Prechod na ekonomiku trhového typu nastoľuje otázku vytvorenia jednotných noriem a požiadaviek na systém dokumentačnej podpory riadiacich činností, ktoré spĺňajú moderné podmienky. Zvyšovanie významu ekonomického faktora a právnej sily dokumentov v manažmente robí relevantné výskumy vedcov a experimenty odborníkov v oblasti správy dokumentov, zamerané na odklon od tradičného prvenstva kancelárskej práce, od klasického delenia dokumentácie “ systémami“ a smerom k prechodu k vytváraniu vysoko efektívnych, využívajúcich moderné technické a technologické vymoženosti systémov riadenia pre celý komplex informačných a dokumentačných zdrojov pri dosahovaní strategických a operatívnych cieľov riadenia v akejkoľvek organizácii, najmä v aparáte štátnej správy.

Správa dokumentácie sa líši od a od DOW. Zvážte niekoľko myšlienok o tejto téme, ktoré sú dostupné v západnej a ruskej literatúre.

Treba povedať, že hoci je správa dokumentov v zahraničí organizovaná odlišne, zároveň má niektoré spoločné črty, ktoré sa sformovali pod vplyvom tzv. Medzinárodné vzťahy a odporúčania medzinárodných organizácií (UNESCO - RAMP Program, International Council of Archives - International Records Management Council, International Records Management Federation; International Organization for Standardization ISO - technická komisia ISO / TC 154 “Dokumenty a informácie v manažmente: obchod a priemysel”) .

J. Rhodes poukazuje na to, že správa dokumentov pokrýva životný cyklus dokumentov od okamihu ich narodenia, plnenia ich príslušných úloh správy až po zničenie alebo presun do archívu.

Správa záznamov pozostáva zo štyroch hlavných komponentov, ktoré spolu umožňujú dosiahnuť efektivitu „dokumentačných“ činností a prispieť k rozvoju organizácie prostredníctvom systematického využívania zdokumentovaných informácií. Kontroly dokumentácie pokrývajú celý životný cyklus dokumentov.

1. Tvorba dokumentov. Týmto prvkom sa rozumie vytvorenie potrebného zoznamu používaných dokumentov, ich názvov a funkčného účelu, návrh formulárov dokumentov, sledovanie ich používania, využívanie moderných informačných technológií na zostavovanie dokumentov.
2. Uchovávanie a používanie zdokumentovaných informácií. Tento prvok sa chápe ako vytváranie súborov (v ruskej terminológii), vytváranie súborov a systémov na vyhľadávanie dokumentov a informácií, vývoj systémov na prenos informácií, telekomunikácie, kopírovanie a replikovanie dokumentov; vytváranie stredísk na ukladanie dokumentov alebo administratívnych archívov (v ruskej terminológii - súčasné archívy).
3. Prevod dokumentov na trvalé (štátne) uloženie. Týmto prvkom sa rozumie zostavovanie zoznamov dokumentov s dobou uchovávania, vyhodnocovanie dokumentov, identifikácia a popis každého dokumentu a súborov dokumentov. Hodnota a potreba uchovania sa uznáva pre dokumenty, ktoré môžu slúžiť na preukázanie existujúcich transakcií alebo na vykonávanie historického výskumu.
4. Správa archívu. Pod týmto prvkom sa rozumie návrh a výstavba archívov, zdokonaľovanie metód konzervovania a reštaurovania, systematizácia a popis archívnych fondov, sprístupňovanie dokumentov, zostavovanie referenčných nástrojov a šírenie informácií o archívoch v spoločnosti.

Správa J. Rhodesa poskytuje všeobecnú predstavu o predmete štúdie. Na preniknutie do podstaty problému a jeho komplexné štúdium to však zjavne nestačí. Z týchto dôvodov sa obráťme na epistemológiu problému.

Historicky pojem „správa záznamov“ vznikol v Spojených štátoch amerických. Americkí autori F.W. Horton a K. Lennon poukazujú na to, že pochopenie dôležitosti správy záznamov vzniklo v Spojených štátoch po 2. svetovej vojne, keď „krajina uviazla v papieroch“ a „bolo potrebné dať do poriadku všetku dokumentáciu“. Významnú úlohu pri riešení problematiky správy záznamov zohrala Hooverova komisia, ktorá stála pred úlohou nájsť spôsoby, ako znížiť mzdové náklady na prácu s dokumentmi v orgánoch štátnej správy. Dôležitým regulačným rámcom pre správu záznamov bol zákon o záznamoch z roku 1950 a zákon o národnom archíve z roku 1984, zákon o znižovaní počtu záznamov z roku 1980 a jeho nové vydanie 1989

Berúc do úvahy významnú úlohu amerických špecialistov vo vývoji problému správy dokumentov, venujme pozornosť niektorým prácam, ktoré máme k dispozícii na podrobnejšie štúdium predmetu výskumu. Najprv zvážte predmetnú oblasť konceptu, jeho podstatu, pretože v literatúre existuje rôzne body vízie. Je potrebné poznamenať, že rôzni autori nejednoznačne chápu miesto správy dokumentov v riadení organizácie.

Horton a Lennon definujú správu záznamov ako riadiacu funkciu, ktorá pokrýva životný cyklus záznamov vrátane ich vytvárania, „prechodu cez službu“, dočasného uloženia, presunu do trvalého uloženia a zničenia. Veria, že správa záznamov je neoddeliteľnou súčasťou riadenia informačných zdrojov organizácie a zaslúži si byť nazývaná jednou z hlavných riadiacich funkcií v organizáciách.

Uznanie riadenia dokumentácie ako riadiacej funkcie podporujú aj ďalší výskumníci. Napríklad K. Har a D. McLeod veria, že správa záznamov je jednou zo strategických funkcií organizácie a John Summerville priamo spája efektívnu implementáciu funkcie správy dokumentov s dosahovaním zisku: „Sme informační manažéri... už nedávame ruku do celkového rozpočtu našej organizácie, naopak, ako informační profesionáli v podstate zarábame pre našu organizáciu sami.“

Ďalším pohľadom na správu záznamov je jej odvetvie (oblasť) činnosti v organizácii. V tomto prípade väčšinou hovoríme o špecifickom obsahu správy dokumentov s typmi práce, operáciami, technológiami atď., to znamená, že sa zdôrazňuje praktický význam správy dokumentov v organizácii.

Typický príklad takéhoto prístupu je uvedený v práci M. Bucklanda „Na základe teórie správy dokumentov“ (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, S. 346–351). Autor tvrdí, že správa záznamov nie je teória, ale praktická činnosť správcov záznamov, ktorá zahŕňa vyhľadávanie informácií, zostavovanie zoznamov dokumentov s uvedením doby ich uchovávania, popisovanie dokumentov, indexovanie a triedenie dokumentov, organizovanie prístupu k dokumentom, informačné technológie, organizovanie prístupu k dokumentom, informačné technológie, atď. a práca personálu.. Na druhej strane autor zdôrazňuje, že „poslanie spisovej služby by malo súvisieť s poslaním organizácie ako celku“. Inými slovami, správa záznamov by mala súvisieť s cieľmi a zámermi organizácie ako celku. M. Backland tak, charakterizujúc správu dokumentov ako praktickú činnosť, prirodzene prichádza k myšlienke funkčného významu správy dokumentov v organizácii.

Známy americký špecialista na poradenstvo D.O. Stephens tiež vníma správu záznamov ako praktickú činnosť. Zdôrazňuje však, že zo spisovej služby sa môže stať samostatná silná odborná vedná disciplína s veľmi dobrou perspektívou rozvoja.

V domácej dokumentovej vede sa A.N. ako prvý zaoberal koncepciou správy dokumentov. Sokov. Svoje chápanie správy dokumentov načrtla v práci „Obchodná dokumentácia v manažmente“. Správa dokumentov podľa nej pozostáva z:

• organizácia úplnej a presnej dokumentácie o činnosti podnikov, vytváranie vhodných foriem dokumentov;
• udržiavanie mechanizmu na monitorovanie objemu a kvality vytvorených dokumentov;
• zjednodušenie činností pri vytváraní, zhromažďovaní a používaní dokumentov;
• bezpečné uloženie dokumentácie a včasné odstránenie nepotrebných dokumentov;
• právny základ pre všetky aspekty správy záznamov.

Vo všeobecnosti pozícia A.N. Sokovej je to celkom logické, odráža to vývoj jej názorov na prácu v kancelárii a možné spôsoby jeho zdokonalenie v teórii a praxi. Tieto myšlienky však zostali dlho bez podpory a nerozvíjali sa v rámci domáceho smerovania správy dokumentov. V prejave na konferencii venovanej 70. výročiu archívnictva v krajine a reflektujúcej postavenie dokumentových vedcov A.N. Soková opäť upozorňuje na problém správy dokumentov, považuje ho za relevantný v kontexte prebiehajúcej reštrukturalizácie ZSSR.

V 90. rokoch sa pojem „správa dokumentov“ čoraz častejšie vyskytuje vo vedeckých publikáciách, najmä v počítačových publikáciách, ktoré často používajú doslovné preklady anglických výrazov. Len málo publikácií sa však pokúša pochopiť obsah tohto rozsiahleho konceptu, jeho význam pre správu dokumentov ako vednú disciplínu a pre praktickú aplikáciu tohto pojmu. Je vhodné citovať definíciu pripravenú terminologickou skupinou Medzinárodnej rady archívov: „Správou záznamov sa rozumie oblasť všeobecného administratívneho riadenia zameraná na hospodárne a efektívne vytváranie, používanie a uchovávanie záznamov počas ich životný cyklus”.

Aký je rozdiel medzi týmto pojmom a pojmom kancelárska práca všeobecne akceptovaným v ruskej a sovietskej praxi? Kancelárska práca je podľa najnovšej štátnej normy definovaná ako odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Podľa tohto GOST sa kancelárska práca súčasne chápe ako dokumentárna podpora riadenia.

Tak, moderná kancelárska práca, ako to bolo, stúpa nová úroveň, a jej rozsah sa vzťahuje na všetku dokumentáciu organizácie. Formálna identita týchto pojmov v štátnom štandarde je však len pozíciou jeho tvorcov. Aby sa potvrdila ich správnosť, mali by sa teoretické ustanovenia zaviesť do vhodných mechanizmov na transformáciu kancelárskej práce na dokumentárnu podporu manažmentu. Napríklad A.N. Soková považuje DOE za zefektívnenie dokumentácie a riadenie všetkých dokumentačných systémov s cieľom znížiť tok dokumentov, zlepšiť kvalitu dokumentov a včas poskytnúť aktuálne informácie potrebné pre rozhodovanie v kontexte využívania moderných technológií a nových informačných technológií . Z tohto tvrdenia možno vyvodiť aspoň dva významné rozdiely medzi kancelárskou prácou a predškolskými vzdelávacími inštitúciami:

1. Dokumentačná podpora manažmentu pokrýva všetku dokumentáciu organizácie a kancelárska práca sa týka najmä organizačnej a administratívnej dokumentácie;
2. DOW v oveľa väčšej miere umožňuje využívať komponent informačných technológií pri práci s dokumentmi.

Podľa nášho názoru sú uvedené pozície z vedeckého hľadiska veľmi zraniteľné systémová analýza. Je zrejmé, že pri kancelárskej práci a DOW nie sú rozhodujúce objemy a typy dokumentácie. Je nepravdepodobné, že tieto pojmy označujú iba odvetvie činnosti. Zdá sa, že hlavnou vecou pri štúdiu uvažovaných pojmov by mal byť ich význam v riadiacich procesoch, podiel práce s dokumentmi v riadení. Podľa nášho názoru by mala byť kancelárska práca definovaná ako funkcia technického riadenia a DOW - poskytovanie. Podstata rozdielov nespočíva len v objeme dokumentácie, ktorá riadi kancelársku prácu alebo DOW, ale v tom, že pri prechode z kancelárskej práce na DOW dochádza k posilneniu jej informačnej zložky. DOW zlepšuje informačnú podporu procesu riadenia, a to nielen zahrnutím všetkej dokumentácie organizácie do informačnej oblasti, ale aj väčším efektívnych technológií jeho spracovanie.

Navyše zastávame názor, že kancelárska práca a predškolská výchova by sa nemali chápať ako vzájomne sa vylučujúce pojmy. Kancelárska práca je formálnejším pojmom (predpis, pravidlo, podmienka, konštrukcia), ktorý rigidne určuje postup pri práci s dokumentmi (návod na kancelársku prácu). Dokumentačná podpora manažmentu je koncept iného druhu. Jej podstatou je poskytnúť riadiacemu procesu (rozhodovaniu) zdokumentované informácie, pričom do nich zaradí analytické zložky, prepojenie riadiacich funkcií s dokumentmi, ktoré im slúžia. Dokumentárna podpora manažmentu je podľa nás pojem, ktorý charakterizuje prechodnú etapu od klasickej kancelárskej práce k správe dokumentov.

Na základe vyššie uvedeného teda chápeme správu dokumentácie ako plnohodnotnú riadiacu funkciu organizácie, ktorej implementácia zasahuje do všetkých štádií životného cyklu existencie dokumentov (od vzhľadu dokumentov až po ich zničenie alebo prenos). do archívov), všetky druhy dokumentov a dokumentačný systém organizácie. Riadenie dokumentácie je založené na princípoch hospodárnosti a efektívnosti a na širokom využívaní nových informačných technológií, ktoré zabezpečujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii organizácie ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju. To zdôrazňuje vzťah dokumentácie a informácií v manažmente.

Michail Larin, akademik Medzinárodnej akadémie informatizácie, riaditeľ Celoruského výskumného inštitútu dokumentácie a archivácie (VNIIDAD)

Vývoj konceptu „dokumentu“

M.V. Larin,riaditeľ VNIIDAD

Zdroj: magazín "Dielňa". 2000. č. 1.

Problém zlepšenia správy dokumentácie a vývoja riadiaceho dokumentu si vyžaduje pochopenie samotného pojmu „dokument“, historických a metodologických charakteristík jeho vývoja. Je známe, že dokumenty sprevádzajú človeka od okamihu vzniku písma - opisného spôsobu fixácie informácií. Dokumenty sa používajú v rôznych oblastiach ľudskej činnosti, odvetviach poznania, sférach života.

História dokumentu a dokumentácie ako súboru dokumentov prepojených formálne logickými súvislosťami je jednou z najzaujímavejších tém dokumentárnej vedy a dodnes nie je dostatočne prebádaná. História dokumentu zároveň môže odhaliť pôvod väčšiny dnešných problémov správy dokumentov v organizáciách. História nám umožňuje sledovať vývoj dokumentu a jeho vzťah k spoločensko-politickým a ekonomickým zmenám v spoločnosti. Medzi hlavné charakteristiky procesu transformácie dokumentu patria dôvody vzniku, zmeny a uchovávania foriem dokumentov, zmena podielu rôznych typov dokumentov v spoločenských a manažérskych procesoch, vplyv nových technológií na dokument, vzhľad a zmiznutie detailov jednotlivých dokladov atď.

IN AND. Istrin spája vývoj dokumentu priamo so vznikom písma, keďže písomná, textová a obsahová časť je základom každého dokumentu. Treba súhlasiť s tým, že faktory, ktoré spôsobili objavenie sa písma v historickej perspektíve (formovanie spoločenských potrieb, vplyv jazykových znakov, predchádzajúce systémy písania), sa premietli aj do formovania dokumentu*1.

*1 Istrin V.I. Vznik a vývoj písma. M., 1965. S. 28.

Z rozboru literatúry vyplýva, že hlavné funkcie dokumentu sú spojené s procesom uchovávania (fixovania) informácií s ich následným prenosom v čase a priestore. V počiatočnej fáze tvorby písomného dokumentu medzi ne patria: účtovníctvo, počítanie, boj proti podvodom, prenos príkazov, zaznamenávanie informácií s cieľom ich uchovávania a šírenia na vedecké, náboženské, vzdelávacie a iné účely*1. Implementácia týchto funkcií viedla v praxi k vzniku grafickej dokumentácie (mapy a výkresy), lekárskej, účtovnej a iných typov dokumentácie. Možno konštatovať, že dokumenty a dokumentácia vznikajú v súvislosti so sociálnymi potrebami človeka a úlohami štátu. Každý dokument má zodpovedajúcu funkciu alebo ich kombináciu vzhľadom na účel vytvorenia dokumentu.

*1 Pozri: Banasyukevich V.D., Larin M.V., Sokova A.N. Stav a vývoj dokumentačných systémov. Výskumná správa. SIF VNIIDAD.

Položme si otázku, čo je z pohľadu správy dokumentov dokument. Je zrejmé, že vypracovanie optimálnej definície pojmu „dokument“ závisí od úplnosti štúdia problému vývoja riadiacich dokumentov vo všeobecnosti. Žiaľ, dodnes sa v dokumentovej vede a archívnictve nevypracoval jasný, jednoznačný a všeobecne akceptovaný pojem „dokument“. Takáto definícia je zároveň nevyhnutná pre rozvoj teórie správy dokumentov.

Pojem „dokument“ sa používa v mnohých oblastiach poznania a je predmetom štúdia v mnohých vedných odboroch. Takmer každá z týchto vied predkladá svoj vlastný prístup k definícii dokumentu na základe toho, aké kritériá sa berú ako základ: účel dokumentu, forma, spôsob zaznamenávania a reprodukovania informácií atď. Riešenie problému hľadania potrebného sémantického významu pojmu „dokument“ vo vede o dokumente je podľa nášho názoru možné len na základe komparatívnej analýzy rôznych prístupov k definícii dokumentu.

Keďže ide o všeobecný vedecký koncept, dokument má určité rozdiely v interpretácii rôznymi disciplínami*1, čo odráža ich predmet a úlohy.

*1 Stepansky A.D. K teoretickým základom výberu dokumentačných materiálov pre štátne úložisko // Zborník z vedeckej konferencie o problematike archívnictva v ZSSR. - M. 1965; Elpatevsky A.V. Niektoré otázky prístupu k výskumu v oblasti organizácie informácií o dokumentoch z pohľadu systémov dokumentov // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti informácií o dokumentoch“. - M. 1972; Medushovskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin S.P. K materiálom vedeckej konferencie o problémoch akvizície štátnych archívov ZSSR s dokumentačnými prameňmi. - M. 1976. 1. časť; Soková A.N. Dokumentácia a jej úloha vo verejnej správe a pre historickú vedu. - M. 1985. SIF OTSNTI VNIIDAD. N 039-86; Autokrati V.I. Niektoré aspekty štúdia objektu a predmetu archivovania // Zborník VNIIDAD. - M. 1976. V.6. 4,1; Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M. 1984 a iné.

Úzky vzťah medzi vednými disciplínami, ktoré študujú dokumentáciu z rôznych pozícií, sa prejavuje v ich pojmovom aparáte. Ak si dokumentová veda kladie za svoju hlavnú úlohu zlepšovanie kvality dokumentu ako nástroja riadenia a v tomto smere skúma jeho funkcie a úlohu v historickom vývoji, potom archívnictvo, pramenné štúdie, sociológia považujú dokument za nosič informácií. o minulosti alebo súčasnosti. Je dôležité zdôrazniť, že hodnotenie dokumentu ako historického a sociologického prameňa priamo vyplýva z toho, aké miesto dokument zaujímal a aký význam mal pri plnení svojich pôvodných funkcií*1.

*1 Banasjukevič V.D. Otázky terminológie riadiacej dokumentácie // Sovietske archívy, 1974, N 4. S. 17.

Najširšie chápanie dokumentu je dané dokumentárnym filmom – ako akýkoľvek hmotný nosič s pevnou informáciou v akomkoľvek jazyku a akýmkoľvek spôsobom*1. Dokument je vo vede o dokumentoch prostriedkom na upevnenie informácií rôznymi spôsobmi na špeciálny materiál o faktoch, udalostiach objektívnej reality a ľudskej duševnej činnosti*2. V zdrojových štúdiách je dokument objekt špeciálne navrhnutý na sprostredkovanie informácií*3.

