Büdcə müəssisələrində ofis işləri üçün təlimatlar. Mədəniyyət müəssisələrində ofis işləri. İşlərin arxivə verilməsi və sənədlərin məhv edilməsi

TƏSDİQ EDİLMİŞDİR

Direktorun əmri ilə

TƏLİMATLAR

DÖVLƏT MƏDƏNİYYƏT MƏDƏNİYYƏT MƏSƏLƏSİNİN TVER RAYONAL RESİM GALEREYASINDA VƏ ONUN BÖLÜMƏLƏRİNDƏ OFİS İŞİ ÜZRƏ

1. ÜMUMİ MÜDDƏALAR

1.1. "Tver Regional İncəsənət Qalereyası" Dövlət Büdcə Mədəniyyət Müəssisəsində və onun bölmələrində (bundan sonra Təlimat) ofis işləri haqqında təlimat (bundan sonra Təlimat) GBUK TOKG-də idarələr, xidmətlər, filiallar və ofislər daxil olmaqla vahid əsasda işgüzarlıq sistemini müəyyən edir. onun idarəetmə strukturuna daxil olan digər struktur bölmələri.

1.2. Təlimat sənədlərin qəbulu, uçotu, uçotu, hazırlanması, emalı, çoxaldılması, icrasına nəzarət, göndərilməsi, fayllara formalaşdırılması, kağız və elektron daşıyıcılarda saxlanması və istifadəsi qaydalarını müəyyən edir.

1.3. Təlimatın müddəaları təşkilati, inzibati, məlumat və arayış sənədlərinə (Əlavə No 1), ilkin mühasibat uçotu, hesabat, maliyyə və digər sənədlərə - yalnız aidiyyəti olduqda tətbiq edilir. ümumi prinsiplər onların arxivə verilməsi üçün hazırlanması və icrası, formalaşdırılması və icrası.

1.4. GBUK TOKG və onun bölmələrində ofis işləri dövlət dili olan rus dilində aparılır Rusiya Federasiyası. Rəsmi dillərdə istifadə qaydası

ofis işi Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilir. Sənədlərin blanklarının, möhürlərin, ştampların və nişanların təfərrüatları da rus dilində verilir.

1.5. Ofis işinə ümumi rəhbərlik direktor müavini tərəfindən həyata keçirilir ümumi məsələlər. Struktur bölmələrində ofis işinin təşkilinə görə məsuliyyət onların rəhbərlərinin üzərinə düşür. Onlar işçilərin bu Təlimatın tələblərini öyrənmələrini və onun icrasına nəzarət etmələrini təmin edirlər.

1.6. Birbaşa uçotun aparılmasını direktor aparatında öz funksiyalarını yerinə yetirən elmi katib xidmətinin mütəxəssisi (bundan sonra - katib) həyata keçirir, şöbələrin işçiləri bu Təlimatın tələblərinin yerinə yetirilməsinə görə məsuliyyət daşıyırlar. onların xidməti vəzifələrinin əhatə dairəsi ilə bağlıdır.

1.7. Sənədlər və onlarda olan məlumatlar açıqlanmır. Bu sənədləri yalnız onlarla birbaşa əlaqəli olan işçilər əldə edə bilər. İşlərin başqa icraçıya verilməsinə, digər vəzifəli şəxslərin onlarla tanış edilməsinə, onlara arayışların və ya rəsmi xarakterli məlumatların, sənədlərin surətlərinin verilməsinə yalnız məlumatların məxfiliyinin qorunması üçün tədbirlər görən və icra hakimiyyəti orqanının rəhbərinin ümumi işlər üzrə müavininin göstərişi ilə yol verilir. müdafiəsinə şəxsən cavabdehdir.

1.8. İşçi işdən çıxarıldıqda və ya müvəqqəti olmadıqda (məzuniyyət, ezamiyyət və s.) onun saxladığı bütün doldurulmamış sənədlər, möhürlər, ştamplar, blanklar, ofis avadanlığı bölmə rəisinin məsuliyyətinə götürülür və idarəyə verilir. şöbədə aparılan uçot kitabçasında məcburi nişanı olan yeni təyin olunmuş işçi və ya digər icraçı. Sənədlərin bir bölmədən digər bölməyə keçirilməsi işlərin qəbulu və təhvil-təslim aktına əsasən bölmə rəisinin əsaslandırılmış qərarına əsasən kargüzar vasitəsilə həyata keçirilir.

Müəssisənin və ya bölmənin rəhbərinin buraxılması və təyin edilməsi ilə işlərin qəbulu və təhvil verilməsi işlərin qəbulu və təhvil-təslim aktına əsasən həyata keçirilir.

2. SƏNƏD AXIQININ TƏŞKİLİ

2.1. Ümumi müddəalar

2.1.1. Sənədlərin qəbulu, çatdırılması və təhvil verilməsi kargüzar tərəfindən həyata keçirilir. Sənədlər müəyyən edilmiş qrafikə uyğun olaraq gündə ən azı iki dəfə olmaqla qəbul edildiyi gün baxılma və icraya təqdim edilir. Təcili sənədlər təcili verilir.

2.1.2. Qeydiyyata alınmayan sənədlərin siyahısı 2 nömrəli əlavədə verilmişdir.

GBUK TOKG-də daxil olan, gedən və daxili sənədləri qeydiyyata alarkən, sənəddə tarixi və unikal nömrəsi olan standart möhür çap olunur (Əlavə N 3).

2.1.3. Sənədlərin qəbulu, baxılması və icrası qəbul, qeydiyyat, göndərilmə, icra əmri, nəzarət, təhvil, arxivə silinmə nişanları ilə təsdiq edilir. Bütün işarələrə tarix qoyulur və imzalanır, imza deşifrə olunur.

2.1.4. GBUK TOKG-nin bölmələri daxilində sənəd dövriyyəsinin təşkili onun şəxsi məsuliyyəti altında şöbə müdirinə həvalə edilir.

2.1.5. GBUK TOKG direktoru, ona tapşırılan vəzifələrə görə rəsmi vəzifələr qurumun sənəd dövriyyəsində iştirak edən bütün sənədləri imzalamaq hüququna malikdir. Kredit təşkilatları vasitəsilə bank köçürməsi ilə ödəniş sənədlərini imzalamaq hüququ olan şəxslər imza nümunələrində müəyyən edilir. Direktorla ümumi məsələlər üzrə direktor müavini arasında GBUK TOCG-də sənədləri imzalamaq hüququnun müəyyənləşdirilməsi 4 nömrəli əlavədə verilmişdir.

2.1.6. Qurumun rəhbəri tərəfindən imzalanmış və ya təsdiq edilmiş məktublar, əmrlər, sərəncamlar, əsasnamələr, göstərişlər, koordinasiya iclaslarının qərar və çıxarışları, məlumat məktubları, planlar və təhlillər qurumun rəhbərinin göstərişi ilə baxılması və icrası üçün göndərilir. şöbə müdirləri və ya icraçılar. Sənədlə tanış olmuş şəxslər sənədin özünə imza atırlar.

2.2. Daxil olan sənədlərin qəbulu və ilkin işlənməsi

2.2.1. Kuryer, poçt, habelə digər rabitə kanalları və ictimai informasiya sistemləri (o cümlədən telefon, faks və elektron rabitə) vasitəsilə quruma daxil olan yazışmaların ilkin emalı kargüzar tərəfindən həyata keçirilir.

2.2.2. Feldsvyaz tərəfindən qurumun ünvanına daxil olan "Şəxsən" qeyd olunan bağlamalar istisna olmaqla, bütün yazışmalar kargüzar tərəfindən açılır. “Şəxsən” qeyd olunan bağlamalar açılmır, həm də məmur tərəfindən nəzərə alınır və dərhal təyinat yerinə ötürülür.

2.2.3. Zərfləri açarkən çatdırılma ünvanının düzgünlüyü, bağlamanın tamlığı və göstərilən əlavələrin olması yoxlanılır. Səhv təhvil verilmiş sənədlər müvafiq sahiblərinə göndərilir və ya poçt şöbəsinə qaytarılır. Təşkilatlardan daxil olan sənədlər çatışmadıqda və ya zədələndikdə iki nüsxədə akt tərtib edilir (5 nömrəli əlavə): aktın birinci nüsxəsi göndərənə, ikinci nüsxəsi sənədə əlavə edilir. Akt bağlamanı açan kargüzar tərəfindən imzalanır və direktorun ümumi işlər üzrə müavini tərəfindən təsdiq edilir.

2.2.4. Zərfə əlavə edilmiş sənədlərin poçt rekvizitləri, inventarları göstərilən zərflər və ya bağlamanın həmin hissəsi sənədlərə bərkidilir və onlar haqqında qərar qəbul edilənədək icraçıda saxlanılır. Göndərmə tarixi və qaytarılma ünvanı yalnız zərfin üzərində göstərilibsə, sənədin imzalanması və onun qəbulu tarixləri bir aydan çox fərqlənirsə, zərfdə ayrıca sənədlər yoxdur və ya sənədlərin nömrələri arasında uyğunsuzluq varsa əlavə edilmiş inventarda məmur zərfdə və ya inventarda müvafiq işarə qoyur.

