Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.

Задумайтесь, ведь если из нашей жизни вычесть время, отведенное на сон, то окажется, что большую часть своего времени мы проводим в офисе, выполняя нашу повседневную работу. И ведь никто из нас не хочет провести большую часть своей жизни в сыром и темном подвале. Следовательно, задумываясь о том, чтоб снять офис недорого , необходимо помнить что офис, по сути, является вторым домом для его сотрудников, и наличие исправной инженерной инфраструктуры (вентиляции, электроснабжения, отопления, водоснабжения, подключения к Интернету и т.д.) играет не последнюю роль в обеспечении его устойчивого и успешного функционирования.

«Обеспечение функционирования офиса» - эта фраза, зачастую, фигурирует под номером один в должностных обязанностях офис-менеджера. Давайте же разберемся, что скрывается под этой сухой фразой, и что необходимо обеспечить для организации нормального функционирования офиса:

• обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности;
• обеспечение безопасности персонала;
• обеспечение информационной безопасности;
• обеспечение услуг связи, интернета;
• обеспечение учета и контроля расходов на телефонные переговоры;
• организация работы транспорта;
• обеспечение курьерской связи;
• организация питания сотрудников;
• организация рабочих мест, эргономика;
• обеспечение необходимого уровня освещенности и параметров микроклимата;
• организация производственного контроля;
• организация сервисно-профилактических работ;
• организация проведения профилактического обслуживания и ремонта офисной техники;
• обеспечение наличия необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
• организация перемещения мебели;
• обеспечение вывоза мусора;
• организация уборки помещений;
• организация ведения учета посетителей;
• организация поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта.

И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса

Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.

Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.

Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.

В последнее время в банках растет использование труда резервных бригад, так как это дает возможность организовать непрерывную работу без привлечения сотрудников к работе в выходные дни и без сверхурочной работы основного персонала. Как же организовать работу резервных бригад? По каким правилам строится суммированный учет рабочего времени для них и для остальных категорий сотрудников?

Когда применяется суммированный учет рабочего времени?

Суммированный учет используется для тех позиций, которые должны обеспечить бесперебойную работу банка за пределами стандартных 8 часов в день. Если банк работает не с 9:00 до 17:00, то продолжительность рабочего дня самого банка должна быть обеспечена персоналом, который работает в это время.

Здесь, как правило, есть два варианта:

Работнику устанавливается большая продолжительность рабочего дня, но для выходных и рабочих дней вводится скользящий график, например два через два по 12 часов в день;

Время удлиненного рабочего дня банка делится между двумя бригадами, например: одна бригада сотрудников работает с 8:00 до 16:00, а вторая - с 16:00 до 23:00.

В любом случае если обеспечить нормальную продолжительность рабочей недели (40 часов) таким работникам нельзя, работодатель согласно ст. 104 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) имеет право установить суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода не более года.

Как определить продолжительность учетного периода?

Если по итогам специальной оценки условий труда была выявлена работа во вредных условиях, то продолжительность учетного периода для таких работников не может быть более 3 месяцев. Этот фактор обязательно надо учитывать. Кроме того, если определенная по итогам специальной оценки «вредность» имеет высокую степень 3 или 4 (класс 3.3 или 3.4), то нормальная продолжительность рабочего времени для таких категорий сотрудников - не более 36 часов в неделю. Продолжительность рабочего дня для этих категорий (за исключением отдельных случаев) не должна превышать 8 часов.

На практике подавляющее большинство сотрудников банка работают в допустимых условиях труда с классом 2. Поэтому для них могут быть установлены 40-часовая рабочая неделя и продолжительность рабочего дня более 8 часов.

