Zápisnica z workshopu v podniku. Ako vypracovať zápisnicu z valného zhromaždenia: všeobecné pravidlá registrácie

Zápisnica - dokument obsahujúci dôsledný záznam o prerokovaní otázok a rozhodovaní na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny zamestnancov. Od zápisníc z rokovaní vytvorených v riadiacej činnosti organizácií treba rozlišovať medzi zápisnicami vyšetrovacích, niektorých správnych orgánov a orgánov verejného poriadku (napríklad protokol inšpektora, protokol o dopravnej nehode a pod.) , ako aj protokoly zmluvného typu (zápisnice o nezhodách, protokoly o prerokovaní nezhôd, protokoly o prerokovaní cien a pod.).

Zasadnutia stálych a dočasných kolegiálnych orgánov (rady federálnych výkonných orgánov, schôdze pracovné kolektívy, schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev a pod.).

Zápisnica sa vyhotovuje na základe poznámok urobených počas porady (schôdze), predložených abstraktov správ a prejavov, referencií, návrhov rozhodnutí a iných materiálov.

Zápisnicu vedie tajomník alebo iná určená osoba. Za správnosť zápisov v zápisnici zodpovedá predseda a tajomník vedúci schôdze.

Zápisnicu možno vyhotoviť v plnej alebo stručnej forme, v ktorej sa vynechá priebeh prerokovania záležitosti a zaznamená sa len rozhodnutie o nej prijaté.

O tom, akú formu protokolu ponechať na stretnutí, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Nadpisom protokolu je označenie druhu kolegiálnej činnosti (zasadnutie, zhromaždenie a pod.) a označenie orgánu, o činnosti ktorého sa zaznamenáva (zápis z porady). atestačná komisia...; protokol valné zhromaždenie akcionári...).

Text celého protokolu pozostáva z dvoch častí:

1. základné.

V úvodnej časti sa píše:

Celé meno predsedu (predseda),

meno sekretárky,

Celé meno prítomných na schôdzi a v prípade potreby aj osoby pozvané na schôdzu (schôdzu).

Ak sa stretnutia (konferencie) zúčastňujú zástupcovia rôznych orgánov a organizácií, uvádza sa miesto výkonu práce a postavenie každej osoby.

Ak počet prítomných presiahne 15 osôb, v úvodnej časti protokolu sa uvedie odkaz na zoznam, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou protokolu, napr.

Prítomných: 25 ľudí. (zoznam je priložený).

Úvodná časť protokolu končí programom obsahujúcim zoznam prerokúvaných otázok zoradených podľa dôležitosti s uvedením rečníka pre každú prerokúvanú problematiku. Body programu sú formulované s predložkou "O", ("O"), vytlačené od okraja ľavého okraja a očíslované arabskými číslicami.

Hlavnú časť textu protokolu tvoria časti zodpovedajúce bodom programu. Text každej časti je zostavený podľa schémy:

POČULI:...

VYKONANÉ:...

VYRIEŠENÉ (VYRIEŠENÉ):...

Sekcia „HEARD“ obsahuje priezvisko a iniciály hovoriaceho, obsah jeho správy (správa, informácia, správa). Ak text správy prednáša rečník v písomnej forme, je možné po uvedení témy prejavu urobiť poznámku: „text správy je pripojený“.

V časti „REČIACI“ sú uvedené mená a iniciály osôb, ktoré vystúpili v diskusii, ako aj ich prejavy vrátane otázok pre rečníka. V prípade potreby je za menom rečníka uvedená jeho pozícia.

V časti „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“ je zaznamenané rozhodnutie, ktoré je formulované stručne, presne, výstižne, aby sa predišlo dvojitému výkladu. Spolu s rozhodnutím je uvedený počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, „zdržal sa hlasovania“, ako aj zoznam osôb, ktoré sa nezúčastnili hlasovania. Rozhodnutie môže obsahovať jednu alebo viac položiek, sú zoradené podľa dôležitosti, každá z nich je očíslovaná.

Pred slovom „HEARD“ sa uvádza číslo v súlade s programom. Slová „HEARD“, „SPEAKED“, „RESOLVED (DECIDED)“ sú vytlačené od ľavého okraja veľkými písmenami a končia dvojbodkou. Text sekcií „POČUŤ“, „HOVORIŤ“, „VYRIEŠENÉ (ROZHODNUTÉ)“ sa vytlačí s riadkovaním 1,5 od nového riadku. Každé priezvisko a iniciály hovoriacich sú vytlačené od nového riadku v nominatívnom páde, záznam prejavu je oddelený od priezviska pomlčkou.

