Organisation av distansarbete för anställda. Ditt eget kontor: hur man organiserar effektivt arbete i ett distansteam. Organisera distansarbete: hur man förhindrar anställdas utbrändhet

Fjärrarbete med olika program och data på din egen dator, smartphone eller surfplatta blir allt mer populärt och tillgängligt. Tack vare att utveckla teknologier är avstånd, tid och plats varifrån du vill ansluta till din arbetsplats inte längre en barriär. Den enda frågan kvarstår: är du redo att vara tillgänglig 24 timmar om dygnet?

Tack vare detta tillvägagångssätt finns det många lösningar och deras variationer på hur man skapar en anslutning till ett fjärrskrivbord via Internet, så att du kan arbeta från vilken enhet som helst. Din dator eller någon annan enhet används endast som en ingångspunkt till en virtuell arbetsplats, som ligger i molnet i ett externt datacenter.

Om du i ditt företag har satt upp målet att spara på investeringar i hårdvara och datorer, öka datasäkerheten, sänka månatliga underhållsavgifter och även ge dina anställda en bekväm och säker arbetsmiljö och rörlighet alltså DaaS eller " arbetsplats som en tjänst" ( desktop som en tjänst) skulle vara en logisk lösning för att välja en specifik fjärråtkomst.

Vad är DaaS?

DaaS-tjänsten är en förinstallerad uppsättning nödvändiga program och konfigurationer för en specifik användare, som finns på leverantörens molnplattform. DaaS är en heltäckande lösning för att bygga den nödvändiga funktionaliteten hos kontorsprogramvara; plattformen skiljer sig från andra lösningar i sin höga feltolerans och säkerhet tack vare datacentret där den är utplacerad denna tjänst. Detta innebär att din data alltid kommer att finnas till hands, och även om du av misstag raderar den från papperskorgen kan den alltid återställas. Och om din dator blir stulen förlorar du fysiskt bara hårdvaran, som du kanske har velat byta ut länge. Hela ditt fjärrskrivbord finns kvar i det säkra molnet.

Ur teknisk synvinkel, fjärrstyrd dator DaaSär en virtuell server på vilken en uppsättning av de mest populära och nödvändiga kontorsapplikationerna och programvaran är installerad. För att ansluta till ett fjärrskrivbord används ofta stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor, smartphones, tunna klienter (arbetsstationer utan hårddisk), terminaler och andra enheter. Anslutningen görs av RDP-programmet för fjärråtkomst ( Remote Desktop Protocol), med hjälp av en databas med sådana operativsystem som Citrix ( XenDesktop) eller Microsoft. För en säkrare anslutning till ett fjärrskrivbord rekommenderas det att använda VPN (Virtuellt privat nätverk) till vilken alla dina anställdas enheter kan anslutas, vilket ger en separat krypterad kanal med direkt åtkomst till applikationer eller data ( punkt till punkt).

VDI i molnet

Om ett företag ställs inför mer allvarliga problem med att öka produktiviteten, koppla anställda till arbetet utan dröjsmål eller spara pengar på ny programvara, kan tack vare lösningar som bygger på DaaS molnmiljö, ett företag av alla storlekar omedelbart få det nödvändiga fjärrskrivbordet belägen i ett pålitligt och feltolerant datacenter.

MED VDI eller virtuell skrivbordsinfrastruktur (virtuell skrivbordsinfrastruktur) användaren kan ta hand om långsiktiga besparingar för sin verksamhet och förenkla underhållet av arbetsstationer, samtidigt som den får fullständig säkerhet och kraft för växande krav. VDI-lösningen är den vanligaste på DaaS-plattformen och består i att varje användare tilldelas en virtuell server med fördefinierade inställningar för full drift (operativsystem, applikationer, diskutrymme, CPU, lagring, nätverk). Det är möjligt att distribuera sin egen VDI-infrastruktur inom 2-3 timmar, lösningen innebär en enda kontrollpunkt och kan anpassas till alla krav, vilken verksamhet som helst, p.g.a. stort utbud konfigurationer. Allt du behöver för att komma igång är en dator, tangentbord och mus. Lösningen lämpar sig för storskaligt arbete, till exempel med designprogram BIM AutoCAD och Building Design Suite eller svår SQL-databaser, eftersom det inte kräver en höghastighetsanslutning till Internet - under drift komprimeras data automatiskt och överförs därför snabbt över nätverket. Tunn klient ( Tunn klient) som port för en centraliserad anslutning till en server, ökar driftsäkerheten och minskar kapital- och driftskostnader, eftersom det inte kräver höga kostnader för IT-utrustning. Denna lilla enhet i bokstorlek kräver inte installation av ytterligare operativsystem eller programvara på varje enskild persondator. Samtidigt ger den tunna klienten snabb och bekväm åtkomst till data på servern och gör det lättare att arbeta med data var som helst.

Terminalserver

Om ditt företag behöver en enkel, snabb och kostnadseffektiv lösning med en viss mängd kraft, så kommer en terminalserver att vara ett utmärkt alternativ till virtualisering. Flera användare är samtidigt anslutna till terminalservern och delar på den totala mängden serverresurser. Beroende på affärskrav kan den särskiljas som fysisk (tillägnad), och virtuell server (VPS/VDS). Arbetsplattformen kommer också att vara utrustad med nödvändig licensierad programvara och applikationer för fjärråtkomst; för att komma igång behöver användaren bara installera ett klientprogram på sin enhet genom vilket han kan ansluta till infrastrukturen, eller använda en terminal tunn klient. Centraliserad administration och lokal placering av alla användare förenklar Allmänt arbete, och låter dig använda alla tilldelade serverresurser mer effektivt. Nackdelen med en terminalserver är möjligheten att hela systemet misslyckas även på grund av ett fel, vilket stoppar alla användares arbete samtidigt, vilket ibland leder till driftstopp och till och med dataförlust. För att avsevärt minska risken för dataförlust och snabbt återställa information ansluter många användare ytterligare säkerhetskopiering av data (säkerhetskopiering).

