Cărei categorie face parte Asistentul Director General? Ce ar trebui să fie în fișa postului unui asistent manager. Care sunt nuanțele de luat în considerare la alcătuirea fișei postului unui asistent manager

Secretar, adjunct sau asistent personal? Depinde de situatie! Luați în considerare cerințele, responsabilitățile și condițiile pe care ar trebui să le conțină fișa postului a asistentului manager-2018.

Din articol vei afla:

Asistentul șefului este adevărata „mână dreaptă” a primei persoane a companiei. Gama de sarcini atribuite unui astfel de angajat este, de regulă, largă. Dacă în personalul poziţie asistent personal director, încercați să descrieți funcționalitatea acestuia cât mai detaliat posibil în contract de muncăși fișa postului.

Instrucțiunile corect întocmite sunt utile ambelor părți din raportul de muncă. Un angajat din prima zi de muncă într-un post nou va înțelege ce i se cere. Și angajatorul va sublinia gama de atribuții și atribuții oficiale, pentru nerespectarea cărora cineva poate fi supus răspunderii disciplinare sau ridică problema conformității oficiale incomplete a angajatului. În plus, CI listează toate cerințele de experiență. munca practicași calificările unui specialist (vezi articolul „ : condiții care trebuie introduse pentru toți angajații”).

Nu ratați: articolul principal al lunii de la specialiști de seamă ai Ministerului Muncii și Rostrud

O carte de referință completă cu fișe de post pentru toate sectoarele de activitate.

Descărcați documentele aferente:

Descrierea postului „Asistent manager”: structură și conținut

Nu există o formă unică de fișă a postului care să fie obligatorie pentru toți angajatorii.

Cu toate acestea, există un șablon la îndemână care constă din mai multe secțiuni:

1. Dispoziții generale;
2. responsabilități funcționaleȘi cerințe de calificare;
3. drepturi si puteri;
4. responsabilitate;
5. instrucțiuni de revizuire.

Prevederile generale includ informații despre categoria căreia îi aparține postul descris, procedura de numire în funcție și demitere din aceasta. Aici puteți indica, de asemenea, că angajatul raportează direct CEO-ului și în activitate profesională ghidat de reglementările elaborate de companie. Listați principalele documente - fișa postului, regulamentul intern al muncii, contractul colectiv, instrucțiunile privind protecția muncii.

Cunoștințele și abilitățile necesare pentru o muncă eficientă pot fi enumerate în secțiunea privind responsabilitățile postului sau separat. Asistentul managerului trebuie să știe:

• structura întreprinderii și caracteristicile industriei;
• norme de lucru de birou și arhivare;
• standarde pentru sistemul de înregistrare a documentației organizatorice și administrative, scrisorilor de afaceri și oferte comerciale;
• legislația muncii a Federației Ruse;
• regulile comunicării în afaceri și fundamentele economiei.

Nu uitați să reflectați în CI principalele drepturi și responsabilități ale directorului asistent. Ca orice alt angajat, acesta are dreptul la:

• cunoașterea documentelor care definesc atribuțiile oficiale;
• să primească informații și documente necesare pentru îndeplinirea deplină a funcției de muncă și să solicite crearea condițiilor necesare pentru aceasta;
• să primească toate garanțiile sociale prevăzute de reglementările legislative și locale;
• să-și confirme și să-și îmbunătățească calificările;
• să se familiarizeze cu deciziile conducerii privind activitățile sale.

Asistentul managerului poartă răspundere materială și disciplinară în limitele prevăzute dreptul muncii RF. Deoarece această poziție este o poziție de conducere, angajatul trebuie adesea să se ocupe de informații confidențiale și documente restricționate. Pentru încălcarea regulilor de lucru cu astfel de documente, dezvăluirea secretelor comerciale și alte infracțiuni comise în cursul sarcinile de serviciu raspunderea administrativa, civila si penala. Pentru a ajuta ofițerul de personal - articol " să fie introduse de toți angajații.

Ultima secțiune este plină cu informații despre procedura și frecvența de revizuire a instrucțiunilor, regulile de familiarizare cu acestea, numărul de copii.

Familiarizarea angajaților cu DI

Este necesar să se familiarizeze cu CI împotriva semnăturii toți angajații care dețin această funcție. Dacă directorul companiei are mai mulți asistenți, fiecare ar trebui să primească propria copie a instrucțiunii în mână și să o păstreze la locul de muncă în viitor.

Responsabilitățile postului de asistent manager

Secțiunea cea mai importantă a manualului conține descrierea funcției postului. Se recomandă folosirea unei formulări care să descrie cât mai precis posibil sarcinile de rutină pe care le rezolvă asistentul de director, responsabilitățile postului și procedura de interacțiune cu subordonații. Aceasta ia în considerare factorii obiectivi care afectează sfera atribuțiilor angajatului, de exemplu, numărul total de asistenți ai managerului și principiile de repartizare a atribuțiilor între aceștia. De exemplu, sarcinile unui asistent director pot include:

• Organizare de convorbiri telefonice si intalniri de afaceri;
• , scrisori de afaceri și alte documente;
• pregătirea conferințelor și întâlnirilor;
• colectare de materiale de referință;
• intocmirea de rapoarte, propuneri, ;
• primirea vizitatorilor, asistenta in luarea in considerare a dorintelor si solicitarilor personalului;
• vizite la instituțiile statului în numele autorităților;
• acceptarea cererilor, notificărilor, solicitărilor;
• însoțirea călătoriilor de afaceri ale șefului (comandare de bilete, rezervare cazare).

Înainte de a transfera informații de la standardul profesional la fișa postului, asigurați-vă că acestea corespund activitati de munca efectuat de un asistent al conducătorului unei anumite companii. Detalii sunt în articolul „Cum luând în considerare standardele profesionale.

Fișa postului directorului asistent: procedura de înregistrare

Pentru ca un proiect JI să devină efectiv, acesta trebuie să fie aprobat. Procedura de aprobare este identică cu schema utilizată în elaborarea reglementărilor locale (vezi articolul „Cum se dezvoltă și În organizație"). Informațiile despre angajator și ștampila „Sunt de acord” pot fi puse în partea de sus a formularului, apoi șeful companiei trebuie doar să semneze documentul. Un alt mecanism, nu mai puțin obișnuit, este aprobarea prin ordin. Se emite un document administrativ separat, prin care se pun în aplicare unul sau mai multe DI.

Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și activității pe care o persoană care ocupă o anumită funcție trebuie să le îndeplinească. Descrierea postuluiîn conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993 nr. 299) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, alături de fișa postului, include, în special, regulamentul intern al muncii, regulamentul privind unitatea structurală și tabloul de personal.

Este necesară o fișă a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. Într-adevăr, într-un contract de muncă cu un salariat, funcția sa de muncă ar trebui să fie întotdeauna dezvăluită (munca în funcție de post, conform listei de personal, profesie, specialitate, indicând calificările sau tipul specific de muncă care i-a fost atribuit) (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

Totodată, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a salariatului. Instrucțiunea conține o listă a sarcinilor de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitatea acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult, de obicei, fișa postului nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințe de calificare care se aplică postului deținut sau muncii prestate (Scrisoarea Rostrud nr. 6234-TZ din 24 noiembrie 2008).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator cu privire la conținutul funcției de muncă, drepturile și obligațiile angajatului și cerințele pentru acesta. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu angajații nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că fișa postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, prezența unei fișe de post va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

• evaluează în mod obiectiv activitățile salariatului în perioada de probă;
• refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitățile de afaceri ale angajatului);
• distribuie funcțiile de muncă între angajați;
• transfera temporar un angajat la un alt loc de munca;
• evaluează conștiinciozitatea și completitudinea performanței salariatului a funcției de muncă.

De aceea este adecvată pregătirea fișelor de post în organizație.

O astfel de instrucțiune poate fi o anexă la contractul de muncă sau poate fi aprobată ca document independent.

Cum se întocmește fișa postului

Fișa postului se întocmește de regulă pe baza caracteristicilor de calificare care sunt cuprinse în cărțile de referință ale calificărilor (de exemplu, în Caietul de referință al calificărilor pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii. din 21 august 1998 nr. 37).

Pentru angajații care sunt angajați în funcție de profesiile lucrătorilor, pentru a-și determina funcția de muncă, se folosesc cărți de referință de calificare și tarif unificat de muncă și profesii ale lucrătorilor din industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile care lucrează sunt adesea denumite și fișe de post.

Atunci când alcătuiesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu ea împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnarea contractului de muncă) (partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de descriere a postului pentru directorul general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului unui asistent CEO. Manualul descrie responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul evidențiază îndatoririle funcționale, responsabilitățile, drepturile angajatului.

Postul de asistent manager diferite organizații poate fi numit diferit: asistent personal al directorului, asistent al șefului, secretar.

