Projektstadga: en introduktion. Implementering av en mjukvaruprodukt. Projektstadga

Med utvecklingen av informationsteknik och telekommunikation blir vårt liv mer och mer mobilt och informativt, ny teknik går stadigt in i olika grenar av förvaltningen, livets sfärer och ger dem nya normer. I samband med reformen av Ryska federationens ekonomi, med kursen mot innovativ utveckling ekonomi, mer och mer ofta i det dagliga arbetet i de flesta företag och organisationer använder olika metoder för information datavetenskap och följaktligen mjukvara. Men det bör noteras att spontan, oplanerad utveckling i någon aktivitet är ineffektiv. Därför är det mycket viktigt att känna till och äga programvara som MS Project. Specialister kommer att kunna utveckla ett projektschema, beskriva en lista över resurser, användning av uppgifter, användning av resurser, beräkna Pert-analys och generera rapporter. Och viktigast av allt, spåra effektivt projektets framsteg. Den här artikeln diskuterar kortfattat exempel på att utveckla en projektstadga för vidare tillämpning av materialet i förberedelserna av IT-specialister i processen att arbeta med MS Project-programvaran.

projektstadga

1. Bolshakova O.N., Chusavitina G.N. Tillämpning av pmi-metoden för att hantera riskerna med ett projekt för att främja en onlinebutik: I samlingen: KLUSTERINITIATIV I FORMNING AV EN PROGRESSIV STRUKTUR AV NATIONELL EKONOMI-samling vetenskapliga artiklar Internationell vetenskaplig och praktisk konferens, i 2 volymer. Chefredaktör Gorokhov A.A. 2015. P. 64-68.

3. Chusavitina G.N., Zerkina N.N. Cyberextremismförebyggande åtgärder i utbildning av framtida lärare: i samlingen: sgem 2015 internationell multidisciplinär vetenskaplig konferens om samhällsvetenskap och konst 2:a internationella multidisciplinära vetenskapliga konferensen om samhällsvetenskap och konst. 2015. S. 275-280.

Det moderna näringslivet är mycket dynamiskt och ställer särskilda krav på chefers kompetens, deras kompetens för att optimera företagets verksamhet. Management är inte bara en konst, utan också en uppsättning specifika tekniker och teknologier som hjälper dig att anpassa dig optimalt och effektivt till alla situationer.

Modernt företag är omöjligt utan kunskap och färdigheter inom projektledning. Varje dag genomför vilket företag som helst ett projekt (utveckling och implementering av nya produkter (tjänster) och teknologier; omstrukturering av företagets verksamhet, etc.). Men när det kommer till fördelning av resurser och arbetsbelastning, visar det sig att den ursprungligen utformade projekt plan orealistiskt vare sig vad gäller kostnader eller villkor, och oftast - både vad gäller kostnader och villkor. Och hur bra det skulle vara att beräkna alla deadlines och resurser i förväg! Att göra en sådan projektplan är ett nöje! Det är här ordspråket "Självklart, tänk på "vad", men tänk på "hur" ännu mer!" – Innan du gör något måste du tänka effektivt – hur du gör det. Hur skapar man en optimal projektplan, som sedan kan genomföras effektivt? Hur uppnår man projekthanterbarhet? Hur uppskattar man den verkliga kostnaden för projektet? Hur bedömer man den verkliga risken med ett projekt?

Alla dessa frågor besvaras av en kurs som "Projektledning", som bygger på Microsoft Project- en applikation från Microsoft Office-familjen som låter dig organisera effektiv planering och projektledning. Projektledningen försöker organisera och systematisera procedurerna i projektet, vilket minimerar riskerna du står inför. Rollen för företag som specialiserat sig på utveckling och genomförande av projekt har ökat avsevärt, och positionen och yrket som projektledare (Project Manager) har blivit en av de mest prestigefyllda.

Syfte: att ge grundläggande utbildning för studenter inom området projektledning. Att ge en uppfattning om de befintliga projektledningsmetoderna inom IT-området och att utveckla praktiska färdigheter för studenter att tillämpa dem, så att de i slutet av en termins studier kommer att kunna förbereda och utföra sitt första projekt kl. en kvalitativ nivå. Och även utveckla en projektstadga och överväga exempel för vidare tillämpning av materialet i förberedelserna av IT-specialister i processen att arbeta med MS Project-programvaran. I den här artikeln kommer vi att titta på korta exempel på hur man utvecklar en projektstadga med hjälp av Microsoft Project. Projektstadgan är dokumentet för den officiella lanseringen av projektet, som förbereder den framtida projektledaren. Dokumentet samordnas i regel med projektets styrgrupp: sponsor, kurator, kund och andra chefer. Uppgifter: fixa orsaken till projektet, bestämma projektets nyckelparametrar - tid, kostnad, kvalitet; tilldela rollerna som projektdeltagare - projektledaren och projektgruppen; ställ in projektledningsordningen - generella regler(policyer) på grundval av vilka projektet kommer att hanteras, rättigheterna och skyldigheterna för alla projektdeltagare.

Dessutom kan bolagsordningen definiera: en lista över viktiga milstolpehändelser; nyckelrisker med projektet - risker identifierade vid projektstart. Detaljerad riskinformation finns detaljerad i projektplanen.

Låt oss gå vidare till det första exemplet.

Projektnamn: platsutveckling "Site Factory". Datum för skapande av projektstadgan: 10/05/2016. Huvudsyftet med projektstadgan: denna projektstadga täcker utveckling och marknadsföring av Site Factory-platserna. Företagets uppdrag: företaget "Factory of Sites" arbetar för att avslöja för kunderna de nya möjligheterna med Internetteknik; förvandla den tidskrävande och kostsamma processen att skapa webbplatser, annonsera på Internet till en tillgänglig och lönsam verksamhet för kunden. Företaget kopplar samman köpares och sajtägares intressen och hjälper dem att hitta varandra på Internet.