2.2.5. Qəbul tarixini və fərdi daxilolma tarixini göstərən möhür və ya əl işarəsi

yapışdırılmış:

qurumlardan alınan sənədlər üzrə - birinci vərəqin üz tərəfinin sağ küncündə aşağı haşiyədə;

haqqında poçt göndərişləri, açılmağa tabe deyil - zərfin arxasında.

2.2.6. Kargüzar yazışmaların ilkin işlənməsini həyata keçirir, sənədlər çeşidlənir, qeydiyyata alınmayan sənədlər seçilir, sistem nömrəsinin bir hissəsi (göndərən təşkilatın seriya nömrəsi və indeksi) uçot və nəzarət kitabında qeydə alınır. daxil olan yazışmalar, korrespondensiya isə ifaçılar üçün divar rəsmləri üçün ümumi məsələlər üzrə müəssisə rəhbərinə və ya onun müavininə verilir. Rəhbərin qərarı sənədin özündə yazılır, imzalanır və tarix qoyulur.

2.2.7. Müəssisənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş mədaxil sənədinə ilkin baxıldıqdan sonra sənədin baxılmaq və ya icra üçün harada (kimə) təqdim edilməli olduğu struktur bölmə (vəzifəli şəxs) yaradılır, uçot və nəzarət kitabına göstərici qoyulur. daxil olan yazışmalardan struktur vahidi və sənəddə rəhbərin belə vizası varsa, sənədə baxılması və ya icrası üçün son müddətin tarixi. Sənədlər məmur tərəfindən şəxsən və ya uzaqdan əlaqə (faks, telefon, E-poçt) sənədlərin daxil olduğu gün vəzifə bölgüsünə uyğun olaraq müvafiq rəhbər və ya onun müavini tərəfindən baxılmaq üçün struktur bölmələrə (zəruri hallarda onların surəti hazırlanır).

2.3. Sənədlərin və işlərin qeydiyyatı, uçotu

2.3.1. Daxil olan yazışmalar daxil olan yazışmaların uçotu və nəzarəti kitabında (Əlavə No 6), təşkilati-icra və digər daxili sənədlərdə - daxili sənədlərin uçotu və nəzarəti kitabında (Əlavə No 7), mədaxil korrespondensiyası - ildə xaric yazışmaların uçotu kitabı (Əlavə No 8) .

2.3.2. Sənədlər bir dəfə qeydiyyata alınır: daxil olan - daxil olduğu gün, daxili və çıxan - imzalandığı gün.

2.3.3. Eyni məsələlər üzrə yazışmalar qeydiyyat zamanı sənədə verilən struktur bölmənin göstəricisindən, müxbirin indeksindən və sənədlərin qeydiyyatı kitabındakı seriya nömrəsindən ibarət nömrəyə istinad edilməklə aparılır.

2.3.4. Sənədlərin qeydiyyatı zamanı müxbir yuxarı orqan deyil, birbaşa yazışmaları göndərən və ya qəbul edən qurum və ya təşkilatdır.

2.3.5. Sənəd icra edildikdən sonra məmur yazışmaların uçotu kitabının müvafiq qrafalarında tarix və imzanı doldurur.

2.3.6. Direktorun əmrləri qeydiyyat kitabına (9 nömrəli əlavə), göstərişlərə, əmrlərə, təşəbbüs sənədlərinə (əsasnamələr, göstərişlər, rəylər, təhlillər və s.) uyğun olaraq nömrəyə uyğun olaraq eyni qeydiyyat kitabına uyğun olaraq seriya nömrəsinə uyğun verilir. onları hazırlayan kəsr vasitəsilə struktur bölmənin göstəricisinin əlavə edilməsi ilə. Əgər göstərişin hazırlanmasında bir neçə şöbə iştirak edibsə, onun hazırlanmasına məsul olanın göstərişi, göstəricisi vurulur. Sıra nömrələmə il boyu aparılır.

2.4. Sənədlərə baxılması və icrası

2.4.1. Sənədin icrası rəis tərəfindən bir və ya bir neçə şöbəyə və ya vəzifəli şəxsə həvalə edilir. Sənəd bir neçə icraçıya verilirsə, o zaman sənəd qətnamədə birinci qeyd olunan məsul icraçıya verilir. Katib tərəfindən götürülmüş surətlər rəhbərin göstərişlərinə vahid cavabın hazırlanması üçün müraciət edənlərə verilir.

2.4.2. Sənəd rəhbərin müəyyən etdiyi müddətdə icra edilməlidir. Sənəddə rəhbər tərəfindən müəyyən edilmiş konkret müddət yoxdursa, “təcili” işarəsi olan göstəriş 3 gün müddətində icra edilməlidir, “tezliklə” işarəsi 10 günlük icra müddətini nəzərdə tutur. Qətnamənin rəhbəri konkret icra tarixini göstərmirsə, o zaman sənəd bir ay müddətində icra edilməlidir.

2.4.3. Müəssisəyə daxil olan sənədlərə rəhbər və ya onun müavini tərəfindən cari gün ərzində saat 16-dək, saat 16-dan sonra daxil olan sənədlərə növbəti iş gününün saat 11-dək qəbul edildiyi kimi baxılır. Tərkibində “təcili” işarəsi olan əmrlərə qurumun rəhbəri tərəfindən qəbul edildiyi andan bir saat ərzində baxılır.

Sənədlərə baxaraq son tarixlər, rəhbər icranın qaydası, xarakteri və vaxtı barədə konkret göstərişlər verməyə borcludur. Əlavə göstərişlər tələb etməyən sənədlərdə ifaçının adı göstərilir.

2.4.4. Sənədin icrası üçün son tarixlər onun Tver Regional İncəsənət Qalereyası tərəfindən alındığı tarixdən hesablanır. Əgər son tarix kimi müddət müəyyən edilibsə, göstərişin imzalanma tarixi onun başlanğıcı hesab olunur. İcra müddətinin başa çatması qeyri-iş gününə düşərsə, müddətin sonuncu günü ondan əvvəlki iş günü hesab olunur.

2.4.5. Hazırlanmış sənədi imzaya təqdim etməzdən əvvəl podratçı onun məzmununu, bütün detalların düzgünlüyünü, zəruri vizaların mövcudluğunu yoxlayır və onun hazırlanması üçün əsas olmuş materialları əlavə edir.

2.4.6. Sənədlərin mətni qısa, əsaslandırılmış olmalı, məlumatın dəqiq və birmənalı qəbulunu təmin etməli və onun qeydiyyatı və operativ keçməsi üçün zəruri olan məlumatları ehtiva etməlidir.

2.4.7. Sənədlər GBUK TOCG-nin direktoru, onun ümumi məsələlər üzrə müavini və ya müəyyən edilmiş vəzifə və səlahiyyət bölgüsünə uyğun olaraq digər vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalanır. Çıxış sənədinin aşağı sol küncündə məsul icraçının soyadı və inisialları, telefon nömrəsi göstərilir. Sənədin aşağı sağ küncündə sənədin tərtibinə cavabdeh olan şöbə müdirinin və sənədin hazırlanmasında iştirak edən digər şöbələrin rəhbərlərinin vizaları yerləşdirilir.

2.4.8. Sənədin birinci nüsxəsi imzalanır. Bir neçə ünvana göndərilirsə, bütün nüsxələr imzalanır; mətbəədə çap edildikdə və ya kiçik çap üsulu ilə reproduksiya edildikdə, yalnız müəssisədə qalan əsli imzalanır.

2.4.9. İcra edilmiş sənədlər podratçının icra qeydi və ya yazılı cavab verilmədiyi təqdirdə qısa arayış ilə təqdim etmək və göndərmək üçün seçilmiş formada kargüzarlığa verilir.

2.4.10. Tamaşada ifaçıların işarələri imzalanmalı və tarix göstərilməlidir. Müvafiq işarələri olmayan sənədlərin verilməsinə yol verilmir.

2.4.11. Sənəd yekun təsdiqini almamışdırsa, gözlənilən cavabın müddəti bölmənin rəhbəri və ya icraçı tərəfindən daxil olan sənədin nüsxəsində imzalanır və tarix qoyulur.

2.4.12. Katib yazışmaların qeydiyyatı kitabında göstərilən yeni müddəti qeyd edir. İcra edilməmiş sənədin bir nüsxəsi sənəd podratçı tərəfindən onun müəyyən etdiyi nəzarət müddətlərində tam həll olunana qədər “nəzarət üçün” yazısı olan qovluqda saxlanılır.

2.5. Çıxan sənədlərin göndərilməsi

2.5.1. Göndəriləcək bütün məktublar məmur tərəfindən saxlanılır. Göndərmək üçün saat 16:00-a qədər məmur tərəfindən qəbul edilmiş sənədlər, sənədin icrası üçün son tarix nəzərə alınmaqla, həmin gün, saat 16:00-dan sonra - həmin gün və ya növbəti iş günündə onun tərəfindən işlənir.

