V katero kategorijo spada pomočnik generalnega direktorja? Kaj mora biti v opisu delovnega mesta pomočnika vodje. Katere nianse je treba upoštevati pri sestavljanju opisa delovnega mesta pomočnika vodje

Tajnica, namestnica ali osebna asistentka? Odvisno od situacije! Upoštevajte zahteve, odgovornosti in pogoje, ki jih mora vsebovati opis delovnega mesta pomočnika vodje-2018.

Iz članka se boste naučili:

Pomočnik vodje je prava "desna roka" prve osebe podjetja. Nabor nalog, ki jih ima tak uslužbenec, je praviloma širok. Če v kadrovanje položaj osebni pomočnik direktorja, poskusite čim bolj podrobno opisati njegovo delovanje v pogodba o zaposlitvi in opis delovnega mesta.

Pravilno sestavljena navodila so koristna za obe stranki delovnega razmerja. Zaposleni bo od prvega dne dela na novem delovnem mestu razumel, kaj se od njega zahteva. In delodajalec bo orisal vrsto uradnih pooblastil in dolžnosti, za neupoštevanje katerih je mogoče disciplinsko odgovarjati ali sprožiti vprašanje nepopolne uradne skladnosti zaposlenega. Poleg tega CI navaja vse zahteve glede izkušenj. praktično delo in kvalifikacije strokovnjaka (glej članek " : pogoji, ki jih je treba vnesti za vse zaposlene”).

Ne zamudite: glavni članek meseca vodilnih strokovnjakov Ministrstva za delo in Rostruda

Popoln priročnik z opisi delovnih mest za vse sektorje dejavnosti.

Prenesite povezane dokumente:

Opis delovnega mesta "Pomočnik vodje": struktura in vsebina

Ne obstaja enotna oblika opisa delovnega mesta, ki bi bila obvezna za vse delodajalce.

Vendar pa obstaja priročna predloga, ki je sestavljena iz več razdelkov:

1. splošne določbe;
2. funkcionalne odgovornosti in kvalifikacijske zahteve;
3. pravice in pooblastila;
4. odgovornost;
5. navodila za revizijo.

Splošne določbe vključujejo podatke o kategoriji, v katero spada opisano delovno mesto, postopek imenovanja na položaj in razrešitve z njega. Tukaj lahko navedete tudi, da zaposleni poroča neposredno direktorju in v poklicna dejavnost vodeni po predpisih, ki jih je razvilo podjetje. Navedite glavne dokumente - opis delovnega mesta, interni delovni predpisi, kolektivna pogodba, navodila o varstvu pri delu.

Znanja in veščine, potrebne za učinkovito delo, so lahko navedena v poglavju o delovnih obveznostih ali posebej. Pomočnik vodje mora vedeti:

• struktura podjetja in značilnosti panoge;
• normativi pisarniškega dela in arhiviranja;
• standardi za sistem registracije organizacijske in upravne dokumentacije, poslovnih pisem in komercialne ponudbe;
• delovna zakonodaja Ruske federacije;
• pravila poslovnega komuniciranja in osnove ekonomije.

Ne pozabite v CI odražati glavnih pravic in odgovornosti pomočnika direktorja. Kot vsak drug zaposleni ima pravico do:

• se seznaniti z dokumenti, ki določajo uradna pooblastila;
• prejemati informacije in dokumente, potrebne za popolno opravljanje delovne funkcije, in zahtevati ustvarjanje potrebnih pogojev za to;
• prejemati vsa socialna jamstva, ki jih določajo zakonodaja in lokalni predpisi;
• potrditi in izboljšati svoje kvalifikacije;
• seznaniti se z odločitvami vodstva, ki zadevajo njegovo delovanje.

Pomočnik vodje nosi materialno in disciplinsko odgovornost v predvidenih mejah delovno pravo RF. Ker je to delovno mesto vodstveno, ima zaposleni pogosto opravka z zaupnimi informacijami in dokumenti z omejenim dostopom. Za kršitev pravil za delo s takimi dokumenti, razkritje poslovnih skrivnosti in druga kazniva dejanja, storjena med službene obveznosti upravno, civilno in kazensko odgovornost. Za pomoč kadroviku - članek " vpišejo vsi zaposleni.

Zadnji del je napolnjen z informacijami o postopku in pogostosti pregleda navodil, pravilih za seznanitev z njim, številu izvodov.

Seznanitev zaposlenih z DI

S CI se morajo pod podpisom seznaniti vsi zaposleni na tem položaju. Če ima direktor podjetja več pomočnikov, naj vsak dobi v roke svoj izvod navodila in ga v prihodnje hrani na delovnem mestu.

Delovne obveznosti pomočnika direktorja

Najpomembnejši del priročnika vsebuje opis delovne funkcije. Priporočljivo je, da uporabite besedilo, ki čim bolj natančno opisuje rutinske naloge, ki jih rešuje pomočnik direktorja, delovne obveznosti in postopek interakcije s podrejenimi. Pri tem se upoštevajo objektivni dejavniki, ki vplivajo na obseg pooblastil zaposlenega, na primer skupno število pomočnikov vodje in načela razdelitve nalog med njimi. Naloge pomočnika direktorja lahko na primer vključujejo:

• organizacija telefonskih pogovorov in poslovnih srečanj;
• , poslovna pisma in drugi dokumenti;
• priprava konferenc in srečanj;
• zbirka referenčnih materialov;
• priprava poročil, predlogov, ;
• sprejem obiskovalcev, pomoč pri upoštevanju želja in zahtev osebja;
• obiski državnih institucij v imenu oblasti;
• sprejem vlog, dopisov, prošenj;
• spremljanje poslovnih potovanj vodje (naročanje vozovnic, rezervacija prenočišča).

Pred prenosom informacij iz poklicnega standarda v opis delovnega mesta se prepričajte, da se ujemajo delovne dejavnosti opravlja pomočnik vodje določenega podjetja. Podrobnosti so v članku "Kako ob upoštevanju poklicnih standardov.

Opis del pomočnika vodje: postopek registracije

Da bi projekt JI postal učinkovit, mora biti odobren. Postopek odobritve je enak shemi, ki se uporablja pri razvoju lokalnih predpisov (glejte članek "Kako razviti in V organizaciji"). Podatke o delodajalcu in žig "Odobravam" lahko vpišete na vrh obrazca, nato pa mora vodja podjetja samo podpisati dokument. Drug, nič manj pogost mehanizem je odobritev po naročilu. Izda se posebna upravna listina, s katero se uveljavi eden ali več DI.

Opis del določa obseg nalog in del, ki jih mora opravljati oseba na določenem delovnem mestu. Opis dela v skladu z Vse ruski klasifikator dokumentacija o upravljanju ali OKUD, OK 011-93 (odobrena z Odlokom državnega standarda z dne 30. decembra 1993 št. 299) je razvrščena kot dokumentacija o organizacijski in regulativni ureditvi dejavnosti organizacije. Skupina takih dokumentov, skupaj z opisom delovnega mesta, vključuje zlasti interne delovne predpise, pravilnik o strukturni enoti in kadrovsko tabelo.

Ali je potreben opis delovnega mesta?

Delovni zakonik Ruske federacije ne zavezuje delodajalca k pripravi opisov delovnih mest. Dejansko je treba v pogodbi o zaposlitvi z delavcem vedno razkriti njegovo delovno funkcijo (delo glede na položaj v skladu s seznamom osebja, poklic, posebnost, navedbo kvalifikacij ali posebne vrste dela, ki mu je dodeljeno) (57. delovnega zakonika Ruske federacije). Zato je delodajalca nemogoče odgovarjati za pomanjkanje opisa delovnih mest.

Hkrati pa je opis delovnega mesta običajno dokument, v katerem je opredeljena delovna funkcija zaposlenega. Navodilo vsebuje seznam delovnih nalog zaposlenega, ob upoštevanju posebnosti organizacije proizvodnje, dela in upravljanja, pravic zaposlenega in njegove odgovornosti (Pismo Rostruda z dne 30. novembra 2009 št. 3520-6-1 ). Poleg tega opis delovnega mesta običajno ne razkriva le delovne funkcije zaposlenega, temveč določa tudi zahteve glede kvalifikacij, ki veljajo za položaj ali opravljeno delo (Rostrudovo pismo št. 6234-TZ z dne 24. novembra 2008).

Prisotnost opisov delovnih mest poenostavlja proces interakcije med zaposlenim in delodajalcem o vsebini delovne funkcije, pravicah in obveznostih zaposlenega ter zahtevah zanj. Se pravi vsa tista vprašanja, ki se pogosto pojavljajo v odnosih tako z obstoječimi zaposlenimi kot z novo zaposlenimi ter s kandidati za določeno delovno mesto.

Rostrud meni, da je opis delovnega mesta potreben v interesu delodajalca in zaposlenega. Navsezadnje bo prisotnost opisa delovnega mesta pomagala (Pismo Rostruda z dne 09.08.2007 št. 3042-6-0):

• objektivno oceniti dejavnosti zaposlenega v poskusnem obdobju;
• upravičeno zavrniti najem (navsezadnje lahko navodila vsebujejo dodatne zahteve, povezane s poslovnimi lastnostmi zaposlenega);
• razdeli delovne funkcije med zaposlene;
• začasno premestiti zaposlenega na drugo delovno mesto;
• ocenjuje vestnost in popolnost delavčevega opravljanja delovne funkcije.

Zato je priprava opisov delovnih mest v organizaciji primerna.

Takšno navodilo je lahko dodatek k pogodbi o zaposlitvi ali odobreno kot samostojen dokument.

Kako se sestavi opis delovnega mesta

Opis delovnega mesta je običajno sestavljen na podlagi kvalifikacijskih značilnosti, ki so vsebovane v referenčnih knjigah o kvalifikacijah (na primer v Referenčni knjigi o kvalifikacijah za delovna mesta vodij, strokovnjakov in drugih zaposlenih, odobrenih z Uredbo Ministrstva za delo z dne 21. avgusta 1998 št. 37).

Za zaposlene, ki so najeti glede na poklice delavcev, se za določitev njihove delovne funkcije uporabljajo enotni tarifni in kvalifikacijski priročniki dela in poklicev delavcev v ustreznih panogah. Navodila, razvita na podlagi takih referenčnih knjig, se običajno imenujejo proizvodna navodila. Zaradi poenotenja in poenostavitve interne dokumentacije v organizaciji pa navodila za delavske poklice pogosto imenujemo tudi opisi del.

Pri sestavljanju opisov delovnih mest se organizacije opirajo tudi na strokovne standarde.

Ker je opis delovnega mesta notranji organizacijski in upravni dokument, je delodajalec dolžan delavca ob zaposlitvi (pred podpisom pogodbe o zaposlitvi) z njim seznaniti proti podpisu (3. del 68. člena delovnega zakonika Ruske federacije).

