Kde sa začína obchodná korešpondencia? Vzory obchodných listov

Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jedným z hlavných spôsobov obchodná komunikácia. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako použiť kompetentný list na vytvorenie adresáta dobrý dojem o odosielateľovi?

Tento článok popisuje pravidlá pre obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu a praktické rady Informácie uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia, ako správne používať jazyk obchodnej korešpondencie, pričom si e-maily mýlia s neformálnym spôsobom komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Veľmi často sa stáva, že pri zostavovaní email Pri výmene akýchkoľvek súborov príjemcovia z nejakého dôvodu nepíšu sprievodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať list e-mailom a dodržať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie prostredníctvom e-mailu?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom zaväzujú odosielateľa listu vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Musí byť opísaný predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je pri korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal byť text, ktorý sa nazýva „telo listu“ a na konci by mal byť ponechaný podpis, napríklad „S úctou, Petr Ivanovič Brisov“.

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

Tento bod stojí za to zamerať sa ďalej, pretože gesto rešpektu je veľmi dôležité v každom aspekte obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Ahoj“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „ Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať dlho po jeho prijatí. Rovnako nie je správne používať hovorové výrazy používané v pozdravoch.

Po pozdravnom slove alebo fráze by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete prejsť k uvedeniu účelu listu.

Priložené súbory v obchodných e-mailoch

Ak hlavný cieľ Keďže list nie je len písomným rozprávaním a vyjadrením podstaty problému, ale aj odoslaním súboru, je lepšie zaslaný predmet najskôr priložiť. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia z nepozornosti po uvedení podstaty problému v tele listu zabudnú priložiť potrebnú prílohu. Takáto nedbanlivosť môže mať negatívny vplyv na obchodnej povesti odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom vyžadujú, aby odosielateľ mal rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď e-mailová adresa obsahuje neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého to vyzerá veľmi nedôstojne. Ak chcete viesť obchodnú korešpondenciu, je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodného e-mailu.

Pomocou funkcie rýchlej odpovede (odpovede) môžete odpovedať na predtým prijaté e-maily

Používateľovi pomáha funkcia Reply or Response (v skrátenej verzii vyzerá ako Re:). rýchlym spôsobom Odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť čítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Ale pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu by ste mali skontrolovať pravopisné chyby a interpunkciu.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale počas obchodnej korešpondencie by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, takže by ste mali venovať pozornosť slovám podčiarknutým červenou farbou. Ak máte pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresáta by malo byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej emailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresát môže email ponúkať zoznam predtým použitých adresátov, tu by ste tiež mali zamerať svoju pozornosť, aby ste omylom neodoslali zložený obchodný list cudziemu adresátovi.

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá pre štruktúrovanie textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom elektronickej pošty. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké objemy textu písmen na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa obchodné listy komplikované vety. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená v podstate

Okrem určenej témy obchodného listu by mala adresáta zaujať aj jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je uviesť na začiatku listu podstatu problému alebo problému, pre ktorý sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 1.2.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na obnovenie zmluvy musíte predložiť druhý balík dokumentov.“ Vďaka určenému účelu má obdarovaný možnosť zahĺbiť sa do toho Hlavná myšlienka obchodný list. Ak je text listu príliš veľký, je lepšie použiť funkciu pripojenia objektu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by ste mali v textovom poli nechať sprievodnú esej ktorý zvýrazňuje obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od spoločnosti Mak-Stroy LLC na kontrolu.“ Žiadame Vás, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie vo veci predĺženia zmluvy č. 45 zo dňa 01.02.2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Každý obchodný e-mail by mal mať odpoveď.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade je potrebné uviesť krátky komentár k tejto záležitosti, napríklad: „Dobrý deň, Peter Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a dáme oficiálnu odpoveď do konca týždňa. S pozdravom, manažér obchodného oddelenia Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak do troch pracovných dní nebola poskytnutá odpoveď, potom skutočnosť, že príjemca obchodného listu mlčí, možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietanie komunikácie s odosielateľom.

Pri písaní listov s odpoveďou by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak je list odoslaný príjemcovi dotazovacieho charakteru, potom by ste pri jeho zostavovaní mali odpovedať na otázky v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri písaní listu by ste svoje odpovede nemali číslovať, stačí, ak si svoje myšlienky uvedú v poradí. Aby ste odpovedali na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát znovu prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste ich nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to zdôrazniť tento moment z nejakého dôvodu nie je možné dať odpoveď.

Nepoužívať skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia používaním neformálnych znakov vo forme emotikonov. Ich použitie je obľúbené pri komunikácii v v sociálnych sieťach Pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže adresát nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za nepochopiteľný súbor interpunkčných chýb.

