Ako sa tvoria osobné spisy zamestnancov. Dokument „osobný spis zamestnanca“: vlastnosti údržby. Úplné podanie prípadu zahŕňa nasledujúce body:

Súpis je zoznam dokumentácie, ktorá sa zhromažďuje v spoločnom prípade, alebo zoznam prípadov, ktoré sú kombinované spoločný znak(súpis vecí s výpismi, súpis vecí na personál atď.). Tento typ inventára sa zvyčajne zostavuje pri odosielaní súborov na uloženie do archívov.

Čo je osobný spis zamestnanca

Osobný spis je súbor všetkých dokumentov týkajúcich sa konkrétnej osoby. Tieto papiere sa spravidla viažu v samostatnom obale alebo sa zbierajú do priečinka. Zoznam cenných papierov v ňom zahrnutých nie je regulovaný (s výnimkou verejné inštitúcie), takže spoločnosť má právo ho nezávisle určiť a nainštalovať. Zoznam dokumentov tiež závisí od špecifík práce alebo kategórie zamestnanca.

Osobný spis pozostáva z týchto dokumentov, originálov alebo kópií:

• kópie hlavných dokumentov (pas, DIČ, SNILS, diplom atď.);
• dokumenty, pomocou ktorých sa prijíma na pozíciu (žiadosť o prijatie, kópie objednávok pre personál, pracovná zmluva atď.);
• dokumenty vygenerované počas pracovná činnosť(príkazy o trestaní, povzbudzovaní, pokročilom výcviku atď.);
• iné doklady (lekárske vyšetrenia, osvedčenia oprávňujúce na dávky atď.)
• dokumenty o ukončení Pracovné vzťahy(výpis, kópia príkazu, úradné vyšetrovanie a pod.).

Dôležité! Pracovný zošit nemožno viesť spolu s inými dokumentmi osobného spisu, pretože pravidlá a miesto jeho uloženia sú určené na legislatívnej úrovni.

Je potrebná interná inventarizácia osobného spisu?

V legislatívnych aktoch a normách nie je zmienka o povinnosti viesť súpisy dokumentov zaradených do osobných spisov.

Spomína sa len v Pravidlách pre prácu archívov organizácií. V tejto časti (dokumentácii) sú povinní na exekúciu len pre vládne organizácie, pre všetkých ostatných zamestnávateľov sú to len odporúčania.

Preto sa podniky nezávisle rozhodujú, či budú viesť inventúru dokumentov. Toto je stanovené v účtovných zásadách alebo inom miestnom regulačnom akte.

Vedenie inventára pre každú osobu vám umožňuje kontrolovať zloženie dokumentácie v nej obsiahnutej a chrániť ju pred neoprávneným zabavením. Inventár sa môže začať vytvárať pri vypĺňaní osobného spisu, alebo ho vyhotoviť bezprostredne pred odoslaním papierov do archívu.

Interná inventarizácia osobných spisov a inventarizácia osobných spisov zamestnancov: rozdiely

Okrem súpisu dokumentácie obsiahnutej v osobnom spise sa v kancelárskej práci možno stretnúť aj s pojmom súpis osobných spisov.

Ak prvý typ obsahuje zoznam dokumentov, ktoré sú v jednom osobnom spise, potom druhý je zoznam samotných prípadov.

Môže ísť napríklad o inventarizáciu osobných spisov zamestnancov ekonomického oddelenia alebo inventarizáciu osobných spisov odovzdaných do archívu v roku 2017.

Zoznam listín osobného spisu je priamo v skutočnosti. Zoznam osobných spisov sa zakladá samostatne, vedie ho zamestnanec, ktorý je za tieto prípady zodpovedný, prípadne mu prišli na uloženie.

Inventarizácia dokladov v osobnom spise zamestnanca: tlačivo

Keďže legislatívne akty neukladajú zamestnávateľom povinnosť viesť takýto doklad ako súpis v osobnom spise, tlačivo si môžu vypracovať sami. Alebo môžete použiť formulár, ktorý je v prílohe 10 Pravidiel pre prácu archívov.

Obsahuje nasledujúce informácie:

• Číslo v poradí;
• Index dokumentu, možno ho vziať do nomenklatúry prípadov. Tento atribút sa nevyžaduje pre cenné papiere bežných organizácií, preto tento stĺpec nemusí vo vzorke vyvinutej vlastnou činnosťou chýbať;
• Dátum dokumentu, uveďte dátum, kedy sa dostal do osobného spisu;
• názov dokumentu;
• Čísla listov. Označuje, ktorý list ten alebo ten papier zaberá v puzdre. Napríklad kópia diplomu - list 1, kópia pasu - listy 2-4, kópia príkazu na ukončenie zmluvy - list 5 atď.
• Poznámka. V tomto stĺpci sú uvedené poznámky o vlastnostiach dokladu (lekárska prehliadka vyprší v roku 2018) alebo o jeho pohyboch (osobná karta T-2 bola odobratá na overenie).
• Na konci je uvedený celkový počet papierov (podľa ich názvov) a počet listov v súbore.

Vyplnená inventarizácia je potvrdená podpisom pracovníka, ktorý ju zostavoval, v niektorých prípadoch je nalepená aj odtlačok súhlasu vedenia.

Vzor inventára osobných dokladov

Tlačivo schválené rozhodnutím Kolégia Rosarchívu zo dňa 06.02.2002 si môžete stiahnuť nižšie.

Inventarizácia prípadov personálom: plnenie vzoriek

Podobne ako inventarizácia dokumentov v osobnom spise zamestnanca, aj vzor inventarizácie osobných spisov sa nachádza v Pravidlách prevádzky archívu (príloha 3) (schválený vzor si môžete stiahnuť nižšie). Alebo môžete tento dokument vytvoriť sami.

• názov organizácie, ktorá odovzdáva dokumenty do archívu;
• pečiatka schválenia hlavy;
• číslo v poradí;
• index prípadov;
• názov prípadu;
• dátum dokladu. Dátum otvorenia prípadu a dátum jeho ukončenia sú pripojené;
• počet listov v každom prípade. Napríklad osobný spis Nikitenkova A.N. - 25 listov; osobný spis Alexandrova V.V. - 31 listov;
• Poznámka. To zahŕňa špecifiká prípadu. Chýba napríklad 5. list, číslovanie listov je zdvojené atď.;
• na konci uveďte počet prípadov zapísaných v súpise, prvé a posledné číslo uvedené v doklade. Zadajte aj informácie o chýbajúcich hárkoch a nefunkčnom číslovaní.

Napriek absencii priamej povinnosti sa osobné spisy o zamestnancoch vo väčšine otvárajú komerčné organizácie. Ale vzhľadom na to, že poradie ich správania nie je nijako regulované, často vznikajú ťažkosti. V článku sa budeme zaoberať zložením osobného spisu, procesom jeho vzniku a uloženia, ako aj postupom prípravy na archiváciu.

