Charta projektu: úvod. Implementácia softvérového produktu. Projektová charta

S rozvojom informačných technológií a telekomunikácií sa naše životy stávajú mobilnejšími a informatívnejšími, nové technológie sú pevne integrované do rôznych ekonomických sektorov a sfér života a prinášajú do nich nové štandardy. V súvislosti s reformou ruskej ekonomiky, s kurzom k inovatívny rozvoj ekonomiky, čoraz častejšie v každodennej práci vo väčšine podnikov a organizácií využívajú rôzne informačné prostriedky počítačová technológia a podľa toho aj softvér. Ale treba si uvedomiť, že spontánny, neplánovaný rozvoj v akejkoľvek činnosti je neúčinný. Preto je veľmi dôležité poznať a ovládať softvér, akým je MS Project. Špecialisti budú schopní vytvoriť plán projektu, zaregistrovať hárok so zdrojmi, použiť úlohy, použiť zdroje, vypočítať analýzu Pert a generovať správy. A čo je najdôležitejšie, efektívne sledovať priebeh projektu. Tento článok stručne rozoberá príklady vypracovania projektovej charty pre ďalšiu aplikáciu materiálu pri školení IT špecialistov v procese práce so softvérom MS Project.

projektová charta

1. Bolshakova O.N., Chusavitina G.N. Aplikácia metodiky pmi na riadenie rizík projektu na propagáciu internetového obchodu: V kolekcii: KLUSTEROVÉ INICIATÍVY PRI TVORENÍ PROGRESÍVNEJ ŠTRUKTÚRY NÁRODNEJ HOSPODÁRSTVA kolekcia vedeckých prác Medzinárodná vedecká a praktická konferencia v 2 zväzkoch. Výkonný redaktor Gorokhov A.A.. 2015. S. 64-68.

3. Chusavitina G.N., Zerkina N.N. Preventívne opatrenia proti kyberextrémizmu v príprave budúcich učiteľov: v zborníku: sgem 2015 medzinárodná multidisciplinárna vedecká konferencia o spoločenských vedách a umení 2. medzinárodná multidisciplinárna vedecká konferencia o spoločenských vedách a umení. 2015. s. 275-280.

Moderný podnikateľský svet je veľmi dynamický a kladie osobitné nároky na kompetencie manažérov a ich schopnosti pri optimalizácii činností spoločnosti. Manažment nie je len umenie, ale aj súbor špecifických techník a technológií, ktoré pomáhajú optimálne a efektívne sa prispôsobiť každej situácii.

Moderné podnikanie je nemožné bez znalostí a zručností projektového manažmentu. Každá spoločnosť každý deň realizuje projekt (vývoj a implementácia nových produktov (služieb) a technológií, reštrukturalizácia činností spoločnosti a pod.). Ale pokiaľ ide o distribúciu zdrojov a zaťaženia, ukázalo sa, že pôvodne navrhnuté plán projektu nereálne, či už z hľadiska nákladov alebo podmienok, a najčastejšie - z hľadiska nákladov aj podmienok. Aké skvelé by bolo vypočítať všetky termíny a zdroje vopred! Vytvoriť takýto projektový plán je radosť! Tu prichádza na myseľ príslovie „Iste, premýšľajte o tom, čo, ale ešte viac o tom, ako!“. - Predtým, ako niečo urobíte, musíte si efektívne premyslieť, ako to urobiť. Ako vytvoriť optimálny plán projektu, ktorý je možné následne efektívne realizovať? Ako dosiahnuť manažovateľnosť projektu? Ako odhadnúť skutočné náklady na projekt? Ako posúdiť skutočné riziko projektu?

Na všetky tieto otázky odpovedá kurz ako „Projektový manažment“, na ktorom je založený Microsoft Project- aplikácia z rodiny Microsoft Office, ktorá umožňuje organizovať efektívne plánovanie a riadenie projektov. Projektový manažment sa snaží organizovať a systematizovať postupy v projekte, čím sa minimalizujú riziká, ktorým čelíte. Výrazne vzrástla úloha firiem špecializujúcich sa na vývoj a realizáciu projektov a pozícia a profesia projektového manažéra (Project Manager) sa stala jednou z najprestížnejších.

Cieľ: poskytnúť študentom základné vzdelanie v oblasti projektového manažmentu. Porozumieť existujúcim metodológiám projektového riadenia v oblasti IT a rozvíjať praktické zručnosti študentov v ich aplikácii tak, aby na konci jedného semestra štúdia boli schopní kvalitne pripraviť a dokončiť svoj prvý projekt. úrovni. A tiež vypracovať projektovú chartu a zvážiť príklady pre ďalšiu aplikáciu materiálu pri školení IT špecialistov v procese práce so softvérom MS Project. V tomto článku sa pozrieme na krátke príklady vypracovania projektovej charty pomocou programu Microsoft Project. Projektová charta je oficiálnym spúšťacím dokumentom projektu, ktorý pripravuje budúci projektový manažér. Dokument spravidla schvaľuje riadiaci výbor projektu: sponzor, kurátor, klient a iní manažéri. Úlohy: zaznamenať dôvod projektu, určiť kľúčové parametre projektu – čas, náklady, kvalita; určiť úlohy účastníkov projektu - projektového manažéra a projektového tímu; nastaviť poradie riadenia projektu - všeobecné pravidlá(politiky), na základe ktorých bude projekt riadený, práva a povinnosti všetkých účastníkov projektu.

Okrem toho môže charta definovať: zoznam hlavných kontrolných udalostí; kľúčové riziká projektu – riziká identifikované v štádiu začatia projektu. Podrobné informácie o rizikách sú uvedené v pláne projektu.

Prejdime k prvému príkladu.

Názov projektu: vývoj webových stránok „Site Factory“. Dátum vytvorenia projektovej charty: 5. október 2016. Hlavný účel projektovej charty: táto projektová charta pokrýva vývoj a propagáciu webových stránok Site Factory. Poslanie spoločnosti: spoločnosť „Site Factory“ pracuje na odhaľovaní nových možností internetových technológií zákazníkom; premeniť pracovne náročný a nákladný proces tvorby webových stránok a reklamy na internete na cenovo dostupný a výnosný biznis pre klienta. Spoločnosť spája záujmy kupujúcich a majiteľov webových stránok a pomáha im nájsť sa na internete.

