Müəssisədəki seminarın protokolu. Ümumi yığıncağın protokolunu necə tərtib etmək olar: qeydiyyat üçün ümumi qaydalar

Protokol - iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda və kollegial orqanların iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbulu barədə ardıcıl qeydləri özündə əks etdirən sənəd.

Protokol kollegial orqan və ya işçilər qrupunun birgə qərar qəbul etmə fəaliyyətini əks etdirir. Təşkilatların idarəetmə fəaliyyətində yaradılmış iclas protokollarından təhqiqat, bəzi inzibati orqanların və ictimai asayişi mühafizə orqanlarının protokollarını (məsələn, sanitar müfəttişin protokolu, yol-nəqliyyat hadisəsi protokolu və s.) fərqləndirmək lazımdır. , habelə müqavilə tipli protokollar (razılaşmaların protokolları, fikir ayrılıqlarının müzakirəsi protokolları, qiymət danışıqları protokolları və s.).

Daimi və müvəqqəti kollegial orqanların iclasları (federal icra hakimiyyəti orqanlarının kollegiyaları, iclaslar) əmək kollektivləri, səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuralarının iclasları və s.).

İclasda (iclasda) edilən qeydlər, təqdim olunan məruzə və çıxışların tezisləri, arayışlar, qərar layihələri və digər materiallar əsasında protokol tərtib edilir.

Protokollar katib və ya başqa təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır. Protokolda qeydlərin düzgünlüyünə görə iclasa sədrlik edən və aparan katib cavabdehdir.

Protokol tam və ya qısa formada verilə bilər, burada məsələnin müzakirəsinin gedişi buraxılır və yalnız bu barədə qəbul edilmiş qərar qeyd olunur.

İclasda hansı formada protokolun aparılması barədə qərarı kollegial orqanın rəhbəri və ya təşkilatın rəhbəri qəbul edir.

Protokolun adı kollegial fəaliyyət növünün adı (iclas, yığıncaq və s.) və fəaliyyəti qeydə alınan orqanın adı (iclasın protokolu) attestasiya komissiyası...; protokol ümumi yığıncaq səhmdarlar...).

Tam protokolun mətni iki hissədən ibarətdir:

1. əsas.

Giriş hissəsində deyilir:

Sədrin (sədrin) tam adı,

katibin adı,

İclasda iştirak edənlərin, zərurət yarandıqda isə iclasa (iclası) dəvət olunmuş şəxslərin tam adı.

İclasda (konfransda) müxtəlif orqan və təşkilatların nümayəndələri iştirak etdikdə hər bir şəxsin iş yeri və vəzifəsi göstərilir.

İştirak edənlərin sayı 15 nəfərdən çox olarsa, protokolun giriş hissəsində protokolun tərkib hissəsi olan siyahıya istinad edilir, məsələn:

Hazırda: 25 nəfər. (siyahı əlavə olunur).

Protokolun giriş hissəsi baxılan məsələlərin əhəmiyyətinə görə sıralanan, baxılan hər bir məsələ üzrə məruzəçi göstərilməklə, onların siyahısını ehtiva edən gündəliklə başa çatır. Gündəlik məsələləri sol kənarın haşiyəsindən çap edilmiş və ərəb rəqəmləri ilə nömrələnmiş "O", ("Haqqında") ön sözü ilə tərtib edilir.

Protokolun mətninin əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olan bölmələrdən ibarətdir. Hər bölmənin mətni sxemə uyğun olaraq qurulur:

EŞİDİLƏN:...

İCRA ETDİ:...

HƏLL EDİLDİ (HƏLL):...

“EŞİLDİ” bölməsində məruzəçinin soyadı və inisialları, məruzəsinin məzmunu (ismarıc, məlumat, məruzə) əks olunur. Məruzənin mətni məruzəçi tərəfindən yazılı şəkildə təqdim edildikdə, çıxışın mövzusu göstərildikdən sonra qeydin aparılmasına icazə verilir: “məruzənin mətni əlavə olunur”.

“NATİCƏLƏR” bölməsində müzakirədə çıxış edən şəxslərin adları və inisialları, habelə onların çıxışları, o cümlədən məruzəçiyə verilən suallar göstərilir. Lazım gələrsə, natiqin adından sonra onun vəzifəsi göstərilir.

“QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölməsində ikili şərhə yol verməmək üçün qısa, dəqiq, yığcam şəkildə tərtib edilmiş qərar qeyd olunur. Qərarla yanaşı, "lehinə", "əleyhinə", "bitərəf" verilmiş səslərin sayı, habelə səsvermədə iştirak etməyən şəxslərin siyahısı göstərilir. Qərarda bir və ya bir neçə bənd ola bilər, onlar əhəmiyyətinə görə düzülür, hər biri nömrələnir.

Gündəliyə uyğun olaraq “EŞİLİLDİ” sözündən əvvəl nömrə qoyulur. “EŞİLDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” sözləri sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur və iki nöqtə ilə bitir. “EŞİLİLDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölmələrinin mətni yeni sətirdən 1,5 sətir intervalı ilə çap olunur. Natiqlərin hər bir soyadı və inisialları nominativ halda yeni sətirdən çap olunur, nitqin qeydi soyaddan defislə ayrılır.

