Príprava obchodného listu

Bez ohľadu na účel obchodných listov sú písané na dosiahnutie požadovaného cieľa v podnikaní. Nie každý zamestnanec organizácie má potrebnú kompetenciu v danej oblasti Obchodná korešpondencia, pri nešikovnom prístupe existuje riziko úplného zničenia dobrého mena spoločnosti jedným listom. Ak ale využívate službu písania listov od našej agentúry, adresát bude mať určite záujem s vami spolupracovať.

Účel obchodných listov

Obchodné listy nestrácajú význam pri riešení pracovných problémov a marketingové úlohy. Informácie poskytnuté v písomnej forme sú pohodlné, pretože sa k nim môžete kedykoľvek vrátiť alebo sa odvolať pri riešení kontroverzných problémov. Písaný text vám umožňuje formulovať myšlienky stručnejšie a jasnejšie ako ústna komunikácia. Navyše, niektorých adresátov je možné kontaktovať len zaslaním obchodného listu. A čím vyššie postavenie má tento adresát, tým odbornejšie by mal byť text zostavený. Druhy obchodných listov tak rôznorodá ako oblasť obchodných vzťahov. Obchodná korešpondencia môže byť komerčná (želanie uzavrieť obchod, reklamácia voči účastníkovi transakcie) a nekomerčná (ďakujem, informačná, záručný list, listy so žiadosťou, -pozvánky, -upomienky atď.) Na základe funkčnosti rozlišujú medzi iniciatívnymi listami a odpoveďovými listami, ako aj správami, ktoré nevyžadujú odpoveď.

Ako správne písať obchodné listy.

Vlastnosti štruktúry a textu obchodného listu

Obchodné listy majú jasné zloženie:

Úvod uvádza účel a dôvod listu a poskytuje prepojenie na dokument, ktorý slúžil ako východiskový bod pre túto správu;

Hlavná časť popisuje stav veci, poskytuje analýzu situácie a argumentáciu. Povaha dôkazov závisí od smerovania listu: napríklad presvedčiť, aby prišiel na konferenciu, investoval do projektu, kúpil produkt;

Na záver sa na základe vyššie uvedeného vyvodzuje záver: ponuka, žiadosť, odmietnutie, želanie atď.

Pred textom listu je vždy umiestnená zdvorilá adresa adresátovi (napríklad „Drahý Sergej Michajlovič!“) A tiež na začiatku alebo na konci textu je vzorec zdvorilosti zostavený podľa kánonov. obchodnej korešpondencie. Formulky zdvorilosti zvyčajne začínajú takto: „Vyjadrujem svoju vďačnosť za poskytnutú pomoc... / vďačnosť za pozvanie... / dúfam v plodnú spoluprácu...“. Pri písaní tohto typu listu sa dodržiava obchodný štýl. Jeho vlastnosti: stručnosť, jasnosť, jednoznačnosť, používanie pojmov, neutrálny tón, štandardizácia.

Ťažkosti s písaním obchodných listov

Buďte si dobre vedomí adresáta a informácií, ktoré už o vašej otázke má;

Znalosť pravidiel ruského jazyka a čŕt obchodného štýlu: jazykové vzorce, pravidlá skladania viet atď.;

správne a vhodné používanie terminológie;

Korektnosť pri oslovovaní adresáta.

Ako správne písať obchodné listy.

Slovníky a ukážky písania obchodných listov vám môžu pomôcť zvládnuť túto úlohu sami. Ak však nie je dostatok kompetentného zamestnanca alebo času na prípravu na písanie obchodných listov, môže túto službu poskytnúť profesionálna agentúra. Špecialisti komunikačnej agentúry Comagency vám pomôžu vypracovať hlavičkový papier, zbierať Požadované dokumenty pre presvedčivý argument, zostavte kompetentný a prezentovateľný obchodný list, čím sa zlepší imidž vašej organizácie.

"Pre človeka je najťažšie to, čo mu nie je dané."

M. Žvanecký

Pravdepodobne každý aspoň raz v živote musel riešiť naliehavú potrebu napísať obchodný list svojmu šéfovi. obchodná spoločnosť, spoločník, úradník, alebo prinajhoršom na bytovom úrade. Ak sa však považujete za podnikateľa, hoci len začiatočníka, alebo plánujete otvoriť si vlastný podnik, dokonca aj vo vzdialenej budúcnosti, musíte sa naučiť správne písať obchodné listy.

Aký je teda rozdiel medzi jednoduchým listom a obchodným listom?

V prvom rade absencia emocionálnych zložiek a prevaha logiky a pragmatickej, racionálnej prezentácie vašej požiadavky alebo návrhu. Je nepravdepodobné, že by podnikateľa, majiteľa spoločnosti alebo manažéra veľkého alebo dokonca nie príliš veľkého podniku, na rozdiel od „spotrebiteľa“, zaujímal váš emotívny a inšpirovaný list, v ktorom ho žiadate o spoluprácu, pomoc alebo nadviazanie akýchkoľvek iných priateľských vzťahov. .