Obchodné ciele zákazníka a očakávané výsledky projektu: vytváranie pozitívneho imidžu spoločnosti; reklama a propagácia produktov/služieb spoločnosti; marketing; predaj produktov/služieb spoločnosti; zákaznícka a partnerská podpora; Informačná podpora obchodné procesy spoločnosti. Pre konkrétne lokality môžu byť stanovené ďalšie špecifické ciele, ale všetky ciele lokality musia byť odvodené od ekonomických cieľov spoločnosti a poslania lokality.

Popis projektu. Keďže stránka je vizitka akejkoľvek spoločnosti, potom bude obsahovať: kartu „O spoločnosti“ (zahŕňa sekcie, ktoré budú obsahovať informácie o samotnej spoločnosti), kartu „Podpora“ (obsahuje fórum s technickými informáciami o programe, ktorý spoločnosť predáva, a informáciami pre často kladené otázky). Podpora môže zahŕňať aj naliehavé novinky týkajúce sa konkrétneho softvéru (ak napríklad tento program vyžaduje internet, môžu sa vyskytnúť informácie o zložitom pripojení alebo chybách, ktoré si vyžadujú zásah špecialistov spoločnosti); Karta „Voľné pracovné miesta“ (obsahuje informácie o voľných pracovných miestach, kde chýba technický personál, ako aj kontakty na oddelenia, ktoré vyžadujú špecialistov; karta „Obchod“ (ak táto spoločnosť dodáva softvér obsahuje informácie, ako aj ceny softvéru dodávaného spoločnosťou); okno „Registrácia“ a záložka „Osobný účet“ (okno registrácie je potrebné na umožnenie prístupu k softvéru, ktorý nie je voľne dostupný). Na poskytnutie prístupu je potrebný osobný účet plná verzia webovú stránku spoločnosti. „Komunikácia“ (potrebná, aby používateľ mohol kontaktovať vedenie spoločnosti alebo konkrétne oddelenie).

Hlavné funkcie stránky. Webová stránka je vizitkou každej spoločnosti. Mal by byť informatívny, vizuálny a mal by návštevníkov oboznámiť s aspektmi aktivít vašej spoločnosti. Stránka má štyri hlavné funkcie: imidž, informácie, reklama a marketing. Funkcia obrazu je zodpovedný za vytváranie obrazu vlastníka stránky medzi používateľmi internetu. Hlavnú úlohu tu zohráva dizajn zdroja. Často je to tak štýl formulára spoločnosti, ktorý je determinovaný mnohými faktormi, počnúc profesionalitou personálu a ďalšími maličkosťami končiac. Informačná funkciaÚčelom stránky je poskytnúť užívateľovi čo najúplnejšie informácie o tovare alebo službách, ktoré spoločnosť ponúka. Reklamná funkcia stránky. Reklama umiestnená na internete sa značne líši od iných spôsobov jej zverejňovania. Pohodlné a moderné reklamné médium (veľké potenciálne publikum, schopnosť umiestniť ponuky). Marketingová funkcia pomáha predávať tovar alebo služby prezentované na stránke. Toto je jedna z hlavných funkcií, ktorá umožňuje jeho majiteľovi získať neustály zisk. Je navrhnutý tak, aby presvedčil návštevníka, aby nakúpil u vás, a aby bol proces nákupu jednoduchý a pohodlný. Budúcnosť dnes patrí aktívne rastúcemu trhu internetového marketingu.

Predpoklady a závislosti: dostupnosť počítača pripojeného na internet; prítomnosť automatizovanej pracovnej stanice pre vývojára lokality. Obmedzenia a výnimky – stránku nie je možné prispôsobiť potrebám iných spoločností.

Projektové dokumenty. Na riadenie projektu boli prijaté tri hlavné dokumenty: charta projektu (tento dokument) je oficiálnym povolením projektu; technická úloha projekt (obsahuje popis funkcionality implementovaného systému). Plán riadenia projektu (popisuje, ako bude práca vykonaná).

stôl 1

Organizačná štruktúra projektu. Projektový tím: vedenie spoločnosti „Site Factory“; obchodné oddelenie spoločnosti „Site Factory“; zamestnanci spoločnosti „Site Factory“; existujúci klienti spoločnosti; nových klientov spoločnosti.

Obmedzenia projektu. Projekt musí byť vyhotovený v stanovené obdobie. Zákazník uprednostňuje množstvo prác, ktoré je potrebné dokončiť a v rámci stanoveného rozpočtu.

Riziká projektu: krátke termíny projektu; projektový tím je súčasne zapojený do iných projektov; musíme dokončiť stanovený rozsah a zostať v rámci obmedzeného rozpočtu projektu. Ďalej zvážte analýzu vonkajšie prostredie projektu. Analýza zainteresovaných strán: Potreby, záujmy a názory rôznych zainteresovaných strán sa navzájom líšia a často sú vo vzájomnom konflikte; východiskový bod zákazníka sa líši od východiskového bodu výrobcu; problémy zamestnanca sa nezhodujú s problémami manažmentu; názory priemyselníkov sa líšia od názorov environmentalistov atď. Iniciátor projektu často vidí len svoje záujmy: technologický expert má technické, vedec vedecké. Preto je pri vymedzovaní projektu mimoriadne dôležité porozumieť úlohám a prístupom rôznych zainteresovaných strán. V tomto projekte „tvorba stránok“ plánuje urobiť všetko pre zisk a obmedzenie nákladov. Cieľ spoločnosti súvisí s rozvojom, ziskovosťou a poskytovaním kvalitných služieb.

Aktivity projektu budú zamerané na spotrebiteľov akejkoľvek vekovej kategórie od 18 rokov. Klientmi môžu byť ľudia s nízkymi aj vysokými príjmami, t.j. všetkých spotrebiteľov, ktorí túto službu potrebujú. V tabuľke 2 vykonáme analýzu zainteresovaných strán.

Ďalej zvážte príklad č. 2. Odôvodnenie projektu. Táto časť poskytuje stručné informácie od akceptovaný obchod prípad (koncept) projektu pre informáciu projektového tímu. Tieto informácie sú dôležité pre definovanie projektu. Stručný opis projekt: kto je objednávateľ projektu, kto je objednávateľ projektu, aký je výsledok projektu, v jednom riadku kľúčové parametre projektu? Výsledky projektu. Pre optimálnu implementáciu zoznamu poskytovaných služieb a efektivitu organizácie bolo rozhodnuté vytvoriť webovú stránku.

