Elektronická správa dokumentov pre malé firmy. Prehľad bezplatných systémov správy elektronických dokumentov. Integrované systémy automatizácie pracovného toku

Nie je žiadnym tajomstvom, že úspešné vedenie každého podnikania závisí predovšetkým od toho, ako funguje mechanizmus zefektívnenia dokumentácie. Práca s papierovaním, hoci neprináša potešenie, je totiž dôležitým článkom v riadení firmy.

Okrem toho by sa dokumentácia mala riešiť včas, inak sa začne hromadiť a strácať. Aby sa predišlo prípadným stratám, bol zavedený systém elektronickej správy dokumentov.

V tomto článku vysvetlíme: Čo je EDMS? Aké sú jeho typy, výhody a nevýhody?

S rozvojom internetu je doba hrubých šanónov a zaprášených archívov minulosťou. Teraz je proces práce s dokumentmi plne automatizovaný. Potrebné papiere nájdete na jedno kliknutie a archivácia prebieha úplne bez ľudského zásahu. EDMS otvára takéto príležitosti pre podniky.

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je špeciálny softvér, prostredníctvom ktorého sa spracovávajú dokumenty v elektronickom formáte. Inými slovami, vďaka EDMS je možné prenášať dokumenty medzi zamestnancami, vydávať jednotlivé úlohy, archivovať atď.

Určite mnohé organizácie dokážu tvoriť elektronické dokumenty uložte a preneste ich. Samotný elektronický formát však nebude mať žiadny právny účinok. Aby elektronický papier nabral na váhe, je dôležité, aby bol podpísaný oboma stranami. V tomto prípade musia byť dokumenty zapečatené špeciálnym elektronickým podpisom.

Preto možno SED rozdeliť do dvoch typov:

1. Tok dokumentov v rámci spoločnosti medzi zamestnancami;
2. Tok dokumentov medzi rôznych podnikov a organizácie prostredníctvom špeciálnych komunikačných kanálov.

Používanie EDMS v rámci organizácie vyžaduje špeciálny softvér. Zvyčajne sa takýto program nazýva platforma EDI. Okrem toho pre neprerušovaná prevádzka takýto softvér je potrebný voliteľná výbava. Napríklad servery, sieťové kanály atď.

Operátor elektronickej správy dokumentov bude potrebný, ak potrebujete pracovať s papiermi medzi dvoma rôznymi spoločnosťami. Takýto operátor bude dobrým pomocníkom. Vie predsa doručovať správy, kontroluje formát, v akom sa dokumenty posielajú, vyžaduje a kontroluje pripojenie elektronického podpisu, sám ukladá a archivuje papiere atď.

EDMS je teda „obehovým systémom“ celého biznisu. Šetrí veľa času a, samozrejme, má pozitívny vplyv na prácu organizácie ako celku. Existuje však vždy nejaký prínos pre tento typ spracovania informácií? A je EDMS schopný poškodiť podnikanie? Ak chcete odpovedať na tieto otázky, musíte zvážiť pozitívne a negatívne aspekty správy elektronických dokumentov.

Výhody a nevýhody EDI

Ako každý iný proces, aj EDI má svoje klady aj zápory. Hlavné parametre sú uvedené v tabuľke nižšie.

Výhody

Nedostatky

Objednávanie . Systém automaticky priraďuje čísla k dokladom, čím eliminuje najrôznejšie chyby Sledovanie . Kedykoľvek môžete zistiť, kto s dokumentom pracuje Zachovanie. Zamestnanec nebude môcť elektronický dokument stratiť ani poškodiť Obnova . Vymazaný dokument je možné kedykoľvek obnoviť Zachovanie dočasných zdrojov. Elektronická podoba dokumentu sa dostane ku každému zamestnancovi v priebehu niekoľkých sekúnd bez ohľadu na to, kde sa nachádza. Pohodlné do práce. V prípade potreby môže zamestnanec zmeniť pôvodnú verziu dokumentu. EDO umožňuje obnoviť každý z nich. Okrem toho môžete sledovať mená tých špecialistov, ktorí pracovali na papieri. Dostupnosť . EDI systém funguje 24/7. Navyše, po pripojení k nej cez internet môže zamestnanec pracovať s dokumentáciou kedykoľvek, aj keď je v nemocnici alebo na dovolenke. Plánovanie. Systém umožňuje špecialistovi plánovať postup práce s papiermi. Môžete si nastaviť dátum, čas vykonania, ako aj objednávku. A v správnom čase samotný program upozorní zamestnanca na potrebu dokončiť svoju prácu. Pohodlné vyhľadávanie. Program je navrhnutý tak, že umožňuje nájsť požadovaný dokument nielen podľa názvu, ale aj podľa kľúčového slova. Úspora papiera. Nie je potrebné tlačiť dokumentáciu, viazať ju do šanónov a robiť inventúru. Všetky informácie sú uložené v elektronickej forme a potrebný dokument je možné kedykoľvek vytlačiť na papier.

Výdavky peňazí. Vytvorenie EDI si vyžiada určité finančné náklady. Peniaze sú potrebné na softvér a hardvér. Výška nákladov bude závisieť od počtu pripojených zamestnancov. V priemere bude táto suma asi 100 000 rubľov (*). Okamžite použite SED - nebude to fungovať. Po zakúpení si inštalácia, implementácia a ladenie programu vyžaduje veľa času, ako aj špeciálne zručnosti. Školenie. Na správne používanie EDMS musia všetci zapojení zamestnanci absolvovať špeciálne školenie. Bezpečnosť. Kvôli bezpečnosti informácií musia vedúci predstavitelia spoločností venovať osobitnú pozornosť bezpečnosti. Totiž uvoľnenie elektronický podpis, určiť, ktorí zo zamestnancov, a aký prístup k papierom budú mať, a tiež bude potrebné chrániť program pred prienikom zvonku. Vyžaduje sa správca. Personál organizácie musí mať osobu, ktorá bude schopná riešiť aktuálne úlohy práce v EDMS. Konkrétne na odladenie servera, pomoc používateľom, sledovanie fungovania systému. Vyžaduje sa trvalá záloha. Aby sa uchovali informácie, používatelia musia natrvalo ukladať dokumenty. V niektorých prípadoch sa vyžaduje existencia elektronického a papierového dokumentu. Ak napríklad partner nemá nainštalovaný EDMS, tak pri práci s ním musí byť dokumentácia v elektronickej aj papierovej forme.