V prvom rade musíte pochopiť, že keď píšete Obchodný list, píšete ho k veci! Mnohí si teraz povedia, aká „slovná hračka“, ale je jasné, že obchodný list sa od ostatných líši v jasnom chápaní „komu“, „prečo“ a „prečo“. Čítal som veľa listov a návrhov a, žiaľ, v niektorých listoch zmysel neustále unikal a na konci listu nebolo vôbec jasné, čo sa chce autor opýtať alebo ponúknuť.

Preto, aby sa význam a myšlienka listu „nerozšírila po strome“, musíte si sami odpovedať na nasledujúce otázky:

1. Komu píšete list Pomýlili ste sa v adresátovi?

2. Prečo píšete list, čo chcete ponúknuť alebo požiadať? Sú vaše argumenty jasné, váš štýl prezentácie a sú vaše argumenty pre adresáta presvedčivé? A aký bude mať úžitok zo spolupráce s vami?

3. Prečo to robíš? Aký výsledok chcete? K akým ďalším krokom mienite adresáta „vyprovokovať“?

Pre obchodné listy bol vyvinutý zodpovedajúci GOST R 6.30−2003, ktorý popisuje základné požiadavky na obsah a vyhotovenie dokumentov. S týmto GOST sa môžete podrobnejšie zoznámiť jeho zakúpením v obchodnom kníhkupectve a použiť ho v budúcnosti pri dokončovaní papierovania.

Ale pre niektorých dôležité body Osobitnú pozornosť by som chcel venovať:

1. Hlavička obchodného listu musí obsahovať výzvu adresátovi. Vydáva sa mierne pod registračným číslom: pozícia a celé meno sú uvedené v pravom hornom rohu. Adresát. Nižšie môžete špecifikovať Predmet listu. Ešte nižšie, v strede, sa nachádza Odvolanie. Adresa by mala vyjadrovať úctu všeobecne akceptovanými slovami: „Vážený“, „Pán“, „Pani“ (skratky nie sú povolené). Hlavička je zvyčajne zvýraznená tučným písmom.

Napríklad:

Ref. č.01 zo dňa 20.04.2012

na In. č.01 - RiK z 1.1.1930

K riaditeľovi

LLC "Rohy a kopytá"

Bender O.I.

„O sérii chybných rohov,

doručený 1. januára 1930.“

Vážený Ostap Ibrahimovič,

2. Úvod. V úvode treba stručne definovať podstatu listu. Môžete začať tradične: „Dávam vám do pozornosti...“, „Pýtam sa vás...“, „V súčasnosti...“, atď. - ak je list napísaný v prvej osobe.

Ak žiadosť pochádza z právnická osoba, potom rozprávanie pochádza od tretej osoby (napríklad „Naša spoločnosť ponúka...“).

Navyše, v úvode aj v nasledujúcom texte listu by sa zámeno ty a všetky jeho tvary (ty, ty, tvoj) mali písať s veľkým začiatočným písmenom.

3. Záver listu zhŕňa to, čo bolo napísané, často je napísaná žiadosť alebo návrh. Napríklad: „S ohľadom na vyššie uvedené sa vás pýtam...“

4. Hlavný text obchodného listu sa tradične končí vetou: „S úctou,...“ - ak ide o neutrálnu adresu. Ak osobne poznáte adresáta, môžete list ukončiť frázou „S pozdravom...“.

Napríklad:

S úctou,

Podzemný milionár (podpis) A.I. Koreiko

Pozícia, celé meno (najskôr sa vytlačí krstné meno a priezvisko a potom priezvisko), podpis vložíte do vlastnej ruky.

5. Obchodný list končí údajom o odosielateľovi, ktorý musí obsahovať jeho celé meno. (najlepšie v plnej polohe) a kontaktné telefónne číslo. Je to potrebné, ak je potrebné kontaktovať adresáta alebo jeho zástupcu kvôli dodatočným informáciám. Môžete tiež špecifikovať zodpovedná osoba(celé meno) a jeho kontaktné telefónne číslo. Mimochodom, nezabudnite uviesť kód mesta spolu s vaším telefónnym číslom. Nenúťte adresáta, aby strácal čas hľadaním týchto informácií.

Chcel by som tiež upozorniť na niektoré body súvisiace s prezentáciou samotného listu. Raz som použil rôzne možnosti prezentácia listu až po použitie NLP, ale to všetko malo malý praktický úžitok, pretože samotný štýl obchodného písania je veľmi konzervatívny a listy, ktoré nezodpovedajú tomuto štýlu, jednoducho neprešli „colnou kontrolou“, v osobe tajomníka spoločnosti. Preto som opustil experimenty a začal som písať tak, ako to vyžaduje obchodný štýl.