Mali by ste sa tiež vyhnúť písaniu textu veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „honosné frázy“ a takéto frázy majú často negatívny význam. Príjemca pri čítaní elektronického obchodného listu môže takéto písmo hodnotiť negatívne, čo bude mať škodlivý vplyv na vnímanie významu. Ak v obchodnom liste potrebujete zdôrazniť dôležitosť niektorého bodu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že na obnovenie zmluvy musíte najneskôr do 2.10.2017 poskytnúť balík dokumentov. “ alebo „Upozorňujeme, že dokumenty o predĺžení zmluvy musia byť predložené do 2.10.2017.“

Neprenášajte citlivé informácie prostredníctvom e-mailu

Pri prenose osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť elektronické schránky, pretože existuje hrozba, že informácie budú zachytené útočníkmi na použitie na ich vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá od bankové karty, osobné bankové účty atď. Je dôležité mať na pamäti, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade napadnutia môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný list musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu blokovania podpisov, do ktorej môžete zadať svoju pracovnú pozíciu, meno a kontaktné telefónne číslo. Následne sa tento blok automaticky objaví na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: „S úctou, Nikolaj Alexandrovič Petrov, +79810000000.“

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu e-mailom, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Musíte len dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.

V listoch šikovný človek odráža charakter tých, ktorým sú určené.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napíšte druh listov, ktoré by ste chceli dostávať.

[Staroveký aforizmus]

List je vo svete podnikania silným argumentom.

[Bekhtereva Victoria]

1. Prečo mať jednotné firemné štandardy v obchodnej korešpondencii?

Elektronická korešpondencia je povinným atribútom obchodnej komunikácie akejkoľvek spoločnosti. Prakticky neexistujú spoločnosti, ktoré by nepoužívali e-mail. Ale položte si nasledujúce otázky:

• Stáva sa vám niekedy, že keď posielate e-mail kolegovi, máte pocit, že posielate list do čiernej diery a možno vám jednoducho neodpovie?
• Keď si zamestnanci navzájom volajú a žiadajú jeden druhého, aby si urgentne prečítal e-mail, a to sa deje celý deň
• Keď absolútne nerozumiete, čo presne od vás chcú v e-maile
• Keď sa zložité a zložité problémy pri diskusii e-mailom utopia v mori informácií, detailov a problém sa nikdy nevyrieši

Ak sa vás tieto problémy týkajú, potom môžete každý deň získať veľa času zavedením jednotných pravidiel emailová korešpondencia. V tomto článku budeme hovoriť o etikete obchodnej korešpondencie.

2. Sedem hlavných pravidiel etiky obchodnej korešpondencie

Podmienečne rozdeľme pravidlá obchodnej korešpondencie o pravidlách etiky A pravidlá komunikácie a výmeny informácií.

Pravidlá komunikácie sa riadia pravidlami pre výmenu informácií v rámci obchodných procesov a projektov. Budeme im venovať samostatný článok. Pravidlá etiky formujú štýl vnútorných vzťahov medzi zamestnancami spoločnosti a nevyhnutne ovplyvňujú formovanie imidžu vašej spoločnosti medzi partnermi. Nedávno som napríklad dostal list od jedného z našich partnerov, ktorý sa začínal slovami: „Dobré popoludnie, Bekhterev“. Myslíte si, že naša spolupráca fungovala?

Aby sme pri vedení obchodnej korešpondencie „nestratili tvár“ spoločnosti, je potrebné dodržiavať „zlaté pravidlá“ etiky obchodnej korešpondencie:

1. List vždy začíname odvolaním
2. Predmet listu musí byť
3. Pred odoslaním musíte skontrolovať pravopis, interpunkciu a rečové chyby.
4. List musí byť štruktúrovaný (ŽIADNA voda!)
5. List musí obsahovať správne znenie
6. Ak posielame prílohy v liste, potom nezabudnite napísať, že sú priložené súbory (tento krok pomôže vyhnúť sa situáciám, keď pošlete list a súbor nie je pripojený; príjemca si list prečítal a priložený dokument nenájde , môže rýchlo odpovedať a napísať vám, že chýbajú priložené dokumenty, ktoré ste uviedli v liste).
7. Korešpondenciu nikdy nemažeme. Jeden z najdôležitejších bodov. História správ by sa nikdy nemala vymazávať, pretože list je dokument. Ak je to potrebné, vždy by ste mali mať možnosť zvýšiť svoju históriu korešpondencie. Radislav Gandapas napríklad do podpisu dokonca vložil požiadavku, aby sa korešpondenčná história nevymazávala.

3. Druhy písmen

Je ich veľa rôzne klasifikácie, navrhujeme rozlišovať písmená podľa ich konštrukčnej štruktúry:

1. Komunikačný list (odmietací list, reklamačný list, uznávací list, odôvodnenie atď.)
2. List o dohode

Listová komunikácia

Do tohto typu listov zaraďujeme všetky typy listov, ktoré zamestnanec používa pri svojej profesijnej činnosti.

