Kurai kategorijai pieder ģenerāldirektora vietnieks? Kādam jābūt vadītāja palīga darba aprakstā. Kādas nianses jāņem vērā, sastādot vadītāja palīga amata aprakstu

Sekretārs, vietnieks vai personīgais asistents? Atkarīgs no situācijas! Apsveriet prasības, pienākumus un nosacījumus, kas jāiekļauj vadītāja palīga darba aprakstā-2018.

No raksta jūs uzzināsit:

Galvas palīgs ir uzņēmuma pirmās personas īstā "labā roka". Šādam darbiniekam uzticēto uzdevumu loks, kā likums, ir plašs. Ja iekšā personāla komplektēšana pozīciju personīgais asistents direktors, mēģiniet aprakstīt tā funkcionalitāti pēc iespējas detalizētāk darba līgums un darba apraksts.

Pareizi sastādītas instrukcijas ir noderīgas abām darba attiecību pusēm. Darbinieks no pirmās darba dienas jaunā amatā sapratīs, kas no viņa tiek prasīts. Un darba devējs iezīmēs amata pilnvaru un pienākumu loku, par kuru nepildīšanu var saukt pie disciplināratbildības vai izvirzīt jautājumu par darbinieka nepilnīgu dienesta atbilstību. Turklāt CI ir uzskaitītas visas pieredzes prasības. praktiskais darbs un speciālista kvalifikācija (skat. rakstu " : nosacījumi, kas jāievada visiem darbiniekiem”).

Nepalaidiet garām: mēneša galvenais raksts no Darba ministrijas un Rostrudas vadošajiem speciālistiem

Pilnīga darba aprakstu grāmata visām darbības nozarēm.

Lejupielādēt saistītos dokumentus:

Darba apraksts "Vadītāja palīgs": struktūra un saturs

Nav vienotas amata apraksta formas, kas būtu obligāta visiem darba devējiem.

Tomēr ir ērta veidne, kas sastāv no vairākām sadaļām:

1. vispārīgie noteikumi;
2. funkcionālie pienākumi Un kvalifikācijas prasībām;
3. tiesības un pilnvaras;
4. atbildība;
5. pārskatīšanas instrukcijas.

Vispārējie noteikumi ietver informāciju par kategoriju, kurai pieder aprakstītais amats, iecelšanas amatā un atbrīvošanas no tā kārtību. Šeit varat arī norādīt, ka darbinieks ir tieši pakļauts izpilddirektoram un iekšā profesionālā darbība vadoties pēc uzņēmuma izstrādātajiem noteikumiem. Uzskaitiet galvenos dokumentus - amata aprakstu, iekšējos darba noteikumus, koplīgumu, instrukcijas par darba aizsardzību.

Efektīvam darbam nepieciešamās zināšanas un prasmes var uzskaitīt sadaļā par darba pienākumiem, vai atsevišķi. Vadītāja palīgam jāzina:

• uzņēmuma struktūra un nozares īpatnības;
• biroja darba un arhivēšanas normas;
• organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas reģistrācijas sistēmas standarti, biznesa vēstules un komerciālie piedāvājumi;
• Krievijas Federācijas darba likumdošana;
• lietišķās komunikācijas noteikumi un ekonomikas pamati.

Neaizmirstiet KI atspoguļot galvenās direktora palīga tiesības un pienākumus. Tāpat kā jebkuram citam darbiniekam, viņam ir tiesības:

• iepazīties ar dokumentiem, kas nosaka amata pilnvaras;
• saņemt informāciju un dokumentus, kas nepieciešami pilnīgai darba funkcijas veikšanai, un pieprasīt tam nepieciešamo apstākļu radīšanu;
• saņemt visas normatīvajos un vietējos normatīvajos aktos paredzētās sociālās garantijas;
• apstiprināt un paaugstināt savu kvalifikāciju;
• iepazīties ar vadības lēmumiem, kas skar tās darbību.

Vadītāja palīgs nes materiālo un disciplināro atbildību paredzētajās robežās darba tiesības RF. Tā kā šis amats ir vadošs amats, darbiniekam bieži nākas saskarties ar konfidenciālu informāciju un ierobežotas pieejamības dokumentiem. Par darba ar šādiem dokumentiem noteikumu pārkāpšanu, komercnoslēpumu izpaušanu un citiem noziedzīgiem nodarījumiem, kas izdarīti darba laikā. darba pienākumi administratīvā, civiltiesiskā un kriminālatbildība. Lai palīdzētu personāla virsniekam - raksts " jāievada visiem darbiniekiem.

Pēdējā sadaļa ir aizpildīta ar informāciju par instrukciju pārskatīšanas kārtību un biežumu, iepazīšanās noteikumiem ar to, eksemplāru skaitu.

Darbinieku iepazans ar DI

Ar CI ir jāiepazīstas pret parakstu visiem darbiniekiem, kuri ieņem šo amatu. Ja uzņēmuma direktoram ir vairāki palīgi, katram savā instrukcijas eksemplārā jādabū rokās un turpmāk jāglabā savā darba vietā.

Vadītāja palīga darba pienākumi

Rokasgrāmatas svarīgākā sadaļa satur darba funkcijas apraksts. Ieteicams lietot formulējumu, kas pēc iespējas precīzāk apraksta ikdienas uzdevumus, ko risina direktora palīgs, darba pienākumus, mijiedarbības ar padotajiem kārtību. Šeit tiek ņemti vērā objektīvie faktori, kas ietekmē darbinieka pilnvaru apjomu, piemēram, kopējais vadītāja palīgu skaits un pienākumu sadales principi starp tiem. Piemēram, direktora palīga pienākumos var ietilpt:

• telefonsarunu un biznesa tikšanos organizēšana;
• , biznesa vēstules un citi dokumenti;
• konferenču un sanāksmju sagatavošana;
• izziņas materiālu vākšana;
• ziņojumu, priekšlikumu sagatavošana, ;
• apmeklētāju pieņemšana, palīdzība darbinieku vēlmju un lūgumu izskatīšanā;
• valsts iestāžu vizītes iestāžu uzdevumā;
• pieteikumu, piezīmju, pieprasījumu pieņemšana;
• vadītāja komandējumu pavadīšana (biļešu pasūtīšana, naktsmītņu rezervēšana).

Pirms informācijas pārsūtīšanas no profesijas standarta uz amata aprakstu, pārliecinieties, ka tie atbilst darba aktivitātes veic konkrēta uzņēmuma vadītāja palīgs. Sīkāka informācija atrodama rakstā “Kā ņemot vērā profesionālos standartus.

Vadītāja palīga amata apraksts: reģistrācijas kārtība

Lai JI projekts stātos spēkā, tas ir jāapstiprina. Apstiprināšanas procedūra ir identiska shēmai, ko izmanto vietējo noteikumu izstrādē (skat. rakstu "Kā izstrādāt un Organizācijā"). Veidlapas augšpusē var ievietot informāciju par darba devēju un zīmogu “Es apstiprinu”, tad uzņēmuma vadītājam tikai jāparaksta dokuments. Vēl viens, ne mazāk izplatīts mehānisms ir apstiprināšana ar rīkojumu. Tiek izdots atsevišķs administratīvais dokuments, ar kuru stājas spēkā viens vai vairāki DI.

Amata aprakstā ir norādīts pienākumu apjoms un darbs, kas jāveic personai, kas ieņem noteiktu amatu. Darba apraksts saskaņā ar Viskrievijas klasifikators vadības dokumentācija jeb OKUD, OK 011-93 (apstiprināts ar 1993. gada 30. decembra valsts standarta dekrētu Nr. 299) ir klasificēta kā dokumentācija par organizācijas darbības organizatorisko un normatīvo regulējumu. Šādu dokumentu grupā kopā ar amata aprakstu jo īpaši ietilpst iekšējie darba noteikumi, struktūrvienības nolikums un štatu tabula.

Vai ir nepieciešams darba apraksts?

Krievijas Federācijas Darba kodekss neuzliek darba devējiem pienākumu izstrādāt amata aprakstus. Patiešām, darba līgumā ar darbinieku vienmēr būtu jāatklāj viņa darba funkcija (darbs atbilstoši amatam saskaņā ar darbinieku sarakstu, profesiju, specialitāti, norādot kvalifikāciju vai konkrēto viņam uzticēto darba veidu) (57. pants). Krievijas Federācijas Darba kodekss). Tāpēc nav iespējams saukt pie atbildības darba devēju par amata aprakstu trūkumu.

Tajā pašā laikā tieši amata apraksts parasti ir dokuments, kurā norādīta darbinieka darba funkcija. Instrukcijā ir ietverts darbinieka darba pienākumu saraksts, ņemot vērā ražošanas, darba un vadības organizācijas specifiku, darbinieka tiesības un atbildību (Rostrudas 2009. gada 30. novembra vēstule Nr. 3520-6-1 ). Turklāt amata aprakstā parasti ir ne tikai atklāta darbinieka darba funkcija, bet arī noteiktas kvalifikācijas prasības, kas attiecas uz ieņemamo amatu vai veikto darbu (Rostrud vēstule Nr. 6234-TZ, datēta ar 2008. gada 24. novembri).

Amatu aprakstu klātbūtne vienkāršo darbinieka un darba devēja mijiedarbības procesu par darba funkcijas saturu, darbinieka tiesībām un pienākumiem un viņam izvirzītajām prasībām. Tas ir, visi tie jautājumi, kas bieži rodas attiecībās gan ar esošajiem darbiniekiem, gan jaunpieņemtajiem darbiniekiem, kā arī ar pretendentiem uz noteiktu amatu.

Rostruds uzskata, ka amata apraksts ir nepieciešams gan darba devēja, gan darbinieka interesēs. Galu galā palīdzēs darba apraksta klātbūtne (Rostruda vēstule, datēta ar 08.09.2007. Nr. 3042-6-0):

• objektīvi novērtēt darbinieka darbību pārbaudes laikā;
• pamatoti atteikties pieņemt darbā (galu galā instrukcijās var būt papildu prasības, kas saistītas ar darbinieka biznesa īpašībām);
• sadalīt darba funkcijas starp darbiniekiem;
• uz laiku pārcelt darbinieku uz citu darbu;
• novērtē darbinieka darba funkcijas izpildes apzinīgumu un pilnīgumu.

Tieši tāpēc amatu aprakstu sagatavošana organizācijā ir atbilstoša.

Šāda instrukcija var būt darba līguma pielikums vai apstiprināta kā neatkarīgs dokuments.

Kā tiek sastādīts amata apraksts

Amata aprakstu parasti sastāda, pamatojoties uz kvalifikācijas raksturlielumiem, kas ietverti kvalifikācijas uzziņu grāmatās (piemēram, Kvalifikācijas uzziņu grāmatā vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatiem, kas apstiprināta ar Darba ministrijas dekrētu 1998. gada 21. augusta Nr. 37).

Darbiniekiem, kuri tiek pieņemti darbā atbilstoši strādnieku profesijām, viņu darba funkcijas noteikšanai tiek izmantoti vienoti attiecīgo nozaru darbinieku darba un profesiju tarifi un kvalifikācijas uzziņu grāmatas. Instrukcijas, kas izstrādātas, pamatojoties uz šādām atsauces grāmatām, parasti sauc par ražošanas instrukcijām. Taču, lai unificētu un vienkāršotu organizācijas iekšējo dokumentāciju, darba profesiju instrukcijas mēdz dēvēt arī par amata aprakstiem.

Sastādot amatu aprakstus, organizācijas vadās arī pēc profesionāliem standartiem.

Tā kā amata apraksts ir iekšējs organizatorisks un administratīvs dokuments, darba devējam, pieņemot darbā (pirms darba līguma parakstīšanas), ir pienākums ar to iepazīstināt darbinieku pret parakstu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 68. panta 3. daļa).

Ģenerāldirektora palīga darba apraksta piemērs

Šeit ir asistenta darba apraksta aizpildīšanas piemērs izpilddirektors. Rokasgrāmatā ir aprakstīti tipiski vadītāja palīga darba pienākumi.

