Podpora dokumentácie pre manažment

Kontrola

Možnosť 4

1. Protokol, typy protokolov, konštrukčné prvky 4

2. Spracovanie odoslanej korešpondencie 9

3. Vypracujte zákon o odpise majetku 11

4. Napíšte poznámku 12

Bibliografia 14

1. Protokol, typy protokolov, konštrukčné vlastnosti

Zápisnica je dokument zaznamenávajúci priebeh rokovaní a rozhodovania na zasadnutiach, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Osobitosťou protokolu je, že sa ním dokumentuje činnosť kolegiálnych orgánov: dočasných (zasadnutia, porady, porady, komisie) a stálych (zbory ministerstiev a výborov, akademické rady vedeckých inštitúcií, prezídiá).

Za prípravu a vyhotovenie protokolov zodpovedajú tajomníci príslušných kolegiálnych orgánov (riadni alebo volení počas svojej práce). Za správnosť údajov uvedených v protokole zodpovedá tajomník spolu s predsedom kolegiálneho orgánu. Zápisnica sa vyhotovuje na základe rukou písaných, vrátane stenografických alebo magnetofónových záznamov z rokovania, ako aj dokumentov pripravených na rokovanie: program, texty alebo abstrakty správ a vystúpení, návrhy rozhodnutí.

Hlavné typy protokolov:

Stručná zápisnica – zaznamenáva otázky diskutované na stretnutí, mená rečníkov a prijaté rozhodnutia. Odporúča sa uskutočniť ho v prípadoch, keď má porada operatívny charakter.

V úplnom protokole sú zaznamenané nielen diskutované otázky, prijaté rozhodnutia a mená rečníkov, ale dostatočne podrobne aj obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia.

Stenografický protokol sa zostavuje na základe stenografickej správy zo stretnutia (prepisu) a doslova sprostredkúva proces prerokovania každej otázky a vypracovania rozhodnutia o nej.

Protokoly sú vyhotovené na hlavičkovom papieri organizácie a obsahujú tieto údaje: názov organizácie, názov typ dokumentu, dátum stretnutia, číslo protokolu, miesto vyhotovenia protokolu (miesto stretnutia), názov textu, text, podpisy, zoznamovacie víza. Nadpis k textu protokolu je názov zaznamenávanej udalosti (schôdza, rokovanie, porada) a názov kolegiálneho orgánu, ktorého práca sa zaznamenáva.

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej. V úvodnej časti textu protokolu by malo byť uvedené: kto viedol zaznamenávanú udalosť; kto viedol zápisnicu; kto bol prítomný na rokovaní (schôdzi, porade a pod.) z funkcionárov zaradených do kolegiálneho orgánu, ktorý schôdzu vedie; kto bol pozvaný (v prípade potreby) na stretnutie z radov zamestnancov organizácie alebo z iných organizácií; o akých otázkach sa na stretnutí diskutovalo.

Informácie o predsedovi schôdze, tajomníkovi a prítomných zahŕňajú priezviská a iniciály funkcionárov, uvedené za slovami: „Predseda“, „Sekretár“, „Prítomný“ (bez úvodzoviek). Pre osoby dodatočne pozvané na stretnutie z radov zamestnancov organizácie sa okrem priezviska a iniciálok uvádza aj zastávaná pozícia a pre odborníkov z iných organizácií pozícia a názov organizácie. Informácie o ľuďoch pozvaných na stretnutie môžu byť zahrnuté v sekcii „Zúčastnili sa“ alebo v špeciálnej sekcii „Pozvaní“.

Na takýchto kolektívnych podujatiach, akými sú stretnutia, je často veľký počet účastníkov, ktorých uvedenie v úvodnej časti textu protokolu je nevhodné. V tomto prípade sa zostaví samostatný zoznam prítomných na zasadnutí, ktorý sa následne pripojí k zápisnici.

V samotnom protokole je v časti „Účastníci“ uvedený iba celkový počet prítomných s odkazom na priložený zoznam. Je potrebné zdôrazniť, že časti „Prítomní“ a „Pozvaní“ sú mimoriadne dôležité vo vzťahu k ostatným častiam protokolu, pretože priamo ovplyvňujú právnu silu tohto dokumentu, čím preukazujú zákonnosť konania kolektívneho podujatia. Tieto časti odrážajú prítomnosť uznášaniaschopnosti schôdze, t.j. minimálny požadovaný počet členov kolegiálneho orgánu postačujúci na začatie práce schôdze (schôdze, konferencie). Pri absencii kvóra normatívne stanoveného pre daný kolegiálny orgán (jednoduchá väčšina alebo 2/3) je konanie zasadnutia neprijateľné, pretože jeho rozhodnutia budú nezákonné. Slová „Predseda“, „Sekretárka“, „Prítomný“, „Pozvaný“ sa vytlačia z nultého miesta tlačového zariadenia, z 2. miesta sa umiestni pomlčka, priezviská sa napíšu v mennom prípade, potom sa umiestnia iniciály. Mená prítomných a pozvaných sú zoradené v abecednom poradí a vytlačené s riadkovaním 1.

Otázky prerokované na stretnutí sú uvedené v časti AGENDA. Slová AGENDA sa tlačia z nulovej polohy tlačového zariadenia, za ktorými nasleduje dvojbodka. Položky programu sú očíslované. Každá nová otázka sa tlačí od 1. pozície tabelátora. Poradie, v ktorom sú otázky usporiadané, je určené stupňom ich dôležitosti. Formulácia bodov programu by mala začínať predložkami about (asi), názov pozície a priezvisko hovoriaceho sa uvádza v genitíve. Hlavná časť textu protokolu je štruktúrovaná v súlade s otázkami programu. Štruktúra záznamu diskusie ku každému bodu programu prebieha podľa nasledujúcej schémy: POČÚVALI HOVORILI ROZHODLI (ROZHODLI). Tieto slová sú vytlačené veľkými písmenami. Pred slovom POČÚVANÉ sa uvádza číslo bodu programu, za ktorým nasleduje dvojbodka. Priezvisko hovoriaceho sa tlačí v nominatívnom páde z 1. pozície tlačového zariadenia; Za priezviskom dajú iniciály, potom pomlčku a obsah správy napíšu veľkým písmenom vo forme priamej reči. Ak text správy (príhovoru) prepisuje alebo prednáša rečník písomne, potom sa za pomlčkou píše veľkými písmenami aj „Správa je v prílohe“ (v protokole bez úvodzoviek).

Diskusii k správe môžu predchádzať otázky pre rečníka, ktoré sú spolu s odpoveďami zahrnuté v sekcii VYPOČÚVANÉ. Pred zaznamenaním každej otázky sú uvedené iniciály, priezvisko a funkcia jej autora a je umiestnená pomlčka. Obsah otázky je písaný veľkými písmenami vo forme priamej reči. Pred formulovaním odpovede napíšte slovo „Odpoveď“ (do protokolu bez úvodzoviek), vložte pomlčku a odpoveď napíšte vo forme priamej reči. Priebeh diskusie o správe je vyjadrený v sekcii REPRÍCI. Za slovo SPOKE sa umiestni dvojbodka. Priezvisko hovoriaceho sa píše v nominatívnom páde od 1. pozície tlačiarenského zariadenia, potom sa uvedú iniciály a poloha hovoriaceho, umiestni sa pomlčka a obsah prejavu sa vytlačí veľkými písmenami vo forme nepriamej reči. .

Prijaté rozhodnutia sú obsiahnuté v časti VYRIEŠENÉ (ROZHODNUTÉ). Ak existuje viacero riešení, sú očíslované arabskými číslicami s bodkou. Každé rozhodnutie je spravidla sprevádzané uvedením funkcie, priezviska a iniciál osoby zodpovednej za jeho vykonanie a obsahuje lehotu na vykonanie. Rozhodnutia prijaté spoločne často vyžadujú hlasovanie. V tomto prípade sa po časti VYRIEŠENÉ uvádza: „Hlasoval“ alebo „Hlasoval“ (v protokole bez úvodzoviek) a sú uvedené výsledky hlasovania: jednomyseľne alebo za..., proti..., zdržal sa hlasovania. ..

