v daňovom účtovníctve. Medzi takéto dokumenty patrí Ministerstvo financií Ruska a Federálna daňová služba Ruska, najmä:

—príkaz alebo pokyn na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu (formuláre č. T-9 alebo T-9a, schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 5. januára 2004 č. 1);

— služobné poverenie na služobnú cestu vo formulári č. T-10a (schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 5. januára 2004 č. 1);

—posudok zamestnanca o vykonanej práci na pracovnej ceste (stručný protokol sa podáva na tlačive č. T-10a, podrobný protokol sa vyhotovuje v akejkoľvek forme).

Napriek vysvetleniam regulačných orgánov odporúčame vyplniť tie dokumenty, ktoré sú klasifikované ako nepovinné. Koniec koncov, ich prítomnosť pomôže organizácii zdôvodniť potrebu cesty, a teda potvrdiť ekonomickú realizovateľnosť nákladov na ňu.

Platí to najmä vtedy, keď sa v dôsledku pracovnej cesty nedosiahol žiadny konkrétny výsledok. Príklad – zamestnanec bol poslaný hľadať klientov do iného mesta, no vrátil sa bez uzatvorenia jedinej zmluvy. Bez zadania pracovnej cesty a posudku zamestnanca organizácia nebude vedieť zdôvodniť náklady na takúto cestu/

Vaitman E.V., expert časopisu Russian Tax Courier

Takmer každý účtovník čelí potrebe účtovať cestovné náklady. Hovoríme o denných náhradách, cestovných výdavkoch, nájomnom bývaní na pracovnej ceste a priemernom zárobku, ktorý je podľa zákonných požiadaviek povinný zamestnancovi ponechať počas pracovnej cesty. V tejto publikácii N.V. Fimina, právnik, daňový expert, zvažuje množstvo neštandardných situácií pri účtovaní cestovných nákladov a typické chybyúčtovníkov pri zohľadnení týchto obchodných skutočností. Metodológovia spoločnosti 1C poskytujú postup na zohľadnenie pracovnej cesty zamestnanca od registrácie personálne doklady a pred výpočtom mzdy na príklade programu „1C: Platy a personálny manažment 8“.

čl. 168 Zákonník práce Ruskej federácie 30.04.2008 č.1024-6.

zo dňa 03.06.2008 č. Ф09-184/08-С3, FAS MO zo dňa 18.09.2007, 25.09.2007 č.KA-A40/9510-07, FAS SZO atď.

Chyby pri účtovaní pracovných ciest, pri ktorých zamestnanec nesplnil úradnú úlohu

Úradné pridelenie (tlačivo č. T-10a) je jedným z hlavných dokladov pri pracovných cestách. V pracovnom zaradení musíte okrem údajov o zamestnancovi a jeho pracovisku uviesť účel, čas a miesto pracovnej cesty. Po návrate z pracovnej cesty zamestnanec vyplní časť „Stručný protokol o vykonaní úlohy“.

Ak sa úloha nesplní bez zavinenia zamestnanca, je potrebné mať na pamäti nasledovné. Náhrada cestovných výdavkov nezávisí od plnenia služobných povinností zamestnanca (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie). Organizácia tak musí zamestnancovi zaplatiť cestovné, denné diéty, ubytovanie počas pracovnej cesty a iné cestovné výdavky bez ohľadu na to, či úlohu splnil alebo nie. Tento záver potvrdzuje Rostrud listom z 30. apríla 2008 č. 1024-6.

Čo sa týka účtovania týchto nákladov pri výpočte dane z príjmov, nie sú vylúčené spory s kontrolórmi. Existuje však arbitrážna prax, ktorá je pre daňovníkov pozitívna. V uznesení FAS č. F09-2237/08-S2 zo dňa 15.04.2008 sa teda uvádza, že nárok na uznanie cestovných výdavkov daňovníka v daňovom účtovníctve nijako nesúvisí s výsledkami pracovnej cesty. Rovnaké závery sú obsiahnuté v uzneseniach FAS UO zo dňa 03.06.2008 č. Ф09-184/08-С3, FAS MO zo dňa 18.09.2007, 25.09.2007 č. KA-A40/9510- 07, FAS SZO zo dňa 25.09.2007 č.A56-52300 /2006 atď.

