Виды писем. Виды служебных писем. Виды коммерческой корреспонденции и их характеристика

Определение термина

Одной из форм общения между людьми с использованием языковых конструкций является речевая деятельность. Она представляет собой некоторые усилия человека, которые направлены на достижение определенной цели. При этом речевая деятельность имеет такие виды, как говорение, чтение, перевод, письмо и т. д. Все они являются средствами коммуникации между людьми.

Письмо как представляет собой вспомогательную знаковую систему. Его используют для фиксации звукового языка. Но в то же время письмо является самостоятельной системой коммуникации, которая обладает рядом присущих только ему функций. Помимо фиксации речевой деятельности оно предоставляет человечеству возможность усвоить знания предыдущих поколений и расширить сферу общения. Другими словами, письмо связывает людей в том случае, когда нет возможности непосредственного общения в связи с их разделением временем или пространством.

Несколько иначе данный термин трактовал русский литературный язык 18-го века. В те времена под словом «письмо» помимо почтового отправления с текстом на бумаге понималось и написанное авторами сочинение или произведение. Такая трактовка давалась данному термину в связи со значительным влиянием польского языка на русский, которое имело место в тот период.

Сегодня за письмом сохранилась его главная - информационная функция. Однако значительно расширился перечень способов передачи того или иного послания. Так, письма сегодня можно получить по электронной почте, а также с использованием разнообразных мультимедийных элементов (картинок, аудио- или видеоклипов).

Классификация посланий

На сегодняшний день существуют различные виды писем. Прежде всего, их подразделяют на бумажные, являющиеся традиционными, и электронные.

Первый вид писем представляет собой корреспонденцию различного характера, запечатанную в конверте. Такие послания проходят продолжительный путь от своего отправителя к адресату.

Различные виды электронных писем, переданных при помощи современных средств коммуникаций (через e-mail, чат, видеосвязь и т. д.), по своей сути, не имеют отличий от традиционных. У них, как и у их предшественников, есть адрес отправителя и получателя, основной информационный текст, подпись, дата и т. д. Однако электронные виды писем являются особым средством коммуникаций. С их помощью люди могут общаться в режиме диалога, телеконференций и т. д. Иначе говоря, электронная почта предоставляет человечеству огромные возможности, передавая любую информацию в считанные секунды при нажатии лишь одной кнопки ввода.

Существует и иная классификация, согласно которой основные виды писем следующие:

1. Дружеские. Их пишут знакомым людям, живущим, как правило, в другом населенном пункте.
2. Любовные. Их пишут романтики, которые еще не перевелись в современном мире. Такие письма, переполненные чувствами, как и в былые времена, продолжают лететь от дома к дому, пересекая границы регионов, стран и континентов.
3. Рекламные. Основное их предназначение связано с продажами. На сегодняшний день в России такие письма только начинают пользоваться популярностью, наращивая объемы и развиваясь от года к году. Сюда можно включить различного рода коммерческие предложения, анонсы рекламных акций и т. д.
4. Деловые. Это письма, предназначенные клиентам и партнерам, должностным лицам и чиновникам. Отправка такой корреспонденции находится под строгим контролем. Письмо должно в срок дойти до своего адресата для сообщения ему важной информации.

Существуют и другие виды посланий. Так, есть письма, которые прикрепляют к резюме, отсылают в консульство, в редакцию, в посольство, а также в службу технической поддержки.

Необходимость в деловой корреспонденции

При составлении официального письма человек вряд ли задумывается о том, что способы его оформления и изложения шлифовались на протяжении многих столетий. Деловые послания, как и в прежние времена, являются неотъемлемым средством связи между различными учреждениями. При этом все они носят единое обобщенное название - "служебное письмо". Данное понятие включает в себя различные по своему содержанию документы, оформляемые в соответствии с существующим ГОСТом и пересылаемые по факсу, почте или иным способом. Текст такой корреспонденции должен быть корректен, грамотен и точен. От этого напрямую будет зависеть решение того или иного вопроса, а следовательно, и успех предприятия в целом.

История появления деловой корреспонденции

Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.

И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.

Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.

Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.

Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.

Виды деловых писем

В настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности.

Любое деловое письмо - это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте.

Существуют разнообразные виды При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют:

• Служебные письма, на которые необходимо дать ответ. Это и т. д.
• Деловая корреспонденция, не требующая ответа. К ней относят письма-предупреждения, письма-напоминания и т. д.

Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета.

Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим.

