Чем занимается финансовый отдел в организации. Финансовый отдел компании: функции и задачи. Функционал финансовой службы предприятия

2. Финансовая служба предприятия, ее структура и взаимосвязь с другими

подразделениями предприятия

Финансовая служба – самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием (рис. 2.4). Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависит от организационно-правовой формы предприятия, характера финансовой деятельности, объема производства, количества работающих на предприятии.

Рис. 2.4. Цель и задачи деятельности финансовой службы

Финансовой службой выполняются многочисленные функции. Основные из них – финансовое планирование, финансовый анализ, финансовый контроль и финансовый менеджмент. Функции финансовой службы выстроены в полном соответствии с содержанием финансовой работы на предприятиях (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Примерная структура финансовой службы

Финансовая служба является частью единого механизма управления хозяйственной деятельностью, и поэтому она тесно связана с другими службами предприятия, а поэтому она тесно связана с другими службами предприятия.

Так, в результате тесных контактов с бухгалтерией, финансовой службе представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате зарплаты работникам, суммах денежных средств, находящихся на его счетах, и суммах предстоящих расходов. В свою очередь финансовая служба, обрабатывая эту информацию, анализируя ее, дает квалифицированную оценку платежеспособности предприятия, ликвидности его активов, кредитоспособности, составляет платежный календарь, готовит аналитические отчеты по другим параметрам финансового состояния предприятия и знакомит бухгалтерию с финансовыми планами и аналитическими отчетами об их выполнении, которая в своей ежедневной деятельности руководствуется этими сведениями.

От отдела маркетинга финансовая служба получает планы по сбыту продукции и использует ее при планировании доходов и составлении оперативных финансовых планов. Для проведения успешной маркетинговой компании финансовая служба обосновывает реализационные цены, утверждает систему уступок в цене контракта, анализирует сбытовые и маркетинговые издержки, осуществляет сравнительную оценку конкурентоспособности продукции предприятия, оптимизирует ее рентабельность, создавая, таким образом, условия для заключения крупных сделок (рис. 2.6).

Финансовая служба имеет право требовать от всех служб предприятия действий, необходимых для качественной организации финансовых действий и финансовых потоков. В ее компетенции находятся также и такие важнейшие характеристики деятельности предприятия, как его имидж, деловая репутация.

Рис. 2.6. Взаимосвязь финансовой службы организации с другими подразделениями

Как любая система управления финансовый менеджмент состоит из двух подсистем: объекта управления и субъекта управления.

Рис. 2.7. Система финансового менеджмента в организации

Объектом управления в финансовом менеджменте является денежный оборот хозяйственного субъекта, представляющий собой поток денежных поступлений и выплат. Каждому направлению расходования денежных фондов должны соответствовать определенные источники: на предприятии к источникам можно отнести собственный капитал и пассивы, которые инвестируются в производство и приобретают форму активов. В общем, постоянный процесс движения денежных средств представлен на рис. 2.7.

Процесс управления денежным оборотом в значительной мере состоит в прогнозировании на длительную перспективу движения денежных средств и оценке его влияние на финансовое состояние предприятие.

Субъектом управления является финансовая служба, которая вырабатывает и реализует стратегию и тактику финансового менеджмента в целях повышения ликвидности и платежеспособности предприятия посредством получения и эффективного использования прибыли.

Конкретная структура финансовой службы во многом зависит от организационно-правовой формы предприятия, его размеров, спектра финансовых отношений, объемов финансовых потоков, вида деятельности и задач, поставленных руководством компании. Поэтому финансовая служба может быть представлена различными формированиями (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Виды финансовых служб в зависимости от размеров предприятия

Финансовый отдел предприятия состоит обычно из нескольких бюро, отвечающих за отдельные направления финансовой работы: плановое бюро, бюро банковских операций, бюро кассовых операций, расчетное бюро. В составе каждого бюро создаются специальные группы. Функции каждой группы определяются в результате детализации функций бюро.

Финансовая дирекция предприятия объединяет в себе финансовый отдел, планово–экономический отдел, бухгалтерию, отдел маркетинга и другие службы предприятия.

Эти службы подчинены вице-президенту по финансам (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Организационная структура управления организацией

Концентрация в руках одной дирекции основных служб управления предприятием значительно увеличиваетвозможности регулирующего воздействия на финансовые отношения и финансовые потоки. В таком варианте финансовая служба не толь успешно фиксирует количественные параметры деятельности предприятия, но и, благодаря непосредственному участию в выработке финансовой стратегии и тактики предприятия, в значительной мере предопределяет их качество.

При определении содержания работы финансовой дирекции (финансового менеджера) важно заметить, что она или представляет собой часть работы высшего звена управленческого аппарата предприятия, или связана с предоставлением ему аналитической информации, располагая которой можно принимать решения в области финансов.

Дирекция в целом и каждое её подразделение функционируют на основе Положения о финансовой дирекции, утверждённого руководством предприятия. В нём четко отражены общие моменты организации и структуры финансовой службы, определены конкретные задачи и функции, взаимоотношения с другими подразделениями и службами хозяйственного субъекта; права и ответственность дирекции. Задачи, стоящие перед финансовой дирекцией и её подразделениями, охватывают все сферы деятельности предприятия.

В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры.

В своей работе финансовый менеджер основывается на действующем законодательстве в налоговой, валютной, финансово–кредитной сферах, исходит из оценки экономической ситуации в стране и мировых финансовых рынках. Ему подчинены два функциональных менеджера – контролёр и казначей. Четких разграничений в работе контролёра и казначея не существует, их должностные обязанности в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Функции контролера и казначея в финансовой деятельности организации

Функции контролера имеют, прежде всего, внутренний характер. Они заключаются в ведении учетной документации, отслеживании документооборота и контролировании финансовых результатов деятельности по прошлой и текущей хозяйственной деятельности. Контролер является, по сути, главным бухгалтером компании и ему руководство поручает составление финансовых отчетов, налоговых деклараций, годового отчета.

Деятельность казначея направлена на решение глобальных вопросов по обеспечению финансовой устойчивости компании. Казначей управляет вверенным ему капиталом предприятия, то есть формирует его оптимальную структуру, проводит оценку затрат на капитал, управляет денежным оборотом, привлекает долгосрочные и краткосрочные кредиты, организует расчеты с покупателями.

Казначей концентрирует свои усилия на поддержании ликвидности предприятия, получая денежные средства по обязательствам и приумножая фонды для достижения цели компании. В то время как контролер уделяет особое внимание прибыльности, казначей придает особое значение, движению наличности, управляя дебиторской задолженностью и платежами компании. Постоянно занимаясь этими вопросами, казначей может своевременно увидеть признаки банкротства и предупредить его.

Финансовый менеджер обычно привлекается к работе в качестве наёмного работника по контракту, в котором строго определены его функциональные обязанности, порядок и размер оплаты труда. Кроме зарплаты, финансовый менеджер, относящийся к высшему аппарату управления, по результатам деятельности предприятия может получать вознаграждение в виде процента от чистой прибыли. Её размер определяется высшим органом управления хозяйственным субъектом: собранием акционеров, собранием учредителей, правлением предприятия. В некоторых странах (США, Япония) главные финансовые менеджеры владеют пакетом акций компании.

Цель финансовой работы состоит в организации кругооборота капитала финансовыми ресурсами и распределении их оптимальным образом по разным стадиям кругооборота.

Перечисленные задачи имеют конкретные механизмы реализации, свои правила и приемы, далекие от правил и приемов бухгалтерского учета. Финансовая работа хоть и регулируется нормативами государственного уровня, финансовый менеджер более свободен в принятии решений управления .