Primer opisa delovnega mesta za pomočnika generalnega direktorja

Tukaj je primer izpolnjevanja opisa delovnega mesta pomočnika direktor. Priročnik opisuje tipične delovne obveznosti pomočnika vodje.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje je ustvarjen za racionalizacijo delovnih razmerij. Dokument opisuje funkcionalne dolžnosti, odgovornosti, pravice zaposlenega.

Položaj pomočnika vodje različne organizacije lahko imenujemo drugače: osebni pomočnik direktorja, pomočnik vodje, tajnik.

Vzorec opisa delovnega mesta pomočnika vodje

JAZ. Splošne določbe

1. Pomočnik vodje je imenovan na položaj in razrešen z njega z odredbo vodje organizacije.

2. Pomočnik vodje je neposredno odgovoren vodji podjetja.

3. Med odsotnostjo pomočnika vodje se njegove pravice in funkcionalne dolžnosti prenesejo na drugega uradnika, kot je navedeno v nalogu za organizacijo.

4. Na delovno mesto pomočnika vodje je imenovana oseba z visokošolsko izobrazbo in enim letom podobnih delovnih izkušenj.

5. Pomočnik direktorja pri svojih dejavnostih vodi:

• zakonodaja Ruske federacije;
• Notranji delovni predpisi, listina in drugi regulativni akti podjetja;
• ukazi in navodila vodstva;
• ta opis delovnega mesta.

6. Pomočnik vodje mora vedeti:

• uveljavljen postopek za ravnanje z dokumenti v organizaciji;
• pravila poslovne komunikacije in bontona;
• postopek vodenja poročevalske dokumentacije;
• pravila za uporabo pisarniške opreme, komunikacijskih sredstev;
• osnove dela v urejevalnik besedil, preglednice;
• osnove pisarniškega dela;
• organizacijska struktura podjetja;
• postopek sklepanja in izvrševanja pogodb.

II. Delovne obveznosti pomočnika direktorja

Pomočnik direktorja ima naslednje odgovornosti:

1. Načrtovanje delovnega dne vodje: razvoj in usklajevanje urnika sestankov, obiskov, klicev, sprejemov in drugih dejanj.

2. Osebno spremstvo vodje na sestankih, sprejemih, na potovanjih.

3. Tehnična podpora za delo vodje: naročanje vozovnic, prevoz; organizacija pogajanj, sestankov.

4. Vodenje zapisnikov in drugih dokumentov, ki določajo potek in rezultate sestankov, sestankov, pogajanj.

5. Obveščanje delavcev strukturne delitve organizacija navodil, navodil vodstva in nadzor njihovega izvrševanja.

6. Zbiranje informacij, priprava in posredovanje analitičnih, informativnih, referenčnih in drugih poročil vodstvu.

7. Vodenje evidence, prejemanje korespondence, poslane vodji.

8. Registracija obiskovalcev za osebni sestanek z vodjo, organizacija njihovega sprejema.

9. Sprejem dokumentov in vlog za podpis vodje, njihova registracija, računovodstvo in prenos na glavo.

10. Sestavljanje pisem, prošenj, drugih dokumentov v imenu uprave.

11. Priprava sestankov, sestankov, sestankov, ki jih vodi vodja. Zbiranje potrebnih materialov, obveščanje udeležencev o času, kraju njihovega zadrževanja, dnevnem redu.

12. Izpolnjevanje uradnih navodil vodje.

III. pravice

Pomočnik direktorja ima pravico:

1. Prejmite informacije v količini, ki je potrebna za dokončanje nalog.

2. Vodstvu pošiljati predloge za izboljšanje dela in racionalizacijo dejavnosti podjetja.

3. Pošljite zahteve oddelkom organizacije (v imenu vodje ali na osebno pobudo), da pridobite dokumente, potrebne za opravljanje njegovih nalog.

4. Od vodstva zavoda zahtevati, da ustvari pogoje za njegovo izvajanje uradne dolžnosti.

5. Samostojno odločajo iz svojih pristojnosti.

6. Imeti dostop do zaupnih informacij v primeru poslovne potrebe.

IV. Odgovornost

Pomočnik direktorja je odgovoren za:

1. Zagotavljanje lažnih podatkov zaposlenim v organizaciji.

2. Nepravilno opravljanje službenih nalog.

3. Povzročitev materialne škode organizaciji, državi, njenim nasprotnim strankam, zaposlenim.

4. Kršitev rokov za izvedbo nalog.

5. Kršitev določil upravnih dokumentov organizacije, sklepov, odlokov.

6. Razkritje poslovnih skrivnosti, osebnih podatkov, zaupnih informacij.

7. Dejanja, ki presegajo njegove pristojnosti.

8. Kršitev delovne discipline, varnostnih predpisov, notranjih delovnih predpisov, požarnega varstva.

9. Kršitev pravil poslovni bonton, grobo ravnanje poslovni partnerji, obiskovalci, zaposleni v organizaciji.

Opis delovnega mesta pomočnik vodje

Predloga opisa delovnega mesta izvršnega pomočnika

ODOBRITE
direktor
Priimek I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Splošne določbe

1.1. Pomočnik vodje spada v kategorijo specialistov.
1.2. Pomočnik vodje je na položaj imenovan in razrešen z ukazom generalnega direktorja družbe.
1.3. Izvršni pomočnik je neposredno odgovoren generalnemu direktorju podjetja.
1.4. Med odsotnostjo pomočnika vodje se njegove pravice in dolžnosti prenesejo na drugega uradnika, ki je objavljen v nalogu za organizacijo.
1.5. Na delovno mesto pomočnika vodje je imenovana oseba, ki izpolnjuje naslednje pogoje: izobrazba - višja ali nedokončana višja, izkušnje na podobnih delih od leta dni, poznavanje pisarniške opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, tiskalnik), Microsoft programi Pisarna (Word, Excel), pisarniško delo.
1.6. Pomočnika vodje pri svojih dejavnostih vodi:
- zakonodajni akti Ruske federacije;
- listina podjetja, notranji delovni predpisi, drugi regulativni akti podjetja;
- odredbe in navodila vodstva;
- ta opis delovnega mesta.

2. Delovne obveznosti
2.1. Načrtuje delovni dan vodje (sestanki, klici, sprejem itd.).
2.2. Zagotavlja tehnično podporo pri dejavnostih vodje (naročanje prevozov, vstopnic; organiziranje sestankov, pogajanj itd.)
2.3. Spremlja vodjo na sestankih, potovanjih itd.
2.4. Sodeluje pri pogajanjih, poslovnih srečanjih, posebnih sprejemih; vodi protokole in druge dokumente, ki dokumentirajo potek in rezultate sestankov in pogajanj.
2.5. V imenu vodje usklajuje določena vprašanja z zaposlenimi v strukturnih oddelkih, jim daje navodila in odredbe vodje; nadzoruje izvrševanje navodil in ukazov.
2.6. Zbira gradiva in informacije, ki jih zahteva generalni direktor, pripravlja analitična, informativna, referenčna in druga gradiva ter jih posreduje vodji.
2.7. Opravlja pisarniško delo, sprejema korespondenco, ki jo prejme v obravnavo vodja, sprejema dokumente in osebne izjave za podpis vodje, vodi evidenco in registracijo, prenaša na vodjo.
2.8. Vodi sestanek z vodjo, organizira sprejem obiskovalcev.
2.9. V imenu vodje sestavlja pisma, zahteve in druge dokumente.
2.10. Opravlja delo pri pripravi sestankov in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnih gradiv, obveščanje udeležencev o času in kraju sestanka, dnevnem redu, njihova registracija), vodi in sestavlja zapisnike sestankov in sestankov.
2.11. Opravlja posamezne službene naloge vodje.

3. Pravice
3.1. Prejemanje informacij, tudi zaupnih, v obsegu, ki je potreben za reševanje dodeljenih nalog.
3.2. Dajati vodstvu predloge za izboljšanje svojega dela in dela podjetja.
3.3. Osebno ali v imenu vodje od oddelkov podjetja in drugih strokovnjakov zahteva informacije in dokumente, potrebne za opravljanje njegovih nalog.
3.4. Za ustvarjanje zahtevajte upravljanje normalne razmere za opravljanje službenih nalog in varnost vseh dokumentov, ki izhajajo iz dejavnosti družbe.
3.5. Sprejemajte odločitve v okviru svojih pristojnosti.

4. Odgovornost
4.1. Za neizpolnjevanje in / ali nepravočasno, malomarno opravljanje svojih nalog.
4.2. Za neupoštevanje veljavnih navodil, odredb in odredb o varovanju poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov.
4.3. Za kršitev notranjih delovnih predpisov, delovne discipline, varnostnih in požarnih pravil.

Pomočnik vodje - odgovoren upravni položaj, povezan z zagotavljanjem različnih vrst pomoči vodji podjetja, vključno z ekonomsko, pravno in tehnično.

Pravzaprav je pomočnik direktorja tajnica, računalničar, uslužbenec kadrovske službe, pravnik in ekonomist v enem. Noben vodja ne more brez prvega pomočnika, ki je pripravljen pomagati v najbolj neugodnih časih za poslovanje, pravočasno dostaviti pozabljene dokumente, opomniti na pomemben sestanek, poslušati in spodbuditi k pravilni odločitvi.

Ustreznost in možnosti za razvoj tega položaja

Zaradi vse večjih vezi med podjetji, aktivne uporabe v vsakdanjem življenju in delu, potrebe po nenehnem stiku s poslovnimi partnerji so številni podjetniki prisiljeni pridobiti pomočnike.

Položaj asistenta je izjemno aktualen v sodobni svet. Po razvoju iz običajne tajnice, ki streže čaj in odgovarja na klice, dani poklic trenutno povezana z veliko odgovornostjo in razpoložljivostjo določenega znanja.

Ostanite v tem položaju ne le odgovorno, ampak tudi zelo obetavno, saj po odhodu šefa na napredovanje obstaja možnost, da dobi svoje mesto. Praktične in teoretične izkušnje, pridobljene na delovnem mestu pomočnika, bodo najboljše priporočilo za višje vodstvo in bodo v prihodnje pripomogle k dobremu napredovanju v službi.

Prednosti in slabosti dela pomočnika

Položaj pomočnika direktorja ima tako prednosti kot slabosti.

TO pozitivne vidike zasedeni položaji vključujejo:

• bližina nadrejenih;
• stalen dostop do ažurnih informacij;
• sposobnost biti nekoliko višji od drugih zaposlenih v podjetju;
• priložnost za srečanje zanimivi ljudje sklepati nova koristna poznanstva;
• delo v prijetnem okolju.

Negativne strani Delovna mesta pomočnika vodje so:

• pogosta poslovna potovanja;
• nepravilen urnik dela;
• biti v stresni situaciji;
• čustveni zlomi avtoritet;
• potreba po odrekanju osebnega življenja zaradi kariere in dela.

