Подготовка делового письма

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

Правильное и уместное использование терминологии;

Корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».

М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?

2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?

3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О. И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;

2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;

3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух ).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Зарамочное оформление текста письма – поля и отступы делают в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, слева – 3 см, справа 5, 5 см. Обычно используется шрифт Times New Roman 12 размера. Если письмо будет на нескольких страницах, необходимо их пронумеровать. Сверху указывается исходящий регистрационный номер письма и дата его написания.

В шапке письма пишется должность, фамилия, имя и отчество получателя, адрес организации, куда письмо направляется. Справа указывается тема письма. Начинать письмо следует с обращения «Уважаемый(ая)», «Господин» или «Госпожа», далее следует имя и отчество получателя.

Первый абзац основного текста – анонс или вступление, его стандартно начинают фразами «В настоящее время...», «Прошу Вас...», «Мы рады сообщить...» и т.п. Обращение к адресату всегда пишется с большой буквы. Во вступлении кратко изложите суть письма и перейдите к основной части.

Разбивайте текст на небольшие абзацы, логически связанные друг с другом. Не указывайте ненужных подробностей, излагайте самую суть. В идеале, обьем делового письма не должен превышать одной страницы, постарайтесь уложиться в него.

Заключительный абзац начните со слов: «Исходя из вышесказанного…», «Учитывая вышеизложенное…» и после них изложите свое предложение, просьбу, выводы.

Если к деловому письму есть приложения, укажите их пронумерованным списком с упоминанием их названия и количества листов в каждом документе.

Письмо завершите наименованием должности, подписью и ее расшифровкой. Если письмо писал ваш подчиненный, то внизу страницы должна быть указана фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Видео по теме

Полезный совет

И не забудьте проверить орфографию и пунктуацию, это немаловажный показатель общей грамотности оформления делового письма.

Источники:

• ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов
• вышеизложенное как писать

Сегодня письма, написанные вручную, кажутся отголосками прошлых столетий. Мы едва ли можем себе представить, что это такое - сесть за письменный стол, взять в руки бумагу и ручку и написать письмо. Но так или иначе, каждому хотя бы раз в жизни придется с этим столкнуться, поэтому необходимо выяснить, как научиться писать письма.

Инструкция

Пишите от всего сердцаЕсли вы пишите письмо или бабушке, не ограничивайтесь двумя строчками. Письмо - это не смс- . Начните его с отвлеченного вступления, к примеру, с того, чем вы занимались до того как сесть писать. Не стоит расписывать ваш распорядок дня. Включайте в письмо больше описаний, рассуждений. Задавайте собеседнику вопросы и просите его совета или . Пишите письмо от всей души. Сухие, сжатые фразы письма могут оттолкнуть вашего собеседника, так как он подумает, что вы с неохотой.

Пишите правильноТочнее было бы сказать - старайтесь писать правильно. Помните о том, что письма тренируют нашу устную речь, так как строить письменные предложения сложнее, чем устные. Не пишите односоставными предложениями. Стройте предложения развернуто и понятно. Не пишите в письме ерунды, которая будет неинтересна читающему. Перед написанием письма продумайте примерный план того, о чем собираетесь написать - так вы избежите различного рода "приписок" в конце. Важные письма лучше писать с использованием черновика.

Не пишите письмо, если у вас нет желанияПисьма пишутся в хорошем настроении, так как бумага, а точнее то, что на ней написано, передает адресату ваши эмоции и чувства и может вызвать неприятный осадок после прочтения письма, нежелание на него отвечать.

Следите за почеркомЕсли вы все-таки отказались от печатного текста и решили написать письмо от руки, старайтесь, чтобы ваш почерк был вполне разборчив и читаем.

Не отвлекайтесь на посторонние дела при написании письмаЕсли вы сели писать письмо, то лучше выделить для этого достаточно времени, к примеру час. Не отвлекайтесь в это время от письма, иначе оно может получиться несвязным.

ПодписывайтесьВ конце письма обязательно должна стоять ваша подпись. Если вы напечатали письмо на компьютере, то подпишите его вручную.