Потому в обязанности финансового отдела включаются следующие положения:

ѕ составление тактического и оперативного планов финансирования;

ѕ расчет и корректировки нормативов оборотных средств по отдельным статьям, элементам, видам запасов и затрат в целом по организации;

ѕ выявление источников финансирования, определение объемов и источников инвестиций, формирование резервных фондов и финансовых резервов предприятия;

ѕ рассмотрение цен на производимую организацией продукцию, контроль над использованием средств, фондов и резервов, формирование финансово-экономических расчетов, участие в подготовке проектов договоров, обоснование форм расчетов .

Финансовый отдел в своей деятельности тесно связан с экономическими, снабженческо-сбытовыми, техническими и производственными службами предприятия и совместно с другими отделами обеспечивает:

ѕ со службой маркетинга и отделом сбыта -- составление плановой документации по поставкам готовой продукции, разработку цен, условий расчетов;

ѕ со службой снабжения,-- разработку цен и графиков поставки, определение оптимального размера заказа и запасов, контроль над запасами товарно-материальных ценностей;

ѕ с отделом капитального строительства -- разработку титульных списков строек и объектов, планов финансирования капитальных вложений производственными службами предприятия - участие в разработке норм, нормативов и лимитов расхода производственных ресурсов, контроль над остатками незавершенного производства;

ѕ с конструкторскими и технологическими службами -- участие в составление планов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, организация обеспечения финансирования;

ѕ с бухгалтерией -- проверку правильности составления сметных и финансово-сметных расчетов, данных ревизий и инвентаризаций .

Организация финансовой работы

Формирование финансовой работы в организации - в рыночных условиях в формирование правильной работы включается цель своевременно выполнять обязательства перед бюджетами, собственными работниками на предприятии, иными субъектами хозяйствования, кредитной системой, а также эффективного управления финансами -- менеджмента.

Организация финансовой работы на предприятии предполагает оптимизацию управления денежными потоками, которые возникают в ходе финансово-хозяйственной деятельности, максимизацию прибыли и повышение благосостояния собственников предприятия .

Финансовая работа на предприятии, как правило, выделяется в самостоятельную службу, ее размеры определяются масштабами деятельности и отраслевыми особенностями. К примеру, на крупных предприятиях, в холдингах создаются финансовые дирекции или финансовые организации как самостоятельные структурные подразделения. Руководитель финансовой службы подчиняется непосредственно генеральному директору (директору) организации и вместе с ним несет ответственность за финансовое состояние коммерческой организации. Обычно финансовый директор крупного предприятия имеет в подчинении несколько функциональных финансовых работ, то есть структур (звеньев): управления денежными потоками, финансового планирования, привлечения заемных средств и эмиссии ценных бумаг, инвестирования, управления рисками и страхования .

Организация финансовой работы на предприятии средних размеров концентрируется в финансовом отделе или возлагается на специалиста в области управления финансами -- финансового менеджера, числящегося в составе функционального экономического подразделения. Финансовую работу могут выполнять и финансовые секторы в составе планово-финансового, финансово-сбытового, финансово-бухгалтерского или другого подразделения предприятия. Функциональные структуры управления финансовой работой на малых предприятиях, как правило, не создаются. В связи с незначительным объемом организации финансовой работы на предприятии обязанности ее исполнения возлагаются обычно на владельца предприятия, его директора либо бухгалтера.

Вне зависимости от масштабов деятельности, особенностей управления финансами на предприятии, подобная работа включает три направления: финансовое планирование, оперативная работа и контрольно-аналитическая работа. В ее ходе решаются следующие основные задачи:

ѕ обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами для восполнения производства и социального развития;

ѕ решение задач по увеличению прибыли и росту рентабельности;

ѕ обеспечение выполнения собственных обязательств перед бюджетами, работниками предприятия (по зарплате), поставщиками, банками и др.;

ѕ определение путей эффективного использования имущества, основных фондов и оборотных средств;

ѕ управление инвестиционной деятельностью и достижение максимума финансовой результативности;

ѕ организация контроля за финансовыми решениями, рациональным использованием финансовых ресурсов, сохранностью оборотных средств .

Организация финансового управления на предприятии помогает компании выжить в условиях конкурентной борьбы, обеспечить устойчивое финансовое положение, максимизацию «цены» предприятия, прибыли, минимизацию расходов, рентабельность деятельности, рост объема производства и реализации продукции. Предприятие вправе наращивать собственные доходы за счет основной деятельности и активно вести себя на фондовом рынке (рынке ценных бумаг), принимать участие в деятельности других предприятий и организаций, осваивать смежные сферы деятельности, использовать другую финансовую работу предприятия, где нет противоречия закону, все это необходимо для возможности увеличения совокупного финансового результата.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, основные функции, права и ответственность в финансово-экономическом отделе (далее по тексту "Отдел").

1.2. Отдел является структурным подразделением управления финансово-экономического планирования ОАО "Нижнекамскшина" (далее по тексту "Общество") и подчиняется по всем направлениям своей деятельности начальнику управления финансово-экономического планирования.

1.3. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом исполнительного директора - генерального директора Общества по представлению начальника управления финансово-экономического планирования, согласованному с заместителем генерального директора по экономике и финансам.

1.4. На должность начальника Отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области экономического планирования не менее 5 лет.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется:

настоящим Положением;

действующим законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан (далее по тексту "РФ и РТ");

решениями собрания акционеров Общества и Совета директоров Общества, Уставом Общества;

нормативными актами Министерств финансов РФ и РТ;

приказами, распоряжениями и указаниями исполнительного директора - генерального директора Общества;

локальными нормативными документами Общества;

методическими, нормативными и другими материалами по экономическому планированию, анализу хозяйственной деятельности Общества, перспективному развитию Общества и управлению производством;

"Методикой по планированию себестоимости работ по переработке давальческого сырья и изготовлению готовой продукции";

коллективным договором;

Политикой информационной безопасности ОАО "Татнефть";

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Законом РФ и РТ об охране труда, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и промышленной санитарии, принятыми в Обществе;

Политикой, Целями в области качества и "Экологической политикой" Общества, принятыми исполнительным директором - генеральным директором Общества;

Целями в области качества Отдела;

документированными процедурами системы менеджмента качества (далее по тексту "СМК") и экологического менеджмента (далее СЭМ);

Руководством по экологическому менеджменту;

основами природоохранного законодательства;

действующими Положениями о премировании работников Общества;

Положением об оплате и нормировании труда;

утверждённой учётной политикой Общества;

Положением о системе управления охраной труда в Обществе (АОНШ-1);

Кодексом корпоративной культуры;

Стандартом корпоративных отношений УК ООО "Татнефть-Нефтехим" и подконтрольных ему предприятий в области финансов (далее стандарт корпоративных отношений в области финансов).

2.1. Обеспечение эффективного планирования деятельности всех структурных подразделений и Общества в целом на основе оптимального использования ресурсов с целью получения прибыли.

2.2. Организация работы по планированию, бюджетированию, оперативному учету и анализу основных технико-экономических и финансовых показателей деятельности Общества текущего и перспективного периодов.

2.3. Осуществление и систематическое совершенствование работы по экономическому планированию, бюджетированию, прогнозированию будущих объемов производства, планированию затрат, необходимых для осуществления прибыльной деятельности предприятия. Укрепление финансовой дисциплины и стимулирование более эффективной работы структурных подразделений в интересах предприятия в целом.

2.4. Выявление и использование резервов производства, перспектив развития Общества и последствий текущих управленческих решений.

2.5. Обеспечение эффективного управления Обществом в области финансов.

2.6. Разработка финансовой стратегии Общества для обеспечения финансовой устойчивости.

2.7. Формирование финансовой структуры Общества.