Pomočnik vodje mora imeti povečano odpornost na stres. Vodje se ne morejo vedno spopasti s čustvi, ki se pojavijo po slabem dnevu v službi, saj njihovi pomočniki pogosto padejo pod vroče roke.

Če še niste registrirali organizacije, potem najlažji to lahko storite s pomočjo spletnih storitev, ki vam bodo pomagale brezplačno ustvariti vse potrebne dokumente: Če že imate organizacijo in razmišljate, kako bi olajšali in avtomatizirali računovodstvo in poročanje, potem vam na pomoč priskočijo naslednje spletne storitve, ki bo popolnoma nadomestilo računovodjo v vašem obratu in prihranilo veliko denarja in časa. Vsa poročila se generirajo samodejno, podpisana elektronski podpis in samodejno poslana na spletu. Idealen je za samostojnega podjetnika ali LLC na poenostavljenem davčnem sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vse se zgodi v nekaj klikih, brez čakalnih vrst in stresa. Poskusite in presenečeni boste kako enostavno je postalo!

Zahteve za kandidate za to delovno mesto

dober pomočnik bi moral znanja na različnih področjih. Najpogosteje to mesto zasedajo strokovnjaki na področju zaposlovanja, osebe s pravno, ekonomsko, tehnično in humanitarno izobrazbo.

Za vodstvenega pomočnika je izjemno pomembno, da jih ima kakovosti, Kako:

• družabnost;
• samozavest;
• sposobnost hitrega odzivanja na spreminjajoče se okoliščine;
• pravilen govor;
• določena togost;
• trden življenjski položaj.

če pogovarjamo se o podjetju na gradbenem, tehnološkem in drugih specifičnih področjih mora imeti pomočnik direktorja posebna znanja in veščine. Pri izbiri asistenta je posebna pozornost namenjena znanju kandidata tuji jeziki in veščine uporabe računalniških programov.

Delovne obveznosti

Položaj pomočnika je raznolik, ne morete računati na to, da lahko sedite v pisarni in občasno tiskate potrebne papirje.

Pravice in odgovornosti

Ena najpomembnejših pravic pomočnika je možnost zahtevati, da mu vodstvo ustvari ustrezne delovne pogoje:

• zagotavljanje delovnega mesta;
• opremljanje delovnega mesta z računalnikom, faksom, tiskalnikom in skenerjem;
• zagotavljanje pisnega in drugega materiala, potrebnega za delo.

Značilnosti oblikovanja življenjepisa

Prijave na razpis za pomočnika direktorja morate navesti v povzetku, poslanem direktorju organizacije:

Pri sestavljanju življenjepisa je treba nevsiljivo navesti prisotnost komunikativnih lastnosti, odsotnost čustev glede povečanega tona in pripravljenost na nepravilen delovni dan.

Značilnosti dela na različnih področjih dejavnosti

V javni sprejemnici poslanca

Namestnik pomočnika le izjemno komunikativen moraš biti. Poleg tega mora poznati imena, priimke in telefonske številke vseh aktivistov, ki živijo v okraju, okrožju, okraju, katerega namestnik je njegov vodja.

Namestnik pomočnika mora imeti svojo bazo volivcev, pa tudi seznam okrajnih problemov, ki jih je treba obravnavati. Asistent mora spoznati čim več koristnih ljudi, biti pripravljen odgovarjati na vprašanja novinarjev in javnosti, voditi in organizirati pogajanja.

Pomočnik poslanca mora biti pravno podkovan, imeti humanitarno izobrazbo in psihološke sposobnosti. Vnaprej se pripravite na nereden delovni urnik in odsotnost prostih dni.

Oddelek za človeške vire

Naloge pomočnika vodje kadrovske službe so priprava, posredovanje, tiskanje dokumentov, odgovarjanje na prejete klice in vodenje delovne dokumentacije. Prednosti delovnega mesta - standardiziran urnik dela.

Prodajni oddelek

Pomočnik vodje komerciale mora poznati osnove trgovske obrti, znati najti kupce in dobavitelje, komunicirati s kupci in drugimi podjetniki, ki se ukvarjajo s trgovino.

Glavna kakovost je družabnost in odpornost na stres.

Umetniški vodja

Pomočnik umetniškega vodje mora imeti umetniški okus, komunikacijske sposobnosti z umetniki in kulturniki, sposobnost ravnanja z dokumentacijo in organiziranja predstavitev, razstav, različnih tiskovnih sporočil.

Položaj je primeren samo za ljudi z umetniškimi nagnjenji in humanitarno miselnostjo.

Prednosti in slabosti dela osebnega asistenta upravitelja so opisane v naslednjem videu:

Morda je nemogoče v celoti oblikovati funkcije pomočnika direktorja: natančen seznam zahtev za kandidata za mesto pomočnika direktorja je v veliki meri odvisen od posebnosti dejavnosti podjetja in je odvisen tudi od subjektivnih preferenc direktorja. . Ena stvar je gotova: asistent mora stremeti k nenehnemu izpopolnjevanju lastnih in brezhibnih moralnih in etičnih kvalitet, saj bo imel skoraj neomejen dostop ne samo do korporativnih, ampak tudi osebnih podatkov o višjem vodstvu.

Ni presenetljivo, da bo tako prosto delovno mesto pripadlo kandidatu s skromnimi dosežki, ki pa zna »ujeti val« šefa, kot pa sijajnemu strokovnjaku, ki mu na začetku ni uspelo osvojiti vodje. poznanstvo.

Kdo je »osebni asistent predstojnika« in kaj počne?

Dobri tajniki, uradniki, vodje pisarn pogosto postanejo pomočniki vodje, torej zaposleni, ki so prerasli raven svoje neposredne funkcionalnosti, vendar nimajo možnosti tradicionalnega vertikalnega napredovanja v organizacijska shema podjetja. Pogosto je pomoč vodji združena z opravljanjem drugih nalog, na primer odvetnika ali prevajalca.

Vloga pomočnika direktorja v katerem koli podjetju je ogromna: učinkovitost delovnega časa prvih oseb podjetja je odvisna od stopnje njegove strokovnosti. Delo pomočnika pomeni, da lahko generalni direktor svoj delovni dan razbremeni pomembnega dela nalog, ki ne zahtevajo osebne udeležbe, tako da jih prenese na pomočnika.

Ne le za visokošolske, tudi za bolj izkušene kandidate je delovno mesto osebnega asistenta povezano predvsem z dolgočasnim tajniškim delom, v resnici pa lahko asistent opravlja različne administrativne vloge.

1. Vodja pisarne: odgovoren za vodenje evidence, tega zaposlenega lahko delno združuje naloge tajnika in arhivarja.
2. Vodja pisarne: ta položaj je pomemben za srednje velika podjetja ali oddelke z osebjem trideset ali več ljudi .; vodja pisarne poroča vodji podjetja / podružnice in drugim članom vodstvene ekipe; zaposlena nadzoruje primarno dokumentacijo, opravlja del tajniških funkcij (klici, koordinacija sestankov, pomoč gostom), lahko igra vlogo "pisarniške hostese" - podpira logistiko vseh pisarniških storitev (naročanje potrošnega materiala, organiziranje drobnih). tekoče popravilo in tako naprej.).
3. Pomočnik tajnice: pomočniki se običajno ukvarjajo z "mehanskim" delom: upravljanjem dokumentov, obdelavo dohodne / odhodne korespondence, telefonskih klicev.
4. Pomočnik tajnika: uslužbenec, ki zapolni prosto delovno mesto pomočnika tajnika, poroča le neposrednemu vodji, združuje funkcije referenta s številnimi preprostimi zasebnimi nalogami.
5. Poslovni asistent: to je dobesedno desna roka najvišjega menedžerja, direktorja ali lastnika podjetja, zato so zahteve za ta položaj zelo visoke; osebni pomočnik poroča le svojemu neposrednemu nadrejenemu, se lahko šteje za polnopravnega namestnika direktorja, je sposoben in pooblaščen za samostojno odločanje o številnih vprašanjih.

Posebnosti poklica

Verjetno se po stopnji nedoslednosti in nedorečenosti zahtev lahko primerja redko delovno mesto, kot je delo osebnega asistenta, ki bi moralo biti ne toliko poklic kot poklic.

Posebnosti položaja "osebnega pomočnika" so takšne, da je nemogoče vnaprej izračunati vse nianse, značilnosti, popolno funkcionalnost, saj je določen obseg nalog večinoma odvisen od individualnih potreb delodajalca. Včasih direktor potrebuje osebo, ki bi ga rešila "papirnega dela", včasih je pomočnik zaposlen z osebnimi nalogami. Nekateri direktorji raje najamejo dva pomočnika za različne dejavnosti, v velikih podjetjih pa lahko pomočnik opravlja funkcijo vodje posebne službe in ima celo svoje podrejene.

Funkcionalne odgovornosti zaposlenih na tem področju dejavnosti vključujejo številne točke:

1. zagotavljanje strukturiranega delovnega dne direktorja: organizacija sestankov, izletov, načrtovanje urnikov, priprava na podpisovanje potrebnih dokumentov;
2. skrb za upravnika: zagotavljanje čistoče, tišine, udobja, normalnega delovanja pisarniške opreme;
3. delo z direktorjevim dokumentarnim tokom: pisma, telefonska sporočila;
4. vodenje začetnih pogajanj, obdelava in prenos zahtev linijskih vodij;
5. skrb za psihološko udobje vodje: priprava priročnega urnika, opomin na pomembne dogodke, sestanke, iskanje in zagotavljanje zahtevanih informacij v obliki, ki je primerna za direktorja.

V nekaterih podjetjih je pomočnik lahko odgovoren za celoten pretok dokumentov v organizaciji ali vodi oddelek sekretariata.

Dodatne funkcije izvršnega pomočnika

Običajno je seznam nalog poslovnega pomočnika veliko širši od funkcij tajnice ali administratorja. Odgovorni osebni asistent dodatne odgovornosti, je v tej industriji pogosta.

Najpogosteje vodja potrebuje zaposlenega z različnimi sposobnostmi in talenti. Odgovornosti osebnega asistenta lahko vključujejo prevajanje dokumentov iz tujega jezika, pa tudi spremljanje vodje na poslovnih sestankih kot tolmač: včasih se med pogajanji izrazijo takšne informacije, ki jih ni mogoče zaupati tretji osebi. Pomočniku se lahko zaupa skrb za dnevne potrebe direktorja: naročanje taksija, hotelske sobe, catering, urejanje dokumentov, potrebnih za potovanje. Z eno besedo, vsak vodja ima svoje posebne zahteve za kandidata za vlogo desne roke prve osebe podjetja.

