Факторы, влияющие на адаптацию первоклассников
Адаптационный период первоклассников является важной ступенью в их познавательно-обучающем процессе. Родители, учителя и...
Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.
К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.
В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?
С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.
Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.
Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.
Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:
Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.
Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.
Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.
Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.
Достоинства | Недостатки |
---|---|
|
|
(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.
Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:
Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.
Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.
Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.
Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.
Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.
Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.
Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.
Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:
Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.
Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.
Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.
Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.
При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:
Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:
Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.
По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!
Малый бизнес кажется мне важным для рынка , поскольку число крупных федеральных заказчиков конечно и почти все они определились с выбором платформ и ов. Да и механизмы там работают не очень рыночные.
Так что если говорить именно о рынке, то основной потенциал расширения клиентской базы это как раз малый бизнес. Когда малый бизнес увидит реальные преимущества от электронного документооборота и когда функциональность СЭД начнет отражать его реальные потребности, а не воспроизводить министерство в миниатюре, тогда этот рынок станет таким же массовым, как бухгалтерия. Может кто-то из вендоров СЭД повторит успех 1С?
Итак, 5 мифов о СЭД для малого бизнеса:
Хотя готовность к электронному документообороту выросла за последние несколько лет, люди все еще недостаточно понимают некоторые аспекты технологий. Он часто принимают управление файлами за Enterprise Content Management или СЭД, который можно рассматривать как часть ECM. Здесь мы попытаемся развеять пять мифов, особенно в фокусе задач малого бизнеса.
Миф №1: У меня есть Проводник для управления файлами, поэтому отдельная СЭД мне не нужна
Действительно, Проводник Windows позволяет управлять файлами, но это лишь базовый инструмент, его существенным ограничением является иерархическая структура папок.
Даже элементарная задача, когда вам хочется группировать документы по продуктам и по клиентам с помощью папок не решается — клиент А заказывает продукты X и Y. Клиент B - продукты X и Z. Мы хотим видеть заказы по продуктам и по клиентам и любая СУБД или даже Excel это позволяют сделать. Но разложить документы по папкам таким образом не получится.
Теоретически можно использовать ярлыки и связи, но реально это неудобно. Выходит, что при помощи файловой системы невозможно построить удобную систему классификации и поиска документов.
Миф №2. Малому бизнесу СЭД не нужна
Нет ничего более далекого от истины. Малый бизнес действует в условиях жестких ресурсных ограничений, никто не станет нанимать дополнительных сотрудников для выполнения рутинных операций с документами, для их размещения, классификации и поиска. Даже те сотрудники, которые есть, должны работать более продуктивно. Наличие в организации СЭД может гарантировать, что нужные документы будут доступны по одному клику мыши.
(Ну или двум-трем, что все равно быстрее, чем рыться в бумагах или файловых хранилищах.)
Миф №3. СЭД — это слишком сложно для малого бизнеса
Требования к документообороту в малом бизнесе обычно проще и владельцы могут их сформулировать перед исполнителем. На рынке достаточно продуктов, которые просты во внедрении. Можно начать с одного отдела или функции, например, управление счетами. Посмотрите, как это повлияет на эффективность. Потом можно расширить на всю организацию. Позаботьтесь о том, чтобы СЭД отвечала следующим требованиям: простой пользовательский интерфейс, простота установки и настройки, понятное и полное руководство и наличие качественной технической поддержи.
(От себя добавлю — не пытайтесь уподобиться большой бюрократической конторе! Сохраните свой стиль работы. Сотрудников лучше обучить, на этом не стоит экономить. Лучше сэкономить на анализе и рисовании бизнес-процессов. Вы их и так понимаете. А если нет - скорее всего бизнес уже не малый.)
Миф №4. СЭД — это слишком дорого для малого бизнеса
Малому бизнесу не нужны слишком продвинутые комплексные интегрированные решения, которые обычно внедряют в больших корпорациях. И не нужна большая масштабируемость, ведь пользователей будет немного. Руководствуясь этим можно подобрать решение, которое будет вполне разумно по цене. Кроме того, переход на электронный документооборот поможет снизить расходы на печать. (Но к этому нужно подходить осознанно и управлять процессом, иначе расходы на бумагу только возрастут.)
(И снова скажу от себя — расчет ROI при внедрении СЭД - дело темное. Аналитики вам насчитают что угодно. Доверяйте интуиции. В целом СЭД должна способствовать сокращению издержек и повышению продуктивности.)
Миф №5. Можно совсем избавится от бумажных документов после внедрения СЭД
Итак, вы внедрили СЭД в своем малом бизнесе. Поздравляем! Но не спешите за новым шредером. Бумажные документы все еще нужны. Давайте разделим их на три группы:
1) Документы, которые должны быть в бумажной форме по закону. Например, договоры и др. официальные документы.
2) Документы, которые остаются в бумажной форме, потому что так выстроены бизнес-процессы. Пока ваши курьеры не снабжены iPad"ами, бумаги им нужны.
3) Документы, которые точно не обязаны быть в бумажной форме. Всякие отчеты, служебные записки, заявки, и пр. - все, что не попало в первые две группы. Их можно смело нести в шердер.
