Wo beginnt die Geschäftskorrespondenz? Muster von Geschäftsbriefen

In den letzten Jahrzehnten hat die Geschäftskorrespondenz per E-Mail enorm an Popularität gewonnen und ist zu einem der wichtigsten Kommunikationswege geworden Unternehmenskommunikation. Heutzutage ist es schwierig, jemanden zu finden, der E-Mail nicht in der zwischenmenschlichen Kommunikation nutzt. Trotzdem stellen sich heute viele die Frage: Damit alle Regeln eingehalten werden? Wie man mit einem kompetenten Brief den Adressaten formt guten Eindrucküber den Absender?

Dieser Artikel beschreibt die Regelungen für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail und praktische Ratschläge Die im Artikel präsentierten Informationen helfen Ihnen dabei, die richtige Geschäftskommunikation beim Verfassen von E-Mails zu erlernen.

Viele Menschen beginnen ihren Arbeitstag damit, in ihrem Postfach nach neuen Nachrichten zu suchen. Leider wissen viele trotz der Verbreitung dieser Methode des Informationsaustauschs nicht, wie man die Sprache der Geschäftskorrespondenz richtig verwendet, und verwechseln E-Mails mit einer informellen Kommunikationsform.

Dank der schnellen Zustellung vereinfacht es den Austausch wichtiger amtlicher Dokumente, Formulare, Anträge, aber auch hier machen Menschen beim Versenden von Briefen Fehler. Beim Kompilieren passiert das sehr oft Email Beim Austausch von Dateien verfassen die Empfänger aus irgendeinem Grund keine begleitenden Aufsätze und geben keine Themen ein, was die Arbeit der Empfänger erschweren kann. Der Zweck dieses Artikels besteht darin, die Frage zu beantworten: Wie verschickt man einen Brief per E-Mail und hält alle Regeln der geschäftlichen schriftlichen Kommunikation per E-Mail ein?

Beim Verfassen von E-Mails müssen alle vorgesehenen Felder ausgefüllt werden

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verpflichten den Absender des Briefes, alle in der E-Mail vorgesehenen Felder auszufüllen, wie z. B. die Adresse und den Namen des Empfängers und des Absenders des Briefes. Es muss ein Betreff beschrieben werden, der das Wesentliche des zu versendenden Briefes kurz beschreibt. Sehr oft hängt das Schicksal des versendeten Briefes und die Geschwindigkeit der Lösung des darin genannten Problems vom richtig beschriebenen Thema ab. Eine geschäftliche E-Mail sollte mit einer Begrüßung beginnen – dieser einfache Ausdruck des Respekts gegenüber dem Empfänger ist bei der Korrespondenz sehr wichtig. Nach der Begrüßung sollte ein Text stehen, der als „Briefkörper“ bezeichnet wird, und am Ende sollte eine Unterschrift hinterlassen werden, zum Beispiel „Mit Respekt, Petr Ivanovich Brisov.“

Grüße in der Geschäftskorrespondenz

Auf diesen Punkt sollte man sich weiter konzentrieren, da eine Geste des Respekts in jedem Aspekt der Geschäftskommunikation sehr wichtig ist. Der optimale Begrüßungssatz ist „Guten Tag“ oder „Hallo“. Bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail ist es dem Absender nicht gestattet, die Formulierungen „Guten Abend“ oder „Guten Abend“ zu verwenden. Guten Morgen“, da der Empfänger den Brief möglicherweise erst lange nach Erhalt liest. Es ist auch nicht korrekt, umgangssprachliche Ausdrücke zur Begrüßung zu verwenden.

Nach einem Grußwort oder einer Grußformel sollten Sie den Empfänger mit Namen und Vatersnamen ansprechen, und wenn der Name dem Absender unbekannt ist, kann dieser Moment übersprungen werden. Anschließend können Sie mit der Angabe des Zwecks des Briefes fortfahren.

Angehängte Dateien in geschäftlichen E-Mails

Wenn Hauptziel Da es sich bei dem Brief nicht nur um eine schriftliche Darstellung und Darlegung des Kernthemas, sondern auch um die Übersendung einer Datei handelt, ist es besser, zuerst den gesendeten Gegenstand beizufügen. Es kommt oft vor, dass viele Absender aus Unaufmerksamkeit vergessen, den erforderlichen Anhang beizufügen, nachdem sie im Hauptteil des Briefes den Kern des Problems dargelegt haben. Eine solche Nachlässigkeit kann sich negativ auswirken Ruf des Unternehmens Absender eines Geschäftsbriefes.

Die E-Mail-Adresse sollte erkennbar und prägnant sein

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verlangen vom Absender einen erkennbaren elektronischen Namen, der wahrheitsgemäße Angaben zum Namen des Absenders enthalten muss. Offizielle Briefe und Appelle sehen sehr unpräzise und dumm aus, wenn die E-Mail-Adresse informelle Ausdrücke oder Wörter enthält, zum Beispiel die E-Mail-Adresse „limon_petya“. Das sieht für einen Erwachsenen sehr unwürdig aus. Für die Geschäftskorrespondenz ist es besser, eine separate E-Mail zu erstellen und die geschäftliche E-Mail-Etikette zu beachten.

Verwenden Sie die Funktion „Schnellantwort“ (Response), um auf zuvor empfangene E-Mails zu antworten

Die Reply- oder Response-Funktion (in ihrer Kurzfassung sieht sie aus wie Re:) hilft dem Benutzer auf schnelle Weise Auf zuvor gesendete Nachrichten des Absenders antworten. Diese Funktion verfügt auch über die universelle Fähigkeit, frühere Korrespondenz mit einem Gesprächspartner zu einem bestimmten Thema zu lesen. Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verpflichten den Absender jedoch dazu, den Betreff des Geschäftsbriefs umzubenennen, wenn sich während der Korrespondenz der Kern der Diskussion ändert.

Bevor Sie einen Geschäftsbrief versenden, sollten Sie ihn auf Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler überprüfen.

E-Mail vereinfacht den Informationsaustausch, doch bei der Geschäftskorrespondenz sollten Sie die Regeln der russischen Sprache nicht vernachlässigen, da ein leichtfertiger Fehler die Autorität des Absenders beeinträchtigen kann. Bevor Sie einen Brief verschicken, sollten Sie den Text mehrmals überprüfen und ihn sorgfältig auf Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler überprüfen. Viele E-Mail-Clients verfügen über eine Rechtschreibprüfung, daher sollten Sie auf die rot unterstrichenen Wörter achten. Wenn Sie Zweifel an der korrekten Schreibweise haben, sollten Sie im Internet nach Hilfe suchen oder die Rechtschreibung mithilfe eines Rechtschreibwörterbuchs überprüfen.