Strokovna vprašanja kandidatu za delovno mesto osebnega pomočnika vodje

Poklic asistenta se pogosto obravnava kot začetek kariere, priložnost za pridobivanje vodstvenih izkušenj in poglabljanje v praktične zaplete izbrane industrije. Za mladega diplomanta je smiselno razmisliti o ponudbah srednje velikih organizacij, saj bo resnemu top managerju zagotovo ljubši kandidat z določenimi življenjskimi izkušnjami in strokovnimi znanji. Vendar pa ni pravil brez izjem, včasih prosto delovno mesto v veliki korporaciji gre mladim, a nadarjenim kandidatom.

Izkušnje in izobrazba pomočnika

Kandidat za delovno mesto osebnega asistenta mora imeti najmanj srednjo strokovno, po možnosti pa višjo izobrazbo, povezano z administracijo ali (v nekaterih primerih) s specifiko podjetja.

Kandidati običajno izpolnjujejo naslednje poklicne zahteve:

• brezhibna pismenost;
• govor;
• poznavanje osnov potrebnih delov zakonodaje, ki se nanašajo na upravno in proizvodne dejavnosti podjetja;
• Obvladanje vseh osnovnih pisarniških programov;
• spretnosti upravljanja dokumentov;
• izvajanje poslovno dopisovanje in pogajanja v skladu z regulativnimi, korporativnimi in poklicno etičnimi standardi;
• znanje tujega jezika na konverzacijski (včasih tehnični) ravni;
• če govorimo o pomočniku na ravni namestnika direktorja, potem je potrebno popolno razumevanje specifike organizacije in ključnih poslovnih procesov.

Minimalni seznam zahtev za kandidata za delovno mesto osebnega asistenta se lahko razširi glede na velikost, obseg in druge značilnosti posameznega podjetja. Številne organizacije kličejo konkurenčna prednost prosilec ima dodatne tečaje ali izobraževanja na različnih poslovnih področjih.

Osebne lastnosti, potrebne za pomočnika vodje podjetja

Posebnost tako odgovornega in večplastnega poklica, kot je osebni pomočnik vodje, zahteva posebno skladišče značaja. Pomočnik se mora znati prilagoditi dnevni rutini, psihološkim značilnostim, osebnim preferencam šefa. Glavna zahteva za pomočnika je, da njegov temperament in vzorci vedenja dopolnjujejo osebnost vodje in ne smejo vstopati v disonanco.

Izvršni pomočnik mora imeti naslednje lastnosti:

• odpornost na stres, sposobnost soočanja z nezadovoljstvom podrejenih in razdraženostjo nadrejenih z enako zbranostjo;
• večopravilnost: sposobnost imeti več stvari pod nadzorom hkrati je nepogrešljiva lastnost osebnega asistenta;
• visoka raven kulture: za pomočnika generalnega direktorja ali lastnika podjetja so reprezentativne lastnosti izjemnega pomena;
• pozitiven odnos: dejavnosti osebnega asistenta je pogosto nemogoče umestiti v jasne meje, zato bo brez optimističnega odnosa do različnih vrst presenečenj tudi obetaven specialist hitro občutil čustveno izgorelost;
• visoka sposobnost učenja: obseg interesov vodje podjetja lahko vključuje najbolj nepričakovane zahteve, da bi zagotovil zanesljive informacije, mora biti pomočnik sposoben hitro razumeti neznane informacije, poudariti glavno stvar iz njih in strukturirati bistvo v priročna oblika.

Najpomembnejša prednost osebnega asistenta pa je brezpogojna lojalnost in želja po spoštovanju interesov delodajalca.

Priročnik o kvalifikacijah delovno mesto osebnega asistenta kategorizira kot vodstveno delovno mesto. Posledično se administrativne in organizacijske naloge asistenta obravnavajo in urejajo podobno kot funkcionalnost vodenja (vsaj na linearni ravni).

Način dela

Dolžina delovnega dne osebnega asistenta je pogosto odvisna od delovnega urnika njegovega vodje. Strogo upoštevanje okvira, predpisanega v regulativnih dokumentih dan dela morda le za podporna delovna mesta, kot je vodja pisarne, višji pomočnik pa je navadno prisiljen uskladiti svoj urnik z režimom svojih nadrejenih.

Zamegljenost delovnega dne, pa tudi potreba, da ostanejo vedno v stiku in so v stanju "pripravnosti", pogosto odvrnejo kandidate, čeprav na splošno delovni čas ni daljši kot na katerem koli drugem dobro plačanem položaju. Vendar se je treba zavedati, da je meja med delom in osebnim časom, kot na vsakem vodstvenem položaju, opazno zabrisana.

Opis dela

Zakonodaja Ruske federacije ne ureja postopka oblikovanja opisa delovnega mesta in ne nalaga strogih zahtev glede njegove vsebine. Zato večina delodajalcev samostojno določa obseg nalog in pooblastil za posamezno prosto delovno mesto.

Opis delovnega mesta je strukturirana razlaga pomena določenega položaja, to normativni dokument ne vsebuje le dolžnosti, ampak tudi pravice zaposlenega.

1. Splošne določbe- ta del vsebuje informacije o zahtevah za kandidata; določa postopek sklepanja in odpovedi pogodbe o zaposlitvi; opredeljuje hierarhijo podrejenosti; ureja postopek nadomeščanja delavca v času njegove odsotnosti.
2. Delovne obveznosti - načrtovanje delovnega dne; izvajanje tehnična podpora dejavnosti upravitelja; spremljanje direktorja na sestankih, na izletih; vodenje zapisnikov pogajanj, sestankov, drugih poslovnih srečanj; reševanje posameznih vprašanj v imenu predstojnika in druge naloge.
3. Pravice osebnega pomočnika vodje - pomočnik ima pravico prejemati informacije, vključno z zaupnimi informacijami, v obsegu, ki zadostuje za opravljanje njegovih funkcij; upravljavcu dajejo predloge za izboljšanje svoje dejavnosti; zahtevati v svojem imenu ali v imenu direktorja dokumentacijo od oddelkov in oddelkov podjetja; zahtevajo upravljanje za zagotavljanje normalnih pogojev delovna dejavnost; odloča v okviru svojih pristojnosti in pooblastil.
4. Pomočnik vodje je odgovoren za: malomaren odnos do svojih nalog; neskladnost s standardi, navodili, listino, ukazi in ukazi direktorja; ignoriranje pravil notranji predpisi, varnostni ukrepi, delovna disciplina.

Glede na specifiko dela pomočnika je treba pripravi opisa delovnega mesta pristopiti z največjo pozornostjo. Ne smete biti zadovoljni s tipičnim vzorcem, ki ne more upoštevati vseh odtenkov dela v določenem podjetju. Poleg tega je pomembno razlikovati med položajem osebnega asistenta in pomočnika vodje projekta: naloge slednjega so običajno začasne.

Prosilci praviloma upoštevajo ponudbe za prosta delovna mesta osebnega pomočnika direktorja ali lastnika podjetja. Če ste neizkušeni ali dvomite o svoji sposobnosti obvladovanja dolžnosti in odgovornosti izvršnega pomočnika, je morda vredno poskusiti svojo kariero začeti kot pomočnik linijskega vodje, kot je vodja prodaje. Čeprav to ni tako prestižen položaj, je odlična priložnost za pridobitev potrebnih izkušenj.

Kaj napisati v življenjepisu

Najprej ne bi smeli narediti življenjepisa iz šablonskih besednih zvez in v spletnem iskalniku pokukati na vrednost določene veščine. Izkušen kadrovalec vas bo ugotovil v fazi hitrega telefonskega razgovora. Pomanjkanje izkušenj lahko nadomestite z zgodbo o svojih osebnih dosežkih, koristnih značajskih lastnostih in poklicnem znanju.

Ne smemo pozabiti, da se življenjepisi s fotografijo najprej obdelajo, vendar vam prvega avtoportreta ni treba priložiti dokumentu: bolj je fotografija z zabave, v temnih očalih, preveč retuširana in z drugimi nenavadnostmi. verjetno opozoril kot pritegnil pozornost na vašo kandidaturo.

Primer točk življenjepisa:

1. prosta delovna mesta: asistent; osebni pomočnik; pomočnik sekretarja;
2. osebni podatki: vnesite svoje ime, patronim, priimek, datum rojstva;
3. izobraževanje: seznam izobraževalne ustanove v obratnem kronološkem vrstnem redu;
4. delovne izkušnje: izpolnite na enak način kot prejšnji odstavek, priporočljivo je navesti razlog za odpoved; če ni izkušenj v specialnosti, sodelovanje pri socialni projekti, prostovoljski programi, vzgojna praksa in tako naprej.;
5. zakonski stan: zelo pomembna postavka za delodajalca glede na nereden delovnik;
6. dodatna znanja: navedite stopnjo znanja tujega jezika, navedite prisotnost vozniškega dovoljenja, navedite opravljene tečaje dodatnega izobraževanja;
7. osebne lastnosti: poskusite se objektivno oceniti, dodajte individualne lastnosti dolgočasnim značilnostim "družaben-odporen na stres-učljiv".

Pri izpolnjevanju stolpca »Stiki« navedite vse možne načine za stik z vami: telefon, e-poštni naslov, povezave do strani na družbenih internetnih portalih. In mimogrede, uredite stran, saj so resni delodajalci zelo pozorni na osebne strani prosilcev. Počistite šokantne vsebine, odstranite dvomljive fotografije, znebite se dvoumnih izjav.

Kariera osebnega asistenta

Paradoks, ki je neločljivo povezan z delovnim mestom osebnega pomočnika vodje, je, da boljši kot je zaposleni, manjša je verjetnost, da bo naredil kariero. Dober pomočnik običajno napreduje s svojim nadrejenim. Ker je zaposleni na tem položaju dragocen predvsem zaradi osebnih lastnosti, ki jih za razliko od poklicnih veščin ni mogoče usposobiti, direktorji in najvišji menedžerji zelo neradi dovolijo svojim pomočnikom graditi kariero.

Če pa vas vaš vodja ceni, bo poskušal, če je mogoče, nadomestiti vaše nevšečnosti: z zvišanjem plač, zagotavljanjem dodatnih ugodnosti, izboljšanjem delovnih pogojev, poudarjanjem vašega statusa pred ekipo. Temu se reče "horizontalna kariera": vaš pomen narašča z istim položajem.

Zaključek

Kot vsak poklic ima tudi osebni asistent svoje prednosti in slabosti. Omenili smo že nereden delovni čas; Med slabosti lahko pripišemo tudi starostne omejitve: veliko delodajalcev raje zaposluje delavce, stare vsaj petindvajset let.

Vendar pa je priložnost za tesno sodelovanje z višjim menedžerjem neprecenljiva priložnost za pridobitev vodstvene izkušnje, ki je uporaben na katerem koli področju dejavnosti in morda celo odprete svoje podjetje.

Generalni direktor podjetja ima veliko odgovornosti. Ko organizacija raste, se ta obseg odgovornosti širi. Veliko je "odliva", za katerega mora vodja porabiti čas, namesto da bi reševal probleme, ki so neposredno usmerjeni v razvoj podjetja. To zmanjšuje učinkovitost specialista. Nekatere naloge, ki ne zahtevajo visoke kvalifikacije, se lahko prenesejo na pomočnika generalnega direktorja.

