معاون مدیر کل جزو کدام دسته است؟ آنچه باید در شرح وظایف یک دستیار مدیر باشد. هنگام تدوین شرح شغل یک دستیار مدیر چه تفاوت هایی را باید در نظر گرفت

منشی، معاون یا دستیار شخصی؟ به موقعیت بستگی دارد! الزامات، مسئولیت ها و شرایطی را که شرح وظایف دستیار مدیر-2018 باید شامل شود، در نظر بگیرید.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

دستیار رئیس "دست راست" واقعی شخص اول شرکت است. طیف وظایفی که به چنین کارمندی اختصاص داده می شود، به طور معمول، گسترده است. اگر در کارکنانموقعیت دستیار شخصیمدیر، سعی کنید تا حد امکان عملکرد آن را با جزئیات بیشتر در آن شرح دهید قرارداد استخدامو شرح شغل

دستورالعمل هایی که به درستی تنظیم شده اند برای هر دو طرف در رابطه استخدام مفید است. یک کارمند از روز اول کار در یک موقعیت جدید متوجه خواهد شد که چه چیزی از او خواسته می شود. و کارفرما طیف وسیعی از اختیارات و وظایف رسمی را برای عدم رعایت آنها مشخص می کند که می تواند مشمول مسئولیت انضباطی باشد یا موضوع عدم رعایت رسمی کارمند را مطرح کند. علاوه بر این، CI تمام الزامات تجربه را فهرست می کند. کار عملیو مدارک یک متخصص (به مقاله مراجعه کنید " : شرایطی که باید برای همه کارکنان وارد شود.

از دست ندهید: مقاله اصلی ماه از متخصصان برجسته وزارت کار و روسترود

کتاب مرجع کامل شرح وظایف برای تمام بخش های فعالیت.

دانلود اسناد مرتبط:

شرح شغل "دستیار مدیر": ساختار و محتوا

هیچ شکل واحدی از شرح شغل وجود ندارد که برای همه کارفرمایان اجباری باشد.

با این حال، یک الگوی مفید وجود دارد که از چندین بخش تشکیل شده است:

1. مقررات عمومی؛
2. مسئولیت های عملکردیو الزامات صلاحیت;
3. حقوق و اختیارات؛
4. مسئوليت؛
5. دستورالعمل های تجدید نظر

مقررات عمومی شامل اطلاعات مربوط به دسته ای است که موقعیت توصیف شده به آن تعلق دارد، روش انتصاب به سمت و اخراج از آن. در اینجا همچنین می توانید نشان دهید که کارمند مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهد فعالیت حرفه ایتوسط مقررات تدوین شده توسط شرکت هدایت می شود. اسناد اصلی را فهرست کنید - شرح شغل، مقررات داخلی کار، قرارداد جمعی، دستورالعمل های حفاظت از کار.

دانش و مهارت های لازم برای کار موثر را می توان در بخش مسئولیت های شغلی یا جداگانه ذکر کرد. دستیار مدیر باید بداند:

• ساختار شرکت و ویژگی های صنعت؛
• هنجارهای کار اداری و بایگانی؛
• استانداردهای سامانه ثبت اسناد سازمانی و اداری، نامه های تجاری و پیشنهادات تجاری;
• قانون کار فدراسیون روسیه؛
• قوانین ارتباطات تجاری و مبانی اقتصاد

فراموش نکنید که حقوق و مسئولیت های اصلی دستیار کارگردان را در CI منعکس کنید. مانند هر کارمند دیگری، او حق دارد:

• با اسناد تعیین کننده اختیارات رسمی آشنا شوید.
• دریافت اطلاعات و مدارک لازم برای انجام کامل عملکرد کار و ایجاد شرایط لازم برای این امر.
• دریافت کلیه تضمین های اجتماعی پیش بینی شده توسط مقررات قانونی و محلی.
• تایید و بهبود صلاحیت های خود؛
• با تصمیمات مدیریت در مورد فعالیت های خود آشنا شود.

معاون مدیر در حدود مقرر مسئولیت مادی و انضباطی را بر عهده دارد قانون کار RF. از آنجایی که این موقعیت یک پست مدیریتی است، کارمند اغلب باید با اطلاعات محرمانه و اسناد محدود سر و کار داشته باشد. به دلیل نقض قوانین کار با چنین اسنادی، افشای اسرار تجاری و سایر تخلفات انجام شده در طول وظایف کاریمسئولیت اداری، مدنی و کیفری. برای کمک به افسر پرسنل - مقاله " توسط همه کارکنان وارد شود.

بخش آخر با اطلاعاتی در مورد روش و دفعات بازبینی دستورالعمل ها، قوانین آشنایی با آن، تعداد نسخه ها پر شده است.

آشنایی کارکنان با DI

آشنایی با CI در مقابل امضای کلیه کارکنانی که این سمت را دارند ضروری است. اگر مدیر شرکت چندین دستیار دارد، هرکس باید نسخه خود را از دستورالعمل در دست داشته باشد و در آینده آن را در محل کار خود نگه دارد.

مسئولیت های شغلی دستیار مدیر

مهمترین بخش کتابچه راهنمای شامل شرح عملکرد شغلی. توصیه می شود از عباراتی استفاده کنید که تا حد امکان دقیق وظایف معمولی را که دستیار کارگردان حل می کند، مسئولیت های شغلی و روش تعامل با زیردستان را توصیف کند. این عوامل عینی را در نظر می گیرد که بر دامنه اختیارات کارمند تأثیر می گذارد، به عنوان مثال، تعداد کل دستیاران مدیر و اصول توزیع وظایف بین آنها. به عنوان مثال، وظایف یک دستیار کارگردان ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• سازماندهی مکالمات تلفنی و جلسات کاری؛
• ، نامه های تجاری و سایر اسناد؛
• آماده سازی کنفرانس ها و جلسات؛
• مجموعه ای از مواد مرجع؛
• تهیه گزارش، پیشنهاد، ;
• پذیرش بازدیدکنندگان، کمک در رسیدگی به خواسته ها و درخواست های کارکنان؛
• بازدید از نهادهای دولتی از طرف مقامات؛
• پذیرش برنامه ها، یادداشت ها، درخواست ها؛
• همراهی سفرهای کاری رئیس (سفارش بلیط، رزرو محل اقامت).

قبل از انتقال اطلاعات از استاندارد حرفه ای به شرح شغل، مطمئن شوید که مطابقت دارند فعالیت های کارگریتوسط دستیار رئیس یک شرکت خاص انجام می شود. جزئیات در مقاله "چگونه با در نظر گرفتن استانداردهای حرفه ای

شرح شغل دستیار مدیر: مراحل ثبت نام

برای اینکه یک پروژه JI مؤثر واقع شود، باید تأیید شود. رویه تصویب مشابه طرح مورد استفاده در تدوین مقررات محلی است (به مقاله "چگونه توسعه و در سازمان"). اطلاعات مربوط به کارفرما و مهر "من تایید می کنم" را می توان در بالای فرم قرار داد، سپس رئیس شرکت فقط باید سند را امضا کند. مکانیسم دیگر، نه کمتر رایج، تأیید با دستور است. یک سند اداری جداگانه صادر می شود که توسط آن یک یا چند DI اجرا می شود.

شرح شغل محدوده وظایف و کاری را مشخص می کند که فردی که دارای یک موقعیت خاص است باید انجام دهد. شرح شغلمطابق با طبقه بندی کننده تمام روسیهاسناد مدیریت یا OKUD، OK 011-93 (مصوب با فرمان استاندارد ایالتی 30 دسامبر 1993 شماره 299) به عنوان اسناد مربوط به مقررات سازمانی و نظارتی فعالیت های سازمان طبقه بندی می شود. گروه چنین اسنادی به همراه شرح وظایف به ویژه شامل مقررات داخلی کار، آیین نامه مربوط به واحد ساختاری و جدول کارکنان می باشد.

آیا شرح شغل مورد نیاز است؟

قانون کار فدراسیون روسیه کارفرمایان را ملزم به تهیه شرح وظایف نمی کند. در واقع، در قرارداد کار با یک کارمند، وظیفه کاری او باید همیشه افشا شود (کار بر اساس موقعیت شغلی مطابق با لیست کارکنان، حرفه، تخصص، نشان دهنده صلاحیت ها یا نوع خاصی از کار محول شده به او) (ماده 57 قانون کار). قانون کار فدراسیون روسیه). بنابراین نمی توان کارفرما را در قبال عدم شرح وظایف مسئول دانست.

در عین حال، شرح شغل است که معمولاً سندی است که در آن کارکرد کارگری کارمند مشخص می شود. این دستورالعمل حاوی فهرستی از وظایف شغلی کارمند با در نظر گرفتن مشخصات سازمان تولید، کار و مدیریت، حقوق کارمند و مسئولیت وی است (نامه روسترود مورخ 30 نوامبر 2009 شماره 3520-6-1). ). علاوه بر این، شرح شغل معمولاً نه تنها عملکرد نیروی کار کارمند را آشکار می کند، بلکه الزامات صلاحیتی را نیز ارائه می دهد که برای موقعیت یا کار انجام شده اعمال می شود (نامه Rostrud شماره 6234-TZ مورخ 24 نوامبر 2008).

وجود شرح شغل فرآیند تعامل بین کارمند و کارفرما را در مورد محتوای عملکرد کار، حقوق و تعهدات کارمند و الزامات برای او ساده می کند. یعنی تمام آن مسائلی که اغلب در روابط با کارکنان فعلی و کارمندان تازه استخدام شده و همچنین با متقاضیان یک موقعیت خاص به وجود می آید.

روسترود معتقد است که شرح شغل به نفع کارفرما و کارمند ضروری است. از این گذشته ، وجود شرح شغل کمک خواهد کرد (نامه روسترود مورخ 08/09/2007 شماره 3042-6-0):

• ارزیابی عینی فعالیت های کارمند در طول دوره آزمایشی؛
• به طور موجه از استخدام امتناع می ورزد (از این گذشته ، دستورالعمل ها ممکن است حاوی الزامات اضافی مربوط به ویژگی های تجاری کارمند باشد).
• توزیع کارکردهای کارگری بین کارکنان؛
• انتقال موقت کارمند به شغل دیگری؛
• وجدان کاری و کامل بودن عملکرد کارمند را ارزیابی کنید.

به همین دلیل تهیه شرح وظایف در سازمان مناسب است.

چنین دستورالعملی ممکن است پیوستی به قرارداد کار باشد یا به عنوان یک سند مستقل تأیید شود.

نحوه تدوین شرح شغل

شرح وظایف معمولاً بر اساس ویژگی های صلاحیت مندرج در دفترچه های مرجع صلاحیت (مثلاً در دفترچه مرجع صلاحیت پست های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان، مصوب وزارت کار، تنظیم می شود. 21 اوت 1998 شماره 37).

برای کارمندانی که بر اساس مشاغل کارگران استخدام می شوند، برای تعیین کارکرد کارگری آنها از دفترچه مرجع تعرفه و صلاحیت یکپارچه کار و حرفه کارگران در صنایع مربوطه استفاده می شود. دستورالعمل هایی که بر اساس چنین کتاب های مرجع تهیه می شوند معمولاً دستورالعمل های تولید نامیده می شوند. با این حال، به منظور یکسان سازی و ساده سازی اسناد داخلی در یک سازمان، دستورالعمل های مربوط به حرفه های کاری اغلب به عنوان شرح وظایف نیز شناخته می شود.

هنگام تدوین شرح وظایف، سازمان ها نیز بر اساس استانداردهای حرفه ای هدایت می شوند.

از آنجایی که شرح شغل یک سند داخلی سازمانی و اداری است، کارفرما موظف است هنگام استخدام کارمند (قبل از امضای قرارداد کار) کارمند را در مقابل امضا با آن آشنا کند (قسمت 3 ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه).

نمونه شرح شغل برای دستیار مدیر کل

در اینجا نمونه ای از پر کردن شرح وظایف یک دستیار آورده شده است مدیر عامل. این راهنما مسئولیت های شغلی معمولی یک دستیار مدیر را شرح می دهد.

شرح شغل یک دستیار مدیر برای ساده کردن روابط کاری ایجاد شده است. این سند وظایف عملکردی، مسئولیت ها، حقوق کارمند را مشخص می کند.

