Sprievodný list k dokumentom. Sprievodný list pre dokumenty Insensitive napíšte nám a pošlite kópiu

So sprievodným listom - je to láskavé obchodný list, ktorý je potrebný na popísanie balíka písomností zasielaných adresátovi, ak tieto písomnosti neobsahujú adresnú časť.

teda Sprievodný list nenesie žiadnu informačnú záťaž, ale plní tri dôležité funkcie:

• potvrdzuje skutočnosť odoslania;
• poskytuje zoznam odoslaných dokumentov a pokyny na zaobchádzanie s nimi;
• Vďaka registračným údajom umožňuje určiť dátum splatnosti.

Ako väčšina obchodných listov, aj sprievodný list sa vydáva na hlavičkovom papieri spoločnosti a dostáva odchádzajúce registračné číslo odosielateľa. Pravidlá formátovania úradných listov sme v časopise viackrát podrobne rozoberali, preto sa teraz zameriame na vlastnosti motivačného listu.

Analýza predpokladov oficiálny list s mnohými príkladmi jeho zostavenia je v článku " Vypracujeme obchodný list»

Rečové vzory

Základom sprievodného listu je zoznam príloh. Text dokumentu je krátky a podmienečne rozdelený na dve časti:

• oznámenie o odoslaní dokumentov,
• žiadosť o včasnú odpoveď (oboznámenie, schválenie, vrátenie podpísanej kópie a pod.).

Prvá časť zvyčajne začína takto:

• „Pri plnení... vám posielame...“,
• "Posielame ti..."
• "Predstavujeme vám..."

Ďalej môžete určiť účel odosielania dokumentov: "súhlasiť", "na zoznámenie", "na podpis", "na plnenie"(Ak rozprávame sa o prieskumnom formulári alebo dotazníku). Odporúčame používať klišé „posielam vám“ alebo „posielam vám“, pretože Niečo môžete odoslať iba na kontrolu, ale nie na podpis alebo schválenie.

Druhá časť môže obsahovať tieto slová:

• “Podpíšte, zapečate a pošlite jednu kópiu na našu adresu...”,
• „Žiadame vás, aby ste zvážili a odoslali na našu adresu v lehote stanovenej zákonom...“,
• „Žiadam vás o zaslanie jednej kópie riadne vyhotoveného...“ na našu adresu.

Rekvizity "Značka prítomnosti aplikácií"

Ako sme už zistili, hlavnou vecou v sprievodnom liste k dokumentom sú prílohy. Preto budeme venovať osobitnú pozornosť problematike navrhovania tejto konkrétnej rekvizity. Bez ohľadu na to, ako bude žiadosť vypracovaná, prax obchodného odvolania si vyžaduje úplný zoznam dokumentov pripojených k listu s uvedením počtu kópií a počtu listov v každom z nich. Bez týchto informácií sprievodný list stratí akýkoľvek význam.

takže, keď sú dokumenty na zaslanie už nahlásené v texte listu, neoplatí sa znovu uvádzať ich mená. Stačí uviesť počet listov a kópií. Pozri príklad 1.

Príklad 1

Fragment textu a poznámka o prítomnosti aplikácie (názov aplikácie je uvedený v texte listu)

Ak žiadosť nie je uvedená v texte listu, musíte okrem kvantitatívnych údajov uviesť aj jej názov. Ak balík obsahuje viacero dokumentov, prílohy sú očíslované. Pozri príklad 2.

Zbaliť reláciu

Príklad 2

Fragment textu a značka o prítomnosti aplikácie (názov aplikácie je uvedený v značke o jej prítomnosti)

Zbaliť reláciu

Hoci to hovorí GOST R 6.30-2003 pri uvedení viacerých aplikácií v značke o ich dostupnosti zovšeobecňujúce slovo pred dvojbodkou je v jednotnom čísle „Dodatok:“, v takýchto prípadoch ho ešte odporúčame písať v množnom čísle „Dodatky:“, ako sme si ukázali v príklade 2.

Po prvé, je to správne z hľadiska pravidiel ruského jazyka. A po druhé, samotní vývojári tohto GOST sa neskôr „opravili“, keď začali vo svojich metodických odporúčaniach vysvetľovať jeho aplikáciu. Pozrite si citácie z týchto dvoch dokumentov nižšie. Mnohí však tvrdohlavo pokračujú v písaní slova „Dodatok:“ v jednotnom čísle, aj keď za ním nasleduje zoznam niekoľkých dokumentov. Nerobte to a vysvetlili sme prečo.

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu »

3.21. ... Ak má list prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko žiadostí, sú očíslované:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu. Smernice na implementáciu GOST R 6.30-2003

3.16. ... Ak má list prihlášku, ktorá nie je v texte uvedená, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií, ak je prihlášok niekoľko, sú očíslované:

Nezrovnalosti sa vyskytujú aj v tom, ako napísať slovo „aplikácia“ v texte listu: s malým alebo veľkým písmenom, so znakom „Nie“ alebo bez neho. Faktom je, že názov priloženého dokumentu môžete v texte sprievodného listu uviesť rôznymi spôsobmi; porovnajte sa s príkladom 3: v druhom prípade je vhodné uviesť v zátvorkách, že dokument je žiadosť, a v nasledujúcich prípadoch ukážeme, ako sa to dá urobiť rôznymi spôsobmi. Všetky možnosti sú správne, len je dôležité dodržať jednotnosť v liste. A ešte lepšie je vybrať a opraviť jednu možnosť v pokynoch pre kancelársku prácu vašej organizácie (alebo inom miestnom regulačnom akte o podobných otázkach), potom bude vo všetkých dokumentoch jednotnosť a medzi účinkujúcimi bude menší zmätok.

Príklad 3

Rôzne spôsoby s uvedením názvu aplikácie v texte listu

Zbaliť reláciu

Pre zviazanú aplikáciu možno počet listov vynechať (príklad 4).

Príklad 4

Popis viazanej aplikácie

Zbaliť reláciu

Keď je aplikácií toľko, že je vhodnejšie uviesť ich na samostatnom hárku (bude sa to volať „Súpis príloh k listu od ... č. ...“), bude stačiť odkázať na takéto súpis v liste (príklad 5).