Специфика суммированного учета рабочего времени сотрудников банка

Суммированный учет рабочего времени для работников банка осуществляется так же, как и для остальных категорий работников:

1. Порядок установления продолжительности учетного периода определяется в правилах внутреннего трудового распорядка согласно ст. 104 ТК РФ.
2. За учетный период работодатель должен распланировать работу так, чтобы сотрудником отрабатывалась нормальная продолжительность рабочего времени. Планировать график с переработками запрещено трудовым законодательством.
3. Если у работников вместе с суммированным учетом рабочего времени будет установлен еще и сменный режим работы, то согласно ст. 103 ТК РФ необходимо будет разрабатывать график сменности с учетом мнения представительного органа и доводить его до сведения работников не позднее чем за месяц. Хотя сейчас обсуждаются поправки в ст. 103, ТК РФ и срок ознакомления работников, скорее всего, будет укорочен до 10 дней.

Какая специфика в этих вопросах свойственна банкам?

Во-первых, в банках редко бывают первичные профсоюзные и иные представительные органы, соответственно все документы, которые ТК РФ требует принимать по согласованию с ними или с учетом их мнения, должны содержать указание на то, что на момент утверждения данного документа таких органов в банке нет.

Во-вторых, как правило, документооборот в банках совершается в электронном виде, документы в письменной форме ведутся только при крайней необходимости и для соблюдения требований законодательства. Поэтому, то же самое ознакомление работника с графиком сменности происходит через направление электронной формы графика или на электронном ресурсе. Здесь нет нарушения, так как ст. 103 ТК РФ не устанавливает требования знакомить с графиком сменности «под роспись», поэтому такое ознакомление имеет полное право на существование. Но с учетом того, что работодатель должен иметь возможность привлечь работника к дисциплинарной ответственности, такой порядок ознакомления с графиком работы должен быть легализован во внутренних нормативных документах, с которыми работники должны быть ознакомлены уже с проставлением «живой» подписи.

В-третьих, специфика банков заключается в использовании окладной системы оплаты труда. При суммированном учете рабочего времени, если учетный период больше одного месяца, рекомендуется все-таки применять часовые тарифные ставки или сдельную систему оплаты труда, так как окладная система часто становится причиной споров между работниками и работодателем.

В-четвертых, поскольку сотрудники банков имеют, как правило, высшее финансовое или юридическое образование, конфликты, связанные с оплатой труда, здесь всегда более «тонкие» . Надо учитывать, что так как в большинстве случаев суммированный учет в банке устанавливается для сотрудников, которые работают по четкому графику: два через два, три через три и т.д., - то и продолжительность учетного периода для получения экономического эффекта рекомендуется устанавливать, исходя из парного количества месяцев. Оптимальным учетным периодом, конечно, в подавляющем большинстве случаев является год, чуть реже - полгода. Если необходимо установить учетный период меньшей продолжительности, то можно взять 4 или 2 месяца, но абсолютно невыгодным в случае, когда сотрудники работают по четкому графику, является учетный период один или три месяца.

Резервные бригады

Название «резервная бригада» не является чем-то установленным законодательно, такой термин сложился на практике. Во многих банках необходимость создания таких бригад вызвана тем, что в пределах одного населенного пункта банк открывает отделения с абсолютно типовой структурой персонала: кассир, операционист, специалист по работе с клиентами и т.д. И если в отделении неожиданно не вышел на работу сотрудник, то определенная функция в данном отделении «провисает».

Оперативно «закрыть» данный участок другим работником можно несколькими способами:

1. Создать внутри отделения универсальных работников, которые могут «закрывать» любой участок. Но здесь возникает вопрос: что делать, если на работу вышли все работники или не вышел не один работник, а три; как организовать обучение таких универсальных сотрудников, допуск к работе с материальными ценностями и т.д.?
2. В срочном порядке переводить (или перемещать - в зависимости от условий трудового договора) работника одного отделения в другое отделение.
3. Оперативно привлекать сотрудника необходимой специализации из резервной бригады.

Состав резервной бригады формируется таким образом, чтобы при необходимости можно было заменить любого работника отделения. Резервные бригады создаются, как правило, в определенных локациях, курируя несколько отделений. Эти работники не только «закрывают» разовые отсутствия на работе, но и в состоянии выйти на работу на период длительного отсутствия сотрудника при его болезни или в случае его увольнения. Численность сотрудников резервной бригады определяется математически с учетом задач банка, статистики невыхода на работу и количества курируемых отделений.