İclasın protokolu sədr və katib tərəfindən imzalanır. Xüsusilə vacib hallarda, protokol məruzəçilər tərəfindən təsdiqlənməlidir, vizalar nitqin qeydə alınması səviyyəsində sənədin sol kənarına yapışdırılır.

Protokolun tarixi tədbirin keçirildiyi tarixdir (görüşlər, görüşlər və s.). Bir neçə gün davam etdisə, iclasın başlanğıc və bitmə tarixləri tire ilə göstərilir.

Məsələn: 16 - 17.06.2010 və ya 16.06.2010 - 17.06.2010.

Protokolun məcburi rekvizitləri aşağıdakılardır: təşkilatın adı, sənədin növünün adı, tarixi və qeydiyyat nömrəsi, tərtib və ya nəşr yeri, mətnin adı, imzalar.

dövlət büdcəli təhsil müəssisəsi

Moskva şəhərinin "9999 nömrəli məktəbi"

(GBOU SOSH 9999 nömrəli məktəb)

PROTOKOL

26.08.2014 №01

Pedaqoji şuranın iclasları

Sədr - Antonov A.A.

Katib - Borisova B.B.

Hazırda: Vasilyeva V.V., Glebova G.G., Denisov D.D.,

Egorova E.E., İlyina I.I., Konstantinova K.K.,

Leonidov L.L., Maksimova M.M., Nikolaeva N.N.,

Petrova P.P., Romanova R.R., Sergeev S.S.

GÜNDƏM:

GEF OOO-nun əsas müddəaları haqqında. müavini su ehtiyatlarının idarə edilməsi üzrə direktor Egorova E.E.

2014-2015-ci illərdə GEF MMC-nin tətbiqinə hazırlıq üçün məktəbdə işin təşkili haqqında tədris ili. 9999 saylı GBOU SOSH məktəbinin direktoru Antonov A.A.-nın hesabatı.

1. DİNLƏDİM:

Egorov E.E. - Hesabatın mətni əlavə olunur.

İCRA EDİLDİ:

Leonidov L.L. - Yegorova E.E.-nin təklifini dəstəklədi.

HƏLL EDİLDİ:

Su təsərrüfatı üzrə direktor müavini Egorova E.E.-nin məlumatlarına diqqət yetirin. GEF MMC-nin əsas müddəaları haqqında.

Federal Dövlət Təhsil Standartının müstəqil öyrənilməsinə davam edin.

2. DİNLƏNDİ:

Antonova A.A. - Hesabatın mətni əlavə olunur.

İCRA EDİLDİ:

Leonidov L.L. - Antonov A.A.-nın təklifini dəstəklədi.

HƏLL EDİLDİ:

2014-cü ilin mart ayında GEF MMC-nin tətbiqi üçün əlaqələndirmə şurası və yaradıcı qruplar yaradılsın.

Sədr A.A. Antonov

Katib B.B. Borisova

Giriş.

İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi müxtəlif daşıyıcılarda qeyd (fiksasiya) və müvafiq qaydada qeydiyyatla bağlı bütün prosesləri əhatə edir. müəyyən edilmiş qaydalar idarəetmə tədbirlərinin həyata keçirilməsi üçün zəruri məlumatlar. Sənədləşmə təbii dildə (əl yazısı, makinada yazılmış sənədlər, o cümlədən teleqramlar, telefon mesajları, makinalar), eləcə də yeni daşıyıcılardan (perfokartlar, perfolokantlar, maqnit lentləri, kartlar, disketlər və s.) istifadə edilməklə süni dillərdə aparılır. "

İdarəetmə sənədlərinin tərkibi təşkilatın səlahiyyətləri və funksiyaları, məsələlərin həlli qaydası, digər təşkilatlarla əlaqələrin həcmi və xarakteri ilə müəyyən edilir və hesabat kartında qeyd olunur. İdarəetmənin bütün səviyyələrində idarəetmə hərəkətlərinin sənədləşdirilməsi qaydalarının birliyi tətbiq ilə təmin edilir Dövlət sistemi sənəd dəstəyi idarəetmə (GSDOU) və vahid sənədləşdirmə sistemləri (UDS).

Vahid sənədləşdirmə sistemləri müəyyən bir fəaliyyət sahəsində idarəetmə üçün zəruri olan məlumatları ehtiva edən vahid qaydalara və tələblərə uyğun olaraq yaradılmış bir-biri ilə əlaqəli sənədlər toplusudur. DDD-lərin hər ikisi vasitəsi ilə istifadə edilməsi nəzərdə tutulur kompyuter elmləri eləcə də informasiyanın emalının ənənəvi üsulları.

Təfərrüatların adı, forması və tərkibi üçün idarəetmə sənədləri DDD-yə, Ukrayna Dövlət Standartlarının tələblərinə, digər işlərin təşkili qaydalarına (nizamnaməsinə) uyğun olmalıdır. normativ sənədlər Sənədləşdirmə qaydalarını ehtiva edən A.

Bu nəzarət işi protokol anlayışını vermək, onun tərtibi qaydalarını əks etdirmək, həmçinin protokolların hansı formalarının olduğunu göstərməkdir.

