Vyplnenie časového výkazu. Časový výkaz: prepis skratiek. Funkcie vedenia časového výkazu v rozpočtových organizáciách

Všetci zamestnávatelia musia v roku 2016 viesť pracovný výkaz. Formulár časového výkazu na rok 2016 pre väčšinu organizácií (s výnimkou rozpočtové inštitúcie) je štandardný formulár č. T-13 alebo č. T-12. Zamestnávatelia môžu používať formuláre, ktoré si sami navrhli a schválili. Z článku sa dozviete, aký je postup pri vedení dochádzky, ako vyplniť dochádzkový list, keď je zmena čiastočne nočná, a tiež ako vyplniť dochádzkový list, ak zamestnanec pracuje na diaľku.

Z tohto článku sa dozviete:

• aký je postup pri vedení časového výkazu;
• ako vyplniť časový výkaz, keď je zmena čiastočne nočná;
• ako vyplniť pracovný výkaz, ak zamestnanec pracuje na diaľku.

Pracovná legislatíva ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť záznamy o skutočne odpracovanom čase každého zamestnanca: zodpovedajúca norma je zakotvená v časti 4 článku 91 Zákonníka práce. Hlavným účtovným dokladom sa spravidla stáva pracovný výkaz (jednotný formulár T-12, T-13), ktorý si vyžaduje denné vypĺňanie. Za absenciu alebo nesprávne vyhotovenie takéhoto dokumentu môže niesť zodpovednosť zamestnávateľ, preto musia všetky organizácie v roku 2016 svedomito viesť pracovný výkaz a sledovať, či zamestnanci dodržiavajú stanovený režim.

Neprehliadnite: Najlepší článok mesiaca od odborníka

Päť tipov pre práca na smeny keď nie je jasné, ako vystaviť pracovný výkaz.

Zostavenie pracovného výkazu na rok 2016

Dôležitosť presného účtovania pracovného času je ťažké preceňovať: pracovný výkaz s údajmi o presnom počte dní a hodín odpracovaných zamestnancami slúži ako základ pre výpočet miezd, používa sa pri príprave štatistických výkazov a jednoznačne potvrdzuje skutočnosť, že zamestnanci dodržiavajú alebo nedodržiavajú pracovný čas, zriadený zamestnávateľom. Zostavenie výkazu práce za rok 2016 vykonáva oprávnená osoba (najčastejšie časomerač alebo personalista) v jednom vyhotovení, následne dokument podpíše vedúci štrukturálneho útvaru a odovzdá ho účtovníctvu.

Forma účtovania dochádzky za rok 2016

Jednotné tlačivá T-12 a T-13 používané na evidenciu pracovného času sú z hľadiska skladby detailov takmer totožné. Pripomeňme, že organizácie môžu používať nezávisle vyvinuté a schválené formuláre. Vizuálne je formou účtovania dochádzky za rok 2016 tabuľka, ktorá zohľadňuje dochádzku a neprítomnosť zamestnancov podniku (každý zamestnanec má pridelené svoje osobné číslo a samostatný riadok). Formulár je možné vyplniť dvoma spôsobmi: každý deň označiť všetky dochádzky a neúčasť, alebo označiť len meškanie zamestnancov, ich neprítomnosť na pracovisku a iné typy odchýlok od bežného režimu prevádzky. Pri vypĺňaní sa používajú kódové znaky – abecedné alebo číselné. Tu sú niektoré z nich:

• účasť do práce - Ja (01);
• metóda posunu - VM (05);
• pracovná cesta- K (06);
• nočná práca H (02);
• ročná základná platená dovolenka - OT (09);
• ďalšie platené voľno v súvislosti so vzdelávaním - U (11);
• pokročilý tréning s prestávkou v práci - PC (07);
• dovolenka z dôvodu tehotenstva a pôrodu alebo v súvislosti s osvojením dieťaťa - R (14);
• dočasná invalidita s vymenovaním dávok - B (19);
• dočasná invalidita bez nároku na dávku - T (20);
• absencia - PR (24);
• deň voľna alebo nepracovného voľna - B (26);
• prestoje z viny zamestnanca - VP (33);
• absencia v práci v súvislosti s plnením štátnych alebo verejných povinností - G (23).

Formulár sa vypĺňa nasledujúcim spôsobom: v stĺpcoch 2-3 sa zadávajú informácie o zamestnancovi (pozícia, celé meno, osobné číslo), v stĺpci 4 sa uvádza kód vzhľadu alebo neprítomnosti v práci. Každý kalendárny deň je označený v samostatnej bunke. Pod kódovým označením je predpísaný počet odpracovaných hodín za pracovný deň; ak je pracovný čas zaznamenaný v dňoch, spodnú bunku možno vynechať.

Stĺpec 5 zobrazuje počet dní a hodín odpracovaných počas pol mesiaca, stĺpec 6 - podobné ukazovatele za mesiac. Formulár T-13 obsahuje stĺpce 7-9, určené na zaznamenávanie informácií o mzdách: obsahujú kódové označenie druhu mzdy (napríklad mzdy a cestovné náhrady - kód 2000, dovolenka - 2012, nemocenská - 2300 atď. .). V zostávajúcich stĺpcoch tabuľky sú uvedené údaje o dôvodoch meškania a neprítomnosti.