V praxi sa často používajú skrátené a krátke formy protokolov, keď nie je potrebný podrobný záznam o priebehu diskusie o problémoch. V skrátených protokoloch sa za zoznamom prítomných alebo pozvaných uvádza poradové číslo bodu programu a vytlačí sa názov správy. Posledný riadok názvu správy (bod programu) je podčiarknutý a pod čiarou (v zátvorkách) sú vytlačené mená rečníkov v poradí ich prezentácie. Názov každej správy končí protokolárnym rozhodnutím alebo uznesením. Skrátený protokol uvádza len zvažované problémy a prijaté rozhodnutia. Výroková časť textu protokolu môže obsahovať doložku o schválení akéhokoľvek dokumentu. V tomto prípade je schválený dokument priložený k protokolu a má odkaz na jeho číslo a dátum. V praxi je veľmi často potrebné robiť výpisy z protokolov. Výpis z protokolu obsahuje tieto podrobnosti:

všetky náležitosti hlavičkovej časti protokolu: názov organizácie, názov druhu dokumentu (VÝPIS ZO ZÁPISNICE), dátum (dátum stretnutia), číslo protokolu (poradové číslo stretnutia), miesto vyhotovenia ( miesto stretnutia);

názov textu;

všetky podrobnosti úvodnej časti textu protokolu: „Predseda“, „Tajomník“, „Prítomný“, „Pozvaní“, „PROGRAM“;

jednotlivé detaily hlavnej časti textu protokolu: „POČÚCHNUTÉ“, „ROZHODNUTÉ“, „Hlasovať“;

náležitosti formálnej časti protokolu: údaje „Podpis“ vrátane slov „predseda“, „tajomník“, iniciály a priezviská predsedu a tajomníka (bez ich vlastnoručného podpisu, keďže výpisy sa spravidla nepodpisujú originálom podpisy, ale sú overené tajomníkom); poznámku o overení kópie.

Z obsahu protokolu sa teda preberajú len tie prvky, na ktoré je potrebné upozorniť zainteresovaných úradníkov. Na potvrdenie zistených skutočností a udalostí vypracuje niekoľko osôb zákon. Zákony sa vypracúvajú na základe výsledkov auditov činnosti podniku alebo jeho štrukturálnej jednotky a jednotlivých úradníkov pri preberaní a odovzdávaní vecí, príprave dokumentov na zničenie a pri preberaní predmetov do prevádzky.

Zápisnica je dokument obsahujúci dôsledný záznam o priebehu prerokovávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, rokovaniach, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny pracovníkov. Od zápisníc z rokovaní vytvorených v riadiacej činnosti organizácií je potrebné odlíšiť zápisnice vyšetrovacích, niektorých správnych orgánov a orgánov ochrany verejného poriadku (napríklad protokol hygienického inšpektora, protokol o dopravnej nehode a pod.). .), ako aj protokoly zmluvného typu (protokoly o nezhodách, protokoly o zmierení nezhôd, protokoly o dohode o cene a pod.).

Zasadnutia stálych a dočasných kolegiálnych orgánov (zbory federálnych výkonných orgánov, schôdze pracovných kolektívov, schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev a pod.) podliehajú povinnej zápisnici.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe záznamov urobených počas porady (schôdze), predložených abstraktov správ a prejavov, osvedčení, návrhov rozhodnutí a iných materiálov.

Zápisnicu vedie tajomník alebo iná určená osoba. Za správnosť údajov v zápisnici zodpovedá predseda a tajomník, ktorý vedie schôdzu.

Protokoly môžu byť zverejnené v plnom znení alebo v skrátenej forme, v ktorých sa vynechá priebeh prerokovania problému a zaznamená sa len rozhodnutie o ňom prijaté.

O tom, akú formu zápisnice na schôdzi vyhotoví, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

V záhlaví protokolu je názov druhu kolegiálnej činnosti (zasadnutie, porada a pod.) a názov orgánu, ktorého činnosť sa zaznamenáva (zápis z porady). certifikačná komisia...; protokol valné zhromaždenie akcionári...).

Text celého protokolu pozostáva z dvoch častí:

1. základné.

V úvodnej časti sa píše:

Celé meno predsedu (predseda),

meno tajomníka,

Celé mená prítomných na schôdzi a v prípade potreby aj osoby pozvané na schôdzu (schôdzu).

Ak sa stretnutia (schôdze) zúčastňujú zástupcovia rôznych vládnych orgánov a organizácií, uvedie sa miesto výkonu práce a postavenie každej osoby.

Ak počet prítomných osôb presiahne 15 osôb, v úvodnej časti protokolu sa uvedie odkaz na zoznam, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou protokolu, napr.

Prítomných: 25 ľudí. (zoznam je priložený).

Úvodná časť zápisnice sa končí programom, ktorý obsahuje zoznam otázok, ktoré sa majú zvážiť, zoradené podľa dôležitosti, pričom je uvedený spravodajca pre každú otázku, ktorá sa má zvážiť. Položky programu sú formulované s predložkou „O“, („O programe“), vytlačené od okraja ľavého okraja a očíslované arabskými číslicami.

Hlavnú časť textu protokolu tvoria časti zodpovedajúce bodom programu. Text každej časti je štruktúrovaný podľa nasledujúcej schémy:

POČÚVANÉ:...

HOVORIŤ:...

VYRIEŠENÉ (ROZHODNUTÉ):...

V časti „POČÚVANÉ“ je uvedené priezvisko a iniciály hovoriaceho, obsah jeho správy (správa, informácia, správa). Ak text správy prednáša rečník písomne, po uvedení témy prejavu je dovolené urobiť poznámku: „text správy je priložený“.

V časti „REČIACI“ sú uvedené mená a iniciály osôb, ktoré vystúpili v diskusii, ako aj ich prejavy vrátane otázok pre rečníka. V prípade potreby je za menom rečníka uvedená jeho pozícia.

V časti „DECIDED (DECIDED)“ je zaznamenané prijaté rozhodnutie, ktoré je formulované stručne, presne a lakonicky, aby sa predišlo dvojitej interpretácii. Spolu s rozhodnutím je uvedený počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, „zdržal sa hlasovania“, ako aj zoznam osôb, ktoré sa nezúčastnili hlasovania. Rozhodnutie môže obsahovať jeden alebo viacero bodov, sú zoradené podľa dôležitosti, každý z nich je očíslovaný.

Pred slovom „POČÚVANÉ“ sa v súlade s programom umiestňuje číslo. Slová „POSLÚČENÉ“, „POVEDANÉ“, „DECIDED (DECIDED)“ sú vytlačené od ľavého okraja veľkými písmenami a končia dvojbodkou. Text sekcií „POČÚVANÉ“, „HOVORINÉ“, „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“ sa vytlačí s medzerou 1,5 na nový riadok. Každé priezvisko a iniciály hovoriacich sú vytlačené na novom riadku v nominatívnom páde, záznam prejavu je oddelený od priezviska pomlčkou.

Zápis z rokovania podpisuje predseda a tajomník. V obzvlášť dôležitých prípadoch musia protokol podpísať prednášajúci, víza sú nalepené na ľavom okraji dokumentu na úrovni nahrávky prejavu.

Dátumom protokolu je dátum konania (stretnutia, porady a pod.). Ak to trvalo niekoľko dní, dátumy začiatku a konca stretnutia sú označené pomlčkou.

Napríklad: 16. – 17.06.2010 alebo 16.06.2010 – 17.06.2010.

Povinné náležitosti protokolu sú: názov organizácie, názov druhu dokumentu, dátum a evidenčné číslo, miesto vyhotovenia alebo zverejnenia, názov textu, podpisy.

Štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia

Mesto Moskva "Škola č. 9999"

(GBOU stredoškolská škola č. 9999)

PROTOKOL

26.08.2014 №01

Zasadnutia pedagogickej rady

Predseda – Antonov A.A.

Tajomník – Borisova B.B.

Prítomní: Vasilyeva V.V., Glebova G.G., Denisov D.D.,

Egorova E.E., Ilyina I.I., Konstantinova K.K.,

Leonidov L.L., Maksimova M.M., Nikolaeva N.N.,

Petrova P.P., Romanova R.R., Sergeev S.S.

PROGRAM:

O hlavných ustanoveniach federálneho štátneho vzdelávacieho štandardu LLC. Správa námestníka Riaditeľ pre manažment vodných zdrojov Egorova E.E.

O organizácii práce v škole v rámci prípravy na zavedenie federálnych štátnych vzdelávacích štandardov LLC v rokoch 2014-2015 akademický rok. Správa riaditeľa Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie Stredná škola č. 9999 Antonov A.A.

1. POČÚVANÉ:

Egorova E.E. – text správy je priložený.