1. Protokol anlayışı və onun məqsədi.

Bir sıra idarəetmə sənədlərində protokollar xüsusi yer tutur. Onlar təşkilati və inzibati sənədlərin vahid sisteminin bir hissəsidir.

Protokol - iclaslarda, iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatını müəyyən edən sənəd.

Nəzərə almaq lazımdır ki, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyətində tez-tez “Protokol” adlanan sənədlər tərtib edilir, lakin onlar yuxarıda göstərilən tərifə aid edilmir. Belə ki, müqavilə münasibətləri sahəsində niyyət protokolları, fikir ayrılıqları protokolları, təsdiq protokolları tərtib edilir; səhmdarların ümumi yığıncağının əsas sənədləri arasında qanunvericilikdə hesablama komissiyasının protokollarının adları və s. Bu cür protokollar məqsədinə görə aktlara bənzəyir: onlar faktları və ya hadisələri qeyd edir və təsdiqləyirlər.

Müvəqqəti və ya daimi kollegial orqanlar, komissiyalar və s. olan istənilən təşkilatda protokollar tərtib edilir. Onların fəaliyyət forması iclaslarda və ya iclaslarda cari məsələlərin müzakirəsi və çox vaxt səsvermə yolu ilə birgə qərarların qəbul edilməsidir.

Ölkəmizdə səhmdar cəmiyyətlərin yaranması ilə bu tip sənədə diqqət daha da artmışdır. Səhmdar cəmiyyətin ali idarəetmə orqanları kollegialdır və onların fəaliyyətini əks etdirən protokollar ən mühüm idarəetmə sənədlərindən birinə çevrilir. haqqında səhmdarların ümumi yığıncaqlarının, direktorlar şurasının və şuranın iclaslarının protokolları üzrə. Təsadüfən deyil federal qanun"Haqqında səhmdar cəmiyyətləri» və digər hüquqi aktlarda bu sənədlərin məzmununa xüsusi diqqət yetirilir.

2. Protokolların qeydiyyatı qaydaları

Protokol - iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda və kollegial orqanların iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbulu barədə ardıcıl qeydləri özündə əks etdirən sənəd.

Protokol kollegial orqan və ya işçilər qrupunun birgə qərar qəbul etmə fəaliyyətini əks etdirir. Təşkilatların idarəetmə fəaliyyətində yaradılmış iclas protokollarından təhqiqat, bəzi inzibati orqanların və ictimai asayişi mühafizə orqanlarının protokollarını (məsələn, sanitar müfəttişin protokolu, yol-nəqliyyat hadisəsi protokolu və s.) fərqləndirmək lazımdır. , habelə müqavilə tipli protokollar (razılaşmaların protokolları, fikir ayrılıqlarının müzakirəsi protokolları, qiymət danışıqları protokolları və s.).

Daimi və müvəqqəti kollektiv orqanların iclasları (federal icra hakimiyyəti orqanlarının şuraları, əmək kollektivlərinin yığıncaqları, səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuralarının iclasları və s.) məcburi qeyd edilməlidir. Protokol iclasların gedişi haqqında protokol, stenoqram, səs yazısı və iclas üçün hazırlanmış materiallar (məruzələrin, çıxışların mətnləri, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, dəvət olunmuş şəxslərin siyahıları və s.) əsasında tərtib edilir.

Protokollarda baxılan məsələlərlə bağlı bütün rəylər və hamısı öz əksini tapır qəbul edilən qərarlar. Protokollar katib və ya başqa təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır. Protokolda qeydlərin düzgünlüyünə görə iclaslara sədrlik edən və sədrlik edən katib cavabdehdir. Protokolun məcburi təfərrüatları bunlardır:

· şirkətin adı;

sənəd növünün adı;

tarix və qeydiyyat nömrəsi;

tərtib və ya nəşr yeri;

mətnin başlığı

imzalar.

3.Protokolların növləri

İki növ protokol var: tam və qısa.

Tam protokol iclaslardakı bütün çıxışların qeydini ehtiva edir.

Qısa Protokol - yalnız çıxış edənlərin adları və çıxışın mövzusu haqqında qısa qeyd.

İclasda hansı formada protokolun aparılması barədə qərarı kollegial orqanın rəhbəri və ya təşkilatın rəhbəri qəbul edir.

Protokolun adı kollegial orqanın və ya iclasın adıdır (Attestasiya komissiyasının iclasının protokolu ...; iclasın protokolu ...).

Tam protokolun mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.

Protokolun tam və qısa formalarında giriş hissəsi eyni qaydada tərtib edilir. Burada sədr və katibin adları, iclasda iştirak edənlərin və dəvət olunmuş şəxslərin adları və ya ümumi sayı göstərilir (iştirakçılar çox olarsa, onların sayının yanında qeyd edilir – “İştirakçıların siyahısı əlavə olunur”), gündəm.

İştirak edənlərin adları protokolda 15-dən çox olmadıqda - iş yeri və vəzifəsi göstərilməklə əlifba sırası ilə qeyd edilir; daha çox olduqda, ayrıca siyahı tərtib edilir. Daimi iclasların və komissiyaların protokollarında iştirak edənlərin vəzifələri göstərilmir. Mövcud olanların siyahısı bir sətir aralığı ilə xəttin bütün enində tərtib edilir.