Je dôležité si to všimnúť správna formulácia pracovné zaradenie pomôže znížiť alebo eliminovať tieto riziká. Napríklad v samotnom znení môžete zahrnúť možnosť negatívneho výsledku: namiesto „vykonať“ uveďte „zhodnotiť možnosť vykonania práce a ak je to možné, vykonať ju“. V tomto prípade, aj keď sa práca nevykoná, oficiálna úloha bude dokončená.

Chyby pri účtovaní neúspešných pracovných ciest

V praxi môže nastať situácia, keď z dôvodov nezavinených zamestnávateľom dôjde k zrušeniu pracovnej cesty, ale časť výdavkov na ňu už bola uhradená (napríklad víza sú už zaplatené).

Ak napríklad ochorel vyslaný zamestnanec a namiesto neho bol na cestu vyslaný iný zamestnanec, tak podľa nášho názoru choroba zamestnanca nijako neovplyvňuje potrebu výroby týchto nákladov. Tento prístup zároveň nevylučuje nároky zo strany inšpektorov.

V každom prípade náklady na víza určené na vstup obchodných cestujúcich na územie cudzieho štátu, platené organizáciou, nepodliehajú dani z príjmu fyzických osôb. Zrušením cesty sa nemení kvalifikácia tohto druhu platby pre fyzické osoby (list Ministerstva financií Ruska zo 6. mája 2006 č. 03-03-04/2/134).

Ak v dôsledku zrušenia pracovnej cesty zamestnávateľ potrebuje vrátiť predtým zakúpené cestovné lístky, dopravca si spravidla ponechá časť ich nákladov.

Vrátenie zakúpeného lístka sa v tomto prípade rovná porušeniu podmienok prepravnej zmluvy. To znamená, že suma zadržaná dopravcom nie je ničím iným ako sankciou za porušenie podmienok prepravnej zmluvy. Daňová legislatíva nezakazuje odpočítanie sankcií za porušenie zmluvných povinností ako nákladov pri výpočte dane z príjmu (odsek 13, odsek 1, článok 265 daňového poriadku Ruskej federácie).

Splnenie týchto požiadaviek vám umožňuje zohľadniť cestovné náhrady pri výpočte dane z príjmu (článok 252 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak tieto požiadavky nie sú splnené, hovoríme o porušení pracovnoprávnych predpisov. Výška pokuty podľa článku 5.27 „Porušenie právnych predpisov v oblasti práce a ochrany práce“ Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie je najmä:

• pre manažéra - od 1 000 do 5 000 rubľov;
• pre organizáciu - od 30 000 do 50 000 rubľov.

Okrem toho môže byť činnosť zamestnávateľa pozastavená až na 90 dní.

Chybná evidencia jázd vodiča ako služobných ciest

Pracovná cesta sa uznáva ako jednorazová cesta zamestnanca na príkaz vedúceho na určité obdobie, v rámci ktorej vykonáva služobné pridelenie mimo miesta trvalého výkonu práce (článok 166 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pracovné cesty zamestnancov, ktorých práca je cestovaním v prírode, nemožno klasifikovať ako pracovné cesty (článok 166 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 3 predpisov).

V rozhodcovskej praxi existujú samostatné rozhodcovské rozhodnutia potvrdzujúce, že súčasná pracovná legislatíva neobsahuje pravidlá zakazujúce vedúcemu organizácie organizovať lety pre vodičov (vrátane vodičov nákladných áut) vo forme služobných ciest (uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Moskovský región zo dňa 5. októbra 2009 č. KA-A41/10098-09, FAS PO zo dňa 4. 9. 2008 č. A57-11527/06).

Pracovná cesta je legálna, ak napr.

• vodič nebude cestovať na miesto podnikania v aute, ktoré šoféruje, ale napríklad v lietadle;
• vodič je vyslaný do iného regiónu (lokality), ako je jeho pracovisko, ktoré bolo dohodnuté pri prenájme (napríklad: ak v r. pracovná zmluva alebo popis práce Vodičovi je uvedené, že pracuje v Moskve, ale je poslaný do Tuly).

