Zu welcher Kategorie gehört der Assistant General Manager? Was sollte in der Stellenbeschreibung eines Assistant Managers stehen? Welche Nuancen sind bei der Erstellung der Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Managers zu beachten?

Sekretärin, Stellvertreterin oder persönliche Assistentin? Es kommt auf die Situation an! Berücksichtigen Sie die Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Bedingungen, die die Stellenbeschreibung des Assistant Manager-2018 enthalten sollte.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Der Assistent des Chefs ist die eigentliche „rechte Hand“ der ersten Person des Unternehmens. Das Aufgabenspektrum eines solchen Mitarbeiters ist in der Regel breit gefächert. Wenn drin Personal Position persönlicher Assistent Direktor, versuchen Sie, seine Funktionalität so detailliert wie möglich in zu beschreiben Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung.

Eine ordnungsgemäß erstellte Weisung ist für beide Parteien des Arbeitsverhältnisses von Nutzen. Ein Mitarbeiter wird ab dem ersten Arbeitstag in einer neuen Position verstehen, was von ihm verlangt wird. Und der Arbeitgeber wird den Umfang der dienstlichen Befugnisse und Pflichten skizzieren, bei deren Nichteinhaltung eine disziplinarische Haftung oder die Frage der unvollständigen dienstlichen Befolgung des Arbeitnehmers aufgeworfen werden kann. Darüber hinaus listet das CI alle Erfahrungsanforderungen auf. praktische Arbeit und Qualifikationen eines Spezialisten (siehe Artikel " : Bedingungen, die für alle Mitarbeiter eingetragen werden müssen“).

Nicht verpassen: der Hauptartikel des Monats von führenden Spezialisten des Arbeitsministeriums und Rostrud

Ein vollständiges Nachschlagewerk mit Stellenbeschreibungen für alle Tätigkeitsbereiche.

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Stellenbeschreibung "Assistant Manager": Aufbau und Inhalt

Es gibt keine einheitliche Form der Stellenbeschreibung, die für alle Arbeitgeber verbindlich ist.

Es gibt jedoch eine praktische Vorlage, die aus mehreren Abschnitten besteht:

1. allgemeine Bestimmungen;
2. funktionale Verantwortlichkeiten Und Qualifikationsvoraussetzungen;
3. Rechte und Befugnisse;
4. Verantwortung;
5. Revisionshinweise.

Zu den allgemeinen Bestimmungen gehören Informationen über die Kategorie, zu der die beschriebene Position gehört, das Verfahren zur Ernennung und Entlassung aus der Position. Hier können Sie auch angeben, dass der Mitarbeiter direkt an den CEO berichtet und in Professionelle Aktivität orientiert sich an den vom Unternehmen entwickelten Vorschriften. Führen Sie die wichtigsten Dokumente auf - Stellenbeschreibung, interne Arbeitsvorschriften, Tarifvertrag, Anweisungen zum Arbeitsschutz.

Die für eine effektive Arbeit erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten können im Abschnitt über die beruflichen Verantwortlichkeiten oder separat aufgeführt werden. Der stellvertretende Manager muss wissen:

• Struktur des Unternehmens und Merkmale der Branche;
• Normen der Büroarbeit und Archivierung;
• Standards für das System der Registrierung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, Geschäftsbriefen und kommerzielle Angebote;
• Arbeitsrecht der Russischen Föderation;
• Regeln der Geschäftskommunikation und Grundlagen der Wirtschaftswissenschaften.

Vergessen Sie nicht, im CI die wichtigsten Rechte und Pflichten des Regieassistenten widerzuspiegeln. Wie jeder andere Arbeitnehmer hat er das Recht:

• Machen Sie sich mit den Dokumenten vertraut, die die offiziellen Befugnisse definieren.
• Informationen und Dokumente erhalten, die für die vollständige Erfüllung der Arbeitsfunktion erforderlich sind, und die Schaffung der dafür erforderlichen Voraussetzungen verlangen;
• alle durch gesetzliche und lokale Vorschriften vorgesehenen sozialen Garantien erhalten;
• bestätigen und verbessern ihre Qualifikationen;
• sich mit den Entscheidungen der Geschäftsführung bezüglich ihrer Tätigkeit vertraut zu machen.

Der stellvertretende Geschäftsführer trägt die materielle und disziplinarische Verantwortung im Rahmen der vorgesehenen Grenzen Arbeitsrecht Rf. Da es sich bei dieser Position um eine Führungsposition handelt, muss sich der Mitarbeiter häufig mit vertraulichen Informationen und schutzwürdigen Dokumenten auseinandersetzen. Für die Verletzung der Regeln für die Arbeit mit solchen Dokumenten, die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen und andere Straftaten, die im Zuge dessen begangen wurden beruflichen Pflichten verwaltungs-, zivil- und strafrechtliche Haftung. Um dem Personalreferenten zu helfen - Artikel " von allen Mitarbeitern einzutragen.

Der letzte Abschnitt enthält Informationen über das Verfahren und die Häufigkeit der Überarbeitung der Anweisungen, die Regeln für die Einarbeitung und die Anzahl der Kopien.

Einarbeitung der Mitarbeiter in DI

Es ist notwendig, alle Mitarbeiter, die diese Position bekleiden, mit CI gegen Unterschrift vertraut zu machen. Hat der Betriebsleiter mehrere Assistenten, sollte jeder ein eigenes Exemplar der Unterweisung in die Hand nehmen und künftig an seinem Arbeitsplatz aufbewahren.

Aufgaben des stellvertretenden Managers

Der wichtigste Abschnitt des Handbuchs enthält Beschreibung der Jobfunktion. Es wird empfohlen, Formulierungen zu verwenden, die so genau wie möglich die Routineaufgaben beschreiben, die der stellvertretende Direktor löst, die beruflichen Verantwortlichkeiten und das Verfahren für die Interaktion mit Untergebenen. Dabei werden objektive Faktoren berücksichtigt, die den Umfang der Befugnisse des Arbeitnehmers beeinflussen, beispielsweise die Gesamtzahl der Assistenten der Geschäftsführung und die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen ihnen. Zu den Aufgaben eines Regieassistenten können beispielsweise gehören:

• Organisation von Telefongesprächen und Geschäftstreffen;
• , Geschäftsbriefe und andere Dokumente;
• Vorbereitung von Konferenzen und Tagungen;
• Sammlung von Referenzmaterialien;
• Erstellung von Berichten, Vorschlägen, ;
• Empfang von Besuchern, Unterstützung bei der Berücksichtigung der Wünsche und Anliegen des Personals;
• Besuche staatlicher Einrichtungen im Auftrag der Behörden;
• Annahme von Bewerbungen, Memos, Anfragen;
• Begleitung von Geschäftsreisen des Leiters (Bestellung von Tickets, Buchung von Unterkünften).

Bevor Sie Informationen aus dem Berufsstandard in die Stellenbeschreibung übertragen, vergewissern Sie sich, dass diese übereinstimmen Arbeitstätigkeiten von einem Assistenten des Leiters eines bestimmten Unternehmens durchgeführt. Details finden Sie im Artikel „Wie unter Berücksichtigung professioneller Standards.

Stellenbeschreibung des stellvertretenden Geschäftsführers: Registrierungsverfahren

Damit ein JI-Projekt wirksam wird, muss es genehmigt werden. Das Genehmigungsverfahren ist identisch mit dem Schema, das bei der Entwicklung lokaler Vorschriften verwendet wird (siehe Artikel „So entwickeln und In der Organisation"). Oben auf dem Formular können Angaben zum Arbeitgeber und der Stempel „Ich stimme zu“ angebracht werden, dann muss der Firmenchef das Dokument nur noch unterschreiben. Ein weiterer, nicht weniger verbreiteter Mechanismus ist die Genehmigung durch Anordnung. Es wird ein separates Verwaltungsdokument ausgestellt, mit dem eine oder mehrere DIs in Kraft gesetzt werden.

Die Stellenbeschreibung legt den Aufgaben- und Arbeitsumfang fest, den eine Person in einer bestimmten Position zu erfüllen hat. Arbeitsbeschreibung gemäß Allrussischer Klassifikator Managementdokumentation oder OKUD, OK 011-93 (genehmigt durch das Dekret des State Standard vom 30. Dezember 1993 Nr. 299) wird als Dokumentation zur organisatorischen und behördlichen Regulierung der Aktivitäten der Organisation eingestuft. Zu der Gruppe solcher Dokumente gehören neben der Stellenbeschreibung insbesondere die Betriebsordnung, die Ordnung der Struktureinheit und die Besetzungstabelle.

Ist eine Stellenbeschreibung erforderlich?

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet Arbeitgeber nicht zur Erstellung von Stellenbeschreibungen. Tatsächlich sollte in einem Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer immer seine Arbeitsfunktion offengelegt werden (Arbeit gemäß der Position gemäß der Personalliste, Beruf, Fachgebiet, Angabe der Qualifikationen oder der ihm zugewiesenen spezifischen Art der Arbeit) (Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation). Daher ist es unmöglich, den Arbeitgeber für das Fehlen von Stellenbeschreibungen haftbar zu machen.

Gleichzeitig ist die Stellenbeschreibung in der Regel das Dokument, in dem die Arbeitsfunktion des Mitarbeiters angegeben ist. Die Anweisung enthält eine Liste der beruflichen Pflichten des Arbeitnehmers unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Organisation von Produktion, Arbeit und Verwaltung, der Rechte des Arbeitnehmers und seiner Verantwortung (Schreiben von Rostrud vom 30. November 2009 Nr. 3520-6-1 ). Darüber hinaus legt die Stellenbeschreibung in der Regel nicht nur die Arbeitsfunktion des Arbeitnehmers offen, sondern enthält auch Qualifikationsanforderungen, die für die ausgeübte Position oder ausgeübte Tätigkeit gelten (Rostrud-Schreiben Nr. 6234-TZ vom 24. November 2008).

Das Vorhandensein von Stellenbeschreibungen vereinfacht den Prozess der Interaktion zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber über den Inhalt der Arbeitsfunktion, die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers und die Anforderungen an ihn. Das heißt, all jene Probleme, die häufig in Beziehungen zu bestehenden und neu eingestellten Mitarbeitern sowie zu Bewerbern für eine bestimmte Position auftreten.

Rostrud ist der Ansicht, dass die Stellenbeschreibung sowohl im Interesse des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers notwendig ist. Immerhin hilft das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung (Schreiben von Rostrud vom 09.08.2007 Nr. 3042-6-0):

• die Tätigkeiten des Arbeitnehmers während der Probezeit objektiv beurteilen;
• die Einstellung zu Recht ablehnen (schließlich können die Anweisungen zusätzliche Anforderungen in Bezug auf die geschäftlichen Qualitäten des Mitarbeiters enthalten);
• Arbeitsfunktionen unter den Mitarbeitern verteilen;
• einen Mitarbeiter vorübergehend an einen anderen Arbeitsplatz versetzen;
• Bewerten Sie die Gewissenhaftigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsleistung des Mitarbeiters.

Deshalb ist die Erstellung von Stellenbeschreibungen in der Organisation sinnvoll.

Eine solche Belehrung kann eine Anlage zum Arbeitsvertrag sein oder als eigenständiges Dokument genehmigt werden.

Wie eine Stellenbeschreibung erstellt wird

Die Stellenbeschreibung wird in der Regel auf der Grundlage der Qualifikationsmerkmale erstellt, die in den Qualifikationsnachschlagewerken enthalten sind (z. B. im Qualifikationsnachschlagewerk für die Positionen von Managern, Spezialisten und anderen Arbeitnehmern, das durch den Erlass des Arbeitsministeriums genehmigt wurde vom 21. August 1998 Nr. 37).

Für Arbeitnehmer, die nach Arbeitnehmerberufen eingestellt werden, werden zur Bestimmung ihrer Arbeitsfunktion einheitliche Tarif- und Qualifikationsnachschlagewerke für Arbeit und Berufe von Arbeitnehmern in den entsprechenden Branchen verwendet. Anleitungen, die auf der Grundlage solcher Nachschlagewerke entwickelt wurden, werden üblicherweise als Produktionsanweisungen bezeichnet. Um jedoch die interne Dokumentation in einer Organisation zu vereinheitlichen und zu vereinfachen, werden Anleitungen für Arbeitsberufe oft auch als Stellenbeschreibungen bezeichnet.

Auch bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen orientieren sich Organisationen an professionellen Standards.

Da es sich bei der Stellenbeschreibung um ein internes Organisations- und Verwaltungsdokument handelt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der Einstellung (vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrags) gegen Unterschrift damit vertraut zu machen (Artikel 68 Teil 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Beispiel für eine Stellenbeschreibung als stellvertretender Geschäftsführer

Hier ist ein Beispiel für das Ausfüllen der Stellenbeschreibung eines Assistenten CEO. Das Handbuch beschreibt die typischen beruflichen Aufgaben eines stellvertretenden Managers.