Otázky, ktoré vznikajú pre personalistov pri zostavovaní pracovného výkazu

Zamestnávatelia nie vždy dodržiavajú jemnosti vyplnenia, ukladania a používania formulárov T-12 a T-13. Odpovede na najpálčivejšie otázky, ktoré majú personalisti pri zostavovaní pracovného výkazu, pomôžu vyhnúť sa chybám.

Ako dlho by sa mal uchovávať vyplnený pracovný výkaz?

Podľa článku 586 „Zoznam typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených pri činnosti štátnych orgánov, orgánov miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uloženia“, musí sa dochádzkový list uchovávať najmenej 5 rokov, a ak slúžil na evidenciu pracovného času zamestnancov zamestnaných v ťažkých, resp. nebezpečná práca, životnosť sa predlžuje na 75 rokov.

Aké fázy pohybu pracovného výkazu by sa mali zabezpečiť pri tvorbe miestnej dokumentácie, ktorá upravuje pravidlá pre jeho zostavovanie a pohyb?

Štandardná cesta, ktorou prechádza časový výkaz, pozostáva z piatich etáp:

• výzdoba;
• kontrola správnosti zostavenia;
• prevod na podpis;
• prevod do účtovníctva;
• prevod na následné uloženie v súlade s normami prijatými organizáciou (do personálnej služby, do archívu atď.).

Pri zostavovaní harmonogramu pracovného toku nezabudnite do neho zadať všetky účtovné doklady vrátane časového výkazu, pričom vykonajte miernu úpravu pre špecifiká formulára (trvanie prípravy, možné oneskorenia pri predkladaní dokumentov zamestnancami potvrdzujúcimi ich neprítomnosť na pracovisko, ako aj čas strávený vykonávaním opráv).

Kto iný ako časomerač môže viesť časový výkaz?

Legislatíva umožňuje vypĺňať dochádzkový výkaz nielen časomeračom (najmä preto, že nie každý podnik takúto pozíciu zabezpečuje), ale aj iným oprávneným osobám. V závislosti od prijatého systému sledovania času môžu byť tieto zodpovednosti delegované na zamestnanca osobné oddelenie, personalista alebo vedúci štrukturálnej jednotky. Táto nuansa by sa mala odraziť popis práce a pracovnú zmluvu zamestnanca, ktorý sa podieľa na vypĺňaní pracovného výkazu.

Ako vyplniť pracovný výkaz, ak zamestnanec pracuje na diaľku?

Ak zamestnanec pracuje na diaľku, zamestnávateľ musí stále sledovať jeho pracovný čas (). Legislatíva stanovuje dva spôsoby evidencie pracovného času do výkazu práce: spôsob priebežnej evidencie dochádzky a neprítomnosti v práci a spôsob evidencie iba odchýlok - absencie, meškanie, nadčasové hodiny a pod. zamestnanca, môžete použiť ktorúkoľvek z týchto metód.

Ak má organizácia vzdialených pracovníkov, postup zaznamenávania ich pracovného času sa môže odraziť v miestnom zákone (článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Špecifiká práca na diaľku vhodnejší je spôsob evidencie odchýlok, keďže časomerač nemá informácie o dochádzke zamestnanca do práce. Ak nie sú absencie, nadčasy a pod., tak sa do dochádzky zapisujú len konečné údaje o výsledkoch práce zamestnanca za prvý a druhý polrok v mesiaci. Ak vediete dochádzkový výkaz pomocou metódy rozptylu, nemusíte do výkazu evidovať pracovné dni. Prázdna bunka v časovom výkaze znamená pracovný deň.

Ak si však vediete časový výkaz pre vzdialený pracovník spôsobe odchýlok, môžu vzniknúť technické ťažkosti (pri zadávaní informácií do programu 1C atď.). V tomto prípade je pohodlnejší spôsob priebežnej evidencie dochádzky a absencie.

Vzor vyplnenia pracovného výkazu v roku 2016

Napriek jednoduchému algoritmu môže vyplnenie formulára T-12 alebo T-13 spôsobiť určité ťažkosti. Na zjednodušenie úlohy si môžete jednoducho stiahnuť a vytlačiť hotový formulár časového výkazu a potom ho zostaviť podľa vzorovej výplne. Naša databáza personálnych dokumentov obsahuje vzor vyplnenia pracovného výkazu v štandardných situáciách, ako aj možnosti jeho vyhotovenia za zvláštnych okolností (keď zamestnanec pracuje na polovičný úväzok alebo na trojdňový rozvrh, berie si ďalšie dni voľna na starostlivosť pre zdravotne postihnuté dieťa, odchádza na neúplnú pracovný čas počas rodičovskej dovolenky a pod.).

Uveďme príklad vypĺňania dochádzkového listu v situácii, keď smena čiastočne pripadne na noc.

Pripomeňme, že nočný čas sa považuje od 22:00 do 6:00. Práca v tomto období je platená zvýšenou sadzbou. Ak časť zmeny pripadne na deň a časť - na noc, práca počas dňa je označená písmenovým kódom "I" a v noci - kódom "H". Spodný riadok udáva prevádzkový čas v hodinách a minútach. Kódy môžete vložiť cez zlomok alebo pridať ďalšie riadky do časového výkazu.

Každá organizácia musí viesť dennú evidenciu dostupnosti zamestnancov na svojich pracoviskách, na to personálne oddelenie používa jednotnú formu dochádzky vo formulári T-13. Umožňuje zaznamenať ich prítomnosť, meškanie a neprítomnosť, ktorých dôvody môžu vzniknúť z rôznych dôvodov, platných aj neplatných. Účtáreň na základe údajov dochádzky na konci mesiaca vypočíta mzdy zamestnancov, najmä tým zamestnancom, ktorých mzdy sa tvoria podľa času pobytu na pracovisku.