*1 Pozri Vorobyov G.G. Dokument: informačná analýza. - M. 1973. S. 7.

*2 GOST 16487-70. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície.

*3 Medushovskaya O.M. Štúdia prameňov v súčasnej fáze // Sovietske archívy. 1979. N 2. S. 5.

V archívnictve sa používa pojem „archívny dokument“ – dokument uložený v archíve*1.

*1 Slovník modernej archívnej terminológie socialistických krajín. - M. 1982. Čl. 22. Predtým sa používal termín archívne materiály, potom listinné materiály, potom (od roku 1971) dokumenty.

V právnej vede sa študujú listiny ako prostriedok dokladovania a preukazovania právnych vzťahov. Historická veda definuje dokument ako najdôležitejší historický prameň, dokumentaristika považuje akúkoľvek fixnú informáciu za dokument*1.

*1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.3. Správa dokumentov. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 7.

Špecialisti na manažment považujú dokument za prostriedok na upevnenie a prenos rozhodnutí manažmentu*1.

*1 Kuznecovová T.V., Losev V.I. Manažérska dokumentácia. - M.: Ekonomika, 1985. S. 10.

Ilizarov B.S. navrhol definíciu dokumentu ako predmetu štúdia všetkých odborov: dokument je výsledkom cieľavedomého zachytávania (dokumentácie) informácie pre jej prenos v čase a priestore*1.

*1 Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M., 1984. S. 32.

Najpresnejšiu, zovšeobecňujúcu definíciu pojmu „dokument“ dáva podľa nášho názoru vedná disciplína – veda o dokumentoch, ktorá študuje zákonitosti tvorby, skladania a vývoja dokumentácie a dokumentačných systémov v rôznych odvetviach ľudskej činnosti. .

Pojmy „dokument“, „dokumentácia“ vo svojom vývoji prešli významnými zmenami. Pôvodne latinské doceo znamenalo „učiť“, „upozorňovať“. Neskoršia odvodená forma documentum, v užšom zmysle slova s ​​významom „dôkaz“, „dôkaz“, sa dlhodobo etablovala v mnohých oblastiach vedeckej a praktickej činnosti.

V ruštine sa pojem „dokument“ objavil v 18. storočí. Peter I. to preložil ako „písomný dôkaz“ *1, čím v prvom rade zdôraznil právny význam dokumentu. V 19. storočí vyniká nový aspekt: ​​význam dokumentu v manažmente. Za dokument sa považuje informácia pevne stanovená a určená na implementáciu procesu riadenia*2. Koncept dokumentu ako písomného prameňa, ktorý má právnu silu, prežil až do 20. storočia. "Dokument - 1) akýkoľvek dokument vypracovaný podľa zákona a schopný slúžiť ako dôkaz práv na niečo alebo plnenie akýchkoľvek povinností, 2) vo všeobecnosti akýkoľvek písomný dôkaz" * 3.

*1 Dokument - 60. Zborník z prvého celozväzového sympózia o dokumente, časť 1. - Vilnius, 1970. S. 45.

*2 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Správa dokumentov. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 11.

*3 Pozri: Pavlenkov F. Encyklopedický slovník. - SPb., 1913. S. 687.

Avšak v normatívnych aktoch predrevolučného Ruska v XIX - XX storočia. o organizácii riadiacej a kancelárskej práce sa pojem „dokument“ takmer vôbec nepoužíval. V praktickej činnosti inštitúcií sa pojem dokument stotožňoval aj s pojmami „obchodný papier“, „akt“, „prípad“. Tento trend identifikácie „obchodného papiera“ a „dokumentu“ pretrvával až do 20. rokov 20. storočia. 20. storočie Postupne sa pojem „obchodný papier“ nahrádza výrazom „úradný dokument“. A tak vyhláška Ústredného výkonného výboru a Rady ľudových komisárov zo 7. júla 1932 odkazuje na pravidlá uchovávania „úradných dokumentov“*1. Vo „Výkladovom slovníku ruského jazyka“ z roku 1934 sa dokument nazýva „písomné úradné osvedčenie potvrdzujúce totožnosť nositeľa“*2.

*1 SZ ZSSR, 1932, N 53, čl. 319.

*2 Výkladový slovník ruského jazyka. Ed. D.N. Ushakova, zväzok 1. - M., 1934. S. 751.

Vo vyššie uvedených definíciách možno rozlíšiť dve zložky dokumentu: informačnú (dokument je pevná informácia prenášaná v čase a na diaľku) a právnu (dokument slúži ako dôkaz spoľahlivosti informácie a predstavuje jednu z foriem vyjadrenia zákona).

S nahromadením poznatkov o zákonitostiach tvorby dokumentov a dokumentácie v rôznych odvetviach ľudskej činnosti, ako aj s príchodom nových typov materiálnych médií, pojem „dokument“ dostal nové chápanie, naplnené novým obsahom.

K.G. Mityaev vo svojich dielach poznamenal, že v r široký zmysel pojmy "dokument", "dokumentárne materiály" označujú všetko, čo je dokumentárne, t.j. založené na odraze objektívnej reality zachytávaním, fixovaním, registrovaním faktov, udalostí, javov pomocou písma, obrazov, zvukových záznamov*1.

*1 Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR. vyhláška. op., s. 8.

Neskoršia definícia K.G. Mityaev vyvinul koncept dokumentu ako výsledok vedomého zachytávania (dokumentovania) informácií o javoch objektívnej reality rôznymi spôsobmi s cieľom spoľahlivo prenášať tieto informácie v čase a na diaľku, s povinnou identifikáciou slov vtlačených do jazyka. , bol vypracovaný v „Stručnom slovníku archívnej terminológie“. V ňom definícia „dokumentu“ obsahuje pojem informácie ako predmetu popisu: „Dokument je výsledkom zobrazovania faktov, udalostí, predmetov, javov objektívnej reality a duševnej činnosti človeka prostredníctvom písma, grafiky, kresby, fotografie. , zvukový záznam alebo iným spôsobom na špeciálny materiál (papyrus, pergamen, papier, film a pod.)“ * 1. Hoci pojmy „informácia“ a „nosič“ chýbajú, v definícii sa odhaľujú prostredníctvom ich charakteristík.

*1 Stručný slovník archívnej terminológie. - M. - L., 1968. S. 19-20.

Neskôr GOST 16487-70 "Dokumentácia a archivácia. Termíny a definície" (M., 1971) zavádza zmeny v termíne "dokument": "Dokument je prostriedkom na rôzne spôsoby fixácie špeciálnych materiálnych informácií o skutočnostiach, udalostiach, javy objektívnej reality a duševnej ľudskej činnosti“*1. V tejto definícii je uvedený podrobný pojem informácie, slovo „výsledok“ (konsolidácia informácií) sa však nahrádza slovom „prostriedok“, čo nie je sémanticky ani logicky odôvodnené.

*1 Papierovanie a archívy. Pojmy a definície. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1. S. 2.

Vo vyššie uvedenej definícii je potrebné venovať pozornosť nasledovnému: 1) Dokument je výsledkom primárne vedomej ľudskej činnosti. Fixácia informácií sa vykonáva za priamej účasti osoby, keď vytvára dokument, alebo za nepriamej účasti, keď sú informácie fixované technickými prostriedkami vytvorenými osobou.

2) Vedome fixovaná informácia nemôže byť vyjadrená bez slov alebo akýchkoľvek znakov či symbolov (strojových kódov), keďže ide o mentálnu reprezentáciu reality.

Hlavný sémantický význam dokumentu je teda zhrnutý v jeho definícii ako prostriedku na fixovanie informácií*1. Zároveň sa v samotnom koncepte rozlišujú nové vlastnosti dokumentu, ako sú metódy a materiál na upevnenie informácií, povinná identifikácia dokumentu.

*1Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Správa dokumentov. Dokumentačné a dokumentačné systémy. Návod. - M., MGIAI, 1977. S. 13.

Ďalším vývojom archívnej terminológie, premietnutým do „Slovníka modernej archívnej terminológie socialistických krajín“ * 1, došlo k úpravám predchádzajúcej definície pojmu „dokument“. Pojem „informácie“ ako nositeľa hlavnej záťaže zostal v logicko-sémantickom spojení ako súčasť slovného spojenia „výsledok fixácie informácie“. Dodatočne zavedený pojem „nosič“, na ktorom sú príslušné informácie fixované, dodal definícii hotový vzhľad: „Dokument je výsledkom zafixovania informácií o objektoch objektívnej reality a o duševnej činnosti človeka prostredníctvom písma, grafiky, fotografie, zvukový záznam alebo akýmkoľvek iným spôsobom na akomkoľvek médiu“ * 2 .

*1 M., 1982. Vydanie. 1; 1988. Vydanie. 2.

*2 Slovník modernej archívnej terminológie socialistických krajín. - M., 1982. Vydanie. 1. S. 59.

Zavedené pojmy rôznych médií a rôznych spôsobov fixácie informácií – terminologicky oddeľovali pojmy „dokument“ a „informácia o dokumente“.

V GOST 16487-83 "Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície" (M., 1983) boli vykonané zmeny a doplnenia definície pojmu "dokument", ktoré dopĺňajú myšlienku predmetu popisu a oddeľujú materiál. nositeľa „dokumentu“ z informácií na ňom uvedených. Slovníková konštrukcia „hmotný objekt s informáciou“ dopĺňa a upresňuje sémantický význam termínu; tým istým cieľom je vylúčenie pojmov „prostriedok“ alebo „výsledok“ z definície a odmietnutie vymenovať spôsoby upevnenia informácie na rôznych hmotných nosičoch: „Dokument je hmotný objekt s informáciou zafixovanou v človekom vytvorenom spôsob jeho prenosu v čase a priestore“ * 1 .

*1 Papierovanie a archívy. Pojmy a definície. GOST 16487-83. - M., 1983. S. 5.

A.V. Elpatyevsky zaviedol do archívnictva koncept „dokumentárnych informácií“. Jeho definícia, uvedená na začiatku 70. rokov, sa považovala za najpresnejšie odrážajúcu všetky typy dokumentárnych informácií, vrátane archívnych informácií: „Dokumentárne informácie by sa mali chápať ako sociálne (teda vytvorené na úrovni ľudského myslenia) informácie alebo spracované na tomto úrovne (schopné spracovania) druhy a formy biologických informácií, informácie neživej a umelej povahy, zaznamenané na hmotných nosičoch za účelom spracovania a uchovávania“ * 1.

*1 Elpatyevsky A.V. K otázke definície pojmu „dokumentárna informácia“ vo svetle Leninovej teórie reflexie // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Terminologické problémy v oblasti vedy o dokumentoch a archívnictve (január 1974)“. - M.: VNIIDAD, 1973. S. 27.

Analýza dôsledného vývoja definícií dokumentov nám teda umožňuje identifikovať tri hlavné prístupy k formulácii pojmu „dokument“:

1) dokument je hmotný predmet;

2) dokument - nosič informácie;

3) dokument - zdokumentovaná informácia.

Z hľadiska vedy o dokumentoch je najbežnejšie označenie dokumentu ako hmotného predmetu, na ktorom sú zaznamenané informácie vo forme textu, zvukového záznamu alebo obrazu, určeného na prenos v čase a priestore na uloženie a verejné použitie* 1.

*1 Federálny zákon z 23. novembra 1994 "O povinnej kópii dokladov" // SZ RF. 1995. N 1. čl. 1.

Primárnym zdrojom tohto prístupu k dokumentu môže byť práca Paula Otleta „Pojednanie o dokumentácii“*1. V ZSSR sa zástancami tohto pojmu stali špecialisti na informatiku, ktorí v 60. rokoch uviedli množstvo definícií dokumentu*2. V tomto prípade hovoríme o informačných procesoch, o prenose informácií z jedného subjektu na druhý.

*1 Otle P. Pojednanie o dokumentácii. Brusel, 1934.

*2 Napríklad „Terminologický slovník o teórii a praxi vedeckých informácií“ (M., 1964) uvádza nasledujúcu definíciu: „Dokument je hmotný objekt obsahujúci informácie v pevnej forme“; Michajlov A.I., Cherny A.I., Gilyarovsky R.S. v knihe „Základy informatiky“ (M.: Nauka, 1968, s. 46) je zavedená nasledujúca definícia: „Dokument je hmotný objekt obsahujúci fixnú informáciu, špeciálne navrhnutý na jej prenos v priestore a čase a využívaný v sociálnych prax“; GOST 16487-83 "Dokumentácia a archivácia. Termíny a definície" (M., 1983, s. 5) tiež stanovila, že "dokument je hmotný objekt s informáciami fixovanými človekom vytvoreným spôsobom na ich prenos v čase a priestore. " Táto definícia sa zameriava na ľudskú účasť na tvorbe dokumentu.

Obmenou tohto výkladu pojmu „dokument“ je nahradenie výrazu „hmotný predmet“ výrazom „nosič materiálu“, „nosič“, „špeciálny materiál“. Prvýkrát bol takýto prístup uvedený v krátkom slovníku archívnej terminológie * 1 a vyvinutý v GOST 16487-70 * 2. Vorobyov G.G., Rudelson K.I., Kiba Yu.I. medzi vedcami a odborníkmi dôsledne dodržiavali tento názor. a Tsibizov N.I., Felzer A.B. a Misserman M.A., Ilyushenko M.P., Petrakov A.V. a ďalšie*3.

*1 Pozri: Stručný slovník archívnej terminológie. - M. - L, 1968. S. 19-20.

*2 GOST 16487-70. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Vydavateľstvo noriem, 1971. S. 2.

*3 Pozri: Vorobyov G.G. Dokument: informačná analýza. - M.: Nauka, 1973. S. 7 (Dokument - akýkoľvek hmotný nosič s ustálenou informáciou v akomkoľvek jazyku a akýmkoľvek spôsobom); Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M.: Nauka, 1973. S. 19 (Dokument je nosičom informácií, potvrdzuje poznatky, fakty, udalosti a javy objektívnej reality a slúži na prenos informácií o nich v čase a priestore); pozri tiež: Kiba Yu.I., Tsibizov N.I. Organizačné a metodické princípy zjednotenia a štandardizácie dokumentácie používanej v automatizovaných riadiacich systémoch // Unifikácia a štandardizácia dokumentov v automatizovaných riadiacich systémoch. - Podolsk, 1974. S. 3; Felzer A.B., Misserman M.A. Kancelárska práca. Referenčný manuál. - Kyjev, škola Vishcha, 1977, s.6; Iľjušenko M.P. Organizácia toku dokumentov. - M., MGIAI, 1981. S. 38; Petrakov A.V. Úvod do e-mailu. - M.: FiS, 1993. S. 23 a iné.

V poslednom období dochádza k presunu sémantickej záťaže pri definícii dokumentu z materiálovej zložky na informačnú. Zavedenie do praxe legislatívnymi prostriedkami pojmu „dokumentovaná informácia (dokument)“, podľa právnika V.A. Kopylov, je založený na duálnej jednote informácie (informácie) a materiálnom nosiči (vo forme symbolov, znakov, písmen, vĺn atď.). V dôsledku dokumentácie dochádza k akejsi materializácii a reifikácii informácií. Informácia je „fixovaná“ na hmotnom nosiči alebo je k nemu dokonca „pripojená“, a tým je izolovaná od tvorcu informácie... Zdokumentovaná informácia... je materiálnym objektom, a to dáva za určitých podmienok dôvod klasifikovať ju ako kategóriu vecí a rozšíriť na ňu inštitúciu majetkové práva*1. Myšlienku dokumentu ako dvojzložkového celku zdieľa aj M.N. Kostomarov, ktorý správne poukazuje na to, že v tejto jednote dlho patrilo prvenstvo dopravcovi, ktorý sa stal akoby bežným podstatným menom pre dokumenty (napríklad „papier“)*2.

*1 Kopylov V.A. Informácie ako objekt právna úprava- vedecké a technické informácie. Séria 1. Organizácia a metodika práce s informáciami. - M., VINITI, 1996, N 8. S. 2. Myšlienka V.A. Kopylova o uznaní zdokumentovanej informácie ako hmotného predmetu by sa podľa nášho názoru malo brať do úvahy v prebiehajúcej diskusii v archívnom svete o cene a hmotnom hodnotení archívnych dokumentov.

*2 Kostomarov M.N. „Mnohotvárny Janus“ – dokument v systéme správy informácií. -#M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 124938294920 124938217920 27 kancelária. 22-23#S .

Pokračujúc v analýze pojmu „dokument“ môžeme konštatovať, že je založený na troch hlavných komponentoch: informácia, materiálny nosič informácie a fixácia informácie s možnosťou jej identifikácie prostredníctvom detailov. Schopnosť identifikovať zaznamenané informácie zásadne odlišuje dokument od iných nosičov informácií. V tomto sme solidárni s ukrajinským vedcom S.G. Kuleshov, ktorý vo svojej monografii poznamenáva, že dokument je špeciálna materiálová štruktúra vytvorená človekom na ukladanie a prenos informácií v priestore a čase, prispôsobená fyziologickým možnostiam čítania textu (ako logická postupnosť rečových a nerečových znakov )*1.

*1 Pozri: Kuleshov S. Dokumentárny dzherela chápanie vedeckých informácií, typológia, história, typologické schémy. - Kuiv, 1995. S. 26.

Dôležité je najmä zavedenie pojmu identifikácia dokumentov do pojmu z hľadiska jeho aplikácie v manažmente a archivácii. V dôsledku evolúcie sa teda pojem dokumentu dostáva do modernej oficiálnej interpretácie: „Dokumentovaná informácia (dokument), informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu“*1. Podľa nášho názoru môže dokumentová veda s touto definíciou operovať.

*1 Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“. GOST R 51141-98 "Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície".

-- [ Strana 1 ] --

FEDERÁLNA ARCHÍVNA SLUŽBA RUSKA

Všeruský výskumný ústav

dokumentácia a archivácia

(VNIIDAD)

M.V. LARIN

KONTROLA

DOKUMENTÁCIA

V ORGANIZÁCIÁCH

Moskva 2002

Larin M.V. Správa dokumentácie v orgánoch

cie. - M.: Vedecká kniha. 2002. - 288 s.

Kniha sa zaoberá teóriou a praxou manažmentu

riadenie dokumentov v organizáciách pomocou metodiky informačný manažment. Otázky histórie a stav techniky papierovanie, vzťah správy dokumentov a správy informácií, uvažované nové informačné technológie vo vzťahu k správe dokumentov, problematika jej automatizácie a dizajnu.

Kniha je určená vedcom a odborníkom v oblasti správy záznamov a možno ju použiť ako študijná príručka pre študentov dokumentačných odborov.

B B K 65,050. O M.V. Larin. ISBN 5-7671-0026- OBSAH Úvod Kapitola 1. Zdokumentované informácie ako zdroj manažmentu 1.1. Úloha informácií v manažmente 1.2. Informačná infraštruktúra organizácie 1.3. Informačné zdroje organizácií Kapitola 2. Niektoré problémy vývoja administratívneho dokumentu 2.1. Vývoj pojmu „dokument“ 2.2. Riadiaca dokumentácia 2.3. Elektronická dokumentácia Kapitola 3. Od papierovania k správe dokumentov 3.1. Periodizácia histórie domácej kancelárskej práce a predrevolučná etapa jej vývoja 3.2. Sovietske papierovanie 3.3. Moderná legislatíva a normatívna základňa podpora správy dokumentácie 3.4. Správa dokumentácie Kapitola 4. Problémy automatizácie správy dokumentácie 4.1. Automatizácia dokumentárnej podpory manažmentu v 70-80 rokoch 4.2. Moderné podmienky a predpoklady pre rozvoj automatizovaných systémov správy dokumentov 4.3. Problémy systemizácie, výberu a hodnotenia automatizovaných systémov správy dokumentov Kapitola 5. Metodika správy informácií v správe dokumentov 5.1. Predpoklady pre vznik informačného manažmentu 5.2. Koncepcia riadenia informácií ... 5.3. Úlohy, funkcie a štruktúra informačného manažmentu v organizácii Záver Zoznam zdrojov a literatúry Príloha Úvod Tvorba u nás pravidlo zákona s efektívne fungujúcimi inštitúciami zastupiteľskej, výkonnej, súdnej moci, výroby, vedy a školstva je spojené nielen s osvojením si právnych základov ich činnosti, ale aj s formovaním racionálnych, špecifických pravidiel a postupov ich fungovania, vrátane v r. oblasť práce s dokumentmi.

