Automatisering av affärsprocesser och verksamheter. Automatisering av affärsprocesser - en verklig fördel eller en extra huvudvärk?! Se in i framtiden

Fall av misslyckad automatisering av företag är ganska vanliga. Innan man påbörjar detta mycket tidskrävande och dyra uppdrag är det därför önskvärt att förstå varför automatisering överhuvudtaget behövs. Och vilka problem är tänkta att lösas med dess hjälp.

Processen för fördelar vanligtvis upp sig i flera steg:

1. Analys av affärsprocesser, deras anpassning eller revidering.

2. Fastställande av faktiska behov av automatisering.

3. Val av mjukvarulösningar eller utveckling av specialiserad mjukvara.

4. Implementering av programvara på företaget och utbildning av personal i dess användning.

Dessutom är de två första stadierna inte på något sätt underlägsna i betydelse än de sista.

Låt oss börja med en definition. En affärsprocess är ett system av konsekventa, ändamålsenliga och reglerade aktiviteter där, genom en kontrollåtgärd och med hjälp av resurser, processinsatser omvandlas till output, processresultat som är av värde för konsumenterna. Och en affärsprocess ur informationsteknikens synvinkel är en stabil informationsprocess (arbetssekvens) relaterad till ett företags produktion och ekonomiska aktiviteter och vanligtvis fokuserad på att skapa nytt värde. En affärsprocess innefattar en hierarki av sammanhängande funktionella åtgärder som implementerar ett (eller flera) av företagets affärsmål i företagets informationssystem, till exempel hantering och analys av produktproduktion eller resursstöd för produktproduktion (produkter förstås som varor, tjänster, lösningar, dokument).

Notera: ganska ofta, med hjälp av automatisering, vill chefer samordna företagets arbete. Säkert, modern ledning det är svårt att föreställa sig utan informationssystem. Men automatisering kommer inte att rätta till fel i organisationen av affärsprocesser.

Till exempel, om företaget har en stor mängd information som har blivit omöjlig att bearbeta manuellt eller med hjälp av föråldrade system, så är automatisering vägen ut. Om den nödvändiga informationen helt enkelt inte finns eller den är opålitlig, chefer har fel, avdelningarnas arbete är inte samordnat, då är det nödvändigt att ändra ledningssystemet - ingen automatisering hjälper här.

Det är därför Först och främst måste ledaren noggrant bedöma situationen och förstå om automatisering kommer att lösa problemen som berör honom.

Automatisering av affärsprocesser i det nuvarande utvecklingsstadiet kan lösa följande uppgifter:

• Öka hastigheten för bearbetning av företagsinformation (till exempel snabbare överföring av en applikation från försäljningsavdelningen till lagret).
• Öka affärstransparensen (till exempel kan du snabbt se motparternas skulder).
• Kontroll över mängden information (kunder kan till exempel gå in och lämna applikationer via Internet själva).
• Samordning av åtgärder (till exempel en produkt som redan är reserverad för en kund kommer inte att gå till en annan).
• Öka företagens tillverkningsbarhet (till exempel beräknas priser och skatter automatiskt) etc.

Automatisering påverkar inte direkt lösningen av andra uppgifter, till exempel att öka kundflödet, rapportering i rätt tid eller fastställa utvecklingsmöjligheter!

Det är därför Vanligtvis behövs automatisering i följande fall:

• omorientering till nya uppgifter (släpp av andra produkter, inträde på nya marknader, teknisk omutrustning);
• genomföra reformer eller ändra förvaltningsprinciperna;
• oförmågan hos det gamla automationssystemet att möta företagets behov;
• förberedelse av företaget för försäljning (automatisering bör öka dess marknadsvärde).

Nästa viktig poäng: det är nödvändigt att tydligt definiera vilken del av arbetet som behöver automatiseras i det här ögonblicket. Dessutom är det inte svårt för små företag att göra detta. De behöver bara analysera vilkas aktiviteter i företaget som är relaterade till bearbetning och lagring av stora mängder information och konstruktion av rapporter. I regel är det avdelningar som sysslar med redovisning och skatteredovisning, ansvarar för förflyttning av inventarier etc. Det finns "allmänt erkända" processer, vars fråga om behovet av automatisering vanligtvis inte uppstår. Traditionellt är detta redovisning, förflyttning av varor och material, löne- och personalregister. Dessa processer automatiseras initialt, eftersom ökningen av deras effektivitet på grund av automatisering har bevisats upprepade gånger.

Ett annat sätt att ta reda på exakt vad som behöver automatiseras: förstå vad som inte passar ledaren i nuvarande jobb organisationer. Orsaken till missnöje kan vara tiden för processen, dess kostnad, kvalitet (antalet fel och misslyckanden). Du kan till exempel planera produktionen manuellt, utan användning av automationsverktyg. Men noggrannheten i beräkningarna i det här fallet lämnar som regel mycket att önska, och tiden för deras genomförande är ungefär en vecka. Dessutom finns det en hel del fel i sådan planering. Och de ekonomiska kostnaderna för den "manuella" processen är orimligt stora.

Först då kan du gå direkt vidare till valet av ett automatiserat system.

Företräde ges vanligtvis till det program som passar bäst tekniska krav och kommer inte att bli ett hinder för informationstillväxt i framtiden. Tyvärr är det nästan omöjligt att hitta färdigt system, som till hundra procent skulle kunna tillgodose företagets behov. Därför återstår det att välja den mest lämpliga mjukvaruprodukten när det gäller funktionalitet och kostnad.