Kundens affärsmål och förväntade resultat av projektet: skapa en positiv bild av företaget; reklam och marknadsföring av företagets produkter/tjänster; marknadsföring; försäljning av företagets produkter/tjänster; konsument- och partnerstöd; Informationsstöd företagets affärsprocesser. För specifika webbplatser kan andra specifika uppgifter anges, men alla uppgifter för webbplatsen bör följa av företagets ekonomiska mål och webbplatsens uppdrag.

Beskrivning av projektet. Eftersom webbplatsen är visitkort vilket företag som helst, då kommer det att innehålla: fliken "Om företaget" (innehåller avsnitt som kommer att innehålla information om företaget självt), fliken "Support" (innehåller ett forum med teknisk information om programmet som företaget säljer och information för Vanliga frågor). Support kan också inkludera senaste nyheter relaterade till en specifik programvara (till exempel om det här programmet behöver internet kan det finnas information om en svår anslutning eller fel som kräver ingripande av företagsspecialister); fliken "Jobb" (innehåller information om lediga tjänster där det inte finns tillräckligt med teknisk personal, samt kontakter med avdelningar som kräver specialister; fliken "Butik" (om detta företag levererar programvara, den inkluderar information, såväl som priser för programvara som tillhandahålls av företaget); fönstret "Registrering" och fliken "Personligt konto" (registreringsfönstret behövs för att ge tillgång till programvara som inte är fritt tillgänglig). Ett personligt konto behövs för att ge tillgång till full version företagshemsida. "Kommunikation" (behövs för att användaren ska kunna kontakta ledningen för företaget eller en specifik avdelning).

Webbplatsens huvudfunktioner. En webbplats är visitkortet för alla företag. Den ska vara informativ, visuell och bekanta besökare med aspekter av ditt företags aktiviteter. Det finns fyra huvudfunktioner för sajten: image, information, reklam och marknadsföring. Bildfunktion ansvarar för att bilda en bild av webbplatsens ägare bland internetanvändare. Huvudrollen i detta spelas av resursens utformning. Ofta detta form stil företag, vilket beror på många faktorer, allt från personalens professionalism och slutar med andra bagateller. Informationsfunktion av webbplatsen är att förse användaren med så mycket information som möjligt om de varor eller tjänster som erbjuds av företaget. Webbplatsens reklamfunktion. Reklam som publiceras på Internet skiljer sig helt från andra sätt att publicera den. Bekvämt och modernt reklammedium (stor potentiell publik, möjlighet att positionera erbjudanden). Marknadsföringsfunktionen hjälper till att sälja en produkt eller tjänst som presenteras på sajten. Detta är en av huvudfunktionerna som gör att dess ägare kan få en konstant vinst. Den är utformad för att övertyga besökaren att köpa av dig och göra köpprocessen enkel och bekväm. Idag tillhör framtiden den aktivt växande marknaden för internetmarknadsföring.

Antaganden och beroenden: tillgängligheten för en dator ansluten till Internet; närvaron av en automatiserad arbetsplats för platsutvecklaren. Begränsningar och undantag - sidan får inte anpassas till andra företags behov.

Designa dokument. Tre huvuddokument har antagits för förvaltningen av projektet: projektstadgan (detta dokument) är det officiella godkännandet av projektet; teknisk uppgift projekt (innehåller en beskrivning av det implementerade systemets funktionalitet). Projektledningsplan (innehåller en beskrivning av hur arbetet kommer att utföras).

bord 1

Projektets organisationsstruktur. Projektteam: ledning av företaget "Site Factory"; försäljningsavdelning för företaget "Factory of Sites"; anställda i företaget "Factory of Sites"; befintliga kunder till företaget; nya kunder till företaget.

Projektrestriktioner. Projektet måste göras i angiven period. Kunden prioriterar mängden arbete som behöver utföras och inom angiven budget.

Projektrisker: snäva projektdeadlines; projektgruppen är samtidigt involverad i andra projekt; vi måste uppfylla den specificerade omfattningen och uppfylla projektets begränsade budget. Överväg sedan analysen yttre miljön projekt. Intressentanalys: olika intressenters behov, intressen och åsikter skiljer sig från varandra och står ofta i konflikt med varandra; kundens utgångspunkt avviker från tillverkarens; den anställdes problem sammanfaller inte med ledningens problem; industrimännens åsikter skiljer sig från ekologernas åsikter och så vidare. Projektinitiatorn ser ofta bara sina egna intressen: en teknisk expert har tekniska intressen, en vetenskapsman har vetenskapliga. När man avgränsar ett projekt är det därför viktigt att förstå de olika intressenternas roller och tillvägagångssätt. I det här projektet planerar "creating a site" att göra allt för att göra vinst och begränsa kostnaderna. Bolagets syfte är utveckling, lönsamhet och tillhandahållande av kvalitetstjänster.

Aktiviteten i projektet kommer att utformas för konsumenter i alla ålderskategorier, från 18 år. Klienter kan vara både personer med låga inkomster och höga inkomster, d.v.s. alla de konsumenter som behöver denna tjänst. I tabell 2 kommer vi att analysera intressenterna.

Låt oss titta på exempel #2. Motivering av projektet. Detta avsnitt ger en sammanfattning av accepterad affär case (koncept) av projektet för information för projektgruppen. Denna information är viktig för projektdefinitionen. Kort beskrivning projekt: vem är kunden till projektet, vem är uppdragsgivaren till projektet, vad är resultatet av projektet, på en rad projektets nyckelparametrar? Projektresultat. För den optimala implementeringen av listan över tillhandahållna tjänster och effektiviteten i organisationen beslutades det att skapa en webbplats.