Skutočné náklady na správu elektronických dokumentov pre malé podniky

(*) Ak je spoločnosť malá a majiteľ podniku (alebo samotný podnikateľ) bude podpisovať dokumenty osobne, náklady budú minimálne. Pozostávajú z nákupu elektronického digitálneho podpisu - 1 500 rubľov a prístupu k službe elektronickej správy dokumentov - od 100 rubľov.

Pre malé objemy naša redakcia odporúča službu Kontur.Diadoc. Ak zvolíte tarif Univerzálny“, potom budú náklady iba 9 rubľov za odoslaný dokument. V porovnaní s odosielaním originálnych dokumentov poštou, tu posielame jeden registrovaný list v rámci regiónu bude najmenej 50 rubľov. Rozdiel je zrejmý:

Systém poskytuje všetkým novým používateľom 50 uvítacích bonusových prenosov elektronických dokumentov.

Ako vidno z tabuľky, napriek pozitívnym stránkam má SED aj negatívne stránky. V podstate ide o náklady na materiál, ktoré, ako sa ukázalo, nemusia byť malé.

Spoločnosť vynaloží značné náklady nielen na inštaláciu softvéru a nákup potrebného vybavenia, ale musí najať zamestnanca, bez ktorého špeciálnych zručností systém elektronickej správy dokumentov jednoducho nebude fungovať. Takýto zamestnanec potrebuje zaplatiť aj mzdu. A to je ďalšia nákladová položka.

Nezabúdajte však, že vynaložené úsilie sa v budúcnosti vyplatí a firmy pracujúce s EDMS z toho budú len profitovať. Koniec koncov, ušetria nielen čas spracovania informácií, ale tiež výrazne znížia náklady na zaplatenie služieb, napríklad archivára. Elektronický archív navyše nevyžaduje ďalšie priestory, nákup ďalších písacích potrieb a ďalšie body.

Čo je to elektronický systém správy dokumentov?

Spravidla ide o elektronický systém správy dokumentov (EDM), v ktorom môžete generovať, odosielať, prijímať a podpisovať elektronické dokumenty. Sú rovnocenné s papierom s vlastnoručným podpisom. Na správu elektronických dokumentov potrebujete certifikát elektronického podpisu.

Rozhranie sa zvyčajne skladá z 2-3 záložiek, vrátane dodávateľov (vašich partnerov a klientov participujúcich na EDI) a hlavnej záložky – Dokumenty. Na tejto karte budú časti Došlé a Odchádzajúce obsahovať vami odoslané a prijaté dokumenty.

Typy EDI

Organizácie pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov nepochybne kladú veľký dôraz na efektivitu. Je ťažké povedať, ktorý typ EDI pre konkrétnu organizáciu bude najefektívnejší. Všetko závisí od smerovania podniku a jeho obchodných procesov.

Existuje však všeobecná kvalifikácia EDI z hľadiska funkčnosti, technológie riadenia, základných komponentov atď. V tomto ohľade možno rozlíšiť hlavné typy SED:

• Kancelársky systém. Tento typ je určený na vykonávanie kancelárskych prác podniku. Okrem toho sa práca vykonáva podľa všetkých prijatých pravidiel s vertikálnou kontrolou, t.j. od nadriadeného k podriadenému;
• Elektronické archívy. hlavným cieľom takýmto systémom je organizácia práce na ukladaní dokumentácie. Program okrem iného umožňuje užívateľovi jednoducho nájsť potrebný papier. Prenos dokumentácie v takomto systéme by však nebol možný;
• Systémy pracovného toku. Tento typ systému je medzi používateľmi rozšírený vďaka tomu, že jeho hlavnou úlohou je organizácia a automatizácia obchodných procesov. S takýmto softvérom sa ľahko obchoduje a pracovný postup je len ospravedlnením existencie pracovných chvíľ;
• ECM systémy. Softvér umožňuje používateľovi zaviesť novinky do systému riadenia organizácie. Pomocou komplexných systémov je možné spravovať: dokumenty, podpisy, pracovné postupy, znalosti zamestnancov a pod. Tento typ EDI bude oveľa drahšie, pretože používateľovi ponúka pokročilé funkcie.

Stojí za zmienku, že každý typ EDMS sa stáva najambicióznejším z predchádzajúceho a dáva viac možností používateľov. Aby ste však mohli naplno využiť výhody elektronickej správy dokumentov, musíte sa správne rozhodnúť.

Ako si vybrať správny SED

Ako už bolo uvedené, výber EDMS je zložitý proces, ktorý si vyžaduje osobitnú pozornosť. Vedenie spoločnosti musí okrem iného brať do úvahy veľké množstvo rozhodujúcich faktorov, ako je smerovanie podniku, personál atď.

Napríklad pre obchodná organizácia bude správne inštalovať EDMS medzi zamestnancami aj medzi partnermi. Len tak bude podnik schopný získať potrebné ekonomické úžitky.

Pre verejnoprávna inštitúcia je lepšie zamerať sa na špecifiká jeho práce a venovať väčšiu pozornosť tvorbe elektronických archívov. A tiež je potrebné zaškoliť zamestnancov na prácu s nimi.

Pri výbere jedného alebo druhého EDMS je dôležité zvážiť, či systém spĺňa uvedené požiadavky. Tie obsahujú:

• Úplnosť funkčnosti;
• Jednoduchosť použitia;
• Akou rýchlosťou bude tento systém zavedený do pracovného toku;
• Prítomnosť nastavení a musia byť flexibilné;
• Má systém schopnosť rozšíriť funkčnosť?
• Je možné prispôsobiť EDMS existujúcemu softvéru podniku?
• Jednoduchosť prispôsobenia;
• Dostupnosť technickej podpory. Je dôležité, aby takáto pomoc bola na vysokej úrovni;
• Povesť výrobcu atď.