Alla automationssystem kan delas in i två klasser: stel, med en uppsättning typiska inställningar (till exempel mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) och flexibel, med möjlighet att ändra sina funktioner (till exempel 1C, Microsoft Axapta). Denna uppdelning gäller för alla program.- från enkla lösningar på lokala problem till komplexa system automatisering av stora företag.

Experter rekommenderar: för att avgöra om ett stel eller flexibelt system behövs i ett visst fall är det nödvändigt att förstå hur företaget och dess affärsprocesser kommer att förändras under de kommande två till fyra åren. Om organisationen är stabil och inga grundläggande förändringar planeras i dess ledningssystem inom en snar framtid, är det möjligt att prova stela system, inklusive västerländska. De har en obestridlig fördel – de är kompletta och välanpassade lösningar som innehåller de bästa ledningsprestationerna. Men efter att ha valt ett sådant system kommer företaget att tvingas "anpassa" sitt arbete till modellen för affärsprocesser som implementeras i det. För inhemska företag är detta inte alltid möjligt. Om verksamheten ofta reformeras, och ledningssystemet ännu inte utvecklats i sin slutgiltiga form, behöver företaget ett flexibelt system som kan modifieras utan stora kostnader. Sådana produkter finns på marknaden. Dessutom kan färdiga lösningar implementeras på grundval av dem.

Företagsledare lägger ofta mycket kraft på att förbättra processer som syftar till att uppnå vissa mål och öka effektiviteten i samarbetet mellan de inblandade medarbetarna. De förstår verkligen vikten av att säkerställa kommunikation och effektivitet mellan avdelningar eller grupper i större skala. Detta sökande efter ett optimalt förhållningssätt till interaktion är förknippat med behovet av att lösa viktiga problem som oundvikligen uppstår när det råder oenighet i olika avdelningar och delar av företaget. Avrättning nödvändigt arbete oberoende av andra delar av företaget kan göra mer skada än nytta, för i det här fallet är anställda fokuserade på att lösa specifika problem, och inte på att uppnå ett gemensamt mål inom processen. Mjukvara för automatisering av affärsprocesser - BPMS - ger företagets anställda möjlighet att visualisera rollen av sina uppgifter i en affärsprocess, vilket bidrar till att öka medarbetarnas produktivitet, och kan även ha en positiv effekt inom andra delar av företaget och uppnå viktiga organisatoriska mål .

Vad är affärsprocessautomation?

Termen "affärsprocess" används för att beskriva organisationen och strukturen av inbördes relaterade handlingar hos företagets anställda med det enda målet att framgångsrikt uppnå det uppsatta målet. Kärnan i automatisering av affärsprocesser är att sätta strukturen för överföring av ansvar för genomförandet av processen och därmed uppnåendet av målet. För enskilda anställda representerar en affärsprocess stegen för att uppnå framgångsrika resultat. När det gäller små och stora grupper En affärsprocess förstås som tilldelningen av uppgifter som varje medlem i en grupp måste utföra för att utföra en gemensam uppgift för gruppen. Det finns många exempel på automatiserade affärsprocesser, allt från processen att tillaga en maträtt enligt ett givet recept till en omfattande process för att förvärva ett företag av ett annat. Företag som använder automatisering av affärsprocesser i branscher som marknadsföring och andra noterar de positiva resultaten av att använda detta tillvägagångssätt för ledning på grund av den höga nivån på arbetsorganisation, medarbetarnas målmedvetenhet och disciplin i utförandet av arbetsuppgifter.

Nyckeln till framgången för en affärsprocess är vissa oersättliga komponenter. Först och främst krävs data och material för varje steg i processen. För det andra behöver du en algoritm - en process - som människor eller programvara (vid automatisering av en affärsprocess) kan följa. Slutligen måste resultatet definieras, för att uppnå vilka insatser som görs, tid som läggs ner och data används. Det är viktigt att inse vikten av dessa komponenter i affärsprocessautomatisering och ta sig tid att välja och formalisera var och en av dem, för endast genom att lägga rätt grund kan du räkna med rätt resultat.

Affärsprocessautomation - historik

Termen användes först av Frederick Taylor och Henry Gant, maskiningenjörer och managementkonsulter, på 1920-talet. Ursprungligen var denna term knuten till produktion, men uppenbarligen, i processen att studera och ompröva termen affärsprocess, blev den till och med användbar för att beskriva dynamiken i aktiviteter inom familjen. I början av 1980-talet, baserat på W. Edwards Demings och Joseph M. Jurans arbete, utvecklades ett nytt koncept för affärsprocessen och teorin stöddes av teknik. Till exempel har helt nya sätt att interagera, sätta mål och uppnå resultat kommit till i och med tillkomsten av skrivmaskiner, kopiatorer och persondatorer. Internet har också blivit en av huvudfaktorerna för utvecklingen av nya tillvägagångssätt för affärsprocesshantering (BPM) och utvecklingen av metoder för automatisering av affärsprocesser.

Teorin om affärsprocesshantering är nästan hundra år gammal och fortsätter att utvecklas, så det kan vara användbart för varje företag att uppnå relevanta mål genom att organisera och dela upp processer i olika stadier som utförs av människor och affärsprocessautomationslösningar.