Osobné spisy sú povinné viesť iba pre štátnych zamestnancov (federálny zákon z 27. júla 2004 č. 79-FZ, vyhláška prezidenta Ruskej federácie z 30. mája 2005 č. 609), zatiaľ čo iné organizácie alebo jednotliví podnikatelia ich môžu viesť na želanie. Ale napriek tomu sa osobné záležitosti vedú takmer všade. Je to preto, že osobný súbor uľahčuje prístup potrebné informácie o zamestnancoch a pomáha systematizovať všetky údaje o ich pracovnej činnosti.

Pripomeňme, že prípad je dokument alebo súbor dokumentov týkajúcich sa jedného problému alebo oblasti činnosti, umiestnený v samostatnom obale (článok 95, odsek 3.2.2 GOST R 7.0.8-2013, schválený objednávkou federálna agentúra o technickom predpise a metrológii zo dňa 17.10.2013 č. 1185-st).

Keďže postup pri vedení osobných spisov zamestnancov pre organizácie a podnikateľov nie je nijako upravený, bolo by vhodné vypracovať a schváliť nariadenie o postupe pri zakladaní a vedení osobných spisov. Môže odzrkadľovať skladbu osobných spisov, postup pri jeho zakladaní a vedení, okruh zamestnancov, pre ktorých je potrebné podnikať, spôsob uchovávania a postup pri prístupe k spisom atď.

Zloženie osobného spisu zamestnanca

Originály dokumentov aj kópie sa zakladajú do osobného spisu. Všetky kópie musia byť riadne overené. Dokumenty, ktoré majú trvalú alebo dočasnú (nad 10 rokov) uchovávaciu dobu, by sa mali založiť do osobného spisu. Podmienky uchovávania dokumentov sú stanovené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558. V praxi sa však takmer všetky dokumenty týkajúce sa zamestnanca ukladajú do súborov, pretože je to vhodné.

Dokumenty zaradené do osobného spisu možno podmienečne rozdeliť do troch skupín. Po prvé, dokumenty poskytnuté zamestnancami a dokumenty zaznamenávajúce zamestnanie. Tie obsahujú:

• dotazník;
• zhrnutie;
• odporúčania a charakteristiky s predchádzajúce miesta práca (ak existuje);
• kópie pasu, SNILS, TIN (ak existujú), dokladov o vzdelaní, vojenských registračných dokladov (pre osoby podliehajúce vojenskej službe a osoby podliehajúce odvodu na vojenskú službu);
• potvrdenie o existencii (neprítomnosti) záznamu v registri trestov alebo o skutočnosti, že došlo k trestnému stíhaniu alebo k ukončeniu trestného stíhania z nápravných dôvodov (pri uchádzaní sa o zamestnanie súvisiace s činnosťou, ktorá nie je povolená osobám, ktoré majú alebo mali záznam v registri trestov, sú alebo boli trestne stíhaní);
• žiadosť o prácu;
• lekárske osvedčenia (v prípade zamestnávania maloletých a iných osôb v prípadoch ustanovených Zákonníkom práce Ruskej federácie);
• pracovná zmluva;
• osobná karta podľa (schválená vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 1.5.2004 č. 1);
• kópiu príkazu na prijatie do zamestnania a pod.

Po druhé, dokumenty, ktoré vznikajú v priebehu pracovnej činnosti zamestnancov. Tento zoznam môže zahŕňať:

• kópie sobášnych (rozvodových) listov, rodných listov detí, vodičských preukazov;
• dohoda (kópia) zodpovednosti(pre materiál zodpovedných osôb);
• popisy práce;
• dodatkové dohody k pracovnej zmluve;
• kópie príkazov na prevod, povýšenie, uplatnenie a odstránenie disciplinárnych sankcií, povýšenie a pod.;
• správy o výsledkoch period lekárske prehliadky(prieskumy);
• kópie dokladov o preukázaní invalidity a obmedzenia schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť (pre zamestnancov s týmito indikáciami);
• dohoda o mlčanlivosti (ak má zamestnanec prístup k dôverným informáciám);
• Certifikačné listy;
• memorandá, vysvetlivky, poznámky, žiadosti o poskytnutie dovolenky zamestnancovi;
• rôzne akty a oznámenia;
• kópie dokladov o zdokonaľovaní a pod.

Po tretie, doklady o skončení pracovného pomeru, napr.

• výpoveď zamestnanca;
• kópiu oznámenia o prepustení.

Stojí za zmienku, že kópiu je možné vložiť do osobného spisu pracovná kniha ale nie kniha samotná. Pripomeňme, že práca a prílohy k nim sú uložené ako dokumenty prísna zodpovednosť, teda v kovových skriniach, trezoroch alebo špeciálne vybavených miestnostiach v podmienkach vylučujúcich ich poškodenie a odcudzenie a vydávajú sa osobe zodpovednej za ich údržbu len na jej žiadosť.

Vytvorenie a vedenie osobného spisu

Osobné spisy možno viesť pre všetkých zamestnancov alebo len pre niektorých (napríklad pre vedenie, účtovníkov, hmotne zodpovedné osoby a pod.). Osobný spis vo väčšine prípadov spracúva pracovník personálneho oddelenia, ktorý je určený zodpovedným za ich vedenie a uchovávanie. Na starosti tohto zamestnanca zvyčajne zahŕňa založenie osobného spisu, vykonávanie rôznych zápisov do neho, ukladanie a zaisťovanie dokumentov, overovanie kópií, vedenie interného inventára, pravidelnú kontrolu stavu vecí atď.

Vytvorenie osobného spisu sa začína v čase prijatia zamestnanca a vykonáva sa počas celej jeho kariéry v tejto organizácii. Každý osobný súbor by mal byť uložený v samostatnom priečinku, na ktorého titulnej strane sú uvedené:

• názov spoločnosti;
• štrukturálna jednotka, v ktorej zamestnanec pracuje;
• číslo osobného spisu;
• titul, teda celé meno zamestnanca;
• dátum začatia vedenia osobného spisu (zvyčajne je to dátum vystavenia príkazu na prijatie do zamestnania);
• dátum ukončenia jeho udržiavania (dátum vydania rozhodnutia o prepustení);
• počet listov samotného spisu (tento stĺpec je najlepšie vyplniť pri odovzdávaní osobného spisu do archívu);
• lehota uloženia (predpísaná pri uzatváraní osobného spisu).

Podoba titulnej strany je uvedená v prílohe 11 k Základným pravidlám práce archívov organizácií (ďalej len pravidlá), schváleným rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002.

