Bosh direktor yordamchisi qaysi toifaga kiradi? Menejer yordamchisining ish tavsifida nima bo'lishi kerak. Menejer yordamchisining ish tavsifini tuzishda qanday nuanslarni hisobga olish kerak

Kotib, o'rinbosar yoki shaxsiy yordamchimi? Vaziyatga bog'liq! Menejer yordamchisining ish tavsifi-2018 bo'lishi kerak bo'lgan talablar, majburiyatlar va shartlarni ko'rib chiqing.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Rahbarning yordamchisi kompaniyaning birinchi shaxsining haqiqiy "o'ng qo'li" dir. Bunday xodimga yuklangan vazifalar doirasi, qoida tariqasida, kengdir. Agarda kadrlar bilan ta'minlash pozitsiya shaxsiy yordamchi direktori, uning funksionalligini iloji boricha batafsil tavsiflashga harakat qiling mehnat shartnomasi va ish tavsifi.

To'g'ri tuzilgan ko'rsatmalar mehnat munosabatlarining ikkala tomoni uchun ham foydalidir. Yangi lavozimda ishlagan birinchi kundan boshlab xodim undan nima talab qilinishini tushunadi. Va ish beruvchi rasmiy vakolatlar va majburiyatlar doirasini belgilaydi, ularga rioya qilmaganlik uchun intizomiy javobgarlikka tortilishi yoki xodimning to'liq rasmiy rioya qilmasligi masalasini ko'tarishi mumkin. Bundan tashqari, CI barcha tajriba talablarini sanab o'tadi. amaliy ish va mutaxassisning malakasi ("maqolasiga qarang" : barcha xodimlar uchun kiritilishi kerak bo'lgan shartlar").

O'tkazib yubormang: Mehnat vazirligi va Rostrudning etakchi mutaxassislaridan oyning asosiy maqolasi

Faoliyatning barcha sohalari uchun ish tavsiflarining to'liq ma'lumotnomasi.

Tegishli hujjatlarni yuklab oling:

"Menejer yordamchisi" ish tavsifi: tuzilishi va mazmuni

Barcha ish beruvchilar uchun majburiy bo'lgan ish tavsifining yagona shakli mavjud emas.

Biroq, bir nechta bo'limlardan iborat qulay shablon mavjud:

1. Umumiy holat;
2. funktsional majburiyatlar Va malaka talablari;
3. huquq va vakolatlar;
4. javobgarlik;
5. qayta ko'rib chiqish bo'yicha ko'rsatmalar.

Umumiy qoidalar tavsiflangan lavozim qaysi toifaga tegishli ekanligi, lavozimga tayinlash va undan bo'shatish tartibi to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Bu erda siz xodimning bevosita bosh direktorga hisobot berishini ham ko'rsatishingiz mumkin kasbiy faoliyat kompaniya tomonidan ishlab chiqilgan qoidalarga amal qiladi. Asosiy hujjatlarni sanab o'ting - ish tavsifi, ichki mehnat qoidalari, jamoa shartnomasi, mehnatni muhofaza qilish bo'yicha ko'rsatmalar.

Samarali ishlash uchun zarur bo'lgan bilim va ko'nikmalar mehnat majburiyatlari bo'limida yoki alohida ko'rsatilishi mumkin. Menejer yordamchisi bilishi kerak:

• korxona tuzilishi va tarmoq xususiyatlari;
• ish yuritish va arxiv ishi normalari;
• tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni, ish xatlarini ro'yxatga olish tizimi standartlari va tijorat takliflari;
• rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligi;
• ishbilarmonlik aloqalari qoidalari va iqtisodiyot asoslari.

CIda direktor yordamchisining asosiy huquq va majburiyatlarini aks ettirishni unutmang. Boshqa har qanday xodim singari, u quyidagi huquqlarga ega:

• rasmiy vakolatlarni belgilovchi hujjatlar bilan tanishish;
• mehnat funktsiyasini to'liq bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni olish va buning uchun zarur shart-sharoitlarni yaratishni talab qilish;
• qonun hujjatlari va mahalliy normativ hujjatlarda nazarda tutilgan barcha ijtimoiy kafolatlarni olish;
• ularning malakasini tasdiqlash va oshirish;
• rahbariyatning o'z faoliyatiga oid qarorlari bilan tanishish.

Rahbar yordamchisi belgilangan chegaralar doirasida moddiy va intizomiy javobgarlikka tortiladi mehnat qonuni RF. Ushbu lavozim boshqaruv lavozimi bo'lganligi sababli, xodim ko'pincha maxfiy ma'lumotlar va cheklangan hujjatlar bilan shug'ullanishi kerak. Bunday hujjatlar bilan ishlash qoidalarini buzganlik, tijorat sirini oshkor qilish va boshqa huquqbuzarliklar sodir etganlik uchun. ish vazifalari ma'muriy, fuqarolik va jinoiy javobgarlik. Xodimlarga yordam berish uchun - maqola " barcha xodimlar tomonidan kiritilishi kerak.

Oxirgi bo'lim ko'rsatmalarni qayta ko'rib chiqish tartibi va chastotasi, u bilan tanishish qoidalari, nusxalar soni to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldiriladi.

Xodimlarni DI bilan tanishtirish

Ushbu lavozimni egallab turgan barcha xodimlarning imzolariga qarshi CI bilan tanishish kerak. Agar kompaniya direktorining bir nechta yordamchilari bo'lsa, har kim o'z qo'lida ko'rsatma nusxasini olishi va kelajakda uni ish joyida saqlashi kerak.

Menejer yordamchisining lavozim majburiyatlari

Qo'llanmaning eng muhim bo'limi mavjud ish funktsiyasi tavsifi. Direktor yordamchisi hal qiladigan muntazam vazifalarni, ish mas'uliyatini va bo'ysunuvchilar bilan o'zaro munosabatda bo'lish tartibini iloji boricha aniq tasvirlaydigan so'zlardan foydalanish tavsiya etiladi. Bunda xodimning vakolatlari doirasiga ta'sir qiluvchi ob'ektiv omillar, masalan, rahbar yordamchilarining umumiy soni va ular o'rtasida vazifalarni taqsimlash tamoyillari hisobga olinadi. Masalan, direktor yordamchisining vazifalari quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

• telefon suhbatlari va ish uchrashuvlarini tashkil etish;
• , ish xatlari va boshqa hujjatlar;
• konferentsiyalar va yig'ilishlarni tayyorlash;
• ma'lumotnomalar to'plami;
• hisobotlar, takliflar tayyorlash; ;
• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, xodimlarning istak va so'rovlarini ko'rib chiqishda yordam berish;
• hokimiyat nomidan davlat muassasalariga tashrif buyurish;
• arizalarni, eslatmalarni, so'rovlarni qabul qilish;
• rahbarning xizmat safarlariga hamrohlik qilish (chiptalarga buyurtma berish, turar joyni bron qilish).

Ma'lumotni professional standartdan ish tavsifiga o'tkazishdan oldin, ularning mos kelishiga ishonch hosil qiling mehnat faoliyati ma'lum bir kompaniya boshlig'ining yordamchisi tomonidan amalga oshiriladi. Tafsilotlar "Qanday qilib professional standartlarni hisobga olgan holda.

Menejer yordamchisining ish tavsifi: ro'yxatga olish tartibi

JI loyihasi samarali bo'lishi uchun uni tasdiqlash kerak. Tasdiqlash tartibi mahalliy normativ hujjatlarni ishlab chiqishda qo'llaniladigan sxema bilan bir xil ("Qanday qilib ishlab chiqish va" maqolasiga qarang. Tashkilotda"). Ish beruvchi to'g'risidagi ma'lumotlar va "Men ma'qullayman" shtampi shaklning yuqori qismida joylashtirilishi mumkin, keyin kompaniya rahbari hujjatni imzolashi kerak. Yana bir kam tarqalgan mexanizm - bu buyurtma bilan tasdiqlash. Alohida ma'muriy hujjat chiqariladi, uning yordamida bir yoki bir nechta DI kuchga kiradi.

Lavozim ta'rifi ma'lum bir lavozimni egallagan shaxs bajarishi kerak bo'lgan vazifalar va ish hajmini belgilaydi. Ish tavsifi ga muvofiq Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari yoki OKUD, OK 011-93 (Davlat standartining 1993 yil 30 dekabrdagi 299-son qarori bilan tasdiqlangan) tashkilot faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar sifatida tasniflanadi. Bunday hujjatlar guruhiga ish tavsifi bilan bir qatorda, xususan, ichki mehnat qoidalari, tarkibiy bo'linma to'g'risidagi nizom va shtat jadvali kiradi.

Ish tavsifi talab qilinadimi?

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi ish beruvchilarni lavozim tavsiflarini tuzishga majbur qilmaydi. Darhaqiqat, xodim bilan tuzilgan mehnat shartnomasida uning mehnat funktsiyasi har doim oshkor etilishi kerak (shtat ro'yxati, kasbi, mutaxassisligi, malakasi yoki unga tayinlangan muayyan ish turini ko'rsatgan holda lavozimga muvofiq ishlash) (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 57-moddasi). Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi). Shuning uchun ish beruvchini lavozim tavsiflari yo'qligi uchun javobgarlikka tortish mumkin emas.

Shu bilan birga, bu ish tavsifi, odatda, xodimning mehnat funktsiyasi ko'rsatilgan hujjatdir. Yo'riqnomada ishlab chiqarishni, mehnatni va boshqaruvni tashkil etishning o'ziga xos xususiyatlarini, xodimning huquqlarini va uning javobgarligini hisobga olgan holda xodimning mehnat vazifalari ro'yxati mavjud (Rostrudning 2009 yil 30 noyabrdagi 3520-6-1-sonli xati). ). Bundan tashqari, ish ta'rifi odatda nafaqat xodimning mehnat funktsiyasini ochib beradi, balki egallab turgan lavozimiga yoki bajarilgan ishiga tegishli malaka talablarini ham beradi (Rostrud 2008 yil 24 noyabrdagi 6234-TZ maktubi).

Lavozim ta'riflarining mavjudligi xodim va ish beruvchining mehnat funktsiyasi mazmuni, xodimning huquq va majburiyatlari hamda unga qo'yiladigan talablar bo'yicha o'zaro munosabatlari jarayonini soddalashtiradi. Ya'ni, ko'pincha mavjud xodimlar va yangi ishga qabul qilingan xodimlar bilan, shuningdek, ma'lum bir lavozimga da'vogarlar bilan munosabatlarda yuzaga keladigan barcha muammolar.

Rostrudning fikricha, ish ta'rifi ish beruvchining ham, xodimning ham manfaatlari uchun zarurdir. Axir, ish ta'rifining mavjudligi yordam beradi (Rostrudning 08.09.2007 yildagi 3042-6-0-sonli xati):

• sinov muddati davomida xodimning faoliyatini xolisona baholash;
• ishga qabul qilishni asosli ravishda rad etish (axir, ko'rsatmalarda xodimning ishbilarmonlik fazilatlari bilan bog'liq qo'shimcha talablar bo'lishi mumkin);
• xodimlar o'rtasida mehnat funktsiyalarini taqsimlash;
• xodimni vaqtincha boshqa ishga o'tkazish;
• xodimning mehnat funktsiyasini vijdonan va to'liq bajarishini baholash.

Shuning uchun tashkilotda ish tavsiflarini tayyorlash maqsadga muvofiqdir.

Bunday ko'rsatma mehnat shartnomasiga ilova bo'lishi yoki mustaqil hujjat sifatida tasdiqlanishi mumkin.

Ish tavsifi qanday tuzilgan

Ish ta'rifi odatda malaka ma'lumotnomalarida (masalan, Mehnat vazirligining qarori bilan tasdiqlangan rahbarlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlari uchun malaka ma'lumotnomasida) mavjud bo'lgan malaka tavsiflari asosida tuziladi. 1998 yil 21 avgustdagi 37-son).

Ishchilarning kasblari bo'yicha ishga qabul qilingan xodimlar uchun ularning mehnat funktsiyasini aniqlash uchun tegishli tarmoqlardagi ishchilarning mehnatlari va kasblari bo'yicha yagona tarif va malaka ma'lumotnomalari qo'llaniladi. Bunday ma'lumotnomalar asosida ishlab chiqilgan ko'rsatmalar odatda ishlab chiqarish ko'rsatmalari deb ataladi. Biroq, tashkilotdagi ichki hujjatlarni birlashtirish va soddalashtirish uchun ishchi kasblar bo'yicha ko'rsatmalar ko'pincha ish ta'riflari deb ham ataladi.

Ish ta'riflarini tuzishda tashkilotlar professional standartlarga ham amal qiladilar.

Ish ta'rifi ichki tashkiliy-ma'muriy hujjat bo'lganligi sababli, ish beruvchi uni ishga qabul qilishda (mehnat shartnomasini imzolashdan oldin) xodimni imzosi bilan tanishtirishi shart (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 68-moddasi 3-qismi).

Bosh direktor o'rinbosari uchun ish tavsifi namunasi

Bu erda yordamchining ish tavsifini to'ldirishga misol Bosh direktor. Qo'llanma menejer yordamchisining odatiy ish majburiyatlarini tavsiflaydi.

Menejer yordamchisining ish tavsifi mehnat munosabatlarini tartibga solish uchun yaratilgan. Hujjatda xodimning funktsional majburiyatlari, majburiyatlari, huquqlari ko'rsatilgan.