Оптимальный режим работы сотрудников резервной бригады

Первое - это суммированный учет рабочего времени максимальной продолжительности. То есть, если для работников нет никаких ограничений, установленных законодательством, рекомендуется выбрать учетный период продолжительностью в один год.

Второе: так как начало и окончание рабочего дня у разных сотрудников в отделении и в разных отделениях не всегда четко определены, оптимально устанавливать таким работникам гибкий режим работы согласно ст. 102 ТК РФ.

Устанавливать таким работникам сменный режим работы бессмысленно, так как ознакомить их с графиком сменности за месяц до начала периода просто невозможно, исходя из целей и задач такой бригады.

При установлении гибкого режима работы, начало и окончание рабочего дня будут определяться работодателем, исходя из того, в какое отделение направляется работник и кого он там замещает.

Эти вопросы обязательно нужно разрешить, прописывая режим работы сотрудника резервной бригады. Режим работы закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если такой работник в компании один или с каждым работником резервной бригады согласовывается индивидуальный режим и график, то такой режим по ст. 57 ТК РФ прописывается в трудовом договоре данного работника. Также нужно прописать, что работодатель извещает сотрудника резервной бригады о начале рабочего дня непосредственно перед тем, как сотруднику необходимо выйти на работу, и последний должен приступить к работе в кратчайший срок.

Экономический эффект от создания резервных бригад

Как правило, труд работников резервной бригады оплачивается выше, чем труд других работников. Однако с учетом того, что привлечение основного персонала к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени должно оплачиваться в повышенном размере, формирование резервных бригад всегда приводит к сокращению фонда оплаты труда.

Расчет экономического эффекта может быть произведен и по отдельным должностям в отделении, если данные о работе сверх нормы для них разные и сотрудники резервной бригады будут «закрывать» только одну позицию, то есть не будут универсалами. Принцип формирования резервной бригады из универсалов, когда один такой сотрудник может «закрывать» несколько позиций отделения, экономически более выгоден. Но в любом случае все зависит от специфики конкретного банка.

Выход из строя оборудования может нанести серьезный ущерб работе организации. Поэтому в компании АРТИ разработан комплекс мер по предотвращению возможных поломок и сокращению до минимума времени ремонта офисной техники клиентов.

Регулярная профилактика оборудования

При заключении договора на обслуживание сертифицированные инженеры проводят на регулярной основе профилактические работы офисной техники. Согласно опыту, оптимальным является проведение профилактики раз в месяц, вне зависимости от того, были ли сбои в работе аппаратов или нет. Схема нашего обслуживания предполагает прикрепление постоянного инженера, который, как и персональный доктор, отлично знает условия работы Вашего оборудования и его состояние.

После каждого визита инженера результаты произведенных работ и рекомендации актируются и заносятся в нашу специализированную информационную систему. В дальнейшем собранные данные позволяют своевременно подготовить предложения по модернизации парка. Они также служат основной для предоставления нашим клиентам детальных отчетов о состоянии оборудования, проведенных работах за любой период времени и произведенных затратах на содержание офисной техники.

Прогнозирование поломок и планирование замены ресурсных запчастей

Информационная система Сервисного центра является для инженеров инструментом прогнозирования возможных поломок и планирования оптимального времени замены ресурсных запчастей до остановки оборудования.

Налаженные бизнес-процессы предоставления сервисных услуг в совокупности с информационной системой позволяет:

Быстро оценить уровень загрузки и износа каждого конкретного аппарата.

Максимально точно прогнозировать необходимость замены ресурсных деталей.

Прогнозировать на будущие периоды уровень затрат на поддержание оборудования в работоспособном состоянии.

Предоставлять аналитические отчеты для заказчика на регулярной основе.

Кредитная схема на замену расходных материалов и запасных частей

Сервисный центр АРТИ по договору на комплексное обслуживание предоставляет расходные материалы и запасные части в кредит. Оплата производится по факту замены в конце отчетного периода на основании подписанных клиентом актов. Это позволяет добиться минимизации простоя оборудования, сократить административные расходы и в целом улучшить все бизнес-процессы компании, связанные с подготовкой документов.