Vadītāja palīga amata apraksts ir izveidots, lai racionalizētu darba attiecības. Dokumentā ir izklāstīti darbinieka funkcionālie pienākumi, pienākumi, tiesības.

Vadītāja asistenta amats dažādas organizācijas var saukt dažādi: direktora personīgais palīgs, vadītāja palīgs, sekretārs.

Darba apraksta paraugs vadītāja palīgam

es Vispārīgi noteikumi

1. Vadītāja palīgu ieceļ amatā un atbrīvo no tā ar organizācijas vadītāja rīkojumu.

2. Vadītāja palīgs ir tieši pakļauts uzņēmuma vadītājam.

3. Vadītāja palīga prombūtnes laikā viņa tiesības un funkcionālie pienākumi tiek nodoti citai amatpersonai, kā norādīts organizācijas rīkojumā.

4. Vadītāja palīga amatā ieceļ personu ar augstāko izglītību un viena gada līdzīga darba pieredzi.

5. Vadītāja palīgs savā darbībā vadās pēc:

• Krievijas Federācijas tiesību akti;
• Uzņēmuma iekšējie darba noteikumi, Statūti un citi uzņēmuma normatīvie akti;
• vadības rīkojumi un norādījumi;
• šis darba apraksts.

6. Vadītāja palīgam jāzina:

• noteikto dokumentu kārtošanas kārtību organizācijā;
• lietišķās komunikācijas un etiķetes noteikumi;
• atskaites dokumentācijas uzturēšanas kārtību;
• biroja tehnikas, sakaru līdzekļu lietošanas noteikumi;
• darba pamati teksta redaktors, izklājlapas;
• biroja darba pamati;
• uzņēmuma organizatoriskā struktūra;
• līgumu slēgšanas un izpildes kārtība.

II. Vadītāja palīga darba pienākumi

Vadītāja palīgam ir šādi pienākumi:

1. Vadītāja darba dienas plānošana: sanāksmju, vizīšu, zvanu, pieņemšanu un citu darbību grafika izstrāde un saskaņošana.

2. Personīga vadītāja pavadīšana sanāksmēs, pieņemšanās, izbraukumos.

3. Tehniskais nodrošinājums vadītāja darbam: biļešu pasūtīšana, transports; sarunu, sanāksmju organizēšana.

4. Sanāksmju, sanāksmju, sarunu gaitu un rezultātus fiksējošu protokolu un citu dokumentu kārtošana.

5. Paziņošana darbiniekiem strukturālās nodaļas instrukciju organizēšana, vadības norādījumi un to izpildes kontrole.

6. Informācijas vākšana, analītisko, informatīvo, uzziņu un citu ziņojumu sagatavošana un sniegšana vadībai.

7. Lietvedība, vadītājam nosūtītās korespondences saņemšana.

8. Apmeklētāju reģistrācija uz personīgu tikšanos pie vadītāja, viņu pieņemšanas organizēšana.

9. Dokumentu un iesniegumu pieņemšana par vadītāja parakstu, to uzskaite, uzskaite un nodošana vadītājam.

10. Vēstuļu, pieprasījumu, citu dokumentu noformēšana vadības vārdā.

11. Sapulču, sapulču, vadītāja rīkoto sanāksmju sagatavošana. Nepieciešamo materiālu savākšana, dalībnieku informēšana par norises laiku, vietu, darba kārtību.

12. Vadītāja oficiālo norādījumu izpilde.

III. Tiesības

Pārvaldnieka palīgam ir tiesības:

1. Saņemt informāciju tādā apjomā, kāds nepieciešams uzdevumu izpildei.

2. Nosūtīt priekšlikumus vadībai, lai uzlabotu viņu darbu un racionalizētu uzņēmuma darbību.

3. Nosūtīt pieprasījumus organizācijas nodaļām (vadītāja vārdā vai pēc personīgas iniciatīvas) viņa pienākumu veikšanai nepieciešamo dokumentu iegūšanai.

4. Prasīt iestādes vadībai tās īstenošanai nepieciešamo apstākļu radīšanu oficiālos pienākumus.

5. Pieņemt patstāvīgus lēmumus savas kompetences ietvaros.

6. Piekļuve konfidenciālai informācijai biznesa vajadzības gadījumā.

IV. Atbildība

Vadītāja palīgs ir atbildīgs par:

1. Organizācijas darbinieku nodrošināšana ar nepatiesu informāciju.

2. Nepareiza dienesta pienākumu veikšana.

3. Materiāla kaitējuma nodarīšana organizācijai, valstij, tās darījumu partneriem, darbiniekiem.

4. Uzdevumu izpildes termiņu pārkāpšana.

5. Organizācijas vadošo dokumentu, lēmumu, rīkojumu noteikumu pārkāpšana.

6. Komercnoslēpumu, personas datu, konfidenciālas informācijas izpaušana.

7. Darbības, kas pārsniedz viņa kompetenci.

8. Darba disciplīnas, drošības noteikumu, iekšējo darba noteikumu, ugunsdrošības noteikumu pārkāpšana.

9. Noteikumu pārkāpšana biznesa etiķete, rupja apiešanās biznesa partneriem, apmeklētāji, organizācijas darbinieki.

Amata apraksta vadītāja palīgs

Vadītāja palīga darba apraksta veidne

APSTIPRINĀT
izpilddirektors
Uzvārds I.O.____________________
"________"_____________ ________ G.

1. Vispārīgie noteikumi

1.1. Vadītāja palīgs pieder pie speciālistu kategorijas.
1.2. Vadītāja palīgu ieceļ amatā un atbrīvo no tā ar uzņēmuma ģenerāldirektora rīkojumu.
1.3. Izpilddirektors ir tieši pakļauts uzņēmuma izpilddirektoram.
1.4. Vadītāja palīga prombūtnes laikā viņa tiesības un pienākumi tiek nodoti citai amatpersonai, par ko tiek paziņots organizācijas rīkojumā.
1.5. Vadītāja palīga amatā tiek iecelta persona, kura atbilst šādām prasībām: izglītība - augstākā vai nepabeigta augstākā, pieredze līdzīgā darbā no gada, biroja tehnikas (fakss, kopētājs, skeneris, printeris) zināšanas, Microsoft programmas Birojs (Word, Excel), biroja darbs.
1.6. Vadītāja palīgs savā darbībā vadās pēc:
- Krievijas Federācijas tiesību akti;
- sabiedrības statūtus, iekšējos darba noteikumus, citus uzņēmuma normatīvos aktus;
- vadības rīkojumi un norādījumi;
- šis darba apraksts.

2. Darba pienākumi
2.1. Plāno vadītāja darba dienu (sanāksmes, zvani, pieņemšana utt.).
2.2. Nodrošina tehnisko atbalstu vadītāja darbībām (transporta pasūtīšana, biļešu pasūtīšana; sanāksmju, sarunu organizēšana u.c.)
2.3. Pavada vadītāju sanāksmēs, izbraukumos utt.
2.4. Piedalās sarunās, lietišķās sanāksmēs, īpašās pieņemšanās; uztur protokolus un citus dokumentus, kas dokumentē sanāksmju un sarunu norisi un rezultātus.
2.5. Vadītāja uzdevumā viņš atsevišķus jautājumus saskaņo ar struktūrvienību darbiniekiem, nes viņiem vadītāja norādījumus un rīkojumus; kontrolē instrukciju un rīkojumu izpildi.
2.6. Apkopo ģenerāldirektora pieprasītos materiālus un informāciju, sagatavo analītiskos, informatīvos, uzziņu un citus materiālus un iesniedz tos vadītājam.
2.7. Veic biroja darbu, saņem ienākošo korespondenci vadītājam izskatīšanai, pieņem dokumentus un personas izziņas vadītāja parakstīšanai, veic uzskaiti un reģistrāciju, nodod vadītājam.
2.8. Sarunā tikšanos ar vadītāju, organizē apmeklētāju pieņemšanu.
2.9. Vadītāja vārdā viņš sastāda vēstules, lūgumus un citus dokumentus.
2.10. Veic darbu pie vadītāja rīkoto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, viņu reģistrācija), uztur un sastāda sēžu un sapulču protokolus.
2.11. Veic individuālos vadītāja oficiālos uzdevumus.

3. Tiesības
3.1. Saņemt informāciju, tajā skaitā konfidenciālu informāciju, tādā apjomā, kāds nepieciešams uzdoto uzdevumu risināšanai.
3.2. Sniegt vadībai ieteikumus sava un uzņēmuma darba uzlabošanai.
3.3. Pieprasīt personīgi vai vadītāja vārdā no uzņēmuma struktūrvienībām un citiem speciālistiem informāciju un dokumentus, kas nepieciešami viņa pienākumu veikšanai.
3.4. Lai izveidotu, nepieciešama vadība normāli apstākļi amata pienākumu veikšanai un visu uzņēmuma darbības rezultātā radušos dokumentu drošībai.
3.5. Pieņemiet lēmumus savas kompetences ietvaros.

4. Atbildība
4.1. Par savu pienākumu nepildīšanu un/vai nesavlaicīgu, nolaidīgu pildīšanu.
4.2. Par spēkā esošo instrukciju, rīkojumu un rīkojumu par komercnoslēpumu un konfidenciālas informācijas saglabāšanu neievērošanu.
4.3. Par iekšējo darba noteikumu, darba disciplīnas, drošības un ugunsdrošības noteikumu pārkāpšanu.

Vadītāja palīgs - atbildīgs administratīvais amats, kas saistīts ar dažāda veida palīdzības sniegšanu uzņēmuma vadītājam, tai skaitā saimnieciskā, juridiskā un tehniskā.

Faktiski vadītāja palīgs ir sekretāre, datorspeciālists, personāla nodaļas darbinieks, jurists un ekonomists. Neviens vadītājs nevar iztikt bez pirmā palīga, kurš ir gatavs palīdzēt uzņēmējdarbībai visnelabvēlīgākajos brīžos, laicīgi nogādāt aizmirstos dokumentus, atgādināt par svarīgu tikšanos, uzklausīt un rosināt pareizā lēmuma pieņemšanā.

Atbilstība un perspektīvas šī amata attīstībai

Saistību paplašināšanās starp uzņēmumiem, aktīvas izmantošanas sadzīvē un darbā, nepieciešamības pastāvīgi uzturēt kontaktus ar biznesa partneriem dēļ daudzi uzņēmēji ir spiesti iegādāties palīgus.

Asistenta amats ir ārkārtīgi svarīgs mūsdienu pasaule. Tikusi attīstīta no parastās sekretāres, kas pasniedz tēju un atbild uz zvaniem, dotā profesijašobrīd saistīta ar lielu atbildību un noteiktu zināšanu pieejamību.

Turiet šo pozīciju ne tikai atbildīgi, bet arī ļoti perspektīvi, jo pēc priekšnieka aiziešanas uz paaugstinājumu ir iespēja iegūt viņa vietu. Praktiskā un teorētiskā pieredze, kas iegūta asistenta amatā, būs labākais ieteikums augstākai vadībai un palīdzēs nākotnē labi virzīties uz priekšu dienestā.

Asistenta darba priekšrocības un trūkumi

Vadītāja palīga amatam ir gan priekšrocības, gan trūkumi.

UZ pozitīvie aspekti ieņemamie amati ir:

• tuvums priekšniekiem;
• pastāvīga piekļuve jaunākajai informācijai;
• spēja būt nedaudz augstākam par citiem uzņēmuma darbiniekiem;
• iespēja satikties interesanti cilvēki iegūt jaunas noderīgas paziņas;
• strādāt ērtā vidē.

Negatīvās puses Vadītāja palīga darbi ir:

• bieži komandējumi;
• neregulārs darba grafiks;
• atrodoties stresa situācijā;
• varas iestāžu emocionālie sabrukumi;
• nepieciešamība atteikties no personīgās dzīves karjeras un darba dēļ.