Bu zaman sahənin solunda “Sədr”, “Katib”, “İştirak etdi” sözləri (dırnaq işarəsi olmadan) başlıqdan və bir-birindən iki intervalla ayrılaraq çap olunur.

Giriş hissəsi gündəmlə başa çatır. Gündəlikdəki məsələlər onların mürəkkəblik dərəcəsinə, əhəmiyyətinə və müzakirənin təxmini vaxtına görə tərtib edilir. Suallar nominativ halda tərtib edilir, ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir və "O", "Haqqında" ön sözləri ilə başlayır. “Müxtəlif” sözü ilə sual və ya bir qrup sual tərtib etmək tövsiyə edilmir. Sualla yanaşı, çıxış edənin adı onun vəzifəsi göstərilməklə göstərilir.

"Gündəlik" sözləri iştirakçılar siyahısından iki və ya üç intervalın ortasında yerləşdirilir.

Gündəlikdəki hər bir məsələ üzrə protokol mətninin əsas hissəsi aşağıdakı sxem üzrə qurulur: DİNLƏDİLƏN ... DANIŞILDI ... QƏRAR VERİLDİ (QƏRAR EDİLDİ) ...

Qısa protokollarda “EŞİLİLDİ” bölməsində natiqin (natiqin) adı və çıxışının mövzusu göstərilir. Protokolun tam formasında məruzəçinin soyadı və inisialları, onun məruzəsinin (məsləhətinin, məlumatının, məruzəsinin) məzmunu göstərilir. Məruzənin mətni məruzəçi tərəfindən yazılı şəkildə təqdim edildikdə, çıxışın mövzusu göstərildikdən sonra qeydin aparılmasına icazə verilir: “məruzənin mətni əlavə olunur”. “ÇIQIŞÇILAR” bölməsində qısa protokollarda yalnız müzakirədə çıxış etmiş şəxslərin adları göstərilir, tam protokollarda onların çıxışları, o cümlədən məruzəçiyə verilən suallar da qeyd olunur. Lazım gələrsə, natiqin adından sonra onun vəzifəsi göstərilir. “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölməsində ikili şərhə yol verməmək üçün qısa, dəqiq, yığcam şəkildə tərtib edilmiş qərar qeyd olunur. Qərarla yanaşı, “lehinə”, “əleyhinə”, “bitərəf”ə verilən səslərin sayı, habelə səsvermədə iştirak etməyən şəxslərin siyahısı göstərilir. Qərarda bir və ya bir neçə bənd ola bilər, onlar əhəmiyyətinə görə düzülür, hər biri nömrələnir.

Gündəliyə uyğun olaraq “EŞİLİLDİ” sözündən əvvəl nömrə qoyulur. “EŞİLDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” sözləri sol kənardan böyük hərflərlə yazılır və iki nöqtə ilə bitir. “EŞİLDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölmələrinin mətni qırmızı xəttdən 1,5 sətir intervalı ilə çap olunur. Natiqlərin hər bir soyadı və inisialları nominativ halda yeni sətirdən çap olunur, nitqin qeydi soyaddan defislə ayrılır.

İclasın və ya iclasın iştirakçısı qəbul edilmiş qərarla bağlı ayrıca vərəqdə əks olunan və protokola əlavə edilən xüsusi rəy verə bilər. Fərqli rəyin olması qərarın qeydə alınmasından sonra protokolda qeyd edilir.

Qısa protokolun mətni də iki hissədən ibarətdir. Giriş hissəsində sədrlik edənin (sədrin) baş hərfləri və soyadları, habelə iclasda iştirak edən şəxslərin vəzifələri, inisialları, soyadları göstərilir.

Sol kənarın haşiyəsindən “İştirak etdi” sözü çap olunur, altı çizilir, sözün sonunda iki nöqtə qoyulur. Aşağıda vəzifə adları, iştirak edənlərin baş hərfləri və soyadları verilmişdir. Vəzifə adları ümumi ola bilər. İştirak edənlərin çoxsətirli vəzifə adları 1 sətir intervalı ilə göstərilir. Siyahı protokolun əsas hissəsindən bərk xətt ilə ayrılır.

Protokolun əsas hissəsinə baxılan məsələlər və onlar üzrə qəbul edilmiş qərarlar daxildir. Sualın adı rum rəqəmi ilə nömrələnir və “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır, mərkəzdə 15 nömrəli şrift ölçüsü ilə çap olunur və sonuncu sətirdən bir sətir aşağıda vurğulanır. Sətirin altında müzakirə zamanı çıxış edən məmurların adları var. bu məsələ. Soyadlar 1 sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərar göstərilir.

İclasın/iclasın protokolunun hazırlanması ilə bağlı iki suala cavab verməyinizi xahiş edirik:

Gündəliyə informativ xarakterli bir sual daxildirsə, məsələn, “Tikinti işlərinin gedişi haqqında...”, onda:

• tipli hər hansı bir qərar qəbul etmək lazım olub-olmaması: "Götürün - qeyd edin". Yoxsa sual operativ hissəsiz qala bilərmi?
• Ümumiyyətlə, belə məsələlər gündəmdə olmalıdır?