REPRODUKTORY:

Leonidov L.L. – podporil návrh Egorovej E.E.

ROZHODNUTÉ:

Berte do úvahy informácie námestníčky riaditeľa pre vodné zdroje Egorovej E.E. o hlavných ustanoveniach federálneho štátneho vzdelávacieho štandardu LLC.

Pokračujte v štúdiu federálneho štátneho vzdelávacieho štandardu sami.

2. POČÚVANÉ:

Antonova A.A. – text správy je priložený.

REPRODUKTORY:

Leonidov L.L. – podporil návrh Antonova A.A.

ROZHODNUTÉ:

Vytvorte koordinačnú radu a tvorivé skupiny na zavedenie Federal State Educational Standards LLC v marci 2014.

Predseda A.A. Antonov

Tajomník B.B. Borisová

V manažérskej praxi sa takéto typy protokolov používajú ako protokoly o zámere, schvaľovacie protokoly a protokoly na zaistenie vecných dôkazov (dokumentov). Medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov zákon menuje zápisnicu zo zhromaždenia a zápisnicu sčítacej komisie.

Okrem toho môže jeden úradník vyhotoviť protokol pri výkone administratívnych funkcií - protokol o dopravnej nehode, protokol o zadržaní atď. Každý z týchto typov protokolov má zodpovedajúcu štandardnú formu.

V tomto článku budeme hovoriť o protokol vypracovaný na základe výsledkov akcie kolegiálneho manažmentu- stretnutia, konferencie alebo stretnutia. Tento dokument je určený pre dokumentárna registrácia kolegiálna diskusia o problémoch a rozhodovanie.

V ruskej kancelárskej práci sa protokol používal od začiatku 18. storočia, teda od obdobia, keď sa v manažérskej praxi začalo praktizovať prediskutovanie problému pred prijatím rozhodnutia. Historicky je protokol:

• a informačný dokument (ktorý dokumentuje priebeh diskusie),
• a administratívny dokument (rozhodnutie prijaté na základe prerokovania sa zaznamenáva).

V modernej manažérskej praxi sa vyhotovujú zápisnice, ktoré dokumentujú činnosť stretnutí vedúcich rôznych pozícií. Zápisnice sa tiež používajú na vyjadrenie práce konferencií, stretnutí, seminárov atď.

O potrebe vyhotovenia zápisníc pri operatívnych poradách rozhoduje vedúci, ktorý ich menuje a vedie. Ak je stretnutie o informovaní podriadených o nejakom probléme, o vysvetlení predtým prijatého rozhodnutia atď., potom protokol nemusí byť potrebný. Ale je možná aj potreba vypracovať zápisnicu z takejto operatívnej porady. V tomto prípade sa do protokolu zapíše zloženie prítomných, vyjadrené názory alebo návrhy.

Príprava na stretnutie

Vlastnosti dokumentovania práce stálych kolegiálnych orgánov

Stále kolegiálne orgány (rady, rady, komisie) sa líšia vysoký stupeň organizovanie vašej práce.

To je vyjadrené v dostupnosti:

• pracovný poriadok;
• plán práce na nasledujúci rok;
• vlastný aparát na čele s tajomníkom.

Tento zoznam troch bodov (maximálny program) možno v skutočnosti zredukovať na jediného tajomníka kolegiálneho orgánu (minimálny program). Teraz sa pozrime na tieto tri body podrobnejšie.

IN predpisov Kolegiálny orgán určuje frekvenciu zasadnutí, druh prijatých rozhodnutí, postup dokumentovania činností, deň a čas zasadnutia. Niekedy v podnikoch existujú predpisy pre organizovanie stretnutí, ktoré sa týkajú nielen práce jedného kolegiálneho orgánu, ale akejkoľvek kolegiálnej činnosti.

Protokol patrí medzi potrebné dokumenty v prvom rade preto, že zaznamenáva skutočnosť stretnutia, rozhodnutia prijaté na ňom a načasovanie ich realizácie. Tento dokument môže následne slúžiť ako podklad pre vydanie rozhodnutia alebo uznesenia - (t.j. - administratívneho dokumentu) tohto kolegiálneho orgánu.

Stále kolegiálne orgány musia mať pracovný plán na rok, ktorá zahŕňa hlavné otázky, o ktorých sa bude diskutovať.

Stále kolegiálne orgány zvyčajne majú prístroj, ktorý zabezpečuje fungovanie tohto orgánu. Na čele tohto oddelenia je tajomník (tajomník akademickej rady, tajomník rady a pod.), ktorý patrí do kategórie špecialistov alebo manažérov. Tento funkcionár je zodpovedný za organizáciu stretnutí a za dokumentovanie činnosti stálych kolegiálnych orgánov a za bezpečnosť dokumentov.

Príprava na stretnutia

Ale stretnutia ako forma kolegiálneho rozhodovania sa môžu konať s ľubovoľným zložením účastníkov, nielen členov kolegiálneho orgánu. Môžu to byť stretnutia vedúcich oddelení alebo stretnutia špecialistov niektorých štrukturálne členenia o konkrétnom probléme. V každom prípade, pokiaľ ide o organizáciu stretnutia viac ako 3 ľudí, nemožno to nechať na náhodu. Čím kvalitnejšia bude príprava stretnutia, tým menej času sa bude venovať diskusii počas samotného stretnutia a tým efektívnejšie sa budú rozhodovať.

Pri príprave schôdze sa postupne objavujú dokumenty, ktoré sa potom stávajú prílohami zápisnice, prípadne do nej prúdia informácie z nich.

Prvým dokumentom tejto série je agenda. Zostavuje ho tajomník na základe pokynov predsedu (kolegiálneho orgánu alebo tohto konkrétneho zasadnutia) a ustanovení predpisov (ak existujú). Pri tvorbe programu je potrebné prihliadať na náročnosť prerokúvanej problematiky, aby sa diskusia zmestila do času určeného na rokovanie.

Program sa posiela účastníkom stretnutia a pozvaným. Niekoľko kópií predvolania zostáva u tajomníka. Používajú sa na zostavenie budúcich zápisníc a na vedenie stretnutia.

V programe je uvedený počet a postupnosť diskutovaných otázok, mená rečníkov, dátum a čas stretnutia, ako aj jeho miesto. Program je teda súčasne oznamovacím dokumentom o nadchádzajúcom stretnutí a pozvánkou pre účastníkov.

Agenda môže mať akúkoľvek formu. Tu sú dve možnosti; prvá je formálnejšia (pozri príklad 1) a druhá je vhodná aj na vedenie operačných stretnutí (pozri príklad 2). Aj keď práve pri príprave operatívnych stretnutí tajomník často ignoruje zasielanie programu písomne, obmedzuje sa len na verbálne informovanie účastníkov.

Pri príprave každého stretnutia je zvykom vopred zhromaždiť abstrakty správ alebo prejavov rečníkov, ako aj informácie a referenčné dokumenty, ktoré ich ilustrujú (tabuľky, grafy, ekonomické výpočty, certifikáty atď.). Všetky tieto materiály sú replikované podľa počtu účastníkov stretnutia a distribuované im.

Tieto dokumenty musia obsahovať návrh rozhodnutia o každej otázke zahrnutej do programu. Spravodajcovia pripravujú návrhy takýchto rozhodnutí. Úlohou tajomníka je tieto dokumenty včas dostať a rozmnožiť ich v požadovanom počte kópií (podľa počtu účastníkov). Materiály na stretnutie by mali byť odoslané 48 hodín pred jeho začiatkom, aby si ich ľudia stihli prečítať a pripraviť sa na diskusiu. E-mail sa často používa na distribúciu.

Počas prípravy stretnutia sa môže pripraviť registračný hárok alebo hárok vystúpenia pre jeho účastníkov (pozri príklad 13). Takýto dokument sa vyhotovuje pri počte účastníkov nad 15 osôb (vtedy tieto osoby nie sú uvedené medzi prítomnými v protokole, namiesto toho je tento dokument prílohou protokolu), ako aj pri príprave stretnutia stály kolegiálny orgán (v ňom je dôležitá prítomnosť kvóra). Ak je na schôdzi dôležitá uznášaniaschopnosť, vyhotovenie takéhoto registračného hárku sa stáva povinným - tento zoznam je potrebný na zdokumentovanie účasti určitých osôb na schôdzi, čo je potvrdené spravidla vlastnoručným podpisom na schôdzi. zoznam.

