Erp enterprise resource planning системы. Что такое ERP-система

В последние годы ERP-системы стали стандартом во всех областях бизнеса. Сегодня нет однозначного общепринятого определения ERP. Можно встретить разные определения этого класса решений, а также множество синонимов: интегрированные системы управления предприятием (ИСУП), автоматизированные системы управления предприятиям (АСУП).

Попробуем ответить на вопрос: «ERP — что это и для чего нужно?».

Что такое ERP-система

ERP расшифровывается как Enterprise Resources Planning, то есть «планирование ресурсов предприятия ». Русский перевод аббревиатуры не помогает сразу понять суть термина, поэтому обратимся к истории.

Распространение персональных компьютеров в 80-90-е годы прошлого века открыло перед бизнесом широкие возможности по автоматизации. Программные решения пришли на смену ручному труду и бумажному носителю в бухгалтерских задачах, складском учете, документообороте, мониторинге работы технологического оборудования.

Важными особенностями нового подхода стали не только перевод данных в «цифру», новые возможности по передаче и анализу информации, но и интеграция разных по своей природе потоков данных. Теперь топ-менеджмент и руководители направлений получили полную картину работы предприятия, возможность анализировать загрузку производства, складские запасы и финансовые потоки . На основании этих данных принимались более взвешенные решения, появилась возможность эффективно планировать ресурсы.

Такой подход к организации информационных систем на предприятии получил название ERP, а прикладные решения для его реализации стали называть EPR-системами. Пожалуй, это наиболее простой и исчерпывающий ответ на часто задаваемый вопрос: «CRM, ERP — что это ?».

Вы удивитесь, но программы автоматизации бухгалтерского учета, управление проектами, кадровые приложения — все это компоненты ERP-системы , ее базовые функции. Системы управления взаимоотношениями с клиентами, или CRM (customer relationship management system) — также часть ERP.

Тем не менее, сегодня перечисленные функциональные системы относят к ERP нечасто. Все потому, что бухгалтерия, управление проектами, CRM и некоторые другие функции стали популярными как самостоятельные программные модули. Действительно, многие компании пользуются только электронной бухгалтерией, а остальные данные просто заносятся в Excel.

Спорить о том, стоит ли относить бухгалтерию и CRM к ERP или рассматривать их как отдельные решения, — дело неблагодарное. Оставим его рыночным аналитикам. Очевидно, что тренд на автоматизацию с каждым годом усиливается. Перечисленные системы будут только набирать популярность: увеличатся продажи лицензий и объем услуг по внедрению.

Зачем внедрять ERP?

Системы ERP способствует решению задач по мониторингу и планированию . Помимо этого, они ускоряют работу каждого отдела и конкретных сотрудников. Вот результаты некоторых внедрений ERP:

• топ-менеджмент может в любой момент получить представление о текущей ситуации или проанализировать деятельность компании за выбранный период;
• на порядок сократились временные затраты на рутинные операции, а также снизились риски, связанные с человеческим фактором;
• компания получила логичный и прозрачный документооборот;
• каждый сотрудник и руководитель владеют информацией (и только действительно нужной).

ERP-системы сразу снижают затраты на обслуживание производственных и бизнес-процессов . В долгосрочном плане положительный эффект достигается благодаря тому, что стратегические решения принимаются более взвешенно. Бизнес без ERP-системы можно сравнить с водителем, который управляет машиной с закрытыми глазами.

Система управления ресурсами предприятия — это не только зрение водителя, но и сводные данные всех приборов, зафиксированные и учтенные в единой системе. ERP — это контроль взаимодействия механизмов и систем двигателя во времени, благодаря которому водитель может легко определить, когда нужно притормозить, а где ускориться для достижения максимального результата.

Целесообразность внедрения ERP-систем

Если ERP-системы так хороши, то закономерен вопрос: почему сегодня не все предприятия провели тотальную информатизацию, а многие вообще ограничиваются только электронной бухгалтерией?

Причина в следующем. Чтобы ERP-система была эффективной, она должна максимально четко учитывать бизнес-процессы предприятия. Часть компаний просто не могут формализовать свои бизнес-процессы из-за низкой культуры ведения бизнеса. Другие с трудом решаются на какие-либо изменения в своей деятельности, особенно если «все и так работает».