Qərar tələb edən məsələnin müzakirəsi zamanı çıxışların məzmununu heç olmasa qısaca vermək həmişə protokolda lazımdırmı, yoxsa bunu sadəcə olaraq göstərmək olarmı: “Müzakirələr keçirildi...” və sonra - “Qərar verildi ( qərar verdi)”?

Birinci suala cavab Oxucu, protokolun bir sənəd növü kimi tərifində var: protokol iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda və kollegial orqanların iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatını təyin edən sənəddir, yəni. qəbul prosesi idarəetmə qərarları və həllərin özləri.

Belə ki, protokolda məsələlərin müzakirəsi və onlara dair qərarların qəbulu qeyd olunur. Müzakirə olunmayan müntəzəm məlumat xarakterli hesabat hazırlanırsa və bu barədə qərar qəbul edilmirsə, onun ayrıca gündəliyə salınmasının mənası yoxdur. O zaman “Qeyd edin” kimi qərarın protokolda qeyd olunması tələb olunmayacaq.

Oxucunun sualı qəbul edilmiş qərar kimi “Qeyd” sözünün yazılmasının prinsipcə məqbul olub-olmadığını soruşmaq kimi başa düşülməlidirsə, cavab bəlidir. Bəli, icazə verilir. Axı, hətta 10 nömrəli əlavədə verilmiş qısa protokolun nümunə dizaynında. Model Təlimat federal icra hakimiyyəti orqanlarında sənədləşmə işləri ilə bağlı qərarın belə bir mətni mövcuddur (2-ci nümunəyə bax).

Lakin idarəetmə fəaliyyətinin real praktikasında “çılpaq məlumatlandırma” olduqca nadirdir. Və tikintinin gedişi daimi monitorinq tələb edir. Minimum olaraq, belə bir hesabatın nəticələrinə əsasən, tikintinin gedişi barədə məlumat vermək üçün növbəti tarixi təyin etmək barədə qərar qəbul edilə bilər, məsələn, bir ay ərzində növbəti iclasda və ya təqdim olunan yazılı hesabat şəklində. konkret vəzifəli şəxslərə.

Beləliklə, "Tikintinin gedişi haqqında ..." sualı təkcə məlumatlandırıcı ola bilməz. Tikintinin gedişatından asılı olaraq iclasda/yığıncaqda iştirak edənlər:

• və ya təsdiqləyin (əgər hər şey əvvəlcədən müəyyən edilmiş plana uyğun gedirsə),
• və ya vəziyyəti düzəltmək üçün təxirəsalınmaz tədbirlərin görülməsinin zəruriliyi, müddətlərin dəyişdirilməsi, iş planının dəyişdirilməsi və s. haqqında qərar qəbul etmək;
• və növbəti "yoxlama məntəqəsi" üçün tarix və forma təyin edin.

Məlum olur ki, tikintinin gedişi ilə bağlı hesabatın nəticələrindən sonra hələ də kollegial qərar verilir. Sonra onun mətni protokolun “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” hissəsində qeyd edilməlidir.

İkinci suala cavab verin Oxucuya Federal İcra Hakimiyyəti orqanlarında sənədləşmə işlərinə dair Standart Təlimatlarda (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 08 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş) əks olunan protokolun tərtib edilməsi qaydaları kömək edəcəkdir.

Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir:

• giriş və
• əsas.

Tam protokol nümunələri. 1-ci misalda.

Giriş hissəsində sədr, katib və iştirak edənlər (dəvət olunanlar) göstərilir. Protokolun giriş hissəsi gündəliklə - gündəliyin hər bir məsələsi üzrə məruzəçi göstərilməklə, onların əhəmiyyətinə görə sadalanan baxılan məsələlərin siyahısı ilə başa çatır. Hər bir sual ərəb rəqəmi ilə nömrələnir və onun adı sol kənarın haşiyəsindən çap olunan "O" ("Haqqında") ön sözü ilə başlayır.

Protokolun əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun bölmələrdən ibarətdir. Hər bölmənin mətni sxem üzrə qurulur: “DİNLƏDİK – DANIŞDIQ – QƏRAR ETDİK (QƏRAR ETDİK)”.

“DANIŞILDI” hissəsində bu məsələ ilə bağlı bütün çıxış edənlərin adları və baş hərfləri göstərilməlidir və xülasə onların çıxışları. Çıxışın məzmunu ayrıca tərtib edilə bilər, sonra protokolda "nitqin mətni əlavə olunur" qeydi edilir (1-ci nümunədən protokolun 2-ci bölməsinə baxın).

Əgər çıxışlar və müzakirələr olmasaydı, o zaman “DANIŞDI” hissəsi sadəcə daxil edilmir; onda protokolun bu bölməsi yalnız iki hissədən ibarət olacaq: “EŞİLİLDİ” və “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” (1-ci Nümunədən protokolun 1-ci bölməsinə baxın).

Ofis praktikasında, məsələlərin müzakirəsinin müfəssəl qeydi tələb olunmadıqda, qısa protokoldan da istifadə olunur. Onun formasını 2-ci nümunədə vermişik.

