Predpisy o práci personálnej kancelárie vzor. Personálne účtovníctvo v LLC od nuly - pokyny krok za krokom. Personálne účtovníctvo pre LLC

Kancelárska práca je dnes jednou z dôležitých súčastí personálne záznamy. S takým, ak je to možné, bude potrebné sa vopred oboznámiť.

Tento proces má svoje vlastné jemnosti a niektoré špecifiká. Organizácia riadenia personálnych záznamov je jednou z hlavných etáp v začiatkoch podnikania.

Vyžaduje pomerne rozsiahly zoznam rôzne funkcie nuansy odrážané v legislatívnej dokumentácii.

Navyše, pri absencii riadnych skúseností bude dosť problematické samostatne organizovať pracovný tok.

Preto sa vždy, keď je to možné, oplatí využiť služby kvalifikovaného personálneho pracovníka. Týmto spôsobom bude možné vyriešiť mnohé problémy ešte skôr, ako vzniknú.

Hlavné aspekty

Často nastáva situácia, keď bude potrebné organizovať personálnu evidenciu a kancelársku prácu priamo od nuly.

V tomto prípade sa musíte vopred rozhodnúť, kde začať takýto proces. Je dôležité poznamenať, že registrácia pracovných kníh a príkazov na prepustenie, zamestnanie, personálna evidencia nie sú obmedzené.

Existuje mnoho dodatočných faktorov, momentov - bude potrebné zaoberať sa tým, ktoré to bude potrebné ako prvé.

Proces riadenia personálnych záznamov by sa mal vykonávať bez ohľadu na personál.

Aj keď existuje iba individuálny podnikateľ s jedným zamestnancom, takáto výroba sa musí vykonávať.

Ale zároveň starostlivá kontrola špeciálnou vládne orgány zvyčajne vykonáva len pre veľké spoločnosti. Zamestnancov, ktorých je viac ako 250 ľudí.

Čo potrebuješ vedieť

Správa dokumentov sa vzťahuje na proces organizácie vybavovania dokumentov súvisiacich s personálnymi činnosťami.

V prvom rade ide o prípravu tlačív č. T2, ako aj vypĺňanie pracovných zošitov, zostavovanie pracovných zmlúv.

Existuje mnoho rôznych jemností a nuancií spojených s odrazom relevantných informácií v dokumentoch. Všetky normy sú presne uvedené v legislatívnych dokumentoch.

Proces kancelárskej práce je rozdelený až do 3 hlavných etáp, ktoré zahŕňajú:

Okrem toho je dôležité poznamenať, že proces ukladania dokumentov sa nevyhnutne vykonáva štandardným spôsobom.

Zároveň existujú určité obdobia, počas ktorých bude potrebné dokumenty uchovávať.

Často majú niekoľko desaťročí. V budúcnosti, po uplynutí úložnej doby, musia byť takéto dokumenty náležite zničené.

Na aký účel je

Riadenie ľudských zdrojov vám umožňuje súčasne riešiť pomerne širokú škálu rôznych úloh.

Tieto sa však môžu mierne líšiť v závislosti od typu činnosti podniku. Zároveň je však opäť možné vyzdvihnúť množstvo štandardných, ktoré sa vyskytujú takmer vo všetkých prípadoch bez výnimky.

Patria sem predovšetkým:

Dnes vám účtovníctvo tohto druhu umožňuje súčasne riešiť rozsiahly zoznam veľmi odlišných úloh.

Je dôležité poznamenať, že kancelárske práce musia byť vykonávané v rámci legislatívnych noriem.

V opačnom prípade existuje vysoká pravdepodobnosť ťažkostí s inšpektorát práce. Súdna prax je v tomto smere pomerne rozsiahla.

Je to však mimoriadne nejednoznačné. Preto, ak je to možné, nerobte chyby. Keďže výška možných pokút je dosť veľká.

Súčasné predpisy

Vyúčtovanie kancelárskych prác je možné vykonávať len v rámci legislatívnych dokumentov. Zároveň existuje pomerne rozsiahly zoznam NAP, ktorých ustanovenia je potrebné dodržiavať.

Ak tak neurobíte, môže to viesť k problémom. Pri príprave dokumentácie daného typu nie je dovolené robiť chyby.

Viac o zápisoch do mzdového účtovníctva si prečítajte tu.

Pretože to môže viesť k dosť vážnym problémom. Hlavným dokumentom, v rámci ktorého by sa mala vykonávať nielen kancelárska práca, ale aj interakcia so zamestnancami vo všeobecnosti, je práve Zákonník práce Ruskej federácie.

Takýto dokument vymedzuje spôsob zamestnávania, ako aj všetky práva a povinnosti zamestnanca aj jeho zamestnávateľa.

Tento NPA je ustanovený federálnym zákonom č. 197 z 30. decembra 2001. Je tiež dôležité poznamenať, že legislatíva sa každoročne reformuje.

Preto je potrebné na konzultácie využívať relevantné zdroje informácií. Je tiež dôležité nevyhýbať sa oboznámeniu sa s inými právnymi dokumentmi, ktoré tiež určujú tento moment.

Nemenej významný je zákon č. 1032-1 z 19. apríla 1991. Zaoberá sa problematikou zamestnávania občanov Ruská federácia na území krajiny.

Spôsob uchovávania dokumentácie, jej vyhotovenie určuje osobitný zákon. Taký je federálny zákon č. 125-FZ z 22. októbra 2004 „O archívnictve“.

Takýto dokument určuje spôsob ukladania dokumentov, ich vykonanie, ako aj mnohé ďalšie nuansy. Je dôležité oboznámiť sa so všetkými špecifikami kancelárskej práce ešte pred začatím jej vykonávania.

Vyhnete sa tak mnohým ťažkostiam a ťažkostiam. Okrem toho je dôležité nielen zoznámiť sa so všetkými NAP pre manažéra, ktorý vedie záznamy.

Je tiež dôležité, aby zamestnanec, ktorý je zamestnaný, dôkladne zvážil všetky NAP.

To im umožní vykonávať kontrolu nad dodržiavaním svojich práv samostatne, bez akejkoľvek vonkajšej pomoci.

Ak sa zistí zjavné porušenie, potom bude potrebné obrátiť sa priamo na inšpektorát práce o riešenie takejto situácie.

Ak porušenie nie je zrejmé a je potrebné vyšetrovanie, musíte sa obrátiť na súd.

Ale ak je to možné, bude potrebné pokúsiť sa situáciu vyriešiť mierovou cestou. Pretože súdne spory si vyžadujú veľa času.

Proces organizácie riadenia personálnych záznamov nie je zložitý, vyžaduje si však znalosť noriem a legislatívy.

V opačnom prípade bude predpoklad rôznych druhov chýb jednoducho nevyhnutný. Pri absencii takýchto skúseností sa oplatí absolvovať školenie práca personálnej kancelárie od nuly.

Ako nastaviť správu záznamov ľudských zdrojov od začiatku

Vo všeobecnosti možno proces personálnej kancelárskej práce zvládnuť celkom samostatne. Ale na implementáciu takéhoto postupu si musíte pozorne prečítať legislatívu.

Okrem toho existujú určité jemnosti, konkrétne body nie sú v NAP jasne uvedené. Preto bude potrebné poradiť sa s odborníkom.

Často sa však stáva, že z rôznych dôvodov nie je možné zamestnať zamestnanca. V takejto situácii sa budete musieť s otázkou personálnej evidencie popasovať sami.

Medzi hlavné body, ktoré je potrebné vopred vypracovať, patria:

• či je možné rozvíjať sa nezávisle;
• požadované dokumenty;
• podrobné pokyny na registráciu pre LLC;
• kto je zodpovedný za vedenie záznamov.

Je možné rozvíjať sa samostatne

Samostatný rozvoj riadenia personálnych záznamov je celkom možný proces, ktorý má však svoje špecifiká. S takým, ak je to možné, bude potrebné sa vopred oboznámiť.

Bezchybný vývoj je zároveň možný len vtedy, ak sa vedúci podniku alebo podnikateľ vopred oboznámil s NAP.

Ak z nejakého dôvodu neexistujú žiadne náležité skúsenosti, môžete jednoducho prejsť špeciálne kurzy Riadenie záznamov ľudských zdrojov v Moskve od nuly.

Takáto predbežná príprava pomôže vyriešiť mnoho rôznych ťažkostí ešte skôr, ako vzniknú.

Rovnako výnosným a pohodlným riešením je využitie outsourcingu. Znamená to dočasné najatie personálneho pracovníka na organizáciu pracovného toku.

V budúcnosti sa už môže účtovníctvo vykonávať samostatne. Náklady na takéto služby sú zvyčajne nízke.

Požadované dokumenty

Pri vedení personálnej evidencie bude potrebné vytvoriť množstvo dokumentov. Niektoré z povinných zahŕňajú:

Zoznam povinných takýchto dokumentov obsahuje viac ako tucet pozícií. Všetky sú prísne povinné. Táto otázka najlepšie je pracovať vopred.

Navyše, niektorí majú prísne požiadavky do formátu. V ostatných prípadoch môže byť registrácia vykonaná podľa uváženia vedúceho podniku.

Vypracovanie miestnych predpisov

Ďalší dôležitý bod- Povinné vypracovanie miestnych predpisov. Štandardný zoznam obsahuje:

• základné pravidlá vnútorných pracovných predpisov;
• ustanovenia týkajúce sa miezd v podniku;
• oficiálne pokyny;
• pracovný poriadok pre rôzne oddelenia v podniku;
• dohoda potvrdzujúca súhlas so spracovaním osobných údajov zamestnanca;
• predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov.

Vypracovanie štandardného vzoru pracovnej zmluvy

Je dôležité si uvedomiť, že pracovná zmluva dnes nemá pevne stanovený formát. Zároveň však v ňom musia byť prítomné niektoré ustanovenia.

Je dôležité poznamenať, že dohoda musí v prvom rade spĺňať požiadavky Zákonníka práce Ruskej federácie. V opačnom prípade bude vyhlásená za neplatnú úplne alebo čiastočne.

Podrobné pokyny na registráciu LLC

Postup pri podávaní papierovej správy je nasledujúci:

• sú určené jeho ciele a zámery;
• vypracúvajú sa hlavné formy dokumentov;
• sa vypracúvajú vnútorné miestne akty.

Kto je zodpovedný za vedenie záznamov

Bez ohľadu na to, kto presne vedie evidenciu personálnej evidencie v podniku, za jej súlad so zákonom je zodpovedný vedúci.

O príspevkoch na výživné s mzdyčítajte tu.

Postup pri uzatváraní a ukončovaní urgentného pracovná zmluva, pozri tu.

Existuje množstvo špecifických bodov, ktoré priamo súvisia s návrhom riadenia personálnych záznamov. Musíte sa s nimi zoznámiť skôr, ako budete musieť vykonať takúto výrobu.