Na začiatku stretnutia zbiera osobné podpisy tajomník, ktorý prechádza okolo tých, ktorí prichádzajú na stretnutie. Druhým bežným spôsobom zberu podpisov a kontroly počtu prítomných osôb je registrácia účastníkov. Registrácia zvyčajne začína 30 minút a končí 5 minút pred začiatkom stretnutia.

Tajomník teda musí mať ešte pred začiatkom schôdze/schôdze tieto dokumenty: program, abstrakty vystúpení a návrhy rozhodnutí ku každej otázke, zoznam účastníkov.

Štandardné pravidlá pre vypracovanie protokolu

Postup vypracovania protokolu určuje GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu." Tento GOST definuje pravidlá pre návrh nadpisu a záverečných častí tohto dokumentu, ako aj požiadavky na jeho text.

Hlavička protokolu

Nasledujúce podrobnosti sú umiestnené v hlavičke protokolu:

• celý názov organizácie;
• typ dokumentu (protokol);
• číslo a dátum;
• miesto vyhotovenia protokolu;
• názov k textu.

Názov organizácie sa vždy uvádza spolu s právnou formou a musí zodpovedať oficiálne ustanovenému názvu (v stanovách alebo predpisoch organizácie). V tomto prípade by mala byť organizačná a právna forma napísaná nie ako skratka, ale celá.

Ak má organizácia oficiálne zaregistrovaný skrátený názov, môže byť uvedený aj v zátvorkách v riadku nižšie celé meno(Pozri príklad 3).

Ak má organizácia nadradenú organizáciu, jej názov je uvedený nad názvom organizácie, ktorá je autorom dokumentu, najlepšie v skrátenej forme (pozri príklad 5).

Tak sa pozri možné možnosti dizajn:

Dátumom zápisnice je deň zasadnutia. Ak schôdza trvala niekoľko dní, tak dátum zápisu obsahuje dátumy jej začiatku a konca (a nie dátum podpísania zápisnice, ktorá môže byť vyhotovená aj niekoľko dní po skončení samotnej akcie).

Zasadnutie predstavenstva akciovej spoločnosti trvalo 2 dni: 13. a 14. januára 2009. Protokol bol spísaný na druhý deň a podpísaný deň po skončení stretnutia – 16. januára.

V tejto situácii bude dátum protokolu „01/13 - 14/2009“ alebo rovnaké obdobie, ale v úplnejšom znení „01/13/2009 – 01/14/2009“. Možný je aj verbálno-numerický spôsob uvedenia dátumu „13. – 14. januára 2009“.

Zápisnica sa čísluje v rámci kalendárneho roka, preto číslom (indexom) protokolu je poradové číslo stretnutia. Poradové čísla sa prideľujú samostatne pre každú skupinu zápisníc, ktoré sa v organizácii zostavujú: zápisnice z valných zhromaždení akcionárov, zápisnice zo zasadnutí riaditeľstva, zápisnice zo zasadnutí technickej rady, zápisnice zo zasadnutí sú číslované samostatne pracovný kolektív atď.

Existuje „móda“ na písanie čísla a dátumu dokumentu, pozostávajúceho z jednej číslice, v dvoch čísliciach: za týmto účelom pridajte na začiatok nulu. Tu si môžete vypočuť vysvetlenia k nasledujúcej vlastnosti: prítomnosť nuly („č. 01“ alebo „1. december 2008“) vám nedovolí pridať na jej miesto ďalšie číslo a zmeniť tak 1 na 11, 21 alebo 31 Zdôrazňujeme však, že neexistujú žiadne náznaky takéhoto zápisu regulačný rámec neobsiahnutý. Je to len celkom bežná prax.

Je dôležité uviesť miesto, kde bol dokument vypracovaný v prípadoch, keď je ťažké určiť podľa názvu organizácie, ako aj v prípadoch, keď sa stretnutie koná v inej lokalite, a nie tam, kde organizácia, ktorá je autorom dokument sa nachádza. V súlade s GOST R 6.30-2003 (odsek 3.12) je miesto prípravy dokumentu uvedené s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné rozdelenie, pričom sa používajú iba všeobecne akceptované skratky.

Nadpis k textu protokolu obsahuje označenie druhu kolegiálnej činnosti (schôdza, porada, porada a pod.) a názov kolegiálneho orgánu v prípade genitívu.

Detaily časti hlavičky môžu byť umiestnené pozdĺžne (príklad 8) alebo uhlovo (príklad 9). Výber možnosti zostáva na organizácii.

Úvodná časť textu

Text protokolu obsahuje úvodnú a hlavnú časť.

V úvodnej časti protokolu sa za titulom uvádzajú iniciály a priezviská predsedu a tajomníka zhromaždenia. Treba mať na pamäti, že v protokole je predseda funkcionár, ktorý vedie schôdzu, jeho postavenie podľa personálny stôl nie je uvedené v texte.

Tajomník - osoba zodpovedná za organizáciu stretnutia a dokumentovanie jeho činnosti, t.j. príprava a vyhotovenie protokolu. Tajomník schôdze (zasadnutia) nemusí byť nevyhnutne tajomníkom z titulu svojej funkcie. Toto úradná povinnosť môže byť pre zamestnanca dodatočná. Musí to byť v ňom upevnené popis práce, ak sa vykonáva nepretržite. Túto prácu môže zamestnancovi prideliť nadriadený, ak sa vykonáva jednorazovo.

Funkcie predsedu porady vedúcich odborov môže vykonávať zástupca generálneho riaditeľa Pankov a funkcie tajomníka porady môže vykonávať on. osobný asistent Egorovej. V tomto prípade sa do protokolu nezapočítavajú ich pozície podľa zoznamu zamestnancov (zástupca generálneho riaditeľa a osobný asistent zástupcu generálneho riaditeľa). Títo ľudia v nej budú vystupovať len ako predseda a tajomník schôdze (viď nasledujúci príklad).

V novom riadku za slovom „Present“ sú v abecednom poradí uvedené iniciály a priezviská funkcionárov organizácie, ktorí sa zúčastňujú diskusie a rozhodovania na stretnutí.

Ak sú na stretnutie pozvaní ďalší funkcionári ich organizácie, sú uvedení v sekcii „Pozvaní“ v abecednom poradí (priezvisko a iniciály) bez uvedenia ich pozície. Ak sa na stretnutí zúčastňujú zástupcovia iných organizácií, uvádzajú sa ich pozície a názvy organizácií (pozri príklad 11).

Zoznam prítomných účastníkov a pozvaných osôb je vytlačený s riadkovaním 1. Ďalej sa ponechá jeden prázdny riadok a agenda sa vytlačí po 1 riadkovaní. Ale hlavná časť textu protokolu je zvyčajne vytlačená s riadkovaním 1,5.

Za zostavenie zoznamu účastníkov stretnutia je zodpovedný tajomník. Zoznam sa zostavuje vopred podľa pokynov manažéra (je potrebné oznámiť účastníkom termín stretnutia a program rokovania, je žiaduce predbežné rozoslanie referenčných materiálov na preštudovanie problematiky a prípravu na diskusiu). V deň rokovania sa zoznam prítomných upravuje na základe skutočnej prítomnosti funkcionárov.

Pri vyhotovení zápisnice z rozšírenej schôdze (viac ako 15 osôb) alebo stáleho kolegiálneho orgánu sa v zápisnici neuvádzajú mená účastníkov, ale ich celkový počet je vyznačený číslicou. Určuje sa na základe výsledkov registrácie, registratúrny zoznam sa v tomto prípade stáva jednou z príloh protokolu (pozri príklad 13). V tomto prípade protokol uvádza:

Úvodná časť zápisnice obsahuje program rokovania. Jeho obsah určuje vedúci, ktorý stretnutie naplánuje a bude ho viesť. Ak bol takýto dokument zaslaný účastníkom pred stretnutím, informácie z neho by sa mali preniesť do zápisnice.

Program v zápisnici obsahuje zoznam otázok, ktoré sa na schôdzi prerokúvajú, určuje postupnosť ich diskusie a mená rečníkov (spravodajcov).

Položky programu sú očíslované arabskými číslicami a začínajú predložkou „O“ alebo „O“ a odpovedajú na otázku „o čom?“ Pri každej položke musí protokol uviesť iniciály a priezvisko spravodajcu – úradníka, ktorý vydanie pripravil.