Zápis z rokovania podpisuje predseda a tajomník. V obzvlášť dôležitých prípadoch musia protokol potvrdiť rečníci, víza sa nalepia na ľavý okraj dokumentu na úrovni záznamu prejavu.

Dátumom zápisnice je dátum udalosti (schôdze, porady a pod.). Ak to trvalo niekoľko dní, dátumy začiatku a konca stretnutia sú označené pomlčkou.

Napríklad: 16. - 17.06.2010 alebo 16.06.2010 - 17.06.2010.

Povinné náležitosti protokolu sú: názov organizácie, názov druhu dokumentu, dátum a evidenčné číslo, miesto vyhotovenia alebo zverejnenia, názov textu, podpisy.

Štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia

mesta Moskvy "škola č. 9999"

(GBOU SOSH škola č. 9999)

PROTOKOL

26.08.2014 №01

Zasadnutia pedagogickej rady

Predseda - Antonov A.A.

Tajomník - Borisova B.B.

Prítomní: Vasilyeva V.V., Glebova G.G., Denisov D.D.,

Egorova E.E., Ilyina I.I., Konstantinova K.K.,

Leonidov L.L., Maksimova M.M., Nikolaeva N.N.,

Petrova P.P., Romanova R.R., Sergeev S.S.

PROGRAM:

O hlavných ustanoveniach GEF OOO. námestník riaditeľ pre manažment vodných zdrojov Egorova E.E.

O organizácii práce na škole pri príprave na zavedenie GEF LLC v rokoch 2014-2015 akademický rok. Správa riaditeľa školy GBOU SOSH č. 9999 Antonov A.A.

1. POČÚVANÉ:

Egorov E.E. - Text správy je priložený.

VYKONANÉ:

Leonidov L.L. - podporil návrh Yegorova E.E.

VYRIEŠENÉ:

Berte na vedomie informáciu námestníčky riaditeľa pre vodné hospodárstvo Egorovej E.E. o hlavných ustanoveniach GEF LLC.

Pokračovať v nezávislom štúdiu federálneho štátneho vzdelávacieho štandardu.

2. POČÚVANÉ:

Antonova A.A. - Text správy je priložený.

VYKONANÉ:

Leonidov L.L. - podporil návrh Antonova A.A.

VYRIEŠENÉ:

Vytvorte koordinačnú radu a kreatívne skupiny na predstavenie spoločnosti GEF LLC v marci 2014.

Predseda A.A. Antonov

Tajomník B.B. Borisová

Úvod.

Dokumentácia riadiacich činností pokrýva všetky procesy súvisiace so záznamom (fixovaním) na rôznych médiách a registráciou podľa zavedené pravidlá informácie potrebné na realizáciu riadiacich opatrení. Dokumentácia sa vykonáva v prirodzenom jazyku (ručne písané dokumenty, dokumenty písané na stroji vrátane telegramov, telefónnych správ, strojopisov), ako aj v umelých jazykoch pomocou nových médií (dierne štítky, dierne pásky, magnetické pásky, karty, diskety atď.) "

Zloženie riadiacich dokumentov je určené kompetenciou a funkciami organizácie, postupom pri riešení problémov, objemom a povahou vzťahov s inými organizáciami a je pevne stanovené vo vysvedčení. Jednotnosť pravidiel pre dokumentovanie manažérskych úkonov na všetkých úrovniach riadenia zabezpečuje aplikácia Štátny systém dokumentačnú podporu riadenie (GSDOU) a jednotné dokumentačné systémy (UDS).

Jednotné dokumentačné systémy sú súborom vzájomne prepojených dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktoré obsahujú informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti. DDD sú určené na použitie ako prostredníctvom počítačová veda ako aj tradičné metódy spracovania informácií.

Riadiace dokumenty pre názov, formu a zloženie údajov musia byť v súlade s DDD, požiadavkami Štátnych noriem Ukrajiny, predpismi (charitami) o organizácii iných regulačné dokumenty A, ktorý obsahuje pravidlá dokumentácie.

Toto kontrolná práca je poskytnúť koncept protokolu, odrážať pravidlá jeho návrhu a tiež ukázať, aké formy protokolov existujú.