Das Adressatenfeld sollte zuletzt ausgefüllt werden.

Um den Versand unvollendeter oder unbearbeiteter Briefe zu vermeiden, sollte die Adresse des Empfängers eines Geschäftsbriefs erst im allerletzten Moment vor dem Versand eingegeben werden. Diese Regel gehört auch zu den Grundlagen der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Es kommt vor, dass E-Mails beim Ausfüllen des Adressatenfelds eine Liste zuvor verwendeter Empfänger anbieten; auch hier sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit richten, um nicht versehentlich einen verfassten Geschäftsbrief an einen Drittadressaten zu senden.

Strukturierung eines Geschäftsbriefes

Die Regeln zur Textstrukturierung gelten nicht nur für Papiermedien, sondern auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Für den Empfänger ist es nicht immer bequem, große Textmengen von Briefen auf dem Bildschirm zu lesen. Um diesen Punkt zu vereinfachen, sollten Sie den Text in logisch aufgebaute kleine Absätze unterteilen und vermeiden Geschäftsbriefe komplizierte Sätze. Die optimale Länge eines Satzes in einem Geschäftsbrief sollte nicht mehr als fünfzehn Wörter betragen.

Das Wesentliche eines Geschäftsbriefes sollte im Wesentlichen dargelegt werden

Neben dem vorgegebenen Thema des Geschäftsbriefes sollte der Empfänger auch an den klar formulierten ersten und zweiten Sätzen des Haupttextes interessiert sein. Die Aufgabe des Absenders besteht darin, zu Beginn des Briefes den Kern des Problems oder Anliegens darzulegen, mit dem er sich an den Empfänger wendet. Im ersten Satz sollte der Zweck angegeben werden, zu dem der Geschäftsbrief versendet wird. Beispiel: „Wir informieren Sie darüber, dass die Laufzeit der Verpflichtung aus Vertrag Nr. 45 vom 01.02.2017 „Über die Lieferung von Schüttgütern“ ausläuft. Um den Vertrag zu verlängern, müssen Sie ein zweites Dokumentenpaket einreichen.“ Durch die Zweckbestimmung hat der Beschenkte die Möglichkeit, sich darauf einzulassen Hauptidee Geschäftsbrief. Wenn der Text des Briefes zu groß ist, ist es besser, die Funktion zum Anhängen eines Objekts als Anhang in Form eines Textdokuments zu nutzen, aber gleichzeitig sollten Sie im Textfeld den begleitenden Aufsatz belassen das den Geschäftsbrief hervorhebt. Beispiel: „Wir senden Ihnen eine elektronische Kopie des Briefes der Firma Mak-Stroy LLC zur Überprüfung.“ Wir bitten Sie, uns Ihre Entscheidung bezüglich der Verlängerung des Vertrags Nr. 45 vom 01.02.2017 „Über die Lieferung von Schüttgütern“ bis zu der im Schreiben genannten Frist mitzuteilen.“

Jede geschäftliche E-Mail sollte eine Antwort haben.

Es gibt negative Beispiele für Geschäftskorrespondenz, wenn der Empfänger den Geschäftsbrief aus irgendeinem Grund ignoriert. Manchmal kann es tatsächlich vorkommen, dass eine Antwort aufgrund bestimmter Situationen nicht gegeben werden kann, beispielsweise weil die Lösung des Problems mehrere Tage dauern kann oder der Empfänger in Gedanken ist und die gestellte Frage nicht sofort beantworten kann. In diesem Fall sollte ein kurzer Kommentar zu diesem Thema abgegeben werden, zum Beispiel „Hallo, Pjotr ​​​​Iwanowitsch. Ich habe Ihren Brief erhalten, aber heute fällt es mir schwer, darauf zu antworten, da ich mich an die Geschäftsleitung wenden muss. Ich werde Ihr Problem melden zum CEO unser Unternehmen und werden bis Ende der Woche eine offizielle Antwort geben. Mit freundlichen Grüßen, Verkaufsabteilungsleiter Belov Ivan Gennadievich.“

Es sei daran erinnert, dass das Schweigen des Empfängers eines Geschäftsbriefs als Ignorieren und Verweigern der Kommunikation mit dem Absender gewertet werden kann, wenn innerhalb von drei Werktagen keine Antwort erfolgt.

Wenn Sie Antwortschreiben schreiben, sollten Sie alle gestellten Fragen beantworten.

Wenn der an den Empfänger gesendete Brief fragenden Charakter hat, sollten Sie beim Verfassen des Briefes die Fragen in der Reihenfolge beantworten, die im erhaltenen Text des Geschäftsbriefs angegeben ist. Sofern Fragen gestellt wurden, erhofft sich der Absender konkrete Antworten darauf. Wenn Sie einen Brief verfassen, sollten Sie Ihre Antworten nicht nummerieren; Sie müssen lediglich Ihre Gedanken der Reihe nach darlegen. Um alle gestellten Fragen zu beantworten, müssen Sie den erhaltenen Geschäftsbrief zunächst mehrmals durchlesen, und wenn es zu viele Fragen sind, ist es besser, diese separat aufzuschreiben, damit sie nicht übersehen werden. Wenn einige der gestellten Fragen nicht beantwortet werden können, lohnt es sich, darauf hinzuweisen dieser Moment Aus irgendeinem Grund kann die Antwort nicht gegeben werden.

Verwenden Sie nicht zu häufig Abkürzungen, emotionales Design und Großbuchstaben

Es gibt negative Beispiele für Geschäftskorrespondenz, wenn Absender diese durch die Verwendung informeller Zeichen in Form von Emoticons verwässern. Ihre Verwendung ist bei der Kommunikation beliebt in sozialen Netzwerken Die Regeln der Geschäftskorrespondenz erlauben solche Ausdrucksformen von Emotionen jedoch nicht, da der Empfänger ihre wahre Bedeutung möglicherweise nicht kennt und sie für eine unverständliche Reihe von Satzzeichenfehlern hält.

Auch das Schreiben von Texten in Großbuchstaben sollten Sie vermeiden. Im Internet werden in Großbuchstaben geschriebene Wörter als „auffällige Phrasen“ bezeichnet, und oft haben solche Phrasen eine negative Konnotation. Der Empfänger kann beim Lesen eines elektronischen Geschäftsbriefes eine solche Schriftart negativ bewerten, was sich nachteilig auf die Bedeutungswahrnehmung auswirkt. Wenn Sie in einem Geschäftsbrief die Wichtigkeit eines Punktes hervorheben müssen, ist es besser, einleitende Formulierungen zu verwenden, zum Beispiel: „Bitte beachten Sie, dass Sie bis spätestens 10.02.2017 ein Paket mit Dokumenten zur Vertragsverlängerung vorlegen müssen.“ “ oder „Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zur Vertragsverlängerung bis zum 10.02.2017 eingereicht werden müssen.“

Übermitteln Sie keine sensiblen Informationen per E-Mail

Bei der Übermittlung persönlicher oder vertraulicher Informationen ist es besser, elektronische Postfächer abzulehnen, da die Gefahr besteht, dass Informationen von Angreifern abgefangen und für eigene Zwecke genutzt werden. Zu diesen Informationen können gehören: Telefonnummern, Passwörter von Bankkarten, persönliche Bankkonten usw. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Informationen auf dem Mail-Agent-Server gespeichert werden und bei einem Hackerangriff gestohlen werden können.