Hlavná časť textu

Rozdiel medzi krátkou a úplnou formou protokolu - predtým bolo všetko jednoduché

Podľa formy prezentácie textu sa protokoly delia na krátke a úplné.

Jednotlivé formy protokolu sa od seba líšia iba úplnosťou pokrytia priebehu stretnutia. Medzi týmito formami nie sú žiadne rozdiely v dizajne. Tento postulát funguje na základe praktických skúseností, ktoré sú uvedené v akejkoľvek učebnici kancelárskeho manažmentu.

Stručný protokol je dokument, ktorý zaznamenáva:

• otázky diskutované na stretnutí,
• mená rečníkov a
• prijaté rozhodnutia.

Takýto protokol sa zvyčajne vykonáva v nasledujúcich prípadoch:

• keď je schôdza stenografovaná (prepis vystúpení bude prílohou zápisnice) alebo nahrávaná na diktafón;
• keď má porada operatívny charakter a je dôležité zaznamenať prijaté rozhodnutie bez podrobností o priebehu diskusie.

Pomocou krátkeho protokolu si nemožno predstaviť priebeh prerokovania problematiky, vyjadrené názory, pripomienky, proces vypracovania administratívnej časti, t.j. manažérske rozhodnutie. Príklad je uvedený v príklade 22.

Úplný protokol(pozri príklad 21) umožňuje zdokumentovať podrobný obraz toho, čo sa deje, sprostredkúva obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia, všetky vyjadrené názory, vyslovené otázky a pripomienky, komentáre, stanoviská.

V úplnom protokole pre každý zvažovaný problém sú teda 3 časti: „POČÚVANÉ“, „POVEDANÉ“, „PODOMNÉ“ („ROZHODNUTÉ“). A skrátka sú len dve: „POSLÚČENÉ“ a „DECIDED“ („rozhodnuté“).

Hlavná časť protokolu obsahuje toľko častí, koľko bodov je zahrnutých v programe rokovania. V súlade s ním sú oddiely očíslované. Každá sekcia pozostáva z troch častí pre úplný protokol – „POČÚCHAL“, „POVEDAL“, „DECIDED“ („DECIDED“) – alebo z dvoch častí pre krátky protokol. Tieto slová sú vytlačené veľkými písmenami od ľavého okraja.

Po slove „POČÚVANÝ“ v protokolovom teste sa v genitíve uvádza priezvisko a iniciály hlavného rečníka (koho počúval?) a záznam jeho prejavu je uvedený pomlčkou. Prezentácia je zvyčajne v tretej osobe jednotného čísla v minulom čase (pozri príklad 15). Ak je text správy vypracovaný písomne ​​a predložený tajomníkovi, potom v protokole môžete uviesť iba tému správy a potom napísať „text správy je pripojený“ (príklad 16).

V úplnom protokole sú za slovom „POVEDAL“ uvedené priezviská a iniciály účastníkov diskusie o probléme. V texte protokolu je každé priezvisko a iniciály hovoriaceho vytlačené na novom riadku v nominatívnom páde (kto hovoril?). Prezentácia nahrávky prejavu je oddelená od priezviska pomlčkou, uvádza sa v tretej osobe jednotného čísla. V tej istej časti textu sú zaznamenané otázky položené počas správy alebo po jej dokončení, ako aj odpovede na ne.

Ak na schôdzi nie je v zápisnici žiadna diskusia alebo otázky, časť „HOVORIŤ“ sa vynechá a tento fragment textu

Za slovom „ROZHODNUTÉ“ (alebo „ROZHODNUTÉ“) sa vytlačí text výrokovej časti príslušného bodu programu. Ak sa v jednej veci prijme niekoľko rozhodnutí, sú očíslované arabskými číslicami, prvá číslica označuje číslo bodu programu, druhá číslo prijatého rozhodnutia.

Ak sa prijmú tri rozhodnutia o prvom bode programu, budú očíslované 1.1, 1.2 a 1.3.
Ak padlo len jedno rozhodnutie o druhom bode programu, tak jeho číslo bude 2,1 a nie 2, ako niektorí mylne píšu.

Text výrokovej časti je formulovaný podľa štandardného vzoru prijatého v administratívnych dokumentoch a odpovedá na otázky: kto má čo robiť a do akej doby (v tomto prípade môže byť zodpovedný vykonávateľ uvedený na začiatku textu, resp. koniec).

Zvyčajná prax vyhotovovania protokolov neumožňuje zaznamenávať výsledky hlasovania. Ale ak k nemu došlo, malo by sa to odraziť v operatívnom odseku. V jednoduchšej verzii je to znázornené v príklade 19. V zápisniciach z valných zhromaždení akcionárov je veľa špecifík, vr. je tiež v poradí, v ktorom sa zohľadňujú výsledky hlasovania o prijatých rozhodnutiach, tieto výsledky sú zaznamenané v zápisnici sčítacej komisie a v zápisnici z valného zhromaždenia akcionárov (pozri príklad 20).

Formálna časť protokolu

Zápisnica sa zostavuje z ručne písaných, stenografických alebo zvukových záznamov urobených počas stretnutia. Po porade tajomník poznámky prepíše, naformátuje v súlade s uvedenými požiadavkami a predloží na úpravu predsedovi schôdze. Po zohľadnení jeho dodatkov je protokol podpísaný a stáva sa oficiálnym dokumentom.

Právna sila protokolu, t.j. formálnosť, spoľahlivosť, nespochybniteľnosť, závisí nielen od pravidiel registrácie. Podľa štandardnej definície „právna sila je vlastníctvom úradného dokumentu, ktorý jej bol oznámený platná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ho vydal, a ustanovený postup pri výkone.“. Pri dodržaní uvedených pravidiel vykonávania protokol nadobúda právnu platnosť po podpise dvoma osobami: predsedom a tajomníkom.

Registrácia týchto rekvizít nespôsobuje žiadne ťažkosti, pretože... je to rovnaké pre všetky formuláre protokolu, ktoré sme uvažovali v článku (pozri Príklady 21, 22). Podpisy sú oddelené od textu 2 alebo 3 riadkami. Slová „predseda“ a „tajomník“ sú vytlačené od okraja ľavého okraja, posledné písmeno priezviska je obmedzené na pravý okraj.

Protokol je interný dokument, preto sa väčšinou neopečiatkuje.

Ak protokol zaberá niekoľko strán, druhá a ďalšie strany musia byť očíslované. Čísla strán sa píšu arabskými číslicami bez slova „strana“ (strana), bez použitia pomlčiek, úvodzoviek alebo iných znakov.

Termín prípravy protokolu všeobecné pravidlo by nemala presiahnuť 5 dní. Konkrétny termín pripravenosti protokolu môže určiť prednosta, ktorý rokovanie viedol, alebo predseda stáleho kolegiálneho orgánu. Lehotu na vyhotovenie protokolu môžu ustanoviť aj predpisy kolegiálneho orgánu.

Niektoré dokumenty však stanovujú svoje vlastné jasné termíny pre určité typy protokolov. Napríklad zákon „O akciové spoločnosti» ukladá akciovým spoločnostiam vyhotoviť zápisnicu zo zasadnutia predstavenstva do 3 dní a na vypracovanie tak zložitého dokumentu, akým je zápisnica z valného zhromaždenia akcionárov, vyčleňuje až 15 dní.

Rozhodnutia prijaté na zasadnutí sa oznamujú zamestnancom buď formou zaslania kópií celej zápisnice alebo výpisu z výrokovej časti. IN malé organizácie Zamestnanci sú niekedy oboznámení s rozhodnutiami proti podpisu, za týmto účelom je spolu s protokolom pripravený zoznamovací list.

Príprava založená na prijaté rozhodnutia iné administratívne dokumenty, napríklad rozhodnutie kolegiálneho orgánu alebo príkaz vedúceho organizácie.

"Keď medzi súdruhmi neexistuje zhoda"

Človek by sa mohol upokojiť so všetkým vyššie uvedeným, ale s nadobudnutím účinnosti nového Štandardné pokynyČo sa týka kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536), veľa sa zmenilo. Aspoň tento dokument predstavil nové pravidlá registrácia stručné protokoly pre federálne výkonné orgány, pre ktoré sú ustanovenia tohto regulačného dokumentu záväzné.

A líšia sa od praxe zostavovania krátkej formy protokolu, ktorá bola doteraz vypracovaná. Výsledky nášho porovnania uvádzame v tabuľkovej forme (pozri tabuľku 1).