Exemplu de descriere a postului pentru asistentul unui manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului șef, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și un an de experiență similară în muncă.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

• legislația Federației Ruse;
• Reglementările interne ale muncii, Carta și alte acte normative ale companiei;
• ordinele si directivele conducerii;
• această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

• procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
• reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
• procedura de păstrare a documentației de raportare;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
• bazele muncii în editor de text, foi de calcul;
• elementele de bază ale muncii de birou;
• structura organizatorica a companiei;
• procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului de asistent manager

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.

3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

5. Notificarea lucrătorilor diviziuni structurale organizarea instrucțiunilor, instrucțiunilor de conducere și controlul executării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.

12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.

III. Drepturi

Asistentul Manager are dreptul de a:

1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.

2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimiteți cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare implementării acesteia atributii oficiale.

5. Luați decizii independente în limita competenței lor.

6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizatiei, statului, contrapartidelor acesteia, angajatilor.

4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.

5. Încălcarea prevederilor actelor de conducere, deciziilor, ordonanțelor organizației.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni care depășesc competența sa.

8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de securitate, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea regulilor eticheta de afaceri, manipulare dură parteneri de afaceri, vizitatori, angajați ai organizației.

Descrierea postului asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent executiv

APROBA
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Asistentul șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul executiv raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența directorului asistent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitatile locului de munca
2.1. Planifică ziua de lucru a șefului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Oferă suport tehnic pentru activitățile șefului (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; menține protocoale și alte documente care documentează cursul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele șefului, coordonează anumite probleme cu angajații diviziilor structurale, le aduce instrucțiunile și ordinele șefului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații solicitate de Directorul General, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le transmite șefului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în vederea examinării de către șef, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului, ține evidența și înregistrarea, transferă șefului.
2.8. Păstrează o întâlnire cu șeful, organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Necesită management pentru a crea conditii normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea si/sau indeplinirea intempestiva, neglijenta a atributiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Asistent șef - o funcție administrativă responsabilă legată de furnizarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un specialist în informatică, un angajat al departamentului de personal, un avocat și un economist, toate reunite într-unul. Niciun manager nu se poate lipsi de primul asistent, care este gata să ajute în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să reamintească despre o întâlnire importantă, să asculte și să ia decizia corectă.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare a acestei poziții

Datorită extinderii legăturilor dintre întreprinderi, utilizării active în viața de zi cu zi și în muncă, nevoii de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Postul de asistent este extrem de relevant în lumea modernă. După ce a suferit o dezvoltare de la secretarul obișnuit care servește ceai și răspunde la apeluri, profesie dată asociată în prezent cu o mare responsabilitate și disponibilitatea anumitor cunoștințe.

Țineți această poziție nu numai responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă la o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în funcția de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și va ajuta pe viitor să avanseze bine în serviciu.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent

Postul de asistent manager are atât avantaje, cât și dezavantaje.

LA aspecte pozitive posturile ocupate includ:

• apropierea de superiori;
• acces constant la informații actualizate;
• capacitatea de a fi ceva mai mare decât alți angajați ai companiei;
• oportunitatea de a ne întâlni oameni interesanți pentru a face noi cunoștințe utile;
• lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Posturile unui asistent manager sunt:

• călătorii frecvente de afaceri;
• program de lucru neregulat;
• a fi într-o situație stresantă;
• căderi emoționale ale autorităților;
• nevoia de a renunța la viața personală de dragul unei cariere și al muncii.

Asistentul managerului trebuie să aibă o rezistență crescută la stres. Managerii nu pot face față întotdeauna emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, deoarece asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet un contabil la fabrica dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate semnatura electronicași trimis automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

bun ajutor ar trebui sa aiba cunoștințe în diverse domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul recrutării, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca un asistent executiv sa aiba asa ceva calitati, Cum:

• sociabilitate;
• încredere în sine;
• capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe în schimbare;
• vorbire corectă;
• o anumită rigiditate;
• poziție de viață fermă.

Dacă vorbim despre o întreprindere din domeniul construcțiilor, tehnologic și alte domenii specifice, asistentul managerului trebuie să aibă cunoștințe și abilități speciale. La alegerea unui asistent se acordă o atenție deosebită cunoștințelor candidatului limbi straineși abilități în utilizarea programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

Poziția unui asistent este diversă, nu poți conta pe faptul că poți să stai la birou și să imprimi ocazional actele necesare.

Drepturi și responsabilități

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este abilitatea de a cere conducerii să creeze condiții de lucru adecvate pentru el:

• asigurarea unui loc de muncă;
• dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
• asigurarea scrisului și a altor materiale necesare lucrării.

Caracteristicile designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de Asistent Manager trebuie să specificațiîntr-un rezumat trimis directorului organizației:

Atunci când redactați un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența calităților comunicative, absența emoțiilor despre tonul crescut și disponibilitatea pentru o zi de lucru neregulată.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În primirea publică a deputatului

Asistent adjunct trebuie doar să fii extrem de comunicativ. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și numerele de telefon ale tuturor activiștilor care locuiesc în raionul, raionul, raionul, al cărui șef este deputat.

Asistentul adjunct trebuie să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele districtuale care trebuie rezolvate. Asistentul ar trebui să cunoască cât mai mulți oameni utili, să fie gata să răspundă la întrebări din partea presei și a publicului, să conducă și să organizeze negocieri.

Un asistent al unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație umanitară și o abilitate în psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru un program de lucru neregulat și pentru absența zilelor libere.

Departamentul de Resurse Umane

Atribuțiile asistentului șef resurse umane sunt de a pregăti, furniza, tipări documente, răspunde la apelurile primite și menține documentația de lucru. Avantajele postului - un program de lucru standardizat.

Departamentul de vanzari

Asistentul șefului departamentului de vânzări trebuie să cunoască elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori, să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în domeniul comerțului.

Principala calitate este sociabilitatea și rezistența la stres.

Director artistic

Un asistent director artistic trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și personalitățile culturale, capacitatea de a se ocupa de documentare și de a organiza prezentări, expoziții, diverse comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal al managerului sunt descrise în următorul videoclip:

Este probabil imposibil să se formuleze complet funcțiile unui asistent manager: lista exactă a cerințelor pentru un candidat pentru postul de asistent director este în mare măsură determinată de specificul activităților companiei și depinde, de asemenea, de preferințele subiective ale managerului. . Un lucru este cert: asistentul trebuie să se străduiască să-și îmbunătățească în mod constant pe ale sale și să aibă calități morale și etice impecabile, pentru că va avea acces aproape nelimitat nu doar la informații corporative, ci și personale despre managementul superior.

Nu este de mirare că un astfel de post vacant va merge către un candidat cu un palmares modest, dar care știe să „prindă valul” șefului, decât unui profesionist strălucit care nu a reușit să cucerească liderul în timpul inițialului. cunoștință.

Cine este un „asistent personal al capului” și ce face?

Secretare bune, funcționari, manageri de birou devin adesea asistenți ai managerului, adică angajați care au depășit nivelul funcționalității lor directe, dar nu au oportunitatea de avansare verticală tradițională în Organigrama companiilor. Adesea, ajutorul managerului este combinat cu îndeplinirea altor sarcini, de exemplu, un avocat sau un traducător.

Rolul unui director asistent în orice companie este enorm: eficiența timpului de lucru al primelor persoane ale întreprinderii depinde de nivelul de profesionalism al acestuia. Munca unui asistent înseamnă că CEO-ul își poate descărca ziua de lucru dintr-o parte semnificativă a sarcinilor care nu necesită participare personală, transferându-le la un asistent.

Nu numai pentru absolvenții de facultate, ci și pentru candidații mai experimentați, postul de asistent personal este asociat în primul rând cu munca de secretariat plictisitoare, dar, în realitate, un asistent poate îndeplini diverse roluri administrative.

1. Manager birou: responsabil cu păstrarea evidenței, acest angajat poate combina parțial atribuțiile de secretar și arhivar.
2. Director de birou: această poziție este relevantă pentru companii sau departamente mijlocii cu un personal de treizeci sau mai multe persoane.; șeful biroului raportează șefului întreprinderii/sucursalei și altor membri ai echipei de conducere; angajatul controlează documentația primară, îndeplinește o parte din funcțiile de secretariat (apeluri, coordonarea întâlnirilor, ajutorarea oaspeților), poate juca rolul de „gazdă de birou” - sprijină logistica tuturor serviciilor de birou (comandă consumabile, organizare mici reparatie curentași așa mai departe.).
3. Secretar asistent: asistenții sunt de obicei angajați în activități „mecanice”: gestionarea documentelor, procesarea corespondenței de intrare/ieșire, apeluri telefonice.
4. Secretar asistent: un angajat care ocupă un post vacant de secretar asistent raportează numai supervizorului imediat, combină funcțiile unui funcționar cu o serie de sarcini private simple.
5. Asistent de afaceri: aceasta este literalmente mâna dreaptă a unui manager de top, CEO sau proprietar de afaceri și, prin urmare, cerințele pentru această poziție sunt foarte mari; un asistent personal raportează numai supervizorului său imediat, poate fi considerat un director adjunct cu drepturi depline, este capabil și împuternicit să ia decizii independente cu privire la o serie de probleme.