Pamätajte, že váš list by mal obsahovať tri hlavné časti úvod, argument a záver. Mnohí pisatelia listov idú priamo k veci bez toho, aby uviedli partnera do veci. Samozrejme, ak je list dostatočne dlhý, podnikateľ nemusí čítať úvod, ale okamžite prejde k veci. Ale môže sa tiež vrátiť na začiatok listu, ak ho táto „esencia“ zaujíma. Na záver treba napísať, čo chcete dostávať. List by nemal obsahovať žiadne dvojité interpretácie, iba jednu jasnú myšlienku v celom liste. Aby sme to urobili, bolo by pekné spomenúť si na Aristotela, ktorý v roku 300 pred Kristom zvažoval logiku výrokov a na jej základe formuloval logické zákony:

1. Zákon identity – v rámci uvažovania je potrebné používať pojem v rovnakom význame;

2. Zákon protirečenia – „neodporuj si“;

3. Zákon vylúčeného stredu – „A“ alebo „nie-A“ je pravdivý, žiadna tretia neexistuje.“

Hlavná časť obchodného listu by podľa pravidiel písania mala logicky dôsledne prezrádzať obsah žiadosti alebo návrhu, aby bola pre adresáta zrozumiteľná. Všetky predchádzajúce odseky by mali logicky prechádzať do nasledujúcich. V prípade potreby uveďte konkrétne fakty a čísla. A nezabudnite, že „stručnosť je sestrou talentu“. Pamätajte, že príliš dlhý text môže adresáta „unaviť“, môže váš list odložiť a nezistí, čo znamená vaša jedinečná ponuka.

A až potom, čo si myslíte, že je váš list konečne napísaný, nezabudnite ho skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Znova skontrolujte jeho logickú postupnosť a čitateľnosť celého textu ( najlepšie je prečítať si to nahlas).

Ak sa nechtiac alebo v zhone dopustíte pravopisných chýb, bude to hanba. Ako môžete „obchodovať“ so spoločnosťou, ktorá distribuuje listy s chybami? Buď opatrný!

Na záver by som chcel povedať, že aj váš list privíta najskôr svojím „oblečením“, treba si dať pozor najmä na kvalitu papiera, na ktorom je list vytlačený, dizajn, či list nestratí svoju tvar pri preprave, či si ho budú chcieť vyzdvihnúť. Ak je v tomto ohľade všetko v poriadku, potom úhľadný, logicky konzistentný, výstižný, dobre napísaný obchodný list nakloní adresáta k kladnému rozhodnutiu vo váš prospech. Písať listy!

Rámový dizajn textu listu - okraje a zarážky sú vyrobené v súlade s GOST R 6.30-2003, vľavo - 3 cm, vpravo - 5,5 cm.Spravidla sa používa veľkosť písma Times New Roman 12. Ak bude list na viacerých stranách, musia byť očíslované. V hornej časti je výstupné evidenčné číslo listu a dátum jeho napísania.

Názov listu obsahuje funkciu, priezvisko, meno a priezvisko príjemcu a adresu organizácie, ktorej sa list posiela. Predmet listu je uvedený vpravo. List by mal začínať adresou „Vážený“, „Pán“ alebo „Pani“, po ktorej nasleduje meno a priezvisko príjemcu.

Prvý odsek hlavného textu je oznam alebo úvod, zvyčajne sa začína frázami „Aktuálne...“, „Pýtam sa vás...“, „S radosťou oznamujeme...“, atď. Oslovovanie adresáta sa vždy píše s veľkým začiatočným písmenom. V úvode stručne načrtnite podstatu listu a prejdite k hlavnej časti.

Rozdeľte text na malé odseky, ktoré na seba logicky nadväzujú. Neuvádzajte zbytočné detaily, uveďte podstatu. V ideálnom prípade by obchodný list nemal presahovať jednu stranu, snažte sa ho doň zmestiť.

Záverečný odsek začnite slovami: „Na základe vyššie uvedeného...“, „S prihliadnutím na uvedené...“ a za nimi uveďte svoj návrh, požiadavku, závery.

Ak sú k obchodnému listu prílohy, uveďte ich v očíslovanom zozname s uvedením ich názvu a počtu listov v každom dokumente.

Doplňte do listu názov funkcie, podpis a jeho prepis. Ak list napísal váš podriadený, v spodnej časti strany by malo byť uvedené priezvisko, iniciály a telefónne číslo vykonávateľa.

Video k téme

Užitočné rady

A nezabudnite skontrolovať pravopis a interpunkciu; to je dôležitý ukazovateľ celkovej gramotnosti obchodného listu.

Zdroje:

• GOST R 6.30-2003 Požiadavky na prípravu dokumentu
• vyššie ako písať

Ručne písané listy dnes pôsobia ako ozveny minulých storočí. Len ťažko si vieme predstaviť, aké to je, sadnúť si za stôl, vziať papier a pero a napísať list. Ale tak či onak, každý sa s tým bude musieť aspoň raz v živote stretnúť, takže musíte prísť na to, ako sa naučiť písať listy.

Inštrukcie

Píšte od srdca Ak píšete list svojej babičke, neobmedzujte sa na dva riadky. List nie je SMS. Začnite to abstraktným úvodom, napríklad tým, čo ste robili predtým, ako ste si sadli k písaniu. Nie je potrebné zapisovať si svoj denný režim. V liste uveďte viac popisov a odôvodnení. Opýtajte sa svojho partnera na otázky a požiadajte ho o radu, resp. Napíšte list z celého srdca. Suché, zhustené frázy v e-maile môžu vypnúť vášho partnera, pretože si bude myslieť, že sa zdráhate.