Neustály rast objemu dokumentácie na celom svete, rastúce používanie elektronickej počítačová veda pri spracovaní informácií, využívanie ich nepapierových médií a ďalšie objektívne faktory vedú odborníkov k záveru, že je potrebné hľadať možnosti na zvládnutie a riadenie dokumentovaných informácií.

Zdokumentované informácie sú základom manažmentu, jeho efektívnosť je z veľkej časti založená na produkcii a spotrebe informácií. V podmienkach modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, spoľahlivou zbraňou súťaž vo všetkých oblastiach ekonomická aktivita, dôležitý prvok sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia, pretože informácie ako obehový systém prenikajú do všetkých riadiacich orgánov, poskytujú im energetický potenciál a uvádzajú ich do cieľavedomého pohybu.

Je známe, že informácie sú sústredené v dokumentoch, ktoré poskytujú informácie organizačná forma, posúvať ho v čase a priestore, sú základom dokumenty a dokumentárne informácie manažérske rozhodnutia a sú ich materiálnym stelesnením, poskytujú právnu silu a tým prispievajú k ich bezpodmienečnému výkonu.

Problémy dokumentácie manažmentu a organizácie jeho dokumentačnej podpory sú staré ako samotné dokumenty a manažment. Pod vplyvom rôznych faktorov, najmä pod vplyvom vedecko-technického pokroku, sme však nútení sa k tejto téme znova a znova vracať. V súčasnosti sa tento problém aktualizuje prudkým rozvojom nových informačných technológií, zrýchlenou informatizáciou spoločnosti. Tieto procesy kladú pre vedcov dokumentov množstvo otázok, ktoré si vyžadujú okamžitú odpoveď. Prvým z nich je, ako by sa mala zmeniť veda o dokumentoch ako vedná disciplína, ktorá študuje dokument v kontexte globalizácie svetových informačných procesov. Druhým je, ako nové informačné technológie ovplyvňujú situáciu v praktickej sfére práce s dokumentmi. Po tretie, nakoľko správne boli naše doterajšie predstavy o skúmanom predmete a aké sú trendy v jeho vývoji v blízkej budúcnosti, aké strategické ciele by sa mali klásť v oblasti správy dokumentov a aké taktické schémy by sa mali implementovať na riešenie aktuálnej praxe. problémy v tejto oblasti.

Samozrejme, nastolené otázky si vyžadujú spoločné úsilie domácich špecialistov na dokumenty a nemožno ich úplne vyriešiť v samostatnej práci. Zamerajúc našu pozornosť na problém správy dokumentov v organizáciách sme zvolili smer vedeckého výskumu, ktorý je relevantný v súčasnej fáze, ktorý má teoretický a praktický význam.

Treba uznať, že v „predreformných“ podmienkach veda o dokumentoch adekvátne poskytovala riadiacim štruktúram normatívne a metodologický vývoj a aktívne využívali možnosti existujúcich informačných systémov.

IN tento moment V Rusku je v oblasti správy dokumentov rozporuplná situácia. Na jednej strane sú zastarané skôr prijaté organizačné a metodické dokumenty: štátny systém dokumentačnej podpory riadenia a ďalšie štandardy, ktoré vypracovali vedci a odborníci v 70-80 rokoch. Dochádza k odlivu personálu (najmä mladých) z oblasti vedecko-výskumnej činnosti v oblasti dokumentácie a archívnictva z rôznych dôvodov, vrátane nedostatku vhodných financií. Znížila sa pozornosť vzdelávaniu a zdokonaľovaniu pracovníkov služieb dokumentačnej podpory, chýba moderná vzdelávacia a metodická literatúra k tejto problematike. Vo vedeckom výskume v problematike správy dokumentov došlo k určitej stagnácii, v práci je viditeľná nejednotnosť vzdelávacie inštitúcie, produkujúcich kvalifikovaných odborníkov a vedeckých organizácií. Do značnej miery situáciu ovplyvnila obnova zloženia zamestnancov, odklon od zabehnutých tradícií správy dokumentov a strata dosiahnutej úrovne kultúry práce s dokumentmi.

Na druhej strane v dôsledku prieniku nových zariadení a nových technológií do manažmentu dochádza k zmene štruktúry správy dokumentov. Zmena ekonomických základov života spoločnosti vedie k premene hodnoty určitých typov dokumentov a ich úlohy v procese riadenia. Tieto zmeny však nedostatočne zohľadňujú systémy manažérskej dokumentácie v organizáciách, kde naďalej platia zastarané pravidlá a normy.

Na posilnenie ruskej štátnosti a následne verejnej služby je potrebné rozšíriť hranice zón stability a efektívnosti riadiacej činnosti. Racionálna organizácia správy dokumentácie môže podľa nášho názoru slúžiť ako jeden z dôležitých referenčných bodov pre posilnenie štátneho aparátu a nevyhnutný prvok jeho stability.

Problém riadenia dokumentácie preto môžeme považovať za naliehavý, spôsobený potrebou aktívneho, cieľavedomého formovania informačných zdrojov, ktoré zodpovedajú potrebám organizácií. Pre modernú správu dokumentov je mimoriadne dôležité študovať možnosti moderných informačných technológií z pohľadu ich využitia v správe dokumentov. Je potrebné analyzovať nahromadené úspechy v oblasti teórie a praxe správy dokumentov, identifikovať trendy v nich ďalší vývoj a získavanie nových vedeckých výsledkov na tomto základe.

Výber témy tejto štúdie je spôsobený niekoľkými faktormi:

po prvé, prítomnosť sociálneho usporiadania spoločnosti, spojená s potrebou zefektívniť dokumentačné prostredie v oblasti manažmentu, predovšetkým štátu;

po druhé, potreba, aby štátna archívna služba do hĺbky študovala vzájomne súvisiace problémy archívnictva a správy dokumentov s cieľom transformovať ich do aplikovaného vedeckého vývoja;

po tretie, rastúci záujem o informatizáciu Ruska a spôsoby jeho vstupu do svetového informačného priestoru, a to aj v oblasti správy dokumentov.

Vyriešenie problému správy dokumentov v moderných podmienkach podľa nášho názoru umožní cielene formovať informačné zdroje organizácií, zabezpečiť ich efektívne fungovanie a otvoriť spotrebiteľom prístup k informačným zdrojom s čo najmenším vynaložením času, práce a peňazí. .

Pri hodnotení stupňa rozpracovanosti a naštudovania témy treba poznamenať, že problematika správy dokumentov v domácej literatúre nebola doteraz nastoľovaná ako samostatná. Historiografia problému je preto veľmi chabá.

Len v niektorých dielach A.N. Sokovej možno vidieť pokusy o zavedenie správy dokumentov ako predmetu skúmania do výrobného plánu: ako odraz zahraničných skúseností a perspektívny smer rozvoja domácej správy dokumentov a organizácie kancelárskej práce 1.

Medzitým vo vyspelých krajinách, ktoré už dávno prešli fázou „počiatočnej akumulácie“ výpočtovej techniky a komunikácií, v spoločnosti, ktorá je dnes charakterizovaná ako „postindustriálna“ alebo „informačná“, sa čoraz viac pozornosti venuje rozvoju problémy so správou dokumentácie. Tento trend sa prejavil najmä koncom 70. rokov, keď sa ukázalo, že počítače (vrátane osobných) neviedli k vytváraniu „bezpapierových kancelárií“, ale naopak zvýšili objem papierového workflow.

Za týchto podmienok západní vedci zamerali svoju pozornosť na vedecké aspekty správy záznamov a zintenzívnili výskum v tejto oblasti vedomostí a administratívnych činností. Prostredníctvom UNESCO a iných medzinárodných organizácií sa dokonca vyvinuli snahy o koordináciu práce vedcov rozdielne krajiny v tomto smere, ktorý priniesol teoretické a praktické výsledky. Záverečná správa RAMP (autor J. Rhodes) charakterizuje správu záznamov ako všeobecnú riadiacu funkciu zahŕňajúcu prácu s dokumentmi v organizáciách vo všetkých fázach ich životného cyklu 2.

Štúdia prác západných, predovšetkým amerických a nemeckých špecialistov ukazuje, že ani medzi nimi neexistuje úplná jednota v chápaní správy záznamov ako vedeckej kategórie. Väčšina vedcov sa však prikláňa k uznaniu správy dokumentov ako plnohodnotnej funkcie riadenia organizácie, zdroja informácií (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens atď.) 3. Je dôležité zdôrazniť, že mnohí vedci a špecialisti Sokov A.N. Správa dokumentov v zahraničí (vedecká a analytická recenzia) - Celosväzová vedecká a praktická konferencia na tému "Organizačné a právne otázky tvorby dokumentov pomocou výpočtovej techniky a ich využitia v národnom hospodárstve": Zborník príspevkov. správa - M.: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č Br. 2081, s. 120-158;

Ona je. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985 atď.

Rhodes J. Úloha archívov a správy záznamov v národných informačných systémoch. Za. z angličtiny. V.N. Garmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD, - č. 1064 "p". 1989.

Horton F.A., Lennon K. Správa dokumentov a správa informácií, aký je medzi nimi vzťah v našej dobe. Za. z angličtiny. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 1196 "p", s. 5, 6;

Mordel, A. Nový program správy záznamov vlády Spojeného kráľovstva. - SIF OTSNTI VNIIDAD. č. 894 "p";

Har K., McLeod J. Správa dokumentov v informačnom veku. Za. z angličtiny. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD. — sts pochopili dôležitosť interakcie medzi správou dokumentov a správou informácií v organizáciách, pričom hodnotia dokumentáciu ako základnú súčasť informačných zdrojov organizácie. Na základe tohto hodnotenia je predložená požiadavka na hlbšie využívanie nových informačných technológií pri práci s dokumentáciou a začlenenie štruktúr správy dokumentov do celkovej infraštruktúry organizácií.ukladanie dokumentov.

Je zrejmé, že Rusko má svoje tradície v oblasti práce s dokumentmi a priame preberanie západných skúseností a západných prístupov je nemožné. Preto sme sa obrátili na štúdium problémov vývoja domácej dokumentácie a vývoja kancelárskej práce v Rusku s cieľom posúdiť dosiahnutú úroveň organizácie práce s dokumentmi a mieru originality národných tradícií v tomto, v r. aby sa vyriešila otázka možnosti aplikácie základných princípov a metód správy dokumentov.

V domácom manažmente dokumentov sa doteraz nahromadilo značné množstvo poznatkov, ktoré sa odrazili vo vydaných monografiách, zborníkoch vedeckých prác MGIAI a VNIIDAD, zborníkoch článkov, vzdelávacích a metodických príručkách, materiáloch z konferencií a iných vedeckých podujatí. Žiaľ, dodnes neexistujú veľké monografické štúdie. Vydávanými prácami sú najmä učebnice a manuály (diela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev B.C., Pshenko A.V., Sokova A. N., kolektív autorov Katedry dokumentácie a podpory dokumentácie manažmentu Štátnej vysokej školy manažmentu)3. Treba poznamenať, že v mnohých prípadoch ide o výchovné č. 1241 „p“. 1998, str.

Summerville, J. R. Správa dokumentov: Čo je nové. - Za. z angličtiny. Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - č. 1159 "p". 1994, str.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Documentartag. 1994. Zborník referátov, DGD, 1994.

McDonald D. Správa dokumentov v modernej inštitúcii.

SIF OTSNTI VNIIDAD. - č. 1220 "p";

Roberge M. V ére informácií - globálne systémové a systematizované riadenie administratívnych informácií. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - č. 1144 "p" atď.

Hyves Cr. Správa dokumentácie, informácií a archívov vo firmách. - SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 889 "p";

Horton F., Lennon K. Dekrét. op.;

Rix A. Výroba kufríkov ako archívna funkcia. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - č. 946 "p" atď.

Livshits Ya.Z. Správa dokumentácie. - M.: Vedomosti, 1975.

Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Ako výskumná literatúra môžu slúžiť papierovačky a technické pomôcky, najmä tie, ktoré boli vydané v 70. – 80. rokoch, pretože odrážajú výsledky vedeckej práce svojich autorov. Nie je žiadnym tajomstvom, že ťažkosti s vydávaním monografických prác prinútili vedcov uchýliť sa k takej forme publikovania vedeckých výskumov, akými sú učebnice o špeciálne kurzy. Napriek tomu zostáva tvorba monografických prác o správe dokumentov stále naliehavou úlohou.

Diela K.G. Mityaev, ktorý ako prvý navrhol pojem „dokumentová veda“ a významne teoreticky a prakticky prispel k rozvoju vedy o dokumentoch ako vednej disciplíny. V učebniciach, článkoch, vystúpeniach na konferenciách načrtol hlavné ustanovenia o úlohách správy dokumentov, dokumentačných systémoch a funkciách dokumentov, ktoré sa potom rozvíjali a dopĺňali. Učebnica K.G. Mityaev je stále koncepčná štúdia, ktorá je dnes relevantná na mnohých pozíciách 1.

K.G. Mityaev po prvýkrát systematicky načrtol históriu obchodnej výroby v predrevolučnom Rusku a ZSSR, zdôraznil hlavné obdobia jej vývoja, špecifiká rôznych typov obchodnej výroby, ukázal vzťah kancelárskej práce s príslušnými systémami budovania. štátny aparát, vzájomná závislosť rozvoja kancelárskej práce a archívneho podnikania Archívny ústav v podstate len zvýšil objem predloženej materialistickej dokumentácie: Proc. príspevok. - M.: Vyššie. škola, 1991. - 159 s;

Soko vaA.N. Obchodná dokumentácia v oblasti manažmentu. - M.: Vedomosti, 1985. - 64 s.;

Mingalev B.C. Všeobecné zákonitosti a trendy tvorby dokumentov v sociálno-ekonomických manažérskych systémoch. (Problémy štúdia): Proc.

príspevok / MGIAI. - M., 1983. - 83 s;

Larin M.V., Mingalev B.C. Moderné systémy dokumentačnej podpory manažmentu: Proc. príspevok / MGIAI.

M., 1982. - 99 s;

Andreeva V.I. Kancelárske práce: Požiadavky na tok dokumentov spoločnosti (na základe GOST Ruskej federácie). - 3. vydanie, prepracované. a dodatočné - M.: JSC Business School "Intel-Sintez", 1996. - 222 s.;

Pshenko A.V. Kancelárske práce a základné regulačné požiadavky na dokumenty: Proc. príspevok. M.: YuK MGU, 1994;

Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Stav. Akadémia manažmentu.

Moskva: Infra-M, 1998;

Paperwork (organizácia a technológia dokumentačnej podpory manažmentu): Učebnica / Ed. T.V. Kuznecovová. - M.:

JEDNOTA-DANA, 2000. - 359 s., atď.

Mityaev K.G. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR: Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1959. - 359 s.

Mityaev K.G. Teória a prax archivovania: Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1946. - 248 s;

On je. História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR. vyhláška.

On je. Dokumentácia, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Problematika archivácie. - 1964. - č.2 a iné.

o dejinách kancelárskej práce, rozširuje chronologický rámec sledovaného obdobia 1.

Zároveň sa v 70. a 80. rokoch objavili učebnice, ktoré prezentovali výsledky vedeckého výskumu T.V. Kuznecovová, Ya.Z. Livshits, M.P. Iľjušenko a ďalší vedci, ktorí rozvíjajú dokumentovú vedu ako vednú disciplínu a reflektujú problematiku terminológie dokumentov a dokumentačných systémov, funkcií dokumentov a ich vývoja, úlohy dokumentácie v riadiacich procesoch výpočtovej techniky pre kancelársku prácu 3.

Nemožno si nevšimnúť prácu vedcov VNIIDAD, ktorí od založenia ústavu v roku 1966 dôsledne riešia problémy správy dokumentov, organizácie kancelárskej práce a dokumentačnej podpory riadenia, automatizácie práce s dokumentmi.

Významný príspevok k štúdiu hlavných kategórií dokumentačnej vedy priniesol A.S. Malitikov, V.D. Banasjukevič, K.I. Rudelson a ďalší vedci 4.

V poslednom desaťročí sa, žiaľ, rovnováha medzi teoretickým výskumom a metodologickým vývojom narušila v prospech druhého. Svedčí o tom veľký počet učebné pomôcky a príručky pre pracovníkov v obchode História kancelárskej práce v ZSSR: Proc. príspevok / Ed. YAZ. Livshits, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s;

poslanec Iľjušenko. História kancelárskej práce v predrevolučnom Rusku / RGGU. - M., 1993.

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Dokumentačné systémy: Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1977. - 87 s;

Ilyushenko MP., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentácia / MGIAI. - M., 1977. - 83 s.;

Ilyushen MP., Kuznetsova T.V. Formulár dokumentu / MGIAI. - M., 1986. - 86 s;

Kuznecovová TV., Losev V.I. Manažérska dokumentácia. - M.: Ekonomika, 1985 atď.

Mingalev B.C. Všeobecné zákonitosti a trendy tvorby dokumentov v sociálno-ekonomických manažérskych systémoch. (Problémy štúdia): Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1983;

Larin M.V., Mingalev B.C. Moderné systémy podpory dokumentácie pre manažment / MGIAI. - M., 1982 atď.

Malitikov A.S. Úlohy a organizačné spôsoby rozvoja Jednotného systému štátnej evidencie pre inštitúcie, organizácie a podniky // Problematika archivácie. - 1965. - č.1;

Jeho vlastné. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckej práce v oblasti EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2;

Banasyukevich VD, Sokova AN Otázky formovania teórie správy záznamov // Vývoj sovietskej správy záznamov (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983;

Banasjukevič V.D., Zonov V.M. Typický systém dokumentačnej podpory centrálneho aparátu ministerstiev a oddelení // Sovietske archívy. - M., 1986. - č. 4;

Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M.: Nauka, 1973 atď.

produkcie, ktoré vo všeobecnosti interpretujú nahromadený vedecký a metodologický potenciál správy dokumentov prístupnou formou pre odborníkov. Niektoré z nich však obsahujú cenné postrehy a myšlienky, najmä pokiaľ ide o vytváranie všeobecných inštitucionálnych systémov na dokumentárnu podporu riadenia a integrovaného využívania počítačových technológií. Medzi týmito publikáciami je dielo T.V. Kuznecovová 3.

Významným príspevkom k rozvoju správy záznamov sú doktorandské a kandidátske dizertačné práce obhájené na MGIAI a VNIIDAD, ktoré sú dôležité aj pre toto štúdium. Doktorandská dizertačná práca A.N. Sokovoy 4, v ktorom prvýkrát po K.G. Mityaev sa úspešne pokúša sformulovať niektoré oblasti teórie správy dokumentov v podmienkach, keď sa do praxe začínajú zavádzať nové informačné technológie.

Doktorandské dizertačné práce spravidla zohľadňujú určité aspekty teórie a praxe správy dokumentov. Medzi najrozvinutejšie patria otázky dejín správy dokumentov a kancelárskej práce sovietskeho obdobia národných dejín (diela Andreeva V.I., Baginského I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera B.I. , Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskoy I.A., Reich zauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. a ďalší.) 5.