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Managers wird erstellt, um die Arbeitsbeziehungen zu rationalisieren. Das Dokument beschreibt die funktionalen Pflichten, Verantwortlichkeiten und Rechte des Arbeitnehmers.

Stelle des stellvertretenden Leiters verschiedene Organisationen kann anders heißen: persönlicher Assistent des Direktors, Assistent des Leiters, Sekretärin.

Musterberufsbeschreibung für eine Assistentin der Geschäftsführung

ICH. Allgemeine Bestimmungen

1. Ein Assistent des Leiters wird auf Anordnung des Leiters der Organisation in die Position berufen und daraus entlassen.

2. Assistent des Leiters berichtet direkt an den Leiter des Unternehmens.

3. Während der Abwesenheit des stellvertretenden Leiters werden seine Rechte und funktionalen Pflichten auf einen anderen Beamten übertragen, wie in der Anordnung für die Organisation angegeben.

4. Eine Person mit einer Hochschulausbildung und einem Jahr ähnlicher Berufserfahrung wird auf die Position des stellvertretenden Managers berufen.

5. Der stellvertretende Geschäftsführer wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:

• die Gesetzgebung der Russischen Föderation;
• Interne Arbeitsvorschriften, die Satzung und andere Rechtsakte des Unternehmens;
• Anordnungen und Weisungen der Geschäftsleitung;
• diese Stellenbeschreibung.

6. Der stellvertretende Manager muss wissen:

• das etablierte Verfahren zum Umgang mit Dokumenten in der Organisation;
• Regeln der geschäftlichen Kommunikation und Etikette;
• das Verfahren zur Pflege der Meldedokumentation;
• Regeln für die Nutzung von Bürogeräten, Kommunikationsmitteln;
• Grundlagen der Arbeit in Texteditor, Tabellenkalkulationen;
• Grundlagen der Büroarbeit;
• Organisationsstruktur des Unternehmens;
• Verfahren zum Abschluss und zur Durchführung von Verträgen.

II. Aufgaben des stellvertretenden Managers

Der Assistant Manager hat folgende Aufgaben:

1. Planung des Arbeitstages des Leiters: Entwicklung und Koordinierung des Zeitplans für Besprechungen, Besuche, Anrufe, Empfänge und andere Aktionen.

2. Persönliche Begleitung des Leiters bei Meetings, Empfängen, auf Reisen.

3. Technische Unterstützung bei der Arbeit des Leiters: Kartenbestellung, Transport; Organisation von Verhandlungen, Sitzungen.

4. Führen von Protokollen und anderen Dokumenten, die den Fortschritt und die Ergebnisse von Sitzungen, Besprechungen und Verhandlungen festhalten.

5. Benachrichtigung der Arbeitnehmer strukturelle Einteilungen Organisation von Weisungen, Weisungen der Geschäftsleitung und Kontrolle ihrer Ausführung.

6. Sammlung von Informationen, Erstellung und Bereitstellung von Analyse-, Informations-, Referenz- und anderen Berichten an das Management.

7. Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Entgegennahme der an den Leiter gesendeten Korrespondenz.

8. Anmeldung der Besucher zu einem persönlichen Termin mit der Leiterin, Organisation ihres Empfangs.

9. Annahme von Dokumenten und Anträgen auf Unterschrift des Leiters, deren Registrierung, Abrechnung und Übertragung an den Leiter.

10. Erstellung von Schreiben, Anträgen, anderen Dokumenten im Auftrag der Geschäftsführung.

11. Vorbereitung von Sitzungen, Sitzungen, Sitzungen des Leiters. Sammlung der notwendigen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit, Ort ihrer Durchführung, Tagesordnung.

12. Erfüllung behördlicher Weisungen des Leiters.

III. Rechte

Der Assistant Manager hat das Recht:

1. Erhalten Sie Informationen in der Menge, die zur Erledigung der Aufgaben erforderlich ist.

2. Senden Sie Vorschläge an das Management, um ihre Arbeit zu verbessern und die Aktivitäten des Unternehmens zu rationalisieren.

3. Senden Sie Anfragen an die Abteilungen der Organisation (im Namen des Leiters oder auf eigene Initiative), um die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Dokumente zu erhalten.

4. Fordern Sie die Leitung der Einrichtung auf, die für ihre Umsetzung erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen Offizielle Pflichten.

5. Unabhängige Entscheidungen im Rahmen ihrer Zuständigkeit treffen.

6. Zugang zu vertraulichen Informationen haben, falls dies geschäftlich erforderlich ist.

IV. Verantwortung

Der stellvertretende Leiter ist verantwortlich für:

1. Bereitstellung falscher Informationen für Mitarbeiter der Organisation.

2. Unsachgemäße Erfüllung ihrer Dienstpflichten.

3. Der Organisation, dem Staat, seinen Gegenparteien und Mitarbeitern materiellen Schaden zufügen.

4. Verletzung der Fristen für die Durchführung von Aufgaben.

5. Verstoß gegen die Bestimmungen der maßgeblichen Dokumente, Entscheidungen, Verordnungen der Organisation.

6. Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen.

7. Handlungen, die über seine Kompetenz hinausgehen.

8. Verstoß gegen Arbeitsdisziplin, Sicherheitsvorschriften, interne Arbeitsvorschriften, Brandschutz.

9. Verstoß gegen die Regeln Geschäftsetikette, grobe Behandlung Geschäftspartner, Besucher, Mitarbeiter der Organisation.

Stellenbeschreibung stellvertretender Geschäftsführer

Vorlage für die Stellenbeschreibung des Executive Assistant

GENEHMIGEN
Generaldirektor
Nachname I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Der stellvertretende Geschäftsführer gehört zur Kategorie der Spezialisten.
1.2. Der Assistent des Leiters wird auf Anordnung des Generaldirektors der Gesellschaft in die Position berufen und entlassen.
1.3. Der Executive Assistant berichtet direkt an den CEO des Unternehmens.
1.4. Während der Abwesenheit des stellvertretenden Geschäftsführers gehen seine Rechte und Pflichten auf einen anderen Beamten über, der in der Anordnung für die Organisation bekannt gegeben wird.
1.5. Eine Person, die die folgenden Anforderungen erfüllt, wird zur Position des stellvertretenden Managers ernannt: Ausbildung - höhere oder unvollständige höhere, Erfahrung in ähnlicher Arbeit ab einem Jahr, Kenntnisse der Büroausstattung (Fax, Kopierer, Scanner, Drucker), Microsoft-Programme Office (Word, Excel), Büroarbeit.
1.6. Der stellvertretende Geschäftsführer wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:
- Gesetzgebungsakte der Russischen Föderation;
- die Satzung des Unternehmens, die internen Arbeitsvorschriften, andere Rechtsakte des Unternehmens;
- Anordnungen und Weisungen der Geschäftsleitung;
- diese Stellenbeschreibung.

2. Amtliche Verpflichtungen
2.1. Plant den Arbeitstag des Leiters (Meetings, Anrufe, Empfang usw.).
2.2. Bietet technische Unterstützung für die Aktivitäten des Leiters (Bestellung von Transport, Tickets; Organisation von Meetings, Verhandlungen usw.)
2.3. Begleitet den Manager bei Meetings, auf Reisen etc.
2.4. Nimmt an Verhandlungen, Geschäftstreffen, besonderen Empfängen teil; führt Protokolle und andere Dokumente, die den Verlauf und die Ergebnisse von Besprechungen und Verhandlungen dokumentieren.
2.5. Im Auftrag des Leiters koordiniert er bestimmte Angelegenheiten mit den Mitarbeitern der Strukturabteilungen, bringt ihnen die Anweisungen und Befehle des Leiters; steuert die Ausführung von Weisungen und Aufträgen.
2.6. Sammelt vom Generaldirektor benötigte Materialien und Informationen, bereitet Analyse-, Informations-, Referenz- und andere Materialien vor und legt sie dem Leiter vor.
2.7. Führt Büroarbeiten durch, nimmt eingehende Korrespondenz zur Prüfung durch den Leiter entgegen, nimmt Dokumente und persönliche Erklärungen zur Unterschrift des Leiters entgegen, führt Aufzeichnungen und Registrierung, überträgt an den Leiter.
2.8. Nimmt einen Termin mit dem Leiter wahr, organisiert den Empfang von Besuchern.
2.9. Im Auftrag des Leiters erstellt er Briefe, Anfragen und andere Dokumente.
2.10. Führt Arbeiten zur Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen durch, die vom Leiter abgehalten werden (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit und Ort der Sitzung, Tagesordnung, Registrierung), führt und erstellt Protokolle von Sitzungen und Sitzungen.
2.11. Führt einzelne offizielle Aufgaben des Leiters aus.

3. Rechte
3.1. Erhalten Sie Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, soweit dies zur Lösung der übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
3.2. Geben Sie dem Management Vorschläge zur Verbesserung seiner Arbeit und der Arbeit des Unternehmens.
3.3. Fordern Sie persönlich oder im Namen des Leiters von den Unternehmensbereichen und anderen Spezialisten Informationen und Unterlagen an, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind.
3.4. Erfordern, dass das Management erstellt wird normale Bedingungen für die Erfüllung dienstlicher Aufgaben und die Sicherheit aller Unterlagen, die sich aus der Tätigkeit des Unternehmens ergeben.
3.5. Treffen Sie Entscheidungen innerhalb Ihrer Kompetenz.

4. Verantwortung
4.1. Für die Nichterfüllung und / oder nicht rechtzeitige, fahrlässige Erfüllung ihrer Pflichten.
4.2. Für die Nichteinhaltung aktueller Anweisungen, Anordnungen und Anordnungen zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen.
4.3. Für Verstöße gegen die internen Arbeitsvorschriften, Arbeitsdisziplin, Sicherheits- und Brandschutzvorschriften.

Assistent des Leiters - eine verantwortliche Verwaltungsposition im Zusammenhang mit der Bereitstellung verschiedener Arten von Unterstützung für den Leiter des Unternehmens, einschließlich wirtschaftlicher, rechtlicher und technischer.

Tatsächlich ist eine Direktionsassistentin Sekretärin, Informatiker, Mitarbeiter der Personalabteilung, Juristin und Wirtschaftswissenschaftlerin in einer Person. Kein Manager kann auf den ersten Assistenten verzichten, der bereit ist, in den ungünstigsten Zeiten für das Geschäft zu helfen, vergessene Dokumente rechtzeitig zu liefern, an ein wichtiges Meeting zu erinnern, zuzuhören und schnell die richtige Entscheidung zu treffen.

Relevanz und Perspektiven für die Entwicklung dieser Position

Durch die zunehmende Verflechtung von Unternehmen, die aktive Nutzung im Alltag und Beruf, die Notwendigkeit, ständig mit Geschäftspartnern in Kontakt zu sein, sind viele Unternehmer gezwungen, Assistenten anzuwerben.

Die Assistenzposition ist äußerst relevant in moderne Welt. Nachdem er sich von der üblichen Sekretärin, die Tee serviert und Anrufe entgegennimmt, weiterentwickelt hat, Beruf gegeben derzeit mit großer Verantwortung und der Verfügbarkeit von bestimmtem Wissen verbunden.

Halte diese Position nicht nur verantwortungsvoll, sondern auch sehr vielversprechend, denn nachdem der Chef für eine Beförderung gegangen ist, besteht die Möglichkeit, seinen Platz zu bekommen. Die praktische und theoretische Erfahrung, die in der Position eines Assistenten gesammelt wird, wird die beste Empfehlung für das höhere Management sein und in Zukunft helfen, im Dienst gut voranzukommen.

Vor- und Nachteile der Arbeit als Assistent

Die Position des stellvertretenden Geschäftsführers hat sowohl Vor- als auch Nachteile.

ZU positive Aspekte Zu den Positionen gehören:

• Nähe zu Vorgesetzten;
• ständiger Zugriff auf aktuelle Informationen;
• die Fähigkeit, etwas besser als andere Mitarbeiter des Unternehmens zu sein;
• Möglichkeit sich zu treffen interessante Leute neue nützliche Bekanntschaften zu machen;
• in angenehmer Umgebung arbeiten.

Negative Seiten Die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers sind:

• häufige Geschäftsreisen;
• unregelmäßige Arbeitszeiten;
• sich in einer Stresssituation befinden;
• emotionale Zusammenbrüche der Behörden;
• die Notwendigkeit, das Privatleben für Karriere und Arbeit aufzugeben.

Der stellvertretende Geschäftsführer muss über eine erhöhte Stressresistenz verfügen. Manager können die Emotionen, die nach einem schlechten Arbeitstag entstehen, nicht immer bewältigen, da ihre Assistenten oft unter die heiße Hand fallen.

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Anforderungen an Bewerber für diese Stelle

guter Helfer sollte haben Kenntnisse in verschiedenen Bereichen. Meistens wird diese Position von Spezialisten auf dem Gebiet der Rekrutierung besetzt, Personen mit juristischer, wirtschaftlicher, technischer und humanitärer Ausbildung.