Menejer yordamchisi lavozimi turli tashkilotlar boshqacha nomlanishi mumkin: direktorning shaxsiy yordamchisi, boshliq yordamchisi, kotib.

Menejer yordamchisi uchun ish tavsifi namunasi

I. Umumiy holat

1. Rahbarning yordamchisi tashkilot rahbarining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va undan ozod qilinadi.

2. Rahbarning yordamchisi bevosita korxona rahbariga hisobot beradi.

3. Rahbar yordamchisi yo'q bo'lganda, uning huquqlari va funktsional majburiyatlari tashkilot uchun buyruqda ko'rsatilganidek, boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.

4. Rahbar yordamchisi lavozimiga oliy ma’lumotli va shunga o‘xshash bir yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

5. Rahbar yordamchisi o‘z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

• rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;
• Kompaniyaning ichki mehnat qoidalari, Ustavi va boshqa me'yoriy hujjatlari;
• rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
• ushbu ish tavsifi.

6. Rahbar yordamchisi bilishi kerak:

• tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning belgilangan tartibi;
• ishbilarmonlik muloqoti va odob-axloq qoidalari;
• hisobot hujjatlarini yuritish tartibi;
• orgtexnika, aloqa vositalaridan foydalanish qoidalari;
• ish asoslari matn muharriri, elektron jadvallar;
• ish yuritish asoslari;
• kompaniyaning tashkiliy tuzilmasi;
• shartnomalar tuzish va bajarish tartibi.

II. Menejer yordamchisining lavozim majburiyatlari

Menejer yordamchisi quyidagi majburiyatlarga ega:

1. Rahbarning ish kunini rejalashtirish: uchrashuvlar, tashriflar, qo'ng'iroqlar, qabullar va boshqa tadbirlar jadvalini ishlab chiqish va muvofiqlashtirish.

2. Uchrashuvlarda, qabullarda, sayohatlarda rahbarning shaxsiy hamrohligi.

3. Rahbarning ishini texnik ta'minlash: chiptalarga buyurtma berish, transport; muzokaralar, uchrashuvlar tashkil etish.

4. Uchrashuvlar, uchrashuvlar, muzokaralarning borishi va natijalarini belgilovchi bayonnomalar va boshqa hujjatlarni yuritish.

5. Ishchilarni xabardor qilish tarkibiy bo'linmalar ko'rsatmalar, rahbariyat ko'rsatmalarini tashkil etish va ularning bajarilishini nazorat qilish.

6. Axborot to'plash, tahliliy, axborot, ma'lumotnoma va boshqa hisobotlarni tayyorlash va rahbariyatga taqdim etish.

7. Ish yuritish, rahbarga yuborilgan yozishmalarni qabul qilish.

8. Rahbarning shaxsiy qabuliga tashrif buyuruvchilarni rasmiylashtirish, ularni qabul qilishni tashkil etish.

9. Hujjatlarni va rahbarning imzosi uchun arizalarni qabul qilish, ularni rasmiylashtirish, hisobga olish va rahbarga topshirish.

10. Rahbariyat nomidan xatlar, so'rovlar, boshqa hujjatlarni rasmiylashtirish.

11. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar, yig'ilishlar, yig'ilishlarni tayyorlash. Kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni ularni o'tkazish vaqti, joyi, kun tartibi to'g'risida xabardor qilish.

12. Rahbarning rasmiy ko'rsatmalarini bajarish.

III. Huquqlar

Menejer yordamchisi quyidagi huquqlarga ega:

1. Vazifalarni bajarish uchun zarur bo'lgan miqdorda ma'lumot oling.

2. Rahbariyatga ularning ishini yaxshilash va korxona faoliyatini ratsionalizatsiya qilish bo‘yicha takliflar yuborish.

3. O'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni olish uchun tashkilotning bo'linmalariga (rahbar nomidan yoki shaxsiy tashabbus bilan) so'rovlar yuborish.

4. Muassasa rahbariyatidan uni amalga oshirish uchun zarur shart-sharoitlarni yaratishni talab qilish rasmiy vazifalar.

5. O'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilish.

6. Biznesga muhtoj bo'lgan taqdirda, maxfiy ma'lumotlarga ega bo'lish.

IV. Mas'uliyat

Menejer yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir:

1. Tashkilot xodimlarini noto'g'ri ma'lumotlar bilan ta'minlash.

2. Xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaslik.

3. Tashkilotga, davlatga, uning kontragentlariga, xodimlariga moddiy zarar etkazish.

4. Vazifalarni bajarish muddatlarini buzish.

5. Tashkilotning boshqaruv hujjatlari, qarorlari, farmoyishlari qoidalarini buzish.

6. Tijorat sirlarini, shaxsiy ma'lumotlarni, maxfiy ma'lumotlarni oshkor qilish.

7. Uning vakolatidan tashqariga chiqadigan harakatlar.

8. Mehnat intizomi, xavfsizlik qoidalari, ichki mehnat qoidalari, yong'indan himoya qilish qoidalarini buzish.

9. Qoidalarni buzish biznes odob-axloq qoidalari, qo'pol ishlov berish biznes sheriklari, tashrif buyuruvchilar, tashkilot xodimlari.

Ish tavsifi menejer yordamchisi

Ijrochi yordamchisi ish tavsifi shabloni

TASDIQLASH
Bosh direktor
Familiyasi I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Menejer yordamchisi mutaxassislar toifasiga kiradi.
1.2. Rahbarning yordamchisi kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Ijrochi yordamchi bevosita kompaniya bosh direktoriga hisobot beradi.
1.4. Rahbar yordamchisi yo'qligida uning huquqlari va majburiyatlari tashkilot uchun buyruqda e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs menejer yordamchisi lavozimiga tayinlanadi: ma'lumoti - oliy yoki to'liq bo'lmagan oliy, shu kabi ishlarda bir yildan buyon ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko'chirish, skaner, printer), Microsoft dasturlari Ofis (Word, Excel), ofis ishlari.
1.6. Menejer yordamchisi o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
- jamiyat ustavi, ichki mehnat qoidalari, jamiyatning boshqa me'yoriy hujjatlari;
- rahbariyatning buyruq va farmoyishlari;
- bu ish tavsifi.

2. Ish majburiyatlari
2.1. Rahbarning ish kunini rejalashtiradi (uchrashuvlar, qo'ng'iroqlar, qabul qilish va boshqalar).
2.2. Rahbarning faoliyatini texnik jihatdan ta'minlaydi (transport, chiptalarga buyurtma berish; uchrashuvlar, muzokaralar tashkil etish va h.k.)
2.3. Menejerga uchrashuvlarda, sayohatlarda va hokazolarda hamrohlik qiladi.
2.4. Muzokaralarda, ish uchrashuvlarida, maxsus qabullarda qatnashadi; uchrashuvlar va muzokaralarning borishi va natijalarini hujjatlashtiruvchi bayonnomalar va boshqa hujjatlarni yuritadi.
2.5. Rahbar topshirig‘iga ko‘ra u tarkibiy bo‘linmalar xodimlari bilan muayyan masalalarni muvofiqlashtiradi, ularga rahbarning ko‘rsatmalari va farmoyishlarini kiritadi; ko'rsatmalar va buyruqlarning bajarilishini nazorat qiladi.
2.6. Bosh direktor tomonidan talab qilinadigan materiallar va ma'lumotlarni to'playdi, tahliliy, axborot, ma'lumotnoma va boshqa materiallarni tayyorlaydi va ularni rahbarga taqdim etadi.
2.7. Ish yuritadi, rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun kelgan xat-xabarlarni qabul qiladi, rahbarning imzosi uchun hujjatlar va shaxsiy arizalarni qabul qiladi, hisobga olish va ro'yxatdan o'tkazadi, rahbarga topshiradi.
2.8. Rahbar bilan uchrashuvga yoziladi, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi.
2.9. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi.
2.10. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (zaruriy materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.11. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

3. Huquqlar
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish.
3.2. Rahbariyatga o'z ishini va kompaniya faoliyatini yaxshilash bo'yicha takliflar bilan ta'minlash.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Yaratish uchun boshqaruvni talab qiling normal sharoitlar rasmiy vazifalarni bajarish va kompaniya faoliyatidan kelib chiqadigan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Mas'uliyat
4.1. O'z vazifalarini bajarmaganlik va / yoki o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va buyruqlarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Rahbarning yordamchisi - korxona rahbariga turli xil, shu jumladan iqtisodiy, huquqiy va texnik yordam ko'rsatish bilan bog'liq mas'ul ma'muriy lavozim.

Darhaqiqat, menejer yordamchisi - bu kotiba, kompyuter mutaxassisi, kadrlar bo'limi xodimi, huquqshunos va iqtisodchi - barchasi birlashtirilgan. Hech bir menejer biznes uchun eng noqulay paytlarda yordam berishga, unutilgan hujjatlarni o'z vaqtida etkazib berishga, muhim uchrashuv haqida eslatishga, tinglashga va to'g'ri qaror qabul qilishga shoshilishga tayyor bo'lgan birinchi yordamchisiz qila olmaydi.

Ushbu lavozimni rivojlantirishning dolzarbligi va istiqbollari

Korxonalar o'rtasidagi aloqalarning kengayishi, kundalik hayotda va ishda faol foydalanish, biznes sheriklari bilan doimiy aloqada bo'lish zarurati tufayli ko'plab tadbirkorlar yordamchilarni olishga majbur bo'lmoqda.

Yordamchi lavozimi juda dolzarb zamonaviy dunyo. Oddiy kotibdan choy ichish va qo'ng'iroqlarga javob berishdan o'tib, berilgan kasb hozirda katta mas'uliyat va ma'lum bilimlarning mavjudligi bilan bog'liq.

Ushbu pozitsiyani ushlab turing nafaqat mas'uliyatli, balki juda istiqbolli, chunki xo'jayin lavozimga ko'tarilish uchun ketganidan keyin uning o'rnini egallash imkoniyati mavjud. Yordamchi lavozimida to'plangan amaliy va nazariy tajriba yuqori boshqaruv uchun eng yaxshi tavsiya bo'ladi va kelajakda xizmatda yaxshi rivojlanishga yordam beradi.

Yordamchi sifatida ishlashning afzalliklari va kamchiliklari

Menejer yordamchisi lavozimining afzalliklari ham, kamchiliklari ham bor.

TO ijobiy tomonlari egallab turgan lavozimlarga quyidagilar kiradi:

• boshliqlarga yaqinlik;
• dolzarb ma'lumotlardan doimiy foydalanish;
• kompaniyaning boshqa xodimlaridan biroz yuqori bo'lish qobiliyati;
• uchrashish imkoniyati qiziqarli odamlar yangi foydali tanishlar orttirish;
• qulay muhitda ishlash.

Salbiy tomonlar Menejer yordamchisining vazifalari quyidagilardan iborat:

• tez-tez ish safarlari;
• tartibsiz ish tartibi;
• stressli vaziyatda bo'lish;
• hokimiyatning hissiy buzilishlari;
• martaba va ish uchun shaxsiy hayotdan voz kechish zarurati.

Menejer yordamchisi stressga chidamliligini oshirishi kerak. Menejerlar har doim ham ishdagi yomon kundan keyin paydo bo'ladigan his-tuyg'ularga dosh bera olmaydilar, chunki ularning yordamchilari ko'pincha issiq qo'l ostida qoladilar.

Agar siz hali tashkilotni ro'yxatdan o'tkazmagan bo'lsangiz, unda eng oson buni barcha kerakli hujjatlarni bepul yaratishga yordam beradigan onlayn xizmatlar yordamida amalga oshirish mumkin: Agar sizda allaqachon tashkilot bo'lsa va siz buxgalteriya hisobi va hisobotini qanday osonlashtirish va avtomatlashtirish haqida o'ylayotgan bo'lsangiz, unda quyidagi onlayn xizmatlar yordamga keladi. zavodingizdagi buxgalterni to'liq almashtiradi va ko'p pul va vaqtni tejaydi. Barcha hisobotlar avtomatik ravishda yaratiladi, imzolanadi elektron imzo va avtomatik ravishda onlayn yuboriladi. Bu soddalashtirilgan soliq tizimi, UTII, PSN, TS, OSNO bo'yicha yakka tartibdagi tadbirkor yoki MChJ uchun ideal.
Hamma narsa bir necha marta bosish bilan, navbat va stresssiz sodir bo'ladi. Buni sinab ko'ring va siz hayron qolasiz qanchalik oson!

Ushbu lavozimga da'vogarlarga qo'yiladigan talablar

yaxshi yordamchi bo'lishi kerak turli sohalarda bilim. Ko'pincha bu lavozimni ishga qabul qilish sohasidagi mutaxassislar, yuridik, iqtisodiy, texnik va gumanitar ma'lumotga ega bo'lgan shaxslar egallaydi.

Ijrochi yordamchisi uchun bunday bo'lishi juda muhimdir sifatlar, Qanaqasiga:

• xushmuomalalik;
• o'ziga ishonch;
• o'zgaruvchan sharoitlarga tezda javob berish qobiliyati;
• to'g'ri nutq;
• ma'lum bir qattiqlik;
• mustahkam hayotiy pozitsiya.