5 fördelar med en fjärrarbetsyta

1. För att upprätthålla personalens effektivitet och produktivitet behöver du inte investera nya budgetar på IT-utrustning och köp av licensierade program.
2. Alltid tillgänglig datorkraft för alla program, möjligheten att omedelbart öka mängden bearbetad data.
3. Spara på att installera och underhålla din IT-infrastruktur – ta bort onödiga bekymmer från dina axlar och ägna mer uppmärksamhet åt de huvudsakliga affärsuppgifterna istället för att lösa tekniska problem.
4. Rörlighet och effektivitet i teamet - även när du är på affärsresor kan dina kollegor och du själv alltid ha tillgång till vilken fil eller e-post som helst.
5. Lösningens säkerhet ingår som standard, och du kan alltid öka din skyddsnivå genom ytterligare tjänster.

Sammanfattningsvis om fördelarna med individuella molnlösningar

Molntjänster har inte funktionshinder och tillgång till en delad pool av IT-resurser, och ofta icke-standardiserade molnkonfigurationer skräddarsydda för verkliga affärsbehov bidrar till mer tillförlitlig och säker drift. Dessutom tillåter fjärrskrivbord företag att snabbt anpassa sig till olika krav - växande efterfrågan på onlinetjänster, digitalisering av dokumentflöden, datamigrering, kraftig datatillväxt, partiell övergång av arbetet till trendprincipen BYOD (ta med din egen enhet) eller optimering av IT-lösningar, vilket minskar kostnaderna för IT-utrustning och mjukvarulicenser.

• 1C:Företag
• Bitrix24
• MindManager
• Doit.IM
• Dropbox

Många företag samarbetar med distansspecialister som arbetar hemifrån eller på vilken plats som helst i världen. Det är i regel frilansare som får ackordsersättning för sitt arbete. Företaget Korada gick en annan väg: här är hälften av de anställda ett distribuerat team, där alla medlemmar är registrerade som anställda och får en fast lön. Hur man organiserar det effektiva arbetet för specialister som arbetar utanför kontoret och hur man kontrollerar dem arbetstid, sa Alexey Boyarshinov, grundaren av företaget Korada, i sin författares kolumn.

40 år gammal, grundare och ägare av företaget. Utexaminerad från Moscow State Technical University. Bauman med examen i mjukvara och informationsteknologi. Efter universitetet arbetade han på ekonomiavdelningen revisionsbolag, då - i ett stort alkoholförråd. Han lämnade där 2010 och grundade sitt eget företag, Korada, som är specialiserat på att automatisera redovisning och affärsprocesser.

Vad är ett distribuerat lag

Vårt företag "Korada" har ett kontor i Moskva, där projekt- och inriktningschefer, administration, alla med anknytning till marknadsföring och försäljning, samt affärsanalytiker och managementkonsulter arbetar. Dessutom har vi ett distribuerat team som inkluderar metodologer, 1C- och Bitrix-programmerare, 1C-konsulter och implementerare.

Ett distribuerat team är heltidsanställda som arbetar heltid, officiellt registrerade och med 100 % arbetsbelastning. Vi är deras huvudsakliga arbetsplats. Det är svårt att överraska någon genom att arbeta med frilansare; alla förstår de främsta för- och nackdelarna med ett sådant samarbete. Och vi jobbar inte med frilansare.

Mer än hälften av våra anställda bor och arbetar utanför Moskvakontoret - i hela Ryssland. Geografin är omfattande: från Cheboksary till Abakan och från Sevastopol till Surgut. Det bor människor i Vitryssland och Algeriet.

Hela vårt distribuerade team är anställd, anställda arbetar med fast lön (ingen "timme eller deltid") och de arbetar effektivt.

"Lön? Hur kommer det sig, lön, du hade inte fel?” – kan en erfaren läsare fråga mig. Alla våra distansanställda arbetar faktiskt bara på lönebasis. Inga knepiga beräkningar, ingen betalning för stängda timmar och inga lönebonussystem. En avlägsen anställd fruktar sin arbetsgivare, som befinner sig hundratals eller till och med tusentals kilometer bort. Stabilitet är mycket viktigt för de distansarbetare som inte är frilansare.

Typer av distansarbetare

Neofyter som aldrig har arbetat på distans alls tidigare och inte vet hur det är. Det kan vara ett problem att de inte självständigt kommer att kunna organisera sig själva och sin arbetstid, och att de inte kommer att kunna koncentrera sig på arbetet medan de sitter hemma. De kan ständigt distraheras från arbetet av sin fru/man/barn.

Erfarna distansarbetare - har redan arbetat i detta format och söker just ett sådant jobb. Problemet är deras socialisering. Oavsett vad någon säger om "introverta programmerare" och andra introverta IT-specialister, behöver människor faktiskt kommunikation. De och andra anställda kommer till jobbet inte bara för att utföra uppgifter, utan också för att se människor och känna att de hör hemma i samhället.

Flexibla medarbetare – kan jobba på kontoret, men av vissa skäl letar de efter distansarbete. Dessa är fantastiska anställda om deras skäl distansarbete hindra dig inte från att samarbeta med dem. Sådana människor kan göra ett bra team. Det händer att de har barn, farföräldrar och husdjur hemma. Och de kan i princip jobba på kontoret. Men de måste vara nära sin familj "för säkerhets skull." Eller så måste sådana anställda resa väldigt långt till jobbet, de vill till exempel inte spendera 3-4 timmar av sin tid på vägen varje dag.

Entreprenörer/utförare. Du är bara en tillfällig inkomstkälla för dem. Och troligen - en av många. Ett sådant samarbete döljer alla risker med att arbeta med frilansare (missar överenskomna deadlines, inte svarar på telefonsamtal och brev etc.). Vi arbetar av princip inte med dem på grund av eventuella problem.