Berúc do úvahy túto skutočnosť, používateľ by mal dodržiavať nasledujúce akcie:

1. Preskúmajte funkčnosť. Osobitná pozornosť by sa mala venovať kapitole „Príležitosti“. Je dôležité, aby výrobca konkrétne špecifikoval zoznam úloh vykonávaných programom. Ak neexistujú žiadne špecifiká, potom stojí za to opustiť takýto systém EDMS;
2. Dostupnosť tematických prezentácií. Je dôležité, aby program obsahoval ukážkový materiál, čím sa používateľovi vysvetlí, ako túto funkcionalitu používať;
3. Preštudujte si snímky obrazovky. Manažér sa tak bude môcť uistiť, či je funkčnosť skutočne jednoduchá a či má stanovené požiadavky;
4. Nezabudnite si prečítať recenzie od skutočných používateľov. Väčšina najlepšia možnosť- pozerá videá na YouTube;
5. Mnoho výrobcov ponúka manažérom bezplatné skúšobné verzie. Používateľ tak bude môcť pochopiť, či je vybraný produkt vhodný alebo nie;
6. Pokiaľ ide o cenu tovaru, je zrejmé, že táto položka nemôže len nadchnúť kupujúceho. Je ťažké určiť, aké by mali byť skutočné náklady na EDMS, ale stojí za to preskúmať, aký je súčet toho či onoho čísla. Preto podrobné preštudovanie cenníka pomôže kupujúcemu vyhnúť sa neočakávaným nákladom a výdavkom.

Stojí za to pamätať, čo robiť správna voľba pomôže len odborník. Výber a inštalácia EDMS by sa preto mala vykonávať iba pod prísnou pozornosťou osoby, ktorá má špeciálne zručnosti.

Vzhľadom na vysoké náklady nie všetky organizácie v našej krajine pracujú s EDMS. Momentálne len veľké firmy robiť papiere elektronicky. Veci sa však menia a je pravdepodobné, že v blízkej budúcnosti oceníme potrebu pracovať s pomocou EDMS a mnohé firmy si budú môcť dovoliť e-business. Takže sa stanú najúčinnejšími a najúspešnejšími!

Malé podnikanie sa mi zdá dôležité pre trh, keďže počet veľkých federálnych zákazníkov je obmedzený a takmer všetci sa rozhodli pre výber platforiem a softvéru. A mechanizmy, ktoré tam fungujú, nie sú veľmi trhovo založené.

Ak teda hovoríme konkrétne o trhu, tak hlavným potenciálom rozšírenia klientskej základne je práve malý biznis. Keď malé podniky uvidia skutočné výhody elektronickej správy dokumentov a keď funkčnosť EDMS začne odrážať ich skutočné potreby a nebude reprodukovať ministerstvo v miniatúre, potom sa tento trh stane takým masívnym ako účtovníctvo. Dokáže jeden z predajcov EDMS zopakovať úspech 1C?

Takže 5 mýtov o EDMS pre malé podniky:

Hoci pripravenosť na elektronickú správu dokumentov za posledných niekoľko rokov vzrástla, ľudia stále nepochopia niektoré aspekty technológie. Často si mýlia správu súborov s Enterprise Content Management alebo EDMS, ktoré možno považovať za súčasť ECM. Tu sa pokúsime vyvrátiť päť mýtov, najmä pokiaľ ide o výzvy malých podnikov.

Mýtus č. 1: Mám File Explorer, takže nepotrebujem samostatný EDMS
Prieskumník Windows skutočne umožňuje spravovať súbory, ide však len o základný nástroj, jeho výrazným obmedzením je hierarchická štruktúra priečinkov.

Nie je vyriešená ani elementárna úloha, keď chcete dokumenty zoskupovať podľa produktov a podľa zákazníkov pomocou priečinkov - klient A objednáva produkty X a Y. Klient B - produkty X a Z. Chceme vidieť objednávky podľa produktov a podľa zákazníkov a umožňuje vám to akýkoľvek DBMS alebo dokonca Excel. Ale triediť dokumenty do priečinkov týmto spôsobom nebude fungovať.

Teoreticky môžete použiť štítky a odkazy, ale v skutočnosti je to nepohodlné. Ukazuje sa, že pomocou súborového systému nie je možné vybudovať pohodlný systém na klasifikáciu a vyhľadávanie dokumentov.

Mýtus č. 2. Malé podniky nepotrebujú EDMS
Nič nie je ďalej od pravdy. Malé podniky fungujú pod prísnymi obmedzeniami zdrojov, nikto ich nebude zamestnávať dodatočný personál na vykonávanie bežných operácií s dokumentmi, na ich umiestňovanie, triedenie a vyhľadávanie. Dokonca aj tí zamestnanci, ktorí sú, by mali pracovať produktívnejšie. Prítomnosť EDMS v organizácii to môže zabezpečiť požadované dokumenty budú dostupné jediným kliknutím myši.
(No, možno dva alebo tri, čo je stále rýchlejšie ako hrabanie sa v papieroch alebo skladovaní súborov.)

Mýtus č. 3. EDMS je pre malé podniky príliš komplikovaný
Požiadavky na tok dokumentov v malom podniku sú zvyčajne jednoduchšie a majitelia ich môžu sformulovať pred zhotoviteľom. Na trhu je dostatok produktov, ktoré sa ľahko implementujú. Môžete začať s jedným oddelením alebo funkciou, ako je napríklad správa účtov. Pozrite sa, ako to ovplyvňuje efektivitu. Potom môžete rozšíriť na celú organizáciu. Uistite sa, že EDMS spĺňa nasledujúce požiadavky: jednoduché používateľské rozhranie, jednoduchá inštalácia a konfigurácia, zrozumiteľné a kompletný sprievodca a dostupnosť kvalitnej technickej podpory.
(Sám od seba dodám – nesnažte sa stať ako veľká byrokratická kancelária! Ušetrite si štýl práce. Je lepšie školiť zamestnancov, na tomto by ste nemali šetriť. Je lepšie ušetriť na analýze a kreslení obchodných procesov. Už im rozumiete. A ak nie, s najväčšou pravdepodobnosťou obchod už nie je malý.)

Mýtus číslo 4. EDMS je pre malé podniky príliš drahé
Malé podniky nepotrebujú príliš pokročilé komplexné integrované riešenia, ktoré sa zvyčajne implementujú vo veľkých korporáciách. A nepotrebujete veľkú škálovateľnosť, pretože bude málo používateľov. Na základe toho si môžete vybrať riešenie, ktoré bude cenovo celkom prijateľné. Prechod na elektronickú správu dokumentov navyše pomôže znížiť náklady na tlač. (K tomu však treba pristupovať vedome a riadiť to, inak sa náklady na papier len zvýšia.)
(A znova to poviem za seba – výpočet ROI pri implementácii EDMS je temná záležitosť. Analytici vám povedia čokoľvek. Verte svojej intuícii. Vo všeobecnosti by EDMS mal pomôcť znížiť náklady a zvýšiť produktivitu.)

