Iqtisodiyotning rivojlanishi axborot oqimining va xo'jalik yurituvchi sub'ektda tuzilgan hujjatlar hajmining muqarrar ravishda oshishiga olib keladi. Bundan tashqari, barcha hujjatlar qonunchilik me'yorlariga muvofiq tuzilgan bo'lishi kerak, zarur yillar davomida maqbul sharoitlarda saqlanishi kerak, chunki ish jarayoni tashkilotni boshqarishning muhim elementi hisoblanadi. Shuning uchun ko'pchilik shtat jadvallari Hujjatlar bo'yicha mutaxassis uchun lavozim nomi mavjud. Bu kim, ishga joylashish uchun qanday talablar bor, qanday vazifalar yuklangan va u nima uchun javobgar? Bu haqida va nafaqat boshqa.

Hujjatlar bilan ishlash bo'yicha mutaxassis kasbi haqida umumiy ma'lumot

Hujjatlarni boshqarish bo'yicha mutaxassis (tashkiliy va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash, hujjat boshqaruvchisi, hujjat boshqaruvchisi yoki ish yurituvchi, shuningdek, deyiladi) - xo'jalik yurituvchi sub'ektda hujjat aylanishini tashkil etish bilan shug'ullanadigan shtat birligi. Uning vakolatiga hujjatlarni tayyorlash, ularni ro'yxatdan o'tkazish, kiritish kiradi elektron baza ma'lumotlar, ularda ko'rsatilgan ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish, shuningdek saqlash. Kichik va o'rta biznes sub'ektlarida buni bitta xodim, yiriklarida - har xil qilish mumkin.

2016 yil 1 iyuldan boshlab Rossiya Federatsiyasi hududida federal qonun, ishlab chiqish tartibini tartibga soluvchi va Art. Ularni qo'llash mexanizmini tartibga soluvchi amaldagi Mehnat kodeksining 195.2.

Kasbiy standart - bu faoliyatning turli sohalariga tegishli bir qator qoidalarni sintez qiluvchi akt. Ko'pincha, u bir nechta lavozimlarga taalluqlidir, masalan, 447-sonli kasbiy standart, bu nafaqat hujjat bo'yicha mutaxassislar uchun, balki kutubxonachilar, bibliograflar, tashrif buyuruvchilarni qabul qiluvchi va xabardor qiluvchi xodimlar yoki 1044-sonli professional standart uchun ham tegishli.

Bugungi kunda hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassis lavozimiga xodimlarni qidirishda menejer tomonidan yuqoridagi standartlarni qo'llash maslahat xarakteriga ega bo'lsa-da, standartlar qoidalarini hisobga olish kerak:

• hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassisni ishlab chiqishda;
• ushbu lavozimga da'vogar bilan suhbatni tashkil etishda, uni keyingi o'qitish va olingan bilimlarni baholash;
• yuqori darajada - kadrlar siyosatini shakllantirishda, ish uchun tariflashni hisoblashda, mehnatga haq to'lash mexanizmini ishlab chiqishda.

Hujjat boshqaruvchisining ushbu ikkita professional standarti quyidagilarga imkon beradi:

• lavozim nomini to'g'ri shakllantirish;
• talabnoma beruvchining ma'lumoti, tajribasi, ko'nikma va malakalariga qo'yiladigan talablarni taqdim etish;
• uning ish funktsiyalari ro'yxatini tuzing.

Ularning fikriga ko'ra, shaxs:

• oliy, toʻliq boʻlmagan oliy yoki oʻrta maxsus maʼlumot;
• olti oylik shunga o'xshash ish tajribasi.

Ariza beruvchi bilishi kerak:

Undan yuridik ma'lumotnoma va avtomatlashtirilgan hisob, ro'yxatga olish va nazorat qilish tizimlarini o'zlashtirish, shuningdek, hujjat aylanishi uchun zamonaviy axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini qo'llash talab etiladi.

O'z faoliyatida toifaga mansub hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassis texnik ijrochilar, amal qilishi kerak:

• turli darajadagi normativ-huquqiy hujjatlar, tadbirkorlik sub'ektida ish yuritish bo'yicha boshqa yo'l-yo'riq materiallari;
• Xo'jalik yurituvchi sub'ektning ustavi;
• ish yuritish va arxiv ishlari bo'yicha mahalliy ko'rsatmalar;
• ma'muriy buyruqlar va buyruqlar;
• ishlab chiqilgan ish tavsifi (u yo'q bo'lsa, qoidalar).

Ish tavsifi kelajakdagi xodimga o'z vazifalarini bajarishdan oldin ko'rib chiqish uchun taqdim etiladi. Uning bandlarini tahlil qilgandan so'ng, u o'z imzosini qo'yadi, u o'z majburiyatlari, huquqlar va ularga e'tibor bermaslik yoki buzilgan taqdirda javobgarlik chegarasi bilan roziligini tasdiqlaydi.