Преимущества использования данной схемы:

• Предоставление одного детализированного счета (со всеми подтверждающими документами) вместо десятка счетов от разных поставщиков.
• Снижение простоя оборудования, связанного с задержками в оплате счетов на расходные материалы и запасные части.
• Оплата только того, что реально было использовано - в отличие от контрактов с авансовой оплатой.
• Сокращение административных затрат (отделы ХОЗУ, IT и бухгалтерии) на взаимодействие с разными обслуживающими организациями и экономия времени Ваших сотрудников.
• Своевременное проведение всех необходимых работ, а также поставка оригинальных расходных материалов и запасных частей.

13.12.2016, ВТ, 11:30, Мск

Современный мир все больше полагается на автоматизированные системы в самых разных областях человеческой деятельности. Растет число приложений, к непрерывной работе которых выдвигаются повышенные требования. Специалисты НПП «Родник» представляют коробочное решение Stratus everRun Enterprise, которое поможет быстро и просто обеспечить бесперебойную работу программного решения или сервиса.

По мере того как ИТ-системы становятся все более привычными, возрастают ожидания к их надежности - все меньше пользователей готовы мириться с простоями или отказами сервисов, от которых ожидаешь непрерывной работы. Для простых информационных или справочных систем отключение на небольшое время не слишком важно. Но для систем, ориентированных на работу и обслуживание пользователей, или корпоративных сервисов для сотрудников это уже менее терпимо.

Далее по степени критичности идут «служебные» системы, например, системы видеонаблюдения и обеспечения безопасности, системы управления зданиями или контроля и наблюдения за производством. Если подобные подсистемы отключатся из-за отказа управляющего ПО, это может привести к дорогостоящим, опасным и даже угрожающим жизни последствиям. С нефункциональной системой нет никакого способа узнать о возникновении чрезвычайной ситуации или оповестить сотрудников об обязательной эвакуации. Возможны и экономические потери от простоя подобных информационных систем, а иногда и юридические обязательства. В этом случае на надежности и отказоустойчивости лучше не экономить.

И, наконец, основные «производственные» процессы. В зависимости от предметной области (банковские системы, управление технологическими процессами, торговые системы и управление продажами и т.п.), такие решения могут быть разными по сложности и стоимости и обычно являются узкоспециальными. Обеспечение их непрерывной работы - важнейшая задача, и может решаться разными способами, в зависимости от масштаба систем и их взаимосвязанности.

Доступный сервис

С целью классификации компьютерные системы обычно разделяют по времени непрерывной работы, в процентах от общей длительности работы. Зачастую доступность сервиса или системы характеризуется параметром в 99–99,9% времени, и число «99,9» выглядит очень надежно. Но на практике это означает до 90 часов простоя в течение года, или же до полутора часов в неделю. Для восстановления работы такой системы обычно используется ее перезапуск, или восстановление из резервной копии.

Недостатки такого способа очевидны - эта процедура требует времени, что не всегда допустимо. Современные сервисы чаще всего работают на виртуальных машинах (ВМ), которые в случае сбоя требуется перезапустить.

Системы высокой доступности работоспособны 99,95–99,99% времени. Здесь используются кластерные системы и технологии, в которых выполнено то или иное запараллеливание сервисов и систем. «Высокая доступность», тем не менее, может означать до нескольких часов простоя в течение года. В зависимости от решения, дублирующий сервис или система могут находиться в так называемом «холодном» резерве, в этом случае для ее запуска требуется какое-то время. Также следует отметить сложность кластерных технологий и повышенные требования к квалификации ИТ-персонала. Кластеры сложны и отнимают много времени на развертывание, требуют тестирования и непрерывного административного контроля. Программное обеспечение обычно приходится лицензировать для каждого из серверов кластера. В результате в случае роста кластерной системы общая стоимость владения быстро растет.