Mýtus číslo 5. Po zavedení EDMS sa môžete úplne zbaviť papierových dokumentov
Takže ste implementovali EDMS vo vašej malej firme. Gratulujem! S novým skartovačom sa však neponáhľajte. Stále sú potrebné papierové dokumenty. Rozdeľme ich do troch skupín:
1) Dokumenty, ktoré musia mať zo zákona papierovú podobu. Napríklad zmluvy a iné úradné dokumenty.
2) Dokumenty, ktoré zostávajú v papierovej forme, pretože obchodné procesy sú tak postavené. Pokiaľ vaši kuriéri nie sú vybavení iPadmi, potrebujú papiere.
3) Dokumenty, ktoré nemusia byť presne v papierovej forme. Všetky druhy správ, poznámok, aplikácií atď. - všetko, čo nespadalo do prvých dvoch skupín. Môžu byť bezpečne prenášané v sherderi.

Dokumenty z prvých dvoch skupín sa po mesiacoch a rokoch postupne presunú do tretej. Legislatíva sa mení a technológie sa vyvíjajú, čoskoro bude možno jednoduchšie dať každému kuriérovi tablet a neblbnúť s papierom. Takto sa jedného dňa dostaneme do bezpapierovej kancelárie.

) NauDoc - kvalitatívne zlepšiť proces práce s dokumentmi manažérov a špecialistov na všetkých úrovniach, skrátiť čas rutinnej práce s dokumentmi, inými slovami automatizovať pracovný tok v podniku

NAUDOC je softvérový produkt pre automatizáciu kancelárskej práce, workflow a obchodných procesov vyvinutý spoločnosťou NAUMEN. NAUDOC vám umožňuje riadiť spracovanie dokumentov a kontrolovať výkonovú disciplínu, dostávať komplexné informácie o priebehu úloh.

Elektronický systém správy dokumentov NauDoc je optimálne vhodný na automatizáciu pracovného toku stredných a malých podnikov, správcovských spoločností, dizajnérske organizácie, pododdelenia holdingových štruktúr, ako aj na riešenie špecifických úloh automatizácie pracovného toku pododdelenia veľké spoločnosti(zabezpečenie práce s regulačnou dokumentáciou v súlade s požiadavky ISO 9001:2000, interakcia medzi zamestnancami a personálnou službou atď.).

Pomocou NAUDOC je možné organizovať jednotné úložisko dokumentov s prístupovými právami na základe rolí, čo umožňuje zamestnancom pristupovať k dokumentom kedykoľvek a v čo najskôr nájsť všetky potrebné informácie bez ohľadu na prítomnosť vlastníka dokumentu na pracovisku. Denníky vám umožňujú evidovať prichádzajúce, interné a odchádzajúce dokumenty a sledovať pohyb papierových kópií dokumentov v rámci podniku.

Kontroly výkonnostnej disciplíny NAUDOCu umožňujú prideľovať úlohy zamestnancom v systéme, kontrolovať ich vykonávanie, sledovať termíny, posielať dokumenty na schválenie a posielať schválené dokumenty na kontrolu ostatným používateľom systému. Nastavenie životný cyklus pre kategórie dokumentov umožňuje špecifikovať typické trasy pre pohyb dokumentov, konfigurovať ich automatické smerovanie a prideľovanie úloh.

Všetky úkony s dokumentmi a úlohami sú vykonávané cez webové rozhranie, ktoré sa pripája k systému odkiaľkoľvek na svete, čím vytvára jednotný informačný priestor pre organizáciu vrátane vzdialených pobočiek a mobilných pracovníkov.

Výhody, ktoré prináša používanie elektronického systému správy dokumentov NauDoc:

Zjednodušenie postupu pri schvaľovaní dokumentov úradníkmi

• Po vytvorení dokumentu ho zamestnanec odošle na schválenie určitému okruhu osôb v súlade s postupom schvaľovania dokumentu prijatým v organizácii.
• Pri kolektívnej práci sa všetky akcie vykonávajú na jednej inštancii dokumentu. Používatelia NauDoc, ktorí schvália dokument, k nemu získajú prístup počas práce.
• V ktorejkoľvek fáze je možné vygenerovať správu o schválení (s uvedením mena a pozície schvaľovateľa a presného času schválenia dokumentu).

Možnosť registrácie elektronických a papierových dokumentov do systému

• K registrácii dokumentu v registračnom denníku dochádza automaticky v určitej fáze práce s dokumentom.
• Pre papierové doklady je v systéme vytvorená špeciálna elektronická karta, ku karte je možné priložiť naskenovanú kópiu dokladu.

Zrýchlenie vyhľadávania dokumentov podľa detailov a obsahu

• Systém NauDoc vám poskytne možnosť okamžite nájsť všetky dokumenty podľa konkrétneho atribútu (napríklad evidenčné číslo alebo krátky popis).

Zjednodušenie práce s organizačnými a administratívnymi dokumentmi

• Používateľ vytvorí dokument v systéme NauDoc, podľa preddefinovanej šablóny. Ak chcete vytvoriť dokument, musíte zmeniť hodnoty údajov v jeho registračnej karte, automaticky sa vložia do textu dokumentu. V prípade potreby môžete používateľovi povoliť zmenu textu šablóny.
• Po vytvorení dokumentu ho zamestnanec odošle na prácu určitému okruhu ľudí v súlade s postupom prijatým v organizácii.
• Systém „pozná“ poradie schvaľovania: kontroluje plánované termíny v etapách, upozorňuje zodpovedných osôb, systém posiela aj upozornenia na presun dokumentu z fázy do fázy.
• K registrácii dokumentu v registračnom denníku dochádza automaticky v určitej fáze práce s dokumentom. V tomto prípade sa dokumentu pridelí evidenčné číslo a nastaví sa dátum registrácie.

Riadenie procesov

• Systém NauDoc umožňuje automatizovať výrobu resp riadiacich procesov spoločnosti. Umožňuje zvýrazniť etapy, zodpovedné osoby, regulačné termíny. To vám umožňuje podať správu o tom, v akom štádiu sa nachádza každá z inštancií procesu, nájsť „úzke miesta“ a zodpovedné osoby, kvôli ktorým sa nedodržia termíny, vykonať proces pred vykonaním zmien.