Položaj pomočnika izvršnega direktorja: ključne značilnosti

Funkciji pomočnika generalnega direktorja je težko dati določene značilnosti. Dejstvo je, da se mandat tega strokovnjaka določi glede na potrebe generalnega direktorja. Dejavnost zaposlenega je lahko osredotočena na en vidik. Razmislite o položajih, na katerih asistenti delajo v praksi:

• Uradnik. Ta strokovnjak je odgovoren za delo z dokumentacijo. V njegovem delu so klici, razna dnevna opravila.
• Osebni pomočnik. Specializirano za organizacijo delovnega dne generalnega direktorja, poslovnih srečanj in konferenc. Specialist spremlja vodjo tudi na službenih potovanjih.
• Namestnik generalnega direktorja. Delavec ima pravico odločati o omejenem krogu vprašanj.

Asistent praviloma združuje funkcije več strokovnjakov. V velikih podjetjih ima lahko direktor dva pomočnika. Na primer, eden uredi delovni čas poslovodja, drugi pa se ukvarja s papirništvom.

Pomočnik spada v kategorijo vodij. Poroča neposredno generalnemu direktorju. Zahteve, ki se običajno postavljajo zaposlenemu:

• Višja izobrazba glede na ustrezni profil (na primer pravni).
• Delovne izkušnje tri leta.

Pomočniku generalnega direktorja so praviloma podrejeni drugi zaposleni. Ima široka pooblastila: od pravice do izdajanja ukazov do nadzora nad delom različnih oddelkov.

POMEMBNO! Imenovanje pomočnika sploh ni pretirano. Ta ukrep omogoča vodji, da se osredotoči na reševanje problemov, ki zahtevajo visoko strokovnost in ustvarjalnost. »Cerkev« je delegirana na pomočnika. To bistveno poveča učinkovitost tako direktorja kot podjetja samega.

Pravna ureditev

Delovanje pomočnika generalnega direktorja urejajo naslednji predpisi:

• metodična priporočila.
• Listina.
• Delovna pogodba.
• Ukazi vodje.
• Navodila za delo.

Kakšne so odgovornosti pomočnika generalnega direktorja?

Naloge pomočnika generalnega direktorja se razlikujejo glede na velikost podjetja. V majhnih podjetjih zaposleni nadzorujejo delo kurirjev, menedžerjev in življenjsko podporo pisarne. V velikih organizacijah ima generalni direktor običajno dva pomočnika. En osebni asistent organizira delovni dan vodje, drugi pa skrbi za vse ostale zadeve. Seznam nalog specialista se lahko zelo razlikuje. V vsakem primeru bi morale biti odgovornosti navedene v opisu delovnega mesta. Razmislite o vzorčnem seznamu:

• Organizacija pogajanj, tudi po telefonu.
• Sprejem korespondence.
• Organizacija sestankov in sestankov: priprava povezanih gradiv, nadzor nad spoštovanjem predpisov, zapisniki, stenografija.
• Nadzor nad izvrševanjem navodil generalnega direktorja.
• Zagotavljanje papirjev v podpis vodji.
• Sprejem obiskovalcev generalnega direktorja.
• Organizacija poslovnih potovanj (na primer rezervacija sob, naročanje vozovnic).
• Zagotavljanje učinkovitosti generalnega direktorja.
• Sestavljanje načrta za dan.
• Informacijska podpora direktorja.
• Udeležba na sestankih in poslovnih srečanjih.
• Organizacija poslovnih srečanj.
• Organizacija predstavitev.
• Priprava poročil o stroških.
• Izpolnjevanje osebnih naročil.
• Izdelava baz podatkov, virtualnih predstavitev z osebnim računalnikom.

Pomočnik je najbližja oseba direktorju. Pogosto njegov delovni dan ni normiran. Zaposleni rešuje najrazličnejše naloge, zato mora imeti ustrezne osebnostne lastnosti.

Pravice zaposlenih

Pomočnik generalnega direktorja ima naslednje pravice:

• Seznanitev s projekti in odločitvami vodje glede aktivnosti asist.
• Upravičenost potrebne informacije.
• Pravica odločanja v okviru uradnih pooblastil.

Pomočnik generalnega direktorja ima lahko velika pooblastila. Na primer, zaposleni ima lahko pravico do podpisovanja dokumentov.

Odgovornost pomočnika

Odgovornost, dodeljena pomočniku, mora biti opredeljena v opisu delovnega mesta. Zaposleni je odgovoren za:

• Neupoštevanje delovnih navodil.
• Dejanja, ki kršijo zakone Ruske federacije.
• Povzročanje škode.

Če je pomočnik storil prekršek, se pred uvedbo odgovornosti opravi preiskava. Ugotoviti je treba stopnjo krivde. V preiskavo so vključeni ključni zaposleni v podjetju. Kot rezultat je sestavljen dokument. Glede na stopnjo krivde se delavcu lahko izreče kazen. Pomočnik je lahko tudi odpuščen.

Katere osebne lastnosti se zahtevajo od asistenta?

Osebnemu asistentu je dodeljen najširši obseg nalog. Nekateri strokovnjaki delujejo v eno smer, vendar to ne velja za asistenta. Zahteva večopravilnost, vsestranskost. Razmislite o osebnih lastnostih, ki jih mora imeti pomočnik izvršnega direktorja:

• Proaktivno, proaktivno.
• Sposobnost predvidevanja nadaljnji razvoj situacije.
• Preprečevanje zapletov.
• Vsestranskost.
• Prilagajanje na hitro spreminjajoče se okolje.
• Tekoče znanje enega ali več tujih jezikov.
• Sposobnost dela z informacijskimi tokovi.
• Sposobnost ohranjanja zaupnosti.
• Sposobnost sistemska analiza situacije.
• Sposobnost ponuditi več rešitev hkrati.
• Znanje računalnika na srednji do višji ravni.
• Poznavanje osnov upravljanja s časom.
• Sposobnost usklajevanja dejavnosti več zaposlenih.
• Diplomacija.
• Komunikativnost in sposobnost reševanja konfliktov.
• Operativno delo z velikimi količinami informacij.
• Dober spomin.
• Sposobnost določanja prioritet.

Pomočnik mora biti kompetenten, odporen na stres. Zaželeno je poznavanje sorodnih specialnosti (na primer poznavanje osnov sodne prakse).

Kdaj generalni direktor potrebuje osebnega asistenta?

Pomočnik se najame, če ima generalni direktor velik seznam odgovornosti. Tudi če se vodja spopade z zastavljenimi nalogami, lahko večina "odliva" upočasni delo. Za delo z vsakodnevnimi zadevami je najet asistent. Ti zaposleni so praviloma vabljeni na velika podjetja. Direktorji majhnih organizacij zmorejo vse delo opraviti sami.

Odgovornosti osebnega asistenta

povezani članki

Osebni asistent vodje je pomembna figura v organizaciji in je pravzaprav desna roka. Vedno je seznanjen z vsemi pomembnimi dogodki in aktivnostmi ter lokacijo svojega neposrednega vodje. Hkrati mu je dodeljena velika odgovornost, ki jo bo prisotnost določenih veščin pomagala obvladati. V tem članku si bomo ogledali delovne obveznosti osebnega asistenta in lastnosti, ki jih to delo zahteva.

Iz tega članka se boste naučili:

• kdo je osebni pomočnik vodje;
• službene obveznosti;
• osebne kvalitete;
• profesionalna kakovost.

Kdo je osebni asistent vodje

Torej, osebni asistent vodje- kdo je to? Ta položaj na ruskem trgu dela se je pojavil relativno nedavno. Glede na delovne obveznosti lahko povzamemo, da je osebni asistent ista tajnica vodje, vendar z razširjenimi pristojnostmi.

Dejstvo je, da delo osebnega asistenta ni omejeno le na naloge tajnice: dodajo se tudi zadolžitve za načrtovanje urnika, organizacijo dogodkov itd. Lahko rečemo, da je glavna naloga osebnega asistenta razbremeniti glavo. To pomeni, da je osebni uslužbenec tisti, ki opravlja večino dela vodje (obseg seveda določi vsak šef posebej).

Obstajajo celo primeri, ko je pomočnik direktorja glede na delo, ki ga opravlja, dejansko namestnik. V večini primerov je obseg nalog osebnega asistenta, zapisan v opisu delovnega mesta, precej manjši kot v praksi.

Delovne obveznosti

Delovne naloge tajnika urejajo strokovni standardi. Poleg tega ta dokument vsebuje tudi seznam nalog za zaposlene, kot sta pomočnik sekretarja in tajnik vodje. Znano je, da izpolnjevanje poklicnega standarda v družbah, ki niso v občinski in državni lasti, ni obvezno. Vendar se priporočila v tej dokumentaciji odražajo v definicijah delovnih mest tajnikov v zasebnih podjetjih.

Poglejmo, kaj o določitvi mandata tajnika predstojnika pravi strokovni standard.

Poklicni standard ne vsebuje poklica osebnega asistenta. Njegove delovne obveznosti pa se najbolj odražajo v poklicnem standardu za tajnika predstojnika. Najprej so razdeljeni na 2 dela:

1. Organizacijska podpora dejavnostim vodje;
2. Dokumentacija o dejavnostih vodje organizacije.

Organizacijsko podporo pa sestavljajo:

• oblikovanje načrta delovnega dne za tajnico vodje;
• organizacija sprejemanja klicev telefonski pogovori) vodja;
• organizacija poslovnih potovanj;
• organiziranje sprejema obiskovalcev v sprejemni sobi vodje;
• organizacija, priprava in servisiranje raznih dogodkov (sestanki, poslovni sestanki, sestanki ipd.);
• nadzor nad izvajanjem naročil;
• organiziranje in vzdrževanje funkcionalnega delovnega prostora v recepciji in pisarni vodje.

Navedene naloge poznamo tudi kot administrativna podpora vodji, saj pri njihovem opravljanju tajnica dejansko opravlja administrativna dela.

Dokumentacijska podpora obsega pripravo in izvedbo:

• organizacijski dokumenti;
• poslovodna dokumentacija;
• Organizacija dela z dokumenti;
• Trenutno shranjevanje datotek;
• Obdelava zabojev za kasnejše shranjevanje.

Tudi naloge osebnega asistenta vključujejo sposobnost dela z osebnim računalnikom, stopnja znanja v tem primeru je tudi določena individualno.

Upoštevajte, da je pomočnik vodje, katerega naloge sovpadajo z zgoraj navedenimi, pogosto prisiljen opravljati številne osebne naloge. Ta obseg odgovornosti je priporočljivo določiti neposredno ob prijavi na delovno mesto.