Píšte správne.Presnejšie by bolo povedať – skúste písať správne. Pamätajte, že písmená trénujú našu ústnu reč, pretože zostavovanie písomných viet je ťažšie ako ústne. Nepíšte v jednočlenných vetách. Zostavte vety podrobne a jasne. Nepíšte vo svojom liste nezmysly, ktoré budú pre čitateľa nezaujímavé. Pred písaním listu si dobre premyslite, o čom budete písať – vyhnete sa tak rôznym „dodatkom“ na konci. Dôležité listy je lepšie písať pomocou konceptu.

Nepíš list, ak nechceš. Listy sa píšu dobrá nálada, keďže papier, respektíve to, čo je na ňom napísané, prenáša na adresáta vaše emócie a pocity a môže spôsobiť nepríjemnú pachuť po prečítaní listu, neochotu naň reagovať.

Sledujte svoj rukopis, ak stále odmietate tlačený text a rozhodnete sa napísať list rukou, snažte sa zabezpečiť, aby bol váš rukopis čitateľný a čitateľný.

Pri písaní listu sa nenechajte rozptyľovať cudzími záležitosťami. Ak si sadnete k písanie listu, potom je lepšie vyhradiť si na to dostatok času, napríklad hodinu. Nenechajte sa v tejto chvíli rozptyľovať od písania, inak sa môže ukázať ako nesúvislé.

Prihlásiť sa Váš podpis musí byť na konci listu. Ak ste písmeno napísali na počítači, podpíšte ho ručne.

Odpovedzte na listy, ktoré vám prídu Nenechávajte listy adresované vám bez odpovede, najmä ak ide o listy od vašich príbuzných alebo priateľov. Neodpovedaním na listy prejavujete neúctu a nevšímavosť k blízkym ľuďom, ktorí sa zaujímajú o váš život.

Video k téme

Každý deň posielajú začínajúci podnikatelia stovky listov, bežných aj elektronických. Najčastejšie sa posielajú hromadne, bez najmenšej predstavy o adresátoch. V dôsledku toho zostávajú tieto listy nezodpovedané. Dôvodom je nesprávne zloženie obchodného oznámenia.

Inštrukcie

Pred písaním sa naštudujte detailné informácie o, do ktorej sa chystáte písať. Zistite všetko, o čom môžete potenciálneho partnera. Až potom môžete začať kompilovať. Oslovujte osobu jej menom a priezviskom. To zdôrazní vašu úctu k nemu a urobí ho pozitívne emócie. Dosiahnete tak jeho priazeň.

List musí obsahovať nadpis, ktorý prezrádza obsah textu. Je to potrebné na triedenie listov podľa príjemcu, pretože každá organizácia dostáva každý deň veľké množstvo správ. Preto, ak je váš návrh bez názvu, možno mu jednoducho nevenujú pozornosť. Napíšte aj krátke zhrnutie. To vám uľahčí nájdenie vášho listu, ak niekoho po chvíli zaujme vaša ponuka.

Nepoužívajte direktívne frázy smerujúce napríklad: „Ak máte záujem o našu ponuku, kontaktujte nás telefonicky.“ To môže viesť príjemcu k domnienke, že ho ponuka nemusí zaujímať. Príjemcovi sa tiež môže zdať, že mu hovoríte, čo má robiť. V tomto prípade je lepšie napísať, že vás môže kontaktovať telefonicky, aby prediskutoval podrobnosti. Význam bude rovnaký, ale fráza bude znieť menej kategoricky.

Keď opisujete úspechy vašej spoločnosti, používajte slovesá, ktoré označujú skutočné výsledky. Patria sem dokonavé slovesá: zvýšený, vyrobený, dokončený, vyrobený, rozvinutý atď. Používanie takýchto slovies vám poskytne väčšiu vážnosť a spoľahlivosť.

Ak vaša ponuka zahŕňa vzájomné vyrovnanie veľkej sumy, je lepšie ju poslať kuriérom. List musí byť vo veľkej značkovej obálke a zapečatený.

Video k téme

Zdroje:

• Ako napísať perfektný list s oznámením o dovolenke

Obchodná korešpondencia má vlastnosti, ktoré ju odlišujú od osobných správ. Oficiálny štýl komunikácia, oslovovanie menom a priezviskom, dodržiavanie pravidiel pravopisu a interpunkcie sú základom správneho obchodného písania.

Inštrukcie

Je lepšie začať list slovami „Drahý...“. Ak potrebujete osloviť osobu s vyšším postavením, určite tak urobte menom a priezviskom. Pri ľahkej komunikácii v živote musíte v obchodnej korešpondencii zachovať tón. Ak sa náhle listy dostanú k generálovi, bude nepríjemne prekvapený, keď uvidí pozdrav ako „Skvelé, brácho“.