Hur man kontrollerar anställda utanför kontoret

Hur säkerställer man att distanspersonal inte "sitter på byxorna" för en lön? Aldrig. Om "stå bakom" hjälper dig att förstå vad människor gör och "hantera sina prestationer", är det bättre att inte göra som vi. Det viktigaste för oss i att organisera ett distribuerat team är inte organisationen av kontroll, utan hitta och anställa personer som inte behöver kontrolleras.

Så flytta fokus från frågan om "hur man kontrollerar vad han gör vid varje given tidpunkt" till frågan om "hur man anställer människor som vill göra bra arbete och ger dem möjlighet att göra det."

Tänk på det. Att hitta och anställa personer är en teknik som kräver en separat artikel. Jag ska bara berätta om huvudpunkterna.

Skriv ner de personliga egenskaperna, egenskaperna, erfarenheten hos de personer du behöver. Jag pratar inte om tekniska färdigheter och deras testning, allt är klart om detta (alla förstår, hoppas jag, hur man testar en programmerare). Jag ska berätta vilka egenskaper som är viktiga för distansanställda:

Förmåga att självständigt organisera din arbetsdag: prioritera, fördjupa dig i arbetet, bli inte distraherad.

Förmåga att be om hjälp(den anställde behöver förstå gränsen där han själv ska sluta fördjupa sig i uppgiften och komma till sina kollegor).

Absolut punktlighet.

Förmåga att adekvat bedöma mängden arbete och uppfylla dina uppskattningar.

Intern motivation för kvalitetsarbete.

Det är nödvändigt att beskriva den lediga tjänsten så tydligt som möjligt så att den "rätta" kandidaten känner igen sig i den. För varje personlig kvalitet och egenskap måste du komma på sätt att kontrollera det. Det kan vara situationsfrågor (fall), öppna frågor eller något annat. Fråga bara inte: "Kan du arbeta självständigt?" Varje normal person kommer att ge ett "socialt acceptabelt" svar.

Hur kontrollerar man punktligheten hos en framtida anställd? Övervaka noga om kandidaten ringer dig exakt när överenskommet, om han dyker upp på intervjuer på Skype vid utsatt tid eller är sen. Om han är sen, varnar han dig i förväg? Och inga frågor och svar kommer att krävas längre.

Och ändå, hur man kontrollerar...

Ibland vill man verkligen kolla om allt är okej med laget. Detta händer även hos oss, som regel, med nyanställda som vi ännu inte är säkra på.

Ett samtal på morgonen eller ett skickat meddelande låter dig diskret kontrollera om en person är på jobbet. Eftersom hela vårt team är anställd och alla jobbar heltid antar vi att du till exempel klockan 9:05 kan ringa din jobbtelefon för att önska god morgon, och hitta vår kollega på arbetsplatsen.

Starta/sluta arbetet i en RDP-session – om anställda arbetar på din server kan du se vilken tid de anslutit. Du kan också se när de började jobba i till exempel Bitrix24 eller i ett annat redovisningssystem.

Som du förstår är sådan kontrollhantering inte särskilt effektiv, missbruka den inte. Alla dessa "kontrollsystem" är lätta att lura, det är bättre att koncentrera sig på hur man hittar bra människor och organiserar sitt arbete. Det enda viktiga vi verkligen kontrollerar är de planerade arbetskostnaderna för alla uppgifter för perioden som helhet.

Varje person har projekt och uppgifter som han arbetar med. Varje uppgift har planerade arbetskostnader, som i slutändan summerar till projektets kostnadsbudget. Trots att olika avvikelser är möjliga för enskilda uppgifter, i allmänhet för perioden (vecka, månad), måste de planverkliga arbetskostnaderna motsvara specialistens kvalifikationer. Om det finns ett betydande överskott på arbetskostnaderna (istället för 100 timmar, 150 spenderades) eller tid som inte tilldelats någonstans (en anställd noterade 20 timmar av 40 på en vecka), är dessa ämnen för analys, samtal med projektledaren, och sedan med den anställde.

Arbetsorganisationen

Jag kommer att beskriva vad du bör vara uppmärksam på när du organiserar arbetet för distansanställda.

Ställa uppgifter och rapportera. Du bör ha ett system där alla ser de uppgifter som är tilldelade dem och kan markera framsteg på dem. I vårt företag använder vi det "interna redovisningssystemet", som vi utvecklat på egen hand på 1C-plattformen.

Kommunikation på jobbet och utanför. Behöver skapa inre miljö för kommunikation. Stöd och organisera på alla möjliga sätt, inte bara arbetskommunikation, men också diskussioner om arbetsrelaterade frågor. Du kan till exempel lägga upp bilder "utanför fönstret". När anställda finns i olika regioner i Ryssland kan ett intressant "collage" av vädret bli resultatet. Du kan till och med posta katter och skämt om det inte stör ditt arbete.

Vår Bitrix-24 har skapat flera grupper för informell kommunikation. Till exempel är "Programmonsters" en grupp där utvecklare umgås. "1Snoe" är en nyhetsgrupp om 1C-plattformen, samt för att diskutera olika 1C-frågor. "Party" är en grupp för skämt, bilder och så vidare. "Moskva chat" - här diskuterar alla anställda på Moskvakontoret och regionen lokala evenemang, till exempel att titta på en film på kvällen eller spela brädspel.

Startarbetaren ges kort beskrivning grupper. Men generellt sett har alla tillgång till historiken för alla meddelanden, så det är ganska lätt att ta reda på i vilken grupp vad som händer.

Förstå vem du ska vända dig till för att få råd. Det är ganska enkelt att lösa det här problemet på kontoret; i extrema fall kan du fråga en kollega. Om du sitter hemma måste du förstå att du också kan söka råd och hjälp från medlemmar i ditt team, och veta vem du ska vända dig till i en given situation.

Ju mer ordning det är i organisationen, desto lättare är det för en distansanställd. Om företaget är en enda röra, kommer fjärranställda att bli förskräckta och fly. Ju mer ordning det är desto lugnare är det för dem att jobba.

