Vilken kategori tillhör den biträdande generaldirektören? Vad ska stå i arbetsbeskrivningen för en biträdande chef. Vilka nyanser ska man tänka på när man sammanställer arbetsbeskrivningen för en biträdande chef

Sekreterare, ställföreträdare eller personlig assistent? Beror på situationen! Tänk på vilka krav, ansvar och villkor som arbetsbeskrivningen för biträdande chef-2018 ska innehålla.

Från artikeln kommer du att lära dig:

Assistenten till chefen är den verkliga "högerhanden" för den första personen i företaget. Utbudet av uppgifter som tilldelas en sådan anställd är som regel brett. Om i bemanning placera personlig assistent regissör, ​​försök att beskriva dess funktionalitet så detaljerat som möjligt i anställningsavtal och arbetsbeskrivning.

Rätt utarbetade instruktioner är användbara för båda parter i anställningsförhållandet. En anställd från den första arbetsdagen i en ny position kommer att förstå vad som krävs av honom. Och arbetsgivaren kommer att beskriva utbudet av officiella befogenheter och skyldigheter, för underlåtenhet att följa som man kan bli föremål för disciplinärt ansvar eller ta upp frågan om ofullständig officiell efterlevnad av den anställde. Dessutom listar CI alla erfarenhetskrav. praktiskt arbete och kvalifikationer för en specialist (se artikel " : villkor som måste anges för alla anställda”).

Missa inte: månadens huvudartikel från ledande specialister från arbetsministeriet och Rostrud

En komplett referensbok med arbetsbeskrivningar för alla verksamhetssektorer.

Ladda ner relaterade dokument:

Arbetsbeskrivning "Assisterande chef": struktur och innehåll

Det finns ingen enskild form av arbetsbeskrivning som är obligatorisk för alla arbetsgivare.

Det finns dock en praktisk mall som består av flera sektioner:

1. allmänna bestämmelser;
2. funktionellt ansvar Och kvalifikationskrav;
3. rättigheter och befogenheter;
4. ansvar;
5. revisionsinstruktioner.

Allmänna bestämmelser omfattar uppgifter om vilken kategori den beskrivna tjänsten tillhör, förfarandet för tillsättning av tjänsten och avskedande från den. Här kan du även ange att medarbetaren rapporterar direkt till VD och in yrkesverksamhet styrs av de regler som företaget tagit fram. Lista de viktigaste dokumenten - arbetsbeskrivning, interna arbetsbestämmelser, kollektivavtal, instruktioner om arbetarskydd.

De kunskaper och färdigheter som krävs för ett effektivt arbete kan listas i avsnittet om arbetsansvar, eller separat. Den biträdande chefen måste veta:

• företagets struktur och branschens egenskaper;
• normer för kontorsarbete och arkivering;
• standarder för systemet för registrering av organisatorisk och administrativ dokumentation, affärsbrev och kommersiella erbjudanden;
• Ryska federationens arbetslagstiftning;
• regler för affärskommunikation och ekonomins grunder.

Glöm inte att i CI återspegla den biträdande direktörens huvudsakliga rättigheter och skyldigheter. Precis som alla andra anställda har han rätt att:

• bekanta dig med dokumenten som definierar officiella befogenheter;
• ta emot information och dokument som är nödvändiga för att fullgöra arbetsfunktionen och kräva att de nödvändiga förutsättningarna skapas för detta;
• ta emot alla sociala garantier enligt lagar och lokala bestämmelser;
• bekräfta och förbättra sina kvalifikationer;
• att sätta sig in i ledningens beslut rörande dess verksamhet.

Den biträdande chefen bär materiellt och disciplinärt ansvar inom de ramar som anges arbetsrätt RF. Eftersom denna tjänst är en chefsposition måste den anställde ofta hantera konfidentiell information och begränsade dokument. För brott mot reglerna för att arbeta med sådana dokument, avslöjande av affärshemligheter och andra brott som begåtts under loppet av arbetsuppgifter administrativt, civilrättsligt och straffrättsligt ansvar. För att hjälpa personaltjänstemannen - artikel " ska anges av alla anställda.

Det sista avsnittet är fyllt med information om förfarandet och frekvensen för revidering av instruktionerna, reglerna för att bekanta sig med det, antalet kopior.

Bekantskap av anställda med DI

Det är nödvändigt att bekanta sig med CI mot underskrift alla anställda som innehar denna position. Om direktören för företaget har flera assistenter bör var och en få ett eget exemplar av instruktionen i händerna och förvara den på sin arbetsplats i framtiden.

Arbetsuppgifter som biträdande chef

Det viktigaste avsnittet i manualen innehåller arbetsfunktionsbeskrivning. Det rekommenderas att använda formuleringar som så noggrant som möjligt beskriver de rutinuppgifter som den biträdande direktören löser, arbetsuppgifter och förfarandet för interaktion med underordnade. Detta tar hänsyn till objektiva faktorer som påverkar omfattningen av den anställdes befogenheter, till exempel det totala antalet chefsassistenter och principerna för arbetsfördelningen dem emellan. Till exempel kan en biträdande regissörs uppgifter inkludera:

• anordnande av telefonsamtal och affärsmöten;
• , affärsbrev och andra dokument;
• förberedelse av konferenser och möten;
• insamling av referensmaterial;
• utarbetande av rapporter, förslag, ;
• mottagande av besökare, hjälp med att överväga personalens önskemål och önskemål;
• besök vid statliga institutioner på uppdrag av myndigheterna;
• godkännande av ansökningar, PM, förfrågningar;
• ledsagning av affärsresor av huvudet (beställa biljetter, boka boende).

Innan du överför information från den professionella standarden till arbetsbeskrivningen, se till att de överensstämmer arbetskraftsverksamhet utförs av en assistent till chefen för ett visst företag. Detaljer finns i artikeln "Hur med hänsyn till professionella standarder.

Arbetsbeskrivning för biträdande chef: registreringsförfarande

För att ett JI-projekt ska bli effektivt måste det godkännas. Godkännandeförfarandet är identiskt med det schema som används vid utvecklingen av lokala bestämmelser (se artikeln "Hur man utvecklar och I organisationen"). Uppgifter om arbetsgivaren och stämpeln "Jag godkänner" kan skrivas överst i formuläret, sedan behöver företagets chef bara skriva under dokumentet. En annan, inte mindre vanlig mekanism är godkännande genom order. En separat administrativ handling utfärdas, genom vilken en eller flera DI:er sätts i kraft.

Arbetsbeskrivningen anger omfattningen av arbetsuppgifter och arbete som en person som innehar en viss tjänst ska utföra. Arbetsbeskrivning i enlighet med Helrysk klassificerare ledningsdokumentation, eller OKUD, OK 011-93 (godkänd genom förordningen av statens standard av 30 december 1993 nr 299) klassificeras som dokumentation om den organisatoriska och regulatoriska regleringen av organisationens verksamhet. Gruppen av sådana dokument, tillsammans med arbetsbeskrivningen, inkluderar i synnerhet de interna arbetsbestämmelserna, förordningen om strukturenheten och bemanningstabellen.

Krävs en arbetsbeskrivning?

Den ryska federationens arbetslag ålägger inte arbetsgivare att upprätta arbetsbeskrivningar. I ett anställningsavtal med en anställd bör hans arbetsfunktion alltid avslöjas (arbete enligt befattningen i enlighet med personallistan, yrke, specialitet, som anger kvalifikationer eller den specifika typ av arbete som tilldelats honom) (artikel 57 i Ryska federationens arbetslag). Därför är det omöjligt att hålla arbetsgivaren ansvarig för bristen på arbetsbeskrivningar.

Samtidigt är det arbetsbeskrivningen som vanligtvis är det dokument där arbetstagarens arbetsfunktion anges. Instruktionen innehåller en lista över arbetstagarens arbetsuppgifter, med hänsyn till detaljerna i organisationen av produktion, arbete och ledning, den anställdes rättigheter och hans ansvar (Rostruds brev daterat den 30 november 2009 nr 3520-6-1 ). Arbetsbeskrivningen avslöjar dessutom vanligtvis inte bara den anställdes arbetsfunktion, utan innehåller också kvalifikationskrav som gäller för den befattning som innehas eller utfört arbete (Rostrud brev nr 6234-TZ daterat den 24 november 2008).

Närvaron av arbetsbeskrivningar förenklar interaktionsprocessen mellan arbetstagaren och arbetsgivaren om innehållet i arbetsfunktionen, arbetstagarens rättigheter och skyldigheter och kraven på honom. Det vill säga alla de frågor som ofta dyker upp i relationer med såväl befintliga som nyanställda, samt med sökande till en viss tjänst.

Rostrud menar att arbetsbeskrivningen är nödvändig för både arbetsgivaren och arbetstagarens intresse. När allt kommer omkring kommer närvaron av en arbetsbeskrivning att hjälpa (brev från Rostrud daterat 2007-09-08 nr 3042-6-0):

• objektivt bedöma den anställdes aktiviteter under provanställningstiden;
• med rätta vägra att anställa (trots allt kan instruktionerna innehålla ytterligare krav relaterade till den anställdes affärsegenskaper);
• fördela arbetsfunktioner mellan anställda;
• tillfälligt överföra en anställd till ett annat jobb;
• utvärdera samvetsgrannheten och fullständigheten i den anställdes utförande av arbetsfunktionen.

Det är därför det är lämpligt att utarbeta arbetsbeskrivningar i organisationen.

En sådan anvisning kan vara en bilaga till anställningsavtalet eller godkännas som en självständig handling.

Hur en arbetsbeskrivning sammanställs

Arbetsbeskrivningen sammanställs vanligtvis på grundval av de kvalifikationsegenskaper som finns i kvalifikationsreferensböckerna (till exempel i kvalifikationsreferensboken för befattningar som chefer, specialister och andra anställda, godkänd av arbetsministeriets dekret av den 21 augusti 1998 nr 37).

För anställda som anställs i enlighet med arbetarnas yrken, för att bestämma deras arbetsfunktion, används enhetliga tariff- och kvalifikationsreferensböcker för arbete och yrken för arbetare i relevanta branscher. Instruktioner som utvecklats på basis av sådana uppslagsböcker brukar kallas produktionsinstruktioner. Men för att förena och förenkla den interna dokumentationen i en organisation kallas instruktioner för arbetaryrken ofta också som arbetsbeskrivningar.

