25.11.2019

Správa dokumentov Larin v organizáciách. Riadenie dokumentácie v organizáciách, problémy histórie a metodológie, Michail Vasilievich Larin. Moderné podmienky a predpoklady pre rozvoj automatizovaných systémov správy dokumentov

-- [ Strana 1 ] --

FEDERÁLNA ARCHÍVNA SLUŽBA RUSKA

Všeruský výskumný ústav

Dokumentácia a archivácia

(VNIIDAD)

M.V. LARIN

KONTROLA

DOKUMENTÁCIA

V ORGANIZÁCIÁCH

Moskva 2002

Larin M.V. Vedenie dokumentácie na úrade

cie. - M.: Vedecká kniha. 2002. - 288 s.

Kniha rozoberá otázky teórie a praxe manažmentu.

riadenie dokumentácie v organizáciách s využitím metodiky informačného manažmentu. Skúma sa problematika histórie a súčasného stavu kancelárskej práce, vzťah medzi správou dokumentov a správou informácií, uvažuje sa o nových informačných technológiách vo vzťahu k správe dokumentov, problematike jej automatizácie a dizajnu.

Kniha je určená vedcom a odborníkom v oblasti správy dokumentácie a môže slúžiť ako učebná pomôcka pre študentov odborov dokumentárne.

B B K 65,050. O M.V. Larin. ISBN 5-7671-0026- OBSAH Úvod Kapitola 1. Zdokumentované informácie ako zdroj manažmentu 1.1. Úloha informácií v manažmente 1.2. Informačná infraštruktúra organizácie 1.3. Informačné zdroje organizácií Kapitola 2. Niektoré problémy vo vývoji riadiacich dokumentov 2.1. Vývoj pojmu „dokument“ 2.2. Riadiaca dokumentácia 2.3. Elektronická dokumentácia Kapitola 3. Od kancelárskej práce k správe dokumentácie 3.1. Periodizácia histórie domácej kancelárskej práce a predrevolučná etapa jej vývoja 3.2. Sovietska kancelárska práca 3.3. Moderný legislatívny a regulačný rámec pre dokumentačnú podporu manažmentu 3.4. Správa dokumentácie Kapitola 4. Problémy automatizácie správy dokumentácie 4.1. Automatizácia podpory dokumentácie pre manažment v 70-80 rokoch 4.2. Moderné podmienky a predpoklady pre rozvoj automatizovaných systémov riadenia dokumentácie 4.3. Problémy systemizácie, výberu a hodnotenia automatizovaných systémov riadenia dokumentácie Kapitola 5. Metodika riadenia informácií v správe dokumentácie 5.1. Predpoklady pre vznik informačného manažmentu 5.2. Koncepcia informačného manažmentu... 5.3. Úlohy, funkcie a štruktúra informačného manažmentu v organizácii Záver Zoznam zdrojov a literatúry Príloha Úvod Vytvorenie právneho štátu s efektívne fungujúcimi inštitúciami zastupiteľskej, výkonnej, justičnej, výrobnej, vedeckej a školskej sféry je u nás spojené nielen s osvojením si právnych základov ich činnosti, ale aj s formovaním racionálnych, špecifických pravidiel a postupov ich fungovania, a to aj v oblasti práce s dokumentmi.

Neustály rast objemov dokumentácie na celom svete, čoraz rozšírenejšie používanie elektronickej výpočtovej techniky pri spracovaní informácií, používanie nepapierových médií a ďalšie objektívne faktory vedú odborníkov k záveru, že je potrebné hľadať možnosti na zvládnutie a riadenie zdokumentované informácie.

Zdokumentované informácie tvoria základ riadenia, ich efektívnosť je do značnej miery založená na produkcii a spotrebe informácií. V podmienkach modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, spoľahlivou zbraňou konkurencie vo všetkých sférach hospodárskej činnosti a dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia, pretože informácie, podobne ako obehový systém, prenikajú do všetkých riadiacich orgánov, poskytujú im energetický potenciál a uvádzajú ich do cieľavedomého pohybu.

Informácie, ako je známe, sa sústreďujú v dokumentoch, ktoré dávajú informáciám organizačnú formu, posúvajú ich v čase a priestore; práve dokumenty a listinné informácie sú základom manažérskych rozhodnutí a sú ich materiálnym stelesnením, poskytujú právnu silu a tým prispievajú k ich bezpodmienečnému výkonu. .

Problémy dokumentácie manažmentu a organizácie jeho dokumentačnej podpory sú staré ako samotné dokumenty a manažment. Pod vplyvom rôznych faktorov, najmä pod vplyvom vedecko-technického pokroku, sme však nútení sa k tejto téme znova a znova vracať. V súčasnosti je tento problém aktualizovaný prudkým rozvojom nových informačných technológií a zrýchlenou informatizáciou spoločnosti. Tieto procesy kladú množstvo otázok na dokumentáciu vedcov, ktoré si vyžadujú okamžité odpovede. Prvým z nich je, ako by sa mala zmeniť veda o dokumentoch ako vedná disciplína, ktorá študuje dokumenty v kontexte globalizácie svetových informačných procesov. Druhým je, ako nové informačné technológie ovplyvňujú situáciu v praktickej sfére práce s dokumentmi. Tretím je, nakoľko správne boli naše doterajšie predstavy o študovanom predmete a aké sú trendy v jeho vývoji v blízkej budúcnosti, aké strategické ciele by sa mali klásť v oblasti správy dokumentácie a aké taktické schémy by sa mali implementovať na riešenie súčasných praktické problémy v tejto oblasti.

Samozrejme, nastolené otázky si vyžadujú spoločné úsilie domácich expertov na dokumenty a nie je možné ich úplne vyriešiť v samostatnej práci. Zameraním našej pozornosti na problém správy dokumentov v organizáciách sme si zvolili smer vedeckého výskumu, ktorý je relevantný v súčasnej fáze a má teoretický a praktický význam.

Je potrebné uznať, že v „predreformných“ podmienkach dokumentačná veda adekvátne poskytla riadiacim štruktúram normatívny a metodologický vývoj a aktívne využívala možnosti existujúcich informačných systémov.

V súčasnosti je v Rusku rozporuplná situácia v oblasti správy dokumentácie. Na jednej strane sú zastarané predtým prijaté organizačné a metodické dokumenty: štátny systém dokumentačnej podpory riadenia a ďalšie štandardy, ktoré vypracovali vedci a odborníci v 70-80 rokoch. Dochádza k odlivu personálu (predovšetkým mladých ľudí) z oblasti vedecko-výskumnej činnosti v oblasti dokumentácie a archívnictva z rôznych dôvodov, vrátane nedostatku vhodných financií. Pozornosť vzdelávaniu a zdokonaľovaniu pracovníkov dokumentačných podporných služieb sa znížila a chýba moderná vzdelávacia a metodická literatúra k tejto problematike. Vo vedeckom výskume v problematike správy dokumentov došlo k určitej stagnácii, nejednotnosť je viditeľná v práci vzdelávacích inštitúcií, ktoré absolvujú kvalifikovaných odborníkov a vedeckých organizácií. Do značnej miery situáciu ovplyvnila obnova zloženia zamestnancov, odklon od zabehnutých tradícií správy dokumentov a strata dosiahnutej úrovne kultúry práce s dokumentmi.

Na druhej strane v dôsledku prieniku nových zariadení a nových technológií do manažmentu dochádza k zmene štruktúry toku dokumentov. Zmena ekonomických základov spoločnosti vedie k premene hodnoty určitých typov dokumentov a ich úlohy v procese riadenia. Tieto zmeny však nedostatočne zohľadňujú systémy manažérskej dokumentácie v organizáciách, kde naďalej platia zastarané pravidlá a normy.

Na posilnenie ruskej štátnosti, a teda aj štátnej služby, je potrebné rozšíriť hranice zón stability a efektívnosti riadiacich činností. Racionálna organizácia správy dokumentácie môže podľa nášho názoru slúžiť ako jeden z dôležitých oporných bodov pre posilnenie štátneho aparátu a nevyhnutný prvok jeho stability.

Problém riadenia dokumentácie preto možno považovať za naliehavý, spôsobený potrebou aktívneho, cieleného formovania informačných zdrojov, ktoré zodpovedajú potrebám organizácií. Výskum schopností moderných informačných technológií z pohľadu ich využitia v správe dokumentov je pre moderný manažment dokumentov mimoriadne dôležitý. Je potrebné analyzovať dosiahnuté úspechy v oblasti teórie a praxe správy dokumentov, identifikovať trendy v ich ďalšom vývoji a na tomto základe získať nové vedecké výsledky.

Výber témy tejto štúdie bol určený niekoľkými faktormi:

po prvé, prítomnosť sociálneho usporiadania spoločnosti, spojená s potrebou zefektívniť dokumentačné prostredie v oblasti manažmentu, predovšetkým štátu;

po druhé, potreba, aby štátna archívna služba do hĺbky študovala vzájomne súvisiace problémy archívnictva a správy dokumentov s cieľom transformovať ich do aplikovaného vedeckého vývoja;

po tretie, rastúcim záujmom o informatizáciu Ruska a spôsoby jeho vstupu do globálneho informačného priestoru, a to aj v oblasti správy dokumentov.

Vyriešenie problému správy dokumentov v moderných podmienkach podľa nášho názoru umožní cielene formovať informačné zdroje organizácií, zabezpečiť ich efektívne fungovanie a tiež poskytnúť spotrebiteľom prístup k informačným zdrojom s čo najmenším množstvom času, práce a práce. peniaze.

Pri hodnotení stupňa rozpracovanosti a naštudovania témy je potrebné poznamenať, že problematika správy dokumentácie v domácej literatúre nebola doteraz nastolená ako samostatná problematika. Historiografia problému je preto veľmi chabá.

Len v niektorých dielach A.N. Soková vidí pokusy o zavedenie manažmentu dokumentácie ako predmetu manažmentu z hľadiska výroby: ako odraz zahraničných skúseností a perspektívny smer rozvoja domácej dokumentácie a organizácie kancelárie 1.

Medzitým sa vo vyspelých krajinách, ktoré už dávno prešli fázou „primárnej akumulácie“ výpočtovej techniky a komunikácií, v spoločnosti, ktorá sa dnes charakterizuje ako „postindustriálna“ alebo „informačná“, venuje čoraz väčšia pozornosť vývoj problémov správy dokumentácie. Tento trend sa prejavil najmä koncom 70. rokov, keď sa ukázalo, že počítače (vrátane osobných počítačov) nevedú k vytváraniu „bezpapierových kancelárií“, ale naopak zvyšujú objem toku papierových dokumentov.

Za týchto podmienok západní vedci zamerali svoju pozornosť na vedecké aspekty správy záznamov a zintenzívnili výskum v tejto oblasti vedomostí a administratívnej činnosti. Prostredníctvom UNESCO a iných medzinárodných organizácií sa dokonca vyvinulo úsilie o koordináciu práce vedcov z rôznych krajín v tomto smere, čo prinieslo teoretické i praktické výsledky. Záverečná správa o programe RAMP (autor J. Rhodes) charakterizuje správu záznamov ako celkovú riadiacu funkciu zahŕňajúcu prácu s dokumentmi v organizáciách vo všetkých fázach ich životného cyklu 2.

Štúdia prác západných, predovšetkým amerických a nemeckých špecialistov ukazuje, že ani medzi nimi neexistuje úplná jednota v chápaní manažmentu dokumentácie ako vedeckej kategórie. Väčšina vedcov sa však prikláňa k uznaniu manažmentu dokumentácie ako plnohodnotnej funkcie organizačného manažmentu, informačného zdroja (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens atď.) 3. Je dôležité zdôrazniť, že mnohí vedci a špecialisti Sokov A.N. Správa dokumentácie v zahraničí (vedecký a analytický prehľad) - Celouniverzitná vedecká a praktická konferencia na tému „Organizačné a právne otázky tvorby dokumentov pomocou výpočtovej techniky a ich využitie v národnom hospodárstve“: Abstrakt. správa - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, č Br. 2081, s. 120-158;

To je ona. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985 atď.

Rhodes J. Úloha archívov a správy záznamov v národných informačných systémoch. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, - č. 1064 „p“. 1989.

Horton F.A., Lennon K. Správa dokumentácie a správa informácií, aký je medzi nimi vzťah v našej dobe. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 1196 „p“, s. 5, 6;

Mordel A. Nový program pre správu vládnych dokumentov vo Veľkej Británii. - SIF OTsNTI VNIIDAD. č. 894 "p";

Khar K., McLeod J. Správa dokumentov v informačnom veku. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - odborníci chápu dôležitosť interakcie medzi riadením dokumentácie a správou informácií v organizáciách, pričom dokumentáciu hodnotia ako najdôležitejšiu zložku informačných zdrojov organizácie. Na základe tohto hodnotenia vzniká požiadavka hlbšieho využívania nových informačných technológií pri práci s dokumentáciou a začlenenie štruktúr riadenia dokumentácie do všeobecnej infraštruktúry organizácií 1. Výraznou črtou výskumu západných špecialistov je ich zameranie na odstránenie technologickej a organizačnej medzery medzi kancelárskou prácou a oddeleným ukladaním dokumentov.

Je zrejmé, že Rusko má svoje tradície v oblasti práce s dokumentmi a priame preberanie západných skúseností a západných prístupov je nemožné. Preto sme sa obrátili na štúdium problémov vývoja domácej dokumentácie a vývoja kancelárskej práce v Rusku s cieľom posúdiť dosiahnutú úroveň organizácie práce s dokumentmi a mieru originality národných tradícií v tejto oblasti. problematika možnosti aplikácie základných princípov a metód správy dokumentov.

V domácom manažmente dokumentov sa v súčasnosti nahromadilo značné množstvo poznatkov, ktoré sa premietli do vydaných monografií, zborníkov vedeckých prác MGIAI a VNIIDAD, zborníkov článkov, vzdelávacích a metodických príručiek, materiálov z konferencií a iných vedeckých podujatí. Žiaľ, stále neexistujú žiadne väčšie monografické štúdie. Publikované práce majú prevažne charakter učebníc a učebných pomôcok (diela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev V.S., Pshenko A.V., Sokova A. N., autorský kolektív Katedry dokumentácie a Dokumentačná podpora manažmentu, Štátna vysoká škola manažmentu)3. Treba poznamenať, že v niektorých prípadoch vzdelávacie č. 1241 „p“. 1998. P. 6;

Summerville J.R. Správa dokumentácie: "Čo je nové." - Za. z angličtiny Zolotukhina I.G. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - č. 1159 „p“. 1994. P. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Zborník referátov, DGD, 1994.

MacDonald D. Správa dokumentov v modernej inštitúcii.

SIF OCNTI VNIIDAD. - č. 1220 „p“;

Roberge M. V ére informácií - globálne systémové a systematizované riadenie administratívnych informácií. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - č. 1144 „p“ atď.

Úle Cr. Správa dokumentácie, informácií a archívov v podnikoch. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 889 „p“;

Horton F., Lennon K. Dekrét. op.;

Ricks A. Výroba kufríkov ako archívna funkcia. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - č. 946 „p“ atď.

Livshits Ya.Z. Podpora dokumentácie pre manažment. - M.: Vedomosti, 1975.

Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Kancelárske práce a technické príručky, najmä tie, ktoré boli vydané v 70-80 rokoch, môžu slúžiť ako výskumná literatúra, pretože odrážajú výsledky vedeckej práce svojich autorov. Nie je žiadnym tajomstvom, že ťažkosti s vydávaním monografických prác prinútili vedcov uchýliť sa k takej forme publikovania vedeckého výskumu, ako sú učebnice pre špeciálne kurzy. Napriek tomu zostáva tvorba monografických prác o správe dokumentov stále naliehavou úlohou.

Pre rozvoj výskumnej témy majú zásadný význam diela K.G. Mityaev, ktorý ako prvý navrhol termín „správa dokumentov“ a významne teoreticky a prakticky prispel k rozvoju správy dokumentov ako vednej disciplíny. V učebniciach, článkoch a vystúpeniach na konferenciách načrtol hlavné ustanovenia o úlohách správy dokumentov, dokumentačných systémoch a funkciách dokumentov, ktoré sa potom rozvíjali a dopĺňali. Učebnica od K.G. Mityaev je stále koncepčná štúdia, ktorá je aj dnes v mnohých smeroch relevantná 1.

K.G. Mityaev bol prvý, kto systematicky načrtol históriu obchodnej výroby v predrevolučnom Rusku a ZSSR, zdôraznil hlavné obdobia jej vývoja, špecifiká rôznych typov obchodnej výroby, ukázal vzťah kancelárskej práce s príslušnými systémami budovania. štátny aparát, vzájomná závislosť rozvoja úradnej práce a archívnictva 2. Následné učebnice historického archívneho ústavu v podstate len zväčšili objem prezentovanej hmotnej dokumentácie: Učebnica. príspevok. - M.: Vyššie. škola, 1991. - 159 s.;

Soko vaA.N. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985. - 64 s.;

Mingalev B.S. Všeobecné vzorce a trendy v tvorbe dokumentov v sociálno-ekonomických manažérskych systémoch. (Problémy štúdia): Proc.

príspevok / MGIAI. - M., 1983. - 83 s.;

Larin M.V., Mingalev V.S. Moderné systémy dokumentačnej podpory manažmentu: Učebnica. príspevok / MGIAI.

M., 1982. - 99 s.;

Andreeva V.I. Kancelárska práca: Požiadavky na tok dokumentov spoločnosti (na základe štátnych noriem Ruskej federácie). - 3. vyd., prepracované. a dodatočné - M.: JSC Business School "Intel-Sintez", 1996. - 222 s.;

Pshenko A.V. Kancelárske práce a základné regulačné požiadavky na dokumenty: Proc. príspevok. M.: YuK MSU, 1994;

Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Stav. Akadémia manažmentu.

M.: Infra-M, 1998;

Kancelárske práce (organizácia a technológia dokumentačnej podpory manažmentu): Učebnica / Ed. T.V. Kuznecovová. - M.:

JEDNOTA-DANA, 2000. - 359 s., atď.

Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1959. - 359 s.

Mityaev K.G. Teória a prax archivovania: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1946. - 248 s.;

to je on. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR. vyhláška.

to je on. Dokumentačná veda, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Otázky archívnictva. - 1964. - č.2 atď.

o dejinách kancelárskej práce, rozšírenie chronologického záberu sledovaného obdobia 1.

Zároveň sa v 70-80 rokoch objavili učebnice, ktoré prezentovali výsledky vedeckého výskumu T.V. Kuznecovová, Ya.Z. Livshitsa, M.P. Iľjušenko a ďalší vedci, ktorí rozvíjajú správu dokumentov ako vednú disciplínu a reflektujú otázky terminológie dokumentov a dokumentačných systémov, funkcií dokumentov a ich vývoja, úlohu dokumentácie v procesoch riadenia 2. V niektorých prácach sú nastolené otázky správy dokumentov zásadné pre správu dokumentov , problematika vplyvu elektronickej výpočtovej techniky na kancelársku prácu 3.

Významný príspevok k štúdiu hlavných kategórií dokumentovej vedy priniesol A.S. Malitikov, V.D. Banasjukevič, K.I. Rudelson a ďalší vedci 4.

V poslednom desaťročí sa, žiaľ, narušila rovnováha medzi teoretickým výskumom a metodologickým vývojom v prospech druhého. Svedčí o tom veľké množstvo metodických pomôcok a príručiek pre pracovníkov História kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. príspevok / Ed. YAZ. Livshitsa, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s.;

poslanec Iľjušenko. História kancelárskeho manažmentu v predrevolučnom Rusku / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. - M., 1993.

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Dokumentačné systémy: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1977. - 87 s.;

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentácia / MGIAI. - M., 1977. - 83 s.;

Ilyushen ko MP., Kuznetsova T.V. Formulár dokumentu / MGIAI. - M., 1986. - 86 s.;

Kuznecovová TV., Losev V.I. Manažérska dokumentácia. - M.: Ekonomika, 1985 atď.

Mingalev B.S. Všeobecné vzorce a trendy v tvorbe dokumentov v sociálno-ekonomických manažérskych systémoch. (Problémy štúdia): Proc. podľa benefitov / MGIAI. - M., 1983;

Larin M.V., Mingalev V.S. Moderné systémy manažérskej dokumentácie / MGIAI. - M., 1982 atď.

Malitikov A.S. Úlohy a organizačné spôsoby rozvoja jednotného systému štátnej evidencie práce pre inštitúcie, organizácie a podniky // Problematika archívnictva. - 1965. - č.1;

Jeho vlastné. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckej práce v oblasti EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2;

Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Problémy pri formovaní teórie správy dokumentov // Vývoj sovietskej správy dokumentov (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983;

Banasjukevič V.D., Zonov V.M. Štandardný systém podpory dokumentácie pre centrálny aparát ministerstiev a oddelení // Sovietske archívy. - M., 1986. - č. 4;

Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M.: Nauka, 1973 atď.

produkcie, ktoré interpretujú najmä nahromadený vedecký a metodologický potenciál správy dokumentov formou prístupnou odborníkom z praxe. Niektoré z nich však obsahujú cenné postrehy a myšlienky, najmä pokiaľ ide o vytváranie inštitucionálnych systémov pre dokumentovú podporu riadenia a integrovaného využívania počítačových technológií. Spomedzi týchto publikácií by sme mali vyzdvihnúť prácu T.V. Kuznecovová 3.

Významným prínosom pre rozvoj dokumentovej vedy sú doktorandské a diplomové práce obhájené na MGIAI a VNIIDAD, ktoré sú dôležité aj pre toto štúdium. Za vyzdvihnutie stojí doktorandská dizertačná práca A.N. Sokova 4, v ktorej prvýkrát po K.G. Mityaev sa úspešne pokúša formulovať niektoré oblasti teórie správy dokumentov v podmienkach, keď sa do praxe začínajú zavádzať nové informačné technológie.

Kandidátske dizertačné práce spravidla skúmajú jednotlivé aspekty teórie a praxe správy dokumentov. Medzi najrozvinutejšie patria otázky dejín správy dokumentov a kancelárskej práce sovietskeho obdobia národných dejín (diela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskoy I.A., Reichtsauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. a kol.) 5.

Pozri napríklad: Príručka obchodnej korešpondencie. - M.: Mezhregionservis, 1996;

Stenyukov MB., Kancelárske práce v malom podniku. M.: Prior, - 224 s;

Pechniková T.V., Pechniková A.V. Dokumentačná podpora činnosti organizácie: Učebnica. manuál / Zväz autorov a vydavateľov „Tan Dem“. - M.: Vydavateľstvo Ekmov, 1998. - 208 s.;

Kuznecovová T.V. Sekretárske práce. - 2. vyd., rev. a dodatočné / JSC "Obchodná škola". - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 s.

Kuznetsov S.L., Kancelárske práce na počítači. - M.: Intel-Sintez, 1999. - 208 s.;

Kirsanova M.B., Aksenov Yu.M. Kurz kancelárskeho manažmentu: Učebnica. príspevok. - M.;

Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 s.;

Stenyukov MB. Dokumentácia. Správa záznamov: Praktický sprievodca predškolskými aktivitami podniku. - M.:

Prior, 1998. - 144 s.;

Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Riadenie záznamov v účtovníctve. Praktický sprievodca. - M.: Účtovný vestník, 1996.- 218 s. atď.

Kuznecovová T.V. Kancelárske práce (podpora dokumentácie pre manažment) - 2. vyd. - 2000. - 328 s.

Soková A.N. Vývoj správy sovietskych dokumentov v podmienkach vedecko-technickej revolúcie (1960-1980): Abstrakt dizertačnej práce.... Dr. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Hlavné smery vedeckej organizácie riadiacej práce a kancelárskej práce štátneho aparátu ZSSR (podľa materiálov časopiseckých periodík 20. rokov 20. storočia): Abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s.;

Banasjukevič V.D. Riadiaca dokumentácia ako historický prameň (podľa materiálov Ministerstva uhoľného priemyslu ZSSR na roky 1971-1975): Abstrakt. dis.... kand. ist sc. 25.05.02 / Predrevolučné obdobie bolo študované oveľa menej (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Časť dizertačných prác je venovaná výskumu dokumentačných systémov a dokumentácii jednotlivých riadiacich funkcií (práce T.A. Bykovej, I.V. Gerasimovej, N.Yu. Emeljanovej, I.B. Efanovej, A.S. Krasavina, L.V. Potapovej ., Chukovenkova A.Yu.), ostatné dizertačné práce sa zaoberajú problematikou podpory dokumentácie pre jednotlivé objekty rovnakého typu v inštitúcii MGIAI. - M., 1977. - 25 s.;

Baginský I.M. Aktivity V.V. Kujbyševa na zlepšenie aparátu a kancelárskej práce Ľudového komisariátu robotnícko-roľníckej inšpekcie ZSSR. Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s.;

Dodonová M.I. Problém kancelárskej práce v sovietskej literatúre 20. rokov: Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

Kostomarov M.N. Činnosť Moskovského robotníckeho a roľníckeho inšpektorátu na zlepšenie riadiaceho a kancelárskeho pracovného aparátu (1920-1929): Abstrakt dizertačnej práce. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1976.

Larin M.V. Rezortné racionalizačné orgány a ich činnosť na skvalitnenie práce štátneho aparátu a úradu (1923-1932): Abstrakt dizertačnej práce. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s.;

Podolskaja I.A. História vývoja metodických základov racionalizácie výroby v ZSSR: Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s.;

Reichtsaum A.L. Zlepšenie riadiaceho aparátu a výroby v ZSSR mimorezortnými racionalizačnými orgánmi (1924 1931): Abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s.;

Tamm I.E. Vznik sovietskej štátnej kancelárskej práce. 1917-1923: Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 s.;

Vyalová L.M. Organizácia kancelárskej práce ústredných orgánov štátnej správy v legislatívnych aktoch Ruskej ríše v prvej polovici 19. storočia: Autorský abstrakt.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s.;

Lukaševič A.A.

Vývoj dokumentácie provinčného úradu v 70.-90. rokoch: Abstrakt práce.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 s.

Gerasimová I.V. Dokumentačná podpora riadenia výskumnej činnosti vysokého školstva (1917 - koniec 80. rokov 20. storočia):

Emelyanov N.Yu. Dokumentácia organizácie výskumných aktivít v priemyselných výskumných ústavoch (1970-1980): Abstrakt. dis.... kand. ist. Sci.

25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s.;

Efanova I.B. Rozvoj dokumentačnej podpory pre tvorbu štátnych noriem (1940-1980):

Krása vín A.S. Dokumentácia pracovnej činnosti zamestnancov orgánov verejnej správy (história a súčasný stav): Autorský abstrakt. dis....

Ph.D. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s.;

Potapová L.V. Organizácia práce s výzvami občanov vo výkonnom výbore Mestského zastupiteľstva v Moskve a ich vplyv na jeho činnosť (1960 - začiatok 80. rokov): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci.

25.05.2002 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s.;

Chukovenkov A.S. Organizácia ukladania a používania strojovo čitateľných dokumentov v oblasti manažmentu: Abstrakt práce.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 s. atď.

niy (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Problematika zjednocovania a štandardizácie dokumentov je rozpracovaná pomerne hlboko (Vasil ev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

Niektoré dizertačné práce (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensovich G.G.)3 sa zaoberajú všeobecnými a špeciálnymi problémami fungovania služieb dokumentačnej podpory pre manažment.

Štúdia dizertačného výskumu ukazuje, že problémy správy dokumentov nie sú v nich hlboko reflektované, vyžadujú si moderný integrovaný prístup a ohľaduplnosť. Dôkazom toho je rozbor literatúry z vedeckých oblastí súvisiacich so správou dokumentov.

Arkhipova N.I. Dokumentačná podpora riadenia výpočtových stredísk (história, súčasný stav a perspektívy rozvoja). Autorský abstrakt.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s.;

Mozhaeva N.G. Činnosť výkonného výboru Rady robotníkov, roľníkov a dokumentov Červenej armády na zlepšenie riadiaceho aparátu a dokumentačnej podpory v miestnych sovietoch Moskovskej provincie (regiónu) (1921-1930): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985.

Morozov E.A. Zlepšenie organizácie a dokumentácie kolegiálnej činnosti Štátneho plánovacieho výboru RSFSR v rokoch 1925-1980: Abstrakt dizertačnej práce.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s.;

Pshenko A.V. Dokumentácia činnosti archívnej služby v súčasnom štádiu: Auto ref. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s.;

Sirotkin A.N. Dokumentačná podpora Štátneho fondu algoritmov a programov (výskum a vývoj v rokoch 1966-1987). Autorský abstrakt. dis.... kand.

ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s.;

Stepanov E.A. Skvalitnenie dokumentačných procesov v systéme riadenia vyššieho a stredného odborného školstva ZSSR (história a súčasný stav): Auto ref. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s. atď.

Vasiliev M.A. Problém zjednocovania textov riadiacich dokumentov používaných v kancelárskej práci sovietskych inštitúcií (história a súčasný stav): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s.;

Kokorev V.I. Vývoj a výskum systému modelov pre unifikáciu a štandardizáciu riadiacich dokumentov: Autorský abstrakt. Dis.... doktor inžinierstva.

Sci. 25. 5. 2002, 20. 8. 2009 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s.;

Sankina A.V. Zdokonaľovanie foriem riadiacich dokumentov na základe štandardizácie a unifikácie (1917-1980): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1983. - 24 s.;

Soková A.N. História zjednocovania a štandardizácie dokumentov v ZSSR (1917-1970): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s.;

Yankovaya V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov (teoretický aspekt): Abstrakt. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 s. atď.

Malitikov A.S. Hlavné smery dokumentačného a archívneho výskumu v ZSSR (1956-1970): Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. Vedy 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 s.;

Predein E.V. Sledovanie vykonávania dokumentov v riadiacom aparáte. História a súčasný stav: Autorský abstrakt. dis... kand. ist. Sci. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 s.;

Šchensnovič GG. Vývoj základných princípov organizácie dokumentačného systému v automatizovanom riadiacom systéme: Abstrakt dizertačnej práce. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975. - 29 s.

V posledných rokoch sa prejavuje tendencia k postupnému obnovovaniu narušenej rovnováhy a posilňovaniu teoretického výskumu v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu. Mnohé publikácie v časopisoch „Domáce archívy“, „Vestník archivára“, „Kancelárska práca“, „Sekretárske záležitosti“, zborníky vedeckých konferencií sú zamerané na riešenie aktuálnych problémov práce s dokumentmi v moderných podmienkach, ochranu dokumentovaných informácií, terminologické problémy, história kancelárskej práce, právne zabezpečenie dokumentácie činnosti riadiaceho aparátu, vplyv nových informačných technológií na organizáciu toku dokumentov a dokumentácie, problémy elektronických dokumentov 1.

Napriek svojej veľkej hodnote tieto práce zvýrazňujú len niektoré aspekty problematiky správy dokumentov a možno ich považovať za dobrý výskumný materiál pre následné analytické a syntetické spracovanie.

Problém správy dokumentácie nie je možné riešiť bez analýzy archívnej literatúry. Vedci - archivári vykonali serióznu výskumnú prácu, dôležitú pre pochopenie epistemológie dokumentu, formovanie a vývoj dokumentačných systémov, terminologické systémy pre správu dokumentov (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky). Špecialisti Pozri napríklad: Eremchenko V.A. Kancelárska práca a rezortné ukladanie dokumentov v podmienkach administratívnej reformy: hlavné problémy // Otech. archívov. - 1999. - č. 1. - S. 9-18;

Tichonov V.I., Yushin I.F. Moderné koncepty elektronických archívov // Tamže. - s. 18-27;

Oni sú. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov // Tamže. - 1999. - č. 2. - S. 17-26;

Yankovaya V.F. Terminológia podpory dokumentácie pre manažment (GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície) // Kancelárske práce. - 1999. - č. 1. - S. 41-46.;

Kostomarov M.N.

„The Many Faces of Janus“ - dokument v systéme riadenia informácií // Kancelárske práce. - 1998. - č. 1. - S. 22-31.;

Matveenko V.A. Právne a organizačné problémy dokumentačnej podpory riadenia // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: elektronická spisová služba a elektronický archív: Dokl. a správy na šieste Intl. vedecko-praktické conf.

Od tradičnej k elektronickej správe dokumentov: niektoré problémy prechodu // Tamže. - str. 69-72;

Kuleshov S.G. O pojme „elektronický dokument“ / Tamže. - S. 54-57;

Banasyukevich V.D., Larin M.V. Naliehavou úlohou je vytvorenie štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia / Správa záznamov. - 1998. - č. 1. - S. 5-8;

Sankina L.V. Organizovanie služieb predškolských vzdelávacích inštitúcií. Problémy normatívnej dokumentácie / Dokument v administratívnych štruktúrach: Abstrakty správ. a rečou do medzinárodného conf. 27. – 28. okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 atď.

Kozlov V.P. Teoretické základy archeografie z pohľadu moderny // Otech. archívov. - 2001. - č. 1. - S. 10-29;

Stepansky AD. Na teoretickom základe pre výber dokumentačných materiálov pre štátne uloženie // v oblasti archívnictva urobili veľa pre pochopenie informačných vlastností dokumentu, pričom poukázali na prepojenie medzi poľami dokumentov a informačnými zdrojmi. V niektorých prácach o archívnictve (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) sa dokázala podobnosť procesov spracovania informácií tak v operatívnom riadení, ako aj v štádiu archívneho ukladania dokumentov1.

Zaujímavosťou sú archívne práce, ktoré ukazujú vzťah kancelárskej práce a archívnych záležitostí, proces postupného prechodu kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych autorít2, práce vyzdvihujúce zahraničné skúsenosti (E.V. Starostin, Zborník z vedeckej konferencie o archívnictve v r. ZSSR - M., 1965;

Elpatievsky A.V. Niektoré otázky prístupu k výskumu v oblasti organizácie dokumentových informácií z pohľadu dokumentových systémov // Abstrakty správ pre teoretický seminár „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti dokumentových informácií“. - M., 1972;

Sokova A N. Dokumentačná veda a jej úloha vo verejnej správe a pre historickú vedu. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. č. 039-86;

Autokrati V.N. Niektoré aspekty štúdia objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. časť;

Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M., 1984 atď.;

Ja Dushevskaya O.M. Štúdia prameňov v súčasnej fáze // Sovietske archívy.

1979. - č. 2. - S. 5;

Elpatievsky A.V. K otázke definovania pojmu „dokumentárna informácia“ vo svetle Leninovej teórie reflexie // Abstrakty komunikácií k teoretickému semináru „Terminologické problémy v oblasti správy dokumentov a archívnictva“ (január 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 27;

Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Ešte raz k pojmu „dokument“ // Sovietske archívy. - 1987. - Číslo 1. - S. 54 atď.

Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M., 1973. - S. 24-29;

Autokrati V.N. K problému zapojenia informačných kategórií do archívnictva // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - S. 251-263;

Niektoré aspekty objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. - T. VI. - Časť 1. - M., 1976;

Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentárna pamäť noosféry ako nový objekt poznania // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12;

Jeho vlastné. Priestorová odysea dokumentov ako globálny fenomén // Otech. archívov. - 1992. - Číslo 6. - S.24-29 atď.

Elpatievsky A.V. K histórii dokumentovania aktov občianskeho stavu v Rusku a ZSSR (od 18. storočia po súčasnosť) // Aktuálna pramenná štúdia. - M., 1979. - S. 67;

Belova E.V., Elpatievsky A.V., Kolosova E.V. „Zoznam dokumentov podliehajúcich prijatiu do štátnych archívov ZSSR“ // Sovietske archívy. - 1973. - č. 2. - S. 20;

Mityaev K.G. Dokumentácia, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Sovietske archívy. - 1964. - Číslo 2. - S. 68;

Sorokin V.V. Archív inštitúcií ZSSR (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982;

Princ Zev GA. Teória a prax archívnictva (Skúsenosti so systematickým riadením). - L., 1935;

Malitikov A.S. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckej práce v oblasti EGSD // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6;

Eremčenko V.A. Vedenie záznamov a oddelenie dokumentov v kontexte administratívnej reformy;

hlavné problémy // Otech. archívov. - 1999. - č. 1, - s. 10;

Elpatievsky A.V. Z histórie formovania hlavných normatívno-metodických dokumentov domáceho archívu I.V. Karapetyants)1. Archívny výskum odhaľuje zmeny hodnoty určitých typov dokumentov v priebehu historického vývoja, odhaľuje vývoj dokumentačných systémov v súvislosti s vývojom štátu a spôsobmi jeho organizácie 2.

V prvom rade ide o štúdie, ktoré odrážajú problémy spojené s pochopením základných charakteristík informácií ako východiskovej látky pre organizovanie dokumentárnych polí. Diela A.D. Ursula, A.I. Zhukova, Yu.I. Chernyaka, V.G. Afanasyev a iní, napísaní v rôznych rokoch, umožnili vytvoriť teoretický základ, na ktorom je hlavná myšlienka práce postavená na neoddeliteľnom prepojení medzi informáciami a dokumentáciou a na možnosti aplikácie metodiky správy informácií na správu dokumentov 3. V dielach K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonová, G. Wolfram, A.D. Ursula a ďalší vedci hlboko rozvinuli zásadne dôležité problémy tvorby a fungovania informačných zdrojov v globálnom zmysle, ako aj v rámci jednotlivých organizácií. Problém informačných zdrojov zatiaľ nie je definitívne vyriešený, v týchto prácach sú však formulované koncepčné kategórie, základné metodické a koncepčné ustanovenia dôležité pre túto štúdiu.

obchod // Otech. archívov. - 1998. - č. 4, - str. 16-24;

Kozlov V.P. Archívna služba Ruska a ruskej štátnosti: 80 rokov skúseností // Otech. archívov. - 1998. - Číslo 6. - S. 9-18 atď.

Starostin E.V. Zahraničné archívnictvo: problémy histórie, teórie a metodológie: Abstrakt práce. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.2002 / RSUH. - M., 1995;

Karape Tyanc I.V. Ekonomické archívy v západnej Európe a USA (1905-1995): Abstrakt. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.2002 / RSUH. - M., 1998.

Pozri: Banasyukevich V.D. Hlavné problémy archívnictva v modernej literatúre // Archivistika a pramenné štúdie moderných dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. reč na druhom All Russian conf. 12. – 13. marec 1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

Pozri Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Moderná informatika: veda, technika, činnosť / VINITI. - M., 1998. - S. 15 16;

Filozofický encyklopedický slovník. - M.: Sovietska encyklopédia, 1983.- S. 217-218;

Ursul A.D. Cesta do noosféry. - M.: Luch, 1993. - S. 81;

Chernyak Yu.I. Informácie a manažment. - M., 1974. - S. 58;

Žukov N.I. Filozofické základy kybernetiky. - M., 1976. - S. 124-137;

Afanasyev V.G. Sociálne informácie a sociálny manažment. - M., 1975. - S. 37 atď.

Ursul A.D. Problém informácií v modernej vede. Filozofické eseje.

M., 1975. - S. 194;

Mikhailov A.I. Problémy informačnej podpory V prácach odborníkov na informatiku sa problémy s dokumentmi javia ako podriadené, a nie hlavné, 1, majú významnú nevýhodu - nedostatok rozpracovania otázok dokumentácie a podpory dokumentácie v kontexte vývoja najnovšie informačné technológie. Tento problém nie je nijako načrtnutý medzi pojmami ako „spracovanie informácií“, „prístup k informáciám“, „komunikácia informácií“, „uchovávanie informácií“, „použitie informácií“, hoci všetky tieto „informácie“ sú dokumenty v rôznych, najmä papierové médiá.

Problematika elektronických dokumentov je slabo rozpracovaná aj v literatúre. Existujú závažné terminologické nezrovnalosti, nepochopenie podstaty elektronických dokumentov, ich vzťahu k technotronickým, strojovo čitateľným a tradičným dokumentom. Analýza tejto skupiny štúdií nám však umožňuje formulovať chápanie problematiky správy dokumentov a použiť tieto práce na riešenie vedeckého problému správy dokumentácie 2.

procesy riadenia // Druhá celozväzová vedecko-technická konferencia „Problémy vedeckej organizácie riadenia socialistického priemyslu“. - So. č. 1. - časť II. - M., 1972. - S. 102-103;

Gelman-Vinogradov K.B.

