Automatizácia obchodných procesov a operácií. Automatizácia obchodných procesov – skutočný prínos alebo bolesť hlavy navyše?! Pozrite sa do budúcnosti

Prípady neúspešnej automatizácie podnikov sú celkom bežné. Preto predtým, ako sa pustíte do tohto časovo náročného a drahého počinu, je žiaduce pochopiť, prečo je automatizácia vôbec potrebná. A aké problémy sa majú s jeho pomocou riešiť.

Proces špecialistov na podnikovú automatizáciu sa zvyčajne delí do niekoľkých etáp:

1. Analýza podnikových procesov, ich prispôsobenie alebo revízia.

2. Určenie skutočných potrieb automatizácie.

3. Výber softvérových riešení alebo vývoj špecializovaného softvéru.

4. Implementácia softvéru v podniku a školenie personálu v jeho používaní.

Okrem toho prvé dve fázy nie sú v žiadnom prípade menej dôležité ako posledné.

Začnime s definíciou. Podnikový proces je systém dôsledných, cieľavedomých a regulovaných činností, v ktorých sa prostredníctvom kontrolnej činnosti a pomocou zdrojov premieňajú vstupy procesu na výstupy, výsledky procesov, ktoré majú hodnotu pre spotrebiteľov. A podnikový proces z pohľadu informačných technológií je stabilný informačný proces (následnosť prác) súvisiaci s výrobnou a ekonomickou činnosťou podniku a spravidla zameraný na vytváranie novej hodnoty. Podnikový proces zahŕňa hierarchiu vzájomne prepojených funkčných činností, ktoré implementujú jeden (alebo niekoľko) obchodných cieľov spoločnosti v informačnom systéme spoločnosti, napríklad riadenie a analýzu výstupu produktu alebo podporu zdrojov pre výstup produktu (produkty sú chápané ako tovar). služby, riešenia, dokumenty).

Poznámka: manažéri chcú pomerne často pomocou automatizácie koordinovať prácu spoločnosti. určite, moderný manažmentťažko si to predstaviť bez informačné systémy. Automatizácia však neopraví chyby v organizácii obchodných procesov.

Napríklad, ak má podnik veľké množstvo informácií, ktoré je nemožné spracovať manuálne alebo pomocou zastaraných systémov, potom je automatizácia východiskom. Ak potrebné informácie jednoducho neexistujú alebo sú nespoľahlivé, manažéri sa mýlia, práca oddelení nie je koordinovaná, potom je potrebné zmeniť systém riadenia – tu nepomôže žiadna automatizácia.

Preto v prvom rade musí vodca triezvo posúdiť situáciu a pochopiť, či automatizácia vyrieši problémy, ktoré sa ho týkajú.

Automatizácia obchodných procesov v súčasnom štádiu vývoja je schopná riešiť tieto úlohy:

• Zvýšenie rýchlosti spracovania firemných informácií (napríklad rýchlejší prechod aplikácie z obchodného oddelenia do skladu).
• Zvýšenie transparentnosti podnikania (napríklad môžete rýchlo vidieť dlh protistrán).
• Kontrola nad množstvom informácií (zákazníci môžu napríklad sami vstupovať a opúšťať aplikácie cez internet).
• Koordinácia akcií (napríklad produkt, ktorý je už rezervovaný pre jedného klienta, neprejde inému).
• Zvýšenie vyrobiteľnosti podnikania (napríklad ceny a dane sa počítajú automaticky) atď.

Automatizácia priamo neovplyvňuje riešenie iných úloh, napríklad zvyšovanie toku zákazníkov, včasné podávanie správ alebo určovanie perspektív rozvoja!

Preto Automatizácia je zvyčajne potrebná v nasledujúcich prípadoch:

• preorientovanie sa na nové úlohy (uvoľnenie ďalších produktov, vstup na nové trhy, technické prevybavenie);
• vykonávanie reforiem alebo zmena zásad riadenia;
• neschopnosť starého automatizačného systému uspokojiť potreby podniku;
• príprava podniku na predaj (automatizácia by mala zvýšiť jeho trhovú hodnotu).

Ďalšie dôležitý bod: je potrebné jasne definovať, v ktorej časti práce je potrebné automatizovať tento moment. Navyše pre malé spoločnosti to nie je ťažké. Stačí im analyzovať, koho činnosti v podniku súvisia so spracovaním a uchovávaním veľkého množstva informácií a zostavovaním reportov. Spravidla ide o oddelenia, ktoré sa zaoberajú účtovníctvom a daňové účtovníctvo, zodpovedajú za pohyb zásob a pod. Existujú „všeobecne uznávané“ procesy, pri ktorých otázka potreby automatizácie väčšinou nevzniká. Tradične je to účtovníctvo, pohyb tovaru a materiálu, mzdová a personálna evidencia. Tieto procesy sú spočiatku automatizované, pretože zvýšenie ich efektivity vďaka automatizácii bolo opakovane preukázané.

Ďalší spôsob, ako presne zistiť, čo je potrebné automatizovať: pochopiť, v čom konkrétne vodca nevyhovuje aktuálna práca organizácií. Dôvodom nespokojnosti môže byť čas procesu, jeho cena, kvalita (počet chýb a zlyhaní). Napríklad môžete plánovať výrobu manuálne, bez použitia automatizačných nástrojov. Ale presnosť výpočtov v tomto prípade spravidla ponecháva veľa želaní a čas na ich implementáciu je asi týždeň. Okrem toho je v takomto plánovaní veľa chýb. A finančné náklady na „ručný“ proces sú neprimerane veľké.

Až potom môžete prejsť priamo k výberu automatizovaného systému.

Zvyčajne sa uprednostňuje program, ktorý najlepšie vyhovuje technické požiadavky a nestane sa prekážkou rastu informácií v budúcnosti. Bohužiaľ je takmer nemožné nájsť pripravený systém, ktorý by dokázal na sto percent uspokojiť potreby spoločnosti. Zostáva teda vybrať najvhodnejší softvérový produkt z hľadiska funkčnosti a nákladov.