Distansanställda bör hanteras av dem som vet hur man pratar med människor, känna dem och förstå dem.

Istället för ett CV

Vi vill veta att tack vare vårt företag kan en fantastisk utvecklare arbeta med projekt i federal skala samtidigt som de bor i en liten by någonstans bortom Ural. Och för att få en anständig lön behöver han inte flytta till en metropol, transportera sin familj och lämna sitt lilla hemland.

Liliya Kokh, tränare, coach på Rusonix company

På sistone allt fler företag de bestämmer sig för att anställa anställda från andra regioner, och går också allt mer överens om att låta sina anställda arbeta hemifrån. Naturligtvis är detta ett underbart tillfälle för de människor som inte tillåts av omständigheterna att vara på kontoret varje dag från samtal till samtal. Dessa inkluderar mammor som vill arbeta och samtidigt stanna hemma längre med sina barn, personer med funktionsnedsättning och begåvade unga människor som inte är sugna på att bo i storstäder, utan vill utvecklas i ett stort prestigefyllt företag och är därför redo att arbeta på distans.

För många företag är denna trend också mycket lönsam. Du kan spara både på arbetsytan och dess arrangemang, och på lönenivåer. Specialister på arbetsmarknaden i sin region är billigare. Inte mindre viktigt är det faktum att det finns en chans att anlita specialister som inte är så lätta att hitta i staden, och kanske till och med i landet där själva företaget och kontoret finns.

Det verkar som att det finns kontinuerliga fördelar och fördelar på båda sidor. Och alla ska vara nöjda och glada. Varför klagar då fler och fler chefer på "omsättning" bland distansanställda? Varför tappar så många människor som arbetar på distans snabbt entusiasm, ansvar och motivation att arbeta? Vad är viktigt att tänka på när man organiserar arbetsprocessen för en distansanställd? Hur undviker man missförstånd och missnöje mellan ledning och medarbetare?

Som redan nämnts är en distansanställd en som arbetar helt eller delvis utanför företagets kontor. Låt oss grovt skilja två kategorier av sådana anställda.

Den första kommer att omfatta de som bor i samma stad där kontoret ligger. De kallas också "hemarbetare". Det är de anställda som jobbar hemifrån, men som ändå kan delta i viktiga evenemang och möten. Därför är livet lättare och roligare för de första.

De kan komma till kontoret när som helst (och många gör det) och personligen kommunicera med både sina överordnade och sina kollegor. Kanske är det här alternativet det bästa, det ger känslan av frihet och valfrihet som den som drömmer om att jobba på distans letar efter. Och detta är inte förvånande - du kan alltid få instruktioner från dina överordnade om den "sanna vägen", den nödvändiga inställningen till arbetet och fyllas med entusiasm igen. Men även med sådana, verkar det, gynnsamma förhållanden, svårigheter uppstår. Ganska ofta, efter att ha ändrat kontoret till att arbeta hemma, tappar sådana anställda snabbt sin känsla av att tillhöra laget. Istället känner de sig främmande och "avskurna" från företagslivet.

Den andras liv är ännu svårare, de är i en annan stad, eller kanske på landet, och följaktligen har de inte råd med vad den första kan. De kan åtminstone inte komma till kontoret när som helst när de plötsligt känner sig ledsna och vill få sin portion inspiration och motivation.

Därför uppstår ett antal frågor:

• hur du involverar distansanställda i ditt team
• hur man skapar en känsla av att tillhöra ett team
• hur man skapar motivation
• hur man ställer in kriterier för distansanställda, enligt vilka chefen lugnt kan övervaka dynamiken i uppgiftens slutförande.

1. Kommunikation av hög kvalitet

När det dyker upp en nyanländ vill chefen att han ska bli en fullvärdig anställd så snart som möjligt. För att göra detta behöver du ha eller skapa högkvalitativ internkommunikation. Vad ditt företag än gör är effektiv kommunikation en viktig förutsättning för framgång. Detta är mer än relevant för distansanställda. Ju närmare kommunikationen är mellan chef och medarbetare, desto tydligare ser de företagets mål. Hur fler möjligheter kommunicera med kollegor, desto djupare blir engagemanget och känslan av tillhörighet. Det är nödvändigt för den distansanställda att lita på dig, företaget och kollegorna. Detta skapar en känslomässig koppling och engagemang för företaget. Känslomässigt engagemang – viktig faktor att utveckla anställdas lojalitet och det kan inte hanteras enbart med hjälp Arbetsbeskrivningar.

Avsätt tid för kommunikation, personliga möten, bjud in sådana anställda åtminstone då och då Företagsevenemang, utställningar, konferenser. Moderera projekt i den allmänna chatten. Håll möten i form av ett webinar där alla kan gå live och prata om sin vision.

Det sociala intranätet kommer också att ge värdig hjälp och stöd för att skapa högkvalitativ kommunikation.

Denna plattform har en enorm resurs och kapacitet. Till exempel kan människor, förutom arbetsuppgifter, organisera grupper utifrån intressen och hobbies. Det gör att det på så sätt är möjligt att förena medarbetarna i grupper utifrån arbetsintressen.

En välorganiserad grupp där medarbetare jobbar på gemensamt projekt, innebär nära kommunikation. Inte bara skrivuppgifter i kalendern kan inkluderas, utan också gemensamma Skype, videokonferenser, webbseminarier och allmän chatt. Under sådana förhållanden är det lättare för en anställd att integreras i arbetet och känna sig som en del av teamet.

Låt oss titta på hur detta fungerar med ett specifikt exempel.

För ett år sedan beslutade vi att omorganisera kundtjänstavdelningen, teamet behövde utbildning för juniora tekniska supportanställda. Uppgift: på 6 månader, från de "gula munnar", växa åtminstone starka biträdande ingenjörer, ett bra skifte.

