Druhy písmen. Druhy obchodných listov. Druhy obchodnej korešpondencie a ich charakteristika

Definícia pojmu

Jednou z foriem komunikácie medzi ľuďmi pomocou jazykových štruktúr je rečová aktivita. Predstavuje nejaké ľudské úsilie, ktoré je zamerané na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Rečová aktivita má zároveň také typy ako hovorenie, čítanie, preklad, písanie atď. Všetky sú prostriedkom komunikácie medzi ľuďmi.

Písmeno ako je pomocný znakový systém. Používa sa na opravu zvukového jazyka. Ale zároveň je písanie nezávislý komunikačný systém, ktorý má množstvo funkcií, ktoré sú mu vlastné. Okrem fixácie rečovej aktivity poskytuje ľudstvu príležitosť osvojiť si poznatky predchádzajúcich generácií a rozšíriť rozsah komunikácie. Inými slovami, písanie spája ľudí, keď neexistuje možnosť priamej komunikácie kvôli ich oddeleniu v čase alebo priestore.

Tento termín bol trochu inak interpretovaný ruským literárnym jazykom 18. storočia. V tých časoch sa pod slovom „list“ okrem poštová zásielka s textom na papieri bola pochopená aj esej či dielo napísané autormi. Tento výklad bol daný tomuto pojmu v súvislosti s výrazným vplyvom poľského jazyka na ruštinu, ktorý sa v uvedenom období odohral.

Dnes si list zachoval svoje hlavné - informačná funkcia. Zoznam spôsobov prenosu konkrétnej správy sa však výrazne rozšíril. Takže listy dnes možno prijímať e-mailom, ako aj pomocou rôznych multimediálnych prvkov (obrázky, audio alebo videoklipy).

Klasifikácia správ

Dnes existujú rôzne typy písmen. V prvom rade sa delia na papierové, ktoré sú tradičné, a elektronické.

Prvý typ listov je korešpondencia iného charakteru, zapečatená v obálke. Takéto správy majú dlhú cestu od ich odosielateľa k adresátovi.

Rôzne typy e-mailov prenášaných pomocou moderných komunikačných prostriedkov (cez e-mail, chat, video atď.) sa v podstate nelíšia od tradičných. Rovnako ako ich predchodcovia majú adresu odosielateľa a príjemcu, hlavný informačný text, podpis, dátum atď. Elektronické typy listov sú však špeciálnym prostriedkom komunikácie. S ich pomocou môžu ľudia komunikovať v režime dialógu, telekonferencií atď. Inými slovami, e-mail poskytuje ľudstvu veľké príležitosti, pričom akékoľvek informácie prenesie v priebehu niekoľkých sekúnd stlačením jediného vstupného tlačidla.

Existuje ďalšia klasifikácia, podľa ktorej sú hlavné typy písmen nasledovné:

1. Priateľský. Sú napísané známym ľuďom žijúcim spravidla v inej lokalite.
2. láska. Píšu ich romantici, ktorí ešte nepreložili do modernom svete. Takéto listy, preplnené pocitmi, ako za starých čias, naďalej lietajú z domu do domu a prekračujú hranice regiónov, krajín a kontinentov.
3. Reklama. Ich hlavný účel súvisí s predajom. Dnes v Rusku takéto listy začínajú byť populárne, z roka na rok sa zväčšujú a vyvíjajú. To môže zahŕňať rôzne komerčné ponuky, oznámenia o akciách atď.
4. Podnikanie. Ide o listy určené klientom a partnerom, úradníkom a úradníkom. Odosielanie takejto korešpondencie je pod prísnou kontrolou. List sa musí adresátovi dostať včas, aby ho informoval o dôležitých informáciách.

Existujú aj iné typy správ. Takže k životopisu sú pripojené listy, zaslané na konzulát, do redakcie, na veľvyslanectvo, ako aj na službu technickej podpory.

Potreba obchodnej korešpondencie

Pri zostavovaní oficiálneho listu človek sotva premýšľa o tom, že metódy jeho dizajnu a prezentácie boli vyleštené po mnoho storočí. Obchodné správy, tak ako za starých čias, sú nevyhnutným prostriedkom komunikácie medzi rôznymi inštitúciami. Všetky zároveň nesú jediný zovšeobecnený názov – „úradný list“. Tento koncept zahŕňa dokumenty rôzneho obsahu, vypracované v súlade s existujúcou GOST a odoslané faxom, poštou alebo inak. Text takejto korešpondencie musí byť správny, gramotný a presný. Od toho bude priamo závisieť riešenie tohto alebo toho problému a následne úspech podniku ako celku.

História obchodnej korešpondencie

Zostavovanie zbierok („listov“) obsahujúcich vzorky dokumentov sa začalo v Rusku začiatkom 18. storočia. Predchodcami týchto vydaní boli „formy“, ktoré sa na Západe používali už v 7. storočí.

Tieto aj ďalšie adresáre obsahovali popis podrobností dokumentov, ako aj ich špecifické poradie. Boli to originálne improvizované zbierky pre pisárov. Z nich bolo možné čerpať informácie o konštrukcii dokumentu, ako aj zoznámiť sa so súbormi šablón výrazov a fráz, ktoré boli neoddeliteľnou súčasťou úradnej etikety.

Jedným z typov „spisovateľov“ bol „titulárny“. Táto zbierka obsahovala informácie o tom, ako sa píše úplný kráľovský titul.

V „skriptách“ boli požiadavky na rukopis pisára, ako aj na farbu a kvalitu papiera. Všetka korešpondencia sa posielala v obálkach, ktoré boli zapečatené pečatným voskom alebo oblátkami.

Počas existencie ZSSR bol žáner obchodného písania, prijatý v cárskom Rusku, jednoducho odmietnutý ako relikt minulosti. Sovietska vláda podcenila dôležitosť obchodnej korešpondencie. Nedostatok konkurencie a slobodného podnikania navyše partnerovi zobrali potrebu výrečnosti a presvedčivých argumentov na začatie spolupráce.

Druhy obchodných listov

V súčasnosti sa žiadna organizácia nezaobíde bez úradnej korešpondencie. Úradná korešpondencia sa využíva pri riešení mnohých prevádzkových záležitostí, ktoré vznikajú v obchodnej a manažérskej činnosti.

akýkoľvek obchodný list- nejde o nič iné ako o informačnú správu protokolárneho charakteru. Preto takáto korešpondencia podlieha registrácii a ústna komunikácia s partnermi nevylučuje jej zasielanie poštou.

Existujú rôzne typy a ich klasifikácia závisí od vlastností, ktoré sú im vlastné. Takže prideľte:

• Oficiálne listy, na ktoré treba odpovedať. Toto atď.
• Obchodná korešpondencia, ktorá nevyžaduje odpoveď. Zahŕňa varovné listy, upomienky atď.

Obchodnú korešpondenciu možno klasifikovať aj podľa štrukturálnych znakov. V súlade s nimi existujú také druhy služobných listov ako štandardné a ad hoc. Prvé z nich sú určené na riešenie problémov súvisiacich s bežnými ekonomickými a právnymi situáciami. Informácie sú v takejto správe prezentované vo forme syntaktických konštrukcií štandardného typu. Neregulované obsahujú autorovo formálno-logické rozprávanie, napísané v rámci uznávanej etikety.

Tematický atribút úradnej korešpondencie rozlišuje obchodnú a obchodnú korešpondenciu. Takže existujú listy týkajúce sa právnych, ekonomických, finančných a iných foriem podnikateľskej činnosti. Sú klasifikované ako obchodná korešpondencia. Ak text listu obsahuje obchodné alebo logistické problémy, potom sa považuje za komerčný.

Podľa charakteristiky adresáta sa obchodná korešpondencia delí na obežnú a obyčajnú. Druhý typ listov sa líši tým, že rovnaký text sa posiela z jedného zdroja na viacero adries.

Existujú aj jednorozmerné a viacrozmerné Obchodná korešpondencia. Prvý z týchto dvoch typov sa zaoberá iba jedným problémom alebo problémom. Viacrozmerný text zvýrazňuje niekoľko smerov naraz (správy, návrhy, požiadavky).

Zostavovanie obchodných listov

Všetka úradná korešpondencia obsahuje niekoľko štrukturálnych prvkov. Úplne hore na hárku je oblasť hlavičky. V jeho ľavej časti je umiestnená rohová pečiatka podniku s uvedením názvu, ako aj poštových a iných údajov o spoločnosti. Tu je tiež uvedené číslo odchádzajúceho dokumentu a dátum registrácie.

Kúsok pod touto rohovou pečiatkou je názov textu listu a potom nasleduje samotný text. Pri písaní takéhoto dokumentu je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

• text by sa mal týkať buď jednej otázky, alebo viacerých vzájomne súvisiacich otázok;
• prvá časť textu by mala uvádzať dôvod jeho napísania a druhá - návrhy, závery, rozhodnutia atď.;
• korešpondencia by mala byť umiestnená na listoch formátu A5 alebo A4;
• ak existujú aplikácie, sú uvedené pod hlavným textom.

V spodnej časti je oblasť podpisu. Označuje pozíciu osoby podpisujúcej dokument, ako aj jej priezvisko a iniciály.

Ak potrebujete napísať rôzne typy listov v angličtine, nemčine a iných jazykoch, potom pri ich príprave musíte brať do úvahy osobitosti zostavovania oficiálnych listov z partnerskej krajiny. Takže v rôznych štátoch existujú samostatné pravidlá pre písanie dátumov, adries a iných špecifických bodov.

Pravidlá písania emailov

Doteraz sa autori mnohých zoznamov adries a blogov snažia zostať v kontakte so svojimi čitateľmi a pravidelne im hádžu listy užitočné tipy. V tejto veci však existujú určité pravidlá týkajúce sa distribúcie, ktoré človek jednoducho nechce vidieť na svojom počítači.