Dokumentárna pamäť noosféry ako nový objekt poznania // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12;

Artamonov G.G. Informatika: teória a prax (prípravy na knihu) // NTI. - Ser. 1. Org. a metódy práce s informáciami. - 1998. - Číslo 6. - S. 31.

Artamonov G.T. Informatika: teória a prax (prípravy na knihu) // NTI. - Ser. 1. Org. a informačnú metodiku. práca. - 1998. - Číslo 4. - S. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Od 35;

Artamonov G.T. Počítačová veda:

teória a prax (príprava na knihu) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - č. 1. - S. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 a ďalšie.

Pozri: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronické dokumenty v podnikových sieťach: druhý príchod Gutenberga. M.: Ankey - EK Trends, 1999;

Informačné technológie pre študentov humanitných vied / Moskovská štátna univerzita. - M.;

Saransk, 1998. - S. 67-102 atď.

Tichonov V.I., Yushin I.F. Vznik a rozvoj archívov strojovo čitateľných údajov v rokoch 1960-1980 // Otech. archívov. - 1998. - č. 6. - S. 41;

Kopylov V.A. K problematike vlastníctva informácií // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami / VINITI. - M., 1998. - č. 3. - S. 4;

Tichonov V.I., Yushin I.F. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov // Otech. ty si arch. - 1999. - č. 2. - S. 19-20;

Pozri: Kurilo A.P. O právnom režime elektronického dokumentu v systéme medzibankových elektronických platieb // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 76;

Semiletov SI. Informácie ako osobitný predmet práva // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. K problému právnej úpravy používania elektronického digitálneho podpisu v informačných systémoch // Problematika legislatívy v oblasti informatizácie: Abstrakty. správa Siedma celoruská konferencia - M.: Štátny jednotný podnik "VIMI", 1999. - S. 6 atď.

Zásadný význam malo štúdium prác o informačnom manažmente – novej vednej disciplíne, ktorá vznikla vo vyspelých krajinách spolu s informačnou spoločnosťou. Informačný manažment sa v domácej literatúre prejavuje veľmi slabo. Len v diele A.V. Kostrov, spracovaný vo forme učebnice, bol urobený pokus o systematické predstavenie podstaty informačného manažmentu, žiaľ, bez odkazu na ruské pomery 1. V našej práci sa najprv začala štúdia informačného manažmentu z hľadiska správy dokumentov. a boli vyvodené závery, ktoré nám umožňujú hodnotiť informačný manažment ako perspektívny smer rozvoja riadenia dokumentácie s využitím nových informačných technológií 2. V rade ďalších prác sa problémy informačného manažmentu zvažujú nepriamo, v rámci riešenia iných problémov . Len v nedávno publikovanom diele „Informačná podpora verejnej správy“

editoval akademik Ruskej akadémie vied Yu.V. Guľajev po prvý raz za posledné desaťročie komplexne preskúmal problémy, koncepčné opatrenia a praktické skúsenosti s vytváraním a prevádzkovaním systému informačnej podpory pre najvyššie orgány štátnej moci Ruskej federácie 3.

Vzhľadom na nedostatočnú mieru pokrytia problematiky informačného manažmentu v domácej literatúre sa autor pokúsil vyplniť túto medzeru zahraničným výskumom informačného manažmentu. Práce R. Coolena, J. Hergeta, G. Verziga, W. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela a ďalších vedcov odhaľujú podstatu informačného manažmentu ako vednej disciplíny a oblasti praktického manažmentu 4. v rovnakom čase Kostrov A.V. Úvod do informačného manažmentu: Učebnica. príspevok / Vladi Mirsk. štát tech. univ. - Vladimír, 1996. - 132 s.;

pozri aj: Perel I.S., Slavin V.N. Informačné aktivity v zahraničí a problémy informačného manažmentu / NPO „Poisk“. - M., 1992. - 65 s.;

Kostomarov M.N. Manažment informačných systémov v zahraničí / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. - M., 1996. - 88 s.

Larin M.V. Správa dokumentov a nové informačné technológie.

M.: Vedecká kniha, 1998. - 137 s.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informačná podpora verejnej správy. M.: Slovanský dialóg, 2000. -425 s.

Attinger M.L. Integrovaný informačný manažment: teória skutočného sveta. - Správa záznamov štvrťročne. - júl 1993. Vol. 27, č. 3, - str. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Zborník. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt nad Mohanom. - S. 183-187;

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 s;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker's Verlag, G. Schenk, Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saura, treba zdôrazniť, že prakticky žiadna z týchto prác sa ani nepokúša aplikovať ustanovenia správy informácií na správu dokumentov.

Úplné riešenie problému správy dokumentov nie je možné bez preštudovania jeho právnej podpory. Je zrejmé, že posilnenie úlohy práva v modernom Rusku je nevyhnutnou podmienkou ďalšieho posilňovania štátu a efektívnosti verejnej správy. Oblasť informácií a dokumentácie sa v posledných rokoch stala samostatným objektom skúmania právnických vedcov a dokonca vzniklo nové odvetvie - informačné právo. V diele V.A. Koplov systematizoval všetky aktuálne právne akty týkajúce sa úpravy informácií, dokumentácie a archívneho uchovávania dokumentov1. Autor upozorňuje na kategóriu „dokumentované informácie“, ktorá podľa neho nie je dostatočne reflektovaná v súčasnej právnej úprave a kladie za úlohu právne riešenie problematiky elektronických dokumentov a ich právnej sily.

Hĺbkové štúdie právnych aspektov dokumentovaných informácií v kontexte zavádzania nových informačných technológií, počítačového vybavenia, telekomunikačných sietí, rozpoznávania informácií ako najdôležitejšieho riadiaceho zdroja vykonáva I.L. Bachilo. Jej práce slúžia ako jasný príklad adekvátnej reakcie vedca na výzvy doby a majú veľkú hodnotu pre túto štúdiu 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Správa informačných zdrojov. - New York, 1981;

Vogel E. Informačný manažment. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, str. 897-927;

Wersig G. Organizácie - Komunikácia: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 s.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana Gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Informačný zákon. - M.: Právnik. 1997;

to je on. Informácie ako predmet právnej úpravy // NTI / VINITI. - M., 1996. - č. 8. - str. 2;

to je on. K problematike vlastníctva informácií // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami // VINITI. - M., 1998. - č. 3. - S. 4.;

to je on. O vlastníctve dokumentovaných informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: správa elektronických záznamov a elektronický archív.

vyhláška. op. - S. 18-23.

Komentár k federálnemu zákonu o informáciách, informatizácii a ochrane informácií” / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina a ďalšie / IGP RAS. - M., 1996;

Bacilo I.L. O vlastníctve informačných zdrojov // Informačné zdroje Ruska. - M., 1997. - č. 4;

To je ona. Informačné zdroje ako predmet práva a predmet vzťahov upravených Občianskym zákonníkom Ruskej federácie // Tamže.

1999. - № 1;

To je ona. Moderné právne problémy dokumentovania informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: tvorba elektronického obchodu a elektronický archív. vyhláška. op. - S. 8-17;

To je ona. Právna problematika dokumentácie v podmienkach informatizácie // Problematika práva Riadenie dokumentácie ako manažérska funkcia sa v organizáciách realizuje v kontexte rozhodovacieho procesu na dosiahnutie zvoleného cieľa. Preto manažment dokumentácie úzko súvisí s problémami riadenia, organizačnými štruktúrami, otázkami ich návrhu, implementácie a prevádzky a automatizáciou procesov riadenia.

Moderné výskumy manažmentu organizácií ukazujú obrovský význam racionálneho spracovania informácií pre dosahovanie strategických a operačných cieľov. Globalizácia svetových ekonomických, sociálnych a informačných procesov priamo ovplyvňuje kvalitu riadenia. Metódy riešenia problémov riadenia v organizáciách na pozadí moderných geopolitických skutočností a zohľadňujúce vývoj informačnej spoločnosti sa odrážajú v množstve významných monografických štúdií a článkov, moderných učebníc domácich a západných odborníkov 1.

Vývoj dokumentu, kancelárskych riadiacich systémov a dokumentačnej podpory pre riadenie prebieha v špecifických historických podmienkach a je nimi determinovaný. Práce bádateľov ruských dejín, najmä historikov vládnych inštitúcií, zdôrazňujú úzku súvislosť medzi reformami riadenia a reformami kancelárskej práce a ich primeranosťou spoločensko-ekonomickým a politickým podmienkam konkrétneho obdobia ruských dejín. Diela N.P. Eroshkina a T.P. Korzhikhina, ako aj T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnová, S.P. Strekopytov a iní vedci a odborníci 2 o dejinách štátu v prostredí informatizácie: Abstrakty správ siedmeho celoruského konf. / Štátny jednotný podnik "VIMI". - M., 1999 atď.

Vedenie organizácie: Učebnica / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva.

NA. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 s.;

Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Vus M.A. Úvod do informačného manažmentu. - Petrohrad, 1999;

Marka D., McGowan K. Metodika statickej analýzy a navrhovania / Transl. z angličtiny - M.: MetaTechnology, 1993. - 240 s.;

Kaufman H.R. Taktika úspechu v obchode a vede. - M.: Intelekt, 1993. - 157 s.;

Shapiro V.D. atď Projektový manažment. Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Dva.Tri, 1993. - 443 s.;

Gerchikova I.A.

Manažment: Učebnica / JEDNOTA. - M.: Banky a burzy, 1994. - 685 s.;

Vikhansky O.S. Strategický manažment: Učebnica. - M.: Vydavateľstvo Moskovskej štátnej univerzity, 1995;

Svet projektového manažmentu / Ed. X. Reschke, X. Schelle. - M.: Alan, 1994. - 304 s.;

Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Základy manažmentu. - M.: Delo, 1992;

Hoyer V. Ako podnikať v Európe. - M.: Progress, 1992;

Mercer D.

IBM: manažment v najúspešnejšej korporácii na svete / Transl. z angličtiny - M.:

Progress, 1991. - 455 s.;

Kotler F. Základy marketingu / Transl. z angličtiny - M.: Progress, 1990. - 736 s. atď.

Pozri: Eroshkin N.P. História štátnych inštitúcií predrevolučného Ruska. - M.: Tretí Rím, 1997. - 357 s.;

Korzhikhina T.P. Dejiny štátnych inštitúcií ZSSR: Učebnica. príspevok. - M.: Vyššia škola, 1986. - 399 s.;

Schmidt SO. Pri počiatkoch ruského absolutizmu. - M.: Progress, 1996;

Arkhipova T., Rumyantseva M.F., Senin A.S. História štátnej služby v Rusku a vojenských inštitúcií jasne demonštrujú budovanie systému riadenia v konkrétnej historickej dobe, a tak poskytujú príležitosť študovať organizáciu kancelárskej práce v riadiacom aparáte.

Štúdium prameňov ako vedná disciplína má z hľadiska riešenia problémov systematického štúdia dokumentárneho poľa v historickom vývoji dosť blízko k vede o dokumente. V tomto ohľade sú diela Borodkina L.I., Voronkova S., Golikova A.G., Kashtanova S., Kozlova V.P., Medushevskaya O.M., Muravyova V.A., Sokolova A.K., Slavka T.I., Shmidta SO. a ďalšie umožnili využiť skúsenosti získané zo zdrojových štúdií na analýzu vývoja dokumentov a dokumentačných systémov 1 vrátane využívania moderných počítačových metód.

Takže aj napriek značnému množstvu výskumov v príbuzných oblastiach daného problému musíme priznať, že samotná problematika správy dokumentov je veľmi slabo rozvinutá.

Otázky o vzťahu medzi reformami verejnej správy a úradnej práce, o úlohe štátnej regulácie dokumentárneho prostredia teda nie sú rozvinuté, vyžadujú si hĺbkové systematické štúdium terminologických problémov dokumentu a jeho vývoja. Nepochybne historicky zaujímavé je postsovietske obdobie rozvoja kancelárskej práce a dokumentačnej podpory manažmentu, spojené s riešením problémov vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru.

Doteraz neexistuje komplexná a komplexná štúdia riadenia dokumentácie zohľadňujúca analýzu používaných nových informačných technológií. Podobné z 18.-20. - M.: RSUH, 1999. - 230 s.;

Strekopytov SP. Štátne riadenie vedy v ZSSR (1936-1958) Proc. príspevok. - M., Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy, 1991 - 92 s.

Pozri: Medushevskaya O.M. Archívne štúdie a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém interdisciplinárnej interakcie // Archivistika a pramenné štúdie ruských dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. prejavy na druhej celoruskej konferencii 12. – 13. marca 1996 / Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 11-15;

Voronková SV. Úroveň vývoja pramennej štúdie moderných dokumentov a ich publikovanie v súčasnej etape // Tamže.

Sokolov A.K. Sociálne dejiny, problémy pramenného štúdia a archívnictva // Tamže. - S. 57-63;

Schmidt SO. Archeografia. Archívne štúdie. Zdrojová štúdia / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. PLYN Ruska. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s.;

Kaštanov SM. Eseje o ruskej diplomacii. - M.: Nauka, 1970. - 503 s.;

Kaštanov SM. Ruská diplomacia: učebnica. manuál pre vysoké školy na špeciálne. "Príbeh".

M.: Vyššie. škola, 1988. - 231 s.;

Kozlov V.P. Ruská archívnictvo / ROSSPEN. - M., 1999.

V nadväznosti na to by malo dôjsť k vytvoreniu koncepcie správy dokumentov a informácií založenej na spojení schopností technológie s výhodami správy dokumentov na papierovej báze. Tento koncept možno nazvať manažmentom informácií.

Predmetom štúdia v tejto práci sú zdokumentované informácie v riadiacich systémoch. Dokumentované informácie zohrávajú dôležitú úlohu v procese riadenia, zabezpečujú naplnenie informačných zdrojov organizácií. V súvislosti s komplikovanosťou štruktúry a obsahu informačných zdrojov, explozívnym rastom ich objemu vyvstáva najdôležitejšia úloha racionálneho hospodárenia s nimi, ktorá je svojím významom porovnateľná s úlohou modernizácie výroby priemyselných produktov 1.

Súčasný stav dokumentárneho prostredia je determinovaný nielen sociálno-ekonomickými transformáciami, ale aj rozvojom informačných technológií. Veľký význam majú počítačové technológie a nástroje, ktoré na základe platnej legislatívy zabezpečujú efektívnosť zaznamenávania, zhromažďovania, spracovania, vyhľadávania a prenosu informácií, spoľahlivosť ich uchovávania, vzdialený prístup, poskytovanie informácií v správnom čase, správne médium a v správnej forme s prihliadnutím na psychologické a ergonomické požiadavky. Nový prístup ku globálnym informačným zdrojom, prechod na elektronickú dokumentáciu, uchovávanie a prenos dokumentov, t.j. Prechod na zásadne nové spôsoby organizácie informácií a prístupu k nim prináša zásadne nové vedecké a aplikačné problémy pre správu dokumentov, archívnictvo, dokumentárnu vedu, knihovníctvo a ďalšie vedné disciplíny, ktoré majú dokument ako predmet štúdia. Ich riešenie si vyžaduje pochopenie bohatých historických skúseností s vývojom dokumentu ako nosiča informácií, vývojom kancelárskej práce, zmenou médií a technológií a formulovaním zodpovedajúcich závislostí.

Predmetom štúdia je správa dokumentov v organizáciách. Správa dokumentácie ako predmet výskumu je novou vedeckou kategóriou. Vychádza však z predchádzajúcich skúseností a teoreticko-metodologického základu domácej dokumentovej vedy, ktorá tradične študuje dokumenty, dokumentačné systémy a procesy dokumentov IL. Bachilo v tejto súvislosti poznamenáva, že „informačný zdroj ako produktívna sila podlieha chápaniu, hodnoteniu, štruktúrovaniu a regulácii ako predmetu právnych vzťahov“. - NTI. Ser. 1. Org. a informačnú metodiku. Tvorba. - 1998. - Číslo 3. - S. 13.

organizácia riadiacej činnosti a organizácia práce s dokumentmi v riadení. Správa dokumentov považujeme za vyšší stupeň rozvoja takých konceptov, ako je kancelárska práca a dokumentačná podpora pre manažment.

Správa dokumentov ako univerzálny pojem má medzinárodné uznanie a distribúciu. Označuje oblasť administratívneho riadenia tvorby, používania a uchovávania organizačných dokumentov počas ich životného cyklu na princípoch hospodárnosti a efektívnosti, s využitím nových informačných technológií, ktoré zabezpečujú riadenie kvality vo vzťahu k dokumentácii ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju. . Ak bola kancelárskej práci pridelená úloha technickej riadiacej funkcie a dokumentačná podpora riadenia bola pomocná, potom je riadeniu dokumentácie v organizácii priradená úloha hlavnej riadiacej funkcie.

Správa dokumentov neuvažujeme abstraktne, ale v konkrétnych podmienkach fungovania organizácií.

Organizáciou sa v tomto prípade rozumie každá štruktúra riadenia, ktorá zodpovedá koncepcii organizácie, bez ohľadu na jej hierarchickú úroveň, funkčné zameranie a formu vlastníctva.

Cieľom práce je študovať vedecký problém správy dokumentov v podmienkach nových informačných technológií v organizáciách rôzneho typu, formulovať koncepciu správy zdrojov dokumentov pre rozhodovanie na základe správy informácií v historickom vývoji a v metodologický aspekt.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť tieto hlavné úlohy:

1) analýza úlohy informácií v manažmente a štruktúry moderných informačných zdrojov v organizáciách;

2) štúdium histórie správy domácich záznamov a vývoja dokumentu ako základu pre modernú správu dokumentov;

3) štúdium špecifík elektronických dokumentov;

4) vypracovanie zásad tvorby celoštátneho systému správy dokumentov a otázky jeho legislatívnej podpory;

5) analýza dokumentov moderných informačných technológií a automatizovaných systémov pre dokumentačnú podporu manažmentu;

6) výskum informačného manažmentu ako metodického základu pre budovanie systému správy dokumentov v organizácii.

Chronologický rámec štúdie je určený špecifikami zvolenej témy. V niektorých oblastiach pokrývajú historické obdobie od vzniku ruského centralizovaného štátu až po súčasnosť, no hlavná časť práce pokrýva problémy správy dokumentov posledného desaťročia.

Pri hlbšom ponorení sa do histórie kancelárskej práce sme sa zamerali na vysledovanie vzájomnej závislosti reforiem verejnej správy a reforiem kancelárskej práce, na identifikáciu kontinuity a čŕt kancelárskych pracovných systémov v rôznych historických obdobiach, na ukázanie procesu transformácie kancelárskej práce na dokumentáciu podpora riadenia a vytváranie predpokladov pre prechod na správu dokumentov v moderných podmienkach.informatizácia spoločnosti. Štúdium dokumentu ako hlavného objektu správy dokumentov je podmienené procesom rozvoja správy dokumentov ako vednej disciplíny, preto sme viac pozornosti venovali obdobiu od 60. rokov 20. storočia, kedy sa správa dokumentov ako vedná disciplína zrodila. a objavilo sa značné množstvo výskumov o otázkach, ktoré s tým súvisia. fungovanie dokumentu vo všetkých sférach verejného života. O problematike automatizácie kancelárií sme uvažovali v neoddeliteľnej súvislosti s informatizáciou spoločnosti, ktorá sa začala rozširovaním elektronickej výpočtovej techniky a rozvojom automatizovaných riadiacich systémov na prelome 60. – 70. rokov nášho storočia. Problém informačného manažmentu ako vednej disciplíny sa objavil v západnej praxi začiatkom 70. rokov minulého storočia a práve tieto roky sme brali ako východisko pri úvahách o tomto probléme.

Interdisciplinárny charakter štúdie si teda vyžadoval historické retrospektívy rôznej hĺbky v závislosti od toho, ako to bolo potrebné pre účely tejto práce.

Práca zahŕňa predovšetkým problémy moderného ruského štátu. Hranice výskumu sa však podľa potreby rozširovali zapájaním potrebných materiálov z histórie bývalého ZSSR, Ruskej ríše a svetových skúseností. To umožnilo vytvoriť dostatočnú výskumnú základňu a aplikovať komparatívnu metódu na hľadanie optimálnych vedeckých riešení.

Ako pracovnú hypotézu predkladáme stanovisko, že v Ruskej federácii dozreli potrebné predpoklady pre plošné zavedenie dokumentačného manažmentu v organizáciách na základe metodiky informačného manažmentu, zodpovedajúce dosiahnutej úrovni informatizácie krajiny a vedeckej a technologický pokrok, sociálno-ekonomické podmienky, ako spôsob organizácie práce s dokumentmi ako plnohodnotným informačným zdrojom za účelom dosiahnutia efektívneho riadenia a ekonomickej činnosti organizácií.

Základom metodológie výskumu je realistický a komplexný prístup k analýze vývoja správy dokumentácie, komplexne a dynamicky, zohľadňujúc súhrn faktov a odmietanie ideologizovaného, dogmatického pohľadu na dejiny problém. Metodológia práce je tvorivou kombináciou rôznych metód: všeobecných vedeckých metód, metód iných vied a aktuálnych dokumentačných metód. Na riešenie problémov boli použité tradičné výskumné metódy: historická, systémová, porovnávacia metóda (komparatívne štúdie), štrukturálne-funkčné, klasifikačné a modelovacie metódy široko používané v dokumentovej vede, štatistické, ako aj iné súkromné metódy.

Treba uznať, že metodické problémy správy dokumentov dnes patria medzi ústredné a ešte nie sú vyriešené. Podobná situácia je pozorovaná v archívnictve, kde vedci urobili oveľa viac pri vytváraní nového metodologického základu. To vyvoláva otázku filozofie archívnictva ako prostriedku rozvoja nového všeobecného prístupu k chápaniu úlohy dokumentov a archívov v modernej spoločnosti. Nie je náhoda, že V.P. Kozlov vo svojej práci o vzťahu povolaní historika a archivára predkladá úlohu pochopiť filozofiu archívnej práce 1 a T.I. Khorkhordina požaduje rozvoj novej vedeckej disciplíny „archivozofie“ 2, ktorá sa nachádza na priesečníku metodológie a teórie vedeckých štúdií, filozofie (kultúrnej vedy) a informatiky. E.V. V roku 1991 Starostin, ktorý cítil potrebu zmeniť metodiku archivovania, navrhol termín „archivológia“, čo znamená vedeckú disciplínu, Kozlov V.P. Historik a archivár: všeobecné a špecifické profesie // Medzinárodná vedecká konferencia „Historici a archivári: spolupráca pri uchovávaní a poznávaní minulosti v záujme súčasnosti a budúcnosti“. 27.-28. novembra 1997 Moskva: Konferenčné materiály - M., 1998. - S. 15-28.

Pozri: Khorkhordina T.I. Od archívnictva k archívnej filozofii? // Zborník Historického a archívneho ústavu. - T. 33/RGGU. - M., 1996.- S. 185.

štúdium celého komplexu problémov spojených s procesom dokumentovania rozmanitého života ľudskej spoločnosti \ Tak ako v archívnictve, aj v dokumentárnej vede filozofia vystupuje ako univerzálna metodológia vedy. Potreba filozofického chápania problémov správy dokumentov sa prejavila najmä v polovici 80. rokov 20. storočia s nástupom nových informačných technológií v oblasti manažmentu, vznikom „bezpapierovej“ alternatívy informačnej podpory manažmentu a tzv. masívne používanie počítačov ako pracovných nástrojov, čo malo vážne sociálne dôsledky pre riadiacich pracovníkov. Túto úlohu ako prvá položila A.N. Sokova 2. Jej riešenie je dôležité najmä v dnešnej dobe, keď sa spoločnosť nachádza v rôznych častiach prechodných štátov (od plánovanej ekonomiky k trhovej ekonomike, od socialistickej ideológie k ideológii demokracie, od priemyselného po informačná spoločnosť). V týchto podmienkach možno len ťažko preceňovať úlohu metodológie.

Interdisciplinárne metódy spravidla nemajú filozofický pôvod. Vznikli v hlbinách iných vied (matematika, teória informácie, kybernetika, sociológia atď.) a na ich križovatke. Tieto metódy majú všeobecný vedecký charakter 3. Patria sem metódy historického a logického výskumu, systematická metóda, informačné, pravdepodobnostno-štatistické, štruktúrno-funkčné metódy a klasifikačná metóda. Využitie všeobecných vedeckých metód vo vede o dokumentoch umožňuje širšie využitie výdobytkov iných oblastí poznania, rozširuje možnosti výskumu a kognitívny aparát. Pri ich používaní je však podľa nás mimoriadne dôležité brať do úvahy vyjadrenie O.M. Medushevskaya, že „pre efektívny interdisciplinárny dialóg niekedy chýba hlavná vec, a to jasná predstava o všeobecnom objekte, ktorý nám rôzne prístupy umožňujú vidieť objemnejšie, všestrannejšie a systematickejšie“ 4.

Starostin E.V. Archivológia. Realizácia historického myslenia // Problémy domácich dejín obdobia feudalizmu: Abstrakty. správa / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Pozri tiež: Otech. archívov. - 1999. - Číslo 3. - S. 123.

Soková A.N. Dokumentácia ako vedný odbor: objekt, predmet, hlavné úlohy // Dokumentácia riadiacich činností: So. vedecký

diela / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 24-25.

Ursul A.D. Filozofia a integratívne všeobecné vedecké procesy. M.: Nauka, 1981. - s. 163-177.

Medushevskaya O.M. Archivistika a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém interdisciplinárnej interakcie // Archívistika a pramenné štúdie národných dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. reč na druhom celoruskom konf. 12. až 13. marca 1996

/ Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

Štúdium prameňov pôsobí ako metóda štúdia minulej reality prostredníctvom ľudského vnímania, zaznamenanej v prameňoch vrátane dokumentov 1. Využívanie nových informačných technológií v práci historikov viedlo k vzniku počítačového štúdia prameňov alebo historickej informačnej vedy 2.

Kľúčovú úlohu v tejto práci zohráva systémová metóda ako smer vedeckého poznania, ktorý je založený na posudzovaní objektov ako systémov, t.j. odhaliť integritu objektu, identifikovať rôzne typy spojení v ňom a spojiť ich do jedného obrazu.

Metóda funkčnej analýzy umožňuje študovať úlohu a význam riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií a kombinovaných v zodpovedajúcich dokumentových systémoch. 3. Štrukturálno-funkčná analýza umožňuje študovať javy a procesy ako systémy, v ktorých každý prvok má špecifický účel (funkciu) v riadiacich činnostiach. Jeho aplikáciu možno ilustrovať na jednom z klasických príkladov V.N. Avtokratova, ktorý poukázal na príčinno-následkový vzťah medzi činnosťou tvorcu fondu a vytváraním organicky integrálneho fondu dokumentov, ktorý predstavuje „informačný odliatok“ činnosti tvorcu fondu 4.

Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushevskaya O.M., Rumyantseva M.F. Zdroje poznania: Teória. Príbeh. Metóda. Pramene ruských dejín: Učebnica. manuál / RSUH. - M., 1998. - S. 23-24.

Sokolov A.K. O aktuálnom stave a perspektívach práce s archívom strojovo čitateľných dokumentov. - Kruh myšlienok: Nové v historickej informatike // Zborník z I. konferencie združenia „História a počítač“ / Archív mesta Moskva. - M., 1994. - S. 71.

Teória a prax skúmania hodnoty dokumentov a získavanie štátnych archívov ZSSR // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1974. - T. IV. - Časť 1;

Avtokratov V.N., Elpatievsky A.V. Problémy dopĺňania štátnych archívov o moderné dokumenty (aspekt pramenných štúdií) // Prameň národných dejín: Zbierka. články. - M.: Nauka, 1976;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície štátnych archívov // Otázky histórie. - 1983. - Číslo 2. - S. 56-69.

Autokrati V.N. Pojem pôvodu v archívnictve // Archeografická ročenka za rok 1978. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

Logickým vývojom štrukturálno-funkčnej metódy vo vede o dokumentoch je metóda modelovania, široko používaná v rôznych oblastiach vedy. Modelovanie je metóda štúdia objektu (originálu) vytváraním a štúdiom jeho kópie (modelu), nahrádzaním originálu, z určitých aspektov záujmu výskumníka 1. Model je systém s vlastnou štruktúrou a funkciou, odrážajúci štruktúru a funkcií pôvodného systému, je medzičlánkom medzi teóriou a realitou 2. Preto je model schopný reflektovať nielen vlastnosti originálu, ale aj jeho požadované parametre. Metóda modelovania našla široké uplatnenie vo vede o dokumentoch a správe dokumentov.

Táto metóda úzko súvisí s informačnou metódou vo vede o dokumentoch, t.j. uplatňovanie princípov teórie informácie na dokumenty a toky dokumentov. Akademik N.P. Ershov správne poznamenal, že „informačný model je spojenie, prostredníctvom ktorého informatika vstupuje do vzťahov so súkromnými vedami bez toho, aby sa s nimi spájala a zároveň ich absorbovala“ 3. Informačný prístup k dokumentom slúži na posúdenie kvalitu obsahu v nich obsiahnutých informácií, študovať procesy jej premeny na zdokumentované informácie v manažmente. Štúdium dokumentových systémov ako informačných systémov nám umožňuje identifikovať znaky distribúcie informácií prostredníctvom komunikačných kanálov v manažmente, ako aj zákonitosti tohto procesu 4.

Informačná metóda zahŕňa použitie techniky na meranie parametrov dokumentárnych informácií. Hlavný problém merania dokumentárnych informácií súvisí s prekladom kvalitatívnych charakteristík do kvantitatívnych 5. Ustanovenia Filozofický encyklopedický slovník. - 2. vyd. - M.: Sovietska encyklopédia, 1989.- S. 373.

Autokrati V.N. K otázke metodiky archívnictva // Archeografická ročenka na rok 1969 - M.: Nauka, 1971. - S. 27.

Ershov N.P. Informatika: predmet a koncept // Kybernetika. Formovanie informatiky. - M., 1986. - S. 30.

Autokrati V.N. Štúdium prameňov a informačné prístupy v teórii skúmania dokumentov (Problematika analýzy archívnych kritérií hodnoty) // Materiály vedeckého výskumu. conf. o problémoch získavania dokumentačných prameňov zo štátnych archívov ZSSR. - M., 1976. - 1. časť;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície štátnych archívov // Otázky histórie. - 1983. - č. 2;

Elpatievsky A.V. O využití konceptov teórie informácie v modernej archívnej vede // Zborník VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271;

Shapiro V.D. a iné.Projektový manažment. Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Dva..Tri, 1993;

Marka D., McGowan K. Metodológia konštrukčnej analýzy a navrhovania / Metatechnológia. - M., 1993 atď.

Ilizarov B.S. K problematike jednoty pramenných študijných a informačných prístupov pri určovaní hodnoty dokumentov // Proceedings of VNIIDAD. - M., pramenné merania sa ďalej nerozvíjali, hoci ich využitie v rámci informačnej metódy umožnilo kvalitatívnu analýzu písomného pramenného fondu krajiny, ako aj vývoj metód prognózovania tvorby dokumentov a získavania archívneho fondu. fond.

S prihliadnutím na nedostatočné rozvinutie témy bola v práci použitá široká škála zdrojov, ktoré možno rozdeliť do týchto hlavných skupín: legislatívne a vládne akty v otázkach informatizácie, archivácie, správy dokumentov, kancelárskej práce a normalizácie;

normatívne a metodické materiály, štátne normy;

slovníky, metodická literatúra, vedecké správy, výskumné materiály uložené v referenčnom a informačnom fonde OCSTI VNIIDAD a archívne dokumenty.

Okrem toho autorka v procese prípravy práce využila vlastné skúsenosti z vedecko-výskumnej činnosti a organizačného dizajnu v otázkach správy dokumentov, dokumentačnej podpory riadenia (kancelárske práce), výsledkov zahraničných stáží.

Správa dokumentov ako vedná disciplína ako celok vychádza zo všetkých doterajších výskumov a praxe v oblasti ruskej a sovietskej evidencie a zo zahraničných skúseností. Je dôležité venovať pozornosť historickým koreňom problému, bez ktorého identifikácie nie je možné správne pochopiť súčasný stav a súčasné úlohy správy dokumentov.

V tomto smere je zaujímavá skupina legislatívnych a regulačných aktov, ktorých štúdium nám umožňuje sledovať vývoj štátnej regulácie kancelárskej práce.

V predrevolučnom Rusku dôsledne platilo množstvo právnych aktov, ktoré ustanovovali pravidlá administratívnej a kolegiálnej kancelárskej práce 1. Spomedzi nich treba vyzdvihnúť Všeobecné nariadenia z roku 1720, ktoré po prvý raz v histórii Ruska postavila kancelársku prácu na pevný základ zákona a takmer dve storočia definovala jej základné princípy.

1976. - T. 6. - Časť 1. - S. 257;

to je on. Problematika merania v pramenných štúdiách a archívnych štúdiách (Základné merania prameňov a merania dokladov) // Metodologické otázky vedy o dokumentoch, archívnictvo, archeografia: Zbierka. správa

metodický seminár VNIIDAD. - M., 1978. - Vydanie. 2. - str. 62-110;

to je on. Sourcemetrické problémy archívnictva (Metódy merania objemu písomných informácií): Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1981.

Právne knihy XV-XVII storočia. - M.;

Inštitúcie pre riadenie provincií Všeruského cisárstva // PSZ V sovietskych časoch sa pozornosť venovala aj otázkam dokumentácie a ich legislatívnej implementácii. Prvé nariadenia sovietskej vlády o otázkach kancelárskej práce mali charakter nesúrodých právnych aktov k aktuálnym otázkam dokumentovania riadiacich akcií. Ich reflexiu možno nájsť vo vydaných zbierkach normatívnych aktov 1.

Ďalšia skupina právnych aktov, ktorá bola v práci použitá, súvisí s činnosťou NK RKI ZSSR a jej podriadených orgánov na skvalitnenie kancelárskej práce v 20. a začiatkom 30. rokov 2.

Osobitnú pozornosť si vyžadovali nariadenia sovietskej vlády, ktoré dôsledne odhaľujú prechod správy spisov do pôsobnosti archívnych orgánov, zmenu ich úloh a funkcií v sovietskom období dejín, ako aj dokumenty súvisiace s vývojom jednotný systém správy štátnych záznamov3.

Hlavným právnym aktom, ktorý definuje modernú vládnu politiku a práva ruských občanov v oblasti výmeny informácií a dokumentácie, je Ústava Ruskej federácie. Hovorí sa v ňom: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom...“ (Časť 4, článok 29).

LARIN Michail Vasilievič

SPRÁVA DOKUMENTOV V ORGANIZÁCIÁCH: OTÁZKY HISTÓRIE A METODIKY

Špecialita: 25.05.02 - „Dokument, dokumentová veda, archívnictvo“

dizertačnú prácu na titul doktora historických vied

MOSKVA 2000

Práca bola vykonaná na Všeruskom výskumnom ústave správy dokumentov a archívnictva

Relevantnosť témy. Vytvorenie právneho štátu s efektívne fungujúcimi inštitúciami zastupiteľských, výkonných, súdnych orgánov, výroby, vedy a školstva je u nás determinované nielen komplexným a plnohodnotným právnym odôvodnením ich činnosti, ale aj vytváranie racionálnych, špecifických pravidiel a postupov ich fungovania, a to aj v oblasti práce s dokumentmi. Na posilnenie ruskej štátnosti môže racionálne riadenie dokumentácie slúžiť ako jeden z dôležitých referenčných bodov na posilnenie riadiaceho aparátu a podstatný prvok jeho stability.

Zdokumentované informácie tvoria základ riadenia, ich efektívnosť je do značnej miery založená na produkcii a spotrebe informácií. V modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia, pretože informácie ako obehový systém prenikajú do všetkých riadiacich orgánov, poskytujú im energetický potenciál a uvádzajú ich do cieľavedomého pohybu.

Informácie sú zaznamenávané v dokumentoch, ktoré im dávajú organizačnú formu a posúvajú ich v čase a priestore. Dokumenty a listinné informácie tvoria základ manažérskych rozhodnutí a sú ich materiálnym stelesnením, poskytujú právnu silu a tým prispievajú k ich výkonu.

Problémy dokumentácie činnosti organizácií a správy dokumentov sú staré ako samotné dokumenty a riadenie av súčasnosti sa tento problém aktualizuje prudkým rozvojom nových informačných technológií a zrýchlenou informatizáciou spoločnosti.

faktory vedú odborníkov k záveru, že je potrebné hľadať nové príležitosti na zvládnutie a riadenie dokumentovaných informácií. Zamerajúc našu pozornosť na problém správy dokumentov v organizáciách sme zvolili súčasný smer vedeckého výskumu, ktorý má teoretický aj praktický význam.

Pre modernú vedu o dokumentoch je dôležité študovať možnosti moderných informačných technológií z hľadiska ich využitia v správe dokumentov. Je potrebné analyzovať dosiahnuté úspechy v oblasti teórie a praxe správy dokumentov, identifikovať trendy v ich ďalšom vývoji a na tomto základe získať nové vedecké výsledky.

Výber témy tejto štúdie bol určený niekoľkými faktormi:

po prvé, prítomnosť sociálneho usporiadania spoločnosti, spojená s potrebou zefektívnenia dokumentárneho prostredia ako prostriedku na zvýšenie efektívnosti riadenia predovšetkým štátu;

po druhé, potreba, aby ruská archívna služba do hĺbky študovala vzájomne súvisiace problémy správy dokumentov a archívnictva v nových podmienkach s cieľom transformovať ich do aplikovaného vedeckého vývoja;

po tretie, zvyšujúce sa tempo informatizácie Ruska a naliehavé úlohy jeho vstupu do globálneho informačného priestoru, a to aj v oblasti riadenia dokumentácie.

Stupeň rozvoja a štúdia témy. Je potrebné poznamenať, že problematika správy dokumentácie nebola v domácej literatúre zatiaľ nastolená ako samostatná problematika. Len v niektorých prípadoch

botakh A.N. Pokusy o zavedenie manažmentu dokumentácie ako predmetu výskumu z hľadiska produkcie vidí Soková ako odraz zahraničných skúseností a perspektívny smer rozvoja domáceho manažmentu dokumentov a organizácie kancelárie1.

Štúdia prác západných špecialistov ukazuje, že väčšina vedcov je naklonená uznaniu manažmentu dokumentácie ako plnohodnotnej funkcie organizačného manažmentu (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens atď.). Je potrebné zdôrazniť, že mnohí vedci a odborníci opakovane upozorňujú na dôležitosť interakcie medzi riadením dokumentácie a správou informácií v organizáciách, pričom dokumentáciu hodnotia ako neoddeliteľnú súčasť informačných zdrojov organizácie. Na základe tohto hodnotenia vzniká požiadavka hlbšieho využívania nových informačných technológií pri práci s dokumentáciou a začlenenie štruktúr riadenia dokumentácie do všeobecnej infraštruktúry organizácií2. Charakteristickým rysom výskumu západných špecialistov je ich zameranie na odstránenie technologickej a organizačnej priepasti medzi kancelárskou prácou a rezortným ukladaním dokumentov3.

Je zrejmé, že Rusko má svoju vlastnú históriu

1 Soková A.N. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, s. 11-38; MacDonald D. Správa dokumentov v modernej inštitúcii. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 1220 „p“; Roberge M. V ére informácií - globálne systémové a systematizované riadenie administratívnych informácií. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 1144 „p“ atď.

1 Úle Cr. Správa dokumentácie, informácií a archívov v podnikoch. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 889 „p“; Ricks A. Správa záznamov ako archívna funkcia. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 946 „p“ atď.

tradície v oblasti práce s dokumentmi a priame preberanie západných skúseností a západných prístupov je nemožné. To je práve dôvod, prečo je potrebné študovať problémy vývoja domácej dokumentácie a vývoja správy záznamov s cieľom analyzovať a hodnotiť dosiahnutú úroveň s cieľom vyriešiť otázku možnosti a spôsobov aplikácie základných princípov. a metódy správy dokumentov v modernom Rusku.