Für eine Assistentin der Geschäftsführung ist es äußerst wichtig, eine solche zu haben Qualitäten, Wie:

• Geselligkeit;
• Selbstvertrauen;
• die Fähigkeit, schnell auf sich ändernde Umstände zu reagieren;
• richtige Rede;
• eine gewisse Starrheit;
• feste Lebensposition.

Wenn wir redenüber ein Unternehmen im Bau-, Technologie- und anderen Fachbereichen muss der stellvertretende Geschäftsführer über besondere Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen. Bei der Auswahl eines Assistenten wird besonderes Augenmerk auf die Kenntnisse des Kandidaten gelegt Fremdsprachen und Fähigkeiten im Umgang mit Computerprogrammen.

Amtliche Verpflichtungen

Die Stelle als Assistent ist vielfältig, man kann sich nicht darauf verlassen, dass man im Büro sitzen und gelegentlich die nötigen Papiere ausdrucken kann.

Rechte und Verantwortungen

Eines der wichtigsten Rechte eines Assistenten ist die Möglichkeit, von der Geschäftsleitung zu verlangen, dass ihm angemessene Arbeitsbedingungen geschaffen werden:

• Bereitstellung eines Arbeitsplatzes;
• Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Computer, Fax, Drucker und Scanner;
• Bereitstellung von Schreib- und anderen Materialien, die für die Arbeit erforderlich sind.

Merkmale des Lebenslaufdesigns

Bewerbung um die Stelle des stellvertretenden Leiters Sie müssen angeben in einer Zusammenfassung, die an den Direktor der Organisation gesendet wird:

Bei der Erstellung eines Lebenslaufs ist es notwendig, unauffällig auf das Vorhandensein kommunikativer Qualitäten, das Fehlen von Emotionen über den erhöhten Ton und die Bereitschaft für einen unregelmäßigen Arbeitstag hinzuweisen.

Merkmale der Arbeit in verschiedenen Tätigkeitsbereichen

In der öffentlichen Rezeption des Abgeordneten

Stellvertretender Assistent man muss nur extrem kommunikativ sein. Darüber hinaus muss er die Namen, Nachnamen und Telefonnummern aller Aktivisten kennen, die im Bezirk, Bezirk, Bezirk leben, dessen Leiter sein Stellvertreter ist.

Der stellvertretende Assistent muss über eine eigene Wählerbasis sowie eine Liste der zu lösenden Bezirksprobleme verfügen. Der Assistent soll möglichst viele nützliche Menschen kennenlernen, bereit sein, Fragen der Presse und der Öffentlichkeit zu beantworten, Verhandlungen führen und organisieren.

Ein Assistent eines Abgeordneten muss juristisch versiert sein, über eine humanitäre Ausbildung und psychologische Fähigkeiten verfügen. Sie sollten sich im Voraus auf einen unregelmäßigen Arbeitsplan und das Fehlen freier Tage einstellen.

Personalabteilung

Die Aufgaben des stellvertretenden Personalleiters sind das Vorbereiten, Bereitstellen, Drucken von Dokumenten, das Entgegennehmen eingehender Anrufe und das Pflegen der Arbeitsdokumentation. Die Vorteile der Position - ein standardisierter Arbeitszeitplan.

Verkaufsabteilung

Der Assistent des Vertriebsleiters muss die Grundlagen des Handelshandwerks beherrschen, Käufer und Lieferanten finden, mit Kunden und anderen im Handel tätigen Unternehmern kommunizieren können.

Die Hauptqualität ist Geselligkeit und Stressresistenz.

Künstlerischer Leiter

Ein stellvertretender künstlerischer Leiter muss über künstlerischen Geschmack, Kommunikationsfähigkeiten mit Künstlern und Kulturschaffenden sowie die Fähigkeit verfügen, mit Dokumentationen umzugehen und Präsentationen, Ausstellungen und verschiedene Pressemitteilungen zu organisieren.

Die Stelle ist nur für Menschen mit künstlerischen Neigungen und einer humanitären Einstellung geeignet.

Die Vor- und Nachteile einer Tätigkeit als Persönliche Assistentin der Führungskraft werden in folgendem Video beschrieben:

Es ist vielleicht unmöglich, die Funktionen eines stellvertretenden Geschäftsführers vollständig zu formulieren: Der genaue Anforderungskatalog an einen Bewerber für die Position eines stellvertretenden Geschäftsführers wird maßgeblich von den Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit bestimmt und hängt auch von den subjektiven Präferenzen des Geschäftsführers ab . Eines ist sicher: Der Assistent muss bestrebt sein, sich ständig zu verbessern und über einwandfreie moralische und ethische Qualitäten zu verfügen, da er nicht nur auf Unternehmensinformationen, sondern auch auf persönliche Informationen über die Geschäftsleitung nahezu uneingeschränkten Zugriff hat.

Es ist nicht verwunderlich, dass eine solche Stelle an einen Kandidaten mit einer bescheidenen Erfolgsbilanz geht, aber wer weiß, wie man die Welle des Chefs „fängt“, als an einen brillanten Profi, der es nicht geschafft hat, den Leader in der Anfangsphase zu gewinnen Bekanntschaft.

Wer ist „persönlicher Assistent des Kopfes“ und was macht er?

Gute Sekretärinnen, Sachbearbeiter, Büroleiter werden oft zu Assistenten des Managers, also zu Mitarbeitern, die über das Niveau ihrer direkten Funktionalität hinausgewachsen sind, aber keine Möglichkeit zum traditionellen vertikalen Aufstieg haben Organigramm Firmen. Oft wird die Unterstützung des Managers mit der Erfüllung anderer Aufgaben kombiniert, beispielsweise als Anwalt oder Übersetzer.

Die Rolle eines stellvertretenden Direktors in jedem Unternehmen ist enorm: Die Effizienz der Arbeitszeit der ersten Personen des Unternehmens hängt vom Grad seiner Professionalität ab. Die Tätigkeit eines Assistenten bedeutet, dass der CEO seinen Arbeitstag von einem wesentlichen Teil der Aufgaben, die keine persönliche Beteiligung erfordern, entlasten kann, indem er sie auf einen Assistenten verlagert.

Nicht nur für Hochschulabsolventen, sondern auch für erfahrenere Bewerber ist der Posten einer Persönlichen Assistentin in erster Linie mit langweiliger Sekretariatsarbeit verbunden, tatsächlich kann eine Assistentin aber auch diverse administrative Aufgaben übernehmen.

1. Office Manager: Verantwortlich für die Führung von Aufzeichnungen, dieser Mitarbeiter können die Aufgaben des Sekretärs und des Archivars teilweise kombinieren.
2. Office Manager: Diese Position ist relevant für mittelständische Unternehmen oder Abteilungen mit einer Belegschaft von dreißig oder mehr Personen.; der Büroleiter berichtet an den Leiter des Unternehmens / der Niederlassung und andere Mitglieder des Managementteams; der Mitarbeiter steuert die Primärdokumentation, übernimmt einen Teil der Sekretariatsaufgaben (Telefonate, Besprechungen koordinieren, Gäste betreuen), kann die Rolle der "Bürohostess" einnehmen - unterstützt die Logistik aller Büroleistungen (Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Organisation kleiner aktuelle Reparatur usw.).
3. Sekretariatsassistent: Assistenten sind in der Regel mit „mechanischen“ Arbeiten beschäftigt: Dokumentenverwaltung, Bearbeitung eingehender / ausgehender Korrespondenz, Telefonate.
4. Hilfssekretär: Ein Mitarbeiter, der die Stelle eines Hilfssekretärs besetzt, ist nur dem unmittelbaren Vorgesetzten unterstellt, kombiniert die Funktionen eines Büroangestellten mit einer Reihe einfacher privater Aufgaben.
5. Business Assistant: Dies ist buchstäblich die rechte Hand eines Top-Managers, CEOs oder Geschäftsinhabers, und daher sind die Anforderungen an diese Position sehr hoch; Ein persönlicher Assistent ist nur seinem unmittelbaren Vorgesetzten unterstellt, kann als vollwertiger stellvertretender Direktor angesehen werden und ist in der Lage und befugt, in einer Reihe von Angelegenheiten unabhängige Entscheidungen zu treffen.

Die Besonderheiten des Berufs

Wahrscheinlich kann eine seltene Position in Bezug auf das Maß an Inkonsistenz und Unbestimmtheit der Anforderungen verglichen werden, wie die Arbeit eines persönlichen Assistenten, die weniger ein Beruf als eine Berufung sein sollte.

Die Besonderheiten der Position des "persönlichen Assistenten" sind so, dass es unmöglich ist, alle Nuancen, Merkmale und die volle Funktionalität im Voraus zu berechnen, da der spezifische Aufgabenbereich größtenteils von den individuellen Bedürfnissen des Arbeitgebers abhängt. Mal braucht der Direktor eine Person, die ihm „Papierkram“ erspart, mal ist der Assistent mit persönlichen Aufgaben beschäftigt. Einige Direktoren ziehen es vor, zwei Assistenten für verschiedene Tätigkeiten einzustellen, und in großen Unternehmen kann der Assistent als Leiter einer speziellen Abteilung fungieren und sogar seine eigenen Untergebenen haben.

Die funktionalen Verantwortlichkeiten der in diesem Tätigkeitsbereich tätigen Mitarbeiter umfassen viele Punkte:

1. Gewährleistung eines strukturierten Arbeitstages für den Direktor: Organisation von Besprechungen, Reisen, Terminplanung, Vorbereitung der Unterzeichnung der erforderlichen Dokumente;
2. Betreuung des Managers: Gewährleistung von Sauberkeit, Stille, Komfort, normalem Funktionieren der Büroausstattung;
3. Arbeit mit dem Dokumentenfluss des Direktors: Briefe, Telefonnachrichten;
4. Vorverhandlungen führen, Anfragen von Vorgesetzten bearbeiten und weiterleiten;
5. Sorge für das psychologische Wohlbefinden des Managers: Erstellen eines bequemen Zeitplans, Erinnern an wichtige Ereignisse, Besprechungen, Suchen und Bereitstellen der angeforderten Informationen in einem für den Direktor geeigneten Format.

In einigen Unternehmen kann ein Assistent für den Dokumentenfluss der gesamten Organisation verantwortlich sein oder eine Abteilung des Sekretariats leiten.

Zusätzliche Funktionen des Executive Assistant

Üblicherweise ist der Aufgabenkatalog eines Kaufmanns/einer Kauffrau viel umfangreicher als die Funktionen einer Sekretärin oder eines Sachbearbeiters. Persönlicher Assistent verantwortlich zusätzliche Verantwortlichkeiten, ist in dieser Branche üblich.

Meistens braucht eine Führungskraft einen Mitarbeiter mit vielfältigen Fähigkeiten und Talenten. Die Aufgaben eines persönlichen Assistenten können das Übersetzen von Dokumenten aus einer Fremdsprache sowie die Begleitung des Managers bei Geschäftstreffen als Dolmetscher umfassen: Manchmal werden solche Informationen während Verhandlungen geäußert, die einem Dritten nicht anvertraut werden können. Einem Assistenten kann anvertraut werden, sich um die täglichen Belange des Direktors zu kümmern: Taxibestellung, Hotelzimmer, Verpflegung, Bearbeitung der für die Reise notwendigen Unterlagen. Mit einem Wort, jeder Manager stellt seine eigenen speziellen Anforderungen an den Kandidaten für die Rolle der rechten Hand der ersten Person des Unternehmens.

Berufliche Anfragen an den Bewerber für die Position des persönlichen Assistenten des Leiters

Der Assistentenberuf wird oft als Karrierestart angesehen, um Führungserfahrung zu sammeln und in die praktischen Feinheiten der gewählten Branche einzutauchen. Für einen jungen Absolventen ist es sinnvoll, Angebote aus mittelständischen Organisationen in Betracht zu ziehen, da ein seriöser Top-Manager sicherlich einen Kandidaten mit gewisser Lebenserfahrung und fachlichen Fähigkeiten bevorzugen wird. Es gibt jedoch keine ausnahmslosen Regeln, manchmal geht eine Vakanz in einem großen Konzern an junge, aber talentierte Bewerber.

Anforderungen an die Erfahrung und Ausbildung von Assistenten

Ein Bewerber für die Position eines persönlichen Assistenten muss mindestens über einen sekundären Beruf und vorzugsweise über eine höhere Ausbildung in Bezug auf Verwaltung oder (in einigen Fällen) auf die Besonderheiten des Unternehmens verfügen.