Po vyplnení titulnej strany všetko Požadované dokumenty v chronologickom poradí. Veľmi často však vznikajú otázky o poradí, v akom sa nachádzajú dokumenty predložené zamestnancom a dokumenty, ktoré potvrdzujú skutočnosť zamestnania. Je to spôsobené tým, že takmer vždy majú rovnaký dátum. Vo väčšine prípadov sú tieto papiere umiestnené takto:

• osobná karta od;
• dotazník;
• zhrnutie;
• žiadosť o prácu;
• kópiu pracovného poriadku;
• pracovná zmluva;
• kópie pasu, SNILS, TIN (ak existujú), vojenských registračných dokumentov (pre osoby povinné vojenskej služby a osoby podliehajúce vojenskej službe) atď.

Súčasne s osobným spisom začnú viesť jeho interný inventár, ktorý sa zostaví na samostatnom liste a priloží k veci. Inventár sa zostavuje na evidenciu dokladov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia. Interný inventár sa vypĺňa po celú dobu vedenia osobného spisu. Eviduje príjem nových dokladov či odobratie papierov (napríklad ukončená doba použiteľnosti), ako aj nahradenie originálov kópiami. Formulár interného inventára je uvedený v prílohe č. 10 Pravidiel a musí obsahovať:

• číslo a názov (celé meno zamestnanca) osobného spisu, do ktorého sa vedie;
• stĺpec "sériové číslo dokladu";
• stĺpec „index dokumentu“ (vyplní sa, ak je k dispozícii);
• stĺpec „dátum dokumentu“;
• stĺpec „názov dokumentu“;
• stĺpec „dátum zaradenia písomnosti do osobného spisu“;
• stĺpec „poznámka“, ktorý zvyčajne odráža zmenu v zložení dokumentov prípadu (stiahnutia, nahradenie kópiami atď.).

Všetky osobné záležitosti sa evidujú v registri. Podoba časopisu nie je schválená a môžete si ho vyrobiť sami. Najčastejšie sa do stĺpcov zapisujú čísla osobných spisov, dátumy ich založenia, nadpisy, uzávierky.

Vedenie osobného spisu

Všetky osobné súbory obsahujú osobné údaje zamestnanca. Pripomeňme, že osobné údaje sa týkajú akýchkoľvek informácií, ktoré sa priamo alebo nepriamo týkajú konkrétnej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (článok 3 federálny zákon zo dňa 27. júla 2006 č. 152-FZ). Zamestnávateľ je povinný dodržiavať všetky požiadavky na ochranu osobných údajov stanovené v kapitole 14 Zákonníka práce Ruskej federácie a federálneho zákona č.152-FZ z 27. júla 2006.

Poznámka

Osoby vinné z porušenia ustanovení právnych predpisov v oblasti osobných údajov môžu byť disciplinárne (článok 81 ods. 6 a článok 192 Zákonníka práce Ruskej federácie) a materiálne (odsek 7 časti 1 článku 243 ods. Zákonník práce Ruskej federácie), ako aj občianskoprávnu, správnu (články 13.11 a 13.14 Zákonníka o správnych deliktoch Ruskej federácie) a trestnú (články 137 a 140 Trestného zákona Ruskej federácie) .

Vedúci organizácie je teda povinný vymenovať príslušným príkazom osoby zodpovedné za vedenie a uchovávanie osobných spisov. Osoby, ktoré získali prístup k osobným údajom, sú zároveň povinné nezverejňovať ich tretím stranám a nešíriť tieto údaje bez súhlasu subjektu osobných údajov, pokiaľ federálny zákon neustanovuje inak.

Osobné spisy musia byť uchovávané na mieste, ktoré vylučuje prístup tretích osôb k nim, ako aj možnosť ich odcudzenia alebo straty. Napríklad v trezoroch alebo plechových skriniach. Osobné spisy je možné v mieste uloženia systematizovať v abecednom poradí, podľa čísel alebo podľa štruktúrnych členení organizácie.

Upozorňujeme, že osoby vinné z porušenia ustanovení právnych predpisov v oblasti osobných údajov môžu byť disciplinárne (článok 81 pododsek 6 a článok 192 Zákonníka práce Ruskej federácie) a materiálne (odsek 7 časti 1 podľa článku 243 Zákonníka práce Ruskej federácie), ako aj občianskoprávnu, správnu (články 13.11 a 13.14 Zákonníka o správnych deliktoch Ruskej federácie) a trestnú (články 137 a 140 Trestného zákona Ruskej federácie) .

V záujme zabezpečenia ochrany osobných údajov uchovávaných zamestnávateľom majú zamestnanci tiež právo:

• úplné informácie o ich osobných údajoch a spracovaní týchto údajov;
• voľný prístup k svojim osobným údajom, vrátane práva získať kópie akéhokoľvek záznamu obsahujúceho ich osobné údaje, s výnimkou prípadov uvedených v odseku 8 čl. 14 federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 152-FZ;
• identifikácia ich zástupcov na ochranu ich osobných údajov;
• prístup k zdravotnej dokumentácii odrážajúcej ich zdravotný stav zdravotnícky pracovník podľa vlastného výberu;
• požiadavka na vylúčenie alebo opravu nesprávnych (neúplných) osobných údajov, ako aj údajov spracúvaných v rozpore so zákonnými požiadavkami. Ak zamestnávateľ odmietne vylúčiť alebo opraviť osobné údaje zamestnanca, má právo písomne ​​oznámiť zamestnávateľovi svoj nesúhlas s primeraným odôvodnením tohto nesúhlasu. Zamestnanec má právo na doplnenie osobných údajov odhadovaného charakteru o vyhlásenie vyjadrujúce jeho vlastný názor;
• povinnosť zamestnávateľa upozorniť všetky osoby, ktoré boli predtým informované o nesprávnych (neúplných) osobných údajoch zamestnanca o všetkých výnimkách, opravách alebo doplneniach v nich vykonaných;
• odvolať sa na súd v prípade akéhokoľvek protiprávneho konania alebo nečinnosti zamestnávateľa pri spracúvaní a ochrane jeho osobných údajov.

Osobné údaje je možné odovzdať tretím osobám len s písomným súhlasom zamestnanca. Výnimkou je prenos týchto údajov neoprávneným osobám s cieľom zabrániť ohrozeniu života a zdravia zamestnanca, ako aj v iných prípadoch ustanovených federálnymi zákonmi.

Zatvorenie osobného spisu

Ak zamestnanec odíde, osobný spis sa uzavrie dňom jeho prepustenia. Uzavretý osobný spis musí byť úplne vyplnený. Za týmto účelom skontrolujte prítomnosť všetkých dokumentov a ich umiestnenie v priečinku (dokumenty musia byť usporiadané v chronologickom poradí), ako aj číslovanie listov (všetky listy sú očíslované arabskými číslicami v hrubom číslovaní v pravom hornom rohu list jednoduchou ceruzkou alebo číslovacím strojom).