Príklad 5

Ak existuje toľko aplikácií, že je vhodnejšie uviesť ich v samostatnom inventári

Zbaliť reláciu

Ak k svojmu listu pripojíte ďalší list, ktorý má vlastnú prílohu, musíte o tom adresáta informovať (príklad 6).

Príklad 6

Listová príloha má vlastnú prílohu

Zbaliť reláciu

Nakoniec, ak je váš list adresovaný viacerým organizáciám naraz a príloha je adresovaná len jednej z nich (ostatné dostanú list len ​​pre informáciu), malo by sa to tiež povedať (príklad 7).

Príklad 7

Príloha sa odošle iba jednému príjemcovi e-mailu z niekoľkých

Zbaliť reláciu

Pod textom listu a nad podpisom sa urobí značka o prítomnosti príloh. Typicky sú tieto vzdialenosti (odsadenia) rovnaké a rovné približne 2-3 riadkovým medzerám (toto je dobre znázornené na vzorovom návrhu celého písmena v príklade 9).

Autor: všeobecné pravidlo, ak má dokument prílohy, tak sa na ňom pod textom a nad podpisom vyznačí ich prítomnosť a na priložených listinách (u každého v pravej hornej časti prvého listu) sa napíše, ku ktorej prílohe dokladu sú (s uvedením čísla prihlášky, ak je ich viacero), ako v príklade 8.

Príklad 8

Číslo prihlášky a údaje hlavného dokumentu na 1 liste prihlášky

Zbaliť reláciu

Ale sprievodný list má účtovnú funkciu odoslaných dokumentov, funguje ako druh súpisu príloh k obálke, ale dokumenty označené v takomto liste ako prílohy sa skutočne posielajú. Ak by mal list inú funkciu (napríklad ponuka, predloženie ponuky na podpis zmluvy a uvedenie podmienok navrhovanej spolupráce), potom by list bol vo význame „kľúčový“ dokument a priložené dokumenty len by mu pomohla plniť svoju funkciu. Hovoríme však o sprievodnom liste a v tomto prípade by ste preposlané dokumenty nemali „kaziť“ informáciami o „inventári obálky“ – t.j. Nemusíte ich takto označovať!

Podpis a registrácia u odosielateľa

Podpisovateľom obchodného listu je rovnaký úradník ako v bežnej obchodnej korešpondencii (spravidla buď vedúci organizácie alebo poverený vrcholový manažér). Ak hovoríme o zasielaní prvotných účtovných dokladov, môže list podpísať aj hlavný účtovník.

Aby sa adresát listu neskôr neobrátil na svojho signatára so všetkými objasňujúcimi otázkami (označené číslom 1 v príklade 9), mal by byť v tomto dokumente uvedený aj účinkujúci (tamtiež, pozri číslo 2).

Pred odoslaním sprievodného listu je potrebné priradiť odchádzajúce číslo (označené číslom 3).

A adresát mu pri zaevidovaní skutočnosti prijatia písomnosti pridelí svoje číslo došlej pošty, pričom na ňom môže byť uvedený dátum prijatia a číslo doručenia (ručne alebo pečiatkou, ako v príklade 9 - pozri číslo 4) .

Príklad 9

Sprievodný list

Zbaliť reláciu

Príklad 11

Formulár sprievodného listu pre individuálnych žiadateľov

Zbaliť reláciu

Prekvapenie pre uchádzačov – jednotlivcov

Nutnosť napísať sprievodný list k dokumentom platí pre každého, bez ohľadu na to, či ide o organizáciu resp individuálne. Medzitým, keď do organizácie príde obyčajný človek, spravidla sa nepíše žiadny list, ktorý by sprevádzal jeho dokumenty. Je to škoda, pretože pre vás by bolo pohodlnejšie nezapamätať si a nejako to opraviť sami, ale nechať si napísať informácie od návštevníka: od koho, aké dokumenty, komu z vašich zamestnancov a prečo previesť. Ak sa s jednotlivcami systematicky zaoberáte najmä množstvom typických záležitostí a zároveň od nich dostávate dokumenty, s ktorými potom vaša organizácia musí niečo urobiť, potom vám odporúčame, aby ste si pre takéto prípady vypracovali formulár motivačného listu a požiadali ho, aby vyplňte každého takéhoto návštevníka. Pozri vzorový formulár v príklade 11.

Vyplnený formulár zaregistrujete a kópiu listu s prichádzajúcim číslom dáte žiadateľovi a balík dokumentov, ktoré ste od neho dostali, odošlete vhodnou cestou. Potom, po zavolaní, aby sa spýtal na svoje dokumenty, sa už nebude pýtať na „chatu v Malinovke“, ale na určitý list s jedinečným indexom.

Odpovedzte prosím v stanovenom čase

Mnohé organizácie radi vo svojich sprievodných listoch okamžite stanovia konečný termín pre adresáta a metódy sa môžu líšiť od zdvorilosti „Podpíšte dokumenty a vráťte ich do desiatich dní“ na imperatív "Doba odpovede na list je 5 pracovných dní". Oplatí sa to takto písať? A ako na takéto podmienky reagujeme?

Pripomeňme, že podľa pravidiel obchodného obehu. Tento orientačný bod si treba zapamätať, ak v sprievodnom liste nie je uvedený iný termín.

Dajte povinné obdobie exekúcie môže byť len vyššia, kontrolná organizácia alebo akákoľvek vládna agentúra, ktoré sú pre vás záväzné normatívny dokument. Zmluvné strany sa tiež môžu dohodnúť a zdokumentovať dobrovoľne prevzaté záväzky:

Príklad 10

Lehota na odpoveď na list môže byť stanovená v zmluve.

Zbaliť reláciu

Dohoda stanovuje povinné predsúdne konanie na riešenie sporov a nezhôd. Strana, ktorá sa domnieva, že jej práva podľa tejto Zmluvy boli porušené, je povinná zaslať druhej zmluvnej strane písomne ​​odôvodnený nárok. Strana, ktorej bola doručená písomná odôvodnená reklamácia, je povinná ju posúdiť a dať písomnú odôvodnenú odpoveď do 10 (desať) kalendárnych dní odo dňa jej doručenia...