سمت دستیار مدیر سازمان های مختلفممکن است متفاوت نامیده شود: دستیار شخصی کارگردان، دستیار رئیس، منشی.

نمونه شرح وظایف دستیار مدیر

من. مقررات عمومی

۱- دستیار رئیس به حکم رئیس سازمان به سمت منصوب و از آن عزل می شود.

2. دستیار رئیس مستقیماً به رئیس شرکت گزارش می دهد.

3. در زمان غیبت دستیار، حقوق و وظایف عملکردی وی به موجب دستور سازمان به مقام دیگری منتقل می شود.

4. یک نفر با تحصیلات عالی و یک سال سابقه کار مشابه به سمت معاون مدیر منصوب می شود.

5. دستیار مدیر در فعالیت های خود توسط:

• قانون فدراسیون روسیه؛
• مقررات داخلی کار، منشور و سایر قوانین نظارتی شرکت؛
• دستورات و دستورات مدیریت؛
• این شرح شغل

6. دستیار مدیر باید بداند:

• روش تعیین شده برای رسیدگی به اسناد در سازمان؛
• قوانین ارتباطات تجاری و آداب معاشرت؛
• روش نگهداری اسناد گزارش دهی؛
• قوانین استفاده از تجهیزات اداری، وسایل ارتباطی؛
• اصول کار در ویرایشگر متن، صفحات گسترده;
• اصول کار اداری؛
• ساختار سازمانی شرکت؛
• مراحل انعقاد و اجرای قراردادها

II. مسئولیت های شغلی دستیار مدیر

معاون مدیر دارای وظایف زیر است:

1. برنامه ریزی روز کاری رئیس: تدوین و هماهنگی برنامه جلسات، بازدیدها، تماس ها، پذیرایی ها و سایر اقدامات.

2. همراهی شخصی رئیس در جلسات، پذیرایی ها، در سفرها.

3. پشتیبانی فنی برای کار رئیس: سفارش بلیط، حمل و نقل. سازماندهی مذاکرات، جلسات.

4. نگهداري صورتجلسات و ساير مدارك دال بر پيشرفت و نتايج جلسات، جلسات، مذاكرات.

5. اطلاع رسانی به کارگران تقسیمات ساختاریسازماندهی دستورالعمل ها، دستورالعمل های مدیریت و کنترل اجرای آنها.

6. جمع آوری اطلاعات، تهیه و ارائه گزارش های تحلیلی، اطلاعاتی، مرجع و غیره به مدیریت.

7. نگهداری سوابق، دریافت مکاتبات ارسالی به رئیس.

8. ثبت نام بازدیدکنندگان برای قرار ملاقات شخصی با رئیس سازمان پذیرایی آنها.

9. پذیرش مدارک و درخواست امضای رئیس، ثبت، حسابداری و انتقال به رئیس.

10. تنظیم نامه ها، درخواست ها، سایر اسناد از طرف مدیریت.

11. آماده سازی جلسات، جلسات، جلسات برگزار شده توسط رئیس. جمع آوری مواد لازم، اطلاع رسانی به شرکت کنندگان در مورد زمان، مکان برگزاری، دستور کار.

12. انجام دستورات رسمی رئیس.

III. حقوق

دستیار مدیر حق دارد:

1. دریافت اطلاعات به مقدار لازم برای انجام وظایف.

2. ارسال پیشنهادات به مدیریت برای بهبود کار و منطقی کردن فعالیت های شرکت.

3. ارسال درخواست به ادارات سازمان (از طرف رئیس یا به ابتکار شخصی) جهت اخذ مدارک لازم جهت انجام وظایف وی.

4. الزام مدیریت موسسه به ایجاد شرایط لازم برای اجرای آن وظایف رسمی.

5. تصمیم گیری مستقل در صلاحیت خود.

6. دسترسی به اطلاعات محرمانه، در صورت نیاز کسب و کار.

IV. مسئوليت

معاون مدیر مسئول موارد زیر است:

1. ارائه اطلاعات نادرست به کارکنان سازمان.

2. انجام نادرست وظایف رسمی خود.

3. ایجاد خسارت مادی به سازمان، دولت، طرفین آن، کارکنان.

4. تخلف از مهلت های اجرای وظایف.

5. تخلف از مفاد اسناد، تصمیمات، مصوبات سازمان.

6. افشای اسرار تجاری، داده های شخصی، اطلاعات محرمانه.

7. اعمالی که فراتر از صلاحیت اوست.

8. نقض انضباط کار، مقررات ایمنی، مقررات داخلی کار، حفاظت از آتش.

9. نقض قوانین آداب تجارت، برخورد خشن شرکای تجاری، بازدیدکنندگان، کارکنان سازمان.

شرح شغل دستیار مدیر

الگوی شرح شغل دستیار اجرایی

تایید
مدیر عامل
نام خانوادگی I.O.________________
"________"_____________ ____ گ.

1. مقررات عمومی

1.1. دستیار مدیر متعلق به دسته متخصصان است.
1.2. دستیار رئیس با حکم مدیر کل شرکت به سمت منصوب و از آن برکنار می شود.
1.3. دستیار اجرایی مستقیماً به مدیر عامل شرکت گزارش می دهد.
1.4. در زمان غیبت معاون مدیر، حقوق و وظایف وی به مقام دیگری منتقل می شود که در دستور کار سازمان اعلام می شود.
1.5. فردی که واجد شرایط زیر باشد به سمت دستیار مدیر منصوب می شود: تحصیلات - بالاتر یا ناقص بالاتر، تجربه در کار مشابه از یک سال، دانش تجهیزات اداری (فکس، کپی، اسکنر، چاپگر)، برنامه های مایکروسافتدفتر (ورد، اکسل)، دفتر کار.
1.6. دستیار مدیر در فعالیت های خود توسط موارد زیر هدایت می شود:
- اقدامات قانونی فدراسیون روسیه؛
- اساسنامه شرکت، مقررات داخلی کار، سایر اقدامات نظارتی شرکت؛
- دستورات و دستورات مدیریت؛
- این شرح شغل

2. وظایف شغلی
2.1. روز کاری رئیس (جلسات، تماس ها، پذیرایی و غیره) را برنامه ریزی می کند.
2.2. پشتیبانی فنی برای فعالیت های رئیس (سفارش حمل و نقل، بلیط، سازماندهی جلسات، مذاکرات و غیره) ارائه می دهد.
2.3. در جلسات، سفرها و غیره مدیر را همراهی می کند.
2.4. در مذاکرات، جلسات کاری، پذیرایی های ویژه شرکت می کند. پروتکل ها و سایر اسنادی را که روند و نتایج جلسات و مذاکرات را مستند می کند، حفظ می کند.
2.5. او از طرف رئیس، مسائل خاصی را با کارکنان بخش های ساختاری هماهنگ می کند، دستورالعمل ها و دستورات رئیس را به آنها می رساند. اجرای دستورات و دستورات را کنترل می کند.
2.6. مطالب و اطلاعات مورد نیاز مدیر کل را جمع آوری و مطالب تحلیلی، اطلاعاتی، مرجع و غیره را تهیه و به رئیس ارائه می کند.
2.7. انجام امور اداری، دریافت مکاتبات دریافتی برای بررسی توسط رئیس، پذیرش اسناد و اظهارات شخصی برای امضای رئیس، نگهداری سوابق و ثبت نام، انتقال به رئیس.
2.8. قرار ملاقات با رئیس دارد، پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند.
2.9. او از طرف رئیس نامه ها، درخواست ها و سایر اسناد را تنظیم می کند.
2.10. کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط رئیس (جمع آوری مواد لازم، اطلاع به شرکت کنندگان از زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت نام آنها)، حفظ و تنظیم صورتجلسات و جلسات.
2.11. انجام تکالیف رسمی فردی رئیس.

3. حقوق
3.1. دریافت اطلاعات، از جمله اطلاعات محرمانه، تا حدی که برای حل وظایف محول شده لازم است.
3.2. ارائه پیشنهاداتی به مدیریت برای بهبود کار خود و کار شرکت.
3.3. اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف خود را شخصاً یا از طرف رئیس از بخشهای شرکت و سایر متخصصان درخواست کنید.
3.4. نیاز به مدیریت برای ایجاد شرایط عادیبرای انجام وظایف رسمی و ایمنی کلیه اسناد و مدارک ناشی از فعالیت های شرکت.
3.5. در حد صلاحیت خود تصمیم بگیرید.

4. مسئولیت پذیری
4.1. به دلیل عدم انجام و یا عدم انجام به موقع، سهل انگاری وظایف خود.
4.2. برای عدم رعایت دستورالعمل ها، دستورات و دستورات جاری برای حفظ اسرار تجاری و اطلاعات محرمانه.
4.3. برای نقض مقررات داخلی کار، انضباط کار، قوانین ایمنی و ایمنی آتش نشانی.

دستیار رئیس - یک موقعیت اداری مسئول مربوط به ارائه انواع کمک به رئیس شرکت اعم از اقتصادی، حقوقی و فنی.

در واقع، یک دستیار مدیر یک منشی، یک متخصص کامپیوتر، یک کارمند بخش پرسنل، یک وکیل و یک اقتصاددان است. هیچ مدیری نمی تواند بدون دستیار اول که آماده کمک در نامناسب ترین زمان برای تجارت است، اسناد فراموش شده را به موقع تحویل می دهد، در مورد یک جلسه مهم یادآوری می کند، گوش می دهد و در تصمیم گیری صحیح می گوید.

ارتباط و چشم انداز توسعه این موقعیت

با توجه به گسترش روابط بین شرکت ها، استفاده فعال در زندگی روزمره و کار، نیاز به ارتباط مداوم با شرکای تجاری، بسیاری از کارآفرینان مجبور به دستیابی به دستیاران هستند.

موقعیت دستیار بسیار مرتبط است دنیای مدرن. پس از پیشرفت از منشی معمولی که چای سرو می کند و به تماس ها پاسخ می دهد، حرفه داده شدهدر حال حاضر با مسئولیت بزرگ و در دسترس بودن دانش خاص همراه است.

این جایگاه را نگه داریدنه تنها مسئولانه، بلکه بسیار امیدوارکننده است، زیرا پس از خروج رئیس برای ارتقاء، فرصتی برای به دست آوردن جایگاه او وجود دارد. تجربه عملی و نظری کسب شده در سمت دستیار بهترین توصیه برای مدیریت بالاتر خواهد بود و در آینده به پیشرفت خوبی در خدمت کمک خواهد کرد.

مزایا و معایب کار به عنوان دستیار

سمت دستیار مدیر هم مزایا و هم معایبی دارد.

به جنبه های مثبتسمت های برگزار شده عبارتند از:

• نزدیکی به مافوق؛
• دسترسی مداوم به اطلاعات به روز؛
• توانایی تا حدودی بالاتر از سایر کارکنان شرکت؛
• فرصت ملاقات افراد جالببرای ایجاد آشنایی های مفید جدید؛
• در یک محیط راحت کار کنید

جنبه های منفیمشاغل دستیار مدیر عبارتند از:

• سفرهای کاری مکرر؛
• برنامه کاری نامنظم؛
• قرار گرفتن در شرایط استرس زا؛
• شکست عاطفی مقامات؛
• نیاز به دست کشیدن از زندگی شخصی به خاطر شغل و کار.

دستیار مدیر باید مقاومت بیشتری در برابر استرس داشته باشد. مدیران همیشه نمی توانند با احساساتی که پس از یک روز بد در محل کار به وجود می آیند کنار بیایند، زیرا دستیاران آنها اغلب تحت فشار قرار می گیرند.

اگر هنوز سازمانی را ثبت نکرده اید، پس ساده تریناین را می توان با استفاده از خدمات آنلاین انجام داد که به شما کمک می کند تمام اسناد لازم را به صورت رایگان تهیه کنید: اگر قبلاً یک سازمان دارید و به نحوه تسهیل و خودکارسازی حسابداری و گزارش فکر می کنید، خدمات آنلاین زیر به کمک می آیند. به طور کامل یک حسابدار را در کارخانه شما جایگزین می کند و در هزینه و زمان زیادی صرفه جویی می کند. همه گزارش‌ها به‌طور خودکار تولید می‌شوند، امضا می‌شوند امضای الکترونیکو به صورت خودکار به صورت آنلاین ارسال می شود. برای یک کارآفرین یا LLC در سیستم مالیاتی ساده، UTII، PSN، TS، OSNO ایده آل است.
همه چیز با چند کلیک، بدون صف و استرس اتفاق می افتد. آن را امتحان کنید و شگفت زده خواهید شدچقدر راحت شد

شرایط لازم برای متقاضیان این موقعیت

کمک کننده خوب باید داشته باشددانش در زمینه های مختلف اغلب، این موقعیت توسط متخصصان در زمینه استخدام، افراد دارای تحصیلات حقوقی، اقتصادی، فنی و بشردوستانه اشغال می شود.

