Yığıncağın protokolunu necə götürmək olar. İnzibati xəta haqqında protokolun tərtib edilməsi qaydası nədir

Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də müxtəlif səviyyəli rəhbərlərin təşəbbüsü ilə müşavirə, müşavirə və görüşlərin hazırlanmasıdır. Əksər hallarda katib belə hadisələrin protokollarını da aparır. Bu yazıda bu prosesləri necə daha səmərəli etmək barədə sizə məlumat verəcəyik.

Protokoldan danışmağa başlamaq üçün ilk növbədə görüşlərin hazırlanması üzərində dayanmaq lazımdır. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəliyi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyənləşdirmək, bütün məruzəçilərin məruzələrini və digər materialları oxumaq vacibdir. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, lakin nəticədə protokolun saxlanması xeyli asanlaşacaq.

VAXTA NECƏ QƏNAƏT ETMƏK?

Müxtəlif araşdırmalara görə, təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10%-dən 50%-ə qədəri görüşlərə sərf oluna bilər. Vaxta qənaət etmək üçün görüşün təşəbbüskarları, ev sahibləri və iştirakçıları aşağıdakı qaydaları yadda saxlamalıdırlar:

İclasda yalnız iş qaydasında həlli mümkün olmayan məsələləri müzakirə edin.

Görüş iştirakçılarının sayını məhdudlaşdırın. Bu, hadisənin müddəti ilə düz mütənasibdir. Əgər 5 nəfərlə görüş 1 saat davam edirsə, 10 və daha çox iştirakçı ilə görüş 2 saat və ya daha çox davam edəcək.

Görüş üçün əvvəlcədən məlumat materialları hazırlayın. Hesablamalar, analitik hesabatlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri ixtisaslaşmış mütəxəssislər tərəfindən təqdim edilməlidir. Amma iclasın katibi materialların hazırlığını yoxlamağa borcludur. Buna görə də, tədbirdən bir və ya iki gün əvvəl:

a) təqdimatlar edəcək məsul şəxslərin köməyi ilə bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib etmək;

b) məsul şəxslərdən hazırlanmış materialları qəbul etmək elektron formatda(məsələn, təqdimatlar, izahlı qeydlər və s.);

c) məsul şəxslərdən çap olunmuş referatları və məruzə mətnlərini qəbul etmək.

Hər bir məsələ üçün bir məsul işçi təyin edin, hətta bir qrup insan əmri yerinə yetirməli olsa belə.

Günahkarları ifşa etmək üçün vaxt itirməyin. Unutmayın ki, hər bir iclasın əsas vəzifəsi gündəliyi müzakirə etmək və onunla bağlı qərarlar qəbul etməkdir.

GÜNDƏM

Bu, iclasda müzakirəsi planlaşdırılan məsələlərin siyahısıdır. Onlar iclasın sədri tərəfindən müəyyən edilir. Bununla belə, katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.

Gündəliyi təyin edərkən aşağıdakı təlimatlardan istifadə edin:

• Çox geniş olan görüş mövzularını bir neçə alt mövzuya bölün. Zəruri hallarda məsul şəxslər hər bir alt mövzu üzrə hazırlıq iclasları keçirə bilərlər.

Məsələn, “Əsas istehsalat sexləri tərəfindən plan göstəricilərinin yerinə yetirilməsi haqqında” mövzusunda ayın sonuna planlaşdırılan müşavirədən əvvəl sexlərdə bir sıra kiçik müşavirələr keçirilməlidir: “Planın icrası haqqında tökmə sexi”, “Blank sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Mexanika sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Yığışdırıcı sex tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”. Və ya "Müəssisədə ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda görüşdən əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "İstehsalata ERP sisteminin tətbiqi problemləri haqqında", "Mühasibat uçotunda ERP sistemi ilə 1C arasında əlaqənin təmin edilməsi haqqında" ”, “Açıq texniki dəstək ERP sistemləri və məlumatların ötürülməsi” və s.

• Ümumi mövzu ilə birləşdirilən eyni əhəmiyyətə malik məsələləri gündəliyə salın. Məsələn, nəqliyyatın təmin edilməsi, anbara çatdırılma qaydası, göndərmə və ixrac hazır məhsullar müəssisənin ərazisindən.

Bir-biri ilə əlaqəli daha geniş spektrli məsələlər də gündəliyə salına bilər. Məsələn, bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:

Yeni istehsal xəttinin alınması;

İstehsalın texnoloji hazırlanması;

Yeni avadanlıqların alınması ilə əlaqədar layihə və texnoloji sənədlərə dəyişikliklərin edilməsi;

İstehsal binalarının modernləşdirilməsi və maşın bağlamalarının inkişafı;

İstehsalın logistik dəstəyi.

Eyni zamanda, fabrikin girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasında keçid üçün elektron ödənişlərin təşkili bu iclasda açıq şəkildə müzakirəyə dəyməz.

Aydındır ki, katib həmişə gündəliyin məzmununa təsir göstərə bilməz. Yığıncağı lider bir araya gətirir və o, həm də məsələlərin spektrini müəyyənləşdirir. Və əgər menecer bir iclasın gündəliyinə tökmə istehsalı üçün yeni istehsal xəttinin alınmasını və ərazinin təmizlənməsi üçün yaz iməciliyinin təşkilini daxil edərsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Amma biz öz tərəfimizdən iməciliyin təşkili ilə bağlı müzakirənin başqa iclasa çıxarılmasını, məsələn, binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə şənliklərin keçirilməsi məsələsi ilə birləşdirilməsini təklif edə bilərik.

• Gündəliyi yalnız iclas iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət sahəsinə aid olan məsələlərdən ibarət təşkil edin. Məsələn, təchizat rəhbəri olmayan yerdə təchizat məsələlərini müzakirə etmək faydasız olardı.
• Mövzuların və gündəm maddələrinin sayını məhdudlaşdırın. Onlar ayrılmış müddət ərzində effektiv şəkildə müzakirə oluna və həll oluna bildiyi qədər çox olmalıdır. Məsələn, iclasın 1 saatı ərzində müzakirə olunan mövzuların miqyasından və iclasın hazırlanmasının keyfiyyətindən asılı olaraq 1-dən 5-ə qədər məsələ müzakirə edə bilərsiniz.
• Son iclasda verilən tapşırıqlar və tapşırıqlar haqqında hesabatı gündəliyə daxil edin yığıncaqlar birləşdirilərsə ümumi mövzu və iştirakçıların tərkibi. Hazır olun ki, belə bir məsələ gündəmdə olmasa belə, sədr öz səlahiyyəti ilə onu təqdim edə bilər. Buna görə təlimatların siyahısını əvvəlcədən çap etmək daha yaxşıdır - sədrdə olmalıdır, məsul şəxs və katib.

GÖRÜŞ İŞTİRAKÇILARI

Tədbir iştirakçıları üçün ümumi tələblər:

Gündəlikdəki məsələlərə səriştə və maraq;

İclasın nəticələrinə görə qərarlar qəbul etmək və tabeliyində olanlara göstərişlər vermək üçün kifayət qədər yüksək mövqe.