Keď komunikujú spoločnosti s rovnakým postavením (ak predtým nikto nad nimi nestanovil pravidlá interakcie alebo si sami nestanovili pravidlá interakcie), môžete požiadať o urýchlenie odpovede, ale vyžaduje si to dobrý dôvod. Napríklad: “Vyplnený dotazník zašlite do štrnástich dní, pretože odpoveď musíme predložiť Ministerstvu zdravotníctva Ruskej federácie do 1.10.2013.”. Objednávky sú v takýchto prípadoch nesprávne, a to aj z hľadiska obchodnej etikety.

Skladovanie sprievodných listov

Sprievodný list sa stáva zbytočným, len čo si dodávateľ vyzdvihne svoje žiadosti a uistí sa, že sú úplné. Odteraz sa na nich bude pracovať a list by mal byť označený ako dokončený a zaradený do spisu.

Často vyvstáva otázka, ako ukladať sprievodné listy a prílohy k nim: oddelene alebo spolu? Príloha k listu sa zvyčajne vkladá do špeciálneho puzdra vyhradeného špeciálne pre tento druh dokumentov. Nie je v nej miesto pre sprievodné listy: vykonané práce, faktúry, zmluvy a mnohé ďalšie dokumenty sú uložené oddelene a často na rôzne časové obdobia.

Tento bod by sa mal brať do úvahy pri zostavovaní nomenklatúry prípadov. Niektoré spoločnosti (s malým množstvom toku dokumentov) vytvoria jeden súbor „Sprievodné listy“ a vložia doň všetky listy tohto druhu bez ohľadu na to, čo k nim bolo pripojené. Iní musia vytvoriť niekoľko prípadov zo sprievodných listov a vložiť ich do nomenklatúr prípadov štrukturálne členenia. Potom napríklad odoslaná zmluva prejde do súboru „Zmluvy o poskytovaní služieb“ a sprievodný list k nemu - do súboru „Sprievodné listy k zmluvám o hlavných činnostiach“.

Stáva sa tiež, že list zostane uložený vo firme, ale príloha nie. Platí to napríklad pre návrhy dokumentov (ako v príklade 9). Návrh nariadenia ešte nie je dokument a s najväčšou pravdepodobnosťou sa bude viackrát opravovať, nie je potrebné ho uchovávať.

Ako vidíte, na písaní motivačného listu nie je nič zložité, no môže vám ušetriť nielen dokumenty, ale aj čas.

Mierny problém, ako obvykle, môže nastať, keď spoločnosť zavedie pravidlo vypracovať a predložiť na odoslanie spolu s balíkom dokumentov riadne vyhotovený sprievodný list. Tento problém je však vyriešený celkom jednoducho ustanovením tohto pravidla v miestnom regulačnom akte. A jeho výhody je ťažké preceňovať.

Poznámky pod čiarou

Zbaliť reláciu

Žiadosti sú neoddeliteľnou, dôležitou a nevyhnutnou súčasťou Obchodná korešpondencia. Na jednej strane sú to taktné a diplomatické požiadavky k aktuálnym problémom, na druhej strane sú nástrojom na dosiahnutie určitých cieľov adresáta. Účelom každého listu so žiadosťou je povzbudiť adresáta, aby vykonal určité kroky potrebné pre autora listu. Ako napísať žiadosť, aby ste sa čo najviac priblížili kladnej odpovedi?

Každá žiadosť by mala obsahovať dobre premyslené zdôvodnenie a jasné vyjadrenie žiadosti. Okrem toho môžete použiť techniky, ktoré zvyšujú efektivitu písania.

Krok 1. Koho sa pýtate?

Oslovte adresáta osobne, je lepšie - menom a priezviskom:

"Vážený Ivan Ivanovič!", "Vážený pán Ivanov!"

Po prvé vyjadrujete svoju úctu adresátovi a po druhé žiadosť adresovanú adresátovi konkrétna osoba, ukladá mu zodpovednosť za jej realizáciu. Sú situácie, keď je požiadavka adresovaná tímu alebo skupine ľudí. V tomto prípade je tiež žiaduce čo najviac personalizovať odvolanie:

„Vážení kolegovia!“, „Vážení manažéri!“, „Vážení mladší zamestnanci!“, „Vážení zamestnanci personálna služba!»

Krok 2. Prečo ma kontaktujete?

Pochváľte príjemcu. Pokloníte sa adresátovi a odpoviete na jeho otázku: „Prečo adresujete túto otázku mne? Všimnite si jeho minulé úspechy alebo osobné kvality.

„Ste vždy pripravení počúvať a nájsť najlepší spôsob, ako vyriešiť problém takmer každého, kto sa na vás obrátil. A musím ti uznať, že si veľmi pomohol."

"Ste popredný odborník v tejto oblasti...".

„Mnohým ste pomohli vyriešiť najťažšie problémy v oblasti...“.

Táto technika umožní adresátovi bližšie sa pozrieť na požiadavku a pokúsiť sa nájsť príležitosť na jej uspokojenie. jebnúť ju.

Kompliment je namieste, keď ide o neštandardné požiadavky, keď si potrebujete adresáta získať, keď treba dbať na určité prednosti a vlastnosti, ktoré sú potrebné a dôležité pre splnenie vašej požiadavky.

Je veľmi dôležité neprekročiť hranicu medzi komplimentom a hrubým lichotením. Buďte úprimní.

Krok 3. Odôvodnenie žiadosti

Každá žiadosť musí byť odôvodnená, prečo podávate túto konkrétnu žiadosť. Zadajte adresáta v kontexte vášho problému.

V tejto fáze musíte vybrať tri najdôležitejšie argumenty pre adresáta. Najlepšie je postaviť argumenty podľa schémy: silný - stredný - najsilnejší.