По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов.

Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).

Составление деловых писем

Вся официальная корреспонденция включает в себя несколько структурных элементов. В самом верху листа располагается область заголовка. В его левой части размещают угловой штамп предприятия с указанием наименования, а также почтовых и прочих реквизитов компании. Здесь же проставляются номер исходящего документа и дата регистрации.

Немного ниже этого углового штампа располагается заголовок текста письма, а далее следует сам текст. При написании такого документа должны быть соблюдены следующие правила:

• в тексте должен затрагиваться либо один вопрос, либо несколько взаимосвязанных между собой;
• в первой части текста должна излагаться причина его написания, а во второй - предложения, выводы, решения и т. д.;
• корреспонденция должна быть размещена на листах формата А5 или А4;
• при наличии приложений их указывают ниже основного текста.

Внизу находится область подписи. Здесь указывается должность подписавшего документ лица, а также его фамилия и инициалы.

Если требуется написать различные виды писем на английском, немецком и других языках, то при их оформлении нужно учесть особенности составления служебных писем страны-партнера. Так, в различных государствах существуют отдельные правила написания дат, адресов и иные специфические моменты.

Правила написания электронных писем

На сегодняшний день авторы многочисленных рассылок и блогов стараются поддерживать связь со своими читателями, регулярно подбрасывая им письма с полезными советами. Однако и в этом вопросе существуют определенные правила, касающиеся той рассылки, которую человек попросту не желает видеть в своем компьютере.

Необычная классификация

Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:

1. «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
2. «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
3. «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
4. «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
5. «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.

Письмо в процессе развития человека

Основные понятия о переносе графических символов на бумагу люди начинают познавать, будучи в школьном возрасте. Именно в эти годы письмо как вид деятельности принимает особое значение. Стремление четко и быстро отражать свои мысли на бумаге свидетельствует о том, что человек повышает свою грамотность. Кроме того, многие психологи отмечают тот факт, что своеобразие речи, перенесенной на бумагу, заключено в том, что она является не только привычкой пальцев и рук. Письмо является средством активной познавательной деятельности, и его усвоение тесно связано с процессом формирования личности.

Письмо в начальной школе

К знакомству с удивительным миром отображения речи на бумаге дети приступают уже с первого класса. При этом учащиеся начинают осознавать то, что существуют различные виды писем. учителя на данную тему должен содержать цели занятия. Они заключаются в знакомстве детей с жанром письма, в развитии связной речи, орфографической зоркости, рече-слуховой и зрительной памяти, мелкой моторики и эмоциональной сферы.

На таком уроке учитель объясняет своим воспитанникам ту роль, которую письмо играет в жизни людей. Это позволяет развить коммуникативные качества школьников. У детей воспитывается коллективизм, накапливается первоначальный опыт обдумывания, оформления и написания писем.

Необычное сочинение

На школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.

Конечно, письмо - это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.

Обучение в коррекционных школах

Для детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.

Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.

Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.

Корреспонденция

Уже в 18 веке понятие "корреспонденция" было хорошо известно российским журналистам, но лишь век спустя его стали связывать с определенным жанром. В первую очередь в ней выделили отнюдь не сообщение, не свернутый пересказ происходящего. Основной целью корреспонденции становится истолкование, выяснение причин события, определение его значимости, ценности, прогнозирование развития и так далее. Поэтому этот жанр относят к аналитическим.

Тем не менее, исследователи выделяют два вида корреспонденции.

В информационной корреспонденции автор подробно рассказывает о происходящих процессах, стремясь сгруппировать факты, объединить их общей темой. Ее задача - привлечь внимание к событию и показать тенденции его развития. Разумеется, что и в информационной корреспонденции присутствует анализ происходящих событий, но гораздо в меньшем количестве, чем в аналитической корреспонденции, которая теоретиками журналистики выделяется как второй вид.

Здесь автор уже не столько привлекает внимание к событию, сколько определяет его место в череде других событий. ^ Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов. Журналист как настоящий исследователь изучает процессы, происходящие в обществе, на конкретных примерах отдельно взятых фрагментов жизни. Такими корреспонденциями как бы идет накопление фактов, которые можно будет обобщить, систематизировать и вывести общие закономерности для всего общества.

Но и тот, и другой виды корреспонденции имеют общее - глубокое содержание, яркая подача материала, четкие выводы. Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления.

Одним словом, основным для корреспонденции является разработка на конкретном материале актуальной темы в сравнительно нешироком масштабе. И все в ней зависит от характера ситуации. Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения.