1. Pojem protokolu a jeho účel.

V rade riadiacich dokumentov majú osobitné miesto protokoly. Sú súčasťou jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Zápisnica - dokument, ktorý upravuje priebeh diskusie o problémoch a rozhodovania na stretnutiach, stretnutiach, zasadnutiach, konferenciách

Je potrebné mať na pamäti, že v činnosti organizácií a podnikov sa často vypracúvajú dokumenty nazývané „protokoly“, ktoré však nespadajú pod vyššie uvedenú definíciu. Takže v oblasti zmluvných vzťahov sa vypracúvajú protokoly o zámere, protokoly o nezhodách, protokoly o schválení; medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov legislatíva menuje zápisnice sčítacej komisie a pod. Takéto typy protokolov sú svojím účelom podobné aktom: zaznamenávajú a potvrdzujú skutočnosti alebo udalosti.

Protokoly sa vypracúvajú v každej organizácii, kde sú dočasné alebo stále kolegiálne orgány, komisie atď. Formou ich činnosti je prerokovanie aktuálnych problémov na poradách či poradách a spoločné rozhodovanie, často hlasovaním.

S nástupom akciových spoločností u nás sa pozornosť tomuto druhu dokladov zvýšila. Najvyššie riadiace orgány akciovej spoločnosti sú kolegiálne a protokoly o ich činnosti sa stávajú jedným z najdôležitejších riadiacich dokumentov. Je to o o zápisniciach z valných zhromaždení akcionárov, zo zasadnutí predstavenstva a predstavenstva. Ani náhodou federálny zákon"O akciové spoločnosti» a inými právnymi úkonmi venovať osobitnú pozornosť obsahu týchto dokumentov.

2. Pravidlá pre evidenciu protokolov

Zápisnica - dokument obsahujúci dôsledný záznam o prerokovaní otázok a rozhodovaní na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny zamestnancov. Od zápisníc z rokovaní vytvorených v riadiacej činnosti organizácií treba rozlišovať medzi zápisnicami vyšetrovacích, niektorých správnych orgánov a orgánov verejného poriadku (napríklad protokol inšpektora, protokol o dopravnej nehode a pod.) , ako aj protokoly zmluvného typu (zápisnice o nezhodách, protokoly o prerokovaní nezhôd, protokoly o prerokovaní cien a pod.).

Zasadnutia stálych a dočasných kolektívnych orgánov (rady federálnych výkonných orgánov, schôdze pracovných kolektívov, schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev a pod.) podliehajú povinnému zaznamenávaniu. Zápisnica sa vyhotovuje na základe záznamu o priebehu rokovaní, odpisov, zvukových záznamov a materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpenia, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy pozvaných a pod.).

Zápisnica odzrkadľuje všetky názory na posudzované otázky a všetky prijaté rozhodnutia. Zápisnicu vedie tajomník alebo iná určená osoba. Za správnosť zápisov v zápisnici zodpovedá predseda a tajomník vedúci schôdzí. Povinné náležitosti protokolu sú:

· názov spoločnosti;

názov typu dokumentu;

dátum a registračné číslo;

miesto zostavenia alebo uverejnenia;

názov k textu

podpisov.

3. Typy protokolov

Existujú dva typy protokolov: úplný a krátky.

Plný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na poradách.

Stručný protokol - iba mená rečníkov a krátka poznámka k téme prejavu.

O tom, akú formu protokolu ponechať na stretnutí, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Nadpisom protokolu je názov kolegiálneho orgánu alebo zasadnutia (Zápisnica zo zasadnutia atestačnej komisie ...; zápisnica z rokovania ...).

Text úplného protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

Úvodná časť sa vyhotovuje rovnakým spôsobom v plnom a krátkom znení protokolu. Uvádzajú sa v ňom mená predsedu a tajomníka, mená alebo celkový počet účastníkov schôdze a pozvaných osôb (v prípade veľkého počtu účastníkov sa k ich číslu uvedie poznámka - "Zoznam účastníkov je v prílohe"), agendy.

Mená prítomných sa zapisujú do protokolu, ak ich nie je viac ako 15, - v abecednom poradí s uvedením miesta výkonu práce a funkcie; ak je prítomných viac, vypracuje sa osobitný zoznam. V zápisniciach zo stálych schôdzí a komisií sa stanoviská prítomných neuvádzajú. Súpis prítomných sa vyhotovuje v celej šírke riadku cez jedno riadkovanie.