Specificul profesiei

Probabil, o poziție rară poate fi comparată în ceea ce privește nivelul de inconsecvență și vag al cerințelor, precum munca unui asistent personal, care ar trebui să fie nu atât o profesie, cât o vocație.

Specificul postului de „asistent personal” este de așa natură încât este imposibil să se calculeze în avans toate nuanțele, caracteristicile, funcționalitatea completă, deoarece domeniul specific al sarcinilor depinde în cea mai mare parte de nevoile individuale ale angajatorului. Uneori, directorul are nevoie de o persoană care să-l salveze de la „munca de hârtie”, uneori asistentul este ocupat cu sarcini personale. Unii directori preferă să angajeze doi asistenți pentru activități diferite, iar în companiile mari, asistentul poate servi ca șef al unui departament special și chiar are propriii subordonați.

Responsabilitățile funcționale ale angajaților implicați în acest domeniu de activitate includ multe puncte:

1. asigurarea unei zile de lucru structurate pentru director: organizarea de intalniri, excursii, programare, pregatire pentru semnarea documentelor necesare;
2. ingrijirea managerului: asigurarea curateniei, linistei, confortului, functionarii normale a echipamentelor de birou;
3. lucrul cu fluxul de documente al directorului: scrisori, mesaje telefonice;
4. desfășurarea negocierilor inițiale, procesarea și transferul cererilor de la managerii de linie;
5. grija de confortul psihologic al managerului: intocmirea unui program convenabil, amintirea evenimentelor importante, intalniri, cautarea si furnizarea informatiilor solicitate intr-un format convenabil directorului.

În unele companii, un asistent poate fi responsabil de fluxul de documente al întregii organizații sau poate conduce un departament al secretariatului.

Funcții suplimentare de asistent executiv

De obicei, lista atribuțiilor unui asistent de afaceri este mult mai largă decât funcțiile unui secretar sau administrator. Asistent personal responsabil responsabilități suplimentare, este comună în această industrie.

Cel mai adesea, un manager are nevoie de un angajat cu abilități și talente diverse. Responsabilitățile unui post de asistent personal pot include traducerea documentelor dintr-o limbă străină, precum și însoțirea managerului la întâlnirile de afaceri ca interpret: uneori, astfel de informații sunt exprimate în timpul negocierilor care nu pot fi de încredere unei terțe părți. Un asistent i se poate încredința să se ocupe de nevoile zilnice ale directorului: comanda unui taxi, a unei camere de hotel, catering, procesarea documentelor necesare călătoriei. Într-un cuvânt, fiecare manager își face propriile cerințe speciale pentru candidatul pentru rolul de mână dreaptă a primei persoane a companiei.

Întrebări profesionale către solicitantul pentru postul de asistent personal al șefului

Profesia de asistent este adesea privită ca un început de carieră, o oportunitate de a câștiga experiență managerială și de a aprofunda în complexitățile practice ale industriei alese. Este logic ca un tânăr absolvent să ia în considerare ofertele organizațiilor mijlocii, deoarece un manager serios va prefera cu siguranță un candidat cu o anumită experiență de viață și abilități profesionale. Cu toate acestea, nu există reguli fără excepții, uneori un post vacant într-o corporație mare se adresează candidaților tineri, dar talentați.

Experiența asistentului și cerințele educaționale

Un candidat pentru postul de asistent personal trebuie să aibă cel puțin un profesionist secundar, și de preferință studii superioare legate de administrare sau (în unele cazuri) de specificul întreprinderii.

Candidații îndeplinesc de obicei următoarele cerințe profesionale:

• alfabetizare impecabilă;
• discurs rostit;
• cunoașterea elementelor de bază ale secțiunilor necesare de legislație referitoare la administrativ și activitati de productie companii;
• Cunoașterea tuturor programelor de bază de birou;
• abilități de gestionare a documentelor;
• implementare Corespondență de afaceriși negocieri în conformitate cu standardele etice de reglementare, corporative și profesionale;
• cunoașterea unei limbi străine la nivel conversațional (uneori tehnic);
• dacă vorbim despre un asistent la nivel de director adjunct, atunci este necesară o înțelegere completă a specificului organizației și a proceselor cheie de afaceri.

Lista minimă de cerințe pentru un solicitant pentru postul de asistent personal poate fi extinsă în funcție de dimensiunea, domeniul de aplicare și alte caracteristici ale unei anumite companii. Multe organizații sună avantaj competitiv solicitantul are cursuri suplimentare sau educație în diverse domenii de afaceri.

Calități personale necesare asistentului șefului companiei

Specificul unei profesii atât de responsabile și cu mai multe fațete ca asistent personal al șefului necesită un depozit cu caracter special. Asistentul trebuie să fie capabil să se adapteze la rutina zilnică, caracteristicile psihologice, preferințele personale ale șefului. Principala cerință pentru un asistent este ca temperamentul și modelele sale de comportament să completeze personalitatea liderului și să nu intre în disonanță.

Asistentul executiv trebuie să aibă următoarele calități:

• rezistența la stres, capacitatea de a face față nemulțumirii subordonaților și iritarea superiorilor cu aceeași calm;
• multitasking: capacitatea de a ține mai multe lucruri sub control în același timp este o calitate indispensabilă a unui asistent personal;
• nivel ridicat de cultură: pentru un asistent al directorului general sau al proprietarului afacerii, calitățile reprezentative sunt de o importanță capitală;
• atitudine pozitivă: activitatea unui asistent personal este adesea imposibil de încadrat în limite clare, prin urmare, fără o atitudine optimistă față de diferite tipuri de surprize, chiar și un specialist promițător va simți rapid epuizare emoțională;
• capacitate mare de învățare: gama de interese ale șefului companiei poate implica cele mai neașteptate solicitări, pentru a oferi informații fiabile, asistentul trebuie să fie capabil să înțeleagă rapid informațiile necunoscute, să evidențieze principalul lucru din acestea și să structureze esența în o formă convenabilă.

Cu toate acestea, cel mai important avantaj al unui asistent personal este loialitatea necondiționată și dorința de a respecta interesele angajatorului.

Manualul de calificare clasifică poziția de asistent personal ca poziție de conducere. În consecință, sarcinile administrative și organizatorice ale unui asistent sunt privite și reglementate în mod similar cu funcționalitatea managementului (cel puțin la nivel liniar).

Mod de lucru

Durata zilei de lucru a unui asistent personal depinde adesea de programul de lucru al managerului său. Respectarea strictă a cadrului prescris în documentele de reglementare Ziua Muncii poate doar pentru posturi de sprijin, cum ar fi un manager de birou, iar un asistent de rang superior este de obicei obligat să-și potrivească programul cu regimul superiorilor săi.

Neclaritatea zilei de lucru, precum și nevoia de a rămâne mereu în contact și de a fi într-o stare de „alertă” deseori îi îndepărtează pe candidați, deși, în total, orele de lucru nu sunt mai lungi decât în ​​orice altă poziție bine plătită. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că, ca în orice poziție de conducere, granița dintre muncă și timpul personal este vizibil estompată.

Descrierea postului

Legislația Federației Ruse nu reglementează procesul de elaborare a fișei postului și nu impune cerințe stricte privind conținutul acesteia. Prin urmare, majoritatea angajatorilor determină în mod independent domeniul de aplicare al sarcinilor și puterilor pentru un anumit post vacant.

Fișa postului este o explicație structurată a semnificației unei anumite poziții, aceasta document normativ conține nu numai îndatoririle, ci și drepturile angajatului.

1. Dispoziții generale- această secțiune conține informații despre cerințele pentru candidat; precizeaza procedura de incheiere si incetare a unui contract de munca; definește ierarhia subordonării; reglementează procedura de înlocuire a unui salariat în timpul absenței acestuia.
2. Responsabilitățile postului - planificarea zilei de lucru; implementare suport tehnic activitățile managerului; însoțirea directorului la întâlniri, în deplasări; întocmirea proceselor verbale de negocieri, întâlniri, alte întâlniri de afaceri; soluționarea problemelor individuale în numele șefului și a altor sarcini.
3. Drepturile unui asistent personal la manager - asistentul are dreptul de a primi informații, inclusiv informații confidențiale, în cantitate suficientă pentru îndeplinirea funcțiilor sale; înaintează managerului propuneri de îmbunătățire a activităților acestora; să solicite în nume propriu sau în numele directorului documentație de la diviziile și departamentele întreprinderii; necesită management pentru a asigura condiții normale activitatea muncii; ia decizii în limitele competenței și autorității sale.
4. Asistentul managerului este responsabil pentru: atitudine neglijentă față de atribuțiile sale; nerespectarea standardelor, instrucțiunilor, charterului, ordinelor și ordinelor directorului; ignorând regulile regulamente interne, masuri de siguranta, disciplina muncii.