Pre internú inventúru sa vykoná konečný zápis, ktorý číselne a slovom uvedie počet dokumentov v nej zaradených a počet listov samotnej inventarizácie. Interný inventár podpisuje jeho zostavovateľ. Listy inventára sa číslujú oddelene od listov osobného spisu.

Certifikačný list sa vyhotovuje na samostatnom liste (tlačivo je uvedené v prílohe č. 9 Pravidiel). Špecifikuje:

• číslami a slovami počet očíslovaných listov spisu;
• počet listov vnútorného inventára;
• vlastnosti číslovania čísiel prípadov (prítomnosť čísiel listov, chýbajúce čísla, počty hárkov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových hárkov, obálky s prílohami a počet hárkov v nich priložených);
• prítomnosť v osobnom spise vytlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli označené vo všeobecnom hrubom číslovaní v spise.

Certifikačný list prípadu podpisuje jeho zostavovateľ. Všetky následné zmeny v zložení a stave osobného spisu (poškodenie, výmena pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.

Ďalej sa založí osobný spis. Zároveň sa na konci každého prípadu zakladá osvedčovací hárok a na začiatku prípadu interný inventár. Ak tieto dokumenty neboli priložené k prípadu, inventár sa nalepí na vnútornú stranu prednej obálky osobného spisu a overovací list sa prilepí cez inventár v hornej časti listu.

Ďalej je na titulnej strane osobného spisu uvedený dátum jeho uzavretia, teda dátum vydania príkazu na prepustenie a doba jeho uloženia. Lehota uloženia sa počíta od 1. januára roku nasledujúceho po roku uzavretia osobného spisu. Podľa článku 22.1 federálneho zákona č. 125-FZ z 22. októbra 2004 môže byť doba uchovávania buď 50 rokov (ak bol osobný spis vytvorený po roku 2003) alebo 75 rokov (ak bol osobný spis vytvorený pred rokom 2003). Upozorňujeme, že ak sa do osobného spisu zakladajú dokumenty s rôznymi maximálnymi lehotami uloženia (napr. pri pracovnom príkaze je to 75 rokov a pri rozkaze o prepustení 50 rokov), potom celý spis ukladáme podľa staršieho termín.

Ak existujú nevyzdvihnuté osobné doklady zamestnanca (občiansky preukaz, pracovné knižky, vojenské preukazy), tieto doklady sa vložia do obálky, ktorá sa založí do jeho osobného spisu.

Obálky s prílohami všitými do puzdra sú očíslované. V tomto prípade sa najskôr očísluje samotná obálka a potom sa každá príloha v obálke očísluje ďalším číslom.

Osobné spisy sa odovzdávajú do archívu najneskôr do troch rokov od ich ukončenia v kancelárskej práci.

Isolda Svetlichnaja, právnik

Poďme prísť na to, ako by mal vyzerať osobný spis zamestnanca, či sa tak dajú tieto tátoše nazvať a či je potrebné, aby si zamestnávatelia viedli skutočné osobné spisy.

Krok 2. Vyhotovíme osobný list pre personálnu evidenciu a založíme ho do spisu

Osobný list pre personálnu evidenciu vyhotovuje zamestnávateľ v akejkoľvek forme. Osobný list vypĺňa zamestnanec ručne, bez skratiek, opráv a škvŕn. Personalista pri preberaní vyplneného osobného listu od zamestnanca skontroluje úplnosť a správnosť zadaných údajov, súlad s osobnými dokladmi.

Krok 3. Vyhotovíme dodatok k osobnému evidenčnému listu personálu a založíme ho do spisu

Dodatok k osobnému evidenčnému listu personálu na vykonanie následných zmien v údajoch o zamestnancovi si môžete vypracovať aj sami. Dodatok k osobnému listu vyplní personalista a založí ho do spisu ako prvý dokument, po internej inventarizácii dokumentov osobného spisu.

Krok 4

Autobiografia obsahuje Stručný opis v chronologickom poradí hlavných etáp života a práce zamestnanca. Autobiografiu zostavuje a píše zamestnanec v akejkoľvek forme, spravidla ručne, bez opráv a škvŕn.

Životopis obsahuje nasledujúce informácie:

• Celé meno,
• Dátum a miesto narodenia,
• informácie o rodičoch
• získal vzdelanie,
• kedy si začal pracovať,
• účasť na verejnoprospešná činnosť a volených orgánov
• vzťah k vojenskej povinnosti,
• dostupnosť vládnych ocenení, stimulov,
• informácie o rodine,
• adresa bydliska a telefónne číslo,
• dátum životopisu,
• podpis zamestnanca.

Krok 5. Overené kópie dokladov zamestnanca založíme do osobného spisu

Kópie dokumentov zamestnanca zahrnuté v osobnom spise musia byť overené, to znamená, že majú certifikačnú značku:

Krok 6. Registrácia osobného súboru

Aby bola zaistená bezpečnosť osobných spisov, musia byť evidované v Knihe osobných záznamov, vypracovanej podľa uváženia zamestnávateľa. Po prvotnej registrácii vedie osobný spis personalista až do prepustenia zamestnanca. Potom je potrebné založiť osobný spis archívne uloženie. Doba uchovávania osobných spisov je 75 rokov od roku, v ktorom bol zamestnanec prepustený. A pre osobné spisy vedúcich organizácií je stanovená lehota uloženia – natrvalo.

Ako sa volajú priečinky s fotokópiami osobných dokladov?

Ak nedodržiavate žiadne pravidlá pre vedenie osobných spisov: nevediete inventúru spisových dokumentov, nevyhotovujete personálny evidenčný list a autobiografiu, neevidujete prípady, nemáte pravidlá vedenia osobných spisov na všetko, potom nepomenúvajte svojich oteckov s fotokópiami a pracovnou zmluvou týmto veľkým menom.

V nomenklatúre prípadov pomenujte tieto priečinky „Pracovné zmluvy uzatvorené so zamestnancami“. Spolu s pracovnými zmluvami si nechajte uschovať aj fotokópie osobných dokladov.

Pri zostavovaní dokumentov o personáli na dlhodobé uchovávanie sa fotokópie zničia, pretože. neukladať v personálna dokumentácia. Ale ak sú súčasťou osobných spisov, potom sú uložené spolu so zvyškom dokumentov prípadu podľa inventára.

Osobná vec nie je až tak vecou každého,koľko z každého personálneho oddelenia.

L.S. Suchorukov

Osobný spis - súbor dokumentov, ktoré obsahujú najúplnejšie informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti<1>. Zvážte vlastnosti spojené s vytvorením a vedením osobného súboru zamestnanca v organizácii.

Komu a kým sa vedú osobné záležitosti

Legislatíva ustanovuje zoznam osôb, o ktorých sa v organizácii vedú osobné spisy. Patria sem najmä<2> :

- úradníci;

- vedci;

- manažéri;

- špecialisti.