V tomto prípade sú slová „Predseda“, „Sekretárka“, „Zúčastnil sa“ (bez úvodzoviek) vytlačené naľavo od poľa, oddelené dvoma intervalmi od názvu a od seba navzájom.

Úvodná časť končí programom rokovania. Body programu sú usporiadané podľa stupňa zložitosti, dôležitosti a odhadovaného času diskusie. Otázky sú formulované v nominatívnom prípade, číslované arabskými číslicami a začínajú predložkami „O“, „O“. Neodporúča sa formulovať otázku alebo skupinu otázok slovom „Rôzne“. Spolu s otázkou je uvedené meno rečníka s uvedením jeho pozície.

Slová „Agenda“ sú vycentrované dva alebo tri intervaly od zoznamu účastníkov.

Hlavná časť textu protokolu ku každému bodu programu je zostavená podľa schémy: VYPOČÚVANÉ ... HOVORITÉ ... ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ) ...

V časti „HEARD“ v krátkych protokoloch je uvedené meno rečníka (rečníka) a téma jeho prejavu. V plnej forme protokolu sa uvádza priezvisko a iniciály hovoriaceho, obsah jeho správy (správa, informácia, správa). Ak text správy prednáša rečník v písomnej forme, je dovolené po uvedení témy prejavu urobiť poznámku: „text správy je priložený“. V časti „REČNÍCI“ sú v krátkych protokoloch uvedené len mená osôb, ktoré vystúpili v diskusii, v úplných protokoloch sú zaznamenané aj ich vystúpenia vrátane otázok na rečníka. V prípade potreby je za menom rečníka uvedená jeho pozícia. V časti „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“ je zaznamenané rozhodnutie, ktoré je formulované stručne, presne, výstižne, aby sa predišlo dvojitému výkladu. Spolu s rozhodnutím je uvedený počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, „zdržali sa hlasovania“, ako aj zoznam osôb, ktoré sa nezúčastnili hlasovania. Rozhodnutie môže obsahovať jednu alebo viac položiek, sú zoradené podľa dôležitosti, každá z nich je očíslovaná.

Pred slovom „HEARD“ sa uvádza číslo v súlade s programom. Slová „HEARD“, „SPEAKED“, „RESOLVED (ROZHODNUTÉ)“ sa píšu od ľavého okraja veľkými písmenami a končia dvojbodkou. Text častí „POČUŤ“, „POVEDAL“, „ROZHODNUTÝ (rozhodnutý)“ je vytlačený s riadkom 1,5 od červenej čiary. Každé priezvisko a iniciály hovoriacich sú vytlačené od nového riadku v nominatívnom páde, záznam prejavu je oddelený od priezviska pomlčkou.

Účastník zasadnutia alebo zasadnutia môže k prijatému rozhodnutiu predložiť nesúhlasné stanovisko, ktoré je uvedené na samostatnom liste a je priložené k zápisnici. Prítomnosť odlišného stanoviska sa zaznamená do zápisnice po zaznamenaní rozhodnutia.

Aj text krátkeho protokolu pozostáva z dvoch častí. V úvodnej časti sú uvedené iniciály a priezviská predsedu (predsedu), ako aj funkcie, iniciály, priezviská osôb prítomných na rokovaní.

Slovo „Attended“ je vytlačené od okraja ľavého okraja, podčiarknuté, na konci slova je umiestnená dvojbodka. Nižšie sú uvedené názvy funkcií, iniciály a priezviská prítomných. Názvy pracovných miest môžu byť všeobecné. Viacriadkové názvy úloh prítomných sú označené s 1 riadkovaním. Zoznam je oddelený od hlavnej časti protokolu plnou čiarou.

Hlavná časť protokolu obsahuje zvažované otázky a rozhodnutia o nich prijaté. Názov otázky je očíslovaný rímskou číslicou a začína sa predložkou "O" ("O"), je vytlačený v strede veľkosťou písma č. 15 a je podčiarknutý o jeden riadok pod posledným riadkom. Pod čiarou sú mená funkcionárov, ktorí vystúpili počas diskusie. táto záležitosť. Priezviská sa tlačia s riadkovaním 1. Potom je uvedené rozhodnutie prijaté vo veci.