Exempel och idéer för automatisering av affärsprocesser

Det finns många exempel på processer för ett framgångsrikt genomförande av vilka det är lämpligt att använda affärsprocessautomation. Aktiviteter inom områden som ekonomi, personalavdelning och marknadsföring kan delas in i olika processer, varav några kan automatiseras. Genom att till exempel automatisera affärsprocesser för anställning och introduktion av anställda, processer för bearbetning av köpförfrågningar och beställningar från kunder kan du uppnå utmärkta resultat för att förbättra kvaliteten på utfört arbete och minska driftskostnaderna.

Viktiga fördelar med affärsprocessautomatisering

Nyckeltanken bakom att använda digitala verktyg är att arbeta effektivt med all data om kunder, uppgifter och företagets tjänster/produkter, samt automatisera vissa åtgärder som kan utföras utan mänsklig ansträngning. Syftet med automatisering av affärsprocesser är inte att ersätta anställda som utför repetitiva uppgifter med mjukvarurobotar. Tack vare automatiseringen av affärsprocesser blir företagets anställda av med rutinmässiga och mekaniska uppgifter och får möjlighet att fokusera på nya arbetsuppgifter, forskningsuppgifter, eller någon aktivitet som innebär användning av medarbetarens erfarenhet och kunskap.

Automatisering av affärsprocesser hjälper också grupper av människor att samordna insatser bättre, så desorganisering kan tas ur ekvationen. Slutligen kan automatisering av affärsprocesser garantera mer hög precision resultat. Alla dessa fördelar är anledningen till att fler och fler företagare, avdelningschefer, såväl som små och stora företag tillämpa affärsprocessautomation i sitt arbete.

Alla dessa fördelar är relevanta för varje organisation som vill förbli konkurrenskraftig och växa. Varje företag har konkurrenter i åtanke som vill erövra den nuvarande marknaden, och sättet att hantera arbete i ett företag kan vara en avgörande faktor för konkurrens. Ofta är det snabb automatisering av affärsprocesser som avgör vilken verksamhet som kommer att lyckas och vilken som kommer att balansera på gränsen till tillvaron.

Elena Gaidukova, marknadsanalytiker, varumärkesansvarig för lösningar baserade på , specialist på partnerrelationer.

Affärsprocessautomation växer i popularitet. modern marknad. Detta beror på det faktum att automatiseringsmekanismer gör det först och främst möjligt att minska kostnaderna för all produktion, och följaktligen att göra verksamheten mer effektiv.

Historisk bakgrund och system implementerade idag.

Början av användningen av affärssystem kan betraktas som 60-talet. Då användes dessa system främst för kontroll och hantering av inventeringar, och dåtidens system kopierade helt de traditionella tillvägagångssätten för dessa operationer.

På 70-talet flyttades fokus mot MRP (Material Requirement Planning), system hjälpte till att komponera kalenderplaner med hänsyn till monteringsenheternas kapacitet och behov, nödvändiga råvaror och komponenter.

På 80-talet dök konceptet MRP-II upp, vars huvuduppgift var att optimera alla produktionsprocess. Inledningsvis var MRP-II ett tillägg till MRP för planering av butiksarbete och distribution inom anläggningen. Senare tillkom ekonomistyrning, personalledning, teknik, projektledning m.m. Faktum är att MRP-II är stamfadern till ERP-system.

CRM-systemen som dök upp samtidigt användes uteslutande för direktmarknadsföring, för att snabbt få information om kunden som chefen eller säljaren kommunicerar med (främst per telefon) och spara information om kommunikationshistoriken. Utvecklingen av CRM-system gick smidigt, de växte successivt vad gäller funktionalitet, på 90-talet gav de inte bara möjligheter att samla in, spara och hantera information om kunden, utan även personaliseringsfunktioner: olika bonusar för vissa kunder eller grupper.

Standardsystem för affärsprocessautomation i global mening kan delas in i två stora lager: det första av dem är dyra system för stora företag, som SAP, PeopleSoft, Oracle, Siebel eller vissa Microsoft-produkter. Dessa system är mycket funktionella, de kan konfigureras flexibelt och anpassas till nästan alla affärssektorer. Du kan automatisera ett stort antal affärsprocesser i företaget: marknadsföring, försäljning, produktion och många andra. Det bör noteras att kostnaden och tidpunkten för implementeringen, såväl som ägandekostnaden, ligger utanför medelstora och små företags makt (utomlands är terminologin något annorlunda: där anses ett företag som sysselsätter mindre än 300 personer vara en litet företag).

Det andra är system som är överkomliga för medelstora och små företag. Som exempel kan nämnas 1C och industrisystem. Här är marknaden mer dynamisk, kostnaden för en implementering är mycket lägre än priserna i den första gruppen. Företag som ansöker om utveckling eller implementering av ett system förstår tydligt uppgifterna och uppnår maximal avkastning. har ännu inte lyckats öppna tusentals filialer över hela landet och seriöst byråkratisera. Följaktligen kan de affärsprocesser som förekommer i dem omarbetas utan onödigt motstånd.

Naturligtvis är marknaden mycket mer mångsidig och om så önskas kan systemen delas upp ytterligare i grupper och undergrupper.
I Ryssland, system från det första "skiktet" för stora affärer, såväl som industrisystem och egenutvecklade utvecklingar för medelstora och små företag.