Ak chcete zistiť, či pozícia zamestnanca patrí do kategórie manažérov alebo špecialistov, a teda či je potrebné otvoriť osobný spis pre tohto zamestnanca, musíte sa obrátiť na vydanie zjednoteného kvalifikačnej príručke pozície zamestnancov (EKSD) obsahujúce túto pozíciu<3> .

Príklad
Hlavný účtovník organizácie patrí do kategórie manažérov a účtovník patrí do kategórie špecialistov. Títo pracovníci sú predmetom osobných spisov. Pokladník a časomerač zase patria do kategórie ostatných zamestnancov, ktorí vykonávajú výkonné funkcie (regulovaná, periodicky sa opakujúca práca) pod kontrolou manažéra, špecialistu. Nepotrebujú mať osobné súbory.<4> .

V zákonom stanovených prípadoch sa osobné spisy vedú aj pre iných zamestnancov, ktorí nie sú vyššie uvedení.<5> .

Osobné spisy sa vedú len pre zamestnancov organizácie bez ohľadu na to, aký typ pracovnej zmluvy je s nimi uzatvorený<6>. Výnimkou nie sú ani dočasní a sezónni pracovníci.

Nezáleží ani na tom, či zamestnanec pracuje v organizácii na hlavnom pracovisku alebo na polovičný úväzok.

Na poznámku
Ak je zamestnanec interný čiastočný úväzok, mal by mu byť založený jeden osobný spis, keďže legislatíva neupravuje vedenie dvoch a viacerých vecí pre jedného zamestnanca.

Vedenie osobného spisu sa vykonáva počas celého obdobia, počas ktorého zamestnanec pracuje v organizácii, a končí jeho prepustením<7> .

Poznámka!
Osobám, s ktorými boli uzatvorené občianskoprávne zmluvy (napríklad zmluvy, platené služby), sa v organizácii nevedú osobné spisy.

Vytváranie a udržiavanie osobných spisov vykonáva personálny servis organizácie (HR špecialista)<8>. V jeho neprítomnosti zamestnanec, ktorý je takouto funkciou poverený vedúcim organizácie.

Kontrolou správnosti evidencie osobných spisov je zároveň osobne poverený vedúci organizácie.<9> .

Zloženie dokumentov pri zakladaní osobného spisu

Osobný spis vzniká po uzavretí pracovnej zmluvy a vydaní administratívneho dokladu o prijatí do zamestnania alebo vymenovaní do funkcie (napríklad príkaz, pokyn)<10>. Sú v ňom zahrnuté dokumenty pri zakladaní osobného spisu v prísnom poradí <11>(pozri tabuľku 1).

Na poznámku
Niektoré dokumenty sú súčasťou osobného spisu v origináli a niektoré v kópiách alebo výpisoch.

stôl 1

Dokumenty zaradené do osobného spisu pri jeho zakladaní

Poznámka!
Uchovávajte osobné súbory personálna služba oddelene od ostatných prípadov jedným z nasledujúcich spôsobov<26> :
- v poradí čísel;
- V abecednom poradí.

Vedenie osobného spisu

Zamestnávateľ vedie o zamestnancovi osobný spis počas celej doby jeho pôsobenia v organizácii. Vedenie osobného spisu ako také zahŕňa:

— robiť záznamy podľa potreby. Napríklad pri internom súpise listín osobného spisu sa vykoná záznam o zaradení kópie príkazu na preloženie zamestnanca do spisu;

— zmena v skladbe listín osobného spisu. Niektoré dokumenty sa napríklad odstránia z osobného spisu alebo sa originály nahradia kópiami<27> ;

— zaradenie do osobného spisu listín charakterizujúce obchodné, spoločensko-politické, vedecké a osobnostné kvality zamestnanca<28>(pozri tabuľku 2).

Poznámka!
Dokumenty sú zaradené v chronologickom poradí<29> .

tabuľka 2

Dokumenty zahrnuté do procesu vedenia osobného spisu

Na poznámku
V štádiu osobných záležitostí<35> :
- všetky jeho dokumenty sú zhromaždené v samostatnom priečinku;
- osobný spis nie je prepletený a nezaložený.

Dokumenty, ktoré nie sú súčasťou osobného spisu

Legislatíva stanovuje zoznam dokumentov, ktoré nie je potrebné zakladať do osobného spisu. Tie obsahujú<36> :

- kópie dokladov o udelení dovoleniek, o uložení disciplinárnych sankcií.

Poznámka!
Pri zamietnutí ako opatrenie disciplinárne konanie príkaz na prepustenie zamestnanca sa zakladá do osobného spisu;

- potvrdenia o pobyte, zložení rodiny, veľkosti mzdy;

- iné doklady s trvanlivosťou do 10 rokov vrátane (napríklad lekárske správy).

Na poznámku
Doba uchovávania dokumentov je uvedená v zozname štandardných dokumentov Národného archívneho fondu Bieloruskej republiky, ktorý sa vytvoril v priebehu činnosti vládne agentúry, iné organizácie a individuálnych podnikateľov, schválené Výnos Ministerstva spravodlivosti z 24. mája 2012 N 140 (ďalej len zoznam).

Taktiež zoznam listín zaradených do osobného spisu neobsahuje listiny o vojenská registrácia pracovníkov<37> .

Obal na osobný spis

Všetky osobné doklady sú umiestnené v samostatnom obale (priečinku). Musí byť pripravený v súlade s požiadavkami zákona.<38> .

Na obale osobného spisu sú uvedené<39> :

— názov osobného súboru(priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca v nominatívnom prípade).

Poznámka!
Ak sa priezvisko zamestnanca zmenilo po registrácii osobného spisu, potom sa staré priezvisko vloží do zátvoriek a nové sa napíše nad ním.<40> ;

— registračný index prípady podľa denníka (knihy) účtovníctva osobných záležitostí.

Okrem vyššie uvedeného musí obal osobného spisu obsahovať nasledujúce údaje<41> :

— úplný oficiálny názov materskej organizácie (ak existuje), organizácie a štrukturálnej jednotky. Ak má organizácia alebo materská organizácia oficiálne prijatú skratku, potom je uvedená celé meno v zátvorkách;

— "Začaté" a "Dokončené"- Arabské číslice označujú dátum začiatku a dátum ukončenia osobného spisu, napríklad 01/09/2017;

— počet listov prípadov- sa vydáva po prepustení zamestnanca s úplným zaevidovaním osobného spisu<42> ;

— trvanlivosť.

Všetky nápisy na obale osobného spisu musia byť urobené zreteľne svetlostálym atramentom, atramentom alebo guľôčkovým perom. Obálka môže byť tiež vydaná na samostatnom liste pomocou technických prostriedkov s reprodukciou všetkých stanovených podrobností o obale osobného spisu (napríklad napísaná na počítači a vytlačená na tlačiarni). V tomto prípade sa vyrobený list nalepí na kryt puzdra.<43> .