Odpovedzte na dve otázky týkajúce sa prípravy zápisnice zo schôdze/schôdze:

Ak program obsahuje otázku informatívneho charakteru, napríklad „O postupe výstavby ...“, potom:

• Či je potrebné urobiť nejaké rozhodnutie typu: "Zobrať - na vedomie." Alebo možno otázku ponechať bez výrokovej časti?
• Mali by byť takéto otázky vôbec na programe dňa?

Je vždy potrebné v zápisnici aspoň stručne uviesť obsah vystúpení počas diskusie o otázke vyžadujúcej si rozhodnutie, alebo možno jednoducho uviesť: „Diskusia sa konala ...“ a potom - „Bolo rozhodnuté ( rozhodnuté)“?

Odpoveď na prvú otázkuČitateľ je obsiahnutý v samotnej definícii protokolu ako typu dokumentu: protokol je dokument, ktorý fixuje priebeh prerokovania otázok a rozhodovania na poradách, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov, t.j. akceptačný proces manažérske rozhodnutia a samotné riešenia.

Protokol obsahuje záznam o prerokovaní otázok a prijatí rozhodnutí o nich. Ak sa robí pravidelná informačná správa, ktorá nie je predmetom diskusie a neprijímajú sa o nej žiadne rozhodnutia, tak nemá zmysel ju zaraďovať ako samostatný bod programu. Potom sa rozhodnutie ako „Vezmite na vedomie“ nebude musieť zaznamenať do protokolu.

Ak sa má otázka čitateľa chápať ako otázka, či je v zásade prijateľné napísať formuláciu „Poznámka“ ako prijaté rozhodnutie, potom je odpoveď áno. Áno, je to povolené. Veď aj vo vzorovom návrhu stručného protokolu, ktorý je uvedený v prílohe č.10 k Modelový návod o papierovaní vo federálnych výkonných orgánoch takéto znenie rozhodnutia existuje (pozri príklad 2).

Ale v reálnej praxi manažérskej činnosti je „holé informovanie“ extrémne zriedkavé. A postup výstavby si vyžaduje neustále sledovanie. Minimálne na základe výsledkov takejto správy možno rozhodnúť o stanovení najbližšieho termínu informovania o postupe výstavby, napríklad o mesiac na najbližšom zasadnutí alebo formou písomnej správy poskytnutej konkrétnym úradníkom.

Takže otázka "O postupe výstavby ..." môže byť nielen informatívna. V závislosti od postupu výstavby môžu prítomní na stretnutí/zhromaždení:

• alebo ho schváliť (ak všetko pôjde podľa vopred stanoveného plánu),
• alebo rozhodnúť o potrebe neodkladných opatrení na nápravu, o posune termínov, o zmene plánu prác a pod.,
• a nastavte dátum a tvar pre ďalší „kontrolný bod“.

Ukazuje sa, že v nadväznosti na výsledky správy o postupe výstavby je predsa len prijaté kolegiálne rozhodnutie. Potom sa jeho znenie zapíše do protokolu v časti „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“.

Odpovedzte na druhú otázkuČitateľovi pomôžu pravidlá na vypracovanie protokolu, ktoré sú obsiahnuté v Štandardných pokynoch pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch (schválených nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536).

Text protokolu sa skladá z dvoch častí:

• úvodné a
• základné.

Ukážka kompletných protokolov. v príklade 1.

V úvodnej časti je uvedený predseda, tajomník a prítomní (pozvaní). Úvodná časť protokolu sa končí programom – zoznamom prerokúvaných otázok, zoradených podľa dôležitosti, s uvedením rečníka pre každý bod programu. Každá otázka je očíslovaná arabskou číslicou a jej názov sa začína predložkou „O“ („O programe“), ktorá je vytlačená od okraja ľavého okraja.

Hlavnú časť protokolu tvoria časti v súlade s bodmi programu. Text každej časti je zostavený podľa schémy: "POČÚVALI SME - HOVORILI - ROZHODLI sme (rozhodli)".

V časti „HOVORINÉ“ sa uvedú mená a iniciály všetkých rečníkov o tejto otázke a zhrnutie ich prejavy. Obsah prejavu je možné vypracovať samostatne, potom sa do protokolu urobí poznámka pod čiarou „text prejavu je pripojený“ (pozri odsek 2 protokolu z príkladu 1).

Ak neboli žiadne prejavy a diskusie, časť „HOVORILA“ jednoducho nie je zahrnutá; potom bude táto časť protokolu pozostávať len z dvoch častí: „HEARD“ a „RESOLVED (DECIDED)“ (pozri časť 1 protokolu z príkladu 1).