داشتن چنین دستیار برای یک دستیار اجرایی بسیار مهم است کیفیت ها، چگونه:

• جامعه پذیری؛
• اعتماد به نفس؛
• توانایی واکنش سریع به شرایط در حال تغییر؛
• گفتار صحیح؛
• سفتی خاص؛
• موقعیت زندگی محکم

اگر ما داریم صحبت می کنیمدر مورد یک شرکت در ساخت و ساز، فناوری و سایر زمینه های خاص، دستیار مدیر باید دانش و مهارت خاصی داشته باشد. هنگام انتخاب دستیار، توجه ویژه ای به دانش داوطلب می شود زبان های خارجیو مهارت در استفاده از برنامه های کامپیوتری.

وظایف شغلی

موقعیت یک دستیار متنوع است، نمی توانید روی این واقعیت حساب کنید که می توانید در دفتر بنشینید و گهگاه کاغذهای لازم را چاپ کنید.

حقوق و مسئولیت ها

یکی از مهمترین حقوق دستیار این است که بتواند از مدیریت بخواهد شرایط کاری مناسبی را برای او ایجاد کند:

• فراهم کردن محل کار؛
• تجهیز محل کار به کامپیوتر، فکس، پرینتر و اسکنر؛
• تهیه نوشتار و سایر مواد لازم برای کار.

ویژگی های طراحی رزومه

درخواست برای سمت دستیار مدیر شما باید مشخص کنیددر خلاصه ای که برای مدیر سازمان ارسال شده است:

هنگام تنظیم رزومه، لازم است که به طور محجوب وجود ویژگی های ارتباطی، عدم وجود احساسات در مورد افزایش لحن و آمادگی برای یک روز کاری نامنظم را نشان دهید.

ویژگی های کار در زمینه های مختلف فعالیت

در استقبال عمومی معاونت

معاون معاونشما فقط باید به شدت ارتباط برقرار کنید. ضمناً باید نام، نام خانوادگی و شماره تلفن تمامی فعالین ساکن در ولسوالی، ولسوالی، ولسوالی که سرپرست وی معاونت آن است را بداند.

دستیار معاون باید پایگاه رای دهندگان خود را داشته باشد و همچنین فهرستی از مشکلات ناحیه که باید به آنها رسیدگی شود. دستیار باید تا حد امکان افراد مفید را بشناسد، آماده پاسخگویی به سؤالات مطبوعات و مردم باشد، مذاکرات را انجام دهد و سازماندهی کند.

یک دستیار معاون باید از نظر قانونی آگاه باشد، تحصیلات بشردوستانه و توانایی در روانشناسی داشته باشد. باید از قبل برای برنامه کاری نامنظم و نبود روزهای تعطیل آماده شوید.

اداره منابع انسانی

وظایف معاونت منابع انسانی تهیه، تهیه، چاپ اسناد، پاسخگویی به تماس های دریافتی و نگهداری اسناد کاری می باشد. مزایای موقعیت - یک برنامه کاری استاندارد.

بخش فروش

دستیار رئیس بخش فروش باید اصول اولیه صنعت تجارت را بداند، بتواند خریداران و تامین کنندگان را بیابد، با مشتریان و سایر کارآفرینان درگیر در زمینه تجارت ارتباط برقرار کند.

کیفیت اصلی جامعه پذیری و مقاومت در برابر استرس است.

کارگردان هنری

دستیار کارگردان هنری باید ذوق هنری، مهارت های ارتباطی با هنرمندان و شخصیت های فرهنگی، توانایی مدیریت مستندات و سازماندهی ارائه ها، نمایشگاه ها، بیانیه های مطبوعاتی مختلف داشته باشد.

این موقعیت فقط برای افرادی با تمایلات هنری و تفکر انسان دوستانه مناسب است.

مزایا و معایب کار به عنوان دستیار شخصی مدیر در فیلم زیر شرح داده شده است:

شاید بتوان کارکردهای یک دستیار مدیر را به طور کامل غیرممکن کرد: لیست دقیق الزامات متقاضی برای سمت دستیار مدیر تا حد زیادی با ویژگی های فعالیت های شرکت تعیین می شود و همچنین به ترجیحات ذهنی مدیر بستگی دارد. . یک چیز مطمئن است: دستیار باید تلاش کند تا دائماً خصوصیات اخلاقی و اخلاقی خود را بهبود بخشد، زیرا او نه تنها به اطلاعات شرکت، بلکه همچنین اطلاعات شخصی در مورد مدیریت ارشد دسترسی تقریباً نامحدودی خواهد داشت.

جای تعجب نیست که چنین جای خالی به نامزدی با سوابق متوسطی برسد، اما کسی که می داند چگونه "موج" رئیس را بگیرد، نه به یک حرفه ای درخشان که نتوانسته است در مرحله اولیه رهبر را به دست آورد. آشنایی

"دستیار شخصی رئیس" کیست و چه می کند؟

منشی ها، کارمندان، مدیران اداری خوب اغلب دستیاران مدیر می شوند، یعنی کارمندانی که از سطح عملکرد مستقیم خود فراتر رفته اند، اما فرصت پیشرفت عمودی سنتی را ندارند. چارت سازمانیشرکت ها اغلب، کمک به مدیر با انجام وظایف دیگر، به عنوان مثال، وکیل یا مترجم همراه است.

نقش یک دستیار مدیر در هر شرکت بسیار زیاد است: کارایی زمان کار افراد اول شرکت به سطح حرفه ای بودن او بستگی دارد. کار دستیار به این معنی است که مدیر عامل می تواند روز کاری خود را از بخش قابل توجهی از وظایفی که نیازی به مشارکت شخصی ندارد با انتقال آنها به دستیار خالی کند.

نه تنها برای فارغ التحصیلان دانشگاه، بلکه حتی برای متقاضیان با تجربه تر، موقعیت دستیار شخصی در درجه اول با کار منشی خسته کننده همراه است، اما در واقعیت، یک دستیار می تواند نقش های مختلف اداری را انجام دهد.

1. مدیر دفتر: مسئول نگهداری سوابق، این کارمندممکن است تا حدی وظایف منشی و بایگانی را ترکیب کند.
2. مدیر دفتر: این موقعیت برای شرکت‌ها یا بخش‌های متوسط ​​با پرسنل سی نفر یا بیشتر مرتبط است. مدیر دفتر به رئیس شرکت / شعبه و سایر اعضای تیم مدیریت گزارش می دهد. کارمند اسناد اولیه را کنترل می کند ، بخشی از وظایف منشی را انجام می دهد (تماس ها ، هماهنگی جلسات ، کمک به مهمانان) ، می تواند نقش "میزبان دفتر" را ایفا کند - پشتیبانی از تدارکات کلیه خدمات اداری (سفارش مواد مصرفی ، سازماندهی کوچک تعمیر فعلیو غیره.).
3. دستیار منشی: دستیاران معمولاً در کارهای "مکانیکی" مشغول هستند: مدیریت اسناد، پردازش مکاتبات ورودی / خروجی، تماس های تلفنی.
4. دستیار منشی: کارمندی که جای خالی دستیار منشی را پر می کند فقط به سرپرست فوری گزارش می دهد، وظایف یک منشی را با تعدادی از وظایف خصوصی ساده ترکیب می کند.
5. دستیار تجاری: این به معنای واقعی کلمه دست راست یک مدیر ارشد، مدیر عامل یا صاحب کسب و کار است و بنابراین شرایط لازم برای این موقعیت بسیار زیاد است. یک دستیار شخصی فقط به سرپرست فوری خود گزارش می دهد، می تواند یک معاون تمام عیار در نظر گرفته شود، قادر است و اختیار تصمیم گیری مستقل در مورد تعدادی از مسائل را دارد.

مشخصات این حرفه

احتمالاً یک موقعیت نادر را می توان از نظر میزان ناهماهنگی و مبهم بودن الزامات مقایسه کرد، مانند کار دستیار شخصی که باید نه آنقدر حرفه باشد که یک حرفه باشد.

ویژگی های موقعیت "دستیار شخصی" به گونه ای است که نمی توان از قبل تمام تفاوت های ظریف، ویژگی ها، عملکرد کامل را محاسبه کرد، زیرا دامنه خاص وظایف در بیشتر موارد به نیازهای فردی کارفرما بستگی دارد. گاهی کارگردان به شخصی نیاز دارد که او را از "کاغذ کاری" نجات دهد، گاهی دستیار مشغول کارهای شخصی است. برخی از مدیران ترجیح می‌دهند دو دستیار برای فعالیت‌های مختلف استخدام کنند و در شرکت‌های بزرگ، دستیار ممکن است به عنوان رئیس یک بخش خاص فعالیت کند و حتی زیردستان خود را داشته باشد.

مسئولیت های عملکردی کارکنان درگیر در این حوزه از فعالیت شامل موارد زیر است:

1. تضمین یک روز کاری ساختاریافته برای مدیر: سازماندهی جلسات، سفرها، برنامه ریزی، آماده سازی برای امضای اسناد لازم.
2. مراقبت از مدیر: اطمینان از تمیزی، سکوت، راحتی، عملکرد عادی تجهیزات اداری.
3. کار با جریان اسناد کارگردان: نامه ها، پیام های تلفنی.
4. انجام مذاکرات اولیه، پردازش و انتقال درخواست‌های مدیران خط.
5. مراقبت از آسایش روانی مدیر: تهیه یک برنامه مناسب، یادآوری رویدادهای مهم، جلسات، جستجو و ارائه اطلاعات درخواستی در قالب مناسب برای مدیر.

در برخی از شرکت ها، یک دستیار ممکن است مسئول جریان اسناد کل سازمان باشد یا یک بخش از دبیرخانه را مدیریت کند.

ویژگی های دستیار اجرایی اضافی

معمولاً فهرست وظایف یک دستیار تجاری بسیار گسترده تر از وظایف یک منشی یا مدیر است. دستیار شخصی مسئول مسئولیت های اضافی، در این صنعت رایج است.

اغلب، یک مدیر به یک کارمند با توانایی ها و استعدادهای متنوع نیاز دارد. مسئولیت های یک سمت دستیار شخصی ممکن است شامل ترجمه اسناد از یک زبان خارجی و همچنین همراهی مدیر در جلسات کاری به عنوان مترجم باشد: گاهی اوقات چنین اطلاعاتی در طول مذاکرات بیان می شود که نمی توان به شخص ثالث اعتماد کرد. ممکن است به یک دستیار رسیدگی شود تا نیازهای روزانه کارگردان را تامین کند: سفارش تاکسی، اتاق هتل، پذیرایی، پردازش مدارک لازم برای سفر. در یک کلام، هر مدیری الزامات خاص خود را برای کاندیدای نقش دست راست نفر اول شرکت ایجاد می کند.

سوالات حرفه ای از متقاضی برای سمت دستیار شخصی رئیس

حرفه دستیار اغلب به عنوان یک شروع شغلی، فرصتی برای کسب تجربه مدیریتی و کاوش در پیچیدگی های عملی صنعت انتخاب شده در نظر گرفته می شود. برای یک فارغ التحصیل جوان منطقی است که پیشنهادات سازمان های متوسط ​​را در نظر بگیرد، زیرا یک مدیر ارشد جدی مطمئناً نامزدی را با تجربه زندگی خاص و مهارت های حرفه ای ترجیح می دهد. با این حال، هیچ قانون بدون استثنا وجود ندارد، گاهی اوقات یک جای خالی در یک شرکت بزرگ به متقاضیان جوان اما با استعداد می رسد.

تجربه دستیار و شرایط تحصیل

متقاضی برای موقعیت دستیار شخصی باید حداقل یک حرفه ای متوسطه و ترجیحاً دارای تحصیلات عالی مرتبط با مدیریت یا (در برخی موارد) با ویژگی های شرکت باشد.