När man sammanställer arbetsbeskrivningar styrs organisationer också av professionella standarder.

Eftersom arbetsbeskrivningen är ett internt organisatoriskt och administrativt dokument, är arbetsgivaren skyldig att bekanta arbetstagaren med den mot underskrift när han anställer honom (innan anställningsavtalet undertecknas) (del 3 i artikel 68 i Ryska federationens arbetslag).

Exempel på arbetsbeskrivning för biträdande chef

Här är ett exempel på att fylla i arbetsbeskrivningen för en assistent vd. Manualen beskriver de typiska arbetsuppgifterna för en biträdande chef.

Arbetsbeskrivningen för en biträdande chef skapas för att effektivisera arbetsrelationer. Dokumentet beskriver den anställdes funktionella skyldigheter, ansvar och rättigheter.

Assisterande chefsbefattning olika organisationer kan kallas annorlunda: personlig assistent till direktören, assistent till rektor, sekreterare.

Exempel på arbetsbeskrivning för en chefsassistent

jag. Allmänna bestämmelser

1. En assistent till chefen utses till tjänsten och entledigas från den på order av organisationschefen.

2. Assistent till chefen rapporterar direkt till chefen för företaget.

3. Under den biträdande chefens frånvaro överförs hans rättigheter och funktionella uppgifter till en annan tjänsteman, enligt vad som anges i organisationens order.

4. Till tjänsten som biträdande chef utses person med högre utbildning och ett års liknande arbetslivserfarenhet.

5. Den biträdande chefen vägleds i sin verksamhet av:

• Ryska federationens lagstiftning;
• Interna arbetsbestämmelser, stadgan och andra reglerande handlingar för företaget;
• ledningens order och direktiv;
• denna arbetsbeskrivning.

6. Den biträdande chefen måste känna till:

• det etablerade förfarandet för hantering av dokument i organisationen;
• regler för affärskommunikation och etikett;
• förfarandet för att upprätthålla rapporteringsdokumentation;
• regler för användning av kontorsutrustning, kommunikationsmedel;
• grunderna i arbetet textredigerare, kalkylblad;
• grunderna för kontorsarbete;
• företagets organisationsstruktur;
• förfarande för att ingå och genomföra kontrakt.

II. Arbetsuppgifter som biträdande chef

Den biträdande chefen har följande ansvarsområden:

1. Planering av chefens arbetsdag: utveckling och samordning av schemat för möten, besök, samtal, mottagningar och andra åtgärder.

2. Personligt ledsagning av chefen vid möten, mottagningar, på resor.

3. Tekniskt stöd för chefens arbete: beställning av biljetter, transport; anordnande av förhandlingar, möten.

4. Föra protokoll och andra dokument som fastställer framstegen och resultaten av möten, möten, förhandlingar.

5. Underrätta arbetare strukturella uppdelningar organisation av instruktioner, instruktioner från ledningen och kontroll av deras utförande.

6. Insamling av information, förberedelse och tillhandahållande av analytiska, informations-, referens- och andra rapporter till ledningen.

7. Journalföring, ta emot korrespondens skickad till chefen.

8. Registrering av besökare för personligt möte med chefen, organisation av deras mottagning.

9. Godtagande av handlingar och ansökningar om underskrift av huvudet, deras registrering, redovisning och överföring till huvudet.

10. Upprättande av skrivelser, förfrågningar, andra handlingar för ledningens räkning.

11. Förberedelse av möten, möten, möten som hålls av chefen. Insamling av nödvändigt material, meddelande till deltagare om tid, plats för deras innehav, agenda.

12. Uppfyllelse av chefens officiella instruktioner.

III. Rättigheter

Den biträdande chefen har rätt att:

1. Ta emot information i den mängd som krävs för att slutföra uppgifterna.

2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra deras arbete och rationalisera företagets verksamhet.

3. Skicka förfrågningar till organisationens avdelningar (på uppdrag av chefen eller på ett personligt initiativ) för att få de handlingar som krävs för att han ska kunna utföra sina uppgifter.

4. Kräva att institutionens ledning skapar de förutsättningar som krävs för dess genomförande officiella uppgifter.

5. Fatta självständiga beslut inom sin kompetens.

6. Ha tillgång till konfidentiell information, i händelse av ett affärsbehov.

IV. Ansvar

Den biträdande chefen ansvarar för:

1. Förse anställda i organisationen med falsk information.

2. Felaktigt utförande av sina officiella uppgifter.

3. Att orsaka materiell skada på organisationen, staten, dess motparter, anställda.

4. Brott mot tidsfristerna för genomförandet av uppgifter.

5. Brott mot bestämmelserna i organisationens styrande dokument, beslut, förordningar.

6. Avslöjande av affärshemligheter, personuppgifter, konfidentiell information.

7. Handlingar som går utöver hans kompetens.

8. Brott mot arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter, interna arbetsföreskrifter, brandskydd.

9. Brott mot reglerna affärsetikett, ovarsam hantering affärspartners, besökare, anställda i organisationen.

Arbetsbeskrivning biträdande chef

Executive Assistant Job Description Mall

GODKÄNNA
vd
Efternamn I.O.________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Den biträdande chefen tillhör kategorin specialister.
1.2. Chefsassistenten utses till tjänsten och entledigas från den på order av bolagets generaldirektör.
1.3. Verkställande assistenten rapporterar direkt till företagets VD.
1.4. Under den biträdande chefens frånvaro överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket meddelas i beställningen för organisationen.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som biträdande chef: utbildning - högre eller ofullständig högre, erfarenhet av liknande arbete från ett år, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, scanner, skrivare), Microsoft-program Office (Word, Excel), kontorsarbete.
1.6. Den biträdande chefen vägleds i sin verksamhet av:
- Ryska federationens lagstiftningsakter;
- företagets stadga, de interna arbetsbestämmelserna, andra reglerande handlingar för företaget;
- ledningens order och direktiv;
- denna arbetsbeskrivning.

2. Jobbansvar
2.1. Planerar chefens arbetsdag (möten, samtal, mottagning etc.).
2.2. Tillhandahåller tekniskt stöd för chefens aktiviteter (beställa transport, biljetter, organisera möten, förhandlingar, etc.)
2.3. Följer med chefen på möten, på resor m.m.
2.4. Deltar i förhandlingar, affärsmöten, speciella mottagningar; upprätthåller protokoll och andra dokument som dokumenterar förlopp och resultat av möten och förhandlingar.
2.5. På uppdrag av chefen koordinerar han vissa frågor med de anställda vid strukturella divisioner, ger dem instruktioner och order från chefen; kontrollerar utförandet av instruktioner och order.
2.6. Samlar in material och information som krävs av generaldirektören, förbereder analytiskt, informativt, referensmaterial och annat material och lämnar in dem till chefen.
2.7. Bedriver kontorsarbete, tar emot inkommande korrespondens för övervägande av chefen, accepterar dokument och personliga utlåtanden för chefens underskrift, för register och registrering, överför till chefen.
2.8. Håller ett möte med chefen, organiserar mottagandet av besökare.
2.9. På uppdrag av chefen upprättar han brev, förfrågningar och andra dokument.
2.10. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samlar in nödvändigt material, meddela deltagarna tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), upprätthåller och upprättar protokoll från möten och möten.
2.11. Utför enskilda officiella uppdrag av chefen.

3. Rättigheter
3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Ge ledningen förslag på hur deras och företagets arbete kan förbättras.
3.3. Begär personligen eller på uppdrag av chefen från företagets avdelningar och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att han ska kunna utföra sina uppgifter.
3.4. Kräv ledning för att skapa normala förhållanden för utförandet av officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som härrör från företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom din kompetens.

4. Ansvar
4.1. För underlåtenhet att utföra och/eller otidligt, försumligt utförande av sina uppgifter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order om bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot de interna arbetsbestämmelserna, arbetsdisciplinen, säkerheten och brandsäkerhetsreglerna.

Assistent till chefen - en ansvarig administrativ position relaterad till tillhandahållande av olika typer av hjälp till företagets chef, inklusive ekonomisk, juridisk och teknisk.

Faktum är att en biträdande chef är en sekreterare, en dataspecialist, en anställd på personalavdelningen, en jurist och en ekonom, allt i ett. Ingen chef klarar sig utan den första assistenten, som är redo att hjälpa till i de mest ogynnsamma tiderna för verksamheten, leverera bortglömda dokument i tid, påminna om ett viktigt möte, lyssna och uppmana till att fatta rätt beslut.

Relevans och framtidsutsikter för utvecklingen av denna position

På grund av de växande banden mellan företag, aktiv användning i vardagen och arbetet, behovet av att ständigt vara i kontakt med affärspartners, tvingas många företagare att skaffa assistenter.

Assistenttjänsten är ytterst relevant inom modern värld. Efter att ha genomgått utveckling från den vanliga sekreteraren som serverar te och svarar på samtal, givet yrke för närvarande förknippas med stort ansvar och tillgång till viss kunskap.

Håll denna position inte bara ansvarsfullt, utan också mycket lovande, eftersom efter att chefen lämnar för en befordran, finns det en möjlighet att få sin plats. Den praktiska och teoretiska erfarenheten som erhålls i tjänsten som assistent kommer att vara den bästa rekommendationen för högre ledning och kommer i framtiden att bidra till att avancera väl i tjänsten.

För- och nackdelar med att arbeta som assistent

Tjänsten som biträdande chef har både för- och nackdelar.

TILL positiva aspekter befattningar som innehas inkluderar:

• närhet till överordnade;
• konstant tillgång till aktuell information;
• förmågan att vara något högre än andra anställda i företaget;
• möjlighet att träffas intressanta människor att göra nya användbara bekantskaper;
• arbeta i en bekväm miljö.

Negativa sidor En biträdande chefs jobb är:

• frekventa affärsresor;
• oregelbundet arbetsschema;
• att vara i en stressig situation;
• myndigheternas känslomässiga sammanbrott;
• behovet av att ge upp det personliga livet för karriärens och arbetets skull.

Den biträdande chefen ska ha ökat motståndskraft mot stress. Chefer kan inte alltid hantera de känslor som uppstår efter en dålig dag på jobbet, eftersom deras assistenter ofta faller under den heta handen.