Hujjatlar bo'yicha mutaxassisning majburiyatlari va majburiyatlari

Ish kuni davomida mutaxassis:

Xodim mehnat, ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligi doirasida quyidagilar uchun javobgardir:

• yuqoridagi vazifalarni e'tiborsiz qoldirish yoki lozim darajada bajarmaslik;
• maxfiy ma'lumotlar va tijorat sirlarini saqlash bo'yicha mahalliy qoidalarga e'tibor bermaslik;
• PWTR, sil va yong'inga qarshi sabotaj, mehnat intizomi.

Hujjat boshqaruvchisi huquqlari

Ushbu xodim quyidagi huquqlarga ega:

• o‘zi ma’qullagan qarorlar loyihalari bilan keyinchalik tanishish uchun boshqaruv apparatidan so‘rab olish;
• o‘z faoliyatini takomillashtirish bo‘yicha ma’muriyatga takliflar kiritish va uni amalga oshirishda yordam so‘rash;
• boshqa xodimlar bo'linmalaridan o'z funktsiyalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni olish.

1. Umumiy qoidalar

1.1. VSPDO o'rta menejerlar toifasiga kiradi. VSPDO lavozimiga oliy ma'lumotli shaxs tayinlanadi maxsus ta'lim va yirik kompaniyalarda kamida 3 yil (100 dan ortiq kishi) lavozimida ish tajribasi, shuningdek, kamida 2 yillik boshqaruv tajribasiga ega bo‘lishi.

1.2. VSPDO lavozimiga tayinlash va undan bo'shatish kompaniyaning boshqaruvchi direktorining buyrug'i bilan ma'muriy direktor va kadrlar va tashkiliy rivojlanish bo'yicha direktorning taqdimnomasiga binoan amalga oshiriladi.

1.3. VSPDO bevosita ma'muriy direktorga hisobot beradi. VSPDO funktsional jihatdan kotiblarga (hisob yuritish majburiyatlari yuklangan xodimlar) va kompaniyaning barcha qo'shma korxonalari kotiblariga bo'ysunadi. VSPOD chiziqli ravishda kotibga va kompaniya arxiv xizmati rahbariga bo'ysunadi.

1.4. VSPOD bilishi kerak:

1.4.1. Farmonlar, buyruqlar, buyruqlar, boshqa ko'rsatmalar va qoidalar jamiyat faoliyatiga, xususan, kotibiyat faoliyatiga taalluqli yuqori va boshqa organlar.

1.4.2. Birlashgan davlat tizimi ish yuritish, hujjatlarni saqlash, arxivlash, hujjatlarni tekshirish, yo'q qilish, ularni korxona va davlat arxivlariga topshirish qoidalari, shuningdek tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari.

1.4.3. Kompaniyaning hujjat aylanishi va kotibiyat sohasidagi faoliyatini tartibga soluvchi nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa me'yoriy hujjatlar.

1.4.4. tashkiliy tuzilma, kompaniyaning boshqaruv jamoasi va uning tarkibiy bo'linmalar(SP).

1.4.5. Korxona faoliyatining ixtisoslashuvi, korxona sohasi hujjatlari bilan ishlashning o'ziga xosligi.

1.4.6. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari.

1.4.7. Etarli darajada yaxshi buyruq Ingliz tili(daraja Pre-Intermediate darajasidan past emas); tarjima metodologiyasini, tarjimalarni muvofiqlashtirishning amaldagi tizimini, adabiy tahrir asoslarini bilishi va protokol tuzish bo‘yicha mukammal mahoratga ega bo‘lishi.

1.4.8. Shaxsiy kompyuter: dasturlar - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, elektron pochta.

1.4.9. Orgtexnika va interkomlardan foydalanish qoidalari (mini-ATS - kamida 50 ta ichki abonent, modem, faks, skaner, printer, nusxa ko'chirish, maydalagich, laminator, tikuv mashinasi, ovoz yozish moslamasi).

1.4.10. Hujjatlar aylanish sxemalari.

1.4.11. Ishlar nomenklaturasini, doimiy va vaqtincha saqlash ishlarining ro'yxatlarini, belgilangan hisobotlarni tuzish tartibi.

1.4.12. Ishlarni arxivga topshirish muddatlari va tartiblari.

1.4.13. Hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish tizimlari.

1.4.14. Orgtexnika va boshqaruv ishlarini mexanizatsiyalashning boshqa vositalari.

1.4.15. Iqtisodiyot asoslari, ishlab chiqarishni tashkil etish, mehnat va boshqaruv.

1.4.16. Mehnat to'g'risidagi qonun hujjatlari (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi) va Rossiya Federatsiyasi mehnatni muhofaza qilish.