В любом случае, процесс внедрения индивидуальных ERP небыстрый и недешевый. Помимо денег, он требует еще и времени ключевых менеджеров. А если в систему будет заложена неверная логика, то автоматизация может негативно сказаться и на показателях компании, и на морали сотрудников. То есть при внедрении важно привлечь опытных и компетентных специалистов. Возможно, некоторым компаниям действительно целесообразнее продолжить работу в Excel.

Виды и компоненты ERP-системы

ERP-системы как крупные интегрированные системы можно классифицировать по следующим признакам:

1. Универсальные платформы и отраслевые системы. Отраслевые системы ориентированы на конкретные бизнес-процессы. Это означает, что в них либо есть специальные модули (например, для расчета заказа в типографиях), либо стандартные функции в них имеют свои особенности (например, на ликероводочных заводах ведется параллельный складской учет продукции в переводе на спирт). Универсальные платформы редко продаются «как есть», поскольку не бывает типовых бизнесов. И они, как правило, также дорабатываются под конкретного клиента и его бизнес-процессы.
2. Системы для управления холдингом и отдельными предприятиями. Здесь все просто. Бывают решения для одного хозяйствующего субъекты и сложные системы, объединяющие и передающие данные по сети предприятий. Независимо от типа ERP характерные компоненты поставки включают в себя программные модули, реализующие функции управления финансами, бухгалтерией, взаимоотношениями с клиентами (CRM), кадрами (HR), сбытом, цепочкой поставок, производством и производственными активами, планирования. Частый функционал ERP — управление проектами. На верхнем уровне для топ-менеджмента компании создаются модули, агрегирующие информацию с нижних уровней и от отдельных подразделений. Здесь формируется управленческая отчетность, которая помогает принимать верные решения. В заключение отметим, что оптимизация и контроль бизнес-процессов являются насущной необходимостью при ведении любой коммерческой деятельности. Лучшим доказательством необходимости и эффективности ERP-систем является та положительная динамика, которую начинают демонстрировать компании, прошедшие путь успешного внедрения.

В последнее время в России растет интерес к интегрированным системам управления бизнес-процессами. Он обусловлен многими факторами, в том числе активной поддержкой внедрения современных технологий в российскую экономику со стороны правительства. В частности, существует объективная необходимость автоматизации функционирования предприятия для оптимизации процессов управления и контроля. Решение подобных задач в рамках предприятия могут взять на себя ERP системы.

ERP (англ. Enterprise Resource Planning - Система планирования ресурсов предприятия) – это интегрированная система на базе широкого класса дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания и обработки данных для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия. Проще говоря, ERP – это система управления ресурсами предприятия. Впервые этот термин использовала консалтинговая компания Gartner Group в начале 90-х годов. С тех пор концепция ERP прошла немало этапов развития.

Основные задачи, решаемые ERP-системами, таковы:

Общее и структурированное планирование деятельности предприятия;

Управление финансами компании;

Управление кадрами;

Учет материальных ресурсов;

Учет и управление снабжением и сбытом;

Оперативное управление текущей деятельностью и контроль выполнения планов;

Документооборот предприятия;

Анализ результатов хозяйственной деятельности.

На определенном этапе развития бизнес сталкивается с необходимостью автоматизации процессов и функций компании, особенно если речь идет о крупной корпорации или холдинге. Тогда и возникает необходимость в специализированном программном обеспечении, способном максимально эффективно организовать процесс управления. В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища информационной базы предприятия, накопленной в процессе ведения бизнеса, в частности, финансовой информации, данных, связанных с производством, персоналом и др.

Современная практика ведения бизнеса требует, как правило, индивидуального подхода. Это в полной мере касается ведения учета и планирования. Поэтому наиболее эффективно программное обеспечение, адаптированное непосредственно под комплексные задачи конкретного предприятия. Стоимость такой разработки довольна высока ввиду индивидуального подхода и особенностей внедрения, но, как правило, экономический эффект оправдывает затраты.

Процесс внедрения ERP-системы на предприятии – мероприятие технически сложное, занимающее длительный промежуток времени. Помимо установки программного обеспечения и обучения персонала следует учитывать психологические факторы внедрения новой системы в корпоративную культуру, а также важность четкого функционирования каждого звена.

Концепция ERP.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Функции ERP-систем.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов:

Модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;

Аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;

СУБД, системное и прикладное ПО;

Набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;

Регламент использования и развития программных продуктов;

IT-департамент и обеспечивающие службы;

Собственно пользователи программных продуктов.