Agar gaplashamiz qurilish, texnologik va boshqa aniq sohalardagi korxona haqida menejer yordamchisi maxsus bilim va ko'nikmalarga ega bo'lishi kerak. Yordamchini tanlashda nomzodning bilimiga alohida e'tibor beriladi xorijiy tillar va kompyuter dasturlaridan foydalanish ko'nikmalari.

Ish majburiyatlari

Yordamchining pozitsiyasi xilma-xildir, siz ofisda o'tirib, vaqti-vaqti bilan kerakli hujjatlarni chop etishingiz mumkinligiga ishonolmaysiz.

Huquqlar va majburiyatlar

Yordamchining eng muhim huquqlaridan biri bu rahbariyatdan unga munosib ish sharoitlarini yaratishni talab qilish qobiliyatidir:

• ish joyini ta'minlash;
• ish joyini kompyuter, faks, printer va skaner bilan jihozlash;
• ish uchun zarur bo'lgan yozuv va boshqa materiallar bilan ta'minlash.

Rezyume dizaynining xususiyatlari

Menejer yordamchisi lavozimiga ariza berish belgilashingiz kerak tashkilot direktoriga yuborilgan xulosada:

Rezyumeni tuzishda kommunikativ fazilatlarning mavjudligini, ohangning kuchayishi haqida his-tuyg'ularning yo'qligini va tartibsiz ish kuniga tayyorligini bemalol ko'rsatish kerak.

Faoliyatning turli sohalarida ishlashning xususiyatlari

Deputatning Jamoatchilik qabulxonasida

Yordamchi o'rinbosari siz shunchaki muloqotga kirishishingiz kerak. Bundan tashqari, u o‘zi rahbari o‘rinbosar bo‘lgan tuman, tuman, tumanda yashovchi barcha faollarning familiyasi, familiyasi va telefon raqamlarini bilishi shart.

Deputat yordamchisining o‘z saylovchilar bazasi, shuningdek, hal etilishi lozim bo‘lgan tuman muammolari ro‘yxati bo‘lishi kerak. Yordamchi iloji boricha ko'proq foydali odamlar bilan tanishishi, matbuot va jamoatchilikning savollariga javob berishga tayyor bo'lishi, muzokaralar olib borishi va tashkil etishi kerak.

Deputat yordamchisi huquqiy bilimga ega, insonparvarlik ma’lumotiga ega, psixologiya bo‘yicha iqtidorli bo‘lishi kerak. Noqonuniy ish jadvali va dam olish kunlarining yo'qligi uchun oldindan tayyorgarlik ko'rishingiz kerak.

Kadrlar bo'limi

Kadrlar bo'limi boshlig'i yordamchisining vazifalari hujjatlarni tayyorlash, taqdim etish, chop etish, qabul qilingan qo'ng'iroqlarga javob berish va ish hujjatlarini yuritishdir. Lavozimning afzalliklari - standartlashtirilgan ish jadvali.

Savdo bo'limi

Savdo bo'limi boshlig'ining yordamchisi savdo hunarining asoslarini bilishi, xaridor va etkazib beruvchilarni topa bilishi, xaridorlar va savdo sohasida shug'ullanadigan boshqa tadbirkorlar bilan muloqot qila olishi kerak.

Asosiy sifat - ochiqlik va stressga chidamlilik.

Badiiy rahbar

Badiiy rahbar yordamchisi badiiy didga, san’at va madaniyat arboblari bilan muloqot qilish qobiliyatiga, hujjatlar bilan ishlash va taqdimotlar, ko‘rgazmalar, turli press-relizlar tashkil etish qobiliyatiga ega bo‘lishi kerak.

Lavozim faqat badiiy moyillik va insonparvarlik nuqtai nazariga ega odamlar uchun mos keladi.

Menejerning shaxsiy yordamchisi sifatida ishlashning afzalliklari va kamchiliklari quyidagi videoda tasvirlangan:

Menejer yordamchisining funktsiyalarini to'liq shakllantirish mumkin emas: direktor yordamchisi lavozimiga da'vogarga qo'yiladigan talablarning aniq ro'yxati asosan kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi, shuningdek menejerning sub'ektiv imtiyozlariga bog'liq. . Bir narsa aniq: yordamchi doimiy ravishda o'zini yaxshilashga intilishi va benuqson axloqiy va axloqiy fazilatlarga ega bo'lishi kerak, chunki u nafaqat korporativ, balki yuqori boshqaruv haqidagi shaxsiy ma'lumotlarga deyarli cheksiz kirish huquqiga ega bo'ladi.

Bunday bo'sh o'rin kamtarona tajribaga ega bo'lgan nomzodga tushishi ajablanarli emas, lekin birinchi bosqichda etakchini mag'lub eta olmagan ajoyib mutaxassisdan ko'ra, xo'jayinning "to'lqinini qanday tutishni" biladigan nomzod. tanishlik.

"Boshning shaxsiy yordamchisi" kim va u nima qiladi?

Yaxshi kotiblar, kotiblar, ofis menejerlari ko'pincha menejerning yordamchilari bo'lishadi, ya'ni o'zlarining to'g'ridan-to'g'ri funksionallik darajasidan oshib ketgan, ammo an'anaviy vertikal ko'tarilish imkoniyatiga ega bo'lmagan xodimlar. tashkiliy sxema kompaniyalar. Ko'pincha menejerga yordam berish boshqa vazifalarni bajarish bilan birlashtiriladi, masalan, advokat yoki tarjimon.

Har qanday kompaniyada direktor yordamchisining roli juda katta: korxonaning birinchi xodimlarining ish vaqtining samaradorligi uning professionalligi darajasiga bog'liq. Yordamchining ishi bosh direktor o'z ish kunini shaxsiy ishtirokni talab qilmaydigan vazifalarning muhim qismidan ularni yordamchiga o'tkazish orqali tushirishi mumkinligini anglatadi.

Nafaqat universitet bitiruvchilari, balki tajribali abituriyentlar uchun ham shaxsiy yordamchi lavozimi birinchi navbatda zerikarli kotiblik ishi bilan bog'liq, lekin aslida yordamchi turli ma'muriy rollarni bajarishi mumkin.

1. Ofis menejeri: ish yuritish uchun javobgar, bu xodim kotib va ​​arxivchi vazifalarini qisman birlashtirishi mumkin.
2. Ofis menejeri: bu lavozim o'rta kompaniyalar yoki o'ttiz yoki undan ortiq kishidan iborat bo'limlar uchun tegishli.; ofis menejeri korxona / filial rahbariga va boshqaruv jamoasining boshqa a'zolariga hisobot beradi; xodim birlamchi hujjatlarni nazorat qiladi, kotibiyat funktsiyalarining bir qismini bajaradi (qo'ng'iroqlar, uchrashuvlarni muvofiqlashtirish, mehmonlarga yordam berish), "ofis styuardessa" rolini o'ynashi mumkin - barcha ofis xizmatlarining logistikasini qo'llab-quvvatlash (sarflanadigan materiallarga buyurtma berish, kichik biznesni tashkil qilish). joriy ta'mirlash va h.k.).
3. Kotib yordamchisi: yordamchilar odatda "mexanik" ish bilan shug'ullanadilar: hujjatlarni boshqarish, kiruvchi / chiquvchi yozishmalarni qayta ishlash, telefon qo'ng'iroqlari.
4. Kotib yordamchisi: kotib yordamchisining bo'sh o'rnini to'ldiruvchi xodim faqat bevosita rahbarga hisobot beradi, kotibning funktsiyalarini bir qator oddiy shaxsiy topshiriqlar bilan birlashtiradi.
5. Biznes yordamchisi: bu tom ma'noda top-menejer, bosh direktor yoki biznes egasining o'ng qo'li, shuning uchun bu lavozimga qo'yiladigan talablar juda yuqori; shaxsiy yordamchi faqat o'zining bevosita rahbariga bo'ysunadi, direktorning to'la huquqli o'rinbosari hisoblanishi mumkin, bir qator masalalar bo'yicha mustaqil qaror qabul qilishga qodir va vakolatli.

Kasbning o'ziga xos xususiyatlari

Ehtimol, kamdan-kam pozitsiyani talablarning nomuvofiqligi va noaniqligi darajasi bilan taqqoslash mumkin, masalan, shaxsiy yordamchining ishi, bu kasb emas, balki kasb bo'lishi kerak.

"Shaxsiy yordamchi" lavozimining o'ziga xos xususiyati shundaki, barcha nuanslarni, xususiyatlarni, to'liq funksionallikni oldindan hisoblash mumkin emas, chunki vazifalarning o'ziga xos doirasi ko'p jihatdan ish beruvchining shaxsiy ehtiyojlariga bog'liq. Ba’zan direktorga “qog‘oz ishi”dan qutqaradigan odam kerak bo‘ladi, gohida yordamchi shaxsiy topshiriqlar bilan band bo‘ladi. Ba'zi direktorlar turli faoliyat uchun ikkita yordamchini yollashni afzal ko'radilar va yirik kompaniyalarda yordamchi maxsus bo'lim boshlig'i bo'lib xizmat qilishi va hatto o'z qo'l ostidagi xodimlariga ega bo'lishi mumkin.

Faoliyatning ushbu sohasi bilan shug'ullanadigan xodimlarning funktsional majburiyatlari ko'plab fikrlarni o'z ichiga oladi:

1. direktor uchun tuzilgan ish kunini ta'minlash: uchrashuvlar, sayohatlar tashkil etish, rejalashtirish, zarur hujjatlarni imzolashga tayyorgarlik ko'rish;
2. menejerga g'amxo'rlik qilish: tozalik, sukunat, qulaylik, ofis jihozlarining normal ishlashini ta'minlash;
3. direktorning hujjat aylanishi bilan ishlash: xatlar, telefon xabarlari;
4. dastlabki muzokaralarni o'tkazish, liniya rahbarlarining so'rovlarini ko'rib chiqish va o'tkazish;
5. menejerning psixologik qulayligi haqida g'amxo'rlik qilish: qulay jadvalni tuzish, muhim voqealar, uchrashuvlar haqida eslatish, so'ralgan ma'lumotlarni direktor uchun qulay formatda izlash va taqdim etish.

Ba'zi kompaniyalarda yordamchi butun tashkilotning hujjat aylanishi uchun javobgar bo'lishi yoki kotibiyat bo'limini boshqarishi mumkin.

Ijrochi yordamchisining qo'shimcha xususiyatlari

Odatda, biznes yordamchisining vazifalari ro'yxati kotib yoki ma'murning funktsiyalaridan ancha kengroqdir. Shaxsiy yordamchi mas'ul qo'shimcha mas'uliyat, bu sanoatda keng tarqalgan.

Ko'pincha menejerga turli qobiliyat va iste'dodlarga ega bo'lgan xodim kerak bo'ladi. Shaxsiy yordamchi lavozimining mas'uliyatiga hujjatlarni chet tilidan tarjima qilish, shuningdek, menejerga biznes uchrashuvlarida tarjimon sifatida hamrohlik qilish kiradi: ba'zida bunday ma'lumotlar uchinchi shaxsga ishonib bo'lmaydigan muzokaralar paytida aytiladi. Yordamchi direktorning kundalik ehtiyojlari bilan shug'ullanishi mumkin: taksi, mehmonxona xonasiga buyurtma berish, ovqatlanish, sayohat uchun zarur bo'lgan hujjatlarni rasmiylashtirish. Bir so'z bilan aytganda, har bir menejer kompaniyaning birinchi shaxsining o'ng qo'li roliga nomzodga o'zining maxsus talablarini qo'yadi.

Rahbarning shaxsiy yordamchisi lavozimiga da'vogarga kasbiy so'rovlar

Yordamchi kasb ko'pincha martaba boshlanishi, boshqaruv tajribasiga ega bo'lish va tanlangan sohaning amaliy nozikliklarini o'rganish imkoniyati sifatida qaraladi. Yosh bitiruvchi uchun o'rta tashkilotlarning takliflarini ko'rib chiqish mantiqan to'g'ri keladi, chunki jiddiy top-menejer, albatta, ma'lum hayotiy tajriba va kasbiy mahoratga ega nomzodni afzal ko'radi. Biroq, istisnosiz hech qanday qoidalar yo'q, ba'zida yirik korporatsiyadagi vakansiya yosh, ammo iqtidorli abituriyentlarga tushadi.

Yordamchi tajribasi va ta'limga qo'yiladigan talablar

Shaxsiy yordamchi lavozimiga da'vogar kamida o'rta kasbiy ma'lumotga ega bo'lishi kerak va afzalroq ma'muriyat yoki (ba'zi hollarda) korxonaning o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq oliy ma'lumotga ega bo'lishi kerak.

Nomzodlar odatda quyidagi professional talablarga javob beradilar:

• benuqson savodxonlik;
• nutq so'zladi;
• ma'muriy va tegishli qonun hujjatlarining zarur bo'limlari asoslarini bilish ishlab chiqarish faoliyati kompaniyalar;
• Barcha asosiy ofis dasturlarini bilish;
• hujjatlarni boshqarish ko'nikmalari;
• amalga oshirish ish yozishmalar tartibga solish, korporativ va kasbiy axloqiy standartlarga muvofiq muzokaralar olib borish;
• chet tilini suhbat (ba'zan texnik) darajasida bilish;
• agar biz direktor o'rinbosari darajasidagi yordamchi haqida gapiradigan bo'lsak, unda tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari va asosiy biznes jarayonlarini to'liq tushunish talab etiladi.

