Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде. Управление материальными, человеческими и финансовыми ресурсами проекта Структурная модель управления ресурсами проекта не включает

Литература:

Тема 1. Процессы управления ресурсами проекта

Экономические (производственные) ресурсы

Материальные ресурсы

Классификация материальных ресурсов по признаку происхождения:

Факторы рационализации использования МР:

группа: Проектно – конструкторские факторы

II. группа: Технико-технологические факторы

III. группа: Организационно-экономические факторы

IV. группа: Социально-психологические факторы

Ресурсы проекта

Группы ресурсов:

Основные задачи управления ресурсами:

Структурная модель управления ресурсами проекта:

Тема 2: Основные принципы планирования ресурсов проекта

Основные процессы планирования:

Взаимосвязь уровней планирования:

Виды планирования:

Структура разбиения (декомпозиции) работ (WBS – Work Breakdown Structure):

Описание уровней структурной модели

Общая схема структуры проекта

Тема 3. «Управление закупками ресурсов»

Управление закупками ресурсов

Планирование управления закупками

Проведение закупок

Контроль закупок

Закрытие закупок

Тема 4: Управление поставками ресурсов

Тема 5: управление запасами

Тема 6: новые методы управления материально-техническим обеспечением - логистика

Объекты логистического управления

План

Лекция 13

Тема: Управление ресурсами проекта

Лекция 13

для студентов 5 курса специальности

080507.65 – Менеджмент организации

Краснодар

1. Принципы планирования ресурсов

2. Управление закупками ресурсов

3. Управление поставками

4. Управление запасами

Управление ресурсами включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля трудовых и материально-технических ресурсов. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью проекта.

Понятие ресурс трактуется широко: все, чем располагает проект , – трудовые, финансовые и материально-технические ресур­сы, команда проекта, время, информация, знания и технологии – является взаимосвязанными ресурсами проекта.

Основная задача управления ресурсами – обеспечить их оптимальное использование для дос­тижения конечной цели управления проектом.

Существуют две взаимосвязанные группы:

1. материально-технические ресурсы – сырье; материалы, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; технологические ресурсы; оборудование и пр.;

2.трудовые ресурсы – осуществляют непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например , строители, водители, монтажники и пр.).

Типы ресурсов :

1 .Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые – в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повтор­ного использования. Не задействованные в данный отрезок вре­мени, они могут использоваться в дальнейшем. Примеры : топливо, предметы труда, средства труда однократно­го применения, а также финансовые средства.

2 .Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые – в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то они не накапливаются. Примеры : люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т. п.).

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последо­вательности, соответствующей календарному плану работ по про­екту.

Управление материальными ресурсами проекта начинается на предынвестиционной фазе при разработке ТЭО, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены , и потому основными задачами управления ресурсами яв­ляются:

vоптимальное планирование ресурсов;

vуправление материально-техническим обеспечением, в том числе:

ü управление закупками ресурсов;

ü управление снабжением;

ü управление поставками ресурсов;

ü управление запасами ресурсов;

ü управление распределением ресурсов по работам проекта.

На рисунке 1 представлена структура материально-тех­ничес-кого обеспечения проектов.

Основная задача управления материальными ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями. Управление материальными ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

Структурная модель управления ресурсами проекта:

На данной схеме изображена структурная модель процессов управления ресурсами. Эти процессы подразделяются на три группы – процессы планирования, регулирования и контроля.

Основными задачами управления материальными ресурсами являются:

· управление закупками ресурсов

· управление снабжением, включающее в себя:

§ управление поставками ресурсов

§ управление запасами ресурсов

§ управление распределением ресурсов по работам проекта.

Основной результат процесса планирования – разработка плана снабжения (Procurement Plan).

4.7. Управление персоналом проекта (Project Human Resource Management)

Управление персоналом проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также реализует функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного выполнения работ и успешного завершения проекта. Целью при этом являются руководство и координация деятельности команды проекта. Для достижения цели используются различные стили руководства, разнообразные административные методы и методы мотивации, повышение квалификации кадров на всех этапах жизненного цикла проекта.

Управление персоналом проекта включает процессы, необходимые для того, чтобы сделать использование персонала, вовлеченного в проект, наиболее эффективным:

Организационное планирование (Organizational Planning) - Определение, документирование и распределение ролей в проекте, ответственности и отчетности.

Подбор персонала (Staff Acquisition) - Подбор персонала для работ над проектом.

Развитие команды (Team Development) - Развитие индивидуальных и групповых навыков для улучшения качества работы над проектом.

Основные проблемы, свойственные управлению персоналом любого проекта, состоят в следующем:

1. управление командой проекта (образование команды проекта, ее развитие, проблемы расформирования команды);
2. разрешение конфликтов, возникающих в связи с использованием проектно-матричных организационных структур управления проектами;
3. проблемы общего управления персоналом, связанные с взаимодействием участников проекта с другими членами организаций-участников проекта.

Команда проекта - одно из главных понятий управления проектами. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта; это – основной элемент структуры проекта, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию замысла проекта. Деятельность команды является целевой, она нацелена на конкретный результат (result-driven), а не ориентирована на выполнение некоторой деятельности (activity-oriented), будь то функция или процесс. Это существенным образом повышает эффективность использования человеческих ресурсов.

Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах.

Классификация ресурсов, их планирование и управление ими

Как описывалось выше (см. рис. 4), в ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:

· оборудование,

· материалы,

· энергия,

· информация.