Štruktúra písmen

List by nemal byť formátovaný v jednom texte. Mala by byť jasne štruktúrovaná a dobre navrhnutá, aby príjemca nestratil zo zreteľa dôležité informácie. Štruktúra listu pozostáva z jasných komponentov:

Predmet listu

Predmet listu by mal obsahovať konkrétnu akciu, ktorú od respondenta očakávate: „dohodnúť sa na dohode“, „navrhnúť otázky na zváženie“, „zaslať správu“ atď.

Ak posielate dokumenty, predmet musí obsahovať jasné vyhlásenie o dokumentoch obsiahnutých v prílohe listu.

Prečo je dôležité správne naformátovať predmet e-mailu?

Je veľmi jednoduché nájsť potrebný list v každodennom toku informácií na základe predmetu listu. Nestratí sa ani jedno písmeno.

Poznámka: ak posielate list v rámci firmy, tak predmet listu je naformátovaný podľa daného štandardu, ak list posielate mimo firmy, potom je vhodné naformátovať predmet podľa šablóny: Názov firmy: účel listu.

Čím konštruktívnejšie v tele listu, tým lepšie! Jednou z kľúčových zručností obchodného písania, ktorú by ste mali u svojich zamestnancov rozvíjať, je schopnosť jasne a stručne formulovať svoje myšlienky.

P.S. Ak pri písaní listu spomenieme skutočnosť z listu partnera, musí byť citovaný, oddelený farbou alebo typom písma.

Firemný podpis

Šablóna firemného podpisu musí byť rovnaká pre všetkých zamestnancov spoločnosti.

Podpis by mal obsahovať všetky kľúčové údaje adresáta, aby vás v prípade potreby mohol príjemca listu jednoducho kontaktovať.

s pozdravom

Celé meno, pozícia.

P.S. Ak chceme vrúcny vzťah s partnerom/klientom, potom sa oplatí vydať osobný podpis. Každý rád dostane list s osobným prístupom, dokonca aj vo formálnej korešpondencii.

Osobný podpis sa vždy vzťahuje na telo listu. Príklad: Pekný deň/ Ďakujem / Bolo mi potešením sa s vami dnes porozprávať / Ďakujem, že ste si našli čas na takú dôležitú otázku / Ahoj rodina a deti atď.

Kopírovať

Polia „Komu“ a „Kópia“ vypĺňame ako posledné, aby sme náhodou neposlali list, keď ešte nie je pripravený.

Aký je rozdiel medzi poliami Komu a Kópia?

Do poľa „Komu“ vložíme adresu osoby, od ktorej potrebujeme vykonať nejakú akciu.

Do poľa „Kópia“ vložíme adresu osoby, ktorej by bolo užitočné prečítať si obsah listu.

P.S. Naše skúsenosti ukázali, že pole Cc je veľmi užitočné. Ak rokujeme s radovým zamestnancom, diskutujeme o dôležitých otázkach, ale nedostávame odpovede vo veci samej a v pevný čas, potom sa oplatí vložiť do kópie listu od riaditeľa alebo vyššieho manažéra a korešpondencia sa okamžite začne konštruktívnym spôsobom.

Žiaľ, v mnohých firmách úroveň firemná kultúra nie na správnej úrovni, v dôsledku čoho vznikajú situácie, keď na to, aby zamestnanec dobre robil svoju prácu, je potrebná prísna kontrola zo strany riadiaceho tímu.

Outlook má aj funkciu ako „Bcc“ – dôležitý nástroj, ktorý vám umožní informovať o liste záujemcov, no zároveň nezmiasť príjemcu, že list nie je adresovaný len jemu!

List o dohode

Dôležitý typ listu, ktorý vám umožňuje zhrnúť stretnutie, sformulovať písomné dohody, uviesť čas dokončenia a objasniť: pochopili obe strany správne, čo musia urobiť?

Je užitočné vypracovať takéto listy po stretnutiach, rokovaniach a konferenciách, aby sa dosiahli písomné dohody a spoločná vízia ich implementácie.

Štruktúra písmen:

1. Pozdravy, príhovory a poďakovanie účastníkom diskusie.
2. Zopakovanie účelu stretnutia, na ktorom sa vytvorili dohody.
3. Zoznam všetkých prerokovaných otázok v súvislosti s rozhodnutiami o nich a určením osoby zodpovednej za výkon.
4. Zaznamenávanie nápadov, ktoré nevyžadujú naliehavú implementáciu do histórie.
5. Otázka adresátom: Bolo všetko zohľadnené? Nejaké pripomienky alebo dodatky?

Napríklad:

Formátovanie listu

Písmo

Písmo listu by malo byť jednotné, kľúčové body a nadpisy môžu byť zvýraznené kurzívou, ale je nevyhnutné dodržať jeden štýl dizajnu.

P.S. Vždy by ste mali pamätať na to, že slová napísané veľkými písmenami sa vnímajú ako zvýšenie tónu. Treba sa im vyhýbať.

Odsek

Je vhodné sformulovať každú jednotlivú myšlienku do samostatného odseku, aby bol text zrozumiteľnejší.