V správe domácich dokumentov sa v súčasnosti nahromadilo značné množstvo poznatkov, ktoré sa odrážajú vo vedeckých prácach MGIAI a VNIIDAD, zborníkoch článkov, vzdelávacích a metodických príručkách a konferenčných materiáloch. Žiaľ, stále neexistujú žiadne väčšie monografické štúdie. Publikované práce majú prevažne charakter učebníc a učebných pomôcok (diela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., kolektív autorov Katedry správy dokumentov a dokumentácie Podpora manažmentu Štátnej vysokej školy manažmentu).

K.G. Mityaev bol prvý, kto systematicky načrtol históriu kancelárskej práce v predrevolučnom Rusku a ZSSR, zdôraznil hlavné obdobia jej vývoja, špecifiká rôznych typov kancelárskej práce, ukázal vzťah kancelárskej práce s príslušnými systémami budovania. štátny aparát, vzájomná závislosť vývoja kancelárskej práce a archívnych záležitostí. Nasledujúce učebnice Historického a archívneho ústavu v podstate len zväčšili objem prezentovaného materiálu o dejinách kancelárskej práce a rozšírili chronologický záber sledovaného obdobia.

Zároveň sa v 70-80 rokoch objavili učebné pomôcky T.V. Kuzne-

1 Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1959; to je on. Teória a prax archivovania. Učebnica príspevok / MGIAI. - M., 1946; to je on. Dokumentačná veda, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Problémy. archívnictvo. - 1964. - č.2 atď.

Tsova, Ya.Z. Livshitsa, M.P. Iľjušenko a ďalší vedci, ktorí rozvíjajú správu dokumentov ako vednú disciplínu a zamýšľajú sa nad problematikou terminológie dokumentov a dokumentačných systémov, funkcií dokumentov a ich vývoja, úlohy dokumentácie v procesoch riadenia, kladú zásadné otázky správy dokumentov, zamýšľajú sa nad problémami vplyv elektronickej výpočtovej techniky na dokumentačnú podporu riadenia .

Nemožno si nevšimnúť prácu vedcov VNIIDAD, ktorí od založenia ústavu v roku 1966 dôsledne riešili problémy správy dokumentov, organizácie kancelárskej práce a dokumentačnej podpory riadenia a automatizácie práce s dokumentmi. Významný príspevok k štúdiu hlavných kategórií správy dokumentov priniesol A.S. Malitikov, V.D. Banaskzevič, K.I. Rudelson a ďalší vedci.

Významným prínosom pre rozvoj dokumentovej vedy sú doktorandské a diplomové práce obhájené na MGIAI a VNIIDAD, ktoré sú dôležité aj pre toto štúdium. Za vyzdvihnutie stojí doktorandská dizertačná práca A.N. Sokovej, kde prvýkrát po K.G. Mityaev sa úspešne pokúša sformulovať teóriu správy dokumentov v kontexte zavádzania nových informačných technológií do praxe1.

Kandidátske dizertačné práce spravidla skúmajú určité aspekty teórie a praxe správy dokumentov. Medzi najrozvinutejšie patria otázky dejín správy dokumentov a kancelárskej práce sovietskeho obdobia (diela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N. ., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., A.D., , Raichtsaum A.L., Selsky D.I., Tamm I.E. atď.)2.

"Sokova A.N. Vývoj správy sovietskych dokumentov v podmienkach vedeckej a technologickej revolúcie (1960-1980): Abstrakt dizertačnej práce.... Doktor histórie. 25.05.02 / MGIAI. - M, 1987." Andreeva IN AND. Hlavné smery vedeckej organizácie riadiacej práce a kancelárskej práce štátneho aparátu ZSSR (podľa materiálov časopiseckých periodík 20. rokov 20. storočia): Abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985; Baginský I.M. Aktivity V.V. Kujbyševa o zlepšení aparátu a kancelárskej práce Ľudového komisariátu robotnícko-roľníckeho inšpektorátu ZSSR: Autorský abstrakt. dis.

Predrevolučné obdobie bolo menej študované (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.)1.

Časť dizertačných prác je venovaná výskumu dokumentačných systémov a funkcií riadenia dokumentácie (práce T.A. Bykovej, I.V. Gerasimovej, I.B. Efanovej, A.S. Krasavina, L.V. Potapovej, A.Yu. Chukovenkova. )2, ďalšie dizertačné práce sa týkajú problematiky podpory dokumentácie. pre jednotlivé objekty, podobné inštitúcie (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E. A.)3. Problematika zjednocovania a štandardizácie dokumentov bola rozpracovaná pomerne hlboko (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)4. V niektorých dizertačných prácach (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Kandidát historických vied 25.05.2002 / MGIAI. - M.. 1979; Reichtsaum A.L. Zdokonaľovanie riadiaceho a kancelárskeho pracovného aparátu v ZSSR mimorezortnými racionalizačnými orgánmi (1924-1931): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978; Tamm I.E. Vznik sovietskej štátnej kancelárskej práce. 1917-1923: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 05.00.02 / MGIAI. - M.. 1975 atď. 1 Vyalova L.M. Organizácia kancelárskej práce ústredných orgánov štátnej správy v legislatívnych aktoch Ruskej ríše v prvej polovici 19. storočia: Autorský abstrakt. dis. ...sladkosti. ist. Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987; Lukashevich A.A. Vývoj dokumentácie provinčného úradu v 70-90 rokoch: Autorský abstrakt. dis. ...sladkosti. ist. Sci. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1995.

"Bykova T.A. Tvorba dokumentačného systému pre riadenie sociálneho rozvoja pracovných kolektívov. 1965-1985 (na príklade elektrotechnického priemyslu): Abstrakt dizertačnej práce ... kandidát historických vied. 25.05.02 / MGIAI. - M. , 1988; Krasavin AS Dokumentácia pracovnej činnosti zamestnancov vládnych orgánov (história a súčasný stav): Abstrakt dizertačnej práce ... kandidát historických vied. 25. 5. 2002 / MGIAI. - M., 1978; Chukovenkov A. Y. Organizácia ukladania a používania strojovo čitateľných dokumentov v oblasti manažmentu: Abstrakt dizertačnej práce ... kandidát historických vied 25.05.02 / VNIIDAD - M., 1987 atď.

Arkhipova N.I. Dokumentačná podpora riadenia výpočtových stredísk (história, súčasný stav a perspektívy rozvoja): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978; Pshenko A.V. Dokumentácia činnosti archívnej služby v súčasnom štádiu: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1983; Stepanov E.A. Zlepšenie dokumentačných procesov v systéme riadenia vysokého a stredného odborného školstva ZSSR (história a súčasný stav): Abstrakt dizertačnej práce. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979 atď.

4 Vasiliev M.A. Problém zjednocovania textov riadiacich dokumentov používaných v kancelárskej práci sovietskych inštitúcií (história a súčasný stav): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975; Sankina L.V. Zlepšenie foriem riadiacich dokumentov na základe štandardizácie a unifikácie (1917-1980): Abstrakt dizertačnej práce. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich G.G.) sa berú do úvahy všeobecné a špeciálne problémy fungovania služieb dokumentačnej podpory pre manažment.

Štúdia dizertačného výskumu ukazuje, že problémy správy dokumentov nie sú v nich hlboko reflektované, vyžadujú si moderný integrovaný prístup a ohľaduplnosť.

V poslednom desaťročí sa, žiaľ, narušila rovnováha medzi teoretickým výskumom a aplikovaným vývojom v prospech druhého. Svedčí o tom veľké množstvo metodických pomôcok a príručiek pre praktických kancelárskych pracovníkov, ktoré interpretujú najmä nahromadený vedecký a metodologický potenciál správy dokumentov.

V súčasnosti je tendencia k postupnému obnovovaniu narušenej rovnováhy a posilňovaniu teoretického výskumu v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu. Množstvo moderných publikácií v odborných časopisoch a zborníkoch vedeckých konferencií je zameraných na riešenie aktuálnych problémov práce s dokumentmi v moderných podmienkach, ochranu dokumentovaných informácií, terminológiu, históriu kancelárskej práce, právnu podporu pri dokumentovaní činnosti administratívneho aparátu, ochranu dokumentovaných informácií, terminológiu, históriu kancelárskej práce, právnu podporu pri dokumentovaní činnosti administratívneho aparátu, technickú podporu a technickú podporu. vplyv nových informačných technológií na organizáciu toku dokumentov a dokumentácie, problémy elektronických dokumentov . Napriek svojej veľkej hodnote tieto práce pokrývajú len určité aspekty správy dokumentácie a môžu slúžiť ako dobrý výskumný materiál pre následné analytické a syntetické spracovanie.

Problém správy dokumentácie nemožno študovať bez analýzy archívnej literatúry. Archivári odviedli serióznu prácu

1983; Yankovaya V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov (teoretický aspekt): Abstrakt. dis.... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987 atď. "Malitikov A.S. Hlavné smery výskumu dokumentov a archívov v ZSSR (1956-1970): Abstrakt dizertačnej práce ... kandidát historických vied. 25.05.02 / MGIAI. - M ., 1971; Shchensnovich G.G. Vývoj základných princípov organizácie dokumentačného systému v automatizovanom riadiacom systéme: Abstrakt dizertačnej práce.... Kandidát historických vied. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975.

výskumné práce dôležité pre pochopenie epistemológie dokumentu, formovanie a vývoj dokumentačných systémov, terminologický systém vedy o dokumentoch (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky, E.V. Starostin a i.). Odborníci v oblasti archívnictva urobili veľa pre pochopenie informačných vlastností dokumentu, pričom poukázali na prepojenie medzi súbormi dokumentov a informačnými zdrojmi. V niektorých prácach o archívnictve (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) sa preukázala podobnosť procesov spracovania informácií tak v operatívnom riadení, ako aj v štádiu archívneho ukladania dokumentov. Zaujímavosťou sú práce, ktoré ukazujú vzťah medzi kancelárskou prácou a archívnymi záležitosťami, proces postupného prechodu kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov1. Archívne štúdie odhaľujú zmeny hodnoty niektorých typov dokumentov v priebehu historického vývoja, odhaľujú vývoj dokumentačných systémov v súvislosti s vývojom štátu a spôsobmi jeho organizácie.

Manažment dokumentácie ako vedná kategória úzko súvisí s informáciami a organizáciou informačných procesov v manažmente, preto podstatnú časť tejto štúdie tvorí rozbor literatúry o teórii informácie, informačných systémoch, problematike informatizácie a elektronizácie práce s dokumentmi. V prvom rade ide o štúdie, ktoré odrážajú problémy spojené s pochopením základných charakteristík informácií ako východiskovej látky pre organizovanie dokumentárnych polí. Diela A.D. Ursula, A.I. Zhukova, Yu.I. Chernyaka, V.G. Afanasyev a iní, napísaní v rôznych rokoch, umožnili vytvoriť teoretický základ, na ktorom je postavená základná myšlienka neoddeliteľného spojenia medzi informáciami a dokumentáciou a sú určené možnosti aplikácie informačnej metodológie na správu dokumentácie. V dielach G.G. Artamonová, G. Wolfram,

"Ermakova I.N. Formovanie a rozvoj práce sovietskeho štátneho úradu (1917-1959): Abstrakt dizertačnej práce ... kandidát historických vied. 25.5.2002 / MGIAI. - M., 1994; Pshenichny A.P. Ústredná archívna správa ZSSR a RSFSR (1929-1938): Abstrakt dizertačnej práce.... Kandidát historických vied, 25.5.2002 / MGIAI. - M, 1985 atď.

PEKLO. Ursula a ďalší vedci do hĺbky študovali zásadne dôležité problémy tvorby a fungovania informačných zdrojov v globálnom zmysle, ako aj v rámci jednotlivých organizácií. Problém informačných zdrojov zatiaľ nemá definitívne riešenie, v týchto prácach sú však formulované pojmové kategórie a základné metodické a koncepčné ustanovenia dôležité pre túto štúdiu.

Problémy s dokumentmi sa v prácach informatikov objavujú ako problémy podriadené, nie hlavné, chýba im rozpracovanie problematiky dokumentácie a podpory dokumentácie v kontexte vývoja nových informačných technológií. Tento problém nie je nijako načrtnutý medzi pojmami ako „spracovanie informácií“, „prístup k informáciám“, „komunikácia informácií“, „uchovávanie informácií“, „použitie informácií“, hoci všetky tieto „informácie“ sú prakticky dokumentmi v rôznych, prevažne papierové médiá“.

Problematika elektronických dokumentov je slabo rozpracovaná aj v literatúre. Existujú závažné terminologické nezrovnalosti, chýbajú jasné predstavy o povahe a vlastnostiach elektronických dokumentov, ich vzťahu k technotronickým, strojovo čitateľným a tradičným dokumentom. Analýza tejto skupiny štúdií nám však umožňuje formulovať chápanie problematiky správy dokumentov a použiť tieto práce na riešenie vedeckého problému správy dokumentácie2.

Zásadný význam pre štúdium témy malo štúdium prác o informačnom manažmente – novej vednej disciplíne, ktorá vznikla vo vyspelých krajinách spolu s informačnou spoločnosťou. V domácej literatúre informačný manažment ako systém

1 Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronické dokumenty v podnikových sieťach: druhý príchod Gutenberga. - M: Ankey - Ektrendz, 1999 atď.

2 Tichonov V.I., Yushin I.F. Elektronické archívy a správa elektronických dokumentov // Vlasť, archívy. - 1999. - č. 2. - S. 19-20; Kurilo A.P. O právnom režime elektronického dokumentu v systéme medzibankových elektronických platieb // Problémy informatizácie. - 1999. - č.3 atď.

Téma metód je reflektovaná veľmi slabo. Len v diele A.V. Kostrov, spracovaný vo forme učebnice, sa pokúsil systematicky predstaviť podstatu informačného manažmentu, žiaľ, bez odkazu na ruské pomery.“ V našej práci sa po prvý raz začalo štúdium informačného manažmentu od r. stanovisko správy dokumentov a boli vyvodené závery, ktoré nám umožňujú hodnotiť správu informácií ako perspektívny smer rozvoja správy dokumentov s využitím nových informačných technológií.2 V rade ďalších prác sa problémy správy informácií zvažujú nepriamo, v rámci riešenia len v nedávno vydanej knihe „Informačná podpora verejnej správy“, ktorú vydal akademik Ruskej akadémie vied Yu.V.Gulyaev, po prvý raz za posledné desaťročie komplexne predstavil koncepčné ustanovenia a praktické skúsenosti s tvorbou a prevádzkovanie systému informačnej podpory pre najvyššie vládne orgány Ruskej federácie3.

Vzhľadom na nedostatočnú úroveň rozvoja a pokrytia problematiky informačného manažmentu v domácej literatúre sa autor snažil túto medzeru vyplniť zahraničnými štúdiami, najmä v nemeckom jazyku. Diela R. Coolena, I. Hergeta, G. Verziga, W. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela a ďalších vedcov odhaľujú ich chápanie podstaty informačného manažmentu ako vednej disciplíny a oblasti praktického manažmentu4. Treba však zdôrazniť, že

1 Kostrov A.V. Úvod do informačného manažmentu: Učebnica. príspevok / Vladimirsk. štát tech. univ. - Vladimír, 1996; pozri aj: Perel I.S., Slavin V.N. Informačné aktivity v zahraničí a problémy informačného manažmentu / NPO „Poisk“. - M, 1992; Kostomarov M.N. Správa informačných systémov v zahraničí / RGTU. - M., 1996.

2 Larin MB. Správa dokumentov a nové informačné technológie. - M.: Vedecká kniha, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoytov A.V., Savin G.I. Informačná podpora verejnej správy. - M.: Slovanský dialóg, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Zborník // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. -- Frankfurt nad Mohanom, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

Takmer žiadna z týchto prác sa nepokúša aplikovať princípy správy informácií na správu záznamov.

Kompletné riešenie problému správy dokumentov nie je možné bez právnej podpory. Je zrejmé, že posilnenie úlohy práva v modernom Rusku je nevyhnutnou podmienkou efektívnosti verejnej správy. Oblasť informácií a dokumentácie sa v posledných rokoch stala samostatným objektom skúmania právnických vedcov a dokonca sa objavilo nové odvetvie - informačné právo. V diele V.A. Kopylov systematizoval všetky aktuálne právne akty týkajúce sa úpravy informácií, dokumentácie a archívneho uchovávania dokumentov1. Autor upozorňuje na kategóriu „dokumentované informácie“, ktorá podľa neho nie je dostatočne reflektovaná v súčasnej právnej úprave a kladie za úlohu právne riešenie problematiky elektronických dokumentov.

I.L. vykonáva hĺbkové štúdie právnych aspektov dokumentovaných informácií v kontexte zavádzania nových informačných technológií, počítačového vybavenia, telekomunikačných sietí a uznávania informácií ako najdôležitejšieho zdroja riadenia. Bachilo. Jej práce slúžia ako jasný príklad adekvátnej reakcie vedca na výzvy doby a majú veľkú hodnotu pre túto štúdiu2.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saur, 1990; Vogel E. Informačný manažment. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, str. 897-927; WersigG. Organizácie - Komunikácia: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 atď.

1 Kopylov V.A. Informačný zákon. - M.: Právnik, 1997; to je on. Informácie ako predmet právnej úpravy // NTI / VINITI. - M., - 1996. - č. 8; to je on. K problematike vlastníctva informácií // NTI. Ser. 1. Organizácia a metodika práce s informáciami / VINITI. - M., - 1998. - č.3.

~ Komentár k federálnemu zákonu „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (editovali I.L. Bachilo, A.V. Volokitin atď.). M.: IGP RAS, 1996; Bacilo I.L. O vlastníctve informačných zdrojov // Informačné zdroje Ruska. - M., - 1997. - č. 4; To je ona. Informačné zdroje ako predmet práva a predmet vzťahov upravených Občianskym zákonníkom Ruskej federácie // Tamže. -J999. -č. 1; To je ona.

Riadenie dokumentácie ako manažérska funkcia sa v organizáciách realizuje v kontexte rozhodovacieho procesu na dosiahnutie zvoleného cieľa. Preto manažment dokumentácie úzko súvisí s problémami riadenia, organizačnými štruktúrami, problematikou projektovania manažérskych informačných systémov, ich implementácie a prevádzky a automatizácie manažérskych postupov a procesov.

Moderný výskum organizačného manažmentu ukazuje obrovský význam racionálneho spracovania informácií pre dosahovanie strategických a operačných cieľov. Globalizácia svetových ekonomických, sociálnych a informačných procesov priamo ovplyvňuje kvalitu riadenia. Metódy riešenia problémov riadenia v organizáciách na pozadí moderných geopolitických skutočností a zohľadňujúce vývoj informačnej spoločnosti sa odrážajú v množstve významných monografických štúdií a článkov, moderných učebníc domácich i západných odborníkov.“

Vývoj dokumentov, kancelárskych riadiacich systémov a dokumentačnej podpory pre riadenie prebieha v špecifických historických podmienkach a je nimi determinovaný. Práce bádateľov ruských dejín, najmä historikov vládnych inštitúcií, poukazujú na úzke prepojenie reforiem kancelárskej práce s reformami riadenia a ich primeranosť spoločensko-ekonomickým a politickým podmienkam konkrétneho obdobia ruských dejín. Diela N.P. Eroshkina a T.P. Korzhikhina, ako aj T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnová, S.P. Strekopytov, ďalší vedci o histórii vládnych inštitúcií jasne demonštrujú budovanie systému riadenia v konkrétnej historickej dobe a témach

Právne otázky dokumentácie v podmienkach informatizácie // Problematika legislatívy v oblasti informatizácie: Abstrakty. správa siedmy celoruský conf. - M.: Štátny jednotný podnik "VIMI", 1999 atď.

"Manažment organizácie: učebnica / Edited by A.G. Porshnev, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatin. - M.: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N. ., Bye M.A. Úvod do informačného manažmentu. - St. Petersburg 9; Marka 199 D., McGowan K. Metodológia štrukturálnej analýzy a navrhovania / Preložené z angličtiny - M.: MetaTechnology, 1993; Svet projektového manažmentu / Editovali X. Reschke, X. Schelle. - M.: Alan, 1994; Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Fundamentals of Management.- M.: Delo, 1992 atď.

To umožňuje študovať organizáciu kancelárskej práce v riadiacom aparáte.

Štúdium prameňov ako vedná disciplína má z hľadiska riešenia problémov systematického štúdia dokumentárneho poľa v historickom vývoji dosť blízko k vede o dokumente. V tomto ohľade diela Borodka-na L.I., Voronkova S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyov V.A., Sokolov A. .K., Shmidta S.O. a ďalšie umožnili využiť skúsenosti získané zo zdrojových štúdií na analýzu vývoja dokumentov a dokumentačných systémov.

Analýza ukazuje, že napriek značnému množstvu výskumov v príbuzných oblastiach daného problému musíme konštatovať, že samotná problematika správy dokumentov je veľmi slabo rozvinutá. Otázky týkajúce sa vzťahu medzi reformami verejnej správy a kancelárskej práce a úlohy štátnej regulácie dokumentárneho prostredia teda nie sú dostatočne rozvinuté; vyžadujú hlbšie systematické štúdium terminologických problémov dokumentu, jeho vývoja pod vplyvom sociálnych a technických faktorov. Nepochybne historicky zaujímavé je postsovietske obdobie rozvoja kancelárskej práce a dokumentačnej podpory manažmentu spojené so zmenami v riadiacich štruktúrach a funkciách a riešením problémov vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru. Doposiaľ neexistovala komplexná a komplexná štúdia manažmentu dokumentácie, ktorá by zohľadňovala analýzu používaných nových informačných technológií.

Predmetom výskumu v dizertačnej práci sú zdokumentované informácie v riadiacich systémoch. Dokumentované informácie zohrávajú dôležitú úlohu v procese riadenia, zabezpečujú naplnenie informačných zdrojov organizácií. V súvislosti so zložitosťou štruktúry a obsahu informačných zdrojov, explozívnym rastom ich objemu vyvstáva najdôležitejšia úloha racionálneho hospodárenia s nimi.

Súčasný stav dokumentárneho prostredia je determinovaný nielen sociálno-ekonomickými transformáciami, ale aj rozvojom informačných technológií. Veľký význam v modernom riadení nadobúdajú výpočtové technológie a nástroje zabezpečujúce na základe platnej legislatívy a iných právnych noriem efektívnosť evidencie, zhromažďovania, spracovania, vyhľadávania a prenosu informácií, spoľahlivosť ich uchovávania, vzdialený prístup, poskytovanie informácií v správnom čase, na správnom médiu a v požadovanom tvare s prihliadnutím na psychologické a ergonomické požiadavky. Nový prístup ku globálnym informačným zdrojom, prechod na elektronickú dokumentáciu, uchovávanie a prenos dokumentov, t.j. Prechod na zásadne nové spôsoby usporiadania informácií a prístupu k nim prináša zásadne nové vedecké a aplikačné problémy pre správu dokumentov, archívnictvo, dokumentaristiku a ďalšie vedné disciplíny, ktoré majú dokument ako predmet štúdia. Ich riešenie si vyžaduje pochopenie bohatých historických skúseností s vývojom dokumentu ako nosiča informácií, vývojom kancelárskej práce, zmenou médií a technológií a formulovaním zodpovedajúcich závislostí.

Predmetom štúdia je správa dokumentov v organizáciách. Správa dokumentov ako predmet výskumu je novou vedeckou kategóriou. Vychádza však z doterajších skúseností a teoreticko-metodologického základu domácej dokumentovej vedy, ktorá tradične študuje dokumenty, dokumentačné systémy, dokumentačné procesy a organizáciu práce s dokumentmi v manažmente. Riadenie dokumentácie považujeme za integrujúci a vyšší stupeň rozvoja takých konceptov, ako je kancelárska práca a dokumentačná podpora pre manažment.

„Správa záznamov“ ako univerzálny pojem má medzinárodné uznanie a distribúciu. Vzťahuje sa na riadenie vytvárania, používania a uchovávania dokumentov organizácie počas ich tvorby

životného cyklu na princípoch hospodárnosti a efektívnosti, s využitím nových informačných technológií, ktoré poskytujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju. Ak bola kancelárskej práci priradená úloha technickej riadiacej funkcie a dokumentačná podpora riadenia bola priradená pomocnej funkcii, potom má riadenie dokumentácie v organizácii úlohu hlavnej riadiacej funkcie.

Správa dokumentov uvažujeme v špecifických prevádzkových podmienkach organizácií. Organizáciou sa v tomto prípade rozumie každá štruktúra, ktorá zodpovedá právnemu pojmu organizácie bez ohľadu na jej hierarchickú úroveň, funkčné zameranie a formu vlastníctva.

Účelom dizertačnej rešerše je vyriešiť vedecký problém správy dokumentov v kontexte nových informačných technológií v organizáciách rôzneho typu, sformulovať koncepciu a metodiku riadenia zdrojov dokumentov pre rozhodovanie na základe informačného manažmentu v historickom vývoji.

Hlavné ciele štúdie:

analýza úlohy informácií v manažmente a štruktúry moderných informačných zdrojov v organizáciách;

štúdium histórie správy domácich záznamov a vývoja dokumentu ako základu pre modernú správu dokumentov;

výskum špecifík elektronických dokumentov;

vypracovanie zásad tvorby celoštátneho systému správy dokumentov a otázky jeho právnej podpory;

analýza dokumentov moderných informačných technológií a automatizovaných systémov manažérskej dokumentácie;

výskum informačného manažmentu ako metodického základu pre budovanie systému správy dokumentov v organizácii.

Chronologický rámec štúdie je určený špecifikami zvolenej témy. V niektorých oblastiach pokrývajú historické obdobie od vzniku ruského centralizovaného štátu až po súčasnosť, no prevažná časť práce pokrýva problémy správy dokumentov posledného desaťročia.

Problematiku automatizácie kancelárií sme uvažovali v neoddeliteľnej súvislosti s informatizáciou spoločnosti, ktorá sa začala rozširovaním elektronickej výpočtovej techniky a rozvojom automatizovaných riadiacich systémov na prelome 60. – 70. rokov 20. storočia. Problém informačného manažmentu sa objavil v západnej praxi začiatkom 70-tych rokov minulého storočia a tieto roky sme brali ako východiskový bod jeho úvah.

Interdisciplinárny charakter štúdie si teda vyžadoval historické retrospektívy rôznej hĺbky v závislosti od toho, ako to bolo potrebné pre účely tejto práce.

Ako pracovnú hypotézu sme predložili návrh, že nevyhnutné predpoklady pre široký

implementácia riadenia dokumentácie v organizáciách na základe metodiky riadenia informácií zodpovedajúcej dosiahnutej úrovni informatizácie krajiny a sociálno-ekonomickým podmienkam.

Základom metodiky výskumu dizertačnej práce je realistický a komplexný prístup k analýze vývoja dokumentačného manažmentu, komplexne a dynamicky, s prihliadnutím na súhrn faktov a odmietnutie ideologického pohľadu na históriu problému. Metodológia práce je tvorivou kombináciou rôznych metód: všeobecných vedeckých metód, metód iných vied a samotnej dokumentovej vedy. Na riešenie problémov boli použité tradičné výskumné metódy: historické, systémové, porovnávacie (komparatívne štúdie), štrukturálno-funkčné, klasifikačné a modelovacie, štatistické, ako aj iné konkrétne metódy.

Zdrojová báza dizertačnej práce. S prihliadnutím na nedostatočnú rozvinutosť témy bola pri spracovaní dizertačnej práce využitá široká škála zdrojov, ktoré možno rozdeliť do týchto hlavných skupín: legislatívne a vládne akty v otázkach informatizácie, archívnictva, správy dokumentácie, kancelárskej práce a štandardizácia; regulačné a metodické materiály, štátne normy; terminologické slovníky, metodologická literatúra; vedecké správy, výskumné materiály uložené v referenčnej a informačnej zbierke OCSTI VNIIDAD; archívne dokumenty.

Okrem toho autor v procese prípravy práce využil vlastné skúsenosti z vedecko-výskumnej a organizačnej tvorby v problematike správy dokumentov, dokumentačnej podpory manažmentu (kancelárske práce), výsledkov zahraničných stáží.

Zaujímavosťou je skupina legislatívnych a regulačných aktov, ktorých štúdium nám umožňuje sledovať vývoj štátnej regulácie kancelárskej práce.

V predrevolučnom Rusku dôsledne platilo množstvo právnych aktov stanovujúcich pravidlá administratívnej a kolegiálnej kancelárskej práce. Spomedzi nich treba vyzdvihnúť Všeobecné nariadenia z roku 1720, ktoré po prvý raz v histórii Ruska postavili kancelársku prácu na pevnú pôdu práva a takmer dve storočia definovali jej základné princípy1.

V sovietskych časoch sa pozornosť venovala aj otázkam dokumentácie a ich legislatívnej implementácii. Prvé nariadenia sovietskej vlády o otázkach kancelárskej práce mali charakter nesúrodých právnych aktov k aktuálnym otázkam dokumentovania riadiacich akcií. Odrážajú sa vo vydaných zbierkach normatívnych aktov2.

Ďalšia skupina právnych aktov použitých v práci súvisí s činnosťou NK RKI ZSSR a jej podriadených orgánov na skvalitnenie kancelárskej práce v 20. a začiatkom 30. rokov 20. storočia3.

Osobitnú pozornosť si vyžadovali nariadenia sovietskej vlády, ktoré dôsledne odhaľujú prechod kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov, zmenu ich úloh a funkcií v sovietskom období dejín, ako aj dokumenty súvisiace s vývojom archívnych orgánov. jednotný systém štátnych úradov4.

Hlavným právnym aktom, ktorý definuje modernú štátnu politiku a práva ruských občanov v oblasti výmeny informácií a dokumentácie, je Ústava Ruskej federácie, v ktorej

1 Všeobecné nariadenia z 28. februára 1720 // PSZ Ruskej ríše. -T. VI. - č. 3534; Inštitúcie pre správu provincií Všeruskej ríše // PSZ Ruskej ríše. Zbierka Najprv. - T. XX. - č. 14392; Všeobecné zriadenie ministerstiev v roku 1811 // PSZ Ruskej ríše. - Zbierka Najprv. - T. XXXI. - č. 24686. „Zbierka zákonov a nariadení Robotnícko-roľníckej vlády RSFSR (1918-1923).

Vedecká organizácia práce, výroby a riadenia: Zbierka listín a materiálov 1918-1930. - M., 1969.

Hlavné dekréty a uznesenia sovietskej vlády o archívnych záležitostiach 1918-1982. - M.: Hlavný archív ZSSR, 1985.

je napísané: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek zákonným spôsobom...“ (Časť 4, článok 29).

V Ruskej federácii sú pri tvorbe ústavných noriem na legislatívnej úrovni zakotvené základy štátnej politiky vo vzťahu k informáciám a dokumentácii. Systémotvorným zákonom v tejto oblasti je federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“1. Určuje právny režim dokumentovania informácií, vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých súborov dokumentov v informačných systémoch, kategórie informácií podľa úrovne prístupu k nim a postup pri právnej ochrane informácií. Zákon tiež ustanovuje zodpovednosť štátnych orgánov, organizácií a ich úradníkov za priestupky pri práci so zdokumentovanými informáciami.

Významné miesto medzi legislatívnymi aktmi upravujúcimi prácu s dokumentmi má legislatíva o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch2. Pozostáva zo Základov legislatívy Ruskej federácie „O archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch“ a príslušných zákonov republík v rámci Ruskej federácie, iných právnych aktov Ruskej federácie a republík, ako aj území. , regióny, autonómne oblasti, autonómne obvody, mestá Moskva a Petrohrad. Základy legislatívy upravujú vznik, organizáciu uchovávania, účtovníctvo, nakladanie s archívmi a archívnymi fondmi a nakladanie s nimi s cieľom zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov a ich plnohodnotné využitie v záujme občanov, spoločnosti a štátu. Tieto legislatívne akty však neobsahujú právnu úpravu problematiky kancelárskej práce.

V procese práce bola použitá aj zahraničná legislatíva (Bielorusko, Kirgizsko, USA, Uzbekistan, Nemecko, Česká republika atď.).

"NW RF. -1995. -č. 8. -článok 609.

~ Guide™ Kongresu ľudových poslancov Ruskej federácie a Najvyššej rady Ruskej federácie. - 1993. - Číslo 33.

Dôležitými zdrojmi výskumu sú regulačné a metodické materiály a štátne normy k problematike dokumentácie, klasifikátory a zoznamy dokumentov. V tejto skupine prameňov je potrebné si všimnúť všetky vydania Jednotného systému spisovej služby, jednotné dokumentačné systémy, pravidlá prevádzky štátnych a rezortných archívov, zoznamy dokumentov s vyznačením lehôt uchovávania, pokyny na spisovú službu, prospekty a popisy. vyvinutých automatizovaných dokumentačných systémov pre riadenie, štátne normy ZSSR a Ruskej federácie, federácie, medzinárodné normy v oblasti dokumentácie.

V procese prípravy dizertačnej rešerše sa využívali početné periodiká: „Domáce archívy“, „Vestník archivára“, „Kancelárska práca“, „Sekretárske záležitosti“, „Personálna služba“, ďalšie časopisy na odborné a súvisiace témy, materiály. vedeckých konferencií, seminárov a sympózií. Zapojené boli aj publikácie zo zahraničných vedeckých časopisov, najmä „Records management guar-terly“ (USA), „Nachrichten fur Documentation“, „Der Archivar“, „Cogito“ (Nemecko).

Pri práci boli použité archívne dokumenty k téme výskumu. Dôležité sú najmä archívne dokumenty o histórii formovania a vývoja sovietskej kancelárskej práce. Spomedzi nich treba vyzdvihnúť dokumenty NK RKI a Inštitútu manažérskych technológií, ktoré sa konkrétne zaoberali problematikou skvalitnenia kancelárskej práce v 20. rokoch1.

Hlavné ustanovenia a závery dizertačnej práce priamo súvisia s výskumnou prácou tohto profilu Celoruského vedecko-výskumného ústavu správy a archivovania dokumentov Federálnej archívnej služby Ruska a našli praktické uplatnenie pri vývoji mnohých výskumných tém realizovaných pod vedením autora a v komplexnom normatívno-metodologickom vývoji

1 GARF. F. R-374. Ľudový komisariát robotnícko-roľníckeho inšpektorátu ZSSR; F. R-4084. Štátny ústav manažérskej techniky.

súčasný inštitút.

Vedecká novosť a teoretický význam práce sú spojené s nedostatkom zásadného teoretického a aplikovaného vedeckého výskumu v oblasti správy dokumentov v organizáciách domácej dokumentovej vedy.

Táto práca predstavuje prvý systematický výskum charakterizovaný interdisciplinárnym prístupom s využitím metodológie manažmentu histórie a informácií, ako aj techník a metód správy dokumentov, archívnictva a informatiky. Charakteristickým znakom štúdie je právny základ pre navrhované riešenia. Dizertačná práca dôsledne presadzuje myšlienku, že manažment dokumentácie v podmienkach moderného manažmentu a vývoja nových informačných technológií by sa mal stať novou etapou rozvoja dokumentačnej podpory manažmentu, ktorej hlavnou črtou je uznanie informačného zdroja ako zdroja informácií. z najdôležitejších zdrojov pre činnosť akejkoľvek organizácie. Dizertačná práca po prvý raz v domácej dokumentovej vede skúma problematiku elektronických dokumentov a ukazuje ich miesto v systéme správy dokumentácie a navrhuje opatrenia zamerané na rozšírenie právneho rámca na reguláciu životného cyklu dokumentov v operatívnom riadení prostredníctvom rozvoja tzv. zákon o dokumentácii, ktorého pojem a hlavný obsah sú uvedené v dizertačnej práci . Boli vypracované návrhy na obsah a praktický mechanizmus realizácie štátnej politiky zameranej na odstraňovanie krízových javov v oblasti dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi v riadení.

Dizertačná práca zdôvodňuje využitie metodológie riadenia informácií ako nového vedeckého smeru vo vzťahu k riadeniu dokumentácie.

Schválenie práce. Hlavné ustanovenia dizertačnej práce sú uvedené v publikáciách na tému výskumu, testovaných autorom v dokumentárnom

správy a referáty na množstve vedeckých konferencií. Medzi ne patrí každoročná medzinárodná vedecká a praktická konferencia „Dokument v informačnej spoločnosti“ (1993-1999), celoruská konferencia „NTI-95“, celoruská konferencia „Archívna štúdia a pramenné štúdium ruských dejín: problémy“. interakcie v súčasnom štádiu“ (1996, 1999). ), vedecká a praktická konferencia „Dokument. Archív. Príbeh. Modernita“ Uralskej štátnej univerzity (2000), konferencie Historického a archívneho inštitútu Ruskej štátnej univerzity pre humanitné vedy, metodický seminár VNIIDAD, výročná vedecká konferencia Medzinárodného inštitútu archívnictva (1994-2000, Slovinsko), vedecké konferencie Nemeckej spoločnosti dokumentových vedcov (1994 a 1997), Medzinárodné kolokvium o informáciách a dokumentácii (Nemecko, 1994), Medzinárodné fórum o elektronických dokumentoch (Brusel, 1997), Celoruská konferencia „Právne problémy informačnej spoločnosti“ (1999).

Praktický význam práce. Rozsiahly analytický materiál použitý v dizertačnej práci, získané výsledky výskumu je možné využiť pri tvorbe všeobecných prác a učebníc o modernom manažmente dokumentov, pri výbere metodiky vývoja a návrhu automatizovaných systémov manažmentu dokumentácie v organizáciách alebo reálnych systémov manažmentu informácií. .

Dizertačné materiály je možné využiť aj pri príprave všeobecných a špeciálnych predmetov, pri určovaní tém a metód študentských ročníkových a diplomových prác v odboroch dokumentárnej vedy.

Ustanovenia dizertačnej práce boli využité pri tvorbe návrhu nového vydania Systému štátnej dokumentačnej podpory riadenia, návrhu Štandardných pokynov pre kancelársku prácu federálnych výkonných orgánov, pri vypracovaní metodických odporúčaní, terminologických slovníkov a tzv. počet výskumných prác

podľa výskumného zámeru Federálnej archívnej služby a podprogramu „Rozvoj archívnictva v Ruskej federácii v rámci federálneho cieľového programu „Rozvoj a zachovanie kultúry a umenia“ pri realizácii projektu „Tvorba a rozvoj“. informačného systému o normatívnych, metodických a právnych informáciách pre správu dokumentov a archívnictvo » Federálny cieľový vedecko-technický program „Výskum a vývoj v prioritných oblastiach rozvoja vedy a techniky pre civilné účely“ na roky 1996-20001.

Účel a ciele štúdia predurčili výber štruktúry dizertačnej práce. Dizertačná práca pozostáva z úvodu, piatich kapitol a záveru, zoznamu prameňov a literatúry a príloh k dizertačnej práci.

Prvá kapitola dizertačnej práce „Dokumentované informácie ako manažérsky zdroj“ skúma úlohu informácií v manažmente, formovanie informačnej infraštruktúry organizácií a problematiku tvorby informačných zdrojov.

Zástupcovia rôznych odvetví poznania majú rôzne prístupy k definícii informácií. Bez ohľadu na to, či sa prikláňame k jednému alebo druhému pohľadu, stále viac vedcov sa prikláňa k uznaniu informácií ako základnej kategórie vedy ako celku, všeobecnej vedeckej kategórie2. Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ definuje informácie ako informácie o osobách, predmetoch, faktoch, udalostiach, javoch a procesoch bez ohľadu na formu ich prezentácie. Pojem „informácie“ sa pevne udomácnil v dokumentárnej a archívnej literatúre. Tento koncept bol najzásadnejšie študovaný v prácach V.N. Avtokratova, G.G. Vorobyová, T.V. Kuznecovová, K.I. Rudelson, A.N. Soková a ďalší vedci.

Pojem „informačný proces“ úzko súvisí s pojmom „informácie“. Informačný proces je komplexná kombinácia objektu, subjektu

1 Štát zmluva č.205-19100 - P, projektový manažér MB. Larin.