Om du ännu inte har registrerat en organisation, då det lättaste detta kan göras med hjälp av onlinetjänster som hjälper dig att generera alla nödvändiga dokument gratis: Om du redan har en organisation och du funderar på hur du ska underlätta och automatisera redovisning och rapportering, kommer följande onlinetjänster till undsättning, som kommer att helt ersätta en revisor på din anläggning och spara mycket pengar och tid. All rapportering genereras automatiskt, signerad elektronisk signatur och skickas automatiskt online. Det är idealiskt för en enskild entreprenör eller LLC på det förenklade skattesystemet, UTII, PSN, TS, OSNO.
Allt sker med några klick, utan köer och stress. Prova det och du kommer att bli förvånad vad lätt det blev!

Krav på sökande till denna tjänst

bra hjälpare borde ha kunskap inom olika områden. Oftast upptas denna position av specialister inom rekryteringsområdet, personer med juridisk, ekonomisk, teknisk och humanitär utbildning.

Det är oerhört viktigt för en chefsassistent att ha en sådan kvaliteter, Hur:

• sällskaplighet;
• självförtroende;
• förmågan att reagera snabbt på förändrade omständigheter;
• korrekt tal;
• en viss stelhet;
• fast livsställning.

Om vi pratar om ett företag inom bygg-, teknik- och andra specifika områden måste den biträdande chefen ha särskilda kunskaper och färdigheter. Vid val av assistent ägnas särskild uppmärksamhet åt kandidatens kunskaper utländska språk och färdigheter i att använda datorprogram.

Jobbansvar

Positionen för en assistent är varierande, du kan inte räkna med att du kan sitta på kontoret och ibland skriva ut de nödvändiga pappren.

Rättigheter och skyldigheter

En av de viktigaste rättigheterna för en assistent är förmågan att kräva att ledningen skapar lämpliga arbetsförhållanden för honom:

• tillhandahålla en arbetsplats;
• utrusta arbetsplatsen med dator, fax, skrivare och skanner;
• tillhandahålla skrift och annat material som behövs för arbetet.

Funktioner i CV-designen

Söker tjänsten som biträdande chef du måste specificera i en sammanfattning som skickas till organisationens direktör:

När du sammanställer ett CV är det nödvändigt att diskret indikera närvaron av kommunikativa egenskaper, frånvaron av känslor om den ökade tonen och beredskapen för en oregelbunden arbetsdag.

Funktioner av arbete inom olika verksamhetsområden

I den offentliga mottagningen av ställföreträdaren

Biträdande assistent du måste bara vara extremt kommunikativ. Dessutom måste han känna till namn, efternamn och telefonnummer till alla aktivister som bor i distriktet, distriktet, distriktet där hans chef är suppleant.

Biträdande assistenten måste ha en egen bas av väljare, samt en lista över distriktsproblem som behöver åtgärdas. Assistenten ska lära känna så många användbara personer som möjligt, vara redo att svara på frågor från press och allmänhet, genomföra och organisera förhandlingar.

En assistent till en ställföreträdare måste vara juridiskt kunnig, ha en humanitär utbildning och en förmåga inom psykologi. Du bör förbereda dig i förväg för ett oregelbundet arbetsschema och frånvaro av lediga dagar.

Human Resources Department

Den biträdande personalchefens uppgifter är att förbereda, tillhandahålla, skriva ut dokument, svara på inkommande samtal och underhålla arbetsdokumentation. Fördelarna med tjänsten - ett standardiserat arbetsschema.

Säljavdelning

Assistenten till chefen för försäljningsavdelningen ska kunna grunderna i hantverket, kunna hitta köpare och leverantörer, kommunicera med kunder och andra företagare som är engagerade inom handeln.

Den främsta egenskapen är sällskaplighet och stresstålighet.

Konstnärlig ledare

En biträdande konstnärlig ledare ska ha konstnärlig smak, kommunikationsförmåga med konstnärer och kulturpersonligheter, förmåga att hantera dokumentation och organisera presentationer, utställningar, olika pressmeddelanden.

Tjänsten lämpar sig endast för personer med konstnärliga böjelser och ett humanitärt tänk.

Fördelarna och nackdelarna med att arbeta som personlig assistent till chefen beskrivs i följande video:

Det är kanske omöjligt att formulera funktionerna för en biträdande chef i sin helhet: den exakta listan över krav för en sökande till tjänsten som biträdande direktör bestäms till stor del av särdragen i företagets verksamhet och beror också på chefens subjektiva preferenser . En sak är säker: assistenten måste sträva efter att ständigt förbättra sina egna och ha oklanderliga moraliska och etiska egenskaper, eftersom han kommer att ha nästan obegränsad tillgång inte bara till företagsinformation utan också personlig information om ledande befattningshavare.

Det är inte förvånande att en sådan ledig tjänst kommer att gå till en kandidat med en blygsam meritlista, men vem vet hur man "fångar vågen" av chefen, än till en briljant proffs som inte har lyckats vinna över ledaren under den inledande bekantskap.

Vem är en "personlig assistent till huvudet" och vad gör han?

Bra sekreterare, tjänstemän, kontorschefer blir ofta assistenter till chefen, det vill säga anställda som har vuxit ur nivån på sin direkta funktionalitet, men inte har möjlighet till traditionella vertikala avancemang inom organisationsschema företag. Ofta kombineras att hjälpa chefen med att utföra andra uppgifter, till exempel en advokat eller översättare.

Rollen som biträdande direktör i alla företag är enorm: effektiviteten i arbetstiden för de första personerna i företaget beror på graden av hans professionalism. Arbetet som assistent innebär att VD kan avlasta sin arbetsdag från en betydande del av de uppgifter som inte kräver personligt deltagande genom att flytta över dem till en assistent.

Inte bara för högskoleutbildade utan även för mer erfarna sökande är tjänsten som personlig assistent i första hand förknippad med tråkigt sekreterararbete, men i verkligheten kan en assistent utföra olika administrativa roller.

1. Kontorschef: Ansvarig för journalföring, denna anställd kan delvis förena arbetsuppgifterna som sekreterare och arkivarie.
2. Kontorschef: denna tjänst är relevant för medelstora företag eller avdelningar med en personalstyrka på trettio eller fler personer.; kontorschefen rapporterar till chefen för företaget/filialen och andra medlemmar av ledningsgruppen; den anställde kontrollerar den primära dokumentationen, utför en del av sekretariatsfunktionerna (samtal, koordinerar möten, hjälper gäster), kan spela rollen som "kontorsvärdinna" - stödja logistiken för alla kontorstjänster (beställa förbrukningsvaror, organisera små nuvarande reparation och så vidare.).
3. Assisterande sekreterare: assistenter är vanligtvis engagerade i "mekaniskt" arbete: dokumenthantering, bearbetning av inkommande/utgående korrespondens, telefonsamtal.
4. Biträdande sekreterare: en anställd som tillsätter den lediga tjänsten som biträdande sekreterare rapporterar endast till den närmaste chefen, kombinerar tjänstemannens funktioner med ett antal enkla privata uppdrag.
5. Affärsassistent: detta är bokstavligen högerhanden för en toppchef, VD eller företagsägare, och därför är kraven för denna position mycket höga; en personlig assistent rapporterar endast till sin närmaste chef, kan anses vara en fullvärdig biträdande direktör, har förmåga och befogenhet att fatta självständiga beslut i en rad frågor.

Yrkets detaljer

Förmodligen kan en sällsynt position jämföras när det gäller graden av inkonsekvens och vaghet i krav, som arbetet med en personlig assistent, som inte så mycket borde vara ett yrke som ett yrke.

Detaljerna för positionen som "personlig assistent" är sådan att det är omöjligt att i förväg beräkna alla nyanser, funktioner, full funktionalitet, eftersom den specifika omfattningen av arbetsuppgifterna för det mesta beror på arbetsgivarens individuella behov. Ibland behöver regissören en person som skulle rädda honom från "pappersarbete", ibland är assistenten upptagen med personliga uppdrag. Vissa direktörer föredrar att anställa två assistenter för olika aktiviteter, och i stora företag kan assistenten fungera som chef för en särskild avdelning och till och med ha sina egna underordnade.

Det funktionella ansvaret för anställda som är engagerade i detta verksamhetsområde inkluderar många punkter:

1. säkerställa en strukturerad arbetsdag för direktören: organisera möten, resor, schemaläggning, förbereda för undertecknande av nödvändiga dokument;
2. ta hand om chefen: säkerställa renlighet, tystnad, komfort, normal funktion av kontorsutrustning;
3. arbeta med regissörens dokumentflöde: brev, telefonmeddelanden;
4. genomföra inledande förhandlingar, bearbeta och överföra förfrågningar från linjechefer;
5. ta hand om chefens psykologiska komfort: upprätta ett bekvämt schema, påminna om viktiga händelser, möten, söka efter och tillhandahålla den begärda informationen i ett format som är lämpligt för regissören.

I vissa företag kan en assistent ansvara för hela organisationens dokumentflöde eller leda en avdelning på sekretariatet.

Ytterligare funktioner för Executive Assistant

Vanligtvis är listan över arbetsuppgifter för en affärsassistent mycket bredare än funktionerna för en sekreterare eller administratör. Ansvarig personlig assistent ytterligare ansvar, är vanligt i den här branschen.

Oftast behöver en chef en anställd med olika förmågor och talanger. Ansvaret för en personlig assistenttjänst kan inkludera att översätta dokument från ett främmande språk, såväl som att följa med chefen vid affärsmöten som tolk: ibland uttrycks sådan information under förhandlingar som inte kan litas på en tredje part. En assistent kan anförtros att ta hand om direktörens dagliga behov: beställa en taxi, ett hotellrum, catering, bearbeta de handlingar som behövs för resan. Med ett ord, varje chef ställer sina egna speciella krav på kandidaten för rollen som högerhanden för företagets första person.

Professionella förfrågningar till den som söker tjänsten som personlig assistent till chefen

Assisterande yrket ses ofta som en karriärstart, en möjlighet att skaffa sig chefserfarenhet och fördjupa sig i de praktiska krångligheterna i den valda branschen. Det är vettigt för en ung akademiker att överväga erbjudanden från medelstora organisationer, eftersom en seriös toppchef säkerligen kommer att föredra en kandidat med viss livserfarenhet och professionell kompetens. Det finns dock inga regler utan undantag, ibland går en ledig tjänst i ett stort företag till unga men duktiga sökande.