Bewerber erfüllen in der Regel folgende fachliche Voraussetzungen:

• einwandfreie Alphabetisierung;
• gehaltene Rede;
• Kenntnis der Grundlagen der notwendigen Teile des Verwaltungs- und Produktionstätigkeiten Firmen;
• Beherrschung aller grundlegenden Office-Programme;
• Dokumentenverwaltungsfähigkeiten;
• Implementierung Geschäftskorrespondenz und Verhandlungen in Übereinstimmung mit behördlichen, unternehmens- und berufsethischen Standards;
• Kenntnis einer Fremdsprache auf konversationsbezogenem (manchmal technischem) Niveau;
• Wenn wir über einen Assistenten auf der Ebene des stellvertretenden Direktors sprechen, ist ein vollständiges Verständnis der Besonderheiten der Organisation und der wichtigsten Geschäftsprozesse erforderlich.

Die Liste der Mindestanforderungen an einen Bewerber für die Position eines Persönlichen Assistenten kann je nach Größe, Umfang und anderen Merkmalen eines bestimmten Unternehmens erweitert werden. Viele Organisationen rufen an Wettbewerbsvorteil der Bewerber verfügt über zusätzliche Kurse oder Ausbildungen in verschiedenen Geschäftsbereichen.

Persönliche Eigenschaften, die für den Assistenten des Leiters des Unternehmens erforderlich sind

Die Besonderheit eines so verantwortungsvollen und facettenreichen Berufes als Persönliche Assistentin des Chefs erfordert ein besonderes Charakterlager. Der Assistent muss sich an den Tagesablauf, die psychologischen Eigenschaften und die persönlichen Vorlieben des Chefs anpassen können. Die Hauptanforderung an einen Assistenten ist, dass sein Temperament und seine Verhaltensmuster die Persönlichkeit des Leiters ergänzen und nicht in Dissonanz geraten.

Der Assistent der Geschäftsführung muss folgende Eigenschaften aufweisen:

• Stressresistenz, die Fähigkeit, mit der Unzufriedenheit von Untergebenen und der Verärgerung von Vorgesetzten mit der gleichen Gelassenheit umzugehen;
• Multitasking: Die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig im Griff zu haben, ist eine unverzichtbare Eigenschaft eines persönlichen Assistenten;
• hohes kulturelles Niveau: Für einen Assistenten des Generaldirektors oder Geschäftsinhabers sind repräsentative Qualitäten von größter Bedeutung;
• positive Einstellung: Die Tätigkeit eines persönlichen Assistenten ist oft nicht in klare Grenzen einzuordnen, daher wird selbst ein vielversprechender Spezialist ohne eine optimistische Einstellung zu verschiedenen Arten von Überraschungen schnell ein emotionales Burnout verspüren;
• hohe Lernfähigkeit: Das Interessensspektrum des Firmenchefs kann die unerwartetsten Anfragen beinhalten, um zuverlässige Informationen zu liefern, muss der Assistent in der Lage sein, unbekannte Informationen schnell zu verstehen, das Wesentliche daraus hervorzuheben und das Wesentliche zu strukturieren ein bequemes Formular.

Der wichtigste Vorteil eines persönlichen Assistenten ist jedoch die bedingungslose Loyalität und der Wunsch, die Interessen des Arbeitgebers zu respektieren.

Das Qualifizierungshandbuch ordnet die Position des Persönlichen Assistenten als Führungsposition ein. Folglich werden die administrativen und organisatorischen Aufgaben eines Assistenten ähnlich wie die Funktionalität des Managements (zumindest auf der linearen Ebene) angesehen und geregelt.

Arbeitsmodus

Die Länge des Arbeitstages eines persönlichen Assistenten hängt oft von der Arbeitszeit seines Vorgesetzten ab. Strikte Einhaltung der in regulatorischen Dokumenten vorgeschriebenen Rahmenbedingungen Tag der Arbeit vielleicht nur für unterstützende Positionen, wie ein Büroleiter, und ein höherrangiger Assistent ist normalerweise gezwungen, seinen Zeitplan an das Regime seiner Vorgesetzten anzupassen.

Die Verschwommenheit des Arbeitstages sowie die Notwendigkeit, immer in Kontakt zu bleiben und „wachsam“ zu sein, schreckt Kandidaten oft ab, obwohl die Arbeitszeiten insgesamt nicht länger sind als in jeder anderen gut bezahlten Position. Allerdings muss beachtet werden, dass wie in jeder Führungsposition die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit merklich verschwimmt.

Arbeitsbeschreibung

Die Gesetzgebung der Russischen Föderation regelt nicht den Prozess der Erstellung einer Stellenbeschreibung und stellt keine strengen Anforderungen an deren Inhalt. Daher legen die meisten Arbeitgeber den Umfang der Aufgaben und Befugnisse für eine bestimmte Stelle selbstständig fest.

Die Stellenbeschreibung ist eine strukturierte Erläuterung der Bedeutung einer bestimmten Position, dies normatives Dokument enthält nicht nur die Pflichten, sondern auch die Rechte des Arbeitnehmers.

1. Allgemeine Bestimmungen- dieser Abschnitt enthält Informationen über die Anforderungen an den Kandidaten; legt das Verfahren zum Abschluss und zur Beendigung eines Arbeitsvertrags fest; definiert die Hierarchie der Unterordnung; regelt das Verfahren zur Vertretung eines Mitarbeiters während seiner Abwesenheit.
2. Berufliche Verantwortlichkeiten - Planung des Arbeitstages; Implementierung technischer Support Aktivitäten des Managers; Begleitung des Direktors bei Treffen, auf Reisen; Protokollieren von Verhandlungen, Sitzungen, anderen Geschäftstreffen; Erledigung individueller Angelegenheiten im Auftrag des Leiters und sonstiger Aufgaben.
3. Die Rechte eines persönlichen Assistenten des Managers – der Assistent hat das Recht, Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, in einer Menge zu erhalten, die zur Erfüllung seiner Aufgaben ausreicht; dem Manager Vorschläge zur Verbesserung seiner Aktivitäten unterbreiten; im eigenen Namen oder im Namen des Direktors Unterlagen von Abteilungen und Abteilungen des Unternehmens anzufordern; verlangen, dass das Management normale Bedingungen gewährleistet Arbeitstätigkeit; Entscheidungen im Rahmen seiner Zuständigkeit und Befugnisse treffen.
4. Der stellvertretende Geschäftsführer ist verantwortlich für: fahrlässiges Verhalten gegenüber seinen Pflichten; Nichteinhaltung von Standards, Anweisungen, Satzungen, Anordnungen und Anordnungen des Direktors; Ignorieren der Regeln interne Vorschriften, Sicherheitsmaßnahmen, Arbeitsdisziplin.

Angesichts der Besonderheiten der Tätigkeit des Assistenten sollte die Erstellung einer Stellenbeschreibung mit größter Sorgfalt angegangen werden. Sie sollten sich nicht mit einer typischen Stichprobe zufrieden geben, die nicht alle Nuancen der Arbeit in einem bestimmten Unternehmen berücksichtigen kann. Darüber hinaus ist es wichtig, zwischen den Positionen des Persönlichen Assistenten und des Assistenten des Projektleiters zu unterscheiden: Die Aufgaben des letzteren sind in der Regel befristet.

In der Regel ziehen Bewerber Angebote für offene Stellen als Persönliche Assistentin des Geschäftsführers oder Geschäftsinhabers in Betracht. Wenn Sie unerfahren sind oder an Ihrer Fähigkeit zweifeln, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung zu bewältigen, kann es sich lohnen, Ihre Karriere als Assistent des direkten Vorgesetzten, beispielsweise als Vertriebsleiter, zu beginnen. Das ist zwar keine so prestigeträchtige Position, aber es bietet eine hervorragende Möglichkeit, die nötigen Erfahrungen zu sammeln.

Was schreibt man in einen lebenslauf

Zuallererst sollten Sie keinen Lebenslauf aus Vorlagenphrasen erstellen und den Wert einer bestimmten Fähigkeit in einer Internetsuchmaschine erkennen. Ein erfahrener Personalvermittler wird Sie in der Phase eines telefonischen Express-Interviews herausfinden. Mangelnde Erfahrung kann durch eine Geschichte über Ihre persönlichen Leistungen, nützlichen Charaktereigenschaften und beruflichen Kenntnisse ausgeglichen werden.

Es sollte daran erinnert werden, dass Lebensläufe mit einem Foto zuerst verarbeitet werden, aber Sie müssen das erste Selbstporträt nicht an das Dokument anhängen: Ein Foto von einer Party mit dunkler Brille, zu retuschiert und mit anderen Kuriositäten ist mehr wahrscheinlich warnen, als die Aufmerksamkeit auf Ihre Kandidatur zu lenken.

Beispiele für Lebenslaufpunkte:

1. offene Stellen: Assistent; persönlicher Assistent; stellvertretende Sekretärin;
2. Persönliche Daten: Geben Sie Ihren Vornamen, Vatersnamen, Nachnamen, Geburtsdatum ein;
3. Bildung: Liste Bildungseinrichtungen in umgekehrter zeitlicher Reihenfolge;
4. Berufserfahrung: wie im vorherigen Absatz ausfüllen, es ist ratsam, den Kündigungsgrund anzugeben; wenn keine Erfahrung im Fachgebiet vorhanden ist, Teilnahme an soziale Projekte, Freiwilligenprogramme, pädagogische Praxis usw.;
5. Familienstand: ein sehr wichtiger Punkt für den Arbeitgeber angesichts der unregelmäßigen Arbeitszeiten;
6. zusätzliche Fähigkeiten: Fremdsprachenniveau angeben, Vorhandensein eines Führerscheins angeben, absolvierte Zusatzausbildungen auflisten;
7. Persönliche Qualitäten: Versuchen Sie, sich selbst eine objektive Einschätzung zu geben, ergänzen Sie die langweiligen Eigenschaften „gesellig-stressresistent-lehrbar“ um individuelle Eigenschaften.

Führen Sie beim Ausfüllen der Spalte „Kontakte“ alle möglichen Kontaktmöglichkeiten auf: Telefon, E-Mail-Adresse, Links zu Seiten auf sozialen Internetportalen. Und ganz nebenbei, bringen Sie die Seite in Ordnung, denn seriöse Arbeitgeber achten genau auf die persönlichen Seiten von Bewerbern. Bereinigen Sie schockierende Inhalte, entfernen Sie fragwürdige Fotos, entfernen Sie mehrdeutige Aussagen.

Karriere als persönlicher Assistent

Das Paradoxe an der Position des persönlichen Assistenten einer Führungskraft ist, dass je besser ein Mitarbeiter arbeitet, desto unwahrscheinlicher ist es, dass er Karriere macht. Ein guter Helfer rückt meist mit seinem Vorgesetzten nach. Da ein Mitarbeiter dieser Position vor allem aufgrund persönlicher Qualitäten wertvoll ist, die im Gegensatz zu fachlichen Fähigkeiten nicht trainiert werden können, lassen Direktoren und Top-Manager ihre Assistenten nur sehr ungern Karriere machen.

Wenn Ihr Manager Sie jedoch schätzt, wird er versuchen, Ihre Unannehmlichkeiten nach Möglichkeit auszugleichen: durch Gehaltserhöhungen, Bereitstellung zusätzlicher Leistungen, Verbesserung der Arbeitsbedingungen, Betonung Ihres Status vor dem Team. Das nennt man „horizontale Karriere“: Ihre Bedeutung steigt mit der gleichen Position.

Abschluss

Wie jeder Beruf hat auch der Beruf des persönlichen Assistenten seine Vor- und Nachteile. Unregelmäßige Arbeitszeiten haben wir bereits erwähnt; Altersbeschränkungen sind auch auf die Nachteile zurückzuführen: Viele Arbeitgeber stellen bevorzugt Mitarbeiter ein, die mindestens 25 Jahre alt sind.

Die Möglichkeit, eng mit einem Senior Manager zusammenzuarbeiten, ist jedoch eine unschätzbare Chance Führungserfahrung, das in jedem Tätigkeitsbereich nützlich ist, und vielleicht sogar Ihr eigenes Geschäft eröffnen.

Der CEO eines Unternehmens hat viele Aufgaben. Wenn die Organisation wächst, erweitert sich dieser Verantwortungsbereich. Es gibt viel „Churn“, auf das der Manager Zeit verwenden muss, anstatt Probleme zu lösen, die direkt auf die Entwicklung des Unternehmens abzielen. Dies verringert die Effizienz des Spezialisten. Einige der Aufgaben, die keine hohe Qualifikation erfordern, können an den Assistenten des Generaldirektors delegiert werden.