Tədbir zamanı iştirakçıların siyahısı dəyişə bilər. Əgər gündəmdə iclasın bütün iştirakçılarına təsir edən mövzular varsa və onların yalnız bəzilərinə aid olan məsələlər varsa, o zaman ilk növbədə müzakirə etməlisiniz. ümumi məsələlər. İclasın bu hissəsinin sonunda əlavə müzakirəyə cəlb edilməyən işçilər buraxıla bilər.

Hər kəsi necə xəbərdar etmək olar

Bütün iclas iştirakçılarına məlumat verin tarixi, vaxtı, keçirilmə yeri, tədbirin mövzusu haqqında.

Görüş barədə telefon zəngi, sms, e-poçt(çatdırılma və oxunma bildirişi ilə), şəxsi bypass.

İştirakçılardan biri müxtəlif səbəblərdən iş yerində olmadıqda ( illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, ezamiyyət və s.), işdə olmamağın səbəbini öyrənmək və dəyişdirmə sxeminə uyğun olaraq olmayan şəxsi əvəz edən işçiyə onun iclasda iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq lazımdır.

Kompüterinizdəki təqvimə “deputata onun planlaşdırma iclasında mütləq iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq” kimi bir göstəriş əlavə etmək də faydalı olacaq.

Görüş haqqında kimə və nə vaxt xəbərdarlıq edildiyi barədə məlumat cədvələ daxil edilə bilər (Nümunə 1).

NÜMUNƏ 1

Görüş iştirakçılarının məlumatlandırılması

İclas 24.06.2017-ci il tarixində saat 11:00-da Satınalmalar Direktorunun ofisində keçiriləcək.

Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.

Yığıncaq iştirakçıları üçün oturacaqların təşkili

Yığıncaq üçün oturma cədvəlini hazırladığınızdan əmin olun, əgər varsa:

Yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, rayonlar, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);

Transmilli korporasiyaların və holdinqlərin sahibləri və s.;

Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.

Mümkünsə, katibə sədrin masasının yanında ayrıca stolda yer verilir (Nümunə 2).

Misal 2

Oturma cədvəli

Ad kartları

Müvafiq yerlərin qarşısındakı masalarda vəzifəsi və (və ya) tam adı ilə ad vəsiqələrini yerləşdirmək lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim "evə" qatlanmış bir vərəqdir (şək. 1).

düyü. 1. Yığıncaq iştirakçısının adı kartı

Nişanlar

Xüsusilə kritik hallarda, aşağıdakıları göstərməli olan döş nişanları (döş lövhələri) hazırlamaq lazımdır:

TAM ADI. iştirakçılar;

onların mövqeləri;

Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;

Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi ərazi.

Nişanda həmçinin aşağıdakılar ola bilər:

İştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın loqosu;

Tədbirin loqosu (emblemi) (görüşlər, konfranslar və s.).

Siz simli və ya paltar sancağı olan nişanlardan istifadə edə bilərsiniz. Onlar dəftərxana ləvazimatları və ofis ləvazimatları mağazalarında satılır.

Siz özünüz mətnlə əlavələr hazırlaya, sonra onları printerdə çap edə, qayçı ilə kəsib nişanlara qoya bilərsiniz (şək. 2).

düyü. 2.Özünüz tərəfindən hazırlanmış nişan əlavəsi

Hazırlanması üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, insert kartları çap xidmətləri göstərən bir təşkilatdan sifariş verilə bilər. Adi daxili görüşlər üçün isə döş nişanları ümumiyyətlə lazım deyil.

İclasın müddəti

Fərqli görüş növləri fərqli vaxtlara malikdir. Məsələn, səhər iclası təxminən yarım saat çəkə bilər, konkret məsələ ilə bağlı regionlararası görüş isə bütün günü çəkə bilər.

Görüşün müddəti əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Bu, gec qalmamaq üçün tez və səmərəli işləməyə kömək edəcək.

qırılır

İclasın müddəti astronomik saatı (60 dəqiqə) keçirsə, onda hər akademik saatda (45 dəqiqə) fasilə vermək lazımdır.

Xüsusilə uzun tədbirlərdə fasilələr verilə bilər, bu müddət ərzində iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviçlər, meyvələr, şirniyyatlar) və içkilər (çay, kofe, şirələr, mineral su və s.).

İclasın səviyyəsi aşağı olduqda və iclasın keçirildiyi zalın yanında soyuducu, qəhvə maşını və birdəfəlik qablar ofis ziyarətçiləri üçün görüş iştirakçıları özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə biləcəklər.

İclas iştirakçılarının oturduğu masaların üzərinə su və stəkan olan butulkaları əvvəlcədən qoymaq olar - o zaman onlar təkcə fasilə zamanı deyil, istənilən vaxt susuzluqlarını yatıra biləcəklər. Süfrəyə yemək qoymamaq daha yaxşıdır. İştirakçılardan biri biznes sənədlərinə sendviç atsa və ya qəhvə töksə, utanc verici olacaq.

Ayrı bir otaqda qəlyanaltı və içkilərlə süfrə qurmaq daha yaxşıdır. Bu, adətən, katib tərəfindən edilir, ancaq o, protokol saxlamadıqda. Katib iclas zamanı otağı tərk edə bilmədikdə, fasilə vermək üçün təyin edilmiş başqa işçi heyəti fasilə təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq, katib görüşdən əvvəl kofe fasiləsi üçün hər şeyi hazırlayır. Genişləndirilmiş iclaslarda köməkçilər adətən əvəzolunmaz olurlar.

Vaxt çərçivəsi

Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. İclasın sədri bu qaydaya əməl olunmasına nəzarət edir.

Yığıncağı planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin danışması və hər bir məsələni müzakirə etməsi üçün tələb olunan vaxtı nəzərə aldığınızdan əmin olun.

Hər çıxışın cədvəli üçün sədrlə yoxlayın.

Lazım gələrsə, fasilələr planlaşdırın.

Kalkulyatorda bütün dövrləri əlavə edin və alınan məbləğə əlavə edin

İclasın nə qədər çəkə biləcəyi sədrə bildirilməlidir. Əgər o, bu rəqəmlə razılaşarsa, reqlament bütün iştirakçıların diqqətinə çatdırılmalıdır, əks halda onlar düzəliş edib sədrə hesabat verməlidirlər.

Razılaşdıqdan sonra vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Nümunə 3).

NÜMUNƏ 3

Vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm

İclasın protokolları: 5 ƏSAS ADDIM

Protokol həm daimi kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.), həm də müvəqqəti kollegial orqanların - müxtəlif iclaslar, iclaslar, seminarlar və konfransların fəaliyyətini sənədləşdirir.

Aşağıdakı protokol növləri var:

. Qısa Protokol- tam adın qeyd olunduğu sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeləri, mövzusu, əsas məsələləri, xülasə hesabatlar, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Belə bir protokol, bir qayda olaraq, əməliyyat iclaslarında saxlanılır.

. Tam Protokol, yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, bütün çıxışların, rəylərin, düzəlişlərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydlərini ehtiva edir. Bu sənəd görüşün ətraflı şəklini bərpa etməyə imkan verir.

Protokolun aparılması formasını iclasın sədri və ya müəssisənin rəhbəri seçir.