Utesluten från projektet. Webbplatsen kommer inte att tillhandahålla användare Personligt område Uppkopplad. Projektstart - 25/03/16. Mängden projektkostnader är 16 400 rubel. Andra krav. Det här avsnittet kan innehålla viktiga affärskrav för produktegenskaper eller specifika krav för organisation av projektledningsarbete.

Basdata, affärsmöjligheter och kundbehov. En visitkortsajt kommer att vara ett internetprojekt som består av flera sidor och innehåller information om organisationen, en beskrivning av aktiviteterna, tillhandahållna tjänster och Kontaktinformation. Med tiden kommer webbplatsen att expandera och lägga till nya sidor, forum och ytterligare information. Generell bild av produkten. Sajten kommer att ge möjlighet att få information om sortsprövningsplatsens verksamhet, sammansättningen av anställda och de tjänster som erbjuds samt möjlighet att få information om evenemang, publicera bilder, videoreportage från evenemang m.m.

krav på tillträdeskontroll. Informationen som publiceras på webbplatsen är allmänt tillgänglig. Webbplatsanvändare kan delas in i 3 delar enligt åtkomsträttigheter: besökare, redaktör (anställd hos kunden), administratör (anställd hos entreprenören). Projektets organisationsstruktur: projektstyrgrupp, projektsponsor, projektkurator, inriktningsdirektör, partneransvarig, partneransvarig. Tänk sedan på projektdatum och milstolpar (se tabell 3)

Tabell 3

Projektdatum och milstolpar

Detta material kan användas i utbildningen av IT-specialister inom utbildningsområdena "Applied Informatics", "Business Informatics" och i arbetet med "IT-specialister" när det används med MS Project.

Bibliografisk länk

Vi fortsätter materialserien om vad som behöver förutses och göras innan projektets start så att det visar sig bli framgångsrikt. Idag berättar vår expert Maxim Yakubovich varför och hur man utarbetar en projektstadga.

I de tre tidigare artiklarna i serien "Vad du ska göra innan du startar ett projekt" sa jag till dig att innan du börjar måste du:

• Formulera affärsproblem, projektmål och förväntade resultat.

För att starta projektet behöver du fortfarande fastställa nyckelrollerna i det (läs om vilka dessa roller är) och skriva ett dokument där projektledaren och kunden kommer överens om en gemensam vision för företaget.

Dokumentet som projektet startar från kallas Project Charter (eller Project Passport).

Projektstadgan är det dokument från vilket projektet startar och genom vilket dess framgång utvärderas.

En erfaren ledare föreskriver det på ett sådant sätt att det stipulerar allt i det viktiga aspekter arbeta med kunden. På externa projekt är stadgan inte så viktig, eftersom. det finns ett kontrakt, men trots detta håller vissa ledare på att utveckla det.

För vad? Dokumentet låter dig bättre förstå de viktiga aspekterna av projektet. Kontraktet är vanligtvis krångligt och belamrat med juridiska villkor, och stadgan är skriven på ett språk som är förståeligt för projektdeltagarna.

Projektstadgans struktur

I det populära tillvägagångssättet för projektledning - PMBOK - innehåller projektstadgan följande avsnitt:

• utnämning eller motivering;
• mätbara mål och relaterade resultat;
• höga krav på resultat;
• antaganden och begränsningar;
• beskrivningar på hög nivå och projektgränser;
• risker på hög nivå;
• utökat schema för kontrollhändelser;
• utökad budget;
• förteckning över berörda parter;
• krav för projektgodkännande (d.v.s. kriterier för framgång, utvärderare av framgång och projektundertecknare);
• utsedd chef, ansvarsområde och befogenhetsnivå.

På mina projekt använde jag ofta chartermallen, vilken struktur skiljde sig något från den som föreslagits i PMBOK, men innehöll alla avsnitt utom listan över intressenter, beskrivningen av ansvarets omfattning och befogenhetsnivån för projektledaren (exempel - nedan). Som regel utvecklar ett företag som följer vägen för standardisering av projektaktivitet en chartermall för detaljerna i sin verksamhet, och denna mall används för att starta alla projekt.

Vem utvecklar projektstadgan?

PMBOK-utvecklarna anser att sponsorn, kunden och projektledaren bör involveras i utvecklingen av dokumentet.

I de projekt jag ledde har stadgan tagits fram av projektledaren och involverat tekniska experter och sakkunniga i diskussionen. Jag antar att det i vissa företag kan utvecklas av sponsorn, kunden, projektprogramledaren eller chefen för projektkontoret, och projektledaren är granskare av detta dokument och undertecknar det.

Stadgans betydelse för projektledaren

Det bör noteras att stadgan inte är ett kontrakt, utan kan komplettera det och fungera som ett internt dokument för teamet och kunden.

I vissa företag är praxis sådan att det blir ett dokument efter godkännandet av vilket projektet anses officiellt erkänt i företaget (detta är typiskt för interna projekt där kunden och chefen arbetar i samma företag).

När uppdragsgivaren försöker ändra projektets omfattning genom att lägga till nya mål eller nya krav på leveranser, ska projektledaren kunna ändra stadgan och underteckna den nya versionen med kundens signatur. Genom att hantera dokumentversioner skyddar chefen alltså sitt projekt från att utöka omfattningen utan att utöka deadlines och budget.

När projektet är avslutat är det Chartern som låter kunden och chefen summera projektets resultat och bestämma graden av dess framgång.