Position des stellvertretenden CEO: Hauptmerkmale

Es ist schwierig, der Position des Assistenten des Generaldirektors bestimmte Merkmale zuzuordnen. Tatsache ist, dass das Mandat dieses Spezialisten auf der Grundlage der Bedürfnisse des CEO bestimmt wird. Die Tätigkeit eines Mitarbeiters kann auf einen Aspekt fokussiert werden. Betrachten Sie die Positionen, in denen Assistenten in der Praxis arbeiten:

• Sachbearbeiter. Dieser Spezialist ist für die Arbeit mit der Dokumentation verantwortlich. In seinen Aufgabenbereich fallen Calls, diverse Tagesaufgaben.
• Persönlicher Assistent. Spezialisiert auf die Organisation des Arbeitstages des CEO, Geschäftstreffen und Konferenzen. Der Spezialist begleitet den Manager auch auf Dienstreisen.
• Stellvertretender Generaldirektor. Der Arbeitnehmer hat das Recht, Entscheidungen über eine begrenzte Anzahl von Themen zu treffen.

Tatsächlich vereint der Assistent in der Regel die Funktionen mehrerer Spezialisten. In großen Unternehmen kann der CEO zwei Assistenten haben. Zum Beispiel arrangiert man Arbeitszeit Manager, und der andere ist mit Papierangelegenheiten beschäftigt.

Assistent gehört zur Kategorie der Führungskräfte. Er berichtet direkt an den CEO. Anforderungen, die üblicherweise an einen Mitarbeiter gestellt werden:

• Hochschulbildung nach dem jeweiligen Profil (z. B. Legal).
• Berufserfahrung von drei Jahren.

Dem Assistenten des Generaldirektors sind in der Regel weitere Mitarbeiter unterstellt. Er hat weitreichende Befugnisse: vom Recht, Befehle zu erteilen, um die Arbeit verschiedener Abteilungen zu kontrollieren.

WICHTIG! Die Ernennung eines Assistenten ist keineswegs übertrieben. Diese Maßnahme ermöglicht es dem Manager, sich auf die Lösung von Problemen zu konzentrieren, die hohe Professionalität und Kreativität erfordern. „Kirche“ wird an einen Assistenten delegiert. Dadurch wird die Effizienz sowohl des CEO als auch des Unternehmens selbst deutlich gesteigert.

Gesetzliche Regelung

Die Tätigkeit des stellvertretenden Generaldirektors wird durch folgendes Reglement geregelt:

• methodische Empfehlungen.
• Charta.
• Arbeitsvertrag.
• Befehle des Anführers.
• Berufseinweisung.

Welche Aufgaben hat ein Assistant General Manager?

Die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers variieren je nach Größe des Unternehmens. In kleinen Unternehmen kontrollieren Mitarbeiter die Arbeit von Kurieren, Managern und die Lebenserhaltung des Büros. In großen Organisationen hat der CEO normalerweise zwei Assistenten. Ein persönlicher Assistent organisiert den Arbeitstag des Managers, der zweite kümmert sich um alle anderen Angelegenheiten. Die Liste der Aufgaben eines Spezialisten kann sehr unterschiedlich sein. In jedem Fall sollten die Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung festgelegt werden. Betrachten Sie eine Beispielliste:

• Organisation von Verhandlungen, auch per Telefon.
• Empfang der Korrespondenz.
• Organisation von Sitzungen und Sitzungen: Vorbereitung von verwandten Materialien, Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften, Protokollführung, Kurzschrift.
• Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen des Generaldirektors.
• Bereitstellung von Papieren zur Unterschrift an den Leiter.
• Empfang von Besuchern des Generaldirektors.
• Organisation von Geschäftsreisen (z. B. Zimmer buchen, Tickets bestellen).
• Sicherstellung der Effektivität des CEO.
• Erstellen eines Plans für den Tag.
• Informationsunterstützung des CEO.
• Teilnahme an Meetings und Geschäftstreffen.
• Organisation von Geschäftstreffen.
• Organisation von Präsentationen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Erfüllung persönlicher Bestellungen.
• Erstellung von Datenbanken, virtuelle Präsentationen am PC.

Der Assistent steht dem CEO am nächsten. Oft ist sein Arbeitstag nicht standardisiert. Der Mitarbeiter löst unterschiedlichste Aufgaben, dazu muss er die entsprechenden persönlichen Qualitäten mitbringen.

Arbeitnehmerrechte

Der stellvertretende Generaldirektor ist mit folgenden Rechten ausgestattet:

• Vertrautmachen mit den Projekten und Entscheidungen des Leiters in Bezug auf die Aktivitäten des Assistenten.
• Berechtigung notwendige Informationen.
• Das Entscheidungsrecht im Rahmen der Amtsgewalt.

Der stellvertretende Generaldirektor kann mit großen Befugnissen ausgestattet werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter das Recht haben, Dokumente zu unterzeichnen.

Verantwortlichkeit des Assistenten

Die dem Assistenten zugewiesene Verantwortung sollte in der Stellenbeschreibung dargelegt werden. Der Mitarbeiter ist für Folgendes verantwortlich:

• Nichteinhaltung von Arbeitsanweisungen.
• Handlungen, die gegen die Gesetze der Russischen Föderation verstoßen.
• Schaden verursachen.

Wenn der Assistent ein Fehlverhalten begangen hat, wird eine Untersuchung durchgeführt, bevor ihm die Verantwortung auferlegt wird. Es ist notwendig, den Grad der Schuld festzustellen. Wichtige Mitarbeiter des Unternehmens sind an den Ermittlungen beteiligt. Als Ergebnis wird ein Dokument erstellt. Je nach Grad der Schuld kann gegen den Mitarbeiter eine Strafe verhängt werden. Der Assistent kann auch entlassen werden.

Welche persönlichen Eigenschaften werden von der Assistenz verlangt?

Einem Persönlichen Assistenten werden die unterschiedlichsten Aufgaben übertragen. Einige Spezialisten arbeiten in eine Richtung, dies gilt jedoch nicht für den Assistenten. Es erfordert Multitasking, Vielseitigkeit. Berücksichtigen Sie die persönlichen Eigenschaften, die ein stellvertretender CEO besitzen muss:

• Proaktiv, proaktiv.
• Die Fähigkeit vorauszusehen weitere Entwicklung Situationen.
• Vermeidung von Komplikationen.
• Vielseitigkeit.
• Anpassung an ein sich schnell veränderndes Umfeld.
• Beherrschung einer oder mehrerer Fremdsprachen.
• Fähigkeit, mit Informationsflüssen zu arbeiten.
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit.
• Fähigkeit Systemanalyse Situationen.
• Fähigkeit, mehrere Lösungen gleichzeitig anzubieten.
• PC-Kenntnisse auf mittlerem bis fortgeschrittenem Niveau.
• Kenntnisse über die Grundlagen des Zeitmanagements.
• Fähigkeit, die Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter zu koordinieren.
• Diplomatie.
• Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit, Konflikte zu lösen.
• Operative Arbeit mit großen Informationsmengen.
• Gutes Gedächtnis.
• Fähigkeit zu priorisieren.

Der Assistent muss kompetent und stressresistent sein. Kenntnisse in verwandten Fachgebieten sind wünschenswert (z. B. Kenntnisse in den Grundlagen der Rechtswissenschaft).

Wann braucht ein CEO einen persönlichen Assistenten?

Ein Assistent wird eingestellt, wenn der CEO eine große Liste von Verantwortlichkeiten hat. Selbst wenn der Manager die anstehenden Aufgaben bewältigt, kann der Großteil der „Abwanderung“ die Arbeit verlangsamen. Für die Bewältigung alltäglicher Angelegenheiten wird ein Assistent eingestellt. In der Regel werden diese Mitarbeiter eingeladen Großunternehmen. CEOs kleiner Organisationen sind in der Lage, die gesamte Arbeit alleine zu erledigen.

Aufgaben eines persönlichen Assistenten

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Der persönliche Assistent der Führungskraft ist eine wichtige Figur in der Organisation und eigentlich die rechte Hand. Er ist stets über alle wichtigen Ereignisse und Aktivitäten sowie den Standort seines unmittelbaren Vorgesetzten informiert. Gleichzeitig wird ihm eine große Verantwortung übertragen, die durch das Vorhandensein bestimmter Fähigkeiten bewältigt werden kann. In diesem Artikel werden wir uns mit den beruflichen Aufgaben eines persönlichen Assistenten und den für diesen Job erforderlichen Eigenschaften befassen.

Aus diesem Artikel erfahren Sie:

• wer ist ein persönlicher Assistent des Leiters;
• beruflichen Pflichten;
• persönlichen Eigenschaften;
• professionelle Qualität.

Wer ist ein persönlicher Assistent des Kopfes

So, persönlicher Assistent des Managers- Wer ist das? Diese Position auf dem russischen Arbeitsmarkt ist erst vor relativ kurzer Zeit entstanden. Basierend auf den beruflichen Verantwortlichkeiten kann zusammengefasst werden, dass ein persönlicher Assistent dieselbe Sekretärin des Leiters ist, jedoch mit erweiterten Verantwortlichkeiten.

Tatsache ist, dass die Arbeit einer persönlichen Assistentin nicht nur auf die Aufgaben einer Sekretärin beschränkt ist, sondern auch Aufgaben für die Planung eines Zeitplans, die Organisation von Veranstaltungen usw. Wir können sagen, dass die Hauptaufgabe eines persönlichen Assistenten darin besteht, den Kopf zu entladen. Das heißt, es ist der persönliche Mitarbeiter, der den größten Teil der Arbeit des Managers ausführt (der Umfang wird natürlich von jedem Chef individuell festgelegt).

Es gibt sogar Fälle, in denen ein stellvertretender Geschäftsführer aufgrund der von ihm ausgeübten Tätigkeit tatsächlich ein Stellvertreter ist. In den meisten Fällen ist der in der Stellenbeschreibung verankerte Aufgabenumfang einer Persönlichen Assistenz deutlich geringer als in der Praxis.

Amtliche Verpflichtungen

Arbeitsaufgaben der Sekretärin durch Berufsnormen geregelt. Darüber hinaus enthält dieses Dokument auch eine Liste der Aufgaben für solche Mitarbeiter als stellvertretende Sekretärin und Sekretärin des Leiters. Es ist bekannt, dass die Einhaltung der Berufsnorm in nicht kommunalen und staatlichen Unternehmen nicht verpflichtend ist. Die Empfehlungen in dieser Dokumentation spiegeln sich jedoch in den Berufsbildern von Sekretärinnen in Privatunternehmen wider.

Schauen wir uns an, was der Berufsstandard über die Bestimmung des Mandats des Sekretärs des Leiters sagt.

Der Berufsstandard enthält keinen solchen Beruf als Persönliche Assistentin oder Persönlicher Assistent. Seine berufliche Verantwortung spiegelt sich jedoch am deutlichsten in den beruflichen Standards für die Sekretärin des Leiters wider. Zunächst einmal sind sie in 2 Teile unterteilt:

1. Organisatorische Unterstützung der Tätigkeit des Leiters;
2. Dokumentation der Aktivitäten des Leiters der Organisation.

Die organisatorische Unterstützung wiederum besteht aus:

• Erstellung eines Arbeitstageplans für das Sekretariat des Leiters;
• Organisation der Anrufannahme Telefongespräche) Führer;
• Organisation von Geschäftsreisen;
• Organisation des Empfangs von Besuchern im Empfangsraum des Leiters;
• Organisation, Vorbereitung und Betreuung verschiedener Veranstaltungen (Meetings, Geschäftstreffen, Meetings usw.);
• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen;
• Organisation und Aufrechterhaltung eines funktionalen Arbeitsplatzes im Empfangsbereich und im Büro des Managers.

Die oben genannten Aufgaben werden auch als administrative Unterstützung des Managers bezeichnet, da die Sekretärin in ihrer Wahrnehmung tatsächlich administrative Arbeiten ausführt.

Die Dokumentationsunterstützung umfasst die Vorbereitung und Durchführung von:

• organisatorische Dokumente;
• Verwaltungsdokumentation;
• Organisation der Arbeit mit Dokumenten;
• Aktuell Speicherung von Dateien;
• Verarbeitung von Fällen für die spätere Lagerung.

Zu den Aufgaben eines Persönlichen Assistenten gehört auch die Befähigung zum Arbeiten am PC, auch hier wird der Kenntnisstand individuell festgelegt.

Beachten Sie, dass der stellvertretende Manager, dessen Aufgaben mit den oben genannten übereinstimmen, häufig gezwungen ist, eine Reihe persönlicher Aufgaben zu erfüllen. Es empfiehlt sich, diesen Aufgabenbereich direkt bei der Bewerbung festzulegen.

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Persönliche Eigenschaften eines stellvertretenden Managers

Ein persönlicher Assistent sollte sowohl mental als auch physisch so gut wie möglich auf ihre Umsetzung vorbereitet sein. Schauen wir uns die wichtigsten persönlichen Eigenschaften an, die ein persönlicher Assistent haben sollte.