Pozri napríklad: Príručka Obchodná korešpondencia. - M.: Mezhregionservis, 1996;

Steniukov MB., Kancelárske práce v malom podniku. M.: Prior, - 224 s.;

Pechniková T.V., Pechniková A.V. Dokumentačná podpora činnosti organizácie: Proc. príspevok / Združenie autorov a vydavateľov "Tan dem". - M.: Vydavateľstvo Ekmov, 1998. - 208 s;

Kuznecovová T.V. Sekretárske podnikanie. - 2. vyd., opravené. a dodatočné / Obchodná škola ZAO. - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 s.

Kuznetsov S.L., Kancelárske práce na počítači. - M.: Intel-Sintez, 1999. - 208 s;

Kirsanova MB., Aksenov Yu.M. Kurz kancelárskej práce: Proc. príspevok. - M.;

Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 s.;

Stenyukov MB. Dokumentácia. Papierovanie: Praktický sprievodca predškolskými aktivitami podniku. - M.:

Prior, 1998. - 144 s.;

Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Papierovanie v účtovníctve. Praktický sprievodca. - M.: Účtovný vestník, 1996.- 218 s. atď.

Kuznecovová T.V. Kancelárske práce (dokumentárna podpora manažmentu) - 2. vyd. - 2000. - 328 s.

Soková A.N. Vývoj sovietskej správy dokumentov v podmienkach vedecko-technickej revolúcie (1960-1980): Abstrakt práce .... Dr. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Hlavné smery vedeckej organizácie riadiacej práce a kancelárskej práce štátneho aparátu ZSSR (podľa materiálov časopiseckých periodík 20. rokov 20. storočia): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s;

Banasjukevič V.D. Riadiaca dokumentácia ako historický prameň (podľa materiálov Ministerstva uhoľného priemyslu ZSSR na roky 1971-1975): Abstrakt práce. dis.... kand. sú vedy. 25.5.2002 / Predrevolučné obdobie bolo študované oveľa menej (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Časť dizertačnej práce je venovaná štúdiu dokumentačných systémov a dokumentácii jednotlivých riadiacich funkcií (práce Bykova T.A., Gerasimova I.V., Emelyanova N.Yu., Efanova I.B., Krasavin A.S., Potapova L.V. ., Chukovenkova A.Yu.) , ďalšie dizertačné práce pokrývajú problematiku dokumentačnej podpory jednotlivých objektov, rovnaký typ inštitúcie MGIAI. - M., 1977. - 25 s;

Baginský I.M. Aktivity V.V. Kujbyševa na zlepšenie aparátu a kancelárskej práce Ľudového komisariátu robotnícko-roľníckej inšpekcie ZSSR. Abstraktné dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s;

Dodonová M.I. Problém kancelárskej práce v sovietskej literatúre 20. rokov 20. storočia: Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

Kostomarov M.N. Činnosť Moskovského robotníckeho a roľníckeho inšpektorátu na zlepšenie aparátu riadenia a kancelárskej práce (1920-1929): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1976.

Larin M.V. Rezortné orgány racionalizácie a ich činnosť na zlepšenie práce štátneho aparátu a úradu (1923-1932): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s;

Podolskaja I.A. História vývoja metodických základov racionalizácie podnikovej výroby v ZSSR: Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s;

Reichtsaum A.L. Zlepšenie administratívneho aparátu a podnikania výroby v ZSSR mimorezortnými racionalizačnými orgánmi (1924 1931): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s;

Tamm I.E. Formovanie práce sovietskeho štátneho úradu. 1917-1923: Autorský abstrakt. dis.... kand. ist. vedy. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 s;

Vyalová L.M. Organizácia kancelárskej práce ústredných orgánov štátnej správy v legislatívnych aktoch Ruská ríša prvá polovica 19. storočia: Autor.

dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s;

Lukaševič A.A.

Vývoj dokumentácie provinčného úradu v 70.-90. rokoch: Abstrakt práce.

dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 s.

Byková T.A. Vytvorenie systému manažérskej dokumentácie sociálny vývoj pracovné kolektívy. 1965-1985 (na príklade elektrotechnického priemyslu): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s;

Gerasimová I.V. Dokumentačná podpora riadenia výskumnej činnosti vysokého školstva (1917 - koniec 80. rokov 20. storočia):

Emelyanov N.Yu. Dokumentácia organizácie výskumnej činnosti v priemyselných výskumných ústavoch (1970-1980): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy.

25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s;

Efanova I.B. Rozvoj dokumentačnej podpory pre tvorbu štátnych noriem (1940-1980):

Krasa vína A.S. Dokumentácia pracovná činnosť pracovníci orgánov verejnej správy (história a súčasný stav): Abstrakt práce. dis....

cand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s;

Potapová L.V. Organizácia práce s výzvami občanov vo výkonnom výbore Mestského zastupiteľstva v Moskve a ich vplyv na jeho činnosť (1960 - začiatok 80. rokov): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy.

25.05.2002 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s;

Chukovenkov A.S. Organizácia ukladania a používania strojovo čitateľných dokumentov v oblasti manažmentu: Abstrakt práce.

dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 s. atď.

(Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Problematika zjednocovania a štandardizácie dokumentov je rozpracovaná pomerne hlboko (Vasilyev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

V niektorých dizertačných prácach (Malitikov A.S., Predein E.V., Schensnovič G.G.)3 sa uvažuje o všeobecných a špeciálnych problémoch fungovania služieb podpory dokumentárneho manažmentu.

Štúdium dizertačného výskumu ukazuje, že problémy správy dokumentov nie sú v nich hlboko reflektované, vyžadujú si modernu integrovaný prístup a ohľaduplnosť. Svedčí o tom aj analýza literatúry o príbuzných vedeckých oblastiach so správou dokumentov.

Arkhipova N.I. Dokumentačná podpora riadenia výpočtových centier (história, súčasný stav a perspektívy rozvoja). Abstraktné

dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s;

Mozhaeva N.G. Činnosť Výkonného výboru Rady robotníckych, roľníckych a dokumentov Červenej armády na zlepšenie administratívneho aparátu a dokumentačnej podpory v miestnych Sovietoch Moskovskej provincie (regiónu) (1921-1930): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1985.

Morozov E.A. Zlepšenie organizácie a dokumentácie kolegiálnej činnosti Štátneho plánovacieho výboru RSFSR v rokoch 1925-1980: Abstrakt práce.

dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s;

Pshenko A.V. Dokumentácia činnosti archívnej služby v súčasnom štádiu: Auto ref. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s;

Sirotkin A.N. Podpora dokumentácie štátny fond algoritmy a programy (výskum a vývoj v rokoch 1966-1987). Abstraktné dis.... kand.

ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s;

Stepanov E.A. Zlepšenie dokumentačných procesov v systéme riadenia vysokoškolského a stredného odborného vzdelávania v ZSSR (história a súčasný stav): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s. atď.

Vasiliev M.A. Problém zjednotenia textov riadiacich dokumentov používaných v kancelárskej práci sovietskych inštitúcií (história a súčasný stav): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s;

Kokorev V.I. Vývoj a výskum systému modelov pre zjednotenie a štandardizáciu riadiacich dokumentov: Abstrakt práce. diplomová práca .... Dr tech.

vedy. 25. 5. 2002, 20. 8. 2009 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s;

Sankina A.V. Zlepšenie foriem riadiacich dokumentov na základe štandardizácie a unifikácie (1917-1980): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1983. - 24 s;

Soková A.N. História zjednocovania a štandardizácie dokumentov v ZSSR (1917-1970): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s;

Yankova V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov ( teoretický aspekt): Abstrakt. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 s. atď.

Malitikov A.S. Hlavné smery dokumentárneho a archívneho výskumu v ZSSR (1956-1970): Abstrakt práce. dis.... kand. ist. Vedy 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 s;

Predein E.V. Kontrola vykonávania dokumentov v riadiacom aparáte. História a súčasný stav: Abstrakt práce. dis... kand. ist. vedy. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 s;

Schensnovič GG. Vývoj základných princípov organizácie dokumentačného systému v podmienkach automatizovaných riadiacich systémov: Abstrakt práce. dis.... kand. ist. vedy. 25.05.2002 / MGIAI. - M., 1975. - 29 s.

V posledných rokoch sa prejavuje tendencia k postupnému obnovovaniu narušenej rovnováhy a posilňovaniu teoretického výskumu v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu. Mnohé publikácie časopisov „Domáce archívy“, „Vestník archivára“, „Dokumentárna práca“, „Sekretársky podnik“, zborníky vedeckých konferencií sú zamerané na riešenie skutočné problémy práca s dokumentmi v moderných podmienkach, ochrana dokumentovaných informácií, terminologické problémy, história kancelárskej práce, právna podpora pri dokumentovaní činnosti administratívneho aparátu, vplyv nových informačných technológií na organizáciu obehu dokumentov a dokumentácie, problémy elektronických dokumentov 1.

Napriek svojej veľkej hodnote pokrývajú tieto práce len určité aspekty problematiky správy dokumentov a možno ich považovať za dobrý výskumný materiál pre následné analytické a syntetické spracovanie.

Problém správy dokumentácie sa nezaobíde bez analýzy archívnej literatúry. Vedci - archivári urobili vážne výskumu, dôležité pre pochopenie epistemológie dokumentu, vzniku a vývoja dokumentačných systémov, terminologického systému správy dokumentov (A.V. Elpatievskii, V.P. Kozlov, A.D. Stepanskii). Špecialisti Pozri napríklad: Eremchenko V.A. Kancelárska práca a rezortné ukladanie dokumentov v podmienkach administratívnej reformy: hlavné problémy // Otech. archívov. - 1999. - č. 1. - S. 9-18;

Tichonov V.I., Yushin I.F. Moderné koncepty elektronických archívov // Tamže. - S. 18-27;

Oni sú. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov// Tam. - 1999. - č. 2. - S. 17-26;

Yankova V.F. Terminológia podpory dokumentácie pre manažment (GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície) // Papierovanie. - 1999. - č. 1. - S. 41-46.;

Kostomarov M.N.

"Mnohotvárny Janus" - dokument v systéme správy informácií // Papierovanie. - 1998. - č. 1. - S. 22-31.;

Matveenko V.A. Právne a organizačné problémy dokumentačnej podpory manažmentu // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: elektronická evidencia a elektronický archív: Dokl. a správy šiestemu stážistovi. vedecko-praktické. conf.

Od tradičnej k elektronickej správe dokumentov: niektoré problémy prechodu // Tamže. - S. 69-72;

Kuleshov S.G. K pojmu „elektronický dokument“ / Tamže. - S. 54-57;

Banasyukevich V.D., Larin M.V. rozvoj štátny systém dokumentačná podpora manažmentu - urgentná úloha / práca v kancelárii. - 1998. - č. 1. - S. 5-8;

Sankina L.V. Organizácia služieb pre predškolské vzdelávacie inštitúcie. Problémy normatívnej dokumentácie / Dokument v administratívnych štruktúrach: Abstrakty správ. a výkon do medzinárodného conf. 27.-28.10 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 a iné.

Kozlov V.P. Teoretické základy archeografie z pohľadu moderny // Otech. archívov. - 2001. - č. 1. - S. 10-29;

Stepansky AD. Na teoretických základoch výberu dokumentačných materiálov na štátne uloženie // v oblasti archívnictva sa urobilo veľa pre pochopenie informačných vlastností dokumentu, pričom sa poukázalo na prepojenie medzi dokumentačnými poľami a informačnými zdrojmi. V samostatných prácach o archívnictve (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) sa dokázala podobnosť procesov spracovania informácií tak v r. operatívne riadenie a na javisku archívne uloženie dokumenty1.

Zaujímavé sú archívne štúdie, ktoré ukazujú vzťah medzi kancelárskou prácou a archívnictvom, proces postupného prechodu kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov2, práce, ktoré zvýrazňujú Zahraničné skúsenosti(E.V. Starostin, Zborník príspevkov z vedeckej konferencie o archívnictve v ZSSR. - M., 1965;

Elpatevsky A.V. Niektoré otázky prístupu k výskumu v oblasti organizácie informácií o dokumentoch z pohľadu systémov dokumentov // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Problematika systematického prístupu k výskumu v oblasti informácií o dokumentoch“. - M., 1972;

Sokova A. N. Dokumentácia a jej úloha vo verejnej správe a pre historickú vedu. - M., 1985. - SIF OTSNTI VNIIDAD. č. 039-86;

Autokrati V.N. Niektoré aspekty štúdia objektu a predmetu archivovania // Zborník VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. časť;

Ilizarov B.S. Aktuálne teoretické a metodologické problémy sovietskej archívnictva. - M., 1984 a iné;

Medushevskaya O.M. Štúdia prameňov v súčasnej fáze // Sovietske archívy.

1979. - č. 2. - S. 5;

Elpatevsky A.V. K otázke definície pojmu „dokumentárna informácia“ vo svetle Leninovej teórie reflexie // Abstrakty správ k teoretickému semináru „Terminologické problémy v oblasti vedy o dokumentoch a archívnictve“ (január 1974) / VNIIDAD . - M., 1973. - S. 27;

Elpatievskiy A.V., Khanpira E.I. Ešte raz k pojmu "dokument" // Sovietske archívy. - 1987. - č. 1. - S. 54 a iné.

Rudelson K.I. Moderné klasifikácie dokumentov. - M., 1973. - S. 24-29;

Autokrati V.N. K problému zapojenia informačných kategórií do archívnictva // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - S. 251-263;

Niektoré aspekty objektu a predmetu archívnictva // Zborník VNIIDAD. - T. VI. - Časť 1. - M., 1976;

Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentárne pamäťové noo sféry ako nový objekt znalosti // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12;

Jeho vlastné. Priestorová odysea dokumentov ako globálny fenomén // Otech. archívov. - 1992. - č. 6. - S.24-29 a iné.

Elpatevsky A.V. K histórii dokumentovania aktov občianskeho stavu v Rusku a ZSSR (od 18. storočia po súčasnosť) // Aktove pramenná štúdia. - M., 1979. - S. 67;

Belova E.V., Elpatievskiy A.V., Kolosova E.V. "Zoznam dokumentov, ktoré majú byť prijaté do štátnych archívov ZSSR" // Sovietske archívy. - 1973. - č. 2. - S. 20;

Mityaev K.G. Dokumentácia, jej úlohy a perspektívy rozvoja // Sovietske archívy. - 1964. - č. 2. - S. 68;

Sorokin V.V. Archívy inštitúcií ZSSR (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982;

Princ Zev GA. Teória a prax archívnictva (Skúsenosti zo systematického riadenia). - L., 1935;

Malitikov A.S. Niektoré otázky organizácie a obsahu vedeckej práce v oblasti EGSD // Proceedings of VNIIDAD. - zväzok 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6;

Eremčenko V.A. Papierovanie a oddelenie dokumentov v kontexte administratívnej reformy;

hlavné problémy // Vlasť. archívov. - 1999. - č. 1, - S. 10;

Elpatevsky A.V. Z histórie formovania hlavných normatívno-metodických dokumentov domáceho archívu I.V. Karapetyants)1. Archívny výskum odhaľuje zmenu hodnoty určitých typov dokumentov v priebehu historického vývoja, odhaľuje vývoj dokumentačných systémov v súvislosti s vývojom štátu a spôsobmi jeho usporiadania.

Manažment dokumentácie ako vedná kategória úzko súvisí s informáciami a organizáciou informačných procesov v manažmente, preto je o literatúru z teórie informácie, informačných systémov, problematiky informatizácie a elektronizácie práce s dokumentmi veľký záujem.

V prvom rade ide o štúdie, ktoré odrážajú problémy spojené s pochopením základných charakteristík informácií ako východiskovej látky pre organizovanie dokumentárnych polí. Diela A.D. Ursula, A.I. Zhukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasiev a iní, napísaní v rôznych rokoch, umožnili vytvoriť teoretický základ, na ktorom je hlavná myšlienka práce postavená na neoddeliteľnom spojení medzi informáciami a dokumentáciou a možnosti aplikácie metodiky riadenia informácií na správu dokumentácie 3 V dielach K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula a ďalší vedci hlboko rozvinuli zásadne dôležité problémy formovania a fungovania informačných zdrojov tak v globálnom zmysle, ako aj v rámci jednotlivých organizácií. Problém informačných zdrojov zatiaľ nie je definitívne vyriešený, v týchto prácach sú však formulované koncepčné kategórie, hlavné metodické a koncepčné ustanovenia, ktoré sú pre túto štúdiu dôležité 4.

podnikanie // Vlasť. archívov. - 1998. - č. 4, - S. 16-24;

Kozlov V.P. Archívna služba Ruska a ruskej štátnosti: skúsenosti 80 rokov // Otech. archívov. - 1998. - č. 6. - S. 9-18 a iné.

Starostin E.V. Zahraničná archívnictvo: problémy histórie, teórie a metodológie: Abstrakt práce. diplomová práca .... Dr. ist. vedy. 25.05.2002 / RSUH. - M., 1995;

Karape tyanc I.V. Ekonomické archívy v západnej Európe a USA (1905-1995): Autorský abstrakt. diplomová práca .... Dr. ist. vedy. 25.05.2002 / RSUH. - M., 1998.

Pozri: Banasyukevich V.D. Hlavné problémy archívnictva v modernej literatúre // Archívnictvo a pramenné štúdie moderných dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. hovoril na druhom All Russian Conf. 12. – 13. marec 1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

Pozri Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Moderná informatika: veda, technika, činnosť / VINITI. - M., 1998. - S. 15 16;

Filozofický encyklopedický slovník. - M.: Sovietska encyklopédia, 1983.- S. 217-218;

Ursul A.D. Cesta do noosféry. - M.: Luch, 1993. - S. 81;

Chernyak Yu.I. Informácie a manažment. - M., 1974. - S. 58;

Žukov N.I. Filozofické základy kybernetiky. - M., 1976. - S. 124-137;

Afanasiev V.G. Sociálne informácie a riadenie spoločnosti. - M., 1975. - S. 37 a iné.

Ursul A.D. Problém informácií v moderná veda. Filozofické eseje.

M., 1975. - S. 194;

Michajlov A. I. Problémy informačnú podporu Problémy správy dokumentov v práci informatikov vystupujú ako podriadené, a nie základné 1, majú podstatnú nevýhodu - chýbajúce rozpracovanie problematiky dokumentácie a dokumentačnej podpory v kontexte vývoja najnovších informačných technológií. Tento problém nie je nijako načrtnutý v množstve pojmov ako „spracovanie informácií“, „prístup k informáciám“, „komunikácia informácií“, „uchovávanie informácií“, „použitie informácií“, hoci všetky tieto „informácie“ sú dokumentmi o rôzne, najmä papierové médiá.

Zle rozvinutá literatúra a problematika elektronických dokumentov. Existujú závažné terminologické nezrovnalosti, nepochopenie podstaty elektronických dokumentov, ich vzťahu k technotronickým, strojovo čitateľným a tradičným dokumentom. Analýza tejto skupiny štúdií nám však umožňuje formulovať chápanie problematiky správy dokumentov a použiť tieto práce na riešenie vedeckého problému správy dokumentov 2.

procesy riadenia // Druhá celozväzová vedecko-technická konferencia „Problémy vedeckej organizácie riadenia socialistického priemyslu“. - So. č. 1. - časť II. - M., 1972. - S. 102-103;

Gelman-Vinogradov K.B.

Dokumentárna pamäť noosféry ako nový objekt poznania // International Forum on Information and Documentation. - 1992. - T. 17. - č. 1. - S. 12;

Artamonov G.G. Informatika: teória a prax (úryvky knihy) // NTI. - Ser. 1. Org. a metódy práce s informáciami. - 1998. - č. 6. - S. 31.