Erfarna ingenjörer är vanligtvis fokuserade uteslutande på deras djup tekniska specifikationer. De interagerar med få människor på jobbet förutom deras system. När prefekten hörde att de skulle bli lärare och mentorer trodde han inte att det var möjligt. Men när vi skapade en grupp för fyra ingenjörer i arbetsportalen och kallade den "The Fab Four" fungerade allt!

Chefen ledde större delen av projektet på distans. Anställda och projektdeltagare arbetar vanligtvis olika skift och träffas sällan på kontoret. Därför var detta format till stor hjälp för att bygga en lämplig struktur. Dessutom var projektdeltagarna så involverade i processen att idéer och förslag flödade som en flod. De kom på och införde White Collar-regeln. De inkluderade också artighet sinsemellan, vilket är särskilt viktigt för kundservice, utseende, gemensamma möten, allt som hjälper ingenjören att "passa in i mentorns format".

Gruppen gav tydliga uppgifter för ingenjörer. Det är viktigt att lära sig hur man överför erfarenheter genom att strukturera sin kunskap på ett sådant sätt att man delar upp den i block, ämnen, lektioner och träningstimmar. Som ett resultat blev de slutförda uppgifterna, som lagrades i gruppens filer, pussel för den övergripande bilden av det framtida projektet. Vid veckovisa videokonferenser sammanfattades resultaten och nästa steg beskrevs. Allt arbete utfördes uteslutande inom ramen företagsportal.

Projektet syftade inte till att involvera medarbetarna i arbetet och ge en känsla av tillhörighet till teamet. Men detta har redan hänt inledande skede. Delvis på grund av överensstämmelse med nästa punkt.

3. Huvudpunkter för motivation

Kanske drömmer varje chef om medarbetare som är motiverade och engagerade i företagets ideologi och uppdrag.

Men det är viktigt att inte göra det vanliga misstaget att införa dina motivationsprioriteringar. Det finns en pyramid av värden, men olika människor, vid olika perioder av livet, befinner sig på olika nivåer av pyramiden.

Man bör komma ihåg att människor tenderar att sträva efter olika mål, både personliga och professionella.

Dessutom finns bland människor både "processmakers" och "resultatmakare". För de förstnämnda är själva innehållet i arbetet, kommunikation med kollegor och uppdragsgivare samt möjlighet till självuttryck viktigt. Det andra är viktigare resultatet, erkännande.

Oavsett vilken kategori dina anställda hamnar i ska deras arbete vara roligt. Det viktigaste är att njuta av själva arbetet. Kom ihåg att din medarbetare kanske sitter ensam inom fyra väggar och behöver speciell motivation. Skillnaden mellan motivation för arbete och motivation för arbetet i sig är kolossal. I det första fallet fungerar yttre motivation när ledaren uppmuntrar dig att arbeta. Detta är vanligtvis inte hållbart. I det andra fallet börjar motivationen inifrån. När vi gör det inte bara för att vi måste, utan för att vi också vill ha det, gillar det, och det är intressant att göra det.

Många framgångsrika företag Vi har sedan länge kommit fram till att medarbetarna arbetar med nöje när de kan utvecklas i arbetet, skaffa sig ny kunskap, har kreativitetsfrihet och förstås ser en mening i allt detta som går igen i deras egna värderingar.

När det gäller vår tekniska supportavdelning (se exempel ovan) fungerade det. Alla huvudsakliga motivationspunkter beaktades. Skapa mening i aktivitet, möjlighet egen utveckling och valfrihet. Varje ingenjör visste att genom att utveckla sina mentorskapsfärdigheter skulle han föra vidare sin kompetens. Det betyder att det kommer att hjälpa andra att förbättra sina färdigheter. Att göra något viktigt för kollegor, att känna sig värderad, betydelsefull, användbar för teamet. Det ligger i människans natur att vilja lämna något användbart bakom sig.

När det gäller frihet fanns det en ganska tydlig struktur inom vilken alla var fria att vara "kreativa". Först delade de med sig av idéer om vad en framtida ingenjör, en nybörjare, en bra ingenjör, en bättre ingenjör, etc. behövde veta. Sedan sattes massor av idéer samman till ett utbildningsschema och ingenjörerna "monterade med glädje byggsetet" för det framtida programmet.

4. Kontrollsekvens

Det är viktigt att komma ihåg att oavsett vilken typ av aktivitet din medarbetare har, hur många timmar om dagen han måste arbeta, hur flexibelt hans schema är, hur kreativ och fantasifull hans uppgift är, så måste han ha en tydlig struktur inom dessa processer. En struktur enligt vilken du som chef kommer att sätta de nödvändiga kriterierna för kvaliteten på det utförda arbetet och övervaka dynamiken i uppgiftens slutförande. Struktur är avgörande när man arbetar med alla anställda, särskilt om de arbetar på distans.

>>>

(system Integrator)

Enligt HeadHunter erbjuder för närvarande endast 1 % av de lediga jobben i Ryssland möjligheten att arbeta på distans. Trots en så obetydlig siffra, för många företag, särskilt företrädare för små och medelstora företag, överföringen av anställda till full distansarbete eller att organisera möjligheten till distansarbete för heltidsanställda kan vara en utmärkt lösning när det gäller att optimera arbetsflödet och personalhantering.

Vi berättar utifrån egen erfarenhet hur man tekniskt organiserar möjligheten till distansarbete, och vilka fördelar detta gav vårt företag och våra anställda.

Vad tillför distansarbetare till företagare?

1. Besparingar

Enligt forskning sparar det anställande företaget upp till 3 % av vinsten genom att bara överföra 20 % av sina anställda till distansarbete. Sådana besparingar uppnås genom att minska kostnaderna för hyran (kontorsytan minskar) och avskrivningen på arbetsplatsen (du behöver inte köpa kontorsmöbler, pappersvaror etc.). Till exempel, på grund av förändrade livsförhållanden kunde några av våra anställda inte arbeta i den vanliga kontorsrytmen, så vi överförde dem till permanent fjärrläge. För oss är detta en möjlighet att behålla en värdefull medarbetare för företaget och spara pengar på jobbet; För dem är det möjligheten att arbeta från en bekväm plats på ett bekvämt schema.