Vadītāja palīgam jābūt paaugstinātai izturībai pret stresu. Vadītāji ne vienmēr var tikt galā ar emocijām, kas rodas pēc neveiksmīgas darba dienas, jo viņu palīgi bieži vien nonāk zem karstas rokas.

Ja vēl neesat reģistrējis organizāciju, tad visvieglākais to var izdarīt, izmantojot tiešsaistes pakalpojumus, kas palīdzēs bez maksas ģenerēt visus nepieciešamos dokumentus: Ja jums jau ir organizācija un jūs domājat, kā atvieglot un automatizēt grāmatvedības uzskaiti un atskaites, tad palīgā nāk šādi tiešsaistes pakalpojumi, kas pilnībā nomainīs grāmatvedi jūsu rūpnīcā un ietaupīs daudz naudas un laika. Visas atskaites tiek ģenerētas automātiski, parakstītas Elektroniskais paraksts un automātiski nosūtīts tiešsaistē. Tas ir ideāli piemērots individuālam uzņēmējam vai LLC, izmantojot vienkāršoto nodokļu sistēmu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viss notiek dažu klikšķu laikā, bez rindām un stresa. Izmēģiniet to, un jūs būsiet pārsteigti cik viegli tas sanāca!

Prasības pretendentiem uz šo amatu

labs palīgs vajadzētu zināšanas dažādās jomās. Visbiežāk šo amatu ieņem speciālisti personāla atlases jomā, personas ar juridisko, ekonomisko, tehnisko un humanitāro izglītību.

Ir ārkārtīgi svarīgi, lai izpildvaras palīgam tāds būtu īpašības, Kā:

• sabiedriskums;
• pašapziņa;
• spēja ātri reaģēt uz mainīgiem apstākļiem;
• pareiza runa;
• noteikta stingrība;
• stingra dzīves pozīcija.

Ja mēs runājam par uzņēmumu būvniecības, tehnoloģiskajā un citās specifiskās jomās, vadītāja palīgam jābūt speciālām zināšanām un prasmēm. Izvēloties asistentu, īpaša uzmanība tiek pievērsta kandidāta zināšanām svešvalodas un datorprogrammu lietošanas prasmes.

Darba pienākumi

Asistenta amats ir daudzveidīgs, jūs nevarat paļauties uz to, ka varat sēdēt birojā un laiku pa laikam izdrukāt nepieciešamos papīrus.

Tiesības un pienākumi

Viena no svarīgākajām asistenta tiesībām ir iespēja pieprasīt, lai vadība rada viņam piemērotus darba apstākļus:

• darba vietas nodrošināšana;
• darba vietas aprīkošana ar datoru, faksu, printeri un skeneri;
• rakstīšanas un citu darbam nepieciešamo materiālu nodrošināšana.

CV dizaina iezīmes

Pieteikšanās vadītāja asistenta amatam jums jānorāda kopsavilkumā, kas nosūtīts organizācijas direktoram:

Sastādot CV, ir nepieciešams neuzkrītoši norādīt uz komunikatīvo īpašību esamību, emociju neesamību par paaugstinātu tonusu un gatavību neregulārai darba dienai.

Darba iezīmes dažādās darbības jomās

Deputāta publiskajā pieņemšanā

palīga vietnieks jums vienkārši jābūt ārkārtīgi komunikablam. Turklāt viņam jāzina visu rajonā, rajonā, rajonā dzīvojošo aktīvistu vārdi, uzvārdi un tālruņu numuri, kuru vadītājs ir viņa vietnieks.

Deputāta palīgam jābūt savai vēlētāju bāzei, kā arī jārisina rajona problēmu saraksts. Asistentam jāiepazīst pēc iespējas vairāk noderīgu cilvēku, jābūt gatavam atbildēt uz preses un sabiedrības jautājumiem, vadīt un organizēt sarunas.

Deputāta palīgam jābūt juridiski gudram, humanitārai izglītībai un spējām psiholoģijā. Iepriekš jāsagatavojas neregulāram darba grafikam un brīvdienu neesamībai.

Cilvēku Resursu Departaments

Cilvēkresursu vadītāja palīga pienākumi ir sagatavot, nodrošināt, izdrukāt dokumentus, atbildēt uz saņemtajiem zvaniem un uzturēt darba dokumentāciju. Amata priekšrocības - standartizēts darba grafiks.

Pārdošanas nodaļa

Tirdzniecības daļas vadītāja palīgam jāpārzina tirdzniecības amata pamati, jāprot atrast pircējus un piegādātājus, komunicēt ar klientiem un citiem tirdzniecības jomā iesaistītajiem uzņēmējiem.

Galvenā kvalitāte ir sabiedriskums un stresa izturība.

Mākslinieciskais vadītājs

Mākslinieciskā vadītāja palīgam jābūt mākslinieciskajai gaumei, komunikācijas prasmēm ar māksliniekiem un kultūras darbiniekiem, prasmei rīkoties ar dokumentāciju un organizēt prezentācijas, izstādes, dažādas preses relīzes.

Amats ir piemērots tikai cilvēkiem ar mākslinieciskām tieksmēm un humanitāru domāšanu.

Priekšrocības un trūkumi, strādājot par vadītāja personīgo asistentu, ir aprakstīti šajā videoklipā:

Pilnībā noformulēt vadītāja palīga funkcijas, iespējams, nav iespējams: precīzu prasību sarakstu direktora palīga amata pretendentam lielā mērā nosaka uzņēmuma darbības specifika, kā arī atkarīgs no vadītāja subjektīvām vēlmēm. . Viens ir skaidrs: asistentam ir jācenšas pastāvīgi pilnveidot savējo un viņam jābūt nevainojamām morālajām un ētiskajām īpašībām, jo ​​viņam būs gandrīz neierobežota pieeja ne tikai korporatīvajai, bet arī personiskajai informācijai par augstāko vadību.

Nav brīnums, ka šādu vakanci iegūs kandidāts ar pieticīgu sasniegumu, bet kurš gan prot “noķert uz bosa vilni”, nekā spožs profesionālis, kuram sākuma laikā nav izdevies iekarot līderi. iepazīšanās.

Kas ir “galvas personīgais palīgs” un ar ko viņš nodarbojas?

Labi sekretāri, ierēdņi, biroja vadītāji bieži kļūst par vadītāja palīgiem, tas ir, darbiniekiem, kuri ir pārsnieguši savas tiešās funkcionalitātes līmeni, bet kuriem nav iespējas tradicionāli vertikāli virzīties uz priekšu. organizatoriskā shēma kompānijas. Bieži vien palīdzēšana vadītājam tiek apvienota ar citu pienākumu pildīšanu, piemēram, jurista vai tulka.

Direktora palīga loma jebkurā uzņēmumā ir milzīga: uzņēmuma pirmo personu darba laika efektivitāte ir atkarīga no viņa profesionalitātes līmeņa. Asistenta darbs nozīmē, ka izpilddirektors var atslogot savu darba dienu no ievērojamas daļas uzdevumu, kuriem nav nepieciešama personīga līdzdalība, pārceļot tos uz asistentu.

Ne tikai augstskolu absolventiem, bet arī pieredzējušākiem reflektantiem personīgā asistenta amats primāri saistās ar garlaicīgu sekretāres darbu, taču reāli asistents var pildīt dažādas administratīvās lomas.

1. Biroja vadītājs: Atbildīgs par lietvedību, šis darbinieks var daļēji apvienot sekretāra un arhivāra pienākumus.
2. Biroja vadītājs: šis amats ir piemērots vidējiem uzņēmumiem vai nodaļām, kurās strādā trīsdesmit vai vairāk cilvēku. biroja vadītājs ir pakļauts uzņēmuma/filiāles vadītājam un citiem vadības grupas locekļiem; darbinieks kontrolē primāro dokumentāciju, veic daļu no sekretariāta funkcijām (zvani, sapulču koordinēšana, palīdzība viesiem), var pildīt "biroja saimnieces" lomu - atbalstīt visu biroja pakalpojumu loģistiku (palīgmateriālu pasūtīšana, mazo preču organizēšana pašreizējais remonts un tā tālāk.).
3. Sekretāra palīgs: asistenti parasti nodarbojas ar “mehānisko” darbu: dokumentu pārvaldību, ienākošās / izejošās korespondences apstrādi, tālruņa zvanus.
4. Sekretāra palīgs: darbinieks, kas aizpilda sekretāra palīga vakanci, ir pakļauts tikai tiešajam vadītājam, apvieno lietveža funkcijas ar vairākiem vienkāršiem privātiem uzdevumiem.
5. Biznesa palīgs: šī ir burtiski augstākā vadītāja, izpilddirektora vai uzņēmuma īpašnieka labā roka, un tāpēc prasības šim amatam ir ļoti augstas; personīgais asistents ir pakļauts tikai savam tiešajam vadītājam, ir uzskatāms par pilntiesīgu direktora vietnieku, spēj un ir pilnvarots pieņemt patstāvīgus lēmumus vairākos jautājumos.

Profesijas specifika

Iespējams, prasību neatbilstības un neskaidrības līmeņa ziņā var salīdzināt retu amatu kā personīgā asistenta darbu, kam vajadzētu būt ne tik daudz profesijai, cik aicinājumam.

"Personīgā asistenta" amata specifika ir tāda, ka nav iespējams iepriekš aprēķināt visas nianses, īpašības, pilnu funkcionalitāti, jo konkrētais pienākumu apjoms lielākoties ir atkarīgs no darba devēja individuālajām vajadzībām. Reizēm direktoram vajadzīgs cilvēks, kas paglābtu no "papīra darba", dažreiz palīgs ir aizņemts ar personīgajiem uzdevumiem. Daži direktori dod priekšroku algot divus palīgus dažādām darbībām, un lielos uzņēmumos palīgs var darboties kā īpašas nodaļas vadītājs un pat viņam ir savi padotie.

Darbinieku, kas iesaistīti šajā darbības jomā, funkcionālie pienākumi ietver daudzus punktus:

1. strukturētas darba dienas nodrošināšana direktoram: sanāksmju, izbraukumu organizēšana, laika plānošana, sagatavošanās nepieciešamo dokumentu parakstīšanai;
2. rūpes par vadītāju: tīrības, klusuma, komforta, biroja tehnikas normālas darbības nodrošināšana;
3. darbs ar direktora dokumentu plūsmu: vēstules, telefona ziņas;
4. sākotnējo sarunu vadīšana, tiešo vadītāju pieprasījumu apstrāde un pārsūtīšana;
5. rūpes par vadītāja psiholoģisko komfortu: ērta grafika sastādīšana, atgādināšana par svarīgiem notikumiem, tikšanās reizēm, pieprasītās informācijas meklēšana un sniegšana direktoram ērtā formātā.

Dažos uzņēmumos asistents var būt atbildīgs par visu organizācijas dokumentu plūsmu vai vadīt sekretariāta nodaļu.

Papildu izpildvaras palīga funkcijas

Parasti biznesa asistenta pienākumu saraksts ir daudz plašāks nekā sekretāra vai administratora funkcijas. Atbildīgais personīgais asistents papildu pienākumi, ir izplatīta šajā nozarē.

Visbiežāk vadītājam nepieciešams darbinieks ar daudzveidīgām spējām un talantiem. Personīgā asistenta amata pienākumos var ietilpt dokumentu tulkošana no svešvalodas, kā arī vadītāja pavadīšana lietišķajās sanāksmēs kā tulkam: dažkārt sarunu laikā izskan tāda informācija, kuru nevar uzticēt trešajai pusei. Asistentam var uzticēt direktora ikdienas vajadzību kārtošanu: taksometra pasūtīšanu, viesnīcas numuriņu, ēdināšanu, braucienam nepieciešamo dokumentu noformēšanu. Vārdu sakot, katrs vadītājs izvirza savas īpašās prasības pretendentam uz uzņēmuma pirmās personas labās rokas lomu.