Pracovný výkaz hrá dôležitú úlohu v práci podniku, od účtovania dochádzky zamestnancov na pracovisko až po výpočet ich miezd. Každá udalosť má svoje vlastné špeciálny kód, ktorý môže odrážať čas deň práce, choroba, služobná cesta, dovolenka vrátane meškania a neprítomnosti v práci. Okrem toho vám tento dokument umožňuje sledovať normy pracovného týždňa a vykonávať určité úpravy pracovného toku.

Takže na základe údajov z pracovného výkazu môže manažér urobiť určité rozhodnutia o zmene pracovného týždňa zamestnanca, ak dôjde k spracovaniu, k tomu môže pomerne často dôjsť pri pohyblivom rozvrhu alebo nahradení chorého zamestnanca. Na základe údajov z pracovného výkazu sa môžete rozhodnúť aj o bonusoch a povýšení zamestnanca, ako aj o zrušení viazanosti a uložení pokuty.

Upozorňujeme, že prvá časť dochádzky za prvú polovicu mesiaca sa poskytuje účtovnému oddeleniu na výpočet preddavku na mzdy a na základe úplne vyplneného pracovného výkazu sa vykoná úplný výpočet miezd.

Ukážka vyplnenia časového výkazu

Časový výkaz je možné vyplniť dvoma spôsobmi, mali by ste si vybrať ten, ktorý bude najpohodlnejší a najzrozumiteľnejší:

1. Údaje sa zadávajú denne - vo formulári sú uvedené údaje o dochádzke zamestnancov do práce a absencii, ak bola takáto skutočnosť zistená.
2. Údaje sa zadávajú do formulára iba v prípade odchýlok od normalizovaných hodnôt, napríklad ak zamestnanec náhle neprišiel do práce, v takom prípade sa zaznamená jeho neprítomnosť.

Označenia v časovom výkaze

Kód druhu odmeny v časovom výkaze

• Mzda a cestovné náhrady - 2000
• Platby zamestnancom na základe občianskoprávnych zmlúv (nezahŕňajú autorské honoráre) - 2010
• Plat za dovolenku - 2012
• Dočasný invalidný dôchodok - 2300

Vzorová náplň formulára t-13

Vyplnenie časového výkazu nie je obzvlášť ťažké, preto si vyberiete možnosť účtovania, ktorá je pre vás vhodná, a zapíšete príslušné údaje a kódy:

• IN "Počítajte 1" musíte zadať ďalšie sériové číslo.
• IN "Počítajte 2"- osobné údaje každého zamestnanca organizácie v súlade s pozíciou a celým menom.
• "Počítajte 3" obsahuje mzdové číslo zamestnanca.
• IN "Počítajte 4" pomocou písmenových kódov pre každého zamestnanca sa zadávajú údaje pre každý deň práce, v hornej bunke príslušný kód a v dolnej bunke je uvedená doba trvania pracujúceho zamestnanca. Ak je teda nastavený rozvrh 5/2, potom je pracovný deň 8 hodín a pracovný deň s rozvrhom 2/2 bude 11 hodín. Údaje za prvú polovicu mesiaca a druhú polovicu mesiaca sa uvádzajú v samostatných stĺpcoch. Hore - pre prvú a dole pre druhú polovicu. V prípade práce nadčas je zamestnávateľ povinný preplatiť zamestnancovi nadčas buď v peniazoch, alebo voľnom.
• IN "Počítajte 5" Celkový počet odpracovaných hodín sa uvádza osobitne za prvý polrok a osobitne za druhý polrok.
• "Počítaj 6" obsahuje celkovú hodnotu odpracovaných hodín (súčet stĺpca 5).
• IN "Počítajte 7" zadávajú sa údaje o mzdovom kóde.
• "Počítaj 8" obsahuje informácie o účte účtovníctvo odrážať mzdové náklady.
• Stĺpce 10-13 sa používajú na zaznamenanie neprítomnosti zamestnanca s uvedením príslušného kódu a počtu dní.

Neštandardné situácie

Odísť bez výplaty

Podľa legislatívy možno rozlišovať tieto druhy takýchto sviatkov:

• Autor: rodinné pomery- "PRED"
• Neplatené voľno poskytované v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie, napríklad pri príležitosti svadby - „OZ“
• Na základe rozhodnutia o kolektívna zmluva alebo podľa priemyselného rozhodnutia - „DB“

Ak sú počas sviatku štátne sviatky

Ak sú počas pridelenej dovolenky sviatky, v súlade s produkčným kalendárom na bežný rok sú tieto dni označené kódom „B“. Napríklad, ak zamestnanec odišiel na dovolenku od 9. júna do 16. júna a počas tohto obdobia je sviatok 12. júna, potom namiesto kódu (OT) musíte napísať kód „B“. Tento deň sa nezapočítava do obdobia platenej dovolenky.

Choroba počas ročnej dovolenky

Ak zamestnanec počas dovolenky utrpel chorobu a ako potvrdenie poskytol práceneschopnosť, potom namiesto kódu „OT“ je potrebné zapísať kód „B“ v súlade s práceneschopnosťou. V tomto prípade sa dovolenka predĺži o dobu trvania choroby.