Основные области применения Stratus everRun:

Системы видеонаблюдения и контроля доступа

Cиловые структуры

Финансы и банковские услуги

Телекоммуникации

Медицина

Государственный сектор

Производство

Транспорт и логистика

Непрерывная доступность (англ. fault tolerance) – до 99,999% времени. Такой уровень надежности системы достигается специализированными программными и аппаратными решениями. В зависимости от предметной области (управление технологическими процессами, банковские системы), такие комплексы могут быть очень разными по сложности и стоимости.
Но, как отмечалось выше, есть и менее требовательные сферы применения, от которых ожидается непрерывная работа. Сюда можно отнести системы управления зданиями, системы внешнего контроля (видеонаблюдения), системы контроля доступа, и тому подобные. Вряд ли пользователи будут счастливы, если пропадет сигнал со всех видеокамер и датчиков, или система вентиляции цеха или здания остановит работу.

Готовое решение

Специализированные ИТ-системы, как правило, сложны, требуют настройки и высокой квалификации персонала. Но если они пользуются успехом, то установка и обслуживание со временем упрощаются. Появляются готовые к развертыванию комплексы, не требующие повышенного внимания.

Для систем непрерывной доступности одним из таких решений является программный пакет everRun Enterprise компании Stratus. Он специально спроектирован так, чтобы обеспечить сохранение данных даже при аппаратных или программных сбоях.

Преимущества решения

При использовании everRun Enterprise приложение «живет» в двух ВМ на двух физических серверах. Если одна ВМ выходит из строя, приложение продолжает работать на другом сервере без перерывов или потери данных. Это достигается за счет постоянного считывания состояния работающей виртуальной машины и сохранения ее параметров. В случае сбоя последнее состояние системы переносится на параллельно работающую ВМ, так что выполнение приложений не прерывается. Серверы системы могут быть географически разнесены для повышения надежности.

Программное обеспечение Stratus everRun предназначено для того, чтобы обеспечить непрерывную работу служебных приложений и целостность собираемых данных. При этом система, разумеется, обладает функционалом и для быстрого аварийного восстановления в случае крупного отказа. Решения Stratus everRun базируются на использовании стандартного оборудования, и защищают любые приложения для MS Windows Server и Linux от отказов и сбоев в работе аппаратной части серверов.

Как отмечает представитель компании-интегратора «Родник» Иван Кириллов , «внедрение everRun Enterprise позволяет избежать построения сложной сетевой инфраструктуры, развертывания и настройки дополнительного управляющего ПО, а также затрат на обучение персонала, которые требуются при эксплуатации традиционных кластерных систем».

Как everRun Enterprise обеспечивает непрерывную работу и сохранение данных приложений, развернутых на виртуальных машинах

Разработка плана по обеспечению непрерывности и восстановлению деятельности предприятия

3.2 План обеспечения бесперебойной деятельности организации в случае нештатных ситуаций

Для разработки плана существует три основных способа:

Собственными силами.

С помощью коммерческого программного обеспечения, предназначенного для составления планов обеспечения бесперебойной деятельности (демонстрационные версии таких программ можно посмотреть или скачать с веб-сайта независимого американского журнала по вопросам восстановления после бедствия Disaster Recovery Journal.

Привлечение внешнего консультанта для оказания помощи или непосредственной разработки плана.

Способы отличаются по стоимости, но во всех случаях требуется выделение персонала для проведения исследований и реализации плана.

Разработка собственными силами требует наличия квалификации в области составления плана обеспечения бесперебойной деятельности. Эту квалификацию можно приобрести только путем всестороннего обучения и накопления опыта. Большинство организаций не имеют этой возможности.

Разработку плана обеспечения бесперебойной деятельности предприятия необходимо организовать в виде проекта, чтобы управлять задачами, сроками и конечными результатами. Основными этапами типичного проекта являются:

Организация выполнения проекта;

Оценка риска, уменьшение нежелательных последствий от наступления событий, связанных с риском, анализ последствий для бизнеса;

Разработка стратегии восстановления деятельности;

Документирование плана;

Обучение;

Имитация бедствия.

Организация выполнения проекта

Организация выполнения проекта включает в себя административное управление проектом, определение допущений, проведение совещаний и разработку политики .