Správa záznamov ľudských zdrojov od začiatku: pokyny krok za krokom 2017

Ľudské zdroje pre figuríny

Existujú povinné dokumenty (poskytnuté Zákonníka práce) a odporúčané. Ak je váš KDP úplná nula, mali by ste sa rázne pustiť do vytvárania povinnej dokumentácie. Vo všeobecnosti spadá do dvoch kategórií:

1. Miestne predpisy.
2. Dokumenty vytvorené pri evidencii pracovnoprávnych vzťahov.

Tu, ale berúc do úvahy špecifiká, môžeme zahrnúť:

• doklady o personálnej evidencii (pracovné, občianskoprávne zmluvy; objednávky na personál; osobné karty zamestnanca);
• doklady o účtovaní pracovného času a výpočtoch (pracovné výkazy, mzdy);
• osobné doklady zamestnancov (pracovné knihy, doklady osobného spisu).

Číslovanie zákaziek v personálnej evidencii

Začiatočníci majú zvyčajne otázku: ako číslovať objednávky? Dobrá správa: neexistujú žiadne právne požiadavky, spoľahnite sa na zdravý rozum.

Existuje niekoľko pomocných otázok, zodpovedaním ktorých si môžete vytvoriť vlastnú logiku číslovania objednávok.

• Koľko zamestnancov na plný úväzok v organizácii: 10, 50, viac ako päťdesiat?
• Aká je fluktuácia zamestnancov?
• Ako často musíte meniť pracovné podmienky (presúvať zamestnancov z pozície na pozíciu, zapájať ich do práce cez víkendy a pod.)?

Ak vidíte, že objem objednávok bude malý, môžete urobiť priebežné číslovanie s pridaním písmena "K" (každoročne od č. 01-K), aby ste ich oddelili od objednávok na hlavnú činnosť. Ak je zákaziek veľa, skúsení personalisti radia deliť a označovať písmená odlišné typy objednávky v závislosti od ich témy.

Aby ste sa nemýlili a mali v dokumentácii poriadok, odporúča sa viesť aj evidenciu objednávok.

Vedenie personálnej evidencie

Táto náročná práca sa vykonáva na základe vyhlášky Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 1.5.2004 č.1, ktorá obsahuje knižnicu vzoriek všetkých dokumentov - môžete si ich vziať a použiť. Mimochodom, od roku 2013 nikto nemá právo požadovať doklady len v takej podobe, v akej sú predložené v uznesení: ale načo strácať čas vymýšľaním bicykla?

Na začiatok sa odporúča vydať pokyn alebo predpis o KDP, kde je napísané, ako sa dokumentujú všetky personálne postupy, ako prebiehajú v rámci organizácie a pod.. Takýto pokyn sa stane spoľahlivým podkladom pre celé KDP. v podniku a umožní vám to dať do dokonalého poriadku.

Vzor nariadenia o vedení evidencie zamestnancov

HR manažment v roku 2017

GOST R 7.0.97-2016

pre vás najdôležitejšie články

Často vo viacerých malé organizácie, ktorú vlastní jeden majiteľ, slúži účtovné a personálne oddelenie všetkým firmám. Keďže regulačné dokumenty nehovoria, ako to urobiť, personál môže mať pochybnosti o správnosti svojich krokov.

Dobre navrhnutá nomenklatúra prípadov zabezpečí vysoká rýchlosť spracovanie a vyhľadávanie dokumentov bez ohľadu na názov a špecifiká jednotky, ako aj spoľahlivosť a bezpečnosť celého dokumentového toku spoločnosti. Prezradíme vám, ako správne zostaviť nomenklatúru.

Žiaľ, nie všetky organizácie venujú vedeniu personálnej evidencie (ďalej len KDP) náležitú pozornosť. Manažéri niekedy považujú túto úlohu za druhoradú a v dôsledku toho sa KDP ocitá v zanedbanom stave. Obnova dokumentov a zosúladenie všetkého s požiadavkami zákona nie je jednoduchá záležitosť. Kde začať a ako nič nezmeškať?

Od apríla 2015 sa spoločnosti LLC a JSC môžu zaobísť bez pečatí. Hlavná vec je, že podmienka jeho použitia (alebo neprítomnosti) bude stanovená v charte spoločnosti. Je to v praxi naozaj také jednoduché?

Mnohé pracovné procesy sú organizované legislatívnymi normami nad rámec zdravého rozumu, vyžadujú značné mzdové náklady, ktoré sa často zdajú byť neadekvátne danej udalosti. Má vždy zmysel sa nimi riadiť, alebo je tu možnosť ušetriť čas na dôležitejšie úlohy?

Úplné alebo čiastočné kopírovanie materiálov je zakázané,

HR manažment v podniku

Aj ten najmenší podnik má zamestnancov, čo znamená, že je potrebné viesť rôznu personálnu dokumentáciu.

Vo firmách, ktoré sú na trhu už dlhšie, je väčšinou vedenie personálnej evidencie dobre zavedené, no v novovzniknutých organizáciách treba všetko vytvárať od základov.

vyriešiť presne svoj problém

Zamestnanci personálneho oddelenia sa spravidla zaoberajú vedením personálnych záznamov a spracovaním všetkých dokumentov, ale ak je podnik malý, potom môže byť táto práca zverená jednému zo zamestnancov ako kombinácia. Zvyčajne je to účtovník alebo sekretárka.

Ak má podnik veľký počet zamestnancov, vytvorí sa personálne oddelenie, v ktorom môže byť niekoľko odborníkov. Treba vstúpiť personálnych pracovníkov sa určuje nielen na základe počtu zamestnancov (hoci je to hlavný faktor), ale aj na špecifikách samotného podniku. Takže v organizácii so škodlivou a nebezpečnou výrobou budú mať personalisti viac práce.

Všetko sa deje na pár kliknutí, bez radov a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapení aké ľahké to bolo!

Zhromažďovanie potrebnej legislatívnej základne a regulačných dokumentov

Prvá vec, ktorú musíte urobiť pri vytváraní personálneho pracovného toku od nuly, je rozhodnúť sa, ktoré dokumenty by to mali byť. Existujú dokumenty, ktoré musia byť povinné v každom podniku a sú také, ktoré sú potrebné len na vykonávanie určitého druhu práce alebo činnosti spoločnosti.

Mimochodom, samotné regulačné dokumenty, ktoré upravujú dostupnosť komponentov personálnej dokumentácie, tiež nebudú zbytočné skladovať v samostatnom priečinku, aby boli v prípade potreby vždy po ruke.

Požadované HR dokumenty

objednávky personálne a personálne. Personálne zákazky zahŕňajú zákazky súvisiace s pohybom zamestnancov: prijímanie, prepúšťanie a prekladanie. Tieto príkazy sa vzťahujú na senioritu, a preto sa uchovávajú 75 rokov.

TO personálne príkazy všetky ostatné zahŕňajú:

Čas použiteľnosti tieto objednávky sú od 3 do 5 rokov.

Pre tieto dva typy je vhodnejšie mať dva samostatné priečinky.

Ďalším povinným dokumentom sú karty T-2, ktoré odrážajú všetky základné informácie o zamestnancovi. Tieto karty môžu byť vedené buď samostatne, alebo ako súčasť osobného spisu zamestnanca.

Tretím povinným dokumentom sú pracovné knihy. V súčasnosti musí podľa legislatívy zostavovať pracovné knihy aj individuálny podnikateľ, nehovoriac o podnikoch iných foriem vlastníctva. Zamestnávateľ musí vydať pracovný zošit do troch dní odo dňa prijatia zamestnanca.

Keďže pracovné knihy sú formou prísneho účtovníctva, je nevyhnutné viesť knihu účtovníctva pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim. Aj táto kniha sa uchováva 75 rokov.

Ďalším povinným dokumentom je pracovná zmluva. Musí byť uzatvorená s každým prijatým zamestnancom bez ohľadu na termín.

Po vytvorení nových pracovných miest je potrebné vykonať osobitné posúdenie pracovných podmienok každého z nich. Dokumenty týkajúce sa SOUT sa uchovávajú až do ich výmeny za nové, spravidla raz za 5 rokov.

TO iné povinné doklady týka sa:

• personálne obsadenie;
• dokument upravujúci mzdy;
• knihy evidencie objednávok;
• cestovný denník;
• vnútorné pracovné predpisy;
• iné miestne regulačné dokumenty upravujúce prácu personálneho oddelenia.

Existujú aj dokumenty, ktoré zákon nezaväzuje uchovávať, no napriek tomu ich má takmer každý zamestnávateľ, sú to popisy práce, kolektívna zmluva, kniha dôvodov pre objednávky.

Zhromažďovanie a štúdium ustanovujúcich dokumentov

Potom, čo ste sa rozhodli pre všeobecné povinné dokumenty, musíte rozhodnúť o zvyšku dokumentov. K tomu je potrebné preštudovať si všetky zákonné dokumenty upravujúce činnosti a výrobný proces podnikov.

Tu sa dokumenty môžu veľmi líšiť. Napríklad, ak sú pracovníci povinní nosiť montérky a OOP, potom je nevyhnutné schváliť príkazom alebo iným administratívnym dokumentom zoznam a podmienky ich poskytovania kategórii pracovníkov.

Ak sú v podniku ľudia, ktorí majú nepravidelný pracovný čas, pracujú v noci, pracujú v škodlivých a nebezpečných podmienkach, potom je potrebné zdokumentovať výhody a náhrady, ktoré im patria.

Vytvorenie zoznamu dokumentov

V tomto ustanovení sú uvedené všetky potrebné dokumenty, postup ich udržiavania a lehoty uchovávania. Toto ustanovenie nie je povinné, no značne uľahčuje prácu personálnemu oddeleniu.

Registrácia na prácu riaditeľa

Ak je podnik vytvorený od nuly, potom prvou osobou, ktorá bude zaregistrovaná, je vedúci podniku.

Práve on potom uzatvára pracovné zmluvy so zvyškom zamestnancov. Ak je funkcia riaditeľa voliteľná výberovým konaním, predseda voleného orgánu s ním uzatvorí pracovnú zmluvu, ak má podnik zakladateľov, potom zmluvu podpisujú. Ak je vedúci súčasne jediným zakladateľom resp individuálny podnikateľ, následne podpíše pracovnú zmluvu pre zamestnanca aj zamestnávateľa.

Nech je to akokoľvek, uzavretie pracovnej zmluvy a vykonanie príkazu na prijatie sú povinné postupy.

Vypracovanie miestnych predpisov

Aby bolo možné určiť, aké pozície a koľko z nich je potrebných na fungovanie podniku, a personálne obsadenie. Existuje na to jednotná forma, a hoci sa nevyžaduje, aby sa používal, je veľmi pohodlný.

Ak chcete, môžete pridať ďalšie stĺpce. V zozname zamestnancov sa uvádza názov pozície, požadovaný počet útvarov, plat alebo forma odmeňovania a požadované príplatky. Všetky pozície v personálnej tabuľke sú uvedené, počnúc najdôležitejším a končiac pomocným personálom.

IN Pracovný rozvrh v prvom rade je uvedený pracovný plán podniku, ak existuje rozvrhy zmien, sú podrobne popísané. Tento dokument môže tiež špecifikovať požiadavky na vzhľad a správanie zamestnancov, firemná etika a pod.