2.8. Оптимизация финансовых потоков Общества по всем видам деятельности. Обеспечение эффективного управления в области формирования и исполнения бюджета движения платежных средств Общества в целях рационального использования всех видов ресурсов в процессе производства продукции и реализации услуг.

2.9. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности Общества.

2.10. Организация взаимоотношений с бюджетами всех уровней и внебюджетными фондами, обеспечение своевременности налоговых платежей.

2.11. Контроль соблюдения нормативов оборотных средств и кредиторской задолженности.

2.12. Контроль соблюдения исполнительской финансовой дисциплины в Обществе.

3. Структура

3.1. Структуру и штаты Отдела утверждает директор УК ООО "Татнефть-Нефтехим" по согласованию с исполнительным директором - генеральным директором Общества с учётом объёмов выполняемой работы и особенностей производства.

3.2. В состав Отдела входят: бюро планирования себестоимости, бюро финансового планирования, бюро планирования товарной продукции.

3.3. Распределение обязанностей между работниками Отдела осуществляет начальник Отдела в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

4. Функции

4.1. Осуществление работы по экономическому планированию в Обществе, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности.

4.2. Организация работы по разработке и составлению прогнозов социально-экономического развития Общества по всем видам деятельности на основе экономного и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

4.3. Организация разработки годовых, квартальных, месячных планов производства продукции и услуг для основных и вспомогательных цехов, осуществление контроля за ходом выполнения доведённых планов.

4.4. Обеспечение своевременного формирования и доведения годовых, квартальных заданий по основным показателям производственной и экономической деятельности по структурным подразделениям Общества.

4.5. Разработка и доведение до структурных подразделений Общества экономически обоснованных лимитов расходования затрат, нормативов и основных показателей, осуществление оперативного контроля за исполнением лимитов по статьям затрат.

4.6. Организация контроля выполнения установленных заданий по производственной деятельности и экономическим показателям по заводам, цехам и производствам Общества совместно с центральной бухгалтерией, производственным и другими отделами, подготовка предложений по принятию необходимых мер, обеспечивающих их выполнение.

4.7. Систематический контроль соблюдения подразделениями Общества плановой дисциплины, хода выполнения плановых заданий, обеспечение организации статистического учета производственных и технико-экономических показателей работы Общества, подготовка периодической отчетности в срок и по формам, установленным Госкомстатом России.

4.8. Разработка совместно с цехами и службами смет цеховых, общепроизводственных, общезаводских и общехозяйственных расходов в разрезе статей затрат и доведение до каждого подразделения, систематический контроль соблюдения (совместно с бухгалтерией) выполнения смет.

4.9. Разработка основных показателей планов по себестоимости готовой продукции:

себестоимости готовой продукции на единицу всех производимых в Обществе видов продукции. В качестве калькуляционной единицы принята себестоимость готовой продукции на 1000 штук изделий;

сводной сметы затрат (по элементам) на производство готовой продукции;

плановой себестоимости на производство готовой продукции по всему ассортименту продукции.

4.10. Определение и осуществление систематического контроля конечного финансового результата (прибыли или убытка).

4.11. Планирование и оперативный анализ коммерческих расходов, прочих доходов и расходов, расходов из прибыли Общества.

4.12. Осуществление контроля за правильностью производимых соответствующими службами и цехами Общества расчетов экономической эффективности внедрения новой техники, рацпредложений.

4.13. Расчет и оценка налоговых платежей согласно нормативных документов РФ,РТ.

4.14. Осуществление подготовки планово-бюджетной документации в соответствии с Регламентом взаимоотношений предприятий нефтехимического комплекса.

4.15 Разработка проекта бюджета доходов и расходов по центру контроля ответственности, осуществление разработки бюджетов для заводов, и контроль исполнения бюджета, выполнение анализа исполнения бюджета доходов и расходов.

4.16. Подготовка материалов на премирование работников Общества в соответствии с действующим в Обществе Положениями о премировании.

4.17. Участие в подготовке и представлении необходимых материалов, касающихся деятельности Отдела, к заседаниям Совета директоров Общества, к собранию акционеров, к колдоговорным конференциям, по запросам органов государственной власти.

4.18. Участие в разработке предложений по перспективному экономическому развитию Общества.

4.19. Осуществление планирования и анализа выручки от реализации и себестоимости по предоставлению услуг сторонним организациям.

4.20. Осуществление оценки и анализа финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений Общества, подготовка информации и принятие участия в балансовых комиссиях по подведению итогов хозяйственной деятельности подразделений Общества и предприятия в целом. Участие в заводских совещаниях по подведению итогов деятельности заводов, подготовка информации для руководства заводов, внесение предложений, направленных на улучшение деятельности заводов и цехов, с целью достижения установленных технико-экономических показателей.

4.21. Участие в разработке мероприятий по улучшению использования производственных мощностей, основных и оборотных фондов для повышения эффективности производства.

4.22. Разработка положений, методик и других нормативных документов по экономическим вопросам, участие в разработках, курируемых другими отделами.

4.23. Обеспечение подготовки текущих расчетов согласно оперативных заданий начальника УФЭП, руководства Общества.

4.24. Подготовка методических и обзорных документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, а также представление разъяснений по решениям, разрабатываемым в Отделе.

4.25. Предоставление в пределах компетенции, запрашиваемой отделами, службами, специалистами, руководителями Общества сведений и необходимой информации.

4.26. Подготовка предложений и утверждение финансовой структуры Общества.

4.27. Своевременное планирование бюджетов движения платежных средств Общества на планируемый период (год, квартал, месяц), контроль и анализ их исполнения.

4.28. Подготовка отчетов за период (месяц, квартал, год) по исполнению бюджетов движения платежных средств.

4.29. Координация деятельности служб, структурных подразделений Общества в области формирования бюджетов и контроля их исполнения.

4.30. Расчет планируемых платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды, организация взаимоотношений с бюджетами всех уровней и внебюджетными фондами;

4.31. Формирование платежного календаря и контроль его исполнения;

4.32. Оперативный учет поступлений платежных средств и их ежедневное распределение;

4.33. Совершенствование системы планирования и исполнения бюджета платежных средств Общества.

4.34. Методологическое руководство и участие в разработке нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

4.35. Формирование расчета сводного норматива оборотных средств и осуществление контроля исполнения.

4.36. Контроль соблюдения нормативов оборотных средств и состояния неиспользуемых товароматериальных ценностей по службам.

4.37. Обеспечение нормирования и контроля состояния кредиторской и дебиторской задолженности.

4.38. Осуществление визирования заключаемых договоров.

4.39. Осуществление участия во внедрении и сопровождении автоматизированной системы планирования и учета.

4.40. Участие в постановке и внедрении программного продукта "ИТРП: Процессное производство", а также Системы управления договорами и Системы управления платежными средствами на базе программного продукта "Инталев: корпоративный менеджмент".

4.41. Обеспечение исполнения постановлений, указов и иных руководящих документов органов государственной власти и управления в области финансов и кредита.

4.42. Обеспечение совершенствования методики и техники финансовой работы, использование новых финансовых инструментов и схем; автоматизация процессов учета и подготовки отчетности.

4.43. Выполнение правил и инструкций по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности, промышленной санитарии.

4.44. Участие в работе по обеспечению функционирования СМК, СЭМ, в части, касающейся деятельности Отдела:

4.45. Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

4.46. Организация работ по вовлечению персонала в деятельность по реализации программы внедрения производственной программы "Бережливое производство".

Основные функции финансового отдела – поиск неэффективных процессов и разработка идей по увеличению прибыли. Читайте, какие еще задачи решает финансовая служба, какие подразделения входят в ее состав, а также скачайте положение о финансовом департаменте.