Belə bir protokolda yalnız aşağıdakıları göstərin:

• iştirakçı siyahısı,
• baxılan məsələlər və
• qəbul edilən qərarlar.

Başlamaq üçün Federal İcra Hakimiyyətlərində Ofis İşinə dair Standart Təlimatların protokolun qısa bir formasının icrasını necə təyin etdiyini görək. Eyni zamanda, xatırladırıq ki, bu sənədin müddəaları yalnız federal icra hakimiyyəti orqanları üçün məcburidir. Digər təşkilatlar ola bilər öz iradəsi Model Təlimatlarda təsvir olunan sənədlərin formalarını və iş texnologiyalarını özləri üçün borc götürürlər.

Sənəd fraqmenti

Qeyd edək ki, Rusiya Arxivinin 27 noyabr 2000-ci il tarixli 68 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş və hazırda qüvvədə olmayan federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar işlərin aparılması üçün əvvəlki Nümunəvi Təlimatlarda qısa protokolla bağlı heç bir müddəa yox idi. Bunlar. əvvəllər qısa protokolların icrası federal səviyyədə tənzimlənməmişdir, buna görə də onlar müəyyən bir təşkilatın ofis işi üçün təlimatlara uyğun olaraq tərtib edilmişdir. Və təşkilatların işgüzar işinə dair təlimatlar, öz növbəsində, işgüzar iş üzrə hər hansı bir dərslikdə göstərilən praktik təcrübə əsasında tərtib edilmişdir.

Hal-hazırda qüvvədə olan (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 08 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş) Federal icra hakimiyyəti orqanlarında sənədləşmə işinə dair Nümunəvi Təlimatlarda qısa protokola həsr olunmuş 2.7.3.4-cü bənd ortaya çıxdı. . Buna görə də, federal icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən hazırlanmış ofis işi təlimatlarında qısa protokolun icrası üçün eyni tələblər olmalıdır. Eyni zamanda qeyd edirik ki, Nümunəvi Təlimatın 2.7.3.4-cü bəndində göstərilən tələblərdə qısa protokolların verilməsinin ümumi qəbul edilmiş təcrübəsi üçün xarakterik olmayan “dizaynda yeniliklər” mövcuddur. Əvvəlcə bunlara daxildir:

• gündəliyin giriş hissəsindən çıxarılma;
• sualın adının mərkəzləşdirilməsi və sonuncu sətirdən bir sətir altında altını çəkmək;
• iştirak edənlər haqqında məlumatların qeydiyyatı;
• əsas hissənin dizayn qaydaları.

Aydınlıq üçün biz qısa protokol nümunəsini ehtiva edən Federal İcra Hakimiyyətlərində Ofis İşi ​​üçün mövcud Standart Təlimatlara 10 nömrəli Əlavəni göstərəcəyik.

Bu yazıda təsvir olunan effektiv görüşlərin məşhur mövzusunu davam etdirəcəyik.

İclas protokollarının nədən ibarət olduğunu, nə üçün lazım olduğunu və enerjili nəticə əldə etmək üçün bürokratiyadan necə uzaqlaşmaq lazım olduğunu ətraflı təhlil edək.

İdeal giriş adi flipçart vərəqləri və markerlərdən istifadə etməklə təşkil edilə bilər və ya daha mürəkkəb və müasir alətlərdən istifadə etməklə həyata keçirilə bilər. Əsas odur ki, düzgün metodologiyaya riayət edin və oyun qaydalarına əməl edin.

Bu yazıda, yüzdən çox protokol əsasında hazırlanmış xüsusi protokolumuzdan istifadə edərək ideal görüş protokolunun yeddi komponentini təhlil edəcəyik. tamamlanmış layihələr MindJet Mind Manager istifadə edərək iclas protokolu şablonu.

2. Mükəmməl İclas Protokolunun Yeddi Elementi

Razılaşdırılmış protokol və təyin edilmiş həllər əldə etmək üçün biz xüsusi MindJet Mind Manager şablonundan istifadə edəcəyik. Bütünlükdə belə görünür.

Şəkil 1. Onlayn giriş üçün MindJet şablonunun ümumi görünüşü

Görüş zamanı onu tədricən doldurmağınızı tövsiyə edirik. Biz bu şablonu müxtəlif şirkətlərdə güclü görüş mədəniyyətini tətbiq etmək üçün layihələrimiz nəticəsində illər boyu qururuq. Gəlin bu şablona daha yaxından nəzər salaq.

2.1. Görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləyin Bir çox görüşlər səhv vaxtda başlayır və bitir. Bununla mübarizə aparmağın bir yolu görüşün başlanğıc və bitmə vaxtlarını izləmək və qeyd etməkdir. "Ölçərsən, idarə edərsən" sadə prinsipinə əməl edərək:

Şəkil 2. Təşkilati təfərrüatları daxil edin

Həm də tövsiyə edirik ki, ayrı bir mövzuda görüşə gecikənləri düzəltməyi unutmayın ki, hamı bunu görə bilsin. Təsiri sadəcə sehrlidir: heç kim siyahıya gec düşmək istəmir. Və sonra statistikanı yekunlaşdıra və ən çox gec olanların reytinqini göstərə bilərsiniz.