Die Unterschrift des Absenders muss am Ende des Briefes stehen.

Wie bereits erwähnt, muss jeder versendete Brief eine bestimmte Unterschrift enthalten. Postfachentwickler führen häufig eine Signaturblockfunktion ein, in die Sie Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Namen und Ihre Kontakttelefonnummer eingeben können. Anschließend erscheint dieser Block automatisch am Ende jedes Buchstabens, was das Tippen erleichtert. Es ist wichtig, eine Unterschrift richtig zu schreiben, damit der Empfänger bei der Beantwortung des Briefes die Möglichkeit hat, den Absender korrekt anzusprechen. Ein Beispiel für eine Unterschrift könnte so aussehen: „Mit Respekt, Nikolai Alexandrowitsch Petrow, +79810000000.“

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Sie keine zusätzlichen und komplexen Grundlagen beherrschen müssen, um die Geschäftskorrespondenz per E-Mail zu verstehen. Sie müssen sich lediglich an die Grundregeln der Etikette halten und die Normen der russischen Sprache beachten.

In Briefen kluge Person spiegelt den Charakter derjenigen wider, an die sie gerichtet sind.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Schreiben Sie die Art von Briefen, die Sie erhalten möchten.

[Alter Aphorismus]

Ein Brief ist ein starkes Argument in der Geschäftswelt.

[Bechtereva Victoria]

1. Warum einheitliche Unternehmensstandards in der Geschäftskorrespondenz?

Die elektronische Korrespondenz ist ein Pflichtmerkmal Geschäftsbesprechungen irgendeine Firma. Es gibt praktisch keine Unternehmen, die keine E-Mail nutzen. Aber stellen Sie sich folgende Fragen:

• Kommt es Ihnen schon einmal vor, dass Sie beim Senden einer E-Mail an einen Kollegen das Gefühl haben, Sie würden einen Brief in ein schwarzes Loch schicken, und dass dieser Ihnen einfach nicht antwortet?
• Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig anrufen und sich gegenseitig bitten, dringend eine E-Mail zu lesen, und das passiert den ganzen Tag
• Wenn Sie absolut nicht verstehen können, was genau sie in einer E-Mail von Ihnen wollen
• Wenn komplexe und schwierige Probleme per E-Mail besprochen werden, ertrinken sie in einem Meer von Informationen und Details und das Problem wird nie gelöst

Wenn diese Themen für Sie relevant sind, können Sie durch die Umsetzung einheitlicher Regeln jeden Tag viel Zeit gewinnen Email Verkehr. In diesem Artikel werden wir über die Etikette in der Geschäftskorrespondenz sprechen.

2. Sieben Hauptregeln der Geschäftskorrespondenzethik

Teilen wir die Regeln der Geschäftskorrespondenz bedingt auf über die Regeln der Ethik Und Regeln der Kommunikation und des Informationsaustauschs.

Kommunikationsregeln werden durch die Regeln für den Informationsaustausch innerhalb von Geschäftsprozessen und Projekten geregelt. Wir werden ihnen einen eigenen Artikel widmen. Die Regeln der Ethik prägen den Stil der internen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und beeinflussen zwangsläufig die Imagebildung Ihres Unternehmens bei den Partnern. Beispielsweise erhielt ich kürzlich einen Brief von einem unserer Partner, der mit den Worten begann: „Guten Tag, Bechterew.“ Glauben Sie, dass unsere Zusammenarbeit geklappt hat?

Um bei der Geschäftskorrespondenz nicht das „Gesicht“ des Unternehmens zu verlieren, ist es notwendig, die „goldenen Regeln“ der Ethik der Geschäftskorrespondenz zu befolgen:

1. Wir beginnen einen Brief immer mit einem Einspruch
2. Der Betreff des Briefes muss sein
3. Vor dem Absenden müssen Sie Rechtschreibung, Zeichensetzung und Sprachfehler überprüfen.
4. Der Brief muss strukturiert sein (KEIN Wasser!)
5. Der Brief muss einen korrekten Wortlaut enthalten
6. Wenn wir Anhänge in einem Brief versenden, vermerken Sie unbedingt, dass Dateien angehängt sind (dieser Schritt hilft, Situationen zu vermeiden, in denen Sie einen Brief senden und die Datei nicht angehängt ist; der Empfänger hat den Brief gelesen und findet das angehängte Dokument nicht , kann schnell antworten und Ihnen schreiben, dass im Anhang die von Ihnen im Brief angegebenen Dokumente fehlen).
7. Wir löschen niemals Korrespondenz. Einer der wichtigsten Punkte. Der Nachrichtenverlauf sollte niemals gelöscht werden, da ein Brief ein Dokument ist. Bei Bedarf sollten Sie jederzeit in der Lage sein, Ihren Korrespondenzverlauf zu erweitern. Radislav Gandapas beispielsweise fügte seiner Signatur sogar die Bitte hinzu, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen.

3. Arten von Briefen

Da sind viele verschiedene Klassifikationen Wir schlagen vor, Buchstaben nach ihrer Designstruktur zu unterscheiden:

1. Mitteilungsschreiben (Ablehnungsschreiben, Klageschreiben, Anerkennungsschreiben, Begründungsschreiben usw.)
2. Einverständniserklärung

Briefkommunikation

Zu dieser Briefart zählen alle Arten von Briefen, die ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit verwendet.

Buchstabenstruktur

Der Brief sollte nicht in einem einzigen Text formatiert sein. Es sollte klar strukturiert und gut gestaltet sein, damit der Empfänger wichtige Informationen nicht aus den Augen verliert. Der Aufbau des Briefes besteht aus klaren Bestandteilen:

Betreff des Briefes

Der Betreff des Briefes sollte die konkrete Aktion enthalten, die Sie vom Befragten erwarten: „Einigung vereinbaren“, „Themen zur Prüfung vorschlagen“, „Bericht senden“ usw.

Wenn Sie Dokumente versenden, muss die Betreffzeile eine eindeutige Angabe der im Anhang des Schreibens enthaltenen Dokumente enthalten.

Warum ist es wichtig, den Betreff Ihrer E-Mail richtig zu formatieren?