Požiadavky prichádzajú v rôznych úrovniach zložitosti, takže adresát nie vždy má záujem splniť niečie požiadavky. Musí byť presvedčený, že splnenie požiadavky prináša potenciálny prínos:

Záujem adresáta

Ponúknite mu zrealizovať nejakú atraktívnu príležitosť súvisiacu s plnením vašej požiadavky:

„Podnikaní a podnikaví ľudia sa vždy snažili nielen dosiahnuť materiálny úspech, ale aj zanechať svoju stopu v histórii vlasti, aby si ju zapamätali. dobré skutky získať rešpekt."

« Úspešnou činnosťou každej odbornej komunity je predovšetkým pochopenie a podpora zo strany spriatelených Odborov, účasť na spoločných podujatiach a projektoch».

« Samozrejme, vaším veľkým cieľom je čisté a pohodlné mesto pre ľudí».

Alebo vyslovte problém, ktorý je pre vášho adresáta veľmi dôležitý:

"Vy, ako múdry majiteľ mesta, máte pravdepodobne obavy z nepravidelných prechádzok detí rôzneho veku na miestach, ktoré na to nie sú vhodné, čo vedie k častejším nehodám a nárastu kriminality mladistvých."

"Zvýšilo sa množstvo telefonátov na vaše oddelenie o nezákladných otázkach, čo zaberá veľa neoceniteľného pracovného času."

Ukážte, ako môže vaša žiadosť pomôcť využiť príležitosť:

« A dnes, keď je naša krajina odkázaná na mladých ľudí, je ťažké nájsť potrebnejší, posvätnejší dôvod ako pomoc mladým mužom a ženám z dysfunkčných rodín. Aj v našom meste sú takí, ktorí už takúto pomoc poskytujú – pod záštitou primátora funguje z darov mešťanov naše charitatívne centrum „Dedičstvo“, ktoré učí náročných tínedžerov ľudové remeslá. ».

Alebo vyriešte problém:

„Vybavenie špecializovaných miest pre zábavu detí rôzneho veku pomôže znížiť úroveň kriminality mladistvých a minimalizovať dopravné nehody s deťmi.“

Popíšte význam žiadosti

Ak adresátovi nie je čo ponúknuť alebo je to v kontexte tejto požiadavky nevhodné, je lepšie informovať adresáta o aktuálnom stave. Tu musíte opísať situáciu čo najpodrobnejšie, aby ste pochopili relevantnosť žiadosti a dôležitosť jej vykonania. Význam žiadosti musí byť opísaný tak, že „berie dušu“. Ak žiadosť nepatrí do kategórie „oduševnená“, potom musíte adresátovi ukázať vzťahy príčina-následok, ktoré zabezpečia, že adresát žiadosť splní.

„Od (dátum) je podľa nájomnej zmluvy č. X nájomné za 1 m 2 20 mj. o deň. Za posledné tri mesiace došlo k poklesu obchodnej aktivity v dôsledku ekonomickej nestability a sociálnych nepokojov. Priemerný zisk z obchodovania je 10 USD. za deň, čo nestačí ani na zaplatenie nájomného. Ak sa neprijmú žiadne opatrenia, súkromní podnikatelia budú nútení svoju činnosť zatvoriť predajných miestčo by mohlo negatívne ovplyvniť váš príjem.

Preto musíte adresátovi objasniť, že splnenie žiadosti prináša perspektívu získania hmotných alebo nehmotných výhod.

Krok 4 Vyhlásenie o žiadosti

Keď je adresát pripravený, môžete uviesť skutočnú žiadosť. Text žiadosti by mal byť dostatočne stručný a maximálne jasný. V žiadnom prípade by nemala obsahovať nejednoznačnosť alebo podhodnotenie. Napríklad, ak hovoríme o znížení nájomného, ​​je dôležité uviesť, do akej miery:

“Žiadame vás, aby ste znížili výšku nájomného, ​​kým sa situácia nestabilizuje na 5 USD. za m2 za deň.

Ak hovoríme o poskytovaní služieb, špecifikujte požiadavku čo najviac, uveďte požadované dátumy, cenový problém atď.:

« Na vybavenie hrnčiarskej dielne potrebujete pec na vypaľovanie keramiky - prosíme Vás o pomoc pri jej obstaraní. Náklady na pec s inštaláciou sú 998 tisíc rubľov».

IN tento príklad nie je celkom jasné, aký druh pomoci sa od adresáta vyžaduje. Radšej byť konkrétnejší: "Prosíme Vás o pomoc pri kúpe pece na vypaľovanie keramiky prevodom 333 tisíc USD na zúčtovací účet spoločnosti na výrobu a montáž pecí."

Čokoľvek požadujete, príjemca musí presne vedieť, kedy, čo, koľko a za akú cenu chcete dostať. Zovšeobecnená žiadosť je viac vystavená riziku zamietnutia, pretože nie vždy má adresát čas a chuť zaoberať sa detailmi. Navyše riskujete, že prenesením podnetu na adresáta nedostanete to, čo chcete.

Napríklad súkromní podnikatelia napísali list so žiadosťou o zníženie nájomného, ​​ale neuviedli, do akej výšky chcú nájomné znížiť:

"Žiadame vás, aby ste znížili výšku nájomného, ​​kým sa situácia nestabilizuje."

V dôsledku toho dostali zníženie nájomného, ​​ale nevýznamné (o 1% existujúceho). Ich žiadosti bolo teda vyhovené, no na pozícii iniciátorov listu sa len málo zmenilo.

V niektorých prípadoch môže byť text žiadosti označený tučným písmom, aby v texte vynikal, túto techniku ​​však nezneužívajte.

Krok 5. Zhrňte svoju požiadavku.

Zopakujte svoju žiadosť a zdôraznite, aký prospech dostane adresát, ak bude žiadosť splnená. Žiadosť by sa mala mierne upraviť. Najlepšie je zostaviť vetu podľa schémy: "Ak splníte požiadavku, budete šťastní."

„Ak pôjdete s nami a na chvíľu znížite nájomné, kým sa situácia v regióne nestabilizuje, nielenže dokážete zachrániť viac ako 150 pracovných miest, ale neutrpíte ani globálne straty z dôvodu úplného nedostatku nájomného. “

Ale môžu existovať aj iné možnosti:

„Môžete si byť istí, že každý rubeľ z vašich charitatívnych darov pôjde na dobrú vec a pomôže deťom, ktoré sa ocitli v ťažkej situácii, vyrásť v dôstojných občanov.