Praxis för att genomföra projektets stadga

Min erfarenhet av att implementera stadgan i fyra företag har visat att detta dokument lätt slår rot och uppfattas av chefer och aktieägare som erforderligt dokument. Och i vissa företag var dess betydelse så uppskattad att interna kunder och sponsorer uppmärksammade den mer och mer för varje nytt projekt.

För att förstå strukturen i dokumentet kommer jag att ge ett exempel på stadgan för implementering av ett CRM-system.

PROJEKTCHARTER
Automatisering av CRM-processer. Version 1.0

Som du kan se visar sig dokumentet i ovanstående formulär vara ganska kompakt, men innehåller samtidigt viktiga avsnitt för att komma överens om en gemensam vision mellan kunden och projektledaren. Chartermallen som tillhandahålls är inte den enda möjlig variant. Tänk på strukturen i dokumentet och förfina det för dina egna projekt.

Slutsatser

Det förefaller mig som om stadgan är ett mycket viktigt dokument för projektet. Det skapas i ledarens intresse. Avsaknaden av detta dokument berövar projektledaren möjligheten att kontakta kunden vid ändring av avtalen och minskar möjligheterna att slutföra projektet framgångsrikt.

Efter att ha skapat dokumentet kan projektledaren börja ta fram en detaljerad handlingsplan.

Rätt start är enligt mig inte mindre viktigt än en tydlig och begriplig projektplan.

Maxim Yakubovich

Projektledningsexpert, konsult och affärscoach konsultgrupp"Här och nu".

Över 10 års erfarenhet av projektledning.

20 genomförda projekt som projektledare och projektprogramledare.

Lärarerfarenhet - 10 år. Cirka 2200 studenter har utbildats vid hans seminarier.

Föreläsare i modulen Projektledning vid Ryska Handelshögskolan.
Gästföreläsare i projektledning vid British Higher School of Design.
Ledande

Projektstadga är ett dokument utfärdat av projektinitiatorn eller sponsorn som formellt legitimerar projektets existens och ger projektledaren befogenhet att använda organisatoriska resurser i projektverksamheten.

Projektstadgan är det dokument som startar projektplaneringen.

Projektstadgaär det officiella godkännandet för projektet och utvecklas av projektinitiatorn eller sponsorn med tillräcklig behörighet för att finansiera projektet. Projektstadgan avtalas med projektledningsgruppen från Kundens sida och godkänns av Projektsponsorerna, både från Entreprenörens och Kundens sida. De första dokumenten för utvecklingen av stadgan för IP-implementeringsprojektet är det tekniska och kommersiella förslaget och / eller genomförbarhetsstudien av projektet, miljöfaktorer och företagets organisatoriska tillgångar. Om projektet genomförs för en tredje parts kund, kan den första informationen för utvecklingen av stadgan vara ett kontrakt / avtal mellan den implementerande organisationen och kunden.

Projektstadgan bör innehålla följande information:

Projektnamn;

Orsaker till projektet Formuleringen av orsaken svarar faktiskt på frågan " För vad" detta projekt håller på att genomföras och speglar produktionsbehovet i samband med företagets utvecklingsstrategi. Skälen till projektet kan baseras på marknadskrav, tekniska framsteg, juridiska krav eller statlig standard.

Projektägarens mål Kundens mål avgör , Vad kommer att erhållas av företaget som ett resultat av det avslutade projektet. Företagets affärsmål tar med nödvändighet hänsyn till företagets utvecklingsstrategi, inklusive den informationsteknologiska utvecklingsstrategin som projektet är fokuserat på. Till exempel att öka kapitaliseringen av innehavet och attrahera investerare.

Projektmiljö Det är nödvändigt att spegla alla organisatoriska faktorer som kännetecknar situationen kring projektet och på marknaden. Det är nödvändigt att bestämma de gynnsamma och ogynnsamma egenskaperna hos den miljö där projektet kommer att genomföras och företagets förmåga att genomföra det. Intressenternas och branschens riskaptit bör bedömas och beaktas.

Funktionella organisationer och deras deltagande ("deltagare" (intressenter, eng)) Projekt är vanligtvis en del av en organisation. Även om projektet är externt för organisationen kommer projektet fortfarande att påverkas av den organisation som initierade det.

Ris. 2. Schematisk bild över projektdeltagarna.

Krav som tillgodoser projektdeltagarnas önskemål. Projektet anses framgångsrikt om kundens och projektdeltagarnas förväntningar uppfylldes. För att göra detta är det nödvändigt att redan vid projektstarten bestämma dess deltagare och de krav som tillfredsställer deras behov. Kraven kan omfatta tillförlitlighet, säkerhet, prestanda, miljöskydd, upphovsrätt. Alla krav som dokumenteras i stadgan beaktas vid fastställandet av kostnadsuppskattningen för projektet. För att fastställa projektdeltagarnas krav är det först nödvändigt att identifiera deltagarna själva.

Projektdeltagarealla personer och organisationer, inklusive projektgruppen, vars intressen kan påverkas av projektets genomförande eller resultat beaktas Deltagarna kan påverka projektets mål och resultat både positivt och negativt. Därför rekommenderas det att ägna särskild uppmärksamhet åt uppgiften att identifiera projektdeltagare och graden av deras inflytande. En ofullständig lista över projektdeltagare kommer inte att tillåta dig att korrekt ställa kraven för resultatet av projektet, för dess innehåll, vilket kommer att leda till fel i projektplaneringen. För att sammanställa en lista över projektdeltagare kan du använda ett verktyg som kallas Crawford-kort (Ett team på 7-10 personer samlas, var och en får 10 lappar. Handledaren ställer frågan "Vem är projektdeltagaren?". Var och en av de närvarande skriver sitt svar på en av lapparna.Detta upprepas 10 gånger.Samma svar kan bara användas en gång av en person.Resultatet är en deltagarlista som sedan justeras.