Artamonov G.T. Informatika: teória a prax (úryvky knihy) // NTI. - Ser. 1. Org. a metodológia informujú. práca. - 1998. - č. 4. - S. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35;

Artamonov G.T. Počítačová veda:

teória a prax (príprava na knihu) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - č. 1. - S. 32;

Kuhlen R. Information Markt. Universitat Konstanz. 1995 a ďalšie

Pozri: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronické dokumenty v firemné siete: druhý príchod Gutenberga. M.: Ankey - EK Trends, 1999;

Informačné technológie pre humanitné vedy / Moskovská štátna univerzita. - M.;

Saransk, 1998. - S. 67-102 a iné.

Tichonov V.I., Yushin I.F. Vznik a rozvoj archívov strojovo čitateľných údajov v rokoch 1960-1980 // Otech. archívov. - 1998. - č. 6. - S. 41;

Kopylov V.A. K problematike informačného majetku // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami / VINITI. - M., 1998. - č. 3. - S. 4;

Tichonov V.I., Yushin I.F. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov // Otech. archi vy. - 1999. - č. 2. - S. 19-20;

Pozri: Kurilo A.P. O právnom režime elektronického dokumentu v systéme medzibankového elektronického zúčtovania // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 76;

Semiletov SI. Informácie ako osobitný predmet práva // Problémy informatizácie. - 1999. - č. 3. - S. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. K problému právnej úpravy používania elektronického digitálneho podpisu v informačných systémoch // Problematika legislatívy v oblasti informatizácie: Zborník príspevkov. správa 7. celoruská konf. - M.: GUP "VIMI", 1999. - S. 6 a ďalšie.

Zásadný význam malo štúdium prác o informačnom manažmente – novej vednej disciplíne, ktorá sa formovala vo vyspelých krajinách spolu s informačnou spoločnosťou. V domácej literatúre sa informačný manažment prejavuje veľmi slabo. Len v diele A.V. Kostrov, spracovaný vo forme učebnice, sa pokúsil systematicky uviesť podstatu informačného manažmentu, žiaľ, bez odkazu na ruské pomery 1. V našej práci sa po prvýkrát začala štúdia informačného manažmentu z hľadiska správy dokumentov a boli vyvodené závery, ktoré umožňujú hodnotiť správu informácií ako perspektívny smer rozvoja správy dokumentov s využitím nových informačných technológií 2. V r. množstvo ďalších prác sa o problémoch informačného manažmentu uvažuje nepriamo, v rámci riešenia iných problémov. Len v nedávno publikovanom diele „Informačná podpora kontrolovaná vládou»

pod redakciou akademika Ruskej akadémie vied Yu.V. Guľajev, prvýkrát za posledné desaťročie, komplexne zvažujú problémy, koncepčné opatrenia a praktické skúsenosti s vytváraním a prevádzkovaním systému informačnej podpory najvyšších štátnych orgánov. Ruská federácia 3.

Vzhľadom na nedostatočnú mieru pokrytia problematiky informačného manažmentu v domácej literatúre sa autor snažil túto medzeru vyplniť zahraničným výskumom informačného manažmentu. Práce R. Kulena, J. Hergeta, G. Verziga, W. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela a ďalších vedcov odhaľujú podstatu informačného manažmentu ako vednej disciplíny a oblasti praktického manažmentu 4. v rovnakom čase Kostrov A.V. Úvod do informačného manažmentu: Proc. príspevok / Vladi Mirsk. štát tech. un-t. - Vladimír, 1996. - 132 s;

pozri aj: Perel I.S., Slavin V.N. Informačná činnosť v zahraničí a problematika informačného manažmentu / NPO Poisk. - M., 1992. - 65 s;

Kostomarov M.N. Správa informačných systémov v zahraničí / RGGU. - M., 1996. - 88 s.

Larin M.V. Správa dokumentov a nové informačné technológie.

M.: Vedecká kniha, 1998. - 137s.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informačná podpora verejnej správy. M.: Slovanský dialóg, 2000. -425 s.

Attinger M.L. Integrovaný informačný manažment: teória skutočného sveta. - Správa záznamov štvrťročne. - júl 1993. Vol. 27, č. 3, - str. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informácie špecializované na kožušinu Európy. Zborník. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt nad Mohanom. - S. 183-187;

informationmarkt. - Konstanz, 1995. 608 s;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker's Verlag, G. Schenk Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. - K.G. Saur, treba zdôrazniť, že takmer žiadna z týchto prác sa ani nepokúsila aplikovať ustanovenia správy informácií na správu záznamov.

Úplné riešenie problému správy dokumentov nie je možné bez jeho preštudovania. právnu podporu. Je zrejmé, že posilnenie úlohy práva v moderné Rusko je nevyhnutná podmienkaďalšie posilňovanie štátu a efektívnosti verejnej správy. Oblasť informácií a dokumentácie sa v posledných rokoch stala samostatným objektom skúmania právnických vedcov a dokonca sa vytvorilo nové odvetvie - informačné právo. V diele V.A. Kopylov systematizoval všetky doterajšie právne akty týkajúce sa úpravy informácií, dokumentácie, archívneho uchovávania dokumentov1. Autor upozorňuje na kategóriu „dokumentované informácie“, ktorá podľa neho nie je dostatočne reflektovaná v súčasnej právnej úprave a kladie za úlohu právne riešiť problémy elektronických dokumentov, ich právnu silu.

I.L. Bachilo. Jej práce slúžia ako jasný príklad adekvátnej reakcie vedca na výzvy doby a majú pre túto štúdiu veľkú hodnotu 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Správa informačných zdrojov. - New York, 1981;

Vogel E. Informačný manažment. - Grundlagen der praktischen Information and Documentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927;

Wersig G. Organizácie – komunikácia: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 s.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana Gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Informačný zákon. - M.: Právnik. 1997;

On je. Informácie ako predmet právnej úpravy // NTI / VINITI. - M., 1996. - č. 8. - S. 2;

On je. K problematike informačného majetku // NTI. Ser. 1. Teória a metodika práce s informáciami // VINITI. - M., 1998. - č. 3. - S. 4.;

On je. O vlastníctve dokumentovaných informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: elektronická evidencia a elektronický archív.

vyhláška. op. - S. 18-23.

Komentár k federálny zákon o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina a kol./IGP RAS. - M., 1996;

Bacilo I.L. O vlastníctve informačných zdrojov // Informačné zdroje Ruska. - M., 1997. - č. 4;

Ona je. Informačné zdroje ako predmet práva a predmet vzťahov upravených Občianskym zákonníkom Ruskej federácie // Tamže.

1999. - № 1;

Ona je. Moderné právne problémy dokumentovania informácií // Dokumentácia v informačnej spoločnosti: tvorba elektronického obchodu a elektronický archív. vyhláška. op. - S. 8-17;

Ona je. Právna problematika dokumentácie v podmienkach informatizácie // Legislatívne problémy Riadenie dokumentácie ako funkcia riadenia sa v organizáciách realizuje v kontexte rozhodovacieho procesu na dosiahnutie zvoleného cieľa. Preto manažment dokumentov úzko súvisí s problémami riadenia, organizačnými štruktúrami, otázkami ich návrhu, implementácie a prevádzky a automatizáciou procesov riadenia.

Moderný výskum riadenia organizácií ukazuje veľký význam racionálneho spracovania informácií pre dosiahnutie strategických a operačných cieľov. Globalizácia svetových ekonomických, sociálnych a informačných procesov priamo ovplyvňuje kvalitu riadenia. Metódy riešenia problémov riadenia v organizáciách na pozadí moderných geopolitických skutočností a zohľadňujúce vývoj informačnej spoločnosti sa odrážajú v množstve významných monografických štúdií a článkov, moderných učebníc domácich a západných odborníkov 1.

Vývoj dokumentu, systémov evidencie a podpory správy dokumentov prebieha v špecifických historických podmienkach a je nimi determinovaný. Práce bádateľov národných dejín, najmä historikov štátnych inštitúcií, poukazujú na úzku súvislosť medzi reformami riadenia a reformami kancelárskej práce a ich primeranosťou spoločensko-ekonomickým a politickým podmienkam konkrétneho obdobia. ruská história. Zborník N.P. Eroshkin a T.P. Korzhikhina, ako aj T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnová, S.P. Strekopytov a iní vedci a odborníci 2 k dejinám štátu v prostredí informatizácie: Abstrakty siedmeho celoruského konf. / ŽALUJTE "VIMI". - M., 1999 atď.

Manažment organizácie: Učebnica / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva.

NA. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 s;

Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Vus M.A. Úvod do informačného manažmentu. - Petrohrad, 1999;

Mark D., McGoun K. Metodológia statickej analýzy a návrhu / Per. z angličtiny. - M.: MetaTechnology, 1993. - 240 s;

Kaufman H.R. Taktika úspechu v obchode a vede. - M.: Intelekt, 1993. - 157 s.;

Shapiro V.D. atď Projektový manažment. Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Two.Three, 1993. - 443 s.;

Gerchikova I.A.

Manažment: Učebnica / UNITI. - M.: Banky a burzy, 1994. - 685 s.;

Vikhansky O.S. Strategický manažment: Učebnica. - M.: Vydavateľstvo Moskovskej štátnej univerzity, 1995;

Svet projektového manažmentu / Ed. X. Reshke, X. Schelle. - M.: Alane, 1994. - 304 s;

Meskon M.Z., Albert M., Hedouri F. Základy manažmentu. - M.: Delo, 1992;

Hoyer V. Ako podnikať v Európe. - M.: Progress, 1992;

Mercer D.

IBM: manažment v najúspešnejšej korporácii na svete / Per. z angličtiny. - M.:

Progress, 1991. - 455 s.;

Kotler F. Základy marketingu / Per. z angličtiny. - M.: Progress, 1990. - 736 s. atď.

Pozri: Eroshkin N.P. Príbeh verejné inštitúcie predrevolučné Rusko. - M.: Tretí Rím, 1997. - 357 s.;

Korzhikhina T.P. Dejiny štátnych inštitúcií ZSSR: Proc. príspevok. - M.: Vyššia škola, 1986. - 399 s.;

Schmidt SO. Pri počiatkoch ruského absolutizmu. - M.: Progress, 1996;

Arkhipova T.T., Rumyantseva M.F., Senin A.S. História štátnej služby vo vojenských inštitúciách v Rusku jasne demonštruje budovanie systému riadenia v konkrétnej historickej dobe, a tak poskytuje príležitosť preskúmať organizáciu kancelárskej práce v administratívnom aparáte.

Štúdium prameňov ako vedná disciplína má z hľadiska riešenia problémov systematického štúdia dokumentárneho poľa v historickom vývoji dosť blízko k vede o dokumente. V tomto ohľade diela L. I. Borodkina, S. V. Voronkovej, A. G. Golikova, S. K. Kaštanova, V. P. Kozlova, O. M. Slavka T. I., Schmidta SO. a ďalšie umožnili využiť skúsenosti získané pri pramenných štúdiách na analýzu vývoja dokumentov a dokumentačných systémov1 vrátane využitia moderných počítačových metód.

Takže aj napriek značnému množstvu výskumov v príbuzných oblastiach daného problému musíme konštatovať veľmi slabý vývoj samotnej problematiky riadenia dokumentácie.

Takže otázky o vzťahu medzi reformami verejnej správy a kancelárskej práce, o úlohe štátnej regulácie dokumentárneho prostredia, nie sú rozvinuté, vyžadujú si hĺbkové systematické štúdium terminologických problémov dokumentu, jeho vývoja. Z historického hľadiska je nepochybné postsovietske obdobie rozvoja kancelárskej práce a dokumentárneho manažmentu spojené s riešením problémov vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru.

K dnešnému dňu neexistuje komplexná a komplexná štúdia správy záznamov, ktorá by zohľadňovala analýzu aplikovaných nových informačných technológií. Podobne ako umenie XVIII-XX storočia. - M.: RGGU, 1999. - 230 s;

Strekopytov SP. Štátne vedenie vedy v ZSSR (1936-1958) Proc. príspevok. - M., RGGU, 1991 - 92 s.

Pozri: Medushovskaya O.M. Archívnictvo a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém interdisciplinárnej interakcie // Archívnictvo a pramenné štúdie národných dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. prejavy na druhej celoruskej konferencii 12. – 13. marca 1996 / Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 11-15;

Voronková SV. Úroveň vývoja pramennej štúdie moderných dokumentov a ich publikovanie v súčasnej etape // Tamže.

Sokolov A.K. Sociálne dejiny, problémy pramenných a archívnych štúdií // Tamže. - S. 57-63;

Schmidt SO. Archeografia. Archivácia. Zdrojová štúdia / RGGU. PLYN Ruska. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s;

Kaštanov SM. Eseje o ruskej diplomacii. - M.: Nauka, 1970. - 503 s.;

Gaštany SM. Ruská diplomacia: Proc. príspevok pre vysoké školy na špecial. "Príbeh".

M.: Vyššie. škola, 1988. - 231 s;

Kozlov V.P. Ruské archívy / ROSSPEN. - M., 1999.

nasledujúce by malo viesť ku konštrukcii koncepcie správy dokumentov a informácií, založenej na kombinácii možností technológie s výhodami papierovej kancelárskej práce. Takýto koncept možno nazvať informačným manažmentom.

Predmetom výskumu v tomto príspevku sú zdokumentované informácie v riadiacich systémoch. Významnú úlohu zohrávajú dokumentované informácie v procese riadenia, ktoré zabezpečujú napĺňanie informačných zdrojov organizácií. V súvislosti s komplikovanosťou štruktúry a obsahu informačných zdrojov, explozívnym rastom ich objemu vyvstáva najdôležitejšia úloha racionálneho hospodárenia s nimi, ktorá je svojím významom porovnateľná s úlohou modernizácie výroby priemyselných produktov 1.

Súčasný stav dokumentárneho prostredia je spôsobený nielen sociálno-ekonomickými transformáciami, ale aj rozvojom informačných technológií. Veľký význam majú počítačové technológie a nástroje, ktoré na základe platnej legislatívy zabezpečujú efektívnosť fixácie, zhromažďovania, spracovania, vyhľadávania a prenosu informácií, spoľahlivosť ich uchovávania, vzdialený prístup, poskytovanie informácií v správnom čase, na správne médium a v správnej forme s prihliadnutím na psychologické a ergonomické požiadavky. Otvorený prístup k svetovým informačným zdrojom, prechod na elektronickú dokumentáciu, uchovávanie a prenos dokumentov, t.j. prechod na zásadne nové spôsoby organizácie informácií a prístupu k nim, predstavujú zásadne nové vedecké a aplikované problémy pre vedu o dokumentoch, archívnictvo, dokumentárnu vedu, knihovníctvo a ďalšie vedné disciplíny, ktoré majú dokument ako predmet štúdia. Ich riešenie si vyžaduje pochopenie bohatých historických skúseností s evolúciou dokumentu ako nosiča informácií, vývojom kancelárskej práce, zmenou médií a technológií a formulovaním vhodných závislostí.

Predmetom výskumu je správa dokumentov v organizáciách. Správa dokumentov ako predmet výskumu je novou vedeckou kategóriou. Vychádza však z doterajších skúseností a teoreticko-metodologického základu domácej dokumentovej vedy, ktorá tradične študuje dokument, dokumentačné systémy, procesy dokumentovania IL. Bachilo v tejto súvislosti poznamenáva, že „informačný zdroj ako výrobná sila podlieha chápaniu, hodnoteniu, štruktúrovaniu a regulácii ako predmetu právnych vzťahov“. - NTI. Ser. 1. Org. a metodológia informujú. práca. - 1998. - č. 3. - S. 13.

riadiace činnosti a organizácia práce s dokumentmi v riadení. Riadenie dokumentácie považujeme za vyšší stupeň vo vývoji takých konceptov, ako je kancelárska práca a správa dokumentov.

Správa záznamov ako univerzálny pojem má medzinárodné uznanie a distribúciu. Označuje oblasť administratívneho riadenia tvorby, používania a uchovávania dokumentov organizácie počas ich životného cyklu na princípoch hospodárnosti a efektívnosti, s využitím nových informačných technológií, ktoré zabezpečujú riadenie kvality vo vzťahu k dokumentácii ako kompletnému zdroju riadenia. . Ak bola kancelárskej práci priradená úloha technickej riadiacej funkcie a dokumentačná podpora riadenia bola pomocná, potom sa riadeniu dokumentácie v organizácii pridelí úloha hlavnej riadiacej funkcie.

Riadenie dokumentácie u nás nie je abstraktné, ale v konkrétnych podmienkach fungovania organizácií.

Organizáciou sa rozumie akákoľvek štruktúru riadenia, zodpovedajúce koncepcii organizácie bez ohľadu na jej hierarchickú úroveň, funkčné zameranie a formu vlastníctva.

Cieľom práce je študovať vedecký problém správy dokumentov v kontexte nových informačných technológií v organizáciách rôzneho typu, sformovať koncepciu riadenia dokumentárnych zdrojov pre rozhodovanie na základe informačného manažmentu v historickom vývoji a v metodologickom aspekte. .

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť tieto hlavné úlohy:

1) analýza úlohy informácií v manažmente a štruktúry moderných informačných zdrojov v organizáciách;

2) štúdium histórie domácej kancelárskej práce a vývoja dokumentu ako základu modernej správy dokumentov;

3) štúdium špecifík elektronických dokumentov;

4) vypracovanie zásad tvorby celoštátneho systému správy dokumentov a otázky jeho legislatívnej podpory;

5) analýza správy dokumentov moderných informačných technológií a automatizovaných systémov na podporu správy dokumentov;

6) štúdium informačného manažmentu ako metodického základu pre budovanie systému správy dokumentov v organizácii.

Chronologický rámec štúdie je určený špecifikami zvolenej témy. V niektorých oblastiach pokrývajú historické obdobie od vzniku ruského centralizovaného štátu až po súčasnosť, no hlavná časť práce poukazuje na problémy správy dokumentov posledného desaťročia.

Ponorením sa do histórie kancelárskej práce sme sledovali cieľ vysledovať vzájomnú závislosť reforiem verejnej správy a reforiem kancelárskej práce, identifikovať kontinuitu a vlastnosti kancelárskych pracovných systémov v rôznych historických obdobiach, ukázať proces transformácie kancelárskej práce na dokumentárnu podporu. pre riadenie a vytváranie predpokladov pre prechod na správu dokumentov v moderných podmienkach informatizáciu spoločnosti. Štúdium dokumentu ako hlavného objektu správy dokumentov je podmienené procesom stávania sa dokumentovej vedy ako vednej disciplíny, preto sme viac pozornosti venovali obdobiu od 60. rokov 20. storočia, kedy sa veda o dokumentoch zrodila ako vedná disciplína. a objavilo sa značné množstvo výskumu o otázkach súvisiacich s. fungovanie dokumentu vo všetkých sférach verejného života. O problematike automatizácie kancelárskej práce uvažujeme v úzkej súvislosti s informatizáciou spoločnosti, ktorej začiatok položilo rozšírenie elektronických počítačov a rozvoj automatizovaných riadiacich systémov na prelome 60-70 rokov nášho storočia. . Problém informačného manažmentu ako vednej disciplíny sa objavil v západnej praxi začiatkom 70-tych rokov, tieto roky sme brali ako východisko pre uvažovanie o tomto probléme.

Interdisciplinárny charakter štúdie si teda vyžadoval historické retrospektívy rôznej hĺbky v závislosti od toho, ako to bolo potrebné pre účely tejto práce.

Práca zahŕňa predovšetkým problémy moderného ruského štátu. Podľa potreby sa však hranice štúdia rozširovali prilákaním potrebných materiálov z histórie bývalého ZSSR, Ruskej ríše a svetových skúseností. To umožnilo vytvoriť dostatočnú výskumnú základňu a aplikovať komparatívnu metódu na hľadanie optimálnych vedeckých riešení.