Оценка риска. При оценке риска выявляются типы бедствий, которые могут произойти в каждом конкретном месте. Обследуется физическая инфраструктура здания и его окружения. Для каждого типа бедствия делается оценка возможной продолжительности и присваивается относительная величина, соответствующая вероятности их появления. Используется шкала, например, от 0 до 3; где 0 означает невероятное событие, а 3 -- весьма вероятное. В результате этого выявляются области, в которых следует провести дальнейшие исследования, чтобы уменьшить последствия событий, приводящих к риску.

Анализ последствий для деятельности организации. После оценки риска проводится анализ последствий бедствия для деятельности организации, в ходе которого определяются потери из-за невозможности продолжать нормальную деятельность. Они могут быть очевидными или носить более абстрактный характер, при котором руководству придется сделать предположительную оценку потерь. В любом случае цель заключается не в том, чтобы получить точный ответ, а в том, чтобы выявить факторы, которые являются критически важными для продолжения деятельности компании. На этом этапе определяется масштаб плана обеспечения бесперебойной деятельности. Чрезмерные меры предосторожности потребуют лишних средств, а недостаточные -- не обеспечат должной безопасности.

Разработка стратегии обеспечения бесперебойной деятельности. После определения требований можно принимать решение о том, как обеспечивать восстановление деятельности. Существует множество вариантов технических решений, в том числе:

Использование "горячего" резервного помещения. Поставщик предоставляет компании подготовленное рабочее помещение с оборудованием, средствами телекоммуникации, персоналом, осуществляющим техническую поддержку, и т.д., обычно по годовому контракту. Заказчики получают доступ к оборудованию по принципу "первый пришел -- первым обслуживается".

Использование "холодного" резервного помещения. Компания организует работу в пустующем или арендуемом помещении, которое подготовлено к использованию. Сразу после бедствия в помещении развертывается оборудование (возможно, закупаемое у поставщиков), программное обеспечение и службы обеспечения.

Использование внутренних резервов. Для предоставления услуг в чрезвычайных обстоятельствах используется оборудование компании, которое расположено в ином месте.

Заключение соглашения о взаимной поддержке. Заключается соглашение с другой компанией о коллективном использовании ресурсов после бедствия. При этом предполагается, что резервное оборудование всегда имеет нужную производительность и вас устраивает степень защиты информации при коллективной работе.

В некоторых случаях можно использовать комбинацию этих вариантов. Крупные многонациональные компании чаще всего используют для локальных вычислительных сетей метод внутреннего резервирования. Поскольку количество имеющихся резервных помещений ограничено, может оказаться, что в случае чрезвычайных обстоятельств не окажется рабочего помещения, которое можно было бы использовать. Бедствие в масштабе региона может привести к тому, что все резервные помещения будут заняты и компании негде будет возобновить работу.

Хорошо подготовленный план обеспечивает компанию пошаговыми инструкциями, соответствующими типу и тяжести бедствия. В нем указываются функциональные группы специалистов компании, подготовленные для реализации плана. Наличие хорошо проработанного плана гарантирует, что в стрессовой ситуации после возникновения чрезвычайных обстоятельств, критически важные факторы не будут упущены.

Документация. План может документироваться различными способами. Большинство компаний все еще применяют традиционные текстовые редакторы, другие используют коммерческое программное обеспечение. Какой бы метод ни был использован, важно обеспечить строгое выполнение процедур управления внесением изменений, чтобы поддерживать план в состоянии, соответствующем реальной текущей ситуации.

Обучение. Обучение "Группы восстановления" направлено на то, чтобы каждый сотрудник знал свои функции и обязанности в случае возникновения нештатных ситуаций.

Имитация бедствия. Большинство компаний проводят испытания плана минимум один раз в полгода. Имитируя бедствия можно проверить план, найти его слабые места и отработать взаимодействие участников. Обнаружение недостатков обычно влечет за собой корректировку плана. План должен регулярно проходить испытания и корректироваться. Лишь немногие планы обеспечения бесперебойной деятельности выполняются так, как это предусматривалось первоначально. Поскольку внесение поправок в план необходимо делать регулярно, должна быть максимально упрощена процедура корректировки плана .