2 Ursul A.D. Cesta do noosféry. - M: Luch, 1993. - S. 81.

a informácie 1. Informačné procesy zahŕňajú tri hlavné etapy: produkciu (socializáciu vedomostí), obeh (spracovanie, transformáciu, uchovávanie, vyhľadávanie, distribúciu, prenos, dodanie spotrebiteľovi) a spotrebu (prijímanie, vnímanie, používanie) informácií.

Informačné systémy sú v modernej literatúre charakterizované ako integrované agregáty, umelé jednotky metód a prostriedkov šírenia, analytického spracovania, akumulácie, uchovávania, vyhľadávania a poskytovania požadovaných informácií zainteresovaným spotrebiteľom v danej forme a objeme2. Tieto systémy sú navrhnuté tak, aby poskytovali cielenú podporu pri riešení problémov riadenia.

Informácie sú základom riadenia. S jeho pomocou sa realizujú prepojenia medzi riadiacim a riadeným podsystémom a medzi jednotlivými väzbami organizácií. Informácie používané na účely riadenia sú klasifikované podľa mnohých kritérií, z ktorých každé je nevyhnutné pre tvorbu informačných zdrojov.

Informácie majú niektoré vlastnosti spoločné pre všetky jej typy3. Za hlavnú vlastnosť informácie treba považovať jej neoddeliteľnú súvislosť s určitým samoorganizačným systémom. Ďalšími dôležitými vlastnosťami informácie sú štruktúra, význam a hodnota. Hodnota informácií je vyjadrená v pojmoch ako obsah, aktuálnosť, úplnosť, spoľahlivosť, efektívnosť.

Informácie na globálnej úrovni plnia v živote spoločnosti mnoho úloh, zabezpečujú komunikáciu medzi prvkami sociálneho systému, uchovávajú a odovzdávajú poznatky a tvoria pamäť ľudstva. Je potrebné zdôrazniť výnimočnú úlohu, ktorú zohrávajú informácie v organizáciách, keďže s ich pomocou dochádza k efektívnej interakcii medzi úrovňami hierarchie riadenia, jej subjektmi a objektmi.

1 Kovaychenko I.D. Metódy historického výskumu. - M., 1987. - S. 109.

2 Raikov A.N. Jednota právneho a informačného priestoru / NTI. - Ser. 1. Org. a metódy práce s informáciami. - 1997. - Číslo 7. - S. 4.

Kulikovsky L.F., Motov V.V. Teoretické základy informačných procesov. - M.: Vyššie. škola, 1987.-S. 12.

Moderná organizácia sa interpretuje ako komplexný, integrovaný celok. Väčšina organizácií sú otvorené systémy, integrálne, pozostávajúce z mnohých vzájomne prepojených častí, ktoré sú úzko prepojené s vonkajším svetom. Každá organizácia má svoje vnútorné a vonkajšie prostredie.

Vonkajšie a vnútorné zdroje informácií, ktoré ovplyvňujú organizáciu, tvoria jej informačné prostredie. Na jej základe v priebehu činnosti organizácie vzniká informačná infraštruktúra ako špeciálny systém podpory života, ktorý používateľom ponúka relevantné informácie. Zdokumentované informácie zohrávajú v tejto infraštruktúre ústrednú úlohu. Jeho ďalšími prvkami sú informačné technológie a informačný personál.

Informačná infraštruktúra organizácie je komplexný systém, ktorý spája štruktúrované a neštruktúrované informácie, informačné procesy prebiehajúce v interakcii s vonkajším prostredím organizácie a pokrývajúce informačné toky, ktorých cieľom je zjednotiť všetky úrovne riadenia vrátane pracovísk do efektívneho mechanizmu na dosiahnutie na základe vytvorených informačných zdrojov organizácie.

Zaobchádzanie s informáciami ako so zdrojom znamená, že analogicky s inými zdrojmi (financie, vybavenie, materiály, technológie, personál) je potrebné vytvoriť mechanizmus riadenia informačných zdrojov, vytvoriť vhodné štruktúry a vyvinúť nové technológie. Jednou z dôležitých charakteristík informačného zdroja je jeho kvalita, stupeň úplnosti na splnenie celkových informačných potrieb organizácie.

Podľa federálneho zákona „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ sa informačnými zdrojmi rozumejú jednotlivé dokumenty a jednotlivé súbory dokumentov, dokumenty a súbory dokumentov v informačných systémoch (knižnice, archívy, fondy.

databanky, iné informačné systémy)1. Predpokladom zahrnutia informácií do informačných zdrojov je zdokumentovanie informácií. Dokument je teda primárnym základom informačných zdrojov. Zároveň by podľa nášho názoru informačný zdroj mal obsahovať informácie o médiách, ktoré nemajú štatút oficiálneho dokumentu.

Zdokumentované informácie zapĺňajú väčšinu tokov dokumentov a informačných zdrojov organizácií. Ako v tejto súvislosti poznamenáva nemecký vedec T. Seeger, „dokumenty tvoria „surovinu“ na získavanie dokumentárnych údajov, ktoré sa k používateľom dostanú v dôsledku informačných aktivít“2.

Zdokumentované informácie sú základným základom informačného zdroja každej organizácie. Práve tieto informácie sa využívajú najmä v manažmente. Dokumentácia informácií vám umožňuje zaznamenať ich na konkrétnom médiu, dať im potrebnú organizačnú formu, osvedčiť ich pravosť a právnu silu, poskytnúť potrebné údaje na ich identifikáciu pre vyhľadávanie a použitie, ako aj poskytnúť plnohodnotnú informačnú podporu procesov riadenia a akumulovať informačné zdroje pre rozvoj organizácie a uchovávanie individuálnej pamäte na ňu v čase a priestore. Na základe toho má štúdium dokumentu ako formy organizácie a prezentácie informácií v riadiacich procesoch dôležitý samostatný vedecký a praktický význam.

Druhá kapitola „Niektoré problémy vo vývoji manažérskych dokumentov“ rozoberá vývoj pojmu „dokument“, vlastnosti manažérskej dokumentácie a nový predmet správy dokumentov – elektronický dokument.

1 Federálny zákon z 20. februára 1995 č. 24-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ // SZ RF. - 1995. - č. 8. - čl. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Documentation. Stanovisko. - T. 1. - S. 4.

História dokumentu a dokumentácie ako súboru dokumentov prepojených formálnymi a logickými súvislosťami je jednou z najzaujímavejších tém dokumentárnej vedy a je stále nedostatočne študovaná. História nám umožňuje sledovať vývoj dokumentu a jeho vzťah k spoločensko-politickým a ekonomickým zmenám v spoločnosti. Medzi hlavné charakteristiky procesu evolúcie dokumentu patrí vznik, zmena, uchovávanie a transformácia foriem dokumentov, zmeny podielu rôznych typov dokumentov v spoločenských a riadiacich procesoch, vplyv nových technológií na dokument, ako aj stabilita hlavných funkcií dokumentu: uchovávanie (zaznamenávanie) informácií a ich následné prenášanie v čase a priestore. Možno konštatovať, že dokumenty a dokumentácia vznikajú v súvislosti so sociálnymi potrebami človeka a cieľmi vlády. Každý dokument má zodpovedajúcu funkciu alebo súbor funkcií, ktoré sú určené účelom vytvorenia dokumentu.

Žiaľ, dodnes medzi odborníkmi v oblasti správy dokumentov, archívnictva a knižničnej vedy neexistuje jednota v chápaní pojmu „dokument“ napriek existencii množstva legislatívnych a štátom podporovaných definícií. Takáto definícia je zároveň nevyhnutná pre rozvoj teórie správy dokumentov a archívnictva a zdokonaľovanie metód práce s dokumentmi.

Pojem „dokument“ sa používa v mnohých oblastiach poznania a súvisí s predmetom ich výskumu. Veda o dokumente považuje dokument za nástroj správy alebo archívu a v tejto súvislosti skúma jeho funkcie a úlohu v historickom vývoji; archívne štúdie, pramenné štúdie a sociológia považujú dokument za nosič informácií o minulosti alebo súčasnosti.

Dokumentačná veda identifikuje tri hlavné zložky pri definovaní pojmu „dokument“:

1) dokument - hmotný predmet;

2) dokument - nosič informácií;

3) dokument - zdokumentovaná informácia.

Najčastejším označením je dokument ako hmotný predmet, na ktorom sú zaznamenané informácie vo forme textu, zvukového záznamu alebo obrazu, určený na prenos v čase a priestore na účely uloženia a verejného použitia.“

V dizertačnej práci sa konštatuje, že základ pojmu „dokument“ tvoria tri hlavné zložky: informácia, materiálny nosič informácie a záznam informácie s možnosťou jej identifikácie prostredníctvom detailov. Schopnosť identifikovať zaznamenané informácie zásadne odlišuje dokument od iných médií. Zvlášť dôležité sa javí zavedenie pojmu identifikácia dokumentov do definície pojmu z hľadiska jeho aplikácie v riadiacich činnostiach a archívnictve.

V dôsledku evolúcie sa teda pojem dokumentu dostáva do modernej oficiálnej interpretácie, ktorá je zakotvená v GOST R 51141-98: „dokumentovaná informácia (dokument) je informácia zaznamenaná na hmotnom médiu s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu“ 3.

1 Federálny zákon z 29. decembra 1994 č. 77-FZ „O zákonnom uschovávaní listín“ // SZ RF. - 1995. - č. 1. - čl. 1.

1 Kopylov V.A. Informácie ako objekt právnej úpravy // NTI. - Ser. 1. Organizácia a metodika práce s informáciami / VINITI. - M, 1996. - Č. 8. - S. 2. 3 GOST R 51141-98 Vedenie a archivácia záznamov. Pojmy a definície. --M.: Vydavateľstvo noriem, 1998.

Dokumenty sa používajú v rôznych sociokultúrnych prostrediach, jedným z nich sú riadiace alebo riadiace činnosti. Takéto dokumenty sa nazývajú riadiace dokumenty. Riadiaca dokumentácia je v jazyku správy dokumentov dokumentačný systém, ktorý zabezpečuje procesy riadenia v spoločnosti. Potreby manažmentu tvoria zodpovedajúce súbory dokumentov.

Riadiace dokumenty sa vyznačujú stabilitou formálnych znakov a vzájomnou prepojenosťou rôznych typov dokumentov, ktorú určujú faktory: charakter riadenia (hierarchia a podriadenosť inštitúcií a úradníkov, rozdelenie kompetencií a zodpovedností), cyklický charakter riadenia. proces riadenia (kontinuita, frekvencia, opakovateľnosť riadiacich činností).

Praktický účel manažérskeho aktu vyžaduje vytvorenie dokumentu presne vymedzeného typu a vhodného obsahu, ktorý je zabezpečený zjednotením a štandardizáciou dokumentov2.

Na pochopenie vývoja dokumentu je dôležité preštudovať si otázku jeho funkcií. V chápaní funkcie dokumentu ako jeho zamýšľaného účelu sa zvyčajne rozlišujú hlavné: informačné, sociálne, komunikačné, kultúrne a špeciálne: manažérske, právne, účtovné, historické pramene3. Riadiaci dokument má nepochybne funkcie zaznamenávania, uchovávania a prenosu informácií, ktoré implementujú riadiace procesy. V oblasti riadenia vystupuje dokument ako nástroj, prostriedok alebo spôsob implementácie procesov riadenia4. Toto je hlavná funkcia manažérskeho dokumentu a všetky jeho ďalšie charakteristiky sú vlastnosti alebo faktory, ktoré umožňujú riadenie

1 Banasjukevič V.D. Riadiaca dokumentácia ako historický prameň (podľa materiálov Ministerstva uhoľného priemyslu ZSSR na roky 1971-1975): Avgoref. dis.... cand.science: 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - S. 21.

2 Teória a prax archívnictva v ZSSR / MGIAI. - M., 1980. - S. 68.

3 Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica. - M.: Infra, 1998. - S. 66.

4 Banasjukevič V.D. Funkcie riadiacich dokumentov // Terminologické problémy v oblasti správy dokumentov a archívnictva: Abstrakty správ na teoretický seminár / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 69.

dokument vykonávať svoju hlavnú funkciu.

Nemenej dôležitý pre riadiacu dokumentáciu je problém nosiča informácií, ktorý s historickým vývojom prechádza zmenami. Vedecký a technologický pokrok viedol k vzniku takzvanej elektronickej dokumentácie. Jeho špecifikum spočíva v tom, že človek nedokáže vnímať elektronický dokument vo fyzickej podobe, v akej je zaznamenaný na médiu.

Elektronické dokumenty sú navyše priamo závislé od informačných technológií, ktoré majú nezvratnú tendenciu meniť sa a zastarávať s vedecko-technickým pokrokom v oblasti techniky a softvéru. V tejto súvislosti existuje veľké nebezpečenstvo straty prístupu k takýmto dokumentom po určitom čase.

Napriek rozšírenému používaniu pojmu „elektronický dokument“ v literatúre a praxi ešte nebola stanovená jeho definícia. Z praxe európskych archivárov vyplýva, že v archívnictve nerozlišujú osobitný pojem „elektronický dokument“. K. Hannigan napríklad priamo poukazuje na to, že pri zostavovaní zodpovedajúceho prehľadu takmer všetky opýtané krajiny EÚ na otázku o elektronických dokumentoch odpovedali, že ich zákony o archívoch platia pre všetky typy archívnych dokumentov bez ohľadu na médiá.“ V nedávno zverejnenom práce špecialistov na podnikové informačné systémy sa tiež uvádza, že elektronický dokument je „dokument, ktorého nosičom je elektronické médium – magnetický disk, magnetická páska, CD a pod.“2.

Podľa nášho názoru v koncepte elektronického dokumentu možno rozlíšiť tri známe komponenty: zaznamenané informácie, médiá,

1 Pozri: Hannigan K. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen ofentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Fórum. - Brusel, 1996. - S. 227-

" Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronické dokumenty v r.

firemné siete. - M., 1999. - S. 266.

identifikačné údaje, ktoré neprekračujú existujúcu definíciu dokumentu1. :

Zdá sa, že dnes by sme mali s „elektronickými“ dokumentmi zaobchádzať rovnako ako s inými technotronickými dokumentmi, pričom by sme mali zohľadniť špecifiká nosiča informácií v súčasných pravidlách a pokynoch. Tento prístup uľahčuje následné otázky archívneho spracovania „elektronických dokumentov“: o záznamových formátoch a štandardoch, o softvéri a hardvéri, o migrácii informácií atď.

Hlavným problémom elektronických dokumentov je však dať im právnu silu. Pred prijatím federálneho zákona „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ boli otázky právnej sily dokumentov na počítačových médiách a strojových údajoch regulované GOST 6.10.4-84, ktorý stanovil požiadavky na zloženie a obsah podrobnosti, ktoré dávajú týmto dokumentom právnu silu, ako aj postup pri vykonávaní zmien v týchto dokumentoch2. V súčasnosti si mnohé ustanovenia GOST z hľadiska modernej archívnej vedy vyžadujú revíziu.“

V súlade s federálnym zákonom „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ pri ukladaní, spracovaní a prenose dokumentov pomocou informačných a telekomunikačných systémov možno presnosť informácií potvrdiť elektronickým digitálnym podpisom, ako aj šifrovaním, čím sa vytvorí spoľahlivý systém ochrany pred neoprávneným prístupom k dokumentom prostredníctvom vybudovania systému vymedzovania prístupových práv k informáciám na rôznych úrovniach hierarchie riadenia4.

"Pozri: Bachilo I.L. Právne otázky dokumentácie v podmienkach informatizácie / Op. cit. - S. 13.

: GOST 6.10.4-84 “USD. Udelenie právnej sily dokumentom na počítačových médiách a typografom vytvoreným výpočtovou technikou. Základné ustanovenia“ - M.: Vydavateľstvo noriem, 1984.

3 Pozri: Dokumentačné a archívne problémy elektronických dokumentov. Analytický prehľad / VNIIDAD. - M., 1999. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 10438.

4 Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. vyhláška. op. - str. 46.

Podľa nášho názoru sa pri riešení problému elektronického dokumentu treba v prvom rade oprieť o základný generický pojem „dokument“. Mení sa typ nosiča informácie, technika a technológia identifikácie pravosti informácií. Elektronický dokument môže mať príslušný právny štatút ako dokument na papieri, ak sa dosiahnu záruky pravosti a nemennosti obsahu zaznamenaných informácií, ak je obsah dokumentu vyhotovený v súlade s platnými zákonmi, normami a pravidlá vrátane všetkých potrebných náležitostí dokumentu.

Vznik elektronického dokumentu zároveň predstavuje pre vedcov dokumentov a archivárov množstvo problémov, ktoré si vyžadujú celý rad vedeckého výskumu, školení, dopĺňania metodických odporúčaní, pravidiel a pokynov a nastoľuje otázku prechodu na udržiavanie v organizáciách časť dokumentácie, ktorá má malý význam pre archiváciu v elektronickej forme.

Tretia kapitola „Od kancelárskej práce k správe dokumentácie“ skúma vývoj systémov kancelárskej práce, ich právnu a organizačnú podporu z historického hľadiska.

Tento aspekt problému je najviac študovaný v domácej dokumentovej vede. Niektoré ustanovenia sú zvýraznené na dosiahnutie cieľov dizertačnej práce.

Domáce kancelárske práce, ktoré sa objavili počas formovania ruského centralizovaného štátu, prešli dlhou historickou cestou. Rozvíjala sa spolu so štátom, ktorého potrebám slúžila takmer šesť storočí, a menila sa spolu s transformáciou ruskej štátnosti. Politické, sociálne a ekonomické vládne reformy spôsobili zodpovedajúce zmeny v systéme riadenia úradu. V súlade s nimi možno rozlíšiť tri hlavné etapy vývoja kancelárskej práce: predrevolučnú, sovietsku a modernú.

V prvej fáze vzniká kancelárska práca ako funkcia technického riadenia a je regulovaná najmä tradíciami a skúsenosťami s kancelárskou prácou.

personál vo výrobe 1. Prijatím Všeobecných predpisov sa kancelárska práca dostáva na legislatívny základ a nadobúda jednotné formy a pracovné technológie. S rozvojom systému riadenia pokrýva kancelárska práca čoraz väčšie segmenty riadiacej činnosti a mení sa na samostatnú odbornú oblasť činnosti štátneho aparátu. Vysoká účinnosť všeobecných nariadení umožnila využívať jeho hlavné ustanovenia takmer dve storočia, počas ktorých následné reformy verejnej správy priniesli len čiastkové zmeny v systéme riadenia úradu2.

Kancelárska práca tak v prvej etape svojho vývoja prešla od najjednoduchších foriem dokumentovania riadiacich úkonov k systému jednotnej práce štátneho úradu, od zvykov a tradícií až po reguláciu založenú na legislatíve. Kancelárska práca, ktorá vznikla ako pomocná technická činnosť, postupne zaujala významné miesto v práci administratívneho aparátu a začala určovať úroveň a kvalitu riadenia.

V počiatočnom štádiu rozvoja sovietskej kancelárskej práce bol odstránený predchádzajúci legislatívny rámec, čo viedlo k odstráneniu jednotných požiadaviek na kancelársku prácu zo strany štátu. Regulácia kancelárskej práce prešla na rezortnú úroveň a jej skvalitňovanie sa stalo úlohou NK RKI ZSSR a siete jemu podriadených orgánov vrátane Ústavu manažérskej techniky3. V priebehu 20. rokov sa prejavil racionalizačný princíp podporovaný orgánmi RKI, ktorý viedol k celému súboru kancelárskych reforiem, založených najmä na zahraničných skúsenostiach.

1 poslanec Iľjušenko. História kancelárskej práce v predrevolučnom Rusku / RGTU. - M., 1993. -S.22-23.

2 Medushevsky A.N. Nastolenie absolutizmu v Rusku. - M.: Text, 1994, - s. 54.

3 Kuznecovová T.V. Aktivity Ústrednej kontrolnej komisie-NK RKI na zlepšenie práce administratívneho aparátu // Ruská štátnosť: tradície, kontinuita, perspektívy / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. - M.. 1999. - S. 147-151.

Nedostatočná príprava na tieto reformy spôsobila začiatkom 30. rokov likvidáciu vedeckých organizácií, ktoré sa na nich podieľali. V dôsledku toho zostali bohaté teoretické a praktické skúsenosti z reformy kancelárskej práce takmer štyridsať rokov nevyužité.

V 30. rokoch sa kancelárska práca stala pôsobnosťou riadiacich orgánov archívov, ktoré na základe úloh uchovávania dokumentov pre archívy metodicky usmerňovali „zabezpečovanie dokumentačnej časti kancelárskej práce“. Archívne orgány, ktoré sa ukázali ako nástupcovia orgánov RKI pri zlepšovaní kancelárskej práce, zmenili hlavný smer racionalizácie. Ak NK RKI považovala skvalitnenie kancelárskej práce za prostriedok na zvýšenie efektívnosti riadenia, archívne úrady považovali kancelársku prácu za prostriedok na zabezpečenie doplnenia archívov o plnohodnotné dokumentačné komplexy.

Tento metodologický rozpor bol do značnej miery prekonaný v 70. rokoch 20. storočia rozvojom jednotného systému správy štátnych záznamov (USSD), otvorením Fakulty správy štátnych záznamov na MGIAI a vytvorením VNIIDAD. Od tohto momentu sú archívne a riadiace úlohy hodnotené ako rovnocenné a rovnocenné. Unified State Data Sheet zohľadňoval úspechy vedecko-technického pokroku a našiel široké praktické uplatnenie." mení, postupne prechádza do vyššieho stupňa svojho vývoja – dokumentačná podpora riadenia.

Ku koncu sovietskeho obdobia svojho rozvoja sa tak kancelárska práca dostala na vyššiu úroveň - dokumentačná podpora riadenia, bola upravená Jednotným štátnym listom údajov a jeho úpravami, štátnymi normami a bola poskytovaná organizačná a metodická podpora.

1 Jednotný štátny systém práce úradu (Základné ustanovenia). - M: Hlavný archív ZSSR, 1974.

technické vedenie Hlavného archívneho riaditeľstva Rady ministrov ZSSR a jeho podriadených orgánov s príslušnými právomocami.

Súčasná etapa rozvoja kancelárskej práce je úzko spätá s formovaním novej ruskej štátnosti, orientovanej na vytvorenie demokratického právneho štátu. Postsovietske Rusko nezrušilo predchádzajúce regulačné dokumenty v oblasti kancelárskej práce, čím sa zabezpečila historická kontinuita a zachoval sa základ pre ďalšiu tvorbu pravidiel. V právnom štáte zákon upravuje všetky vzťahy, ktoré majú veľký význam pre subjekty a predmety práva.Ruská legislatíva pri vývoji ústavných noriem upevnila základy štátnej politiky vo vzťahu k informáciám a dokumentácii založenej o federálnom zákone „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ ao základoch legislatívy „o archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch“ ako dôležitej súčasti informačného zdroja krajiny. Prakticky nedoriešené však zostali otázky súvisiace s fungovaním dokumentov v procese plnenia úloh dokumentovej podpory riadiacich procesov v organizáciách, inými slovami, súčasná legislatíva sa na oblasť kancelárskej práce nevzťahuje.“

V tejto súvislosti kapitola zdôvodňuje potrebu vypracovať zákon „o dokumentácii“ (jeho koncepcia je navrhnutá) a súbor podzákonných noriem. Zákon by sa mal stať základným regulačným rámcom, ktorý nielen vyrieši mnohé kontroverzné otázky výmeny informácií a dokumentácie medzi organizáciami, ale do určitej miery určí aj smerovanie a perspektívy rozvoja automatizácie správy dokumentov,

Legislatívna regulácia oblasti práce s dokumentmi a podpory informácií medzi hlavné zdroje riadenia a výroby.

"Bachilo I.L. Moderné právne problémy dokumentovania informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: správa elektronických záznamov a elektronický archív / VNIIDAD. - M, 2000. - S. 8.

manažment, ako aj zmeny v metódach riadenia v posledných rokoch vytvárajú predpoklady na prechod v celoštátnom meradle od chápania práce s dokumentáciou ako podpornej funkcie k manažmentu dokumentov ako hlavnej riadiacej funkcii každej organizácie. Tento prechod je spôsobený nielen prítomnosťou nevyhnutných predpokladov v Rusku, ale aj globálnymi skúsenosťami, ktoré v kontexte globalizácie informačných procesov budú mať pre Rusko pozitívny význam.

Štvrtá kapitola „Problémy automatizácie správy dokumentácie“ sa zaoberá problematikou automatizácie kancelárie a dokumentačnej podpory pre správu.

Prvý pokus o takúto štúdiu sme urobili v roku 1982, keď sa zovšeobecnili nahromadené skúsenosti s automatizáciou podpory dokumentácie pre manažment." Odvtedy sa táto problematika v dokumentačnej vedeckej literatúre komplexne nerieši. Štúdium vzorov a spôsoby vývoja organizačných a technologických systémov dokumentačnej podpory riadenia umožnia efektívnejšie riešiť koncepčné problémy pokročilého výskumu a vývoja v tejto oblasti.

Počiatočná etapa automatizácie kancelárií úzko súvisí s vývojom automatizovaných riadiacich systémov v 70. rokoch minulého storočia. Automatizácia sa najskôr dotkla jednotlivých úloh dokumentačnej podpory riadenia (evidencia dokumentov, kontrola vykonávania a pod.) a následne s hromadením praktických skúseností, prehlbovaním vedeckého výskumu a vedecko-technickým pokrokom sa začala rozširovať aj na dokumentáciu. podporu ako celok.

Rozvoj automatizovaných systémov bol faktorom pre domácu vedu o dokumentoch, stimuloval rozšírenie výskumu dokumentov a integráciu so súvisiacimi oblasťami poznania: informatika a dokumentárna veda. Vznik nových nosičov informácií, spôsobov zaznamenávania, čítania, ukladania a získavania informácií dal impulz

1 Pozri: Larin M.V., Mingalev V.S. Moderné systémy manažérskej dokumentácie / MGIAI. - M., 1982.

rozvoj nových oblastí vedeckej práce. Výsledky vedeckého výskumu a nahromadené praktické skúsenosti vytvorili základ pre myšlienku vývoja štandardného automatizovaného systému správy dokumentov. Výsledkom bolo, že koncom 80-tych rokov bol vytvorený návrh systému, ktorý bol odporúčaný na implementáciu. Tento projekt pokrýval všetky organizačné a technologické aspekty práce s dokumentmi na základe integrovaného využívania organizačnej a výpočtovej techniky.“

Počas prvých dvoch desaťročí automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií preukázala domáca dokumentová veda vysokú úroveň teoretickej a metodickej pripravenosti na riešenie zložitých interdisciplinárnych problémov, čo umožnilo rýchlo prekonať cestu od manuálnych metód práce s dokumentmi k stavebným projektom. veľké dokumentárne systémy. Ich realizácii v praxi však bránilo nedostatočné počítačové vybavenie a nové informačné technológie zodpovedajúce svetovej úrovni.

V moderných podmienkach stále silnie tendencia automatizovať prácu s dokumentmi. Ak v predchádzajúcom období bol metodikou automatizácie centralizovaný vývoj štandardných riešení v tejto oblasti, tak v 90. rokoch došlo k vytvoreniu trhu automatizovaných systémov správy dokumentov, rôznorodých ideovo aj množinou používaných informačných technológií2.

V týchto podmienkach slúžia štandardné a osvedčené jednotlivé technológie ako hlavné články automatizovaných systémov správy dokumentov. Moderné technológie správy dokumentov umožňujú zaviesť do praxe systém metód a metód na zhromažďovanie, prenos, akumuláciu, spracovanie, ukladanie, prezentáciu a používanie

1 Banasjukevič V. D., Zonov V. M. Typický systém podpory dokumentácie pre centrálny aparát ministerstiev a oddelení // Sovietske archívy. - 1986. - č. 4; Archív VNIIDAD, - 1990. -Číslo prípadu 06-09.--L. 13-19.

"Chereshkin D.S., Smolyan G.S. O stratégii prechodu Ruska k informačnej spoločnosti // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - s. 4; Borzo Zh. Ruský IT trh v roku 1999 // Computenvorld. - 1999. - č. 7. - str. 1.7.

formovanie informácií obsiahnutých v dokumentoch na základe rôznych technických prostriedkov, ktoré sa v priebehu vedecko-technického pokroku neustále zdokonaľujú." Pri používaní jednotlivých technológií a technických prostriedkov pri správe dokumentov treba dbať na konkrétne dôsledky ich použitia.

Spojenie jednotlivých informačných technológií do systému umožňuje budovať v organizáciách automatizované systémy správy dokumentov (ADMS). Vo všeobecnosti z hľadiska úplnosti pokrytia môžu byť technológie spracovania informácií autonómne, aplikované a komplexné. Typ automatizovaného riadiaceho systému je daný podstatou použitej ideológie (klient-server, intranet, workflow, groupware a pod.), ako aj orientáciou na existujúce tradície kancelárskej práce či využívanie zásadne nových riešení.

Napriek množstvu automatizovaných riadiacich systémov na informačnom trhu nie sú vyriešené otázky ich výberu, hodnotenia a klasifikácie. Kapitola poskytuje zdôvodnenie rozdelenia automatizovaných riadiacich systémov do troch tried v závislosti od ich funkčnosti a formuluje všeobecné požiadavky na ne.

V prvom rade musí automatizovaný riadiaci systém v plnom rozsahu vykonávať všetky úlohy dokumentačnej podpory riadenia: príprava dokumentov, evidencia, kontrola vykonávania, vyhľadávanie dokumentov, ich ukladanie a referenčná práca na rade dokumentov. Systém musí byť vybudovaný na jednotných metodických princípoch, softvérových, hardvérových a technologických riešeniach a v rámci existujúcich organizačných a právnych podmienok v podobe domácej legislatívy, štátnych noriem, pokynov a požiadaviek. Automatizovaný riadiaci systém musí zabezpečiť plné využitie (integráciu) akumulovaného informačného zdroja a implementovať princíp jednorazového vloženia informácie a jej opakovaného použitia. Systém by mal správcom pomôcť aj pri výbere trás pre pohyb dokumentov v rámci organizácie a zabezpečiť potrebné

1 Organizácia práce s dokumentmi. - M.: Infra, 1998. - S. 335-336.

najvyšší stupeň ochrany informácií pred neoprávneným prístupom. V moderných podmienkach musí byť automatizovaný riadiaci systém schopný rozšírenia o určité komponenty (počet technických zariadení a technológií, počet dokumentov, objem informácií, počet používateľov) a schopný sa v rozumných medziach prispôsobiť meniacim sa požiadavkám používateľov.

Pre výber typu automatizovaného systému správy dokumentov je potrebné vypracovať vhodnú metodiku. V príspevku sú navrhnuté metódy identifikácie skupiny parametrov ASUD a ich kvantitatívne a kvalitatívne hodnotenie. Aplikácia tejto metodiky by mala byť doplnená o štátny certifikačný systém pre automatizované systémy správy dokumentov.

V piatej kapitole „Metodika informačného manažmentu v správe dokumentov“ je poznamenané, že vznik informačného manažmentu ako vednej disciplíny je model spôsobený minimálne dvoma dôležitými globálnymi dôvodmi:

vznik informačnej spoločnosti viedol k potrebe praktického manažmentu zohľadňovať jej vplyv na činnosť a rozvoj akejkoľvek organizácie;

uznanie informácie ako najdôležitejšieho riadiaceho zdroja si vyžiadalo vytvorenie adekvátnej vedeckej teórie jej fungovania.

Informačný manažment, ktorý sa objavil ako súčasť teórie manažmentu, rýchlo nadobudol úplne nezávislý význam a v ére informačnej spoločnosti sa formoval ako sľubný vedecký smer.

Analýza literatúry naznačuje, že koherentná a komplexná teória problematiky ešte nevznikla1. Koncept správy informácií kombinuje tieto prístupy:

"Perel I.S., Slavin V.N. Informačná činnosť v zahraničí a problémy informačného manažmentu. - M, 1992. - S. 42-43; Yanovsky A.M. Informačný manažment v podnikaní // NTI. Ser. 1. Org. a metodika práce s informáciami. - 1997. - č. 2 - str. 7; Kostomarov M. N. Op. cit. - str. 57 atď.

ekonomické, berúc do úvahy otázky získavania nových zdokumentovaných informácií na základe úvah o užitočnosti a finančných nákladoch;

analytické, založené na analýze potrieb používateľov v oblasti informácií a komunikácie;

organizačné, berúc do úvahy informačné technológie z hľadiska ich vplyvu na organizačné aspekty;

systémový, zvažuje spracovanie informácií na základe holistického, systémovo orientovaného, všestranného procesu spracovania informácií v organizácii a venuje osobitnú pozornosť optimalizácii komunikačných kanálov, informácií, materiálových zdrojov a iných nákladov, metód práce.

V literatúre o teórii a praxi informačného manažmentu sú identifikované tri tematické oblasti jeho aplikácie. Prvá sa týka informačného manažmentu z pohľadu vedomého a cieľavedomého začleňovania „informácií“ do moderného pracovného procesu; v tomto prípade sú informácie chápané ako rozhodujúci zdroj podniku, ako faktor konkurencieschopnosti a základ pre racionalizáciu spôsobu konania.

Druhá tematická oblasť zasahuje do vývoja špeciálnych technológií na spracovanie, spracovanie a akumuláciu informácií a poznatkov (informačná metodológia)1.

Tretia tematická oblasť zahŕňa využívanie informačných a komunikačných technológií a ich potenciál s prihliadnutím na vyššie uvedené tematické oblasti.

Čo nové prináša koncept správy informácií do správy dokumentov? S jeho nástupom v prechodnom období z industriálnej k informačnej spoločnosti vznikajú nové príležitosti na radikálnu reštrukturalizáciu riadenia v organizácii na makroúrovni.

1 Pozri: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Documentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Vyhláška, op. - T. 1. - S. 1-8.

Zmeny na makroúrovni so sebou prinášajú zmeny na mikroúrovni, ktoré možno vysledovať v procese prechodu z klasického typu organizácie na informačne orientovanú organizáciu. P. Drucker o tom pred niekoľkými rokmi napísal: „Podnik nie tak ďalekej budúcnosti už nebude tým, čo nazývam organizáciou založenou na informáciách. Podniky, a najmä tie veľké, sotva majú inú šancu, ako sa orientovať na informácie“1.

Prepojenie medzi správou informácií a správou dokumentácie je nasledovné. Jedným z hlavných informačných zdrojov v organizácii sú spisy a dokumenty súvisiace s činnosťou organizácie. Systém správy dokumentov organizácie je vystavený enormnému tlaku nových informačných technológií. Tlak je vyjadrený v potrebe zrevidovať syntaktickú, sémantickú a pragmatickú podstatu dokumentu a uskutočniť štrukturálne a funkčné transformácie systému podpory dokumentácie pre riadenie organizácií. Zložitosť je umocnená potrebou evolučnej transformácie tradičných metód práce s dokumentmi na systém zameraný na nové informačné technológie.

Informačný manažment v organizácii vykonáva strategické, prevádzkové a administratívne úlohy. Medzi strategické ciele patrí: vytvorenie informačnej infraštruktúry organizácie a riadenie informačných technológií. Prevádzkové a administratívne úlohy sú užšieho a podriadeného charakteru2.

Hlavnou úlohou informačného manažmentu je informačná podpora pre hlavné činnosti organizácie. Úlohu správy informácií z tohto uhla pohľadu treba vnímať ako

"Drucker P.P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. V. 7. - S. 102." cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "Informationsmanagement" ako Sichtwort Information und Documentation. Nachrichten fiir Dokumentácia. - 1996. - č. 6. - S. 351-360: Yanovsky A.M. vyhláška. op. - str. 8.

integrovať jednotlivé informačné štruktúry systému (dokumenty, súbory, technológie) vytvorené zamestnancami na základe zjednocujúceho vyhľadávacieho programu a na základe ponúk cez internet a vhodného marketingu používaných informačných zdrojov.

Pre informačný manažment je problém spracovať rôznorodý „masový produkt“ ponúkaný na informačnom trhu na informácie relevantné pre akciu. Samotné externé zdroje preto nestačia. Dôležitejší je prechod od externých znalostí k znalostiam relevantným pre interné rozhodnutia. Musia sa teda rozvíjať informačné systémy, pomocou ktorých bude možné kvalitatívne pripravovať, uchovávať a vytvárať podmienky pre jeho plnú implementáciu.

Na základe všeobecnej koncepcie manažmentu možno konštatovať, že informačný manažment rieši problémy plánovania, riadenia, monitorovania a organizácie dokumentačnej podpory riadenia organizácie podľa určitých cieľových kritérií. Informačný manažment má teda za úlohu a cieľ podporovať koordinované organizačné a informačné akcie členov organizácie.“

Ďalšou úlohou informačného manažmentu je výber racionálnych foriem komunikácie, technológie a informačných technológií, ako aj charakteristika informačných zdrojov potrebných na dosiahnutie cieľov organizácie.

Príkladom implementácie tohto prístupu je automatizovaný informačný a komunikačný systém (ICS) Rady federácie Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie. Zavedenie ICS umožňuje zabezpečiť efektívnu činnosť poslancov, automatizáciu toku dokumentov a komunikáciu s okolitým svetom prostredníctvom modemov a elektronickej pošty2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Informationsmanagement. - Stuttgart, 1990. -S. 9.

2 Nikitov V., Orlov E. Vyhláška. op. - str. 10.

Základný rozdiel medzi správou informácií a správou dokumentácie, podporou dokumentácie pre správu a od automatizovaného systému kancelárskej práce v širšom zmysle slova je v tom, že špecialista organizácie, zamestnanec, manažér nie sú len spotrebitelia, ktorým sa informácie dodávajú, ale sú priamymi účastníkmi. v informačnom procese najdôležitejšou zložkou štruktúry riadenia informácií.

Praktickú implementáciu komunikačných procesov v riadiacom aparáte vykonávajú inštitúty (služby) informačného manažmentu formou organizovania toku dokumentov, nedokumentárnych komunikácií, obehu tokov dokumentov v rámci vnútropodnikového informačného systému riadenia, fungovania informačné systémy a siete1.

Tradičná kancelárska práca, pokročilejšie dokumentačné systémy, automatizované systémy na správu dokumentov a iné systémy automatizovaného spracovania informácií, technické prostriedky spracovania informácií sa spájajú do jedného systému na spoločnej metodickej báze pod jedným vedením. Inými slovami, odborné znalosti v oblasti správy záznamov sú integrované s inžinierskymi a technologickými schopnosťami. Samostatnú zložku informačného manažmentu v tomto prípade podporuje vhodná organizačná štruktúra.

Analýza modernej západnej literatúry ukazuje, že organizačná štruktúra riadenia informácií v organizáciách nadobúda v každom jednotlivom prípade svoju špecifickú podobu. Zároveň podľa ustálených teoretických konceptov možno rozlíšiť tri hlavné typy štruktúry riadenia informácií: funkčne orientovanú, produktovú a trhovo orientovanú2.

Organizačné štruktúry informačného manažmentu sú navrhnuté tak, aby spájali vrcholový manažment, špecialistov, manažérov, dodávateľov

1 Kostomarov M.N. Komunikácia ako médium na implementáciu funkcií správy informácií // Sekretariát. - 1998. - Č. 4. - S. 58. "Pozri: Wolfram G. Op. cit. - S. 262.

informácií a samotnej jednotky správy informácií a tým vytvárať predpoklady pre správu dokumentov v celej organizácii na základe moderných metodických prístupov, organizačných a technologických riešení.

Na záver sú zhrnuté hlavné výsledky štúdie.

Hlavný záver, ktorý vyplýva z obsahu práce je nasledovný: doterajšie formy a metódy práce s dokumentáciou v organizáciách v rámci klasickej kancelárskej práce a dokumentačnej podpory manažmentu nevyhovujú moderným podmienkam a vedú k zužovaniu zdrojov. na doplnenie Archívneho fondu Ruskej federácie. Globálna informatizácia spoločnosti, rozsiahle šírenie nových informačných a komunikačných technológií, postupné zavádzanie trhových mechanizmov a moderný manažment viedli k zvýšeniu úlohy informácií v sociálno-ekonomických procesoch a ich uznaniu za najdôležitejší strategický zdroj. Vzhľadom na to, že hlavnou súčasťou informačného zdroja je dokumentácia, domnievame sa, že v súčasnej fáze dozreli potrebné predpoklady na prechod na koncepčne nový spôsob práce s dokumentmi v organizáciách – správu dokumentov založenú na metodike správy informácií. Koncepcia správy dokumentov v tejto práci bola vytvorená na základe nasledujúcich záverov.