Chyby pri výpočte platby za prácu cez víkend alebo sviatok

Kým je zamestnanec na plný úväzok na pracovnej ceste, ponecháva si svoj priemerný zárobok (článok 167 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Ak je zamestnanec počas pracovnej cesty povinný pracovať cez víkendy alebo sviatky, úhrada za tento čas sa musí vykonať s prihliadnutím na ustanovené normy pracovnou legislatívou(článok 5 pravidiel).

Ak zamestnancovi nie je poskytnuté pracovné voľno cez víkend alebo sviatok, je potrebné vypočítať:

• pre zamestnancov, ktorí majú hodinovú sadzbu - minimálne dvojnásobok hodinovej sadzby;
• pre kusových robotníkov - nie menej ako dvojnásobok kusovej sadzby;
• zamestnanci so stálym platom - v závislosti od výkonu mesačná norma pôrod. Ak zamestnanec v deň voľna pracoval v rámci mesačného normatívu, musí mu byť zaplatená aspoň jedna denná (hodinová) sadzba. Ak pracoval nad mesačný normatív, doplatok by mal byť minimálne vo výške dvojnásobku dennej (hodinovej) sadzby.

Bolo by teda nesprávne účtovať zamestnancovi dvojitú platbu na základe priemerného zárobku. Je potrebné vziať do úvahy jeho sadzbu (výšku mzdy).

V liste Federálnej daňovej služby Ruska pre Moskvu zo 16. augusta 2006 č. 20-12/72393 sa uvádza, že na účely uznania nákladov na účely dane zo zisku na pracovné cesty, ktoré pripadajú na víkendy a sviatky, overená kópia pravidiel treba priložiť k správe interné predpisy, zabezpečujúci pracovný čas cez víkendy a sviatky, schválený vedúcim organizácie, do ktorej bol zamestnanec organizácie vyslaný na pracovnú cestu.

Pripomeňme, že voľným dňom nemusí byť nevyhnutne sobota alebo nedeľa. Pre zamestnávateľov, ktorých prerušenie práce cez víkendy nie je možné z dôvodu výrobných, technických a organizačných podmienok, môžu mať zamestnanci voľné dni v ktorýkoľvek deň pracovného týždňa v súlade s vnútornými pracovnými predpismi (časť 3 článku 111 Zákonníka práce Ruskej federácie). federácia). Sobota a nedeľa budú v tomto prípade pre zamestnanca pracovnými dňami. Preto je potrebné ich zaplatiť obvyklým spôsobom. To znamená, že ak pracovná cesta pripadne na sobotu a nedeľu, ktoré nie sú voľnými dňami podľa individuálneho rozvrhu zamestnanca, musia byť vyplatené v všeobecný postup- na základe priemerného zárobku.

Pomerne často pripadá deň odchodu a príchodu zo služobnej cesty na víkend. V tomto prípade môže mať účtovník otázku, ako ich zaplatiť.

Podľa odseku 9 nariadenia sa priemerný zárobok za obdobie, počas ktorého je zamestnanec na pracovnej ceste, ako aj za dni na ceste vrátane núteného medzipristátia, zachováva za všetky dni práce podľa rozvrhu ustanoveného vysielajúca organizácia.

Nariadenia zároveň neustanovujú zachovanie priemerného zárobku za dni na ceste, ktoré pripadajú na víkendy alebo dni pracovného pokoja.

Nesprávne vyhotovenie dokladov potvrdzujúcich, že zamestnanec sa počas pracovnej cesty usadil v prenajatom byte

Počas pracovnej cesty má zamestnanec právo bývať nielen v hoteli, ale aj v iných obytných priestoroch (napríklad v prenajatom byte). V takom prípade môžete náklady na prenájom bývania potvrdiť dokumentmi vypracovanými v akejkoľvek forme (odsek 4, odsek 1, článok 252 daňového poriadku Ruskej federácie, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Severozápadného okresu zo dňa 26. februára 2008 č. A26-1621/2007). Napríklad akt podpísaný vlastníkom bytu a zamestnávateľom (prideleným zamestnancom).

Je však dôležité, aby tento dokument obsahoval všetky povinné údaje stanovené v súčasnom federálnom zákone č. 129-FZ z 21. novembra 1996 „o účtovníctve“ (článok 2 článku 9).