Având în vedere specificul activităților asistentului, întocmirea unei fișe a postului trebuie abordată cu maximă atenție. Nu ar trebui să fiți mulțumiți de un eșantion tipic care nu poate lua în considerare toate nuanțele de lucru la o anumită întreprindere. În plus, este important să se facă distincția între posturile de asistent personal și de asistent manager de proiect: atribuțiile acestuia din urmă sunt de obicei temporare.

De regulă, solicitanții iau în considerare oferte pentru posturi vacante de asistent personal pentru CEO sau proprietarul afacerii. Dacă nu aveți experiență sau vă îndoiți de capacitatea dvs. de a vă gestiona îndatoririle și responsabilitățile unui asistent executiv, atunci ar putea merita să încercați să vă începeți cariera ca asistent manager de linie, cum ar fi șeful de vânzări. Deși aceasta nu este o poziție atât de prestigioasă, dar oferă o oportunitate excelentă de a câștiga experiența necesară.

Ce să scrieți într-un CV

În primul rând, nu ar trebui să faci un CV din fraze șablon, aruncând privirea asupra valorii unei anumite abilități într-un motor de căutare pe Internet. Un recrutor experimentat vă va da seama în etapa unui interviu telefonic expres. Lipsa de experiență poate fi compensată printr-o poveste despre realizările tale personale, trăsăturile utile de caracter și cunoștințele profesionale.

Trebuie amintit că CV-urile cu o fotografie sunt procesate în primul rând, dar nu este nevoie să atașați primul autoportret la document: o fotografie de la o petrecere, purtând ochelari întunecați, prea retușați și cu alte ciudatenii, este mai mult probabil să alerteze decât să atragă atenția asupra candidaturii tale.

Exemple de puncte de rezumat:

1. posturi vacante: asistent; asistent personal; secretar asistent;
2. date personale: introduceți prenumele, patronimul, numele de familie, data nașterii;
3. educație: listă unități de învățământîn ordine cronologică inversă;
4. experiență de muncă: completați în același mod ca și paragraful anterior, este indicat să indicați motivul concedierii; dacă nu există experiență în specialitate, participarea la proiecte sociale, programe de voluntariat, practica educaționalăși așa mai departe.;
5. starea civilă: un element foarte important pentru angajator, având în vedere programul de lucru neregulat;
6. abilități suplimentare: indicați nivelul de cunoaștere a limbii străine, indicați prezența unui permis de conducere, enumerați cursurile absolvite de educație suplimentară;
7. calități personale: încercați să vă oferiți o evaluare obiectivă, adăugați trăsături individuale la caracteristicile plictisitoare ale „sociabil-rezistent-stress-predabil”.

Când completați coloana „Contacte”, enumerați toate modalitățile posibile de a vă contacta: telefon, adresă de e-mail, link-uri către pagini de pe portalurile de socializare. Și apropo, puneți ordinea în pagină, deoarece angajatorii serioși acordă o atenție deosebită paginilor personale ale solicitanților. Curățați conținutul șoc, eliminați fotografiile discutabile, scăpați de afirmațiile ambigue.

Cariera de asistent personal

Paradoxul inerent poziției de asistent personal al unui manager este că, cu cât un angajat are performanțe mai bune, cu atât este mai puțin probabil să facă o carieră. De obicei, un bun ajutor se mută cu supervizorul său. Întrucât un angajat al acestei poziții este valoros în primul rând pentru calitățile personale, care, spre deosebire de abilitățile profesionale, nu pot fi pregătite, directorii și managerii de top sunt foarte reticenți în a-și lăsa asistenții să-și construiască o carieră.

Totuși, dacă managerul tău te prețuiește, va încerca, dacă este posibil, să compenseze neplăcerile tale: prin creșterea salariilor, oferirea de beneficii suplimentare, îmbunătățirea condițiilor de muncă, accentuarea statutului tău în fața echipei. Aceasta se numește „cariera orizontală”: importanța ta crește cu aceeași poziție.

Concluzie

Ca orice profesie, a fi asistent personal are argumente pro și dezavantaje. Am menționat deja programul de lucru neregulat; restricțiile de vârstă pot fi atribuite și dezavantajelor: mulți angajatori preferă să angajeze angajați de cel puțin douăzeci și cinci de ani.

Cu toate acestea, oportunitatea de a lucra îndeaproape cu un manager senior este o oportunitate neprețuită de câștigat experiență de conducere, care este util în orice domeniu de activitate, și poate chiar deschide-ți propria afacere.

CEO-ul unei companii are o mulțime de responsabilități. Pe măsură ce organizația crește, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „chiurn”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele dintre sarcinile care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.

Poziția directorului general asistent: Caracteristici cheie

Este greu de dat anumite caracteristici postului de asistent al directorului general. Cert este că termenii de referință ai acestui specialist sunt determinati în funcție de nevoile CEO-ului. Activitatea unui angajat poate fi concentrată pe un singur aspect. Luați în considerare pozițiile în care asistenții lucrează în practică:

• Funcționar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. În zona sa de responsabilitate sunt apelurile, diverse sarcini zilnice.
• Asistent personal. Specializată în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri și conferințe. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
• director general adjunct. Angajatul are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.

De regulă, de fapt, asistentul combină funcțiile mai multor specialiști. În companiile mari, CEO-ul poate avea doi asistenți. De exemplu, unul aranjează timp de lucru manager, iar celălalt este angajat în afaceri cu hârtie.

Asistentul face parte din categoria liderilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei impuse unui angajat:

• Educatie inalta conform profilului relevant (de exemplu, juridic).
• Experiență în muncă de trei ani.

De regulă, alți angajați sunt subordonați asistentului directorului general. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.

IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc o exagerare. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Biserica” este delegată unui asistent. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.

Reglementare legală

Activitățile directorului general adjunct sunt reglementate de următoarele reglementări:

• recomandări metodice.
• Cartă.
• Contract de munca.
• Ordinele liderului.
• Instruire de muncă.

Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?

Atribuțiile unui director general asistent variază în funcție de dimensiunea companiei. În companiile mici, angajații controlează munca curierilor, managerilor și suportul de viață al biroului. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista sarcinilor unui specialist poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile ar trebui precizate în fișa postului. Luați în considerare un exemplu de listă:

• Organizarea negocierilor, inclusiv telefonic.
• Recepția corespondenței.
• Organizarea de ședințe și ședințe: pregătirea materialelor aferente, controlul respectării reglementărilor, înregistrarea proceselor-verbale, stenografie.
• Controlul asupra executării instrucțiunilor directorului general.
• Furnizarea documentelor pentru semnătură către cap.
• Primirea vizitatorilor directorului general.
• Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
• Asigurarea eficacității CEO-ului.
• Întocmirea unui plan pentru ziua respectivă.
• Suport informațional al CEO-ului.
• Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
• Organizarea intalnirilor de afaceri.
• Organizarea prezentărilor.
• Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
• Îndeplinirea comenzilor personale.
• Creare baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.

Asistentul este cea mai apropiată persoană de CEO. Adesea ziua lui de lucru nu este standardizată. Angajatul rezolvă o mare varietate de sarcini, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.

Drepturile angajaților

Directorul general adjunct are următoarele drepturi:

• Familiarizarea cu proiectele și deciziile liderului privind activitățile asistentului.
• Eligibilitate informatie necesara.
• Dreptul de a lua decizii în cadrul puterilor oficiale.

Directorul general adjunct poate fi dotat cu mari puteri. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.

Responsabilitatea asistentului

Responsabilitatea atribuită asistentului trebuie precizată în fișa postului. Angajatul este responsabil pentru următoarele:

• Nerespectarea instrucțiunilor de muncă.
• Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
• Cauzând daune.

Dacă asistentul a comis o abatere, se efectuează o anchetă înainte de a-i impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. În anchetă sunt implicați angajați cheie ai companiei. Ca urmare, se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.

Ce calități personale sunt cerute de la asistent?

Un asistent personal i se atribuie cea mai largă gamă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-o singură direcție, dar acest lucru nu se aplică asistentului. Necesită multitasking, versatilitate. Luați în considerare calitățile personale pe care trebuie să le posede un director executiv asistent:

• Proactiv, proactiv.
• Capacitatea de a prevedea dezvoltare ulterioară situatii.
• Prevenirea complicațiilor.
• Versatilitate.
• Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
• Fluență în una sau mai multe limbi străine.
• Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
• Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
• Abilitatea analiza de sistem situatii.
• Abilitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
• Cunoștințe PC la nivel mediu până la avansat.
• Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
• Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
• Diplomaţie.
• Abilitati de comunicare si abilitatea de a rezolva conflicte.
• Muncă operațională cu volume mari de informații.
• Memorie buna.
• Abilitatea de a prioritiza.