کاندیداها معمولاً شرایط حرفه ای زیر را دارند:

• سواد بی عیب و نقص؛
• سخنرانی ارائه شده؛
• آگاهی از مبانی بخشهای لازم قانونگذاری مربوط به امور اداری و فعالیت های تولیدیشرکت ها؛
• تسلط بر کلیه برنامه های اداری اولیه؛
• مهارت های مدیریت اسناد؛
• پیاده سازی مکاتبات تجاریو مذاکرات مطابق با استانداردهای اخلاقی نظارتی، شرکتی و حرفه ای؛
• دانش یک زبان خارجی در سطح مکالمه (گاهی اوقات فنی)؛
• اگر ما در مورد دستیار در سطح معاون صحبت می کنیم، درک کاملی از ویژگی های سازمان و فرآیندهای کلیدی کسب و کار مورد نیاز است.

حداقل لیست الزامات متقاضی برای موقعیت دستیار شخصی ممکن است بسته به اندازه، دامنه و سایر ویژگی های یک شرکت خاص افزایش یابد. بسیاری از سازمان ها تماس می گیرند مزیت رقابتیمتقاضی دارای دوره های اضافی یا تحصیلات در زمینه های مختلف تجاری است.

ویژگی های شخصی لازم برای دستیار رئیس شرکت

ویژگی چنین حرفه مسئولیت پذیر و چند وجهی به عنوان دستیار شخصی رئیس نیاز به یک انبار شخصیت خاص دارد. دستیار باید بتواند با روال روزانه، ویژگی های روانی، ترجیحات شخصی رئیس سازگار شود. شرط اصلی دستیار این است که خلق و خوی و الگوهای رفتاری او مکمل شخصیت رهبر باشد و وارد ناهماهنگی نشود.

دستیار اجرایی باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• مقاومت در برابر استرس، توانایی مقابله با نارضایتی زیردستان و تحریک مافوق با همان خونسردی؛
• چندوظیفه ای: توانایی کنترل چندین چیز به طور همزمان یکی از ویژگی های ضروری یک دستیار شخصی است.
• سطح بالای فرهنگ: برای یک دستیار مدیر کل یا صاحب کسب و کار، ویژگی های نماینده از اهمیت بالایی برخوردار است.
• نگرش مثبت: فعالیت یک دستیار شخصی اغلب غیرممکن است که در مرزهای واضح قرار گیرد، بنابراین، بدون نگرش خوش بینانه به انواع شگفتی ها، حتی یک متخصص امیدوار به سرعت احساس فرسودگی عاطفی می کند.
• توانایی یادگیری بالا: دامنه علایق رئیس شرکت ممکن است شامل غیرمنتظره ترین درخواست ها باشد، به منظور ارائه اطلاعات قابل اعتماد، دستیار باید بتواند به سرعت اطلاعات ناآشنا را درک کند، نکته اصلی را از آن برجسته کند و ماهیت را در آن ساختار دهد. یک فرم مناسب

با این حال، مهمترین مزیت دستیار شخصی، وفاداری بی قید و شرط و تمایل به احترام به منافع کارفرما است.

کتاب راهنمای صلاحیت، موقعیت دستیار شخصی را به عنوان یک موقعیت مدیریتی طبقه بندی می کند. در نتیجه، وظایف اداری و سازمانی یک دستیار مشابه عملکرد مدیریت (حداقل در سطح خطی) در نظر گرفته و تنظیم می شود.

حالت کار

طول روز کاری یک دستیار شخصی اغلب به برنامه کاری مدیر او بستگی دارد. پایبندی دقیق به چارچوب مقرر در اسناد نظارتی روز کارگرشاید فقط برای پست های پشتیبانی، مانند یک مدیر دفتر، و یک دستیار رده بالاتر معمولاً مجبور است برنامه خود را با رژیم مافوق خود مطابقت دهد.

تار بودن روز کاری، و همچنین نیاز به همیشه در تماس بودن و در حالت "هشدار" بودن، اغلب نامزدها را خاموش می کند، اگرچه در مجموع، ساعات کاری بیشتر از سایر موقعیت های با درآمد خوب نیست. با این حال، باید در نظر داشت که مانند هر موقعیت رهبری، مرز بین کار و زمان شخصی به طور محسوسی مبهم است.

شرح شغل

قانون فدراسیون روسیه روند توسعه شرح شغل را تنظیم نمی کند و الزامات سختگیرانه ای را بر محتوای آن اعمال نمی کند. بنابراین، اکثر کارفرمایان به طور مستقل محدوده وظایف و اختیارات را برای یک شغل خالی خاص تعیین می کنند.

شرح شغل توضیحی ساختاریافته از معنای یک موقعیت خاص، این است سند هنجارینه تنها وظایف، بلکه حقوق کارمند را نیز شامل می شود.

1. مقررات عمومی- این بخش حاوی اطلاعاتی در مورد الزامات نامزد است. روش انعقاد و خاتمه قرارداد کار را مشخص می کند. سلسله مراتب تابعیت را تعریف می کند. روش جایگزینی کارمند در زمان غیبت را تنظیم می کند.
2. مسئولیت های شغلی - برنامه ریزی روز کاری؛ پیاده سازی پشتیبانی فنیفعالیت های مدیر؛ همراهی مدیر در جلسات، در سفرها؛ گرفتن صورتجلسه از مذاکرات، جلسات، سایر جلسات کاری؛ حل و فصل مسائل فردی از طرف رئیس و سایر وظایف.
3. حقوق یک دستیار شخصی برای مدیر - دستیار حق دریافت اطلاعات از جمله اطلاعات محرمانه را به میزان کافی برای انجام وظایف خود دارد. ارائه پیشنهادات به مدیر برای بهبود فعالیت های خود؛ درخواست اسناد از طرف خود یا از طرف مدیر از بخش ها و بخش های شرکت. نیاز به مدیریت برای اطمینان از شرایط عادی فعالیت کارگری; در صلاحیت و اختیارات خود تصمیم گیری کند.
4. معاون مدیر مسئول این موارد است: نگرش سهل انگارانه به وظایف خود؛ عدم رعایت استانداردها، دستورالعمل ها، منشور، دستورات و دستورات مدیر؛ نادیده گرفتن قوانین مقررات داخلی، اقدامات ایمنی ، انضباط کار.

با توجه به ویژگی های فعالیت دستیار، تهیه شرح وظایف باید با نهایت دقت انجام شود. شما نباید با یک نمونه معمولی که نمی تواند تمام تفاوت های ظریف کار در یک شرکت خاص را در نظر بگیرد راضی باشید. علاوه بر این، تمایز بین موقعیت های دستیار شخصی و دستیار مدیر پروژه مهم است: وظایف دومی معمولاً موقتی است.

به عنوان یک قاعده، متقاضیان پیشنهاداتی را برای جای خالی دستیار شخصی به مدیر عامل یا صاحب کسب و کار در نظر می گیرند. اگر بی‌تجربه هستید یا به توانایی خود در انجام وظایف و مسئولیت‌های یک دستیار اجرایی شک دارید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که شغل خود را به عنوان دستیار مدیر خط، مانند رئیس فروش، شروع کنید. اگرچه این موقعیت چندان معتبر نیست، اما فرصتی عالی برای کسب تجربه لازم را فراهم می کند.

در رزومه چه چیزی بنویسیم

اول از همه، شما نباید از عبارات قالب رزومه بسازید، و ارزش یک مهارت خاص را در موتور جستجوی اینترنتی مشاهده کنید. یک استخدام کننده باتجربه در مرحله یک مصاحبه سریع تلفنی متوجه شما خواهد شد. کمبود تجربه را می توان با داستانی درباره دستاوردهای شخصی، ویژگی های شخصیتی مفید و دانش حرفه ای جبران کرد.

لازم به یادآوری است که رزومه های دارای عکس قبل از هر چیز پردازش می شوند، اما شما نیازی به پیوستن اولین عکس از خود به سند ندارید: عکسی از یک مهمانی، با عینک تیره، بیش از حد روتوش شده و با سایر موارد عجیب و غریب، بیشتر است. احتمالاً به جای جلب توجه به نامزدی شما هشدار می دهد.

نمونه نکات رزومه:

1. جای خالی: دستیار; دستیار شخصی؛ معاون منشی؛
2. اطلاعات شخصی: نام، نام خانوادگی، نام خانوادگی، تاریخ تولد خود را وارد کنید.
3. تحصیلات: فهرست موسسات آموزشیبه ترتیب زمانی معکوس؛
4. تجربه کاری: مانند بند قبلی پر کنید، توصیه می شود دلیل اخراج را ذکر کنید. در صورت نداشتن تجربه در تخصص، شرکت در پروژه های اجتماعی، برنامه های داوطلبانه، عمل آموزشیو غیره.
5. وضعیت تأهل: یک مورد بسیار مهم برای کارفرما، با توجه به برنامه کاری نامنظم.
6. مهارت های اضافی: نشان دهنده سطح مهارت زبان خارجی، نشان دهنده وجود گواهینامه رانندگی، لیست دوره های تکمیل شده آموزش اضافی.
7. ویژگی های شخصی: سعی کنید به خود یک ارزیابی عینی بدهید، ویژگی های فردی را به ویژگی های خسته کننده "مقاوم در برابر استرس-آموزش پذیر" اضافه کنید.

هنگام پر کردن ستون "مخاطبین"، تمام راه های ممکن برای تماس با شما را فهرست کنید: تلفن، آدرس ایمیل، پیوند به صفحات در پورتال های اینترنتی اجتماعی. و به هر حال، صفحه را مرتب کنید، زیرا کارفرمایان جدی به صفحات شخصی متقاضیان توجه زیادی دارند. محتوای شوک را پاک کنید، عکس های مشکوک را حذف کنید، از شر اظهارات مبهم خلاص شوید.

شغل دستیار شخصی

تناقض ذاتی در موقعیت دستیار شخصی یک مدیر این است که هر چه کارمند بهتر عمل کند، احتمال کمتری برای ایجاد شغل خواهد داشت. یک کمک کننده خوب معمولاً با سرپرست خود حرکت می کند. از آنجایی که کارمند این موقعیت در درجه اول برای ویژگی های شخصی ارزشمند است، که بر خلاف مهارت های حرفه ای، قابل آموزش نیستند، مدیران و مدیران ارشد بسیار تمایلی به اجازه دادن به دستیاران خود برای ایجاد شغل ندارند.

با این حال، اگر مدیر شما برای شما ارزش قائل است، در صورت امکان سعی خواهد کرد تا ناراحتی شما را جبران کند: با افزایش حقوق، ارائه مزایای اضافی، بهبود شرایط کاری، تاکید بر وضعیت شما در مقابل تیم. به این می گویند "حرفه افقی": اهمیت شما با همان موقعیت افزایش می یابد.

نتیجه

مانند هر حرفه ای، دستیار شخصی بودن مزایا و معایب خود را دارد. قبلاً به ساعات کاری نامنظم اشاره کردیم. محدودیت های سنی را می توان به معایب نیز نسبت داد: بسیاری از کارفرمایان ترجیح می دهند کارمندان حداقل بیست و پنج ساله را استخدام کنند.

با این حال، فرصت همکاری نزدیک با یک مدیر ارشد یک فرصت ارزشمند برای به دست آوردن است تجربه رهبری، که در هر زمینه ای از فعالیت مفید است و شاید حتی کسب و کار خود را باز کنید.

مدیر عامل یک شرکت مسئولیت های زیادی دارد. با رشد سازمان، این طیف از مسئولیت ها گسترش می یابد. بسیاری از "چرخش" وجود دارد، که در آن مدیر باید به جای حل مشکلات به طور مستقیم در توسعه شرکت وقت صرف کند. این باعث کاهش کارایی متخصص می شود. برخی از وظایفی که نیاز به صلاحیت بالایی ندارند را می توان به دستیار مدیر کل محول کرد.

سمت دستیار مدیرعامل: ویژگی های کلیدی

دادن ویژگی های خاصی به سمت دستیار مدیر کل مشکل است. واقعیت این است که شرح وظایف این متخصص بر اساس نیاز مدیرعامل تعیین می شود. فعالیت یک کارمند می تواند بر یک جنبه متمرکز شود. موقعیت هایی را که دستیاران در عمل در آن کار می کنند را در نظر بگیرید:

• منشی.این متخصص مسئولیت کار با اسناد را بر عهده دارد. در حوزه مسئولیت او تماس ها، کارهای مختلف روزانه است.
• دستیار شخصی.متخصص در سازماندهی روز کاری مدیرعامل، جلسات کاری و کنفرانس ها. متخصص در سفرهای کاری نیز مدیر را همراهی می کند.
• معاون مدیر کل.کارمند حق دارد در مورد طیف محدودی از مسائل تصمیم بگیرد.