Zjednodušenie práce s prichádzajúcou a odchádzajúcou korešpondenciou

• NauDoc je možné nakonfigurovať ako e-mailového klienta, čo vám umožní pracovať s prichádzajúcou a odchádzajúcou dokumentáciou ako s bežnými dokumentmi v systéme.
• Pri vybavovaní došlej korešpondencie prijíma listy sekretárka, eviduje listy v Registri došlej korešpondencie, dokumentu je automaticky pridelené evidenčné číslo. Po príprave sa dokument odošle na riešenie vedúcemu podľa postupu prijatého v organizácii. Po zvážení sa dokument odošle na oboznámenie alebo vyhotovenie zamestnancom organizácie.
• Pri spracovaní odchádzajúcej korešpondencie zamestnanec vytvorí list podľa vzoru prijatého v organizácii, pošle ho na schválenie vedúcemu podľa postupu prijatého v organizácii. Po schválení dokumentu je automaticky odoslaný tajomníkovi. Tajomník zaeviduje list v registri a odošle ho na adresu e-mail. V tomto prípade sú všetky dokumenty uložené v systéme a sú k dispozícii na vyhľadávanie.

Vytvorenie firemného webového portálu a internetového zdroja firmy

• NAUDOC vám umožňuje vytvárať internetové a intranetové stránky a spravovať umiestňovanie obsahu (funkcia ENGINE). Obsahom môžu byť papiere, grafické obrázky a ďalšie objekty NAUDOC.
• Pohodlný vývoj a úprava zdrojových stránok vo vstavanom editore WISYWIG, kontrola verzií.
• Riadenie zverejňovania noviniek, dotazníkov a hlasovania.
• Zabudovaný vývoj a redizajn zdrojových stránok.
• Centralizované riadenie prístupu v sekciách zdroja, možnosť koordinovať dokumenty pred publikovaním na webovom zdroji.

Technologické vlastnosti systému

• 100% webové rozhranie umožňuje pripojiť sa k systému odkiaľkoľvek na svete, čím vytvára jednotný informačný priestor pre organizáciu, jej vzdialené pobočky a mobilných pracovníkov.
• systém postavený s softvér na skenovanie a rozpoznávanie textu ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• systém umožňuje autentifikáciu a autorizáciu osôb v externých adresárových službách, ako sú LDAP alebo Microsoft Active Directory;
• systém má modul pre prácu s elektronickým digitálnym podpisom () a je možné prevádzkovať digitálny podpis akéhokoľvek poskytovateľa kryptomien, ktorý podporuje rozhranie Microsoft CRYPTOAPI.

Elektronický systém správy dokumentov NauDoc je optimálne vhodný pre automatizáciu workflow stredných a malých firiem, správcovských spoločností, projekčných organizácií, divízií holdingových štruktúr, ako aj pre riešenie špecifických úloh automatizácie workflow, ktorým čelia divízie veľkých spoločností (zabezpečenie práce s regulačná dokumentácia v súlade s požiadavkami ISO 9001:2000, interakcia medzi zamestnancami a personálnym servisom atď.

Elektronický systém správy dokumentov NauDoc je určený pre pohodlnú prácu až 50 užívateľov, ktorí dokážu vytvoriť až 5000 dokumentov ročne. Ide o technologické obmedzenia softvérovej platformy Zope, na ktorej je produkt vyvinutý.

Z praktických pozorovaní možno rozlíšiť tieto faktory:

• Vysoká spoľahlivosť systému. Za 4 roky prevádzky ani jedna porucha.
• Vysoký stupeň ochrana systému pred útokmi hackerov
• Dobrá funkčnosť pre bezplatný systém, ale extrémne slabá pre platený
• Vysoké zaťaženie servera aj pri malej databáze. Zdá sa, že na vine je slabá optimalizácia vlákna. Preto tá pomalá práca s dokumentmi.
• Nepohodlné zadávanie údajov do databázy.
• Využiteľnosť ako taká chýba Zdá sa, že programátori napísali systém pre seba a nie na predaj.
• Dojem o nerozvinutosti systému.
• Slabá (pomalá) technická a informačná podpora na fóre aj pre platiacich zákazníkov
• V bezplatnej verzii od určitú sumu nahromadené úlohy - vyhľadávanie vráti nesprávne odpovede.
• V platenej verzii, počnúc od určitého počtu nahromadených úloh – vyhľadávanie začne robiť chyby pri výbere oblasti vyhľadávania, hľadá dokumenty na nesprávnom mieste, nerozumie štandardným logickým podmienkam vyhľadávania.
• Systémový kód je otvorený, ale je nereálne meniť čokoľvek manuálne.

Plošina: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC je dostupný v 2 vydaniach: NAUDOC Free a NAUDOC Enterprise

Zanechajte svoj komentár!

Hlavné požiadavky, ktoré musí spĺňať elektronický systém správy dokumentov:

• Spoľahlivé uloženie a jednoduché vyhľadávanie dokumentácie.
• Podpora a výkon administratívnych úloh.
• Včasná kontrola nad vykonávaním dokumentov a ich smerovaním.
• Tvorba analytických správ.
• Zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

Moderné EDMS majú aj funkcie na interakciu so zákazníkmi, spracovanie ich požiadaviek a ďalšie užitočné nástroje umožňujúce riešiť mnohé aplikované problémy.

Typy systémov správy elektronických dokumentov

Existujú rôzne typy klasifikácie systémov správy elektronických dokumentov, ale najvýraznejšou klasifikáciou je rozdelenie EDMS podľa funkcionality názvu. Každý EDMS je určený jeho vývojárom tak, aby bol primárne navrhnutý na vykonávanie určitého typu úlohy. To neznamená, že neposkytuje žiadne ďalšie technológie vlastné väčšine „bratov“. Práve sada nástrojov každého elektronického systému správy dokumentov má svoje silné stránky a slabé stránky. V klasifikácii podľa názvu funkcionalita sa to len zohľadňuje silné stránky SEDov.