Odstránené z projektu. Webová stránka nebude používateľom poskytovať Osobná oblasť Online. Začiatok projektu je 25.03.2016. Výška nákladov na projekt je 16 400 rubľov. Iné požiadavky. Táto časť môže obsahovať kľúčové obchodné požiadavky na vlastnosti produktu alebo špeciálne požiadavky na organizáciu práce projektového manažmentu.

Počiatočné údaje, obchodné príležitosti a potreby klientov. Webová stránka vizitky bude internetový projekt pozostávajúci z niekoľkých stránok a obsahujúci informácie o organizácii, popis jej činností, poskytovaných služieb a kontaktné informácie. Postupom času sa stránka rozšíri, pribudnú nové stránky, fóra a Ďalšie informácie. Celkový pohľad na produkt. Stránka poskytne možnosť získať informácie o činnosti testovacej lokality odrôd, zložení zamestnancov a ponúkaných službách, ako aj možnosť získavať informácie o akciách, zverejňovať fotografie, videoreportáže z akcií a pod.

Požiadavky na kontrolu prístupu. Informácie zverejnené na stránke sú verejne dostupné. Používateľov stránky je možné rozdeliť podľa prístupových práv na 3 časti: návštevníci, redaktor (zamestnanec objednávateľa), administrátor (zamestnanec zhotoviteľa). Organizačná štruktúra projektu: výbor projektového manažmentu, sponzor projektu, kurátor projektu, riaditeľ smeru, partner manažér, partner manažér. Ďalej zvážime dátumy a míľniky projektu (pozri tabuľku 3)

Tabuľka 3

Dátumy a míľniky projektu

Tento materiál je možné využiť pri školení IT špecialistov v oblastiach školení "Aplikovaná informatika", "Obchodná informatika" a pri práci "IT špecialistov" pri použití s ​​MS Project.

Bibliografický odkaz

Pokračujeme v sérii materiálov o tom, čo je potrebné predvídať a urobiť pred začiatkom projektu, aby bol úspešný. Dnes náš odborník Maxim Yakubovich hovorí, prečo a ako zostaviť chartu projektu.

V troch predchádzajúcich článkoch série „Čo robiť pred začatím projektu“ som vám povedal, čo musíte urobiť pred začatím:

• Formulujte obchodné problémy, ciele projektu a očakávané výsledky.

Ak chcete spustiť projekt, musíte v ňom ešte definovať kľúčové roly (prečítajte si, čo sú to roly) a napísať dokument, v ktorom sa projektový manažér a zákazník dohodnú na spoločnej vízii podniku.

Dokument, ktorým sa projekt začína, sa nazýva Charta projektu (alebo Projektový pas).

Projektová charta je dokument, z ktorého projekt začína a podľa ktorého sa hodnotí jeho úspešnosť.

Skúsený vedúci to píše tak, aby v ňom všetko špecifikoval dôležité aspekty prácu so zákazníkom. Pri externých projektoch nie je charta taká dôležitá, pretože Existuje zmluva, ale napriek tomu ju niektorí manažéri tiež rozvíjajú.

Prečo? Dokument vám umožní lepšie pochopiť dôležité aspekty projektu. Zmluva je zvyčajne ťažkopádna a preplnená právnymi podmienkami a charta je napísaná v jazyku zrozumiteľnom pre účastníkov projektu.

Štruktúra projektovej charty

V populárnom prístupe k riadeniu projektov - PMBOK - Charta projektu obsahuje nasledujúce časti:

• účel alebo zdôvodnenie;
• merateľné ciele a zodpovedajúce výsledky;
• vysoké požiadavky na výsledky;
• predpoklady a obmedzenia;
• popisy a hranice projektov na vysokej úrovni;
• riziká vysokej úrovne;
• rozšírený plán kontrolných udalostí;
• rozšírený rozpočet;
• zoznam zainteresovaných strán;
• požiadavky na schválenie projektu (t. j. kritériá úspešnosti, osoby posudzujúce jeho úspešnosť a osoby podpisujúce projekt);
• určený manažér, oblasť zodpovednosti a úroveň právomocí.

Na svojich projektoch som často používal šablónu charty, ktorej štruktúra sa mierne líšila od štruktúry navrhovanej v PMBOK, ale obsahovala všetky časti okrem zoznamu zainteresovaných strán, popisu rozsahu zodpovednosti a úrovne právomocí projektu. manažér (príklad nižšie). Spoločnosť, ktorá ide cestou štandardizácie projektových aktivít, spravidla vypracuje šablónu charty pre špecifiká svojich aktivít a táto šablóna sa používa na spustenie všetkých projektov.

Kto vypracúva chartu projektu?

Vývojári PMBOK veria, že na vývoji dokumentu by sa mal podieľať sponzor, zákazník a projektový manažér.

V projektoch, ktoré som viedol, bola charta vypracovaná projektovým manažérom, ktorý do diskusie zapojil technických špecialistov a odborníkov na danú problematiku. Predpokladám, že v niektorých spoločnostiach ho môže vypracovať zadávateľ, zákazník, projektový programový manažér alebo manažér projektovej kancelárie a projektový manažér je recenzentom tohto dokumentu a podpisuje ho.

Význam charty pre projektového manažéra

Treba si uvedomiť, že Charta nie je dohodou, ale môže ju dopĺňať a slúžiť ako interný dokument pre tím a zákazníka.

V niektorých spoločnostiach je prax taká, že sa z toho stáva dokument, po schválení ktorého sa projekt považuje za oficiálne uznaný v spoločnosti (to je typické pre interné projekty, v ktorej zákazník a konateľ pracujú v tej istej spoločnosti).

Keď sa zákazník pokúsi zmeniť rozsah projektu pridaním nových cieľov alebo nových požiadaviek na výsledky, projektový manažér musí byť schopný zmeniť chartu a podpísať novú verziu svojim podpisom. Manažér tak správou verzií dokumentov chráni svoj projekt pred rozšírením rozsahu bez rozšírenia termínov a rozpočtu.

Pri uzatváraní projektu je to práve Charta, ktorá umožňuje zákazníkovi a manažérovi zhrnúť projekt a určiť mieru jeho úspešnosti.