Ako pracovnú hypotézu predkladáme stanovisko, že v Ruskej federácii dozreli potrebné predpoklady pre plošné zavedenie správy dokumentov v organizáciách založenej na metodike správy informácií, zodpovedajúce dosiahnutej úrovni informatizácie krajiny a vedeckej a technologický pokrok, sociálno-ekonomické podmienky, ako spôsob organizácie práce s dokumentmi ako plnohodnotným informačným zdrojom za účelom dosiahnutia efektívnosti riadenia a ekonomickej činnosti organizácií.

Základom metodológie výskumu je realistický a komplexný prístup k analýze vývoja správy spisov, zvažujúci ju komplexne a dynamicky, zohľadňujúci súhrn faktov a odmietajúci ideologizovaný dogmatický pohľad na históriu problému. Metodika práce je kreatívny mix rôzne metódy: všeobecné vedecké, metódy iných vied a správne dokumentačné metódy. Na riešenie stanovených úloh boli použité tradičné výskumné metódy: historická, systémová, porovnávacia metóda (komparatívne štúdie), štrukturálno-funkčné, metódy klasifikácie a modelovania široko používané v správe dokumentov, štatistické, ako aj iné súkromné ​​metódy.

Treba uznať, že metodické problémy správy dokumentov dnes patria medzi ústredné a ešte nie sú vyriešené. Podobná situácia je pozorovaná v archívnictve, kde vedci urobili oveľa viac pri vytváraní nového metodologického základu. To vyvoláva otázku filozofie archívnictva ako prostriedku rozvoja nového všeobecného prístupu k chápaniu úlohy dokumentov a archívov v modernej spoločnosti. Nie je náhoda, že V.P. Kozlov vo svojej práci o vzťahu povolaní historika a archivára kladie za úlohu pochopiť filozofiu archívnictva 1 a T.I. Khorhordina vyzýva na rozvoj novej vednej disciplíny „archivozofia“ 2, ktorá sa nachádza na priesečníku metodológie a teórie vedy, filozofie (kultúry) a informatiky. E.V. Starostin už v roku 1991, keď cítil potrebu zmeniť metodiku archivovania, navrhol termín „archivológia“, čo znamená vednú disciplínu, Kozlov V.P. Historik a archivár: bežné a špeciálne profesie // Medzinárodná vedecká konferencia "Historici a archivári: spolupráca pri uchovávaní a poznávaní minulosti v záujme súčasnosti a budúcnosti." 27.-28. novembra 1997 Moskva: Materiály konferencie - M., 1998. - S. 15-28.

Pozri: Horhordina T.I. Od archívnictva k archívnictvu? // Zborník Historického a archívneho ústavu. - T. 33 / RSUH. - M., 1996.- S. 185.

štúdium celej škály problémov spojených s procesom dokumentovania rozmanitého života ľudskej spoločnosti \ Tak ako v archívnictve, aj v dokumentácii pôsobí filozofia vedy ako všeobecná metodológia vedy. Potreba filozofického chápania problémov správy dokumentov sa prejavila najmä v polovici 80. rokov, s nástupom nových informačných technológií v oblasti manažmentu, vznikom „bezpapierovej“ alternatívy k informačnej podpore manažmentu, masívnym využívaním počítačov ako pracovných nástrojov, čo viedlo k vážnym sociálnym dôsledkom pre riadiacich pracovníkov. Prvýkrát túto úlohu zadal A.N. informačnej spoločnosti). Za týchto podmienok možno len ťažko preceňovať úlohu metodológie.

Interdisciplinárne metódy spravidla nemajú filozofický pôvod. Vznikli v hlbinách iných vied (matematika, teória informácie, kybernetika, sociológia atď.) a na ich priesečníku. Tieto metódy majú všeobecný vedecký charakter 3. Patria sem metódy historického a logického výskumu, systematická metóda, informačné, pravdepodobnostno-štatistické, štruktúrno-funkčné metódy a klasifikačná metóda. Všeobecné použitie vedeckých metód vo vede o dokumentoch umožňuje širšie využitie výdobytkov iných oblastí poznania, rozširuje možnosti výskumu a kognitívny aparát. Pri ich uplatňovaní je však podľa nášho názoru mimoriadne dôležité brať do úvahy vyjadrenie O.M. Medushovskaya, že „pre efektívny interdisciplinárny dialóg niekedy chýba hlavná vec, a to jasná predstava o spoločnom objekte, ktorý rôzne prístupy umožňujú vidieť ako objemnejší, všestrannejší a systémový“ 4.

Starostin E.V. Archivológia. Realizácia historického myslenia // Problémy národných dejín obdobia feudalizmu: zborník referátov. správa / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Pozri tiež: Otech. archívov. - 1999. - č. 3. - S. 123.

Soková A.N. Dokumentácia ako vedná disciplína: objekt, predmet, hlavné úlohy // Dokumentácia riadiacej činnosti: So. vedecký

Zborník / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 24-25.

Ursul A.D. Filozofia a integratívno-všeobecné vedecké procesy. M.: Nauka, 1981. - S. 163-177.

Medushovskaya O.M. Archívnictvo a pramenné štúdie: jednota a rozdiely ako problém interdisciplinárnej interakcie // Archívnictvo a pramenné štúdie národných dejín. Problémy interakcie v súčasnom štádiu: Dokl. a tézy. hovoril na druhom celoruskom konf. 12. až 13. marca 1996

/ Federálna archívna služba Ruska, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

Vedúcu úlohu v metodológii riadenia dokumentácie zohráva historická metóda, ktorá je založená na štúdiu histórie v jej špecifickej rozmanitosti, stanovení podstaty uvažovaných javov mentálnym pretváraním historického procesu. Historická metóda úzko súvisí s metódou pramenných štúdií. Historická veda je nedostatočná v priamom pozorovaní toho, čo by chcela študovať.

Štúdium prameňov pôsobí ako metóda štúdia minulej reality prostredníctvom ľudského vnímania, zaznamenanej v prameňoch vrátane dokumentov 1. Využívanie nových informačných technológií v práci historikov viedlo k vzniku počítačového štúdia prameňov alebo historickej informatiky 2.

Kľúčovú úlohu v tejto práci zohráva systémová metóda ako smer vedeckého poznania, ktorý je založený na posudzovaní objektov ako systémov, t.j. odhaľuje integritu objektu, odhaľuje v ňom rôzne typy súvislostí a spája ich do jedného obrazu.

Metóda funkčnej analýzy nám umožňuje študovať úlohu a význam riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií a kombinovaných v príslušných dokumentových systémoch 3. Štrukturálne- funkčná analýza umožňuje skúmať javy a procesy ako systémy, v ktorých má každý prvok štruktúry špecifický účel (funkciu) v manažérskej činnosti. Jeho aplikáciu možno ilustrovať na jednom z klasických príkladov V.N. Avtokratova, ktorý poukázal na príčinnú súvislosť medzi činnosťou tvorcu fondu a tvorbou organicky integrálneho fondu dokumentov, ktorý predstavuje „informačný odliatok“ činnosti tvorcu fondu 4.

Danilevsky I.N., Kabanov VV., Medushevsky O.M., Rumyantseva M.F. Zdroj poznania: Teória. Príbeh. Metóda. Pramene ruských dejín: Proc. príspevok / RGGU. - M., 1998. - S. 23-24.

Sokolov A.K. O súčasnom stave a perspektívach práce s archívom strojovo čitateľných dokumentov. - Kruh myšlienok: Nové v historickej informatike // Zborník z I. konferencie Asociácie "História a počítač" / Archív mesta Moskva. - M., 1994. - S. 71.

Teória a prax skúmania hodnoty dokumentov a získavania štátnych archívov ZSSR // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1974. - T. IV. - Časť 1;

Autokrati V.N., Elpatievskiy A.V. Problémy akvizície štátnych archívov s modernými dokumentmi (aspekt pramennej štúdie) // Pramenná štúdia národných dejín: Sat. články. - M.: Nauka, 1976;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície štátnych archívov // Otázky histórie. - 1983. - č. 2. - S. 56-69.

Autokrati V.N. Pojem pôvodu v archívnictve // ​​Archeografická ročenka za rok 1978. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

Logickým vývojom štrukturálno-funkčnej metódy v správe dokumentov je metóda modelovania, ktorá je široko používaná v rôznych oblastiach vedy. Modelovanie je metóda štúdia objektu (originálu) vytváraním a štúdiom jeho kópie (modelu), ktorá nahrádza originál, z určitých aspektov, ktoré sú pre výskumníka zaujímavé 1. Model je systém s vlastnou štruktúrou a funkciou, odrážajúci štruktúru a funkcie pôvodného systému, je medzičlánkom medzi teóriou a realitou 2. Preto je model schopný odrážať nielen vlastnosti originálu, ale aj jeho požadované parametre. Metóda modelovania je široko používaná pri správe dokumentov a správe dokumentácie.

Táto metóda úzko súvisí s informačnou metódou vo vede o dokumentoch, t.j. s aplikáciou ustanovení teórie informácie na dokumenty a toky dokumentov. Akademik N.P. Ershov správne poznamenal, že „informačný model je rozhranie, cez ktoré informatika vstupuje do vzťahov so súkromnými vedami bez toho, aby sa s nimi spájala a zároveň ich absorbovala“ 3. Informačný prístup k dokumentom slúži na hodnotenie kvality obsahové informácie v nich, študovať procesy ich premeny na zdokumentované informácie v manažmente. Štúdium dokumentových systémov ako informačných systémov nám umožňuje identifikovať znaky distribúcie informácií prostredníctvom komunikačných kanálov v manažmente, ako aj zákonitosti tohto procesu 4.

Informačná metóda predpokladá aplikáciu metodiky merania parametrov dokumentárnych informácií. Hlavný problém merania dokumentárnych informácií súvisí s prevodom kvalitatívnych charakteristík na kvantitatívne 5. Ustanovenia Filozofický encyklopedický slovník. - 2. vyd. - M.: Sovietska encyklopédia, 1989.- S. 373.

Autokrati V.N. K otázke metodiky archivovania // Archeografická ročenka na rok 1969 - M .: Nauka, 1971. - S. 27.

Ershov N.P. Informatika: predmet a koncept // Kybernetika. Formovanie informatiky. - M., 1986. - S. 30.

Autokrati V.N. Pramenné študijné a informačné prístupy v teórii skúmania dokumentov (Problematika analýzy archívnych kritérií hodnoty) // Zborník vedeckých. conf. k problematike akvizície štátnych archívov ZSSR s dokumentačnými prameňmi. - M., 1976. - 1. časť;

Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problémy skúmania hodnoty dokumentov a akvizície štátnych archívov // Otázky histórie. - 1983. - č. 2;

Elpatevsky A.V. O využití konceptov teórie informácie v modernej archívnej vede // Zborník VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271;

Shapiro V.D. atď Projektový manažment. Zahraničné skúsenosti. - Petrohrad: Dva..Tri, 1993;

Marka D., McGowan K. Metodológia štrukturálnej analýzy a návrhu / Metatechnológia. - M., 1993 atď.

Ilizarov B.S. K otázke jednoty zdrojových študijných a informačných prístupov pri určovaní hodnoty dokumentov // Proceedings of VNIIDAD. - M., metrika prameňov nenašla ďalší vývoj, hoci ich využitie v rámci informačnej metódy by umožnilo kvalitatívnu analýzu písomného pramenného fondu krajiny, ako aj rozvinúť metódy predikcie vzniku dokumentov a dotvorenia archívneho fondu.

Vzhľadom na nedostatočné rozvinutie témy bola v práci použitá široká škála zdrojov, ktoré možno rozdeliť do týchto hlavných skupín: legislatívne a vládne zákony o informatizácii, archívoch, správe dokumentov, kancelárskej práci a normalizácii;

normatívne a učebných materiálov, štátne normy;

slovníky, metodologická literatúra, vedecké správy, výskumné materiály uložené v referenčnom informačnom fonde OTsNTI VNIIDAD a archívne dokumenty.

Okrem toho autor v procese prípravy práce využil vlastné skúsenosti z vedecko-výskumnej a organizačnej tvorby v problematike správy dokumentov, dokumentačnej podpory manažmentu (kancelárske práce), výsledkov zahraničných stáží.

Správa dokumentov ako vedná disciplína ako celok sa opiera o všetky doterajšie výskumy a prax v oblasti ruskej a sovietskej kancelárskej práce, o zahraničné skúsenosti. Je dôležité venovať pozornosť historické korene problémy, bez ktorých identifikácie nie je možné správne pochopiť súčasný stav a aktuálne úlohy správy dokumentov.

V tomto smere je zaujímavá skupina legislatívnych a regulačných právnych aktov, ktorých štúdium nám umožňuje sledovať vývoj štátna regulácia kancelárska práca.

V predrevolučnom Rusku dôsledne pôsobilo množstvo právnych aktov, ktoré stanovovali pravidlá poriadku a kolegiálnej kancelárskej práce1. základné princípy už takmer dve storočia.

1976. - T. 6. - Časť 1. - S. 257;

On je. Problematika merania v pramenných a archívnych štúdiách (Základné meranie prameňov a dokumentov) // Metodologické otázky dokumentovej vedy, archívnictva, archeografie: So. správa

metodický seminár VNIIDAD. - M., 1978. - Vydanie. 2. - S. 62-110;

On je. Sourcemetrické problémy archivácie (Metódy merania objemu písomných informácií): Proc. príspevok / MGIAI. - M., 1981.

Sudebník XV-XVII storočia. - M.;

Inštitúcie pre riadenie provincií Všeruskej ríše // PSZ V sovietskych časoch sa pozornosť venovala aj otázkam dokumentácie a ich legislatívneho vykonávania. Prvé nariadenia sovietskej vlády o kancelárskej práci mali charakter nesúrodých právnych aktov k aktuálnym otázkam dokumentovania manažérskych akcií. Ich reflexiu možno nájsť vo vydaných zbierkach normatívnych aktov 1.

Ďalšia skupina právnych aktov, ktorá bola v práci použitá, súvisí s činnosťou NK RCT ZSSR a jej podriadených orgánov na skvalitnenie kancelárskej práce v 20. a začiatkom 30. rokov 2.

Osobitnú pozornosť si vyžiadali nariadenia sovietskej vlády, ktoré dôsledne odhaľujú presun kancelárskej práce do pôsobnosti archívnych orgánov, zmenu ich úloh a funkcií v sovietskom období dejín, ako aj dokumenty súvisiace s vývojom Jednotný systém práce štátnych úradov3.

Hlavným právnym aktom, ktorý určuje modernú štátnu politiku a práva ruských občanov v oblasti výmeny informácií a dokumentácie, je Ústava Ruskej federácie. Hovorí: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom...“ (Časť 4, článok 29).

Začiatok prechodu Ruska k informačnej spoločnosti, ako aj hlboké sociálno-politické a ekonomické transformácie, ktoré sa u nás odohrávajú v posledných pätnástich rokoch, sú sprevádzané revíziou mnohých tradičných myšlienok v oblasti spoločenských a humanitných vied. , aktualizácia množstva problémov, ktoré boli predtým na periférii domáceho vedeckého myslenia. To všetko v plnej miere platí pre takú relatívne mladú vednú disciplínu, akou je správa dokumentov. Úzke prepojenie vedy o dokumentoch s praxou práce s dokumentmi poskytuje ďalší stimul pre výskum v tejto oblasti. Okrem toho je potrebné poznamenať, že povolanie špecialistu na dokumenty sa ukázalo byť jedným z najžiadanejších v postsovietskom Rusku. Nie je náhoda, že od druhej polovice 90. rokov približne päťdesiat ruských univerzít začalo pripravovať študentov v odbore „Dokumentárna a dokumentačná podpora manažmentu“. Jednou zo základných disciplín tejto špecializácie je kurz manažmentu dokumentácie. Medzitým približný program tohto kurzu schválený Ministerstvom školstva Ruskej federácie nie je ani zďaleka dokonalý. Doteraz neexistuje jediná domáca učebnica správy dokumentov, okrem niekoľkých pestrých a malých učebníc.

S čím to súvisí? Po prvé, s vážnym oneskorením vo vývoji teoretických otázok správy dokumentov z najmenej dvoch hlavných dôvodov. Po prvé, u nás je okruh výskumníkov zaoberajúcich sa touto problematikou pomerne úzky. Po druhé, a to je možno to najdôležitejšie, štúdium teórie dokumentu a dokumentárnej činnosti v Rusku obmedzuje úzky rámec manažérskej, administratívnej dokumentárnej vedy, ktorej zástancovia obmedzujú svoj výskum najmä na manažérsku dokumentáciu, administratívnu sféru. .

Takéto obmedzenie objektu a predmetu riadenia dokumentácie je dané predovšetkým historickými črtami jej formovania a vývoja u nás, ktorý prebiehal do značnej miery izolovane, za železnou oponou. Správa dokumentov sa v Sovietskom zväze dočkala uznania ako vedeckej disciplíny až v druhej polovici 20. storočia. Predchádzalo tomu dlhé obdobie takzvanej praktickej evidencie, kedy sa hromadil empirický materiál a formovali sa prístupy k jeho chápaniu. V Rusku sa to pretiahlo, a to aj kvôli sociálnym kataklizmám v prvej polovici minulého storočia. Vedci, ktorí študovali dokumentárne problémy, boli dlhé desaťročia nútení plniť spoločenskú objednávku boľševických úradov. Štátny historický a archívny inštitút (MGIAI), v ktorého hĺbke sa uskutočňovali dokumentačné štúdie, bol založený v roku 1930 v Moskve a bol spolu s celým systémom štátnych archívov dlhodobo súčasťou Ľudového komisariátu vnútra ZSSR, ktorý v žiadnom prípade neprispel k rozvoju vedeckého myslenia.

Spočiatku bol nový smer prezentovaný na MGIAI ako sekcia všeobecnej kancelárskej práce v kurze archívnictva a potom bol rozdelený na samostatný kurz „História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR“. Pojem „správa dokumentov“, ktorý sa objavil v roku 1943 na označenie novej disciplíny, jej v skutočnosti priradil najmä administratívne problémy. Takéto úzke chápanie predmetu správy záznamov sa stalo dominantným a pretrvalo počas nasledujúcich desaťročí. Správa dokumentov, ktorá vychádza ako z Gogoľovho kabáta, z archívnictva a kancelárskej práce a je spočiatku povolaná riešiť predovšetkým naliehavé prevádzkové otázky dokumentárnej údržby sovietskeho administratívno-veliaceho systému, stále nesie tento odtlačok predkov. stále zameraná na riadiacu dokumentáciu, kancelárske práce.

Medzitým, na prelome 19. – 20. storočia, belgický vedec Paul Otlet, právom považovaný za otca dokumentárnej vedy, sformuloval širšie vedecké chápanie dokumentu a vedeckosti dokumentu. P. Otlet zahrnul do konceptu dokumentu tlačené a ručne písané knihy, noviny, časopisy, listy, kresby, mapy, fotografie, kresby a pod., ako aj prírodné a technické predmety, ktoré boli v múzeách. Manažérsku dokumentáciu považoval len za „jednu z odnoží „univerzálnej dokumentácie“, ktorá vznikla konvergenciou a následným zlúčením bibliografie, knihovníctva, archívnictva a dokonca aj muzeológie. Podľa P. Otla a jeho podobne zmýšľajúcich ľudí je dokumentačná veda povolaná študovať všetky dokumentárne zdroje informácií, dokumentačné aktivity vo všetkých sférach verejného života.