1. Štúdium informácií ako vedeckej kategórie, poznanie zákonitostí a zákonitostí informačných procesov nás metodologicky približuje k chápaniu problematiky riadenia dokumentácie. V procese riadenia sa informácie transformujú z jednotlivých informácií a údajov na poznatky, na základe ktorých sa robí väčšina manažérskych rozhodnutí. Táto transformácia sa uskutočňuje ako výsledok zložitých informačných procesov, ktoré zahŕňajú produkciu, obeh a spotrebu informácií.

Informačné procesy prebiehajú v informačných systémoch – súbore vzájomne prepojených prvkov, ktoré tvoria jeden celok

(Organizácia). Informácie, informačné procesy a informačné systémy sú integrované do informačnej infraštruktúry organizácie, ktorá na základe vytvorených informačných zdrojov zabezpečuje dosahovanie cieľov riadenia. Podľa ruskej legislatívy medzi informačné zdroje patria zdokumentované informácie a informačné technológie, t.j. predmet a prostriedky informačnej činnosti.

Pomocou dokumentácie získavajú informácie potrebné vlastnosti a vo forme dokumentov zohrávajú hlavnú úlohu v riadiacich procesoch, pričom prenášajú riadiace vplyvy z objektu na subjekt riadenia a signalizujú spätnú reakciu. V dôsledku dokumentácie sa informácia zafixuje (zafixuje) na médium, nadobúda právnu silu, možnosť identifikácie a dôkazu o jej pravosti. Hlavnou formou usporiadania informácií v manažmente je teda dokument.

2, Dokument v širokom zmysle je predmetom štúdia mnohých vedných odborov. Samotný pojem však zatiaľ nedostal všeobecne akceptovanú interdisciplinárnu definíciu. Je zrejmé, že dokument má všeobecné základné vlastnosti a môže mať špecifické vlastnosti a charakteristiky v závislosti od účelu a rozsahu použitia.

Existujú tri hlavné základné prístupy k formulovaniu konceptu dokumentu: ako materiálny objekt; ako nosič informácií; ako zdokumentované informácie. Dlho patrila dominancia pojmu nositeľovi. Moderné chápanie dokumentu dáva do popredia informačnú zložku dokumentu a jeho právnu oporu, ktorá umožňuje identifikovať dokument v procese jeho fungovania. Zahrnutie právnej zložky do chápania dokumentu vám umožňuje implementovať koncept správy dokumentov vo všetkých fázach jeho životného cyklu.

Dizertačná práca určila, že hlavnou funkciou riadiaceho dokumentu je zabezpečenie cieľavedomej činnosti organizácií. Spolu s tým si riadiaci dokument zachováva aj všeobecné funkcie dôležité z hľadiska jeho existencie v spoločnosti: informačnú, komunikačnú, sociálnu, kultúrnu, právnu a funkciu historického prameňa. V rôznych fázach životného cyklu dokumentu sa aktualizuje jedna alebo druhá z jeho funkcií. V procesoch operatívneho riadenia (aktívna etapa života dokumentu) majú najväčší význam informačné, komunikačné a právne funkcie.

Fungovanie dokumentu v organizácii teda naň kladie osobitné požiadavky: zaznamenávanie informácií na hmotné médium a prítomnosť identifikačných znakov informácií. Riadiaci dokument sa teda z pohľadu správy dokumentov odlišuje od pojmov dokument v príbuzných odboroch, ktoré naň nekladú také prísne požiadavky.

3. Pre riadiaci dokument je podstatný nosič informácií. Nosiče informácií dokumentov sa menia s technologickým pokrokom. S rozvojom nových informačných technológií sa objavujú takzvané elektronické dokumenty, ktorých pamäťové médiá sa zásadne líšia od „papierových“. Človek je schopný vnímať elektronický dokument len pomocou špeciálnych technologických postupov a softvéru. Elektronické dokumenty majú fyzickú a logickú štruktúru, ktorá sa nezhoduje s doterajšími predstavami o dokumente ako pevnej, nemennej štruktúre informácie a jej nosiča.

Elektronický dokument ako relatívne nový fenomén ešte nedostal stabilnú a všeobecne akceptovanú definíciu. Pokusy niektorých odborníkov prezentovať elektronické dokumenty ako niečo úplne nové a nespadajúce pod chápanie dokumentu, ktorý sa vytvoril vo vede o dokumentoch, sa nezdajú presvedčivé. Vedená v dizertačnej práci ana-

Liz dokazuje, že elektronický dokument metodicky neprekračuje rámec chápania dokumentu. Má všetky znaky a podstatné charakteristiky dokumentu, má príslušné funkcie, a preto ho možno zaradiť do riadiacich procesov na rovnakom základe ako ostatné technotronické dokumenty.

Zároveň určite existujú špecifiká elektronických dokumentov, a to najmä z hľadiska právnej sily, autenticity, spôsobov uchovávania, používania otvorených formátov a záznamových štandardov na výmenu elektronických dokumentov. V tomto prípade sa stáva dôležitým právny dôvod overovania elektronických dokumentov pomocou elektronického digitálneho podpisu alebo systému dohôd medzi účastníkmi elektronickej výmeny informácií. Komplexné vedecké riešenie týchto problémov je podľa nášho názoru jednou z najpálčivejších úloh dokumentovej vedy a archívnictva.

4. Riadiace dokumenty plnia svoje úlohy a funkcie v súlade s určitými pravidlami stanovenými kancelárskou prácou. Kancelárska práca, ktorá vznikla spolu so štátom a odráža hlavné trendy a paradigmy jeho premien, prechádza niekoľkými historickými etapami. Vo vede o dokumentoch existujú tri hlavné etapy vývoja kancelárskej práce: predrevolučná, sovietska a moderná. V každej z týchto etáp sa kancelárska práca vyznačovala určitými špecifikami a osobitnými vlastnosťami.

Kancelárska práca v predrevolučnom období svojho rozvoja prešla dlhú cestu od vzniku najjednoduchších foriem dokumentačného riadenia v ruskom centralizovanom štáte až po kancelársku prácu podrobne upravenú zákonmi Ruskej ríše ako integrálnu súčasť tzv. verejná správa.

Sovietsku kancelársku prácu, slúžiacu administratívno-veleniu, ovplyvňovali dva hlavné organizačné faktory. Metodické riadenie kancelárskej práce zvonku

orgány robotnícko-roľníckeho inšpektorátu v 20. rokoch 20. storočia určili miesto výkonu práce úradu ako oblasť činnosti, od ktorej záviselo skvalitnenie práce riadiaceho aparátu. Následný prechod kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov upravil jej hlavnú úlohu: stalo sa zefektívnením dokumentačnej časti kancelárskej práce s cieľom kvalitatívne formovať archívny fond krajiny. Až na prelome 60-70-tych rokov došlo k pochopeniu zhody týchto prístupov, v dôsledku čoho bolo možné vytvoriť Jednotný systém správy záznamov štátu, ktorý bol zameraný na riešenie problémov jednotnej správy dokumentovaných informácií. a zachovanie štátneho dokumentačného fondu.

Ďalší výskum histórie kancelárskej práce jasne dokazuje, že do 80. rokov 20. storočia, v kontexte nastupujúcej vedecko-technickej revolúcie, kancelárska práca vo svojej tradičnej podobe nedokázala zabezpečiť modernú správu potrebných informácií sústredených v dokumentoch. Ukázalo sa, že oblasť kancelárskej práce by nemala pokrývať jednotlivé systémy, ale celú riadiacu dokumentáciu organizácií, že by mala zahŕňať problematiku dokumentácie a správy dokumentov, že je potrebné budovať systémy vyhľadávania informácií založené na dokumentoch organizácií, s ich pri ďalšom využívaní v archívoch, že riadiace funkcie a dokumentácia, ktorá ich podporuje, sú vzájomne závislé. Praktickým výsledkom tohto chápania je, že kancelárska práca je takmer všeobecne nahradená novým konceptom – „podpora dokumentácie pre manažment“.

5. Problémy dokumentačnej podpory riadenia zaujímajú v súčasnej etape vývoja ruského štátu dôležité miesto v procesoch formovania nového systému spoločenských vzťahov na základe všeobecných právnych noriem a v podmienkach zmeny v paradigme riadiacich činností. Odchod od administratívno-veliaceho systému a prijatie sociálno-ekonomických metód riadenia kladú nové požiadavky na

oblasť dokumentačnej podpory pre túto činnosť. Zachovanie platnosti predchádzajúcich normatívnych dokumentov upravujúcich prácu úradu zabezpečilo v prechodnom období kontinuitu foriem a metód práce riadiaceho aparátu s dokumentmi. V súčasnosti je však potrebné vytvárať zásadne nové metodické základy dokumentácie činnosti organizácií, predovšetkým plnohodnotnú právnu podporu. Ako ukazuje výskum a súčasná prax, oblasť dokumentácie v moderných podmienkach trpí mnohými nedostatkami, ktoré sa prejavujú v nízkej kvalite práce s dokumentmi, nedokonalosti súčasného systému správy dokumentov, zaostalosti vývoja správy dokumentov v normatíve. a metodickej povahy z tempa rozvoja informačných technológií, absencie jednotných požiadaviek na tok dokumentov „vertikálne“ a „horizontálne“ verejnej správy.

Zároveň dochádza k systémovej komplikácii podpory dokumentácie pre manažment z dôvodu zrýchleného rozvoja a aktívneho prenikania nových informačných technológií do nej, saturácie modernou technikou, vzniku nových nosičov informácií a ich rýchlej aktualizácie a automatizovaného riadenia dokumentácie. systémy sa zlepšujú.

Za viac ako tridsaťročnú históriu prešla automatizácia kancelárskej práce a správy dokumentácie od lokálnych projektov až po systémové riešenia pokrývajúce procesy správy dokumentov a ich komplexy v jednotlivých organizáciách, korporáciách a sektoroch verejnej správy. Vytvoril sa trh informačných technológií a informačných služieb, ktorý vám umožňuje vybrať pomocou metodológie vyvinutej v dizertačnej práci optimálnu možnosť pre automatizovaný systém správy dokumentov.

Za týchto podmienok dozreli predpoklady na odklon od tradičného prvenstva kancelárskej práce, od klasického delenia dokumentácie „podľa

„stoniek“ a prechod k vytváraniu vysoko efektívnych, využívajúcich moderné vedecko-technické výdobytky, systémy riadenia pre celú škálu informačných a dokumentačných zdrojov vo všetkých fázach životného cyklu dokumentu pri dosahovaní cieľov strategického a operatívneho riadenia v akejkoľvek organizácii, najmä vo verejnej správe. Takýto systém sa nazýva manažment dokumentácie, ktorý je založený na princípoch hospodárnosti, efektívnosti a širokom využívaní nových informačných technológií, ktoré poskytujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii ako riadiacemu zdroju a umožňujú zohľadniť integračné trendy, ktoré dominujú spoločenský proces.

6. Riadenie dokumentácie potrebuje posilnenie právnej podpory. Vzhľadom na to, že došlo k prudkému nárastu právnej zložky kancelárskej práce a dokumentov vo všeobecnosti, je potrebné vypracovať federálny zákon „o dokumentácii“, ktorý by mal normatívne stanoviť hranice práv a povinností štátu. vo vzťahu k riadeniu dokumentácie v sociálnej a národohospodárskej sfére a načrtnúť kontúry štátnej politiky vo vzťahu k dokumentácii, vyriešiť právne otázky organizácie toku dokumentov medzi riadiacimi orgánmi pozdĺž vertikálnej výkonnej moci a horizontálnych väzieb, zaviesť normy, ktoré umožňujú zjednotiť požiadavky na softvérové, technologické a hardvérové vybavenie používané vo verejnej správe, upraviť dokumentáciu vzťahov medzi občanmi a štátom, určiť zodpovedné organizácie za dokumentovanie svojej činnosti spôsobom ustanoveným štátom.

Politika štátu v oblasti riadenia dokumentácie by podľa nášho názoru mala smerovať k znižovaniu objemu obehu dokumentov, zjednocovaniu systémov dokumentácie, formulovaniu požiadaviek na riadiace dokumenty a dokumentačných pravidiel. Zákon o dokumentácii

musí mať oporu v súbore podzákonných noriem poučného a metodického charakteru.

Odporúča sa prideliť otázky správy dokumentov v krajine federálnemu orgánu správy archívov. Archívne úrady, ako ukazujú svetové i domáce skúsenosti, sú na plnenie takejto funkčnej úlohy najviac pripravené a majú o ňu záujem. Moderné úlohy, funkcie a právomoci Rosarkhivu by sa mali výrazne rozšíriť.

Keďže riadenie dokumentácie je medzirezortný problém, javí sa ako vhodné vytvoriť medzirezortnú komisiu pod Rosarkhive ako odborný poradný orgán na posudzovanie problémov riadenia dokumentácie, koordináciu vedeckých a metodických činností, vypracovanie odporúčaní a návrhov na zlepšenie riadenia dokumentácie v Ruskej federácii.

7. V poslednom období nadobúdajú čoraz väčší význam úlohy zefektívnenia a regulácie vedenia dokumentácie o netradičných médiách, ktoré sú v jednotlivých inštitúciách a organizáciách stále empiricky riešené a prakticky nie sú regulované národnými predpismi. V prvom rade hovoríme o takzvanom „elektronickom toku dokumentov“, ktorého neregulácia príslušnými právnymi aktmi a technickými a technologickými predpismi spôsobuje v praxi, vrátane archivárov, veľké obavy a nespokojnosť s nízkou úrovňou teoretických a metodické spracovanie. Predovšetkým nie sú vyriešené otázky zákonného pripisovania elektronických dokumentov.

8. Praktické práce na budovaní moderných systémov riadenia dokumentácie v organizáciách sa navrhuje realizovať pomocou metodiky riadenia informácií. Informačný manažment vo vedeckom zmysle zahŕňa úspechy niekoľkých príbuzných disciplín, ktoré s informačným manažmentom v rôznych aspektoch súvisia.

v moderných organizáciách. Využitie informačného manažmentu umožňuje v praxi prejsť k informačne orientovanému typu organizácie charakteristickému pre informačnú spoločnosť. Informačný manažment ako nová metodika budovania systému riadenia dokumentácie ako systémotvorného prepojenia v novej paradigme má pre organizácie zásadný význam a ako metakoncept má významný integračný potenciál.

Využitie metodiky informačného manažmentu umožní riešiť mnohé otázky teórie a praxe správy dokumentov v moderných organizáciách, ktoré sú oddelené bariérami nielen medzi odbornými oblasťami, ale aj použitým vybavením a technológiami, determinovanými tradíciami a zlým manažmentom. Jednotná metodika umožní integrovať dokumentáciu a informácie do spoločného informačného zdroja a vybudovať efektívne fungujúcu informačnú infraštruktúru organizácie založenú na súboroch dokumentov a informácií (informačné zdroje), informačných technológiách, komunikačných prostriedkoch a kvalifikovanom personále s cieľom dosiahnuť efektívnu dokumentačná podpora riadiacich procesov pri najnižších nákladoch. Objektívne podmienky na prechod na aplikáciu metodológie riadenia informácií v moderných ruských organizáciách už boli vytvorené. Jeho praktická implementácia umožní efektívnejšie realizovať prebiehajúcu reformu verejnej správy v Ruskej federácii, zlepšiť využívanie informačných zdrojov riadiacej dokumentácie a aplikovať moderné vedecké poznatky na zlepšenie kvality riadenia dokumentácie v organizáciách.

1. Správa dokumentov a nové informačné technológie. - M: Vedecká kniha, 1998. - 137 s.

2. Informačný manažment v moderných manažérskych štruktúrach: Metóda, odporúčania / VNIIDAD. - M., 1997. - 48 s. - Spoluautor.

3. Vývoj organizačných foriem racionalizácie manažérskej práce a kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. manuál špeciálneho kurzu. 1. časť / MGIAI.

M., 1982. - 78 s. . . .

4. Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica, M.: INFRA, - 1998.

5. Časopisecké periodiká 20. rokov 20. storočia o racionalizácii manažérskej práce a kancelárskej práce: Učebnica. manuál pre špeciálny kurz / MGIAI. - M., 1981. - 83 s. Spoluautor.

6. Racionalizácia manažérskej práce a kancelárskej práce v periodikách 20. rokov: Proc. manuál pre špeciálny kurz / MGIAI. - M., 1982. - 77 s.

7. Moderné systémy dokumentačnej podpory manažmentu: Učebnica. manuál / MGIAI, - M., 1982. - 99 s. - Spoluautor.

8. Maticové a grafické modelovanie v organizačnom dizajne: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1986. - 88 s. - Spoluautor.

9. Organizácia manažérskej práce v štátnych inštitúciách: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1986. - 165 s. - Spoluautor.

10. Špeciálne dokumentačné systémy: Učebnica. - M.: Ekonomika, 1989. - 143 s. - Spoluautor.

11. Racionalizácia kancelárskej práce v predstavenstve moskovsko-kazaňskej železnice. v rokoch 1923-1925 // Aktuálne problémy v metodológii správy dokumentov a archívnictve / MGIAI. - M., 1976. - S. 147-154.

12. Dokumenty o činnosti rezortných orgánov pre racionalizáciu štátneho aparátu v 20. rokoch 20. storočia // Sov. archívov. - 1977. - Číslo 4. - S. 68-72.

13. Časopis „Bulletin of Railways“ (1918-1926) o racionalizácii riadenia a kancelárskej práce // Niektoré otázky historiografie a pramenného štúdia dejín ZSSR: Zborník. čl. / MGIAI. - M., 1977. - S. 71-88.

14. Skúsenosti s vývojom adaptabilného automatizovaného systému pre dokumentačnú podporu ministerstiev a rezortov // Problémy informačnej podpory základného a aplikovaného vedeckého výskumu vo svetle rozhodnutí XXVI. zjazdu KSSZ: Abstrakty. správa a správu All-Union conf. - M., 1982.-4.2. - s. 115-118. - Spoluautor.

15. Automatizácia podpory dokumentácie pre manažment: Abstrakty // Vedecký vývoj v službách ekonomiky: Abstrakty. správa vedecko-praktické conf. 21. júna 1983 - M., 1983. - S. 94-96.

16. O využití historických skúseností pri organizovaní práce na zlepšenie manažérskej práce vo vládnych inštitúciách // Aktuálne problémy v organizácii práce vo vládnych inštitúciách: Medziuniverzitné. So. / MGIAI. - M., 1983. - S. 123-133.

17. Skúsenosti s vývojom automatizovaného systému pre prevádzkové informácie a kontrolu vykonávania // Problematika informačných služieb / MGIAI. - M., 1983. - S. 153-157. - Spoluautor.

18. K otázke formovania a rozvoja socialistickej kultúry riadenia (1917-1941) // Duchovný potenciál ZSSR v predvečer Veľ.

Vlastenecká vojna. Z dejín sovietskej kultúry. 1917-1941: so. čl. / Akadémia vied ZSSR. Historický ústav. - M., 1985. - S. 7-22.

19. Skúsenosti a hlavné problémy tvorby automatizovaného systému správy dokumentov // Vedecká organizácia riadiacej práce v aparáte ministerstiev a rezortov / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179.

20. Automatizácia prípravy dokumentov na základe automatizovaných pracovných staníc // Skúsenosti s vývojom pracovnej stanice zamestnanca: Medziuniverzita. So. / MGIAI. - M., 1985. - S. 54-60. - Spoluautor.

21. Zo skúseností racionalizácie riadenia na oddeleniach // Rozvoj systému plánovitého riadenia ekonomiky: Zb. abstraktné All-Union seminár 26. – 28. 7. 1986 - M.: Vydavateľstvo Moskovskej štátnej univerzity, 1986; -S. 72-73.

22. Niektoré problémy informačnej kultúry manažérskej práce // Sovietska kultúra: 70 rokov vývoja. - M.: Nauka, 1987. - S. 198-203.

23. Decentralizácia: skúsenosti 20. rokov 20. storočia s decentralizovaným riadením: Tézy // Demokratizácia riadenia verejnej výroby (materiály celozväzového sympózia). - M.: Vydavateľstvo Moskovskej štátnej univerzity, 1989. - S. 79-80.

24. Rekonštrukcia manažmentu: Problémy počítačov MIS. - Zborník z medzinárodnej konferencie IFIP-HUB o informačnom systéme, práci a dizajne organizácie. - Pracovná skupina 2. - Berlín, NDR, 10. - 13. júl 1989. - s. 40-41. - Angličtina Jazyk

25. Zjednotenie dokumentov v oddeleniach: skúsenosti z 20. rokov 20. storočia. // Zjednotenie systémov dokumentácie: história, súčasný stav, perspektívy / VNIIDAD. - M., 1989. - S. 79-89.

26. Nová legislatíva o archívnom fonde a archívoch v Rusku. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv"94. - Maribor, 1994. - s. 71-74. - angl.

27. Celoruský vedecko-výskumný ústav pre dokumentáciu a archívnictvo a jeho problematika v oblasti správy záznamov. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Documentation. - Oberhof, 1994. - s. 177-181. - Angličtina Jazyk

28. VNIIDAD v systéme inštitúcií Štátnej archívnej služby Ruska: problémy rozvoja vedecko-výskumnej a metodickej práce // Aktuálne problémy archívneho manažmentu a hospodárskej činnosti archívnych inštitúcií Ruska: Materiály vedeckej a praktickej práce. Konf., 3. okt. 1993, Moskva / PLYN Rusko. - M., 1994. - S. 185-190.

29. Archívna škola Marburg//Otech. archívov. - 1994. - Číslo 3. - S. 108-111.

30. Dokumentačný systém v Rusku. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 “Informations und Dokumentenmanagement”. Universitat Trier, 27.-30.09.1994. -- S. 171-174. - Nemčina. Jazyk

31. Manažment informačných zdrojov ako nástroj konvergencie sociálnych technológií // Problémy teórie a praxe manažmentu. - 1994.- Číslo 5. - S. 91-97. - Spoluautor.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - S. 125-128. - Nemčina. Jazyk

33. O projekte informatizácie archívnictva v Rusku // Informatika a informatika. - 1995. - S. 24-26. - Spoluautor.

34. Správa informácií a správa dokumentácie // Dokument v administratívnych štruktúrach: Abstrakt. správa a vystúpenia na International conf. 27. – 28. okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 21-33.

35. Informačný manažment v riadiacich štruktúrach trhovej ekonomiky // Dokument v administratívnych štruktúrach. Abstraktné. správa a vystúpenia na International conf. 27. – 28. okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995.- S. 124-131. - Spoluautor.

36. Ku koncepcii systému dokumentačnej podpory verejnej správy v Ruskej federácii // Materiály konferencie NTI-95. 19-20 okt. 1995 / VINITI. - M., 1995. - S. 85-90.

37. Rusland - der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Zborník referátov. DGD, Frankfurt nad Mohanom, 1995. - S. 345-352. - Nemčina. Jazyk

38. K 30. výročiu VNIIDAD. Vedecká činnosť ústavu // Otech. archívov. - 1996. - č. 1. - S. 3-12.

39. O vedeckej a informačnej podpore rozvoja manažérskych rozhodnutí // Manažment v archívnych záležitostiach. Federálne, krajské a mestské archívy. Archivár ako štátny zamestnanec: Materiály medzinár. seminár 21.-23.3.1995, Moskva / GAS Rusko. - M., 1995. -S. 116-120.

40. Počítače v archívoch: Niektoré aspekty sociálnej a psychologickej adaptácie archivárov. ATLANTI N 6, Maribor, 1996. - s. 99-101. - Angličtina Jazyk

41. Intelektualizácia informačného manažmentu investičného projektu // Inteligentné systémy: Tr. Second Intl. in-ta. - M.: RUDNPAIMS, 1996. - T. 2. - S. 267-269. - Spoluautor.

42. Hlavné etapy rozvoja kancelárskej práce v Rusku // Studsh apxisnoi pre znalosť dokumentov / UGNIADD. - KTV, 1996. - T. 1. - S. 77-84.

43. Elektronické dokumenty a archívy: situácia v Ruskej federácii. - Priebeh fóra DLM o elektronických záznamoch. Brusel, 18. – 20. decembra 1996. Európske spoločenstvá, 1997. - S. 238-242. - angličtina, nemčina, francúzština Jazyk

44. Fórum o elektronických dokumentoch // Otech. archívov. - 1997. - č. 2. - S. 100-101.

45. O smeroch výskumu v oblasti správy dokumentov a správy dokumentácie // Vest, archivár, 1997. - č. 3 (39). - S. 27-35. - Spoluautor.

46. Documentation und Schriftgutverwaltung v Rusku: Eine neue Qualitat ist notig. - Informácie a dokumentácia: Kvalita a kvalifikácia. Deutscher Dokumentartag "97, DGD, 1997. - S. 15-22. - Nem.

47. Systémovo-funkčný koncept informačného manažmentu investičného projektu // Informačné technológie. - 1997. - Číslo 6. - S. 35-38. - Spoluautor.

48. Podpora dokumentácie a správa informácií // Práca v kancelárii. - 1997. - Číslo 2/1. - s. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - Číslo 8. - S. 45^9. - Nemčina. Jazyk

50. Naliehavou úlohou // Správa záznamov je vytvorenie štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia. - 1998. - č.1.

51. Správa dokumentov. Problémy normatívnej a metodickej úpravy // Práca v kancelárii. - 1998. - č. 1. - S. 5-8. - Spoluautor.

52. Problémy vytvárania jednotného informačného a archívneho priestoru v SND. Spoločné archívne dedičstvo štátov a národov strednej a východnej Európy. Zborník z medzinárodnej konferencie. Golawice, 22.-24.10.1997. -Varšava, 1998. -C. 121-123.

53. 30 rokov VNIIDAD // Archeografická ročenka na rok 1996. - M.: Nauka, 1998. - S. 49-56. - Spoluautor.

54. Dokumentačná veda sa formovala v hĺbke archívnych záležitostí // Personálna služba. - 1999. - č. 1. - S. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - č.9.

s. 110-113. - Nemčina. Jazyk

56. Informácie ako zdroj riadenia // Personálna služba. - 1999. - č.5.

57. Od informácií k manažmentu znalostí // Personálna služba. - 1999. - č.6. -S. 38-41.

58. Legislatívna úprava dokumentačnej podpory manažmentu v Ruskej federácii // Ruská štátnosť: tradície, kontinuita, perspektívy: Materiály II. čítaní na pamiatku prof. T.P. Koržikhina 26. – 27. mája 1999 / Ruská štátna univerzita humanitných vied. - M., 1999. - S. 307-312.

59. Informačný manažment v organizácii // Personálna služba. - 1999.

- č. 9. -S. 37-42.

60. Prostriedky prenosu informácií // Personálna služba. - 1999. - č. 10. - S. 42-45.

61. Úroveň nastavuje ASUD // Personálna služba. - 1999. - č. 11. - P, 51-58.

62. All-Russian Scientific-Advanced Institute of Documentation Science and apxieHoi otravy na inter1 pilier // Student for Documentation Science / UGNIADD. - Kshv, 1999. - T. 4. - S. 172-174. -Ukr. Jazyk

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Dokumentácia Nachrichten fur, 1999.

- č. 6. - S. 493^96. - Nemčina. Jazyk

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, zv. 10, č. 1, Maribor, Slovinsko, 2000. - s. 47-53. - Nemčina. Jazyk

65. Problémy automatizácie správy dokumentácie v moderných organizáciách // Dokument. Archív. Príbeh. Modernita: Materiály pre praktické štúdie. conf. 20.-22. apríla 2000, Jekaterinburg. - Jekaterinburg, 2000. - Časť 1. - S. 15-19.

66. Vývoj pojmu „dokument“ // Kancelárske práce. - 2000. - č. 1, - S. 5-9.

Riadenie ľudských zdrojov 2. Životný cyklus organizácií 1. Základné prístupy k zvládanie personál Kontrola personál - jeden...; pravidlá na ochranu obchodného tajomstva a technické dokumentáciu. 3. Odmeňovanie: štandardy a formy platby...

Organizácia a technológia podpory dokumentácie CJSC "Stavebná firma "Družba" Diplomová práca

Diplom

1999. Číslo 4. s. 56-59. Larin M.V. Kontroladokumentáciu V organizácií(problémy histórie a metodológie). Lekárska dizertačná práca... PRIOR, 2001. 12 Larin M.V. Kontroladokumentáciu V organizácií(problémy histórie a metodológie). Dizertačná práca...

Krátky sprievodca zbierkami Dokumentačného centra pre verejné organizácie

Internetový adresár

ovládanie archív Sverdlovskej oblasti štátnej inštitúcie centrum dokumentáciu verejnosti organizácií Sverdlovsk... Stred dokumentáciu verejnosti organizácií Sverdlovská oblasť. // Archívy Uralu: Populárny vedecký časopis/ Kontrola ...

Prechod na ekonomiku trhového typu nastoľuje otázku vytvorenia jednotných noriem a požiadaviek na systém dokumentačnej podpory riadiacich činností, ktoré zodpovedajú moderným podmienkam. Rastúci význam ekonomického faktora a právnej sily dokumentov v manažmente robí relevantnými výskum vedcov a experimenty odborníkov v oblasti správy dokumentov, zamerané na odklon od tradičného prvenstva kancelárskej práce, od klasického delenia dokumentácie. „systémami“ a smerom k prechodu k vytváraniu vysoko efektívnych, technicky a technologicky dosiahnuteľných systémov riadenia celého komplexu informačných a dokumentačných zdrojov pri dosahovaní strategických a operačných cieľov riadenia v akejkoľvek organizácii, najmä v štátnom riadiacom aparáte.

Správa dokumentácie sa líši od oboch a od predškolských vzdelávacích inštitúcií. Pozrime sa na niekoľko myšlienok o tejto téme dostupných v západnej a domácej literatúre.

Treba povedať, že hoci je spisová služba v zahraničí organizovaná odlišne, zároveň má niektoré spoločné črty, sformované pod vplyvom medzinárodných vzťahov a odporúčaní medzinárodných organizácií (UNESCO - Program RAMP, International Council of Archives - International Council pre správu záznamov, Medzinárodná federácia pre správu záznamov, Medzinárodná organizácia pre normalizáciu ISO – technický výbor ISO/TC 154 „Dokumenty a informácie v manažmente: obchod a priemysel“).

J. Rhodes upozorňuje, že správa dokumentácie pokrýva životný cyklus dokumentov od okamihu ich narodenia, ich plnenia príslušných úloh správy až po zničenie alebo odovzdanie do archívu.

Riadenie dokumentácie pozostáva zo štyroch hlavných komponentov, ktoré spolu umožňujú dosiahnuť efektívnosť „dokumentačných“ činností a systematickým využívaním zdokumentovaných informácií prispievajú k rozvoju organizácie. Ovládanie dokumentov pokrýva celý životný cyklus dokumentu.

Tvorba dokumentov. Týmto prvkom sa rozumie vytvorenie potrebného zoznamu používaných dokumentov, ich názvov a funkčných účelov, navrhovanie formulárov dokumentov, sledovanie ich používania a využívanie moderných informačných technológií na vyhotovovanie dokumentov.
Uchovávanie a používanie zdokumentovaných informácií. Tento prvok sa chápe ako vytváranie súborov (v ruskej terminológii), vytváranie súborov a systémov na vyhľadávanie dokumentov a informácií, vývoj systémov prenosu informácií, telekomunikácie, kopírovanie a replikácia dokumentov; vytváranie stredísk na ukladanie dokumentov alebo administratívnych archívov (v ruskej terminológii - súčasné archívy).
Prevod dokumentov na trvalé (štátne) uloženie. Týmto prvkom sa rozumie zostavovanie zoznamov dokumentov s lehotami uloženia, vyhodnocovanie dokumentov, identifikácia a popis každého dokumentu a súborov dokumentov. Hodnota a potreba zachovania sa uznáva v dokumentoch, ktoré môžu slúžiť na preukázanie existujúcich transakcií alebo na uskutočnenie historického výskumu.
Správa archívov. Pod týmto prvkom sa rozumie návrh a výstavba archívnych úložných priestorov, zlepšenie metód konzervovania a reštaurovania, systematizácia a popis archívnych fondov, sprístupňovanie dokumentov, zostavovanie referenčných nástrojov a šírenie informácií o archívoch v spoločnosti.

Správa J. Rhodesa poskytuje všeobecnú predstavu o predmete štúdie. Na preniknutie do podstaty problému a jeho komplexné štúdium to však zjavne nestačí. Z týchto dôvodov sa obráťme na epistemológiu problému.

Historicky pojem „správa záznamov“ pochádza zo Spojených štátov amerických. Americkí autori F.V. Horton a K. Lennon poukazujú na to, že dôležitosť správy záznamov vznikla v Spojených štátoch po druhej svetovej vojne, keď „krajina uviazla v papierovaní“ a „bolo potrebné dať všetky záznamy do poriadku“. Významnú úlohu pri riešení problému správy dokumentov zohrala Hooverova komisia, ktorej úlohou bolo nájsť spôsoby, ako znížiť mzdové náklady na prácu s dokumentmi vo vládnych agentúrach. Dôležitými regulačnými rámcami pre správu záznamov boli zákon o záznamoch z roku 1950 a zákon o národných archívoch z roku 1984, zákon o znižovaní počtu záznamov z roku 1980 a jeho revízia v roku 1989.

Berúc do úvahy významnú úlohu amerických špecialistov vo vývoji problému správy dokumentácie, obráťme našu pozornosť na niektoré práce, ktoré máme k dispozícii, aby sme mohli podrobnejšie študovať predmet výskumu. Najprv zvážme predmetnú oblasť konceptu, jeho podstatu, pretože v literatúre existujú rôzne uhly pohľadu. Je potrebné poznamenať, že rôzni autori majú rôzne chápanie miesta riadenia dokumentácie v riadení organizácie.

Horton a Lennon definujú správu záznamov ako funkciu správy, ktorá sa rozširuje na životný cyklus záznamov vrátane ich vytvárania, „prechodu“, dočasného uloženia, presunu do trvalého úložiska a zničenia. Veria, že správa záznamov je neoddeliteľnou súčasťou riadenia informačných zdrojov organizácie a zaslúži si byť nazývaná jednou z hlavných riadiacich funkcií v organizáciách.

Uznanie správy dokumentov ako riadiacej funkcie podporujú ďalší výskumníci. Napríklad K. Har a D. McLeod veria, že správa záznamov je jednou zo strategických funkcií organizácie a John Summerville priamo spája efektívnu implementáciu funkcie správy záznamov s tvorbou zisku: „Sme manažéri informácií... nie dlhšie dáme ruku do celkového rozpočtu našej organizácie, naopak, ako profesionáli v oblasti informácií v skutočnosti sami zarábame peniaze pre našu organizáciu.“

Ďalším spôsobom, ako sa na správu záznamov pozerať, je nazerať na ňu ako na odvetvie (oblasť) činnosti v rámci organizácie. V tomto prípade väčšinou hovoríme o špecifickom naplnení správy dokumentácie druhmi prác, prevádzkami, technológiami a pod., to znamená, že sa zdôrazňuje praktický význam správy dokumentácie v organizácii.

Typický príklad tohto prístupu je uvedený v práci M. Bucklanda „Na základe teórie správy záznamov“ (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, S. 346–351). Autor tvrdí, že správa dokumentácie nie je teóriou, ale praktickou činnosťou manažérov dokumentácie, ktorá zahŕňa vyhľadávanie informácií, zostavovanie zoznamov dokumentov s uvedením doby ich uloženia, popis dokumentov, indexovanie a triedenie dokumentov, organizovanie prístupu k dokumentom, informačné technológie, organizovanie prístupu k dokumentom, informačné technológie, atď. personálna práca. Na druhej strane autor zdôrazňuje, že „poslanie funkcie správy záznamov musí byť spojené s poslaním organizácie ako celku“. Inými slovami, riadenie dokumentácie musí súvisieť s cieľmi a zámermi organizácie ako celku. Tým, že M. Buckland charakterizuje riadenie dokumentácie ako praktickú činnosť, prirodzene prichádza k myšlienke funkčného významu riadenia dokumentácie v organizácii.

Slávny americký špecialista na poradenstvo D.O. Stephens tiež vníma správu záznamov ako praktickú činnosť. Zdôrazňuje však, že správa záznamov sa môže stať sama osebe silnou odbornou vednou disciplínou s veľmi dobrou perspektívou rozvoja.

V domácej dokumentovej vede sa A.N. ako prvý obrátil na koncepciu riadenia dokumentácie. Soková. Svoje chápanie správy dokumentov načrtla vo svojej práci „Obchodná dokumentácia v manažmente“. Správa dokumentov podľa nej pozostáva z:

organizovanie úplnej a presnej dokumentácie podnikateľských aktivít, vytváranie vhodných foriem dokumentov;
udržiavanie mechanizmu na monitorovanie objemu a kvality vytvorených dokumentov;
zjednodušenie vytvárania, zhromažďovania a používania dokumentov;
bezpečné uloženie dokumentácie a včasné odstránenie nepotrebných dokumentov;
právny základ pre všetky aspekty správy dokumentov.

Vo všeobecnosti pozícia A.N. Soková je celkom logická, odráža vývoj jej názorov na kancelársku prácu a možné spôsoby, ako ju teoreticky aj prakticky zlepšiť. Tieto myšlienky však zostali dlho bez podpory a nerozvíjali sa v rámci domáceho dokumentárneho smeru. Na konferencii venovanej 70. výročiu archívnictva v krajine a reflektujúcej postavenie vedcov dokumentov A.N. Soková opäť upozorňuje na problém riadenia dokumentácie, považuje ho za relevantný v kontexte prebiehajúcej reštrukturalizácie ZSSR.

V deväťdesiatych rokoch sa pojem „správa dokumentov“ čoraz častejšie nachádzal vo vedeckých publikáciách, najmä v počítačových publikáciách, ktoré často používajú doslovné preklady anglických výrazov. Len málo publikácií sa však pokúša pochopiť obsah tohto rozsiahleho konceptu, jeho význam pre správu dokumentov ako vednú disciplínu a pre praktickú aplikáciu tohto pojmu. Je vhodné citovať definíciu pripravenú terminologickou skupinou Medzinárodnej rady pre archívy: „Správou záznamov sa rozumie oblasť všeobecného administratívneho manažmentu zameraná na hospodárne a efektívne vytváranie, používanie a uchovávanie záznamov počas ich životného cyklu. .“

Aký je rozdiel medzi týmto pojmom a pojmom kancelárska práca, všeobecne akceptovaným v ruskej a sovietskej praxi? Vedenie kancelárie je podľa najnovšej štátnej normy definované ako odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Tento GOST chápe kancelársku prácu súčasne s dokumentačnou podporou pre manažment.

Moderná kancelárska práca sa tak dostáva na novú úroveň a jej rozsah sa rozširuje na všetku dokumentáciu organizácie. Formálna identita týchto pojmov v štátnom štandarde je však len pozíciou jeho tvorcov. Na potvrdenie ich správnosti musia byť teoretické ustanovenia nasadené do vhodných mechanizmov na transformáciu kancelárskej práce na dokumentačnú podporu manažmentu. Napríklad A.N. Soková vníma predškolskú výchovu ako zefektívnenie dokumentácie a riadenie všetkých dokumentačných systémov s cieľom znížiť tok dokumentov, zlepšiť kvalitu dokumentov a včasné poskytovanie aktuálnych informácií potrebných pre rozhodovanie v kontexte využívania moderných technológií a nových informačných technológií. Z tohto tvrdenia môžeme vyvodiť minimálne dva podstatné rozdiely medzi kancelárskou prácou a predškolskými vzdelávacími inštitúciami:

Dokumentačná podpora pre manažment pokrýva všetku dokumentáciu organizácie a kancelárska práca sa týka najmä organizačnej a administratívnej dokumentácie;
Predškolská výchova umožňuje v oveľa väčšej miere využívať informačno-technologickú zložku pri práci s dokumentmi.