Niekedy súdy pri posudzovaní daňových sporov akceptujú ako dôkazy potvrdzujúce postavenie daňovníka primárne účtovné doklady, ktoré neobsahujú určité povinné náležitosti (pozri napr. rozhodnutie Federálnej protimonopolnej služby Moskovskej oblasti zo dňa 24. apríla 2007 č. KA- A41/3090-07). Ide však o ojedinelé súdne rozhodnutia.

Riziko nárokov od daňových úradov môžete znížiť, ak vypracujete dokument uvedený v Občianskom zákonníku Ruskej federácie - nájomnú zmluvu.

Oficiálne stanovisko regulačných agentúr je, že nájomné za obdobie, keď bolo prenajaté bývanie prázdne, nemožno zahrnúť do výdavkov. Takéto náklady sa neuznávajú ako ekonomicky oprávnené (článok 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie). Tento záver je obsiahnutý v listoch Ministerstva financií Ruska z 25. marca 2010 č. 03-03-06/1/178 zo dňa 20. júna 2006 č. 03-03-04/1/533 z 25. januára. , 2006 č. 03-03-04/1/ 58. Na zdôvodnenie výdavkov za dni, kedy vyslaný pracovník býva v prenajatom byte, môžete použiť cestovný list, cestovné doklady, príkaz na pracovnú cestu a pod.

Chybný dodatočný platobný výmer, keď vyslaný pracovník nevrátil nespotrebovaný preddavok

V praxi sú často možné situácie, keď sa zamestnanec po návrate z pracovnej cesty pevný čas neúčtuje o zálohe v hotovosti, ktorá mu bola poskytnutá pred odchodom. Zúčtovateľné sumy, ktoré nie sú potvrdené dokumentmi a nevrátené včas, nie sú príjmom zamestnanca - sú jeho dlhom voči organizácii.

Organizácia má možnosť tento dlh vymáhať postupom ustanoveným zákonom. Napríklad zadržaním sumy dlhu zo mzdy. Na tento účel musí vedúci organizácie vydať príkaz na inkaso v akejkoľvek forme.

Objednávku je potrebné zrealizovať najneskôr do jedného mesiaca odo dňa uplynutia lehoty stanovenej na správu. Z mesačnej mzdy zamestnanca si môžete odpočítať najviac 20 percent z nahromadenej sumy (článok 138 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Od zamestnanca je možné vymáhať sumy, ak nespochybňuje základ a výšku zrážok. V opačnom prípade je možné dlh vymáhať len súdnou cestou. Takéto pravidlá sú ustanovené v 248 Zákonníka práce Ruskej federácie a potvrdené v liste Rostruda zo dňa 8. 9. 2007 č. 3044-6-0.

Uvedený dlh sa môže stať príjmom zamestnanca len vtedy, ak je dlh odpustený. Tento prístup potvrdzuje list Rostrud zo dňa 3. 11. 2009 č. 1144-TZ, zo dňa 8. 9. 2007 č. 3044-6-0, uznesenia Federálnej protimonopolnej služby zo dňa 19. 8. 2004 č. F09. -3354/04-AK, TsO zo dňa 01.08.2004 č.A54-2875 /03-С21.

Evidencia pracovných ciest namiesto rotačného spôsobu

Zamestnanec tak pri práci na striedačku, ako aj pri ceste na pracovnú cestu cestuje do oblastí odlišných od sídla zamestnávateľa.

Preto je dôležité tieto pojmy rozlišovať. Hlavné rozdiely sú nasledovné:

1. Pracovná cesta zahŕňa jednorazové úradné pridelenie a zmena zahŕňa vykonanie vopred naplánovaného výrobné činnosti. Približný zoznam organizácií, pre ktoré je vhodné používať rotačnú metódu práce, bol schválený uznesením Štátneho výboru práce ZSSR, Sekretariátu Celozväzovej ústrednej rady odborov a Ministerstva zdravotníctva ZSSR zo dňa 31.12. 1987 č. 794/33-82.