2.2. Yığıncaq iştirakçılarının rollarını müəyyənləşdirin və paylayın

Ən güclü və təsirli vasitələr çox vaxt ən sadədir. Təəccüblüdür ki, bu bir faktdır: əksər görüşlərdə iştirak edənlər iştirakçıların rollarını, görüşü səmərəli keçirmək və nəticə əldə etmək üçün kimin və nə etməli olduqlarını tam başa düşmürlər.

şək.3. İştirakçıların rollarını bölüşdürün

• İclasın sədri - iclasların hazırlanması və keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş qaydaların yerinə yetirilməsinə cavabdehdir. Görüşün təsirli və enerjili olub-olmayacağı ondan asılıdır.
• İclasın məruzəçisi - iclas iştirakçılarına aid olan məlumatların yüksək keyfiyyətli və qabaqcadan hazırlanmasına və çatdırılmasına cavabdehdir.
• Yığıncağın iştirakçısı – özünü hazırlamağa və iclasda fəal iştiraka cavabdehdir
• İclasın katibi - İclasın protokolunun aparılmasına cavabdehdir.
• Enerji qoruyucusu - görüşün enerjisinə cavabdehdir. Ofis havasızdırsa, uzun müddət fasilə yoxdursa, ümumi dinamika aşağıdırsa, o zaman enerji saxlayan iclası dayandırmalı və enerji artırıcı tədbir keçirməlidir.
• Biliyin qoruyucusu məlumatı düzəltməyə cavabdehdir ki, heç bir dəyərli düşüncə itirilməsin. Bir qayda olaraq, katibə bu və ya digər fikri qeyd etmək lazım olduğunu göstərən bu şəxsdir.
• Kontekst Mühafizəçisi - İclasın gündəliyinin saxlanmasına cavabdehdir. İclasın gündəliyinin pozulması halında hər kəsə siqnallar.
• Time Keeper - Görüş vaxtı məhdudiyyətlərinin saxlanmasına cavabdehdir. Məsələnin müzakirəsinin bitməsinə 2 dəqiqə qalmış qərar vermək və nəticəni düzəltməyin vaxtının çatdığını bildirir.

2.3. Məqsədlər təyin edin, iclasın gündəliyini təyin edin

Şəkil 4. Niyə gedirik?

Buna görə də, MindJet Mind Manager protokolunun bu sahəsi üçün xüsusi hazırlanmış sahəni dolduraraq gündəliyi dəqiqləşdirin. Biz həmçinin tövsiyə edirik ki, 2.1.-ci bənddə göstərilən prinsipə uyğun olaraq, gündəlikdəki məsələyə nə qədər vaxtın nəzərdə tutulduğunu və faktiki olaraq ona nə qədər vaxt sərf edildiyini nəzərə alaraq, xronometrajı saxlamaq lazımdır. Siz görəcəksiniz ki, 3-4 həftəlik məqsədyönlü ölçmədən sonra vaxtında tamamlanan görüşlərin faizi əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşacaq.

2.4. Həllləri düzəldin

• Hər kəsə təsir edən həllər
• Xüsusi ifaçılara tapşırılan vəzifələr
• İclasda qaldırılan, görüşdə konkret həll və ya konkret vəzifəyə gəlmək mümkün olmayan suallar. Bu, adətən, iclasın əhatə dairəsindən kənar bir məsələ qaldırılanda və ya məsələ bu barədə qərar qəbul etmək üçün kifayət qədər hazırlanmadıqda baş verir.

Beləliklə, həllər.

Şəkil 5. Qərarların mətnini daxil edin.

Yeni qaydalar, iş prosesləri, mükafatlar, cəzalar, məlumatlar və daha çox şeylər iclasda müzakirə olunur və iclasda iştirak edənlərin hamısına şamil olunan qərarlar şəklində təsbit edilməlidir. Bütün bunları “Qəbul edilən qərarlar” blokunda qeyd etməyi tövsiyə edirik.

2.5. Tapşırıqlar təyin edin Müdrik Bismarkın dediyi kimi, əgər bir tapşırığın yerinə yetirilməsini istəyirsinizsə, onun icrasına yalnız bir şəxs cavabdeh olmalıdır.

Bunu etmək üçün MindJet Mind Manager-də tapşırıqları düzəltmək üçün bölmədən, eləcə də sağdakı Tapşırıq Məlumatı sekmesini istifadə edin.

Şəkil 6. Tapşırıqları daxil edin.

Tapşırığın mətni, son tarixi və məsul icraçı olması vacibdir. Bu sahələri doldurarkən ekranda məlumatlar göstərilir və iclasın bütün iştirakçıları kimin, nəyə görə və hansı məsuliyyətin üzərinə götürdüyünü görürlər.

2.6. Daha sonra müzakirə üçün sualları qeyd edin

Biz assosiativ düşündüyümüzə görə, istənilən görüşdə, şübhəsiz ki, iclasın gündəliyində nəzərdə tutulmayan suallar olacaq. Əgər bu sualları tez həll etmək mümkün deyilsə (məsələn, “üç sətir” qaydasından istifadə etməklə), onda biz onları “Sonra müzakirə üçün suallar” bölməsində həll etməyi tövsiyə edirik.

