Saang kategorya nabibilang ang Assistant General Manager? Ano ang dapat na nasa paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager. Ano ang mga nuances na dapat isaalang-alang kapag kino-compile ang paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager

Secretary, deputy o personal assistant? Depende sa sitwasyon! Isaalang-alang ang mga kinakailangan, responsibilidad at kundisyon na dapat taglayin ng paglalarawan ng trabaho ng assistant manager-2018.

Mula sa artikulo matututunan mo:

Ang katulong sa pinuno ay ang tunay na "kanang kamay" ng unang tao ng kumpanya. Ang hanay ng mga gawain na itinalaga sa naturang empleyado ay, bilang panuntunan, malawak. Kung nasa staffing posisyon personal na katulong direktor, subukang ilarawan ang functionality nito sa mas maraming detalye hangga't maaari sa kontrata sa pagtatrabaho at paglalarawan ng trabaho.

Ang wastong iginuhit na mga tagubilin ay kapaki-pakinabang sa parehong partido sa relasyon sa trabaho. Ang isang empleyado mula sa unang araw ng trabaho sa isang bagong posisyon ay mauunawaan kung ano ang kinakailangan sa kanya. At ibabalangkas ng tagapag-empleyo ang hanay ng mga opisyal na kapangyarihan at tungkulin, para sa kabiguang sumunod kung saan ang isa ay maaaring sumailalim sa pananagutan sa pagdidisiplina o itaas ang isyu ng hindi kumpletong opisyal na pagsunod ng empleyado. Bilang karagdagan, inililista ng CI ang lahat ng kinakailangan sa karanasan. Praktikal na trabaho at mga kwalipikasyon ng isang espesyalista (tingnan ang artikulong " : mga kundisyon na kailangang ipasok para sa lahat ng empleyado”).

Huwag palampasin: ang pangunahing artikulo ng buwan mula sa mga nangungunang espesyalista ng Ministry of Labor at Rostrud

Isang kumpletong sangguniang libro ng mga paglalarawan ng trabaho para sa lahat ng sektor ng aktibidad.

Mag-download ng mga kaugnay na dokumento:

Paglalarawan ng trabaho "Assistant manager": istraktura at nilalaman

Walang iisang anyo ng paglalarawan ng trabaho na sapilitan para sa lahat ng mga employer.

Gayunpaman, mayroong isang madaling gamitin na template na binubuo ng ilang mga seksyon:

1. pangkalahatang mga probisyon;
2. mga pananagutan sa pagganap At mga kinakailangan sa kwalipikasyon;
3. karapatan at kapangyarihan;
4. responsibilidad;
5. mga tagubilin sa rebisyon.

Kasama sa mga pangkalahatang probisyon ang impormasyon tungkol sa kategorya kung saan nabibilang ang inilarawan na posisyon, ang pamamaraan para sa appointment sa posisyon at pagpapaalis mula dito. Dito maaari mo ring ipahiwatig na ang empleyado ay direktang nag-uulat sa CEO at sa propesyonal na aktibidad ginagabayan ng mga regulasyong binuo ng kumpanya. Ilista ang mga pangunahing dokumento - paglalarawan ng trabaho, panloob na regulasyon sa paggawa, kolektibong kasunduan, mga tagubilin sa proteksyon sa paggawa.

Ang kaalaman at kasanayang kailangan para sa epektibong trabaho ay maaaring ilista sa seksyon ng mga responsibilidad sa trabaho, o hiwalay. Dapat malaman ng assistant manager:

• istraktura ng negosyo at mga tampok ng industriya;
• mga pamantayan ng trabaho sa opisina at pag-archive;
• mga pamantayan para sa sistema ng pagpaparehistro ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, mga liham pangnegosyo at komersyal na alok;
• batas sa paggawa ng Russian Federation;
• mga tuntunin ng komunikasyon sa negosyo at mga batayan ng ekonomiya.

Huwag kalimutang ipakita sa CI ang mga pangunahing karapatan at responsibilidad ng assistant director. Tulad ng ibang empleyado, may karapatan siyang:

• kilalanin ang mga dokumento na tumutukoy sa mga opisyal na kapangyarihan;
• tumanggap ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan para sa buong pagganap ng tungkulin ng paggawa, at hilingin ang paglikha ng mga kinakailangang kondisyon para dito;
• tumanggap ng lahat ng panlipunang garantiya na itinatadhana ng mga regulasyong pambatasan at lokal;
• kumpirmahin at pagbutihin ang kanilang mga kwalipikasyon;
• upang maging pamilyar sa mga desisyon ng pamamahala tungkol sa mga aktibidad nito.

Ang assistant manager ay may pananagutan sa materyal at pandisiplina sa loob ng mga limitasyong ibinigay batas sa paggawa RF. Dahil ang posisyong ito ay isang posisyon sa pangangasiwa, ang empleyado ay madalas na humarap sa kumpidensyal na impormasyon at mga pinaghihigpitang dokumento. Para sa paglabag sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa naturang mga dokumento, pagsisiwalat ng mga lihim ng kalakalan at iba pang mga pagkakasala na ginawa sa kurso ng mga tungkulin sa trabaho administratibo, sibil at kriminal na pananagutan. Upang matulungan ang opisyal ng tauhan - artikulo " na papasukin ng lahat ng empleyado.

Ang huling seksyon ay puno ng impormasyon tungkol sa pamamaraan at dalas ng rebisyon ng mga tagubilin, ang mga patakaran para sa pamilyar dito, ang bilang ng mga kopya.

Pagkilala sa mga empleyado sa DI

Kinakailangang maging pamilyar sa CI laban sa lagda ng lahat ng empleyadong humahawak sa posisyong ito. Kung ang direktor ng kumpanya ay may ilang mga katulong, ang bawat isa ay dapat kumuha ng kanilang sariling kopya ng pagtuturo sa kanilang mga kamay at panatilihin ito sa kanilang lugar ng trabaho sa hinaharap.

Mga Pananagutan sa Trabaho ng Assistant Manager

Ang pinakamahalagang seksyon ng manwal ay naglalaman ng paglalarawan ng tungkulin ng trabaho. Inirerekomenda na gumamit ng mga salita na naglalarawan nang tumpak hangga't maaari sa mga karaniwang gawain na nilulutas ng assistant director, mga responsibilidad sa trabaho, at ang pamamaraan para sa pakikipag-ugnayan sa mga nasasakupan. Isinasaalang-alang nito ang mga layunin na kadahilanan na nakakaapekto sa saklaw ng mga kapangyarihan ng empleyado, halimbawa, ang kabuuang bilang ng mga katulong ng manager at ang mga prinsipyo para sa pamamahagi ng mga tungkulin sa pagitan nila. Halimbawa, ang mga tungkulin ng isang assistant director ay maaaring kabilang ang:

• organisasyon ng mga pag-uusap sa telepono at mga pulong sa negosyo;
• , mga liham pangnegosyo at iba pang mga dokumento;
• paghahanda ng mga kumperensya at pagpupulong;
• koleksyon ng mga sanggunian na materyales;
• paghahanda ng mga ulat, panukala, ;
• pagtanggap ng mga bisita, tulong sa pagsasaalang-alang sa mga kagustuhan at kahilingan ng mga tauhan;
• pagbisita sa mga institusyon ng estado sa ngalan ng mga awtoridad;
• pagtanggap ng mga aplikasyon, memo, kahilingan;
• saliw ng mga business trip ng ulo (pag-order ng mga tiket, pag-book ng tirahan).

Bago ilipat ang impormasyon mula sa propesyonal na pamantayan sa paglalarawan ng trabaho, tiyaking tumutugma ang mga ito mga aktibidad sa paggawa isinagawa ng isang katulong sa pinuno ng isang partikular na kumpanya. Ang mga detalye ay nasa artikulong "Paano isinasaalang-alang ang mga propesyonal na pamantayan.

Paglalarawan ng trabaho ng assistant manager: pamamaraan ng pagpaparehistro

Para maging epektibo ang isang proyekto ng JI, dapat itong maaprubahan. Ang pamamaraan ng pag-apruba ay kapareho ng pamamaraan na ginamit sa pagbuo ng mga lokal na regulasyon (tingnan ang artikulong "Paano bumuo at Sa organisasyon"). Ang impormasyon tungkol sa tagapag-empleyo at ang selyong "Inaprubahan ko" ay maaaring ilagay sa tuktok ng form, pagkatapos ay kailangan lamang na pirmahan ng pinuno ng kumpanya ang dokumento. Ang isa pa, hindi gaanong karaniwang mekanismo ay ang pag-apruba sa pamamagitan ng order. Ang isang hiwalay na administratibong dokumento ay inisyu, kung saan isa o higit pang mga DI ay ipinapatupad.

Ang paglalarawan ng trabaho ay tumutukoy sa saklaw ng mga tungkulin at trabaho na dapat gampanan ng isang taong may hawak ng isang partikular na posisyon. Deskripsyon ng trabaho alinsunod sa All-Russian classifier dokumentasyon ng pamamahala, o OKUD, OK 011-93 (inaprubahan ng Decree of the State Standard ng Disyembre 30, 1993 No. 299) ay inuri bilang dokumentasyon sa organisasyonal at regulasyong regulasyon ng mga aktibidad ng organisasyon. Kasama sa pangkat ng mga naturang dokumento, kasama ang paglalarawan ng trabaho, sa partikular, ang mga panloob na regulasyon sa paggawa, ang regulasyon sa yunit ng istruktura, at ang talahanayan ng mga tauhan.

Kailangan ba ng job description?

Ang Labor Code ng Russian Federation ay hindi nag-oobliga sa mga employer na gumuhit ng mga paglalarawan ng trabaho. Sa katunayan, sa isang kontrata sa pagtatrabaho sa isang empleyado, ang kanyang tungkulin sa paggawa ay dapat palaging isiwalat (magtrabaho ayon sa posisyon alinsunod sa listahan ng kawani, propesyon, espesyalidad, na nagpapahiwatig ng mga kwalipikasyon o ang tiyak na uri ng trabaho na itinalaga sa kanya) (Artikulo 57 ng ang Labor Code ng Russian Federation). Samakatuwid, imposibleng panagutin ang employer para sa kakulangan ng mga paglalarawan ng trabaho.

Kasabay nito, ito ay ang paglalarawan ng trabaho na karaniwang ang dokumento kung saan tinukoy ang tungkulin ng paggawa ng empleyado. Ang pagtuturo ay naglalaman ng isang listahan ng mga tungkulin sa trabaho ng empleyado, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng organisasyon ng produksyon, paggawa at pamamahala, ang mga karapatan ng empleyado at ang kanyang responsibilidad (Liham ng Rostrud na may petsang Nobyembre 30, 2009 No. 3520-6-1 ). Bukod dito, ang paglalarawan ng trabaho ay kadalasang hindi lamang nagbubunyag ng tungkulin sa paggawa ng empleyado, ngunit nagbibigay din ng mga kinakailangan sa kwalipikasyon na naaangkop sa posisyong hawak o trabahong isinagawa (Rostrud Letter No. 6234-TZ na may petsang Nobyembre 24, 2008).

Ang pagkakaroon ng mga paglalarawan ng trabaho ay nagpapadali sa proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng empleyado at ng employer sa nilalaman ng pag-andar ng paggawa, ang mga karapatan at obligasyon ng empleyado at ang mga kinakailangan para sa kanya. Iyon ay, lahat ng mga isyung iyon na madalas na lumitaw sa mga relasyon sa parehong mga kasalukuyang empleyado at mga bagong empleyado, pati na rin sa mga aplikante para sa isang tiyak na posisyon.

Naniniwala si Rostrud na ang paglalarawan ng trabaho ay kinakailangan para sa interes ng employer at ng empleyado. Pagkatapos ng lahat, ang pagkakaroon ng isang paglalarawan ng trabaho ay makakatulong (Liham ng Rostrud na may petsang 08/09/2007 No. 3042-6-0):

• layuning masuri ang mga aktibidad ng empleyado sa panahon ng pagsubok;
• makatwirang tumanggi sa pag-upa (pagkatapos ng lahat, ang mga tagubilin ay maaaring maglaman ng mga karagdagang kinakailangan na may kaugnayan sa mga katangian ng negosyo ng empleyado);
• ipamahagi ang mga tungkulin sa paggawa sa mga empleyado;
• pansamantalang ilipat ang isang empleyado sa ibang trabaho;
• suriin ang pagiging matapat at pagkakumpleto ng pagganap ng empleyado sa tungkulin ng paggawa.

Kaya naman angkop ang paghahanda ng mga job description sa organisasyon.

Ang nasabing pagtuturo ay maaaring isang apendise sa kontrata sa pagtatrabaho o maaprubahan bilang isang independiyenteng dokumento.

Paano binubuo ang isang paglalarawan ng trabaho

Ang paglalarawan ng trabaho ay karaniwang pinagsama-sama batay sa mga katangian ng kwalipikasyon na nakapaloob sa mga libro ng sanggunian sa kwalipikasyon (halimbawa, sa Aklat ng Sanggunian ng Kwalipikasyon para sa mga posisyon ng mga tagapamahala, mga espesyalista at iba pang mga empleyado, na inaprubahan ng Decree of the Ministry of Labor ng Agosto 21, 1998 No. 37).

Para sa mga empleyado na tinanggap ayon sa mga propesyon ng mga manggagawa, upang matukoy ang kanilang tungkulin sa paggawa, ginagamit ang pinag-isang taripa at mga reference na libro ng trabaho at mga propesyon ng mga manggagawa sa mga nauugnay na industriya. Ang mga tagubiling binuo batay sa naturang mga sangguniang aklat ay karaniwang tinatawag na mga tagubilin sa paggawa. Gayunpaman, upang mapag-isa at pasimplehin ang panloob na dokumentasyon sa isang organisasyon, ang mga tagubilin para sa mga propesyon sa pagtatrabaho ay madalas ding tinutukoy bilang mga paglalarawan ng trabaho.

Kapag nag-iipon ng mga paglalarawan ng trabaho, ang mga organisasyon ay ginagabayan din ng mga propesyonal na pamantayan.

Dahil ang paglalarawan ng trabaho ay isang panloob na dokumento ng organisasyon at administratibo, obligado ang tagapag-empleyo na gawing pamilyar ang empleyado dito laban sa pirma kapag kinuha siya (bago pumirma sa kontrata sa pagtatrabaho) (bahagi 3 ng artikulo 68 ng Labor Code ng Russian Federation).