Es ist sehr einfach, den benötigten Brief im täglichen Informationsfluss anhand des Betreffs des Briefes zu finden. Es geht kein einziger Buchstabe verloren.

Hinweis: Wenn Sie einen Brief innerhalb eines Unternehmens versenden, wird der Betreff des Briefes nach einem vorgegebenen Standard formatiert. Wenn Sie einen Brief außerhalb des Unternehmens versenden, empfiehlt es sich, den Betreff gemäß der Vorlage zu formatieren: Firmenname: Zweck des Briefes.

Je konstruktiver der Text des Briefes, desto besser! Eine der wichtigsten Fähigkeiten zum Geschäftsschreiben, die Sie bei Ihren Mitarbeitern entwickeln sollten, ist die Fähigkeit, Ihre Gedanken klar und prägnant zu formulieren.

P.S. Wenn wir beim Verfassen eines Briefes einen Sachverhalt aus dem Brief des Gesprächspartners erwähnen, muss dieser zitiert werden, getrennt nach Farbe oder Schriftart.

Firmensignatur

Die Unternehmenssignaturvorlage muss für alle Mitarbeiter des Unternehmens gleich sein.

Die Unterschrift sollte alle wichtigen Angaben zum Adressaten enthalten, damit der Empfänger des Briefes im Bedarfsfall problemlos mit Ihnen in Kontakt treten kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Vollständiger Name, Position.

P.S. Wenn wir eine herzliche Beziehung zu einem Partner/Kunden wünschen, dann lohnt es sich, eine persönliche Unterschrift zu erteilen. Über einen Brief mit persönlicher Einstellung freut sich jeder, auch im formellen Schriftverkehr.

Die persönliche Unterschrift bezieht sich immer auf den Textkörper des Briefes. Beispiel: Einen schönen Tag noch/ Vielen Dank / Es war mir eine Freude, heute mit Ihnen zu sprechen / Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein so wichtiges Thema genommen haben / Hallo Familie und Kinder usw.

Kopieren

Die Felder „An“ und „Cc“ füllen wir zuletzt aus, um nicht versehentlich einen Brief zu versenden, wenn dieser noch nicht fertig ist.

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern „An“ und „Cc“?

Im Feld „An“ geben wir die Adresse der Person ein, von der wir eine Aktion ausführen müssen.

Im Feld „Kopie“ geben wir die Adresse der Person ein, die von der Lektüre des Briefinhalts profitieren würde.

P.S. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Cc-Feld sehr nützlich ist. Wenn wir mit einem normalen Mitarbeiter verhandeln, besprechen wir wichtige Fragen, erhalten aber keine Antworten in der Sache und in der Sache bestimmte Zeit, dann lohnt es sich, eine Kopie des Briefes des Direktors oder Vorgesetzten beizufügen, und die Korrespondenz beginnt sofort konstruktiv.

Leider ist in vielen Unternehmen das Niveau Unternehmenskultur nicht auf dem richtigen Niveau, wodurch es zu Situationen kommt, in denen eine strenge Kontrolle durch das Managementteam erforderlich ist, damit ein Mitarbeiter seine Arbeit gut erledigen kann.

Outlook verfügt außerdem über eine Funktion wie „Bcc“ – ein wichtiges Tool, mit dem Sie Interessenten über den Brief informieren können, gleichzeitig aber den Empfänger nicht verwirren, dass der Brief nicht allein an ihn gerichtet ist!

Einverständniserklärung

Eine wichtige Art von Brief, mit dem Sie das Treffen zusammenfassen, Vereinbarungen schriftlich formulieren, die Fertigstellungszeit angeben und klarstellen können: Haben beide Parteien richtig verstanden, was sie tun müssen?

Es ist sinnvoll, solche Briefe nach Treffen, Verhandlungen und Konferenzen zu verfassen, um schriftliche Vereinbarungen und eine gemeinsame Vision für deren Umsetzung zu haben.

Briefaufbau:

1. Grüße, Ansprachen und Dank an die Diskussionsteilnehmer.
2. Wiederholung des Zwecks des Treffens, bei dem Vereinbarungen getroffen wurden.
3. Eine Auflistung aller besprochenen Themen im Zusammenhang mit den dazu getroffenen Entscheidungen und der Ernennung der für die Ausführung verantwortlichen Person.
4. Aufzeichnen von Ideen, die keiner dringenden Umsetzung bedürfen, für die Geschichte.
5. Frage an die Adressaten: Ist alles berücksichtigt? Irgendwelche Kommentare oder Ergänzungen?

Zum Beispiel:

Einen Brief formatieren

Schriftart

Die Schriftart des Briefes sollte einheitlich sein; Kernaussagen und Überschriften können kursiv hervorgehoben werden, es ist jedoch zwingend erforderlich, einen einheitlichen Gestaltungsstil einzuhalten.

P.S. Sie sollten immer bedenken, dass in Großbuchstaben geschriebene Wörter als den Ton anhebend empfunden werden. Sie sollten vermieden werden.

Absatz

Um den Text verständlicher zu machen, empfiehlt es sich, jeden einzelnen Gedanken in einem eigenen Absatz zu formulieren.

Einrückungen

Absätze sollten nicht miteinander verschmelzen. Um den Brief besser lesbar zu machen, sollten Einzüge nach der Begrüßung, vor jedem Absatz und vor der Unterschrift erfolgen:

Um den Brief optisch ansprechender zu gestalten, ist es besser, die Links im Briefkörper als Hyperlinks zu formatieren:

Schreibstil

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Nicht selten beginnt der erste Kontakt in der Geschäftswelt mit schriftlicher Kommunikation – Geschäftsbriefen. Wenn es jedoch ohne Einhaltung der Regeln der Geschäftsbrief-Etikette geschrieben wird, können kaum etablierte Kontakte unterbrochen werden und Sie verlieren einen Kunden oder Geschäftspartner. Daher müssen Sie wahrscheinlich niemanden davon überzeugen, wie wichtig es ist, Geschäftsbriefe zu schreiben, die dazu beitragen, einen positiven Eindruck von Ihnen persönlich und Ihrem Unternehmen als Ganzes zu hinterlassen.

Grundregeln der Geschäftskorrespondenz. Moderne Formen der Korrespondenz entwickelten sich vor mehr als 150 Jahren. Es ist allgemein anerkannt, dass ihre Heimat England ist, wo erstmals die Regeln für die Erstellung von Geschäftskorrespondenz eingeführt wurden.