Nezvyčajná klasifikácia

Existuje 5 typov e-mailov, ktoré by ste svojmu publiku nemali preposielať. Tie obsahujú:

1. "Letters-sheets", ktoré zaberajú objem viac ako jednej obrazovky monitora.
2. „Zbytočné listy“ posielané tvrdohlavo.
3. „Odporúčacie listy“, v ktorých autor radí „zoznámiť sa“ s niečím užitočným. Ak chcete získať takéto informácie, čitateľ klikne na odkaz a tam uvidí ďalšiu lekciu alebo školenie. Táto príťažlivosť pre vonkajšiu stránku rýchlo znižuje veľkosť pôvodného publika.
4. „Partizánske listy“ odosielané autorom rôznych zoznamov adries tej istej klientskej základni.
5. "Vystrašujúce listy". Patrí medzi ne korešpondencia, ktorá pri odosielaní e-mailu pôsobí nevzhľadne mobilný telefón alebo z tabletu. Preto sa pri príprave akéhokoľvek textu musíte uistiť, že bude rovnako dobre čitateľný z rôznych zariadení.

Písanie vo vývoji človeka

Ľudia sa začínajú učiť základné pojmy prenosu grafických symbolov na papier, keď sú v školskom veku. Práve v týchto rokoch nadobudlo písanie ako činnosť osobitný význam. Túžba jasne a rýchlo odrážať svoje myšlienky na papieri naznačuje, že človek zlepšuje svoju gramotnosť. Okrem toho mnohí psychológovia poznamenávajú skutočnosť, že originalita reči prenesenej na papier spočíva v tom, že nejde len o zvyk prstov a rúk. Písanie je prostriedkom aktívnej činnosti kognitívna aktivita, a jeho asimilácia je úzko spätá s procesom formovania osobnosti.

Písanie na základnej škole

Na zoznámenie sa s báječný svet deti začínajú zobrazovať reč na papieri od prvého ročníka. Žiaci si zároveň začínajú uvedomovať, že existujú rôzne typy písmen. učiteľ na túto tému by mal obsahovať ciele hodiny. Spočívajú v oboznamovaní detí so žánrom písania, v rozvíjaní súvislej reči, pravopisnej bdelosti, rečovo-sluchovej a zrakovej pamäte, jemnej motoriky a emocionálnej sféry.

Na takejto hodine učiteľ vysvetľuje svojim žiakom, akú úlohu zohráva písanie v živote ľudí. To umožňuje rozvíjať komunikačné kvality školákov. V deťoch sa vychováva kolektivizmus, hromadí sa prvotná skúsenosť s premýšľaním, navrhovaním a písaním listov.

Nezvyčajná esej

Na školských hodinách ruského jazyka a literatúry na strednej škole niekedy veľmi zaujímavá úloha. Učiteľ vyzve deti, aby napísali esej vo forme listu. Pomocou toho sa môžete vyhnúť šablónovým frázam a striktným rámom. Študent zároveň dostane príležitosť popustiť uzdu svojej fantázii, pričom zostane v rámci danej témy.

Samozrejme, písanie je predovšetkým sloboda myslenia. Pred zostavením tejto eseje však nezaškodí premyslieť si jej plán. To vám umožní jasne uviesť svoje myšlienky na papieri a nenechať sa zmiasť v prezentovaných tézach. Takýto list bude jasný nielen tomu, komu je určený. Každý čitateľ pochopí jeho základnú myšlienku.

Vzdelávanie v nápravných školách

Pre deti trpiace určitými chorobami, špeciálne vzdelávacích zariadení rôzne typy (od 1 do 8). Ich hlavným cieľom je pripraviť žiakov na dospelý život.

Najťažšie je vzdelávanie v školách 8. typu. Prijímajú sa tu mentálne retardované deti. V prvej fáze prípravy si učiteľ musí vytvoriť počiatočné zručnosti čítania a grafického zobrazenia zvukov. Písanie (1. ročník, 8. typ školy) pre takýchto študentov slúži ako základ pre tvorbu syntézy a analýzy zvukového písma. Prváci pracujú so slovami a slabikami, krátkymi textami, ale aj najjednoduchšími typmi viet.

Hlavným účelom takýchto škôl je naučiť deti čítať a písať, ako aj orientovať sa v sociálnych podmienkach.

Korešpondencia

Už v 18. storočí bol pojem „korešpondencia“ dobre známy ruským novinárom, no až o storočie neskôr sa začal spájať s určitým žánrom. V prvom rade to v žiadnom prípade nebolo posolstvo, ani poskladané prerozprávanie toho, čo sa deje. Hlavným účelom korešpondencie je interpretácia, objasnenie príčin udalosti, určenie jej významu, hodnoty, predpovedanie vývoja a pod. Preto je tento žáner klasifikovaný ako analytický.

Výskumníci však zdôrazňujú dva druhy korešpondencie.

IN informačnú korešpondenciu autor podrobne rozpráva o prebiehajúcich procesoch, snaží sa zoskupovať fakty, spájať ich spoločná téma. Jeho úlohou je upozorniť na podujatie a ukázať trendy jeho vývoja. Samozrejme, v informačnej korešpondencii existuje aj analýza prebiehajúcich udalostí, ale oveľa menej ako v analytickej korešpondencii, ktorú teoretici žurnalistiky rozlišujú ako druhý typ.

Tu už autor na udalosť ani tak neupozorňuje, ako skôr určuje jej miesto v rade iných udalostí. ^ analytická korešpondencia, vychádza z danej témy, predkladá rozbor situácie, odhaľuje príčinnú súvislosť udalostí, faktov. Novinár ako skutočný výskumník študuje procesy prebiehajúce v spoločnosti, na konkrétne príklady jednotlivé fragmenty života. Takýmito korešpondenciami akosi dochádza k hromadeniu faktov, ktoré možno zovšeobecniť, systematizovať a odvodiť všeobecné vzorce pre celú spoločnosť.

Ale oba typy korešpondencie majú spoločné - hlboký obsah, živé podanie materiálu, jasné závery. Myšlienka v korešpondencii vychádza zo skutočných faktov a predstavuje ich analýzu. Áno, a predmetom zobrazenia v oboch typoch korešpondencie sú situácie a procesy a informačné javy.

Jedným slovom, hlavnou vecou pre korešpondenciu je vývoj relevantnej témy na konkrétnom materiáli v relatívne malom rozsahu. A všetko závisí od povahy situácie. Ústredným predmetom korešpondencie je jeden významný fakt, všetky ostatné detaily, príklady, úsudky slúžia ako pomocný materiál pre jej komplexné pokrytie.

^ Korešpondencia má množstvo špecifických znakov.

po prvé, autori korešpondencie vyvodzujú závery a zovšeobecnenia lokálneho charakteru, teda nepresahujúce rámec analyzovaného javu, udalosti, skutočnosti. Študovaním problematickej situácie, ktorá sa vyvinula v samostatnom tíme, autor z miesta činu podáva správu o tom, čo sa stalo, a snaží sa na základe svojej analýzy vyvodiť predbežné závery.

Po druhé, fakty v korešpondencii naznačujú len najdôležitejšie, prioritné problémy, ale pre autora je hlavná analýza súčasnej situácie. To znamená, že novinár, spoliehajúci sa na konkrétne udalosti, nemá za cieľ ich viac či menej podrobne prerozprávať. Pri ich vysvetľovaní sa snaží nadviazať spojenie medzi javmi a všeobecným zákonom, ktorému sa všetci bez výnimky podriaďujú.

Preto pri zistení príčiny akéhokoľvek javu sa autor korešpondencie zameriava na dôkladnú kontrolu prijatých údajov, na objasnenie vnútornej súvislosti medzi skúmanými skutočnosťami, čo mu v konečnom dôsledku pomôže vyhnúť sa chybám v logike. budovanie vzťahov príčina-následok.

Samozrejme, novinár nevyužíva všetky skutočnosti, ktoré prezradil. Vyberá tie, ktoré mu pomôžu vypracovať jasnú koncepciu témy. Po všetkom Aby správne analyzoval situáciu, musí vykonať niekoľko operácií.

Po prvé, určiť, čo to je, opraviť túto reprezentáciu v texte. Po druhé identifikovať hlavnú sociálnu úlohu, ktorá vznikla v tejto situácii, a ďalšie úlohy. Po tretie, zistiť hlavné príčiny tejto situácie a zodpovedajúce úlohy s ňou súvisiace. Po štvrté, formulovať hlavný problém, s ktorým je spojené riešenie hlavného problému. piaty, formulovať hlavné predpoklady riešenia hlavného problému spojeného s touto situáciou a načrtnúť spôsoby vytvorenia týchto predpokladov. A O šiestom, zistiť, akú úlohu zohrávajú záujmy hlavných účastníkov situácie pri vytváraní týchto predpokladov pre priaznivý vývoj situácie a riešenie problému.

Každý analytický text pozostáva z faktu a komentára. Fakt je správa o predmete záujmu autora prejavu: samostatná udalosť, jav, jav, proces alebo situácia. Komentár - hodnotenie predmetu zobrazenia, jeho analýza príčin a následkov, prognóza vývoja alebo akčný program, ktorý by sa mal podľa autora realizovať.

Korešpondencia je spravidla logicko-emocionálny monológ autora. Nedávno sa však začali objavovať také formy ako korešpondenčné rozhovory, ktoré kombinujú vlastnosti informačných žánrov. Alebo, povedzme, v iných prípadoch je potrebné rozvinúť tému cez prizmu morálky. A tu sa novinár uchyľuje k prvkom umeleckej a novinárskej tvorivosti, vrátane korešpondenčných znakov eseje alebo fejtónu.