Halimbawang paglalarawan ng trabaho para sa assistant general manager

Narito ang isang halimbawa ng pagpuno sa paglalarawan ng trabaho ng isang katulong CEO. Inilalarawan ng manwal ang karaniwang mga responsibilidad sa trabaho ng isang assistant manager.

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager ay nilikha upang i-streamline ang mga relasyon sa paggawa. Binabalangkas ng dokumento ang mga tungkulin, responsibilidad, karapatan ng empleyado.

Posisyon ng Assistant Manager iba't ibang organisasyon maaaring tawaging iba: personal na katulong sa direktor, katulong sa pinuno, sekretarya.

Halimbawang paglalarawan ng trabaho para sa isang assistant ng manager

ako. Pangkalahatang probisyon

1. Ang isang katulong sa pinuno ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng organisasyon.

2. Ang katulong sa pinuno ay direktang nag-uulat sa pinuno ng kumpanya.

3. Sa panahon ng kawalan ng assistant head, ang kanyang mga karapatan at mga tungkulin sa pagganap ay inilipat sa ibang opisyal, tulad ng iniulat sa order para sa organisasyon.

4. Ang isang taong may mas mataas na edukasyon at isang taon ng katulad na karanasan sa trabaho ay hinirang sa posisyon ng assistant manager.

5. Ang assistant manager ay ginagabayan sa kanyang mga aktibidad sa pamamagitan ng:

• ang batas ng Russian Federation;
• Mga panloob na regulasyon sa paggawa, ang Charter at iba pang mga regulasyong aksyon ng kumpanya;
• mga order at direktiba ng pamamahala;
• paglalarawan ng trabaho na ito.

6. Dapat malaman ng assistant manager:

• ang itinatag na pamamaraan para sa paghawak ng mga dokumento sa organisasyon;
• mga patakaran ng komunikasyon sa negosyo at tuntunin ng magandang asal;
• ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng dokumentasyon ng pag-uulat;
• mga patakaran para sa paggamit ng kagamitan sa opisina, paraan ng komunikasyon;
• mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa text editor, mga spreadsheet;
• mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina;
• istraktura ng organisasyon ng kumpanya;
• pamamaraan para sa pagtatapos at pagpapatupad ng mga kontrata.

II. Mga Pananagutan sa Trabaho ng Assistant Manager

Ang Assistant Manager ay may mga sumusunod na responsibilidad:

1. Pagpaplano ng araw ng pagtatrabaho ng ulo: pagbuo at koordinasyon ng iskedyul ng mga pagpupulong, pagbisita, tawag, pagtanggap at iba pang mga aksyon.

2. Personal na kasama ng ulo sa mga pagpupulong, pagtanggap, sa mga paglalakbay.

3. Teknikal na suporta para sa gawain ng ulo: pag-order ng mga tiket, transportasyon; organisasyon ng mga negosasyon, pagpupulong.

4. Pagpapanatili ng mga minuto at iba pang mga dokumento na nag-aayos ng pag-unlad at mga resulta ng mga pagpupulong, pulong, negosasyon.

5. Pag-abiso sa mga manggagawa mga istrukturang dibisyon organisasyon ng mga tagubilin, mga tagubilin ng pamamahala at kontrol ng kanilang pagpapatupad.

6. Koleksyon ng impormasyon, paghahanda at pagbibigay ng analytical, impormasyon, sanggunian at iba pang mga ulat sa pamamahala.

7. Pag-iingat ng rekord, pagtanggap ng mga sulat na ipinadala sa ulo.

8. Pagpaparehistro ng mga bisita para sa isang personal na appointment sa pinuno, organisasyon ng kanilang pagtanggap.

9. Pagtanggap ng mga dokumento at aplikasyon para sa pirma ng ulo, ang kanilang pagpaparehistro, accounting at paglipat sa ulo.

10. Pagguhit ng mga liham, kahilingan, iba pang mga dokumento sa ngalan ng pamamahala.

11. Paghahanda ng mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong na gaganapin ng pinuno. Koleksyon ng mga kinakailangang materyales, abiso ng mga kalahok tungkol sa oras, lugar ng kanilang hawak, agenda.

12. Pagtupad sa mga opisyal na tagubilin ng pinuno.

III. Mga karapatan

Ang Assistant Manager ay may karapatan na:

1. Tumanggap ng impormasyon sa halagang kinakailangan upang makumpleto ang mga gawain.

2. Magpadala ng mga panukala sa pamamahala upang mapabuti ang kanilang trabaho at bigyang-katwiran ang mga aktibidad ng kumpanya.

3. Magpadala ng mga kahilingan sa mga departamento ng organisasyon (sa ngalan ng pinuno o sa isang personal na inisyatiba) upang makuha ang mga dokumentong kinakailangan para sa pagganap ng kanyang mga tungkulin.

4. Atasan ang pamamahala ng institusyon na lumikha ng mga kondisyong kinakailangan para sa pagpapatupad nito opisyal na tungkulin.

5. Gumawa ng mga independiyenteng desisyon ayon sa kanilang kakayahan.

6. Magkaroon ng access sa kumpidensyal na impormasyon, kung sakaling may pangangailangan sa negosyo.

IV. Pananagutan

Ang Assistant Manager ay responsable para sa:

1. Pagbibigay ng maling impormasyon sa mga empleyado ng organisasyon.

2. Hindi wastong pagganap ng kanilang mga opisyal na tungkulin.

3. Nagiging sanhi ng materyal na pinsala sa organisasyon, estado, mga katapat nito, mga empleyado.

4. Paglabag sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga gawain.

5. Paglabag sa mga probisyon ng namamahala na mga dokumento, desisyon, ordinansa ng organisasyon.

6. Pagbubunyag ng mga lihim ng kalakalan, personal na data, kumpidensyal na impormasyon.

7. Mga aksyon na lampas sa kanyang kakayahan.

8. Paglabag sa disiplina sa paggawa, mga regulasyon sa kaligtasan, mga panloob na regulasyon sa paggawa, proteksyon sa sunog.

9. Paglabag sa mga tuntunin pakikitungo sa negosyo, magaspang na paghawak mga kasosyo sa negosyo, bisita, empleyado ng organisasyon.

Assistant manager sa paglalarawan ng trabaho

Template ng Paglalarawan ng Trabaho ng Executive Assistant

APPROVE
CEO
Apelyido I.O.________________
"________" ______________ ____ G.

1. Pangkalahatang Probisyon

1.1. Ang assistant manager ay kabilang sa kategorya ng mga espesyalista.
1.2. Ang katulong sa pinuno ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito sa pamamagitan ng utos ng pangkalahatang direktor ng kumpanya.
1.3. Direktang nag-uulat ang Executive Assistant sa CEO ng kumpanya.
1.4. Sa panahon ng kawalan ng assistant manager, ang kanyang mga karapatan at tungkulin ay inilipat sa ibang opisyal, na inihayag sa pagkakasunud-sunod para sa organisasyon.
1.5. Ang isang tao na nakakatugon sa mga sumusunod na kinakailangan ay hinirang sa posisyon ng assistant manager: edukasyon - mas mataas o hindi kumpletong mas mataas, karanasan sa katulad na trabaho mula sa isang taon, kaalaman sa kagamitan sa opisina (fax, copier, scanner, printer), Mga programa sa Microsoft Opisina (Word, Excel), trabaho sa opisina.
1.6. Ang assistant manager ay ginagabayan sa kanyang mga aktibidad sa pamamagitan ng:
- mga gawaing pambatasan ng Russian Federation;
- ang Charter ng kumpanya, ang Internal Labor Regulations, iba pang mga regulasyong aksyon ng kumpanya;
- mga order at direktiba ng pamamahala;
- paglalarawan ng trabaho na ito.

2. Mga Pananagutan sa Trabaho
2.1. Plano ang araw ng trabaho ng pinuno (mga pulong, tawag, pagtanggap, atbp.).
2.2. Nagbibigay ng teknikal na suporta para sa mga aktibidad ng ulo (pag-order ng transportasyon, mga tiket; pag-aayos ng mga pagpupulong, negosasyon, atbp.)
2.3. Sinasamahan ang manager sa mga pagpupulong, sa mga biyahe, atbp.
2.4. Nakikibahagi sa mga negosasyon, mga pulong sa negosyo, mga espesyal na pagtanggap; nagpapanatili ng mga protocol at iba pang mga dokumento na nagdodokumento sa kurso at mga resulta ng mga pagpupulong at negosasyon.
2.5. Sa ngalan ng pinuno, nag-coordinate siya ng ilang mga isyu sa mga empleyado ng mga dibisyon ng istruktura, dinadala sa kanila ang mga tagubilin at mga order ng pinuno; kinokontrol ang pagpapatupad ng mga tagubilin at utos.
2.6. Nangongolekta ng mga materyales at impormasyong kinakailangan ng Pangkalahatang Direktor, naghahanda ng analitikal, impormasyon, sanggunian at iba pang mga materyales at isinusumite ang mga ito sa pinuno.
2.7. Nagsasagawa ng trabaho sa opisina, tumatanggap ng mga sulat na papasok para sa pagsasaalang-alang ng ulo, tumatanggap ng mga dokumento at personal na pahayag para sa lagda ng ulo, pinapanatili ang mga talaan at pagpaparehistro, paglilipat sa ulo.
2.8. Nagpapanatili ng appointment sa ulo, inaayos ang pagtanggap ng mga bisita.
2.9. Sa ngalan ng pinuno, gumuhit siya ng mga liham, kahilingan, at iba pang mga dokumento.
2.10. Nagsasagawa ng gawain sa paghahanda ng mga pagpupulong at pagpupulong na gaganapin ng pinuno (pagkolekta ng mga kinakailangang materyales, pag-abiso sa mga kalahok ng oras at lugar ng pagpupulong, agenda, kanilang pagpaparehistro), nagpapanatili at gumuhit ng mga minuto ng mga pagpupulong at pagpupulong.
2.11. Nagsasagawa ng mga indibidwal na opisyal na tungkulin ng pinuno.

3. Mga Karapatan
3.1. Tumanggap ng impormasyon, kabilang ang kumpidensyal na impormasyon, sa lawak na kinakailangan upang malutas ang mga nakatalagang gawain.
3.2. Magbigay ng mga mungkahi sa pamamahala para sa pagpapabuti ng kanilang trabaho at sa gawain ng kumpanya.
3.3. Humiling ng personal o sa ngalan ng pinuno mula sa mga dibisyon ng negosyo at iba pang mga espesyalista ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan para sa pagganap ng kanyang mga tungkulin.
3.4. Atasan ang pamamahala upang lumikha normal na kondisyon para sa pagganap ng mga opisyal na tungkulin at ang kaligtasan ng lahat ng mga dokumento na nagreresulta mula sa mga aktibidad ng kumpanya.
3.5. Gumawa ng mga desisyon ayon sa iyong kakayahan.

4. Pananagutan
4.1. Para sa hindi pagganap at / o wala sa oras, kapabayaan na pagganap ng kanilang mga tungkulin.
4.2. Para sa hindi pagsunod sa kasalukuyang mga tagubilin, mga order at mga order para sa pangangalaga ng mga lihim ng kalakalan at kumpidensyal na impormasyon.
4.3. Para sa paglabag sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, disiplina sa paggawa, kaligtasan at mga panuntunan sa kaligtasan ng sunog.

Assistant to the head - isang responsableng administratibong posisyon na may kaugnayan sa pagkakaloob ng iba't ibang uri ng tulong sa pinuno ng negosyo, kabilang ang pang-ekonomiya, legal at teknikal.

Sa katunayan, ang isang assistant manager ay isang sekretarya, isang computer specialist, isang empleyado ng personnel department, isang abogado at isang ekonomista lahat ay pinagsama sa isa. Walang manager ang makakagawa nang wala ang unang katulong, na handang tumulong sa mga pinaka-hindi kanais-nais na panahon para sa negosyo, naghahatid ng mga nakalimutang dokumento sa oras, nagpapaalala tungkol sa isang mahalagang pagpupulong, makinig at magmadali sa paggawa ng tamang desisyon.

Kaugnayan at mga prospect para sa pagbuo ng posisyon na ito

Dahil sa lumalawak na ugnayan sa pagitan ng mga negosyo, aktibong paggamit sa pang-araw-araw na buhay at trabaho, ang pangangailangan na patuloy na makipag-ugnay sa mga kasosyo sa negosyo, maraming mga negosyante ang napipilitang kumuha ng mga katulong.

Ang posisyon ng katulong ay lubos na nauugnay sa modernong mundo. Ang pagkakaroon ng pag-unlad mula sa karaniwang sekretarya na naghahain ng tsaa at sumasagot sa mga tawag, binigay na propesyon kasalukuyang nauugnay sa malaking responsibilidad at pagkakaroon ng ilang kaalaman.

Hawakan ang posisyong ito hindi lamang responsable, ngunit napaka-promising, dahil pagkatapos umalis ang boss para sa isang promosyon, mayroong isang pagkakataon na makuha ang kanyang lugar. Ang praktikal at teoretikal na karanasang natamo sa posisyon ng isang katulong ang magiging pinakamahusay na rekomendasyon para sa mas mataas na pamamahala at makakatulong sa hinaharap na umunlad nang maayos sa serbisyo.

Mga kalamangan at kahinaan ng pagtatrabaho bilang isang katulong

Ang posisyon ng assistant manager ay may parehong mga pakinabang at disadvantages.

SA positibong aspeto ang mga posisyong hawak ay kinabibilangan ng:

• malapit sa mga nakatataas;
• patuloy na pag-access sa up-to-date na impormasyon;
• ang kakayahang maging medyo mas mataas kaysa sa iba pang mga empleyado ng kumpanya;
• pagkakataong magkita Nakatutuwang mga tao upang makagawa ng mga bagong kapaki-pakinabang na kakilala;
• magtrabaho sa isang komportableng kapaligiran.

Mga negatibong panig Ang mga trabaho ng isang assistant manager ay:

• madalas na mga paglalakbay sa negosyo;
• hindi regular na iskedyul ng trabaho;
• nasa isang nakababahalang sitwasyon;
• emosyonal na pagkasira ng mga awtoridad;
• ang pangangailangang talikuran ang personal na buhay para sa kapakanan ng isang karera at trabaho.

Ang assistant manager ay dapat na tumaas ang resistensya sa stress. Ang mga tagapamahala ay hindi palaging makayanan ang mga emosyon na lumitaw pagkatapos ng isang masamang araw sa trabaho, dahil ang kanilang mga katulong ay madalas na nahuhulog sa ilalim ng mainit na kamay.