Allgemeine Regeln für die Korrespondenzführung

1. Bevor Sie anfangen, Briefe an Ihren Geschäftspartner zu schreiben, sollten Sie die folgenden Punkte verstehen:

Art des Schreibens (Anschreiben, Bestellschreiben, Benachrichtigungsschreiben, Erinnerungsschreiben, Präsentationsschreiben, Ablehnungsschreiben, Garantiebrief usw.);

Wird eine Antwort auf Ihren Brief erwartet (es gibt Bedingungen, unter denen der Erhalt einer Antwort auf einen Brief nicht erwartet wird, z. B. einen Präsentationsbrief);

Ist der Inhalt des Briefes für Ihren Adressaten klar verständlich, lässt er Unklarheiten hinsichtlich der Frage der Korrespondenz offen?

Sind Sie sicher, dass ein per Post verschickter Brief pünktlich ankommt (wenn nicht, nutzen Sie besser Telefax, DHL-Dienste oder versenden Sie einen Brief über das Internet).

2. Der Ton des Briefes sollte immer korrekt bleiben.

3. Es ist notwendig, den Wortschatz sorgfältig auszuwählen und Ungenauigkeiten, Mehrdeutigkeiten und den übermäßigen Gebrauch professioneller Wörter zu vermeiden. Der Text des Briefes sollte leicht verständlich sein.

4. Ein Geschäftsbrief sollte nur auf dem Briefkopf der Organisation verfasst werden, in deren Namen Sie handeln. Als Aussehen Da es sich beim Briefkopf um eine Art Visitenkarte Ihres Unternehmens handelt, sollte der Gestaltung des offiziellen Briefkopfes besondere Sorgfalt gewidmet werden. Je formeller die Form des Briefes, desto formeller sollte der Ton des Briefes sein.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten wird die Verwendung empfohlen Texteditor Microsoft Word (Software Microsoft Corporation) unter Verwendung der Schriftarten Times New Roman Cyr, Größe Nr. 12 (zur Gestaltung von Tabellenmaterialien), 13, 14, 15, Times DL, Größe Nr. 12, 13, 14, mit 1-2 Intervallen.

Bei der Erstellung eines Geschäftsbriefs werden die Seitenzahlen unten auf der rechten Seite der Seite und bei der Erstellung anderer Geschäftsdokumente in der Mitte des oberen Blattrands platziert.

Es wird empfohlen, den Text des Briefes selbst auf Formularen im A4-Format mit einem Zeilenabstand von 1,5 bis 2 Zeilen und auf Formularen im A5-Format oder kleiner mit einem Zeilenabstand auszudrucken. Dokumentdetails (außer Text), die aus mehreren Zeilen bestehen, werden mit einem Zeilenabstand gedruckt.

Eine schriftliche Anfrage muss innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt beantwortet werden.

Per Fax und E-Mail eingegangene Nachrichten müssen innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden, außer an Wochenenden

Regeln für das Schreiben eines Geschäftsbriefs in Russland

In Russland ist die Ausstellung offizieller Formulare geregelt Regulierungsdokumente und vor allem GOST 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen."

GOST legt zwei Standardformate für Dokumentformulare fest – A4 (210 x 297 mm) und A5 (148 x 210 mm). Jedes Blatt des Dokuments, das sowohl auf dem Formular als auch nicht darauf erstellt wurde, muss einen Rand von mindestens 20 mm haben – links; 10 mm - rechts; 20 mm - oben; 20 mm - niedriger.

Diese Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung sind in der russischen Gesetzgebung verankert, der Autor empfiehlt jedoch, sie beim Verfassen eines Geschäftsbriefs an einen ausländischen Partner zu verwenden.

Abhängig vom Grad der Nähe zu Ihrem Korrespondenten kann die Anrede mit den Worten „Lieber + Nachname (Vorname, Vatersname)“ oder „Sehr geehrter + Vorname und Vatersname (Vorname)“ beginnen. Wörter wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Frau“, „stellvertretender Direktor“, „Abteilungsleiter“ usw. Es darf auf keinen Fall gekürzt werden. Andernfalls hat der Empfänger das Recht zu denken, dass Sie ihn nicht wirklich respektieren. Und der Brief sollte mit Dankesworten für Ihre Mitarbeit enden. Und dann wird Ihrer Unterschrift der Ausdruck vorangestellt: „Mit Respekt ...“ oder „Mit freundlichen Grüßen …“.

In offiziellen Briefen ist es inakzeptabel, sich selbst mit „Sie“ anzusprechen, auch wenn Sie und diese Person im Leben nicht nur geschäftliche, sondern auch freundschaftliche Beziehungen pflegen.

Typischerweise besteht ein geschäftlicher oder offizieller Brief aus mehreren typischen Strukturelementen:

1. Titelbereich.
In diesem Teil des Briefes auf der linken Seite befindet sich ein Eckstempel der Organisation mit dem Namen der Organisation, ihren Post- und anderen Angaben sowie der Registrierungsnummer und dem Datum der Registrierung des Briefes als ausgehendes Dokument. Wenn es sich bei dem offiziellen Schreiben um ein Antwortschreiben handelt, wird hier angegeben, auf welches Dokument das Schreiben reagiert.
Die Angaben zum Adressaten werden auf der rechten Seite der Kopfzeile platziert.

Unterhalb des Eckstempels befindet sich ein Titel für den Text des Dokuments. Die Sprachstruktur des Headers kann wie folgt aussehen:

ü Präposition „O“ + Substantiv. im Präpositionalfall: „Über die Versorgung mit Autos“;

ü zum Thema „Über“ + Substantiv. im Präpositionalfall: „Zur Frage der Ersatzteilversorgung“;

ü bezüglich + Substantiv im Genitiv: „Bezüglich einer Bestellung“ usw.

2. Der eigentliche Text des Briefes. Die Hauptmerkmale der Gestaltung des Brieftextes sind wie folgt.

ü Der Text eines Servicebriefes sollte sich in der Regel auf ein Thema beziehen oder mehrere Fragen, wenn sie zusammenhängen und wird berücksichtigt eins Struktureinheit Empfängerorganisation.

ü Der Text des Briefes besteht in der Regel aus zwei Teilen. Im ersten Teil werden der Grund, die Grundlage oder die Rechtfertigung für die Erstellung des Schreibens dargelegt und Links zu Dokumenten bereitgestellt, die als Grundlage für die Erstellung des Schreibens dienen. Der zweite Teil, beginnend mit einem Absatz, enthält Schlussfolgerungen, Vorschläge, Anfragen, Entscheidungen usw.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

1. Name der entsendenden Organisation.

3. Datum, an dem der Brief geschrieben wurde.

4. Adresse des Empfängers des Briefes.

5. Angabe einer bestimmten Person.

6. Eröffnungsansprache

7. Eine Angabe zum allgemeinen Inhalt des Briefes, d. h. Betreff des Briefes.

8. Der Haupttext des Briefes.

9. Die letzte Formel der Höflichkeit.

10. Unterschrift.

11. Angabe des Antrags.

Wenn Sie einen Geschäftsbrief an einen russischen Partner schreiben, sollten Sie noch einige weitere Regeln beachten.