V každom prípade však novinár pri tvorbe materiálov v žánri korešpondencie používa neutrálne nastavené frázy, cudzie výpožičky, homogénne epitetá, synonymické série, idiomatické frázy, metafory a rétorické otázky. A je samozrejmé, že novinár ochotne používa vedecké termíny, čím pozdvihuje status svojho prejavu na vedecký a publicistický.

Korešpondencia, ako sme už zistili, má svoju vlastnú "architektúru": najprv - rozprávanie o ústrednej udalosti, potom - analýza a komentár, ktorý umožňuje čitateľovi presvedčiť sa o správnosti autora materiálu a nakoniec - opis dôsledkov centrálnej udalosti. Samozrejme, často sa stáva, že posolstvo nejakého faktu je rozptýlené po celom texte, pričom faktografické pasáže sa prelínajú s komentármi. Všetko závisí od zámeru novinára.

Ak sa novinár prirovnáva k vedcovi, tak štruktúra textu vzniká mimovoľne, ako výsledok objektívneho opisu priebehu poznávania reality. Postupne zoskupuje údaje podľa určitých kritérií, pričom nevenuje pozornosť chronológii. Alebo hľadá stabilné kumulatívne črty vlastností skutočných situácií, javov, udalostí, javov študovaných novinárom, aby typizoval údaje, ktoré dostal.

Novinár však môže zostaviť text s prihliadnutím na to, ako čitateľ adekvátne vníma výsledky svojho výskumu. Dáva si za úlohu neopisovať, ale vysvetľovať. A potom môže byť korešpondencia budovaná podľa zákonov, ktoré sú vlastné umeleckým a publicistickým žánrom.

To všetko ovplyvňuje objem materiálu. Korešpondencia teda môže trvať od sto do stodvadsať riadkov na celú novinovú stranu.

Znakom novinárskej zručnosti je tu schopnosť selektovať fakty, oddeliť hlavné od vedľajších, schopnosť analyzovať fakty a javy každodenného života, zovšeobecňovať ich, vyvodzovať závery a ponúkať vlastné riešenie problému.

Dozviete sa, čo je to korešpondencia a aké sú znaky tohto žánru v žurnalistike. Rozoberieme si aj pravopisnú schému a niekoľko príkladov z novín.

Hneď musím povedať, že tento žáner nemá s písmenkami nič spoločné. Hoci názov pochádza z latinského slova korešpondencia (korešpondencia).

Ale v tomto prípade týmto slovom rozumieme analytický žáner žurnalistiky. Obsahuje množstvo nových faktografických informácií a písomných prameňov.

Hovoríme o tom, čo ste s najväčšou pravdepodobnosťou videli v televízii. To je, keď korešpondent pokrýva nejakú udalosť. To znamená, že tu nezačíname od listov, ale od korešpondentov.

Korešpondencia- Ide o žáner publicistiky, ktorej predmetom je špecifická spoločenská situácia, ohraničená miestom a časom.

Ak hovoriť jednoduchými slovami, potom je to naša analýza udalosti. Ide o analytický žáner, pretože všetko prechádza cez prizmu nášho vnímania. Analyzujeme udalosti a priťahujeme informácie zvonku. Preto sa tento žáner vyznačuje veľkým počtom externých zdrojov.

Pri písaní sme sa spoliehali na vlastný názor, úsudok a intelekt. Hlavným zdrojom sme boli my.

V tomto žánri však už lákame externých zdrojov a skús dať obrázok z rôznych strán. Preto to bude analytický žáner, v ktorom sú prítomné vaše závery. Koniec koncov, každá udalosť môže byť prezentovaná v negatívnom aj pozitívnom svetle.

Akýkoľvek fakt si môžete vyložiť tak, ako uznáte za vhodné. Preto sa v tomto žánri robia novinárske vyšetrovania.

Ukazuješ pravdu tak, ako ju vidíš. A ako viete, každý má svoju pravdu. Preto je dôležité, aby neexistovali len argumenty, ale aj fakty. Je potrebné, aby ste akékoľvek svoje tvrdenia potvrdili faktami, ktoré ste zistili.

Možno budete mať za cieľ ukázať objektívny obraz udalosti. Možno budete obhajovať niečí názor. Choďte na jednu zo strán. Na to sa pozrieme ďalej. Toto bude len vaša otázka. Žáner korešpondencie to umožňuje.

Jediné, čo stojí za varovanie, sú argumenty a fakty.

Máme publikáciu s rovnakým názvom. Jeho charakteristickou črtou je, že je tam veľmi málo faktov. Teda žltý lis a kedysi klasický, ktorý už je ide cestoužltá pri príležitosti audiencie, často zabúda, že každý úsudok musí byť podložený faktami.

Je potrebné, aby sa práce v danom nezredukovali len na nepodložené tvrdenia a úsudky. Teda ak napíšeme komentár, tak sa tam hádame. Ale tu musíme všetci potvrdiť fakty.

Druhy korešpondencie

Ale to sa píše v učebniciach.

V skutočnosti je ťažké jasne rozlíšiť, čo je informačné a čo analytické. Koniec koncov, aj v informačnej korešpondencii sú okrem faktov stále prvky hodnotenia a prognózy.

Takže čisto informačná korešpondencia jednoducho neexistuje. Vždy tu budú nejaké prvky analýzy. Ide teda stále viac o analytický než len informačný žáner.

Dobrý príklad korešpondencie

Pozrime sa dobrý príklad korešpondenciu, aby to bolo hneď jasné. Toto bude materiál z publikácie " Argumenty a fakty". Tu je odkaz. Ak venujete pozornosť, potom na ich zdroji je sekcia " Vyšetrovanie". Práve tu vychádzajú texty v tomto žánri.

Nie všetky sú však rovnako úspešné! V článku budeme analyzovať úspešné a zlý príklad. Začnime tým dobrým.

Tu máme situáciu. Musí byť ohraničený časom, miestom, priestorom. V našom príklade je to nedostatok wi-fi pripojenia v moskovskom metre. Tu je udalosť pre vás! Ani nie tak udalosť, ako fenomén.

Takže najprv prichádza úvod (1). Teda dekódovanie problému naznačeného v nadpise.

Tu sme problém vyriešili. Teraz sa pozrime, prečo máme túto korešpondenciu a nie komentár.

Ak by toto bol komentár, tak teraz by autor jednoducho hovoril o tom, prečo sú také zlé. Je však dosť ťažké hovoriť o takejto téme výlučne z vlastnej hlavy bez zapojenia externých zdrojov.

Čo môže obyčajný korešpondent vedieť o myšlienkach mobilných operátorov? Preto je logické obrátiť sa na samotných prevádzkovateľov a zistiť, prečo nechcú ísť do metra.

Príklad má podnadpisy. Prvý je " Sociálne WiFi».

Po podnadpise nám prvý a druhý odsek poskytujú konkrétne podrobnosti. Ich zdrojom bol návrh zmluvy o vybudovaní sieťovej infraštruktúry v metre. Tento tender je založený na ňom. To znamená, že existuje nariadenie návrh dohody). Má to, čo moskovské úrady v tomto prípade chcú.

Tu je náš zdroj. Nie je to exkluzívne a nie živé. Človek si to môže nájsť na internete.

Tu nám informácie poskytol živý zdroj. Pravdepodobne nejaký zamestnanec z oddelenia. Vo všeobecnosti je to už druhý zdroj.

Ďalší podtitul je „ Drahé a nezaujímavé».

Prvý odsek je pozadím otázky. Aj tu sa zrejme použil nejaký zdroj. Opäť ide o faktické veci.

Druhý odsek je ďalším dodatočným živým zdrojom. V tomto prípade je to Artem Yermolaev, ktorý poskytol vyhlásenie novinárom.

Chodila s ním naša priateľka? Možno nie. Túto informáciu si mohla nájsť na internete. Bola tam napríklad nejaká tlačová správa. Ale napriek tomu je to ďalší živý zdroj.

Prejdime na ďalší podnadpis. toto " Práca opäť otvorená».

Existujú aj dva zdroje informácií. V prvom odseku ide o stránku na internete. V druhom je to Oddelenie. Všimnite si, že v druhom odseku je aj priama reč.

Teraz je na túto tému logickejšie opýtať sa samotných operátorov. Budú ďalším zdrojom informácií. Prejdime teda k podtitulu. Operátori mlčia».

Tu sa pýtali zástupcovia MTS, Megafon a VimpelCom. Prirodzene, pýtali sa nie šéfov firiem, ale tlačových tajomníkov, ktorí sú na to určení. V poslednom odseku je zdrojom Evgeny Mikhailov.

Ako vidíte, máme tu množstvo zdrojov informácií. Práca korešpondenta bola vykonaná pomerne veľa.

Je možné, že nebežala a nestretla sa so všetkými ľuďmi v materiáli. Väčšinu informácií zrejme našla na internete. Ale na druhej strane nie je ľahké nájsť.

Nechýbali ani telefonáty operátorským spoločnostiam. Posledný odsek ukazuje, že sa konala tlačová konferencia pre Argumenty a fakty.

Napísať taký malý materiál si vo všeobecnosti vyžadovalo prácu s mnohými zdrojmi. Ako vidíte, tohto žánru je dosť prácne.

Ale napriek tomu je veľmi populárny. Koniec koncov, poskytuje príležitosť zdôrazniť situáciu s rôzne body vízie. Ukážte to v celej svojej kráse alebo len z jedného pre novinára prospešného uhla pohľadu. Zároveň však uveďte rôzne dôkazy o svojom postoji.

Celkovo to bol dobrý príklad korešpondencie.

Jediná vec je, že záver je trochu rozmazaný. No namiesto toho materiál dopĺňa vyjadrenie šéfa rezortu dopravy. V zásade to vyzerá logicky a celkom ucelene.

Zlý príklad

Pozrime sa teraz na zlý príklad analytickej korešpondencie z tej istej stránky. Tu je odkaz. Úvod alebo úvod je na prvom mieste v prvom odseku ( dekódovanie hlavičky).