Tón listu by mal byť vážny a zdržanlivý. Nepúšťajte sa do podrobných pracovných postupov, píšte k veci. Nestrácajte drahocenný čas partnera vyrozprávaním podrobností, ktoré nepotrebuje.

Pri písaní používajte štandardné písma a čiernu farbu. Text, ktorý žiari všetkými farbami dúhy, sa nečíta ľahko. Ak chcete zvýrazniť určitú frázu, napíšte pred ňu „Rád by som vás upozornil na skutočnosť, že...“.

Nepoužívajte emotikony. Sú vhodné iba v priateľskej korešpondencii. Pre ňu je lepšie nechať vtipný tón a slangové výrazy („mydlo“ - e-mail, „programátor“ - programátor atď.)

Začnite svoj list uvedením podstaty problému. Až potom sa pýtajte na všetky svoje otázky.

Pokúste sa ho dodržať v rozmedzí 1/3 hárku A4 s 12. typom písma. Dlhé písmená sú ťažko pochopiteľné. Často sa nedočítajú do konca, prípadne sa preskakujú celé odseky. Ak potrebujete veľa písať, rozdeľte informácie do niekoľkých správ.

Najlepší koniec obchodného listu je „S úctou, meno a priezvisko“. Ak komunikácia prebieha e-mail, nezabudnite vytvoriť podpis, ktorý bude sprevádzať všetky listy. Tam by mal byť:
- priezvisko, krstné meno, ak je to potrebné - patronymus;
- názov práce;
- Meno spoločnosti;
- adresa;
- telefón;
- Ďalšie informácie- slogan, želanie a pod., ak sú uvedené firemný štýl.

Skontrolujte interpunkciu a pravopis. Ak si nie ste istí čiarkami, zostavte vetu inak alebo ju rozdeľte na dve časti. Je lepšie nahradiť podozrivé slovo synonymom.

Video k téme

Tip 6: Ako vyplniť splnomocnenie na oprávnenie viesť auto

Splnomocnenie na právo viesť vozidlo je dokument, ktorý umožňuje tretím osobám používať auto so súhlasom jeho vlastníka. Plnomocenstvá majú niekoľko druhov: jednoduchá písomná forma a generálna plná moc.

Budete potrebovať

• - pas majiteľa;
• - cestovný pas oprávnenej osoby;
• - osvedčenie o registrácii vozidla;
• - pas vozidla.

Inštrukcie

Jednoduché písomné splnomocnenie vyplní majiteľ auta a zabezpečí ho svojim podpisom. Na vyplnenie plnej moci budete potrebovať pasy osoby, ktorej je auto zverené, ako aj osvedčenie o evidencii vozidla a pas vozidla. Splnomocnenie môže byť vydané na hárku papiera alebo na špeciálne zakúpenom formulári.

Môže zahŕňať: právo viesť vozidlo, absolvovať technickú kontrolu, zmeniť údaje v technickom pase, vykonať akékoľvek opravy, prelakovať, vycestovať do zahraničia, odhlásiť sa, prihlásiť sa atď. Všetky tieto úkony musia byť v prípade potreby uvedené v splnomocnení. Taktiež plnomocenstvo nemusí byť vydané na všetky tieto úkony, ale len na časť z nich.

Text splnomocnenia: „Ja, (celé meno majiteľa), bývam na adrese (adresa majiteľa auta, séria a číslo pasu, kde, kým a kedy bol pas vydaný). “

Potom napíšte: „Dôverujem (celé meno osoby, ktorej je auto zverené, séria a číslo pasu osoby, kde, kým a kedy bol pas osobe, ktorej je auto zverené) vydaný a používať v mojej neprítomnosti vozidlo, ktoré mi patrí, na sledovanie technického stavu vozidla, byť mojím zástupcom na dopravnej polícii a vykonávať úkony súvisiace s plnením tohto príkazu bez nároku na predaj určeného vozidla.“

Ďalej napíšte podrobnosti o aute: vozidlo(výrobca, napr. VAZ), značka (značka auta napr. 2106), rok výroby, číslo motora auta, číslo karosérie, číslo podvozku, farba auta, štátna poznávacia značka auta, číslo série a pasu auto. Na konci uveďte oddelenie dopravnej polície, ktoré vydalo pas vozidla.

Potom uveďte dobu platnosti splnomocnenia (maximálne jeden rok). Splnomocnenie ukončite slovami: „Plomocenstvá tohto plnomocenstva nie je možné previesť na tretie osoby.“ Formulár podpíšte a uveďte dátum.

Poznámka

Splnomocnený zástupca musí byť zahrnutý v poistení auta, prípadne musí byť poistenie neobmedzené.

Starostlivo skopírujte čísla komponentov vozidla z osvedčenia o evidencii.

Užitočné rady

Formuláre splnomocnenia v jednoduchej písomnej forme sa predávajú v novinových stánkoch.