1.4.17. Kompyuter texnikasining ishlash qoidalari.

1.4.18. Korxonaning ichki mehnat tartibi qoidalari.

1.4.19. O'z vakolatlari doirasida moliyaviy rejalashtirish va hisobot berish.

1.4.20. Bo'ysunuvchi xodimlarni tayyorlashni rejalashtirish.

1.4.21. Motivatsiya tizimlari.

1.5 VSPDO o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

1.5.1. VSPDO to'g'risidagi nizom, ko'rsatmalar, kompaniya kotibiyati to'g'risidagi nizom.

1.5.2. Kompaniyaning hujjat aylanishi to'g'risidagi nizom.

1.5.3. Ushbu ish tavsifi.

1.5.4. Qoidalar ichki qoidalar kompaniyasi tomonidan tashkil etilgan.

1.5.5. Maxfiy ma'lumotlar bilan ishlash to'g'risidagi nizom.

1.5.6. Mehnat shartnomasi.

1.5.7. Xodimlar to'g'risidagi nizom.

1.5.8. VSPDO faoliyati bilan bevosita bog'liq bo'lgan boshqa hujjatlar.

1.6. VSPOD to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning ma'muriy direktoriga hisobot beradi.

1.7. WSPDO kotibiyat xodimlarini nazorat qiladi.

1.8. VSPDO yo'qligida (xizmat safari, ta'til, kasallik va boshqalar) uning vazifalari tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning to'g'ri bajarilishi uchun javobgar bo'lgan deputat tomonidan amalga oshiriladi.

2. Mehnat majburiyatlari

2.1. Korxonaning hujjat aylanishi ishini va korxona kotibiyati va arxiv xizmati ishini tashkil qiladi, ish yukini bo‘ysunuvchi xodimlar o‘rtasida taqsimlaydi. Etakchi moliyaviy rejalashtirish va kotibiyat faoliyatida hisobot berish va kompaniyaning hujjat aylanishi.

2.2. Korxonaning hujjat aylanishi (qog‘oz va elektron), kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning o‘z vaqtida rasmiylashtirilishi, belgilangan manzilga yetkazilishi ustidan nazoratni ta’minlaydi.

2.3. Hujjatlarni bajarish muddatlari va ularning bajarilishini nazorat qiladi to'g'ri dizayn. Kompaniya muhrlarini saqlashni ta'minlaydi.

2.4. Kotibiyat ishini rejalashtiradi, kotibiyatning ish rejalarini tasdiqlash va tasdiqlash uchun taqdim etadi. Joriy ish yuritish hujjatlarini, shu jumladan rahbariyatning buyruq va farmoyishlarini hisobga olish, hisobga olish, saqlash va tegishli tarkibiy bo‘linmalarga topshirish, ishlarni shakllantirish va saqlash bo‘yicha ishlarni tashkil etadi.

2.5. Korxonada ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar ishlab chiqadi va ularning bajarilishini tashkil qiladi. yaratadi yagona tizim kompaniyada hujjat aylanishi (ESDO) (elektron va qog'oz DO). Kompaniyaning hujjat aylanishi sohasidagi faoliyatini tartibga soluvchi hujjatlarni ishlab chiqadi.

2.6. Kotibiyat xodimlarini zarur o‘quv-uslubiy va ma’lumotnoma materiallari, shuningdek inventar, kanselyariya buyumlari, jihozlar, orgtexnika, boshqaruv ishlarining texnik vositalari bilan ta’minlash choralarini ko‘radi.

2.7. Jamiyatning tarkibiy bo‘linmalarida ish yuritish ishlariga uslubiy rahbarlikni, ishlarning to‘g‘ri shakllantirilishini, saqlanishini va arxivga o‘z vaqtida topshirilishini nazorat qiladi, hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlariga rioya qilish to‘g‘risida ma’lumotnomalar tayyorlaydi.

2.8. Ofis hujjatlarini chop etish va ko'paytirishni ta'minlaydi.

2.9. Rahbariyat tomonidan chaqiriladigan yig'ilishlarni, direktorlar kengashi yig'ilishlarini va aksiyadorlar yig'ilishlarini tayyorlashda ishtirok etadi va ularning yuritilishini tashkil qiladi.

2.10. Hujjatlarga kirish va ulardagi ma'lumotlardan foydalanishning tegishli rejimini ta'minlaydi.

2.11. Yangilarini ishlab chiqish va amalga oshirishda ishtirok etadi texnologik jarayonlar hujjatlar bilan ishlash, avtomatlashtirilganini takomillashtirish axborot tizimlari va texnologiyalar (kompyuter texnologiyalaridan foydalanishni hisobga olgan holda).

2.12. Kotibiyat faoliyatiga doir ichki va tashqi telefon raqamlari ma’lumotlar bazasini yuritadi.

2.13. Davlat, tijorat va rasmiy sirlarni tashkil etuvchi ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

2.14. Bevosita rahbar - kompaniyaning ma'muriy direktori va boshqaruvchi direktorining ko'rsatmalarini bajaradi.

2.15. ESDOni takomillashtirish bo'yicha tadbirlarni ishlab chiqadi va tashkil qiladi.

2.16. O'z vakolatlari doirasida moliyaviy rejalashtirish va hisobotlarni amalga oshiradi.

2.17. Bo'ysunuvchi xodimlarni o'qitishni rejalashtiradi va o'tkazadi.

2.18. Bo'ysunuvchi xodimlarni rag'batlantirish tizimini ishlab chiqadi.

VSPDO quyidagi huquqlarga ega:

3.1. Hujjatlar bilan ishlash faoliyatini, kotibiyatni takomillashtirish bo'yicha takliflarni kompaniyaning boshqaruvchi direktori, ma'muriy direktori va tarkibiy bo'linmalari rahbarlariga ko'rib chiqish uchun hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini taqdim etish.