Vyzerá to teda takto:

• EDMS navrhnutý na vytváranie a prácu s elektronická dokumentácia ako aj digitálne analógy papierových dokumentov.
• Účtovné systémy, ktoré automatizujú evidenciu udalostí a dokumentov počas celého ich životného cyklu (elektronické kartotéky).
• EDMS, ktorého hlavnou úlohou je automatizácia práce s veľkými podnikovými informačnými úložiskami.
• Systémy spravujúce elektronické archívy s dokumentáciou.
• EDMS, ktorého funkcionalita je špecializovaná na extrakciu potrebné informácie z archívov a iných elektronických zdrojov.
• Systémy, ktoré riadia podnikové procesy, spracovanie dokumentov a činnosti zamestnancov organizácie, ktorí sa podieľajú na práci s obchodnými dokumentmi.
• Informačné EDMS, ktoré spravujú zariadenia na ukladanie dát.

Existuje aj stručná klasifikácia SED podľa krajiny pôvodu, ktorá sa používa iba v Rusku. Podľa nej sa elektronické systémy správy dokumentov u nás delia na domáce, dovážané a ruské, vyvinuté na zahraničnej platforme Lotus / Domino. Naša recenzia obsahuje príklady iba dvoch zahraničných EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všetky ostatné EDMS majú „občianstvo“ Ruska.

TOP-10 elektronických systémov správy dokumentov

Hodnotili sme elektronické systémy správy dokumentov so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré sú rozhodujúce pri výbere EDMS pre automatizáciu správy dokumentov v podniku. Stupnica je desaťbodová.

Poznámka: Záverečné hodnotenie systému v tabuľke si nenárokuje 100% objektívnosť a odráža názor autora na základe hĺbkovej analýzy tejto témy. Tento prehľad systémov elektronickej správy dokumentov sa robí len medzi kvalitnými softvérovými produktmi, ktoré je možné bezpečne vybrať na použitie v rôznych typoch podnikania.

CASE

Tento systém elektronickej správy dokumentov je uznávaným lídrom vo svojom segmente v celom postsovietskom priestore. Obeh dokumentov a kancelárske práce v ňom úspešne vykonávajú najväčšie holdingy, korporácie a malé podniky. Vo vzťahu k tomuto systému je vhodné uplatniť tautológiu: „DELO“ pozná svoj biznis. Tento softvér je skutočne ideálny na hlbokú automatizáciu kancelárskej práce a pracovného toku.

klady

• Schopnosť sledovať všetky fázy pohybu akéhokoľvek elektronického dokumentu.
• Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentačných projektov.
• Všeobecné ladenie a funkčnosť systému.

Mínusy

• Medzi „natiahnuté“ mínusy patrí trochu archaické rozhranie a určitá náročnosť na zvládnutie.

Aká je cena?

Cena licencie na používanie systému "DELO" v rámci jedného pracoviska (DBMS - Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a pohybuje sa od 11 000 rubľov (201-500 r / m) do 13 400 rubľov (1-5 r /m). Ak organizácia používa Microsoft SQL Server DBMS, potom licenciu na jeden pracovisko bude stáť od 7200 do 9500 rubľov.

Logika

Program Logic SED sa do roku 2012 volal Boss-Referent a patril medzi najpopulárnejšie ruské systémy elektronická správa dokumentov, vážny konkurent Delo EDMS. Zmena názvu neovplyvnila kvalitu tohto softvérového produktu a je stále spoľahlivý a funkčný systém pre správu kancelárií v podnikoch akéhokoľvek typu a veľkosti.

klady

• Schopnosť vytvárať zložité viacúrovňové trasy na schvaľovanie dokumentov.
• Vysoký stupeň ochrany užívateľských údajov.
• Relatívna jednoduchosť zvládnutia hlavných komponentov systému.
• Flexibilné a prispôsobiteľné procesy spracovania dokumentov.

Mínusy

• Nepohodlná diferenciácia prístupových práv pri vážnej fluktuácii zamestnancov.
• Nie najsvedomitejšia práca technickej podpory.
• Archaické rozhranie.

Aká je cena?

Cena jednej licencie na používanie tohto programu závisí od počtu zamestnancov, ktorí sú k nemu pripojení. Ak ich počet nepresiahne 49 osôb, potom bude cena 5 900 za každé pracovisko; od 50 do 199 pripojených pracovníkov - 5 200 rubľov; a ak existuje viac ako 200 pracovných miest, cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.

Eufrat

Tento elektronický systém správy dokumentov je navrhnutý plne v súlade s požiadavkami normy ISO kvalita 9000 a ruských GOST v oblasti kancelárskych prác. Od svojich „kolegov“ sa „EUFRATS“ líši prítomnosťou mnohých vlastných unikátnych softvérových vývojov, ktoré nemožno nájsť v konkurenčnom EDMS. Čisto technologické tento systém je jedným z „najpokročilejších“ na modernom ruský trh SEDov.

klady

• Súčasťou dodávky tohto systému je vstavaný Nika DBMS, ktorý automaticky oslobodzuje užívateľskú organizáciu od nákupu ďalšieho softvéru.
• Priateľské rozhranie s pekným nezabudnuteľným dizajnom.
• Vstavaný mechanizmus rolí na správu prístupových práv.

Mínusy

• Dosť nízka rýchlosť, najmä na slabých počítačoch.
• Pravidelné zlyhania v práci a pomalá technická podpora.

Aká je cena?

Štandardná licencia s inštaláciou systému na vlastný server organizácie stojí od 5200 do 7300 rubľov na pracovnú stanicu, viac používateľov - cena je nižšia. Existuje však aj možnosť umiestnenia serverového komponentu na zariadenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatňuje systém poplatkov za predplatné - štyri tarify, ktoré stoja od 10 000 do 95 000 rubľov mesačne.

1C: Archív

Toto je jeden z najlepších a určite najuniverzálnejších programov pre správu podnikových dokumentov. 1C:Archive poskytuje spoľahlivé a hlavne centralizované ukladanie obchodnej dokumentácie rôznych formátov, s prístupom k nej oprávneným pracovníkom, ktorí môžu upravovať súbory.

klady

• Jemne vyladený algoritmus rýchle vyhľadávanie potrebné údaje.
• Možnosť ukladať dokumenty akéhokoľvek typu – od textu a grafiky až po audio a video súbory.
• Najširšia škálovateľnosť, ktorá vám umožňuje úspešne používať tento softvér vo veľkých aj malých podnikoch.
• Hlavnou výhodou 1C:Archive, ktorá odlišuje tento program od konkurencie, je optimálna kombinácia ceny produktu a možností jeho funkčnosti.
• Podpora integrácie s externými aplikáciami.

Mínusy

• Spotreba veľkého množstva systémových prostriedkov.
• Zvýšená náročnosť ovládania aj pre skúsených používateľov.