Prax implementácie projektovej charty

Moje skúsenosti s implementáciou charty v štyroch spoločnostiach ukázali, že tento dokument sa ľahko udomácňuje a manažéri a akcionári ho vnímajú ako požadovaný dokument. A v niektorých spoločnostiach bol jeho význam tak cenený, že mu interní zákazníci a sponzori venovali s každým novým projektom stále väčšiu pozornosť.

Pre pochopenie štruktúry dokumentu uvediem príklad Charty implementácie CRM systému.

PROJEKTOVÁ CHARTA
Automatizácia procesov CRM. Verzia 1.0

Ako vidíte, dokument vo vyššie uvedenej podobe je pomerne kompaktný, no zároveň obsahuje dôležité časti pre dohodnutie spoločnej vízie medzi zákazníkom a projektovým manažérom. Poskytnutá šablóna charty nie je jediná možný variant. Zamyslite sa nad štruktúrou dokumentu a upravte ho pre svoje vlastné projekty.

závery

Zdá sa mi, že charta je pre projekt veľmi dôležitým dokumentom. Je vytvorený v záujme vodcu. Absencia tohto dokumentu zbavuje projektového manažéra možnosti kontaktovať zákazníka v prípade zmien v dohodách a znižuje šance na úspešné dokončenie projektu.

Po vytvorení dokumentu môže projektový manažér začať s prípravou podrobného akčného plánu.

Správny začiatok je podľa mňa nemenej dôležitý ako jasný a zrozumiteľný plán projektu.

Maxim Jakubovič

Expert na projektové riadenie, konzultant a obchodný kouč poradenská skupina"Tu a teraz".

Viac ako 10 rokov skúseností v oblasti projektového manažmentu.

20 ukončených projektov v úlohe projektového manažéra a projektového programového manažéra.

Pedagogická prax - 10 rokov. Jeho seminárov sa zúčastnilo asi 2200 študentov.

Učiteľ modulu Projektový manažment na Ruskej škole manažmentu.
Hosťujúci lektor na kurze projektového manažmentu na British Higher School of Design.
Vedenie

Projektová charta je dokument vydaný iniciátorom projektu alebo sponzorom, ktorý formálne legitimizuje existenciu projektu a dáva projektovému manažérovi oprávnenie využívať organizačné zdroje pri operáciách projektu.

Projektová charta je dokument, od ktorého sa začína plánovanie projektu.

Projektová charta je oficiálnym povolením projektu a je vypracovaný iniciátorom projektu alebo sponzorom, ktorý má dostatočné oprávnenie na financovanie projektu. Charta projektu je odsúhlasená s tímom projektového manažmentu na strane objednávateľa a schválená sponzormi projektu, a to ako na strane dodávateľa, tak aj na strane objednávateľa. Východiskové dokumenty pre vypracovanie charty projektu implementácie IS sú technický a obchodný návrh a/alebo štúdia realizovateľnosti projektu, environmentálne faktory a organizačné aktíva podniku. Ak sa projekt vykonáva pre tretieho zákazníka, potom počiatočnou informáciou pre vypracovanie charty môže byť zmluva / dohoda medzi vykonávajúcou organizáciou a zákazníkom.

Charta projektu musí obsahovať tieto informácie:

Názov projektu;

Dôvody projektu Formulácia dôvodu vlastne odpovedá na otázku „ Prečo" Tento projekt sa realizuje a odráža výrobné potreby v spojení so stratégiou rozvoja podniku. Dôvody pre projekt môžu byť založené na požiadavkách trhu, technologickom pokroku, právnych požiadavkách alebo vládnych normách.

Ciele zákazníka projektu Ciele zákazníka sú určené , Čo spoločnosť získa ako výsledok dokončeného projektu. Obchodné ciele spoločnosti nevyhnutne zohľadňujú stratégiu rozvoja spoločnosti vrátane stratégie rozvoja informačných technológií, na ktorú je projekt zameraný. Napríklad zvýšenie kapitalizácie Holdingu a prilákanie investorov.

Prostredie projektu Je potrebné reflektovať všetky organizačné faktory charakterizujúce situáciu okolo projektu a na trhu. Je potrebné určiť priaznivé a nepriaznivé vlastnosti prostredia, v ktorom sa bude projekt realizovať, a schopnosť podniku ho realizovať. Ochota zainteresovaných strán a odvetvia riskovať by sa mala posúdiť a zvážiť.

Funkčné organizácie a ich účasť („účastníci“ (stakeholders, anglicky)) Projekty sú zvyčajne súčasťou organizácie. Aj keď je projekt pre organizáciu externý, projekt bude stále ovplyvňovaný organizáciou, ktorá ho iniciovala.

Ryža. 2. Schematický diagram účastníkov projektu.

Požiadavky, ktoré uspokoja priania účastníkov projektu. Projekt sa považuje za úspešný, ak sú splnené očakávania zákazníka a účastníkov projektu. Na to je potrebné identifikovať jeho účastníkov a požiadavky, ktoré uspokojujú ich potreby už vo fáze iniciácie projektu. Požiadavky môžu zahŕňať spoľahlivosť, bezpečnosť, výkon, ochranu životného prostredia a autorské práva. Pri určovaní odhadu nákladov projektu sa zohľadňujú všetky požiadavky zdokumentované v charte Pre stanovenie požiadaviek účastníkov projektu je najprv potrebné identifikovať samotných účastníkov.

Účastníci projektuzohľadňujú sa všetky osoby a organizácie vrátane projektového tímu, ktorých záujmy môžu byť ovplyvnené realizáciou alebo výsledkom projektuÚčastníci môžu ovplyvniť ciele a výsledky projektu pozitívne aj negatívne. Preto sa odporúča venovať osobitnú pozornosť úlohe identifikovať účastníkov projektu a mieru ich vplyvu. Neúplný zoznam účastníkov projektu neumožní správne formulovať požiadavky na výsledok projektu a jeho obsah, čo povedie k chybám v plánovaní projektu. Na zostavenie zoznamu účastníkov projektu môžete použiť nástroj známy ako Crawfordove karty (Zíde sa tím 7-10 ľudí, každý dostane 10 kusov papiera. Moderátor položí otázku „Kto je účastníkom projektu?“ Každý prítomná osoba napíše svoju odpoveď na jeden z papierikov.Tento postup sa opakuje 10x. Rovnakú odpoveď môže použiť jedna osoba iba raz.Výsledkom je zoznam účastníkov, ktorý sa následne upraví.