Čo sa týka papierovania konkrétneho federálneho orgánu, každý má svoje vlastné pokyny, ktoré sa nemusia zhodovať s tými vzorovými (venujte pozornosť odsekom 1.2 a 1.3 tohto regulačného dokumentu citovaného nižšie). Každý pracuje presne podľa miestnych výrobných pokynov. A pre tých, ktorí nepracujú vo federálnych orgánoch, vždy odporúčam, aby ste vzorové pokyny považovali za príkladné (t. j. nie sú povinné na vykonanie). Okrem toho v Rusku teraz vstúpil do platnosti GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie“. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky". A jeho hlavnou myšlienkou je, že organizácia potrebuje „predpísať“, schváliť pravidlá pre správu dokumentov a dodržiavať ich. A tento príklad s krátkym protokolom je veľmi indikatívny - vo všetkých prípadoch, keď neexistujú žiadne konkrétne pokyny v legislatívnom a regulačnom rámci alebo existujú nezrovnalosti, je každá organizácia nútená stanoviť si vlastné pravidlá. V tomto prípade je možné zabezpečiť jasnosť a prehľadnosť dizajnu a čo je najdôležitejšie, právnu silu dokumentu.

Fragment dokumentu

Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536)

1.2. Ustanovujú sa štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (ďalej len štandardné pokyny). Všeobecné požiadavky na fungovanie služieb dokumentačnú podporu riadenie, dokumentovanie riadiacich činností a organizovanie práce s dokumentmi - vo federálnych výkonných orgánoch - ministerstvách, službách, agentúrach.

1.3. Federálne výkonné orgány organizujú a vykonávajú kancelársku prácu na základe vzorových nariadení vnútorná organizácia federálne výkonné orgány... individuálne pokyny pre prácu úradu, nariadenia federálnych výkonných orgánov, iné normatívne a metodické dokumenty a tento Vzorový pokyn. Jednotlivé pokyny pre kancelársku prácu schvaľujú vedúci federálnych výkonných orgánov po dohode s Federálnym archívom.

Tabuľka 1. Rozdiel medzi dvoma verziami skrátenej formy protokolu

Vyhotovenie výpisu z protokolu

Veľmi bežnou dokumentačnou praxou je vyhotovovanie výpisov z protokolu.

Výpis zo zápisnice je presnou kópiou časti textu originálu zápisnice týkajúcej sa bodu programu, ku ktorému sa výpis pripravuje. Zároveň sa reprodukujú všetky náležitosti formulára, úvodnej časti textu, bodu programu, ku ktorému sa pripravuje výpis, ako aj text zohľadňujúci jeho prerokovanie a rozhodnutie o ňom.

Výpis z protokolu podpisuje iba tajomník, ktorý vyhotovuje aj osvedčenie. Pozostáva zo slova „Pravda“, z uvedenia funkcie osoby osvedčujúcej výpis, jej osobného podpisu, priezviska, iniciál a dátumu (pozri príklad 24).

Ak sa výpis z protokolu vydáva na predloženie inej organizácii, potom je potvrdený plombou.

Ako správne uchovávať protokoly?

Protokoly sa ukladajú v závislosti od formy kancelárskej práce existujúcej v organizácii. Ak sa kancelárska práca vykonáva centrálne, protokoly môžu byť uložené u tajomníka organizácie v službe kancelárskych prác. Pri decentralizovanej správe záznamov je miesto uloženia určené štruktúrou organizácie, zvyčajne na sekretariátoch tých úradníkov, ktorí vedú stretnutia.

V prípadoch sa protokoly tvoria v súlade s nomenklatúrou prípadov, ale v každom prípade by sa mali skladať do samostatných prípadov v závislosti od typu stretnutia alebo názvu kolegiálneho orgánu.

Vedie porady vedenia CEO. V rámci štruktúry organizácie je vytvorená odborná rada, na čele ktorej stojí aj generálny riaditeľ. Zápisnice z rokovaní a odbornej rady by mali byť zostavené do dvoch samostatných súborov.

Mnoho typov protokolov má trvalé obdobie uchovávania. Ide o zápisnice z kolegiálneho výkonného orgánu (kolégia, riaditeľstva, predstavenstva a pod.), kontrolných a revíznych orgánov, vedeckých, odborných, metodických rád, stretnutí s vedúcimi organizácie, valných zhromaždení akcionárov, akcionárov (bod 5. Zoznam štandardných riadiacich dokumentov generovaných v organizáciách činností s uvedením doby uchovávania).

1. Pozri článok „O právnej sile zvukových záznamov“ na strane 56 časopisu.

2. GOST R 51141-98 Vedenie a archivácia záznamov. Pojmy a definície. - M., Gosstandart Ruska.

3. Pozri odsek 2.7.3.4, ako aj prílohu 10 k Vzorovým pokynom pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

4. Prečítajte si o ukladaní zvukových záznamov zo stretnutí a stretnutí na strane 93 časopisu.

Nová strana 1

Protokol ako odraz kolegiálneho spôsobu rozhodovania

Zápisnicami z rokovania sa dokumentuje činnosť kolegiálnych a poradných orgánov (kolégií, rád, komisií, schôdzí, konferencií a pod.), a to stálych aj dočasných. Na obchodných stretnutiach a rokovaniach sa často uchovávajú zápisnice zo stretnutí, aby sa zaznamenali dohody dosiahnuté stranami alebo iné podmienky vypracované spoločne.

Zápisnica zo schôdze je dokument obsahujúci postupný záznam o prerokovaní otázok a rozhodovaní na poradách, schôdzach, poradách, zasadnutiach kolegiálnych alebo poradných orgánov.

Zápisnica z rokovania odráža spoločný vývoj a prijímanie rozhodnutí manažmentu. Najdôležitejšie a najzásadnejšie otázky v činnosti organizácie spravidla podliehajú kolektívnemu rozhodovaniu, vyžadujúcemu kolektívnu, spoločnú diskusiu a rozhodovanie.

Kolegiálny spôsob rozhodovania sa využíva v činnosti takmer každej organizácie bez ohľadu na jej organizačnú a právnu formu a charakter jej činnosti. Napríklad v organizáciách, ktoré majú formu akciovej spoločnosti, pôsobí na základe kolegiality valné zhromaždenie akcionárov, predstavenstvo (dozorná rada), predstavenstvo, revízna komisia, sčítacia komisia. Okrem toho v každej organizácii pod jediným výkonným orgánom, napríklad pod generálnym riaditeľom, môžu byť vytvorené riaditeľstvá, rady, komisie na spoločnú diskusiu a rozhodovanie rôzne problémyčinnosti organizácie.

Prípravná fáza

Zasadnutiu spravidla predchádza množstvo prípravných prác: príprava programu schôdze, informovanie členov zboru a ďalších zainteresovaných strán, príprava materiálov na prerokovanie na schôdzi v súlade s programom (spravidla, ide o odkaz na problém alebo abstrakty prejavu a návrh rozhodnutia), ich skopírovanie a zaslanie všetkým účastníkom stretnutia na predbežné posúdenie, prípravu priestorov na stretnutie atď.

Zasadnutiu kolegiálneho orgánu predchádza registrácia účastníkov, ktorá môže byť vykonaná rôznymi formami: od zápisu mien prítomných priamo do návrhu zápisnice (ak počet účastníkov schôdze nepresiahne 15 osôb), zostavenie zoznamu členov kolegiálneho orgánu prítomných na zasadnutí a pozvaných s uvedením všetkých potrebné informácie o nich (pozícia, miesto výkonu práce) pred registráciou účastníkov pomocou technických prostriedkov. Pri konaní valných zhromaždení akcionárov akciovej spoločnosti musí byť zoznam akcionárov a splnomocnencov prítomných na zhromaždení osvedčený podpisom predsedu zhromaždenia. Splnomocnenci môžu byť zapísaní do zoznamu prítomných len po predložení plnomocenstva na zastupovanie záujmov akcionára. Registrácia prítomných na stretnutí je mimoriadne dôležitý bod, keďže rozhodnutia kolegiálneho orgánu majú právnu silu len vtedy, ak sú uznášaniaschopné, a tiež vtedy, ak všetci účastníci zhromaždenia majú dostatočné oprávnenie zúčastniť sa na hlasovaní o prijatých rozhodnutiach.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe prepisu rokovania, zvukového záznamu z rokovania, prípadne na základe hrubých rukou písaných poznámok vedených počas rokovania, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpenia, príp. osvedčenia, návrhy rozhodnutí, agenda, zoznamy účastníkov atď.).