Möjliga problem och lösningar

Det bör noteras att företag kan ha vissa svårigheter att implementera och arbeta vidare med systemet. Som regel är dessa problem inte kritiska och är lätta att fixa.

Oftast är dessa svårigheter förknippade med anställdas vanor. När man implementerar ett system kan många anställda, särskilt den "gamla skolan", motstå innovation. Dessutom föregås ibland installationen av systemet av rutinarbete med redovisning av saldon, inventering, revidering av befintliga data och överföring av dem från det gamla redovisningssystemet till det nya. Behovet av sådant arbete är inte alltid tydligt för medarbetarna och här spelar motivation en viktig roll. Det händer att ett företag naturligt gör sig av med anställda som inte kan gå över till ett nytt system med det.

En annan svårighet är relaterad till det faktum att det inte alltid är möjligt att med säkerhet bedöma optimaliteten hos en viss process. En anställd kan (av vana) uttrycka missnöje med nya arbetsmönster, men i vissa fall kan detta missnöje vara motiverat och en korrigering av processen är nödvändig. Dessutom, idealiskt sett, bör ett processautomationssystem alltid implementera ett system respons så att en tydlig överträdelse av processen inte bara märks, utan också återspeglas i den anställdes prestation. Till exempel, om en försäljningschef arbetar med kontrakt i systemet, är det logiskt att den progressiva procentsatsen beräknas i samma system på grundval av betalda fakturor (under kontrakten av denna chef). Och detta uppnås endast integrerad strategi till automatisering. I detta fall är det till exempel nödvändigt att även funktionerna fakturering och betalningsredovisning är integrerade i systemet.

Prognoser för framtiden

Du kan fortsätta att argumentera om behovet av att automatisera verksamheten, men faktumet med en betydande kostnadsminskning på företaget är uppenbart. Till exempel med detta system tillverkande företag kan kvalitativt öka kontrollen över inköp och lager, förbättra samordningen av logistikavdelningens arbete och därigenom direkt minska sina egna kostnader.

Om vi ​​pratar om prognoser på detta område, nu beställer företag alltmer partiell eller fullständig affärsautomatisering. Dessutom, om tidigare någon automatisering ansågs vara ett superdyrt nöje, så nu liten och medelstora företag fått ett alternativ i form av ansökningar baserade på webblösningar. Sådana utvecklingar blir allt populärare, och de funktioner som är inneboende i denna plattform kan minska tiden och kostnaderna för både utveckling och implementering, och ägande. Enligt min åsikt kommer automationsmarknaden att växa, och i riktning mot små och medelstora företag, eftersom. inte alla har råd att beställa SAP eller ens Microsoft Dynamics, som ofta är positionerat som en lösning för småföretag. Dessutom, för högt specialiserade organisationer, är kostnaden för att implementera sådana lösningar ännu högre.

DocsVision

DocsVision är ett universellt automatiseringssystem för arbetsflöden och affärsprocesser utvecklat på basis av .Net-teknik och nära integrerat med plattformen och Microsoft-applikationer. I systemet ingår applikationerna "Kontorsarbete", "Processhantering" och "Administrativt kontorsarbete", verktyg för att utveckla applikationer och affärsprocesser samt mjukvarugateways i Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal och 1C:Enterprise 8.0. Lösningar byggda på basis av DocsVision gör att du effektivt kan organisera arbetet med elektroniska dokument och utförande av affärsprocesser relaterade till informationsinteraktion. Systemet ger möjligheter till registrering, lagring, flyttning, exekvering och sökning av dokument, samt för att skapa formaliserade automatiserade affärsprocesser och följa upp deras framsteg. Genom att arbeta i systemet får varje anställd en uppgift i tid för att slutföra sin arbetsfas och snabb tillgång till alla nödvändig information, och chefen har förmågan att kontrollera processen och hantera den. Systemet arbetar med informationen som lagras i det och interagerar med andra IT-system i företaget, vilket ger informationsenhet och integrering av system när man utför end-to-end affärsprocesser.

Vad är automatisering av ett företags affärsprocesser? Det är förmågan att frigöra resurser, reagera i tid på marknadsförändringar, snabbt fatta beslut och planera ytterligare åtgärder. Detta är viktigt för alla organisationer som ska växa och utvecklas i moderna förhållanden hård konkurrens och konstant multitasking. Detta är en del av framgången, utan det blir det svårt att nå resultat. Det återstår att ta reda på hur implementeringen kommer att påverka förbättringen av företagets prestation.

Vad det är

Ofta gör företagets ledning stora ansträngningar för att gå mot att uppnå målet och öka effektiviteten i personalens kollektiva arbete. De inser hur mycket som beror på det tydliga och samordnade utförandet av varje anställds funktioner i hela organisationen.

Ett försök från en avdelning att slutföra sin del av uppgiften utan att interagera med andra avdelningar gör mer skada än nytta. Medarbetare som syftar till att klara uppgiften utan att tänka på att lösa problemet eller uppnå ett gemensamt mål - som ett resultat får de flera olika, dåligt utförda delar av en helhet.

Automatiserade affärsprocesser tillåter arbetare att visualisera sin egen roll i att skapa den slutliga produkten. Detta ger positiv dynamik, eftersom människor tydligt ser vad som kommer att hända i slutändan om de agerar tillsammans.

Automation kan tillämpas i alla delar av organisationen. Tillsammans med målsättning är detta HR, försäljning, marknadsföring, förberedelse av en produktionsenhet, till och med sammanslagning med ett litet företag.