2. Empowerment

Ett effektivt team kan leverera enastående resultat. Vårt företag verkar på en marknad som är delad mellan stora aktörer och som har krympt de senaste åren. Under dessa svåra förhållanden visar vi en årlig omsättningstillväxt på 60 %. Hur får man höga resultat av medarbetarna samtidigt som de ger dem handlingsfrihet?

Dmitrij Utrobin,

Kommersiell direktör, Mann, Ivanov och Ferber

I den här artikeln kommer du att läsa:

Varför är det nödvändigt att organisera distansarbete?

Hur man arbetar utan kontor

Hur man korrekt övervakar fjärranställda

Hur man förhindrar anställdas utbrändhet

Den ryska bokmarknaden har stagnerat de senaste åren, försäljningen förra året minskade markant med nästan en och en halv gånger. Vårt företag är litet och ungt: förlaget skapades 2005. Ändå håller vi på att utveckla och öppna nya affärsområden framgångsrikt. En speciell inställning till detta hjälper organisera distansarbete.

Månadens bästa artikel

Om du gör allt själv kommer inte anställda att lära sig att arbeta. Underordnade kommer inte omedelbart att klara av de uppgifter som du delegerar, men utan delegering är du dömd till tidsbesvär.

Vi har i den här artikeln publicerat en delegeringsalgoritm som hjälper dig att frigöra dig från rutin och sluta arbeta dygnet runt. Du kommer att lära dig vem som kan och inte kan anförtros arbete, hur man korrekt tilldelar en uppgift så att den slutförs och hur man leder personalen.

Vårt företag var från början fokuserat på att arbeta utan kontor; vid tidpunkten för tillkomsten av förlaget var det ett logiskt beslut för litet företag som vill spara pengar på att hyra lokaler. Efter år av utveckling följer vi fortfarande principen om distansarbete i företaget: företaget har ett kontor, men bara fyra anställda är ständigt på det, och resten kommer för möten och affärsmöten. Huvuddelen av personalen, inklusive anställda på den kommersiella avdelningen, arbetar där det är lämpligt och vid den tidpunkt som ger störst avkastning. Denna princip gör att vi kan agera mer effektivt än konkurrenter som är bundna till ett kontor och arbetsschema.

Organisera distansarbete: hur man arbetar utan kontor

Fjärrarbete är lämpligt för nästan alla specialister som är engagerade i intellektuellt arbete, med sällsynta undantag. Nästan hela vårt företag arbetar på distans, och detta bevisar att verksamhetens detaljer har liten inverkan på valet av hemmakontorsmodell. Den enda avdelning vars anställda ständigt är närvarande på kontoret är redovisning: den säkerställer internt och externt dokumentflöde.

När jag kom till företaget som försäljningsdirektör kunde jag länge inte förlika mig med att mina anställda satt hemma och inte hade en aning om vad de gjorde. Min övergång till distansarbete har varit en evolutionär sådan. Först krävde jag en arbetsplats för mig själv, och min ledning och jag kom fram till en kompromiss: jag jobbade på kontoret i tre dagar och hemma i två. Nu är jag bara på kontoret när det behövs - jag kan bara dyka upp där en gång i veckan för ett möte med anställda.

• Hur man arbetar med frilansare: för- och nackdelar med frilansande programmerare

Idag ställs nästan alla företag som har en försäljningsavdelning inför samarbete på distans. Framgångsrika försäljningschefer tillbringar större delen av sin tid i möten: de måste kommunicera med kunder, vanligtvis på deras territorium, det vill säga på distans. Varför då tvinga dem att besöka kontoret, hyra lokaler, köpa utrustning och fundera på vem som ska underhålla all denna infrastruktur? Allt en försäljningschef behöver är förmågan att hålla kontakten, ha tillgång till CRM och databaser. Moderna IT-lösningar uppfyller dessa krav.

Vi organiserar distansarbete. Jag vill understryka att ett distanskontor inte ställer några specifika krav på programvara. Vårt företag använder informationssystemet 1C och anställda använder det via ett fjärrskrivbord. Om vi ​​arbetade på ett kontor skulle tillgången organiseras på exakt samma sätt.

Vi får ofta frågan om hur vi arbetar med pappersoriginaldokument. En faktura eller ett avtal skapas i vår informationssystem, en av revisorerna på kontoret skriver ut dokumentet, sätter en stämpel och signatur på det och kuriren levererar det till kunden. En specialist bör inte oroa sig för sådana rutinmässiga saker - det här är en uppgift på lägre nivå som kan och bör delegeras.

Vi organiserar arbetsprocessen. Många av våra medarbetare väljer ett flexibelt schema och löser sina problem dygnet runt, och inte bara under normal arbetstid. Undantaget är säljavdelningens anställda: de är mindre fria att välja, eftersom de styrs av kundernas arbetsschema. Samtidigt finns våra kunder i alla regioner i landet, i olika tidszoner - och vi har inga problem med att kontakta kunden, till exempel i Vladivostok vid en tidpunkt som passar honom.

För att samordna åtgärder håller vi regelbundna möten en gång i veckan. Varje enhet monteras separat. Jag håller ett möte med personalen på den kommersiella avdelningen på fredagar: vi diskuterar vad vi gjort den senaste veckan, vad vi inte kunde göra och varför, och planerar för nästa vecka. Anställda som inte kan komma till kontoret (de bor till exempel i en annan stad) ansluter till mötet via Skype.

Det är i första hand den interna barriären som hindrar dig från att utföra dina arbetsuppgifter utanför kontoret normalt, och inte bristen på tekniska förmågor. Distansarbete i ett företag sätter restriktioner endast för anställda, allt annat sker på samma sätt som i vanliga företag. Enligt denna regim måste den anställde kunna kontrollera sig själv, han behöver ingen arbetsledare.