Shaxsiy yordamchi lavozimiga da'vogarga qo'yiladigan talablarning minimal ro'yxati ma'lum bir kompaniyaning hajmi, ko'lami va boshqa xususiyatlariga qarab kengaytirilishi mumkin. Ko'pgina tashkilotlar qo'ng'iroq qilishadi raqobatdosh ustunlik arizachi turli biznes sohalarida qo'shimcha kurslar yoki ta'limga ega.

Kompaniya rahbarining yordamchisi uchun zarur bo'lgan shaxsiy fazilatlar

Boshning shaxsiy yordamchisi sifatida bunday mas'uliyatli va ko'p qirrali kasbning o'ziga xos xususiyati maxsus xarakterli omborni talab qiladi. Yordamchi kun tartibiga, psixologik xususiyatlariga, xo'jayinning shaxsiy imtiyozlariga moslasha olishi kerak. Yordamchiga qo'yiladigan asosiy talab shundaki, uning fe'l-atvori va xatti-harakatlari rahbarning shaxsiyatini to'ldirishi va dissonansga olib kelmasligi kerak.

Ijrochi yordamchisi quyidagi fazilatlarga ega bo'lishi kerak:

• stressga chidamlilik, bo'ysunuvchilarning noroziligi va boshliqlarning g'azabini bir xil xotirjamlik bilan engish qobiliyati;
• ko'p vazifa: bir vaqtning o'zida bir nechta narsalarni nazorat ostida ushlab turish qobiliyati shaxsiy yordamchining ajralmas sifatidir;
• yuqori darajadagi madaniyat: bosh direktorning yordamchisi yoki biznes egasi uchun vakillik fazilatlari katta ahamiyatga ega;
• ijobiy munosabat: shaxsiy yordamchining faoliyati ko'pincha aniq chegaralarga sig'maydi, shuning uchun turli xil kutilmagan hodisalarga optimistik munosabatda bo'lmasdan, hatto istiqbolli mutaxassis ham tezda hissiy charchashni his qiladi;
• yuqori o'rganish qobiliyati: kompaniya rahbarining qiziqish doirasi eng kutilmagan so'rovlarni o'z ichiga olishi mumkin, ishonchli ma'lumotni taqdim etish uchun yordamchi notanish ma'lumotni tezda tushuna olishi, undan asosiy narsani ajratib ko'rsatishi va uning mohiyatini tuzilishi kerak. qulay shakl.

Biroq, shaxsiy yordamchining eng muhim afzalligi - so'zsiz sodiqlik va ish beruvchining manfaatlarini hurmat qilish istagi.

Malakaviy qo'llanma shaxsiy yordamchi lavozimini boshqaruv lavozimiga ajratadi. Shunday qilib, yordamchining ma'muriy va tashkiliy vazifalari menejmentning funktsional imkoniyatlariga o'xshash (hech bo'lmaganda chiziqli darajada) ko'rib chiqiladi va tartibga solinadi.

Ish tartibi

Shaxsiy yordamchining ish kunining davomiyligi ko'pincha uning menejerining ish jadvaliga bog'liq. Normativ hujjatlarda belgilangan asoslarga qat'iy rioya qilish ishchilar kuni Ehtimol, faqat yordamchi lavozimlar uchun, masalan, ofis menejeri va yuqori martabali yordamchi odatda o'z jadvalini boshliqlari rejimiga moslashtirishga majbur bo'ladi.

Ish kunining loyqaligi, shuningdek, doimo aloqada bo'lish va "hushyor" holatda bo'lish zarurati ko'pincha nomzodlarni o'chirib qo'yadi, garchi jami ish vaqti boshqa har qanday yaxshi maoshli lavozimdagidan ko'p emas. Biroq, shuni yodda tutish kerakki, har qanday rahbarlik lavozimida bo'lgani kabi, ish va shaxsiy vaqt o'rtasidagi chegara sezilarli darajada xiralashgan.

Ish tavsifi

Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi ish tavsifini ishlab chiqish jarayonini tartibga solmaydi va uning mazmuniga qat'iy talablar qo'ymaydi. Shu sababli, ko'pchilik ish beruvchilar muayyan bo'sh ish o'rinlari uchun vazifalar va vakolatlar doirasini mustaqil ravishda belgilaydilar.

Ish ta'rifi - bu ma'lum bir lavozimning ma'nosini tizimli tushuntirish normativ hujjat nafaqat majburiyatlarni, balki xodimning huquqlarini ham o'z ichiga oladi.

1. Umumiy holat- ushbu bo'limda nomzodga qo'yiladigan talablar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud; mehnat shartnomasini tuzish va bekor qilish tartibini belgilaydi; bo'ysunish ierarxiyasini belgilaydi; xodimni yo'qligi davrida almashtirish tartibini tartibga soladi.
2. Ish vazifalari - ish kunini rejalashtirish; amalga oshirish texnik yordam menejer faoliyati; direktorga yig'ilishlarda, sayohatlarda hamrohlik qilish; muzokaralar, uchrashuvlar, boshqa ish uchrashuvlari bayonnomalarini yuritish; rahbar nomidan individual masalalarni hal qilish va boshqa vazifalar.
3. Rahbarning shaxsiy yordamchisining huquqlari - yordamchi o'z funktsiyalarini bajarish uchun etarli miqdorda ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish huquqiga ega; o‘z faoliyatini takomillashtirish yuzasidan rahbarga takliflar kiritish; o'z nomidan yoki direktor nomidan korxona bo'linmalari va bo'limlaridan hujjatlarni so'rash; normal sharoitlarni ta'minlash uchun boshqaruvni talab qiladi mehnat faoliyati; o'z vakolatlari va vakolatlari doirasida qarorlar qabul qiladi.
4. Rahbar yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir: o'z vazifalariga beparvo munosabatda bo'lish; standartlar, ko'rsatmalar, nizom, direktorning buyruqlari va buyruqlariga rioya qilmaslik; qoidalarga e'tibor bermaslik ichki qoidalar, xavfsizlik choralari, mehnat intizomi.

Yordamchi faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda, ish tavsifini tayyorlashga katta e'tibor bilan yondashish kerak. Siz ma'lum bir korxonada ishlashning barcha nuanslarini hisobga olmaydigan odatiy namunadan qoniqmasligingiz kerak. Bundan tashqari, shaxsiy yordamchi va loyiha menejeri yordamchisi lavozimlarini farqlash muhim: ikkinchisining vazifalari odatda vaqtinchalik.

Qoida tariqasida, ariza beruvchilar bosh direktor yoki biznes egasining shaxsiy yordamchisi bo'sh ish o'rinlari bo'yicha takliflarni ko'rib chiqadilar. Agar siz tajribasiz bo'lsangiz yoki ijrochi yordamchisining vazifalari va mas'uliyatini bajarish qobiliyatingizga shubha qilsangiz, o'z martabangizni savdo bo'limi boshlig'i kabi menejer yordamchisi sifatida boshlashga harakat qilishingiz mumkin. Garchi bu unchalik nufuzli lavozim bo'lmasa-da, lekin kerakli tajriba orttirish uchun ajoyib imkoniyatdir.

Rezyumeda nima yozish kerak

Avvalo, Internet qidiruv tizimida ma'lum bir mahoratning qiymatini ko'rib, shablonli iboralardan rezyume tuzmasligingiz kerak. Tajribali ishga yollovchi sizni telefon orqali tezkor suhbat bosqichida aniqlaydi. Tajriba etishmasligi sizning shaxsiy yutuqlaringiz, foydali xarakter xususiyatlari va kasbiy bilimingiz haqidagi hikoya bilan qoplanishi mumkin.

Shuni esda tutish kerakki, fotosurat bilan rezyume birinchi navbatda qayta ishlanadi, lekin hujjatga birinchi avtoportretni biriktirish shart emas: ziyofatdan olingan, qora ko'zoynak taqqan, haddan tashqari retushlangan va boshqa g'alati narsalar ko'proq. Sizning nomzodingizga e'tiborni jalb qilishdan ko'ra ogohlantirishi mumkin.

Rezyume nuqtalariga misol:

1. bo'sh ish o'rinlari: yordamchi; shaxsiy yordamchi; kotib yordamchisi;
2. shaxsiy ma'lumotlar: ismingizni, otasining ismini, familiyasini, tug'ilgan sanasini kiriting;
3. ta'lim: ro'yxat ta'lim muassasalari teskari xronologik tartibda;
4. ish tajribasi: oldingi xatboshi bilan bir xil tarzda to'ldiring, ishdan bo'shatish sababini ko'rsatish tavsiya etiladi; agar mutaxassislik bo'yicha tajriba bo'lmasa, unda ishtirok etish ijtimoiy loyihalar, ko'ngillilar dasturlari, ta'lim amaliyoti va h.k.;
5. oilaviy ahvol: tartibsiz ish tartibini hisobga olgan holda ish beruvchi uchun juda muhim element;
6. qo'shimcha ko'nikmalar: chet tilini bilish darajasini ko'rsatish, haydovchilik guvohnomasi mavjudligini ko'rsatish, qo'shimcha ta'limning tugallangan kurslarini ro'yxatlash;
7. shaxsiy fazilatlar: o'zingizga ob'ektiv baho berishga harakat qiling, "stressga chidamli, o'rgatish mumkin" ning zerikarli xususiyatlariga individual xususiyatlarni qo'shing.

"Kontaktlar" ustunini to'ldirganda, siz bilan bog'lanishning barcha mumkin bo'lgan usullarini sanab o'ting: telefon, elektron pochta manzili, ijtimoiy internet portallaridagi sahifalarga havolalar. Aytgancha, sahifani tartibga soling, chunki jiddiy ish beruvchilar ariza beruvchilarning shaxsiy sahifalariga katta e'tibor berishadi. Shok mazmunini tozalang, shubhali fotosuratlarni olib tashlang, noaniq bayonotlardan xalos bo'ling.

Shaxsiy yordamchi martaba

Menejerning shaxsiy yordamchisi lavozimiga xos bo'lgan paradoks shundaki, xodim qanchalik yaxshi ishlasa, uning martaba qilish ehtimoli shunchalik past bo'ladi. Yaxshi yordamchi odatda o'z rahbari bilan birga harakat qiladi. Ushbu lavozimdagi xodim, birinchi navbatda, kasbiy mahoratdan farqli o'laroq, o'qitilishi mumkin bo'lmagan shaxsiy fazilatlari uchun qadrli bo'lganligi sababli, direktorlar va top-menejerlar o'z yordamchilariga martaba qurishga ruxsat berishni juda istamaydilar.

Ammo, agar menejeringiz sizni qadrlasa, iloji bo'lsa, sizning noqulayligingizni qoplashga harakat qiladi: ish haqini oshirish, qo'shimcha imtiyozlar berish, mehnat sharoitlarini yaxshilash, jamoa oldidagi mavqeingizni ta'kidlash. Bu "gorizontal martaba" deb ataladi: sizning ahamiyatingiz bir xil pozitsiya bilan ortadi.

Xulosa

Har qanday kasb singari, shaxsiy yordamchi bo'lish ham o'zining ijobiy va salbiy tomonlariga ega. Biz allaqachon tartibsiz ish vaqtini eslatib o'tdik; Yosh cheklovlari ham kamchiliklarga bog'liq bo'lishi mumkin: ko'plab ish beruvchilar kamida yigirma besh yoshga to'lgan xodimlarni yollashni afzal ko'rishadi.

Biroq, yuqori darajali menejer bilan yaqin hamkorlik qilish imkoniyati - bu g'alaba qozonish uchun bebaho imkoniyatdir etakchilik tajribasi, bu har qanday faoliyat sohasida foydalidir va hatto o'z biznesingizni ochishi mumkin.

Kompaniyaning bosh direktori juda ko'p mas'uliyatga ega. Tashkilot o'sishi bilan bu mas'uliyat doirasi kengayadi. Menejer kompaniyaning rivojlanishiga to'g'ridan-to'g'ri yo'naltirilgan muammolarni hal qilish o'rniga vaqt sarflashi kerak bo'lgan juda ko'p "zarbalar" mavjud. Bu mutaxassisning samaradorligini pasaytiradi. Yuqori malaka talab qilmaydigan ba'zi vazifalar bosh direktor yordamchisiga topshirilishi mumkin.

Bosh direktor yordamchisi lavozimi: asosiy xususiyatlar

Bosh direktorning yordamchisi lavozimiga ma'lum xususiyatlarni berish qiyin. Gap shundaki, ushbu mutaxassisning vakolatlari bosh direktorning ehtiyojlaridan kelib chiqqan holda belgilanadi. Xodimning faoliyati bir jihatga qaratilishi mumkin. Yordamchilar amalda ishlaydigan lavozimlarni ko'rib chiqing:

• Kotib. Ushbu mutaxassis hujjatlar bilan ishlash uchun javobgardir. Uning mas'uliyat sohasida qo'ng'iroqlar, turli xil kundalik vazifalar mavjud.
• Shaxsiy yordamchi. Bosh direktorning ish kunini, ish uchrashuvlari va konferentsiyalarini tashkil etishga ixtisoslashgan. Mutaxassis, shuningdek, menejerga xizmat safarlarida hamrohlik qiladi.
• Bosh direktor o'rinbosari. Xodim cheklangan doiradagi masalalar bo'yicha qaror qabul qilish huquqiga ega.