Je tu len niekoľko príbehov. Jeden príbeh o Moskovčanovi, druhý o organizátorovi bordelu a tak ďalej.

V materiáli však nie sú žiadne vyhlásenia ( oficiálne a neoficiálne). Nechýbajú komentáre a rôzne rozhodnutia. Nechýba ani rozhovor s organizátormi verejných domov a nezávislými odborníkmi. Alebo sme sa aspoň rozprávali s Moskovčanmi o tom, čo si o tom myslia.

Vo všeobecnosti neexistujú žiadne uhly pohľadu. Je tam len jednoduchý príbeh a kopa faktov. Aký je všeobecný záver tohto materiálu?

Ó, aký hrozný život!

Toto je záver, ktorý by nemal byť vo vašich textoch. Aspoň tento záver by nemal byť jediný. Ak príde na to, aká nočná mora a ako by mohli, potom to nie je záver. Toto je los výlučne žltej tlače.

IN tento príklad tu je ďalší výstup.

To je úplný nezmysel! Úplne skontrolovať všetky byty metropoly je nereálne. Aj samotný výsledok je jeden veľký" nádej". Nech sa páči, dúfajme v to najlepšie a je to.

Vo všeobecnosti nejde o novinárske skúmanie problému. Sami vidíte rozdiel medzi predchádzajúcou verziou a touto.

Príklad korešpondencie z novín

Poďme analyzovať ďalší príklad korešpondencie z novín. Toto je len začiatok neúplný materiál).

Sú tu zahrnuté rôzne zdroje. V príklade sú podčiarknuté. Bol tu pokus ukázať rôzne stránky problému. Na jednej strane sú to orgány mesta. Na druhej strane obyvatelia

Ak by sa tento text mal rozšíriť a zlepšiť, čo by sa dalo urobiť?

Napríklad, ak hovoríme o zdrojoch, potom by to mala byť správa mesta. Je jasné, že s hlavou mesta sa s najväčšou pravdepodobnosťou nebudeme rozprávať. S najväčšou pravdepodobnosťou s tlačovým tajomníkom alebo asistentom, ktorý sa zaoberá touto problematikou.

Nejaké však mať musíme vládny úradník. Zdrojom bolo, samozrejme, rozhodnutie súdu. Tu môžete toto rozhodnutie aj niekde citovať.

Zdrojmi budú aj oni sami obyvateľov. Navyše, obyvatelia by mali byť iní. Musíte sa stretnúť s obyvateľmi a vidieť rôzne príbehy.

Niekto si totiž napríklad postaví garáž na loď a premení ju na hotel. Pre neho je to biznis. Nebýva tam, ale jednoducho ho prenajíma dovolenkárom.

Musíte pochopiť, že lodenice sú postavené na pobreží. A samozrejme, robia vynikajúce hotely.

Iní kedysi dostali túto lodnú garáž a nakoniec tam postavili druhé poschodie. Žijú v ňom. Pre nich je to jediné miesto pobytu. Ide o pokus nízkopríjmovej vrstvy vyriešiť svoj problém s bývaním.

A nie na úkor štátu. Nie pošliapaním prahov administratívy s požiadavkou, aby mali veľa detí a za všetko dlžili. Idú si vlastnou cestou, aby sa dostali z bytového problému.

Môže nastať aj tretia situácia.

Aj v tomto prípade je dôležitý váš názor. čo chceš ukázať? Že títo obyvatelia sa stali drzými a v rozpore so zákonom zasahujú do mesta. Nelegálne stavajú bývanie na území lodných garáží. Tak robia biznis.

Z tohto pohľadu chcete ukázať problém?

Alebo ukázať z pohľadu akejsi sociálnej spravodlivosti a hrdinstva ľudí, ktorí si svoje problémy riešia sami. Môžete ukázať rôzne situácie?

Vo všeobecnosti to všetko bude závisieť od vás. Kde bude vaša túžba a voľba.

Koho iného sem možno priviesť? Napríklad konzultácia právnikov, nezávislý odborníkov a tak ďalej. Vo všeobecnosti to všetko zbierate a dopĺňate svojimi závermi. To je to, čo sa deje.

Ide o porušenie zákona? Naozaj tieto lodenice zasahujú do rozvoja mesta a robia nám hanbu pred turistami? Alebo to prekáža konkrétnym developerom, ktorí si pozemok vybrali a chcú zarobiť?

Vo všeobecnosti je to téma na diskusiu, ale so zapojením faktov.

Ako písať korešpondenciu

Teraz si povedzme, ako sa píše korešpondencia v žurnalistike. Tu je celá schéma práce na texte:

1. Situácia ( príležitosť)
2. Identifikácia zdroja
3. Práca so zdrojmi
4. Zaznamenávanie informácií zo zdrojov
5. Záver

Po prvé, musí existovať situácia alebo dôvod, pre ktorý budete pracovať. Ďalej identifikujeme zdroje. Budú to tí, ktorí budú môcť k tejto problematike niečo vysvetliť.

Tu sme hovorili o lodičkách. Tu budú zdrojmi vedenie mesta, právnici a účastníci podujatí.

Spracovanie prichádzajúcich listov (a prichádzajúcej korešpondencie vo všeobecnosti) začína od okamihu, keď dokument dorazí do vašej organizácie. Na začiatok opisu tohto pracovného procesu by mala byť analýza faktorov, ktoré majú priamy vplyv na jeho organizáciu. Podľa mňa sú to tieto:

• spôsob doručovania korešpondencie;
• obsah dokumentu;
• autor dokumentu;
• termíny vyhotovenie dokumentu.

Spôsob doručenia pošty

Spôsoby doručovania korešpondencie sú podobné ako spôsoby zasielania korešpondencie, ktoré máme k dispozícii. Je jasné, že ako bol dokument odoslaný, tak bol aj prijatý.

Najstarší spôsob doručovania korešpondencie je kuriér. Pod ním sa môže skrývať „poručník“ aj špeciálny komunikačný dôstojník.

Zvyčajne sa používajú špeciálne komunikačné služby vládne agentúry, usmerňujúce „depeše“ štátneho významu.

Príklad 1

Zbaliť reláciu

Týmto spôsobom sa uskutočňuje poštová korešpondencia medzi Ministerstvom zahraničných vecí Ruska a veľvyslanectvami Ruskej federácie nachádzajúcimi sa v rôznych cudzích krajinách. Pamätajte, že tam bol taký sovietsky film - "Dipcourier". A aj dnes, keď sa na prahu vášho ústavu objaví muž v zelenej šiltovke, srdce obyčajného smrteľníka začne biť rýchlejšie: áno, zúčastňujem sa riešenia najdôležitejších štátnych záležitostí (srandujem)!

Ale v každom vtipe je zrnko pravdy, pretože po otvorení obálky si ľahko prečítate text nesmrteľnej klasiky na známkovom hárku: „Príde za vami revízor.“

Ak má vaša organizácia doručovaciu službu ( Kuriérska služba), potom doručovaním obzvlášť dôležitých a neodkladných písomností (v rámci vášho rodiska) zveríte len jej. Tým sa zabezpečí, že sa dokumenty dostanú čo najskôr a budú sa prenášať, ako sa hovorí, z ruky do ruky.

A doručovanie dokumentov do iného mesta je spravidla dôveryhodné špecialistami poštové spoločnosti. Našťastie dnes máme na výber. Všetko závisí od reputácie spoločnosti, veľkosti vašej peňaženky a požadovanej dodacej lehoty. Poštové spoločnosti sú tiež poverené organizáciou hromadnej pošty, napríklad darčekov na novoročné sviatky.

Klasickým spôsobom doručovania úradných listov na území našej krajiny aj do zahraničia je pošta Ruská pošta FSUE: jednoduché, doporučené listy, listy s potvrdením o prijatí, cenné listy atď. Len jeden musí ľutovať, že taká rozsiahla sieť, že toto štátny podnik, takáto značka, ktorá nie je vytvorená dnes, je na poštovom trhu nižšia ako mladé a často západné spoločnosti. Tá zaostáva dôležité ukazovatele ako kultúra služieb a pracovnej techniky.

Autor: e-mail najčastejšie sú doručované rôzne druhy informačných materiálov, pozvánok, inzerátov a pod.

Dnes však mnohé vládne agentúry používajú e-mail (vyhradené komunikačné kanály) na organizovanie oficiálnej medziinštitucionálnej komunikácie. Napríklad list môže byť v v elektronickom formáte, podpísaný s EDS, zaregistrovaný v EDMS a odoslaný korešpondentovi jediným kliknutím na tlačidlo. Krása.

Niekedy e-mailom dostanete elektronické kópie naliehavých dokumentov, ktorých doručenie na papieri sa uskutoční neskôr bežnou poštou (na tento účel moderná kancelárska práca používa termín ako „odoslanie“).

Takže to vidíme v moderná organizácia možno prijímať korešpondenciu rôzne cesty. A zvolená možnosť priamo závisí od obsahu dokumentu, jeho relevantnosti / naliehavosti, čo výrazne ovplyvňuje jeho ďalšie spracovanie.

Takéto množstvo moderných prostriedkov na doručovanie korešpondencie je vhodné iba pre odosielajúcu stranu. Ale zamestnanci, ktorí dostávajú korešpondenciu, to môže "preťažiť".

Príklad 2

Zbaliť reláciu

Povedzme, že pracujete v malej, no pomerne aktívne sa rozvíjajúcej kancelárii. V službách predškolského výchovného zariadenia sú dvaja, najviac traja ľudia. A celý deň beháte na recepciu, prijímate poštu od kuriérov, pozeráte cez Outlook (všimnite si, že kuriéri a e-mail nefungujú podľa plánu). Stále si nevytriedil kopec korešpondencie prijatej z miestnej pošty (je dobré, že aspoň Ruská pošta doručuje korešpondenciu raz denne, zároveň veľa organizácií prijíma korešpondenciu na pošte svojpomocne, nie zverenie takého dôležitého postupu poštárovi, ktorý je tiež osobou: môže ochorieť, ísť na dovolenku alebo sa jednoducho neukáže).