Všetky automatizačné systémy možno rozdeliť do dvoch tried: pevné, so sadou typických nastavení (napríklad mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) a flexibilné, s možnosťou meniť ich funkcie (napríklad 1C, Microsoft Axapta). Toto rozdelenie platí pre všetky programy.- od jednoduchých riešení miestnych problémov až po komplexné systémy automatizácia veľkých podnikov.

Odborníci odporúčajú: na určenie, či je v konkrétnom prípade potrebný rigidný alebo flexibilný systém, je potrebné pochopiť, ako sa podnik a jeho obchodné procesy zmenia v priebehu nasledujúcich dvoch až štyroch rokov. Ak je organizácia stabilná a v najbližšom období sa neplánujú zásadné zmeny v jej systéme riadenia, je možné vyskúšať rigidné systémy vrátane západných. Majú nepopierateľnú výhodu – sú to kompletné a dobre nastavené riešenia, ktoré zahŕňajú tie najlepšie úspechy manažmentu. Rozhodnutím pre takýto systém však bude spoločnosť nútená „prispôsobiť“ svoju prácu modelu obchodných procesov, ktoré sú v ňom implementované. Pre domáce podniky to nie je vždy možné. Ak sa podnik často reformuje a systém riadenia sa ešte nevyvinul do finálnej podoby, spoločnosť potrebuje flexibilný systém, ktorý je možné upravovať bez veľkých nákladov. Takéto výrobky sú na trhu. Okrem toho je možné na ich základe implementovať hotové riešenia.

Vedúci predstavitelia spoločností často vynakladajú veľké úsilie na zlepšenie procesov zameraných na dosiahnutie určitých cieľov a zvýšenie efektívnosti spolupráce zainteresovaných zamestnancov. Naozaj chápu dôležitosť zabezpečenia komunikácie a efektívnosti medzi oddeleniami alebo skupinami vo väčšom meradle. Toto hľadanie optimálneho prístupu k interakcii je spojené s potrebou riešiť životne dôležité problémy, ktoré nevyhnutne vznikajú pri nejednotnosti rôznych oddelení a oblastí spoločnosti. Poprava potrebná práca Nezávislosť od ostatných častí spoločnosti môže narobiť viac škody ako úžitku, pretože v tomto prípade sa zamestnanci sústreďujú na riešenie konkrétnych problémov, a nie na dosiahnutie spoločného cieľa v rámci procesu. Softvér na automatizáciu podnikových procesov - BPMS - poskytuje zamestnancom spoločnosti schopnosť vizualizovať úlohu ich úloh v obchodnom procese, čo pomáha zvyšovať produktivitu zamestnancov a môže tiež pozitívne pôsobiť v iných oblastiach spoločnosti a dosahovať kľúčové organizačné ciele .

Čo je automatizácia obchodných procesov?

Pojem „podnikateľský proces“ sa používa na označenie organizácie a štruktúry vzájomne súvisiacich akcií zamestnancov spoločnosti s jediným cieľom úspešne dosiahnuť stanovený cieľ. Podstatou automatizácie podnikových procesov je nastavenie štruktúry na prenášanie zodpovednosti za realizáciu procesu a tým aj dosiahnutie cieľa. Pre jednotlivých zamestnancov predstavuje obchodný proces kroky na dosiahnutie úspešných výsledkov. V prípade malých a veľké skupiny Pod obchodným procesom sa rozumie pridelenie povinností, ktoré musí každý člen skupiny vykonávať, aby splnil spoločnú úlohu pre skupinu. Existuje mnoho príkladov automatizovaných obchodných procesov, od procesu prípravy jedla podľa daného receptu až po rozsiahly proces akvizície jednej spoločnosti druhou. Spoločnosti, ktoré využívajú automatizáciu obchodných procesov v odvetviach ako je marketing a iné, zaznamenávajú pozitívne výsledky využívania tohto prístupu k riadeniu vďaka vysokej úrovni organizácie práce, cieľavedomosti zamestnancov a disciplíne pri plnení povinností.

Kľúčom k úspechu obchodného procesu sú určité nenahraditeľné komponenty. V prvom rade sú potrebné údaje a materiály pre každý krok procesu. Po druhé, potrebujete algoritmus – proces – ktorý môžu ľudia alebo softvér (v prípade automatizácie obchodného procesu) sledovať. Nakoniec treba definovať výsledok, aby sa dosiahlo, aké úsilie sa vynakladá, čas a údaje sa používajú. Je dôležité uznať dôležitosť týchto komponentov automatizácie obchodných procesov a nájsť si čas na výber a formalizáciu každej z nich, pretože len položením správneho základu sa môžete spoľahnúť na správny výsledok.

Automatizácia obchodných procesov – história

Tento termín prvýkrát použili Frederick Taylor a Henry Gant, strojní inžinieri a manažérski konzultanti, v 20. rokoch 20. storočia. Spočiatku sa tento pojem spájal s výrobou, ale, samozrejme, v procese štúdia a prehodnocovania pojmu obchodný proces sa stal použiteľným aj na opis dynamiky aktivít v rámci rodiny. Začiatkom 80. rokov 20. storočia bola na základe prác W. Edwardsa Deminga a Josepha M. Jurana vyvinutá nová koncepcia obchodného procesu a teória bola podporená technológiou. Napríklad s príchodom písacích strojov, kopírok a osobných počítačov sa objavili úplne nové spôsoby interakcie, stanovovania cieľov a dosahovania výsledkov. Internet sa stal aj jedným z hlavných faktorov pre rozvoj nových prístupov k riadeniu obchodných procesov (BPM) a rozvoj praktík automatizácie obchodných procesov.

Teória riadenia podnikových procesov je stará takmer sto rokov a neustále sa vyvíja, preto môže byť pre každý podnik užitočné dosiahnuť relevantné ciele organizovaním a rozdeľovaním procesov do rôznych etáp vykonávaných ľuďmi a riešeniami automatizácie podnikových procesov.