İclas üçün hazırlanan çıxışların mətnləri və digər materiallar ərizə formasında tərtib edilir. Onlara protokolun mətnində istinad edilməlidir.

Katib iclasın gedişatının nə qədər düzgün və tam qeyd olunmasına cavabdehdir. Protokol icra edilməli olan bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və qərarları özündə əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti qiymətləndirmək olmaz. İclas zamanı onun iştirakçıları nəyisə eşitməyə bilər, onu yazmağa vaxt tapmaya bilər. Bunu protokola istinad etməklə bərpa etmək asan olacaq.

Addım 1: iş yerini hazırlayın

Görüş başlamazdan əvvəl dəqiqələri götürməyi asanlaşdırmaq üçün:

. Salonda oturacağınız yeri seçin tədbirin harada baş tutacağı. O, üzdə bütün iştirakçılara görünməli, sədrin, məruzəçilərin çıxışları və “tamaşaçıların iradları” aydın eşidilməlidir (Nümunə 2-də oturma cədvəlinə baxın).

. Tam adları olan görüş iştirakçılarının siyahısını masanıza qoyun. və vəzifələr, habelə oturma cədvəli. İclas başlamazdan əvvəl kimin harada oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olardı.

. Dəftərxana ləvazimatlarını yığın. Özünüzlə 2-3 qələm, 2 qələm, 2 pozan götürün.

. Ofis avadanlıqlarının və digər cihazların işlək olub olmadığını yoxlayın: saat, səs yazıcı, video kamera (əgər varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya akkumulyatorları unutma.

Görüşdən əvvəl bütün hesabatların əsas məqamlarını nəzərdən keçirin.

Addım 2: görüşün gedişatını düzəldin

İclas üçün hazırlanmış materiallardan (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, iştirakçıların siyahıları və s.) əlavə olaraq protokol səs yazısı, videoçəkiliş, stenoqram və ya əlyazma qeydlərinin layihəsi əsasında tərtib edilir. görüş zamanı saxlanılır.

Qaralama qeydləri necə saxlamaq olar?

1. Protokol layihəsi üçün vərəqlər hazırlayın- onların sayı gündəliyin əhatə dairəsindən asılıdır. Birinci vərəqdə iclasın tarixi, onun mövzusu, protokolun nömrəsi, iştirakçıların siyahısı, gündəliyi yazın (Nümunə 4).

NÜMUNƏ 4

İclas protokolunun layihəsi. Vərəq nömrəsi 1

Müzakirə üçün təqdim olunan suallar, ayrıca yazın təmiz vərəqlər, girişlər üçün kifayət qədər yer buraxaraq:

Vərəq nömrəsi 2: “Əlvan və qara metalın tədarükü üzrə müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında”. Proxorovun məruzəsi P.D.;

Vərəq nömrəsi 3

Vərəq nömrəsi 4: "Təchizatların nəqliyyat təminatı haqqında." Medvedyev V.Yu.-nun məruzəsi;

Vərəq nömrəsi 5: ... (görüş zamanı tamamlanmalıdır);

Vərəq nömrəsi 6: “Xammal və materialların alınması üzrə bağlanmış və icra edilmiş müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında”. Fomina K.D.-nin reportajı;

Vərəq nömrəsi 7: ... (görüş zamanı tamamlanmalıdır);

Vərəq nömrəsi 8: "Ametist MMC ilə OAO ESPZ-yə polad və ərintilərin tədarükünə dair müqavilələrin bağlanması haqqında". Teleginin təklifləri I.I.;

Vərəq nömrəsi 9: … (görüş zamanı tamamlanacaq).

2. Bütün görüş iştirakçılarının iştirak edib-etmədiyini yoxlayın. Protokol layihəsində olmayanların üstündən qələmlə kəsin - onlar gecikə bilər. İclasdan sonra iştirak etməmə və gecikmə səbəblərini öyrənin.

Gecikmiş şəxslərin gəliş vaxtı birbaşa protokolun mətnində mötərizədə qeyd edilsin:

Belə olan halda iclasda iştirak edənlərdən hansının və konkret olaraq nəyin qaçırıldığı dəqiq bilinəcək.

3. "EŞİLDİ" bəndini doldurun. Layihənin birinci vərəqində və hesabatların müvafiq başlıqları olan vərəqlərdə ardıcıl olaraq tam adı qeyd edin. və məruzəçilərin mövqeləri, çıxışların mövzuları və onların xülasəsi. Yalnız əsas məlumatları düzəltmək lazımdır: tarixlər, rəqəmlər, faktlar. Sonra qeydləri təqdim olunmuş nitq mətnləri (referat) ilə yoxlayın. Əgər uyğunsuzluq aşkar etsəniz, onları iclasın sədrinə bildirin.

4. "DANIŞLI" maddəsini daxil edin(zəruridirsə). Bu bənd natiqlərin nitqinin gedişi digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə doldurulur. tam protokolda hər bir belə qeyd dərhal qeyd edilməlidir, xüsusən də: "Xahiş edirəm, onu protokola daxil edin" ifadəsi ilə müşayiət olunarsa. Misal üçün:

Fakt budur ki, istənilən bəyanat görüşün gedişatını dəyişə bilər və sonradan bunun nə vaxt və nə ilə bağlı baş verdiyini vurğulamaq lazım gələ bilər.

Qısa protokolda

Protokol- yığıncaqlarda, yığıncaqlarda, yığıncaqlarda, konfranslarda məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatını müəyyən etdikləri sənəd.

Protokollar daimi fəaliyyət göstərən kollegial orqanların, məsələn, komitə və nazirliklərin kollegiyaları, bələdiyyə idarələri, habelə elmi, texniki və metodiki şuraların fəaliyyətini sənədləşdirir. Yuxarıda göstərilənlərə baxmayaraq, menecerlər tərəfindən keçirilən görüşlər struktur bölmələri, deputatlar CEO, rejissorlar da qeyd edilə bilər.

Müvəqqəti kollegial orqanların fəaliyyətini (konfranslar, görüşlər, seminarlar və s.) sənədləşdirmək üçün protokolların tərtib edilməsi adi haldır.

Protokollar katib tərəfindən iclasda apardığı qeydlər əsasında tərtib edilir. Bunlar qısa qeydlər, transkriptlər və ya diktofon yazıları ola bilər. Qeyd etmək lazımdır ki, protokolu hazırlamaq üçün katib iclasdan əvvəl məruzə və çıxışların tezislərini, qərar layihələrini toplayır.

Protokol ümumi formada verilir..

Başlıq, tarix və protokol nömrəsi

Protokol başlığı olacaq kollegial orqanın adı və ya iclas növü. Məsələn, pedaqoji şuranın iclasının Protokolu (nəyin?); struktur bölmələrinin rəhbərlərinin iclasları və s.

Protokolun tarixi iclasın keçirilmə tarixi olacaq (protokol ənənəvi olaraq iclasdan sonra tərtib edilir).Əgər iclas bir neçə gün davam edibsə, protokolun tarixinə başlama və bitmə tarixləri daxildir.

Misal üçün: 21 — 24.07.2009 .

Protokolun nömrəsi (indeksi) kollegial orqanın təqvim ili və ya səlahiyyət müddəti ərzində keçirilən iclasın seriya nömrəsi olacaqdır.