Medzi účastníkmi projektu môžu vzniknúť konflikty. Projektový manažér musí mať schopnosti riešiť konflikty a brať do úvahy etnické a kultúrne charakteristiky účastníkov projektu.

Kľúčoví účastníci akéhokoľvek projektu: projektový manažér, zákazník/užívateľ, vykonávajúca organizácia, členovia projektového tímu, sponzor, zdroje vplyvu. Tabuľka 1 uvádza príklad možných účastníkov projektu implementácie IS:

stôl 1

Externí účastníci realizačného projektu

Vzťahy medzi účastníkmi projektuÚčastníci projektu majú v projekte rôzne úrovne zodpovednosti a právomocí. Tabuľka 2 uvádza funkčné zodpovednosti účastníkov projektu. Projektový manažér musí zabezpečiť neustály kontakt medzi projektovým tímom a jeho účastníkmi.

tabuľka 2

Funkčné zodpovednosti účastníkov projektu

Legenda:Z- zákazník; RP-projektový manažér; P- dizajnér; GP- generálny dodávateľ; JV– subdodávateľ; B– banky; OB- orgány; PS- poskytovateľ; IN– vlastník pozemku; L– poskytovatelia licencií; A- inžinier; IP– výrobcovia produktov; PP– spotrebitelia produktov; * - musí implementovať; X - môže vykonávať;

Ako je uvedené vyššie, účastníci projektu zohrávajú dôležitú úlohu pri určovaní požiadaviek projektu. Pri vytváraní dokumentu „ Obsah projektu" Na detailizácii požiadaviek zákazníka sa podieľajú hlavní účastníci projektu. Zapnuté valné zhromaždenie tímu a účastníkov projektu, realizovaných raz alebo viackrát, sa vytvorí zoznam požiadaviek zákazníka. Pri zostavovaní zoznamu sa so súhlasom väčšiny účastníkov stretnutia vypúšťajú požiadavky, ktoré nie sú praktické. Keďže nie všetci účastníci projektu budú súhlasiť so znížením požiadaviek, v tejto fáze je dôležité analyzovať a zdôvodniť požiadavky a vypracovať zoznam vylúčených požiadaviek, aby sa predišlo možnosti, že sa znova objavia ako nové požiadavky. Základom je dohodnutý zoznam požiadaviek základný plán obsahu projektu.

Ak účastníci investujú peniaze do projektu, je dôležité, aby spolu s tímom rozvíjali práve tie časti projektu, na ktoré sú tieto príspevky zamerané.

Termíny projektov obsahovať dátumy začiatku a konca projektu alebo trvanie projektu

Míľniky a kľúčové dátumy. Míľniky sú hlavnými udalosťami projektu. Udalosť míľnika identifikuje významný úspech v rámci projektu. Výstupy projektu a míľniky môžu byť rovnaké alebo môžu mať rôzne významy.

Obmedzenia a predpoklady. Podľa PMBOK, predpoklady– Toto sú faktory, ktoré sa na účely plánovania považujú za pravdivé, skutočné alebo isté bez dôkazov. Predpoklady ovplyvňujú všetky aspekty plánovania projektu a sú súčasťou dôsledného rozvoja projektu. Identifikácia, dokumentácia a kontrola predpokladov je často súčasťou procesu plánovanie projektu. Predpoklady sú zvyčajne spojené s určitými riziko. Projektová charta dokumentuje obmedzenia schopnosti projektového tímu vybrať si možnosti pre akúkoľvek projektovú prácu. Obmedzenia môžu byť kladené na harmonogram projektu, dátumy dokončenia projektu, obmedzenia kvalifikačnej úrovničlenov projektového tímu, ako aj obmedzenia nákladovej zložky projektu.

Príklady obmedzení.

10 % členov projektového tímu musí mať certifikáciu PMI.

Zvýšenie nákladov na projekt nie viac ako 10%

Príklady predpokladov.

Plánované náklady na projekt. Spočiatku sa náklady na projekt určujú iba na ordinálnej úrovni. Chyba v odhade nákladov sa pohybuje (-20%) - (+100%) Cena projektu je určená zmluvou medzi objednávateľom a zhotoviteľom. Na základe nákladovosti projektu je následne zostavený rozpočet výdavkov projektu s uvedením nákladových položiek na implementáciu IS podľa mesiacov, štvrťrokov, polrokov a rokov.

Hranice projektu. Stanovia sa organizačné, funkčné a geografické hranice projektu

Organizačné hranice. Uvádza sa, ktoré divízie (vrátane právnických osôb) by sa mali na projekte zúčastniť – kto bude využívať a podporovať IP a od koho závisí vývoj základných rozhodnutí o požiadavkách na IP. Org. hranice určujú maximálne hranice prieskumu a oblasť pôvodu požiadaviek IP.

Funkčné hranice. Sú uvedené obchodné oblasti a obchodné procesy, na ktoré sa bude IP vzťahovať. Táto položka definuje moduly ERP systému.

Geografické hranice. Sú označené geograficky vzdialené objekty podliehajúce automatizácii.

Projektová skupina. V štádiu vypracovania Projektovej charty, kontakty a Pracovné povinnosti Sponzor a projektový manažér

Charta oficiálne zabezpečuje termínhlavuprojektu, obsahuje mená zadávateľa a projektového manažéra a definuje ich oprávnenie.

Projektová charta(v závislosti od spoločnosti sa tento dokument môže nazývať príkaz, príkaz, vyhláška atď.) - ide o oficiálny dokument, ktorý deklaruje existenciu projektu a dáva projektovému manažérovi potrebné právomoci na získanie zdrojov potrebných na realizáciu projektu. projektu. Pokiaľ ide o objem, môže to trvať od niekoľkých riadkov až po sto strán dokumentu (všetko závisí od noriem prijatých spoločnosťou).

Vypracovanie projektovej charty je proces vypracovania projektovej charty.

ŠtandardnéPMBOK 5vypracovanie projektovej charty je oblasťou odbornosti .