^ Корреспонденция имеет ряд специфических признаков.

Во-первых, авторы корреспонденции делают выводы и обобщения локального характера, то есть не распространяющегося за пределы анализируемого явления, события, факта. Изучая проблемную ситуацию, сложившуюся в отдельном коллективе, автор с места события сообщает о произошедшем и пытается сделать предварительные выводы на основе проведенного им анализа.

Во-вторых , факты в корреспонденции лишь подсказывают наиболее важные, первоочередные проблемы, главное же для автора - анализ сложившейся ситуации. Это значит, что журналист, опираясь на конкретные события, не ставит своей целью более или менее подробно пересказать их. Объясняя их, он стремится установить связь между явлениями и общим законом, которым они все без исключения подчиняются.

Поэтому, выясняя причину какого-либо явления, автор корреспонденции нацеливается на тщательную проверку полученных данных, на уточнение внутренней связи между исследуемыми фактами, что, в конечном итоге, поможет ему избежать ошибок в логике построения причинно-следственных связей.

Конечно, журналист использует далеко не все, выявленные им факты. Он отбирает те, которые помогут ему выработать ясную концепцию темы. Ведь чтобы правильно проанализировать ситуацию, ему необходимо проделать ряд операций.

Во-первых , установить, что она собой представляет, зафиксировать это представление в тексте. Во-вторых , выявить основную общественную задачу, возникшую в данной ситуации, и дополнительные задачи. В-третьих , выяснить основные причины возникновения данной ситуации и соответствующих задач, соотносящихся с ней. В-четвертых , сформулировать главную проблему, с которой связано решение основной задачи. В-пятых, сформулировать основные предпосылки решения главной проблемы, связанной с данной ситуацией, наметив пути создания этих предпосылок. И в-шестых, выяснить роль интересов основных участников ситуации в создании данных предпосылок благоприятного развития ситуации и решения проблемы.

Любой аналитический текст состоит из факта и комментария. Факт - это сообщение о предмете интереса автора выступления: отдельное событие, явление, феномен, процесс или ситуация. Комментарий - оценка предмета отображения, его причинно-следственный анализ, прогноз развития или программа действий, которую, по мнению автора, следует осуществить.

Корреспонденция представляет собой, как правило, логико-эмоциональный монолог автора. Но в последнее время стали возникать и такие формы, как корреспонденция-интервью, сочетающие в себе признаки информационных жанров. Или, скажем, в иных случаях требуется разработка темы через призму морали. И тут журналист прибегает к элементам художественно-публицистического творчества, включая в корреспонденцию признаки очерка или фельетона.

Но в любом случае, при создании материалов жанра корреспонденция журналист использует нейтральные устойчивые словосочетания, иностранные заимствования, однородные эпитеты, синонимические ряды, идиоматические обороты, метафоры и риторические вопросы. И, само собой разумеется, журналист охотно пользуется научными терминами, тем самым поднимая статус своего выступления до научно-публицистического.

Корреспонденция, как мы уже выяснили, имеет свою "архитектуру": вначале - повествование о центральном событии, затем - анализ и комментарий, позволяющие убедить читателя в правоте автора материала, и наконец - описание последствий центрального события. Конечно, часто бывает и так, что сообщение о факте рассредоточено по тексту, причем фактологические отрывки перемежаются с комментирующими. Здесь все зависит от замысла журналиста.

Если журналист уподобляет себя ученому, то структура текста возникает непроизвольно, как итог объективного описания хода познания действительности. Он последовательно группирует данные по каким-либо признакам, не обращая внимание на хронологию. Или ищет устойчивые совокупные признаки свойств исследуемых журналистом актуальных ситуаций, явлений, событий, феноменов, чтобы типизировать полученные им данные.

Но журналист может выстроить текст с учетом адекватного восприятия читателем его исследовательских находок. Он ставит перед собой задачу не описать, а объяснить. И тогда корреспонденция может быть выстроена по законам, более присущим художественно-публицистическим жанрам.

Все это сказывается и на объеме материала. Таким образом, корреспонденция может занять от ста - ста двадцати строк до целой газетной полосы.

Признаками мастерства журналиста здесь становятся умение отбирать факты, отделять главное от второстепенного, умение анализировать факты и явления повседневной жизни, обобщать их, делать выводы и предлагать свое решение проблемы.