Отвечайте на письма, приходящие вамНе оставляйте письма, адресованные вам, без ответа, в частности, если это письма ваших родственников или друзей. Не отвечая на письма, вы проявляете неуважение и невнимание к близким людям, которые заинтересованы в вашей жизни.

Видео по теме

Каждый день начинающие бизнесмены отправляют сотни писем как обычных, так и электронных. Чаще всего отсылают их массово, не имея ни малейшего представления о получателях. В результате эти письма остаются без ответа. Причина этого заключается в неправильном составлении делового послания.

Инструкция

Прежде чем письмо, изучите подробную информацию о , в которую собираетесь писать. Узнайте все, что сможете, о потенциальном партнере. Только после этого можно приступать к составлению . Обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Это подчеркнет ваше уважение к нему и вызовет у него положительные эмоции. Тем самым вы добьетесь его расположения.

Письмо обязательно должно содержать заголовок, который раскрывает содержание текста. Это необходимо для сортировки писем получателем, так как в любую организацию каждый день приходит большое количество сообщений. Поэтому если ваше предложение будет без заголовка, на него могут просто не обратить внимание. Напишите также небольшую аннотацию. Это упростит поиск вашего письма, в случае если вашим предложением заинтересуются через некоторое время.

Не употребляйте директивные фразы указания, например, «Свяжитесь с нами по телефону, если вас заинтересует наше предложение». Это может натолкнуть получателя на мысль, что это предложение может и не заинтересовать его. А также получателю может показаться, что вы указываете ему, как следует делать. В этом случае напишите лучше, что он может связаться с вами по телефону для обсуждения деталей. Смысл будет таким же, но фраза будет звучать менее категорично.

Когда вы описываете достижения вашей компании, употребляйте глаголы, которые указывают на реальный результат. К ним относятся глаголы совершенного вида: увеличили, сделали, выполнили, сделали, разработали и т.д. Использование таких глаголов придаст вам большей респектабельности и солидности.

Если ваше предложение предполагает взаиморасчеты на крупную сумму, то отправляйте его лучше с курьером. Письмо обязательно должно быть в большом фирменном конверте и опечатано.

Видео по теме

Источники:

• Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

В деловой переписке есть особенности, которые отличают ее от личных сообщений. Официальный стиль общения, обращение по имени и отчеству, соблюдение правил орфографии и пунктуации - основа правильного делового письма.

Инструкция

Начать письмо лучше со слов «Уважаемый (ая) ...». Если нужно обратиться к человеку, который стоит выше по должности, обязательно делайте это по имени и отчеству. Общаясь в жизни запросто, в деловой переписке нужно сохранять тон. Если вдруг письма попадут к генеральному , он будет неприятно удивлен, увидев приветствие типа «Здорово, братан».

Тон письма должен быть серьезный и сдержанный. Не углубляйтесь в подробное рабочих процессов, пишите по существу. Не отнимайте у собеседника драгоценное время пересказывая не нужные ему подробности.

Используйте при написании стандартные шрифты и черный цвет. Текст, переливающийся всеми цветами радуги, не удобен для чтения. Если хотите выделить какую-то фразу, напишите перед ней «Обращаю Ваше внимание, что...».

Не употребляете смайлы. Они уместны только в дружеской переписке. Для нее же лучше оставить юмористический тон и жаргонные выражения («мыло» - электронная почта, «программер» - программист и т.д.)

Письмо начинайте с изложения сути проблемы. Только потом задавайте все интересующие вопросы.

Постарайтесь уложится в 1/3 листа А4 двенадцатым шрифтом. Объемные письма тяжело воспринимаются. Их часто не дочитывают до конца, или пропускают целые абзацы. Если написать нужно о многом, разбейте информацию на несколько сообщений.

Лучшее окончание для делового письма «С уважением, имя и фамилия». Если общение идет по электронной почте, обязательно составьте подпись, которая будет сопровождать все письма. Там должно быть:
- фамилия, имя, при необходимости - отчество;
- должность;
- название компании;
- адрес;
- телефон;
- дополнительная информация - слоган, пожелание и т.д., если это предусмотрено корпоративным стилем.