Основные функции ERP систем:

Ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

Формирование планов продаж и производства;

Планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;

Управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;

Планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;

Оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;

Управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов

Отличие между ERP-системами и системами электронного документооборота (СЭД) в том, что, как правило, в ERP документы являются машиночитаемыми, и они не «ведутся», а «проводятся» - уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл, то есть были созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла человеко-читаемых документов на предприятии.

Достоинства.

Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой , дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом .

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу ), так и внутренним (например, хищениям ). Внедряемые в связке с CRM -системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Недостатки.

Основные сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге - слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.

Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

Ограничения.

Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.

Внедрение является достаточно дорогим.

Система может страдать от проблемы «слабого звена» - эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.

Проблема совместимости с прежними системами.

Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы . В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании, чаще всего сопряжённый с последующим этапом бизнес-реинжиниринга . По сути ERP-система являет собой виртуальную проекцию компании.

В переводе с английского Enterprise Resource Planning (ERP) означает «управление ресурсами предприятия». Система ERP предназначена для планирования ресурсов компании, необходимых при производстве, закупках и продажах.

Принцип работы ERP-системы основан на создании, наполнении и использовании единой базы данных, включающей в себя информацию, необходимую для всех отделов предприятия: бухгалтерии, отделов снабжения, кадров и т. д.

Функционал ERP-систем различается, однако есть и единые для всех программных продуктов функции:

1. Разработка планов производства, продаж.
2. Ведение технологических спецификаций, предусматривающих операции и ресурсы, необходимые для производства того или иного изделия.
3. Определение и планирование потребностей в производстве комплектующих и материалов, затрат и сроков для выполнения плана.
4. Управление закупками и запасами.
5. Управление производственными ресурсами в различных масштабах: от предприятия или отдельного цеха до конкретного станка.
6. Управление финансами предприятия, ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
7. Управление проектами.

В сравнении с иными программными решениями ERP-система имеет ряд преимуществ:

• Создание единой информационной среды, существенно облегчающей и оптимизирующей работу отделов и руководства.
• Возможность распределения прав доступа между сотрудниками любых отделов, начиная с руководителя и заканчивая младшим менеджером отдела продаж.
• Наличие большого спектра решений для организаций различного типа и масштаба.
• Возможность управления несколькими подразделениями, предприятиями, концернами, корпорациями.
• Совместимость с различными программными продуктами и платформами, высокая надежность, гибкость, масштабируемость.
• Возможность интеграции с уже использующимися на предприятии системами и приложениями, в частности, с системами автоматизации проектирования, управления технологическими процессами, продажами, документооборотом.

Наряду с другими системами, автоматизирующими производство, ERP значительно упрощает процесс управления предприятием, распределения ресурсов и планирования продаж.

Когда нужна ERP-система

На первых этапах существования компании особых потребностей в автоматизации нет: все документы разрабатываются с помощью обычных офисных программ, а для того, чтобы получить ту или иную информацию, руководителю достаточно позвонить сотруднику. Постепенно число документов, количество сотрудников, объем операций растет, и возникает потребность в создании хранилищ и систематизации данных.

На предприятии, работающем без ERP, часто все документы хранятся бессистемно, что существенно усложняет управление. Также распространены случаи, когда какие-то системы все же установлены, но работают они исключительно на конкретный отдел.

В бухгалтерии, отделе кадров, снабжения и других департаментах появляются собственные базы данных, документооборот между которыми затруднен. Это непосредственно сказывается на эффективности работы: для того, чтобы узнать ту или иную информацию в отделе кадров, бухгалтеру приходится делать запрос по электронной почте или созваниваться с кадровиком.

Эффективного управления, оптимизации ресурсов всего предприятия и, наконец, повышения производительности различных отделов в таких условиях добиться невозможно.

ERP-система - оптимальный выбор для предприятий любого масштаба, групп компаний, фирм с территориально распределенными филиалами.
ERP-система:

• значительно ускоряет документооборот между отделами
• позволяет получить мгновенный доступ к информации сотруднику, наделенному определенными правами
• делает возможным эффективное управление работой удаленных филиалов и сотрудников.

Также часто в качестве альтернатив предлагают различные программы бухгалтерского учета, созданные исключительно для формирования финансовой и налоговой отчетности.