Asistentul trebuie să fie competent, rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe este de dorit (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței).

Când are nevoie un CEO de un asistent personal?

Un asistent este angajat dacă CEO-ul are o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul se descurcă cu sarcinile la îndemână, cea mai mare parte a „chirnului” poate încetini munca. Pentru a lucra cu treburile de zi cu zi este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați marile companii. Directorii executivi ai organizațiilor mici sunt capabili să se ocupe de toată munca pe cont propriu.

Responsabilitățile unui asistent personal

Articole similare

Asistentul personal al managerului este o figură importantă în organizație și este de fapt mâna dreaptă. El este întotdeauna la curent cu toate evenimentele și activitățile importante, precum și locația supervizorului său imediat. În același timp, îi este atribuită o mare responsabilitate, căreia prezența anumitor abilități va ajuta să o facă față. În acest articol, vom analiza responsabilitățile postului unui asistent personal și calitățile necesare pentru acest job.

Din acest articol veți învăța:

• care este asistent personal al șefului;
• sarcinile de serviciu;
• calitati personale;
• calitate profesională.

Cine este asistent personal al capului

Asa de, asistent personal al managerului- cine este aceasta? Această poziție pe piața muncii din Rusia a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităților postului, se poate rezuma că un asistent personal este același secretar al șefului, dar cu responsabilități extinse.

Cert este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: adaugă și responsabilități pentru planificarea unui program, organizarea de evenimente etc. Putem spune că principala sarcină a unui asistent personal este să descarce capul. Adică, angajatul personal este cel care îndeplinește cea mai mare parte a muncii managerului (sfera de aplicare, desigur, este determinată de fiecare șef individual).

Sunt chiar cazuri în care un asistent manager este, de fapt, adjunct, având în vedere munca pe care o prestează. În majoritatea cazurilor, sfera atribuțiilor unui asistent personal, consacrate în fișa postului, este mult mai mică decât în ​​practică.

Responsabilitatile locului de munca

Atribuțiile de serviciu ale secretarului reglementate de standarde profesionale. În plus, acest document conține și o listă de sarcini pentru astfel de angajați ca secretar asistent și secretar al șefului. Se știe că respectarea standardului profesional în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările din această documentație sunt reflectate în definițiile posturilor de secretari în companii private.

Să ne uităm la ce spune standardul profesional despre determinarea termenilor de referință al secretarului șefului.

Standardul profesional nu conține o astfel de profesie ca asistent personal. Cu toate acestea, responsabilitățile sale de serviciu se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul șefului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

1. Sprijin organizatoric pentru activitățile șefului;
2. Documentarea activităților conducătorului organizației.

La rândul său, suportul organizațional constă în:

• formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul șefului;
• organizarea primirii apelurilor convorbiri telefonice) lider;
• organizare de călătorii de afaceri;
• organizarea primirii vizitatorilor în sala de primire a șefului;
• organizarea, pregătirea și deservirea diverselor evenimente (întâlniri, întâlniri de afaceri, întâlniri etc.);
• controlul asupra executării instrucțiunilor;
• organizarea si mentinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

Îndatoririle de mai sus sunt cunoscute și ca suport administrativ pentru manager, deoarece în îndeplinirea lor secretarul realizează de fapt activități administrative.

Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

• documente organizatorice;
• documentatie de management;
• Organizarea muncii cu documente;
• Actual stocarea fișierelor;
• Procesarea cazurilor pentru depozitare ulterioară.

De asemenea, îndatoririle unui asistent personal includ capacitatea de a lucra cu un PC, nivelul de competență în acest caz este, de asemenea, stabilit individual.

Rețineți că asistentul managerului, ale cărui atribuții coincid cu cele de mai sus, este adesea forțat să îndeplinească o serie de sarcini personale. Se recomandă ca această gamă de responsabilități să fie determinată direct în momentul aplicării pentru un loc de muncă.

Articole noi

Calitățile personale ale unui asistent manager

Un asistent personal trebuie să fie cât mai pregătit posibil pentru implementarea lor, atât mental, cât și fizic. Să ne uităm la cele mai importante calități personale pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

• Rezistență la stres. Această calitate este obligatorie din cauza volumului mare de muncă și a sarcinilor unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la un mod de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă puterea chiar la începutul zilei de lucru.
• Sociabilitate. Se știe că în sala de așteptare a capului nu este niciodată liniște: mereu sunt vizitatori care așteaptă acolo, sau sună telefonul. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să obțină o audiență cu liderul. În același timp, toți cei care doresc să aibă întrebări, obiective și dispoziții diferite, pentru toate acestea trebuie să găsiți limbaj reciprocși să le câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dvs. este puțin probabil să fie mulțumit dacă un client furios intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina unui asistent personal va fi să prevină astfel de situații, ceea ce este imposibil în absența abilităților de comunicare.
• Atenție. Această calitate este de mare importanță în lucrul cu documente. Un asistent personal ar trebui să fie capabil să evalueze dintr-o privire corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, principala cauză a erorilor în documente este doar neatenția.
• Memorie. Se știe că lucrul cu documente este asociat cu un număr mare de reglementări și legi, pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, recepția primește un număr mare de apeluri în fiecare zi, care nu trebuie uitate. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea actuală a lucrurilor etc. Toate acestea necesită ca secretara să aibă o memorie bună și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

Calitățile profesionale ale unui asistent manager

Calitățile profesionale cerute în munca unui asistent personal al șefului alcătuiesc o listă impresionantă. Puteți folosi și pentru a le determina. standard profesional pentru secretarul șefului, care arată clar ce aptitudini sunt necesare pentru a îndeplini anumite responsabilități ale postului.

Așadar, pentru a desfășura suport organizatoric pentru activitățile șefului, un asistent personal trebuie să aibă multe calități profesionale.

• Înțelegerea specificului activităților de producție ale organizației;
  • specificul industriei;
  • Modele de interacțiune între organizație și Mediul extern;
• Să fie capabil să comunice cu conducerea organizației și departamentele acesteia;
• Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
  • Funcții de autogestionare;
  • Principii și reguli de planificare a timpului de lucru;
• Aflați cum să vă stabiliți obiective. Fundamentele planificarii;
• Cunoașteți principiile prioritizării. Tipuri de obiective.

Pentru activitățile de documentare, calitățile profesionale includ:

• fundamentele juridice ale managementului (drept administrativ, drept al muncii și economic);
• acte juridice actuale, acte normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere documentară a conducerii;
• structura organizatiei. Echipa de conducere a organizației și diviziilor, mostre de semnături ale persoanelor îndreptățite să semneze și să aprobe documente și restricții în domeniile lor de responsabilitate;
• reguli de susținere documentară a activităților organizației;
• procedura de lucru cu documentele;
• cerințe pentru documente în conformitate cu actele normative și standardele de stat;
• reguli de întocmire a documentelor organizatorice (regulamente, instrucțiuni, regulamente etc.) Tipuri de documente, scopul lor;
• Fundamentele lingvisticii documentare.

În același timp, nu uitați de disponibilitatea obligatorie a educației profesionale și a experienței de muncă.

Cum să alegi un asistent personal pentru CEO

revista „Director general”

Esența muncii unui asistent personal este de a, cunoscând specificul și caracteristicile activităților managerului său, să ia o parte semnificativă a muncii sale asupra sa. De exemplu, atribuțiile unui asistent personal includ planificarea și optimizarea programului de lucru al managerului, coordonarea acțiunilor CEO-ului, organizarea de întâlniri și negocieri, întâlniri ale acționarilor, consilii de administrație, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru manager (vezi Funcțiile personalului asistent al managerului).

Funcțiile asistentului personal la șef

Atribuțiile directorului general adjunct includ:

• organizarea convorbirilor telefonice;
• primirea mesajelor, scrisorilor adresate șefului și, dacă este necesar, aducerea lor la cap;
• pregătirea ședințelor, ședințelor, inclusiv ședințelor acționarilor, consiliilor de administrație, negocieri (un asistent personal face o selecție de materiale, anunță participanții despre locul și ora evenimentului și, de asemenea, monitorizează respectarea reglementărilor, ține procesele-verbale, întocmește rezultate? , ia stenografie);
• recepția sosirilor Corespondență de afaceri, înregistrarea și trecerea acestuia către șef, iar apoi - aducerea hotărârilor Directorului General la anumiți executori sau pregătirea independentă a unui răspuns;
• controlul asupra termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor șefului de către angajații diviziilor structurale ale companiei;
• acceptarea și depunerea la timp a documentelor spre semnare;
• întâlnirea și primirea vizitatorilor șefului;
• pregătirea călătoriilor de afaceri (suport pentru vize, comanda bilete, rezervare hoteluri);
• crearea condiţiilor propice maximului munca eficienta manager (monitorizează organizarea locului de muncă, disponibilitatea papetăriei, echipamentul de birou necesar, curățenia în biroul managerului).