Im Dativ wird die Stellung des Adressaten des Dokuments angegeben, zum Beispiel:

zum CEO
OJSC „Alfa Business“
V.A. Prochorow

JSC „Beta Holding“
Hauptbuchhalter
V.M. Iwanow

Wenn Sie die Abkürzungen „Herr“ und „Frau“ verwenden, schreiben Sie zuerst den Nachnamen des Befragten, gefolgt von den Initialen.

Das Dokument darf nicht mehr als vier Adressaten enthalten. Das Wort „Kopie“ wird vor dem zweiten, dritten und vierten Adressaten nicht angegeben. Bei mehreren Empfängern wird ein Dokumentenverteiler erstellt.

Wenn Sie einen Brief an eine Organisation senden, geben Sie zunächst deren Namen und dann die Postanschrift an.

Beim Versenden eines Dokuments an eine Einzelperson Geben Sie den Nachnamen und die Initialen des Empfängers sowie die Postanschrift an

Ein Hinweis, der auf das Vorhandensein des im Hauptteil des Briefs genannten Anhangs hinweist, hat das folgende Format:

Anwendung: für 5 l. in 2 Exemplaren .

Wenn dem Brief ein Anhang beiliegt, der im Text nicht genannt wird, geben Sie dessen Namen, die Anzahl der Blätter und die Anzahl der Kopien an; Bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert, zum Beispiel:

Bei gebundenen Bewerbungen wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben.

Wird der Antrag nicht an alle im Dokument genannten Adressen gesendet, so wird eine Vermerk über die Verfügbarkeit wie folgt erstellt:

Anwendung: für 3 l. in 5 Exemplaren. nur an die erste Adresse.

Das Detail „Unterschrift“ umfasst die Berufsbezeichnung der Person, die das Dokument unterzeichnet hat (vollständig, wenn das Dokument nicht auf Briefkopf erstellt wurde, und abgekürzt, wenn das Dokument auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens erstellt wurde); persönliche Unterschrift; Entschlüsselung der Signatur (Initialen, Nachname), zum Beispiel:

Schulungen

Offizielle Korrespondenz ist ein ganz besonderes Genre, das Sie beherrschen müssen, wenn Sie die Karriereleiter erklimmen wollen. Gute Geschäftsschreibfähigkeiten werden Ihnen treue Dienste leisten: Sie helfen Ihnen bei der Kommunikation mit Untergebenen, Vorgesetzten und Partnern und unterstreichen Ihre Ausbildung und Einstellung. Der Kommunikationsstil sollte zurückhaltend und fokussiert sein, ohne vom vorgegebenen Thema abzuweichen.

Merkmale der Geschäftskommunikation

Jede Kommunikation – sowohl persönlich als auch schriftlich – ist die Interaktion mit Menschen, um Informationen auszutauschen, Eindruck zu hinterlassen und eine Einigung zu erzielen. Nichts Menschliches ist uns fremd, wir lassen unseren Gefühlen manchmal freien Lauf, aber im Geschäftsleben sollte es keinen Platz für die gewalttätige Äußerung unserer Gefühle, Charaktereigenschaften und unseres Temperaments geben.

Es ist unmöglich, sich vorzustellen, dass die Präsidenten bei einem internationalen Treffen anwesend sein werden verschiedene Länder sang Lieder, lachte laut oder drückte persönliche Feindseligkeit aus. Deshalb gibt es Etikette, um unser Leben so angenehm und geordnet wie möglich zu gestalten.

Ein wichtiges Merkmal der Geschäftskommunikation ist, dass sie nicht mitten im Satz unterbrochen werden kann. Sie müssen auf jeden Brief, den Sie erhalten, eine Antwort schreiben, auch wenn Sie keine Lust dazu haben. Wenn Sie einen Anruf erhalten und den Hörer nicht rechtzeitig abgenommen haben, müssen Sie zurückrufen. Natürlich kann die Kommunikation mit manchen Menschen unangenehm sein. Deshalb steht Stressresistenz auf der Liste der geforderten Eigenschaften einer Führungskraft.

Ein Geschäftstreffen, ein Telefongespräch oder eine geschäftliche E-Mail-Korrespondenz hat sicherlich einen Zweck. Infolgedessen müssen die Parteien Schlussfolgerungen ziehen, das Projekt besprechen, sich auf eine strategische Partnerschaft einigen und so weiter.

Regeln für die E-Mail-Korrespondenz

Beim schriftlichen Sprechen gibt es vielleicht noch mehr Einschränkungen und Konventionen als beim mündlichen Sprechen. Wenn wir direkt mit dem Gesprächspartner kommunizieren, können wir in einem persönlichen Treffen den Betonung der Intonation auf diese oder jene Tatsache legen und etwas klären, wenn der Gesprächspartner uns nicht verstanden hat. Sollte ein Sprachfehler passieren, können wir diesen sofort korrigieren. Aber in offizieller Brief Wir müssen uns so klar und deutlich wie möglich ausdrücken, damit die Worte keine Doppelinterpretation implizieren.

Früher sagte man: „Papier hält alles aus“, was bedeutete, dass auch unzuverlässige Fakten geschrieben werden können. Wir sind der Auffassung, dass Sie müssen die Geschäftskorrespondenz so ehrlich wie möglich führen. Mittlerweile werden übrigens immer weniger Papierbriefe verschickt. Grundsätzlich werden ihnen Verträge und andere Dokumente zugesandt. In diesem Fall dienen Briefköpfe als Beweis für den hohen Stellenwert der Organisation.

Heutzutage findet die Geschäftskorrespondenz in den meisten Fällen im virtuellen Raum statt und weist ihre eigenen Besonderheiten auf. Wenn ein Dialog gerade erst beginnt, ist es laut Etikette üblich, eine Begrüßung zu schreiben, zum Beispiel: „Hallo, lieber Oleg Sergeevich! " Und wenn Sie uns später im Laufe des Arbeitstages kontaktieren, können Sie die Begrüßung weglassen.

Alphabetisierung

Die schriftliche Kommunikation, auch per E-Mail, erfordert die Einhaltung sprachlicher Standards und einwandfreie Lese- und Schreibkenntnisse. Schließlich wird die Korrespondenz einem gebildeten Gesprächspartner Ihre Lücken offenbaren. Wir empfehlen Ihnen daher, das Geschriebene mithilfe spezieller Dienste zu überprüfen, wenn Sie sich Ihrer eigenen Kenntnisse nicht ganz sicher sind.