Profesionālās uzziņas vadītāja personīgā asistenta amata pretendentam

Asistenta profesija bieži tiek uzskatīta par karjeras sākumu, iespēju iegūt vadības pieredzi un iedziļināties izvēlētās nozares praktiskajās smalkumos. Jaunam absolventam ir jēga apsvērt piedāvājumus no vidēja lieluma organizācijām, jo ​​nopietns augstākā līmeņa vadītājs noteikti dos priekšroku kandidātam ar noteiktu dzīves pieredzi un profesionālajām prasmēm. Tomēr nav noteikumu bez izņēmumiem, dažkārt vakance lielā korporācijā nonāk jauniem, bet talantīgiem pretendentiem.

Asistenta pieredze un izglītības prasības

Pretendentam uz personīgā asistenta amatu jābūt vismaz vidējai profesionālajai, vēlams ar administrāciju vai (atsevišķos gadījumos) ar uzņēmuma specifiku saistītai augstākajai izglītībai.

Kandidāti parasti atbilst šādām profesionālajām prasībām:

• nevainojama lasītprasme;
• sniegta runa;
• zināšanas par nepieciešamo tiesību aktu sadaļu pamatiem, kas attiecas uz administratīvo un ražošanas darbības kompānijas;
• Prasme visās pamata biroja programmās;
• dokumentu pārvaldības prasmes;
• īstenošana lietišķā sarakste un sarunas saskaņā ar normatīvajiem, korporatīvajiem un profesionālās ētikas standartiem;
• svešvalodas zināšanas sarunvalodas (dažreiz tehniskā) līmenī;
• ja runājam par asistentu direktora vietnieka līmenī, tad nepieciešama pilnīga izpratne par organizācijas specifiku un galvenajiem biznesa procesiem.

Personīgā asistenta amata pretendentam minimālais prasību saraksts var tikt paplašināts atkarībā no konkrētā uzņēmuma lieluma, darbības jomas un citām īpašībām. Daudzas organizācijas zvana konkurences priekšrocības pretendentam ir papildu kursi vai izglītība dažādās uzņēmējdarbības jomās.

Uzņēmuma vadītāja palīgam nepieciešamās personiskās īpašības

Tik atbildīgas un daudzšķautņainas profesijas kā vadītāja personīgā asistenta specifika prasa īpašu personāžu noliktavu. Asistentam jāspēj pielāgoties ikdienas rutīnai, psiholoģiskajām īpašībām, priekšnieka personīgajām vēlmēm. Galvenā prasība asistentam ir, lai viņa temperaments un uzvedības modeļi papildinātu vadītāja personību, nevis nonāktu disonancē.

Izpilddirektora asistentam ir jābūt šādām īpašībām:

• izturība pret stresu, spēja ar tādu pašu mieru tikt galā ar padoto neapmierinātību un priekšnieku aizkaitinājumu;
• daudzuzdevumu veikšana: spēja kontrolēt vairākas lietas vienlaikus ir neaizstājama personīgā asistenta īpašība;
• augsts kultūras līmenis: ģenerāldirektora asistentam vai uzņēmuma īpašniekam reprezentatīvās īpašības ir ārkārtīgi svarīgas;
• pozitīva attieksme: personīgā asistenta darbību bieži vien nav iespējams iekļaut skaidrās robežās, tāpēc bez optimistiskas attieksmes pret dažāda veida pārsteigumiem pat perspektīvs speciālists ātri izjutīs emocionālu izdegšanu;
• augstas mācīšanās spējas: uzņēmuma vadītāja interešu lokā var būt visnegaidītākie pieprasījumi, lai sniegtu ticamu informāciju, asistentam jāspēj ātri saprast nepazīstamu informāciju, izcelt no tās galveno un strukturēt būtību ērta forma.

Tomēr personīgā asistenta svarīgākā priekšrocība ir bezierunu lojalitāte un vēlme ievērot darba devēja intereses.

Kvalifikācijas rokasgrāmatā personīgā asistenta amats ir klasificēts kā vadošs amats. Līdz ar to asistenta administratīvie un organizatoriski pienākumi tiek aplūkoti un regulēti līdzīgi kā vadības funkcionalitāte (vismaz lineārā līmenī).

Darba režīms

Personīgā asistenta darba dienas ilgums bieži ir atkarīgs no viņa vadītāja darba grafika. Stingra normatīvajos dokumentos noteiktā regulējuma ievērošana Darba diena varbūt tikai atbalsta amatiem, piemēram, biroja vadītājam, un augstākstāvošs palīgs parasti ir spiests saskaņot savu grafiku ar priekšnieku režīmu.

Darba dienas neskaidrība, kā arī nepieciešamība vienmēr uzturēt kontaktus un būt “modrā” nereti kandidātus izslēdz, lai gan kopumā darba laiks nav ilgāks kā jebkurā citā labi apmaksātā amatā. Tomēr jāņem vērā, ka, tāpat kā jebkurā vadošā amatā, robeža starp darbu un personīgo laiku ir manāmi izplūdusi.

Darba apraksts

Krievijas Federācijas tiesību akti nereglamentē amata apraksta izstrādes procesu un nenosaka stingras prasības tā saturam. Tāpēc lielākā daļa darba devēju patstāvīgi nosaka uzdevumu un pilnvaru apjomu konkrētai vakancei.

Darba apraksts ir strukturēts skaidrojums par konkrēta amata nozīmi, tas normatīvais dokuments satur ne tikai darbinieka pienākumus, bet arī tiesības.

1. Vispārīgi noteikumi- šajā sadaļā ir informācija par kandidātam izvirzītajām prasībām; precizē darba līguma noslēgšanas un izbeigšanas kārtību; nosaka pakļautības hierarhiju; reglamentē darbinieka aizvietošanas kārtību viņa prombūtnes laikā.
2. Darba pienākumi - darba dienas plānošana; īstenošana tehniskā palīdzība vadītāja darbība; pavadot direktoru sanāksmēs, izbraukumos; sarunu, sanāksmju, citu biznesa tikšanos protokolēšana; atsevišķu jautājumu kārtošana vadītāja uzdevumā un citi uzdevumi.
3. Vadītāja personīgā asistenta tiesības - asistentam ir tiesības saņemt informāciju, tajā skaitā konfidenciālu informāciju, tādā apjomā, kas ir pietiekams savu funkciju veikšanai; iesniedz vadītājam priekšlikumus savas darbības uzlabošanai; savā vai direktora vārdā pieprasīt dokumentāciju no uzņēmuma nodaļām un struktūrvienībām; prasīt, lai vadība nodrošinātu normālus apstākļus darba aktivitāte; pieņem lēmumus savas kompetences un pilnvaru ietvaros.
4. Vadītāja palīgs ir atbildīgs par: nolaidīgu attieksmi pret saviem pienākumiem; standartu, instrukciju, hartu, direktora rīkojumu un rīkojumu neievērošana; noteikumu ignorēšana iekšējie noteikumi, drošības pasākumi, darba disciplīna.

Ņemot vērā asistenta darbības specifiku, amata apraksta sagatavošanai jāpieiet ar vislielāko uzmanību. Jums nevajadzētu būt apmierinātam ar tipisku paraugu, kas nevar ņemt vērā visas nianses, strādājot noteiktā uzņēmumā. Turklāt ir svarīgi nošķirt personīgā asistenta un projektu vadītāja asistenta amatus: pēdējā pienākumi parasti ir īslaicīgi.

Parasti pretendenti apsver piedāvājumus uz izpilddirektora vai uzņēmuma īpašnieka personīgā asistenta vakancēm. Ja jums nav pieredzes vai šaubāties par savām spējām veikt izpildvaras asistenta pienākumus un atbildību, iespējams, ir vērts mēģināt sākt savu karjeru kā tiešā vadītāja asistents, piemēram, pārdošanas vadītājs. Lai gan šis nav tik prestižs amats, tomēr sniedz lielisku iespēju iegūt nepieciešamo pieredzi.

Ko rakstīt CV

Pirmkārt, jums nevajadzētu veidot CV no veidņu frāzēm, interneta meklētājā aplūkojot konkrētas prasmes vērtību. Pieredzējis vervētājs jūs izdomās telefona ekspresintervijas posmā. Pieredzes trūkumu var kompensēt stāsts par saviem personīgajiem sasniegumiem, noderīgām rakstura iezīmēm, profesionālajām zināšanām.

Jāatceras, ka vispirms tiek apstrādāti CV ar fotogrāfiju, taču dokumentam nav jāpievieno pirmais pašportrets: fotogrāfija no ballītes, tumšās brilles, pārāk retušēta un ar citām dīvainībām. var brīdināt, nevis pievērst uzmanību jūsu kandidatūrai.

Atsākšanas punktu piemēri:

1. vakances: asistents; personīgais asistents; sekretāra palīgs;
2. personas dati: ievadiet savu vārdu, uzvārdu, uzvārdu, dzimšanas datumu;
3. izglītība: saraksts izglītības iestādēm apgrieztā hronoloģiskā secībā;
4. darba pieredze: aizpildiet tāpat kā iepriekšējo punktu, vēlams norādīt atlaišanas iemeslu; ja nav pieredzes specialitātē, dalība tajā sociālie projekti, brīvprātīgo programmas, izglītības prakse un tā tālāk.;
5. ģimenes stāvoklis: ļoti svarīgs jautājums darba devējam, ņemot vērā neregulāro darba grafiku;
6. papildu prasmes: norāda svešvalodu prasmes līmeni, norāda vadītāja apliecības esamību, uzskaita pabeigtos papildizglītības kursus;
7. personiskās īpašības: mēģiniet dot sev objektīvu novērtējumu, pievienojiet individuālas iezīmes garlaicīgajām īpašībām "sabiedrisks-stresaizturīgs-mācīgs".

Aizpildot aili "Kontakti", uzskaitiet visus iespējamos veidus, kā ar Jums sazināties: tālrunis, e-pasta adrese, saites uz lapām sociālajos interneta portālos. Un, starp citu, sakārtojiet lapu, jo nopietni darba devēji pievērš īpašu uzmanību pretendentu personīgajām lapām. Notīriet šokējošu saturu, noņemiet apšaubāmas fotogrāfijas, atbrīvojieties no neskaidriem apgalvojumiem.

Personīgā asistenta karjera

Paradokss, kas raksturīgs vadītāja personīgā asistenta amatam, ir tāds, ka, jo labāk darbinieks strādā, jo mazāka iespēja, ka viņš veidos karjeru. Labs palīgs parasti pārvietojas kopā ar savu vadītāju. Tā kā šī amata darbinieks ir vērtīgs galvenokārt ar personiskajām īpašībām, kuras atšķirībā no profesionālajām prasmēm nevar apmācīt, direktori un augstākā līmeņa vadītāji ļoti nelabprāt ļauj saviem palīgiem veidot karjeru.

Taču, ja tavs vadītājs tevi novērtē, viņš, ja iespējams, centīsies kompensēt tavas neērtības: paaugstinot algas, nodrošinot papildu pabalstus, uzlabojot darba apstākļus, akcentējot tavu statusu kolektīva priekšā. To sauc par "horizontālo karjeru": jūsu nozīme palielinās līdz ar to pašu pozīciju.

Secinājums

Tāpat kā jebkurai profesijai, personīgajam asistentam ir savi plusi un mīnusi. Jau minējām neregulāro darba laiku; vecuma ierobežojumus var saistīt arī ar trūkumiem: daudzi darba devēji izvēlas pieņemt darbā vismaz divdesmit piecus gadus vecus darbiniekus.

Tomēr iespēja cieši sadarboties ar augstāko vadītāju ir nenovērtējama iespēja iegūt līdera pieredze, kas noder jebkurā darbības jomā un varbūt pat atver savu biznesu.

Uzņēmuma vadītājam ir daudz pienākumu. Organizācijai augot, šis pienākumu loks paplašinās. Ir daudz "kurnuļu", uz kuriem vadītājam ir jāpavada laiks, nevis jārisina problēmas, kas vērstas tieši uz uzņēmuma attīstību. Tas samazina speciālista efektivitāti. Dažus uzdevumus, kuriem nav nepieciešama augsta kvalifikācija, var deleģēt ģenerāldirektora palīgam.