Qoida tariqasida, aslida yordamchi bir nechta mutaxassislarning funktsiyalarini birlashtiradi. Katta kompaniyalarda bosh direktorning ikkita yordamchisi bo'lishi mumkin. Masalan, biri tartibga soladi ish vaqti menejer, ikkinchisi esa qog'oz ishlari bilan shug'ullanadi.

Yordamchi rahbarlar toifasiga kiradi. U bevosita bosh direktorga hisobot beradi. Odatda xodimga qo'yiladigan talablar:

• Oliy ma'lumot tegishli profilga muvofiq (masalan, yuridik).
• Ish tajribasi uch yil.

Qoida tariqasida, boshqa xodimlar bosh direktorning yordamchisiga bo'ysunadilar. U keng vakolatlarga ega: buyruq berish huquqidan tortib turli bo'limlar ishini nazorat qilishgacha.

MUHIM! Yordamchini tayinlash umuman ortiqcha ish emas. Ushbu chora menejerga yuqori professionallik va ijodkorlikni talab qiladigan muammolarni hal qilishga e'tibor qaratish imkonini beradi. "Cherkov" yordamchiga topshirilgan. Bu bosh direktorning ham, kompaniyaning ham samaradorligini sezilarli darajada oshiradi.

Huquqiy tartibga solish

Bosh direktor o'rinbosarining faoliyati quyidagi normativ hujjatlar bilan tartibga solinadi:

• uslubiy tavsiyalar.
• Nizom.
• Mehnat shartnomasi.
• Rahbarning buyruqlari.
• Ish bo'yicha ko'rsatma.

Bosh direktor yordamchisining vazifalari qanday?

Bosh direktor yordamchisining vazifalari kompaniya hajmiga qarab o'zgaradi. Kichik kompaniyalarda xodimlar kurerlarning, menejerlarning ishini va ofisning hayotiy ta'minotini nazorat qiladi. Katta tashkilotlarda bosh direktor odatda ikkita yordamchiga ega. Bir shaxsiy yordamchi menejerning ish kunini tashkil qiladi, ikkinchisi boshqa barcha masalalarni hal qiladi. Mutaxassisning vazifalari ro'yxati sezilarli darajada farq qilishi mumkin. Qanday bo'lmasin, mas'uliyat ish tavsifida ko'rsatilishi kerak. Namuna ro'yxatini ko'rib chiqing:

• Muzokaralarni tashkil etish, shu jumladan telefon orqali.
• Xatlarni qabul qilish.
• Yig'ilish va yig'ilishlarni tashkil etish: tegishli materiallarni tayyorlash, normativ hujjatlarga rioya etilishini nazorat qilish, bayonnomalarni rasmiylashtirish, stenogramma.
• Bosh direktor topshiriqlarining bajarilishini nazorat qilish.
• Rahbarga imzo qo'yish uchun hujjatlarni taqdim etish.
• Bosh direktorning tashrif buyuruvchilarni qabul qilish.
• Ish safarlarini tashkil etish (masalan, xonalarni bron qilish, chiptalarga buyurtma berish).
• Bosh direktorning samaradorligini ta'minlash.
• Kun uchun reja tuzish.
• Bosh direktorning axborot yordami.
• Uchrashuvlar va biznes uchrashuvlarida ishtirok etish.
• Ishbilarmonlik uchrashuvlarini tashkil etish.
• Taqdimotlarni tashkil etish.
• Xarajatlar hisobotini tayyorlash.
• Shaxsiy buyurtmalarni bajarish.
• Kompyuter yordamida ma'lumotlar bazalarini, virtual taqdimotlarni yaratish.

Yordamchi bosh direktorga eng yaqin odam hisoblanadi. Ko'pincha uning ish kuni standartlashtirilmaydi. Xodim turli xil vazifalarni hal qiladi, shuning uchun u tegishli shaxsiy fazilatlarga ega bo'lishi kerak.

Xodimlarning huquqlari

Bosh direktor o‘rinbosari quyidagi huquqlarga ega:

• Yordamchi faoliyatiga oid rahbarning loyihalari va qarorlari bilan tanishish.
• Muvofiqlik zarur ma'lumotlar.
• Rasmiy vakolatlar doirasida qaror qabul qilish huquqi.

Bosh direktor yordamchisiga katta vakolatlar berilishi mumkin. Masalan, xodim hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lishi mumkin.

Yordamchi mas'uliyati

Yordamchiga yuklangan mas'uliyat ish tavsifida ko'rsatilishi kerak. Xodim quyidagilar uchun javobgardir:

• Ish ko'rsatmalariga rioya qilmaslik.
• Rossiya Federatsiyasi qonunlarini buzadigan harakatlar.
• Zarar yetkazish.

Agar yordamchi noto'g'ri xatti-harakatlarga yo'l qo'ygan bo'lsa, unga javobgarlik yuklamasdan oldin tergov o'tkaziladi. Aybdorlik darajasini aniqlash kerak. Tergovga kompaniyaning asosiy xodimlari jalb etilgan. Natijada hujjat tuziladi. Aybdorlik darajasiga qarab, xodimga jazo tayinlanishi mumkin. Yordamchi ham ishdan bo'shatilishi mumkin.

Yordamchidan qanday shaxsiy fazilatlar talab qilinadi?

Shaxsiy yordamchiga eng keng doiradagi vazifalar yuklangan. Ba'zi mutaxassislar bir yo'nalishda ishlaydi, ammo bu yordamchiga taalluqli emas. Bu ko'p vazifani, ko'p qirralilikni talab qiladi. Bosh direktor yordamchisi ega bo'lishi kerak bo'lgan shaxsiy fazilatlarni ko'rib chiqing:

• Proaktiv, faol.
• Bashorat qilish qobiliyati yanada rivojlantirish vaziyatlar.
• Asoratlarning oldini olish.
• Ko'p qirralilik.
• Tez o'zgaruvchan muhitga moslashish.
• Bir yoki bir nechta xorijiy tillarni ravon bilish.
• Axborot oqimlari bilan ishlash qobiliyati.
• Maxfiylikni saqlash qobiliyati.
• Qobiliyat tizim tahlili vaziyatlar.
• Bir vaqtning o'zida bir nechta echimlarni taklif qilish qobiliyati.
• Kompyuterni o'rta va yuqori darajada bilish.
• Vaqtni boshqarish asoslarini bilish.
• Bir nechta xodimlarning faoliyatini muvofiqlashtirish qobiliyati.
• Diplomatiya.
• Muloqot qobiliyatlari va nizolarni hal qilish qobiliyati.
• Katta hajmdagi ma'lumotlar bilan operativ ish.
• Yaxshi xotira.
• Ustuvorlik berish qobiliyati.

Yordamchi malakali, stressga chidamli bo'lishi kerak. Tegishli mutaxassisliklarni bilish maqsadga muvofiqdir (masalan, huquqshunoslik asoslarini bilish).

Bosh direktorga qachon shaxsiy yordamchi kerak?

Agar bosh direktor katta mas'uliyat ro'yxatiga ega bo'lsa, yordamchi ishga olinadi. Menejer o'z oldiga qo'yilgan vazifalarni uddasidan chiqsa ham, ko'pchilik "chaqiriqlar" ishni sekinlashtirishi mumkin. Kundalik ishlar bilan ishlash uchun yordamchi yollanadi. Qoida tariqasida, bu xodimlar taklif qilinadi yirik kompaniyalar. Kichik tashkilotlarning bosh direktorlari barcha ishlarni mustaqil ravishda hal qila oladilar.

Shaxsiy yordamchining majburiyatlari

Tegishli maqolalar

Menejerning shaxsiy yordamchisi tashkilotdagi muhim shaxs bo'lib, aslida o'ng qo'ldir. U doimo barcha muhim voqealar va tadbirlardan, shuningdek, bevosita rahbarining joylashgan joyidan xabardor. Shu bilan birga, unga katta mas'uliyat yuklanadi, bu ma'lum ko'nikmalarning mavjudligi bilan kurashishga yordam beradi. Ushbu maqolada biz shaxsiy yordamchining ish vazifalarini va bu ish uchun zarur bo'lgan fazilatlarni ko'rib chiqamiz.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

• boshliqning shaxsiy yordamchisi kim;
• ish vazifalari;
• Shaxsiy sifat;
• professional sifat.

Boshning shaxsiy yordamchisi kim

Shunday qilib, menejerning shaxsiy yordamchisi- kim bu? Rossiya mehnat bozorida bu pozitsiya nisbatan yaqinda paydo bo'ldi. Ish majburiyatlariga asoslanib, shaxsiy yordamchi - bu rahbarning bir xil kotibi, ammo kengaytirilgan mas'uliyatga ega ekanligini umumlashtirish mumkin.

Gap shundaki, shaxsiy yordamchining ishi nafaqat kotibning vazifalari bilan cheklanib qolmaydi: ular shuningdek, jadvalni rejalashtirish, tadbirlarni tashkil etish va hokazolar uchun javobgarlikni qo'shadilar. Aytishimiz mumkinki, shaxsiy yordamchining asosiy vazifasi boshni tushirishdir. Ya'ni, menejer ishining ko'p qismini bajaradigan shaxsiy xodim (ko'lami, albatta, har bir boshliq tomonidan alohida belgilanadi).

Hatto shunday holatlar ham borki, menejer yordamchisi o'zi bajaradigan ishni hisobga olsak, aslida o'rinbosar bo'ladi. Ko'pgina hollarda, ish ta'rifida ko'rsatilgan shaxsiy yordamchining vazifalari amaldagiga qaraganda ancha kam.

Ish majburiyatlari

Kotibning lavozim vazifalari professional standartlar bilan tartibga solinadi. Bundan tashqari, ushbu hujjatda kotib yordamchisi va rahbarning kotibi kabi xodimlarning vazifalari ro'yxati ham mavjud. Ma'lumki, munitsipal va davlatga tegishli bo'lmagan kompaniyalarda professional standartga rioya qilish majburiy emas. Biroq, ushbu hujjatdagi tavsiyalar xususiy kompaniyalardagi kotiblarning ish ta'riflarida aks ettirilgan.

Keling, kasbiy standartda rahbar kotibining vakolatlarini belgilash haqida nima deyilganini ko'rib chiqaylik.

Kasbiy standart shaxsiy yordamchi kabi kasbni o'z ichiga olmaydi. Biroq, uning ish majburiyatlari rahbarning kotibi uchun professional standartda to'liq aks ettirilgan. Avvalo, ular 2 qismga bo'lingan:

1. Rahbar faoliyatini tashkiliy ta'minlash;
2. Tashkilot rahbarining faoliyatini hujjatlashtirish.

O'z navbatida, tashkiliy yordam quyidagilardan iborat:

• rahbar kotibining ish kuni rejasini shakllantirish;
• qo'ng'iroqlarni qabul qilishni tashkil etish telefon suhbatlari) rahbar;
• xizmat safarlarini tashkil etish;
• boshliqning qabul qilish xonasida tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish;
• turli tadbirlarni tashkil etish, tayyorlash va ularga xizmat ko'rsatish (yig'ilishlar, ish uchrashuvlari, yig'ilishlar va boshqalar);
• buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish;
• qabulxonada va menejerning ofisida funktsional ish joyini tashkil etish va saqlash.

Yuqoridagi vazifalar boshqaruvchiga ma'muriy yordam sifatida ham tanilgan, chunki ularni bajarishda kotib haqiqatda ma'muriy ishlarni bajaradi.

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash quyidagilarni tayyorlash va bajarishni o'z ichiga oladi:

• tashkiliy hujjatlar;
• boshqaruv hujjatlari;
• Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;
• Hozirgi fayllarni saqlash;
• Keyinchalik saqlash uchun qutilarga ishlov berish.

Shuningdek, shaxsiy yordamchining vazifalari shaxsiy kompyuter bilan ishlash qobiliyatini o'z ichiga oladi, bu holda malaka darajasi ham individual ravishda belgilanadi.

E'tibor bering, vazifalari yuqoridagilarga to'g'ri keladigan menejer yordamchisi ko'pincha bir qator shaxsiy topshiriqlarni bajarishga majbur bo'ladi. Ushbu mas'uliyat doirasini ishga kirishda to'g'ridan-to'g'ri aniqlash tavsiya etiladi.

Yangi maqolalar

Menejer yordamchisining shaxsiy fazilatlari

Shaxsiy yordamchi ularni amalga oshirish uchun ham aqliy, ham jismonan imkon qadar tayyor bo'lishi kerak. Keling, shaxsiy yordamchiga ega bo'lishi kerak bo'lgan eng muhim shaxsiy fazilatlarni ko'rib chiqaylik.