Príklady a nápady na automatizáciu obchodných procesov

Existuje mnoho príkladov procesov, pre úspešné vykonanie ktorých je vhodné využiť automatizáciu podnikových procesov. Aktivity v oblastiach ako financie, ľudské zdroje a marketing možno rozdeliť do rôznych procesov, z ktorých niektoré možno automatizovať. Napríklad automatizáciou obchodných procesov pre najímanie a nábor zamestnancov, procesov spracovania nákupných požiadaviek a objednávok od zákazníkov môžete dosiahnuť vynikajúce výsledky pri zlepšovaní kvality vykonávanej práce a znižovaní prevádzkových nákladov.

Kľúčové výhody automatizácie podnikových procesov

Kľúčovou myšlienkou používania digitálnych nástrojov je efektívna práca so všetkými údajmi o zákazníkoch, úlohách a službách/produktoch spoločnosti, ako aj automatizácia určitých akcií, ktoré je možné vykonávať bez ľudského úsilia. Účelom automatizácie obchodných procesov nie je nahradiť zamestnancov, ktorí vykonávajú opakujúce sa úlohy, softvérovými robotmi. Vďaka automatizácii podnikových procesov sa zamestnanci spoločnosti zbavujú rutinných a mechanických úloh a dostávajú možnosť sústrediť sa na nové povinnosti, výskumné úlohy, alebo akúkoľvek činnosť, ktorá zahŕňa využitie skúseností a znalostí zamestnanca.

Automatizácia obchodných procesov tiež pomáha skupinám ľudí lepšie koordinovať úsilie, takže dezorganizácia môže byť vylúčená z rovnice. Napokon, automatizácia obchodných procesov môže zaručiť viac vysoká presnosť výsledky. Všetky tieto výhody sú dôvodom, prečo čoraz viac podnikateľov, vedúcich oddelení, ale aj malých a veľké spoločnosti aplikujú vo svojej práci automatizáciu obchodných procesov.

Všetky tieto výhody sú relevantné pre každú organizáciu, ktorá chce zostať konkurencieschopná a rásť. Každý podnik má na mysli konkurentov, ktorí chcú dobyť súčasný trh, a prístup k riadeniu práce v spoločnosti môže byť rozhodujúcim faktorom pri súťaž. Často je to práve včasná automatizácia obchodných procesov, ktorá rozhoduje o tom, ktorý podnik bude úspešný a ktorý bude balansovať na hranici existencie.

Elena Gaiduková, marketingová analytička, brand manažérka riešení na báze , špecialistka na partnerské vzťahy.

Automatizácia obchodných procesov je čoraz obľúbenejšia. moderný trh. Je to spôsobené tým, že automatizačné mechanizmy umožňujú predovšetkým znížiť náklady na akúkoľvek výrobu a následne zefektívniť podnikanie.

Historické pozadie a systémy implementované dnes.

Za začiatok používania ERP systémov možno považovať 60. roky. Potom sa tieto systémy používali najmä na kontrolu a riadenie zásob a vtedajšie systémy úplne kopírovali tradičné prístupy k týmto operáciám.

V 70-tych rokoch sa zameranie presunulo na MRP (plánovanie materiálových požiadaviek), systémy pomohli zostaviť kalendárne plány s prihliadnutím na možnosti a potreby montážnych jednotiek, potrebné suroviny a komponenty.

V 80. rokoch sa objavil koncept MRP-II, ktorého hlavnou úlohou bolo všetko optimalizovať výrobné procesy. Spočiatku bol MRP-II doplnkom k MRP na plánovanie práce obchodov a distribúcie v rámci závodu. Neskôr pribudol finančný manažment, personálny manažment, inžiniering, projektový manažment atď. V skutočnosti je MRP-II predchodcom systémov ERP.

CRM systémy, ktoré sa objavili v rovnakom čase, slúžili výhradne na priamy marketing, s cieľom rýchlo získať informácie o klientovi, s ktorým manažér alebo predajca komunikuje (hlavne telefonicky) a uložiť informácie o histórii komunikácie. Vývoj CRM systémov išiel hladko, postupne funkčne rástli, v 90. rokoch poskytovali nielen možnosti zhromažďovania, ukladania a správy informácií o klientovi, ale poskytovali aj personalizačné funkcie: rôzne bonusy pre určitých klientov či skupiny.

Štandardné systémy automatizácie podnikových procesov v globálnom ponímaní možno rozdeliť do dvoch veľkých vrstiev: prvou z nich sú drahé systémy pre veľké spoločnosti, ako sú SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel alebo niektoré produkty Microsoftu. Tieto systémy sú veľmi funkčné, dajú sa flexibilne konfigurovať a prispôsobiť takmer každému podnikateľskému sektoru. Môžete zautomatizovať solídne množstvo obchodných procesov spoločnosti: marketing, predaj, výrobu a mnoho ďalších. Je potrebné poznamenať, že náklady a načasovanie implementácie, ako aj náklady na vlastníctvo, sú nad sily stredných a malých podnikov (v zahraničí je terminológia mierne odlišná: tam je spoločnosť, ktorá zamestnáva menej ako 300 ľudí, považovaná za malý biznis).

Druhým sú systémy, ktoré sú cenovo dostupné pre stredné a malé podniky. Ako príklad možno uviesť 1C a priemyselné systémy. Tu je trh dynamickejší, náklady na jednu implementáciu sú oveľa nižšie ako ceny v prvej skupine. Spoločnosti uchádzajúce sa o vývoj alebo implementáciu systému jasne rozumejú úlohám a dosahujú maximálne výnosy. sa zatiaľ nepodarilo otvoriť tisíce pobočiek po celej krajine a poriadne byrokratizovať. V dôsledku toho môžu byť obchodné procesy, ktoré sa v nich vyskytujú, prerobené bez zbytočného odporu.

Samozrejme, trh je oveľa rozmanitejší a na želanie je možné systémy ďalej deliť do skupín a podskupín.
V Rusku systémy z prvej "vrstvy" pre veľký biznis, ako aj priemyselné systémy a vlastný vývoj pre stredné a malé podniky.

Možné problémy a riešenia

Je potrebné poznamenať, že spoločnosti môžu čeliť určitým ťažkostiam pri implementácii a ďalšej práci so systémom. Tieto problémy spravidla nie sú kritické a dajú sa ľahko opraviť.