Ak bola schôdza stenografovaná alebo zvuková , po stretnutí sa prepis prepíše, porovná so zvukovým záznamom a zostaví (takéto záznamy sa nazývajú prepisy alebo stenografické protokoly). Prepis prepisov alebo zvukových záznamov zo stretnutia sa vykonáva buď po častiach počas samotného stretnutia, alebo bezprostredne po stretnutí, ale v každom prípade by čas vyhradený na prípravu prepisu a zápisnice zo stretnutia nemal presiahnuť 3-5 dní odo dňa konania stretnutia.

Ak bol priebeh rokovania zaznamenaný na magnetofón alebo hlasový záznamník , po dešifrovaní nahrávky, zostavení a spracovaní prepisu a (alebo) protokolu, kazety so zvukovým záznamom v rámci Konečný termín(zvyčajne na dva týždne) je uložený v jednotke, ktorá poskytuje zvukový záznam stretnutí, a následne demagnetizovaný. Tento čas je potrebný na vyriešenie prípadných otázok a objasnenie textu protokolu. Z rozhodnutia vedúceho kolegiálneho orgánu možno vyhotoviť zvukový záznam z rokovania na dlhodobé archívne uloženie.

Registrácia podrobností protokolu

Z hľadiska úplnosti reflexie priebehu stretnutia sú rozdiely medzi úplnou a krátkou zápisnicou.

Úplný protokolobsahuje záznam všetkých prejavov na stretnutí, stručný– iba mená rečníkov a téma prejavu. Ktorý protokol sa má v každom konkrétnom prípade viesť, ustanoví predpis kolegiálneho orgánu alebo o ňom rozhoduje predseda kolegiálneho orgánu.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na štandardných listoch papiera A4. Povinné náležitosti protokolu sú: názov organizácie, názov druhu dokumentu (PROTOKOL), dátum dokumentu, evidenčné číslo, miesto vyhotovenia dokumentu, názov k textu, podpisy.

Príprava podrobností protokolu musí byť v súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu."

Dátum protokoluje dátum konania (stretnutia, porady). Dátum sa vydáva v digitálnej alebo verbálno-digitálnej podobe: 02.05.2005 alebo 05.02.2005.

Registračné číslo protokolu je poradové číslo schôdze počas kalendárneho roka alebo počas funkčného obdobia voleného orgánu. Pri evidencii protokolov sa nevedú osobitné evidenčné a účtovné tlačivá (časopis, kartotéka), každému novému protokolu je pridelené poradové číslo, ktoré nasleduje za číslom posledného zapísaného protokolu.

Miesto kompilácie protokolu sa uvádza v súlade s prijatým administratívno-územným členením. Názov miesta, kde bol dokument vyhotovený, sa nesmie uviesť, ak je názov územia zahrnutý v názve organizácie: Moskovská mestská duma, zákonodarné zhromaždenie Tverskej oblasti.

Názov k textu je povinnou náležitosťou protokolu. Musí byť gramaticky v súlade s názvom typu dokumentu:

ZÁPISNICA (z čoho?) zo zasadnutia komisie pre preceňovanie dlhodobého majetku

ZÁPISNICA (z čoho?) zo zasadnutia riaditeľstva

Text protokolupozostáva z dvoch častí – úvodnej a hlavnej. Úvodná časť je naformátovaná identicky v plnej aj krátkej forme protokolu. Uvádza: mená predsedu a tajomníka schôdze, mená alebo celkový počet účastníkov schôdze a pozvaných osôb, program. Mená členov zboru alebo osôb zúčastňujúcich sa na rokovaní s hlasovacím právom sú zoradené abecedne bez uvedenia ich funkcie. Ak je uvedený celkový počet prítomných, uvedie sa ich všeobecný názov a uvedie sa poznámka o prítomnosti registračného zoznamu:

Prítomní: členovia vedecko-technickej rady v počte 25 osôb. (zoznam je priložený).

Osoby, ktoré nie sú členmi kolegiálneho orgánu a ktoré sú na rokovanie prizvané ako odborníci na prerokovávanú problematiku alebo zainteresované strany, sú uvedené za slovom „Pozvaní:“, aj abecedne, ale s uvedením ich funkcie a pracoviska, ak ide o zástupcov. iných organizácií.

V programe schôdze sa uvádza otázka alebo otázky, ktoré sú predmetom rokovania na schôdzi, funkcia a meno rečníka. Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané podľa stupňa zložitosti, dôležitosti a poradia diskusie. Položky programu sú štruktúrované podľa vzorca „o čom?“:

Body programu musia byť formulované presne a jasne a musia odrážať podstatu diskutovaných otázok. Neodporúča sa zaraďovať do programu bod „Rôzne“.

Text hlavnej časti protokolu pozostáva zo samostatných častí podľa počtu bodov programu, z ktorých každá je štruktúrovaná podľa nasledujúcej schémy:

1. POČÚVANÉ:

REPRODUKTORY:

ROZHODNUTÉ: ( alebo: ROZHODNUTÉ :)

Tieto kľúčové slová pre protokol sú vytlačené veľkými písmenami a na červenej čiare. Sekcie sú číslované arabskými číslicami v súlade s programom. Po slove "POČÚVANÉ:" priezvisko hovoriaceho sa uvádza v mennom páde a obsah správy sa uvádza v 3. osobe jednotného čísla alebo s predložkou „o“. Ak je k dispozícii text správy, za menom rečníka sa uvedie poznámka: (Text správy je v prílohe).

V kapitole "VYKONANÉ:" dôsledne uvádzať mená osôb, ktoré sa zúčastnili na prerokovaní správy, a formulovať nimi vyjadrené názory. Mená rečníkov a obsah ich prejavov sa zaznamenávajú rovnako ako prejav hlavného rečníka v predchádzajúcej časti protokolu.

V prípade potreby sa v rovnakej časti protokolu zaznamenávajú otázky položené rečníkovi a jeho odpovede v tejto forme:

otázka: Ak sa prijme rozhodnutie o vydaní akcií spoločnosti, plánuje sa vydať prioritné akcie?

odpoveď: Nie, budú vydané iba kmeňové akcie.

Nesmie byť uvedené meno osoby, ktorá otázku kladie.

V kapitole "ROZHODNUTÉ:" ("ROZHODNUTÉ:") prijaté rozhodnutie je zapísané, stručne, presne, lakonicky - aby nedošlo k dvojitému výkladu. Prijaté rozhodnutia sú formulované v normatívnej forme: „Schváliť...“, „Poskytnúť...“, „Vykonať zmeny...“. V jednej veci je možné prijať viacero rozhodnutí, v takom prípade sú očíslované arabskými číslicami. V prípade potreby sa spolu s rozhodnutím uvádzajú aj výsledky hlasovania: počet hlasov „za“, „proti“, „zdržal sa hlasovania“ a ak bolo hlasovanie tajné, počet vydaných hlasovacích lístkov prijatých v dôsledku hlasovania a vyhlásené za neplatné.

Účastník schôdze alebo porady môže k prijatému rozhodnutiu predložiť osobitné stanovisko, ktoré je uvedené na samostatnom liste a je prílohou zápisnice. Obsah odlišného stanoviska sa zaznamená do zápisnice po zaznamenaní príslušného rozhodnutia.

Ak je nejaký dokument schválený protokolom, musí byť priložený k protokolu a opatrený schvaľovacou pečiatkou, napr.

Podpisy predsedu a tajomníka schôdze dokončia prípravu zápisnice. Jedna kópia protokolu je podpísaná. Vľavo sa umiestňuje podpis predsedu, vpravo podpis tajomníka.

V súlade s platnou legislatívou v niektorých prípadoch zápisnice zo schôdze podpisuje len predseda (predseda) na schôdzi. Legislatíva upravuje aj prípady, keď protokoly podpisujú všetci členovia rozhodovacieho orgánu. Napríklad,Federálny zákon „o akciových spoločnostiach“ (ďalej len zákon) ustanovuje (§ 68), že zápisnicu zo zasadnutia predstavenstva (dozornej rady) spoločnosti podpisuje predseda zhromaždenia, ktorý zodpovedá za správnosť zápisnice.