Assistent Erfarenhet och utbildningskrav

En sökande till tjänsten som personlig assistent måste ha minst en sekundär professionell, och helst en högre utbildning relaterad till administration eller (i vissa fall) till företagets särdrag.

Kandidater uppfyller vanligtvis följande professionella krav:

• oklanderlig läskunnighet;
• höll tal;
• kunskap om grunderna i nödvändiga delar av lagstiftningen som rör de administrativa och produktionsverksamhet företag;
• Kunskaper i alla grundläggande kontorsprogram;
• färdigheter i dokumenthantering;
• genomförande affärskorrespondens och förhandlingar i enlighet med reglerande, företags- och yrkesetiska standarder;
• kunskaper i ett främmande språk på konversationsnivå (ibland teknisk);
• om vi talar om en assistent på biträdande direktörsnivå krävs en fullständig förståelse för organisationens särdrag och viktiga affärsprocesser.

Minimilistan över krav för en sökande till tjänsten som personlig assistent kan utökas beroende på storlek, omfattning och andra egenskaper hos ett visst företag. Många organisationer ringer konkurrensfördel den sökande har ytterligare kurser eller utbildningar inom olika verksamhetsområden.

Personliga egenskaper nödvändiga för assistenten till företagets chef

Specificiteten hos ett så ansvarsfullt och mångfacetterat yrke som en personlig assistent till chefen kräver ett specialkaraktärlager. Assistenten måste kunna anpassa sig till den dagliga rutinen, psykologiska egenskaper, personliga preferenser hos chefen. Huvudkravet för en assistent är att hans temperament och beteendemönster ska komplettera ledarens personlighet och inte hamna i dissonans.

Verkställande assistenten måste ha följande egenskaper:

• stressmotstånd, förmågan att klara av underordnades missnöje och irritation hos överordnade med samma lugn;
• multitasking: förmågan att hålla flera saker under kontroll samtidigt är en oumbärlig egenskap hos en personlig assistent;
• hög kulturnivå: för en assistent till generaldirektören eller företagsägaren är representativa egenskaper av största vikt;
• positiv attityd: aktiviteten hos en personlig assistent är ofta omöjlig att passa in i tydliga gränser, därför, utan en optimistisk inställning till olika typer av överraskningar, kommer även en lovande specialist snabbt att känna känslomässig utbrändhet;
• hög inlärningsförmåga: omfattningen av intressen hos chefen för företaget kan involvera de mest oväntade förfrågningarna, för att ge tillförlitlig information måste assistenten snabbt kunna förstå obekant information, lyfta fram det viktigaste från den och strukturera essensen i en bekväm form.

Den viktigaste fördelen med en personlig assistent är dock ovillkorlig lojalitet och viljan att respektera arbetsgivarens intressen.

Kvalifikationshandboken kategoriserar tjänsten som personlig assistent som en chefstjänst. Följaktligen betraktas och regleras en assistents administrativa och organisatoriska uppgifter på samma sätt som ledningens funktionalitet (åtminstone på linjär nivå).

Arbetsläge

Längden på en personlig assistents arbetsdag beror ofta på arbetsschemat för hans chef. Strikt efterlevnad av ramverket som föreskrivs i regleringsdokument arbets dag kanske bara för stödtjänster, som en kontorschef, och en högre assistent tvingas vanligtvis matcha sitt schema med sina överordnades regim.

Arbetsdagens suddighet, liksom behovet av att alltid hålla kontakten och vara i ett tillstånd av "alert" stänger ofta av kandidater, även om arbetstiden totalt sett inte är längre än i någon annan välbetald position. Man måste dock komma ihåg att, precis som i alla ledarställningar, är gränsen mellan arbete och privattid märkbart suddig.

Arbetsbeskrivning

Den ryska federationens lagstiftning reglerar inte processen för att utveckla en arbetsbeskrivning och ställer inga strikta krav på dess innehåll. Därför bestämmer de flesta arbetsgivare självständigt omfattningen av uppgifter och befogenheter för en viss ledig tjänst.

Arbetsbeskrivningen är en strukturerad förklaring av innebörden av en viss tjänst, detta normativt dokument innehåller inte bara skyldigheterna utan även arbetstagarens rättigheter.

1. Allmänna bestämmelser- detta avsnitt innehåller information om kraven för kandidaten; anger förfarandet för att ingå och säga upp ett anställningsavtal; definierar hierarkin för underordning; reglerar förfarandet för att ersätta en anställd under dennes frånvaro.
2. Arbetsuppgifter - planering av arbetsdagen; genomförande teknisk support chefens verksamhet; följa med direktören vid möten, på resor; föra protokoll från förhandlingar, möten, andra affärsmöten; reglering av enskilda frågor för chefens räkning och andra uppgifter.
3. En personlig assistents rättigheter till chefen - assistenten har rätt att få information, inklusive konfidentiell information, i ett belopp som är tillräckligt för att utföra hans/hennes uppgifter; lämna förslag till chefen för att förbättra sin verksamhet; att för egen räkning eller för direktörens räkning begära dokumentation från företagets avdelningar och avdelningar; kräva att ledningen säkerställer normala förhållanden arbetsaktivitet; fatta beslut inom dess kompetens och befogenheter.
4. Den biträdande chefen ansvarar för: oaktsam inställning till sina arbetsuppgifter; bristande efterlevnad av standarder, instruktioner, stadgar, order och order från direktören; ignorerar reglerna interna bestämmelser, säkerhetsåtgärder, arbetsdisciplin.

Med tanke på detaljerna i assistentens verksamhet bör utarbetandet av en arbetsbeskrivning behandlas med största uppmärksamhet. Du bör inte vara nöjd med ett typiskt prov som inte kan ta hänsyn till alla nyanser av att arbeta på ett visst företag. Dessutom är det viktigt att skilja på befattningarna som personlig assistent och biträdande projektledare: arbetsuppgifterna för den senare är vanligtvis tillfälliga.

Som regel överväger sökande erbjudanden om lediga tjänster av personlig assistent till VD eller företagare. Om du är oerfaren eller tvivlar på din förmåga att hantera en exekutiv assistents arbetsuppgifter och ansvar, så kan det vara värt att försöka starta din karriär som biträdande linjechef, till exempel försäljningschef. Även om detta inte är en så prestigefylld position, men det ger en utmärkt möjlighet att skaffa den nödvändiga erfarenheten.

Vad ska man skriva i ett CV

Först och främst bör du inte göra ett CV från mallfraser och titta på värdet av en viss färdighet i en sökmotor på Internet. En erfaren rekryterare kommer att ta reda på dig vid en telefonintervju. Brist på erfarenhet kan kompenseras av en berättelse om dina personliga prestationer, användbara karaktärsdrag och professionella kunskaper.

Man bör komma ihåg att meritförteckningar med ett foto bearbetas först av allt, men du behöver inte bifoga det första självporträttet till dokumentet: ett foto från en fest, med mörka glasögon, för retuscherade och med andra konstigheter, är mer sannolikt varnar än uppmärksammar din kandidatur.

Exempel på CV-punkter:

1. lediga tjänster: assistent; personlig assistent; biträdande sekreterare;
2. personuppgifter: ange ditt förnamn, patronym, efternamn, födelsedatum;
3. utbildning: lista utbildningsanstalter i omvänd kronologisk ordning;
4. arbetslivserfarenhet: fyll på samma sätt som föregående stycke, det är lämpligt att ange skälet till uppsägningen; om det inte finns någon erfarenhet inom specialiteten, deltagande i sociala projekt, volontärprogram, pedagogisk praxis och så vidare.;
5. civilstånd: en mycket viktig sak för arbetsgivaren, med tanke på det oregelbundna arbetsschemat;
6. ytterligare färdigheter: ange nivån på främmande språkkunskaper, ange närvaron av ett körkort, lista avslutade kurser för ytterligare utbildning;
7. personliga egenskaper: försök att ge dig själv en objektiv bedömning, lägg till individuella egenskaper till de tråkiga egenskaperna hos "sällskaplig-stress-tålig-lärbar".

När du fyller i kolumnen "Kontakter", lista alla möjliga sätt att kontakta dig: telefon, e-postadress, länkar till sidor på sociala internetportaler. Och förresten, sätt ordning på sidan, eftersom seriösa arbetsgivare uppmärksammar de sökandes personliga sidor. Rensa upp chockinnehåll, ta bort tvivelaktiga foton, bli av med tvetydiga uttalanden.

Karriär som personlig assistent

Paradoxen som är inneboende i positionen som en personlig assistent till en chef är att ju bättre en anställd presterar, desto mindre sannolikhet är det att han gör karriär. En bra hjälpare brukar flytta upp med sin handledare. Eftersom en anställd i denna position är värdefull främst för personliga egenskaper, som till skillnad från yrkeskunskaper inte kan tränas, är direktörer och högsta chefer mycket ovilliga att låta sina assistenter bygga en karriär.

Men om din chef värdesätter dig, kommer han om möjligt att försöka kompensera för dina besvär: genom att höja lönerna, ge ytterligare förmåner, förbättra arbetsvillkoren, betona din status framför laget. Detta kallas en "horisontell karriär": din betydelse ökar med samma position.

Slutsats

Som alla yrken har det sina för- och nackdelar att vara personlig assistent. Vi har redan nämnt oregelbundna arbetstider; åldersbegränsningar kan också hänföras till nackdelarna: många arbetsgivare föredrar att anställa anställda som är minst tjugofem år gamla.

Möjligheten att arbeta nära en högre chef är dock en ovärderlig möjlighet att vinna erfarenhet av ledarskap, vilket är användbart inom alla verksamhetsområden, och kanske till och med öppna ditt eget företag.

Vd:n för ett företag har mycket ansvar. I takt med att organisationen växer utökas detta ansvarsområde. Det finns mycket "churn", som chefen måste lägga tid på istället för att lösa problem riktade direkt mot företagets utveckling. Detta minskar specialistens effektivitet. En del av de uppgifter som inte kräver höga kvalifikationer kan delegeras till assistenten till generaldirektören.