Vypracovanie štandardného vzoru pracovnej zmluvy

• názov zamestnávateľa, jeho skutočné a adresa sídla, celé meno jeho zástupcu;
• Celé meno zamestnanca;
• pozícia, na ktorú je zamestnanec prijatý;
• doba trvania pracovnej zmluvy;
• typ zmluvy (práca na čiastočný úväzok alebo hlavná pozícia);
• úradné povinnosti, môžu byť predpísané v samotnej zmluve alebo môžete urobiť odkaz na popis práce;
• mzdy, tu sa neoplatí odvolávať sa na miestne regulačné dokumenty, ale je lepšie všetko podrobne opísať v samotnej zmluve;
• rozvrh;
• výsledky špeciálne hodnotenie pracovné podmienky tohto pracoviska;
• podrobnosti a podpisy.

Okrem týchto bodov môže zamestnávateľ do pracovnej zmluvy uviesť aj ďalšie body, ktoré neodporujú zákonu.

Príprava účtovných dokladov

Všetky účtovné knihy predtým, ako ich začnete používať treba sa pripraviť. Totiž každý časopis by mal byť očíslovaný, zašnurovaný a zapečatený. Listy sa číslujú priebežným číslovaním, začínajúc od prvého po posledný. Potom sa všetky listy, okrem obalu, prešijú niťou a dva chvosty sa vytiahnu do posledného lístka. Sú zapečatené kúskom papiera, na ktorom je však uvedený počet listov a je podpísaný vedúcim alebo osobou zodpovednou za vedenie denníka.

Každý žurnál uvádza dátum jeho začiatku a vyžaduje sa názov organizácie.

Vymenovanie osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh

Pracovné knihy sú jedným z najdôležitejších dokumentov personálnej evidencie a patria medzi tlačivá prísna zodpovednosť, treba s nimi zaobchádzať s rešpektom. Musia byť uložené v uzamknutom trezore.

Na údržbu pracovných kníh je určený zodpovedná osoba, ktorá ich plní a zodpovedá za skladovanie. Zodpovednosť je pridelená zamestnancovi príkazom organizácie.

Nábor zamestnancov

Pri uchádzaní sa o prácu musí každý zamestnanec vykonávať určitú postupnosť prác:

• prijatie žiadosti od zamestnanca;
• oboznámenie zamestnanca so všetkými miestnymi regulačnými dokumentmi, predpismi o odmeňovaní, internými pracovnými predpismi, kolektívnou zmluvou a pod.;
• registrácia pracovnej zmluvy, jej podpis. Do pracovnej zmluvy nezabudnite uviesť, že zamestnanec dostal do rúk stodruhú kópiu;
• vydanie príkazu na prijatie do zamestnania;
• vyplnenie osobnej karty T-2 a vytvorenie osobného spisu. Jeho súčasťou sú: žiadosť o prijatie, kópie osobných dokladov, kópia prijímacieho poriadku, osobný preukaz, doklady o vzdelaní a kvalifikácii, pracovná zmluva a ďalšie potrebné doklady.
• prevod do účtovníctva požadované dokumenty na zamestnanca na mzdové účely.

Nasledujúci zoznam videí poskytuje návod, ako spravovať HR záznamy:

Máte nejaké otázky? Zistite, ako vyriešiť váš konkrétny problém – zavolajte hneď teraz:

Správa personálnych záznamov od nuly - pokyny krok za krokom 2017

Odoslať na mail

Personálne účtovníctvo a papierovanie od začiatku – podrobné pokyny z roku 2017 sú teraz k dispozícii našim čitateľom. Od marca 2014 je organizácia pracovného toku zamestnancov v podniku regulovaná novým GOST, ktorý musia dodržiavať všetci personalisti.

Personálna evidencia: kto je zodpovedný za vedenie personálnej evidencie

Správa osobných záznamov sa vykonáva v každom podniku, kde sa využíva najatá pracovná sila. Ako spustiť personálnu evidenciu v podniku, ktorý sa práve zaregistroval? V novovytvorenom podniku je riadenie personálnej evidencie od nuly zvyčajne na pleciach hlavy. Na zabezpečenie takýchto funkcií pre seba riaditeľ, schválený účastníkmi (akcionármi) spoločnosti, vydá príkaz, ktorým sa ustanoví za vedenie personálnej evidencie.

Následne pri prijatí špecialistu, ktorý bude poverený personálnou evidenciou v organizácii, vrátane práce s personálom, mu môže byť účtované zodpovedajúce množstvo práce. Deje sa tak vydaním príkazu, ktorý pridelí zodpovednosť za udržiavanie tejto oblasti práce konkrétnemu zamestnancovi. Aj tieto povinnosti sú predpísané v pracovnej náplni, s ktorou sa zamestnanec oboznamuje podpisom.

Vedenie personálnej evidencie aj v roku 2017, tak ako doteraz, musí prebiehať v súlade so Zákonníkom práce, pokynmi na vedenie spisov a ďalšími legislatívnymi a lokálnymi dokumentmi. Zodpovednosť za personálnu evidenciu v prípade porušenia zákona a/alebo interných príkazov vedenia je zverená vinníkovi formou disciplinárnych sankcií.

Návod na správu záznamov o ľudských zdrojoch 2017 - stiahnite si alebo vyviňte sami?

Pokyn o riadení personálnych záznamov nie je normatívne schválený, preto sa pre personálne záznamy a správu dokumentov odporúča postupovať podľa GOST R 7.0.8-2013, schválený nariadením Rosstandart zo dňa 17.10.2013 č.1185-st a zapísaný v platnosti od 1.3.2014.

Neexistuje jediná šablóna pre pokyny o personálnom účtovníctve a kancelárskej práci, ale existuje personálne účtovníctvo od nuly krok za krokom s odporúčanými krokmi na organizovanie toku zamestnancov a účtovníctva v podniku. Vďaka tomuto plánu krok za krokom je ľahké načrtnúť postupnosť akcií a orientovať sa v rozsahu práce.

Odporúčame, aby ste sa oboznámili s nižšie uvedenými podrobnými pokynmi, ktoré vám pomôžu usporiadať personálne záznamy od začiatku. V budúcnosti si na základe preštudovaného materiálu môžete vypracovať vlastný akčný plán a riadiť sa ním.

Ako vyzerá podrobný návod na administráciu ľudských zdrojov?

Prejdime teda k úvahe o podrobných pokynoch pre prácu personálnej kancelárie od nuly. Tu je podrobný plán krok za krokom, ktorý vám umožní vytvoriť si vlastnú personálnu službu, počnúc registráciou prvého zamestnanca v podniku - riaditeľa. A preto je dôležité už od začiatku činnosti firmy zefektívniť personálnu evidenciu.

Etapy organizácie personálnych záznamov v podniku:

1. Vytvorenie regulačnej a informačnej základne.

Na začiatok je potrebné rozhodnúť, aké predpisy budú potrebné v práci personalistu. Určite je to:

• Zákonník práce - obsahuje hlavné body o úprave pracovného času (kap. 15-16, 22), trvanie a frekvenciu dovolenky (kap. 19), mzdový list (kap. 21), základné práva a povinnosti zamestnancov a zamestnávatelia sú popísaní;
• uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku zo dňa 04.01.2001 č.1 - všetky tlačivá sú uvedené tu primárne dokumenty požadované v personálnych záznamoch; ich použitie dnes nie je povinné, ale stále žiaduce, pretože zohľadňujú všetky potrebné stĺpce a podrobnosti; Každý používateľ môže podľa vlastného uváženia vykonávať zmeny v týchto formulároch, pričom si ponechá len požadované údaje;
• vládne nariadenie zo 16. apríla 2003 č. 225, ktoré pomôže pri práci s pracovnými knihami; tento dokument je pre zamestnanca hlavný, pretože potvrdzuje jeho odpracovaných rokov;
• manažérsky manuál vojenská registrácia v podnikoch, schválené generálnym štábom ozbrojených síl Ruska 11. apríla 2008 - tieto odporúčania pomôžu personálu zvyknúť si na povinné vedenie vojenských záznamov zamestnancov v podnikoch;
• objednávka Rosstandart zo dňa 17.10.2013 č. 1185-st, uznesenie Štátnej normy z 3.3.2003 č. 65-st (toto uznesenie platí do 7.1.2017, od 1.7.2017 GOST R 7.0.97-2016, schválené nariadením Rosstandartu zo dňa 12.08.2016, uplatňuje sa č. 2004-st), nariadenie Ministerstva kultúry z 25.8.2010 č. 558 a nariadenie vlády zo dňa 15.06.2009 č. 477 - tieto dokumenty vám pomôžu zistiť, aké štandardy existujú v ruskej kancelárskej práci a archivácii.

Každému zamestnancovi zodpovednému za vedenie personálnej evidencie je potrebné zabezpečiť prístup nielen k stanoveným predpisom, ale aj k ďalším legislatívnym úkonom, ktoré môžu byť pri výkone práce potrebné. Taktiež musí personalista sledovať najnovšie zmeny a aktualizácie v predpisoch. K tomu je potrebné buď zabezpečiť nezávislý monitoring legislatívy, alebo zakúpiť prístupové balíčky do rôznych informačných báz.

Aby sa zabezpečila vysoká úroveň riadenia personálnych záznamov v podnikoch s veľkým počtom zamestnancov, môže byť potrebný aj špeciálny HR softvér na organizáciu systému personálneho manažmentu a vedenie personálnych záznamov.

1. Oboznámenie sa so štatutárnymi dokumentmi spoločnosti.

Zakladateľská listina nevyhnutne podrobne uvádza podmienky uchádzania sa o prácu riaditeľa (generálneho riaditeľa, predstavenstva) - výkonného orgánu spoločnosti. Aj v tejto zakladajúcej dokumentácii sú predpísané hlavné podmienky pre dobu práce vedúceho. Okrem toho musí byť personalista pri vedomí nedávne zmeny zahrnuté v zakladateľskej listine, v prípade, že majitelia spoločnosti akceptujú personálne otázky.

Prvým zamestnancom, ktorého registrácia sa vykonáva v novovytvorenom podniku, je samozrejme manažér. Takže na základe protokolu schváleného majiteľmi spoločnosti je vydaný príkaz, v ktorom je uvedený dátum, kedy vedúci začne vykonávať svoje povinnosti. Toto bude prvý personálny príkaz vydaný podnikom.

V budúcnosti musí personalista zabezpečiť chronologické poradie vydaných príkazov. Dozorné orgány pri kontrole pracovných podmienok a personálnych záležitostí dbajú na číslovanie objednávok, aby nedochádzalo k prípadom, kedy boli príkazy vydané spätne.

1. Vypracovanie zoznamu personálnych dokumentov, ktoré sa budú podieľať na práci personálnej kancelárie v podniku.

Uvádzame hlavné dokumenty, ktoré sa týkajú personálnych záznamov v akomkoľvek podniku so zamestnancami:

• pravidlá týkajúce sa vnútroorganizačných pracovných predpisov;
• personálna štruktúra organizácie;
• personálne obsadenie;
• rozvrh prázdnin;
• dokumenty súvisiace s ochranou osobných údajov zamestnancov.

Medzi povinné doklady patria primárne účtovné doklady vytvorené pre každého zamestnanca, ako aj registre, ako napr.