Det kan uppstå konflikter mellan projektdeltagare. Projektledaren måste ha förmåga att lösa konflikter, ta hänsyn till projektdeltagarnas etniska och kulturella egenskaper.

Nyckelintressenter i alla projekt: projektledare, kund/användare, utförande organisation, projektteammedlemmar, sponsor, influencers. Tabell 1 visar ett exempel på möjliga deltagare i ett IP-implementeringsprojekt:

bord 1

Externa deltagare i implementeringsprojektet

Relationer mellan projektdeltagare Projektdeltagare har olika nivåer av ansvar och befogenheter i projektet. Tabell 2 visar projektdeltagarnas funktionella ansvar. Projektledaren ska se till att projektgruppen har ständig kontakt med sina deltagare.

Tabell 2

Projektdeltagares funktionella ansvar

Konventioner:Z- kund; RP-projektledare; P- designer; GP- huvudentreprenör; samriskföretag– underleverantör; B- banker; OV- myndigheterna; PS- leverantör; I- ägaren av marken; L– Licensgivare. OCH- ingenjör; IP- Produkttillverkare; PP- Konsumenter av produkter. * - måste genomföra; X - kan träna;

Som nämnts ovan spelar projektintressenter en viktig roll när det gäller att definiera projektkrav. Projektets innehåll» huvuddeltagarna i projektet är involverade i att specificera kundens krav. På bolagsstämma team och projektdeltagare, genomförs en eller flera gånger, bildas en lista med kundkrav. Vid bildandet av listan, med samtycke från majoriteten av mötesdeltagarna, bortser från krav som inte är av praktiskt intresse. Eftersom inte alla projektdeltagare kommer överens om att sänka kraven är det i detta skede viktigt att analysera och motivera kraven och ta fram lista över uteslutna krav, för att undvika möjligheten att dyka upp igen som nya krav. En överenskommen kravlista ligger till grund grundplan för projektets innehåll.

Om deltagarna bidrar med medel till projektet är det viktigt att de tillsammans med teamet utvecklar just de delar av projektet som dessa tillskott riktas till.

Projektets deadlines inkludera projektstart- och slutdatum eller projektets varaktighet

milstolpar och nyckeldatum. Milstolpar är de viktigaste händelserna i projektet. En milstolpe definierar en betydande prestation inom ett projekt. Projektleveranser och milstolpar kan vara samma eller ha olika betydelser.

Begränsningar och antaganden. Enligt PMBOK, antaganden– dessa är faktorer som i planeringssyfte antas vara sanna, verkliga eller säkra utan bevis. Antaganden påverkar alla aspekter av projektplanering och är en del av konsekvent projektutveckling. Identifiering, dokumentation och verifiering av antaganden är ofta en del av processen projekt planering. Antaganden är vanligtvis förknippade med vissa risk. Projektstadgan dokumenterar begränsningarna för projektgruppens möjlighet att välja alternativ för alla projektarbeten. Det kan finnas begränsningar på projektschemat, projekt slutdatum, begränsningar på kvalifikationsnivå medlemmar i projektgruppen, samt begränsningar av projektets kostnadskomponent.

Exempel på restriktioner.

10 % av projektgruppens medlemmar måste vara PMI-certifierade.

Ökning av kostnaden för projektet med högst 10 %

Antagande exempel.

Den planerade kostnaden för projektet. Inledningsvis bestäms kostnaden för projektet endast på ordinarie nivå. Felet i kostnadskalkylen fluktuerar (-20%) - (+100%) Kostnaden för projektet bestäms av kontraktet mellan Kunden och Entreprenören. Utifrån kostnaden för projektet upprättas i framtiden en budget för projektets utgifter som anger utgiftsposterna för implementering av IS per månad, kvartal, halvår, år.

Projektets gränser. Organisatoriska, funktionella och geografiska gränser för projektet fastställs

organisatoriska gränser. Det anges vilka avdelningar (inklusive juridiska personer) som ska delta i projektet - vem som ska använda och underhålla IP, vem bestämmer utvecklingen av huvudbesluten om kraven för IP. Org. gränserna bestämmer de maximala gränserna för undersökningen och födelseområdet för kraven för IP.

funktionella gränser. Affärsriktningar, affärsprocesser som kommer att omfattas av IP anges. Denna post definierar modulerna för affärssystem.

Geografiska gränser. Geografiskt avlägsna objekt som ska automatiseras anges.

Projekt lag. Under utvecklingsfasen av Projektstadgan identifieras kontakter och officiella uppgifter Sponsor och projektledare

Charter officiellt säkrar mötetledareprojekt, innehåller namnen på sponsorn och projektledaren och definierar deras befogenheter.

Projektstadga(beroende på företaget kan detta dokument kallas en order, order, dekret etc.) är ett officiellt dokument som förklarar projektets existens och ger projektledaren nödvändig befogenhet att attrahera de resurser som krävs för genomförandet av projektet. projekt. Volymmässigt kan det ta från några rader till ett dokument på hundra sidor (allt beror på de standarder som antagits av företaget).

Utveckling av projektstadganär processen att utveckla en projektstadga.

I standardenPMBOK5-utveckling av projektcharter tillhör expertområdet .