Assistant CEO Position: Nyckelfunktioner

Det är svårt att ge vissa egenskaper åt tjänsten som biträdande generaldirektören. Faktum är att denna specialists referensvillkor bestäms utifrån VD:ns behov. En anställds aktivitet kan fokuseras på en aspekt. Tänk på de positioner där assistenter arbetar i praktiken:

• Kontorist. Denna specialist ansvarar för att arbeta med dokumentation. Inom hans ansvarsområde finns samtal, olika dagliga uppgifter.
• Personlig assistent. Specialiserat på att organisera VD:ns arbetsdag, affärsmöten och konferenser. Specialisten följer också med chefen på affärsresor.
• Biträdande generaldirektör. Arbetstagaren har rätt att fatta beslut i ett begränsat antal frågor.

Som regel kombinerar assistenten faktiskt funktionerna hos flera specialister. I stora företag kan vd:n ha två assistenter. Man ordnar till exempel arbetstid chef, och den andre är engagerad i pappersaffärer.

Assistent tillhör kategorin ledare. Han rapporterar direkt till VD. Krav som vanligtvis ställs på en anställd:

• Högre utbildning enligt relevant profil (till exempel juridisk).
• Arbetslivserfarenhet på tre år.

Övriga anställda är i regel underställda generaldirektörens assistent. Han har breda befogenheter: från rätten att utfärda order till kontroll över olika avdelningars arbete.

VIKTIG! Utnämningen av en assistent är inte alls en överdrift. Denna åtgärd gör att chefen kan fokusera på att lösa problem som kräver hög professionalism och kreativitet. "Kyrkan" delegeras till en assistent. Detta ökar effektiviteten avsevärt för både VD:n och företaget självt.

Rättslig reglering

Den biträdande generaldirektörens verksamhet regleras av följande bestämmelser:

• metodiska rekommendationer.
• Charter.
• Arbetsavtal.
• Ledarens order.
• Arbetsinstruktion.

Vilka ansvarsområden har en biträdande generaldirektör?

Arbetsuppgifterna för en biträdande VD varierar beroende på företagets storlek. I små företag kontrollerar anställda kurirernas, chefernas och kontorets livsuppehållande arbete. I stora organisationer har vd vanligtvis två assistenter. En personlig assistent organiserar chefens arbetsdag, den andra sköter alla andra ärenden. Listan över en specialists uppgifter kan variera avsevärt. I vilket fall som helst bör ansvaret preciseras i arbetsbeskrivningen. Tänk på en exempellista:

• Organisering av förhandlingar, bland annat per telefon.
• Mottagning av korrespondens.
• Anordnande av möten och möten: utarbetande av relaterat material, kontroll av regelefterlevnad, protokollföring, stenografi.
• Kontroll över genomförandet av generaldirektörens instruktioner.
• Tillhandahålla papper för underskrift till huvudet.
• Mottagande av generaldirektörens besökare.
• Organisering av affärsresor (till exempel bokning av rum, beställning av biljetter).
• Säkerställa verkställande direktörens effektivitet.
• Gör upp en plan för dagen.
• Informationsstöd av VD.
• Deltagande i möten och affärsmöten.
• Anordnande av affärsmöten.
• Organisering av presentationer.
• Förbereda utgiftsrapporter.
• Uppfyllelse av personliga beställningar.
• Skapande av databaser, virtuella presentationer med hjälp av en PC.

Assistenten är den närmaste personen till VD. Ofta är hans arbetsdag inte standardiserad. Den anställde löser en mängd olika uppgifter, så han måste ha lämpliga personliga egenskaper.

Anställdas rättigheter

Den biträdande generaldirektören har följande rättigheter:

• Bekantskap med ledarens projekt och beslut angående assistentens verksamhet.
• Behörighet nödvändig information.
• Rätten att fatta beslut inom myndighetsbefogenheter.

Den biträdande generaldirektören kan utrustas med stora befogenheter. En anställd kan till exempel ha rätt att skriva under handlingar.

Assistentansvar

Det ansvar som tilldelas assistenten bör anges i arbetsbeskrivningen. Den anställde ansvarar för följande:

• Underlåtenhet att följa arbetsinstruktionerna.
• Åtgärder som bryter mot Ryska federationens lagar.
• Orsakar skada.

Om assistenten har gjort sig skyldig till tjänstefel, görs en utredning innan han åläggs ansvar. Det är nödvändigt att fastställa graden av skuld. Nyckelanställda i företaget är inblandade i utredningen. Som ett resultat upprättas ett dokument. Beroende på graden av skuld kan en påföljd ådömas arbetstagaren. Assistenten kan också sparkas.

Vilka personliga egenskaper krävs av assistenten?

En personlig assistent tilldelas det bredaste utbudet av arbetsuppgifter. Vissa specialister arbetar i en riktning, men detta gäller inte assistenten. Det kräver multitasking, mångsidighet. Tänk på de personliga egenskaper som en biträdande VD måste ha:

• Proaktiv, proaktiv.
• Förmågan att förutse ytterligare utveckling situationer.
• Förebyggande av komplikationer.
• Mångsidighet.
• Att anpassa sig till en snabbt föränderlig miljö.
• Flytande i ett eller flera främmande språk.
• Förmåga att arbeta med informationsflöden.
• Förmåga att upprätthålla sekretess.
• Förmåga systemanalys situationer.
• Förmåga att erbjuda flera lösningar samtidigt.
• PC-vana på medel till avancerad nivå.
• Kunskaper om grunderna i tidshantering.
• Förmåga att samordna flera anställdas aktiviteter.
• Diplomati.
• Kommunikationsförmåga och förmåga att lösa konflikter.
• Operativt arbete med stora mängder information.
• Bra minne.
• Förmåga att prioritera.

Assistenten måste vara kompetent, motståndskraftig mot stress. Kunskaper om närliggande specialiteter är önskvärt (exempelvis kunskap om rättsvetenskapens grunder).

När behöver en vd en personlig assistent?

En assistent anställs om VD har en stor lista med ansvarsområden. Även om chefen klarar av uppgifterna kan det mesta av "churn" bromsa arbetet. Det är för att arbeta med vardagliga ärenden som en assistent anställs. Dessa anställda bjuds i regel in till stora företag. VD:ar för små organisationer kan sköta allt arbete på egen hand.

Personlig assistents ansvar

relaterade artiklar

Den personliga assistenten till chefen är en viktig figur i organisationen och är faktiskt rätt hand. Han är alltid medveten om alla viktiga händelser och aktiviteter, samt var hans närmaste chef finns. Samtidigt tilldelas honom ett stort ansvar, vilket närvaron av vissa färdigheter kommer att hjälpa till att hantera. I den här artikeln kommer vi att titta på arbetsuppgifterna för en personlig assistent och de egenskaper som krävs för detta jobb.

Från den här artikeln kommer du att lära dig:

• som är en personlig assistent till chefen;
• arbetsuppgifter;
• personliga kvaliteter;
• professionell kvalitet.

Vem är en personlig assistent till huvudet

Så, chefens personliga assistent- vem är det? Denna position på den ryska arbetsmarknaden uppstod relativt nyligen. Utifrån arbetsuppgifterna kan man sammanfatta att en personlig assistent är samma chefssekreterare men med utökat ansvar.

Faktum är att en personlig assistents arbete inte bara är begränsat till sekreterarens uppgifter: de lägger också till ansvar för att planera ett schema, organisera evenemang etc. Vi kan säga att huvuduppgiften för en personlig assistent är att lasta av huvudet. Det vill säga att det är den personliga medarbetaren som utför det mesta av chefens arbete (omfattningen bestäms förstås av varje chef individuellt).

Det finns till och med fall där en biträdande chef faktiskt är en ställföreträdare, med tanke på det arbete som han utför. I de flesta fall är omfattningen av arbetsuppgifterna för en personlig assistent, inskriven i arbetsbeskrivningen, mycket mindre än i praktiken.

Jobbansvar

Sekreterarens arbetsuppgifter regleras av professionella standarder. Dessutom innehåller detta dokument också en lista över arbetsuppgifter för sådana anställda som biträdande sekreterare och sekreterare till chefen. Det är känt att efterlevnad av yrkesstandarden i företag som inte är kommunala och statliga inte är obligatoriskt. Rekommendationerna i denna dokumentation återspeglas dock i tjänstedefinitionerna för sekreterare i privata företag.

Låt oss titta på vad den professionella standarden säger om att fastställa referensvillkoren för chefens sekreterare.

Yrkesstandarden innehåller inte ett sådant yrke som personlig assistent. Men hans arbetsuppgifter återspeglas mest i den professionella standarden för chefens sekreterare. Först och främst är de uppdelade i 2 delar:

1. Organisatoriskt stöd för chefens verksamhet;
2. Dokumentation av verksamhetschefen för organisationen.

Organisationsstödet består i sin tur av:

• bildande av en arbetsdagsplan för chefens sekreterare;
• organisation av att ta emot samtal telefonsamtal) ledare;
• organisering av affärsresor;
• organisera mottagandet av besökare i huvudets mottagningsrum;
• organisation, förberedelse och service av olika evenemang (möten, affärsmöten, möten, etc.);
• kontroll över utförandet av order;
• organisera och underhålla en fungerande arbetsyta i receptionen och chefskontoret.

Ovanstående uppgifter är också kända som administrativt stöd till chefen, eftersom sekreteraren i sin prestation faktiskt utför administrativt arbete.

Dokumentationsstödet inkluderar förberedelse och genomförande av:

• organisatoriska dokument;
• ledningsdokumentation;
• Organisering av arbete med dokument;
• Nuvarande lagring av filer;
• Bearbetar fodral för senare förvaring.

En personlig assistents uppgifter inkluderar också förmågan att arbeta med en PC, kompetensnivån i detta fall ställs också in individuellt.

Observera att den biträdande chefen, vars arbetsuppgifter sammanfaller med ovanstående, ofta tvingas utföra ett antal personliga uppdrag. Denna omfattning av ansvarsområden rekommenderas att fastställas direkt när du ansöker om ett jobb.

Nya artiklar

Personliga egenskaper hos en biträdande chef

En personlig assistent bör vara så förberedd som möjligt på genomförandet, både mentalt och fysiskt. Låt oss titta på de viktigaste personliga egenskaperna som en personlig assistent bör ha.