Vrúbky

Odseky by sa nemali navzájom spájať. Aby bol list čitateľnejší, za pozdravom, pred každým odsekom a pred podpisom by mali byť odrážky:

Aby bol list vizuálne atraktívnejší, je lepšie formátovať odkazy v tele listu ako hypertextové odkazy:

Štýl písania

Pozývame vás na majstrovskú triedu Sergeja Bekhtereva.

Vyhrajte s týmto tréningom aspoň 1 hodinu voľného času denne!

Na majstrovskej triede sa naučíte:
✓ Ako riadiť úlohy tak, aby boli všetky úlohy splnené na 100% a včas
✓ Ako efektívne pripravovať a viesť stretnutia
✓ Ako organizovať produktívnu prácu zamestnancov v jednej kancelárii

Pomerne často sa prvý kontakt v obchodnom svete začína písomnou komunikáciou – obchodnými listami. Ak je však napísaný bez dodržiavania pravidiel etikety obchodného listu, sotva nadviazané kontakty sa môžu prerušiť a stratíte klienta alebo obchodného partnera. Pravdepodobne preto nebudete musieť nikoho presviedčať, aké dôležité je vedieť písať obchodné listy, ktoré vám pomôžu vytvoriť priaznivý dojem o vás osobne ao vašej spoločnosti ako celku.

Základné pravidlá obchodnej korešpondencie. Moderné formy korešpondencie sa vyvinuli pred viac ako 150 rokmi. Všeobecne sa uznáva, že ich vlasťou je Anglicko, kde boli prvýkrát zavedené pravidlá na vypracúvanie obchodnej korešpondencie.

Všeobecné pravidlá vedenia korešpondencie

1. Skôr ako začnete písať listy svojmu obchodnému partnerovi, mali by ste pochopiť nasledujúce body:

Typ listu (sprievodný list, objednávkový list, oznamovací list, upomienkový list, prezentačný list, zamietavý list, záručný list atď.);

Očakáva sa odpoveď na váš list (existujú podmienky, keď sa neočakáva prijatie odpovede na list, napríklad prezentačný list);

Bude obsah listu jasne zrozumiteľný pre vášho adresáta, zanechá nejaké nejasnosti v otázke korešpondencie;

Ste si istí, že list zaslaný poštou príde včas (ak nie, potom je lepšie použiť telefax, služby DHL alebo poslať list cez internet).

2. Tón písmena by mal vždy zostať správny.

3. Je potrebné starostlivo vyberať slovnú zásobu, vyhýbať sa nepresnostiam, nejednoznačnosti a nadmernému používaniu odborných slov. Text listu by mal byť ľahko zrozumiteľný.

4. Obchodný list by mal byť napísaný iba na hlavičkovom papieri organizácie, v mene ktorej konáte. Pretože vzhľad hlavičkový papier je akousi vizitkou vašej spoločnosti, potom treba s dizajnom oficiálneho hlavičkového papiera zaobchádzať obzvlášť opatrne. Čím formálnejšia je forma listu, tým formálnejší by mal byť tón listu.

Pri príprave dokumentov sa odporúča použiť textový editor Microsoft Word (softvér Microsoft Corporation) s použitím fontov Times New Roman Cyr veľkosti č. 12 (pre návrh tabuľkových materiálov), 13, 14, 15, Times DL veľkosti č. 12, 13, 14 s 1-2 intervalmi.

Pri zostavovaní obchodného listu sú čísla strán umiestnené v spodnej časti na pravej strane strany a pri zostavovaní iných obchodných dokumentov - v strede horného okraja listu.

Samotný text listu sa odporúča tlačiť na formuláre formátu A4 s riadkovaním 1,5-2 a na formuláre formátu A5 alebo menšie s riadkovaním jedným riadkom. Podrobnosti dokumentu (okrem textu), pozostávajúce z niekoľkých riadkov, sú vytlačené s jedným riadkovaním.

Na písomnú žiadosť je potrebné odpovedať do 10 dní od jej doručenia.

Na správy prijaté faxom a e-mailom je potrebné odpovedať do 48 hodín, okrem víkendov

Pravidlá písania obchodného listu v Rusku

V Rusku je vydávanie úradných formulárov regulované regulačné dokumenty a predovšetkým GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu."

GOST stanovuje dva štandardné formáty pre formuláre dokumentov - A4 (210 x 297 mm) a A5 (148 x 210 mm). Každý list dokumentu, napísaný na formulári aj nie na ňom, musí mať okraje najmenej 20 mm - vľavo; 10 mm - vpravo; 20 mm - horná časť; 20 mm - nižšie.

Tieto požiadavky na vyhotovenie dokumentov sú zakotvené v ruskej legislatíve, no autor ich odporúča použiť pri zostavovaní obchodného listu zahraničnému partnerovi.