Najčastejšie ide o ťažkosti spojené so zvykmi zamestnancov. Pri zavádzaní systému sa mnohí zamestnanci, najmä „stará škola“, môžu brániť inováciám. Inštalácii systému navyše niekedy predchádza rutinná práca na účtovaní zostatkov, inventarizácii, revízii existujúcich údajov a ich prenose zo starého účtovného systému do nového. Potreba takejto práce nie je zamestnancom vždy jasná a dôležitú úlohu tu zohráva motivácia. Stáva sa, že firma sa prirodzene zbaví zamestnancov, ktorí s ňou nie sú schopní prejsť na nový systém.

Ďalší problém súvisí s tým, že nie vždy je možné s istotou posúdiť optimálnosť konkrétneho procesu. Zamestnanec môže (zo zvyku) prejaviť nespokojnosť s novými pracovnými postupmi, no v niektorých prípadoch môže byť táto nespokojnosť opodstatnená a je potrebná náprava procesu. Okrem toho by v ideálnom prípade mal systém automatizácie procesov vždy implementovať systém spätná väzba aby jasné porušenie procesu bolo nielen badateľné, ale sa odrazilo aj na výkone zamestnanca. Ak napríklad manažér predaja pracuje so zmluvami v systéme, je logické, že progresívne percento by sa počítalo v tom istom systéme na základe zaplatených faktúr (podľa zmlúv tohto manažéra). A to sa dosiahne iba integrovaný prístup k automatizácii. V tomto prípade je napríklad potrebné, aby boli do systému integrované aj funkcie fakturácie a účtovania platieb.

Prognózy do budúcnosti

Môžete naďalej polemizovať o potrebe automatizácie podnikania, ale skutočnosť výrazného zníženia nákladov v podniku je zrejmá. Napríklad s týmto systémom výrobné podniky môžu kvalitatívne zvýšiť kontrolu nad nákupmi a skladmi, zlepšiť koordináciu práce logistického oddelenia a tým priamo znížiť vlastné náklady.

Ak hovoríme o prognózach v tejto oblasti, podniky v súčasnosti čoraz častejšie objednávajú čiastočnú alebo úplnú automatizáciu podnikania. Navyše, ak bola predtým akákoľvek automatizácia považovaná za super drahé potešenie, potom teraz malá a stredné podnikanie dostali alternatívu v podobe aplikácií založených na webových riešeniach. Takýto vývoj si získava na popularite a schopnosti obsiahnuté v tejto platforme môžu znížiť čas a náklady na vývoj, implementáciu a vlastníctvo. Podľa mňa bude trh automatizácie rásť a to smerom k malým a stredným podnikateľom, pretože. nie každý si môže dovoliť objednať SAP alebo dokonca Microsoft Dynamics, ktorý je často umiestnený ako riešenie pre malé podniky. Pre vysoko špecializované organizácie sú navyše náklady na implementáciu takýchto riešení ešte vyššie.

DocsVision

DocsVision je univerzálny systém pre automatizáciu pracovných postupov a obchodných procesov vyvinutý na báze technológie .Net a úzko integrovaný s platformou a aplikácie spoločnosti Microsoft. Systém obsahuje aplikácie „Kancelárska práca“, „Správa procesov“ a „Administratívna kancelárska práca“, nástroje na vývoj aplikácií a obchodných procesov, ako aj softvérové ​​brány v Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal a 1C:Enterprise 8.0. Riešenia postavené na báze DocsVision vám umožňujú efektívne organizovať prácu elektronické dokumenty a vykonávanie obchodných procesov súvisiacich s interakciou informácií. Systém poskytuje možnosti na registráciu, ukladanie, presúvanie, vykonávanie a vyhľadávanie dokumentov, ako aj na vytváranie formalizovaných automatizovaných obchodných procesov a sledovanie ich priebehu. Pri práci v systéme dostane každý zamestnanec úlohu včas dokončiť svoju fázu práce a rýchly prístup ku všetkým potrebné informácie a manažér má schopnosť kontrolovať proces a riadiť ho. Systém pracuje s informáciami v ňom uloženými a interaguje s ostatnými IT systémami podniku, čím poskytuje informačnú jednotu a integráciu systémov pri vykonávaní end-to-end obchodných procesov.

Čo je to automatizácia podnikových procesov v podniku Je to schopnosť uvoľniť zdroje, včas reagovať na zmeny na trhu, rýchlo sa rozhodovať a plánovať ďalšie kroky. Je to dôležité pre každú organizáciu, v ktorej sa bude rozvíjať a rozvíjať moderné podmienky tvrdá konkurencia a neustály multitasking. To je súčasť úspechu, bez toho bude ťažké dosiahnuť výsledky. Zostáva zistiť, ako implementácia ovplyvní zlepšenie výkonnosti spoločnosti.

Čo to je

Vedenie podniku často vynakladá veľké úsilie na dosiahnutie cieľa a zvýšenie efektívnosti kolektívnej práce zamestnancov. Uvedomujú si, ako veľmi závisí od jasného a koordinovaného výkonu funkcií každého zamestnanca v celej organizácii.

Pokus jedného oddelenia dokončiť svoju časť úlohy bez interakcie s inými oddeleniami spôsobuje viac škody ako úžitku. Zamestnanci zameraní na zvládnutie úlohy bez premýšľania o vyriešení problému alebo dosiahnutí spoločného cieľa - v dôsledku toho dostávajú niekoľko nesúrodých, zle vykonaných častí jedného celku.

Automatizované obchodné procesy umožňujú pracovníkom vizualizovať svoju vlastnú úlohu pri vytváraní konečného produktu. To prináša pozitívnu dynamiku, pretože ľudia jasne vidia, čo sa nakoniec stane, ak budú konať spoločne.

Automatizáciu je možné použiť v ktorejkoľvek oblasti organizácie. Spolu so stanovením cieľov je to HR, predaj, marketing, príprava jednotky výroby, dokonca aj fúzia s malou firmou.