Här är en lista över de objekt som kan inkludera projektstadgan:

• Projektets motivering
• Mätbara projektmål och kriterier för deras framgång. Du kan läsa mer om framgångskriterier i artikeln Att sätta mål med hjälp av SMART-modellen.
• primära krav. Ofta kallas dessa krav på hög nivå.
• Begränsningar och antaganden.
• Beskrivning av projektet och dess gränser
• Omnämnanden om de huvudsakliga riskerna med projektet
• Projektbudget
• Information om .
• Information om
• Information om
• Information om

I sin enklaste form kan stadgan se ut ungefär så här:

Jag, den store kungen och herren i detta företag, vill starta senast den 30 december i år för att öka försäljningskanalerna nytt internet en företagsbutik genom vilken användare kunde välja vårt företags produkter och betala för dem via Internet. Projektet ska genomföras med hjälp av våra gamla partners "IT Specialist Firms". totala summan verk bör inte överstiga 100 guldmynt. Förutom mig är även marknads- och kundtjänstavdelningarna intresserade av detta projekt, så du behöver ha med dem i arbetet.

Jag utser min trotjänare Ivan till projektledare. Förse Greve Grafovich kommer att vara hans resurser och hjälp, och jag kommer att acceptera arbetet.

För att stadgan ska vara korrekt upprättad innan den skrivs är det nödvändigt att samla in en tillräcklig mängd information. Nedan finns en lista med frågor, uppdelade efter område, som du måste besvara innan du börjar skapa en projektstadga.

affärsfrågor.

• Vilka är de verkliga affärsbehoven? Vilka fördelar vill företaget få av introduktionen av denna produkt?
• Lista över verk och tjänster som ska skapas under projektet? Till exempel lanserar du en webbplats. Så du måste göra en lista över vad den här sidan ska innehålla exakt, som möjligheten att titta på videor, kanske enkelt lägga till nya artiklar och nyheter till den. Du kan få information om denna beskrivning från kundens affärsbehov, från företagets strategiska planer.
• Vilken ekonomisk nytta planeras få av det lanserade projektet? Denna information kan erhållas genom att: genomföra marknadsundersökningar, få information om liknande lösningar inom ditt område, analysera dina kunders sociala behov, analysera de tekniska fördelarna med din lösning.
• Vad har kunden för förväntningar på ditt projekt?

Tekniska frågor.

• Är det möjligt att uppfylla en affärsförfrågan? Om inte, exakt vilka av affärsförfrågningarna kan implementeras?
• Vilka lösningar kan användas för att möta affärsbehov? Vilken är den bästa lösningen för detta?
• Har vårt företag implementerat liknande lösningar tidigare? Hur gjordes det?

Strukturella frågor (dessa frågor tar hänsyn till eventuell påverkan av företagets lagar och kultur på projektet).

• Som statliga standarder kan påverka projektet? Om till exempel en IT-lösning kräver certifiering, så måste detta beaktas för att kunna inkludera eventuella kostnader för detta i projektet.
• Vad är företagskultur och strategin för företaget du arbetar för? Hur påverkar företagets standarder ditt projekt? Till exempel lanserar du en webbplats och ditt företag arbetar i denna riktning med en beprövad leverantör. Därför bör du ta hänsyn till detta när du utvecklar en projektstadga.
• Vad händer på marknaden just nu? Kommer det att vara lätt för dig att hitta resurser för att genomföra projektet?

Ovan beskrivna faktorer måste beaktas, eftersom de kan ha både positiv och negativ inverkan på projektet. Du kommer också att behöva dem när du startar planeringen.

Frågor om tidigare erfarenheter (dessa frågor hjälper dig att använda dina och dina kollegors tidigare erfarenheter för att påskynda projektet)

• Finns det personer i ditt företag som redan har startat projekt som liknar ditt? Hur gjorde de det?
• Har ditt företag erfarenhet av den valda lösningen, säljare?
• Hur skulle andra projektledare i ditt företag starta detta projekt?
• Har det varit problem tidigare när man arbetar med människor som är sponsor och ägare till projektet.
• Specifika frågor som kan uppstå för ditt projekt?

Du behöver göra en undersökning av en expert för att få den mest användbara kunskapen om de frågor du forskar om.

Din kommunikation kan ske genom korrespondens, intervjuer, möten, enkäter eller på annat bekvämt sätt. Huvudsaken är att du efter denna interaktion har en bättre förståelse för vad du behöver göra i ditt huvud.

Jag vill genast säga att informationen som du samlar in i processen att hitta svar på dessa frågor sannolikt inte kommer att inkluderas i projektets stadga, men i ytterligare skeden kommer det att förenkla ditt liv avsevärt.

Konsten att projektleda är att göra det okända förutsägbart. Och ju tidigare fallgroparna avslöjas, desto mer sannolikt är det att inte kvävas av vatten.

Projektstadgan är ett dokument som formaliserar de viktigaste överenskommelserna om alla dimensioner av projektet mellan dess deltagare. Den utvecklas under starten av projektet – innan beslutet att starta det.

Projektstadgan definierar projektramen i 5 dimensioner:

• MÅL och KRAV
• UPPGIFTER
• RISKER
• DELTAGARE
• REGLER

En annan sjätte dimension kan också läggas till - RESURSER (budget och andra).

Även om det är svårt att exakt bestämma resursbehovet i ett projekts inledningsskede tills detaljerad planering har slutförts, är det möjligt att identifiera resursbegränsningar som måste beaktas i planeringen.

Så här definierar du ett projektramverk i dessa dimensioner:

• identifiera och utveckla ett system med projektmål;
• definiera gränserna för projektet och kraven på dess resultat;
• identifiera antaganden och risker;
• utveckla en strategisk plan för projektet;
• utforma organisationsstrukturen och interaktionsregler.