Tu je zoznam položiek, ktoré môže projektová charta obsahovať:

• Zdôvodnenie projektu
• Merateľné ciele projektu a kritériá ich úspechu. Viac o kritériách úspešnosti si môžete prečítať v článku Stanovenie cieľov pomocou modelu SMART.
• Primárne požiadavky. Tieto požiadavky sa často označujú ako požiadavky na vysokej úrovni.
• Obmedzenia a predpoklady.
• Popis projektu a jeho hraníc
• Zmienky o hlavných rizikách projektu
• Rozpočet projektu
• Informácie o .
• Informácie o
• Informácie o
• Informácie o

Vo svojej najjednoduchšej forme môže charta vyzerať asi takto:

Ja, veľký kráľ a vládca tejto spoločnosti, ju chcem spustiť do 30. decembra tohto roku, aby som zvýšil predajné kanály nový internet firemná predajňa, prostredníctvom ktorej si užívatelia môžu vyberať produkty našej spoločnosti a platiť za ne cez internet. Projekt musí byť realizovaný s pomocou našich starých partnerov „IT Specialist Firms“. celková suma diela by nemali presiahnuť 100 zlatých. Okrem mňa sa o tento projekt zaujímajú aj oddelenia marketingu a zákazníckeho servisu, preto ich musíme do práce zapojiť.

Za projektového manažéra menujem svojho verného sluhu Ivana. Poskytovať Gróf Grafovič pomôže svojimi prostriedkami a ja prácu prijmem.

Aby boli stanovy spracované správne, je potrebné pred ich spísaním zozbierať dostatočné množstvo informácií. Nižšie je uvedený zoznam otázok, rozdelených podľa oblastí, na ktoré budete musieť odpovedať skôr, ako začnete vytvárať chartu projektu.

Obchodné záležitosti.

• Aké sú skutočné obchodné potreby? Aké výhody chce podnik získať zavedením tohto produktu?
• Zoznam prác a služieb, ktoré musia byť počas projektu vytvorené? Napríklad spúšťate webovú stránku. To znamená, že si musíte urobiť zoznam toho, čo presne by mala táto stránka obsahovať, napríklad možnosť pozerať videá, možno na ňu jednoducho pridávať nové články a novinky. Informácie o tomto popise môžete získať z obchodných potrieb klienta a zo strategických plánov spoločnosti.
• Aké ekonomické prínosy sa plánujú získať zo spusteného projektu? Tieto informácie je možné získať: vykonaním prieskumu potrieb trhu, získaním informácií o podobných riešeniach vo vašej oblasti, analýzou sociálnych potrieb vašich zákazníkov, analýzou technických výhod vášho riešenia.
• Aké sú očakávania zákazníka od vášho projektu?

Technologické problémy.

• Je možné splniť obchodnú požiadavku? Ak nie, aké konkrétne obchodné potreby možno implementovať?
• Aké riešenia môžu pomôcť splniť obchodné potreby? Aké je na to najlepšie riešenie?
• Boli už podobné riešenia v našej spoločnosti implementované? Ako sa to urobilo?

Štrukturálne otázky (tieto otázky zohľadňujú možný vplyv zákonov a firemnej kultúry na projekt).

• Ktoré štátne normy môže ovplyvniť projekt? Napríklad, ak IT riešenie vyžaduje certifikáciu, musí sa to vziať do úvahy, aby sa do projektu zahrnuli možné náklady na to.
• Čo je firemná kultúra a stratégiu firmy, pre ktorú pracujete? Ako ovplyvňujú firemné normy váš projekt? Napríklad spúšťate webovú stránku a vaša spoločnosť pracuje týmto smerom s jedným dlhodobo dôveryhodným dodávateľom. Preto to musíte vziať do úvahy pri príprave projektovej charty.
• Čo sa teraz deje na trhu? Bude pre vás ľahké nájsť zdroje na realizáciu projektu?

Je potrebné vziať do úvahy vyššie opísané faktory, pretože môžu mať na projekt pozitívny aj negatívny vplyv. Budete ich potrebovať aj pri začatí procesu plánovania.

Otázky týkajúce sa minulých skúseností (tieto otázky vám pomôžu využiť minulé skúsenosti vašich a vašich kolegov na urýchlenie projektu)

• Sú vo vašej spoločnosti ľudia, ktorí už rozbehli podobné projekty ako vy? ako sa im to podarilo?
• Má vaša spoločnosť skúsenosti s prácou s vybraným riešením alebo dodávateľom?
• Ako by iní projektoví manažéri vo vašej spoločnosti viedli tento projekt?
• Vyskytli sa v minulosti nejaké problémy pri práci s ľuďmi, ktorí sú sponzorom a vlastníkom projektu?
• Konkrétne otázky, ktoré môžu vzniknúť pre váš projekt?

Musíte vykonať prieskum s odborníkom, aby ste získali maximálne užitočné znalosti o problémoch, ktoré skúmate.

Vaša komunikácia môže prebiehať prostredníctvom korešpondencie, rozhovorov, stretnutí, dotazníkov alebo akýmkoľvek iným pohodlným spôsobom. Hlavná vec je, že po tejto interakcii máte v hlave lepšie pochopenie toho, čo musíte urobiť.

Chcel by som okamžite uviesť, že informácie, ktoré zhromažďujete v procese hľadania odpovedí na tieto otázky, s najväčšou pravdepodobnosťou nebudú všetky zahrnuté v charte projektu, ale v ďalších fázach vám výrazne zjednodušia život.

Umením projektového manažmentu je urobiť neznáme predvídateľným. A čím skôr sa úskalia odhalia, tým väčšia je šanca, že nedostanete príliš veľa vody.

Charta projektu je dokument, ktorý formalizuje kľúčové dohody o všetkých dimenziách projektu medzi jeho účastníkmi. Vyvíja sa počas iniciácie projektu - pred rozhodnutím o jeho spustení.

Projektová charta definuje rámec projektu v 5 dimenziách:

• CIELE a POŽIADAVKY
• ÚLOHY
• RIZIKÁ
• ÚČASTNÍCI
• PRAVIDLÁ

Môže sa pridať aj ďalší šiesty rozmer – ZDROJE (rozpočet a iné).

A hoci je pomerne ťažké presne určiť potrebu zdrojov vo fáze začatia projektu, kým sa nedokončí podrobné plánovanie, je celkom možné identifikovať obmedzenia zdrojov, ktoré bude potrebné vziať do úvahy pri plánovaní.

Na určenie rámca projektu v týchto rozmeroch potrebujete:

• identifikovať a rozvíjať systém cieľov projektu;
• určiť hranice projektu a požiadavky na jeho výsledky;
• identifikovať predpoklady a riziká;
• vypracovať strategický plán projektu;
• navrhnúť organizačnú štruktúru a pravidlá interakcie.