"Môžete si byť istí, že každý detský úsmev vám poskytne morálnu satisfakciu z vašej ťažkej práce a vaše úsilie a úsilie sú investíciou do dôstojných a šťastných občanov blízkej budúcnosti."

Hlavnou vecou je zopakovať význam žiadosti a výhody jej realizácie. Výhoda nemusí byť materiálna. Pamätajte, že adresátom je osoba a pocity mu nie sú cudzie.

PRÍKLAD:

A nezabudnite na dizajn listu - to je „tvár“ organizácie. Ak je iniciátorom žiadosti organizácia, potom je takýto list napísaný na hlavičkovom papieri podpísaným vedúcim alebo oprávnenou osobou. Ak súkromná osoba, potom stačí dodržať základné normy v usporiadaní prvkov listu. Tieto detaily sú právne a psychologicky veľmi dôležité pre adresáta a vytvorenie správneho obrazu odosielateľa.

	-
	-	Pošlite stovky komerčné ponuky, žiadosti a iné obchodné listy každý deň, no nedosiahnete so svojou správou požadovaný výsledok? Neviete, ako nenápadne a slušne pripomenúť adresátovi jeho povinnosti? Potom vám online školenie určite pomôže. "Schopnosti obchodného písania"! Môžete ním prejsť v akomkoľvek vhodnom čase.	-	-
	-

Na písanie formálnych e-mailov sa najčastejšie používajú tieto výrazy:

1. Ak chceme priložiť súbor, zadáme:

ProsímNájsťpripojený- Prijmite ako prílohu

Prosím Nájsť pripojený môj pokračovať. – Prijmite v prílohe môj životopis.

Prosím Nájsť pripojený fotografie od a konferencie. – Prijmite v prílohe fotografie z konferencie.

2. Ak chceme list preposlať (presmerovať), použijeme výraz:

Preposlal som _______ vám. – Preposlal som vám ________.

posielam ďalej _______ vám. - Posielam ti _______.

Preposlal somBillov životopis pre vás. -ja presmerovaný Vám zhrnutie Bill.

posielam ďalejJohnov e-mail pre vás. -Preposielanie VámJánov email.

3. Ak chceme niekoho označiť v kópii listu, potom použijeme výraz:

– Označil som (meno) v kópii tohto email.

ja` ve cc` d Umar na toto email. – Označil som Umara v kópii tohto e-mailu.

* Skopírovali sme Umara dozachovaťhovaslučka. V kópii listu sme označili Umara, aby sme ho informovali.

Prosím, držte ma v obraze. -Prosím, držať ja V kurz.

4. Nasledujúci výraz pomôže dokončiť list:

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte ma kontaktovať. - Ak máte nejaké otázky, kontaktujte ma.

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte ma kontaktovať.

S pozdravom,

John –

Ak máte nejaké otázky, kontaktujte ma.

s pozdravom

John

5. Na dokončenie listu používame nasledujúce výrazy:

Tešiť sa na + sloveso + ing- teším sa)

Na dokončenie e-mailu použite nasledujúce výrazy:

milýS pozdravom (S pozdravom) - S Všetko najlepšie, S pozdravom

Teplýželania — Všetko najlepšie

VášNaozaj- S pozdravom, s úctou.

Anglický vtip

Raňajkár v lacnej reštaurácii sa pokúsil nadviazať rozhovor s mužom vedľa neho pri pulte.

"Strašné daždivé kúzlo ako povodeň."

"Potopa?" Tón bol zdvorilý, ale pýtajúci sa.

"Potopa - Noe, archa, hora Ararat."

Druhý si odhryzol polovicu krajca chleba, pokrútil hlavou a husto zamrmlal:

"Nečítal som dnešné noviny yit."

Hneď ako začneme hovoriť o desiatku, najbežnejšia odpoveď, ktorú počujeme, je: "Nuž, toto je zákon a my sme teraz pod milosťou...". Tento argument je taký bežný, že ho nemožno ignorovať. Zaujímalo by ma, či sa niekto zamyslel nad tým, čo vlastne desiatok je milosť?

Nemyslím si, že by to niekto spochybňoval Kresťania podľa viery sú potomkami Abraháma. Všetci o tom radi hovoríme, najmä pokiaľ ide o to, čo môžeme získať od Boha. Zapamätajme si to, aby sme sa niečo naučili.

Opätovné čítanie všetkým známa história o tom, ako sa Abram stretol s Melchisedekom, si nemôžeme nevšimnúť niekoľko zaujímavé funkcie, ale najprv si prečítajme túto pasáž. Toto je Genesis 14:18-20

„Melchisedech, kráľ Salemu, priniesol chlieb a víno – bol to kňaz Najvyššieho Boha – a požehnal ho a povedal: Požehnaný Abram od Najvyššieho Boha, Pána neba a zeme; a nech je zvelebený Najvyšší Boh, ktorý vydal tvojich nepriateľov do tvojich rúk. [Abram] mu dal desatinu zo všetkého."

Viete, je smiešne sledovať, že keď kresťania chcú niečo od Boha dostať, spomenú si, že sú Abrahámovými deťmi, a keď nechcú Bohu niečo dať, hneď na to zabudnú a začnú rozprávať o tom, že Starý zákon je Zákon a že nie sme pod Zákonom, ale pod Milosťou! Všimnite si, že vo verši, ktorý sme čítali, je ešte 637 rokov pred objavením sa Zákona a Mojžiš v žiadnom prípade nemohol byť pre Abraháma autoritou.

Ak sa pozrieme do Listu Hebrejom, vidíme, že Melchisedech bol veľmi tajomnou postavou. Mnohí teológovia súhlasia s tým, že v skutočnosti bol Melchisedech predvtelením Krista. Nehovorím to preto, aby som sa teraz hádal, či Abrahám videl samotného Krista alebo nie. Chcel by som zdôrazniť niečo iné:

Myslím si, že je tu pre nás veľmi vážna lekcia: Keď kráľ Salemu, či už bol predvteleným zjavom Krista, alebo jednoducho predobrazom Syna Božieho, požehnal Abramovi, ako odpoveď mu Abram jednoducho a prirodzene dal desatina všetkého.