För att uppnå optimering måste du skapa rätt grund:

Bestäm vilka data och material som krävs för att slutföra hela produktionscykeln för en produktionsenhet, se till att de är tillgängliga.

Skapa en verifierad algoritm utan onödiga element, enligt vilken ett program eller en person kommer att fungera hela tiden.

Bestäm i förväg vilket resultat för vilket tidsresurser läggs på och ansträngningar.

Business management process är ett koncept för organisationsutveckling. Dess huvudsakliga uppgift är att införa automatisering i förvaltningen och förbättra verksamhetens effektivitet.

Vad gör VRM:

studerar vad företaget gör, vad som händer inom det;

letar efter inkonsekvenser, svårigheter, nedgångar i verksamheten, användning av manuellt arbete där mekaniserad eller automatisk kan användas;

letar efter sätt att förbättra varje identifierad överträdelse.

Användningen av ett företags affärsprocessautomationssystem gör att organisationen kan vara flexibel och snabbt anpassa sig till förändringar i affärsmiljön. Med deras hjälp identifieras svagheter och sårbarheter hos enheter och sätt att förstärka väljs ut.

Detta är en partiell eller fullständig överföring av repetitiva cykler och uppgifter under kontroll. Det gör att de anställdas tid och ekonomi frigörs, arbetsproduktiviteten ökar och effektiviteten blir också högre.

skapelsehistoria

Termen användes först av maskiningenjörer på 1920-talet. Ursprungligen användes det endast i förhållande till produktionsstadierna, nu har det omtänkts och använts mycket mer allmänt.

På 80-talet utvecklades ett lite annorlunda förhållningssätt till teorin, med stöd av ekonomiska kalkyler och datateknik. På den tiden dök det upp kopiatorer och tryckmaskiner och sedan PC. Ett ännu större genombrott uppnåddes med utvecklingen av Internet. Nu används de för att utveckla originella metoder för att automatisera affärsprocesser, sätta nya uppgifter och lösa dem.

I den moderna affärsmiljön utvecklas det aktivt, och för det finns ovanliga användningsområden. Så det visar sig uppnå optimering på många avdelningar. Detta är möjligt på grund av uppdelningen i separata steg för implementering och genomförande av utvecklingen.

Huvudinriktningar för utveckling

Som regel utförs det i 2 lika viktiga områden:

Produktions affärsprocesser. Beroende på verksamheten i företaget kan detta vara försäljning, kommunikation med besökare, produktion. Det kokar ner till en direkt ökning av indikatorn - en ökning av volymen eller kvaliteten, lönsamheten för företaget som helhet.

Stödjande. Inte mindre seriös industri. Detta inkluderar rapportering, kontorsarbete, redovisning och annat. Detta påverkar inte direkt vinstökningen, men med hjälp av automatisering blir det möjligt att minska de timmar och ekonomi som läggs på repetitivt arbete.

Mål och mål för automatisering av affärsprocesser

Detta system syftar till att automatisera allt som är långsamt eller dåligt fungerande, för att ta bort inkonsekvenser och element som bromsar produktionen. Detta kan vara en extra suppleant med en minimiuppsättning av uppgifter, utan vilken pappren går direkt till direktören och löses snabbt.

Detta inkluderar sekundära mellanhänder som försenar leverans till slutanvändare och ta ut en lagringsavgift. Statistik visar att det ofta räcker med en beprövad transportör än många små icke-bindande företag som kan misslyckas vid ett oväntat ögonblick.

Ett sådant hämmande element är gammal utrustning, ett avlägset lager, bristen på ytterligare utbildning för nyanställda, till och med ett för långt löpande band påverkar produktionshastigheten och skapar förlorade vinster. Detta är bara en del av optimeringsåtgärden.

Bland huvuduppgifterna är:

organisation av säker lagring av information och programelement;

stöd för prestanda på hög nivå;

snabb förberedelse och utskrift av dokument för leverantörer, partners, entreprenörer från en faktura till ett affärsförslag;

utarbetande av en rapport om företagets tillstånd för en viss tidsperiod;

revidering av finansiella kostnader i förhållande till anställda, öka effektiviteten i att använda anställdas timmar genom att införa samma typ av klasser i automatiskt läge;

förbättra kvaliteten på kundservice;

Exempel och idéer

Därmed blir det möjligt att släppa mänskliga och finansiella resurser, arbetsproduktiviteten ökar, utvecklingsstrategin fungerar mer effektivt.

De flesta företag följer inte en tydlig sekvens av åtgärder. Som ett resultat är chefer ständigt upptagna, ingen vet när projektet kommer att slutföras och i vilket skede det är idag, många uppgifter och kontrollanställda dupliceras. Det visar sig att alla är upptagna, och processen är extremt långsam.

Men vi måste agera annorlunda. En chef bör passa in i den dagliga planeraren så många projekt som han realistiskt kan slutföra. Hans mål är att kontrollera dem, övervaka deras genomförande och rapportera om resultaten. Om du sänker mer på det, kommer alla eller några av dem att göras värre eller långsammare. Men i många organisationer kontrolleras samma uppgift av flera personer samtidigt.

Alla medarbetare som interagerar med varandra eller med produktionen på något sätt deltar i affärsprocesser. Därför börjar optimering ofta med personalen.