V závislosti od stupňa blízkosti s vaším korešpondentom môže adresa začínať slovami „Vážený + priezvisko (krstné meno, priezvisko)“ alebo „Vážený + krstné meno a priezvisko (krstné meno). Slová ako „vážený“, „pane“, „pani“, „zástupca riaditeľa“, „vedúci oddelenia“ atď. za žiadnych okolností sa nesmie skracovať. V opačnom prípade má príjemca právo myslieť si, že si ho v skutočnosti veľmi nevážite. A list by mal skončiť slovami vďačnosti za vašu spoluprácu. A potom sa pred váš podpis umiestni výraz: „S úctou ...“ alebo „S úctou ...“.

V oficiálnych listoch je neprijateľné oslovovať sa ako „vy“, aj keď v živote vy a táto osoba nie ste len obchodne, ale aj priateľsky.

Obchodný alebo úradný list sa zvyčajne skladá z niekoľkých typických štrukturálnych prvkov:

1. Oblasť názvu.
V tejto časti listu vľavo je rohová pečiatka organizácie s uvedením názvu organizácie, jej poštových a iných údajov, ako aj evidenčného čísla a dátumu registrácie listu ako odchádzajúceho dokumentu. Ak je oficiálny list odpoveďou, potom je tu uvedené, na ktorý dokument list odpovedá.
Údaje o adresátovi sú umiestnené na pravej strane hlavičky.

Pod rohovou pečiatkou je názov textu dokumentu. Jazyková štruktúra hlavičky môže vyzerať takto:

ü predložka „O“ + podstatné meno. v predložkovom páde: „O zásobe áut“;

ü na tému „O“ + podstatné meno. v predložkovom páde: „K otázke dodávky náhradných dielov“;

ü týkajúce sa + podstatného mena v genitívnom prípade: „Pokiaľ ide o objednávku“ atď.

2. Skutočný text listu. Hlavné črty dizajnu textu listu sú nasledovné.

ü Text služobného listu by sa mal spravidla týkať jednej problematiky resp niekoľko otázok, ak spolu súvisia a bude sa posudzovať v jeden konštrukčná jednotka prijímajúcou organizáciou.

ü Text listu sa spravidla skladá z dvoch častí. V prvej časti je uvedený dôvod, základ alebo odôvodnenie vyhotovenia listu a uvádza sa prepojenie na dokumenty, ktoré sú podkladom pre vypracovanie listu. Druhá časť, začínajúca odsekom, obsahuje závery, návrhy, žiadosti, rozhodnutia atď.

Štruktúra obchodného listu

1. Názov vysielajúcej organizácie.

3. Dátum napísania listu.

4. Adresa príjemcu listu.

5. Označenie konkrétnej osoby.

6. Úvodná adresa

7. Uvedenie všeobecného obsahu listu, t.j. predmet listu.

8. Hlavný text listu.

9. Záverečná formula zdvorilosti.

10. Podpis.

11. Označenie žiadosti.

Pri písaní obchodného listu ruskému partnerovi stojí za to pamätať na niekoľko ďalších pravidiel.

Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade, napríklad:

generálnemu riaditeľovi
OJSC "Alfa Business"
V.A. Prochorov

JSC "Beta Holding"
Hlavný účtovník
V.M. Ivanov

Ak používate skratky „Pán“, „Pani“, napíšte najprv priezvisko respondenta a potom iniciály.

Dokument nesmie obsahovať viac ako štyroch adresátov. Slovo „Kópia“ sa neuvádza pred druhým, tretím a štvrtým adresátom. Ak je príjemcov viac, vytvorí sa distribučný zoznam dokumentov.

Pri odosielaní listu organizácii uveďte jej názov a potom poštovú adresu.

Pri odosielaní dokumentu jednotlivcovi uveďte priezvisko a iniciály príjemcu a potom poštovú adresu

Poznámka označujúca prítomnosť prílohy uvedenej v tele listu má nasledujúci formát:

Aplikácia: na 5 l. v 2 kópiách .

Ak má list prílohu, ktorá nie je v texte uvedená, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií; Ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, napríklad:

Ak sú prihlášky zviazané, počet listov sa neuvádza.

Ak žiadosť nie je odoslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, vypracuje sa poznámka o jej dostupnosti takto:

Aplikácia: na 3 l. v 5 kópiách. len na prvú adresu.

Podrobnosti „Podpis“ zahŕňajú pracovné zaradenie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je napísaný na hlavičkovom papieri, a skrátené, ak je dokument napísaný na oficiálnom hlavičkovom papieri spoločnosti); osobný podpis; dešifrovanie podpisu (iniciály, priezvisko), napr.

Školenia

Oficiálna korešpondencia je veľmi špeciálny žáner, ktorý musíte ovládať, ak chcete stúpať po firemnom rebríčku. Dobré obchodné schopnosti vám budú verne slúžiť: pomôžu vám komunikovať s podriadenými, nadriadenými a partnermi a zdôraznia vaše vzdelanie a rozhľad. Štýl komunikácie by mal byť zdržanlivý, sústredený, bez odklonu od danej témy.