• Stresstålighet. Denna kvalitet är obligatorisk på grund av den stora mängden arbete och arbetsuppgifter som en personlig assistent har. Endast ett kallt sinne och förmågan att inte reagera på externa stimuli eller ett nödläge kommer att hjälpa en personlig assistent att inte förlora sin styrka i början av arbetsdagen.
• Sällskaplighet. Det är känt att i huvudets väntrum är det aldrig tyst: det är alltid besökare som väntar där, eller så ringer telefonen. Och det är den biträdande chefen som tvingas kommunicera med varje person som vill få publik hos ledaren. Samtidigt kan alla som vill ha olika frågor, mål och stämningar, för alla behöver du hitta ömsesidigt språk och vinna deras förtroende. Var säker, din chef kommer sannolikt inte att bli nöjd om en arg klient kommer in på hans kontor. Därför, i det här fallet, kommer en personlig assistents uppgift att vara att förhindra sådana situationer, vilket är omöjligt i frånvaro av kommunikationsförmåga.
• Uppmärksamhet. Denna kvalitet är av stor betydelse i arbetet med dokument. En personlig assistent bör kunna bedöma korrektheten i utformningen och förberedelsen av ett visst dokument. Dessutom är den främsta orsaken till fel i dokument bara ouppmärksamhet.
• Minne. Det är känt att arbetet med dokument är förknippat med ett stort antal förordningar och lagar, som en personlig assistent måste känna till. Dessutom tar receptionen emot ett stort antal samtal varje dag, vilket inte får glömmas bort. Det är också nödvändigt att komma ihåg namnen på alla viktiga partners, information om det aktuella läget etc. Allt detta kräver att sekreteraren har ett bra minne och förmåga att snabbt arbeta med information.

Professionella egenskaper hos en biträdande chef

De professionella egenskaper som krävs i arbetet med en personlig assistent till chefen utgör en imponerande lista. Du kan också använda för att bestämma dem. professionell standard för chefens sekreterare, som tydligt visar vilken kompetens som krävs för att utföra vissa arbetsuppgifter.

Så för att utföra organisatoriskt stöd för chefens verksamhet måste en personlig assistent ha många professionella egenskaper.

• Förstå detaljerna i organisationens produktionsaktiviteter;
  • branschspecifikationer;
  • Mönster för interaktion mellan organisationen och yttre miljön;
• Kunna kommunicera med organisationens ledning och dess avdelningar;
• Känna till metoderna för vetenskaplig organisation av arbetet;
  • Självförvaltningsfunktioner;
  • Principer och regler för arbetstidsplanering;
• Vet hur man sätter upp mål. Grundläggande planering;
• Känna till principerna för prioritering. Typer av mål.

För dokumentationsverksamhet inkluderar yrkesegenskaper:

• juridiska grunder för ledningen (administrativ, arbetsrätt och ekonomisk lag);
• nuvarande rättsakter, reglerande och metodologiska dokument, statliga standarder som bestämmer förfarandet för dokumentärt stöd för ledningen;
• organisationsstruktur. Organisationens och divisionernas ledningsgrupp, signaturprover av personer som är berättigade att underteckna och godkänna dokument och begränsningar av deras ansvarsområden;
• regler för dokumentärt stöd för organisationens verksamhet;
• förfarande för att arbeta med dokument;
• krav på handlingar i enlighet med föreskrifter och statliga standarder;
• regler för upprättande av organisationsdokument (föreskrifter, instruktioner, föreskrifter etc.) Dokumenttyper, deras syfte;
• grunderna i dokumentär lingvistik.

Samtidigt, glöm inte den obligatoriska tillgången till yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet.

Hur man väljer en personlig assistent till VD

tidningen "General Director"

Kärnan i en personlig assistents arbete är att, med kännedom om detaljerna och egenskaperna hos hans chefs aktiviteter, ta en betydande del av hans arbete på sig själv. Till exempel inkluderar en personlig assistents uppgifter att planera och optimera chefens arbetsschema, samordna VD:ns agerande, organisera möten och förhandlingar, aktieägarmöten, styrelser, förbereda affärsresor för chefen (se Funktioner för den personliga assistenten assistent till chefen).

Funktioner av den personliga assistenten till huvudet

Arbetsuppgifterna för den biträdande generaldirektören inkluderar:

• organisering av telefonsamtal;
• ta emot meddelanden, brev adresserade till huvudet och, om nödvändigt, föra dem till huvudet;
• förberedelse av möten, möten, inklusive aktieägarmöten, styrelser, förhandlingar (en personlig assistent gör ett urval av material, meddelar deltagarna om plats och tid för evenemanget samt övervakar efterlevnaden av regelverk, för protokoll, upprättar resultat , tar stenografi);
• mottagning av inkommande affärskorrespondens, dess registrering och överföring till chefen, och sedan - föra generaldirektörens beslut till specifika verkställande direktörer eller självständigt förbereda ett svar;
• kontroll över tidsfristerna för att uppfylla chefens instruktioner av anställda i företagets strukturella divisioner;
• godkännande och snabb inlämning av dokument för underskrift;
• möta och ta emot besökare av huvudet;
• förberedelse av affärsresor (visumstöd, beställning av biljetter, bokning av hotell);
• skapande av förhållanden som främjar maximalt effektivt arbete chef (övervakar organisationen av arbetsplatsen, tillgången på pappersvaror, nödvändig kontorsutrustning, renlighet på chefens kontor).

Vilken typ av personlig assistent behöver du

Huvudsekreterare. Lämplig för chefer för företag med upp till 25 personer. Denna person kombinerar funktionerna som chefens sekreterare med funktionerna som sekreteraren för företaget. För chefen utför han bara vissa enkla uppgifter (till exempel träffar besökare, erbjuder dem drinkar, skriver ut brev, behandlar korrespondens).

Krav. Detta bör vara en disciplinerad utförare, som inte krävs att vara oberoende i beslutsfattande, initiativ. Andra krav inkluderar: högre eller ofullständig högre utbildning (det är viktigt att studierna inte påverkar arbetet), hög hastighet utskrift, förmåga att använda kontorsutrustning, liknande erfarenhet på ett år är önskvärt. Det är nödvändigt att den som söker denna tjänst är benägen att utföra monotont arbete.

Administrativ assistent, verksamhetschef. Det är nödvändigt för chefer för företag med ett stort dokumentflöde, främst för kommunikation mellan chefen och hans underordnade. Denna typ av personlig assistent bör i sitt arbete kombinera utförande av både tekniska funktioner och funktioner som kräver oberoende och ansvar från honom, till exempel: planering av chefens arbetsschema, organisera resor, självständigt sammanställa vissa dokument, förbereda material för förhandlingar, möten , aktieägarmöten, styrelser.

Krav. Högre utbildning, erfarenhet av liknande arbete från två år, representant utseende, kunskaper i ett främmande språk (om nödvändigt), goda organisatoriska färdigheter, inklusive förmågan att organisera förhandlingar, förmågan att fatta beslut självständigt.

Professionell assistent. Det är som regel nödvändigt för chefer för stora företag. Män bjuds ofta in till denna position. En sådan biträdande generaldirektör gör en del av arbetet för och för chefen, och chefen njuter av resultatet. En professionell assistent ska ha specialkunskaper och utbildning inom ämnesområdet för chefens verksamhet. Han utför inget tekniskt arbete åt chefen, som till exempel en administrativ assistent.

Krav. Högre utbildning (profil), liknande arbetslivserfarenhet på två år, kunskaper i främmande språk (vid behov), kunskap och erfarenhet inom företagets område, ansvar, initiativförmåga. Det är mycket viktigt för den här anställde att inte ha överdrivna ambitioner, eftersom chefen kommer att njuta av frukterna av sina många timmar av hårt arbete och tillägna sig alla lagrar för sig själv.

Chef för personliga angelägenheter av chefen. Den här typen av personlig assistent är mindre vanlig än andra. Det kan vara efterfrågat i både små och stora företag. Det är nödvändigt för en ledare som tillbringar mycket tid på jobbet, men som samtidigt leder ett mycket aktivt liv utanför kontoret, har en stor familj, åker ofta på semester utomlands och är redo att anförtro några av funktionerna att organisera personliga angelägenheter till sin assistent. Till exempel kan chefen för personliga angelägenheter boka och köpa biljetter till teatrar, konserter, köpa presenter till vänner, släktingar och viktiga partners. Det är inte heller ovanligt att stabschefen organiserar researrangemang för chefen och hans familj (se fallstudie: Kockens underkläder).

Kockens underkläder

En sökande till tjänsten som personlig assistent berättade vid en intervju om sina arbetsuppgifter med en tidigare chef. Lejonparten av hennes arbetstid var upptagen av personliga uppdrag (välj ett sanatorium för en äldre mamma, med hänsyn till alla rekommendationer från hennes behandlande läkare; ta reda på från en tonårsson vilken gåva han skulle vilja få till sin födelsedag och beställ det via Internet; få färskt lamm för en picknick).

En gång fick hennes chef reda på att han skulle på affärsresa några timmar före avgång. Han hann inte gå hem för att byta underkläder. Sedan gick den trogna assistenten till närmaste butik och köpte ett set underkläder till kocken, en skifttröja och en slips till henne. Ett sådant uppdrag låg i sin ordning för henne.

Krav. Högre utbildning, god datorvana, förmåga att använda kontorsutrustning, trevligt utseende, kunskaper i språket (beroende på detaljerna i chefens personliga uppdrag), förmåga att snabbt och effektivt söka efter nödvändig information på Internet, förmåga att lagra konfidentiell information information. En känsla av takt är mycket viktigt, särskilt när man har att göra med anhöriga till ledaren.

VD talar
Yury Vodilov Generaldirektör för Sibribprom, Tyumen

Sibrybprom LLC är ett diversifierat företag som specialiserat sig på produktion av fiskprodukter. Det har tre företag där levande fisk föds upp och odlas, tre fiskbearbetningsanläggningar, en rök- och torkverkstad, lagringsanläggningar och ett varv.

Min personliga assistent har varit med mig i åtta år. Först anställdes hon som sekreterare. Självklart var medarbetaren inställd på karriär, så med tiden kunde hon bli min personliga assistent.