Hur man anställer rätt personer för fjärrsamarbete

Det är lätt att uppnå engagemang från anställda: huvudsaken är att personen verkligen gillar det han kommer att göra i företaget. Medarbetarna agerar effektivt när de inte separerar liv och arbete, är redo att utföra arbetsuppgifter dygnet runt och på så sätt uppnår självförverkligande. Hur uppnår man detta? Behöver anställa rätt personer.

Vi söker kandidater. Det är få personer som passar oss på arbetsmarknaden. Vi kommer inte att kunna anställa 30 personer imorgon eftersom vi söker unika medarbetare. Därför är nackdelen med vårt företags effektivitet den komplexa processen att hitta anställda; vi tar mycket lång tid att fylla lediga tjänster. Det tar från två till sex månader att hitta en specialist på den kommersiella avdelningen. Bortfallet är också mycket stort: ​​beroende på vilken typ av ledig tjänst får vi 200–300 meritförteckningar, och vi ger ett erbjudande om samarbete till endast en eller två sökande.

HR-avdelningen ansvarar för att rekrytera medarbetare för samarbete på distans. Först valde vi HeadHunter-portalen som huvudplattform för att lägga ut lediga tjänster. Vi fortsätter att använda det, och det är fortfarande den huvudsakliga förvärvskanalen, men ur synvinkeln att omvandla kandidater till anställda är den här sidan ineffektiv. Nu ägnar vi stor uppmärksamhet åt interna plattformar. På senare tid har även smala specialiserade kanaler börjat användas, till exempel specialistgrupper. Lägga ut lediga jobb i gruppen " Goda människor"på det sociala nätverket VKontakte, på Alena Vladimirskayas blogg (skaparen av HR-byrån för IT-branschen Pruffi), på Galima HR-webbplatsen. Riktad kandidattrafik med hög konvertering kommer från dessa källor.

För att minska kostnaderna för att bearbeta ett stort antal meritförteckningar ändrade vi tillvägagångssättet för att välja kandidater: tidigare publicerade vi helt enkelt en arbetsbeskrivning, men nu publicerar vi dessutom en testuppgift. Detta gör att vi kan filtrera bort de flesta icke-målkandidater redan i det inledande skedet av urvalet. Nu kontrollerar vi kvaliteten på testuppgiften och först då, om det passar oss, studerar vi CV:t. Det inkommande flödet har minskat avsevärt och har blivit riktat.

Vi bestämmer kraven för sökande. Huvudvillkoret som vi fokuserar på vid val av medarbetare för distansarbete i företaget: personen ska uppfylla våra företagskultur. Vi letar inte efter en uppsättning kompetenser, utan personer med en viss livsställning, eftersom "fel" personer kostar företaget dyrt. Vi avgör ofta om en kandidat är lämplig för oss genom de böcker han har läst - detta hjälper till att identifiera gemensamma ståndpunkter och synpunkter på världen. Även om nyckelparametern vid anställning fortfarande är den sökandes inställning till jobbet: hans kompetens måste vara på en bra nivå. I regel anställer vi inte personer som kommer att behöva läras ut vad de ska göra – vi söker dem som berättar för oss vad vi ska göra.

• Försäljningsavdelningens struktur: instruktioner för chefer

Vi väljer ut kandidater. Anställningsförfarandet för alla lediga tjänster är ungefär detsamma. Först måste kandidaten slutföra en testuppgift - detta är det primära filtret. Varje position har en uppsättning professionella färdigheter. Vår framtida medarbetare måste på ett adekvat sätt bedöma sin plats i världen, förstå vilken typ av arbete han kommer att utföra och ha de färdigheter som krävs för denna position: säg, för en försäljningschef är detta förmågan att kommunicera med kunder, för en marknadsförare - förmåga att analysera information. Om resultaten av testuppgiften som kandidaten genomförde imponerade på oss - och det finns mycket färre sådana personer än de som svarade på den lediga tjänsten - går vi vidare till nästa steg, där vi måste förstå om den sökande kan gå med i vårt team: vi kontrollerar kandidatens överensstämmelse med vår företagskultur. Att ta reda på om en person är lämplig för företaget kan bara göras i ett personligt möte, som i vårt fall inte påminner mycket om en traditionell intervju.

Vi genomför en intervju. Min uppgift under ett samtal med en kandidat är att förstå vilken typ av person han är, vad han behöver av livet, om det kommer att vara intressant för oss att arbeta tillsammans. Dessutom har intervjun ett annat syfte. Det finns personer som skriver meritförteckningar professionellt, presterar bra på tester och klarar traditionella intervjuer, men jag måste se till att den sökande visar sin sanna färg. Det är därför jag ställer ovanliga frågor som inte är typiska för en vanlig intervju.

Vanligtvis i början av mötet säger jag: "Det kan tyckas att jag ställer konstiga frågor, men jag gör det här för om en och en halv timme kommer du och jag i princip att "gifta oss" och spendera mer tid att arbeta tillsammans än varandra. med din själsfrände." När en distanskandidat svarar på rutinfrågor under traditionella intervjuer ger den ingen information om honom eller henne. Jag försöker ställa frågor som tar den andra personen ur sin komfortzon. Och ibland behövs ingen stressfaktor: det räcker bara att prata om vad som fängslar en person i livet, och du ser att hans ögon lyser.

• Bonusar och de-bonusar: hur man bygger ett system för effektiv stimulering av anställda

Till exempel kommer en kandidat som inte verkar vara av intresse för organisationen. Du tittar på hans CV: han arbetade i företag som inte är imponerande och gjorde rent nonsens. Men eftersom han har nått detta stadium betyder det att han har slutfört testuppgiften, och min uppgift är att förstå varför han gjorde det bra och hur han kan vara användbar för företaget. För att göra detta måste du ta reda på hur han är, få honom att öppna sig, berätta för honom vad han gillar och vad som inspirerar honom. Om det behövs ger jag lite information om mig själv - detta hjälper samtalspartnern att öppna sig, han börjar lita på mig.