I praktiken kan resultaten av dessa uppgifter registreras i olika dokument, såsom: ett avtal, projektstadga, riskhanteringsplan, uppdragsbeskrivning. Strukturen och omfattningen av varje dokument, såväl som distributionen av dessa data över dem, bestäms av specifikationerna för varje företag och beror på vald metod och projektledningsteknik. Använder sig av modern teknik projektledning, dessa dokument utvecklas inte självständigt, utan genereras som rapporter baserade på en enda projektdatabas som innehåller spårbar data för alla dimensioner av projektet.

Projektstadgan kan vara både ett internt dokument och ett dokument som överenskommits med externa parter i projektet, som i praktiken fungerar som ett kontrakt mellan beställaren och entreprenören. Det senare tillvägagångssättet används oftare utomlands.

Ett framgångsrikt team måste utveckla en projektcharter - för att "undersöka" projektet medan fartyget ännu inte är färdigställt och inte har flyttat bort från kusten. Och det är inte själva dokumentet som är viktigt, utan uppgifterna som kommer att behöva lösas för att fylla det med mening.

Låt oss överväga dessa uppgifter mer i detalj.

För att beskriva uppgifterna använder vi IDEF0 funktionsmodelleringsmetodiken.

Processmodell för utveckling av projektstadgan

Syftet med simuleringen: visa de viktigaste stegen som är nödvändiga för att starta projektet, deras relation och resultat, vilket leder till bildandet av rapporteringsdokumentet "Project Charter", samt bestämma huvudkraven för processen för att utveckla projektstadgan och kraven på innehållet i projektstadgan.

Synpunkt: Projektledare.

Sammanhang: För att visa platsen för utvecklingsprocessen för projektstadgan och själva projektstadgan livscykel för projektet motsvarar kontextdiagrammet A0 processen för projektet som helhet och sedan detaljeras det i separata steg. Denna modell överensstämmer med PMBOK 4, men är mer detaljerad när det gäller utvecklingsprocessen för projektstadgan.

Antaganden: Processen att förbereda och genomföra projektet är iterativ och många uppgifter utförs ofta parallellt, så uppdelningen i steg som ges i modellen speglar informationsberoendena mellan processerna, men betyder inte att processerna alltid utförs i denna sekvens.

Diagrammen A0-A1 (figurerna 1 och 2) återspeglar sammanhanget för processen som är intressant för oss.

Det förutsätts att organisationen har en företagsprojektledningsstandard som definierar de grundläggande reglerna för ledning av projekt. I detta fall hänvisar projektstadgan till denna standard och specificerar endast de data som är specifika för det projekt som utförs. Om det inte finns någon sådan standard innebär det att sådana regler måste definieras varje gång individuellt för varje projekt.

Vanligtvis börjar arbetet med ett projekt med mottagandet av några initiala data, oavsett om det är en tillfällig idé om en kund eller en formaliserad 200-sidig TOR. Från dessa initiala data är det nödvändigt att börja "vinda ner bollen" under utvecklingen av projektstadgan.

Utvecklingen av projektstadgan (se figur 2) är ett förberedande skede och baserat på dess resultat fattas beslut om att initiera projektet. Vikten av detta stadium är svår att överskatta, eftersom. projektets "att vara eller inte vara" beror på det. Förresten, de som hoppar över det här steget i början av projektet, som ett resultat, tvingas återkomma till denna fråga senare, efter att ha använt en del av de två organisationernas resurser.

Om projektet initieras, bör data på hög nivå som samlats in under utvecklingen av projektstadgan för alla 5 (6) dimensioner av projektet beskrivas på nästa steg. Projektstadgan är det vägledande dokumentet för de efterföljande stegen, som visas i diagram A1 i figur 2.

Även om diagram A1 inte reflekteras Respons mellan block A1.4 Analysera projektet Och A1.1 Utveckla en projektstadga, vi får inte glömma att projektets stadga inte är dess "dogm" och kan revideras när som helst för att bättre matcha de nuvarande målen för projektet och situationen. Till exempel, under genomförandet av projektet visade det sig att det finns flera nyckelanvändare av systemet som utvecklas, de borde verkligen inkluderas i projektet och dess kommunikationssystem, och deras förväntningar beaktas och korreleras med målen av projektet.

Samtidigt är det värt att komma ihåg att en förändring av de viktigaste projektbegränsningarna som återspeglas i stadgan kan avsevärt förändra bilden i alla dimensioner - från krav till deadlines och budget. Detta kan skrämma oerfarna ledare och motverka explicita förändringar. Men kärnan i detta kommer naturligtvis inte att förändras - om det finns förändringar är det bättre att fixa dem och ta dem till projektdeltagarna.

Flödena som introduceras i de två första diagrammen definieras i tabellen nedan.

Tabell 1. Dataströmmar för A0-A1

Innan du demonterar själva processen måste du bekanta dig med definitionerna av dataflöden:

Tabell 2. Dataflöden för A1.1

Den första uppgiften med att förbereda och utvärdera ett projekt är att förstå och definiera ett system av mål. Alla mål med projektet måste vara sammankopplade, även de som inte kan fixas explicit. Att identifiera och komma överens om mål är en komplex uppgift, vars resultat avgör dess framgång eller misslyckande. Oftast löser man det inte "på en stund", och några viktiga mål dyker flyktigt upp och drunknar i obetydliga detaljer, och ersätts av deras konstituerande delmål. Projektledarens uppgift är att hålla hela bilden i fokus, från första början. högsta nivån.