Qeyd edək ki, protokolun mətni aşağıdakı hissələri daxildir:

• giriş;
• əsas.

Giriş

Protokolun giriş hissəsində başlıqdan sonra iclasın sədrinin və katibinin adları və baş hərfləri göstərilir. " sözündən sonra yeni sətirdən iştirak edib» iclasda iştirak edən vəzifəli şəxslərin adlarını və baş hərflərini əlifba sırası ilə sadalayın.

İclasda başqa təşkilatlardan olan şəxslər olubsa, o zaman “İştirak edənlər” sözündən sonra “ Dəvət”və dəvət olunan şəxslərin siyahısı göstərilir, hər soyadda hər bir addan əvvəl təşkilatın vəzifəsi və adı göstərilir.

Protokolun giriş hissəsində gündəliyi müəyyən edilir.

O, iclasda müzakirə olunan məsələlərin siyahısından ibarətdir və onların müzakirəsi ardıcıllığını və çıxış edənlərin (çıxış edənlərin) adlarını müəyyən edir.Qeyd edək ki, gündəlikdəki hər bir məsələ ərəb rəqəmi ilə nömrələnir, o, aşağıdakılardan istifadə etməklə tərtib edilir. "O" və ya "Haqqında" ön sözləri. Məsələn: “Təsdiq haqqında kurikulumlar»; “Tədris ilinin yekunlarına dair”.

Hər bir bənd üçün bir spiker göstərilir (bu məsələni hazırlayan məmur)

Əsas hissə

Gündəlikdəki məsələlərin ardıcıllığı ilə ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii-də protokolun əsas hissəsinin mətni tərtib edilir - o, gündəlikdəki maddələrin sayı qədər bölmədən ibarət olmalıdır.

Bütün yuxarıda deyilənlərə əsasən belə bir nəticəyə gəlirik ki, protokolun başlıq hissəsi həmişə eyni şəkildə tərtib olunur. Ancaq protokolun mətni müəyyən edilə bilər müxtəlif formalar ah: qısa və ya tam.

Qısa Protokol- iclasda müzakirə olunan məsələləri, çıxış edənlərin adlarını və qəbul edilmiş qərarları müəyyənləşdirir. Belə bir protokol ən çox iclasın əməliyyat xarakterli olduğu hallarda saxlanılır (bax. Şəkil 3.3.)

Deməyə dəyər - tam protokol- təkcə müzakirə olunan məsələlər, qəbul edilmiş qərarlar və çıxış edənlərin adları haqqında məlumatları deyil, həm də iclas iştirakçılarının məruzə və çıxışlarının məzmununu, səslənən bütün fikirləri, sual və iradları, şərhləri özündə əks etdirən kifayət qədər müfəssəl qeydləri ehtiva edir. , vəzifələr. Deməyə dəyər - tam protokol görüşün ətraflı şəklini sənədləşdirməyə imkan verir (bax. Şəkil 3.4).

Protokolun hər hansı formasından istifadə edilərkən onun mətni gündəmdə olan məsələlərə qədər bölmələrə bölünəcəkdir.

Qeyd edək ki, hər bölmə üç hissədən ibarətdir.: “EŞİDİLDİ”, “DANIŞDI”, “HƏLL EDİLDİ” (“QƏRAR EDİLDİ”), sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur. Bu dizayn mətndə əsas natiqin çıxışını, məsələnin müzakirəsi iştirakçılarının və qərarın tərtib olunduğu operativ hissəni vurğulamağa imkan verir.

hissəsində" DİNLƏDİM» çıxışın mətni bildirilir. Mətnin əvvəlində nominativ halda yeni sətirdən danışanın adı göstərilir. Çıxışın qeydi addan tire ilə ayrılır. Nitq üçüncü tək şəxslə yazılır. Soyaddan sonra çıxışı qeyd etmək əvəzinə qeyd etməyə icazə verilir (“Çıxış qeydi əlavə olunur”, “Qeyd edək ki, məruzənin mətni əlavə olunur”)

Sonuncu halda hesabatlar protokola əlavə olur.

hissəsində" İCRA EDİLDİ» nominativ halda yeni sətirdən danışanın adını və tiredən sonra nitqin mətnini və ya sualı göstərin (nitq zamanı danışandan soruşulubsa)

hissəsində" HƏLL EDİLDİ” (“QƏRAR EDİLDİ”) müzakirə olunan məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərarı əks etdirir. Qeyd edək ki, əməliyyat hissəsinin mətni protokolun istənilən formasında tam çap olunur.

Qeyd edək ki, bütün protokolun mətni 1,5 sətir intervalı ilə çap olunur.

Protokol iclasın katibi tərəfindən tərtib edilir. Protokol katib tərəfindən imzalanır və iclas keçirildikdən sonra 3 (üç) iş günü müddətində sədrə imzalanmaq üçün təqdim edilir.

İmzalar mətndən 3 sətir intervalı ilə ayrılır. Vəzifənin adı sol sahənin haşiyəsindən çap olunur, soyaddakı son hərf sağ sahə ilə məhdudlaşır.

Protokol sədr tərəfindən imzalandığı gün qeydə alınmalıdır.

Protokoldan çıxarış

Protokoldan çıxarış gündəliyə çıxarılan məsələyə istinad edən, ilkin protokolun mətninin bir hissəsinin dəqiq surətidir, onun üçün çıxarış hazırlanır. Çıxarışda formanın bütün təfərrüatları, mətnin giriş hissəsi, çıxarışın hazırlandığı gündəm məsələsi, məsələnin müzakirəsini və qəbul edilmiş qərarı əks etdirən mətn əks etdirilir. Protokoldan çıxarış yalnız katib tərəfindən imzalanır, o da onu təsdiq edir. Şəhadətnamə yazısı əl ilə yazılır, “Doğru” sözündən, surəti (çıxarışı) təsdiq edən şəxsin vəzifəsinin göstəricisi, şəxsi imzası, soyadı, baş hərfləri və tarixdən ibarətdir (bax. Şəkil 3.5).

Protokoldan çıxarışlar bəzən qərar kimi belə inzibati sənədi əvəz edir. ϶ᴛᴏm halda, çıxarış ifaçıların diqqətinə çatdırmaq üçün bir vasitə kimi xidmət edir. qəbul edilən qərarlar. Bu halda, məsələn, Şuranın katibi Səhmdar Cəmiyyəti, iclasın protokolu imzalandıqdan sonra 2 (iki) gündən gec olmayaraq müəyyən məsələlər üzrə protokoldan çıxarışları məsul icraçılara paylayır. Bəyanatlar katib tərəfindən imzalanır.

Başqa təşkilata göndərilən protokollardan çıxarışlar məcburi möhürlənməlidir.

Protokolların əsli iclasların növünə görə işlərdə katib tərəfindən tərtib edilir. Məsələn, “Ümumi yığıncaqların protokolları”, “İdarə Heyətinin iclaslarının protokolları”, “Direktorla görüşlərin protokolları” və s. İşin içərisində protokollar nömrələr və xronologiya ilə sistemləşdirilir. İşlər təqvim ili ərzində formalaşır.