При разработке плана обеспечения бесперебойной деятельности необходимо предусмотреть следующее:

Если в настоящий момент план отсутствует, необходимо уведомить высшее руководство о потенциальных опасностях, которые связаны с отсутствием подготовленного и испытанного плана;

При наличии плана надо обеспечить его регулярное испытание -- провести циклическую замену специалистов, участвующих в испытаниях. Желательно, чтобы в этом процессе приняло участие максимальное количество сотрудников;

Надо добиться того, чтобы руководство сделало планирование обеспечения бесперебойной деятельности одной из своих целей;

При выборе альтернативных рабочих помещений необходимо позаботиться, чтобы ими можно было воспользоваться при первой необходимости;

Не принимайте существующие системы и процедуры резервирования на веру: проведите полную экспертизу резервирования и внесите необходимые изменения. Проведите испытания процедур восстановления;

При определении приоритетов приложений опросите руководителей, чтобы они изложили свою точку зрения;

Учтите в плане все мелочи, которые могли бы помешать процессу восстановления деятельности;

После составления плана разработайте механизм, обеспечивающий его регулярное обновление.

Также план должен содержать процедуры выполнения следующих функций:

Ввод в действие процедур для чрезвычайных ситуаций.

Уведомление сотрудников, поставщиков и заказчиков.

Формирование группы (групп) восстановления.

Оценка последствий бедствия.

Принятие решения о реализации плана восстановления деятельности.

Ввод в действие процедур восстановления деятельности.

Переезд в альтернативное рабочее помещение (помещения).

Восстановление функционирования критически важных приложений.

Восстановление основного рабочего помещения.

Кроме того, план должен содержать документы, которые могут быть использованы персоналом, не знакомым с конкретно восстанавливаемыми функциями. Эти документы должны включать следующие данные:

Схемы коммутации телефонов;

Процедуры для аварийного отключения питания;

Организационная структура Центра восстановления;

Требования к оборудованию и снабжению Центра восстановления;

Конфигурация Центра восстановления;

Список критически важных приложений;

Список восстанавливаемого оборудования;

Сводные данные по оценке рисков.

Проводе комплексный анализ представим описание плана по обеспечению непрерывной деятельности в организации. План включает следующие основные разделы:

а) Основные положения плана.

б) Оценка чрезвычайных ситуаций:

Выявление уязвимых мест компании;

Классификация возможных опасных событий и оценка вероятности их возникновения;

Сценарии чрезвычайных ситуаций;

Потенциальные источники отрицательных последствий каждой чрезвычайной ситуации и оценка величины ущерба;

Набор критериев, на основании которых объявляется чрезвычайная ситуация.

в) Деятельность компании в чрезвычайной ситуации:

Первоначальное реагирование на чрезвычайную ситуацию (оценка опасного события, объявление чрезвычайной ситуации, оповещение необходимого круга лиц, ввод в действие чрезвычайного плана);

Мероприятия, обеспечивающие бесперебойность деятельности компании в чрезвычайной ситуации и восстановление ее нормального функционирования.

г) Поддержание готовности к возникновению чрезвычайной ситуации:

Контроль правильности и корректировка содержания плана;

Составление списка адресов и процедуры рассылки плана;

Разработка программы повышения квалификации и ознакомления персонала с действиями, необходимыми для восстановления деятельности компании после бедствия;

Подготовка к опасным событиям, обеспечение безопасности и предотвращение бедствий;

Регулярное проведение частичных и комплексных проверок (типа пожарных учений) готовности компании к действиям в чрезвычайной ситуации и способности восстановить нормальную деятельность;

Регулярное создание резервных копий данных, документации, бланков входных и выходных документов и основного программного обеспечения, их хранение в безопасном месте.