Kung hindi ka pa nakapagrehistro ng isang organisasyon, kung gayon Pinakamadali ito ay maaaring gawin gamit ang mga online na serbisyo na tutulong sa iyo na bumuo ng lahat ng kinakailangang mga dokumento nang libre: Kung mayroon ka nang organisasyon at iniisip mo kung paano mapadali at i-automate ang accounting at pag-uulat, ang mga sumusunod na serbisyong online ay sasagipin, na ay ganap na papalitan ang isang accountant sa iyong planta at makatipid ng maraming pera at oras. Lahat ng pag-uulat ay awtomatikong nabuo, nilagdaan Electronic Signature at awtomatikong ipinadala online. Ito ay perpekto para sa isang indibidwal na negosyante o LLC sa pinasimple na sistema ng buwis, UTII, PSN, TS, OSNO.
Nangyayari ang lahat sa ilang pag-click, nang walang pila at stress. Subukan ito at ikaw ay mabigla gaano kadali ito!

Mga kinakailangan para sa mga aplikante para sa posisyong ito

mabuting katulong dapat mayroon kaalaman sa iba't ibang larangan. Kadalasan, ang posisyon na ito ay inookupahan ng mga espesyalista sa larangan ng pangangalap, mga taong may legal, pang-ekonomiya, teknikal at makataong edukasyon.

Napakahalaga para sa isang executive assistant na magkaroon ng ganoon mga katangian, Paano:

• pakikisalamuha;
• kumpiyansa sa sarili;
• ang kakayahang tumugon nang mabilis sa pagbabago ng mga pangyayari;
• tamang pananalita;
• isang tiyak na tigas;
• matatag na posisyon sa buhay.

Kung nag-uusap kami tungkol sa isang negosyo sa konstruksyon, teknolohikal at iba pang partikular na lugar, ang assistant manager ay dapat may espesyal na kaalaman at kasanayan. Kapag pumipili ng isang katulong, ang espesyal na pansin ay binabayaran sa kaalaman ng kandidato wikang banyaga at mga kasanayan sa paggamit ng mga programa sa kompyuter.

Mga Pananagutan sa Trabaho

Ang posisyon ng isang katulong ay magkakaiba, hindi ka makakaasa sa katotohanan na maaari kang umupo sa opisina at paminsan-minsan ay mag-print ng mga kinakailangang papel.

Mga karapatan at pananagutan

Ang isa sa pinakamahalagang karapatan ng isang katulong ay ang kakayahang hilingin na ang pamamahala ay lumikha ng angkop na mga kondisyon sa pagtatrabaho para sa kanya:

• pagbibigay ng lugar ng trabaho;
• pagbibigay sa lugar ng trabaho ng isang computer, fax, printer at scanner;
• pagbibigay ng pagsulat at iba pang materyales na kailangan para sa gawain.

Mga tampok ng disenyo ng resume

Nag-aaplay para sa posisyon ng Assistant Manager dapat mong tukuyin sa isang buod na ipinadala sa direktor ng organisasyon:

Kapag nag-iipon ng isang resume, kinakailangan na hindi mapansing ipahiwatig ang pagkakaroon ng mga katangian ng komunikasyon, ang kawalan ng mga emosyon tungkol sa pagtaas ng tono at pagiging handa para sa isang hindi regular na araw ng pagtatrabaho.

Mga tampok ng trabaho sa iba't ibang larangan ng aktibidad

Sa pampublikong pagtanggap ng representante

Deputy Assistant kailangan mo lang maging sobrang communicative. Bilang karagdagan, dapat niyang malaman ang mga pangalan, apelyido at numero ng telepono ng lahat ng mga aktibistang naninirahan sa distrito, distrito, distrito, kung saan ang kanyang pinuno ay kinatawan.

Ang deputy assistant ay dapat magkaroon ng sariling base ng mga botante, gayundin ng listahan ng mga problema ng distrito na kailangang tugunan. Ang katulong ay dapat na makilala ang maraming mga kapaki-pakinabang na tao hangga't maaari, maging handa upang sagutin ang mga tanong mula sa press at publiko, magsagawa at mag-organisa ng mga negosasyon.

Ang isang katulong sa isang kinatawan ay dapat na legal na marunong, may edukasyong makatao at may kakayahan sa sikolohiya. Dapat kang maghanda nang maaga para sa isang hindi regular na iskedyul ng trabaho at ang kawalan ng mga araw na walang pasok.

Kagawaran ng Human Resources

Ang mga tungkulin ng katulong na pinuno ng human resources ay maghanda, magbigay, mag-print ng mga dokumento, sagutin ang mga tawag na natanggap at mapanatili ang dokumentasyong gumagana. Ang mga bentahe ng posisyon - isang standardized na iskedyul ng trabaho.

Kagawaran ng pagbebenta

Ang katulong sa pinuno ng departamento ng pagbebenta ay dapat malaman ang mga pangunahing kaalaman sa trade craft, makahanap ng mga mamimili at supplier, makipag-usap sa mga customer at iba pang mga negosyante na kasangkot sa larangan ng kalakalan.

Ang pangunahing kalidad ay sociability at stress resistance.

Direktor ng sining

Ang isang katulong na artistikong direktor ay dapat magkaroon ng artistikong panlasa, mga kasanayan sa komunikasyon sa mga artista at mga cultural figure, ang kakayahang pangasiwaan ang dokumentasyon at ayusin ang mga pagtatanghal, eksibisyon, iba't ibang mga press release.

Ang posisyon ay angkop lamang para sa mga taong may artistikong hilig at makataong pag-iisip.

Ang mga pakinabang at disadvantages ng pagtatrabaho bilang isang personal na katulong sa manager ay inilarawan sa sumusunod na video:

Marahil imposibleng buuin ang mga pag-andar ng isang assistant manager nang buo: ang eksaktong listahan ng mga kinakailangan para sa isang aplikante para sa posisyon ng assistant director ay higit na tinutukoy ng mga detalye ng mga aktibidad ng kumpanya, at depende rin sa mga subjective na kagustuhan ng manager. . Isang bagay ang sigurado: ang katulong ay dapat magsikap na patuloy na mapabuti ang kanyang sarili at magkaroon ng hindi nagkakamali sa moral at etikal na mga katangian, dahil magkakaroon siya ng halos walang limitasyong pag-access hindi lamang sa korporasyon, kundi pati na rin ang personal na impormasyon tungkol sa senior management.

Hindi nakakagulat na ang ganitong bakante ay mapupunta sa isang kandidato na may katamtamang track record, ngunit sino ang nakakaalam kung paano "hulihin ang alon" ng boss, kaysa sa isang makinang na propesyonal na hindi nagawang manalo sa pinuno sa paunang kakilala.

Sino ang isang "personal na katulong sa ulo" at ano ang kanyang ginagawa?

Ang mga mabubuting sekretarya, klerk, tagapamahala ng opisina ay kadalasang nagiging mga katulong sa tagapamahala, iyon ay, mga empleyado na lumampas sa antas ng kanilang direktang pag-andar, ngunit walang pagkakataon para sa tradisyonal na vertical na pagsulong sa tsart ng organisasyon mga kumpanya. Kadalasan, ang pagtulong sa tagapamahala ay pinagsama sa pagganap ng iba pang mga tungkulin, halimbawa, isang abogado o tagasalin.

Ang papel ng isang assistant director sa anumang kumpanya ay napakalaki: ang kahusayan ng oras ng pagtatrabaho ng mga unang tao ng negosyo ay nakasalalay sa antas ng kanyang propesyonalismo. Ang gawain ng isang assistant ay nangangahulugan na ang CEO ay maaaring mag-unload ng kanyang araw ng trabaho mula sa isang makabuluhang bahagi ng mga gawain na hindi nangangailangan ng personal na pakikilahok sa pamamagitan ng paglilipat ng mga ito sa isang katulong.

Hindi lamang para sa mga nagtapos sa unibersidad, ngunit kahit na para sa mga mas may karanasan na mga aplikante, ang posisyon ng isang personal na katulong ay pangunahing nauugnay sa nakababagot na gawaing sekretarya, ngunit sa katotohanan, ang isang katulong ay maaaring gumanap ng iba't ibang mga tungkulin sa administratibo.

1. Tagapamahala ng Opisina: Responsable sa pag-iingat ng talaan, ang empleyadong ito maaaring bahagyang pagsamahin ang mga tungkulin ng kalihim at archivist.
2. Tagapamahala ng opisina: ang posisyon na ito ay may kaugnayan para sa mga katamtamang laki ng mga kumpanya o departamento na may kawani na tatlumpu o higit pang mga tao .; ang tagapamahala ng opisina ay nag-uulat sa pinuno ng negosyo / sangay at iba pang mga miyembro ng pangkat ng pamamahala; kinokontrol ng empleyado ang pangunahing dokumentasyon, gumaganap ng bahagi ng mga pag-andar ng sekretarya (mga tawag, pag-coordinate ng mga pagpupulong, pagtulong sa mga bisita), maaaring gampanan ang papel ng "office hostess" - suportahan ang logistik ng lahat ng mga serbisyo sa opisina (pag-order ng mga consumable, pag-aayos ng maliit kasalukuyang pag-aayos at iba pa.).
3. Katulong na kalihim: ang mga katulong ay karaniwang nakikibahagi sa gawaing "mekanikal": pamamahala ng dokumento, pagproseso ng mga papasok / papalabas na sulat, mga tawag sa telepono.
4. Assistant secretary: ang isang empleyado na pumupuno sa bakante ng isang assistant secretary ay nag-uulat lamang sa agarang superbisor, pinagsasama ang mga tungkulin ng isang klerk na may ilang simpleng pribadong mga takdang-aralin.
5. Business assistant: ito ay literal na kanang kamay ng isang nangungunang manager, CEO o may-ari ng negosyo, at samakatuwid ang mga kinakailangan para sa posisyon na ito ay napakataas; ang isang personal na katulong ay nag-uulat lamang sa kanyang agarang superbisor, maaaring ituring na isang ganap na representanteng direktor, ay may kakayahan at may kapangyarihang gumawa ng mga independiyenteng desisyon sa ilang mga isyu.

Ang mga detalye ng propesyon

Marahil, ang isang bihirang posisyon ay maaaring ihambing sa mga tuntunin ng antas ng hindi pagkakapare-pareho at malabo ng mga kinakailangan, tulad ng trabaho ng isang personal na katulong, na hindi dapat maging isang propesyon bilang isang bokasyon.

Ang mga detalye ng posisyon ng "personal na katulong" ay tulad na imposibleng kalkulahin nang maaga ang lahat ng mga nuances, mga tampok, buong pag-andar, dahil ang tiyak na saklaw ng mga tungkulin sa karamihan ay nakasalalay sa mga indibidwal na pangangailangan ng employer. Minsan ang direktor ay nangangailangan ng isang tao na magliligtas sa kanya mula sa "papel", minsan ang katulong ay abala sa mga personal na takdang-aralin. Ang ilang mga direktor ay mas gusto na kumuha ng dalawang katulong para sa iba't ibang mga aktibidad, at sa malalaking kumpanya, ang katulong ay maaaring magsilbi bilang pinuno ng isang espesyal na departamento at kahit na magkaroon ng kanyang sariling mga subordinates.

Ang mga functional na responsibilidad ng mga empleyado na nakikibahagi sa lugar na ito ng aktibidad ay kinabibilangan ng maraming mga punto:

1. pagtiyak ng isang nakabalangkas na araw ng pagtatrabaho para sa direktor: pag-aayos ng mga pagpupulong, paglalakbay, pag-iskedyul, paghahanda para sa pagpirma ng mga kinakailangang dokumento;
2. pag-aalaga sa tagapamahala: tinitiyak ang kalinisan, katahimikan, kaginhawahan, normal na paggana ng mga kagamitan sa opisina;
3. gumana sa daloy ng dokumento ng direktor: mga sulat, mga mensahe sa telepono;
4. pagsasagawa ng mga paunang negosasyon, pagproseso at paglilipat ng mga kahilingan mula sa mga tagapamahala ng linya;
5. pag-aalaga sa sikolohikal na kaginhawahan ng tagapamahala: pagguhit ng isang maginhawang iskedyul, pagpapaalala tungkol sa mga mahahalagang kaganapan, pagpupulong, paghahanap at pagbibigay ng hiniling na impormasyon sa isang format na maginhawa para sa direktor.

Sa ilang mga kumpanya, ang isang katulong ay maaaring maging responsable para sa buong daloy ng dokumento ng organisasyon o pamahalaan ang isang departamento ng secretariat.

Karagdagang Mga Tampok ng Executive Assistant

Karaniwan, ang listahan ng mga tungkulin ng isang business assistant ay mas malawak kaysa sa mga tungkulin ng isang sekretarya o administrator. Responsable ang Personal Assistant karagdagang mga responsibilidad, ay karaniwan sa industriyang ito.

Kadalasan, ang isang manager ay nangangailangan ng isang empleyado na may magkakaibang mga kakayahan at talento. Ang mga responsibilidad ng isang posisyon ng personal na assistant ay maaaring kabilang ang pagsasalin ng mga dokumento mula sa isang banyagang wika, pati na rin ang pagsama sa manager sa mga pulong ng negosyo bilang isang interpreter: kung minsan ang naturang impormasyon ay ipinahayag sa panahon ng mga negosasyon na hindi mapagkakatiwalaan sa isang third party. Maaaring ipagkatiwala sa isang katulong ang pang-araw-araw na pangangailangan ng direktor: pag-order ng taxi, silid ng hotel, pagtutustos ng pagkain, pagproseso ng mga dokumentong kailangan para sa paglalakbay. Sa madaling salita, ang bawat tagapamahala ay gumagawa ng kanyang sariling mga espesyal na kinakailangan para sa kandidato para sa tungkulin ng kanang kamay ng unang tao ng kumpanya.

Mga propesyonal na katanungan sa aplikante para sa posisyon ng personal na katulong sa ulo

Ang propesyon ng assistant ay madalas na tinitingnan bilang isang pagsisimula ng karera, isang pagkakataon upang makakuha ng karanasan sa pamamahala at bungkalin ang mga praktikal na intricacies ng napiling industriya. Makatuwiran para sa isang batang nagtapos na isaalang-alang ang mga alok mula sa mga medium-sized na organisasyon, dahil ang isang seryosong nangungunang tagapamahala ay tiyak na mas gusto ang isang kandidato na may ilang karanasan sa buhay at propesyonal na mga kasanayan. Gayunpaman, walang mga patakaran na walang mga eksepsiyon, kung minsan ang isang bakante sa isang malaking korporasyon ay napupunta sa mga bata ngunit mahuhusay na aplikante.