3.2. Kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari rahbarlari va boshqa mas'ul xodimlaridan o'z vazifalarini to'g'ri bajarishni talab qilish belgilangan qoidalar kompaniyada hujjatlar bilan ishlash.

3.3. Belgilangan qoidalar buzilgan taqdirda, hujjatlarni ijrochilarga qaytarish va ularni qayta ko'rib chiqishni talab qilish.

3.4. Tarkibiy bo'linmalarda ish yuritishni tashkil etilishini tekshirishni amalga oshirish.

3.5. Kotibiyat faoliyatiga oid hujjatlarni imzolaydi va tasdiqlaydi.

3.6. Kotibiyat xodimlari uchun majburiy bo'lgan ko'rsatmalar berish; o'z vaqtida va sifatli bajarilishini talab qiladi.

3.7. Kotibiyatning taniqli xodimlarini rag'batlantirish, ishlab chiqarish va mehnat intizomini buzganlarga jarima solish to'g'risida kompaniyaning ma'muriy direktori va boshqaruvchi direktori ko'rib chiqishi uchun takliflar kiritish.

4. Mas'uliyat

VSPDO quyidagilar uchun javobgardir:

4.1. Hujjatlarning yo'qolishi va shikastlanishi, qaror qabul qilishda noloyiqligi uchun kasbiy faoliyat, ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaganlik yoki bajarmaganlik - amaldagi qonun hujjatlarida belgilangan doirada. mehnat qonuni Rossiya Federatsiyasi.

4.2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

4.3. Sabab uchun moddiy zarar- Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

5. Boshqa tuzilmalar bilan o'zaro ta'sir

kompaniya bo'linmalari

VSPDO o'z faoliyatida boshqa tarkibiy bo'linmalar bilan o'zaro hamkorlik qiladi:

5.1. Kompaniyaning barcha tarkibiy bo'linmalari rahbarlari bilan - ish yuritish, kotibiyat ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish va tekshirishni tashkil etish, zarur hujjatlarni tayyorlash va taqdim etish masalalari bo'yicha.

5.2. Yuridik bo'lim bilan - hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq huquqiy masalalar bo'yicha.

5.3. Kompaniyaning iqtisodiy xizmati bilan - orgtexnika, hujjatlar blankalari, ish yuritish materiallari va boshqalar bilan ta'minlash bo'yicha.

5.4. Kadrlar va tashkiliy rivojlantirish bo‘limi bilan – bo‘lim xodimlarini tanlash, ishga qabul qilish, ishdan bo‘shatish va boshqa joyga ko‘chirish, shuningdek, o‘qitish, malakasini oshirish, rag‘batlantirish va jazolash tizimini ishlab chiqish bo‘yicha.

5.5. Axborot texnologiyalari va elektron hujjat aylanishining ilg‘or usullari sohasida IT bo‘limi bilan kotibiyat ishida (orgtexnika va h.k.) eng yangi uslublardan foydalanish.

TASDIQLASH

Direktor

_____________________
ISH TAVSIFI

Hujjatlarni boshqarish xizmati mutaxassisi

TASDIQ VAROQI

RO‘YXAT VARAQASINI O‘ZGARTIRADI
Element raqami

almashtirish sahifalari

o'zgartirish xabarnomasi

o'zgarishlar amalga oshirildi

lavozim,

bo'linma

Umumiy holat
1. Hujjatlar bilan ishlash xizmati mutaxassisi rahbarlar toifasiga kirmaydi.

2. Hujjatlar bilan ishlash xizmati mutaxassisi lavozimiga oliy kasbiy (texnik) ma’lumotga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

3. Hujjatlar bilan ishlash xizmati mutaxassisi lavozimiga tayinlash va undan bo'shatish direktorning _________ buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

4. Hujjatlarni nazorat qilish xizmati mutaxassisi bilishi kerak:

4.1. Iqtisodiyotning asosiy yo'nalishlarini belgilovchi hujjatlar va ijtimoiy rivojlanish jamiyat.

4.2. Normativ va o'quv materiallari texnik hujjatlar aylanishi va ish yuritish bilan bog'liq masalalar bo'yicha.

4.3. Korxonada faoliyat yurituvchi hujjatlar aylanishini tashkil etish tizimi.

4.5. Mehnatni muhofaza qilish qoidalari va normalari. .

5. Hujjatlar bilan ishlash xizmati mutaxassisi Hujjatlar bilan ishlash xizmati rahbariga hisobot beradi

6. Hujjatlar bilan ishlash xizmati mutaxassisi yo‘q bo‘lganda (xizmat safari, ta’til, kasallik va h.k.) uning vazifalari tegishli huquqlarga ega bo‘lgan va o‘ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo‘lgan belgilangan tartibda tayinlangan shaxs tomonidan amalga oshiriladi. .