Проверьте пунктуацию и орфографию. Если не уверены в запятых - постройте предложение по-другому или разбейте на два. Подозрительное слово лучше заменить синонимом.

Видео по теме

Совет 6: Как заполнить доверенность на право управления автомобилем

Доверенность на право управления автомобилем – документ, позволяющий третьим лицам пользоваться машиной с разрешения ее владельца. Доверенности бывают нескольких видов: простая письменная форма и генеральная доверенность.

Вам понадобится

• - паспорт собственника;
• - паспорт доверенного лица;
• - свидетельство о регистрации автомобиля;
• - паспорт транспортного средства.

Инструкция

Простая письменная доверенности заполняется собственником автомобиля и закрепляется его подписью. Для заполнения доверенности вам потребуются паспорта и человека, которому доверяется машина, а также свидетельство о регистрации транспортного средства и паспорт транспортного средства. Доверенность можно оформить на листе бумаги или на специально приобретенном бланке.

Может включать в себя следующее: право управления автомобилем, прохождение техосмотра, изменение данных технического паспорта, совершение любого ремонта, перекрашивание, выезд за границу, снятие с учета, постановка на учет и . Все эти действия должны быть прописаны в доверенности, если это необходимо. Также доверенность может быть выдана не на все эти действия, а только на их часть.

Текст доверенности: «Я, (ФИО собственника), проживающий по адресу (адрес собственника автомобиля, серия и номер паспорта, где, кем и когда выдан паспорт)».

Затем пишите: «Доверяю (ФИО лица, которому доверяется автомобиль, серия и номер паспорта лица, где, кем и когда выдан паспорт лицу, которому доверяется автомобиль) управлять и пользоваться принадлежащим мне автотранспортным средством в моем отсутствии, следить за техническим состоянием транспортного средства, быть моим представителем в ГИБДД и совершать действия, связанные с выполнением данного поручения, без права продажи указанного транспортного средства».

Далее пишите данные автомобиля: транспортное средство (производитель, например ВАЗ), марка (марка автомобиля, например 2106), год выпуска, номер двигателя автомобиля, номер кузова автомобиля, номер шасси автомобиля, цвет автомобиля, государственный регистрационный знак авто, серия и номер паспорта автомобиля. В конце укажите отделение ГИБДД, выдававшее паспорт автомобиля.

Затем укажите срок действия доверенности (максимум год). Закончите доверенность словами: «Полномочия настоящей доверенности не могут быть переданы третьим лицам«. Поставьте подпись и дату заполнения.

Обратите внимание

Доверенное лицо должно быть вписано в страховку автомобиля, или страховка должна быть неограниченной.

Номера узлов автомобиля внимательно переписывайте со свидетельства о регистрации.

Полезный совет

Бланки доверенности простой письменной формы продаются в газетных киосках.

Современное общество стало настолько оперативным и компьютеризированным, что писать обычные письма стало экзотикой. Некоторые современные школьники понятия не имеют, что есть такие услуги, как отправка обыкновенного бумажного письма. И зря. Именно рукописное письмо несет в себе истинную историческую ценность, передает тепло рук отправителя, отражает настроение в почерке.

Вам понадобится

• - чистый лист бумаги,
• - конверт,
• - ручка.

Инструкция

Для того чтобы обычное , прежде всего определитесь кому и куда оно будет отправлено. Найдите точный : индекс (шестизначный код), страну, населенный пункт, улицу, дом, квартиру. Узнайте фамилию, имя и отчество адресата. Сядьте поудобнее, возьмите лист бумаги, ручку. И запаситесь вдохновением. Ведь написать хорошее письмо - это как целое литературное произведение.

Определитесь со стилем письма: деловое, любовное, дружественное. От этого зависит применение фраз, употребление стилистических приемов. Начните с приветствия, учитывая правила этикета и приличия. Не пишите «Привет!», «Салют!» и подобные приветствия взрослым, пожилым и незнакомым людям. Приветствуйте адресата, ориентируясь на ваши с ним отношения.