Karanasan sa Katulong at Mga Kinakailangan sa Edukasyon

Ang isang aplikante para sa posisyon ng isang personal na katulong ay dapat magkaroon ng hindi bababa sa isang pangalawang propesyonal, at mas mabuti ang isang mas mataas na edukasyon na nauugnay sa pangangasiwa o (sa ilang mga kaso) sa mga detalye ng negosyo.

Karaniwang natutugunan ng mga kandidato ang sumusunod na mga kinakailangan sa propesyonal:

• hindi nagkakamali na karunungang bumasa't sumulat;
• binigay na talumpati;
• kaalaman sa mga pangunahing kaalaman ng mga kinakailangang seksyon ng batas na may kaugnayan sa administratibo at mga aktibidad sa produksyon mga kumpanya;
• Kahusayan sa lahat ng mga pangunahing programa sa opisina;
• mga kasanayan sa pamamahala ng dokumento;
• pagpapatupad sulat sa negosyo at mga negosasyon alinsunod sa mga pamantayang pang-regulasyon, korporasyon at propesyonal na etikal;
• kaalaman sa isang wikang banyaga sa antas ng pakikipag-usap (minsan teknikal);
• kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang katulong sa antas ng representante na direktor, kung gayon ang isang kumpletong pag-unawa sa mga detalye ng organisasyon at mga pangunahing proseso ng negosyo ay kinakailangan.

Ang pinakamababang listahan ng mga kinakailangan para sa isang aplikante para sa posisyon ng isang personal na katulong ay maaaring pahabain depende sa laki, saklaw at iba pang katangian ng isang partikular na kumpanya. Maraming organisasyon ang tumatawag competitive advantage ang aplikante ay may karagdagang mga kurso o edukasyon sa iba't ibang larangan ng negosyo.

Mga personal na katangian na kinakailangan para sa katulong sa pinuno ng kumpanya

Ang pagiging tiyak ng tulad ng isang responsable at multifaceted na propesyon bilang isang personal na katulong sa ulo ay nangangailangan ng isang espesyal na bodega ng character. Ang katulong ay dapat na umangkop sa pang-araw-araw na gawain, mga sikolohikal na katangian, mga personal na kagustuhan ng boss. Ang pangunahing kinakailangan para sa isang katulong ay ang kanyang pag-uugali at mga pattern ng pag-uugali ay dapat umakma sa personalidad ng pinuno, at hindi pumasok sa disonance.

Ang Executive Assistant ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na katangian:

• paglaban sa stress, ang kakayahang makayanan ang kawalang-kasiyahan ng mga subordinates at pangangati ng mga nakatataas na may parehong pagtitimpi;
• multitasking: ang kakayahang panatilihing kontrolado ang ilang bagay sa parehong oras ay isang kailangang-kailangan na kalidad ng isang personal na katulong;
• mataas na antas ng kultura: para sa isang katulong sa pangkalahatang direktor o may-ari ng negosyo, ang mga katangian ng kinatawan ay pinakamahalaga;
• positibong saloobin: ang aktibidad ng isang personal na katulong ay madalas na imposibleng magkasya sa malinaw na mga hangganan, samakatuwid, nang walang optimistikong saloobin sa iba't ibang uri ng mga sorpresa, kahit na ang isang promising na espesyalista ay mabilis na makaramdam ng emosyonal na pagkasunog;
• mataas na kakayahan sa pag-aaral: ang hanay ng mga interes ng pinuno ng kumpanya ay maaaring may kasamang pinaka-hindi inaasahang mga kahilingan, upang makapagbigay ng maaasahang impormasyon, ang katulong ay dapat na mabilis na maunawaan ang hindi pamilyar na impormasyon, i-highlight ang pangunahing bagay mula dito at istraktura ang kakanyahan sa isang maginhawang anyo.

Gayunpaman, ang pinakamahalagang bentahe ng isang personal na katulong ay walang kondisyon na katapatan at ang pagnanais na igalang ang mga interes ng employer.

Ang Handbook ng Kwalipikasyon ay kinategorya ang posisyon ng personal na katulong bilang isang posisyon sa pamamahala. Dahil dito, ang mga tungkuling pang-administratibo at pang-organisasyon ng isang katulong ay itinuturing at kinokontrol nang katulad ng paggana ng pamamahala (hindi bababa sa linear na antas).

Working mode

Ang haba ng araw ng trabaho ng isang personal na katulong ay kadalasang nakadepende sa iskedyul ng trabaho ng kanyang manager. Mahigpit na pagsunod sa balangkas na inireseta sa mga dokumento ng regulasyon Araw ng mga Manggagawa marahil para lamang sa mga posisyon ng suporta, tulad ng isang tagapamahala ng opisina, at ang isang mas mataas na ranggo na katulong ay karaniwang pinipilit na itugma ang kanyang iskedyul sa rehimen ng kanyang mga nakatataas.

Ang paglalabo ng araw ng trabaho, pati na rin ang pangangailangan na laging manatiling nakikipag-ugnay at nasa isang estado ng "alerto" ay madalas na pinapatay ang mga kandidato, bagaman sa pinagsama-samang, ang mga oras ng pagtatrabaho ay hindi mas mahaba kaysa sa anumang iba pang mahusay na suweldo na posisyon. Gayunpaman, dapat itong isipin na, tulad ng sa anumang posisyon sa pamumuno, ang hangganan sa pagitan ng trabaho at personal na oras ay kapansin-pansing malabo.

Deskripsyon ng trabaho

Ang batas ng Russian Federation ay hindi kinokontrol ang proseso ng pagbuo ng isang paglalarawan ng trabaho at hindi nagpapataw ng mahigpit na mga kinakailangan sa nilalaman nito. Samakatuwid, ang karamihan sa mga tagapag-empleyo ay nakapag-iisa na tinutukoy ang saklaw ng mga gawain at kapangyarihan para sa isang partikular na bakante.

Ang paglalarawan ng trabaho ay isang nakabalangkas na paliwanag ng kahulugan ng isang partikular na posisyon, ito dokumentong normatibo naglalaman ng hindi lamang mga tungkulin, kundi pati na rin ang mga karapatan ng empleyado.

1. Pangkalahatang probisyon- ang seksyong ito ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kinakailangan para sa kandidato; tumutukoy sa pamamaraan para sa pagtatapos at pagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho; tumutukoy sa hierarchy ng subordination; kinokontrol ang pamamaraan para sa pagpapalit ng isang empleyado habang siya ay wala.
2. Mga responsibilidad sa trabaho - pagpaplano ng araw ng trabaho; pagpapatupad teknikal na suporta mga aktibidad ng manager; sinasamahan ang direktor sa mga pagpupulong, sa mga paglalakbay; pagkuha ng mga minuto ng negosasyon, pagpupulong, iba pang mga pulong sa negosyo; pag-aayos ng mga indibidwal na isyu sa ngalan ng pinuno at iba pang mga gawain.
3. Ang mga karapatan ng isang personal na katulong sa tagapamahala - ang katulong ay may karapatang tumanggap ng impormasyon, kabilang ang kumpidensyal na impormasyon, sa halagang sapat upang maisagawa ang kanyang mga tungkulin; magsumite ng mga panukala sa tagapamahala upang mapabuti ang kanilang mga aktibidad; humiling sa kanyang sariling ngalan o sa ngalan ng dokumentasyon ng direktor mula sa mga dibisyon at departamento ng negosyo; nangangailangan ng pamamahala upang matiyak ang normal na mga kondisyon aktibidad sa paggawa; gumawa ng mga desisyon ayon sa kakayahan at kapangyarihan nito.
4. Ang assistant manager ay may pananagutan para sa: pabaya na saloobin sa kanyang mga tungkulin; hindi pagsunod sa mga pamantayan, tagubilin, charter, utos at utos ng direktor; hindi pinapansin ang mga patakaran panloob na regulasyon, mga hakbang sa kaligtasan, disiplina sa paggawa.

Dahil sa mga detalye ng mga aktibidad ng katulong, ang paghahanda ng isang paglalarawan ng trabaho ay dapat lapitan nang may lubos na pansin. Hindi ka dapat masiyahan sa isang tipikal na sample na hindi maaaring isaalang-alang ang lahat ng mga nuances ng pagtatrabaho sa isang partikular na negosyo. Bilang karagdagan, mahalagang makilala sa pagitan ng mga posisyon ng personal assistant at assistant project manager: ang mga tungkulin ng huli ay karaniwang pansamantala.

Bilang panuntunan, isinasaalang-alang ng mga aplikante ang mga alok para sa mga bakante ng isang personal na katulong sa CEO o may-ari ng negosyo. Kung ikaw ay walang karanasan o nagdududa sa iyong kakayahang pangasiwaan ang mga tungkulin at responsibilidad ng isang executive assistant, maaaring sulit na subukang simulan ang iyong karera bilang isang assistant line manager, tulad ng pinuno ng mga benta. Bagaman hindi ito isang prestihiyosong posisyon, ngunit nagbibigay ito ng isang mahusay na pagkakataon upang makakuha ng kinakailangang karanasan.

Ano ang isusulat sa isang resume

Una sa lahat, hindi ka dapat gumawa ng resume mula sa mga pariralang template, na sinisilip ang halaga ng isang partikular na kasanayan sa isang search engine sa Internet. Ang isang bihasang recruiter ay magtuturo sa iyo sa yugto ng isang telephone express interview. Ang kakulangan sa karanasan ay maaaring mabayaran ng isang kuwento tungkol sa iyong mga personal na tagumpay, kapaki-pakinabang na katangian ng karakter, at propesyonal na kaalaman.

Dapat alalahanin na ang mga resume na may larawan ay pinoproseso una sa lahat, ngunit hindi mo kailangang ilakip ang unang self-portrait sa dokumento: isang larawan mula sa isang party, na may suot na madilim na salamin, masyadong retouched at may iba pang mga kakaiba, ay higit pa malamang na alerto kaysa makatawag pansin sa iyong kandidatura.

Mga halimbawa ng resume point:

1. mga bakante: assistant; personal na katulong; assistant Secretary;
2. personal na data: ipasok ang iyong pangalan, patronymic, apelyido, petsa ng kapanganakan;
3. edukasyon: listahan mga institusyong pang-edukasyon sa reverse chronological order;
4. karanasan sa trabaho: punan ang parehong paraan tulad ng nakaraang talata, ipinapayong ipahiwatig ang dahilan ng pagpapaalis; kung walang karanasan sa espesyalidad, pakikilahok sa mga proyektong panlipunan, mga programang boluntaryo, kasanayang pang-edukasyon at iba pa.;
5. marital status: isang napakahalagang bagay para sa employer, dahil sa hindi regular na iskedyul ng trabaho;
6. karagdagang mga kasanayan: ipahiwatig ang antas ng kasanayan sa wikang banyaga, ipahiwatig ang pagkakaroon ng lisensya sa pagmamaneho, ilista ang mga nakumpletong kurso ng karagdagang edukasyon;
7. mga personal na katangian: subukang bigyan ang iyong sarili ng isang layunin na pagtatasa, magdagdag ng mga indibidwal na katangian sa mga nakakainip na katangian ng "sociable-stress-resistant-teachable".

Kapag pinupunan ang column na "Mga Contact," ilista ang lahat ng posibleng paraan para makipag-ugnayan sa iyo: telepono, e-mail address, mga link sa mga pahina sa mga social Internet portal. At sa pamamagitan ng paraan, ilagay ang pahina sa pagkakasunud-sunod, dahil ang mga seryosong tagapag-empleyo ay binibigyang pansin ang mga personal na pahina ng mga aplikante. Linisin ang nilalaman ng shock, alisin ang mga kaduda-dudang larawan, alisin ang mga hindi malinaw na pahayag.

Personal Assistant Career

Ang kabalintunaan na likas sa posisyon ng isang personal na katulong sa isang manager ay ang mas mahusay na pagganap ng isang empleyado, mas maliit ang posibilidad na siya ay gumawa ng isang karera. Ang isang mahusay na katulong ay karaniwang umuusad sa kanyang superbisor. Dahil ang isang empleyado ng posisyon na ito ay mahalaga lalo na para sa mga personal na katangian, na, hindi katulad ng mga propesyonal na kasanayan, ay hindi maaaring sanayin, ang mga direktor at nangungunang mga tagapamahala ay lubhang nag-aatubili na hayaan ang kanilang mga katulong na bumuo ng isang karera.

Gayunpaman, kung pinahahalagahan ka ng iyong manager, susubukan niya, kung maaari, upang mabayaran ang iyong abala: sa pamamagitan ng pagtaas ng suweldo, pagbibigay ng mga karagdagang benepisyo, pagpapabuti ng mga kondisyon sa pagtatrabaho, pagbibigay-diin sa iyong katayuan sa harap ng koponan. Tinatawag itong "horizontal career": tumataas ang iyong kahalagahan sa parehong posisyon.

Konklusyon

Tulad ng anumang propesyon, ang pagiging isang personal na katulong ay may mga kalamangan at kahinaan. Nabanggit na natin ang hindi regular na oras ng pagtatrabaho; Ang mga paghihigpit sa edad ay maaari ding maiugnay sa mga disadvantages: mas gusto ng maraming employer na kumuha ng mga empleyado ng hindi bababa sa dalawampu't limang taong gulang.

Gayunpaman, ang pagkakataon na makipagtulungan nang malapit sa isang senior manager ay isang napakahalagang pagkakataon na makamit karanasan sa pamumuno, na kapaki-pakinabang sa anumang larangan ng aktibidad, at maaaring magbukas pa ng sarili mong negosyo.

Ang CEO ng isang kumpanya ay may maraming mga responsibilidad. Habang lumalaki ang organisasyon, lumalawak ang hanay ng mga responsibilidad na ito. Mayroong maraming "churn", kung saan ang tagapamahala ay kailangang gumugol ng oras sa halip na lutasin ang mga problema na direktang naglalayong sa pag-unlad ng kumpanya. Binabawasan nito ang kahusayan ng espesyalista. Ang ilan sa mga gawain na hindi nangangailangan ng mataas na kwalipikasyon ay maaaring italaga sa katulong sa pangkalahatang direktor.