Adi və növbədənkənar iclaslar

Şirkət qeydiyyata alınarkən, siyahıda göstərilən məcburi sənəd qeydiyyat orqanına təqdim edilən qərardır. ümumi yığıncaq MMC üzvləri.

İncəsənət. MMC Qanununun 34-ü şirkətin illik nəticələrini nəzərdən keçirmək üçün illik yığıncaq tələb edir. Bu maddə, həm də onların icra müddətini tənzimləyir - maliyyə ili başa çatdıqdan sonra 2-dən tez olmayan və 4 aydan gec olmayaraq. Nizamnamədə konkret müddətlər müəyyən edilib.

İştirakçıların növbədənkənar iclası da məqbuldur: səlahiyyətlərinə aid olan konkret məsələnin həlli təcili olduqda bu bədən. Aşağıdakı şəxslərin ümumi yığıncağın keçirilməsinə təşəbbüs göstərmək hüququ vardır:

• icra hakimiyyəti orqanları (direktor, direktorlar şurası);
• 10%-dən çox paya sahib olan iştirakçılar;
• auditor, auditor.

Təsisçilər qarşıdan gələn iclasın gündəliyinə öz düzəlişlərini edə və baxılmaq üçün təklif edə bilərlər əlavə suallar Tədbirdən 15 gün əvvəl.

Şirkətin bir təsisçisi varsa, Art. İclasın çağırılması qaydası haqqında 36-cı maddə ona şamil edilmir, çünki o, bütün qərarları tək qəbul edir.

Görüş bildirişi

Yığıncağı çağırmaq üçün hərəkət etmək lazım olan prosedur Sənətin müddəalarında müəyyən edilmişdir. MMC Qanununun 36. Əsas tədbirlər bunlardır:

• Planlaşdırılan görüş haqqında hər bir iştirakçıya məlumat verin. Xəbərdarlıq, planlaşdırılan görüşdən 30 gün əvvəl göndəriləcək bildiriş vasitəsilə həyata keçirilir.
• Gündəliyə dəyişiklik edərkən hər bir iştirakçıya məlumat verin - iclasdan 10 gün əvvəl.
• Təsisçiləri gündəliyə uyğun olaraq qarşıdan gələn iclas üçün məlumat və materiallarla təmin etmək.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Cəmiyyətin nizamnaməsində təsisçilərə bildiriş vermək üçün başqa, daha qısa müddətlər nəzərdə tutula bilər (MMC haqqında qanunun 36-cı maddəsinin 4-cü bəndi).

Bildirişin verilməsi və göndərilməsi üçün tələblər:

• bildirişdə təyin edilmiş iclasın yeri və vaxtı, habelə gündəlikdə duran məsələlər barədə məlumat olmalıdır;
• çatdırılma cəmiyyətin nizamnaməsi ilə müəyyən edilmiş qaydada təşkil edilir və ya nizamnamədə bu barədə məlumat yoxdursa, qeydiyyatlı poçtla iştirakçıların siyahısında göstərilən ünvana;
• qəbul edilmiş qərarların notariat qaydasında təsdiqlənməsi nəzərdə tutulduqda (MMC haqqında qanunun 17-ci maddəsinin 3-cü hissəsi), bildirişin əlavə surəti tələb olunur - sonradan notariusa təqdim edilməlidir.

Qarşıdan gələn görüşün nümunə bildirişini buradan yükləyə bilərsiniz: .

Qarşıdan gələn iclasın gündəliyində dəyişikliklə bağlı nümunə bildirişi buradan yükləyə bilərsiniz: MMC-də iştirakçıların yığıncağının gündəliyində dəyişiklik barədə bildiriş - nümunə.

Protokolun forması və onun hazırlanmasına dair tələblər

MMC-də iştirakçıların ümumi yığıncağının protokollarına dair tələblər Art. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 181.2. Onun müddəalarına uyğun olaraq, bu korporativ sənəddə aşağıdakılar göstərilməlidir:

• iclasın keçirildiyi tarix və yer;
• vaxt sərfi;
• orada iştirak edən şəxslər haqqında məlumat;
• gündəmdə olan məsələlər;
• onların hər biri üzrə səsvermənin nəticələri;
• səsləri hesablayan şəxslər haqqında məlumat;
• əleyhinə səs verən və bu məlumatların protokola daxil edilməsini tələb edənlər haqqında məlumatlar.

MMC-də iştirakçıların yığıncağının nümunə protokolu bir neçə hissədən ibarətdir:

1. Başlıq. Sənəd “Protokol No” sözləri ilə başlayır, ondan sonra şirkətin adı, iclasın tarixi və vaxtı, onun keçirildiyi yer göstərilir.
2. Giriş hissəsi. Yığıncağın təsisçiləri, sədri və katibi haqqında məlumatları ehtiva edir.
3. Gündəlik. Baxılması üçün təklif olunan suallar sıralanır. Onlar əhəmiyyətinə görə sıralanır.
4. Əsas hissə. Gündəliyin hər bir məsələsi üzrə 4 blokdan formalaşdırılır: “Dinləndi”, “Danışıldı”, “Səs verildi”, “Qərar verildi”. Çıxış edənlərin inisiallarını və mövqelərini göstərmək, habelə onların çıxışlarının mahiyyətini qısaca əks etdirmək lazımdır.
5. Nəticə. Orada katibin və sədrin, bəzi hallarda isə bütün təsisçilərin imzaları var.

Nömrələmə və protokol kitabçası

Sənətin 6-cı bəndinin müddəalarına uyğun olaraq. MMC haqqında qanunun 37-ci maddəsinə əsasən cəmiyyətin icra orqanı iclas zamanı protokolun aparılmasını təşkil etməlidir. Bütün iclasların protokolları kitabda saxlanılır.

Şirkət üzvlərinin də icra orqanının hazırladığı protokoldan çıxarışı tələb etmək imkanı var.

Müəyyən edilmiş işgüzar iş qaydalarına uyğun olaraq, şirkətin idarəetmə orqanları tərəfindən verilən sənədlər onların eyniləşdirilməsini asanlaşdırmaq üçün qeydiyyata alınır. Bu məqsədlə MMC-də iştirakçıların ümumi yığıncağının protokolları nömrələnir.

QEYD! Qanunvericilikdə protokolların məcburi nömrələnməsi tələbləri yoxdur.

İclasın tarixi və onun indeksi (nömrəsi) hər hansı bir sənədin əsas identifikatoru olduğundan, onların da protokola salınması məqsədəuyğundur.

İclasın qərarı və ya protokolu necə tərtib olunur, bu sənədləri kim imzalayır və təsdiqləyir

MMC Qanununda tərtib etmə forması və protokolun tərtib edilməsi qaydası ilə bağlı tələblər yoxdur, həmçinin MMC iştirakçılarının ümumi yığıncağının protokollarını kimin imzaladığını müəyyən etmir.

Protokolların təsdiqləndiyi ümumi qaydalar Sənətin 3-cü bəndi ilə müəyyən edilir. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 181.2. Bu maddənin müddəalarına uyğun olaraq, MMC-də iştirakçıların ümumi yığıncağının protokolu iclas boyu onu saxlayan sədr və katib tərəfindən təsdiq edilir.