2. Pri zmenovej metóde je možné len súhrnné zaznamenávanie pracovného času.

3. Zoznam zamestnancov, ktorí nemôžu byť zapojení do práce na princípe rotácie, je širší ako zoznam zamestnancov, ktorí nemôžu byť vyslaní na pracovné cesty (články 264, 298 Zákonníka práce Ruskej federácie).

4. Zamestnanci na smeny sa musia podrobiť povinnej lekárskej prehliadke spôsobom stanoveným vyhláškou Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska zo dňa 12. apríla 2011 č. 302n (články 213, 298 Zákonníka práce Ruskej federácie) . Zdravotné kontraindikácie pri práci na zmeny ustanovujú odseky 48, 49 postupu schváleného v prílohe č. 3 uvedeného poriadku.

5. Pri ceste na pracovnú cestu zamestnávateľ nemôže ustanoviť pracovný čas, pretože ten musí a priori zodpovedať režimu organizácie, kam je zamestnanec vyslaný. V prípade rotačného systému je rozvrh práce stanovený tak, že organizácia vysiela zamestnancov do vzdialených oblastí. Trvanie zmeny nemôže presiahnuť jeden mesiac, vo výnimočných prípadoch - tri mesiace (článok 299 Zákonníka práce Ruskej federácie), pričom trvanie denná práca(zmeny) nemôže byť viac ako 12 hodín a denný odpočinok (medzi zmenami) s prihliadnutím na obedňajšie prestávky- menej ako 12 hodín (body 4.2, 4.3 Základných ustanovení, schválených uznesením Štátneho výboru práce ZSSR, Sekretariátu Celozväzovej ústrednej rady odborových zväzov a Ministerstva zdravotníctva ZSSR z decembra 31, 1987 č. 794/33-82).

6. Je rozdiel v platbe: pri ceste na pracovnú cestu - platba podľa priemerného zárobku, denné diéty; pri rotačnom spôsobe - platba podľa tarifnej sadzby, vyplácanie odmien a náhrad ustanovených zákonom vo vzťahu k rotačnému spôsobu.

7. Pri pracovnej ceste je zamestnanec povinný po návrate doložiť písomnú správu o jej výsledku, pre rotačný spôsob je charakteristická absencia písomných správ po ukončení práce.

Ak sa však nesprávne evidujú pracovné cesty namiesto rotačnej metódy, nároky daňových kontrolórov sú nepravdepodobné. Ide skôr o sféru kontroly inšpektorátov práce.

Po zvážení rôzne situácie a typických chýb podotýkame, že aj napriek svojej zdanlivej jednoduchosti môže taká ekonomická skutočnosť, akou je vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu, v praxi vyvolávať mnohé otázky a nie všetky sú v súčasnosti riadne upravené.

Registrácia pracovnej cesty v programe „1C: Platy a personálny manažment 8“

Predpokladajme, že organizácia vyšle zamestnanca na pracovnú cestu od 19.1.2012 do 25.1.2012.

Cestovné doklady pripravíme: Personálne účtovníctvo -> Účtovníctvo absencií -> Organizačné služobné cesty -> Prid. Zadávame údaje z objednávky pracovnej cesty.

Vlajka Rid stávka by mala byť nastavená, keď je nastavený kontrolný príznak personálny stôl a plánuje sa preradenie ďalšieho zamestnanca na túto pozíciu na obdobie pracovnej cesty.

Ak vlajka Pripomenúť nevznikne, potom sa automaticky odo dňa nasledujúceho po dni skončenia pracovnej cesty má za to, že sa zamestnanec vrátil do práce na pracovisko v súlade s vašim pracovným rozvrhom.

Ak začiarknete toto políčko, musíte zadať dokument, aby ste mohli uviesť, od ktorého dátumu sa zamestnanec vrátil na svoje pracovisko Personálne účtovníctvo -> Účtovníctvo absencie -> Návrat do práce.

Z dokumentu Pracovné cesty organizáciám môžeme vytlačiť nasledujúce formuláre:

• T-9 - Príkaz (pokyn) na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu;
• T-9a - Príkaz (pokyn) o vyslaní pracovníkov na pracovnú cestu;
• T-10 - Cestovné osvedčenie;
• T-10a - Pridelenie služby.