• Stressga qarshilik. Ushbu sifat shaxsiy yordamchining katta hajmdagi ish va vazifalari tufayli majburiydir. Faqat sovuq aql va tashqi ogohlantirishlarga yoki favqulodda ish rejimiga ta'sir qilmaslik qobiliyati shaxsiy yordamchiga ish kunining boshida kuchini yo'qotmaslikka yordam beradi.
• Muloqot. Ma'lumki, boshning kutish zalida hech qachon jim bo'lmaydi: u erda doimo tashrif buyuruvchilar kutishadi yoki telefon jiringlaydi. Va bu rahbar bilan auditoriya olishni istagan har bir kishi bilan muloqot qilishga majbur bo'lgan menejer yordamchisi. Shu bilan birga, har xil savollar, maqsadlar va kayfiyatlarga ega bo'lishni istagan har bir kishi, ularning barchasi uchun siz topishingiz kerak. umumiy til va ularning ishonchini qozonadi. Ishonchim komilki, agar g'azablangan mijoz uning ofisiga kirsa, menejeringiz mamnun bo'lmaydi. Shuning uchun, bu holda, shaxsiy yordamchining vazifasi bunday vaziyatlarning oldini olish bo'ladi, bu muloqot qobiliyatlari yo'qligida mumkin emas.
• Ehtiyotkorlik. Hujjatlar bilan ishlashda bu sifat katta ahamiyatga ega. Shaxsiy yordamchi ma'lum bir hujjatni loyihalash va tayyorlashning to'g'riligini bir qarashda baholay olishi kerak. Bundan tashqari, hujjatlardagi xatolarning asosiy sababi shunchaki e'tiborsizlikdir.
• Xotira. Ma'lumki, hujjatlar bilan ishlash shaxsiy yordamchi bilishi kerak bo'lgan ko'plab qoidalar va qonunlar bilan bog'liq. Bundan tashqari, qabulxona har kuni ko'p sonli qo'ng'iroqlarni qabul qiladi, buni unutmaslik kerak. Shuningdek, barcha muhim sheriklarning ismlarini, ishlarning hozirgi holati haqidagi ma'lumotlarni va hokazolarni eslab qolish kerak. Bularning barchasi kotibdan yaxshi xotiraga ega bo'lishni va axborot bilan tez ishlash qobiliyatini talab qiladi.

Menejer yordamchisining kasbiy fazilatlari

Boshning shaxsiy yordamchisi ishida talab qilinadigan kasbiy fazilatlar ta'sirchan ro'yxatni tashkil qiladi. Siz ularni aniqlash uchun ham foydalanishingiz mumkin. bosh kotibi uchun professional standart, bu muayyan ish vazifalarini bajarish uchun qanday ko'nikmalar talab qilinishini aniq ko'rsatadi.

Shunday qilib, rahbarning faoliyatini tashkiliy qo'llab-quvvatlash uchun shaxsiy yordamchi ko'plab professional fazilatlarga ega bo'lishi kerak.

• Tashkilotning ishlab chiqarish faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini tushunish;
  • sanoatning o'ziga xos xususiyatlari;
  • Tashkilot o'rtasidagi o'zaro ta'sir shakllari va tashqi muhit;
• Tashkilot rahbariyati va uning bo'limlari bilan muloqot qila olish;
• Mehnatni ilmiy tashkil etish usullarini bilish;
  • O'z-o'zini boshqarish funktsiyalari;
  • Ish vaqtini rejalashtirish tamoyillari va qoidalari;
• Maqsadlarni qanday qo'yishni biling. Rejalashtirish asoslari;
• Prioritetlashtirish tamoyillarini bilish. Maqsad turlari.

Hujjatlashtirish faoliyati uchun kasbiy fazilatlarga quyidagilar kiradi:

• boshqaruvning huquqiy asoslari (ma'muriy, mehnat va iqtisodiy huquq);
• boshqaruv faoliyatini hujjatli ta’minlash tartibini belgilovchi amaldagi huquqiy hujjatlar, me’yoriy-uslubiy hujjatlar, davlat standartlari;
• tashkiliy tuzilma. Tashkilot va bo'linmalarning boshqaruv jamoasi, hujjatlarni imzolash va tasdiqlash huquqiga ega bo'lgan shaxslarning imzo namunalari va ularning mas'uliyat sohalari bo'yicha cheklovlar;
• tashkilot faoliyatini hujjatlashtirish qoidalari;
• hujjatlar bilan ishlash tartibi;
• normativ-huquqiy hujjatlarga muvofiq hujjatlarga qo'yiladigan talablar va davlat standartlari;
• tashkiliy hujjatlarni rasmiylashtirish qoidalari (nizomlar, yo'riqnomalar, nizomlar va boshqalar) Hujjat turlari, ularning maqsadi;
• hujjatli tilshunoslik asoslari.

Shu bilan birga, kasbiy ta'lim va ish tajribasining majburiy mavjudligini unutmang.

Bosh direktor uchun shaxsiy yordamchini qanday tanlash mumkin

"Bosh direktor" jurnali

Shaxsiy yordamchi ishining mohiyati uning menejeri faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari va xususiyatlarini bilib, o'z ishining muhim qismini o'z zimmasiga olishdir. Masalan, shaxsiy yordamchining vazifalariga menejerning ish jadvalini rejalashtirish va optimallashtirish, bosh direktorning harakatlarini muvofiqlashtirish, yig'ilishlar va muzokaralar, aktsiyadorlar, direktorlar kengashi yig'ilishlarini tashkil etish, menejer uchun xizmat safarlarini tayyorlash kiradi (qarang: Shaxsiy yordamchining vazifalari). menejer yordamchisi).

Boshning shaxsiy yordamchisining vazifalari

Bosh direktor o'rinbosarining vazifalariga quyidagilar kiradi:

• telefon suhbatlarini tashkil etish;
• rahbariga yo‘llangan xabarlar, xatlarni qabul qilish va kerak bo‘lganda ularni rahbarga yetkazish;
• yig'ilishlarni, yig'ilishlarni, shu jumladan aktsiyadorlar, direktorlar kengashi yig'ilishlarini, muzokaralarni tayyorlash (shaxsiy yordamchi materiallarni tanlaydi, ishtirokchilarni tadbir o'tkaziladigan joy va vaqt to'g'risida xabardor qiladi, shuningdek normativ hujjatlarga rioya etilishini nazorat qiladi, bayonnomalarni yuritadi, natijalarni tuzadi , stenografiya oladi);
• kiruvchini qabul qilish ish yozishmalar, uni ro'yxatga olish va rahbarga topshirish, keyin esa - Bosh direktorning qarorlarini aniq ijrochilarga etkazish yoki mustaqil ravishda javob tayyorlash;
• kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari xodimlari tomonidan rahbarning topshiriqlarini bajarish muddatlarini nazorat qilish;
• hujjatlarni imzolash uchun qabul qilish va o'z vaqtida taqdim etish;
• rahbarining tashrif buyuruvchilari bilan uchrashish va qabul qilish;
• ish safarlarini tayyorlash (vizani qo'llab-quvvatlash, chiptalarga buyurtma berish, mehmonxonalarni bron qilish);
• maksimal darajada qulay sharoit yaratish samarali ish menejer (ish joyining tashkil etilishini, ish yuritish materiallarining mavjudligini, zarur orgtexnika jihozlarini, menejer ishxonasidagi tozalikni nazorat qiladi).

Sizga qanday shaxsiy yordamchi kerak

Bosh kotib. 25 kishigacha bo'lgan kompaniyalar menejerlari uchun javob beradi. Bu shaxs kompaniyaning kotibi funktsiyalari bilan rahbar kotibining funktsiyalarini birlashtiradi. Menejer uchun u faqat ma'lum oddiy vazifalarni bajaradi (masalan, tashrif buyuruvchilar bilan uchrashadi, ularga ichimliklar taklif qiladi, xatlarni chop etadi, yozishmalarni qayta ishlaydi).

Talablar. Bu intizomli ijrochi bo'lishi kerak, qaror qabul qilishda mustaqil bo'lish, tashabbuskorlik talab etilmaydi. Boshqa talablarga quyidagilar kiradi: oliy yoki to'liqsiz oliy ma'lumot (o'qish mehnatga ta'sir qilmasligi muhim), yuqori tezlik bosib chiqarish, ofis jihozlaridan foydalanish qobiliyati, bir yillik shunga o'xshash tajriba ma'qul. Ushbu lavozimga da'vogar odam monoton ishlarni bajarishga moyil bo'lishi kerak.

Ma'muriy yordamchi, biznes menejeri. Bu katta hujjat aylanishiga ega bo'lgan kompaniyalar rahbarlari uchun, asosan, menejer va uning bo'ysunuvchilari o'rtasidagi aloqa uchun zarurdir. Ushbu turdagi shaxsiy yordamchi o'z ishida texnik funktsiyalarni va undan mustaqillik va mas'uliyatni talab qiladigan funktsiyalarni bajarishni birlashtirishi kerak, masalan: rahbarning ish jadvalini rejalashtirish, sayohatlarni tashkil etish, ba'zi hujjatlarni mustaqil ravishda tuzish, muzokaralar, uchrashuvlar uchun materiallar tayyorlash. , aksiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashi.

Talablar. Oliy ma'lumot, ikki yildan beri shunga o'xshash ish tajribasi, vakil tashqi ko'rinish, chet tilini bilish (agar kerak bo'lsa), yaxshi tashkilotchilik qobiliyati, shu jumladan muzokaralarni tashkil etish ko'nikmalari, mustaqil ravishda qaror qabul qilish qobiliyati.

Professional yordamchi. Bu, qoida tariqasida, yirik korxonalar rahbarlari uchun zarurdir. Ko'pincha erkaklar bu lavozimga taklif qilinadi. Bunday bosh direktor yordamchisi ishning bir qismini menejer uchun va menejer uchun bajaradi va menejer natijalardan zavqlanadi. Professional yordamchi menejer faoliyatining predmeti bo'yicha maxsus bilim va ma'lumotga ega bo'lishi kerak. U menejer uchun texnik ishlarni bajarmaydi, masalan, ma'muriy yordamchi.

Talablar. Oliy ma'lumot (profil), ikki yillik shunga o'xshash ish tajribasi, chet tilini bilish (agar kerak bo'lsa), kompaniya sohasida bilim va tajriba, mas'uliyat, tashabbus. Bu xodim uchun haddan tashqari ambitsiyalarga ega bo'lmaslik juda muhim, chunki menejer o'zining ko'p soatlik mashaqqatli mehnatining samarasidan bahramand bo'ladi va barcha yutuqlarni o'zi uchun moslashtiradi.

Rahbarning shaxsiy ishlari bo'limi boshlig'i. Ushbu turdagi shaxsiy yordamchi boshqalarga qaraganda kamroq tarqalgan. U kichik va yirik kompaniyalarda talabga ega bo'lishi mumkin. Bu ishda ko'p vaqt sarflaydigan, lekin shu bilan birga ofisdan tashqarida juda faol hayot kechiradigan, katta oilaga ega bo'lgan, tez-tez chet elga ta'tilga chiqadigan va tashkilotning ba'zi funktsiyalarini ishonib topshirishga tayyor bo'lgan rahbar uchun kerak. uning yordamchisiga shaxsiy ishlar. Masalan, shaxsiy ishlar boshlig'i teatrlarga, kontsertlarga chiptalarni bron qilish va sotib olish, do'stlar, qarindoshlar va muhim hamkorlar uchun sovg'alar sotib olishi mumkin. Boshqaruv boshlig'i tomonidan menejer va uning oilasi uchun sayohatlarni tashkil qilish odatiy hol emas (qarang: Oshpazning ichki kiyimi).

Oshpazning ichki kiyimi

Shaxsiy yordamchi lavozimiga da'vogarlardan biri suhbat chog'ida oldingi menejer bilan ish vazifalari haqida gapirdi. Uning ish vaqtining asosiy ulushi shaxsiy topshiriqlar bilan band edi (keksa ona uchun sanatoriyni davolovchi shifokorning barcha tavsiyalarini inobatga olgan holda tanlang; o'smir o'g'lidan uning tug'ilgan kuni va buyurtmasi uchun qanday sovg'a olishni xohlashini bilib oling. uni Internet orqali; piknik uchun yangi qo'zichoq oling).

Bir kuni uning menejeri jo'nashdan bir necha soat oldin ish safariga ketayotganini bilib oldi. Uyga borib, ichki kiyimini almashtirishga ulgurmadi. Keyin sodiq yordamchi eng yaqin do'konga borib, oshpaz uchun bir qator ichki kiyim, unga smenali ko'ylak va galstuk sotib oldi. Bunday topshiriq uning uchun ishlar tartibida edi.

Talablar. Oliy ma’lumotli, kompyuterni yaxshi bilishi, orgtexnikadan foydalana olishi, yoqimli ko‘rinishi, tilni bilishi (rahbarning shaxsiy topshiriqlarining o‘ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqqan holda), Internetda kerakli ma’lumotlarni tez va samarali izlash malakasi, maxfiy ma’lumotlarni saqlash qobiliyati. ma `lumot. Xushmuomalalik hissi, ayniqsa rahbarning qarindoshlari bilan munosabatda bo'lish juda muhimdir.

Bosh direktor nutqi
Yuriy Vodilov Sibribprom bosh direktori, Tyumen

“Sibribprom” MChJ baliq mahsulotlari ishlab chiqarishga ixtisoslashgan ko‘p tarmoqli korxona hisoblanadi. Unda tirik baliq yetishtiriladigan va yetishtiriladigan uchta korxona, uchta baliqni qayta ishlash korxonasi, chekish va quritish sexi, omborxonalar, kemasozlik zavodi mavjud.