Lassen Sie uns die allgemeinen Regeln auflisten, die die Ethik der elektronischen Kommunikation erfordert. Sie sind ganz einfach, aber leider vernachlässigen viele sie:

• der Anfang jedes Satzes wird mit einem Großbuchstaben geschrieben;
• Am Ende des Satzes wird ein Punkt eingefügt, damit die Bedeutung des Gelesenen klar ist.
• Um ein Problem aufzuschlüsseln und Lösungen vorzuschlagen, ist es sinnvoll, eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern zu verwenden.
• Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, Tabellen, Grafiken und Diagramme zu verwenden.
• Versuchen Sie nicht, absichtlich wie ein kluger, gebildeter Gesprächspartner zu wirken, verkomplizieren Sie einfache Gedanken nicht durch übermäßige Partizipations- und Partizipationsphrasen;
• je einfacher Sie Ihre Gedanken ausdrücken, desto besser;
• Obwohl es in der Alltagssprache kulturell vorgeschrieben ist, Jargon zu vermeiden, gelten im Geschäftsumfeld Fachjargon und Anleihen aus dem Englischen mittlerweile als gute Manieren (aber übertreiben Sie es nicht!).

Arten von Geschäftsbriefen

Ihr Aufbau ist nahezu gleich. Was den Umfang angeht, sieht ein langer Text im Hauptteil des Briefes nicht gut aus. Es ist besser, es als separate Datei zu formatieren und als Anhang anzuhängen. In diesem Fall müssen Sie im Brief selbst nach der Begrüßung kurz angeben, was in der angehängten Datei besprochen wird.

Buchstabenaufbau (Anfang)

Außer Allgemeine Regeln, ist es wichtig, einige Details des Geschäftsschreibens zu kennen. Wir geben Regeln vor, die in den allermeisten Fällen angemessen sind.

Der Anfang einer E-Mail wird Header genannt. Es enthält das Logo der Organisation. Es ist sinnvoll, immer eine Vorlage zur Hand (also auf dem Desktop Ihres Computers) zu haben, in der dieses Logo enthalten ist.

Im Gegensatz zur Offline-Kommunikation moderne Regeln Es besteht keine Verpflichtung, den Adressaten zu begrüßen, und Sie können ihn sofort beim Namen und Vatersnamen nennen und den Kern der Sache darlegen. Viele schreiben jedoch weiterhin zu Beginn der Nachricht: „Guten Morgen! ", "Guten Tag! ", "Guten Abend! " oder "Grüße". Und das ist auch keine Abweichung von der Norm.

Die Anforderungen an den Hauptteil des Briefes gehen davon aus, dass dies der Sinn der Korrespondenz ist. Die Aufteilung des Textes in Absätze gilt als gute Form, ein Zeichen der Aufmerksamkeit gegenüber dem Gesprächspartner. In jedem Absatz wird der eine oder andere Aspekt des Themas benannt und offengelegt. Neben der Identifizierung des Problems ist es üblich, Lösungsvorschläge vorzuschlagen. Sozusagen eine Geschäftsidee im Kleinen offenbaren.

Briefaufbau (Fazit)

Wie versende ich eine Geschäftsnachricht?

Die meisten Büroangestellten führen ein sehr umfangreiches E-Mail-Archiv. Briefkasten. Um zu verhindern, dass der Gesprächspartner bei einer längeren Korrespondenz verwirrt wird, empfiehlt es sich, den Brief als Antwort zu versenden. Wenn Sie das entsprechende Kästchen am Anfang der Betreffzeile anklicken, erscheint die englische Abkürzung „Re...“. Dies ist sehr praktisch, da sich der Empfänger sofort an den Fortschritt der Korrespondenz erinnert.

Sie können den gesamten Verlauf der virtuellen Kommunikation mit einem bestimmten Gesprächspartner speichern oder nur die neuesten oder wichtigsten Zitate hinterlassen. Moderne Geschäftsetikette erfordert eine relativ schnelle Beantwortung von E-Mails. Schließlich verbringen wir einen erheblichen Teil unseres Tages am Arbeitscomputer. Darüber hinaus können E-Mails von mobilen Geräten aus abgerufen werden.

Wenn Sie sich Sorgen machen, ob der Brief den Adressaten erreicht hat, nutzen Sie die praktische Funktion „Empfangsbenachrichtigung“, die auf fast allen Mailservern verfügbar ist. Auf diese Weise wissen Sie, dass die E-Mail überprüft wurde.

Das Schreiben von Briefen an Familie und Freunde unterscheidet sich deutlich von Briefen in der Geschäftswelt. Ein gut gestalteter Brief ermöglicht es dem Gesprächspartner, sich ein richtiges Bild vom Ruf und Image des Unternehmens zu machen, das ihn sendet, und beeinflusst auch maßgeblich den Wunsch nach einer weiteren Zusammenarbeit.

Per E-Mail

Die Entwicklung von Internet-Technologien hat die Arbeit mit Kunden und Gegenparteien von Unternehmen – Geschäftspartnern, Lieferanten, Großhandelskunden – erheblich vereinfacht.

Jedes Unternehmen verfügt mittlerweile über ein elektronisches Postfach und ermöglicht das nahezu sofortige Versenden von Geschäftsvorschlägen, Berichten an Partner und höhere Behörden, Anträge und Verträge.

Zu den Vorteilen von E-Mail gehören:

• schnelle Zustellung von Nachrichten, was den Prozess von Transaktionen und Transaktionen erheblich beschleunigt;
• niedrige Kosten. Im Vergleich zu normaler Post bzw Kurierlieferung E-Mail kostet viel weniger. Beim Versenden können Sie Dienste nutzen, die völlig kostenlos sein können und es Ihnen ermöglichen, täglich Tausende von Briefen zu versenden;
• Reduzierung der Führungsebenen im Unternehmen – jeder Mitarbeiter des Unternehmens kann sich mit einem Vorschlag für etwaige Ideen direkt an den Manager wenden. E-Mail stimuliert somit Innovationen und ermöglicht Unternehmen ein schnelleres Wachstum. In diesem Fall muss jedoch sichergestellt werden, dass E-Mails nicht zu einer Art „Beschwerdebuch“ werden, in dem Mitarbeiter aus irgendeinem Grund Briefe an den Firmenchef schreiben und ihn mit wirklich wichtigen Themen ablenken.
• Fähigkeit, große Datenmengen zu übertragen. Alle E-Mail-Dienste verfügen über Cloud-Dienste, die die Speicherung und Nutzung großer Datenmengen unterstützen, die einfach und nahtlos von einer E-Mail-Adresse auf eine andere übertragen werden können;
• sichere Datenübertragung und die Möglichkeit, Informationen zu sichern. Faxe oder normale Post sind anfälliger;
• die Möglichkeit einer schnelleren Reaktion auf Kundenbedürfnisse – per E-Mail können Sie schnell auf Beschwerden oder Anregungen von Verbrauchern reagieren.