Şəkil 7. Daha sonra müzakirə üçün sualları yazın.

Bu sualları həll etmək çox vacibdir. Əvvəla, iştirakçılar görəcəklər ki, məsələ əldən getməyib və bundan sonra mütləq qaldırılacaq. İkincisi, gündəmdəki suala keçməyə imkan verəcək. Üçüncüsü, problemi həll etmək ritualının özü müzakirə olunan mövzudan digərinə keçməyə imkan verir. Əgər düzəlməzsə, o zaman hamı zehni olaraq həll olunmamış məsələni düşünəcək.

2.7. İclasın qərarlarını razılaşdırın, protokolu çap edin və imzalayın! Task Control-də tapşırıqlar təyin edin (Microsoft Outlook)

Və ən əsası. İclasın sonunda gündəm müzakirə edildikdə, qərarlar qəbul edildikdə, tapşırıqlar verildikdə, müzakirəyə çıxarılacaq məsələlər sonradan müəyyən edildikdə, yekunlaşdırmaq mütləqdir. Yəni bir daha protokoldan alınan qərarları demək. Bundan sonra, MindJet Mind Manager proqramı üçün xüsusi Qaydalar oynatma əlavəsindən istifadə edərək, "Protokol yaradın" düyməsini basın.

düyü. 8. Həlləri Microsoft Word protokoluna ixrac edin və Microsoft Outlook-da tapşırıqlar təyin edin

Və siz dərhal çap üçün iclasa göndərilə bilən və iştirakçılar tərəfindən imzalanan iclas protokolunu alacaqsınız!

düyü. 9. Avtomatik olaraq alınan Microsoft Word protokolunun nümunəsi.

Protokol imzalandıqdan, iclas başa çatdıqdan və bütün iştirakçılar öz iş yerlərinə getdikdən sonra proqramımızın daha bir xüsusiyyətindən yararlanın - Outlook korporativ tapşırıqlara nəzarət sistemindən istifadə etməklə bütün tapşırıqları 5 saniyəyə təyin edin! Bunun üçün proqramımızın "Sifarişləri təyin et" düyməsini sıxın.

Şəkil 10. Outlook tapşırıqları avtomatik olaraq onlayn giriş proqramından əldə edilir.

Sizə lazım olan tək şey sözlərin düzgünlüyünü yenidən yoxlamaq və tapşırıqların hər birində “Göndər” düyməsini sıxmaqdır! İndi yığıncağın hər bir iştirakçısı iş yerinə gələrək Microsoft Outlook-da razılaşdırılmış protokol və təyin olunmuş tapşırıqları alacaq!

3. MindJet Mind Manager şablonumuzla mükəmməl görüşü özünüz təşkil edə bilərsiniz!

Bu şablon elə konfiqurasiya edilib ki, siz ondan lazımsız blokları silə biləsiniz (məsələn, iclasda “Sonra müzakirə üçün məqamlar” kateqoriyasından heç bir sual yoxdursa) – sadəcə olaraq bu bloku silmək kifayətdir, və bu blokun dəqiqələrinin son versiyasında sadəcə olmayacaq.

Rəylər:

Mind Manager-in köməyi ilə görüşlərimiz daha səmərəli oldu keyfiyyət parametrləri və icrasına sərf olunan vaxt. Standartın qaydaları ilə təmin edilən aydın struktur və Mind Manager şablonu şəklində texniki tətbiq görüşlərimizi başqa səviyyəyə qaldırdı. Razılaşdırılmış protokollar indi görüşün sonunda dərhal görünür. Hesablamalarımıza görə, layihənin sonunda kollegial qurumların iclaslarının keçirilməsində zehni idarəetmənin tətbiqi ilə bağlı vaxt qazanması həftədə təxminən 2 saat təşkil edib.

Maksim Vladimiroviç Baromenski, İdarə Heyəti sədrinin müavini

Rusiya Sberbankının Moskva Bankı

İndi görüşlər ölçülə bilən nəticələr və son tarixlərlə xüsusi qərarlar qəbul edir və görüş başa çatan kimi tapşırıqlar Outlook-da ifaçılara verilir. İclas protokolu iclasın sonunda avtomatik olaraq razılaşdırılır. Mind Manager-də müzakirə olunan məsələlərin icmalı xəritəsi gündəmdən yayınmamağa və qəbula doğru irəliləməyə imkan verir. xüsusi həll bu və ya digər məsələdə. Təqvimin əvvəlcədən planlaşdırma və hazırlıq qaydaları sayəsində biz həmişə görüşlərə vaxtında başlayırıq və hətta planlaşdırılan vaxtdan əvvəl bitiririk!

V.V.SALMIN

BAYKAL BANKININ SƏDRİ

Bu əlavənin MindManager 14.1-in MindJet versiyası üçün etibarlı olmasına baxmayaraq, diqqətinizi onu da cəlb edirik. Sonrakı versiyalar üçün bu əlavə hələ etibarlı deyil, lakin aşağıdakı formadan istifadə edərək bizə sorğu göndərsəniz, onu Şirkətinizə uyğunlaşdıra bilərik!

Görüşlərinizi effektiv şəkildə qeyd edin!