• Stressresistenz. Diese Qualität ist aufgrund des großen Arbeits- und Aufgabenumfangs einer persönlichen Assistentin zwingend erforderlich. Nur ein kalter Verstand und die Fähigkeit, auf äußere Reize nicht zu reagieren, oder eine Notfall-Arbeitsweise helfen einem persönlichen Assistenten, nicht gleich zu Beginn des Arbeitstages die Kräfte zu verlieren.
• Geselligkeit. Im Wartezimmer des Leiters ist es bekanntlich nie still: Ständig warten dort Besucher oder das Telefon klingelt. Und es ist der stellvertretende Manager, der gezwungen ist, mit jeder Person zu kommunizieren, die eine Audienz beim Leiter erhalten möchte. Gleichzeitig jeder, der unterschiedliche Fragen, Ziele und Stimmungen haben möchte, für die Sie alle finden müssen Gemeinsame Sprache und ihr Vertrauen gewinnen. Seien Sie versichert, Ihr Vorgesetzter wird wahrscheinlich nicht erfreut sein, wenn ein verärgerter Kunde sein Büro betritt. Daher besteht in diesem Fall die Aufgabe eines persönlichen Assistenten darin, solche Situationen zu verhindern, was ohne Kommunikationsfähigkeiten unmöglich ist.
• Aufmerksamkeit. Diese Eigenschaft ist bei der Arbeit mit Dokumenten von großer Bedeutung. Ein persönlicher Assistent sollte in der Lage sein, auf einen Blick die Korrektheit der Gestaltung und Erstellung eines bestimmten Dokuments zu beurteilen. Darüber hinaus ist die Hauptursache für Fehler in Dokumenten einfach Unaufmerksamkeit.
• Speicher. Das Arbeiten mit Dokumenten ist bekanntlich mit einer Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen verbunden, die ein persönlicher Assistent kennen muss. Darüber hinaus erhält die Rezeption täglich eine große Anzahl von Anrufen, die nicht vergessen werden sollten. Es ist auch notwendig, sich die Namen aller wichtigen Partner, Informationen über den aktuellen Stand der Dinge usw. zu merken. All dies erfordert von der Sekretärin ein gutes Gedächtnis und die Fähigkeit, schnell mit Informationen umzugehen.

Berufliche Qualitäten eines stellvertretenden Geschäftsführers

Die fachlichen Qualitäten, die für die Tätigkeit als Persönliche Assistentin des Leiters erforderlich sind, lassen sich eindrucksvoll auflisten. Sie können auch verwenden, um sie zu bestimmen. Berufsstandard für den Sekretär des Leiters, die deutlich zeigt, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um bestimmte berufliche Aufgaben zu erfüllen.

Um die Aktivitäten des Leiters organisatorisch zu unterstützen, muss ein persönlicher Assistent also viele professionelle Eigenschaften haben.

• die Besonderheiten der Produktionstätigkeiten der Organisation verstehen;
  • Branchenspezifische Besonderheiten;
  • Muster der Interaktion zwischen der Organisation und Außenumgebung;
• In der Lage sein, mit dem Management der Organisation und ihren Abteilungen zu kommunizieren;
• Kennen Sie die Methoden der wissenschaftlichen Arbeitsorganisation;
  • Selbstverwaltungsfunktionen;
  • Grundsätze und Regeln der Arbeitszeitplanung;
• Wissen, wie man Ziele setzt. Grundlagen der Planung;
• Kennen Sie die Prinzipien der Priorisierung. Arten von Zielen.

Für Dokumentationstätigkeiten gehören zu den fachlichen Eigenschaften:

• rechtliche Grundlagen der Unternehmensführung (Verwaltungs-, Arbeits- und Wirtschaftsrecht);
• aktuelle Rechtsakte, regulatorische und methodische Dokumente, staatliche Standards, die das Verfahren zur dokumentarischen Unterstützung des Managements bestimmen;
• Organisationsstruktur. Das Führungsteam der Organisation und der Bereiche, Unterschriftsproben von Personen, die berechtigt sind, Dokumente zu unterzeichnen und zu genehmigen, und Einschränkungen ihrer Verantwortungsbereiche;
• Regeln für die dokumentarische Unterstützung der Aktivitäten der Organisation;
• Verfahren zum Arbeiten mit Dokumenten;
• Anforderungen an Dokumente in Übereinstimmung mit behördlichen Verordnungen und staatliche Normen;
• Regeln für die Erstellung von Organisationsdokumenten (Reglemente, Weisungen, Reglemente etc.) Dokumenttypen, ihr Zweck;
• Grundlagen der Dokumentarlinguistik.

Vergessen Sie dabei nicht die obligatorische Verfügbarkeit von Berufsausbildung und Berufserfahrung.

So wählen Sie einen persönlichen Assistenten für den CEO aus

Zeitschrift "Generaldirektor"

Das Wesen der Arbeit eines persönlichen Assistenten besteht darin, in Kenntnis der Besonderheiten und Merkmale der Aktivitäten seines Vorgesetzten einen wesentlichen Teil seiner Arbeit auf sich selbst zu nehmen. Zu den Aufgaben eines persönlichen Assistenten gehören beispielsweise die Planung und Optimierung des Arbeitsplans des Managers, die Koordination der Aktionen des CEO, die Organisation von Sitzungen und Verhandlungen, Gesellschafterversammlungen, Vorstandssitzungen, die Vorbereitung von Geschäftsreisen des Managers (siehe Funktionen des Personals Assistent des Geschäftsführers).

Funktionen des persönlichen Assistenten für den Kopf

Zu den Aufgaben des stellvertretenden Geschäftsführers gehören:

• Organisation von Telefongesprächen;
• Empfangen von Nachrichten, an den Kopf adressierten Briefen und gegebenenfalls Überbringen an den Kopf;
• Vorbereitung von Sitzungen, Sitzungen, einschließlich Gesellschafter-, Vorstands-, Verhandlungssitzungen (ein persönlicher Assistent trifft eine Auswahl von Materialien, benachrichtigt die Teilnehmer über Ort und Zeit der Veranstaltung und überwacht auch die Einhaltung der Vorschriften, führt Protokolle, erstellt Ergebnisse , kürzt sich);
• Empfang von ankommenden Geschäftskorrespondenz, seine Registrierung und Übertragung an den Leiter und dann - die Übermittlung der Beschlüsse des Generaldirektors an bestimmte Testamentsvollstrecker oder die unabhängige Vorbereitung einer Antwort;
• Kontrolle über die Fristen für die Erfüllung der Anweisungen des Leiters durch Mitarbeiter der Strukturabteilungen des Unternehmens;
• Annahme und rechtzeitige Einreichung von Dokumenten zur Unterschrift;
• Treffen und Empfangen von Besuchern des Kopfes;
• Vorbereitung von Geschäftsreisen (Visumunterstützung, Ticketbestellung, Hotelbuchung);
• Schaffung von Bedingungen, die dem Maximum förderlich sind effektive Arbeit Manager (überwacht die Organisation des Arbeitsplatzes, die Verfügbarkeit von Schreibwaren, die notwendige Büroausstattung, die Sauberkeit im Büro des Managers).

Welche Art von persönlichem Assistenten brauchen Sie?

Chefsekretär. Geeignet für Manager von Unternehmen mit bis zu 25 Personen. Diese Person kombiniert die Funktionen des Sekretärs des Leiters mit den Funktionen des Sekretärs der Gesellschaft. Für den Manager erledigt er nur bestimmte einfache Aufgaben (z. B. Besucher treffen, ihnen Getränke anbieten, Briefe drucken, Korrespondenz bearbeiten).

Anforderungen. Dies sollte ein disziplinierter Performer sein, der keine Unabhängigkeit in der Entscheidungsfindung, Initiative haben muss. Weitere Anforderungen sind: höhere oder unvollständige Hochschulbildung (es ist wichtig, dass das Studium die Arbeit nicht beeinträchtigt), schnelle Geschwindigkeit Drucken, Umgang mit Bürogeräten, eine vergleichbare Erfahrung von einem Jahr ist wünschenswert. Es ist notwendig, dass die Person, die sich um diese Stelle bewirbt, zu monotoner Arbeit neigt.

Verwaltungsassistent, Betriebswirt. Es ist für die Leiter von Unternehmen mit einem großen Dokumentenfluss notwendig, hauptsächlich für die Kommunikation zwischen dem Manager und seinen Untergebenen. Diese Art von persönlichem Assistenten sollte in seiner Arbeit die Erfüllung sowohl technischer Funktionen als auch Funktionen kombinieren, die Unabhängigkeit und Verantwortung von ihm erfordern, zum Beispiel: Planung des Arbeitsplans des Leiters, Organisation von Reisen, selbstständige Zusammenstellung einiger Dokumente, Vorbereitung von Verhandlungsmaterialien, Sitzungen , Gesellschafterversammlungen, Verwaltungsräte.

Anforderungen. Hochschulbildung, Erfahrung in ähnlicher Arbeit ab zwei Jahren, repräsentativ Aussehen, Kenntnisse einer Fremdsprache (falls erforderlich), gute organisatorische Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Verhandlungen zu organisieren, die Fähigkeit, selbstständig Entscheidungen zu treffen.

Professioneller Assistent. Es ist in der Regel für Leiter großer Unternehmen erforderlich. Männer werden oft zu dieser Position eingeladen. Ein solcher Assistant General Manager erledigt einen Teil der Arbeit für und für den Manager, und der Manager freut sich über die Ergebnisse. Ein professioneller Assistent muss über besondere Kenntnisse und Ausbildung im Fachgebiet der Tätigkeit des Managers verfügen. Er verrichtet keine technischen Arbeiten für den Manager, wie beispielsweise einen Verwaltungsassistenten.

Anforderungen. Hochschulbildung (Profil), vergleichbare Berufserfahrung von zwei Jahren, Fremdsprachenkenntnisse (falls erforderlich), Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Unternehmens, Verantwortung, Eigeninitiative. Für diesen Mitarbeiter ist es sehr wichtig, keine übertriebenen Ambitionen zu haben, denn der Manager wird die Früchte seiner vielen Stunden harter Arbeit genießen und sich alle Lorbeeren aneignen.

Leiter der persönlichen Angelegenheiten des Leiters. Diese Art von persönlichen Assistenten ist weniger verbreitet als andere. Es kann sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen gefragt sein. Es ist notwendig für eine Führungskraft, die viel Zeit bei der Arbeit verbringt, aber gleichzeitig ein sehr aktives Leben außerhalb des Büros führt, eine große Familie hat, oft im Ausland Urlaub macht und bereit ist, einige der Organisationsfunktionen anzuvertrauen Persönliche Angelegenheiten an seinen Assistenten. So kann der Personalchef zum Beispiel Eintrittskarten für Theater und Konzerte buchen und kaufen, Geschenke für Freunde, Verwandte und wichtige Partner kaufen. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass der Chef des Personals die Reisearrangements für den Manager und seine Familie organisiert (siehe Fallbeispiel: Unterwäsche des Kochs).

Dessous des Kochs

Eine Bewerberin für die Stelle einer Persönlichen Assistentin sprach in einem Vorstellungsgespräch über ihre Aufgaben bei einer früheren Führungskraft. Der Löwenanteil ihrer Arbeitszeit wurde von persönlichen Aufgaben in Anspruch genommen (wählen Sie ein Sanatorium für eine ältere Mutter unter Berücksichtigung aller Empfehlungen ihres behandelnden Arztes; finden Sie bei einem jugendlichen Sohn heraus, welches Geschenk er zu seinem Geburtstag und seiner Bestellung erhalten möchte über das Internet; frisches Lamm für ein Picknick besorgen).

Einmal fand ihr Manager einige Stunden vor Abflug heraus, dass er auf Geschäftsreise war. Er hatte keine Zeit, nach Hause zu gehen, um seine Unterwäsche zu wechseln. Dann ging die treue Assistentin in den nächsten Laden und kaufte für die Köchin ein Set Unterwäsche, ein Etuihemd und eine Krawatte für sie. Ein solcher Auftrag lag für sie auf der Tagesordnung.

Anforderungen. Hochschulbildung, gute Computerkenntnisse, Umgang mit Bürogeräten, angenehmes Erscheinungsbild, Sprachkenntnisse (abhängig von den Besonderheiten der persönlichen Aufgaben des Managers), Fähigkeiten zur schnellen und effizienten Suche nach erforderlichen Informationen im Internet, Fähigkeit zur vertraulichen Speicherung Information. Gerade im Umgang mit Angehörigen des Anführers ist Taktgefühl sehr wichtig.

CEO spricht
Yury Vodilov Generaldirektor von Sibribprom, Tjumen

Sibrybprom LLC ist ein diversifiziertes Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Fischprodukten spezialisiert hat. Es verfügt über drei Unternehmen, in denen lebender Fisch gezüchtet und angebaut wird, drei Fischverarbeitungsbetriebe, eine Räucher- und Trocknungswerkstatt, Lagereinrichtungen und eine Werft.

Meine persönliche Assistentin begleitet mich seit acht Jahren. Zunächst wurde sie als Sekretärin eingestellt. Natürlich war der Mitarbeiter eingeschaltet Karriere, sodass sie mit der Zeit meine persönliche Assistentin werden konnte.