Novi članki

Osebne lastnosti pomočnika vodje

Osebni asistent naj bo na njihovo izvajanje čim bolj psihično in fizično pripravljen. Poglejmo si najpomembnejše osebne lastnosti, ki jih mora imeti osebni asistent.

• Odpornost na stres. Ta kakovost je obvezna zaradi velikega obsega dela in nalog osebnega asistenta. Samo hladen um in sposobnost, da se ne odzove na zunanje dražljaje ali nujni način dela, bo osebnemu asistentu pomagal, da ne bo izgubil moči na samem začetku delovnega dne.
• Družabnost. Znano je, da v čakalnici vodje ni nikoli tiho: tam vedno čakajo obiskovalci ali pa zazvoni telefon. In pomočnik vodje je tisti, ki je prisiljen komunicirati z vsako osebo, ki želi dobiti občinstvo pri vodji. Hkrati pa imajo vsi, ki si želijo, drugačna vprašanja, cilje in razpoloženja, za vse morate najti medsebojni jezik in pridobiti njihovo zaupanje. Bodite prepričani, vaš vodja verjetno ne bo zadovoljen, če v njegovo pisarno pride jezna stranka. Zato bo v tem primeru naloga osebnega asistenta preprečiti takšne situacije, kar je ob pomanjkanju komunikacijskih veščin nemogoče.
• Pozornost. Ta kakovost je zelo pomembna pri delu z dokumenti. Osebni asistent mora znati na prvi pogled oceniti pravilnost oblikovanja in priprave posameznega dokumenta. Poleg tega je glavni vzrok napak v dokumentih ravno nepazljivost.
• Spomin. Znano je, da je delo z dokumenti povezano z velikim številom predpisov in zakonov, ki jih mora osebni asistent poznati. Poleg tega recepcija vsak dan prejme veliko število klicev, česar ne smemo pozabiti. Zapomniti si je treba tudi imena vseh pomembnih partnerjev, podatke o trenutnem stanju itd. Vse to od tajnika zahteva dober spomin in sposobnost hitrega dela z informacijami.

Strokovne lastnosti pomočnika vodje

Poklicne lastnosti, ki se zahtevajo pri delu osebnega pomočnika vodje, predstavljajo impresiven seznam. Za določitev jih lahko uporabite tudi. poklicni standard za tajnico predstojnika, ki nazorno prikazuje, katera znanja so potrebna za opravljanje določenih delovnih obveznosti.

Torej, za izvajanje organizacijske podpore za dejavnosti vodje, mora imeti osebni asistent veliko strokovnih lastnosti.

• Razumeti posebnosti proizvodnih dejavnosti organizacije;
  • posebnosti industrije;
  • Vzorci interakcije med organizacijo in zunanje okolje;
• Biti sposoben komunicirati z vodstvom organizacije in njenimi oddelki;
• poznati metode znanstvene organizacije dela;
  • Funkcije samoupravljanja;
  • Načela in pravila načrtovanja delovnega časa;
• Znati si postaviti cilje. Osnove načrtovanja;
• Spoznajte načela določanja prednosti. Vrste ciljev.

Za dokumentacijske dejavnosti strokovne lastnosti vključujejo:

• pravni temelji gospodarjenja (upravno, delovno in gospodarsko pravo);
• veljavni pravni akti, regulativni in metodološki dokumenti, državni standardi, ki določajo postopek dokumentarne podpore upravljanja;
• organizacijska struktura. Vodstvo organizacije in oddelkov, vzorci podpisov oseb, ki so upravičene do podpisovanja in potrjevanja dokumentov, ter omejitve njihovih pristojnosti;
• pravila za dokumentarno podporo dejavnosti organizacije;
• postopek dela z dokumenti;
• zahteve za dokumente v skladu z regulativnimi akti in državni standardi;
• pravila za pripravo organizacijskih dokumentov (predpisi, navodila, pravilniki itd.) Vrste dokumentov, njihov namen;
• osnove dokumentarnega jezikoslovja.

Hkrati ne pozabite na obvezno razpoložljivost strokovne izobrazbe in delovnih izkušenj.

Kako izbrati osebnega asistenta za direktorja

revija "generalni direktor"

Bistvo dela osebnega asistenta je, da ob poznavanju posebnosti in značilnosti dejavnosti svojega vodje prevzame pomemben del njegovega dela na sebi. Naloge osebnega asistenta na primer vključujejo načrtovanje in optimizacijo delovnega urnika vodje, usklajevanje dejanj generalnega direktorja, organizacijo sestankov in pogajanj, sestankov delničarjev, upravnih odborov, pripravo službenih potovanj za vodjo (glejte Funkcije osebnega pomočnik direktorja).

Funkcije osebnega asistenta vodje

Naloge pomočnika generalnega direktorja vključujejo:

• organizacija telefonskih pogovorov;
• sprejemanje sporočil, pisem, naslovljenih na vodjo, in po potrebi njihovo prenašanje na glavo;
• priprava sestankov, sestankov, vključno s sestanki delničarjev, upravnih odborov, pogajanj (osebni asistent naredi izbor gradiva, obvesti udeležence o kraju in času dogodka ter spremlja spoštovanje predpisov, vodi zapisnike, sestavlja rezultate , vzame stenografijo);
• sprejem dohodnih poslovno dopisovanje, njegova registracija in prenos na vodjo, nato pa - posredovanje sklepov generalnega direktorja določenim izvajalcem ali samostojna priprava odgovora;
• nadzor nad roki za izpolnjevanje navodil vodje zaposlenih v strukturnih oddelkih podjetja;
• sprejem in pravočasna predložitev dokumentov v podpis;
• srečanje in sprejem obiskovalcev glave;
• priprava poslovnih potovanj (vizumska podpora, naročanje vozovnic, rezervacija hotelov);
• ustvarjanje pogojev za maksimalno učinkovito delo vodja (spremlja organizacijo delovnega mesta, razpoložljivost pisarniškega materiala, potrebno pisarniško opremo, čistočo v pisarni vodje).

Kakšnega osebnega asistenta potrebujete

Glavni sekretar. Primerno za vodje podjetij do 25 ljudi. Ta oseba združuje funkcije tajnika vodje s funkcijami tajnika podjetja. Za upravitelja opravlja le nekatere preproste naloge (na primer sreča obiskovalce, jim ponudi pijačo, natisne pisma, obdela korespondenco).

Zahteve. To naj bo discipliniran izvajalec, od katerega se ne zahteva samostojnost pri odločanju, pobuda. Ostali pogoji so: višja ali nedokončana visoka izobrazba (pomembno je, da študij ne vpliva na delo), visoka hitrost tiskarstvo, sposobnost uporabe pisarniške opreme, zaželene so podobne izkušnje eno leto. Oseba, ki se prijavlja na to delovno mesto, mora biti nagnjena k opravljanju monotonega dela.

Administrativni pomočnik, poslovni vodja. Potreben je za vodje podjetij z velikim pretokom dokumentov, predvsem za komunikacijo med vodjo in njegovimi podrejenimi. Ta vrsta osebnega asistenta mora pri svojem delu združevati izvajanje tako tehničnih funkcij kot funkcij, ki od njega zahtevajo neodvisnost in odgovornost, na primer: načrtovanje delovnega urnika vodje, organiziranje potovanj, samostojno sestavljanje nekaterih dokumentov, priprava gradiva za pogajanja, sestanki. , skupščine delničarjev, upravni odbori.

Zahteve. Visoka izobrazba, izkušnje na podobnih delih od dveh let, predstavnica videz, znanje tujega jezika (če je potrebno), dobre organizacijske sposobnosti, vključno z veščinami organizacije pogajanj, sposobnost samostojnega odločanja.

Strokovni pomočnik. Praviloma je potreben za vodje velikih podjetij. Na ta položaj so pogosto povabljeni moški. Takšen pomočnik generalnega direktorja opravi del dela za in za menedžerja, ta pa uživa v rezultatih. Strokovni sodelavec mora imeti posebna znanja in izobrazbo s področja dejavnosti upravnika. Ne opravlja tehničnih del za vodjo, kot je na primer administrativni sodelavec.

Zahteve. Visokošolska izobrazba (profil), podobne delovne izkušnje dve leti, znanje tujega jezika (po potrebi), znanje in izkušnje s področja podjetja, odgovornost, iniciativnost. Za tega zaposlenega je zelo pomembno, da nima pretiranih ambicij, saj bo vodja užival sadove svojega večurnega trdega dela in si prislužil vse lovorike.

Vodja osebnih zadev vodje. Ta vrsta osebnega asistenta je manj pogosta kot druge. Po njem lahko povprašujejo tako mala kot velika podjetja. Potreben je za vodjo, ki veliko časa preživi na delovnem mestu, hkrati pa vodi zelo aktivno življenje zunaj pisarne, ima veliko družino, pogosto gre na počitnice v tujino in je pripravljen zaupati nekatere funkcije organizacije. osebne zadeve svojemu pomočniku. Na primer, vodja osebnih zadev lahko rezervira in kupi vstopnice za gledališča, koncerte, kupi darila za prijatelje, sorodnike in pomembne partnerje. Prav tako ni neobičajno, da vodja osebja organizira potovanja za vodjo in njegovo družino (glej študijo primera: Kuharsko spodnje perilo).

Kuharsko spodnje perilo

Ena kandidatka za delovno mesto osebne asistentke je na razgovoru spregovorila o svojih delovnih obveznostih pri prejšnjem vodji. Levji delež njenega delovnega časa so zavzemale osebne naloge (izbrati sanatorij za ostarelo mamo ob upoštevanju vseh priporočil njenega lečečega zdravnika; ugotoviti od najstniškega sina, kakšno darilo bi rad prejel za rojstni dan in naročiti prek interneta; dobite svežo jagnjetino za piknik ).

Nekoč je njen menedžer nekaj ur pred odhodom izvedel, da gre na službeno pot. Ni imel časa iti domov, da bi zamenjal spodnje perilo. Nato je zvesta pomočnica odšla v najbližjo trgovino in kupila komplet spodnjega perila za kuharja, srajco in kravato zanjo. Takšna naloga je bila zanjo v redu.

Zahteve. Visokošolska izobrazba, dobro računalniško znanje, sposobnost uporabe pisarniške opreme, prijeten videz, znanje jezika (odvisno od posebnosti osebnih nalog vodje), sposobnosti hitrega in učinkovitega iskanja potrebnih informacij na internetu, sposobnost shranjevanja zaupnih podatkov. informacije. Občutek za takt je zelo pomemben, zlasti pri ravnanju s sorodniki vodje.

Generalni direktor govori
Jurij Vodilov, generalni direktor Sibribproma, Tjumen

Sibrybprom LLC je raznoliko podjetje, specializirano za proizvodnjo ribjih izdelkov. Ima tri podjetja za vzrejo in gojenje živih rib, tri predelovalne obrate rib, prekajevalnico in sušilnico, skladišča in ladjedelnico.