Posisyon ng Assistant CEO: Mga Pangunahing Tampok

Mahirap magbigay ng ilang mga katangian sa posisyon ng katulong sa pangkalahatang direktor. Ang katotohanan ay ang mga tuntunin ng sanggunian ng espesyalista na ito ay tinutukoy batay sa mga pangangailangan ng CEO. Ang aktibidad ng isang empleyado ay maaaring nakatuon sa isang aspeto. Isaalang-alang ang mga posisyon kung saan nagtatrabaho ang mga katulong sa pagsasanay:

• Clerk. Ang espesyalista na ito ay may pananagutan sa pagtatrabaho sa dokumentasyon. Sa kanyang lugar ng responsibilidad ay mga tawag, iba't ibang pang-araw-araw na gawain.
• Personal na katulong. Dalubhasa sa pag-aayos ng araw ng trabaho ng CEO, mga pulong sa negosyo at mga kumperensya. Sinasamahan din ng espesyalista ang manager sa mga business trip.
• Deputy General Director. Ang empleyado ay may karapatang gumawa ng mga desisyon sa isang limitadong hanay ng mga isyu.

Bilang isang patakaran, sa katunayan, pinagsasama ng katulong ang mga pag-andar ng ilang mga espesyalista. Sa malalaking kumpanya, maaaring may dalawang katulong ang CEO. Halimbawa, ang isa ay nag-aayos oras ng pagtatrabaho manager, at ang isa ay nakikibahagi sa mga gawaing papel.

Ang Assistant ay kabilang sa kategorya ng mga pinuno. Direkta siyang nag-uulat sa CEO. Mga kinakailangan na karaniwang inilalagay sa isang empleyado:

• Mataas na edukasyon ayon sa nauugnay na profile (halimbawa, legal).
• Karanasan sa trabaho ng tatlong taon.

Bilang isang patakaran, ang ibang mga empleyado ay nasa ilalim ng katulong sa pangkalahatang direktor. Siya ay may malawak na kapangyarihan: mula sa karapatang maglabas ng mga utos para kontrolin ang gawain ng iba't ibang departamento.

MAHALAGA! Ang paghirang ng isang katulong ay hindi naman labis na labis. Ang panukalang ito ay nagpapahintulot sa tagapamahala na tumuon sa paglutas ng mga problema na nangangailangan ng mataas na propesyonalismo at pagkamalikhain. Ang “Simbahan” ay ipinagkatiwala sa isang katulong. Ito ay makabuluhang pinatataas ang kahusayan ng parehong CEO at ng kumpanya mismo.

Legal na regulasyon

Ang mga aktibidad ng Assistant General Director ay kinokontrol ng mga sumusunod na regulasyon:

• mga rekomendasyon sa pamamaraan.
• Charter.
• Kasunduan sa paggawa.
• Utos ng pinuno.
• Pagtuturo sa trabaho.

Ano ang mga responsibilidad ng isang Assistant General Manager?

Ang mga tungkulin ng isang assistant CEO ay nag-iiba depende sa laki ng kumpanya. Sa maliliit na kumpanya, kinokontrol ng mga empleyado ang gawain ng mga courier, manager, at life support ng opisina. Sa malalaking organisasyon, karaniwang may dalawang katulong ang CEO. Isang personal na katulong ang nag-aayos ng araw ng trabaho ng manager, ang pangalawa ay nag-aasikaso sa lahat ng iba pang mga bagay. Ang listahan ng mga tungkulin ng isang espesyalista ay maaaring mag-iba nang malaki. Sa anumang kaso, ang mga responsibilidad ay dapat na nabaybay sa paglalarawan ng trabaho. Isaalang-alang ang isang sample na listahan:

• Organisasyon ng mga negosasyon, kabilang ang sa pamamagitan ng telepono.
• Pagtanggap ng sulat.
• Organisasyon ng mga pagpupulong at pagpupulong: paghahanda ng mga kaugnay na materyales, kontrol sa pagsunod sa mga regulasyon, pagpaparehistro ng mga minuto, shorthand.
• Kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin ng Pangkalahatang Direktor.
• Pagbibigay ng mga papeles para pirmahan sa ulo.
• Pagtanggap ng mga bisita ng Pangkalahatang Direktor.
• Organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo (halimbawa, pag-book ng mga silid, pag-order ng mga tiket).
• Tinitiyak ang pagiging epektibo ng CEO.
• Pagguhit ng plano para sa araw.
• Suporta sa impormasyon ng CEO.
• Pakikilahok sa mga pagpupulong at pagpupulong sa negosyo.
• Organisasyon ng mga pulong sa negosyo.
• Organisasyon ng mga pagtatanghal.
• Paghahanda ng mga ulat ng gastos.
• Pagtupad sa mga personal na utos.
• Paglikha ng mga database, mga virtual na presentasyon gamit ang isang PC.

Ang katulong ay ang pinakamalapit na tao sa CEO. Kadalasan ang kanyang araw ng trabaho ay hindi pamantayan. Ang empleyado ay nalulutas ang isang malawak na iba't ibang mga gawain, kaya dapat siyang magkaroon ng naaangkop na mga personal na katangian.

Mga Karapatan ng Empleyado

Ang Assistant General Director ay pinagkalooban ng mga sumusunod na karapatan:

• Pagkilala sa mga proyekto at desisyon ng pinuno tungkol sa mga aktibidad ng katulong.
• Pagiging karapat-dapat kinakailangang impormasyon.
• Ang karapatang gumawa ng mga desisyon sa loob ng mga opisyal na kapangyarihan.

Ang assistant general director ay maaaring pagkalooban ng mga dakilang kapangyarihan. Halimbawa, maaaring may karapatan ang isang empleyado na pumirma ng mga dokumento.

Pananagutan ng Assistant

Ang responsibilidad na itinalaga sa katulong ay dapat na nabaybay sa paglalarawan ng trabaho. Ang empleyado ay responsable para sa mga sumusunod:

• Pagkabigong sumunod sa mga tagubilin sa trabaho.
• Mga aksyon na lumalabag sa mga batas ng Russian Federation.
• Nagdudulot ng pinsala.

Kung ang katulong ay nakagawa ng isang maling pag-uugali, ang isang pagsisiyasat ay isinasagawa bago magpataw ng responsibilidad sa kanya. Ito ay kinakailangan upang maitatag ang antas ng pagkakasala. Ang mga pangunahing empleyado ng kumpanya ay kasangkot sa pagsisiyasat. Bilang resulta, ang isang dokumento ay iginuhit. Depende sa antas ng pagkakasala, ang isang parusa ay maaaring ipataw sa empleyado. Pwede ring tanggalin ang katulong.

Anong mga personal na katangian ang kinakailangan mula sa katulong?

Ang isang personal na katulong ay itinalaga ang pinakamalawak na hanay ng mga gawain. Ang ilang mga espesyalista ay nagtatrabaho sa isang direksyon, ngunit hindi ito nalalapat sa katulong. Nangangailangan ito ng multitasking, versatility. Isaalang-alang ang mga personal na katangian na kailangang taglayin ng isang assistant CEO:

• Proactive, proactive.
• Ang kakayahang mahulaan karagdagang pag-unlad mga sitwasyon.
• Pag-iwas sa mga komplikasyon.
• Kagalingan sa maraming bagay.
• Pag-angkop sa isang mabilis na pagbabago ng kapaligiran.
• Katatasan sa isa o higit pang wikang banyaga.
• Kakayahang magtrabaho kasama ang mga daloy ng impormasyon.
• Kakayahang mapanatili ang pagiging kompidensiyal.
• Kakayahan pag-aanalisa ng systema mga sitwasyon.
• Kakayahang mag-alok ng maraming solusyon nang sabay-sabay.
• Kahusayan sa PC sa intermediate hanggang advanced na antas.
• Kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa pamamahala ng oras.
• Kakayahang i-coordinate ang mga aktibidad ng ilang empleyado.
• Diplomasya.
• Mga kasanayan sa komunikasyon at kakayahang malutas ang mga salungatan.
• Operasyong trabaho na may malalaking volume ng impormasyon.
• Magandang memorya.
• Kakayahang mag-prioritize.

Ang katulong ay dapat na may kakayahan, lumalaban sa stress. Ang kaalaman sa mga kaugnay na specialty ay kanais-nais (halimbawa, kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa jurisprudence).

Kailan kailangan ng isang CEO ng isang personal na katulong?

Ang isang assistant ay tinanggap kung ang CEO ay may malaking listahan ng mga responsibilidad. Kahit na nakayanan ng tagapamahala ang mga gawain, karamihan sa mga "churn" ay maaaring makapagpabagal sa trabaho. Ito ay upang magtrabaho sa pang-araw-araw na gawain na ang isang katulong ay tinanggap. Bilang isang tuntunin, ang mga empleyadong ito ay iniimbitahan malalaking kumpanya. Ang mga CEO ng maliliit na organisasyon ay kayang hawakan ang lahat ng gawain nang mag-isa.

Mga Responsibilidad ng Personal Assistant

Mga Kaugnay na Artikulo

Ang personal na katulong ng manager ay isang mahalagang tao sa organisasyon at siya talaga ang kanang kamay. Palaging alam niya ang lahat ng mahahalagang kaganapan at aktibidad, pati na rin ang lokasyon ng kanyang agarang superbisor. Kasabay nito, isang malaking responsibilidad ang itinalaga sa kanya, na kung saan ang pagkakaroon ng ilang mga kasanayan ay makakatulong upang makayanan. Sa artikulong ito, titingnan natin ang mga responsibilidad sa trabaho ng isang personal na katulong at ang mga katangiang kinakailangan para sa trabahong ito.

Mula sa artikulong ito matututunan mo ang:

• na isang personal na katulong sa ulo;
• mga tungkulin sa trabaho;
• mga personal na katangian;
• propesyonal na kalidad.

Sino ang isang personal na katulong sa ulo

Kaya, personal assistant ng manager- sino ito? Ang posisyon na ito sa merkado ng paggawa ng Russia ay lumitaw kamakailan. Batay sa mga responsibilidad sa trabaho, maibubuod na ang isang personal na katulong ay ang parehong kalihim ng pinuno, ngunit may pinalawak na mga responsibilidad.

Ang katotohanan ay ang gawain ng isang personal na katulong ay hindi limitado lamang sa mga tungkulin ng isang kalihim: nagdaragdag din sila ng mga responsibilidad para sa pagpaplano ng isang iskedyul, pag-aayos ng mga kaganapan, atbp. Masasabi nating ang pangunahing tungkulin ng isang personal na katulong ay ang pag-alis ng ulo. Iyon ay, ito ay ang personal na empleyado na gumaganap ng karamihan sa gawain ng tagapamahala (ang saklaw, siyempre, ay tinutukoy ng bawat boss nang paisa-isa).

Mayroong kahit na mga kaso kung saan ang isang assistant manager ay, sa katunayan, isang representante, dahil sa trabaho na kanyang ginagawa. Sa karamihan ng mga kaso, ang saklaw ng mga tungkulin ng isang personal na katulong, na nakasaad sa paglalarawan ng trabaho, ay mas mababa kaysa sa pagsasanay.

Mga Pananagutan sa Trabaho

Mga tungkulin sa trabaho ng kalihim kinokontrol ng mga propesyonal na pamantayan. Bukod dito, naglalaman din ang dokumentong ito ng listahan ng mga tungkulin para sa mga naturang empleyado bilang isang assistant secretary at secretary to the head. Nabatid na ang pagsunod sa propesyonal na pamantayan sa mga kumpanyang hindi munisipyo at pag-aari ng estado ay hindi sapilitan. Gayunpaman, ang mga rekomendasyon sa dokumentasyong ito ay makikita sa mga kahulugan ng trabaho ng mga sekretarya sa mga pribadong kumpanya.

Tingnan natin kung ano ang sinasabi ng propesyonal na pamantayan tungkol sa pagtukoy ng mga tuntunin ng sanggunian ng kalihim ng pinuno.

Ang propesyonal na pamantayan ay hindi naglalaman ng ganoong propesyon bilang isang personal na katulong. Gayunpaman, ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay lubos na makikita sa propesyonal na pamantayan para sa kalihim ng pinuno. Una sa lahat, nahahati sila sa 2 bahagi:

1. Suporta ng organisasyon para sa mga aktibidad ng ulo;
2. Dokumentasyon ng mga aktibidad ng pinuno ng organisasyon.

Sa turn, ang suporta sa organisasyon ay binubuo ng:

• pagbuo ng isang plano sa araw ng trabaho para sa kalihim ng pinuno;
• organisasyon ng pagtanggap ng mga tawag mga pag-uusap sa telepono) pinuno;
• organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo;
• pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita sa silid ng pagtanggap ng ulo;
• organisasyon, paghahanda at paglilingkod sa iba't ibang mga kaganapan (mga pulong, mga pulong sa negosyo, mga pagpupulong, atbp.);
• kontrol sa pagpapatupad ng mga order;
• pag-aayos at pagpapanatili ng functional workspace sa reception area at opisina ng manager.

Ang mga tungkulin sa itaas ay kilala rin bilang suportang administratibo sa tagapamahala, dahil sa kanilang pagganap ang kalihim ay aktwal na nagsasagawa ng gawaing pang-administratibo.

Kasama sa suporta sa dokumentasyon ang paghahanda at pagpapatupad ng:

• mga dokumento ng organisasyon;
• dokumentasyon ng pamamahala;
• Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento;
• Kasalukuyan imbakan ng mga file;
• Pagproseso ng mga kaso para sa pag-iimbak sa ibang pagkakataon.

Gayundin, ang mga tungkulin ng isang personal na katulong ay kinabibilangan ng kakayahang magtrabaho sa isang PC, ang antas ng kasanayan sa kasong ito ay itinakda din nang paisa-isa.

Tandaan na ang assistant manager, na ang mga tungkulin ay kasabay ng nasa itaas, ay kadalasang napipilitang magsagawa ng ilang personal na mga takdang-aralin. Ang hanay ng mga responsibilidad na ito ay inirerekomenda na direktang matukoy kapag nag-aaplay para sa isang trabaho.

Mga Bagong Artikulo

Mga personal na katangian ng isang assistant manager

Ang isang personal na katulong ay dapat maging handa hangga't maaari para sa kanilang pagpapatupad, kapwa sa mental at pisikal. Tingnan natin ang pinakamahalagang personal na katangian na dapat taglayin ng isang personal na katulong.