• pracovné zmluvy;
• kniha o účtovaní pohybu pracovných kníh;
• kniha o účtovaní formulárov pracovných kníh a samotných formulárov týchto dokumentov, ktoré sa často vyhotovujú v podniku pri nástupe zamestnanca na prvé miesto výkonu práce;
• časový výkaz;
• osobné karty zamestnancov;
• personálne rozkazy, ktoré sa zvyčajne uchovávajú spolu s podkladmi pre ich vydanie (vyhlásenia, úradné (správy) poznámky, úkony atď.);
• popisy práce a iné dokumenty;
• register kontrol zo strany regulačných orgánov.

Môžu byť vydané aj tieto dokumenty:

• kolektívna zmluva;
• ustanovenia o prémiách, certifikácii, obchodnom tajomstve a pod.

1. Schvaľovanie personálnych dokumentov a ich formulárov od vedúceho podniku.

Ak sú pripomienky k forme dokumentácie, personalista ich musí odstrániť a znovu dohodnúť formy dokumentov. Dokumenty, ktoré ovplyvňujú nielen personálnu evidenciu, ale aj účtovníctvo, by sa mali premietnuť aj do účtovnej politiky podniku.

1. Určenie zodpovednej osoby za vedenie a účtovníctvo pracovných kníh.

Môže to byť jedna osoba zodpovedná za vedenie personálnej evidencie alebo môže byť určený samostatný zamestnanec zodpovedný za uchovávanie a účtovanie vydaných a došlých pracovných kníh. Na určenie zodpovednej osoby sa vydá príslušný príkaz.

Toto je posledná fáza udržiavania personálnych záznamov od nuly. Teraz je pre každého prijatého zamestnanca vytvorený balík personálnej dokumentácie, ktorý zvyčajne obsahuje pracovnú zmluvu, pracovný príkaz, popis práce; je prijatá/vypísaná pracovná kniha, vyplnená osobná karta, podpísaná dohoda o nezverejňovaní osobných údajov a iné dokumenty.

Potom sa vyhotovujú ďalšie personálne doklady o regulácii pracovného dňa, výpočte a výplate miezd, vyúčtovaní dovoleniek, evidencii práceneschopnosti, pracovných ciest a pod.

Buďte prvý, kto sa dozvie o dôležitých daňových zmenách

Máte otázky? Získajte rýchle odpovede na našom fóre!

Správa personálnych záznamov od začiatku – pokyny krok za krokom

Oddelenie ľudských zdrojov je jedným z najdôležitejších spojení v každom moderná organizácia. Len vďaka špecialistom tejto služby je to možné efektívne riadeniečinnosti podniku.

Správa záznamov ľudských zdrojov od začiatku, pokyny krok za krokom

Ale na správne usporiadanie jeho fungovania je potrebné:

Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických riešeniach právne otázky ale kazdy pripad je individualny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:

• jasne vymedziť pracovné povinnosti zamestnancov zodpovedných za vypracovanie a prípravu potrebných dokumentov, poznať pravidlá tvorby výkonných orgánov a menovanie
• vedúci;
• správne prijať nových zamestnancov, previesť ich a prepustiť;
• pracovať na základe platných zákonov v oblasti vedenia personálnej evidencie;
• vytvoriť potrebné zákony a predpisy na úrovni podniku.

Rýchlo a kompetentne organizovať efektívne aktivity osobné oddelenie odporúča sa vyvinúť a použiť špeciálny algoritmus na vykonávanie potrebných akcií.

Kto má vo firme na starosti obchod?

Predtým, ako vytvoríte plán na organizáciu efektívneho pracovného postupu, musíte sa rozhodnúť, kto bude vykonávať úlohu personálneho špecialistu. Dokonca aj na malý podnik pre vnútroorganizačný pracovný tok sa v tabuľke obsadzovania zvyčajne zaraďuje pozícia tajomníka alebo referenta.

Sú na to dva hlavné dôvody:

• veľké objemy dokumentárnej tvorby, s ktorou zodpovedná osoba denne operuje;
• potrebu úzkej špecializácie na prácu s dokumentmi, je žiaduce, aby pridelený zamestnanec mal vzdelanie v odbornosti sekretárka-asistent, personálny manažér alebo referent.

Samozrejme, v praxi je prípustné priradiť ďalšie povinnosti niekto, kto pracuje aj s dokumentmi, napríklad právnik alebo účtovník. To však môže vážne znížiť efektivitu hlavnej činnosti zamestnanca, keďže kancelárska práca si vyžaduje veľa pozornosti.

Etapy a prechody

Organizácia akéhokoľvek systému riadenia osobných záznamov bude pozostávať z nasledujúcich etáp:

1. Vydávanie príkazov, ktorými sa zavádza funkcia zodpovednej osoby, určuje výšku jej platu. Potom schválenie osobitného ustanovenia a pracovnej náplne, ktoré budú upravovať práva a povinnosti budúceho zamestnanca a ďalšie dokumenty;
2. Ak je potrebné vymenovať výkonný orgán, vykoná sa vyhľadávanie a uzavretie dohody s vedúcim podniku. Práve táto osoba bude v mene zriaďovateľa riadiť personálnu službu. Ak nie je potrebné vymenovať takúto osobu a vedúci podniku už bol prijatý, stačí zamestnať úradníka;
3. Príprava podkladov normatívnych aktov. Je potrebné vytvoriť zoznam legislatívneho rámca, v súlade s ktorým bude tajomník pracovať;
4. Nákup alebo tlač formulárov účtovných dokladov. Vedenie personálnych záznamov vyžaduje návrh mnohých rôznych registračných kníh a pohyb zamestnancov, potrebné časopisy;
5. Predtým, ako sa tajomník začne zaoberať výberom personálu, mali by mať k dispozícii formuláre pracovných zošitov. Pracovná kniha je hlavným dokumentom zamestnanca, ktorý potvrdzuje informácie o seniority. Ak je občan prijatý do pracovného pomeru prvýkrát, zamestnávateľ mu ho musí poskytnúť bezplatne;
6. Záverečná fáza- priama organizácia personálnej práce vrátane prijímania, sťahovania, povyšovania, dovoleniek, prepúšťania zamestnancov a mnoho ďalších.

Požadované dokumenty

Na vytvorenie stabilnej práce duchovnej služby budete musieť vytvoriť nasledujúce dokumenty:

• Harmonogram zamestnancov. Obsahuje informácie o pozíciách, ktoré existujú v organizácii. Na vypracovanie dokumentu je potrebné odkázať na súčasnú legislatívu, pretože jej forma je úplne jednotná pre všetky podniky na území Ruskej federácie;
• Čas je cenný zdroj. Aby ste to neplytvali zakaždým manuálnym zostavovaním novej zmluvy alebo popisu práce, mali by ste si pripraviť šablóny pre každú pozíciu od personálne obsadenie;
• Vytváranie nomenklatúry prípadov alebo vykonávanie zmien. Nomenklatúra prípadov sa zvyčajne nazýva zoznam všetkých typov dokumentov vytvorených v organizácii a označenie ich umiestnenia a lehôt uloženia. Zvyčajne obsahuje veľa sekcií, z ktorých jedna by mala byť venovaná správe osobných záznamov;
• Vnútorné pracovné predpisy, podľa ktorých sa bude organizovať denný pracovný poriadok, čas odpočinku a oveľa viac.

Registrácia hlavy

Ak organizácia ešte nevymenovala vedúceho, urobí tak najskôr. On bude:

• tvoria administratívni pracovníci;
• Registrovať zakladateľské dokumenty;
• podpisovať organizačné a administratívne a iné dokumenty.

Registrácia vedúceho prebieha v súlade s rozhodnutím, ktoré zriaďovateľ urobí kolektívnym spôsobom alebo individuálne. Vydávajú príkaz vo vzťahu k osobe menovanej prvou osobou podniku.

nariadenia

Pre správnu organizáciu práce HR kancelárie budete musieť využiť hlavné predpisy platnej legislatívy:

Zákonník práce Ruskej federácie je hlavným dokumentom, v súlade s ktorým sa organizácia riadi pracovná činnosť zamestnanca, vrátane prijímania do zamestnania, odmeňovania a pracovných podmienok, záruk a výhod a oveľa viac;

Účtovné doklady

Existuje niekoľko hlavných typov účtovných dokladov, vďaka ktorým je zabezpečený správny postup toku dokladov:

• Účtovný list (alebo kniha) zamestnancov podniku. Zapisuje sa doň stručná informácia o počte zamestnancov;
• Registračný denník pracovných zmlúv. Umožňuje sledovať uzatváranie všetkých zmlúv so zamestnancami. Vedenie tohto denníka zaisťuje spoľahlivosť ukladania dokumentov. Nič sa nestratí bez stopy, dá sa použiť na sledovanie prítomnosti alebo neprítomnosti pracovných dohôd;
• Registračná kniha potrebná na operatívne sledovanie personálne zmeny;
• Účtovné denníky došlých a odoslaných zásielok. V nich môžete vidieť históriu rôznej obchodnej korešpondencie a objasniť odosielanie alebo prijímanie rôznych listov;
• Účtovná kniha osobných kariet, ktoré obsahujú informácie o formulároch s osobnými údajmi zamestnancov. Je to potrebné, keď je potrebné študovať osobné údaje zamestnanca.

Čo je to personálna evidencia a ako ju viesť? Prečítajte si náš materiál pozornejšie.

Tu sa dozviete, ako na to personálny audit a prečo je to potrebné.

Môžem si kúpiť pracovnú knihu a koľko to stojí? Tu sa o tom dozviete.

Pracovné knihy a ich uchovávanie

Práca s pracovnými knihami má dve hlavné črty, ktoré treba zvážiť.

Zamestnanec, ktorý je prijatý do pracovného pomeru, musí poskytnúť svoju knihu zamestnávateľovi. Tá mu zostane až do skončenia pracovnej zmluvy.

V tomto dokumente tajomník zaznamená, že zamestnanec bol najatý organizáciou, uvedie to organizačná forma a meno. Potom je tento záznam certifikovaný vedúcim podniku.

Registrácia zamestnancov

Na správnu registráciu zamestnanca stačí postupovať podľa jednoduchého algoritmu:

• Vezmite si vyhlásenie od zamestnanca, v ktorom uvedie informácie o tom, o akú pozíciu sa uchádza, o akú veľkosť sadzby má záujem a od akého dátumu začne pracovať.
• Získajte od zamestnanca potrebné kópie dokumentov, ako sú pas, SNILS, DIČ, bankové údaje na prevod miezd.
• Uzavrieť pracovnú zmluvu a vystaviť popis práce pod vlastnoručným podpisom. Tieto dokumenty zakladajú právny vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
• Uložte si osobný spis, ktorý bude obsahovať žiadosť a kópie dokumentov. Vyplňte kartičku vo formulári T2, do ktorej si zapíšte všetky potrebné údaje.
• Vydajte príkaz, podľa ktorého je zamestnanec prijatý.

Záver

Na vytvorenie služby správy osobných záznamov teda stačí použiť vyššie uvedené pokyny na organizáciu jej práce. Hlavnou vecou pri vytváraní takejto služby je spoliehať sa na ustanovenia súčasnej legislatívy a brať do úvahy potreby podniku v závislosti od jeho organizačných vlastností.