Vad är särskilt viktigt för mig och varför valde jag den här kandidaten? Ett utmärkt minne, en hög nivå av disciplin, förmågan att slutföra uppgifter i tid, förmågan att kommunicera med människor, kunskap om egenskaperna hos detta yrke, en adekvat uppfattning om kraven från ledningen och, naturligtvis, efterlevnad av etik beteendestandarder.

Min personliga assistent tar emot besökare, skapar en positiv bild av chefen och upprätthåller företagets höga anseende. Planera min arbetsdag, organisera förhandlingar, möten, möten, förbereda nödvändiga dokument, utföra kontorsarbete och självständigt lösa vissa frågor - allt detta är min personliga assistents ansvar. När man jobbar i sådana närkontaktömsesidig förståelse, ett bekvämt internt tillstånd i kommunikationsprocessen är mycket viktigt, eftersom en assistent redan är en nära person!

VD talar

Grupp av företag "Galakta" - rysk tillverkare vodkamärkena "Poltina" och "Frost and Sun". Företaget är bland de 10 bästa vodkaproducenterna. Produktdistributionsnätverket täcker alla regioner i Ryska federationen och består av mer än 100 distributörer. Gruppens regionala representationskontor har etablerats i 24 största regioner. Under 2006 uppgick den totala produktionsvolymen för koncernens företag till 2 520 tusen US-dollar. Antalet anställda är 600 personer.

Min assistents arbetsuppgifter inkluderar:

• planering av chefens arbetsdag;
• anordnande av möten och konferenser;
• affärskorrespondens;
• utförande av order och, naturligtvis, kontroll över verkställandet av order från generaldirektören.

Den personliga assistenten är chefens högra hand, och till skillnad från sekreteraren är han utrustad med vissa befogenheter och ett bredare ansvarsområde. De viktigaste affärsegenskaperna hos en assistent till generaldirektören är kommunikationsförmåga, kunskap om affärsetikett, punktlighet, noggrannhet, uppmärksamhet och organisation.

Varför emotionell kompatibilitet med en hjälpare är viktig

Generaldirektörens arbete sker i kontakter med ett stort antal människor, ibland bygger kommunikationen med dem på en stel grund och leder ofta till känslomässigt obehag. Därför är det mycket viktigt att den person du har valt för tjänsten som personlig assistent inte bara har alla nödvändiga yrkeskunskaper, utan också är känslomässigt kompatibel med dig.

Naturligtvis är det under intervjun svårt att avgöra kompatibilitet med en kandidat. Det finns bara en utväg - du måste lyssna på din intuition. Visst har du hamnat i den här situationen mer än en gång: det verkar som att kandidaten har alla nödvändiga kunskaper och färdigheter, och hans erfarenhet är utmärkt, och lön allt passar dig, men det är obehagligt för dig att prata med en person, du vill att han ska lämna så snart som möjligt och du hittar inga specifika förklaringar till dina känslor. Allt är väldigt enkelt - det här är exakt samma känslomässiga inkompatibilitet.

VD talar
Regis Lomm Chef för Pfizer Ryssland, Moskva

Pfizer, etablerat 1849, utvecklar och tillverkar farmaceutiska produkter för olika medicinområden (kardiologi, onkologi, urologi, psykiatri, oftalmologi, endokrinologi, dermatovenereologi), inklusive nya generationens antibiotika. Pfizer har över 150 platser över hela världen. Varje år investerar företaget betydande belopp i forskning och utveckling av nya läkemedel. Företagets ryska representationskontor (Pfizer International LLC) har varit verksamt sedan 1992.

Min personliga assistent utför standarduppgifter för denna position: upprättar ett dagligt affärsschema, organiserar affärsresa etc. Förutom professionella färdigheter är personliga egenskaper mycket viktiga för denna typ av verksamhet: hög psykologisk anpassningsförmåga, goodwill, punktlighet, förmåga att vara uppmärksam på detaljer, utmärkt kommunikationsförmåga. Assistenten ska alltid känna vad mer som behöver göras för att förbättra ledarens arbetsvillkor.

Kännetecknet för en bra chefsassistent är en uppriktig och osviklig beredskap att hjälpa till, även om lösningen på detta problem inte är preciserad i kontraktet. Detta ständiga stöd är mycket viktigt för en ledare, särskilt om han arbetar i ett land som inte är hans eget och inte alltid känner till alla dess egenskaper och seder.

Den som nu är min personliga assistent har varit på företaget i ungefär ett år. Eftersom ledaren och assistenten arbetar nära tillsammans bör kommunikationen vara bekväm för dem båda. Jag är helt säker på att när man väljer en anställd bör man inte bara ta hänsyn till hans yrkesegenskaper, utan också det faktum om ömsesidig förståelse uppstod mellan er på en intuitiv nivå eller inte, om du instinktivt kände att du kunde lita på den här personen. Under mina över 30 års erfarenhet av affärer har jag lärt mig en viktig läxa: ibland bör du lita på din intuition oftare än på förnuftets argument.

Vem att anförtro sökandet efter en personlig assistent

Det finns två alternativ: anförtro sökningen till antingen din HR-avdelning eller en rekryteringsbyrå (se även: Vem kan inte lita på att hitta en assistent).

Som inte kan lita på att hitta en assistent

Ofta anförtror en chef som behöver två personliga assistenter sökandet efter en andra medarbetare till en redan arbetande assistent. I det här fallet styrs han av det faktum att de kommer att arbeta i par, så de måste vara kompatibla med varandra. Denna idé kan dock inte anses vara framgångsrik. På grund av oviljan att arbeta sida vid sida med en konkurrent som gör anspråk på chefens förtroende och uppmärksamhet, kan den första assistenten helt enkelt välja en teknisk sekreterare. Han kommer att utföra allt rutinarbete, men om det behövs kommer han inte att helt kunna ersätta den första assistenten.

Generaldirektören, som instruerar att söka efter en personlig assistent, bör berätta så detaljerat som möjligt (in i minsta detalj) vilken typ av person han behöver. Samtidigt är det nödvändigt att bestämma inte bara arbetsuppgifterna utan också kraven för kandidater. Var noga med att specificera vilka krav som är grundläggande och obligatoriska för dig, och vilka som är valfria (det vill säga vad, när du väljer, om alla principiellt viktiga krav är uppfyllda, kan du blunda). Om dessa villkor är uppfyllda kommer den som ansvarar för urvalet å ena sidan att sålla bort sökande på grundläggande grunder och inte tvinga chefen att slösa tid på oönskade kandidater, och å andra sidan inte avvisa de som inte gör det. passar endast i en eller två parametrar.

VD talar
Julia Konelskaya Generaldirektör, Galakta Group, Moskva

När vi valde ut en kandidat till tjänsten som assistent använde vi även en intern personalreserv, Och Externa källor. Jag var främst intresserad av personer som arbetade som chefsassistenter stora företag, samt cheferna för den administrativa avdelningen (med erfarenhet av engångsledning av en grupp projekt).

Det primära urvalet av kandidater gjordes av personaltjänsten. Det testades om specialisten uppfyller de angivna kraven: kompetens testades, potential, motivation avslöjades. Vid intervjun ombads kandidaten att lösa fall av verkliga arbetssituationer, och baserat på resultaten fastställdes hans professionella lämplighet, liksom graden av förtroende för den tidigare chefens kandidat - 2007).

När vi valde ägnade vi uppmärksamhet åt kandidatens överensstämmelse med våra standarder företagskultur. Mycket viktigt är också hans vilja att ta ett visst ansvar. Om kandidaten är utföraren, då när du ställer in uppgiften, kommer det att vara nödvändigt att lägga tid på att förklara metodiken för dess implementering. Jag valde en assistent som kunde klara av uppdraget på egen hand och hittade nödvändiga resurser och bygga den nödvändiga kommunikationen.

Teknik för att välja en sekreterare till chefen för ett kreativt team

Sergey Alekseev Verkställande direktör komisk teater "Kvartet-I", Moskva

Den komiska teatern "Kvartet-I" skapades 1993 av en grupp utexaminerade från GITIS-fakulteten. Teaterlaget agerar alltid som författare till sina föreställningar (även om de är baserade på en annan författares litterära material). Teatern bedriver ständigt skapande och litterär verksamhet inom ramen för teater-, radio- och tv-projekt.

En sekreterares arbete på teatern har sina egna egenskaper. Å ena sidan är det här ett tillhåll av kända skådespelare, en kreativ atmosfär bakom kulisserna, och å andra sidan måste sekreteraren göra arbete i den här miljön, och arbetet är uteslutande tekniskt. Unga flickors huvuden tål ofta inte en sådan kontrast. Jag har nästan kommit överens med att jag måste byta sekreterare en gång om året. Nu har jag till exempel redan börjat jobba för tredje assistenten de senaste två åren. Urvalstekniken är som följer:

Jag lägger ut annonser för sökandet efter personlig assistent, det gör jag på vår hemsida och på flera jobbsajter. Det brukar vara många svar – varje ledig tjänst på teatern ser mer attraktiv ut än ett liknande jobb på ett vanligt kontor. Men tyvärr tror kandidaterna att när de väl går och jobbar på teatern kommer det att bli roligt, och de glömmer att de måste jobba här, inte ha kul.

Jag gör ett första urval baserat på mitt CV. Jag förkastar omedelbart CV:t från skådespelerskor, artister, journalister, det vill säga människor som är unikt inriktade på en kreativ karriär. Ty denna ställning kan uppenbarligen vara av intresse för dem endast ur synpunkten att komma till en teatersammankomst. Teknisk utbildning, samt erfarenhet av att bearbeta en stor mängd information, är tvärtom ett trumfkort för kandidaten. Sedan utvärderar jag sekvensen av erfarenheter. Vad kan till exempel vara motivationen för en person som först arbetade som projektledare och nu söker jobb som sekreterare?

Kontakta kandidater för e-post och prata i telefon. Genom korrespondens är sättet att uttrycka sina tankar det första intrycket. Sedan väljer jag ut fem eller sex kandidater som jag gillar för ett möte.

Intervju. Jag bjuder in alla kandidater till en intervju på en kväll, dessutom ringer jag min vän, chefen för en rekryteringsbyrå. Jag ställer frågor utifrån ett subjektivt omdöme om en person och hon som professionell psykolog ställer frågor som hjälper till att identifiera till exempel kandidatens motivation.