2.5.2. Göndərmək üçün yazışmalar, müvafiq olaraq kargüzar tərəfindən işlənir

Poçt qaydaları və eyni gündə təyinat yerinə göndərilir. “Təcili” qeyd olunan sənədlər dərhal göndərilir.

2.5.3. Sənədləri qablaşdırmadan əvvəl kargüzar ünvanın orfoqrafiyasını, sənəddə nömrənin, tarixin, imzanın və orada göstərilən ərizələrin olmasını yoxlayır. Bu Təlimatın və Poçt Qaydalarının tələbləri pozulmaqla tərtib edilmiş sənədlər yenidən baxılmaq üçün bölməyə qaytarılır.

2.5.4. Göndərilən yazışma növü (inventarlı və ya inventarsız, kuryer, sadə, sadə və ya qeydə alınmış bildiriş, qiymətli məktub, bağlama poçtu, bağlama, sürətli poçt, feldsvyaz) bölmənin rəisi tərəfindən müəyyən edilir. Göndərilən yazışmaların qeydiyyat kitabında göndərilmə növü qeyd olunur.

2.5.5. Eyni ünvana göndərilən sənədlər bir zərfə əlavə olunur. Sifarişli məktublar, bağlamalar və bağlamalar inventar üzrə poçt şöbəsinə təhvil verilir, orada sənəd nömrələri, göndərilmə tarixi, ünvanları və göndərilmə növü göstərilir. Yazışmada poçt indeksi, ünvan sahibinin ünvanı və adı, göndərənin indeksi və ünvanı göstərilir.

2.5.6. Təsvir iki nüsxədə tərtib edilmişdir. Poçt şöbəsindən qaytarılan bir nüsxə avans hesabatı ilə mühasibatlığa verilir.

2.5.7. Tver şəhəri daxilində yerləşən qurumlara ünvanlanmış sənədlər, bir qayda olaraq, köçürmə reyestrinə (Əlavə No 10) uyğun olaraq kuryer vasitəsilə verilir. Yazışmaları qəbul edən tərəfindən imzalanmış sənədlərin reyestrində məmura qaytarılır, bunun əsasında gedən yazışmalar jurnalında işarə qoyulur. Adətən poçt şöbələrindən 10 ədəddən çox sifarişli və ya qiymətli məktublar göndərilərkən reyestr tərtib etmələri xahiş olunur. (Əlavə № 11).

2.5.8. Kütləvi göndəriş sənədləri (sərəncamlar, göstərişlər, sərəncamlar, iş planları və təhlilləri, məlumat və metodik məktublar, icmallar, hesabat blankları, kitablar, broşürlər və s.) struktur bölmənin icraçısı tərəfindən çoxaldılır və kargüzarlığa göndərilmək üçün təhvil verilir. bölmənin əmri ilə. Sifarişdə ünvanlar və hər bir ünvan üçün nüsxələrin sayı göstərilir; məsul icraçı tərəfindən tərtib edilir, imzalanır və tarix qoyulur.

2.5.9. Müəssisənin yazışmalarının göndərilməsinin təşkilinə görə məsuliyyət kargüzarın üzərinə düşür. Eyni zamanda, onun vaxtında göndərilməsi üçün ümumi işlər üzrə direktor müavini müəssisənin daşınmasını və lazım olduqda GU TOKG-nin işçiləri arasından kuryeri təşkil edir.

2.5.10. Müxtəlif rabitə kanalları vasitəsilə ünvana göndərilən sənəd geri qaytarıldığı halda, yenidən göndərildikdə, əvvəlkisi silinmədən yeni ünvançı yaradılır.

3. SƏNƏDLƏRİN İCRA EDİLMƏSİNƏ NƏZARƏT

3.1. Sənədlərin icrasına nəzarət şöbə müdirləri tərəfindən həyata keçirilir. Daxil olan və daxili yazışmaların uçotu və nəzarəti kitabçaları üzrə məsul işçi eyni zamanda sənədlərin icra müddətlərinə nəzarət edir, icraçılara müddətləri xatırladır və göstərişlərin vaxtında yerinə yetirilmədiyi hallarda direktora və ya direktorun ümumi məsələlər üzrə müavininə məlumat verir.

3.2. İcrasına nəzarəti uzun müddət qüvvədə olan sənədlər (nəzarət edən və ya yuxarı təşkilata dövri hesabatlar və s.), habelə onların icrası ilə bağlı materiallar müvafiq sahələr üzrə və ya işlərdə struktur bölmələrində formalaşdırılır. məsələlər.

3.3. . Müəyyən müddətlə nəzərdə tutulmuş əmr və ya tapşırıqlar onlarda göstərilən tarixdən gec olmayaraq icra edilir. Təlimatlara uyğun olaraq sənədlərin layihələri müəyyən edilmiş müddətin bitməsinə ən geci bir gün qalmış qurumun rəhbərinə və ya onun ümumi məsələlər üzrə müavininə imzalanmaq üçün verilir. İcra müddəti, əgər onun tərəfindən başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, əmri vermiş vəzifəli şəxs tərəfindən uzadılır.

3.4. Tapşırıq yerinə yetirildikdən və korrespondensiya onu alan şəxsə göndərildikdən sonra sənəd məmur və/və ya şöbə müdiri tərəfindən icra edilmiş sayılır və nəzarətdən kənarlaşdırılır.

4. SƏNƏD QAYDALARI

4.1. Sənədlər, yazılmasından asılı olmayaraq təmiz şifer və ya blankda aşağıdakı ölçülərdə kağız üzərində tərtib edilir:

diaqramlar, çoxlu sayda sütunlu cədvəllər olan materiallar - A3 420 x 297 mm;

əmrlər, məktublar, bəyanatlar və digər sənədlər - A4 210 x 297 mm;

tələblər, vəsaitlərin istifadəsi üçün ərizələr, materialların qəbulu, sifarişlər

rəsmi sənədlərin və digər oxşar sənədlərin surətlərinin hazırlanması üçün - A6 148 x 105 mm.

GU TOKG adından verilən sənədlər (təşəbbüs sənədləri, planlaşdırma, analitik, hesabat cədvəlləri), habelə daxili sənədlər blank vərəqdə blanklar olmadan, zəruri hallarda tələb olunan formada tərtib edilir.

4.2. GU TOKG-də rəsmi məktublar üçün yazışma üçün istifadə olunan bir növ forma istifadə olunur dövlət qurumları: mətbəə üsulu ilə çap olunmuş ümumi (şirkət) blankı. 12 nömrəli əlavə kompüterdən çap edilmiş GU TOKG-nin ümumi uzununa formasını təqdim edir.

Formanın təfərrüatlarının tərkibi və onların yerləşmə qaydası GOST R 6.30-2003 "Vahid sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati-inzibati sənədlər sistemi. Sənəd işlərinə tələblər" ilə müəyyən edilir.

Bundan əlavə, digər təşkilatlarla yazışmalar üçün sənədləri hazırlayarkən kompüterdə yaradılan formalardan istifadə olunur:

kompüterdə hazırlanmış künc ştamplı blank (Əlavə No 13);

təşkilati və inzibati sənədlərin (sərəncamların, göstərişlərin, göstərişlərin) verilməsi üçün rekvizitlərin uzununa düzülüşü olan blank (Əlavə No 14);

faksimil mesaj forması (15 nömrəli əlavə);

telefon mesajı forması (Əlavə No 16).

Sərbəst formalardan istifadə qadağandır.

Sənədin birinci səhifəsi blankda, sonrakı mətn isə eyni ölçüdə və keyfiyyətli kağızda çap olunur.

4.3. Sənədlər təşkilata, onun struktur bölməsinə, vəzifəli şəxsə və ya fiziki şəxsə ünvanlanır.

Məmur daimi müxbirlərə məktublarda və konkret şəxsi müəyyən etmək çətin olmayan digər hallarda göstərilir.

Ünvanda vəzifəli şəxslərin baş hərfləri soyadlarından sonra yazılır

4.4. Sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilərkən nominativ halda onların adı göstərilir; sənəd vəzifəli şəxsə göndərilərkən nominativ halda təşkilatın adı, tarixdə isə vəzifə və soyadı göstərilir.

4.5. Sənəd təşkilatın rəhbərinə və ya onun müavininə göndərildikdə, ünvan sahibinin vəzifəsinin adına təşkilatın adı daxil edilir.

4.6. Sənəd bir neçə homojen təşkilata və ya bir təşkilatın bir neçə struktur bölməsinə göndərilirsə, onlar ümumiləşdirilmiş şəkildə göstərilir.

4.7. "Ünvan" rekvizitinə poçt indeksi məcburi göstərilməklə elementləri poçt xidmətlərinin göstərilməsi Qaydaları ilə müəyyən edilmiş ardıcıllıqla göstərilən poçt ünvanı daxil edilə bilər.

Məsələn: GBUK Tver Regional İncəsənət Qalereyası

Sovetskaya küç., 3

Tver, 170640

4.8. Bir neçə alıcının olduğu məktublarda "kopya" sözü yerə qoyulmur. Göndərməyə hazırlaşarkən sənədin bu surətinin göndərildiyi müxbir qeyd olunur.