Ibland hjälper proceduren till att skapa även enkla men tidskrävande uppgifter:

beräkning av rabatter;

föra statistik;

behandla inkommande beställningar;

systematisering av alla data.

Det är många framgångshistorier dess tillämpning. Om du introducerar material eller produkter för försäljning i beställningar, kommer det inte att finnas några stillestånd och överbelastning av lager med samma typ av varor.

Huvudsakliga fördelar

Varför behöver du - huvudpoäng här är att etablera effektivt arbete, maximal avkastning och vinst. Det syftar inte till att ersätta eller omfördela anställda som utför samma typ av operationer med robotar. Tack vare optimering kommer dessa arbetare att bli av med dagliga rutinmässiga små rapporter och repetitiva åtgärder som bara tar arbetstid och hindra dem från att gå vidare till mer meningsfulla, intressanta eller utforskande uppgifter.

Människor koordinerar bättre gemensamma aktiviteter, eftersom de arbetar tillsammans och genom samma program. Konsistensen blir högre och resultatet mer exakt. Fler och fler organisationer, stora som små, antar nu automatisering av dessa skäl. Huvudfördelar:

anställdas åtgärder kommer att vara mer samordnade;

antalet fel på grund av den mänskliga faktorn kommer att minska;

manuellt rutinarbete kommer att ersättas av mekanik eller en automatisk maskin och reproduktionen av cykler kommer att påskyndas;

inifrån kommer företaget att bli mer transparent och tekniskt avancerat;

kvaliteten på utförda uppgifter kommer att öka;

det blir lättare att fatta beslut för standardsituationer;

stor volym blir lättare att hantera.

Trender, teknologier och erfarenhet inom affärsprocessautomation

Gradvis visas beprövade vägar, vars rörelse leder till en ökning av vinsten och minimering av förluster. En av dem är användningen av speciella lågkodsplattformar.

Sådana program tillåter chefer att lösa affärsutvecklingsproblem ganska snabbt. För detta är flera bekväma användarverktyg inbyggda. Med deras hjälp kan du simulera den aktuella situationen och göra ändringar. Så det blir verkligt att radikalt minska tiden för implementering av IT-lösningar som hjälper organisationer att anpassa sig till en ständigt uppdaterad miljö.

Vilka funktioner kan behövas

Eftersom alla affärsprocesser oftast består av olika handlingar som utförs av olika människor, måste programvaran kunna presentera alla objekt i en grafisk och visuell form. Så personalen förstår vad som behöver göras och hur. Och ledningen letar efter var man kan optimera.

Alla program behöver intuitiva menyer och användarvänlighet. Möjligheten att använda programvaran för alla anställda är därför viktig för medium och stora företag kommer ofta först med molnlagringssystem. Tillgången till åtkomst här öppnar var som helst i världen utan att vara bunden till specifika datorer eller surfplattor.

På programvara aviseringar till optimeringsdeltagare och möjligheten att skicka aviseringar om genomförd etapp ska fungera. Det kräver förmågan att hantera flera affärsprocesser samtidigt som leder till ett gemensamt mål. Så införandet av rabatter på grupper av varor och den parallella avskrivningen av saldon leder till ett optimeringsförfarande och en ökning av vinsten.

Passeringskontrollen fungerar separat. Inte all personal behöver all analytisk information samtidigt, så sådan data kräver en separat post, per roll.

Hur man automatiserar ett företag

Först av allt, förstå vad som behövs. När vinsten slutar växa uppstår frekventa och obehagliga komplikationer. enkla processer Det är dags att rätta till situationen. Det gäller att inte stanna upp och hela tiden utvecklas så att konkurrenterna inte tar sig före. De flesta chefer inleder proceduren med det som tar många timmar och som ofta är av samma typ: redovisning och lagerkontroll, dokumenthantering, marknadsföring.

Hur man börjar:

Molnteknik. Om företaget inte har en egen server är detta ett bra sätt för små och medelstora företag.

Inter-maskin interaktion. Alternativ mellan två olika maskiner eller komplexa affärsprocesser eliminerar mänskliga fel.

Används vanligtvis i stora organisationer för att förenkla databasbehandling.

analys för tillfället. Gradvis utvecklas mjukvaran och övervakning av förändringar och rapporter blir tillgänglig när det passar. Detta gör att du kan fatta snabba beslut.

För att ta reda på hur du bäst automatiserar ditt företag bör du kontakta Cleverens. Företaget kommer att hjälpa till att analysera produktion och välja bättre sätt att optimera kostnaderna och öka lönsamheten.

Stadier av automatisering av affärsprocesser

Det finns flera på varandra följande punkter:

Förberedande. Sökning och beskrivning av befintliga problem, antalet anställda som kommer att använda programmen.

Analys. Utvecklare studerar interna regler, genomför intervjuer med avdelningschefer, bestämmer den verkliga situationen.

Förberedelse av TK. Detta är ett dokument som kommer att indikera alla nyanser och funktionalitet i den framtida programvaran.

Förberedelse av lokaler. Alla platser där innovation introduceras.

Installera och konfigurera systemet. Sedan testas allt.

Utbildning. För att allt ska skapas av en anledning bör personalen läras hur man använder programvaran.

Undersökning. Här testar arbetare hur automatiseringen fungerar under överinseende av skaparna.

Justering. Ändringar görs på begäran från kunden.

Driftsättning.