Máte nejaké otázky? Zistite, ako vyriešiť váš konkrétny problém – zavolajte hneď teraz.

Aj ten najmenší podnik má zamestnancov, čo znamená, že je potrebné viesť rôznu personálnu dokumentáciu.

Vo firmách, ktoré sú na trhu už dlhšie, je väčšinou vedenie personálnej evidencie dobre zavedené, no v novovzniknutých organizáciách treba všetko vytvárať od základov.

Kto má vo firme na starosti obchod?

Zamestnanci personálneho oddelenia sa spravidla zaoberajú vedením personálnych záznamov a spracovaním všetkých dokumentov, ale ak je podnik malý, potom môže byť táto práca zverená jednému zo zamestnancov ako. Väčšinou ide o účtovníka resp.

Ak má podnik veľký počet zamestnancov, vytvorí sa personálne oddelenie, v ktorom môže byť niekoľko odborníkov. Potreba personálu sa určuje nielen na základe počtu zamestnancov (hoci je to hlavný faktor), ale aj na špecifikách samotného podniku. Takže v organizácii so škodlivou a nebezpečnou výrobou budú mať personalisti viac práce.

Ak ste ešte nezaregistrovali organizáciu, potom najľahší urob to s online služby, ktorý vám pomôže bezplatne vygenerovať všetky potrebné dokumenty: Ak už máte organizáciu a rozmýšľate, ako si uľahčiť a zautomatizovať účtovníctvo a výkazníctvo, na pomoc prichádzajú nasledujúce online služby, ktoré účtovníka úplne nahradia vo vašom podniku a ušetríte veľa peňazí a času. Všetky hlásenia sú generované automaticky, podpísané elektronický podpis a automaticky odoslané online. Je ideálny pre individuálnych podnikateľov alebo LLC v zjednodušenom daňovom systéme, UTII, PSN, TS, OSNO.
Všetko sa deje na pár kliknutí, bez radov a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapení aké ľahké to bolo!

Zhromažďovanie potrebnej legislatívnej základne a regulačných dokumentov

Prvá vec, ktorú musíte urobiť pri vytváraní personálneho pracovného toku od nuly, je rozhodnúť sa, ktoré dokumenty by to mali byť. Existujú dokumenty, ktoré musia byť povinné v každom podniku a sú také, ktoré sú potrebné len na vykonávanie určitého druhu práce alebo činnosti spoločnosti.

Mimochodom, samotné regulačné dokumenty, ktoré upravujú dostupnosť komponentov personálnej dokumentácie, tiež nebudú zbytočné skladovať v samostatnom priečinku, aby boli v prípade potreby vždy po ruke.

objednávky personálne a personálne. Personálne príkazy zahŕňajú príkazy súvisiace s pohybom pracovníkov:, prepúšťanie, a. Tieto príkazy sa vzťahujú na senioritu, a preto sa uchovávajú 75 rokov.

TO personálne príkazy všetky ostatné zahŕňajú:

• prázdniny;
• prémie;
• Pracovné cesty;
• disciplinárne sankcie a pod.

Čas použiteľnosti tieto objednávky sú od 3 do 5 rokov.

Pre tieto dva typy je vhodnejšie mať dva samostatné priečinky.

Ďalším povinným dokumentom je, ktorý odráža všetky základné informácie o zamestnancovi. Tieto karty môžu byť vedené buď samostatne, alebo ako súčasť osobného spisu zamestnanca.

Tretím požadovaným dokumentom je . V súčasnosti musí podľa legislatívy zostavovať pracovné knihy aj individuálny podnikateľ, nehovoriac o podnikoch iných foriem vlastníctva. Zamestnávateľ musí vydať pracovný zošit do troch dní odo dňa prijatia zamestnanca.

Keďže pracovné knihy sú, je nevyhnutné ich uschovať. Aj táto kniha sa uchováva 75 rokov.

Ďalší požadovaný dokument je . Musí byť uzatvorená s každým prijatým zamestnancom bez ohľadu na termín.

Po vytvorení nových pracovných miest je potrebné pre každé z nich držať osobitné pracovné miesto. Dokumenty týkajúce sa SOUT sa uchovávajú až do ich výmeny za nové, spravidla raz za 5 rokov.

TO iné povinné doklady týka sa:

Existujú aj doklady, ktoré zákon neukladá povinnosť uchovávať, no napriek tomu ich má takmer každý zamestnávateľ, ide o základnú knihu zákaziek.

Zhromažďovanie a štúdium ustanovujúcich dokumentov

Potom, čo ste sa rozhodli pre všeobecné povinné dokumenty, musíte rozhodnúť o zvyšku dokumentov. Aby ste to dosiahli, musíte si preštudovať všetky zákonné dokumenty upravujúce činnosť a výrobný proces podniku.

Tu sa dokumenty môžu veľmi líšiť. Napríklad, ak zamestnanci majú nárok aj na OOPP, potom je bezpodmienečne potrebné schváliť príkazom alebo iným administratívnym dokumentom zoznam a podmienky ich poskytovania kategórii pracovníkov.

Ak sú v podniku ľudia, ktorí majú nepravidelný pracovný čas, pracujú v noci, pracujú v škodlivých a nebezpečných podmienkach, potom je potrebné zdokumentovať výhody a náhrady, ktoré im patria.

Vytvorenie zoznamu dokumentov

Keď je určený celý zoznam potrebných dokumentov, môžete začať vypracovávať Nariadenia o výkone správy osobných záznamov.

V tomto ustanovení sú uvedené všetky potrebné dokumenty, postup ich udržiavania a lehoty uchovávania. Toto ustanovenie nie je povinné, no značne uľahčuje prácu personálnemu oddeleniu.

Registrácia na prácu riaditeľa

Ak je podnik vytvorený od nuly, potom prvou osobou, ktorá bude zaregistrovaná, je vedúci podniku.

Práve on potom uzatvára pracovné zmluvy so zvyškom zamestnancov. Ak je funkcia riaditeľa voliteľná výberovým konaním, uzatvára predseda voleného orgánu, ak má podnik zakladateľov, podpisujú zmluvu. Ak je konateľ súčasne jediným zakladateľom alebo samostatným podnikateľom, podpisuje pracovnú zmluvu za zamestnanca aj za zamestnávateľa.

Nech je to akokoľvek, uzavretie pracovnej zmluvy a vykonanie príkazu na prijatie sú povinné postupy.

Vypracovanie miestnych predpisov

Aby bolo možné určiť, aké pozície a koľko z nich je potrebných na fungovanie podniku, a personálne obsadenie. Existuje na to jednotná forma, a hoci sa nevyžaduje, aby sa používal, je veľmi pohodlný.

Ak chcete, môžete pridať ďalšie stĺpce. V zozname zamestnancov sa uvádza názov pozície, požadovaný počet útvarov, plat alebo forma odmeňovania a požadované príplatky. Všetky pozície v personálnej tabuľke sú uvedené, počnúc najdôležitejším a končiac pomocným personálom.

IN Pracovný rozvrh v prvom rade je uvedený pracovný harmonogram podniku, ak existujú plány zmien, potom sú podrobne podpísané. V tomto dokumente môžu byť uvedené aj požiadavky na vzhľad a správanie zamestnancov, firemnú etiku a pod.

Vypracovanie štandardného vzoru pracovnej zmluvy

Pracovná zmluva musí obsahovať všetky hlavné ustanovenia uvedené v Zákonníku práce.

Tu platí:

Okrem týchto bodov môže zamestnávateľ do pracovnej zmluvy uviesť aj ďalšie body, ktoré neodporujú zákonu.

Príprava účtovných dokladov

Všetky účtovné knihy predtým, ako ich začnete používať treba sa pripraviť. Totiž každý časopis by mal byť očíslovaný a zapečatený. Listy sa číslujú priebežným číslovaním, začínajúc od prvého po posledný. Potom sa všetky listy, okrem obalu, prešijú niťou a dva chvosty sa vytiahnu do posledného lístka. Sú zapečatené kúskom papiera, na ktorom je však uvedený počet listov a je podpísaný vedúcim alebo osobou zodpovednou za vedenie denníka.

Každý žurnál uvádza dátum jeho začiatku a vyžaduje sa názov organizácie.

Vymenovanie osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh

Pracovné knihy sú jedným z najdôležitejších dokumentov personálnej evidencie a patria k prísnym formám výkazníctva, potom by sa s nimi malo zaobchádzať opatrne. Musia byť uložené v uzamknutom trezore.

Na vedenie zošitov je určená zodpovedná osoba, ktorá ich vypĺňa a zodpovedá za uloženie. Zodpovednosť je pridelená zamestnancovi príkazom organizácie.

Nábor zamestnancov

Pre každého zamestnanca je potrebné vykonať určitú postupnosť práce:

• príjem zamestnancov;
• oboznámenie zamestnanca so všetkými miestnymi regulačnými dokumentmi, predpismi o odmeňovaní, internými pracovnými predpismi, kolektívnou zmluvou a pod.;
• registrácia pracovnej zmluvy, jej podpis. Do pracovnej zmluvy nezabudnite uviesť, že zamestnanec dostal do rúk stodruhú kópiu;
• vydanie príkazu na prijatie do zamestnania;
• vyplnenie osobnej karty T-2 a vytvorenie osobného spisu. Jeho súčasťou sú: žiadosť o prijatie, kópie osobných dokladov, kópia prijímacieho poriadku, osobný preukaz, doklady o vzdelaní a kvalifikácii, pracovná zmluva a ďalšie potrebné doklady.
• odovzdať účtovnému oddeleniu všetky potrebné doklady pre zamestnanca na časové rozlíšenie.

Nasledujúci zoznam videí poskytuje návod, ako spravovať HR záznamy:

Rozprávali sme sa o tom, čo je to kancelárska práca v organizácii u nás a uviedli príklad návodu na prácu v kancelárii. Zároveň v rámci všeobecnej kancelárskej práce v organizácii možno rozlíšiť samostatné sekcie, z ktorých jednou je personálna kancelárska práca.

Riadenie HR záznamov možno chápať ako činnosť, ktorá zabezpečuje dokumentáciu, workflow, operatívne ukladanie a používanie dokumentov o personálnych otázkach. V závislosti od rozsahu a charakteristík činností organizácie môžu byť zodpovední za správu osobných záznamov vymenovaní tak účtovní zamestnanci (napríklad zástupca hlavného účtovníka), ako aj zamestnanci špeciálne najatí na tieto účely (napríklad).

Potrebujete HR poradenstvo?

Poučenie o vedení personálnej evidencie nie je v organizácii povinným dokumentom. Jeho prítomnosť zároveň zabezpečí riadnu kontrolu nad úplnosťou, včasnosťou a správnosťou vyhotovenia a vedenia personálnych dokladov. Postupné pokyny pre správu personálnych záznamov si organizácia vypracúva samostatne, pričom zohľadňuje jej špecifiká, objem personálnych dokumentov a počet zamestnancov zodpovedných za vedenie tohto úseku správy záznamov.