A nebolo potrebné, aby ho niekto učil nejakým zásadám sejby alebo žatvy, nech sa vám dáva, alebo je požehnanejšie dávať ako prijímať. Abram, ktorý počul požehnanie od Melchisedeka, nepremýšľal o tom, či je to Zákon alebo nie. Písmo sa ani len nezmieňuje o tom, že by mu niekto povedal, aby niečo dal Melchisedekovi. Vôbec nič.

Zákon ešte nebol, a keď sa pozriete na samotného Abrama, vidíme, že jeho zvolenie bolo zbytočné – úplná milosť. Koniec koncov, nezaslúžil si to, že práve k nemu sa Boh obrátil zo všetkých obyvateľov Uru Chaldejských, alebo skôr Haranu. Vidíme tu aj ďalší aspekt milosti: Abramova odpoveď na stretnutie s Kráľom sveta nebola aktom poznania, ale milosťou z jeho (Abramovej) strany voči Kráľovi sveta.

Pre Abrama bolo prirodzené, že desatina majetku odpovedala na požehnanie. Odpovedať na stretnutie s Kráľom pokoja, s Kráľom pokoja.

Úprimne povedané, vyvoláva to vo mne otázku: Ak stále prídem na to, ako obrátiť Písmo, aby som nedával desiatky, potom som možno nikdy nestretol Kráľa sveta?

List so žiadosťou- jedna z najpopulárnejších možností Obchodná korešpondencia. Medzi podnikateľmi sa takéto listy používajú, keď sa zástupcovia jednej organizácie obrátia na inú so žiadosťou o službu. Takéto správy sa dajú aplikovať absolútne rôzne situácie, ak napríklad potrebujete získať informácie o produktoch, pozrieť si vzorky produktov, stretnúť sa s obchodným cestujúcim, dohodnúť sa na niektorých akciách atď.

Pravidlá písania žiadosti

Upozorňujeme na stiahnutie všeobecnej šablóny pre takýto dokument:

SÚBORY

Žiadosť z pochopiteľných dôvodov nemá štandardnú formu, no napriek tomu ide o formu úradného dokumentu. Preto je pri jeho zostavovaní potrebné dodržiavať určité normy, zavedené pravidlá vedenie záznamov a podnikateľská etika. Predtým, ako pristúpime priamo k základným pravidlám pre jeho zostavenie, treba poznamenať, že môže byť adresovaný jednak skupine osôb (napríklad manažéri, zamestnanci účtovného oddelenia, právnici a pod.), ako aj konkrétnemu adresátovi.

Ako každý iný dokument, aj tento list musí obsahovať úvodná časť, menovite:

• informácie o odosielajúcej spoločnosti, ktorá žiadosť podáva, a spoločnosti, ktorej je určená;
• dôvod odvolania („z dôvodu omeškania“, „v súvislosti s prijatím“, „na základe výsledkov“ atď.);
• odkazy na základ („na základe ústnej dohody“, „na základe rokovaní“, „na základe telefonického rozhovoru“ atď.);
• účel odvolania („vyriešiť problém“, „aby sa predišlo konfliktu“, „s cieľom odstrániť porušenia“ atď.).

Nasledovaný Hlavná časť priamo súvisiaci so žiadosťou. Musí byť vyjadrená akoukoľvek odvodenou formou slovesa „pýtať sa“ („žiadame vás“, „žiadame“ ​​atď.), a keďže takáto správa je v každom prípade žiadosťou o nejaký druh služby, mala by byť napísaná s rešpektom. Je dobré, ak žiadosti predchádza kompliment („poznať svoje skvelé príležitosti“, „obdivovanie vašich organizačných talentov“ atď.).

Ak list obsahuje niekoľko žiadostí naraz, musia byť uvedené v samostatných odsekoch alebo odsekoch.

Nevyslovené pravidlá korešpondencie medzi organizáciami uvádzajú, že odpoveď na viacstupňovú požiadavku môže byť zaslaná aj v jednej správe so samostatnými komentármi ku každej položke. Je potrebné poznamenať, že tento typ korešpondencie znižuje množstvo pracovného toku, a preto skracuje čas na čítanie a spracovanie takýchto listov.

Ak list predpokladá prijatie odpovede do určitého obdobia, musí to byť čo najpresnejšie uvedené v texte správy.

Posielajte a prijímajte listy spravidla tajomníkom organizácie (v veľké spoločnosti Robia to celé oddelenia. Po zostavení alebo prečítaní ich odovzdajú vedúcemu podniku na posúdenie. Výnimkou sú správy označené ako „dôverné“ alebo „osobne do ruky“ – takéto listy sa posielajú priamo adresátovi.

Pokyny na napísanie žiadosti

Keďže táto správa je súčasťou firemnej korešpondencie, je potrebné najprv uviesť autora, a to: názov odosielajúcej spoločnosti, jej skutočnú adresu a telefónne číslo pre komunikáciu. Potom je potrebné zadať údaje o adresátovi: aj názov podniku a konkrétneho príjemcu. Ďalej v strede riadku môžete okamžite uviesť, že ide o žiadosť (nie je to však potrebné).

Ďalšia časť listu sa zaoberá priamo žiadosťou. Predtým je žiaduce to zdôvodniť a až potom vyjadriť samotnú podstatu žiadosti. Na konci musí byť list podpísaný (je lepšie, ak to urobí vedúci spoločnosti alebo poverená, dôveryhodná osoba), ako aj dátum vytvorenia dokumentu.

Ako poslať list

List môže byť otrávený email alebo faxom - je to rýchle a pohodlné, avšak konzervatívne posielanie ruskou poštou vám umožní formalizovať list solídnym a atraktívnym spôsobom. Môžete napríklad podať žiadosť písomne ​​ručne krásnym kaligrafickým rukopisom alebo vytlačiť text na dobrý, drahý papier.

Pozornosť na takéto maličkosti dá adresátovi najavo, aký rešpekt voči nemu má oponent, a ešte raz zdôrazní dôležitosť požiadavky. Jediná vec, ktorú si treba pamätať, je, že listy prostredníctvom bežnej pošty trvajú dlho, takže správa musí byť odoslaná vopred, aby bol dokument doručený príjemcovi včas.