Každá firma a podnikateľ vystupujúci ako zamestnávateľ musí pri využívaní pracovnej sily zamestnancov brať do úvahy ich pracovný čas. Legislatíva na tieto účely ustanovuje použitie osobitného tlačiva, ktoré sa nazýva dochádzkový list. Povinnosť vyplniť ho majú zodpovední úradníci.

Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje, že každý zamestnávateľ, bez ohľadu na formu vlastníctva, musí viesť záznamy o hodinách odpracovaných svojimi zamestnancami. Za nedostatok dochádzkových výkazov je zabezpečený správny postih tak pre samotnú organizáciu, ako aj pre jej zodpovedných zamestnancov.

Pracovný výkaz je formulár, ktorý obsahuje informácie o pracovných dňoch každého zamestnanca, ako aj o tom, že z dobrých alebo zlých dôvodov nechodí do práce. Dá sa to urobiť dvoma spôsobmi:

1. Všetky údaje o prítomnosti alebo neprítomnosti zamestnancov sú udržiavané denne.
2. Údaje sa zapisujú do časového výkazu v prípade odchýlky, t.j. v neprítomnosti, neprítomnosti, oneskorení a pod.

Na základe informácií v tomto dokumente sa vypočítajú mzdy všetkých zamestnancov spoločnosti. Umožňuje vám kontrolovať dodržiavanie pracovnej disciplíny, ako aj normu trvania pracovného týždňa, trvanie, plnenie povinností cez víkendy.

Legislatíva stanovuje 40-hodinový týždeň pre päťdňovú prácu a 36-hodinový týždeň pre šesť dní. Pri súhrnnom účtovníctve môže dôjsť k porušeniu normy, hlavnou požiadavkou je, aby zodpovedala určitej veľkosti pre vykazované obdobie napríklad štvrťrok.

Keď podnik príde skontrolovať s inšpektorát práce, hlavným dokumentom, ktorý požadujú, je pracovný výkaz. Je tiež hlavným zdrojom pre tvorbu štatistických výkazov o práci a zamestnancoch.

Postup pri používaní časového rozvrhu

Časový rozvrh je priradený konkrétnemu zamestnancovi, ktorého riadi vedúci jeho štrukturálnej jednotky. Záznamy do časového rozvrhu sa robia každý deň.

Podľa noriem zákona má hospodársky subjekt právo používať formulár vo forme T-12 alebo formulár T-13, schválený Rosstatom. Prvá možnosť sa používa na účtovanie odpracovaného obdobia aj na výpočet miezd. Druhý dokument je možné použiť, ak k odrazu pracovného času dochádza automaticky.

Spoločnosť tiež môže vytvoriť svoj vlastný dokument, berúc do úvahy existujúce potreby. Zároveň musí obsahovať množstvo povinných náležitostí. Programy pre personálne záznamy obsahujú jednotné formy.

Časový rozvrh je možné vyplniť ručne alebo pomocou počítača. V druhom prípade sa všetky informácie zadajú do programu a samotný formulár sa vytlačí na konci mesiaca.

V tomto prípade sa používajú špeciálne označenia vo vysvedčení. Sú abecedné a číselné. Napríklad práca zamestnanca v rámci normálneho rozsahu je vyjadrená písmenom I alebo kódom 01. Do dokladu sa najskôr zapíše kód a potom trvanie práce. Šifry nemôžete použiť len tak, treba ich vyplniť na základe podkladov alebo inak.

Časový výkaz odzrkadľuje celý čas, vrátane služobných ciest, dovoleniek, práceneschopnosti a pod. Do časového výkazu môžete zadať kód typu odmeny, čo je štvormiestna digitálna šifra. Napríklad kód 2000 sa používa pre platy, 2010 pre občianskoprávne zmluvy, 2012 pre dovolenku a kompenzácie, 2300 pre práceneschopnosť atď.

Uzávierka dochádzky nastáva v posledný deň v mesiaci alebo nasledujúci deň. Zodpovedná osoba predloží na overenie a podpis vedúcemu oddelenia a následne odošle na personálne oddelenie. Personálna služba skontroluje informácie z poskytnutého časového výkazu so zapnutými dokladmi personál. Potom sa pracovný výkaz odošle účtovnému oddeleniu na spracovanie miezd.

Zároveň je potrebné mať na pamäti, že dochádzkový list by sa mal poskytovať v dvoch častiach, z ktorých prvá polovica mesiaca sa poskytuje na výpočet preddavku na mzdu a druhá polovica na výpočet celej mzdy na základe výsledky odpracovaného mesiaca.

Spracovaný dokument sa ukladá do špeciálnych priečinkov a na konci roka sa odovzdáva do archívu, kde môže byť uložený až päť rokov. Ak spoločnosť v súlade s osobitné hodnotenie existujú škodlivé nebezpečné podmienky práce, takýto formulár sa musí uchovávať až 75 rokov.

Vyplnenie vzorky pracovného výkazu

Upozorňujeme, že pre pohodlie a lepšiu informatívnosť príkladu sme mierne upravili časový výkaz - niektoré riadky boli odstránené a niektoré boli pridané, pričom všeobecný význam sa nezmenil. Na konci stránky si môžete stiahnuť vzorové časové výkazy vo formáte Excel.

Musíte začať vypĺňať od hlavičky dokumentu. Tu je na ďalšom riadku uvedený úplný názov spoločnosti a jej kód podľa adresára OKPO - pre ktorú štruktúrnu jednotku je tento časový list zostavený.