• Panlaban sa stress. Ang kalidad na ito ay ipinag-uutos dahil sa malaking dami ng trabaho at mga tungkulin ng isang personal na katulong. Tanging isang malamig na isip at ang kakayahang hindi tumugon sa panlabas na stimuli o isang emergency mode ng trabaho ay makakatulong sa isang personal na katulong na hindi mawalan ng kanyang lakas sa pinakadulo simula ng araw ng trabaho.
• Sociability. Ito ay kilala na sa waiting room ng ulo ay hindi kailanman tahimik: palaging may mga bisitang naghihintay doon, o ang telepono ay nagri-ring. At ito ay ang assistant manager na napipilitang makipag-usap sa bawat tao na gustong makakuha ng madla sa pinuno. Kasabay nito, lahat ng gustong magkaroon ng iba't ibang mga tanong, layunin at mood, para sa lahat ng mga ito kailangan mong hanapin wika ng kapwa at makuha ang kanilang tiwala. Makatitiyak ka, malamang na hindi matutuwa ang iyong manager kung ang isang galit na kliyente ay pumasok sa kanyang opisina. Samakatuwid, sa kasong ito, ang gawain ng isang personal na katulong ay upang maiwasan ang mga ganitong sitwasyon, na imposible sa kawalan ng mga kasanayan sa komunikasyon.
• Pagkaasikaso. Ang kalidad na ito ay napakahalaga sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang isang personal na katulong ay dapat na masuri sa isang sulyap ang kawastuhan ng disenyo at paghahanda ng isang partikular na dokumento. Bukod dito, ang pangunahing sanhi ng mga pagkakamali sa mga dokumento ay hindi pansin lamang.
• Alaala. Alam na ang pagtatrabaho sa mga dokumento ay nauugnay sa isang malaking bilang ng mga regulasyon at batas, na dapat malaman ng isang personal na katulong. Bilang karagdagan, ang reception ay tumatanggap ng isang malaking bilang ng mga tawag araw-araw, na hindi dapat kalimutan. Kinakailangan din na tandaan ang mga pangalan ng lahat ng mahahalagang kasosyo, impormasyon tungkol sa kasalukuyang estado ng mga gawain, atbp. Ang lahat ng ito ay nangangailangan ng kalihim na magkaroon ng isang mahusay na memorya at ang kakayahang mabilis na magtrabaho sa impormasyon.

Mga propesyonal na katangian ng isang assistant manager

Ang mga propesyonal na katangian na kinakailangan sa gawain ng isang personal na katulong sa ulo ay bumubuo ng isang kahanga-hangang listahan. Maaari mo ring gamitin upang matukoy ang mga ito. propesyonal na pamantayan para sa kalihim ng pinuno, na malinaw na nagpapakita kung anong mga kasanayan ang kinakailangan upang maisagawa ang ilang partikular na responsibilidad sa trabaho.

Kaya, upang maisagawa ang suporta sa organisasyon para sa mga aktibidad ng ulo, ang isang personal na katulong ay dapat magkaroon ng maraming mga propesyonal na katangian.

• Unawain ang mga detalye ng mga aktibidad sa produksyon ng organisasyon;
  • mga detalye ng industriya;
  • Mga pattern ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng organisasyon at panlabas na kapaligiran;
• Magagawang makipag-usap sa pamamahala ng organisasyon at mga departamento nito;
• Alamin ang mga pamamaraan ng siyentipikong organisasyon ng paggawa;
  • Mga tungkulin sa pamamahala sa sarili;
  • Mga prinsipyo at tuntunin ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho;
• Alamin kung paano magtakda ng mga layunin. Mga Batayan ng pagpaplano;
• Alamin ang mga prinsipyo ng prioritization. Mga uri ng layunin.

Para sa mga aktibidad sa dokumentasyon, ang mga propesyonal na katangian ay kinabibilangan ng:

• ligal na pundasyon ng pamamahala (administratibo, paggawa at batas pang-ekonomiya);
• kasalukuyang mga legal na kilos, regulasyon at metodolohikal na mga dokumento, mga pamantayan ng estado na tumutukoy sa pamamaraan para sa dokumentaryong suporta ng pamamahala;
• istraktura ng organisasyon. Ang pangkat ng pamamahala ng organisasyon at mga dibisyon, mga sample ng lagda ng mga taong may karapatang pumirma at mag-apruba ng mga dokumento, at mga paghihigpit sa kanilang mga lugar ng responsibilidad;
• mga patakaran para sa dokumentaryong suporta sa mga aktibidad ng organisasyon;
• pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento;
• mga kinakailangan para sa mga dokumento alinsunod sa mga regulasyong batas at mga pamantayan ng estado;
• mga patakaran para sa pagguhit ng mga dokumento ng organisasyon (mga regulasyon, tagubilin, regulasyon, atbp.) Mga uri ng dokumento, ang kanilang layunin;
• batayan ng dokumentaryong linggwistika.

Kasabay nito, huwag kalimutan ang tungkol sa ipinag-uutos na pagkakaroon ng propesyonal na edukasyon at karanasan sa trabaho.

Paano pumili ng isang personal na katulong para sa CEO

magazine na "General Director"

Ang kakanyahan ng gawain ng isang personal na katulong ay, alam ang mga detalye at katangian ng mga aktibidad ng kanyang tagapamahala, kumuha ng isang mahalagang bahagi ng kanyang trabaho sa kanyang sarili. Halimbawa, ang mga tungkulin ng isang personal na katulong ay kinabibilangan ng pagpaplano at pag-optimize ng iskedyul ng trabaho ng tagapamahala, pag-uugnay sa mga aksyon ng CEO, pag-aayos ng mga pagpupulong at negosasyon, pagpupulong ng mga shareholder, mga lupon ng mga direktor, paghahanda ng mga paglalakbay sa negosyo para sa tagapamahala (tingnan ang Mga Function ng personal katulong sa manager).

Mga pag-andar ng personal na katulong sa ulo

Ang mga tungkulin ng Assistant General Manager ay kinabibilangan ng:

• organisasyon ng mga pag-uusap sa telepono;
• pagtanggap ng mga mensahe, mga liham na naka-address sa ulo, at, kung kinakailangan, dalhin ang mga ito sa ulo;
• paghahanda ng mga pagpupulong, pagpupulong, kabilang ang mga pagpupulong ng mga shareholder, lupon ng mga direktor, negosasyon (isang personal na katulong ay gumagawa ng pagpili ng mga materyales, aabisuhan ang mga kalahok sa lugar at oras ng kaganapan, at sinusubaybayan din ang pagsunod sa mga regulasyon, pinapanatili ang mga minuto, gumuhit ng mga resulta , tumatagal ng shorthand);
• pagtanggap ng mga papasok sulat sa negosyo, ang pagpaparehistro at paglipat nito sa pinuno, at pagkatapos - pagdadala ng mga resolusyon ng Pangkalahatang Direktor sa mga tiyak na tagapagpatupad o nakapag-iisa na naghahanda ng tugon;
• kontrol sa mga deadline para sa pagtupad sa mga tagubilin ng pinuno ng mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng kumpanya;
• pagtanggap at napapanahong pagsusumite ng mga dokumento para sa lagda;
• pagpupulong at pagtanggap ng mga bisita ng pinuno;
• paghahanda ng mga paglalakbay sa negosyo (suporta sa visa, pag-order ng mga tiket, pag-book ng mga hotel);
• paglikha ng mga kondisyon na kaaya-aya sa maximum mabisang gawain manager (sinusubaybayan ang organisasyon ng lugar ng trabaho, ang pagkakaroon ng stationery, ang mga kinakailangang kagamitan sa opisina, kalinisan sa opisina ng manager).

Anong uri ng personal na katulong ang kailangan mo

Punong Kalihim. Angkop para sa mga tagapamahala ng mga kumpanyang may hanggang 25 katao. Pinagsasama ng taong ito ang mga tungkulin ng sekretarya ng pinuno sa mga tungkulin ng sekretarya ng kumpanya. Para sa tagapamahala, nagsasagawa lamang siya ng ilang mga simpleng gawain (halimbawa, nakakatugon sa mga bisita, nag-aalok sa kanila ng mga inumin, nagpi-print ng mga liham, nagpoproseso ng mga sulat).

Mga kinakailangan. Dapat itong maging isang disiplinadong tagapalabas, na hindi kinakailangang maging independyente sa paggawa ng desisyon, inisyatiba. Kabilang sa iba pang mga kinakailangan ang: mas mataas o hindi kumpletong mas mataas na edukasyon (mahalaga na ang pag-aaral ay hindi makakaapekto sa trabaho), mataas na bilis pag-print, kakayahang gumamit ng kagamitan sa opisina, isang katulad na karanasan ng isang taon ay kanais-nais. Kinakailangan na ang taong nag-aaplay para sa posisyon na ito ay hilig na magsagawa ng monotonous na trabaho.

Administrative assistant, business manager. Ito ay kinakailangan para sa mga pinuno ng mga kumpanya na may malaking daloy ng dokumento, pangunahin para sa komunikasyon sa pagitan ng manager at ng kanyang mga subordinates. Ang ganitong uri ng personal na katulong ay dapat pagsamahin sa kanyang trabaho ang pagganap ng parehong mga teknikal na pag-andar at pag-andar na nangangailangan ng kalayaan at responsibilidad mula sa kanya, halimbawa: pagpaplano ng iskedyul ng trabaho ng ulo, pag-aayos ng mga paglalakbay, nakapag-iisa na pag-iipon ng ilang mga dokumento, paghahanda ng mga materyales para sa mga negosasyon, mga pagpupulong , mga pagpupulong ng mga shareholder, mga lupon ng mga direktor.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon, karanasan sa katulad na trabaho mula sa dalawang taon, kinatawan hitsura, kaalaman sa isang wikang banyaga (kung kinakailangan), mahusay na mga kasanayan sa organisasyon, kabilang ang mga kasanayan sa pag-aayos ng mga negosasyon, ang kakayahang gumawa ng mga desisyon nang nakapag-iisa.

Propesyonal na Katulong. Ito ay, bilang panuntunan, kinakailangan para sa mga pinuno ng malalaking negosyo. Ang mga lalaki ay madalas na iniimbitahan sa posisyon na ito. Ang nasabing Assistant General Manager ay gumagawa ng bahagi ng trabaho para sa at para sa manager, at nasisiyahan ang manager sa mga resulta. Ang isang propesyonal na katulong ay dapat magkaroon ng espesyal na kaalaman at edukasyon sa lugar ng paksa ng aktibidad ng manager. Hindi siya nagsasagawa ng teknikal na gawain para sa tagapamahala, tulad ng, halimbawa, isang katulong sa pangangasiwa.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon (profile), katulad na karanasan sa trabaho ng dalawang taon, kaalaman sa isang wikang banyaga (kung kinakailangan), kaalaman at karanasan sa larangan ng kumpanya, responsibilidad, inisyatiba. Napakahalaga para sa empleyadong ito na huwag magkaroon ng labis na mga ambisyon, dahil tatamasahin ng manager ang mga bunga ng kanyang maraming oras ng pagsusumikap at angkop ang lahat ng mga tagumpay para sa kanyang sarili.

Pinuno ng mga personal na gawain ng ulo. Ang ganitong uri ng personal na katulong ay hindi gaanong karaniwan kaysa sa iba. Maaari itong maging in demand sa parehong maliliit at malalaking kumpanya. Ito ay kinakailangan para sa isang pinuno na gumugugol ng maraming oras sa trabaho, ngunit sa parehong oras ay namumuhay sa isang napaka-aktibong buhay sa labas ng opisina, may isang malaking pamilya, madalas na nagbabakasyon sa ibang bansa at handang ipagkatiwala ang ilan sa mga tungkulin ng pag-aayos. personal affairs sa kanyang assistant. Halimbawa, ang pinuno ng mga personal na gawain ay maaaring mag-book at bumili ng mga tiket sa mga sinehan, konsyerto, bumili ng mga regalo para sa mga kaibigan, kamag-anak at mahahalagang kasosyo. Karaniwan din para sa chief of staff na mag-organisa ng mga travel arrangement para sa manager at sa kanyang pamilya (tingnan ang case study: Kasuotang panloob ng chef).

lingerie ng chef

Isang aplikante para sa posisyon ng isang personal na katulong ang nagsalita sa isang panayam tungkol sa kanyang mga responsibilidad sa trabaho sa isang dating manager. Ang bahagi ng leon sa kanyang oras ng pagtatrabaho ay inookupahan ng mga personal na takdang-aralin (pumili ng isang sanatorium para sa isang matandang ina, isinasaalang-alang ang lahat ng mga rekomendasyon ng kanyang dumadalo na manggagamot; alamin mula sa isang tin-edyer na anak kung anong regalo ang nais niyang matanggap para sa kanyang kaarawan at order ito sa pamamagitan ng Internet; kumuha ng sariwang tupa para sa isang piknik).

Minsang nalaman ng kanyang manager na pupunta siya sa isang business trip ilang oras bago umalis. Wala na siyang oras umuwi para magpalit ng underwear. Pagkatapos ay pumunta ang tapat na katulong sa pinakamalapit na tindahan at bumili ng isang set ng underwear para sa chef, isang shift shirt at isang kurbata para sa kanya. Ang gayong atas ay nasa pagkakasunud-sunod ng mga bagay para sa kanya.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon, mahusay na mga kasanayan sa computer, kakayahang gumamit ng kagamitan sa opisina, kaaya-ayang hitsura, kaalaman sa wika (depende sa mga detalye ng mga personal na takdang-aralin ng manager), mga kasanayan sa mabilis at mahusay na paghahanap ng kinakailangang impormasyon sa Internet, ang kakayahang mag-imbak ng kumpidensyal impormasyon. Napakahalaga ng sense of tact, lalo na sa pakikitungo sa mga kamag-anak ng pinuno.

Nagsasalita ang CEO
Yury Vodilov Pangkalahatang Direktor ng Sibribprom, Tyumen

Ang Sibrybprom LLC ay isang sari-sari na negosyo na dalubhasa sa paggawa ng mga produktong isda. Mayroon itong tatlong negosyo kung saan ang mga buhay na isda ay pinapalaki at pinalaki, tatlong planta sa pagpoproseso ng isda, isang pagawaan sa paninigarilyo at pagpapatuyo, mga pasilidad ng imbakan, at isang shipyard.

Walong taon na ang personal assistant ko. Una, tinanggap siya bilang sekretarya. Siyempre, ang empleyado ay nakatutok sa karera, kaya sa paglipas ng panahon ay naging personal assistant ko siya.