Takýto široký výklad dokumentu sa ešte v predrevolučnom období stretol u ruských špecialistov s pochopením, o čom svedčí najmä definícia pojmu dokument formulovaná v 16. zväzku Nového encyklopedického slovníka, ktorý vydal F.A. Brockhaus a I.A. Efron. Príslušný článok (autor - A. Goyhbarg) obsahoval definíciu pojmu dokument nielen v na tú dobu tradične úzkom, právnom zmysle, ale aj v širokom, celkom v súlade s tým, čo ponúkal P. Otle: „Dokument je v širšom zmysle akýkoľvek neživý predmet, ktorý obsahuje stopy ľudského myslenia a činnosti.

V 20. rokoch 20. storočia tento prístup zdieľal aj známy domáci bibliológ M.N. Kufajev, ktorý však namiesto výrazu „dokument“ použil výraz „kniha“, pričom ho považoval za „zásobník myšlienok a slov človeka, v ich jednote vyjadrených viditeľnými znakmi“. Preto za knihy považoval aj „hieroglyfy na sfingách alebo na chrámových kameňoch a papyrusový zvitok“, ako aj letáky, noviny, fonografické valčeky a gramofónové platne.
Avšak až o niekoľko desaťročí neskôr, keď sa začal prudký rozvoj informačných vied, sa domáci vedci opäť priklonili k širokému výkladu dokumentu. Bolo to spôsobené tým, že v druhej polovici 20. storočia sa začal aktívne uplatňovať systematický prístup k štúdiu dokumentu, vážna pozornosť sa venovala informačnému charakteru dokumentu, čo viedlo nielen k ďalšiemu rozšíreniu, ale čo je najdôležitejšie, k prehĺbeniu jeho konceptu. Tón tu udávali odborníci z oblasti informatiky, kybernetiky, dokumentárnej tvorby.

To všetko mohlo mať určitý vplyv na vývoj dokumentácie. Najmä v „Stručnom slovníku archívnej terminológie“ vydanom v roku 1968 bol už dokument definovaný ako „výsledok zobrazovania faktov, udalostí, predmetov, javov objektívnej reality a ľudskej duševnej činnosti prostredníctvom písma, grafiky, kresby, fotografie, zvukový záznam alebo iným spôsobom na špeciálnom materiáli (papyrus, pergamen, papier, fotografický film atď. “. Sovietski dokumentoví špecialisti, do značnej miery zdieľajúci široký výklad pojmu „dokument“, však naďalej obmedzovali rozsah vedeckých záujmov správy dokumentov takmer výlučne do riadiacej dokumentácie.

Je pravda, že v osemdesiatych rokoch jednotliví sovietski dokumentoví špecialisti (B.I. Ilizarov, A.N. Sokova) pri rozvíjaní myšlienok P. Otla napriek tomu nastolili otázku, či je potrebné ísť za hranice tradičných predstáv o subjekte a objekte správy dokumentov. . Písali o perspektíve vytvorenia „integrovanej vednej disciplíny“, o vzniku „oblasti poznania, kde sa formuje všeobecná teória dokumentu, vznikajúceho v procese interdisciplinárnej integrácie disciplín, pre ktoré je dokument hlavným objektom. štúdia, a to: archívnictvo, archeografia, dokumentová veda, informatika, knižná veda, pramenné štúdie“.

Až na prelome 20. – 21. storočia sa však začal prechod od formulovania problému k jeho realizácii a prvé kroky v tomto smere boli podniknuté najmä na univerzitných kurzoch N.B. Zinovieva, Yu.N. Stolyarov, ukrajinský profesor N.N. Kushnarenko. Upozorňuje sa na to, že všetci títo autori pôsobia na vysokých školách kultúry. Inými slovami, najaktívnejšími a najdôslednejšími zástancami širokého chápania predmetu a predmetu dokumentačnej vedy sú odborníci z oblasti knižnej vedy, knižničnej vedy a bibliografie. Je to v neposlednom rade aj preto, že v druhej polovici 20. storočia s rozvojom nových informačných technológií došlo k výraznému zblíženiu tradičnej knihy s elektronickými publikáciami na nových materiálových médiách – magnetických páskach, magnetických, optických, magneto-optické disky atď. Elektronické knižnice sa stali realitou. Z viacerých dôvodov sú knižnice v súčasnosti rýchlejšie a intenzívnejšie ako iné sociálnych inštitúcií zapojené do dokumentačných aktivít sa premieňajú na komplex informačné centrá prácu s rôznorodou dokumentáciou, na rôznych materiálových médiách. Knižnice aktívnejšie a efektívnejšie využívajú nové informačné technológie, knihovníci akútnejšie pociťujú potrebu širokého pochopenia a komplexného vedeckého štúdia dokumentu, ktorý funguje v podmienkach vznikajúceho jednotného globálneho informačného priestoru. A teraz sa už čoraz hlasnejšie ozývajú hlasy o postupnej premene bibliografie na dokumentografiu a knižných vedných disciplín na subdisciplíny dokumentárnej vedy.

Zároveň vzniká dojem, že nové prístupy k dokumentu, chápanie dokumentárnej činnosti sa v archívnictve, a najmä medzi odborníkmi v oblasti „tradičnej“ správy administratívnych spisov, osvojujú pomalšie, hoci mnohí z nich pociťujú tzv. potreba vypracovať všeobecnú teóriu dokumentu a dokumentárnu činnosť. O takejto potrebe svedčia najmä pokusy archivárov o vstup do príbuzných odborov, návrhy na vytvorenie interdisciplinárnych oblastí výskumu - archivológia (T.I. Khorhordina, E.V. Starostin), fenomenológia dokumentov (V.A. Savin) atď. Úzkosť popredných ruských archivárov vyjadrila pred niekoľkými rokmi v článku T.T. Khorkhordina, ktorý poznamenal: „Domáce archívne myslenie zaostávalo za modernou úrovňou vedeckého a teoretického myslenia v humanitárnej sfére v Rusku aj v zahraničí“; "Ruská archívnictvo stratila chuť na teoretické diskusie."

V súčasnosti teda spolu so správou dokumentov v užšom zmysle, t.j. „tradičný“, študujúci najmä manažérske, administratívne dokumenty, si razí cestu do teoretickej, všeobecnej dokumentovej vedy, založenej na širšom chápaní dokumentu. Predmetom tejto vednej disciplíny (Yu.N. Stolyarov ju navrhuje nazývať „dokumentológia“) sú všetky zdokumentované informácie, t.j. informácie zaznamenané na hmotnom nosiči spôsobom vytvoreným človekom s cieľom ich prenosu v spoločenskom priestore a čase.

Pochopenie potreby hlbokého rozvoja všeobecnej teórie dokumentu, ktorá sa postupne objavuje medzi domácimi odborníkmi na dokumenty, zatiaľ neviedlo k vytvoreniu takejto teórie. Upokojujúce je však vytvorenie nevyhnutných predpokladov, medzi ktoré by sa dal pomenovať vznikajúci prístup k dokumentu ako viacúrovňový informačný systém, ktorý je duálnou jednotou informácie a materiálnym nosičom; seriózna funkčná analýza dokumentu; výskum vlastností dokumentovaných informácií a pod.

Zároveň je potrebné v procese formovania a rozvoja teoretického manažmentu dokumentov prekonávať značné ťažkosti, medzi ktoré patria aj nedokonale vyvinuté metodické nástroje, zatiaľ nie etablovaný koncepčný aparát a diskutabilnosť mnohých problémov. Už bolo uvedené vyššie, že medzi odborníkmi na dokumenty neexistuje jednotný názor ani na taký základný pojem, akým je dokument. Diskutabilné sú pojmy „elektronický dokument“, „technotronický dokument“, „hodnota dokumentu“ a niektoré ďalšie.

Domáci dokumentoví špecialisti tradične kladú rovnaké znamienko medzi pojmy „dokumentačný systém“ a „dokumentačný systém“. Medzitým, ak vychádzame zo všeobecne akceptovanej definície, že dokumentácia je záznam informácií na hmotnom nosiči podľa určitých pravidiel, potom treba uznať, že v tomto prípade dokumentačný systém nemôže byť dokumentačným systémom. Dokumentačný systém nezahŕňa dokumenty, ale spôsoby a prostriedky ich tvorby, v dôsledku fyzicka charakteristika a forma materiálneho nosiča informácie, ako aj znaky použitých znakov. Inými slovami, pojem dokumentačný systém je spojený predovšetkým a hlavne s technológiou fixácie informácie na hmotnom nosiči. Medzi hlavné dokumentačné systémy v tomto prípade patria: grafické záznamové systémy, mechanické záznamové systémy, fotografické, elektromagnetické, optické, magnetooptické, elektrostatické.

Nevyriešená otázka predmetu a objektu správy dokumentov, nekvalitné naštudovanie mnohých jej teoretických otázok viedli k množstvu diskusií, ktoré sa v poslednom čase rozprúdili medzi odborníkmi z oblasti archívnictva, diplomacie, pramenných štúdií a archeografie.

Sporný je najmä problém premeny dokumentu na historický prameň. Šéf Federálnej archívnej služby Ruska, člen korešpondent Ruskej akadémie vied V.P. Kozlov sa preto domnieva, že každý dokument predtým, ako sa stane historickým prameňom, prechádza tromi štádiami existencie - vznikom, existenciou ako regulátorom procesov a javy reality, uloženie v archíve. A až po popise archívneho dokumentu dôjde k odstráneniu obmedzení prístupu k nemu, t.j. po premene na verejnú listinu prechádza listina do štvrtej etapy svojej existencie – ako historický prameň. Súperi V.P. Kozlová, ako aj mnohí zahraniční bádatelia sa domnievajú, že „dokument sa stáva historickým prameňom nie po svojom opise, keď sa nad ním zohne historik, ale od okamihu svojho zrodu“.

Názory zástancov prvého pohľadu vychádzajú z javiska, t.j. v podstate ide o technologický prístup k práci s dokumentmi, zatiaľ čo v druhom prípade ide o systematický, informačno-funkčný prístup, podľa ktorého má každý dokument na začiatku, od momentu svojho vzniku, funkciu prenášať a uchovávať informácie v čase a priestore. . Zatiaľ, nateraz, funkcia historického prameňa listiny je latentná, zostáva v potencii. Aktiváciu a aktualizáciu dokumentu ako nosiča spoločenskej pamäte tak možno realizovať nielen v štádiu archívneho uloženia, ale aj počas operatívneho fungovania dokumentu. Inými slovami, každý dokument, bez ohľadu na štádium jeho existencie, môže pôsobiť ako historický prameň.

Teória skúmania hodnoty dokumentov úzko súvisí s problémom premeny dokumentu na historický prameň. Niektorí odborníci správne poukazujú na to, že v súčasnosti je „ľudský“ faktor mimo túto teóriu a „priemyselný (ako priemyselný dopravník) prístup k výberu dokumentov na trvalé uloženie, ktorý sa formoval už v dvadsiatych a šesťdesiatych rokoch, zostáva prevládajúci, ktorý nezohľadňuje individualitu bádateľa a archivára“. Smutné dôsledky takéhoto prístupu sú dobre známe výskumníkom, ktorí študujú históriu sovietskeho obdobia. Historici nemôžu byť spokojní s obsahom zoznamov a iných regulačných a metodických dokumentov, ktorými sa riadia pracovníci služieb predškolského vzdelávacieho zariadenia a archivári pri výbere dokumentov na uloženie. Výsledkom je, že v niektorých archívoch a archívnych fondoch (napríklad na ministerstve vnútra) je takmer nemožné nájsť „živé“ informácie o ľuďoch. Nedostatky metodiky a metodiky skúmania hodnoty dokumentov sú opäť podľa nášho názoru spôsobené tým, že sa vyvíjala a naďalej rozvíja v hĺbke správy administratívnych spisov a archívnictva, mimo rámca tzv. všeobecná teória dokumentu, kde najdôležitejšie miesto zaujíma humanitárna zložka.

Medzi nedostatočne preštudované teoretické problémy správy dokumentov patrí všeobecná klasifikácia dokumentov. Doteraz vytvorené klasifikačné schémy pokrývajú najmä samostatné veľké systémy, komplexy dokumentov. Najrozvinutejšie sú najmä klasifikácie knižníc (Dewey Library Classification, Unified Decimal Classification, Library and Bibliographic Classification), ako aj klasifikácie manažérskej dokumentácie (All-Russian Classifier of Management Documents), klasifikácie historických prameňov.

Pokiaľ ide o všeobecné klasifikačné schémy, všetky sú stále ďaleko od dokonalosti. Najmä autori takzvanej schémy „fazetovo-blokovej klasifikácie“, ktorá zohľadňuje informačnú a vecnú zložku dokumentu, ako aj okolnosti jeho existencie v r. vonkajšie prostredie, neoprávnene odkazujú na informačnú zložku bloku-fazety dokumentu „Typ dokumentu podľa spôsobu dokumentovania“. V tomto prípade hovoríme o spôsobe zaznamenávania informácií na materiálnom nosiči, a nie o informáciách samotných, čo dáva dôvod vyčleniť ich ako samostatný blok funkcií. Množstvo nepresností a nedostatkov obsahuje aj jednotlivé klasifikačné bloky. Zatriedenie podľa fyzickej (materiálovej) zložky dokumentu teda vôbec nezohľadňuje charakteristiky pracovnej vrstvy materiálového nosiča. „Typ dokumentu podľa stupňa jeho rozšírenosti“ sa nevzťahuje na informačnú zložku, ale na okolnosti jeho existencie vo vonkajšom prostredí. Hlavnou nevýhodou tejto klasifikačnej schémy je však možno to, že je oddelená od hĺbky sociálny subjekt dokument, nezohľadňuje povahu a odrody sociálnych informácií obsiahnutých v dokumente - hromadné, špeciálne, osobné.
Klasifikácia systémov dokumentov bola vyvinutá ešte horšie. Dostupné klasifikačné schémy pokrývajú najmä určité oblasti práce s dokumentmi. Najmä v tradičnom, administratívnom vedení záznamov sa dokumentačné systémy delia na funkčné (nad 40 rokov) a podnikové (rezortné, priemyselné). V poslednom období sa na základe funkčno-informačného prístupu, zohľadňujúceho pôvod sociálnych informácií, objavujú pokusy „identifikovať dokumentárne systémy obchodných, sociálno-politických, vedeckých, technických, ekonomických a finančných informácií“ . Navrhovaná klasifikácia, hoci je krokom vpred, sa však v skutočnosti týka len špeciálnej dokumentácie, pričom bokom ponecháva hromadne dokumentované informácie (estetické, náboženské, domáce atď.), ako aj osobné dokumenty (listy, denníky atď.). Musíme teda konštatovať v súčasnosti absenciu dostatočne podložených klasifikácií, ktoré by pokrývali celú paletu dokumentov, všetky ich typy, formy, žánre, podmienky existencie v operačnom a retrospektívnom prostredí.

Ďalším problémom, ktorý si v teoretickej dokumentovej vede vyžaduje zvýšenú pozornosť, je dokumentová komunikácia, ktorá sa donedávna skúmala najmä v rámci jednotlivých oblastí a etáp práce s dokumentmi. Medzitým si globalizácia informačných procesov vyžaduje väčšiu pozornosť k štúdiu tokov dokumentov, kanálov dokumentov, komunikačných bariér, k objasneniu miesta a úlohy komunikácie dokumentov v spoločný systém sociálna komunikácia.

Dokument, ako viete, je dvojitá jednota informácie a materiálneho nosiča. Existencia každej z týchto dvoch zložiek dokumentu vo vonkajšom prostredí má však svoje vlastné charakteristiky. Pohyb dokumentu ako materiálneho nosiča teda nastáva v trojrozmernom priestore a astronomickom čase, zatiaľ čo pohyb dokumentovaných informácií sa uskutočňuje v sociálnom čase a sociálnom priestore, inou rýchlosťou, s rôznymi koeficientmi obsahu informácií a objemami tezauru. pre rôznych príjemcov. Tradičná správa administratívnych záznamov sa týmto problémom prakticky nezaoberá, redukuje pohyb dokumentov v externom prostredí na problémy správy dokumentov a na čisto technologické operácie, aj keď s využitím najmodernejších počítačových technológií.

Teoretická veda o dokumentoch nemôže obísť problém komunikácie dokumentov aj preto, že jej zohľadnenie v príbuzných vedách je niekedy náchylné na kritiku. Najmä v informatívnej knihe A.V. Sokolova "Všeobecná teória sociálnej komunikácie", publikovaná v roku 2002, v častiach venovaných dokumentárnej komunikácii, administratívnej, výrobno-technickej, personálnej dokumentácii je v skutočnosti z predmetu štúdia vylúčená. Navyše, autor v snahe oddeliť dokumentárnu a elektronickú komunikáciu nielenže nedáva jasné kritériá pre toto rozdelenie, ale ani nespomína pojem a pojem ako elektronický dokument. V dôsledku toho sa ukazuje, že informácie obsiahnuté na internete alebo objavujúce sa na televíznych obrazovkách akoby nemali hmotný nosič. Medzitým problém elektronických dokumentov, ich podstata, klasifikácia, autenticita, skúmanie hodnoty, ochrana pred neoprávneným prístupom atď. sa v posledných dvoch desaťročiach stala jednou z najdôležitejších oblastí dokumentovej vedy.

Úzkosť tradičných prístupov správy dokumentov, neriešenie množstva teoretických problémov negatívne ovplyvňuje optimalizáciu informačných a dokumentačných procesov vo všeobecnosti. Nie je hlboko pochopené, že všetky zdokumentované informácie vznikajúce a fungujúce v spoločnosti sú zložitým viacúrovňovým systémom, ktorý je jedným celkom a vyžaduje si jednotný prístup k procesu jeho riadenia.

Samozrejme, zoznam nevyriešených či diskutabilných tém a zápletiek v dokumentárnej vede nie je ani zďaleka vyčerpaný naznačenými problémami. Zároveň je tu pomerne jasný trend, ktorého podstata spočíva v tom, že humanitárna zložka je v administratívnom, tradičnom manažmente dokumentov zastúpená veľmi obmedzene. To isté možno vo veľkej miere vo všeobecnosti povedať o Štátnom vzdelávacom štandarde odboru „Dokumentárna a dokumentačná podpora manažmentu“.

V súvislosti s prechodom na informačnú spoločnosť by sa však dokumentový špecialista podľa nášho chápania nemal obmedzovať na správu administratívnych dokumentov. Potrebuje zásadnejší, vrátane humanitárneho, výcvik, ktorý mu umožní pracovať vo všetkých hlavných oblastiach informačnej a dokumentačnej činnosti. Takéto vzdelávanie môžu poskytovať predovšetkým klasické vysoké školy, a to tak, že odborníci na dokumenty, opúšťajúci svoje steny, by boli nielen žiadaní na trhu práce, ale cieľavedome a tvorivo ovplyvňovali rôzne oblasti informačnej a dokumentačnej činnosti, tvoriaci civilizovaný informačný priestor XXI storočia.