P. Mas'uliyat

Hujjatlarni nazorat qilish bo'yicha mutaxassis:

Fakslarni yuborish va qabul qilish
Hujjatlarni takrorlash
Xatlarni tayyorlash va ro'yxatdan o'tkazish
Subpudratchilarga topshirish uchun hujjatlarni tayyorlash
III. Huquqlar

Hujjatlar bilan ishlash bo'yicha mutaxassis quyidagi huquqlarga ega:

1. Xizmatingiz rahbari bilan hujjatlar aylanishi bo‘yicha hamkorlik qiling.

2. O'z vakolatlari doirasida hujjatlarni imzolash va tasdiqlash.

3. Kompaniya xodimlaridan o'z vazifalari va huquqlarini bajarishda maksimal yordam ko'rsatishni talab qilish.
IV. Mas'uliyat

Hujjatlarni nazorat qilish bo'yicha mutaxassis:

1. Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan darajada.

2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

3. Moddiy zararni qayd etish uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

Ish ta'rifi ____________________________ muvofiq ishlab chiqilgan

(hujjatning nomi, raqami va sanasi)
Men ko'rsatmalar bilan tanishman:

______ ___________________________

(imzo) (familiyasi, bosh harflari)

"___"_______________ G.

Sofya Fedoseeva Tashqi tomondan, ko'pincha HR ishi maxsus ko'nikmalarni talab qilmaydiganga o'xshaydi. Bo'sh ish o'rinlarini joylashtirish, mutaxassislarni yollash - nima qiyin? Ammo bu ideal dunyoda. Darhaqiqat, samarali ishlashga har tomonlama to'sqinlik qiladigan juda ko'p omillar mavjud....

TASDIQLASH
Iqtisodiyot bo'yicha direktor P.P. Naqd pulsiz
"Trest" OAJ
____________ P.P. Petrov

"___" ___________ 2013 yil.

Ish tavsifi
hujjatlar bilan ishlash bo'yicha mutaxassis
"Trest" OAJ

1. Umumiy qoidalar

1.1 Ushbu ish ta'rifi "Trest" OAJ ma'muriy bo'limi (keyingi o'rinlarda korxona deb yuritiladi) hujjatlari bilan ishlash bo'yicha mutaxassisning huquqlari, majburiyatlari va majburiyatlarini belgilaydi.

1.2 O'rtacha ko'rsatkichga ega bo'lgan odam kasbiy ta'lim ish stajiga yoki boshlang'ich kasb-hunar ta'limiga va mutaxassislik bo'yicha kamida 3 yil ish tajribasiga talablarsiz.

1.4 Mutaxassisni tayinlash, o'tkazish va ishdan bo'shatish amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan tartibda - ma'muriy bo'lim boshlig'ining taklifiga binoan bosh direktorning buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

1.5 Mutaxassis vaqtincha yo'q bo'lganda, uning vazifalari ushbu lavozim tavsifi bilan majburiy ravishda tanishgan holda bosh direktorning buyrug'i bilan tayinlangan shaxs tomonidan amalga oshiriladi.

1.6 Xizmat vazifalarini bajarish bo'yicha mutaxassis quyidagilarga rahbarlik qiladi:

Rossiya Federatsiyasining qonun hujjatlari;
- Bosh direktorning buyruqlari, ko'rsatmalari, ko'rsatmalari;
- ish yuritish va arxiv ishlari bo'yicha ko'rsatmalar;
- korxonada belgilangan normalar va qoidalar;
- kompaniyaning sifat sohasidagi siyosati, kompaniyaning sifat menejmenti tizimini hujjatlashtirish;
- ushbu lavozim tavsifi va mehnat shartnomasi;
- ma'muriy bo'lim to'g'risidagi nizom.

2 Ish majburiyatlari

Mutaxassis quyidagilarni bajarishi kerak:

2.1 Kerakli hujjatlarni tayyorlang.

2.2 Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni hisobga olish va rasmiylashtirishni amalga oshirish.

2.3 Qabul qilingan hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, ro'yxatdan o'tkazish, bajarilishini nazorat qilish va saqlanishini ta'minlash.

2.4 Rahbariyat topshirig'iga binoan nusxa ko'chirish va ko'paytirish ishlarini o'z vaqtida va sifatli bajarilishini ta'minlash.

2.6 Har yili hujjatlar tanlovini o'tkazish arxiv saqlash yoki halokat.

2.7 Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirish, ro'yxatdan o'tkazish va hisobga olish talablariga rioya etilishini nazorat qilish.

2.8 Xatlarni, posilkalarni, posilkalarni qabul qilish va jo'natish.

2.9 Davlat, tijorat va rasmiy sirlarni tashkil etuvchi ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha ishlarni amalga oshirish.