Izpilddirektora palīga amats: galvenās iezīmes

Ģenerāldirektora palīga amatam ir grūti piešķirt noteiktas īpašības. Fakts ir tāds, ka šī speciālista darba uzdevumi tiek noteikti, pamatojoties uz izpilddirektora vajadzībām. Darbinieka darbība var būt vērsta uz vienu aspektu. Apsveriet amatus, kuros asistenti strādā praksē:

• Ierēdnis.Šis speciālists ir atbildīgs par darbu ar dokumentāciju. Viņa atbildības jomā ir zvani, dažādi ikdienas darbi.
• Personīgais asistents. Specializējas izpilddirektora darba dienu, biznesa tikšanos un konferenču organizēšanā. Speciālists vadītāju pavada arī komandējumos.
• Ģenerāldirektora vietnieks. Darbiniekam ir tiesības pieņemt lēmumus ierobežotā jautājumu lokā.

Kā likums, faktiski asistents apvieno vairāku speciālistu funkcijas. Lielos uzņēmumos izpilddirektoram var būt divi palīgi. Piemēram, viens sakārto darba laiks vadītājs, bet otrs nodarbojas ar papīra lietām.

Asistents pieder pie līderu kategorijas. Viņš ziņo tieši izpilddirektoram. Prasības, kas parasti tiek izvirzītas darbiniekam:

• Augstākā izglītība atbilstoši attiecīgajam profilam (piemēram, juridiskajam).
• Darba pieredze trīs gadi.

Pārējie darbinieki parasti ir ģenerāldirektora palīga pakļautībā. Viņam ir plašas pilnvaras: no tiesībām izdot rīkojumus līdz kontrolei pār dažādu nodaļu darbu.

SVARĪGS! Asistenta iecelšana nepavisam nav pārspīlēta. Šis pasākums ļauj vadītājam koncentrēties uz tādu problēmu risināšanu, kas prasa augstu profesionalitāti un radošumu. “Baznīca” tiek deleģēta palīgam. Tas būtiski palielina gan izpilddirektora, gan paša uzņēmuma efektivitāti.

Tiesiskais regulējums

Ģenerāldirektora vietnieka darbību reglamentē šāds nolikums:

• metodiskie ieteikumi.
• Harta.
• Darba līgums.
• Līdera pavēles.
• Darba instrukcija.

Kādi ir ģenerāldirektora palīga pienākumi?

Izpilddirektora asistenta pienākumi atšķiras atkarībā no uzņēmuma lieluma. Mazajos uzņēmumos darbinieki kontrolē kurjeru, vadītāju darbu un biroja dzīvības uzturēšanu. Lielās organizācijās izpilddirektoram parasti ir divi palīgi. Viens personīgais asistents organizē vadītāja darba dienu, otrs kārto visas pārējās lietas. Speciālista pienākumu saraksts var ievērojami atšķirties. Jebkurā gadījumā pienākumi ir skaidri jānorāda amata aprakstā. Apsveriet saraksta paraugu:

• Sarunu organizēšana, tai skaitā pa telefonu.
• Korespondences pieņemšana.
• Sapulču un sapulču organizēšana: saistīto materiālu sagatavošana, noteikumu ievērošanas kontrole, protokolu reģistrēšana, stenogramma.
• Ģenerāldirektora rīkojumu izpildes kontrole.
• Papīru nodrošināšana parakstīšanai galvai.
• Ģenerāldirektora apmeklētāju pieņemšana.
• Darījumu braucienu organizēšana (piemēram, istabu rezervēšana, biļešu pasūtīšana).
• Izpilddirektora efektivitātes nodrošināšana.
• Dienas plāna sastādīšana.
• Izpilddirektora informatīvais atbalsts.
• Dalība sanāksmēs un biznesa sanāksmēs.
• Biznesa tikšanos organizēšana.
• Prezentāciju organizēšana.
• Izdevumu atskaišu sagatavošana.
• Personīgo pasūtījumu izpilde.
• Datu bāzu, virtuālo prezentāciju izveide, izmantojot datoru.

Asistents ir izpilddirektoram tuvākā persona. Bieži vien viņa darba diena nav standartizēta. Darbinieks risina visdažādākos uzdevumus, tāpēc viņam ir jābūt atbilstošām personiskajām īpašībām.

Darbinieku tiesības

Ģenerāldirektora vietniekam ir piešķirtas šādas tiesības:

• Iepazīšanās ar vadītāja projektiem un lēmumiem par asistenta darbību.
• Atbilstība nepieciešamo informāciju.
• Tiesības pieņemt lēmumus dienesta pilnvaru ietvaros.

Ģenerāldirektora palīgu var apveltīt ar lielām pilnvarām. Piemēram, darbiniekam var būt tiesības parakstīt dokumentus.

Asistenta atbildība

Asistentam uzticētā atbildība ir jānorāda amata aprakstā. Darbinieks ir atbildīgs par:

• Darba instrukciju neievērošana.
• Darbības, kas pārkāpj Krievijas Federācijas tiesību aktus.
• Radot bojājumus.

Ja palīgs ir izdarījis pārkāpumu, pirms atbildības uzlikšanas viņam tiek veikta izmeklēšana. Ir nepieciešams noteikt vainas pakāpi. Izmeklēšanā iesaistīti uzņēmuma galvenie darbinieki. Rezultātā tiek sastādīts dokuments. Atkarībā no vainas pakāpes darbiniekam var tikt piemērots sods. Asistentu var arī atlaist.

Kādas personiskās īpašības tiek prasītas no asistenta?

Personīgajam asistentam tiek piešķirts visplašākais uzdevumu loks. Daži speciālisti strādā vienā virzienā, bet tas neattiecas uz palīgu. Tas prasa daudzuzdevumu veikšanu, daudzpusību. Apsveriet personiskās īpašības, kas jāpiemīt izpilddirektora palīgam:

• Proaktīvi, proaktīvi.
• Spēja paredzēt tālākai attīstībai situācijas.
• Komplikāciju novēršana.
• Daudzpusība.
• Pielāgošanās strauji mainīgajai videi.
• Brīvi pārvalda vienu vai vairākas svešvalodas.
• Spēja strādāt ar informācijas plūsmām.
• Spēja saglabāt konfidencialitāti.
• Spēja sistēmas analīze situācijas.
• Iespēja piedāvāt vairākus risinājumus vienlaikus.
• Datoru prasme vidējā līdz augstākajā līmenī.
• Zināšanas par laika plānošanas pamatiem.
• Spēja koordinēt vairāku darbinieku darbību.
• Diplomātija.
• Komunikācijas prasmes un spēja risināt konfliktus.
• Operatīvs darbs ar lielu informācijas apjomu.
• Laba atmiņa.
• Spēja noteikt prioritātes.

Asistentam jābūt kompetentam, izturīgam pret stresu. Vēlamas radniecīgo specialitāšu zināšanas (piemēram, jurisprudences pamatu zināšanas).

Kad izpilddirektoram ir nepieciešams personīgais asistents?

Asistents tiek pieņemts darbā, ja izpilddirektoram ir liels pienākumu saraksts. Pat tad, ja vadītājs tiek galā ar uzdevumiem, lielākā daļa "kurnu" var bremzēt darbu. Tieši darbam ar ikdienas lietām tiek nolīgts palīgs. Kā likums, šie darbinieki tiek aicināti uz lielie uzņēmumi. Mazo organizāciju vadītāji var tikt galā ar visu darbu paši.

Personīgā asistenta pienākumi

Saistītie raksti

Personīgais vadītāja asistents ir svarīga figūra organizācijā un patiesībā ir labā roka. Viņš vienmēr ir informēts par visiem svarīgākajiem notikumiem un aktivitātēm, kā arī par sava tiešā vadītāja atrašanās vietu. Tajā pašā laikā viņam tiek uzlikta liela atbildība, ar kuru noteiktu prasmju klātbūtne palīdzēs tikt galā. Šajā rakstā aplūkosim personīgā asistenta darba pienākumus un šim darbam nepieciešamās īpašības.

No šī raksta jūs uzzināsit:

• kurš ir vadītāja personīgais palīgs;
• darba pienākumi;
• personiskās īpašības;
• profesionāla kvalitāte.

Kas ir personīgais galvas palīgs

Tātad, vadītāja personīgais asistents- kas tas ir? Šī pozīcija Krievijas darba tirgū radās salīdzinoši nesen. Pamatojoties uz darba pienākumiem, var rezumēt, ka personīgais asistents ir tā pati vadītāja sekretāre, bet ar paplašinātiem pienākumiem.

Lieta tāda, ka personīgā asistenta darbs neaprobežojas tikai ar sekretāres pienākumiem: tie papildina arī pienākumus par grafika plānošanu, pasākumu organizēšanu utt. Var teikt, ka personīgā asistenta galvenais pienākums ir izkraut galvu. Tas ir, personīgais darbinieks veic lielāko daļu vadītāja darba (jomu, protams, nosaka katrs priekšnieks individuāli).

Ir pat gadījumi, kad vadītāja palīgs faktiski ir vietnieks, ņemot vērā viņa veikto darbu. Vairumā gadījumu personīgā asistenta pienākumu apjoms, kas noteikts amata aprakstā, ir daudz mazāks nekā praksē.

Darba pienākumi

Sekretāra darba pienākumi reglamentē profesionālie standarti. Turklāt šajā dokumentā ir arī tādu darbinieku pienākumu saraksts kā vadītāja palīgsekretārs un sekretārs. Zināms, ka profesijas standarta ievērošana uzņēmumos, kas nav pašvaldību un valsts īpašumā, nav obligāta. Tomēr šajā dokumentācijā sniegtie ieteikumi ir atspoguļoti privāto uzņēmumu sekretāru amatu definīcijās.

Paskatīsimies, ko profesijas standarts saka par vadītāja sekretāra darba uzdevuma noteikšanu.

Profesijas standartā nav tādas profesijas kā personīgais asistents. Taču viņa darba pienākumi vispilnīgāk atspoguļoti vadītāja sekretāra profesijas standartā. Pirmkārt, tie ir sadalīti 2 daļās:

1. Organizatoriskais atbalsts vadītāja darbībai;
2. Organizācijas vadītāja darbības dokumentācija.

Savukārt organizatoriskais atbalsts sastāv no:

• vadītāja sekretāra darba dienas plāna sastādīšana;
• zvanu saņemšanas organizēšana telefona sarunas) vadītājs;
• komandējumu organizēšana;
• apmeklētāju pieņemšanas organizēšana vadītāja pieņemšanas telpā;
• dažādu pasākumu (sanāksmju, biznesa tikšanās, tikšanās u.c.) organizēšana, sagatavošana un apkalpošana;
• instrukciju izpildes kontrole;
• funkcionālas darba telpas organizēšana un uzturēšana uzņemšanas zonā un vadītāja birojā.

Iepriekš minētie pienākumi ir pazīstami arī kā administratīvais atbalsts vadītājam, jo ​​to izpildē sekretārs faktiski veic administratīvo darbu.

Dokumentācijas atbalsts ietver sagatavošanu un izpildi:

• organizatoriskie dokumenti;
• vadības dokumentācija;
• Darba organizēšana ar dokumentiem;
• Pašreizējais failu glabāšana;
• Lietu apstrāde vēlākai uzglabāšanai.

Tāpat personīgā asistenta pienākumos ietilpst prasme strādāt ar datoru, arī prasmes līmenis šajā gadījumā tiek noteikts individuāli.

Ņemiet vērā, ka vadītāja palīgs, kura pienākumi sakrīt ar iepriekšminēto, bieži ir spiests veikt vairākus personiskus uzdevumus. Šo pienākumu loku ieteicams noteikt tieši, piesakoties darbam.