Moderná spoločnosť sa stal natoľko funkčným a počítačovým, že písanie bežných listov sa stalo exotickým. Niektorí moderní školáci ani netušia, že existujú také služby, ako je zaslanie obyčajného papierového listu. A márne. Je to ručne písaný list, ktorý má skutočnú historickú hodnotu, vyjadruje teplo rúk odosielateľa a odráža náladu v rukopise.

Budete potrebovať

• - Prázdny list papier,
• - obálka,
• - pero.

Inštrukcie

Aby to bolo obvyklé, v prvom rade sa rozhodnite, komu a kam sa pošle. Nájdite presné: PSČ (šesťmiestny kód), krajina, lokalite, ulica, dom, byt. Zistite si priezvisko, meno a priezvisko príjemcu. Pohodlne sa usaďte, vezmite si kus papiera, pero. A inšpirujte sa. Veď napísať dobrý list je ako celé literárne dielo.

Rozhodnite sa pre štýl listu: obchodný, milostný, priateľský. Od toho závisí používanie fráz a používanie štylistických prostriedkov. Začnite pozdravom, berúc do úvahy pravidlá etikety a slušnosti. Nepíšte "Ahoj!", "Pozdrav!" a podobné pozdravy dospelým, starším a cudzím ľuďom. Pozdravte obdarovaného na základe vášho vzťahu k nemu.

Potom sa môžete spýtať, ako sa príjemcovi darí, no „nehrabte sa“ príliš hlboko do duše, nepýtajte sa priveľa, aby ste neurazili. Zovšeobecnite prieskum na slušný korešpondenčný rozhovor. Stále nedostanete presnú a rýchlu odpoveď.

Ďalej uveďte účel svojho listu, opíšte seba, svoj život, svoje záležitosti (ak je to potrebné). Pamätajte, že nie všetky informácie sú užitočné. Zvážte, či príjemca potrebuje vedieť o vašom životnom štýle. Hovorte o novinkách, ktoré budú zaujímavé pre čitateľa listu. Nahláste zmeny, ktoré ovplyvňujú bežné témy.

Po napísaní listu sa nezabudnite rozlúčiť, zaželať veľa šťastia atď. Nezabudnite na pravidlá etikety Vyplňte požadovanú adresu, svoju spiatočnú adresu (bude užitočné, ak sa list vráti). Zložte list tak, aby sa zmestil do obálky. Utesnite to. Odneste ho na najbližšiu ruskú poštu. Tam sa určí cena dopravy. A čakať na odpoveď.

Užitočné rady

Adresátov zoznam nájdete na pošte alebo v špeciálnom registratúrnom adresári.

Prostredníctvom listov si ľudia vyznávajú lásku, riešia komerčné záležitosti, dávajú pokyny a žiadajú o pomoc. Dôležité listy by sa nemali písať ledabolo, pretože adresát nemusí pochopiť podstatu chaotického textu.

Inštrukcie

Pridajte dva alebo tri odseky na vysvetlenie. Ľudia zvyčajne neposielajú seriózne e-maily s jednou vetou. Je potrebné odôvodniť požiadavky alebo požiadavky, pre ktoré bol koncipovaný. Poskytnite porovnania, názory iných ľudí atď., aby príjemca nemusel špekulovať o situácii. Vysvetľujúca časť listu sa môže ukázať ako dlhá, potom ju niekoľkokrát zopakujte Hlavná myšlienka, vyjadrujúc to rôznymi slovami.

Vytvorte úvod, aby ste pripravili čitateľa na prijatie listu. Predstavte si, v akom stave mysle musí byť človek, aby bral vaše slová vážne. Povzbudzujte ho, utešujte ho alebo vyjadrite vďaku za jeho priateľstvo.

Pridajte inšpiratívny záver. Ak očakávate odpoveď od osoby, napíšte o tom konkrétne. Ak chcete niečo dostať, uveďte dátum a čas. V opačnom prípade si adresát list odloží, aby sa mohol venovať iným dôležitým záležitostiam – koniec koncov, nie je časovo obmedzený, čo znamená, že môže odpovedať neskôr. Aby ste čitateľa inšpirovali k akcii, pochváľte ho a poďakujte mu za odpoveď, ako keby ju už dostal.

Nahrajte text na hlasový záznamník a o niekoľko dní si ho vypočujte sám. Ak list nie je dôverný, prečítajte si ho nahlas pred priateľom, aby ste získali názor cudzinca. Ak poslucháč pochopí podstatu, list možno poslať. Niekedy nie je možné odložiť analýzu napísaného o niekoľko dní - je potrebné urgentné odoslanie. Potom okamžite čítajte nahlas a pokúste sa opraviť nesúladné frázy.

Video k téme

Poznámka

Ak sa nemôžete pochváliť gramotnosťou, požiadajte priateľa, aby opravil chyby v texte. Preukážete tým svoj rešpekt voči príjemcovi listu. Gramotný človek niekedy neberie vážne text napísaný s chybami.

Potrebné je mať splnomocnenie overené notárom v prípadoch čiastkového splnomocnenia a pri vykonávaní obchodov, ktorých overenie je povinné zo zákona. Vo všetkých ostatných prípadoch postačí jednoduchá písomná forma. Splnomocnenie na riadenie auta môžete vypracovať buď na špeciálnom formulári, alebo na bežnom liste papiera, hlavná vec je, že sú v ňom správne uvedené všetky potrebné podrobnosti.