Затем можете спросить о том, как дела у адресата, только не «копайте» сильно вглубь души, не спрашивайте лишнего, чтобы не обидеть. Обобщите опрос до приличного заочного собеседования. Точный и быстрый ответ вы все равно не получите.

Далее укажите цель вашего письма, опишите себя, свою жизнь, ваши дела (если это необходимо). Помните, что не вся информация бывает полезной. Соотносите, нужно ли адресату знать о вашем образе жизни. Повествуйте о новостях, которые станут интересными читателю письма. Сообщите об изменениях, которые коснулись общих тем.

Написав письмо, не забудьте попрощаться, пожелать удачи и т.п. Не забывайте при этом о правилах этикета.Оформите нужный адрес, свой обратный адрес (он пригодится в случае, если письмо вернется). Сверните письмо так, чтобы оно поместилось в конверт. Запечатайте его. Отнесите на ближайшее отделение почты России. Там уточнят стоимость отправления. И ждите ответа.

Полезный совет

Индекс адресата можно узнать на почте или в специальном справочнике индексов.

Через письма люди признаются в любви, решают коммерческие вопросы, дают наставления и просят помощи. Важные письма нельзя сочинять небрежно, потому что адресат может не разобраться в сути сумбурно изложенного текста.

Инструкция

Добавьте два-три абзаца для пояснения. Обычно люди не отправляют серьезные письма, состоящие из одного предложения. Надо обосновать требования или просьбы, ради которых задумывалось . Приведите , сравнения, мнения других людей и т.д., чтобы адресату не пришлось домысливать ситуацию. Пояснительная часть письма может получиться длинной, тогда несколько раз повторите в главную мысль, выразив ее разными словами.

Придумайте введение, чтобы подготовить читателя к восприятию письма. Представьте, в каком состоянии духа должен находиться человек, чтобы серьезно отнестись к вашим словам. Подбодрите его, утешьте или выразите благодарность за дружбу.

Добавьте вдохновляющее заключение. Если ожидаете от человека ответных действий, конкретно напишите об этом. Укажите дату и время, если желаете что-то получить. В противном случае адресат отложит письмо, чтобы заняться другими важными делами - ведь нет ограничения по времени, значит, можно ответить позже. Чтобы вдохновить читателя на действие, похвалите его и поблагодарите за ответ - будто уже его получили.

Запишите текст на диктофон и прослушайте через несколько дней в одиночестве. Если же письмо не является конфиденциальным, прочитайте его вслух в присутствии друга, чтобы услышать мнение со стороны. Если слушателю понятна суть, письмо можно отправлять. Иногда нет возможности откладывать анализ написанного на несколько дней - нужна срочная отправка. Тогда немедленно читайте вслух и старайтесь исправить неблагозвучные фразы.

Видео по теме

Обратите внимание

Если не можете похвастаться грамотностью, попросите друга исправить ошибки в тексте. Это продемонстрирует ваше уважение к получателю письма. Грамотный человек иногда не воспринимает серьезно текст, написанный с ошибками.

Заверять автодоверенность у нотариуса требуется в случаях передоверия и при совершении сделок, нотариальное заверение которых является обязательным по закону. Во всех остальных случаях подойдет простая письменная форма. Составить доверенность на управление автомобилем можно как на специальном бланке, так и на обычном листе бумаги, главное – чтобы в ней правильно были указаны все необходимые реквизиты.

Вам понадобится

• - данные документов;
• - бланк доверенности;
• - авторучка;
• - компьютер и принтер (возможно).

Инструкция

Уточните у человека, которому вы намерены выписать доверенность на вождение своего автомобиля, его полные ФИО, адрес регистрации (прописки) и паспортные данные - эти сведения надо будет указать в бланке (ФИО пишутся в дательном падеже).