Jag kom på flera testhistorier (affärsfall). Jag föreslår att den sökande reflekterar över hur han skulle agera i en given situation. I svaren letar jag efter sunt förnuft och sammanträffande med mina förväntningar. Till exempel: "Du försov dig första arbetsdagen - vaknade en halvtimme efter att du började arbeta. Vilka är dina första steg? Naturligtvis förväntar jag mig att personen säger att det första de gör är att ringa sin chef, vilket är jag. Men det händer att kandidaten vägrar länge och säger att detta aldrig kan hända honom. Ett annat exempel. Jag beskriver en situation där en person har en uppgift som den närmaste chefen ger och exakt en timme avsätts för genomförandet. Därefter ger en högre chef ytterligare en uppgift, som också tar exakt en timme att slutföra och som dessutom måste påbörjas direkt. Det går inte att göra båda uppgifterna samtidigt. Sedan frågar jag hur kandidaten kommer att bete sig i det här läget. Det ideala svaret för mig skulle vara att springa till min närmaste chef för att informera honom om situationen och be om råd.

Vid intervjun frågar jag om familjen, föräldrarnas aktiviteter, för att förstå vilken typ av person som står framför mig. När allt kommer omkring är oftast tjejerna som kommer på intervju unga (18-23 år) och har ingen arbetslivserfarenhet (eller har minimal). Därför är det mesta av vad de har lagt ner av familjen, det har ännu inte funnits något annat inflytande, och de själva har ännu inte lyckats bli mogna individer.

Efter alla intervjuer fattar jag ett beslut med hänsyn till åsikten från rekryteringsbyråns direktör. Hon berättar vem som enligt henne är mer motiverad, vem vet vad de vill och vem som inte vill. Och känslan av kontakt med en person och tröst från hans närvaro är också mycket viktig. En tjej kom, hon verkade prata förnuftigt och sammanhängande, hon gick igenom alla business case, men jag känner att hon irriterar mig, jag vill att hon ska gå så fort som möjligt. Vid val av personlig assistent kan denna subjektiva faktor inte bortses från.

Vad gillade du med tjejen som precis hade börjat jobba hos oss? För det första mycket begripliga läskunniga formuleringar. För det andra tog hon precis examen från Moskva Aviation Institute, och det här är en bra teknisk utbildning. Det tredje pluset är att hon jobbade som revisor på kvällarna, så hon har förmågan att systematisera och bearbeta stora datamängder.

Arbetsbeskrivning för den biträdande chefen: funktioner i sammanställningen

En arbetsbeskrivning är ett dokument som fastställer de uppgifter som utförs av en anställd, bestämmer hans arbetsuppgifter och gränserna för hans ansvar.
Även om utvecklingen av arbetsbeskrivningar för varje yrke eller befattning i Ryska Federationen som inte regleras av arbetslagstiftningen, hos de allra flesta arbetsgivare (både statligt ägda och privata) är detta dokument nödvändigtvis tillgängligt.

Vad är instruktionen till för?

Arbetsbeskrivningen för en biträdande chef innehåller maximalt med information

Lämpligheten med att utarbeta en arbetsbeskrivning förklaras av det faktum att i händelse av en rättegång, utan den kommer det att vara svårt att bevisa den anställdes underlåtenhet att fullgöra sina uppgifter (och deras uttömmande lista fastställs i instruktionsdokumentet), eftersom en anställningsavtal med en anställd i enlighet med del 2 i artikel 57 i Ryska federationens arbetslag innehåller endast positionen och dess allmänna arbetsfunktion.

Arbetsbeskrivningen tillåter arbetsgivaren att:

1. Motivera den arbetssökandes vägran på grund av att de krav som fastställs i den inte har uppfyllts
2. Avgränsa tydligt ansvar mellan enskilda medarbetare
3. Utvärdera de anställdas prestationer både under och efter provanställningen
4. För att underbygga den anställdes inkonsekvens med den position han har (med hänsyn till resultaten av certifieringen).

Närvaron av en arbetsbeskrivning är också användbar för den anställde själv, eftersom den fastställer gränserna för hans arbetsuppgifter och ansvar, och ingen bör utföra funktioner som inte föreskrivs i vare sig anställningsavtalet eller arbetsuppgifterna.

Utvecklings- och instruktionssektioner

Instruktionen träder i kraft från ett visst datum och arbetstagaren ska bekantas med den mot underskrift. Det är lämpligt att ge den anställde en kopia av detta dokument (även mot underskrift). Enligt etablerad praxis innehåller instruktionerna typiska underavsnitt:

1. Allmänna bestämmelser
2. Jobbansvar
3. Rättigheter
4. Ansvar

Det är viktigt att komma ihåg att instruktionen inte är upprättad för någon anställd, utan för en specifik tjänst/yrke. Därför, med hänsyn till detaljerna för en viss position, fastställer instruktionen omfattningen av arbetsuppgifter som den anställde kommer att utföra i denna speciella position.

Funktioner i arbetsbeskrivningen för den biträdande chefen

Biträdande chef - ansvarig befattning

Biträdande chef är en speciell tjänst. En biträdande chefs arbetsfunktion är att bygga upp sin chefs arbete, både tekniskt och organisatoriskt.

Schemalägga möten och evenemang, planera en arbetsdag, en vecka, en längre period, organisera resor och evenemang, övervaka genomförandet av viktiga dokument - detta är bara en liten del av uppgifterna för en kvalificerad biträdande chef.

Det är fel att identifiera befattningarna och följaktligen de uppgifter som utförs av sekreterare, assistent, kontorschef och biträdande chef. Om de första befattningarna innebär fler hjälpfunktioner krävs organisatoriska och administrativa funktioner från biträdande chef. Inte av en slump, kvalifikationsguide klassar denna position som en ledare.

Följaktligen presenteras de krav som ställs för en anställd som anställs för tjänsten som biträdande chef som för ledningen: från utbildningsnivå till kvalifikationer och erfarenhet. tidigare arbete. Personliga egenskaper är också mycket viktiga.

Eftersom varken anställningsavtalet eller andra dokument innehåller en detaljerad redogörelse för den biträdande chefens kompetens, måste de återspeglas så noggrant som möjligt i arbetsbeskrivningen. Funktioner i instruktionen för positionen "Assistent till huvudet":

• Detaljerade uppdragsbeskrivning
• Utarbeta instruktioner i analogi med chefens instruktioner (exklusive, naturligtvis, funktionen av direkt ledning och fatta ensamma beslut)
• Redovisning av konfidentiell karaktär av vissa uppgifter
• Ökat ansvar för ond tro (med hänsyn till de möjliga konsekvenserna av att orsaka skada för arbetsgivaren)
• Förmåga att utföra funktioner delegerade av chefen dessutom.

Allmänna krav på en biträdande chef

Ofta ställs särskilda krav på tjänsten som biträdande chef

Avsnittet "Allmänna bestämmelser" kan förutom att räkna upp kraven på erfarenhet och utbildning även innehålla nödvändiga färdigheter, underställnings- och substitutionsförfarande. De vanligaste tillstånden är:

1. Högre utbildning
2. Erfarenhet (vanligtvis minst 1 år, ibland mer)
3. Kunskaper i främmande språk.
4. Affärskommunikation, skrivande och etikettfärdigheter
5. Ägande av kontorsutrustning
6. Stresstålighet

Dessutom måste en anställd i denna position känna till företagets lokala handlingar, komma överens med anställda och ledning. När det gäller främmande språk är det värt att kräva kunskap endast i de fall där assistenten kommer att använda dem praktiskt när han utför sina uppgifter.

Den som tjänstgör som biträdande chef ska kunna använda och lagra konfidentiell information.

Skyldigheter och rättigheter

Vanligtvis inkluderar arbetsuppgifterna för en biträdande chef:

• Uppfyllelse av direkta ledningsuppgifter
• Planera och samordna arbetstiden för chefen
• Kontroll och organisering av förhandlingar (både telefoniskt och muntligt)
• Utarbeta och redigera affärsdokumentation
• Dokument sekretess och säkerhetskontroll

Funktioner som kopiering, underhåll av informationsdatabaser och annat tekniskt och hjälparbete utförs vanligtvis av en sekreterare (sekreterare-referent). För framgångsrikt arbete Den biträdande chefen är utrustad med ganska vida rättigheter:

1. Företräda organisationens intressen vid möten och telefonsamtal
2. Begär all nödvändig information, dokument från anställda för att uppfylla chefens instruktioner
3. Inom den delegerade befogenheten att genomföra korrespondens och förhandlingar, godkänna dokument för att lösa aktuella frågor.

Naturligtvis kompletterar eller ändrar varje organisation, med hänsyn till arten av dess verksamhet, listan över rättigheter som beviljas en anställd.

Ansvarsgränser

Executive Assistant Arbetsbeskrivning Undviker rättstvister i framtiden

När man fastställer ansvar är det nödvändigt att komma ihåg lagens normer:

• För bristande fullgörande av tjänsteplikter - enl arbetslagstiftning
• För brott - inom gränserna för administrativ, civil och straffrättslig lagstiftning
• Bakom materiell skada- i enlighet med normerna i arbets- och civillagen.

Efter att ha utvecklat en arbetsbeskrivning för en biträdande chef, med hänsyn till normerna för den nuvarande lagstiftningen och specifikationerna för verksamheten i en viss organisation, kan du inte bara välja den mest lämpliga medarbetaren för en sådan ansvarsfull position, utan också undvika eventuella rättstvister i framtiden.

En persons arbetsvillkor och hans/hennes effektivitet kan bero på detaljnivå och specifikation. I slutändan behöver ledaren en riktig samvetsgrann assistent. Vi bör också uppmärksamma våra läsare på att en chef kan ha flera assistenter. De kan ha en specialisering, i tekniska frågor, i ekonomiska frågor osv.

Det finns en typ av ledare som inte har suppleanter i personalen. Han gör allt själv, och några assistenter hjälper honom bara med detta. Han fattar alla beslut ensam. För att upprätta en högkvalitativ arbetsbeskrivning för en biträdande chef är det nödvändigt att involvera chefen själv i processen. Annars blir det bara ett papper.

Videomaterial kommer att lära dig hur du blir självsäker och klarar en anställningsintervju:

Har du märkt ett fel? Välj den och klicka Ctrl+Enter att meddela oss.

Artikeln skrevs baserat på material från webbplatserna: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.