Čo sa týka vyhotovenia zápisnice zo zasadnutia valného zhromaždenia akcionárov, zákon vôbec neustanovuje postup jej podpisovania, v čl. 63 zákona len ustanovuje, aké informácie sú v protokole uvedené:

- miesto a čas konania valného zhromaždenia akcionárov;

- predseda (prezídium) a tajomník schôdze, program schôdze.

Zákon tiež uvádza, že zápisnica z valného zhromaždenia akcionárov spoločnosti musí obsahovať hlavné ustanovenia vystúpenia, otázky, o ktorých sa hlasuje, a výsledky hlasovania o nich, rozhodnutia prijaté zhromaždením.

Skrátená verzia protokolu

Povolená je skrátená verzia protokolu, v ktorej sú slová počúval, hovoril, rozhodol sa (rozhodnutý) nie sú vytlačené. Za číslom označujúcim číslo čísla na programe rokovania sa uvádza obsah čísla (bod programu). Posledný riadok obsahu otázky je podčiarknutý a pod riadkom sú vytlačené mená rečníkov a rečníkov v diskusii (najskôr je uvedené meno hlavného rečníka a potom mená rečníkov - v poradí ich prejavu). Po uvedení mien, ak je to potrebné, je stručne uvedená podstata posudzovaného problému a nižšie je rozhodnutie (uznesenie).

Výpis z protokolu

Na informovanie zainteresovaných organizácií a jednotlivcov o prijatých rozhodnutiach, ako aj na potvrdenie prijatých rozhodnutí, možno vypracovať výpisy z protokolu.

Výpis z protokolu je listina, ktorá je kópiou časti protokolu. Vo výpise je reprodukovaná úvodná časť protokolu (údaje o tlačive, údaje o predsedovi, tajomníkovi a prítomných), bod programu, na ktorý sa výpis pripravuje, a časť textu zohľadňujúca posúdenie problému a rozhodnutia vyrobené na ňom. Výpis neosvedčuje podpis predsedu a tajomníka. Na nadobudnutie právnej sily výpisu z protokolu sa používa „Poznámka o overení kópie“, ktorú vydáva tajomník. Ak sa výpis z dokumentu vydáva na predloženie inej organizácii, osvedčuje sa pečiatkou organizácie.

Protokol je druh správy, ktorá obsahuje záznamy o procese diskusie o problémoch a rozhodnutiach o nich prijatých na stretnutiach, obchodných stretnutiach a stretnutiach. Tento dokument má dôležité miesto v systéme toku dokumentov organizačného a administratívneho typu.

Čo je protokol

Protokol je spravodajský dokument, ktorý jasne zaznamenáva priebeh diskusie o problémoch a rozhodnutiach prijatých na oficiálnych podujatiach. Úplnejší výklad slova poskytujú slovníky, ktoré tento pojem definujú ako dokument zaznamenávajúci všetko, čo sa na konkrétnej udalosti deje.

všeobecné informácie

Protokol možno nazvať dokument obsahujúci určité informácie. Obsahuje informácie o postupe diskusií o konkrétnych problémoch. Zápisnica zo schôdze navyše obsahuje uznesenia, čo ju umožňuje zaradiť medzi administratívne dokumenty.

Počas stretnutia možno vyhotoviť len návrh protokolu. Do 5 dní musí byť vyhotovenie protokolu ukončené v plnom rozsahu.

Dekor

Protokol je dokument vypracovaný na základe návrhov. Ak bol počas stretnutia urobený prepis, možno ho dešifrovať, podľa potreby naformátovať a pridať do hotového protokolu.

Sekretárka nesie plnú zodpovednosť za proces prípravy a udržiavania celého protokolu, ako aj za správnosť údajov doň zapísaných. Niektoré typy protokolov musia byť dodatočne schválené šéfom spoločnosti.

Minútové formuláre

Používajú sa 3 formy protokolu:

tesnopis;

Stručný.

Stručný protokol zaznamenáva problémy, o ktorých sa diskutovalo. Zahrnuté sú aj mená účastníkov a prijaté rozhodnutia. Odporúča sa uchovávať zápisnicu o udalosti tohto typu, keď sa schôdza zaznamenáva v skratke a texty prejavov a správ sa poskytujú výkonnému tajomníkovi.

Úplný protokol zaznamenáva nielen vyššie uvedené body, ale obsahuje aj podrobnejšie záznamy. Úplný protokol by vám mal umožniť odrážať podrobný obraz udalosti v plnom rozsahu.

Stenografický protokol vyhotovuje výkonný tajomník na základe stenografickej správy z rokovania.

O tom, aká forma zápisnice bude z každého stretnutia preferovaná, rozhoduje vedenie spoločnosti. Všetky typy takýchto dokumentov musia byť vyhotovené na hlavičkovom papieri podniku (spoločnosti) s uvedením názvu druhu dokumentu - Protokol. Alebo na špeciálne navrhnutom pripravenom formulári protokolu. Povinnými údajmi každého dokumentu tohto typu sú evidenčné číslo, dátum, titul, text a podpisy zodpovedných osôb.

Kto berie zápisnicu

Protokol je dokument, ktorý sa uchováva počas podujatia. Musí ho zostaviť odborne vyškolená sekretárka. Kvalita záznamu vystúpení bude závisieť od úrovne jeho kvalifikácie a odborných zručností. Preto je výber osoby, ktorá spracuje zápisnicu, zodpovednou úlohou pri príprave podujatia.

Ako viesť protokol: vzorový protokol

Príklad vedenia protokolu je možné vidieť na fotografii nižšie. Je tam uvedený vzorový protokol. Ak sa schôdza bude konať niekoľko dní, potom by sa mal uviesť dátum začiatku stretnutia a za pomlčkou dátum ukončenia. Napríklad 03/12/2016-03/14/16.

V kolónke „Miesto stretnutia“ uveďte mesto resp lokalite kde sa udalosť odohrala.

Názov protokolu sa píše v genitíve a obsahuje dekódovanie druhu udalosti (schôdza, porada, porada) a názov kolegiálneho orgánu. Názov typu stretnutia sa musí zhodovať s názvom kolegiálneho orgánu. Napríklad „Stretnutie výboru“.

Samotný textový obsah protokolu je rozdelený na dve časti:

1. Úvodná časť, v ktorej je uvedené priezvisko a iniciály predsedu, výkonného tajomníka, všetkých prítomných a téma programu rokovania.

2. Hlavná časť, ktorá popisuje samotný proces stretnutia.

Zápisnica sa začína ihneď slovom „predseda“, za pomlčkou sa uvádza priezvisko predsedu a iniciály. Slovo „sekretárka“ je vytvorené rovnakým spôsobom. Počas naliehavých a rýchlych stretnutí sa táto časť zápisnice nevyhotovuje.

Potom sa zostaví zoznam všetkých prítomných. Po tento zoznam Zaznamenajú sa mená pozvaných spolu s pozíciami, ktoré zastávajú. Na dlhých konferenciách a stretnutiach s veľkým počtom účastníkov by sa ich zloženie malo uvádzať výlučne kvantitatívne a k zápisnici by sa mal pripojiť zoznam s menami, o čom by sa mal v samotnej zápisnici uviesť príslušný záznam. Napríklad: „Bolo prítomných 42 ľudí (zoznam v prílohe).“

Na podujatiach, ktoré si vyžadujú rozhodovanie určité množstvoľudí, v časti „Účastníci“ je uvedený počet ľudí, ktorí tam mali byť, a počet účastníkov, ktorí prišli.

Potom príde na rad agenda. V tejto časti protokolu sú uvedené zvažované problémy. Každý má svoje vlastné číslo a začína predložkou "O" ("O").

Hlavná časť textu protokolu je zostavená do častí zodpovedajúcich bodom programu.

Pre každú položku je možné rozlíšiť tieto časti:

• Počúvali sme.
• Hovorili.
• Rozhodnutý (rozhodnutý).

Každé z týchto slov je napísané na novom riadku.

Podrobnosti o hovorcovi (celé meno) a všetkých hovorcoch sú napísané na novom riadku.

Záverečnou časťou sekcie pre každý bod programu je záznam o rozhodnutí (uznesení) schválenom k ​​nastolenému problému. Rozhodnutia, ktoré majú niekoľko oddielov, sú rozdelené do odsekov a pododsekov, číslovaných arabskými číslicami. Výroková časť rozhodnutí musí byť konkrétna a musí obsahovať zložky: kto má čo urobiť a do akého dátumu.

Pri voľbe funkcionárov sa do protokolu zaznamenajú výsledky hlasovania pre každého kandidáta osobitne.