Moja osebna asistentka me spremlja že osem let. Najprej so jo zaposlili kot tajnico. Seveda je bil zaposleni uglašen kariera, tako da je čez čas lahko postala moja osebna asistentka.

Kaj je zame še posebej pomembno in zakaj sem izbral prav tega kandidata? Odličen spomin, visoka stopnja discipline, sposobnost pravočasnega opravljanja nalog, sposobnost komuniciranja z ljudmi, poznavanje značilnosti tega poklica, ustrezno zaznavanje zahtev vodstva in seveda spoštovanje etičnih standardi obnašanja.

Moj osebni asistent sprejema obiskovalce, ustvarja pozitivno podobo vodje in ohranja visok ugled podjetja. Načrtovanje mojega delovnega dne, organiziranje pogajanj, sestankov, sestankov, priprava potrebnih dokumentov, opravljanje pisarniškega dela in samostojno reševanje nekaterih vprašanj - vse to je odgovornost mojega osebnega asistenta. Pri delu v takih bližnji stik Medsebojno razumevanje, udobno notranje stanje v procesu komunikacije sta zelo pomembna, saj je pomočnik že tesna oseba!

Generalni direktor govori

Skupina podjetij "Galakta" - ruski proizvajalec blagovne znamke vodke "Poltina" in "Frost and Sun". Podjetje je med 10 najboljših proizvajalcev vodke. Distribucijska mreža izdelkov pokriva vse regije Ruske federacije in je sestavljena iz več kot 100 distributerjev. Regionalna predstavništva skupine so ustanovljena v 24 največjih regijah. Leta 2006 je skupni obseg proizvodnje podjetij skupine znašal 2.520 tisoč ameriških dolarjev. Število osebja je 600 ljudi.

Naloge mojega pomočnika vključujejo:

• načrtovanje delovnega dne vodje;
• organizacija srečanj in konferenc;
• poslovno dopisovanje;
• izvrševanje nalogov in seveda nadzor nad izvrševanjem nalog generalnega direktorja.

Osebni asistent je desna roka vodje, za razliko od tajnika pa ima določena pooblastila in širše področje odgovornosti. Ključne poslovne lastnosti pomočnika generalnega direktorja so komunikativnost, poznavanje poslovnega bontona, točnost, natančnost, pozornost in organiziranost.

Zakaj je pomembna čustvena združljivost s pomočnikom

Delo generalnega direktorja poteka v stiku z velikim številom ljudi, včasih je komunikacija z njimi zgrajena na togi podlagi in pogosto vodi v čustveno nelagodje. Zato je zelo pomembno, da ima oseba, ki ste jo izbrali za delovno mesto osebnega asistenta, ne samo vsa potrebna strokovna znanja, temveč je tudi čustveno kompatibilna z vami.

Seveda je med razgovorom težko ugotoviti kompatibilnost s kandidatom. Obstaja samo en izhod - poslušati morate svojo intuicijo. Zagotovo ste se že večkrat znašli v tej situaciji: zdi se, da ima kandidat vsa potrebna znanja in veščine, njegove izkušnje pa so odlične in plače vse vam ustreza, vendar vam je neprijetno govoriti z osebo, želite, da čim prej odide, in ne najdete posebnih razlag za svoje občutke. Vse je zelo preprosto - to je popolnoma enaka čustvena nezdružljivost.

Generalni direktor govori
Regis Lomm Vodja Pfizer Rusija, Moskva

Pfizer, ustanovljen leta 1849, razvija in proizvaja farmacevtske izdelke za različna področja medicine (kardiologijo, onkologijo, urologijo, psihiatrijo, oftalmologijo, endokrinologijo, dermatovenerologijo), vključno z antibiotiki nove generacije. Pfizer ima več kot 150 lokacij po vsem svetu. Podjetje vsako leto vlaga znatne zneske v raziskave in razvoj novih zdravil. Rusko predstavništvo podjetja (Pfizer International LLC) deluje od leta 1992.

Moj osebni asistent opravlja standardne naloge za to delovno mesto: sestavlja dnevni poslovni urnik, organizira poslovna potovanja itd. Poleg poklicnih sposobnosti so za to vrsto dejavnosti zelo pomembne osebne lastnosti: visoka psihološka prilagodljivost, dobra volja, točnost, sposobnost pozornosti do podrobnosti, odlične komunikacijske sposobnosti. Pomočnik mora vedno čutiti, kaj je še treba storiti za izboljšanje delovnih pogojev vodje.

Znak dobrega vodstvenega pomočnika je iskrena in neomajna pripravljenost pomagati, tudi če rešitev tega problema ni zapisana v pogodbi. Ta nenehna podpora je za vodjo zelo pomembna, še posebej, če dela v tuji državi in ​​ne pozna vedno vseh njenih značilnosti in običajev.

Oseba, ki je zdaj moj osebni asistent, je v podjetju približno eno leto. Ker vodja in pomočnik tesno sodelujeta, mora biti komunikacija udobna za oba. Popolnoma sem prepričan, da je treba pri izbiri zaposlenega upoštevati ne le njegove strokovne lastnosti, ampak tudi dejstvo, ali je med vami prišlo do medsebojnega razumevanja na intuitivni ravni ali ne, ali ste instinktivno čutili, da tej osebi lahko zaupate. V svojih več kot 30-letnih poslovnih izkušnjah sem se naučil pomembne lekcije: včasih se je treba pogosteje zanesti na svojo intuicijo kot na argumente razuma.

Komu zaupati iskanje osebnega asistenta

Obstajata dve možnosti: iskanje zaupajte svoji kadrovski službi ali agenciji za zaposlovanje (glejte tudi: Komu ne gre zaupati, da bo našel pomočnika).

Komu ni mogoče zaupati, da bo našel pomočnika

Pogosto vodja, ki potrebuje dva osebna pomočnika, iskanje drugega zaposlenega zaupa že delujočemu pomočniku. V tem primeru ga vodi dejstvo, da bosta delala v paru, zato morata biti med seboj kompatibilna. Vendar te ideje ni mogoče šteti za uspešno. Zaradi nepripravljenosti delati ob boku s konkurentom, ki zahteva zaupanje in pozornost vodje, lahko prvi pomočnik preprosto izbere tehničnega sekretarja. Opravljal bo vsa rutinska dela, a če bo treba, ne bo mogel v celoti nadomestiti prvega pomočnika.

Generalni direktor, ki daje navodila za iskanje osebnega asistenta, mora čim bolj podrobno (do najmanjših podrobnosti) povedati, kakšno osebo potrebuje. Hkrati je treba določiti ne le dolžnosti, ampak tudi zahteve za kandidate. Bodite prepričani, da navedete, katere zahteve so temeljne in obvezne za vas in katere so izbirne (torej, česa pri izbiri, če so izpolnjene vse bistveno pomembne zahteve, lahko zaprete oči). Če so ti pogoji izpolnjeni, bo oseba, odgovorna za selekcijo, po eni strani izločila kandidate iz temeljnih razlogov in ne bo prisilila vodje, da izgublja čas z nezaželenimi kandidati, po drugi strani pa ne bo zavrnila tistih, ki ne bodo ustreza le enemu ali dvema parametroma.

Generalni direktor govori
Julia Konelskaya, generalna direktorica skupine Galakta, Moskva

Pri izbiri kandidata za delovno mesto asistenta smo uporabili tudi interno kadrovska rezerva, In zunanji viri. Zanimali so me predvsem ljudje, ki so delali kot pomočniki menedžerjev velika podjetja, ter vodje upravnega oddelka (z izkušnjami enkratnega vodenja skupine projektov).

Primarno selekcijo kandidatov je opravila kadrovska služba. Preizkušeno je bilo, ali specialist izpolnjuje navedene zahteve: preizkušene so bile sposobnosti, potencial, motivacija. Kandidat je bil na razgovoru pozvan k reševanju primerov iz realnih delovnih situacij, na podlagi rezultatov pa je bila ugotovljena njegova strokovna primernost ter stopnja zaupanja v kandidata prejšnjega vodje - 2007).

Pri izbiri smo bili pozorni na skladnost kandidata s standardi našega kultura podjetja. Zelo pomembna je tudi njegova pripravljenost prevzeti določeno stopnjo odgovornosti. Če je kandidat izvajalec, potem bo pri postavljanju naloge potrebno porabiti čas za razlago metodologije za njeno izvedbo. Izbrala sem pomočnika, ki je bil sam kos nalogi, ugotovitev potrebna sredstva in izgradnja potrebnih komunikacij.

Tehnologija izbire tajnice za vodjo kreativne ekipe

Sergej Aleksejev Izvršni direktor komično gledališče "Kvartet-I", Moskva

Komično gledališče "Kvartet-I" je leta 1993 ustvarila skupina diplomantov varietejske fakultete GITIS. Gledališka ekipa vedno nastopa kot avtor svojih predstav (tudi če temeljijo na literarnem gradivu drugega avtorja). Gledališče se nenehno ustvarjalno in literarno ukvarja v okviru gledaliških, radijskih in televizijskih projektov.

Delo tajnice v gledališču ima svoje značilnosti. Po eni strani je to druženje znanih igralcev, ustvarjalno vzdušje v zakulisju, po drugi strani pa mora v tem okolju opravljati delo tajnica, delo pa je izključno tehnično. Glave mladih deklet pogosto ne prenesejo takšnega kontrasta. Skoraj sem se sprijaznil s tem, da moram enkrat letno zamenjati tajnico. Zdaj sem na primer že začela delati pri tretjem asistentu v zadnjih dveh letih. Tehnologija izbire je naslednja:

Oglase za iskanje osebnega asistenta objavljam na naši spletni strani in na več zaposlitvenih straneh. Običajno je odzivov veliko - vsako prosto delovno mesto v gledališču je videti privlačnejše od podobnega dela v navadni pisarni. Žal pa kandidati mislijo, da bo, ko bodo šli delat v gledališče, zabavno, in pozabljajo, da je tu treba delati, ne pa se zabavati.

Delam začetni izbor na podlagi svojega življenjepisa. Takoj zavržem življenjepise igralk, umetnikov, novinarjev, torej ljudi, ki so enolično usmerjeni v ustvarjalno kariero. Kajti ta položaj jih očitno lahko zanima samo z vidika vstopa v gledališko druženje. Tehnična izobrazba, pa tudi izkušnje z obdelavo velike količine informacij, je nasprotno adut kandidata. Nato ovrednotim zaporedje pridobljenih izkušenj. Kakšna bi lahko bila na primer motivacija osebe, ki je najprej delala kot vodja projektov in zdaj išče službo kot tajnica?

Kontaktiranje kandidatov za E-naslov in govori po telefonu. Pri dopisovanju je prvi vtis način izražanja misli. Nato za sestanek izberem pet ali šest kandidatov, ki so mi všeč.