Sənəddə dörddən artıq ünvan sahibinin göstərilməsinə yol verilmir; daha çox alıcı ilə poçt siyahısı tərtib edilir və hər bir sənəddə bir ünvan göstərilir. Siyahı göndərilən sənədin surətinə əlavə olunur.

4.9. Beynəlxalq poçt göndərişlərində ünvan latın hərfləri və ərəb rəqəmləri ilə yazılır. Təyinat ölkəsinin adının rus dilində təkrarlanması şərti ilə ünvanın təyinat ölkəsinin dilində yazılmasına icazə verilir.

4.10. Xarici ünvançılara sənədlər göndərilərkən ünvan sahibinin adı (adın baş hərfləri), soyadı və vəzifəsi, təşkilatın adı, ev nömrəsi, küçə adı, adı məhəllə, inzibati qurumun adı (əyalət, mahal və s.), poçt indeksi (indeks), ölkənin adı.

4.11. Sənədin tarixi: onun imzalandığı və ya təsdiq edildiyi gün; kollegial orqanın qərarı üçün - onun qəbul edildiyi gün; protokol üçün - iclasın keçirildiyi tarix (qərarın qəbulu); bir akt üçün, hadisənin tarixi. Tarix ərəb rəqəmləri ilə ardıcıllıqla yazılır: gün, ay, il (məsələn, 09/15/2011.). Tarixi dırnaqlar olmadan formatlaşdırmağın söz-rəqəm üsuluna icazə verilir (məsələn, 15 sentyabr 2011-ci il). Bu halda, ayın günü sənədi imzalayan və ya təsdiq edən şəxs tərəfindən qeyd olunur.

4.12. Çıxan sənədlərdə icra sənədinin nömrəsinə və tarixinə istinad mütləqdir.

4.13. Sənəddə (məktub istisna olmaqla) onun növü göstərilir: əmr, göstəriş, şəhadətnamə, memorandum, məlumat məktubu və s.

4.14. Mətnə başlıq teleqramlar və telefon mesajları istisna olmaqla, bütün sənədlərdə olmalıdır. Başlıq qısa olmalı və sənədin məzmununu dəqiq açıqlamalı, suallara cavab verməlidir: nə haqqında? (kim haqqında?), nə? (kim?) və onun adına uyğun olmalıdır.

Sənəddə bir sıra məsələlər üzrə başlıq ümumiləşdirilmiş şəkildə tərtib edilib.

4.15. İki və ya daha çox səhifədə tərtib edilmiş sənədlərdə ikinci və sonrakı səhifələr nömrələnir. Səhifə nömrələri vərəqin yuxarı (aşağı) kənarlarının ortasında (sağda) ərəb rəqəmləri ilə “səhifə” (“səhifə”) sözü olmadan yerləşdirilə bilər.

4.16. Sənədin mətnində adı olan ərizənin olması haqqında işarə mətnin altında sol kənarın haşiyəsindən aşağıdakı kimi qoyulur:

5 litr üçün tətbiq.

Sənəddə mətndə adı qeyd olunmayan ərizə varsa, onun adını və vərəqlərin sayını göstərin:

Əlavə: 12 vərəq üçün təlimat layihəsinə iradlar.

Sənədə əlavəsi də olan başqa sənəd əlavə edilərsə, ərizənin olması haqqında işarə aşağıdakı kimi tərtib edilir:

Əlavə: Tver vilayətinin Maliyyə Departamentindən məktub -05/2011 və onun əlavəsi, cəmi 8 vərəq.

Ərizə sənəddə göstərilən bütün ünvançılara göndərilmirsə, onun mövcudluğu haqqında bir işarə aşağıdakı kimi aparılır:

Ərizə: ilk ünvana, cəmi 10 litr.

Məktuba qiymətli və ya şəxsi sənədlər (pasport, diplom, şəhadətnamə və s.) əlavə olunarsa, onlar sənədi vermiş təşkilatın adı, nömrəsi və verilmə tarixi, sahibinin soyadı və inisialları ilə qeyd olunur:

Əlavə: Tverskoy məzunu adına E 105122 saylı Diplom dövlət universiteti, .

Çox sayda ərizə ilə onlar üçün ayrıca bir inventar tərtib edilir və sənədin özündə mətndən sonra göstərilir:

Tətbiq: 15 litr üçün inventar üzrə.

5. SƏNƏDLƏRİN İMZALANMASI VƏ TƏSDİQ EDİLMƏSİ

5.1. "İmza" rekvizitinin tərkibinə sənədi imzalayan şəxsin vəzifəsinin adı, şəxsi imzası və onun stenoqramı daxildir.

Sənədi imzalayarkən, blankda deyil, qurumun blankında yalnız vəzifə göstərilir - vəzifənin, struktur bölmənin, qurumun adı, şəxsi imzası və onun transkripti, məsələn:

Elmi və ekspozisiya şöbəsinin müdiri

GBUK Tver Art Gallery Şəxsi imzası

5.2. Sənədi bir neçə vəzifəli şəxs imzaladıqda, onların imzaları tutduğu vəzifəyə uyğun gələn ardıcıllıqla bir-birinin altına qoyulur.

Sənədi bir neçə bərabər vəzifəli şəxs imzaladıqda, onların imzaları eyni səviyyədə qoyulur.

5.3. Sənəd faktiki vəzifəsini və soyadını göstərməklə səlahiyyətlərini icra edən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalana bilər. Bu zaman “Ürəyinə” ön sözünün, “Müavin” əlyazma imzasının qoyulmasına yol verilmir. Və ya işin başlığından əvvəl kəsik işarəsi.

5.4. Sənəd vəzifəli şəxs (vəzifəli şəxslər) və ya xüsusi verilmiş sənəd tərəfindən təsdiq edilir. Sənədi vəzifəli şəxs təsdiq edərkən təsdiq möhürü TƏSDİQ EDİRƏM sözündən (dırnaq işarələri olmadan), sənədi təsdiq edən şəxsin vəzifəsindən, onun imzasından, inisiallarından, soyadından və təsdiq edilmə tarixindən ibarət olmalıdır.

Sənəd bir neçə vəzifəli şəxs tərəfindən təsdiq edildikdə, onların imzaları eyni səviyyədə qoyulur.

5.5. Sənəd əmr, qərar, protokolla təsdiq edildikdə, təsdiq möhürü TƏSDİQ EDİLDİ sözündən (dırnaq işarələri olmadan), təsdiqedici sənədin nominativ halda adından, onun tarixindən və nömrəsindən ibarətdir. Təsdiq möhürü sənədin yuxarı sağ küncündə yerləşir.

5.6. Təsdiq möhürü RAZILIQ sözündən, sənədin təsdiq edildiyi şəxsin vəzifəsindən (o cümlədən təşkilatın adı), şəxsi imzadan, imzanın dekodlanmasından (baş hərflər, soyadlar) və təsdiq edilmə tarixindən ibarətdir.

5.7. Sənədin təsdiqi viza ilə verilir, bura təsdiq edənin şəxsi imzası, imzanın dekodlanması və təsdiqləmə tarixi, zəruri hallarda - təsdiq edənin mövqeyi daxildir.

Təşkilati və inzibati sənədlərdə (sərəncamlar, göstərişlər və s.) vizalar ön və ya birinci nüsxədə vurulur. arxa tərəf sonuncu vərəq, çıxan sənədlər üzrə - müəssisədə qalan nüsxələr üzrə. Solda sənədi hazırlayan şəxsin vizası var; sağda - razılaşdırıldığı şəxslərin vizaları.

Sənədə şərhlər varsa, viza “şərhlər əlavə olunur” ifadəsi ilə verilir, şəxsi imza, onun transkripti, tarixi.

5.8. Çıxış sənədlərində və ya sənədin sonuncu vərəqinin arxa tərəfində aşağı sol küncdə ifaçının soyadı, inisial hərfləri və onun ofis telefon nömrəsi göstərilməlidir.

5.9. Əmr və sərəncamların layihələri rəhbərlik adından və ya bölmələrin və vəzifəli şəxslərin təşəbbüsü ilə hazırlanır. Hər bir sənədin başlığı olmalıdır, detalların bucaq düzülüşü ilə formalarda yuxarı sol küncdə, uzununa - formanın mərkəzində çap olunur. Mətn, bir qayda olaraq, təyinedici və inzibati hissələrdən ibarətdir. Müəyyənedici hissə müəyyən edilmiş tədbirlərin məqsəd və vəzifələrini müəyyən edir. Nəşrin əsası qanunvericilik, digər hüquqi akt və ya yuxarı təşkilatın sərəncamıdırsa, müəyyənedici hissədə onun adı, tarixi, nömrəsi, başlığı göstərilir və quruma birbaşa aidiyyəti olan hissənin məzmunu ötürülür.