Shaxsiy yordamchim men bilan sakkiz yildan beri ishlaydi. Birinchidan, u kotib sifatida ishga qabul qilindi. Albatta, xodim sozlangan martaba, shuning uchun vaqt o'tishi bilan u mening shaxsiy yordamchim bo'lishga muvaffaq bo'ldi.

Men uchun nima ayniqsa muhim va nega men bu nomzodni tanladim? Zo'r xotira, yuqori darajadagi intizom, topshiriqlarni o'z vaqtida bajarish qobiliyati, odamlar bilan muloqot qilish qobiliyati, ushbu kasbning xususiyatlarini bilish, rahbariyat tomonidan talablarni etarli darajada idrok etish va, albatta, axloqiy me'yorlarga rioya qilish. xulq-atvor standartlari.

Mening shaxsiy yordamchim tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi, rahbarning ijobiy imidjini yaratadi va kompaniyaning yuqori obro'sini saqlaydi. Ish kunimni rejalashtirish, muzokaralar, uchrashuvlar, uchrashuvlar tashkil etish, kerakli hujjatlarni tayyorlash, ish yuritish va ayrim masalalarni mustaqil hal qilish – bularning barchasi mening shaxsiy yordamchim zimmasida. Bunday holda ishlaganda yaqin aloqa : yaqin kontakt o'zaro tushunish, muloqot jarayonida qulay ichki holat juda muhim, chunki yordamchi allaqachon yaqin odamdir!

Bosh direktor nutqi

"Galakt" kompaniyalar guruhi - Rossiya ishlab chiqaruvchisi aroq brendlari "Poltina" va "Frost and Sun". Kompaniya aroq ishlab chiqaruvchilarning 10 taligiga kiradi. Mahsulotlarni tarqatish tarmog'i Rossiya Federatsiyasining barcha hududlarini qamrab oladi va 100 dan ortiq distribyutorlardan iborat. Guruhning hududiy vakolatxonalari 24 ta yirik hududda tashkil etilgan. 2006 yilda guruh korxonalarining umumiy ishlab chiqarish hajmi 2520 ming AQSH dollarini tashkil etdi. Xodimlar soni 600 kishi.

Mening yordamchim vazifalariga quyidagilar kiradi:

• rahbarning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlar va konferentsiyalar tashkil etish;
• ish yozishmalar;
• buyruqlarni bajarish va, albatta, bosh direktorning buyruqlari bajarilishini nazorat qilish.

Shaxsiy yordamchi menejerning o'ng qo'li bo'lib, kotibdan farqli o'laroq, unga ma'lum vakolatlar va mas'uliyatning kengroq doirasi berilgan. Bosh direktor yordamchisining asosiy ishbilarmonlik fazilatlari bu muloqot qobiliyati, ishbilarmonlik odob-axloqini bilish, aniqlik, aniqlik, ehtiyotkorlik va tashkilotchilikdir.

Nima uchun yordamchi bilan hissiy muvofiqlik muhim?

Bosh direktorning ishi ko'p odamlar bilan aloqada bo'lib o'tadi, ba'zida ular bilan aloqa qat'iy asosda qurilgan va ko'pincha hissiy noqulayliklarga olib keladi. Shu sababli, shaxsiy yordamchi lavozimiga tanlagan odam nafaqat barcha kerakli kasbiy ko'nikmalarga ega bo'lishi, balki hissiy jihatdan ham sizga mos kelishi juda muhimdir.

Albatta, suhbat davomida nomzod bilan mosligini aniqlash qiyin. Faqat bitta yo'l bor - siz sezgiingizni tinglashingiz kerak. Shubhasiz, siz bu vaziyatga bir necha bor duch kelgansiz: nomzod barcha kerakli bilim va ko'nikmalarga ega, uning tajribasi zo'r va ish haqi hamma narsa sizga mos keladi, lekin odam bilan gaplashish siz uchun yoqimsiz, siz uni imkon qadar tezroq tark etishini xohlaysiz va his-tuyg'ularingiz uchun hech qanday aniq tushuntirish topa olmaysiz. Hamma narsa juda oddiy - bu aynan bir xil hissiy nomuvofiqlik.

Bosh direktor nutqi
Regis Lomm Pfizer Rossiya rahbari, Moskva

1849 yilda tashkil etilgan Pfizer tibbiyotning turli sohalari (kardiologiya, onkologiya, urologiya, psixiatriya, oftalmologiya, endokrinologiya, dermatovenerologiya), shu jumladan yangi avlod antibiotiklari uchun farmatsevtika mahsulotlarini ishlab chiqadi va ishlab chiqaradi. Pfizer butun dunyo bo'ylab 150 dan ortiq manzillarga ega. Har yili kompaniya tadqiqot va yangi dori-darmonlarni ishlab chiqishga katta miqdorda sarmoya kiritadi. Kompaniyaning Rossiya vakolatxonasi (Pfizer International MChJ) 1992 yildan beri faoliyat ko'rsatmoqda.

Mening shaxsiy yordamchim ushbu lavozim uchun standart vazifalarni bajaradi: kundalik ish jadvalini tuzadi, tashkil qiladi ish safarlari va hokazo. Bunday faoliyat turi uchun kasbiy mahoratdan tashqari shaxsiy fazilatlar ham juda muhim: yuqori psixologik moslashuvchanlik, xayrixohlik, aniqlik, tafsilotlarga e'tiborli bo'lish qobiliyati, mukammal muloqot qobiliyatlari. Yordamchi har doim rahbarning ish sharoitlarini yaxshilash uchun yana nima qilish kerakligini his qilishi kerak.

Yaxshi ijrochi yordamchisining o'ziga xos xususiyati - bu muammoning echimi shartnomada ko'rsatilmagan bo'lsa ham, yordam berishga samimiy va so'zsiz tayyorlikdir. Bu doimiy qo‘llab-quvvatlash rahbar uchun juda muhim, ayniqsa, u o‘ziniki bo‘lmagan mamlakatda ishlasa, uning barcha xususiyatlari va urf-odatlarini har doim ham bilmaydi.

Hozir mening shaxsiy yordamchim bo'lgan odam kompaniyada bir yilga yaqin ishlaydi. Rahbar va yordamchi yaqin hamkorlikda ishlagani uchun muloqot ikkalasi uchun ham qulay bo'lishi kerak. Ishonchim komilki, xodimni tanlashda nafaqat uning kasbiy fazilatlarini, balki sizning orangizda intuitiv darajada o'zaro tushunish paydo bo'lganmi yoki yo'qmi, siz bu odamga ishonishingiz mumkinligini instinktiv ravishda his qildingizmi yoki yo'qligini ham hisobga olish kerak. 30 yildan ortiq biznes tajribam davomida men muhim saboq oldim: ba'zida siz aqlning dalillariga emas, balki sezgiingizga ko'proq ishonishingiz kerak.

Shaxsiy yordamchini qidirishni kimga topshirish kerak

Ikkita variant mavjud: qidiruvni kadrlar bo'limiga yoki ishga yollash agentligiga ishonib topshiring (shuningdek qarang: Kimga yordamchi topishga ishonib bo'lmaydi).

Yordamchi topish uchun kimga ishonish mumkin emas

Ko'pincha ikkita shaxsiy yordamchiga muhtoj bo'lgan menejer ikkinchi xodimni qidirishni allaqachon ishlaydigan yordamchiga topshiradi. Bunday holda, u ular juft bo'lib ishlaydi, shuning uchun ular bir-biriga mos kelishi kerakligi bilan boshqariladi. Biroq, bu fikrni muvaffaqiyatli deb hisoblash mumkin emas. Rahbarning ishonchi va e'tiborini talab qiladigan raqobatchi bilan yonma-yon ishlashni istamaganligi sababli, birinchi yordamchi oddiygina texnik kotibni tanlashi mumkin. U barcha muntazam ishlarni bajaradi, lekin agar kerak bo'lsa, u birinchi yordamchini to'liq almashtira olmaydi.

Shaxsiy yordamchini qidirishni buyurgan bosh direktor, iloji boricha batafsil (eng kichik tafsilotlargacha) qanday odam kerakligini aytib berishi kerak. Shu bilan birga, nafaqat vazifalarni, balki nomzodlarga qo'yiladigan talablarni ham aniqlash kerak. Qaysi talablar siz uchun asosiy va majburiy ekanligini va qaysi biri ixtiyoriy ekanligini aniq belgilab qo'ying (ya'ni, nimani tanlashda, agar barcha muhim talablar bajarilgan bo'lsa, siz ko'zingizni yumishingiz mumkin). Agar ushbu shartlar bajarilsa, tanlov uchun mas'ul shaxs, bir tomondan, abituriyentlarni fundamental asoslar bo'yicha e'tibordan chetda qoldiradi va menejerni istalmagan nomzodlarga vaqt sarflashga majburlamaydi, boshqa tomondan, bajarmaganlarni rad etmaydi. faqat bitta yoki ikkita parametrga mos keladi.

Bosh direktor nutqi
Yuliya Konelskaya Galaktta Group bosh direktori, Moskva

Yordamchi lavozimiga nomzodni tanlashda biz ichki qismdan ham foydalandik kadrlar zaxirasi, Va tashqi manbalar. Meni birinchi navbatda menejerlar yordamchisi bo'lib ishlagan odamlar qiziqtirardi yirik kompaniyalar, shuningdek, ma'muriy bo'lim boshliqlari (loyihalar guruhini bir martalik boshqarish tajribasiga ega).

Nomzodlarni birlamchi saralash kadrlar xizmati tomonidan amalga oshirildi. Mutaxassisning belgilangan talablarga javob berishi tekshirildi: ko'nikmalar sinovdan o'tkazildi, salohiyat, motivatsiya aniqlandi. Suhbatda nomzoddan haqiqiy ish vaziyatlari holatlarini hal qilish so'ralgan va natijalarga ko'ra uning kasbiy yaroqliligi, shuningdek, avvalgi menejer nomzodiga bo'lgan ishonch darajasi aniqlangan - 2007).

Tanlashda biz nomzodning bizning standartlarimizga muvofiqligiga e'tibor qaratdik korporativ madaniyat. Bundan tashqari, uning muayyan darajadagi mas'uliyatni o'z zimmasiga olishga tayyorligi juda muhimdir. Agar nomzod ijrochi bo'lsa, unda vazifani belgilashda uni amalga oshirish metodologiyasini tushuntirishga vaqt sarflash kerak bo'ladi. Men topib, topshiriqni mustaqil ravishda bajara oladigan yordamchini tanladim zarur resurslar va zarur kommunikatsiyalarni qurish.

Ijodiy guruh rahbariga kotib tanlash texnologiyasi

Sergey Alekseev Ijrochi direktori"Kvartet-I" komik teatri, Moskva

"Kvartet-I" komik teatri 1993 yilda GITISning estrada fakulteti bitiruvchilari guruhi tomonidan yaratilgan. Teatr jamoasi har doim o'z spektakllarining muallifi sifatida ishlaydi (hatto ular boshqa muallifning adabiy materialiga asoslangan bo'lsa ham). Teatr teatr, radio va televideniye loyihalari doirasida doimiy ravishda ijodiy va adabiy faoliyat bilan shug‘ullanadi.

Teatrdagi kotibning ishi o'ziga xos xususiyatlarga ega. Bir tomondan, bu mashhur aktyorlarning suhbati, sahna ortidagi ijodiy muhit bo'lsa, ikkinchi tomondan, kotiba bu muhitda ish qilishi kerak va ish faqat texnikdir. Yosh qizlarning boshlari ko'pincha bunday kontrastga dosh berolmaydi. Yiliga bir marta kotibani almashtirishim kerakligi bilan deyarli kelishib oldim. Endi, masalan, men oxirgi ikki yil ichida uchinchi yordamchi uchun ishlay boshladim. Tanlash texnologiyasi quyidagicha:

Men shaxsiy yordamchini qidirish bo'yicha e'lonlarni joylashtiraman.Buni veb-saytimizda va bir nechta ish saytlarida qilaman. Odatda juda ko'p javoblar mavjud - teatrdagi har qanday bo'sh ish o'rinlari oddiy ofisdagi shunga o'xshash ishdan ko'ra jozibali ko'rinadi. Lekin, afsuski, nomzodlar teatrga ishga borgach, maroqli bo‘ladi, deb o‘ylaydi va bu yerda dam olish emas, ishlash kerakligini unutadi.

Men rezyume asosida dastlabki tanlov qilyapman. Men darhol aktrisalar, rassomlar, jurnalistlarning, ya'ni ijodiy martabaga o'ziga xos tarzda yo'naltirilgan odamlarning rezyumelarini rad etaman. Chunki bu pozitsiya ularni faqat teatr uchrashuviga kirish nuqtai nazaridan qiziqtirishi aniq. Texnik ta'lim, shuningdek, katta hajmdagi ma'lumotlarni qayta ishlash tajribasi, aksincha, nomzod uchun kozozdir. Keyin men olingan tajriba ketma-ketligini baholayman. Misol uchun, dastlab loyiha menejeri bo'lib ishlagan va hozir kotib sifatida ish qidirayotgan odamning motivatsiyasi nima bo'lishi mumkin?

Nomzodlar bilan bog'lanish elektron pochta va telefonda gaplashing. Xat yozish orqali, o'z fikrlarini ifodalash uslubi birinchi taassurotdir. Keyin uchrashuv uchun o'zimga yoqadigan besh yoki olti nomzodni tanlayman.