Allerdings hat diese Art der Kommunikation auch Nachteile. Dies kann zunächst an der Inkompetenz der Briefversender und damit an einer Verletzung der Koordination zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden liegen. Kenntnisse über die Grundlagen der Geschäftskommunikationsethik sind eine Grundvoraussetzung für diejenigen Personen, die in einer Organisation für Mailings verantwortlich sind.

Regeln und Etikette für formelle E-Mail-Korrespondenz

Die Kommunikation mit Freunden und Bekannten per E-Mail unterscheidet sich stark von Geschäftsbriefen, bei denen Slang, Vornamen und die Verwendung von Abkürzungen nicht akzeptabel sind (es sei denn, es handelt sich um allgemein akzeptierte und weit verbreitete Abkürzungen). Der Ruf des Unternehmens, die Loyalität der Kunden zu ihm und sein allgemeines Image auf dem Markt, in dem es tätig ist, hängen davon ab, wie kompetent und professionell der Brief verfasst ist.

Betrachten wir die Grundregeln, die es Ihnen ermöglichen, qualitativ hochwertige Briefe zu erstellen, die der Geschäftsethik entsprechen:

• Sie sollten immer den Betreff des Briefes angeben, der seinem Hauptinhalt entspricht. Wenn es sich beispielsweise um eine Einladung zu einem Bankett für Partner handelt, sollte die Betreffzeile des Briefes „Einladung für den Manager“ lauten (oder seinen Namen und sein Patronym angeben). Es ist wichtig zu verstehen, dass Organisationen eine große Anzahl von Briefen erhalten. Wenn Sie in der Betreffzeile des Briefes angeben, für wen er bestimmt ist, kann der Sekretär der Organisation ihn leichter weiterleiten.
• Bei der Beantwortung eines Briefes ist es unbedingt erforderlich, den Verlauf der bisherigen Korrespondenz zu speichern – so kann der Empfänger bei Bedarf die zuvor gesendeten Nachrichten noch einmal lesen. Da im Geschäftsumfeld viele Briefe ein- und ausgehen, ist es schwierig, alle Informationen von Partnern im Gedächtnis zu behalten. Eine solche Antwort auf einen Brief ermöglicht es Ihnen, Ihre Erinnerung an das Besprochene aufzufrischen;
• Die Anrede „Sie“ ist die Hauptregel der Geschäftskorrespondenz, ebenso wie die Tatsache, dass jeder Brief mit einer Begrüßung beginnen und mit dem Satz „Mit Respekt, vollständiger Name, Position“ enden sollte;
• Die Reaktion sollte möglichst zeitnah erfolgen, da dies unmittelbare Auswirkungen auf die Reputation des Unternehmens hat. In der Geschäftswelt ist es üblich, Briefe innerhalb weniger Stunden zu beantworten und die Beantwortung nicht länger als einen Tag hinauszuzögern.

So führen Sie geschäftliche E-Mail-Korrespondenz mit Kunden

Geschäftskorrespondenz ist eine ganze Kunst, die über die Jahre erlernt wird und nur durch Erfahrung in der Kommunikation mit Partnern weiterentwickelt wird bestimmten Stil Nachrichten schreiben.

Unabhängig davon ist der Inhalt der Briefe zu beachten: Er sollte den Rahmen der Nachricht nicht sprengen und prägnant sein. Es ist nicht nötig, lange auf die Hauptfrage einzugehen; es ist besser, sofort das Problem zu identifizieren, das die Notwendigkeit verursacht, einen Brief zu schreiben.

Kunden sollten wissen, was im Unternehmen passiert, aber Sie sollten ihre Zeit nicht verschwenden und häufig E-Mails verschicken – dies kann leicht in die Kategorie Spam fallen und Misstrauen bei den Kunden hervorrufen. Regelmäßige Mailings können aus folgenden Gründen durchgeführt werden: Erinnerungen an das Unternehmen, seine Werbeaktionen usw Sonderangebote, Einführung neuer Produkte, Änderung der Koordinaten der Organisation (Standort, Telefon, Post).

Ethik beim E-Mail-Versand an Partner

• übermäßiger Gebrauch von Ausrufezeichen oder Fragezeichen;
• übermäßige Verwendung unterschiedlicher Farben und Schriftarten sowie Großbuchstaben;
• Fügen Sie Emoticons oder andere lustige Bilder in Buchstaben ein.

Der Brief muss sowohl in der Rechtschreibung als auch in der Zeichensetzung lesen und schreiben können.

Beispiele für Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Nachfolgend finden Sie Beispiele für gut geschriebene Briefe, die per E-Mail verschickt werden:

• Hallo, Iwan Iwanowitsch. Als Antwort auf Ihre Anfrage senden wir Ihnen unsere kommerzielles Angebot. Bei Fragen können Sie sich an den Produktmanager wenden: 500-50-50 (Peter);
• Guten Tag, Pjotr ​​Petrowitsch. Das Unternehmen Ivanov and Partners freut sich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir uns jetzt im Zentrum der Stadt befinden – in einem neuen modernen Büro in der Sidorova-Straße, Gebäude 5, Büro 100. Mit freundlichen Grüßen Ivanov I.I., Leiter des Unternehmens.

Sammeln Sie Kontakte und Adressen von Geschäftsleuten auf Expocentre-Ausstellungen

Eine der effektivsten Methoden zum Sammeln von Kontakten und Adressen der Zukunft Geschäftspartner besucht Ausstellungen auf dem Messegelände Expocentre. Bevor Sie diese Arbeiten durchführen, ist es notwendig, sich mit einer großen Menge Eigenbedarf einzudecken Visitenkarten damit sie bei Treffen mit Geschäftsleuten ausgetauscht werden können. Es ist wichtig, nicht nur Visitenkarten zu verteilen und im Gegenzug zu erhalten, sondern auch einen eigenen Fragebogen zu entwickeln, der Ihnen einen besseren Überblick über das Unternehmen oder die Firma gibt, die der Ausstellungsteilnehmer vertritt. Der Fragebogen sollte Kontaktinformationen, Informationen zum Unternehmensprofil, wichtige Punkte zu Lieferungen und Einkäufen enthalten und die Rolle des Unternehmensvertreters in der Organisation widerspiegeln.

Die Teilnehmerliste und der Aufbau der Ausstellung können auf der Website der Ausstellung eingesehen werden. Es ist besser, Kontakte nicht nur von Teilnehmern, sondern auch von Besuchern der Ausstellung zu sammeln, denn Fast alle Besucher sind auf die eine oder andere Weise mit dem Thema der Veranstaltung verbunden.