Účtovníctvo a používanie osobných spisov

účtovníctvo

Všetky osobné záležitosti podliehajú prísnemu účtovaniu<44>. Na tento účel musí mať organizácia účtovný denník (knihu) osobných záležitostí v schválenej forme<45>. Špecifikuje:

- registračný index osobného spisu (číslo);

- názov osobného spisu (celé meno zamestnanca);

- dátum registrácie (dátum vytvorenia osobného spisu);

- dátum vyradenia z evidencie (dátum odovzdania osobného spisu do archívu).

Príklad denníka (knihy) účtovníctva osobných záležitostí

Denník (kniha) účtovníctva osobných záležitostí

Denník (kniha) osobných záznamov sa uchováva 75 rokov<46>. Lehota uloženia začína plynúť od 1. januára roku nasledujúceho po roku skončenia jeho evidencie.<47> .

Použitie

Osobné spisy môžu byť vydané na dočasné použitie so súhlasom vedúceho organizácie<48> :

- zamestnanci organizácie spravidla na základe žiadosti s uvedením dôvodov a dátumu vydania;

- tretím stranám.

Na poznámku
Povolenie vedúceho organizácie na vydanie sa vydáva uznesením o žiadosti zamestnanca alebo listom organizácie.

Vydanie osobného spisu na dočasné použitie je zároveň právom, a nie povinnosťou zamestnávateľa. Výnimkou sú prípady výslovne ustanovené zákonom. Napríklad osobné spisy a dokumenty v nich obsiahnuté sa vydávajú na základe rozhodnutí vyšetrovacích orgánov.

Pri vydávaní osobného spisu na dočasné použitie zakázané <49> :

- vykonať akékoľvek opravy;

- vytiahnuť z neho jednotlivé dokumenty;

— zahrnúť nové dokumenty.

Na poznámku
Pre kontrolu zloženia a stavu osobného spisu je vhodné pri jeho vystavení vyhotoviť fotokópiu všetkých dokumentov v ňom zaradených, vrátane internej inventarizácie.

Na kontrolu včasného vrátenia osobných súborov vydaných na dočasné použitie, kontrolná karta schválený formulár<50> . Obsahuje nasledujúce značky:

- osobné číslo spisu;

- celé meno zamestnanca, o ktorom sa vedie osobný spis;

- dátum vydania;

- príjemca;

- potvrdenie o prijatí (pripojí sa podpis príjemcu);

- telefónne číslo príjemcu;

- dátum návratu.

Vzorová kontrolná karta

kontrolná karta

Osobný spis N 54

Priezvisko Zolotnitskaya

Meno Natália

Patronymická Žigmundovna

Značka o vydaní osobného spisu

Kontrolná karta sa vyplní a vyhotoví ku každému vydanému osobnému spisu a uloží sa na jeho miesto. Pri vrátení osobného spisu sa na kontrolnej karte uvedie dátum vrátenia, ten sa stiahne a osobný spis sa založí na jeho miesto.

Vytváranie spisov zamestnancov je proces, ktorý je povinný pre takmer všetky spoločnosti. Podľa pravidiel stanovených v Rusku musí mať každý zamestnávateľ určitý druh spisu o každom zamestnancovi. Tento dokument dokáže charakterizovať podriadeného z jeho samotného zamestnania. Osobné záležitosti sa nenachádzajú len v práci, ale napríklad aj na univerzite. V každom prípade je tento dokument dôležitý. Musí byť správne tvarovaný. Ale ako na to? Kedy je potrebné uchovávať takúto dokumentáciu? Čo možno a čo nemožno založiť do osobného spisu? Pochopiť toto všetko nie je také ťažké, ako sa zdá.

Definícia osobnej záležitosti

Osobný spis zamestnanca je druh dokumentu, v ktorom je uložená všetka dokumentácia relatívneho špecifického rámca. Skladá sa z obalu a špeciálnych papierov týkajúcich sa podriadeného.

Tento druh dokumentácie sa začína od okamihu prijatia personálu do zamestnania. A malo by sa to vykonávať až do prepustenia zamestnanca. Potom sa puzdro prenesie do archívu na uloženie. Tento dokument nie je možné po určitú dobu zničiť.

Vytváranie prípadov nie je ani zďaleka najpovinnejším procesom. V niektorých prípadoch sa tomu môžete vyhnúť. Ale potom bude veľmi problematické zbierať informácie o konkrétnom podriadenom. Zvyčajne tento postup konalo sa v veľké organizácie. Vytvorí sa celá databáza, v ktorej sa zobrazujú informácie pre každého podriadeného.

Povinné alebo voliteľné?

Už bolo povedané, že nie je vôbec potrebné riadiť záležitosti zamestnancov. Ale každý sebaúcty podnik má tento druh dokumentácie. Kedy je vytvorenie dokumentácie povinné a kedy nie?

Legislatívne v tejto otázke neexistujú žiadne pravidlá. Ale v praxi sa to ukazuje veľké spoločnosti tvoria osobné spisy o svojich podriadených, ale u malých nie. Odporúča sa adresovať túto otázku firmám s vysokou fluktuáciou zamestnancov.

Organizácie často nevedú osobné spisy pre všetkých podriadených, ale len pre konkrétne kategórie zamestnancov. Najčastejšie sú to:

• vedúci;
• zástupcovia riaditeľov;
• poprední odborníci v spoločnosti;
• zamestnanci pracujúci s hmotným majetkom (napríklad pokladníci);
• ľudí, ktorí majú možnosť kariérneho rastu.

Odporúča sa neleniť a viesť takúto dokumentáciu pre všetkých podriadených. Proces formovania zamestnaneckých prípadov nie je až taký náročný na zapamätanie. Nie všetky dokumenty odrážajúce informácie o ráme však môžu byť uložené tu. Aké vlastnosti procesu by sa mali pamätať? Aj to najmenšie porušenie pre zamestnávateľa nemusí dopadnúť práve najlepšie. Preto je potrebné starostlivo preštudovať úlohu.

Skladovanie

Už bolo povedané, že osobné spisy podriadených, aj keď človek skončí, zostávajú vo firme. Nerozdávajú sa, ale ukladajú do špeciálnych archívov. Povolené je aj elektronické uchovávanie osobných informácií. Ale aj v papierovej verzii by sa veci mali diať.

Existuje niekoľko pravidiel, ktoré bude musieť šéf dodržiavať. Uchovávanie puzdier je takmer nikdy nekončiaci proces. Tieto dokumenty nie je možné zničiť po dobu 75 rokov od ukončenia práce.

Práve z tohto dôvodu sa mnohé spoločnosti snažia príliš neobťažovať zhromažďovaním informácií o určitých podriadených. Len malý počet korporácií existuje viac ako 75 rokov. Spoločnosti sa často otvárajú a zatvárajú a osobné súbory zostávajú v archívoch.