Intervyu. Men barcha nomzodlarni bir kechada suhbatga taklif qilaman, qo'shimcha ravishda men do'stimga, ishga qabul qilish agentligi direktoriga qo'ng'iroq qilaman. Men shaxs haqida sub'ektiv mulohazalar nuqtai nazaridan savollar beraman va u professional psixolog sifatida, masalan, nomzodning motivatsiyasini aniqlashga yordam beradigan savollarni beradi.

Men bir nechta sinov hikoyalarini o'ylab topdim (biznes holatlari). Men murojaat etuvchiga ma'lum bir vaziyatda qanday harakat qilishi haqida o'ylashni taklif qilaman. Javoblarda men sog'lom fikr va umidlarimga mos kelishni qidiraman. Masalan: "Siz birinchi ish kunida uxladingiz - ishni boshlaganingizdan yarim soat o'tgach uyg'ondingiz. Sizning birinchi qadamlaringiz qanday? Tabiiyki, men odamdan birinchi navbatda menejeriga qo'ng'iroq qilishini aytishini kutaman, bu men. Ammo shunday bo'ladiki, nomzod uzoq vaqt rad etadi va bu uning bilan hech qachon sodir bo'lmasligini aytadi. Yana bir misol. Men odamga bevosita rahbar tomonidan topshiriq berilgan vaziyatni tasvirlayman va uni amalga oshirish uchun aniq bir soat beriladi. Shundan so'ng, yuqoriroq boshliq yana bir topshiriq beradi, bu ham bir soat davom etadi va uni darhol boshlash kerak. Ikkala vazifani bir vaqtning o'zida bajarish mumkin emas. Keyin nomzodning bu vaziyatda o'zini qanday tutishini so'rayman. Men uchun ideal javob - bu vaziyat haqida xabardor qilish va maslahat so'rash uchun bevosita rahbarimga yugurish bo'ladi.

Suhbatda men qarshimda qanday inson ekanligini tushunish uchun oila, ota-onaning faoliyati haqida so'rayman. Axir, odatda suhbatga kelgan qizlar yosh (18-23 yosh) va ish tajribasiga ega emaslar (yoki minimal). Shu sababli, ularda mavjud bo'lgan narsalarning aksariyati oila tomonidan belgilanadi, boshqa ta'sir hali bo'lmagan va ularning o'zlari hali etuk shaxs bo'lishga ulgurmagan.

Barcha suhbatlardan so'ng men ishga qabul qilish agentligi direktorining fikrini inobatga olgan holda qaror qabul qilaman. U, uning fikricha, kim ko'proq g'ayratli, kim nimani xohlashini biladi va kim yo'qligini aytadi. Va inson bilan aloqa qilish hissi va uning mavjudligidan tasalli ham juda muhimdir. Bir qiz keldi, u aqlli va izchil gapirganday tuyuldi, u barcha biznes holatlarini ko'rib chiqdi, lekin men u meni bezovta qilayotganini his qilyapman, tezroq ketishini xohlayman. Shaxsiy yordamchini tanlashda bu sub'ektiv omilni chegirib bo'lmaydi.

Bizda endigina ish boshlagan qiz sizga nima yoqdi? Birinchidan, juda tushunarli savodli formulalar. Ikkinchidan, u hozirgina Moskva aviatsiya institutini tamomlagan va bu yaxshi texnik ma'lumot. Uchinchi plyus shundaki, u kechqurun buxgalter bo'lib ishlagan, shuning uchun u katta hajmdagi ma'lumotlarni tizimlashtirish va qayta ishlash qobiliyatiga ega.

Menejer yordamchisining ish tavsifi: kompilyatsiya qilish xususiyatlari

Lavozim tavsifi - bu xodim bajaradigan vazifalarni belgilaydigan, uning mehnat vazifalari va javobgarlik chegaralarini belgilaydigan hujjat.
Har bir kasb yoki lavozim uchun ish tavsiflarini ishlab chiqish bo'lsa-da Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligi bilan tartibga solinmagan, ish beruvchilarning ko'pchiligida (ham davlat, ham xususiy) ushbu hujjat majburiy ravishda mavjud.

Ko'rsatma nima uchun?

Menejer yordamchisining ish tavsifi maksimal ma'lumotlarni o'z ichiga oladi

Lavozim tavsifini tayyorlashning maqsadga muvofiqligi shundan iboratki, sud muhokamasi bo'lmasa, xodim o'z vazifalarini bajarmaganligini isbotlash qiyin bo'ladi (va ularning to'liq ro'yxati yo'riqnomada ko'rsatilgan), chunki Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 57-moddasi 2-qismiga muvofiq xodim bilan tuzilgan mehnat shartnomasi faqat lavozimni va uning umumiy mehnat funktsiyasini o'z ichiga oladi.

Ish tavsifi ish beruvchiga quyidagilarga imkon beradi:

1. Ish izlovchining unda belgilangan talablarga rioya qilmaganligi sababli rad etishini asoslash
2. Shaxsiy xodimlar o'rtasidagi majburiyatlarni aniq belgilang
3. Sinov davrida ham, undan keyin ham xodimlarning ish faoliyatini baholang
4. Xodimning egallab turgan lavozimiga nomuvofiqligini asoslash (attestatsiya natijalarini hisobga olgan holda).

Lavozim tavsifining mavjudligi xodimning o'zi uchun ham foydalidir, chunki u uning majburiyatlari va majburiyatlarining chegaralarini belgilaydi va hech kim mehnat shartnomasida yoki mehnat majburiyatlarida nazarda tutilmagan funktsiyalarni bajarmasligi kerak.

Rivojlanish va ko'rsatmalar bo'limlari

Ko'rsatma ma'lum bir kundan boshlab kuchga kiradi va xodim u bilan imzosi bilan tanishishi kerak. Xodimga ushbu hujjatning nusxasini (shuningdek, imzoga qarshi) berish tavsiya etiladi. Belgilangan amaliyotga ko'ra, ko'rsatmalar odatiy bo'limlarni o'z ichiga oladi:

1. Umumiy holat
2. Ish majburiyatlari
3. Huquqlar
4. Mas'uliyat

Yo'riqnoma biron bir xodim uchun emas, balki ma'lum bir lavozim / kasb uchun tuzilganligini yodda tutish kerak. Shuning uchun, ma'lum bir lavozimning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda, ko'rsatma xodimning ushbu aniq lavozimda bajaradigan vazifalari doirasini belgilaydi.

Menejer yordamchisining ish tavsifining xususiyatlari

Menejer yordamchisi - mas'uliyatli lavozim

Menejer yordamchisi - bu alohida lavozim. Menejer yordamchisining mehnat funktsiyasi uning menejerining ishini texnik va tashkiliy jihatdan qurishdir.

Uchrashuvlar va tadbirlarni rejalashtirish, ish kunini, haftani, uzoqroq vaqtni rejalashtirish, sayohatlar va tadbirlarni tashkil etish, muhim hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish - bular malakali menejer yordamchisi vazifalarining kichik bir qismidir.

Kotib, yordamchi, ofis menejeri va menejer yordamchisi tomonidan bajariladigan lavozimlarni va shunga mos ravishda vazifalarni aniqlash noto'g'ri. Agar birinchi lavozimlar ko'proq yordamchi funktsiyalarni nazarda tutsa, menejer yordamchisidan tashkiliy va ma'muriy funktsiyalar talab qilinadi. Tasodifan emas, malaka qo'llanma bu pozitsiyani etakchi sifatida tasniflaydi.

Shunga ko'ra, menejer yordamchisi lavozimiga ishga qabul qilingan xodimga qo'yiladigan talablar menejment sifatida taqdim etiladi: ta'lim darajasidan malaka va tajribagacha. oldingi ish. Shaxsiy fazilatlar ham juda muhimdir.

Na mehnat shartnomasida, na boshqa hujjatlarda menejer yordamchisining vakolatlari to'g'risida batafsil ma'lumot mavjud emasligi sababli, ular ish tavsifida iloji boricha aniq aks ettirilishi kerak. "Bosh yordamchisi" lavozimiga yo'riqnomaning xususiyatlari:

• Batafsil texnik topshiriq
• Rahbarning ko'rsatmalariga o'xshash ko'rsatmalarni tuzish (albatta, to'g'ridan-to'g'ri boshqarish va yagona qaror qabul qilish funktsiyasi bundan mustasno)
• Muayyan majburiyatlarning maxfiyligini hisobga olish
• Yomonlik uchun javobgarlikni oshirish (ish beruvchiga zarar etkazishning mumkin bo'lgan oqibatlarini hisobga olgan holda)
• Rahbar tomonidan qo'shimcha ravishda topshirilgan funktsiyalarni bajarish qobiliyati.

Menejer yordamchisiga qo'yiladigan umumiy talablar

Ko'pincha menejer yordamchisi lavozimiga maxsus talablar qo'yiladi

"Umumiy qoidalar" bo'limi tajriba va ta'limga qo'yiladigan talablarni sanab o'tishdan tashqari, zarur ko'nikmalar, bo'ysunish va almashtirish tartibini ham o'z ichiga olishi mumkin. Eng keng tarqalgan shartlar:

1. Oliy ma'lumot
2. Tajriba (odatda kamida 1 yil, ba'zan ko'proq)
3. Chet tillarni bilish.
4. Ishbilarmonlik aloqasi, yozish va odob-axloq ko'nikmalari
5. Ofis texnikasiga egalik qilish
6. Stressga qarshilik

Bundan tashqari, ushbu lavozimdagi xodim korxonaning mahalliy hujjatlarini bilishi, xodimlar va rahbariyat bilan til topishishi kerak. Chet tillariga kelsak, agar yordamchi o'z vazifalarini bajarish jarayonida ulardan amaliy foydalansa, bilimdan talab qilish kerak.

Menejer yordamchisi maxfiy ma'lumotlardan foydalanish va saqlash imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.

Majburiyat va huquqlar

Odatda, menejer yordamchisining vazifalariga quyidagilar kiradi:

• Boshqaruvning bevosita topshiriqlarini bajarish
• Menejerning ish vaqtini rejalashtirish va muvofiqlashtirish
• Muzokaralarni nazorat qilish va tashkil etish (telefon va og'zaki)
• Biznes hujjatlarini ishlab chiqish va tahrirlash
• Hujjatlarning maxfiyligi va xavfsizligini nazorat qilish

Nusxa ko'chirish, ma'lumotlar bazalarini yuritish va boshqa texnik va yordamchi ishlar odatda kotib (kotib-referent) tomonidan amalga oshiriladi. Uchun muvaffaqiyatli ish Menejer yordamchisi juda keng huquqlarga ega:

1. Uchrashuvlar va telefon suhbatlarida tashkilot manfaatlarini ifodalash
2. Rahbarning ko'rsatmalarini bajarish uchun xodimlardan kerakli ma'lumotlarni, hujjatlarni so'rash
3. Berilgan vakolatlar doirasida yozishmalar va muzokaralar olib borish, dolzarb muammolarni hal qilish uchun hujjatlarni tasdiqlash.

Albatta, har bir tashkilot o'z faoliyatining xususiyatini hisobga olgan holda, xodimga berilgan huquqlar ro'yxatini to'ldiradi yoki o'zgartiradi.

Mas'uliyat chegaralari

Ijrochi yordamchining ish ta'rifi kelajakda sud jarayonidan qochadi

Javobgarlikni belgilashda qonun normalarini yodda tutish kerak:

• Xizmat vazifalarini bajarmaganlik uchun - muvofiq Mehnat kodeksi
• Huquqbuzarliklar uchun - ma'muriy, fuqarolik va jinoiy qonun hujjatlari doirasida
• Orqada moddiy zarar- Mehnat va Fuqarolik Kodekslari normalariga muvofiq.

Amaldagi qonunchilik normalarini va ma'lum bir tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda menejer yordamchisi uchun ish tavsifini ishlab chiqib, siz nafaqat bunday mas'uliyatli lavozimga eng munosib xodimni tanlashingiz, balki yuzaga kelishi mumkin bo'lgan sud jarayonlaridan qochishingiz mumkin. kelajakda.

Insonning ish sharoitlari va uning samaradorligi batafsil va spetsifikatsiya darajasiga bog'liq bo'lishi mumkin. Oxir oqibat, rahbarga haqiqiy vijdonli yordamchi kerak. Shuningdek, o'quvchilarimiz e'tiborini menejerning bir nechta yordamchilari bo'lishi mumkinligiga qaratishimiz kerak. Ular texnik masalalarda, moliyaviy masalalarda va hokazolarda mutaxassislikka ega bo'lishi mumkin.

Shtatda o'rinbosarlari bo'lmagan rahbarlar turi bor. U hamma narsani o'zi qiladi va unga bir nechta yordamchilar yordam beradi. U barcha qarorlarni yolg'iz qabul qiladi. Menejer yordamchisi uchun yuqori sifatli ish tavsifini tuzish uchun menejerning o'zini jarayonga jalb qilish kerak. Aks holda, bu shunchaki qog'oz bo'lib qoladi.

Video material sizga qanday qilib o'zingizga ishonch hosil qilishni va ish suhbatidan o'tishni o'rgatadi:

Xatolikni sezdingizmi? Uni tanlang va bosing Ctrl+Enter bizga xabar berish uchun.

Maqola www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com saytlari materiallari asosida yozilgan.