Budete potrebovať

• - údaje o dokumente;
• - formulár splnomocnenia;
• - plniace pero;
• - počítač a tlačiareň (možno).

Inštrukcie

Overte si u osoby, ktorej chcete vydať splnomocnenie na vedenie vášho auta, jej celé meno, registračnú adresu (registráciu) a údaje o pase - tieto informácie bude potrebné uviesť vo formulári (celé meno je napísané v datíve prípad).

Pripravte si pas a dokumenty - údaje v nich uvedené bude potrebné uviesť aj v texte splnomocnenia. Menovite: - vaše celé meno a registračná adresa (registrácia); - séria, číslo, dátum a miesto vydania pasu; - značka a model automobilu, jeho farba a rok výroby; - štátna poznávacia značka (tzv. nazývané „čísla“ auta); - identifikačné číslo(číslo VIN); - čísla motora, podvozku a karosérie; - séria a číslo PTS; - séria a číslo osvedčenia o evidencii (technického pasu) s uvedením dátumu vydania a názvu oddelenia dopravnej polície (GAI), ktorému bolo vydané.

V procese práce sa často stretávame s oficiálnymi dokumentmi. A niekedy sa stáva, že každý zamestnanec má okrem prijímania korešpondencie potrebu na ňu odpovedať. Ako správne napísať obchodný list? Mnoho ľudí čelí tejto otázke každý deň. To znamená, že je čas naučiť sa písať formálne a kompetentne.

Štruktúra obchodného listu

Bez ohľadu na obsah úradnej korešpondencie existujú pravidlá a požiadavky na jej písanie. Moderné technológie umožňujú písať dva typy listov – papierové a elektronické. Majú málo rozdielov, ale stále majú svoje vlastné charakteristiky. Preto zvážime obe možnosti.

Písanie papierového obchodného listu

Štruktúra oficiálnych odvolaní vyzerá približne takto:

1. Príťažlivosť. Nahrádza pozdrav v obchodnom liste a začína slovami „Vážený...“. Nachádza sa v strede strany a začína veľkým písmenom. Ďalšie nuansy. Napríklad na Západe je zvykom oslovovať ľudí iba krstným menom, ale v Rusku ich patrónskym menom. Ak hovoríme o o armáde môže pozdrav vyzerať takto: „Vážený súdruh plukovník“. Ak píšete formálne pozvanie, môžete využiť možnosti „Dámy a páni“ alebo „Vážení páni“. Na začatie obchodného listu môže byť niekoľko možností. Je lepšie si vybrať ten, ktorý je akceptovaný v krajine, kde žijete, a v tíme, kde pracujete.
2. Hlavná časť. Pozostáva z niekoľkých odsekov a obsahuje základné informácie, ktoré chcete adresátovi odovzdať. Môže to byť opis situácie, vyjadrenie vášho názoru, žiadosť, sústrasť atď. Je tiež dôležité pamätať na pravidlá komunikácie v úradných listoch. Ak píšete v mene spoločnosti, firmy alebo spoločnosti, potom je odvolanie napísané v tretej osobe jednej osoby (spoločnosť: „upozorňuje“, „pripomína“, „upozorňuje“ atď.). Ďalšou možnosťou je prvá osoba množného čísla: „informujeme“, „upozorňujeme“, „priame“ atď.
3. Záver. Tu stojí za to pridať závery z hlavnej časti vyššie a poskytnúť logické odôvodnenia. Napríklad: „Som si istý, že zhodnotíte situáciu, ktorá nastala, a vyjadríte svoj názor.“
4. P.S. Dodatočné vyplnenie obchodného listu. V úradnej korešpondencii sa často nepoužíva, ale je celkom prijateľné, ak neviete, ako ukončiť obchodný list. Postscript môže obsahovať informácie, ktoré nepriamo súvisia s témou listu alebo ktoré sa vyskytli po jeho napísaní. Napríklad: „Zajtra o 12:00 sa uskutoční stretnutie riaditeľov venovaných tomuto problému.“

Po napísaní hlavnej časti je dôležité nezabudnúť na pravidlá písania obchodného listu:

1. Po závere alebo postscripte sa musíte podpísať, uviesť svoju pozíciu, priezvisko, meno a priezvisko. Pred podpisom je tiež povolená zdvorilá forma: „S úctou“, „S pozdravom“, „V nádeji na produktívne partnerstvo“ atď. K podpisu musí byť pripojené jeho dekódovanie. Príklad: "S úctou, vedúci skupiny spoločností LLC "Ellada" V.S. Ivanov."
2. Ak sú k listu potrebné prílohy, sú naformátované ako samostatné strany.
3. Obchodné listy musia byť písané na špeciálnych formulároch, ktoré zodpovedajú štandardom pre úradné dokumenty. Formulár musí obsahovať tieto údaje: názov organizácie, adresa sídla, telefónne a faxové číslo, dátum a číslo dokumentu, ak ide o odpoveďový list, potom musí byť uvedený odkaz na číslo a dátum doručeného listu, adresát, názov, text, poznámka o prílohách, podpis a telefónne číslo.