Na základe personálnych dokladov o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu vygenerujeme platobné doklady: Výpočet miezd podľa organizácie -> Analýza nedostavenia sa -> Vyplniť.

Zároveň sa vyberú všetky absencie zdokumentované v personálnych a mzdových dokladoch, pri ktorých dátum dokladu spadá do uvedeného obdobia. V našom prípade ide o doklady za január 2012.

Pre používateľov je výhodné pracovať s týmto spracovaním takto:

Zrušte začiarknutie príznaku pre všetky dokumenty Marka;

Nastaviť výber(pravé tlačidlo myši) podľa typu nezobrazenia, ktoré spracúvame (v našom prípade v pracovná cesta);

Vezmite si „primárne“ dokumenty personálne záznamy a začať ich spracovávať. K tomu prijímame podpísanú Objednávku (pokyn) o vyslaní pracovníkov na pracovnú cestu. Nájdite zodpovedajúci riadok. Kontrolujeme údaje zadané do programu s údajmi podpísanými manažérom. Ak sa zistí nezrovnalosť, dokument by sa mal vrátiť na oddelenie ľudských zdrojov na prepracovanie. Ak je úplná zhoda - nastavte príznak Marka;

Po spracovaní „primárnych“ dokumentov musíte postupne „kliknúť“ (na obrazovke pomocou myši) na tlačidlá Vytvárajte dokumenty, kalkulujte, posielajte. Tieto príkazy ovplyvňujú iba označené riadky. Zároveň sa vytvoria, vypočítajú a zaúčtujú príslušné zúčtovacie doklady Platba podľa priemeru(obr. 1).

Ryža. 1

Tieto dokumenty automaticky vytvorené v programe 1C: Platy a personálny manažment 8 si môžete pozrieť kliknutím na „tlačidlo“ Otvorená osada alebo Výpočet mzdy - Absencia Platba na základe priemeru.

Tieto dokumenty môžete zadať bez spracovania. Výpočet mzdy -> Absencia -> Platba na základe priemeru a jednoducho „ručne“ zadať do nových dokladov všetky údaje z objednávky pracovnej cesty.

Ak zamestnanec musí ísť do práce v núdzi na pracovnú cestu v deň pracovného voľna, je potrebné predložiť doklad na jej zaplatenie. Platba za sviatky a víkendy(obr. 2).

Ryža. 2

Výsledkom vyplnených dokumentov je, že výkaz Časový výkaz T-13 má formu zobrazenú na obrázku 3.

Môže sa jedna pracovná cesta zamestnanca skončiť v ten istý deň a druhá pracovná cesta začať v ten istý deň?

Odpoveď

Odpoveď na otázku:

Pracovná legislatíva neobsahuje zákaz takejto situácie, to znamená, že zamestnanec sa môže vrátiť z pracovnej cesty v jeden deň a v ten istý deň ísť na ďalšiu pracovnú cestu.

V tomto prípade si budete musieť pripraviť vlastný balík dokumentov pre každú pracovnú cestu. A zamestnanec sa musí stihnúť nahlásiť (podať zálohové hlásenie) na prvej pracovnej ceste.

V tejto situácii však nastáva problém s platením diét, keďže neexistuje jednoznačná odpoveď na otázku, či je potrebné platiť diéty za každú pracovnú cestu alebo platiť diéty len za jeden deň (podrobnejšie k tomuto problému pozri prílohu odpovede). Zároveň je možné v miestnom zákone organizácie uviesť, že v tomto prípade sa takýto deň považuje za jeden kalendárny deň pracovnej cesty a denná diéta sa vypláca presne za 1 deň.

Preto je v takýchto situáciách vhodné, aby zamestnávatelia spojili návštevy viacerých miest do jednej pracovnej cesty, čím odpadnú všetky záležitosti spojené s vyplácaním denných diét a zálohovým hlásením na pracovnú cestu.

AKO KRIŽUJÚ DVA OBCHODNÉ CESTY

Denná náhrada za dve pracovné cesty

Diéty sa vzťahujú na dodatočné výdavky spojené s ubytovaním zamestnanca mimo jeho trvalého bydliska. Zamestnávateľ je povinný ich zamestnancovi vyplatiť na základe Zákonníka práce Ruskej federácie.