Protokol qanunla nəzərdə tutulmuş tələblər pozulmaqla tərtib edildikdə və eyni zamanda iştirakçılardan biri onun məzmunu ilə razılaşmadıqda, iclasda qəbul edilmiş qərarların etibarsız sayılması riski vardır (4-cü yarımbəndin bəndi). 1, Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 181-ci maddəsi).

Protokol Şəxsiyyəti

5 may 2014-cü il tarixli 99-FZ nömrəli qanun, 2014-cü il sentyabrın 1-dən etibarən mülkiyyətçilərin qərarlarının sertifikatlaşdırılması proseduruna təsir edən Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinə dəyişiklik etdi. Bu andan başlayaraq, Sənətin 3-cü bəndinə uyğun olaraq. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 67.1-ci maddəsi, mövcud təsisçilərin tərkibi və qərarın özü notarius tərəfindən təsdiqlənir, bunun üçün MMC iştirakçılarının ümumi yığıncağının protokolu təsdiqlənir.

QEYD! Sənətin 3-cü bəndinin müddəaları. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 67.1-i, nizamnamədə digər sertifikatlaşdırma üsulları təsbit edilərsə, notarial qaydada təsdiq etmədən etməyə imkan verir.

Məsələn, nizamnamə sertifikatlaşdırmanın aşağıdakı üsullarını təmin edə bilər:

• iclasda iştirak edən bütün təsisçilər tərəfindən protokolun imzalanması;
• video çəkiliş (qeydiyyat vasitəsi) - protokola əlavə edilməlidir.

Nizamnamədə belə müddəalar yoxdursa, təsisçilər protokolun notariat qaydasında təsdiq edilməsi məsələsinə bilavasitə iclasda baxa bilərlər (Mərkəzi Orqan AS-nin 5 fevral 2016-cı il tarixli qərarı, N A36-3633 / 2015-ci il. ). Belə bir qərarın qanuniliyi üçün şərtlər:

• məsələnin gündəmdə olması;
• qərar cəmiyyətin bütün iştirakçıları tərəfindən yekdilliklə qəbul edilir, yəni bütün iştirakçılar iclasda iştirak edir və təklif olunan qeyri-notarial təsdiqləmə üsuluna səs verirlər.

Belə ki, nümunəsini təqdim etdiyimiz MMC iştirakçılarının ümumi yığıncağının qərarı qanunla müəyyən edilmiş qaydada düzgün tərtib edilməyibsə və ya təsdiqlənməyibsə, bu, təsisçilər üçün müəyyən problemlər yarada və onun ləğvi üçün əsas ola bilər. Protokoldakı qüsurların nəticəsi qeydiyyat orqanının imtinası və uzun sürən məhkəmə çəkişmələri ola bilər. Bu, xüsusilə korporativ münaqişələr olduqda kəskindir.

Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq bir çox təşkilatlarda yığıncaqlar keçirilir. Onların üzərində işçilər və menecerlər mühüm məlumat mübadiləsi aparır, qərarlar qəbul edirlər. Tədbirin effektiv olması üçün iclas protokolu tərtib edilir. Təşkilatlarda bu sənədin nümunəsi təxminən eynidir. Qaydalar aşağıda müzakirə olunur.

Görüş növləri

Bu fəaliyyətlərə hazırlaşmasanız uğursuz ola bilər. Bu funksiya liderin üzərinə düşür. O, hadisənin xarakterini müəyyən etməlidir. Mütəxəssislər bir neçə görüş növünü ayırırlar:

1. Təlim (konfrans), məqsədi işçilərə bilik vermək, onların bacarıqlarını artırmaqdır.
2. Məlumat. Tədbir məlumatı ümumiləşdirmək və öyrənmək üçün tələb olunur fərqli nöqtələr ortaya çıxan problemlərə perspektiv.
3. izahlı. Belə görüşlərdə menecerlər işçiləri aparılan iqtisadi siyasətin düzgünlüyünə inandırırlar.
4. Problemli. Tədbir aktual problemlərin həlli metodunun hazırlanması məqsədilə keçirilir.

Görüşün növündən asılı olmayaraq, o, sənədləşdirilməlidir. Bu, onun bacarıqlı və mütəşəkkil şəkildə həyata keçirilməsinə imkan verir.

Hazırlıq

Görüşün effektiv olması üçün liderlər aşağıdakı qaydalardan xəbərdar olmalıdırlar:

1. Mövzunu və arzu olunan nəticələri aydın şəkildə müəyyən etmək lazımdır. Bu, tədbiri təşkil etməyə kömək edəcək.
2. Gündəliyin diqqətlə hazırlanması. Sualların baxılması ardıcıllığını qurmaq lazımdır. Eyni zamanda, asan suallardan başlamaq, daha mürəkkəb suallara keçmək daha yaxşıdır.
3. İştirakçılar müzakirə olunacaq faktlar barədə məlumatlandırılmalıdırlar. Bu görüşdən əvvəl ən yaxşı şəkildə edilir.
4. İştirak etməli olan şəxslərə əvvəlcədən dəvətnamə göndərilməlidir. Bəziləri problemlərin həllində kömək edə bilmirsə, lakin tədbirin nəticələrini bilmək lazımdırsa, o zaman protokol təqdim etməlidirlər.
5. Yığıncağın yeri onun məqsədlərindən asılı olaraq seçilməlidir. Biznes mühitinin yaradılmasında insanların yerləşdirilməsi üçün şərait vacibdir.

Görüşə hazırlıq zamanı bu nüanslar əsasdır. Onlara əməl olunarsa, tədbir səmərəli və mütəşəkkil keçər.

Niyə iclas protokolları tələb olunur?

Hər bir təşkilatın müntəzəm iclasları olur. Bu tip tədbirlər bir çox kəskin problemləri həll etməyə, mürəkkəb tapşırıqlar üzrə vaxtında qərarlar qəbul etməyə və şirkətin inkişaf strategiyasını yaratmağa kömək edir. Çox vaxt iclaslar protokolla qeyd olunmur, bu, norma hesab olunur. Rəhbərlik uçotun aparıldığı hadisələrin siyahısını müstəqil olaraq müəyyən edə bilər. Bunu etmək lazım olmayan yerlərdə də müəyyən edirlər.

Protokolun əsas məqsədi iclasda qaldırılan bütün sualları, tapşırıqları və rəyləri yazılı şəkildə qeyd etmək, habelə birgə qərar qəbul etməkdir. Ətraflı protokol ən yaxşı forma hesab olunur. Tipik olaraq, belə bir sənəd şirkətin gələcək inkişafına təsir edəcək tədbirlərdə istifadə olunur. Bundan əlavə, müəssisə və dövlət qurumlarının işçiləri ilə keçirilən görüşlərin məzmununu qeyd etmək lazımdır. Tədbirlərin müxtəlif formaları üçün nümunə protokolları oxşardır, yalnız kiçik fərqlər var.