По прошествии месяцев и лет постепенно документы из первых двух групп будут переходить в третью. Меняется законодательство и развиваются технологии, может быть скоро проще будет дать каждому курьеру по планшету и не морочиться с бумагой. Так мы когда0нибудь придем к безбумажному офису.
) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии
NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.
Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).
Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.
Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.
Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.
Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:
Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.
Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.
Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:
Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD
NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise
Оставьте свой комментарий!
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Итак, выглядит она следующим образом:
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.
Место | Программа/сервис | Цена | Простота освоения | Функциональность | Учет российского законодательства | Техническая
поддержка |
Общая оценка |
1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
2-4 | 1С:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).
Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.
Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.
Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.
CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.
Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.
Шираз АхмедОсведомленность в вопросах электронного документооборота выросла за последние несколько лет, но многие его аспекты все еще не ясны широкой общественности. Его часто путают с управлением файлами, управлением информационными ресурсами предприятия (частью которого электронный документооборот и является), организацией делопроизводства и т.д.
Здесь мы попытаемся развенчать пять мифов об электронном документообороте с точки зрения малого бизнеса.
Миф №1: У меня есть О C Windows для управления файлами, и мне не нужна отдельная система электронного документооборота.
Реальность: Проводник Windows, конечно, помогает вам управлять файлами/документами, но это лишь базовый инструмент, в значительной степени ограниченный хранением файлов в иерархической структуре папок. С другой стороны, хорошая система документооборота позволит вам хранить метаданные документов, относящиеся к их типу и основанные на уникальных требованиях вашей организации. Так, для каждого отсканированного изображения счета вы можете определить метаданные для хранения: Дату счета, Сумму счета, Компанию, Статус (Оплачен/Не оплачен) и т.д. Это во много раз увеличивает число способов, с помощью которых вы можете искать и группировать документы. В дополнение к этому, системы электронного документооборота часто позволяют устанавливать связи между документами, создавать аннотации к ним и задавать различные права доступа к документам (к примеру, пользователь может просматривать, но не редактировать). Как видите, это намного больше, чем то, что может предложить ваша операционная система.
Миф 2: Малому бизнесу не нужен электронный документооборот
Реальность : Это, пожалуй, самое большое заблуждение. Владельцы малого бизнеса управляют ограниченными ресурсами и поэтому часто не могут нанять персонал для выполнения рутинной бумажной работы: штамповки, регистрации, создания архива, поиска и возврата документов, повторной регистрации после каждого рассмотрения. Уже нанятые сотрудники небольшой компании тратят дополнительное время на решения этих задач сверх тех, для выполнения которых они были наняты. Обладание же хорошей системой электронного документооборота обеспечивает доступ ко всем документам по щелчку мыши.
Миф 3: Электронный документооборот слишком сложно внедрять в небольших компаниях.
Реальность: Как представитель малого бизнеса, вы должны четко осознавать основные потребности вашей фирмы, связанные с документооборотом. Как только эти потребности будут определены, сразу будут очевидны доступные и легко реализуемые решения. Самый лучший способ внедрить решение - «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании или на решении одной из бизнес-задач (например, организовать управление входящими и исходящими счетами). Проведите анализ через месяц или два и посмотрите, насколько увеличилась эффективность работы ваших сотрудников в области управления документами. Когда вы увидите выгоды в одном подразделении, вы сможете тиражировать решение на остальную часть организации.
Необходимо позаботиться о том, чтобы решение обладало следующими свойствами: было несложным в установке и настройке, имело простой пользовательский интерфейс, подробное руководство пользователя и техническую поддержку, доступную по электронной почте или телефону.
Миф 4: Электронный документооборот слишком дорого стоит для малого бизнеса
Реальность: Малый бизнес может не нуждаться в продвинутых, комплексных возможностях СЭД, которые обычно необходимы крупным предприятиям. А также и число пользователей, которые будут работать с данным программным продуктом, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Тем не менее, существуют программные продукты для управления электронным документооборотом, которые рентабельны для предприятий малого бизнеса. Ко всему прочему, переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, тем самым существенно сокращая ваши текущие расходы. На самом деле, когда вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) для системы электронного документооборота для малого предприятия, вы увидите, что инвестиции в нее действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений вашей фирмы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Миф 5: Я могу ликвидировать все бумажные документы, как только у меня появится система электронного документооборота.
Реальность: Вы решили внедрить систему управления документооборотом . Поздравляю! Но не надо сразу бежать к шредеру! Многие из этих документов вы должны хранить в бумажном виде.
Разделите все ваши документы на 3 группы:
1. Те документы, которые должны храниться в бумажном виде по закону, например, оригиналы договоров с подписями.
2. Документы, которые все еще могут вам понадобиться в бумажном виде в ходе рутинной работы.
3. Те документы, которые вам точно больше в бумажном виде не понадобятся.
Прежде чем двигаться к шредеру, вы можете захватить только последнюю из этих 3-х групп. По прошествии месяцев/лет у вас исчезнет необходимость хранить в бумажном виде документы и из третьей и второй групп, что еще больше приблизит вас к безбумажному документообороту.
Перевод: Ананина Анна (DIRECTUM).