Postup a výšku náhrady výdavkov spojených s pracovnými cestami určuje kolektívna zmluva alebo miestny predpis vypracovaný v súlade s Poriadkom.

Denné diéty sa teda zamestnancovi preplácajú za každý deň, keď je na pracovnej ceste, vrátane víkendov a dní pracovného pokoja, ako aj za dni na ceste vrátane núteného medzipristátia ().

Dĺžka pobytu zamestnanca na pracovnej ceste sa počíta v kalendárnych dňoch. Zároveň sa denné diéty vyplácajú v plnej výške za deň odchodu a deň príchodu, aj keď zamestnanec odišiel neskoro večer a vrátil sa v noci alebo skoro ráno.

Zákonník práce ani predpisy však nepočítajú so situáciou, keď sa zamestnanec vráti z pracovnej cesty v ten istý deň a na ďalší odíde.

Písomné potvrdenie dennej dávky

Podľa ruského ministerstva financií možno pri zdaňovaní zisku výšku výdavkov vo forme denných diét potvrdiť cestovným potvrdením. V tomto prípade sa nevyžaduje predloženie šekov a potvrdení, na základe ktorých zamestnanec vynaložil prijaté denné diéty ().

Vynára sa otázka: koľko by sa mala vypočítať denná dávka pre tento deň? Sú dve možnosti. Pozrime sa na ne.

Dvojnásobná denná dávka. Organizácia môže predpokladať, že denné diéty patria za každý deň každej pracovnej cesty. To znamená, že musíte zaplatiť za posledný deň prvej pracovnej cesty a prvý deň druhej pracovnej cesty bez ohľadu na to, že pripadajú na rovnaký dátum. V tomto prípade sa denné diéty za tento deň vyplácajú v dvojnásobnej výške.

Čo však v prípade, ak sa zamestnanec vrátil zo služobnej cesty v Rusku a hneď išiel na zahraničnú pracovnú cestu? Podľa predpisov, keď zamestnanec cestuje z územia Ruskej federácie, dátum prekročenia ruskej štátnej hranice sa započítava do dní, za ktoré sa vyplácajú denné diéty v cudzej mene, a pri ceste na územie Ruskej federácie Federácia - v dňoch, za ktoré sa vyplácajú denné dávky v rubľoch.

V tejto situácii sa zaviedli odlišné štandardy pre pracovné cesty. Preto sa denné diéty za deň prekročenia hraníc vyplácajú s prihliadnutím na obe normy.

PRÍKLAD 3.

D.Yu. Čechov pracuje v spoločnosti Khrustal LLC. V polohe na-
Správna rada zamestnancov Khrustal LLC na služobných cestách
je uvedené, že sa vykonáva náhrada výdavkov na výplatu denných diét
Dostupné v nasledujúcich veľkostiach:

- 700 rubľov. — za každý deň, keď je zamestnanec na služobnej ceste v Ruskej federácii;

- 2500 rubľov. - za každý deň, keď ste na zahraničnej pracovnej ceste.

Ráno 29. októbra 2012 D.Yu. Čechov sa vrátil zo služobnej cesty naprieč Ruskom a večer odišiel na zahraničnú služobnú cestu. Je potrebné určiť výšku denného príspevku splatného za daný deň.

RIEŠENIE.

Ak na základe miestneho regulačného aktu postup pri náhrade výdavkov spojených s pracovnými cestami stanovuje vyplatenie dvojnásobku dennej diéty za dve pracovné cesty v ten istý deň, D.Yu. Čechov dostane dennú dávku za 29. októbra 2012 vo výške 3200 rubľov. (700 rub. + 2500 rub.).

Daňové riziká zdvojnásobenia denných dávok. Spoločnosť, ktorá si stanoví dvojnásobné denné dávky na jeden deň, môže čeliť daňovým rizikám.

To znamená, že ak je vo vnútorných normách spoločnosti ustanovená výplata dvojnásobku dennej diéty za posledný deň prvej pracovnej cesty a za prvý deň druhej pracovnej cesty, poistné sa neakumulujú v plnej výške denných diét.

Jednorazová denná výplata diét. Pri určovaní výšky dennej diéty môžete vychádzať z počtu kalendárnych dní, počas ktorých je zamestnanec na pracovnej ceste, a nie z počtu pracovných ciest pripadajúcich na konkrétny deň.