Poznámky:

1. Riaditeľ Celoruského výskumného ústavu záznamov a archívov M.V.Larin so znepokojením poznamenáva, že „v súčasnosti v Rusku ... dochádza k odlivu personálu (najmä mladých) z oblasti vedeckého výskumu v oblasti záznamy a archívy z rôznych dôvodov, vrátane z dôvodu nedostatku primeraného financovania “(Larin M.V. Riadenie dokumentácie v organizáciách. M .: Vedecká kniha, 2002. S. 6).
2. Svedčí o tom súčasný stav vzdelávací štandard kurz "Dokumentová veda" (Pozri: Veda o dokumentoch a manažment dokumentácie. Špecializácia 350800: Štátny vzdelávací štandard vyššieho odborné vzdelanie a vzorové programy disciplín federálnej zložky (cykly všeobecných odborných disciplín a špeciálnych disciplín). M.: RGGU, 2001). Pozri tiež: Kuznecova T.V. Nový vzdelávací štandard v odbore // Papierovanie. 2000. č. 1. S. 19; Ona je. Problémy vzťahu dokumentácie a pramenných štúdií // Zborník Historického a archívneho ústavu. T. 35. Archivistika na prelome XX-XXI. M., 2000; Larin M.V. Vývoj pojmu „dokument“ // Papierovanie. 2000. č. 1. S. 9; Fionová L.R., Artemová S.G. Variant budovania elektronickej príručky o základoch správy dokumentov // Papierovanie. 2001. Číslo 2. S. 63–66 a ďalšie.
3. Hotel Paul. Sprievodca administráciou. 2. vyd. M.-L.: Vydavateľstvo "Technológia riadenia", 1931. S. 19.
4. Nový encyklopedický slovník. SPb.: B.g. T. 16. S. 532–533.
5. Kufajev M.N. Obľúbené. M.: „Kniga“, 1981. S. 21, 37, 42–43, 48. Nie je náhoda, že sovietski bibliológovia následne hodnotili názory M.N. Kufajev ako nie celkom marxista (Pozri: Tamže, s. 7).
6. Pozri: Vorobyov G.G. Dokument: informačná analýza. M., 1973. S. 7 a ďalšie.
7. Stručný slovník archívnej terminológie. Moskva–Leningrad, 1968, s. 19–20.
8. Pozri: Sokova A.N. Vývoj sovietskej správy dokumentov v podmienkach vedecko-technickej revolúcie (1960–1980). Abstraktné diss. pre súťaž vedec. doktorandské tituly. ist. vedy. M., 1986; Iľjušenko M.P. K pojmu "dokument" (vývoj pojmu a predmet dokumentácie) // Sovietske archívy. 1986. č. 1. S. 31.
9. Matyash I.B., Kuleshov S.G. Archívna veda a správa dokumentov na Ukrajine v súčasnej fáze // Archívy Otechestvennye. 2002. Číslo 6. S. 55.
10. Khorkhordina T.I. Archívnictvo na prelome storočí // Zborník Historického a archívneho ústavu. M., 2000. T. 35.
11. „Až doteraz,“ poznamenáva riaditeľ VNIIDAD M.V. Larin, - jasný, jednoznačný a všeobecne akceptovaný pojem "dokument" nebol v dokumentárnej vede a archívnictve vyvinutý. Takáto definícia je zároveň nevyhnutná pre rozvoj teórie správy dokumentov“ (Larin M.V. Development of the concept of „document“ // Paperwork. 2000. č. 1. S. 5).
12. Pozri: Pleshkevich E.A. Vedomosti o dokumente: k histórii problému // Archív Otechestvennye. 2003. Číslo 4. S. 27–29.
13. Kozlov V.P. Teoretické základy archeografie z hľadiska modernity // Teoretické základy archeografie z hľadiska modernity: Materiály diskusie. M., 2003. S.7.
14. Starostin E.V. Terminologický zásah // Teoretické základy archeografie ... S. 51; Savin V.A. Fenomén dokumentu: K problémovému konštatovaniu // Zborník Historického a archívneho ústavu. M., 2000. T. 35.
15. Savin V.A. Fenomenológia dokumentu: Vyhlásenie o probléme // Bulletin archivára. 2001. Číslo 1. P.171.
16. Pozri: Kushnarenko N.N. Správa dokumentov. Kyjev: Vedomosti, 2000. S. 93–117.
17. Stepanov E. Čo je to dokument? Typy a systémy dokumentov // Personálna služba. 2001. Číslo 11. S. 82–83.
18. Pleshkevich E.A. vyhláška. op. S. 28.

Dokument v meniacom sa svete: zborník z prvej celoruskej vedeckej a praktickej konferencie (27. - 28. novembra 2003) / Ed. vyd. Profesor N.S. Larkov. Tomsk: Publishing House Vol. un-ta, 2004. - S. 3-13.

Rozhodnutia manažmentu sa prijímajú na základe zberu, spracovania a analýzy informácií. Spoľahlivosť, relevantnosť a úplnosť informácií je najdôležitejšou podmienkou efektívnosti riadenia, kľúčom ku kvalite manažérskych rozhodnutí. Dokument je jedným z hlavných spôsobov prezentácie informácií. Dá sa povedať, že dokument je nástrojom na prijímanie manažérskych rozhodnutí a pre efektívne využitie tohto nástroja je potrebné zabezpečiť maximálnu automatizáciu životného cyklu dokumentu pri súčasnom dodržiavaní požiadaviek informačnej bezpečnosti.

Dokumenty sú nositeľmi manažérskych, vedeckých, technických, štatistických a iných spoločensky významných informácií. Vyplýva to z definície dokumentu uvedenej v zákone z 20. februára 1995, č. 24-FZ „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“: „dokument je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s údajmi, ktoré umožňujú byť identifikovaný."

Predmetom riadenia v kancelárskej práci sú úradné dokumenty. Literatúra ponúka veľké množstvo klasifikácií dokumentov. Takže v systéme podpory dokumentácie pre riadenie existujú tieto triedy dokumentov:

manažérsky;

Vedecké;

technické;

Technologické;

Výroba atď.

Riadiace dokumenty tvoria jadro inštitucionálnej dokumentácie. Poskytujú spravovateľnosť objektov v rámci organizácie a sú hlavným predmetom kancelárskej práce.

Riadiaca dokumentácia obsahuje tieto typy dokumentov:

Organizačné a administratívne;

Informácie a referencie;

Podľa personálu;

Plánované;

Nahlasovanie.

Ako viete, správa dokumentov (administratívna práca) je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Pojem podpora správy dokumentov (DOW) vznikol v súvislosti so zavádzaním výpočtovej techniky do oblasti práce s dokumentmi.

Keďže objektom kontroly v systéme riadenia kancelárie je dokument, všetky možné stupne jeho spracovania súčasne popisujú úlohy kancelárskej práce. Zároveň, ak vezmeme do úvahy dokument vo všeobecnosti, mimo akejkoľvek klasifikácie, potom zodpovedajúce úlohy tvoria jeho životný cyklus: vypracovanie návrhu dokumentu, odsúhlasenie návrhu dokumentu, registrácia dokumentu, jeho preskúmanie manažérom, monitorovanie vyhotovenie dokumentu, tvorba nomenklatúr prípadov, súčasné uloženie a použitie, presun do archívu.

Akákoľvek kancelárska práca sa v konečnom dôsledku vykonáva tak, aby sa zabezpečilo:

Kvalitatívna prezentácia informácií v dokumente;

Včasné vyhotovenie dokumentu.

Na základe tohto oddelenia sa v systéme kancelárskej práce rozlišujú dva podsystémy - dokumentácia a organizácia práce s dokumentmi.

Vnímanie informácií obsiahnutých v dokumente závisí od kvality jeho prezentácie, čo sa dosahuje vykonávaním pravidiel subsystému dokumentácie, ktorý zahŕňa požiadavky na štýl prezentácie, prípravu návrhu dokumentu, jeho dizajn a schválenie.

Jednou z úloh dokumentačného subsystému je optimalizovať skladbu a formu dokumentov, napríklad štandardizovať technológiu riešenia a formu prezentácie informácií pri opakujúcich sa úlohách riadenia. Zjednotenie skladby a foriem dokumentov znižuje náklady na ich spracovanie.

Subsystém pre organizáciu práce s dokumentmi by mal zabezpečiť včasnosť vyhotovenia dokumentov, kedy dokument vyžadujúci vyhotovenie je okamžite odovzdaný zamestnancovi a zamestnanec má záujem o jeho vyhotovenie včas.

Problém zvyšovania počtu dokumentov, najmä elektronických, je mimoriadne naliehavý.

Medzi objektívne príčiny nárastu počtu dokumentov súvisiacich s prirodzeným vývojom a zmenou stavu organizácií treba uviesť:

Vytváranie nových inštitúcií, rozširovanie výrobných a obchodných vzťahov a pod.;

Zavedenie výpočtovej techniky uľahčujúcej možnosť replikácie;

Vlastnosť dokumentácie sa pri použití skôr zväčšuje ako zmenšuje, ako je to typické pre materiálne a technické zdroje. Čím viac sa spoločnosť rozvíja a potrebuje informácie, tým viac ich produkuje.

Existujú aj subjektívne faktory, ktoré tiež ovplyvňujú rast pracovného toku. Hlavným je predčasné alebo nekvalitné vykonanie pokynov, zmluvných záväzkov, čo vedie k vzniku ďalších dokumentov: upomienky, reklamácie atď.

Podľa pravidiel kancelárskej práce sa pohyb väčšiny riadiacich dokumentov začína až po ich zaevidovaní, čo umožňuje vyhľadávanie, evidenciu a sledovanie vyhotovenia dokumentov. Ďalším účelom registrácie je dať dokumentu právnu silu, potvrdenie skutočnosti jeho vytvorenia alebo prijatia.

Pri evidencii dokumentu sa zadáva evidenčná a kontrolná karta (RKC), do detailu ktorej sa zapisujú údaje: autor, druh, dátum, index dokumentu, názov resp. zhrnutie dokument, uznesenie, termín a pod. Registrácia prebieha decentralizovane, avšak na základe jednotného systému a univerzálnej dostupnosti registračných údajov pri dodržaní ustanovení o dôvernosti informácií.

Do RRC sa zapisujú informácie o akýchkoľvek úkonoch vykonaných na dokumente, napríklad postupnosť prenosu dokumentu medzi vykonávateľmi. Znižuje sa tým šanca na jeho stratu. Evidenčná a kontrolná karta alebo jej duplikát (kontrolný formulár) slúži ako technický prostriedok na sledovanie vyhotovenia, ktorý je v systéme domácej kancelárskej práce podnetom na včasné vyhotovenie dokladu. Vykonáva ho služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo ktorýkoľvek zamestnanec poverený vedením. Často sa nezúčastňujú na vykonávaní dokumentu, ktorý kontrolujú, a nerozumejú oblasti činnosti, ktorú dokument ovplyvňuje. To znamená, že regulačné orgány vykonávajú formálnu kontrolu nad načasovaním vykonania. Kontrolné formuláre sú zoskupené do špeciálnych kartoték. Zároveň, bez ohľadu na to, či ide o interný, došlý alebo odoslaný dokument, sa dokumenty v takýchto kartotékach triedia podľa lehôt.

Bez ohľadu na miesto kontrolnej služby v štruktúre organizácie sa informácie o výsledkoch kontroly vykonávania konkrétnych dokumentov zasielajú manažérom, ktorí zistili potrebu kontroly. Práca kontrolóra teda spočíva v pravidelnom prehodnocovaní kontrolných formulárov, upozorňovaní výkonných umelcov na blízkosť termínov a podávaní správ manažmentu o nedodržaní termínov.

Možno konštatovať, že systém kancelárskej práce v zásade pozostáva z troch predmetov:

1. Hlava. Funkciou manažéra je robiť manažérske rozhodnutia a organizovať prácu zamestnancov na dosiahnutie hlavných cieľov podniku. Vedúci využíva dokumenty ako zdroj informácií na prijímanie manažérskych rozhodnutí a prostriedok na organizáciu fungovania podniku. Typickou úlohou manažéra vo vzťahu k práci s dokumentmi je iniciátor toku dokumentov.

2. Zamestnanec (umelec). Hlavnou vecou je pre neho riešenie konkrétnych úloh zahrnutých v rozsahu jeho hlavných povinností. V rámci práce s dokumentmi sa venuje príprave, realizácii, koordinácii dokumentov, ktoré vznikli realizáciou týchto úloh alebo s ňou súvisia. To znamená, že hlavná práca s dokumentmi, ktorú vykonáva dodávateľ, súvisí s dokumentáciou. Okrem toho je účinkujúci účastníkom pracovného postupu.

3. Služobná škôlka. Hlavná vec pre službu je práca s dokumentmi, ktorá určuje jej funkcie a úlohy. Zabezpečuje fungovanie systému kancelárskej práce, najmä subsystému pracovného toku, to znamená, že organizuje pohyb a ukladanie informácií - vytvára informačný systém podnikov. Je zaujímavé, že často práve tento útvar, poverený kontrolou vybavovania dokumentov, zabezpečuje vykonávateľovi – komunikáciu s jeho vedúcim, pre vedúceho – jednu z jeho riadiacich funkcií. To znamená, že v domácom systéme kancelárskej práce musí umelec pri riešení svojej profesionálnej úlohy spolupracovať aj so službou predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Toto je vlastnosť ruskej kancelárskej práce a určuje rozdiely v organizácii práce s dokumentmi v Rusku a na Západe.

V Rusku sa plánuje centralizácia spracovania dokumentov s cieľom vykonávať jednotnú kontrolu nad ich prechodom a vykonaním. Dokumenty sú najprv oznámené vedúcemu, ktorý tvorí príslušné rozhodnutie Zshravlensky, ktoré sa odráža v uznesení. Toto rozhodnutie postupne zostupuje cez úrady – ku konkrétnym exekútorom, čím ďalej tým viac sa legalizuje. Vyhotovenie dokumentu je spojené s prenosom originálu dokumentu alebo jeho kópie od jedného úradníka druhému. Akákoľvek akcia na dokumente je zaznamenaná príslušnými službami a zamestnancami vykonaním záznamov v ich registračnej karte alebo registračnom denníku. Od okamihu zaevidovania sa evidenčný lístok dokumentu dostane do kartotéky a zostane tam až do odpísania dokumentu do archívu. Ak je potrebné získať osvedčenie o stave vecí, je potrebné odvolať sa na kartotéku, nájsť príslušné karty dokumentov a na základe informácií, ktoré sú do nich zapísané, sa vyvodia závery o stupni vykonania dokumentov. (kontroluje sa vyhotovenie dokumentov).

Západný prístup k správe dokumentov sa vyznačuje zásadne väčšou mierou decentralizácie práv a povinností. Vyjadruje sa to v skutočnosti, že úradníci zodpovední za riešenie určitých problémov v organizácii majú všetky potrebné právomoci na prácu s príslušnými dokumentmi. Napríklad došlý dokument bez registrácie a podania bude zaslaný priamo dodávateľovi a jeho ďalší osud bude závisieť len od svedomitosti zamestnanca. S takouto organizáciou je ešte ťažšie centrálne sledovať spracovanie dokumentov, ale táto potreba nevzniká, pretože funkcie registrácie a kontroly vykonávania sú zverené zamestnancovi, ktorý sa nezávisle stará o ukladanie a organizuje efektívne vyhľadávanie informácií. systém na zabezpečenie dostupnosti dokumentov, ktoré mu boli zaslané, ako aj ich ochranu.

Západný zamestnanec operuje s otázkami, problémami. Rieši špecifický problém, podľa ktorého je možné zostaviť súbor dokumentov. Rozsah úloh je určený právomocou zamestnanca a je jasne známy. Zodpovednosť za prácu zamestnanca s jeho dokladmi je len na ňom. Automatizácia práce s dokumentmi má tiež svoje špecifiká. Vykonáva sa s ohľadom na konkrétneho zamestnanca a spočíva v automatizácii jeho pracoviska. jeden systém Správa dokumentov je teda postavená z „kociek“ automatizovaných pracovných staníc vytvorených na báze softvérového systému na správu dokumentov, ktorý poskytuje všetkým používateľom jednotnú ideológiu pre prácu s dokumentmi a rovnaké rozhranie.

V Rusku je kancelárska práca celý systém, ktorý upravuje prácu s dokumentmi, takže dokument vo všeobecnosti má väčší význam. Charakteristické rysy Ruský model, ako už bolo uvedené, je povinná registrácia dokumentov a distribuovaná kontrola vykonávania. Prvá vlastnosť určuje výskyt dvoch informačných tokov počas vykonávania dokumentu. Prvý tok je spojený s pohybom informácií zaznamenaných v dokumente, ktorý prechádza fázami jeho životného cyklu: je zaregistrovaný v službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie, odoslaný riaditeľovi na uznesenie, ide exekútorom, odpísaný k prípadu atď.

Druhý tok obsahuje informácie o tom, čo sa deje s dokumentom počas jeho životného cyklu a je spojený s registračnou kartou, ktorá obsahuje: hodnoty detailov, záznam o uznesení, údaje o vyhotovení dokumentu, záznam odpisu dokladu k veci a pod. Oprava informácií v RKK vám umožňuje znížiť pravdepodobnosť straty dokumentu.

Teoreticky by oba prúdy mali bežať paralelne, to znamená, že keď sa vykoná akákoľvek akcia s dokumentom (prvý prúd), informácie o tom by sa mali synchrónne zadávať do jeho RCM (druhý prúd). V praxi je ťažké dosiahnuť takúto simultánnosť a registračná karta spravidla odráža históriu dokumentu a nie to, čo sa s ním momentálne deje.

V súvislosti s komplikovanosťou postupu pri vybavovaní dokladov vzniká množstvo problémov. Jedným z nich je rozpor medzi kontrolou exekúcie a procesom exekúcie dokumentov. Kontrola vykonávania sa vykonáva z formálnych dôvodov a vykonáva sa centrálne. Vyhotovenie dokumentu je v podstate decentralizovaný proces, pretože často obsahuje prvok kreativity, to znamená, že proces vykonania nemožno formalizovať. Zároveň v intervaloch medzi termínmi vie len zhotoviteľ, čo sa s dokumentom deje. Situácia sa skomplikuje, ak dokument „cestuje“ cez oddelenia podniku alebo sa prenáša medzi zamestnancami toho istého oddelenia. Pridáva sa problém opravy informácií v RKK dokladu a registračných denníkov divízií. V dôsledku toho je prakticky nemožné centrálne sledovať pohyb dokumentov v organizácii v reálnom čase, pretože to vyžaduje obrovské mzdové náklady na rýchlu konvergenciu relevantných informácií.

Nedostatky v kancelárskej práci môžu byť spojené so zanedbaním požiadaviek a odporúčaní vládne agentúry zaoberajúca sa výskumom v oblasti organizácie práce s dokumentmi. Na druhej strane „oblasť dokumentácie v moderných podmienkach trpí mnohými nedostatkami, ktoré sa prejavujú nízkou kvalitou práce s dokumentmi, nedokonalosťou súčasného systému správy dokumentov, zaostalosťou vývoja v oblasti správy dokumentov regulačného a metodického charakter z tempa rozvoja informačných technológií, nedostatok jednotných požiadaviek na správu dokumentov pozdĺž „vertikálnych a „horizontálnych“ oblastí verejnej správy.

Niektoré obmedzenia efektívnosti tradičnej kancelárskej práce sú vlastné samotnej povahe informačného nosiča – papierového dokumentu. Zaznamenávajú sa nasledujúce problémy spojené s používaním papierových dokumentov:

1. Exponenciálny rast počtu papierových dokumentov. Dôvody tohto rastu boli uvedené vyššie.

2. Ťažkosti pri vyhľadávaní požadované dokumenty. Podľa odborníkov až 30 % pracovného času zamestnancov inštitúcie pripadá na hľadanie, pričom je garancia nájdenia požadovaný dokument chýba, až 10 % dokumentov sa navždy stratí a vytvorí sa nanovo. Ťažkosti pri vyhľadávaní spôsobujú problém duplikácie dokumentov tam, kde to nie je potrebné.

3. Nepružná schéma tvorby a úpravy textov dokumentov.

4. Dlhé obdobie medzi prípravou dokumentu a jeho zverejnením.

5. Ťažkosti s replikáciou dokumentov (to platí najmä pre dokumenty, ktoré sa ťažko tlačia).

6. Nedostatok možnosti zvukových a video vložiek.

Prostriedkom na riešenie problémov kancelárskej práce je využívanie výpočtovej techniky, najmä zavádzanie systémov správy dokumentov. Práve počítačové systémy sú schopné spravovať narastajúce množstvo informácií, vytvárajú zásadne nové technologické prostredie Pre efektívne riadenie tok dokumentov. Pakhomov E.V.

Ak máte záujem využiť naše služby, kontaktujte nás - určite Vám pomôžeme!