Ak chcete dosiahnuť optimalizáciu, musíte vytvoriť správny základ:

Zistite, aké údaje a materiály sú potrebné na dokončenie celého výrobného cyklu jednotky výroby, zaistite ich dostupnosť.

Vytvorte overený algoritmus bez zbytočných prvkov, podľa ktorého bude program alebo človek neustále fungovať.

Vopred určite výsledok, na ktorý sa vynakladajú časové zdroje a vynaložené úsilie.

Proces riadenia podniku je koncepciou rozvoja organizácie. Jeho hlavnou úlohou je zaviesť automatizáciu do riadenia a zlepšiť efektivitu podnikania.

Čo robí VRM:

študuje, čo spoločnosť robí, čo sa v nej deje;

hľadá nezrovnalosti, ťažkosti, spomalenia operácií, využívanie ručnej práce tam, kde možno použiť mechanizáciu alebo automatiku;

hľadá spôsoby, ako zlepšiť každé zistené porušenie.

Využitie podnikového systému automatizácie obchodných procesov umožňuje organizácii byť flexibilná a rýchlo sa prispôsobiť zmenám v podnikateľskom prostredí. S ich pomocou sa identifikujú slabé a zraniteľné miesta jednotiek a vyberú sa spôsoby posilnenia.

Ide o čiastočný alebo úplný prenos opakujúcich sa cyklov a úloh pod kontrolu. V dôsledku toho sa uvoľňuje čas a financie zamestnancov, zvyšuje sa produktivita práce a zvyšuje sa aj efektivita.

História stvorenia

Tento termín prvýkrát použili strojní inžinieri v 20. rokoch minulého storočia. Spočiatku sa uplatňoval iba vo vzťahu k fázam výroby, teraz sa prehodnotil a využíval oveľa širšie.

V 80. rokoch sa vyvinul trochu iný prístup k teórii, podporený ekonomickými výpočtami a výpočtovou technikou. V tom čase sa objavili kopírky a tlačiarenské stroje a potom počítače. Ešte väčší prielom sa dosiahol s rozvojom internetu. Teraz sa používajú na vývoj originálnych prístupov k automatizácii obchodných procesov, nastavovaniu nových úloh a ich riešeniu.

V modernom podnikateľskom prostredí sa aktívne rozvíja a pre neho existujú neobvyklé oblasti použitia. Ukázalo sa teda, že v mnohých oddeleniach sa dosahuje optimalizácia. Je to možné vďaka rozdeleniu do samostatných etáp na implementáciu a implementáciu vývoja.

Hlavné smery rozvoja

Spravidla sa vykonáva v 2 rovnako dôležitých oblastiach:

Výrobné obchodné procesy. V závislosti od aktivít firmy to môže byť predaj, komunikácia s návštevníkmi, výroba. Znižuje sa na priame zvýšenie ukazovateľa - zvýšenie objemu alebo kvality, ziskovosť podniku ako celku.

Podporné. Nemenej vážny priemysel. To zahŕňa výkazníctvo, kancelárske práce, účtovníctvo a iné. To nemá priamy vplyv na zvýšenie ziskov, ale pomocou automatizácie je možné znížiť hodiny a financie vynaložené na opakujúcu sa prácu.

Ciele a zámery automatizácie podnikových procesov

Tento systém má za cieľ automatizovať všetko, čo je pomalé alebo zle fungujúce, odstraňovať nezrovnalosti a prvky, ktoré spomaľujú výrobu. Môže ísť o zástupcu navyše s minimom povinností, bez ktorého chodia papiere priamo riaditeľovi a sú promptne vyriešené.

To zahŕňa sekundárnych sprostredkovateľov, ktorí odkladajú doručenie do r Konečný spotrebiteľ a účtovať poplatok za skladovanie. Štatistiky ukazujú, že často stačí mať jedného osvedčeného dopravcu ako mnoho malých nezáväzných firiem, ktoré môžu v nečakanej chvíli zlyhať.

Takýmto inhibičným prvkom sú staré zariadenia, vzdialený sklad, chýbajúce dodatočné školenia pre nových zamestnancov, dokonca príliš dlhý dopravný pás ovplyvňuje rýchlosť výroby a vytvára ušlý zisk. Toto je len časť optimalizačnej akcie.

Medzi hlavné úlohy patrí:

organizácia bezpečného ukladania informácií a programových prvkov;

podpora pre výkon na vysokej úrovni;

rýchla príprava a tlač dokumentov pre dodávateľov, partnerov, dodávateľov od faktúry až po obchodný návrh;

vypracovanie správy o stave spoločnosti za akékoľvek časové obdobie;

revízia finančných nákladov vo vzťahu k zamestnancom, zvýšenie efektívnosti využívania hodín zamestnancov zavedením rovnakého typu tried do automatického režimu;

zlepšenie kvality služieb zákazníkom;

Príklady a nápady

Tak je možné uvoľniť ľudské a finančné zdroje, zvyšuje sa produktivita práce, stratégia rozvoja funguje efektívnejšie.

Väčšina firiem nedodržiava jasný sled činností. Výsledkom je, že manažéri sú neustále zaneprázdnení, nikto nevie, kedy bude projekt dokončený a v akom štádiu sa dnes nachádza, mnohé úlohy a kontrola zamestnancov sú duplicitné. Ukazuje sa, že všetci sú zaneprázdnení a proces je extrémne pomalý.

Ale musíme konať inak. Jeden manažér by sa mal zmestiť do denného plánovača toľko projektov, koľko môže reálne dokončiť. Jeho cieľom je kontrolovať ich, sledovať ich vykonávanie a podávať správy o výsledkoch. Ak na ňom znížite viac, potom sa všetky alebo niektoré z nich zhoršia alebo spomalia. V mnohých organizáciách však rovnakú úlohu kontroluje niekoľko ľudí naraz.

Všetci zamestnanci, ktorí akýmkoľvek spôsobom interagujú medzi sebou alebo s výrobou, sa podieľajú na obchodných procesoch. Optimalizácia preto často začína u personálu.

Niekedy tento postup pomáha vytvoriť aj jednoduché, ale časovo náročné úlohy:

výpočet zliav;

vedenie štatistík;

spracovanie prichádzajúcich objednávok;

systematizácia akýchkoľvek údajov.