Отличить ERP от других систем достаточно просто. ERP-система:

• интегрирует базы данных и задачи ВСЕХ отделов предприятия: от бухгалтерии и работы с клиентами до производства и логистики;
• может помочь в выполнении любых задач предприятия;
• позволяет создать единую информационную среду.

Главная задача ERP-системы - оптимизация управления ВСЕМИ ресурсами предприятия вне зависимости от того, в какой форме они представлены. Это единая система, включающая в себя решения для бухгалтерии, инженерного отдела, отдела снабжения, кадров, склада и др.

Такие разные ERP

На данный момент существует две основные концепции ERP-систем. Это ERP и ERP II.

Под первой понимают программное обеспечение, позволяющее организовать работу предприятия любого типа и охватывающее все производственные процессы.

ERP II - специализированная система управления, учитывающая ключевые особенности того или иного предприятия. Разрабатывается она с учетом тех задач, которые необходимо решить компании определенного масштаба, вида деятельности, формы.

Существует огромное число готовых программных разработок, специализирующихся на небольших фирмах, производственных предприятиях, компаниях, работающих в сфере услуг, торговых организациях и т.д. Есть ERP-системы, предназначенные для одного стандартного предприятия, фирмы с территориально удаленными филиалами, и даже транснациональной компании.

ERP-системы могут иметь различную структуру. В частности, в последнее время наибольшую популярность обрела облачная ERP - более удобная, масштабируемая и простая в использовании для компаний среднего и малого бизнеса.

Как избежать ненужных затрат на ERP-систему с онлайн-программой Класс365

Внедрение полноункциональной ERP-системы в организациях малого и среднего бизнеса может оказаться не рентабельным, как из-за большой стоимости так и длительного периода внедрения.

Автоматизировать процессы небольшой компании и избежать больших затрат можно с помощью онлайн-программы Класс365. Онлайн-сервис позволяет автоматизировать работу склада, торговых точек, взаимоотношения с клиентами. В программе вы также сможете управлять всеми финансовыми потоками. Такое решение оптимально для предприятий оптовой и рознчной торговли, компаний оказывающих услуги, занимающихся интернет-продажами.

Онлайн-решение выгодно для руководителя, так как ему не потребуется дополнительно обучать персонал. Программа, не смотря на широкий функционал, удивительно проста и освоить ее сотрудники смогут самостоятельно не более чем за 15 минут. Кроме того, компании не придется втисикиваться в узкие рамки бюджета, чтобы приобрести стандартное лицензионное приложение.

ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.

Вы узнаете:

• Что такое ERP-система и когда она нужна.
• Каковы преимущества и недостатки ERP-системы.
• Какие функции выполняет система ERP на предприятии.
• Как выбрать ERP-систему.
• Как правильно внедрить ERP-систему на предприятии.
• Какое нужно пройти обучение персоналу, который будет работать с ERP-системой.
• От чего зависит стоимость ERP-системы.

Что такое ERP-система и когда она нужна

Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.

В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов : быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.

Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения .

Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.

Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.

Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.

В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.

Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.

Какие функции выполняет система ERP на предприятии

Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:

1. Производство

• составление спецификаций на производимые товары или оказываемые услуги для расчета объемов необходимых расходных материалов и часов работы сотрудников;
• составление планов и управление работой компании в различных масштабах: начиная от конкретного производственного оборудования и заканчивая целыми подразделениями.

2. Финансы

• составление планов использования денежных ресурсов организации и отслеживание результатов;
• текущий бухгалтерский учет, учет по налогам и иным платежам в бюджет и внебюджетные фонды, финансовая отчетность и контроллинг;
• работа с активами компании , к которым можно отнести денежные средства на банковских счетах, ценные бумаги, основные средства (к примеру недвижимость).

3. Логистика

• управление поставкой материалов и отправкой готовой продукции: ведение базы договоров и контрагентов, составление планов и отчетов по товарам на складе и т. д.;
• подготовка данных по всем необходимым расходным материалам в целях исполнения рассчитанных ранее производственных норм.

4. Кадры

• учет кадров и ведение табелей рабочего времени , составление штатного расписания, расчет заработной платы;
• поиск и оформление сотрудников;
• подготовка планов по трудовым ресурсам.

• составление планов по реализации продукции;
• подготовка и проведение рекламных кампаний и маркетинговых коммуникаций;
• расчет цен на изготавливаемую продукцию, разработка скидочных программ, проведения распродаж и т. д.