Správa záznamov ľudských zdrojov zvyčajne zahŕňa udržiavanie dokumentácie pre nasledujúce hlavné časti:

• uzatvorenie pracovnej zmluvy a pracovného pomeru;
• zmena pracovnej zmluvy a preradenie na inú prácu;
• ukončenie pracovnej zmluvy a prepustenie zamestnancov;
• poskytovanie dovoleniek zamestnancom;
• stimuly a disciplinárne sankcie;
• ochrana osobných údajov zamestnancov.

Postup pri práci s personálnymi dokumentmi je možné uviesť v popise práce u zamestnanca povereného zodpovedným za tento úsek kancelárskej práce.

Formy dokladov používaných pri personálnej evidencii môže organizácia predpísať aj vo svojom nariadení o personálnej evidencii. Navyše, ak sa na evidenciu personálu používajú jednotné formuláre, stačí to uviesť a nedávať samotné formuláre. Používanie jednotných formulárov personálnych dokumentov tam, kde je to možné, je vhodné nielen preto, že nevyžaduje samostatné vytváranie podobných foriem dokumentov, ale aj preto, že takéto formuláre zvyčajne poskytujú pokyny na ich vyplnenie, ktoré sú v podstate krok za krokom. inštrukcie. Napríklad na vypracovanie individuálnych dokumentov o personálnych záznamoch (napríklad príkaz na prijatie do zamestnania, osobná karta zamestnanca alebo personálna tabuľka) sa môžete obrátiť na vyhlášku Štátneho štatistického výboru z 1.5. 2004 č. 1.

A v niektorých prípadoch použitie schválených formulárov a aplikácie jednotný poriadok ich registrácia je povinná. Napríklad podrobné pokyny na udržiavanie zošitov v organizácii, ako aj samotnú formu zošita nájdete v schválenom formulári

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
2. ZÁKLADNÉ POŽIADAVKY NA PERSONÁLNE DOKLADY
3. PRAVIDLÁ PRÍPRAVY A REGISTRÁCIE OSOBNÝCH DOKLADOV
4. DOKLADY NA VZNIK PRACOVNÝCH VZŤAHOV
5. DOKLADY O OSOBNOM ÚČTE.
6. ORGANIZÁCIA TOKU DOKUMENTOV
7. VYPRACOVANIE NOMENKLATÚRY PRÍPADOV A TVORENIE PRÍPADOV
8. POSTUP PRI PRÍPRAVE A POSKYTNUTÍ PRÍPADOV NA ULOŽENIE DO CENTRÁLNEHO ARCHÍVU SPOLOČNOSTI
9. ZOZNAM SCHVÁLENÍ

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Tento Pokyn pre správu personálnych záznamov (ďalej len Pokyn) stanovuje jednotné pravidlá pre správu personálnych záznamov v spoločnosti JSC Chuvash Generating Company (ďalej len Spoločnosť) a je zameraný na zlepšenie personálnej práce v spoločnosti.
1.2 Pokyn bol vypracovaný v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.
1.3. Zodpovednosť za organizáciu vedenia personálnej evidencie, compliance zavedené pravidlá a postup pri práci s personálnymi dokumentmi v Spoločnosti prideľuje vedúcemu oddelenia ľudských zdrojov (ďalej len oddelenie).
1.4. Vedúci odboru Spoločnosti určuje zodpovedných za vedenie personálnej evidencie na odbore a v HR úsekoch štrukturálnych útvarov, ktoré zabezpečujú účtovanie a prechod dokladov v r. termíny, vykonávať oboznamovanie zamestnancov personálnych služieb s regulačnými a metodickými dokumentmi o vedení personálnej evidencie.
1.5. Zodpovední za vedenie personálnej evidencie sú osobne zodpovední za plnenie požiadaviek Pokynu, bezpečnosť svojich úradných dokumentov. Ich strata je okamžite nahlásená manažérovi. konštrukčná jednotka a informovať vedúceho odboru Spoločnosti.
1.6. Práva a povinnosti osoby zodpovednej za vedenie personálnej evidencie Spoločnosti sú určené náplňou práce.

2. ZÁKLADNÉ POŽIADAVKY NA PERSONÁLNE DOKLADY

2.1. V súlade s platnou legislatívou sa v spoločnosti vytvárajú tieto personálne dokumenty:
objednávky (objednávky);
inštrukcie;
dohody (zmluvy);
akty;
protokoly;
písmená;
popisy práce;
personálne dokumenty;
a ďalšie.
2.2. Personálne dokumenty Spoločnosti musia byť mimoriadne stručné a obsahovo jasné, komplexne odôvodnené, neumožňujúce rôzne výklady, upravované.
Zodpovednosť za kvalitu vyhotovenia dokumentov a spoľahlivosť informácií v nich obsiahnutých nesú osoby, ktoré tieto dokumenty pripravili, potvrdili a podpísali.
2.3. Formy organizačno - administratívnych personálnych dokumentov.
Všetky druhy organizačné a administratívne dokumenty v spoločnosti sú tlačené na štandardných formulároch:
objednávkový formulár (príloha 1);
všeobecná forma Spoločnosti (Príloha 2);
objednávkový formulár (príloha 3).
2.4. Dátum dokumentu.
Dátum dokumentu je dátum jeho podpisu; pre dokument prijatý kolektívnym orgánom Spoločnosti - dátum jeho prijatia; pre schválený dokument Spoločnosti - dátum schválenia. V prípade dokumentov vypracovaných spoločne s viacerými organizáciami je dátumom dokumentu dátum podpisu poslednou organizáciou (dohoda, akt, správa atď.).
2.5. Schválenie personálneho dokumentu Spoločnosti.
Na posúdenie personálneho dokumentu, jeho súladu s platnou legislatívou a právnymi predpismi sa takýto dokument koordinuje. Personálny dokument musí byť koordinovaný s riaditeľom právnych záležitostí, v prípade potreby s inými štrukturálnymi odbormi.
Schválenie personálneho dokumentu Spoločnosti je formalizované potvrdením návrhu dokumentu úradníkom. Súčasťou víza je osobný podpis, jeho prepis a dátum videnia.
Vízum sa nalepuje na kópie personálnych dokumentov, ktoré zostali na personálnom oddelení Spoločnosti, na ľavej strane poslednej strany personálneho dokumentu. Návrhy objednávok, objednávky sú potvrdené na prvej kópii dňa opačná strana posledná strana dokumentu.
2.6. Podpisovanie personálnych dokumentov Spoločnosti.
Personálne doklady podpisuje vedúci Spoločnosti alebo osoba konajúca ako jeho vedúci v štrukturálnych úsekoch Spoločnosti (ďalej len SP), podpisuje vedúci SP, ak existuje splnomocnenie vydané v. CEO alebo osobou konajúcou v jeho funkcii.
2.7. Osvedčenie o pečate.
Doklady vyžadujúce osobitné osvedčenie ich pravosti sa opečiatkujú.

3. PRAVIDLÁ PRÍPRAVY A REGISTRÁCIE OSOBNÝCH DOKLADOV

3.1. Príkaz (pokyn) formalizuje rozhodnutia regulačného charakteru o personálnych otázkach vnútornej práce Spoločnosti.
Objednávka (pokyn) je vyhotovená na hlavičkovom papieri Spoločnosti alebo na jednotnom tlačive.
Objednávku podpisuje generálny riaditeľ Spoločnosti alebo ním poverená osoba. V organizačných zložkách Spoločnosti príkaz, ak je na to splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom, podpisuje vedúci organizačnej zložky Spoločnosti alebo osoba konajúca v jeho funkcii.
3.2. Protokol fixuje priebeh diskusie o problémoch a prijaté rozhodnutia v spoločnosti.
Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.
Zápisnicu podpisuje predseda a tajomník komisie.
3.3. Zákon - dokument vypracovaný niekoľkými úradníkmi a potvrdzujúci skutočnosti, udalosti (akt prijatia - odovzdanie pracovnej knihy), ktoré sa vyskytujú v spoločnosti.
Akt je vyhotovený na všeobecnom hlavičkovom papieri Spoločnosti.
Zákon podpisujú členovia aktivačnej komisie a schvaľuje ho riaditeľ ľudských zdrojov spoločnosti.
3.4. Obchodná korešpondencia- integrálny prostriedok komunikácie s externými organizáciami.
Podľa obsahu a účelu listu môžu byť: záručné listy, listy - žiadosti, listy - odpovede a iné.
3.5. Popis práce - normatívny dokument, ktorý vymedzuje funkcie, práva a povinnosti zamestnanca Spoločnosti.
Na základe pracovnej náplne je uzatvorená pracovná zmluva so zamestnancom Spoločnosti.
Popis práce by mal obsahovať tieto časti:
všeobecné ustanovenia;
funkcie;
úradné povinnosti;
práva;
zodpovednosť.
3.6. Súbor dokumentov, ktoré zaznamenávajú etapy pracovnej činnosti zamestnancov spoločnosti, sa nazýva personálna dokumentácia. Tieto dokumenty zahŕňajú:
pracovné zmluvy;
personálne príkazy;
pracovné knihy;
osobné karty formulára T-2;
Osobné veci;
mzdové účty.
3.7 Príkazy na personál Spoločnosti sa vydávajú v súlade s uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004. č.1 "O schválení jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu", o tlačivách jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo personálu.
3.8. Personálne príkazy sú administratívne dokumenty, ktoré vydáva vedúci Spoločnosti alebo vedúci spoločného podniku v súlade s Chartou o úprave pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnancami a administratívou.
Personálne príkazy dokumentujú nasledovné personálne postupy:
zamestnanie (formulár T-1) (príloha 4);
prechod na inú prácu (formulár T-5) (príloha 5);
prepustenie (formulár T-8) (príloha 6);
udelenie dovolenky (formulár T-6) (príloha 7);
plán dovoleniek (formulár T-10a) (príloha 8);
povzbudenie (formulár T-11) (príloha 9).