Финансовый отдел можно сравнить с оракулом. Топ-менеджер задает вопросы:

1. Каков прогноз по деятельности предприятия на три года?
2. Что я могу сделать, чтобы улучшить финансовое положение?
3. Какие из подразделений сработали лучше и хуже с этом году?

• Сколько мне нужно денег для реализации проекта и где их взять?

Скачайте и возьмите в работу :

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они не справляются с объемом работ. Много – простаивают и съедают деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, определите оптимальное количество подчиненных.

Функции и задачи финансового отдела

Определиться с тем, сколько специалистов должно работать в финансовом отделе предприятия, и какие это должны быть специалисты, поможет схема функций и объектов финансового отдела.

Список функций и объектов настолько обширен, что на первый взгляд, кажется, треть штатного расписания нужно отдать под финансовую службу. Но это не так.

Рассмотрим последовательно каждый объект и функции по нему и определимся, какой сотрудник должен их выполнять.

Первый блок финансов компании

Доходы и расходы

Финансовый контролер. Человек, с которого начинается финансовый отдел. Тот, кого первым нанимают в финансовую службу, а с ростом ее он часто становится финансовым директором.

В небольших компаниях финансовый контролер часто создает управленческий учет с нуля, разрабатывает документы, аналитики и процессы, по которым должен вестись учет. В средних компаниях финансовые контролеры активно принимают участие в дальнейшем совершенствовании управленческого учета, а ежедневные рутинные задачи выполняют подчиненные им финансовые аналитики.

В крупных компаниях финансовые контролеры и финансовые аналитики работают в выделенных подразделениях – отделах финансового контроля по направлениям деятельности (по продуктам, регионам, видам расходов и т.д.), где занимаются планированием, учетом и анализом в рамках своего направления. Иногда возникает необходимость планирование вывести в отдельную функцию и создать плановый отдел, или отдел бюджетирования.

Цена

Функции по ценообразованию не слишком сильно отличаются от расчета доходов и расходов. Поэтому их выполняют либо все те же финансовые контролеры, если предприятие невелико, либо Отделы ценообразования. Вся деятельность по ценообразованию и ведению ценовой политики проводится совместно с Коммерческим департаментом, потому что финансисты могут дать только одно из слагаемых цены – себестоимость и прибыль, второе слагаемое, – рынок, не в их компетенции

Отчетность (локальная, МСФО)

Ведение локальной отчетности, конечно же, находится в зоне ответственности бухгалтерии. Тогда как ведением отчетности по МСФО часто занимается финансовый контролер, специалист по МСФО, или же целые отделы МСФО.

Если предприятию по той или иной причине нужен плановый пакет отчетности, то его тоже могут сделать специалисты отдела финансового контроля на основе БДР, БДДС и инвестиционного бюджета.

Внутренним аудитом локальной бухгалтерской отчетности можно озадачить финансового контролера. Или же создать отдел внутреннего аудита. Все зависит от масштабов, конечно.

Внешние аудиторские проверки обычно проходятся крепким союзом главного бухгалтера и отдела финансового контроля.

Анализ ключевых финансовых показателей и написание аналитических записок обычно производят все те же финансовые контролеры.

Управленческая отчетность

Ведение управленческой отчетности – это полностью зона ответственности финансового отдела. Соответственно полный цикл от планирования до анализа полученных результатов лежит на финансовых контролерах. Или, при наличии выделенного подразделения, на сотрудниках Отдела управленческой отчетности.

Второй б лок финансов компании

Денежные средства

Если в расчете доходов и расходов главным был финансовый контролер, то в управлении денежными средствами ключевая фигура – казначей. Инструменты краткосрочного планирования ДС – платежный календарь , и среднесрочного – бюджет движения денежных средств находятся в зоне его ответственности. Ежедневно он согласовывает заявки на оплату и формирует реестры платежей, следит за выгодным размещением ДС на срочных депозитах.

В небольших компаниях казначеем может быть все тот же финансовый контролер. Но такое совмещение эффективно только если компания проводит не более 30 операций ежедневно и у нее хорошо автоматизированы бизнес-процессы в финансах.

Хорошо работает союз казначея и бухгалтера на участке оплаты для средних предприятий, а для крупных необходимо создавать отдел казначейство.

Оборотный капитал

Управление оборотным капиталом – это смежная область с управлением денежными средствами, поэтому ей тоже занимается казначей. С крупных компаниях целесообразно выделять функции контроля дебиторской задолженности в специальный отдел.

Дополнительные и смежные функции

Налоги

В функции отдела финансового контроля может входить снижение налоговой нагрузки путем разработки методов оптимизации и планирования налоговых схем. По сути, это смежная функция главного бухгалтера, но все зависит от распределения обязанностей на предприятии.

В крупных холдингах целесообразно создать позицию налогового консультанта или отдел налогообложения.

Договоры

В секторах бизнеса, основанных на договорной деятельности с покупателями и поставщиками, крайне важно установить контроль финансовых специалистов над вновь заключаемыми договорами. С одной стороны, это снизит количество финансовых ошибок при заключении договора, таких как:

1. Неправильный расчет сумм и тарифов.
2. Некорректный срок оплаты.
3. Отсутствие индексации цен по долгосрочным договорам.
4. Существование или наоборот не включение штрафов.
5. И т. д.

С другой стороны, это позволит финансистам включать новые договоры в планирование, снимать с них ключевые данные, вести портфель договоров.

Капитальные вложения

На определенном этапе развития для предприятия становится очевидно, что основными фондами нужно управлять особенно тщательно, ведь стоимость их огромна. И с помощью грамотного управления можно сэкономить существенную сумму на платежах, налогах и высвободить денежные средства на оборотный капитал. Управлением капитальными вложениями также занимается отдел финансового контроля или специально выделенное подразделение.

Финансовые вложения

Когда предприятие имеет свободные денежные средства или нераспределенную прибыль, которые могут приносить дополнительный доход, задачей финансиста становится выгодное их инвестирование.

В небольших объемах с управлением финансовыми вложениями стравляется финансовый директор. А когда объемы растут, целесообразно выделить под управление Инвестиционного аналитика или создать отдел инвестиций

Бизнес-процессы

В процессно-ориентированных компаниях всегда остро стоит вопрос: «Кто будет участвовать в разработке процессов от компании?» Благодаря своему складу ума, финансисты обычно хорошо с этим справляются и их охотно включают в различные проектные группы. Кроме того, финансисты по долгу службы должны быть в курсе основных бизнес-процессов, чтобы знать, куда обращаться за информацией.

KPI

Очень распространенная практика – назначать финансовый отдел ответственным за расчет KPI, особенно если они (KPI) не многочисленные и не сложные. В обратном случае – это зона ответственности выделенного подразделения отдела KPI.

А вот разработку KPI не стоит полностью делегировать финансистам, потому что в итоге вы получите хорошие KPI для стагнирующего бизнеса, но никак не для бурного развития.

Структура финансового департамента

Структура финансового отдела зависит от конкретных задача развития компании. У подразделения есть базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании.

Таблица . Пример структуры и штата финансовой службы предприятия

Мы рассмотрели большинство функций финансового отдела и надеемся, что статья поможет вам создать эффективный и не раздутый по штату отдел.

Система управления предприятием представляет собой сложно устроенный механизм, и финансовый отдел является одной из самых существенных его составляющих. Суть и организационные задачи финансового отдела – важнейшие информационные блоки, где сосредоточены все данные о деятельности предприятия.

Вы узнаете:

• Для чего нужен финансовый отдел
• Что входит в структуру финансового отдела
• Кто работает в финансовом отделе
• Чем занимается финансовый отдел
• Что закрепляет Положение о финансовом отделе

Финансовый отдел предприятия занимается сбором и анализом данных о деятельности и операциях, производимых предприятием, включая результаты бухучета, данные о конкурентах и потребителях, внешнеэкономические отчеты.