A potom sa na prahu objaví kuriér. Zahodíte všetko - a jemu, aby ste dostali obzvlášť dôležitý dokument, s ktorým budete pracovať po zvyšok pracovného dňa ...

Autor dokumentu

Po druhé dôležitým faktorom, ovplyvňujúce proces spracovania došlej korešpondencie, je autorstvom dokumentu. Samozrejme, dokumenty prijaté v mene ministra vášho priemyslu by mali byť urýchlene spracované a okamžite odovzdané vedúcemu na posúdenie.

Moderné administratívne procesy zahŕňajú vývoj pre určité skupiny dokumentov špeciálnych ciest, ktoré sú charakteristické pre dokumenty určitého obsahu.

Príklad 3

Zbaliť reláciu

Ak používate systém elektronická správa dokumentov, potom môžete prijatý štandardný dokument poslať po príslušnej trase súčasne všetkým záujemcom alebo zostaviť trasu dokumentu tak, aby sa automaticky prenášal od jedného zamestnanca k druhému.

Taktiež pre určité skupiny dokumentov môžete vypracovať „obrátené“ cesty, t.j. nie od vedúceho k účinkujúcim, ale od účinkujúcich k vedúcemu.

• listy obsahujúce akúkoľvek požiadavku, žiadosť, návrh, sťažnosť, t.j. vyšetrovacie listy vyžadujúce prijatie akéhokoľvek opatrenia alebo rozhodnutia;
• listy odpovedí na vami zaslané podnetné dokumenty;
• referenčné listy.

Len podľa mena žiadosti listy" je jasné že tento druh dokumenty si vyžadujú starostlivé preštudovanie a práca s dokumentom tejto skupiny môže zahŕňať všetky fázy spracovania prichádzajúcej korešpondencie, od registrácie až po kontrolu vykonania. Medzi písmená tohto typu patrí tzv kruhový posielané z vyšších organizácií podriadeným. V týchto listoch sú vašej organizácii pridelené niektoré úlohy, ktoré si vyžadujú povinné a niekedy naliehavé vykonanie. Preto sú pre túto kategóriu doručovacích listov dôležité dva faktory: potreba vykonania a v dôsledku toho aj lehoty na vykonanie.

Listy s odpoveďou sú dokumenty s odpoveďami na vaše požiadavky, žiadosti, návrhy, požiadavky a iné iniciatívne listy zaslané iným organizáciám s cieľom vyriešiť akýkoľvek váš problém. Najčastejšie listy s odpoveďou nevyžadujú ďalšie kroky, s výnimkou ich odovzdania zamestnancom, ktorí iniciovali posúdenie tejto otázky.

Referenčné a informačné listy vo svojej podstate neobsahujú prvok „nevyhnutnosť exekúcie“ a najčastejšie nepodliehajú exekúcii - majú krátky život: prečítali si to, vzali do úvahy a hodili do koša.

Doba vykonávania

Od akého momentu začínate počítať lehotu vykonania (od dátumu vydania príkazu alebo nasledujúceho dňa)? Má sa počítať v kalendárnych alebo pracovných dňoch? A čo dokumenty, ktoré majú byť splatné cez víkendy? Čo ak neexistuje žiadna lehota? Odpovede na tieto otázky nájdete v článku „Ako určiť termíny? » na strane 12 časopisu č. 8‘ 2011

Termíny sa dajú nastaviť štandardná inštrukcia na vedenie záznamov a natiahnutá až na 1 mesiac. Ale pre určité typy písomnosti, lehoty na vykonanie ustanovujú osobitné predpisy, podľa ktorých sa môžu počítať napríklad v dňoch od prevzatia listu organizácii. Preto je vhodné pre dokumenty s rôznymi lehotami vypracovať rôzne procesy na ich spracovanie.

Tejto dôležitej téme sme sa v minulom polroku podrobne venovali v našom časopise, pričom sme publikovali niekoľko článkov.

A teraz sme ukázali, na čo si treba dať pozor pri budovaní procesu práce s prichádzajúcou korešpondenciou. V modernom svete prísnych termínov a pravidiel, obrovského toku informácií nie je prípustné smerovať pohyb tohto informačného toku jedným smerom, je veľmi ľahké utopiť sa v tejto rýchlej a rozbúrenej horskej rieke.

Etapy procesu práce s prichádzajúcou korešpondenciou

Proces práce s prichádzajúcou korešpondenciou možno rozdeliť na etapy:

• recepcia;
• triedenie;
• registrácia korešpondencie;
• zasielanie dokumentov adresátom na prijatie manažérskeho rozhodnutia;
• zasielanie dokumentov na vykonanie;
• vyhotovenie dokumentov;
• organizácia kontroly vykonávania dokumentov;
• tvorba vyhotovených dokumentov v prípadoch.

Proces práce s prichádzajúcou korešpondenciou, ako každý iný obchodný proces, okrem svojich základných prvkov nevyhnutne opisuje alebo reguluje výrobné činnosti jeho účastníkov. Každý účastník procesu má špecifickú úlohu. V tomto prípade môžu byť role rozdelené takto:

• Dozorca- je vedúcim inštitúcie alebo štrukturálnej jednotky. Posúdi dokumenty prijaté v jeho mene, urobí o nich manažérske rozhodnutie, vyhodnotí výsledok vykonania.
• Zodpovedný exekútor- zamestnanec inštitúcie uvedený v uznesení prednostu ako "zodpovedný vedúci". Prijíma v súlade s uznesením prednostu doklad na jeho ďalšie vyhotovenie, organizuje prácu spoluvykonávateľov, podáva správu kontrolórovi o priebehu vybavovania dokladu.
• Exekútor- zamestnanec inštitúcie uvedený v uznesení prednostu ako „zhotoviteľ“. Prijíma v súlade s uznesením prednostu doklad na jeho ďalšie vyhotovenie, podáva prednostovi alebo kontrolórovi správu o priebehu plnenia pokynov na doklade. Ak existuje Zodpovedný exekútor, je to spoluexekútor.
• Ovládač- zamestnanec inštitúcie uvedený v uznesení prednostu ako "kontrolór" alebo ním na základe interného normatívne dokumenty organizácií. Preberá od Zodpovedného vykonávateľa a spoluvykonávateľov správy o priebehu vyhotovenia dokladu. Rozhodne sa dokončiť prácu na dokumente a odstrániť ho spod kontroly.
• tajomník- hlavný tajomník. Prijíma dokumenty na papieri na ďalšie hlásenie vedúcemu, robí si poznámky o pohybe dokumentov v evidenčných materiáloch.
• úradník- Servisný dôstojník DOE. Zodpovedá za príjem, triedenie, evidenciu, zadávanie informácií o dokumente do evidenčných materiálov, odoslanie dokumentu na riešenie, odoslanie dokumentu na vyhotovenie, sledovanie priebehu dokumentu. Prijíma správy od dodávateľov o ukončení prác na vyhotovení dokumentu, zasiela správy Kontrolórovi. V mene správcu vráti dokumenty na revíziu alebo ich odstráni spod kontroly.

Taktiež je z môjho pohľadu potrebné zaviesť také pojmy ako napr etapa životný cyklus oficiálny list alebo stav dokumentu, v závislosti od toho môže mať každý účastník procesu svoje vlastné jasne definované funkcie/zodpovednosti (pozri tabuľku 1).

Príjem prichádzajúcej pošty

Zvážime tri zdroje prijímania dokumentov do organizácie: pošta Federálneho štátneho jednotného podniku Ruská pošta, kuriér a e-mail.

Doručovanie korešpondencie z pošty Vykonáva sa spravidla raz denne, najčastejšie ráno.

K písomnostiam prichádzajúcim z pošty môže byť priložená poštová podateľňa, na ktorej je uvedený celkový počet poštových zásielok doručených na vašu adresu. Ak bola doporučená pošta prijatá na meno vašej organizácie, bude pre nich zostavený samostatný poštový register. Tieto registre spravidla zahŕňajú nielen korešpondenciu, ktorú vám posielajú iné organizácie, ale aj korešpondenciu, ktorú ste poslali, ale z akéhokoľvek dôvodu sa vrátili na vašu adresu. Dôvodom vrátenia môže byť nesprávne uvedená adresa príjemcu, doručovanie poštových oznámení o doručení Vášho listu adresátovi a pod.

Ak dostávate doporučené listy, potom majte na pamäti, že váš korešpondent má právo a možnosť overiť, či bol dokument doručený vašej organizácii. Preto Vám odporúčam, aby ste si prijaté obálky pred podpisom, dátumom a časom doručenia dôkladne porovnali s registratúrou. Keďže takáto práca sa musí vykonávať denne, môžete si vyrobiť špeciálnu pečiatku, ktorá skráti čas na vyplnenie takýchto dokumentov. Niekedy je potrebné opečiatkovať váš podpis na poštovej podateľni. Ak máte špeciálnu pečať na zasielanie dokumentov, nebudete musieť hľadať pečať s každým registrom. Pre kuriérov a zamestnancov pošty spravidla postačuje na odtlačku pečate názov organizácie odosielajúcej/prijímajúcej korešpondenciu.

Príklad 4

Vzorky expedičnej pečiatky a pečate

Zbaliť reláciu

Ak máte čo do činenia s doručenie kuriérom , potom budete musieť podpísať aj prevzatie dokumentu a v niektorých prípadoch (napríklad ak dokument doručil osobitný komunikačný úradník) a svoj podpis potvrdiť pečaťou.