Vyššie uvedené pozície sú podľa nášho názoru z pohľadu vedeckej systémovej analýzy veľmi zraniteľné. Je zrejmé, že pri kancelárskej práci a predškolských vzdelávacích inštitúciách nie sú rozhodujúce objemy a typy dokumentácie. Je nepravdepodobné, že tieto pojmy označujú iba odvetvie činnosti. Zdá sa, že hlavnou vecou pri štúdiu uvažovaných pojmov by mal byť ich význam v procesoch riadenia, podiel práce s dokumentmi v riadení. Riadenie kancelárie by sa podľa nášho názoru malo definovať ako funkcia technického riadenia a predškolská výchova ako podporná. Podstata rozdielov spočíva nielen v objeme dokumentácie, ktorý je regulovaný kancelárskou prácou alebo predškolskou výchovou, ale aj v tom, že pri prechode z kancelárskej práce do predškolskej výchovy sa zvyšuje jej informačná zložka. Predškolská vzdelávacia inštitúcia zlepšuje informačnú podporu procesu riadenia nielen zahrnutím celej dokumentácie organizácie do informačnej oblasti, ale aj využívaním efektívnejších technológií na jej spracovanie.

Navyše zastávame názor, že kancelárska práca a predškolská výchova by sa nemali chápať ako vzájomne sa vylučujúce pojmy. Kancelárska práca je do značnej miery formálny pojem (predpis, pravidlo, podmienka, dizajn), ktorý striktne vymedzuje postup pri práci s dokumentmi (návod na kancelársku prácu). Dokumentačná podpora pre manažment je iný druh konceptu. Jej podstatou je zabezpečenie riadiaceho (rozhodovacieho) procesu zdokumentovanými informáciami so začlenením analytických zložiek a prepojenie riadiacich funkcií s dokumentmi, ktoré ich podporujú. Dokumentačná podpora manažmentu je podľa nás pojem, ktorý charakterizuje prechodnú etapu od klasickej kancelárskej práce k správe dokumentácie.

Riadenie dokumentácie teda na základe vyššie uvedeného chápeme ako plnohodnotnú riadiacu funkciu organizácie, ktorej realizácia zasahuje do všetkých štádií životného cyklu existencie dokumentov (od vzniku dokumentov až po ich zničenie alebo prenos). na uloženie do archívu), všetky druhy dokumentov a dokumentačné systémy organizácie. Riadenie dokumentácie je založené na princípoch hospodárnosti a efektívnosti a na širokom využívaní nových informačných technológií, ktoré zabezpečujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii organizácie ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju. To zdôrazňuje vzťah medzi dokumentáciou a informáciami v manažmente.

Michail Larin, akademik Medzinárodnej akadémie informatizácie, riaditeľ Celoruského výskumného inštitútu dokumentácie a archivácie (VNIIDAD)

Vytvorenie právneho štátu s efektívne fungujúcimi inštitúciami zastupiteľskej, výkonnej, súdnej moci, výroby, vedy a školstva je u nás spojené nielen s osvojením si právnych základov ich činnosti, ale aj s formovaním racionálnych, konkrétnych pravidiel a postupov ich fungovania, a to aj v oblasti práce s dokumentmi.

Zdokumentované informácie tvoria základ riadenia, ich efektívnosť je do značnej miery založená na produkcii a spotrebe informácií. V podmienkach modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, spoľahlivou zbraňou konkurencie vo všetkých sférach hospodárskej činnosti a dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia, pretože informácie ako obehový systém prenikajú do všetkých riadiacich orgánov, poskytujú im energetický potenciál a uvádzajú ich do cieľavedomého pohybu.

Informácie, ako je známe, sa sústreďujú v dokumentoch, ktoré dávajú informáciám organizačnú formu, posúvajú ich v čase a priestore, sú to dokumenty a listinné informácie, ktoré sú základom manažérskych rozhodnutí a sú ich materiálnym stelesnením, poskytujú právnu silu a prispievajú tak k ich bezpodmienečnému výkonu. .

5 Problémy dokumentácie manažmentu a organizácie jeho dokumentačnej podpory sú staré ako samotné dokumenty a manažment. Pod vplyvom rôznych faktorov, najmä pod vplyvom vedecko-technického pokroku, sme však nútení sa k tejto téme znova a znova vracať. V súčasnosti je tento problém aktualizovaný prudkým rozvojom nových informačných technológií a zrýchlenou informatizáciou spoločnosti. Tieto procesy kladú množstvo otázok na dokumentáciu vedcov, ktoré si vyžadujú okamžité odpovede. Prvým z nich je, ako by sa mala zmeniť veda o dokumentoch ako vedná disciplína, ktorá študuje dokumenty v kontexte globalizácie svetových informačných procesov. Druhým je, ako nové informačné technológie ovplyvňujú situáciu v praktickej sfére práce s dokumentmi. Tretím je, nakoľko správne boli naše doterajšie predstavy o skúmanom predmete a aké sú trendy v jeho vývoji v blízkej budúcnosti, aké strategické ciele by sa mali klásť v oblasti správy dokumentácie a aké taktické schémy by sa mali implementovať na riešenie súčasných praktické problémy v tejto oblasti.

Samozrejme, nastolené otázky si vyžadujú spoločné úsilie domácich expertov na dokumenty a nie je možné ich úplne vyriešiť v samostatnej práci. Zamerajúc našu pozornosť na problém správy dokumentov v organizáciách sme zvolili súčasný smer vedeckého výskumu, ktorý má teoretický aj praktický význam.

Je potrebné uznať, že v „predreformných“ podmienkach správa dokumentov adekvátne zabezpečila riadiacim štruktúram normatívny a metodologický vývoj a aktívne využívala možnosti existujúcich informačných systémov.

V súčasnosti je v Rusku rozporuplná situácia v oblasti

6 re správa dokumentov. Na jednej strane sú zastarané predtým prijaté organizačné a metodické dokumenty: štátny systém dokumentačnej podpory riadenia a ďalšie štandardy, ktoré vypracovali vedci a odborníci v 70-80 rokoch. Dochádza k odlivu personálu (najmä mladých ľudí) z oblasti vedecko-výskumnej činnosti v oblasti dokumentovej vedy a archívnictva z rôznych dôvodov, vrátane nedostatku vhodných finančných prostriedkov. Pozornosť vzdelávaniu a zdokonaľovaniu pracovníkov dokumentačných podporných služieb sa znížila a chýba moderná vzdelávacia a metodická literatúra k tejto problematike. Vo vedeckom výskume problematiky správy dokumentov došlo k určitej stagnácii, nejednotnosť je viditeľná v práci vzdelávacích inštitúcií, ktoré produkujú kvalifikovaných odborníkov a vedeckých organizácií. Situáciu do značnej miery ovplyvnila personálna obnova, odklon od zavedených tradícií správy dokumentov a strata dosiahnutej úrovne kultúry práce s dokumentmi.

Preto možno problém správy dokumentov považovať za naliehavý, spôsobený potrebou aktívneho, cieleného formovania informačných zdrojov, ktoré zodpovedajú potrebám organizácií. Výskum schopností moderných informačných technológií z pohľadu ich využitia v správe dokumentov je pre moderný manažment dokumentov mimoriadne dôležitý. Je potrebné analyzovať dosiahnuté úspechy v oblasti teórie a praxe správy dokumentov, identifikovať trendy v ich ďalšom vývoji a na tomto základe získať nové vedecké výsledky.

Výber témy tejto štúdie bol určený niekoľkými faktormi:

po prvé, prítomnosť sociálneho usporiadania spoločnosti, spojená s potrebou zefektívniť dokumentačné prostredie v oblasti manažmentu, predovšetkým štátu;

po tretie, rastúcim záujmom o informatizáciu Ruska a spôsoby jeho vstupu do globálneho informačného priestoru, a to aj v oblasti riadenia dokumentácie.

8 riografia problému je veľmi slabá. Len v niektorých dielach A.N. Soková vidí pokusy o zavedenie správy dokumentácie ako predmetu výskumu v etapovom zmysle: ako odraz zahraničných skúseností a perspektívny smer rozvoja domácej správy dokumentov a organizácie kancelárie 1.

Medzitým sa vo vyspelých krajinách, ktoré už dávno prešli fázou „počiatočnej akumulácie“ výpočtovej techniky a komunikácií, v spoločnosti, ktorá sa dnes charakterizuje ako „postindustriálna“ alebo „informačná“, venuje čoraz väčšia pozornosť vývoj problémov správy dokumentácie. Tento trend sa prejavil najmä koncom 70. rokov, keď sa ukázalo, že počítače (vrátane osobných počítačov) nevedú k vytváraniu „bezpapierových kancelárií“, ale naopak zvyšujú objem toku papierových dokumentov.

Za týchto podmienok západní vedci zamerali svoju pozornosť na vedecké aspekty správy záznamov a zintenzívnili výskum v tejto oblasti vedomostí a administratívnych činností. Prostredníctvom UNESCO a iných medzinárodných organizácií sa dokonca vyvinulo úsilie o koordináciu práce vedcov z rôznych krajín v tomto smere, čo prinieslo teoretické i praktické výsledky. Záverečná správa o programe RAMP (autor J. Rhodes) popisuje správu záznamov ako celkovú riadiacu funkciu zahŕňajúcu prácu so záznamami v organizáciách vo všetkých fázach ich životného cyklu 2 .

Soková A.N. Správa dokumentácie v zahraničí (vedecký a analytický prehľad) - Celouniverzitná vedecká a praktická konferencia na tému „Organizačné a právne otázky tvorby dokumentov pomocou výpočtovej techniky a ich využitie v národnom hospodárstve: Abstrakty. správa - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, č Br. 2081, s. 120-158; To je ona. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Knowledge, 1985, atď. 2 Rhodes J. Úloha archívov a správy dokumentácie v národných informačných systémoch. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 1064 „p“. 1989.

9 Štúdia prác západných, predovšetkým amerických a nemeckých špecialistov ukazuje, že ani medzi nimi nie je úplná jednota v chápaní manažmentu dokumentácie ako vedeckej kategórie. Väčšina vedcov sa však prikláňa k uznaniu manažmentu dokumentácie ako plnohodnotnej funkcie organizačného manažmentu, informačného zdroja (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens atď.) 1. Je dôležité zdôrazniť, že mnohí vedci a špecialisti chápu dôležitosť interakcie medzi riadením dokumentácie a správou informácií v organizáciách, pričom dokumentáciu považujú za najdôležitejšiu zložku informačných zdrojov organizácie. Na základe tohto hodnotenia vzniká požiadavka na hlbšie využívanie nových informačných technológií pri práci s dokumentáciou a začlenenie štruktúr riadenia dokumentácie do všeobecnej infraštruktúry organizácií 2. Charakteristickým znakom výskumu západných špecialistov je ich orientácia

Horton F.A., Lennon K. Správa dokumentácie a správa informácií, aký je medzi nimi vzťah v našej dobe. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 1196 „p“, s. 5, 6; Mordel A. Nový program na správu vládnych záznamov Spojeného kráľovstva. - SIF OTsNTI VNIIDAD. č. 894 „n“, Hare C, McLeod J. Riadenie záznamov v informačnom veku II Správa informácií. - Londýn - apríl. - 1997. - zväzok 4. - č. 4. - s. 23-25; Har K., McLeod J. Správa dokumentov v informačnom veku. Za. z angličtiny V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 1241 „p“, 1998, s. 6; Summerville J.R. Správa dokumentov: "Čo je nové." - Za. z angličtiny Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD, 1994, č. 1159 „p“, s. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Čo je piesok v Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, s. 11-38; McDo-NaldD. Správa dokumentov v modernej inštitúcii. - CIF OTsNTI VNIIDAD č. 1220 „p“; Roberge M. V ére informácií – globálne: systematické a systematizované riadenie administratívnych informácií. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 1144 „p“ atď.

10 odstrániť technologickú a organizačnú medzeru medzi kancelárskou prácou a oddelením uchovávania dokumentov 1.

V domácom manažmente dokumentov sa v súčasnosti nahromadilo značné množstvo poznatkov, ktoré sa premietli do vydaných monografií, zborníkov vedeckých prác MGIAI a VNIIDAD, zborníkov článkov, vzdelávacích a metodických príručiek, materiálov z konferencií a iných vedeckých podujatí. Žiaľ, stále neexistujú žiadne väčšie monografické štúdie. Publikované práce majú prevažne charakter učebníc a učebných pomôcok (diela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Mityaeva K.G., Mingaleva V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., kolektív autorov Katedry správy dokumentov a podpory dokumentácie Štátnej vysokej školy manažmentu) 2. Ďalšie

Úle Cr. Správa dokumentácie, informácií a archívov v podnikoch. - CIF OCNTI VNIIDAD, č. 889 „p“; Horton F., Lennon K. Dekrét. op.; Ricks A. Správa záznamov ako archívna funkcia. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 946 „p“ atď. 2 Livshits Ya.Z. Podpora dokumentácie pre manažment. - M.: Vedomosti, 1975. - 64 s.; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Kancelárske práce a technická dokumentácia: Učebnica. príspevok. - M.: Vyššie. škola, 1991. - 159 s.; Soková A.N. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985. - 64 s.; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Koncepcia vývoja dokumentácie

11 Treba poznamenať, že v mnohých prípadoch môžu učebnice, najmä tie, ktoré boli vydané v 70. – 80. rokoch, slúžiť ako výskumná literatúra, keďže odrážajú výsledky vedeckej práce svojich autorov. Nie je žiadnym tajomstvom, že ťažkosti s vydávaním monografických prác prinútili vedcov uchýliť sa k takej forme publikovania vedeckého výskumu, ako sú učebnice pre špeciálne kurzy. Napriek tomu zostáva tvorba monografických prác o správe dokumentov stále naliehavou úlohou.

Pre rozvoj výskumnej témy majú zásadný význam diela K.G. Mityaev, ktorý ako prvý navrhol termín „veda o dokumentoch“ a významne teoreticky a prakticky prispel k rozvoju vedy o dokumentoch ako vednej disciplíny. V učebniciach, článkoch a vystúpeniach na konferenciách načrtol hlavné ustanovenia o úlohách správy dokumentov, dokumentačných systémoch a funkciách dokumentov, ktoré sa následne rozvíjali a dopĺňali. Učebnica od K.G. Mityaev je stále koncepčnou štúdiou, ktorá je v mnohých smeroch relevantná aj dnes 1 .

manažment v Ruskej federácii / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 s. - Rukopis bol uložený v Stredisku správy dokumentov a archívnictva dňa 11. mája 1993, č. 107-93; Mingalev B.S. Všeobecné vzorce a trendy v tvorbe dokumentov v sociálno-ekonomických manažérskych systémoch. (Problémy štúdia): Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1983. - 83 s.; Larin M.V., Mingalev V.S. Moderné systémy dokumentačnej podpory manažmentu: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1982. - 99 s.; Andreeva V.I. Kancelárske práce: Požiadavky na tok dokumentov spoločnosti (na základe GOST Ruskej federácie). - 3. vyd., prepracované. a dodatočné - M.: JSC Business School "Intel-Sintez", 1996. - 222 s.; Pshen-ko A.V. Kancelárske práce a základné regulačné požiadavky na dokumenty. Učebnica príspevok. M.: YuK MSU, 1994; Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Stav. Akadémia manažmentu. - M.: Infra-M, 1998 atď. 1 Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1959. -359 s.

K.G. Mityaev bol prvý, kto systematicky načrtol históriu kancelárskej práce v predrevolučnom Rusku a ZSSR, zdôraznil hlavné obdobia jej vývoja, špecifiká rôznych typov kancelárskej práce, ukázal vzťah kancelárskej práce s príslušnými systémami budovania. štátny aparát, vzájomná závislosť vývoja kancelárskej práce a archívnictva 1. Nasledujúce učebnice z Ústavu histórie a archívu v podstate len zväčšili objem prezentovaného materiálu o dejinách kancelárskej práce a rozšírili chronologický záber sledovaného obdobia 2 .

Zároveň sa v 70-80 rokoch objavili učebnice, ktoré prezentovali výsledky vedeckého výskumu T.V. Kuznecovová, YAZ. Livshitsa, M.P. Iľjušenko a ďalší vedci, ktorí rozvíjajú správu dokumentov ako vednú disciplínu a reflektujú problematiku terminológie dokumentov a dokumentačných systémov, funkcií dokumentov a ich vývoja, úlohu dokumentácie v procesoch riadenia 3. V niektorých prácach sú nastolené otázky správy dokumentov, ktoré sú základom správy dokumentov, a uvažuje sa o problémoch vplyvu elektronickej výpočtovej techniky na kancelársku prácu 4 .

1 Mityaev K.G. Teória a prax archivovania: Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1946. - 248 s.; to je on. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR. vyhláška. op.; to je on. Dokumentačná veda, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Otázky archívnictva. - 1964. - č.2 atď.

História kancelárskej práce v ZSSR: Učebnica. príspevok / Ed. YAZ. Livshitsa, V. A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s.; Iľjušenko M.P. História kancelárskej práce v predrevolučnom Rusku / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. - M., 1993.

3 Iľjušenko M.P., Kuznecovová T.V., Livshits YAZ., Tsikulin V.A. Dokumentačné systémy:
Učebnica príspevok / MGIAI. - M., 1977. - 87 s.; Iľjušenko M.P., Kuznecovová T.V., Liv
hovno YAZ. Dokumentácia / MGIAI. - M., 1977. - 83 s.; Iľjušenko M.P., Kuznecso
va T.V. Formulár dokumentu / MGIAI. - M., 1986. - 86 s.; Kuznecovová T.V., Losev V.I.
Manažérska dokumentácia. - M.: Ekonomika, 1985 atď.

4 Mingalev B.S. Všeobecné vzorce a trendy vo vytváraní dokumentov v sociálnej oblasti
systémy ekonomického riadenia. (Problémy štúdia): Proc. príspevok / MGIAI. -

Významný príspevok k štúdiu hlavných kategórií správy dokumentov priniesol A.S. Malitikov, V.D. Banasjukevič, K.I. Rudelson a ďalší vedci."

V poslednom desaťročí sa, žiaľ, narušila rovnováha medzi teoretickým výskumom a praktickým metodologickým vývojom v prospech druhého. Svedčí o tom veľké množstvo metodických pomôcok a príručiek pre praktických pracovníkov kancelárie, ktoré interpretujú najmä nahromadený vedecký a metodologický potenciál správy dokumentov formou prístupnou odborníkom z praxe 2 . Avšak v

M., 1983; Larin M.V., Mingalev V.S. Moderné systémy manažérskej dokumentácie / MGIAI. - M, 1982 atď.

1 Malitikov A.S. Ciele a organizačné spôsoby rozvoja Jednotného štátneho systému
Témy kancelárskej práce pre inštitúcie, organizácie a podniky // Otázky archívu
Denia. - 1965. - č.1; Jeho vlastné. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckého výskumu
roboty v oblasti jednotného štátneho registra // Zborník VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasiuke
Vích V.D., Soková A.N. Otázky formovania teórie riadenia dokumentov // Development Council
dokumentová veda (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zo-
nový V.M. Štandardný dokumentačný systém pre centrálu mini
oddelenia a oddelenia // Sovietske archívy. M., - 1986. - č. 4; Rudelson K.I. Moderné
klasifikácie dokumentov. - M.: Nauka, 1973 atď.

2 Pozri napríklad: Príručka obchodnej korešpondencie. - M: Mezhregionservis, 1996; Stanyu-
kov M.V., Kancelárske práce v malom podniku. Pred. 1999, - 224 s; Pechniko-
vaT.V., Pechniková A.V. Dokumentačná podpora činnosti organizácie: Učebnica.
manuál / Zväz autorov a vydavateľov „Tandem“. - M.: Vydavateľstvo Ekmov, 1998. - 208 s.;
Kuznecovová T.V. Sekretárske práce. 2. vydanie, rev. a dodatočné / JSC "Obchodná škola". - M.: V
tel-Sintez, 1998. - 288 s.

Niektoré z nich obsahujú cenné postrehy a myšlienky, najmä pokiaľ ide o vytváranie inštitucionálnych systémov na podporu správy dokumentov a integrovaného využívania počítačových technológií 1 . Spomedzi týchto publikácií by sme mali vyzdvihnúť prácu T.V. Kuznecovová 2.

Významným prínosom pre rozvoj dokumentovej vedy sú doktorandské a diplomové práce obhájené na MGIAI a VNIIDAD, ktoré sú dôležité aj pre toto štúdium. Treba vyzdvihnúť doktorandskú prácu A.N. Sokovej, v ktorej prvýkrát po K.G. Mityaev sa úspešne pokúša formulovať niektoré oblasti teórie správy dokumentov v podmienkach, keď sa do praxe začínajú zavádzať nové informačné technológie.

Kandidátske dizertačné práce spravidla skúmajú určité aspekty teórie a praxe správy dokumentov. Medzi najrozvinutejšie patria otázky dejín správy dokumentov a kancelárskej práce sovietskeho obdobia národných dejín (diela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskaya I.A., Raichtsaum A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. atď.) 4.

1 Kuznetsov S.L., Kancelárska práca na počítači. Intel-synthesis, 1999. - 208 s.; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Kurz kancelárskeho manažmentu: Učebnica. príspevok. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 s.; Stenyukov M.V. Dokumentácia. Vedenie kancelárie: Praktické
príručka o predškolských vzdelávacích aktivitách podniku. - M.: Prior, 1998. - 144 s.; Andreeva V.I.,
Kuznetsova T.V., Serova G.A. Kancelárske práce v účtovníctve: Praktická príručka. -
M.: Účtovný vestník, 1996. - 218 s. atď.

2 Kuznetsova T.V., Kancelárske práce (podpora dokumentácie pre manažment). 1999. - 320 s;

3 Soková A.N. Rozvoj sovietskej správy dokumentov v podmienkach vedecko-technickej revolúcie
lution (1960-1980): Abstrakt dizertačnej práce.... Doktor historických vied. 25.05.2002/ MGIAI. - M., 1987.

4 Andrejeva V.I. Hlavné smery vedeckej organizácie manažérskej práce a podnikania
vyrobené štátnym aparátom ZSSR (na základe materiálov z časopisov).

Predrevolučné obdobie bolo oveľa menej študované (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Časť dizertačných prác je venovaná výskumu dokumentačných systémov a dokumentácii jednotlivých riadiacich funkcií (práce T.A. Bykovej, I.V. Gerasimovej, N.Yu. Emelyanovej, I.B. Efanovej, Krasavi-

20. roky 20. storočia): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s.; Ba-nasjukevič V.D. Riadiaca dokumentácia ako historický prameň (podľa materiálov Ministerstva uhoľného priemyslu ZSSR na roky 1971-1975): Autorský abstrakt. dis. ...sladkosti. histórie 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 25 s.; Baginský I.M. Aktivity V.V. Kujbyševa na zlepšenie aparátu a kancelárskej práce Ľudového komisariátu robotnícko-roľníckej inšpekcie ZSSR. Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s.; Dodonová M.I. Problém kancelárskej práce v sovietskej literatúre 20. rokov: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 s.; Kostomarov M.N. Aktivity Moskovského robotníckeho a roľníckeho inšpektorátu na zlepšenie riadiaceho a kancelárskeho riadiaceho aparátu (1920-1929): Abstrakt dizertačnej práce. dis. ... kandidát histórie Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1976. - 33. roky; Larin M.V. Rezortné racionalizačné orgány a ich činnosť na skvalitnenie práce štátneho aparátu a úradu (1923-1932): Abstrakt dizertačnej práce. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s.; Podolskaja I.A. História vývoja metodických základov racionalizácie kancelárskej práce v ZSSR: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s.; Reichts-um A.L. Zdokonaľovanie riadiaceho a kancelárskeho pracovného aparátu v ZSSR mimorezortnými racionalizačnými orgánmi (1924-1931): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s.; Tamm I.E. Vznik sovietskeho štátneho úradu 1917-1923: abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 s.; atď.

Vyalová L.M. Organizácia kancelárskej práce ústredných orgánov štátnej správy v legislatívnych aktoch Ruskej ríše v prvej polovici 19. storočia: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát histórie Sci. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s.; Lukaševič A.A. Vývoj dokumentácie provinčného úradu v 70.-90. rokoch: Abstrakt práce. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 s.

16 na A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1, ďalšie dizertačné práce pokrývajú otázky podpory dokumentácie pre jednotlivé objekty, podobné inštitúcie (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen -ko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov. E.A. Dosť hlboko vypracované

Byková T.A. Vytvorenie dokumentačného systému na riadenie sociálneho rozvoja pracovných kolektívov. 1965-1985 (na príklade elektrotechnického priemyslu): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s.; Gerasimová I.V. Dokumentačná podpora riadenia výskumnej činnosti vysokého školstva (1917 - koniec 80. rokov 20. storočia): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. - 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1991. - 31 s.; Emelyanov N.Yu. Dokumentácia organizácie výskumnej činnosti v priemyselných výskumných ústavoch (1970-1980): Autorský abstrakt. dis. ...sladkosti. histórie 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s.; Efanova I.B. Vývoj dokumentačnej podpory pre tvorbu štátnych noriem (1940-1980): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1986. - 24 s.; Krasavin A.S. Dokumentácia pracovnej činnosti zamestnancov orgánov štátnej správy (história a súčasný stav): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s.; Potapová L.V. Organizácia práce s výzvami občanov vo výkonnom výbore Mestského zastupiteľstva v Moskve a ich vplyv na jeho činnosť (1960 - začiatok 80. rokov): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s.; Chukovenkov A.S. Organizácia ukladania a používania strojovo čitateľných dokumentov v oblasti manažmentu: Abstrakt práce. dis... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 s. a ďalšie 2 Arkhipova N.I. Dokumentačná podpora riadenia výpočtových stredísk (história, súčasný stav a perspektívy rozvoja). Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s.; Mozhaeva N.G. Činnosť výkonného výboru Rady robotníkov, roľníkov a dokumentov Červenej armády na zlepšenie riadiaceho aparátu a dokumentačnej podpory v miestnych sovietoch Moskovskej provincie (regiónu) (1921-1930): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985. - 25 s.; Morozov E.A. Zlepšenie organizácie a dokumentácie kolegiálnej činnosti Štátneho plánovacieho výboru RSFSR v rokoch 1925-1980: Abstrakt dizertačnej práce. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s.; Pshenko A.V. Dokumentácia činnosti archívnej služby v súčasnom štádiu: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s.; Sirotkin A.N. Podpora dokumentácie

17 otázky zjednotenia a štandardizácie dokumentov (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - V niektorých dizertačných prácach (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensnovich G.G.) všeobecné a špeciálne podporné služby pre fungovanie dokumentácie manažmentu.

Štúdia dizertačného výskumu ukazuje, že problémy správy dokumentov nie sú v nich hlboko reflektované, vyžadujú si moderný integrovaný prístup a ohľaduplnosť. O tomto dôkaze

Štátny fond algoritmov a programov (výskum a vývoj v rokoch 1966-1987). Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s.; Stepanov E.A. Zlepšenie dokumentačných procesov v systéme riadenia vysokého a stredného špeciálneho školstva ZSSR (história a súčasný stav): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s. atď.

1 Vasiliev M.A. Problém zjednotenia textov riadiacich dokumentov používaných v r
administratívna práca sovietskych inštitúcií (história a súčasný stav): Autorský abstrakt.
dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s.; Kokorev V.I. Vývoj a
výskum systému modelov pre zjednotenie a štandardizáciu riadiacich dokumentov
policajti: Abstrakt. dis. ... doktor technických vied. 25. 5. 2002, 20. 8. 2009 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s.;
Sankina A.V. Zdokonaľovanie foriem riadiacich dokumentov na základe noriem
a unifikácia (1917-1980): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Soková A.N. História zjednocovania a štandardizácie dokumentov v ZSSR
(1917-1970): Abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s.; Yanko
Vaya V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov (teoretické hľadisko): Auto
ref. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 s. atď.

2 Malitikov A.S. Hlavné smery dokumentárneho a archívneho výskumu
vaniya v ZSSR (1956-1970): Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; Predein E.V. Kontrola vykonávania dokumentov v riadiacom aparáte. Je
tórium a súčasný stav: Autorský abstrakt. dis. ... kandidát historických vied. 25.05.2002 / VNIIDAD. -
M., 1981. - 22. roky; Shchesnovič G.G. Vývoj základných princípov pre organizáciu systému predtým
dokumentácia v automatizovaných riadiacich systémoch: Abstrakt dizertačnej práce. dis.... kandidát historických vied. 25.05.2002 / MGIAI. - M.,
1975. -29 s.

Nechýba ani analýza literatúry z vedeckých oblastí súvisiacich so správou dokumentov.

V posledných rokoch sa prejavuje tendencia k postupnému obnovovaniu narušenej rovnováhy a posilňovaniu teoretického výskumu v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu. Mnohé publikácie v časopisoch „Domáce archívy“, „Vestník archivára“, „Kancelárska práca“, „Sekretárske záležitosti“, zborníky vedeckých konferencií sú zamerané na riešenie aktuálnych problémov práce s dokumentmi v moderných podmienkach, ochranu dokumentovaných informácií, terminologické problémy, história kancelárskej práce, právna podpora dokumentačnej činnosti riadiaceho aparátu, vplyv nových informačných technológií na organizáciu toku dokumentov a dokumentácie, problémy elektronických dokumentov 1.

1 Pozri napríklad: Eremchenko V.A. Kancelárska práca a rezortné ukladanie dokumentov v podmienkach administratívnej reformy: hlavné problémy // Otech. archívov. - 1999. - č. 1. - S. 9-18; Tichonov V.I., Yushin I.F. Moderné koncepty elektronických archívov // Tamže. - s. 18-27; Oni sú. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov // Tamže. - 1999. - č. 2. - S. 17-26; Yankovaya V.F. Terminológia podpory dokumentácie pre manažment (GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície) // Kancelárske práce. - 1999. - č. 1. - S. 41-46.; Kostomarov M.N. „The Many Faces of Janus“ - dokument v systéme riadenia informácií // Kancelárske práce. - 1998. - č. 1. - S. 22-31.; Matveenko V.A. Právne a organizačné problémy dokumentačnej podpory riadenia // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: elektronická spisová služba a elektronický archív: Dokl. a správy na šieste Intl. vedecko-praktické conf. 24. – 25. novembra 1999 / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, s. 24-33; Bobyleva M.P. Od tradičnej správy dokumentov k elektronickej, niektoré problémy prechodu // Tamže. - str. 69-72; Kuleshov S.G. O pojme „elektronický dokument“ / Tamže. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Naliehavou úlohou je vytvorenie štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia / Správa záznamov. - 1998. - č. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizácia služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Regulačné problémy

dokumentácia / Dokument v administratívnych štruktúrach: Abstrakty správ. a rečou na medzinárodnom conf. 27. – 28. okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 atď. 1 Stepansky A.D. K teoretickým východiskám pre výber dokumentačných materiálov pre štátne uloženie // Zborník príspevkov z vedeckej konferencie o archívnej problematike v ZSSR. - M., 1965; Elpatievsky A.V. Niektoré otázky prístupu k výskumu v oblasti organizovania dokumentových informácií z pohľadu dokumentových systémov // Abstrakty správ pre teoretický seminár „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti dokumentových informácií“. - M., 1972; Medushevskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin SP. in Zborník z vedeckej konferencie o problémoch získavania dokumentačných prameňov zo štátnych archívov ZSSR. - M., 1976. - 1. časť; Soková A.N. Dokumentácia a jej úloha vo verejnej správe a pre historickú vedu. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. č. 039-86; Autokrati V.N. Niektoré aspekty štúdia objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. časť; Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M, 1984 atď.; Medushevskaya O.M. Štúdia prameňov v súčasnej fáze // Sovietske archívy. - 1979. - č. 2. - S. 5; Elpatievsky A.V. K otázke definovania pojmu „dokumentárna informácia“ vo svetle Leninovej teórie reflexie // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Terminologické problémy v oblasti správy dokumentov a archívnictva“ (január 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Ešte raz k pojmu „dokument“ // Sovietske archívy. - 1987. - č. 1. -S. 54 atď.

20 Špecialisti v oblasti archívnictva urobili veľa pre pochopenie informačných vlastností dokumentu, pričom poukázali na prepojenie medzi súbormi dokumentov a informačnými zdrojmi. Niektoré práce o archívnictve (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) dokázali podobnosť procesov spracovania informácií tak v operatívnom riadení, ako aj v štádiu archívneho ukladania dokumentov 1 . Zaujímavosťou sú archívne práce, ktoré ukazujú vzťah medzi kancelárskou prácou a archívnymi záležitosťami, proces postupného prechodu kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov 2, prac.

1 Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M., 1973. - S. 24-29; Autokrati V.N. K problému zapojenia informačných kategórií do archívnictva // Proceedings of VNIIDAD-M., 1973. - T. 3. - S. 251-263; Jeho vlastné. Niektoré aspekty objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentárna pamäť noosféry ako nový objekt poznania // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12; Jeho vlastné. Priestorová odysea dokumentov ako globálny fenomén // Otech. archívov. - 1992. - Číslo 6. - S. 24-29 atď.

"Elpatievsky A.V. K histórii dokumentovania aktov občianskeho stavu v Rusku a ZSSR (od 18. storočia po súčasnosť) // Aktuálna pramenná štúdia. - M., 1979. - S. 67; Belova E.V., Elpatievsky A. V. ., Kolosova E.V. O „Zozname dokumentov podliehajúcich prijatiu v štátnych archívoch ZSSR“ // Sovietske archívy. - 1973. - č. 2. - S. 20; Dokumentácia Mityaev K.G., jej úlohy a vyhliadky rozvoja / / Sovietske archívy. - 1964. - č. 2. - S. 68; Archívy inštitúcií ZSSR Sorokin V.V. (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev G.A. Teória a prax archívnych záležitostí (Skúsené systematické riadenie - L., 1935; Malitikov A.S. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckej práce v oblasti Jednotnej štátnej databázy // Zborník VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6; Eremchenko V. A. Kancelárska práca a rezortné skladovanie dokumentov v podmienkach administratívnej reformy: hlavné problémy // Domáce archívy. - 1999. - č. 1, - S. 10; Elpatievsky A. V. Z histórie formovania hlavné normatívne a metodické dokumenty domáceho archívnictva / / Otech. archívov. - 1998. - č. 4, - str. 16-24; Kozlov V.P. Archívna služba Ruska a ruskej štátnosti: 80 rokov skúseností // Otech. archívov. - 1998. - Číslo 6. - S. 9-18 atď.

vy, zastrešenie zahraničných skúseností (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1 . Archívne štúdie odhaľujú zmeny hodnoty niektorých typov dokumentov v priebehu historického vývoja, odhaľujú vývoj dokumentačných systémov v súvislosti s vývojom štátu a spôsobmi jeho organizácie 2 .

Manažment dokumentácie ako vedná kategória úzko súvisí s informáciami a organizáciou informačných procesov v manažmente, preto je vážny záujem o literatúru z teórie informácie, informačných systémov, problematiky informatizácie a elektronizácie práce s dokumentmi. V prvom rade ide o štúdie, ktoré odrážajú problémy spojené s pochopením základných charakteristík informácií ako východiskovej látky pre organizovanie dokumentárnych polí. Diela A.D. Ursula, A.I. Zhukova, Yu.I. Chernyaka, V.G. Afanasyev a iní, napísaní v rôznych rokoch, umožnili vytvoriť teoretický základ, na ktorom je hlavná myšlienka práce postavená na neoddeliteľnom spojení medzi informáciami a dokumentáciou a možnosti aplikácie metodiky riadenia informácií na správu dokumentácie 3 . V ra-

Starostin E.V. Zahraničné archívnictvo: problémy histórie, teórie a metodológie: Abstrakt. dis. ... doktor historických vied. 25.05.2002 / RSUH. - M, 1995; Karapetyants I.V. Ekonomické archívy v západnej Európe a USA (1905-1995): Autorský abstrakt. dis. ... doktor historických vied. 25.05.2002 / RSUH. -M., 1998.

2 Pozri: Banasyukevich V.D. Hlavné problémy archívnictva v modernej literatúre //
Archívne štúdie a pramenné štúdie moderných dejín. Problémy s interakciou zapnuté
moderná scéna: Dokl. a tézy. reč na druhom celoruskom konf. 12. – 13. marca
1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

3 Pozri Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Moderné informácie
KA: veda, technika, činnosť / VINITI. - M., 1998. - S. 15-16; Filozofický en
cyklopedický slovník. -M.: Sovietska encyklopédia, 1983. - S. 217-218; Ursul A.D.
Cesta do noosféry. - M.: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informácie a manažment. -

22 robotov K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonová, G. Wolfram, A.D. Ursula a ďalší vedci hlboko rozvinuli zásadne dôležité problémy tvorby a fungovania informačných zdrojov v globálnom zmysle, ako aj v rámci jednotlivých organizácií. Problém informačných zdrojov zatiaľ nemá definitívne riešenie, v týchto prácach sú však formulované koncepčné kategórie a základné metodické a koncepčné ustanovenia dôležité pre túto štúdiu 1 .

Problémy s dokumentmi sa v prácach informatikov objavujú ako podriadené, a nie hlavné problémy, majú značnú nevýhodu - neprepracovanosť dokumentácie a dokumentácie.

M, 1974. - str. 58; Žukov N.I. Filozofické základy kybernetiky. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasyev V.G. Sociálne informácie a sociálny manažment. - M., 1975. - S. 37 atď.

1 Ursul A.D. Problém informácií v modernej vede. Filozofické eseje. - M., 1975.

str. 194; Michajlov A.I. Problémy informačnej podpory procesov riadenia // Druhá celozväzová vedecko-technická konferencia „Problémy vedeckej organizácie riadenia socialistického priemyslu“. - So. č. 1. - časť II. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentárna pamäť noosféry ako nový objekt poznania // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12; Artamonov G.G. Informatika: teória a prax (prípravy na knihu) // NTI.

Ser. 1. Org. a metódy práce s informáciami. - 1998. - č. 6. - S. 31. (s. 31-35); Artamonov G.T. Informatika: teória a prax (prípravy na knihu) // NTI. - Ser. 1. org. a informačnú metodiku. práca. - 1998. - č. 4. - S. 31. (s. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Od 35; Artamonov G.T. Informatika: teória a prax (príprava na knihu) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - č. 1. - S. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 a ďalšie.

2 Pozri: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronické dokumenty v korporácii
Ratívne siete: druhý príchod Gutenberga. M.: Ankey - EK - Trendy, 1999; Infor
mačných technológií pre študentov humanitných vied / Moskovská štátna univerzita. - M.-Saransk, 1998. - S. 67-102 atď.

23 informačnú podporu v kontexte rozvoja najnovších informačných technológií. Tento problém nie je nijako načrtnutý medzi pojmami ako „spracovanie informácií“, „prístup k informáciám“, „komunikácia informácií“, „uchovávanie informácií“, „použitie informácií“, hoci všetky tieto „informácie“ sú dokumenty v rôznych, najmä papier, médiá.

Zásadný význam pre dizertačnú prácu malo štúdium prác o informačnom manažmente – novej vednej disciplíne, ktorá vznikla vo vyspelých krajinách spolu s informačnou spoločnosťou. Informačný manažment sa odráža v domácej literatúre

Tichonov V.I., Yushin I.F. Vznik a rozvoj archívov strojovo čitateľných údajov v rokoch 1960-1980 // Otech. archívov. - 1998. - č. 6. - S. 41; Kopylov V.A. K problematike vlastníctva informácií // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami / VINITI. - M., 1998. - č. 3. - S. 4; Tichonov V.I., Yushin I.F. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov // Otech. archívov. - 1999. - č. 2. - S. 19-20; Pozri: Kurilo A.P. O právnom režime elektronického dokumentu v systéme medzibankových elektronických platieb // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 76; Semiletov SI. Informácie ako osobitný predmet práva // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. K problému právnej úpravy používania elektronického digitálneho podpisu v informačných systémoch // Problematika legislatívy v oblasti informatizácie: Abstrakty. správa Siedma celoruská konferencia - M.: Štátny jednotný podnik "VIMI", 1999. -S. 6 atď.