3 Professional talablar

Mutaxassis bilishi kerak:

Korxonaning tuzilishi;

Korxonada ish yuritishni tashkil etish;

Hujjatlar aylanish sxemalari;

Ishlar nomenklaturasini, doimiy va vaqtincha saqlash ishlarining ro'yxatlarini, belgilangan hisobotlarni tuzish tartibi;

Ishlarni arxivga topshirish muddatlari va tartibi;

Kompyuter va tashkiliy texnologiyalarni qo'llash;

Ichki mehnat qoidalari;

mehnatni muhofaza qilish qoidalari va normalari, xavfsizlik choralari, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish;

Sifatni boshqarish hujjatlari.

4 Huquqlar

Mutaxassis quyidagi huquqlarga ega:

4.1 Xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan mehnat sharoitlarini ta'minlash.

4.2 Funktsional xizmatlardan zarur materiallarni, shuningdek, vazifalarni bajarishda kechikish sabablarini tushuntirishni va rahbariyatdan ko'rsatmalarni so'rash.

4.3 Hujjatlarni ko'rib chiqish va ularni korxona rahbarlari va mutaxassislariga bajarish uchun yuborish.

4.4 Ijrochilardan ularni tayyorlash va bajarish bo'yicha belgilangan qoidalarni buzgan holda tayyorlangan hujjatlarni yakunlashni talab qilish (GOST 6.38-90).

4.5 Korxona faoliyatini hujjatlashtirishni takomillashtirish, elektron texnologiyalardan foydalanish asosida boshqaruv ishining shakl va usullarini takomillashtirish bo‘yicha rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun takliflar kiritish.

4.6 Yaratishlar normal sharoitlar rasmiy vazifalarni bajarish va korxona faoliyatida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun.

4.7 O'z vakolatlari doirasida qarorlar qabul qilish.

4.8 Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida belgilangan va korxonaning jamoaviy shartnomasida xodimlar uchun nazarda tutilgan imtiyozlardan foydalaning.

5 Xizmat munosabatlari

5.1 Mutaxassis korxonaning barcha tarkibiy bo'linmalari rahbarlari bilan hujjat aylanishi va ish yuritish masalalari bo'yicha o'zaro hamkorlik qiladi.

6 Mas'uliyat

6.1 Mutaxassis ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan vazifalarni bajarmaganligi uchun Rossiya Federatsiyasi qonunlarida belgilangan tartibda javobgar bo'ladi.

Ma'muriy bo'lim boshlig'i A.A. Rublev

Kelishilgan:

Yuridik bo‘lim boshlig‘i S.S. Sergeev

Kadrlar bo'limi boshlig'i I.I. Ivanov

QMS yetakchi muhandisi V.V. Vasilev

1. Umumiy qoidalar

1.1. VSPDO mutaxassislar toifasiga kiradi. VSPDO lavozimiga oliy maxsus ma'lumotga va kamida 3 yillik ish tajribasiga ega bo'lgan shaxs tayinlanadi.

1.2. VSPDO lavozimiga tayinlash va undan ishdan bo'shatish buyruq bilan amalga oshiriladi Bosh direktor ma'muriy bo'lim boshlig'ining tavsiyasiga binoan kompaniya.

1.3. VSPDO bevosita ma'muriy bo'lim boshlig'iga hisobot beradi. VSPODO funktsional jihatdan kotiblarga (hisob yuritish vazifalari yuklangan xodimlar) va kompaniyaning barcha tarkibiy bo'linmalarining kotiblariga bo'ysunadi. VSPOD chiziqli ravishda kotibga va kompaniya arxiv xizmati rahbariga bo'ysunadi.

1.4. VSPOD bilishi kerak:

1.4.1. Jamiyat faoliyatiga, xususan, kotibiyat faoliyatiga oid yuqori va boshqa organlarning farmonlari, farmoyishlari, farmoyishlari, boshqa boshqaruv va me’yoriy hujjatlari.

1.4.2. Ish yuritishning yagona davlat tizimi, hujjatlarni saqlash, arxivlash, hujjatlarni tekshirish, yo'q qilish, ularni korxona va davlat arxivlariga topshirish qoidalari, shuningdek tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari.

1.4.3. Kompaniyaning hujjat aylanishi va kotibiyat sohasidagi faoliyatini tartibga soluvchi nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa me'yoriy hujjatlar.

1.4.4. Tashkiliy tuzilma, kompaniya va uning tarkibiy bo'linmalarini (QK) boshqarish.

1.4.5. Korxona faoliyatining ixtisoslashuvi, korxona sohasi hujjatlari bilan ishlashning o'ziga xosligi.

1.4.6. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari.

1.4.7. Ingliz tilini yetarli darajada biling (daraja Pre-Intermediate darajasidan past emas); tarjima metodologiyasini, tarjimalarni muvofiqlashtirishning amaldagi tizimini, adabiy tahrir asoslarini bilishi va protokol tuzish bo‘yicha mukammal mahoratga ega bo‘lishi.