Вы узнаете, что такое корреспонденция и каковы особенности этого жанра в журналистике. Также разберем схему написания и несколько примеров из газет.

Сразу скажу, что этот жанр не имеет ничего общего с письмами. Хотя название произошло именно от латинского слова correspondance (переписка ).

Но в данном случае под этим словом мы подразумеваем аналитический жанр журналистики. В нем много новой фактической информации и письменных источников.

Мы говорим про то, что скорее всего вы видели по тв. Это когда корреспондент освещает какое-то событие. То есть тут мы отталкиваемся не от писем, а именно от корреспондентов.

Корреспонденция — это жанр публицистики, предметом которого выступает конкретная социальная ситуация, ограниченная местом и временем.

Если говорить простыми словами, то это наш анализ события. Это аналитический жанр потому что все идет через призму нашего восприятия. Мы анализируем события и привлекая информацию извне. Поэтому данный жанр характеризуется большим количеством внешних источников.

Когда писали , мы опирались на собственное мнение, суждение и интеллект. Основным источником были мы сами.

Однако в этом жанре мы уже привлекаем внешние источники и стараемся дать картину с разных сторон . Поэтому это будет аналитический жанр, в котором присутствуют ваши выводы. Ведь любое событие можно подать как в негативном, так и в позитивном свете.

Вы можете любой факт истолковать так, как считаете нужным. Поэтому в этом жанре как раз и делаются журналистские расследования.

Вы показываете правду такой, какой сами видите. А как вы понимаете, правда у каждого своя. Поэтому важно чтобы тут были не только аргументы, но и факты. Нужно чтобы вы любое свое утверждение подтверждали фактами, которые нашли.

Возможно, у вас будет цель показать объективную картину события. Возможно, вы будете отстаивать чью-то точку зрения. Станете на какую-то одну из сторон. Далее мы это еще рассмотрим. Это будет исключительно ваш вопрос. Жанр корреспонденции это позволяет.

Единственное, о чем стоит предупредить, так это аргументы и факты.

Есть у нас такое одноименное издание. Отличительная его особенность в том, что фактов там становится очень мало. То есть, желтая пресса и некогда классическая, которая уже идет путем желтой на поводу у аудитории, часто забывает о том, что любое суждение должно подтверждаться фактами.

Нужно чтобы произведения в данном не сводились только к голословным утверждениям и суждениям. То есть если пишем комментарий, то там мы рассуждаем. Но тут мы все должны подтверждать фактами.

Виды корреспонденции

Но это то, что написано в учебниках.

На самом же деле, тут трудно четко различать что информационное, а что аналитическое. Ведь даже в информационной корреспонденции кроме фактов еще присутствуют элементы оценки и прогноза.

Так что чисто информационной корреспонденции просто не существует. Всегда будут присутствовать какие-то элементы аналитики. Поэтому все же это больше аналитический жанр, чем просто информационный.

Хороший пример корреспонденции

Давайте разберем хороший пример корреспонденции, чтобы сразу стало понятно. Это будет материал с издания «Аргументы и факты ». Вот ссылка . Если обратить внимание, то на их ресурсе есть раздел «Расследование ». Вот в нем как раз публикуются тексты в данном жанре.

Однако не все из них одинаково удачны! В статье мы разберем как удачный, так и неудачный пример. Давайте начнем с хорошего.

Вот у нас взята ситуация. Она должна быть ограничена временем, местом, пространством. В нашем примере, это отсутствие wi-fi связи в московском метро. Вот вам и событие! Даже не столько событие, сколько явление.

Итак, вначале идет введение (1). То есть расшифровка проблемы, обозначенной в заголовке.

Вот мы расшифровали проблему. Теперь давайте посмотрим почему это у нас именно корреспонденция, а не комментарий.

Если бы это был комментарий, то сейчас бы автор просто рассуждал о том, почему же они такие нехорошие. Но на такую тему рассуждать исключительно из своей головы без привлечения внешних источников достаточно сложно.

Что обычный корреспондент может знать о мыслях сотовых операторов? Поэтому логично обратиться к самим операторам и узнать почему они не хотят идти в метро.

В примере есть подзаголовки. Первый, это «Социальный Wi-Fi ».

После подзаголовка первый и второй абзац дает нам конкретные сведения. Их источником стал проект договора о строительстве сетевой инфраструктуры в метро. На его основании и проводится этот тендер. То есть имеется нормативный акт (проект договора ). В нем есть то, что хотят получить московские власти в данном случае.