Je ich veľa úspešné príbehy jeho uplatnenie. Ak do objednávok zavediete materiály alebo produkty na predaj, tak nedôjde k prestojom a preťaženiu skladov s rovnakým druhom tovaru.

Hlavné výhody

Prečo potrebujete - Hlavným bodom tu je zaviesť efektívnu prácu, maximálne výnosy a zisky. Jeho cieľom nie je nahradiť alebo prerozdeliť zamestnancov vykonávajúcich rovnaký typ operácií s robotmi. Vďaka optimalizácii sa títo pracovníci zbavia každodenných rutinných malých reportov a opakujúcich sa úkonov, ktoré len zaberú pracovný čas a zabrániť im v prechode na zmysluplnejšie, zaujímavejšie alebo prieskumnejšie úlohy.

Ľudia sa lepšie koordinujú spoločné aktivity, pretože pracujú spoločne a prostredníctvom rovnakých programov. Konzistencia bude vyššia a výsledok presnejší. Čoraz viac organizácií, veľkých aj malých, v súčasnosti prijíma automatizáciu z týchto dôvodov. Hlavné výhody:

akcie zamestnancov budú koordinovanejšie;

počet chýb spôsobených ľudským faktorom sa zníži;

ručnú rutinnú prácu nahradí mechanik alebo automat a urýchli sa reprodukcia cyklov;

zvnútra sa podnik stane transparentnejším a technologicky vyspelejším;

zvýši sa kvalita vykonávaných úloh;

bude jednoduchšie rozhodovať sa pre štandardné situácie;

s veľkým objemom sa bude ľahšie manipulovať.

Trendy, technológie a skúsenosti v automatizácii podnikových procesov

Postupne sa objavujú osvedčené cesty, ktorých pohyb vedie k zvyšovaniu ziskov a minimalizácii strát. Jednou z nich je použitie špeciálnych Low-code platforiem.

Takéto programy umožňujú manažérom pomerne rýchlo riešiť problémy rozvoja podnikania. Na tento účel je zabudovaných niekoľko pohodlných používateľských nástrojov. S ich pomocou môžete simulovať aktuálnu situáciu a robiť zmeny. Preto je reálne radikálne skrátiť čas implementácie IT riešení, ktoré pomáhajú organizáciám prispôsobiť sa neustále aktualizovanému prostrediu.

Aké funkcie môžu byť potrebné

Pretože všetky obchodné procesy zvyčajne pozostávajú z rôznych akcií, ktoré vykonávajú Iný ľudia, softvér musí byť schopný prezentovať všetky položky v grafickej a vizuálnej podobe. Zamestnanci teda rozumejú tomu, čo je potrebné urobiť a ako. A manažment hľadá, kde optimalizovať.

Všetky programy vyžadujú intuitívne menu a jednoduché použitie. Schopnosť používať softvér pre všetkých zamestnancov je preto dôležitá pre stredné a veľké firmy pri cloudových úložných systémoch sú často na prvom mieste. Dostupnosť prístupu sa tu otvára kdekoľvek na svete bez toho, aby bola viazaná na konkrétne počítače alebo tablety.

O softvér mali by fungovať notifikácie účastníkom optimalizácie a možnosť posielať notifikácie o dokončenej etape. Vyžaduje si to schopnosť riadiť niekoľko obchodných procesov súčasne vedúcich k spoločnému cieľu. Zavedenie zliav na skupiny tovarov a súbežné odpisy zostatkov teda vedú k optimalizačnému postupu a zvýšeniu zisku.

Kontrola prístupu funguje samostatne. Nie všetci zamestnanci potrebujú všetky analytické informácie súčasne, takže takéto údaje si vyžadujú samostatný záznam podľa roly.

Ako automatizovať podnikanie

Po prvé, pochopte, čo je potrebné. Keď zisky prestanú rásť, objavia sa časté a nepríjemné komplikácie. jednoduché procesy Je čas napraviť situáciu. Dôležité je nezastavovať sa a neustále sa rozvíjať, aby sa konkurenti nedostali dopredu. Väčšina manažérov začína proces s tým, čo trvá veľa hodín a je často rovnakého typu: účtovníctvo a kontrola zásob, správa dokumentov, marketing.

Ako začať:

Cloudové technológie. Ak firma nemá vlastný server, je to skvelý spôsob pre malé a stredné podniky.

Interakcia medzi strojmi. Možnosti medzi dvoma rôznymi strojmi alebo zložitými obchodnými procesmi eliminujú ľudské chyby.

Zvyčajne sa používa vo veľkých organizáciách na zjednodušenie spracovania databáz.

analýzu v súčasnosti. Postupne sa softvér vyvíja a monitorovanie zmien a správ je k dispozícii, keď je to vhodné. To vám umožní robiť rýchle rozhodnutia.

Ak chcete zistiť, ako najlepšie automatizovať svoj podnik, mali by ste kontaktovať spoločnosť Cleverens. Spoločnosť pomôže analyzovať výrobu a vybrať lepšie spôsoby optimalizovať náklady a zvýšiť ziskovosť.

Etapy automatizácie obchodných procesov

Existuje niekoľko po sebe nasledujúcich bodov:

Prípravné. Vyhľadávanie a popis existujúcich problémov, počet zamestnancov, ktorí budú programy využívať.

Analýza. Vývojári študujú interné predpisy, vedú pohovory s vedúcimi oddelení, zisťujú reálny stav.

Príprava TK. Toto je dokument, ktorý uvedie všetky nuansy a funkcie budúceho softvéru.

Príprava priestorov. Všetky miesta, kde sa zavádzajú inovácie.

Inštalácia a konfigurácia systému. Potom sa všetko testuje.

Vzdelávanie. Aby bolo všetko vytvorené z nejakého dôvodu, zamestnanci by sa mali naučiť používať softvér.

Vyšetrenie. Tu pracovníci pod dohľadom tvorcov testujú fungovanie automatizácie.

Úprava. Úpravy sa vykonávajú na žiadosť zákazníka.

Uvedenie do prevádzky.