Aká je cena?

Cena „zostavy“ tohto programu sa pohybuje od 12 000 do 57 000 rubľov a prvá suma sa bude musieť zaplatiť výlučne za aktualizáciu predchádzajúcej verzie 1C: Archív.

DIRECTUM

Jednoduché a funkčné EDMS DIRECTUM bude výborným riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému je možné elektronickú správu dokumentov úspešne skombinovať s tradičným papierovým workflow a následne „bezbolestne“ úplne previesť organizáciu na prácu v DIRECTUM. Pokročilá technológia Workflow poskytuje efektívnu automatizáciu kancelárskych pracovných procesov.

klady

• Dostupnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré čo najviac zjednodušujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentácie.
• Široké možnosti pre samostatnú úpravu systému pre špecifické úlohy.
• Rozšírené možnosti integrácie s inými programami.

Mínusy

• Orientácia systému na riadenie podniku - pre bežných úradníkov je práca v ňom náročnejšia.
• Trochu neprehľadná a neprehľadná cenová politika.

Aká je cena?

Licencie na používanie tohto EDMS sa kupujú jednotlivo aj ako súčasť balíkových ponúk. Najlacnejšia základná klientska licencia stojí 7 800 rubľov. Náklady na licenčné balíčky začínajú od 148 200 rubľov (základné pre 20 zamestnancov) a dosahujú až 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).

OPTIMA-WorkFlow

Tento systém elektronickej správy dokumentov je vo svojom segmente silným stredným roľníkom. Je v neustálom vývoji a zatiaľ nemôže za rovnakých podmienok konkurovať uznávaným mastodontom na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukáve množstvo „trikov“ – unikátne technológie vďaka ktorým vyčnieva z davu.

klady

• Implementácia funkcie sériového zadávania rovnakých typov dokumentov a ich evidenčných informácií.
• Skenovanie pomocou antivírusového programu.
• Indexovanie bežných a šifrovaných dokumentov podľa vášho výberu.
• Viacjazyčné používateľské rozhranie.

Mínusy

• Nevýhody typických funkčnosť, ktoré sú natrvalo odstránené odchádzajúcimi aktualizáciami.

Aká je cena?

Typické riešenia založené na tejto platforme stoja od 55 000 do 75 000 rubľov.

EMC Documentum

Táto platforma na automatizáciu procesov pracovného toku bola vyvinutá svetovým lídrom v IT priemysle, spoločnosťou EMC. Výkonná funkcionalita spojená s flexibilným prispôsobením jednotlivých nástrojov robí z EMC Documentum najlepší zahraničný EDMS dostupný na ruskom trhu.

klady

• Vysoký stupeň pohodlia pri správe návrhových dokumentov.
• Implementácia mechanizmu check-in/check-out, ktorý umožňuje spravovať rozdelenie prístupových práv.
• Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožňuje implementovať schvaľovací postup na niekoľkých úrovniach.
• Podpora zariadení na skenovanie a rozpoznávanie dokumentov.

Mínusy

• Funguje iba s prehliadačom Internet Explorer.
• Nedostatok verejne dostupnej technickej a praktickej dokumentácie o systéme.
• Časté "brzdenie" a oneskorenie pri vysokom zaťažení systému.

Aká je cena?

Neexistujú žiadne pevné ceny za používanie tejto platformy. Náklady na jeho realizáciu sa dohadujú individuálne s každým zákazníkom.

LanDocs

Táto platforma pre automatizáciu správy dokumentov, vyvinutá v roku 1997 domácou spoločnosťou LANIT, je dodnes žiadaná mnohými podnikmi a inštitúciami. LanDocs vám umožňuje vybudovať pohodlný pracovný tok a prostredie pracovného toku a poskytuje všetkým kategóriám používateľov potrebnú sadu nástrojov na ich správu.

klady

• Dostupnosť integrovaných nástrojov kryptografickej ochrany.
• Možnosť zahrnúť zamestnancov zo vzdialených pobočiek do procesu pracovného toku.
• Prítomnosť funkcie dávkového skenovania papierovej dokumentácie.

Mínusy

• Celkom bežné problémy s výkonom.
• Slabé príležitosti na rozšírenie funkčnosti.
• Ťažkosti pri zvládnutí systému od začiatku.

Aká je cena?

Cena serverovej licencie sa pohybuje od 30 000 do 216 000 rubľov. Používateľské licencie je možné zakúpiť za cenu 5 600 až 8 400 rubľov.

CompanyMedia

CompanyMedia je celý súbor softvérové ​​riešenia navrhnutý na automatizáciu obchodných procesov, pracovného toku a kancelárskej práce. Tento EDMS sa líši od konkurencie svojou neprekonateľnou flexibilitou nastavení a prítomnosťou nezávislých modulov, ktoré je možné inštalovať samostatne.

klady

• Príležitosť úspešná práca systémov v podnikoch so zložitou podnikovou štruktúrou a územnou štruktúrou.
• Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorá mu umožňuje aktívne pracovať 24 hodín denne, 365 dní v roku.
• Automatizovaná podpora pre prácu s viacerými typmi úloh.
• Diferenciácia prístupových práv, podľa hierarchická štruktúra organizácií.

Mínusy

• Webové rozhranie má obmedzenú podporu pre niektoré prehliadače, najmä FireFox.
• Zameranie systému je hlavne na stredné a veľké podniky.

Aká je cena?

Konečná cena tohto softvéru pozostáva z mnohých komponentov vrátane zaškolenia personálu, inštalácie doplnkových modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica celková suma je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4 000 rubľov.

Lotus Domino.Doc

Tento EDMS je aplikácia pre známu platformu Notes/Domino, ktorá má systém zabezpečenia dát na vysokej úrovni. Lotus Domino.Doc má tiež pokročilý elektronický archív, ktorý vám umožňuje implementovať veľké úložisko podnikovej dokumentácie.

klady

• Dostupnosť unikátnych replikačných systémov určených pre komplexné riešenie úloh riadenia toku dokumentov v distribuovanom prostredí.
• Možnosť vyhľadávania dokumentov v samostatných častiach informačného úložiska.
• Adresáre LDAP sa rozšíria na podnikovú úroveň.

Mínusy

• Nevýhody tohto systému vyplývajú najmä z jeho západného pôvodu – existujú určité otázky týkajúce sa rozhrania a implementácie niektorých funkcií.