V kancelárskej praxi sa krátky protokol používa aj vtedy, keď nie je potrebný podrobný záznam prerokovania záležitostí. Jeho formu sme uviedli v príklade 2.

V takomto protokole uveďte iba:

• zoznam účastníkov,
• zvažované otázky a
• prijaté rozhodnutia.

Na začiatok sa pozrime, ako Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch predpisujú vykonanie krátkej formy protokolu. Zároveň pripomíname, že ustanovenia tohto dokumentu sú záväzné len pre federálne výkonné orgány. Iné organizácie môžu vlastnej vôle požičať si pre seba formy dokumentov a pracovné technológie popísané vo vzorových pokynoch.

Fragment dokumentu

Treba poznamenať, že v predchádzajúcich vzorových pokynoch pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválených nariadením Ruského archívu z 27. novembra 2000 č. 68 a teraz už neplatných, neboli žiadne ustanovenia o krátkom protokole. Tie. skôr nebolo vyhotovenie stručných protokolov na federálnej úrovni upravené, takže boli vypracované v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu konkrétnej organizácie. A pokyny pre kancelársku prácu organizácií boli zase vypracované na základe praktických skúseností, ktoré boli uvedené v akejkoľvek učebnici kancelárskej práce.

Vo vzorových pokynoch pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch, ktoré sú v súčasnosti v platnosti (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536), sa objavil odsek 2.7.3.4 venovaný stručnému protokolu . Preto pokyny pre prácu v kancelárii vypracované federálnymi výkonnými orgánmi musia obsahovať rovnaké požiadavky na vykonanie stručného protokolu. Zároveň upozorňujeme, že v požiadavkách uvedených v odseku 2.7.3.4 vzorových pokynov sú „inovácie v dizajne“, ktoré nie sú typické pre všeobecne akceptovanú prax vydávania stručných protokolov. V prvom rade k nim patria:

• vylúčenie z úvodnej časti programu;
• vycentrovanie názvu otázky a podčiarknutie o jeden riadok pod posledným riadkom;
• registrácia informácií o prítomných;
• pravidlá pre návrh hlavnej časti.

Pre názornosť si ukážeme prílohu č. 10 k aktuálnym Štandardným pokynom pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, ktorá obsahuje vzor krátkeho protokolu.

V tomto článku budeme pokračovať v popísanej obľúbenej téme efektívnych stretnutí.

Poďme podrobne analyzovať, čo sú zápisnice zo schôdze, prečo sú potrebné a ako sa dostať preč od byrokracie, aby ste dosiahli energické výsledky.

Ideálne protokolovanie je možné organizovať pomocou bežných flipchartových listov a fixiek, alebo ho možno vykonať pomocou sofistikovanejších a modernejších nástrojov. Hlavná vec je dodržiavať správnu metodiku a dodržiavať pravidlá hry.

V tomto článku rozoberieme sedem zložiek ideálnych zápisníc zo stretnutí pomocou nášho špeciálneho, vyvinutého na základe viac ako sto realizované projektyšablónu zápisnice zo stretnutia pomocou MindJet Mind Manager.

2. Sedem prvkov dokonalých minút stretnutia

Aby sme získali dohodnutý protokol a priradené riešenia, použijeme špeciálnu šablónu MindJet Mind Manager. Takto to vyzerá v celku.

Obr.1. Všeobecný pohľad na šablónu MindJet pre online protokolovanie

Odporúčame ho vypĺňať postupne počas stretnutia. Túto šablónu sme budovali v priebehu rokov ako výsledok našich projektov na implementáciu silnej kultúry stretnutí v širokej škále spoločností. Pozrime sa bližšie na túto šablónu.

2.1. Sledujte časy začiatku a konca schôdze Mnoho stretnutí sa začína a končí v nesprávnom čase. Jedným zo spôsobov, ako proti tomu bojovať, je sledovať a zaznamenávať časy začiatku a konca stretnutia. Podľa jednoduchého princípu „Ak meriate, potom riadite“:

Obr.2. Zadajte organizačné podrobnosti

Odporúčame tiež, aby ste v samostatnom vlákne opravili tých, ktorí meškali na stretnutie, aby to všetci videli. Efekt je jednoducho magický: nikto nechce byť uvedený ako neskoro. A potom môžete zhrnúť štatistiky a zobraziť hodnotenie najčastejšie oneskorených.