1.4.8. Shaxsiy kompyuter: dasturlar - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, elektron pochta.

1.4.9. Orgtexnika va interkomlardan foydalanish qoidalari (mini-ATS - kamida 50 ta ichki abonent, modem, faks, skaner, printer, nusxa ko'chirish, maydalagich, laminator, tikuv mashinasi, ovoz yozish moslamasi).

1.4.10. Hujjatlar aylanish sxemalari.

1.4.11. Ishlar nomenklaturasini, doimiy va vaqtincha saqlash ishlarining ro'yxatlarini, belgilangan hisobotlarni tuzish tartibi.

1.4.12. Ishlarni arxivga topshirish muddatlari va tartiblari.

1.4.13. Hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish tizimlari.

1.4.14. Orgtexnika va boshqaruv ishlarini mexanizatsiyalashning boshqa vositalari.

1.4.15. Iqtisodiyot asoslari, ishlab chiqarishni tashkil etish, mehnat va boshqaruv.

1.4.16. Mehnat to'g'risidagi qonun hujjatlari (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi) va Rossiya Federatsiyasi mehnatni muhofaza qilish.

1.4.17. Kompyuter texnikasining ishlash qoidalari.

1.4.18. Korxonaning ichki mehnat tartibi qoidalari.

1.4.19. O'z vakolatlari doirasida moliyaviy rejalashtirish va hisobot berish.

1.4.20. Bo'ysunuvchi xodimlarni tayyorlashni rejalashtirish.

1.4.21. Motivatsiya tizimlari.

1.5 VSPDO o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

1.5.1. VSPDO to'g'risidagi nizom, ko'rsatmalar, kompaniya kotibiyati to'g'risidagi nizom.

1.5.2. Kompaniyaning hujjat aylanishi to'g'risidagi nizom.

1.5.3. Ushbu ish tavsifi.

1.5.4. Kompaniya tomonidan o'rnatilgan ichki qoidalar.

1.5.5. Maxfiy ma'lumotlar bilan ishlash to'g'risidagi nizom.

1.5.6. Mehnat shartnomasi.

1.5.7. Xodimlar to'g'risidagi nizom.

1.5.8. VSPDO faoliyati bilan bevosita bog'liq bo'lgan boshqa hujjatlar.

1.6. VSPDO bevosita ma'muriy bo'lim boshlig'iga hisobot beradi.

1.7. WSPDO kotibiyat xodimlarini nazorat qiladi.

1.8. VSPDO yo'qligida (xizmat safari, ta'til, kasallik va boshqalar) uning vazifalari tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning to'g'ri bajarilishi uchun javobgar bo'lgan deputat tomonidan amalga oshiriladi.

2. Mehnat majburiyatlari

2.1. Korxonaning hujjat aylanishi ishini va korxona kotibiyati va arxiv xizmati ishini tashkil qiladi, ish yukini bo‘ysunuvchi xodimlar o‘rtasida taqsimlaydi. Kotibiyat faoliyatida va kompaniyaning hujjat aylanishida moliyaviy rejalashtirish va hisobotlarni olib boradi.

2.2. Korxonaning hujjat aylanishi (qog‘oz va elektron), kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning o‘z vaqtida rasmiylashtirilishi, belgilangan manzilga yetkazilishi ustidan nazoratni ta’minlaydi.

2.3. Hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari va ularning to'g'ri rasmiylashtirilishini nazorat qiladi. Kompaniya muhrlarini saqlashni ta'minlaydi.

2.4. Kotibiyat ishini rejalashtiradi, kotibiyatning ish rejalarini tasdiqlash va tasdiqlash uchun taqdim etadi. Joriy ish yuritish hujjatlarini, shu jumladan rahbariyatning buyruq va farmoyishlarini hisobga olish, hisobga olish, saqlash va tegishli tarkibiy bo‘linmalarga topshirish, ishlarni shakllantirish va saqlash bo‘yicha ishlarni tashkil etadi.

2.5. Korxonada ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar ishlab chiqadi va ularning bajarilishini tashkil qiladi. Korxonada yagona hujjat aylanishi tizimini (USDO) yaratadi (elektron va qog'oz DO). Kompaniyaning hujjat aylanishi sohasidagi faoliyatini tartibga soluvchi hujjatlarni ishlab chiqadi.

2.6. Kotibiyat xodimlarini zarur o‘quv-uslubiy va ma’lumotnoma materiallari, shuningdek inventar, kanselyariya buyumlari, jihozlar, orgtexnika, boshqaruv ishlarining texnik vositalari bilan ta’minlash choralarini ko‘radi.

2.7. Jamiyatning tarkibiy bo‘linmalarida ish yuritish ishlariga uslubiy rahbarlikni, ishlarning to‘g‘ri shakllantirilishini, saqlanishini va arxivga o‘z vaqtida topshirilishini nazorat qiladi, hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlariga rioya qilish to‘g‘risida ma’lumotnomalar tayyorlaydi.

2.8. Ofis hujjatlarini chop etish va ko'paytirishni ta'minlaydi.

2.9. Rahbariyat tomonidan chaqiriladigan yig'ilishlarni, direktorlar kengashi yig'ilishlarini va aksiyadorlar yig'ilishlarini tayyorlashda ishtirok etadi va ularning yuritilishini tashkil qiladi.