Jauni raksti

Vadītāja palīga personiskās īpašības

Personīgajam asistentam jābūt maksimāli sagatavotam to īstenošanai gan garīgi, gan fiziski. Apskatīsim svarīgākās personiskās īpašības, kurām vajadzētu būt personīgajam asistentam.

• Stresa izturība. Šī kvalitāte ir obligāta personīgā asistenta lielā darba apjoma un pienākumu dēļ. Tikai auksts prāts un spēja nereaģēt uz ārējiem stimuliem vai ārkārtas darba režīmu palīdzēs personīgajam asistentam nezaudēt spēkus jau pašā darba dienas sākumā.
• Sabiedriskums. Ir zināms, ka galvas uzgaidāmajā telpā nekad nav kluss: tur vienmēr gaida apmeklētāji vai zvana tālrunis. Un tieši vadītāja palīgs ir spiests sazināties ar katru cilvēku, kurš vēlas iegūt auditoriju pie vadītāja. Tajā pašā laikā ikvienam, kurš vēlas, ir dažādi jautājumi, mērķi un noskaņas, tiem visiem ir jāatrod savstarpējā valoda un iegūt viņu uzticību. Esiet drošs, ka jūsu vadītājs, visticamāk, nebūs apmierināts, ja viņa birojā nonāk dusmīgs klients. Tāpēc šajā gadījumā personīgā asistenta uzdevums būs novērst šādas situācijas, kas nav iespējams, ja nav komunikācijas prasmju.
• Uzmanība. Šai kvalitātei ir liela nozīme darbā ar dokumentiem. Personīgajam asistentam jāspēj vienā mirklī novērtēt konkrēta dokumenta noformējuma un sagatavošanas pareizību. Turklāt galvenais dokumentu kļūdu cēlonis ir neuzmanība.
• Atmiņa. Zināms, ka darbs ar dokumentiem ir saistīts ar lielu skaitu normatīvo aktu un likumu, kas personīgajam asistentam ir jāzina. Turklāt reģistratūrā katru dienu tiek saņemts liels skaits zvanu, ko nevajadzētu aizmirst. Ir arī jāatceras visu svarīgo partneru vārdi, informācija par pašreizējo lietu stāvokli utt. Tas viss prasa no sekretāres labu atmiņu un spēju ātri strādāt ar informāciju.

Vadītāja palīga profesionālās īpašības

Galvas personīgā asistenta darbā nepieciešamās profesionālās īpašības veido iespaidīgu sarakstu. Varat arī tos noteikt. vadītāja sekretāra profesijas standarts, kas skaidri parāda, kādas prasmes ir nepieciešamas noteiktu darba pienākumu veikšanai.

Tātad, lai veiktu organizatorisku atbalstu vadītāja darbībām, personīgajam asistentam ir jābūt daudzām profesionālajām īpašībām.

• Izprast organizācijas ražošanas darbības specifiku;
  • nozares specifika;
  • Mijiedarbības modeļi starp organizāciju un ārējā vide;
• Prast komunicēt ar organizācijas un tās struktūrvienību vadību;
• Zināt darba zinātniskās organizācijas metodes;
  • Pašpārvaldes funkcijas;
  • Darba laika plānošanas principi un noteikumi;
• Zināt, kā izvirzīt mērķus. Plānošanas pamati;
• Zināt prioritāšu noteikšanas principus. Mērķu veidi.

Attiecībā uz dokumentācijas darbībām profesionālās īpašības ietver:

• vadības juridiskie pamati (administratīvās, darba un ekonomiskās tiesības);
• spēkā esošie tiesību akti, normatīvie un metodiskie dokumenti, valsts standarti, kas nosaka vadības dokumentārā nodrošinājuma kārtību;
• organizācijas struktūra. Organizācijas un nodaļu vadības komanda, dokumentu parakstīšanas un apstiprināšanas tiesīgo personu parakstu paraugi un to atbildības jomu ierobežojumi;
• organizācijas darbības dokumentārā atbalsta noteikumi;
• kārtība darbam ar dokumentiem;
• prasības dokumentiem saskaņā ar normatīvajiem aktiem un valsts standarti;
• organizatorisko dokumentu (nolikumu, instrukciju, noteikumu uc) noformēšanas noteikumi Dokumentu veidi, to mērķis;
• dokumentālās valodniecības pamati.

Tajā pašā laikā neaizmirstiet par obligātu profesionālās izglītības un darba pieredzes pieejamību.

Kā izvēlēties izpilddirektora personīgo palīgu

žurnāls "Ģenerāldirektors"

Personīgā asistenta darba būtība ir, zinot sava vadītāja darbības specifiku un īpatnības, ievērojamu daļu sava darba uzņemties uz sevi. Piemēram, personīgā asistenta pienākumos ietilpst vadītāja darba grafika plānošana un optimizēšana, izpilddirektora darbības koordinēšana, sanāksmju un sarunu organizēšana, akcionāru sapulces, direktoru padomes, vadītāja komandējumu sagatavošana (sk. Personāla funkcijas vadītāja palīgs).

Galvas personīgā asistenta funkcijas

Ģenerāldirektora vietnieka pienākumos ietilpst:

• telefona sarunu organizēšana;
• ziņu, vēstuļu saņemšana, kas adresētas galvai, un, ja nepieciešams, nešana pie galvas;
• sapulču, sapulču, tai skaitā akcionāru sapulču, valdes sapulču, sarunu sagatavošana (personīgais asistents veic materiālu izvēli, paziņo dalībniekiem par pasākuma vietu un laiku, kā arī uzrauga noteikumu ievērošanu, protokolē, noformē rezultātus , izmanto stenogrammu);
• ienākošo saņemšana lietišķā sarakste, tā reģistrācija un nodošana vadītājam, un pēc tam - ģenerāldirektora lēmumu nodošana konkrētiem izpildītājiem vai patstāvīga atbildes sagatavošana;
• uzņēmuma struktūrvienību darbinieku vadītāja norādījumu izpildes termiņu kontrole;
• dokumentu pieņemšana un savlaicīga iesniegšana parakstīšanai;
• vadītāja apmeklētāju sagaidīšana un uzņemšana;
• komandējumu sagatavošana (vīzu atbalsts, biļešu pasūtīšana, viesnīcu rezervēšana);
• maksimāli labvēlīgu apstākļu radīšana efektīvs darbs vadītājs (uzrauga darba vietas organizāciju, kancelejas preču pieejamību, nepieciešamo biroja aprīkojumu, tīrību vadītāja kabinetā).

Kāds personīgais asistents jums ir nepieciešams

Galvenais sekretārs. Piemērots uzņēmumu vadītājiem līdz 25 cilvēkiem. Šī persona apvieno vadītāja sekretāra funkcijas ar uzņēmuma sekretāra funkcijām. Pārvaldniekam viņš veic tikai noteiktus vienkāršus darbus (piemēram, satiek apmeklētājus, piedāvā viņiem dzērienus, drukā vēstules, apstrādā korespondenci).

Prasības. Tam jābūt disciplinētam izpildītājam, no kura netiek prasīta neatkarīga lēmumu pieņemšana, iniciatīva. Citas prasības ir: augstākā vai nepabeigta augstākā izglītība (svarīgi, lai studijas neietekmētu darbu), liels ātrums druka, prasme lietot biroja tehniku, vēlama līdzīga pieredze gadu. Nepieciešams, lai persona, kas pretendē uz šo amatu, būtu tendēta uz monotonu darbu.

Administratīvais asistents, biznesa vadītājs. Tas nepieciešams uzņēmumu vadītājiem ar lielu dokumentu plūsmu, galvenokārt komunikācijai starp vadītāju un viņa padotajiem. Šāda veida personīgajam asistentam savā darbā jāapvieno gan tehnisko funkciju, gan tādu funkciju veikšana, kas prasa no viņa neatkarību un atbildību, piemēram: vadītāja darba grafika plānošana, braucienu organizēšana, atsevišķu dokumentu patstāvīga sastādīšana, materiālu sagatavošana sarunām, sanāksmēm. , akcionāru sapulces, direktoru padomes.

Prasības. Augstākā izglītība, pieredze līdzīgā darbā no diviem gadiem, reprezentatīva izskats, svešvalodas zināšanas (ja nepieciešams), labas organizatoriskās prasmes, tai skaitā sarunu organizēšanas prasmes, spēja patstāvīgi pieņemt lēmumus.

Profesionāls asistents. Tas, kā likums, ir nepieciešams lielu uzņēmumu vadītājiem. Šajā amatā bieži tiek aicināti vīrieši. Šāds ģenerāldirektora palīgs daļu darba veic vadītāja labā un viņa labā, un vadītājs priecājas par rezultātiem. Profesionālam asistentam jābūt speciālām zināšanām un izglītībai vadītāja darbības priekšmetā. Viņš neveic tehnisko darbu vadītājam, piemēram, piemēram, administratīvais palīgs.

Prasības. Augstākā izglītība (profils), līdzīga darba pieredze divu gadu garumā, svešvalodas zināšanas (ja nepieciešams), zināšanas un pieredze uzņēmuma darbības jomā, atbildība, iniciatīva. Šim darbiniekam ir ļoti svarīgi, lai nebūtu pārmērīgu ambīciju, jo vadītājs izbaudīs sava daudzo stundu smaga darba augļus un piesavināsies sev visus laurus.

Galvas personīgo lietu vadītājs. Šāda veida personīgais asistents ir retāk sastopams nekā citi. Tas var būt pieprasīts gan mazos, gan lielos uzņēmumos. Tas nepieciešams vadītājam, kurš daudz laika pavada darbā, bet tajā pašā laikā vada ļoti aktīvu dzīvi ārpus biroja, kuram ir liela ģimene, bieži dodas atvaļinājumā uz ārzemēm un ir gatavs uzticēt kādu no organizēšanas funkcijām. personīgās lietas savam palīgam. Piemēram, personīgo lietu vadītājs var rezervēt un iegādāties biļetes uz teātriem, koncertiem, iegādāties dāvanas draugiem, radiem un svarīgiem partneriem. Tāpat nav nekas neparasts, ka personāla vadītājs organizē ceļojumu organizēšanu vadītājam un viņa ģimenei (sk. gadījuma izpēti: Šefpavāra apakšveļa).

Šefpavāra apakšveļa

Viena pretendente uz personīgā asistenta amatu intervijā stāstīja par saviem darba pienākumiem ar iepriekšējo vadītāju. Lauvas tiesu viņas darba laika aizņēma personīgie uzdevumi (izvēlies sanatoriju vecāka gadagājuma māmiņai, ņemot vērā visus ārstējošā ārsta ieteikumus; uzzini no pusaugu dēla, kādu dāvanu viņš vēlētos saņemt dzimšanas dienā un pasūtījumu izmantojot internetu; saņemiet svaigu jēra gaļu piknikam).

Reiz viņas menedžeris dažas stundas pirms izlidošanas uzzināja, ka viņš dodas komandējumā. Viņam nebija laika doties mājās, lai nomainītu apakšveļu. Tad uzticamā asistente devās uz tuvāko veikalu un nopirka šefpavārei apakšveļas komplektu, viņai maiņas kreklu un kaklasaiti. Šāds uzdevums viņai bija lietu kārtībā.

Prasības. Augstākā izglītība, labas datorprasmes, prasme lietot biroja tehniku, patīkams izskats, valodas zināšanas (atkarībā no vadītāja personīgo uzdevumu specifikas), prasmes ātri un efektīvi meklēt nepieciešamo informāciju internetā, prasme uzglabāt konfidenciālo informāciju. Taktuma izjūta ir ļoti svarīga, īpaši attiecībās ar līdera tuviniekiem.

Runā izpilddirektors
Jurijs Vodilovs Sibribprom ģenerāldirektors, Tjumeņa

Sibrybprom LLC ir daudzveidīgs uzņēmums, kas specializējas zivju produktu ražošanā. Tajā ir trīs uzņēmumi, kuros tiek audzētas un audzētas dzīvas zivis, trīs zivju pārstrādes rūpnīcas, kūpināšanas un žāvēšanas cehs, noliktavas un kuģu būvētava.