24 je veľmi slabý. Len v diele A.V. Kostrov, pripravený vo forme učebnice, sa pokúsil systematicky predstaviť podstatu informačného manažmentu, žiaľ, bez odkazu na ruské pomery 1. V našej práci sme ako prví začali skúmať správu informácií z pohľadu správy dokumentov a vyvodili prvé závery, ktoré nám umožňujú hodnotiť správu informácií ako perspektívny smer rozvoja správy dokumentácie s využitím nových informačných technológií 2 . V rade ďalších prác sa problematika správy informácií zvažuje nepriamo, ako súčasť riešenia iných problémov. Iba v nedávno publikovanej práci „Informačná podpora verejnej správy“, ktorú vydal akademik Ruskej akadémie vied Yu.V. Guľajev po prvýkrát za posledné desaťročie komplexne preskúmal problémy, koncepčné opatrenia a praktické skúsenosti s vytváraním a prevádzkovaním systému informačnej podpory pre najvyššie orgány štátnej moci Ruskej federácie 3 .

Vzhľadom na nedostatočnú úroveň pokrytia problematiky informačného manažmentu v domácej literatúre sa autor pokúsil vyplniť túto medzeru zahraničným výskumom informačného manažmentu, najmä v nemeckom jazyku. Diela R. Coolena, J. Hergeta,

1 Kostrov A.V. Úvod do informačného manažmentu: Učebnica. príspevok / Vladimirsk. štát
technická univerzita - Vladimír, 1996. - 132 s.; pozri aj: Perel I.S., Slavin V.N. Informácie
online aktivity v zahraničí a problémy informačného manažmentu / NPO „Po
súdny spor." - M., 1992. - 65 s.; Kostomarov M.N. Správa informačných systémov pre
v zahraničí / RSUH. - M., 1996. - 88 s.

2 Larin M.V. Správa dokumentov a nové informačné technológie. - M.: On
vedecká kniha, 1998. - 137 s.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoytov A.V., Savin G.I. Informačná podpora
štátnej správy. M.: Slovanský dialóg, 2000. - 425 s.

25 G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel a ďalší vedci odhaľujú podstatu informačného manažmentu ako vednej disciplíny a oblasti praktického manažmentu 1. Zároveň je potrebné zdôrazniť, že prakticky žiadna z týchto prác sa ani nepokúša aplikovať ustanovenia správy informácií na správu dokumentov.

Úplné riešenie problému správy dokumentov nie je možné bez preštudovania jeho právnej podpory. Je zrejmé, že posilnenie úlohy práva v modernom Rusku je nevyhnutnou podmienkou ďalšieho posilňovania štátu a efektívnosti verejnej správy. Oblasť informácií a dokumentácie sa v posledných rokoch stala samostatným objektom skúmania právnických vedcov a dokonca sa objavilo nové odvetvie - informačné právo. V diele V.A. Kopylov systematizoval všetky aktuálne právne akty týkajúce sa úpravy informácií, dokumentácie a archívneho uchovávania dokumentov 2 . Autor púta pozornosť

1 Attinger M. L. Integrovaný informačný manažment: teória skutočného sveta. - Správa záznamov
ment Qnarterly. - júl 1993. Vol.27, č. 3, - s. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Informačný manažment v Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. -Informácie-
specialisten fur Europa. Zborník. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement v Industryunternehmen ja Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Hlavná. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 s; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker's Verlag, G. Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saur, 1990; Syn-
Nott W.R., Gruber W.N. Správa informačných zdrojov. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
riadenie výroby. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. pásmo 2,
K.G. Saur, 1990, str. 897-927; WersigG. Organizácie – komunikácia: Die Kunst, ein
Chaos zu organizovanie. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 s.; Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Informačný zákon. - M.: Právnik, 1997; to je on. Informácie ako objekt
právna úprava // NTI / VINITI. - M., 1996. - č. 8. - str. 2; to je on. Na otázku

26 do kategórie „dokumentované informácie“, ktorá podľa jeho názoru nie je v súčasnej právnej úprave dostatočne premietnutá a kladie za úlohu právne riešenie problematiky elektronických dokumentov a ich právnej sily.

I.L. vykonáva hĺbkové štúdie právnych aspektov dokumentovaných informácií v kontexte zavádzania nových informačných technológií, počítačového vybavenia, telekomunikačných sietí a uznávania informácií ako najdôležitejšieho zdroja riadenia. Bachilo. Jej práce slúžia ako jasný príklad adekvátnej reakcie vedcov na výzvy doby a majú veľkú hodnotu pre túto štúdiu 1 .

Riadenie dokumentácie ako manažérska funkcia sa v organizáciách realizuje v kontexte rozhodovacieho procesu na dosiahnutie zvoleného cieľa. Preto manažment dokumentácie úzko súvisí s problémami riadenia, organizačnými štruktúrami, otázkami ich návrhu, implementácie a prevádzky a automatizáciou procesov riadenia.

o informačnom majetku // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami // VINITI. - M, 1998. - č. 3. - S. 4.; to je on. O vlastníctve dokumentovaných informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: správa elektronických záznamov a elektronický archív. vyhláška. op. - S. 18-23.

Komentár k federálnemu zákonu o informáciách, informatizácii a ochrane informácií” / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina a ďalšie / IGP RAS. - M., 1996; Bacilo I.L. O vlastníctve informačných zdrojov // Informačné zdroje Ruska. - M., 1997. - č. 4; To je ona. Informačné zdroje ako predmet práva a predmet vzťahov upravených Občianskym zákonníkom Ruskej federácie // Tamže. - 1999. - č. 1; To je ona. Moderné právne problémy dokumentovania informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: správa elektronických záznamov a elektronický archív. vyhláška. op. - S. 8-17; To je ona. Právne otázky dokumentácie v podmienkach informatizácie // Problematika legislatívy v prostredí informatizácie: Abstrakty správ siedmeho celoruského konf. / Štátny jednotný podnik "VIMI". - M., 1999 atď.

Moderný výskum organizačného manažmentu ukazuje obrovský význam racionálneho spracovania informácií pre dosahovanie strategických a operačných cieľov. Globalizácia svetových ekonomických, sociálnych a informačných procesov priamo ovplyvňuje kvalitu riadenia. Metódy riešenia problémov manažmentu v organizáciách na pozadí moderných geopolitických skutočností a zohľadňujúce vývoj informačnej spoločnosti sa odrážajú v množstve významných monografických štúdií a článkov, moderných učebníc domácich a západných odborníkov 1 .

Vývoj dokumentov, kancelárskych riadiacich systémov a dokumentačnej podpory pre riadenie prebieha v špecifických historických podmienkach a je nimi determinovaný. Práce bádateľov ruských dejín, najmä historikov vládnych inštitúcií, zdôrazňujú úzku súvislosť medzi reformami riadenia a reformami kancelárskej práce a ich primeranosťou spoločensko-ekonomickým a politickým podmienkam konkrétneho obdobia ruských dejín. Diela N.P. Eroshkina a T.P. Korzhikhina, ako aj T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnová, SP. Strekopytov a ďalšie

1 Riadenie organizácie: Učebnica / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 s.; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Vus M.A. Úvod do informačného manažmentu. - Petrohrad, 1999; Marka D., McGowan K. Metodika statickej analýzy a navrhovania / Transl. z angličtiny - M.: MetaTechnology, 1993. - 240 s.; Kaufman H.R. Taktika úspechu v obchode a vede. - M.: Inteligencia,

157 s; Shapiro V.D. atď Projektový manažment. Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Dvaja..Tri, 1993. - 443 s.; Gerchikova I.A. Manažment: Učebnica / JEDNOTA. - M.: Banky a burzy, 1994. - 685 s.; Vikhansky O.S. Strategický manažment: Učebnica. - M.: Vydavateľstvo Moskovskej štátnej univerzity, 1995; Svet projektového manažmentu / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M.: Alana,

304 s; Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Základy manažmentu - M.: Delo, 1992; Hoyer V. Ako podnikať v Európe. - M.: Progress, 1992; Mercer D. IBM: manažment v najúspešnejšej korporácii na svete / Trans. z angličtiny - M.: Progress, 1991. - 455 s.; Kotler F. Základy marketingu / Transl. z angličtiny - M.: Progress, 1990. - 736 s. atď.

28 vedcov a odborníkov 1 v dejinách vládnych inštitúcií názorne demonštruje budovanie systému riadenia v konkrétnej historickej dobe a poskytuje tak možnosť študovať organizáciu kancelárskej práce v riadiacom aparáte.

Štúdium prameňov ako vedná disciplína má z hľadiska riešenia problémov systematického štúdia dokumentárneho poľa v historickom vývoji dosť blízko k vede o dokumente. V tomto ohľade diela Borodka-na L.I., Voronkova S., Golikova A.G., Kashtanova S., Kozlova V.P., Medushevskaya O.M., Muravyova V.A., Sokolova A.K., Slavka T.I., Shmidta SO. a ďalšie umožnili využiť skúsenosti získané zo zdrojových štúdií na analýzu vývoja dokumentov a dokumentačných systémov 2 vrátane

Pozri: Eroshkin N.P. História štátnych inštitúcií predrevolučného Ruska. - M.: Tretí Rím, 1997. - 357 s.; Korzhikhina T.P. História vládnych inštitúcií ZSSR: Učebnica. príspevok. - M.: Vyššia škola, 1986. - 399 s.; Schmidt SO. Pri počiatkoch ruského absolutizmu - M.: Pokrok, 1996; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. História verejnej služby v Rusku v 18.-20. - M.: RSUH, 1999. - 230 s.; Strekopytov SP. Štátne riadenie vedy v ZSSR (1936-1958) Proc. príspevok. - M., Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy, 1991 - 92 s. 2 Pozri: Medushevskaya O.M. Archívne štúdie a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém interdisciplinárnej interakcie // Archivistika a pramenné štúdie ruských dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. prejavy na druhej celoruskej konferencii 12. – 13. marca 1996 / Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M, 1997. - S. 11-15; VoronkovaSV. Úroveň vývoja pramenného štúdia dokumentov novoveku a ich publikovanie v súčasnom štádiu // Tamže. - S. 26-31; Sokolov A.K. Sociálne dejiny: problémy pramenného štúdia a archívnictva // Tamže. - S. 57-63; Schmidt SO. Archeografia. Archívne štúdie. Zdrojová štúdia / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy. PLYN Ruska. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s.; Kaštanov SM. Eseje o ruskej diplomacii. - M.: Nauka, 1970. - 503 s.; Kaštanov SM. Ruská diplomacia: učebnica. manuál pre vysoké školy na špeciálne. "Príbeh". - M.: Vyššie. škola, 1988. - 231 s.; Kozlov V.P. Ruská archívnictvo / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le pomocou moderných počítačových metód.

Takže aj napriek značnému množstvu výskumov v príbuzných oblastiach daného problému musíme priznať, že samotná problematika správy dokumentov je veľmi slabo rozvinutá.

Otázky o vzťahu medzi reformami verejnej správy a kancelárskej práce, o úlohe štátnej regulácie dokumentárneho prostredia teda nie sú rozvinuté a vyžadujú si hĺbkové systematické štúdium terminologických problémov dokumentu a jeho vývoja. Nepochybne historicky zaujímavé je postsovietske obdobie rozvoja kancelárskej práce a dokumentačnej podpory manažmentu, spojené s riešením problémov vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru.

Doposiaľ neexistovala komplexná a komplexná štúdia manažmentu dokumentácie, ktorá by zohľadňovala analýzu používaných nových informačných technológií. Takýto výskum by mal viesť k vytvoreniu koncepcie správy dokumentov a informácií založenej na spojení schopností technológie s výhodami správy dokumentov na papieri. Tento koncept možno nazvať manažmentom informácií.

Predmetom výskumu v dizertačnej práci sú zdokumentované informácie v riadiacich systémoch. Dokumentované informácie zohrávajú dôležitú úlohu v procese riadenia, zabezpečujú naplnenie informačných zdrojov organizácií. V súvislosti s komplikovanosťou štruktúry a obsahu informačných zdrojov, explozívnym rastom ich objemu, vyvstáva najdôležitejšia úloha racionálneho riadenia, ktorá je svojím významom porovnateľná s úlohou modernizácie výroby priemyselných produktov 1.

1 I.L. Bachilo v tejto súvislosti poznamenáva, že „informačný zdroj ako výrobná sila podlieha chápaniu, hodnoteniu, štruktúrovaniu a regulácii ako predmetu právnych vzťahov.“ - NTI. Ser. 1. Org. a informačnú metodiku. práca. - 1998. - č. 3. - S. 13.

Súčasný stav dokumentárneho prostredia je determinovaný nielen sociálno-ekonomickými transformáciami, ale aj rozvojom informačných technológií. Veľký význam nadobúdajú počítačové technológie a nástroje, ktoré na základe platnej legislatívy zabezpečujú efektívnosť zaznamenávania, zhromažďovania, spracovania, vyhľadávania a prenosu informácií, spoľahlivosť ich uchovávania, vzdialený prístup, poskytovanie informácií v správnom čase, správne médium a v správnej forme s prihliadnutím na psychologické a ergonomické požiadavky. Nový prístup ku globálnym informačným zdrojom, prechod na elektronickú dokumentáciu, uchovávanie a prenos dokumentov, t.j. Prechod na zásadne nové spôsoby organizácie informácií a prístupu k nim prináša zásadne nové vedecké a aplikované problémy pre správu dokumentov, archívnictvo, dokumentárnu vedu, knihovníctvo a ďalšie vedné disciplíny, ktoré majú dokument ako predmet štúdia. Ich riešenie si vyžaduje pochopenie bohatých historických skúseností s vývojom dokumentu ako nosiča informácií, vývojom kancelárskej práce, zmenou médií a technológií a formulovaním zodpovedajúcich závislostí.

Predmetom štúdia je správa dokumentov v organizáciách. Správa dokumentov ako predmet výskumu je novou vedeckou kategóriou. Vychádza však z doterajších skúseností a teoreticko-metodologického základu domácej dokumentovej vedy, ktorá tradične študuje dokumenty, dokumentačné systémy, procesy dokumentovania riadiacich činností a organizácie práce s dokumentmi v manažmente. Správa dokumentov považujeme za vyšší stupeň rozvoja takých konceptov, ako je kancelárska práca a dokumentačná podpora pre manažment.

Správa dokumentov ako univerzálny pojem má medzinárodné uznanie a distribúciu. Označuje oblasť správcu

31 efektívne riadenie tvorby, používania a uchovávania organizačných dokumentov počas ich životného cyklu na princípoch hospodárnosti a efektívnosti s využitím nových informačných technológií, ktoré poskytujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju. Ak bola kancelárskej práci priradená úloha technickej riadiacej funkcie a dokumentačná podpora riadenia bola priradená pomocnej funkcii, potom má riadenie dokumentácie v organizácii úlohu hlavnej riadiacej funkcie.

Správa dokumentov neuvažujeme abstraktne, ale v konkrétnych podmienkach fungovania organizácií. Organizáciou sa v tomto prípade rozumie každá štruktúra riadenia, ktorá zodpovedá koncepcii organizácie, bez ohľadu na jej hierarchickú úroveň, funkčné zameranie a formu vlastníctva.

Účelom dizertačnej rešerše je vyriešiť vedecký problém správy dokumentov v kontexte nových informačných technológií v organizáciách rôzneho typu, sformulovať koncepciu riadenia zdrojov dokumentov pre rozhodovanie na základe informačného manažmentu v historickom vývoji a v tzv. metodologický aspekt.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť tieto hlavné úlohy:

analýza úlohy informácií v manažmente a štruktúry moderných informačných zdrojov v organizáciách;

štúdium histórie správy domácich záznamov a vývoja dokumentu ako základu pre modernú správu dokumentov;

výskum špecifík elektronických dokumentov;

4) vypracovanie zásad pre vytvorenie národného systému
vedenie dokumentácie a otázky jej legislatívnej podpory;

analýza dokumentov moderných informačných technológií a automatizovaných systémov manažérskej dokumentácie;

výskum informačného manažmentu ako metodického základu pre budovanie systému správy dokumentov v organizácii.

Chronologický rámec štúdie je určený špecifikami zvolenej témy. V niektorých oblastiach pokrývajú historické obdobie od vzniku ruského centralizovaného štátu až po súčasnosť, no prevažná časť práce pokrýva problémy správy dokumentov posledného desaťročia.

Ponorením sa do histórie kancelárskej práce sme sa zamerali na vysledovanie vzájomnej závislosti reforiem verejnej správy a reforiem kancelárskej práce, identifikovali kontinuitu a vlastnosti kancelárskych pracovných systémov v rôznych historických obdobiach, ukázali proces transformácie kancelárskej práce na podporu dokumentácie. na riadenie a vytváranie predpokladov pre prechod na riadenie dokumentácie v moderných podmienkach informatizácie spoločnosti. Štúdium dokumentu ako hlavného objektu správy dokumentov je dané procesom etablovania vedy o dokumentoch ako vednej disciplíny, preto sme venovali väčšiu pozornosť obdobiu od 60. rokov 20. storočia, kedy sa zrodila správa dokumentov ako vedná disciplína. sa objavilo značné množstvo výskumov o otázkach fungovania dokumentu vo všetkých sférach verejného života. O problematike automatizácie kancelárií sme uvažovali v neoddeliteľnej súvislosti s informatizáciou spoločnosti, ktorá sa začala rozširovaním elektronickej výpočtovej techniky a rozvojom automatizovaných riadiacich systémov na prelome 60. – 70. rokov nášho storočia. Problém informačného manažmentu ako vednej disciplíny sa objavil v západnej praxi začiatkom 70. rokov minulého storočia a práve tieto roky sme brali ako východisko pri úvahách o tomto probléme.

Interdisciplinárny charakter štúdie si teda vyžadoval historické retrospektívy rôznej hĺbky v závislosti od toho, ako to bolo potrebné pre účely tejto práce.

Základom metodológie tohto dizertačného výskumu je realistický a komplexný prístup k analýze vývoja dokumentačného manažmentu, komplexne a dynamicky, s prihliadnutím na súhrn faktov a odmietnutie ideologizovaného, dogmatického pohľadu na históriu problému. Metodológia práce je tvorivou kombináciou rôznych metód: všeobecných vedeckých metód, metód iných vied a aktuálnych dokumentačných metód. Na riešenie problémov boli použité tradičné výskumné metódy: historická, systémová, porovnávacia metóda (komparatívne štúdie), štrukturálne-funkčné, klasifikačné a modelovacie metódy široko používané v dokumentovej vede, štatistické, ako aj iné súkromné metódy.

Treba uznať, že metodologické problémy správy dokumentov patria dnes medzi ústredné a dosiaľ nevyriešené. Podobná situácia je pozorovaná v archívnictve, kde vedci urobili oveľa viac pri vytváraní nového metodologického základu. To vyvoláva otázku filozofie archívnictva ako prostriedku rozvoja nového všeobecného prístupu k chápaniu úlohy dokumentov a archívov v modernej spoločnosti. Nie je náhoda, že V.P. Kozlov vo svojej práci o vzťahu povolaní historika a archivára kladie za úlohu pochopiť filozofiu archívnictva 1 a T.I. Khorkhordina požaduje rozvoj novej vedeckej disciplíny „archivozofie“ 2, ktorá sa nachádza na priesečníku metodológie a teórie vedeckých štúdií, filozofie (kultúrnych štúdií) a informatiky. E.V. V roku 1991 Starostin, ktorý cítil potrebu zmeniť metodiku archivovania, navrhol termín „archivológia“, čo znamená vednú disciplínu, ktorá študuje celú škálu problémov spojených s procesom dokumentovania rozmanitého života ľudskej spoločnosti 3 .

Tak ako v archívnictve, aj v dokumentárnej vede filozofia pôsobí ako univerzálna metodológia vedy. Potreba filozofického chápania problémov správy dokumentov sa prejavila najmä v polovici 80. rokov 20. storočia s nástupom nových informačných technológií v oblasti manažmentu a vznikom „bezpapierovej“ alternatívy informačnej podpory.

Kozlov V.P. Historik a archivár: všeobecné a špecifické profesie // Medzinárodná vedecká konferencia „Historici a archivári: spolupráca pri uchovávaní a poznávaní minulosti v záujme súčasnosti a budúcnosti“. 27.-28. novembra 1997 Moskva: Konferenčné materiály - M., 1998. - S. 15-28.

2 Pozri: Khorkhordina T.I. Od archívnictva k archívnej filozofii? // Zborník Historického a archívneho ústavu
inštitútu - T.ZZ/RGGU. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Archivológia. Implementácia historického myslenia // Problémy vlasti
historických dejín obdobia feudolizmu: Abstrakty. správa / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Pozri takto
to isté: Otech. archívov. - 1999. - Číslo 3. - S. 123.

35 problémy manažmentu, masívne využívanie počítačov ako pracovných nástrojov, ktoré malo vážne sociálne dôsledky pre riadiacich pracovníkov. Tento problém ako prvý nastolila A.N.Sokova 1 . Jeho riešenie naberá na význame najmä v súčasnosti, keď sa spoločnosť nachádza v rôznych častiach prechodných štátov (od plánovanej ekonomiky k trhovej ekonomike, od socialistickej ideológie k ideológii demokracie, od priemyselnej k informačnej spoločnosti). V týchto podmienkach možno len ťažko preceňovať úlohu metodológie.

Interdisciplinárne metódy spravidla nemajú filozofický pôvod. Vznikli v hlbinách iných vied (matematika, teória informácie, kybernetika, sociológia atď.) a na ich križovatke. Tieto metódy majú všeobecný vedecký charakter. Patria sem metódy historického a logického výskumu, systémová metóda, informačné, pravdepodobnostno-štatistické, štruktúrno-funkčné metódy a klasifikačná metóda. Využitie všeobecných vedeckých metód vo vede o dokumentoch umožňuje širšie využitie výdobytkov iných oblastí poznania, rozširuje možnosti výskumu a kognitívny aparát. Pri ich používaní je však podľa nás mimoriadne dôležité brať do úvahy vyjadrenie O.M. Medushevskaya, že „pre efektívny interdisciplinárny dialóg niekedy chýba to hlavné, a to jasná predstava o spoločnom objekte, ktorý nám rôzne prístupy umožňujú vidieť ako objemnejší, všestrannejší a systémový“ 3 .

Soková A.N. Správa dokumentov ako vedná disciplína: objekt, predmet, hlavné úlohy

// Dokumentácia riadiacej činnosti: So. vedecký diela / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25. 2 Ursul A.D. Filozofia a integratívne všeobecné vedecké procesy. M.: Nauka, 1981. - s. 163-177. 3 Medushevskaya O.M. Archívne štúdie a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém

interdisciplinárna interakcia // Archivistika a pramenné štúdie ruštiny

Vedúcu úlohu v metodológii správy dokumentov zohráva historická metóda, ktorá je založená na štúdiu histórie v jej špecifickej rozmanitosti, pričom mentálnym pretváraním historického procesu stanovuje podstatu skúmaných javov. Historická metóda úzko súvisí s metódou pramenného štúdia. Historickej vede chýba priame pozorovanie toho, čo by chcela študovať. Štúdium prameňov funguje ako metóda štúdia minulej reality prostredníctvom ľudského vnímania zaznamenaného v prameňoch vrátane dokumentov 1. Využitie nových informačných technológií v práci historikov viedlo k vzniku počítačových pramenných štúdií alebo historickej informačnej vedy 2 .

Metóda funkčnej analýzy vám umožňuje študovať úlohu a význam

žiadna história. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. reč na druhom celoruskom konf. 12. – 13. marec 1996 / Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushevskaya O.M., Rumyantseva M.F. Zdrojová štúdia: Teória. Príbeh. Metóda. Pramene ruských dejín: Učebnica. príspevok / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24.

Sokolov A.K. O súčasnom stave a perspektívach práce s archívom strojovo čitateľných dokumentov. - Kruh myšlienok: Nové v historickej informatike // Zborník z I. konferencie združenia „História a počítač“ / Archív mesta Moskva. - M., 1994. - S. 71.

3 Avtokratov V.N., Ovezov B.B. Niektoré aspekty systémovej analýzy (vo vzťahu k dokumentárnemu a archívnemu výskumu) // Abstrakty. posolstvá na teoretický seminár „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti dokumentárnych informácií“ (jún 1972). - M, 1972. - S. 18-28.

37 riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií a kombinovaných v príslušných dokumentových systémoch 1. Štrukturálno-funkčná analýza umožňuje študovať javy a procesy ako systémy, v ktorých má každý prvok štruktúry špecifický účel (funkciu) v riadiacich činnostiach. Jeho aplikáciu možno ilustrovať na jednom z klasických príkladov V.N. Avtokratova, ktorý poukázal na príčinno-následkový vzťah medzi činnosťou tvorcu fondu a vytváraním organicky integrálneho fondu dokumentov, ktorý predstavuje „informačný odliatok“ činnosti tvorcu fondu 2. Logickým vývojom štrukturálno-funkčnej metódy vo vede o dokumentoch je metóda modelovania, široko používaná v rôznych oblastiach vedy. Modelovanie je metóda štúdia objektu (originálu) vytváraním a študovaním jeho kópie (modelu), ktorá nahrádza originál, z určitých aspektov, ktoré výskumníka zaujímajú 3. Model je systém s vlastnou štruktúrou a funkciou, ktorý odráža štruktúru a funkcie pôvodného systému, je medzičlánkom medzi teóriou a realitou. Preto je model schopný odrážať nielen

Teória a prax skúmania hodnoty dokumentov a získavanie štátnych archívov ZSSR // Proceedings of VNIIDAD. - M, 1974. - T. IV. - Časť 1; Avtokratov V.N., El-patievsky A.V. Problémy získavania štátnych archívov modernými dokumentmi (aspekt pramenných štúdií) // Pramenné štúdie národných dejín: Zborník článkov. články. - M.: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície štátnych archívov // Otázky histórie. - 1983.

- Číslo 2. - S. 56-69.

2 Autokrati V.N. Pojem pôvodu v archívnictve // Archeografická ročenka
za rok 1978. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

3 Filozofický encyklopedický slovník. 2. vyd. - M.: Sovietska encyklopédia, 1989.

4 Autokrati V.N. K problematike metodiky archívnictva // Archeografická ročenka
pre rok 1969 -M.: Nauka, 1971. -S. 27.

38 k charakteristikám originálu, ale aj jeho požadovaným parametrom. Metóda modelovania našla široké uplatnenie vo vede o dokumentoch a správe dokumentov.

Táto metóda úzko súvisí s informačnou metódou vo vede o dokumentoch, t.j. uplatňovanie princípov teórie informácie na dokumenty a toky dokumentov. Akademik N.P. Ershov správne poznamenal, že „informačný model je rozhranie, prostredníctvom ktorého informatika vstupuje do vzťahov so súkromnými vedami bez toho, aby sa s nimi spájala a zároveň ich absorbovala“ 1. Informačný prístup k dokumentom slúži na hodnotenie kvality informácií, ktoré obsahujú, a na štúdium procesov ich transformácie na dokumentované informácie v manažmente. Štúdium dokumentových systémov ako informačných systémov nám umožňuje identifikovať znaky distribúcie informácií prostredníctvom komunikačných kanálov v manažmente, ako aj zákonitosti tohto procesu.

1 Ershov N.P. Informatika: predmet a pojem // Kybernetika Formovanie informatiky.
- M., 1986.- S. 30.

2 Zborník VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973; Autokrati V.N. Zdroj a informácie
národné prístupy v teórii skúmania dokumentov (Problematika analýzy archívnych záznamov
kritériá hodnoty) // Materiály vedeckého výskumu. conf. o problémoch získavania dokladov
Talnyj pramene štátnych archívov ZSSR. - M., 1976. - 1. časť; Rudel-
syn K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície
štátne archívy // Otázky histórie. - 1983. - č. 2; Elpatievsky A.V. O produkte
používanie pojmov teórie informácie v modernej archívnictve // Zborník príspevkov
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271; Shapiro V.D. atď Projektový manažment.
Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Dva.. Tri, 1993; Marka D., McGowan K. Metodológia štruktúr
analýza a dizajn / Metatechnológia. - M., 1993 atď.

39 ristik v kvantitatívnom 1. Ustanovenia zdrojometrie sa ďalej nerozvíjali, hoci ich využitie v rámci informačnej metódy umožnilo kvalitatívnu analýzu písomného pramenného fondu krajiny, ako aj vývoj metód prognózovania tvorby dokumentov a získavania archívneho fondu.

S prihliadnutím na nedostatočnú rozvinutosť témy bola pri spracovaní dizertačnej práce využitá široká škála zdrojov, ktoré možno rozdeliť do týchto hlavných skupín: legislatívne a vládne akty v otázkach informatizácie, archívnictva, správy dokumentácie, kancelárskej práce a štandardizácia; regulačné a metodické materiály, štátne normy; dizertačné práce a abstrakty o dokumentárnych štúdiách, štúdiách dokumentov a archívnych štúdiách; slovníky, metodologická literatúra; vedecké správy, výskumné materiály uložené v referenčnom a informačnom fonde CSTI VNIIDAD a archívne dokumenty.

Ilizarov B.S. K problematike jednoty pramenných študijných a informačných prístupov pri určovaní hodnoty dokumentov // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - Časť 1. - S. 257; Jeho vlastné. Problémy merania v pramenných štúdiách a archívnych štúdiách (Základné merania prameňov a merania dokladov) // Metodologické otázky vedy o dokumente, archívnictvo, archeografia: Zbierka. správa metodický seminár VNIIDAD. - M., 1978. - Vydanie. 2. - str. 62-110; Jeho vlastné. Pramenometrické problémy archívnictva (Metódy merania objemov písomných informácií): Učebnica. príspevok / MGIAI. - M., 1981.

40 nehľadí na historické korene problému, bez ktorého identifikácie nie je možné správne pochopiť súčasný stav a súčasné úlohy vedy o dokumentoch.

V tomto smere je zaujímavá skupina legislatívnych a regulačných aktov, ktorých štúdium nám umožňuje sledovať vývoj štátnej regulácie kancelárskej práce.

V predrevolučnom Rusku dôsledne platilo množstvo právnych aktov, ktoré stanovili pravidlá administratívnej a kolegiálnej kancelárskej práce 1 . Spomedzi nich treba vyzdvihnúť Všeobecné nariadenia z roku 1720, ktoré po prvý raz v histórii Ruska postavili kancelársku prácu na pevnú pôdu zákona a definovali jej základné princípy na takmer dve storočia 2 .

V sovietskych časoch sa pozornosť venovala aj otázkam dokumentácie a ich legislatívnej implementácii. Prvé nariadenia sovietskej vlády o otázkach kancelárskej práce mali charakter nesúrodých právnych aktov k aktuálnym otázkam dokumentovania riadiacich akcií. Ich reflexiu možno nájsť vo vydaných zbierkach normatívnych aktov 3.

Ďalšia skupina právnych aktov, ktorá bola v práci použitá, súvisí s činnosťou NK RKI ZSSR a jej podriadených orgánov na skvalitnenie kancelárskej práce v 20. a začiatkom 30. rokov 4.

1 Právne knihy XV-XVII storočia. - M.-L., 1952.

2 Všeobecné nariadenia z 28. februára 1720 // PSZ Ruskej ríše. - T. VI. -
č. 3534; Inštitúcie pre správu provincií Všeruskej ríše // PSZ Russian
impéria. Zbierka 1. - T. XX. -č. 14392; Generálne zriadenie ministerstiev v roku 1811 // PSZ
Ruská ríša. Zbierka 1. - T. XXXI. - č. 24686.

3 Zbierka zákonov a nariadení Robotnícko-roľníckej vlády RSFSR (1918-
1923).

4 Vedecká organizácia práce, výroby a riadenia: Zbierka listín a materiálov

1918-1930 -M., 1969.

Hlavným právnym aktom, ktorý definuje modernú štátnu politiku a práva ruských občanov v oblasti výmeny informácií a dokumentácie, je Ústava Ruskej federácie. Hovorí sa v ňom: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom...“ (Časť 4, článok 29).

V posledných rokoch boli v Ruskej federácii pri tvorbe ústavných noriem na legislatívnej úrovni zakotvené základy štátnej politiky vo vzťahu k informáciám a dokumentácii. Systémotvorným zákonom v tejto oblasti je federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ 2. Tento zákon definuje právny režim dokumentovania informácií, vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých súborov dokumentov v informačných systémoch, kategórie informácií podľa úrovne prístupu k nim a postup pri právnej ochrane informácií. Zákon tiež ustanovuje zodpovednosť vládnych orgánov, organizácií a ich úradníkov za priestupky pri práci so zdokumentovanými informáciami 3 .

Významné miesto medzi legislatívnymi aktmi upravujúcimi prácu s dokumentmi má legislatíva o Archívnom fonde Ruskej federácie.

Hlavné dekréty a uznesenia sovietskej vlády o archívnych záležitostiach v rokoch 1918-1982. // Hlavný archív ZSSR. - M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - č. 8. - čl. 609.

3 Pozri: Nadershina M.D. Legislatívna regulácia informačných procesov v Rusku
tieto v 90. rokoch. // Kancelárska práca. - 1998. - č. 2. - S. 18-23.

42 Federácia a archívy 1 . Pozostáva zo Základov legislatívy Ruskej federácie „O archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch“ a príslušných zákonov republík v rámci Ruskej federácie, iných právnych aktov Ruskej federácie a republík, ako aj území. , regióny, autonómne oblasti, autonómne obvody, mestá Moskva a Petrohrad. Základy legislatívy upravujú vznik, organizáciu uchovávania, účtovníctvo, nakladanie s archívmi a archívnymi fondmi a nakladanie s nimi s cieľom zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov a ich plnohodnotné využitie v záujme občanov, spoločnosti a štátu. Tieto základy však neobsahujú právnu úpravu problematiky kancelárskej práce.

Regulácia vzťahov v oblasti prenosu informácií mimo Ruskej federácie a ich prijímania zvonka do Ruska sa vykonáva na základe federálneho zákona „o účasti na medzinárodnej výmene informácií“. Účelom tohto zákona je vytvoriť podmienky pre efektívnu účasť Ruska na medzinárodnej výmene informácií v rámci jednotného svetového informačného priestoru.

Pre túto prácu bola obzvlášť dôležitá oboznámenie sa s množstvom súvisiacich zákonov, medzi ktorými treba spomenúť zákon Ruskej federácie „O autorskom práve a právach súvisiacich s ním a jeho zmenách a doplneniach“ 3, zákon Ruskej federácie. „O právnej ochrane programov pre elektronické počítače a databázy“ » 4, Zákon Ruskej federácie „O štátnych tajomstvách a zmenách a ďalších

1 Vestník Kongresu ľudových poslancov Ruskej federácie a Najvyššej rady Ruskej federácie. - 1993. - č. 33. -
čl. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - č. 28. - čl. 3347.

3 Vestník Kongresu ľudových poslancov Ruskej federácie a Najvyššej rady Ruskej federácie
Siyská federácia. - 1993. - Číslo 32. - sv. 1242; SZ RF. - 1995. - č. 30. - čl. 2866.

4 Vestník Kongresu ľudových poslancov Ruskej federácie a Najvyššej rady Ruskej federácie
Siyská federácia. - 1992. - č. 42. - čl. 2325.

43 nezhôd s ním, federálnych zákonov „o komunikáciách“, „o federálnych komunikáciách poľných služieb“, „o poštových komunikáciách“.

Do procesu práce boli zapojené aj zahraničné legislatívne akty v tejto oblasti (Česká republika, Bielorusko, Kirgizsko, USA, Nemecko atď.) 5 .

Dôležitými zdrojmi výskumu sú regulačné a metodické materiály a štátne normy k problematike dokumentácie, klasifikátory a zoznamy dokumentov. V tejto skupine prameňov si treba všimnúť všetky vydania jednotného systému štátnej evidencie, jednotné dokumentačné systémy, pravidlá prevádzky štátnych a rezortných archívov, zoznamy dokumentov s vyznačením lehôt uloženia, pokyny na vedenie evidencie, prospekty a popisy vyvinutých automatizovaných dokumentačných systémov pre manažment, štátnych noriem ZSSR a Ruskej federácie, federácií a medzinárodných noriem v oblasti dokumentácie.

Doposiaľ najkompletnejším medzirezortným dokumentom v oblasti dokumentačnej podpory riadenia je Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia, schválený radou Hlavného archívu SSR dňa 27. apríla 1988 6 . Na základe Štátneho detského výchovného ústavu došlo

1 SZ RF. - 1997. - Č. 41. - S. 8220-8235; presne tam. - sv. 4673.

2 NWRF. - 1995. - č. 8. - čl. 600.

3 SZ RF. - 1994. - č. 34. - čl. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - č. 33. - čl. 3334.

5 Pozri: Federálny zákon o správe záznamov USA – CIF OCSTI VNIIDAD.
č. 856 "p"; Zákon o archívnictve ČR // Inform. Bulletin OCSTI
VNIIDAD. -1994. - č. 5-6; Zákon o archívnych záležitostiach Bieloruskej republiky // Archívy a
kancelárska práca. - Minsk, - 1999. - č. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - č. 2. - S. 259-287 atď.

6 Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia
nia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. Schválené

44 Štandardné pokyny pre kancelársku prácu na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie boli vypracované v roku 1993 1 .

V procese prípravy dizertačnej rešerše sa využívali početné periodiká: „Domáce archívy“, „Vestník archivára“, „Kancelárska práca“, „Sekretárske záležitosti“, „Služba ľudských zdrojov“, ďalšie odborné a súvisiace časopisy, materiály vedecké konferencie, semináre a sympóziá. Zapojené boli aj publikácie zo zahraničných vedeckých časopisov, najmä „Records management guarterly“ (USA), „Nachrichten fur Documentation“, „Der Archivar“, „Cogito“ (Nemecko).

V procese písania dizertačnej práce boli použité terminologické slovníky, programy školení Moskovského štátneho inštitútu umenia a vedy a Ruskej štátnej univerzity pre humanitné vedy v odboroch dokumentárne štúdium a archívnictvo, ako aj príbuzných odboroch. 2.

V priebehu práce boli použité archívne dokumenty k predmetu štúdie.

zriekla sa predstavenstvom Hlavného archívu ZSSR 27. apríla 1988, rozkaz Hlavného archívu ZSSR z 25. mája 1988, č.33 / Hlavný archív ZSSR, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Spracoval a schválil Spolkový archív v súlade s nariadením guvernéra
Ruskej federácie zo dňa 24. júna 1992 č. 1118-r. Registrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie
05.08.93 č. 321 / Rosarkhiv. - M., 1997.

2 Slovník modernej archívnej terminológie socialistických krajín. Vol. 1-2 / Vedúci
Khiv ZSSR. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Vol. 1. - 445 s., vydanie. 2 - 317 s; Gredaso-
va N.I., Repulo L.V. Anglicko-ruský slovník archívnej terminológie. Vol. 1 / RSUH. IAI.
- M., 1992. - 187 s.; Nemecko-ruský terminologický slovník „Informácie a dokumenty“
mentácia” / Vedúci tém: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Univerzita v Postupime) /
VNIIDAD. - Postupim-M., 1993-1994. - 37 s. - Rukopis bol uložený v OCNTI od
Dokumentácia a archívnictvo 1. 3. 1996, č. 141-96; Správa dokumentov: Pro
gramov kurzu pre odbor č. 220600 - Organizácia a technológia ochrany informácií
tions / RSUH. Fak. ochranu informácií. - M., 1997. - 23 s.; Teória a metodika archivovania
Denia: Program kurzu pre špecializáciu č. 020800 - Historické a archívne štúdiá / Ruská štátna univerzita pre humanitné vedy.
IAI. Caf. teórie a metódy archívnictva. - M., 1996. - 43 s. atď.