Potom sa bude denná náhrada za posledný deň prvej pracovnej cesty a za prvý deň druhej pracovnej cesty časovo rozlišovať v jednej sume.

Čo robiť s touto možnosťou, ak sa zamestnanec vrátil z pracovnej cesty v Rusku a v ten istý deň odišiel na zahraničnú pracovnú cestu?

Odpovedať táto otázka Pozrime sa ešte raz na Pravidlá. Keď teda zamestnanec cestuje z územia Ruska, dátum prekročenia štátnej hranice Ruskej federácie sa započítava do dní, za ktoré sa vyplácajú denné diéty v cudzej mene. Vzhľadom k tomu, normy pre ruské a zahraničné Pracovné cesty sú ustanovené inak, organizácii nevzniká právo na priznanie dennej diéty vyslanému zamestnancovi v sadzbe schválenej pre pracovné cesty v rámci tuzemska. To znamená, že za deň prechodu pracovných ciest musí zamestnanec dostať dennú diétu vo vyššej sume podľa normy platnej pre zahraničné cesty.

Na účely dane zo zisku je možné pripočítať jednu časť dennej diéty na prvú pracovnú cestu a druhú časť na druhú.

Upozorňujeme, že pri tomto spôsobe výpočtu denných diét sa daň z príjmu fyzických osôb platí iba vtedy, ak ich výška presahuje ():

- 700 rubľov. — za deň služobnej cesty v Ruskej federácii;

- 2500 rubľov. - za deň pracovnej cesty na území cudzieho štátu.

Mal by sa špecifikovať postup rozdeľovania sumy denných diét, aby sa zohľadnili ako výdavky kolektívna zmluva(miestny regulačný akt).

Ak ide zamestnanec na zahraničnú pracovnú cestu, stačí vyplniť len úradné zadanie a vydať príkaz.

Na dokladovanie cestovných výdavkov musí zamestnanec k predbežnej správe pripojiť kópie strán medzinárodného pasu so značkami o prekročení štátnej hranice Ruskej federácie.

Denný príspevok pri návšteve viacerých krajín. Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu na územie dvoch alebo viacerých cudzích štátov, sa vyplácajú denné diéty za deň prekročenia hraníc medzi štátmi v cudzej mene vo výške ustanovenej pre štát určenia zamestnanca ().

Poznámka: Pri prekračovaní hraníc schengenských krajín sa o tom nerobia poznámky. V takom prípade sa treba riadiť objednávkou 5, výtlačkom elektronickej letenky, palubných lístkov a hotelových účtov.

Nákladové účtovníctvo. Ak je zamestnanec vyslaný na služobné úlohy na viacero miest naraz, pri výpočte dane z príjmov sa do výdavkov zohľadňujú aj cestovné náklady z jedného vyrovnanie v inom poistné za povinné poistenie osôb v preprave, úhradu za služby za vydávanie cestovných dokladov a ich poskytovanie vo vlakoch lôžkoviny(Ustanovenie 1 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie a nariadenia).

Niekedy si pracovníci na služobnej ceste prenajmú auto, aby sa presunuli z jednej lokality do druhej. V takejto situácii môžu byť náklady na jeho prenájom zohľadnené pre účely dane zo zisku, ak sú opodstatnené a zdokladované ( a ).

Poznámka: podporné dokumenty vypracované pre cudzie jazyky, musí mať nevyhnutne preklad riadok po riadku na samostatnom hárku do ruštiny ().

Zápis do vysvedčenia. Pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu do viacerých miest sa pracovný výkaz vyhotovuje všeobecným spôsobom. To znamená, že pre všetky dni pracovnej cesty sa zadáva kód K alebo 06.

Zakázané dokumenty v personálna služba
Inšpektori z GIT a Roskomnadzor nám prezradili, aké doklady by sa teraz od nováčikov pri uchádzaní sa o zamestnanie nemali za žiadnych okolností vyžadovať. Určite máte nejaké papiere z tohto zoznamu. Zostavili sme kompletný zoznam a vybrali bezpečnú náhradu pre každý zakázaný dokument.