Ano ang lalong mahalaga para sa akin at bakit ko pinili ang kandidatong ito? Isang mahusay na memorya, isang mataas na antas ng disiplina, ang kakayahang makumpleto ang mga gawain sa oras, ang kakayahang makipag-usap sa mga tao, kaalaman sa mga katangian ng propesyon na ito, isang sapat na pang-unawa sa mga kinakailangan mula sa pamamahala at, siyempre, pagsunod sa etikal pamantayan ng pag-uugali.

Ang aking personal na katulong ay tumatanggap ng mga bisita, na lumilikha ng isang positibong imahe ng pinuno at pinapanatili ang mataas na reputasyon ng kumpanya. Pagpaplano ng aking araw ng pagtatrabaho, pag-aayos ng mga negosasyon, pagpupulong, pagpupulong, paghahanda ng mga kinakailangang dokumento, pagsasagawa ng trabaho sa opisina at independiyenteng paglutas ng ilang mga isyu - lahat ng ito ay responsibilidad ng aking personal na katulong. Kapag nagtatrabaho sa ganyan close contact Ang pag-unawa sa isa't isa, isang komportableng panloob na estado sa proseso ng komunikasyon ay napakahalaga, dahil ang isang katulong ay isang malapit na tao!

Nagsasalita ang CEO

Grupo ng mga kumpanyang "Galakta" - tagagawa ng Russia mga tatak ng vodka na "Poltina" at "Frost and Sun". Ang kumpanya ay nasa Top 10 vodka producers. Ang network ng pamamahagi ng produkto ay sumasaklaw sa lahat ng mga rehiyon ng Russian Federation at binubuo ng higit sa 100 mga distributor. Ang mga rehiyonal na tanggapan ng kinatawan ng grupo ay naitatag sa 24 na pinakamalaking rehiyon. Noong 2006, ang kabuuang dami ng produksyon ng mga negosyo ng grupo ay umabot sa 2,520 libong US dollars. Ang bilang ng mga tauhan ay 600 katao.

Kasama sa mga tungkulin ng aking katulong ang:

• pagpaplano ng araw ng trabaho ng ulo;
• organisasyon ng mga pagpupulong at kumperensya;
• sulat sa negosyo;
• pagpapatupad ng mga utos at, siyempre, kontrol sa pagpapatupad ng mga utos ng Pangkalahatang Direktor.

Ang personal na katulong ay ang kanang kamay ng manager, at hindi tulad ng sekretarya, pinagkalooban siya ng ilang mga kapangyarihan at mas malawak na lugar ng responsibilidad. Ang mga pangunahing katangian ng negosyo ng isang katulong sa Pangkalahatang Direktor ay ang mga kasanayan sa komunikasyon, kaalaman sa etiketa sa negosyo, pagiging maagap, kawastuhan, pagkaasikaso at organisasyon.

Bakit Mahalaga ang Emosyonal na Pagkatugma sa isang Katulong

Ang gawain ng Pangkalahatang Direktor ay nagaganap sa mga pakikipag-ugnay sa isang malaking bilang ng mga tao, kung minsan ang komunikasyon sa kanila ay binuo sa isang matibay na batayan at madalas na humahantong sa emosyonal na kakulangan sa ginhawa. Samakatuwid, napakahalaga na ang taong pinili mo para sa posisyon ng personal na katulong ay hindi lamang mayroong lahat ng kinakailangang propesyonal na kasanayan, ngunit emosyonal din na katugma sa iyo.

Siyempre, sa panahon ng pakikipanayam mahirap matukoy ang pagiging tugma sa isang kandidato. Mayroon lamang isang paraan out - kailangan mong makinig sa iyong intuwisyon. Tiyak na natagpuan mo ang iyong sarili sa sitwasyong ito nang higit sa isang beses: tila ang kandidato ay may lahat ng kinakailangang kaalaman at kasanayan, at ang kanyang karanasan ay mahusay, at sahod lahat ay nababagay sa iyo, ngunit hindi kanais-nais para sa iyo na makipag-usap sa isang tao, gusto mong umalis siya sa lalong madaling panahon, at hindi ka makakahanap ng anumang mga tiyak na paliwanag para sa iyong mga damdamin. Ang lahat ay napaka-simple - ito ay eksaktong parehong emosyonal na hindi pagkakatugma.

Nagsasalita ang CEO
Regis Lomm Pinuno ng Pfizer Russia, Moscow

Ang Pfizer, na itinatag noong 1849, ay bubuo at gumagawa ng mga produktong parmasyutiko para sa iba't ibang larangan ng medisina (cardiology, oncology, urology, psychiatry, ophthalmology, endocrinology, dermatovenereology), kabilang ang mga bagong henerasyong antibiotic. Ang Pfizer ay may higit sa 150 mga lokasyon sa buong mundo. Bawat taon, ang kumpanya ay namumuhunan ng malaking halaga sa pananaliksik at pagpapaunlad ng mga bagong gamot. Ang tanggapan ng kinatawan ng Russia ng kumpanya (Pfizer International LLC) ay tumatakbo mula noong 1992.

Ang aking personal na katulong ay gumaganap ng mga karaniwang tungkulin para sa posisyon na ito: gumuhit ng isang pang-araw-araw na iskedyul ng negosyo, nag-aayos mga paglalakbay sa negosyo atbp. Bilang karagdagan sa mga propesyonal na kasanayan, ang mga personal na katangian ay napakahalaga para sa ganitong uri ng aktibidad: mataas na sikolohikal na kakayahang umangkop, mabuting kalooban, pagiging maagap, ang kakayahang maging matulungin sa mga detalye, mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon. Ang katulong ay dapat palaging pakiramdam kung ano pa ang kailangang gawin upang mapabuti ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ng pinuno.

Ang tanda ng isang mahusay na executive assistant ay isang taos-puso at walang humpay na kahandaang tumulong, kahit na ang solusyon sa problemang ito ay hindi nabanggit sa kontrata. Ang patuloy na suporta na ito ay napakahalaga para sa isang pinuno, lalo na kung siya ay nagtatrabaho sa isang bansa na hindi sa kanya at hindi palaging alam ang lahat ng mga tampok at kaugalian nito.

Ang taong ngayon ay aking personal assistant ay halos isang taon na sa kumpanya. Dahil malapit na nagtutulungan ang pinuno at katulong, dapat maging komportable ang komunikasyon para sa kanilang dalawa. Lubos akong sigurado na kapag pumipili ng isang empleyado, dapat isaalang-alang ng isa hindi lamang ang kanyang mga propesyonal na katangian, kundi pati na rin ang katotohanan kung ang pag-unawa sa isa't isa ay lumitaw sa pagitan mo sa isang intuitive na antas, kung likas mong nadama na mapagkakatiwalaan mo ang taong ito. Sa mahigit 30 taong karanasan ko sa negosyo, natutunan ko ang isang mahalagang aral: minsan dapat kang umasa sa iyong intuwisyon nang mas madalas kaysa sa mga argumento ng katwiran.

Sino ang ipagkatiwala sa paghahanap para sa isang personal na katulong

Mayroong dalawang mga opsyon: ipagkatiwala ang paghahanap sa alinman sa iyong departamento ng HR o isang ahensya ng recruitment (tingnan din: Sino ang hindi mapagkakatiwalaan na makahanap ng isang katulong).

Sino ang hindi mapagkakatiwalaan na makahanap ng isang katulong

Kadalasan ang isang manager na nangangailangan ng dalawang personal na katulong ay ipinagkatiwala ang paghahanap para sa isang pangalawang empleyado sa isang nagtatrabaho nang katulong. Sa kasong ito, ginagabayan siya ng katotohanan na sila ay magtatrabaho nang magkapares, kaya kailangan nilang maging tugma sa isa't isa. Gayunpaman, ang ideyang ito ay hindi maituturing na matagumpay. Dahil sa ayaw makipagtulungan sa isang katunggali na inaangkin ang tiwala at atensyon ng pinuno, ang unang katulong ay maaaring pumili lamang ng isang teknikal na kalihim. Gagawin niya ang lahat ng nakagawiang gawain, ngunit kung kinakailangan, hindi niya ganap na mapapalitan ang unang katulong.

Ang Pangkalahatang Direktor, na nagtuturo na maghanap ng isang personal na katulong, ay dapat sabihin sa pinakamaraming detalye hangga't maaari (hanggang sa pinakamaliit na detalye) kung anong uri ng tao ang kailangan niya. Kasabay nito, kinakailangan upang matukoy hindi lamang ang mga tungkulin, kundi pati na rin ang mga kinakailangan para sa mga kandidato. Tiyaking tukuyin kung aling mga kinakailangan ang pangunahing at ipinag-uutos para sa iyo, at kung alin ang opsyonal (iyon ay, kung ano, kapag pumipili, kung ang lahat ng mga pangunahing kinakailangan ay natutugunan, maaari mong ipikit ang iyong mga mata). Kung matugunan ang mga kundisyong ito, ang taong responsable para sa pagpili ay, sa isang banda, i-screen out ang mga aplikante sa mga pangunahing batayan at hindi pipilitin ang manager na mag-aksaya ng oras sa mga hindi gustong kandidato, at sa kabilang banda, ay hindi tatanggihan ang mga hindi magkasya lamang sa isa o dalawang parameter.

Nagsasalita ang CEO
Julia Konelskaya General Director, Galakta Group, Moscow

Kapag pumipili ng kandidato para sa posisyon ng isang katulong, gumamit din kami ng panloob reserbang tauhan, At panlabas na mapagkukunan. Pangunahing interesado ako sa mga taong nagtrabaho bilang mga katulong sa mga tagapamahala malalaking kumpanya, pati na rin ang mga pinuno ng departamento ng administratibo (na may karanasan sa isang beses na pamamahala ng isang pangkat ng mga proyekto).

Ang pangunahing pagpili ng mga kandidato ay isinagawa ng serbisyo ng tauhan. Sinuri kung natutugunan ng espesyalista ang mga nakasaad na kinakailangan: nasubok ang mga kasanayan, potensyal, nahayag ang motibasyon. Sa panayam, hiniling ang kandidato na lutasin ang mga kaso ng mga totoong sitwasyon sa trabaho, at batay sa mga resulta, natukoy ang kanyang pagiging angkop sa propesyonal, pati na rin ang antas ng tiwala sa kandidato ng nakaraang tagapamahala - 2007).

Kapag pumipili, binigyan namin ng pansin ang pagsunod ng kandidato sa mga pamantayan ng aming kultura ng korporasyon. Napakahalaga din ng kanyang pagpayag na tanggapin ang isang tiyak na antas ng responsibilidad. Kung ang kandidato ay ang tagapagpatupad, kung gayon kapag nagtatakda ng gawain, kinakailangan na gumugol ng oras na ipaliwanag ang pamamaraan para sa pagpapatupad nito. Pumili ako ng isang katulong na nakayanan ang atas sa kanyang sarili, paghahanap mga kinakailangang mapagkukunan at pagbuo ng mga kinakailangang komunikasyon.

Teknolohiya para sa pagpili ng isang sekretarya para sa pinuno ng isang creative team

Sergey Alekseev Executive Director comic theater na "Kvartet-I", Moscow

Ang comic theater na "Kvartet-I" ay nilikha noong 1993 ng isang pangkat ng mga nagtapos ng iba't ibang faculty ng GITIS. Ang pangkat ng teatro ay palaging gumaganap bilang may-akda ng mga pagtatanghal nito (kahit na ang mga ito ay batay sa materyal na pampanitikan ng ibang may-akda). Ang teatro ay patuloy na nakikibahagi sa mga aktibidad na malikhain at pampanitikan sa loob ng balangkas ng mga proyekto sa teatro, radyo at telebisyon.

Ang gawain ng isang kalihim sa teatro ay may sariling katangian. Sa isang banda, ito ay isang tambayan ng mga sikat na aktor, isang malikhaing kapaligiran sa likod ng mga eksena, at sa kabilang banda, ang kalihim ay kailangang gumawa ng trabaho sa kapaligirang ito, at ang gawain ay eksklusibong teknikal. Ang mga ulo ng mga batang babae ay madalas na hindi makatiis ng gayong kaibahan. Halos magkasundo na ako sa katotohanan na kailangan kong magpalit ng sekretarya minsan sa isang taon. Ngayon, halimbawa, nagsimula na akong magtrabaho para sa ikatlong katulong sa huling dalawang taon. Ang teknolohiya ng pagpili ay ang mga sumusunod:

Nag-post ako ng mga patalastas para sa paghahanap ng isang personal na katulong. Ginagawa ko ito sa aming website at sa ilang mga site ng trabaho. Kadalasan mayroong maraming mga tugon - ang anumang bakante sa teatro ay mukhang mas kaakit-akit kaysa sa isang katulad na trabaho sa isang regular na opisina. Ngunit, sa kasamaang palad, iniisip ng mga kandidato na kapag pumasok sila sa trabaho sa teatro, magiging masaya ito, at nakakalimutan nila na kailangan nilang magtrabaho dito, hindi magsaya.

Gumagawa ako ng paunang pagpili batay sa aking resume. Agad kong itinatapon ang mga resume ng mga artista, artista, mamamahayag, iyon ay, mga taong kakaibang nakatuon sa isang malikhaing karera. Para sa posisyon na ito ay maaaring maging interesado lamang sa kanila mula sa punto ng view ng pagkuha sa isang theatrical get-together. Ang teknikal na edukasyon, pati na rin ang karanasan sa pagproseso ng isang malaking halaga ng impormasyon, ay, sa kabaligtaran, isang tramp card para sa kandidato. Pagkatapos ay sinusuri ko ang pagkakasunod-sunod ng karanasang natamo. Halimbawa, ano ang maaaring maging motibasyon ng isang taong unang nagtrabaho bilang isang project manager at ngayon ay naghahanap ng trabaho bilang isang sekretarya?

Pakikipag-ugnayan sa mga kandidato para sa e-mail at kausap sa telepono. Sa pamamagitan ng pagsusulatan, ang paraan ng pagpapahayag ng mga saloobin ng isang tao ang unang impresyon. Pagkatapos ay pumili ako ng lima o anim na kandidato na gusto ko para sa isang pulong.

Panayam. Inaanyayahan ko ang lahat ng mga kandidato para sa isang pakikipanayam sa isang gabi, bilang karagdagan, tinatawagan ko ang aking kaibigan, ang direktor ng isang ahensya ng pangangalap. Nagtatanong ako mula sa pananaw ng isang subjective na paghuhusga tungkol sa isang tao, at siya, bilang isang propesyonal na psychologist, ay nagtatanong ng mga tanong na makakatulong upang matukoy, halimbawa, ang pagganyak ng kandidato.