6. Проекты. Отчетность

• наличие в большом количестве стандартных форм отчетности по всем направлениям деятельности организации, а также возможность создания дополнительных отчетов;
• проверка и анализ результатов деятельности предприятия;
• разработка общей политики работы организации, в т. ч. установка сроков для каждой из поставленных задач, расчет необходимых в этих целях ресурсов (денежных средств, материалов, рабочего персонала).

ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения

Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.

Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:

Этап 1. Первичная организация

Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта .

Этап 2. Разработка проекта

Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).

Этап 3. Исполнение проекта

Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.

Этап 4. Пуск в эксплуатацию

На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.

С помощью каких методов внедряется ERP-система

Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:

1. Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем .
2. «Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
3. Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.

Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.

Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система

Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.

При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.

От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.

Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.

Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.

Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.

Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.

Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.

ERP-система: пример успешного внедрения

Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.

Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.

Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов . При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.

Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.

Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.

Рассказывает практик

Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %

Сергей Сухинин ,

Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.

Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:

1. Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
2. Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
3. Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
4. Уменьшение уровня незавершенного производства.
5. Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
6. Улучшение процесса расчета нормы материалов.
7. Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.

Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.

Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:

1. Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
2. Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
3. Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
4. Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
5. Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
6. Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.

Какая ERP-система востребована у российских компаний

Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.

Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:

• отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
• нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
• высокая цена внедрения.

Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».

11 ошибок внедрения ERP-системы

Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.

Ошибка 1. Некачественное составление плана.

Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.

Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.

Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.

Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.

После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.

Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.

Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.

Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.

В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.

Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.

Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.

Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.

Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.

Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.

Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.

Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.

Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.

Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.

Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.

Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.

Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.

Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.

От чего зависит стоимость ERP-системы

Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:

1. Цены самого программного комплекса: основного набора модулей и дополнительных компонентов.
2. Стоимости услуг по установке.
3. Внесения доработок и корректировок в программу, исходящих из потребностей компании-заказчика.
4. Дальнейшего обслуживания и сопровождения.

Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.

Мнение эксперта

Внедрение системы ERP обошлось компании в 2,5 млн долларов

Сергей Сухинин ,

начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия

Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.

Информация об экспертах

Сергей Братукин , директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л"Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.

Сергей Сухинин , начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.

ERP-система — это совокупность интегрированных приложений, формирующих условия для автоматизации бизнес-процессов предприятия по учету, контролю, планированию и анализу данных. В основе функционирования продукта заложен принцип формирования общего места хранения важной корпоративной информации с целью ее последующей передачи и обработки. Доступ к таким данным имеют все подразделения компании: финансовое, производственное, кадровое, плановое и другие.

Благодаря централизованному сбору информации на всех этапах функционирования предприятия возможно существенно оптимизировать производственные ресурсы. Установка ERP-системы оправдана наличием полезных функций:

• возможность формирования планов производства и продаж;
• оптимизация количества запасов на складе и расчет объемов закупки;
• определение параметров по количеству сырья с учетом сроков, необходимых для выполнения производственного плана;
• сопровождение технологических процессов создания продукции;
• распределение мощностей производства для малых и крупных проектов;
• организация управленческого и финансового учета.

Принцип построения ERP-систем

Структура ERP-системы состоит из нескольких уровней. На первом из них находятся базовые элементы, на втором - вспомогательные (или расширенные). Согласно данной классификации удобнее всего представить принцип работы продукта.

Базовый элемент включает в себя модуль по управлению производством:

• составление плана по использованию мощностей;
• определение необходимого количества сырья и материалов;
• управление запасами на складе и процессом закупок.

Расширенные элементы - это совокупность следующих модулей по управлению:

• поставками - прогноз спроса на продукцию, логистика на складе, производстве и в процессе сбыта, управление списком контрагентов;
• циклом производства - поддержание процесса от момента проектирования до утилизации;
• персоналом - планирование уровня заработной платы, составление рабочего графика, определение кадрового состава и проработка мотивации сотрудников;
• общения с контрагентами - маркетинг, управление продажами и другие функции CRM;
• продажами - распределение каналов сбыта, заказов, цен и транспорта;
• финансами - формирование главной книги, распределение данных по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, ведение бухгалтерского учета и составление отчетности.

Схема ERP-системы основана на движении документов по перечисленным модулям. Изначально первичные документы попадают для обработки в качестве сырых данных в общую базу. После последовательного преодоления всех производственных этапов они они преобразуются в следующий вид:

• аналитические отчеты;
• графики и схемы;
• бухгалтерская финансовая отчетность;
• прогнозы и планы на будущий год.