Potom sa zaznamená poradové číslo dokumentu, dátum zostavenia a tiež to, na aké obdobie sa vzťahuje (zvyčajne kalendárny mesiac).

Potom sa vyplní hlavná časť dokumentu.

Stĺpec 1 - číslo v poradí riadku v tomto vysvedčení

Stĺpce 2 a 3 - Celé meno zamestnanca, jeho pozíciu, pridelené osobné číslo.

Stĺpec 4 slúži na označenie denného vystúpenia alebo neprítomnosti zamestnanca. Pre každý deň sú pridelené dve bunky, jedna pod druhou - v hornej je uvedené kódové označenie, zvyčajne vo forme písmena alebo čísla, v dolnej sa zadáva počet odpracovaných hodín, prípadne ponechané prázdne.

Hlavné kódy na vyplnenie dochádzky:

• I - ak zamestnanec úplne dokončil pracovný deň.
• K - ak je zamestnanec na pracovnej ceste.
• B - týmto kódom sú označené víkendy a sviatky.
• OD - keď je zamestnanec na hlavnej ročnej platenej dovolenke.
• B - V prípade choroby zamestnanca (pracovná neschopnosť) alebo dočasnej práceneschopnosti.
• TO - ak zamestnanec čerpal dovolenku bez náhrady mzdy (na vlastné náklady).
• P - dovolenka poskytnutá zamestnancovi pri príležitosti tehotenstva a pôrodu.
• OZh - dovolenka na starostlivosť o dieťa mladšie ako 3 roky.
• HH - v prípade nedostavenia sa zamestnanca za pracovisko z neznámych dôvodov. Môžete buď nechať prázdne miesto alebo uviesť tento kód, kým sa neobjasní dôvod neprítomnosti, ak sú platné, bude potrebné uviesť kód zodpovedajúci dôvodu.

V stĺpci 5 je uvedený počet odpracovaných dní a hodín za každú polovicu mesiaca – dni hore, hodiny dole.

V stĺpci 6 sú uvedené rovnaké údaje, ale za celý mesiac.

Stĺpce 7-9 slúžia na upresnenie informácií určených pre mzdovú agendu. Ak sa pre všetkých zamestnancov, ktorí sú zahrnutí do pracovného výkazu, používa rovnaký mzdový kód a zodpovedajúci účet, musíte v záhlaví tejto tabuľky vyplniť zodpovedajúce stĺpce s rovnakým názvom. Zároveň stĺpce 7-8 priamo v riadku zamestnanca zostanú prázdne a údaje musíte zadať iba v stĺpci 9.

Ak sa v priebehu mesiaca kódy a účty zamestnancov líšia, v stĺpci 7 sa uvádza digitálny kód zodpovedajúci požadovanému typu odmeny. Za ním do stĺpca 8 je potrebné zadať číslo účtu podľa Účtového rozvrhu, ktorému zodpovedá tento druh platba. Stĺpec 9 uvádza počet dní alebo hodín, ktoré boli odpracované pre zaznamenaný druh mzdy.

Základné mzdové kódy:

• 2000 - pri výplate mzdy podľa normy pracovné zmluvy a služobné cesty.
• 2010 - v prípade odmeňovania podľa občianskoprávnych zmlúv.
• 2012 - ak má zamestnanec preplatenú dovolenku.
• 2300 - pri platení nemocenskej dovolenky a dočasnej invalidity.

V stĺpcoch 10-13 sa zadávajú informácie o neprítomnosti zamestnanca na pracovisku - tu je potrebné uviesť kód zodpovedajúci dôvodu, ako aj počet dní alebo hodín, na ktoré sa vzťahuje.

Vľavo v spodnej časti časového výkazu je priezvisko, funkcia a osobný podpis osoby, ktorá ho vyplnila. Oproti nemu vpravo je dokument podpísaný vedúcim oddelenia, podľa ktorého sa zostavuje pracovný výkaz a zamestnanec personálneho oddelenia s uvedením svojich údajov. Tu je uvedený dátum podpisu každej zo zodpovedných osôb.

Nuansy

K hlavnému výkazu práce môže byť pridaný ďalší list, ktorý musí zamestnanec vyplniť pri jeho prepustení. Na konci mesiaca sa pripojí k všeobecnému pracovnému výkazu, v ktorom sa zaznamená zamestnanec na dôchodku „Prepustený“.

Neprítomnosť zamestnanca v práci

Ak sa zamestnanec z neznámeho dôvodu nedostavil do práce, musíte do časového výkazu v stĺpci 4 uviesť kód „HH“ alebo „30“ - „Neprítomnosť z neznámych dôvodov“. Keď zamestnanec potvrdí dôvod neprítomnosti - nemocenská dovolenka, neprítomnosť atď., Vykonajú sa opravy v časovom výkaze a kód „HN“ sa zmení na zodpovedajúci dôvod neprítomnosti.

Choroba počas dovolenky

Ak zamestnanec ochorel na dovolenke a po návrate z nej si čerpal práceneschopnosť, v tomto prípade sú uvedené dni choroby na vysvedčení označené kódom (B) namiesto vyznačených dní dovolenky (OT) . Dovolenka sa v tomto prípade predĺži o dobu trvania choroby zamestnanca.