Vlastnosti obchodnej komunikácie

Akákoľvek komunikácia: osobná aj písomná je interakcia s ľuďmi s cieľom vymeniť si informácie, urobiť dojem a dosiahnuť dohodu. Nič ľudské nám nie je cudzie, citom dávame občas voľný priechod, no v biznis sfére by nemalo byť miesto pre násilné prejavovanie našich citov, charakterových vlastností a temperamentu.

Je nemožné si predstaviť, že na medzinárodnom stretnutí prezidenti rozdielne krajiny spievali piesne, nahlas sa smiali alebo vyjadrovali osobné nepriateľstvo. Preto existuje etiketa, aby bol náš život čo najpohodlnejší a usporiadaný.

Dôležitou črtou obchodnej komunikácie je, že ju nemožno prerušiť uprostred vety. Na každý list, ktorý dostanete, musíte napísať odpoveď, aj keď sa vám to nechce. Ak ste dostali hovor a nezdvihli ste telefón včas, musíte zavolať späť. Samozrejme, komunikácia s niektorými ľuďmi môže byť nepríjemná. Preto je odolnosť voči stresu na zozname požadovaných vlastností manažéra.

Obchodné stretnutie, telefonický rozhovor alebo obchodná emailová korešpondencia má určite nejaký účel. V dôsledku toho musia strany dospieť k záverom, prediskutovať projekt, dohodnúť sa na strategickom partnerstve atď.

Pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu

V písomnom prejave je možno ešte viac obmedzení a konvencií ako v ústnom prejave. Pri priamej komunikácii s účastníkom rozhovoru pri osobnom stretnutí môžeme klásť intonačný dôraz na tú či onú skutočnosť, niečo si ujasniť, ak nám hovorca nerozumel. Ak sa vyskytne rečová chyba, vieme ju ihneď opraviť. Ale v oficiálny list musíme sa vyjadrovať čo najjasnejšie a najjasnejšie, aby slová nenaznačovali dvojitý výklad.

Hovorilo sa: „Papier znesie všetko“, čo znamená, že možno napísať aj nespoľahlivé fakty. Sme toho názoru Obchodnú korešpondenciu musíte viesť čo najčestnejšie. Mimochodom, teraz sa posiela čoraz menej papierových listov. V podstate sa im posielajú zmluvy a iné dokumenty. V tomto prípade sa hlavičkový papier používa ako dôkaz vysokého postavenia organizácie.

V súčasnosti sa obchodná korešpondencia vo väčšine prípadov odohráva vo virtuálnom priestore a má svoje vlastné charakteristiky. Keď sa dialóg práve začína, podľa etikety je zvykom napísať pozdrav, napríklad: „Ahoj, drahý Oleg Sergejevič! " A keď nás budete kontaktovať neskôr počas pracovného dňa, môžete pozdrav vynechať.

Gramotnosť

Písomná komunikácia vrátane e-mailu si vyžaduje dodržiavanie jazykových noriem a dokonalú gramotnosť. Koniec koncov, korešpondencia odhalí vaše medzery vzdelanému partnerovi. Preto vám odporúčame skontrolovať, čo ste napísali, pomocou špeciálnych služieb, ak si nie ste úplne istí svojimi vlastnými znalosťami.

Uveďme si všeobecné pravidlá, ktoré si vyžaduje etika elektronickej komunikácie. Sú pomerne jednoduché, ale mnohí ich, bohužiaľ, zanedbávajú:

• začiatok každej vety sa píše s veľkým písmenom;
• bodka je umiestnená na konci frázy, aby bol jasný význam prečítaného;
• Na rozdelenie problému a navrhnutie riešení je užitočné použiť zoznam s odrážkami alebo číslom;
• pre prehľadnosť je dobré použiť tabuľky, grafy, schémy;
• nesnažte sa zámerne pôsobiť ako inteligentný, vzdelaný partner, nekomplikujte jednoduché myšlienky nadmernými participiálnymi a participiálnymi frázami;
• čím jednoduchšie vyjadrujete svoje myšlienky, tým lepšie;
• Hoci v každodennej reči si kultúra vyžaduje vyhýbať sa žargónu, v obchodnom prostredí sa profesionálny žargón a výpožičky z angličtiny dnes považujú za dobré spôsoby (ale nepreháňajte to!).

Druhy obchodných listov

Ich štruktúra je takmer rovnaká. Pokiaľ ide o objem, dlhý text nevyzerá dobre v tele listu. Je lepšie ho naformátovať ako samostatný súbor a priložiť ho ako prílohu. V tomto prípade musíte v samotnom liste po pozdrave stručne uviesť, o čom sa diskutuje v priloženom súbore.

Štruktúra písmen (začiatok)

Okrem všeobecné pravidlá, je dôležité poznať niektoré detaily obchodného písania. Dáme pravidlá, ktoré budú v drvivej väčšine prípadov vhodné.

Začiatok e-mailu sa nazýva hlavička. Obsahuje logo organizácie. Je užitočné mať vždy po ruke (teda na ploche vášho počítača) šablónu, v ktorej je toto logo obsiahnuté.