Ce fel de asistent personal ai nevoie

Secretar șef. Potrivit pentru managerii companiilor cu până la 25 de persoane. Această persoană îmbină funcțiile de secretar al șefului cu funcțiile de secretar al companiei. Pentru manager, el îndeplinește doar anumite sarcini simple (de exemplu, întâlnește vizitatori, le oferă băuturi, imprimă scrisori, procesează corespondența).

Cerințe. Acesta ar trebui să fie un interpret disciplinat, căruia nu i se cere să fie independent în luarea deciziilor, inițiativă. Alte cerințe includ: studii superioare superioare sau incomplete (este important ca studiile să nu afecteze munca), de mare viteză imprimare, capacitatea de a folosi echipamente de birou, o experiență similară de un an este de dorit. Este necesar ca persoana care aplică pentru acest post să fie înclinată să efectueze o muncă monotonă.

Asistent administrativ, manager de afaceri. Este necesar pentru șefii companiilor cu un flux mare de documente, în principal pentru comunicarea dintre manager și subordonații săi. Acest tip de asistent personal ar trebui să combine în munca sa îndeplinirea atât a funcțiilor tehnice, cât și a funcțiilor care necesită independență și responsabilitate față de el, de exemplu: planificarea programului de lucru al șefului, organizarea de călătorii, întocmirea independentă a unor documente, pregătirea materialelor pentru negocieri, întâlniri. , adunări ale acționarilor, consilii de administrație.

Cerințe. Studii superioare, experienta in munca similara de doi ani, reprezentant aspect, cunoașterea unei limbi străine (dacă este necesar), bune abilități organizatorice, inclusiv abilități de organizare a negocierilor, capacitatea de a lua decizii în mod independent.

Asistent profesionist. Este, de regulă, necesar pentru șefii de întreprinderi mari. Bărbații sunt adesea invitați în această poziție. Un astfel de director general adjunct face o parte din muncă pentru și pentru manager, iar managerul se bucură de rezultate. Un asistent profesionist trebuie să aibă cunoștințe și educație specială în domeniul de activitate al managerului. El nu efectuează lucrări tehnice pentru manager, cum ar fi, de exemplu, un asistent administrativ.

Cerințe. Studii superioare (profil), experiență de lucru similară de doi ani, cunoaștere a unei limbi străine (dacă este cazul), cunoștințe și experiență în domeniul companiei, responsabilitate, inițiativă. Este foarte important ca acest angajat să nu aibă ambiții excesive, deoarece managerul se va bucura de fructele multor ore de muncă asiduă și își va însuși toți laurii.

Șeful afacerilor personale al șefului. Acest tip de asistent personal este mai puțin frecvent decât alții. Poate fi la cerere atât în ​​companiile mici, cât și în cele mari. Este necesar pentru un lider care petrece mult timp la serviciu, dar în același timp duce o viață foarte activă în afara biroului, are o familie numeroasă, pleacă adesea în vacanță în străinătate și este gata să încredințeze unele dintre funcțiile de organizare. treburile personale către asistentul său. De exemplu, șeful afacerilor personale poate rezerva și cumpăra bilete la teatre, concerte, poate cumpăra cadouri pentru prieteni, rude și parteneri importanți. De asemenea, nu este neobișnuit ca șeful de personal să organizeze aranjamente de călătorie pentru manager și familia lui (vezi studiul de caz: Lenjeria bucătarului).

Lenjerie de bucatar

O candidată pentru postul de asistent personal a vorbit la un interviu despre responsabilitățile sale de serviciu cu un manager anterior. Cea mai mare parte a timpului ei de lucru a fost ocupată de sarcini personale (alegeți un sanatoriu pentru o mamă în vârstă, ținând cont de toate recomandările medicului ei curant; aflați de la un fiu adolescent ce cadou ar dori să primească de ziua lui și comanda prin internet; luați miel proaspăt pentru un picnic).

Odată, managerul ei a aflat că merge într-o călătorie de afaceri cu câteva ore înainte de plecare. Nu a avut timp să meargă acasă să-și schimbe lenjeria. Apoi credincioasa asistentă s-a dus la cel mai apropiat magazin și a cumpărat un set de lenjerie pentru bucătar, o cămașă schimbătoare și o cravată pentru ea. O astfel de misiune era în ordinea lucrurilor pentru ea.

Cerințe. Studii superioare, bune cunoștințe de calculator, capacitate de utilizare a echipamentelor de birou, aspect plăcut, cunoaștere a limbii (în funcție de specificul sarcinilor personale ale managerului), abilități de a căuta rapid și eficient informațiile necesare pe internet, capacitatea de a stoca informații confidențiale informație. Simțul tactului este foarte important, mai ales în relațiile cu rudele liderului.

CEO vorbește
Iuri Vodilov Director general al Sibribprom, Tyumen

Sibrybprom LLC este o întreprindere diversificată specializată în producția de produse din pește. Are trei întreprinderi în care este crescut și cultivat pește viu, trei fabrici de procesare a peștelui, un atelier de afumare și uscare, spații de depozitare și un șantier naval.

Asistentul meu personal este cu mine de opt ani. Mai întâi, a fost angajată ca secretară. Desigur, angajatul a fost conectat la Carieră, așa că de-a lungul timpului a reușit să devină asistenta mea personală.

Ce este deosebit de important pentru mine și de ce am ales acest candidat? O memorie excelentă, un nivel ridicat de disciplină, capacitatea de a îndeplini sarcinile la timp, capacitatea de a comunica cu oamenii, cunoașterea caracteristicilor acestei profesii, o percepție adecvată a cerințelor din partea conducerii și, bineînțeles, respectarea normelor etice. standarde de comportament.

Asistentul meu personal primește vizitatori, creând o imagine pozitivă a șefului și menținând reputația înaltă a companiei. Planificarea zilei mele de lucru, organizarea de negocieri, întâlniri, întâlniri, pregătirea documentelor necesare, desfășurarea lucrărilor de birou și rezolvarea independentă a unor probleme - toate acestea sunt responsabilitatea asistentului meu personal. Când lucrezi în astfel de contact apropiatînțelegerea reciprocă, o stare internă confortabilă în procesul de comunicare sunt foarte importante, deoarece un asistent este deja o persoană apropiată!

CEO vorbește

Grupul de companii "Galakta" - producator rus Mărcile de vodcă „Poltina” și „Frost and Sun”. Compania se află în Top 10 producători de vodcă. Rețeaua de distribuție a produselor acoperă toate regiunile Federației Ruse și este formată din peste 100 de distribuitori. Reprezentanțele regionale ale grupului au fost stabilite în cele mai mari 24 de regiuni. În 2006, volumul total de producție al întreprinderilor grupului a fost de 2.520 mii dolari SUA. Numărul personalului este de 600 de persoane.

Sarcinile asistentului meu includ:

• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizare de întâlniri și conferințe;
• Corespondență de afaceri;
• executarea ordinelor și, bineînțeles, controlul asupra executării ordinelor directorului general.

Asistentul personal este mâna dreaptă a managerului, iar spre deosebire de secretar, acesta este înzestrat cu anumite puteri și o zonă mai largă de responsabilitate. Calitățile cheie de afaceri ale unui asistent al Directorului General sunt abilitățile de comunicare, cunoașterea etichetei în afaceri, punctualitatea, acuratețea, atenția și organizarea.

De ce este importantă compatibilitatea emoțională cu un asistent

Munca Directorului General se desfășoară în contacte cu un număr mare de persoane, uneori comunicarea cu aceștia se construiește pe o bază rigidă și duce adesea la disconfort emoțional. Prin urmare, este foarte important ca persoana pe care ai selectat-o ​​pentru postul de asistent personal nu numai să aibă toate abilitățile profesionale necesare, ci să fie și compatibilă emoțional cu tine.

Desigur, în timpul interviului este dificil de determinat compatibilitatea cu un candidat. Există o singură cale de ieșire - trebuie să-ți asculți intuiția. Cu siguranță te-ai găsit în această situație de mai multe ori: se pare că candidatul are toate cunoștințele și abilitățile necesare, iar experiența lui este excelentă și salariile totul ți se potrivește, dar este neplăcut pentru tine să vorbești cu o persoană, vrei ca ea să plece cât mai curând posibil și nu găsești explicații specifice pentru sentimentele tale. Totul este foarte simplu - aceasta este exact aceeași incompatibilitate emoțională.

CEO vorbește
Regis Lomm, șeful Pfizer Rusia, Moscova

Pfizer, infiintata in 1849, dezvolta si produce produse farmaceutice pentru diverse domenii ale medicinei (cardiologie, oncologie, urologie, psihiatrie, oftalmologie, endocrinologie, dermatovenerologie), inclusiv antibiotice de noua generatie. Pfizer are peste 150 de locații în întreaga lume. În fiecare an, compania investește sume importante în cercetarea și dezvoltarea de noi medicamente. Reprezentanța rusă a companiei (Pfizer International LLC) funcționează din 1992.