Intervju. Vse kandidate povabim na razgovor v enem večeru, poleg tega pokličem prijatelja, direktorja agencije za zaposlovanje. Jaz postavljam vprašanja s stališča subjektivne presoje o človeku, ona pa kot poklicna psihologinja postavlja vprašanja, ki pomagajo prepoznati na primer motivacijo kandidata.

Prišel sem do več testnih zgodb (poslovnih primerov). Predlagam, da prijavitelj razmisli o tem, kako bi ravnal v dani situaciji. V odgovorih iščem zdravo pamet in sovpadanje z mojimi pričakovanji. Na primer: »Prvi delovni dan ste prespali - zbudili ste se pol ure po začetku dela. Kakšni so vaši prvi koraki? Seveda pričakujem, da bo oseba rekla, da najprej pokliče svojega vodjo, to sem jaz. A zgodi se, da kandidat dolgo zavrača in pravi, da se njemu to nikoli ne more zgoditi. Še en primer. Opisujem situacijo, ko ima oseba nalogo, ki jo da neposredni vodja, za njeno izvedbo pa je predvidena točno ena ura. Po tem višji šef da drugo nalogo, ki prav tako traja točno eno uro in jo je prav tako treba začeti takoj. Obeh nalog hkrati ni mogoče opraviti. Potem vprašam, kako bo kandidat ravnal v tej situaciji. Zame bi bil idealen odgovor, da bi stekel do svojega neposrednega nadrejenega, ga obvestil o situaciji in vprašal za nasvet.

Na razgovoru sprašujem o družini, dejavnostih staršev, da razumem, kakšna oseba je pred menoj. Konec koncev so običajno dekleta, ki pridejo na razgovor, mlada (18-23 let) in nimajo delovnih izkušenj (ali pa imajo minimalne). Zato večino tega, kar imajo, založi družina, drugega vpliva še ni bilo, sami pa še niso uspeli postati zreli posamezniki.

Po vseh razgovorih se odločim ob upoštevanju mnenja direktorja kadrovske agencije. Pove, kdo je po njenem mnenju bolj motiviran, kdo ve, kaj hoče in kdo ne. Zelo pomemben pa je tudi občutek stika s človekom in ugodja zaradi njegove prisotnosti. Prišlo je eno dekle, zdelo se je, da govori razumno in povezano, šla je skozi vse poslovne primere, vendar čutim, da me moti, želim, da čim prej odide. Pri izbiri osebnega asistenta tega subjektivnega dejavnika ni mogoče zanemariti.

Kaj vam je bilo všeč pri dekletu, ki je pravkar začelo delati pri nas? Prvič, zelo razumljive pismene formulacije. Drugič, pravkar je diplomirala na Moskovskem letalskem inštitutu in to je dobra tehnična izobrazba. Tretji plus je, da je ob večerih delala kot računovodkinja, zato je znana sistematizirati in obdelovati velike količine podatkov.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje: značilnosti sestavljanja

Opis del je dokument, ki določa naloge, ki jih delavec opravlja, določa njegove delovne naloge in meje njegove odgovornosti.
Čeprav je razvoj opisov delovnih mest za vsak poklic ali položaj v Ruska federacija ni urejeno z delovnopravno zakonodajo, je pri veliki večini delodajalcev (tako državnih kot zasebnih) ta dokument nujno na voljo.

Za kaj je navodilo?

Opis delovnega mesta pomočnika vodje vsebuje največ informacij

Primernost priprave opisa delovnega mesta je razložena z dejstvom, da bo v primeru sojenja brez njega težko dokazati neizpolnjevanje nalog zaposlenega (in njihov izčrpen seznam je določen v dokumentu z navodili), ker pogodba o zaposlitvi z zaposlenim v skladu z 2. delom 57. člena zakonika o delu Ruske federacije vsebuje samo položaj in njegovo splošno delovno funkcijo.

Opis delovnega mesta omogoča delodajalcu, da:

1. Utemeljite zavrnitev iskalca zaposlitve zaradi neizpolnjevanja zahtev, določenih v njem
2. Jasno razmejite odgovornosti med posameznimi zaposlenimi
3. Ocenite uspešnost zaposlenih med poskusnim obdobjem in po njem
4. Za utemeljitev neskladnosti zaposlenega s položajem, ki ga zaseda (ob upoštevanju rezultatov certificiranja).

Prisotnost opisa delovnega mesta je koristna tudi za samega zaposlenega, saj določa meje njegovih nalog in odgovornosti in nihče ne bi smel opravljati funkcij, ki niso predvidene niti s pogodbo o zaposlitvi niti z delovnimi nalogami.

Oddelki za razvoj in navodila

Navodilo začne veljati z določenim datumom in mora biti delavec z njim seznanjen proti podpisu. Priporočljivo je, da delavcu izročite kopijo tega dokumenta (tudi proti podpisu). V skladu z ustaljeno prakso navodila vključujejo tipične pododdelke:

1. Splošne določbe
2. Delovne obveznosti
3. pravice
4. Odgovornost

Pomembno je vedeti, da navodilo ni sestavljeno za katerega koli zaposlenega, temveč za določen položaj / poklic. Zato navodilo ob upoštevanju posebnosti določenega delovnega mesta določa obseg nalog, ki jih bo zaposleni opravljal na tem delovnem mestu.

Značilnosti opisa delovnega mesta pomočnika vodje

Pomočnik vodje - odgovorno delovno mesto

Pomočnik vodje je poseben položaj. Delovna funkcija pomočnika vodje je graditi delo svojega vodje, tako tehnično kot organizacijsko.

Načrtovanje sestankov in dogodkov, načrtovanje delovnega dne, tedna, daljšega obdobja, organiziranje potovanj in dogodkov, spremljanje izvajanja pomembnih dokumentov – to je le majhen del nalog usposobljenega pomočnika vodje.

Napačno je identificirati delovna mesta in s tem tudi naloge, ki jih opravljajo tajnik, pomočnik, vodja pisarne in pomočnik vodje. Če prva delovna mesta pomenijo več pomožnih funkcij, se od pomočnika vodje zahtevajo organizacijske in administrativne funkcije. Ne po naključju, vodnik za kvalifikacije ta položaj uvršča med vodje.

V skladu s tem so predstavljene zahteve, ki veljajo za zaposlenega, ki se zaposli na delovnem mestu pomočnika direktorja, kot za vodstvo: od stopnje izobrazbe do kvalifikacij in izkušenj. prejšnje delo. Zelo pomembne so tudi osebne lastnosti.

Ker niti pogodba o zaposlitvi niti drugi dokumenti ne vsebujejo podrobne izjave o kompetencah pomočnika vodje, jih je treba čim bolj natančno odražati v opisu delovnega mesta. Značilnosti navodil za položaj "Pomočnik vodje":

• Podroben opis nalog
• Priprava navodil po analogiji z navodili vodje (seveda brez funkcije neposrednega upravljanja in sprejemanja edinih odločitev)
• Upoštevanje zaupne narave določenih nalog
• Povečana odgovornost za slabo vero (upoštevajoč možne posledice povzročitve škode delodajalcu)
• Sposobnost opravljanja funkcij, ki jih dodatno prenese vodja.

Splošne zahteve za pomočnika direktorja

Pogosto obstajajo posebne zahteve za položaj pomočnika direktorja

Poglavje »Splošne določbe« lahko poleg navedbe zahtev glede izkušenj in izobrazbe vključuje tudi potrebna znanja, podrejenost in postopek nadomeščanja. Najpogostejši pogoji so:

1. Višja izobrazba
2. Izkušnje (običajno vsaj 1 leto, včasih več)
3. Obvladanje tujih jezikov.
4. Veščine poslovne komunikacije, pisanja in bontona
5. Lastništvo pisarniške opreme
6. Odpornost na stres

Poleg tega mora zaposleni na tem položaju poznati lokalne akte podjetja, se razumeti z zaposlenimi in vodstvom. Kar zadeva tuje jezike, je vredno zahtevati znanje le v primerih, ko jih bo pomočnik praktično uporabljal pri opravljanju svojih nalog.

Oseba, ki opravlja funkcijo pomočnika direktorja, mora znati uporabljati in hraniti zaupne podatke.

Dolžnosti in pravice

Običajno naloge pomočnika vodje vključujejo:

• Izpolnjevanje neposrednih nalog vodstva
• Načrtovanje in usklajevanje delovnega časa vodje
• Nadzor in organizacija pogajanj (tako telefonskih kot ustnih)
• Priprava in urejanje poslovne dokumentacije
• Zaupnost dokumentov in nadzor varnosti

Naloge, kot so kopiranje, vzdrževanje informacijskih zbirk ter druga tehnična in pomožna dela, praviloma opravlja tajnik (tajnik-referent). Za uspešno delo Pomočnik direktorja ima precej široke pravice:

1. Zastopanje interesov organizacije na sestankih in telefonskih pogovorih
2. Od zaposlenih zahtevajte vse potrebne informacije, dokumente, da izpolnite navodila vodje
3. V okviru prenesenih pooblastil za vodenje korespondence in pogajanja potrditi dokumente za reševanje tekočih vprašanj.

Seveda vsaka organizacija glede na naravo svoje dejavnosti dopolni ali spremeni seznam pravic, ki jih ima zaposleni.

Omejitve odgovornosti

Opis delovnega mesta izvršnega pomočnika se v prihodnosti izogiba sodnim sporom

Pri ugotavljanju odgovornosti se je treba spomniti zakonskih norm:

• Za neopravljanje službene dolžnosti – po delovni zakonik
• Za prekrške - v mejah upravne, civilne in kazenske zakonodaje
• zadaj materialna škoda- v skladu z normami delovnega in civilnega zakonika.

Ko ste razvili opis delovnega mesta za pomočnika vodje, ob upoštevanju norm veljavne zakonodaje in posebnosti dejavnosti določene organizacije, lahko ne samo izberete najprimernejšega zaposlenega za tako odgovorno delovno mesto, temveč se tudi izognete morebitnim sodnim sporom v prihodnosti.

Delovni pogoji osebe in njena/njena učinkovitost so lahko odvisni od stopnje podrobnosti in specifikacije. Navsezadnje vodja potrebuje pravega vestnega pomočnika. Bralce moramo opozoriti tudi na dejstvo, da ima lahko vodja več pomočnikov. Lahko so specializirani za tehnične zadeve, finančne zadeve itd.

Obstaja vrsta vodij, ki nimajo namestnikov v osebju. Vse naredi sam, nekaj pomočnikov pa mu pri tem le pomaga. Vse odločitve sprejema sam. Za izdelavo kakovostnega opisa delovnega mesta pomočnika vodje je potrebno v proces vključiti vodjo samega. V nasprotnem primeru bo le kos papirja.

Video material vas bo naučil, kako postati samozavesten in opraviti razgovor za službo:

Ste opazili napako? Izberite in kliknite Ctrl+Enter da nas obvesti.

Članek je bil napisan na podlagi gradiva s spletnih mest: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.