д) Информационное обеспечение:

Приоритетные функции, выполняемые компанией;

Списки внутренних и внешних ресурсов -- технических средств, программного обеспечения, средств связи, документов, офисного оборудования и персонала;

Учетная информация о техническом, программном и другом обеспечении, необходимом для восстановления деятельности организации в случае чрезвычайной ситуации;

Список лиц, которых необходимо оповестить о чрезвычайной ситуации с указанием адресов и телефонов;

Вспомогательная информация -- планы и схемы, маршруты перевозок, адреса и т.п.;

Описание детальных пошаговых процедур, обеспечивающих четкое выполнение всех предусмотренных мер;

Функции и обязанности сотрудников в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;

Сроки восстановления деятельности в зависимости от типа возникшей чрезвычайной ситуации;

Смета расходов, источники финансирования.

е) Техническое обеспечение:

Создание и поддержание базы технических средств, обеспечивающей бесперебойную деятельность компании в чрезвычайной ситуации;

Создание и поддержание в надлежащем состоянии резервного производственного помещения.

ж) Организационное обеспечение, состав и функции следующих групп, обеспечивающих бесперебойную деятельность в случае бедствия:

Группы оценки чрезвычайной ситуации;

Группы управления в кризисной ситуации;

Группы для работ в чрезвычайной ситуации;

Группы восстановления;

Группы обеспечения работы в резервном производственном помещении;

Группы административной поддержки.

Таким образом план обеспечения непрерывной деятельности организации представляет собой детальный перечень мероприятий, которые должны быть выполнены до, во время и после бедствия. Этот план документируется и испытывается, чтобы удостовериться в его работоспособности в изменяющихся условиях.

План служит руководством к действию во время кризиса и гарантирует, что ни один важный аспект не будет упущен. Профессионально составленный план направляет действия даже неопытных сотрудников.

Наличие детального, регулярно испытываемого плана поможет оградить любую организацию от судебных исков по поводу халатности. Само существование плана служит доказательством того, что руководство компании не пренебрегло подготовкой к возможным бедствиям.

Основные выгоды от составления детального плана обеспечения бесперебойной деятельности состоят в следующем:

Минимизация потенциальных финансовых потерь;

Уменьшение юридической ответственности;

Сокращение времени нарушения нормальной работы;

Обеспечение стабильности деятельности организации;

Организованное восстановление деятельности;

Сведение к минимуму суммы страховых взносов;

Уменьшение нагрузки на ведущих сотрудников;

Лучшая сохранность имущества;

Обеспечение безопасности персонала и заказчиков;

Соблюдение требований законов и инструкций.

Анализ деятельности предприятия "Бипэк-Авто"

В случае возникновения загорания или пожара, или же случае признаков загорания или пожара,работник обязан: сообщить немедленно по телефону 101 следующее: точный адрес (улица, номер здания или сторения, этаж) что горит (электроустановка...

Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО "Родина")

Организация документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий...

Очень важна роль общественно-экономической формации в формировании социально-психологического климата производственного коллектива. В соответствии с этими наиболее значимыми факторами...

Планирование производственно-хозяйственной деятельности

В условиях функционирования рыночных отношений предприятия изучают конъюнктуру рынка, возможности потенциальных партнеров, движение цен и на их основе организуют материально-техническое обеспечение собственного производства...

Применение аутплейсмента при высвобождении персонала

Разработка антикризисной стратегии на предприятии (на материалах ОАО "ГМС Насосы")

ОАО «ГМС - Насосы» является крупным предприятием, существующим более 60 лет. Предприятие известно на рынке как успешное, эффективно работающее, выпускающее высокого качества насосов...

Разработка бизнес-плана реализации стратегии деятельности коммерческой организации

Каждая фирма, начиная свою деятельность, обязана четко представить потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники их получения...

Разработка плана по обеспечению непрерывности и восстановлению деятельности предприятия

В настоящее время почти все компании в значительной степени зависят от компьютерных технологий или автоматизированных систем...

Разработка методов предупреждения конфликтов в организации. Глава 1. Теоретические аспекты управления конфликтами в организации 1.1 Анализ понятия конфликт Среди современных авторов...

Социально-психологические методы предотвращения конфликтов в коллективе учреждения СКС

Способы управления конфликтными ситуациями

В туристическом бизнесе конфликты встречаются довольно часто и проявляются наиболее четко и ярко...