V praxi môžu byť výsledky plnenia týchto úloh zaznamenané v rôznych dokumentoch, ako je zmluva, projektová charta, plán riadenia rizík, technické špecifikácie. Štruktúra a objem každého dokumentu, ako aj distribúcia týchto údajov medzi nimi, je určená špecifikami každej spoločnosti a závisí od zvolenej metodiky a technológie projektového riadenia. Použitím moderné technológie projektový manažment, tieto dokumenty nie sú vyvíjané samostatne, ale sú generované ako správy založené na jedinej projektovej databáze obsahujúcej sledovateľné dáta pre všetky dimenzie projektu.

Projektová charta môže byť buď interným dokumentom alebo dokumentom dohodnutým s externými stranami projektu, ktorý v skutočnosti slúži ako zmluva medzi zákazníkom a dodávateľom. V zahraničí sa častejšie využíva posledný uvedený prístup.

Úspešný tím musí vypracovať chartu projektu – „precítiť“ projekt, kým loď ešte nie je dokončená a ešte neodišla z brehu. A nie je dôležitý samotný dokument, ale úlohy, ktoré bude treba vyriešiť, aby mal zmysel.

Pozrime sa na tieto úlohy bližšie.

Na popis úloh použijeme metodiku funkčného modelovania IDEF0.

Model procesu tvorby projektovej charty

Účel modelovania: ukázať hlavné etapy potrebné na začatie projektu, ich vzťah a výsledky vedúce k vytvoreniu reportovacieho dokumentu „Projektová charta“, ako aj určiť základné požiadavky na proces vypracovania projektovej charty a požiadavky na obsah projektu charta.

Uhol pohľadu: Projektový manažér.

Kontext: S cieľom ukázať miesto procesu vypracovania projektovej charty a samotnej projektovej charty životný cyklus projektu, kontextový diagram A0 zodpovedá procesu projektu ako celku a následne je rozpísaný do jednotlivých etáp. Tento model nie je v rozpore s PMBOK 4, ale obsahuje podrobnejšie informácie o procese vypracovania projektovej charty.

Predpoklady: Proces prípravy a realizácie projektu je iteratívny a veľa úloh sa často vykonáva paralelne, preto rozdelenie do etáp uvedené v modeli odráža informačné závislosti medzi procesmi, ale neznamená, že procesy sa vykonávajú vždy v tomto poradí.

Diagramy A0-A1 (obrázky 1 a 2) odrážajú kontext procesu, ktorý nás zaujíma.

Predpokladá sa, že organizácia má štandard podnikového projektového manažmentu, ktorý definuje základné pravidlá pre vedenie projektov. V tomto prípade sú odkazy na tento štandard zavedené do projektovej charty a sú uvedené len tie údaje, ktoré sú špecifické pre realizovaný projekt. Ak takýto štandard neexistuje, znamená to, že takéto pravidlá musia byť stanovené individuálne pre každý projekt.

Práca na projekte zvyčajne začína získaním počiatočných údajov, či už ide o náhodný nápad od zákazníka alebo formalizovanú technickú špecifikáciu na 200 strán. Práve od týchto počiatočných údajov musíme začať „rozmotávať spleť“ pri príprave projektovej charty.

Vypracovanie projektovej charty (pozri obrázok 2) je prípravná fáza a na základe jej výsledkov sa rozhodne o začatí projektu. Dôležitosť tejto etapy je ťažké preceňovať, pretože „byť či nebyť“ pre projekt závisí od toho. Mimochodom, tí, ktorí preskočia túto fázu na začiatku projektu, sú nakoniec nútení vrátiť sa k tejto problematike neskôr, keďže už minuli časť zdrojov oboch organizácií.

Ak je projekt iniciovaný, potom by mali byť údaje na vysokej úrovni zozbierané počas vývoja projektovej charty o všetkých 5(6) rozmeroch projektu podrobne uvedené na ďalšie etapy. Projektová charta je sprievodným dokumentom pre nasledujúce fázy, ako je znázornené na diagrame A1 na obrázku 2.

Aj keď sa to neodráža v diagrame A1 Spätná väzba medzi blokom A1.4 Analyzujte projekt A A1.1 Vypracujte projektovú chartu, nesmieme zabúdať, že projektová charta nie je jeho „dogmou“ a môže byť kedykoľvek revidovaná, aby lepšie vyhovovala aktuálnym cieľom projektu a situácii. V priebehu projektu sa napríklad ukázalo, že sa objavuje viacero kľúčových používateľov vyvíjaného systému, ktorí určite musia byť súčasťou projektu a jeho komunikačného systému a ich očakávania sú zohľadnené a korelované s cieľmi projekt.

Stojí za to pripomenúť, že zmena kľúčových obmedzení projektu vyjadrených v charte môže výrazne zmeniť obraz vo všetkých dimenziách – od požiadaviek až po termíny a rozpočet. To môže zastrašiť neskúsených manažérov a odradiť ich od explicitných zmien. To však, samozrejme, nezmení podstatu – ak dôjde k zmenám, je lepšie ich zaznamenať a dať na ne pozornosť účastníkom projektu.

Toky uvedené v prvých dvoch diagramoch sú definované v tabuľke nižšie.

Tabuľka 1. Dátové toky pre A0-A1

Pred analýzou samotného procesu sa musíte zoznámiť s definíciami dátových tokov:

Tabuľka 2. Dátové toky pre A1.1

Prvoradou úlohou prípravy a hodnotenia projektu je pochopiť a definovať systém cieľov. Všetky ciele projektu musia byť vzájomne prepojené, aj tie, ktoré nemožno výslovne uviesť. Identifikácia a zhoda cieľov je komplexná úloha, ktorej výsledky rozhodujú o jej úspechu či neúspechu. Najčastejšie sa nevyrieši „naraz“ a niektoré dôležité ciele sa letmo vynoria a utopia sa v nedôležitých detailoch, nahradené ich základnými podcieľmi. Úlohou projektového manažéra je udržať zaostrený čo najúplnejší obraz, počnúc od samého začiatku špičková úroveň.