Mans personīgais asistents ir ar mani astoņus gadus. Pirmkārt, viņa tika pieņemta darbā par sekretāri. Protams, darbinieks bija noskaņots karjeru, tāpēc laika gaitā viņa varēja kļūt par manu personīgo asistenti.

Kas man ir īpaši svarīgi un kāpēc izvēlējos šo kandidātu? Lieliska atmiņa, augsts disciplīnas līmenis, spēja veikt uzdevumus laikā, spēja sazināties ar cilvēkiem, zināšanas par šīs profesijas īpatnībām, adekvāta vadības uztvere par prasībām un, protams, atbilstība ētikas prasībām. uzvedības standarti.

Mans personīgais asistents pieņem apmeklētājus, veidojot pozitīvu vadītāja tēlu un saglabājot uzņēmuma augsto reputāciju. Savas darba dienas plānošana, sarunu, tikšanās, sapulču organizēšana, nepieciešamo dokumentu sagatavošana, biroja darbu veikšana un atsevišķu jautājumu patstāvīga risināšana – tas viss ir mana personīgā asistenta pienākums. Strādājot tādās tuvs kontakts savstarpēja sapratne, ērts iekšējais stāvoklis komunikācijas procesā ir ļoti svarīgs, jo asistents jau ir tuvs cilvēks!

Runā izpilddirektors

Uzņēmumu grupa "Galakta" - Krievijas ražotājs degvīna zīmoli "Poltiņa" un "Frost and Sun". Uzņēmums ir degvīna ražotāju desmitniekā. Produktu izplatīšanas tīkls aptver visus Krievijas Federācijas reģionus un sastāv no vairāk nekā 100 izplatītājiem. Grupas reģionālās pārstāvniecības izveidotas 24 lielākajos reģionos. 2006. gadā grupas uzņēmumu kopējais ražošanas apjoms sastādīja 2,520 tūkstošus ASV dolāru. Personāla skaits ir 600 cilvēki.

Manā asistenta pienākumos ietilpst:

• plānot vadītāja darba dienu;
• sanāksmju un konferenču organizēšana;
• lietišķā sarakste;
• rīkojumu izpilde un, protams, ģenerāldirektora rīkojumu izpildes kontrole.

Personīgais asistents ir vadītāja labā roka, un atšķirībā no sekretāra viņam ir noteiktas pilnvaras un plašāka atbildības joma. Galvenās ģenerāldirektora asistenta biznesa īpašības ir komunikācijas prasmes, lietišķās etiķetes zināšanas, punktualitāte, precizitāte, uzmanīgums un organizētība.

Kāpēc emocionālā saderība ar palīgu ir svarīga

Ģenerāldirektora darbs notiek saskarsmē ar lielu cilvēku skaitu, dažreiz saziņa ar viņiem tiek veidota uz stingra pamata un bieži izraisa emocionālu diskomfortu. Tāpēc ir ļoti svarīgi, lai persona, kuru esat izvēlējies personīgā asistenta amatam, būtu ne tikai ar visām nepieciešamajām profesionālajām iemaņām, bet arī emocionāli saderīgs ar jums.

Protams, intervijas laikā ir grūti noteikt saderību ar kandidātu. Ir tikai viena izeja – jāieklausās savā intuīcijā. Protams, jūs esat nonācis šajā situācijā vairāk nekā vienu reizi: šķiet, ka kandidātam ir visas nepieciešamās zināšanas un prasmes, un viņa pieredze ir lieliska, un algas viss jums der, bet jums ir nepatīkami runāt ar cilvēku, jūs vēlaties, lai viņš pēc iespējas ātrāk aiziet, un jūs neatrodat nekādus konkrētus skaidrojumus savām jūtām. Viss ir ļoti vienkārši – tā ir tieši tā pati emocionālā nesaderība.

Runā izpilddirektors
Regis Lomm Pfizer Russia vadītājs, Maskava

1849. gadā dibinātais Pfizer izstrādā un ražo farmaceitiskos produktus dažādām medicīnas jomām (kardioloģija, onkoloģija, uroloģija, psihiatrija, oftalmoloģija, endokrinoloģija, dermatoveneroloģija), tostarp jaunās paaudzes antibiotikas. Pfizer ir vairāk nekā 150 vietās visā pasaulē. Katru gadu uzņēmums iegulda ievērojamas summas jaunu zāļu izpētē un izstrādē. Uzņēmuma Krievijas pārstāvniecība (Pfizer International LLC) darbojas kopš 1992. gada.

Mans personīgais asistents pilda standarta pienākumus šim amatam: sastāda ikdienas darba grafiku, organizē komandējumi uc Šai darbībai papildus profesionālajām prasmēm ļoti svarīgas ir personiskās īpašības: augsta psiholoģiskā pielāgošanās spēja, laba griba, punktualitāte, spēja būt uzmanīgam pret detaļām, lieliskas komunikācijas prasmes. Asistentam vienmēr jājūt, kas vēl jādara, lai uzlabotu vadītāja darba apstākļus.

Laba vadītāja asistenta pazīme ir sirsnīga un nelokāma gatavība palīdzēt, pat ja šīs problēmas risinājums līgumā nav rakstīts. Šis pastāvīgais atbalsts vadītājam ir ļoti svarīgs, it īpaši, ja viņš strādā valstī, kas nav savējais un ne vienmēr zina visas tās iezīmes un paražas.

Cilvēks, kurš tagad ir mans personīgais asistents, uzņēmumā strādā apmēram gadu. Tā kā vadītājs un palīgs strādā cieši kopā, saziņai ir jābūt ērtai abiem. Esmu pilnīgi pārliecināts, ka, izvēloties darbinieku, jāņem vērā ne tikai viņa profesionālās īpašības, bet arī tas, vai starp jums radās savstarpēja sapratne intuitīvā līmenī, vai instinktīvi jutāt, ka varat uzticēties šim cilvēkam. Savā vairāk nekā 30 gadu ilgajā uzņēmējdarbības pieredzē esmu guvusi svarīgu mācību: dažreiz biežāk jāpaļaujas uz savu intuīciju, nevis uz saprāta argumentiem.

Kam uzticēt personīgā asistenta meklēšanu

Ir divas iespējas: uzticēt meklēšanu vai nu savam personāla departamentam, vai personāla atlases aģentūrai (skatiet arī: Kam nevar uzticēt asistenta atrašanu).

Kam nevar uzticēties atrast palīgu

Nereti vadītājs, kuram nepieciešami divi personīgie asistenti, otra darbinieka meklēšanu uztic jau strādājošam asistentam. Šajā gadījumā viņš vadās no tā, ka viņi strādās pa pāriem, tāpēc viņiem ir jābūt saderīgiem vienam ar otru. Tomēr šo ideju nevar uzskatīt par veiksmīgu. Tā kā nevēlas strādāt plecu pie pleca ar konkurentu, kas pretendē uz vadītāja uzticību un uzmanību, pirmais palīgs var vienkārši izvēlēties tehnisko sekretāru. Viņš veiks visus kārtējos darbus, taču nepieciešamības gadījumā pirmo palīgu pilnībā nomainīt nevarēs.

Ģenerāldirektoram, uzdodot meklēt personīgo asistentu, pēc iespējas detalizētāk (līdz sīkākajai detaļai) jāpasaka, kāds cilvēks viņam ir vajadzīgs. Vienlaikus nepieciešams noteikt ne tikai pienākumus, bet arī prasības kandidātiem. Noteikti norādiet, kuras prasības jums ir fundamentālas un obligātas, bet kuras nav obligātas (tas ir, kādas, izvēloties, ja ir izpildītas visas būtiski svarīgās prasības, varat aizvērt acis). Ja šie nosacījumi tiks izpildīti, par atlasi atbildīgā persona, no vienas puses, izsijās pretendentus, pamatojoties uz principiāliem apsvērumiem un neliks vadītājam tērēt laiku nevēlamiem kandidātiem, un, no otras puses, neatraidīs tos, kuri to nedara. atbilst tikai vienam vai diviem parametriem.

Runā izpilddirektors
Julia Konelskaya ģenerāldirektore, Galakta Group, Maskava

Izvēloties kandidātu asistenta amatam, izmantojām arī iekšējo personāla rezerve, Un ārējie avoti. Mani galvenokārt interesēja cilvēki, kas strādāja par vadītāju palīgiem lielie uzņēmumi, kā arī administratīvās daļas vadītāji (ar pieredzi projektu grupas vienreizējā vadībā).

Primāro kandidātu atlasi veica personāla dienests. Tika pārbaudīts, vai speciālists atbilst izvirzītajām prasībām: tika pārbaudītas prasmes, potenciāls, motivācija. Intervijā kandidātam tika lūgts risināt reālu darba situāciju gadījumus, un, pamatojoties uz rezultātiem, tika noteikta viņa profesionālā piemērotība, kā arī uzticības pakāpe iepriekšējā vadītāja kandidātam - 2007).

Izvēloties, pievērsām uzmanību kandidāta atbilstībai mūsu standartiem korporatīvo kultūru. Ļoti svarīga ir arī viņa vēlme uzņemties noteiktu atbildības līmeni. Ja kandidāts ir izpildītājs, tad, uzstādot uzdevumu, būs jāvelta laiks, skaidrojot tā izpildes metodiku. Izvēlējos palīgu, kurš pats tika galā ar uzdevumu, atrodot nepieciešamos resursus un nepieciešamo komunikāciju izbūve.

Radošās komandas vadītāja sekretāra izvēles tehnoloģija

Sergejs Aleksejevs Izpilddirektors komiksu teātris "Kvartet-I", Maskava

Komiksu teātri "Kvartet-I" 1993. gadā izveidoja GITIS Šķirnes fakultātes absolventu grupa. Teātra kolektīvs vienmēr darbojas kā savu izrāžu autors (pat ja tās ir balstītas uz cita autora literāro materiālu). Teātris pastāvīgi nodarbojas ar radošām un literārām aktivitātēm teātra, radio un televīzijas projektu ietvaros.

Sekretāra darbam teātrī ir savas īpatnības. No vienas puses, šī ir slavenu aktieru sapulce, radoša atmosfēra aizkulisēs, no otras puses, sekretārei ir jāstrādā šajā vidē, un darbs ir tikai tehnisks. Jaunu meiteņu galvas bieži neiztur šādu kontrastu. Esmu gandrīz samierinājusies ar to, ka man reizi gadā jāmaina sekretāre. Tagad, piemēram, esmu sācis strādāt jau pie trešā asistenta pēdējo divu gadu laikā. Atlases tehnoloģija ir šāda:

Es ievietoju sludinājumus par personīgā asistenta meklēšanu. Es to daru mūsu vietnē un vairākās darba vietnēs. Atbilžu parasti ir daudz – jebkura vakance teātrī izskatās pievilcīgāka par līdzīgu darbu parastā birojā. Bet diemžēl kandidāti domā, ka, ja reiz aizies strādāt uz teātri, tad būs jautri, un viņi aizmirst, ka šeit ir jāstrādā, nevis jāizklaidējas.

Es veicu sākotnējo atlasi, pamatojoties uz manu CV. Es uzreiz atmetu aktrišu, mākslinieku, žurnālistu, tas ir, cilvēku, kuri ir unikāli orientēti uz radošo karjeru, CV. Jo šis amats viņus acīmredzot var interesēt tikai no iekļūšanas teātra kopā būšanā. Tehniskā izglītība, kā arī pieredze liela apjoma informācijas apstrādē, gluži otrādi, ir kandidāta trumpis. Tad izvērtēju iegūtās pieredzes secību. Piemēram, kāda varētu būt motivācija cilvēkam, kurš vispirms strādāja par projektu vadītāju un tagad meklē sekretāres darbu?

Sazināšanās ar kandidātiem par e-pasts un runāt pa telefonu. Sarakstē pirmais iespaids ir veids, kā izteikt savas domas. Tad uz tikšanos izvēlos piecus vai sešus kandidātus, kas man patīk.