Alla anställda går igenom en sådan intervju. Den senaste tiden har jag delegerat denna funktion till avdelningschefer så att de lär sig att välja sina underordnade. Jag genomför själv de avslutande intervjuerna med kandidater, men sista ordet kvarstår hos prefekten. Mitt mål är att bilda mig en uppfattning och visa avdelningschefen vad han missat eller svara på sitt ytterligare frågor om den sökande.

Introduktion av en ny medarbetare. Om en kandidat har klarat urvals- och intervjustadierna, så sammanfaller med stor sannolikhet vår världsbild, så han behöver inte anpassa sig för att arbeta i företaget under lång tid. Vi strävar efter att säkerställa att anställda, oavsett position, förstår hur vår verksamhet fungerar, hur vinster genereras och inser att denna vinst inte kommer till oss av distributörer eller agenter utan av kunder. I det inledande skedet ägnar vi maximal uppmärksamhet åt anpassning: vi måste förklara allt för nykomlingen och observera hans handlingar. Om resultatet inte motsvarar förväntningarna kommer vi omedelbart att tillhandahålla respons: “Vi förväntar oss den här typen av resultatindikatorer, men dina resultat är så här. Låt oss ta reda på varför." Om detta upprepas systematiskt innebär det att den anställde inte är på sin plats – han behöver flyttas eller bytas ut.

Det specifika med att organisera distansarbete manifesteras endast i det faktum att det först är nödvändigt att hålla många personliga möten med en ny anställd - mer än med anställda som du redan helt litar på. Dessutom måste alla nyanlända komma till kontoret, lära känna sina kollegor, så att en person för dem inte är en bild på en bildskärm; medarbetarna ska känna varandra personligen och skapa goda kontakter. Om en anställd befinner sig i en annan stad kommer han till oss under en eller flera dagar.

Distansarbete i ett företag: hur man motiverar anställda

Endast de som kan arbeta utan tillsyn sätts genom vårt anställningssystem, så vi övervakar inte vad anställda gör. När som helst på dygnet kan någon arbeta och någon kan göra personliga affärer. Klockan tio på morgonen går en anställd till gymmet för att träna, en annan ringer klienten och den tredje tar barnet till dagis. Men vi vet med säkerhet att de alla uppnår de mål som vi satt upp för dem, inom de tidsramar som vi kommit överens om. Vi behöver inte sitta över anställda och titta på hur de arbetar: vi fokuserar på resultatet, inte på processen.

• Övervaka försäljningschefers arbete: hur man inte missar viktiga detaljer

Nu innebär vårt system för materiell motivation att uppfylla en allmän försäljningsplan, inte en individuell. Varje anställd har dock sin egen plan: det kan vara mängden trafik, konverteringsfrekvensen eller försäljningsvolymen. Medarbetarna får dock den rörliga delen av ersättningen först när de uppnår det totala resultatet - detta säkerställer lagarbete. Dåliga medarbetare stannar inte i laget; De ska inte tvingas arbeta, utan sparkas. Samtidigt, även i ett starkt team, varierar nivån på medarbetarna. Vi likställer dem inte: storleken på den fasta och rörliga delen av lönen är individuell för varje anställd.

Organisera distansarbete: hur man förhindrar anställdas utbrändhet

Att undvika övertid är den svåraste uppgiften. Om medarbetarna verkligen trivs med det de gör är risken stor att de jobbar för mycket och snabbt brinner ut. Endast personlig kontroll hjälper: om vi ser att en person överarbetar så för vi ett förebyggande samtal.

Vårt företag möter regelbundet detta problem, vi har fortfarande anställda som ofta överarbetar. Detta kan till exempel ses av när och hur ofta en anställd svarar på brev: om han skickar mig det första brevet i början av arbetsdagen och det sista klockan fyra på morgonen och dessutom är tydligt upptagen i mitt på dagen, då är det uppenbart att han jobbar mer än vad som behövs. En sådan anställd behöver övervakas; Troligtvis kommer han någon gång att behöva bli ombedd att åka på semester. Först måste du dock ta reda på vad orsaken till övertiden är. Detta beror ofta på oförmågan att prioritera: när anställda arbetar på distans ser de inte hur många nuvarande arbetsuppgifter deras kollegor har, och ger dem nya uppgifter. Våra medarbetare har i regel alltid fler inkommande uppgifter än vad de klarar av. Vissa människor vet inte hur man vägrar "extra" uppgifter - då måste du visa dem hur man prioriterar sitt arbete.

När man arbetar på distans i ett företag är det viktigt att separera ansvar och privatliv – detta sker individuellt för alla. Vissa människor svarar i princip inte på brev på lördag och söndag. Jag kollar min mail nu för tiden men svarar inte för att inte uppmuntra andra att jobba på helgen. Det finns de som slutar jobbet vid sextiden på kvällen. Vi vet vilket schema anställda följer, var och en av dem är fri att bestämma sina egna öppettider.

Begreppet distansarbete formulerades första gången 1972 av den amerikanske vetenskapsmannen Jack Nilles. Han löste problemet med hur man avlastar trafiken under rusningstid och föreslog att tjänstemän skulle jobba hemifrån per telefon. Han kallade detta sätt att organisera affärsprocessen för "distansarbete".

Dmitry Utrobin tog examen från Moskva State University Geodesi och kartografi (MIIGAiK) 1998, med inriktning mot optik. Under de tre åren av arbete i förlaget uppnådde han en ökad försäljningstillväxt. Han är intresserad av speleologi och deltar i expeditioner till de djupaste grottorna i världen.

"Mann, Ivanov och Ferber"- bokförlag specialiserat på affärslitteratur. Personal - 90 anställda. Huvudkunderna är stora nätbokhandlar och detaljhandelskedjor. Årlig omsättning 2013 uppgick till 440 miljoner rubel. Officiell webbplats - www.mann-ivanov-ferber.ru