Для чего нужен финансовый отдел на предприятии

Финансово-экономический отдел – это структурное образование, выполняющее конкретные управленческие функции на предприятии. Организационно-правовая форма организации предприятия, характер осуществляемой деятельности, производственный объем и общая численность штаба сотрудников определяют структуру и численность финансового отдела.

От характера осуществляемой деятельности и производственного объема зависят величина финансового оборота, число платежных документов по расчету с партнерскими предприятиями (как поставщиками, так и с заказчиками), а также с частными банками, кредиторами и непосредственно с бюджетом. Масштаб кассовых операций и расчет с работниками определяет состав и число штаба сотрудников финансового отдела.

Основные направления финансовой работы, осуществляемые на предприятии, - бюджетное планирование, оперативная и контрольно-аналитическая деятельность.

В области планирования финансовый отдел осуществляет следующие функции:

• занимается планированием финансов и кредитов с учетом всех необходимых расходов;
• анализирует собственные оборотные потребности;
• выявляет возможности финансирования деятельности предприятия;
• разрабатывает проекты вложений капиталов с учетом всех особенностей;
• участвует в составлении бизнес-планов ;
• проектирует кассовые планы;
• принимает участие в планировании реализации производственной продукции, анализирует рентабельность и связанные с этим расходы.

Оперативная работа финотдела несет ответственность за выполнение задач различного рода, основными из которых являются:

• обеспечение поступлений платежей в бюджет в строго установленное время, выплата процентов по кратко- и долгосрочным банковским ссудам, своевременная выдача заработной платы всем работникам и служащим предприятия, осуществление всех кассовых операций;
• оплата услуг поставщиков за предоставленные товары и работу;
• покрытие расходов на плановые затраты;
• оформление кредитных соглашений согласно договорам;
• каждодневный мониторинг реализации продукции, поступающей от нее прибыли и других источников дохода предприятия;
• контроль за реализацией требований финансового плана и общей финансовой ситуацией на предприятии.

Контрольно-аналитическая работа

Финансовый отдел организации обязуется осуществлять постоянный мониторинг финансовых поступлений, кассовых операций и кредитного плана, расчет прибыли и рентабельных показателей, а также контролировать целесообразность использования как собственного бюджета, так и средств из заемного капитала и банковских кредитов.

Практика показывает, что ранее обязанности финансового отдела выполняла группа бухгалтеров, работающих на предприятии.

В настоящее время задачи финансового отдела значительно расширились, что и потребовало создать отдельное подразделение на предприятии, занимающееся вопросами финансирования. Расширение задач связано с появлением предприятий различной организационно-правовой формы, а также становлением негосударственных коммерческих организаций. Передача в частные руки объектов муниципальной и государственной собственности, рост субъектной самостоятельности в различных сферах, в том числе и в области внешней торговли, также сыграли ключевую роль в данном процессе.

На мелких частных корпорациях и товариществах деятельность финансового отдела могут осуществлять бухгалтеры по причине низкого торгового оборота и небольшого штаба сотрудников. Совершенно другую ситуацию можно наблюдать в крупных организациях, акционерных обществах закрытого и открытого типов, где жизненно необходимо наличие такого структурного подразделения, как финансовый отдел.

• Как подготовить ребенка к управлению бизнесом: растим наследника

Рыночные отношения в хозяйственной деятельности способствуют увеличению числа функций, выполняемых финансовым отделом, который помимо контроля за поступлениями в бюджет, осуществления партнерской деятельности с банками, кредиторами и поставщиками, своевременного предоставления заработной платы сотрудникам, планирования расчетов, мониторинга за целесообразным расходованием собственных бюджетных средств, обязан также заниматься финансовым менеджментом, который создает новый спектр задач.

Финансовый менеджмент – это процесс управления всеми финансовыми поступлениями и расходами, целью которого является поиск наиболее эффективных путей использования собственных бюджетных средств и привлеченного капитала для увеличения прибыли производства. Анализируя отчеты по финансам по ряду показателей, в том числе учитывая систему , что зависит от активов и пассивов предприятия, финансовый менеджмент ставит перед собой задачу разработать наиболее выгодную стратегию и тактику решения финансовых вопросов, тем самым кардинально меняя роль и место финансовой службы в системе управления предприятием.

Деятельность финансового отдела посвящена главной цели – обеспечить стабильность и экономический рост, повысить прибыль предприятия.

Основное содержание финансовой работы включает в себя следующее:

• финансирование хозяйственной деятельности;
• ведение партнерских отношений с финансово-кредитными и иными хозяйствующими субъектами;
• целесообразное использование и планирование средств собственного и заемного капитала;
• обеспечение своевременных поступлений в бюджет, банковских отчислений и выплат работникам и поставщикам. Таким образом, отдел финансового управления занимается осуществлением финансового кругооборота с учетом строго планирования средств, а также ведением партнерских отношений с целью увеличения коммерческой прибыли предприятия.

Как контролировать финансовое положение без финансового отдела

Если на предприятии управленческий учет налажен плохо, директор получает от бухгалтерии информацию о прибылях и убытках спустя месяц после закрытия периода. Это означает, что повлиять на ситуацию невозможно. Избежать финансовых проблем позволит еженедельное планирование: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы, не допускать лишних затрат, а главное, создадите инструмент для планирования будущего.

Установите плановые показатели деятельности и затем следите за их отклонениями - такой контроль требует не более 15 минут в неделю. Как наладить подобную систему, рассказала редакция журнала «Коммерческий директор».

Как выглядит структура финансового отдела

Структура финансового отдела определяется объемом производства, масштабами предприятия, его целями и направлением осуществляемой деятельности.

Приблизительно структура финансовой службы крупной организации выглядит следующим образом:

1. На финансовую бухгалтерию возлагаются задачи по осуществлению бухучета, по составлению и ведению отчетности в системе бухгалтерского баланса, а также отчет финансового отдела по прибыли и расходам, составление общественной отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами счетоводства и разработка политики учета.
2. Аналитический отдел выполняет функции, связанные с анализом финансовых данных и общим состоянием предприятия. Занимается подготовкой годового финансового отчета и играет ключевую роль в подготовке отчетного доклада на общем акционерном собрании. Анализирует финансовые показатели предприятия и следит за грамотным проектированием инвестиционного фонда.
3. Отдел финансового планирования осуществляет разработку кратко- и долгосрочных финансовых проектов, а также управляет общим бюджетом предприятия.
4. Отдел налогового планирования имеет своей задачей разработать корректную налоговую политику, составить отчеты по уплате налогов и налоговым декларациям, предоставить их в соответствующие органы, обеспечить своевременную уплату налогов в полном размере, сверить расчеты с основным бюджетом и внебюджетными источниками финансирования.
5. Оперативный отдел осуществляет деятельность по работе с кредиторами и дебиторами, ведет сообщение с банками и другими финансово-кредитными организациями. Контролирует соблюдение всеми подотделами платежной, налоговой и расчетной дисциплины.
6. Отдел ценных бумаг и валютного контроля формирует пакет ценных бумаг, управляет их движением. Следит за осуществлением всех финансовых операций в соответствии с существующим законодательством. Иными словами, выполняет ключевую контрольную и казначейскую функцию в структуре финансовой службы.

Необходимо отметить, что позиции директоров финансовых служб различных компаний на вопрос о том, от чего зависит структура финансового отдела, значительно рознятся.

Некоторые из них считают идеальной классическую модель, состоящую из казначейства, бухгалтерии, бюджетного (планового) отдела.