2.2. Špecifikujte a rozdeľte roly účastníkov stretnutia

Najvýkonnejšie a najúčinnejšie nástroje sú často tie najjednoduchšie. Prekvapivo je to fakt: účastníci väčšiny stretnutí úplne nerozumejú úlohám účastníkov, kto a čo by mali robiť, aby stretnutie efektívne viedli a dosahovali výsledky.

Obr.3. Rozdeľte úlohy účastníkov

• Predseda schôdze – zodpovedá za plnenie stanovených pravidiel prípravy a vedenia schôdzí. Od neho závisí, či bude stretnutie efektívne a energické.
• Spravodajca stretnutia - zodpovedá za kvalitnú a predstihovú prípravu a doručenie informácií relevantných pre účastníkov stretnutia.
• Účastník stretnutia – zodpovedný za vlastnú prípravu a aktívnu účasť na stretnutí
• Tajomník schôdze – zodpovedá za vyhotovenie zápisnice zo schôdze.
• Strážca energie - zodpovedný za energiu stretnutia. Ak je v kancelárii dusno, dlho tam nebola prestávka, celková dynamika je nízka, potom by mal energetický strážca zastaviť stretnutie a usporiadať akciu na zvýšenie energie.
• Držiteľ vedomostí je zodpovedný za opravu informácií, aby sa nestratila ani jedna hodnotná myšlienka. Spravidla je to táto osoba, ktorá naznačuje sekretárovi, že je potrebné zaznamenať túto alebo tú myšlienku.
• Správca kontextu – zodpovedá za vedenie programu stretnutia. Signály každému v prípade porušenia programu schôdze.
• Strážca času - Zodpovedá za dodržiavanie časových limitov. 2 minúty pred koncom diskusie o probléme signalizuje, že je čas rozhodnúť sa a opraviť výsledok.

2.3. Stanovte si ciele, stanovte program stretnutia

Obr.4. Prečo ideme?

Preto špecifikujte agendu vyplnením špeciálne pripraveného pre toto pole protokolu MindJet Mind Manager. Odporúčame tiež v súlade so zásadou uvedenou v bode 2.1 dodržať časovú evidenciu, koľko času bolo naplánované na bod programu a koľko času bolo naň skutočne vynaložené. Uvidíte, že po 3-4 týždňoch cieleného merania sa percento včas dokončených stretnutí výrazne zlepší.

2.4. Opraviť riešenia

• Riešenia, ktoré sa dotýkajú každého
• Úlohy, ktoré sú pridelené konkrétnym interpretom
• Otázky, ktoré na stretnutí zazneli, pri ktorých nebolo možné dospieť k presnému riešeniu alebo konkrétnej úlohe na stretnutí. Zvyčajne sa to stane, keď sa problém nastolí mimo rámca stretnutia alebo keď problém nie je dostatočne pripravený na to, aby sa o ňom rozhodlo.

Takže riešenia.

Obr.5. Zadajte text rozhodnutí.

Na stretnutí sa prerokúvajú nové predpisy, obchodné procesy, odmeny, tresty, informácie a mnohé ďalšie, ktoré by sa mali zafixovať vo forme rozhodnutí, ktoré platia pre všetkých prítomných na stretnutí. Toto všetko odporúčame zaznamenať do bloku „Rozhodnutia“.

2.5. Prideľovanie úloh Ako povedal múdry Bismarck, ak chcete, aby bola úloha vykonaná, za jej vykonanie by mala byť zodpovedná jedna a jediná osoba.

Ak to chcete urobiť, použite časť na opravu úloh, ako aj kartu Informácie o úlohe vpravo v MindJet Mind Manager

Obr.6. Zadajte úlohy.

Dôležité je, že úloha musí mať text, termín a zodpovedného realizátora. Pri vypĺňaní týchto polí sa údaje zobrazujú na obrazovke a všetci účastníci stretnutia vidia, kto, za čo a akú zodpovednosť preberá.

2.6. Zaznamenajte si otázky na diskusiu neskôr

Keďže myslíme asociatívne, na každom stretnutí sa určite vyskytnú otázky, ktoré neboli na programe stretnutia. Ak tieto otázky nemožno vyriešiť rýchlo (napríklad pomocou pravidla „tri riadky“), odporúčame ich opraviť v časti „Otázky na diskusiu neskôr“.