Intervija. Aicinu visus kandidātus uz interviju vienā vakarā, turklāt piezvanu savam draugam, personāla atlases aģentūras direktoram. Es uzdodu jautājumus no subjektīva sprieduma viedokļa par cilvēku, un viņa kā profesionāla psiholoģe uzdod jautājumus, kas palīdz identificēt, piemēram, kandidāta motivāciju.

Es izdomāju vairākus testa stāstus (biznesa lietas). Es iesaku pieteikuma iesniedzējam pārdomāt tēmu, kā viņš rīkotos konkrētā situācijā. Atbildēs meklēju veselo saprātu un sakritību ar savām cerībām. Piemēram: “Jūs pārgulējāt pirmajā darba dienā - pamodāties pusstundu pēc darba sākšanas. Kādi ir tavi pirmie soļi? Protams, es sagaidu, ka cilvēks saka, ka pirmais, ko viņš dara, ir piezvanīt savam menedžerim, kas esmu es. Bet gadās, ka kandidāts ilgu laiku atsakās un saka, ka ar viņu tas nekad nevar notikt. Vēl viens piemērs. Aprakstu situāciju, kad cilvēkam ir tiešā darba vadītāja dots uzdevums, un tā izpildei paredzēta tieši viena stunda. Pēc tam augstāks priekšnieks dod vēl vienu uzdevumu, kura izpildei arī nepieciešama tieši stunda un kas arī jāsāk nekavējoties. Nav iespējams veikt abus uzdevumus vienlaikus. Tad jautāju, kā kandidāts uzvedīsies šajā situācijā. Ideālā atbilde man būtu skriet pie sava tiešā vadītāja, lai informētu viņu par situāciju un lūgtu padomu.

Intervijā jautāju par ģimeni, vecāku aktivitātēm, lai saprastu, kāds cilvēks ir manā priekšā. Galu galā, parasti meitenes, kas nāk uz interviju, ir jaunas (18-23 gadus vecas) un bez darba pieredzes (vai ir minimāla). Tāpēc lielāko daļu no tā, kas viņiem ir, nosaka ģimene, citas ietekmes vēl nav bijis, un viņi paši vēl nav paspējuši kļūt par nobriedušiem indivīdiem.

Pēc visām intervijām pieņemu lēmumu, ņemot vērā personāla atlases aģentūras direktora viedokli. Viņa stāsta, kurš, viņasprāt, ir vairāk motivēts, kurš zina, ko grib, kurš ne. Un ļoti svarīga ir arī saskarsmes sajūta ar cilvēku un komforts no viņa klātbūtnes. Atnāca viena meitene, likās, ka runāja saprātīgi un sakarīgi, gāja cauri visiem biznesa gadījumiem, bet jūtu, ka viņa mani kaitina, gribu, lai viņa pēc iespējas ātrāk aiziet. Izvēloties personīgo asistentu, šo subjektīvo faktoru nevar neievērot.

Kas tev patika meitenē, kura tikko bija sākusi pie mums strādāt? Pirmkārt, ļoti saprotami literāti formulējumi. Otrkārt, viņa tikko absolvējusi Maskavas Aviācijas institūtu, un tā ir laba tehniskā izglītība. Trešais pluss ir tas, ka viņa vakaros strādāja par grāmatvedi, tāpēc viņai ir prasme sistematizēt un apstrādāt lielus datu apjomus.

Vadītāja palīga amata apraksts: kompilācijas iezīmes

Amata apraksts ir dokuments, kas nosaka darbinieka veicamos uzdevumus, nosaka viņa darba pienākumus un atbildības robežas.
Lai gan katras profesijas vai amata amata aprakstu izstrāde Krievijas Federācija neregulē darba likumdošana, lielākajā daļā darba devēju (gan valsts, gan privāto) šis dokuments noteikti ir pieejams.

Kam paredzēta instrukcija?

Vadītāja palīga amata aprakstā ir maksimāli daudz informācijas

Amata apraksta sagatavošanas lietderība skaidrojama ar to, ka tiesas procesa gadījumā bez tās būs grūti pierādīt darbinieka pienākumu nepildīšanu (un to izsmeļošs saraksts ir noteikts instrukcijā), jo darba līgums ar darbinieku saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. panta 2. daļu satur tikai amatu un tā vispārējo darba funkciju.

Darba apraksts ļauj darba devējam:

1. Pamatot darba meklētāja atteikumu tajā noteikto prasību neievērošanas dēļ
2. Skaidri nosakiet atsevišķu darbinieku pienākumus
3. Novērtējiet darbinieku sniegumu gan pārbaudes laikā, gan pēc tā
4. Pamatot darbinieka neatbilstību ieņemamajam amatam (ņemot vērā sertifikācijas rezultātus).

Amata apraksta klātbūtne ir noderīga arī pašam darbiniekam, jo ​​tas nosaka viņa pienākumu un atbildības robežas, un neviens nedrīkst veikt funkcijas, kas nav paredzētas ne darba līgumā, ne darba pienākumos.

Izstrādes un instrukciju sadaļas

Instrukcija stājas spēkā no noteikta datuma, un darbinieks ar to jāiepazīstas pret parakstu. Vēlams darbiniekam izsniegt šī dokumenta kopiju (arī pret parakstu). Saskaņā ar iedibināto praksi instrukcijās ir iekļautas tipiskas apakšnodaļas:

1. Vispārīgi noteikumi
2. Darba pienākumi
3. Tiesības
4. Atbildība

Svarīgi atcerēties, ka instrukcija nav sastādīta jebkuram darbiniekam, bet gan konkrētam amatam/profesijai. Līdz ar to, ņemot vērā konkrētā amata specifiku, instrukcija nosaka pienākumu apjomu, ko darbinieks veiks šajā konkrētajā amatā.

Vadītāja palīga darba apraksta iezīmes

Vadītāja palīgs - atbildīgs amats

Vadītāja palīgs ir īpašs amats. Vadītāja palīga darba funkcija ir veidot sava vadītāja darbu gan tehniski, gan organizatoriski.

Sanāksmju un pasākumu plānošana, darba dienas, nedēļas, ilgāka laika plānošana, braucienu un pasākumu organizēšana, svarīgu dokumentu noformēšanas uzraudzība – tā ir tikai neliela daļa no kvalificēta vadītāja palīga pienākumiem.

Ir nepareizi apzināt sekretāres, asistenta, biroja vadītāja un vadītāja palīga amatus un attiecīgi pienākumus. Ja pirmie amati nozīmē vairāk palīgfunkciju, tad organizatoriskās un administratīvās funkcijas tiek prasītas no vadītāja palīga. Nejauši, kvalifikācijas rokasgrāmata klasificē šo amatu kā vadītāju.

Attiecīgi vadītāja palīga amatā pieņemtajam darbiniekam noteiktās prasības tiek pasniegtas kā vadībai: no izglītības līmeņa līdz kvalifikācijai un pieredzei. iepriekšējais darbs. Ļoti svarīgas ir arī personiskās īpašības.

Tā kā ne darba līgumā, ne citos dokumentos nav detalizēti norādītas vadītāja palīga kompetences, tās pēc iespējas precīzāk jāatspoguļo amata aprakstā. Instrukcijas iezīmes amatam "Galvas palīgs":

• Detalizēti darba uzdevumi
• Instrukciju sastādīšana pēc analoģijas ar vadītāja norādījumiem (izņemot, protams, tiešās vadības funkciju un vienpersonisku lēmumu pieņemšanu)
• Dažu pienākumu konfidencialitātes uzskaite
• Paaugstināta atbildība par ļaunticību (ņemot vērā iespējamās sekas, ko rada kaitējums darba devējam)
• Spēja papildus pildīt vadītāja deleģētās funkcijas.

Vispārīgās prasības vadītāja palīgam

Bieži vien vadītāja palīga amatam tiek izvirzītas īpašas prasības

Sadaļā "Vispārīgie noteikumi" papildus pieredzes un izglītības prasību uzskaitījumam var iekļaut arī nepieciešamās prasmes, padotības un aizstāšanas kārtību. Visbiežāk sastopamie nosacījumi ir:

1. Augstākā izglītība
2. Pieredze (parasti vismaz 1 gads, dažreiz vairāk)
3. Svešvalodu prasme.
4. Lietišķās komunikācijas, rakstīšanas un etiķetes prasmes
5. Biroja tehnikas īpašumtiesības
6. Stresa izturība

Turklāt darbiniekam šajā amatā ir jāzina uzņēmuma vietējās darbības, jāsatiekas ar darbiniekiem un vadību. Runājot par svešvalodām, prasība pēc zināšanām ir vērts tikai tajos gadījumos, kad asistents tās praktiski izmantos, pildot savus pienākumus.

Pārvaldnieka palīga amatam ir jāspēj izmantot un uzglabāt konfidenciālu informāciju.

Pienākumi un tiesības

Parasti vadītāja palīga pienākumos ietilpst:

• Tiešo vadības uzdevumu izpilde
• Vadītāja darba laika plānošana un saskaņošana
• Sarunu kontrole un organizēšana (gan telefoniski, gan mutiski)
• Uzņēmējdarbības dokumentācijas izstrāde un rediģēšana
• Dokumentu konfidencialitātes un drošības kontrole

Tādas funkcijas kā kopēšana, informācijas datu bāzu uzturēšana un citi tehniskie un palīgdarbi parasti veic sekretārs (sekretārs-referents). Priekš veiksmīgs darbs Vadītāja palīgs ir apveltīts ar diezgan plašām tiesībām:

1. Pārstāvēt organizācijas intereses sanāksmēs un telefonsarunās
2. Pieprasīt no darbiniekiem visu nepieciešamo informāciju, dokumentus, lai izpildītu vadītāja norādījumus
3. Deleģēto pilnvaru ietvaros veikt korespondenci un sarunas, vizēt dokumentus aktuālu jautājumu risināšanai.

Protams, katra organizācija, ņemot vērā savas darbības raksturu, papildina vai groza darbiniekam piešķirto tiesību sarakstu.

Atbildības robežas

Izpilddirektora asistenta darba apraksts ļauj izvairīties no tiesvedības nākotnē

Nosakot atbildību, jāatceras likuma normas:

• Par dienesta pienākumu nepildīšanu - saskaņā ar Darba kodekss
• Par pārkāpumiem – administratīvās, civiltiesiskās un krimināltiesiskās likumdošanas robežās
• Aiz muguras materiālie bojājumi- saskaņā ar Darba un Civilkodeksa normām.

Izstrādājot vadītāja asistenta amata aprakstu, ņemot vērā spēkā esošās likumdošanas normas un konkrētās organizācijas darbības specifiku, var ne tikai izvēlēties piemērotāko darbinieku šādam atbildīgam amatam, bet arī izvairīties no iespējamas tiesvedības. nākotnē.

Personas darba apstākļi un viņa efektivitāte var būt atkarīgi no detalizācijas pakāpes un specifikācijas. Galu galā vadītājam ir vajadzīgs īsts apzinīgs palīgs. Vēršam arī mūsu lasītāju uzmanību, ka vadītājam var būt vairāki palīgi. Viņiem var būt specializācija tehniskos jautājumos, finanšu jautājumos utt.

Ir tāds vadītāju tips, kuriem štatā nav vietnieku. Viņš visu dara pats, un daži palīgi viņam vienkārši palīdz. Viņš pieņem visus lēmumus viens pats. Lai sastādītu kvalitatīvu vadītāja palīga amata aprakstu, procesā nepieciešams iesaistīt pašu vadītāju. Pretējā gadījumā tas būs tikai papīra gabals.

Video materiāls iemācīs, kā kļūt pašpārliecinātam un iziet darba interviju:

Vai pamanījāt kļūdu? Izvēlieties to un noklikšķiniet Ctrl+Enter lai paziņotu mums.

Raksts tika uzrakstīts, pamatojoties uz materiāliem no vietnēm: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.