Приготовьте свой паспорт и документы на - содержащиеся в них данные также надо будет указать в тексте доверенности. А именно:- ваши ФИО и адрес регистрации (прописки);- серию, номер, дату и место выдачи паспорта;- марку и модель автомобиля, его цвет и год выпуска;- государственный регистрационный знак (так называемые «номера» машины);- идентификационный номер (VIN-номер);- номера двигателя, шасси и кузова;- серию и номер ПТС;- серию и номер свидетельства о регистрации (техпаспорта) с указанием даты выдачи и наименованием подразделения ГИБДД (ГАИ), которым оно было выдано.

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Структура делового письма

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Составление бумажного делового письма

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

А как правильно оформить деловое электронное письмо?

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

Ежедневно госслужащие отвечают на множество обращений, поступающих от горожан. Составлять официальные письма дело не простое, требуются дополнительные знания. Как научиться делать это грамотно, быстро, используя доступный и понятный язык? МГУУ Правительства Москвы знает рецепт и уже два года обучает столичных чиновников основам деловой переписки. В 2015 году одна из популярных программ повышения квалификации – – претерпела изменения. Она стала лучше и интереснее.

Вооружившись ноутбуками и учебными пособиями, госслужащие усердно выполняют задания. Учатся анализировать запросы горожан, составлять структуру письменного ответа, упрощать сложные грамматические конструкции, формулировать позитивные утверждения и даже правильно читать необоснованные жалобы.

«Чтобы дать адекватную обратную связь, проанализируйте жалобу и отделите эмоции от фактов, – учат тренеры МГУУ Правительства Москвы. – Эмоции мешают понять суть запроса. Выделите факты, вызвавшие недовольство человека, и его конкретные требования».

Вступление, краткий ответ, позитивное завершение. Структура ответа на необоснованную жалобу проста и отличается от других официальных писем. Он должен быть кратким, нейтральным, без выражения признательности за обращение. Однако завершение должно быть лаконичным и всегда позитивным. Важно отметить, что ситуация соответствует законодательству или является следствием позитивных изменений. Стоит приводить результаты деятельности Правительства Москвы, делать ссылки на нормативно-правовые акты и источники на сайтах департаментов, префектур, управ. Можно даже предложить автору письма участвовать в проектах и помочь улучшить ситуацию, которой он недоволен.

«Проанализируйте письмо». Для чего?

Чиновникам всегда рекомендуют использовать единый алгоритм действий: проанализировать получателя и определить цели его запроса, построить структуру письма, оформить его (стиль, язык), проверить перед отправкой.
Каковы требования человека? Каковы его интересы? Что должен содержать ответ, который он ждет? Как вы считаете, что для него будет убедительным – конкретные цифры и факты или расширенная информация, описывающая действия органа власти? Сделав правильный анализ, можно быстро определить, какой дать ответ. От этого зависит, будет ли достигнута ваша цель – удовлетворение запроса получателя.

Правило 4Р

Можно научиться писать ответы быстро, если использовать правило 4Р: «Резюме. Решение. Разъяснение. Рекомендации». Структура письма должна включать в себя:

завершающий аккорд идеального письма – рекомендации для получателя (выводы, предложения), что и когда ему стоит делать; указать контактные телефоны, адреса и режимы работы учреждений.

Как сделать текст проще?

«Мы всегда рекомендуем ставить себя на место получателя, – говорит заместитель начальника Управления обучения государственных и муниципальных служащих Наталья Грызунова . – Тогда будет понятно – легко ли читается текст. Если в предложении более 20–25 слов, его лучше разделить на два или более простых предложений. Стоит избегать сложных формулировок и непонятных аббревиатур. Надо стремиться донести до адресата важную информацию доступным языком».

18-часовое обучение проходит в формате тренинга. Разбор типичных ошибок в подготовке официальных ответов проходит на примерах из практики чиновников. Подробно рассматриваются трудные случаи правописания и расстановки знаков препинания.
Для того чтобы слушатели могли лучше усвоить учебный материал, численность группы в этом году решено уменьшить. Раньше в ней было 40 человек, теперь 20, и работают они не в четверках, а в парах. Это помогает эффективнее отработать практические занятия. В учебном курсе стало больше кейсов – примеры официальных писем, в которых необходимо исправить ошибки или улучшить текст.