Вот это у нас был источник. Он не эксклюзивный и не живой. Человек мог это найти в интернете.

Здесь информацию нам сообщил живой источник. Наверняка, какой-то служащий из Департамента. В общем, это уже пошел второй источник.

Следующий подзаголовок, это «Дорого и неинтересно ».

Первый абзац — это предыстория вопроса. Тут тоже наверняка был использован какой-то источник. Опять же, это фактический материал.

Второй абзац — это еще один дополнительный живой источник. В данном случае, это Артем Ермолаев, который дал заявление журналистам.

Встречалась ли наша девушка с ним? Возможно, что нет. Она эту информацию могла найти в интернете. Например, был какой-то пресс-релиз. Но тем не менее, это еще один живой источник.

Переходим к следующему подзаголовку. Это «Вакансия снова открыта ».

Тут тоже два источника информации. В первом абзаце, это сайт в интернете. Во втором, это Департамент. Обратите внимание, что во втором абзаце также присутствует прямая речь.

Теперь по данной теме логичнее спросить у самих операторов. Они будут следующим источником информации. Поэтому переходим к подзаголовку «Операторы молчат ».

Здесь спросили представителей МТС, Мегафон и Вымпелком. Естественно, поинтересовались не у глав компаний, а у пресс-секретарей, которые для этого и предназначены. В последнем абзаце источником выступает Евгений Михайлов.

Как вы видите, здесь имеем достаточно много источников информации. Работа корреспондентом проделана достаточно большая.

Возможно, что она не бегала и не встречалась со всеми людьми в материале. Большую часть информации она наверняка нашла в интернете. Но опять же, это найти не так просто.

Еще были звонки в компании операторов. По последнему абзацу видно, что была пресс-конференция для Аргументов и фактов.

В общем, чтобы написать такой небольшой материал, на самом деле потребовалось поработать со многими источниками. Как видно, такой жанр является достаточно трудозатратным .

Но несмотря на это, он пользуется большой популярностью. Ведь он дает возможность осветить ситуацию с разных точек зрения. Показать ее во всей красе или только с одной точки зрения, которая выгодна журналисту. Но при этом, привести разные доказательства своей позиции.

В общем, это был хороший пример корреспонденции.

Единственное, тут немного размыт вывод. Но вместо него материал завершает высказывание руководителя Департамента транспорта. В принципе, смотрится логично и вполне завершено.

Плохой пример

Давайте теперь разберем плохой пример аналитической корреспонденции с этого же сайта. Вот ссылка . Сначала в первом абзаце идет лид или введение (расшифровка заголовка ).

Тут просто написано несколько историй. Одна история про москвича, другая про организатора притона и так далее.

Однако в материале нет никаких заявлений (официальных и неофициальных ). Нет комментариев и различных постановлений. Даже нет беседы с организаторами притонов и независимыми экспертами. Или хотя бы с москвичами поговорили о том, что они думают по этому поводу.

В общем тут нет никаких точек зрения. Присутствует только простой рассказ и нагромождение фактов. Какой напрашивается общий вывод этого материала?

Ой как страшно жить!

Вот это тот вывод, которого не должно быть в ваших текстах. По крайней мере такое заключение не должно быть единственным. Если все сводится к тому, что какой кошмар и как они могли, то это не вывод. Это удел исключительно желтой прессы.

В данном примере тут следующий вывод.

Это полный бред! Нереально полностью проверить все квартиры мегаполиса. Также сам итог, это одно большое «надеяться ». Мол, просто давайте будем надеяться на лучшее, и на этом все.

В общем, это не журналистское расследование вопроса. Вы сами видите разницу между предыдущим вариантом и этим.

Пример корреспонденции из газеты

Давайте проанализируем еще один пример корреспонденции из газеты. Это только начало (неполный материал ).

Здесь привлечены разные источники. Они подчеркнуты в примере. Была попытка показать разные стороны проблемы. С одной стороны, это городские власти. С другой, жители.

Если бы этот текст расширить и доработать, то что можно сделать?

Например, если говорить об источниках, то это должна быть администрация города. Понятно, что скорее всего, мы будем разговаривать не с главой города. Вероятнее, с пресс-секретарем или помощником, который занимается данным вопросом.

Но тем не менее, у нас должен быть какой-то представитель власти . Источником конечно же, у нас стало решение суда. Здесь можно даже где-то цитировать это решение.