4. DOKLADY NA VZNIK PRACOVNÝCH VZŤAHOV

4.1. Základom pre vznik pracovného pomeru je pracovná zmluva uzatvorená v písomnej forme, vyhotovená v dvoch vyhotoveniach, z ktorých každé je podpísané zmluvnými stranami. Jedno vyhotovenie pracovnej zmluvy prejde na zamestnanca, druhé si ponechá zamestnávateľ (na oddelení ľudských zdrojov).
Pracovné zmluvy je možné uzatvárať:
na dobu neurčitú (prílohy 10,11);
na dobu určitú najviac päť rokov (pracovná zmluva na dobu určitú) (príloha 12).
Pracovná zmluva je podkladom pre vydanie príkazu (pokynu) na prijatie zamestnanca Spoločnosti.
4.2. Osobná žiadosť zamestnanca Spoločnosti o prijatie do zamestnania sa spravidla vypisuje rukou v akejkoľvek forme.
V prihláške sa uvedie adresát (funkcia, iniciály, priezvisko generálneho riaditeľa Spoločnosti, výkonný riaditeľ alebo riaditeľ štrukturálneho útvaru), autor (iniciály, priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca, funkcia, povolanie, ak ide o žiadosť o preradenie zamestnanca na inú prácu), jeho údaje z pasu, miesto registrácie, telefónne číslo) , názov dokumentu (žiadosti), text, ktorý označuje, na akú pozíciu (akým povolaním a kvalifikáciou), do akej štruktúrnej jednotky ho autor žiadosti žiada prijať (preradiť), podpis, dátum.
Vízum vedúceho štrukturálneho oddelenia spoločnosti, vedúceho odboru spoločnosti, vedúceho odboru práce a miezd spoločnosti sa vydáva na žiadosť a prekrýva sa uznesenie vedúceho spoločnosti. .
4.3. Osobný list pre personálnu evidenciu (príloha č. 13) je dokument obsahujúci údaje osobného a životopisného charakteru o zamestnancovi.
Osobný list vstupujúci do práce sa vyplní vlastnou rukou bez škvŕn a opráv v jednom vyhotovení. Odpovede na otázky osobného listu sú uvedené v súlade s údajmi obsiahnutými v osobných dokladoch uchádzača o prácu.
Evidenčný list personálu sa vedie v osobnom spise zamestnanca.
4.4. Autobiografia je dokument na získanie ďalších (v porovnaní s osobným osobným záznamom) údajov o zamestnancovi.
Autobiografiu zostavuje zamestnanec vlastnou rukou bez škvŕn a opráv, napísaný v akejkoľvek forme, ale v chronologickom poradí.
4.5. Príkaz (pokyn) na prijatie do zamestnania je vyhotovený v súlade s jednotným formulárom T-1 (príloha 4) a musí spĺňať požiadavky vnútorného pracovného poriadku spoločnosti (bod 2.2).
Formulár T-1 je určený na zdokumentovanie individuálneho prijatia. Obsah objednávky (pokynu) o zamestnaní je zostavený v tabuľkovej forme, ktorá obsahuje tieto údaje: priezvisko, meno, priezvisko, personálne číslo zamestnanca, názov profesie (pozícia), hodnosť, trieda (kategória). ) kvalifikácie, podmienky zamestnania, charakter zamestnania, mzda, skúšobná doba.
Originál pracovného príkazu zostáva v úschove Správy spoločnosti, kópia je odovzdaná účtovnému oddeleniu na evidenciu osobného účtu a mzdovej agendy.
Jednotná forma objednávky T-1 je základom pre personálnu službu na vyplnenie účtovného formulára „Osobná karta zamestnanca T-2“ (príloha 14), na zapísanie poznámky do zošita o prijatí alebo vydaní to (pre nováčikov pracovať prvýkrát).
4.6. Príkaz (pokyn) na pohyb, prevod sa vyhotovuje v jednotnom formulári T-5 (príloha 5).
Formulár T-5 je určený na zdokumentovanie preradenia na inú prácu.
Podkladom pre vystavenie objednávky je žiadosť o preradenie na inú prácu, ktorá obsahuje tieto náležitosti: adresát (vedúci organizácie s uvedením svojej funkcie, iniciály a priezvisko), autor (funkcia, štruktúrna jednotka, iniciály a priezvisko), meno typ dokumentu (žiadosti), text, podpis a dátum. Text obsahuje žiadosť zamestnanca o preloženie na inú pozíciu a (alebo) do inej štruktúrnej jednotky. Žiadosť obsahuje víza vedúcich štrukturálnych divízií Spoločnosti - pre bývalé a nové pôsobisko a uznesenie vedúceho Spoločnosti.
Prevodný príkaz je zamestnancovi Spoločnosti oznámený proti prijatiu. Originál objednávky zostáva v správe Správy spoločnosti, kópia je odovzdaná účtovnému oddeleniu.
4.7. Prepustenie zamestnanca Spoločnosti, t.j. skončenie pracovného pomeru doložte tlačivo T-8 „Príkaz (poučenie) o skončení pracovného pomeru so zamestnancom“ (príloha 6).
4.8. Výpoveď je písomná forma upozornenia zamestnávateľa na skončenie pracovnej zmluvy z podnetu zamestnanca. Žiadosť je napísaná rukou, adresovaná vedúcemu zamestnancovi, text obsahuje žiadosť zamestnanca o uvoľnenie, dôvod a dátum prepustenia. Dokument musí obsahovať dátum podania žiadosti. Žiadosť sa založí do osobného spisu spolu s kópiou rozhodnutia o prepustení.
Text rozkazu o prepustení sa začína slovom „Prepustiť“, uvádza sa dátum prepustenia, priezvisko, meno, priezvisko, personálne číslo, pozícia (profesia) a štruktúrna jednotka, číslo a dátum pracovnej zmluvy. Dátum prepustenia je nevyhnutnou náležitosťou objednávky, pretože v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie je dňom prepustenia zamestnanca vo všetkých prípadoch posledný deň jeho práce (článok 77 Zákonníka práce Ruskej federácie). federácia).
Návrh výpovede schvaľuje personálny riaditeľ Spoločnosti, vedúci odboru Spoločnosti, vedúci štrukturálneho útvaru, z ktorého je zamestnanec prepustený, právnik, ak výpoveď iniciuje zamestnávateľ, príkaz podpisuje generálnym riaditeľom Spoločnosti alebo ním poverenou osobou, prípadne riaditeľom spoločného podniku, ak je na to splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom. Prvá kópia objednávky (pokynu) zostáva v Kancelárii, druhá sa odovzdá učtárni na zúčtovanie so zamestnancom.
4.9 Príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi sa vyhotovuje v jednotnom tlačive T-6 (príloha 7).
Ročná platená dovolenka podľa pracovné právo musí byť zamestnancovi poskytnutá ročne. Nárok na čerpanie dovolenky za prvý odpracovaný rok vzniká zamestnancovi po 6 mesiacoch nepretržitej práce v spoločnosti. Po dohode strán môže byť zamestnancovi poskytnuté pracovné voľno s náhradou mzdy pred uplynutím 6 mesiacov. Podľa článku 122 Zákonníka práce Ruskej federácie pred uplynutím 6 mesiacov práce je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi platenú dovolenku na žiadosť:
pre ženu - pred materskou dovolenkou alebo bezprostredne po nej;
zamestnanci mladší ako 18 rokov;
zamestnanci, ktorí si osvojili dieťa (deti) mladšie ako 3 mesiace;
v ostatných ustanovených prípadoch federálne zákony.
Text príkazu na poskytnutie dovolenky sa začína slovami „DAJTE DOVOLENKU“, uveďte priezvisko, meno, priezvisko, osobné číslo, povolanie, funkciu a štrukturálnu jednotku, druh dovolenky, dobu, na ktorú sa poskytuje, celkový počet kalendárnych dní, počas ktorých je zamestnanec na dovolenke, dátum odchodu na dovolenku a návratu do práce. Podkladom pre vydanie príkazu na poskytnutie dovolenky je žiadosť zamestnanca a rozvrh dovoleniek.
4.10. Poradie poskytovania platenej dovolenky sa určuje každoročne v súlade s harmonogramom dovoleniek (tlačivo T-10a), schváleným generálnym riaditeľom Spoločnosti alebo ním poverenou osobou, prípadne riaditeľom spoločného podniku Spoločnosti, ak existuje splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom, najneskôr 2 týždne pred začiatkom kalendárneho roka. Harmonogram dovoleniek slúži na vyjadrenie informácie o čase rozdelenia ročných platených dovoleniek pre zamestnancov všetkých štrukturálnych divízií Spoločnosti na kalendárny rok po mesiacoch. Pri zostavovaní berie do úvahy súčasného zákonodarného zboru, špecifiká činnosti Spoločnosti a želania zamestnancov.
Harmonogram dovoleniek zostavujú zamestnanci vedenia spoločnosti, schvaľujú vedúci štrukturálnych úsekov a s prihliadnutím na stanovisko voleného odborového orgánu JV schvaľuje generálny riaditeľ spoločnosti alebo poverená osoba. ním, alebo riaditeľom JV Spoločnosti, ak je na to splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom Spoločnosti.
Keď sa obdobie dovolenky odloží na iný čas, so súhlasom zamestnanca a vedúceho štrukturálnej jednotky sa v pláne dovolenky vykonajú príslušné zmeny.
Nástup na dovolenku musí byť zamestnancovi oznámený najneskôr 2 týždne pred jej nástupom.
4.11 Príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnanca Spoločnosti sa vydáva v jednotnej forme T-11. V súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie (článok 191) zamestnávateľ povzbudzuje zamestnancov, ktorí si svedomito plnia svoje pracovné povinnosti (vyhlasuje vďaku, udeľuje bonus, udeľuje hodnotný darček, čestné osvedčenie, udeľuje im titul najlepší v odbore). Za špeciálne pracovné služby spoločnosti a štátu môžu byť zamestnanci spoločnosti nominovaní na štátne vyznamenania.
Dôvodom na vydanie takýchto príkazov sú podania riaditeľov spoločného podniku na základe splnomocnenia vydaného generálnym riaditeľom, memorandá, akty, rozhodnutia. odborových výborov spoločný podnik, rada pracovný kolektív. Zamestnanec odboru na základe prednesu a uznesenia generálneho riaditeľa alebo vedúceho spoločného podniku za prítomnosti splnomocnenia vydaného generálnym riaditeľom vyhotoví príkaz na povzbudenie. Objednávka musí obsahovať označenie druhu odmeny (poďakovanie, hodnotný darček, diplom, cena a pod.)
Pôvodná objednávka zostáva na uloženie v Administrácii Spoločnosti, na jej základe sú informácie o akcii zapísané do zošita, Osobná karta f.T-2 zamestnanca Spoločnosti.
4.12. Nariadenie disciplinárne konanie sa vyhotovuje v textovej podobe na formulári objednávok na základe uznesenia generálneho riaditeľa Spoločnosti alebo ním poverenej osoby, dôvodovej správy a správy. Disciplinárna sankcia sa uplatňuje najneskôr do jedného mesiaca odo dňa zistenia previnenia, do ktorého sa nezapočítava čas choroby zamestnanca, jeho pobyt na dovolenke, ako aj čas potrebný na zohľadnenie stanoviska zastupiteľského orgánu. zamestnancov. Za spáchanie disciplinárne previnenie, t.j. neplnenie alebo nesprávne plnenie zavinením jemu prideleného zamestnanca Spoločnosti pracovné povinnosti, zamestnávateľ má právo uplatniť tieto druhy disciplinárnych sankcií:

1. komentovať;
2. pokarhanie;
3. prepustenie z primeraných dôvodov.

Pokutu nemožno uplatniť neskôr ako šesť mesiacov odo dňa spáchania previnenia a na základe výsledkov auditu alebo auditu finančnej a hospodárskej činnosti - najneskôr do dvoch rokov odo dňa spáchania previnenia.
Za každé previnenie môže byť uložená len jedna disciplinárna sankcia.
Príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie s uvedením dôvodov jeho vydania sa oznámi (nahlási) zamestnancovi, ktorému bola disciplinárna sankcia uložená, proti prijatiu do troch pracovných dní odo dňa jeho vydania. Ak zamestnanec odmietne podpísať príkaz, vypracuje sa príslušný akt.
Prvá kópia objednávky zostáva na uloženie v kancelárii v zložke objednávok.
4.12.1. Pred uložením pokuty je potrebné požiadať zamestnanca Spoločnosti o písomné vysvetlenie. V prípadoch, keď zamestnanec odmietne podať takéto vysvetlenie, vypracuje sa príslušný úkon. Vysvetlivka vysvetľuje dôvody toho, čo sa stalo - porušenie pracovnej disciplíny, nesplnenie akejkoľvek úlohy a pod. Vysvetlivka je písaná vlastnou rukou, v jednom vyhotovení.
4.12.2. Memorandum o porušení pracovnej disciplíny vyhotovuje vedúci organizačného útvaru spoločnosti na základe vysvetlenia zamestnanca spoločnosti. Vedúci štrukturálneho útvaru predkladá generálnemu riaditeľovi Spoločnosti alebo riaditeľovi spoločného podniku, ak je na to splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom, na posúdenie a vyriešenie dôvodovú správu a správu. Uznesenie sa spisuje na zápisnicu a musí obsahovať rozhodnutie o druhu disciplinárnej sankcie.