Po odoslaní listu

Táto správa, ako každý iný dokument, musí byť zaregistrovaná v denníku odoslanej dokumentácie. Podobne príjemca listu registruje príchod korešpondencie. V prípade nedorozumení, ktoré sa vyskytnú v obchodných vzťahoch, oprava skutočnosti odosielania a prijímania listov pomôže rýchlo vyriešiť situáciu.

Príklady vypracovania žiadostí s vysvetleniami

Takže sme prišli na to, že žiadosť je list, ktorý obsahuje žiadosť adresátovi. Účelom textu je povzbudiť príjemcu, aby vykonal akciu, ktorá je prospešná pre odosielateľa. List by mal obsahovať formulovanú žiadosť, jej odôvodnenie. Žiadosť je žiaduce formulovať tak, aby zdôvodňovala, prečo by malo byť pre príjemcu výhodné žiadosti vyhovieť. Odosielateľ musí poznať nielen pravidlá tvorby textu, ale brať do úvahy aj psychologické nuansy. Ďalej zvážte konkrétne šablóny-príklady v závislosti od situácie.

Žiadosť o pridelenie finančných prostriedkov

List sa vyhotovuje v prípade, že je potrebné získať pridelenie finančných prostriedkov od štátu, sponzorov, jednotlivcov.

Z mimovládnej organizácie „Pomoc dôchodcom“
Člen zákonodarného zboru
Ivanov I.I.

Dobrý deň Ivan Ivanovič. Som zástupca nezisková organizácia Pomoc pre dôchodcov. Zaoberáme sa pomocou osamelým dôchodcom: nosíme jedlo, pomáhame pri upratovaní a opravách.

Naša organizácia existuje už 5 rokov. Predtým sme si s financovaním aktivít poradili sami, no v dôsledku expanzie mimovládnych organizácií začali byť financie nedostatočné. Potrebujeme peniaze na prenájom priestorov, vyplácanie miezd zamestnancom a nákup vybavenia.

Prezident na nedávnom rokovaní vlády spomenul ťažkú ​​situáciu dôchodcov a poznamenal, že situáciu treba urýchlene zmeniť. V tejto súvislosti vás žiadam o 200 000 rubľov pre potreby mimovládnej organizácie Pomoc dôchodcom.

S pozdravom Petrova A.A.

Vysvetlenie:

Vyššie uvedený text je napísaný podľa pravidiel. On má:

• Názov NPO a vysvetlenie jej činnosti.
• Žiadosť o peniaze, vysvetlenie ich potreby (peniaze sú potrebné na nájom a platy).
• Zmienka o prezidentovi. Je potrebné zdôvodniť výhody sponzorstva pre funkcionára. Čo zaujíma poslanca? IN kariérny rast. Pomoc organizácie pomôže dosiahnuť tento cieľ.

Uvedená je aj konkrétna výška finančných prostriedkov, ktoré komerčná organizácia potrebuje.

Žiadosť o dodanie tovaru

List sa zvyčajne zasiela spoločníkom spoločnosti. V texte je žiaduce zdôvodniť vzájomný prospech pre obe spoločnosti.

Vedúci AAA
Ivanov I.I.
Od šéfa spoločnosti BBB
Petrová B.B.

Dobrý deň Ivan Ivanovič. Radi by sme si objednali sadu produktov od vašej spoločnosti (uveďte). Váš produkt nás zaujal na regionálnej výstave.

Ak súhlasíte, dajte nám vedieť o dodacích podmienkach a podmienkach, ktoré vám vyhovujú. Garantujeme včasnú platbu. Dúfame, že to bude začiatok vzájomne výhodnej spolupráce.

Naše kontakty: (uveďte).

S pozdravom Boris Borisovič.

List so žiadosťou o zľavu

Takéto texty sa zvyčajne posielajú dodávateľom spoločnosti. Napríklad organizácia organizuje výstavy. Má dodávateľa – tlačiareň, ktorá dodáva brožúry, stojany, brožúry a iné. Náklady na služby sú pomerne vysoké. Prišla kríza a pre firmu bolo ťažké zaplatiť za tovar tlačiarne. To môže byť dôvod požiadať o zľavu.

Vedúci spoločnosti "Vostok"
Ivanov I.I.
Od hlavy spoločnosti "West"
Petrová B.B.

Ahoj Ivan Ivanov. Naša organizácia sa dotkla finančná kríza. Počet zmlúv uzatvorených s nami klesol o 20 %. Žiaľ, kríza nezasiahla len nás, ale aj našich klientov. Ľudia nemôžu platiť za naše služby v takej výške ako doteraz. Preto sme poskytli 25% zľavu na vstupenky.

Z dôvodu ťažkej finančnej situácie od Vás naša spoločnosť žiada zľavu 15% na zvyšných šesť mesiacov spolupráce podľa zmluvy.

Všetkým našim dodávateľom sme poslali listy so žiadosťou o zľavu. Ak nám poskytne 20 % našich partnerov ziskové podmienky, naša spoločnosť obstojí v ťažkých časoch a nezatvorí sa. Prenajímatelia a telefónna spoločnosť nám už poskytli zľavu.

S pozdravom Boris Petrov.

Vysvetlenie:

List obsahuje nasledujúce dôležité body:

• Vysvetlenie potreby zľavy.
• Uvedenie presnej veľkosti zľavy, podmienky.
• Nepriamy náznak toho, že ak tlačiareň neposkytne zľavu, firma vypovedá zmluvu.

Text musí byť napísaný tak, aby sa list prečítal až do konca a súhlasil s navrhnutými podmienkami.

List so žiadosťou o zníženie nájomného

Nájomné „žerie“ rozpočty väčšiny organizácií. Jeho zníženie umožňuje spoločnosti udržať sa nad vodou v ťažkých časoch. List treba poslať prenajímateľovi.

Vedúci Plus
Ivanov P.P.
Od vedúceho spoločnosti "Minus"
Petrova I. I.