Nakabuo ako ng ilang kwento ng pagsubok (mga kaso ng negosyo). Iminumungkahi ko na pag-isipan ng aplikante ang paksa kung paano siya kikilos sa isang partikular na sitwasyon. Sa mga sagot ay naghahanap ako ng sentido komun at nagkataon sa aking mga inaasahan. Halimbawa: "Na-overslept ka sa unang araw ng trabaho - nagising kalahating oras pagkatapos magsimula ng trabaho. Ano ang iyong mga unang hakbang? Natural, inaasahan ko na sasabihin ng tao na ang una nilang gagawin ay tumawag sa kanilang manager, which is ako. Ngunit nangyayari na ang kandidato ay tumanggi nang mahabang panahon at sinabi na hindi ito maaaring mangyari sa kanya. Isa pang halimbawa. Inilalarawan ko ang isang sitwasyon kung saan ang isang tao ay may isang gawain na ibinigay ng agarang superbisor, at eksaktong isang oras ang ibinigay para sa pagpapatupad nito. Pagkatapos nito, ang isang mas mataas na boss ay nagbibigay ng isa pang gawain, na tumatagal din ng eksaktong isang oras upang makumpleto at dapat ding simulan kaagad. Hindi posible na gawin ang parehong mga gawain sa parehong oras. Pagkatapos ay itatanong ko kung paano ang kandidato ay kumilos sa sitwasyong ito. Ang perpektong sagot para sa akin ay tumakbo sa aking agarang superbisor upang ipaalam sa kanya ang sitwasyon at humingi ng payo.

Sa panayam, nagtatanong ako tungkol sa pamilya, mga aktibidad ng mga magulang, upang maunawaan kung anong uri ng tao ang nasa harap ko. Pagkatapos ng lahat, kadalasan ang mga batang babae na dumarating para sa isang pakikipanayam ay bata pa (18-23 taong gulang) at walang karanasan sa trabaho (o may kaunting). Samakatuwid, ang karamihan sa kung ano ang mayroon sila ay inilatag ng pamilya, wala pang ibang impluwensya, at sila mismo ay hindi pa nagagawang maging mature na mga indibidwal.

Pagkatapos ng lahat ng mga panayam, gumawa ako ng desisyon na isinasaalang-alang ang opinyon ng direktor ng ahensya ng pangangalap. Sinasabi niya kung sino, sa kanyang opinyon, ang mas motivated, kung sino ang nakakaalam kung ano ang gusto nila, at sino ang hindi. At ang pakiramdam ng pakikipag-ugnay sa isang tao at kaginhawaan mula sa kanyang presensya ay napakahalaga din. Dumating ang isang babae, mukhang matino at maayos ang pagsasalita, pinagdaanan niya lahat ng business kaso, pero feeling ko naiinis siya, gusto ko na siyang umalis sa lalong madaling panahon. Kapag pumipili ng isang personal na katulong, ang subjective factor na ito ay hindi maaaring bawasan.

Ano ang nagustuhan mo sa babaeng kakatrabaho pa lang namin? Una, napaka-intelligible literate formulations. Pangalawa, nagtapos lang siya sa Moscow Aviation Institute, at ito ay isang mahusay na teknikal na edukasyon. Ang pangatlong plus ay nagtrabaho siya bilang isang accountant sa gabi, kaya may kakayahan siyang mag-systematize at magproseso ng malaking halaga ng data.

Paglalarawan ng trabaho ng assistant manager: mga tampok ng compilation

Ang paglalarawan ng trabaho ay isang dokumento na nagtatatag ng mga gawaing ginagampanan ng isang empleyado, tinutukoy ang kanyang mga tungkulin sa trabaho at ang mga limitasyon ng kanyang responsibilidad.
Bagama't ang pagbuo ng mga paglalarawan ng trabaho para sa bawat propesyon o posisyon sa Pederasyon ng Russia hindi kinokontrol ng batas sa paggawa, sa karamihan ng mga employer (parehong pag-aari ng estado at pribado), ang dokumentong ito ay kinakailangang makukuha.

Para saan ang pagtuturo?

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager ay naglalaman ng maximum na impormasyon

Ang kahusayan ng paghahanda ng isang paglalarawan ng trabaho ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng ang katunayan na sa kaganapan ng isang pagsubok, kung wala ito ay magiging mahirap na patunayan ang kabiguan ng empleyado na tuparin ang kanyang mga tungkulin (at ang kanilang kumpletong listahan ay itinatag sa dokumento ng pagtuturo), dahil ang isang Ang kontrata sa pagtatrabaho sa isang empleyado alinsunod sa bahagi 2 ng artikulo 57 ng Labor Code ng Russian Federation ay naglalaman lamang ng posisyon at pangkalahatang pag-andar ng paggawa.

Ang paglalarawan ng trabaho ay nagpapahintulot sa employer na:

1. Bigyang-katwiran ang pagtanggi ng naghahanap ng trabaho dahil sa hindi pagsunod sa mga kinakailangan na itinatag dito
2. Malinaw na ilarawan ang mga responsibilidad sa pagitan ng mga indibidwal na empleyado
3. Suriin ang pagganap ng empleyado sa panahon at pagkatapos ng panahon ng pagsubok
4. Upang patunayan ang hindi pagkakapare-pareho ng empleyado sa posisyon na kanyang sinasakop (isinasaalang-alang ang mga resulta ng sertipikasyon).

Ang pagkakaroon ng isang paglalarawan ng trabaho ay kapaki-pakinabang din para sa empleyado mismo, dahil ito ay nagtatatag ng mga limitasyon ng kanyang mga tungkulin at responsibilidad, at walang sinuman ang dapat magsagawa ng mga tungkulin na hindi ibinigay para sa alinman sa kontrata sa pagtatrabaho o mga tungkulin sa trabaho.

Mga seksyon ng pag-unlad at pagtuturo

Ang pagtuturo ay ipapatupad mula sa isang tiyak na petsa, at ang empleyado ay dapat na pamilyar dito laban sa lagda. Maipapayo na bigyan ang empleyado ng isang kopya ng dokumentong ito (laban din sa lagda). Ayon sa itinatag na kasanayan, kasama sa mga tagubilin ang mga tipikal na subsection:

1. Pangkalahatang probisyon
2. Mga Pananagutan sa Trabaho
3. Mga karapatan
4. Pananagutan

Mahalagang tandaan na ang pagtuturo ay hindi iginuhit para sa sinumang empleyado, ngunit para sa isang tiyak na posisyon / propesyon. Samakatuwid, isinasaalang-alang ang mga detalye ng isang partikular na posisyon, ang pagtuturo ay nagtatatag ng saklaw ng mga tungkulin na gagawin ng empleyado sa partikular na posisyon na ito.

Mga tampok ng paglalarawan ng trabaho ng assistant manager

Assistant manager - responsableng posisyon

Ang assistant manager ay isang espesyal na posisyon. Ang labor function ng isang assistant manager ay ang buuin ang gawain ng kanyang manager, parehong teknikal at organisasyon.

Pag-iskedyul ng mga pagpupulong at kaganapan, pagpaplano ng isang araw ng trabaho, isang linggo, isang mas mahabang panahon, pag-aayos ng mga biyahe at kaganapan, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga mahahalagang dokumento - ito ay isang maliit na bahagi lamang ng mga tungkulin ng isang kwalipikadong assistant manager.

Maling tukuyin ang mga posisyon at, nang naaayon, ang mga tungkuling ginagampanan ng kalihim, katulong, tagapamahala ng opisina at katulong na tagapamahala. Kung ang mga unang posisyon ay nagpapahiwatig ng higit pang mga auxiliary function, kung gayon ang organisasyonal at administrative function ay kinakailangan mula sa assistant manager. Hindi nagkataon, gabay sa kwalipikasyon inuuri ang posisyong ito bilang isang pinuno.

Alinsunod dito, ang mga kinakailangan na itinatag para sa isang empleyado na tinanggap para sa posisyon ng assistant manager ay ipinakita bilang para sa pamamahala: mula sa antas ng edukasyon hanggang sa mga kwalipikasyon at karanasan. dating trabaho. Ang mga personal na katangian ay napakahalaga din.

Dahil ang kontrata sa pagtatrabaho o iba pang mga dokumento ay hindi naglalaman ng isang detalyadong pahayag ng mga kakayahan ng assistant manager, dapat itong maipakita nang tumpak hangga't maaari sa paglalarawan ng trabaho. Mga tampok ng pagtuturo para sa posisyon na "Assistant to the head":

• Mga detalyadong tuntunin ng sanggunian
• Pagguhit ng mga tagubilin sa pamamagitan ng pagkakatulad sa mga tagubilin ng ulo (hindi kasama, siyempre, ang pag-andar ng direktang pamamahala at paggawa ng mga solong desisyon)
• Accounting para sa kumpidensyal na katangian ng ilang mga tungkulin
• Nadagdagang pananagutan para sa masamang pananampalataya (isinasaalang-alang ang mga posibleng kahihinatnan ng pagdudulot ng pinsala sa employer)
• Kakayahang magsagawa ng mga function na itinalaga ng ulo bilang karagdagan.

Pangkalahatang mga kinakailangan para sa isang assistant manager

Kadalasan mayroong mga espesyal na kinakailangan para sa posisyon ng assistant manager

Ang seksyong "Mga Pangkalahatang Probisyon" ay maaaring kabilangan, bilang karagdagan sa paglilista ng mga kinakailangan para sa karanasan at edukasyon, gayundin ang mga kinakailangang kasanayan, subordinasyon at pamamaraan ng pagpapalit. Ang pinakakaraniwang kondisyon ay:

1. Mataas na edukasyon
2. Karanasan (karaniwang hindi bababa sa 1 taon, minsan higit pa)
3. Kahusayan sa mga wikang banyaga.
4. Mga kasanayan sa komunikasyon sa negosyo, pagsulat at tuntunin ng magandang asal
5. Pagmamay-ari ng kagamitan sa opisina
6. Panlaban sa stress

Bilang karagdagan, ang isang empleyado sa posisyon na ito ay dapat malaman ang mga lokal na kilos ng negosyo, makisama sa mga empleyado at pamamahala. Tulad ng para sa mga banyagang wika, ito ay nagkakahalaga ng hinihingi mula sa kaalaman lamang sa mga kaso kung saan ang katulong ay gagamitin ang mga ito nang praktikal sa kurso ng pagganap ng kanyang mga tungkulin.

Ang nanunungkulan ng isang assistant manager ay dapat na gumamit at mag-imbak ng kumpidensyal na impormasyon.

Mga Tungkulin at Karapatan

Karaniwan, ang mga tungkulin ng isang assistant manager ay kinabibilangan ng:

• Pagtupad ng mga direktang gawain ng pamamahala
• Pagpaplano at pag-coordinate ng oras ng pagtatrabaho ng manager
• Kontrol at organisasyon ng mga negosasyon (parehong telepono at bibig)
• Pag-draft at pag-edit ng dokumentasyon ng negosyo
• Idokumento ang pagiging kumpidensyal at kontrol sa kaligtasan

Ang mga tungkulin tulad ng pagkopya, pagpapanatili ng mga database ng impormasyon, at iba pang teknikal at pantulong na gawain ay karaniwang ginagawa ng isang sekretarya (secretary-referent). Para sa matagumpay na gawain Ang assistant manager ay pinagkalooban ng medyo malawak na mga karapatan:

1. Kinakatawan ang mga interes ng organisasyon sa mga pagpupulong at pag-uusap sa telepono
2. Humiling ng anumang kinakailangang impormasyon, mga dokumento mula sa mga empleyado upang matupad ang mga tagubilin ng pinuno
3. Sa loob ng itinalagang awtoridad na magsagawa ng mga sulat at negosasyon, mag-endorso ng mga dokumento upang malutas ang mga kasalukuyang isyu.

Siyempre, ang bawat organisasyon, na isinasaalang-alang ang likas na katangian ng mga aktibidad nito, ay nagdaragdag o nagbabago sa listahan ng mga karapatan na ipinagkaloob sa isang empleyado.

Mga Limitasyon ng Pananagutan

Executive Assistant Job Description Iniiwasan ang Litigation sa Hinaharap

Kapag nagtatatag ng pananagutan, kinakailangang tandaan ang mga pamantayan ng batas:

• Para sa hindi pagganap ng mga opisyal na tungkulin - ayon sa Kodigo sa Paggawa
• Para sa mga pagkakasala - sa loob ng mga limitasyon ng administratibo, sibil at kriminal na batas
• Sa likod materyal na pinsala- alinsunod sa mga pamantayan ng Labor at Civil Code.

Ang pagkakaroon ng pagbuo ng isang paglalarawan ng trabaho para sa isang assistant manager, na isinasaalang-alang ang mga pamantayan ng kasalukuyang batas at ang mga detalye ng mga aktibidad ng isang partikular na organisasyon, hindi mo lamang mapipili ang pinaka-angkop na empleyado para sa naturang responsableng posisyon, ngunit maiwasan din ang posibleng paglilitis. sa hinaharap.

Ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ng isang tao at ang kanyang pagiging epektibo ay maaaring depende sa antas ng detalye at detalye. Sa huli, ang pinuno ay nangangailangan ng isang tunay na matapat na katulong. Dapat din nating itawag ang atensyon ng ating mga mambabasa sa katotohanan na ang isang manager ay maaaring magkaroon ng ilang katulong. Maaaring mayroon silang espesyalisasyon, sa mga teknikal na usapin, sa mga bagay na pinansyal, atbp.

May isang uri ng mga pinuno na walang mga kinatawan sa mga tauhan. Ginagawa niya ang lahat sa kanyang sarili, at tinutulungan lang siya ng ilang katulong dito. Siya lang ang gumagawa ng lahat ng desisyon. Upang makabuo ng isang de-kalidad na paglalarawan ng trabaho para sa isang katulong na tagapamahala, kinakailangan na isama ang tagapamahala mismo sa proseso. Kung hindi, ito ay magiging isang piraso lamang ng papel.

Ituturo sa iyo ng materyal na video kung paano maging tiwala sa sarili at makapasa sa isang interbyu sa trabaho:

Napansin ang isang error? Piliin ito at i-click Ctrl+Enter para ipaalam sa amin.

Ang artikulo ay isinulat batay sa mga materyales mula sa mga site: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.