Другие отмечают важность стратегических целей компании, влияющих на состав финансовой службы. Например, если деятельность предприятия ориентирована главным образом на работу с ценными бумагами, то тогда в структуре отдела должен быть специальный орган, осуществляющий эти функции.

Мнение эксперта

Структура финансового отдела зависит от потребностей компании

Элла Гимельберг,

генеральный директор, управляющий партнер компании S&G Partners, Москва

Структура финансового отдела должна носить разделенный характер в том случае, если этого требует деятельность предприятия (крупные обороты, участие в программах по инвестированию и заимствованию, наличие учета по МСФО, управленческая система учета и т. д.). Финансового директора можно назвать топ-менеджером, в полномочия которого не входят примитивные управленческие и финансовые вопросы. Отделы финансового отдела – казначейство, управление бюджетированием, управленческим учетом, инвестиционной деятельностью – должны входить в структуру финансовой службы. Подобная структура департамента подразумевает наличие четырех линейных топ-менеджеров (3 менеджера управления и 1 казначейства), ответственных за надлежащее выполнение всеми отделами их основных функций. Финансовый директор отдела должен осуществлять мониторинг за их деятельностью и разрабатывать новые стратегии усовершенствования системы.

Сотрудники финансового отдела и их функции

Для того чтобы разобраться в схеме управления финансами, необходимо четко представлять себе функции каждого человека, работающего в финансовом отделе. Итак, сотрудники финансового отдела имеют следующие полномочия и обязанности:

Контролер

Специалист в этой сфере осуществляет внутренний контроль в финансовом отделе. Он разрабатывает различные стратегии по учету затрат и расходов с целью найти более рентабельные пути производства. Полученные сведения контролер передает выше стоящим структурам: вице-президенту компании, главному управляющему и, на финальном уровне, совету директоров.

Основная ответственность контролера сосредоточена на разработке финансовых смет. Он анализирует денежную ситуацию предприятия, его финансовое состояние, дает свой прогноз, оценку и предложения по изменениям, способствующим повышению рентабельности предприятия.

• Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить эффективное сотрудничество

Если предприятие работает в режиме корпорации, то тогда назначение на должность контролера производится советом директоров, а его должностные обязанности закрепляются в организационном уставе. Как правило, комплектация должности «контролер» производится при поддержке президента компании и финансовых комитетов.

Казначей

Основные обязанности казначея – это работа с ценными бумагами и наличными средствами компании. Казначей проводит все необходимые денежные операции: инкассацию, передачу, инвестирование, заем и выплату финансов. Аналогично с предыдущей ситуацией, казначей находится в непосредственном подчинении у вице-президента (в исключительных случаях – у президента компании).

В спектр его обязанностей входит ведение партнерской деятельности с банками, контроль за всеми операциями предприятия: кассовыми и кредитными. Для осуществления прогнозирования будущего движения финансовых средств казначей работает в кооперации с директором по составлению смет финансов, а также с контролером, обеспечивая при этом движение денежных средств в соответствии с запланированными краткосрочными банковскими ссудами, увеличением притока наличных поступлений или снижением сумм кассовых депозитов и ликвидацией непродолжительных инвестиций.

Уникальные полномочия казначея состоят в его обязанности подтверждать своей подписью все чековые документы компании как на крупные, так и на небольшие суммы. Эти суммы и кассы находятся под его управлением или же под руководством одного из его подчиненных. Во многих организациях казначей также совмещает должность секретаря, в обязанности которого входит подписание всех контрактов, закладных и накладных, сертификатов и других финансовых документов компании. Казначей, или иначе вице-президент компании, играет ключевую роль в системе управления предприятием.

Главный бухгалтер

Финансовый отдел бухгалтерии включает ряд специалистов, однако максимальная ответственность лежит на главном бухгалтере. Данный специалист находится в непосредственном подчинении у контролера, имеет смежные функции, однако на более низком уровне и в значительно меньшем масштабе.

Главный бухгалтер ответственен за планирование, а также, работая в кооперации с контролером, осуществляет разработку и практическое применение стратегий по учету затрат и расходов, производимых предприятием, а также методов эффективной ревизии. Однако это второстепенные функции, а основные полномочия заключаются в проведении бухгалтерского учета, ведении финансовой отчетности.

Главный бухгалтер занимается подготовкой финансовых и статистических сводок, которые затем передаются контролеру, казначею или управляющему. Иными словами, задачи бухгалтера – это подготовка основных документов по отчетности, которые затем передаются главным акционерам, федеральным и штабным организациям. Однако в некоторых учреждениях функции бухгалтера и контролера могут быть совмещены и выполняться одним специалистом.

Главный бухгалтер зачастую занимается контролем за системой обработки данных предприятия. Таким образом, именно этот специалист производит наблюдение за данной системой, а контролер обслуживает требования учета (счета дебиторов, контроль ресурсов, выплата заработной платы и т. д.).

• Как стать генеральным директором и организовать свой бизнес

Некоторые фирмы обеспечены установками для обработки данных в сфере учета, однако с течением времени эти установки приобретают и новые функции. В итоге главный бухгалтер занимается наблюдением и контролем за данными установками, а контролер переключается на работу с другими отделами, осуществляющими иные операции.

Директор по вопросам финансовых смет

В состав финансового отдела крупных компаний помимо главного бухгалтера и контролера входит также и директор, занимающийся вопросами финансовых смет и системной отчетностью.

Специалист данного профиля находится в подчинении контролера и рассматривает вопросы прогнозирования сбыта, проводит анализ существующего экономического климата и оценивает возможности и перспективы рабочей силы и сырьевых материалов. На основе полученных данных специалист формирует четкие проекты на базе производственных и административных финансовых смет для представления вышестоящим структурам.

Директор по вопросам финансовых смет проводит подготовку окончательных вариантов смет и предоставляет эти копии начальникам и управляющим всех отделов. Работая в тандеме с казначеем, директор по финансовым сметам ручается за финансовое обеспечение обозначенных в смете средств в случае необходимости их использования.

Данный специалист производит анализ финансовых смет и в случае каких-либо изменений предлагает возможные варианты усовершенствования как самих смет, так и производственных планов.

Ревизор

В штабе сотрудников финансового отдела должность ревизора не является обязательной. Основные задачи ревизора заключаются в проверке правильности ведения отчетов.

Помимо ревизора в данном подразделении трудятся помощники ревизора, ревизоры-представители предприятий и отделов, а также весь канцелярский персонал. Планирование внутренних ревизий и ведение всех операций, связанных с ревизией, – основные задачи данного должностного лица. Ревизор может находиться в подчинении у различных специалистов, например, у контролера или главного бухгалтера, но также возможны случаи, когда ревизор находится в подчинении у президента предприятия, совета директоров или финансового комитета.

Если главенствующим звеном является контролер, то тогда именно он осуществляет контроль планов и результатов ревизий. В случае если ревизор видит более эффективные пути внутреннего контроля и упрощения ревизионных и бухгалтерских функций, он вправе предложить свои идеи касательно бухгалтерских изменений вышестоящему лицу.

Как правило, именно ревизор осуществляет работу с бухгалтерами, занимающимися ревизией книг предприятия в независимом порядке. В некоторых фирмах существует единая должность ревизора и директора по финансовым сметам, находящегося в подчинении контролера.

Управляющий или администратор по вопросам налогов

Управляющий по вопросам налогов находится в подчинении казначея, но несмотря на это, специалист данного профиля часто получает задания и от контролера, так как для решения вопросов, связанных с налоговыми обязательствами, ему необходимо сотрудничать с обоими отделами: отделом ревизий и общего учета.

Администратор по вопросам налогов входит в штаб сотрудников финансового отдела, функции которого заключаются также в осуществлении страховых операций. В крупных компаниях налоговые операции различного профиля (акцизные сборы, местные, штатные и федеральные налоги) выполняют различные секторы налогового отдела. В данном случае управляющий по налогам подчиняется не контролеру, а напрямую президенту предприятия или финансовому комитету.