Nyckelområden och mjukvara

Det är viktigt att förstå att du behöver närma dig uppgiften på ett heltäckande sätt och inte fokusera på företagets struktur, utan på de processer som äger rum i det. Detta tillvägagångssätt kommer att göra verksamheten mer flexibel, minska svarstiden på plötsliga svårigheter och påskynda skapandet av den slutliga produkten. Allt som händer inom en organisation är individuellt. Men huvudindelningarna är alltid lika.

Kontrollera

budgetkontroll;

säkerhet för information och ekonomi;

förvaltning;

juridiskt stöd.

Idag är det ett av begreppen för deras förvaltning, vars utmärkande drag är användningen av informationsteknologi. Det föreskriver en utbredd användning av datorer och programvara och tillhandahåller hantering av information, resurser och åtgärder med minimalt eller inget mänskligt deltagande i dessa procedurer, i princip.
Huvuduppgiften som är tänkt att genomföras design av processautomation- Detta för att kvalitetsindikatorerna för processer till en fundamentalt högre nivå. Det uppnås främst på grund av det faktum att den största fördelen med det automatiserade läget framför manuellt är dess större tillförlitlighet.

Vilket i sin tur bidrar till:

Tillväxt i produktivitet;
- acceleration;
- billigare;
- ökad noggrannhet och stabilitet.
Hittills processautomation i världen används överallt - från koordination de mest komplexa produktionerna innan du gör inköp i stormarknader. Företagets riktning, såväl som dess skala, är i det här fallet inte grundläggande: automatisering genomsyrar bokstavligen någon av dem. Och tack vare användningen av processormetoden tillämpas enhetliga principer för automatisering på hela uppsättningen av processer.

Principer

Även om processautomation har förmågan att implementeras på olika nivåer, är dess principer för var och en av dem, såväl som för någon av processerna, desamma. Denna omständighet ställer villkoren för den mest effektiva implementeringen av processer som utförs i automatiskt läge och bestämmer principerna för deras kontroll genom automatisering.
Dessa principer inkluderar:
1. Konsekvens. I en process som styrs av automatisering måste all verksamhet koordineras både ömsesidigt och med dess in- och utgångar. Underlåtenhet att följa detta villkor leder ofta till misslyckanden i utförandet av uppgiften.
2. Integration. Den automationsstyrda processen ska kunna passa in gemensamt system organisationer. I enlighet med automatiseringsnivån kan sådan integration implementeras på olika sätt. Det ändrar dock inte själva kärnan i själva principen, som förblir oförändrad. Syftet med att automatisera alla processer är att säkerställa dess interaktion med miljön, som är utanför den.
3. Oberoende av utförande.

Alla processer som implementeras genom automatisering bör implementeras utan mänskligt deltagande eller med en kontrollnivå som utövas av operatören minimerad. Under förutsättning att processen implementeras korrekt bör mänsklig inblandning i den inte äga rum.
Det är värt att notera att principerna som anges ovan kan vara avsevärt detaljerade, beroende på typen av processer och graden av automatisering.

Således tillhandahåller automatisering av produktionsprocesser sådana principer som:

Kontinuitet;
- specialisering;
- proportionalitet osv.
Nivåer
Processautomation är nödvändigt tillstånd stöd för företagsledning, som påverkar alla nivåer i dess hierarki, och nivån på automatisering bestäms i enlighet med ledningsnivån. Det finns tre huvudnivåer av ledning:
- operativt;
- taktisk;
- strategiskt.
Baserat på klassificeringen som beskrivs ovan särskiljs följande nivåer av automatisering:
1. Nivån på artister. Karakteristiska processer för honom är de som utförs regelbundet. Deras automatisering arbetar för att uppnå operativa mål (till exempel implementering av en av produktionsprocesserna), bibehålla de angivna parametrarna (till exempel autopiloten för ett flygplan) och bibehålla det önskade driftsättet (till exempel temperaturindikatorerna för pannan).
2. Nivån på produktionsledning. I det här fallet är målet med automatisering den korrekta fördelningen av uppgifter mellan processer som är lägre i den hierarkiska stegen. Ett exempel är genomförandet av produktions- och tjänsteplanering samt resurshanteringsprocesser, dokumentation m.m.
3. Nivån på företagsledning. Automatisering utförd på denna nivå löser problem relaterade till analys och prognoser. Bidra effektivt arbete den högsta nivån i företagshierarkin inom det finansiella och ekonomiska området - detta är dess huvudsakliga syfte.
När det gäller implementering av processautomation på var och en av ovanstående nivåer är det möjligt genom användning av system som:

- CRM - system för hantering av kundrelationer;
- OLAP - analytisk bearbetning i realtid;
- ERP - Enterprise Resource Management.

Vart och ett av automationssystemen kan hänföras till en av deras tre huvudtyper:

1. Oföränderlig. Under processen är den angivna sekvensen av åtgärder inte föremål för några justeringar.
2. Programmerbar. Beroende på vilket program som används och funktionerna i processen kan sekvensen av åtgärder variera. Val önskad sekvens beror på den uppsättning instruktioner som systemet är orienterat mot.
3. Självkonfigurerande. Obligatoriska alternativ lösningar på problemet kan väljas efter eget gottfinnande under drift. Ändring av deras sekvens och exekveringsvillkor utförs genom att övervaka processens framsteg.
Dessa typer av processautomation kan användas separat eller som en del av ett kombinerat system: allt beror på situationen.