به عنوان یک قاعده، در واقع، دستیار وظایف چندین متخصص را ترکیب می کند. در شرکت های بزرگ، مدیر عامل ممکن است دو دستیار داشته باشد. مثلا یکی ترتیب می دهد زمان کاریمدیر، و دیگری به امور کاغذی مشغول است.

دستیار متعلق به دسته رهبران است. او مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهد. الزاماتی که معمولاً برای یک کارمند اعمال می شود:

• آموزش عالیبا توجه به مشخصات مربوطه (مثلاً حقوقی).
• سابقه کار سه سال.

به عنوان یک قاعده، سایر کارکنان تابع دستیار مدیر کل هستند. او دارای اختیارات گسترده ای است: از حق صدور دستور تا کنترل بر کار بخش های مختلف.

مهم!انتصاب دستیار اصلاً زیاده روی نیست. این معیار به مدیر اجازه می دهد تا روی حل مشکلاتی که نیاز به حرفه ای بودن و خلاقیت بالایی دارد تمرکز کند. "کلیسا" به یک دستیار واگذار می شود. این امر به طور قابل توجهی کارایی مدیرعامل و خود شرکت را افزایش می دهد.

تنظیم حقوقی

فعالیت های دستیار مدیر کل توسط مقررات زیر تنظیم می شود:

• توصیه های روشمند
• منشور.
• قرارداد کار
• دستورات رهبر
• آموزش کار.

دستیار مدیر کل چه وظایفی دارد؟

وظایف یک دستیار مدیرعامل بسته به اندازه شرکت متفاوت است. در شرکت‌های کوچک، کارمندان کار پیک‌ها، مدیران و پشتیبانی زندگی دفتر را کنترل می‌کنند. در سازمان های بزرگ، مدیرعامل معمولا دو دستیار دارد. یک دستیار شخصی روز کاری مدیر را سازماندهی می کند، دستیار دوم به تمام امور دیگر رسیدگی می کند. لیست وظایف یک متخصص می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. در هر صورت، مسئولیت ها باید در شرح وظایف مشخص شود. یک لیست نمونه را در نظر بگیرید:

• سازماندهی مذاکرات، از جمله از طریق تلفن.
• دریافت مکاتبات.
• تشکیل جلسات و جلسات: تهیه مطالب مرتبط، کنترل بر رعایت مقررات، ثبت صورتجلسه، تندنویسی.
• کنترل بر اجرای دستورالعمل های مدیر کل.
• ارائه اوراق امضاء به رئیس.
• پذیرایی از بازدیدکنندگان مدیر کل.
• سازماندهی سفرهای کاری (به عنوان مثال، رزرو اتاق، سفارش بلیط).
• اطمینان از اثربخشی مدیرعامل.
• ترسیم یک برنامه برای روز.
• پشتیبانی اطلاعاتی مدیر عامل
• شرکت در جلسات و جلسات کاری.
• سازماندهی جلسات کاری.
• سازماندهی ارائه ها.
• تهیه گزارش هزینه
• انجام سفارشات شخصی
• ایجاد پایگاه های داده، ارائه های مجازی با استفاده از رایانه شخصی.

دستیار نزدیکترین فرد به مدیرعامل است. اغلب روز کاری او استاندارد نیست. کارمند طیف گسترده ای از وظایف را حل می کند، بنابراین او باید ویژگی های شخصی مناسب را داشته باشد.

حقوق کارکنان

دستیار مدیر کل دارای حقوق زیر است:

• آشنایی با پروژه ها و تصمیمات رهبر در خصوص فعالیت های دستیار.
• شایستگی اطلاعات لازم.
• حق تصمیم گیری در چارچوب اختیارات رسمی.

دستیار مدیر کل می تواند دارای اختیارات زیادی باشد. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است حق امضای اسناد را داشته باشد.

مسئولیت دستیار

مسئولیت محول شده به دستیار باید در شرح شغل مشخص شود. کارمند مسئولیت موارد زیر را بر عهده دارد:

• عدم رعایت دستورالعمل های شغلی.
• اقداماتی که قوانین فدراسیون روسیه را نقض می کند.
• ایجاد خسارت.

اگر دستیار مرتکب تخلف شده باشد، قبل از تحمیل مسئولیت به او، تحقیق انجام می شود. تعیین درجه گناه ضروری است. کارمندان کلیدی شرکت در تحقیقات شرکت دارند. در نتیجه یک سند تنظیم می شود. بسته به میزان گناه، ممکن است برای کارمند مجازات تعیین شود. دستیار را نیز می توان اخراج کرد.

چه ویژگی های شخصی از دستیار مورد نیاز است؟

به یک دستیار شخصی وسیع ترین طیف وظایف محول می شود. برخی از متخصصان در یک جهت کار می کنند، اما این در مورد دستیار صدق نمی کند. این به چندوظیفه بودن، تطبیق پذیری نیاز دارد. ویژگی های شخصی که یک دستیار مدیرعامل باید داشته باشد را در نظر بگیرید:

• فعال، فعال.
• توانایی پیش بینی پیشرفتهای بعدیموقعیت ها
• پیشگیری از عوارض.
• تطبیق پذیری.
• سازگاری با محیطی که به سرعت در حال تغییر است.
• تسلط به یک یا چند زبان خارجی.
• توانایی کار با جریان اطلاعات.
• توانایی حفظ محرمانه بودن.
• توانایی تحلیل سیستمموقعیت ها
• امکان ارائه چندین راه حل در یک زمان.
• مهارت کامپیوتر در سطح متوسط ​​تا پیشرفته.
• آشنایی با اصول مدیریت زمان.
• توانایی هماهنگ کردن فعالیت های چند کارمند.
• دیپلماسی.
• مهارت های ارتباطی و توانایی حل تعارض.
• کار عملیاتی با حجم زیادی از اطلاعات.
• خاطرات خوب.
• توانایی اولویت بندی

دستیار باید صالح، مقاوم در برابر استرس باشد. اطلاع از تخصص های مرتبط مطلوب است (مثلاً آگاهی از مبانی فقه).

چه زمانی یک مدیر عامل به دستیار شخصی نیاز دارد؟

در صورتی که مدیر عامل دارای لیست بزرگی از مسئولیت ها باشد، دستیار استخدام می شود. حتی اگر مدیر با وظایفی که در دست دارد کنار بیاید، بیشتر "تولید" می تواند کار را کند کند. برای کار با امور روزمره است که دستیار استخدام می شود. به عنوان یک قاعده، این کارمندان دعوت می شوند شرکت های بزرگ. مدیران عامل سازمان های کوچک قادر به انجام تمام کارها به تنهایی هستند.

مسئولیت های یک دستیار شخصی

مقالات مرتبط

دستیار شخصی مدیر یک شخصیت مهم در سازمان است و در واقع دست راست است. او همیشه از همه رویدادها و فعالیت های مهم و همچنین مکان سرپرست فوری خود آگاه است. در عین حال مسئولیت بزرگی به او محول می شود که وجود مهارت های خاصی به مقابله با آن کمک می کند. در این مقاله به وظایف شغلی دستیار شخصی و ویژگی های مورد نیاز برای این شغل می پردازیم.

از این مقاله یاد خواهید گرفت:

• چه کسی دستیار شخصی رئیس است.
• وظایف کاری؛
• ویژگی های شخصی؛
• کیفیت حرفه ای.

چه کسی دستیار شخصی رئیس است

بنابراین، دستیار شخصی مدیر- این چه کسی است؟ این موقعیت در بازار کار روسیه نسبتاً اخیراً ایجاد شده است. بر اساس مسئولیت های شغلی می توان به طور خلاصه این گونه بیان کرد که دستیار شخصی همان منشی رئیس است اما با مسئولیت های گسترده.

واقعیت این است که کار یک دستیار شخصی فقط به وظایف یک منشی محدود نمی شود: آنها همچنین مسئولیت هایی را برای برنامه ریزی برنامه، سازماندهی رویدادها و غیره اضافه می کنند. می توان گفت که وظیفه اصلی یک دستیار شخصی تخلیه سر است. یعنی این کارمند شخصی است که بیشتر کارهای مدیر را انجام می دهد (البته دامنه آن توسط هر رئیس به صورت جداگانه تعیین می شود).

حتی مواردی وجود دارد که دستیار مدیر با توجه به کاری که انجام می دهد در واقع معاون است. در بیشتر موارد، دامنه وظایف یک دستیار شخصی، که در شرح وظایف ذکر شده است، بسیار کمتر از عمل است.

وظایف شغلی

وظایف شغلی منشیتوسط استانداردهای حرفه ای تنظیم می شود. علاوه بر این، این سند همچنین شامل فهرستی از وظایف این قبیل کارمندان به عنوان دستیار دبیر و منشی رئیس است. مشخص است که رعایت استاندارد حرفه ای در شرکت هایی که شهرداری و دولتی نیستند اجباری نیست. با این حال، توصیه های این مستندات در تعاریف شغلی منشی ها در شرکت های خصوصی منعکس شده است.

بیایید ببینیم استاندارد حرفه ای در مورد تعیین شرایط منشی رئیس چه می گوید.

استاندارد حرفه ای شامل چنین حرفه ای به عنوان دستیار شخصی نیست. با این حال، مسئولیت های شغلی او به طور کامل در استاندارد حرفه ای برای منشی رئیس منعکس شده است. اول از همه، آنها به 2 بخش تقسیم می شوند:

1. پشتیبانی سازمانی از فعالیت های رئیس؛
2. مستندسازی فعالیت های رئیس سازمان.

به نوبه خود، پشتیبانی سازمانی شامل موارد زیر است:

• تشکیل یک برنامه روز کاری برای منشی رئیس؛
• سازمان دریافت تماس مکالمات تلفنی) رهبر؛
• سازماندهی سفرهای کاری؛
• سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان در اتاق پذیرایی رئیس؛
• سازماندهی، آماده سازی و خدمات رویدادهای مختلف (جلسات، جلسات کاری، جلسات و غیره)؛
• کنترل بر اجرای دستورالعمل ها؛
• سازماندهی و نگهداری یک فضای کاری کاربردی در قسمت پذیرش و دفتر مدیر.

وظایف فوق به عنوان پشتیبانی اداری از مدیر نیز شناخته می شود، زیرا در اجرای آنها منشی در واقع کارهای اداری را انجام می دهد.

پشتیبانی اسناد شامل تهیه و اجرای موارد زیر است:

• اسناد سازمانی؛
• اسناد مدیریت؛
• سازماندهی کار با اسناد؛
• جاری ذخیره سازی فایل ها;
• پردازش کیس برای ذخیره سازی بعدی

همچنین از جمله وظایف دستیار شخصی می توان به توانایی کار با کامپیوتر شخصی اشاره کرد که میزان مهارت در این مورد نیز به صورت جداگانه تنظیم می شود.

توجه داشته باشید که دستیار مدیر، که وظایفش با موارد فوق منطبق است، اغلب مجبور به انجام تعدادی از وظایف شخصی می شود. این طیف از مسئولیت ها توصیه می شود که به طور مستقیم در هنگام درخواست شغل تعیین شوند.

مقالات جدید

ویژگی های شخصی یک دستیار مدیر

یک دستیار شخصی باید تا حد امکان برای اجرای آنها چه از نظر روحی و چه از نظر جسمی آماده باشد. بیایید به مهم ترین ویژگی های شخصی که یک دستیار شخصی باید داشته باشد نگاه کنیم.