Na zjednodušenie uchovávania dokumentácií sú navrhnuté rôzne pravidlá. V zásade k ukladaniu týchto dokumentov dochádza po zoradení v abecednom poradí. Okrem toho sa odporúča vytvárať archívy podľa rokov. Tento prístup zjednoduší vyhľadávanie informácií o zamestnancoch, ktorí boli v danom čase zamestnaní.

Existuje ďalšia funkcia táto záležitosť. Celý problém je v tom, že niektoré osobné súbory sú trvalo uložené v archívoch spoločnosti. A nie sú zničené ani po 10 rokoch, ani po 100. Pod toto pravidlo spadajú spisy vedúcich organizácií, ako aj prípady štátnych zamestnancov. Nezabudnite na podriadených, ktorí majú ocenenia, medaily a rôzne tituly.

Prístup

Ďalším bodom je otázka prístupu k skúmanej dokumentácii. Súbory zamestnancov často obsahujú údaje určené výlučne pre zamestnávateľa. A nepotrebujú poznať väčšinu pracovníkov.

Prípady sú často šifrované, prístup k nim má iba vedúci podniku, ako aj personálny dôstojník, ktorý sa podieľa na formácii. Len podriadení nemajú povolené prezerať zhromaždené informácie.

Zamestnávateľ zaručuje mlčanlivosť o záležitostiach zamestnancov. IN všeobecný prístup tento druh informácií sa nezverejňuje. Kópie dokumentácie sa na požiadanie poskytnú personálu v deň prepustenia. Spoločnosť zodpovedá podriadeným za bezpečnosť informácií, ktoré sú dostupné v osobných spisoch.

Mali by ste si tiež pamätať raz a navždy - dokumentácia sa nevydáva podriadeným pod žiadnou zámienkou. Zamestnanci nemajú právo preberať osobné spisy a ani požadovať ich vydanie. Až po prepustení si odtiaľto môžete vyžiadať údaje. Zamestnávateľ poskytuje zamestnancom len kópie informácií uložených v osobných spisoch. Iné nepotrebuješ. Žiadny zamestnanec nemá právo na odstránenie tejto dokumentácie na účely prevodu do inej spoločnosti alebo v prípade trvalého prerušenia pracovného pomeru. Už bolo povedané, že každý zamestnávateľ vedie spis o zamestnancoch 75 rokov. Táto lehota sa môže za určitých okolností predĺžiť.

Povinné súčasti osobných spisov

Teraz trochu o tom, ako sa takáto dokumentácia zostavuje. V skutočnosti nie sú právne ustanovené pravidlá pre vytváranie prípadov podriadených. A túto otázku rieši vedenie spoločnosti. Tá sama určuje, aké informácie by sa mali uchovávať a ako by mali byť usporiadané spisy podriadených. Toto je hlavný problém celého formačného procesu.

Bez ohľadu na výber pravidiel sa však niektoré údaje v každom prípade uložia do osobného súboru. Aké dokumenty sa nachádzajú vo všetkých takýchto dokumentoch? toto:

• dotazníky pre žiadateľov;
• objednávky na poskytnutie miesta výkonu práce;
• oznámenia o odstúpení (ak existujú);
• príkazy na prepustenie;
• koná o vydaní pracovného zošita (na žiadosť alebo pri prepustení podriadeného).

Vyššie uvedený zoznam je povinný dokument. Ale s inými informáciami môžu nastať určité problémy. Nie všetky informácie o podriadených totiž možno zapísať do osobného spisu. V tejto súvislosti existujú určité obmedzenia. Akým bodom treba venovať pozornosť, aby sa predišlo sťažnostiam na nesprávne zostavenie osobných spisov personálu?

zákazy

V skutočnosti, ak sa skutočne ponoríte do všetkých otázok registrácie a tvorby osobnej dokumentácie zamestnancov, môžete sa zmiasť. Preto by ste si pred spustením archívu mali zapamätať len niekoľko funkcií. Alebo skôr zákazy. Sú relevantné pre všetky podniky bez ohľadu na zavedené pravidlá. Je zakázané:

1. Uchovávajte dočasné a trvalé dokumenty na jednom mieste. V spisoch zamestnancov by mali byť oddelené miesta, aby sa do osobného spisu zaradili len dočasné dokumenty. Poskytuje tiež miesto na uloženie základných informácií.
2. „Propagovať“ dokumentáciu. Do spisov zamestnancov s duplikátmi sa neodporúča ukladať žiadne dokumenty. Jeden priečinok obsahuje jednu kópiu.
3. Zadajte príliš osobné údaje. Napríklad o náboženskom presvedčení. Takéto informácie pre zamestnávateľa sa vo všeobecnosti považujú za nadbytočné. Vytváranie prípadov preto umožňuje uchovávať iba dokumentáciu užitočnú pre zamestnávateľa, ktorá odráža kvalitu práce podriadených.

A aké konkrétne dokumenty sa môžu nachádzať v posudzovanom spise? Čo okrem vyššie uvedených dokumentov sa v praxi vyskytuje v osobných záležitostiach? Ak sa chcete vyhnúť chybám, môžete postupovať podľa tipov na zhromažďovanie informácií pre dokumentácie zamestnancov.

Spoločná dokumentácia

Zloženie osobného spisu je rôznorodé. Už bolo povedané, že pravidlá vedenia tejto dokumentácie si stanovuje samotná spoločnosť. Preto sa nedá presne povedať, čo je v archívoch zaznamenané. Povinné dokumenty sú už uvedené. Ale aby sa predišlo akýmkoľvek chybám, bol vynájdený určitý zoznam papierov povolených na skladovanie. Čo by malo byť v osobnom spise? Ak vylúčite predtým uvedené objekty, zostanú (hlavne vo forme kópií):

• kópia občianskeho pasu;
• SNILS podriadený (kópia);
• TIN (nie je originál);
• vojenský preukaz;
• dokument(y) o vzdelaní;
• fotografie (nie osobné, určené na dotazníky);
• charakteristiky z minulých miest zamestnania (ak existujú);
• popis práce pre konkrétne voľné pracovné miesto;
• autobiografiu.

Nezabudnite, že každý zodpovedný zamestnávateľ vypracúva rôzne akty na dodržiavanie pracovných procesov, ako aj na zaistenie vlastnej bezpečnosti. Napríklad pri odmietnutí podpisu Takáto dokumentácia by sa mala uchovávať aj v osobných spisoch. Výsledky atestačných prác a iných zákaziek, ktoré ovplyvňujú prácu konkrétneho rámca, je niekoľko ďalších položiek, ktoré môžu byť zahrnuté do spisu.