Kľúčové oblasti a softvér

Je dôležité pochopiť, že k úlohe musíte pristupovať komplexne a zamerať sa nie na štruktúru spoločnosti, ale na procesy, ktoré v nej prebiehajú. Tento prístup urobí podnik flexibilnejším, skráti čas odozvy na náhle ťažkosti a urýchli tvorbu finálneho produktu. Všetko, čo sa deje v rámci organizácie, je individuálne. Ale hlavné rozdelenia sú vždy podobné.

Kontrola

kontrola rozpočtu;

bezpečnosť informácií a ekonomiky;

zvládanie;

právnu podporu.

Dnes je to jedna z koncepcií ich riadenia, ktorej charakteristickým znakom je využívanie informačných technológií. Zabezpečuje široké využitie počítačov a softvéru a zabezpečuje riadenie informácií, zdrojov a činností v zásade s minimálnou alebo žiadnou ľudskou účasťou na týchto postupoch.
Hlavná úloha, ktorá sa má realizovať návrh automatizácie procesov- to posúva ukazovatele kvality procesov na zásadne vyššiu úroveň. Dosahuje sa najmä vďaka tomu, že hlavnou výhodou automatizovaného režimu oproti manuálnemu je jeho väčšia spoľahlivosť.

Čo zase prispieva k:

Rast produktivity;
- zrýchlenie;
- lacnejšie;
- zvýšenie presnosti a stability.
Randiť automatizácia procesov vo svete sa používa všade – od koordinácie najzložitejších odvetví až po nákupy v supermarketoch. Smerovanie spoločnosti, ako aj jej rozsah v tomto prípade nie sú zásadné: automatizácia doslova preniká do každej z nich. A vďaka využitiu procesorového prístupu sú na celý súbor procesov aplikované jednotné princípy automatizácie.

Princípy

Hoci je možné automatizáciu procesov implementovať na rôznych úrovniach, jej princípy pre každú z nich, ako aj pre ktorýkoľvek z procesov, sú rovnaké. Táto okolnosť stanovuje podmienky pre čo najefektívnejšiu realizáciu procesov vykonávaných v automatickom režime a určuje princípy ich riadenia automatizáciou.
Tieto zásady zahŕňajú:
1. Dôslednosť. V procese, ktorý je riadený automatizáciou, musia byť všetky operácie koordinované tak navzájom, ako aj so svojimi vstupmi a výstupmi. Nedodržanie tejto podmienky často vedie k zlyhaniam pri plnení úlohy.
2. Integrácia. Proces pod kontrolou automatizácie musí byť schopný integrovať sa do celkového systému organizácie. V súlade s úrovňou automatizácie môže byť takáto integrácia implementovaná rôznymi spôsobmi. To však nič nemení na podstate samotného princípu, ktorý zostáva nezmenený. Účelom automatizácie akéhokoľvek procesu je zabezpečiť jeho interakciu s prostredím, ktoré je voči nemu vonkajšie.
3. Nezávislosť vykonávania.

Akýkoľvek proces implementovaný prostredníctvom automatizácie by mal byť implementovaný bez ľudskej účasti alebo s minimalizovanou úrovňou kontroly vykonávanej operátorom. Za predpokladu, že proces je implementovaný správne, by doň nemalo dôjsť k zásahu človeka.
Stojí za zmienku, že vyššie uvedené princípy môžu byť značne podrobné v závislosti od typu procesov a úrovne automatizácie.

Automatizácia výrobných procesov teda poskytuje také princípy, ako sú:

Kontinuita;
- špecializácia;
- proporcionalita atď.
Úrovne
Automatizácia procesov je nevyhnutná podmienka podpora riadenia spoločnosti, zasahujúca do všetkých úrovní jej hierarchie, a úroveň automatizácie je určená v súlade s úrovňou riadenia. Existujú tri hlavné úrovne riadenia:
- prevádzkový;
- taktický;
- strategický.
Na základe vyššie opísanej klasifikácie sa rozlišujú tieto úrovne automatizácie:
1. Úroveň účinkujúcich. Charakteristické pre neho sú procesy, ktoré sa vykonávajú pravidelne. Ich automatizácia funguje tak, aby sa dosiahli prevádzkové ciele (napríklad implementácia jedného z výrobných procesov), udržiavanie špecifikovaných parametrov (napríklad autopilot dopravného lietadla) a udržiavanie požadovaného režimu prevádzky (napríklad ukazovatele teploty kotol).
2. Úroveň riadenia výroby. V tomto prípade je cieľom automatizácie správne rozdelenie úloh medzi procesy, ktoré sú v hierarchickom rebríčku nižšie. Príkladom je implementácia plánovania výroby a služieb, ako aj procesov riadenia zdrojov, dokumentácie atď.
3. Úroveň riadenia podniku. Automatizácia vykonávaná na tejto úrovni rieši problémy súvisiace s analýzou a prognózovaním. Prispieť efektívnu prácu najvyššia úroveň podnikovej hierarchie vo finančnej a ekonomickej oblasti - to je jej hlavným účelom.
Pokiaľ ide o implementáciu automatizácie procesov na každej z vyššie uvedených úrovní, je to možné pomocou systémov, ako sú:

- CRM - systém riadenia vzťahov so zákazníkmi;
- OLAP - analytické spracovanie v reálnom čase;
- ERP - riadenie podnikových zdrojov.

Každý z automatizačných systémov možno priradiť jednému z troch hlavných typov:

1. Nemenný. Počas procesu nie je špecifikovaná postupnosť akcií predmetom žiadnych úprav.
2. Programovateľné. V závislosti od použitého programu a vlastností procesu sa môže postupnosť akcií líšiť. Výber požadovanú sekvenciu závisí od súboru pokynov, na ktoré je systém orientovaný.
3. Vlastná konfigurácia. Požadované možnosti riešenia problému môžu byť zvolené podľa uváženia systému počas prevádzky. Zmena ich poradia a podmienok vykonávania sa vykonáva sledovaním priebehu procesu.
Tieto typy automatizácie procesov možno použiť samostatne alebo ako súčasť kombinovaného systému: všetko závisí od situácie.