Na rozdiel od offline komunikácie, moderné pravidlá nie je povinnosťou pozdraviť adresáta a môžete ho okamžite osloviť menom a priezviskom a uviesť podstatu veci. Mnohí však na začiatku správy naďalej píšu: „Dobré ráno! ", "Ahoj! ", "Dobrý večer! “ alebo „Zdravím“. A to tiež nie je odchýlka od normy.

Požiadavky na hlavnú časť listu predpokladajú, že toto je význam korešpondencie. Rozdelenie textu na odseky sa považuje za dobrú formu, znak pozornosti voči partnerovi. V každom odseku je pomenovaný a odhalený jeden alebo druhý aspekt témy. Okrem identifikácie problému je zvykom navrhnúť spôsoby jeho riešenia. Takpovediac odhaliť podnikateľský nápad v miniatúre.

Štruktúra listu (záver)

Ako poslať obchodnú správu?

Väčšina zamestnancov kancelárie vedie veľmi rozsiahly archív e-mailov. poštová schránka. Aby sa predišlo zmätku účastníka pri dlhej korešpondencii, odporúča sa poslať list ako odpoveď. Keď kliknete na príslušné políčko na začiatku riadku predmetu, zobrazí sa anglická skratka „Re...“. To je veľmi výhodné, pretože príjemca si okamžite zapamätá priebeh korešpondencie.

Môžete uložiť celú históriu virtuálnej komunikácie s daným partnerom alebo môžete nechať len najnovšie alebo najvýznamnejšie citácie. Moderná obchodná etiketa vyžaduje pomerne rýchlo reagovať na e-maily. Pri pracovnom počítači totiž trávime značnú časť dňa. Okrem toho je možné kontrolovať poštu z mobilných zariadení.

Ak máte obavy, či sa list dostal až k adresátovi, využite pohodlnú funkciu „Oznámenie o prijatí“, ktorá je dostupná takmer na všetkých poštových serveroch. Týmto spôsobom budete vedieť, že e-mail bol skontrolovaný.

Písanie listov rodine a priateľom sa výrazne líši od listov vo svete podnikania. Dobre navrhnutý list umožňuje partnerovi vytvoriť si správnu predstavu o povesti a imidži spoločnosti, ktorá ho posiela, a tiež do značnej miery ovplyvňuje túžbu po ďalšej spolupráci.

Pomocou e-mailu

Rozvoj internetových technológií výrazne zjednodušil prácu s klientmi a protistranami firiem – obchodnými partnermi, dodávateľmi, veľkoodberateľmi.

Každá spoločnosť má odteraz elektronickú schránku a umožňuje takmer okamžité zasielanie obchodných návrhov, hlásení partnerom a vyšším orgánom, žiadostí a zmlúv.

Medzi výhody e-mailu patria:

• rýchle doručovanie správ, čo výrazne urýchľuje proces transakcií a transakcií;
• nízke náklady. Oproti bežnej pošte resp doručenie kuriérom e-mail stojí oveľa menej. Pri odosielaní môžete využívať služby, ktoré môžu byť úplne bezplatné a umožnia vám posielať tisíce listov denne;
• zníženie riadiacich úrovní vo firme – ktorýkoľvek zamestnanec firmy môže priamo kontaktovať manažéra s návrhom akýchkoľvek nápadov. E-mail tak stimuluje inovácie a umožňuje organizáciám rásť rýchlejšie. V tomto prípade je však potrebné zabezpečiť, aby sa e-mail nezmenil na akúsi „knihu sťažností“, keď zamestnanci budú z akéhokoľvek dôvodu písať listy šéfovi spoločnosti a odvádzať ho od skutočne dôležitých záležitostí;
• schopnosť prenášať veľké množstvo dát. Všetky e-mailové služby majú cloudové služby, ktoré podporujú ukladanie a používanie veľkého množstva údajov, ktoré sa jednoducho a bez problémov prenášajú z jednej e-mailovej adresy na druhú;
• bezpečný prenos dát a možnosť zálohovania informácií. Faxy alebo bežná pošta sú zraniteľnejšie;
• možnosť rýchlejšej reakcie na potreby zákazníkov – e-mail umožňuje rýchlo reagovať na sťažnosti alebo podnety spotrebiteľov.

Tento typ komunikácie má však aj svoje nevýhody. V prvom rade to môže byť spôsobené nekompetentnosťou špecialistov rozosielajúcich listy a v dôsledku toho narušením koordinácie medzi spoločnosťou a jej klientmi. Znalosť základov etiky obchodnej komunikácie je základnou požiadavkou pre tých jednotlivcov, ktorí sú zodpovední za korešpondenciu v organizácii.

Pravidlá a etiketa pre formálnu e-mailovú korešpondenciu

Komunikácia s priateľmi a známymi prostredníctvom e-mailu je veľmi odlišná od obchodných listov, kde je slang, používanie krstných mien a používanie skratiek neprijateľné (pokiaľ nejde o všeobecne akceptované a široko používané skratky). Povesť spoločnosti, lojalita zákazníkov k nej a jej celkový obraz na trhu, na ktorom pôsobí, závisia od toho, ako kompetentne a profesionálne je list napísaný.