Ďalší dôležitý bod- ide o uloženie takzvaného súpisu osobného spisu. Dokument, ktorý môže zamestnávateľovi priniesť veľa problémov. Mal by byť povinný v každom osobnom spise. V opačnom prípade môžete viniť vedenie z toho, že niektoré papiere sú priložené nelegálne. Súpis osobného spisu je osobitný dokument, v ktorom je uvedená všetka dokumentácia pripojená k zložke. Nachádza sa na samom začiatku spisu. Bez inventarizácie môže mať zamestnávateľ problémy. Zamestnanec je schopný obviniť z falšovania alebo krádeže určitých dokumentov.

Založenie osobného spisu nie je až taký náročný proces, ak sa naň správne pripravíte. Zamestnávateľ by sem mal jednoducho zadať všetky dôležité informácie týkajúce sa činnosti zamestnanca. Je však zakázané zadávať osobné údaje o personáli. Príklad náboženstva už bol uvedený. Tabu je aj zloženie rodiny a osobitosti životného štýlu podriadeného.

Niektoré úspechy zamestnanca by však mali byť zahrnuté v osobných spisoch. Nie je to povinná súčasť, ale je vhodné ju nezanedbávať. Najmä keď rozprávame sa o skutočne talentovanej strele. Je povolené zadávať informácie o získaných oceneniach, tituloch, certifikátoch, medailách, diplomoch.

Nie príliš veľa

Dokumenty v osobnom spise môžu byť rôzne, to je pochopiteľné. Presný zoznam stanovuje každý podnik podľa uváženia vedúceho. Ale najbežnejší zoznam papierov už bol uvedený. Pri vytváraní a udržiavaní dokumentácie by sa malo pamätať na jedno malé pravidlo. Toto je povinná položka, ktorej porušenie nie je povolené. Vedenie osobných záznamov je zodpovedná práca. Vyžaduje špeciálnu starostlivosť.

Ide o osobnú veľkosť. Autor: zavedené pravidlá môžeme povedať, že hrúbka priečinka vyhradeného pre dokumentáciu konkrétneho záberu by nemala presiahnuť 4 centimetre. Ak je objem väčší ako stanovený limit, je lepšie začať nový obchod. A len to nejako označiť pod rúškom pokračovania existujúcej dokumentácie.

V praxi sú prípady, ktoré dosahujú hrúbku viac ako 4 centimetre, veľmi zriedkavé. Preto by ste si mali pamätať len na zavedené pravidlo a nebáť sa jeho zlyhania. Ak je k rámu veľa dokumentácie, vykoná sa špeciálna kontrola. Na základe jeho výsledkov sa zamestnávateľ rozhodne rozdeliť spis na niekoľko častí.

Primárne požiadavky

Postup vytvárania puzdier je jednoduchý. Stačí určiť, aký druh dokumentácie tu môže byť uložený. Ďalej by ste si mali pamätať na predtým uvedené obmedzenia. A potom sa už vytvára prípad. Prvým krokom je vytvorenie krytu. Stačí si zakúpiť špeciálne priečinky s názvom "Case". Zvyčajne ukladajú všetky dokumenty konkrétneho rámu.

Ďalej sú na titulnej strane (v tomto prípade na obálke priečinka) napísané osobné informácie o ráme. Totiž - F.I.O. V spodnej časti je bezchybne uvedený dátum začatia dokumentácie. Čo by malo byť v osobnom spise?

Ako prvá strana je pripojený inventár. Môžete to zanedbať, ale neodporúča sa to robiť. Tento dokument výrazne zjednodušuje život a zbavuje zamestnávateľa časti zodpovednosti za bezpečnosť nosičov informácií uložených v spise – to, čo nie je uvedené v inventári, sa neukladá do osobného spisu.

Potom priečinok obsahuje rôzne dokumenty, ktoré priamo súvisia s podriadeným. Takto sa tvorí zloženie osobného spisu. Odporúča sa zavesiť kópie alebo originály dokumentácie tak, ako boli doručené - najskôr dotazník uchádzača, potom žiadosť o prijatie do zamestnania, príkaz zamestnávateľa na vymenovanie na konkrétnu pozíciu atď. Prípad sa končí príkazom na prepustenie a podpísaným aktom o prijatí zošita.

To nie je všetko. Proces formovania puzdier je časovo náročná práca, aj keď je pomerne jednoduchá. Existuje ešte jedno malé obmedzenie, ktoré môže zamestnávateľovi priniesť určité nepríjemnosti. Personalista, ktorý zapisuje informácie do osobného spisu podriadených, musí sledovať počet hárkov v zložke. Nemalo by ich byť viac ako 250 kusov. Pri prekročení sa pre konkrétneho zamestnanca spustí druhá časť osobného spisu.

Časopis

Teraz je jasné, ako prebieha formovanie záležitostí zamestnancov vo firmách. Týmto sa celý proces nekončí. Ak sa podnik rozhodne viesť tento druh dokumentácie, musí mať špeciálny osobný denník

Tento komponent je zoznamom všetkých dostupných dokumentácií o zamestnancoch. Tu sú zverejnené počty podaných vecí, osobné (osobné) údaje podriadených, dátumy vzniku niektorých „osobných zložiek“.

Neexistuje jediný vzorový časopis. Zamestnávateľ má plné právo vytvoriť takýto archív údajov podľa vlastného uváženia. V poslednej dobe je mimoriadne rozšírenou formou elektronický žurnál. Dobrý nápad pre tých, ktorí sa nechcú príliš zaoberať papierovaním. Hlavná vec je včas vyplniť príslušné polia denníka. Potom môžete ľahko nájsť informácie o každom zamestnancovi.

Záver

Odteraz je jasné, ako prebieha zakladanie osobného prípadu. Ide o veľmi jednoduchý, ale zložitý proces, ktorého postup nie je žiadnym spôsobom stanovený právnymi predpismi Ruskej federácie. Zamestnávatelia samostatne zakladajú dokumenty, ktoré budú uložené v osobných spisoch. môžete si tiež vybrať.

Odporúča sa neprikladať originálne dokumenty k osobným súborom - iba kópie v jednej kópii. So spisom zamestnancov sa bude musieť zaobchádzať s osobitnou pozornosťou - únik informácií zapísaných v tomto druhu dokumentácie môže manažérovi priniesť problémy. Veď pri zbere údajov o podriadených, ako už bolo spomenuté, sa zamestnávateľ zaväzuje zabezpečiť úplnú dôvernosť informácií. Toto pravidlo sa vzťahuje na čas práce a na celú dobu uchovávania dokumentácie po prepustení zamestnancov. To je všetko. Základné informácie týkajúce sa tvorby personálnych prípadov boli preštudované v plnom rozsahu. Vlastnosti a zloženie tohto procesu by ste mali získať od každej spoločnosti. Niektorí sa to snažia nerobiť vôbec. Registrácia prípadov (osobná) nie je povinná, ale pre zamestnávateľa je veľmi užitočná.