Druhy

Podľa umiestnenia podnikov v reťazci spracovania prírodných zdrojov môžu všetky spadať do jednej z troch kategórií.
Prvým sú „baníci“ a producenti surovín. Ako príklad uvádzame zástupcov poľnohospodárstvo alebo uhľovodíkový priemysel.
Druhou sú tí, ktorí najskôr spracovávajú vyťažené suroviny. Do tejto kategórie patria výrobcovia automobilov, podniky zaoberajúce sa výrobou elektriny, ocele, elektroniky atď.
Treťou sú zástupcovia sektora služieb: zábavné, zdravotnícke, vzdelávacie, finančné a iné inštitúcie a inštitúcie.
Pre všetky podniky, bez ohľadu na to, do ktorej z opísaných skupín patria, existujú všeobecné kategórie procesov spojených s ich činnosťou.

Tie procesy sú:

1. Obchod. Alebo obchodné procesy, ako sa im tiež hovorí. Ich úlohou je zabezpečiť efektívnu interakciu tak v rámci podniku, ako aj s rôznymi externými zainteresovanými stranami (spotrebitelia tovarov alebo služieb, dodávatelia produktov, regulačné orgány atď.). Typickými obchodnými procesmi sú všetky typy plánovania, marketingu a účtovníctva, ako aj kontaktné činnosti so zákazníkmi.
2. Dizajn a vývoj. Medzi takéto procesy patrí zber a analýza prvotných informácií, realizácia projektu, zabezpečenie kontroly nad jeho realizáciou atď.
3. Výroba. Do tejto kategórie by sa mali zaradiť všetky procesy na realizáciu výroby tovaru alebo služieb. To isté možno povedať o procesoch spojených s rôznymi typmi plánovania, zásobovania, servisu atď.
4. Monitorovanie a analýza. Hlavnou úlohou procesov v tejto kategórii je zber a spracovanie údajov týkajúcich sa vykonávania procesov. Príklady - vykonávanie kontroly kvality tovaru alebo služieb, manažment, zásoby.
Každý, kto sa chce zoznámiť s príkladmi rôznych zadávacích podmienok pre automatizáciu podnikových podsystémov si ich môže prezrieť a zakúpiť v internetovom obchode Quality Management.

Stratégia

Automatizácia procesov je náročná a časovo pomerne náročná úloha, preto si vyžaduje prísne dodržiavanie určitej stratégie, čo prispieva k zvýšeniu efektívnosti a značnému počtu zrejmých výhod.
Aby sa vytvorila stratégia, proces musí:
1. Pochopte. Na základe dôkladne vykonanej analýzy môžete získať najúplnejší obraz o procese až do najmenších detailov. Mali by ste teda získať údaje o jeho vstupoch a výstupoch, postupnosti operácií, prítomnosti komunikácie s inými procesmi, zložení jeho zdrojov atď.
2. Zjednodušte. Môžete to urobiť odstránením operácií, ktoré nemajú hodnotu. Niektoré operácie možno kombinovať, vykonávať paralelne atď. Vítané je tu všetko, čo je najracionálnejšie – napríklad zlepšenie technológie implementácie procesu alebo jeho kompletná výmena.
3. Automatizujte. K tomuto bodu by sa malo pristupovať až po dokončení predchádzajúceho. Dôvod je jednoduchý: čím jednoduchší je proces, tým ľahšie sa dá automatizovať a tým bude stabilnejší a efektívnejší.

Výhody

Prax to ukazuje automatizácia procesov v drvivej väčšine prípadov prispieva k citeľnému zlepšeniu kvality oboch produktov a riadenia ich výroby. Pri zavádzaní riadenia QMS umožňuje spoločnosti zlepšovať ukazovatele kvality svojej práce. Pred konečným rozhodnutím o implementácii automatizácie sa však odporúča, aby ste sa oboznámili s jej hlavnými výhodami.
Hlavné výhody automatizácie procesov sú teda:
1. Zrýchlenie vykonávania operácií, ktoré sa opakujú. Automatizácia pri svojej práci nepodlieha únave, čo zabezpečuje jej bezchybnú prevádzku bez ohľadu na dĺžku trvania činnosti. okrem toho úlohy rovnakého typu implementuje sa oveľa rýchlejšie ako človek.
2. Zlepšenie kvalitatívnych ukazovateľov výkonnosti. hlavný dôvod Toto je absencia ľudského faktora, čo pomáha občas znížiť počet rôznych druhov chýb.
3. Vylepšená presnosť ovládania. Vďaka použitej informačnej technológii môže byť objem procesných dát veľmi veľký, čo prispieva k jeho presnejšiemu vyhotoveniu.
4. Možnosť súčasnej realizácie viacerých úloh. Paralelné riešenie takýchto akcií pomocou automatizácie výrazne zvyšuje produktivitu, pričom neohrozuje presnosť a kvalitu.
5. Zvýšenie rýchlosti rozhodovania v situáciách, ktoré sú typické. Táto výhoda zabezpečuje, že v ďalších fázach procesu nedochádza k žiadnym nezrovnalostiam.

Keď automatizácia nemusí byť opodstatnená

Treba však vziať do úvahy, že v niektorých situáciách nie je použitie automatizácie procesov opodstatnené. To je možné, keď:
1. Vykonávané akcie sú príliš zložité technologicky alebo ekonomicky.
2. Výrobok má skrat životný cyklus. V prípade, že produkty budú vytvorené a uvedené na trh čo najrýchlejšie, alebo dopyt po nich bude krátkodobý, automatizácia sa môže ukázať ako menej racionálna ako manuálne vykonávanie procesov.
3. Výrobky sú jednotlivé, ručne vyrábané majstrom.
4. Dopyt po produkte podlieha nadmerným výkyvom. Táto okolnosť vedie k zmenám vo výstupných objemoch, čím je použitie automatizácie neopodstatnené.
V každom prípade pred konečným rozhodnutím o vhodnosti použitia automatizácie by sa mala vykonať najdôkladnejšia analýza, aby sa vylúčila možnosť nesprávne vyvodeného záveru.