• مقاومت در برابر استرس. این کیفیت به دلیل حجم زیاد کار و وظایف دستیار شخصی الزامی است. فقط یک ذهن سرد و توانایی عدم واکنش به محرک های خارجی یا حالت اضطراری کار به دستیار شخصی کمک می کند تا قدرت خود را در همان ابتدای روز کاری از دست ندهد.
• جامعه پذیری. معلوم است که در اتاق انتظار سر هرگز ساکت نیست: همیشه بازدیدکنندگانی در آنجا منتظر هستند یا تلفن زنگ می‌زند. و این دستیار مدیر است که مجبور می شود با هر فردی که می خواهد با رهبر مخاطب جذب کند، ارتباط برقرار کند. در عین حال، هرکسی که می خواهد سوالات، اهداف و حالات متفاوتی داشته باشد، برای همه آنها باید پیدا کنید. زبان متقابلو اعتماد آنها را جلب کنید. مطمئن باشید، بعید است مدیر شما راضی باشد اگر مشتری عصبانی وارد دفترش شود. بنابراین در این صورت وظیفه دستیار شخصی جلوگیری از چنین موقعیت هایی خواهد بود که در صورت نبود مهارت های ارتباطی غیرممکن است.
• توجه. این کیفیت در کار با اسناد از اهمیت بالایی برخوردار است. یک دستیار شخصی باید بتواند در یک نگاه صحت طراحی و تهیه یک سند خاص را ارزیابی کند. علاوه بر این، علت اصلی اشتباهات در اسناد فقط بی توجهی است.
• حافظه. مشخص است که کار با اسناد با تعداد زیادی مقررات و قوانین مرتبط است که یک دستیار شخصی باید آنها را بداند. علاوه بر این، پذیرش روزانه تعداد زیادی تماس دریافت می کند که نباید فراموش شود. همچنین لازم است نام تمام شرکای مهم، اطلاعات مربوط به وضعیت فعلی امور و غیره را به خاطر بسپارید. همه اینها مستلزم داشتن حافظه خوب و توانایی کار سریع با اطلاعات است.

ویژگی های حرفه ای یک دستیار مدیر

ویژگی های حرفه ای مورد نیاز در کار دستیار شخصی رئیس لیست چشمگیر را تشکیل می دهد. شما همچنین می توانید برای تعیین آنها استفاده کنید. استاندارد حرفه ای برای منشی رئیس، که به وضوح نشان می دهد که چه مهارت هایی برای انجام برخی مسئولیت های شغلی مورد نیاز است.

بنابراین، برای انجام حمایت سازمانی از فعالیت های رئیس، یک دستیار شخصی باید ویژگی های حرفه ای زیادی داشته باشد.

• درک ویژگی های فعالیت های تولیدی سازمان؛
  • مشخصات صنعت؛
  • الگوهای تعامل بین سازمان و محیط خارجی;
• توانایی برقراری ارتباط با مدیریت سازمان و بخش های آن؛
• روش های سازماندهی علمی کار را بشناسید.
  • عملکردهای خود مدیریتی؛
  • اصول و قواعد برنامه ریزی زمان کار؛
• نحوه تعیین اهداف را بدانید. مبانی برنامه ریزی؛
• اصول اولویت بندی را بدانید. انواع اهداف.

برای فعالیت های مستندسازی، ویژگی های حرفه ای عبارتند از:

• مبانی حقوقی مدیریت (قانون اداری، کار و اقتصادی)؛
• قوانین جاری قانونی، اسناد نظارتی و روش شناختی، استانداردهای دولتی که روش پشتیبانی اسنادی مدیریت را تعیین می کند.
• ساختار سازمان. تیم مدیریت سازمان و بخش‌ها، نمونه‌های امضای افراد دارای حق امضا و تأیید اسناد و محدودیت‌های حوزه مسئولیت آنها.
• قوانین پشتیبانی اسنادی از فعالیت های سازمان؛
• روش کار با اسناد؛
• الزامات اسناد مطابق با مصوبات نظارتی و استانداردهای دولتی;
• قوانین تنظیم اسناد سازمانی (آیین نامه ها، دستورالعمل ها، مقررات و غیره) انواع سند، هدف آنها؛
• مبانی زبان شناسی مستند

در عین حال، در دسترس بودن اجباری آموزش حرفه ای و تجربه کاری را فراموش نکنید.

نحوه انتخاب دستیار شخصی برای مدیرعامل

مجله "مدیر کل"

ماهیت کار یک دستیار شخصی این است که با دانستن ویژگی ها و ویژگی های فعالیت های مدیر خود، بخش قابل توجهی از کار خود را روی خود ببرد. به عنوان مثال، وظایف یک دستیار شخصی شامل برنامه ریزی و بهینه سازی برنامه کاری مدیر، هماهنگی اقدامات مدیر عامل، سازماندهی جلسات و مذاکرات، جلسات سهامداران، هیئت مدیره، آماده سازی سفرهای کاری برای مدیر است (به کارکردهای شخصی مراجعه کنید). دستیار مدیر).

وظایف دستیار شخصی سر

وظایف معاون مدیر کل عبارتند از:

• سازماندهی مکالمات تلفنی؛
• دریافت پیام ها، نامه های خطاب به رئیس و در صورت لزوم رساندن آنها به سر.
• آماده سازی جلسات، جلسات، از جمله جلسات سهامداران، هیئت مدیره، مذاکرات (یک دستیار شخصی مواد را انتخاب می کند، به شرکت کنندگان از مکان و زمان رویداد اطلاع می دهد، و همچنین بر رعایت مقررات نظارت می کند، صورتجلسه را نگه می دارد، نتایج را تنظیم می کند. ، کوتاه نویسی می کند).
• دریافت ورودی مکاتبات تجاریثبت و انتقال آن به رئیس و سپس رساندن تصمیمات مدیر کل به مجریان خاص یا تهیه پاسخ مستقل.
• کنترل مهلت های اجرای دستورالعمل های رئیس توسط کارکنان بخش های ساختاری شرکت.
• پذیرش و ارسال به موقع اسناد برای امضا؛
• ملاقات و پذیرایی از بازدیدکنندگان رئیس؛
• آماده سازی سفرهای کاری (پشتیبانی ویزا، سفارش بلیط، رزرو هتل)؛
• ایجاد شرایط مساعد برای حداکثر کار موثرمدیر (سازمان محل کار، در دسترس بودن لوازم التحریر، تجهیزات اداری لازم، نظافت در دفتر مدیر را نظارت می کند).

به چه نوع دستیار شخصی نیاز دارید

سر منشی. مناسب برای مدیران شرکت های تا 25 نفر. این شخص وظایف منشی رئیس را با وظایف منشی شرکت ترکیب می کند. برای مدیر، او فقط وظایف ساده خاصی را انجام می دهد (به عنوان مثال، با بازدیدکنندگان ملاقات می کند، به آنها نوشیدنی می دهد، نامه ها را چاپ می کند، مکاتبات را پردازش می کند).

الزامات. این باید یک مجری منضبط باشد که نیازی به مستقل بودن در تصمیم گیری و ابتکار ندارد. سایر الزامات عبارتند از: تحصیلات عالی یا ناقص (مهم است که تحصیلات روی کار تأثیر نگذارد)، سرعت بالاچاپ، توانایی استفاده از تجهیزات اداری، تجربه مشابه یک ساله مطلوب است. لازم است فرد متقاضی این سمت تمایل به انجام کارهای یکنواخت داشته باشد.

معاون اداری، مدیر بازرگانی. برای روسای شرکت هایی با جریان اسناد زیاد، عمدتاً برای ارتباط بین مدیر و زیردستان ضروری است. این نوع دستیار شخصی باید در کار خود عملکردهای فنی و وظایفی را که مستلزم استقلال و مسئولیت از او هستند، ترکیب کند، به عنوان مثال: برنامه ریزی برنامه کاری رئیس، سازماندهی سفرها، جمع آوری مستقل برخی اسناد، تهیه مواد برای مذاکرات، جلسات. ، مجامع سهامداران، هیئت مدیره.

الزامات. تحصیلات عالی، سابقه کار مشابه از دو سال، نماینده ظاهر، دانش یک زبان خارجی (در صورت لزوم)، مهارت های سازمانی خوب، از جمله مهارت های سازماندهی مذاکرات، توانایی تصمیم گیری مستقل.

دستیار حرفه ای به عنوان یک قاعده، برای روسای شرکت های بزرگ ضروری است. مردان اغلب به این موقعیت دعوت می شوند. چنین دستیار مدیر کل بخشی از کار را برای مدیر و برای مدیر انجام می دهد و مدیر از نتایج آن لذت می برد. یک دستیار حرفه ای باید دانش و تحصیلات ویژه ای در حوزه موضوعی فعالیت مدیر داشته باشد. او کارهای فنی را برای مدیر انجام نمی دهد، مثلاً یک معاون اداری.

الزامات. تحصیلات عالی (پروفایل)، سابقه کار مشابه دو سال، دانش زبان خارجی (در صورت لزوم)، دانش و تجربه در زمینه شرکت، مسئولیت، ابتکار. برای این کارمند بسیار مهم است که جاه طلبی های بیش از حد نداشته باشد، زیرا مدیر از ثمره ساعت ها تلاش سخت خود لذت می برد و تمام افتخارات را برای خود اختصاص می دهد.

رئیس امور شخصی رئیس. این نوع دستیار شخصی کمتر از سایرین رایج است. می تواند در شرکت های کوچک و بزرگ مورد تقاضا باشد. برای رهبری که زمان زیادی را در محل کار می گذراند، اما در عین حال زندگی بسیار فعالی را در خارج از دفتر انجام می دهد، خانواده بزرگی دارد، اغلب به تعطیلات خارج از کشور می رود و آماده است تا برخی از وظایف سازماندهی را به او بسپارد ضروری است. امور شخصی به دستیارش. به عنوان مثال، رئیس امور شخصی می تواند بلیط تئاتر، کنسرت، خرید هدیه برای دوستان، اقوام و شرکای مهم را رزرو و خریداری کند. همچنین غیر معمول نیست که رئیس ستاد ترتیبات سفر را برای مدیر و خانواده اش ترتیب دهد (نگاه کنید به مطالعه موردی: لباس زیر سرآشپز).

لباس زیر سرآشپز

یکی از متقاضیان پست دستیار شخصی در مصاحبه ای در مورد مسئولیت های شغلی خود با مدیر قبلی صحبت کرد. سهم شیر از زمان کار او توسط تکالیف شخصی اشغال شده بود (با در نظر گرفتن تمام توصیه های پزشک معالج، آسایشگاهی را برای یک مادر مسن انتخاب کنید؛ از یک پسر نوجوان مطلع شوید که دوست دارد برای تولدش چه هدیه ای دریافت کند و سفارش دهید. آن را از طریق اینترنت؛ بره تازه برای پیک نیک بگیرید).

یک بار مدیر او متوجه شد که او چند ساعت قبل از حرکت به یک سفر کاری می رود. وقت نداشت به خانه برود تا لباس زیرش را عوض کند. سپس دستیار وفادار به نزدیکترین فروشگاه رفت و برای سرآشپز یک سری لباس زیر، یک پیراهن شیفت و یک کراوات برای او خرید. چنین تکلیفی برای او در دستور کار قرار داشت.

الزامات. تحصیلات عالی، مهارت های کامپیوتری خوب، توانایی استفاده از تجهیزات اداری، ظاهر دلپذیر، دانش زبان (بسته به ویژگی های تکالیف شخصی مدیر)، مهارت در جستجوی سریع و کارآمد اطلاعات لازم در اینترنت، امکان ذخیره اطلاعات محرمانه اطلاعات حس درایت به ویژه در برخورد با نزدیکان رهبر بسیار مهم است.

مدیر عامل صحبت می کند
یوری وودیلوف مدیر کل Sibribprom، Tyumen

Sibrybprom LLC یک شرکت متنوع و متخصص در تولید محصولات ماهی است. این کشور دارای سه شرکت پرورش و پرورش ماهی زنده، سه کارخانه فرآوری ماهی، یک کارگاه دخانیات و خشک کردن، امکانات ذخیره سازی و یک کارخانه کشتی سازی است.

دستیار شخصی من هشت سال است که با من است. ابتدا به عنوان منشی استخدام شد. البته کارمند هم تنظیم شده بود حرفه، بنابراین با گذشت زمان او توانست دستیار شخصی من شود.

چه چیزی برای من مهم است و چرا این نامزد را انتخاب کردم؟ حافظه عالی، نظم و انضباط بالا، توانایی انجام به موقع وظایف، توانایی برقراری ارتباط با مردم، آگاهی از ویژگی های این حرفه، درک کافی از الزامات مدیریت و البته رعایت اصول اخلاقی. استانداردهای رفتار

دستیار شخصی من از بازدیدکنندگان پذیرایی می کند و تصویر مثبتی از رئیس ایجاد می کند و شهرت بالای شرکت را حفظ می کند. برنامه ریزی روز کاری، سازماندهی مذاکرات، جلسات، جلسات، تهیه اسناد لازم، انجام کارهای اداری و حل مستقل برخی از مسائل - همه اینها بر عهده دستیار شخصی من است. هنگام کار در چنین تماس نزدیکدرک متقابل، یک وضعیت داخلی راحت در روند ارتباط بسیار مهم است، زیرا یک دستیار در حال حاضر یک فرد نزدیک است!