Dovolenka počas prázdnin

Ak v súlade s výrobným kalendárom sviatky pripadajú na obdobie dovolenky, napríklad májový sviatok, potom tieto dni nie sú zahrnuté do dovolenky - namiesto toho by sa mal zadať kód (B). Zvyšné dni sú tiež označené príslušným kódom (OD). Takže napríklad dovolenka môže pripadnúť na deň Ruska, ak sa vezme od 11. do 18. júna. V tomto prípade je 13. jún označený kódom (B).

Formulár časového výkazu v tvare T-12 a T-13

časový rozvrh - personálny dokument, ktorý odráža prítomnosť/neprítomnosť zamestnancov na ich pracoviskách. Ak sa zamestnanec nedostavil do práce, uvedie sa dôvod neprítomnosti. Okrem toho sa do časového výkazu zapisuje informácia o celkovom počte odpracovaných dní a hodín za mesiac.

Na tieto účely sa používa formulár v tvare T-12 alebo T-13. Posledne menovaný bude považovaný za príklad.

Odborný názor

Mária Bogdanová

Viac ako 6 rokov skúseností Špecializácia: zmluvné právo, pracovné právo, správny sociálne zabezpečenie, právo duševného vlastníctva, občiansky proces, ochrana práv maloletých, právna psychológia

Povinnosť zamestnávateľa viesť evidenciu času bola dokonca zakotvená na legislatívnej úrovni – v článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie „Koncepcia pracovného času“. V roku 2019, rovnako ako predtým, bude možné ísť dvoma spôsobmi: vypracovať dokument sami na základe dostupných vzoriek alebo použiť jednotný formulár, ktorý bol schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie. zo dňa 01.05.2004 č.1. Pre rozpočtové štátne (mestské) inštitúcie existuje formulár vysvedčenia schválený nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 30. marca 2015 č. 52n.

V roku 2019 sa kalendárne obdobie vedenia pracovných výkazov nemení, pre bežné firmy a firmy to bude 5 rokov a pre odvetvia nachádzajúce sa na ďalekom severe alebo potenciálne so zvýšeným nebezpečenstvom (ťažké, škodlivé a iné podniky) až 75 rokov.

Neodporúča sa uzatvárať časový výkaz pred plánovaným termínom niekoľko dní pred koncom fakturačného mesiaca. Aj keď sa to často stáva. Napríklad pracovný výkaz je podpísaný 27. a všetci zamestnanci majú uvedené pracovné dni od 27. do 30. (31.). V dôsledku toho, ak zamestnanec ochorie, vezme si dovolenku na vlastné náklady atď., Môže sa ukázať, že mu bola vyplatená „extra“ mzda. V takom prípade sa bude musieť odpočítať z časového rozlíšenia nasledujúceho mesiaca ako neodpracovaná záloha vydaná zamestnancovi na účet mzdy (časť 2 článku 137 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Vyplnenie formulára T-13

Tabuľku je možné vyplniť 2 spôsobmi:

Zaznamenajte všetky dochádzky a neprítomnosti v práci každý deň (diskutované nižšie)

Označte len neprítomnosť, meškanie a iné „porušenia“ pracovného dňa

V hornej časti formulára uvádzame názov organizácie alebo jednotlivého podnikateľa, číslo dokumentu a dátum jeho zostavenia.

Stĺpec "Kód OKPO". Kód OKPO je uvedený podľa údajov v oznámení od Rosstatu.

Stĺpec "Obdobie vykazovania". Uveďte časové obdobie, na ktoré sa dokument vyhotovuje (zvyčajne mesiac).

Stĺpec 2 a 3. Meno, funkcia a osobné číslo zamestnanca.

4. stĺpec Všetky vystúpenia a neprítomnosti sa zaznamenávajú. Každý kalendárny deň zodpovedá samostatnej bunke pozostávajúcej z dvoch buniek. V hornej bunke je uvedený písmenový kód a v dolnej bunke je uvedený počet odpracovaných hodín v daný deň, prípadne táto bunka môže zostať prázdna, ak je pracovný čas zaznamenaný v dňoch.

Všetky kódové označenia (abecedné a digitálne) sú uvedené vo formulári vo formulári T-12, najčastejšie sa používajú tieto kódy:

Som pracovník na plný úväzok

B - víkend alebo sviatok

K - služobná cesta

B - dočasná invalidita (neschopnosť)

OT - základné platené voľno

Počítaj 5. Horná bunka označuje počet odpracovaných dní za každú polovicu mesiaca. V dolnej časti - počet odpracovaných hodín za rovnaké obdobie.

Počet 6. Uvádzajú sa údaje za celý mesiac: horná bunka je počet odpracovaných dní, dolná bunka je počet odpracovaných hodín.

Stĺpec 7-9. Poskytnite informácie pre mzdovú agendu. Ak bol pre všetkých zamestnancov použitý jeden typ odmeny, potom v záhlaví tabuľky nájdeme dva stĺpce: „Typ kódu platby“ a „Zodpovedajúci účet“ - a vyplníme ich príslušnými údajmi.

V tomto prípade zostanú spodné stĺpce 7 a 8 prázdne. Je vyplnených iba 9 stĺpcov. A ak bolo použitých niekoľko druhov miezd, vyplníme stĺpce 7,8,9 a nedotýkame sa stĺpcov v záhlaví tabuľky.