Полезная классификация входов процессов преобразования предложена Слаком. Выделяются два класса ресурсов:

1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать:

· материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане;

· информация - например, деловая информация, обрабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией;

· потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана.

2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных ресурсов. В качестве примеров можно назвать:

· основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля;

· расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана);

· люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования.

Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы.

· Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами. В индустрии сервиса потребители сами являются частью процесса преобразования. Прохождение потребителей через процесс преобразования во многих отношениях подобно обработке материалов. Однако материалы не могут пожаловаться и обратиться за нужной им услугой в другое место, если их заставляют долго ждать или обслуживают не так, как им того хочется. Об этом необходимо помнить, особенно при планировании потребителей, обслуживаемых по очереди, и управление ими. Скорость поступления потребителей на вход операционного процесса - параметр, во многом зависящий от организации, предоставляющей услугу. Дисциплина, занимающаяся этими вопросами, называется «управление спросом».

· Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от потребителей материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако создание запасов материалов приводит к росту затрат. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат и в последнее время достигли существенного прогресса. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков. Природа отношений между поставщиком и потребителем материалов в последнее время является предметом интенсивных дискуссий в западной литературе.

· Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе. Внедрение информационных технологий (ИТ) существенно расширило возможности применения информации обоими способами.

· Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.

Совершенствование структурной схемы проектного уровня показало, что наиболее важная роль в структуре принадлежит распределению ресурсов. Одна из возможных схем процесса распределения ресурсов приведена на рис. 22.

Основы распределения ресурсов. Составление планов и графиков их реализации предполагает распределение ресурсов по заданиям, а это само по себе часто становится довольно-таки сложной задачей. В большинстве случаев имеет смысл доставлять график работ и график расходования тех ресурсов, которые нужны для этих работ. Обычно формируют несколько графиков соответствующих ресурсов:

· График последовательности заданий. Здесь показывается порядок следования заданий с указанием времени их начала и окончания, а также используемых процессов. При этом для наглядности часто применяют диаграммы Ганта.

· График использования человеческих ресурсов. На нем показывают ту работу, которую каждый из сотрудников будет делать в конкретный день или неделю.

· График работы оборудования. На нем обозначается, до какой степени функциональные возможности каждого компонента в комплексе технологического оборудования будут задействованы на текущем интервале времени.

· График расходования материалов. Он показывает, какие материалы потребуются. Управление расходованием и пополнением запасов будет более подробно рассмотрено в подразделе 3.6.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает процессы планирования, закупки, поставки, распределения, учета и контроля ресурсов.

Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется как все, что имеет в своем распоряжении проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительность, сроки ограничения), информация, знания и технологии.

Основная цель управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:

Оптимальное планирование ресурсов;

Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

Управление закупкой ресурсов;

Управление поставками ресурсов;

Управление запасами;

Управление распределением ресурсов по видам работ. Закупка ресурсов является центральным элементом системы управления ресурсами.

Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).

Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.

Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.

Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:

Планирование поставок;

Организацию бухгалтерского учета;

Доставку, приемку и хранение товара;

Учет и контроль поставок.

Основные принципы планирования ресурсов проекта

На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплекса работ и ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой их формирования во времени и определения возможности обеспечения ресурсами для подписания договоров купли ресурсов, планирования поставки ресурсов, а также распределения уже купленных ресурсов с проектными работами.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает:

Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

Разработку системы распределения ресурсов и назначения ответственных исполнителей;

Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и разработка корректирующих действий.

Есть два основных метода планирования ресурсов проекта:

Планирование при ограничении по времени;

Планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограниченном времени, предусматривает фиксированную дату окончания проекта и назначения на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, предусматривает, сначала заданное количество доступных ресурсов, не может быть изменена.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта должен перейти к следующей фазе управления ресурсами -организации закупок и поставок.

Управление закупками ресурсов

Основная задача проектно-закупочной деятельности проекта -обеспечить поставку оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Данный процесс можно разделить на две части:

Закупку ресурсов и услуг на конкурсной основе;

Поставка на место выполнения проекта.

Материально-техническое обеспечение проектов происходит по следующим шагам:

1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.

2. Планирование и организация процесса закупок.

3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.

4. Предварительный отбор участников торгов.

5. Подготовка документов для торгов.

6. Проведение торгов и принятия решения о заключении контрактов с заявителями, которые выиграли торги.

7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.

8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.

9. Решение конфликтов.

10. Взаиморасчеты.

11. Наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.

12. Планирование поставок.

13. бухгалтерского учета

14. Доставка, прием и хранение товара.

15. Учет и контроль поставок.

Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, который называют поставками. Все остальные работы относят к закупок. Такое деление не случайно, поскольку закупки осуществляет заказчик, а поставки - поставщик.

В проектном менеджменте определяют два основных типа договоров, на основе которых организуют закупки - договор поставки (материально-технические ресурсы) и договор подряда (услуги).

Договор поставки - это договор, по которому поставщик обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, а покупатель - принимать товар и уплатить за него определенную цену.

Договор подряда регулирует закупки, связанные с выполнением определенной работы по проекту.

Различают следующие организационные формы закупок:

- Прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предшествуют прямым закупкам, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

- Посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, то есть лицом, способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

- Биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, либо от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, биржи, не являющиеся членами и имеют право на осуществление биржевых операций.

Основные требования к управлению закупками и поставками:

Закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

Графики разрабатываются во взаимосвязи с общим планом проекта и учитывают продолжительность всех его фаз;

План должен охватывать весь проект в целом;

Выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

В плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию поставки.