Также источниками будут сами жители . Причем жители должны быть разными. Нужно , встретиться с жителями и увидеть разные истории.

Ведь кто-то, например, строит лодочный гараж и превращает его в гостиницу. Для него это бизнес. Он там не живет, а просто сдает отдыхающим.

Нужно понимать, что эллинги строятся на берегу моря. И конечно же, из них получаются отличные гостиницы.

Другие когда-то получили этот лодочный гараж и со временем построили там второй этаж. В нем они и живут. Для них, это единственное место жительства. Это попытка малообеспеченного слоя решить свою жилищную проблему.

И не за счет государства. Не путем топтания порогов администрации с требованием, что они многодетны и им все должны. Они идут самостоятельным путем для выхода из жилищной проблемы.

Еще может быть какая-то третья ситуация.

Также в данном случае важен ваш взгляд. Что вы хотите показать? Что эти жители обнаглели и в нарушении закона мешают городу. Они незаконно строят жилье на территории лодочных гаражей. Что они таким образом, делают бизнес.

С такой точки зрения вы хотите показать проблему?

Или же показать с точки зрения какой-то социальной справедливости и героизма людей, которые сами решают свои проблемы. А может показать разные ситуации?

В общем, все это будет зависеть от вас. Где будет находиться ваше желание и выбор.

Кого сюда еще можно привлечь? Например, консультацию юристов , независимых экспертов и так далее. В общем собираете все это вместе и дополняете своими выводами. То есть, что происходит.

Это нарушение закона? Эти эллинги действительно, мешают развитию города и позорят нас перед туристами? Или это мешает конкретным застройщикам, которые облюбовали землю и хотят заработать денег?

В общем, это тема для рассуждения, но с привлечением фактов.

Как пишется корреспонденция

Теперь поговорим о том, как пишется корреспонденция в журналистике. Вот вся схема работы над текстом:

1. Ситуация (повод )
2. Определение источников
3. Работа с источниками
4. Записываем информацию от источников
5. Вывод

Сначала должна появиться ситуация или повод, по которому вы будете работать. Далее определяем источники. Это будут те, кто сможет пояснить что-то по данному вопросу.

Вот мы с вами рассуждали про эллинги. Тут источниками будут администрация города, юристы и участники событий.

О бработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:

• способ доставки корреспонденции;
• содержание документа;
• автор документа;
• установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская . Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1

Свернуть Показать

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм - «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!

Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.

А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям . Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России» : простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.

По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).

Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.

Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».

Пример 2

Свернуть Показать

Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).

И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете - и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день...

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Пример 3

Свернуть Показать

Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.

Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

Только по наименованию «письма-запросы » понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные , направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.

Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.

Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат - у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.

Срок исполнения

С какого момента начинать исчислять срок исполнения (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.

Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.

А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы :

• прием;
• сортировка;
• регистрация корреспонденции;
• направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
• направление документов на исполнение;
• исполнение документов;
• организация контроля исполнения документов;
• формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников . Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

• Руководитель - это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
• Ответственный исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
• Исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
• Контролер - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
• Секретарь - секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
• Делопроизводитель - сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа , в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).

Прием входящей корреспонденции

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.

Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.

Пример 4

Образцы штампа и печати экспедиции

Свернуть Показать

Если вы имеете дело с курьерской доставкой , то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно» .

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной - каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично» , как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации . Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы - счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства - на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

• как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее - РК)),
• так и в электронном виде:
  • визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
  • если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.

Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• дата и регистрационный номер поступившего документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации - автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
• количество полученных экземпляров письма;
• номер полученного экземпляра;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
• кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

• наименования организации;
• даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
• входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать - сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется - «Сопроводительный документ».

Направление документов на рассмотрение руководителю

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.

В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю : руководитель - секретарь - делопроизводитель - исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.

Пример 7

Свернуть Показать

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Пример 8

Свернуть Показать

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус - «На исполнение».

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

• во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
• во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».

При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».

А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и - одновременно - какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8

Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Свернуть Показать

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

• резолюцией руководителя;
• должностными обязанностями;
• утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011» .

В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011» . Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011» .

Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла - «Отчет об исполнении».

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.

По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.

Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.

Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:

• в первой из которых вы заполняете все графы,
• а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.

Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.

Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.

После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску , а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть . Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).

В этот момент документу может быть установлен новый статус - «Исполнено. Снято с контроля».

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

• по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
• по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
• по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.

Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

• отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
• отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
• отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.