45 nasleduje. Pre štúdium sú dôležité najmä archívne dokumenty o histórii formovania a vývoja sovietskej kancelárskej práce. Spomedzi nich treba vyzdvihnúť dokumenty NK RKI, ktoré sa konkrétne zaoberali otázkami skvalitnenia práce úradu v 20. rokoch. Prostriedky NK RKI a Ústavu manažérskych technológií, ako aj ďalších inštitúcií 1 poskytujú predstavu o organizácii a obsahu práce na zjednocovaní a štandardizácii dokumentov, zefektívnení kancelárskej práce a teoretickom výskume v odbor vedecká organizácia manažérskej práce a kancelárskej práce. V priebehu činnosti orgánov daňového poriadku RKI vznikla myšlienka vytvorenia jednotného štátneho normatívneho aktu upravujúceho kancelársku prácu.

Hlavné ustanovenia a závery dizertačnej práce priamo súvisia s výskumnou prácou tohto profilu, ktorú vykonáva Všeruský vedecko-výskumný ústav dokumentácie a archivácie Federálnej archívnej služby Ruska a našiel praktické uplatnenie pri vývoji z množstva výskumných tém, ktoré boli realizované pod vedením autora a v komplexe normatívno-metodologického vývoja ústavu 2.

1 GARF. F. R-374 (Ľudový komisariát Robotnícko-roľníckej inšpekcie ZSSR); F. R-
4084 (Štátny inštitút manažérskej techniky); F. A-406 (Ľudový komisariát
Robotnícko-roľnícka inšpekcia RSFSR); RGAE, F. 484 (Ústredná únia spotrebiteľov
občianske spoločnosti ZSSR); F. 1884 (Ministerstvo železníc ZSSR); F. 3527 (minister
komunikačné centrum ZSSR); F. 7733 (Ministerstvo financií ZSSR).

2 Pozri výskumné správy na témy:

„Teória a prax informačného manažmentu v riadiacich štruktúrach trhovej ekonomiky“ (1994-1997); „Príprava Slovníka moderných archívnych pojmov v oblasti informácií a dokumentácie“ (1994); „Príprava slovníka modernej archívnej terminológie členských krajín ISA“ (1994-1999); „Príprava nového vydania Základných pravidiel činnosti štátneho archívu“ (1996-1999); „Príprava nového vydania Štátnej dumy

Novosť a možnosti rozvoja nastoleného problému sú spojené s nedostatkom zásadného teoretického a aplikovaného vedeckého výskumu v oblasti správy dokumentov v organizáciách domácej dokumentovej vedy.

Podstatným rozdielom tejto práce je, že predstavuje prvý systematický výskum charakterizovaný interdisciplinárnym prístupom, komplexným štúdiom s využitím metodológie manažmentu histórie a informácií, ako aj techník a metód správy dokumentov, archívnictva a informatiky. Charakteristickým znakom štúdie je právny základ pre navrhované riešenia. Dizertačná práca dôsledne presadzuje myšlienku, že manažment dokumentácie v podmienkach moderného manažmentu a vývoja nových informačných technológií by sa mal stať novou etapou rozvoja dokumentačnej podpory manažmentu, ktorej hlavnou črtou je uznanie informačného zdroja ako zdroja informácií. z najdôležitejších zdrojov pre riadenie, výrobu a hospodársku činnosť každej organizácie. Dizertačná práca ako prvá skúma problematiku elektronických dokumentov a ukazuje ich miesto v systéme správy dokumentov.

Prvýkrát boli navrhnuté opatrenia smerujúce k rozšíreniu právneho rámca na úpravu životného cyklu dokumentov v operatívnom riadení vypracovaním zákona o dokumentácii, ktorého koncepcia a hlavný obsah je daný v dizertačnej práci. Boli vypracované návrhy na obsah a praktický mechanizmus realizácie štátnej politiky v oblasti úradnej dokumentácie, ktorý podľa nášho názoru

darčekový systém pre správu dokumentácie“ (1997-1999); "Dokumentárne a archívne problémy elektronických dokumentov." Analytický prehľad (1999) Informačný manažment v moderných manažérskych štruktúrach: Metóda, odporúčania / VNIIDAD. - M., 1996. atď.

47 pomôže eliminovať krízové javy v oblasti dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi v praktickom riadení.

Dizertačná práca navrhuje aplikáciu metodológie riadenia informácií ako nového vedeckého smeru vo vzťahu k správe dokumentov. Využitie metodiky informačného manažmentu umožní riešiť mnohé problémy teórie a praxe správy dokumentov v moderných organizáciách, integrovať dokumentáciu a informácie do jedného informačného zdroja a vybudovať efektívnu informačnú infraštruktúru organizácie založenú na poliach dokumentov a informácií (informácie zdroje), informačné technológie, komunikačné prostriedky a kvalifikovaný personál s cieľom zabezpečiť efektívnu dokumentačnú (informačnú) podporu riadiacich procesov s čo najnižšími nákladmi.

Hlavné ustanovenia dizertačnej práce boli prezentované v publikáciách na tému výskumu, testované autorom v správach a oznámeniach na viacerých vedeckých konferenciách. Spomedzi nich treba spomenúť napríklad každoročnú medzinárodnú vedeckú a praktickú konferenciu „Dokument v informačnej spoločnosti“ (1993-1999), celoruskú konferenciu „NTI-95“, celoruskú konferenciu „archívne štúdie a pramenné štúdie“. ruských dejín: Problémy interakcie v súčasnosti (1996, 1999), vedecká a praktická konferencia „Dokument. Archív. Príbeh. Modernita“ Uralskej štátnej univerzity (2000), konferencie Historického a archívneho inštitútu Ruskej štátnej univerzity pre humanitné vedy, metodický seminár VNIIDAD, výročná vedecká konferencia Medzinárodného inštitútu archívnych štúdií (1994-2000) (Maribor, Slovinsko). ), vedecké konferencie Nemeckej spoločnosti dokumentových vedcov (1994, 1997), Medzinárodné kolokvium o informáciách a dokumentácii (Nemecko, 1994), Medzinárodné fórum o elektronických dokumentoch (Brusel, 1997);

48 Celoruská konferencia „Právne problémy informačnej spoločnosti“ (1999).

Mnohé kategórie vedcov a odborníkov z praxe majú záujem využiť získané výsledky. Práca je zaujímavá najmä pre praktické činnosti pri budovaní systémov správy dokumentov alebo skutočných systémov správy informácií.

Materiály dizertačnej práce a jej závery je možné využiť pri tvorbe všeobecných prác a učebníc o problematike moderného manažmentu dokumentov, pri výbere metodiky vývoja a návrhu systémov automatizovaného manažmentu dokumentácie v organizáciách.

Dizertačné materiály majú praktický význam pri výučbe všeobecných a špeciálnych predmetov, v seminárnych hodinách a pri určovaní tém a metód na vypracovanie študentských ročníkových a dizertačných prác.

Ustanovenia dizertačnej práce boli použité pri tvorbe návrhu nového vydania Systému riadenia štátnej dokumentácie, návrhu Štandardných pokynov pre kancelársku prácu federálnych výkonných orgánov, pri vypracovaní metodických odporúčaní, štátnych noriem, terminologických slovníkov. , množstvo výskumných prác podľa plánu výskumu Federálnej archívnej služby a podprogramov „Rozvoj archívnictva v Ruskej federácii v rámci Federálneho cieľového programu „Rozvoj a zachovanie kultúry a umenia“, pri realizácii tzv. projekt „Vytvorenie a rozvoj informačného systému o regulačných, metodických a právnych informáciách pre správu dokumentov a archívnictvo“ spolkového cieľového vedecko-technického programu „Výskum a vývoj v prioritných oblastiach rozvoja vedy a techniky pre civilné účely“ na rok 1996 -2000 (štátna zmluva č. 205-19100) - P, projektový manažér M.V. Larin).

Účel a ciele štúdia určili výber štruktúry dizertačnej práce -

49 cie. Dizertačná práca pozostáva z úvodu, piatich kapitol a záveru.

Úvod prezrádza aktuálnosť témy, stupeň jej poznania, definuje ciele a zámery, ako aj metódy výskumu a predstavuje historiografiu problému.

Prvá kapitola skúma vzťah medzi informáciami a dokumentáciou pri vytváraní informačných zdrojov organizácie a procesy premeny informácií na dokumenty.

Druhá kapitola je venovaná vývoju riadiaceho dokumentu, jeho terminologickému systému a vlastnostiam elektronickej dokumentácie.

Tretia kapitola skúma historické aspekty vývoja kancelárskej práce, systémov správy dokumentov v súvislosti s reformou štátu a moderných problémov dokumentačnej podpory manažmentu, charakterizuje ich právnu podporu a podrobnú predstavu o správe dokumentov.

V štvrtej kapitole sú rozpracované otázky teórie a praxe využívania nových informačných technológií pri výstavbe špecifických automatizačných systémov pre správu dokumentov v organizáciách.

Piata kapitola formuluje novú metodiku správy informácií vo vzťahu k správe dokumentov v moderných podmienkach otvorenej spoločnosti.

V závere sú zhrnuté výsledky štúdie a vypracovaná stratégia komplexného riešenia problémov vedeckej, organizačnej a praktickej práce v tomto smere.

Vývoj konceptu „dokumentu“

M.V. Larin,riaditeľ VNIIDAD

Zdroj: magazín "Kancelárska práca." 2000. č. 1.

Problém zlepšenia správy dokumentácie a vývoja riadiaceho dokumentu si vyžaduje pochopenie samotného pojmu „dokument“, historických a metodologických charakteristík jeho vývoja. Je známe, že dokumenty sprevádzajú ľudí už od vzniku písma – opisnej metódy zaznamenávania informácií. Dokumenty sa používajú v rôznych oblastiach ľudskej činnosti, odvetviach poznania a sférach života.

História dokumentu a dokumentácie ako súboru dokumentov prepojených formálnymi a logickými súvislosťami je jednou z najzaujímavejších tém dokumentárnej vedy a nie je doposiaľ dostatočne prebádaná. Zároveň je v histórii dokumentu možné identifikovať pôvod väčšiny dnešných problémov správy dokumentov v organizáciách. História nám umožňuje sledovať vývoj dokumentu a jeho vzťah k spoločensko-politickým a ekonomickým zmenám v spoločnosti. Medzi hlavné charakteristiky procesu transformácie dokumentu patria dôvody vzniku, zmeny a uchovávania foriem dokumentov, zmeny podielu rôznych typov dokumentov v spoločenských a riadiacich procesoch, vplyv nových technológií na dokument, vzhľad a zmiznutie jednotlivých detailov dokladu a pod.

IN AND. Istrin spája vývoj dokumentu priamo so vznikom písma, keďže písomná, textová a obsahová časť je základom každého dokumentu. Treba súhlasiť s tým, že faktory podmieňujúce vznik písma z historickej perspektívy (formovanie spoločenských potrieb, vplyv jazykových znakov, predchádzajúce systémy písania) sa premietli aj do formovania dokumentu*1.

*1 Istrin V.I. Vznik a vývoj písma. M., 1965. S. 28.

Z analýzy literatúry vyplýva, že hlavné funkcie dokumentu sú spojené s procesom zapamätania (zaznamenania) informácií s ich následným prenosom v čase a priestore. V počiatočnom štádiu vývoja písomného dokumentu medzi ne patria: účtovníctvo, počítanie, boj proti podvodom, prenos príkazov, zaznamenávanie informácií na účely ich uchovávania a šírenia na vedecké, náboženské, vzdelávacie a iné účely*1. Implementácia týchto funkcií viedla v praxi k vzniku grafickej dokumentácie (mapy a výkresy), lekárskej, účtovnej a iných typov dokumentácie. Možno konštatovať, že dokumenty a dokumentácia vznikajú v súvislosti so sociálnymi potrebami človeka a cieľmi vlády. Každý dokument má zodpovedajúcu funkciu alebo súbor funkcií, ktoré sú určené účelom vytvorenia dokumentu.

*1 Pozri: Banasyukevich V.D., Larin M.V., Sokova A.N. Stav a vývoj dokumentačných systémov. Výskumná správa. SIF VNIIDAD.

Položme si otázku, čo je dokument z pohľadu správy dokumentov. Je zrejmé, že vypracovanie optimálnej definície pojmu „dokument“ závisí od úplnosti štúdia problému vývoja riadiacich dokumentov ako celku. Žiaľ, dokumentová veda a archívnictvo dodnes nevyvinuli jasný, jednoznačný a všeobecne akceptovaný pojem „dokument“. Takáto definícia je zároveň nevyhnutná pre rozvoj teórie správy dokumentov.

Pojem „dokument“ sa používa v mnohých oblastiach poznania a je predmetom štúdia v mnohých vedných disciplínach. Takmer každá z týchto vied predkladá svoj vlastný prístup k definovaniu dokumentu na základe kritérií, ktoré sa berú ako základ: účel dokumentu, forma, spôsob zaznamenávania a reprodukovania informácií atď. Riešenie problému hľadania potrebného sémantického významu pojmu „dokument“ vo vede o dokumente je podľa nášho názoru možné len na základe komparatívnej analýzy rôznych prístupov k definovaniu dokumentu.

Keďže ide o všeobecný vedecký koncept, dokument má určité rozdiely v interpretácii rôznych disciplín*1, čo odráža ich predmet a ciele.

*1 Stepansky A.D. K teoretickým východiskám pre výber dokumentačných materiálov pre štátne uloženie // Zborník príspevkov z vedeckej konferencie o archívnej problematike v ZSSR. - M. 1965; Elpatievsky A.V. Niektoré otázky prístupu k výskumu v oblasti organizácie dokumentových informácií z pohľadu dokumentových systémov // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti dokumentových informácií“. - M. 1972; Medushevskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin S.P. K materiálom vedeckej konferencie o problémoch získavania dokumentačných prameňov zo štátnych archívov ZSSR. - M. 1976. 1. časť; Soková A.N. Dokumentácia a jej úloha vo verejnej správe a pre historickú vedu. - M. 1985. CIF OCSTI VNIIDAD. N 039-86; Autokrati V.I. Niektoré aspekty štúdia objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. - M. 1976. T.6. 4,1; Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M. 1984 atď.

Úzky vzťah medzi vednými disciplínami, ktoré študujú dokumentáciu z rôznych pozícií, sa prejavuje v ich pojmovom aparáte. Ak si veda o dokumente kladie za hlavnú úlohu skvalitňovanie dokumentu ako nástroja riadenia a v súvislosti s tým skúma jeho funkcie a úlohu v historickom vývoji, archívnictvo, pramenné štúdium a sociológia považujú dokument za nositeľa informácie o minulosti alebo súčasnosti. Je dôležité zdôrazniť, že hodnotenie dokumentu ako historického a sociologického prameňa priamo vyplýva z miesta, kde dokument zastával a aký význam mal pri plnení svojich pôvodných funkcií*1.

*1 Banasjukevič V.D. Otázky terminológie riadiacej dokumentácie // Sovietsky archív, 1974, N 4. S. 17.

Najširšie chápanie dokumentu je dané dokumentárnou fotografiou – ako každé hmotné médium s fixnými informáciami v akomkoľvek jazyku a akýmkoľvek spôsobom*1. Dokument je vo vede o dokumentoch prostriedkom na konsolidáciu informácií rôznymi spôsobmi na špeciálnom materiáli o faktoch, udalostiach objektívnej reality a duševnej činnosti človeka*2. V zdrojových štúdiách je dokument objekt špeciálne navrhnutý na sprostredkovanie informácií*3.

*1 Pozri Vorobiev G.G. Dokument: informačná analýza. - M. 1973. S. 7.

*2 GOST 16487-70. Vedenie záznamov a archivácia. Pojmy a definície.

*3 Medushevskaya O.M. Štúdia prameňov v súčasnej fáze // Sovietske archívy. 1979. N 2. P. 5.

V archívnictve sa používa pojem „archívny dokument“ – dokument uložený v archíve*1.

*1 Slovník modernej archívnej terminológie socialistických krajín. - M. 1982. Čl. 22. Predtým sa používal termín archívne materiály, potom listinné materiály, potom (od roku 1971) dokumenty.

V právnej vede sa študujú listiny ako prostriedok dokladovania a preukazovania právnych vzťahov. Historická veda definuje dokument ako najdôležitejší historický prameň, dokumentárne štúdie za dokument považujú akúkoľvek fixnú informáciu*1.

*1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.3. Dokumentácia. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 7.

Špecialisti na manažment považujú dokument za prostriedok na zaznamenávanie a prenos rozhodnutí manažmentu*1.

*1 Kuznecovová T.V., Losev V.I. Manažérska dokumentácia. - M.: Ekonomika, 1985. S. 10.

Ilizarov B.S. navrhol definíciu dokumentu ako predmetu štúdia vo všetkých odboroch: dokument je výsledkom cieľavedomého zachytávania (dokumentácie) informácie pre jej prenos v čase a priestore*1.

*1 Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M., 1984. S. 32.

Najpresnejšiu, zovšeobecňujúcu definíciu pojmu „dokument“ dáva podľa nášho názoru vedná disciplína veda o dokumentoch, ktorá študuje zákonitosti tvorby dokumentov, vznik a vývoj dokumentácie a dokumentačných systémov v rôznych odvetviach človeka. činnosť.

Pojmy „dokument“ a „dokumentácia“ prešli vo svojom vývoji výraznými zmenami. Pôvodne latinské doceo znamenalo „učím“, „informujem“. Neskoršia odvodená forma documentum, v užšom zmysle slova s významom „dôkaz“, „dôkaz“, sa už dávno etablovala v mnohých oblastiach vedeckej a praktickej činnosti.

V ruštine sa pojem „dokument“ objavil v 18. storočí. Peter I. to preložil ako „písomný dôkaz“*1, čím v prvom rade zdôraznil právny význam dokumentu. V 19. storočí zdôrazňuje sa nový aspekt: význam dokumentu v manažmente. Dokument je informácia zaznamenaná vo forme a určená na vykonanie procesu riadenia*2. Koncepcia listiny ako písomného prameňa s právnou silou pretrvala aj v 20. storočí. „Dokument - 1) akýkoľvek papier vyhotovený zákonným spôsobom, ktorý môže slúžiť ako dôkaz práv na niečo alebo splnenie akýchkoľvek povinností, 2) vo všeobecnosti akýkoľvek písomný dôkaz“*3.

*1 Dokument - 60. Materiály prvého celozväzového sympózia o dokumente, časť 1. - Vilnius, 1970. S. 45.

*2 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentácia. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 11.

*3 Pozri: Pavlenkov F. Encyklopedický slovník. - Petrohrad, 1913. S. 687.

Avšak v nariadeniach predrevolučného Ruska 19. - 20. stor. pri organizovaní manažérskej a kancelárskej práce sa pojem „dokument“ takmer vôbec nepoužíval. V praktickej činnosti inštitúcií sa pojem dokument stotožňoval aj s pojmami „obchodný papier“, „akt“, „skutok“. Táto tendencia identifikovať „obchodný papier“ a „dokument“ pokračovala až do 20. rokov. XX storočia Postupne sa pojem „obchodný papier“ nahrádza výrazom „úradný dokument“. A tak vyhláška Ústredného výkonného výboru a Rady ľudových komisárov zo 7. júla 1932 hovorí o pravidlách uchovávania „úradných dokumentov“ *1. Vo „Výkladovom slovníku ruského jazyka“ z roku 1934 sa dokument nazýva „písomné úradné osvedčenie označujúce totožnosť nositeľa“ *2.

*1 Severozápad ZSSR, 1932, č. 53, čl. 319.

*2 Výkladový slovník ruského jazyka. Ed. D.N. Ushakova, zväzok 1. - M., 1934. S. 751.

V uvedených definíciách možno rozlíšiť dve zložky dokumentu: informačnú (dokument je zaznamenaná informácia prenášaná v čase a na diaľku) a právnu (dokument slúži ako dôkaz spoľahlivosti informácie a predstavuje jednu z foriem vyjadrenia zákona).

S nahromadením poznatkov o zákonitostiach tvorby a dokumentácie dokumentov v rôznych odvetviach ľudskej činnosti, ako aj s príchodom nových typov materiálnych nosičov informácií dostal pojem „dokument“ nový význam a naplnil sa novým obsahom. .

K.G. Mityaev vo svojich prácach poznamenal, že v širšom zmysle pojmy „dokument“ a „dokumentárne materiály“ znamenajú všetko, čo je dokumentárne, t. založené na odraze objektívnej reality zachytávaním, zaznamenávaním, zaznamenávaním faktov, udalostí, javov pomocou písma, obrazov, zvukových záznamov *1.

*1 Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR. vyhláška. cit., str. 8.

Neskoršia definícia K.G. Mityaev, koncept dokumentu ako výsledku vedomého vtlačovania (dokumentovania) informácií o javoch objektívnej reality rôznymi spôsobmi za účelom spoľahlivého prenosu týchto informácií v čase a na diaľku, s povinnou identifikáciou toho, čo je vytlačený v jazyku slov, bol vyvinutý v „Stručnom slovníku archívnej terminológie“. Definícia „dokumentu“ obsahuje pojem informácie ako predmetu popisu: „Dokument je výsledkom zobrazovania faktov, udalostí, predmetov, javov objektívnej reality a ľudskej duševnej činnosti prostredníctvom písma, grafiky, kresby, fotografie, zvukového záznamu. alebo inými prostriedkami na špeciálnom materiáli (papyrus, pergamen, papier, fotografický film atď.)“*1. Hoci pojmy „informácie“ a „médiá“ chýbajú, v definícii sa odhaľujú prostredníctvom ich charakteristík.

*1 Stručný slovník archívnej terminológie. - M. - L., 1968. S. 19-20.

Neskôr GOST 16487-70 "Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície" (Moskva, 1971) mení termín "dokument": "Dokument je prostriedkom na rôzne spôsoby fixácie špeciálnych materiálnych informácií o skutočnostiach, udalostiach, javy objektívnej reality a duševnej ľudskej činnosti“*1. Táto definícia poskytuje podrobný pojem informácie, ale slovo „výsledok“ (konsolidácia informácií) sa nahrádza slovom „prostriedky“, ktoré nie je sémanticky ani logicky odôvodnené.

*1 Kancelárske práce a archívne práce. Pojmy a definície. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1. S. 2.

Vo vyššie uvedenej definícii by ste mali venovať pozornosť nasledovnému: 1) Dokument je v prvom rade výsledkom vedomej ľudskej činnosti. Konsolidácia informácií sa vykonáva za priamej účasti osoby, keď vytvára dokument, alebo za nepriamej účasti, keď sú informácie zabezpečené technickými prostriedkami vytvorenými osobou.

2) Vedome fixované informácie nemožno vyjadriť bez slov alebo akýchkoľvek znakov či symbolov (strojových kódov), pretože sú mentálnym odrazom reality.

Hlavný sémantický význam dokumentu je teda zhrnutý v jeho definícii ako prostriedku na zabezpečenie informácií*1. Samotný koncept zároveň vyzdvihuje nové vlastnosti dokumentu, akými sú metódy a materiál na zabezpečenie informácií, povinná identifikácia dokumentu.

*1Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentácia. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 13.

Ďalší vývoj archívnej terminológie, premietnutý do „Slovníka modernej archívnej terminológie socialistických krajín“*1, upravil doterajšiu definíciu pojmu „dokument“. Pojem „informácie“ ako nositeľa hlavnej záťaže zostal v logicko-sémantickom spojení ako súčasť slovného spojenia „výsledok konsolidácie informácií“. Dodatočne zavedený pojem „médium“, na ktorom sú príslušné informácie fixované, dal definícii úplnú podobu: „Dokument je výsledkom fixácie informácií o objektoch objektívnej reality a o ľudskej duševnej činnosti prostredníctvom písma, grafiky, fotografie, zvukového záznamu. alebo inými prostriedkami na akomkoľvek médiu“*2 .

*1 M., 1982. Vydanie. 1; 1988. Vol. 2.

*2 Slovník modernej archívnej terminológie socialistických krajín. - M., 1982. Vydanie. 1. S. 59.

Zavedené pojmy rôznych médií a rôznych spôsobov zabezpečenia informácií - terminologicky oddelili pojmy „dokument“ a „dokumentárna informácia“.

V GOST 16487-83 "Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície" (Moskva, 1983) boli vykonané zmeny a doplnenia definície pojmu "dokument", ktoré dopĺňajú myšlienku predmetu popisu, oddeľujúc materiálny nosič „dokument“ z informácií na ňom uvedených. Slovníková konštrukcia „hmotný predmet s informáciou“ dopĺňa a objasňuje sémantický význam termínu; Tomu istému účelu slúži vylúčenie pojmov „prostriedok“ alebo „výsledok“ z definície a odmietnutie vymenovať spôsoby zabezpečenia informácií na rôznych materiálnych médiách: „Dokument je hmotný objekt s informáciami zafixovanými človekom vytvoreným spôsobom. prenášanie v čase a priestore“*1 .

*1 Kancelárske práce a archívne práce. Pojmy a definície. GOST 16487-83. - M., 1983. S. 5.

A.V. Elpatievsky zaviedol pojem „dokumentárne informácie“ do archívnictva. Jej definícia, uvedená na začiatku 70. rokov, sa považovala za čo najpresnejšie odzrkadľujúcu všetky typy dokumentárnych informácií, vrátane archívnych: „Dokumentárne informácie treba chápať ako spoločenské (teda vytvorené na úrovni ľudského myslenia) informácie alebo spracované na tejto úrovni. (ktoré možno spracovať) typy a formy biologických informácií, informácie neživej a umelej povahy, zaznamenané na hmotných nosičoch za účelom spracovania a uchovávania“*1.

*1 Elpatievsky A.V. K otázke definovania pojmu „dokumentárna informácia“ vo svetle Leninovej teórie reflexie // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Terminologické problémy v oblasti správy dokumentov a archívnictva (január 1974)“. - M.: VNIIDAD, 1973. S. 27.

Analýza dôsledného vývoja definícií dokumentov nám teda umožňuje identifikovať tri hlavné prístupy k formulácii pojmu „dokument“:

1) dokument - hmotný predmet;

2) dokument - nosič informácií;

3) dokument - zdokumentovaná informácia.

Z hľadiska vedy o dokumente sa za najvšeobecnejšie označenie považuje dokument ako hmotný predmet, na ktorom je zaznamenaná informácia vo forme textu, zvukového záznamu alebo obrazu, určený na prenos v čase a priestore na účely uchovávania. a verejné použitie*1.

*1 Federálny zákon z 23. novembra 1994 „o povinnom ukladaní listín“ // SZ RF. 1995. N 1. čl. 1.

Primárnym zdrojom tohto prístupu k dokumentu môže byť práca Paula Otleta „Pojednanie o dokumentácii“*1. V ZSSR boli zástancami tohto pojmu informatici, ktorí v 60. rokoch poskytli množstvo definícií dokumentu*2. V tomto prípade hovoríme o informačných procesoch, prenose informácií z jedného subjektu na druhý.

*1 Otle P. Pojednanie o dokumentácii. Brusel, 1934.

*2 Napríklad „Terminologický slovník teórie a praxe vedeckých informácií“ (Moskva, 1964) uvádza nasledujúcu definíciu: „Dokument je hmotný objekt obsahujúci informácie v pevnej forme“; Michajlov A.I., Cherny A.I., Gilyarovsky R.S. v knihe „Základy informatiky“ (Moskva: Nauka, 1968, s. 46) uvádzajú nasledujúcu definíciu: „Dokument je hmotný objekt obsahujúci fixnú informáciu, špecificky určený na jej prenos v priestore a čase a používaný v spoločenskej praxi. “; GOST 16487-83 "Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície" (M., 1983, s. 5) tiež stanovila, že "dokument je hmotný objekt s informáciami fixovanými umelo vytvoreným spôsobom, ktorý ich prenáša v čase a priestore." ." Táto definícia kladie dôraz na ľudskú účasť na tvorbe dokumentu.

Obmenou tohto výkladu pojmu „dokument“ je nahradenie výrazu „hmotný predmet“ výrazom „nosič materiálu“, „nosič“, „špeciálny materiál“. Tento prístup bol prvýkrát načrtnutý v krátkom slovníku archívnej terminológie*1 a vyvinutý v GOST 16487-70*2. Medzi vedcami a odborníkmi tento názor dôsledne zastávali Vorobiev G.G., Rudelson K.I., Kiba Yu.I. a Tsibizov N.I., Felzer A.B. a Misserman M.A., Ilyushenko M.P., Petrakov A.V. atď.*3.

*1 Pozri: Stručný slovník archívnej terminológie. - M. - L, 1968. S. 19-20.

*2 GOST 16487-70. Vedenie záznamov a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Vydavateľstvo noriem, 1971. S. 2.

*3 Pozri: Vorobiev G.G. Dokument: informačná analýza. - M.: Nauka, 1973. S. 7 (Dokument - akékoľvek hmotné médium s fixnými informáciami v akomkoľvek jazyku a akýmkoľvek spôsobom); Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M.: Nauka, 1973. S. 19 (Dokument je nosičom informácií, potvrdzuje poznatky, fakty, udalosti a javy objektívnej reality a slúži na prenos informácií o nich v čase a priestore); pozri tiež: Kiba Yu.I., Tsibizov N.I. Organizačné a metodické princípy zjednotenia a štandardizácie dokumentácie používanej v automatizovaných riadiacich systémoch // Unifikácia a štandardizácia dokumentov v automatizovaných riadiacich systémoch. - Podolsk, 1974. S. 3; Felser A.B., Misserman M.A. Kancelárska práca. Referenčný manuál. - Kyjev, škola Vishcha, 1977, s.6; Iľjušenko M.P. Organizácia toku dokumentov. - M., MGIAI, 1981. S. 38; Petrakov A.V. Úvod do e-mailu. - M.: FiS, 1993. S. 23 atď.

V poslednom období dochádza k presunu sémantickej záťaže pri definícii dokumentu z materiálovej zložky na informačnú. Zavedenie do praxe legislatívnymi prostriedkami pojmu „dokumentovaná informácia (dokument)“, podľa právneho experta V.A. Kopylov, je založený na dualite informácií (informácií) a materiálnych médií (vo forme symbolov, znakov, písmen, vĺn atď.). V dôsledku dokumentácie dochádza k akejsi materializácii a reifikácii informácií. Informácia je „fixovaná“ na hmotnom médiu alebo je k nemu dokonca „pripojená“, a tým je izolovaná od tvorcu informácie... Zdokumentovaná informácia... je materiálnym objektom, čo za určitých podmienok dáva dôvod klasifikovať ju ako vec a rozšíriť na ňu inštitúciu majetkové práva*1. Myšlienku dokumentu ako dvojdielneho celku zdieľa aj M.N. Kostomarov, ktorý správne poukazuje na to, že v tejto jednote dlho patrilo prvenstvo nositeľovi, ktorý sa stal akoby všeobecným všeobecným pomenovaním pre dokumenty (napríklad „papier“) *2.

*1 Kopylov V.A. Informácie ako objekt právnej úpravy - vedecko-technické informácie. Séria 1. Organizácia a metodika práce s informáciami. - M., VINITI, 1996, N 8. P. 2. Myšlienka V.A. Kopylova o uznaní doložených informácií ako hmotného predmetu by sa podľa nášho názoru malo brať do úvahy v prebiehajúcej diskusii v archívnom svete o cene a hmotnom hodnotení archívnych dokumentov.

*2 Kostomarov M.N. „The Many Faces of Janus“ je dokument v systéme správy informácií. -#M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 124938294920 124938217920 27 kancelária. 22-23#S .

Pokračujúc v analýze pojmu „dokument“ môžeme konštatovať, že je založený na troch hlavných komponentoch: informácia, materiálny nosič informácie a záznam informácie s možnosťou ich identifikácie prostredníctvom detailov. Schopnosť identifikovať zaznamenané informácie zásadne odlišuje dokument od iných médií. V tomto sa zhodneme s ukrajinským vedcom S.G. Kuleshov, ktorý vo svojej monografii poznamenáva, že dokument je špeciálna materiálna štruktúra vytvorená človekom na ukladanie a prenos informácií v priestore a čase, prispôsobená fyziologickej schopnosti čítať text (ako logickú postupnosť rečových a nerečových znakov) *1.

*1 Pozri: Kuleshov S. Dokumentárne vedecké informačné koncepty, typológia, história, typologické schémy. - Kuiv, 1995. S. 26.

Mimoriadne dôležité je zoznámenie sa s pojmom identifikácia dokumentov z hľadiska jeho aplikácie v manažmente a archivovaní. V dôsledku evolúcie sa teda pojem dokumentu dostáva do svojej modernej oficiálnej interpretácie: „Dokumentovaná informácia (dokument), informácia zaznamenaná na hmotnom médiu s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu“*1. Podľa nášho názoru môže správa dokumentov s touto definíciou jednoducho operovať.

*1 Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“. GOST R 51141-98 "Správa a archivácia kancelárie. Termíny a definície."

Faktory ovplyvňujúce adaptáciu prvákov

Adaptačné obdobie prvákov je dôležitou etapou v ich kognitívno-vzdelávacom procese. Rodičia, učitelia a...
Hlásenie o nákupoch od SMP a SONO Vyplnenie výkazu SMP 44 FZ

Krok 3. Príprava na generovanie správy Na vytvorenie správy bude zákazník potrebovať nasledujúce údaje1. SGOZ 2....
Xiaomi IP kamery Akčná kamera Xiaomi yi 4pda

Všetci kupujúci vedia, že monopol na trhu s elektronikou nie je vítaný. Preto niet divu, že slávny...
Dobierka Prevzatie tovaru poštou s dobierkou

Nie každý rozumie, ako poslať balík na dobierku. Tento jednoduchý postup má navyše svoje...
Osobná pečať na pečatný vosk a pečatný vosk vlastnými rukami

Nestáva sa často, že by priemerný človek potreboval informácie o tom, ako si vyrobiť vlastnú pečiatku. Ale stále sú chvíle, keď rady...
Ako získať informácie z Jednotného štátneho registra alebo Jednotného štátneho registra Informácie o absencii štatútu samostatného podnikateľa

Ak predtým bolo možné prítomnosť alebo neprítomnosť individuálneho podnikania potvrdiť iba návštevou daňového...

2021-12-02 03:17:09

Náplň práce stavebného a montážneho majstra Majster stavebných a montážnych prác

Jednou z kľúčových postáv na stavbe je majster stavebných a inštalačných prác. Ten organizuje...
2021-12-02 03:17:09

Čo by malo byť v popise práce asistenta manažéra

Tajomník, zástupca alebo osobný asistent? Závisí od situácie! Zvážme požiadavky, zodpovednosti a podmienky...

2021-12-02 03:17:09

Aké sú pracovné práva a povinnosti kontrolóra Otk Otk a kvalitné služby, kto kam ide?

Oddelenie technickej kontroly oddelenia kontroly kvality je samostatným oddelením podniku v závode. Všetky...
2021-12-02 03:17:09

Dopyt. Funkcie dopytu. Zákon dopytu. Vykreslenie funkcie lineárneho dopytu

Funkcia dopytu po produkte má tvar: Qd = 15 – 2p Funkcia ponuky Qs = -2 + 3p Určte: 1. Rovnováhu...

2021-12-02 03:17:09

Špecializácia: ekonomika a manažment podniku

Špecializácia Ekonomika a manažment podniku (pridelená kvalifikácia - ekonóm-manažér) dáva...
2021-11-23 12:26:04

Multifaktorová analýza: typy, príklady, metódy analýzy, účel a výsledky Ako robiť faktorovú analýzu v štatistike 6

Pamätáte si, že všetky javy a procesy ekonomickej činnosti podniku sú vzájomne prepojené a...

2021-11-18 03:19:02

Úspechy obchodného manažéra

Hľadáte prácu alebo si ju plánujete hľadať?Náš príklad vyplnenia životopisu na pozíciu...
2021-11-18 03:19:02

Ako úspešne absolvovať pracovný pohovor

Ahoj! V tomto článku vám povieme, ako prejsť pohovorom. Dnes sa dozviete: Ako sa správať v...

2021-11-18 03:19:02
Automatizácia technologických procesov a výroby (podľa odvetví)

V súčasnosti je možné znížiť náklady na palivo a suroviny úplne jednoducho, vďaka najnovším technikám a...
2021-11-18 03:19:02
Náplň práce zástupcu riaditeľa podniku pre výrobu

Každý veľký podnik potrebuje zamestnanca na pozíciu zástupcu vedúceho výroby. Toto...
2021-11-18 03:19:02
Územný manažér je osoba, ktorá je zodpovedná za jeden alebo niekoľko regiónov, ktoré zahŕňajú určitý počet miest.

Stiahnite si popis práce regionálneho manažéra (.doc, 67KB) I. Všeobecné ustanovenia Regionálne...
2021-11-05 11:41:09
Teraz si môžete bezplatne nainštalovať m-banking od Belarusbank Ako pridať kartu do m-bankingu

Držitelia kariet Belarusbank majú možnosť spravovať svoje účty prostredníctvom SMS príkazov. Pripája sa...
2021-11-05 11:41:09
Čo robiť, ak chcete otvoriť podnik v Bielorusku

Vyhláška počíta s výrazným rozšírením zoznamu činností súvisiacich s poskytovaním služieb...
2021-11-05 11:41:09
Otázka „Čo sú diskontné predajne?

Súhlasíte, mnohí z nás chcú nakupovať vysokokvalitné značkové výrobky za prijateľnú cenu. Preto...
2022-01-21 08:33:19
Faktory ovplyvňujúce adaptáciu prvákov

Adaptačné obdobie prvákov je dôležitou etapou v ich kognitívno-vzdelávacom procese....

2022-01-16 03:02:13

Hlásenie o nákupoch od SMP a SONO Vyplnenie výkazu SMP 44 FZ

Krok 3. Príprava na generovanie správy Na vytvorenie správy bude zákazník potrebovať nasledujúce údaje1. SGOZ 2....
2022-01-16 03:02:13

Xiaomi IP kamery Akčná kamera Xiaomi yi 4pda

Všetci kupujúci vedia, že monopol na trhu s elektronikou nie je vítaný. Preto nie je prekvapujúce, že...

Správa dokumentov Larin v organizáciách. Riadenie dokumentácie v organizáciách, problémy histórie a metodológie, Michail Vasilievich Larin. Moderné podmienky a predpoklady pre rozvoj automatizovaných systémov správy dokumentov

Organizácia a technológia podpory dokumentácie CJSC "Stavebná firma "Družba" Diplomová práca

Krátky sprievodca zbierkami Dokumentačného centra pre verejné organizácie

Náhodné články

Faktory ovplyvňujúce adaptáciu prvákov

Hlásenie o nákupoch od SMP a SONO Vyplnenie výkazu SMP 44 FZ

Xiaomi IP kamery Akčná kamera Xiaomi yi 4pda

Dobierka Prevzatie tovaru poštou s dobierkou

Osobná pečať na pečatný vosk a pečatný vosk vlastnými rukami

Ako získať informácie z Jednotného štátneho registra alebo Jednotného štátneho registra Informácie o absencii štatútu samostatného podnikateľa

Reklama

Výpočty

Náplň práce stavebného a montážneho majstra Majster stavebných a montážnych prác

Čo by malo byť v popise práce asistenta manažéra

Ziskovosť

Aké sú pracovné práva a povinnosti kontrolóra Otk Otk a kvalitné služby, kto kam ide?

Dopyt. Funkcie dopytu. Zákon dopytu. Vykreslenie funkcie lineárneho dopytu

Podmienky

Špecializácia: ekonomika a manažment podniku

Multifaktorová analýza: typy, príklady, metódy analýzy, účel a výsledky Ako robiť faktorovú analýzu v štatistike 6

Technika predaja

Úspechy obchodného manažéra

Ako úspešne absolvovať pracovný pohovor

Nový

Automatizácia technologických procesov a výroby (podľa odvetví)

Náplň práce zástupcu riaditeľa podniku pre výrobu

Územný manažér je osoba, ktorá je zodpovedná za jeden alebo niekoľko regiónov, ktoré zahŕňajú určitý počet miest.

Teraz si môžete bezplatne nainštalovať m-banking od Belarusbank Ako pridať kartu do m-bankingu

Čo robiť, ak chcete otvoriť podnik v Bielorusku

Otázka „Čo sú diskontné predajne?

Faktory ovplyvňujúce adaptáciu prvákov

Populárne

Hlásenie o nákupoch od SMP a SONO Vyplnenie výkazu SMP 44 FZ

Xiaomi IP kamery Akčná kamera Xiaomi yi 4pda