Dobrý deň, Petr Petrovič. Našu spoločnosť zasiahla finančná kríza. Znížila sa kúpna sila spotrebiteľov, znížili sa obchodné príjmy. V tejto súvislosti Vás žiadame o zníženie nájomného o 10%.

Počas celej našej spolupráce sme nikdy nemeškali s platbami. Dúfame, že nám urobíte ústupky a budeme udržiavať naše obchodné vzťahy. Garantujeme včasné zaplatenie nájomného aj napriek zložitým finančným podmienkam.

S pozdravom Ivan Ivanovič.

Vysvetlenie:

V liste je dôležité spomenúť, že spoločnosť si už predtým svoje záväzky plnila v plnom rozsahu. Prenajímateľ musí mať istotu, že prenajímateľ bude pokračovať v platbách. Príjemca musí tiež pochopiť, že ak nebude súhlasiť s navrhovanými podmienkami, nájomca jeho služby odmietne.

Výzva na zaplatenie dlhu

Dlhy veľmi často vznikajú pri interakcii medzi spoločnosťami. Ak je organizácia nastavená na pokračovanie spolupráce s protistranou, ktorá má dlh, pošle sa žiadosť.

Ivanov I.I.

Sidorová P.P.

Vážený Ivan Ivanovič, žiadame vás, aby ste zaplatili dlh našej spoločnosti vo výške 200 000 rubľov. Celý ten čas sme s vami naďalej spolupracovali a dúfali, že budeme pokračovať v obchodných vzťahoch. Teraz sme však nútení pozastaviť poskytovanie služieb z dôvodu nedostatku platieb.

Výška vášho dlhu je 200 000 rubľov. Prosíme o platbu do 1.3.2017. Ak dlh nebude splatený, budeme nútení problém riešiť súdnou cestou.

S pozdravom Petr Petrovič.

Vysvetlenie:

List musí obsahovať tieto položky:

• Presná dlžná suma.
• Dátum, do ktorého musí byť dlh splatený.
• Akcie, ktoré spoločnosť podnikne, ak nebudú prijaté platby.

V texte možno spomenúť dlhodobú úspešnú spoluprácu s organizáciou. Mala by to byť požiadavka, nie požiadavka. Žiadosť sa podáva podľa iného vzoru.

List so žiadosťou o odklad platby dodávateľovi

Organizácia dodala spoločnosti šaržu výrobkov, ale nezaplatila za ňu. Vznikol dlh, ale dlžník nemá prostriedky na zaplatenie. V tomto prípade má zmysel napísať list so žiadosťou o oneskorenie.

Vedúci spoločnosti "Kde sú peniaze"
Sidorov P.P.
Od šéfa spoločnosti „Peniaze sa chystajú“
Ivanova I. I.

Vážený Petr Petrovič, nezaplatili sme dlh 200 000 rubľov. Nevyhýbame sa nášmu dlhu, ale teraz nemôžeme splácať v plnej výške kvôli ťažkej finančnej situácii.

Už 2 roky s Vami udržiavame úspešné obchodné vzťahy, nepremeškali sme termíny platieb. Dnes žiadame o platbu na splátky. Naša spoločnosť je pripravená zaplatiť dlh v dvoch etapách:

• Do 1. marca 2017 vložíme 100 000 rubľov.
• 100 000 rubľov bude zaplatených do 1. apríla 2017.

Sľubujeme vám včasné platby. Ďakujeme za pochopenie.

S pozdravom Ivan Ivanovič.

List so žiadosťou o platbu pre inú organizáciu

Dlh spoločnosti môže uhradiť iná organizácia. Samozrejme subjekt nebude platiť akcie len tak. Zvyčajne sa žiadosť zasiela dlžníkovi spoločnosti alebo inej osobe, ktorá má voči spoločnosti záväzky.

Šéfovi spoločnosti „Peniaze sa chystajú“
Ivanov I.I.
Od šéfa spoločnosti "Kde sú peniaze"
Sidorová P.P.

Vážený Ivan Ivanovič, máte dlh voči našej spoločnosti vo výške 300 000 rubľov. Naša organizácia má dlh voči inej spoločnosti vo výške 200 000 rubľov. Žiadame vás, aby ste zaplatili náš dlh veriteľovi vo výške 200 000 rubľov. Na oplátku vám poskytneme splátkový kalendár na zostatok dlhu, o ktorý ste požiadali skôr. Ďakujeme za pochopenie.

S pozdravom Petr Petrovič.

List so žiadosťou o pomoc pri riešení problému

Každá spoločnosť môže čeliť zložitým problémom, s ktorými sa nedá vysporiadať bez vonkajšej pomoci. V prípade potreby je možné poslať žiadosť o pomoc, napríklad pri organizovaní podujatí. Žiadosť je odoslaná na komerčné organizácie, štátne štruktúry.

Riaditeľ AAA
Petrov B.B.
Od verejná organizácia
"Dávame dobre"

Vážený Boris Borisovič, som zástupcom verejnej organizácie „Giving Good“. Zaoberáme sa organizovaním a realizáciou prázdnin pre deti z detského domova.

Prosíme o pomoc pri organizovaní zásob jedla na dovolenku. Samozrejme, na podujatí spomenieme vás a vašu spoločnosť. Na slávnosti sa zúčastnia zástupcovia zákonodarného zboru, verejnosť.

Môžete nás kontaktovať telefonicky XXX

S pozdravom Ivan Ivanovič.

Zhrnutie

Spojme všetky pravidlá písania žiadosti. Najprv sa musíte predstaviť, povedať o svojich aktivitách. Ale úvodná časť by sa nemala naťahovať. Naším cieľom je povzbudiť príjemcu, aby si list prečítal. Ak je text príliš dlhý, príjemca ho pravdepodobne nedočíta až do konca. Potom musíte začať prezentovať svoju požiadavku. Vyžaduje sa presnosť: uvedenie podmienok, výška finančných prostriedkov. Je dôležité pochopiť, že príjemca musí cítiť úžitok. V liste preto musí byť uvedené, prečo by bolo pre organizáciu prospešné žiadosti vyhovieť. Na konci sa musíte rozlúčiť slušne a bez podlievania.