Edir

İclasın protokolu müəssisənin rəhbəri tərəfindən aparılır. Amma bu funksiyanı başqa işçi yerinə yetirə bilər. Bu tədbirdən əvvəl katibə dəvət olunanların siyahısı və sualların təxmini siyahısı verilir. İştirakçılara məruzələrin tezisləri təqdim olunur. Bu, sənədin tərtibi üzrə işi sürətləndirmək üçün sənəd şablonu hazırlamağa imkan verəcək. Belə tədbirlərdə keçirilən iclas protokollarının nümunələri bütün müəssisələrdə eynidir.

İştirakçılar çox olduqda, qeydiyyat vərəqinin olması daha yaxşıdır, orada görünənlərin tam adları qeyd olunur. İclasın başlanması ilə iclasda iştirak edənlərin siyahısı katib tərəfindən təsdiq edilir. Məlumatların qeydi tədbir zamanı katib tərəfindən qeyd olunur. Diktofon yazıları karotajın dəqiqliyini artırmaq üçün istifadə olunur. Bütün sözlər rəqəmsal daşıyıcıda qeyd olunur və sonra protokolun yekun qeydiyyatı zamanı təkrarlanır.

İclasda çoxlu iştirakçı varsa, o zaman protokol tutmaq üçün 2 katib dəvət olunur. Bu cür iş, hadisə gecikdiyi təqdirdə prosesi sürətləndirir. İclasın mövzusu ilə bağlı olmayan cavablar, iradlar, şərhlər sənədin məzmununa daxil edilmir. Protokol məruzələrin, sualların və təkliflərin ümumi mənasını ehtiva edir. Rəhbər tərəfindən ayrı-ayrı işçilərə təqdim olunan qərarlar və göstərişlər dəqiq qeyd olunur.

Rəhbərə dəqiq məlumat lazımdırsa, o zaman məsul şəxs tərəfindən imzalanmış hesabat tələb edə bilər. İclaslarda ümumilikdə işlərin vəziyyəti müzakirə olunur, ona görə də ətraflı qeydlər aparmağa ehtiyac yoxdur. Nəticədə protokola iclasın gedişi daxildir: müzakirə olunan mövzular, məsələlər, qərarlar. Bəzən liderlər bütün ifadələrin sözsüz təsbitini tələb edirlər. Görüşlərdə olur. müasir təşkilatlar, bir çox əməliyyat məsələlərini həll edir.

Dekor

Görüşlər? Nümunə sənədə daxil edilməli olan əsas məlumatları ehtiva edir. Dövlət idarələrində protokollar xüsusi blanklar əsasında aparılır. müntəzəm forma iclasın nümunə protokolu aşağıdakılardan ibarətdir:

1. Məcburi rekvizitlər (tarix, nömrə, müəssisənin adı, tədbirin təyinatı ilə sənədin növü, yeri).
2. İştirak edənlərin siyahısı (iştirakçıların tam adı, vəzifəsi). İmzalamağa gələn hər kəsin iştirak etdiyi vərəqdən istifadə edilə bilər.
3. Əgər tədbirdə başqa qurumlardan olan şəxslər iştirak edibsə, o zaman onlar “Dəvət olunanlar” bölməsinə daxil edilməlidir.
4. Əsas hissə. 3 hissədən ibarətdir: dinlənildi (natiqlərin tam adı və mövqeyi, çıxışların mövzuları, mahiyyətin təqdimatı), danışdı (sual verən və ya şərh verən şəxsin tam adı və vəzifəsi), qərar verdi (rəhbər göstəriş və ya qərar verir). qoyulur, tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün son tarixlər müəyyən edilir).
5. İmzanın sonunda katib və rəhbəri qoyur. Çap lazım deyil.

Bu nümunə protokola əsasən, səlahiyyətli bir sənəd tərtib etmək mümkün olacaq. İclasın gedişinə nəzarət etmək üçün nömrələnməlidir. Yekun sənəd görüşdən bir müddət sonra hazırlanır. Bu, bir neçə saat və ya hətta günlər çəkə bilər, hamısı məlumatın miqdarından asılıdır.

Direktorla görüşün nümunə protokolu onsuz keçirilən protokolla tamamilə eynidir. Sonra sənəd imzalanmaq üçün tədbirə cavabdeh olan rəhbərə təqdim edilir. Protokol maraqlı şəxslərə göndərilir və ya ifaçılar üçün təlimatlarla rəsmi çıxarışlar hazırlanır.

Texniki iclasın protokolu tərtib edilərsə, onun nümunəsinə bu hadisənin xüsusi nüansları daxil edilə bilər. Amma ümumilikdə burada əsas mahiyyət, problemlər və iştirakçıların müzakirə etdiyi məsələlər öz əksini tapmalıdır. Məqalədə təqdim olunan seminarın nümunə protokolları bu sənədin hazırlanmasında nümunə ola bilər.

əməliyyat iclası

Bu hadisə aşağıdakı xüsusiyyətlərə malikdir:

1. Xüsusi tezlik, məsələn, hər həftə.
2. Mövcud olanların müəyyən tərkibi.
3. Oxşar mövzular və suallar.
4. Qısa müddət.

Əməliyyat görüşü üçün protokol nümunəsi adi tədbirlə eynidir. Yalnız katib əvvəlcə işin alqoritmi, müzakirə üçün suallarla tanış olur. Bu, sənəd üzərində işi sürətləndirir, çünki onun böyük hissəsi əvvəlcədən formalaşır. Protokol tez hazırlanır, sənəd dərhal rəhbərliyə imzalanmaq üçün təqdim olunur.

Saxlama

Protokolların saxlanması məsələsini həll etmək üçün katib təşkilatın daxili sənədləri ilə tanış olmalıdır. Bu, müəssisənin xüsusiyyətlərindən asılıdır. SC-nin idarə heyətinin və ya səhmdarlarının iclasları haqqında sənədlər daimi saxlanılır. Protokollar təşkilatın hazırkı orqanının yerləşdiyi yerdə qalır. İclas sənədləri adətən 3 və ya 5 il saxlanılır, sonra isə təlimat əsasında arxivləşdirilir və məhv edilir.

Nəticə

İclas protokolları iştirakçılara gündəmi yadda saxlamağa və tapşırıqları vaxtında yerinə yetirməyə imkan verir. İndi bu sənədlərin operativ hazırlanması və yayılması üçün elektron resurslar mövcuddur. Ona görə də katib üçün maraqlı tərəflərə protokolun variantını təqdim etmək rahat olacaq.