İnzibati hissə əmrlərdə SİFARİŞ EDİRƏM sözü ilə başlayır, göstəriş və sərəncamlarda - TƏKLİF EDİRƏM, MƏHKƏM EDİRƏM, böyük hərflərlə çap olunur. ayrı bir xətt üzrə. Kompüterlərdə yazarkən bu sözlərin qalın şriftlə yazılması tövsiyə olunur. İnzibati hissənin bəndlərində konkret hərəkətlər, icraçılar və icra müddətləri göstərilir. Sənəd əvvəllər verilmiş aktları əlavə edir, ləğv edir və ya dəyişdirirsə, bu, mətndə göstərilir. İnzibati hissənin axırıncı abzasında kimə aid olduğu vəzifəli şəxs göstərilir

sənədin icrasına nəzarət. Mətn sənədin kimə göndərilməli olduğu və ya kimə tanış edilməli olduğu barədə göstərişlə bitir. Sənədin layihəsini hazırlamış və təsdiq etmiş şəxslərin vizaları 5.7-ci bəndinə uyğun olaraq yerləşdirilir. bu Təlimatın. Əmr, göstəriş və göstərişlər imzalandığı gün qeydə alınır, sənəd imzalandıqdan sonra onu imzalayan şəxsin razılığı olmadan hər hansı dəyişiklik və əlavələrin edilməsinə yol verilmir.

6. TELEGRAMLAR VƏ TELEFON QRAMMALARININ VERİLMƏSİ QAYDALARI.

XİDMƏT MƏLUMATLARININ KANALLARLA QƏBUL EDİLMƏSİ VƏ KEÇİRİLMƏSİ

FAKS KOMUNİKASiyası (TEFAX)

6.1. Teleqramlar poçt şöbəsi vasitəsilə teleqraf xidmətlərinin göstərilməsi Qaydalarına uyğun olaraq, zəruri hallarda “təcili” kateqoriyası göstərilməklə verilir.

Teleqramın mətni qısa olmalıdır (30 sözdən çox olmamalıdır), bağlayıcılar, ön sözlər, durğu işarələri olmadan, əgər onların olmaması mənası təhrif etmirsə. ötürülən məlumatlar. Nömrələr rəqəmlərlə göstərilir, ən vacib məlumatlar sözlərlə yazılır. Teleqramın mətninin əvvəlində icra sənədinin nömrəsinə və tarixinə və ya ünvan sahibinin yazışma nömrəsinə keçid verilir, sonunda -

göndəricinin gedən yazışma nömrəsi verilir (TG indeksi, 16-cı əlavəyə baxın).Nömrədən sonra teleqramı imzalayan şəxsin vəzifəsi və soyadı (oxuyan) göstərilir. Teleqramlar direktor və onun ümumi məsələlər üzrə müavini tərəfindən imzalanır. Rəhbərin imzasının altında göndəricinin tam poçt ünvanı, qısaldılmadan təşkilatın adı, göndərilmə tarixi, teleqramı imzalayan şəxsin vəzifəsi və soyadı göstərilir.

Misal üçün:

Moskva Tretyakov Qalereyasıİvanov

Sovet st. 3 Tver 170640 GBUK Tver incəsənət qalereyası

Direktor Kuyukinin şəxsi imzası

istifadə edin qolsuz,

6.2. Telefon mesajı (bax: Əlavə 16) 30 sözdən çox olmayan bir nüsxədə hazırlanır və telefonla birbaşa struktur bölmələrdən ötürülür. Burada ötürmə tarixi və vaxtı, onu qəbul edən və ötürən şəxsin adı göstərilir. Telefon mesajlarında çətin tələffüz olunan sözlərdən və mürəkkəb dönüşlərdən qaçınmaq tövsiyə olunur. Telefon mesajı bir neçə alıcı üçün nəzərdə tutulubsa, onun ötürüldüyü siyahı və telefon nömrələri əlavə olunur.

6.3. Faks vasitələri sənədlərin mətnlərinin operativ ötürülməsi və qəbulu üçün nəzərdə tutulmuşdur; eyni zamanda, qarşı tərəflərlə bağlanmış müqavilələrdə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, faksimil kanallar vasitəsilə ötürülən və alınan məlumatlar hüquqi qüvvəyə malik sənəd hesab edilmir (bax: Əlavə 15).

6.4. Teleqramlar, telefon mesajları, faks mesajları katib tərəfindən ayrıca jurnalda qeydə alınır (Əlavə 17).

6.5. Daxil olan teleqramlar, telefon mesajları, faks mesajları müvafiq indekslə (TG, TF, FS) daxil olan yazışmalar kitabında qeydə alınır, alındığı gün qəbz edilməklə, təxirə salınmadan təyinat yerinə çatdırılır.

7. SƏNƏDLƏRİN YAZILIQ QAYDALARI

7.1. Ofis sənədləri icraçılar və ya məmur tərəfindən kompüterlərdə çap olunur.

7.2. Çap üçün məsul işçiyə təhvil verilən əlyazmalar, o cümlədən əlavələr, qeydlər, redaktələr vərəqin bir tərəfində orfoqrafiya, durğu işarələri qaydalarına riayət olunmaqla, mavi, bənövşəyi və ya qara kontrastlı boyalardan istifadə edilməklə yazılmalıdır.

7.3. Əlyazmanın yuxarı sol küncündə nüsxələrin sayı, rəssamın soyadı və telefon nömrəsi, yazışmaların sayı göstərilir.

7.4. Bütün sənədlər aydın, səhvlər və ləkələr olmadan, mətnin GOST R.630-97-yə uyğun təşkili və formatı ilə, ayrı-ayrı adların, söz və ifadələrin, tarixlərin, rəqəmlərin, ölçü vahidlərinin yazılması qaydalarına riayət edilməklə çap edilməlidir. və s. Sənədin mətni və

onun detallarının ayrı-ayrı elementləri bir standart şriftlə çap olunur.

7.5. Təlimatları hazırlayarkən bölmələri, alt bölmələri, müxtəlif şriftləri vurğulamaq üçün müddəalardan istifadə edilə bilər.

Sənədlərdə kənar boşluqlar olmalıdır (mm):

yuxarı - ən azı 20;

sağ - ən azı 10;

alt: A4 formatı üçün - ən azı 20;

A5 formatı üçün - ən azı 15.

Məlumat və arayış sənədləri vərəqin arxa tərəfində çap oluna bilər.

8. İŞLƏRİN NOMENklaturasının işlənib hazırlanması

8.1. İşlərin nomenklaturası işlərin başlıqlarının saxlanma müddətləri göstərilməklə sistemləşdirilmiş siyahısıdır. Qarşıdakı dövr üçün GU TOKG-nin hər bir struktur bölməsində işlərin nomenklaturası tərtib edilir (əlavə 18) cari ilin sonuncu rübündə kargüzarlıq işçisinin iştirakı ilə tərtib edilir.

Biznes bölməsinin indeksi tire ilə yazılmış iki rəqəmdən ibarətdir: birincisi struktur bölmənin indeksidir (Əlavə 3), ikincisi işin nömrəsidir.

İşin (cild) adı işə (cild) daxil edilmiş sənədlərin ümumi qısa adıdır. Təqdim edilmiş asılı sənədlərin həcmindən asılı olaraq ilin yarım il, rübü və ya ayı üçün verilmiş həcmlərin sayı formanın 3-cü sütununda göstərilir.

8.2. İşlərin nomenklaturaları bir neçə il müddətində qüvvədədir, yenidən tərtib edilməlidir və idarələrin, idarələrin və ya strukturun funksiyalarında əsaslı dəyişiklik olduqda yenidən razılaşdırılır.

Belə dəyişikliklər baş vermədikdə, işlərin nomenklaturası (cari ilin dekabr ayından gec olmayaraq) müvafiq dəyişikliklərlə yenidən çap edilir, təsdiq edilir və növbəti il ​​yanvarın 1-dən qüvvəyə minir. Həlli üçün bir ildən artıq vaxt aparan məsələlər üzrə işlər (keçid işləri) hər ilin nomenklaturasına daxil edilir.

8.3. İlin sonunda struktur bölmənin məsul işçisi işlərin nomenklaturasının sonunda verilmiş işlərin sayı barədə yekun qeyd aparır və bu məlumatlar işlərin qurumun arxivinə verilməsi zamanı istifadə olunur.

9. ARXİVƏ KEÇİRİLMƏK ÜÇÜN SƏNƏDLƏRİN İDARƏSİ

9.1. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası - sənədlərin saxlanma müddətlərini müəyyən etmək və onları Rusiya Federasiyasının Arxiv Fonduna daxil etmək üçün seçmək üçün onların dəyəri meyarlarına əsasən sənədlərin öyrənilməsi.

9.2. Müəssisə sənədlərin dəyərinin yoxlanılması və daimi saxlama üçün təhvil verilməsinə hazırlanması üzrə metodiki və praktiki işlərin təşkili və aparılması, habelə sənədlərin məhv edilməsi üçün seçilməsini təşkil etmək üçün rəhbərin əmri ilə daimi ekspert komissiyaları yaradır ( EC) Ümumi məsələlər üzrə direktor müavininin sədrliyi ilə azı 3 nəfərdən ibarət.