Asistentul meu personal îndeplinește sarcini standard pentru acest post: întocmește un program zilnic de afaceri, organizează calatorii de afaceri etc. Pe lângă abilitățile profesionale, calitățile personale sunt foarte importante pentru acest gen de activitate: adaptabilitate psihologică ridicată, bunăvoință, punctualitate, capacitatea de a fi atent la detalii, abilități excelente de comunicare. Asistentul ar trebui să simtă întotdeauna ce mai trebuie făcut pentru a îmbunătăți condițiile de muncă ale liderului.

Semnul distinctiv al unui bun asistent executiv este disponibilitatea sinceră și neefectuată de a ajuta, chiar dacă soluția la această problemă nu este specificată în contract. Acest sprijin constant este foarte important pentru un lider, mai ales dacă lucrează într-o țară care nu este a lui și nu îi cunoaște întotdeauna toate trăsăturile și obiceiurile.

Persoana care este acum asistentul meu personal este în companie de aproximativ un an. Deoarece liderul și asistentul lucrează îndeaproape împreună, comunicarea ar trebui să fie confortabilă pentru amândoi. Sunt absolut sigur că atunci când alegeți un angajat trebuie să țineți cont nu doar de calitățile sale profesionale, ci și de faptul dacă între voi a apărut sau nu înțelegere reciprocă la nivel intuitiv, dacă ați simțit instinctiv că puteți avea încredere în această persoană. În cei peste 30 de ani de experiență în afaceri, am învățat o lecție importantă: uneori ar trebui să te bazezi mai des pe intuiție decât pe argumentele rațiunii.

Cui să-i încredințeze căutarea unui asistent personal

Există două opțiuni: încredințați căutarea fie departamentului dvs. de resurse umane, fie unei agenții de recrutare (vezi și: Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent).

Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent

Adesea, un manager care are nevoie de doi asistenți personali încredințează căutarea unui al doilea angajat unui asistent care lucrează deja. În acest caz, el este ghidat de faptul că vor lucra în perechi, așa că trebuie să fie compatibili unul cu celălalt. Cu toate acestea, această idee nu poate fi considerată reușită. Din cauza lipsei de dorință de a lucra cot la cot cu un concurent care pretinde încrederea și atenția șefului, primul asistent poate alege pur și simplu un secretar tehnic. El va efectua toate lucrările de rutină, dar dacă este necesar, nu va putea înlocui complet primul asistent.

Directorul General, instruind să caute un asistent personal, ar trebui să spună cât mai detaliat posibil (până la cel mai mic detaliu) ce fel de persoană are nevoie. În același timp, este necesar să se determine nu numai îndatoririle, ci și cerințele pentru candidați. Asigurați-vă că specificați ce cerințe sunt fundamentale și obligatorii pentru dvs. și care sunt opționale (adică ce, atunci când alegeți, dacă sunt îndeplinite toate cerințele fundamentale importante, puteți închide ochii). Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, persoana responsabilă de selecție, pe de o parte, va exclude candidații din motive fundamentale și nu va forța managerul să piardă timpul cu candidații nedoriți și, pe de altă parte, nu îi va respinge pe cei care nu se potrivesc doar într-unul sau doi parametri.

CEO vorbește
Julia Konelskaya Director General, Galakta Group, Moscova

La selectarea unui candidat pentru postul de asistent, am folosit și un intern rezerva de personal, Și surse externe. M-au interesat în primul rând oamenii care lucrau ca asistenți ai managerilor companii mari, precum și șefii departamentului administrativ (cu experiență în managementul unic al unui grup de proiecte).

Selecția primară a candidaților a fost efectuată de către serviciul de personal. S-a testat dacă specialistul îndeplinește cerințele enunțate: s-au testat aptitudini, s-au dezvăluit potențialul, motivația. La interviu i s-a cerut candidatului să rezolve cazuri de situații reale de muncă, iar pe baza rezultatelor s-a determinat aptitudinea sa profesională, precum și gradul de încredere în candidatul anteriorului manager - 2007).

La alegere, am acordat atenție conformității candidatului cu standardele noastre cultură corporatistă. Foarte importantă este și disponibilitatea lui de a-și asuma un anumit nivel de responsabilitate. Dacă candidatul este executorul, atunci la stabilirea sarcinii, va fi necesar să petreceți timp explicând metodologia de implementare a acesteia. Am ales un asistent care a fost capabil să facă față singur misiunii, găsind resursele necesareși construirea comunicațiilor necesare.

Tehnologie pentru selectarea unei secretare pentru șeful unei echipe creative

Serghei Alekseev Director executiv teatrul de benzi desenate „Kvartet-I”, Moscova

Teatrul de benzi desenate „Kvartet-I” a fost creat în 1993 de un grup de absolvenți ai facultății de soiuri din GITIS. Echipa de teatru acționează întotdeauna ca autor al spectacolelor sale (chiar dacă acestea se bazează pe materialul literar al altui autor). Teatrul este implicat constant în activități creative și literare în cadrul proiectelor teatrale, de radio și de televiziune.

Munca de secretară în teatru are propriile sale caracteristici. Pe de o parte, acesta este o întâlnire cu actori celebri, o atmosferă creativă în culise, iar pe de altă parte, secretara trebuie să lucreze în acest mediu, iar munca este exclusiv tehnică. Capetele fetelor tinere nu rezistă adesea unui astfel de contrast. Aproape că m-am împăcat cu faptul că trebuie să schimb secretara o dată pe an. Acum, de exemplu, am început deja să lucrez pentru al treilea asistent în ultimii doi ani. Tehnologia de selecție este următoarea:

Postez reclame pentru căutarea unui asistent personal, fac asta pe site-ul nostru și pe mai multe site-uri de locuri de muncă. De obicei, există o mulțime de răspunsuri - orice post vacant în teatru pare mai atractiv decât un loc de muncă similar într-un birou obișnuit. Însă, din păcate, candidații cred că odată ce vor merge la muncă la teatru, va fi distractiv și uită că trebuie să lucreze aici, nu să se distreze.

Fac o selecție inițială pe baza CV-ului meu. Renunț imediat la CV-urile actrițelor, artiștilor, jurnaliștilor, adică oamenilor care sunt orientați în mod unic către o carieră creativă. Căci această poziţie poate fi, evident, de interes pentru ei doar din punctul de vedere al intrării într-o întâlnire teatrală. Educația tehnică, precum și experiența în prelucrarea unei cantități mari de informații, este, dimpotrivă, un atu pentru candidat. Apoi evaluez succesiunea experienței acumulate. De exemplu, care ar putea fi motivația unei persoane care a lucrat mai întâi ca manager de proiect și acum își caută un loc de muncă ca secretară?

Contactarea candidaților pentru e-mail si vorbesc la telefon. Prin corespondență, modul de exprimare a gândurilor este prima impresie. Apoi selectez cinci sau șase candidați care îmi plac pentru o întâlnire.

Interviu. Îi invit pe toți candidații la un interviu într-o seară, în plus, îl sun pe prietenul meu, directorul unei agenții de recrutare. Eu pun întrebări din punctul de vedere al unei judecăți subiective despre o persoană, iar ea, ca psiholog profesionist, pune întrebări care ajută la identificarea, de exemplu, a motivației candidatului.

Am venit cu mai multe povești de testare (cazuri de afaceri). Îi propun solicitantului să reflecteze asupra modului în care ar acționa într-o situație dată. În răspunsuri caut bunul simț și coincidența cu așteptările mele. De exemplu: „Ai dormit prea mult în prima zi de lucru - te-ai trezit la jumătate de oră după ce ai început munca. Care sunt primii tăi pași? Desigur, mă aștept ca persoana să spună că primul lucru pe care îl face este să-și sune managerul, care sunt eu. Dar se întâmplă ca candidatul să refuze mult timp și să spună că nu i se poate întâmpla niciodată. Alt exemplu. Descriu o situație în care o persoană are o sarcină dată de supervizorul imediat și este prevăzută exact o oră pentru implementarea acesteia. După aceea, un șef superior dă o altă sarcină, care durează exact o oră pentru a fi finalizată și care trebuie începută imediat. Nu este posibil să faci ambele sarcini în același timp. Apoi întreb cum se va comporta candidatul în această situație. Răspunsul ideal pentru mine ar fi să alerg la supervizorul meu imediat pentru a-l informa despre situație și a cere sfaturi.

La interviu, întreb despre familie, activitățile părinților, pentru a înțelege ce fel de persoană se află în fața mea. Până la urmă, de obicei, fetele care vin la interviu sunt tinere (18-23 de ani) și nu au experiență de muncă (sau au minimă). Prin urmare, cea mai mare parte a ceea ce au este stabilit de familie, nu a existat încă nicio altă influență și ei înșiși nu au reușit încă să devină indivizi maturi.