Pozrime sa na základné pravidlá, ktoré vám umožnia vytvárať vysokokvalitné listy, ktoré sú v súlade s podnikateľskou etikou:

• Vždy by ste mali uviesť predmet listu, ktorý by zodpovedal jeho hlavnému obsahu. Napríklad, ak ide o pozvanie na banket pre partnerov, predmet listu by mal znieť „Pozvánka pre manažéra“ (alebo uveďte jeho meno a priezvisko). Je dôležité pochopiť, že organizácie dostávajú veľké množstvo listov, a ak v predmete listu uvediete, komu je list určený, pre tajomníka organizácie bude jednoduchšie ho preniesť;
• Pri odpovedi na list je nevyhnutné uložiť históriu predchádzajúcej korešpondencie - príjemca tak bude môcť v prípade potreby znova prečítať správy, ktoré boli odoslané skôr. Keďže v podnikateľskom prostredí prichádza a odchádza pomerne veľa listov, je ťažké mať na pamäti všetky informácie od partnerov, takže takáto odpoveď na list vám umožní osviežiť si pamäť toho, o čom sa hovorilo;
• oslovovanie „Vy“ je hlavným pravidlom obchodnej korešpondencie, rovnako ako skutočnosť, že každý list by mal začínať pozdravom a končiť frázou „S úctou, celým menom, pozícia“;
• odpoveď by mala byť čo najrýchlejšia, pretože to priamo ovplyvňuje povesť spoločnosti. Vo svete biznisu je zvykom odpovedať na listy do niekoľkých hodín a neodkladať odpoveď viac ako jeden deň.

Ako viesť obchodnú e-mailovú korešpondenciu s klientmi

Obchodná korešpondencia je celé umenie, ktoré sa učí v priebehu rokov a len so skúsenosťami s komunikáciou s partnermi sa rozvíja určitý štýl písanie správ.

Samostatne je potrebné poznamenať obsah listov: nemal by presahovať rámec správy a mal by byť stručný. Nie je potrebné dlho viesť k hlavnej otázke, je lepšie okamžite identifikovať problém, ktorý spôsobuje potrebu napísať list.

Klienti by si mali byť vedomí toho, čo sa vo firme deje, ale nemali by ste zneužívať ich čas a posielať časté maily – to môže ľahko zapadnúť do kategórie spamu a vyvolať nedôveru zo strany klientov. Pravidelná korešpondencia sa môže uskutočňovať z dôvodov, ako sú: upomienky na spoločnosť, jej propagačné akcie a špeciálne ponuky, uvádzanie nových produktov, zmena súradníc organizácie (miesto, telefón, pošta).

Etika pri odosielaní e-mailov partnerom

• nadmerné používanie výkričníkov alebo otáznikov;
• nadmerné používanie rôznych farieb a typov písma, ako aj veľkých písmen;
• vložte do písmen emotikony alebo iné vtipné obrázky.

List musí byť gramotný, a to z hľadiska pravopisu aj interpunkcie.

Príklady obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu

Nižšie sú uvedené príklady dobre napísaných listov odoslaných e-mailom:

• Dobrý deň, Ivan Ivanovič. Ako odpoveď na vašu žiadosť vám zašleme naše Komerčná ponuka. V prípade akýchkoľvek otázok sa môžete obrátiť na produktového manažéra: 500-50-50 (Peter);
• Dobré popoludnie, Pyotr Petrovič. Spoločnosť Ivanov and Partners Vám s potešením oznamuje, že sa nachádzame v samom centre mesta - v novej modernej kancelárii na Sidorovej ulici, budova 5, kancelária 100. S pozdravom Ivanov I.I., vedúci spoločnosti.

Zbierajte kontakty a adresy podnikateľov na výstavách Expocentra

Jedna z účinných metód zhromažďovania kontaktov a adries budúcnosti obchodní partneri navštevuje výstavy na výstavisku Expocentre. Pred vykonaním tejto práce je potrebné zásobiť sa veľkým počtom vlastných vizitky aby sa pri stretnutí s podnikateľmi mohli vymeniť. Dôležité je nielen rozdávať a dostávať na oplátku vizitky, ale aj vypracovať si vlastný dotazník, ktorý vám lepšie poskytne všeobecnú predstavu o podniku alebo spoločnosti, ktorú účastník výstavy zastupuje. Dotazník by mal obsahovať kontaktné informácie, informácie o profile spoločnosti, kľúčové body o dodávkach a nákupoch a mal by odrážať úlohu zástupcu spoločnosti v organizácii.

Zoznam účastníkov a usporiadanie expozície si môžete pozrieť na webovej stránke výstavy. Je lepšie zbierať kontakty nielen od účastníkov, ale aj od návštevníkov výstavy, pretože Takmer všetci návštevníci sú tak či onak spojení s témou podujatia.