Takže pošta bola prijatá. Porovnali ste poštové registre s dokumentmi, ktoré vlastníte. Ak sa zistia nezrovnalosti medzi registrom a skutočnou dostupnosťou dokumentov, musí sa to bezodkladne oznámiť organizácii, ktorá korešpondenciu doručila, a vypracovať príslušný akt.

Pozor! Do registrov sa môžete zapísať až vtedy, keď ste si úplne istí, že všetky dokumenty v nich uvedené boli doručené v poriadku.

Urobte si námahu a skontrolujte, či sú všetky obálky adresované vašej organizácii. Chybne doručené poštové zásielky sa bezodkladne vracajú pošte alebo kuriérovi, ktorý ich doručoval, čo sa aj zapíše do registra. Napríklad, « Objednaný listč. 120320113516 doručené omylom“.

Doručovanie dokumentov e-mailom môže prebiehať tak v rámci medzirezortnej správy elektronických dokumentov, ako aj medzi rôznymi organizáciami a občanmi, ktorí sa tohto procesu nezúčastňujú.

Prijímanie dokumentov e-mailom tiež začína kontrolou úplnosti a neporušenosti korešpondencie. V prvom rade by ste mali skontrolovať, či je meno príjemcu správne. Koniec koncov, nielen obálky môžu mať chyby. Ak to nájdete email doručené na nesprávnu adresu alebo v správe nie je dostatok príloh, okamžite o tom informujte korešpondenta.

Primárne triedenie prichádzajúcej pošty

Druhou fázou spracovania došlej korešpondencie je jej primárne triedenie podľa príjemcov a následne na doporučenú a neevidovanú korešpondenciu.

Ako vieme, registrácia dokumentov závisí od formy kancelárskej práce prijatej v organizácii. Pri centralizovanom formulári sú všetky dokumenty prijaté organizáciou registrované v jednej štruktúrnej jednotke. Pri decentralizovanom – každá divízia samostatne eviduje „svoje“ dokumenty. So zmiešanou formou kancelárskej práce je to možné rôzne možnosti, napríklad miesto registrácie môže závisieť nielen od toho, koho meno bol dokument prijatý, ale aj od jeho obsahu.

Pozorne si teda prečítajte meno adresáta na obálkach a rozložte poštu. Pre triedenie pošty môžete použiť špeciálne stojany s bunkami, priečinkami, poštovými schránkami atď. Samozrejme, že niečo podobné k obyčajnému neodmysliteľne patrí poštových schránok. Toto je najpohodlnejšia metóda triedenia: môžete si byť istí, že nikto okrem adresáta nebude čítať a odnášať jeho poštu. Ak na tento účel používate priečinky, potom sa uistite, že ležia na presne určenom mieste, čím sa zabráni zámene v dokumentoch.

Pošta bola vyložená, zostali iba dokumenty, ktorých registrácia sa vykonáva vo vašej štruktúrnej jednotke. Teraz otvorme obálky a zoznámime sa s ich obsahom. Mimochodom, obálky s nápisom "Osobne", spravidla nikto neotvára, ale prenášajú sa adresátovi.

Každá organizácia musí mať zoznam dokumentov, ktoré nepodliehajú evidencii. Registrácia samozrejme nie je potrebná. propagačné materiály, blahoželám a ďalšie. Chcel som do tohto zoznamu pridať predplatné publikácie, ale skúsenosti ukazujú, že ak nie registrácia, ich registrácia je stále potrebná.

Rovnako evidencii nepodliehajú účtovné doklady - faktúry, úkony a pod. Ak ste sa už ale s podobnými dokumentmi stretli, mali by ste vedieť, že všetko, čo nie je zaregistrované, sa stratí. A strata dokumentov môže viesť k rôznym sankciám pre vašu organizáciu. Preto je možné evidovať aj účtovné doklady, je však žiaduce ich oddeliť do samostatnej skupiny a ako nám to moderné EDMS umožňujú, modelovať špeciálne cesty ich spracovania.

Preto je na moje hlboké poľutovanie zoznam neevidovaných dokumentov extrémne krátky.

Ďalej, podľa mojich skúseností, poradím vyberte z celkového počtu prijatých dokumentov tie, ktoré podliehajú okamžitej správe vedeniu. Najprv ich zaregistrujete. Potom vyberte dokumenty, ktorých lehota je stanovená nejakým regulačným právnym aktom a je veľmi krátka, napríklad 3 pracovné dni.

Dokumenty prijaté od nadriadených alebo nadriadených organizácií, ktoré obsahujú akékoľvek pokyny alebo požiadavky týkajúce sa vašej organizácie, spravidla podliehajú okamžitej správe.

Upozorňujeme tiež, že dokumenty s podpisovou pečiatkou, napríklad „drevotrieska“, sa najčastejšie evidujú v samostatných účtovných registroch.

Takže ste si prezreli všetku prichádzajúcu korešpondenciu a vykonali jej primárne triedenie. A teraz sme pripravení spustiť jeho registráciu.

Registrácia došlej pošty

Registrácia prichádzajúcich dokumentov je pridelená zamestnancom služby DOE av decentralizovanej forme kancelárskej práce - sekretárkam alebo referentom štrukturálne členenia.

Registrácia znamená zavedenie určitých metadát dokumentu do registračných materiálov s cieľom zaznamenať skutočnosť prijatia dokumentu organizáciou, čo v budúcnosti umožní sledovať nielen pohyb dokumentu medzi štrukturálnymi divíziami a miestom jeho uloženia, ale aj výsledok jeho vykonania.

Registráciu je možné vykonať:

• ako na papieri (v tomto prípade sa vedie štandardný Register evidencie došlých dokumentov alebo sa vydávajú kontrolné a registračné karty (ďalej len RK),
• a v elektronickej podobe:
  • vizuálne to pre používateľa EDMS môže vyzerať ako vyplnenie metadát registrovaného dokumentu v tom istom vestníku alebo v samostatnej registračnej karte;
  • ak ešte nie sú peniaze na EDMS, potom môžete využiť široko používaný kancelársky program MS Excel, v ktorom si vediete tabuľku v podobe nám známeho Registračného denníka. V ňom potom bude možné rýchlo triediť, filtrovať a nájsť informácie, ktoré vás zaujímajú.

Samozrejme, SED je pohodlný. Po prvé, umožňuje vám používať rôzne adresáre (napríklad adresár korešpondentov, adresár typov poštových zásielok, adresár zamestnancov organizácie atď.). Po druhé, pomocou EDMS je ľahké sledovať životný cyklus dokumentu, generovať ľubovoľné formuláre hlásení a, čo je najdôležitejšie, organizovať kolektívnu prácu s dokumentmi.

Pri registrácii došlej korešpondencie sa spravidla používa štandardný súbor údajov, ktoré sa hodia do registračného denníka alebo RK v prvej fáze spracovania prichádzajúceho listu:

• evidenčné číslo došlého dokladu;
• dátum registrácie (prijatia) dokumentu;
• dátum a evidenčné číslo prijatého dokumentu;
• informácie o korešpondentovi (názov organizácie - autor dokumentu; funkcia a celé meno osoby, ktorá list podpísala);
• zhrnutie písmená;
• spôsob doručenia (ak bol list doručený doporučene, môžete uviesť registračné materiály a číslo doporučeného listu, čo je výhodné, keď v jednej obálke prišlo niekoľko dokumentov);
• počet kópií prijatého listu;
• číslo prijatej kópie;
• informácie o adresátovi (celé meno a funkcia osoby, v mene ktorej bol list prijatý, hoci môže byť adresovaný aj samotnej organizácii bez uvedenia konkrétneho úradníka);
• komu (celé meno a funkcia) sa došlý dokument prenesie na rozhodnutie manažmentu, oboznámenie sa alebo vykonanie.

Hlavným prvkom registrácie prichádzajúcich listov pomocou moderného EDMS je tiež pripojenie dokumentu jeho elektronického obrazu k RK. Ak bol dokument prijatý organizáciou v papierovej forme, potom je naskenovaný a výsledný súbor je pripojený k AC. Ak bol dokument prijatý v elektronickej podobe, jeho súbor sa jednoducho pripojí k registračnej karte. Moderné EDMS umožňujú automatickú registráciu došlých dokumentov priamo z Email alebo zo samotného otvoreného elektronického dokumentu.

Ak je vaša organizácia členom medzirezortnej elektronickej správy dokumentov alebo ak vy a váš korešpondent používate rovnaký EDMS, registrácia (teda počiatočné vyplnenie polí RK vo vašom systéme) môže byť vykonaná automaticky.

Po tom, čo sme do registračných materiálov zadali všetky informácie o prijatom liste, priraďme mu stav „Zaevidované“. Ďalej nezabudnite na dokumenty prijaté na papieri nalepiť registračnú pečiatku. Zvyčajne sa umiestňuje do pravého dolného rohu prvej strany dokumentu a pozostáva z nasledujúcich prvkov:

• názov organizácie;
• dátumy registrácie dokumentu (niekedy sa pridáva čas prijatia);
• prichádzajúce evidenčné číslo (nezamieňať s číslom, ktoré dokumentu pridelil jeho autor).

Príklad 5

Zbaliť reláciu

Príklad 6

Zbaliť reláciu

Ako môžete vidieť z detailov prijatého dokumentu (z príkladu 6) a registračných materiálov (časopis z príkladu 5), nielenže sme zadali metadáta o novoprijatom dokumente, ale tiež sme naznačili, že prijatý list je odpoveďou (pozri stĺpec 6 Vestníka).

Bohužiaľ, iba elektronické formy registrácie umožňujú najkompletnejšie zaznamenanie potrebné informácie o dokumente.

Napríklad EDMS nám umožní nielen uviesť, že prijatý list je odpoveďou, ale aj pomocou systému zväzkov spojiť RC dvoch dokumentov do jedného komplexu.