Processdiagrammet A.1.1.1, som avslöjar processen "Identifiera och utveckla ett system med projektmål", visar att identifieringen av projektmål börjar med identifieringen av deras källor - de parter och personer som påverkar projektets gång: vem som fattar beslut om projektet, vem fattar beslutet om acceptans av produkten, vem har något inflytande på den, även indirekt. Systemet med projektmål bör överensstämma med deras förväntningar. Motsättningar mellan projektmål och intressenternas förväntningar leder oundvikligen till konflikter både under projektet och vid leveransstadiet. Därför ligger bakom processen att utveckla en hierarki av projektmål den viktiga uppgiften att förena projektets mål och intressenternas förväntningar. Denna process kommer att behöva fortsätta med urvalet av projektgruppen (Design Project Organization Chart process), som också bestämmer projektets gång.

Vanligtvis är projektmål organiserade i en eller flera hierarkier. Detta innebär att för varje toppmål måste specifika uppgifter identifieras, genom vilkas genomförande det är tänkt att uppnå projektets mål. Till exempel, om målet för toppnivån är att minska kostnaderna för att tillverka produkter, så kan det uppnås på olika sätt - genom att minska lön, overheadkostnader, automatisering av produktion, etc., men detta betyder inte att alla metoder kommer att användas i projektet, därför är det nödvändigt att ange de specifika metoderna för att uppnå det mål som valts för detta projekt. Denna process hjälper också till att bedöma uppnåbarheten av det valda målet.

God praxis för att sätta mål är inbäddad i SMART-principerna. För att kunna nå målet, och inte bara hålla värmen, är det nödvändigt att ange kriterierna för att nå projektmålen (block A1.1.1.3), d.v.s. indikatorer som kan mätas, såväl som deras värden. Detta gör att du kan ta bort en hel rad konflikter och risker för misslyckat slutförande av projektet. Föreställ dig att du är en projektledare, du avslutade projektet i tid, höll budgeten, uppnådde det formulerade målet för projektet – minskade kostnaden för att tillverka produkter. Och kunden anser att projektet misslyckats, vägrar att acceptera resultaten och följaktligen göra betalningar. Vad är problemet? Faktum är att du minskade kostnaderna med 3% på 1 år, och kunden trodde att de borde minskas med 10% på sex månader, då anses projektet vara framgångsrikt för honom.

Denna utmanande uppgift förbises ofta, vilket resulterar i misslyckade projekt och återspeglas i välkänd IT-industristatistik.

Tabell 3. Dataflöden för A1.1.1

Utökat material om bildandet av ett målsystem med illustrationer ges i artikeln?

Efter att ha utvecklat ett system med mål är det möjligt att gå vidare till mer detaljerad planering, även om det på denna nivå fortfarande ligger inom den strategiska ramen - projektets huvudstadier och deras resultat beskrivs. I själva verket är detta en fortsättning på utvecklingen av en hierarki av mål. Nu definieras konkreta uppgifter och deras resultat, vilket kommer att bidra till att uppnå dem. (se fig. 5)

Dessutom är det nödvändigt att identifiera händelser som kan förhindra uppnåendet av mål - projektrisker, såväl som metoder som gör att du kan spåra projektets framsteg, d.v.s. förstå hur nära vi är målet.

Projektrisker påverkar i hög grad dess plan och resurser, som den [planen] bör innehålla åtgärder för att förhindra dem, eller åtminstone för att minska de negativa konsekvenserna.

En annan teknik som gör att du kan definiera ramarna för projektet mer exakt är en beskrivning av dess gränser. Gränserna beskrivs genom att ange mål och mål som inte ingår i projektet. Således bestäms utvecklingen av projektet, som kommer att anses vara framgångsrik, mer exakt.

Tabell 4. Dataflöden för A1.1.2

Efter att den strategiska planen för projektet har utvecklats kan du gå vidare till formationen organisationsstruktur projekt. I detta skede bestäms projektdeltagarna och deras roller, deras ansvarsområde bestäms. Projektets officiella kommunikation upprättas också.

Projektets organisationsstruktur bör motsvara projektets mål och mål. Dåligt organiserade människor kan misslyckas även det enklaste projektet.

Tabell 5. Dataflöden för A1.1.3

När alla delar av ramen är sammansatta utvärderas återigen dess lönsamhet och projektgenomförbarhet.

Slutsats

Utvecklingen av en projektstadga är ett förberedande stadium, vars resultat beror på projektets framgång. Projektets stadgarstruktur är bra att använda som referens och checklista för att utvärdera förmågan att framgångsrikt genomföra ett projekt. Och de frågor som kommer att dyka upp under utvecklingen av stadgan gör det möjligt att i ett tidigt skede identifiera och eliminera konflikter och till och med i rätt tid fatta ett beslut om att lägga ner projektet om det blir uppenbart att projektets mål är ouppnåeliga under rådande förhållanden.

Att behandla en projektstadga som en ren formalitet återspeglar en oprofessionell syn på projektledningsprocesser och avslöjar ett missförstånd av processerna bakom utvecklingen av detta dokument.

I det övervägda schemat av processer visas informationslänkar mellan processer. Implementering av processer utan att ta hänsyn till dem, även om det ofta förekommer i praktiken, leder till inkonsekventa resultat. I sådana fall är det nödvändigt att utföra ytterligare iterationer för att matcha resultaten från varje steg.

Madorskaya Yu.M. Utveckling av projektstadgan. Verktygslåda. //Övning av systemdesign.-2017.. - Zagl. från skärmen

Litteratur

1. Timofeev A.N. Varför misslyckas IT-projekt? //Övning av systemdesign.-2017.. - Zagl. från skärmen
2. Duncan Haughey. Smarta mål //Projekt Smart.-2017. [elektronisk resurs] - Åtkomstläge: https://www.projectsmart.co.uk/smart-goals.php, gratis. - Zagl. från skärmen