Was ist mir besonders wichtig und warum habe ich mich für diesen Kandidaten entschieden? Ein ausgezeichnetes Gedächtnis, ein hohes Maß an Disziplin, die Fähigkeit, Aufgaben pünktlich zu erledigen, die Fähigkeit, mit Menschen zu kommunizieren, Kenntnisse der Besonderheiten dieses Berufs, eine angemessene Wahrnehmung der Anforderungen des Managements und natürlich die Einhaltung ethischer Grundsätze Verhaltensnormen.

Mein persönlicher Assistent empfängt Besucher, schafft ein positives Image des Chefs und pflegt das hohe Ansehen des Unternehmens. Meinen Arbeitstag planen, Verhandlungen, Besprechungen, Sitzungen organisieren, die notwendigen Unterlagen vorbereiten, Büroarbeiten erledigen und einige Angelegenheiten selbstständig lösen – all das liegt in der Verantwortung meiner persönlichen Assistentin. Beim Arbeiten in solchen enger Kontakt gegenseitiges Verständnis, ein angenehmer innerer Zustand im Kommunikationsprozess sind sehr wichtig, denn ein Assistent ist bereits eine enge Person!

CEO spricht

Unternehmensgruppe "Galakta" - Russischer Hersteller Wodka-Marken "Poltina" und "Frost and Sun". Das Unternehmen gehört zu den Top 10 Wodka-Herstellern. Das Produktvertriebsnetz deckt alle Regionen der Russischen Föderation ab und besteht aus mehr als 100 Distributoren. In den 24 größten Regionen wurden regionale Repräsentanzen der Gruppe eingerichtet. Im Jahr 2006 belief sich das Gesamtproduktionsvolumen der Unternehmen der Gruppe auf 2.520.000 US-Dollar. Die Zahl der Mitarbeiter beträgt 600 Personen.

Zu den Aufgaben meiner Assistentin gehören:

• Planung des Arbeitstages des Leiters;
• Organisation von Tagungen und Konferenzen;
• Geschäftskorrespondenz;
• Ausführung von Anordnungen und natürlich Kontrolle über die Ausführung von Anordnungen des Generaldirektors.

Der persönliche Assistent ist die rechte Hand des Managers und im Gegensatz zur Sekretärin mit bestimmten Befugnissen und einem größeren Verantwortungsbereich ausgestattet. Die wichtigsten Geschäftsqualitäten eines Assistenten des Generaldirektors sind Kommunikationsfähigkeit, Kenntnisse der Geschäftsetikette, Pünktlichkeit, Genauigkeit, Aufmerksamkeit und Organisation.

Warum emotionale Kompatibilität mit einem Helfer wichtig ist

Die Arbeit des Generaldirektors findet in Kontakten mit einer Vielzahl von Menschen statt, die Kommunikation mit ihnen ist manchmal auf einer starren Basis aufgebaut und führt oft zu emotionalem Unbehagen. Daher ist es sehr wichtig, dass die Person, die Sie für die Position des Persönlichen Assistenten ausgewählt haben, nicht nur über alle notwendigen fachlichen Fähigkeiten verfügt, sondern auch emotional zu Ihnen passt.

Natürlich ist es während des Vorstellungsgesprächs schwierig, die Kompatibilität mit einem Kandidaten festzustellen. Es gibt nur einen Ausweg - Sie müssen auf Ihre Intuition hören. Sicherlich haben Sie sich mehr als einmal in dieser Situation befunden: Es scheint, dass der Kandidat über alle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt und über ausgezeichnete Erfahrung verfügt Löhne alles passt zu Ihnen, aber es ist unangenehm für Sie, mit einer Person zu sprechen, Sie möchten, dass sie so schnell wie möglich geht, und Sie finden keine spezifischen Erklärungen für Ihre Gefühle. Alles ist sehr einfach - das ist genau die gleiche emotionale Inkompatibilität.

CEO spricht
Regis Lomm Leiter Pfizer Russland, Moskau

Pfizer, gegründet 1849, entwickelt und produziert pharmazeutische Produkte für verschiedene Bereiche der Medizin (Kardiologie, Onkologie, Urologie, Psychiatrie, Ophthalmologie, Endokrinologie, Dermatovenerologie), darunter Antibiotika der neuen Generation. Pfizer hat weltweit über 150 Standorte. Das Unternehmen investiert jedes Jahr erhebliche Summen in die Forschung und Entwicklung neuer Medikamente. Die russische Repräsentanz des Unternehmens (Pfizer International LLC) ist seit 1992 tätig.

Mein persönlicher Assistent übernimmt die Standardaufgaben für diese Position: erstellt einen Geschäftstagesplan, organisiert Geschäftsreisen usw. Neben fachlichen Fähigkeiten sind für diese Art von Tätigkeit auch persönliche Qualitäten sehr wichtig: hohe psychologische Anpassungsfähigkeit, guter Wille, Pünktlichkeit, die Fähigkeit, auf Details zu achten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Der Assistent sollte immer spüren, was noch getan werden muss, um die Arbeitsbedingungen des Leiters zu verbessern.

Das Kennzeichen einer guten Assistentin der Geschäftsführung ist eine aufrichtige und unermüdliche Hilfsbereitschaft, auch wenn die Lösung dieses Problems nicht im Vertrag steht. Diese ständige Unterstützung ist für eine Führungskraft sehr wichtig, besonders wenn sie in einem Land arbeitet, das nicht ihr eigenes ist und nicht immer alle Besonderheiten und Gepflogenheiten kennt.

Die Person, die jetzt meine persönliche Assistentin ist, ist seit etwa einem Jahr im Unternehmen. Da Leiter und Assistent eng zusammenarbeiten, sollte die Kommunikation für beide angenehm sein. Ich bin absolut sicher, dass man bei der Auswahl eines Mitarbeiters nicht nur seine fachlichen Qualitäten berücksichtigen sollte, sondern auch die Tatsache, ob zwischen Ihnen auf intuitiver Ebene gegenseitiges Verständnis entstanden ist, ob Sie instinktiv das Gefühl hatten, dieser Person vertrauen zu können. In meiner über 30-jährigen Berufserfahrung habe ich eine wichtige Lektion gelernt: Manchmal sollte man sich öfter auf seine Intuition verlassen als auf die Argumente der Vernunft.

Wem man die Suche nach einem persönlichen Assistenten anvertraut

Es gibt zwei Möglichkeiten: Beauftragen Sie die Suche entweder mit Ihrer Personalabteilung oder einem Personaldienstleister (siehe auch: Wem ist die Suche nach einer Assistenz nicht zuzutrauen).

Wem kann man nicht trauen, einen Assistenten zu finden

Oft betraut eine Führungskraft, die zwei persönliche Assistenten benötigt, die Suche nach einem zweiten Mitarbeiter einer bereits tätigen Assistentin. In diesem Fall lässt er sich von der Tatsache leiten, dass sie paarweise arbeiten und daher miteinander kompatibel sein müssen. Diese Idee kann jedoch nicht als erfolgreich angesehen werden. Aufgrund der mangelnden Bereitschaft, Seite an Seite mit einem Konkurrenten zu arbeiten, der das Vertrauen und die Aufmerksamkeit des Leiters beansprucht, kann der erste Assistent einfach eine technische Sekretärin wählen. Er wird alle Routinearbeiten durchführen, aber wenn nötig, wird er den ersten Assistenten nicht vollständig ersetzen können.

Der Generaldirektor, der die Suche nach einem persönlichen Assistenten anweist, sollte so detailliert wie möglich (bis ins kleinste Detail) angeben, welche Art von Person er benötigt. Gleichzeitig gilt es, nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Anforderungen an die Kandidaten zu ermitteln. Geben Sie unbedingt an, welche Anforderungen für Sie grundlegend und obligatorisch sind und welche optional sind (das heißt, was Sie bei der Auswahl, wenn alle grundlegend wichtigen Anforderungen erfüllt sind, die Augen schließen können). Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird der für die Auswahl Verantwortliche einerseits Bewerber aus grundsätzlichen Gründen aussortieren und den Vorgesetzten nicht zwingen, Zeit mit unerwünschten Kandidaten zu verschwenden, und andererseits diejenigen, die dies nicht tun, nicht ablehnen passen nur in ein oder zwei Parameter.

CEO spricht
Julia Konelskaya Generaldirektorin, Galakta Group, Moskau

Bei der Auswahl eines Kandidaten für die Stelle einer Assistenz haben wir auch ein internes verwendet personelle Reserve, Und Externe Quellen. Mich haben vor allem Leute interessiert, die als Assistenten von Führungskräften arbeiten Großunternehmen, sowie die Leiter der Verwaltungsabteilung (mit Erfahrung in der einmaligen Leitung einer Gruppe von Projekten).

Die Vorauswahl der Kandidaten erfolgte durch den Personalservice. Getestet wurde, ob die Fachkraft die gestellten Anforderungen erfüllt: Fähigkeiten wurden geprüft, Potenziale, Motivationen wurden offengelegt. Beim Vorstellungsgespräch wurde der Kandidat gebeten, Fälle aus realen Arbeitssituationen zu lösen, und anhand der Ergebnisse wurde seine berufliche Eignung sowie der Grad des Vertrauens in den Kandidaten des vorherigen Managers (2007) festgestellt.

Bei der Auswahl haben wir darauf geachtet, dass der Kandidat unsere Standards erfüllt Unternehmenskultur. Sehr wichtig ist auch seine Bereitschaft, ein gewisses Maß an Verantwortung zu übernehmen. Wenn der Kandidat der Ausführende ist, muss beim Festlegen der Aufgabe Zeit darauf verwendet werden, die Methodik für ihre Umsetzung zu erläutern. Ich habe einen Assistenten ausgewählt, der die Aufgabe alleine bewältigen kann, und fand notwendigen Ressourcen und Aufbau der notwendigen Kommunikation.

Technologie zur Auswahl einer Sekretärin für den Leiter eines Kreativteams

Sergej Alekseev Geschäftsführer Comic-Theater "Kvartet-I", Moskau

Das Comic-Theater "Kvartet-I" wurde 1993 von einer Gruppe von Absolventen der Varieté-Fakultät von GITIS gegründet. Das Theaterteam tritt immer als Autor seiner Aufführungen auf (auch wenn diese auf dem literarischen Material eines anderen Autors beruhen). Das Theater ist im Rahmen von Theater-, Rundfunk- und Fernsehprojekten ständig kreativ und literarisch tätig.

Die Arbeit einer Sekretärin im Theater hat ihre eigenen Merkmale. Einerseits ist dies ein Treffpunkt berühmter Schauspieler, eine kreative Atmosphäre hinter den Kulissen, andererseits muss die Sekretärin in diesem Umfeld arbeiten, und die Arbeit ist ausschließlich technischer Natur. Die Köpfe junger Mädchen halten einem solchen Kontrast oft nicht stand. Ich habe mich schon fast damit abgefunden, dass ich einmal im Jahr die Sekretärin wechseln muss. Jetzt habe ich zum Beispiel in den letzten zwei Jahren schon für die dritte Assistentin angefangen zu arbeiten. Die Auswahltechnologie ist wie folgt:

Ich schalte Anzeigen für die Suche nach einem persönlichen Assistenten, dies mache ich auf unserer Website und auf mehreren Jobbörsen. Es gibt normalerweise viele Antworten - jede freie Stelle im Theater sieht attraktiver aus als eine ähnliche Stelle in einem normalen Büro. Aber leider denken die Kandidaten, dass es Spaß machen wird, wenn sie erst einmal im Theater arbeiten, und sie vergessen, dass sie hier arbeiten müssen, nicht Spaß haben.

Ich treffe eine erste Auswahl basierend auf meinem Lebenslauf. Ich verwerfe sofort die Lebensläufe von Schauspielerinnen, Künstlern, Journalisten, also Menschen, die auf einzigartige Weise auf eine kreative Karriere ausgerichtet sind. Denn diese Position kann für sie offenbar nur unter dem Gesichtspunkt interessant sein, in ein theatralisches Beisammensein zu kommen. Eine technische Ausbildung sowie Erfahrung in der Verarbeitung einer Vielzahl von Informationen ist hingegen ein Trumpf für den Kandidaten. Dann werte ich die Abfolge der gesammelten Erfahrungen aus. Was könnte zum Beispiel die Motivation einer Person sein, die zuerst als Projektmanagerin gearbeitet hat und jetzt eine Stelle als Sekretärin sucht?

Kontaktaufnahme mit Kandidaten für Email und telefoniere. Bei der Korrespondenz ist die Art und Weise, wie man seine Gedanken ausdrückt, der erste Eindruck. Dann wähle ich für ein Treffen fünf oder sechs Kandidaten aus, die mir gefallen.