Teraz si predstavte, že odpoveď bola pôvodne zaslaná daňovému úradu nie poštou, ale vo forme elektronickej správy a už bola zaregistrovaná v daňovom EDMS. A výhody elektronickej správy dokumentov oceníte, keď systém sám podľa určitých parametrov analyzuje novozaevidovaný dokument a podateľňu informuje, že tento dokument už bol zaevidovaný a prebieha jeho preevidovanie. Predstavte si, ako dlho by vám trvalo prelistovať registračnú knihu a identifikovať dabing!

EDMS tiež pomôže úradníkovi zaregistrovať „n-tý“ počet listov rovnakého typu prijatých od jedného korešpondenta. Napríklad banka dostala daňový úrad 15 žiadostí o dopravné informácie súčasne Peniaze na účtoch klientov bánk. 15 rovnakých písmen, líšiacich sa od seba iba evidenčným číslom a menom klienta banky, o ktorom sa informácie žiadajú. EDMS jednoducho vytvorí nový dokument na základe už zaregistrovaného dokumentu skopírovaním opakovaných informácií do príslušných polí Kazašskej republiky. Používateľ bude musieť zadať iba osobné údaje.

Registrácia sprievodných listov. Ako viete, pomocou sprievodných listov sa odosielajú alebo preposielajú dôležité dokumenty (zmluvná dokumentácia, obežníky atď.). V tejto súvislosti sa úradníci často pýtajú, ktorý dokument zaregistrovať - sprievodný list Alebo dokument, ktorý je priložený? V tejto situácii si musíte odpovedať na otázku: aké parametre použijete na vyhľadávanie dokumentov v budúcnosti? Najčastejšie sa musí vykonať podľa údajov v „sprievodnom“ doklade. Preto je vhodnejšie považovať „sprievodný“ dokument za hlavný dokument a priložiť sprievodný list vo formulári súvisiaci dokument. Napríklad v registračnej karte prichádzajúceho dokumentu EDMS „PRÍPAD“ je na tento účel poskytnutá špeciálna karta, ktorá sa nazýva „Sprievodný doklad“.

Predloženie dokumentov na posúdenie vedúcemu

Originály zaevidovaných došlých dokumentov na papieri sa odovzdávajú tajomníkovi na ich ďalšie nahlásenie vedúcemu. Vo veľkých firmách sa pred odovzdaním podkladov vedúcej asistentky pripravujú návrhy uznesení, ktoré sa vypracúvajú na špeciálne tlačivá, takzvané „bežky“. „Bežec“ môže obsahovať iba podrobnosti o hlave: jeho pozíciu a priezvisko, krstné meno, priezvisko alebo mať štandardný tvar. Pri vypracovaní štandardného tvaru „bežec“ treba venovať osobitnú pozornosť obsahu uznesenia, je potrebné zabezpečiť miesto na napísanie textu uznesenia, uviesť meno funkcionára, ktorý bude poverený sledovanie vyhotovenia tohto dokumentu, ako aj mená zodpovedného vykonávateľa a spoluexekútorov. Je tiež žiaduce poskytnúť miesto na označenie uvedenia dokumentu pod kontrolu a lehotu na vykonanie dokumentu (je lepšie to uviesť nie v dňoch, ale vo forme konkrétneho dátumu). Pozrite si príklad 7 na ďalšej strane.

Nedávno sa zavedením veľké organizácie Dokumenty SED na papieri sa vedúcemu neprenášajú, posiela sa mu iba elektronická kópia. SED umožňuje riešiť problematiku prípravou návrhu uznesenia, ktorý vypracuje aj asistent manažéra v elektronickej podobe a zašle manažérovi na ďalšie spracovanie a schválenie.

Ale späť k papierovaniu.

Moment odovzdanie dokladov od referenta tajomníkovi prednostu je veľmi dôležité, pretože pomerne často je potrebné vyhlásiť „hľadanie chýbajúcich dokumentov“, zatiaľ čo oni ticho ležia v kancelárii riaditeľa. Preto skutočnosť prenosu dokumentov od úradníka k sekretárke a späť vyžaduje najprísnejšie účtovníctvo.

Na to je stále potrebné ponechať len jednu cestu pohybu písomností od konateľa k exekútorovi: vedúci - tajomník - referent - účinkujúci. V opačnom prípade si konateľ, ktorý odovzdáva dokumenty priamo exekútorom „z ruky do ruky“, sám vytvára predpoklady na nekontrolovaný pohyb dokumentov, čo vedie nielen k predčasnej exekúcii, ale aj k strate dokumentov.

Ak vykonávate iba „papierovú“ kancelársku prácu, potom jedinou možnosťou, ako opraviť skutočnosť prenosu dokumentov vedúcemu (alebo jeho tajomníkovi), bude zoznam (zoznam čísel) prenesených dokumentov.

Ak pracujete v EDMS, sekretárka, ktorá prijala prichádzajúcu korešpondenciu, musí skontrolovať dostupnosť prenášaných dokumentov na papieri s dokumentmi zaregistrovanými v systéme. Vhodné je využiť aj fázy životného cyklu elektronického dokumentu. Pamätáte si, že po registrácii sme pre dokumenty zaregistrované v systéme nastavili fázu „Registrované“. Tajomník, ktorý dostane dokumenty na papieri a skontroluje ich s údajmi systému, ich môže priradiť nový stav: "Na zváženie."

Manažér, ktorý dokument prevezme, vypracuje o ňom prijaté rozhodnutie vedenia vo forme uznesenia, ktoré je napísané na samotnom dokumente (pozri text kurzívou na fragmente došlého listu v príklade 8) alebo je vyhotovené na k nemu pripojený „posuvník“ (Príklad 7). "Bežec", obsahujúci rozlíšenie hlavy, je neoddeliteľnou súčasťou dokumentu a podlieha ďalšiemu ukladaniu spolu s ním.

Príklad 7

Zbaliť reláciu

Z textu uznesenia by malo byť zrejmé, komu, čo a kedy má urobiť, a tiež musí obsahovať dátum jeho uloženia a podpis prednostu. Mimochodom, ak prázdny „bežec“ obsahuje informácie, ktoré by sa v konečnom uznesení mali líšiť (napr. konateľ sa rozhodol vymenovať za vykonávateľa Ivanova a nie Petrova, ktorého asistent už uviedol v návrhu uznesenia o „bežec“), potom namiesto opätovného vytlačenia „bežca“ alebo jeho manuálnych opráv môžete na samotnom dokumente vypracovať rozlíšenie.

Príklad 8

Zbaliť reláciu

Papierové doklady s uznesením vedúceho tajomník odovzdá na ďalšie vyhotovenie oddeleniu predškolského vzdelávacieho zariadenia, o čom sa vykoná zodpovedajúci zápis v účtovných dokladoch sekretariátu, alebo sa skutočnosť vrátenia dokladov zaznamená zmenou. štádium životného cyklu dokumentu, ktorému je priradený nasledujúci stav – „Na vykonanie“.

Zasielanie dokumentov na vykonanie

V tejto fáze práce s prichádzajúcou korešpondenciou majú zamestnanci služby DOW dve úlohy:

• najprv preniesť do evidenčných materiálov uznesenie prednostu (text uznesenia (t. j. pokyn prednostu), ako aj mená funkcionárov, ktorým bude dokument zaslaný na vyhotovenie a na vykonanie kontrolná funkcia);
• po druhé, previesť dokumenty do štrukturálnych pododdielov na vykonanie alebo oboznámenie.

Nezabudnite, že ak je v uznesení hlavy uvedený termín na vykonanie dokumentu alebo je pripojená značka „Na kontrolu“ / „Kontrola“, potom služba DOW musí monitorovať vykonanie tohto dokumentu. V registračnom denníku môže byť znak kontroly umiestnený v stĺpci „Evidenčné číslo“ (je na prvom mieste a je okamžite viditeľný), alebo v stĺpci „Rozlíšenie“ (ako v príklade 9), alebo v špeciálne určenom stĺpci pre toto.

Moderné EDMS vám umožňujú mať dokumenty pod kontrolou v automatickom režime, keď sú do registračných materiálov zadané určité parametre, napríklad plánovaný dátum vyhotovenia dokumentu. Okrem toho v tejto situácii môžete použiť fázy životného cyklu dokumentu tak, že mu priradíte štádium „Pod kontrolou“.

Pri práci s papierovými médiami musia úradníci nejakým spôsobom odovzdávať dokumenty účinkujúcim. Napríklad referenti ich rozložia do rovnakých šanónov, buniek alebo schránok štrukturálnych divízií a čakajú, kým si zamestnanci týchto divízií prídu pre dokumenty. V niektorých organizáciách sa na doručovanie dokumentov medzi oddeleniami využívajú interní kuriéri, ktorí doručujú dokumenty podľa stanoveného harmonogramu.

A pri práci v EDMS posielanie pošty účinkujúcim elektronické dokumenty sa vykonáva automaticky ihneď po vykonaní uznesenia prednostu. A dokument príde interpretovi do niekoľkých sekúnd po stlačení magického tlačidla „OK“.

A teraz si ukážeme ukážku došlého listu a uvedieme, v akých fázach spracovania sa na ňom objavujú aké značky a zároveň aké informácie sa zapisujú do registračného denníka.

Príklad 8

Odraz etáp spracovania došlého dokumentu na sebe a v Registračnom denníku

Zbaliť reláciu

Vyhotovovanie dokumentov

Za vyhotovenie dokumentov (došlých listov a pokynov k nim) sú zodpovední zamestnanci organizácie menovaní vykonávateľmi v súlade s:

• rozlíšenie hlavy;
• úradné povinnosti;
• schválený obchodný proces.