Obr.7. Zapíšte si otázky na diskusiu neskôr.

Je veľmi dôležité vyriešiť tieto otázky. Po prvé, účastníci uvidia, že problém nie je stratený a určite bude nastolený neskôr. Po druhé, umožní vám prejsť na otázku z programu. Po tretie, samotný rituál vyriešenia problému vám umožňuje prejsť z diskutovanej témy na inú. Ak sa to neopraví, každý bude duševne premýšľať o nevyriešenom probléme.

2.7. Odsúhlaste rozhodnutia schôdze, vytlačte a podpíšte zápisnicu! Priraďte úlohy v ovládaní úloh (Microsoft Outlook)

A to najdôležitejšie. Na konci stretnutia, keď sa diskutuje o programe, prijímajú sa rozhodnutia, prideľujú sa úlohy a riešia sa problémy na diskusiu neskôr, je nevyhnutné zhrnúť. Teda ešte raz povedať rozhodnutia prijaté z protokolu. Potom pomocou nášho špeciálneho doplnku pre hru s pravidlami pre program MindJet Mind Manager kliknite na tlačidlo „Generovať protokol“

Ryža. 8. Exportujte riešenia do protokolu Microsoft Word a priraďte úlohy v programe Microsoft Outlook

A dostanete zápisnicu zo stretnutia, ktorú je možné ihneď poslať na schôdzu na vytlačenie a podpísať účastníkmi!

Ryža. 9. Príklad protokolu Microsoft Word získaného automaticky.

A po podpísaní protokolu je schôdza ukončená a všetci účastníci odišli na svoje pracoviská, využite ďalšiu funkciu nášho programu – priraďte všetky úlohy do 5 sekúnd pomocou systému riadenia podnikových úloh Outlook! Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo nášho programu "Priradiť objednávky".

Obr.10. Úlohy programu Outlook sa automaticky získavajú z programu na zaznamenávanie online.

Stačí znova skontrolovať správnosť znenia a v každej z úloh kliknúť na tlačidlo „Odoslať“! A teraz každý účastník stretnutia, ktorý príde na svoje pracovisko, dostane dohodnutý protokol a pridelené úlohy v programe Microsoft Outlook!

3. S našou šablónou MindJet Mind Manager môžete usporiadať dokonalé stretnutie sami!

Táto šablóna je nakonfigurovaná tak, aby ste z nej mohli odstrániť nepotrebné bloky (napríklad ak na stretnutí neboli žiadne otázky z kategórie „Body na diskusiu neskôr“) – stačí, ak tento blok jednoducho odstránite, a vo vyslednej verzii zapisnice tohto bloku to proste nebude.

Recenzie:

S pomocou Mind Managera sa naše stretnutia zefektívnili kvalitatívne parametre a čas strávený implementáciou. Jasná štruktúra poskytovaná pravidlami Štandardu a technická implementácia v podobe šablóny Mind Manager posunula naše stretnutia na inú úroveň. Odsúhlasená zápisnica sa teraz objaví hneď na konci stretnutia. Podľa našich odhadov dosahoval na konci projektu časový zisk v dôsledku zavedenia mind managementu pri konaní stretnutí kolegiálnych orgánov asi 2 hodiny týždenne.

Maxim Vladimirovič Baromensky, podpredseda predstavenstva,

Moskovská banka Sberbank Ruska

Stretnutia teraz prijímajú konkrétne rozhodnutia s merateľnými výsledkami a termínmi a úlohy sa prideľujú účinkujúcim v Outlooku hneď po skončení stretnutia. Na konci stretnutia sa automaticky schvaľuje zápisnica. Prehľadná mapa problémov diskutovaných v Mind Manager vám umožňuje neodchýliť sa od programu a posunúť sa smerom k prijatiu konkrétne riešenie v tej či onej otázke. Vďaka vopred stanoveným pravidlám plánovania a prípravy v kalendári vždy začíname stretnutia načas a končíme ešte pred plánovaným časom!

V.V.SALMIN

PREDSEDA BAIKAL BANK

Upozorňujeme tiež na skutočnosť, že aj keď je tento doplnok platný pre MindJet verziu MindManager 14.1. Pre novšie verzie tento doplnok ešte nie je platný, ale môžeme ho prispôsobiť pre vašu spoločnosť, ak nám pošlete požiadavku pomocou nižšie uvedeného formulára!

Efektívne zaznamenávajte svoje stretnutia!