5. DOKLADY O OSOBNOM ÚČTE.

5.1. Pracovná kniha zamestnanca je hlavným dokumentom o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach zamestnanca. Pracovné knihy sa vedú spôsobom predpísaným v „Pravidlách pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh, vytváranie formulárov pracovnej knihy a ich poskytovanie zamestnávateľom“, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 ( v znení neskorších predpisov zo 6. februára 2004)
5.2. Osobný spis je súbor dokumentov obsahujúcich úplné informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti. Osobné spisy sú vedené s cieľom sústrediť všetky informácie o jednom zamestnancovi do samostatného komplexu (spisov).
5.2.1. Osobné spisy sú vedené pre vedúcich pracovníkov, špecialistov, finančne zodpovedné osoby.
5.2.2. Osobný spis sa zostavuje po vydaní príkazu na prijatie do zamestnania, vytvára sa počas celej doby práce zamestnanca a je doplnený o dokumenty charakterizujúce pracovnú činnosť.
5.2.3. Osobný spis zamestnanca obsahuje tieto dokumenty:
interná inventarizácia dokumentov prípadu;
doplnenie osobného listu o personálnej evidencii;
osobný list o personálnej evidencii;
autobiografia;
kópia dokladov o vzdelaní;
kópiu dokumentu (alebo výpis z neho) o schválení vo funkcii (v prípadoch ustanovených zákonom);
charakteristickú resp odporúčací list;
žiadosť o prácu;
pracovná zmluva (zmluva);
kópiu pracovného poriadku.
Nasledujúce dokumenty sa v budúcnosti ukladajú do osobného spisu v chronologickom poradí:
potvrdenie zmien v osobných a biografických údajoch zamestnanca (kópia potvrdenia o uzavretí (zániku) manželstva, rodné listy detí a pod.);
charakterizujúce obchodné a osobné vlastnosti zamestnanca (charakteristiky, recenzie, reprezentácie, atestačné hárky, životopis atď.).
5.2.4. Osobné spisy zamestnancov sa uchovávajú 75 rokov, vedúci organizácie - neustále.
5.2.5. Osobné spisy sú uložené v kancelárii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou. Zodpovednosť za uchovávanie osobných spisov má zamestnanec úradu zodpovedný za vedenie personálnej evidencie.
5.3. Účtovné denníky (knihy) - dokumentujúce hlavné operácie pre pohyb personálu. Účtovné doklady zahŕňajú:
osobné karty f.T-2;
evidencia objednávok pre personál;
register pracovných zmlúv;
evidencia práceneschopnosti;
denník registrácie objednávok na dovolenku;
register došlej dokumentácie;
protokol registrácie odchádzajúcej dokumentácie;
pracovné knihy zamestnancov;
kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim;
5.3.1 Osobná karta zamestnanca Spoločnosti sa vydáva v jednotnej podobe T-2 (Príloha 10). Osobný preukaz vypĺňa zamestnanec Správy podniku v jednom vyhotovení, rukou (čitateľne), formulovaný v plnom znení, bez skratiek, na základe príslušných dokladov (pas, pracovná knižka, vojenský preukaz, doklad o vzdelaní a pod.). .)
Všetky následné zmeny v biografických a účtovných údajoch zamestnanca Spoločnosti musia byť včas premietnuté do osobnej karty.
5.3.2. zamestnanec vedenia spoločnosti zapisuje do účtovných denníkov informácie o prijatí, prevode, prepustení, prijatí na uloženie pracovných kníh a ich kópií.
Všetky účtovné doklady sú určené na zaistenie bezpečnosti informácií o zamestnancoch Spoločnosti. Ukladajú sa 75 rokov, kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh sa uchováva 50 rokov.
5.4.1. Pri skončení pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi v deň prepustenia (posledný deň výkonu práce) pracovnú knihu a na písomnú žiadosť zamestnanca aj kópie dokladov súvisiacich s prácou (§ 62 ods. Zákonníka práce Ruskej federácie). Žiadosť vyhotovuje zamestnanec v písomnej ľubovoľnej forme s presným označením konkrétnych druhov dokladov, ktorých kópie si zamestnanec želá dostávať, a odôvodnením zodpovedajúcej požiadavky s odkazom na § 62 Zákonníka práce Ruskej federácie a predkladá sa najneskôr tri dni pred dátumom prepustenia.
5.4.2. Zákonník práce Ruskej federácie navyše stanovuje povinnosť zamestnávateľa vydať zamestnancovi: riadne overenú kópiu príkazu (pokynu) o zamestnaní (časť 2 článku 68 Zákonníka práce Ruskej federácie). federácia); pracovná kniha a iné dokumenty súvisiace s prácou po ukončení pracovnej zmluvy z iniciatívy zamestnanca (časť 5 článku 80 Zákonníka práce Ruskej federácie); kópie akýchkoľvek záznamov obsahujúcich osobné údaje zamestnanca, pokiaľ to neustanovujú federálne zákony (článok 89 Zákonníka práce Ruskej federácie).
Zamestnávateľ je povinný vydať zamestnancovi na jeho žiadosť kópie dokladov súvisiacich s prácou do troch dní odo dňa podania príslušnej žiadosti bez toho, aby od zamestnanca vyžadoval zaplatenie.
5.4.3. Overovanie kópií súvisiacich s prácou môže vykonávať v závislosti od typu konkrétneho dokumentu personálne oddelenie alebo účtovné oddelenie Spoločnosti alebo PCB.

6. ORGANIZÁCIA TOKU DOKUMENTOV

6.1. Všetka korešpondencia prijatá vedením Spoločnosti je evidovaná vo vestníku došlých dokumentov.
6.2. Dokumenty podpísané vedúcim spoločnosti alebo vedúcim JV, ak existuje plná moc vystavená generálnym riaditeľom, o personálnych záležitostiach a určené na zaslanie cudzím organizáciám, prechádzajú na Generálny odbor spoločnosti. , kde sú zaevidované vo vestníku odoslaných dokladov, pripravené na odoslanie a odoslané.
Kópie odoslanej personálnej korešpondencie s vízami sú uložené v spisoch Správy Spoločnosti.

7. VYPRACOVANIE NOMENKLATÚRY PRÍPADOV A TVORENIE PRÍPADOV

7.1. Organizácia dokumentov v personálnej evidencii je súbor druhov prác, ktorý zabezpečuje bezpečnosť, systematizáciu dokumentov, vytváranie a vybavovanie spisov v personálnej evidencii a ich odovzdávanie do Centrálneho archívu spoločnosti v súlade s požiadavkami ustanovenými podľa štátne normy o písomnostiach, ako aj metodické dokumenty k veciam archívnictva. Hlavné typy poskytovania práce správna organizácia dokumenty vo vedení personálnej evidencie sú zostavovanie nomenklatúry vecí a tvorba vecí.
7.2. Nomenklatúra prípadov - systematický zoznam názvov prípadov otvorených v spoločnosti s uvedením podmienok ich uchovávania, zostavený predpísaným spôsobom.
Číselník vecí je určený na usporiadanie zoskupovania vyhotovených písomností do prípadov, systematizáciu a evidenciu prípadov, určenie lehôt ich uloženia a je podkladom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj na zaznamenávanie prípadov dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia .
7.3. Zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadov sa vykonáva v súlade s nomenklatúrou prípadov.
Pri vytváraní puzdier je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:
vkladať do veci len vyhotovené, správne vyhotovené listiny podľa názvov vecí podľa nomenklatúry;
dať dohromady všetky dokumenty týkajúce sa riešenia jedného problému;
zoskupiť dokumenty z jedného kalendárneho roka do spisu, s výnimkou prípadov prevodu;
samostatne zoskupiť dokumenty trvalého uloženia a dočasného uloženia do súborov. Dokumenty, ktoré sa majú vrátiť, ďalšie kópie, koncepty by sa nemali zakladať do spisu.
7.4. Od založenia až do odovzdania do Ústredného archívu Spoločnosti sú spisy uložené v mieste ich vzniku.
Vydávanie prípadov iným oddeleniam alebo organizáciám tretích strán sa vykonáva so súhlasom vedenia. K vydanému púzdru je vystavený preukaz - náhrada kufríka. Prípady sa vydávajú organizáciám tretích strán podľa zákonov.
Vyberanie dokumentov zo spisov trvalého uloženia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho spoločnosti alebo spoločného podniku, ak existuje splnomocnenie vydané generálnym riaditeľom, s povinným ponechaním v prípade overenej kópie listiny a úkonu o dôvodoch vydania originálu.

8. POSTUP PRI PRÍPRAVE A POSKYTNUTÍ PRÍPADOV NA ULOŽENIE DO CENTRÁLNEHO ARCHÍVU SPOLOČNOSTI

8.1. Na určenie hodnoty personálnych dokumentov za účelom ich výberu na uloženie v Ústrednom archíve spoločnosti a na určenie lehôt uloženia sa vykonáva skúmanie hodnoty dokumentov.
Výber personálnych dokumentov na trvalé uloženie sa uskutočňuje na základe zoznamov dokumentov s uvedením podmienok ich uloženia a nomenklatúry spisov spoločnosti postupným prehliadaním spisov.
Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov sa vypracúvajú súpisy obalov na trvalé, dočasné uskladnenie a personál, ako aj úkony o prideľovaní obalov na zničenie.
8.2. Pre ukončené prípady trvalého, dočasného uskladnenia a pre zamestnancov Spoločnosti, ktorí prešli skúškou hodnoty, vypracovanou v súlade s týmito požiadavkami, sa každoročne zostavujú inventúrne súpisy.
Pri zostavovaní zoznamu prípadov sa dodržiavajú tieto požiadavky:
záhlavia prípadov sa zapisujú do inventára v súlade s prijatou systematizačnou schémou založenou na nomenklatúre prípadov;
stĺpce súpisu sú vyplnené presne v súlade s informáciami, ktoré sú umiestnené na obale puzdra.
Súpisy prípadov sa zostavujú podľa ustanoveného formulára v troch vyhotoveniach.
8.3. Dokumenty tvorené v činnosti personálnej služby spoločnosti, majúce historické, sociálne, ekonomický význam, bez ohľadu na čas vzniku, miesto uloženia, techniku ​​a spôsob zabezpečenia informácií, podliehajú odovzdaniu na uloženie do Štátneho archívu Čuvašskej republiky.
Prenos prípadov sa vykonáva podľa opisov.