9.3. Ekspert komissiyaları öz işlərində Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyini, “Rusiya Federasiyasında arxiv işi haqqında” Federal Qanunları, “Fəaliyyəti zamanı formalaşan tipik idarəetmə arxiv işlərinin siyahısı”nı rəhbər tuturlar. dövlət qurumları, şəbəkə özünüidarə və təşkilatlar, saxlama müddətləri göstərilməklə”, Rusiya Federasiyası Mədəniyyət Nazirliyinin 01.01.2001-ci il tarixli 000 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş (Əlavə 19) və bu təlimat.

Ümumi müddəalar

IN müasir şərait effektiv idarəetmə yaxşı təşkil olunmuş ofis işi olmadan mümkün deyil. Düzgün yazılmış və icra edilmiş sənəd idarəetmə mədəniyyətinin göstəricisidir. Qəbul edilmiş ofis işinin qaydalarına və sənədləşmə işlərinə olan tələblərə məhəl qoymamaq idarəetmənin effektivliyini azaldır, idarəetmə və hüquqi səhvlərə səbəb olur.

Təhsil təşkilatları işgüzarlıq sahəsində mövcud normativ hüquqi aktlara və metodiki sənədlərə uyğun olaraq hazırlanmış müvafiq göstərişlər əsasında iş işini təşkil edir və aparır.

Ofis işi üzrə təlimatların işlənib hazırlanmasında məqsəd vahid metodoloji əsasda təkmilləşdirməkdir sənəd dəstəyi idarəetmə sənədlərini və onlarla işləmək texnologiyalarını birləşdirərək idarəetmə və onun səmərəliliyini artırmaq.

Təlimat GOST R 7.0.97-2016 “İnformasiya, kitabxanaçılıq və nəşriyyat standartları sistemi” uyğun olaraq hazırlanmışdır. Təşkilati və inzibati sənədlər. Sənədləşməyə dair tələblər” (Rosstandartın 8 dekabr 2016-cı il tarixli 2004-cü əmri ilə təsdiq edilmişdir) və digər normativ hüquqi aktlar vəmetodoloji sənədlərofis işinin və sənədləşmə işlərinin təşkili sahəsində vəidarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi və sənədlərlə işin təşkili üçün tələbləri ehtiva edir. İdarəetmənin bütün səviyyələrində sənədləşmə qaydalarının vəhdəti istifadə etməklə təmin edilir Dövlət sistemi idarəetmə və vahid sənədləşdirmə sistemləri üçün sənədləşdirmə dəstəyi.

Təlimatın müddəaları həm ənənəvi ofis işinə, həm də elektron sənədlərlə işin təşkilinə şamil edilir.

Təhsil təşkilatında işin təşkilinə, sənədlərlə işləmək üçün müəyyən edilmiş qaydalara və prosedurlara riayət edilməsinə görə məsuliyyət onların rəhbərlərinin üzərinə düşür. Təhsil təşkilatının rəhbəri sənədlərin vaxtında uçotunu və keçirilməsini təmin edən, onların icra vəziyyəti barədə rəhbərliyə məlumat verən uçotun aparılmasına məsul şəxsi təyin edir. Əhəmiyyətli bir sənəd axını ilə bir qeyd xidməti yaradılır - uçotun aparılması funksiyaları həvalə edilmiş struktur bölmə (ofis, şöbə, şöbə, qrup).

Təhsil təşkilatının struktur bölmələrində ofis işinin təşkili üçün məsuliyyət onların rəhbərləri üzərindədir, onlar öz bölmələrində ofis işinin aparılmasına cavabdeh olanları müstəqil olaraq müəyyən edirlər.

Uçotların aparılmasına cavabdeh olan işçilərin hüquq və vəzifələri onlarda qeyd olunur iş təsvirləri və ofis qaydaları.

Təhsil təşkilatında ofis işi üçün təlimatların strukturu

Təhsil təşkilatında ofis işi üzrə təlimatın strukturu aşağıdakı kimidir:

I. Ümumi müddəalar

II. Təşkilat sənədləri

III. Sənədləşmə qaydaları

3.1. Ümumi Tələb olunanlar sənədlər yaratmaq

3.2. Sənədlərin təfərrüatlarının qeydiyyatı

3.3. Sənəd formaları

IV. Hazırlanması və icrası qaydaları müəyyən növlər sənədlər

4.1. Sifariş verin

4.2. Fərman

4.3. Təbiət

4.4. Qaydalar, qaydalar, təlimatlar

4.5. Protokol

4.6. Akt

4.7. Xidmət məktubları

V. Faksların, telefon mesajlarının və elektron məktubların qeydiyyatı və ötürülməsi xüsusiyyətləri

VI. Daxil olan sənədlərin işlənməsi və göndərilməsi

VII. Axtarış motorları

VIII. İş axınının həcminin hesablanması

IX. Sənədin icrasına nəzarət

X. İcraçıların sənədlərlə işi

XI. İşlərin nomenklaturasının tərtibi

XII. Davaların formalaşması

XIII. Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması

XIV. İşlərin qeydiyyatı

XV. İş təsvirlərinin tərtibi

XVI. Sənədlərin və faylların operativ saxlanması

XVII. İşlərin və sənədlərin təşkilatın arxivinə təhvil verilməsi

XVIII. Təşkilatın işlərinin və sənədlərinin saxlanmaq üçün təhvil verilməsidövlət (bələdiyyə)arxiv

Əlavə N 1. Qeydiyyat və nəzarət kartının əsas rekvizitləri

Əlavə N 2. Qeydiyyat-nəzarət kartının əsas rekvizitlərinin doldurulması qaydaları

Əlavə N 3. Təşkilatın iş prosesinin təxmini xülasəsinin forması

Əlavə N 4. Təşkilatın daimi ekspert komissiyası haqqında Əsasnamə

Əlavə № 5.Təşkilatın arxivi haqqında Əsasnamə

Qeyd. Təhsil təşkilatında ofis işi üzrə təlimatın tam mətnini yükləmək olarsaytdan ("Sənədlər" bölməsi, "Təhsil təşkilatının idarə edilməsi" alt bölməsi).

Standart sənədlərin təfərrüatlarının tərkibini və işlənməsi qaydasını və sənəd formalarına olan tələbləri müəyyən edir.GOST R 7.0.97-2016-nın tələbləri tətbiq üçün ciddi şəkildə məcburi olmasa da və tövsiyə xarakterli olsa da, sənədləşməyə vahid yanaşmalar yalnız sənədlərin hazırlanması prosesini sadələşdirmir, həm də təşkilatın işçiləri tərəfindən onların qavranılmasını və başa düşülməsini əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdırır. xarici alıcılar.

Kiçik təhsil təşkilatlarında bu, bir qayda olaraq, təşkilat rəhbərinin katibidir.

• Məktəbdə ofis işləri üçün təlimat
• Məktəbdə ofis işi
• Təhsil təşkilatının rəhbəri problemlərin həllinə sistemli yanaşma və idarəetmə qərarlarının qəbulu nəzəriyyəsi haqqında nə bilməlidir
• Təhsil təşkilatlarının idarə edilməsi: qeyri-rəsmi qrupların əməyin keyfiyyətinə və məhsuldarlığına təsiri
• Təhsil müəssisələrinin rəhbərləri üçün idarəetmənin əsasları: idarəetmə funksiyasının əsas komponenti kimi qərar qəbulu

Telefon mesajı (bax: Əlavə 16) 30 sözdən çox olmayan bir nüsxədə hazırlanır və telefonla birbaşa struktur bölmələrdən ötürülür. Burada ötürmə tarixi və vaxtı, onu qəbul edən və ötürən şəxsin adı göstərilir. Telefon mesajlarında çətin tələffüz olunan sözlərdən və mürəkkəb dönüşlərdən qaçınmaq tövsiyə olunur. Telefon mesajı bir neçə alıcı üçün nəzərdə tutulubsa, onun ötürüldüyü siyahı və telefon nömrələri əlavə olunur. 6.3. Faks vasitələri sənədlərin mətnlərinin operativ ötürülməsi və qəbulu üçün nəzərdə tutulmuşdur; eyni zamanda, qarşı tərəflərlə bağlanmış müqavilələrdə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, faksimil kanallar vasitəsilə ötürülən və alınan məlumatlar hüquqi qüvvəyə malik sənəd hesab edilmir (bax: Əlavə 15). alın tam mətn 6.4.

Ofis iş təlimatı

Qarşıdakı dövr üçün GU TOKG-nin hər bir struktur bölməsində işlərin nomenklaturası tərtib edilir (əlavə 18) cari ilin sonuncu rübündə kargüzarlıq işçisinin iştirakı ilə tərtib edilir. Biznes bölməsinin indeksi tire ilə yazılmış iki rəqəmdən ibarətdir: birincisi struktur bölmənin indeksidir (Əlavə 3), ikincisi işin nömrəsidir. İşin (cild) adı işə (cild) daxil edilmiş sənədlərin ümumi qısa adıdır.