Typer

Beroende på var företagen befinner sig i naturresursbearbetningskedjan kan alla falla in i en av tre kategorier.
Den första är "gruvarbetarna" och producenter av råvaror. Som exempel är här representanter Lantbruk eller kolväteindustrin.
Den andra är de som först bearbetar de utvunna råvarorna. Denna kategori inkluderar biltillverkare, företag som är engagerade i produktion av el, stål, elektronik, etc.
Den tredje är representanter för tjänstesektorn: underhållning, medicinsk, utbildning, finansiella och andra institutioner och institutioner.
För alla företag, oavsett vilken av de beskrivna grupperna de tillhör, finns det allmänna kategorier av processer kopplade till deras verksamhet.

Dessa processer är:

1. Affärer. Eller affärsprocesser, som de också kallas. Deras uppgift är att säkerställa effektiv interaktion både inom företaget och med olika externa intressenter (konsumenter av varor eller tjänster, produktleverantörer, tillsynsmyndigheter, etc.). Typiska affärsprocesser är alla typer av planering, marknadsföring och redovisning samt kundkontaktaktiviteter.
2. Design och utveckling. Sådana processer inkluderar insamling och analys av initial information, genomförandet av projektet, säkerställande av kontroll över dess genomförande, etc.
3. Produktion. Alla processer för implementering av produktion av varor eller tjänster bör hänföras till denna kategori. Detsamma kan sägas om de processer som är kopplade till olika typer av planering, leverans, service m.m.
4. Övervakning och analys. Insamling och bearbetning av data som rör utförande av processer är huvuduppgiften för processerna i denna kategori. Exempel - genomförandet av kvalitetskontroll av varor eller tjänster, förvaltning, lager.
Den som vill sätta sig in i exempel på olika mandat för automatisering av företags delsystem, kan se och köpa dem i kvalitetsstyrning onlinebutik.

Strategi

Eftersom processautomatisering är en svår och ganska tidskrävande uppgift kräver den strikt efterlevnad av en viss strategi, vilket bidrar till ökad effektivitet i verksamheten och till ett stort antal uppenbara fördelar.
För att utforma en strategi måste processen:
1. Förstå. Baserat på en noggrant genomförd analys kan du få den mest kompletta bilden av processen, in i minsta detalj. Så du bör få data om dess ingångar och utgångar, sekvensen av operationer, närvaron av kommunikation med andra processer, sammansättningen av dess resurser, etc.
2. Förenkla. Detta kan göras genom att ta bort operationer som inte är av värde. Vissa operationer kan kombineras, utföras parallellt och så vidare. Allt som är det mest rationella är välkommet här - till exempel förbättringen av tekniken för att implementera processen eller dess fullständiga ersättning.
3. Automatisera. Denna punkt bör närma sig först efter att den föregående har slutförts. Anledningen till detta är enkel: ju enklare processen är, desto lättare är den att automatisera och desto mer stabil och effektiv blir den.

Fördelar

Övning visar det processautomation i de allra flesta fall bidrar det till en påtaglig förbättring av kvaliteten på både produkter och hanteringen av dess produktion. När man implementerar QMS-hantering tillåter det företaget att förbättra kvalitetsindikatorerna för sitt arbete. Men innan du fattar ett slutgiltigt beslut angående implementeringen av automatisering, rekommenderas det att du bekantar dig med dess främsta fördelar.
Så de viktigaste fördelarna med processautomation är:
1. Påskynda utförandet av upprepade operationer. Automatisering under arbetets gång är inte föremål för trötthet, vilket säkerställer att den fungerar felfritt, oavsett aktivitetens varaktighet. Förutom, uppgifter av samma slag den implementerar mycket snabbare än en människa.
2. Förbättring av kvalitativa resultatindikatorer. främsta orsaken Detta är frånvaron av den mänskliga faktorn, som hjälper till att minska antalet olika typer av fel ibland.
3. Förbättrad kontrollnoggrannhet. Tack vare den informationsteknologi som används kan volymen processdata vara mycket stor, vilket bidrar till dess mer exakta utförande.
4. Möjlighet till samtidigt genomförande av flera uppgifter. Den parallella lösningen av sådana åtgärder med hjälp av automatisering ökar produktiviteten avsevärt, utan att kompromissa med noggrannhet och kvalitet.
5. Öka beslutshastigheten i situationer som är typiska. Denna fördel säkerställer att det inte finns några avvikelser i nästa steg av processen.

När automatisering kanske inte är motiverad

Det bör dock beaktas att det i vissa situationer inte är motiverat att använda processautomation. Detta är möjligt när:
1. De åtgärder som utförs är för komplexa tekniskt eller ekonomiskt.
2. Produkten har en kortslutning livscykel. I händelse av att produkter skapas och släpps ut på marknaden så snabbt som möjligt, eller efterfrågan på dem blir kortvarig, kan automatisering visa sig vara mindre rationellt än manuellt utförande av processer.
3. Produkterna är enkla, handgjorda av mästaren.
4. Efterfrågan på en produkt är föremål för alltför stora fluktuationer. Denna omständighet leder till förändringar i produktionsvolymer, vilket gör användningen av automatisering omotiverad.
I vilket fall som helst, innan man fattar ett slutgiltigt beslut om lämpligheten av att använda automation, bör den mest grundliga analysen utföras för att utesluta möjligheten till en felaktigt dragen slutsats.