Riadiac sa pravidlami klasickej kancelárskej práce, postup práce výkonného umelca s dokumentom a jej výsledok sa odzrkadľujú v evidenčných materiáloch (napríklad v stĺpcoch / poliach „Postup vykonania“ a „Hlásenie o vykonaní“). Na samotnom dokumente je spravidla pripevnená iba značka o vyhotovení dokumentu bez podrobností o priebehu vyhotovenia (zodpovedajúci záznam sa vykoná na spodnom okraji dokumentu)

Úlohou referenta je v tejto fáze iba akceptovať správy o pokroku od vykonávateľov a v prípade potreby ich preniesť do registračných formulárov. Podkladom na vyhotovenie záznamov o priebehu vybavovania písomnosti je písomná alebo ústna správa zodpovedného vykonávateľa o vykonanej práci.

Stĺpec „Postup vykonania“ obsahuje hlavné fázy práce s dokumentom alebo dôvody, ktoré slúžili ako základ pre predĺženie (odloženie) lehoty na vykonanie dokumentu. Napríklad, „Dňa 25. augusta 2011 sa uskutočnilo stretnutie s partnerom, došlo k predbežnej dohode, boli zaslané dokumenty na vypracovanie dohody o spolupráci“ alebo „Kvôli potrebe dodatočné overenie a 8.11.2011 boli vyžiadané kópie platobných dokladov, žiadam Vás o posunutie termínu vyhotovenia na 20.8.2011 ".

V stĺpci „Značka vykonania“ sa zadávajú informácie o vykonaní dokumentu ako celku: “08/15/2011 bol vykonaný administratívny audit OJSC Alatyr. Revízna správa bola vedeniu odovzdaná dňa 18.08.2011“. Ak sa vyhotovenie dokumentu vykoná odpoveďovým listom, potom sa uvedie dátum a číslo dokumentu odpovede, napr. „Napr. č. 1561/12 zo dňa 25.08.2011".

Ak pracujete v EDMS, osobitnú pozornosť by ste mali venovať takzvaným „prázdnym“ správam: keď zamestnanci, ktorí dostali dokumenty na vykonanie, jednoducho označia „Dokončené“ bez toho, aby si mysleli, že hlásia vykonanie dokumentu, a nie pri jej čítaní. Za vykonaný sa považuje iba dokument, podľa ktorého sú vyriešené všetky otázky v ňom uvedené. „Prázdna“ správa zodpovedného vykonávateľa s textom ako „Dokončené“ alebo „Dokončené“, bez uvedenia konkrétnych informácií o vykonaní zo strany úradníka, by nemala byť akceptovaná a príkaz by mal byť zaslaný na prepracovanie.

Po vyhotovení dokumentu je vykonávateľ povinný vydať naň označenie vyhotovenia (v dolnom poli dokumentu). Ak je vykonaný nejaký úkon, tak ho vykonávateľ v správe o výkone opíše, uvedie dátum úkonu, vlastnoručný podpis a dátum registrácie značky vykonania. Pozri príklad 9. Takto sa robí papierovanie. Pri práci v EDMS je možné takéto informácie okamžite zadať do systému alebo ich opäť vyhotoví exekútor na papierovom dokumente s podpisom a následne ich do EDMS prenesie aj on sám alebo referent. V tomto momente dokument prechádza do ďalšej fázy svojho životného cyklu – „Performance Report“.

Organizácia kontroly vykonávania

Kontrola vybavovania dokumentov v podstate úplne leží na pleciach zamestnanca určeného kontrolórom. Zamestnanci služby DOW sú zodpovední iba za udržiavanie „technickej“ stránky kontroly: kontrola skutočnosti, že dokument je „dokončený / nesplnený“, ako aj dodržiavanie termínov.

Žiaľ, denníková forma evidencie tém je nepohodlná, ktorá neumožňuje operatívnu kontrolu nad vyhotovením dokumentov. Udržiavanie kontrolnej funkcie v automatickom režime je jednou z výhod EDMS, ktoré vám umožňujú získať informácie o dokumentoch, ktoré sú pod kontrolou v rôznych sekciách: vidieť dokumenty, ktoré sú vykonávané jednotlivými zamestnancami aj konkrétnou jednotkou ako celok; doklady, ktorých platnosť končí k určitému dátumu a pod.

Samozrejme, najpohodlnejšie je vykonávať aktuálnu kontrolu, zamerať sa na termíny, podľa toho zoradiť dokumenty. Nezabudnite na priebežnú kontrolu, ktorá sa vykonáva niekoľko dní pred stanoveným termínom. Dnes sa na medzikontrolu používa systém „pripomienok“, ktoré sa účinkujúcim posielajú automaticky.

Jeden dokument môže prijať viacero manažérske rozhodnutia, ktoré budú vydané vo forme niekoľkých objednávok. A môžu mať rôzne termíny! A každá objednávka musí byť pod kontrolou, čo v budúcnosti povedie ku kontrole nad realizáciou nielen dokumentu ako celku, ale aj každej objednávky samostatne.

Preto sa dnes rozlišujú pojmy „príkaz“ a „uznesenie“, zvyčajné „uznesenie“ a „kontrolné uznesenie“, zvyčajný „príkaz“ a „kontrolný príkaz“ alebo „kontrolný dokument“. Jeden doklad môže mať niekoľko riadnych a kontrolných zákaziek súčasne. V tomto prípade, ak napríklad uznesenie vyššieho manažéra nemá jediný kontrolný príkaz, potom sa samotný dokument ako celok nebude považovať za kontrolný.

Ak nemáte elektronický systém správy dokumentov, potom odporúčame viesť Registračný denník nie v papierovej forme, ale aspoň v tabuľkovom procesore v MS Excel alebo MS Access. Ak potrebujete kontrolovať niekoľko pokynov vydaných v rámci jedného dokumentu, môžete ich zadať do tabuľky v samostatných riadkoch:

• v prvom z nich vyplníte všetky stĺpce,
• a vo všetkých nasledujúcich zopakujte iba prichádzajúce číslo a dátum prijatia dokumentu (pre jeho identifikáciu) a vyplňte aj tie stĺpce, ktoré obsahujú jednotlivé informácie o vystavenom príkaze a jeho vykonaní.

Implementácia kontrolných funkcií službou DOW bude menej zaťažujúca, ak sa informácie o vykonaní pokynov zadajú včas, pretože sa spracúvajú prichádzajúce aj odchádzajúce dokumenty. Ak napríklad zaregistrujete odchádzajúci dokument, ktorý je zároveň odpoveďou na nejaký prichádzajúci dokument, nebuďte leniví a zadajte informácie do registračných materiálov prichádzajúceho listu a ak je to možné, odstráňte ho spod kontroly.

Dokument odoberie spod kontroly iba kontrolór. Dodávateľ, ktorý podal správu o vyhotovení dokumentu, žiada iba o jeho odstránenie spod kontroly (pozri značku č. 3 na prichádzajúcom liste z príkladu 9). O to môžu „požiadať“ aj iní zamestnanci, ktorí si „všimnú“ zmenu situácie.

Po odstránení dokumentu spod kontroly v registračných materiáloch sa znak kontroly nahradí znakom „odstránené spod kontroly“: v elektronických systémoch správy dokumentov znak stratí jasnú (často červenú) farbu a v registračnom denníku, svetlé písmeno sa dá jednoducho prečiarknuť. Kontrolná značka nalepená na samotnom doklade sa nemení (v našom príklade 9 ide o pečiatku „Kontrola“, nie je prečiarknutá).

V tejto chvíli je možné pre doklad nastaviť nový stav – „Dokončené. Vymknuté spod kontroly.

Tvorba dokumentov v prípadoch

Prichádzajúce listy vykonávané v kancelárskej práci sa formujú do prípadov podľa nasledujúcich znakov:

• podľa obsahu (predmetu) dokumentov (napríklad v jednom prípade sa tvorí korešpondencia o odosielaní / prijímaní správ);
• na geografickom základe (doklady prijaté / odoslané z jedného regiónu sa tvoria v jednom prípade);
• na korešpondenčnom základe (korešpondencia s jedným korešpondentom sa tvorí v jednom prípade) a pod.

Vytváranie prípadov s názvami „Prichádzajúce“ a „Odchádzajúce“ je prípustné len vtedy, ak sa medzi dokumentmi vytvorenými v týchto rôznych prípadoch vytvorí úzke spojenie. Napríklad v prichádzajúcom dokumente musí byť uvedené číslo a dátum dokumentu odpovede, ako aj číslo prípadu, v ktorom je podaný. Presne tie isté informácie by mali obsahovať aj registračné materiály. V opačnom prípade budete musieť dlho hľadať buď žiadosť, alebo odpoveď na ňu.

Súčasťou jej evidenčného čísla môže byť aj číslo prípadu podľa nomenklatúry, v ktorej bude listina po vykonaní uložená. To platí rovnako pre číslo pridelené autorom dokumentu, ako aj pre prichádzajúce číslo pridelené príjemcom listu.

Referent urobí na dokument príslušný nápis: „V prípade č. 01-15“ a tie isté informácie prenesie do registračných materiálov (pozri posledný stĺpec 15 vestníka v príklade 9 a značku pod č. 4 na prichádzajúci list).

Pri práci s prichádzajúcou korešpondenciou sa často zostavujú rôzne druhy analytických správ:

• správa o kontrole vyhotovenia dokumentov (uvádzajú sa kvantitatívne aj kvalitatívne ukazovatele);
• správy o počte prijatých dokumentov vo všeobecnosti a podľa štrukturálnych oddelení;
• správy o témach prichádzajúcich dokumentov alebo o regiónoch, s ktorými sa vedie korešpondencia atď.

Preto dnes zastarané formy práce s dokumentmi na papieri ustupujú do úzadia a ustupujú elektronickej správe dokumentov. Žurnálová forma registrácie zostáva žiť iba v obzvlášť tajných inštitúciách a jej miesto v obchodných procesoch s istotou zaujímajú elektronické systémy na správu dokumentov a „všetci obchod“ MS Excel.