Təqdim edilmiş asılı sənədlərin həcmindən asılı olaraq ilin yarım il, rübü və ya ayı üçün verilmiş həcmlərin sayı formanın 3-cü sütununda göstərilir. 8.2. İşlərin nomenklaturaları bir neçə il müddətində qüvvədədir, yenidən tərtib edilməlidir və idarələrin, idarələrin və ya strukturun funksiyalarında əsaslı dəyişiklik olduqda yenidən razılaşdırılır.

Büdcə müəssisəsində kadrlar ofisinə sıfırdan necə başlamaq olar?

N 152-ФЗ "Şəxsi məlumatlar haqqında", 02.05.2006-cı il tarixli, N 59-ФЗ "Rusiya Federasiyası vətəndaşlarının müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında", 27.07.2006-cı il tarixli N 149-FZ "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" ”, 27.12.2002-ci il tarixli 184-FZ "Texniki tənzimləmə haqqında" (1 dekabr 2007-ci il tarixli dəyişikliklərlə), 22 oktyabr 2004-cü il tarixli N 125-FZ "Rusiya Federasiyasında arxiv işi haqqında" (13 may 2008-ci il tarixli dəyişikliklərlə) ) (bundan sonra - № 125-FZ Qanun); - Rusiya Federasiyasının 25 oktyabr 1991-ci il tarixli № 1807-1 "Rusiya Federasiyasının xalqlarının dilləri haqqında" Qanunu (11 dekabr tarixli dəyişikliklərlə, 2002); - Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 4-cü hissəsi; - Rusiya Federasiyası Hökumətinin 27 dekabr 1995-ci il tarixli 1268 nömrəli "Möhürlərin və blankların təkrar istehsalı ilə hazırlanması, istifadəsi, saxlanması və məhv edilməsinin sadələşdirilməsi haqqında" qərarı. "Rusiya Federasiyasının Dövlət Gerbi" (14.12.2006-cı il tarixli dəyişikliklərlə), 17.06.2004-cü il tarixli, N 290 "Federal Arxiv Agentliyi haqqında" (dəyişikliklərlə.

Büdcə müəssisəsində ofis işinin təşkili

Sənəd faktiki vəzifəsini və soyadını göstərməklə səlahiyyətlərini icra edən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalana bilər. Eyni zamanda “Ürəyinə” bəhanəsinin, əlyazma “Müavin” imzasının qoyulmasına yol verilmir. Və ya işin başlığından əvvəl kəsik işarəsi. 5.4. Sənəd vəzifəli şəxs (vəzifəli şəxslər) və ya xüsusi verilmiş sənəd tərəfindən təsdiq edilir.

Əhəmiyyətli

Sənədi vəzifəli şəxs təsdiq edərkən təsdiq möhürü TƏSDİQ EDİRƏM sözündən (dırnaq işarələri olmadan), sənədi təsdiq edən şəxsin vəzifəsindən, onun imzasından, inisiallarından, soyadından və təsdiq edilmə tarixindən ibarət olmalıdır. Sənəd bir neçə vəzifəli şəxs tərəfindən təsdiq edildikdə, onların imzaları eyni səviyyədə qoyulur. Tam mətni əldə edin 5.5. Sənəd əmr, qərar, protokolla təsdiq edildikdə, təsdiq möhürü TƏSDİQ EDİLDİ sözündən (dırnaq işarələri olmadan), təsdiqedici sənədin nominativ halda adından, onun tarixindən və nömrəsindən ibarətdir.

Dövlətin əsasları

Sənədlərin qəbulu, baxılması və icrası qəbul, qeydiyyat, göndərilmə, icra əmri, nəzarət, təhvil, arxivə silinmə nişanları ilə təsdiq edilir. Bütün işarələrə tarix qoyulur və imzalanır, imza deşifrə olunur. 2.1.4. GBUK TOKG-nin bölmələri daxilində sənəd dövriyyəsinin təşkili onun şəxsi məsuliyyəti altında şöbə müdirinə həvalə edilir.
2.1.5. GBUK TOKG direktoru, ona həvalə edilmiş vəzifələrə görə, qurumun sənəd dövriyyəsində iştirak edən bütün sənədləri imzalamaq hüququna malikdir. Kredit təşkilatları vasitəsilə bank köçürməsi ilə ödəniş sənədlərini imzalamaq hüququ olan şəxslər imza nümunələrində müəyyən edilir. Direktorla ümumi məsələlər üzrə direktor müavini arasında GBUK TOCG-də sənədləri imzalamaq hüququnun müəyyənləşdirilməsi 4 nömrəli əlavədə verilmişdir.
2.1.6.
İşlərin başqa icraçıya verilməsinə, digər vəzifəli şəxslərin onlarla tanış edilməsinə, onlara arayışların və ya rəsmi xarakterli məlumatların, sənədlərin surətlərinin verilməsinə yalnız məlumatların məxfiliyinin qorunması üçün tədbirlər görən və icra hakimiyyəti orqanının rəhbərinin ümumi işlər üzrə müavininin göstərişi ilə yol verilir. müdafiəsinə şəxsən cavabdehdir. 1.8. İşçi işdən çıxarıldıqda və ya müvəqqəti olmadıqda (məzuniyyət, ezamiyyət və s.) onun saxladığı bütün doldurulmamış sənədlər, möhürlər, ştamplar, blanklar, ofis avadanlığı bölmə rəisinin məsuliyyətinə götürülür və idarəyə verilir. şöbədə aparılan uçot kitabçasında məcburi nişanı olan yeni təyin olunmuş işçi və ya digər icraçı. Sənədlərin bir bölmədən digər bölməyə keçirilməsi işlərin qəbulu və təhvil-təslim aktına əsasən bölmə rəisinin əsaslandırılmış qərarına əsasən kargüzar vasitəsilə həyata keçirilir.

Göndərmə üçün yazışmalar Poçt Qaydalarına uyğun olaraq kargüzarlıq işçisi tərəfindən işlənir və həmin gün təyinat yerinə göndərilir. “Təcili” qeyd olunan sənədlər dərhal göndərilir. 2.5.3. Sənədləri qablaşdırmadan əvvəl kargüzar ünvanın orfoqrafiyasını, sənəddə nömrənin, tarixin, imzanın və orada göstərilən ərizələrin olmasını yoxlayır.

Bu Təlimatın və Poçt Qaydalarının tələbləri pozulmaqla tərtib edilmiş sənədlər yenidən baxılmaq üçün bölməyə qaytarılır. 2.5.4. Yazışmaların göndərilməsinin növü (inventarla və ya inventarsız, kuryerlə, sadə, sadə və ya sifarişli bildirişlə rəsmiləşdirilmiş, qiymətli məktub, bağlama poçtu, bağlama, sürətli poçt, feldsvyaz) bölmənin rəhbəri tərəfindən müəyyən edilir. Göndərilən yazışmaların qeydiyyat kitabında göndərilmə növü qeyd olunur.

2.5.5. Eyni ünvana göndərilən sənədlər bir zərfə əlavə olunur.

Büdcə müəssisələrində ofis işinin aparılmasına dair təlimat

Komissiyanın işinin nəticələri müəssisənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilən aktla rəsmiləşdirilir. İnzibati cərimə tətbiq etmək hüququ olan vəzifəli şəxslər inzibati xətalar bəndində nəzərdə tutulmuşdur. 13.20 İnzibati Məcəllə. Bunlara aşağıdakılar daxildir: - Federal Arxivin rəhbəri, onun müavinləri; - Federal Arxivin struktur bölmələrinin rəhbərləri, onların müavinləri; - Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının arxiv orqanlarının rəhbərləri, onların müavinləri; Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının arxiv orqanlarının struktur bölmələrinin rəhbərləri, onların müavinləri Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin aşağıdakı maddələri ilə məsuliyyət: - Sənətin 1-ci hissəsi.

Büdcə müəssisəsində ofis işinin aparılması üçün təlimat

Sənəd işlərinə dair tələblər” (Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 03.03.2003-cü il tarixli 65-ci Fərmanı ilə qəbul edilmiş və qüvvəyə minmişdir) * (2) “İdarə işi və arxiv işi. Şərtlər və anlayışlar. GOST R 51141-98” (Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 27 fevral 1998-ci il N 28 Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir) * (3) GOST 6.10.4-84. “Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri. Maşın daşıyıcısında və kompüter texnologiyası ilə yaradılmış machinoqramda sənədlərə hüquqi qüvvənin verilməsi.
Əsas müddəalar” (SSRİ Dövlət Standartının 09.10.1984-cü il tarixli 3549 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir).*(4) Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 26.12.1994-cü il tarixli, N 367 “Qəbul edilməsi və qüvvəyə minməsi haqqında” Fərmanı. Ümumrusiya təsnifatçısı işçilərin peşələri, işçilərin vəzifələri və tarif kateqoriyaları OK 016-94" (ed.
Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsi vergi ödəyicisinin mühasibat uçotunun təhlükəsizliyini təmin etmək vəzifəsini müəyyən edir. vergi uçotu vergilərin hesablanması və ödənilməsi üçün tələb olunan digər sənədlər, o cümlədən gəlirlərin, xərclərin alınmasını təsdiq edən sənədlər (təşkilatlar və fərdi sahibkarlar), habelə vergilərin ödənilməsi (tutulması) - Maddə 17 federal qanun 21 noyabr 1996-cı il tarixli 129-FZ nömrəli "Mühasibat uçotu haqqında" (3 noyabr 2006-cı il tarixli dəyişikliklərlə) təşkilatların ilkin mühasibat sənədlərini, registrləri saxlamaq öhdəliyini təmin edir. mühasibat uçotu və maliyyə hesabatlarını dövlət arxiv işinin təşkili qaydalarına uyğun olaraq müəyyən edilmiş müddətlərdə, lakin beş ildən az olmayaraq.Sənədin saxlanma müddəti sənədin verildiyi ildən sonrakı ilin yanvarın 1-dən hesablanır.