2.10. Hujjatlarga kirish va ulardagi ma'lumotlardan foydalanishning tegishli rejimini ta'minlaydi.

2.11. Hujjatlar bilan ishlashning yangi texnologik jarayonlarini ishlab chiqish va joriy etishda, avtomatlashtirilgan axborot tizimlari va texnologiyalarini takomillashtirishda (kompyuter texnologiyalaridan foydalanishni hisobga olgan holda) ishtirok etadi.

2.12. Kotibiyat faoliyatiga doir ichki va tashqi telefon raqamlari ma’lumotlar bazasini yuritadi.

2.13. Davlat, tijorat va rasmiy sirlarni tashkil etuvchi ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

2.14. Bevosita rahbar - ma'muriy bo'lim boshlig'i va kompaniya bosh direktorining ko'rsatmalarini bajaradi.

2.15. ESDOni takomillashtirish bo'yicha tadbirlarni ishlab chiqadi va tashkil qiladi.

2.16. O'z vakolatlari doirasida moliyaviy rejalashtirish va hisobotlarni amalga oshiradi.

2.17. Bo'ysunuvchi xodimlarni o'qitishni rejalashtiradi va o'tkazadi.

2.18. Bo'ysunuvchi xodimlarni rag'batlantirish tizimini ishlab chiqadi.

3. Huquqlar

VSPDO quyidagi huquqlarga ega:

3.1. Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini, kotibiyatning ishini takomillashtirish bo'yicha takliflarni kompaniyaning bosh direktori, ma'muriy bo'lim boshlig'i va tarkibiy bo'linmalari rahbarlari tomonidan ko'rib chiqish uchun kiritish.

3.2. Kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari rahbarlari va boshqa mas'ul xodimlaridan korxonada hujjatlar bilan ishlash bo'yicha belgilangan qoidalarga to'g'ri rioya qilishni talab qilish.

3.3. Belgilangan qoidalar buzilgan taqdirda, hujjatlarni ijrochilarga qaytarish va ularni qayta ko'rib chiqishni talab qilish.

3.4. Tarkibiy bo'linmalarda ish yuritishni tashkil etilishini tekshirishni amalga oshirish.

3.5. Kotibiyat faoliyatiga oid hujjatlarni imzolaydi va tasdiqlaydi.

3.6. Kotibiyat xodimlari uchun majburiy bo'lgan ko'rsatmalar berish; o'z vaqtida va sifatli bajarilishini talab qiladi.

3.7. Kotibiyatning xizmat ko‘rsatgan xodimlarini rag‘batlantirish, ishlab chiqarish va mehnat intizomini buzganlarga nisbatan jazo choralarini qo‘llash to‘g‘risida ma’muriy-boshqaruv bo‘limi boshlig‘i va kompaniya bosh direktori ko‘rib chiqishi uchun takliflar kiritish.

4. Mas'uliyat

VSPDO quyidagilar uchun javobgardir:

4.1. Hujjatlarning yo'qolishi va shikastlanishi, kasbiy faoliyatda qaror qabul qilishda qobiliyatsizligi, ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan darajada.

4.2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

4.3. Moddiy zarar etkazilganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

5. Kompaniyaning boshqa tarkibiy bo'linmalari bilan o'zaro hamkorlik

VSPDO o'z faoliyatida boshqa tarkibiy bo'linmalar bilan o'zaro hamkorlik qiladi:

5.1. Kompaniyaning barcha tarkibiy bo'linmalari rahbarlari bilan - ish yuritish, kotibiyat ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish va tekshirishni tashkil etish, zarur hujjatlarni tayyorlash va taqdim etish masalalari bo'yicha.

5.2. Yuridik bo'lim bilan - hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq huquqiy masalalar bo'yicha.

5.3. Kompaniyaning iqtisodiy xizmati bilan - orgtexnika, hujjatlar blankalari, ish yuritish materiallari va boshqalar bilan ta'minlash bo'yicha.

5.4. Kadrlar va tashkiliy rivojlantirish bo‘limi bilan – bo‘lim xodimlarini tanlash, ishga qabul qilish, ishdan bo‘shatish va boshqa joyga ko‘chirish, shuningdek, o‘qitish, malakasini oshirish, rag‘batlantirish va jazolash tizimini ishlab chiqish bo‘yicha.

5.5. Axborot texnologiyalari va elektron hujjat aylanishining ilg‘or usullari sohasida IT bo‘limi bilan kotibiyat ishida (orgtexnika va h.k.) eng yangi uslublardan foydalanish.

5.6. Xavfsizlik bo'limi bilan - axborot va iqtisodiy xavfsizlik masalalari bo'yicha.

"Men ish tavsifi bilan tanishman":

Kompaniyaning ma'muriy bo'limining hujjat aylanishi bo'yicha etakchi mutaxassisi

Sana: "__" __________ 20__ ________________