7. stĺpec(Ak je to nevyhnutné). Kód typu platby. K dispozícii je úplný zoznam kódov. Vzorka používa: 2000 - platba pracovné povinnosti(plat) a 2012 - preplatenie dovolenky

8. stĺpec. Príslušný účet je označený podľa účtovej osnovy.

Stĺpec 9. Počet dní a hodín odpracovaných za mesiac zodpovedajúci tomuto typu platby.

Stĺpec 10, 11, 12, 13. Uvádzajú sa údaje o dôvodoch neprítomnosti a meškaní zamestnancov (kód a počet dní, hodiny neprítomnosti zamestnanca na pracovisku).

- Obrázok 1 (kliknutím zväčšíte) -

Sledovanie času je veľmi dôležitá úloha. Zamestnanec nechce prísť o svoje ťažko zarobené peniaze a organizácia sa zase nesnaží platiť za absenciu.

Aby sa predišlo takýmto nedorozumeniam, pomôže včasné a správne vedenie ohlasovacej dokumentácie o evidencii pracovného času.

Načo to je

Pracovná listina je zavedený dokument, ktorý obsahuje informácie o dodržiavaní pracovného času každým zo zamestnancov. Inými slovami, ide o tabuľku, do ktorej sa zadávajú údaje o vzhľade alebo neprítomnosti každého zo zamestnancov organizácie.

Na základe tohto dokumentu sa vypočítajú mzdy a odmeny alebo sa uložia penále za meškanie, absenciu a iné odchýlky od rozvrhu práce.

Takýto pracovný výkaz musí existovať v jednej kópii a musí ho uchovávať zamestnanec, ktorý bol poverený jeho vyhotovením. Najčastejšie je touto prácou poverené personálne a účtovné oddelenie, niekedy vedúci oddelenia alebo senior manažér. Vymenovanie na pozíciu „časovač“, respektíve uloženie príslušných povinností by malo byť premietnuté do pracovnej zmluvy.

Možnosti tvaru

Môžete sledovať, koľko dní a hodín zamestnanec odpracoval rôzne metódy, ale Roskomstat pripravil špeciálne tlačivá. Sú jednoduché a prehľadné na používanie, s ich pomocou môžete vizuálne sledovať pracovnú „dochádzku“ a následne efektívne využívať získané dáta.

Pre rozpočtové organizácie bola zavedená osobitná forma časového výkazu č. 0504421.

Pre všetky ostatné organizácie a podniky boli schválené formuláre T-12 a T-13. Tie sa od seba líšia tým, že T-13 sa používa tam, kde vzhľad a neprítomnosť nekontrolujú ľudia, ale pomocou automatizované systémy(turnikety). Prišiel som do práce, prihlásil som sa na kontrole s priepustkou a išiel som ďalej. Týmto spôsobom je ľahké kontrolovať meškanie, absenciu a iné odchýlky od harmonogramu práce.

Formuláre vo formulári T-13 sa najčastejšie vypĺňajú automaticky, prípadne s čiastočným využitím technických prostriedkov.

Časové výkazy vo formulári T-12 sa vypĺňajú aj pre účely výpočtu miezd, preto je vhodné zveriť vedenie takéhoto rozvrhu účtovníkovi.

Ako vyplniť

Väčšina dôležité aspekty vedenie časového výkazu:

• tabuľka existuje v jednej kópii;
• vypĺňané denne na základe úradných dokumentov (nemocenské, objednávky, objednávky atď.);
• je zakázané odstraňovať akékoľvek stĺpce a polia zo všeobecne akceptovanej tabuľky.

Tabuľku však stále môžete upravovať. Niekedy nastanú situácie, keď potrebujete do existujúceho formulára pridať ďalšie polia. Napríklad na zohľadnenie určitého pracovného času pri neštandardných zmenách. V tomto prípade sú možné zmeny, ale až po podpísaní príslušného príkazu hlavy.

Pred začiatkom vykazovacieho mesiaca (2-3 dni predtým) otvorí zodpovedný pracovník vysvedčenie. Toto je čas rozhodnúť sa, ktorý spôsob vedenia si zvolíme. Môže ísť o priebežnú evidenciu - denné známky dochádzky/nedochádzky, alebo zavedenie výlučne odchýlok od režimu - meškanie, nočné zmeny, nadčasy a pod.

Ukážka vyplnenia pracovného výkazu na príklade formulára T-12

Najprv sa vyplní hlavička a prvé tri stĺpce. Tieto informácie spravidla zostávajú konštantné - štrukturálna jednotka, celé meno zamestnancov, personálne čísla.

V stĺpcoch 4 až 7 sa denne zaznamenávajú vystúpenia, neprítomnosti, dni voľna a dni choroby. Na tento účel sa používajú špeciálne označenia pre každý z dôvodov. Takže nemocenská dovolenka je označená kódom B, pracovný deň voľna je RV a ročná dovolenka- OT. Kompletný zoznam označení nájdete v čo najjednotnejšej podobe na prvej strane.

Je dôležité si zapamätať, že akékoľvek známky sa zapisujú do časového výkazu výlučne na základe akéhokoľvek dokumentu. Môže ísť o práceneschopnosť, interný príkaz alebo príkaz práca nadčas s podpisom známeho zamestnanca.

Často existujú situácie, keď nie je úplne jasné, aký kód vložiť. Zamestnanec má napríklad platenú dovolenku, má pridelený kód OT. Ale v tom čase mal takú nerozvážnosť, že ochorel a nešiel do práce v určený dátum.