Aká je cena?

Cena užívateľských a serverových licencií sa vypočítava individuálne na webovej stránke platformy.

Nakoniec

Zhrnutím určitého riadku pod recenziou by som rád poznamenal dôležitá nuansa: zavedenie elektronického systému správy dokumentov do vášho podnikania vôbec nezaručuje okamžité zvýšenie jeho ziskovosti a v niektorých prípadoch môže spôsobiť škodu. Ak vaša organizácia úspešne funguje a dosahuje zisk, pracuje bez EDMS, potom si tisíckrát premyslite, kým sa rozhodnete ich implementovať. Nie je potrebné prenasledovať "progresívnu módu" a inštalovať tieto systémy bez vážnej potreby. S rozšírením podnikania a vysokou záťažou zamestnancov sa však elektronický systém správy dokumentov môže stať akýmsi záchranným lanom, ktoré firme pomôže vyplávať z víru papierovania.

Povedomie o elektronickej správe dokumentov za posledných pár rokov vzrástlo, no mnohé z jej aspektov nie sú širokej verejnosti stále jasné. Často sa zamieňa so správou súborov, správou podnikových informačných zdrojov (ktorých súčasťou je aj správa elektronických dokumentov), ​​organizáciou kancelárskej práce atď.

Tu sa pokúsime vyvrátiť päť mýtov o elektronickej správe dokumentov z pohľadu malého podniku.

Mýtus č. 1: Mám OCWindowsna správu súborov a nepotrebujem samostatný systém elektronická správa dokumentov.

realita: Prieskumník Windows vám určite pomôže spravovať súbory/dokumenty, ale je to len základný nástroj, ktorý sa do značnej miery obmedzuje na ukladanie súborov v hierarchickej štruktúre priečinkov. Na druhej strane dobrý systém správy dokumentov vám umožní ukladať metadáta špecifické pre typ dokumentu na základe jedinečných požiadaviek vašej organizácie. Takže pre každý naskenovaný obrázok faktúry môžete definovať metadáta na uloženie: Dátum faktúry, Suma faktúry, Spoločnosť, Stav (Zaplatená / Nezaplatená) atď. To výrazne zvyšuje počet spôsobov vyhľadávania a zoskupovania dokumentov. Okrem toho elektronické systémy správy dokumentov často umožňujú vytvárať prepojenia medzi dokumentmi, vytvárať k nim anotácie a nastavovať rôzne prístupové práva k dokumentom (používateľ môže napríklad prezerať, ale nie upravovať). Ako vidíte, je to oveľa viac, ako ponúka váš operačný systém.

Mýtus 2: Malé podniky nepotrebujú elektronickú správu dokumentov

Realita: Toto je asi najviac veľký blud. Majitelia malých podnikov hospodária s obmedzenými zdrojmi, a preto často nie sú schopní najať si zamestnancov na vybavovanie bežných papierovačiek: pečiatkovanie, zakladanie, archivácia, vyhľadávanie a vrátenie dokumentov, opätovná registrácia po každej kontrole. Už prijatí zamestnanci malej spoločnosti venujú týmto úlohám čas navyše nad rámec tých, na ktoré boli prijatí. Dobrý elektronický systém správy dokumentov poskytuje prístup ku všetkým dokumentom jediným kliknutím myši.

Mýtus 3: Elektronická správa dokumentov príliš ťažké implementovaťv malých firmách.

realita: Ako malý podnik musíte mať jasno v základných potrebách správy dokumentov vašej firmy. Akonáhle sú tieto potreby identifikované, dostupné a ľahko implementovateľné riešenia budú okamžite zrejmé. Väčšina Najlepšia cesta implementovať riešenie - "otestovať" pre začiatok na niektorom z oddelení spoločnosti alebo na riešení niektorej z obchodných úloh (napríklad zorganizovať správu došlých a odoslaných faktúr). Vráťte sa sem o mesiac alebo dva a zistite, o koľko efektívnejšie boli vaši ľudia v správe dokumentov. Keď uvidíte výhody v jednom oddelení, môžete toto riešenie replikovať na zvyšok organizácie.

Je potrebné dbať na to, aby riešenie malo nasledujúce vlastnosti: ľahko sa inštaluje a konfiguruje, má jednoduché používateľské rozhranie, podrobný návod užívateľská a technická podpora dostupná e-mailom alebo telefonicky.

Mýtus 4: Elektronická správa dokumentov je pre malé podniky príliš drahá

realita: Malé podniky nemusia potrebovať pokročilé, komplexné možnosti EDMS, ktoré zvyčajne vyžadujú veľké podniky. A tiež počet používateľov, ktorí budú s týmto softvérovým produktom pracovať, bude pravdepodobne menší ako viac veľké organizácie. Avšak existujú softvérové ​​produkty pre elektronickú správu dokumentov, ktoré sú cenovo výhodné pre malé podniky. Prechod na elektronickú správu dokumentov vám navyše umožňuje znížiť spotrebu papiera a iných kancelárskych potrieb, čím výrazne znížite vaše súčasné náklady. V skutočnosti, keď vypočítate návratnosť investícií (ROI) pre systém na správu elektronických dokumentov pre malé podniky, uvidíte, že investícia do neho môže byť v skutočnosti jednou z najväčších ziskové investície vašej spoločnosti v strednodobom a dlhodobom horizonte.

Mýtus 5: Môžem odstrániť všetky papierové dokumenty hneď, ako budem mať elektronický systém správy dokumentov.

realita: Rozhodli ste sa implementovať systém správy dokumentov. Gratulujem! Ale neutekajte hneď do skartovačky! Mnohé z týchto dokumentov musieť skladovať v papierovej forme.

Rozdeľte všetky svoje dokumenty do 3 skupín:

1. Tie dokumenty, ktoré musia byť zo zákona uchovávané v listinnej podobe, napríklad originály zmlúv s podpismi.

2. Dokumenty, ktoré môžete ešte potrebovať v papierovej podobe pri bežnej práci.

3. Tie dokumenty, ktoré už určite nepotrebujete v papierovej podobe.

Pred presunom smerom k skartovačke môžete chytiť len poslednú z týchto 3 skupín. Po mesiacoch/rokoch už nebudete musieť uchovávať papierové dokumenty z tretej a druhej skupiny, čím sa ešte viac priblížite k bezpapierovému workflow.

Preklad: Ananina Anna (réžia).