Interview. Ich lade alle Kandidaten an einem Abend zu einem Vorstellungsgespräch ein, zusätzlich rufe ich meinen Freund an, den Leiter einer Personalagentur. Ich stelle Fragen vom Standpunkt eines subjektiven Urteils über eine Person, und sie als professionelle Psychologin stellt Fragen, die helfen, zum Beispiel die Motivation des Kandidaten zu erkennen.

Ich habe mir mehrere Testgeschichten (Business Cases) ausgedacht. Ich schlage vor, dass der Bewerber darüber nachdenkt, wie er in einer bestimmten Situation handeln würde. Bei den Antworten suche ich nach gesundem Menschenverstand und Übereinstimmung mit meinen Erwartungen. Zum Beispiel: „Sie haben am ersten Arbeitstag verschlafen – sind eine halbe Stunde nach Arbeitsbeginn aufgewacht. Was sind Ihre ersten Schritte? Natürlich erwarte ich von der Person, dass sie als Erstes ihren Vorgesetzten anruft, also mich. Doch es kommt vor, dass der Kandidat lange ablehnt und sagt, dass ihm das nie passieren könne. Ein anderes Beispiel. Ich beschreibe eine Situation, in der eine Person eine Aufgabe vom direkten Vorgesetzten bekommen hat und für deren Umsetzung genau eine Stunde vorgesehen ist. Danach gibt ein höherer Chef eine weitere Aufgabe, die ebenfalls genau eine Stunde in Anspruch nimmt und ebenfalls sofort gestartet werden muss. Es ist nicht möglich, beide Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Dann frage ich, wie sich der Kandidat in dieser Situation verhalten wird. Die ideale Antwort für mich wäre, zu meinem direkten Vorgesetzten zu laufen, ihn über die Situation zu informieren und um Rat zu fragen.

Beim Vorstellungsgespräch frage ich nach der Familie, den Aktivitäten der Eltern, um zu verstehen, was für ein Mensch vor mir steht. Schließlich sind die Mädchen, die zu einem Vorstellungsgespräch kommen, in der Regel jung (18-23 Jahre alt) und haben keine (oder nur minimale) Berufserfahrung. Daher ist das meiste, was sie haben, von der Familie festgelegt, es gab noch keinen anderen Einfluss, und sie selbst haben es noch nicht geschafft, reife Individuen zu werden.

Nach all den Interviews treffe ich eine Entscheidung unter Berücksichtigung der Meinung des Direktors der Personalagentur. Sie erzählt, wer ihrer Meinung nach motivierter ist, wer weiß, was er will, und wer nicht. Und auch das Gefühl des Kontakts mit einem Menschen und der Trost durch seine Anwesenheit ist sehr wichtig. Ein Mädchen kam, sie schien vernünftig und zusammenhängend zu sprechen, sie ging alle Geschäftsfälle durch, aber ich habe das Gefühl, dass sie mich nervt, ich möchte, dass sie so schnell wie möglich geht. Bei der Auswahl eines persönlichen Assistenten darf dieser subjektive Faktor nicht außer Acht gelassen werden.

Was hat Ihnen an dem Mädchen gefallen, das gerade bei uns angefangen hat? Erstens sehr verständliche literarische Formulierungen. Zweitens hat sie gerade das Moskauer Luftfahrtinstitut abgeschlossen, und dies ist eine gute technische Ausbildung. Das dritte Plus ist, dass sie abends als Buchhalterin gearbeitet hat und daher die Fähigkeit besitzt, große Datenmengen zu systematisieren und zu verarbeiten.

Stellenbeschreibung des stellvertretenden Geschäftsführers: Merkmale der Zusammenstellung

Eine Stellenbeschreibung ist ein Dokument, das die von einem Mitarbeiter ausgeführten Aufgaben, seine beruflichen Pflichten und die Grenzen seiner Verantwortung festlegt.
Obwohl die Entwicklung von Stellenbeschreibungen für jeden Beruf oder jede Position in Russische Föderation nicht durch das Arbeitsrecht geregelt, ist dieses Dokument bei der überwiegenden Mehrheit der Arbeitgeber (sowohl in staatlicher als auch in privater Hand) notwendigerweise verfügbar.

Wozu dient die Anleitung?

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers enthält ein Maximum an Informationen

Die Zweckmäßigkeit der Erstellung einer Stellenbeschreibung erklärt sich aus der Tatsache, dass es im Falle eines Gerichtsverfahrens ohne diese schwierig sein wird, die Nichterfüllung der Pflichten des Arbeitnehmers nachzuweisen (und deren vollständige Liste ist im Anweisungsdokument festgelegt), weil a Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer gemäß Artikel 57 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation enthält nur die Position und ihre allgemeine Arbeitsfunktion.

Die Stellenbeschreibung ermöglicht dem Arbeitgeber:

1. Begründen Sie die Ablehnung des Arbeitssuchenden aufgrund der Nichteinhaltung der darin festgelegten Anforderungen
2. Grenzen Sie die Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen Mitarbeitern klar ab
3. Bewerten Sie die Leistung der Mitarbeiter während und nach der Probezeit
4. Um die Inkonsistenz des Mitarbeiters mit der von ihm besetzten Position zu belegen (unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Zertifizierung).

Das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung ist auch für den Arbeitnehmer selbst nützlich, da sie die Grenzen seiner Pflichten und Verantwortlichkeiten festlegt und niemand Funktionen ausüben sollte, die weder im Arbeitsvertrag noch in den Arbeitspflichten vorgesehen sind.

Entwicklungs- und Unterrichtsabschnitte

Die Weisung tritt ab einem bestimmten Datum in Kraft und muss dem Mitarbeiter gegen Unterschrift bekannt gemacht werden. Es empfiehlt sich, dem Mitarbeiter eine Kopie dieses Dokuments (auch gegen Unterschrift) auszuhändigen. Nach gängiger Praxis enthält die Anleitung typische Unterkapitel:

1. Allgemeine Bestimmungen
2. Amtliche Verpflichtungen
3. Rechte
4. Verantwortung

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Unterweisung nicht für einen beliebigen Mitarbeiter erstellt wird, sondern für eine bestimmte Position / einen bestimmten Beruf. Unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Position legt die Anweisung daher den Umfang der Aufgaben fest, die der Mitarbeiter in dieser bestimmten Position ausführen wird.

Merkmale der Stellenbeschreibung des stellvertretenden Geschäftsführers

Stellvertretender Geschäftsführer - verantwortungsvolle Position

Der stellvertretende Geschäftsführer ist eine besondere Position. Die Arbeitsfunktion eines stellvertretenden Managers besteht darin, die Arbeit seines Managers sowohl technisch als auch organisatorisch aufzubauen.

Besprechungen und Veranstaltungen planen, einen Arbeitstag, eine Woche, einen längeren Zeitraum planen, Reisen und Veranstaltungen organisieren, den Vollzug wichtiger Dokumente überwachen – das ist nur ein kleiner Teil der Aufgaben einer qualifizierten Direktionsassistentin.

Es ist falsch, die Positionen und dementsprechend die Aufgaben der Sekretärin, der Assistentin, der Büroleiterin und der stellvertretenden Direktorin zu identifizieren. Wenn die ersten Positionen mehr Hilfsfunktionen implizieren, werden organisatorische und administrative Funktionen von der stellvertretenden Führungskraft verlangt. Nicht zufällig, Qualifizierungsleitfaden stuft diese Position als Führungskraft ein.

Dementsprechend stellen sich die Anforderungen an einen Mitarbeiter, der für die Position des stellvertretenden Geschäftsführers eingestellt wird, wie für das Management dar: vom Bildungsniveau bis hin zu Qualifikation und Erfahrung. vorherige Arbeit. Auch persönliche Qualitäten sind sehr wichtig.

Da weder der Arbeitsvertrag noch andere Dokumente eine detaillierte Aussage über die Kompetenzen der stellvertretenden Führungskraft enthalten, müssen diese möglichst genau in der Stellenbeschreibung wiedergegeben werden. Merkmale der Anweisung für die Position "Assistent des Kopfes":

• Ausführliche Leistungsbeschreibung
• Erstellung von Weisungen in Analogie zu den Weisungen des Leiters (natürlich ohne direkte Führungsfunktion und Alleinentscheidung)
• Berücksichtigung des vertraulichen Charakters bestimmter Pflichten
• Erhöhte Haftung bei Arglist (unter Berücksichtigung möglicher Schadensfolgen für den Arbeitgeber)
• Fähigkeit, zusätzlich vom Leiter delegierte Aufgaben wahrzunehmen.

Allgemeine Anforderungen an einen stellvertretenden Geschäftsführer

Oft gibt es besondere Anforderungen an die Position des stellvertretenden Geschäftsführers

Der Abschnitt "Allgemeine Bestimmungen" kann neben der Auflistung der Anforderungen an Erfahrung und Ausbildung auch die erforderlichen Fähigkeiten, die Unterordnung und das Vertretungsverfahren enthalten. Die häufigsten Bedingungen sind:

1. Hochschulbildung
2. Erfahrung (normalerweise mindestens 1 Jahr, manchmal mehr)
3. Kenntnisse in Fremdsprachen.
4. Geschäftskommunikation, Schreib- und Etikettefähigkeiten
5. Eigentum an Büroausstattung
6. Stressresistenz

Darüber hinaus muss ein Mitarbeiter in dieser Position die lokalen Gepflogenheiten des Unternehmens kennen, mit Mitarbeitern und Management zurechtkommen. Was Fremdsprachen betrifft, so lohnt es sich, Kenntnisse nur dann zu fordern, wenn der Assistent sie bei der Erfüllung seiner Aufgaben praktisch verwendet.

Der Amtsinhaber eines stellvertretenden Managers muss in der Lage sein, vertrauliche Informationen zu verwenden und zu speichern.

Pflichten und Rechte

Zu den Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers gehören in der Regel:

• Erfüllung direkter Führungsaufgaben
• Planung und Koordination der Arbeitszeit der Führungskraft
• Steuerung und Organisation von Verhandlungen (sowohl telefonisch als auch mündlich)
• Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsunterlagen
• Dokumentvertraulichkeit und Sicherheitskontrolle

Aufgaben wie Vervielfältigung, Pflege von Informationsdatenbanken und andere technische und Hilfsarbeiten werden in der Regel von einer Sekretärin (Referentsekretärin) wahrgenommen. Für erfolgreiche Arbeit Der stellvertretende Manager ist mit ziemlich weitreichenden Rechten ausgestattet:

1. Vertreten Sie die Interessen der Organisation in Meetings und Telefongesprächen
2. Fordern Sie alle erforderlichen Informationen und Dokumente von Mitarbeitern an, um die Anweisungen des Leiters zu erfüllen
3. Innerhalb der delegierten Befugnis, Korrespondenz und Verhandlungen zu führen, unterstützen Sie Dokumente zur Lösung aktueller Probleme.

Natürlich ergänzt oder ändert jede Organisation unter Berücksichtigung der Art ihrer Aktivitäten die Liste der einem Mitarbeiter gewährten Rechte.

Haftungsbeschränkungen

Executive Assistant Job Description Vermeidet Rechtsstreitigkeiten in der Zukunft

Bei der Feststellung der Haftung sind die gesetzlichen Normen zu beachten:

• Wegen Nichterfüllung von Amtspflichten - gem Arbeitsgesetzbuch
• Für Straftaten - im Rahmen der Verwaltungs-, Zivil- und Strafgesetzgebung
• Hinter materieller Schaden- in Übereinstimmung mit den Normen des Arbeits- und Zivilgesetzbuches.

Nachdem Sie eine Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Manager unter Berücksichtigung der Normen der geltenden Gesetzgebung und der Besonderheiten der Aktivitäten einer bestimmten Organisation entwickelt haben, können Sie nicht nur den am besten geeigneten Mitarbeiter für eine solche verantwortungsvolle Position auswählen, sondern auch mögliche Rechtsstreitigkeiten vermeiden in der Zukunft.

Vom Detaillierungsgrad und der Spezifikation können die Arbeitsbedingungen einer Person und ihre Leistungsfähigkeit abhängen. Letztendlich braucht die Führungskraft einen wirklich gewissenhaften Assistenten. Wir sollten unsere Leser auch darauf aufmerksam machen, dass ein Manager mehrere Assistenten haben kann. Sie können eine Spezialisierung in technischen Angelegenheiten, in finanziellen Angelegenheiten usw. haben.

Es gibt eine Art von Führungskräften, die keine Stellvertreter im Stab haben. Er macht alles selbst, ein paar Assistenten helfen ihm nur dabei. Er trifft alle Entscheidungen alleine. Um eine hochwertige Stellenbeschreibung für eine Führungsassistentin bzw. einen Assistenten der Führungskraft zu erstellen, ist es notwendig, die Führungskraft selbst in den Prozess einzubeziehen. Sonst ist es nur ein Stück Papier.

Videomaterial zeigt Ihnen, wie Sie selbstbewusst werden und ein Vorstellungsgespräch bestehen:

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Der Artikel wurde auf der Grundlage von Materialien von den Websites geschrieben: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.