Ak nás zamestnanec neupozornil, potom je vhodné zapísať HH kódy (neprítomnosť z neznámych dôvodov) a po obdržaní práceneschopnosť opravte tieto označenia na kód „B“. V prípade, že zamestnanec našiel spôsob, ako svoje ochorenie nahlásiť, môžete ihneď označiť kód „B“.

Možno v takejto situácii je lepšie najskôr označiť kódy „НН“ a „Б“ ceruzkou, aby sa nepokazil vzhľad dokumentu, ktorý existuje v jedinej kópii. Ak je formulár zachovaný v v elektronickom formáte, potom nebude taký problém.

Časť absencie sa považuje za „dni“, pretože zamestnanec nemôže byť len pol dňa na dovolenke alebo ísť na tri hodiny na práceneschopnosť. V tomto prípade je pod označením písmen ponechaný prázdny stĺpec. Ak zamestnanec meškal 30 minút, alebo odpracoval 4 hodiny nadčas, potom sa pod označením písmena uvádza čas odchýlky od pracovného režimu.

Stĺpce 5 a 7 sumarizujú priebežné a konečné výsledky odpracovaných dní a stĺpce 8 až 17 poskytujú kompletnú správu pre každého zamestnanca – koľko pracoval, koľko odpočíval, koľko minul a prečo. Z názvu hlavičky nad každým stĺpcom je jasné, ktoré údaje zhrnúť.

Funkcie vedenia časového výkazu v rozpočtových organizáciách

Na kontrolu dodržiavania pracovného režimu sa používa aj formulár č. 0504421, ktorý má však trochu iný názov „Vyúčtovanie čerpania pracovného času“, ktorý odráža špecifiká práce rozpočtových organizácií. V tomto vysvedčení nájdete označenia ako „školské voľno“, „náhrada v skupine predĺžený deň““, „študijné voľno“.

Postup vedenia takéhoto časového výkazu sa nelíši od jednotných účtovných formulárov T-12 a T-13:

• vyhotovené v jednej kópii;
• otvára sa 2-3 dni pred začiatkom fakturačného obdobia;
• použiť bez zmeny štandardného formulára.

Prijali sa aj dva postupy registrácie – priebežný (zaznamenávajú sa všetky vystúpenia a neúčasti) as uvedením odchýlok.

Samotná tabuľka má niekoľko rozdielov. V záhlaví časového výkazu by mal byť okrem názvu organizácie, štrukturálnej jednotky a referenčného obdobia uvedený aj jej typ s číslom. Ak sa časový výkaz odošle „tak, ako je“ bez vykonania zmien, potom sa nazýva primárny a v tomto stĺpci je označený ako „0“. Pri každej ďalšej úprave musíte v poradí uviesť číslo zmeny.

Hneď sa vyplnia prvé štyri stĺpce – ide o celé mená zamestnancov, personálne čísla a pozície. Nasledujúce stĺpce sa vypĺňajú v priebehu obdobia. V hornej časti stĺpca sú uvedené odchýlky od prevádzkového režimu v hodinách (ak existujú), v dolnej časti písmenové označenie dôvodu odchýlky. Stĺpce 20 a 37 sumarizujú priebežné a mesačné súčty.

V tomto formulári nie sú žiadne dodatočné výpočty. Na konci zúčtovacieho obdobia sa tento doklad prenesie do účtovného oddelenia, kde sa na jeho základe vypočíta mzda pre štátnych zamestnancov.

Zoznam označení použitých v tomto časovom výkaze (formulár č. 0504421) nájdete v tabuľke:

Ako je definovaná dovolenka?

Slovo dovolenka v personálnom biznise spája množstvo pojmov. Počnúc a končiac vyhláškou. Mnohé mladé matky nebudú súhlasiť, ale aj toto je dovolenka, hoci sa poskytuje na starostlivosť o malé dieťa.

Každý z týchto sviatkov je v časovom výkaze zaznamenaný svojím vlastným spôsobom a stojí za to venovať osobitnú pozornosť najbežnejším typom sviatkov a ich registrácii.

Podľa plánu

Na základe príkazu na dovolenku, ktorý musí obsahovať aj podpis samotného dovolenkára, sa do časového výkazu pripíše kód „OT“, ak ide o hlavnú dovolenku, alebo kód „OD“, ak je dodatočný.

Na vlastné náklady

Sú chvíle, keď zamestnanec potrebuje získať niekoľko dní dovolenky mimo svojho hlavného plánu. Dôvody môžu byť rôzne, no riešenie je rovnaké – odísť bez výplaty.

Legislatíva počíta s viacerými dôvodmi na takúto dovolenku – svadba, narodenie bábätka, či smutnejšie udalosti, ako napríklad úmrtie blízkeho príbuzného. V týchto prípadoch by mal byť nalepený kód „OZ“.

Ak má zamestnanec iný dôvod a po dohode s vedúcim dostane obdobnú dovolenku, použije sa kód „TO“. V oboch prípadoch sa označenie vykonáva na základe príslušnej objednávky podpísanej zamestnancom.

Školenie

Kombinácia práce a štúdia je v našej dobe skôr normou ako výnimkou a legislatíva v tejto veci podporuje takýchto pracovníkov a dáva záruku na študijné voľno. Po prijatí príslušnej prihlášky od zamestnanca a obdržaní študentom podpísanej objednávky si na vysvedčení môžete pokojne zaznačiť kód „U“ na celé obdobie študijného voľna.