مدیر عامل صحبت می کند

گروه شرکت های "گالاکتا" - سازنده روسیمارک های ودکا "Poltina" و "Frost and Sun". این شرکت در بین 10 تولید کننده برتر ودکا قرار دارد. شبکه توزیع محصولات تمام مناطق فدراسیون روسیه را پوشش می دهد و از بیش از 100 توزیع کننده تشکیل شده است. دفاتر نمایندگی منطقه ای این گروه در 24 منطقه بزرگ ایجاد شده است. در سال 2006، حجم کل تولید شرکت های گروه بالغ بر 2520 هزار دلار آمریکا بوده است. تعداد پرسنل 600 نفر می باشد.

وظایف دستیار من عبارتند از:

• برنامه ریزی روز کاری سر؛
• تشکیل جلسات و کنفرانس ها؛
• مکاتبات تجاری؛
• اجرای دستورات و البته کنترل بر اجرای دستورات مدیر کل.

دستیار شخصی دست راست مدیر است و برخلاف منشی دارای اختیارات معین و حوزه مسئولیت وسیع تری است. ویژگی‌های کلیدی کسب‌وکار دستیار مدیر کل، مهارت‌های ارتباطی، آگاهی از آداب تجارت، وقت‌شناسی، دقت، توجه و سازماندهی است.

چرا سازگاری عاطفی با کمک کننده مهم است؟

کار مدیر کل در تماس با تعداد زیادی از افراد انجام می شود، گاهی اوقات ارتباط با آنها بر اساس سفت و سخت ساخته می شود و اغلب منجر به ناراحتی عاطفی می شود. بنابراین بسیار مهم است که فردی که برای سمت دستیار شخصی انتخاب کرده اید، نه تنها تمام مهارت های حرفه ای لازم را داشته باشد، بلکه از نظر عاطفی نیز با شما سازگار باشد.

البته، در طول مصاحبه تشخیص سازگاری با یک نامزد دشوار است. تنها یک راه وجود دارد - شما باید به شهود خود گوش دهید. مطمئناً شما بیش از یک بار در این موقعیت قرار گرفته اید: به نظر می رسد که داوطلب تمام دانش و مهارت های لازم را دارد و تجربه او عالی است. دستمزدهمه چیز برای شما مناسب است، اما برای شما ناخوشایند است که با یک شخص صحبت کنید، می خواهید هر چه زودتر او را ترک کند و هیچ توضیح خاصی برای احساسات خود پیدا نمی کنید. همه چیز بسیار ساده است - این دقیقاً همان ناسازگاری عاطفی است.

مدیر عامل صحبت می کند
رجیس لوم، رئیس فایزر روسیه، مسکو

فایزر که در سال 1849 تأسیس شد، محصولات دارویی را برای رشته‌های مختلف پزشکی (قلب‌شناسی، انکولوژی، اورولوژی، روان‌پزشکی، چشم‌شناسی، غدد درون‌ریز، درماتوونرولوژی)، از جمله آنتی‌بیوتیک‌های نسل جدید تولید و تولید می‌کند. فایزر بیش از 150 مکان در سراسر جهان دارد. این شرکت هر ساله مبالغ قابل توجهی را در تحقیق و توسعه داروهای جدید سرمایه گذاری می کند. نمایندگی روسیه این شرکت (Pfizer International LLC) از سال 1992 فعالیت می کند.

دستیار شخصی من وظایف استانداردی را برای این موقعیت انجام می دهد: برنامه کاری روزانه را تنظیم می کند، سازماندهی می کند سفرهای تجاریعلاوه بر مهارت های حرفه ای، ویژگی های شخصی برای این نوع فعالیت بسیار مهم است: سازگاری روانی بالا، حسن نیت، وقت شناسی، توانایی توجه به جزئیات، مهارت های ارتباطی عالی. دستیار باید همیشه احساس کند که برای بهبود شرایط کاری رهبر چه کارهای دیگری باید انجام شود.

ویژگی بارز یک دستیار اجرایی خوب، آمادگی صمیمانه و بی دریغ برای کمک است، حتی اگر راه حل این مشکل در قرارداد مشخص نشده باشد. این حمایت همیشگی برای یک رهبر بسیار مهم است، به خصوص اگر در کشوری کار کند که متعلق به خودش نیست و همیشه تمام ویژگی ها و آداب و رسوم آن را نمی داند.

شخصی که الان دستیار شخصی من است حدود یک سال است که در شرکت است. از آنجایی که رهبر و دستیار از نزدیک با هم کار می کنند، ارتباط باید برای هر دوی آنها راحت باشد. من کاملاً مطمئن هستم که هنگام انتخاب یک کارمند، نه تنها باید ویژگی های حرفه ای او را در نظر گرفت، بلکه این واقعیت را نیز در نظر گرفت که آیا درک متقابل بین شما در سطح شهودی به وجود آمده است یا خیر، آیا به طور غریزی احساس می کنید که می توانید به این شخص اعتماد کنید. در بیش از 30 سال تجربه تجاری خود، یک درس مهم آموخته ام: گاهی اوقات باید بیشتر به شهود خود تکیه کنید تا استدلال های عقلی.

جستجو برای دستیار شخصی به چه کسی واگذار شود

دو گزینه وجود دارد: جستجو را به بخش منابع انسانی خود یا یک آژانس استخدام بسپارید (همچنین نگاه کنید به: چه کسی برای یافتن دستیار قابل اعتماد نیست).

کسی که نمی تواند برای یافتن دستیار اعتماد کند

اغلب، مدیری که به دو دستیار شخصی نیاز دارد، جستجوی کارمند دوم را به دستیار از قبل کار می سپارد. در این مورد، او با این واقعیت هدایت می شود که آنها به صورت جفت کار خواهند کرد، بنابراین آنها باید با یکدیگر سازگار باشند. با این حال، نمی توان این ایده را موفق تلقی کرد. به دلیل عدم تمایل به همکاری در کنار رقیبی که مدعی اعتماد و توجه رئیس است، دستیار اول ممکن است به سادگی یک منشی فنی را انتخاب کند. او تمام کارهای معمول را انجام خواهد داد، اما در صورت لزوم نمی تواند به طور کامل دستیار اول را جایگزین کند.

مدیر کل، که دستور جستجوی دستیار شخصی را می دهد، باید تا حد امکان (تا کوچکترین جزئیات) به چه نوع شخصی نیاز دارد. در عین حال، لازم است نه تنها وظایف، بلکه الزامات نامزدها نیز مشخص شود. حتماً مشخص کنید که کدام الزامات برای شما اساسی و اجباری است و کدام یک اختیاری است (یعنی چه چیزی در هنگام انتخاب، اگر تمام شرایط اساسی مهم برآورده شود، می توانید چشمان خود را ببندید). در صورت احراز این شرایط، مسئول گزینش از یک طرف متقاضیان را به دلایل اساسی بررسی می کند و مدیر را مجبور به اتلاف وقت بر روی نامزدهای ناخواسته نمی کند و از سوی دیگر، کسانی را که این کار را انجام نمی دهند رد نمی کند. فقط در یک یا دو پارامتر مناسب است.

مدیر عامل صحبت می کند
جولیا کونلسکایا مدیر کل گروه گالاکتا مسکو

هنگام انتخاب نامزد برای سمت دستیار نیز از داخلی استفاده کردیم ذخیره پرسنل، و منابع خارجی. من در درجه اول به افرادی علاقه مند بودم که به عنوان دستیار مدیران کار می کردند شرکت های بزرگو همچنین روسای بخش اداری (با تجربه مدیریت یکباره گروهی از پروژه ها).

انتخاب اولیه نامزدها توسط خدمات پرسنلی انجام شد. آزمایش شد که آیا متخصص شرایط ذکر شده را برآورده می کند: مهارت ها آزمایش شد، پتانسیل، انگیزه آشکار شد. در مصاحبه، از داوطلب خواسته شد تا مواردی از موقعیت های کاری واقعی را حل کند و بر اساس نتایج، شایستگی حرفه ای وی و همچنین میزان اعتماد به نامزد مدیر قبلی - 2007 مشخص شد.

هنگام انتخاب، ما به مطابقت داوطلب با استانداردهای خود توجه کردیم فرهنگ شرکتی. همچنین تمایل او برای پذیرفتن سطح مشخصی از مسئولیت بسیار مهم است. اگر نامزد مجری باشد، در هنگام تعیین تکلیف، لازم است زمانی را برای توضیح روش اجرای آن صرف کنید. من یک دستیار را انتخاب کردم که توانست به تنهایی با این کار کنار بیاید منابع لازمو ایجاد ارتباطات لازم.

فناوری انتخاب منشی برای سرپرست یک تیم خلاق

سرگئی آلکسیف مدیر اجراییتئاتر طنز "Kvartet-I"، مسکو

تئاتر طنز "Kvartet-I" در سال 1993 توسط گروهی از فارغ التحصیلان دانشکده تنوع GITIS ایجاد شد. تیم تئاتر همیشه به عنوان نویسنده نمایش های خود عمل می کند (حتی اگر بر اساس مطالب ادبی نویسنده دیگری باشد). تئاتر در چارچوب پروژه های تئاتری، رادیویی و تلویزیونی دائماً مشغول فعالیت های خلاقانه و ادبی است.

کار منشی در تئاتر ویژگی های خاص خود را دارد. اینجا از یک طرف پاتوق بازیگران معروف، فضای خلاقانه در پشت صحنه است و از طرف دیگر منشی باید در این محیط کار انجام دهد و کار منحصراً فنی است. سر دختران جوان اغلب چنین تضادی را تحمل نمی کند. تقریباً با این موضوع کنار آمده ام که باید سالی یک بار منشی را عوض کنم. الان مثلاً در دو سال اخیر کار دستیار سوم را شروع کرده ام. تکنولوژی انتخاب به شرح زیر است:

من آگهی هایی را برای جستجوی دستیار شخصی ارسال می کنم. این کار را در وب سایت ما و چندین سایت کاریابی انجام می دهم. معمولاً پاسخ های زیادی وجود دارد - هر جای خالی در تئاتر جذاب تر از یک شغل مشابه در یک دفتر معمولی به نظر می رسد. اما متأسفانه کاندیداها فکر می‌کنند که وقتی برای کار در تئاتر می‌روند سرگرم‌کننده است و فراموش می‌کنند که باید اینجا کار کنند نه اینکه خوش بگذرانند.

من در حال انجام یک انتخاب اولیه بر اساس رزومه هستم. من بلافاصله رزومه بازیگران، هنرمندان، روزنامه نگاران، یعنی افرادی که به طور منحصر به فرد به سمت حرفه خلاقانه گرایش دارند، دور می ریزم. زیرا این موقعیت بدیهی است که فقط از منظر قرار گرفتن در یک گردهمایی تئاتری برای آنها جالب باشد. تحصیلات فنی و همچنین تجربه در پردازش حجم زیادی از اطلاعات، برعکس، برگ برنده ای برای نامزد است. سپس توالی تجربه به دست آمده را ارزیابی می کنم. به عنوان مثال، فردی که ابتدا به عنوان مدیر پروژه کار می کرد و اکنون به دنبال شغل منشی می گردد، چه انگیزه ای می تواند داشته باشد؟

تماس با نامزدها برای پست الکترونیکو تلفنی صحبت کنید با مکاتبه، نحوه بیان افکار خود اولین برداشت است. سپس پنج یا شش نامزد مورد علاقه خود را برای یک جلسه انتخاب می کنم.

مصاحبه. من همه داوطلبان را در یک شب برای مصاحبه دعوت می کنم، علاوه بر این، با دوستم، مدیر یک آژانس کاریابی تماس می گیرم. من از دیدگاه یک قضاوت ذهنی درباره یک شخص سؤال می‌پرسم و او به عنوان یک روانشناس حرفه‌ای سؤالاتی می‌پرسد که به شناسایی انگیزه داوطلب کمک می‌کند.