Procesný diagram A.1.1.1, ktorý odhaľuje proces „Identifikovať a vypracovať systém cieľov projektu“, ukazuje, že identifikácia cieľov projektu začína identifikáciou ich zdrojov – strán a osôb, ktoré ovplyvňujú priebeh projektu: kto rozhoduje o projekte. , ktorý rozhoduje o prijatí produktu, kto má naň akýkoľvek vplyv, aj nepriamy. Systém cieľov projektu musí byť v súlade s ich očakávaniami. Konfliktné ciele projektu a očakávania zainteresovaných strán nevyhnutne vedú ku konfliktom tak počas projektu, ako aj vo fáze jeho dodania. Preto je za procesom vytvárania hierarchie cieľov projektu dôležitá úloha zosúladiť ciele projektu a očakávania zainteresovaných strán. Tento proces bude musieť pokračovať pri výbere projektového tímu (proces „Návrh organizačnej štruktúry projektu“), ktorý tiež určuje priebeh projektu.

Typicky sú ciele projektu usporiadané do jednej alebo viacerých hierarchií. To znamená, že pre každý cieľ najvyššej úrovne musia byť definované konkrétne úlohy, ktorých realizáciou sa očakáva dosiahnutie cieľa projektu. Napríklad, ak je cieľom najvyššej úrovne znížiť náklady na výrobu produktov, potom to možno dosiahnuť rôznymi spôsobmi – znížením mzdy, režijné náklady, automatizácia výroby a pod., to však neznamená, že v projekte budú použité všetky metódy, preto je potrebné uviesť konkrétne metódy dosiahnutia cieľa zvoleného pre tento projekt. Tento proces tiež pomáha posúdiť dosiahnuteľnosť zvoleného cieľa.

Osvedčený postup pri stanovovaní cieľov sa nachádza v zásadách SMART. Aby bolo možné dosiahnuť cieľ, a nie sa len zahriať, je potrebné uviesť kritériá na dosiahnutie cieľov projektu (blok A1.1.1.3), t.j. ukazovatele, ktoré možno merať, ako aj ich význam. To umožňuje odstrániť celý rad konfliktov a rizík neúspešného dokončenia projektu. Predstavte si, že ste projektový manažér, dokončili ste projekt včas, splnili rozpočet, dosiahli formulovaný cieľ projektu – znížili náklady na výrobu produktov. A zákazník považuje projekt za neúspešný a odmieta akceptovať výsledky a podľa toho zaplatiť. Čo sa deje? Faktom je, že ste znížili náklady o 3% za 1 rok a zákazník veril, že by sa mali znížiť o 10% za šesť mesiacov, potom sa projekt považuje za úspešný..

Táto náročná úloha je často ignorovaná, výsledkom čoho sú neúspešné projekty a odráža sa aj v známych štatistikách IT priemyslu.

Tabuľka 3. Dátové toky pre A1.1.1

Rozšírený materiál o formovaní systému cieľov s ilustráciami je uvedený v článku?

Po vypracovaní systému cieľov je možné začať s detailnejším plánovaním, aj keď na tejto úrovni stále zostáva v rámci strategického – sú popísané hlavné etapy projektu a ich výsledky. V skutočnosti ide o pokračovanie vývoja hierarchie cieľov. Teraz sú určené konkrétne úlohy a ich výsledky, ktoré ich pomôžu dosiahnuť. (pozri obr. 5)

Okrem toho je potrebné identifikovať udalosti, ktoré môžu brániť dosiahnutiu cieľov – riziká projektu, ako aj metódy, ktoré umožnia sledovať priebeh projektu, t.j. pochopiť, ako blízko sme k cieľu.

Riziká projektu výrazne ovplyvňujú jeho plán a zdroje, pretože... tento [plán] musí obsahovať opatrenia, ktoré im zabránia alebo aspoň znížia negatívne dôsledky.

Ďalšou technikou, ktorá vám umožňuje presnejšie určiť rámec projektu, je opísať jeho hranice. Hranice sú opísané špecifikovaním cieľov a zámerov, ktoré nie sú zahrnuté v projekte. Takto sa presnejšie určí vývoj projektu, ktorý bude považovaný za úspešný.

Tabuľka 4. Dátové toky pre A1.1.2

Po vypracovaní strategického plánu pre projekt môžete pristúpiť k formovaniu Organizačná štruktúra projektu. V tejto fáze sú identifikovaní účastníci projektu a ich úlohy a je určená oblasť ich zodpovednosti. Sú tiež zavedené oficiálne projektové komunikácie.

Organizačná štruktúra projektu musí zodpovedať cieľom a zámerom projektu. Zle organizovaní ľudia môžu zlyhať aj pri najjednoduchšom projekte.

Tabuľka 5. Dátové toky pre A1.1.3

Keď sú všetky prvky rámu zmontované, znovu sa posúdi jeho životaschopnosť a realizovateľnosť projektu.

Záver

Vypracovanie projektovej charty je prípravná fáza, ktorej výsledok rozhoduje o úspechu projektu. Štruktúru projektovej charty je dobré použiť ako referenciu a kontrolný zoznam na posúdenie schopnosti úspešne dokončiť projekt. A otázky, ktoré vyvstanú počas vývoja charty, umožňujú identifikovať a eliminovať konflikty v počiatočnom štádiu a dokonca urobiť včasné rozhodnutie o uzavretí projektu, ak je zrejmé, že ciele projektu sú za súčasných podmienok nedosiahnuteľné.

Zaobchádzanie s projektovou chartou len ako s formalitou odráža neprofesionálny pohľad na procesy projektového manažmentu a odhaľuje nepochopenie procesov stojacich za vypracovaním tohto dokumentu.

Uvažovaný procesný diagram zobrazuje informačné prepojenia medzi procesmi. Vykonávanie procesov bez ich zohľadnenia, hoci v praxi bežné, vedie k nekonzistentným výsledkom. V takýchto prípadoch je potrebné vykonať ďalšie opakovania zosúladenia výsledkov každej etapy.

Madorskaya Yu.M. Vypracovanie projektovej charty. Toolkit. //Prax návrhu systému.-2017.. - Cap. z obrazovky

Literatúra

1. Timofeev A.N. Prečo zlyhávajú IT projekty? //Prax návrhu systému.-2017.. - Cap. z obrazovky
2. Duncan Haughey. Inteligentné ciele //Projekt Smart.-2017. [elektronický zdroj] - Režim prístupu: https://www.projectsmart.co.uk/smart-goals.php, zadarmo. - Čiapka. z obrazovky