Ako správne naformátovať firemný e-mail?

Podnikanie email musí spĺňať rovnaké požiadavky. Existuje však množstvo nuancií, ktoré by sa mali brať do úvahy pri písaní a odosielaní. Časti obchodného listu v globálnej sieti vyzerajú takto:

Štátni zamestnanci každý deň odpovedajú na množstvo žiadostí od občanov. Písanie úradných listov nie je jednoduché, sú potrebné ďalšie znalosti. Ako sa to naučiť robiť kompetentne, rýchlo, pomocou dostupného a zrozumiteľného jazyka? MSUU moskovskej vlády pozná recept a už dva roky učí kapitálových úradníkov základy obchodnej korešpondencie. V roku 2015 prešiel jeden z obľúbených pokročilých vzdelávacích programov zmenami. Stala sa lepšou a zaujímavejšou.

Vyzbrojený notebookmi a učebné pomôcky, štátni zamestnanci svedomito plnia úlohy. Učia sa analyzovať žiadosti od občanov, štruktúrovať písomnú odpoveď, zjednodušovať zložité gramatické štruktúry, formulovať pozitívne vyjadrenia a dokonca správne čítať neopodstatnené sťažnosti.

„Dať adekvátne spätná väzba analyzujte sťažnosť a oddeľte emócie od faktov, učte školiteľov MSUU moskovskej vlády. – Emócie narúšajú pochopenie podstaty žiadosti. Zdôraznite skutočnosti, ktoré spôsobili nespokojnosť osoby a jej špecifické požiadavky.“

Úvod, krátka odpoveď, pozitívny záver. Štruktúra odpovede na neopodstatnenú sťažnosť je jednoduchá a odlišná od iných formálnych listov. Mal by byť krátky, neutrálny, bez vyjadrenia vďaky za odvolanie. Záver by však mal byť stručný a vždy pozitívny. Je dôležité poznamenať, že situácia je v súlade so zákonom alebo je dôsledkom pozitívnych zmien. Stojí za to citovať výsledky činnosti moskovskej vlády, odkazy na predpisy a zdroje na webových stránkach departementov, prefektúr a správ. Pisateľa listu môžete dokonca pozvať, aby sa zapojil do projektov a pomohol tak zlepšiť situáciu, s ktorou je nespokojný.

"Analyzujte list." Prečo?

Úradníkom sa vždy odporúča použiť jediný algoritmus akcií: analyzovať príjemcu a určiť účel jeho žiadosti, zostaviť štruktúru listu, naformátovať ho (štýl, jazyk), skontrolovať pred odoslaním.
Aké sú ľudské požiadavky? Aké sú jeho záujmy? Čo by mala obsahovať odpoveď, ktorú očakáva? Čo si myslíte, že bude pre neho presvedčivé – konkrétne čísla a fakty alebo rozšírené informácie popisujúce kroky vlády? Vykonaním správnej analýzy môžete rýchlo určiť, akú odpoveď dať. To určuje, či sa dosiahne váš cieľ uspokojiť požiadavku príjemcu.

Pravidlo 4P

Môžete sa naučiť písať odpovede rýchlo, ak použijete pravidlo 4P: „Súhrn. Riešenie. Vysvetlenie. Odporúčania". Štruktúra listu by mala obsahovať:

záverečným akordom ideálneho listu sú odporúčania pre adresáta (závery, návrhy), čo a kedy má robiť; uveďte kontaktné čísla, adresy a prevádzkové hodiny inštitúcií.

Ako zjednodušiť text?

„Vždy odporúčame vžiť sa do kože príjemcu,“ hovorí zástupca vedúceho odboru vzdelávania štátnych a komunálnych zamestnancov. Natalya Gryzunová. – Potom bude jasné, či je text ľahko čitateľný. Ak má veta viac ako 20–25 slov, je lepšie ju rozdeliť na dve alebo viac jednoduchých viet. Mali by ste sa vyhnúť zložitým formuláciám a nejasným skratkám. Musíme sa snažiť sprostredkovať dôležité informácie adresátovi v dostupnom jazyku.“

18-hodinový tréning prebieha formou tréningu. Analýza typické chyby pri príprave úradných odpovedí vychádza z príkladov z praxe úradníkov. Podrobne sa rozoberajú zložité prípady pravopisu a interpunkcie.
Aby žiaci lepšie porozumeli vzdelávacím materiálom, rozhodlo sa tento rok zmenšiť veľkosť skupiny. Predtým tam bolo 40 ľudí, teraz je ich 20 a nepracujú vo štvorici, ale vo dvojiciach. Pomôže vám to pracovať efektívnejšie praktické lekcie. Školiaci kurz teraz obsahuje viac prípadov – príkladov úradných listov, v ktorých treba opraviť chyby alebo vylepšiť text.