• iş sənədlərinin daxili inventarlaşdırılması;
• kadr uçotu üzrə şəxsi vərəq;
• anket;
• avtobioqrafiya;
• iş üçün ərizə;
• şəxsiyyəti təsdiq edən sənədin surəti;
• dövlət pensiya sığortası şəhadətnaməsinin surəti;
• VÖEN-in surəti;
• işin təsviri;
• təhsil sənədlərinin surətləri;
• xüsusiyyətləri və tövsiyə məktubları;
• işçinin şəxsi ifadələri;
• əmək müqaviləsi;
• sifarişlərin surətləri kadr bu işçi ilə bağlı;
• sertifikat vərəqələri;

Ofis işi və sənəd dövriyyəsi nədir (2019)? Dərslik, həm də müasir iqtisadi lüğət, iş axını sənədlərin tərtibçiləri və icraçıları arasında informasiya texnoloji zəncirləri boyunca hərəkəti kimi müəyyən edir ki, bu da bütün maraqlı tərəfləri məlumatlandırmaq, onlara çatdırmaq imkanı verir. qəbul edilən qərarlar, uçot və nəzarət. Öz növbəsində, ofis işi sənədlərin saxlanması, yenilənməsi və nəzarəti üçün fəaliyyətdir.

Çünki məlumatın dəyəri müasir dünya və biznesi həddən artıq qiymətləndirmək çətindir, ofis işi və təşkilatın sənəd dövriyyəsi mühüm rol oynayır. Çox vaxt qərarların qəbulunun düzgünlüyü və yekun nəticə mətnin aydınlığı və aydınlığından, sənədləşmə işinin sürətindən asılıdır.

Sənəd axınının üç növü var:

• daxil olan (təşkilata daxil olmaq);
• gedən (təşkilatdan göndərilir);
• daxili (idarəetmə prosesində işçilər tərəfindən yaradılan və istifadə olunan sənədlər).

İşin mərhələləri

Təşkilatda sənədlərlə iş mərhələlərə bölünür.

Gələnlər üçün:

• qəbul və emal;
• katib tərəfindən ilkin baxılması;
• qeydiyyat;
• təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən baxılması və icraya göstərişi;
• icrasına nəzarət.

Çıxış üçün:

• inkişaf, dizayn;
• qeydiyyat;
• göndərilməsi.

Daxili üçün:

• inkişaf, dizayn;
• qeydiyyat;
• cavabların işlənməsi, icrası, hazırlanması;
• icrasına nəzarət.

Hamı üçün:

• sənəd dövriyyəsi həcmlərinin uçotu və təhlili;
• saxlama.

Mərhələlərdən keçmə sürəti birbaşa sənədləşmənin düzgünlüyündən, həmçinin təşkilat tərəfindən təsdiq edilmiş sənəd dövriyyəsi normalarından asılıdır. Bir təşkilatda sənəd dövriyyəsi ilə bağlı nümunə qaydası (2019) aşağıda yüklənə bilər.

Ofis işləri üçün GOST 2019

Hal-hazırda rəsmi sənədlərin icrasına dair tələblər Rusiya Federasiyasının milli standartında tərtib edilmişdir. O dəyişdi dövlət standartı Rusiya Federasiyası GOST R 6.30-2003.

Fikrimizcə, ofis işi üzrə GOST ilə tanışlığa başqa bir milli standartda - (QOST ofis işi və arxivləşdirmə) ətraflı təsvir olunan terminologiyanı öyrənməklə başlamaq faydalıdır, çünki bu bilik peşəkar lüğəti düzgün başa düşməyə və istifadə etməyə kömək edəcəkdir. .

Məqalədə istifadə olunan anlayışları müəyyənləşdirir:

1. Sənəd daşıyıcıda qeyd edilmiş, onu müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatları olan məlumatdır.
2. Sənədin icrası - sənədə lazımi rekvizitlərin yapışdırılması.
3. Sənəd atributu sənəd dizaynının elementidir.

GOST R 7.0.8-2013

Ofis işi-2019: sənədləşmə işləri üçün yeni tələblər

Təsvir edilən tərifləri nəzərə alaraq, rəsmi sənədlərin rəsmiləşdirilməsi qaydalarını nəzərdən keçirin.

Bu məqalədən ofis işi sahəsində bir standartın mövcudluğu haqqında öyrənənlər üçün GOST bölmələrinin ətraflı təhlili faydalı olacaqdır. Təcrübəli katiblər üçün 07.01.2018-ci il tarixindən etibarən qüvvəyə minmiş dəyişikliklərlə tanış olmağı təklif edirik.

"Sənədlərin yaradılması üçün ümumi tələblər" yeni mühüm bölməsi dərhal diqqəti cəlb edir, burada bütün növ təfərrüatlar, o cümlədən mətnlə bağlı qaydaları sistemləşdirir və təsvir edir:

• səhifə nömrələri;
• üstünlük verilən yazı tipləri və şrift ölçüləri;
• abzas abzas;
• sətir aralığının dəyərini, hərflər və sözlər arasındakı məsafəni;
• mətnin uyğunlaşdırılması;
• bucaq və uzununa düzülmə üçün maksimum xəttin uzunluğu;
• qalın mətn seçmək qaydaları;
• başlıq səhifəsinin tərtibatı.

Bütün dəyişikliklər tələbləri təkmilləşdirməyə yönəlib. Rekvizitlərin siyahısı genişləndirilmiş, əlavə edilmişdir:

• girişin məhdudlaşdırılması möhürü;
• işarəsi Elektron imza;
• struktur bölmənin adı - sənədin müəllifi;
• şəxsin - sənədin müəllifinin vəzifəsinin adı.

Bəzi təfərrüatlar birinə birləşdirilir, məsələn, "təşkilat haqqında arayış məlumatları" dəyişəninə yalnız poçt ünvanı və telefon nömrəsi deyil, həm də OKPO, PSRN, VÖEN / KPP daxil ola bilər.

“Təfsilatların işlənməsi” bölməsi giriş ünvanlarından istifadə qaydaları və yekun etiket ifadəsi, elektron imza, habelə rəhbər vəzifəsini icra edən şəxsin imzası ilə tamamlanır.

QOST-a uyğun olaraq sifarişin icrası nümunəsi (2019)

1. Təlimat

   1.2. Təlimat təlimatByOfis işi bələdiyyə maarifləndirici, maarifləndirici qurumlar ...

2. Xabarovsk diyarının qubernatorunun ofisdə ofis işləri üçün təlimatların təsdiq edilməsi haqqında 11 avqust 2006-cı il tarixli 491-r əmri.

   Təlimat

   1.2. Təlimat Modelə uyğun tərtib edilmişdir təlimatByOfis işi in... obyektlər keçdi bələdiyyəəmlak və s.); PLANLAR... maarifləndirici, maarifləndirici- sağlamlıq və rifah qurumlar ...

3. Təhsil müəssisələrinin terror təhdidlərindən və ekstremist xarakterli digər hücumlardan qorunmasının təşkili üçün standart təlimatlar

   Təlimat

   ... Ofis işi. Mövcudluq maarifləndiriciqurum aşağıdakı sənədlər: - təhlükəsizlik və mühafizənin təşkili haqqında əsasnamə maarifləndiriciqurumlar; - təlimatlarBy daxil nəzarət maarifləndiriciqurum ...

4. Təşkilatlarda ofis işləri üçün təlimatların tərtib edilməsi üçün əsas tələblər təlimatlar

   Təlimat

   ... TəlimatlarByOfis işi təşkilatlarda. Memorandum dövlət arxivlərinin əməkdaşları üçün nəzərdə tutulub. bələdiyyə arxiv orqanları və qurumlar... keyfiyyət tənzimləyici çərçivə V Təlimatlar(xüsusilə maarifləndirici təşkilatlar) ola bilər...

5. Dövlət və bələdiyyə təhsil müəssisələrinin müəllimlərinin sertifikatlaşdırılması üçün Gaou dpo "saripkipro" təlimatları

   Təlimatlar

   6. təxminiöz-özünə təhsil proqramı By"Pedaqogika"... təlimat... tamam Ofis işi ... By sertifikatlaşdırma müəllim heyəti dövlət və bələdiyyəmaarifləndiriciqurumlar və rəhbərlər maarifləndiriciqurumlar ...