Как правило, на данную должность приглашают юриста или «общественного» бухгалтера, который осведомлен о существовании определенных правил, требований и постановлений.

Директор по вопросам планирования

Отдел финансового анализа, занимающийся как анализом, так и перспективным планированием налогов, представлен директором по вопросам планирования. Даже в случае если данная должность не предусмотрена в системе компании, эти функции все равно обязательно выполняются каким-либо другим специалистом.

Директор по вопросам планирования – это высокая должность, и специалист, занимающий ее, осуществляет деятельность на высоком уровне в кооперации с главным финансовым управляющим. Как правило, на эту должность по карьерной лестнице могут продвинуться либо главный бухгалтер, либо директор по финансовым сметам.

• Директор по планированию (чаще всего выступает в качестве финансового аналитика )

Подготовкой финального отчета для последующего предоставления его начальству занимается именно это должностное лицо. Окончательное заключение строится на основе всех финансовых смет, ревизий и данных учета. Специалист этого профиля разрабатывает кратко- и долгосрочные финансовые планы, а также определяет основные целевые направления в сферах сбыта, прибыли и капитальных расходов.

При принятии решений о ликвидации, слиянии или покупке новых филиалов предприятия мнение директора по планированию является очень веским. Директор по планированию и финансовому анализу дает оценку состояния рынка и общей экономической ситуации предприятия.

Функции этого специалиста схожи с обязанностями начальника финансового отдела, хотя в некоторых ситуациях он выполняет ту же работу, что и контролер, и директор по вопросам финансовых смет. Три перечисленных выше должностных лица могут осуществлять деятельность директора по планированию и финансовому анализу, если данная должность не предусмотрена в штабе сотрудников компании. В данной ситуации основная ответственность лежит на плечах высшего управляющего финансового отдела.

• Финансовый директор: обязанности и функции главного "счетовода"

Должность директора по планированию появляется в структуре компании в случае крупных производств, когда вопросы финансового анализа и перспективного планирования играют важную роль. В подобных случаях основная обязанность директора по планированию состоит в исполнении части должностных обязанностей финуправляющего и координации информационного потока, поступающего от контролера, директора по финансовым сметам, казначея к высшим структурам.

Финансовый комитет

Финансовый комитет в настоящее время приобретает функции отдела финансового мониторинга, решающего важнейшие стратегические задачи. Любое серьезное решение, касающееся финансов, является результатом деятельности финансового комитета.

Как правило, совет директоров принимает решение о создании финансового комитета, который является не только консультативным органом, занимающимся вопросами разработки политики предприятия, но также и функциональным звеном компании.

Собрания финансовых комитетов довольно редко происходят на ежедневной основе, обычно встречи организуются ежемесячно или ежеквартально для обсуждения каких-либо важных вопросов, заранее поставленных на повестку дня президентом компании или советом директоров.

Должностные обязанности председателя финансового комитета выполняются президентом компании, финансовым управляющим или председателем совета директоров. В состав финансового комитета обычно входит президент корпорации, представители совета директоров, главные специалисты всех финансовых групп. В компаниях с небольшим объемом производства финансовый комитет состоит из всех ответственных должностных лиц.

В случае если совет директоров принял решение о создании данного органа, тогда финансовый комитет имеет право решать все финансовые вопросы от лица совета директоров в период между заседаниями. Занимаясь разъяснением вопросов финансовой политики на встречах и собраниях, специалисты финансового комитета определяют общие рамки, которыми должны руководствоваться все работники компании в осуществлении своей деятельности. После этого обсужденные вопросы подвергаются голосованию, хотя это необязательное условие заседаний.

Финансовая политика фирмы не единственная сфера деятельности финансового комитета. Помимо этого, этот орган, действующий на постоянной основе, анализирует финансовые сметы просматривает итоги ревизии, дает оценку планам расходов капитала и разрабатывает ценовую политику.

В небольших предприятиях данный финансовый орган дает согласие на крупные кредитные запросы, оценивает деятельность персонала и назначает заработную плату согласно выполняемым обязанностям, а также выносит решение о дополнительном поощрении сотрудников.

В крупных организациях вопросами разработки финансовых смет, инвестиционных планов и планирования занимаются отдельные структуры. Однако в подавляющем большинстве во всех фирмах действует только один орган – финансовый комитет, который занимается всеми выше перечисленными вопросами.

Основные направления работы финансовой службы

Финансовый директор применяет различные методы управления предприятием :

• кредитование;
• налогообложение;
• планирование;
• самофинансирование;
• систему безналичных расчетов;
• самострахование (образование резервов);
• трастовые, залоговые, лизинговые, факторинговые и иные операции;
• страхование.

При использовании данных методов возможно проведение различных финансовых операций, связанных с кредитом, займом, процентными ставками, дисконтами, котировкой курса ценных бумаг и валют, дивидендами и т. д.

Финансовая работа в отделе производится по трем направлениям:

1. планирование финансовых средств (расходы, доходы, капитал);
2. управление финансовым оборотом в текущей ситуации;
3. работа в финансовом отделе по контролю и анализу всех денежных операций.

• Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала)

Финансово-плановый отдел производит многогранное планирование финансовых планов и обеспечивает контроль за их выполнением в каждом из структурных отделов и компании в целом.

Если штаб сотрудников структурных подразделений (центров ответственности) окончательно определен, то возможности планирования и прогнозирования результатов значительно расширяются.

Многие крупные компании составляют отдельные бюджетно-денежные предложения для центров прибыли и затрат, центров учета финансов и профит-центров.

Центр финансового учета – орган финансовой структуры компании, осуществляющий управленческую независимую деятельность по учету.

Центры финансового учета состоят из объектов трех типов:

• оказывающие влияние на прибыльность компании (бюджетные доходы и расходы);
• определяющие способность объекта осуществлять выплаты (статья движения бюджетных средств);
• влияющие на перспективное усовершенствование фирмы (статья капитального бюджета).

Для разработки бюджетов применяются следующие данные:

• информация и прогнозы о прибыльности продаж (работ, представленных услуг);
• информация по переменным производственным издержкам по каждой группе товаров;
• данные по постоянным и общим издержкам, подвергающимся анализу по каждому отдельному виду товара с целью выяснить рентабельность продукта;
• прогнозирование изменений активов предприятия, инвестиционных источников, оборотных показателей и прибыльности активов оборота.
• данные о налоговой платежеспособности предприятия, отчислении средств во внебюджетные организации, взятии кредитов в финансово-кредитных учреждениях и быстром их погашении;
• прогнозирование доходности бартерной деятельности и составление совместных отчетов по анализу ее прибыльности;
• данные об общем положении дел на предприятии (состав отдельных средств, износ оборудования, процент обновления средств производства и их рентабельности).

Первоочередные действия для осуществления управления бюджетом:

• анализ производственного потенциала фирмы;
• использование методов отчетности и учета;
• учет структуры персонала;
• разработка системы управления финансами;
• подготовка бюджетных средств к использованию и необходимой отчетности по контролю за ними.

Для осуществления управления бюджетом производится сперва назначение сотрудника на должность директора по бюджету. Как правило, эту функцию выполняет руководитель финансового отдела. Выполняя роль эксперта, финансовый директор занимается координацией деятельности, осуществляемой подструктурами и службами предприятия.

Директор по бюджету возглавляет бюджетный комитет, в состав которого входят главные специалисты всех управленческих систем предприятия. Комитет по бюджетированию – это орган, действующий на постоянной основе, осуществляющий контроль за стратегическим и финансовым планированием компании, дающий рекомендации и прекращающий споры по различным вопросам, возникающим в процессе работы над бюджетом. На западе данный орган имеет иное название, а именно: «группа стратегического планирования» или «группа финансового анализа и планирования».

• Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом

Оперативная финансовая работа состоит в ведении партнерских отношений с другими хозяйствующими субъектами и контрагентами предприятия:

• с поставщиками ценностей и услуг материального характера;
• с потребителями готовых продуктов или услуг;
• с системой государственного бюджета;
• с арбитражным судом при решении спорных вопросов.

Отдел финансового обеспечения, осуществляющий оперативную финансовую работу, прибегает к использованию различных методов эффективного финансирования предприятия:

• финансирование за счет личных средств предприятия;
• политика умеренного планирования финансов;
• применение агрессивной финансовой политики, подразумевающей взятие краткосрочных кредитов в банке;
• финансирование по обязательствам за счет получения отсрочки обратных выплат.

Однако предприятие не может производить отсрочку выплат на бессрочной основе, а только в рамках, установленных действующим законодательством.

При использовании средств, полученных посредством кредитного финансирования, специалисты финансового отдела пользуются различными методами для обеспечения полученных средств:

• увеличением процента ликвидных активов (финансов и краткосрочных ценных бумаг);
• увеличением сроков банковских кредитов.

Следует иметь в виду, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя:

• по причине инвестирования в плохо рентабельные активы – в первом случае;
• по причине неукоснительной выплаты кредитов и займов при наличии личных сбережений – во втором.

При осуществлении оперативной работы с финансами работники финансового отдела анализируют показатели задолженностей по дебиту и кредиту (на основе квартальных отчетов и главных бухгалтерских книг, а также журналов по расчету с кредитными заемщиками и дебиторами) с учетом всех значений данных показателей.

Финансовый отдел компании рассматривает вексельные задолженности, принимая в расчет дисконты, необходимые как для получения, так и для уплаты. Эти функции частично исполняет бухгалтерия.

Решение взять внешний займ принимается финансовым отделом, план которого разрабатывается специалистами финансовой службы и включает вопросы о том, каким образом, когда и под каким процентом данные средства будут возвращаться. Даже несмотря на отсутствие дивидендов, инвесторы могут оценить акции компании достаточно высоко, если они будут уверены в перспективности предприятия, в его рентабельности и в достоверности предоставляемой информации о выплатах и невыплатах дивидендов в случае реинвестирования чистых доходов. Доля выплат дивидендов, по мнению западных экономистов, должна составлять не более 40%, если речь идет о стабильно функционирующем предприятии.

Контрольно-аналитическая деятельность предполагает проведение постоянного мониторинга за местным и совместным бюджетом, за структурой денежного капитала, тратами основных и резервных финансов, ликвидностью баланса и платежеспособностью. Организацией данной работы на предприятиях различной организационной формы занимается главный или финансовый директор.

• Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия

Отдел финансового контроля управляет финансами на последней финальной стадии, когда контроль всего капитала предприятия является столь необходимым. Помимо этого, контроль над индивидуальным кругооборотом фондов происходит на каждой его стадии, начиная с вложения средств в запасники производства и заканчивая продажей уже готового продукта и получения прибыли от его реализации.

Финансовый контроль является одним из основных методов, использующихся в управлении денежными средствами предприятий.

Контроль и анализ доходов сводного бюджета обеспечивает постоянность и стабильность финансирования текущей и операционной работы компании. Этим занимается финансовая служба. Контроль и анализ расходов консолидированного бюджета является камнем преткновения в любой компании, и от того, насколько успешно этот контроль будет произведен, зависит рентабельность фирмы.

Говоря о финансовом отделе, чем занимается этот орган и как функционирует, необходимо перечислить его основные обязанности: оперативная текущая работа, планирование финансов и их контроль, а также контрольно-аналитическая работа.

Для выбора грамотной стратегии и путей развития предприятия в сфере инвестиций, финансов и инноваций необходимо проводить систематический контроль, анализ и планирование финансов. Стабильность доходов компании зависит от принимаемых предприятием решений, рассчитанных на кратко- и долгосрочную перспективу.

Мнение эксперта

Какие данные от финансового отдела нужно контролировать постоянно?

Дмитрий Еремеев,

генеральный директор компании Richemont Luxury Goods (RLG), Москва

Именно финансовый директор должен нести полную ответственность за всю предоставляемую финансовую информацию в обязательном присутствии директоров по логистике и продажам. Необходимо учитывать три возможных стадии финансового контроля за общим финансовым состоянием предприятия:

• Стадия оперативного контроля – ежедневный, еженедельный и ежемесячный доклад о финансовом состоянии фирмы. На этом этапе невозможно планирование и прогнозирование!
• Стадия краткосрочного контроля – ежеквартальный доклад о состоянии финансов фирмы, требующий обсуждения, корректировки показателей на оставшийся годовой период.
• Стадия средне- и долгосрочного контроля – осуществление планирования показателей на последующий год и прогнозирования на последующие два года. Рекомендация: планировать меньше, чем на год, непрактично.

В случае внезапного возникновения кризисов и других неприятных сюрпризов необходима чрезвычайно экстренная реакция по срочной приостановке кризиса, разработке плана действий, после чего необходимо немедленно выявить причины кризисной ситуации и прибегнуть к их устранению . Исключение можно сделать только в случае быстро растущего бизнеса. В этом случае корректировки должны вноситься на ежемесячной основе.

Положение о финансовом отделе предприятия

Положение о финансовом отделе – это важнейший документ, определяющий базовые аспекты управления персоналом и выстраивания документов, разработанный финансовым директором.

Итак, его составляющие :

1. Организационно-функциональная структура финансового отдела.

Блок-схема наиболее наглядно представляет структуру финансовой службы со всеми ее отделами и подразделениями резервной категории.

1. Численность структур и штатов финансовой службы.

Наиболее традиционный вид представления структурной численности – это таблица, содержащая названия всех отделов, должностных лиц и количество служащих в том или ином подразделении.

1. Основные задачи и целевые направления финансового отдела

В зависимости от стратегии развития фирмы определяются основные цели компании и задачи каждого отдела и должностного лица, решение которых является обязательным для повышения эффективности предприятия.

1. Матрица функций.

Это таблица, которая содержит названия различных функций по вертикали, а в горизонтали вписаны имена управляющих и сотрудников организационных звеньев, отвечающих за исполнение этих функций. На пересечении двух линий отмечается, кто и чем занимается. Наглядный вариант для наблюдения за загруженностью подразделений и распределения функций между отделами.

1. Порядок взаимодействия работников финансового отдела.

Как правило, устанавливается внутренний порядок взаимодействия между работниками одного подразделения или между подотделами финансовой службы и внешний – с частными лицами (клиентами) и государственными (приватными) организациями. За основу берутся структурные особенности компании, задачи и цели отделов и установленные компанией традиции.

1. Процедура разрешения споров и конфликтов.

В случае конфликтных ситуаций необходимо подавать апелляцию по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Если же сотрудники задают вопросы финансовому отделу касательно заданий, компенсаций, поощрений, принятия решений или высказывают инновационные предложения по развитию, действует та же схема обращения.

• Конфликты в компании: как примерить враждующие отделы

1. Установление показателей для оценки работы финансового отдела.

Данный раздел описывает показатели, соблюдение которых оценивает работу финансового отдела, как успешную. Данные показатели должны быть обязательно измеримыми и конкретными.

1. Финальные положения.

В этом пункте сосредоточены основные требования по составлению Положения о финансовом отделе, о сроках его принятия работниками отделов, о правилах его хранения. Свое согласие с Положением о финансовой службе должны дать кадровые работники и генеральный директор предприятия.