Nümunə iclas protokolu. Müzakirənin stenoqramını necə yazmaq olar. Protokolu necə yazmaq olar - təlimatlar və nümunələr. Tərtib üçün göstərişlər, struktur, şablonlar (10+)

İclasın protokolu. Nümunə, nümunə, nümunə

Struktur, iclas protokolu şablonu

• Tədbirin tarixi, vaxtı və yeri
• Təşəbbüskar
• Tədbiri təşkil edən şəxs (əlaqə məlumatı ilə)
• İştirakçıların siyahısı (vəzifələr və əlaqə məlumatları ilə)
• Katibliyin tərkibi / katibin tam adı (əlaqə məlumatı ilə)

İclasa göndərilən materialların siyahısı

Birinci natiqin çıxışının stenoqramı

• Birinci natiqə ilk sual (şərh) (Kim soruşdu, transkript)
• Birinci sualın cavabı (Transkript)
• Birinci natiqə ikinci sual (şərh) (Kim soruşdu, transkript)
• İkinci sualın cavabı (Transkript)
• Birinci natiqə son sual (şərh) (Kim soruşdu, transkript)
• Son sualın cavabı (Transkript)

İkinci natiqin çıxışının stenoqramı

Qərarlar verildi

• İlk təklif təqdim edildi (yazılış kim tərəfindən)
• Səsvermənin nəticələri (ümumiləşdirilmiş - gizli olduqda, ətraflı - çağırış zamanı)

• İkinci təklif təqdim edildi
• Edilmiş və qəbul edilmiş düzəlişlər və düzəlişlər nəzərə alınmaqla yekun mətn
• Səsvermənin nəticələri
• Qəbul edildi / rədd edildi / yenidən baxılmaya göndərildi

Katibin imzası (katibliyin sədri)

Görüş üçün materiallar

İclasdan əvvəl iştirakçılara iclasın hazırlanması və qərarların qəbulu üçün zəruri materiallar, məsələn, iclasda təsdiq edilməli olan məlumat qeydləri, sənədlərin ilkin variantları (planlar, müqavilələr, büdcələr və s.) göndərilir. İclasın bütün iştirakçılarına görüşün tarixi, vaxtı və yeri, görüşün təşəbbüskarı, tədbiri təşkil edən əlaqə şəxs haqqında məlumat göndərilir. Əlaqədar şəxsə təşkilati xarakterli suallar verilə bilər (ora necə çatmalı, bileti necə sifariş etməli, maşını harada saxlamalı). Materiallarda göstərilməli olan şəxslərə mahiyyəti üzrə suallar verilir. Fərqli materiallar üçün müxtəlif əlaqə adamları göstərilə bilər.

Məsələn, protokol nümunəsi

İclasın tarixi, vaxtı və yeri: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Mərkəzi ofis. Danışıqlar N34.

Təşəbbüskar: Baş direktor Svistunova Olga Vasilievna

Görüşü təşkil edən şəxs: Baş direktorun köməkçisi Erofeev Qriqori Anatolyeviç ( [email protected].ru, əlavə. t. 07703)

İştirakçıların siyahısı

• Svistunova Olga Vasilievna (baş direktor)
• İvanov Sergey Semenoviç (təhlükəsizlik xidmətinin rəhbəri) ( [email protected], int. t. 02345)
• Eroxin Andrey Anatolyeviç (İnformasiya Texnologiyaları Xidmətinin rəhbəri) ( [email protected], int. t. 02455)
• Trifonov Gennadi Petroviç (rəhbər Maliyyə şöbəsi) ([email protected], int. t. 01003)

İclasın katibi: Baş direktorun köməkçisi Erofeev Qriqori Anatolyeviç

İclasda aşağıdakılar iştirak ediblər:

• Təhlükəsizlik xidmətinin rəhbərinin işçilər üçün e-poçt ünvanlarının yaradılması qaydaları haqqında məlumatı
• Anti-Spam Tədbirləri üçün CIO Təklifləri

Təhlükəsizlik rəisinin hesabatı

Şirkət işçilərin e-poçt ünvanlarının (soyadın baş hərfləri və ilk iki hərfi) kodlaşdırılması qaydaları qəbul edib ki, bu da üçüncü şəxslərə istənilən işçinin elektron poçtunu asanlıqla öyrənməyə imkan verir. Bu, heterojen olan icazəsiz e-poçtların daşqınlarına səbəb olur kommersiya təklifləri və digər faydasız məlumatlar.

Təqdimatla bağlı suallar olmadı.

İnformasiya texnologiyaları xidmətinin rəhbərinin hesabatı

Mövcud ünvanlardan imtina etmək mümkün deyil, çünki onlar əsas kontragentlərə və tənzimləyici orqanlara məlumdur. Mən təklif edirəm ki, bütün işçilərə bir qutu daha olsun E-poçt- aktiv yazışmalar üçün. Ünvanı işçinin tam adı ilə müəyyən etmək mümkün olmayan bir kodlaşdırma hazırlayın. Poçt filtrlərini elə konfiqurasiya edin ki, köhnə ünvanlara göndərilən məktublar ciddi filtrasiyaya məruz qalsın. Yeni ünvanlara poçt filtrasiyasını daha yumşaq edin. Mümkünsə, ünvan dəyişiklikləri barədə qarşı tərəfləri xəbərdar edin. İşləri informasiya texnologiyaları şöbəsi həyata keçirəcək.

Sual məruzəçiyə maliyyə şöbəsinin müdiri sual verdi: Təklif olunan sistemin təşkili xərcləri informasiya texnologiyaları şöbəsi tərəfindən işlənibmi? Bəlkə bu işi autsorsingə vermək daha səmərəlidir?

Cavab verin. Xeyr, məsələ həll olunmayıb.

Şərh Maliyyə şöbəsinin müdiri: Qərarın aşağıdakı redaksiyada təsdiq edilməsini təklif edirəm: İnformasiya Texnologiyaları Departamenti elektron poçt ünvanları ilə bağlı vəziyyətin düzəldilməsi üçün tədbirlər işləyib hazırlasın və onların həyata keçirilməsi ilə bağlı xərclər məsələsini təkbaşına və qaydada işləsin. autsorserlər. Ən ucuz variantı qəbul edin.

Cavab verin. Etiraz yoxdur.

Qərarlar verildi

E-poçt ünvanlarının kodlaşdırma sırasını dəyişdirin. E-poçt ünvanlarını köhnə kodlaşdırmada saxlayın, lakin onlara ciddi filtrasiya şəraitində mesajlar göndərin.

Tapşırığı yerinə yetirmək üçün İnformasiya Texnologiyaları şöbəsi beş iş günü müddətində işin yerinə yetirilməsi üçün tapşırıq hazırlamalıdır. Daha beş iş günü ərzində işin özbaşına görülməsinin dəyərini və autsorsinqin qiymətini müəyyənləşdirin. Xərclərin hesablanması əsasında işin necə yerinə yetiriləcəyinə qərar verin. 15 iş günü ərzində özünüz və ya autsorserlər tərəfindən işi yerinə yetirin. Qərarın icrasına nəzarət mühafizə xidmətinin rəhbərinə həvalə edilir.

Təəssüf ki, məqalələrdə vaxtaşırı səhvlər olur, onlar düzəldilir, məqalələr əlavə olunur, işlənib hazırlanır, yeniləri hazırlanır.

Mətnin iş formatı ilə nitq arasında fərq nədir? Formal lüğət...
Biznes mətn üslubu. Xarakter xüsusiyyətləri formal lüğət. Məmur üslubu...

İdarəetmə səlahiyyətləri. Yaxşı, uğurlu lider, patron, ...
Lider bacarıqları. Uğurlu olmaq üçün lider nəyi bacarmalıdır?

Əmr, qərar, əmr, əmr. Nümunə, naxış, mətn, str...
Sifariş, qərar, əmr və ya sifariş nümunəsi. Ətraflı şərhlər...

İşlərin yerinə yetirilməsi, xidmətlərin göstərilməsi, çatdırılma planı-qrafik. Bəstələmək. Problem...
Cədvəl. Nümunə, tərtib etmək üçün məsləhətlər ....