من با چندین داستان آزمایشی (موارد تجاری) آمدم. من پیشنهاد می کنم که متقاضی در مورد این موضوع که چگونه در یک موقعیت خاص عمل می کند فکر کند. در پاسخ ها به دنبال عقل سلیم و همزمانی با انتظاراتم هستم. به عنوان مثال: "شما در اولین روز کاری بیش از حد خوابیدید - نیم ساعت پس از شروع کار از خواب بیدار شدید. اولین قدم های شما چیست؟ طبیعی است که انتظار دارم آن شخص بگوید اولین کاری که می کند این است که با مدیرش که من هستم تماس بگیرد. اما اتفاق می افتد که نامزد برای مدت طولانی امتناع می کند و می گوید که این اتفاق هرگز برای او رخ نمی دهد. مثالی دیگر. من شرایطی را توصیف می کنم که یک فرد وظیفه ای از سوی سرپرست فوری دارد و دقیقاً یک ساعت برای اجرای آن در نظر گرفته شده است. پس از آن، یک رئیس بالاتر وظیفه دیگری را ارائه می دهد که تکمیل آن نیز دقیقاً یک ساعت طول می کشد و همچنین باید بلافاصله شروع شود. انجام هر دو کار به طور همزمان امکان پذیر نیست. سپس می پرسم که نامزد در این شرایط چگونه رفتار خواهد کرد؟ پاسخ ایده آل برای من این است که نزد سرپرست فوری خود بدوم تا او را از وضعیت آگاه کنم و از او راهنمایی بخواهم.

در مصاحبه از خانواده، فعالیت های والدین می پرسم تا بفهمم چه جور آدمی در مقابلم است. از این گذشته، معمولاً دخترانی که برای مصاحبه می آیند جوان هستند (18-23 سال) و سابقه کار ندارند (یا حداقل دارند). بنابراین، بیشتر چیزی که دارند توسط خانواده گذاشته شده است، هنوز هیچ تأثیر دیگری وجود نداشته است و خودشان هنوز نتوانسته اند به افراد بالغ تبدیل شوند.

بعد از کلی مصاحبه با در نظر گرفتن نظر مدیر کارگزینی تصمیم می گیرم. او می گوید که به نظر او چه کسی انگیزه بیشتری دارد، چه کسی می داند چه می خواهد و چه کسی نمی خواهد. و احساس ارتباط با فرد و آرامش از حضور او نیز بسیار مهم است. یک دختر آمد، انگار منطقی و منسجم صحبت می کرد، همه موارد کاری را پشت سر گذاشت، اما احساس می کنم اذیتم می کند، می خواهم هر چه زودتر برود. هنگام انتخاب دستیار شخصی، نمی توان این عامل ذهنی را نادیده گرفت.

در مورد دختری که به تازگی برای ما مشغول به کار شده بود، چه چیزی را دوست داشتید؟ اول، فرمول‌های باسواد بسیار قابل فهم. ثانیا، او به تازگی از موسسه هوانوردی مسکو فارغ التحصیل شده است و این یک آموزش فنی خوب است. مزیت سوم این است که او عصرها به عنوان حسابدار کار می کرد، بنابراین او مهارت سیستماتیک کردن و پردازش حجم زیادی از داده ها را دارد.

شرح شغل دستیار مدیر: ویژگی های تدوین

شرح شغل سندی است که وظایف انجام شده توسط یک کارمند را مشخص می کند، وظایف شغلی و حدود مسئولیت او را تعیین می کند.
اگرچه توسعه شرح وظایف برای هر حرفه یا موقعیت در فدراسیون روسیهتوسط قانون کار تنظیم نشده است، در اکثریت قریب به اتفاق کارفرمایان (اعم از دولتی و خصوصی)، این سند لزوماً در دسترس است.

دستورالعمل برای چیست؟

شرح شغل یک دستیار مدیر حاوی حداکثر اطلاعات است

مصلحت تهیه شرح شغل با این واقعیت توضیح داده می شود که در صورت آزمایش، بدون آن، اثبات عدم انجام وظایف کارمند دشوار خواهد بود (و فهرست جامع آنها در سند دستورالعمل مشخص شده است)، زیرا یک قرارداد کار با یک کارمند مطابق با قسمت 2 ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه فقط شامل موقعیت و عملکرد عمومی کار آن است.

شرح شغل به کارفرما اجازه می دهد:

1. امتناع کارجو به دلیل عدم رعایت الزامات مقرر در آن را توجیه کنید
2. به وضوح وظایف بین کارکنان را مشخص کنید
3. عملکرد کارکنان را در طول دوره آزمایشی و بعد از آن ارزیابی کنید
4. برای اثبات ناسازگاری کارمند با موقعیتی که اشغال می کند (با در نظر گرفتن نتایج گواهینامه).

وجود شرح شغل برای خود کارمند نیز مفید است، زیرا حدود وظایف و مسئولیت های او را تعیین می کند و هیچ کس نباید وظایفی را انجام دهد که در قرارداد کار یا وظایف شغلی پیش بینی نشده است.

بخش توسعه و آموزش

دستورالعمل از تاریخ معینی اجرا می شود و کارمند باید در برابر امضا با آن آشنا باشد. توصیه می شود یک کپی از این سند (همچنین در مقابل امضا) را به کارمند بدهید. با توجه به رویه ایجاد شده، دستورالعمل ها شامل زیربخش های معمولی است:

1. مقررات عمومی
2. وظایف شغلی
3. حقوق
4. مسئوليت

مهم است که به یاد داشته باشید که دستورالعمل برای هیچ کارمندی تهیه نشده است، بلکه برای یک موقعیت / حرفه خاص است. بنابراین، با در نظر گرفتن ویژگی های یک موقعیت خاص، دستورالعمل محدوده وظایفی را که کارمند در این موقعیت خاص انجام خواهد داد، تعیین می کند.

ویژگی های شرح وظایف دستیار مدیر

دستیار مدیر - سمت مسئول

دستیار مدیر یک موقعیت ویژه است. وظیفه یک دستیار مدیر ساختن کار مدیر خود، هم از نظر فنی و هم از نظر سازمانی است.

برنامه ریزی جلسات و رویدادها، برنامه ریزی یک روز کاری، یک هفته، یک دوره طولانی تر، سازماندهی سفرها و رویدادها، نظارت بر اجرای اسناد مهم - اینها تنها بخش کوچکی از وظایف یک دستیار مدیر واجد شرایط است.

شناسایی سمت ها و بر این اساس وظایفی که منشی، معاون، مدیر دفتر و معاونت انجام می دهند، اشتباه است. اگر پست های اول دلالت بر کارکردهای کمکی بیشتری دارند، کارکردهای سازمانی و اداری از دستیار مدیر مورد نیاز است. نه تصادفی، راهنمای صلاحیتاین موقعیت را به عنوان یک رهبر طبقه بندی می کند.

بر این اساس، الزامات ایجاد شده برای کارمند استخدام شده برای سمت دستیار مدیر برای مدیریت ارائه شده است: از سطح تحصیلات تا صلاحیت ها و تجربه. کار قبلی. ویژگی های شخصی نیز بسیار مهم است.

از آنجایی که نه قرارداد کار و نه سایر اسناد حاوی بیانیه مفصلی از صلاحیت های دستیار مدیر نیستند، باید تا حد امکان دقیق در شرح وظایف منعکس شوند. ویژگی های دستورالعمل برای موقعیت "دستیار سر":

• شرایط مرجع تفصیلی
• تهیه دستورالعمل به قیاس با دستورات رئیس (البته به استثنای عملکرد مدیریت مستقیم و تصمیم گیری انحصاری)
• حسابداری برای ماهیت محرمانه برخی وظایف
• افزایش مسئولیت در قبال سوء نیت (با در نظر گرفتن عواقب احتمالی ایجاد خسارت به کارفرما)
• توانایی انجام وظایف تفویض شده توسط رئیس به علاوه.

الزامات عمومی برای دستیار مدیر

اغلب شرایط خاصی برای سمت دستیار مدیر وجود دارد

بخش "مقررات عمومی" ممکن است علاوه بر فهرست کردن الزامات تجربه و تحصیلات، مهارت‌های لازم، تابعیت و روش جایگزینی را نیز شامل شود. شایع ترین شرایط عبارتند از:

1. آموزش عالی
2. تجربه (معمولا حداقل 1 سال، گاهی اوقات بیشتر)
3. تسلط به زبان های خارجی.
4. مهارت های ارتباط تجاری، نوشتن و آداب معاشرت
5. مالکیت تجهیزات اداری
6. مقاومت در برابر استرس

علاوه بر این، یک کارمند در این موقعیت باید اقدامات محلی شرکت را بداند، با کارمندان و مدیریت کنار بیاید. در مورد زبان های خارجی، فقط در مواردی که دستیار در انجام وظایف خود از آنها استفاده می کند، ارزش دارد.

مسئول یک دستیار مدیر باید قادر به استفاده و ذخیره اطلاعات محرمانه باشد.

وظایف و حقوق

به طور معمول، وظایف یک دستیار مدیر عبارتند از:

• انجام وظایف مستقیم مدیریت
• برنامه ریزی و هماهنگی زمان کاری مدیر
• کنترل و سازماندهی مذاکرات (تلفنی و شفاهی)
• تهیه پیش نویس و ویرایش اسناد تجاری
• محرمانه بودن اسناد و کنترل ایمنی

وظایفی مانند کپی برداری، نگهداری پایگاه های اطلاعاتی و سایر کارهای فنی و کمکی معمولاً توسط منشی (منشی-مرجع) انجام می شود. برای کار موفقدستیار مدیر دارای حقوق نسبتاً گسترده ای است:

1. منافع سازمان را در جلسات و مکالمات تلفنی نمایندگی کنید
2. درخواست هرگونه اطلاعات و مدارک لازم از کارکنان برای انجام دستورات رئیس
3. در محدوده اختیارات تفویض شده برای انجام مکاتبات و مذاکرات، تأیید اسناد برای حل مسائل جاری.

البته هر سازمانی با در نظر گرفتن ماهیت فعالیت های خود فهرست حقوقی را که به یک کارمند اعطا می شود تکمیل یا اصلاح می کند.

محدودیت های مسئولیت

شرح شغل دستیار اجرایی از طرح دعوی قضایی در آینده جلوگیری می کند

هنگام ایجاد مسئولیت، لازم است هنجارهای قانون را به خاطر بسپارید:

• برای عدم انجام وظایف رسمی - طبق قانون کار
• برای جرایم - در محدوده قوانین اداری، مدنی و کیفری
• پشت آسیب مادی- مطابق با هنجارهای قانون کار و مدنی.

با تهیه شرح شغل برای دستیار مدیر، با در نظر گرفتن هنجارهای قانون فعلی و ویژگی های فعالیت های یک سازمان خاص، می توانید نه تنها مناسب ترین کارمند را برای چنین موقعیت مسئولیتی انتخاب کنید، بلکه از دعوای قضایی احتمالی نیز جلوگیری کنید. در آینده.

شرایط کاری یک فرد و اثربخشی او ممکن است به درجه جزئیات و مشخصات بستگی داشته باشد. در نهایت، رهبر به یک دستیار با وجدان واقعی نیاز دارد. همچنین باید توجه خوانندگان خود را به این نکته جلب کنیم که یک مدیر ممکن است چندین دستیار داشته باشد. آنها ممکن است تخصص داشته باشند، در مسائل فنی، در مسائل مالی و غیره.

نوعی از رهبران وجود دارند که معاونان در ستاد ندارند. او همه کارها را خودش انجام می دهد و چند دستیار فقط در این امر به او کمک می کنند. او همه تصمیمات را به تنهایی می گیرد. برای تهیه یک شرح شغلی با کیفیت بالا برای یک دستیار مدیر، لازم است که خود مدیر را در این فرآیند مشارکت دهید. در غیر این صورت، فقط یک تکه کاغذ خواهد بود.

مطالب ویدئویی به شما یاد می دهد که چگونه اعتماد به نفس داشته باشید و در مصاحبه شغلی قبول شوید:

متوجه خطایی شدید؟ آن را انتخاب کرده و کلیک کنید Ctrl+Enterتا به ما اطلاع دهد

این مقاله بر اساس مطالب سایت‌های www.sekretariat.ru، www.kaus-group.ru، juristpomog.com نوشته شده است.