După toate interviurile, iau o decizie ținând cont de opinia directorului agenției de recrutare. Ea spune cine, după părerea ei, este mai motivat, cine știe ce vrea și cine nu. Iar sentimentul de contact cu o persoană și confortul din prezența sa este, de asemenea, foarte important. A venit o fată, părea că vorbește înțelept și coerent, a trecut prin toate cazurile de afaceri, dar simt că mă enervează, vreau să plece cât mai repede. Atunci când alegeți un asistent personal, acest factor subiectiv nu poate fi redus.

Ce ți-a plăcut la fata care tocmai începuse să lucreze pentru noi? În primul rând, formulări alfabetizate foarte inteligibile. În al doilea rând, tocmai a absolvit Institutul de Aviație din Moscova și aceasta este o educație tehnică bună. Al treilea plus este că a lucrat ca contabilă seara, așa că are priceperea de a sistematiza și procesa cantități mari de date.

Descrierea postului asistentului manager: caracteristici ale compilației

O fișă a postului este un document care stabilește sarcinile îndeplinite de un angajat, îi stabilește atribuțiile postului și limitele răspunderii acestuia.
Deși elaborarea fișelor de post pentru fiecare profesie sau post în Federația Rusă nereglementat de legislația muncii, în marea majoritate a angajatorilor (atât de stat, cât și privați), acest document este în mod necesar disponibil.

Pentru ce este instrucțiunea?

Fișa postului unui asistent manager conține maximum de informații

Oportunitatea întocmirii unei fișe a postului se explică prin faptul că, în cazul unui proces, fără acesta, va fi dificil să se dovedească neîndeplinirea obligațiilor de către salariat (iar lista lor exhaustivă este stabilită în documentul de instrucțiuni), deoarece un Contractul de muncă cu un angajat în conformitate cu partea 2 a articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse conține doar funcția și funcția sa generală de muncă.

Fișa postului permite angajatorului să:

1. Justificați refuzul solicitantului de loc de muncă din cauza nerespectării cerințelor stabilite în acesta
2. Delimitați clar responsabilitățile între angajați individuali
3. Evaluați performanța angajaților atât în ​​timpul cât și după perioada de probă
4. Pentru fundamentarea inconsecvenței salariatului cu funcția pe care o ocupă (ținând cont de rezultatele certificării).

Prezența unei fișe a postului este utilă și pentru angajatul însuși, deoarece stabilește limitele atribuțiilor și responsabilităților acestuia, iar nimeni nu ar trebui să îndeplinească funcții care nu sunt prevăzute nici de contractul de muncă, nici de sarcinile de serviciu.

Secțiuni de dezvoltare și instruire

Instrucțiunea este pusă în vigoare de la o anumită dată, iar angajatul trebuie să fie familiarizat cu ea fără semnătură. Este recomandabil să oferiți angajatului o copie a acestui document (tot împotriva semnăturii). Conform practicii consacrate, instrucțiunile includ subsecțiuni tipice:

1. Dispoziții generale
2. Responsabilitatile locului de munca
3. Drepturi
4. Responsabilitate

Este important de reținut că instrucțiunea nu este întocmită pentru niciun angajat, ci pentru o anumită funcție/profesie. Prin urmare, ținând cont de specificul unei anumite poziții, instrucțiunea stabilește sfera atribuțiilor pe care angajatul le va îndeplini în această funcție anume.

Caracteristici ale fișei postului de asistent manager

Asistent manager - post responsabil

Asistent manager este un post special. Funcția de muncă a unui asistent manager este de a construi munca managerului său, atât din punct de vedere tehnic, cât și organizatoric.

Programarea întâlnirilor și evenimentelor, planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni, a unei perioade mai lungi, organizarea de excursii și evenimente, monitorizarea execuției documentelor importante - acestea sunt doar o mică parte din sarcinile unui asistent manager calificat.

Este greșită identificarea posturilor și, în consecință, a atribuțiilor îndeplinite de secretar, asistent, director de birou și asistent manager. Dacă primele posturi presupun mai multe funcții auxiliare, atunci sunt necesare funcții organizatorice și administrative de la asistentul managerului. Nu întâmplător, ghid de calificare clasifică această poziţie ca lider.

În consecință, cerințele stabilite pentru un angajat angajat în funcția de asistent manager sunt prezentate ca și pentru management: de la nivelul de studii până la calificări și experiență. lucrare anterioară. Calitățile personale sunt, de asemenea, foarte importante.

Întrucât nici contractul de muncă și nici alte documente nu conțin o declarație detaliată a competențelor directorului asistent, acestea trebuie reflectate cât mai exact posibil în fișa postului. Caracteristici ale instrucțiunii pentru poziția „Asistent la cap”:

• Termeni de referință detaliați
• Întocmirea instrucțiunilor prin analogie cu instrucțiunile șefului (excluzând, desigur, funcția de management direct și luarea deciziilor unice)
• Contabilitatea caracterului confidențial al anumitor îndatoriri
• Răspundere sporită pentru rea-credință (ținând cont de posibilele consecințe ale producerii unui prejudiciu angajatorului)
• Capacitatea de a îndeplini funcțiile delegate de șef în plus.

Cerințe generale pentru un asistent manager

Adesea există cerințe speciale pentru postul de asistent manager

Secțiunea „Dispoziții generale” poate include, pe lângă enumerarea cerințelor pentru experiență și educație, și competențele necesare, procedura de subordonare și substituție. Cele mai frecvente afecțiuni sunt:

1. Educatie inalta
2. Experiență (de obicei cel puțin 1 an, uneori mai mult)
3. Cunoasterea limbilor straine.
4. Abilități de comunicare în afaceri, scriere și etichetă
5. Proprietatea de echipamente de birou
6. Rezistență la stres

În plus, un angajat în această poziție trebuie să cunoască actele locale ale întreprinderii, să se înțeleagă cu angajații și conducerea. În ceea ce privește limbile străine, merită solicitat de la cunoștințe numai în cazurile în care asistentul le va folosi practic în timpul îndeplinirii sarcinilor sale.

Titularul unui asistent manager trebuie să fie capabil să utilizeze și să stocheze informații confidențiale.

Îndatoriri și Drepturi

De obicei, sarcinile unui asistent manager includ:

• Îndeplinirea sarcinilor directe ale managementului
• Planificarea si coordonarea timpului de lucru al managerului
• Controlul și organizarea negocierilor (atât telefonic, cât și oral)
• Redactarea și editarea documentației de afaceri
• Confidențialitatea documentelor și controlul siguranței

Funcții precum copierea, menținerea bazelor de date de informații și alte lucrări tehnice și auxiliare sunt de obicei îndeplinite de un secretar (secretar-referent). Pentru munca de succes Asistentul managerului este dotat cu drepturi destul de largi:

1. Reprezintă interesele organizației în întâlniri și convorbiri telefonice
2. Solicitați orice informații necesare, documente de la angajați pentru a îndeplini instrucțiunile șefului
3. În cadrul autorității delegate de a conduce corespondența și negocierile, aprobă documente pentru a rezolva problemele curente.

Desigur, fiecare organizație, ținând cont de natura activităților sale, completează sau modifică lista drepturilor acordate unui angajat.

Limite de răspundere

Descrierea postului de asistent executiv evită litigiile în viitor

La stabilirea răspunderii, este necesar să ne amintim normele legii:

• Pentru neexecutarea atributiilor de serviciu – conform Codul Muncii
• Pentru infracțiuni - în limitele legislației administrative, civile și penale
• In spate daune materiale- in conformitate cu normele Codului Muncii si Codului civil.

După ce a elaborat o fișă a postului pentru un asistent manager, ținând cont de normele legislației actuale și de specificul activităților unei anumite organizații, puteți nu numai să selectați cel mai potrivit angajat pentru o astfel de poziție responsabilă, ci și să evitați posibile litigii. în viitor.

Condițiile de muncă ale unei persoane și eficacitatea acesteia pot depinde de gradul de detaliu și de specificație. În cele din urmă, liderul are nevoie de un adevărat asistent conștiincios. De asemenea, ar trebui să atragem atenția cititorilor noștri asupra faptului că un manager poate avea mai mulți asistenți. Ei pot avea o specializare, în probleme tehnice, în probleme financiare etc.

Există un tip de lideri care nu au adjuncți în personal. El face totul singur și câțiva asistenți îl ajută cu asta. El ia toate deciziile singur. Pentru a întocmi o fișă de post de înaltă calitate pentru un asistent manager, este necesar să se implice managerul însuși în proces. În caz contrar, va fi doar o bucată de hârtie.

Materialul video vă va învăța cum să deveniți încrezător în sine și să treceți un interviu de angajare:

Ați observat o eroare? Selectați-l și faceți clic Ctrl+Enter sa ne anunte.

Articolul a fost scris pe baza materialelor de pe site-urile: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.